Acasă » Sprijin de stat » Experiență străină în organizarea documentației suport pentru management. Curs: Sistemul de suport documentar al managementului Experiență străină în organizarea suportului documentar al managementului

Experiență străină în organizarea documentației suport pentru management. Curs: Sistemul de suport documentar al managementului Experiență străină în organizarea suportului documentar al managementului

Este necesară astăzi reformarea instituțiilor de învățământ preșcolar la nivel național? Tradiții interne, experiență mondială, reglementarea instituțiilor de învățământ preșcolar din țările CSI, necesitate practică - toate acestea mărturisesc în favoarea actualizării cadrul de reglementare munca de birou in Federația Rusă. Care sunt perspectivele pentru reformarea muncii de birou în țara noastră?

Reforma administrativă realizată în țara noastră vizează îmbunătățirea proceselor controlat de guvern, sporindu-i eficienta. O parte integrantă a reformei va fi suportul documentativ al organelor de stat diferite niveluri. Astăzi, DOE servește și ca instrument management eficient, și cel mai important instrument de comunicare în relația agențiilor guvernamentale cu populația țării, structurile societății civile și afacerile.

În opinia noastră, în cursul reformei la nivel național, este necesară stabilirea unor principii uniforme pentru unificarea și standardizarea serviciilor și tehnologiilor instituțiilor de învățământ preșcolar, precum și documentarea - pentru o mai bună interacțiune între organele guvernamentale. De o importanță deosebită este reglementarea de stat în domeniul suport de documentare dobândește în legătură cu utilizarea documentelor electronice și a mijloacelor de comunicații electronice. Creșterea volumului de informare și documentare în autorități ridică necesitatea monitorizării și gestionării constante a acestor procese de către stat.

Tradițiile interne, experiența mondială, recomandările Consiliului Internațional al Arhivelor indică în mod clar necesitatea unei reglementări de stat a gestionării documentației, precum și o reducere rezonabilă a volumului circulației documentelor în țară.

Serviciul de arhivă de stat a fost implicat în mod tradițional în eficientizarea documentației de management în Rusia.

De exemplu, cele mai recente Regulamente ale Serviciului Federal de Arhivă din Rusia din 28 decembrie 1998 nr. 1562 au inclus următoarea sarcină: „dezvoltare și îmbunătățire, împreună cu autoritățile federale puterea statuluiși autoritățile publice ale entităților constitutive ale Federației Ruse de arhive și muncă de birou, inclusiv sistem de stat managementul înregistrărilor și sisteme de documentare unificate”.

Citeste si:

Metodologia proiectului: standarde rusești pentru activitățile proiectului

Acest articol va lua în considerare standardele interne pentru activitățile proiectului.

Această situație introduce incertitudine în perspectivele de îmbunătățire în continuare a instituțiilor de învățământ preșcolar la nivel de stat. Cu toate acestea, în toate țările dezvoltateîntr-o formă sau alta, funcțiile de gestionare a documentelor sunt atribuite organelor de stat relevante, iar această practică se justifică.

Cadrul de reglementare pentru managementul documentelor în străinătate

Ca acte de reglementare, acte internaționale, legi naționale, reglementări guvernamentale, acte de recomandare precum internaționale și standardele nationale, documentele contractuale. În ultimul deceniu, aceste acte privesc în principal utilizarea documentelor electronice și domeniile de aplicare a acestora.

În Statele Unite, National Archives and Records Administration (NARA) joacă un rol deosebit în formarea cadrului de reglementare (managementul înregistrărilor).

NARA cere șefului fiecărei agenții federale să gestioneze înregistrările electronice. Pentru aceasta ar trebui:

desemnează o persoană responsabilă cu aplicarea unui program intern de gestionare a întregii documentații - creată, primită, utilizată sau stocată pe suport electronic;
să integreze sistemul electronic de management al documentației cu alte documente și resurse de informații ale instituției;
asigura conformitatea sistemului de management al documentelor cu cerintele legislatiei;
instruiți utilizatorii, actualizați documentația software, respectați regulile stabilite stocarea documentelor asigurați-vă că respectă standardele actuale.

Interesantă este Legea SUA „Cu privire la reducerea muncii cu documente” (1980), care, din motive necunoscute, nu se reflectă în evoluțiile interne. Esența sa constă în crearea unor centre de informare sectoriale - departamentale, pe care orice organizație ar trebui să le contacteze dacă este necesar să colecteze orice informație și numai dacă aceste informații nu sunt disponibile în centrele de informare, organizației i se acordă permisiunea de a colecta în mod independent informatii de interes. Prevederile legii se aplică informațiilor din orice media.

Regatul Unit are un program guvernamental pentru îmbunătățirea managementului înregistrărilor. În cartea albă din Marea Britanie „Modernizarea administrației publice”, scopul tuturor organizațiilor publice este de a trece la managementul documentelor cu ajutorul mijloace electronice până în 2004, păstrând în același timp documentele pe hârtie. Legea privind protecția datelor (1998) se aplică documentelor pe orice suport.

Arhivele Naționale ale Marii Britanii a emis îndrumări care stabilesc aplicarea acestei legi în gestionarea înregistrărilor și a publicat standarde, linii directoare și practici pentru gestionarea înregistrărilor pe orice suport în procesul completării lor. ciclu de viață- de la creare la transfer la depozitarea publică.

În 2002 Arhivele Statului Regatul Unit a dezvoltat cerințe funcționale pentru sistemele electronice de gestionare a înregistrărilor. Firme britanice - dezvoltatori de sisteme de management al documentelor, interesați de acestea produse software au fost evaluate pentru conformitatea cu aceste cerințe, sunt supuse testărilor corespunzătoare la Arhivele Naționale.

În Germania, în 2000, guvernul a adoptat Reguli generale activitatea ministerelor federale, care detaliază procedurile organizatorice și tehnologice pentru prelucrarea documentelor pe hârtie și oferă instrucțiuni fundamentale pentru lucrul cu documentele electronice. Legislația Republicii Federale Germania a înzestrat autorităților arhivistice de stat cu dreptul și obligația de a asista agențiile guvernamentale la diferite niveluri în materie de gestionare a documentelor.

De exemplu, Legea privind conservarea și utilizarea documentelor de arhivă federale (1988) prevede că arhiva federală consiliază cele mai înalte autorități ale statului, agentii federale, asociațiile și instanța în materie de gestionare a evidenței.

În Finlanda, în conformitate cu Legea privind arhivele (1981) și Ordonanța privind arhivele publice (1983), Arhivele Naționale și Arhivele Provinciale gestionează și inspectează documentele institutii publice. Arhivele Naționale au elaborat și adoptat sub forma unui act juridic Instrucțiuni privind munca de birou pentru stat și alte instituții.

Arhivele Naționale Australia conform Legii Arhivelor (1983) joacă un rol principal în gestionarea înregistrărilor agențiilor guvernamentale, emite evoluții majore de reglementare în gestionarea înregistrărilor și arhivelor.

În martie 1995, Arhivele Naționale din Australia a lansat Manualul Electronic Records Management. În 1996, Australia, pentru prima dată în lume, a adoptat Standardul Național de Management al Recordurilor, care conține cerințe pentru lucrul cu documente tradiționale pe hârtie și cu documente electronice moderne.

Astfel, în dezvoltat țări străine ah, există un cadru normativ și metodologic pentru gestionarea documentației, unul dintre locurile de frunte în formarea căruia aparține organizațiilor arhivistice de stat.

Reglementarea instituțiilor de învățământ preșcolar din țările CSI

Experiența colegilor noștri din țările CSI este, de asemenea, orientativă. Republica Belarus este unul dintre primele state care a dezvoltat și implementat cu succes cadrul legislativ și de reglementare pentru gestionarea întregii documentații, inclusiv electronice. Legea informatizarii (1995), Cod Civil Republica Belarus (1998), Legea „Cu privire la documentul electronic” (2000), standard de stat STB 1221-2000 „Documente electronice. Reguli de implementare, circulație și depozitare” sunt acte importante ale statului în domeniul învățământului preșcolar.

Să remarcăm Legea Republicii Belarus din 06.10.94 nr. 3277-XII „Cu privire la Fondul și arhivele naționale de arhivă din Republica Belarus”, în care dezvoltarea și implementarea sistemelor de gestionare a documentelor, supravegherea respectării legislației asupra evidenței sunt repartizate organelor de conducere ale serviciului arhivistic și instituțiilor acestuia.

În Ucraina, a fost adoptată Legea nr. 288-111 din 13 decembrie 2001 „Cu privire la Fondul Arhivistic Național și Instituțiile Arhivistice”. Legea decide împuternicirea organului executiv central să lucreze în domeniul arhivării și muncii de birou. Acest organism efectuează reglementare legală relații în domeniul arhivării și muncii de birou, supraveghează activitățile instituțiilor arhivistice și ale serviciilor de muncă de birou. Actele organului executiv central sunt obligatorii pentru autoritățile statului, administrațiile locale, întreprinderile, instituțiile, organizațiile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora, precum și pentru cetățeni.

În 2003, Legea Ucrainei „On documente electroniceși managementul documentelor electronice. În 2004, au fost aprobate Regulile de bază pentru activitatea arhivelor Ucrainei. Acestea stabilesc temeiul juridic pentru gestionarea arhivelor și a muncii de birou de către autoritățile arhivistice de stat.

Specialiștii ucraineni în documente au elaborat un proiect de lege privind munca de birou (2003).

Din 1994 și-a început activitatea Institutul de Stat Ucrainean de Cercetare pentru Arhivare și Documentare.

A fost aprobat Decretul Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 17 octombrie 1997 nr. 1153 Exemplu de instrucțiuni munca de birou în ministere și alte organisme guvernamentale.

Republica Kazahstan a adoptat Legea „Cu privire la Fondul și arhivele naționale ale Republicii Kazahstan” din 22 decembrie 1998 nr. 326-1.

Capitolul 5 al acestei legi „Reglementarea de stat a gestionării arhivelor” se referă la aspectele de reglementare: asigurarea unui politici publiceîn arhivare și documentare; elaborarea proiectelor și implementarea programelor de stat pentru dezvoltarea arhivelor și documentației; dezvoltarea activitatilor de cercetare si stiintifica si metodologica in domeniul arhivarii si managementului documentelor.

Legea mai reține că instrucțiunile organului abilitat privind ținerea evidenței sunt obligatorii pentru toate persoanele fizice și juridice.

Regulamentul privind Comitetul pentru gestionarea arhivelor și documentației al Ministerului Culturii, Informației și Acordului Public al Republicii Kazahstan (aprobat prin Decretul Guvernului Republicii Kazahstan din 07.05.99 nr. 543) stabilește sarcina de a îmbunătăți sistemul de stat al muncii de birou. Pentru a implementa aceasta și alte sarcini, Comitetul elaborează proiecte de regulamente, implementează programe de dezvoltare a birourilor, stimulează cercetarea și lucrări metodiceși, de asemenea, efectuează inspecții de stat pentru conformitatea cu legea.

Comisia de Administrare a Arhivelor și Documentației a emis Ordinul nr. 44 din 12 iulie 2000 „Cu privire la Bazele juridice, științifice și metodologice ale dezvoltării arhivării”, prin care s-a aprobat un plan aproximativ de reglementare, științific și metodologic pe termen lung. suport de arhivare. Planul este deja implementat.

Astfel, Comitetul a elaborat Cerințe pentru executarea documentelor organizatorice și administrative, Reguli model pentru documentarea și gestionarea documentației în organizatii guvernamentale Republica Kazahstan, Regulamente tip privind organismul de stat autorizat pentru gestionarea arhivelor și documentației.

În Republica Kârgâză, Adunarea Legislativă a adoptat Legea cu privire la Fondul Arhivistic Național al Republicii Kârgâzie (1999), care stabilește și reglementează bazele organizatorice, juridice și economice pentru achiziționarea, contabilizarea, păstrarea și utilizarea documentelor Arhivelor Naționale. Fondul Republicii și gestionarea documentației în republică.

Articolul 25 din Legea „Procedura de evidență” stabilește că elaborarea documentelor normative și metodologice care reglementează organizarea și evidența în organele, întreprinderile, instituțiile și organizațiile de stat, indiferent de proprietate, se atribuie organului republican de conducere arhivistică. În plus, toate întreprinderile, instituțiile și organizațiile, indiferent de forma lor de proprietate, sunt obligate să respecte normele și cerințele pentru lucrul cu documentele și depozitarea acestora.

Drepturi și obligații similare se regăsesc în reglementările relevante acte juridice alte câteva țări CSI care reglementează gestionarea arhivelor și stabilesc atribuțiile organelor de conducere în domeniul muncii de birou la nivel de stat.

Astfel, analiza experienței internaționale arată: în primul rând, că managementul înregistrărilor (DOM) este un subiect reglementare legalăși se află în centrul atenției multor state. În al doilea rând, de regulă, aceste sarcini sunt încredințate organismelor de arhivă.

Perspective pentru dezvoltarea cadrului de reglementare pentru munca de birou în Rusia

Rusia ar trebui să acorde atenție experienței țărilor străine. Până la urmă, astăzi, după implementarea modificărilor administrative, funcția de stat a managementului documentelor (DOM) pentru prima dată în ultimele trei secole a căzut din vizorul statului. Agenția arhivistică nu poate îndeplini funcții de coordonare, control, supraveghere în domeniul instituțiilor de învățământ preșcolar. Această sarcină nu a fost încredințată unui alt organism de stat. Desigur, această situație va afecta negativ starea instituțiilor de învățământ preșcolar din țară.

În condițiile actuale, încetinește muncă importantă privind proiectul de lege federală „Cu privire la suportul documentației activitati de management”, a cărui dezvoltare a fost realizată în ultimii ani. Reforma structurilor statului necesită o revizuire pe scară largă a bazei juridice și metodologice acumulate a instituțiilor de învățământ preșcolar.

În special, este necesară revizuirea standardelor pentru suportul documentației care sunt în vigoare la nivelurile guvernamentale interstatale, statale și intersectoriale, ținând cont de lucrările în curs privind programul țintă federal „Rusia electronică (2002-2010)”, o număr de acorduri și standarde internaționale în domeniile schimbului de informații. În același timp, este necesară stoparea creșterii necontrolate a volumelor de circulație a documentelor.

Volumul de documentație generat în activitățile organelor guvernamentale este de aproximativ 250 de miliarde de foi de documente anual. Totodată, sondajele selective ale aparatului administrației publice au constatat că anual are loc o creștere a volumului documentației cu 8–15%.

De remarcat în special este nivelul crescut de informatizare a organismelor guvernamentale - acesta este un factor suplimentar care afectează starea instituțiilor de învățământ preșcolar.

Evaluarea costurilor directe ale documentării acțiunilor manageriale arată fluctuații semnificative de sume în funcție de sfera și nivelul administrației publice.

Costul documentării și procesării documentelor în ceea ce privește un singur document este în medie de aproximativ 50 de ruble. În acest sens, reducerea compoziției specifice a documentelor cu 10% prin unificare și standardizare ne permite să ne așteptăm la un efect economic direct prin reducerea costului documentării și procesării documentelor. Economiile se ridică la aproximativ 12,5 miliarde de ruble.
Reglementarea funcțiilor organelor guvernamentale și a procedurilor de susținere a documentației acestora permite, prin reducerea timpului alocat documentării și procesării documentelor (de la 15–20 de minute la 3–4 minute în medie), să se economisească până la 40–50% din timpul total alocat proceselor de documentare. Acest lucru, la rândul său, va face posibilă obținerea unui efect economic direct în valoare de cel puțin 2,5-3,0 miliarde de ruble.

În prezent, economia rusă trece de la o materie primă predominant la extinderea producției de produse de înaltă tehnologie, intensive în știință, care utilizează cele mai înalte realizări științifice și tehnologice și potențialul intelectual al țării. În conformitate cu deciziile anterioare ale Consiliului de Securitate (CS) sub președintele Federației Ruse, ar trebui să se acorde o atenție principală asigurării competitivității produselor interne, în special piata externa. Acest lucru necesită documentare și suport informațional al produselor în toate etapele ciclului de viață, care respectă standardele mondiale, care este înregistrat în lege federala„Cu privire la reglementarea tehnică” din 27 decembrie 2002 Nr. 184-FZ.

comision pe securitatea informatiei Consiliul de Securitate al Federației Ruse în martie 2003, atrăgând atenția asupra problemei managementul documentelor electronice, a decis asupra necesității creării unui set de acte juridice în acest domeniu.

stabilirea regulilor și metodelor unificate unificate ale instituțiilor de învățământ preșcolar în structuri de stat indiferent de subordonarea lor departamentală;
monitorizarea și controlul respectării regulilor și normelor de circulație interdepartamentală a documentelor, proceselor de formare a documentelor și volumelor de circulație a documentelor;
munca științifică și metodologică în domeniul suportului documentației și introducerea celor mai raționale metode de lucru cu documente în guvern și organizații guvernamentale;
dezvoltarea centralizată a reglementărilor standard pentru rezolvare sarcini manageriale organizații guvernamentale;
asigurarea securității documentelor în organele guvernamentale, formarea fondurilor documentare ca informații resursele organizației, stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor, precum și respectarea prevederilor legal stabilite privind accesul la documentele organelor și organizațiilor guvernamentale;
examinarea software-ului și a altor instrumente de informare utilizate în autorități și organizații de stat pentru comunicații documentare electronice;
pregătirea profesională şi perfecţionarea specialiştilor în domeniul învăţământului preşcolar.

Implementarea acestor sarcini, care stau la baza managementului documentației, va îmbunătăți nivelul de calitate și profesionalism în sfera socio-economică a Rusiei și va obține, prin îmbunătățirea activităților aparatului administrativ, un efect economic total direct în cuantum de 13,75–14,25 miliarde de ruble. Iar efectul, care este mult mai mare decât cel direct, este un efect economic indirect reflectat în creșterea produsului național brut și în competitivitatea producătorilor ruși.

Desigur, pentru a rezolva problemele de mai sus, un special agenție guvernamentală nivel serviciu federal. Cel mai bun în aceste scopuri este organul de conducere al arhivelor, dotat cu competențe corespunzătoare.

DIPLOMĂMuncă

pe subiect

„Organizarea fluxului de documente în străinătate”

Introducere

Capitolul întâi. Caracteristici ale managementului documentelor în străinătate

1.1 Reglementarea legală a gestionării înregistrărilor

1.2 Sistem standarde internaționale

1.3 Reglementare de reglementare a managementului documentelor electronice și gestionării documentației

1.3.1 Conceptul de flux de lucru, organizarea muncii cu documente. Caracteristici ale managementului documentelor electronice

1.3.2 Caracteristici ale reglementării de reglementare a managementului documentelor electronice în țările Uniunii Europene

1.3.3 Caracteristici ale managementului documentelor și reglementării managementului documentelor electronice în Statele Unite

1.3.4 Caracteristici ale reglementării de reglementare a organizării muncii cu documente în Italia

1.3.5 Caracteristici de reglementare ale managementului documentelor electronice în Franța

1.3.6 Caracteristici de reglementare ale managementului documentelor electronice în Germania

1.3.7 Caracteristicile de reglementare ale managementului documentelor electronice în Regatul Unit

1.3.8 Probleme ale managementului documentelor electronice internaționale

Capitolul doi. Principalele direcții pentru îmbunătățirea organizării muncii cu documente în Rusia, ținând cont de experiența străină

2.1 Caracteristici comparative Direcții ruse și străine de dezvoltare a sistemelor de management al documentelor

2.2 Probleme de îmbunătățire a suportului de documentare a managementului în Rusia și modalități de rezolvare a acestora

2.3 Schimbarea sistemului de standarde naționale în domeniul suportului documentar al managementului ca factor de integrare a Rusiei în comunitatea mondială

Concluzie

Lista literaturii folosite

Introducere

Tranziția către o economie de tip piață ridică problema creării adecvate conditii moderne norme și cerințe uniforme pentru sistemul de suport de documentare pentru activitățile de management.

Creșterea importanței factorului economic și a forței juridice a documentelor în management face ca cercetările oamenilor de știință și experimentele practicienilor în domeniul managementul documentatiei care vizează trecerea de la munca tradițională de birou, de la împărțirea clasică a documentației „pe sisteme” la crearea unor sisteme de management de înaltă eficiență, folosind realizări tehnice și tehnologice moderne, pentru întreg complexul de resurse informaționale și documentare, realizând în același timp un management strategic și operațional. obiective în orice organizație, în special în aparatul administrației de stat.

Una dintre componentele importante ale acestei lucrări este studiul unui concept relativ nou în știința documentelor rusești - managementul documentatieiși introducerea lui nu numai în circulația științifică, ci și în practică.

Termenul de „gestionare a documentelor” este utilizat pe scară largă în lume. De exemplu, în Statele Unite ale Americii, organizația responsabilă cu chestiunile de înregistrări se numește Arhivele Naționale și Managementul Înregistrărilor. (Administrația Națională a Arhivelor și Arhivelor). Traducerea literală a termenului german „Schriftgutverwaltung” înseamnă „gestionarea documentelor scrise”. Termenul englezesc „Records Management” este tradus și ca management document.

caracteristică societate modernă este schimbul continuu de informații. Informații actualizate, complete, de încredere și în timp util sunt conditie necesara funcționarea cu succes a oricărei organizații.

Activitățile de management sunt asociate cu schimbul de informații între subiecteși obiecte de control. În absența informațiilor necesare, este imposibil să luați decizii în timp util și să determinați strategia de dezvoltare a organizației.

Unul dintre principalii factori care influențează progresul științific și tehnologic în toate sferele activității umane este utilizarea pe scară largă tehnologia Informatiei . La nivelul actual de dezvoltare a acestora, lucrul cu informații (colectare, analiză, stocare, distribuție etc.) se desfășoară mai rapid și mai eficient. Sub influența noilor tehnologii informaționale, în sistemul de management au loc schimbări fundamentale (procesele de fundamentare și luare a deciziilor sunt automatizate, organizarea implementării lor), profesionalismul specialiștilor implicați în activitățile de management este în creștere.

Suntem sub managementul documentatiei vom înțelege unul dintre domeniile cheie de activitate desfășurate în cadrul managementului documentelor organizației și include funcționarea actuală și optimizarea subsistemului de management al documentelor.

În procesul de gestionare a documentației organizației, sunt rezolvate următoarele sarcini principale:

Organizarea rațională a fluxului de lucru;

Controlul executiei documentelor;

Stocarea operațională a documentelor, inclusiv pregătirea lor corespunzătoare pentru transferul în arhiva arhivă în arhiva de stat sau departamentală (în funcție de organizație);

Stocarea ulterioară a documentelor în arhivă.

Scopul final al managementului înregistrărilor este de a crea condiții pentru o prelucrare eficientă informatii documentateîn termeni determinati de conţinutul activităţilor organizaţiei şi cu cele mai mici costuri materiale.

Credem că relevanța celor prezentate termen de hârtie evident, pentru că pentru a îmbunătăți sistemul de management al documentelor în activități organizații ruseștiși o creștere semnificativă a competitivității atunci când se alege cea mai rațională și eficientă organizare a muncii cu documente, este necesar să se analizeze experiența străină în acest domeniu în construirea cadru legislativși în gestionarea directă a documentelor.

Semnificația ridicată și dezvoltarea practică insuficientă a problemei determină noutatea neîndoielnică a acestui studiu.

Studiul problemelor legate de acest subiect are o semnificație atât teoretică, cât și practică.

Rezultatele studiului pot fi utilizate pentru elaborarea unei metodologii de analiză a „Organizării circulației documentelor în străinătate”. Semnificația teoretică constă în faptul că problemele alese pentru a fi luate în considerare sunt situate la joncțiunea mai multor discipline științifice deodată.

scop munca de curs este un studiu cuprinzător și sistematic al muncii cu documente în străinătate, studiul cadrului de reglementare internațional, utilizarea constatărilor pentru a dezvolta și a face propuneri pentru îmbunătățirea managementului documentelor în Rusia.

Pentru a atinge acest obiectiv, teoretice şi ştiinţifico-practicesarcini:

1) studiul sistemului surselor de reglementare legală a circulației documentelor în Rusia;

2) studierea trăsăturilor reglementării legislative a circulației documentelor atât la nivel juridic internațional, cât și la nivel național;

4) efectuarea unei analize juridice comparative Legislația rusăși acte juridice de reglementare ale altor state în domeniul muncii cu documente;

5) determinarea rolului experienței străine în organizarea și funcționarea sistemelor de management al documentelor din Rusia.

Obiect de studiu sunt procesele care au loc în timpul organizării și funcționării sistemelor de management al documentelor.

Subiect de studiu este o caracteristică a reglementării normative a circulației documentelor în Rusia și în străinătate.

Analiză articole științifice, mijloace didactice, cercetările sugerează că interesul pentru experiență străină hârtiile cresc.

În procesul de pregătire a lucrării de curs s-au folosit numeroase publicații periodice în revistele „Secretar Affairs”, „Office Management”, „Clerical Officer”, „Secretar-Referent”.

La redactarea unei lucrări de termen, au fost folosite lucrările specialiștilor ruși în domeniul suport documentar pentru management (A.Yu. Arnd, M.N. Kostomarov, S.L. Kuznetsov, M.V. Larin, O.A. Romanov, O.I. Ryskov, N.A. Khramtsovskaya și alții).

O atenție deosebită este acordată standardelor ISO 15489-2001 Informare și documentare - Managementul documentelorși GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale".

Capitolul întâi

Caracteristici ale managementului documentelor în străinătate

1.1 Reglementarea legală a gestionării documentației

Globalizarea relatii Internationale pe stadiul prezent a condus la creșterea importanței reglementării juridice internaționale a circulației documentelor.

Crearea de acte speciale la nivel intern nu contribuie la dezvoltarea relaţiilor internaţionale, deoarece legislație tari diferite abordări diferite ale definirii principalelor instituții juridice și principii de reglementare juridică.

LA anul trecutîn țările europene, o atenție deosebită a publicului este acordată nu numai problemelor de lucru cu documente de arhivă pe termen lung, ci și gestionării documentelor ca element esential activitati de management operational. Există mai mulți factori care determină adoptarea activă a programelor de gestionare a înregistrărilor și dezvoltarea de informații corporative și strategii de înregistrări atât în organizațiile guvernamentale, cât și în cele comerciale.

În primul rând, astfel de factori includ adoptarea și funcționarea legislației privind arhivele, protecția datelor, libertatea de informare și drepturile omului. Legislative și alte reglementări ale țărilor europene conțin cerințe pentru tipurile de documente care trebuie create și pentru perioadele de păstrare a documentelor. În plus, pot exista drepturi sau restricții privind accesul la documente sau conținutul acestora (de exemplu, în legislația privind libertatea de informare), cerințe pentru formatul documentelor (de exemplu, în legislația privind protecția datelor cu caracter personal), transferul documentelor către instituțiile de arhivă (de exemplu, în legislația arhivelor), procesele de gestionare a documentelor (de exemplu, legislația poate stabili procedura de indexare (înregistrare) a documentelor în vederea îmbunătățirii stocării acestora).

Curs 1. Tehnologia modernă și organizarea muncii de birou. Evaluarea stării actuale a documentației suport pentru management (DOE).

Cursul „Organizarea și tehnologia suportului documentar al managementului” constă din două secțiuni: „Istoria organizării muncii de birou în Rusia” și „Organizarea și tehnologia modernă a suportului documentar al managementului”.

Scopul cursului este de a oferi studenților o idee despre trăsăturile formării și dezvoltării sistemelor naționale de evidență în diverse perioade istorice și de a le familiariza cu teoria și practica organizării suportului de documentare modern pe baza principiilor și metodelor bazate științific pentru ameliorarea acestuia.

Obiectivele cursului:

evidențiază locul suportului documentar al managementului în procesele de management;

să cunoască istoria dezvoltării sistemului de evidență a statului;

să formeze abordări raționale ale studenților în rezolvarea problemelor de organizare a muncii cu documente într-o instituție;

familiarizați elevii cu modernul structuri tipice Servicii DOW;

explora tehnologii moderne suport pentru managementul documentației.

Documentarea este baza tehnologiei de control

munca de birou-ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale..

Inițial, termenul a apărut în vorbirea orală (probabil în secolul al XVII-lea) și însemna procesul de rezolvare (producere) a unui caz: „a produce un caz” - a rezolva o problemă. În cursul deciziei, a devenit necesară consolidarea rezultatului, de exemplu, un acord la care sa ajuns. Pentru aceasta, documentele au fost create din cele mai vechi timpuri, deoarece cuvântul rostit este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat în timpul transmiterii sau nu atât de înțeles. Deja în secolul al XVI-lea. cuvântul este folosit o afacere ca o culegere de documente legate de orice caz, emite. Pentru prima dată în acest concept, cuvântul „caz” a fost consemnat în documente în 1584.

Lucrările moderne de birou includ:

asigurarea realizării în timp util și corecte a documentelor (documentației);

organizarea muncii cu documente (primire, transmitere, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, păstrare, sistematizare, pregătire documente pentru arhivare, distrugere).

În paralel cu termenul „muncă de birou” În ultimele decenii, termenul a fost folosit documentatia de management(CĂPRIOARĂ). Apariția sa este asociată cu introducerea sistemelor informatice în management și organizațional, software și a acestora suport informativ pentru a aproxima terminologia folosită în programele de calculator și în literatură. În prezent, termenii „muncă de birou” și „management documentar” sunt sinonimi și sunt folosiți pentru a face referire la aceeași activitate.

Documentation support of management (DOA) este un tip de suport de management al organizației care include fixarea, transferul și stocarea informațiilor despre starea organizației și acțiunile de control pentru schimbarea stării acesteia. DOW include următoarele procese principale:

stabilirea acțiunilor de control sau a datelor privind starea de fapt a Organizației pe mass-media oficiale, i.e. " documentație„ sau „producerea documentelor”;

furnizarea la timp a informațiilor într-o manieră oficială, de ex. transfer de documente sau fluxul documentelor";

stocarea promptă și pe termen lung a documentelor, de ex. „depozitare arhivă”.

Sprijinul documentar al managementului este o ramură de activitate, al cărei scop principal este de a oferi conducerii informații despre starea de fapt din Organizație pentru luarea deciziilor informate de management și monitorizarea implementării acestora.

Documentație este procesul de creare și formalizare a unui document. Standardul de stat definește documentația ca fiind „înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite”.

Astăzi, instituția de învățământ preșcolar servește atât ca instrument de management eficient, cât și cel mai important instrument de comunicare în relația dintre agențiile guvernamentale și populația țării, structurile societății civile și mediul de afaceri.În opinia noastră, în cursul reformei la nivel național, este necesară stabilirea unor principii uniforme pentru unificarea și standardizarea serviciilor și tehnologiilor instituțiilor de învățământ preșcolar, precum și documentarea - pentru o mai bună interacțiune între organele guvernamentale. Reglementarea de stat în domeniul suportului documentației capătă o importanță deosebită în legătură cu utilizarea documentelor electronice și a mijloacelor de comunicații electronice. Creșterea volumului de informare și documentare în autorități ridică necesitatea monitorizării și gestionării constante a acestor procese de către stat.

Serviciul de arhivă de stat a fost implicat în mod tradițional în eficientizarea documentației de management în Rusia.

De exemplu, cele mai recente Regulamente ale Serviciului Federal de Arhivă din Rusia din 28 decembrie 1998 nr. 1562 au inclus următoarea sarcină: „dezvoltarea și îmbunătățirea, împreună cu autoritățile guvernamentale federale și autoritățile guvernamentale ale entităților constitutive ale Federației Ruse, a arhivelor. și munca de birou, inclusiv sistemul de stat de muncă de birou și documentația sistemelor unificate.”

Noul organism de conducere - Agenția Federală de Arhivă (a se vedea Decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 nr. 290), în conformitate cu deciziile privind reforma administrativă, nu este înzestrat cu funcțiile de gestionare a documentației. Îi este atribuită numai funcția de coordonare a nomenclatoarelor exemplare de cazuri, instrucțiuni pentru activitatea de birou a organelor executive federale, precum și liste de documente generate în cursul activităților organismelor guvernamentale federale și organizațiilor subordonate acestora, indicând perioadele de depozitarea acestora. După cum puteți vedea, chiar și sarcina foarte abstractă de „dezvoltare” a muncii de birou a căzut din Regulamente. Această situație introduce incertitudine în perspectivele de îmbunătățire în continuare a instituțiilor de învățământ preșcolar la nivel de stat. În același timp, în toate țările dezvoltate, într-o formă sau alta, funcțiile de gestionare a documentelor sunt atribuite organelor de stat relevante, iar această practică se justifică.

În condițiile actuale, lucrările importante privind proiectul de lege federală „Cu privire la suportul documentației pentru activitățile de management”, care a fost elaborat în ultimii ani, sunt îngreunate. Reforma structurilor statului necesită o revizuire pe scară largă a bazei juridice și metodologice acumulate a instituțiilor de învățământ preșcolar.

De remarcat în special este nivelul crescut de informatizare a organismelor guvernamentale - acesta este un factor suplimentar care afectează starea instituțiilor de învățământ preșcolar.

Evaluarea costurilor directe ale documentării acțiunilor manageriale arată fluctuații semnificative de sume în funcție de sfera și nivelul administrației publice.

Reglementarea funcțiilor organelor guvernamentale și a procedurilor de susținere a documentației acestora permite, prin reducerea timpului alocat documentării și procesării documentelor (de la 15–20 de minute la 3–4 minute în medie), să se economisească până la 40–50% din timpul total alocat proceselor de documentare. Acest lucru, la rândul său, va face posibilă obținerea unui efect economic direct în valoare de cel puțin 2,5-3,0 miliarde de ruble.

În prezent, economia rusă trece de la o materie primă predominant la extinderea producției de produse de înaltă tehnologie, intensive în știință, care utilizează cele mai înalte realizări științifice și tehnologice și potențialul intelectual al țării. În conformitate cu deciziile anterioare ale Consiliului de Securitate (CS) sub președintele Federației Ruse, atenția principală ar trebui acordată asigurării competitivității produselor interne, în special pe piața externă. Acest lucru necesită documentare și suport informațional al produselor în toate etapele ciclului de viață, care îndeplinește standardele internaționale, care este consemnat în Legea federală „Cu privire la reglementarea tehnică” din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ.

În martie 2003, Comisia pentru Securitatea Informațională a Consiliului de Securitate al Federației Ruse, atrăgând atenția asupra problemei gestionării documentelor electronice, a decis asupra necesității creării unui set de acte juridice de reglementare în acest domeniu.

stabilirea regulilor și metodelor unificate unificate ale instituțiilor de învățământ preșcolar din structurile de stat, indiferent de subordonarea lor departamentală;

monitorizarea și controlul conformității cu regulile și normele fluxului de documente interdepartamentale, proceselor de formare a documentelor și volumelor fluxului de documente;

munca științifică și metodologică în domeniul suportului documentației și introducerea celor mai raționale metode de lucru cu documente în guvern și organizații guvernamentale;

elaborarea centralizată a reglementărilor standard pentru rezolvarea sarcinilor manageriale ale organizațiilor de stat;

asigurarea securității documentelor în organele guvernamentale, formarea fondurilor documentare ca resurse informaționale organizațiilor, stabilirea termenelor de păstrare a documentelor, precum și respectarea prevederilor legal stabilite privind accesul la documentele organelor și organizațiilor de conducere;

examinarea software-ului și a altor instrumente de informare utilizate în autorități și organizații de stat pentru comunicații documentare electronice;

pregătirea profesională şi perfecţionarea specialiştilor în domeniul învăţământului preşcolar.

Desigur, pentru a rezolva problemele de mai sus, este nevoie de un organism de stat special la nivelul serviciului federal. Cel mai bun în aceste scopuri este organul de conducere al arhivelor, dotat cu competențe corespunzătoare.

Munca de birou astăzi este definită de standard ca o „ramură de activitate” care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente „2, adică întregul proces din momentul în care un document este creat și până la distrugerea lui sau transferul în stocarea într-o arhivă”.

Termenul apare inițial în vorbirea orală (probabil în secolul al XVII-lea) și înseamnă procesul decizional în sine (producția de caz - „caz pentru a produce” (pentru a rezolva problema). Deoarece în cursul rezolvării oricărei probleme, au apărut documente pentru a consolida acordul la care sa ajuns, decizia luată (deoarece cuvântul oral este de scurtă durată, poate fi uitat, distorsionat în timpul transmiterii sau nu este așa înțeles deja în secolul al XVI-lea, cuvântul caz este folosit ca „o colecție de documente legate de orice caz, problema” 3. Pentru prima dată, cuvântul „caz” este înțeles astfel, este consemnat în documente în 1584.

În paralel cu termenul de „management de birou” în ultimele decenii, a fost folosit termenul de „suport documentație de management”. Apariția acestui termen este asociată cu introducerea sistemelor informatice în management, organizarea, programul și informațiile acestora Securitate. Pentru a aproxima terminologia folosită în programele de calculator și în literatura de specialitate în domeniul muncii de birou, a ajuns, în mod similar, să fie folosit și termenul „managementul documentației”, care, în esență, este un sinonim pentru termenul „muncă de birou”. De exemplu, în titlurile standardului de documente „Sistemul de stat de suport documentar pentru management” și „Instrucțiuni tipice pentru munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse”.

Termenul mai larg folosit astăzi - managementul informațiilor și documentației, include, pe lângă munca tradițională cu documente și servicii de informare, crearea, întreținerea și lucrul cu baze de date.

Atât procesul de creare a documentelor, cât și organizarea lucrului cu acestea au fost întotdeauna reglementate prin acte legislative și de reglementare speciale și de reglementare și metodologice. În perioada prerevoluționară, cele mai mari acte legislative care au determinat organizarea muncii de birou au fost „Regulamentele generale” aprobate de Petru I la 28 februarie 1720 4 , „Instituția de administrare a provinciei” din 1775 de către Ecaterina a II-a. , și „Stadiul general al ministerelor” din 1811. Aceste acte au stabilit principiile de bază ale lucrului cu documentele care sunt în vigoare astăzi (de exemplu, contabilizarea obligatorie a documentelor, înregistrarea, controlul, formarea dosarelor, crearea unei arhive a unei instituții etc.).

Acte normative și metodologice privind munca de birou:

Sistemul de stat de suport documentar este gestionatși eu.Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. - M.,1991.

În prezent, în conformitate cu programul țintă federal, se finalizează dezvoltarea unei noi versiuni a GSDOU - un sistem de prevederi care definesc regulile de bază pentru lucrul cu documente în organizații. Sistemul este orientat si catre structuri comerciale. Acesta va consta din două părți: normativă și metodică. În partea normativă, ca și în prezentul document, sunt definite principalele sarcini și funcții, reglementarea legală a activităților serviciului suport documentație în organizație, structura aproximativă a acestuia; procedura de intocmire si executare a documentelor; toate etapele de lucru cu acestea: livrarea, trecerea, prelucrarea, contabilitatea, înregistrarea, controlul execuției, munca de informare și referință, stocarea operațională a documentelor, căutarea documentelor și informațiilor; protecția sistemelor de regăsire a informațiilor; pregătirea documentelor pentru arhivă; procedura pentru efectuarea unei examinări a valorii documentelor; organizarea depozitării documentelor.

Diferența principală sistem nou constă în faptul că va fi un singur complex de documentare automatizată bazat pe editori de text modern, management automatizat de documente (inclusiv e-mail), baze de date și stocarea și utilizarea automată a documentelor (inclusiv nomenclaturi automate de cazuri, inventare de cazuri etc.) 9 .

Instrucțiuni standard privind munca de birou ale autorităților executive federale ale Federației Ruse. - M., .2005.

Noua ediție a Instrucțiunilor. Include atât procedura generală de întocmire și execuție a documentelor, cât și specificul întocmirii anumitor tipuri de documente: ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, protocoale. Descrie procedura de înregistrare a documentelor, construirea de motoare de căutare pentru lucrări de referință, organizarea controlului asupra execuției documentelor, procedura de întocmire și lucru cu nomenclatorul dosarelor, formarea dosarelor, efectuarea unei examinări a valorii documentelor, procesarea dosarelor, compilarea inventarelor, stocarea promptă a fișierelor, transferarea lor în depozitul de arhivă. Anexa conține formulare pentru nomenclatorul cauzelor, un act privind alocarea documentelor pentru distrugere, inventare etc. După cum se poate observa dintr-o scurtă enumerare a conținutului instrucțiunii, reflectă aproape toate problemele de organizare a muncii de birou. Deși este destinat în primul rând ministerelor și departamentelor, poate fi utilizat și va găsi o mulțime de servicii de birou utile pentru organizații de orice formă de proprietate. Poate fi folosit ca bază pentru dezvoltarea instrucțiunilor pentru munca de birou a unei anumite organizații.

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale. - M., 1988.

Regulile pot fi împărțite condiționat în două părți. Prima (secțiunile 2-4) acoperă în detaliu problemele muncii de birou:

cerințe pentru nomenclatorul cazurilor, tipurile acestora, procedura de pregătire, completare, întreținere a acestora;

procedura de formare a dosarelor în munca de birou;

organizarea și procedura de examinare a valorii documentelor în munca de birou;

procedura de repartizare a documentelor pentru distrugere; 4 pregătirea dosarelor pentru transferul în arhivă: înregistrarea dosarelor (numerotarea, clasarea, proiectarea suplimentară a copertei etc.), întocmirea inventarelor, transferul în arhivă.

Într-o altă parte a regulilor (Secțiunea 5-14), lucrul cu documentele din arhivă este descris în detaliu.

Pentru organizațiile comerciale care nu depun documente spre depozitare publică, dar le păstrează acasă, regulile sunt un instrument indispensabil în organizarea arhivei lor.

Lista documentelor care indică perioadele de păstrare (Tipic><ми ведомственный) 10 .

Model de regulament privind desfășurarea activității de birou cu privire la propunerile, cererile și reclamațiile cetățenilor în organele de stat, întreprinderi, instituții și organizații.

Acest act descrie prevederile fundamentale pentru organizarea muncii cu această categorie de documente: caracteristici de înregistrare, termene, menținerea unui dosar de referință, crearea dosarelor, păstrarea dosarelor, păstrarea informațiilor analitice privind contestațiile. Metodologia prevăzută în Regulament poate fi utilizată pentru organizarea muncii cu orice documente ale persoanelor fizice.

Curs 2. Organizarea instituţiei de învăţământ preşcolar. Sarcini și funcții ale serviciului DOW.

Forme organizatorice de suport de documentare (munca de birou).

Serviciul DOW: scop și loc în structura organizației

Structuri tipice ale serviciului instituțiilor de învățământ preșcolar în organizații de diferite niveluri de conducere.

Funcțiile angajaților instituției de învățământ preșcolar

Raționalizarea forței de muncă a muncitorilor

Componența oficială și numerică a personalului serviciului instituției de învățământ preșcolar.

Reglementarea activităților serviciului DOW.

1. Suportul documentar ca functie de management este prezent in orice organizatie, indiferent de forma organizatorica si juridica a acesteia, natura si continutul activitatilor, competenta si alti factori. Conform definiției consacrate în GOST R 51141-98, suportul documentației pentru management este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Documentul este principala modalitate de fixare și transmitere a informațiilor manageriale și de altă natură în sistemul de management, iar calitatea deciziilor luate și, în consecință, eficacitatea activităților instituției depind în mare măsură de cât de eficient este organizată munca cu documente. De aceea, în orice organizație este extrem de important să se acorde o atenție deosebită organizării serviciului de birou și să se realizeze cea mai rațională organizare a muncii cu documente.

Pentru a face acest lucru, în primul rând, este necesar să se rezolve următoarele probleme la nivel organizațional:

Alegerea formei optime de organizare a muncii de birou;

Dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului de birou și alegerea denumirii sale specifice;

Delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între unitățile structurale individuale ale serviciului de evidență și angajați și consolidarea acestora în documentele organizatorice și juridice relevante;

Raționalizarea muncii lucrătorilor de birou;

Determinarea componenței numerice și oficiale a serviciului de gestionare a evidenței;

Alegerea tehnologiei optime pentru lucrul cu documente și fixarea acesteia în Instrucțiunile de lucru Office;

Organizarea rațională a locurilor de muncă și crearea condițiilor favorabile de muncă;

Îmbunătățirea abilităților angajaților și a culturii de lucru cu documente.

Prima întrebare - alegerea formei optime de organizare a muncii de birou - este decisă în etapa inițială a organizării serviciului de birou. Atunci când rezolvăm această problemă, trebuie să plecăm de la faptul că istoricul au existat trei forme principale de organizare a muncii de birou: centralizată, descentralizată și mixtă.

Formularul centralizat presupune implementarea tuturor operațiunilor de procesare a documentelor (de la primirea documentelor și înregistrarea acestora până la trimiterea documentelor, crearea fișierelor și stocarea lor) într-o singură unitate - serviciul de birou.

Forma descentralizată de organizare a muncii de birou presupune crearea unui serviciu independent de muncă de birou în fiecare unitate structurală și în prezent este rar utilizată. Forma descentralizată a muncii de birou este utilizată numai în organizații dispersate teritorial, precum și în departamente separate care lucrează cu documentație specifică.

cu documente cu acces restricționat, care trebuie separate de documentele de evidență deschisă.

O formă mixtă de organizare a muncii de birou presupune efectuarea unor operațiuni de birou în serviciul de birou, altele în departamente. De regulă, serviciul clerical își asumă primirea și trimiterea documentelor, înregistrarea acestora, organizarea fluxului de lucru, controlul asupra executării documentelor, în timp ce se realizează crearea și executarea documentelor, sistematizarea acestora, formarea dosarelor și depozitarea acestora. în diviziuni structurale. În plus, cu o formă mixtă de muncă de birou, aceeași operațiune tehnologică (de exemplu, înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire) poate fi efectuată în serviciul de management al biroului și în diviziile structurale, în funcție de categoria documentelor. Documentele adresate conducerii se înregistrează în serviciul de evidență, adresat direcțiilor structurale din direcțiile relevante.

Majoritatea organizațiilor folosesc o formă mixtă de organizare a muncii de birou, mai rar o formă centralizată, deși, desigur, cea din urmă are o serie de avantaje. Forma centralizată de organizare a muncii de birou vă permite să concentrați toate operațiunile tehnice pentru prelucrarea documentelor într-o singură unitate, lăsând alte unități structurale să facă lucrări creative cu documente, face posibilă formarea unei baze de date unice pentru toate documentele primite și create în organizație, oferind astfel o căutare mai fiabilă a documentelor și, în consecință, lucrări de referință pe documente. Formularul centralizat eliberează diviziunile structurale de necesitatea de a forma documente executate în cutii și de a le stoca, deoarece această lucrare este efectuată de serviciul de birou. În plus, formularul centralizat permite utilizarea mai eficientă și cuprinzătoare a echipamentelor de birou și a echipamentelor informatice pentru efectuarea operațiunilor de birou pentru prelucrarea documentelor.

Desigur, cu o formă centralizată, serviciul de birou efectuează o cantitate mult mai mare de muncă decât cu o formă mixtă, iar aceasta, desigur, necesită un personal mai mare de muncitori, iar din moment ce toate cazurile sunt procesate, formate și stocate în serviciul de birou. , apoi, în consecință, mai multe spații speciale de birou destinate procesării documentelor, formării și păstrării arhivei curente a organizației. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că introducerea computerelor moderne, în special a tehnologiilor de procesare a documentelor de rețea, vă permite să creați o bază de date unică de documente ale organizației și, într-o formă mixtă, munca de birou.

Forma aleasă de organizare a muncii de birou determină în mare măsură tehnologia de lucru cu documente, care este fixată în instrucțiunile de lucru de birou.

2. Este important de subliniat faptul că în condițiile moderne, când munca cu documentația de management în multe instituții se bazează pe tehnologie informatică, funcțiile serviciului de management al biroului nu se limitează la organizarea fluxului de documente al instituției, contabilizarea documentelor, monitorizare. execuția și păstrarea documentelor acestora. Serviciul de management al înregistrărilor este direct implicat în stabilirea sarcinilor în dezvoltarea tehnologiilor informaționale automatizate pentru lucrul cu documente, în asigurarea accesului la informații și protejarea informațiilor și în îmbunătățirea lucrului cu documente.

Serviciul de management al înregistrărilor - management de caz, birou, departament general, secretariat, departament de management al biroului - o unitate structurală independentă a unei organizații, instituții, întreprinderi (denumită în continuare organizație), care îndeplinește funcția de suport documentar pentru activitățile de management (DOE). ) și se subordonează direct șefului organizației. Denumirea specifică a serviciului de evidență se alege în funcție de tipul de organizație, structura organizatorică a acesteia, locul în ierarhia organelor de conducere, domeniul de activitate și alte caracteristici. În organizațiile mici, funcțiile de birou sunt de obicei îndeplinite de un singur lucrător secretar.

3. Alegerea unei denumiri specifice a serviciului de birou se realizează concomitent cu dezvoltarea structurii organizatorice și funcționale a serviciului. Sistemul de suport al documentației de stat pentru management (GSDM) conține recomandări care vă permit să alegeți cel mai potrivit nume al serviciului și structura acestuia.

În funcție de statutul organizației, de scopurile, obiectivele acesteia, de numărul de unități structurale și de funcționari, serviciul PEI are diferite denumiri de forme organizaționale, structură și compoziție oficială.

Pentru instituțiile de învățământ preșcolar din organizații creați:

Management de caz;

birou;

Departamentul comun;

serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar sau compartiment al instituţiei de învăţământ preşcolar.

În autoritățile executive federale (ministere, departamente) - aceasta este gestionarea afacerilor, care, de regulă, are o structură complexă. Include: secretariatul, inspecția în subordinea ministrului, secretariatul consiliului, biroul.

Secretariat este format din Recepția Ministrului, Secretariatul Ministrului, Recepția și Secretariatele Viceminiștrilor. Secretariatul întocmește documente pentru raport și organizează lucrul cu documentele primite de conducere.

Inspecție în subordinea ministrului controlează executarea actelor guvernamentale, actelor administrative ale autorităților, ordinelor ministrului.

Secretariat Consiliul este responsabil de suportul tehnic și de documentare al ședințelor consiliului.

birou constă din diviziuni structurale.

Acestea includ: o expediție, un birou de corespondență guvernamentală, un birou de contabilitate și înregistrare a documentelor, un grup de control, un birou de dactilografiere sau un centru de calcul pentru prelucrarea documentelor, un birou de copiere și copiere, o cameră de teletip și o arhivă centrală. .

La diferite întreprinderi - de stat, nestatale, de cercetare, proiectare, inginerie, instituții de învățământ superior - se creează un departament de suport documentar sau un birou. Acestea pot avea subdiviziuni structurale (sector, grup), sau întreținerea unei anumite zone de lucru poate fi încredințată unor anumiți executanți (interpreți).

În biroul sau departamentul instituției de învățământ preșcolar se creează divizii care efectuează contabilitatea și înregistrarea documentelor, controlul, îmbunătățirea, lucrul cu documentele și introducerea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor. Acestea pot include un secretariat, o expediție, un birou de dactilografiere, un birou de fotocopiere și o arhivă.

În autoritățile executive, autoguvernarea locală creează un departament comun. Structura departamentului general include subdiviziuni la fel ca biroul. Cu toate acestea, structura sa conține în mod necesar unități precum departamentul de protocol, grupul de scrisori, recepția. Departamentul de protocol întocmește proiecte de documente în numele conducerii, analizează documentele întocmite în diviziile structurale, iar angajații săi pregătesc ședințe ale organului de conducere. Grupul (birou, departament) desfășoară lucrări cu apelurile cetățenilor. Recepția acceptă cetățeni care aplică cu propuneri, declarații, reclamații cu caracter personal.

Un fapt pozitiv ar trebui considerat includerea în structura serviciului DOW a unei unități care îmbunătățește formele și metodele de lucru cu documentele. Această subdiviziune poate fi numită un departament pentru îmbunătățirea muncii cu documente și introducerea mijloacelor tehnice sau un grup (sector, birou) pentru îmbunătățirea muncii cu documente.

În birou și în departamentul general (departamentul instituției de învățământ preșcolar), precum și ca unitate independentă, poate fi creat un secretariat, care include toți secretarii șefilor organizației.

Condiția principală pentru crearea acestui serviciu, indiferent de denumirea acestuia, care trebuie respectată cu strictețe, este următoarea: „Sprijinul documentar pentru management în organizații, instituții și întreprinderi este realizat de un serviciu special, care acționează ca unitate structurală independentă. , în subordinea directă conducătorului organizaţiei”.

În ministere și departamente - Management de caz. De regulă, administrarea afacerilor cuprinde: secretariatul (recepție, secretariatul ministrului, secretariatele viceminiștrilor, secretariatul colegiului, biroul de protocol), inspecția în subordinea ministrului (șeful departamentului), biroul (biroul guvernului). corespondență, birou contabilitate și evidență, expediție, birou dactilografiat (birou copiere, birou teletip etc.), compartiment scrisori (reclamații), compartiment îmbunătățire a lucrărilor cu documente și introducere mijloace tehnice, arhivă centrală);

La întreprinderi (asociații), în organizații de cercetare, proiectare, proiectare și centre de calcul, instituții de învățământ superior și alte organizații - de la afaceri de suport documentar al conducerii sau biroului.În lor compus, de regulă, cuprinde: subdiviziuni de contabilitate și înregistrare a documentelor, controlul execuției, îmbunătățirea lucrărilor cu documente și introducerea mijloacelor tehnice, luarea în considerare a contestațiilor cetățenilor, secretariat, expediție, birou dactilograf, birou copiere și reproducere, arhivă;

În organele executive ale puterii (administrații, primării, prefecturi etc.) și în aparatul administrativ al organizațiilor publice - Departamentul comun. Compartimentul general cuprinde: secretariatul, biroul, grupul de control, grupul de protocol, grupul de perfecţionare a lucrărilor cu documente, grupul de scrisori (reclamaţii), biroul de dactilografiere, biroul de copiere şi reproducere, arhiva;

În organizațiile care nu au muncă de birou în structură, funcțiile acesteia sunt îndeplinite de grefier șef,în diviziuni structurale - secretar de divizie sau altă persoană desemnată.

4. Serviciul de gestionare a înregistrărilor rezolvă două seturi principale de sarcini:

Asigurarea unei proceduri unificate de documentare a activitatilor de management si organizare a muncii cu documente;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente.

Sarcinile cu care se confruntă serviciul clerical determină funcțiile acestuia. Asigurarea unei proceduri unificate de documentare a activitatilor de management se rezolva prin indeplinirea urmatoarelor functii:

dezvoltarea si proiectarea antetelor, asigurand producerea acestora;

asigurarea producerii documentelor, copierea si replicarea documentelor;

controlul asupra calității întocmirii și executării documentelor, respectarea procedurii stabilite de aprobare și certificare a documentelor.

Sarcina de a organiza munca cu documente este rezolvată prin îndeplinirea următoarelor funcții:

stabilirea unei proceduri unificate de trecere a documentelor (fluxul de documente al instituției);

transmiterea procesării documentelor de intrare și de ieșire;

înregistrarea și contabilitatea documentelor de intrare, ieșire și interne ale organizației;

controlul executării documentelor;

sistematizarea documentelor, asigurarea păstrării și utilizării ulterioare a acestora în activități de management;

organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor;

asigurarea protectiei informatiilor documentare.

Sarcina de a îmbunătăți formele și metodele de lucru cu documente include:

elaborarea și prelucrarea documentelor normative, instructive, metodologice privind munca de birou (Instrucțiuni privind munca de birou, nomenclatorul cazurilor etc.);

îndrumarea metodologică și controlul asupra respectării regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale organizației;

pregătirea avansată a angajaților instituției, sfaturile acestora cu privire la lucrul cu documente;

Eficientizarea documentației instituției, desfășurarea lucrărilor de unificare a documentelor, elaborarea buletinului de evaluare și a Albumului formularelor de documente utilizate în activitățile organizației;

Dezvoltarea și implementarea de noi forme și metode de lucru cu documente, îmbunătățirea fluxului de lucru al instituției, îmbunătățirea disciplinei de performanță în lucrul cu documente;

stabilirea sarcinilor pentru dezvoltarea sau îmbunătățirea tehnologiilor informaționale automatizate utilizate atunci când se lucrează cu documente.

5. Standardele în lumea muncii sunt elaborate pe baza cercetărilor și sunt concepute pentru a fi reutilizate în determinarea costurilor specifice cu forța de muncă.

În funcție de scopul lor, materialele utilizate pentru standardizarea muncii angajaților sunt împărțite în:

standardele de timp- timpul reglementat petrecut pentru efectuarea unei unități de tip standardizat de muncă sau a elementului acesteia în anumite condiții organizatorice și tehnice;

standardele populației- numărul reglementat de angajați ai personalului profesional și de calificare necesar pentru îndeplinirea de înaltă calitate a unei anumite funcții în anumite condiții organizatorice și tehnice;

standardele de centralizare a muncii- raportul reglementat dintre numărul de angajați ai aparatului de conducere și numărul total de salariați ai întreprinderii pe funcții de conducere sau în general pentru întreprindere;

standarde de gestionare- standarde pentru numărul de lucrători subordonați (sau deserviți);

standarde de servicii- numărul reglementat de angajați (subdiviziuni) administrați (sau deserviți), care, în anumite condiții organizatorice și tehnice, trebuie să fie administrați (sau deserviți) de un singur angajat;

rapoarte ale numărului de diferite categorii de salariaţi- o valoare reglementată care asigură cea mai bună utilizare a lucrătorilor standardizați în conformitate cu nivelul de calificare al acestora în anumite condiții organizatorice și tehnice;

sarcini normalizate- stabilite pe baza standardelor de timp, cantitatea de munca pe care executantii trebuie sa o presteze pe o anumita perioada calendaristica cu respectarea cerintelor stabilite pentru calitatea rezultatelor muncii.

În funcție de domeniul de aplicare, standardele de muncă sunt împărțite în intersectoriale, sectoriale și locale (utilizate la o întreprindere separată). Standardele intersectoriale sunt concepute pentru a standardiza munca lucrătorilor din aceleași profesii sau specialități implicate în implementarea proceselor tehnologice omogene la diferite întreprinderi. Aceste standarde sunt dezvoltate pentru cele mai tipice procese tehnologice pentru aceleași tipuri de muncă cu condiții tipice de lucru și, prin urmare, sunt unificate.

De exemplu, pentru standardizarea muncii personalului de birou, au fost elaborate și sunt aplicate norme agregate intersectoriale de timp pentru lucrul pe suport documentar al managementului (M., 1995).

Standarde de timp agregate sunt concepute pentru a efectua un complex de metode de muncă (operații) interconectate din punct de vedere tehnologic și organizatoric.

Standardele agregate pentru efectuarea operațiunilor individuale sunt calculate prin formula:

Standardele se bazează pe standarde de muncă care determină cuantumul și structura costurilor cu timpul de lucru și sunt standardul cu care se compară costurile efective ale timpului pentru a le stabili raționalitatea. La raționalizarea forței de muncă se aplică următoarele:

norme de timp;

standarde de producție;

standarde de servicii;

normele populației;

standarde de gestionare;

sarcini standardizate.

Dacă standardele de timp sunt destinate în primul rând să determine norma de timp pentru efectuarea unei unități de muncă, atunci standardele de serviciu și, respectiv, numărul de angajați sunt menite să calculeze standardele de serviciu și numărul total de angajați care efectuează o anumită cantitate de muncă. In cursul anului.

La alcătuirea standardelor de timp, se calculează mai întâi standardele de timp pentru operațiuni repetitive individuale (lucrări), apoi se determină intensitatea muncii tuturor lucrărilor - ca suma produselor intensității muncii de efectuare a lucrărilor individuale după numărul lor. După aceea, se stabilește numărul de angajați.

Cursul 3. Componența oficială și tehnică a salariaților instituției de învățământ preșcolar. Atribuțiile funcționale ale angajaților serviciului instituției de învățământ preșcolar. Cadrul de reglementare care reglementează organizarea și tehnologia suportului informațional și documentar pentru activitățile instituției.

Cadrul de reglementare și metodologie pentru suport pentru managementul documentelor (DOE) - un set de legi, acte juridice de reglementare, documente metodologice, standarde de stat care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale organizației, precum și activitățile serviciului de muncă de birou: structura acestuia, funcții, personal, suport tehnic și alte aspecte.

Documentele normative și metodologice pentru instituțiile de învățământ preșcolar sunt elaborate de diferite autorități și administrații ale statului în conformitate cu competența acestora.

Baza normativă și metodologică a instituției de învățământ preșcolar cuprinde:

Acte juridice emise de cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat;

Acte juridice emise de organele executive federale: ministere, comitete, departamente atât de natură sectorială, cât și departamentală;

Acte juridice emise de autoritățile legislative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora, care reglementează problemele muncii de birou;

Acte juridice cu caracter normativ și instructiv, precum și documente metodologice privind suportul documentației conducerii, publicate de conducerea întreprinderilor și organizațiilor.

Indiferent de denumirea specifică a serviciului de evidență și de structura acestuia, temeiul legal al activității acestuia îl constituie regulamentul privind serviciul și prevederile privind părțile sale structurale, precum și fișele posturilor ale angajaților care sunt obligatorii pentru fiecare organizație. Aceste documente stabilesc delimitarea funcțiilor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între unitățile structurale individuale ale serviciului de evidență și angajați.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar- un act juridic care definește poziția organizatorică și juridică a unei unități în structura unei instituții, sarcinile, funcțiile, drepturile, responsabilitățile acesteia, precum și relațiile cu alte unități și instituții.

Descrierea postului- un act juridic care determină poziția organizatorică și juridică a salariatului în structura instituției și unității. îndatoririle sale funcționale, drepturile, responsabilitățile și relațiile cu alți angajați și departamente.

Regulamentul privind serviciul de evidență și prevederile privind părțile sale structurale, dacă există, sunt elaborate de către conducătorul acestuia cu implicarea specialiștilor calificați, care cunosc bine atât activitatea unității, cât și a organizației în ansamblu și sunt aprobate. de cap.

Una dintre funcțiile serviciului de lucru de birou este de a selecta tehnologia optimă pentru lucrul cu documente și de a o fixa în Instrucțiunile de lucru de birou. Instruire de lucru la birou- un act juridic care stabilește tehnologia de creare sau primire a documentelor, prelucrarea, stocarea și utilizarea acestora în activitățile organizației. Instrucțiunea de lucru de birou stabilește reguli uniforme pentru documentarea activităților, organizarea fluxului de lucru, ținerea evidenței, înregistrarea, monitorizarea execuției documentelor și stocarea acestora. Instrucțiunea este aprobată de șeful organizației și este obligatorie pentru toți angajații.

Scopul instrucțiunii este de a îmbunătăți munca cu documente, de a reduce numărul și de a îmbunătăți calitatea pregătirii documentelor, de a eficientiza fluxul de lucru și de a optimiza munca managerială.

Instrucțiunea de lucru de birou este elaborată pe baza prevederilor Sistemului de management al documentației de stat, standardelor de stat pentru documente. Ministerele și departamentele elaborează instrucțiuni pentru munca de birou pe baza Instrucțiunii standard pentru munca de birou în organele executive federale. instrucțiunile au reflectat în mod constant toate etapele de lucru cu documentele de la crearea sau primirea acestora până la execuție, trimitere și/sau livrare la arhivă.

Instrucțiunea trebuie să cuprindă secțiuni: dispoziții generale; documentarea activităților (cerințe pentru formulare, înregistrarea detaliilor documentelor, executarea anumitor tipuri de documente); organizarea circulației documentelor (prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire, înregistrarea documentelor, controlul executării documentelor); organizarea depozitării documentelor (întocmirea unui nomenclator de dosare, formarea și executarea dosarelor, transferarea dosarelor în depozitul arhivistic). În plus, este recomandabil să se includă în instrucțiunea secțiuni privind producerea documentelor folosind tehnologia informatică; depozitarea, contabilizarea și utilizarea formularelor, sigiliilor, ștampilelor: utilizarea echipamentelor de fax și e-mail; fotocopierea si duplicarea documentelor si altele. În funcție de specificul activităților instituției, de structura acesteia, de procedura de transmitere a documentelor, de prezența unor zone separate de lucru, de mijloacele tehnice utilizate și de alți factori. Instruirea muncii de birou poate fi completată cu alte secțiuni, de exemplu: documentarea activității unui organism colegial (colegiu, consiliu de administrație, consiliu academic etc.); pregătirea scrisorilor trimise în străinătate etc.

Prevederile de reglementare ale instrucțiunilor sunt completate cu aplicații (eșantioane de antet ; principalele tipuri de documente; clasificatoare, formulare de înregistrare etc.).

Documentele normative și metodologice care reglementează instituția de învățământ preșcolar includ:

Lista documentelor cu termene de stocare (standard și departamentale).

Listele model elaborate de instituțiile de arhivă stabilesc perioadele de păstrare a documentației tipice pentru majoritatea instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor. Pe baza listelor standard, sunt elaborate liste departamentale, inclusiv cea mai completă și sistematică enumerare a documentației organizațiilor și întreprinderilor din sistemul lor.

Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar sunt dezvoltate pe baza celor standard, care conțin setul maxim de funcții. La elaborarea prevederilor individuale, componența sarcinilor și funcțiilor serviciului este specificată în funcție de condițiile reale ale activității acestuia. De exemplu, la funcțiile tehnologice tipice pot fi adăugate funcțiile de prognozare a dezvoltării suportului de documentare, unificarea documentelor, îndrumarea metodologică privind organizarea muncii de birou în diviziile structurale etc.. Dimpotrivă, într-o prevedere specifică, este posibilă excludeți din funcțiile tipice pe cele care nu sunt îndeplinite de serviciul DOW din această organizație sau sunt fixate pentru alte unități structurale.

Forma poziției și structura textului sunt unificate în USORD.

În cazul în care unitatea nu are o structură internă sub formă de sectoare, departamente, grupuri, birouri etc., secțiunea „Structură” nu este inclusă în regulament. Dacă unitatea are o structură internă, se elaborează o prevedere independentă pentru fiecare unitate structurală.

Primul paragraf „Dispoziții generale” stabilește denumirea exactă a serviciului instituției de învățământ preșcolar, locul acestuia în structura organizatorică a organizației, gradul de independență al serviciului. Luați în considerare două formulări ale acestui paragraf:

„Oficiul este o subdiviziune structurală independentă a SA și raportează direct directorului general”.

„Oficiul face parte din departamentul general al AO și raportează șefului său”.

În primul caz, independența biroului este fixă, în al doilea - valoarea sa auxiliară.

În continuare, Regulamentul indică denumirea funcției de șef de serviciu - șef, testator, manager; procedura de numire și eliberare din funcție, cerințele privind calificările sale și durata lucrărilor practice.

Următorul paragraf oferă o listă a principalelor documente legale, directive, de reglementare și instructive după care se ghidează serviciul PEI în activitatea sa. În primul rând sunt enumerate documentele legislative și naționale, normativ-metodice și normativ-tehnice, apoi documentele interne organizatorice și administrative.

În cazul în care biroul are propriul sigiliu (sigilii), Regulamentul îi oferă descrierile, condițiile de depozitare și utilizare.

Secțiunea „Sarcini principale” are scopul de a formula obiectivele cu care se confruntă unitatea, cu alte cuvinte, problemele pe care trebuie să le rezolve unitatea.

Secțiunea „Funcții” enumeră tipurile de muncă sau activități efectuate de unitate în funcție de sarcinile cu care se confruntă.

Pentru a implementa funcțiile care îi sunt atribuite, serviciul clerical este înzestrat cu un anumit set de drepturi, iar pentru neexecutarea funcţii poartă responsabilitatea stabilită în regulament.

În secțiunea „Drepturi” sunt enumerate acțiunile pe care unitatea, reprezentată de șeful acesteia, este obligată să le desfășoare pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt atribuite. La alcătuirea acestei secțiuni, trebuie să urmați aceleași reguli ca și la alcătuirea secțiunii corespunzătoare din fișa postului (vezi mai jos), dar în raport cu unitatea.

Secțiunea „Răspunderea” stabilește tipurile de responsabilitate pe care le poate suporta șeful unității în cazul în care unitatea nu își îndeplinește funcțiile. Serviciul de gestionare a evidenței răspunde de încălcarea procedurii stabilite pentru lucrul cu documentele într-o instituție, pierderea sau deteriorarea documentelor, pentru nerespectarea regimului de secret sau de confidențialitate în lucrul cu documentele, pentru nerespectarea instrucțiunilor și instrucțiunilor. a conducerii.

În procesul îndeplinirii funcțiilor atribuite serviciului de gestionare a evidenței, acesta interacționează cu conducerea instituției, cu toate unitățile funcționale și serviciile suport și cu angajații individuali, cu serviciul de gestionare a evidenței al unei organizații superioare, cu autoritățile arhivistice, cu alte instituții de cercetare sau cu alte instituții de organizarea si imbunatatirea muncii cu documente. Secțiunea „Relații” reglementează legăturile de informare și documentare ale unității; principalele documente create sau primite de acesta; se indică cu ce divizii și organizații se realizează interacțiunea, ce informații primește și prezintă divizia, frecvența și momentul depunerii, în ce ordine și de către cine sunt luate în considerare dezacordurile apărute în activitatea diviziei.

În mod similar, sunt în curs de elaborare prevederi pentru divizii structurale ale serviciului de evidenta: regulament privind secretariatul, regulament privind biroul de protocol, regulament privind arhiva etc.

Alături de regulamentul cu privire la serviciul de clerică și de dispozițiile privind individualul acestuia piese structurale pentru fiecare angajat al serviciului de muncă de birou, sunt elaborate fișele postului. Fișele postului reglementează statutul organizatoric și juridic al angajaților și oferă condiții pentru o muncă eficientă. Acestea permit evaluarea obiectivă a activităților angajaților și reprezintă baza normativă pentru aplicarea măsurilor administrative salariaților. Fișele postului vă permit să implementați principiul de bază al organizării raționale a muncii - principiul diviziunii și cooperării muncii.

Pentru a compila o fișă a postului de înaltă calitate, este necesar să se analizeze cu atenție și profund tipurile de muncă efectuate de un angajat care ocupă o anumită funcție, cu alte cuvinte, să se întocmească o descriere a funcției sau a locului de muncă. O descriere detaliată a muncii prestate ne permite să formulăm un set de cerințe pentru o anumită funcție sau loc de muncă, cerințe pentru cunoștințele pe care trebuie să le aibă un angajat, abilitățile, experiența acestuia etc.

Atunci când se elaborează fișele posturilor pentru lucrătorii de birou, ar trebui să se ghideze după „Caracteristicile de tarifare și calificare pentru posturile angajaților” (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii. autorități executive” (scrisoare a Ministerului Muncii din Rusia din martie). 13, 1996 Nr. 482-BK), dacă lucrătorii de birou sunt încadrați în calitate de funcționari publici. Caracteristicile de tarifare și de calificare sunt publicate și aproape anual sub forma unui Director de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (M.: Mintrud Rossii, 2001).

Caracteristicile tarifare și de calificare acoperă principalele categorii de angajați de conducere - manageri, specialiști, executanți tehnici și stabilesc gama de responsabilități ale postului, cerințele de calificare și educație, disponibilitatea cunoștințelor și aptitudinilor speciale.

O structură aproximativă a textului fișei postului pentru lucrătorii de birou este dată în GSDOU: prevederi generale, funcții ale angajaților; atributii oficiale; drepturile angajaților; relații (legături după poziție); responsabilitatea angajaților, evaluarea performanței.

În cazul subordonării serviciului de gestiune a evidenței conducătorului instituției, fișele de post ale angajaților acesteia se aprobă de către șeful instituției sau șeful adjunct al personalului. Dacă serviciul de clerică se raportează la unul dintre adjuncţi

Curs 4. Principii generale și fundamente metodologice ale organizării fluxului de lucru. Suportul de informare și documentare, fiind cea mai importantă funcție de serviciu a managementului, necesită o organizare atentă, atentă.

Viteza de obținere a informațiilor necesare pentru a lua o decizie depinde de claritatea și viteza de procesare și deplasare a documentului. Prelucrarea cu întârziere a documentelor, în special a celor financiare, poate duce la consecințe economice negative. Prin urmare, se acordă întotdeauna o mare atenție organizării raționale a fluxului de lucru, vitezei și acurateței procesării și transferului documentelor pentru execuție.

„Mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii” 1 se numește flux de lucru.

Toată documentația instituției este împărțită în trei fluxuri de documente

documente primite (incoming);

documente de ieșire (trimise);

documente interne.

Fiecare dintre fluxurile de documente are propria sa particularitate în ceea ce privește cantitatea, procesarea și mișcarea.

Numărul de documente al tuturor fluxurilor pentru anul va fi volumul fluxului de documente al instituției. Valoarea fluxului de lucru este necesară pentru a calcula numărul necesar de personal de birou pentru a calcula eficiența utilizării instrumentelor de mecanizare și automatizare de birou. În general, arată volumul de muncă al întregului aparat administrativ, de asemenea. toți angajații lui trebuie să se ocupe de documente.

În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se pot distinge următoarele etape:

recepția și prelucrarea primară a documentelor;

examinarea prealabilă și distribuirea documentelor;

înregistrare;

controlul executiei;

informații și lucrări de referință;

executarea documentelor si expedierea.

ROSOFORMAREA

Instituție de învățământ de stat

Studii profesionale superioare

„DON STATE TEHNIC

UNIVERSITATE"

Departamentul de Știința Documentelor și Comunicarea Limbii

LUCRARE DE CURS

După disciplină: „organizarea și tehnologia documentării

suport de administrare"

Pe tema: Experienta in organizarea muncii cu documente in strainatate

Lucrare finalizata:

elev în anul 3

Grupele GDU-32

Vasilenko Anastasia

Anatolievna

Lucrare verificata:

Vatolina Marina

Vladimirovna

Data livrării:

Rostov-pe-Don

Introducere ……………………………………………………………………..3

1. Experiență străină de standardizare………………………………………4-11

1.1 Istoria formării și dezvoltării organizației internaționale de standardizare………………………………………………………………………………4-5

1.2 Stadiul actual al standardizării internaționale în domeniul managementului documentelor………………………………………………………………..6-11

2. Experienta in organizarea muncii cu documente in tari straine ...... 12-20

2.1 Experiență cu documente în Commonwealth-ul Australiei……….12-16

2.1.1 Sistemul de standarde de stat al Uniunii Australiane..12-13

2.1.2 Fondul de arhivă al Commonwealth-ului………………………………..14-16

2.1 Experiență cu documente în Italia………………………………...17-20

3. Analiza stării actuale a managementului documentelor în Rusia..21-27

Concluzie…………………………………………………………………..28-29

Lista surselor utilizate…………………………………………30

Introducere

Tema cursului este relevantă, deoarece studiind experiența organizării muncii cu documente în străinătate, puteți urmări principalele tendințe în dezvoltarea muncii de birou și, analizându-le, puteți aplica aceste inovații în Rusia.

Scopul lucrării este de a analiza experiența de organizare a muncii cu documente în străinătate.

Sarcini de lucru:

Pentru a studia experiența străină de standardizare;

Analizați experiența de organizare a muncii cu documente în țări străine;

Analizați starea actuală a managementului documentelor în Rusia.

Pentru redactarea lucrărilor de curs s-au folosit:

Reguli;

resurse de internet;

Reviste („Munca de birou”, „Afaceri de secretariat”).

Metodele de cercetare sunt: analiza comparativă, istorică.

1. Experiență străină de standardizare

1.1 Istoria formării și dezvoltării organizației internaționale de standardizare

Standardizarea internațională este un set de organizații internaționale de standardizare și produse ale activităților lor - standarde, recomandări, rapoarte tehnice și alte produse științifice și tehnice. Există trei astfel de organizații: Organizația Internațională pentru Standardizare - ISO (ISO), Comisia Electrotehnică Internațională - IEC (IEC), Uniunea Internațională de Telecomunicații - ITU (ITU).

Organizația Internațională pentru Standardizare, ISO (International Organization for Standardization, ISO) este o rețea globală care determină ce standarde sunt necesare pentru funcționarea organizațiilor comerciale, guvernamentale și publice. A fost înființată oficial la 23 februarie 1947.

Scopul său principal este formulat în Carta ISO: „... să promoveze dezvoltarea standardizării la scară globală pentru a asigura schimbul internațional de bunuri și asistență reciprocă, precum și extinderea cooperării în domeniile intelectual, științific, tehnic și activitati economice."

ISO reunește 64 de țări. ISO este o organizație neguvernamentală: membrii săi nu sunt delegați guvernamentali, ca, de exemplu, în Națiunile Unite. Cu toate acestea, ISO ia o poziție specială între organizațiile guvernamentale și neguvernamentale. Acest lucru se datorează faptului că, pe de o parte, multe dintre instituțiile ISO fac parte din structurile guvernamentale din țările lor sau se află sub tutela statului lor. Pe de altă parte, alți membri ai ISO sunt complet privați, creați de uniuni locale ale organizațiilor industriale.

Amploarea activităților organizației este evidențiată de următoarele fapte: peste 30 de mii de experți participă la lucrările tehnice, care se desfășoară în cadrul a 187 de comitete tehnice, 576 de subcomitete, 2057 de grupuri de lucru. Peste 800 de întâlniri ale organismelor tehnice menționate mai sus au loc anual în întreaga lume. Parcul de standarde ISO depășește 14.000 de articole și peste 800 de standarde noi și revizuite sunt publicate anual.

Standardele internaționale ISO nu au statutul de a fi obligatorii pentru toate țările participante. Orice parte a lumii are dreptul de a le adapta sau nu. Decizia privind aplicarea standardului internațional ISO este legată în principal de gradul de participare a țării la diviziunea internațională a muncii și de starea comerțului său exterior. Aproximativ jumătate din standardele internaționale ISO și-au găsit aplicație în sistemul de standardizare rus.

Astfel, sarcina principală a standardelor internaționale este crearea la nivel internațional a unei baze metodologice unificate pentru dezvoltarea de noi și îmbunătățirea sistemelor de calitate existente și certificarea acestora.

1.2 Stadiul actual al standardizării internaționale în domeniul managementului înregistrărilor

Din punct de vedere organizațional, ISO include organisme de conducere și de lucru. Organe de conducere: Adunarea Generală (organul suprem), Consiliul, Biroul Conducător Tehnic. Organisme de lucru - Comitete tehnice (TC), subcomitete, grupuri consultative tehnice (TCG).

Adunarea Generală este adunarea ofițerilor și delegaților numiți de comitetele membre. Fiecare organism membru are dreptul să prezinte maximum trei delegați, dar aceștia pot fi însoțiți de observatori. Membrii corespondenți și membrii abonați participă în calitate de observatori.

Consiliul conduce activitatea ISO între sesiunile Adunării Generale. Consiliul are dreptul, fără convocarea Adunării Generale, de a trimite întrebări comitetelor membre spre consultare sau de a încredința comitetelor membre decizia acestora. La ședințele Consiliului, hotărârile se iau cu votul majorității membrilor comisiei Consiliului prezenți la ședință. Între ședințe și dacă este necesar, Consiliul poate lua decizii prin corespondență.

Șapte comitete sunt subordonate Consiliului ISO: PLACO (biroul tehnic), PROFCO (asistență metodologică și informațională); CASCO (comitet de evaluare a conformității); INFCO (comitetul de informare științifică și tehnică); DEVCO (Comitetul de Asistență pentru Țările în curs de dezvoltare); COPOLCO (comitetul pentru protecția consumatorilor); REMCO (Comitetul pentru materiale de referință).

PLACO (PLACO - Comitetul de planificare) pregătește propuneri de planificare a activității ISO, pentru organizarea și coordonarea aspectelor tehnice ale lucrării. Domeniul de activitate al PLACO include luarea în considerare a propunerilor pentru crearea și dizolvarea comitetelor tehnice, determinând domeniul de standardizare de care ar trebui să se ocupe comitetele.

PROFCO este obligat să ofere asistență metodologică și informațională Consiliului ISO cu privire la principiile și metodele de elaborare a standardelor internaționale. Comitetul studiază principiile fundamentale ale standardizării și pregătește recomandări pentru obținerea unor rezultate optime în acest domeniu. PROFCO se ocupa si de terminologie si organizeaza seminarii privind aplicarea standardelor internationale pentru dezvoltarea comertului.

CASCO (CASCO – Comitetul de evaluare a conformității) se ocupă de problemele confirmării conformității produselor, serviciilor, proceselor și sistemelor de calitate cu cerințele standardelor, studierea practicii acestei activități și analizarea informațiilor. Comitetul elaborează linii directoare pentru testarea și evaluarea conformității (certificarea) produselor, serviciilor, sistemelor de calitate, confirmarea competenței laboratoarelor de testare și a organismelor de certificare. Un domeniu important de activitate al CASCO este promovarea recunoașterii reciproce și a adoptării sistemelor de certificare naționale și regionale, precum și utilizarea standardelor internaționale în domeniul testării și evaluării conformității. CASCO, împreună cu IEC, a pregătit o serie de linii directoare cu privire la diferite aspecte ale certificării, care sunt utilizate pe scară largă în țările membre ISO și IEC: principiile enunțate în aceste documente sunt luate în considerare în sistemele naționale de certificare și servesc, de asemenea, ca baza pentru acorduri privind evaluarea conformității produselor furnizate reciproc în relațiile comerciale - economice ale țărilor din diferite regiuni.

DEVCO (DEVCO - Comitetul pentru problemele țărilor în curs de dezvoltare) studiază cererile țărilor în curs de dezvoltare în domeniul standardizării și elaborează recomandări pentru a ajuta aceste țări în acest domeniu. Principalele funcții ale DEVCO sunt: organizarea discuțiilor pe scară largă a tuturor aspectelor standardizării în țările în curs de dezvoltare, crearea condițiilor pentru schimbul de experiență cu țările dezvoltate; formarea specialiştilor în standardizare pe baza diferitelor centre de formare din ţările dezvoltate; facilitarea vizitelor de studiu pentru experți din organizațiile de standardizare din țările în curs de dezvoltare; pregătirea manualelor de instruire privind standardizarea pentru țările în curs de dezvoltare; stimularea dezvoltării cooperării bilaterale între statele industrializate şi cele în curs de dezvoltare în domeniul standardizării şi metrologiei.

COPOLCO (COPOLCO - Comisia pentru politica consumatorilor) studiază problemele de asigurare a intereselor consumatorilor și posibilitatea promovării acestora prin standardizare; rezumă experiența participării consumatorilor la crearea standardelor și elaborează programe de educare a consumatorilor în domeniul standardizării și de a le aduce informațiile necesare despre standardele internaționale. Acest lucru este facilitat de publicarea periodică a Listei standardelor internaționale și naționale, precum și de ghiduri utile pentru consumatori: „Testele comparative ale produselor de consum”, „Informații despre produse pentru consumatori”, „Elaborarea metodelor standard de măsurare a performanței produse de consum”, etc.

REMCO (REMCO - Comitetul pentru materiale de referință) oferă ISO asistență metodologică prin elaborarea de ghiduri adecvate cu privire la problemele legate de materialele de referință (standarde). Astfel, a fost elaborată o carte de referință despre materiale de referință și mai multe manuale: „Referință la materiale de referință în standardele internaționale”, „Certificarea materialelor de referință. Principii generale și statistice etc. În plus, REMCO este coordonatorul activităților ISO privind materialele de referință cu organizațiile internaționale de metrologie, în special cu OIML - Organizația Internațională de Metrologie Legală.

Elaborarea normelor și standardelor internaționale în domeniul informațiilor și documentației în ISO este încredințată Comitetului Tehnic nr. 46 „Informații și documentații”, la care participă 34 de comitete naționale - membre ale ISO, inclusiv Agenția Federală pentru Reglementare Tehnică și Metrologia Rusiei, Rostekhregulirovanie.

Această comisie este angajată în standardizarea în domeniul activităților de informare, activități de publicare, indexare și rezumare, activități practice ale bibliotecilor, centrelor de documentare și informare, arhive.

Are în structură patru subcomisii: Subcomisia nr. 4 „Cooperare tehnică”; Subcomisia nr. 8 „Calitate – Statistică și Evaluare a Performanței”; Subcomisia nr. 9 „Identificare și descriere”; Subcomisia Nr. 11 Managementul Arhivelor/Documentelor.

Subcomisia nr. 11, creată în vederea dezvoltării standardizării în domeniul muncii de birou și arhivare, a elaborat 3 standarde internaționale: două părți ale ISO 15489-2001 „Informații și documentații – Managementul înregistrărilor” (ISO 15489-2001, Informații și documentații - Managementul înregistrărilor) și prima parte a ISO 23081 Informații și documentații - Procese de management al înregistrărilor - Metadate pentru înregistrări - Partea 1: Principii). Standardul ISO 15489 reglementează gestionarea documentelor de orice format și pe orice suport creat și primit de diverse organizații în cursul activităților lor. A doua parte a standardului acoperă procedurile de management al înregistrărilor organizației în conformitate cu principiile standardizate în prima parte a ISO 15489-1:2001. Acest document este de fapt un raport tehnic, care, conform regulilor ISO, se referă la documente informative și nu are statut de standard; scopul dezvoltării sale este de a oferi una dintre posibilele metodologii de implementare a sistemelor de management al documentelor, create într-o organizație bazată pe principiile primei părți a ISO 15489-1:2001. Această metodologie se bazează pe experiența australiană. În același timp, trebuie remarcat faptul că la discutarea celei de-a doua părți a ISO 15489-1:2001 au fost înaintate propuneri de a include în raportul tehnic mai multe opțiuni de metodologie de implementare a sistemelor de management al documentelor și, astfel, de a elimina contradicțiile asociate cu particularitățile naționale. de păstrare a evidenței și de gestionare a documentelor. Dar, datorită complexității și diversității acestor metodologii, s-a decis să se prezinte o singură versiune în raportul tehnic și să se atribuie lucrările de elaborare a metodologiei necesare domeniului de activitate ale organismelor naționale de standardizare, management documentar și arhive.

Prin urmare, în majoritatea țărilor dezvoltate ale lumii, atunci când se elaborează un standard național, se acordă o atenție deosebită primei părți a ISO 15489-1:2001, a doua este folosită ca auxiliar (clarificând o serie de prevederi ale primei părți) document.

Standardul ISO 23081 este dedicat metadatelor de afaceri în activitățile de management, tipurilor acestora, funcțiilor pentru furnizarea proceselor de management și de afaceri, precum și gestionării metadatelor.

În martie 2005, ISO 22310 Informații și documentații. Cerințe pentru managementul înregistrărilor/documentelor în standarde” (ISO/DIS 22310, Informații și documentații - Cerințe pentru managementul înregistrărilor/documentelor în standarde).

Comitetul Tehnic nr. 46 este asociat în activitățile sale cu Comitetul nr. 154 „Procese, elemente de date și documente în comerț, industrie și management”, care a elaborat standarde atât de utilizate pe scară largă precum Formularele ISO 8439-1990. Aspect de bază" (ISO 8439:1990, Proiectare formulare - Aspect de bază) și ISO 8601-2000 "Elemente de date și formate de schimb - Schimb de informații - Reprezentarea datelor și orelor" (ISO 8601:2000, Elemente de date și formate de schimb - Schimb de informații - Reprezentarea datelor și orelor).

Dintre standardele elaborate de TC Nr.46, trebuie remarcat standardul internațional ISO 5127-2001 „Informații și documentare – Vocabular” (ISO 5127:2001, Informații și documentare – Vocabular), care conține termenii și conceptele principale utilizate în domeniul lucrului cu informatii si documentatii . Standardul este utilizat în dezvoltarea standardelor aplicate pentru științele informației, inclusiv biblioteconomia, managementul înregistrărilor și înregistrările de arhivă.

Standardul internațional ISO 2384-1977 „Documentarea – Prezentarea traducerilor” (ISO 2384:1977, Documentația – Prezentarea traducerilor) stabilește reguli de prezentare a traducerilor într-o formă standard, ceea ce simplifică aplicarea acestora de către diverse categorii de utilizatori.

În 2003, standardul internațional ISO 14416-2003 „Informații și documentație – cerințe pentru legarea cărților, periodicelor, publicațiilor seriale și a altor documente pe hârtie pentru utilizare în arhive și biblioteci – Metode și materiale” (ISO 14416: 2003, Informații și documentare - Cerințe pentru legarea cărților, periodicelor, serialelor și a altor documente de uz de arhivă și bibliotecă - Metode și materiale) .

Din cele de mai sus, putem concluziona că, în prezent, au fost elaborate un număr suficient de standarde în domeniul managementului documentelor care permit reglementarea gestionării documentelor de orice format și pe orice suport creat și primit de diverse organizații în cursul activitățile lor, stabilesc reguli de prezentare a traducerilor într-o formă standard, ceea ce simplifică utilizarea acestora de către diferite categorii de utilizatori.

2.1 Experiență cu documente în Commonwealth of Australia

2.1.1 Sistemul de standarde de stat al Uniunii Australiane

Întreaga experiență a Australiei în domeniul managementului documentar este chintesența realizărilor specialiștilor săi.

Sistemul de standardizare de stat al Commonwealth-ului Australiei este reprezentat de Standards of Australia, organizație înființată în 1922. Baza normativă și metodologică pentru sprijinirea documentară a managementului Commonwealth-ului Australiei este destul de extinsă. Este destul de legitim să spunem că Australia este unul dintre liderii din regiune. Un exemplu în acest sens este standardul său național, AS 4390-1996, care a fost luat de Organizația Internațională pentru Standardizare ca bază pentru dezvoltarea ISO 15489:2001 și, prin urmare, recomandat tuturor țărilor ale căror organisme naționale de standardizare sunt reprezentate în ISO, ca referință atunci când își creează standardele naționale respective.

Ca parte a activităților sale în cadrul ISO, Standardele australiene asigură activitatea subcomitetului de management al arhivelor/documentelor înființat în cadrul comitetului tehnic pentru informații și documente, formând secretariatul acestuia. Acesta din urmă este responsabil pentru dezvoltarea și implementarea următoarelor standarde internaționale:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

În 2002, Australia a adoptat standardul național de management al documentelor echivalent ISO 15489:2001, AS ISO 15489-2002. A fost dezvoltat de Comitetul de management al documentelor, o subdiviziune a standardelor australiene. Ulterior, Standardele australiene au înființat, de asemenea, un comitet tehnic de conformitate cu managementul înregistrărilor pentru a furniza un document însoțitor pentru AS ISO 15489-2002, care oferă îndrumări practice privind monitorizarea și auditul de către organizații.

Deși standardul AS ISO 15489-2002 repetă în mare măsură conținutul standardului AS 4309-1996, totuși, există o serie de diferențe semnificative între ele în ceea ce privește terminologia, structura și abordarea pentru acoperirea diferitelor tipuri de probleme.

AS ISO 15489-2002 a fost dezvoltat și implementat ca standard internațional, iar unii termeni au fost modificați pentru a se asigura că este în conformitate cu practica internațională.

AS 4390-1996 și standardele aferente au fost revizuite, extinse și modernizate, devenind astfel AS ISO 15489-2002. În timp ce AS 4390-1996 conține șase părți, AS ISO 15489-2002 are două (standardul în sine și materialele de asistență tehnică). În consecință, informațiile conținute în AS ISO 15489-2002 diferă semnificativ de cele prezentate în AS 4390-1996, în principal datorită conciziei și conciziei. Standardele australiene după publicarea AS ISO 15489-2002 au încercat să evidențieze componentele cheie ale AS 4390-1996 care nu au fost incluse în noul standard și să le publice sub formă de anexe, completări la actualul act normativ și metodologic privind organizarea managementului documentelor.

Astfel, trebuie subliniat că globalizarea, care, printre altele, se caracterizează prin standardizarea proceselor economice și tehnologice, este clar vizibilă în domeniul suportului documentar pentru management. Un exemplu izbitor în acest sens este elaborarea pe baza standardului național al Uniunii Australiane AS 4390-1996 a actului normativ și metodologic internațional ISO 15489:2001 și adoptarea unor standarde autentice într-un număr de țări ale căror organisme naționale de standardizare sunt reprezentate în ISO.

2.1.2 Arhivele Commonwealth

Fondul de arhivă al Commonwealth-ului Australiei este reprezentat de o rețea de organisme specializate responsabile nu doar de păstrarea documentelor Fondului de arhivă al țării, ci și de elaborarea actelor legislative și de reglementare în domeniul arhivării. Această rețea include: Arhivele Naționale din Australia, Societatea Australiană a Arhiviștilor și Arhivele de Stat ale Federației.

Arhivele Naționale din Australia au fost înființate în 1961, când Biroul Arhivelor Uniunii s-a despărțit de Biblioteca Națională a Australiei. În 1975, instituția a fost redenumită Archives of Australia, iar în 1998 și-a primit numele actual.

În paralel, se schimba și statutul Arhivelor Naționale din Australia. Legea Arhivelor din 1983 a atribuit instituțiilor funcția de a asigura siguranța documentelor organelor și instituțiilor statului. În 2001, Arhivele Naționale din Australia a devenit un organism executiv federal sub autoritatea ministrului culturii și sportului.

Titlul oficial al șefului Arhivelor Naționale din Australia este „Director General”. Consiliul Arhivelor Naționale din Australia a fost înființat în temeiul secțiunii 10(1) din Legea Arhivelor din 1983. Consiliul este compus dintr-un senator, un membru al Camerei Reprezentanților și alți 11 membri numiți de ministrul culturii și sportului. .

Din punct de vedere structural, Arhivele Naționale din Australia sunt organizate în cinci departamente: Acces și Comunicații, Servicii de consultanță, Coordonare națională, Gestionarea și stocarea înregistrărilor și Managementul informațiilor guvernamentale, fiecare condus de unul dintre directorii generali adjuncți.

Societatea Australiană a Arhivistilor este o organizație publică care a fost înființată în 1975 în legătură cu lipsa de personal calificat în rândul lucrătorilor arhivistiști.

Funcțiile Societății Australiane a Arhivistilor includ:

Formarea personalului propriu calificat, implicând desfășurarea de instruiri și seminarii de specialitate;

Asistență în organizarea depozitării materialelor documentare ale Fondului arhivistic al țării, supravegherea utilizării corespunzătoare a acestora;

Asistență cuprinzătoare în efectuarea cercetărilor științifice în domeniul arhivării;

Publicarea și difuzarea prin alte mijloace de informare referitoare la organizarea arhivelor Commonwealth-ului.

Decizia privind activitățile curente ale Societății Australiane a Arhivistilor este încredințată consiliului, ai cărui membri sunt aleși pe baza rezultatelor votului intern.

Organismele de lucru ale Societății Australiane a Arhivistilor sunt grupuri de lucru, care includ:

Grupul operativ „Arhivele organizațiilor”;

Grupul operativ „Documente electronice”;

Grupul operativ pentru problemele indigene;

Grupul operativ „Arhivele autorităților executive locale”;

Grupul operativ „Arhivele școlilor”;

Grupul operativ „Arhivele Universităților”.

Biroul de înregistrări de stat din Victoria este înființat prin Legea înregistrărilor publice din 1973 pentru a colecta, asigura și aranja conservarea pe termen lung și permanentă a înregistrărilor guvernamentale de stat.

Arhivele Statului Victoria sunt administrate de Secția Culturală a Departamentului Primului Ministru și Cabinet.

Competența Arhivelor de Stat din Victoria include:

Pregătirea standardelor care guvernează procesele de creare a documentelor guvernamentale de stat;

Consilierea reprezentanților agențiilor guvernamentale cu privire la implementarea în practică a prevederilor standardelor. Desfășurarea de traininguri și seminarii.

Analizând diagrama structurală a organizării Fondului de arhivă al Commonwealth-ului Australiei, putem concluziona că organismele relevante sunt o combinație între o organizație de stat federal, o organizație publică federală și organizații statale de subiecți și îndeplinesc o „funcție triună” :

Elaborator de acte legislative și de reglementare în domeniul arhivării;

Controlor-auditor, care este chemat să monitorizeze implementarea în practică a prevederilor acestora;

mediu educațional.

Deci, Commonwealth-ul Australiei ocupă unul dintre primele locuri din lume în dezvoltarea standardelor în domeniul păstrării și arhivării înregistrărilor, multe standarde adoptate în Commonwealth devin internaționale, influențând astfel în mod activ dezvoltarea evidenței în întreaga lume.

2.2 Experiență cu documente în Italia

Munca de birou în Italia modernă există încă de la începutul secolului al XIX-lea - de pe vremea când statele italiene erau dominate de Franța napoleonică. Guvernul francez a insuflat în Italia o clasificare a documentelor și un sistem de înregistrare, ale căror principale caracteristici rămân astăzi. La paisprezece ani după formarea Republicii Italiene, care a avut loc în 1861, guvernul s-a deschis la Roma - Arhivele Centrale dello Stato(Arhiva Centrală de Stat). Situată la Roma, Arhiva stochează documente emise de organele administrative centrale ale guvernului național al Italiei. În plus, Arhiva gestionează ierarhia organizațiilor arhivistice de stat din întreaga Italie și formează structura unei lucrări de birou la nivel național.

Putem spune că munca modernă de birou în Italia a început odată cu emiterea Decretului Regal din 1900 (documentul a conturat principiile fundamentale ale activității birourilor și instituțiilor de arhivă ale guvernului de stat). Cu toate acestea, abia în 1963 s-a format structura muncii de birou în forma în care există oficial astăzi. D a iesit in acel moment. Ecreto del Presidente dello Republica(Decret prezidențial), prin care s-au stabilit cerințele de bază pentru păstrarea arhivelor și păstrarea evidenței, care, cu modificări minore, se aplică și în prezent. Să luăm în considerare esența acestor cerințe.

Sistemul italian de înregistrare a fost stabilit în Decretul Regal din 1900 și diferă puțin de alte sisteme europene. Fiecare categorie de documente, unite printr-un titlu sau subiect comun, corespunde unui număr de documente din jurnal. De regulă, se creează un jurnal separat pentru fiecare categorie de documente. Ca și în cazul majorității sistemelor de înregistrare, fiecare document primit sau creat în birou este supus înregistrării obligatorii în jurnal. Documentele înregistrate sunt numerotate consecutiv; înregistrările documentelor de intrare și de ieșire sunt păstrate separat în jurnal. Faptul de a înregistra un document este o confirmare oficială nu numai a existenței înseși a documentului, ci și a autenticității acestuia.

La înregistrarea documentelor primite se trec în jurnal data primirii, numele expeditorului și subiectul cazului. La înregistrarea documentelor de ieșire se indică data creării, destinatarul și subiectul cauzei. În plus, toate documentele sunt înregistrate în jurnalul biroului la care sunt primite.

Birourile europene folosesc de obicei un fel de schemă standard de clasificare a cazurilor împreună cu registrele, iar Italia nu face excepție. Prin Decretul Regal din 1900, a fost introdusă o „clasificare sistematică după mandat (misiune)”. Acest sistem standard prevede atât categorii generale, cât și specifice, care stau la baza desfășurării activității în ministerele guvernamentale.

Categoriile generale de dosare permit clasificarea documentelor administrative care sunt comune tuturor sau majorității ministerelor (cum ar fi dosarele personale), în timp ce categoriile speciale reflectă nevoile unui anumit minister, datorită specificului activităților acestuia. Diferitele categorii de subiecte formează o ierarhie de clase și subclase, fiecăruia fiind atribuit propriul cod alfanumeric. Un sistem similar este utilizat pe scară largă în America de Nord.

Pe lângă revistele menționate mai sus, cancelariile italiene folosesc o categorie specială de reviste de înregistrare numită reportorio. Aceste jurnale sunt o listă a tuturor cazurilor din fiecare categorie de subiect. Indexurile revistelor constau din două registre cu liste alfabetice ale persoanelor care au creat, au trimis sau au primit documente, în timp ce indicii de subiect ale documentelor înregistrate sunt înscrise în al treilea jurnal.

Documentele care au ieșit din uz activ sunt mutate din departamentele guvernamentale italiene în așa-numitele „arhive de depozit” - depozite intermediare, care sunt un sistem complex de stocare la nivel național. O dată pe an, documentele din arhivele intradepartamentale sunt trimise la arhivele depozitare, unde sunt păstrate timp de 40 de ani de la data primirii. După această perioadă, documentele cu valoare istorică sunt transferate la depozitul de arhivă corespunzător, iar toate cele rămase sunt distruse.

Decretul prezidențial din 1963, menționat mai sus, definește perioade de arhivă pentru toate categoriile de documente guvernamentale, inclusiv cele ale guvernului, regiunilor și provinciilor și municipalităților.

După cum sa menționat deja, Administrația Centrală a Arhivelor din Roma gestionează rețeaua de stat a instituțiilor arhivistice, care include Arhivele Centrale de Stat, Organismele de Supraveghere a Arhivelor, arhivele regionale ale teritoriilor și provinciilor individuale și alte organizații.

Organele de supraveghere arhivistică funcționează independent de arhiva statului și rezolvă probleme la nivel regional în legătură cu documentele deținute de persoane sau organizații.

Așadar, munca de birou în Italia a început să se dezvolte târziu. Guvernul francez a avut o mare influență în domenii precum clasificarea documentelor și sistemul de înregistrare. Astăzi, sistemul de birouri italian nu este foarte diferit de alte sisteme europene.

3. Analiza stării actuale a managementului documentelor în Rusia

În prezent, reglementarea documentației, organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management se realizează în mai multe direcții: reglementare legislativă, standardizare, elaborarea documentelor normative și normativ-metodologice de acțiune la nivel național.

Legile Federației Ruse au cea mai înaltă semnificație juridică.

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” a stabilit obligația de a documenta informațiile, a stabilit o serie de termeni (informații, informatizare, resurse de informații, informații documentate etc.), a reglementat relațiile care decurg din crearea. și utilizarea tehnologiilor informaționale, a stabilit obligativitatea furnizării de informații către organele de stat.

Obligația de documentare este menționată și în alte acte legislative. Astfel, Codul civil al Federației Ruse a determinat temeiul juridic nu numai pentru activitățile persoanelor juridice, ci și pentru documentarea acesteia. O serie de articole stabilesc cerințe pentru compoziția informațiilor (conținutul) documentelor și proiectarea acestora. Da, art. 52 din Codul civil al Federației Ruse conține o cerință privind conținutul statutului și al actului de asociere, pe baza cărora operează entitățile juridice; Artă. 185 și 186 definesc detaliile unui astfel de document ca procură; în art. este definit formularul de verificare 878 etc.

Legislația Federației Ruse privind Fondul Arhivistic al Federației Ruse și arhivele a stabilit că Fondul Arhivistic al Federației Ruse include documente situate pe teritoriul său, indiferent de forma de proprietate a organizațiilor în care s-au constituit. Prin urmare, multe documente ale instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, după o anumită perioadă de timp, trebuie să fie transferate pentru stocare în arhivele statului în modul prescris de documentele de reglementare.

Actele legislative ale Federației Ruse reglementează cerințele pentru documentele trimise prin diferite mijloace de comunicare (poștă, telegraf, fax și mesaje electronice), cerințele pentru protecția informațiilor în diferite etape ale creării și stocării acesteia, acordând documente oficiale (forță juridică) . Acestea conțin, de asemenea, elementele de bază ale reglementării proceselor de informatizare. Legea stabilește dreptul de proprietate asupra documentelor individuale și a rețelelor de documente, categorii de informații în funcție de nivelurile de acces la acestea.

O serie de acte juridice conțin norme care trebuie avute în vedere la întocmirea și executarea documentelor de gestiune. Astfel de acte includ, de exemplu, legea Federației Ruse „Cu privire la mărcile comerciale, mărcile de serviciu și denumirile de origine a mărfurilor”, care determină procedura de înregistrare a emblemei întreprinderii plasată pe antet; Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la eficientizarea fabricării, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și antetului cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse”, etc.

În prezent, în conformitate cu programul țintă federal, funcționează GSDOU - un sistem de prevederi care definesc regulile de bază pentru lucrul cu documente în organizații. Sistemul este orientat si catre structuri comerciale. Este format din două părți: normativă și metodică. În partea normativă sunt definite principalele sarcini și funcții, reglementarea legală a activităților serviciului suport documentație în organizație, structura aproximativă a acestuia; procedura de intocmire si executare a documentelor; toate etapele de lucru cu acestea: livrarea, trecerea, prelucrarea, contabilitatea, înregistrarea, controlul execuției, munca de informare și referință, stocarea operațională a documentelor, căutarea documentelor și informațiilor; protecția sistemelor de regăsire a informațiilor; pregătirea documentelor pentru arhivă; procedura pentru efectuarea unei examinări a valorii documentelor; organizarea depozitării documentelor. Este un singur complex de documentație automatizată bazat pe editori de text moderne, flux de lucru automatizat (inclusiv e-mail), baze de date și stocare și utilizare automată a documentelor (inclusiv nomenclaturi automate de cazuri, inventare de cazuri etc.).

GOST R 6.30-2003 USD Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Standardul se aplică „documentelor organizatorice și administrative aferente Sistemului Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD) – rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori etc. ... utilizate în activități:

Organe federale ale puterii de stat, organe ale puterii de stat ale subiecților Federației Ruse, inclusiv subiecților Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă națională de stat, au organisme locale de autoguvernare;

Întreprinderi, organizații și asociațiile acestora, indiferent de forma organizatorică și juridică.

În prezent, în domeniul educației preșcolare pot fi identificate mai multe probleme și modalități de rezolvare a acestora. Este necesar să se introducă o lege a documentației.

Legea privind documentarea Federației Ruse ar trebui să joace un rol fundamental în rezolvarea problemelor instituțiilor de învățământ preșcolar. Legea va permite consolidarea principiilor generale și a celor mai semnificative prevederi ale suportului documentației, inclusiv obligația de a documenta activitățile tuturor organizațiilor, formele și metodele de documentare, documentarea electronică, schimbul de informații documentate pentru a satisface nevoile de documentare. a subiecților de drept și măsurile de răspundere pentru încălcări. Legea ar trebui să devină un cadru de reglementare fundamental care nu numai că va rezolva multe probleme litigioase ale managementului documentelor electronice și arhivelor electronice, dar și, într-o anumită măsură, va determina direcțiile și perspectivele ulterioare pentru dezvoltarea automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar. Adoptarea unei legi privind documentarea este o sarcină urgentă pentru viitorul apropiat. Pentru a asigura unificarea, este necesar să se elaboreze noi standarde.

Rezolvarea problemelor tehnologice de documentare este facilitată de VNIIDAD dezvoltat și aprobat de Standardul de stat al Federației Ruse GOST 6.30-2003. "USD. Sistem ORD. Cerințe pentru documente." Standardul, prezentând cerințe pentru unificarea elementelor de documentare, facilitează foarte mult crearea de procese standard, unificate și unificate atât pentru documentarea tradițională, cât și automatizată, stocarea și transmiterea informațiilor documentate. De o importanță excepțională este și dezvoltarea și întreținerea ulterioară (actualizarea) clasificatoarelor ruși de informații tehnice, economice și sociale, inclusiv. forme de documentaţie de management la nivelul departamentelor, întreprinderilor şi organizaţiilor. Să ne întoarcem la experiența altor țări. Statele Unite ale Americii au Federal Records Management Act din 1976. Termenul „Managementul documentelor” înseamnă planificarea, controlul, direcția, organizarea, instruirea, promovarea și alte activități administrative și de management care implică crearea documentelor, stocarea, utilizarea acestora și capacitatea de a dispune de documente. În anul 1980 a fost adoptată „Legea reducerii muncii cu documente”, având ca scop crearea unui cadru juridic unitar în acest domeniu de activitate administrativă. Arhivele Naționale din SUA au o unitate puternică care se ocupă de gestionarea înregistrărilor. Să luăm exemplele europene mai aproape de noi.

Anglia: Din 1985 există un program guvernamental de îmbunătățire a managementului înregistrărilor. În cadrul Cabinetului de Miniștri, există un al doilea departament administrativ, care, împreună cu Arhivele Naționale ale Marii Britanii, cu sprijin financiar corespunzător din partea Guvernului, se ocupă de gestionarea documentației la nivel tehnic și tehnologic modern. În Germania, unde, după cum știm, federalismul este ridicat la principiul structurii statale, la 21.06.95 guvernul a aprobat un sistem centralizat de muncă de birou pe baza regulilor generale pentru activitatea ministerelor federale. Specialiștii și arhiviștii germani în documente consideră acest fapt drept marea lor victorie, care a necesitat eforturi pe termen lung ale personalului și conducătorilor Bundesarchiv. Mai mult, acest act juridic nu este primul din istoria Germaniei. Din 1926, a fost în vigoare „Legea imperială privind procedura generală pentru munca de birou”, iar în 1958 a fost creată „Legea privind procedura generală pentru activitatea ministerelor federale”. Este interesant că dezvoltatorii sistemului modern de lucru de birou din ministerele federale ale Germaniei și-au stabilit ca una dintre sarcinile sale principale crearea unei nomenclaturi unificate a afacerilor ministerelor federale și contracararea tentației de a abandona schemele stricte de sistematizare de grupare și criptare. documente prin intermediul tehnologiei informatice moderne. Această listă ar putea fi continuată cu alte exemple din legislație, de exemplu, Cehia, unde legea arhivelor 1994/1997-2002. obligația tuturor organizațiilor, indiferent de forma de proprietate, este scrisă în mod clar pentru a păstra documentația în ordine, a avea grijă de contabilitatea și depozitarea acesteia. O normă similară este scrisă într-un act legislativ similar din Belarus și alte țări. De asemenea, ne putem aminti de experiența Australiei, unde pentru prima dată în lume în 1996 a fost adoptat Standardul Național de Management al Documentelor, care conține recomandări pentru lucrul cu documente tradiționale pe hârtie și cu documente electronice moderne.

Problema managementului documentelor electronice, automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar este strâns legată de problema unui document electronic. În prezent, diverse companii au dezvoltat și implementat un număr mare de sisteme automate de management al documentelor (ADMS), caracterizate prin abordări specifice și mijloace informatice-comunicații de implementare. Din păcate, nu există o terminologie unificată în aceste evoluții. Produsele firmelor de dezvoltare au denumiri precum: un sistem de gestionare a documentelor, un sistem informatic pentru munca de birou și managementul documentelor, un sistem de gestionare a fluxului de lucru, un sistem de gestionare a documentelor distribuite, o arhivă electronică etc. Diversitatea denumirilor sistemelor dezvoltate și dezvoltate indică doar faptul că astăzi această zonă a pieței informaționale nu s-a conturat încă ca un segment independent, iar în unele cazuri, produsele ASUD apar ca dezvoltări aferente sau un produs secundar atunci când se rezolvă. alte sarcini mai complexe. Cu toate acestea, numărul de ASUD crește destul de rapid.

Este posibil să se formuleze anumite cerințe pentru un sistem modern de management al documentelor într-o organizație. În primul rând, ASUD trebuie să îndeplinească în totalitate toate sarcinile de suport documentar pentru management: pregătirea documentelor, înregistrarea acestora, controlul execuției, căutarea documentelor, stocarea acestora și lucrări de referință pe o serie de documente. Sistemul ar trebui să fie construit pe principii metodologice uniforme, soluții software, hardware și tehnologice și în cadrul condițiilor organizatorice și legale actuale sub forma legislației interne, standardelor de stat, instrucțiunilor și cerințelor. ASUD ar trebui să asigure utilizarea deplină (integrarea) a resursei informaționale acumulate și să implementeze principiul unei intrări unice de informații și al utilizării sale multiple atât documentar cât și efectiv. De asemenea, sistemul ar trebui să ajute administratorii să aleagă căile de deplasare a documentelor în cadrul organizației, oferind gradul necesar de protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat. Sistemul de control automatizat în condiții moderne ar trebui să se poată extinde prin anumite componente (numărul de dispozitive tehnice și tehnologii, numărul de documente (cantitatea de informații), numărul de utilizatori) și să se poată adapta în limite rezonabile la schimbarea utilizatorului cerințe.

Nu trebuie să credem că aceste probleme sunt exclusiv probleme rusești. Întreaga lume a afacerilor este preocupată de probleme similare. De exemplu, un studiu englez din 1996 a arătat că aproape jumătate dintre instituțiile britanice chestionate au avut probleme majore în domeniul informației și documentării. În aceste instituții, sistemul de căutare a documentației necesare este prost stabilit. 77,6% dintre managerii de diferite grade au recunoscut că caută informații pe cont propriu, iar doar 18% apelează la asistenți și secretare pentru ajutor. Este puțin probabil ca această situație să ilustreze un management eficient.

Astfel, legislația actuală conține un număr semnificativ de norme, reguli și cerințe obligatorii pentru documentarea diferitelor activități ale organizațiilor de stat și nestatale, pentru executarea anumitor tipuri de documente, conținutul și structura textului acestora.

Concluzie

De remarcat că în străinătate (Europa, SUA etc.) au avansat mult mai mult în aplicarea tehnologiilor informaționale în suportul documentației, în special în materie de managementul documentelor electroniceși utilizarea documentelor electronice. Aceasta este, desigur, prima diferență cea mai importantă. ISO în 2001 a adoptat un standard de management al documentelor (ISO:15489-1-2001); și în Europa, în 2001, a fost elaborată și adoptată specificația „Model de cerințe europene pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor”.

Aceste fapte indică faptul că în țările dezvoltate nu reprezintă managementul documentelor fără utilizarea tehnologiei informației. Nu au mai împărtășit de mult munca de birou la tradițional, așa cum este încă obișnuit la noi, și cu utilizarea tehnologiei informației. Au orice documente bazate pe utilizarea tehnologiilor informaționale moderne, pur și simplu nu poate exista alta.

Al doilea lucru de remarcat este unele dintre abordările specifice ale managementului documentelor care le sunt specifice dproducția de molid Europa de Vest și Statele Unite, ceea ce, de altfel, se reflectă în standardul ISO-15489, în secțiunea care stabilește cerințe pentru procesele de management al documentelor. În standard, procesele de gestionare a documentelor nu încep cu înregistrarea documentelor, ci cu examinarea și determinarea perioadelor de păstrare a documentelor. Au și înregistrare, dar nu este pe primul loc. În general, nu există nicio contradicție în acest sens, deoarece stabilim și termenii de stocare a documentelor, dar la noi acest lucru se face de obicei după execuția documentului, când acesta (sau o copie) este transferat în dosar pentru stocare.

O altă diferență: una dintre funcții munca de birouîn Rusia este controlul executării documentelor.. În forma în care această funcție este implementată în munca de birou rusă, probabil că nu se găsește nicăieri. Fiecare țară are specificul ei munca de birou prin urmare, putem spune că controlul asupra calendarului de executare a documentelor este o specificitate rusă.

În prezent, în domeniul managementului documentelor, au fost elaborate un număr suficient de standarde care permit reglementarea managementului documentelor în cadrul asociației internaționale pentru standardizarea oricărui format și pe orice suport creat și primit de diverse organizații în cursul activităților lor, stabilesc reguli de prezentare a traducerilor într-o formă standard, ceea ce le simplifică.aplicarea de către diferite categorii de utilizatori.

Sarcina principală a standardelor internaționale este crearea la nivel internațional a unei baze metodologice unificate pentru dezvoltarea de noi și îmbunătățirea sistemelor de calitate existente și certificarea acestora.

Commonwealth-ul Australiei ocupă unul dintre primele locuri din lume în dezvoltarea standardelor în domeniul muncii de birou și arhivare, multe standarde adoptate în Commonwealth devin internaționale, influențând astfel în mod activ dezvoltarea muncii de birou în întreaga lume.

Globalizarea, care, printre altele, se caracterizează prin standardizarea proceselor economice și tehnologice, poate fi văzută clar în domeniul suportului documentar pentru management. Un exemplu izbitor în acest sens este elaborarea pe baza standardului național al Uniunii Australiane AS 4390-1996 a actului normativ și metodologic internațional ISO 15489:2001 și adoptarea unor standarde autentice într-un număr de țări ale căror organisme naționale de standardizare sunt reprezentate în ISO.

Legislația actuală a Federației Ruse conține un număr semnificativ de norme, reguli și cerințe obligatorii pentru documentarea diferitelor activități ale organizațiilor statale și nestatale, pentru executarea anumitor tipuri de documente, conținutul și structura textului acestora.

Lista surselor utilizate

Legea federală „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor” din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ

Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport documentar pentru management.-M., 1991

GOST R 6.30-2003 USD Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare

ISO 15489-2001 Informare și documentare - Managementul documentelor

ISO 23081-1:2004 Informații și documentații - Procese de management al înregistrărilor - Metadatele documentelor

ISO 22310 „Informații și documentație. Cerințe de gestionare a documentelor cuprinse în standarde”

ISO 5127-2001 „Informații și documentare – Vocabular”

ISO 2384-1977 „Documentarea – Executarea traducerilor”

AS ISO 15489-2002 „Record Manager-General”

DV Volkova.Activitățile organizației internaționale de standardizare. Lucrări de birou.2006 Nr 2.pp 66-70

LA FEL DE. Golotnik. Sistemul de standardizare de stat al Uniunii Australiane ca indicator al proceselor de globalizare mondială// Munca de birou 2007.-№4.pp 66-70

in strainatate

O experienta

muncă

in strainatate

document

organizatii

Motivarea personalului pe in strainatate
Rezumat >> Management
Prin crearea unei reglementări adecvate document introducerea acestei reguli... mașină de scris, numărând Muncă etc.În practica cercetării de reglementare muncă pe in strainatate folosit si... interes o experienta mari firme occidentale organizatii sisteme interne...
Sprijin psihologic și pedagogic pentru copiii cu tulburări complexe de dezvoltare pe in strainatate
Testare >> Psihologie
... pe in strainatate 2.1 Organizare predarea copiilor surdoorbi pe in strainatate(70-80 ani) 2.2 Organizare ... pe in strainatate. Este important să luați în considerare nu numai o experienta, dar și greșelile experților străini în muncă... predare surdoorbă și normativă documente luat într-un anume...
Tehnologie muncă Cu documente acces limitat
Rezumat >> Industrie, producție
Care sunt cele mai serioase frontiere protecția informațiilor electronice protejate... La începutul cauzei, un intern inventar documente cuprinse în ea, la sfârşitul ... de cazuri. Control pe muncă Cu documente acces limitat efectuat de către șef organizatii, a lui...
Statutul social al imigranților ruși pe in strainatate
Lucrări de curs >> Sociologie
Atribuit la special organizatii- servicii nationale ... comisioane, rusi pt documente s-au dovedit a fi doar 6 mii ... studii sau muncă, dar restul pe in strainatate. Destinații ale emigrației... muncăîn altă țară sau cunoașterea insuficientă a unei limbi străine. Dar o experienta ...

Cuvinte cheie: Lucrări de birou, Managementul personalului, Administrația de stat și municipală, Fundamentele certificării și standardizării.

Obiectul studiului îl constituie analiza condițiilor „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”. Subiectul studiului este luarea în considerare a problemelor individuale formulate ca obiective ale acestui studiu.

Scopul studiului este de a studia tema „Experiența străină în organizarea suportului documentar pentru management” din punctul de vedere al celor mai recente cercetări interne și străine pe probleme similare.

Pe parcursul lucrării s-a realizat o analiză teoretică și metodologică a temei „Experiența străină în organizarea Suportului Documentației pentru Management”, incluzând aspectele teoretice ale studierii fenomenului „Experiența străină în Organizarea Suportului Documentației pentru Management”, natura a fost studiată tema „Experiența străină în organizarea suportului documentar pentru management”.

În continuare, a fost realizat un studiu al relevanței „Experienței străine în organizarea suportului documentar pentru management” în condiții moderne cu implicarea datelor statistice și a publicațiilor științifice din ultimii ani.

În urma studiului, au fost identificate și fundamentate cantitativ modalități specifice de rezolvare a problemei „Experiența străină în organizarea Suportului Documentației pentru Management” inclusiv unele posibilități de rezolvare a problemei „Experiența străină în Organizarea Suportului Documentației pentru Management” și tendințele în au fost identificate dezvoltarea temei „Experiența străină în organizarea Suportului de documentare pentru management”.

Gradul de implementare - propunerile și activitățile specifice au fost testate în activitățile organizației, care au servit drept bază pentru practica educațională.

Măsurile propuse cu anumite specificații pot fi utilizate în activitatea serviciilor de personal ale întreprinderilor rusești.

Implementarea măsurilor propuse permite o înțelegere mai exactă a naturii și problemelor actuale ale „Experienței străine în organizarea Documentației suport pentru management”.

Revizuirea surselor pe tema „Experiența străină în organizarea suportului de documentare pentru management”

Lista literaturii utilizate în pregătirea acestei lucrări conține 36 de surse bibliografice. Să le caracterizăm pe unele dintre ele:

Problema desemnată „Experiența străină în organizarea suportului documentației de management” este considerată de M. Yu. Rogozhin în cartea „”, publicată în 2009 și care conține 384 de pagini. Din descrierea cărții, putem concluziona că

De asemenea, problemele reglementării problemelor moderne pe tema „Experiența străină în organizarea Sprijinului documentației pentru management” sunt discutate de M. Yu. Rogozhin în monografia „Suportul documentației pentru management”. Această carte a fost publicată de editura „Prospect” în 2009, conține 0 pagini.

Un ghid educațional și practic universal oferă răspunsuri la toate întrebările cheie ale organizării eficiente a suportului documentar pentru management (DOE) a unei întreprinderi (organizație, instituție). Materialul manualului este prezentat într-o manieră cuprinzătoare, pe baza legislației și reglementărilor privind problemele învățământului preșcolar. Locul principal în manual este ocupat de luarea în considerare a problemelor de gestionare a documentelor (managementul documentelor) și documentarea activităților, inclusiv serviciul instituției de învățământ preșcolar, serviciul de personal și departamentul de contabilitate al întreprinderii. Pentru șefii de întreprinderi, adjuncții acestora pentru conducere, angajații instituțiilor de învățământ preșcolar, serviciile de personal și departamentele de contabilitate, precum și studenții de la specialitatea 350800 „Suport de documentare și documentare pentru management”.

O serie de probleme de actualitate au fost abordate în cartea „Management Documentation”. R. E. Bulat a determinat relevanța și noutatea acestei teme în studiul său, publicat în 2012 la editura „Business Press”. Descrierea cărții este următoarea.

Conținutul suportului didactic corespunde curriculum-ului la disciplina „Documentarea în compartimentul personal”, care face parte din blocul de discipline speciale al specialității 080505.65 „Managementul personalului”, precum și curriculum-ului la disciplina „Suport documentar”. de management al personalului", care face parte din partea de bază a ciclului profesional a programului educațional principal exemplar al învățământului profesional superior în direcția formării "Managementul personalului" - 080400, dezvoltat de Instituția de învățământ a instituțiilor de învățământ superior din Rusia pentru educatie in domeniul managementului. Cerințele de reglementare prezentate în publicație (inclusiv cele care au intrat în vigoare în 2012) și recomandările metodologice pentru documentarea activităților de management și implementarea unei abordări sistematice a documentării managementului unei organizații moderne vor fi utile atât studenților, absolvenților, cât și cadrelor didactice, precum și precum și practicieni în domeniul documentării activităților de management.

În plus, la studierea temei „Experiența străină în organizarea Suport documentar pentru management”, au fost folosite surse periodice precum:

Experiență străină în reglementarea juridică a serviciilor publice. A.F. Vasilyeva, Jurnalul de drept rusesc, nr. 12, decembrie 2007.
Soluționarea alternativă a litigiilor comerciale. Experiență de peste mări. D. Stoletova, „Ofițer HR. Managementul personalului”, nr. 10, octombrie 2007.
Problema competitivităţii în managementul personalului organizaţiei. V. Shapovalov, „Managementul personalului”, nr. 18, septembrie 2007.
1C: Enterprise 8 - experiență în organizarea de tranziție. „BUH.1S”, nr. 9, septembrie 2007.
Afacerea de colectare continuă să câștige putere și experiență. I.E. Smirnov, „Managementul într-o instituție de credit”, nr. 5, septembrie-octombrie 2007.

Exemplu de introducere

Lucrarea prezentată este dedicată temei „Experiență străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

Problema acestui studiu are relevanță în lumea modernă. Acest lucru este dovedit de studiul frecvent al problemelor ridicate.

Tema „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” este studiată la intersecția mai multor discipline interdependente simultan. Starea actuală a științei se caracterizează printr-o tranziție către o abordare globală a problemelor temei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

Multe lucrări au fost dedicate întrebărilor de cercetare. Practic, materialul prezentat în literatura de specialitate este de natură generală, iar în numeroase monografii pe această temă sunt luate în considerare aspecte mai restrânse ale problemei „Experiența străină în organizarea Suportului de Documentare pentru Management”. Cu toate acestea, este necesar să se ia în considerare condițiile moderne în studiul problemelor subiectului desemnat.

Semnificația ridicată și elaborarea practică insuficientă a problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentar pentru management” determină noutatea neîndoielnică a acestui studiu.

O atenție suplimentară la problema problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” este necesară pentru a mai profund și fundamenta soluționarea unor probleme de actualitate deosebite ale subiectului acestui studiu.

Relevanța acestei lucrări se datorează, pe de o parte, interesului mare pentru tema „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” în știința modernă, pe de altă parte, dezvoltarea insuficientă a acesteia. Luarea în considerare a problemelor legate de acest subiect are o semnificație atât teoretică, cât și practică.

Rezultatele pot fi utilizate pentru elaborarea unei metodologii de analiză „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”.

Semnificația teoretică a studierii problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” constă în faptul că problemele alese pentru a fi luate în considerare se află la joncțiunea mai multor discipline științifice deodată.

Obiectul acestui studiu îl constituie analiza condițiilor „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”.

Totodată, subiectul studiului îl constituie luarea în considerare a problemelor individuale formulate ca obiective ale acestui studiu.

Să studieze aspectele teoretice și să identifice natura „Experienței străine în organizarea managementului documentației”.
A spune despre relevanța problemei „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” în condiții moderne.
Evidențiază posibilitățile de rezolvare a temei „Experiență străină în organizarea Suportului de documentare pentru management”.
Desemnați tendințe în dezvoltarea temei „Experiență străină în organizarea suportului de documentare pentru management”.

Lucrarea are o structură tradițională și include o introducere, partea principală, formată din 3 capitole, o concluzie și o listă bibliografică.

Introducerea fundamentează relevanța alegerii temei, stabilește scopul și obiectivele studiului, caracterizează metodele de cercetare și sursele de informare.

Capitolul unu dezvăluie întrebări generale, relevă aspectele istorice ale problemei „Experiența străină în organizarea managementului documentației”. Sunt determinate conceptele de bază, se determină relevanța sondajului întrebărilor „Experiență străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

În al doilea capitol, sunt analizate mai detaliat conținutul și problemele moderne ale „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”.

Capitolul trei este de natură practică și, pe baza datelor individuale, se face o analiză a stării actuale, precum și o analiză a perspectivelor și tendințelor de dezvoltare a „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management” este făcut.

Pe baza rezultatelor studiului, au fost dezvăluite o serie de probleme legate de tema luată în considerare și s-au tras concluzii cu privire la necesitatea studierii/îmbunătățirii în continuare a stării problemei.

Astfel, relevanța acestei probleme a determinat alegerea temei de lucru „Experiența străină în organizarea suportului documentației pentru management”, gama de probleme și schema logică a construcției acesteia.

Baza teoretică și metodologică a studiului au fost actele legislative, reglementările pe tema muncii.

Sursele de informare pentru redactarea unei lucrări pe tema „Experiența străină în organizarea Documentației Sprijin pentru Management” au fost literatura educațională de bază, lucrări teoretice fundamentale ale celor mai mari gânditori din domeniul luat în considerare, rezultatele cercetărilor practice realizate de marcanți autohtoni și străini. autori, articole și recenzii în publicații de specialitate și periodice dedicate subiectului „Experiență străină în organizarea suportului documentației pentru management”, literatură de referință, alte surse relevante de informare.

Experiență străină în organizarea documentației suport pentru management. Curs: Sistemul de suport documentar al managementului Experiență străină în organizarea suportului documentar al managementului

Cadrul de reglementare pentru managementul documentelor în străinătate

Reglementarea instituțiilor de învățământ preșcolar din țările CSI

Perspective pentru dezvoltarea cadrului de reglementare pentru munca de birou în Rusia

Documentarea este baza tehnologiei de control

ROSOFORMAREA

În prezent, reglementarea documentației, organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management se realizează în mai multe direcții: reglementare legislativă, standardizare, elaborarea documentelor normative și normativ-metodologice de acțiune la nivel național.

Legile Federației Ruse au cea mai înaltă semnificație juridică.

Astfel, legislația actuală conține un număr semnificativ de norme, reguli și cerințe obligatorii pentru documentarea diferitelor activități ale organizațiilor de stat și nestatale, pentru executarea anumitor tipuri de documente, conținutul și structura textului acestora.

Motivarea personalului pe in strainatate

Sprijin psihologic și pedagogic pentru copiii cu tulburări complexe de dezvoltare pe in strainatate

Tehnologie muncă Cu documente acces limitat

Statutul social al imigranților ruși pe in strainatate

Popular