elektronik arşivler

Elektronik belge yönetim sistemleri ve elektronik belgeleri arşivlerde saklama sistemleri için tipik işlevsel gereksinimler Devlet kurumları

Alexey Mikryukov
01 Ağustos 2018 10:27 am

Alexey Mikryukov, şirket analistiYÖNETİM .

14 Haziran 2018, Federal Arşiv Ajansı'nın (Rosarchive) resmi web sitesinde "bölümünde"Taslak Belgeler » yerleştirilmiş «Elektronik belge yönetim sistemleri ve elektronik belgelerin devlet organlarının arşivlerinde saklanması için sistemler için standart işlevsel gereksinimler taslağı » 37 sayfalık bir cilt ile.

Sektör uzun süredir bu belgeyi bekliyordu. Ve projede belirtildiği gibi, birleşik bir yapı oluşturmak için gereksinimler geliştirilmektedir. düzenleyici yapı elektronik belge yönetim sistemleri (EDMS) ve elektronik belge saklama sistemleri (EDMS) ve ayrıca halihazırda kullanılan EDMS ve EDMS'nin değerlendirilmesi için. Belge, EBYS ve EBYS arasında net bir ayrım yapmaktadır ve bu önemli bir noktadır.

SHED teriminin tahsisi, yeni gereksinimler arasındaki temel farklılıklardan biridir. Bir belgenin yaşam döngüsünde arşiv depolama aşamasına açık bir vurgu vardır. Önceden, esas olarak EDMS ile ilgiliydi ve elektronik belgelerin (ED) saklanması konuları perde arkasında kaldı. Buna göre, uzun süreli saklama belgeleri daha önce ya kağıt biçiminde oluşturulmuş ya da depoya aktarılmadan önce yazdırılmıştı.

Belge, önceki düzenleyici belgelerin aksine yalnızca işlevsel gereksinimleri dikkate alır ( Federal makamların (EDMS FOIV) elektronik belge yönetim sistemleri için gereklilikler, onaylandı09/02/2011 tarih ve 221 sayılı Rusya Federasyonu Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın Emri ; Ayrıca bakınız ) . Sistematik olarak kabul edilmez teknik gereksinimler için gereksinimler bilgi Güvenliği, güvenilirlik ve ayrıca EDMS ve EDMS kullanıcıları için otomatikleştirilmiş iş istasyonlarının arayüzü için gereksinimler. Devlet sırrı oluşturan bilgileri içeren belgelerle çalışmak için gereklilikler geçerli değildir.

Bir belgeyi analiz ederken, en ilginç olanı, belgeyle ilgili gereksinimleri göz önünde bulundurmaktır. belge depolama organizasyonu. Belgelerle çalışırken oluşturma veya girme, kaydetme, yürütme ve kontrol etme gereksinimleri çok ilginç değildir, çünkü bunlar EDMS'nin ana görevleridir. pratik olarak yok büyük organizasyonlar, bu görevleri EDMS kullanarak otomatikleştirmez. Bu nedenle, EDMS gereksinimleri, yalnızca güncelleme veya değiştirme sırasında mevcut ve kullanılan sistemleri değerlendirmek için ilginçtir ve bu, ayrı bir materyalin konusudur.

Genel işlevsel gereksinimler

"EDMS ve EDMS'de belge yönetimi için genel işlevsel gereksinimler" ile başlayalım.

Bu bölüm, bence, iki önemli noktayı yansıtıyor:

Öncelikle« 2.3. EDMS ve EDMS, aşağıdaki gereksinimlere uygun olmalıdır: özgünlük, geçerlilik, bütünlük ve kullanıma uygunluk bu sistemlerde yer alan elektronik belgeler».

Belgelerin saklanması sırasında bu gerekliliklere uygunluğun sağlanabilmesi için, belgelerin ÖSYM'de saklanmak üzere aktarıldığında, özgün, güvenilir, eksiksiz ve kullanılabilir. Buna göre, belgenin EBYS'ye aktarılmasından önce, bu gereklilikleri yerine getirme “sorumluluğu” işletim sistemine (EDMS veya diğer bilgi sistemi) aittir.

İkinci"2.4. Belgelerin meta verileri EDMS ve EDMS'de oluşturulmalı ve saklanmalıdır:

- sisteme bir belge eklendiğinde oluşturulur (EDMS veya EDMS);

- Belgenin kendi bünyesine EBYS veya EDMS'ye dahil edilmesinden sonra oluşan yaşam döngüsü sistemde;

- EDMS ve EDMS'nin diğer bilgi sistemleri (MEDO, SMEV vb. dahil) ile etkileşiminde kullanılır.

- sonraki depolama için transfer ile ilgili (EDMS'den— SHED'e, SHED'den SHED'e- devlet arşivinde).

Bir ERMS veya ERMS'de yer alan belgelerle ilgili meta veriler, atıfta bulundukları belgeyle ilişkilendirilmelidir.

Diğer bir deyişle, belgeyle ilişkili meta veriler, tüm depolama süresi de dahil olmak üzere belgenin tüm yaşam döngüsü boyunca oluşturulur. Aynı zamanda, meta verileri depolama biçimi veya yöntemi için açık bir gereklilik yoktur.

Arşiv belgeleriyle çalışma

SHED'de saklanmak üzere belgelerin transferi için hazırlık (madde 3.8 ve 3.9).

“SED'in işlevleri şunları içerir:

• Vakaların isimlendirilmesinin oluşturulması ve sürdürülmesi
• Belgelerin davalara atanması
• Dava envanterlerinin oluşturulması, yapısal bölümlerin belgeleri
• Elektronik dosya seçimi, SHED'e aktarılacak belgeler ve depolamaya tabi olmayan belgelerin imhası için tahsis dahil olmak üzere belgelerin değerinin incelenmesi.

SED'de saklanan belgelerle her şey açık. Ancak kuruluşların ERP gibi belgeleri depolayabilen başka bilgi sistemleri vardır. Bu sistemler, vakaların isimlendirilmesi ve ofis çalışmasının normları hakkında hiçbir şey "bilmeyebilir". Buna göre, depolama için SHED'e hangi belgelerin aktarılacağına göre onlar için ek kurallar geliştirilmelidir.

Belge, aynı ERP'den başka sistemlerden belgelerin nasıl yükleneceği hakkında hiçbir şey söylemiyor. Bu nedenle, bir kuruluş belgeleri ERP'den saklamak istiyorsa, aşağıdakilere göre bazı kurallar bulmak gerekecektir:

1) bu belgeler ERP'den indirilecek - bu, ERP'nin asıl görevidir;

2) bu belgeler SHED'e yerleştirilecek - SHED'in görevi bu ve bunun için araçlarımız var.

SHED'deki belgelerin kabulü (madde 4.3)

SHED şunları sağlamalıdır:

● Yapısal birimlerin elektronik dosyalarının, belgelerin ve envanterlerinin eksiksizlik kontrolü ile kabulü

● Kontrol elektronik imzalar belgeler

● Elektronik belgelerin tekrarlanabilirliğinin kontrol edilmesi

● Belgeleri kabul etmeyi onaylama veya reddetmeyle ilgili yanıt mesajlarının oluşturulması.

Tekrarlanabilirlik gereksinimleri belirtilmiştir, ancak bunun nasıl uygulanacağı açık değildir.

Belgede, " Elektronik bir belgenin içeriğini ve üst verilerini, elektronik imza dosyalarını ve PDF/A formatında bir elektronik metin belgesinin işlenmiş bir kopyasını içeren zip arşivi».

ASHED'de belgelerin muhasebeleştirilmesi ve sınıflandırılması (madde 4.4)

ESS'deki elektronik belgelerin muhasebeleştirilmesi gereklilikleri, pratik olarak kağıt belgelerin muhasebeleştirilmesi gerekliliklerinden farklı değildir. Aynı zamanda, ED meta verilerinin oluşturulmasına ilişkin gereksinimler, yalnızca devlet kurumları için tipik olan belgelerin (mektuplar, emirler, vb.) özelliklerini dikkate alır. Ticari kuruluşlar çok daha çeşitli belgelere sahiptir: ticari teklif, proje başlatma belgesi, görev tanımı, satın alma komisyonunun protokolü vb. Bu anlamda, gereksinimler diğer belge türlerine pek uygulanamaz.

Elektronik dosyaların, belgelerin SHED'de saklanması (madde 4.5)

Bu blok, projedeki en gelişmemiş gereksinimlerden biri gibi görünüyor. EDMS yetenekleri sağlamak için gereksinimleri düzeltir:

● Yedek kopya elektronik belgeler;

● özel doğrulama programları kullanarak ED'nin varlığını ve durumunu kontrol etme teknik durum elektronik belgeler ve teftiş sonuçlarının ilgili kanunlarda sabitlenmesi;

● elektronik belgelerin yeni biçimlere dönüştürülmesi ve/veya taşınması;

Ancak aynı zamanda, uzun süreli depolama sırasında ED'nin yasal öneminin sağlanması hakkında hiçbir şey söylenmez. Bu gereksinimler i.

ACS'de bulunan elektronik dosyaların kullanımı (madde 4.2 ve 4.6).

ED'nin kullanımı şunları içerir:

● Belgelere kalıcı ve geçici erişim hakları verme

● Elektronik dosyaların kullanımı için bir fon oluşturulması ve elektronik okuma odasının buna göre düzenlenmesi

● Çok kriterli arama

● Arşiv kopyalarının oluşturulması, beyan sertifikaları

● E-dosyaların kullanımı için muhasebe.

Burada, şu anda dışarıda ED sağlanması için tek tip bir gereklilik olmadığından ve uygulama oluşturulmadığından, öncelikle çeşitli kuruluşların talebi üzerine elektronik belgelerin sağlanması ile ilgili sorular devam etmektedir.

Elektronik dosyaların, saklama süreleri dolmuş belgelerin imhası için değer ve tahsisin incelenmesi (madde 4.7 ve 4.8).

Projede verilen gereksinimler de pratik olarak kağıt belgelerle çalışırken gereksinimlerden farklı değildir. Fark sadece elektronik belgelerin imha özelliklerindedir (örneğin, yedek kopyaların silinmesi ve garantili imha).

Devlette saklanmak üzere elektronik belgelerin transferi için gereklilikler. arşiv resmi olarak açıklanmıştır. Nedeni büyük olasılıkla yerleşik uygulamaların eksikliği ile ilgilidir.

Genel sonuçlar

Taslak gereksinimleri analiz ettikten sonra, içinde belirtilenlerin mevcut durumu “yakalamak”, mevcut gelişmeleri güçlendirmek, ancak mevcut soruları tam olarak cevaplamamak ve hatta dahası tahmin etmeye ve tahmin etmeye çalışmadığına dair bir his var. yakın geleceğin sorularına cevap verir.

Belge, elektronik belgelerin uzun süreli saklanması sistemi için birçok özel gereksinim olduğunu göstermektedir. Bazıları oldukça sert ve spesifiktir. İşletmeler, uzun süreli depolamaya tabi olan veya uzun süreli depolama anlamına gelen belgeler üreten birçok sisteme sahiptir: ERP, HR, ECM. CRM ve diğerleri. Buna göre en uygunu olduğu sonucuna varılabilir. ayrı bir uzun vadeli depolama sistemi tahsis edin kaynak sistemleri ile entegre edilmiştir. Gereksinimleri yukarıdaki tüm sistemlerde uygulamak uzun ve pahalıdır.

Öte yandan, gereksinimler zaten bu tür sistemlerin uygulanmasına izin veren teknolojik bir temele sahiptir. Piyasada mevcut olan doküman yönetim sistemleri, düzenleyici çerçevede formüle edilen gerekliliklere uygunluk açısından kontrol edilebilir ve edilmelidir.

Gereksinimlerin Uygulanması

Hazır olduğunu gösteren ve bu gereksinimleri tam olarak karşılayan bir sistem örneği, DIRECTUM'un Uzun Vadeli Arşiv çözümüdür.

"Uzun vadeli arşiv", bir kuruluşun kağıt ve elektronik arşivini yönetmek için karmaşık bir sistemdir. Çözüm, Rus arşiv ofisi çalışmasının kurallarına uygun olarak geliştirildi. Her türlü belgeyi belirli bir süre boyunca merkezi olarak saklamanızı sağlar. kanunla kurulmuş Rusya Federasyonu, tüm saklama süresi boyunca belgelerin yasal gücünü garanti eder.

Çözüm, herhangi bir ECM sistemi ile çalışabilir, sadece DIRECTUM çözümleri ile değil, hazır mekanizmalar kullanarak ERP ve diğer sistemler ile entegre olur.

Buna ek olarak, çözüm sadece şimdi elektronik arşiv oluşturma görevlerini kapatmakla kalmıyor, aynı zamanda gelecek için de çalışıyor. Çözüm, belgelerin değerini sınıflandırmak ve incelemek için yapay zekaya dayalı otomatik belge işleme araçlarıyla çalışma yeteneğini içerir. Ayrıca, gelecekte blok zinciri teknolojilerine aktarılabilecek yasal önemi sağlamak için kendi benzersiz teknolojisini kullanır.

(4,78 - 9 kişi tarafından derecelendirildi)

Belgelerle çalışmak için modern otomatik teknolojilerin toplu dağıtımı ile bağlantılı olarak elektronik form 2013 yılında, Federal Arşiv Ajansı'nın emriyle, kayıt yönetimi ve arşivleme alanında önde gelen iki bilimsel kurum - Rusya Devlet Beşeri Bilimler Üniversitesi (RGGU) ve kayıt yönetimi ve arşivleme alanındaki Tüm Rusya Araştırma Enstitüsü ( VNIIDAD) - elektronik belgelerle çalışma düzenleme alanında metodolojik önerilerin hazırlanması konusunda bir dizi araştırma projesi yürütmüştür.

İşte bu projelerden bazıları:

• "Arşivsel ve belgesel işlevsel gereksinimler bilgi sistemi Süreçte elektronik belge yönetimini sağlamak iç faaliyetler federal yürütme makamları” (VNIIDAD).
• « Karşılaştırmalı analiz kalıcı (uzun süreli) depolama için elektronik belgelerin dosya biçimleri” (RGGU).
• "Elektronik arşiv belgelerinin kuruluşların arşivlerinde saklanması, muhasebeleştirilmesi ve düzenlenmesi hakkında öneriler" (VNIIDAD).
• "Elektronik arşiv belgelerinin devlet ve belediye arşivlerinde saklanması, muhasebeleştirilmesi ve düzenlenmesi hakkında öneriler" (VNIIDAD).
• "Arşiv envanterlerinin elektronik ortamda derlenmesi ve bunların devlet ve belediye arşivlerinin bilgi altyapısına entegrasyonu" (VNIIDAD).

En hacimli belge, VNIIDAD tarafından hazırlanan “Federal yürütme organlarının iç faaliyetleri sürecinde elektronik belge yönetimi sağlayan bilgi sistemleri için arşivsel ve belge yönetimi işlevsel gereksinimleri” (bundan sonra Gereksinimler olarak anılacaktır). Hem ofis çalışanları hem de elektronik ofis işleri ve belge yönetim sistemlerini (EDMS) uygulayan veya kuran BT departmanlarının çalışanları için büyük ilgi görüyor ve bu makalede bunu ele alacağız.

Bu belgenin yayınlanması çok önemlidir: Elektronik belge yönetim sistemlerinin neredeyse yirmi yıldır kullanılmasına rağmen, yakın zamana kadar, elektronik belge yönetimi ve ofis çalışma sistemleri (EDMS) için temel gereksinimleri belirleyen tek yerli belge, Rusya İletişim Bakanlığı'nın 2 Eylül 2011 tarih ve 221 sayılı emriyle " Federal yürütme organlarının elektronik belge yönetimi için bilgi sistemleri gerekliliklerinin onaylanması üzerine, diğer şeylerin yanı sıra, sınırlı dağıtım resmi bilgileri işleme ihtiyacı dikkate alınarak bu sistemler aracılığıyla. Bu belge yalnızca çok kısa (6 sayfada) ve çoğu Genel Gereksinimler SED'e. EDMS sadece kurum içi sistemler olarak kullanılırken, çeşitlilikleri ve birbirleriyle uyumsuzlukları önemli bir sorun değildi. Ancak tek bir bilgi alanına geçişin başlamasıyla birlikte, bölümler arası elektronik belge yönetiminin organizasyonu, EBYS'nin birleştirilmesi ihtiyacı, ulusal belge değişim sistemleri ile uyumluluklarının sağlanması, elektronik etkileşim ve arşiv depolama ön plana çıkmaktadır. Kısmen etkileşim konusunu ele almak için EDMS sistemleri GOST R 53898-2010 “Elektronik belge yönetim sistemleri. Belge yönetim sistemlerinin etkileşimi. Elektronik mesaj gereksinimleri ”, ancak VNIIDAD tarafından geliştirilen EDMS için arşiv ve belge yönetimi gereksinimleri son derece önemlidir.

Gereksinimler federal yürütme makamlarına yöneliktir, ancak Sanat uyarınca. 27 Temmuz 2006 tarihli ve 149-FZ sayılı “Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Korumasına İlişkin” Federal Kanunun 11'i, diğer devlet organları ve yerel yönetimler için de geçerlidir. Ticari kuruluşlar kendi takdirine bağlı olarak EDMS düzenleme hakkına sahiptir, ancak ülkemizde devletin rolü göz önüne alındığında, genellikle tüm büyük ve orta ticari kuruluşlar devlet kurumlarıyla etkileşimin rahatlığı için devlet tarafından belirlenen kurallar tarafından yönlendirilir.

Büro çalışması ve EDMS'yi belirlemek için gereksinimleri belirleyen düzenleyici ve metodolojik belgelerin gözden geçirilmesi

Gereksinimlerin ilk bölümü, ofis çalışması ve EDMS kurmak için gereksinimleri belirleyen normatif ve metodolojik belgelere genel bir bakış içerir. İki düzine sayfa, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu alanındaki temel belgelerin ana hükümlerini içerir - standartlar GOST R 15489-1-2007 “SIBID. Doküman yönetimi. Genel Hükümler”, GOST R ISO 23081-1-2008 “SIBID. Doküman yönetimi. Belge yönetimi süreçleri. Belgeler için Meta Veriler”, 2 Eylül 2011 tarih ve 221 sayılı Rusya İletişim Bakanlığı'nın emriyle onaylanan Avrupa standartları MoReq, MoReq2 ve EDMS gerekliliklerini ayrıntılı olarak analiz etti “Bilgi sistemleri gereksinimlerinin onaylanması üzerine federal yürütme makamlarının elektronik belge yönetimi, diğer şeylerin yanı sıra, bu sistemler aracılığıyla sınırlı dağıtım resmi bilgilerinin işlenmesi ihtiyacını dikkate alarak. 15.06.2009 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan 27.27.2006 Sayılı 149-FZ “Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması Hakkında” Federal Kanunun hükümleri, Federal İcra Makamlarında Büro Çalışma Kuralları 477 No.lu (07.09.2011 tarihinde değiştirildiği şekliyle), 06.04.2011 tarihli 63-FZ sayılı Federal Kanun “Elektronik İmza Hakkında”, 09.02.2012 tarih ve 111 Sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararı “Kullanılan Elektronik İmza Hakkında Yürütme Organları ve Birbirleriyle Elektronik Etkileşimi Düzenleyen Yerel Öz-Yönetim Organları tarafından, Prosedürün kullanımı ve ayrıca elektronik imza araçlarının uyumluluğunun sağlanması için gereklilikler hakkında" (gelişmiş nitelikli kişilerin kullanımına ilişkin Kurallarla birlikte). birbirleriyle elektronik etkileşimi düzenlerken yürütme makamları ve yerel yönetimler tarafından elektronik imza). Bununla birlikte, elektronik belgelerle çalışma alanındaki mevzuatın hızla değiştiği akılda tutulmalıdır, bu nedenle, bu bölümü kullanarak, düzenleyici yasal düzenlemelerdeki değişiklikleri, örneğin bugün MEDO ile ilgili aynı hükmü her zaman kontrol etmeye değer. daha geniş bir katılımcı yelpazesi dahil olmak üzere 2011 baskısında geçerlidir.

Federal yürütme makamlarının iç faaliyetleri sürecinde EDMS kullanma uygulaması

Gereksinimlerin ikinci bölümü, seviye hakkında ilginç bilgiler içerir. EDMS'nin uygulanması VNIIDAD tarafından yürütülen izleme temelinde elde edilen federal yürütme makamlarında. 74 federal yürütme makamının (FOIV) on dokuz türden 57 EDMS ürününü hesaba katması, elektronik iş sistemleri alanındaki birleşmenin bugün ne kadar alakalı olduğunu göstermektedir.

Bir kurumdaki belgelerin yaşam döngüsünün aşamaları, kayıt ve kontrol kartları alanlarının bileşimi, davaları sınıflandırma ve düzenleme şeması, başvuru işlevleri için gereksinimler, bilgi desteği EDMS ve EDMS'de elektronik imza kullanımı - tüm bunları Cand makalesinden öğreneceksiniz. ist. bilimler, Rosarkhiv uzmanı S.L. Kuznetsova derginin 7 2013 sayısında "Modern belge dolaşımı ve ofis işleri teknolojileri"

Genel olarak, VNIIDAD tarafından hazırlanan “Federal yürütme organlarının iç faaliyetlerinde elektronik belge yönetimi sağlayan bilgi sistemleri için arşivsel ve belge yönetimi işlevsel gereksinimleri” VNIIDAD tarafından yalnızca seçim, uygulama ve ilk yapılandırma aşamasında kullanılamaz ve kullanılmalıdır. EDMS'nin yanı sıra belirli bir kuruluşta kullanılan EDMS'nin modern gereksinimlere uygunluğunu belirlemek için halihazırda işleyen EDMS'nin analizinde de kullanılır.

Federal yürütme organlarının elektronik belge yönetimi için bilgi sistemleri için gereklilikler, diğer şeylerin yanı sıra, 2 Eylül 2011 tarihli Rusya Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın emriyle onaylanan sınırlı dağıtım resmi bilgilerini işleme ihtiyacı dikkate alınarak Hayır 221, Rusya Adalet Bakanlığı tarafından tescil edilmiş (15 Kasım 2011 tarih ve 22304 No.) ve " Rus gazetesi» 21/11/2011 tarihli, 5637 numaralı federal sayı. Bu Gereklilikler, Rusya Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı tarafından federal yürütme organlarının organize edilirken kağıtsız belge yönetimine geçişine ilişkin Eylem Planının 2. maddesi uyarınca hazırlanmıştır. iç faaliyetler (12.02.2011 tarih ve 176-r sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti'nin emriyle onaylanmıştır) .

Bu nedenle, EDMS için uzun zamandır beklenen genel sistem gereksinimleri 2 Aralık 2011'den beri yürürlüktedir. Ancak, garip bir şekilde, ilgili üreticilerin üreticileri adına özel bir profesyonel ilgi artışına neden olmadılar. yazılım ürünleri, ne de ofis hizmetlerinden. Açıkça, kağıtsız iş akışına gerçek geçişi belirleyen faktörler ve EDMS piyasası üzerindeki etkinin belirli yönleri, Gereksinimlerde açıklanmadı ve tam olarak düzenlenmedi.

Gereksinimleri çeşitli pratik yönlerden değerlendirmeye çalışacağız: belge yönetimi konumundan (ofis çalışması), Rusya Hükümeti Kararnamesi tarafından onaylanan federal yürütme organlarında ofis çalışması Kuralları ile uyum açısından. Federasyon 06/15/2009 No. 499 (09/07/2011 tarihinde değiştirildiği şekliyle) .

Hükümetin talimatlarının uygulanması hakkında

Eylem Planını onaylayan Rusya Federasyonu Hükümeti'nin emrinin özünün ne olduğunu görelim.

2. öğe şunları içerir: planlanan etkinliğin adı, belgenin başlığı/başlığı değil (gereksinimler, özellikler, vb.). Bu nedenle, "diğer şeylerin yanı sıra, sınırlı dağıtımın tescilli bilgilerini işleme ihtiyacının dikkate alınması" ifadesi, belgenin başlığına değil, bu tür gereksinimlerin geliştirilmesinin temel hedeflerinden birine atfedilmelidir. Bu önemlidir, çünkü onaylanan belge daha özel olarak adlandırılabilirdi, örneğin, yaratılmasının amaçlarını açıkça yansıtacak ve Ofis Çalışma Kuralları ile çelişkilerden kaçınacak olan "Elektronik belge yönetimi / EDMS için bilgi sistemleri için teknik gereksinimler" .

Ayrıca, 2. paragrafa göre planlanan olay, diğer olaylarla olan ilişki dikkate alınarak hatasız bir şekilde gerçekleştirilmelidir. Ve “güçlü iradeli” hükümette belirtilen “anahtar” noktalar Yönetim kararı, şunlar:

Hükümetin Eylem Planına göre, yeni Gereksinimlerin geliştirilmesi için son tarih olarak belirlendi. Nisan 2011 ve Rusya Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın ilgili departman eylem planına göre - olarak Ağustos 2011

Profesyonel toplulukta, elektronik belge yönetimi için bilgi sistemleri gereksinimlerini belirlemek için hükümet emrinin uygulanması için son tarihlerin böylesine önemli bir ihlali tartışıldı. Kamuoyuna, projenin ortak yürütücü kurumlarla koordine edilmesi için uzun prosedürle açıklandı.

Sorumlu bir yürütücünün (önce gösterilir) ve ortak yürütücülerin atandığı ortak bir görevin yürütülmesi için genel teknik, öncelikle şunları içerir: ortak çalışma, çalışma gruplarının oluşturulması en iyi uzmanlar endüstriler, operasyonel toplantılar düzenleme vb. toplu aktivite. Ne yazık ki, ERMS için sistem gereksinimlerinin ortak tanımı ve geliştirilmesi, olağan onay prosedürü ile değiştirilmiştir. Ayrıca, Nisan-Temmuz 2011 döneminde onay için, örneğin, normların sürekliliği, kavram ve metodoloji birliği ve gerekli sistemik sistemin bulunmadığı Federal Arşivlere üç tamamen farklı versiyon / taslak Gereksinim gönderildi. diğer tüm federal yürütme organlarının eylemleri ile bağlantı dikkate alınmadı. yetkililer, özellikle, federal yürütme makamında ofis çalışması Kuralları tarafından belirlenen tek tip gereksinimlerin getirilmesi konusunda.

En önemlisi, federal makamların, oluşturulması, saklanması ve kullanımı yalnızca elektronik biçimde gerçekleştirilmesi gereken belgelerin bileşimini belirleme çabalarının sonuçları, mevcut EDMS'nin modernizasyon yönü dikkate alınmamıştır. kağıtsız iş akışının bu özel teknolojisini desteklemek için dikkate alınmadı. Gereksinimlerin geliştirilmesi için son tarihlerin ihlali nedeniyle, çoğu federal makam mevcut EDMS'yi iyileştirme talimatlarını belirleyemedi, modernizasyonlarını planlayamadı ve gerçekleştiremedi, yani. Hükümet Eylem Planının 3. paragrafında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek için zamanında.

Böylece, süre içinde yürütme denetimi çerçevesinde, Hükümetin emri yerine getirilmiş (sürenin ertelenmesi ve uzatılması ile) kabul edilebilir ve esasa ilişkin yürütme denetiminin (yani yönetim denetimi) bir parçası olarak, Gereksinimlerin federal yürütme makamlarını önemli ölçüde ilerlettiği (ve ilerletebileceği) açık bir şekilde ifade edilemez. gerçek geçiş iç faaliyetleri ve etkili departmanlar arası elektronik etkileşimi düzenleme sürecinde kağıtsız belge akışı üzerine.

EDMS'nin tanıtımı için gerçek sorunlar ve beklentiler: federal yürütme makamlarının görüşleri ve beklentileri

Federal yürütme makamlarının ve alt kuruluşlarının çoğu, tam teşekküllü bir kağıtsız iş akışı sunmaya, mevcut EDMS'yi aktif olarak kullanmaya, modernizasyonlarını başlatmaya ve MEDO sistemini kullanarak bölümler arası elektronik etkileşimi başarıyla uygulamaya hazırdır.

Federal Arşivler tarafından görevlendirilen VNIIDAD, federal organların iş akışını yıllık olarak izler. 2011'de, bir ofis çalışma aracı olarak EDMS için fiili uygulama gereksinimlerinin, Gereksinimlerin 1. paragrafında ve bu belgenin sonraki metninde belirtilen minimum EDMS işlevleri setini uzun süredir aştığını gösteren çok ilginç sonuçlar elde edildi.

Birincisi, federal SEDşimdi esas olarak, işyerleri merkez ofisin hemen hemen tüm çalışanlarının, bölgesel organların ve sadece büro hizmeti çalışanlarının değil, bilgisayarlarına kurulan dağıtılmış bilgi sistemleri olarak tasarlanıyor, sonuçlandırılıyor ve kullanılıyor. 2011 yılında 56 izleme alanından 44 federal kurum bu konuda bilgi verdi.

İkinci olarak, departmanlar arası elektronik belge yönetim sisteminin (MEDO) işyerlerini kurarken, ofis işleri hizmeti, Büro Çalışma Kuralları ile belirlenen kurum içinde belge ve elektronik ileti alma, gönderme ve iletme işlemlerini merkezi olarak gerçekleştirir. 2011 yılında elde edilen verilere göre, MEDO işleri federal organların başkanları ve ofis yönetimi hizmetleri için neredeyse eşit oranlarda, yani. yaklaşık 2-3 iş - yönetim, 2-3 - işletme veya ofis.

Neredeyse hepsi kayıt tutma hizmetleri 2011 yılında tüm gözlem nesneleri için EDMS'nin konu yöneticisinin rolünü yerine getirmek:

• iyileştirme ve modernizasyon yönlerini belirlemek,
• gerekli dizinler ve sınıflandırıcılar sistemini geliştirin ve uygun görünümlere, "klasörlere" "yükleyerek" güncel tutun ve Veri tabanı standart formlar/elektronik şablonlar,
• erişim hakları verilmesi konusunda kararlar almak.

Batı pratiğinde ofis çalışmasının bu rolüne denir. bilgi sisteminin işlevsel yönetimi ve ilgili kaynağın "sahibi" olarak belge yöneticisinin sorumluluğunu sağlar. Gereksinimlerde (madde 13 ve bölüm III), EDMS ile çalışırken idari işlevleri yerine getirmeye yetkili kişilerin hakları ve rolleri ile sistem yöneticilerinin işlevleri arasında bir ayrım yoktur. Erişim hakları, kuruluşun uygun liderleri tarafından yönetilmelidir - sahipler bilgi kaynakları ve sözde "güvenlik görevlileri" (genellikle bir güvenlik/bilgi güvenliği hizmeti) ile birlikte bir kayıt tutma hizmeti. Ve sistem yöneticileri (BT servis uzmanları) sadece teknik olarak açarlar/sisteme gerekli erişimi zaten verilmiş olan karara göre sağlarlar. Bu nedenle, Gereksinimlerin 13, 28 ve 29. paragraflarının "erişim hakları ve kullanıcı gruplarının yönetimi", "EDS yöneticisi" vb. kavramlarla sonuçlandırılması ve netleştirilmesi gerekmektedir.

2011 yılında federal yürütme makamlarındaki belge akışını izleme sürecinde, VNIIDAD, kağıtsız belge yönetimine geçiş sorunlarını, uygulayıcılar tarafından formüle edilen EDMS'nin gelişme beklentilerini, federal yürütme temsilcilerini gösteren genelleştirilmiş veriler elde etti. yetkililerin kendileri:

• kağıt üzerinde belge sayısını azaltma eğilimi yoktur, elektronik kopyalar nedeniyle belge dolaşım hacminde önemli bir artış- kağıt biçiminde zaten var olan belgelerin taranmış elektronik görüntüleri. Kağıt üzerinde ve elektronik biçimde belgelerin paralel bir hareketi vardır;
• kağıt ve elektronik belgelerin paralel kullanımının devamı, yani. 6 Nisan 2011 tarihli Federal Yasanın uygulanmasını tam olarak sağlayan bir altyapı oluşturulana kadar belge akışlarının çoğaltılması, kayıt yönetimi hizmeti de dahil olmak üzere EDMS'deki imzalar çözülmemiş bir sorun olmaya devam etmektedir);
• Ofis Kuralları tarafından belirlenen çalışma işlevlerinin zorla değiştirilmesi, Çünkü Bir EDMS'yi uygularken, belgelerin işleme süreci, sistemin veya "ana" platformun sınırlamalarına bağlıdır (BT uzmanları ve yükleniciler sorunu bu şekilde sunar). Bu bağlamda, çalışanlar - yöneticiler ve sıradan kullanıcılar, yeni düzenleyici belgelerin geliştirilmesi, ofis çalışma talimatlarında onaylanmış Ofis Çalışma Kurallarına ve federal yürütme makamının idari düzenlemelerine uymayan değişikliklerin getirilmesi için özel eğitim gereklidir. ;
• EDMS'nin yapısı (yani, gelişmiş organizasyonel ve fonksiyonel mimari) ve EDMS ile ilgili hüküm hakkında birleşik bir fikrin olmaması. Böyle bir fikir, hem EDMS'nin geliştirilmesi için referans şartlarını oluşturanlar hem de yazılım ürünleri üreten şirketler için mevcut değildir (Gereksinimlerin yalnızca bir "hiyerarşik / sınıflandırma şemasının" geliştirilmesini sağladığını unutmayın; artık ofis yönetim hizmetleri için net değil ve onlar tarafından EDMS'nin sistem mimarisi değil, işlevsel bir temel olarak algılanmamaktadır);
• Hükümet Eylem Planı tarafından öngörülen tüm devlet kurum ve kuruluşları için bilgi sistemleri için tek tip gereksinimlerin getirilmesi ihtiyacı;
• federal yürütme makamlarının alt kuruluşlarıyla birleşik bir belge yönetim sistemine duyulan ihtiyaç, dağıtılmış EDMS'nin zorunlu tanıtımı ve portal teknolojilerinin kullanımı;
• EDMS ve MEDO arasındaki etkileşimi iyileştirme ihtiyacı, yani federal yürütme makamının ortak bir bilgi alanı oluşturmak veya en azından, kayıt tutma hizmetinin yetkili bir çalışanının bir iş istasyonundan her iki sisteme kontrollü giriş kolaylığı sağlamak. EDMS FOIV'ün SMEV ve MEDO sistemleriyle etkileşimine ilişkin 5. Maddede yer alan gereksinimler, daha yüksek düzeydeki belgelere, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin teknik gereksinimler için özel gereksinimler içermeyen ilgili düzenleyici belgelerine genel referanslar içerir. etkileşimin uygulanması ve Genel görünüm kayıttan bahsetmek elektronik hizmetler ve elektronik mesajları tanımlamak için bir dil. ERMS'nin elektronik birlikte çalışabilirliği sağlamak için BT şirketleri tarafından piyasada sunulan uygun bir ağ geçidi veya adaptöre sahip olup olmadığı, Gereksinimler belirtmez;
• elektronik belgelerin bilgi sisteminde saklanması konusunda ciddi bir sorun var oluşturulması, saklanması ve kullanımı münhasıran elektronik biçimde gerçekleştirilen belge listesinin her departmanı tarafından oluşturulması ve onaylanması ile bağlantılı olarak. EDMS için düzenleyici belgeler ve EDMS'de belgeleri depolamak için standart formatlar yoktur (EDMS'de dosya formatlarını belgeleme / format oluşturma ve elektronik belgeleri depolamak için formatlar oluşturmadan gösterme Gereksinimlerinin kısa 12. paragrafının yardımcı olmadığına dikkat edin). sorunu çözmede çok fazla);
• Ofis çalışma kuralları, bir belge hakkındaki bilgilerin bir EDMS'ye veya doğrudan belgelere girilmesini sağlayan elektronik belge şablonları dahil olmak üzere giriş formlarının (bir başvuru, belgeler hakkındaki zorunlu bilgilerin bir listesidir) kullanımını sağlar, yani. onaylanmış birleşik bir forma göre sistemde bir belgenin oluşturulması. Federal yürütme otoritesinin ofis yönetimi uzmanları bu çalışma alanını çok iyi anlıyor ve en azından bilgi sistemindeki bir elektronik belgenin yapısını veya bir dizi zorunlu ayrıntı/nitelik, bileşen ve ilgili meta veri içeren düzenlenmiş gereklilikler elde etmeyi umuyordu. bilgi güvenliği ve MEDO ile etkileşimi dikkate alarak. Ancak, onaylanan Gereklilikler henüz bu tür sistematik hükümler içermemektedir.
  Aynı zamanda, 2011 yılında VNIIDAD tarafından yürütülen iş akışını izleme sürecinde, gözlem nesnesi olan federal organların% 14'ünden fazlası, 2010 yılında onaylanan belge formlarının ve bunların daha da geliştirilmesi için planların varlığını bildirdi. Ve Sağlık Bakanlığı ve sosyal Gelişim Rusya Federasyonu, gelişme ile bağlantılı olarak şu bilgileri verdi: Yeni sürüm Oluşturduğu ve kullandığı EDMS 230 standardı birleşik formlar elektronik ortamda kullanılacak vatandaşların itirazlarına cevap mektupları, yani. belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için elektronik şablonlar olarak. Yazışma ve dahili iletişim için 50'den fazla standart birleşik form kullanılmaktadır federal Hizmet icra memurları, Federal Göç Servisi ve diğer departmanlar.
  Birleşik standart formlarına (elektronik şablonlar) dayalı olarak EDMS'ye belgelerin girilmesi için teknolojinin geliştirilmesi, uygulama taleplerini doğrulamaktadır, ancak Onaylanan Gereksinimlerde tarama teknolojisi bir öncelik olarak kabul edilir EDMS'ye belge girerken, alınan elektronik görüntüler / kopyalar nedeniyle toplam iş akışı hacmini arttırır.

Bu yasal bir belge mi?

Rusya Adalet Bakanlığı tarafından Rusya Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın 2 Eylül 2011 tarih ve 221 sayılı “Gereksinimlerin onaylanması üzerine…” kaydı onlara geçerli bir düzenleyici belge statüsü verir. Ancak siparişin metni, tekrarlanan kullanım için tasarlanmış herhangi bir zorunlu devlet düzenlemesi, Gereksinimlerin zorunlu olarak yerine getirilmesine ilişkin talimatlar, bunların uygulanmasının metodolojik rehberliği için sorumluluğun belirlenmesi ve yerine getirilmemesi için sorumluluk içermemektedir. Gereksinimlerin kendisi teknolojik bir belgedir ve metnin bir kısmı doğrudan eylem normları ve kuralları içermez, ancak düzenleyici yasal düzenlemelere atıfta bulunur. daha yüksek seviye ve standartlar. Şartların özünde tavsiye niteliğindeki eylemlere atfedilebileceği şekilde belirtilmiştir. Bilindiği gibi, Rusya Adalet Bakanlığı'nın açıklamalarına göre (04.05.2007 tarih ve 88 No.lu Emir) teknik düzenlemelerin yanı sıra bu tür normatif eylemler devlet kaydına tabi olmamalıdır. Buna ek olarak, Rusya Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı yasal düzenlemeleri kabul edebilir. yasal işlemler sadece düzenleme için bilgi Teknolojisi: devlet bilgi sistemlerindeki veri formatı, bilgi sistemlerinin bilgi güvenliği vb. için ağlar ve iletişim araçları için gereksinimleri belirleyin.

Bununla birlikte, 221 Sayılı Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın emri ve Gereksinimleri devlet kaydı ofis işleri ve belge akışının bilgi teknolojisi alanında olmamasına rağmen (yani, Rusya İletişim Bakanlığı'nın doğrudan sorumluluk alanında). Durum ancak, 176-r sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan kağıtsız belge yönetimine geçiş planına göre, 2. paragraf kapsamındaki önlemlerin uygulanmasının sonucunun ortaya çıkmasıyla açıklanabilir. bir emrin yayınlanmasıydı ve Rusya Haberleşme Bakanlığı bu olaydan sorumlu yönetici olarak atandı ve Gereksinimlerin bölümler arası nitelikte olacağı belirtildi.

Gereksinimlerin tematik bölümlerinin metninde, düzenleyici yasal düzenlemeler de dahil olmak üzere 10 doğrudan atıfta bulunulmaktadır (“… Kararnameye göre ...”, “... Federal Kanuna uygun olarak ... ”), kanunlarda en üst düzeyde norm ve kuralların oluşturulmasına rağmen. Bu üst düzey normların sadece Gereksinimlerde belirtilmesi, bilgi sistemlerinin uygulanması ve kullanılması sürecinde metodoloji ve teknoloji düzeyine aktarılması gerekiyordu.

Aynı zamanda, EDMS'nin sağlaması gereken DOE süreçleri listelenirken (Madde 6) Ofis Çalışma Kuralları'ndan bahsedilmemektedir, “süreçlerin” isimleri ofis teknolojisine ve ofis operasyonlarının profesyonel isimlerine karşılık gelmemektedir.

Metne göre, belge yönetimi (madde 9) ile ilgili temel GOST R ISO 15489-1-2007 standardına atıfta bulunulmuştur, ancak bunlara atanan 4 kişiden sadece 2'si Gereksinimlerde belirtilmiş ve belirtilmiştir. Genel özellikleri bilgi sisteminde oluşturulan, kullanılan ve saklanan belgeler (belgenin özgünlüğü ve bütünlüğü).

Avrupa spesifikasyonu MoReq (Elektronik kayıtların yönetimi için Model Gereksinimleri; Resmi elektronik belgelerin yönetimi için tipik gereksinimler), Gereksinimler metninin hiçbir yerinde, hatta bir bağlantı biçiminde bahsedilmez. Ama biri temel konseptler MoReq - bilgi sisteminin "sınıflandırma şeması / hiyerarşik şeması" bu kaynaktan ödünç alınmıştır.

Mevcut tüm ulusal standartların olmaması üzücüdür. Rusya Federasyonu Gereksinimlerin geliştirilmesinde doküman yönetimine ilişkin hususlar dikkate alınmıştır. Bu nedenle, EDMS'nin tanımlayıcıları ve dizinleri sisteminin temel aldığı meta verilerin sınıflandırması GOST R ISO 23081-1-2008 tarafından belirlenir; elektronik belgenin yapısı (Gereksinimlerin 13. maddesine göre) ve sürüm desteği, FSUE "Standartinform" tarafından tescil edilen IEC 82045-1 standardının resmi çevirisinde ayrıntılı olarak açıklanmıştır. bakış açısı bilgi Teknolojisi, elektrik Mühendisliği. Ve bir bilgi sistemi için gereksinimler geliştirirken (pratikte Gereksinimlerde yapılmayan) belge oluşturma süreçlerini düzenleme yükümlülüğü GOST R ISO 22310-2009 standardı ile belirlenir.

Özel bir "Normatif referanslar" bölümünün seçilmesi, sadece Gereksinimlerin müteakip metninin tamamının algılanmasını kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda tek normatif ve metodolojik temel, gerçek bir kağıtsız iş akışına doğru ilerleme yolunda ofis profesyonellerinin ve BT hizmetlerinin eylemlerinin birleştirilmesi gereken yer.

Bu konsolidasyon, Gereksinimlerin kavramsal aygıtı içeren özel bir bölümünün tahsis edilmesiyle kolaylaştırılacaktır. Gerekli:

• terminolojiyi uyumlu hale getirmek, kavramları tanıtmak ve tanımlamak "sahneler", "alanlar/alan", "meta veriler", a
• bir elektronik belgenin belirli gerekliliklerini/alanlarını listelerken, özelliklerinden bir tanesini daha belirtin - gerekliliğin kimlik olup olmadığı.

Bunun yerine, Büro Çalışması Kuralları tarafından öngörülmeyen yeni, kısmen konuşma dilindeki ofis işlemleri adları tanıtıldı. “Belgeyi icraya veya yürütücüye göndermek” yerine “belgeyi EDMS kullanıcısına ulaştırmak”, “mevcut depolamayı düzenlemek” yerine “belgeleri arşive yazmak”, “belgeleri saklamak ve güvenliğini sağlamak”, “ vakaları arşive aktarma”), "paralel" kullanılır, ancak "teknikler" ofis kavramlarıyla eşanlamlı değildir ( "oluşturma yasağı", "dosya biçimlerinin görüntülenmesi", "bir yetkili tarafından atanan alanlardan değerlerin çıkarılması", "EDMS kullanıcısından zorunlu meta verileri girmesini isteme", "bir sınıflandırma şemasının bölümü" veya "saklama sürelerini yok et", "saklama süresinin atanması", "saklama sürelerinin sayısı" vb.).

Gereksinimler metninin yapısı, federal yürütme makamlarının düzenleyici yasal işlemleri için sağlanan kurallara göre çerçevelenir. Gereksinimlerde yalnızca üç bölüm vardır:

1. Genel Hükümler.
2. Süreçlerin tanımı dokümantasyon desteği EDMS FOIV'te yönetim.
3. Sınırlı dağıtımın hizmet bilgilerini işlerken de dahil olmak üzere EDMS FOIV'ün bilgi güvenliği gereksinimleri.

Bölümler Romen rakamlarıyla belirtilmiş olup, tüm paragrafların numaralandırılması brüttür, Arap rakamları, yani numara sırasına göre ve öğenin bölüme ait olup olmadığına bakılmaksızın. Tekabül ediyor.

Gereksinimlerin bölümleri, kabul edilebilir olarak değerlendirilebilecek çeşitli derecelerde ayrıntılarla geliştirilmiştir. Ancak ikinci bölüm, Büro Çalışması Kuralları tarafından belirlenen gereksinimleri tam olarak yansıtmaz ve mantığına uymaz, bu, Gereksinimlerin düzenleyici bir belge olarak önemini azaltır. Örneğin, Gereksinimlerde EDMS'de belgelerin oluşturulması sistematik olarak düzenlenmemiştir (sadece kısa bir madde 11 vardır) ve EDMS'nin “en az 100 yıllık saklama sürelerinin sürdürülmesine izin vermesi gerektiği” ifadeleri (madde 20) , son paragraf, alt "e") veya "tüm elektronik belgelerin en az 5 yıl süreyle saklanmasını sağlamak" (s. 3) sadece iyi bir dilek olarak kalacaktır.

Metinde genel bir biçimde bahsedilen uygulamalar, tanımlayıcılar ve sınıflandırıcılar Gereksinimler'e verilmez.

Düzenlemenin konusu

Gereksinimlerin özel bir terminolojik bölümünün yokluğunda, EDMS kavramının tanımını ve kısmen bu belgeyi oluşturma amacını belirleyen 1. paragraf ilgi çekicidir:

SED FOIV - bu, dahili elektronik belge yönetimi olasılığını sağlayan ofis işleri ve belge akışını otomatikleştirmek için bir sistemdir ve Gereksinimler, federal yürütme makamının EDMS'sinin federal yürütmenin faaliyetlerini yürütürken gerçekleştirmesi gereken minimum işlev grubunu tanımlar. organın yanı sıra federal yürütme otoritesinin EDMS'si çerçevesinde belgeleri yönetme koşulları.

Bu tanım, Ofis Çalışma Kurallarının (09/07/2011 tarihinde değiştirildiği şekliyle) gerekliliklerine uymamakta ve yerleşik kurallardan sapmaktadır. ulusal standart GOST R ISO 15489-1-2007 modern (yeni ve minimal olmayan) belge yönetimi kavramı. Birleşik Ofis Kurallarının tüm federal yürütme makamlarında uygulanmasını destekleyen EDMS, belgelerin toplanmasını (belgelerin sisteme dahil edilmesini), işlenmesini, belge yönetimini ve bunlara erişimi sağlayan bir bilgi sistemi olarak düşünülmelidir. Büro Kuralları tarafından oluşturulana anlamca yakın olan EDMS FOIV'in konusunun tanımı, Gereksinimlerin sadece 4. maddesinde sabitlenmiştir ve EDMS, bu tanımda EDMS olarak kabul edilir. taslak belgeler de dahil olmak üzere federal yürütme makamlarının tüm belgelerini yönetmek için tasarlanmış bir bilgi sistemi(Bildiğiniz gibi bir taslak, proje bir belge statüsünde ofis çalışmalarında hiç dikkate alınmaz, bu nedenle bu açıklama gereksizdir).

Federal yürütme makamlarının ofis yönetimi hizmetleri çalışanları ve profesyonel topluluk federal yürütme makamının EDMS'si tarafından yerine getirilmesi gereken asgari işlevler kümesi(Gereksinimlerin 1. maddesi), ancak ayrıntılı olarak geliştirilmiş ve modern set federal kurumların aşağıdakileri yapmasına izin verecek işlevsel ve teknik gereksinimler:

• gönderilen ve dahili belgelerin toplu taranmasından ve ardından gelen belgelerin belge akışından kademeli olarak ayrılarak elektronik belge yönetimine aşamalı bir geçiş yapmak,
• federal yürütme makamlarının ilgili elektronik belge listelerine dahil ettiği belgelerin gerçek bir kağıtsız iş akışını sağlamak,
• mevcut EDMS'nin etkin modernizasyonu için yönergeleri seçin,
• elektronik imza mekanizmasını doğru bir şekilde uygulamak ve
• 176-r sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi tarafından sağlanan önlemleri tam olarak uygulamak.

Bu bağlamda, bir elektronik belge yönetim sistemi uygulayan veya mevcut bir EDMS'nin yeteneklerini değerlendiren federal yürütme makamlarına uyguladıkları Gereksinimlerin 2. paragrafı, aynı derecede inandırıcı değildir. Analiz, Gereksinimlerin yalnızca 3. Maddesinin EDMS'nin (bir sistem seçerken) teknik, işlevsel olmayan kriterlere göre değerlendirilmesine izin verdiğini ve işlevsel seçim kriterlerinin piyasada uzun süredir yerleşik olduğunu ve her iki BT şirketi tarafından da dikkate alındığını göstermektedir. yazılım ürünleri ve ilgili satın alma işlemlerini yürüten federal kurumlar sunmak.

Ayrıca, pratikte EDMS gerekliliklerinin oldukça yüksek olduğu, 2011'deki hemen hemen tüm federal yürütme makamlarının bir veya daha fazlasına sahip olduğu belirtilmelidir. endüstriyel EDMS. İzleme anketlerine bakılırsa, kendi sistemlerine sahip olmadıklarını söyleyen federal organlar bile, daha yüksek bir bakanlığın EDMS'sinin (sektörün dağıtılmış sistemi) veya önceki federal yürütme makamlarından “miras alınan” EDMS'nin işyerlerini kullandılar. İdari reform aşamalarında yeniden yapılanmaya uğrayan son yıllar. Belki de sadece Federal Arşiv Dairesi'nin EDS'si yoktur.

Bu nedenle, Gereksinimleri geliştirmenin amacı, Hükümet Eylem Planı tarafından ima edilen tek tip düzenleyici, metodolojik ve teknik standartlar, parametreler ve gereksinimler temelinde bilgi sistemlerinin ofis çalışmasına dahil edilmesi alanında modernizasyon yapmaktı.

EDMS için genel işlevsel olmayan gereksinimler

Teknik gereksinimleri "düzeyleyen" ve EDMS pazarı üzerinde önemli bir etkiye sahip olan Gereksinimlerin yararlı bir paragrafı, EDMS'nin performansı, güvenilirliği ve EDMS'deki bilgilerin korunması için gereksinimleri ortaya koyan paragraf 3'tür. Doğası gereği tavsiye niteliğinde olan EDMS.

Talep koşulsuz EDMS'nin ölçeklenebilirliği federal yürütme makamlarında, çünkü SED'in federal kurumlarında Son zamanlarda dağıtılmış sistemler olarak tasarlanmış takım çalışması merkez ofis çalışanlarının, bölgesel organların, alt kuruluşların vb. çalıştığı yerler.

Bu durumda performans göstergeleri büyük ölçüde EDMS'nin kendisiyle ilgili olmayan faktörlere bağlı olacaktır - ağ yükünün derecesi, Bant genişliği, sunucu kaynaklarının yapılandırılması ve yüklenmesi. EDMS'ye en fazla 3 saniye erişim., elbette kullanıcılar tarafından memnuniyetle karşılanacaktır, ancak ofis çalışma hizmetinin bu standardın ve bir belgeyi kaydederken oluşturulan karta erişim standardının (“giriş” formu, elektronik belge kartı) 5 saniyeden fazla olmadığını bilmesi gerekir. . , - üretim standartlarını, kayıt/sisteme belge giriş yerindeki çalışan sayısının hesaplanmasını, iş verimliliğinin değerlendirilmesini vb. etkileyebilir. Tecrübe etmek " en iyi uygulamalar”, belirtilen teknik gereksinimlerin yanı sıra sistem kesinti süresini sınırlama ve bir belgeyi yedek kopyadan geri yükleme süresini sınırlama gereksinimlerinin genellikle "sahip" tarafından imzalanan belirli bir Hizmet Düzeyi Sözleşmesinde (SLA) belirlendiğini gösterir. EDMS'nin ”, yani e. sistem yönetimini gerçekleştiren bir BT departmanı ile ofis yönetimi ve standartların / sayaçların belirli değerleri yıldan yıla azalma eğilimindedir.

EDMS FOIV kullanıcısının sistemdeki bir arıza hakkında otomatik bildirimi, bize göre ayrı bir teknik gereklilik olarak formüle edilmemeli, ancak bir seçenek olarak belirtilebilir, sistem kullanıcılarına yönelik genel bildirim ve hatırlatma mekanizmasındaki özelliklerden biri, elbette EDMS FOIV'ün yapması gerekendir. sahip olmak.

Elektronik belgelerin kaybolma riskini (en az bir yedek kopya) en aza indirmek için önerilen gereksinimler ve günümüzde EDMS güvenilirlik faktörü (en az 0,98) muhtemelen yeterli sayılabilir, ancak belge akışları için federal organlar münhasıran elektronik biçimde var olan bu katsayı değerlerinin güçlendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca, EDMS'nin işleyişinin diğer göstergeleri için teknik standartlar da formüle edilebilir ve her gösterge kendi standartlarına / sınırlarına sahip olabilir (kayıp katsayısı ve sınırları “fazla”, “daha ​​​​az değil”, yanıt süresi) merkezdeki iletişim düğümü, bölgesel otorite vb.) ve teknik standartlar temelinde, EDMS güvenilirlik göstergelerinin değerlerini genel bir biçimde değil, gerçek belge akışlarına göre hesaplamak mümkündür. . Bu, güvenilirlik gereksinimlerini karşılamak için önlemlerin geliştirildiği tasarım aşamasında ve ayrıca sistem yükü göstergelerinin ve analizinin izlenmesi aşamasında EDMS FOIV'ün modernizasyonu için özellikle önemlidir. teknik hatalar. İletişim ağının güvenilirliğine ilişkin göstergelerin değerlerinin de özel olarak ayarlandığı ve kontrol edildiği unutulmamalıdır. Ve genel olarak, yazılım şirketleri bir EDMS seçmek için çok daha fazla sayıda performans göstergesi ve özelliği sunabilir.

için gereksinim elektronik belgeleri en az 5 yıl süreyle saklamak için veri tabanının hacmi daha ziyade işlevsel bir gerekliliktir, "arşivlenir". Burada, elektronik görüntülerin de saklanması gerektiği açıklığa kavuşturulmalıdır, yani. tarama sonucunda elde edilen belgelerin kopyaları ve ayrıca 10 yıla kadar saklama süresi olan belgelerin federal yürütme makamının arşivine aktarılmadığı gerçeğini dikkate alın (ofis çalışma kurallarının 34. paragrafı) ). Aslında, beş yıllık saklama süresi esas olarak EDMS'nin kendisinde yalnızca elektronik biçimde oluşturulabilen, kullanılabilen ve saklanabilen operasyonel belgeler içindir. Bu arada, bu hüküm, EDMS'nin organizasyonel ve işlevsel mimarisi çerçevesinde, elektronik belgelerin uygun şekilde operasyonel / mevcut depolanması için bir havuz oluşturulmasını zorunlu kılacaktır. Taslakları EDMS'de oluşturulan, kararlaştırılan ve sonlandırılan belgelerin elektronik kopyaları için, ancak medya seçim metodolojisine (ISO 15489:2001, GOST R ISO 15489-1-2007), orijinalleri / asıllar imzalı ve kağıt formda (sistemde tanımlı) olarak kaydedilmelidir, çünkü kalıcı veya uzun süreli depolamaya tabidir. Bu arşiv temelinde, yürütme için belge göndermek, kuruluş çalışanlarına bilgi ve belge yayınlamak, mevcut faaliyetlerde aktif olarak kullanmak için bir kullanım fonu düzenlenebilir ve daha sonra zaten oluşturulmuş kullanım fonu olarak, asıllarının kağıt olarak aktarıldığı arşivde kullanılır. Ne yazık ki, belge yönetimi standartlarının metodolojisi, EDMS için işlevsel gereksinimlere ayrılmış oldukça hacimli 19. ve 20. paragraflarda bile açıklanmamıştır.

EDMS'nin bilgi güvenliği için işlevsel olmayan gereksinimler

Sınıf 1 G'den düşük olmayan sınırlı dağıtım hizmet bilgilerinin işlenmesini sağladığında, EDMS'nin güvenlik gereksinimine özel dikkat gösterilmelidir (bölüm I'in 3. maddesi).

Karşılık gelen bir referansın yokluğunda, şu varsayılabilir: bu gereklilik“Otomatik Sistemler. Bilgiye yetkisiz erişime karşı koruma. "Otomatik sistemlerin sınıflandırılması ve bilgi güvenliği gereksinimleri", 30 Mart 1992'de Rusya Federasyonu Başkanı altında Devlet Teknik Komisyonu tarafından onaylandı (bundan böyle Kılavuz Belge olarak anılacaktır).

Kılavuz belge, gizli bilgilerin işlendiği otomatik sistemlerin bir sınıflandırmasını oluşturmuştur; erişimin kısıtlandığı bilgiler Federal yasalar. Sınıflandırmanın tanımlayıcı özellikleri şunlardır:

• kullanılabilirlik otomatik sistem bilgi farklı seviyeler mahremiyet;
• yetkilerin dağılımı ve gizli bilgilere erişim seviyeleri;
• tüm modern EDMS tarafından desteklenebilen sistemdeki bireysel veya toplu bilgi işleme modu.

Güvenlik sınıfı 1 G, EDMS'nin aşağıdakileri açıkça tanımlaması gerektiğini önerir:

• erişim kontrol alt sistemi,
• korunan dosyalara erişim, iletişim kanalları aracılığıyla aktarımları dahil olmak üzere kullanıcıların, programların, işlemlerin kaydı ve muhasebesi için alt sistem,
• iletişim kanallarının kendilerine erişimin muhasebeleştirilmesi,
• izinler / erişim hakları için muhasebe,
• depolama ortamının “boşaltılan RAM alanlarının temizlenmesi” ve harici sürücüler, yani. belgelerin imhasının muhasebeleştirilmesi (ISO 15489:2001'e göre).

EDMS ayrıca bir bütünlük alt sistemine sahip olmalıdır yazılım araçları ve işlenmiş bilgiler, ancak bir şifreleme alt sisteminin varlığı (şifreleme ve onaylanmış / onaylanmış şifreleme araçlarının kullanımı) sistem sınıfı 1 G tarafından sağlanmaz. Bu bağlamda, Gereksinimlerin III. bölümünde, federal yürütme yetkisinin EDMS'de uygulanması sorununun daha açık bir şekilde açıklanması gerekmektedir. gelişmiş elektronik imza.

Rehberlik Belgesinin öngördüğünü belirtmek isterim. basılı (grafik) çıktı belgelerinin düzenlenmesinin kaydı ve muhasebesi. Bu gereklilik, Avrupa Ekonomik Komisyonu'nun 2010 tarihli 37 Sayılı Tavsiye Kararının mevcut taslağı ile uyumludur. imzalı bir dijital (yani elektronik) belge, kanıt olarak sunulabilen dijital bir belgedir ve dijital belge yazdırılacaksa, okuyucunun orijinalliğini ve bütünlüğünü doğrulayabileceği ek veriler içermelidir.. Ek olarak, bir EDMS seçerken veya geliştirirken, form sayaçları, belge yazdırma sayaçları sipariş eden ofis yönetim hizmetlerinin pratik ihtiyaçlarını açıklar. belirli bir tür, dahil. "Resmi Kullanım İçin" etiketli. Ne yazık ki, Gereksinimlerin III. Bölümü, iyi bilinen hükümlerin 30-32. paragraflarda uzun ve hacimli paragraflarda ortaya konmasına rağmen, bu konuları ele almamaktadır.

Bilgi güvenliği açısından EDMS gerekliliklerini içeren Gereksinimlerin III. teknik belgede federal yürütme makamlarının faaliyetlerinin organizasyonel ve işlevsel görevlerini belirlemeye çalışır.. Örneğin, 26. paragraf şöyle diyor: Federal yürütme otoritesinin EDMS'si, güvenlik politikasına uygun olarak belgelere erişim sağlamalıdır, ancak federal yürütme otoritesi için güvenlik politikası veya belge yönetimi politikası gerekli kurumsal belgeler olarak ayarlanmamıştır. Federal yürütme otoritesinin EDMS yöneticisinin yetkileri resmi düzenlemelere kaydedilmelidir. resmi FOIV (madde 29), ancak bu sorun federal yürütme makamının iç faaliyetlerini organize etmek için idari düzenlemelerde çözülmüştür ve bu Teknik Gerekliliklerde düzenlemenin konusu olamaz.

saat sistemde kullanıcı rollerini tanımlama ve erişim haklarını tanımlama Federal Yürütme Organlarında Kısıtlanmış Resmi Bilgilerin İşlenmesine İlişkin Prosedüre İlişkin Yönetmeliğin (03.11.1994 tarih ve 1233 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanmıştır), bununla bağlantılı olarak bir işaret / damga ile bağlantılı olarak dikkate alınması gerekir. Belgelerde “resmi kullanım için” düzenlenir. Sır türü (uygun erişim kısıtlaması ve akbaba) yönetim süreçleri/fonksiyonları sahipleri tarafından belirlenmelidir, yani. organizasyonun veya yapısal bölümlerin başkanları, ancak EDMS'nin yöneticisi değil.

Okul öncesi eğitim kurumları alanındaki ana düzenleyici gereklilikler

Yönetimin dokümantasyon desteği süreçlerinin tanımı SED FOIV'teki (DOE), Gereksinimlerin II. Bölümüne ayrılmıştır. Ancak bu belgede EDMS'nin geliştirilmesi ve uygulanması için, EDMS'nin gerekliliklerini belirlemek daha iyi olacaktır, bu da halihazırda aşağıda açıklanan teknolojinin uygulanmasına izin verecektir:

• elektronik imza ile ilgili federal mevzuat,
• Federal yürütme makamlarının ofis çalışma kuralları,
• ulusal düzeyde tek bir metodolojik belge temelinde geliştirilen (ve Federal Arşivler ile kararlaştırılan) federal organların ofis çalışmaları için talimatlar - Federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için talimatların geliştirilmesi için metodolojik tavsiyeler.

Tek bir düzenleyici ve metodolojik çerçevenin böyle bir yeterliliği ile, Gereksinimlerin 6. maddesinde, EDMS'deki belgesel destek süreçlerinin bir kez daha sabitlenmesi şaşırtıcıdır, bunlar arasında:

• Bir belgeyi veya onunla ilgili bilgileri EBYS'ye kaydetmek, belgenin EBYS'deki yerini belirlemek ve yönetmenize olanak sağlamak için bir dizi eylem, yani aslında, belgenin "girdi" tanımının konusu, bir belgeyi dahil etme yöntemlerinin daha eksiksiz bir tanımını oluşturan GOST R ISO 15489-1-2007 standardına uymayan formüle edilmiştir. EDMS (madde 9.3);
• belgeyi EDMS FOIV kullanıcısına getirmek(bu, hatırlatmalar ve bildirimler için gelişmiş bir mekanizma veya basitçe, kuruluşun yönetimi tarafından değerlendirilmek üzere veya doğrudan yapısal birimler sanatçılar);
• belge onayı(Bu onay biçimlerinin her ikisi de Ofis Çalışma Kuralları tarafından sağlandığından, EDMS'deki belgelerin dahili onayı ve harici onayın organizasyonu için gereksinimlerin düzenlenmesi gereklidir);
• belge imzalama(muhtemelen, elektronik imza ile ilgili federal mevzuatın tam olarak uygulanmasını sağlayan altyapının oluşturulması tamamlanana kadar, EDMS'de veya etkileşimli MEDO'da belgelerin imzalanması için özel gereksinimler beklenmemelidir);
• eylem protokollerinin kayıt tutulması(kontrol bilgisi) EDMS'de gerçekleştirilen ve hem kullanıcıların eylemlerini hem de EDMS yöneticilerinin eylemlerini içeren (bu, dokümantasyon yönetimi desteği operasyonları ile ilgili olmayan bir sistem sürecidir);
• belgelerin transferi (gönderme)(bu geleneksel ve önemli bir ofis çalışması işlemidir, ancak telekomünikasyon kanalları ve posta ve kuryeler dahil olmak üzere diğerleri dahil olmak üzere belge alma işlemi için gereksinimleri tanımlamadan düzenlemesi inandırıcı görünmemektedir. Ek olarak, Ofis Çalışması Madde 42. Kurallar, belgelerin kayıt yönetimi hizmeti tarafından alındığını ve gönderildiğini, yani bu işlemlerin ilgili olarak kabul edildiğini belirler, ayrıca alınan belgenin elektronik imzasının gerçekliğini doğrulayan kayıt yönetimi hizmetidir (madde 41) ve madde 23 ayrıca, federal yürütme makamının bölümleri içindeki belgelerin transferini de sağlar, t (yani, iç trafik yolları. Ancak, bir nedenden dolayı, Gereksinimler yalnızca belge gönderme hakkında söyler). Bu arada, Gereksinimlerin 16. Maddesi, EDMS'nin zarfların yazdırılmasını ve giden / gönderilen belgelerin posta listesini sağlaması gerektiği, EDMS'nin ise öncelikle elektronik etkileşim sağlaması gerektiği ve eğer sağlıyorsa “orijinal” normdan bahseder. Zarflara değil, posta listesine ve yalnızca posta listesine değil, aynı zamanda gönderilen yazışmaların bir envanterine dayalı olarak üzerlerine etiketler yazdırın. standart biçim Rus Postası tarafından kurulan);
• belgelerin federal yürütme makamındaki ofis çalışması talimatlarına uygun olarak saklanması ve muhasebesinin yanı sıra performans disiplininin kontrolü, referans materyallerinin hazırlanması ve belgelerin arşive yazılması(birkaç görev bir alt paragrafta çok yönlü bir görev olarak formüle edilmiştir, ayrıca soyadı ofis işleri ve arşivleme için bir terim değildir).

Bu nedenle, Gerekliliklere uygun olarak EDMS'nin, Ofis Kuralları tarafından oluşturulan ofis operasyonlarını tam olarak desteklememesi gerektiği ve edemeyeceği varsayılmaktadır, ki (41. paragraf) federal yürütme makamları belgeleri elektronik belge yönetim sisteminde oluşturulur, işlenir ve saklanır.

EDMS için temel işlevsel gereksinimleri belirleyen Kayıt Tutma Kurallarıdır - sistemler yalnızca bir belgeleme aracı / aracı, belge akışlarının yönlendirilmesini sağlayan bir "taşıma" ve son olarak, aşağıdakileri sağlamayan bir "depolama" olmalıdır. sadece belgelerin operasyonel olarak saklanması ve bunlar için muhasebe ve referans aparatı, ancak elektronik belgelerin daha uzun süre saklanması (10 yıla kadar dahil; Ofis Çalışması Kurallarının 34. maddesi).

Kanaatimizce, belge oluşturma konuları, Büro Çalışması Kurallarının ve eklerinin tüm normları dikkate alınarak ve belirtilmeyen kısa bir paragraf 11'de değil, Gereksinimlerin en başında düşünülmelidir. , ancak Ofis Çalışması Kurallarına yalnızca doğrudan bir referans içerir.

Belge akışlarının sınıflandırılması(Gereksinimlerin 7. maddesi) temel olarak doğru bir şekilde yürütülmüştür ve SMEV ve MEDO sistemlerini kullanan federal yürütme makamının ofis çalışması Kuralları ve bölümler arası elektronik etkileşim uygulamasına uygundur. Ama ne yazık ki pratik uygulama bireysel yoluyla alınan elektronik mesajları ve belgeleri almak ve işlemek için EDMS federal yürütme makamlarının ağ geçitleri ve depoları e-posta, alt paragrafta yansıtılmamış ve geliştirilmemiştir. 7 "d" Gereksinimleri.

Federal yürütme makamının EDMS'sine belgeleri dahil etme süreçlerinin düzenlenmesi (6, 8, 10, 13. maddeler) GOST R ISO 15489-1-2007 tarafından oluşturulan belge yönetimi gereksinimlerini yansıtır. Ancak, 8 ve 10. paragraflarda elektronik görüntü oluşturma yasağının oluşturulduğu belgelerin listesi. Federal yürütme makamının ofis çalışması talimatlarının bir parçası olarak geliştirilmesi veya onaylanması ihtiyacı, ofis çalışması Kuralları tarafından sağlanmamıştır. Bize göre daha net öncelikle dahili belgelerin taranmasına bir yasak getirilmelidir, bunun sonucunda kağıt biçiminde önceden oluşturulmuş belgelerin elektronik görüntüleri / kopyaları oluşturulur.

daha açık bir şekilde tanımlanmalı ve federal yürütme makamının EDMS'sinde münhasıran elektronik biçimde belge oluşturma gerekliliği Gereksinimlerde belirtilmeyen (Federal Arşivler ile kararlaştırılan ve federal yürütme makamları tarafından onaylanan) elektronik belgeler listesine uygun olarak ve federal yetkililer bu tür listeleri geliştirmek için yeterli kaynak harcadı.

GOST R ISO 15489-1-2007 daha eksiksiz bir bilgi sisteminde oluşturulan, kullanılan ve saklanan belgenin özelliklerinin listesi Gereksinimlerin 9. maddesi uyarınca federal yürütme makamının EDMS'si tarafından sağlanması gerekenlerden daha. İlk olarak, kurulmalıdır elektronik bir belgenin yapısı için gereksinimler(Gereksinimlerin 12. paragrafındaki dosya formatlarını listelemek yeterli değildir) ve ikincisi, özellikler özgünlük belge, güvenilirlik, bütünlük ve kullanıma uygunluk birbiriyle ilişkili ve birbirine bağımlıdır, bu nedenle sadece ikisi zorunlu hale getirilmemeli ve geri kalanı atlanmalıdır.

İşlevsel gereksinimlerin yanı sıra, bölüm II ayrıca şunları da belirler: EDMS için gerçek teknik gereksinimler(tüm işlemlerin tarih ve saatinin sabitlenmesi, sistem günlüğünün tutulması ve belgelerin saklanma süreleri boyunca sistem protokollerinin güvenliğinin sağlanması, etkileşimli bir arayüz kurma gereksinimleri, belge projeleri için sürüm oluşturma desteği ve diğerleri), çoğu karşılık gelir Uluslararası standartlar belge yönetimi için.

Gereksinimlerin II. Bölümünün son noktaları hakkında kısaca yorum yapacağız (madde 19 ve 20), çünkü bizim görüşümüze göre, EDMS'nin organizasyonel ve işlevsel mimarisinde depolama tahsisi olmadan ve oluşturma kurallarının açık bir düzenlemesi olmadan. belgelerin sistemde saklanması için herhangi bir gereklilik oluşturmak mantıklı değildir. Ve böylece, bu paragraflardaki yeterli sayıda ifadenin, sistemin konu (işlevsel) yöneticisinin eylemlerini, yani. ofis hizmetleri, sistem gereksinimleri değil. EDMS'nin kendisi bir süre "oluşturamaz", "imha için belgeleri seçemez" ve bunları "yok edemez", depolama sürelerindeki belgelerle "asgari eylemler için seçenekler sunamaz", "depolama sürelerinin sayısını sınırlayamaz" vb. . Bu işlemler sistemin ilgili yöneticisi (arşivden sorumlu), uygun referans kitaplarını, sınıflandırıcıları geliştirerek ve işleyişi için algoritmayı kurarak gerçekleştirilecektir. EDMS, belgelerin değerini, imhalarını desteklemeli, ancak otomatik olarak inceleyemez.

Belgeleri arşive aktarma prosedürünü resmileştiren belgeler oluşturma gereksinimi (20 "e" bendi) eksik formüle edilmiştir, çünkü EDMS'den raporlar şeklinde alınmalıdır. öngörülen form ve kalıcı, uzun süreli saklama süreleri ve personel vakalarının dahili envanterleri.

İlgi çekici olan sadece gereksizdir, bize göre, EDMS FOIV sınıflandırma şemasına uygunluk gereksinimi(Gereksinimlerin 19. maddesi) vakaların isimlendirilmesinin bölümleri ve alt bölümleri yapısal tipte bir sınıflandırıcı olarak federal yürütme otoritesi için geliştirilmekte olan , (Ofis Çalışması Kurallarının 29. maddesi). Bu gereklilik, EDMS'nin organizasyonel ve fonksiyonel yapısının aşağıdakilere bağımlılığını belirler. örgütsel yapı oldukça sık değişen (idari reform devam ettiği için) federal organın kendisi ve bu bağımlılık işlevsel ve optimal değil, çünkü EDMS, öncelikle, belirli yapılarla değil, federal yürütme makamları içindeki belgelerle çalışma ve etkileşim süreçlerini desteklemelidir.

Kısa sonuçlar

Bu nedenle, Telekomünikasyon ve Kitle İletişim Bakanlığı Gereksinimlerinin tavsiyeleri, normatif belge, federal yürütme makamları için zorunlu olan Ofis Kurallarının gerekliliklerine uygunluk için dikkatli bir çalışma ve doğrulamaya tabidir! Gereksinimlerin kendisi, Büro Çalışma Kuralları tarafından belirlenen ofis operasyonlarının performansına ilişkin normları ve kuralları ve bunlara dayalı olarak geliştirilen federal yürütme makamında ofis çalışması için departman talimatlarını tam olarak destekleyemez.

Gereksinimler, normatif bir statüye sahip olan, ancak aslında mevcut haliyle uygulanamayan ilginç bir belgedir, çünkü 176-r sayılı Hükümet Kararı ile onaylanan Eylem Planı'na tam ve gerçek uyum bağlamında geliştirme, açıklama ve somutlaştırmayı gerektirmektedir.

Ve bir önemli not daha: Halihazırda iç piyasada sunulan hazır EDMS çözümlerinin hiçbiri ihtiyacı karşılayamıyor.

Dipnotlar

Gösteriyi Daralt

Bir işletmenin kurumsal bilgi sisteminin işlevsel alt sistemlerinden biri, amacı belge yönetimi ve iş süreçlerinin otomasyonuna dayalı ekonomik sistemlerin yönetiminin verimliliğini artırmak olan bir elektronik belge yönetim sistemidir (EDMS), her türlü yönetim sürecindeki tüm katılımcıların ortak faaliyetlerini sağlayan ve koordine eden belgelerle çalışmak.

Halihazırda oluşturulmakta olan elektronik belge yönetim sistemleri, BDT'nin temel gereksinimlerini karşılamalıdır.

Ölçeklenebilirlik. Elektronik belge yönetim sisteminin hem birkaç birimi hem de birkaç bin kullanıcıyı destekleyebilmesi arzu edilir ve sistemin kapasitesini artırma yeteneği yalnızca ilgili donanımın kapasitesi ile belirlenir. Bu gereksinim, Sybase, Oracle, Informix vb. firmalar tarafından üretilen, neredeyse tüm donanım ve yazılım platformlarında bulunan endüstriyel veritabanı sunucularını destekleyerek karşılanabilir ve böylece en geniş performans aralığı sağlanır.

Dağıtım. Belgelerle çalışırken temel sorunlar coğrafi olarak dağıtılmış kuruluşlarda ortaya çıkar, bu nedenle elektronik belge yönetim sistemlerinin mimarisi, dağıtılmış sitelerin etkileşimini desteklemelidir. Ayrıca dağıtık siteler hız ve kalite açısından en çeşitli iletişim kanallarıyla birleştirilebilir. Ayrıca, sistem mimarisi uzak kullanıcılarla etkileşimi desteklemelidir. J

modülerlik, Müşterinin, iş akışı sisteminin tüm bileşenlerini hemen uygulaması gerekmeyebilir ve bazen müşteri tarafından çözülen görevler aralığı, tüm iş akışı görevleri aralığından daha azdır. O halde elektronik belge yönetim sisteminin birbiriyle bütünleşik ayrı modüllerden oluşması gerektiği açıktır.

açıklık. Bir elektronik belge yönetim sistemi, örneğin sistemi diğer uygulama sistemleriyle, özellikle bir muhasebe programıyla entegre etmek gerektiğinde, diğer sistemlerden ayrı olarak var olamaz ve olmamalıdır. Bunu yapmak için, belge yönetim sistemi, verilerin işlenmesi ve iletilmesi için ortak standartları desteklemeli ve olası iyileştirme ve diğer sistemlerle entegrasyon için açık arayüzlere sahip olmalıdır.

4. Elektronik belgelerin korunması

İşletmedeki ZD'nin genel şeması, Şek. 8, ZD için organizasyonel ve teknik önlemler sistemini yansıtır.

Organizasyonel önlemler şunları belirler:

veri işlemeye dahil olan personelin iş işlevleri;

kritik operasyonlar için operasyonun kontrolü ve yürütülmesi farklı tuşlara sahip iki çalışan tarafından yapılmalıdır;

veritabanı için güvenilir depolama koşulları sağlanmalıdır;

orada güvenilir koruma koşulları sağlanmadıysa, verilerin başka yerlere (şirketler, kuruluşlar) aktarılması yasaktır;

mücbir sebep durumunda verileri kaydetmek için bir tahliye planı geliştirilmelidir.

İki türe ayrılan HP Kontrolü çok önemlidir:

Harici doğrulama veya denetim (üçüncü bir tarafça gerçekleştirilir);

dahili doğrulama (kurum içi) Teknoloji, aşağıdaki doğrulama faaliyetlerini içerir:

sistem belgeleri;

proje dokümantasyonu (binalar, tesisler, bilgisayar merkezleri);

yazılım için tasarım belgeleri;

yazılım ve işletim sistemlerine ilişkin kılavuz kullanıcı belgeleri;

istihdam (erişim) ve yönetimi;

kaynak kodu revizyonları;

veri dosyalarının ve klasörlerin adları (dizinler);

tüm veri taşıyıcıları;

terminal erişimi;

kullanıcı listeleri ve hakları;

konsol protokolleri;

sistem günlükleri;

donanım ve yazılım arızalarının günlükleri;

Elektronik veri işleme ve kişisel verilerde değişiklik yapma protokolleri vb.

Gerçekleştirilen eylemler sonucunda, iki tür ortamda özel veya kamuya açık yazılımlar kullanılarak gerçekleştirilebilen bir kontrol listesi oluşturulur: basılı (kağıt) kopya ve elektronik form.

Olarak teknik koruma önlemleri elektronik imzalar ve elektronik zarflar kullanılmaktadır.

Elektronik İmza özgünlüğünü doğrulamak için metne eklenen özel bir karakter dizisidir. Metnin kendisinden ve gizli anahtarınız olarak adlandırılan özel bir sayı olan K'den karmaşık matematiksel dönüşümler yoluyla elde edilir. Metni değiştiren herhangi bir üçüncü kişinin imzada uygun değişiklikleri yapması gerektiği açıktır. Bununla birlikte, bileşenlerinden birini bilmek - metin, diğerini bilmiyor - anahtarı ve bu nedenle bu tür değişiklikleri yapamaz. Bir imzayı doğrularken, üzerinde, alındığının tersi olan eylemler gerçekleştirilir, ancak gizli anahtar yerine, bunlara başka bir sayı katılır - ortak anahtar. Tabii ki, sırra bağlıdır, ancak gizli anahtarı halka açık olandan almak imkansız olacak şekilde. Böylece açık anahtarınızı korumasından endişe duymadan tüm abonelere gönderebilirsiniz. Başkasının eline geçse dahi bilgileriniz sahte olmayacaktır. Bu anahtar oluşturma ve dağıtma yöntemine ortak anahtar dağıtım ilkesi denir.

Aynı ilke, bir mektubu mühürlerken de kullanılır. elektronik zarf . Mühürleme için iki anahtar kullanılır: sizin özel anahtarınız ve mektubun gönderildiği abonenin genel anahtarı. Bu iki anahtardan bir - ortak - anahtar oluşturulur. Ayrıca yazdırırken de kullanılır, ancak bu durumda tersi ortaya çıkıyor - sizin Genel anahtar ve abonenizin gizli anahtarı (bu iki çift, paylaşılan anahtarlar aynı olacak şekilde düzenlenmiştir).

Bu, öncelikle, anahtarları değiştirmek için tüm abonelerle kişisel olarak görüşmeniz gerekmediği için uygundur - yalnızca anahtarları e-posta ile gönderin ve ikinci olarak, aynı anahtarı oluşturup herkese dağıttığınız için.

Belgelerin internet üzerinden güvenli bir şekilde iletilmesi için alınması gereken önlemler

Bir güvenlik duvarının işlevlerini yerine getiren yazılım ve donanım kompleksinin merkezi düğümüne yerleştirme.

Paket filtreleme ve kullanıcı doğrulama.

İnternette kayıtlı olmayan ve bu nedenle dış dünyadan erişilemeyen yerel IP adreslerine sahip kurumsal bir intranet aracılığıyla düğümler arasında dahili iletişimin sağlanması.

Dahili IP adreslerini global olanlara çeviren, gelen ve giden trafiği kısıtlayan ve kullanıcılar tarafından ziyaret edilen harici Web sitelerini kaydeden bir proxy sunucusu tarafından harici ağa erişimin engellenmesi.

Kritik veritabanlarını içeren yerel sunucularda ve Web sunucularında farklı protokollerin kullanılması, veritabanlarına yetkisiz erişimi zorlaştırır. Bu, Web teknolojisinin faydalarını biraz azaltabilir.

Belge yönetim sisteminin kendisinde erişim kontrol mekanizmalarının uygulanması (erişim kontrol listesi, erişim seviyeleri, roller, kullanıcı grupları, şifreleme vb.).

Ek. Federal yürütme organlarının elektronik belge yönetimi bilgi sistemleri için, diğer şeylerin yanı sıra, bu sistemler aracılığıyla sınırlı dağıtım resmi bilgilerini işleme ihtiyacını dikkate alarak gereklilikler

Rusya Federasyonu Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın emri
2 Eylül 2011 tarihli N 221
"Federal yürütme organlarının elektronik belge yönetimi bilgi sistemleri gerekliliklerinin onaylanması üzerine, diğer şeylerin yanı sıra, bu sistemler aracılığıyla sınırlı dağıtım resmi bilgilerini işleme ihtiyacı dikkate alınarak"

2 Haziran 2008 tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan Rusya Federasyonu Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı Yönetmeliğinin 5.2.23 paragrafı uyarınca N 418 (Rusya Federasyonu Toplu Mevzuatı, 2008) , N 23, Madde 2708; N 42, Madde 4825; N 46, madde 5337; 2009, N 3, madde 378; N 6, madde 738; N 33, madde 4088; 2010, N 13, madde 1502; N 26, madde 3350; N 30 , madde 4099; N 31, madde 4251; 2011, N 2, madde 338; N 3, madde 542; N 6, madde 888; N 14, madde 1935; N 21, madde 2965), ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 12 Şubat 2011 N 176-r emriyle onaylanan iç faaliyetleri düzenlerken federal yürütme organlarının kağıtsız belge yönetimine geçişine ilişkin eylem planının 2. paragrafı (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2011, N 8, Madde 1151) sipariş ediyorum:

1. Diğer şeylerin yanı sıra, bu sistemler aracılığıyla sınırlı dağıtım resmi bilgilerini işleme ihtiyacını (bundan sonra Gereksinimler olarak anılacaktır) dikkate alarak, federal yürütme organlarının elektronik belge yönetimi bilgi sistemleri için ekli gereksinimleri onaylayın.

2. E-devletin (Lipov) oluşturulması ve geliştirilmesi alanındaki Devlet Politikası Departmanı, Rusya Federasyonu Telekomünikasyon ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın resmi web sitesinde Bilgi ve telekomünikasyon ağı İnternet'te Gereksinimleri yayınlar.

3. Devlet kaydı için bu emri Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na gönderin.

Kayıt N 22304

Federal yürütme organlarının elektronik belge yönetimi bilgi sistemleri için gereksinimler oluşturulmuştur.

Sistem ölçeklenebilir olmalıdır.

Performans, güvenilirlik ve koruma seviyeleri verilmiştir. Bu nedenle, sisteme erişim 3 saniyeden fazla sürmemeli, arıza ve yeniden başlatma durumunda kesinti süresi - 30 dakika. Kısıtlı hizmet bilgilerinin işlenmesi durumunda yetkisiz erişime karşı güvenlik - 1G sınıfından düşük değil.

Sistem, devlet sırlarını içerenler hariç, taslakları da dahil olmak üzere kurumun tüm belgelerini yönetecek şekilde tasarlanmıştır. Özellikle departmanlar arası elektronik belge yönetim sistemi ile etkileşime girer.

Sisteme bir belge girme süreci, kaydı, taranması ve elektronik bir görüntünün oluşturulmasını içerir.

Elektronik görüntü oluşturma yasağı belirlenirse, belge yalnızca kaydedilir.

Sistem en az 4 dosya biçimini desteklemelidir: pdf, rtf, doc, tiff.

Ayrıca, elektronik imzaların doğrulanmasını ve güvenliğini sağlamalı, erişim sağlama ve diğer işlemlere ilişkin bilgileri, kontrol bilgilerinin bir parçası olarak belgeler ve meta verilerle kaydetmelidir.

Sistemin GOST R 51275-2006'ya ve gizli bilgilerin teknik korunmasına ilişkin kurallara uyması gerekmektedir.

İnternete doğrudan (güvenli olmayan) bir bağlantısı olmamalıdır.

Rusya Federasyonu Telekom ve Kitle İletişim Bakanlığı'nın 2 Eylül 2011 tarihli Emri N 221 "Federal yürütme organlarının elektronik belge yönetimi için bilgi sistemleri gerekliliklerinin onaylanması üzerine, diğer şeylerin yanı sıra, işleme ihtiyacı dikkate alınarak bu sistemler aracılığıyla kısıtlı hizmet bilgileri"

Kayıt N 22304

Bu Emir, resmi yayın tarihinden 10 gün sonra yürürlüğe girecektir.