doma » Pogoji » Za kaj ni odgovorna tajnica upravnika. Opis delovnega mesta tajnika vodje

Za kaj ni odgovorna tajnica upravnika. Opis delovnega mesta tajnika vodje

Opis delovnega mesta - glavni organizacijski in pravni dokument, ki ureja dejavnosti sekretarja, opredeljuje njegove pravice, položaj v organizaciji, naravo dela. Na ta dokument se tajnik opira v svojih odnosih z zaposlenimi.

V vsaki ustanovi je tajnica. Toda, kot je bilo že omenjeno, ima položaj sekretarja številne stopnje. V majhni organizaciji (ali podjetju) bo en sekretar-pomočnik (tajnik). V več velike organizacije sekretari so lahko na čelu in njegovi namestniki v vsaki strukturni enoti. Obstajajo sekretarji kolegija, akademski sekretarji znanstvenih svetov itd. Vsak sekretar ima vedno, glede na obseg in posebnosti dejavnosti organizacije, zahteve vodje in njegovo zaupanje v tajnika, svoj obseg odgovornosti in pravic, različne kombinacije ustvarjalnih, logičnih in tehničnih vrst dela. Hkrati obstaja standarden nabor poslov vodenja dokumentarnih in nedokumentarnih storitev, ki jih izvajajo vsi sekretarji.

Naloge, pravice in vrste dela, ki jih mora opravljati posamezni sekretar, zahteve za njegovo strokovno znanje in spretnosti so zapisane v opisu njegovega delovnega mesta.

Če obstaja opis delovnega mesta za prosto tajniško mesto, se prosilec takoj nauči, kaj se od njega zahteva, in svoje sposobnosti poveže z zahtevami.

Če delovni sekretar še nima opisa delovnega mesta, mora biti sestavljen tako, da oriše obseg odgovornosti in ne bo »na krilih« vseh vrst dela, da zagotovi pravice, vzpostavi odnose, zamenljivost z drugimi. zaposlenih v primeru odsotnosti ali zaradi začasne preobremenjenosti.

Opis delovnega mesta je trajen dokument in se uporablja, dokler ga ne nadomesti nov opis delovnega mesta. Zato je treba k njegovi sestavi ravnati z veliko odgovornostjo. Vprašali bomo, kaj piše v opisu delovnega mesta. Katere pravice so v njem dane, tiste, ki jih imate.

Ko začnete sestavljati opis delovnega mesta, morate najprej uporabiti nov "Kvalifikacijski priročnik delovnih mest vodij, specialistov in drugih zaposlenih". Razvil ga je Zavod za delo, potrdil pa ga je z odlokom Ministrstva za delo in družbeni razvoj Ruska federacija 21. avgust 1998 (št. 37). Priročnik je normativni dokument in takoj je treba poudariti, da se nove kvalifikacijske značilnosti priporočajo za uporabo v podjetjih, ustanovah in organizacijah. različne industrije gospodarstvo ne glede na obliko lastništva in organizacijsko-pravne oblike.

Namen vodnika je jasno formuliran: "Ta priročnik o kvalifikacijah vodstvenih položajih, strokovnjaki in drugi zaposleni (tehnični izvajalci) je poklican zagotoviti racionalno delitev dela, ustvariti učinkovit mehanizem za razmejitev funkcij, pooblastil in odgovornosti, jasno ureditev delovna dejavnost delavci v sodobnih razmerah razvoj tržnih odnosov«.

V referenčni knjigi, v nasprotju s prejšnjim "Zbirka tarif kvalifikacijske značilnosti za delovna mesta zaposlenih v celotni panogi "je ena zelo pomembna sprememba - ne navaja razredov prejemkov za posamezno tarifna lestvica, v razdelku »Splošne določbe« pa je zapisano, da »Kvalifikacijske kategorije za plačilo strokovnjakov določi vodja podjetja, ustanove, organizacije. Hkrati se stopnja neodvisnosti zaposlenega pri opravljanju dela Upoštevajo se uradne dolžnosti, njegova odgovornost za odločitve, odnos do dela, učinkovitost in kakovost. delo, pa tudi strokovno znanje, praktične izkušnje, določene glede na delovno dobo na specialnosti itd."

Tako je plača tajnika odvisna predvsem od njegovega znanja, spretnosti, kakovosti dela, odgovornosti. To je pomembna sprememba, ki vodji omogoča, da oceni uspešnost zaposlenega glede na specifične rezultate.

Iz kvalifikacijskih značilnosti lahko v celoti uporabite razdelke: " Delovne obveznosti"in" Mora vedeti ".

Če je organizacija (firma) majhna in tajnik (pomočnik tajnika) sam opravlja vse organizacijske in dokumentarne storitve, t.j. dejansko opravlja funkcije urada, v manjši meri pa lahko uporabite kvalifikacijske značilnosti vodje urada. V njem so delovne obveznosti zmanjšane na naslednje:

Zagotavlja pravočasno obdelavo vhodne in odhodne korespondence, njeno dostavo na cilj.

Opravlja nadzor nad roki za izvedbo dokumentov in njihovo pravilno izvedbo.

Organizira delo pri registraciji, knjigovodstvu, shranjevanju in prenosu v ustrezno strukturno enoto dokumentov tekočega pisarniškega dela, vključno z naročili in naročili vodstva.

Organizira delo pri oblikovanju zadev in njihovem deponiranju.

Izdeluje navodila za opravljanje pisarniškega dela v podjetju, ustanovi, organizaciji in organizira njihovo izvajanje.

Sprejema ukrepe za zagotavljanje delavcev s potrebnim učnim in referenčnim materialom ter inventarjem, opremo, sredstvi za mehanizacijo in avtomatizacijo vodstvenega dela.

Zagotavlja metodološko vodenje organizacije pisarniškega dela v oddelkih, nadzor nad pravilnim oblikovanjem, hrambo in pravočasno oddajo zadev v arhiv, pripravo potrdil o spoštovanju rokov za izvedbo dokumentov.

Zagotavlja tisk in reprodukcijo pisarniških dokumentov.

Sodeluje pri pripravi sej, ki jih sklicuje vodstvo, in organizira njihovo vzdrževanje.

Organizira izvedbo potnih listin, registracijo delavcev, ki prihajajo na poslovno pot v organizacijo.

Vedeti mora;

■ odloki, odredbe, odredbe, drugi predpisi in predpisi višji organi v zvezi z organizacijo pisarniškega dela;

■ Državni sistem Dokumentacijska podpora vodenja;

■ standardi za enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije;

■ struktura podjetja, ustanove, organizacije;

■ organizacija pisarniškega dela;

■ sheme poteka dela;

■ postopek za sestavo nomenklature zadev, popisov zadev stalne in začasne hrambe, vzpostavljenega poročanja;

■ pogoji in postopek za oddajo zadev v arhiv;

■ sistemi za organizacijo nadzora nad izvajanjem dokumentov;

■ pisarniška oprema in druga tehnična sredstva vodstvenega dela;

■ osnove ekonomije, organizacije proizvodnje, dela in upravljanja;

■ delovna zakonodaja;

■ notranji delovni predpisi;

■ pravila in predpisi varstva dela8. ...

Novost je kvalifikacijska lastnost upravnikovega tajnika. Razmislimo o tem.

Delovne obveznosti.

♦ Opravlja dela na organizacijski in tehnični podpori administrativnih in upravnih dejavnosti vodje podjetja.

♦ Sprejema korespondenco, ki prispe v obravnavo predstojniku, jo v skladu s sprejeto odločitvijo posreduje strukturnim oddelkom ali določenim izvajalcem za uporabo v procesu dela ali priprave odgovorov.

♦ Vodi pisarniško delo, izvaja različne operacije z uporabo računalniške tehnologije, namenjene zbiranju, obdelavi in predstavitvi informacij pri pripravi in sprejemanju odločitev.

♦ Sprejema dokumente in osebne vloge za podpis vodje podjetja.

♦ Pripravlja dokumente in materiale, potrebne za delo vodje.

♦ Spremlja pravočasen pregled in predložitev strukturne delitve in konkretni izvršitelji dokumentov, prejetih v izvršitev.

♦ Preverja pravilnost izvedbe pripravljenih osnutkov dokumentov, predloženih upravljavcu v podpis, zagotavlja njihovo kakovostno urejanje.

♦ Organizira telefonske pogovore predstojnika, zapisuje informacije, ki jih prejme v njegovi odsotnosti, in mu opozori na njihovo vsebino, oddaja in sprejema informacije po interkomu, (telefaks, teleks ipd.), pa tudi telefonska sporočila, jih sproti posreduje informacije, prejete po komunikacijskih kanalih.

♦ V imenu predstojnika pripravlja pisma, poizvedbe, druge dokumente, pripravlja odgovore avtorjem pisem.

♦ Opravlja delo na pripravi sej in sestankov, ki jih vodi vodja (zbiranje potrebnega gradiva, obveščanje udeležencev o času in kraju seje, dnevnem redu, njihovi prijavi), vodi in sestavlja zapisnike sej in sej.

♦ izvaja nadzor nad izvrševanjem izdanih odredb in odredb zaposlenih v podjetju ter spoštovanjem rokov za izpolnjevanje prevzetih navodil in navodil vodje podjetja. Hrani datoteko kontrolne in registracijske kartice.

♦ Zagotavlja delovno mesto vodja s potrebno organizacijsko opremo, pisarniškim materialom, ustvarja pogoje za njegovo učinkovito delo.

♦ Po navodilih vodje natisne storitvene materiale, potrebne za njegovo delo, ali vnese aktualne podatke v bančne podatke.

♦ Organizira sprejem obiskovalcev, spodbuja učinkovitost obravnave prošenj in predlogov zaposlenih.

♦ Oblikuje zadeve v skladu s potrjeno nomenklaturo, zagotavlja njihovo varnost in jih pravočasno posreduje v arhiv.

♦ Kopira dokumente na osebni fotokopirni stroj.

Mora vedeti:

♦ uredbe, odredbe, odredbe in druga navodila in normativni dokumenti v zvezi z dejavnostjo podjetja in vodenjem pisarniškega dela;

♦ struktura in vodenje podjetja in njegovih oddelkov;

♦ organizacija pisarniškega dela;

♦ metode registracije in obdelave dokumentov;

♦ arhiviranje;

♦ tipkopis;

♦ pravila za uporabo domofonskih sistemov;

♦ osnove etike in estetike;

♦ pravila poslovna komunikacija;

♦ osnove organizacije in vodenja dela;

♦ pravila za delovanje računalniške tehnologije;

♦ osnove upravnega prava in delovne zakonodaje;

♦ pravila in normativi varstva dela9.

Kot je razvidno iz zgornjih kvalifikacijskih značilnosti, so do vodstvenega sekretarja naložene precej visoke zahteve tako glede znanja in spretnosti kot glede obsega dela, ki ga opravlja. Hkrati se predpostavlja, da se predpostavlja tekoče znanje računalniške tehnologije, samostojno sestavljanje dokumentov v imenu vodje dokumenta, urejanje prejetih osnutkov dokumentov, spremljanje izvedbe ipd. Te zahteve in naloge, vključno s številnimi ustvarjalnimi vrstami dela, vnaprej določajo potrebo po višji strokovni izobrazbi, dovoljeno pa je tudi srednješolsko izobraževanje. strokovno izobraževanje z delovnimi izkušnjami.

Podani so kvalifikacije tajnika tipkarice in tajnice stenografa Kvalifikacijski priročnik, so predstavljeni v isti vrsti, le z dodatkom tipkopisov za tajnika-tipkopisca in stenografije za tajnika-stenografa. Zato je pri razvoju opisa delovnega mesta dovolj, da uporabite eno od teh kvalifikacijskih značilnosti.

Na primer, naloge tajnika tipkarice so navedene takole:

> Opravlja tehnične funkcije za zagotavljanje in vzdrževanje dela vodje podjetja ali njegovih oddelkov.

> Od oddelkov ali izvajalcev prejema informacije, potrebne za vodjo, po njegovih navodilih kliče zaposlene.

> Organizira telefonske pogovore predstojnika, sprejema in oddaja telefonska sporočila, zapisuje prejeta sporočila v njegovi odsotnosti in obvešča predstojnika o njihovi vsebini.

> Opravlja delo na pripravi sej in sestankov, ki jih vodi vodja (zbiranje potrebnega gradiva, obveščanje udeležencev o času, kraju, dnevnem redu seje ali seje, njihova prijava), vodi in sestavlja zapisnike.

> Oskrbuje vodstveno delovno mesto s pisarniškim materialom, organizacijsko tehnologijo, ustvarja pogoje za učinkovitejše delo vodje.

> Oddaja in sprejema informacije o sprejemnih in domofonskih napravah (teleks, faks, telefaks itd.).

> Tiska različne materiale po navodilih nadzornika.

> Vzdržuje pisarniško delo, sprejema korespondenco, naslovljeno na vodjo, jo organizira v skladu s postopkom, sprejetim v podjetju, in ga po premisleku vodje posreduje oddelkom ali določenim izvajalcem za uporabo v procesu njihovega dela ali za pripravo odgovora .

> Spremlja čas izvrševanja ukazov vodje, prevzetih pod nadzor.

> Sprejema dokumente v podpis predstojnika.

> Organizira sprejem obiskovalcev, spodbuja učinkovitost obravnave prošenj in predlogov zaposlenih.

> Oblikuje zaboje v skladu s potrjeno nomenklaturo, zagotavlja njihovo varnost in roki odda v arhiv.

> Pripravlja dokumente za razmnoževanje na opremi za razmnoževanje, kot tudi kopira dokumente na osebni fotokopirni stroj.

Mora vedeti:

♦ predpisi, navodila, druge smernice in predpisi

mat dokumenti o vodenju evidenc;

♦ struktura in vodenje podjetja in njegovih oddelkov; : tipkopis;

♦ pravopisna in ločilna pravila;

♦ vrstni red razporeditve gradiva pri tisku različnih dokumentov;

♦ pravila tiskanja poslovna pisma uporaba standardnih obrazcev;

♦ pravila za delovanje pisalnih strojev, diktafonov, magnetofona

♦ pravila za uporabo domofonskih sistemov;

♦ standardi za enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije;

♦ osnove organizacije dela;

♦ osnove delovne zakonodaje;

♦ notranji delovni predpisi;

♦ pravila in normativi varstva dela10.

Dano značilnosti dela dovolj podrobno opiše funkcije tajnika, zahteve za njegovo znanje in bo pomagal, da ne boste ničesar zamudili pri pisanju razdelkov določenega opisa delovnega mesta.

Opis delovnega mesta se nanaša na dokumente, ki imajo enotno obliko in ustaljeno besedilno strukturo:

■ Splošne določbe

■ Funkcije

■ Delovne obveznosti

■ Odgovornost

Splošne določbe v opisu delovnega mesta vsebujejo naslednji nabor podatkov: posplošene podatke o delovnem mestu, podrejenosti in komu nadzoruje, zahteve za izobrazbo (višjo ali srednjo) in praktične izkušnje (delovne izkušnje na specialnosti), postopek imenovanja in odpoved, zamenjava v času odsotnosti.

Danes se najpogosteje zahtevajo sekretarji-pomočniki in tajnice z višjo ali srednjo strokovno izobrazbo, ki znajo tuji jezik, delajo na računalniku in imajo določeno delovno izkušnjo.

Te zahteve so praviloma zapisane v opisu delovnega mesta sekretarja-pomočnika (sekretarja) velikih podjetij. Sekretarji so običajno podrejeni vodji. V velikih organizacijah imajo sekretarji dvojno podrejenost - neposrednemu nadzorniku in vodji predšolske vzgojne ustanove. Imenovan in razrešen z ukazom predstojnika.

Zadnji odstavek tega oddelka opisa delovnega mesta vsebuje navodila o glavnih zakonodajnih in regulativnih, regulativnih, metodoloških, organizacijskih, upravnih dokumentih, ki jih sekretar pri svojem delu vodi. V splošni obliki so ta dejanja navedena v zgornjih kvalifikacijskih značilnostih *. Ta del razdelka se mora začeti z ustavo Ruske federacije, delovnim zakonikom, zvezni zakoni, navajajo vladne uredbe, GOST, ki določajo postopek obdelave dokumentov, standardna navodila in pravila, časovne standarde. Odstavek se konča z navedbo organizacijskih in upravnih dokumentov matične družbe in njene organizacije (podjetja): statut, pravilnik o strukturnih enotah, odredbe in navodila, navodila za pisarniško delo, ta opis delovnega mesta.

Naslednji razdelek je "Funkcije". Označuje glavna področja dejavnosti, v razdelku »Delovne odgovornosti« pa že navajajo posebne vrste dela, ki zagotavljajo izvajanje teh funkcij. Pogosto so ti razdelki združeni v enega - "Vloge in delovne odgovornosti" (ali "Glavne naloge in odgovornosti"). Ta razdelek je treba opisati čim bolj podrobno. Pri sestavljanju tega razdelka je veliko besedila mogoče vzeti iz kvalifikacijskih značilnosti, saj dovolj natančno navajajo delovne obveznosti. Več ko bo v razdelku navedeno ne le kaj, ampak tudi, kako sekretar izvaja določene operacije v skladu s tehnologijo, ki je bila sprejeta v organizaciji za delo z dokumenti, bolj dragocen bo opis delovnega mesta. Tu je navedena tudi zamenljivost.

Oddelek »Pravice« je za tajnika zelo pomemben. V njem so zapisana njegova pooblastila za samostojno reševanje vprašanj, povezanih z njegovo pristojnostjo. Desnica je zapisana tukaj:

Imeti predogled dokumentov in določiti, katere od njih je mogoče prenesti na izvajalce, mimo glave;

> organiziranje sprejema in prednostni sprejem obiskovalca;

Naredite "filtriranje" telefonskih klicev;

> nadzor nad izvrševanjem naročil predstojnika in rokov za izvedbo dokumentov;

> nadzor nad pravilnostjo izvedbe dokumentov pred oddajo v podpis vodji in pošiljanjem;

imeti dostop do informacij;

> zahtevanje informacij in dokumentov za vodjo;

> predstavljati svojo organizacijo itd.

Rubrika »Odgovornost« je lahko zapisana na splošno, na primer »Za neizpolnjevanje obveznosti in neuporabe pravic, določenih s pravnimi akti in tem navodilom, odgovarja delavec« ali pa bolj podrobno, na podlagi klavzul o dolžnostih. Na primer, odgovornost: za nepravilno izvedbo dokumentov, predloženih v podpis vodji, njihovo neskladnost z zahtevami GOST R 6.30-97; za prepozno oddajo dokumentov trajne hrambe v arhiv ipd.

Odgovornost je lahko upravna, disciplinska, materialna in celo kazenska. Ko delate na tem razdelku, ne pozabite, da je odgovornost določena v strogem skladu z zakonom. Torej, v skladu s čl. 15 Zakonika o upravnih prekrških "Uradniki so upravno odgovorni za upravni prekrški v zvezi z neupoštevanjem uveljavljenih pravil s področja varovanja reda upravljanja, stanja in javni red... in druga pravila, katerih izvrševanje je del njihovih uradnih dolžnosti." delovna disciplina se uporabljajo disciplinske sankcije (135. člen delovnega zakonika). V primeru materialne odgovornosti za škodo, povzročeno organizaciji, v skladu s čl. 121 delovnega zakonika nosi delavec finančno odgovornost, tj. povrne stroške.

Za organizacijo dela tajnice je zelo pomembna tudi rubrika »Odnosi« (povezave po delovnih mestih). Običajno je v njem praviloma zapisano, da sekretar pri svojem delu sodeluje z vsemi zaposlenimi oziroma strukturnimi enotami za zbiranje, obdelavo in prenos informacij in dokumentov. A sekretarju je veliko lažje delati, če ta razdelek posebej navede, s katerimi oddelki ali zaposlenimi sodeluje, o katerih vprašanjih in katere dokumente, kdaj in v kakšni obliki prejme od njih. Na primer, tedenski povzetki finančnega položaja podjetja iz računovodske službe za predstavitev vodstvu. Priporočljivo je, da ta razdelek predstavite v obliki tabele, v kateri je jasno navedeno, od koga sekretar prejme, s kom se strinja, komu posreduje dokumente, v kakšnem roku.

V Zadnje čase mnogi opisi delovnih mest imajo zdaj razdelek »Vrednotenje delovnega mesta«. Glavna merila: pravočasnost dela in njegova kakovost.

Opis delovnega mesta lahko dopolnite z drugimi razdelki, na primer z organizacijo delovnega mesta, dnevno rutino itd.

Navodilo se običajno konča s klavzulo o postopku njegove revizije. Lahko se zapiše tako: »Do zamenjave novega« ali »Navodilo je podvrženo reviziji v primeru spremembe funkcij tajnice«. Lahko je določena prednastavitev čas zamenjave na primer vsakih 5 let. Toda bolje je podrobneje navesti pogoje za revizijo opisa delovnega mesta: sprememba strukture organizacije, sprememba kadrovske razporeditve in prerazporeditev odgovornosti, uvedba nove tehnologije spreminjanje narave dela itd.

Spomnimo se, da je opis delovnega mesta sestavljen v skladu z vrsto splošnega obrazca, ki ga odobri vodja in izda zaposlenemu.

Odobritev jastrebov

CJSC "Poslovna šola

Intel-Sintez

OPIS DELA

[sekretar I

Struktura besedila

■ Splošne določbe

■ Funkcije

Ш Delovne obveznosti

■ Odgovornost

■ Odnosi (povezave po položaju)

Položaj podpisa Prepis podpisa

Navodilo je seznanjeno z dešifriranjem podpisa

POTRJUJEM:

[Naziv delovnega mesta]

_______________________________

[Ime podjetja]

_______________________________

_______________________/[POLNO IME.]/

"______" _______________ 20___

OPIS DELA

Tajnik predstojnika

1. Splošne določbe

1.1. Ta opis delovnega mesta opredeljuje in ureja pooblastila, funkcionalne in delovne obveznosti, pravice in odgovornosti sekretarja vodje [Ime organizacije v rodniku] (v nadaljnjem besedilu: Družba).

1.2. Sekretar direktorja spada v kategorijo tehničnih izvajalcev, se imenuje in razrešuje po postopku, ki ga določa veljavna delovna zakonodaja, z odredbo vodje družbe.

1.3. Tajnik poslovodnega dela je neposredno podrejen [ime delovnega mesta neposrednega vodje v dativnem padežu] družbe.

1.4. Za tajnika predstojnika se imenuje oseba, ki ima višjo strokovno izobrazbo brez izpolnjevanja pogojev za delovne izkušnje ali srednjo poklicno izobrazbo in najmanj 2 leti delovnih izkušenj na specialnosti.

1.5. Upraviteljeva tajnica mora vedeti:

odločbe, odredbe, odredbe in druga navodila in normativni dokumenti v zvezi z dejavnostmi podjetja in vodenjem pisarniškega dela;
struktura in upravljanje podjetja in njegovih oddelkov;
organizacija pisarniškega dela;
metode registracije in obdelave dokumentov;
arhiviranje;
tipkopis;
pravila za uporabo domofonskih sistemov;
standardi za enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije;
pravila za tiskanje poslovnih pisem s standardnimi obrazci;
osnove etike in estetike;
pravila poslovne komunikacije;
osnove organizacije in vodenja dela;
pravila za delovanje računalniške tehnologije;
osnove upravnega prava in delovne zakonodaje;
notranji delovni predpisi;
pravila in predpisi varstva dela.

1.6. Pri svojih dejavnostih sekretarja direktorja vodijo:

predpisi in učno gradivo o opravljenem delu;
notranji delovni predpisi;
ukazi in ukazi vodje družbe in neposrednega vodje;
ta opis delovnega mesta;
pravila za varstvo dela, industrijske sanitarije in varstvo pred požarom.

1.7. V času začasne odsotnosti sekretarja predstojnika so njegove naloge dodeljene [ime delovnega mesta namestnika].

2. Funkcionalne odgovornosti

Sekretar direktorja opravlja naslednje delovne naloge:

2.1. Opravlja delo na organizacijski in tehnični podpori upravnih in upravnih dejavnosti vodje podjetja.

2.2. Sprejema korespondenco, ki prispe v obravnavo vodji, jo v skladu s sprejeto odločitvijo posreduje strukturnim oddelkom ali določenim izvajalcem za uporabo v procesu dela ali priprave odgovorov.

2.3. Vodi pisarniško delo, izvaja različne operacije z uporabo računalniške tehnologije, namenjene zbiranju, obdelavi in predstavitvi informacij pri pripravi in sprejemanju odločitev.

2.4. Sprejema dokumente in osebne vloge za podpis vodje podjetja.

2.5. Pripravi dokumente in materiale, potrebne za delo vodje.

2.6. Spremlja pravočasno obravnavo in predložitev s strani strukturnih oddelkov in posameznih izvajalcev dokumentov, prejetih v izvršitev, preverja pravilnost pripravljenih osnutkov dokumentov, predloženih vodji v podpis, in zagotavlja njihovo kakovostno urejanje.

2.7. Organizira telefonske pogovore predstojnika, zapisuje prejete informacije v njegovi odsotnosti in mu opozori na njihovo vsebino, oddaja in sprejema informacije o sprejemnih in domofonskih napravah (telefaks, teleks itd.), pa tudi telefonska sporočila, posreduje informacije njegovo pozornost pravočasno prejel preko komunikacijskih kanalov.

2.8. V imenu predstojnika pripravlja pisma, prošnje, druge dokumente, pripravlja odgovore avtorjem pisem.

2.9. Opravlja delo na pripravi sej in sestankov, ki jih vodi vodja (zbiranje potrebnega gradiva, obveščanje udeležencev o času in kraju seje, dnevnem redu, njihovi prijavi), vodi in sestavlja zapisnike sej in sej.

2.10. Izvaja nadzor nad izvrševanjem izdanih odredb in odredb zaposlenih v podjetju ter nad spoštovanjem rokov za izpolnjevanje navodil in navodil vodje podjetja, ki so prevzeti pod nadzor.

2.11. Hrani datoteko kontrolne in registracijske kartice.

2.12. Zagotavlja vodstveno delovno mesto s potrebno organizacijsko tehnologijo, pisalne potrebščine, ustvarja pogoje za njegovo učinkovito delo.

2.13. Po navodilih vodje natisne storitvene materiale, potrebne za njegovo delo, ali vnese aktualne podatke v banko podatkov.

2.14. Organizira sprejem obiskovalcev, spodbuja učinkovitost obravnave prošenj in predlogov zaposlenih.

2.15. Oblikuje zadeve v skladu s potrjeno nomenklaturo, zagotavlja njihovo varnost in jih pravočasno posreduje v arhiv.

2.16. Kopira dokumente na osebni fotokopirni stroj.

V primeru uradne potrebe se lahko tajnik vodje vključi pri opravljanju svojih uradnih nalog nadurno na način, ki ga določajo določbe zvezne delovne zakonodaje.

3. Pravice

Upraviteljev tajnik ima pravico:

3.1. Zahtevati od vodstva družbe pomoč pri opravljanju njihovih nalog.

3.2. Izboljšajte svoje kvalifikacije.

3.3. Seznaniti se z osnutki sklepov poslovodstva družbe v zvezi z njenim delovanjem.

3.4. Dajte predloge o svojih dejavnostih v obravnavo njihovemu neposrednemu nadrejenemu.

3.5. Od zaposlenih v podjetju prejemati informacije, potrebne za opravljanje njihovih dejavnosti.

4. Odgovornost in ocena uspešnosti

4.1. Sekretar predstojnika nosi administrativno, disciplinsko in materialno (in v posameznih primerih določena z zakonodajo Ruske federacije - in kazenska) odgovornost za:

4.1.1. Neupoštevanje ali neustrezno izpolnjevanje uradnih navodil neposrednega vodje.

4.1.2. Neizpolnjevanje ali nepravilno opravljanje svojih delovnih funkcij in nalog, ki so mu dodeljene.

4.1.3. Zloraba podeljenih uradnih pooblastil, pa tudi njihova uporaba v osebne namene.

4.1.4. Netočne informacije o statusu dela, ki mu je bilo zaupano.

4.1.5. Neukrepanje za zatiranje ugotovljenih kršitev varnostnih predpisov, požarne varnosti in drugih pravil, ki ogrožajo dejavnosti podjetja in njegovih zaposlenih.

4.1.6. Neuveljavljanje delovne discipline.

4.1.7. Kazniva dejanja, storjena med njihovimi dejavnostmi, so v mejah, ki jih določa veljavna upravna, kazenska in civilna zakonodaja Ruske federacije.

4.1.8. Povzročanje materialne škode in/ali izgube podjetju ali tretjim osebam v zvezi z dejanjem ali opustitvijo med izvajanjem uradne dolžnosti.

4.2. Vrednotenje dela sekretarja direktorja se izvaja:

4.2.1. Neposredni vodja - redno, v procesu vsakodnevnega opravljanja delovnih funkcij zaposlenega.

4.2.2. Atestna komisija podjetja - občasno, vendar najmanj enkrat na dve leti, na podlagi dokumentiranih rezultatov dela za ocenjevalno obdobje.

4.3. Glavno merilo za ocenjevanje dela vodstvenega tajnika je kakovost, popolnost in pravočasnost njegovega opravljanja nalog, predvidenih s tem navodilom.

5. Delovni pogoji

5.1. Delovni čas sekretarja direktorja je določen v skladu z internimi delovnimi predpisi, ki jih določi Družba.

5.2. Zaradi operativnih potreb je dolžan potovati tajnica upravnika poslovna potovanja(vključno lokalnega pomena).

6. Pooblastilo za podpis

6.1. Za zagotavljanje dejavnosti ima tajnik predstojnika pravico podpisovanja informacij in referenčnih dokumentov o vprašanjih, ki so del njegovih funkcionalnih nalog.

Seznanjen z navodili ___________ / ____________ / "___" _______ 20__

Vsako podjetje opravlja svojo dejavnost na podlagi lokalnih predpisov, ki so sestavljeni v skladu z normativi veljavne zakonodaje... In ker je vsako podjetje ločen organizem, mora delovati harmonično.

Eden od pomembne dokumente, na katerem temelji dejavnost specialistov podjetja, je opis delovnega mesta. To je dokument, v katerem so navedene funkcionalne odgovornosti zaposlenega v določeni smeri, specialnosti. Zaposlene je treba temeljito seznaniti ne le z njihovimi dolžnostmi, temveč tudi s pravicami, pooblastili in funkcijami.

Opis delovnega mesta je lokalni dokument, ki določa pravice in obveznosti vsakega zaposlenega glede na delovno mesto in opravljeno delovno mesto.
Ta dokument razvijajo strokovnjaki kadrovske službe skupaj z odvetniki. Navodila potrdi delodajalec ali najeti vodja, če ima tako pooblastilo.

Delodajalec je dolžan prosilca seznaniti z opisom delovnega mesta pred podpisom pogodba o zaposlitvi... Če se to ne naredi, vključite zaposlenega disciplinska odgovornost za neizpolnjevanje svojih dolžnosti delodajalec ne bo mogel.

Dokument mora vsebovati natančen opis nalog tajnika, odvisno od posebnosti dela. Bolj podrobne so te odgovornosti, lažje bo reševanje predkazenskih in sodnih sporov med delavcem in delodajalcem.

Za kaj je opis delovnega mesta?

Pri sestavljanju tega dokumenta, Odgovorna oseba mora temeljiti na normah trenutne zvezne, regionalne in lokalne ravni. Vodja podjetja kot oseba, odgovorna za pravilno vodenje toka dokumentov, mora to skladnost preveriti. Poleg tega vodja osebja se mora zavedati tudi skladnosti navodil z veljavno zakonodajo.

Gre bodisi za skupino enakih položajev bodisi za določeno posamezno pozicijo. Zaposleni mora biti seznanjen z dokumentom proti podpisu. To je treba storiti ob prijavi na delovno mesto. Če ni pravilno sestavljena, bosta delavec in vodja zagotovo imela nesoglasja in konfliktne situacije glede delitve dela in funkcij, ki jih opravlja delavec.

S pravilno sestavo opisov delovnih mest bi moralo vodstvo slediti specifične cilje in reši naslednje naloge:

pravilno razdeliti delovne obveznosti med zaposlene na podobnih delovnih mestih. Za dosego najbolj uporabnega rezultata je treba jasno uskladiti njihova dejanja;
izboljšanje psihološke klime v ekipi, izboljšanje razmer. Treba je zmanjšati odstotek verjetnosti konfliktov;
jasno razmejiti pravice in obveznosti strokovnjakov iste ravni, navesti podrobnosti o njihovih pooblastilih, jasno opredeliti odgovornost vsakega. Po potrebi se lahko ločeno osredotočite na disciplinske sankcije, ki jih je mogoče uporabiti za specialista v obliki odgovornosti za zanemarjanje svojih dolžnosti;
izvajati psihološko in uradno raztovarjanje zaposlenih, ki so prisiljeni kombinirati več delovnih mest. Ni dovolj, da jih preprosto raztovorimo, ta obremenitev mora biti pravilno in enakomerno porazdeljena;
vzpostaviti sistem psiholoških in finančnih spodbud in motivacije;
pravilno porazdeliti odgovornosti med vodje.

S pomočjo opisa delovnega mesta vodstvo podjetja izvaja vse vidike interakcije vodstvenega aparata in osebja. Vendar ni vedno mogoče doseči največjega možnega rezultata. Zato morate pravilno izbrati in imenovati osebo, ki bo odgovorna za pripravo opisov delovnih mest.

Glede na velikost podjetja in število zaposlenih se sestavi tipično navodilo za skupino enakih delovnih mest. Po potrebi lahko prilagodite določen položaj. Če je podjetje majhno, ima le 25-50 ljudi, se dokument pripravi za vsako delovno mesto posebej. Odgovorna oseba je uslužbenec kadrovske službe.

Osnovna pravila za sestavo opisa delovnega mesta tajnika

Za takšno funkcijo sekretarja (lahko je na več ravneh, od sekretarja vodje strukturne enote do sekretarja vodje gospodarstva ali koncerna) ni razvite enotne oblike opisa delovnega mesta. Zato ima vsako podjetje pravico izbrati, kako sestaviti dokument.

Pri sestavi dokumenta se mora odgovorni zaposleni spomniti, da je treba upoštevati posebnosti dejavnosti določenega podjetja. V podjetjih različnih smeri lahko sekretarji opravljajo različne funkcije in odgovornosti. To je treba upoštevati pri sestavljanju.

Lahko se zanesete na splošno sprejeto predlogo. Vsak opis delovnega mesta mora vsebovati naslednja določila:

Po potrebi se lahko v opis delovnega mesta tajnice dodajo dodatni rubriki:

"delovni pogoji". Tukaj se lahko sklicujete na hišni red za določitev načina dela tajnice. Če je treba vodjo spremljati na službenih potovanjih, se lahko ta odtenek odraža tudi tukaj;
"Pravica do podpisa". Sekretar lahko podpisuje dokumente v okviru svojih pooblastil.

Opis delovnega mesta, ki ga sestavi odgovorni uslužbenec kadrovske službe, mora iti skozi postopek odobritve pri vodji kadrovska služba... Poleg tega mora biti tajnik sam seznanjen z njim proti podpisu.

Priprava opisa delovnega mesta tajnika

Dokument je sestavljen v enem izvodu. Podpiše ga tajnik sam, potem ko ga je natančno prebral in preučil. Če ima podjetje v državi več sekretarjev, lahko natisnete več izvodov, pri čemer naredite ustrezne popravke za vsakega posebej, odvisno od položaja vodje, na katerega je tajnica "navezana".

Če tajnik sam potrebuje dodatno kopijo za osebno uporabo, lahko naredi kopijo že podpisanega opisa delovnega mesta. Ni prepovedano!

Če želite pravilno sestaviti dokument, morate upoštevati nekatera pravila. Zlasti mora biti v zgornjem desnem kotu "glava". To je prostor za potrditev navodil s strani vodje celotnega podjetja. Tukaj morate izpolniti nekaj vrstic:

mora biti beseda "odobravam";
potem je naveden položaj glave. Na primer "izvršni direktor" ali "direktor";
Polno ime vodje;
podpis upravitelja.

Nato morate na sredini lista navesti ime dokumenta. To je "opis delovnega mesta tajnice." Šele po tem so predpisane vse glavne točke.

Zgoraj omenjene rubrike, ki naj bodo sestavljene iz navodil tajnice. Predpisani so v skladu s predpisi o opravljanju nalog. Funkcionalne naloge sekretarja vodje oddelka so lahko na primer nekoliko "ožje" od nalog pomočnika vodje celotnega podjetja.

Po izdelavi navodilo se mora dogovoriti z uslužbencem, ki je odgovoren za tajništvo. To je lahko vodja ustrezne strukturne enote. Če takšne osebe ni v osebju, potem z vodjo kadrovske službe ali drugim zaposlenim, katerega naloge vključujejo takšno usklajevanje.

Oznaka homologacije je nameščena na koncu dokumenta. Izpolnite nekaj vrstic:

obvezno navedite besedo "dogovorjeno";
položaj odgovornosti osebe;
skrajšano ime podjetja;
Polno ime tega zaposlenega;
koledarski datum za odobritev;
podpis osebe, ki je navodila odobrila.

Po tem morate dokument dati v pregled samemu sekretarju. Prav tako morate izpolniti nekaj vrstic:

obvezno navedite stavek "seznanjen z navodili";
položaj tajnika, kot je navedeno v kadrovska miza;
skrajšano ime podjetja;
Polno ime tega zaposlenega;
podatki o potnem listu. Po potrebi lahko naredite kopijo s strani potnega lista, kjer so navedeni osebni podatki tajnice. Navodilom priložite kopijo kot potrditev navedenih podatkov;
koledarski datum za odobritev;
podpis delavca, ki potrjuje, da je res prebral opis delovnega mesta.

Dokumenta ne smete "mahati", ne da bi ga pozorno prebrali. Skrbno seznanitev je zagotovilo, da bo zvesto opravljal svoje naloge, ne bo opravljal dela za druge zaposlene. Če tajnica odstopa od svojega funkcionalne odgovornosti ali jih ne bo upošteval, bo odgovarjal.

Nasprotno, če bo odgovarjal za domnevno neizpolnitev, se lahko vedno sklicuje na navodilo in izpodbija odredbo vodstva o imenovanju. disciplinski ukrep... V pomoč bo tudi pri vložitvi pritožbe na inšpektorat za delo ali pri vložitvi tožbe na sodišču. Zato morate biti previdni!

Uradne naloge tajnika

Vsaka organizacija potrebuje sekretarja. Zato bo opis delovnega mesta takšnega zaposlenega koristen za vsako podjetje. Sekretar je lahko vodja podjetja ali vodja strukturne enote. Od tega so odvisne naloge tajnika.

Naloge tajnika vključujejo:

sprejem in razvrščanje korespondence, ki prispe za vodjo;
vodenje pisarniškega dela v okviru dejavnosti oddelka ali strukturne enote;
sprejemanje osebnih izjav zaposlenih v podpis vodje;
priprava dokumentov in materialov, ki so potrebni šefu za delo;
delo z računalniško, kopirno in drugo pisarniško opremo;
vodenje kontrolne in registrske kartoteke;
tiskanje dokumentov, ki so potrebni šefu za delo;
opravljanje dela na pripravi različnih sestankov, sej in drugih sestankov;
priprava in tiskanje dokumentov, potrebnih za tovrstna srečanja;
organizacija sprejema obiskovalcev;
vodenje registra vhodnih in odhodnih dokumentov;
vljudna komunikacija po telefonu;
druge pristojnosti, ki so odvisne od posebnosti dejavnosti oddelka ali strukturne enote.

Opis delovnega mesta tajnika vodje

Upraviteljeva tajnica ima tudi opis delovnega mesta. Naloge tajnika direktorja vključujejo:

opravljajo delo pri organizaciji tehnične podpore za dejavnosti vodje;
sprejme in razvrsti vso korespondenco, ki pride na ime vodje;
če obstaja taka potreba, razvrstite vso korespondenco po strukturnih oddelkih in organizirajte dostavo te korespondence ustreznim strukturnim oddelkom;
organizacija telefonskih pogovorov vodje;
sprejem in snemanje dohodnih informacij v času odsotnosti vodje;
delo s pisarniško opremo;
Organizacija sestankov, srečanj in sej;
priprava in tisk potrebnega gradiva za sestanke;
izpolnjevanje posameznih naročil vodje.

Prenesi

Vzorec opisa delovnega mesta tajnice lahko prenesete v obliki .doc

sekretar potrebuje vsaka organizacija, zato bo opis delovnega mesta sekretarja koristen za vsako podjetje. Pomembno je, da jasno določite naloge tajnice, ki sploh niso omejene na sprejemanje klicev in sladkih nasmehov. Ponujamo vam vzorčni opis delovnega mesta sekretarja direktorja - generalnega direktorja, vodje oddelka, direktorja poslovalnice ipd.

Opis dela sekretarja

ODOBREN
Generalni direktor
Priimek I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Splošne določbe

1.1. Sekretar sodi v kategorijo tehničnih izvajalcev.
1.2. Tajnika imenuje in razreši z odredbo generalnega direktorja družbe.
1.3. Sekretar poroča neposredno do izvršnega direktorja/ vodji strukturne enote družbe.
1.4. V času odsotnosti tajnika se njegove pravice in dolžnosti prenesejo na drugega uradno, ki je objavljena v odredbi za organizacijo.
1.5. Na delovno mesto tajnika se imenuje oseba, ki izpolnjuje naslednje pogoje: izobrazba - višja, nepopolna višja ali srednja specializirana, izkušnje s podobnim delom od šestih mesecev, poznavanje pisarniške opreme (faks, fotokopirni stroj, skener, tiskalnik), programi Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Tajnika pri svojih dejavnostih vodijo:
- zakonodajni akti Ruske federacije;
- statut družbe, interni pravilnik, drugi predpisi družbe;
- odredbe in odredbe poslovodstva;
- ta opis delovnega mesta.

2. Uradne naloge tajnika

Tajnik opravlja naslednje delovne naloge:
2.1. Opravlja delo na organizacijski in tehnični podpori administrativno-administrativne dejavnosti predstojnika.
2.2. Sprejema korespondenco, ki prispe v obravnavo vodji, jo v skladu s sprejeto odločitvijo posreduje strukturnim oddelkom ali določenemu izvajalcu za uporabo v procesu dela ali priprave odgovorov.
2.3. Sprejema dokumente in osebne prijave za podpis vodje.
2.4. Odgovori na telefonski klici, beleži in prenaša službene informacije predstojniku, organizira telefonske pogovore predstojnika.
2.5. V imenu vodje sestavlja pisma, poizvedbe in druge dokumente.
2.6. Opravlja delo na pripravi sej in sestankov, ki jih vodi vodja (zbiranje potrebnega gradiva, obveščanje udeležencev o času in kraju seje, dnevnem redu, njihovi prijavi), vodi in sestavlja zapisnike sej in sej.
2.7. Izvaja nadzor nad izvrševanjem izdanih ukazov in odredb zaposlenih v podjetju ter spoštovanje rokov za izvršitev naročil in navodil vodje, ki so prevzeti pod nadzor.
2.8. Zagotavlja vodstveno delovno mesto s potrebno organizacijsko opremo, pisalne potrebščine, ustvarja pogoje za učinkovito delo vodje.
2.9. Organizira sprejem obiskovalcev, spodbuja učinkovitost obravnave prošenj in predlogov zaposlenih.
2.10. Oblikuje zadeve v skladu s potrjeno nomenklaturo, zagotavlja njihovo varnost in jih pravočasno posreduje v arhiv.
2.11. Organizira poslovna potovanja za vodjo: naroča letalske in železniške vozovnice, rezervacije hotelov.
2.12. Izvaja posamezne službene naloge svojega neposrednega nadrejenega.

3. Tajniške pravice

Tajnik ima pravico:
3.1. Prejemati informacije, vključno z zaupnimi informacijami, v količini, ki je potrebna za reševanje dodeljenih nalog.
3.2. Predlagati vodstvu predloge za izboljšanje svojega dela in dela podjetja.
3.3. Zahtevajte informacije in dokumente, potrebne za opravljanje njegovih uradnih nalog, osebno ali v imenu vodje od oddelkov podjetja in drugih strokovnjakov.
3.4. Zahtevati od poslovodstva ustvarjanje normalnih pogojev za opravljanje uradnih nalog in varnost vseh dokumentov, ki nastanejo kot rezultat dejavnosti podjetja.
3.5. Sprejemajo odločitve v okviru svojih pristojnosti.

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoren za:
4.1. Zaradi neizpolnjevanja in/ali nepravočasnega, malomarnega izpolnjevanja svojih dolžnosti.
4.2. Za neupoštevanje veljavnih navodil, odredb in odredb za varovanje poslovnih skrivnosti in zaupnih podatkov.
4.3. Za kršitev pravil notranjega delovnega reda, delovne discipline, varnostnih predpisov in požarne varnosti.

Naloge tajnika direktorja so zelo raznolike: načrtovanje šefovega delovnega dne, organizacija dela pisarne, pogajanja s strankami in partnerji po navodilih šefa, iskanje in zagotavljanje Vozilo za vodjo in druge zaposlene in službe, prirejanje sestankov, tako na območju pisarne kot v neuradnem okolju, vodenje evidenc in številne druge poslovne zadeve. Poleg tega lahko šef dodeli svojemu pomočniku in osebne težave, na primer, pošljite čestitke (darila, rože) za praznike ne le organizacijam, s katerimi podjetje sodeluje, temveč tudi sorodnikom. Ker je vodstveni delovnik običajno nereden, mora tajnica v službi pogosto ostati pozno.

Da bi postal nenadomestljiv pomočnik šefa, ga mora imeti tajnica osebne kvalitete, kot pripravljenost za delo, prizadevnost, natančnost, odgovornost, delikatnost, skromnost, zmerna iniciativa, sposobnost pomnjenja in sklepanja. To delovno mesto je nemogoče zasesti brez veščin tipkanja (200 bpm), pisarniškega dela, stenografije, dobrega znanja osebnega računalnika. Vse te veščine pridobimo neodvisno iz knjig in vaj (teh je ogromno), v procesu predhodnega dela ali na tečajih. Od strokovnih veščin so nujne tudi pogajalska sposobnost, pismenost in dobro obvladovanje ustnega in pisnega govora, saj mora tajnik predstojnika zapisovati ukaze, voditi poslovno korespondenco itd.

Če pri dolžnostih prevladuje predvsem delo tajnika, potem je potrebna višja jezikovna izobrazba, če pa je potreben pomočnik, se daje prednost višja izobrazba v panožni specializaciji podjetja.

Zelo pomembno vlogo igra psihološka združljivost, podobnost likov, pa tudi sposobnost tajnice, da ostane v ozadju. V ta poklic gredo tisti, ki so s položajem pomočnika, desne roke precej zadovoljni. Včasih je vodja nepošten do svoje tajnice, saj je bolj verjetno, da bo padel pod vročo roko kot drugi.

Vendar pa dober šef in pametna, izkušena tajnica delujeta kot en dobro naoljen stroj. Primerov tega je veliko, zlasti za tajnike znanstvenikov ali pisateljev. veliko slavne osebe začel s tajniškim mestom.

Ne moremo prezreti še enega občutljivega vprašanja: nedelujočega odnosa med šefom in njegovo tajnico. Da ne bi prišli v dvoumno situacijo, morate nemudoma pogledati potencialnega šefa in se, ko greste na razgovor, obleči tako, da poudarite svoje poslovne lastnosti namesto zunanjih zaslug. Če tega mesta ne dobite, je šef potreboval nekaj povsem drugega kot tajnica in ste se uspešno izognili težavam.

Ko se zaposlite, se morate podrobno pogovoriti o svojih odgovornostih ali še bolje – prositi za opis delovnega mesta. Pogosto naivnost tajnic, med katerimi je večina mladih deklet, ki so slabo seznanjena z ljudmi in življenjem, postane eden od razlogov za neprijetne posledice. Dekle s sprejemanjem in spodbujanjem daril, odzivom na dvorjenje, ohranjanjem igrivih pogovorov in dvoumnih šal, oblačenjem v odkrito ali provokativno obleko pogosto nevede ustvari vtis, da je na voljo. Zato jih je, ne da bi zmanjšali krivdo tistih, ki radi izkoriščajo svoj uradni položaj, vseeno vredno opozoriti pred napačnimi koraki.

Čeprav je sekretar najbližji vodji, je njegov poklicni razvoj omejen. Seveda so pri vsakem pravilu izjeme, vendar se ne smete posebej zavajati.

Odvisno od nabora zahtev, uporabe znanja tuji jeziki, delovne izkušnje in funkcionalne obveznosti, plača pa se razlikuje: od 200 do 800 USD. e. Upoštevajte, če je prosto delovno mesto “ osebni pomočnik»Plača je več kot 1000 USD. To pomeni, da z visoko stopnjo verjetnosti lahko domnevamo, da gre za mrežni marketing.

Glavne funkcije vključujejo:

izvajanje dela na organizacijski in tehnični podpori upravnih in upravnih dejavnosti vodje podjetja;

vodenje evidence;

organizacija sprejema obiskovalcev Zinovieva NB Dokumentacija: priročnik za usposabljanje. - str.75 ..

Tajnik direktorja mora pri svojem delu:

opravlja delo na organizacijski in tehnični podpori upravnih in upravnih dejavnosti vodje podjetja;

sprejema korespondenco, ki prispe v obravnavo vodji, jo v skladu s sprejeto odločitvijo posreduje strukturnim oddelkom ali določenim izvajalcem za uporabo v procesu dela ali priprave odgovorov;

opravljanje pisarniškega dela, izvajanje različnih operacij z uporabo računalniške tehnologije, namenjene zbiranju, obdelavi in predstavitvi informacij pri pripravi in sprejemanju odločitev;

sprejema dokumente in osebne vloge za podpis vodje podjetja;

pripravi dokumente in materiale, potrebne za delo vodje;

spremlja pravočasno obravnavo in predložitev dokumentov, prejetih v izvršitev, s strani strukturnih oddelkov in posameznih izvajalcev, preverja pravilnost pripravljenih osnutkov dokumentov, predloženih vodji v podpis, zagotavlja njihovo kakovostno urejanje;

organizira telefonske pogovore predstojnika, zapisuje informacije, ki jih prejme v njegovi odsotnosti in ga seznanja z njihovo vsebino, prenaša in sprejema informacije po interkomu (telefaks, teleks itd.), pa tudi telefonska sporočila, ga opozori v pravočasno prejete informacije po komunikacijskih kanalih;

v imenu predstojnika sestavlja pisma, prošnje, druge dokumente, pripravlja odgovore avtorjem pisem;

opravlja delo pri pripravi sej in sestankov, ki jih vodi vodja (zbiranje potrebnega gradiva, obveščanje udeležencev o času in kraju seje, dnevnem redu, njihovi registraciji), vodi in sestavlja zapisnike sej in sestankov;

izvaja nadzor nad izvrševanjem izdanih naročil in odredb zaposlenih v podjetju ter spoštovanjem rokov za izpolnjevanje navodil in navodil vodje podjetja, ki so prevzeti pod nadzor;

vodi kontrolno in registrsko kartoteko;

zagotoviti vodstveno delovno mesto s potrebno organizacijsko tehnologijo, pisarniški material, ustvariti pogoje za njegovo učinkovito delo;

tiskati po navodilih vodje pisarniški material, potreben za njegovo delo, ali vnašati aktualne podatke v banko podatkov;

organizirati sprejem obiskovalcev, olajšati učinkovitost obravnave prošenj in predlogov zaposlenih;

oblikovati zadeve v skladu s potrjeno nomenklaturo, zagotoviti njihovo varnost in jih pravočasno oddati v arhiv;

kopiranje dokumentov na osebni fotokopirni stroj Tipično navodilo tajnik predstojnika. Banka opisov delovnih mest. = Http // www / kadrovik.ru /.