İş süreçleri nelerdir? Örnekler bu konuyu daha iyi anlamamızı sağlayacak, bu yüzden onları aktif olarak kullanacağız.

Genel bilgi

İlk olarak, iş süreçlerinin ne olduğunu anlayalım. Bu, girdide alınan kaynakları çıktıda tüketiciler için değeri olan tamamlanmış bir ürüne dönüştürmeyi amaçlayan belirli eylemlerin kümülatif dizisinin adıdır. Bu tanım sayesinde her organizasyonun içinde iş süreçlerinin olduğu anlaşılabilir. Resmileştirilmiş olsun ya da olmasın, önemli değil. Unutmayın: iş süreçleriyle her yerde karşılaşabilirsiniz. Örnekler yazının devamında verilecektir.

Bir ev örneğine bakalım. Bulaşıkları yıkamak isteyen bir ev hanımı var (iş süreci). Bu görevi bulaşık makinesine emanet ediyor. Girişte kirli bulaşıklarımız var. İşlem sırasında su, deterjan ve elektrik kullanılacaktır. Ve çıkışta temiz bulaşıklar alıyoruz. İş süreçleri benzer bir şemaya göre inşa edilmiştir. Daha sonra verilecek örnekler sadece bu sözleri teyit edecektir.

Işlevsel yaklaşım

İlgilendiğimiz için (belirli örnekler), değerlendirmelerini ertelemeyelim, hemen işe başlayalım. Diyelim ki yönetimin önemli olduğu bir şirketimiz var. Ona göre, bir işletme bir dizi departmandır. Ve her biri kendi özel işlevini yerine getirmek için çalışır. Ancak bu gibi durumlarda, bireysel departmanlar kendi göstergelerini elde etmeye odaklandığında, şirketin genel verimliliği genellikle zarar görür.

Tipik bir çatışma sürecine bakalım. Satış departmanı, ciroyu artırmak için mümkün olan maksimum ürün çeşitliliğinde bir artış gerektirir. Bununla birlikte, stokta her zaman bir mal stoku olmasını da isterler. Tedarik departmanı ise dar bir aralıkta ve büyük miktarlarda satın almayı planlıyor. Sonuçta, bu gibi durumlarda verimli çalışacaklar ve ana göstergeleri büyüyecek (daha doğrusu tedarikçiden gelen fiyat düşecek). Yani departmanların farklı baktığı bir uygulama iş süreci var.

süreç yaklaşımı

Olan her şeyi bir dizi süreç olarak görüyor. Temel ve destekleyici vardır. Her sürecin, tüm şirketin karşı karşıya olduğu göreve bağlı olan kendi özel hedefi vardır. Ayrıca, kaynakları yöneten ve gerekli her şeyin yürütülmesinden sorumlu olan bir sahip vardır. Ayrıca kalite kontrol ve hata düzeltme için bir sistem olmalıdır. Kaynaklar olmadan hiçbir sürecin ilerleyemeyeceğini söylemeye gerek yok. Ve bileşenlerin listesi, iş süreçlerinin değerlendirildiği bir gösterge sistemi tarafından tamamlanır. Bunun örnekleri nelerdir, çünkü bunların olacağına söz verildi? Şimdi bir tanesine bakalım.

Bir harita hayal edin. Tam merkezde bulunur ve ayrı bileşenlere ayrılmıştır. Her şeyin gerektiği gibi yürütülmesini sağlayan bir yönetim ve destek süreci eşlik eder. Bu süreç yaklaşımıdır. Bir öğenin işi tamamlandığında, geliştirmeleri bir sonrakine aktarılır.

İş süreçlerinin açıklaması

Bunun genel olarak örnekleri makale boyunca görülebilir. Ancak tam teşekküllü belgeler genellikle kalınlık bakımından küçük kitaplarla (hatta dev bir şirketin çalışmalarını okuyorsanız büyük kitaplarla) karşılaştırılabilir.

(burada örnekleri de verilen) işletmenin tüm operasyonlarının mümkün olduğunca açık ve şeffaf olmasını gerektirir. Bu onların mümkün olan en iyi şekilde analiz edilmelerini ve çeşitli sorunları daha başarısız olmadan önce tanımlamalarını sağlayacaktır. Unutulmamalıdır ki, tanımlamaların ana görevi, farklı birimlerin etkileşimini anlamak, görevin her aşamasında neyi ve kime aktardıklarını takip etmektir. Bu sayede, işletmenin istikrarının istikrarsız insan faktörüne bağımlılığını önemli ölçüde basitleştirmek ve azaltmak mümkündür. Ayrıca, yetkin bir yaklaşımla, bunlar azaltılacak ve iş süreçlerinin tanımı bu şekilde yardımcı olacaktır. Bu tür bir optimizasyon örneği, hemen hemen her başarılı şirketin yöneticisi tarafından gösterilebilir.

Geliştirme sırası

Bir işletmedeki iş sürecinin pratik bir örneğine bakalım. Başlangıçta, projenin çalışma ekibiyle ilgilenmemiz gerekiyor. Şirketin çalışanlarından oluşur. Çoğu zaman bir çalışma ekibinin yeterli olmadığı ortaya çıkıyor. O zaman ne yapılabilir? Güç eksikliğini doldurmak için geçici bir grup çekebilirsiniz. Ayrıca, sürecin belirli bir zamanda nasıl işlediğine dair bir açıklama oluşturmaya da yardımcı olur. Aynı zamanda, eylemler arasındaki tüm bağlantıları belirlemeye çalışmalı ve en küçük ayrıntıları düzeltmemelidir.

Yoldan sapmamak için standart süreç haritaları ve formları kullanılabilir. Süreçler geliştirilirken, ardışık yaklaşımlar yönteminin kullanılması tavsiye edilir. Başka bir deyişle, kabul edilebilir bir sonuç elde edilene kadar iyileştirme eylemleri döngüsünü tekrarlamak gerekir.

Nelere dikkat edilmelidir?

Aşağıdaki bölümlere odaklanmalısınız:

1. standart formlar.
2. Harita.
3. Rotalar.
4. matrisler.
5. Blok diyagramları.
6. Eklemlerin tanımı.
7. Faydalı açıklamalar.
8. Belgeler.
9. Genişletilmiş açıklama
10. Göstergelerin ve göstergelerin tanımı.
11. Yürütme yönetmeliği.

Hepsinden iyisi, gerekli unsurlar kavramı gerçek bir örnek verebilir - mevcut bir işletmenin iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması. Ancak bu gibi durumlarda, kendinizi çok miktarda belgeye alıştırmanız gerekeceği gerçeğine hazırlıklı olmanız gerekir.

Kartlar hakkında bir şey söyleyelim

Bu nedenle, iş süreçlerinin ne olduğunu, gerçek hayattaki örneklerini zaten düşündük. Şimdi, doğru ve net bir açıklamaya ihtiyacımız olursa orada olması gereken teknik belgeleri inceleyelim. Bu nedenle, başlangıçta iş süreci haritasına dikkat etmek istiyorum. Akış şeması olarak yapılmış grafiksel bir temsildir. Aynı zamanda her katılımcının kendi ayrı sütunu olmasına özen gösterilmelidir. Çizgiler zaman aralıklarını içerir. Tam olarak tasarlanmış bir harita, işlemin senkronize edilip edilmediğini kontrol etmenizi sağlar.

Ayrıca şirketin farklı departmanları arasında bilgi geçişinin olup olmadığını ve nasıl geçtiğini takip edebilirsiniz. En iyi etkiyi elde etmek için birkaç soru sorulmalıdır. Bu operasyonu kim yapıyor? Neden yapılması gerekiyor? Neyi temsil ediyor? Operasyon ne zaman yapılmalıdır? Nerede gerçekleştirilir? Devam eden süreçleri iyileştirirken, iyileştirilip geliştirilemeyeceği de sorulmalıdır.

matrisler

İşletme içindeki en önemli iş süreçlerini vurgulamak için gereklidirler. Derlemeleri sırasında, olan her şeyin birbiriyle bağlantısı ve karşılıklı etki derecesi dikkate alınır.

Süreç zincirini analiz ederken, bilgi alışverişinin sol üst köşeden sağ alt köşeye doğru hareket ettiğini bulmak zor değil. Yani, bu matematiksel formda, tedarikçi ve tüketici arasındaki ilişki bir dikdörtgen şeklinde açıklanır. Matrisin her hücresinde, yapılan / yapılan / yapılacak olan eylem için gerekli tüm gereksinimler belirtilir. Neyin, nasıl yapıldığının ve hangi hedefe ulaşıldığının yargılanabileceği bir tür iki boyutlu modellerdir. Burada matrisi derlemenin zorlukları, maksimum doğrulukla hesaplamak için genellikle önemli miktarda veri kullanmak gerekmesidir. Ve bu, çok sayıda varlığı ima eder.Ayrıca, bu gibi durumlarda, genellikle hala hesaplanması gereken dijital bilgiler kullanılır.

Bir iş süreci (süreç), girdide alınan kaynakları, çıktıda tüketici için değeri olan nihai bir ürüne dönüştürmek için kümülatif bir eylemler dizisidir.

Bu tanımla, açıkça ortaya çıkıyor ki, iş süreçleri resmi olsun ya da olmasın her organizasyonda mevcuttur. Kuruluş kabul edebilir yönetime işlevsel yaklaşımşirketi, her biri belirli işlevleri yerine getiren bir dizi departman olarak gören .
Bu durumda, bireysel bölümler kendi göstergelerini karşılamaya odaklanır, ancak her zaman şirketin nihai sonucuna değil, bölümler arasında bir çıkar çatışmasına neden olabilir ve işin genel performansını olumsuz etkileyebilir. Kısıtlar Teorileri) bir ticaret şirketinin satış ve satın alma departmanları arasında. Satış departmanı, ciroyu artırmak için, mümkün olan maksimum ürün çeşitliliğini sağlamayı ve depoda sürekli mal mevcudiyetini sağlamayı gerektirir ve tedarik departmanı, işin ana göstergesi - elde etme nedeniyle büyük miktarlarda dar bir mal yelpazesi satın alır. maliyetleri azaltmak için tedarikçiden daha düşük bir fiyat - bununla hiçbir ilgisi yok şirket satışlarında artış.

Proses yaklaşımının işlevsel olana göre avantajları

süreç yaklaşımı düşünür bir dizi süreç olarak iş- ana iş süreçleri, süreçleri yönetme (hedef belirleme) ve destekleme. Ana iş süreçleri doğrudan para kazandıran süreçlerdir. Destekleyici - ana süreçlerin var olamayacağı süreçler. iş süreçleri, bunlar çeşitli kaynaklar sağlama süreçleridir.

Her iş süreci şunları içerir:

• şirketin genel amacına bağlı özel hedefi;
• kaynakları yönetebilen ve süreci yürütmekten sorumlu bir sahip;
• Kaynaklar;
• kalite kontrol ve hata düzeltme sistemi;
• süreç puan kartı.

Malzeme ve bilgileri müşteri için bitmiş bir ürüne dönüştürmek için yapılan tüm eylemlerin toplamına ne ad verilir? değer akışı. Değer akışı grafiksel olarak temsil etmek uygundur - bir iş süreçleri haritası şeklinde. Aşağıdaki şekil gösterir şirket iş süreci haritası. Harita, değer akışını bir bütün olarak görsel olarak görmenize, süreçlerin sırasını ve ara bağlantılarını ve ayrıca iyileştirme fırsatlarını anlamanıza olanak tanır.

teknoloji iş süreci açıklamaları tüm şirket operasyonlarını şeffaf ve anlaşılır kılar, operasyonları analiz etmenize ve arızalara yol açan sorunları bulmanızı sağlar. Ana şey şu ki iş süreçleri farklı birimler arasındaki etkileşimi anlamanıza izin verir: her aşamada ne, kime ve ne için ilettikleri veya aldıkları. Sonuç olarak, süreç yaklaşımı büyük ölçüde basitleştirir yeni çalışanların adaptasyonu ve şirketin insan faktörüne olan bağımlılığını azaltır. Daha da önemlisi, süreç sistemi basitleştirir işletme giderleri yönetimi.

İyi gelişmiş bir varlığın iş süreci sistemlerişirketin faaliyetlerini kalite standartlarını karşılayacak hale getirmeyi büyük ölçüde basitleştirir ISO 9001:2015. Rusya'nın DTÖ'ye tam katılımı bağlamında, şirketin ISO 9001:2015 standartlarına uyumu önemli bir rekabet avantajı haline geliyor.

Bir işletmede KYS'nin uygulanması, mutlaka iş süreçlerinin oluşturulmasını ve tanımlanmasını gerektirir.

İş süreci geliştirme

Siparişi düşünün iş süreci geliştirme. Öncelikle, şirketin çalışanlarından projenin bir çalışma ekibini oluşturmanız gerekir. Genellikle, bir çalışma ekibi yeterli değildir. Daha sonra, belirli bir iş sürecinin müşterilerinden ve tedarikçilerinden oluşan geçici bir grup departman, iş sürecinin girdilerini, çıktılarını ve kaynaklarını sağlayan faaliyetlerine dahil olur.

Sistemin nasıl işlediğini anlamak ve birikmiş tecrübeyi korumak için öncelikle sürecin şu anda gerçekte nasıl işlediği kayıt altına alınır. Açıklamanın amacının, en küçük detayları yakalamak değil, yapılan eylemler arasındaki bağlantıları belirlemek olduğu unutulmamalıdır. Böyle iş süreçlerinin açıklaması standart formlar ve süreç çizelgeleri kullanılarak standardize edilmesi önerilir.

İş sürecinin açıklaması aşağıdaki bölümlere ayrılabilir:

• Standart İş Süreci Formları
• İş Süreç Haritası
• İş süreci yolları
• İş Süreci Matrisleri
• İş Süreci Akış Şemaları
• İş süreci bağlantılarının tanımı
• Yardımcı iş süreci açıklamaları
• İş sürecinin ayrıntılı açıklaması
• İş süreci belgeleri
• İş süreci göstergelerinin ve göstergelerinin tanımı
• İş süreci yürütme programı

Her aşamaya daha yakından bakalım.

1. Standart iş süreci açıklama biçimleri

Bir iş sürecini tanımlamak için standart bir formun tipik bir örneğini kullanmanızı öneririz. Bu, süreci farklı kişiler tarafından sabitlemek için birleşik bir yaklaşımın elde edilmesini sağlayacak ve bu da daha sonra süreçlerin analizini büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.

2. İş süreci haritası

İş Süreç Haritası- iş sürecinin bir akış şeması şeklinde grafiksel gösterimi. Lütfen iş sürecindeki her katılımcının ayrı bir sütunu olduğunu unutmayın. Çizgiler zaman aralıklarıdır. Verilen harita, işlemleri senkronize etmenize ve şirketin bölümleri arasında geçen bilgi yolunu izlemenize olanak tanır.

Bir iş süreci haritasının oluşturulması aşamasında, bu işi yapan çalışanın, açıklanan iş süreci prosedürleri alanında yetkinliğe sahip olması şart değildir. Yalnızca sanatçıların neyi ve nasıl yaptıklarına ilişkin bilgilerini yakalar. Şu soruların cevaplarını almanız gerekiyor:

• Hangi belge, yeniden başlatılabilmesi için çalışma döngüsünü bitirir?
• Bu belge kime gönderiliyor?
• Bundan önce ne var?
• Organizasyon içinde ve dışında bu sürece kimler dahil oluyor?
• Süreci başlatmak için görevi kim veriyor?

Bir iş süreci haritası çizerken popüler olan 5W1H soru formülünü kullanmalısınız. Kısaca, bunlar 5 W sorularıdır:

• Kim? (Bu işlemi kim yapar?)
  
• Niye ya? (Bu işlem neden veya neden yapılır?)
  
• Ne? (Bu işlem nedir?)
  
• Ne zaman? (Bu ne zaman yapılmalı?)
  
• Neresi? (Ameliyat nerede yapılır?)
  

ve bir soru H

• nasıl? (Bu işlem nasıl yapılır? Daha farklı yapılabilir mi, geliştirilebilir mi?).

Haritanın çok karmaşık olduğu ortaya çıkarsa, bu, organizasyonun yönetiminde uygun bir düzen olmadığının bir işaretidir.

3. İş süreci rotaları

Gerçek iş süreçlerinde, genellikle işletmenin çeşitli departmanları katılır. Onlar için süreçte roller atamak gerekir. Ayrıca dallanma ve paralel eylemler vardır. Bu nedenle rotalar şeklinde gösterim çok uygundur. Rotalar bize sürecin lojistik diyagramını verir - malzeme, insan, nakit ve bilgi akışlarının hareketi. Akış çizelgeleri, bir komutun eylemlerinin mantığını deşifre etmek için kullanılır.

4. İş süreci matrisleri

Süreçlerin etkileşiminin analizinin matrisi (tablosu) en önemli iş süreçlerini vurgulamanıza, aralarındaki ilişkiyi kurmanıza ve süreçlerin KYS'nin işleyişi üzerindeki etki derecesini değerlendirmenize olanak tanır.

Süreç zinciri analizi tüm alt süreçler arasında bilgi alışverişi yapıldığını algılar. İşlem zinciri sol üst köşeden sağ alt köşeye gider. Dahili sağlayıcı-tüketici ilişkileri, daha önce gerçekleştirilen eylemler için gereksinimleri gösteren kutular olarak gösterilir.

5. Bir iş sürecinin blok şemasını hazırlamak

Süreç akış şeması, iş sürecindeki tüm katılımcılar (tüketiciler, tedarikçiler ve icracılar) arasındaki tüm ilişkiler zincirinin görsel bir diyagramıdır. Bir akış şeması hazırlama sürecinde aşağıdaki sorular sorulur:

• Bu iş sürecinin değeri, uygulama maliyetiyle karşılaştırılabilir mi?
• Diğer iş süreçleriyle ne kadar entegre?
• Bu iş sürecindeki hatalar hemen tespit edilebilir mi?
• Bu iş sürecinin kalitesini iyileştirmek ve sağlamak için neler yapıldı?

6. İş süreçlerinin eklemlerinin tanımı

En zor şey, işletmenin iş süreçlerinin birleşim noktalarındaki faaliyetlerini tanımlamaktır. Süreç sahipleri arasında rıza almak bazen çok zordur.

Önce çıkışların bir açıklamasını yazın. Önce bunları kayıt defterine yazın, ardından hedeflenecek performans ölçütlerini ve değerlerini tanımlayın. Bu göstergeleri ölçme sürecini tanımlayın. Onlardan diğer kullanıcıların ilgisini çeken diğer performans göstergelerine geçme olasılığını düşünün.

Ardından girişlerin benzer bir açıklamasını yazın.

7. İş süreçlerinin yardımcı tanımları

Yardımcı bir açıklama olarak, yerleşim şemaları, anımsatıcı şemalar, Gantt çizelgeleri ve ağ şemaları. Son ikisi işlemler için kullanıma uygundur proje Yönetimi.

8. İş süreçlerinin ayrıntılı açıklaması

Genişletilmiş iş süreci açıklaması işletme için uygun herhangi bir biçimde olabilir, ancak ana hükümleri içermelidir:

• iş sürecinin tam adı;
• iş süreci kodu;
• ana içeriğini ortaya çıkaran bir iş sürecinin tanımı;
• iş sürecinin amacı;
• sürecin ileriye dönük planlanmasından sorumlu iş süreci sahibi;
• sürecin devam eden bakımından sorumlu olan iş süreci yöneticisi;
• iş süreci standartları;
• iş süreci girdileri (dışarıdan gelen ve dönüşüme tabi olan akışlar);
• iş süreci çıktıları (dönüşüm sonuçları);
• iş süreci için mevcut kaynaklar;
• iç ve dış sağlayıcıların iş süreçleri - girdi kaynakları;
• tüketici iş süreçleri - dikkate alınan iş sürecinin sonuçlarının kullanıcıları;
• ölçülen süreç parametreleri;
• süreç performans göstergeleri.

9. İş sürecini belgelemek

KYS sistemine dahil olan iş süreçleri belgeleneceklerdir. En uygun açıklama şekli bir prosedürdür. Bir iş süreci, karmaşıklığına bağlı olarak bir veya daha fazla prosedürle tanımlanabilir. Tüm iş süreçlerini tanımlamak için tek bir görünüm yapmak uygundur.

10. İş sürecinin gösterge ve göstergelerinin tanımı

İş süreci, sürecin ölçülebilmesi ve etkinliğinin değerlendirilebilmesi için bazı göstergelerle karakterize edilmelidir. Tüm göstergeler 4 ana gruba dahildir:

• kalite;
• kurşun zamanı;
• numara;
• maliyetler.

Ek olarak, özel grupları ayırmak gelenekseldir - bir grup iş süreci göstergesi, bir grup gereksinim, sürecin istenen akışını sağlamak için bir grup, bir öneri grubu.

Gösterge grubu iş süreci, hedefe ulaşma derecesini gösterir.

Gereksinim grubu şunları içerir:

• insan kaynakları;
• altyapı;
• çalışma ortamı koşulları.

Sürecin istenen seyrini sağlamak için grup:

• bilgi;
• çalışma talimatları;
• zaman.

• finans;
• lojistik;
• tedarikçiler;
• ortaklar vb.

11. İş süreci yürütme programı

Büyük iş süreçleri resmileştirilmeli ayrı bir belge olarak Bir iş sürecinin yürütülmesi için kurallar". Geriye kalan iş süreçleri, birim ve iş tanımları ile ilgili düzenlemeler şeklinde resmileştirilebilir.

Düzenlemeler, Shewhart-Deming döngüsüne uygunluğu sağlamak için gereksinimleri içermelidir:

• bir sonraki dönem için iş süreci hedeflerinin belirlenmesi;
• iş sürecinin sahibi tarafından sürecin normal seyrinden sapmaların analizi ve bunların dokümantasyonu;
• düzeltici önlemlerin etkinliğinin analizi;
• üst yönetime raporlamak.

İş süreçlerinin geliştirilmesi ve tanımlanması- yolda ilk adım KYS uygulaması işletmede. Bunları tüm personelin dikkatine sunmak, analiz etmek ve gerekirse düzeltici eylemleri uygulamak için sürekli ve özenli bir çalışma devam etmektedir.

Ve yine de insan zihni, onu 2000 yıldan fazla bir süredir kavramak için boşuna uğraşırken, diğer yandan, en azından yaklaşık olarak, çok daha anlamlı ve karmaşık formların analizinde başarılı oldu. Nedenmiş? Çünkü gelişmiş bir vücudu incelemek, vücudun bir hücresini incelemekten daha kolaydır. Ek olarak, ekonomik formları analiz ederken ne mikroskop ne de kimyasal reaktifler kullanılamaz. Her ikisinin de yerini soyutlamanın gücü almalıdır.

Karl Marx. Başkent. Cilt 1. Birinci baskıya önsöz.

İş süreçleri hakkında çokça konuşulur ve çoğunlukla iş otomasyonu ile bağlantılıdır. Bu terimi ayrıca CRM sistemleri, ERP, BPMN notasyonları ile çalışma, IDEF0 ve bir iş danışmanının çalışmalarında ve otomasyon sistemlerinin uygulanmasında ihtiyaç duyulabilecek diğer araçlarla ilgili makalelerimde de kullanıyorum. Aynı zamanda Runet'te “iş süreci” teriminin anlaşılır ve ayrıntılı bir tanımını bulamadım.

Birçok yazar bunu "varsayılan olarak", "sezgisel" terimi olarak kod çözmeden kullanır veya genellikle alternatif terminolojiyi kullanarak ek karışıklığa neden olur, örneğin, bir iş süreci yerine "ticari varlık" yazarlar, vb.

Bu yazıda bir iş sürecinin ne olduğundan bahsetmeye, bu kavramın ortaya çıkış tarihini ve nerelerde uygulanabileceğini ve uygulanması gerektiğini anlatmaya karar verdim. Bir sonraki yazımı da iş süreçlerini nasıl doğru kullanacağınızı anlatacağım iş süreçleri konusuna ayırmayı planlıyorum.

İş süreci tanımı

Peki, bir iş süreci ile bir fonksiyon, hatta sadece normal bir süreç arasındaki fark nedir? Bu terimler arasındaki fark nedir? Aşağıdaki sonuca vardım:

Bir iş süreci, bir takımdaki bir kişinin (veya birkaç kişinin) mantıklı bir eylemleri dizisidir. İş sürecinin tanımının amacı, ekipteki belirli eylemlerin analizi ve düzenlenmesidir.

Neden insanlara ve ekibe özel önem veriyorum:

1. Bir iş süreci her zaman bir kişinin katılımıyla gerçekleşir. Eylemler otomatik bir sistem veya program tarafından gerçekleştirilirse, bu artık bir iş süreci değil, teknolojik bir süreç veya belirtimdir. Ardından biraz farklı standartlar, tanımlama yöntemleri ve uygulama özellikleri devreye giriyor.
2. Bir iş süreci her zaman açık veya örtülü olarak birkaç kişiyi içerir. Bir kişi tek başına çalışsa bile (örneğin bir yazar), yine de müşterileri (yayın ajansları) ve tüketicileri (okuyucuları) vardır. Ayrıca, satıcı bir "vakumda" çalışmaz - tedarikçileri ve ürün alıcıları vardır ve tüm bu insanlar da iş sürecine bir şekilde dahil olurlar.

Neden ticari bir yapı veya şirket hakkında değil de ekip hakkında yazıyorum? Çünkü bir iş süreci kavramı, kar amacı gütmeyen bir kuruluş da dahil olmak üzere kullanılabilir. Bir hayır kurumu, bir hastayı ziyaret eden bir ambulans, hatta herhangi bir satış veya kar olmadan bir akşam yemeği partisine ev sahipliği yapabilir. Aynı zamanda, belirli bir sonuca ulaşmak için bazı eylemler gerçekleştiren insanlarımız olduğu için bir iş sürecini tanımlamak da mümkündür.

İş sürecinin açıklaması

İş süreci tanımını tanımlamak da önemlidir:

Bir iş sürecinin tanımı, bir takımdaki eylemleri düzenlemek, sıralarını analiz etmek ve optimize etmek için belirli eylemleri grafik ve metin biçiminde gerçekleştirirken çalışanların eylem dizisinin bir açıklamasıdır.

Ve burada, açıklaması olmayan bir iş sürecinin olmadığını anlamak gerekir. Yalnızca tanımlama sürecinde bir iş süreci ortaya çıkar, yani. biri olmadan diğerini gerçekleştirmek imkansızdır.
Aynı zamanda, iş sürecinde açıklanan tüm eylemler mantıklı olmalı, sıraları önceden belirlenmiş belirli bir hedefe yol açmalıdır.

İş süreçlerinin tanımı yaratıcı bir çalışmadır. “Ne olduğunu” tanımlasanız bile, bazı yanlışlıklara hala izin verilir, köşeler “düzeltilir”, algılama kolaylığı için bazı eylemler atlanır. Ve “ne olması gerektiği” tarif edilirse, var olanın temelinde yeni bir şey yaratılır. Aynı zamanda, iş analisti hala katı sınırlarla sınırlıdır - kurallar, sözdizimi, mantıksal kısıtlamalar.

Şahsen, yeni bir iş sürecinin yaratılmasını, ince bir iplik üzerinde yaratıcılık, sanat ve katı matematiğin uyumlu bir kombinasyonunu dengelemekle karşılaştırıyorum.

Aynı zamanda, hiçbir iş sürecinin mükemmel olamayacağını ve %100 gerçeğe karşılık geldiğini anlamalısınız. Bazı basitleştirmelere ve varsayımlara her zaman yer vardır, en katı düzenlemelerin bile uygulanmasında bir yerlerde insan faktörü kendi ayarlamalarını yapar.

Ek olarak, bildiğiniz gibi, herhangi bir yeni varlıkta her zaman daha fazla gelişme olasılığı vardır. Ve iş süreçlerinin yaratılması da bu felsefi tezi doğrular. Bir iş sürecini ne kadar mükemmel bir şekilde tanımlamaya çalışırsanız çalışın, içinde hem şimdi hem de gelecekte iyileştirilebilecek bir şeyler vardır.

Ve burada bir yandan, zamanında kendiniz durmak çok önemlidir, çünkü güncellenmiş iş süreçleri “eski moda şekilde” çalışmaya alışmış gerçek insanlar tarafından uygulanacaktır ve onların ataletlerini hesaba katmanız gerekir. düşünme ve öğrenme derecesi. Ayrıca genellikle iş süreçlerinin modernizasyonu içerisinde yer alan otomasyon, belirli yatırımlar gerektirmektedir. Ve burada müşterinin gerçek olanaklarından yola çıkmak gerekiyor.

Bir iş danışmanı tüm bunları açıkça anlamalı, iş sürecinin tanımını nerede ve hangi düzeyde varsayımlarla basitleştirdiğini ve geleceğe yönelik bazı kararları nesnel nedenlerle (finans, insan faktörü) nereye ertelemeye karar verdiğini bilmelidir. Ve tüm bunları işletmenin başkanına basit ve net bir şekilde açıklayabilmeniz gerekir.

İş süreci ile teknolojik süreç arasındaki temel fark, teknolojik bir sürecin çıktısının oldukça kesin bir sonuç olmasıdır. Örneğin, üretimden bahsediyorsak, çıktının belirli parametrelere sahip ürünler olması gerekir.

Tabii ki, teknolojik süreçte bile evlilik olasılığı var, ancak doğal seçeneklerden biri değil, teknolojik sürecin ihlalinin sonuçları. Bir iş sürecindeyken, ihlal ve başarısızlık olmadan yürütülen iş sürecinin “bedeninde” belirli koşulların yerine getirilmesine bağlı olarak “çıktı” sonucu değişebilir.

Netlik için, teknolojik sürecin açıklaması şöyle görünebilir:

1. A iş parçasını alıyoruz;
2. B iş parçasına bağlarız;
3. C parametreleri altında işliyoruz;
4. Detayı alıyoruz.

Her şey açıktır ve koşullu "çatal" sağlanmaz.

Bir iş sürecinde, aşağıdaki durum oldukça normal kabul edilir:

1. A giriş verilerini alıyoruz:
   • Veriler B koşuluyla eşleşiyorsa, C eylemlerinin sırasına gidin;
   • Veriler D koşuluyla eşleşirse, E eylemlerini gerçekleştirin.
2. Sonuç çıktıya iletilir.

Şunlar. Halihazırda süreç algoritmasında, olası koşullar ve çeşitli eylemler, başlangıç ​​veya ara verilere bağlı olarak sağlanır.

Terimin tarihi

IDEF0 iş süreci gösteriminin neredeyse 19. yüzyılın ortalarında ortaya çıktığına dair bilgileri bir kereden fazla okudum. Daha gerçekçi yazarlar, İkinci Dünya Savaşı dönemi hakkında yazıyor. Ama onlar da yanılıyorlar.

Örneğin, IDEF0 hakkında bir makale yazdığımda, bazı okuyucular Birinci Dünya Savaşı sırasında ve hatta daha önce bakanlıklardan ve bakanlıklardan gelen bazı talimat örneklerini notasyon örnekleri olarak gösterdiler ve askeri harekatların diyagramları ve görsel temsilleri bir grafik gösterim olarak tartışıldı. Ancak tüm bunlar iş sürecinin bir açıklaması değildir. Yukarıdakilerin tümü yöntemler, görsel gösteri, talimatlar olarak adlandırılabilir, ancak notasyon olarak adlandırılamaz.

Notasyonlar modern bir kavramdır, ayrıca notasyonlar köklü, standartlaştırılmış, yani. sadece bir veya iki kuruluş tarafından değil, birçok kişi tarafından kullanılan bir dizi komut ve gösterim. İş süreçlerini veya örneğin programlamayı tanımlamak için kendi özel dilinizi oluşturabilirsiniz. Ancak, kitlesel kullanımda bir "akşama" olana kadar, çelişkiler, belirsiz yorumlar ve diğer eksiklikler belirlenmez ve ortadan kaldırılmaz, insanlar için yerleşik ve tanıdık bir standart haline gelene kadar, ona gösterim denilemez. Daha sonra notasyonlar hakkında daha fazla yazmayı planlıyorum. Şimdi "iş süreci" teriminin ortaya çıkışı konusuna dönelim.

Aslında, iş süreçlerinin tanımı ve BPMN notasyonu, bilgi sistemlerinin her yerde kullanılmaya başladığı XX yüzyılın 70'lerinde ortaya çıktı. Hem terimin kendisi hem de gösterimler, başlangıçta tam olarak bilgi sistemlerinin geliştirilmesi için gerekliydi.

Gerçek şu ki, bilgi sistemlerinin kullanımının başlamasından sonra, insanların çalışmalarını organizasyonlarda organize etmenin karmaşıklığı birçok kez artmıştır. Ek olarak, makineler soyutlamayı anlamazlar, katı bir algoritma ve belirli bir giriş ve bilgi işleme sırası gerektirirler. Otomasyonun başlamasından önce, bilgi doğrudan kişiden kişiye geçtiğinde, karşılıklı anlayış sorunu insan iletişimi düzeyindeyse, şimdi onu sıkı bir şekilde düzenlemeye ihtiyaç vardır.

Sonuç olarak, sadece organizasyondaki kişilerin değil, aynı zamanda bilgi sistemleri ile etkileşimlerinin de iş tanımlarını oluşturmak gerekliydi. Ve burada, tüm açıklamaların serbest metin biçiminde olduğu yeterli metin gösterimi (talimatlar) yoktu, bunların alakasız ve uygunsuz olduğu ortaya çıktı. Aslında, özel bir komut dili ve açık bir eylem dizisi oluşturmak için standardizasyona ihtiyaç vardı. Üstelik, makine dillerinden farklı olarak, bu gösterimler, makine koduna çeviri ve insan algısı için eşit derecede uygun hale gelmelidir.

İş süreçlerinin metodolojik olarak geliştirilmiş ilk notasyonları (ve metodolojik olarak geliştirilmiş notasyonlar hakkında konuşacağım, örneğin IDEF3 ***) ABD ordusunda ortaya çıktı. Nedeni açıktır - o zaman bile Amerika Birleşik Devletleri'ndeki ordu, uzaktan bağlantılar kullanarak otomasyon kullandı, yani. aynı sistem daha sonra İnternet oldu. Ve bilgi sistemlerinin bu düzeyde uygulanmasıyla, iş süreci notasyonlarına duyulan ihtiyaç özellikle alakalıydı.

*** Metodolojik olarak ayrıntılı notasyonlar konusunda da birkaç şey söylemek istiyorum. Neden örnek olarak IDEF3'ü gösterdim: İş süreçlerini tanımlamak için metodolojik olarak daha gelişmiş bir sistem görmedim. BPMN 2.0 bile hala geliştirilmekte ve iyileştirilmektedir. Ve eğer IDEF3'ün İngilizce açıklamasını okursanız (henüz Rusçaya çevirisini görmedim), gelişiminin derinliğini de takdir edebileceksiniz.

Çok hızlı bir şekilde, metodoloji ve gösterimler iş ortamında büyük bir popülerlik kazandı.
Gösterimler, insanlar ve dijital bilgi sistemleri arasındaki etkileşimi tanımlamak için bir araç elde etmeyi mümkün kıldı.

Onların yardımıyla işi optimize etmek mümkün oldu, yani. Aynı maliyetle daha iyi performans elde edin.

Optimizasyon fırsatı, işletme için özellikle ilgi çekiciydi. Bildiğiniz gibi, bir şeyi iyileştirmek için neye sahip olduğunuzu ve bundan neyi değiştirmek istediğinizi net bir şekilde anlamanız gerekir. Ve grafik gösterimler her iki durumu da açıkça gösterdi - başlangıç ​​noktası ve istenen sonuç ve ayrıca en sorunlu alanlar. Bu verilere dayanarak, en uygun çözüm yolunu seçmenin ve en iyi yükseltme seçeneğini simüle etmenin, bu tür uygun araçlar olmadan çok daha kolay olduğu ortaya çıktı.

O zaman, iş süreçleri ve iş süreci notasyonları kavramları, ayrılmaz bir şekilde bağlantılı iki kavram ortaya çıktı.

Örneğin, ayrı bir "satış iş süreci" olmadığını anlamak çok önemlidir. Bir gösterimle açıklanırsa iş süreci haline gelecek bir satış süreci vardır. Şunlar. iş süreci gösteriminde bir açıklama olmadan, satışla uğraşıyorsunuz, kimse buna itiraz edemez. Ancak kesin ve sarsılmaz bir tanım olmasa da, satışlarınız bazı yönlerden kendiliğinden bir fenomendir. Ve ancak notasyon çerçevesinde açıklandıktan ve bu açıklamanın pratikte uygulanmasından sonra bir iş süreci haline gelecektir.

Satış en basit ve en bariz örnektir. Bir alıcı rolündeki her birimiz ve bir satıcı rolündeki çoğumuz bu sürece aşinayız. Ve hepimiz biliyoruz ki, farklı durumlarda (farklı ürünler için, farklı alıcılar için, farklı hava koşullarında ve genel olarak ruh haline bağlı olarak) aynı kişi bile biraz farklı satacaktır. Ancak belirli bir iş sürecini açıklar ve net bir şekilde düzenlerseniz, o zaman satıcının sabah hangi ayağı kalkmış olursa olsun, satış süreci belirli bir şekilde standartlaştırılacak, belirli sınırlarla sınırlandırılacak ve sonuç olarak daha istikrarlı olacaktır.

İş süreçlerini neden modellemeli (açıklamalı)

Bir kereden fazla yazdığım gibi, çoğunlukla küçük ve orta ölçekli işletmelerle çalışıyorum, burada geniş bir hizmet yelpazesi sunuyorum - şirketin çalışmasındaki sorunları ve darboğazları belirlemekten, yazılım ürünleri ve otomasyon düzeyinde önerdiğim çözümleri uygulamaya kadar. sistemler.

İş süreci modelleme, aynı anda iki sorunun çözülmesine yardımcı olur:

• İş eğitimi. Diyagramlar şeklinde grafiksel gösterim, yani. iş süreci modellemesi, şirketin özelliklerini hızlı bir şekilde anlamanıza ve olası darboğazları belirlemenize olanak tanır.
• Görünürlük sağlamak. Bildiğiniz gibi “bir resim bin kelimeye bedeldir”. Bu nedenle, şirketin çalışmasının şematik bir temsili, yöneticinin ve işletme sahibinin sorunun özünü çok daha hızlı anlamasına ve önerilen çözümleri değerlendirmesine yardımcı olur. Bir iş danışmanının çalışmasında (bu arada, yazılım ürünlerinin uygulanmasında bir uzmanın yanı sıra), müşterinin çözümün tüm avantajlarını anlaması çok önemlidir. Geri bildirim daha az önemli değildir - şemadaki yönetici, projeyi tartışma aşamasında bile bazı eksiklikleri görebilecek ve uygulama, ek zorluklar olmadan ve “hareket halindeyken” projede değişiklik yapmadan yapılacaktır.

Ve terimin ortaya çıkış tarihini kişisel deneyimimle çalışmanın birleşimi aşağıdaki tanımı verir:

İş süreçleri, çalışma ve karar verme için karmaşık bilgileri anlaşılması kolay bir biçimde sunmak için gereklidir.

Farklı departmanlara sahip tipik bir şirket hayal edin: muhasebe, insan kaynakları, satış, depo, nakliye, üretim vb. Her şeyden önce bir kişi var - işin başı. Fiziksel olarak her türlü iş sürecini uzman düzeyinde anlayamaz. Bu yüzden farklı uzmanları işe alıyorlar. Ancak tüm bunları ve bazı durumlarda modernize etmek için etkili bir şekilde yönetmesi gerekiyor.

İş süreçlerinin devreye girdiği yer burasıdır. Aynı zamanda, şirket içindeki belirli insan faaliyeti türleri grafiksel gösterimlerle tanımlanır ve yönetimin işin her aşamada tam olarak nasıl yapıldığını ve burada nelerin iyileştirilebileceğini anlamasına yardımcı olacak bir biçimde sunulur. Aynı zamanda, şirket başkanının belirli bir profilden yüksek nitelikli bir uzmana sahip olması gerekmez.

Tabii ki, bu seviyede bazı bilgi kayıpları olmadan yapılamaz. Her çalışanın çalışmasının tüm nüanslarını ve ayrıntılarını grafik gösterimle tarif etmek imkansızdır. Ancak bu bilgi kayıpları, genel olarak süreçleri anlamak ve karar vermek için önemsiz kalmaktadır.

İş süreçleri nasıl tanımlanır

Gerçekte işleyen iş süreçlerinin bir tanımını elde etmek için, her bir çalışanın eylem sırasını dikkatlice incelemek yeterlidir. Şunlar. belirli bir süreci başlatmak için gelen veriler hakkında bilgi almak gerekir, giden - yani. çalışanın eylemlerinin sonucunun yanı sıra, gerekli eylemleri adım adım düzeltin.

Tüm bilgiler toplandıktan sonra, grafik gösterime çevrilmesi gerekir. Burada, iş süreçlerinin tanımlarını derlerken “iyi biçim” olarak kabul edilenlerin grafik gösterimler olduğunu anlamaya değer. Kendiniz için, gösterimi istediğiniz gibi oluşturabilirsiniz, açıklamalar için metin seçenekleri de mevcuttur ve örneğin bazı yazılım geliştiricileri tarafından kullanılır. Ancak, ister yazılım geliştiricisi ister şirket yöneticisi olsun, başkalarının okuyacağı bir not yazıyorsanız, grafikleri seçin.

Bu kararın nedeni basittir: bilgi grafik biçiminde daha iyi algılanır. Bir kişiye bir “metin duvarı” sunarsanız, neden bahsettiğinizi anlaması çok zaman ve çaba alacaktır. Ve bu durumda tüm görevi karşılamak neredeyse imkansız. Grafik diyagramları başka bir konudur - burada iş süreçlerini farklı ayrıntı seviyelerinde inceleyebilirsiniz ve herkes bir grafik diyagramın "genel görünümüne hızlı bir şekilde göz atabilir".

1. Süreçte katılımcıları (çalışanlar) topluyoruz;
2. Süreci başlatmak için gerekli ve yeterli gelen bilgileri topluyoruz;
3. Kullanılmış sistemleri topluyoruz. Bir muhasebe sistemi, CRM, e-posta, Excel elektronik tabloları vb. Olabilir. Çalışmada fiilen kullanılan her şey kaydedilmelidir.
4. Beklenen sonucu, sürecin sonunda ne olacağını tanımlarız.
5. Bir kişinin gerçekleştirdiği eylemlerin sırasını topluyoruz.
6. Koşulları izole ediyoruz. Farklı girdi verilerine ve ara sonuçlara bağlı olarak eylemler farklı olabilir.
7. Toplanan tüm bilgileri uygun bir gösterimde (IDEF3, BPMN 2.0, vb.) grafik biçiminde açıklıyoruz.

İş süreci açıklama kuralları

Yukarıda, yaratıcı yaklaşım hakkında, iş süreçlerinin tanımına eylem koşulları ve seçenekleri dahil etme olasılıkları hakkında çok şey söyledim. Sonuç olarak, bir kişinin "iş yerinde" eylemlerinin herhangi bir açıklaması, bir iş sürecinin tanımı olarak kabul edilebilir. Aslında, bir eylem listesinin bir iş sürecinin tanımı (grafik veya metin biçiminde) olarak adlandırılıp adlandırılamayacağını belirleyen katı çerçeveler ve kurallar vardır:

• eksiksizlik. Bir iş süreci, karşılaştığı soruyu açıkça yanıtlamalıdır. Belirli bir ürün veya hizmeti satma sürecinden bahsediyorsak, iş süreci belirtilen sonucu elde etmek için gerekli eylemleri tam olarak tanımlamalı ve tam olarak böyle bir sonuçla sonuçlanmalıdır (yukarıda bahsettiğim belirli varsayımlarla).
• Özlülük.İş süreci, yeterliliği bir araya getirmelidir, yani. Algılama kolaylığı için mümkün olduğunca kısa olmakla birlikte gerekli tüm adımları ve eylemleri tanımlayın. Şahsen, kendim için bir “15 dakika kuralı” buldum - bu süre zarfında sunulan iş sürecini şirket yönetimine açıklayabilirsem, müşteriye gösterilebilir. Daha hızlı çıkıyor - harika, daha fazla zaman ve kelime gerektiriyor - nelerin azaltılabileceğini ve basitleştirilebileceğini düşünmeniz gerekiyor.
  Bir keresinde, 2 metre uzunluğunda (ve buna karşılık gelen genişlikte) bir kağıda yapılmış bir iş sürecinin grafik açıklamasını şahsen görmüştüm. Sadece düşünmek ve hangi okun nereye gittiğini anlamak bile son derece zordur. Ve bunu müşteriye nasıl açıklayacağımı şahsen hayal bile edemiyorum.
  Bir kişinin, diğer şeylerin yanı sıra, belirli bir sayfa veya ekran boyutuyla (bu, görme özelliklerinden kaynaklanmaktadır) ve ayrıca öğelerin sayısı (beyin yetenekleri de vardır) ile sınırlı, görsel olarak tanımlanmış bir bilgi miktarını algıladığını unutmayın. sınırlı). Müşteri, basit ve özlü bir iş sürecini, bir bakışta şemayı basitçe "kapsayarak" anlayacaktır. Karmaşık ve ayrıntılarla aşırı doygun, orada ne görüntülendiğini anlamak için bir saatten fazla çalışmanız gerekecek. Büyük olasılıkla, bireysel departmanların çalışmalarında uzman olmayan ve aynı zamanda boş zaman miktarında da sınırlı olan şirket başkanı, bu kadar karmaşık bir yapıyı incelemeyecek ve en çok özünü bile anlamayacaktır. karlı teklifler
• Genel kabul görmüş gösterimlerin kullanımı. Kendi notasyonunuzu ve kurallarınızı icat etmeyin. Tüm dünyada kullanılan notasyonları kullanın. Bazı yerli yazarların kitaplarında kendi notalarını oluşturmaya çalıştıklarını gördüm. Ve dürüst olmak gerekirse, kendileri ve okuyucuları için hayatı neden zorlaştırdıklarını hiçbir zaman anlamadım. Burada, dilde olduğu gibi - kendi özel dilinizi oluşturabilirsiniz, ancak bunu sizden başka kimse anlamayacaktır. Ve mevcut olanlara benzer olduğu ortaya çıkarsa, kafa karışıklığı da ortaya çıkabilir. Ya da bilinen dillerin kurallarına göre noktalama işaretleri, ret sözcükleri vb. kullanmadığınız için okuma yazma bilmeyen sayılacaksınız. Yani gösterimlerde - zaten iyi kurulmuş, insanlar tarafından bilinen ve aynı zamanda önemli olan sezgisel gösterimler var. Bu yüzden popüler hale geldiler çünkü yaratılma ve iyileştirme sürecinde basitlik, belirsizlik ve rahatlık açısından sürekli olarak test edildiler. Hazır notasyonlar kullanırsanız, anlaşılırsınız, bir uzman olarak algılanırsınız ve notasyon kurallarının kendisi sizi mantıksal hatalardan kurtarır. Şahsen IDEF3 ve BPMN 2.0'ı tavsiye ederim.
• İş sürecindeki tüm katılımcılar dikkate alınmalı ve doğrudan belirtilmelidir. Ve bu, numaralandırmalı dipnotlar, Swimm çizgi nesnelerindeki yorumlar (özel dipnotlar) vb. kullanılmadan yapılmalıdır. Hayranlar, hazır notasyonlar kullanmak yerine kendi tasarımlarını yaratmak için genellikle bununla “günah işler”. Bir yerde isimleri uymaz, bir yerde uzun bir ismin bir iş sürecinin gövdesinde sakıncalı olacağını düşünürler. Sonuç olarak, ya tam olarak kimden bahsettiklerini dipnotlara bakmak zorundasınız ya da bu tür iş süreçlerinin yaratıcıları katılımcılardan birini belirtmeyi unutuyor.
• Kullanıcı dostu açıklama. En önemli şey, bu gösterimi okuyacak olan tüketicinizin hızlı ve ideal olarak, açıklamalarınız olmadan bile iş sürecinin tanımını anlaması gerektiğidir.

Diğer her şey yalnızca size ve iş süreci açıklamasının tüketicisine bağlıdır. Farklı renklerin kullanımını gerçekten seviyorsanız (oklar veya nesneler için), bunun oldukça kabul edilebilir olduğunu düşünüyorum. Ayrıca sadece önerdiğim araçlarda değil, sizin için uygun olan herhangi bir ortamda notasyon oluşturabilirsiniz. Notasyon yukarıda listelenen kurallara uyuyorsa ve tüketiciniz tarafından anlaşılırsa, tam olarak ihtiyacınız olanı yarattınız. Ve bu gerçekten iş sürecinin bir açıklaması, profesyonel ve iş için en uygun.

Yaygın mitler ve yanlış anlamalar

"Tekerleği yeniden icat etmeyin"! Kendi notasyonlarınızı icat etmenize gerek yok.

Çoğu zaman, mevcut gösterimlerin özelliklerini incelemek yerine, insanlar çeşitli grafik programlarında serbest biçimli grafikler çizerler.

Bunu yapmanı tavsiye etmem. İlk olarak, hazır araçları kullanırken, kendi tanımlarınızı ve standartlarınızı icat etmenize gerek yoktur. Her şey uzun zamandır düşünüldü. Aynı zamanda, standart gösterimler gerçekten sezgiseldir, açık bir şekilde okunur ve birçok kişi tarafından bilinir. İkincisi, hazır sistemler (IDEF3, BPMN 2.0, vb.) iyi geliştirilmiş bir metodolojiye ve katı kısıtlamalara sahiptir. Bir programlama dili ve bu dille çalışmak için bir ortam olarak algılanabilirler. Burada çok fazla hata yapamayacaksınız, sözdizimi standartları ve ortamın kendisi sizi bundan kurtaracak (editördeki sınırlamalar, otomatik kontroller).

Şirketin iş süreçleri ile BT sistemleri iş süreçlerinin açıklamalarını karıştırmayın.

1C veya Zoho CRM gibi birçok otomatik sistemde, "iş süreçleri" adı verilen kendi varlıkları vardır. Ancak bu varlıkların bu makalede açıklanan iş süreçleriyle hiçbir ilgisi yoktur. Onları "eş anlamlı" olarak kabul edin, yani. terimler kulağa aynı gibi geliyor, ancak bizim durumumuzda bu, şirketin çalışmasının bir açıklamasıdır ve BT sistemlerinde bir grup işlev ve raporun adıdır.

Yaygın hata: Bir iş süreci mutlaka değer (kar) getirir.

Hatta tanınmış konuşmacılardan iş süreçlerinin karlı olması gerektiğini duydum. Ayrıca, eylemlerin %70'inin hiçbir değer taşımamasına çok dikkat edilen bir iş süreci oluştururken “hata analizi” bile gördüm.

Aslında, iş süreçleri farklıdır. Bazılarının sonucu, örneğin doğrudan satışlar gibi gerçekten bir kar elde edecek. Diğer durumlarda, değerin kazanılmasından ve genel olarak eylemlerin bu açıdan değerlendirilmesinden bahsetmek zordur. Örneğin, malların nakliyesi veya vergi beyannamelerinin oluşturulması ve gönderilmesiyle ilgili bir iş sürecinin değerini nasıl değerlendirebilirsiniz?

Şirket için doğrudan bir kâr olarak anlıyorsak, bir iş sürecinin mutlaka herhangi bir değer getirmediğine inanıyorum. Süreç odaklı bir yaklaşımın tanıtılması ve iş süreçlerinin uygulanması daha çok başka bir şeye - değerin korunmasına, yani. Aynı maliyetle daha fazla performans elde etmek.

İdeal bir iş süreci yaratmak mümkün mü - ne zaman durmalısınız?

Numara. İş süreci basit, anlaşılır, kullanışlı, okunabilir olmalıdır. Ama asla mükemmel olmayacak.

Çalışmaya başladığımda, bir şey üzerinde çalışmıyorum, bir yerde daha iyi yapılabilirmiş gibi geliyordu bana. Ve çoğu zaman müşteriler benden bu veya bu süreci daha ayrıntılı olarak açıklamamı istedi. Ben de bunu kendi eksikliğim olarak değerlendirdim.

Aslında, yukarıdakilerin tümüne dayanarak, iş süreci modellemesi bir tür varsayımdır, yaratıcı bir süreçtir. Öte yandan, bir zamanlar daha fazla “bu” ve “orada” tanımlama taleplerine ne cevap vereceğimi bile bilmiyordum. Ancak zamanla, iş modellemesinin sadece yaratıcılık değil, bir tür diyalektik süreç olduğunu fark ettim. Ve bir iş sürecinin yaratılması her zaman kendi olumsuzluğunu taşıyacaktır. Burada meseleye felsefi bir bakış açısıyla yaklaşmaya gerçekten değer. Ve bir iş süreci oluştururken, her şeyi aynı anda kapsayamayacağımızı ve bu nedenle her zaman kusurlu olacağını hatırlamalıyız. Ama aynı zamanda, gelecekte geliştireceğimiz şeyleri şimdiden ortaya koyuyoruz. Buna basitçe bir gerçek olarak yaklaşmaya değer.

İş süreciniz görevi çözmeli, proje çerçevesinde düşünülen soruya cevap vermelidir. Diğer her şey gelecekteki olası işbirliği meselesidir. Bu, müşterilere neden bazı süreçleri detaylandırmadığınızı veya tartışılanla ilgili başka bir iş sürecini çizmediğinizi açıklamaya değer.

İş süreci diyagramı, işin özünü ve mekanizmasını yansıtır. Kendi içinde bir devre oluşturmak çok zor değil. Şemanın hangi soruları cevaplaması gerektiğini anlamak ve ardından oluşturma algoritmasını takip etmek yeterlidir. Model oluşturmaya başlamak için sabırsızlanıyorsanız veya nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız bu makale tam size göre.

İş süreçlerinin tanımına başlamadan önce gerekli olduğunu hatırlatmak isterim. şirketler başlamak için bir platformdur.

Burada sunduğum algoritma, sadece iş süreçlerini tarif edecek olanlar için faydalı olacaktır. Benim tarafımdan eğitilenler için makale, geçenlerin mükemmel bir tekrarı olacaktır))))

İş süreci diyagramı - sabırsızlar için talimatlar

1 - Süreç sınırlarını tanımlayın

Her iş süreci bir olayla başlar ve biter. Yapılacak ilk şey, başlangıç ​​ve bitiş olaylarını işaretlemektir.

2 - Sürecin ana bloklarını çizin

Ana blokları (alt süreçler, işlemler) gerçekleştirildikleri sıraya göre düzenleyin.

Bu aşamada şemayı karmaşıklaştırmayın. İşlem mükemmel çalışıyormuş gibi blokları görüntüleyin.

3 - Çatalları ve diğer etkinlikleri ekleyin

Ve şimdi işleri biraz karmaşıklaştırmanın zamanı geldi. Sürecin gelişimi için ana seçenekleri ve ana ara olayları ekleyin. Diyagramı eksik işlemlerle tamamlayın.

4 - Süreçte katılımcıların rollerini belirleyin

İş süreçlerinde herhangi bir pozisyon veya belirli bir çalışan bulunmamaktadır. Bunun yerine “rol” kavramı kullanılmaktadır. Bir çalışan birçok rolü üstlenebilir. Bir rol birçok çalışan tarafından gerçekleştirilebilir. Bir pozisyon bir dizi rolden oluşur.

Eksik işlemleri gerektiği gibi ekleyin.

5 - Belgeleri şemaya yerleştirin

Bir belge mutlaka yedi imzalı resmi bir kağıt değildir. İş süreci yönetimi açısından bir belge, herhangi bir bilgi taşıyıcısı hakkında bilgidir. E-posta, rapor, sunum, SMS - bunların hepsi belgelerdir.

Bazen ara ürünleri sergilemek gerekir. Bunlar, bir işlem bloğundan diğerine geçen boşluklar, yarı bitmiş ürünler veya işin sadece önemli parçalarıdır. Bunları bu aşamada ekleyin. Gereklilikten.

6 - Kullanılan programları ve veritabanlarını ekleyin

İşlem, hangi programları ve veritabanlarını kullandığını yansıtmalıdır.

7 - Aletleri ve malzemeleri düzenleyin

İşlemde alet ve/veya malzeme kullanılıyorsa bu da gösterilmelidir. Ana noktalar iş süreci diyagramında tanımlanabilir. Ayrıntılı bir açıklama en iyi açıklamanın yorumlar ve özel bölümlerinde verilir. Harika bir seçenek, özellikle alet ve malzemelerin kullanımına odaklanan bir diyagram çizmektir. Böyle bir şemada, iş akışına değil, iş sürecinde nasıl, hangi miktarda ve hangi malzemelerin kullanıldığına vurgu yapılır.

8 - İş sürecindeki performans göstergelerini tanımlayın

Sistemde şu veya bu şekilde dikkate alınan performans göstergelerini iş süreci diyagramına yerleştirin.

9 - Alınan şemayı diğer süreçlerle ilişkilendirin

Her iş süreci, daha büyük bir sistemin sadece bir parçasıdır. Tüm süreçler birbirine bağlıdır. Temel olarak, bir bağlantı, bir sürecin diğer süreçlerle değiş tokuş ettiği bir şeydir. Geçerli işlemin ilişkili olduğu işlemleri ve bunların değiş tokuş ettiği işlemleri belirtmeniz gerektiğini unutmayın.

Bir iş sürecini diğer süreçlere bağlama

10 - Ortaya çıkan iş süreci modelini kontrol edin

Prensip olarak, şema hazırdır. İş süreci diyagramı aşağıdaki soruları yanıtlamalıdır:

• İş süreci nerede başlar ve nerede biter?
• Hangi süreçleri içerir? değiş tokuş edilen nedir?
• Hangi işlemler yapılır? Hangi sırayla?
• Süreçteki faaliyetleri kim gerçekleştiriyor?
• Süreçte hangi belgeler kullanılır ve görünür? Bu belgeler hangi işlemlerde kullanılır/görünür?
• Süreçte ve hangi operasyonlarda hangi araçlar, materyaller, yazılımlar ve veri tabanları kullanılıyor?
• İş sürecinde hangi performans göstergeleri ve tam olarak nerede kaydediliyor?

İyi hazırlanmış bir plan, anlaşılması kolay ve yeterince bilgilendirici olmalıdır.
İş süreci diyagramı “sokaktaki adam” için anlaşılır olmalıdır.
Tanımlama aşamasındaki iş süreci diyagramı, sürecin gerçek hayatta nasıl yapıldığını yansıtmalıdır.

Bu algoritma, gerekli iş süreçlerini oldukça basit ve hızlı bir şekilde tanımlamanıza izin verecektir. Daha sonra, iş süreçlerinin tanımı hakkında ayrıntılı olarak konuşacağım. İletişimde kalın.

Ve yine de insan zihni, onu 2000 yıldan fazla bir süredir kavramak için boşuna uğraşırken, diğer yandan, en azından yaklaşık olarak, çok daha anlamlı ve karmaşık formların analizinde başarılı oldu. Nedenmiş? Çünkü gelişmiş bir vücudu incelemek, vücudun bir hücresini incelemekten daha kolaydır. Ek olarak, ekonomik formları analiz ederken ne mikroskop ne de kimyasal reaktifler kullanılamaz. Her ikisinin de yerini soyutlamanın gücü almalıdır.

Karl Marx. Başkent. Cilt 1. Birinci baskıya önsöz.

İş süreçleri hakkında çokça konuşulur ve çoğunlukla iş otomasyonu ile bağlantılıdır. Bu terimi ayrıca CRM sistemleri, ERP, BPMN notasyonları ile çalışma, IDEF0 ve bir iş danışmanının çalışmalarında ve otomasyon sistemlerinin uygulanmasında ihtiyaç duyulabilecek diğer araçlarla ilgili makalelerimde de kullanıyorum. Aynı zamanda Runet'te “iş süreci” teriminin anlaşılır ve ayrıntılı bir tanımını bulamadım.

Birçok yazar bunu "varsayılan olarak", "sezgisel" terimi olarak kod çözmeden kullanır veya genellikle alternatif terminolojiyi kullanarak ek karışıklığa neden olur, örneğin, bir iş süreci yerine "ticari varlık" yazarlar, vb.

Bu yazıda bir iş sürecinin ne olduğundan bahsetmeye, bu kavramın ortaya çıkış tarihini ve nerelerde uygulanabileceğini ve uygulanması gerektiğini anlatmaya karar verdim. Bir sonraki yazımı da iş süreçlerini nasıl doğru kullanacağınızı anlatacağım iş süreçleri konusuna ayırmayı planlıyorum.

İş süreci tanımı

Peki, bir iş süreci ile bir fonksiyon, hatta sadece normal bir süreç arasındaki fark nedir? Bu terimler arasındaki fark nedir? Aşağıdaki sonuca vardım:

Bir iş süreci, bir takımdaki bir kişinin (veya birkaç kişinin) mantıklı bir eylemleri dizisidir. İş sürecinin tanımının amacı, ekipteki belirli eylemlerin analizi ve düzenlenmesidir.

Neden insanlara ve ekibe özel önem veriyorum:

1. Bir iş süreci her zaman bir kişinin katılımıyla gerçekleşir. Eylemler otomatik bir sistem veya program tarafından gerçekleştirilirse, bu artık bir iş süreci değil, teknolojik bir süreç veya belirtimdir. Ardından biraz farklı standartlar, tanımlama yöntemleri ve uygulama özellikleri devreye giriyor.
2. Bir iş süreci her zaman açık veya örtülü olarak birkaç kişiyi içerir. Bir kişi tek başına çalışsa bile (örneğin bir yazar), yine de müşterileri (yayın ajansları) ve tüketicileri (okuyucuları) vardır. Ayrıca, satıcı bir "vakumda" çalışmaz - tedarikçileri ve ürün alıcıları vardır ve tüm bu insanlar da iş sürecine bir şekilde dahil olurlar.

Neden ticari bir yapı veya şirket hakkında değil de ekip hakkında yazıyorum? Çünkü bir iş süreci kavramı, kar amacı gütmeyen bir kuruluş da dahil olmak üzere kullanılabilir. Bir hayır kurumu, bir hastayı ziyaret eden bir ambulans, hatta herhangi bir satış veya kar olmadan bir akşam yemeği partisine ev sahipliği yapabilir. Aynı zamanda, belirli bir sonuca ulaşmak için bazı eylemler gerçekleştiren insanlarımız olduğu için bir iş sürecini tanımlamak da mümkündür.

İş sürecinin açıklaması

İş süreci tanımını tanımlamak da önemlidir:

Bir iş sürecinin tanımı, bir takımdaki eylemleri düzenlemek, sıralarını analiz etmek ve optimize etmek için belirli eylemleri grafik ve metin biçiminde gerçekleştirirken çalışanların eylem dizisinin bir açıklamasıdır.

Ve burada, açıklaması olmayan bir iş sürecinin olmadığını anlamak gerekir. Yalnızca tanımlama sürecinde bir iş süreci ortaya çıkar, yani. biri olmadan diğerini gerçekleştirmek imkansızdır.
Aynı zamanda, iş sürecinde açıklanan tüm eylemler mantıklı olmalı, sıraları önceden belirlenmiş belirli bir hedefe yol açmalıdır.

İş süreçlerinin tanımı yaratıcı bir çalışmadır. “Ne olduğunu” tanımlasanız bile, bazı yanlışlıklara hala izin verilir, köşeler “düzeltilir”, algılama kolaylığı için bazı eylemler atlanır. Ve “ne olması gerektiği” tarif edilirse, var olanın temelinde yeni bir şey yaratılır. Aynı zamanda, iş analisti hala katı sınırlarla sınırlıdır - kurallar, sözdizimi, mantıksal kısıtlamalar.

Şahsen, yeni bir iş sürecinin yaratılmasını, ince bir iplik üzerinde yaratıcılık, sanat ve katı matematiğin uyumlu bir kombinasyonunu dengelemekle karşılaştırıyorum.

Aynı zamanda, hiçbir iş sürecinin mükemmel olamayacağını ve %100 gerçeğe karşılık geldiğini anlamalısınız. Bazı basitleştirmelere ve varsayımlara her zaman yer vardır, en katı düzenlemelerin bile uygulanmasında bir yerlerde insan faktörü kendi ayarlamalarını yapar.

Ek olarak, bildiğiniz gibi, herhangi bir yeni varlıkta her zaman daha fazla gelişme olasılığı vardır. Ve iş süreçlerinin yaratılması da bu felsefi tezi doğrular. Bir iş sürecini ne kadar mükemmel bir şekilde tanımlamaya çalışırsanız çalışın, içinde hem şimdi hem de gelecekte iyileştirilebilecek bir şeyler vardır.

Ve burada bir yandan, zamanında kendiniz durmak çok önemlidir, çünkü güncellenmiş iş süreçleri “eski moda şekilde” çalışmaya alışmış gerçek insanlar tarafından uygulanacaktır ve onların ataletlerini hesaba katmanız gerekir. düşünme ve öğrenme derecesi. Ayrıca genellikle iş süreçlerinin modernizasyonu içerisinde yer alan otomasyon, belirli yatırımlar gerektirmektedir. Ve burada müşterinin gerçek olanaklarından yola çıkmak gerekiyor.

Bir iş danışmanı tüm bunları açıkça anlamalı, iş sürecinin tanımını nerede ve hangi düzeyde varsayımlarla basitleştirdiğini ve geleceğe yönelik bazı kararları nesnel nedenlerle (finans, insan faktörü) nereye ertelemeye karar verdiğini bilmelidir. Ve tüm bunları işletmenin başkanına basit ve net bir şekilde açıklayabilmeniz gerekir.

İş süreci ile teknolojik süreç arasındaki temel fark, teknolojik bir sürecin çıktısının oldukça kesin bir sonuç olmasıdır. Örneğin, üretimden bahsediyorsak, çıktının belirli parametrelere sahip ürünler olması gerekir.

Tabii ki, teknolojik süreçte bile evlilik olasılığı var, ancak doğal seçeneklerden biri değil, teknolojik sürecin ihlalinin sonuçları. Bir iş sürecindeyken, ihlal ve başarısızlık olmadan yürütülen iş sürecinin “bedeninde” belirli koşulların yerine getirilmesine bağlı olarak “çıktı” sonucu değişebilir.

Netlik için, teknolojik sürecin açıklaması şöyle görünebilir:

1. A iş parçasını alıyoruz;
2. B iş parçasına bağlarız;
3. C parametreleri altında işliyoruz;
4. Detayı alıyoruz.

Her şey açıktır ve koşullu "çatal" sağlanmaz.

Bir iş sürecinde, aşağıdaki durum oldukça normal kabul edilir:

1. A giriş verilerini alıyoruz:
   • Veriler B koşuluyla eşleşiyorsa, C eylemlerinin sırasına gidin;
   • Veriler D koşuluyla eşleşirse, E eylemlerini gerçekleştirin.
2. Sonuç çıktıya iletilir.

Şunlar. Halihazırda süreç algoritmasında, olası koşullar ve çeşitli eylemler, başlangıç ​​veya ara verilere bağlı olarak sağlanır.

Terimin tarihi

IDEF0 iş süreci gösteriminin neredeyse 19. yüzyılın ortalarında ortaya çıktığına dair bilgileri bir kereden fazla okudum. Daha gerçekçi yazarlar, İkinci Dünya Savaşı dönemi hakkında yazıyor. Ama onlar da yanılıyorlar.

Örneğin, IDEF0 hakkında bir makale yazdığımda, bazı okuyucular Birinci Dünya Savaşı sırasında ve hatta daha önce bakanlıklardan ve bakanlıklardan gelen bazı talimat örneklerini notasyon örnekleri olarak gösterdiler ve askeri harekatların diyagramları ve görsel temsilleri bir grafik gösterim olarak tartışıldı. Ancak tüm bunlar iş sürecinin bir açıklaması değildir. Yukarıdakilerin tümü yöntemler, görsel gösteri, talimatlar olarak adlandırılabilir, ancak notasyon olarak adlandırılamaz.

Notasyonlar modern bir kavramdır, ayrıca notasyonlar köklü, standartlaştırılmış, yani. sadece bir veya iki kuruluş tarafından değil, birçok kişi tarafından kullanılan bir dizi komut ve gösterim. İş süreçlerini veya örneğin programlamayı tanımlamak için kendi özel dilinizi oluşturabilirsiniz. Ancak, kitlesel kullanımda bir "akşama" olana kadar, çelişkiler, belirsiz yorumlar ve diğer eksiklikler belirlenmez ve ortadan kaldırılmaz, insanlar için yerleşik ve tanıdık bir standart haline gelene kadar, ona gösterim denilemez. Daha sonra notasyonlar hakkında daha fazla yazmayı planlıyorum. Şimdi "iş süreci" teriminin ortaya çıkışı konusuna dönelim.

Aslında, iş süreçlerinin tanımı ve BPMN notasyonu, bilgi sistemlerinin her yerde kullanılmaya başladığı XX yüzyılın 70'lerinde ortaya çıktı. Hem terimin kendisi hem de gösterimler, başlangıçta tam olarak bilgi sistemlerinin geliştirilmesi için gerekliydi.

Gerçek şu ki, bilgi sistemlerinin kullanımının başlamasından sonra, insanların çalışmalarını organizasyonlarda organize etmenin karmaşıklığı birçok kez artmıştır. Ek olarak, makineler soyutlamayı anlamazlar, katı bir algoritma ve belirli bir giriş ve bilgi işleme sırası gerektirirler. Otomasyonun başlamasından önce, bilgi doğrudan kişiden kişiye geçtiğinde, karşılıklı anlayış sorunu insan iletişimi düzeyindeyse, şimdi onu sıkı bir şekilde düzenlemeye ihtiyaç vardır.

Sonuç olarak, sadece organizasyondaki kişilerin değil, aynı zamanda bilgi sistemleri ile etkileşimlerinin de iş tanımlarını oluşturmak gerekliydi. Ve burada, tüm açıklamaların serbest metin biçiminde olduğu yeterli metin gösterimi (talimatlar) yoktu, bunların alakasız ve uygunsuz olduğu ortaya çıktı. Aslında, özel bir komut dili ve açık bir eylem dizisi oluşturmak için standardizasyona ihtiyaç vardı. Üstelik, makine dillerinden farklı olarak, bu gösterimler, makine koduna çeviri ve insan algısı için eşit derecede uygun hale gelmelidir.

İş süreçlerinin metodolojik olarak geliştirilmiş ilk notasyonları (ve metodolojik olarak geliştirilmiş notasyonlar hakkında konuşacağım, örneğin IDEF3 ***) ABD ordusunda ortaya çıktı. Nedeni açıktır - o zaman bile Amerika Birleşik Devletleri'ndeki ordu, uzaktan bağlantılar kullanarak otomasyon kullandı, yani. aynı sistem daha sonra İnternet oldu. Ve bilgi sistemlerinin bu düzeyde uygulanmasıyla, iş süreci notasyonlarına duyulan ihtiyaç özellikle alakalıydı.

*** Metodolojik olarak ayrıntılı notasyonlar konusunda da birkaç şey söylemek istiyorum. Neden örnek olarak IDEF3'ü gösterdim: İş süreçlerini tanımlamak için metodolojik olarak daha gelişmiş bir sistem görmedim. BPMN 2.0 bile hala geliştirilmekte ve iyileştirilmektedir. Ve eğer IDEF3'ün İngilizce açıklamasını okursanız (henüz Rusçaya çevirisini görmedim), gelişiminin derinliğini de takdir edebileceksiniz.

Çok hızlı bir şekilde, metodoloji ve gösterimler iş ortamında büyük bir popülerlik kazandı.
Gösterimler, insanlar ve dijital bilgi sistemleri arasındaki etkileşimi tanımlamak için bir araç elde etmeyi mümkün kıldı.

Onların yardımıyla işi optimize etmek mümkün oldu, yani. Aynı maliyetle daha iyi performans elde edin.

Optimizasyon fırsatı, işletme için özellikle ilgi çekiciydi. Bildiğiniz gibi, bir şeyi iyileştirmek için neye sahip olduğunuzu ve bundan neyi değiştirmek istediğinizi net bir şekilde anlamanız gerekir. Ve grafik gösterimler her iki durumu da açıkça gösterdi - başlangıç ​​noktası ve istenen sonuç ve ayrıca en sorunlu alanlar. Bu verilere dayanarak, en uygun çözüm yolunu seçmenin ve en iyi yükseltme seçeneğini simüle etmenin, bu tür uygun araçlar olmadan çok daha kolay olduğu ortaya çıktı.

O zaman, iş süreçleri ve iş süreci notasyonları kavramları, ayrılmaz bir şekilde bağlantılı iki kavram ortaya çıktı.

Örneğin, ayrı bir "satış iş süreci" olmadığını anlamak çok önemlidir. Bir gösterimle açıklanırsa iş süreci haline gelecek bir satış süreci vardır. Şunlar. iş süreci gösteriminde bir açıklama olmadan, satışla uğraşıyorsunuz, kimse buna itiraz edemez. Ancak kesin ve sarsılmaz bir tanım olmasa da, satışlarınız bazı yönlerden kendiliğinden bir fenomendir. Ve ancak notasyon çerçevesinde açıklandıktan ve bu açıklamanın pratikte uygulanmasından sonra bir iş süreci haline gelecektir.

Satış en basit ve en bariz örnektir. Bir alıcı rolündeki her birimiz ve bir satıcı rolündeki çoğumuz bu sürece aşinayız. Ve hepimiz biliyoruz ki, farklı durumlarda (farklı ürünler için, farklı alıcılar için, farklı hava koşullarında ve genel olarak ruh haline bağlı olarak) aynı kişi bile biraz farklı satacaktır. Ancak belirli bir iş sürecini açıklar ve net bir şekilde düzenlerseniz, o zaman satıcının sabah hangi ayağı kalkmış olursa olsun, satış süreci belirli bir şekilde standartlaştırılacak, belirli sınırlarla sınırlandırılacak ve sonuç olarak daha istikrarlı olacaktır.

İş süreçlerini neden modellemeli (açıklamalı)

Bir kereden fazla yazdığım gibi, çoğunlukla küçük ve orta ölçekli işletmelerle çalışıyorum, burada geniş bir hizmet yelpazesi sunuyorum - şirketin çalışmasındaki sorunları ve darboğazları belirlemekten, yazılım ürünleri ve otomasyon düzeyinde önerdiğim çözümleri uygulamaya kadar. sistemler.

İş süreci modelleme, aynı anda iki sorunun çözülmesine yardımcı olur:

• İş eğitimi. Diyagramlar şeklinde grafiksel gösterim, yani. iş süreci modellemesi, şirketin özelliklerini hızlı bir şekilde anlamanıza ve olası darboğazları belirlemenize olanak tanır.
• Görünürlük sağlamak. Bildiğiniz gibi “bir resim bin kelimeye bedeldir”. Bu nedenle, şirketin çalışmasının şematik bir temsili, yöneticinin ve işletme sahibinin sorunun özünü çok daha hızlı anlamasına ve önerilen çözümleri değerlendirmesine yardımcı olur. Bir iş danışmanının çalışmasında (bu arada, yazılım ürünlerinin uygulanmasında bir uzmanın yanı sıra), müşterinin çözümün tüm avantajlarını anlaması çok önemlidir. Geri bildirim daha az önemli değildir - şemadaki yönetici, projeyi tartışma aşamasında bile bazı eksiklikleri görebilecek ve uygulama, ek zorluklar olmadan ve “hareket halindeyken” projede değişiklik yapmadan yapılacaktır.

Ve terimin ortaya çıkış tarihini kişisel deneyimimle çalışmanın birleşimi aşağıdaki tanımı verir:

İş süreçleri, çalışma ve karar verme için karmaşık bilgileri anlaşılması kolay bir biçimde sunmak için gereklidir.

Farklı departmanlara sahip tipik bir şirket hayal edin: muhasebe, insan kaynakları, satış, depo, nakliye, üretim vb. Her şeyden önce bir kişi var - işin başı. Fiziksel olarak her türlü iş sürecini uzman düzeyinde anlayamaz. Bu yüzden farklı uzmanları işe alıyorlar. Ancak tüm bunları ve bazı durumlarda modernize etmek için etkili bir şekilde yönetmesi gerekiyor.

İş süreçlerinin devreye girdiği yer burasıdır. Aynı zamanda, şirket içindeki belirli insan faaliyeti türleri grafiksel gösterimlerle tanımlanır ve yönetimin işin her aşamada tam olarak nasıl yapıldığını ve burada nelerin iyileştirilebileceğini anlamasına yardımcı olacak bir biçimde sunulur. Aynı zamanda, şirket başkanının belirli bir profilden yüksek nitelikli bir uzmana sahip olması gerekmez.

Tabii ki, bu seviyede bazı bilgi kayıpları olmadan yapılamaz. Her çalışanın çalışmasının tüm nüanslarını ve ayrıntılarını grafik gösterimle tarif etmek imkansızdır. Ancak bu bilgi kayıpları, genel olarak süreçleri anlamak ve karar vermek için önemsiz kalmaktadır.

İş süreçleri nasıl tanımlanır

Gerçekte işleyen iş süreçlerinin bir tanımını elde etmek için, her bir çalışanın eylem sırasını dikkatlice incelemek yeterlidir. Şunlar. belirli bir süreci başlatmak için gelen veriler hakkında bilgi almak gerekir, giden - yani. çalışanın eylemlerinin sonucunun yanı sıra, gerekli eylemleri adım adım düzeltin.

Tüm bilgiler toplandıktan sonra, grafik gösterime çevrilmesi gerekir. Burada, iş süreçlerinin tanımlarını derlerken “iyi biçim” olarak kabul edilenlerin grafik gösterimler olduğunu anlamaya değer. Kendiniz için, gösterimi istediğiniz gibi oluşturabilirsiniz, açıklamalar için metin seçenekleri de mevcuttur ve örneğin bazı yazılım geliştiricileri tarafından kullanılır. Ancak, ister yazılım geliştiricisi ister şirket yöneticisi olsun, başkalarının okuyacağı bir not yazıyorsanız, grafikleri seçin.

Bu kararın nedeni basittir: bilgi grafik biçiminde daha iyi algılanır. Bir kişiye bir “metin duvarı” sunarsanız, neden bahsettiğinizi anlaması çok zaman ve çaba alacaktır. Ve bu durumda tüm görevi karşılamak neredeyse imkansız. Grafik diyagramları başka bir konudur - burada iş süreçlerini farklı ayrıntı seviyelerinde inceleyebilirsiniz ve herkes bir grafik diyagramın "genel görünümüne hızlı bir şekilde göz atabilir".

1. Süreçte katılımcıları (çalışanlar) topluyoruz;
2. Süreci başlatmak için gerekli ve yeterli gelen bilgileri topluyoruz;
3. Kullanılmış sistemleri topluyoruz. Bir muhasebe sistemi, CRM, e-posta, Excel elektronik tabloları vb. Olabilir. Çalışmada fiilen kullanılan her şey kaydedilmelidir.
4. Beklenen sonucu, sürecin sonunda ne olacağını tanımlarız.
5. Bir kişinin gerçekleştirdiği eylemlerin sırasını topluyoruz.
6. Koşulları izole ediyoruz. Farklı girdi verilerine ve ara sonuçlara bağlı olarak eylemler farklı olabilir.
7. Toplanan tüm bilgileri uygun bir gösterimde (IDEF3, BPMN 2.0, vb.) grafik biçiminde açıklıyoruz.

İş süreci açıklama kuralları

Yukarıda, yaratıcı yaklaşım hakkında, iş süreçlerinin tanımına eylem koşulları ve seçenekleri dahil etme olasılıkları hakkında çok şey söyledim. Sonuç olarak, bir kişinin "iş yerinde" eylemlerinin herhangi bir açıklaması, bir iş sürecinin tanımı olarak kabul edilebilir. Aslında, bir eylem listesinin bir iş sürecinin tanımı (grafik veya metin biçiminde) olarak adlandırılıp adlandırılamayacağını belirleyen katı çerçeveler ve kurallar vardır:

• eksiksizlik. Bir iş süreci, karşılaştığı soruyu açıkça yanıtlamalıdır. Belirli bir ürün veya hizmeti satma sürecinden bahsediyorsak, iş süreci belirtilen sonucu elde etmek için gerekli eylemleri tam olarak tanımlamalı ve tam olarak böyle bir sonuçla sonuçlanmalıdır (yukarıda bahsettiğim belirli varsayımlarla).
• Özlülük.İş süreci, yeterliliği bir araya getirmelidir, yani. Algılama kolaylığı için mümkün olduğunca kısa olmakla birlikte gerekli tüm adımları ve eylemleri tanımlayın. Şahsen, kendim için bir “15 dakika kuralı” buldum - bu süre zarfında sunulan iş sürecini şirket yönetimine açıklayabilirsem, müşteriye gösterilebilir. Daha hızlı çıkıyor - harika, daha fazla zaman ve kelime gerektiriyor - nelerin azaltılabileceğini ve basitleştirilebileceğini düşünmeniz gerekiyor.
  Bir keresinde, 2 metre uzunluğunda (ve buna karşılık gelen genişlikte) bir kağıda yapılmış bir iş sürecinin grafik açıklamasını şahsen görmüştüm. Sadece düşünmek ve hangi okun nereye gittiğini anlamak bile son derece zordur. Ve bunu müşteriye nasıl açıklayacağımı şahsen hayal bile edemiyorum.
  Bir kişinin, diğer şeylerin yanı sıra, belirli bir sayfa veya ekran boyutuyla (bu, görme özelliklerinden kaynaklanmaktadır) ve ayrıca öğelerin sayısı (beyin yetenekleri de vardır) ile sınırlı, görsel olarak tanımlanmış bir bilgi miktarını algıladığını unutmayın. sınırlı). Müşteri, basit ve özlü bir iş sürecini, bir bakışta şemayı basitçe "kapsayarak" anlayacaktır. Karmaşık ve ayrıntılarla aşırı doygun, orada ne görüntülendiğini anlamak için bir saatten fazla çalışmanız gerekecek. Büyük olasılıkla, bireysel departmanların çalışmalarında uzman olmayan ve aynı zamanda boş zaman miktarında da sınırlı olan şirket başkanı, bu kadar karmaşık bir yapıyı incelemeyecek ve en çok özünü bile anlamayacaktır. karlı teklifler
• Genel kabul görmüş gösterimlerin kullanımı. Kendi notasyonunuzu ve kurallarınızı icat etmeyin. Tüm dünyada kullanılan notasyonları kullanın. Bazı yerli yazarların kitaplarında kendi notalarını oluşturmaya çalıştıklarını gördüm. Ve dürüst olmak gerekirse, kendileri ve okuyucuları için hayatı neden zorlaştırdıklarını hiçbir zaman anlamadım. Burada, dilde olduğu gibi - kendi özel dilinizi oluşturabilirsiniz, ancak bunu sizden başka kimse anlamayacaktır. Ve mevcut olanlara benzer olduğu ortaya çıkarsa, kafa karışıklığı da ortaya çıkabilir. Ya da bilinen dillerin kurallarına göre noktalama işaretleri, ret sözcükleri vb. kullanmadığınız için okuma yazma bilmeyen sayılacaksınız. Yani gösterimlerde - zaten iyi kurulmuş, insanlar tarafından bilinen ve aynı zamanda önemli olan sezgisel gösterimler var. Bu yüzden popüler hale geldiler çünkü yaratılma ve iyileştirme sürecinde basitlik, belirsizlik ve rahatlık açısından sürekli olarak test edildiler. Hazır notasyonlar kullanırsanız, anlaşılırsınız, bir uzman olarak algılanırsınız ve notasyon kurallarının kendisi sizi mantıksal hatalardan kurtarır. Şahsen IDEF3 ve BPMN 2.0'ı tavsiye ederim.
• İş sürecindeki tüm katılımcılar dikkate alınmalı ve doğrudan belirtilmelidir. Ve bu, numaralandırmalı dipnotlar, Swimm çizgi nesnelerindeki yorumlar (özel dipnotlar) vb. kullanılmadan yapılmalıdır. Hayranlar, hazır notasyonlar kullanmak yerine kendi tasarımlarını yaratmak için genellikle bununla “günah işler”. Bir yerde isimleri uymaz, bir yerde uzun bir ismin bir iş sürecinin gövdesinde sakıncalı olacağını düşünürler. Sonuç olarak, ya tam olarak kimden bahsettiklerini dipnotlara bakmak zorundasınız ya da bu tür iş süreçlerinin yaratıcıları katılımcılardan birini belirtmeyi unutuyor.
• Kullanıcı dostu açıklama. En önemli şey, bu gösterimi okuyacak olan tüketicinizin hızlı ve ideal olarak, açıklamalarınız olmadan bile iş sürecinin tanımını anlaması gerektiğidir.

Diğer her şey yalnızca size ve iş süreci açıklamasının tüketicisine bağlıdır. Farklı renklerin kullanımını gerçekten seviyorsanız (oklar veya nesneler için), bunun oldukça kabul edilebilir olduğunu düşünüyorum. Ayrıca sadece önerdiğim araçlarda değil, sizin için uygun olan herhangi bir ortamda notasyon oluşturabilirsiniz. Notasyon yukarıda listelenen kurallara uyuyorsa ve tüketiciniz tarafından anlaşılırsa, tam olarak ihtiyacınız olanı yarattınız. Ve bu gerçekten iş sürecinin bir açıklaması, profesyonel ve iş için en uygun.

Yaygın mitler ve yanlış anlamalar

"Tekerleği yeniden icat etmeyin"! Kendi notasyonlarınızı icat etmenize gerek yok.

Çoğu zaman, mevcut gösterimlerin özelliklerini incelemek yerine, insanlar çeşitli grafik programlarında serbest biçimli grafikler çizerler.

Bunu yapmanı tavsiye etmem. İlk olarak, hazır araçları kullanırken, kendi tanımlarınızı ve standartlarınızı icat etmenize gerek yoktur. Her şey uzun zamandır düşünüldü. Aynı zamanda, standart gösterimler gerçekten sezgiseldir, açık bir şekilde okunur ve birçok kişi tarafından bilinir. İkincisi, hazır sistemler (IDEF3, BPMN 2.0, vb.) iyi geliştirilmiş bir metodolojiye ve katı kısıtlamalara sahiptir. Bir programlama dili ve bu dille çalışmak için bir ortam olarak algılanabilirler. Burada çok fazla hata yapamayacaksınız, sözdizimi standartları ve ortamın kendisi sizi bundan kurtaracak (editördeki sınırlamalar, otomatik kontroller).

Şirketin iş süreçleri ile BT sistemleri iş süreçlerinin açıklamalarını karıştırmayın.

1C veya Zoho CRM gibi birçok otomatik sistemde, "iş süreçleri" adı verilen kendi varlıkları vardır. Ancak bu varlıkların bu makalede açıklanan iş süreçleriyle hiçbir ilgisi yoktur. Onları "eş anlamlı" olarak kabul edin, yani. terimler kulağa aynı gibi geliyor, ancak bizim durumumuzda bu, şirketin çalışmasının bir açıklamasıdır ve BT sistemlerinde bir grup işlev ve raporun adıdır.

Yaygın hata: Bir iş süreci mutlaka değer (kar) getirir.

Hatta tanınmış konuşmacılardan iş süreçlerinin karlı olması gerektiğini duydum. Ayrıca, eylemlerin %70'inin hiçbir değer taşımamasına çok dikkat edilen bir iş süreci oluştururken “hata analizi” bile gördüm.

Aslında, iş süreçleri farklıdır. Bazılarının sonucu, örneğin doğrudan satışlar gibi gerçekten bir kar elde edecek. Diğer durumlarda, değerin kazanılmasından ve genel olarak eylemlerin bu açıdan değerlendirilmesinden bahsetmek zordur. Örneğin, malların nakliyesi veya vergi beyannamelerinin oluşturulması ve gönderilmesiyle ilgili bir iş sürecinin değerini nasıl değerlendirebilirsiniz?

Şirket için doğrudan bir kâr olarak anlıyorsak, bir iş sürecinin mutlaka herhangi bir değer getirmediğine inanıyorum. Süreç odaklı bir yaklaşımın tanıtılması ve iş süreçlerinin uygulanması daha çok başka bir şeye - değerin korunmasına, yani. Aynı maliyetle daha fazla performans elde etmek.

İdeal bir iş süreci yaratmak mümkün mü - ne zaman durmalısınız?

Numara. İş süreci basit, anlaşılır, kullanışlı, okunabilir olmalıdır. Ama asla mükemmel olmayacak.

Çalışmaya başladığımda, bir şey üzerinde çalışmıyorum, bir yerde daha iyi yapılabilirmiş gibi geliyordu bana. Ve çoğu zaman müşteriler benden bu veya bu süreci daha ayrıntılı olarak açıklamamı istedi. Ben de bunu kendi eksikliğim olarak değerlendirdim.

Aslında, yukarıdakilerin tümüne dayanarak, iş süreci modellemesi bir tür varsayımdır, yaratıcı bir süreçtir. Öte yandan, bir zamanlar daha fazla “bu” ve “orada” tanımlama taleplerine ne cevap vereceğimi bile bilmiyordum. Ancak zamanla, iş modellemesinin sadece yaratıcılık değil, bir tür diyalektik süreç olduğunu fark ettim. Ve bir iş sürecinin yaratılması her zaman kendi olumsuzluğunu taşıyacaktır. Burada meseleye felsefi bir bakış açısıyla yaklaşmaya gerçekten değer. Ve bir iş süreci oluştururken, her şeyi aynı anda kapsayamayacağımızı ve bu nedenle her zaman kusurlu olacağını hatırlamalıyız. Ama aynı zamanda, gelecekte geliştireceğimiz şeyleri şimdiden ortaya koyuyoruz. Buna basitçe bir gerçek olarak yaklaşmaya değer.

İş süreciniz görevi çözmeli, proje çerçevesinde düşünülen soruya cevap vermelidir. Diğer her şey gelecekteki olası işbirliği meselesidir. Bu, müşterilere neden bazı süreçleri detaylandırmadığınızı veya tartışılanla ilgili başka bir iş sürecini çizmediğinizi açıklamaya değer.