การลงทะเบียนคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ จะออกและรักษาทะเบียนคำสั่งสำหรับบุคลากรได้อย่างไร? วิธีการออกและวิธีเก็บรักษาทะเบียนคำสั่งซื้อ

ผู้นำธุรกิจหลายคนสงสัยว่าจำเป็นต้องเก็บทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรหรือไม่

ผู้อ่านที่รัก! บทความพูดถึงวิธีแก้ปัญหาทั่วไป ประเด็นทางกฎหมายแต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล ถ้าอยากรู้ว่าเป็นยังไง แก้ปัญหาของคุณได้ตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับ 24/7 และ 7 วันต่อสัปดาห์.

มันเร็วและ ฟรี!

พิจารณาว่ากฎหมายของรัสเซียมีความเกี่ยวข้องในปี 2020 กล่าวถึงเรื่องนี้อย่างไร ทำ เอกสารบุคลากรเป็นส่วนสำคัญของกิจกรรมของทุกบริษัท

ท้ายที่สุดด้วยวิธีนี้คุณสามารถบันทึกเหตุการณ์ใด ๆ ในชีวิตการทำงานของพนักงานได้ บริษัทสะสมเอกสารจำนวนมากที่รวบรวมทุกวัน

พวกเขาจะต้องได้รับการติดต่อเมื่อมีการตรวจสอบหรือต้องส่งใบรับรองบางอย่างให้กับพนักงาน

ในการจัดระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพเอกสาร คุณต้องใช้วารสารพิเศษ

สิ่งที่คุณต้องรู้

คำสั่งซื้อและเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดควรลงทะเบียนในวารสารและหนังสือที่เหมาะสม

หนึ่งในเอกสารเหล่านี้คือทะเบียนคำสั่งบุคลากร แนวคิดนี้คืออะไร เนื้อหาของวารสารและกฎการลงทะเบียนคืออะไร?

สมมติว่าไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนที่คุณควรปฏิบัติตามหากคุณตัดสินใจที่จะเริ่มบันทึกการลงทะเบียน

ศัพท์พื้นฐาน

สมุดรายวันจะบันทึกคำสั่งซื้อทั้งหมดที่ออกในบริษัทและเกี่ยวข้องกับการดำเนินการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร

บันทึกเส้นทางการทำงานของพนักงาน และหากมีความจำเป็น คุณสามารถค้นหาคำสั่งซื้อเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

วารสารดังกล่าวใช้ในกระบวนการพิจารณาคดีต่อศาล มันเป็นเอกสารประกอบ หลักฐาน

การลงทะเบียนเรียกอีกอย่างว่าการบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับเอกสารสำหรับการออกแบบที่มีการควบคุม

การลงทะเบียนสามารถให้เอกสารบังคับทางกฎหมาย จนกว่าเอกสารจะลงทะเบียนมีการกำหนดหมายเลขไว้ไม่ถือว่าออกซึ่งหมายความว่าไม่มีอยู่จริง

วัตถุประสงค์ของเอกสาร

การลงทะเบียนประเภทนี้ถูกใช้โดยบริการด้านบุคลากรเพื่อเก็บบันทึกเอกสาร (คำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร) ซึ่งกำหนดจำนวนของบริการ หน้าที่ของเจ้าหน้าที่และแรงงานของผู้ใต้บังคับบัญชา

จำเป็นต้องเก็บบันทึกดังกล่าวด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

บางบริษัทมีกฎเกณฑ์ในการจดทะเบียนเอกสาร และจะดำเนินการในลักษณะนี้เท่านั้น การลงทะเบียนในสมุดรายวันของคำสั่งเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้เอกสารที่เกี่ยวข้องถูกกฎหมาย

กรอบกฎหมาย

เอกสารทางกฎหมายไม่ได้พูดอะไรเกี่ยวกับลำดับการสั่งเลขที่ ดังนั้น คุณสามารถทำตามคำแนะนำที่ได้รับอนุมัติ

การบันทึกจะดำเนินการตามเอกสารต่อไปนี้:

วิธีเก็บทะเบียนคำสั่งบุคลากร

คำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรเกือบทั้งหมดเป็นตัวเป็นตน ประเภทของคำสั่งสำหรับบุคลากร:

1. เรื่องการรับพนักงานเข้าบริษัท
2. เกี่ยวกับการบอกเลิกสัญญากับพนักงาน
3. อ้อ ไปงานอื่น
4. เกี่ยวกับการรวมตำแหน่ง
5. เกี่ยวกับการส่งพนักงานไปที่
6. อ้อ ฯลฯ

คำสั่งเหล่านั้นตามที่บุคคลคนแรกของบริษัทได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งนั้นเป็นคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก ไม่ใช่สำหรับบุคลากร

คำสั่งแยกต่างหากจัดทำขึ้นตามรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับบันทึกบุคลากร

หากใช้ตัวอักษร "a" คำสั่งนั้นจะออกโดยเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายคน

ใครกรอกแบบฟอร์ม

วารสารจะเต็มตั้งแต่เริ่มประกอบธุรกิจจนถึงวันที่แผ่นงานหมด ดังนั้นจึงแนะนำให้ใช้โน้ตบุ๊กแบบหนาจะได้ไม่ต้องเปลี่ยนบ่อย

เนื่องจากบันทึกการลงทะเบียนเป็นหนึ่งในเอกสารหลักที่โอนไปยังที่เก็บถาวร บริษัทต้องมีพนักงานที่จะรับผิดชอบในการบำรุงรักษา

บุคคลดังกล่าวได้รับการแต่งตั้งโดยออกคำสั่ง แต่มันเกิดขึ้นที่มีการกำหนดภาระผูกพันที่เกี่ยวข้องในผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากร

เอกสารนี้ดูแลโดยบุคคลดังต่อไปนี้:

• เจ้าหน้าที่บุคลากร;
• ผู้จัดการฝ่ายบุคคล
• เลขานุการ
• เสมียน;
• ผู้นำ.

ใครจะเป็นคนเก็บวารสารนั้นจะขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและโครงสร้างองค์กร

ขั้นตอนการรวบรวม

อย่าลืมพิจารณาข้อกำหนดต่อไปนี้เมื่อลงทะเบียนวารสาร ใช้ปกแข็งโดยเฉพาะเมื่อยื่นคำสั่งซื้อระยะยาว

ท้ายที่สุดคุณควรดูแลให้บันทึกถูกเก็บไว้เป็นเวลานาน ชื่อเรื่องและดัชนีเขียนไว้บนหน้าปก

ทุกหน้ามีหมายเลข (ใช้วิธีต่อเนื่อง - ใส่หมายเลขซีเรียล) แล้วเย็บตามต้องการ เอกสารกฎเกณฑ์. พวกเขาใส่ไส้

นิตยสารเย็บด้วยด้ายและด้านหน้าจะผูกเป็นปม แผ่นพับที่มีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่สิ้นสุดของเอกสาร หมายเลขคำสั่งซื้อเมื่อเสร็จสิ้นจะติดกาวที่เธรด

ควรวางตราประทับในลักษณะที่ส่วนหนึ่งของมันอยู่บนตัวนิตยสารและส่วนหนึ่งอยู่บนปมของด้าย

หน้าสุดท้ายควรมีข้อมูลดังนี้:

• เลขหน้า;
• ลายเซ็นของหัวหน้า บริษัท หรือหัวหน้าฝ่ายบุคคล
• ผนึก.

วิธีนี้ทำให้คุณสามารถป้องกันเอกสารจากการแก้ไขได้ ก่อนลงทะเบียนคำสั่งซื้อในวารสาร พนักงานฝ่ายบุคคลต้องตรวจสอบว่าเอกสารถูกต้องหรือไม่

ตรวจสอบแล้ว:

• มีลิงค์ไปยังเอกสารตามคำสั่งที่ออกหรือไม่ ( ข้อตกลงแรงงาน, นิติกรรม ฯลฯ );
• มีวันที่ ชื่อ เลขที่ เป็นสถานที่จัดทำคำสั่งจดทะเบียนหรือไม่
• มีชื่อเรื่องและข้อความ ลายเซ็น;
• มีเครื่องหมายยืนยันการอนุมัติคำสั่งซื้อกับผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับอนุญาตของบริษัทหรือไม่

เนื่องจากกฎหมายไม่ได้สร้างวารสารรูปแบบเดียว แต่ละองค์กรจึงพัฒนาตัวอย่างของตนเอง

มักจะมี:

• หน้าชื่อเรื่อง;
• ส่วนที่แสดงรายการพนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาเอกสาร
• มาตราที่ดำเนินการขึ้นทะเบียนคำสั่งบุคลากร

ในหน้าชื่อเรื่องพวกเขาเขียน:

• ชื่อ บริษัท;
• ชื่อเรื่องของเอกสาร;
• วันที่เริ่มบันทึก
• วันที่เมื่อเติมหยุด

ส่วนที่สองประกอบด้วย:

• ชื่อเต็ม ตำแหน่งของพนักงานที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาวารสาร
• ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการแต่งตั้งพนักงาน
• ลายเซ็นของแต่ละคน;
• ข้อมูลเกี่ยวกับช่วงเวลาที่บุคคลนั้นเก็บบันทึก

ส่วนหลักประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

• หมายเลขทะเบียนของคำสั่ง;
• วันที่, หมายเลขคำสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติ;
• ประเภทของคำสั่ง;
• ชื่อเต็ม หมายเลขบุคลากรของพนักงาน
• เอกสารที่ใช้เป็นพื้นฐานในการออกคำสั่ง

วารสารดังกล่าวเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญ ดังนั้นจึงควรจัดเรียงให้ถูกต้อง แต่ละรายการต้องสมบูรณ์

ไม่สามารถย่อข้อมูลได้หากสิ่งนี้จะนำไปสู่การตีความที่มีปัญหา ไม่อนุญาตให้มีข้อผิดพลาดและการแก้ไข ไม่สามารถใช้วิธีการแก้ไขเพื่อแก้ไขรายการได้

หากมีข้อผิดพลาดจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นทึบ ข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกเขียนไว้ข้างๆ

กฎสำหรับการจัดเก็บวารสารกำหนดโดยผู้บริหารในระเบียบแยกต่างหากสำหรับกิจกรรมหลักซึ่งควรร่างขึ้นในรูปแบบอิสระและกำหนด:

• ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ
• ผู้ที่จะเข้ามาแทนที่ผู้รับผิดชอบในกรณีที่ไม่มีอยู่
• การบำรุงรักษาระยะเวลาใดและจะจัดเก็บเอกสารไว้ที่ใด

ควรพิจารณาคุณสมบัติการบันทึกต่อไปนี้:

คุ้มทุกออเดอร์	ลงทะเบียนในวันที่เผยแพร่
ลงทะเบียนคำสั่งซื้อใด ๆ	ผู้จัดการกับพนักงาน
หากการสั่งซื้อไม่ได้ลงทะเบียน	จะไม่มีผลทางกฎหมาย
โดยปกติวารสารจะเก็บไว้สำหรับปีปัจจุบัน	อันดับแรก ปีหน้าเริ่มนับใหม่
คำสั่งซื้อทั้งหมดมีรหัสที่ไม่ซ้ำกัน	ดังนั้นจึงหาได้ไม่ยากหากจำเป็น
วารสารสามารถเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์	วารสารการขึ้นทะเบียนคำสั่งบุคลากรใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวข้องกับการสร้างการป้องกัน (รหัสผ่าน)

ควรพิจารณาความแตกต่างดังกล่าว:

รายละเอียดพนักงาน	สิ่งที่รับผิดชอบในการบันทึกสามารถเขียนได้บนหน้าปกของเอกสารในแต่ละแผ่นหรือแผ่นสุดท้าย
แต่ละแผ่นจะต้องได้รับการปกป้องจากการถอนและการแนบ	นิตยสารจึงถูกเย็บ
ชื่อต้องกรอก	และชื่อตำแหน่ง ความเชี่ยวชาญ และอาชีพ - ตาม
ไม่อนุญาตให้ลบ แก้ไข ลบ (ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น)	หากจำเป็นต้องแก้ไขสิ่งที่เขียน รายการจะถูกขีดฆ่าเพื่อให้สามารถอ่านได้ รายการใหม่ถูกสร้างขึ้นในคอลัมน์เดียวกัน หากมีรายการ "หมายเหตุ" การแก้ไขจะถูกเขียนลงไป หากไม่มีรายการดังกล่าว คุณสามารถทำเครื่องหมายด้านล่างในลักษณะเดียวกับที่ทำใน หนังสือทำงาน(รายการดังกล่าวและรายการดังกล่าวในคอลัมน์ดังกล่าวและรายการดังกล่าวไม่ถูกต้อง) จากนั้นข้อมูลใหม่จะถูกเขียน
บันทึกการลงทะเบียน - เอกสารภายใน	ห้ามแชร์กับใครนอกจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล การโอนทำได้ก็ต่อเมื่อมีคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากเจ้าหน้าที่
หัวหน้าแผนกหรือเจ้าหน้าที่อื่นของบริษัท	สามารถอ่านวารสารได้เฉพาะต่อหน้าผู้รับผิดชอบการบำรุงรักษาเท่านั้น
มีการส่งวารสารให้หัวหน้าแผนกตรวจสอบเป็นประจำ	ไม่ว่าการตัดสินใจจะทำอย่างทันท่วงทีและถูกต้องหรือไม่ และยังสามารถจัดทำรายงาน รายงาน วิเคราะห์การทำงานของบุคลากรได้
กำลังพัฒนาขั้นตอนการจัดทำดัชนีในบริษัท	—

เติมตัวอย่าง

หากเราเปรียบเทียบนิตยสารที่เก็บไว้ในบริษัทต่างๆ เราจะเห็นความแตกต่างที่สำคัญ บางบริษัทลบบางรายการ ในขณะที่บางบริษัทเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมจำนวนหนึ่ง

วิดีโอ: บันทึกควรเป็นอย่างไรและจะแฟลชได้อย่างไร

ฝ่ายบริหารมีโอกาสไม่เพียง แต่จะพัฒนาเอกสารโดยคำนึงถึงความต้องการของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังต้องซื้อนิตยสารสำเร็จรูปอีกด้วย

อายุการเก็บรักษาคืออะไร

ระยะเวลาเก็บรักษาสำหรับคำสั่งซื้อแตกต่างกันอย่างมาก:

บริษัทอาจแยกสมุดรายวันสำหรับใบสั่งระยะยาวและใบสั่งระยะสั้นแยกต่างหาก หากองค์กรมีขนาดใหญ่ แนะนำให้แบ่งเป็นหลายกลุ่ม (แต่ละกลุ่มแยกนิตยสาร)

ระยะเวลาในการจัดเก็บบันทึกการลงทะเบียนถูกตั้งค่าตามกฎพื้นฐานสำหรับการทำงานกับเอกสารการเก็บถาวร

คำสั่งซื้อจะถูกจัดกลุ่มและประกอบเป็นกรณีแยกกัน เมื่อพวกเขาเสร็จสิ้นการเก็บบันทึกประจำวัน มันจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร ที่นั่นจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 หรือ 75 ปี

วารสารการขึ้นทะเบียนคำสั่งบุคลากร- เป็นวารสารที่บันทึกคำสั่งที่ออกทั้งหมดสำหรับบุคลากรขององค์กร

การลงทะเบียนของคำสั่งสำหรับบุคลากรจะต้องผูกหมายเลขและยึดและ

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลซึ่งรักษาทะเบียนคำสั่งสำหรับบุคลากรต้องกรอกข้อมูลในคอลัมน์ตามข้อความคำสั่งบุคลากร

ปัจจุบันได้รับการอนุมัติตามกฎหมาย แบบฟอร์มรวมไม่มีการลงทะเบียนคำสั่งสำหรับบุคลากรดังนั้นองค์กรจึงมีสิทธิ์ที่จะพัฒนาได้อย่างอิสระในรูปแบบใด ๆ

อายุการเก็บรักษา วารสารการขึ้นทะเบียนเอกสารการบริหารงานบุคคลก่อตั้งโดยอาร์ท 258 b ของรายการเอกสารการจัดการทั่วไปที่สร้างขึ้นในระหว่างกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล, ร่างกาย รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (อนุมัติโดยกระทรวงวัฒนธรรม สหพันธรัฐรัสเซีย 25 สิงหาคม 2010) และ is อายุ 75 ปี 5 ปี.

ตามช่วงเวลาที่แตกต่างกันของการจัดเก็บวารสาร ขอแนะนำให้มีสมุดรายวันสองฉบับสำหรับการลงทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรในองค์กร

ในนิตยสารเล่มหนึ่ง ด้วยอายุการเก็บรักษา 75 ปี

• เกี่ยวกับการย้าย;
• เกี่ยวกับการรวมกัน;
• , การฝึกอบรมขั้นสูง, การมอบตำแหน่ง (อันดับ);
• เกี่ยวกับการเปลี่ยนนามสกุล
• เกี่ยวกับการให้กำลังใจ การให้รางวัล;
• , โบนัส, การจ่ายเงินต่างๆ;
• การลาพักร้อนของพนักงานทุกประเภทที่หนักหน่วงและอันตราย สภาพอันตรายแรงงาน;
• ในการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร;
• เกี่ยวกับวันหยุดโดยไม่ต้องจ่ายเงิน ( ค่าจ้าง);
• ปฏิบัติหน้าที่ตามโปรไฟล์ของกิจกรรมหลัก
• ในการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงานที่มีสภาพการทำงานที่ยากลำบาก เป็นอันตราย และเป็นอันตราย

ในนิตยสารอีกฉบับ ด้วยอายุการเก็บรักษา 5 ปีคำสั่งบุคลากรจะถูกบันทึกไว้เช่น:

• เกี่ยวกับ การลงโทษทางวินัย;
• เกี่ยวกับการลาที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม
• เกี่ยวกับหน้าที่;
• ในการเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้นในประเทศและต่างประเทศ

อาจเป็นการแบ่งส่วนย่อยของการลงทะเบียนกลุ่มคำสั่งและคำสั่งบุคลากร ในกรณีนี้ กลุ่มที่แยกจากกันจะถูกแยกออกมา และอาร์เรย์การลงทะเบียนที่แยกจากกัน (สมุดรายวันที่แตกต่างกัน) จะถูกรักษาไว้

ข้อกำหนดสำหรับการจัดตั้งและการกรอกทะเบียนคำสั่งสำหรับบุคลากร

ให้เราทราบข้อกำหนดบางประการที่คุณจำเป็นต้องทราบเมื่อทำการรักษาทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร ด้านหน้าของวารสารระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการบำรุงรักษา ดัชนีของวารสารนี้ตามระบบการตั้งชื่อของรายกรณี (ถ้ามี)

หน้าทะเบียนคำสั่งบุคลากร

ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาวารสารสามารถระบุได้บนหน้าปกของวารสาร (ด้านหน้าหรือด้านหลัง) ในแต่ละหน้าหรือหน้าสุดท้ายของวารสาร:

บุคคลที่รับผิดชอบในการเข้าสู่ระบบ:

__________________________ __________________________
ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อนามสกุล

หน้าวารสารจะต้องได้รับการปกป้องจากการถอนและเอกสารแนบ สำหรับสิ่งนี้:

แผ่นงานของวารสารมีหมายเลข, เย็บ, ปิดผนึกด้วยตราประทับ (ขี้ผึ้ง, สีเหลืองอ่อน) และวารสารได้รับการรับรองโดยหัวหน้าแผนกบุคคลหรือรองหัวหน้าองค์กรบริหารงานบุคคลหรือหัวหน้าองค์กรเอง

แผ่นของนิตยสารมีหมายเลขตามลำดับและเย็บติดสติกเกอร์บนหน้าสุดท้ายของปมปักแผ่นพร้อมตราประทับของฝ่ายบุคคลหรือองค์กร ในเวลาเดียวกันจะมีการจารึกการยืนยันในหน้าสุดท้าย:

ในนิตยสารฉบับนี้มีหมายเลข laced

และปิดผนึกด้วย __________ แผ่น

หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล

______________________ _____________________

"___" ______________20___

ควรระบุนามสกุล ชื่อ นามสกุลในวารสารแบบเต็ม และชื่อตำแหน่ง ความเชี่ยวชาญพิเศษ อาชีพ - ตามตารางการจัดบุคลากร

ไม่อนุญาตให้ลบ แก้ไข หรือลบรายการที่ทำไว้ก่อนหน้านี้โดยใช้วิธีการแก้ไข

หากยังคงมีความจำเป็นต้องทำการแก้ไข รายการที่ทำผิดพลาดหรือไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าด้วยหนึ่งบรรทัดเพื่อให้ข้อความที่เขียนก่อนหน้านี้สามารถอ่านได้อย่างชัดเจน รายการใหม่ถูกสร้างขึ้นในคอลัมน์เดียวกัน หากวารสารมีคอลัมน์ "หมายเหตุ" รายการต่อไปนี้จะถูกสร้างขึ้นในนั้น:

แก้ไขในคอลัมน์ ____

__________________ ______________________
(ลายเซ็น) (การถอดเสียงด้วยลายมือชื่อ)

"___" _____________ 20___

หากไม่มีคอลัมน์ "หมายเหตุ" ในวารสาร ข้อมูลที่ป้อนผิดพลาดจะไม่ถูกขีดฆ่า และมีการทำเครื่องหมายเดียวกันกับในสมุดงาน (“รายการหมายเลข ___ ในคอลัมน์หมายเลข ___ ไม่ถูกต้อง”) และมีการระบุข้อมูลใหม่

นิตยสารเป็นเอกสารภายในและไม่สามารถโอนให้พนักงานของแผนกอื่นนอกเหนือจากแผนกบุคคลโดยไม่มีคำสั่งที่เกี่ยวข้องจากหัวหน้าแผนกบุคคล

ทำความคุ้นเคยกับหัวหน้าแผนกหรืออื่นๆ เจ้าหน้าที่องค์กรที่มีวารสารควรดำเนินการต่อหน้าบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษา

บันทึกที่มีความสม่ำเสมอที่กำหนดไว้ในแผนกบุคคลจะถูกส่งไปยังหัวหน้าแผนกเพื่อตรวจสอบความทันเวลาและความถูกต้องของการตัดสินใจเพื่อจัดทำรายงานรายงานการวิเคราะห์ งานบุคลากร.

ในกระบวนการบำรุงรักษาวารสารนั้น ผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาจะเก็บไว้ เมื่อนิตยสารสิ้นสุดลง จะมีการทำรายการที่สอดคล้องกันบนหน้าปก

เนื่องจากในปัจจุบันไม่มีแบบฟอร์มรวมของการลงทะเบียนคำสั่งสำหรับบุคลากรที่ได้รับการอนุมัติทางกฎหมายเราจะให้ แบบฟอร์มโดยประมาณนิตยสาร. หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมหรือลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นได้

เลขที่ใบสั่งซื้อ– การกำหนดดิจิทัลและ/หรือตัวอักษร (การจัดทำดัชนี) ที่กำหนดให้กับเอกสารระหว่างการลงทะเบียน

กฎสำหรับการสร้างดัชนีคำสั่งบุคลากรได้รับการพัฒนาโดยองค์กรเอง ในการทำงาน บริการด้านบุคลากรการจัดทำดัชนีตัวอักษรและตัวเลขได้รับการแจกแจงมากที่สุด

เมื่อมีเอกสารจำนวนมาก ควรจัดกลุ่มคำสั่งสำหรับบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับประเด็นต่างๆ ในการทำงานกับบุคลากรแยกกัน โดยใช้การจัดทำดัชนีที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น: เพิ่มตัวอักษร "k" (บุคลากร) หรือ l / s (โดยบุคลากร) ลงในหมายเลขลำดับของคำสั่งเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายบุคลากร (การว่าจ้าง, การโอนไปยังงานอื่น, การเลิกจ้าง) สำหรับคำสั่งการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงาน - "กม" , ในข้อกำหนดของวันหยุด - "o", กำลังใจ - "p", การลงโทษทางวินัย - "c" เป็นต้น

วันที่ออกคำสั่งคือหมายเลขเมื่อลงนามโดยหัวหน้าหรือผู้มีอำนาจลงนาม วันที่ถูกป้อนในคอลัมน์ 3 (ดูภาคผนวก)

ในคอลัมน์ 4 ประเภทการสั่งซื้อมีการทำบันทึกเกี่ยวกับปัญหาของการทำงานกับบุคลากรที่มีการออกคำสั่ง (การว่าจ้าง การเลิกจ้าง การโยกย้าย การลาพักร้อนครั้งต่อไป ฯลฯ)

คอลัมน์ 5, 6, 7, 8 มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ออกคำสั่ง

สรุปคำสั่งหรือชื่อของมันซึ่งเขียนไว้ตอนต้นของข้อความของคำสั่งนั้นถูกป้อนลงในวารสารในคอลัมน์ 10 (ดูภาคผนวก)

ในคอลัมน์ 10 ฐานมีการระบุเอกสารความคิดริเริ่มที่ใช้เป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งซื้อ

อันดับแรก การเก็บรักษาบันทึกบุคลากรถือเป็นความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ นอกจากนี้ การรวบรวม วิเคราะห์ และลงทะเบียนเอกสารที่มีลักษณะคำสั่งต้องอาศัยสมาธิที่เพิ่มขึ้นและการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด โดยพื้นฐานแล้ว นิตยสารที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคลนั้นเป็นรากฐานของการจัดการบันทึกบุคลากรทั้งหมด

ผู้อ่านที่รัก! บทความกล่าวถึงวิธีการทั่วไปในการแก้ปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล ถ้าอยากรู้ว่าเป็นยังไง แก้ปัญหาของคุณได้ตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

มันเร็วและ ฟรี!

ในการนี้ วารสารที่กำหนดอาจเป็นเรื่องของการตรวจสอบอย่างเป็นระบบโดยหน่วยงานกำกับดูแลต่างๆ นอกจากนี้, การออกแบบที่ถูกต้องเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร มีผลกระทบโดยตรงต่อความสำคัญทางกฎหมาย และยังเกี่ยวข้องกับพนักงานแต่ละคนขององค์กรด้วย เราสามารถพูดได้ว่าจนกว่าเอกสารจะลงทะเบียนอย่างถูกต้องก็ไม่มีอยู่จริง

คำกฎหมาย

โดยปกติ, พนักงานฝ่ายบุคคลจัดทำวารสารต่าง ๆ ที่พวกเขาลงทะเบียนคำสั่งซื้อ ประเภทต่างๆ. ตัวอย่างเช่น วารสารหนึ่งฉบับอาจมีคำสั่งซื้อเฉพาะสำหรับบุคลากรเท่านั้น บันทึกอื่นอาจแสดงคำสั่งกิจกรรมขององค์กร นอกจากนี้ยังมีแนวปฏิบัติในการลงทะเบียนนิตยสารสำหรับวันหยุดพักผ่อนหรือเลิกจ้างเท่านั้น

รูปแบบที่ยอมรับโดยทั่วไปของบันทึกการลงทะเบียนคำสั่งซื้อประกอบด้วยคอลัมน์สำคัญทั้งหมดในการปฏิบัติงานด้านบุคลากร เป็นคอลัมน์สำรอง อาจมีคอลัมน์ว่าง ซึ่งหากจำเป็น จะถูกกรอกโดยผู้รับผิดชอบตามดุลยพินิจของพวกเขา

ไม่มีรูปแบบเดียวของการลงทะเบียนคำสั่งที่จะได้รับการอนุมัติโดยกฎหมาย

ในการนี้ ตัวอย่างบันทึกการลงทะเบียนคำสั่งจ้างงานจะแสดงอยู่ด้านล่างในข้อความ นอกจากนี้ องค์กรสามารถพัฒนาได้ โครงการของตัวเองแบบฟอร์มวารสาร

นายจ้างมีสิทธิ์เพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมจากคอลัมน์ที่ยอมรับโดยทั่วไปทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น “เอฟ.ไอ.โอ. หรือตำแหน่งของลูกจ้างที่ออกคำสั่ง”, “โดยที่คำสั่งนั้นได้รับการรับรอง”, “เหตุผลของคำสั่ง”, “หมายเลขบุคลากรของลูกจ้าง”, “ผู้ดำเนินการตามคำสั่ง”, “ที่ไหน คำสั่งถูกส่ง”, “ตำแหน่งและชื่อเต็ม บุคคลที่ทำรายการที่เกี่ยวข้อง

นโยบายการกำกับดูแล

ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 อนุมัติรายการเอกสารที่เกิดขึ้นระหว่างกิจกรรมขององค์กร หนึ่งใน บทบัญญัติที่สำคัญของพระราชบัญญัตินี้คือการจัดตั้งเงื่อนไขของการจัดเก็บของพวกเขา ดังนั้น ในส่วนที่เกี่ยวกับบันทึกการลงทะเบียนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารการบริหารสำหรับบุคลากร จึงมีข้อกำหนดสองข้อที่แตกต่างกัน ที่อายุ 5 และ 75 ปี

ลำดับเลขที่คำสั่งไม่ได้กำหนดไว้โดยกฎหมายหรือรายการในขณะที่ตาม คำสั่งรุ่นในงานสำนักงานซึ่งได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของ Federal Archive เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 ฉบับที่ 68 คำสั่งซื้อจะถูกเรียงลำดับตามลำดับ แต่ภายในปีปฏิทิน นอกจากนี้ คำแนะนำยังระบุถึงความจำเป็นในการกำหนดหมายเลขคำสั่งซื้อแยกต่างหากสำหรับกิจกรรมหลัก เช่นเดียวกับคำสั่งสำหรับบุคลากรที่ทำงาน

จำเป็นต้องเป็นผู้นำหรือไม่?

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 ระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกการลงทะเบียนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางปกครองได้รับการอนุมัติ

มันเป็นไปตามที่การบำรุงรักษาสมุดรายวันการจดทะเบียนเป็นข้อบังคับ

แล้วแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ล่ะ?

ไม่มีบทบัญญัติในกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาวารสารบนกระดาษ รวมทั้ง เงื่อนไขพิเศษการออกแบบของมัน เงื่อนไขพิเศษหมายถึงการนับ การรับรองโดยตราประทับ การเย็บนิตยสาร

ด้วยเหตุนี้จึงอนุญาตให้เก็บสมุดบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้

นอกจากนี้ หากตามขั้นตอน หมายเลขคำสั่งซื้อถูกกำหนดโดยอัตโนมัติในระหว่างการสร้างในโปรแกรม 1C แสดงว่าไม่จำเป็นต้องเก็บรักษาวารสารดังกล่าวในรูปแบบกระดาษ

ประเภทของบันทึกการลงทะเบียนคำสั่งซื้อพร้อมตัวอย่าง

ทุกวันนี้ รูปแบบบันทึกการลงทะเบียนต่อไปนี้ถูกใช้โดยแผนกทรัพยากรบุคคลต่างๆ:

• ที่แผนกต้อนรับ โอน คำนวณบุคลากร
• เกี่ยวกับวันหยุดพักผ่อน
• เกี่ยวกับการเดินทางของพนักงาน
• ว่าด้วยการส่งเสริมและกำหนดโทษทางวินัย

ตัวอย่างการลงทะเบียนใบสั่งงาน:

วิธีการดำเนินการ

ขั้นตอนหลักในการจัดระเบียบงานสำนักงานคือ:

• การจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ เช่น การเคลื่อนไหวที่เหมาะสมของเอกสารที่เตรียมไว้ภายในองค์กร
• เอกสารกิจกรรมทางเศรษฐกิจและการบริหาร
• มั่นใจในการเก็บรักษาเอกสาร

ขั้นตอนมาตรฐานสำหรับเอกสารเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของพนักงานหลายคนขององค์กร งานสำนักงานและองค์กรอยู่ในความรับผิดชอบของการบริการงานสำนักงาน นอกจากนี้ ชื่อนี้มีเงื่อนไข และขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรหรือฟังก์ชันที่ได้รับมอบหมาย อาจเป็นได้ทั้ง แผนกทั่วไปเช่นเดียวกับสำนักงาน

ในองค์กรขนาดเล็ก หน้าที่นี้มักจะถูกกำหนดให้กับเลขานุการบน ชั้นต้นจำเป็นต้องสร้างกฎที่เหมือนกันสำหรับการทำงานกับเอกสาร ในการแก้ปัญหานี้ วิธีแก้ไขที่ดีควรแก้ไขตามคำแนะนำ ไม่ควรลืมว่างานธุรการสมัยใหม่นั้นส่วนใหญ่กำหนดโดยองค์กรเอง ในขณะที่ข้อบังคับมีลักษณะเป็นที่ปรึกษามากกว่า

ดังนั้นสำหรับการก่อตัวของงานในสำนักงานจึงจำเป็นต้องพัฒนาเอกสารพื้นฐานสองฉบับ:

1. คำแนะนำทางธุรกิจในการกระทำในท้องถิ่นที่ระบุ กฎองค์กรภายในทั้งหมดสำหรับการทำงานและการจัดการเอกสารควรถูกแสดง ในกรณีที่องค์กรยังไม่ได้กำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการดำเนินงานธุรการหรือการพัฒนาคำแนะนำในขั้นตอนนี้ดูเหมือนไม่เหมาะสม คุณสามารถใช้ข้อกำหนดที่เหมาะสมได้ชั่วคราว
2. ระบบการตั้งชื่อกรณีรายการเอกสารที่จัดระบบที่ระบุจะสะท้อนถึงการบัญชีตามข้อกำหนดในการจัดเก็บ และใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรในภายหลังหรือเพื่อการทำลาย

ดูวิดีโอเกี่ยวกับวิธีการเขียนคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน:

ควรสังเกตว่าคำสั่งซื้อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันหน้าชื่อเรื่องของวารสารใช้เพื่อเขียนชื่อเต็มของเอกสาร ควรสังเกตว่าชื่อนั้นเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ตามด้วยชื่อบริษัท

ที่ องค์กรขนาดใหญ่ทางที่ดีควรรักษาจำนวนวารสารให้สมกับจำนวนบริการหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง

หน้าชื่อเรื่องยังระบุวันที่ของการดำเนินการที่แท้จริงของเอกสารวารสารมีหมายเลขและเย็บหลังจากนั้นจะถูกปิดผนึกด้วยลายเซ็นของผู้อำนวยการและตราประทับขององค์กร เป็นการดีหากบันทึกการลงทะเบียนถูกผนึกด้วยตราประทับหมายเลข แต่ในกรณีนี้ ต้องระบุหมายเลขลงในวารสาร มิฉะนั้น จะไม่สามารถพิจารณาปิดผนึกวารสารโดยปราศจากสิ่งนี้ได้

ผู้รับผิดชอบ

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักขององค์กร คำสั่งจัดทำขึ้นในนามของผู้อำนวยการโดยหัวหน้าแผนกต่างๆ หากมีคำถามในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน หัวหน้าสามารถสร้างค่าคอมมิชชั่นพิเศษ ซึ่งจะประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่หลากหลาย แต่เนื่องจากงานไม่ได้เป็นเพียงงานพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการปฏิบัติงานด้วย คำสั่งจึงต้องจัดประเภทด้วย

คุณสามารถแนะนำตัวเลือกนี้:

1. คำแนะนำสำหรับกิจกรรมหลัก คำสั่งดังกล่าวออกให้เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานขององค์กร
2. คำสั่งทางปกครอง

คำสั่งซื้อในทิศทางข้างต้นอาจมีการลงทะเบียนแยกต่างหากกล่าวอีกนัยหนึ่ง จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารนี้แยกต่างหาก เนื่องจากระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานธุรการคือ 5 ปี โดยต้องเก็บเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมหลักไว้อย่างถาวร บันทึกการลงทะเบียนอยู่ในหมวดหมู่ของเอกสารที่มีไว้สำหรับใช้ภายในเท่านั้น

ขั้นตอนการทำความคุ้นเคยกับบันทึกการลงทะเบียนจะเกิดขึ้นต่อหน้าบุคคลที่รับผิดชอบในการลงทะเบียนเท่านั้น นอกจากนี้ควรมีการจัดเตรียมบันทึกให้กับหัวหน้าแผนกอย่างสม่ำเสมอ นี่เป็นสิ่งจำเป็นในการตรวจสอบการตัดสินใจรวมถึงการประเมินการทำงานของบุคลากรของแผนก

ในระหว่างระยะเวลาการลงทะเบียน บันทึกการลงทะเบียนจะถูกเก็บไว้โดยบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาหากวารสารสิ้นสุดลงจะมีการจดบันทึกที่ด้านชื่อเรื่อง

คอลัมน์บังคับ

ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ไม่มีรูปแบบทางกฎหมายของบันทึกการลงทะเบียน ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระ ดังนั้นจึงอนุญาตให้ใช้กราฟที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

• เลขที่ p / p (หมายเลขบันทึก)
• วันที่สั่งซื้อ;
• หมายเลขคำสั่งซื้อ;
• ประเภทของคำสั่ง เนื้อหาโดยย่อ
• ชื่อเต็ม. พนักงาน
• หมายเลขบุคลากร;
• เหตุในการออกคำสั่ง

คอลัมน์เพิ่มเติม ได้แก่ :

• ที่ลงนามในคำสั่ง
• ใครเป็นผู้ดำเนินการตามคำสั่ง;
• ที่คำสั่งถูกส่ง;
• ใบเสร็จรับเงิน (ลายเซ็น, วันที่);
• หมายเหตุเกี่ยวกับทิศทางของคดี;
• ตำแหน่ง ชื่อเต็ม บุคคลที่ทำรายการ (ลงทะเบียนคำสั่ง);
• บันทึก.

มันเกิดขึ้นที่ไม่มีคอลัมน์ "หมายเหตุ" ในวารสารในกรณีนี้ คุณต้องทำเครื่องหมายคล้ายกับที่แสดงในสมุดงาน (“รายการหมายเลข ___ ในคอลัมน์หมายเลข ___ ไม่ถูกต้อง”) จากนั้นระบุข้อมูลใหม่

กรอกตัวอย่าง

พิจารณาตัวอย่างการกรอกส่วนหลักของวารสารโดยใช้ตัวอย่างคำสั่งสำหรับบุคลากร:

เลขที่ p / p	วันสั่ง	เลขที่ใบสั่งซื้อ	ประเภทคำสั่งซื้อ	ชื่อเต็ม. พนักงาน	แท็บ ห้อง	ฐาน
			การรับสมัคร	Polozova Tatyana Viktorovna		สัญญาจ้างแรงงานฉบับที่ 14 ลงวันที่ 07/13/2557
	16.07.2014	118-hp	เลิกจ้าง	Kuzin Andrey Sergeevich		เพิ่ม. ข้อตกลงฉบับที่ 2 ของ 12.07.2014 กับสัญญาจ้างฉบับที่ 11 ของ 10.03.2012
	18.07.2014	119-hp	ย้ายไปทำงานอื่น	Sorokina Maria Alexandrovna		สมัครเพิ่ม สัญญาฉบับที่ 2 ของ 12.07.2014 กับสัญญาจ้างฉบับที่ 11 ของ 10.03.2012

อายุการเก็บรักษา

ควรระลึกว่าตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาบันทึกการจดทะเบียนซึ่งคือ 75 ปี

สมุดรายวันประเภทนี้มักจะแสดงใบสั่งต่อไปนี้:

• เกี่ยวกับการว่าจ้าง;
• เกี่ยวกับการแปล
• กำลังปฏิบัติหน้าที่;
• เกี่ยวกับค่าจ้าง;
• เกี่ยวกับการรวมอาชีพ
• เกี่ยวกับการเลิกจ้างพนักงาน
• ในการฝึกอบรมขั้นสูง
• เกี่ยวกับสิ่งจูงใจพนักงาน
• เกี่ยวกับวันหยุดทุกประเภท
• เกี่ยวกับการเปลี่ยนชื่อพนักงาน
• เกี่ยวกับการเดินทางไกล

สมุดบันทึกอื่นซึ่งมีระยะเวลาเก็บรักษา 5 ปี โดยทั่วไปจะแสดงคำสั่งซื้อต่อไปนี้:

• เกี่ยวกับการลงโทษทางวินัย
• เกี่ยวกับวันหยุดประจำปีและการศึกษา
• กำลังปฏิบัติหน้าที่;
• เกี่ยวกับการเดินทางระยะสั้น

คนป่วยในการเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถพึ่งพาการชดเชยได้ อ่านเกี่ยวกับ

กรอบเวลาสำหรับการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มจากงบประมาณคืออะไร? ข้อมูลทั้งหมด

ข้อความ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์สำหรับการจัดหาสินค้าต้องคำนึงถึงรายละเอียดที่เล็กที่สุด ตัวอย่างสามารถพบได้ในนี้

คำสั่งย้อนหลัง: วิธีการลงทะเบียน

เนื่องจากวารสารการจดทะเบียนถูกเย็บและกำหนดหมายเลขหลังจากนั้นจึงลงนามโดยผู้อำนวยการปิดผนึกด้วยตราประทับขององค์กรจึงไม่รวมการแนะนำคำสั่งย้อนหลังในวารสารดังกล่าว แต่จากการฝึกฝนแสดงให้เห็นว่ามี สถานการณ์ต่างๆโดยในมติที่ทั้งสองฝ่ายมักจะสนใจ นั่นคือ นายจ้างและลูกจ้างขององค์กร บนพื้นฐานนี้ บางครั้งมีการละเมิดขั้นตอนการลงทะเบียนที่ถูกบังคับ

ลองพิจารณาตัวเลือกที่เป็นไปได้หลายประการ

1. หากไม่มีการลงทะเบียนคำสั่งซื้อเพิ่มเติมในองค์กร คำสั่งซื้อสามารถดำเนินการย้อนหลังได้
2. หากองค์กรมีการลงทะเบียนเพิ่มเติม คุณสามารถทำได้ บันทึกในนามของผู้จัดการพร้อมคำอธิบายเหตุผลและลงทะเบียนคำสั่งซื้อด้วยหมายเลขปัจจุบัน ตัวเลือกที่ 2 ก็ดี เพราะในกรณีเช็ค หมายเหตุอธิบายจะปรับสถานการณ์ปัจจุบันต่อหน้าหน่วยงานกำกับดูแล ดังนั้นหากจำเป็นต้องวางคำสั่งใน "ระยะเวลาที่ผ่านมา" ในทางปฏิบัติ การออกคำสั่งโดยใช้เศษส่วน (11/1-P) หรือดัชนีอื่น ๆ จะถูกใช้

ตัวอักษรของดัชนีคำสั่งไม่มีนัยสำคัญทางกฎหมายแต่การใช้งานนั้นทำให้งานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลง่ายขึ้น นอกจากนี้ ในกรณีที่หน่วยงานกำกับดูแลอาจเรียกร้องคำสั่งที่ออกโดยองค์กร เป็นที่พึงปรารถนาที่วันที่ออกคำสั่งตรงกับเหตุการณ์จริง วิธีการดังกล่าวจะหลีกเลี่ยงความสนใจที่เพิ่มขึ้นในส่วนของผู้ตรวจสอบ

เกี่ยวกับการแก้ไขข้อผิดพลาดที่ประดิษฐ์ขึ้น สิ่งเดียวที่แนะนำได้ในที่นี้คือแทนที่เฉพาะเอกสารที่ไม่ทับซ้อนกับคำสั่งอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ไม่สามารถแทนที่ได้

ลำดับเหตุการณ์ก่อนอื่นจำเป็นสำหรับนายจ้างเอง ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่เกิดอุบัติเหตุกับพนักงานที่อยู่นอกอาณาเขตขององค์กร ภายใต้สถานการณ์ดังกล่าว "คำสั่งต่อเนื่อง" ที่มีลายเซ็นของพนักงานระบุว่าเขาคุ้นเคยกับคำสั่งดังกล่าวเป็นวิธีการพื้นฐานในการแก้ไขปัญหา ในกรณีของการสอบสวนอุบัติเหตุ ไม่มีมาตรการป้องกันใดที่ดีไปกว่านี้แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงกิจกรรมที่เป็นอันตราย

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับ 24/7 และ 7 วันต่อสัปดาห์.

คำสั่งซื้อทั้งหมดสำหรับกิจกรรมประเภทหลักจะต้องบันทึกตามลำดับที่เกี่ยวข้อง บันทึกนี้สะท้อนถึงชื่อเรื่อง วันที่รวบรวมเอกสาร และข้อมูลสำคัญอื่นๆ รายการตัวอย่าง ตัวอย่างการกรอกวารสาร - ทั้งหมดนี้สามารถพบได้ในบทความ

คำสั่งใด ๆ เป็นการกระทำทางกฎหมายของการดำเนินการภายในซึ่งมักจะออกโดยหัวหน้า บริษัท คำสั่งนั้น แยกย่อย, สาขา. คำสั่งซื้อจะถูกจัดประเภทตามเกณฑ์ต่างๆ รวมถึงพื้นที่ที่ควบคุม ตัวอย่างเช่น อาจเกี่ยวข้องกับบุคลากร ทรัพย์สินที่เป็นสาระสำคัญขององค์กร ในเวลาเดียวกัน มีคำสั่งกลุ่มใหญ่ที่ควบคุมปัญหาที่ซับซ้อนและซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับทั้งบริษัทโดยรวม พวกเขาเรียกว่าคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก เอกสารดังกล่าวมีหลายประเภท:

1. เรื่องการแต่งตั้งกรรมการ
2. เกี่ยวกับการจัดตั้งแผนกหนึ่งของ บริษัท
3. เกี่ยวกับการแนะนำตารางพนักงานที่พัฒนาแล้ว
4. เกี่ยวกับการแนะนำระบบการโอนค่าจ้างผ่านการจ่ายเงินที่ไม่ใช่เงินสด
5. เกี่ยวกับคำแนะนำในการกรอกสลิปเงินเดือน
6. เรื่องการจัดตั้งข้อบังคับแรงงาน
7. เกี่ยวกับการลดพนักงาน 1 คนขึ้นไป
8. ว่าด้วยมาตรการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับทางการค้า
9. ในการจัดตั้งกลุ่ม ความรับผิดคนงาน

มีประเภทอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักด้วยเช่นกัน โดยอาจมีการบันทึกลงในบันทึกการลงทะเบียน ยิ่งกว่านั้นก็ไม่ควรสับสน ประเภทต่างๆเอกสาร ตัวอย่างเช่น หากการอนุมัติมีผลใช้บังคับ พนักงานคนสำคัญซึ่งมีตำแหน่งระบุไว้ในกฎบัตร (ซึ่งไม่เพียงแต่เป็นกรรมการเท่านั้นแต่ยัง หัวหน้าแผนกบัญชีหัวหน้าฝ่ายบริการรักษาความปลอดภัย) คำสั่งดังกล่าวควรลงทะเบียนในวารสารสำหรับกิจกรรมหลัก ไม่ใช่สำหรับบุคลากร

อื่น จุดสำคัญ- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักและปัญหาด้านการบริหารและเศรษฐกิจได้รับการจดทะเบียนแยกต่างหากเนื่องจากเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี ส่วนกรรมกลุ่มแรกควรเก็บไว้อย่างถาวร ( อายุไม่ต่ำกว่า 75 ปี). ในช่วงเวลาเดียวกัน บันทึกจะถูกเก็บไว้ด้วย

ตัวอย่างรายการบันทึกประจำวัน: คำแนะนำในการกรอก

การแก้ไขบันทึกการสร้างคำสั่งซื้อเป็นสิ่งจำเป็นเพราะในกรณีนี้เอกสารจะมีผลบังคับใช้ในที่สุด ดังนั้น บันทึกดังกล่าวจึงมีผลบังคับทางกฎหมายในฐานะที่เป็นกฎหมายบังคับภายในซึ่งเป็นข้อบังคับสำหรับการดำเนินการภายในทั้งองค์กรหรือในแผนกย่อยเฉพาะ นอกจากนี้ ด้วยระบบการซ่อมตามคำสั่ง การค้นหาจึงง่ายขึ้นอย่างมาก เอกสารที่ต้องใช้ท่ามกลางกระดาษมากมายเช่นเขา

หน้าชื่อเรื่อง

ในหน้าชื่อผู้รับผิดชอบเขียนว่า:

1. ชื่อบริษัท มันคือ รูปแบบองค์กร. อนุญาตให้ใช้ตัวย่อที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป - LLC, PJSC และอื่นๆ เช่น Dolce Vita LLC
2. วันที่ป้อนเอกสาร อาจไม่ตรงกับต้นปีปฏิทินซึ่งเป็นเรื่องปกติ
3. วันที่เอกสารเสร็จสมบูรณ์ (หน้าสุดท้ายเสร็จสิ้น) หลังจากนั้นวารสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรสำหรับการจัดเก็บระยะยาว (อย่างน้อย 75 ปี)
4. รับผิดชอบในการรักษา - ตำแหน่ง, นามสกุล, ชื่อย่อ
5. ในคอลัมน์ "อายุการเก็บรักษา" ระบุ "ถาวร"

บันทึกการสั่งซื้อ

คุณสามารถกำหนดขั้นตอนในการสร้างเรกคอร์ดได้ด้วยตนเอง เนื่องจากไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายที่เข้มงวดสำหรับแบบฟอร์ม โดยปกติบันทึกทั้งหมดจะถูกบันทึกในรูปแบบตาราง ระบุข้อมูลต่อไปนี้:

1. หมายเลขเอกสาร - ลำดับจะเรียงตามลำดับตั้งแต่ต้นจนถึงสิ้นปี เอกสารข้อมูลที่บันทึกไว้ในวารสารต่าง ๆ มีหมายเลขต่างกัน - มีคำสั่งบางอย่างในเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมหลักเกี่ยวกับบุคลากร ฯลฯ
2. ตามด้วยวันที่เผยแพร่เอกสาร - โดยปกติแล้วจะมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันนี้
3. จากนั้นให้ตั้งชื่อหัวข้อ (ตามคำสั่ง) คุณสามารถเขียนสรุปได้ที่นี่
4. ทำเครื่องหมายจำนวนแผ่นงานและแอปพลิเคชันโดยใช้เครื่องหมายทับ "/"
5. ในคอลัมน์ "รับผิดชอบ" ชื่อและชื่อย่อของพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามคำสั่งที่ออกจะถูกเขียนขึ้น
6. ในคอลัมน์ "คุ้นเคย" - ชื่อและชื่อย่อของพนักงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร (ภายใต้ลายเซ็น) ต้องทำความคุ้นเคยกับข้อความของเอกสาร

หากต้องการ คุณสามารถแทรกคอลัมน์ "หมายเหตุ" ซึ่งหากจำเป็น ให้เขียนความคิดเห็นสั้นๆ เกี่ยวกับคำสั่งซื้อที่ออกแล้ว

หลังจากวารสารเสร็จสิ้น จำเป็นต้องทำให้การสิ้นสุดการบำรุงรักษาเป็นทางการ ในการทำเช่นนี้ ก่อนอื่นคุณต้องผูกหน้ากระดาษทั้งหมดแล้วมัดด้วยเชือก จากนั้นกำหนดจำนวนแผ่น (ไม่ใช่หน้า) ให้ใส่วันที่และลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียน (นามสกุล ชื่อย่อ) รายการเหล่านี้จัดทำขึ้นโดยผู้รับผิดชอบที่เก็บวารสารไว้ตลอดระยะเวลา (หรือบุคคลที่เปลี่ยนพนักงานคนนี้)

แนวทางปฏิบัติและรับผิดชอบ

บันทึกสามารถรักษาได้สองวิธี:

1. ประเพณีที่เขียนด้วยลายมือ ใช้ปากกาสีน้ำเงินหรือสีดำที่ไม่ทิ้งคราบและริ้ว รายการทั้งหมดทำขึ้นอย่างระมัดระวัง การแก้ไขทำได้เฉพาะในกรณีพิเศษเท่านั้น นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารไม่มีหน้าฉีกขาดส่วนแทรกเพิ่มเติม (แทนที่จะเป็นหน้าก่อนหน้า) เป็นต้น
2. ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์: ในกรณีนี้ เฉพาะพนักงานที่มีสิทธิ์ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้นที่สามารถทำรายการในวารสารและแก้ไขได้

พนักงานต่อไปนี้อาจต้องรับผิดชอบในการกรอกเอกสาร:

• เลขานุการ;
• เลขานุการ-ผู้อ้างอิง;
• พนักงานคนอื่น ๆ ที่ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของผู้อำนวยการ

ตามกฎแล้ววิธีการเฉพาะในการดำเนินการเช่นเดียวกับผู้รับผิดชอบจะได้รับการอนุมัติจากท้องถิ่นแยกต่างหาก นิติกรรมได้รับการยอมรับจากองค์กร

บันทึกการลงทะเบียนมีลักษณะอย่างไร

รูปแบบของเอกสารนี้เป็นหนังสือเล่มเล็ก 64 หน้า ปกทำด้วยกระดาษแข็งสีทอง (รูปแบบ 210 * 288 มม.) มีรูไว้สำหรับผูกหน้ากระดาษ แล้วส่งมอบเอกสารให้กับที่เก็บถาวร

ถ้าเดิมนิตยสารไม่ได้ฉาย คุณต้องทำเอง

บันทึกการลงทะเบียนคำสั่งซื้อช่วยให้คุณสามารถจัดระบบเวิร์กโฟลว์ในองค์กร ซึ่งอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ GIT เรียนรู้วิธีการออกแบบ ดาวน์โหลดนิตยสารตัวอย่าง

อ่านบทความนี้:

กฎการบันทึกคำสั่งซื้อ

กิจกรรมขององค์กรใด ๆ เกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารจำนวนมากรวมถึงคำสั่งซึ่งต้องเก็บไว้เป็นเวลา 5 หรือ 75 ปี ด้วยเหตุผลนี้ ควรมีการลงทะเบียนคำสั่งซื้อสองรายการ ซึ่งการบำรุงรักษาสามารถทำได้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ กรณีที่ 2 จำเป็นต้องจัดเตรียม สำรองข้อมูลเพื่อไม่ให้เอกสารสูญหายเนื่องจากความล้มเหลว

ไม่ว่าคำสั่งซื้อจะลงทะเบียนในองค์กรอย่างไร (ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ) จำเป็นต้องปฏิบัติตาม กฎทั่วไปการออกแบบนิตยสาร ในอนาคตจะช่วยหลีกเลี่ยงคำถามที่ไม่จำเป็นระหว่างการตรวจสอบ ค้นหาบันทึกหรือเอกสารที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว

หนังสือสั่งซื้อ: ตัวอย่างการออกแบบ

• ในหน้าชื่อเรื่องจะแสดงชื่อเต็มของเอกสารรวมถึงวันที่ดำเนินการ
• ด้านล่างระบุชื่อบริษัทหรือ หน่วยโครงสร้างองค์กร;
• นิตยสารมีเลข เย็บ ติด ลายเซ็นส่วนตัวหัวหน้าวิสาหกิจใส่ตราประทับถ้าใช้
• เพื่อป้องกันการปลอมแปลง บันทึกการลงทะเบียนจะถูกปิดผนึก

มีบันทึกการลงทะเบียนที่บังคับห้ารายการ ส่วนที่เหลือเป็นไปตามความสมัครใจ แต่แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการ "กระจายเอกสารเพิ่มเติม" ก็อย่ารีบยอมแพ้ - อ่านบทความในนิตยสาร "คู่มือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล" ในนั้น ผู้เชี่ยวชาญวิเคราะห์ห้าสถานการณ์ที่นิตยสารดังกล่าวช่วยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลพิสูจน์คดีของเขาในศาลและช่วยตัวเองให้พ้นจากค่าปรับจำนวนมาก

บันทึกการสั่งซื้อประกอบด้วยหลายคอลัมน์:

• คอลัมน์ที่สองใช้สำหรับบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล (ตำแหน่ง คนที่มีความรับผิดชอบ, ชื่อเต็ม.);
• ที่สามสำหรับหมายเลขคำสั่งซื้อ นอกจากนี้ยังมีการระบุรหัสตัวอักษร: “LS” (บุคลากร), “OD” (กิจกรรมหลัก), “O” (วันหยุด);
• ในคอลัมน์ที่สี่ของหนังสือจดทะเบียนคำสั่งแสดงวันที่จัดทำเอกสาร
• ในห้าระบุข้อมูลของพนักงานที่ได้รับคำสั่งเช่นเดียวกับตำแหน่งของเขา
• ในบทสรุปที่หก
• ในเจ็ด - ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

การลงทะเบียนของคำสั่งบุคลากรสามารถกรอกในลำดับที่แตกต่างกันได้เนื่องจากขึ้นอยู่กับรูปแบบของหนังสือที่ใช้เท่านั้น

เอกสารสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระ องค์กรก็มีสิทธิสมัคร พิมพ์ตัวอย่าง. สิ่งสำคัญคือมีคอลัมน์บังคับและคอลัมน์เสริม

ในบางกรณี ไม่มีบรรทัด "Notes" แยกจากกันในเอกสาร หากรายการไม่ถูกต้องให้ทำเครื่องหมายเช่นเดียวกับในสมุดงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น: "รายการภายใต้หมายเลขไม่ถูกต้อง" ในเวลาเดียวกันรายการที่ถูกต้องระบุไว้ด้านล่างภาพวาดถูกใส่ไว้ หากองค์กรใช้ตราประทับ การแก้ไขจะได้รับการรับรองจากพวกเขาด้วย

ทะเบียนคำสั่งสำหรับบุคลากรต้องกรอกให้ชัดเจนและไม่มีจุดบอด ห้ามมิให้ฟักรายการ ขีดฆ่าตัวอักษร พยายามลบข้อมูลโดยใช้วิธีการแก้ไขโดยเด็ดขาด ไม่อนุญาตให้ใช้หน้าที่ไม่มีหมายเลข หนังสือคำสั่งสำหรับบุคลากรเต็มไปด้วยข้อความที่เป็นของแข็งเท่านั้น

วิธีสร้างการลงทะเบียนคำสั่งซื้อ

องค์กรต่างๆ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทการค้า สามารถใช้ทะเบียนคำสั่งซื้อในรูปแบบใดก็ได้ แต่ขั้นตอนในการบำรุงรักษาหนังสือควรได้รับการแก้ไขในข้อบังคับท้องถิ่นแยกต่างหาก มันถูกกำหนดโดยตรง ผู้บริหารสูงสุดบริษัทหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ

โฉนดจะต้องรวมถึง:

• ชื่อเต็ม. , ตำแหน่งพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดเตรียม, การจัดเก็บเอกสาร;
• พนักงานที่ภาระผูกพันในการเก็บบันทึกถูกเปลี่ยนหากผู้รับผิดชอบหลักไม่อยู่ชั่วคราว
• ระยะเวลาที่กำหนดในการจัดเก็บสมุดทะเบียนคำสั่ง;
• สถานที่จัดเก็บเอกสารที่กรอกครบถ้วน

โดยปกติ เลขานุการจะดูแลการลงทะเบียนคำสั่งซื้อ หากองค์กรมีขนาดเล็ก ในบริษัทขนาดใหญ่ ความรับผิดชอบนี้อาจถูกกำหนดให้กับพนักงานแต่ละคน ในเวลาเดียวกัน ความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของเอกสารควรสะท้อนให้เห็นในการกระทำในท้องถิ่น สัญญาจ้างงาน หรือ รายละเอียดงานเนื่องจากหนังสืออาจเสียหายหรือสูญหายได้ บางบริษัทเก็บนิตยสารหลายฉบับในคราวเดียว ทั้งในรูปแบบปกติและแบบอิเล็กทรอนิกส์

แม้ว่าหนังสือคำสั่งบุคลากรจะเป็นเอกสารทางเลือก แต่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เก็บไว้สำหรับแต่ละองค์กร เนื่องจากระหว่างการตรวจสอบ บริษัทมีเวลาเพียงสามวันในการเตรียมเอกสารที่จำเป็นในการตรวจสอบ ตรวจแรงงานหรือภาษี ในกรณีนี้ บันทึกการลงทะเบียนคำสั่งซื้อจะช่วยให้คุณค้นหาได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่จำเป็น. นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการทำงานของผู้เชี่ยวชาญหลายคนของบริษัท เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถจัดระบบเวิร์กโฟลว์ได้

หากองค์กรไม่ต้องการพัฒนาบันทึกการลงทะเบียนคำสั่งซื้ออย่างอิสระ คุณสามารถดาวน์โหลดหรือซื้อเอกสารตัวอย่างได้ที่ร้านค้าเฉพาะ ในกรณีแรก หนังสือจะต้องไม่เพียงแค่พิมพ์เท่านั้น แต่ยังต้องระบุหมายเลข ปิดผนึก จากนั้นจึงดำเนินการออกแบบและบำรุงรักษาหนังสือ ในเวลาเดียวกันผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการรักษาทะเบียนคำสั่งบุคลากรซึ่งกลุ่มตัวอย่างไม่ได้จัดตั้งขึ้นในระดับกฎหมายมีหน้าที่ปฏิบัติตามกฎทั่วไปในการกรอกเอกสาร

ไฟล์ที่แนบมาด้วย

• แบบของวารสารการขึ้นทะเบียนคำสั่งบุคลากร.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งเลิกจ้าง สัญญาจ้างกับลูกจ้างตามข้อตกลงของคู่สัญญา.doc
• ตัวอย่างการขึ้นทะเบียนคำสั่งนายจ้างให้โอนลูกจ้างไปยังบุคคลอื่น งานประจำต้องการการอ้างอิงถึงบังคับ ตรวจสุขภาพตามคำร้องของเขา.doc
• ตัวอย่างการขึ้นทะเบียนคำสั่งย้ายพนักงานไปทำงานประจำอื่นที่ไม่ต้องมีการส่งต่อเพื่อเข้ารับการตรวจร่างกายตามคำร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษร.doc
• ตัวอย่างการขึ้นทะเบียนคำสั่งย้ายพนักงานไปทำงานประจำอื่นที่จำเป็นต้องตรวจสุขภาพเบื้องต้นตามคำร้อง.doc
• ตัวอย่างการขึ้นทะเบียนคำสั่งย้ายพนักงานไปทำงานประจำอื่นที่ไม่ต้องมีการส่งต่อเพื่อเข้ารับการตรวจสุขภาพตามคำสั่งปากเปล่า.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับ โอนชั่วคราวลูกจ้างไปทำงานอื่นที่ต้องตรวจสุขภาพภาคบังคับตามคำร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษร.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งย้ายพนักงานชั่วคราวไปยังงานอื่นที่ไม่ต้องการการอ้างอิงสำหรับการตรวจสุขภาพภาคบังคับตามคำร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษร.doc
• ตัวอย่างการขึ้นทะเบียนคำสั่งย้ายพนักงานชั่วคราวไปยังงานอื่นที่ต้องตรวจสุขภาพเบื้องต้นตามคำร้อง.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งย้ายพนักงานชั่วคราวไปยังงานอื่นที่ไม่ต้องการผู้อ้างอิงสำหรับการตรวจสุขภาพภาคบังคับตามคำขอด้วยวาจาของเขาdoc
• ตัวอย่างการขึ้นทะเบียนคำสั่งส่งเสริมพนักงานในรูปแบบที่ไม่ใช่สาระสำคัญ.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนเพื่อให้กำลังใจพนักงานเป็นเงินสด หากระบบค่าตอบแทนไม่ได้ระบุโบนัสให้.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งสิ่งจูงใจที่เป็นสาระสำคัญสำหรับพนักงานในรูปแบบที่ไม่เป็นตัวเงิน.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งเพื่อส่งเสริมพนักงานในรูปแบบที่ไม่ใช่วัตถุและการเงิน หากระบบค่าตอบแทนไม่ได้ให้โบนัสไว้.doc
• ตัวอย่างการขึ้นทะเบียนคำสั่งส่งเสริมพนักงานในรูปแบบที่ไม่ใช่วัตถุและไม่ใช่ตัวเงิน.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งบอกเลิกสัญญาจ้างก่อนกำหนดกับหัวหน้าองค์กร (ไล่ออก) ก่อนหมดอายุ กฎหมายระยะเวลาแจ้งการเลิกจ้างเนื่องจากไม่สามารถทำงานต่อได้.doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งให้เลิกจ้างก่อนกำหนดตามความคิดริเริ่มของพนักงานในสัญญาจ้างงานระยะยาว (ข้อ 3 ส่วนที่ 1 มาตรา 77 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) (ตัวเลือก 1) .doc
• ตัวอย่างการลงทะเบียนคำสั่งยกเลิกสัญญาจ้างก่อนกำหนดกับหัวหน้าองค์กร (เลิกจ้าง) .doc
• สมุดจดรายการสั่งซื้อรองพนักงาน.docx
• วารสารบุคลากร.docx