» »

Si të përshkruani një shembull të një procesi biznesi. Rregullat e arta për përshkrimin e proceseve të biznesit

Cilat janë proceset e biznesit? Shembujt do të na lejojnë ta kuptojmë më mirë këtë temë, kështu që ne do t'i përdorim ato në mënyrë aktive.

informacion i pergjithshem

Së pari, le të kuptojmë se cilat janë proceset e biznesit. Ky është emri i sekuencës kumulative të veprimeve të caktuara që synojnë transformimin e burimeve të marra në hyrje në një produkt të përfunduar që ka vlerë për konsumatorët në dalje. Falë këtij përkufizimi, mund të kuptohet se ka procese biznesi brenda çdo organizate. Janë të zyrtarizuara apo jo, nuk ka rëndësi. Mbani mend: ju mund të takoni proceset e biznesit kudo. Shembujt do të jepen më vonë në artikull.

Le të shohim një shembull të familjes. Ka një amvise që dëshiron të lajë enët (procesi i biznesit). Ajo ia beson këtë detyrë lavastoviljes. Në hyrje kemi enët e pista. Gjatë procesit do të përdoret ujë, detergjent dhe energji elektrike. Dhe në dalje marrim enët e pastra. Proceset e biznesit ndërtohen sipas një skeme të ngjashme. Shembujt që do të jepen më vonë vetëm do t'i vërtetojnë këto fjalë.

qasje funksionale

Meqenëse na interesojnë (shembuj konkretë), le të mos e shtyjmë shqyrtimin e tyre, por t'i drejtohemi punës menjëherë. Le të themi se kemi një kompani ku menaxhimi ka rëndësi. Sipas tij, një ndërmarrje është një grup departamentesh. Dhe secili punon për të kryer funksionin e tij specifik. Por në raste të tilla, kur departamentet individuale janë të fokusuara në arritjen e treguesve të tyre, efikasiteti i përgjithshëm i kompanisë shpesh vuan.

Le të shohim një proces tipik konflikti. Departamenti i shitjeve kërkon një rritje të asortimentit maksimal të mundshëm për të rritur qarkullimin. Megjithatë, ata gjithashtu duan të kenë gjithmonë një stok mallrash në magazinë. Ndërsa departamenti i furnizimit planifikon të blejë një gamë të ngushtë dhe në sasi të mëdha. Në fund të fundit, në raste të tilla ata do të punojnë me efikasitet, dhe treguesi i tyre kryesor do të rritet (më saktë, çmimi nga furnizuesi do të bjerë). Kjo do të thotë, ekziston një proces biznesi zbatimi që departamentet e shikojnë ndryshe.

Qasja e procesit

Ai e sheh gjithçka që ndodh si një grup procesesh. Ka bazë dhe mbështetëse. Secili proces ka qëllimin e tij specifik, i cili është në varësi të detyrës me të cilën përballet e gjithë kompania. Për më tepër, ekziston një pronar që menaxhon burimet dhe është përgjegjës për ekzekutimin e gjithçkaje të nevojshme. Duhet të ekzistojë gjithashtu një sistem për kontrollin e cilësisë dhe korrigjimin e gabimeve. Vetëkuptohet që asnjë proces nuk mund të vazhdojë pa burime. Dhe lista e komponentëve plotësohet nga një sistem treguesish, sipas të cilit vlerësohen proceset e biznesit. Cilat janë shembujt e kësaj, sepse ishte premtuar se do të ishin? Tani le të hedhim një vështrim në një.

Imagjinoni një hartë. Ne qender ndodhet dhe eshte i ndare ne pjese te vecanta. Ato shoqërohen nga një proces menaxhimi dhe mbështetjeje që siguron që gjithçka të ekzekutohet siç kërkohet. Kjo është qasja e procesit. Kur përfundon puna e një elementi, zhvillimet e tij kalohen në tjetrin.

Përshkrimi i proceseve të biznesit

Shembuj të kësaj në formë të përgjithshme mund të shihen gjatë gjithë artikullit. Por dokumentacioni i plotë është shpesh i krahasueshëm në trashësi me libra të vegjël (ose edhe të mëdhenj nëse po studioni punën e një kompanie gjigante).

(shembuj të të cilëve jepen edhe këtu) kërkon që të gjitha operacionet e ndërmarrjes të jenë sa më të qarta dhe transparente. Kjo do t'i lejojë ata të analizohen në mënyrën më të mirë të mundshme dhe të identifikojnë probleme të ndryshme edhe para se të dështojnë. Duhet mbajtur mend se detyra kryesore e përshkrimeve është të kuptojnë ndërveprimin e njësive të ndryshme, të gjurmojnë se çfarë dhe kujt transferojnë në secilën fazë të detyrës. Falë kësaj, është e mundur të thjeshtohet dhe të zvogëlohet ndjeshëm varësia e stabilitetit të ndërmarrjes nga faktori i paqëndrueshëm njerëzor. Gjithashtu, me një qasje kompetente, ato do të reduktohen dhe kështu ndihmon përshkrimi i proceseve të biznesit. Një shembull i një optimizimi të tillë mund të demonstrohet nga menaxheri i pothuajse çdo kompanie të suksesshme.

Urdhri i zhvillimit

Le të shohim një shembull praktik të një procesi biznesi në një ndërmarrje. Fillimisht duhet të kujdesemi për ekipin punues të projektit. Ajo formohet nga punonjësit e kompanisë. Më shpesh rezulton se një ekip pune nuk mjafton. Çfarë mund të bëhet atëherë? Për të mbushur mungesën e forcave, mund të tërhiqni një grup të përkohshëm. Gjithashtu ndihmon për të krijuar një përshkrim se si funksionon procesi në një kohë të caktuar. Në të njëjtën kohë, duhet të përpiqeni të identifikoni të gjitha lidhjet midis veprimeve dhe të mos rregulloni detajet më të vogla.

Për të shmangur anashkalimin, mund të përdoren hartat dhe formularët standard të procesit. Gjatë zhvillimit të proceseve, rekomandohet përdorimi i metodës së përafrimeve të njëpasnjëshme. Me fjalë të tjera, është e nevojshme të përsëritet cikli i veprimeve përmirësimi derisa të merret një rezultat i pranueshëm.

Çfarë duhet kushtuar vëmendje?

Ju duhet të përqendroheni në seksionet e mëposhtme:

  1. forma standarde.
  2. Harta.
  3. Rrugët.
  4. Matricat.
  5. Diagramet e bllokut.
  6. Përshkrimi i nyjeve.
  7. Përshkrime të dobishme.
  8. Dokumentacioni.
  9. Përshkrimi i zgjeruar.
  10. Përcaktimi i treguesve dhe treguesve.
  11. Rregullorja e ekzekutimit.

Më e mira nga të gjitha, koncepti i elementeve të nevojshme mund të japë një shembull real - riinxhinierimin e proceseve të biznesit të një ndërmarrje ekzistuese. Por në raste të tilla, duhet të përgatiteni për faktin se do t'ju duhet të njiheni me një sasi të madhe dokumentacioni.

Le të themi një fjalë për kartat

Pra, ne kemi shqyrtuar tashmë se cilat janë proceset e biznesit, shembuj të tyre në jetën reale. Tani le të kalojmë në dokumentacionin teknik, i cili duhet të jetë aty nëse kemi nevojë për një përshkrim të saktë dhe të qartë. Pra, fillimisht dua t'i kushtoj vëmendje hartës së procesit të biznesit. Është një paraqitje grafike e bërë si një diagram. Në të njëjtën kohë, duhet pasur kujdes që secili pjesëmarrës të ketë kolonën e tij të veçantë. Linjat përmbajnë intervale kohore. Një hartë e projektuar plotësisht ju lejon të kontrolloni nëse operacioni është sinkronizuar.

Ju gjithashtu mund të gjurmoni nëse dhe si kalon informacioni midis departamenteve të ndryshme të kompanisë. Për të marrë efektin më të mirë, duhet të bëhen disa pyetje. Kush e kryen këtë operacion? Pse duhet të bëhet? Çfarë përfaqëson ajo? Kur duhet kryer operacioni? Ku kryhet? Kur përmirësohen proceset në vazhdim, duhet pyetur edhe nëse mund të përmirësohet.

matricat

Ato janë të nevojshme për të nxjerrë në pah proceset më të rëndësishme të biznesit brenda ndërmarrjes. Gjatë përpilimit të tyre merret parasysh ndërlidhja e gjithçkaje që ndodh, si dhe shkalla e ndikimit të ndërsjellë.

Kur analizoni zinxhirin e procesit, nuk është e vështirë të zbuloni se shkëmbimi i informacionit lëviz nga këndi i sipërm i majtë në këndin e poshtëm të djathtë. Domethënë, në këtë formë matematikore, përshkruhet marrëdhënia midis furnizuesit dhe konsumatorit, e paraqitur në formën e një drejtkëndëshi. Në secilën qelizë të matricës, tregohen të gjitha kërkesat e nevojshme për veprimin që janë bërë / janë / do të bëhen. Ato janë një lloj modelesh dydimensionale, me ndihmën e të cilave mund të gjykohet se çfarë po bëhet dhe si dhe çfarë synimi po ndiqet. Vështirësitë në përpilimin e matricës këtu janë se për të llogaritur me saktësi maksimale, shpesh është e nevojshme të përdoret një sasi e konsiderueshme e të dhënave. Dhe kjo nënkupton praninë e një numri të madh.Për më tepër, në raste të tilla zakonisht përdoret informacioni dixhital, i cili shpesh duhet ende të llogaritet.

Një proces (proces) biznesi është një sekuencë kumulative veprimesh për të transformuar burimet e marra në hyrje në një produkt përfundimtar që ka vlerë për konsumatorin në dalje.

Me këtë përkufizim, bëhet e qartë se proceset e biznesit ekzistojnë brenda çdo organizate, qoftë e formalizuar apo jo. Organizata mund të pranojë qasje funksionale ndaj menaxhimit, e cila e konsideron kompaninë si një grup departamentesh, secila prej të cilave kryen funksione të caktuara.
Në këtë rast, divizionet individuale fokusohen në përmbushjen e treguesve të tyre, por jo gjithmonë në rezultatin përfundimtar të kompanisë, gjë që mund të shkaktojë konflikt interesi midis divizioneve dhe të ndikojë negativisht në performancën e përgjithshme të biznesit. Teoritë e kufizimeve) ndërmjet departamenteve të shitjeve dhe blerjeve të një shoqërie tregtare. Departamenti i shitjeve, për të rritur qarkullimin, kërkon të sigurojë asortimentin maksimal të mundshëm dhe të mbajë një disponueshmëri të vazhdueshme të mallrave në depo, dhe departamenti i furnizimit blen një shumëllojshmëri të ngushtë të mallrave në sasi të mëdha, sepse treguesi kryesor i tij i punës - marrja një çmim më i ulët nga furnizuesi për të ulur kostot - nuk ka të bëjë me rritje në shitjet e kompanisë.

Përparësitë e qasjes procesore ndaj asaj funksionale

Qasja e procesit konsideron biznesi si një grup procesesh- proceset kryesore të biznesit, proceset e menaxhimit (përcaktimi i qëllimeve) dhe mbështetja. Kryesor proceset e biznesit janë procese që fitojnë drejtpërdrejt para. Mbështetëse - procese pa të cilat ato kryesore nuk mund të ekzistojnë. proceset e biznesit, këto janë proceset e sigurimit të një shumëllojshmërie burimesh.

Çdo proces biznesi ka:

  • qëllimi i tij specifik, në varësi të qëllimit të përgjithshëm të kompanisë;
  • një pronar që mund të menaxhojë burimet dhe është përgjegjës për ekzekutimin e procesit;
  • burimet;
  • sistemi i kontrollit të cilësisë dhe korrigjimit të gabimeve;
  • kartela e rezultateve të procesit.

Tërësia e të gjitha veprimeve për shndërrimin e materialeve dhe informacionit në një produkt të përfunduar për klientin quhet rrjedha e vlerës. Rrjedha e vlerësështë e përshtatshme të përfaqësohet grafikisht - në formën e një harte të proceseve të biznesit. Figura më poshtë tregon harta e procesit të biznesit të kompanisë. Harta ju lejon të shihni vizualisht rrjedhën e vlerës në tërësi, të kuptoni sekuencën dhe ndërlidhjen e proceseve, si dhe mundësitë për përmirësim.


Teknologjia përshkrimet e procesit të biznesit i bën të gjitha operacionet e kompanisë transparente dhe të kuptueshme, ju lejon të analizoni operacionet dhe të gjeni probleme në to që çojnë në dështime. Gjëja kryesore është se proceset e biznesit ju lejon të kuptoni ndërveprimin midis njësive të ndryshme: çfarë, kujt dhe për çfarë transmetojnë ose marrin në çdo fazë. Si rezultat, qasja e procesit thjeshtohet shumë përshtatja e punonjësve të rinj dhe zvogëlon varësinë e kompanisë nga faktori njerëzor. Më e rëndësishmja, sistemi i procesit thjeshtohet menaxhimi i shpenzimeve operative.

Prania e një të zhvilluar mirë sistemet e proceseve të biznesit thjeshton shumë sjelljen e aktiviteteve të kompanisë në përmbushjen e standardeve të cilësisë ISO 9001:2015. Në kontekstin e anëtarësimit të përfunduar të Rusisë në OBT, përputhja e kompanisë me standardet ISO 9001:2015 bëhet një avantazh i rëndësishëm konkurrues.

Zbatimi i SMC në një ndërmarrje kërkon domosdoshmërisht krijimin dhe përshkrimin e proceseve të biznesit.

Zhvillimi i procesit të biznesit

Merrni parasysh rendin zhvillimin e procesit të biznesit. Së pari ju duhet të krijoni një ekip pune të projektit nga punonjësit e kompanisë. Zakonisht, një ekip pune nuk mjafton. Pastaj një grup i përkohshëm i departamenteve të klientëve dhe furnizuesve të një procesi të caktuar biznesi përfshihet në aktivitetet e tij, të cilat ofrojnë inpute, outpute dhe burime të procesit të biznesit.

Për të kuptuar se si funksionon sistemi dhe për të ruajtur përvojën e akumuluar, fillimisht regjistrohet se si funksionon aktualisht procesi. Duhet mbajtur mend se qëllimi i përshkrimit është të identifikojë lidhjet midis veprimeve të ndërmarra, dhe jo të kapë detajet më të vogla. Kjo është arsyeja pse përshkrimi i proceseve të biznesit rekomandohet të standardizohet duke përdorur formularët standardë dhe grafikët e procesit.

Përshkrimi i procesit të biznesit mund të ndahet në seksionet e mëposhtme:

  • Format standarde të procesit të biznesit
  • Harta e procesit të biznesit
  • Rrugët e procesit të biznesit
  • Matricat e procesit të biznesit
  • Grafikët e rrjedhës së procesit të biznesit
  • Përshkrimi i nyjeve të procesit të biznesit
  • Përshkrimet ndihmëse të procesit të biznesit
  • Përshkrimi i detajuar i procesit të biznesit
  • Dokumentacioni i procesit të biznesit
  • Përkufizimi i treguesve dhe treguesve të procesit të biznesit
  • Orari i ekzekutimit të procesit të biznesit

Le të hedhim një vështrim më të afërt në secilën fazë.

1.Format standarde të përshkrimit të procesit të biznesit

Ne rekomandojmë përdorimin e një mostre tipike të një formulari standard për përshkrimin e një procesi biznesi. Kjo do të lejojë arritjen e një qasjeje të unifikuar për rregullimin e procesit nga njerëz të ndryshëm, gjë që më pas do të lehtësojë shumë analizën e proceseve.

2. Harta e procesit të biznesit

Harta e procesit të biznesit- paraqitja grafike e procesit të biznesit në formën e një grafiku të rrjedhës. Ju lutemi vini re se çdo pjesëmarrës në procesin e biznesit ka një kolonë të veçantë. Linjat janë intervale kohore. Harta e lëshuar ju lejon të sinkronizoni operacionet dhe të gjurmoni rrugën e kalimit të informacionit midis divizioneve të kompanisë.

Në fazën e hartimit të hartës së procesit të biznesit, punonjësit që kryen këtë punë nuk i kërkohet të ketë kompetencë në fushën e procedurave të përshkruara të procesit të biznesit. Ajo kap vetëm njohuritë e interpretuesve se çfarë dhe si bëjnë ata. Ju duhet të merrni përgjigje për pyetjet:

  • Cili dokument përfundon ciklin e punës në mënyrë që të mund të fillojë nga e para?
  • Kujt i dërgohet ky dokument?
  • Çfarë i paraprin kësaj?
  • Kush është i përfshirë në këtë proces brenda dhe jashtë organizatës?
  • Kush e jep detyrën për të filluar procesin?

Kur hartoni një hartë të procesit të biznesit, duhet të përdorni formulën popullore të pyetjeve 5W1H. Shkurtimisht, këto janë pyetje 5 W:

  • Kush? (Kush e kryen këtë operacion?)
  • Pse? (Pse ose pse kryhet ky operacion?)
  • Çfarë? (Çfarë është ky operacion?)
  • Kur? (Kur duhet bërë kjo?)
  • Ku? (Ku kryhet operacioni?)

dhe nje pyetje H

  • si (Si realizohet ky operacion? A mund të bëhet ndryshe apo të përmirësohet?).

Nëse harta rezulton të jetë shumë e ndërlikuar, ky është një sinjal se nuk ka rregull të duhur në menaxhimin e organizatës.

3. Rrugët e procesit të biznesit

Në proceset reale të biznesit, shpesh marrin pjesë disa departamente të ndërmarrjes. Për ta, është e nevojshme të caktohen role në proces. Përveç kësaj, ka veprime degëzimi dhe paralele. Prandaj përfaqësimi në formën e rrugëve është shumë i përshtatshëm. Rrugët na japin diagramin logjistik të procesit - lëvizja e materialeve, njerëzve, parave dhe flukseve të informacionit. Grafikët e rrjedhës përdoren për të deshifruar logjikën e veprimeve të një komande.

4. Matricat e procesit të biznesit

Matrica (tabela) e analizës së ndërveprimit të proceseve ju lejon të nënvizoni proceset më të rëndësishme të biznesit, të krijoni marrëdhëniet e tyre dhe të vlerësoni shkallën e ndikimit të proceseve në funksionimin e SMC.

Analiza e zinxhirit të procesit zbulon se informacioni shkëmbehet ndërmjet të gjitha nënproceseve. Zinxhiri i procesit shkon nga këndi i sipërm i majtë në të djathtën e poshtme. Marrëdhëniet e brendshme ofrues-konsumator tregohen si kuti që tregojnë kërkesat për veprimet që janë kryer më herët.

5. Hartimi i një bllok diagrami të një procesi biznesi

Diagrami i rrjedhës së procesit është një diagram vizual i të gjithë zinxhirit të marrëdhënieve midis të gjithë pjesëmarrësve në procesin e biznesit (konsumatorët, furnitorët dhe performuesit). Në procesin e hartimit të një grafiku rrjedhash, shtrohen pyetjet e mëposhtme:

  • A është vlera e këtij procesi biznesi të krahasueshme me koston e zbatimit të tij?
  • Sa i integruar është ai me proceset e tjera të biznesit?
  • A mund të zbulohen menjëherë gabimet në këtë proces biznesi?
  • Çfarë është bërë për të përmirësuar dhe garantuar cilësinë e këtij procesi biznesi?

6. Përshkrimi i nyjeve të proceseve të biznesit

Gjëja më e vështirë është të përshkruani aktivitetet e ndërmarrjes në kryqëzimet e proceseve të biznesit. Nganjëherë është shumë e vështirë të merret pëlqimi ndërmjet pronarëve të procesit.

Fillimisht shkruani një përshkrim të daljeve. Shkruajini ato në regjistër së pari, më pas përcaktoni matjet dhe vlerat e performancës për të synuar. Përshkruani procesin e matjes së këtyre treguesve. Merrni parasysh kalimin nga këto në metrika të tjera të performancës për të cilat përdoruesit e tjerë janë të interesuar.

Pastaj shkruani një përshkrim të ngjashëm të hyrjeve.

7. Përshkrime ndihmëse të proceseve të biznesit

Si një përshkrim ndihmës, diagramet e paraqitjes, diagramet mnemonike, grafikët Gantt dhe diagramet e rrjetit. Dy të fundit janë të përshtatshëm për t'u përdorur për procese menaxhimin e projektit.

8. Përshkrimi i detajuar i proceseve të biznesit

Zgjeruar përshkrimi i procesit të biznesit mund të jetë në çdo formë të përshtatshme për ndërmarrjen, por duhet të përmbajë dispozitat kryesore:

  • emri i plotë i procesit të biznesit;
  • kodi i procesit të biznesit;
  • përkufizimi i një procesi biznesi, duke zbuluar përmbajtjen e tij kryesore;
  • qëllimi i procesit të biznesit;
  • pronari i procesit të biznesit përgjegjës për planifikimin e mëtutjeshëm të procesit;
  • menaxher i procesit të biznesit, përgjegjës për mirëmbajtjen e vazhdueshme të procesit;
  • standardet e procesit të biznesit;
  • inputet e procesit të biznesit (flukset që vijnë nga jashtë dhe i nënshtrohen transformimit);
  • rezultatet e procesit të biznesit (rezultatet e transformimit);
  • burimet në dispozicion të procesit të biznesit;
  • proceset e biznesit të ofruesve të brendshëm dhe të jashtëm - burimet e inputeve;
  • proceset e biznesit të konsumatorit - përdoruesit e rezultateve të procesit të konsideruar të biznesit;
  • parametrat e matur të procesit;
  • treguesit e performancës së procesit.

9. Dokumentimi i procesit të biznesit

Proceset e biznesit të përfshira në sistemin QMS duhet të dokumentohen. Forma më e përshtatshme e përshkrimit është një procedurë. Një proces biznesi mund të përshkruhet nga një ose më shumë procedura, në varësi të kompleksitetit. Është i përshtatshëm për të bërë një pamje të vetme për të përshkruar të gjitha proceset e biznesit.

10. Përcaktimi i treguesve dhe treguesve të procesit të biznesit

Procesi i biznesit duhet të karakterizohet nga disa tregues në mënyrë që procesi të matet dhe të vlerësohet efektiviteti i tij. Të gjithë treguesit përfshihen në 4 grupe kryesore:

  • cilësia;
  • koha e drejtimit;
  • numri;
  • shpenzimet.

Për më tepër, është zakon të veçohen grupe të veçanta - një grup treguesish të procesit të biznesit, një grup kërkesash, një grup për të siguruar rrjedhën e dëshiruar të procesit, një grup rekomandimesh.

Grupi tregues procesi i biznesit tregon shkallën e arritjes së qëllimit.

Grupi i kërkesave përfshin:

  • burimet njerëzore;
  • infrastruktura;
  • kushtet e mjedisit të punës.

Grupi për të siguruar rrjedhën e dëshiruar të procesit:

  • informacion;
  • udhëzime pune;
  • koha.
  • financa;
  • logjistikë;
  • furnizuesit;
  • partnerët etj.

11. Orari i ekzekutimit të procesit të biznesit

I madh proceset e biznesit duhet të zyrtarizohen si dokument më vete Rregullat për ekzekutimin e një procesi biznesi". Proceset e mbetura të biznesit mund të formalizohen në formën e rregulloreve për njësinë dhe përshkrimet e punës.

Rregulloret duhet të përfshijnë kërkesa për të siguruar përputhjen me ciklin Shewhart-Deming:

  • përcaktimi i objektivave të procesit të biznesit për periudhën e ardhshme;
  • analiza nga pronari i procesit të biznesit të devijimeve nga rrjedha normale e procesit dhe dokumentimi i tyre;
  • analiza e efektivitetit të masave korrigjuese;
  • raportimi tek menaxhmenti i lartë.

Zhvillimi dhe përshkrimi i proceseve të biznesit- hapi i parë në rrugë Zbatimi i SMC në ndërmarrje. Përpara është një punë e vazhdueshme dhe e mundimshme për t'i sjellë ato në vëmendjen e të gjithë personelit, për të analizuar dhe, nëse është e nevojshme, për të zbatuar veprime korrigjuese.

E megjithatë, mendja e njeriut është përpjekur më kot ta kuptojë për më shumë se 2000 vjet, ndërsa, nga ana tjetër, ka pasur sukses, të paktën përafërsisht, në analizimin e formave shumë më kuptimplote dhe komplekse. Pse eshte ajo? Sepse një trup i zhvilluar është më i lehtë për t'u studiuar sesa një qelizë e trupit. Përveç kësaj, kur analizohen format ekonomike, nuk mund të përdoret as mikroskop dhe as reagentë kimikë. Të dyja duhet të zëvendësohen nga fuqia e abstraksionit.

Karl Marks. Kapitali. Vëllimi 1. Parathënie e botimit të parë.

Për proceset e biznesit flitet shumë dhe shpesh më së shumti në lidhje me automatizimin e biznesit. Unë gjithashtu e përdor këtë term, duke përfshirë në artikujt e mi mbi sistemet CRM, ERP, punën me shënimet BPMN, IDEF0 dhe mjete të tjera që mund të nevojiten në punën e një konsulenti biznesi dhe zbatimin e sistemeve të automatizimit. Në të njëjtën kohë, nuk gjeta një përkufizim të kuptueshëm dhe të detajuar të termit "proces biznesi" në Runet.

Shumë autorë e përdorin atë "si parazgjedhje" si termin "intuitiv" pa dekodim, ose në përgjithësi futin konfuzion shtesë duke përdorur terminologjinë alternative, për shembull, ata shkruajnë "entitet biznesi" në vend të një procesi biznesi, etj.

Në këtë artikull, vendosa të flas se çfarë është një proces biznesi, të tregoj për historinë e shfaqjes së këtij koncepti dhe ku mund dhe duhet të zbatohet. Unë gjithashtu planifikoj t'i kushtoj artikullin tjetër temës së proceseve të biznesit, në të cilin do t'ju tregoj se si t'i përdorni saktë proceset e biznesit.

Përkufizimi i procesit të biznesit

Pra, cili është ndryshimi midis një procesi biznesi dhe një funksioni, apo edhe thjesht një procesi të rregullt? Cili është ndryshimi midis këtyre termave? Unë arrita në përfundimin e mëposhtëm:
Një proces biznesi është një sekuencë logjike e veprimeve të një personi (ose disa personave) në një ekip. Qëllimi i përshkrimit të procesit të biznesit është analiza dhe rregullimi i veprimeve të caktuara në ekip.

Pse i vë theks të veçantë njerëzve dhe ekipit:
  1. Një proces biznesi zhvillohet gjithmonë me pjesëmarrjen e një personi. Nëse veprimet kryhen nga një sistem ose program automatik, ky nuk është më një proces biznesi, por një proces ose specifikim teknologjik. Dhe më pas hyjnë në fuqi standardet paksa të ndryshme, metodat e përshkrimit dhe veçoritë e zbatimit.
  2. Një proces biznesi gjithmonë përfshin disa njerëz, në mënyrë të qartë ose të nënkuptuar. Edhe nëse një person punon vetëm (për shembull, një shkrimtar), ai përsëri ka klientë (agjenci botuese) dhe konsumatorë (lexues). Gjithashtu, shitësi nuk punon në një "vakum" - ai ka furnizues dhe blerës të produkteve, dhe të gjithë këta njerëz janë gjithashtu të përfshirë në një mënyrë ose në një tjetër në procesin e biznesit.
Pse po shkruaj për ekipin, dhe jo për një strukturë apo kompani tregtare? Sepse koncepti i një procesi biznesi mund të përdoret, duke përfshirë edhe për një organizatë jofitimprurëse. Mund të jetë një bamirësi, një ambulancë që viziton një pacient, apo edhe organizimi i një darke pa ndonjë shitje apo fitim. Në të njëjtën kohë, është gjithashtu e mundur të përshkruhet një proces biznesi, pasi kemi njerëz që kryejnë disa veprime për të marrë një rezultat të caktuar.

Përshkrimi i procesit të biznesit

Është gjithashtu e rëndësishme të përcaktohet përshkrimi i procesit të biznesit:
Një përshkrim i një procesi biznesi është një përshkrim i sekuencës së veprimeve të punonjësve kur kryejnë veprime të caktuara në formë grafike dhe tekstuale për të rregulluar veprimet në një ekip, për të analizuar dhe optimizuar sekuencën e tyre.

Dhe këtu është e nevojshme të kuptohet se një proces biznesi pa një përshkrim nuk ekziston. Vetëm në procesin e përshkrimit shfaqet një proces biznesi, d.m.th. është e pamundur të realizohet njëra pa tjetrën.
Në të njëjtën kohë, të gjitha veprimet që përshkruhen në procesin e biznesit duhet të jenë logjike, sekuenca e tyre duhet të çojë në një qëllim të caktuar më parë.

Përshkrimi i proceseve të biznesit është një punë krijuese. Edhe nëse përshkruani "çfarë është", disa pasaktësi përsëri lejohen, qoshet "zbuten", disa veprime hiqen për lehtësinë e perceptimit. Dhe nëse përshkruhet "ajo që duhet të jetë", atëherë diçka e re krijohet në bazë të ekzistueses. Në të njëjtën kohë, analisti i biznesit është ende i kufizuar nga kufij të rreptë - rregulla, sintaksë, kufizime logjike.

Personalisht, unë krahasoj krijimin e një procesi të ri biznesi me balancimin në një fije të hollë të një kombinimi harmonik të krijimtarisë, artit dhe matematikës strikte.

Në të njëjtën kohë, ju duhet të kuptoni se asnjë proces biznesi nuk mund të jetë i përsosur dhe 100% të korrespondojë me realitetin. Gjithmonë ka vend për disa thjeshtime dhe supozime, diku në zbatimin edhe të rregulloreve më të rrepta, faktori njerëzor bën rregullimet e veta.

Përveç kësaj, siç e dini, në çdo ent të ri ekziston gjithmonë mundësia e përmirësimit të mëtejshëm. Dhe krijimi i proceseve të biznesit konfirmon gjithashtu këtë tezë filozofike. Pavarësisht se sa shumë përpiqeni të përshkruani një proces biznesi në mënyrë të përsosur, ka ende diçka në të që gjithashtu mund të përmirësohet tani ose në të ardhmen.

Dhe këtu është shumë e rëndësishme, nga njëra anë, të ndaloni vetë në kohë, sepse proceset e përditësuara të biznesit do të zbatohen nga njerëz të vërtetë që janë mësuar të punojnë "në mënyrë të modës së vjetër" dhe ju duhet të merrni parasysh inercinë e tyre. të të menduarit dhe shkallës së të nxënit. Gjithashtu, automatizimi, i cili zakonisht përfshihet në modernizimin e proceseve të biznesit, kërkon investime të caktuara. Dhe këtu është e nevojshme të vazhdohet nga mundësitë reale të klientit.

Një konsulent biznesi duhet t'i kuptojë qartë të gjitha këto vetë, të dijë se ku dhe në çfarë niveli supozimesh ka thjeshtuar përshkrimin e procesit të biznesit, dhe ku ka vendosur të shtyjë disa vendime për të ardhmen për arsye objektive (financa, faktori njerëzor). Dhe ju duhet të jeni në gjendje t'i shpjegoni të gjitha këto thjesht dhe qartë drejtuesit të biznesit.


Dallimi kryesor midis një procesi biznesi dhe atij teknologjik është se në procesin teknologjik, pritet një rezultat mjaft i caktuar në rezultat. Për shembull, nëse po flasim për prodhim, atëherë prodhimi duhet të jetë produkte me parametra të caktuar.

Sigurisht, edhe në procesin teknologjik ekziston mundësia e lidhjes së martesës, por jo një nga opsionet natyrore, por pasojat e një shkeljeje të procesit teknologjik. Ndërsa në një proces biznesi, rezultati "output" mund të ndryshojë në varësi të plotësimit të kushteve të caktuara në "trupin" e procesit të biznesit, i cili u krye pa shkelje dhe dështime.

Për qartësi, përshkrimi i procesit teknologjik mund të duket si ky:

  1. Ne marrim pjesën e punës A;
  2. Ne e lidhim atë me pjesën e punës B;
  3. Ne përpunojmë sipas parametrave C;
  4. Ne marrim detajet.
Gjithçka është e paqartë dhe nuk ofrohen "pirunë" të kushtëzuar.

Në një proces biznesi, situata e mëposhtme konsiderohet mjaft normale:

  1. Ne marrim të dhëna hyrëse A:
    • Nëse të dhënat përputhen me kushtin B, shkoni te sekuenca e veprimeve C;
    • Nëse të dhënat përputhen me kushtin D, kryeni veprimet E.
  2. Rezultati kalon në dalje.
ato. tashmë në algoritmin e procesit sigurohen kushte të mundshme dhe veprime të ndryshme në varësi të të dhënave fillestare ose të ndërmjetme.

Historia e termit

Kam lexuar informacione më shumë se një herë se shënimi i procesit të biznesit IDEF0 u shfaq pothuajse në mesin e shekullit të 19-të. Autorë më realistë shkruajnë për periudhën e Luftës së Dytë Botërore. Por edhe ata e kanë gabim.

Për shembull, kur shkrova një artikull për IDEF0, disa lexues cituan shembuj të disa udhëzimeve nga ministritë dhe departamentet gjatë Luftës së Parë Botërore ose edhe më herët si shembuj shënimesh, dhe diagramet dhe paraqitjet vizuale të operacioneve ushtarake u diskutuan si një paraqitje grafike. Por e gjithë kjo nuk është një përshkrim i procesit të biznesit. Të gjitha sa më sipër mund të quhen metoda, demonstrim vizual, udhëzime, por nuk mund të quhen shënime.

Shënimet janë një koncept modern, për më tepër, shënimet janë diçka e vendosur, e standardizuar, d.m.th. një grup komandash dhe shënimesh që përdoren nga shumë njerëz, jo vetëm nga një ose dy organizata. Ju mund të gjeni gjuhën tuaj të veçantë për të përshkruar proceset e biznesit ose, për shembull, programimin. Por derisa ai të marrë një "ardhje" në përdorim masiv, kontradiktat, interpretimet e paqarta dhe mangësitë e tjera nuk identifikohen dhe eliminohen, derisa të bëhet një standard i vendosur dhe i njohur për njerëzit, nuk mund të quhet shënim. Kam në plan të shkruaj më shumë për shënimet më vonë. Tani le t'i kthehemi çështjes së shfaqjes së termit "proces biznesi".

Në fakt, përshkrimi i proceseve të biznesit dhe shënimi BPMN u shfaq në vitet 70 të shekullit XX, kur sistemet e informacionit filluan të përdoren kudo. Si vetë termi ashtu edhe shënimet fillimisht ishin të nevojshme pikërisht për zhvillimin e sistemeve të informacionit.

Fakti është se pas fillimit të përdorimit të sistemeve të informacionit, kompleksiteti i organizimit të punës së njerëzve në organizata është rritur shumëfish. Për më tepër, makinat nuk e kuptojnë abstraksionin, ato kërkojnë një algoritëm të rreptë dhe një rend të caktuar të futjes dhe përpunimit të informacionit. Nëse para fillimit të automatizimit, kur informacioni kalonte drejtpërdrejt nga personi në person, problemi i mirëkuptimit të ndërsjellë ishte në nivelin e komunikimeve njerëzore, tani ekziston nevoja për ta rregulluar atë në mënyrë rigoroze.

Si rezultat, ishte e nevojshme të krijoheshin përshkrime të punës jo vetëm të njerëzve në organizatë, por edhe të ndërveprimit të tyre me sistemet e informacionit. Dhe këtu nuk kishte mjaft shënime (udhëzime) tekstuale, ku të gjitha përshkrimet ishin në formë teksti të lirë, ato doli të ishin të parëndësishme dhe të papërshtatshme. Kishte nevojë për standardizim, në fakt, për të krijuar një gjuhë të veçantë komanduese dhe një sekuencë të qartë veprimesh. Për më tepër, ndryshe nga gjuhët e makinerisë, këto shënime duhet të ishin bërë po aq të përshtatshme për përkthimin në kodin e makinës dhe për perceptimin njerëzor.

Shënimet e para të zhvilluara metodologjikisht të proceseve të biznesit (dhe unë do të flas për shënimet e zhvilluara metodologjikisht, për shembull, IDEF3 ***) u shfaqën në ushtrinë amerikane. Arsyeja është e qartë - edhe atëherë, ushtria në Shtetet e Bashkuara përdori automatizimin duke përdorur lidhje në distancë, d.m.th. i njëjti sistem që më vonë u bë internet. Dhe me këtë nivel të aplikimit të sistemeve të informacionit, nevoja për shënime të proceseve të biznesit ishte veçanërisht e rëndësishme.

*** Për temën e shënimeve të përpunuara metodologjikisht, dua të them edhe disa fjalë. Pse përmenda IDEF3 si shembull: Nuk kam parë ende një sistem më të zhvilluar metodologjikisht për përshkrimin e proceseve të biznesit. Edhe BPMN 2.0 është ende duke u zhvilluar dhe rafinuar. Dhe nëse lexoni përshkrimin në anglisht të IDEF3 (nuk kam parë ende një përkthim në Rusisht), do të jeni gjithashtu në gjendje të vlerësoni thellësinë e zhvillimit të tij.

Shumë shpejt, metodologjia dhe shënimet fituan popullaritet të jashtëzakonshëm në mjedisin e biznesit.
Shënimet bënë të mundur marrjen e një mjeti për përshkrimin e ndërveprimit të njerëzve dhe sistemeve të informacionit dixhital.

Me ndihmën e tyre u bë e mundur optimizimi i biznesit, d.m.th. merrni performancë më të mirë me të njëjtën kosto.

Mundësia për optimizim ishte me interes të veçantë për biznesin. Siç e dini, për të përmirësuar diçka, duhet të kuptoni qartë se çfarë keni dhe çfarë dëshironi të ndryshoni nga kjo. Dhe shënimet grafike treguan qartë të dy situatat - pikënisjen dhe rezultatin e dëshiruar, si dhe zonat më problematike. Bazuar në këto të dhëna, doli të ishte shumë më e lehtë të zgjidhni rrugën optimale të zgjidhjes dhe të simuloni opsionin më të mirë të modernizimit sesa pa mjete të tilla të përshtatshme.

Pikërisht atëherë u shfaqën konceptet e proceseve të biznesit dhe shënimet e proceseve të biznesit, dy koncepte të lidhura pazgjidhshmërisht.

Është shumë e rëndësishme të kuptohet se nuk ka, për shembull, një "proces biznesi të shitjes" të veçantë. Ekziston një proces shitje që do të bëhet një proces biznesi nëse përshkruhet duke përdorur një shënim. ato. pa një përshkrim në shënimin e procesit të biznesit, ju jeni të angazhuar në shitje, askush nuk e kundërshton këtë. Por ndërsa nuk ka një përshkrim të caktuar të palëkundur dhe të paqartë, shitjet tuaja janë një fenomen, në një farë mënyre, spontane. Dhe ato do të bëhen një proces biznesi vetëm pasi të përshkruhen brenda kornizës së shënimit dhe zbatimit të këtij përshkrimi në praktikë.

Shitjet janë shembulli më i thjeshtë dhe më i dukshëm. Secili prej nesh në rolin e një blerësi dhe shumë prej nesh në rolin e një shitësi, e njohim këtë proces. Dhe të gjithë e dimë se edhe i njëjti person në situata të ndryshme (për produkte të ndryshme, blerës të ndryshëm, në mot të ndryshëm dhe në përgjithësi, në varësi të disponimit) do të shesë disi ndryshe. Por nëse përshkruani dhe rregulloni qartë një proces të caktuar biznesi, atëherë pavarësisht se në çfarë këmbe u ngrit shitësi në mëngjes, procesi i shitjes do të standardizohet në një mënyrë të caktuar, i kufizuar në kufij të caktuar dhe, si rezultat, më i qëndrueshëm.

Pse modeloni (përshkruani) proceset e biznesit

Siç kam shkruar më shumë se një herë, unë punoj kryesisht me biznese të vogla dhe të mesme, ku ofroj një gamë të gjerë shërbimesh - nga identifikimi i problemeve dhe pengesave në punën e kompanisë deri te zbatimi i zgjidhjeve që propozova në nivelin e produkteve softuerike dhe automatizimit. sistemeve.

Modelimi i procesit të biznesit ndihmon në zgjidhjen e dy problemeve njëherësh:

  • Studim biznesi. Paraqitja grafike në formën e diagrameve, d.m.th. Modelimi i procesit të biznesit ju lejon të kuptoni shpejt tiparet e kompanisë dhe të identifikoni pengesat e mundshme.
  • Sigurimi i shikueshmërisë. Siç e dini, "një foto vlen sa një mijë fjalë". Prandaj, një paraqitje skematike e punës së kompanisë ndihmon menaxherin dhe pronarin e biznesit të kuptojë thelbin e problemit shumë më shpejt dhe të vlerësojë zgjidhjet e propozuara. Në punën e një konsulenti biznesi (nga rruga, si dhe një specialist në zbatimin e produkteve softuerike), është shumë e rëndësishme që klienti të kuptojë të gjitha avantazhet e zgjidhjes. Reagimet nuk janë më pak të rëndësishme - menaxheri në diagram do të jetë në gjendje të shohë disa mangësi edhe në fazën e diskutimit të projektit, dhe zbatimi do të bëjë pa vështirësi shtesë dhe duke bërë ndryshime në projektin "në lëvizje".
Dhe kombinimi i studimit të historisë së shfaqjes së termit me përvojën time personale jep përkufizimin e mëposhtëm:
Proceset e biznesit janë të nevojshme për të paraqitur informacion kompleks në një formë të lehtë për t'u kuptuar për studim dhe vendimmarrje.

Imagjinoni një kompani të zakonshme, të përbërë nga departamente të ndryshme: kontabilitet, personel, shitje, magazinë, dërgesë, prodhim, etj. Mbi të gjitha kjo është një person - kreu i biznesit. Ai fizikisht nuk mund t'i kuptojë të gjitha llojet e proceseve të biznesit në një nivel eksperti. Kjo është arsyeja pse ata punësojnë specialistë të ndryshëm. Por ai duhet të menaxhojë në mënyrë efektive gjithë këtë, dhe në raste të caktuara - të modernizohet.

Këtu hyjnë proceset e biznesit. Në të njëjtën kohë, disa lloje të veprimtarisë njerëzore brenda kompanisë përshkruhen në shënime grafike dhe paraqiten në një formë që ndihmon menaxhmentin të kuptojë saktësisht se si bëhet puna në secilën fazë dhe çfarë mund të përmirësohet këtu. Në të njëjtën kohë, drejtuesi i kompanisë nuk duhet të ketë një specialist shumë të kualifikuar të një profili të caktuar.

Sigurisht, në këtë nivel nuk mund të bëhet pa ndonjë humbje informacioni. Është e pamundur të përshkruash me shënim grafik të gjitha nuancat dhe detajet e punës së secilit punonjës. Por këto humbje informacioni rezultojnë të parëndësishme për të kuptuar proceset në përgjithësi dhe për të marrë një vendim.

Si të përshkruani proceset e biznesit

Për të marrë një përshkrim të proceseve reale të biznesit që funksionojnë, mjafton vetëm të studiojmë me kujdes sekuencën e veprimeve të secilit punonjës. ato. është e nevojshme të merren informacione për të dhënat hyrëse për të nisur një proces të caktuar, në dalje - d.m.th. rezultati i veprimeve të punonjësit, si dhe rregullimi hap pas hapi i veprimeve që kërkoheshin.

Pasi të mblidhet i gjithë informacioni, ai duhet të përkthehet në shënim grafik. Këtu vlen të kuptohet se janë shënimet grafike që konsiderohen "formë e mirë" kur përpilohen përshkrimet e proceseve të biznesit. Për veten tuaj, ju mund të kompozoni shënimin sipas dëshirës, ​​ekzistojnë gjithashtu opsione teksti për përshkrime dhe përdoren, për shembull, nga disa zhvillues softuerësh. Por nëse jeni duke shkruar shënime që njerëzit e tjerë do të lexojnë, pavarësisht nëse është një zhvillues softuerësh apo një drejtues kompanie, zgjidhni grafikë.

Arsyeja e këtij vendimi është e thjeshtë: informacioni perceptohet më mirë në formë grafike. Nëse i ofroni një "mur teksti" një personi, do t'i duhet shumë kohë dhe përpjekje për të kuptuar se për çfarë po flisni. Dhe për të mbuluar të gjithë detyrën në këtë rast është pothuajse e pamundur. Diagramet grafike janë një çështje tjetër - këtu mund të studioni proceset e biznesit në nivele të ndryshme detajesh, dhe kushdo mund të "hedhë një sy në pamjen e përgjithshme" të një diagrami grafik.

  1. Ne mbledhim pjesëmarrësit në proces (punonjësit);
  2. Ne mbledhim informacione hyrëse të nevojshme dhe të mjaftueshme për të filluar procesin;
  3. Ne mbledhim sisteme të përdorura. Mund të jetë një sistem kontabiliteti, CRM, email, spreadsheets Excel, etj. Çdo gjë që përdoret realisht në vepër duhet të regjistrohet.
  4. Ne përcaktojmë rezultatin e pritur - çfarë do të ndodhë në fund të procesit.
  5. Ne mbledhim sekuencën e veprimeve që një person kryen.
  6. I izolojmë kushtet. Në varësi të të dhënave të ndryshme hyrëse dhe rezultateve të ndërmjetme, veprimet mund të jenë të ndryshme.
  7. Ne përshkruajmë të gjithë informacionin e mbledhur në një formë grafike në një shënim të përshtatshëm (IDEF3, BPMN 2.0, etj.).

Rregullat e përshkrimit të procesit të biznesit

Më lart thashë shumë për qasjen krijuese, për mundësitë e përfshirjes së kushteve dhe opsioneve për veprime në përshkrimin e proceseve të biznesit. Si rezultat, mund të duket se çdo përshkrim i veprimeve të një personi "në punë" mund të konsiderohet një përshkrim i një procesi biznesi. Në fakt, ka korniza dhe rregulla strikte që përcaktojnë nëse një listë veprimesh mund të quhet përshkrim i një procesi biznesi (në formë grafike ose teksti) apo jo:
  • Plotësia. Një proces biznesi duhet t'i përgjigjet qartë pyetjes me të cilën përballet. Nëse po flasim për procesin e shitjes së një produkti ose shërbimi të caktuar, atëherë procesi i biznesit duhet të përshkruajë plotësisht veprimet e nevojshme për të marrë rezultatin e specifikuar, dhe që kulmojnë pikërisht në një rezultat të tillë (me supozime të caktuara, të cilat i përmenda më lart).
  • Konciziteti. Procesi i biznesit duhet të kombinojë mjaftueshmërinë, d.m.th. përshkruani të gjitha hapat dhe veprimet e nevojshme, duke qenë sa më konciz për lehtësinë e perceptimit. Personalisht, unë dola me një "rregull prej 15 minutash" për veten time - nëse gjatë kësaj periudhe kohore mund t'i shpjegoj menaxhimit të kompanisë procesin e paraqitur të biznesit, atëherë ai mund t'i tregohet klientit. Rezulton më shpejt - shkëlqyeshëm, kërkon më shumë kohë dhe fjalë - duhet të mendoni se çfarë mund të reduktohet dhe thjeshtohet.
    Një herë personalisht pashë një përshkrim grafik të një procesi biznesi, të bërë në një fletë 2 metra të gjatë (dhe gjerësi përkatëse). Edhe vetëm ta konsiderosh atë dhe të kuptosh se ku të çon shigjeta është jashtëzakonisht e vështirë. Dhe si t'ia shpjegoj klientit, unë personalisht nuk mund ta imagjinoj.
    Mos harroni se një person percepton një sasi informacioni të përcaktuar vizualisht, të kufizuar, ndër të tjera, nga një madhësi e caktuar e një flete ose ekrani (kjo është për shkak të veçorive të shikimit), si dhe nga numri i elementeve (aftësia e trurit janë gjithashtu kufizuar). Klienti do të kuptojë një proces të thjeshtë dhe konciz biznesi thjesht duke "mbuluar" skemën me një shikim. Kompleks dhe i mbingopur me detaje, do t'ju duhet të studioni për më shumë se një orë vetëm për të kuptuar se çfarë shfaqet atje. Me shumë mundësi, kreu i kompanisë, i cili nuk është ekspert në punën e departamenteve individuale, dhe gjithashtu është i kufizuar në sasinë e kohës së lirë, thjesht nuk do të studiojë një strukturë kaq komplekse dhe nuk do të kuptojë thelbin e as më të oferta fitimprurëse.
  • Përdorimi i shënimeve të pranuara përgjithësisht. Mos shpikni shënimet dhe rregullat tuaja. Përdorni shënime që përdoren në të gjithë botën. Unë pashë në librat e disa autorëve vendas përpjekje për të krijuar shënimin e tyre. Dhe, të them të drejtën, nuk e kuptova kurrë pse ia vështirësojnë jetën vetes dhe lexuesve të tyre. Këtu, si me gjuhën - ju mund të gjeni gjuhën tuaj të veçantë, por askush përveç jush nuk do ta kuptojë atë. Dhe nëse rezulton të jetë e ngjashme me ato ekzistuese, atëherë mund të shfaqet edhe konfuzion. Ose do të konsiderohesh analfabet, sepse nuk përdor shenja pikësimi, refuzuese etj. sipas rregullave të gjuhëve të njohura. Kështu është edhe me shënimet - ka tashmë shënime të mirëpërcaktuara, të njohura për njerëzit dhe, gjë që është gjithashtu e rëndësishme, shënime intuitive. Kjo është arsyeja pse ata u bënë të njohura sepse në procesin e krijimit dhe përmirësimit të tyre ata u testuan vazhdimisht për thjeshtësi, paqartësi dhe komoditet. Nëse përdorni shënime të gatshme, do të kuptoheni, do të perceptoheni si ekspert dhe vetë rregullat e shënimit do t'ju shpëtojnë nga gabimet logjike. Unë personalisht rekomandoj IDEF3 dhe BPMN 2.0.
  • Të gjithë pjesëmarrësit në procesin e biznesit duhet të merren parasysh dhe të tregohen drejtpërdrejt. Dhe kjo duhet bërë pa përdorur fusnota me numërim, komente në objektet e linjës Swimm (fusnota speciale), etj. Tifozët shpesh "mëkatojnë" me këtë për të krijuar dizajnet e tyre në vend që të përdorin shënime të gatshme. Diku emrat e tyre nuk përshtaten, diku mendojnë se një emër i gjatë në trupin e një procesi biznesi do të jetë i papërshtatshëm. Si rezultat, ose duhet të shikoni në fusnota se për kë po flasin saktësisht, ose krijuesit e proceseve të tilla biznesi thjesht harrojnë të tregojnë një nga pjesëmarrësit.
  • Përshkrimi i përshtatshëm për përdoruesit. Gjëja më e rëndësishme është që konsumatori juaj, ai që do të lexojë këtë shënim, duhet të kuptojë shpejt dhe, në mënyrë ideale, edhe pa shpjegimet tuaja, përshkrimin e procesit të biznesit.
Çdo gjë tjetër varet vetëm nga ju dhe nga konsumatori i përshkrimit të procesit të biznesit. Nëse ju pëlqen vërtet përdorimi i ngjyrave të ndryshme (për shigjeta ose objekte), mendoj se kjo është mjaft e pranueshme. Ju gjithashtu mund të krijoni shënime jo vetëm në mjetet që kam propozuar, por në çdo mjedis të përshtatshëm për ju. Nëse shënimi ndjek rregullat e listuara më sipër dhe është i kuptueshëm për konsumatorin tuaj, ju keni krijuar pikërisht atë që ju nevojitet. Dhe ky është me të vërtetë një përshkrim i procesit të biznesit, profesional dhe optimal për punë.

Mite dhe keqkuptime të zakonshme

Mos e "rishpikni timonin"! Nuk ka nevojë të shpikni shënimet tuaja.

Shpesh, në vend që të studiojnë veçoritë e shënimeve ekzistuese, njerëzit vizatojnë grafikë në formë të lirë në programe të ndryshme grafike.

Unë nuk e rekomandoj ta bëni këtë. Së pari, kur përdorni mjete të gatshme, nuk keni nevojë të shpikni përcaktimet dhe standardet tuaja. Gjithçka është menduar prej kohësh. Në të njëjtën kohë, shënimet standarde janë vërtet intuitive, lexohen pa mëdyshje dhe janë të njohura për shumë njerëz. Së dyti, sistemet e gatshme (IDEF3, BPMN 2.0, etj.) kanë një metodologji të zhvilluar mirë dhe kufizime strikte. Ato mund të perceptohen si një gjuhë programimi dhe një mjedis për të punuar me këtë gjuhë. Këtu thjesht nuk do të jeni në gjendje të bëni shumë gabime, standardet e sintaksës dhe vetë mjedisi (kufizimet në redaktues, kontrollet automatike) do t'ju shpëtojë nga kjo.

Mos i ngatërroni përshkrimet e proceseve të biznesit të kompanisë dhe proceseve të biznesit të sistemeve të TI-së.

Në shumë sisteme të automatizuara, për shembull, 1C ose Zoho CRM, ekzistojnë entitetet e tyre të quajtura "procese biznesi". Por këto subjekte nuk kanë asnjë lidhje me proceset e biznesit të përshkruara në këtë artikull. Konsideroni ato "homonime", d.m.th. termat duket se tingëllojnë njësoj, por në rastin tonë është një përshkrim i punës së kompanisë, dhe në sistemet e IT është emri i një grupi funksionesh dhe raportesh.

Gabim i zakonshëm: Një proces biznesi sjell domosdoshmërisht vlerë (fitim).

Madje kam dëgjuar nga folës të njohur se proceset e biznesit duhet të jenë fitimprurëse. Për më tepër, madje pashë "analizë të gabimeve" gjatë krijimit të një procesi biznesi, në të cilin i kushtohet shumë vëmendje faktit që 70% e veprimeve nuk kanë asnjë vlerë.

Në fakt, proceset e biznesit janë të ndryshme. Rezultati i disave do të jetë vërtet fitimi, për shembull, shitjet direkte. Në raste të tjera është e vështirë të flitet për përftimin e vlerës dhe në përgjithësi për vlerësimin e veprimeve nga ky këndvështrim. Për shembull, si mund ta vlerësoni vlerën e një procesi biznesi të transportit të mallrave ose gjenerimit dhe dërgimit të deklaratave tatimore?

Besoj se një proces biznesi nuk sjell domosdoshmërisht ndonjë vlerë, nëse e kuptojmë si një fitim direkt për kompaninë. Futja e një qasjeje të orientuar drejt procesit dhe zbatimi i proceseve të biznesit janë të përqendruara më shumë në diçka tjetër - në ruajtjen e vlerës, d.m.th. duke marrë më shumë performancë me të njëjtën kosto.

A është e mundur të krijoni një proces ideal biznesi - kur duhet të ndaloni?

Nr. Procesi i biznesit duhet të jetë i thjeshtë, i kuptueshëm, i përshtatshëm, i lexueshëm. Por nuk do të jetë kurrë perfekte.

Kur fillova të punoja, gjithmonë më dukej vetë se nuk po punoja për diçka, diku mund të ishte bërë më mirë. Dhe shpesh klientët më kërkonin të detajoj dhe të përshkruaj më hollësisht këtë apo atë proces. Dhe e konsiderova edhe mangësinë time.

Në fakt, bazuar në të gjitha sa më sipër, modelimi i procesit të biznesit është një lloj supozimi, një proces krijues. Nga ana tjetër, në një kohë nuk dija as çfarë t'u përgjigjesha kërkesave për të përshkruar më shumë "këtë" dhe "atje". Por me kalimin e kohës kuptova se modelimi i biznesit nuk është thjesht krijimtari, por një lloj procesi dialektik. Dhe vetë krijimi i një procesi biznesi do të ketë gjithmonë mohimin e vet. Këtu ia vlen vërtet t'i qasemi çështjes nga pikëpamja filozofike. Dhe kur krijojmë një proces biznesi, duhet të kujtojmë se nuk mund të mbulojmë gjithçka menjëherë, dhe për këtë arsye do të jetë gjithmonë i papërsosur. Por në të njëjtën kohë, ne tashmë po shtrojmë në të atë që do të përmirësojmë në të ardhmen. Ia vlen t'i qasemi kësaj thjesht si një fakt.

Procesi juaj i biznesit duhet të zgjidhë detyrën, t'i përgjigjet pyetjes që konsiderohet në kuadër të projektit. Gjithçka tjetër është çështje e bashkëpunimit të mundshëm në të ardhmen. Pikërisht në këtë mënyrë ia vlen t'u shpjegoni klientëve pse nuk i detajoni disa procese ose nuk vizatoni ndonjë proces tjetër biznesi që lidhet me atë që diskutohet.

Diagrami i procesit të biznesit pasqyron thelbin dhe mekanizmin e tij të punës. Krijimi i një qarku në vetvete nuk është shumë i vështirë. Mjafton të kuptoni se cilat pyetje duhet t'i përgjigjet skema, dhe më pas të ndiqni algoritmin e krijimit. Nëse mezi prisni të filloni të krijoni modele ose nuk dini nga të filloni, ky artikull është për ju.

Dua t'ju kujtoj se para fillimit të përshkrimit të proceseve të biznesit, është e nevojshme. kompanitë janë platforma për të filluar.

Algoritmi që unë paraqes këtu do të jetë i dobishëm për ata që thjesht do të përshkruajnë proceset e biznesit. Për ata që janë trajnuar nga unë, artikulli do të jetë një përsëritje e shkëlqyer e asaj që ka kaluar))))

Diagrami i procesit të biznesit - udhëzime për të paduruarit

1 - Përcaktoni kufijtë e procesit

Çdo proces biznesi fillon dhe përfundon me një ngjarje. Gjëja e parë që duhet të bëni është të shënoni fillimin dhe përfundimin e ngjarjeve.

2 - Vizatoni blloqet kryesore të procesit

Rregulloni blloqet kryesore (nënproceset, operacionet) sipas radhës në të cilën kryhen.

Mos e ndërlikoni skemën në këtë fazë. Shfaqni blloqet sikur procesi po funksionon në mënyrë perfekte.

3 - Shtoni pirunët dhe ngjarje të tjera

Dhe tani është koha për t'i ndërlikuar pak gjërat. Shtoni opsionet kryesore për zhvillimin e procesit dhe ngjarjet kryesore të ndërmjetme. Plotësoni diagramin me veprimet që mungojnë.

4 - Përcaktoni rolet e pjesëmarrësve në proces

Nuk ka pozita apo punonjës të veçantë në proceset e biznesit. Në vend të kësaj, përdoret koncepti i "rolit". Një punonjës mund të kryejë shumë role. Një rol mund të kryhet nga shumë punonjës. Një pozicion përbëhet nga një grup rolesh.

Shto operacionet që mungojnë sipas nevojës.

5 - Vendosni dokumentet në diagram

Një dokument nuk është domosdoshmërisht një letër zyrtare me shtatë nënshkrime. Nga pikëpamja e menaxhimit të procesit të biznesit, një dokument është informacion për çdo transportues informacioni. Email, raport, prezantim, SMS - të gjitha këto janë dokumente.

Ndonjëherë është e nevojshme të shfaqen produkte të ndërmjetme. Këto janë boshllëqe, produkte gjysëm të gatshme ose thjesht pjesë të rëndësishme të punës që kalojnë nga një bllok procesi në tjetrin. Shtoni ato në këtë fazë. Nga nevoja.

6 - Shtoni programe dhe baza të të dhënave të përdorura

Procesi duhet të pasqyrojë se cilat programe dhe baza të të dhënave përdor.

7 - Rregulloni mjetet dhe materialet

Nëse në proces përdoren mjete dhe/ose materiale, kjo duhet të shfaqet gjithashtu. Pikat kryesore mund të identifikohen në diagramin e procesit të biznesit. Një përshkrim i hollësishëm jepet më së miri në komentet dhe seksionet e veçanta të përshkrimit. Një opsion i shkëlqyeshëm është të hartoni një diagram të fokusuar posaçërisht në përdorimin e mjeteve dhe materialeve. Në një skemë të tillë, theksi nuk vihet tek fluksi i punës, por se si, në çfarë sasie dhe çfarë materialesh përdoren në procesin e biznesit.

8 - Përcaktoni treguesit e performancës në procesin e biznesit

Vendosni në diagramin e procesit të biznesit treguesit e performancës që merren parasysh në një mënyrë ose në një tjetër në sistem.

9 - Lidhni skemën e marrë me procese të tjera

Çdo proces biznesi është vetëm një pjesë e një sistemi më të madh. Të gjitha proceset janë të ndërlidhura. Në thelb, një lidhje është diçka që një proces shkëmben me procese të tjera. Vini re se duhet të specifikoni proceset me të cilat lidhet procesi aktual, si dhe çfarë shkëmbejnë ato.


Lidhja e një procesi biznesi me procese të tjera

10 - Kontrolloni modelin e procesit të biznesit që rezulton

Në parim, skema është gati. Diagrami i procesit të biznesit duhet t'u përgjigjet pyetjeve të mëposhtme:

  • Ku fillon dhe ku përfundon procesi i biznesit?
  • Çfarë procesesh përfshin? Çfarë shkëmbehet?
  • Çfarë operacionesh kryhen? Në çfarë rendi?
  • Kush i kryen aktivitetet në proces?
  • Cilat dokumente përdoren dhe shfaqen në proces? Në çfarë operacionesh përdoren/shfaqen këto dokumente?
  • Cilat mjete, materiale, softuer dhe baza të të dhënave përdoren në proces dhe në cilat operacione?
  • Cilët tregues të performancës dhe ku saktësisht regjistrohen në procesin e biznesit?

Një skemë e përgatitur mirë duhet të jetë e lehtë për t'u kuptuar dhe mjaft informuese.
Diagrami i procesit të biznesit duhet të jetë i kuptueshëm për "burrin në rrugë".
Diagrami i procesit të biznesit në fazën e përshkrimit duhet të pasqyrojë se si kryhet procesi në jetën reale.

Ky algoritëm do t'ju lejojë të përshkruani proceset e nevojshme të biznesit mjaft thjesht dhe shpejt. Më pas, do të flas në detaje për përshkrimin e proceseve të biznesit. Qëndroni në kontakt.

E megjithatë, mendja e njeriut është përpjekur më kot ta kuptojë për më shumë se 2000 vjet, ndërsa, nga ana tjetër, ka pasur sukses, të paktën përafërsisht, në analizimin e formave shumë më kuptimplote dhe komplekse. Pse eshte ajo? Sepse një trup i zhvilluar është më i lehtë për t'u studiuar sesa një qelizë e trupit. Përveç kësaj, kur analizohen format ekonomike, nuk mund të përdoret as mikroskop dhe as reagentë kimikë. Të dyja duhet të zëvendësohen nga fuqia e abstraksionit.

Karl Marks. Kapitali. Vëllimi 1. Parathënie e botimit të parë.

Për proceset e biznesit flitet shumë dhe shpesh më së shumti në lidhje me automatizimin e biznesit. Unë gjithashtu e përdor këtë term, duke përfshirë në artikujt e mi mbi sistemet CRM, ERP, punën me shënimet BPMN, IDEF0 dhe mjete të tjera që mund të nevojiten në punën e një konsulenti biznesi dhe zbatimin e sistemeve të automatizimit. Në të njëjtën kohë, nuk gjeta një përkufizim të kuptueshëm dhe të detajuar të termit "proces biznesi" në Runet.

Shumë autorë e përdorin atë "si parazgjedhje" si termin "intuitiv" pa dekodim, ose në përgjithësi futin konfuzion shtesë duke përdorur terminologjinë alternative, për shembull, ata shkruajnë "entitet biznesi" në vend të një procesi biznesi, etj.

Në këtë artikull, vendosa të flas se çfarë është një proces biznesi, të tregoj për historinë e shfaqjes së këtij koncepti dhe ku mund dhe duhet të zbatohet. Unë gjithashtu planifikoj t'i kushtoj artikullin tjetër temës së proceseve të biznesit, në të cilin do t'ju tregoj se si t'i përdorni saktë proceset e biznesit.

Përkufizimi i procesit të biznesit

Pra, cili është ndryshimi midis një procesi biznesi dhe një funksioni, apo edhe thjesht një procesi të rregullt? Cili është ndryshimi midis këtyre termave? Unë arrita në përfundimin e mëposhtëm:
Një proces biznesi është një sekuencë logjike e veprimeve të një personi (ose disa personave) në një ekip. Qëllimi i përshkrimit të procesit të biznesit është analiza dhe rregullimi i veprimeve të caktuara në ekip.

Pse i vë theks të veçantë njerëzve dhe ekipit:
  1. Një proces biznesi zhvillohet gjithmonë me pjesëmarrjen e një personi. Nëse veprimet kryhen nga një sistem ose program automatik, ky nuk është më një proces biznesi, por një proces ose specifikim teknologjik. Dhe më pas hyjnë në fuqi standardet paksa të ndryshme, metodat e përshkrimit dhe veçoritë e zbatimit.
  2. Një proces biznesi gjithmonë përfshin disa njerëz, në mënyrë të qartë ose të nënkuptuar. Edhe nëse një person punon vetëm (për shembull, një shkrimtar), ai përsëri ka klientë (agjenci botuese) dhe konsumatorë (lexues). Gjithashtu, shitësi nuk punon në një "vakum" - ai ka furnizues dhe blerës të produkteve, dhe të gjithë këta njerëz janë gjithashtu të përfshirë në një mënyrë ose në një tjetër në procesin e biznesit.
Pse po shkruaj për ekipin, dhe jo për një strukturë apo kompani tregtare? Sepse koncepti i një procesi biznesi mund të përdoret, duke përfshirë edhe për një organizatë jofitimprurëse. Mund të jetë një bamirësi, një ambulancë që viziton një pacient, apo edhe organizimi i një darke pa ndonjë shitje apo fitim. Në të njëjtën kohë, është gjithashtu e mundur të përshkruhet një proces biznesi, pasi kemi njerëz që kryejnë disa veprime për të marrë një rezultat të caktuar.

Përshkrimi i procesit të biznesit

Është gjithashtu e rëndësishme të përcaktohet përshkrimi i procesit të biznesit:
Një përshkrim i një procesi biznesi është një përshkrim i sekuencës së veprimeve të punonjësve kur kryejnë veprime të caktuara në formë grafike dhe tekstuale për të rregulluar veprimet në një ekip, për të analizuar dhe optimizuar sekuencën e tyre.

Dhe këtu është e nevojshme të kuptohet se një proces biznesi pa një përshkrim nuk ekziston. Vetëm në procesin e përshkrimit shfaqet një proces biznesi, d.m.th. është e pamundur të realizohet njëra pa tjetrën.
Në të njëjtën kohë, të gjitha veprimet që përshkruhen në procesin e biznesit duhet të jenë logjike, sekuenca e tyre duhet të çojë në një qëllim të caktuar më parë.

Përshkrimi i proceseve të biznesit është një punë krijuese. Edhe nëse përshkruani "çfarë është", disa pasaktësi përsëri lejohen, qoshet "zbuten", disa veprime hiqen për lehtësinë e perceptimit. Dhe nëse përshkruhet "ajo që duhet të jetë", atëherë diçka e re krijohet në bazë të ekzistueses. Në të njëjtën kohë, analisti i biznesit është ende i kufizuar nga kufij të rreptë - rregulla, sintaksë, kufizime logjike.

Personalisht, unë krahasoj krijimin e një procesi të ri biznesi me balancimin në një fije të hollë të një kombinimi harmonik të krijimtarisë, artit dhe matematikës strikte.

Në të njëjtën kohë, ju duhet të kuptoni se asnjë proces biznesi nuk mund të jetë i përsosur dhe 100% të korrespondojë me realitetin. Gjithmonë ka vend për disa thjeshtime dhe supozime, diku në zbatimin edhe të rregulloreve më të rrepta, faktori njerëzor bën rregullimet e veta.

Përveç kësaj, siç e dini, në çdo ent të ri ekziston gjithmonë mundësia e përmirësimit të mëtejshëm. Dhe krijimi i proceseve të biznesit konfirmon gjithashtu këtë tezë filozofike. Pavarësisht se sa shumë përpiqeni të përshkruani një proces biznesi në mënyrë të përsosur, ka ende diçka në të që gjithashtu mund të përmirësohet tani ose në të ardhmen.

Dhe këtu është shumë e rëndësishme, nga njëra anë, të ndaloni vetë në kohë, sepse proceset e përditësuara të biznesit do të zbatohen nga njerëz të vërtetë që janë mësuar të punojnë "në mënyrë të modës së vjetër" dhe ju duhet të merrni parasysh inercinë e tyre. të të menduarit dhe shkallës së të nxënit. Gjithashtu, automatizimi, i cili zakonisht përfshihet në modernizimin e proceseve të biznesit, kërkon investime të caktuara. Dhe këtu është e nevojshme të vazhdohet nga mundësitë reale të klientit.

Një konsulent biznesi duhet t'i kuptojë qartë të gjitha këto vetë, të dijë se ku dhe në çfarë niveli supozimesh ka thjeshtuar përshkrimin e procesit të biznesit, dhe ku ka vendosur të shtyjë disa vendime për të ardhmen për arsye objektive (financa, faktori njerëzor). Dhe ju duhet të jeni në gjendje t'i shpjegoni të gjitha këto thjesht dhe qartë drejtuesit të biznesit.


Dallimi kryesor midis një procesi biznesi dhe atij teknologjik është se në procesin teknologjik, pritet një rezultat mjaft i caktuar në rezultat. Për shembull, nëse po flasim për prodhim, atëherë prodhimi duhet të jetë produkte me parametra të caktuar.

Sigurisht, edhe në procesin teknologjik ekziston mundësia e lidhjes së martesës, por jo një nga opsionet natyrore, por pasojat e një shkeljeje të procesit teknologjik. Ndërsa në një proces biznesi, rezultati "output" mund të ndryshojë në varësi të plotësimit të kushteve të caktuara në "trupin" e procesit të biznesit, i cili u krye pa shkelje dhe dështime.

Për qartësi, përshkrimi i procesit teknologjik mund të duket si ky:

  1. Ne marrim pjesën e punës A;
  2. Ne e lidhim atë me pjesën e punës B;
  3. Ne përpunojmë sipas parametrave C;
  4. Ne marrim detajet.
Gjithçka është e paqartë dhe nuk ofrohen "pirunë" të kushtëzuar.

Në një proces biznesi, situata e mëposhtme konsiderohet mjaft normale:

  1. Ne marrim të dhëna hyrëse A:
    • Nëse të dhënat përputhen me kushtin B, shkoni te sekuenca e veprimeve C;
    • Nëse të dhënat përputhen me kushtin D, kryeni veprimet E.
  2. Rezultati kalon në dalje.
ato. tashmë në algoritmin e procesit sigurohen kushte të mundshme dhe veprime të ndryshme në varësi të të dhënave fillestare ose të ndërmjetme.

Historia e termit

Kam lexuar informacione më shumë se një herë se shënimi i procesit të biznesit IDEF0 u shfaq pothuajse në mesin e shekullit të 19-të. Autorë më realistë shkruajnë për periudhën e Luftës së Dytë Botërore. Por edhe ata e kanë gabim.

Për shembull, kur shkrova një artikull për IDEF0, disa lexues cituan shembuj të disa udhëzimeve nga ministritë dhe departamentet gjatë Luftës së Parë Botërore ose edhe më herët si shembuj shënimesh, dhe diagramet dhe paraqitjet vizuale të operacioneve ushtarake u diskutuan si një paraqitje grafike. Por e gjithë kjo nuk është një përshkrim i procesit të biznesit. Të gjitha sa më sipër mund të quhen metoda, demonstrim vizual, udhëzime, por nuk mund të quhen shënime.

Shënimet janë një koncept modern, për më tepër, shënimet janë diçka e vendosur, e standardizuar, d.m.th. një grup komandash dhe shënimesh që përdoren nga shumë njerëz, jo vetëm nga një ose dy organizata. Ju mund të gjeni gjuhën tuaj të veçantë për të përshkruar proceset e biznesit ose, për shembull, programimin. Por derisa ai të marrë një "ardhje" në përdorim masiv, kontradiktat, interpretimet e paqarta dhe mangësitë e tjera nuk identifikohen dhe eliminohen, derisa të bëhet një standard i vendosur dhe i njohur për njerëzit, nuk mund të quhet shënim. Kam në plan të shkruaj më shumë për shënimet më vonë. Tani le t'i kthehemi çështjes së shfaqjes së termit "proces biznesi".

Në fakt, përshkrimi i proceseve të biznesit dhe shënimi BPMN u shfaq në vitet 70 të shekullit XX, kur sistemet e informacionit filluan të përdoren kudo. Si vetë termi ashtu edhe shënimet fillimisht ishin të nevojshme pikërisht për zhvillimin e sistemeve të informacionit.

Fakti është se pas fillimit të përdorimit të sistemeve të informacionit, kompleksiteti i organizimit të punës së njerëzve në organizata është rritur shumëfish. Për më tepër, makinat nuk e kuptojnë abstraksionin, ato kërkojnë një algoritëm të rreptë dhe një rend të caktuar të futjes dhe përpunimit të informacionit. Nëse para fillimit të automatizimit, kur informacioni kalonte drejtpërdrejt nga personi në person, problemi i mirëkuptimit të ndërsjellë ishte në nivelin e komunikimeve njerëzore, tani ekziston nevoja për ta rregulluar atë në mënyrë rigoroze.

Si rezultat, ishte e nevojshme të krijoheshin përshkrime të punës jo vetëm të njerëzve në organizatë, por edhe të ndërveprimit të tyre me sistemet e informacionit. Dhe këtu nuk kishte mjaft shënime (udhëzime) tekstuale, ku të gjitha përshkrimet ishin në formë teksti të lirë, ato doli të ishin të parëndësishme dhe të papërshtatshme. Kishte nevojë për standardizim, në fakt, për të krijuar një gjuhë të veçantë komanduese dhe një sekuencë të qartë veprimesh. Për më tepër, ndryshe nga gjuhët e makinerisë, këto shënime duhet të ishin bërë po aq të përshtatshme për përkthimin në kodin e makinës dhe për perceptimin njerëzor.

Shënimet e para të zhvilluara metodologjikisht të proceseve të biznesit (dhe unë do të flas për shënimet e zhvilluara metodologjikisht, për shembull, IDEF3 ***) u shfaqën në ushtrinë amerikane. Arsyeja është e qartë - edhe atëherë, ushtria në Shtetet e Bashkuara përdori automatizimin duke përdorur lidhje në distancë, d.m.th. i njëjti sistem që më vonë u bë internet. Dhe me këtë nivel të aplikimit të sistemeve të informacionit, nevoja për shënime të proceseve të biznesit ishte veçanërisht e rëndësishme.

*** Për temën e shënimeve të përpunuara metodologjikisht, dua të them edhe disa fjalë. Pse përmenda IDEF3 si shembull: Nuk kam parë ende një sistem më të zhvilluar metodologjikisht për përshkrimin e proceseve të biznesit. Edhe BPMN 2.0 është ende duke u zhvilluar dhe rafinuar. Dhe nëse lexoni përshkrimin në anglisht të IDEF3 (nuk kam parë ende një përkthim në Rusisht), do të jeni gjithashtu në gjendje të vlerësoni thellësinë e zhvillimit të tij.

Shumë shpejt, metodologjia dhe shënimet fituan popullaritet të jashtëzakonshëm në mjedisin e biznesit.
Shënimet bënë të mundur marrjen e një mjeti për përshkrimin e ndërveprimit të njerëzve dhe sistemeve të informacionit dixhital.

Me ndihmën e tyre u bë e mundur optimizimi i biznesit, d.m.th. merrni performancë më të mirë me të njëjtën kosto.

Mundësia për optimizim ishte me interes të veçantë për biznesin. Siç e dini, për të përmirësuar diçka, duhet të kuptoni qartë se çfarë keni dhe çfarë dëshironi të ndryshoni nga kjo. Dhe shënimet grafike treguan qartë të dy situatat - pikënisjen dhe rezultatin e dëshiruar, si dhe zonat më problematike. Bazuar në këto të dhëna, doli të ishte shumë më e lehtë të zgjidhni rrugën optimale të zgjidhjes dhe të simuloni opsionin më të mirë të modernizimit sesa pa mjete të tilla të përshtatshme.

Pikërisht atëherë u shfaqën konceptet e proceseve të biznesit dhe shënimet e proceseve të biznesit, dy koncepte të lidhura pazgjidhshmërisht.

Është shumë e rëndësishme të kuptohet se nuk ka, për shembull, një "proces biznesi të shitjes" të veçantë. Ekziston një proces shitje që do të bëhet një proces biznesi nëse përshkruhet duke përdorur një shënim. ato. pa një përshkrim në shënimin e procesit të biznesit, ju jeni të angazhuar në shitje, askush nuk e kundërshton këtë. Por ndërsa nuk ka një përshkrim të caktuar të palëkundur dhe të paqartë, shitjet tuaja janë një fenomen, në një farë mënyre, spontane. Dhe ato do të bëhen një proces biznesi vetëm pasi të përshkruhen brenda kornizës së shënimit dhe zbatimit të këtij përshkrimi në praktikë.

Shitjet janë shembulli më i thjeshtë dhe më i dukshëm. Secili prej nesh në rolin e një blerësi dhe shumë prej nesh në rolin e një shitësi, e njohim këtë proces. Dhe të gjithë e dimë se edhe i njëjti person në situata të ndryshme (për produkte të ndryshme, blerës të ndryshëm, në mot të ndryshëm dhe në përgjithësi, në varësi të disponimit) do të shesë disi ndryshe. Por nëse përshkruani dhe rregulloni qartë një proces të caktuar biznesi, atëherë pavarësisht se në çfarë këmbe u ngrit shitësi në mëngjes, procesi i shitjes do të standardizohet në një mënyrë të caktuar, i kufizuar në kufij të caktuar dhe, si rezultat, më i qëndrueshëm.

Pse modeloni (përshkruani) proceset e biznesit

Siç kam shkruar më shumë se një herë, unë punoj kryesisht me biznese të vogla dhe të mesme, ku ofroj një gamë të gjerë shërbimesh - nga identifikimi i problemeve dhe pengesave në punën e kompanisë deri te zbatimi i zgjidhjeve që propozova në nivelin e produkteve softuerike dhe automatizimit. sistemeve.

Modelimi i procesit të biznesit ndihmon në zgjidhjen e dy problemeve njëherësh:

  • Studim biznesi. Paraqitja grafike në formën e diagrameve, d.m.th. Modelimi i procesit të biznesit ju lejon të kuptoni shpejt tiparet e kompanisë dhe të identifikoni pengesat e mundshme.
  • Sigurimi i shikueshmërisë. Siç e dini, "një foto vlen sa një mijë fjalë". Prandaj, një paraqitje skematike e punës së kompanisë ndihmon menaxherin dhe pronarin e biznesit të kuptojë thelbin e problemit shumë më shpejt dhe të vlerësojë zgjidhjet e propozuara. Në punën e një konsulenti biznesi (nga rruga, si dhe një specialist në zbatimin e produkteve softuerike), është shumë e rëndësishme që klienti të kuptojë të gjitha avantazhet e zgjidhjes. Reagimet nuk janë më pak të rëndësishme - menaxheri në diagram do të jetë në gjendje të shohë disa mangësi edhe në fazën e diskutimit të projektit, dhe zbatimi do të bëjë pa vështirësi shtesë dhe duke bërë ndryshime në projektin "në lëvizje".
Dhe kombinimi i studimit të historisë së shfaqjes së termit me përvojën time personale jep përkufizimin e mëposhtëm:
Proceset e biznesit janë të nevojshme për të paraqitur informacion kompleks në një formë të lehtë për t'u kuptuar për studim dhe vendimmarrje.

Imagjinoni një kompani të zakonshme, të përbërë nga departamente të ndryshme: kontabilitet, personel, shitje, magazinë, dërgesë, prodhim, etj. Mbi të gjitha kjo është një person - kreu i biznesit. Ai fizikisht nuk mund t'i kuptojë të gjitha llojet e proceseve të biznesit në një nivel eksperti. Kjo është arsyeja pse ata punësojnë specialistë të ndryshëm. Por ai duhet të menaxhojë në mënyrë efektive gjithë këtë, dhe në raste të caktuara - të modernizohet.

Këtu hyjnë proceset e biznesit. Në të njëjtën kohë, disa lloje të veprimtarisë njerëzore brenda kompanisë përshkruhen në shënime grafike dhe paraqiten në një formë që ndihmon menaxhmentin të kuptojë saktësisht se si bëhet puna në secilën fazë dhe çfarë mund të përmirësohet këtu. Në të njëjtën kohë, drejtuesi i kompanisë nuk duhet të ketë një specialist shumë të kualifikuar të një profili të caktuar.

Sigurisht, në këtë nivel nuk mund të bëhet pa ndonjë humbje informacioni. Është e pamundur të përshkruash me shënim grafik të gjitha nuancat dhe detajet e punës së secilit punonjës. Por këto humbje informacioni rezultojnë të parëndësishme për të kuptuar proceset në përgjithësi dhe për të marrë një vendim.

Si të përshkruani proceset e biznesit

Për të marrë një përshkrim të proceseve reale të biznesit që funksionojnë, mjafton vetëm të studiojmë me kujdes sekuencën e veprimeve të secilit punonjës. ato. është e nevojshme të merren informacione për të dhënat hyrëse për të nisur një proces të caktuar, në dalje - d.m.th. rezultati i veprimeve të punonjësit, si dhe rregullimi hap pas hapi i veprimeve që kërkoheshin.

Pasi të mblidhet i gjithë informacioni, ai duhet të përkthehet në shënim grafik. Këtu vlen të kuptohet se janë shënimet grafike që konsiderohen "formë e mirë" kur përpilohen përshkrimet e proceseve të biznesit. Për veten tuaj, ju mund të kompozoni shënimin sipas dëshirës, ​​ekzistojnë gjithashtu opsione teksti për përshkrime dhe përdoren, për shembull, nga disa zhvillues softuerësh. Por nëse jeni duke shkruar shënime që njerëzit e tjerë do të lexojnë, pavarësisht nëse është një zhvillues softuerësh apo një drejtues kompanie, zgjidhni grafikë.

Arsyeja e këtij vendimi është e thjeshtë: informacioni perceptohet më mirë në formë grafike. Nëse i ofroni një "mur teksti" një personi, do t'i duhet shumë kohë dhe përpjekje për të kuptuar se për çfarë po flisni. Dhe për të mbuluar të gjithë detyrën në këtë rast është pothuajse e pamundur. Diagramet grafike janë një çështje tjetër - këtu mund të studioni proceset e biznesit në nivele të ndryshme detajesh, dhe kushdo mund të "hedhë një sy në pamjen e përgjithshme" të një diagrami grafik.

  1. Ne mbledhim pjesëmarrësit në proces (punonjësit);
  2. Ne mbledhim informacione hyrëse të nevojshme dhe të mjaftueshme për të filluar procesin;
  3. Ne mbledhim sisteme të përdorura. Mund të jetë një sistem kontabiliteti, CRM, email, spreadsheets Excel, etj. Çdo gjë që përdoret realisht në vepër duhet të regjistrohet.
  4. Ne përcaktojmë rezultatin e pritur - çfarë do të ndodhë në fund të procesit.
  5. Ne mbledhim sekuencën e veprimeve që një person kryen.
  6. I izolojmë kushtet. Në varësi të të dhënave të ndryshme hyrëse dhe rezultateve të ndërmjetme, veprimet mund të jenë të ndryshme.
  7. Ne përshkruajmë të gjithë informacionin e mbledhur në një formë grafike në një shënim të përshtatshëm (IDEF3, BPMN 2.0, etj.).

Rregullat e përshkrimit të procesit të biznesit

Më lart thashë shumë për qasjen krijuese, për mundësitë e përfshirjes së kushteve dhe opsioneve për veprime në përshkrimin e proceseve të biznesit. Si rezultat, mund të duket se çdo përshkrim i veprimeve të një personi "në punë" mund të konsiderohet një përshkrim i një procesi biznesi. Në fakt, ka korniza dhe rregulla strikte që përcaktojnë nëse një listë veprimesh mund të quhet përshkrim i një procesi biznesi (në formë grafike ose teksti) apo jo:
  • Plotësia. Një proces biznesi duhet t'i përgjigjet qartë pyetjes me të cilën përballet. Nëse po flasim për procesin e shitjes së një produkti ose shërbimi të caktuar, atëherë procesi i biznesit duhet të përshkruajë plotësisht veprimet e nevojshme për të marrë rezultatin e specifikuar, dhe që kulmojnë pikërisht në një rezultat të tillë (me supozime të caktuara, të cilat i përmenda më lart).
  • Konciziteti. Procesi i biznesit duhet të kombinojë mjaftueshmërinë, d.m.th. përshkruani të gjitha hapat dhe veprimet e nevojshme, duke qenë sa më konciz për lehtësinë e perceptimit. Personalisht, unë dola me një "rregull prej 15 minutash" për veten time - nëse gjatë kësaj periudhe kohore mund t'i shpjegoj menaxhimit të kompanisë procesin e paraqitur të biznesit, atëherë ai mund t'i tregohet klientit. Rezulton më shpejt - shkëlqyeshëm, kërkon më shumë kohë dhe fjalë - duhet të mendoni se çfarë mund të reduktohet dhe thjeshtohet.
    Një herë personalisht pashë një përshkrim grafik të një procesi biznesi, të bërë në një fletë 2 metra të gjatë (dhe gjerësi përkatëse). Edhe vetëm ta konsiderosh atë dhe të kuptosh se ku të çon shigjeta është jashtëzakonisht e vështirë. Dhe si t'ia shpjegoj klientit, unë personalisht nuk mund ta imagjinoj.
    Mos harroni se një person percepton një sasi informacioni të përcaktuar vizualisht, të kufizuar, ndër të tjera, nga një madhësi e caktuar e një flete ose ekrani (kjo është për shkak të veçorive të shikimit), si dhe nga numri i elementeve (aftësia e trurit janë gjithashtu kufizuar). Klienti do të kuptojë një proces të thjeshtë dhe konciz biznesi thjesht duke "mbuluar" skemën me një shikim. Kompleks dhe i mbingopur me detaje, do t'ju duhet të studioni për më shumë se një orë vetëm për të kuptuar se çfarë shfaqet atje. Me shumë mundësi, kreu i kompanisë, i cili nuk është ekspert në punën e departamenteve individuale, dhe gjithashtu është i kufizuar në sasinë e kohës së lirë, thjesht nuk do të studiojë një strukturë kaq komplekse dhe nuk do të kuptojë thelbin e as më të oferta fitimprurëse.
  • Përdorimi i shënimeve të pranuara përgjithësisht. Mos shpikni shënimet dhe rregullat tuaja. Përdorni shënime që përdoren në të gjithë botën. Unë pashë në librat e disa autorëve vendas përpjekje për të krijuar shënimin e tyre. Dhe, të them të drejtën, nuk e kuptova kurrë pse ia vështirësojnë jetën vetes dhe lexuesve të tyre. Këtu, si me gjuhën - ju mund të gjeni gjuhën tuaj të veçantë, por askush përveç jush nuk do ta kuptojë atë. Dhe nëse rezulton të jetë e ngjashme me ato ekzistuese, atëherë mund të shfaqet edhe konfuzion. Ose do të konsiderohesh analfabet, sepse nuk përdor shenja pikësimi, refuzuese etj. sipas rregullave të gjuhëve të njohura. Kështu është edhe me shënimet - ka tashmë shënime të mirëpërcaktuara, të njohura për njerëzit dhe, gjë që është gjithashtu e rëndësishme, shënime intuitive. Kjo është arsyeja pse ata u bënë të njohura sepse në procesin e krijimit dhe përmirësimit të tyre ata u testuan vazhdimisht për thjeshtësi, paqartësi dhe komoditet. Nëse përdorni shënime të gatshme, do të kuptoheni, do të perceptoheni si ekspert dhe vetë rregullat e shënimit do t'ju shpëtojnë nga gabimet logjike. Unë personalisht rekomandoj IDEF3 dhe BPMN 2.0.
  • Të gjithë pjesëmarrësit në procesin e biznesit duhet të merren parasysh dhe të tregohen drejtpërdrejt. Dhe kjo duhet bërë pa përdorur fusnota me numërim, komente në objektet e linjës Swimm (fusnota speciale), etj. Tifozët shpesh "mëkatojnë" me këtë për të krijuar dizajnet e tyre në vend që të përdorin shënime të gatshme. Diku emrat e tyre nuk përshtaten, diku mendojnë se një emër i gjatë në trupin e një procesi biznesi do të jetë i papërshtatshëm. Si rezultat, ose duhet të shikoni në fusnota se për kë po flasin saktësisht, ose krijuesit e proceseve të tilla biznesi thjesht harrojnë të tregojnë një nga pjesëmarrësit.
  • Përshkrimi i përshtatshëm për përdoruesit. Gjëja më e rëndësishme është që konsumatori juaj, ai që do të lexojë këtë shënim, duhet të kuptojë shpejt dhe, në mënyrë ideale, edhe pa shpjegimet tuaja, përshkrimin e procesit të biznesit.
Çdo gjë tjetër varet vetëm nga ju dhe nga konsumatori i përshkrimit të procesit të biznesit. Nëse ju pëlqen vërtet përdorimi i ngjyrave të ndryshme (për shigjeta ose objekte), mendoj se kjo është mjaft e pranueshme. Ju gjithashtu mund të krijoni shënime jo vetëm në mjetet që kam propozuar, por në çdo mjedis të përshtatshëm për ju. Nëse shënimi ndjek rregullat e listuara më sipër dhe është i kuptueshëm për konsumatorin tuaj, ju keni krijuar pikërisht atë që ju nevojitet. Dhe ky është me të vërtetë një përshkrim i procesit të biznesit, profesional dhe optimal për punë.

Mite dhe keqkuptime të zakonshme

Mos e "rishpikni timonin"! Nuk ka nevojë të shpikni shënimet tuaja.

Shpesh, në vend që të studiojnë veçoritë e shënimeve ekzistuese, njerëzit vizatojnë grafikë në formë të lirë në programe të ndryshme grafike.

Unë nuk e rekomandoj ta bëni këtë. Së pari, kur përdorni mjete të gatshme, nuk keni nevojë të shpikni përcaktimet dhe standardet tuaja. Gjithçka është menduar prej kohësh. Në të njëjtën kohë, shënimet standarde janë vërtet intuitive, lexohen pa mëdyshje dhe janë të njohura për shumë njerëz. Së dyti, sistemet e gatshme (IDEF3, BPMN 2.0, etj.) kanë një metodologji të zhvilluar mirë dhe kufizime strikte. Ato mund të perceptohen si një gjuhë programimi dhe një mjedis për të punuar me këtë gjuhë. Këtu thjesht nuk do të jeni në gjendje të bëni shumë gabime, standardet e sintaksës dhe vetë mjedisi (kufizimet në redaktues, kontrollet automatike) do t'ju shpëtojë nga kjo.

Mos i ngatërroni përshkrimet e proceseve të biznesit të kompanisë dhe proceseve të biznesit të sistemeve të TI-së.

Në shumë sisteme të automatizuara, për shembull, 1C ose Zoho CRM, ekzistojnë entitetet e tyre të quajtura "procese biznesi". Por këto subjekte nuk kanë asnjë lidhje me proceset e biznesit të përshkruara në këtë artikull. Konsideroni ato "homonime", d.m.th. termat duket se tingëllojnë njësoj, por në rastin tonë është një përshkrim i punës së kompanisë, dhe në sistemet e IT është emri i një grupi funksionesh dhe raportesh.

Gabim i zakonshëm: Një proces biznesi sjell domosdoshmërisht vlerë (fitim).

Madje kam dëgjuar nga folës të njohur se proceset e biznesit duhet të jenë fitimprurëse. Për më tepër, madje pashë "analizë të gabimeve" gjatë krijimit të një procesi biznesi, në të cilin i kushtohet shumë vëmendje faktit që 70% e veprimeve nuk kanë asnjë vlerë.

Në fakt, proceset e biznesit janë të ndryshme. Rezultati i disave do të jetë vërtet fitimi, për shembull, shitjet direkte. Në raste të tjera është e vështirë të flitet për përftimin e vlerës dhe në përgjithësi për vlerësimin e veprimeve nga ky këndvështrim. Për shembull, si mund ta vlerësoni vlerën e një procesi biznesi të transportit të mallrave ose gjenerimit dhe dërgimit të deklaratave tatimore?

Besoj se një proces biznesi nuk sjell domosdoshmërisht ndonjë vlerë, nëse e kuptojmë si një fitim direkt për kompaninë. Futja e një qasjeje të orientuar drejt procesit dhe zbatimi i proceseve të biznesit janë të përqendruara më shumë në diçka tjetër - në ruajtjen e vlerës, d.m.th. duke marrë më shumë performancë me të njëjtën kosto.

A është e mundur të krijoni një proces ideal biznesi - kur duhet të ndaloni?

Nr. Procesi i biznesit duhet të jetë i thjeshtë, i kuptueshëm, i përshtatshëm, i lexueshëm. Por nuk do të jetë kurrë perfekte.

Kur fillova të punoja, gjithmonë më dukej vetë se nuk po punoja për diçka, diku mund të ishte bërë më mirë. Dhe shpesh klientët më kërkonin të detajoj dhe të përshkruaj më hollësisht këtë apo atë proces. Dhe e konsiderova edhe mangësinë time.

Në fakt, bazuar në të gjitha sa më sipër, modelimi i procesit të biznesit është një lloj supozimi, një proces krijues. Nga ana tjetër, në një kohë nuk dija as çfarë t'u përgjigjesha kërkesave për të përshkruar më shumë "këtë" dhe "atje". Por me kalimin e kohës kuptova se modelimi i biznesit nuk është thjesht krijimtari, por një lloj procesi dialektik. Dhe vetë krijimi i një procesi biznesi do të ketë gjithmonë mohimin e vet. Këtu ia vlen vërtet t'i qasemi çështjes nga pikëpamja filozofike. Dhe kur krijojmë një proces biznesi, duhet të kujtojmë se nuk mund të mbulojmë gjithçka menjëherë, dhe për këtë arsye do të jetë gjithmonë i papërsosur. Por në të njëjtën kohë, ne tashmë po shtrojmë në të atë që do të përmirësojmë në të ardhmen. Ia vlen t'i qasemi kësaj thjesht si një fakt.

Procesi juaj i biznesit duhet të zgjidhë detyrën, t'i përgjigjet pyetjes që konsiderohet në kuadër të projektit. Gjithçka tjetër është çështje e bashkëpunimit të mundshëm në të ardhmen. Pikërisht në këtë mënyrë ia vlen t'u shpjegoni klientëve pse nuk i detajoni disa procese ose nuk vizatoni ndonjë proces tjetër biznesi që lidhet me atë që diskutohet.