Pisarniško delo in pisarna

Naročilo in naročilo: postopek izdaje podjetja

Ekaterina Kameneva
12. november 2008 16:13

Postopek izdaje naročil in naročil je sestavljen iz ločenih stopenj, ki se izvajajo v določenem zaporedju. Napačno bi bilo, če bi članek začeli z neposrednim obravnavanjem teh stopenj. Najprej morate določiti glavni namen naročila in naročila, ugotoviti podobnosti in razlike, ki obstajajo med temi vrstami dokumentov.

Vrstni red in vrstni red: kakšne so podobnosti in razlike

Takoj je treba poudariti, da se odredba in odredba nanašata na upravne dokumente, izdane v pogojih izključnega odločanja. V takih razmerah je pristojnost za vsa vprašanja upravljanja v podjetju kot celoti njegovemu vodji, za vprašanja upravljanja znotraj strukturne enote pa vodji ustrezne ravni.

Navodila in odločitve, ki jih vsebuje besedilo odredbe ali odredbe, se lahko usmeri na:

• popolnost organizacijska struktura podjetja;
• izbira sredstev in metod za izvajanje glavne (ali proizvodne) dejavnosti podjetja;
• zagotavljanje podjetju finančnih, delovnih, - materialnih, informacijskih in drugih virov;
• odobritev organizacijskih dokumentov in sprememb le-teh ipd.

Opozoriti je treba, da so navodila in odločitve, ki jih vsebujejo odredbe ali navodila, zavezujoče za vse ali nekatere zaposlene v podjetju.

In zdaj bomo poskušali ugotoviti razlike med vrstami dokumentov, ki jih obravnavamo.

Naročite je pravni akt, ki ga izda vodja podjetja (njegove strukturne enote), ki deluje na podlagi enoosebnega upravljanja za reševanje glavnih in operativnih nalog, s katerimi se sooča podjetje.

1. Začetek izdaje odredbe ali navodila.
2. Zbiranje in analiza informacij za pripravo osnutka dokumenta.
3. Priprava osnutka odredbe ali navodila.
4. Potrditev osnutka dokumenta.
5. Dokončanje osnutka naročila oziroma navodila glede na pripombe soglasodajalcev.
6. Podpis naročila ali naročila.
7. Registracija naročila ali navodil.
8. Prinašanje naloga ali navodil izvršiteljem.

Zgornje faze se izvajajo zaporedno, od prve do osme, poleg tega je peta faza lahko odsotna v celoti, če v fazi odobritve ni pripomb na osnutek dokumenta.

Razmislimo o vsaki stopnji posebej.

Začetek izdaje odredbe ali navodila

Osnutki naročil in naročil se lahko pripravijo v naslednjih primerih:

• načrtovano (v skladu s predhodno izdelanim načrtom ali programom);
• v imenu vodstva podjetja;
• na pobudo voditeljev strukturne enote ali - podrejena podjetja, pa tudi posamezni strokovnjaki.

Utemeljitev potrebe po izdaji odredbe ali navodila je lahko navedena v memorandumu, potrdilu analitične ali informativne vsebine, predlogu, sklepu, aktu, uradnem dopisu. Ti dokumenti delujejo kot pobudne odločitve.

Oddelek 3.11. GOST R 6.30-2003. Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo.

Datum dokumenta je sestavljen z arabskimi številkami v zaporedju: dan v mesecu, mesec, leto. Dan v mesecu in mesec sta izžrebana v dveh parih arabske številke ločeni s piko; leto - s štirimi arabskimi številkami.

Dovoljen je besedni in številčni način oblikovanja datuma, na primer 5. junij 2003, kot tudi oblikovanje datuma v zaporedju: leto, mesec, dan v mesecu, na primer: 2003.06.05.

Primer 1

LLC "Novostroyregion-A" prejme pismo-sporočilo razvijalca programske opreme JSC "Tehnologije 21. stoletja" o izdaji nove različice programskega izdelka za računovodstvo skladišča "Warehouse +", kot tudi CD-disk z modul za posodobitev in navodila za posodabljanje. Po prejemu tega pisma vodja Novostroyregion-A LLC izda sklep, v katerem naroči upravitelju skladišča A. V. Stepanovu. analizirati nove zmogljivosti sistema avtomatizacije skladiščno računovodstvo in poroča o potrebi po prehodu na novo različico programa. Stepanov A.V. pripravi dopis, naslovljen na generalnega direktorja, v katerem obvešča, da bo prehod na novo različico sistema omogočil učinkovitejšo organizacijo dela na knjigovodstvu blaga in povečal učinkovitost kadrov. Ko je preučil to beležko, generalni direktor izdela nov sklep, v katerem naroči pripravo osnutka odredbe o zagonu nove različice sistema avtomatizacije nadzora skladišč. Se pravi, v tej situaciji sta bila začetni dokumenti za izdajo naročila pismo OJSC "Tehnologije 21. stoletja" in dopis vodje skladišča A.V. Stepanova. Na podlagi teh dokumentov je vodja podjetja dal navodila za pripravo osnutka naročila.

Zbiranje in analiza informacij za pripravo osnutka naročila ali naročila

Ta faza vključuje predvsem zbiranje in analizo objektivnih, zadostnih in pravočasnih informacij, potrebnih za razvoj odločitev uprave, kar se bo naknadno odrazilo v izdani odredbi oziroma odredbi.

Viri informacij so lahko:

• zakonodajnih aktov in normativni dokumenti;
• trenutna dokumentacija organizacije;
• dokumenti, ki prihajajo iz drugih organizacij;
• arhivski dokumenti;
• objave v periodičnih publikacijah;
• znanstveni materiali itd.

Rezultat zbiranja in analize informacij je razvoj vodstvene odločitve. Vredno je biti pozoren na dejstvo, da v procesu analize informacij, različne možnosti odločitve in po njihovi celoviti presoji se izbere ena, najbolj sprejemljiva.

Nadaljevanje primera 1

Priprava osnutka odredbe ali navodila

Ko govorimo o pripravi projekta, je treba opozoriti, da strokovnjak (ali razvijalec) pripravlja projekt in ne dokument. Projekt nima pravne veljave in da osnutek upravnega dokumenta postane odredba oziroma odredba, mora iti skozi postopek odobritve in podpisa. Poleg tega je po podpisu potrebna registracija dokumenta.

Osnutek naročila ali navodil pripravi specialist ali strokovnjaki strukturnih oddelkov. Če osnutek dokumenta vpliva na interese različnih oddelkov, je treba z odločitvijo vodstva podjetja ustanoviti začasno komisijo ali imenovati skupino delavcev za pripravo osnutka.

Osnutki naročil in naročil so sestavljeni v skladu z zahtevami GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo "(v nadaljnjem besedilu - GOST R 6.30-2003).

torej osnutki naročil in naročila so natisnjeni na obrazcih A4 format, tj. 210 × 297 mm. Običajno se za naročila in naročila razvijejo posebni obrazci. V skladu z GOST R 6.30-2003 se imenujejo "obrazci posebnih vrst dokumentov". Takšne oblike (razen pisma), odvisno od ustanovne dokumente organizacije vključujejo naslednje podrobnosti:

• Državni grb Ruska federacija(ali grb subjekta Ruske federacije, ali emblem organizacije, oz blagovna znamka(servisna oznaka);
• ime podjetja;
• ime vrste dokumenta;
• kraj sestavljanja ali objave dokumenta;
• kot tudi omejevalne oznake za rekvizite:

datum dokumenta;

Registrska številka dokumenta.

Velikosti polj obrazcev si zaslužijo posebno pozornost. Torej, v skladu z GOST R 6.30-2003 mora obrazec vsebovati najmanj polja:

• 20 mm - levo;
• 10 mm - desno;
• 20 mm - vrh;
• 20 mm - dno.

Levi rob se uporablja za vlaganje dokumenta v datoteko. Iz tega lahko sklepamo, da je pri razvijanju oblik dokumentov za dolgo (več kot 10 let) in trajna obdobja hrambe (ki vključujejo naročila in naročila) bolje nastaviti levi rob v območju 30-35 mm in ne 20 mm.

Tabela 1. Obvezni podatki naročila in navodil

	Ime rekvizita	Trenutek registracije rekviziti
Izdaja dokumenta
	ime podjetja
	ime vrste dokumenta	ni treba sestaviti, prisotno na obrazcu
	kraj sestavljanja ali objave dokumenta	ni treba sestaviti, prisotno na obrazcu
	datum dokumenta
	registracijska številka dokumenta	sestavi po podpisu ob registraciji dokumenta
	naslov na besedilo
	besedilo dokumenta	sestavi pri pripravi osnutka dokumenta
	vizum za odobritev dokumenta (po potrebi je lahko tudi dokument o odobritvi žiga)	v celoti formalizirana med odobritvijo osnutka dokumenta
	polni podpis	sestavljena ob podpisu dokumenta
	odvisno od ustanovnih dokumentov je lahko prisoten državni grb Ruske federacije (ali emblem sestavnega subjekta Ruske federacije ali emblem organizacije ali blagovna znamka)	ni treba sestaviti, prisotno na obrazcu
Spremljanje in izvedba
	kontrolna oznaka	sestavi, ko je dokument predložen v kontrolo
Odvzem iz nadzora in posredovanje dokumenta v zadevo
	oznaka o izvedbi listine in njeno usmeritev v zadevi	sestavljena ob odstranitvi iz nadzora in pošiljanju listine v zadevo

Zdaj pa preidimo na obravnavo značilnosti oblikovanja osnutkov naročil in naročil. Začnimo z pravila za sestavljanje besedila. On vedno napisano v prvi osebi ednine in je sestavljen iz dveh delov:

• navedba (ali preambula) in
• upravnih.

V ugotovitveni del podan je obrazložitev za predpisana dejanja. Če je bila podlaga za izdajo odredbe ali navodilo zakonodajni ali predpisni pravni akt višje organizacije ali dokument, ki ga je ta organizacija predhodno izdala, se v ugotovitvenem delu navede njegovo ime, datum in številka. V tem primeru se lahko uporabljajo formulacije, kot so "Na podlagi", "V izvedbi", "V skladu z". Če je odredba ali odredba izdana na pobudo, se v ugotovitvenem delu oblikujejo cilji in cilji predpisanih dejanj, navajajo dejstva ali dogodki, ki so povzročili izdajo odredbe ali odredbe.

Ugotovitveni del se običajno začne z besedami "Za namene", "In-komunikacija" itd.

Obstajajo primeri, ko lahko ugotovitveni del izostane zaradi dejstva, da predpisana dejanja ne potrebujejo razlage ali utemeljitve.

Ugotovitveni del v naročilih je ločen od ukazne besede "NAROČUJEM:", v ukazih pa - z besedo "PREDLAGAM:" ali "OBVEZUJEM:". Te besede so natisnjene v novi vrstici iz polja z velikimi tiskanimi črkami.

Upravni del mora vsebovati seznam predpisanih dejanj z navedbo izvajalca posameznega dejanja in termina izvedbe.

Pogosto pride do delitve upravnega dela na točke zaradi dejstva, da se domneva, da obstaja več izvajalcev za različna naročila z lastnimi pogoji pripravljenosti.

Odlomek dokumenta

Organizacijska in administrativna dokumentacija. Zahteve za dokumentacijo: Smernice o izvajanju GOST R 6.30-2003. V primeru, da se dejanje nanaša na določenega izvajalca, naj se ustrezni odstavek dokumenta začne s položajem in priimkom izvajalca (inicialke v besedilu se postavijo za priimkom) v dativnem primeru. Kot izvajalci se lahko navedejo organizacije ali strukturne enote. Informacije o vodstvenem dejanju posredujejo glagol v nedoločni obliki in dodatek z oznako predmeta dejanja. Na primer: 1. Vodja oddelka za mednarodne operacije Kotov A.D. pripraviti osnutek »Navodila o organizaciji dela na ...«. 2. Vodji pravne službe Melnikov S.G. Oddelku za mednarodno poslovanje zagotovi potrebne regulativne pravne akte in metodološke dokumente. Navedba roka je podana v ločeni vrstici in se sestavi kot datum zaključka izvršbe. Na primer: 3. Rok za oddajo je 15.07.2003. V zadnjem odstavku upravnega dela so navedene posebne osebe, ki so jim zaupane nadzor nad izvrševanjem upravnega dokumenta. Na primer: Nadzor nad izvršitvijo naloga je zaupan namestniku predsednika uprave banke KM Sidorovu.

Odlomek dokumenta

Tipična navodila za pisarniško delo v zveznih izvršilnih organih, odobrena z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 8. novembra 2005 št. 536. Če se z odredbo spremeni ali razveljavi katera od njegovih določb, mora eden od odstavkov upravnega dela besedila vsebovati povezavo do preklicanega dokumenta (odstavka dokumenta) z navedbo njegovega datuma, številke in naslova. Besedilo klavzule se mora začeti z besedami "Priznano, da je potekla ...". Naročilo ne sme vsebovati postavke "Naročilo obveščanja ...". Pododdelki (funkcionarji), ki jim je ukaz seznanjen, so navedeni v poštnem indeksu, ki ga izvršilec pripravi skupaj z osnutkom odredbe.

Besedilo vsakega organizacijskega in administrativnega dokumenta, ki je sestavljeno na papirju A4, mora biti natisnjeno skozi razmik med vrsticami in pol.

Odredba ali navodilo ima lahko različne uporabe: določbe, predpise, sezname, sezname, grafikone, tabele, vzorčne dokumente itd. na naročilih in navodilih se nikoli ne sestavi zahtevana "oznaka prisotnosti prijave". zaradi dejstva, da je povezava do vloge navedena neposredno v besedilu upravnega dokumenta.

Če je priloga referenčne ali analitične narave (diagram, tabela, seznam ipd.), se v besedilu odredbe ali navodila navede sklicevanje "po prilogi 2" ali "(priloga 2)". V tem primeru je na prvi strani vloge v zgornjem desnem kotu napisana beseda »Prijava«, spodaj je povezava do naročila oziroma navodil. Če je vlog več, so oštevilčene.

Primer 2

Naslov mora biti sestavljena brez napak na vseh projektih naročil in naročil ter vključevati povzetek dokument.

Odgovoriti mora na vprašanje "o čem (o kom)?" podpora dokumentaciji upravljanje".

V tem primeru naslov ne sme zavzemati več kot pet vrstic s skupno dolžino do 150 znakov, biti natisnjen od roba (tj. brez zamika odstavka) skozi en razmik brez narekovajev in ne podčrtan, začeti z veliko začetnico in konča brez uporabe pike.

Ne bomo se ukvarjali z vprašanji registracije obveznih podrobnosti naročilnice ali naročilnice, saj je to podrobno opisano v članku E.M. Kameneva "Razvoj obrazcev organizacijskih in upravnih dokumentov", objavljena v revijah št. 8 'in št. 9'2005

Ko je osnutek odredbe ali navodila pripravljen, se prične naslednja faza - odobritev osnutka upravnega dokumenta. Neločljivo je povezana z drugo fazo - dokončanjem projekta glede na pripombe odobriteljev uradniki... Zato bomo obe fazi obravnavali hkrati.

Usklajevanje osnutka odredbe ali navodila in revizija osnutka po pripombah koordinatorjev

Potrditev osnutka dokumenta pomeni:

Zagotavljanje kakovostne priprave osnutkov dokumentov in njihovo usklajevanje z deležniki je zaupano vodjem oddelkov, ki oddajo projekt.

Odlomek dokumenta

Oddelek 2.7.1.2. Tipična navodila o pisarniškem delu v zveznih izvršilnih organih, odobrenem z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 8. novembra 2005 št. 536.

Odlomek dokumenta

Oddelek 2.7.1.2. Vzorčna navodila za pisarniško delo v zveznih izvršilnih organih, odobrena z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 8. novembra 2005 št. 536. Osnutke odredb (odredb) in prilog k njim potrjujeta izvajalec in vodja oddelka, ki je projekt oddal, vodje oddelkov, ki so jim v projektu zagotovljene naloge in naloge, ter vodja oddelka. predšolski vzgojno-izobraževalni zavod in pravna služba (potrditi osnutke regulativnih pravnih aktov). Ugovori na osnutek odredbe (navodila), ki izhajajo iz soglasja, so navedeni v potrdilu, ki je priloženo projektu. Če se v postopku odobritve osnutek naročila spremeni - temeljne narave, ga je treba ponatisniti in ponovno potrditi. Osnutke ukazov (navodil), ki so predloženi predstojniku v podpis, potrdijo namestniki predstojnikov v skladu z razdelitvijo pristojnosti.

Podjetje mora pripraviti seznam vrst in podvrst dokumentov, ki navajajo osebe, katerih vizum se zahteva ob odobritvi, tj. z navedbo glavnega usklajevanja ali tabele oblik dokumentov.

Faze priprave osnutka dokumenta, njegove odobritve in revizije glede na pripombe soglasodajalcev se lahko izvajajo na tako imenovani »tradicionalen« način ali s pomočjo sistema za avtomatizacijo poslovanja in elektronsko upravljanje dokumentov.

S "tradicionalno" metodo pripravi se osnutek upravnega dokumenta na obrazcu in ga predloži v potrditev v papirni obliki.

V tem primeru so vizumi uradnikov pritrjeni na dnu hrbtne strani zadnjega lista osnutka dokumenta. Strokovnjak, ki pripravlja osnutek odredbe ali navodilo, je lahko podlaga za nadaljnjo pritrditev vizumov, pri čemer na zadnji strani zadnjega lista osnutka dokumenta navede delovna mesta in priimke soglasodajalcev. Zahtevani "vizum za odobritev dokumenta" mora biti sestavljen v skladu z GOST R 6.30-2003.

Odlomek dokumenta

Oddelek 3.24. GOST R 6.30-2003. Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo. Potrditev dokumenta se izda z vizumom za odobritev dokumenta (v nadaljevanju vizum), ki vsebuje podpis in položaj osebe, ki dokument odobri, dešifriranje podpisa (inicialke, priimek) in datum podpisa. Na primer: Osebni podpis A.S. Orlov datum Če so na dokumentu pripombe, se vizum izda na naslednji način: Priložene opombe Vodja pravne službe Osebni podpis A.S. Orlov datum Pripombe so navedene na posebnem listu, podpisane in priložene dokumentu.

Po presoji organizacije je dovoljen ogled osnutka dokumenta po listih ali možnost izdaje vizumov za dokument na ločenem listu za odobritev. Hkrati oblike odobritvenega lista ne urejajo niti GOST niti pravni akti in v skladu s tem v različne organizacije homologacijski list ima lahko različne oblike.

Pri predložitvi osnutka upravnega dokumenta na papirju v potrditev je možna le ena vrsta projektne poti: zaporedna. To pomeni, da lahko osnutek dokumenta hkrati hrani le eden od koordinatorjev. V praksi se pogosto pojavljajo primeri, ko morajo osnutek dokumenta uskladiti vodje iste ravni, vrstni red njihove odobritve pa ni pomemben. Zato zaporedna pot pogajanj o dokumentih ni vedno najboljša rešitev.

Poleg tega "tradicionalna" metoda odobritve "poje" veliko delovnega časa zaposlenim v podjetju. Navsezadnje je treba osnutek dokumenta v papirni obliki neodvisno pripisati koordinatorjem ali prenesti prek službe za dokumentacijo upravljanja (v nadaljnjem besedilu: služba DOE). V slednjem primeru se odobritev dokumenta raztegne za dolgo časa, saj je treba projekt najprej napotiti na predšolsko vzgojno ustanovo, nato pa je potrebno, da sekretar ali oseba, odgovorna za pisarniško delo iz predšolske vzgojne ustanove želeno enoto vzel in predal projekt v potrditev svojemu vodji, po odobritvi pa je projekt vrnil v predšolsko vzgojno ustanovo ... Ta postopek naj se nadaljuje, dokler projekta ne potrdijo vsi potrebni uradniki. Posledično lahko pri srednjih in velikih podjetjih odobritev enega osnutka dokumenta traja več dni.

Usklajevanje osnutkov dokumentov s pomočjo sistemov in elektronskega upravljanja dokumentov ima veliko prednosti pred "tradicionalno" metodo. S tem pristopom razvijalec osnutka dokumenta ustvari projekt v sistemu, navede vrsto poti gibanja osnutka dokumenta med odobritvijo in - aktivira postopek odobritve.

Možne so naslednje poti odobritve:

• zaporedno: ko gre projekt prvič k prvemu odobritelju; ko zaključi odobritev, se projekt samodejno pošlje drugemu odobritelju itd.;
• vzporedno: ko projekt hkrati prejmejo vsi soglasodajalci naenkrat in se o osnutku dokumenta dogovorijo v poljubnem zaporedju;
• vzporedno-zaporedno (ali mešano): ko osnutek dokumenta prvič prispe eni skupini uradnikov, ki lahko opravijo odobritev v poljubnem zaporedju; in šele potem, ko se vsi uradniki iz prve skupine strinjajo, se projekt pošlje naslednji skupini uradnikov.

Če upoštevamo usklajevanje osnutkov naročil in naročil, lahko ugotovimo, da bi bila najbolj optimalna vzporedno-zaporedna pot. V tem primeru je možno organizirati koordinacijo po naslednji verigi:

• 1 skupina soglasodajalcev - izvajalec (ali razvijalec) osnutka dokumenta;
• 2. skupina koordinatorjev - vodja izvajalca;
• 3 skupina soglasodajalcev - vodja (ali delavec predšolske vzgojne ustanove), ki preverja pravilnost izvedbe osnutka upravnega dokumenta;
• 4 skupina koordinatorjev - vodje oddelkov, ki jim zagotavljajo naloge in naloge v projektu, ter vodja pravne službe;
• 5. skupina koordinatorjev - namestnik (ali namestniki) vodje podjetja.

Usklajevanje z uporabo avtomatizirani sistemi ima več celo vrstico prednosti pred "tradicionalnimi" pogajanji. Poimenujmo glavne:

1. 1. Razvijalcu ni treba izgubljati časa za dostavo projekta koordinatorjem, saj to izvaja sistem v skladu z določeno potjo.
2. 2. Razvijalec lahko navede čas, v katerem se mora uradnik dogovoriti o osnutku dokumenta.
3. 3. Razvijalec osnutka dokumenta lahko kadar koli vidi, kako se dokument potrjuje, kdo od uradnikov je odobril in kateri vizum je bil izdan.
4. 4. Pooblaščenci bodo s posebnim sistemom obveščanja hitro ugotovili, da so prejeli osnutek dokumenta v potrditev.
5. 5. Osnutek dokumenta se potrdi v najkrajšem možnem času.
6. 6. Osnutka dokumenta ni mogoče izgubiti med postopkom odobritve.
7. 7. Sistem lahko shrani vse različice projekta, vizumov in komentarjev odobriteljev.

Kljub zgoraj navedenim, precej pomembnim prednostim "elektronske" odobritve, se trenutno uporablja v majhnem številu podjetij. In razlog za to je naslednji: delo z osnutki dokumentov, vključno s fazo odobritve, je mogoče avtomatizirati le, če vsi upravljavci postanejo aktivni uporabniki sistemov in elektronskega upravljanja dokumentov, saj so glavni koordinatorji. Na žalost današnja praksa kaže, da so v večini organizacij in podjetij glavni uporabniki sistemov avtomatizacije sekretarji in tisti, ki so odgovorni za pisarniško delo, katerih pristojnost ne vključuje odobritve osnutkov dokumentov.

Zdaj pa razmislimo, kaj se zgodi, če se eden od soglasodajalcev ne strinja z vsebino osnutka dokumenta.

V primeru, da je eden ali več odobriteljev komentarje načelne narave,če spremenite bistvo dokumenta, je treba projekt ponovno natisniti (tj novo različico osnutka dokumenta) in ponovno dogovorjen.

Če je med odobritvijo uredniški komentarji, ne spreminjajte vsebine projekta, potem je projekt tudi predmet ponatisa, vendar ponovna odobritev v tem primeru ni potrebna.

Podpis naročila ali naročila

Dogovorjeni osnutek dokumenta se predloži vodji v podpis.

Če odobritveni vizumi niso bili izdani na zadnji strani zadnjega lista projekta, temveč na ločenem listu za odobritev, je v tem primeru treba tudi list odobritve osnutka dokumenta prenesti vodji.

Podpis upravitelja spremeni osnutek dokumenta v popoln dokument, po katerem ga je treba registrirati.

Registracija naročila ali navodil

Registracija dokumenta je zapis poverilnice o dokumentu avtorja ustaljena oblika, ki določa dejstvo njegovega nastanka, pošiljanja ali prejema.

V našem primeru bo registracija zabeležila dejstvo ustvarjanja dokumenta. Opozoriti je treba, da je registracija potrebna tudi za nadaljnje računovodstvo dokumentov in organizacijo referenčnega dela.

Registracija se lahko izvede na enega od treh načinov:

• zapis dokumenta v papirnata revija(obrazec za registracijo revije);
• z vpisom v papirno registrsko-kontrolno kartico - (prijavnica kartice);
• vnos podatkov o dokumentu v sistem poslovno-proizvodne avtomatizacije in elektronskega upravljanja z dokumenti - (avtomatiziran registracijski obrazec).

Omeniti velja, da je trenutno priporočljiva prav avtomatizirana registracija dokumentov, saj ima številne prednosti pred obrazci za registracijo revij in kartic. Tukaj je nekaj teh prednosti:

• hitro iskanje dokumentov po katerem koli rekvizitu ali rekvizitu;
• avtomatsko generiranje poročil, povzetkov, vodenje referenčnega in analitičnega dela na dokumentih;
• avtomatski nadzor za izvajanje naročil (dokumentov);
• možnost hkratne registracije dokumentov na več delovnih mestih in drugo.

Poleg tega je avtomatizirana registracija dokumentov možna brez uvedbe specializirane programske opreme v podjetju.

V večini majhnih podjetij se izvaja s programom MS Excel z izpolnjevanjem navadne tabele.

Med registracijo se dokument dodeli registrska številka in datum dokumenta. Datum naročila in naročila mora biti datum podpisa, iz česar je mogoče sklepati, da morajo biti naročila in naročila registrirana na dan njihovega podpisa.

Registracija dokumentov se izvaja v skupinah, odvisno od imena vrste dokumenta. Poleg tega se ločeno evidentirajo naročila (kot tudi odredbe) o glavni dejavnosti, o kadru ter o upravnih in gospodarskih vprašanjih. To pomeni, da zgoraj omenjene podvrste redov in redov ne bodo imele skupnega, temveč ločeno oštevilčenje.

Zdaj bomo podali zahteve za registracijo registrske številke in datum dokumenta, ki je zapisan v GOST R 6.30-2003.

Odlomek dokumenta

Odlomek dokumenta

Običajno se digitalna metoda uporablja za formalizacijo datuma naročila in navodil, na primer 05.02.2007.

Prinašanje naloga ali navodil izvršiteljem

Prinašanje administrativnega dokumenta izvajalcem je replikacija dokumenta, njegova distribucija (čim prej) ali prenos izvajalcem.

Pri "tradicionalni" organizaciji pisarniškega dela se najpogosteje izdelajo kopije naročil in naročil, redkeje se izdelajo izvlečki, ki se nato pošljejo izvajalcem ali zaposlenim v organizaciji v skladu z poštnim seznamom (sestavi se tudi in podpisan s strani izvajalca).

Če se pri delu z dokumenti uporablja pisarniška avtomatizacija in sistem elektronskega upravljanja dokumentov, potem v večini primerov (ko se delavcu ni treba seznaniti z dokumentom proti podpisu, kar je pomembno, na primer pri sestavljanju nekaterih upravnih dokumentov o kadru), se evidentirani dokument pošlje zaposlenim z uporabo uporabljenih sistemov. Ta pristop omogoča naslovnikom čim hitrejši prejem dokumenta ter prihranek materialnih in časovnih sredstev, ki se porabijo s »tradicionalnim« pristopom za kopiranje dokumentov in prenos kopij.

Omeniti velja, da je večina administrativnih dokumentov, preden jih posreduje izvajalcem, pod nadzorom storitveni vrtec... Je pa nadzor nad izvedbo že ločena velika tema, ki smo ji lani namenili dovolj pozornosti. , .

Nadaljevanje teme - v članku V.P. Kozyreva "Razvoj osnutkov upravnih dokumentov: interakcija izvršnega uradnika in specialista za pisarniško delo."

Ko izkušen specialist deli svoje najboljše prakse, je vedno zanimivo. In še posebej, ko gre za vzpostavitev konstruktivne interakcije s kolegi iz drugih oddelkov. Naučili se boste, kako pripraviti osnutek upravnega dokumenta v skladu s pravili pisarniškega dela in vsemi zapletenostmi ruskega jezika. GOST R 6.30-2003 določa le najosnovnejše zahteve za izvedbo upravnih dokumentov. Avtor pripoveduje, kako so bili dodelani (razširjeni) in implementirani v medregionalnem telekomunikacijskem podjetju. Posebni primeri besed za različne situacije in razpoložljivost vzorcev oblikovanja je izdelek zelo priročen zanj praktična uporaba pri vašem delu. Članek je bil objavljen v julijski številki revije

13 Zaporedne številke se dodeljujejo tekom koledarskega leta, t.j. najprej naslednje leto zaporedne številke se bodo znova začele od ena.

14 Oglejte si članek O.V. Ryskov "Nadzor nad izvajanjem naročil: zahteve predpisov zveznih organov izvršilna oblast" na strani 24 revije št. 1'2006.

15 Glej članke E.M. Kameneva o načinih nadzora nad izvrševanjem naročil na strani 72 revije št. 9 ’2006 in na strani 76 revije št. 10’ 2006.

ZVEZNA AGENCIJA ZA KOMUNIKACIJE

Zvezna državna izobraževalna organizacija, ki jo financira država višja strokovna izobrazba

St. Petersburg Državna univerza telekomunikacije jih. prof. -Bruevich"

NAROČI

"___" 2013 št. ___________

Saint Petersburg

O izboljšanju vrstnega reda pretoka dokumentov

Za izboljšanje urejenosti dokumentnega toka univerze in krepitev izvajalske discipline veljajo naslednja pravila:

2. potrdi seznam funkcionarjev, odgovornih za notranji elektronski dokumentni tok po oddelkih (CFD) univerze, ter elektronske naslove, ki jih pododdelki uporabljajo za prejemanje (pošiljanje) informacij v okviru internega dokumentnega toka, v skladu z Dodatkom št. 2 k tej odredbi.

3. V skladu z Dodatkom št. 3 k tej odredbi odobri:

· Seznam uradnikov univerze, odgovornih za zunanji elektronski dokumentotok na področjih delovanja, ter elektronskih naslovov, ki jih Univerza uporablja za prejemanje (pošiljanje) informacij za namene zunanjega dokumentotoka;

Seznam uradnikov univerze, odgovornih za pravočasnost priprav in kakovost elektronski dokumenti po področjih dejavnosti usmerjenih na naslov zunanjih uporabnikov.

4. Odobriti čas obdelave elektronskega dokumenta s strani oddelkov - prejemnikov največ 1 delovni dan od dneva njegove distribucije.

5. Prorektor za informatizacijo do 01.03.2013 zagotovi:

Umestitev predloge elektronskega poštnega seznama za administrativne in normativni dokumenti univerza na papirju;

· Sezname e-poštnih naslovov, odobrenih s to odredbo, za izboljšanje elektronskega upravljanja z dokumenti;

· Izdaja ključev za dostop do novoustvarjenih poštnih predalov uradnim osebam, pristojnim za upravljanje z elektronskimi dokumenti;

6. Vodja administrativno-kadrovske službe zagotovi, da se seznami uradnikov, pristojnih za elektronsko dokumentno upravljanje, posodabljajo najmanj enkrat mesečno.

7. Prorektorji, vodje strukturnih oddelkov od 01. 03. 2013 skrbijo za spoštovanje postopka pošiljanja in obdelave dokumentov v skladu s tem ukazom.

8. Pridržujem si nadzor nad izvedbo naročila.

Rektor profesor

Osnutek odredbe uvaja:

prorektor za gospodarstvo in razvoj

DOGOVOREN:

Prorektor za informatizacijo

Prorektor za varnost

Vodja administrativno-kadrovske službe

V posebnem naročilu za zagon sistema v poskusno delovanje mora biti navedeno:

• Pogoji poskusnega delovanja;
• Seznam oddelkov (delovnih mest);
• Čas njihovega opremljanja s programsko in strojno opremo;
• Odgovoren za vodenje poskusnega delovanja v oddelkih.

Ista odredba lahko vsebuje navodila o odobritvi začasnih predpisov (pravilnikov, postopkov) za delo z EDMS. Po poskusnem obratovanju je treba pripraviti seznam predlogov oziroma priporočil za prehod na EDMS, ki se praviloma, če so predloge pripravili zaposleni v naročnikovi organizaciji, sestavijo v obliki internega servisni dokument. Ta dokument vsebuje informacije o težavah, ki so se pojavile med poskusnim delovanjem, kot tudi predloge za prilagoditev sistema.

Regulatorna podpora procesu izvajanja SRS

Učinkovitost implementacije sistema elektronskega upravljanja z dokumenti je seveda posledica tako stroškov kot obsega obdelanih dokumentov ter posebnosti dejavnosti podjetja.

Pomembno

Izračuni kažejo, da se na splošno uvedba sistema elektronskega upravljanja z dokumenti povrne v letu ali dveh.

Faze implementacije sistema elektronskega upravljanja z dokumenti Prej ali slej vsak vodja spozna potrebo po avtomatizaciji sistema za upravljanje dokumentov v podjetju, katerega cilj je optimizacija njegovih proizvodnih in organizacijskih dejavnosti.

Vzorec naloga za odobritev toka dokumentov

Po izbiri programskega produkta in izvajalca je potrebno izdelati upravni dokument, ki bo opredelil:

• Vodja izvedbene skupine s strani naročnika;
• Sestavljen delovna skupina;
• Naloge za pripravo urnika dela, privabljanje drugih strokovnjakov, ki sodelujejo pri izvajanju EDMS (priprava tehnične opreme, informacij in programske opreme itd.).

Primer odredbe o oblikovanju delovne skupine V prihodnje bo treba izdati odredbo o potrditvi terminskega plana za izvedbo EDMS.

Ob upoštevanju tega načrta potekajo vse nadaljnje faze izvajanja.

Primer naloga za potrditev urnika 3. Potrditev seznama uporabnikov in določitev skrbnika sistema.

Uvedba sistema elektronskega upravljanja z dokumenti

Predprojektna anketa, izbor programskega produkta.
Upravni dokument (praviloma je to odredba), ki ga izda vodstvo v prvi fazi izvajanja, vsebuje utemeljitev potrebe po uvedbi EDMS, besedilo pa navaja Odgovorna oseba ali več oseb, ki morajo:

• Določite, s kakšnimi silami bo sistem implementiran (sami ali s sodelovanjem izvajalca del);
• Določite generalnega izvajalca del;
• Določite približen obseg izvedbe in načrtovani proračun.

Rezultat dela po zgornjem vrstnem redu je največkrat obojestransko izdelan komercialni predlog.
2. Oblikovanje delovne skupine in potrditev urnika dela.

• nadzor poti in obdelave posameznega dokumenta, vključno s spoštovanjem rokov za njihovo izvedbo in odobritev;
• izboljšanje delovne discipline in zmanjšanje tveganja izgube dokumentov in nepooblaščenega dostopa do zaupnih informacij;
• možnost hitrega iskanja katerega koli dokumenta ali paketa dokumentov v skladu z zahtevami, ki jih ustvarijo izvršitelji;
• zmanjšanje časa prehoda krmilnih signalov tako navpično kot vodoravno;
• povečanje produktivnosti zaposlenih in učinkovitosti celotne organizacije kot celote.

Naštete naloge določajo tudi prednosti uvedbe sistema elektronskega upravljanja z dokumenti, zlasti v tistih podjetjih, kjer se letni dokumentni tok izračunava v tisočih obračunskih enotah, arhiv pa v več deset tisočih.

Odgovoren za oblikovanje in podpisovanje elektronskih dokumentov za imenovanje [položaj, F.

IN O.]. 7. Naročilo se sporoči vsem strukturnim oddelkom organizacije.

8. Nadzor nad izvršitvijo naročila dodelim [položaj, F.

IN O.]. [položaj, podpis, začetnice, priimek] Seznanjen z naročilom: [položaj, podpis, začetnice, priimek] Trenutna različica dokumenta, ki vas zanima, je na voljo samo v komercialni različici sistema GARANT.

Dokument lahko kupite za 54 rubljev ali dobite popoln dostop v sistem GARANT brezplačno 3 dni.

Kupite dokument Pridobite dostop do sistema GARANT Če ste uporabnik internetne različice sistema GARANT, lahko ta dokument odprete takoj ali zahtevate Hotline v sistemu.

5. marec 2018 Prijava Registracija © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018. Sistem GARANT se proizvaja od leta 1990.

Odredba o izvedbi vzorca sed

• Kupite sistem GARANT
• Pridobite demo dostop
• Ugotovite stroške
• Informacijska banka
• Komplet za prevzem

Naročilo za implementacijo sistema elektronskega upravljanja dokumentov [datum, mesec, leto] N [vrednost] Za [izpolnitev zahtevanega] naročam: 1.

Od [datum, mesec, leto] v [ime pravne osebe] uvesti sistem za elektronsko upravljanje dokumentov [ime].

Položaj, polno ime] do [datum, mesec, leto] za razvoj in odobritev postopka za elektronsko upravljanje dokumentov.

Pozor

Imenovati [položaj, F.

IN O.]. 4. [Delo, polno ime] organizira elektronski arhiv prejetih in poslanih dokumentov. 5. [

Položaj, polno ime] vključiti v računovodsko usmeritev [ime pravne osebe] pravila za ustvarjanje, prejemanje in shranjevanje elektronskih dokumentov.

Skupina mora opredeliti potrebe vodstva višjih vodstvenih delavcev in uporabniške potrebe vodilnih.

To bo pomagalo oblikovati osnovne zahteve za sistem in jih določiti v obliki tehničnih specifikacij. Na drugi stopnji se ob upoštevanju razvitih zahtev izbira elektronski sistem potek dela, ki bo optimalen tako z vidika funkcionalnosti kot stroškov. Če so naloge, ki jih rešuje sistem upravljanja z dokumenti podjetja, dovolj specifične, se lahko elektronski sistem razvije na ključ, nato pa bodo člani delovne skupine tisti, ki bodo najtesneje komunicirali z razvijalci in jim oblikovali specifične naloge. V tretji fazi uvajanja sistema elektronskega dokumentnega vodenja bo nameščen in po potrebi posodobitev voznega parka tehnične opreme, posodobitev zastarele opreme in nabava nove opreme.

Danes elektronsko upravljanje dokumentov pogumno vdre v naše življenje, danes skoraj vsa podjetja uporabljajo elektronske dokumente, uporabljajo po elektronski pošti, elektronske prijave, še posebej, ker so za obdavčitev DDV obvezne prijave določene z zakonom. Nekdo je šel naprej in uporablja elektronske sisteme za upravljanje dokumentov v vsakdanjem življenju in prevedel vsa poročanja in izvorni dokumenti v elektronski obliki.

Koncept elektronskega upravljanja dokumentov in prednosti elektronskega upravljanja dokumentov

Elektronsko upravljanje dokumentov je način dela z dokumenti. Značilnosti upravljanja elektronskih dokumentov so, da so elektronski dokumenti podpisani z elektronskim digitalnim podpisom. Tak dokument, podpisan z EDS, je po vrednosti enak papirnatemu dokumentu.

Elektronsko upravljanje dokumentov ima svoje prednosti in slabosti.

mizo
Prednosti in slabosti elektronskega upravljanja dokumentov

Prednosti elektronskega upravljanja dokumentov	Slabosti elektronskega upravljanja dokumentov
Sposobnost hitrega iskanja dokumentov; Prisotnost centralizirane strukture pretoka dokumentov; Sistematizirano shranjevanje dokumentov v elektronskem arhivu; Enostavnost registracije in odobritve dokumentov; Možnost podpisovanja in pošiljanja dokumentov po elektronskih komunikacijskih kanalih, kar prihrani čas; Možnost sestave podobnih dokumentov; Izvajanje elektronske revizije	Potreba po nakupu elektronskih digitalni podpis; Nemožnost uporabe, če nasprotna stranka ne uporablja elektronskega upravljanja z dokumenti; Dodatni stroški za elektronsko upravljanje dokumentov; Pomanjkanje enotnih formatov toka dokumentov; Nezaupanje nekaterih uporabnikov do elektronskih dokumentov

Hkrati se vse bolj razvija elektronski dokumentni obtok. In za to obstajajo predpogoji.

Prvič, elektronsko upravljanje dokumentov je predvideno v davčni zakonodaji. Na primer, pri oddaji poročil o zavarovalnih premijah ali dohodnini ga je treba predložiti na v elektronski oblikiče ima podjetje več kot 25 zaposlenih. Za oddajo poročil v elektronski obliki je potrebno predložiti izjavo v elektronski obliki. Poleg tega bo treba v letu 2017 podati pojasnila, če bo poročanje v elektronski obliki, tudi v obliki elektronskega dokumenta.

Drugič, elektronsko upravljanje dokumentov je sprejeto v računovodstvu. V skladu z zakonom št. 402-FZ "O računovodstvu" je primarni računovodski dokument sestavljen na papirju in (ali) v obliki podpisanega elektronskega dokumenta. elektronski podpis.
Tretjič, v letu 2017 bo elektronsko dokumentno upravljanje dobilo še večji razvoj v sodnih postopkih. Tako so mnogi vajeni, da so sodne odločbe objavljene v elektronski obliki na internetu. V skladu s členom 4 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije je mogoče tožbo, izjavo, pritožbo, predstavitev in druge dokumente pri sodišču vložiti na papirju ali v elektronski obliki, tudi v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronski podpis na način določene z zakonom Ruska federacija z izpolnitvijo obrazca, objavljenega na uradni spletni strani sodišča v informacijskem in telekomunikacijskem omrežju "Internet". Podobne določbe so bile vzpostavljene v delu pravdnega postopka.

četrti, elektronska tehnologija so postali del našega življenja v smislu uporabe elektronskega upravljanja dokumentov v razpisni dokumentaciji, izvajanja elektronskih dražb. Glede na članek Zvezni zakon z dne 04.05.2013 št. 44-FZ (s spremembo 3.7.2016) "O pogodbenem sistemu na področju javnih naročil blaga, gradenj, storitev za zagotavljanje državnih in občinske potrebe»Pod dražbo v elektronski obliki (elektronska dražba) se razume kot dražba, v kateri naročnik informacije o naročilu posreduje neomejenemu številu oseb z oddajo v eno informacijski sistem obvestila o takšni dražbi in dokumentacije o njej, so za udeležence javnega naročila naložene enotne zahteve in Dodatne zahteve, je izvajanje takšne dražbe predvideno na elektronska platforma njen operater.

Peti razlog je povezan z dejstvom, da danes veliko podjetij deluje v različnih regijah, z različnimi mesti, zato organizira učinkovito poslovanje treba je pospešiti potek dela in poenostaviti odnos med strankama. V zvezi s tem intuitivno mnoga podjetja uvajajo elektronsko upravljanje dokumentov.

Kako vstopiti v elektronsko upravljanje dokumentov?

Prvi korak je sprejeti načelna odločitev o uvedbi elektronskega upravljanja z dokumenti. Takšna odločitev je formalizirana z naročilom za podjetje. Nekatera podjetja razvijajo posebne lokalne akte, ki urejajo potek dela in potrjevanje dokumentov v podjetju, med njimi so potrditev dokumentov med oddelki, dajanje pod nadzor, podpisovanje s strani vodstva in hramba arhivskih dokumentov.

Na drugi stopnji morate izbrati, kateri podpis bo podjetje uporabilo pri obdelavi dokumentov.

Preprost elektronski podpis je elektronski podpis, ki z uporabo kod, gesel ali drugih sredstev potrjuje dejstvo, da je določena oseba oblikovala elektronski podpis.

Nekvalificiran elektronski podpis je elektronski podpis, ki:

1. pridobljeni kot rezultat kriptografske transformacije informacij z uporabo ključa za elektronski podpis;
2. omogoča identifikacijo osebe, ki je podpisala elektronski dokument;
3. omogoča zaznavanje dejstva spremembe elektronskega dokumenta po trenutku njegovega podpisa;
4. ustvarjeno z uporabo elektronskega podpisa.

Kvalificiran elektronski podpis je elektronski podpis, ki izpolnjuje vse značilnosti nekvalificiranega elektronskega podpisa in naslednje dodatne lastnosti:

1. ključ za preverjanje elektronskega podpisa je naveden v kvalificiranem potrdilu;
2. za ustvarjanje in preverjanje elektronskega podpisa se uporabljajo sredstva elektronskega podpisa, ki imajo potrditev skladnosti z zahtevami (člen 5 zveznega zakona z dne 06. 4. 2011 št. 63-FZ (s spremembo 30. 12. 2015) "O elektronskem podpisu. "Vendar pa so v mnogih primerih potrebni dokumenti za varnostne namene, ker gre za izboljšan kvalificiran podpis.

Tretja faza bo izbira posebnega certifikacijskega centra. Če želite izbrati podjetje, specializirano za elektronsko upravljanje dokumentov, je pomembno oceniti udobje dela z določenim podjetjem. Pomembno je ugotoviti stroške opravljenih storitev, možnosti dodatnih funkcij, pa tudi storitev za elektronsko upravljanje dokumentov, pomembno je tudi ugotoviti, kakšno odgovornost nosi podjetje certifikacijski center v primeru tehničnih okvar in težav v dokumentu. upravljanje.

Na četrti stopnji je potrebno predložiti dokumente za sklenitev sporazuma.

Peta faza je sklenitev pogodbe s certifikacijskim centrom. V skladu s členom 2 Zveznega zakona z dne 06.04.2011 št. 63-FZ (s spremembo 30.12.2015) "O elektronskem podpisu" certifikacijski center - entiteta, samostojni podjetnik posameznik oz vladna agencija ali organ lokalne samouprave, ki opravlja naloge oblikovanja in izdajanja potrdil o ključih za preverjanje elektronskih podpisov ter druge funkcije.

Šesta faza je uvedba elektronskega upravljanja dokumentov v podjetju, organizacija specifične izmenjave elektronskih dokumentov. Računi se sestavijo v elektronski obliki po medsebojnem dogovoru strank v poslu in če imajo združljiva tehnična sredstva in zmožnosti za sprejemanje in obdelavo teh računov v skladu z odobreno obliko.

Kaj mora vsebovati pogodba s certifikacijskim centrom?

Pri sklepanju pogodbe s certifikacijskim centrom morate biti pozorni na pravni status certifikacijski center. Akreditacija certifikacijskega centra se izvaja zlasti pod pogojem, da izpolnjuje zahteve za razpoložljivost finančnega zavarovanja za odgovornost za škodo, povzročeno tretjim osebam zaradi njihovega zaupanja v informacije, navedene v potrdilu o preverjanju elektronskega podpisa. ključ, ki ga je izdal tak certifikacijski center, ali informacije iz registra potrdil, ki jih vodi tak certifikacijski center, v višini najmanj 1,5 milijona rubljev.

Pri sklepanju pogodbe s certifikacijskim centrom je pomembno biti pozoren na predmet pogodbe. V skladu s členom 432 Civilnega zakonika Ruske federacije so ti pogoji obvezni za pogodbe te vrste. Šteje se, da je pogodba sklenjena, če sta se stranki v ustrezni obliki v ustreznih primerih dogovorili o vseh bistvenih pogojih pogodbe. To pomeni, da je pomembno, da čim bolj jasno navedete predmet sporazuma.

Predmet pogodbe izhaja iz zakona "O elektronskem podpisu".

Center za preverjanje:

1. izdeluje potrdila ključev za preverjanje elektronskih podpisov in jih izdaja;
2. določa rok veljavnosti potrdil o ključih za preverjanje elektronskih podpisov;
3. prekliče potrdila o ključih za preverjanje elektronskih podpisov, ki jih je izdal ta overitelj;
4. izdaja orodja za elektronski podpis na zahtevo vlagatelja;
5. vodi register potrdil o ključih za preverjanje elektronskih podpisov, ki jih je izdal in preklical ta overiteljski center;
6. določa postopek vodenja registra potrdil;
7. generira ključe za elektronski podpis in ključe za preverjanje elektronskega podpisa na zahtevo prosilcev;
8. preverja edinstvenost ključev za preverjanje elektronskih podpisov v registru potrdil;
9. preverja elektronske podpise na zahtevo udeležencev v elektronski interakciji;
10. opravlja druge dejavnosti v zvezi z uporabo elektronskega podpisa.

Odgovornost certifikacijskega centra nastopi v naslednjih primerih:

1. neizpolnjevanje ali neustrezno izpolnjevanje obveznosti iz pogodbe o opravljanju storitev s strani certifikacijskega centra;
2. neizpolnjevanje ali nepravilno izpolnjevanje dolžnosti (člen 3 13. člena Zveznega zakona z dne 06. 4. 2011 št. 63-FZ (s spremembami 30. 12. 2015) "O elektronskem podpisu").

Kot dodatni pogoji pogodba s certifikacijskim centrom lahko zagotovi zavarovanje.

Kako organizirati elektronski dokumentni tok znotraj podjetja?

V podjetju naj bo elektronsko upravljanje z dokumenti organizirano kot po maslu. Konec koncev je pomembno, da elektronsko upravljanje dokumentov vključuje skeniranje dokumentov, podpisovanje z elektronskim digitalnim podpisom. In to pomeni, da je potreben specialist, ki je odgovoren za elektronske skenirane kopije, in posebno programsko opremo ki vam omogoča podpisovanje dokumentov.

Sestavljanje, izvedba in odobritev osnutkov elektronskih dokumentov se izvaja v skladu z splošna pravila pisarniško delo, vzpostavljeno v zvezi s podobnimi dokumenti na papirju. Elektronski dokument mora imeti vse potrebne pogoje za podoben dokument na papirju, razen odtisa pečata, saj pečat ni obvezen rekvizit. Znotraj podjetja se lahko uporabljajo metode potrjevanja dejanj z elektronskimi dokumenti, pri katerih se elektronski digitalni podpis ne uporablja. Na primer, brez elektronskega digitalnega podpisa je mogoče dokumente predložiti v nadzor.

Če želite organizirati potek dela s svojimi nasprotnimi strankami, morate v pogodbo z nasprotno stranko vključiti ustrezne določbe.

Dokumenti so izdelani in podpisani elektronsko. Uporabljena sredstva elektronskega digitalnega podpisa morajo biti potrjena po ustaljenem postopku.

Najlažji način je organizirati elektronski tok dokumentov z organi, na primer z davčno službo. za to morate pridobiti tudi elektronski podpis in skleniti pogodbo s certifikacijskim centrom. Najpogosteje zavezanci davčnemu organu oddajo izjave, pojasnila, račune. kot " povratne informacije"Dokumente oblikujejo davčni organi v skladu z odredbo Zvezne davčne službe Rusije z dne 15. aprila 2015 št. ММВ-7-2 / 149 @" O odobritvi Postopka za pošiljanje dokumentov, ki jih davčni organi uporabljajo v izvrševanje svojih pooblastil v razmerjih, ki jih ureja zakonodaja o davkih in taksah, v elektronski obliki po telekomunikacijskih kanalih in o priznanju neveljavnosti nekaterih določb Zvezne davčna služba z dne 17.02.2011 št. ММВ-7-2 / 169 @ ".

Ti dokumenti vključujejo:

1. zahteve za razjasnitev;
2. obvestila nadzorovanih tujih družb;
3. obvestilo o pozivu zavezanca (davčni zavezanec, davčni zastopnik);
4. davčno obvestilo;
5. odločbe o ustavitvi transakcij na računih davčnega zavezanca (plačnik pristojbine, davčni zastopnik) v banki in nakazila njegovega elektronskega denarja;
6. odločitve o preklicu začasne zaustavitve transakcij na računih davčnega zavezanca (plačnik pristojbine, davčni zastopnik) v banki in nakazila njegovega elektronskega denarja;
7. odločbe o izvedbi davčnega nadzora na kraju samem;
8. drugi dokumenti.

Če torej govorimo o notranjih korporativnih elektronskih dokumentih, bo njihov kroženje urejeno z internimi lokalnimi akti, če govorimo o razmerjih z izvajalci, potem takšna razmerja urejajo stranke, in če je tok dokumentov organiziran z organi, potem bodo organi ravnali v skladu s postopkom elektronskega poteka dela, sprejetim za posamezno podjetje.

Kako organizirati shranjevanje elektronskih dokumentov?

Glavni ureditev urejajo hrambo elektronskih dokumentov Pravila za organizacijo hrambe, pridobivanja, obračunavanja in uporabe dokumentov iz arhivskega fonda Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov pri organih. državna oblast, lokalne oblasti in organizacije (odobrene z Odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije št. 526 z dne 31. marca 2015, v nadaljnjem besedilu Pravila). Ta dokument določa pravila za prvič shranjevanje elektronskih dokumentov.

Kako morate shraniti dokumente?

Prvič, je treba pripraviti seznam primerov za določeno organizacijo. Nomenklatura primerov se bo razlikovala glede na podjetje in področje dejavnosti.

Nomenklatura zadev se uporablja za združevanje izvršenih dokumentov v zadeve, sistematizacijo in evidentiranje zadev, določanje pogojev njihove hrambe in iskanje dokumentov. Nomenklatura zadev je osnova za sestavljanje popisov zadev trajne in začasne (več kot 10 let) hrambe ter za obračunavanje primerov začasne (do vključno 10 let) hrambe.

Drugič, je treba oblikovati primere. za to je treba opraviti pregled vrednosti dokumentov, ki bodo shranjeni v elektronski obliki. Spomnimo se, da obstaja normativni izrazi shranjevanje posameznih dokumentov. Računovodski dokumenti se na primer hranijo 5 let, medtem ko se davčni dokumenti hranijo 4 leta.

Tretjič, je treba preveriti, ali so podatki v nomenklaturi primerov shranjeni elektronsko. Na primer "Razporedi in udeležba. Elektronski dokumenti".

četrti, morate arhivirati dokumente.

Preden lahko shranite elektronsko datoteko, morate:
- razkladanje iz elektronskega sistema (če je dokument ustvarjen v katerem koli posebnem programskem izdelku);
- zaščititi pred možne spremembe s shranjevanjem v primerni obliki;
- zapisujte na pomnilni medij.

Splošno sprejeta oblika za shranjevanje in arhiviranje elektronskih dokumentov je PDF / A. Treba ga je razlikovati od običajnega PDF-ja, z vsako posodobitvijo katerega so nove možnosti za delo z datotekami. PDF/A je za nekaj drugega: je format za dolgotrajno arhivsko shranjevanje elektronskih dokumentov.

Peti korak je sestavljanje zalog. Popis vključuje vse elektronske datoteke, ki so nastale v zvezi z elektronskimi dokumenti. Vendar je namesto števila listov, ki je navedeno pri oblikovanju zadev na papirju, naveden obseg elektronskih dokumentov.

Oblika inventarja je lahko videti tako:

Ime položaja glave strukturna enota
	Podpis	Dešifriranje
Datum podpisa
DOGOVOREN Naziv delovnega mesta vodja predšolske vzgojne ustanove
	Podpis	Dešifriranje
Datum podpisa
Upravitelj arhiva (oseba, odgovorna za arhiv)
	Podpis	Dešifriranje
Datum podpisa

Na splošno je veliko bolj priročno shranjevati dokumente v elektronski obliki, saj pri iskanju dokumentov v prihodnosti ni treba iskati po celotni sobi papirnih dokumentov. Prav tako je lažje predložiti dokumente elektronsko na zahtevo davka, Pokojninski sklad, kot tudi drugi preveritelji.

V nekaterih primerih je potrebno uničiti dokumente. Na primer, dolgo časa so bili shranjeni pisarniški zapiski, je rok skladiščenja potekel in jih je treba uničiti. V tem primeru se opravi pregled vrednosti dokumentov. Tak pregled lahko opravi posebna komisija. Na podlagi rezultatov pregleda se sestavi akt o dodelitvi dokumentov za uničenje. Obliko takega akta podjetje razvije samostojno. In na podlagi akta se diski ali drugi mediji preprosto uničijo.

Za zaključek je treba poudariti, da seveda prihodnost pripada elektronskim dokumentom. Pomembno pa je, da pravilno organiziramo elektronski dokumentni tok. Številna podjetja se soočajo s težavami nepravilne organizacije toka dokumentov, ko je samo eno povezano z elektronskim dokumentotokom. delovno mesto na oddelku ali celo oddelku, ko je več kot polovica dokumentov še v papirni obliki. Zato je treba vsa vprašanja v zvezi z elektronskim upravljanjem dokumentov reševati "na bregu" v fazi implementacije sistema.

ODDELEK ZVEZNE NADZORNE SLUŽBE

NA PODROČJU VARSTVA PRAVIC POTROŠNIKOV IN ČLOVEKOVEGA BROGA

V REPUBLIKI KALMIKIJI

FBUZ "CENTER ZA HIGIENE IN EPIDEMIOLOGIJO V REPUBLICI KALMIKIJA"

NAROČI

od 23.12.2011
št. 208-p / 298-pr
Elista

O elektronskem upravljanju dokumentov.

Za izvajanje odredbe Zvezne službe za nadzor varstva pravic potrošnikov in dobrega počutja ljudi z dne 22. decembra 2011 št. 923 "O postopku za izmenjavo dokumentov, ustvarjenih v elektronski obliki"

NAROČAM:

1. Vodje oddelkov in teritorialnih oddelkov (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B.Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dževakov E.O., Ubushiev A. B., Kharinov VG., Teldzhinov .i., Teldzhinov . FBUZ "Center za higieno in epidemiologijo v Republiki Kalmikiji" (Darbakova TA, Mikhalyaeva LB) glavnim zdravnikom podružnic FBUZ (Boychenko EL, Lidzheev AA-S., Nasunova NN, Mankirov MA, Ubushieva NA , Ubushaeva GS, Tserenov Sh.B.) Sprejeti v izvršitev ukaz Zvezne službe za nadzor varstva pravic potrošnikov in blaginje ljudi z dne 22.12.2011 št. 923 "O postopku za izmenjavo dokumentov, ustvarjenih v elektronski obliki."

2. Pretok dokumentov med Uradom Rospotrebnadzorja v Republiki Kalmikiji, FBUZ "Center za higieno in epidemiologijo v Republiki Kalmikiji" in osrednjim uradom Zvezne službe za nadzor varstva pravic potrošnikov in blaginje ljudi, se izvaja izključno v obliki elektronskih dokumentov, podpisanih z elektronskim podpisom pooblaščene osebe, razen dokumentov, navedenih na seznamu (Priloga 1).

3. Odpošiljanje dokumentov v papirni obliki je treba preklicati.

4. Dokumente, navedene na seznamu (Dodatek 1), je treba predložiti Rospotrebnadzorju samo na papirju.

5. Priprava in odobritev (odobritev) organizacijskih in upravnih dokumentov v oddelkih in teritorialnih oddelkih Uprave Rospotrebnadzor za Republiko Kalmikijo, FBUZ "Center za higieno in epidemiologijo v Republiki Kalmikija" se izvaja v obliki elektronske dokumenti.

6. Nadzor nad izvajanjem te odredbe se zaupa namestnici vodje oddelka za nadzor varstva pravic potrošnikov in dobrega počutja v Republiki Kalmikiji D.N.Sandzhieva

Vodja Yashkulov K.B.

glavni zdravnik FBUZ "TsGiE" za RK Dzhambinov S.D.

Dodatek 1 k naročilu

z dne "___" _______ 2011 št. ____

Pomaknite se

dokumenti, predloženi na Zvezna služba o nadzoru na področju varstva potrošnikov in dobrega počutja ljudi na papirju

1. Osnutek odločb o nezaželenem bivanju (prebivanju) tujega državljana in (ali) osebe brez državljanstva na ozemlju Ruske federacije.
2. Načrti finančno-gospodarskih dejavnosti podrejenih institucij.
3. Proračunske ocene in ocene prihodkov in odhodkov teritorialnih organov in državnih institucij.
4. Dogovori o postopku in pogojih za zagotavljanje subvencij za finančna varnost izpolnjevanje državne naloge zagotoviti javne storitve(izvedba dela).
5. Akti inšpekcijskih pregledov finančnih in gospodarskih dejavnosti teritorialnih organov in podrejenih institucij.
6. letni finančne izjave.
7. Dokumenti z žigom iz iverne plošče.
8. Zakoni o odpisu osnovnih sredstev (v obliki, odobreni z odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 21. januarja 2003 št. 7).
9. Zakoni o odpisu vozil (v skladu z obrazcem OS-4a, odobrenim z odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 21. januarja 2003 št. 7).
10. Potrdila o prenosu in prevzemu nepremičnin (obrazec OS-1a).
11. Programi dejavnosti FSUE.
12. Dokumenti za državno obrambno naročilo.
13. Odločitve o pritožbi zoper sodbo v primerih upravni prekrški.
14. Dokumenti o izvršitvi sodbe zasebnega sodišča.