Lucrări de birou și birou

Comanda și ordinea: procedura de emitere la întreprindere

Ekaterina Kameneva
12 noiembrie 2008 16:13

Procedura de emitere a comenzilor și comenzilor constă în etape separate, care se desfășoară într-o anumită secvență. Ar fi greșit să începem articolul cu o considerare directă a acestor etape. Mai întâi trebuie să determinați scopul principal al comenzii și al comenzii, pentru a identifica asemănările și diferențele care există între aceste tipuri de documente.

Ordinea și ordinea: care sunt asemănările și diferențele

De precizat de îndată că ordinul și ordinul se referă la acte administrative emise în condițiile unei singure decizii. În astfel de circumstanțe, puterea asupra tuturor problemelor de management ale întreprinderii în ansamblu aparține șefului acesteia, iar asupra problemelor de management din cadrul unității structurale - șefului nivelului corespunzător.

Ordinele și deciziile conținute în textul unui ordin sau al unui ordin pot fi îndreptate către:

• îmbunătăţire structura organizationala intreprinderi;
• alegerea mijloacelor și metodelor de implementare a activităților principale (sau de producție) ale întreprinderii;
• asigurarea întreprinderii cu resurse financiare, de muncă, materiale, informaționale și alte resurse;
• aprobarea documentelor organizatorice și modificări ale acestora etc.

În același timp, trebuie menționat că instrucțiunile și deciziile cuprinse în ordine sau instrucțiuni sunt obligatorii pentru toți sau anumiți angajați ai întreprinderii.

Și acum vom încerca să identificăm diferențele dintre tipurile de documente pe care le luăm în considerare.

Ordin - acesta este un act juridic emis de conducătorul întreprinderii (unitatea sa structurală), care acționează în baza unității de comandă în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale cu care se confruntă întreprinderea.

1. Initierea emiterii unui ordin sau ordin.
2. Colectarea si analiza informatiilor pentru intocmirea unui proiect de document.
3. Întocmirea unui proiect de ordin sau ordin.
4. Coordonarea proiectului de document.
5. Rafinarea proiectului de ordin sau ordin în funcție de comentariile aprobatorilor.
6. Semnarea unei comenzi sau a unei comenzi.
7. Înregistrarea unei comenzi sau comenzi.
8. Aducerea ordinului sau a comenzii către interpreți.

Etapele de mai sus se desfășoară secvenţial, de la prima etapă la a opta, în plus, a cincea etapă poate lipsi cu totul dacă nu există comentarii cu privire la proiectul de document în etapa de aprobare.

Să luăm în considerare fiecare etapă separat.

Initierea emiterii unui ordin sau ordin

Proiectele de ordine și instrucțiuni pot fi pregătite în următoarele cazuri:

• pe o bază planificată (în conformitate cu un plan sau program elaborat anterior);
• în numele conducerii întreprinderii;
• la iniţiativa liderilor diviziuni structurale sau - întreprinderile din subordine, precum și specialiștii individuali.

Motivul pentru necesitatea emiterii unui ordin sau ordin poate fi menționat într-un memoriu, un certificat de conținut analitic sau informațional, o propunere, o concluzie, un act, o scrisoare oficială. Aceste documente acționează ca decizie de inițiere.

P. 3.11. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Data documentului este întocmită cu cifre arabe în ordinea: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna sunt extrase în două perechi. cifre arabe, separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.

Este permisă formatarea datei într-un mod verbal-numeric, de exemplu 05 iunie 2003, precum și formatarea datei în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2003.06.05.

Exemplul 1

LLC „Novostroyregion-A” primește o scrisoare-mesaj de la dezvoltatorul de software OJSC „Tehnologiile secolului 21” despre lansarea unei noi versiuni a software-ului de contabilitate depozit „Warehouse +”, precum și un CD-ROM cu o actualizare modul și instrucțiuni de actualizare. După ce a primit această scrisoare, șeful Novostroyregion-A LLC emite o rezoluție prin care dă instrucțiuni managerului de depozit A.V. Stepanov. analiza noilor posibilități ale sistemului de automatizare contabilitatea depozituluiși raportați despre necesitatea de a migra la o nouă versiune a programului. Stepanov A.V. întocmește un memoriu adresat Directorului General, în care acesta raportează că trecerea la o nouă versiune a sistemului va permite o organizare mai eficientă a muncii privind contabilitatea mărfurilor și creșterea eficienței muncii personalului. După examinarea acestui raport, manager generalîntocmește o nouă rezoluție prin care dă instrucțiuni să întocmească un proiect de ordin pentru punerea în funcțiune a unei noi versiuni a sistemului de automatizare a contabilității de depozit. Adică, în această situație, actele de inițiere pentru emiterea comenzii au fost o scrisoare de la JSC Technologies of the 21st Century și un memoriu de la directorul de depozit Stepanov A.V. În baza acestor documente, șeful întreprinderii a dat instrucțiuni pentru întocmirea unui proiect de ordin.

Colectarea si analiza informatiilor pentru intocmirea unui proiect de comanda sau comanda

Această etapă presupune, în primul rând, colectarea și analiza informațiilor obiective, suficiente și oportune necesare dezvoltării decizie de management, care se va reflecta ulterior în ordinul sau instrucțiunea emisă.

Sursele de informare pot fi:

• actele legislative şi documente normative;
• documentația curentă a organizației;
• documente primite de la alte organizații;
• documente de arhivă;
• publicații în periodice;
• materiale științifice etc.

Rezultatul colectării și analizei informațiilor este elaborarea unei decizii de management. Merită să acordați atenție faptului că, în procesul de analiză a informațiilor, aceasta este de obicei rezolvată diverse opțiuni deciziilor și după evaluarea lor cuprinzătoare, se selectează una, cea mai acceptabilă.

Continuarea exemplului 1

Întocmirea unui proiect de ordin sau de comandă

Vorbind despre pregătirea proiectului, trebuie menționat că un specialist (sau dezvoltator) pregătește un proiect, nu un document. Proiectul nu are forță juridică, iar pentru ca proiectul de act administrativ să devină ordin sau instrucțiune, acesta trebuie să treacă prin procedura de aprobare și semnare. În plus, după semnare, este necesară înregistrarea documentului.

Un proiect de comandă sau de comandă este întocmit de un specialist sau specialiști ai unităților structurale. Dacă proiectul de document afectează interesele diferitelor departamente, atunci, prin decizie a conducerii întreprinderii, ar trebui creată o comisie temporară sau ar trebui desemnat un grup de lucrători pentru a pregăti proiectul.

Proiectele de ordine și instrucțiuni sunt întocmite în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente” (în continuare - GOST R 6.30-2003).

Asa de, proiectele de ordine și instrucțiunile sunt tipărite pe antet Format A4, de ex. 210 × 297 mm. De obicei, se dezvoltă formulare speciale pentru comenzi și comenzi. Conform GOST R 6.30-2003, acestea sunt numite „forme de tipuri specifice de documente”. Astfel de forme (altele decât litere), în funcție de acte constitutive organizațiile includ următoarele:

• emblema nationala Federația Rusă(sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse sau emblema unei organizații sau marcă(marca de serviciu);
• Numele companiei;
• denumirea tipului de document;
• locul întocmirii sau publicării documentului;
• precum și marcaje restrictive pentru detalii:

Data documentului;

Numărul de înregistrare al documentului.

Mărimea marginilor formelor merită o atenție specială. Deci, în conformitate cu GOST R 6.30-2003, formularul trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

• 20 mm - stânga;
• 10 mm - dreapta;
• 20 mm - sus;
• 20 mm - mai jos.

Marginea din stânga este folosită pentru a lega documentul într-o carcasă. Din aceasta putem concluziona că atunci când se dezvoltă formulare de documente pentru perioade lungi (peste 10 ani) și permanente de stocare (care includ comenzi și instrucțiuni), este mai bine să se stabilească marginea din stânga în intervalul 30-35 mm, și nu 20 mm. .

Tabelul 1. Detalii obligatorii ale comenzii și instrucțiunii

	Numele recuzitei	Momentul înregistrării recuzită
Ediția documentului
	Numele companiei
	numele tipului de document	nu este nevoie să completați, prezentați pe formular
	locul întocmirii sau publicării unui document	nu este nevoie să completați, prezentați pe formular
	data documentului
	numărul de înregistrare a documentului	eliberat după semnarea în momentul înregistrării documentului
	îndreptându-se către text
	textul documentului	întocmit în timpul pregătirii proiectului de document
	aprobarea pentru viză a documentului (poate fi, dacă este necesar, o aprobare de ștampilă a documentului)	sunt întocmite integral în timpul aprobării proiectului de document
	semnătură completă	eliberat la momentul semnării documentului
	în funcție de documentele constitutive, poate fi prezentă emblema de stat a Federației Ruse (sau stema subiectului Federației Ruse, sau emblema organizației sau o marcă comercială)	nu este nevoie să completați, prezentați pe formular
Declaratie de control si executie
	marca de control	eliberat atunci când un document este prezentat spre control
Scoaterea de sub control si trimiterea documentului in cauza
	o notă privind executarea actului și trimiterea acestuia în cauză	se emite la scoaterea de sub control si trimiterea actului in cauza

Acum să trecem la luarea în considerare a caracteristicilor de proiectare ale comenzilor și comenzilor. Sa incepem cu reguli de compunere a textului. El intotdeauna exprimată la persoana întâi singularși constă din două părți:

• afirmând (sau preambul) și
• manageriale.

V parte constatatoare este prezentată rațiunea acțiunilor prescrise. În cazul în care la baza emiterii unui ordin sau ordin a fost un act legislativ sau de reglementare al unei organizații superioare sau un document emis anterior de această organizație, denumirea, data și numărul acestuia sunt indicate în partea constatatoare. În acest caz, pot fi folosite formulări precum „Pe baza”, „În execuție”, „În conformitate cu”. Dacă un ordin sau un ordin este emis pe bază de inițiativă, partea de declarare formulează scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, stabilește faptele sau evenimentele care au determinat emiterea ordinului sau ordinului.

Partea de constatare începe de obicei cu cuvintele „În ordine”, „În legătură”, etc.

Exista cazuri in care partea constatatoare poate lipsi din cauza faptului ca actiunile prescrise nu necesita clarificare sau justificare.

Partea constatatoare în comenzi este separată de partea administrativă prin cuvântul „COMAND:”, iar în comenzi - prin cuvântul „OFER:” sau „OBLIG:”. Aceste cuvinte sunt tipărite pe o nouă linie din câmp cu majuscule.

Partea administrativa ar trebui să conțină o listă de acțiuni prescrise, indicând executantul fiecărei acțiuni și termenele limită de implementare.

Adesea există o împărțire a părții administrative în paragrafe datorită faptului că se presupune că există mai mulți interpreți pentru diverse sarcini cu propriile termene.

Fragment de document

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare: Instrucțiuni pentru implementarea GOST R 6.30-2003. În cazul în care acțiunea implică un anumit interpret, paragraful corespunzător al documentului ar trebui să înceapă cu indicarea funcției și prenumele interpretului (inițialele din text sunt plasate după nume) în cazul dativ. Organizațiile sau subdiviziunile structurale pot fi indicate ca executori. Informațiile despre acțiunea managerială sunt transmise printr-un verb în formă nedefinită și un adaos cu desemnarea obiectului acțiunii. De exemplu: 1. Şeful Departamentului Operaţiuni Internaţionale A.D. Kotov întocmește un proiect de „Instrucțiuni privind organizarea muncii pe...”. 2. Şeful Departamentului Juridic S.G. Melnikov furnizează Departamentului Operațiuni Internaționale actele juridice de reglementare și documentele metodologice necesare. O indicare a termenului de scadență este dată pe un rând separat și se întocmește ca dată de finalizare a executării. De exemplu: 3. Termenul limită de depunere este 15.07.2003. În ultimul paragraf al părții administrative sunt indicate persoanele specifice cărora li se încredințează controlul asupra executării actului administrativ. De exemplu: Controlul asupra executării ordinului va fi încredințat vicepreședintelui Consiliului de administrație al băncii Sidorov K.M.

Fragment de document

Instrucțiuni standard privind munca de birou în organele executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536. Dacă ordinul modifică sau anulează oricare dintre prevederile sale, atunci unul dintre paragrafele părții administrative a textului trebuie să conțină o trimitere la documentul anulat (paragraful documentului) indicând data, numărul și antetul acestuia. Textul paragrafului ar trebui să înceapă cu cuvintele „Recunoaștere - invalidat...”. Comanda nu trebuie să includă elementul „Ordin de a aduce la cunoștință...”. Subdiviziunile (funcționarii) cărora le este adusă la cunoștință comanda sunt trecute în indexul de distribuție, pe care antreprenorul îl întocmește odată cu proiectul de comandă.

Trebuie tipărit textul oricărui document organizatoric și administrativ întocmit pe hârtie A4 printr-o spațiere între linii și jumătate.

O comandă sau o instrucțiune poate avea aplicații diferite: reglementări, reglementări, liste, liste, grafice, tabele, documente eșantioane etc. „Marca prezenței cererii” obligatorie nu este niciodată emisă pe ordine și instrucțiuni datorită faptului că linkul către cerere este dat direct în textul actului administrativ.

Dacă cererea este de natură de referință sau analitică (diagramă, tabel, listă etc.), atunci textul ordinului sau al instrucțiunii conține o referință „conform Anexei 2” sau „(Anexa 2)”. În același timp, cuvântul „Anexă” este scris pe prima pagină a aplicației în colțul din dreapta sus, mai jos este un link către comandă sau instrucțiune. Dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate.

Exemplul 2

antet trebuie să fie întocmite fără greșeală pe toate proiectele de ordine și instrucțiuni și să includă rezumat document.

El ar trebui să răspundă la întrebarea „despre ce (despre cine)?”, de exemplu, „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru munca de birou”, „Cu privire la certificarea angajaților CJSC Svyazinvestcom”, „Cu privire la implementarea conceptului de îmbunătățire. suport de documentare management”.

Totodată, titlul nu trebuie să ocupe mai mult de cinci rânduri cu o lungime totală de până la 150 de caractere, să fie tipărit de la margine (adică fără indentare de paragraf) printr-o singură spațiere între rânduri, fără ghilimele și nesubliniat, începe cu majuscule litera și se încheie fără a folosi punct.

Nu ne vom opri asupra problemelor de înregistrare a detaliilor obligatorii ale formularului unei comenzi sau instrucțiuni, deoarece acest lucru este descris în detaliu în articolul de E.M. Kameneva „Elaborarea formelor documentelor organizatorice și administrative”, publicată în revistele nr. 8’ și nr. 9’2005.

Când se întocmește proiectul de ordin sau de comandă, începe următoarea etapă - aprobarea proiectului de document administrativ. Este indisolubil legată de o altă etapă - finalizarea proiectului conform comentariilor aprobatorilor oficiali. Prin urmare, vom lua în considerare ambele etape simultan.

Coordonarea unui proiect de ordin sau ordin și finalizarea proiectului conform comentariilor funcționarilor coordonatori

Coordonarea proiectului de document presupune:

Asigurarea pregătirii de înaltă calitate a proiectelor de documente și coordonarea acestora cu părțile interesate este încredințată șefilor de departamente care depun proiectul.

Fragment de document

Clauza 2.7.1.2. Instrucțiuni de model privind munca de birou în organele executive federale, aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536.

Fragment de document

Clauza 2.7.1.2. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536. Proiectele de ordine (instrucțiuni) și anexele la acestea se avizează de către executantul și șeful compartimentului care a depus proiectul, șefii secțiilor pentru care proiectul prevede sarcini și instrucțiuni, precum și șeful instituției de învățământ preșcolar. și serviciul juridic (semnează proiecte de acte normative de reglementare). Obiecțiile la proiectul de ordin (instrucțiune) care apar la aprobare sunt stabilite în certificatul care este atașat proiectului. Dacă în timpul procesului de aprobare sunt aduse modificări de natură fundamentală proiectului de ordin, acesta este supus retipăririi și reaprobării. Proiectele de ordine (ordinele) transmise șefului spre semnare sunt avizate de adjuncții șefului în conformitate cu repartizarea atribuțiilor.

Întreprinderea ar trebui să elaboreze o listă de tipuri și subspecii de documente care să indice persoanele ale căror vize sunt necesare la aprobare, de ex. indicând coordonatorul principal sau foaia de timp a formularelor de document.

Etapele întocmirii unui proiect de document, aprobarea și perfecționarea acestuia în funcție de comentariile aprobatorilor pot fi efectuate în așa-numitul mod „tradițional” sau cu ajutorul unui sistem de automatizare - muncă de birou și managementul documentelor electronice.

Cu modul „tradițional”. se întocmește un proiect de document administrativ pe un alb și se prezintă spre aprobare pe hârtie.

În acest caz, vizele funcționarilor sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei pagini a proiectului de document. Un specialist care întocmește un proiect de ordin sau ordin poate sta la baza aplicării ulterioare a vizelor, indicând pe versoul ultimei pagini a proiectului de document funcțiile și numele coordonatorilor. „Viza de aprobare a documentelor” necesară trebuie întocmită în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

Fragment de document

Punctul 3.24. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. Aprobarea documentului se formalizează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viza), care include semnătura și poziția aprobatorului documentului, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu: Semnătura personală LA FEL DE. Orlov Data Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează: Comentarii atașate Șef Departament Juridic Semnătura personală a A.S. Orlov Data Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.

La discreția organizației, este permisă aprobarea foaie cu foaie a proiectului de document sau posibilitatea eliberării vizelor pentru documente pe o foaie de aprobare separată. În același timp, forma fișei de aprobare nu este reglementată nici de GOST, nici de acte juridice și, în conformitate cu aceasta diferite organizații Fișa de aprobare poate lua diferite forme.

La depunerea spre aprobare a unui proiect de document administrativ pe hârtie, este posibil un singur tip de traseu al proiectului: secvenţial. Aceasta înseamnă că, în același timp, doar unul dintre funcționarii coordonatori poate avea un proiect de document. În practică, sunt adesea cazuri când un proiect de document trebuie coordonat de manageri de același nivel, iar ordinea în care sunt aprobate nu contează. În consecință, o cale de aprobare secvențială a documentelor nu este întotdeauna cea mai bună soluție.

În plus, metoda „tradițională” de coordonare „mâncă” mult timp de lucru pentru angajații întreprinderii. La urma urmei, un proiect de document pe hârtie trebuie să fie atribuit în mod independent funcționarilor coordonatori sau transferat prin serviciul de gestionare a documentelor (denumit în continuare serviciul DOW). În acest din urmă caz, aprobarea documentului este întinsă pentru o perioadă lungă de timp, întrucât proiectul trebuie mai întâi îndrumat către serviciul DOW, apoi este necesar ca secretarul sau directorul de birou din serviciul DOW unitatea dorită a preluat și a predat proiectul spre aprobare managerului său, iar după aprobare a returnat proiectul în serviciul instituției de învățământ preșcolar... Această procedură ar trebui să continue până la aprobarea proiectului de către toți funcționarii necesari. Ca urmare, la întreprinderile mijlocii și mari, aprobarea unui proiect de document poate dura câteva zile.

Coordonarea proiectelor de documente utilizând sisteme și managementul documentelor electronice are multe avantaje față de metoda „tradițională”. Cu această abordare, elaboratorul proiectului de document creează un proiect în sistem, indică tipul de rută de deplasare a proiectului de document în timpul aprobării și activează procedura de aprobare.

Sunt posibile următoarele căi de negociere:

• secvenţial: când proiectul trece prima dată la primul autorizator; după ce efectuează coordonarea, proiectul trece automat la al doilea coordonator etc.;
• paralel: când proiectul este primit simultan de către toate părțile avizoare și acestea convin asupra proiectului de document în orice succesiune;
• paralel-secvențial (sau mixt): atunci când proiectul de document este primul la un grup de funcționari care poate efectua coordonarea în orice succesiune; și numai după ce toți oficialii din primul grup au fost de acord, proiectul este trimis următorului grup de funcționari.

Dacă avem în vedere coordonarea proiectelor de ordine și ordine, se poate observa că cea mai optimă ar fi o rută paralel-secvențială. În acest caz, puteți organiza coordonarea de-a lungul următorului lanț:

• 1 grup de aprobatori - executorul (sau elaboratorul) proiectului de document;
• 2 grupă de coordonatori - șeful interpretului;
• 3 grupa de coordonatori - conducatorul (sau angajatul institutiei de invatamant prescolar), care verifica proiectul de act administrativ pentru executarea corecta;
• 4 grupă de coordonatori - șefi de departamente cărora proiectul le prevede sarcini și instrucțiuni, precum și șeful serviciului juridic;
• 5 grup de coordonatori - adjunctul (sau adjuncții) șefului întreprinderii.

Folosirea de negociere sisteme automatizate are mai mult întreaga linie avantaje față de potrivirea „tradițională”. Să le numim pe cele principale:

1. 1. Dezvoltatorul nu trebuie să petreacă timp livrând proiectul oficialilor coordonatori, deoarece acest lucru este realizat de sistem în conformitate cu traseul specificat.
2. 2. Dezvoltatorul poate preciza timpul în care funcționarul este obligat să cadă de acord asupra proiectului de document.
3. 3. Elaboratorul proiectului de document poate vedea în orice moment cum este coordonat documentul, care dintre funcționari au făcut acordul și ce viză a eliberat.
4. 4. Funcționarii coordonatori vor afla cu promptitudine despre primirea unui proiect de document pentru aprobare datorită unui sistem special de notificare.
5. 5. Proiectul de document este convenit cât mai curând posibil.
6. 6. Proiectul de document nu poate fi pierdut în timpul procesului de aprobare.
7. 7. Sistemul poate stoca toate versiunile de proiect, vize și note de aprobare.

În ciuda avantajelor de mai sus, destul de semnificative ale aprobării „electronice”, este utilizat în prezent într-un număr mic de întreprinderi. Iar motivul este următorul: este posibil să se automatizeze lucrul cu proiecte de documente, inclusiv etapa de aprobare, numai dacă toți managerii devin utilizatori activi ai sistemelor și managementului electronic al documentelor, deoarece ei sunt principalii funcționari coordonatori. Din păcate, practica de astăzi arată că în majoritatea organizațiilor și întreprinderilor, principalii utilizatori ai sistemelor de automatizare sunt secretarii și cei responsabili cu munca de birou, a căror competență nu include coordonarea proiectelor de documente.

Acum luați în considerare ce se întâmplă dacă unul dintre aprobatori nu este de acord cu conținutul proiectului de document.

În cazul emiterii de către unul sau mai mulți avizatori remarci fundamentale, schimbând esența documentului, proiectul trebuie retipărit (adică trebuie creat o noua versiune proiect de document) și re-acordat.

Dacă în timpul coordonării s-au făcut comentarii editoriale, care nu modifică conținutul proiectului, atunci proiectul este de asemenea supus retipăririi, dar reaprobarea în acest caz nu este necesară.

Semnarea unei comenzi sau a unei comenzi

Proiectul de document aprobat se înaintează managerului spre semnare.

Dacă vizele de aprobare au fost emise nu pe spatele ultimei foi a proiectului, ci pe o fișă de aprobare separată, atunci în acest caz este și necesar să se transfere foaia de aprobare a documentului de proiect către manager.

Semnătura managerului transformă proiectul de document într-un document cu drepturi depline, după care trebuie înregistrat.

Înregistrarea unei comenzi sau instrucțiuni

Înregistrarea documentului este o înregistrare a acreditărilor despre un document de forma prescrisa, fixând faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia.

În cazul nostru, înregistrarea va înregistra faptul creării unui document. Trebuie remarcat faptul că înregistrarea este necesară și pentru contabilizarea ulterioară a documentelor și organizarea lucrărilor de referință.

Înregistrarea se poate face în unul din trei moduri:

• înregistrarea documentului în revistă de hârtie(formular de înregistrare jurnal);
• o înregistrare într-un card de înregistrare și control pe hârtie - (forma card de înregistrare);
• introducerea informațiilor despre document în sistemul de birotică și management electronic documentelor - (formular de înregistrare automatizat).

Trebuie remarcat faptul că în prezent este oportună înregistrarea automată a documentelor, deoarece are multe avantaje în comparație cu formele de înregistrare jurnal și card. Pentru a numi câteva dintre aceste beneficii:

• căutare rapidă a documentelor după orice cerință sau cerințe;
• generarea automată de rapoarte, rezumate, efectuarea lucrărilor de referință și analitice asupra documentelor;
• control automat pentru executarea instructiunilor (documentelor);
• posibilitatea înregistrării simultane a documentelor la mai multe locuri de muncă și altele.

În plus, înregistrarea automată a documentelor este posibilă fără introducerea unui software specializat la întreprindere.

În majoritatea companiilor mici, se realizează folosind MS Excel completând un tabel obișnuit.

În timpul înregistrării, documentul este atribuit numărul de înregistrare și data documentului. Data comenzii și comenzii ar trebui să fie data semnării, prin urmare putem concluziona că comenzile și comenzile trebuie înregistrate în ziua în care sunt semnate.

Înregistrarea documentelor se realizează în grupuri, în funcție de denumirea tipului de document. În plus, comenzile (precum și comenzile) pentru activitatea principală, pentru personal și pentru probleme administrative și economice se înregistrează separat. Aceasta înseamnă că subtipurile de comenzi și instrucțiuni de mai sus nu vor avea o numerotare comună, ci separată.

Acum vom oferi cerințele pentru înregistrarea numărului de înregistrare și a datei documentului, consacrate în GOST R 6.30-2003.

Fragment de document

Fragment de document

De obicei, este metoda digitală care este utilizată pentru emiterea datei comenzii și comenzii, de exemplu, 02/05/2007.

Aducerea unui ordin sau a unei instrucțiuni executorilor

Aducerea documentului administrativ către executanți este replicarea documentului, distribuirea acestuia (cât mai curând posibil) sau transferul către executanți.

Cu organizarea „tradițională” a muncii de birou, se fac cel mai adesea copii ale comenzilor și instrucțiunilor, mai rar se fac extrase, care sunt apoi trimise artiștilor executanți sau angajaților organizației în conformitate cu indicele de distribuție (este, de asemenea, întocmit și semnat de către interpret).

Dacă se folosește un sistem de automatizare de birou și de gestionare a documentelor electronice atunci când se lucrează cu documente, atunci în majoritatea cazurilor (când un angajat nu trebuie să fie familiarizat cu un document împotriva semnăturii, ceea ce este relevant, de exemplu, atunci când întocmește unele documente administrative pentru personal), documentul înregistrat se transmite angajaților care utilizează sistemele. Această abordare permite destinatarilor să primească documentul cât mai curând posibil, precum și să economisească resurse materiale și de timp care sunt cheltuite cu abordarea „tradițională” pentru copierea documentelor și transferul copiilor.

De menționat că majoritatea documentelor administrative sunt puse sub control serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar. Cu toate acestea, controlul execuției este un mare subiect separat, căruia i-am acordat suficientă atenție anul trecut. , .

Subiectul este continuat în articolul lui V.P. Kozyreva „Elaborarea proiectelor de documente administrative: interacțiunea dintre executorul responsabil și specialistul în muncă de birou”.

Când un specialist cu experiență își împărtășește experiența, este întotdeauna interesant. Și mai ales când vine vorba de stabilirea unei interacțiuni constructive cu colegii din alte departamente. Veți învăța cum să pregătiți un proiect de document administrativ în conformitate cu regulile muncii de birou și toate subtilitățile limbii ruse. GOST R 6.30-2003 fixează doar cele mai de bază cerințe pentru executarea documentelor administrative. Autorul povestește cum au fost finalizate (extinse) și implementate într-o companie de telecomunicații interregională. Exemple specifice de redactare pentru diverse situatii iar prezența mostrelor de design fac ca articolul să fie foarte convenabil pentru ea aplicație practicăîn munca ta. Articolul a fost publicat în numărul de iulie al revistei

13 Numerele ordinale sunt atribuite în cursul anului calendaristic, i.e. primul anul urmator numerele de serie vor începe din nou cu unul.

14 Vezi articolul de O.V. Ryskova „Controlul asupra executării instrucțiunilor: cerințele regulamentelor organisme federale puterea executivă” la pagina 24 a revistei Nr. 1’ 2006.

15 Vezi articolele lui E.M. Kameneva despre modalitățile de control al executării instrucțiunilor la pagina 72 a revistei nr. 9 '2006 și la pagina 76 a revistei nr. 10 '2006.

AGENȚIA FEDERALĂ DE COMUNICARE

Educațional de stat federal organizatie finantata de stat studii profesionale superioare

"St.Petersburg Universitate de stat le telecomunicatii. prof. -Bruevici"

ORDIN

„___” 2013 Nr. ___________

Saint Petersburg

Cu privire la îmbunătățirea ordinii de circulație a documentelor

Pentru a îmbunătăți ordinea fluxului de lucru al Universității și pentru a consolida disciplina executivă pentru a:

2. Aproba lista funcționarilor responsabili cu gestionarea documentelor electronice interne pe departamente (CFD) ale Universității, precum și adresele de e-mail utilizate de departamente pentru a primi (trimite) informații în cadrul gestiunii documentelor interne, în conformitate cu Anexa Nr. 2 la acest ordin.

3. Aproba în conformitate cu Anexa nr. 3 la prezentul ordin:

o listă a funcționarilor Universității responsabili cu gestionarea documentelor electronice externe în domeniile de activitate, precum și adresele de e-mail utilizate de Universitate pentru a primi (trimite) informații în scopul gestionării documentelor externe;

o listă a funcționarilor universității responsabili de oportunitatea pregătirii și de calitate documente electroniceîn domenii de activitate îndreptate către utilizatori externi.

4. Aproba perioada de procesare a unui document electronic de catre unitatile destinatare nu mai mult de 1 zi lucratoare de la data distribuirii acestuia.

5. Până la data de 1 martie 2013, Prorectorul pentru Informatizare asigură:

plasarea pe site-ul Universității a unui șablon electronic pentru o listă de corespondență pentru administrativ și documente normative Universitatea pe hârtie;

liste de adrese de e-mail aprobate prin acest ordin în vederea îmbunătățirii gestionării documentelor electronice;

eliberarea cheilor de acces la cutiile poștale nou create pentru funcționarii responsabili cu gestionarea documentelor electronice;

6. Șeful departamentului administrativ și de personal ar trebui să se asigure că listele funcționarilor responsabili cu gestionarea documentelor electronice sunt actualizate cel puțin o dată pe lună.

7. Prorectorii, șefii unităților structurale, începând cu data de 1 martie 2013, asigură respectarea procedurii de distribuire și prelucrare a documentelor în conformitate cu prezentul ordin.

8. Îmi rezerv controlul asupra executării comenzii.

rector profesor

Proiectul de ordin introduce:

Prorector pentru Economie și Dezvoltare

DE ACORD:

Prorector pentru Informatizare

Prorector pentru Securitate

Șef Departament Administrativ și Personal

Într-o comandă specială privind punerea în funcțiune a sistemului de probă, trebuie să se indice:

• Condiții de funcționare de probă;
• Lista departamentelor (locuri de muncă);
• Condițiile echipamentului lor cu software și hardware;
• Responsabil cu efectuarea operațiunii de probă în unități.

Același ordin poate conține o indicație privind aprobarea reglementărilor temporare (reguli, procedură) de lucru cu EDMS. După operațiunea pilot, este necesar să se întocmească o listă de propuneri sau recomandări pentru trecerea la EDMS, care, de regulă, dacă propunerile au fost întocmite de către angajații organizației clientului, sunt întocmite sub forma unui document intern. document de serviciu. Acest document conține informații despre problemele apărute în timpul funcționării de probă, precum și propuneri pentru reglarea sistemului.

Sprijin de reglementare pentru implementarea EDMS

Eficacitatea introducerii unui sistem electronic de management al documentelor se datorează, desigur, atât costului acestuia, cât și volumului de documente procesate, cât și specificului activităților companiei.

Important

Calculele arată că, în general, introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor dă roade într-un an sau doi.

Etapele implementării unui sistem electronic de management al documentelor Mai devreme sau mai târziu, fiecare manager ajunge să realizeze necesitatea automatizării sistemului de management al documentelor într-o întreprindere, al cărei scop este să-și optimizeze activitățile de producție și organizaționale.

Exemplu de comandă pentru aprobarea fluxului de documente

După ce produsul software și contractantul de lucru sunt selectați, este necesar să se creeze un document administrativ care va defini:

• Lider de echipa de implementare in numele clientului;
• Compus grup de lucru;
• Sarcini de pregătire a unui program de lucru, implicarea altor specialiști implicați în implementarea EDMS (pregătirea echipamentelor tehnice, informațiilor și software-ului etc.).

Un exemplu de ordin de creare a unui grup de lucru În viitor, va fi necesar să se emită un ordin de aprobare a programului de lucru pentru implementarea EDMS.

Pe baza acestui plan, se realizează toate etapele ulterioare de implementare.

Un exemplu de ordin de aprobare a programului 3. Aprobarea listei de utilizatori și definirea unui administrator de sistem.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor

Sondaj pre-proiect, selectarea unui produs software.
Documentul administrativ (de regulă, acesta este un ordin) emis de conducere în prima etapă de implementare conține o justificare pentru necesitatea implementării unui EDMS, iar textul indică persoana responsabila, sau mai multe persoane care trebuie:

• Stabiliți prin ce forțe va fi implementat sistemul (propriu sau cu implicarea antreprenorului de lucrări);
• Determinarea antreprenorului general al lucrării;
• Determinați sfera aproximativă de implementare și bugetul planificat.

Rezultatul lucrării la comanda de mai sus este cel mai adesea o propunere comercială elaborată de ambele părți.
2. Crearea unui grup de lucru si aprobarea programului de lucru.

• controlul traseului și procesării fiecărui document, inclusiv respectarea termenelor de executare și coordonare a acestora;
• îmbunătățirea disciplinei de performanță și minimizarea riscului de pierdere a documentelor și de acces neautorizat la informații confidențiale;
• capacitatea de a căuta rapid orice document sau pachet de documente în conformitate cu solicitările generate de interpreți;
• reducerea timpului de trecere a semnalelor de control atât pe verticală, cât și pe orizontală;
• creșterea productivității angajaților și a eficienței întregii organizații în ansamblu.

Sarcinile enumerate determină și avantajele introducerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor, mai ales în acele întreprinderi în care fluxul anual de documente este calculat în mii de unități contabile, iar arhiva este în zeci de mii.

Responsabil cu formarea și semnarea documentelor electronice pentru a numi [funcția, F.

ȘI DESPRE.]. 7. Aduceți ordinea tuturor diviziilor structurale ale organizației.

8. Atribui controlul asupra executării ordinului [poziției, F.

ȘI DESPRE.]. [funcția, semnătura, parafa, prenume] Următoarele persoane sunt familiarizate cu comanda: [funcția, semnătura, parafa, prenume] Versiunea actuală a documentului care vă interesează este disponibilă numai în versiunea comercială a sistemului GARANT.

Puteți cumpăra documentul pentru 54 de ruble sau puteți obține acces complet la sistemul GARANT gratuit timp de 3 zile.

Cumpărați un document Obțineți acces la sistemul GARANT Dacă sunteți utilizator al versiunii Internet a sistemului GARANT, puteți deschide acest document chiar acum sau îl puteți solicita prin linia fierbinteîn sistem.

5 martie 2018 Autentificare Înregistrare © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018.

Ordin privind introducerea probei ED

• Cumpărați sistemul GARANT
• Obțineți acces demo
• Aflați costul
• banca de informatii
• Ia un kit

Ordin de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor [data, luna, an] N [valoare] Pentru a [completa obligatoriu] comand: 1.

Începând cu [zi, lună, an], implementați sistemul electronic de gestionare a documentelor al [nume] în [numele persoanei juridice].

Funcția, numele complet] până la [zi, lună, an] pentru a dezvolta și a aproba procedura de gestionare a documentelor electronice.

Atenţie

Responsabil cu menținerea managementului documentelor electronice numește [poziția, F.

ȘI DESPRE.]. 4. [Posiție, nume complet] organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise. 5. [

Funcția, numele complet] pentru a adăuga la politica contabilă a [denumirea persoanei juridice] regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice.

Echipa trebuie să identifice nevoile de management ale directorilor superiori, precum și nevoile utilizatorilor din prima linie.

Acest lucru va ajuta la formarea cerințelor de bază pentru sistem și la stabilirea acestora sub forma unei sarcini tehnice. În a doua etapă, ținând cont de cerințele dezvoltate, alegerea sistem electronic fluxul documentelor, care va fi optim atât din punct de vedere al funcționalității, cât și al costului. Dacă sarcinile rezolvate de sistemul de management al documentelor companiei sunt destul de specifice, sistemul electronic poate fi dezvoltat la cheie, iar atunci membrii grupului de lucru sunt cei care vor comunica cel mai strâns cu dezvoltatorii, formulându-le sarcini specifice. La a treia etapă de implementare a sistemului electronic de management al documentelor, acesta va fi instalat și, dacă va fi necesar, se va actualiza flota de mijloace tehnice, se va moderniza echipamentele învechite și se vor achiziționa noi echipamente.

Astăzi, managementul documentelor electronice intră cu îndrăzneală în viața noastră, astăzi aproape toate companiile folosesc documente electronice, folosesc e-mail, declarații electronice, mai ales că pentru impozitarea TVA declarațiile obligatorii sunt stabilite prin lege. Cineva a trecut și folosește sisteme electronice de gestionare a documentelor în viața de zi cu zi și a tradus toate rapoartele și documente sursăîn formă electronică.

Conceptul de management electronic al documentelor și avantajele managementului electronic al documentelor

Managementul electronic al documentelor este o modalitate de lucru cu documentele. Caracteristicile managementului documentelor electronice sunt acele documente electronice semnate cu o semnătură digitală electronică. Un astfel de document, semnat cu un EDS, este egal ca valoare cu un document pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor are avantajele și dezavantajele sale.

masa
Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

Avantajele managementului electronic al documentelor

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Capacitatea de a găsi rapid documente; Disponibilitatea unei structuri de gestionare a documentelor centralizate; Stocarea sistematizata a documentelor in arhiva electronica; Simplitate în înregistrarea și coordonarea documentelor; Abilitatea de a semna și trimite documente prin canale de comunicare electronică, ceea ce economisește timp; Posibilitatea de a întocmi documente similare; Efectuarea unui audit electronic

Necesitatea achiziționării electronice semnatura digitala; Imposibilitatea utilizării dacă contrapartea nu utilizează gestionarea electronică a documentelor; Costuri suplimentare pentru gestionarea documentelor electronice; Lipsa formatelor unificate de flux de documente; Neîncrederea unor utilizatori în documentele electronice

În același timp, managementul electronic al documentelor se dezvoltă din ce în ce mai mult. Și există condiții prealabile pentru aceasta.

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este prevăzută în legislația fiscală. De exemplu, atunci când se raportează primele de asigurare sau impozitul pe venitul personal, acesta trebuie depus la în format electronic dacă numărul firmei este mai mare de 25 de persoane. Raportarea electronică trebuie transmisă electronic. În plus, explicațiile, în cazul în care raportarea este transmisă electronic, în 2017 vor trebui date și sub forma unui document electronic.

În al doilea rând, gestionarea electronică a documentelor este acceptată în contabilitate. Conform Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat. semnatura electronica.
În al treilea rând, în 2017, managementul documentelor electronice va fi dezvoltat în continuare în cadrul procedurilor judiciare. Astfel, mulți sunt obișnuiți cu faptul că hotărârile judecătorești sunt publicate electronic pe internet. Conform articolului 4 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o declarație de cerere, declarație, plângere, prezentare și alte documente pot fi depuse la instanță pe hârtie sau în formă electronică, inclusiv sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică în felul acesta stabilit prin lege Federația Rusă, prin completarea unui formular postat pe site-ul oficial al instanței în rețeaua de informații și telecomunicații pe internet. Dispoziții similare sunt stabilite în partea procesului civil.

Al patrulea, tehnologie electronică a intrat ferm în viața noastră în ceea ce privește utilizarea managementului electronic al documentelor în documentația de licitație, desfășurarea de licitații electronice. Conform articolului lege federala din data de 04.05.2013 Nr. 44-FZ (modificat la 07.03.2016) „Cu privire la sistemul contractual in domeniul achizitiilor de bunuri, lucrari, servicii pentru asigurarea publicului si nevoile municipale» la licitație în formular electronic (licitatie electronica) înseamnă o licitație, în care informațiile despre cumpărare sunt comunicate de către client unui număr nelimitat de persoane prin plasarea acesteia într-un singur Sistem informatic avizele unei astfel de licitații și documentația despre aceasta, participanții la achiziție sunt supuși unor cerințe uniforme și Cerințe suplimentare, desfășurarea unei astfel de licitații este prevăzută la data de platforma electronica operatorul acesteia.

Al cincilea motiv este legat de faptul că astăzi multe companii operează în regiuni diferite, cu orașe diferite, deci pentru organizație afaceri eficiente este necesară accelerarea fluxului de documente și simplificarea relației dintre părți. În acest sens, în mod intuitiv, multe companii introduc managementul electronic al documentelor.

Cum se introduce managementul electronic al documentelor?

Primul pas este să faci decizie de principiu privind introducerea managementului electronic al documentelor. O astfel de decizie se emite prin ordin al întreprinderii. Unele companii dezvoltă acte locale speciale care reglementează fluxul documentelor și coordonarea documentelor în cadrul companiei, astfel de caracteristici includ coordonarea documentelor între departamente, controlul, semnarea de către conducere și stocarea documentelor de arhivă.

În a doua etapă, trebuie să alegeți ce semnătură va folosi compania la procesarea documentelor.

O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea unor coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.

Semnătură electronică necalificată este o semnătură electronică care:

1. obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;
2. vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic;
3. vă permite să detectați faptul de a efectua modificări la un document electronic după momentul semnării acestuia;
4. create folosind instrumente de semnătură electronică.

Semnătură electronică calificată este o semnătură electronică care îndeplinește toate caracteristicile unei semnături electronice necalificate și următoarele caracteristici suplimentare:

1. cheia de verificare a semnăturii electronice este specificată în certificatul calificat;
2. pentru a crea și a verifica o semnătură electronică, se utilizează instrumente de semnătură electronică care au confirmarea conformității cu cerințele (Articolul 5 Legea federală din 6 aprilie 2011 Nr. Din motive de securitate, este semnătura calificată îmbunătățită.

Al treilea pas va fi selectarea unei autorități speciale de certificare. pentru a alege o companie specializată în managementul documentelor electronice, este important să evaluăm confortul de a lucra cu o anumită companie. Este important să se stabilească costul serviciilor prestate, posibilitatea unor funcții suplimentare, precum și serviciile de gestionare electronică a documentelor, este de asemenea important să se stabilească ce responsabilitate poartă firma centrului de certificare în cazul defecțiunilor tehnice și problemelor în managementul documentelor. .

La a patra etapă, este necesară furnizarea documentelor pentru încheierea contractului.

A cincea etapă este încheierea unui acord cu un centru de certificare. Conform articolului 2 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la semnătura electronică”, un centru de certificare - entitate, antreprenor individual sau agenție guvernamentală sau un organism administrativ local care îndeplinește funcțiile de creare și eliberare a certificatelor de chei de verificare a semnăturii electronice, precum și alte funcții.

A șasea etapă este introducerea managementului documentelor electronice în companie, organizarea unui schimb specific de documente electronice. Facturile se întocmesc în formă electronică de comun acord între părțile la tranzacție și dacă au mijloace tehnice și capabilități compatibile de primire și procesare a acestor facturi în conformitate cu formatul aprobat.

Ce trebuie să conțină acordul cu centrul de certificare?

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este necesar să se acorde atenție statut juridic centru de certificare. Acreditarea unui centru de certificare se realizează cu condiția, în special, ca acesta să îndeplinească cerințele privind disponibilitatea garanției financiare pentru răspunderea pentru pierderile cauzate terților ca urmare a încrederii acestora în informațiile specificate în certificatul electronic. cheia de verificare a semnăturii emisă de un astfel de centru de certificare sau informațiile conținute în registrul certificatelor , care menține un astfel de centru de certificare, în valoare de cel puțin 1,5 milioane de ruble.

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este important să acordați atenție subiectului acordului. Conform articolului 432 din Codul civil al Federației Ruse, acestea sunt condițiile obligatorii pentru contractele de acest tip. Contractul se consideră încheiat dacă părțile, în forma cerută în cazurile relevante, ajung la un acord asupra tuturor condițiilor esențiale ale contractului. Adică, este important să prescrii obiectul contractului cât mai clar posibil.

Obiectul acordului decurge din legea „Cu privire la semnătura electronică”.

Centru de verificare:

1. creează certificate de chei de verificare a semnăturii electronice și emite astfel de certificate;
2. stabilește perioadele de valabilitate ale certificatelor cheilor de verificare a semnăturii electronice;
3. revocă certificatele cheilor de verificare a semnăturii electronice emise de această autoritate de certificare;
4. eliberează, la cererea solicitantului, mijloace de semnătură electronică;
5. ține un registru al certificatelor eliberate și anulate de acest centru de certificare pentru verificarea semnăturilor electronice;
6. stabilește procedura de ținere a registrului de certificate;
7. creează, la cererea solicitanților, chei pentru semnături electronice și chei pentru verificarea semnăturilor electronice;
8. verifică unicitatea cheilor pentru verificarea semnăturilor electronice în registrul certificatelor;
9. verifică semnăturile electronice la cererea participanților la interacțiunea electronică;
10. desfășoară și alte activități legate de utilizarea unei semnături electronice.

Responsabilitatea centrului de certificare vine în următoarele cazuri:

1. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care decurg din contractul de prestare a serviciilor de către centrul de certificare;
2. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor (clauza 3 din articolul 13 din Legea federală din 04/06/2011 nr. 63-FZ (modificată la 30/12/2015) „Cu privire la semnătura electronică”).

La fel de conditii suplimentare un acord cu un centru de certificare poate prevedea asigurare.

Cum se organizează managementul documentelor electronice în cadrul companiei?

În interiorul companiei, gestionarea electronică a documentelor ar trebui organizată ca un mecanism de ceas. La urma urmei, este important ca managementul electronic al documentelor să implice scanarea documentelor, semnarea cu o semnătură digitală electronică. Și asta înseamnă că este nevoie de un specialist care să fie responsabil de copiile electronice scanate, și un special software, care vă permite să semnați documente.

Întocmirea, executarea și aprobarea proiectelor de documente electronice se realizează conform reguli generale munca de birou stabilită în raport cu documente similare pe hârtie. Un document electronic trebuie să aibă toate detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția unui sigiliu, deoarece un sigiliu nu este un atribut obligatoriu. În cadrul companiei pot fi utilizate metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice, în care nu se utilizează semnătura digitală electronică. De exemplu, fără o semnătură digitală electronică, documentele pot fi puse sub control.

Dacă doriți să organizați fluxul de documente cu contrapărțile dvs., atunci trebuie să includeți prevederile relevante în contractul cu contrapartea.

Documentele sunt generate și semnate electronic. Mijloacele de semnătură electronică digitală utilizate trebuie să fie certificate în conformitate cu procedura stabilită.

Cea mai simplă modalitate este de a organiza gestiunea electronică a documentelor cu autoritățile, de exemplu, cu serviciul fiscal. pentru aceasta este necesara si obtinerea unei semnaturi electronice si incheierea unui acord cu un centru de certificare. Cel mai adesea, contribuabilii depun declarații, explicații și facturi către organul fiscal. La fel de " părere» documentele sunt generate de autoritatea fiscală în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 aprilie 2015 nr. ММВ-7-2 /149@ „La aprobarea procedurii de trimitere a documentelor utilizate de autoritățile fiscale în exercitarea atribuțiilor lor în relațiile reglementate de legislația privind impozitele și taxele, în formă electronică prin canale de telecomunicații și privind invalidarea anumitor prevederi ale ordinului federal; serviciul fiscal din 17 februarie 2011 Nr ММВ-7-2 /169@”.

Aceste documente includ:

1. cerințe de clarificare;
2. avizele companiilor străine controlate;
3. notificări despre apelul contribuabilului (plătitor de taxă, agent fiscal);
4. aviz fiscal;
5. decizii de suspendare a operațiunilor pe conturile unui contribuabil (plătitor de taxe, agent fiscal) într-o bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
6. decizii de anulare a suspendării operațiunilor asupra conturilor contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal) în bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
7. decizia de a efectua un control fiscal la fața locului;
8. alte documente.

Astfel, dacă vorbim de documente electronice intra-societate, atunci circulația acestora va fi reglementată prin acte locale interne, dacă vorbim de relații cu contrapărțile, atunci astfel de relații sunt reglementate de părți, iar dacă fluxul de documente este organizat cu autorități, atunci autoritățile vor acționa în conformitate cu procedura de flux de documente electronice, adoptată pentru o anumită companie.

Cum se organizează stocarea documentelor electronice?

Principal act normativ care reglementează stocarea documentelor electronice sunt Regulile de organizare a stocării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organisme. puterea statului, guvernele și organizațiile locale (aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526, denumit în continuare Reguli). Pentru prima dată, acest document stabilește regulile de stocare a documentelor electronice.

Cum ar trebui să fie păstrate documentele?

in primul rand, este necesar să se pregătească un nomenclator al afacerilor unei anumite organizații. Nomenclatorul cazurilor va varia în funcție de companie, domeniu de activitate.

Nomenclatorul dosarelor este utilizat pentru gruparea documentelor executate în dosare, sistematizarea și înregistrarea dosarelor, determinarea termenilor de păstrare a acestora și căutarea documentelor. Nomenclatorul cazurilor stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru înregistrarea cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

În al doilea rând, este necesar să se formeze cazuri. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor care vor fi stocate în formă electronică. Amintiți-vă că există termeni normativi stocarea documentelor individuale. De exemplu, documentele contabile se păstrează 5 ani, iar documentele fiscale 4 ani.

În al treilea rând, este necesar să se pună un semn că datele sunt stocate în formă electronică în nomenclatorul cazurilor. De exemplu, „Foile de pontaj. Documente electronice.

Al patrulea, trebuie să arhivezi documentele.

Înainte de a plasa un fișier electronic pentru stocare, acesta trebuie să:
- descărcare din sistemul electronic (dacă documentul este creat în orice produs software special);
- proteja de posibile modificări, salvarea într-un format adecvat;
- scrie pe un mediu de stocare.

Formatul general acceptat pentru stocarea și arhivarea documentelor electronice este PDF/A. Ar trebui să se distingă de PDF-ul obișnuit, cu fiecare actualizare a căruia apar noi posibilități de lucru cu fișiere. PDF/A este destinat pentru altceva: este un format pentru stocarea pe termen lung a documentelor electronice.

Al cincilea pas este de a scrie descrieri. Inventarul include toate fișierele electronice care au fost generate în legătură cu documentele electronice. Totuși, în locul numărului de foi, care este indicat la formarea carcasei pe hârtie, este indicat volumul documentelor electronice.

Formatul descrierii poate arăta astfel:

Denumirea poziției capului unitate structurală
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii
DE ACORD Denumirea funcției șeful serviciului DOE
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii
Manager de arhivă (responsabilul arhivei)
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii

În general, este mult mai convenabil să stocați documentele în formă electronică, deoarece nu este nevoie să căutați într-o cameră întreagă de documentație pe hârtie în viitor atunci când căutați documente. De asemenea, este mai ușor să furnizați documente în format electronic la solicitarea taxei, fond de pensieși alți inspectori.

În unele cazuri este necesară distrugerea documentelor. De exemplu, depozitat suficient de mult note de birou perioada de depozitare a expirat și trebuie distrusă. În acest caz, se efectuează o examinare a valorii documentelor. O astfel de examinare poate fi efectuată de o comisie specială. Pe baza rezultatelor examinării, se emite un act privind alocarea documentelor în vederea distrugerii. Forma unui astfel de act este dezvoltată de companie în mod independent. Și pe baza actului, discurile sau alte medii de stocare sunt pur și simplu distruse.

În concluzie, trebuie menționat că, desigur, viitorul aparține documentelor electronice. Cu toate acestea, este important să se organizeze corect gestionarea documentelor electronice. Multe companii se confruntă cu probleme de organizare necorespunzătoare a managementului documentelor, atunci când un singur document este conectat la sistemul electronic de gestionare a documentelor. la locul de muncăîntr-un departament sau chiar într-un departament, când majoritatea documentelor sunt încă păstrate pe hârtie. Prin urmare, toate problemele referitoare la managementul documentelor electronice trebuie rezolvate „la bancă” în stadiul implementării sistemului.

BIROUL SERVICIULUI FEDERAL DE SUPRAVEGHERE

ÎN PROTECȚIA CONSUMATORILOR ȘI BUNĂSTEREA UMĂ

ÎN REPUBLICA CALMYKIA

FBUZ „CENTRUL DE IGIENĂ ȘI EPIDEMIOLOGIE ÎN REPUBLICA KALMYKIA”

ORDIN

din 23 decembrie 2011
Nr. 208-p/298-pr
Elista

Despre managementul documentelor electronice.

În vederea punerii în aplicare a Ordinului Serviciului Federal de Supraveghere a Protecției Drepturilor Consumatorului și a bunăstării omului din 22 decembrie 2011 Nr. 923 „Cu privire la procedura de schimb de documente create în formă electronică”

EU COMAND:

1. Șefii de departamente și departamente teritoriale (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B. Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dzhevakov E.O., Ubushiev A. .B., Kharinov VG, Țelnov Băiev, V.B.) Medicul șef al FBUZ „Centrul de igienă și epidemiologie din Republica Kalmykia” (Darbakova TA, Mikhalyaeva LB) către medicii șefi ai filialelor FBUZ (Boichenko EL, Lidzheev AA-S., Nasunova NN, Mankirov MA, Ubushieva NA, Ubushaeva GS, Tserenov Sh .B.) să accepte spre executare ordinul Serviciului Federal de Supraveghere a Protecției Drepturilor Consumatorului și a bunăstării omului din 22 decembrie 2011 Nr. 923 „Cu privire la procedura de schimb de documente create în format electronic Formă".

2. Fluxul de documente între Oficiul Rospotrebnadzor din Republica Kalmykia, FBUZ „Centrul de Igienă și Epidemiologie din Republica Kalmykia” și biroul central al Serviciului Federal de Supraveghere a Protecției Drepturilor Consumatorului și Bunăstarea Omului, care urmează să fie realizat exclusiv sub formă de documente electronice semnate prin semnătura electronică a unei persoane autorizate, cu excepția documentelor specificate în listă (Anexa 1).

3. Anulați trimiterea documentelor pe hârtie.

4. Documentele enumerate în listă (Anexa 1) trebuie depuse la Rospotrebnadzor numai pe hârtie.

5. Pregătirea și aprobarea (aprobarea) documentelor organizatorice și administrative în departamentele și departamentele teritoriale ale Oficiului Rospotrebnadzor din Republica Kalmykia, FBUZ „Centrul de igienă și epidemiologie din Republica Kalmykia” ar trebui efectuată sub formă de documente electronice.

6. Să impună controlul asupra executării acestui ordin asupra șefului adjunct al Departamentului pentru Supravegherea Protecției Drepturilor Consumatorului și Bunăstarea Omului din Republica Kalmykia D.N. Sandzhiev

Șeful Yashkulov K.B.

Medic Sef FBUZ "TsGiE" din Republica Kazahstan Dzhambinov S.D.

Anexa 1 la ordin

datată „___” _______ 2011 Nr. ____

Sul

documentele depuse la Serviciul Federal privind supravegherea în domeniul protecției consumatorilor și al bunăstării umane pe hârtie

1. Proiecte de hotărâri privind indezirabilitatea șederii (reședinței) a unui cetățean străin și (sau) a unui apatrid pe teritoriul Federației Ruse.
2. Planuri de activități financiare și economice ale instituțiilor din subordine.
3. Estimări bugetare și estimări de venituri și cheltuieli ale organelor teritoriale și ale instituțiilor statului.
4. Acorduri privind procedura si conditiile de acordare a subventiilor pt sprijin financiarîndeplinirea sarcinii de stat pentru furnizarea servicii publice(efectuarea muncii).
5. Acte de inspecții ale activităților financiare și economice ale organelor teritoriale și ale instituțiilor subordonate.
6. Anual situațiile financiare.
7. Documente timbrate PAL.
8. Acte privind anularea activelor imobilizate (în forma aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 21 ianuarie 2003 nr. 7).
9. Acte privind anularea vehiculelor (sub formă de OS-4a, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 21 ianuarie 2003 nr. 7).
10. Acte de acceptare și transfer de bunuri imobiliare (formular OS-1a).
11. Programe de activitate FSUE.
12. Documente privind ordinul de apărare a statului.
13. Hotărâri privind recursurile împotriva hotărârilor în cazurile de abateri administrative.
14. Documente privind executarea unei hotărâri judecătorești private.