Ofis işleri ve ofis

Sipariş ve Sipariş: Kurumsal Yayın Prosedürü

Ekaterina Kameneva
12 Kasım 2008 16:13

Emir ve emir verme prosedürü, belirli bir sırayla gerçekleştirilen ayrı aşamalardan oluşur. Yazıya doğrudan bu aşamaları düşünerek başlamak yanlış olur. İlk olarak, düzenin ve düzenin asıl amacını belirlemeli, bu tür belgeler arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları belirlemelisiniz.

Düzen ve düzen: benzerlikler ve farklılıklar nelerdir

Hemen not edilmelidir ki, emir ve emir, münhasıran karar verme koşullarında verilen idari belgelere atıfta bulunur. Bu gibi durumlarda, bir bütün olarak işletmedeki tüm yönetim konularındaki güç, başkanına ve yapısal birim içindeki yönetim konularında - ilgili seviyenin başkanına aittir.

Bir emir veya emir metninde yer alan talimat ve kararlar aşağıdakilere yönlendirilebilir:

• mükemmellik örgütsel yapı işletmeler;
• işletmenin ana (veya üretim) faaliyetini yürütmek için araç ve yöntemlerin seçimi;
• işletmeye finansal, işgücü, - malzeme, bilgi ve diğer kaynakları sağlamak;
• organizasyonel belgelerin onaylanması ve bunlarda yapılan değişiklikler vb.

Unutulmamalıdır ki, emir veya talimatlarda yer alan talimat ve kararlar, işletmenin tamamı veya bir kısmı için bağlayıcıdır.

Ve şimdi, düşündüğümüz belge türleri arasındaki farkları belirlemeye çalışacağız.

Emir işletmenin karşı karşıya olduğu ana ve operasyonel görevleri çözmek için tek kişilik yönetim temelinde hareket eden, işletme başkanı (yapısal birimi) tarafından çıkarılan yasal bir işlemdir.

1. Bir emrin veya talimatın verilmesinin başlatılması.
2. Bir taslak belgenin hazırlanması için bilgilerin toplanması ve analizi.
3. Bir taslak siparişin veya talimatın hazırlanması.
4. Taslak belgenin onaylanması.
5. Taslak emrin veya talimatın onaylayanların yorumlarına göre sonuçlandırılması.
6. Bir sipariş veya siparişin imzalanması.
7. Bir siparişin veya talimatın kaydı.
8. Emir veya talimatı uygulayıcılara getirmek.

Yukarıdaki aşamalar, ilk aşamadan sekizinci aşamaya kadar sırayla gerçekleştirilir, ayrıca, onay aşamasında taslak belge hakkında herhangi bir yorum yoksa beşinci aşama tamamen olmayabilir.

Her aşamayı ayrı ayrı ele alalım.

Bir emrin veya talimatın verilmesinin başlatılması

Taslak siparişler ve siparişler aşağıdaki durumlarda hazırlanabilir:

• planlı bir temelde (önceden geliştirilmiş bir plan veya programa göre);
• işletmenin yönetimi adına;
• liderlerin inisiyatifinde yapısal birimler veya - alt işletmeler ve bireysel uzmanlar.

Bir emir veya talimat verme ihtiyacının gerekçesi bir muhtıra, analitik veya bilgi içeriği sertifikası, teklif, sonuç, eylem, resmi mektupta belirtilebilir. Bu belgeler başlangıç ​​kararları olarak hareket eder.

Bölüm 3.11. GOST R 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler.

Belgenin tarihi, Arap rakamlarıyla şu sırayla düzenlenir: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay iki çift halinde çizilir Arap rakamları nokta ile ayrılmış; yıl - dört Arap rakamıyla.

İzin verilen, tarihi biçimlendirmenin sözlü ve sayısal bir yoludur, örneğin 05 Haziran 2003 ve tarihi şu sırayla biçimlendirme: yıl, ay, ayın günü, örneğin: 2003.06.05.

örnek 1

LLC "Novostroyregion-A", yazılım geliştiricisi JSC "21. yüzyılın Teknolojileri" nden, depo muhasebesi "Depo +" için yazılım ürününün yeni bir sürümünün yanı sıra bir CD diskinin piyasaya sürülmesi hakkında bir mektup mesajı alır. bir güncelleme modülü ve güncelleme talimatları. Bu mektubu alan Novostroyregion-A LLC'nin başkanı, depo yöneticisi A.V. Stepanov'a talimat verdiği bir karar çıkarır. otomasyon sisteminin yeni yeteneklerini analiz etmek depo muhasebesi ve programın yeni bir sürümüne geçme ihtiyacı hakkında rapor verin. Stepanov A.V. genel müdüre hitaben bir not hazırlar ve sistemin yeni versiyonuna geçişin mal muhasebesi işlerinin daha verimli bir şekilde organize edilmesini ve personel verimliliğinin artmasını sağlayacağını bildirir. Bu notu inceledikten sonra, Genel Müdür depo kontrol otomasyon sisteminin yeni bir versiyonunun devreye alınması için taslak sipariş hazırlama talimatı verdiği yeni bir karar oluşturur. Yani, bu durumda, siparişin verilmesi için başlangıç ​​belgeleri, OJSC "21. Yüzyıl Teknolojileri" nden bir mektup ve depo başkanı A.V. Stepanov'dan bir nottu. Bu belgelere dayanarak, işletme başkanı bir taslak sipariş hazırlama talimatı verdi.

Taslak sipariş veya siparişin hazırlanması için bilgilerin toplanması ve analizi

Bu aşama, her şeyden önce, gelişimi için gerekli nesnel, yeterli ve zamanında bilgilerin toplanmasını ve analizini içerir. Yönetim kararı, daha sonra verilen siparişe veya siparişe yansıtılacaktır.

Bilgi kaynakları şunlar olabilir:

• yasal işlemler ve normatif belgeler;
• kuruluşun mevcut belgeleri;
• diğer kuruluşlardan gelen belgeler;
• arşiv belgeleri;
• süreli yayınlar;
• bilimsel materyaller vb.

Bilgilerin toplanması ve analizinin sonucu, bir yönetim kararının geliştirilmesidir. Bilgiyi analiz etme sürecinde, farklı seçenekler kararlar ve kapsamlı değerlendirmelerinden sonra, en kabul edilebilir olanı seçilir.

Örnek 1'in devamı

Bir taslak siparişin veya talimatın hazırlanması

Proje hazırlığından bahsetmişken, belgeyi değil, projeyi uzmanın (veya geliştiricinin) hazırladığına dikkat edilmelidir. Projenin kanuni bir yaptırımı yoktur ve taslak idari belgenin emir veya emir olabilmesi için onay ve imza sürecinden geçmesi gerekir. Ayrıca, imzalandıktan sonra belgenin kaydı gereklidir.

Bir uzman veya yapısal bölümlerin uzmanları tarafından bir taslak sipariş veya talimat hazırlanır. Taslak belge çeşitli bölümlerin çıkarlarını etkiliyorsa, işletme yönetiminin kararı ile geçici bir komisyon oluşturulmalı veya taslağı hazırlamak için bir grup işçi atanmalıdır.

Taslak siparişler ve siparişler, GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri” gerekliliklerine uygun olarak hazırlanır. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereksinimleri "(bundan böyle - GOST R 6.30-2003).

Böyle, taslak siparişler ve siparişler formlara yazdırılır A4 formatı, yani 210 × 297 mm. Genellikle siparişler ve siparişler için özel formlar geliştirilir. GOST R 6.30-2003'e göre, bunlara “belirli belge türlerinin biçimleri” denir. Bu tür formlar (mektup hariç), bağlı olarak kurucu belgeler kuruluşlar aşağıdaki ayrıntıları içerir:

• Ulusal amblem Rusya Federasyonu(veya Rusya Federasyonu konusunun arması veya kuruluşun amblemi veya marka(servis markası);
• şirketin adı;
• belge türünün adı;
• belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;
• gereklilikler için kısıtlayıcı işaretlerin yanı sıra:

Belgenin tarihi;

Belgenin kayıt numarası.

Form alanlarının boyutları özel ilgiyi hak ediyor. Bu nedenle, GOST R 6.30-2003'e göre, form en az aşağıdaki alanlara sahip olmalıdır:

• 20 mm - sol;
• 10 mm - sağ;
• 20 mm - üst;
• 20 mm - alt.

Sol kenar boşluğu, bir belgeyi bir dosyaya dosyalamak için kullanılır. Bundan, uzun (10 yıldan fazla) ve kalıcı depolama süreleri (siparişleri ve siparişleri içeren) için belge formları geliştirirken, sol kenar boşluğunu 30-35 mm aralığında ayarlamak daha iyi olduğu sonucuna varabiliriz. 20 mm.

Tablo 1. Sipariş ve talimatın zorunlu detayları

	sahne adı	Kayıt anı sahne
Belge baskısı
	şirketin adı
	belge türünün adı	hazırlamaya gerek yok, formda mevcut
	belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer	hazırlamaya gerek yok, formda mevcut
	belge tarihi
	belge kayıt numarası	belgenin tescili sırasında imzalandıktan sonra düzenlenir
	metne gitmek
	belge metni	taslak belge hazırlanırken hazırlanır
	belge onay vizesi (gerekirse damga onay belgesi de olabilir)	taslak belgenin onaylanması sırasında tamamen resmileştirilmiş
	tam imza	belgenin imzalanması sırasında düzenlenen
	kurucu belgelere bağlı olarak, Rusya Federasyonu Devlet Amblemi mevcut olabilir (veya Rusya Federasyonu'nun kurucu bir varlığının amblemi veya bir kuruluşun amblemi veya bir ticari marka)	hazırlamaya gerek yok, formda mevcut
İzleme ve yürütme
	kontrol işareti	belge kontrol için gönderildiğinde hazırlanır
Belgenin kontrolden çıkarılması ve vakaya iletilmesi
	belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir işaret	kontrolden çıkarırken ve belgeyi davaya gönderirken hazırlanır

Şimdi taslak siparişlerin ve siparişlerin tasarımının özelliklerini dikkate almaya devam edelim. İle başlayalım Metin oluşturma kuralları. O her zaman birinci tekil şahıs olarak yazılır ve iki bölümden oluşur:

• belirten (veya önsöz) ve
• Yönetim.

V tespit edici kısımöngörülen eylemlerin gerekçesi verilir. Bir emir veya talimatın verilmesinin temeli, bir üst kuruluşun yasal veya düzenleyici yasal işlemi veya bu kuruluş tarafından daha önce düzenlenmiş bir belge ise, adı, tarihi ve numarası tespit bölümünde belirtilir. Bu durumda "Temelde", "Uygulamada", "Uygun olarak" gibi formülasyonlar kullanılabilir. İnisiyatif temelinde bir emir veya emir verilirse, tespit eden kısım, öngörülen eylemlerin amaç ve hedeflerini formüle eder, emrin veya emrin verilmesine neden olan gerçekleri veya olayları belirler.

Tespit kısmı genellikle "Amaçlar için", "İletişim içi" vb. kelimelerle başlar.

Öngörülen eylemlerin açıklamaya veya gerekçeye ihtiyaç duymaması nedeniyle, tespit eden kısmın bulunmadığı durumlar vardır.

Emirlerdeki belirleyici kısım, "SİPARİŞ EDİYORUM:" komut kelimesinden ve emirlerde - "ÖNERİYORUM:" veya "ZORUNLULUK:" kelimesiyle ayrılır. Bu kelimeler alandan yeni bir satıra büyük harflerle yazdırılır.

İdari kısım her bir eylemi gerçekleştiren kişi ve performansın zamanlaması ile birlikte öngörülen eylemlerin bir listesini içermelidir.

Genellikle, çeşitli emirler için kendi hazır olma şartlarına sahip birkaç uygulayıcının olduğu varsayıldığından, idari kısmın noktalara bölünmesi vardır.

Belgenin parçası

Organizasyonel ve idari belgeler. Evrak için gereklilikler: yönergeler GOST R 6.30-2003'ün uygulanması hakkında. Eylemin belirli bir icracı içermesi durumunda, belgenin ilgili paragrafı, davalı durumda icracının konumu ve soyadı ile başlamalıdır (metin içindeki baş harfler soyadından sonra gelir). Yürütücü olarak kuruluşlar veya yapısal alt bölümler belirtilebilir. Yönetsel eylemle ilgili bilgiler, bir fiil tarafından belirsiz bir biçimde ve eylemin nesnesinin belirlenmesiyle bir ekleme ile iletilir. Örneğin: 1. Uluslararası Operasyonlar Dairesi Başkanı Kotov A.D. "Çalışmanın organizasyonuna ilişkin talimatlar ..." taslağını hazırlayın. 2. Hukuk Departmanı Başkanı Melnikov S.G. Uluslararası Operasyonlar Departmanına gerekli düzenleyici yasal düzenlemeleri ve metodolojik belgeleri sağlamak. Son ödeme tarihi ayrı bir satırda belirtilir ve icranın tamamlandığı tarih olarak düzenlenir. Örneğin: 3. Son teslim tarihi 15.07.2003'tür. İdari bölümün son paragrafında, idari belgenin yürütülmesi üzerinde kontrol sahibi olan belirli kişiler belirtilir. Örneğin: Emrin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol, banka KM Sidorov'un Yönetim Kurulu Başkan Vekili'ne emanet edilecektir.

Belgenin parçası

8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için tipik talimatlar. Sipariş, hükümlerinden herhangi birini değiştirir veya iptal ederse, metnin idari bölümünün paragraflarından biri, iptal edilen belgeye (belgenin paragrafı) tarihini, numarasını ve başlığını gösteren bir bağlantı içermelidir. Cümlenin metni “Süresi dolmuş olarak kabul edildi…” ibaresi ile başlamalıdır. Sipariş, "Bilgilendirme emri ..." öğesini içermemelidir. Siparişin dikkatine iletildiği alt bölümler (yetkililer), uygulayıcının taslak siparişle birlikte hazırladığı posta dizininde listelenir.

A4 kağıda hazırlanmış herhangi bir organizasyonel ve idari belgenin metni yazdırılmalıdır. bir buçuk satır aralığı ile.

Bir emir veya talimatın farklı uygulamaları olabilir: hükümler, yönetmelikler, listeler, listeler, grafikler, tablolar, örnek belgeler vb. "Bir başvurunun varlığının işareti" hiçbir zaman siparişler ve talimatlar üzerine yazılmaz Uygulamaya bağlantının doğrudan idari belge metninde verilmesi nedeniyle.

Ek bir referans veya analitik nitelikteyse (şema, tablo, liste vb.), Sipariş veya talimat metninde "ek 2'ye göre" veya "(Ek 2)" referansı verilir. Bu durumda, uygulamanın ilk sayfasında sağ üst köşede "Uygulama" kelimesi yazılır, aşağıda sipariş veya talimat bağlantısı bulunur. Birden fazla uygulama varsa, bunlar numaralandırılır.

Örnek 2

başlık sipariş ve siparişlerin tüm projelerinde hatasız olarak hazırlanmalı ve şunları içermelidir: Özet belge.

"Ne hakkında (kimin hakkında)?" Sorusuna cevap vermelidir. dokümantasyon desteği yönetmek ".

Bu durumda başlık, toplam uzunluğu 150 karaktere kadar olan beş satırdan fazla olmamalıdır, kenar boşluğundan (paragraf girintisi olmadan) tırnak işaretleri olmadan ve altı çizilmeden tek satır aralığı ile yazdırılmalı, büyük harfle başlamalıdır. ve nokta kullanmadan sonlandırın.

E.M.'nin makalesinde ayrıntılı olarak açıklandığı için, siparişin veya sipariş formunun zorunlu detaylarının tescili konuları üzerinde durmayacağız. Kameneva "Organizasyonel ve idari belge biçimlerinin geliştirilmesi", 8 've 9'2005 sayılı dergilerde yayınlandı.

Taslak emir veya talimat hazırlandığında, bir sonraki aşama başlar - taslak idari belgenin onaylanması. Ayrılmaz bir şekilde başka bir aşama ile bağlantılıdır - onaylayanların yorumlarına göre projenin sonuçlandırılması memurlar... Bu nedenle, bu aşamaların her ikisini de aynı anda ele alacağız.

Taslak emrin veya talimatın koordinasyonu ve koordinasyon görevlilerinin görüşlerine göre taslağın revize edilmesi

Taslak belgenin onaylanması şu anlama gelir:

Taslak belgelerin yüksek kalitede hazırlanması ve paydaşlarla koordinasyonunun sağlanması, projeyi sunan daire başkanlarına emanet edilmiştir.

Belgenin parçası

Bölüm 2.7.1.2. Tipik talimatlar 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan federal yürütme organlarında ofis çalışmaları hakkında.

Belgenin parçası

Bölüm 2.7.1.2. 8 Kasım 2005 tarih ve 536 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emriyle onaylanan federal yürütme organlarında ofis çalışmaları için model talimatlar. Emir taslakları (emir) ve ekleri, projeyi sunan uygulayıcı ve daire başkanı, projede görev ve görevler verilen daire başkanları ve ayrıca proje başkanı tarafından onaylanır. okul öncesi eğitim kurumu ve hukuk hizmeti (düzenleyici yasal düzenlemeler taslağını onaylayın). Onaydan kaynaklanan taslak siparişe (talimat) itirazlar projeye ekli sertifikada belirtilir. Onay sürecinde taslak siparişte - temel nitelikte değişiklikler yapılırsa, yeniden basılması ve yeniden onaylanması gerekir. Başkana imzaya sunulan taslak emirler (talimatlar), sorumluluk dağılımına göre başkan yardımcıları tarafından onaylanır.

İşletme, onay üzerine vizesi gerekli olan kişileri gösteren belge türleri ve alt türlerinden oluşan bir liste oluşturmalıdır, yani. ana koordinasyonun bir göstergesi veya belge formları tablosu ile.

Taslak belgenin hazırlanma aşamaları, onaylanması ve onaylayanların yorumlarına göre revize edilmesi "geleneksel" olarak adlandırılan şekilde veya bir iş otomasyon sistemi yardımıyla gerçekleştirilebilir ve elektronik belge yönetimi.

"Geleneksel" yöntemle bir form üzerinde taslak idari belge hazırlanır ve kağıt formda onaya sunulur.

Bu durumda, yetkililerin vizeleri, taslak belgenin son sayfasının arka yüzünün altına yapıştırılır. Bir taslak talimat veya talimat hazırlayan bir uzman, taslak belgenin son sayfasının arkasında onaylayanların pozisyonlarını ve soyadlarını belirterek vizelerin daha fazla eklenmesi için temel oluşturabilir. Gerekli "belge onay vizesi" GOST R 6.30-2003'e göre hazırlanmalıdır.

Belgenin parçası

Bölüm 3.24. GOST R 6.30-2003. Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler. Belge onayı, belgeyi onaylayan kişinin imzasını ve konumunu, imzanın şifresini (baş harfleri, soyadı) ve imza tarihini içeren bir belge onay vizesi (bundan sonra vize olarak anılacaktır) ile verilir. Örneğin: Kişisel imza OLARAK. Orlov tarih Belge üzerinde yorumlar varsa, vize aşağıdaki şekilde verilir: Ekli notlar Hukuk Departmanı Başkanı A.S.'nin kişisel imzası Orlov tarih Yorumlar ayrı bir sayfada belirtilir, imzalanır ve belgeye eklenir.

Kuruluşun takdirine bağlı olarak, bir taslak belgenin sayfa sayfa görülmesine veya ayrı bir onay sayfasında bir belge için vize verilmesi olasılığına izin verilir. Aynı zamanda, onay formunun şekli GOST veya yasal düzenlemeler tarafından düzenlenmemiştir ve buna uygun olarak farklı organizasyonlar onay sayfası çeşitli şekillerde olabilir.

Onay için kağıt üzerinde bir idari belge taslağı gönderirken, yalnızca bir tür proje rotası mümkündür: sıralı. Bu, aynı zamanda taslak belgenin yalnızca koordinasyon görevlilerinden biri tarafından tutulabileceği anlamına gelir. Uygulamada, genellikle bir taslak belgenin aynı seviyedeki yöneticiler tarafından koordine edilmesi gerektiği ve onay sırasının önemli olmadığı durumlar vardır. Buna göre, sıralı bir belge görüşme yolu her zaman en iyi çözüm değildir.

Ek olarak, "geleneksel" onay yöntemi, işletme çalışanlarından çok fazla çalışma süresi "yiyor". Sonuçta, kağıt bazında bir taslak belge bağımsız olarak koordinasyon görevlilerine atfedilmeli veya yönetim dokümantasyon hizmeti (bundan sonra DOE hizmeti olarak anılacaktır) aracılığıyla aktarılmalıdır. İkinci durumda, belgenin onayı uzun bir süre uzatılır, çünkü önce proje okul öncesi eğitim kurumuna havale edilmelidir, daha sonra sekreterin veya ofis çalışmasından sorumlu kişinin okul öncesi eğitim kurumundan olması gerekir. istenilen birim projeyi alıp yöneticisine onay için teslim etti ve onayından sonra projeyi okul öncesi eğitim kurumuna iade etti... Proje gerekli tüm yetkililer tarafından onaylanana kadar bu işlem devam etmelidir. Sonuç olarak, orta ve büyük ölçekli işletmelerde bir taslak belgenin onaylanması birkaç gün sürebilir.

Sistemler ve elektronik belge yönetimi kullanılarak taslak belgelerin koordinasyonu "geleneksel" yönteme göre birçok avantajı vardır. Bu yaklaşımla, taslak belgenin geliştiricisi sistemde bir proje oluşturur, onay sırasında taslak belgenin hareket yolunun türünü belirtir ve - onay prosedürünü etkinleştirir.

Aşağıdaki onay yolları mümkündür:

• sıralı: proje ilk onaylayana ilk gittiğinde; onayı tamamladıktan sonra proje otomatik olarak ikinci onaylayıcıya gönderilir vb.;
• paralel: proje tüm onaylayıcılar tarafından aynı anda alındığında ve taslak belge üzerinde herhangi bir sırayla anlaştıklarında;
• paralel sıralı (veya karışık): bir taslak belge, herhangi bir sırayla onayı gerçekleştirebilecek bir grup görevliye ilk ulaştığında; ve ancak ilk gruptaki tüm görevliler anlaştıktan sonra proje bir sonraki görevli grubuna gönderilir.

Taslak siparişlerin ve siparişlerin koordinasyonunu düşünürsek, en uygununun paralel sıralı bir yol olacağı not edilebilir. Bu durumda koordinasyonu aşağıdaki zincir boyunca organize etmek mümkündür:

• 1 onaylayıcı grubu - taslak belgenin yürütücüsü (veya geliştiricisi);
• 2. grup koordinatörler - yüklenicinin başı;
• 3 onaylayıcı grubu - taslak idari belgeyi yürütmenin doğruluğu için kontrol eden başkan (veya okul öncesi eğitim kurumunun bir çalışanı);
• 4 grup koordinatör - projede görev ve görevler verilen daire başkanlarının yanı sıra yasal hizmet başkanı;
• 5. grup koordinatörler - işletme başkanının yardımcısı (veya vekilleri).

kullanarak koordinasyon otomatik sistemler daha fazla var bütün çizgi"geleneksel" müzakereye göre avantajlar. Ana olanları adlandıralım:

1. 1. Sistem tarafından belirtilen rotaya uygun olarak yapıldığından, geliştiricinin projeyi koordinatör yetkililere teslim etmek için zaman kaybetmesine gerek yoktur.
2. 2. Geliştirici, yetkilinin taslak belge üzerinde anlaşmaya varmak zorunda olduğu süreyi belirtebilir.
3. 3. Taslak belgenin geliştiricisi, belgenin nasıl onaylandığını, hangi görevlinin onay verdiğini ve hangi vizenin verildiğini her zaman görebilir.
4. 4. Onaylayan görevliler, özel bir bildirim sistemi sayesinde onay için taslak belge aldıklarını çabucak öğreneceklerdir.
5. 5. Taslak belge en kısa sürede onaylanır.
6. 6. Taslak belge onay sürecinde kaybolmaz.
7. 7. Sistem, projenin tüm versiyonlarını, vizeleri ve onaylayanların yorumlarını saklayabilir.

Yukarıdakilere rağmen, "elektronik" onayın oldukça önemli avantajlarına rağmen, şu anda az sayıda işletmede kullanılmaktadır. Ve bunun nedeni şudur: Onay aşaması da dahil olmak üzere taslak belgelerle çalışmayı otomatikleştirmek, ancak tüm yöneticiler ana koordinasyon görevlileri oldukları için sistemlerin ve elektronik belge yönetiminin aktif kullanıcıları haline gelirse mümkündür. Ne yazık ki, bugün uygulama göstermektedir ki, çoğu kurum ve kuruluşta otomasyon sistemlerinin ana kullanıcılarının sekreterler ve yetkileri taslak belgelerin onaylanmasını içermeyen ofis işlerinden sorumlu kişilerdir.

Şimdi onaylayanlardan biri taslak belgenin içeriğini kabul etmezse ne olacağını düşünelim.

Bir veya daha fazla onaylayanın olması durumunda ilkeli nitelikteki yorumlar, belgenin özünü değiştirerek, proje yeniden yazdırılmalıdır (yani, oluşturulmalıdır) yeni bir versiyon taslak belge) ve yeniden kabul edildi.

Onay sırasında ise editoryal yorumlar, projenin içeriğini değiştirmeyin, o zaman proje de yeniden basılmaya tabidir, ancak bu durumda yeniden onay gerekli değildir.

Bir siparişin veya siparişin imzalanması

Mutabık kalınan taslak belge imza için başkanlığa sunulur.

Onay vizeleri projenin son sayfasının arkasında değil de ayrı bir onay sayfasında verilmişse, bu durumda taslak belgenin onay sayfasını da yöneticiye iletmek gerekir.

Yöneticinin imzası, taslak belgeyi tam teşekküllü bir belgeye dönüştürür ve ardından kaydedilmesi gerekir.

Bir siparişin veya talimatın kaydı

Belge kaydı tarafından bir belge hakkında bir kimlik bilgisi kaydıdır yerleşik form, yaratılması, gönderilmesi veya alınması gerçeğini düzeltmek.

Bizim durumumuzda, kayıt bir belge oluşturma gerçeğini kaydedecektir. Belgelerin daha fazla muhasebeleştirilmesi ve referans çalışmalarının organizasyonu için kayıt yapılması gerektiğine de dikkat edilmelidir.

Kayıt üç yoldan biriyle yapılabilir:

• belgenin bir kaydı kağıt dergi(dergi kayıt formu);
• bir kağıt kayıt ve kontrol kartına kaydederek - (kart kayıt formu);
• belge ile ilgili bilgilerin iş-üretim otomasyon sistemine ve elektronik belge yönetimine girilmesi - (otomatik kayıt formu).

Dergi ve kart kayıt formlarına göre birçok avantajı olduğundan, şu anda tavsiye edilenin tam olarak belgelerin otomatik kaydı olduğunu belirtmekte fayda var. İşte bu avantajlardan birkaçı:

• herhangi bir gereklilik veya koşula göre belgeleri hızlı arama;
• raporların, özetlerin otomatik oluşturulması, belgeler üzerinde referans ve analitik çalışma yapılması;
• otomatik kontrol emirlerin yerine getirilmesi için (belgeler);
• birkaç işyerinde ve diğerlerinde belgelerin eşzamanlı olarak kaydedilmesi olasılığı.

Ayrıca, kuruluşta özel bir yazılım kullanılmadan belgelerin otomatik olarak kaydedilmesi mümkündür.

Çoğu küçük şirkette, sıradan bir tablo doldurularak MS Excel programı kullanılarak gerçekleştirilir.

Kayıt sırasında, belge atanır kayıt numarası ve belgenin tarihi. Siparişin ve siparişin tarihi, imzalanma tarihi olmalıdır ve bundan, siparişlerin ve siparişlerin imzalandıkları gün tescil edilmesi gerektiği sonucuna varılabilir.

Belgelerin kaydı, belge türünün adına bağlı olarak gruplar halinde gerçekleştirilir. Ayrıca, ana faaliyete, personele ve idari ve ekonomik konulara ilişkin emirler (emirlerin yanı sıra) ayrı ayrı kaydedilir. Bu, yukarıda belirtilen emir ve emir alt türlerinin ortak değil, ayrı bir numaralandırmaya sahip olacağı anlamına gelir.

Şimdi GOST R 6.30-2003'te yer alan kayıt numarasının ve belgenin tarihinin kaydı için gereksinimleri vereceğiz.

Belgenin parçası

Belgenin parçası

Genellikle dijital yöntem, bir siparişin ve talimatın tarihini resmileştirmek için kullanılır, örneğin 05.02.2007.

Emir veya talimatın uygulayıcılara iletilmesi

İdari belgenin icracılara ulaştırılması, belgenin çoğaltılması, dağıtılması (en kısa sürede) veya icracılara devredilmesidir.

Ofis çalışmasının "geleneksel" organizasyonu ile, çoğu zaman sipariş ve siparişlerin kopyaları yapılır, daha az sıklıkla alıntılar yapılır, daha sonra posta listesine uygun olarak kuruluşun sanatçılarına veya çalışanlarına gönderilir (ayrıca hazırlanır). ve icracı tarafından imzalanmıştır).

Belgelerle çalışırken, bir ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetim sistemi kullanılıyorsa, çoğu durumda (bir çalışanın imzaya karşı bir belgeye tanıtılması gerekmediğinde, örneğin, bazı idari düzenlemeler hazırlarken önemlidir) personel ile ilgili belgeler), kayıtlı belge, kullanılan sistemler kullanılarak çalışanlara gönderilir. Bu yaklaşım, muhatapların bir belgeyi mümkün olan en kısa sürede almalarını sağladığı gibi, "geleneksel" yaklaşımla belgelerin kopyalanması ve kopyaların aktarılması için harcanan malzeme ve zaman kaynaklarından da tasarruf edilmesini sağlar.

İdari belgelerin çoğunun, sanatçılara iletilmeden önce kontrol altına alındığını belirtmekte fayda var. hizmet anaokulu... Bununla birlikte, yürütme üzerindeki kontrol, geçen yıl yeterince dikkat ettiğimiz ayrı bir büyük konudur. , .

Konunun devamı - makalesinde V.P. Kozyreva "İdari belgelerin taslaklarının geliştirilmesi: icra memurunun ve ofis işlerinde bir uzmanın etkileşimi."

Deneyimli bir uzman en iyi uygulamalarını paylaştığında her zaman ilgi çekicidir. Ve özellikle de diğer departmanlardan meslektaşlarla yapıcı etkileşim kurma söz konusu olduğunda. Büro çalışması kurallarına ve Rus dilinin tüm inceliklerine uygun olarak bir idari belge taslağının nasıl hazırlanacağını öğreneceksiniz. GOST R 6.30-2003, idari belgelerin yürütülmesi için yalnızca en temel gereksinimleri giderir. Yazar, bunların nasıl sonuçlandırıldığını (genişletildiğini) ve bölgeler arası bir telekomünikasyon şirketinde uygulandığını anlatıyor. için özel ifade örnekleri farklı durumlar ve tasarım örneklerinin mevcudiyeti, makaleyi onun için çok uygun kılmaktadır. pratik uygulama işinde. Makale derginin Temmuz sayısında yayınlandı.

13 Takvim yılı boyunca sıralı numaralar atanır, yani. ilk gelecek yıl sıra numaraları yeniden birden başlayacak.

14 O.V.'nin makalesine bakın. Ryskov "Siparişlerin yerine getirilmesi üzerinde kontrol: düzenlemelerin gereklilikleri federal organlar Yürütme gücü "1'2006 sayılı derginin 24. sayfasında.

15 E.M.'nin makalelerine bakın. Kameneva, 9 '2006 numaralı derginin 72. sayfasında ve 10 numaralı derginin 76 numaralı sayfasında, siparişlerin yerine getirilmesi üzerindeki kontrol yöntemleri hakkında.

FEDERAL İLETİŞİM AJANSI

Federal Eyalet Eğitimi devlet tarafından finanse edilen kuruluş yüksek mesleki eğitim

Petersburg Devlet Üniversitesi telekomünikasyon onları. Prof. -Bruevich "

EMİR

"___" 2013 No. ___________

Petersburg

Belge akışının sırasını iyileştirme hakkında

Üniversitenin evrak akışının düzenini iyileştirmek ve uygulama disiplinini güçlendirmek için aşağıdaki kurallar uygulanır:

2. Üniversitenin alt bölümlerine (CFD) göre iç elektronik belge akışından sorumlu görevlilerin listesini ve alt birimlerin iç belge akışı çerçevesinde bilgi almak (göndermek) için kullandığı e-posta adreslerini onaylamak, bu siparişin Ek No. 2'sine uygun olarak.

3. Bu siparişin Ek No. 3'ü uyarınca onaylamak için:

· Faaliyet alanlarında dış elektronik belge akışından sorumlu Üniversite yetkililerinin listesi ile Üniversite tarafından dış belge akışı amacıyla bilgi almak (göndermek) için kullanılan e-posta adresleri;

Hazırlık ve kalite zamanından sorumlu Üniversite yetkililerinin listesi elektronik belgeler harici kullanıcıların adresine yönlendirilen faaliyet alanlarına göre.

4. Elektronik belgenin alt bölümlere göre işlem süresini onaylamak - dağıtım tarihinden itibaren en fazla 1 iş günü içinde alıcılar.

5. Bilgilendirmeden Sorumlu Rektör Yardımcısı, 01.03.2013 tarihine kadar:

İdari ve idari amaçlar için bir elektronik posta listesi şablonunun Üniversite web sitesine yerleştirilmesi normatif belgeler Kağıt üzerinde üniversite;

· Elektronik belge yönetimini iyileştirmek için bu siparişle onaylanan e-posta adreslerinin listeleri;

· Elektronik belge yönetiminden sorumlu yetkililere yeni oluşturulan posta kutularına erişim anahtarlarının verilmesi;

6. İdari ve personel dairesi başkanı, elektronik belge yönetiminden sorumlu görevlilerin listelerinin en az ayda bir kez güncellenmesini sağlar.

7. Rektör yardımcıları, yapısal bölüm başkanları, 01.03.2013 tarihinden itibaren, bu sıraya göre belge gönderme ve işleme prosedürüne uyulmasını sağlar.

8. Emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrolü saklı tutarım.

rektör profesör

Taslak sipariş şunları sunar:

Ekonomi ve Kalkınmadan Sorumlu Rektör Yardımcısı

KABUL:

bilişimden sorumlu rektör yardımcısı

Güvenlikten Sorumlu Rektör Yardımcısı

İdari ve personel dairesi başkanı

Sistemi deneme işletimine almak için özel bir sipariş şunları belirtmelidir:

• Deneme çalıştırma şartları;
• Bölümlerin listesi (işler);
• Yazılım ve donanım ile donatılma zamanları;
• Departmanlarda deneme operasyonunun yürütülmesinden sorumludur.

Aynı sipariş, EDMS ile çalışmak için geçici düzenlemelerin (kurallar, prosedürler) onaylanmasına ilişkin talimatlar içerebilir. Deneme operasyonundan sonra, bir kural olarak, eğer teklifler müşterinin organizasyonunun çalışanları tarafından hazırlanmışsa, dahili bir biçimde hazırlanan EDMS'ye geçiş için bir teklif veya tavsiye listesi hazırlamak gerekir. hizmet belgesi. Bu belge, deneme işletimi sırasında ortaya çıkan sorunlarla ilgili bilgilerin yanı sıra sistemin ayarlanması için öneriler içerir.

SDS uygulama sürecinin düzenleyici desteği

Bir elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasının etkinliği, elbette, hem maliyetinden hem de işlenen belgelerin hacminden ve ayrıca şirketin faaliyetlerinin özelliklerinden kaynaklanmaktadır.

Önemli

Hesaplamalar, genel olarak bir elektronik belge yönetim sisteminin tanıtılmasının bir veya iki yıl içinde karşılığını verdiğini göstermektedir.

Elektronik belge yönetim sisteminin uygulama aşamaları Er ya da geç, her yönetici, amacı üretim ve organizasyon faaliyetlerini optimize etmek olan bir kuruluşta belge yönetim sistemini otomatikleştirme ihtiyacının farkına varır.

Belge akışının onaylanması için örnek sipariş

Yazılım ürünü ve yüklenici seçildikten sonra, aşağıdakileri tanımlayacak bir idari belgenin oluşturulması gerekir:

• Müşteri tarafında uygulama grubunun başı;
• Birleştirmek çalışma Grubu;
• Bir çalışma programı hazırlama, EDMS'nin uygulanmasına dahil olan diğer uzmanları çekme görevleri (teknik ekipman, bilgi ve yazılımın hazırlanması, vb.).

Bir çalışma grubunun oluşturulmasına ilişkin bir sipariş örneği Gelecekte, EDMS'nin uygulanması için programın onaylanması üzerine bir sipariş verilmesi gerekli olacaktır.

Bu plan dikkate alındığında, sonraki tüm uygulama aşamaları geçmektedir.

Takvimin onaylanması için bir sipariş örneği 3. Kullanıcı listesinin onaylanması ve sistem yöneticisinin belirlenmesi.

Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması

Proje öncesi anket, yazılım ürünü seçimi.
Yönetim tarafından uygulamanın ilk aşamasında verilen idari belge (kural olarak, bu bir emirdir), EDMS'yi uygulama ihtiyacının gerekçesini içerir ve metin şunları belirtir: sorumluluk sahibi kişi veya aşağıdakileri yapması gereken birkaç kişi:

• Sistemin hangi güçlerle uygulanacağını belirleyin (kendi başımıza veya bir iş müteahhitinin katılımıyla);
• İş için genel yükleniciyi belirleyin;
• Yaklaşık uygulama ölçeğini ve planlanan bütçeyi belirleyin.

Yukarıdaki düzene göre çalışmanın sonucu, çoğunlukla her iki tarafça da işlenen ticari bir tekliftir.
2. Çalışma grubunun oluşturulması ve çalışma takviminin onaylanması.

• Yürütme ve onay için son tarihlere uygunluk da dahil olmak üzere her bir belgenin yolunun ve işlenmesinin kontrolü;
• performans disiplininin iyileştirilmesi ve belgelerin kaybolması ve gizli bilgilere yetkisiz erişim riskinin en aza indirilmesi;
• uygulayıcılar tarafından oluşturulan taleplere göre herhangi bir belgeyi veya belge paketini hızlı bir şekilde arama yeteneği;
• hem dikey hem de yatay olarak kontrol sinyallerinin geçiş süresinin azaltılması;
• çalışanların verimliliğini ve bir bütün olarak tüm organizasyonun verimliliğini artırmak.

Listelenen görevler, özellikle yıllık belge akışının binlerce muhasebe biriminde hesaplandığı ve arşivin on binlerce olduğu işletmelerde bir elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasının avantajlarını da belirler.

Atamak için elektronik belgelerin oluşturulmasından ve imzalanmasından sorumlu [pozisyon, F.

VE HAKKINDA.]. 7. Sipariş, organizasyonun tüm yapısal bölümlerine iletilecektir.

8. Siparişin yürütülmesi üzerinde kontrolü [konum, F.

VE HAKKINDA.]. [pozisyon, imza, baş harfler, soyadı] Sıraya aşina: [pozisyon, imza, baş harfler, soyadı] İlgilendiğiniz belgenin güncel versiyonu sadece GARANT sisteminin ticari versiyonunda mevcuttur.

54 ruble için bir belge satın alabilir veya tam erişim GARANT sistemine 3 gün boyunca ücretsiz.

Belge satın alın GARANT sistemine erişim sağlayın GARANT sisteminin internet sürümünün kullanıcısıysanız, bu belgeyi hemen açabilir veya talep edebilirsiniz. yardım hattı sistemde.

5 Mart 2018 Giriş Kayıt © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018. GARANT sistemi 1990 yılından beri üretilmektedir.

Sed örneğinin uygulanmasına ilişkin sipariş

• GARANT sistemini satın alın
• Demo erişimi alın
• Maliyeti öğrenin
• bilgi bankası
• alma kiti

Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması için sipariş [tarih, ay, yıl] N [değer] [gerekli olanı doldurmak] için sipariş veriyorum: 1.

[Tarih, ay, yıl] tarihinden itibaren, [tüzel kişiliğin adı] içinde bir elektronik belge yönetim sistemi [ad] tanıtın.

Pozisyon, tam ad] tarafından [tarih, ay, yıl] elektronik belge yönetimi prosedürünü geliştirmek ve onaylamak.

Dikkat

[pozisyon, F.

VE HAKKINDA.]. 4. [Pozisyon, tam ad] alınan ve gönderilen belgelerin elektronik bir arşivini düzenler. 5. [

Pozisyon, tam ad] elektronik belgelerin oluşturulması, alınması ve saklanmasına ilişkin kuralların [tüzel kişiliğin adı] muhasebe politikasına dahil edilmesi.

Grubun, üst düzey yöneticilerin yönetim ihtiyaçlarının yanı sıra ön saflardaki yöneticilerin kullanıcı ihtiyaçlarını belirlemesi gerekir.

Bu, sistem için temel gereksinimleri oluşturmaya ve bunları teknik özellikler biçiminde belirlemeye yardımcı olacaktır. İkinci aşamada, geliştirilen gereksinimler dikkate alınarak seçim yapılır. elektronik sistem hem işlevsellik hem de maliyet açısından optimal olacak iş akışı. Şirketin doküman yönetim sistemi tarafından çözülen görevler yeterince spesifikse, elektronik sistem anahtar teslimi olarak geliştirilebilir ve daha sonra geliştiricilerle en yakından iletişim kuracak ve onlar için özel görevler formüle edecek olan çalışma grubu üyeleridir. Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasının üçüncü aşamasında, kurulacak ve gerekirse teknik ekipman filosu güncellenecek, eski ekipman modernize edilecek ve yeni ekipman satın alınacaktır.

Günümüzde elektronik belge yönetimi cesaretle hayatımıza giriyor, günümüzde hemen hemen tüm şirketler elektronik belge kullanıyor, email yoluyla, elektronik beyannameler, özellikle KDV'nin vergilendirilmesi için olduğundan, zorunlu beyannameler kanunla belirlenir. Birisi günlük yaşamda elektronik belge yönetim sistemlerini kullanmaya devam etti ve tüm raporlama ve kaynak dökümanlar elektronik biçimde.

Elektronik belge yönetimi kavramı ve elektronik belge yönetiminin avantajları

Elektronik belge yönetimi, belgelerle çalışmanın bir yoludur. Elektronik belge yönetiminin özellikleri, elektronik belgelerin elektronik dijital imza ile imzalanmasıdır. EDS ile imzalanmış böyle bir belge, kağıt bir belgeye değer olarak eşittir.

Elektronik belge yönetiminin artıları ve eksileri vardır.

tablo
Elektronik belge yönetiminin artıları ve eksileri

Elektronik belge yönetiminin avantajları	Elektronik belge yönetiminin dezavantajları
Belgeleri hızlı bir şekilde bulma yeteneği; Merkezi bir belge akışı yapısının varlığı; Belgelerin elektronik bir arşivde sistematik olarak saklanması; Kayıt kolaylığı ve belgelerin onaylanması; Belgeleri elektronik iletişim kanalları üzerinden imzalayıp gönderebilme özelliği ile zamandan tasarruf; Benzer belgeleri düzenleme imkanı; Elektronik denetim yapmak	Elektronik satın alma ihtiyacı elektronik imza; Karşı tarafın elektronik belge yönetimini kullanmaması durumunda kullanım imkansızlığı; Elektronik belge yönetimi için ek maliyetler; Birleşik belge akışı biçimlerinin olmaması; Bazı kullanıcıların elektronik belgelere güvensizliği

Aynı zamanda, elektronik belge dolaşımı giderek daha fazla gelişiyor. Ve bunun için ön koşullar var.

İlk olarak, vergi mevzuatında elektronik belge yönetimi sağlanmıştır. Örneğin, sigorta primleri veya kişisel gelir vergisi hakkında rapor sunarken, elektronik formattaşirketin 25'ten fazla çalışanı varsa. Raporların elektronik ortamda sunulması için elektronik ortamda beyanname verilmesi gerekmektedir. Ayrıca açıklamaların, raporlamanın elektronik ortamda yapılması durumunda 2017 yılında da elektronik belge şeklinde verilmesi gerekecektir.

İkinci olarak, muhasebede elektronik belge yönetimi benimsenmiştir. 402-FZ sayılı "Muhasebe" Kanunu'na göre, birincil muhasebe belgesi kağıt üzerinde ve (veya) imzalı bir elektronik belge biçiminde düzenlenir. Elektronik İmza.
Üçüncüsü, 2017'de elektronik belge yönetimi, yasal işlemlerde daha da fazla gelişme gösterecek. Bu nedenle, birçok kişi mahkeme kararlarının internette elektronik olarak yayınlanmasına alışmıştır. Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 4. Maddesine göre, bir iddia, beyan, şikayet, sunum ve diğer belgeler mahkemeye kağıt üzerinde veya elektronik ortamda imzalı bir elektronik belge biçiminde de dahil olmak üzere sunulabilir. şekilde elektronik imza kanunla kurulmuş Rusya Federasyonu, mahkemenin resmi internet sitesinde yayınlanan formu doldurarak bilgi ve telekomünikasyon ağı "İnternet". Benzer hükümler medeni usul bölümünde de oluşturulmuştur.

Dördüncü, elektronik Teknoloji ihale belgelerinde elektronik belge yönetiminin kullanılması, elektronik müzayedelerin yapılması açısından hayatımızın bir parçası haline gelmiştir. makaleye göre Federal yasa 05/04/2013 tarih ve 44-FZ (03/07/2016 tarihinde değiştirildiği şekliyle) "Devletin sağlanması için mal, iş, hizmet alımı alanındaki sözleşme sistemi hakkında ve belediye ihtiyaçları»İhale kapsamında elektronik form (elektronik açık artırma) ihale ile ilgili bilgilerin müşteri tarafından tek bir listeye yerleştirilerek sınırsız sayıda kişiye iletildiği açık artırma olarak anlaşılmaktadır. bilgi sistemi bu tür bir açık artırmanın bildirimleri ve bununla ilgili belgeler, ihale katılımcılarına tek tip gereklilikler uygulanır ve Ek gereksinimler, böyle bir açık artırmanın düzenlenmesi şu adreste sağlanır: elektronik platform onun operatörü.

Beşinci neden, bugün birçok şirketin farklı bölgelerde, farklı şehirlerde faaliyet göstermesi ve bu nedenle organize olma gerçeğiyle ilişkilidir. etkili iş iş akışını hızlandırmak ve taraflar arasındaki ilişkiyi basitleştirmek gerekiyor. Bu bağlamda, sezgisel olarak birçok şirket elektronik belge yönetimini tanıtmaktadır.

Elektronik belge yönetimine nasıl girilir?

İlk adım kabul etmektir ilkeli karar elektronik belge yönetiminin tanıtımı hakkında. Böyle bir karar, işletme için bir emir ile resmileştirilir. Bazı şirketler, şirket içindeki belgelerin iş akışını ve onaylanmasını düzenleyen özel yerel düzenlemeler geliştirir, bu özellikler arasında belgelerin departmanlar arasında onaylanması, kontrol altına alınması, yönetim tarafından imzalanması ve arşiv belgelerinin saklanması yer alır.

İkinci aşamada, şirketin belgeleri işlerken hangi imzayı kullanacağını seçmeniz gerekiyor.

Basit bir elektronik imza, kodların, şifrelerin veya diğer araçların kullanılması yoluyla, belirli bir kişi tarafından elektronik imza oluşturduğu gerçeğini onaylayan elektronik bir imzadır.

Niteliksiz elektronik imza bir elektronik imzadır:

1. elektronik imza anahtarı kullanılarak bilgilerin kriptografik olarak dönüştürülmesinin bir sonucu olarak elde edilen;
2. elektronik belgeyi imzalayan kişiyi belirlemenizi sağlar;
3. imzalandığı andan sonra elektronik bir belgede değişiklik yapıldığını tespit etmenizi sağlar;
4. elektronik imza kullanılarak oluşturulmuştur.

Nitelikli elektronik imza Niteliksiz bir elektronik imzanın tüm özelliklerini ve aşağıdaki ek özellikleri karşılayan bir elektronik imzadır:

1. elektronik imza doğrulama anahtarı, nitelikli sertifikada belirtilir;
2. elektronik imza oluşturmak ve doğrulamak için, gerekliliklere uygunluk onayına sahip elektronik imza araçları kullanılır (06.04.2011 tarih ve 63-FZ sayılı Federal Yasanın 5. Maddesi (30.12.2015 tarihinde değiştirildiği şekliyle) "Elektronik imza hakkında. " Bununla birlikte, çoğu durumda, güvenlik nedeniyle belgeler gereklidir, bu gelişmiş bir nitelikli imzadır.

Üçüncü aşama, özel bir sertifikasyon merkezinin seçimi olacaktır. elektronik belge yönetimi konusunda uzmanlaşmış bir şirket seçmek için, belirli bir şirketle çalışmanın rahatlığını değerlendirmek önemlidir. Elektronik belge yönetimine yönelik hizmetlerin yanı sıra sunulan hizmetlerin maliyetini, ek işlevlerin olasılığını belirlemek önemlidir, ayrıca belgede teknik arızalar ve sorunlar olması durumunda belgelendirme merkezi şirketinin ne gibi sorumluluklara sahip olduğunu belirlemek de önemlidir. yönetmek.

Dördüncü aşamada, bir anlaşmanın yapılması için belgelerin sağlanması gerekmektedir.

Beşinci aşama, bir sertifikasyon merkezi ile bir anlaşmanın imzalanmasıdır. 06.04.2011 Sayılı 63-FZ sayılı Federal Yasanın 2. maddesine göre (30.12.2015 tarihinde değiştirildiği şekliyle) "Elektronik imza üzerine", sertifika merkezi - varlık, Bireysel girişimci veya Devlet kurumu veya diğer işlevlerin yanı sıra elektronik imzaları doğrulamak için anahtar sertifikaları oluşturma ve verme işlevlerini yerine getiren yerel bir özyönetim organı.

Altıncı aşama, şirkette elektronik belge yönetiminin tanıtılması, belirli bir elektronik belge değişiminin organizasyonu. Faturalar, işlemin taraflarının karşılıklı mutabakatı ile ve bu faturaları onaylanan formata uygun olarak almak ve işlemek için uygun teknik araçlara ve yeteneklere sahip olmaları durumunda elektronik ortamda düzenlenir.

Sertifikasyon merkezi ile yapılan anlaşma neleri içermelidir?

Bir sertifikasyon merkezi ile sözleşme imzalarken şunlara dikkat etmelisiniz: hukuki durum sertifika merkezi. Bir sertifikasyon merkezinin akreditasyonu, özellikle elektronik imza doğrulama sertifikasında belirtilen bilgilere güvenmeleri nedeniyle üçüncü şahısların uğradığı zararlar için mali güvencenin mevcudiyetine ilişkin gereklilikleri yerine getirmesi şartıyla gerçekleştirilir. böyle bir sertifika merkezi tarafından verilen anahtar veya böyle bir sertifika merkezi tarafından tutulan sertifikaların kaydında bulunan bilgiler, en az 1,5 milyon ruble tutarında.

Bir sertifikasyon merkezi ile anlaşma yapılırken anlaşmanın konusuna dikkat edilmesi önemlidir. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 432. maddesine göre, bunlar bu tür sözleşmeler için zorunlu olan koşullardır. Taraflar, uygun durumlarda gerekli olan biçimde, sözleşmenin tüm temel şartları üzerinde anlaşmaya varırsa, sözleşme yapılmış sayılır. Yani, anlaşmanın konusunu mümkün olduğunca açık bir şekilde hecelemek önemlidir.

Sözleşmenin konusu "Elektronik İmza Hakkında Kanun"dan kaynaklanmaktadır.

Doğrulama Merkezi:

1. elektronik imzaların doğrulanması için anahtar sertifikaları oluşturur ve bu tür sertifikaları verir;
2. elektronik imzaları doğrulamak için anahtar sertifikalarının geçerlilik süresini belirler;
3. bu sertifika yetkilisi tarafından verilen elektronik imzaların doğrulanması için anahtar sertifikalarını iptal eder;
4. başvuru sahibinin talebi üzerine elektronik imza araçlarını düzenler;
5. bu sertifika merkezi tarafından verilen ve iptal edilen elektronik imzaların doğrulanması için anahtar sertifikalarının kaydını tutar;
6. sertifikaların kaydını tutma prosedürünü belirler;
7. başvuru sahiplerinin talebi üzerine elektronik imza anahtarları ve elektronik imza doğrulama anahtarları üretir;
8. sertifika kayıt defterindeki elektronik imzaları doğrulamak için anahtarların benzersizliğini kontrol eder;
9. elektronik etkileşimde katılımcılardan gelen talepler üzerine elektronik imzaları doğrular;
10. elektronik imza kullanımı ile ilgili diğer faaliyetleri yürütür.

Sertifikasyon merkezinin sorumluluğu aşağıdaki durumlarda ortaya çıkar:

1. sertifikasyon merkezi tarafından hizmetlerin sağlanmasına ilişkin sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi;
2. görevlerin yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi (06.04.2011 tarih ve 63-FZ sayılı Federal Kanunun 13. maddesinin 3. fıkrası (30.12.2015 tarihinde değiştirildiği şekliyle) "Elektronik imza hakkında").

Olarak ek koşullar bir sertifikasyon merkezi ile yapılacak bir anlaşma sigorta sağlayabilir.

Şirket içi elektronik belge akışı nasıl organize edilir?

Şirket içinde elektronik belge yönetimi saat gibi düzenlenmelidir. Sonuçta, elektronik belge yönetiminin belgelerin taranmasını ve elektronik dijital imza ile imzalanmasını içermesi önemlidir. Bu da elektronik olarak taranmış kopyalardan sorumlu bir uzmana ve özel bir uzmana ihtiyaç duyulduğu anlamına gelir. yazılım belgeleri imzalamanıza izin verir.

Taslak elektronik belgelerin derlenmesi, yürütülmesi ve onaylanması aşağıdakilere göre gerçekleştirilir: Genel kurallar kağıt üzerinde benzer belgelerle ilgili olarak kurulan ofis işleri. Bir elektronik belge, mühür zorunlu bir gereklilik olmadığı için, mühür baskısı hariç, kağıt üzerinde benzer bir belge için belirlenmiş tüm şartlara sahip olmalıdır. Şirket içinde, elektronik dijital imzanın kullanılmadığı elektronik belgelerle eylemleri onaylama yöntemleri kullanılabilir. Örneğin, elektronik bir dijital imza olmadan belgeler kontrol için gönderilebilir.

Karşı taraflarla iş akışını düzenlemek istiyorsanız, ilgili hükümleri karşı taraf ile yaptığınız sözleşmeye eklemelisiniz.

Belgeler elektronik olarak oluşturulur ve imzalanır. Kullanılan elektronik dijital imza araçlarının, belirlenen prosedüre uygun olarak sertifikalandırılması gerekir.

En kolay yol, örneğin vergi servisi ile yetkililerle elektronik belge akışını düzenlemektir. bunun için ayrıca bir elektronik imza almanız ve bir sertifika merkezi ile bir anlaşma yapmanız gerekir. Çoğu zaman, vergi mükellefleri vergi dairesine beyanlar, açıklamalar, faturalar sunar. Olarak " geri bildirim"Belgeler, 15 Nisan 2015 tarih ve ММВ-7-2 / 149 @ Rusya Federal Vergi Dairesi Emri uyarınca vergi makamları tarafından oluşturulur @" Vergi makamları tarafından kullanılan belgelerin gönderilmesine ilişkin Prosedürün onaylanması üzerine Vergi ve harçlar mevzuatı ile düzenlenen ilişkilerde, telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik ortamda ve Federal Kararnamenin bazı hükümlerinin geçersiz sayılmasıyla ilgili yetkilerini kullanma vergi servisi 17.02.2011 tarihli ММВ-7-2 / 169 @ ".

Bu belgeler şunları içerir:

1. açıklama gereksinimleri;
2. kontrol edilen yabancı şirket bildirimleri;
3. vergi mükellefinin (vergi mükellefi, vergi acentesi) davet bildirimi;
4. vergi bildirimi;
5. vergi mükellefinin (ücret ödeyen, vergi acentesi) bankadaki hesaplarındaki işlemlerin askıya alınmasına ve elektronik parasının transferine ilişkin kararlar;
6. mükellefin (ücret ödeyen, vergi acentesi) bankadaki hesaplarındaki işlemlerin ve elektronik parasının transferlerinin iptaline ilişkin kararlar;
7. yerinde vergi denetimi yapılmasına ilişkin kararlar;
8. diğer belgeler.

Dolayısıyla, dahili kurumsal elektronik belgelerden bahsedersek, dolaşımları dahili yerel yasalarla düzenlenir, karşı taraflarla ilişkiler hakkında konuşursak, bu tür ilişkiler taraflarca düzenlenir ve belge akışı yetkililerle organize edilirse, o zaman yetkililer, belirli bir şirket için kabul edilen elektronik iş akışı prosedürüne göre hareket edeceklerdir.

Elektronik belgelerin saklanması nasıl organize edilir?

Ana düzenleme elektronik belgelerin depolanmasını düzenleyen, Rusya Federasyonu arşiv fonundan belgelerin ve yetkililerdeki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin Kurallardır. Devlet gücü, yerel makamlar ve kuruluşlar (31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı Emri ile onaylanmıştır, bundan sonra Kurallar olarak anılacaktır). Bu belge, elektronik belgelerin ilk kez saklanmasına ilişkin kuralları ortaya koymaktadır.

Belgeleri nasıl saklamanız gerekiyor?

birinci olarak, belirli bir kuruluş için bir vaka listesi hazırlamak gerekir. Davaların isimlendirilmesi şirkete ve faaliyet alanına göre farklılık gösterecektir.

Vakaların isimlendirilmesi, yürütülen belgeleri vakalar halinde gruplandırmak, vakaları sistematize etmek ve kaydetmek, saklama şartlarını belirlemek ve belgeleri aramak için kullanılır. Vakaların isimlendirilmesi, kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarının envanterinin yanı sıra geçici (10 yıla kadar dahil) depolama durumlarının muhasebeleştirilmesi için temel oluşturur.

ikinci olarak, durumlarda oluşturmak için gereklidir. bunun için elektronik ortamda saklanacak belgelerin değerinin incelenmesi gerekmektedir. olduğunu hatırla normatif terimler bireysel belgelerin saklanması. Örneğin muhasebe belgeleri 5 yıl, vergi belgeleri ise 4 yıl süreyle saklanır.

Üçüncüsü, vaka isimlendirmesinde verilerin elektronik olarak saklandığını kontrol etmek gerekir. Örneğin, "Zaman ve devam programları. Elektronik belgeler ".

Dördüncü, belgeleri arşivlemeniz gerekiyor.

Bir elektronik dosyayı saklamadan önce şunları yapmanız gerekir:
- elektronik sistemden boşaltma (belge herhangi bir özel yazılım ürününde oluşturulmuşsa);
- karşı korumak olası değişiklikler uygun bir formatta kaydederek;
- depolama ortamına yazın.

Elektronik belgelerin saklanması ve arşivlenmesi için genel olarak kabul edilen format PDF / A'dır. Her güncellemede dosyalarla çalışmak için yeni olanaklar bulunan normal PDF'den ayırt edilmelidir. PDF / A başka bir şey içindir: elektronik belgelerin uzun süreli arşivlenmesi için bir formattır.

beşinci adım envanterlerin derlenmesidir. Envanter, elektronik belgelerle ilgili olarak oluşturulmuş tüm elektronik dosyaları içerir. Bununla birlikte, kağıt üzerinde kasa oluştururken belirtilen sayfa sayısı yerine, elektronik belgelerin hacmi belirtilir.

Envanter formatı şöyle görünebilir:

Başın pozisyonunun adı yapısal birim
	İmza	şifre çözme
İmza tarihi
KABUL İş ismi okul öncesi eğitim kurumu başkanı
	İmza	şifre çözme
İmza tarihi
arşiv yöneticisi (arşivden sorumlu kişi)
	İmza	şifre çözme
İmza tarihi

Genel olarak, belgeleri elektronik biçimde saklamak çok daha uygundur, çünkü gelecekte belge ararken tüm kağıt belgeler odasını aramaya gerek yoktur. Verginin talebi üzerine belgelerin elektronik ortamda sunulması da daha kolaydır, Emekli Sandığı, diğer doğrulayıcılar gibi.

Bazı durumlarda, belgeleri imha etmek gerekir. Örneğin, uzun süre saklandılar ofis notları, saklama süresi sona ermiştir ve bunların imha edilmesi gerekmektedir. Bu durumda, belgelerin değerinin incelemesi yapılır. Böyle bir inceleme özel bir komisyon tarafından yapılabilir. İncelemenin sonuçlarına dayanarak, imha için belgelerin tahsisine ilişkin bir kanun hazırlanır. Böyle bir eylemin şekli şirket tarafından bağımsız olarak geliştirilmiştir. Ve eylem temelinde, diskler veya diğer ortamlar basitçe yok edilir.

Sonuç olarak, geleceğin elbette elektronik belgelere ait olduğunu belirtmek gerekir. Ancak elektronik belge akışının düzgün bir şekilde düzenlenmesi önemlidir. Pek çok şirket, elektronik belge akışına yalnızca bir tanesi bağlandığında, belge akışının yanlış düzenlenmesi sorunlarıyla karşı karşıya kalmaktadır. iş yeri bir departmanda, hatta bir departmanda, belgelerin yarısından fazlası hala kağıt formundayken. Bu nedenle elektronik belge yönetimi ile ilgili tüm konuların sistem uygulama aşamasında “kıyıda” çözülmesi gerekmektedir.

FEDERAL DENETİM HİZMETİ BÖLÜMÜ

TÜKETİCİ HAKLARININ KORUNMASI VE İNSAN EĞLENCE ALANINDA

KALMYKIA CUMHURİYETİ'NDE

FBUZ "KALMYKIA CUMHURİYETİ'NDE HİJYEN VE EPİDEMİYOLOJİ MERKEZİ"

EMİR

23.12.2011 tarihinden itibaren
208-p / 298-pr
elista

Elektronik belge yönetimi hakkında.

22 Aralık 2011 tarih ve 923 sayılı Tüketici Haklarının Korunması ve İnsan Refahının Denetlenmesi Federal Hizmetinin emrini uygulamak için "Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin alışverişi prosedürü hakkında"

EMREDİYORUM:

1. Bölüm ve bölgesel bölüm başkanları (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B.Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dzhevakov E.O., Ubushiev A B., Kharinov VG, Tarbaev AI, VB şef yardımcısı, Teldzhiev) FBUZ "Kalmıkya Cumhuriyeti Hijyen ve Epidemiyoloji Merkezi"nden (Darbakova TA, Mikhalyaeva LB) FBUZ şubelerinin başhekimlerine (Boychenko EL, Lidzheev AA-S., Nasunova NN, Mankirov MA, Ubushieva NA) , Ubushaeva GS, Tserenov Sh.B.) 22.12.2011 tarih ve 923 sayılı Tüketici Haklarının Korunması ve İnsan Refahının Denetlenmesi Federal Servisi'nin emrini yürütmek için kabul etmek "Elektronik biçimde oluşturulan belgelerin alışverişi prosedürü hakkında."

2. Kalmıkya Cumhuriyeti Rospotrebnadzor Ofisi, FBUZ "Kalmıkya Cumhuriyeti Hijyen ve Epidemiyoloji Merkezi" ile Federal Tüketici Haklarının Korunması ve İnsan Refahı Denetleme Servisi merkez ofisi arasındaki belge akışı gerçekleştirilecektir. Listede belirtilen belgeler hariç olmak üzere, yalnızca yetkili bir kişinin elektronik imzasıyla imzalanmış elektronik belgeler şeklinde (Ek 1).

3. Basılı belgelerin gönderimi iptal edilmelidir.

4. Listede (Ek 1) listelenen belgeler sadece kağıt üzerinde Rospotrebnadzor'a sunulmalıdır.

5. Kalmıkya Cumhuriyeti Rospotrebnadzor İdaresi, FBUZ "Kalmıkya Cumhuriyeti Hijyen ve Epidemiyoloji Merkezi" bölümleri ve bölgesel bölümlerindeki organizasyonel ve idari belgelerin hazırlanması ve onaylanması (onaylanması) elektronik olarak gerçekleştirilecektir. belgeler.

6. Bu emrin uygulanmasının kontrolü, Kalmıkya Cumhuriyeti'nde Tüketici Haklarının Korunması ve İnsan Refahının Denetlenmesi Dairesi Başkan Yardımcısı D.N.Sandzhieva'ya verilecektir.

Başkan Yashkulov K.B.

Baş hekim RK Dzhambinov S.D. için FBUZ "TsGiE"

Siparişe Ek 1

tarihli "___" _______ 2011 Sayı ____

Taslak

sunulan belgeler Federal Hizmet kağıt üzerinde tüketicinin korunması ve insan refahı alanında denetim hakkında

1. Yabancı bir vatandaşın ve (veya) vatansız bir kişinin Rusya Federasyonu topraklarında kalmasının (ikametinin) istenmediğine dair taslak kararlar.
2. Alt kurumların mali ve ekonomik faaliyetleri için planlar.
3. Bölgesel organların ve devlet kurumlarının bütçe tahminleri ve gelir ve gider tahminleri.
4. Sübvansiyonların sağlanmasına ilişkin usul ve koşullara ilişkin anlaşmalar finansal güvenlik sağlamak için devlet görevinin yerine getirilmesi toplum servisleri(iş yürütme).
5. Bölgesel organların ve alt kurumların mali ve ekonomik faaliyetlerinin teftiş eylemleri.
6. Yıllık mali tablolar.
7. Sunta damgalı belgeler.
8. Sabit kıymetlerin silinmesine ilişkin eylemler (21 Ocak 2003 tarih ve 7 sayılı Rusya Devlet İstatistik Komitesi kararnamesi ile onaylanan biçimde).
9. Araçların silinmesine ilişkin eylemler (21 Ocak 2003 tarih ve 7 sayılı Rusya Devlet İstatistik Komitesi kararnamesi ile onaylanan OS-4a formuna göre).
10. Gayrimenkul devir ve kabul belgeleri (OS-1a formu).
11. FSUE aktivite programları.
12. Devlet savunma emri için belgeler.
13. Bir karara karşı yapılan şikayete ilişkin kararlar, idari suçlar.
14. Özel mahkeme kararının infazına ilişkin belgeler.