» »

İş yazışmaları ile ilgili belgeler. İş yazışmaları - iş yazışmalarını yürütmenin temelleri, türleri, özellikleri, kuralları

Birçok kuruluşun çalışmalarının ayrılmaz bir parçası, birçok kuralı ve özelliği olan ticari yazışmalardır. Sadece sekreterler değil, diğer çalışanlar da ortaklar ve diğer çalışanlarla iletişim için mektup yazabilmelidir.

İş yazışmaları kavramı

Bu terim, ticari ve ticari bilgi alışverişini ifade eder. Belli bir görgü kuralları var İş yazışmaları ki bu özel kurslarda bile öğretilir. Mektup, şirketin itibarını oluşturacağı ve sürdüreceği ve ayrıca kuruluşa karşı ciddi bir tutum oluşturacağı için kurallara göre düzenlenmelidir. Teknik açıdan iş mektubu, farklı şirketler veya departmanlar arasındaki iletişimi geliştirmeyi amaçlayan bir araçtır.

Ticari yazışma türleri

Birkaç tür belge vardır ve her biri kendi kayıt ve gönderim kurallarını içerir. İş yazışmalarının temelleri, e-posta yoluyla iletişim kurarken de kullanılır. Uzmanlar bu tür iş mektuplarını ayırt eder: şükran, istekler, talepler, özürler, inkarlar, tebrikler ve taziyeler. Ayrıca, iddiaları, retleri, hatırlatmaları, garantileri vb. içeren ticari mektuplar vardır.

İş yazışmaları nasıl yapılır?

Bir mektup yazarken, tüm ayrıntılara dikkat etmek önemlidir. İş yazışmalarının kurallarını anlatırken aşağıdaki hususlara dikkat etmelisiniz:

  1. Yazarın sorduğu bazı soruları cevaplamanız gereken bir mektup yazıyorsanız, her birini ayrı ayrı alıntılamak uygun olacaktır. Bunu yapmak için numaralandırmayı kullanın ve metni paragraflara ayırın.
  2. Bir mektup yazarken, sizin tarafınızdan veya muhatap tarafından eklenen tüm belgeler hakkında kısaca yorum yapmanız gerekir. Bu, alıcının mektubun özünü hemen anlaması için önemlidir.
  3. Mektup baş tarafından imzalanmalıdır ve bir mühür gereklidir.

İş Yazışma Kuralları

İş mektubu yazarken yapılan hatalar kabul edilemez, bu nedenle bunları yazmanın temel kurallarını bilmek önemlidir:

  1. Anlamı bilinmeyen sözcükleri kullanmayın veya bir sözlük kullanarak yorumlarını kontrol edin.
  2. Bazı kelimeler muhatap tarafından bilinmeyebileceğinden, iş yazışmaları yapmak belirli terminolojinin kullanımını hariç tutar. Bu tür terimler kullanılıyorsa lütfen bunları açıklayınız.
  3. Ana özün kaybolmaması için düşüncelerinizi kısa cümlelerle ifade edin.
  4. Rus dilini tam olarak bilmiyorsanız, yazım denetimi için metni önce bir düzenleyicide veya bilgisayardaki bir belgede yazmak daha iyidir.
  5. İş yazışmaları, konuşma diline ait kelimelerin, edebi dönüşlerin vb. kullanımına izin vermez. Mektubu göndermeden önce, hata ve yazım hataları olup olmadığını kontrol edin. Bir süre sonra tekrar kontrol etmek daha iyidir.

İş yazışmalarında mektup başlatmak

İlk olarak, mektubun yapısında, muhatabın konumunu ve tam adını içeren bir “başlık” vardır. Ticari yazışmaların özellikleri, çoğu durumda sayfanın ortasına yazılan standart "Sevgili" temyizini içerir. Bir kişi tanıdık değilse, soyadından önce “bay” kelimesi yazılır. İlk paragraf (önsöz) mektubun amacını ve nedenini içerir. Okuduktan sonra, muhatap temyizin ana anlamını anlamalıdır.

İş yazışmalarında talep

İş yazışmalarının en popüler türlerinden biri de istek mektubudur. Bu, hassas bir talep veya güncel bir konuda diplomatik bir talep olabilir. İş yazma becerileri, muhatabı yazar için gerekli eylemleri yapmaya teşvik etmesi gerektiğinden, taleplerin taslağının hazırlanması için önemlidir. Mektup yazmak için belirli kurallar vardır:

  1. Muhatap, temelleri göz önünde bulundurarak kişisel olarak ele alınmalıdır. iş etiği.
  2. Muhataba itirazın nedenini açıklamak için ona bir iltifat verebilir, ticari veya kişisel nitelikleri ve esasları not edebilirsiniz.
  3. Talebi tartışın ve muhatabın uygulanmasıyla ilgilenin. Sorun, mümkün olduğunca kısa ve net bir şekilde tanımlanmalıdır.
  4. Talep yapıldıktan sonra, potansiyel faydaları vurgulanarak değiştirilmeli ve tekrarlanmalıdır.

İş yazışmalarında kendinize nasıl hatırlatılır?

Yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuka uygunluk, önemli bir olayın yaklaşması vb. konuların size hatırlatılması gerektiğinde hatırlatma mektubu kullanılır. Çoğu durumda, ondan önce sözlü bir hatırlatma kullanılır. Sonuç olarak, mektup, yapılan eylemin bir tür kanıtı olarak hizmet eder. İş yazışmalarında hatırlatma şunları içerir:

  1. Gönderici ve muhatap hakkında bilgi. Daha sonra hatırlatmanın nedeni belirtilir.
  2. Geri çağrılan konu ile ilgili kanun ve yönetmeliklere atıfta bulunulur.
  3. İş yazışmalarının ifadeleri açık olmalı, ancak tehdit edici olmamalıdır. Sorunun barışçıl bir şekilde çözülebileceğini hatırlamak gereksiz olmaz.
  4. Mektubun herhangi bir standardı yoktur, bu nedenle serbest biçimde yazılabilir.

İş yazışmalarında nasıl özür dilenir?

Yazması en zor olanlardan biri, aynı anda hem özür dilemeniz hem de şirketin yüzünü kurtarmanız gereken bir özür mektubudur. Ayrıca, zarar görmüş ilişkileri restore etmeyi amaçlar. İş yazışmaları, bir özrün bu tür özelliklerini gösterir:

  1. Mektubun yapısı, alıcının belirtilmesini, ayrılma konusunu ve itirazı içerir.
  2. Yönetim her şeyi imzalayacağı için sanatçıyı belirtemezsiniz.
  3. İş yazışmalarında özür ibareleri açık olmamalı ve mektubun konusu nötr olmalı veya tamamen yok olmalıdır.
  4. Elde edilecek etki, samimi bir özür ve ne olduğuna dair farkındalık, yani hoş olmayan bir durumun nedeninin bir göstergesidir.

İş E-posta Kuralları

Daha önce bahsedilen tüm kurallar elektronik yazışmalar için de geçerlidir, ancak burada hala bir takım özellikler bulunmaktadır:

  1. Tüm mektuplar sunucuda saklandığından ve başka bir kişi bunları okuyabildiğinden, bir iş e-postası yalnızca resmi yazışmalar için kullanılmalıdır.
  2. İş yazışmaları e-posta okunabilir bir yazı tipinin kullanımını ima eder ve Arial veya Times New Roma. Harf boyutu orta olmalıdır. Metinde Caps Lock, ünlem işareti veya özel karakter olmamalıdır. İtalik veya kalın yazı belirli ifadeler için kabul edilebilir, ancak bunu yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda kullanın.
  3. Daha iyi okunabilirlik için alt başlıklar kullanın, ancak sayılarının büyük olmaması gerektiğini, bu nedenle maksimum 3-4 parça olduğunu unutmayın. Bir paragraf dört satırdan uzun olmamalıdır.
  4. İş e-posta yazışmaları etiği gereği konu alanının boş bırakılmasına izin verilmez. Spesifik, bilgilendirici ve özlü olması gereken mektubun özünü buraya yazın.
  5. Sonunda mutlaka bir imza ve iletişim bilgisi bırakın ve bu altı satırdan fazla sürmemelidir. Aşağıdaki yapıyı kullanın: "Saygılarımızla", soyadı ve adı, şirket adı, e-posta telefon numarası ve web sitesi adresi.
  6. İş yazışmalarınızda kurumsal bir şablon kullanmanız uygundur. kurumsal tarz. Bu sayede diğerleri arasında öne çıkmak ve aynı zamanda ticari yazışma kurallarına uymak mümkün olacaktır. Mektubun sadece bilgisayar ekranında değil, telefonda da okunabileceğini unutmamak önemlidir, bu nedenle şablonun farklı ekranların çözünürlüğü için optimize edilmesi gerekir.

İş yazma kitapları

Derlemenin tüm inceliklerini daha iyi anlamak için iş mektubu, faydalı literatürü okuyabilirsiniz. Aşağıdaki işler iyi kabul edilir:

  1. « İş yazma sanatı. Kanunlar, hileler, araçlar» S. Karepina. Yazar, iş yazışma tarzının ne olduğunu, nasıl ayrılacağını açıklar. farklı şekiller mektuplar ve raporlar.
  2. « İş e-posta yazışmaları. Başarı için Beş Kural". Yazar, ticari yazışma biçimlerini açıklar ve iletişimi daha etkili hale getirmeye yardımcı olacak araçlar sunar. burada bulabilirsiniz faydalı ipuçları ve hileler.

İş yazışmalarının türleri ve adları (mektup, telgraf, teleks, faks mesajı (faks), telefon mesajı), posta iletişimi ve elektronik iletişim olmak üzere iki ana türe ayrılan iş bilgilerini aktarma yöntemleri ile belirlenir.

Yazışma, çok çeşitli türlerle ayırt edilir: normatif bir karaktere sahip devlet organlarının mektup ve telgraflarından vatandaşlardan ve standart uygulamalardan gelen itirazlara kadar. Yazışmaların içeriği; talepler, bildirimler, sözleşmeler, iddialar, sözleşmeler, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler vb. olabilir.

Yazışma yapılırken aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:

Mektuplar özel formlar - antetli kağıtlar üzerine düzenlenir ve kendilerine verilen yetki çerçevesinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;

Harfler, kaba lekeler, düzeltmeler olmadan yetkin, doğru bir şekilde oluşturulmalıdır;

İçeriği ne olursa olsun, mektup sakin, ölçülü, resmi bir iş dilinde sunulmalı, yeterli argümantasyona, doğruluğa, tamlık ve özelliklerin netliğine, kısalık ve sunum tutarlılığına sahip olmalıdır;

Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca görüş alışverişinin başka bir yolunun (telefon görüşmeleri, kişisel toplantı vb.) zor veya imkansız olduğu durumlarda kullanılmalıdır.

Resmi bir mektup, bir işletmenin, organizasyonun, kurumun dış dünya ile en önemli iletişim kanallarından biridir. Mektuplar aracılığıyla sözleşme öncesi görüşmeler yapılır, işletmeler arası ilişkiler netleştirilir, talepler belirtilir. Yolda maddi değerlere eşlik eden harfler vb.

Modern iletişim biçimlerinin mevcudiyetine rağmen: telefon, telgraf, faks, modem iletişimi vb., küçük bir işletmede bile yazışma hacmi çok büyüktür. Bununla birlikte, iş mektuplarına yol açan yönetimsel durumların kapsamı sınırsız olmaktan uzaktır ve nispeten net bir sınıflandırmaya uygundur. Derlenmesini gerektiren aynı tür yönetim durumlarına sahip çok sayıda mektup, acil bir iş mektubunu birleştirme ihtiyacına neden olur. Ne yazık ki, modern ticari yazışmaların analizi, birçok yönetici çalışanın mektup yazma becerisinden yoksun olduğunu gösteriyor. Bu arada, mektubun yanlış tasarımı, onunla çalışmayı zorlaştırıyor. Uzmanlar, bir iş mektubunun bir sayfadan fazla sürmemesi gerektiği konusunda hemfikir. Beyaz Saray Ofisi yönetiminde 1970'lerde Amerika Birleşik Devletleri'nde yayınlanan Simple Letters koleksiyonunun yazarları, kelimelerdeki israfın dolar cinsinden israfa yol açtığına inanıyor. İş belgelerinin “okumak” için materyal olmadığı, ancak belirli eylemleri teşvik etmesi gereken bilgiler olduğu gerçeğini dikkate almamak imkansızdır.

  1. Çeşit ve çeşitleri işletme Edebiyat

    Özet >>

    ... işletme Harfler 6 1.1 Tasarım işletme harfler 6 1.2 Metin için gereksinimler işletme Harfler 9 Bölüm 2 Çeşit ve çeşitleri işletme harfler 14 2.1 sınıflandırma işletme... vb. En genel görüş işletme yazışma - işletme(resmi) mektuplar. ...

  2. İşletme yazışma yabancı ortaklarla

    Özet >> Sanayi, üretim

    ... ……………………………………………………………………....3 İşletme mektuplar ve onların sınıflandırma…………………………………...4 Çeşit ticari olmayan işletme harfler………………………………...5 Çeşit reklam işletme Edebiyat... işletme yazışma yabancı ortaklarla. bir. İşletme mektuplar ve onların sınıflandırma İşletme ...

  3. İşletme yazışma (4)

    Özet >> Sanayi, üretim

    bunun için özel olarak tasarlanmış tür ardından belge formları... için yazışma. Bu nedenle sınıflandırmak işletme harfler inşa etmek anlamına gelir sınıflandırma... ; bilgi postası. Ayırmak çeşitler Harfler şu şekilde sınıflandırılır...

  4. İş yazışmaları, kurumların belgesel dizisinde önemli bir yer tutmaktadır. ile bağlantı olarak dış kuruluşlar o biri gerekli unsurlar herhangi girişimcilik faaliyeti. Yazışma, gelen ve giden belgelerin yaklaşık %80'ini kaplar.

    İş yazışmalarının türleri ve adları (mektup, telgraf, teleks, faks, telefon mesajı) iş bilgilerinin iletilme yöntemlerine göre belirlenir ve bunlar iki ana türe ayrılır: posta iletişimi ve elektronik iletişim.

    Yazışma, çok çeşitli türlerle ayırt edilir: normatif bir karaktere sahip devlet organlarının mektup ve telgraflarından vatandaşlardan ve standart uygulamalardan gelen itirazlara kadar. Yazışmaların içeriği; talepler, bildirimler, sözleşmeler, iddialar, sözleşmeler, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler vb. olabilir.

    Yazışmalar aşağıdaki gereksinimlere uygun olmalıdır:

    • mektuplar özel formlarda düzenlenir - antetli kağıtlar ve kendilerine verilen yetki dahilinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;
    • harfler, büyük lekeler, düzeltmeler olmadan yetkin, doğru bir şekilde oluşturulmalıdır;
    • içeriği ne olursa olsun, mektup sakin, ölçülü, resmi bir iş dilinde sunulmalı, yeterli argümantasyona, doğruluğa, tamlık ve özelliklerin netliğine, kısalık ve sunum tutarlılığına sahip olmalıdır;
    • sunulan olaylar ve gerçekler hakkında nesnel bilgiler içerir ve gerekirse açıklayıcı ve tamamlayıcı materyallere sahiptir.

    Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca başka bir şekilde (telefon görüşmeleri, kişisel toplantı vb.) görüş alışverişinde bulunmanın zor veya imkansız olduğu durumlarda kullanılmalıdır.

    Bilgi ve referans niteliğinde bir belge olarak, uygun şekilde icra edilen bir iş mektubu, detayların düzenlendiği ve belgenin bir yetkili tarafından imzalandığı andan itibaren yasal güç kazanır.

    İçin elektronik belgeler("Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgi Koruması Hakkında Federal Yasanın 5. Maddesi"):

    • otomatik bir bilgi sisteminden alınan bir belge, bir yetkili tarafından usulüne uygun olarak imzalandıktan sonra yasal güç kazanır. kanunla kurulmuş RF;
    • otomatik bilgi ve telekomünikasyon sistemleri kullanılarak saklanan, işlenen ve iletilen bir belgenin yasal gücü elektronik bir dijital imza ile onaylanabilir;
    • elektronik yasal güç elektronik imza otomatik olarak mevcutsa tanınır bilgi sistemi imzanın tanımlanmasını sağlayan ve yerleşik kullanım biçimlerine tabi olan yazılım ve donanım araçları.

    İş mektubu ayrıntıları şunları içerir:

    • Ulusal amblem Rusya Federasyonu;
    • Rusya Federasyonu konusunun amblemi;
    • kuruluş amblemi veya marka(servis markası);
    • şirketin adı;
    • kuruluşla ilgili referans verileri;
    • belge tarihi;
    • belgenin kayıt numarası;
    • belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıfta bulunulması;
    • hedef;
    • metnin başlığı;
    • belge metni;
    • uygulamanın varlığına dair bir işaret;
    • imza;
    • baskı baskısı;
    • sanatçı hakkında işaret;
    • belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir işaret.

    Mektuplar iki nüsha halinde düzenlenir - ilki bir form (boş kağıt) üzerinde hazırlanır ve muhataba gönderilir ve ikincisi davaya gönderilir.

    Ticari yazışmalar, çeşitli amaçlar için mektuplarla temsil edilir. Çeşitliliği nedeniyle, bu belge türü aşağıdaki tek tip gereksinimler dahilinde en özgür ve en az standartlaştırılmıştır, yani harflerin mevcut olması gerekir - netlik, sunumun basitliği, bilgilerin eksiksizliği, saygılı sunum tonu (iş görgü kurallarının gereklilikleri) ), okuryazarlık.

    Resmi iş yazışmaları, iş (iş mektubu) ve ticari ( ticari mektup). Ekonomik, yasal, ticari ve diğer faaliyet biçimlerini oluşturdukları yazışmalara ticari yazışmalar denir. Satış ve tedarik konularına ilişkin olarak ticari işlemlerin sonuçlandırılması ve yürütülmesi sırasında düzenlenen ve yasal gücü olan mektuplar ticari yazışmaları ifade eder (örneğin, talep mektubu, ihtar (teklif), talep ve cevap mektubu). onlara). İşlevsel olarak, harfler yanıt gerektirenler ve gerektirmeyenler olarak ikiye ayrılabilir.

    * Bir oldu bitti bildiren mektuplar yanıt gerektirmez.

    Muhatap bazında, mektuplar olağan ve sirküler olarak ayrılır (bir kuruluştan birkaç adrese, kural olarak, alt makamlara gönderilir).

    Kompozisyonun özelliklerine göre, mektuplar birkaç konu göz önünde bulundurularak tek yönlü (bir konunun çözümüne adanmış) ve çok yönlü olarak ayrılır.

    *Genellikle bölümler, alt bölümler, paragraflar, alt paragraflardan oluşurlar. Bir istek, bir özür, bir garanti içerir.
    ** Görgü kuralları yazışmalarını ifade eder.

    Hizmet (iş) mektubu- posta yoluyla özel bir metin iletim yöntemiyle bağlantılı olarak tahsis edilen farklı içerikteki belgeler için genelleştirilmiş bir ad.

    Harf, mektubun metninin boyutuna bağlı olarak özel bir A4 veya A5 formatında düzenlenir. Mektubun zorunlu ayrıntıları şunlardır: kuruluşun adı - yazar, kuruluşun posta ayrıntıları - yazar, tarih, belge numarası, gelen belgenin tarih ve numarasına bir bağlantı, muhatap, unvan metne, imzaya, sanatçıyla ilgili nota, kapak mektuplarında - eklerin varlığına dair bir not.

    Bir dizi nedenden dolayı, bir iş mektubu metnini bir plana göre hazırlamak tavsiye edilir. Deneyimin yokluğunda ve aşırı olumsuz duygularda (örneğin, çatışma durumlarında), bu, sorunun doğru bir şekilde ifade edilmesine yardımcı olacaktır.

    Mesaj planı oluşturma yöntemlerinden biri aşağıdaki sırayla çalışmaktır:

    1. olgusal materyal veritabanının toplanması - mesaj konusundaki belgeler, çizimler, istatistiksel ve diğer göstergeler;
    2. veritabanına dayalı sonuçların formüle edilmesi;
    3. Sonuçları metni derlemek için bir plan olarak kullanmak.

    Mektubun metni mantıklı, tutarlı, inandırıcı ve biçim olarak doğru olmalıdır. Gerçekler ve olaylar nesnel, kısa ve net bir şekilde ifade edilmelidir. Mektubun metni farklı yorumlara izin vermemelidir.

    kullanım tipik metinler ve şablon metinler, iş yazışmalarını basitleştirmeye yardımcı olur.

    Mektubun türüne ve içeriğine bağlı olarak, mektubun metni basit veya karmaşık olabilir. Basit harfler bir veya iki bölümden oluşur: giriş ve sonuç. Kompozisyon açısından karmaşık olan harfler bir giriş, ana bölüm (ispat) ve bir sonuç içerir.

    Giriş, sorunun gerekçesini, sorunun nedenini veya Kısa hikaye. Mektubun derlenmesine neden olan herhangi bir belge varsa, ona bir bağlantı verilir.

    Ana kısım (kanıt) konunun özünü ortaya koyar, kanıt veya çürütme sağlar. Ana kısım, önerilen çözümlerin doğruluğu ve geçerliliği hakkında hiçbir şüphe olmaması için ikna edici olmalıdır.

    Sonuç olarak, mektubun temel amacı formüle edilmiştir.

    Mektubun amacına, yazarının neye odaklanmak istediğine bağlı olarak, öğelerden birinin eksik olabileceği veya düzenleme sırasının farklı olabileceği diğer inşaat şemaları kullanılır.

    Mektubun metni birinci çoğul şahıs (lütfen gönderin) ile yazılmıştır.

    Harflerin işlenmesini kolaylaştırmak ve yürütülmesini hızlandırmak için, bir harfte iki veya daha fazla farklı konunun ele alınması önerilmez, mektup içerik olarak tek konu olmalıdır. Mektubun hacmi iki sayfayı geçmemelidir; istisnai durumlarda, daktiloyla yazılmış beş sayfaya kadar harflere izin verilir.

    A4 formunda hazırlanan bir mektup, “Ne hakkında?” Şemasına göre oluşturulmuş metne bir başlık içermelidir, örneğin:
    "Sözleşme yükümlülüklerinin ihlali üzerine"
    "Bilimsel ve teknik yardım sağlanması hakkında"

    Mektup bir cevap ise, antetli kağıtta cevabın verildiği mektubun numarası ve tarihi belirtilir.

    Mektup dörtten fazla adrese gönderilmişse, sanatçı bir posta listesi derler.

    Mektuplar, gerekirse mektubu hazırlayan bölüm başkanı tarafından - ilgili tarafların başkanları tarafından onaylanır. yapısal bölümler, ayrıca kuruluşun başkan yardımcısı - mektup kuruluşun başkanı tarafından imzalanmışsa, ilgili yönün küratörü. Kurum arşivinde saklanmak üzere kalan ikinci nüshada mektuplar onaylanmıştır.

    Mektuplar, kuruluş başkanı, kendisine tanınan yetki dahilindeki yardımcıları ve kendilerine bu hak verilmişse bağımsız yapı birimlerinin başkanları tarafından imzalanır.

    İş yazışmaları, kurumların belgesel dizisinde önemli bir yer tutmaktadır. Dış kuruluşlarla bir bağlantı olması, herhangi bir ticari faaliyetin gerekli unsurlarından biridir. Yazışma, gelen ve giden belgelerin yaklaşık %80'ini kaplar.

    İş yazışmalarının türleri ve adları (mektup, telgraf, teleks, faks, telefon mesajı) iş bilgilerinin iletilme yöntemlerine göre belirlenir ve bunlar iki ana türe ayrılır: posta iletişimi ve elektronik iletişim.

    Yazışma, çok çeşitli türlerle ayırt edilir: normatif bir karaktere sahip devlet organlarının mektup ve telgraflarından vatandaşlardan ve standart uygulamalardan gelen itirazlara kadar. Yazışmaların içeriği; talepler, bildirimler, sözleşmeler, iddialar, sözleşmeler, hatırlatmalar, talepler, açıklamalar, teyitler, talepler, tavsiyeler, garantiler vb. olabilir.

    Yazışmalar aşağıdaki gereksinimlere uygun olmalıdır:

    • - mektuplar özel formlarda düzenlenir - antetli kağıtlar ve kendilerine verilen yetki çerçevesinde kuruluş başkanı veya yardımcıları tarafından imzalanır;
    • - Harfler, büyük lekeler, düzeltmeler olmadan yetkin, doğru bir şekilde oluşturulmalıdır;
    • - içeriği ne olursa olsun, mektup sakin, ölçülü, resmi bir iş dilinde sunulmalı, yeterli argümantasyona, doğruluk, tamlık ve özelliklerin netliğine, kısalık ve sunum tutarlılığına sahip olmalıdır;
    • - Belirtilen olaylar ve olgular hakkında nesnel bilgiler içermeli, gerekirse açıklayıcı ve destekleyici materyallere sahip olmalıdır.

    Yazışma yoluyla bilgi alışverişi, yalnızca başka bir şekilde (telefon görüşmeleri, kişisel toplantı vb.) görüş alışverişinde bulunmanın zor veya imkansız olduğu durumlarda kullanılmalıdır.

    Bilgi ve referans niteliğinde bir belge olarak, uygun şekilde icra edilen bir iş mektubu, detayların düzenlendiği ve belgenin bir yetkili tarafından imzalandığı andan itibaren yasal güç kazanır.

    Bir iş mektubunun ayrıntıları şunları içerir: Rusya Federasyonu Devlet Amblemi; Rusya Federasyonu konusunun amblemi; şirket logosu veya ticari markası (hizmet markası); şirketin adı; kuruluşla ilgili referans verileri; belge tarihi; belgenin kayıt numarası; belgenin kayıt numarasına ve tarihine atıfta bulunulması; hedef; metnin başlığı; belge metni; uygulamanın varlığına dair bir işaret; imza; baskı baskısı; sanatçı hakkında işaret; belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir işaret.

    Mektuplar iki nüsha halinde düzenlenir - ilki bir form (boş kağıt) üzerinde hazırlanır ve muhataba gönderilir ve ikincisi davaya gönderilir.

    Ticari yazışmalar, çeşitli amaçlar için mektuplarla temsil edilir. Çeşitliliği nedeniyle, bu belge türü aşağıdaki tek tip gereksinimler dahilinde en özgür ve en az standartlaştırılmıştır, yani harflerin mevcut olması gerekir - netlik, sunumun basitliği, bilgilerin eksiksizliği, saygılı sunum tonu (iş görgü kurallarının gereklilikleri) ), okuryazarlık.

    Resmi iş yazışmaları konularına göre iş (iş mektubu) ve ticari (ticari mektup) olmak üzere ikiye ayrılır. Ekonomik, yasal, ticari ve diğer faaliyet biçimlerini oluşturdukları yazışmalara ticari yazışmalar denir. Satış ve tedarik konularına ilişkin olarak ticari işlemlerin sonuçlandırılması ve yürütülmesi sırasında düzenlenen ve yasal gücü olan mektuplar ticari yazışmaları ifade eder (örneğin, talep mektubu, ihtar (teklif), talep ve cevap mektubu). onlara). İşlevsel olarak, harfler yanıt gerektirenler ve gerektirmeyenler olarak ikiye ayrılabilir.

    Bu bölümü incelemenin bir sonucu olarak, öğrenci şunları yapmalıdır:

    bilmek

    • - kuruluşların yönetiminde kullanılan belgelerin amacı ve amacı;
    • - iş yazışmalarını oluşturan ana mesaj türleri;
    • - "belge akışı" ve "büro işleri" terimlerinin anlamı;
    • - organizasyonu yönetme sürecinde kullanılan belge türleri;
    • - iç ve dış resmi yazışmalarda kullanılan belge türleri;
    • - belgelerin birleştirilmesinin amacı;
    • - bilgi sunmanın resmi iş tarzının özellikleri;
    • - iş mektubu türleri;
    • - bir iş mektubu oluşturma mantığı ve tasarımı için gereklilikler;
    • - elektronik iş mektubu stilinin özellikleri;

    yapabilmek

    - bir iş mektubunun yapısına uygun metin oluşturmak;

    sahip olmak

    – iş yazma becerileri resmi iş bilgi sunma tarzı.

    Yönetim sürecinde yazılı iletişimin ana biçimi olarak belge

    Önemli kısım iş iletişimi yazılı olarak gerçekleştirilir. Bunun nedeni, organizasyonları yönetme sürecinde dolaşan büyük miktarda bilgidir. Kabul için yönetim kararlarıçoğu durumda, gerçekleri kaydetmek, bilgi toplamak ve sonra onu analiz etmek ve anlamak gerekir.

    Ek olarak, bilgilerin işlenmesi için kuruluşun çeşitli yetkililerine ve departmanlarına aktarılması gerekir. Tüm bu eylemleri gerçekleştirmek için en uygun biçim, kuruluşların yönetiminde bir belge biçiminde olan bilgilerin yazılı olarak sunulmasıdır.

    Belge, belirli bir biçimde sunulan, belirli kurallara göre hazırlanan ve öngörülen şekilde onaylanan bir bilgi mesajıdır. "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilginin Korunması" Federal Yasası, "belge" kavramının aşağıdaki tanımını sağlar:

    belge- bu, tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla bir malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgilerdir.

    Aynı tanım, "Ofis işleri ve arşivleme" terimleri ve tanımları için devlet standardında verilmiştir.

    latince kelime belge gelen doktor - Öğretirim veya bilgilendiririm ve anlam olarak kanıt, kanıt anlamına gelir. Rusya'da, terim belge Büyük Peter tarafından tam olarak "yazılı kanıt" olarak tercüme edildi. XVIII yüzyıl boyunca, "belge" kavramının tanımında öncelikle yasal amacı göze çarpıyordu. Bu arada, bu terimin kendisi neredeyse uzun bir süre kullanılmadı. Bunun yerine, iş uygulamalarında yaygın olarak kullanılan diğer terimler: fiil, senet, kağıt. İLE Zamanla belgeler hakkında bilgi birikimi 19. yüzyılda yol açmıştır. Belgenin yasal yönüne ek olarak yönetimsel yönünü de vurgulamak.

    Belgeler, bilgileri kaydetmenize, ona resmi bir nitelik kazandırmanıza ve yönetim kararları almak için temel oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca belgeler, yazılı iletişimin uygulanmasında iş mesajlarının ana biçimi olarak kabul edilebilir. Böylece organizasyondaki belgeler bilgi ve iletişim işlevlerini yerine getirir.

    Belgeleri derleme ve işleme faaliyetine denir dokümantasyon yönetimi(Ofis işi).

    Yönetimde, kağıt veya elektronik formu olan metin belgeleri en sık kullanılır. Başka olası belge biçimlerinin de bulunduğuna dikkat edilmelidir - fotoğraflar, ses kayıtları, video kayıtları. Ancak bunlar bir yazılı iletişim aracı değildir ve yönetimde çok sık kullanılmazlar ve bu nedenle bu bölümde bu tür belgeleri ele almayacağız.

    İletişim işlevini yerine getiren belgeler, muhatap tarafından alt bölümlere ayrılabilir harici ve dahili.

    Dış iş yazışmaları arasında farklı organizasyonlar ve bireyler ve kuruluşlar arasında. İletişim özneleri tarafından değiş tokuş edilen mesajlar doğası gereğidir. resmi mektuplar.

    Şirket içi yazışmalar Kurumun yetkilileri ve departmanları arasında yapılır. Bu tür yazışmalara denir ofis.

    Bir organizasyonu yönetme faaliyetlerinde, çok sayıda çeşitli metin belgeleri. Amaçları ve amaçları, içerikleri, oluşturulma sıklığı bakımından farklılık gösterirler ve ortak noktaları yönetim bilgilerini içermeleridir.

    İle amaç ve amaç Belgeler aşağıdaki gibi alt bölümlere ayrılabilir:

    • organizasyonel ve yasal - organizasyonun durumunu, yapısını, personel bölümlerin, çalışanların karakter, görev ve sorumlulukları vb. Örneğin, Kuruluş Tüzüğü, Bölünme Yönetmeliği, iş tanımı;
    • Yönetim - yönetim sürecinin mevcut koordinasyonunu ve düzenlemesini yürütmek. Örneğin emirler, liderlerin emirleri;
    • planlı - uygulama için planlanan faaliyetlerin bir listesini, sırasını ve zamanlamasını içerir. Örneğin çeşitli planlar, programlar;
    • bilgi ve referans - mevcut çalışmada kullanılmak üzere tasarlanmıştır. Örneğin, devlet standartları özellikler, üst kuruluşlardan gelen talimatlar, yönergeler bakanlıklar ve bölümler, sınıflandırıcılar;
    • bilgi ve analitik - stoktaki malzeme veya malların üretimi, satışı, bulunabilirliği hakkında dahili birincil bilgilerin işlenmesinden kaynaklanan. Mevcut çalışma ve karar verme için gereklidir. Örneğin, analitik incelemeler, özetler, sertifikalar, kanunlar, muhtıralar;
    • raporlama - belirli bir süre için faaliyetlerin sonuçları hakkında bilgi içeren. Elde edilen sonuçların göstergeler, planlanmış plan ve programlarla karşılaştırılmasına, bilgilerin üst kuruluşlara ve kurumlara sunulmasına olanak sağlar. yasal devlet organları: istatistik, vergi makamları;
    • personel belgeleri - faaliyetlerini iş mevzuatına uygun olarak düzenlemek için tasarlanmış kuruluş çalışanları hakkında bilgiler dahil. Örneğin, iş sözleşmeleri, çalışanların kişisel kartları, çalışma kitapları ve benzeri.

    İle içerik belgeler şartlı olarak teknik, teknolojik, finansal, ticari vb. Bu bölünme ile belgenin anlam ve kapsamına dikkat çekilir. Örneğin, "teknik" belgeler, teknik koşulları, ekipman pasaportlarını, onarım hizmeti standartlarını içerir. teknolojik - teknolojik haritalar, ürünlerin hammaddeden çıktısı için normlar. Tipik bir finansal belge, bir bilanço, gelir tablosu, vergi beyannamesidir.

    periyodiklik belgelerin oluşturulması, biçimlerine ve amaçlarına göre belirlenir. Organizasyonel ve yasal belgeler "iptal edilene kadar" kabul edilir, yani. değişiklik yapılması veya tamamen iptal edilmesi gereken ana kadar. İdari belgeler oluşturulur, ancak gerektiği gibi. Aksine, planlı ve özellikle raporlama belgelerinin kesin olarak belirlenmiş bir oluşturulma ve uygun makamlara sunulma sıklığı vardır.

    Çeşitli türde metin belgelerinin oluşturulması ve kullanılması, yönetim işinin gerekli bir parçasıdır. onlar gerçekleştirir bütün çizgi kullanışlı özellikler.

    Belgelerin kullanımı kuruluşların şunları yapmasına olanak tanır:

    • – faaliyetlerini düzenli, verimli ve sorumlu bir şekilde yürütmek;
    • - tutarlı ve objektif olarak bilgi sağlamak;
    • - sağlamak bilgi desteği yönetimsel kararlar alırken;
    • – Tutarlı, sürekli ve verimli iş yapmak ve yönetim faaliyeti;
    • - durumlarda iş sürekliliğini sağlamak acil durumlar;
    • – arşivleme, denetim ve denetleme faaliyetleri alanı da dahil olmak üzere düzenleyici ortamın gerekliliklerine uymak;
    • - örgütün faaliyetleri hakkında bilgi içeren belgesel kanıtların varlığı veya yokluğu ile bağlantılı riskler de dahil olmak üzere, mahkeme davalarında koruma ve destek garantisi;
    • - tüm ilgili tarafların yanı sıra kuruluşun çıkarlarını ve çalışanların haklarını korumak;
    • - araştırma ve geliştirme çalışmalarını sağlamak ve belgelemek, yenilikçi aktivite tarihi araştırmaların yanı sıra;
    • – ticari, kişisel ve kültürel kimliği sağlamak;
    • – kurumsal, bireysel ve toplumsal hafızayı korumak.

    Bazı belgeler, belirli kişilere bilgi iletmek için oluşturulur. memurlar ve departmanlar, onlar üzerinde yönetsel etki uygulamak için. Bu tür belgeler arasında emirler, talimatlar, kısa notlar ve kısa notlar, metodolojik tavsiyeler, bilgi mektupları, teklif mektupları vb. yer alır. Diğer belgeler, gerçekleri kaydetmek için oluşturulur. Örneğin, raporlar, eylemler.

    Kuruluşta dolaşan belgelerin tamamı iş akışıdır.

    Belge akışı- belgelerin oluşturulması, yorumlanması, iletilmesi, alınması ve arşivlenmesinin yanı sıra bunların yürütülmesini izlemek ve yetkisiz erişime karşı korumak için bir sistem.

    Bilgilendirilmiş yönetim kararları almak ve bunların uygulanmasını izlemek için kuruluştaki işlerin durumu hakkında bilgilerin yönetimini sağlamak için belge akışı gerçekleştirilir. Belgelerle çalışmaya "evrak işi" denir.

    Öncelikle ofis işi teriminin kendisini anlayalım. Büro işleri ve arşivleme alanındaki terimler ve tanımlar için standart (GOST R 51141-98), bu terimi "belgelerle belgeleme ve iş organizasyonunu sağlayan bir faaliyet dalı", yani. bir belgenin oluşturulduğu andan imha edilmesine veya saklanmak üzere bir arşive aktarılmasına kadar tüm süreç.

    1960'lardan beri evrak işi terimine paralel olarak. terim kullanılır belgeler yönetimin sağlanması. Bu terimin ortaya çıkışı, bilgisayar sistemlerinin yönetim, organizasyon, yazılım ve bilgi desteği. Bilgisayar programlarında ve ofis literatüründe kullanılan terminolojiye yaklaşmak için, terim yönetim belgeleri, Bu, özünde, evrak işi teriminin eşanlamlısıdır.

    Bugün kullanılan daha geniş terim yönetimin bilgi ve belge desteği - belgelerle geleneksel çalışmaya ek olarak içerir ve bilgi Servisi, oluşturma, sürdürme ve veritabanlarıyla çalışma.

    Bu nedenle, yönetimin dokümantasyon desteği altında, dokümanların oluşturulması ve alınmasından imhasına veya arşivlenmesine kadar olan tüm çalışma aşamalarını kastediyoruz.

    Kayıt tutma, belgelerin oluşturulmasını, işlenmesini, depolanmasını ve kullanılmasını düzenleyen bir dizi yasa, düzenleyici yasal düzenleme ve metodolojik belgelerden oluşan düzenleyici ve metodolojik çerçeve ve ayrıca kuruluşun belge destek hizmetinin işleyişi tarafından düzenlenir.

    Büro çalışmasının normatif ve metodolojik temeli şunlardır:

    • Rusya Federasyonu'nun bilgi ve belgeleme alanındaki yasal düzenlemeleri;
    • Rusya Federasyonu Başkanı ve Hükümetinin ilgili kararnameleri ve emirleri;
    • yasal işlemler federal organlar Rusya Federasyonu'nun belge desteği konularını düzenleyen makamları ve konuları;
    • düzenleyici ve öğretici nitelikteki yasal işlemler, işletmelerin ve kurumların ofis çalışmalarına ilişkin metodolojik belgeler;
    • dokümantasyon için devlet standartları (GOST);
    • birleşik dokümantasyon sistemleri (UDS);
    • tüm Rus teknik, ekonomik ve sosyal bilgi sınıflandırıcıları vb.

    Yönetim alanındaki belgelerle çalışmayı kolaylaştırmak için yaygın olarak kullanılmaktadır. birleşme. Genel olarak, birleştirme terimi, tek biçimliliğe getirme anlamına gelir (lat. unus - bir, yüz - Yapıyorum, yani. bir dernek). Kullanıcı dostu, akıcı bir yönetim dokümantasyon sistemi oluşturmayı amaçlar. Mesele şu ki, ekonomi büyük miktar işletmeler, kuruluşlar, kurumlar. Aralarında iletişim kurmak için, olası tüm belge çeşitliliğini bir şekilde belirli standart formlara indirmek gerekir. Standardizasyon için bir ön koşul, farklı organizasyonların faaliyetlerinde tekrarlayan iş türleri ve durumların olmasıdır. Örneğin, tüm kuruluşlar periyodik olarak istatistiksel ve mali tablolar ve ilgili makamlara sunmak; tüm kuruluşlar çalışanları kabul eder ve istihdam eder; müteahhitlerle anlaşmalar yapmak vb.

    Yönetim durumlarının ve eylemlerinin tekrarı, aynı tür belgelerin periyodik olarak derlenmesi ve yürütülmesi ihtiyacına yol açar, bu da metinlerini birleştirmeyi mümkün kılar, yani. tüm kuruluşlar için tek tip belge biçimleri, bunların yürütülmesi ve onaylanması için kurallar kabul edin. Yönetim belgelerinin metinlerinin birleştirilmesi, yönetim kararlarının benimsenmesini hızlandırmanıza ve belgelerin hazırlama ve işleme sürecini basitleştirmenize ve kolaylaştırmanıza olanak tanır.

    Rusya Federal Arşiv Hizmetinin Tüm Rusya Araştırmaları Belgeleme ve Arşivleme Enstitüsü, "Birleşik Örgütsel ve İdari Belgeleme Sistemi" (USORD) devlet standardını geliştirdi.

    USORD tarafından sağlanan belgelerin çoğu ile, neredeyse tüm büro hizmetleri, organizasyonun yönüne ve organizasyonel ve yasal şekline bakılmaksızın çalışır. Evet, uyarınca Tüm Rus sınıflandırıcı 020000 sınıfı için yönetim belgeleri, USORD aşağıdaki belgeleri içerir:

    • bir organizasyon, işletme oluşturmak;
    • bir organizasyonun, işletmenin yeniden düzenlenmesi;
    • bir organizasyonun, işletmenin tasfiyesi;
    • Devletin özelleştirilmesi ve belediye kuruluşları, işletmeler;
    • kuruluşun, işletmenin idari faaliyeti;
    • bir kuruluşun, işletmenin faaliyetlerinin organizasyonel ve düzenleyici düzenlemesi;
    • kuruluşun, işletmenin operasyonel ve bilgi düzenlemesi.

    USORD, eyalet standardı, albüm içerir birleşik formlar tamamlanması ve uygulanması için belgeler ve talimatlar.

    Kuruluşlarda ofis çalışmalarını düzenleyen başka bir belge, evrak işleri için temel kuralları, form bilgilerinin içeriği için gereksinimleri, adresleme, kabul etme, imzalama ve belgeleri onaylama prosedürünü içeren GOST R 6.30–2003'tür. Standart, resmi mektupların resmileştirilmesine ilişkin kuralları, bu belgelerin metni için bazı gereksinimleri tanımlar. İlk kez, standart, modern mevzuat nedeniyle doğada tavsiye niteliğindedir. Birleşik formlara ve birleşik dokümantasyon sistemlerine ek olarak, Rusya'nın Gosstandart'ı (şimdi Rosstandart) farklı zaman bir numarayı onayladı devlet standartları, belgelerle çalışırken kullanım için zorunludur (bkz. Ek 1).

    ana aşamalar Birleştirme metinleri şunları içerir:

    • metin yapısının birleştirilmesi, yani. metnin anlamsal bileşenlerinin düzenleme sırasının seçimi, belgenin amacına en uygun;
    • dilin birleştirilmesi, içeriğin belge metninde ifade edilmesi;
    • tutarlı bir metin, şablon, anket, tablo şeklinde birleşik metinlerin geliştirilmesi.

    Belgedeki ana şey, çalışanların eylemleri (bölümler, bir bütün olarak kuruluşlar) veya bir şeye karşı tutumları hakkında bilgi ise, tutarlı bir metin veya şablon şeklinde bilgi sunma biçimi seçilir. herhangi bir hüküm, karar, olgu, olay belirtmek gerekirse.

    Bağlantılı metin - içeriği bir dizi belgede değişmez bir şekilde tekrarlanan bir metindir. Bu tür metinler yönetim faaliyetlerinde nispeten nadirdir.

    Örneğin, mektubun metni: "Üretimimizin ürünlerinin temini ile ilgili olarak bakanlığınızın UMTS'si ile iletişime geçmeniz gerektiğini bildiririz."

    şablon - belirli bir durumu karakterize eden değişken bilgilerle doldurmak için tasarlanmış sabit bilgiler ve boşluklar içeren birleşik bir metnin bir sunum şekli.

    Anket ve tablo - bu, metnin olağan dilbilgisel tutarlılıktan yoksun bırakıldığı ve metnin içeriğinin basitleştirilmiş yapılar, sayılar veya diğer işaretlerle aktarıldığı belirli bir resmileştirmenin sonucudur. Ana nesne ve özellikleri hakkında bilgi ise, belgenin birleşik metninin bir anket veya tablo şeklinde sunum şekli seçilir.

    Ana Gereksinimler bir belge oluştururken şunlardır:

    • resmi iş tarzının kullanımı;
    • GOST, USD ve diğer düzenleyici belgelerin gerekliliklerine uygunluk;
    • sağlanan bilgilerin alaka düzeyi. Şu kavramlardan oluşur: hedefleme, tematik sınırlama, güvenilirlik, nesnellik, argümantasyon, doğruluk, tekrarların ortadan kaldırılması, özlülük ve aynı anda eksiksizlik;
    • kullanılan dilin gramer kurallarına ve üslup özelliklerine uygunluk gereksinimleri iş konuşması(terminoloji, kısaltmaların kullanımı, dil formülleri; isim ve sıfat durumları; fiil biçimleri; cümle türleri ve yapısı, hitap biçimleri, sayıların kullanımı, sözdizimsel özellikler vb.).

    Ayrıca, iş yazışmalarını oluşturan belgelerin yürütülmesi için gerekli şartlara da uymalısınız. Kayıt için gereklilikler, belgelerin ayrıntılarının oluşturulması ve yürütülmesi ile ilgilidir.

    • federal yasa 27 Temmuz 2006 tarihli ve 149-FZ sayılı "Bilgi üzerine, bilgi Teknolojisi ve bilgilerin korunması hakkında.
    • Kuznetsova T.V. Büro işlerinin organizasyonu profesyonel bilgi gerektirir // Evrak işleri. 2010. No. 2. S. 12–18.