në shtëpi » udhëzime » Përshkrimi i punës së një asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm, detyrat e punës së një asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm, shembulli i përshkrimit të punës së një asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm. Çfarë bën një ndihmës menaxher?

Përshkrimi i punës së një asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm, detyrat e punës së një asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm, shembulli i përshkrimit të punës së një asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm. Çfarë bën një ndihmës menaxher?

Puna e një drejtuesi është e pasur dhe intensive, dhe për funksionimin e suksesshëm të kompanisë, drejtori duhet të delegojë saktë autoritetin e tij midis vartësve të tij.

Ti do të mësosh:

Pse një menaxher ka nevojë për një asistent personal?
Çfarë duhet të bëjë një ndihmës menaxher?
Cilat janë kërkesat për një person që aplikon për pozicionin e asistentit tuaj.
Sa duhet të paguajë një ndihmës menaxher.
Si të gjeni asistentin e përsosur ekzekutiv.

Përveç specialistëve të ngushtë - një kontabilist, ekonomist, teknolog dhe pozicione të tjera të ngjashme - shumë organizata kanë krijuar pozicionin e asistent menaxherit. Reklama të tilla po shfaqen gjithnjë e më shumë në seksionet e botimeve moderne tregtare dhe kjo nuk është rastësi.

Duke qenë "dora e djathtë" e drejtorit të kompanisë, asistenti kryen funksionet e specialistëve të ndryshëm: psikolog, organizator, nëpunës. Në të njëjtën kohë, aktiviteti i të gjithë kompanisë varet nga rezultatet e punës së tij: rezultatet e humorit të rëndësishëm, biznesor të shefit, suksesi i projekteve të reja, shkalla e koordinimit midis specialistëve. ndarjet strukturore etj.

Ndihmës menaxheri: tiparet e profesionit

Një asistent i mirë ekzekutiv pa dyshim do të jetë i dobishëm për çdo organizatë, sepse shumë shpesh ai është personi i dytë në kompani. Një specialist aktiv, i përgjegjshëm, erudit dhe i qëllimshëm, duke vepruar si asistent i kreut, është në gjendje të kryejë punë me cilësi të lartë dhe të përsosur të çdo kompleksiteti: nga regjistrimi i korrespondencës në hyrje deri te negociimi i një kontrate fitimprurëse me partnerët. Për këtë arsye, punonjësit që kryejnë pa të meta dhe me profesionalizëm funksionet e punës vlerësohen shumë në çdo ndërmarrje.

Praktika e organizimit të punës është e tillë që sekretarët e mirëformuar, drejtuesit e divizioneve strukturore ose menaxherët e zyrave shpesh bëhen ndihmës të drejtuesit. Kombinimi me sukses i funksioneve të një avokati, konsulenti me punën e një asistenti të drejtuesit, specialistë të talentuar dhe kompetentë japin një rezultat të prekshëm për të gjithë kompaninë.

Nëse po flasim për Përshkrimi i punës të këtij specialisti, nuk është e mundur të përpilohet saktësisht, por teorikisht, natyrisht, mund të provoni. Por si të përcaktohet linja përtej së cilës ekziston një mirëkuptim intuitiv midis udhëheqësit dhe ndihmësit të tij, dhe nga e cila varet suksesi i bashkëpunimit dhe mirëkuptimit të ndërsjellë? Sigurisht, jo çdo person është i pajisur me cilësi të tilla. Injoroni prishjet nervore të shefit, jini të shoqërueshëm, diplomatik dhe, pavarësisht nga disponimi, gjithmonë dukeni të paraqitshëm - kjo është ajo që çdo udhëheqës pret nga një ndihmës.

Po aq e rëndësishme është rastësia e "orës së brendshme" ose ritmit të punës. Nëse shefi përjeton mungesë të vazhdueshme kohe, atëherë ndihmësi i tij duhet të jetë i lëvizshëm, operacional dhe në të njëjtën kohë të mos tregojë shenja nxitimi.

Një asistent personal i menaxherit është, para së gjithash, një punonjës i përkushtuar i kompanisë së tij, i cili përfaqëson natyrshëm dhe sinqerisht interesat e tij në çdo fushë të veprimtarisë: kur kontrollon alarmet e sigurisë dhe zgjidh mosmarrëveshjet e padëshiruara midis specialistëve. Inkurajimi më i mirë për të është një shpërblim moral. Nuk mund të thuhet se shuma e pagave është indiferente ndaj tij, megjithatë, ai nuk punon për para.

Marrëdhëniet personale me udhëheqësin - një e veçantë, shumë aspekt i rëndësishëm klima psikologjike. Për më tepër, duke kaluar shpesh kohë në një mjedis joformal, ndihmësi i menaxherit di shumë për familjen e shefit të tij, për pikat e forta dhe dobësitë jetën e vetë udhëheqësit dhe të gjithë kompanisë në tërësi. Një drejtor me përvojë do të jetë gjithmonë në gjendje të përcaktojë se sa i përkushtuar është një punonjës ndaj ekipit dhe nëse ndihmësi i tij vlerëson interesat e kompanisë.

Nuk është sekret që informacioni në lidhje me kompaninë, avantazhet e saj, zgjidhjet, strategjitë e zhvillimit dhe informacione të tjera konfidenciale që janë të njohura mirë për asistentin e menaxherit do të jenë të vlefshme për konkurrentët. Nga sa i ndershëm është ky punonjës, sa i sigurt, diplomatik dhe i paraqitshëm duket ndihmësi i menaxherit, partnerët e mundshëm të kompanisë mund të nxjerrin një përfundim për gjendjen e punëve në kompani, klimën e brendshme psikologjike, suksesin dhe stabilitetin.

Si të punoni 4 orë më pak në ditë dhe të arrini të bëni gjithçka: algoritmi Gazprom

Ju humbni kohën tuaj kur kaloni orë të tëra duke iu përgjigjur emaileve të parëndësishme, duke përfunduar në mënyrë kaotike detyra të vonuara dhe si rezultat, nuk keni kohë për të bërë asgjë.

Redaktorët e revistës " Drejtor komercial» mësova për mjete efektive e cila do të ndihmojë në zgjidhjen e këtij problemi. Do t'ju duhet një planifikues personal për të bërë dhe udhëzime të hollësishme.

Orari i punës së ndihmës menaxherit

Ashtu si punonjësit e tjerë, asistenti personal i menaxherit kryen funksionet e tij në Koha e punes, të përcaktuara nga kushtet marrëveshje pune. Si rregull, kjo është një ditë pune 8-orëshe me një javë pune pesë-ditore.

Megjithatë, praktika është e tillë që orët e punuara në fakt shpesh shkojnë përtej detyrimeve kontraktuale, dhe funksionet më të rëndësishme kryhen në orare jo pune. Në aktivitetet e asistentit që kryen priten takime joformale, negociata të rëndësishme gjatë “pushimit” në natyrë dhe skenarë të tjerë të ngjashëm. përgjegjësi shtesë me rekomandimin e eprorëve.

Të drejtat dhe përgjegjësitë e një ndihmës menaxheri

Duke zënë një pozicion kaq të rëndësishëm dhe të përgjegjshëm, ndihmësi i menaxherit është i pajisur me të drejta të caktuara që lidhen me detyrat e tij. Në veçanti, puna me dokumentacionin burimor nënkupton të drejtën e asistentit për të miratuar këto dokumente. Në të njëjtën kohë, për të studiuar plotësisht materialet e çështjes, asistenti mund të kërkojë informacionin e nevojshëm shtesë nga drejtuesi dhe specialistët e kompanisë.

Ky punonjës ka të drejtë kushtet e nevojshme për punë. Kushtet e rehatshme të punës, një klimë psikologjike pozitive, një nivel i përshtatshëm i pajisjeve teknike janë tregues nga të cilët varet drejtpërdrejt rezultati i punës së një specialisti. Që nga racionalizimi procesi i punës përfshin ndarjen e funksioneve të punës, shumë operacione pune përfshijnë ndërveprimin e disa specialistëve. Në veçanti, përpunimi i korrespondencës hyrëse nuk përjashton ndërveprimin e sekretarit dhe ndihmës menaxherit.

Kushtet e marrëveshjes së punës parashikojnë një listë të detyrave të një ndihmësdrejtori, e cila, megjithatë, mund të zgjerohet ndjeshëm në praktikë, në varësi të rrethanave. Si pjesë e ekipit të menaxherit, ndihmësi është përgjegjës për:

kryerja e pahijshme e funksioneve të punës, udhëzimeve dhe detyrave të drejtpërdrejta të parashikuara nga përmbajtja e përshkrimeve të miratuara të punës që nuk bien ndesh me Kodin e Punës të Federatës Ruse;
veprimet e paligjshme të parashikuara nga normat e legjislacionit aktual;
shkaktimi i çdo dëmi në ndërmarrje të parashikuar nga Kodi i Punës i Federatës Ruse, Kodi Civil i Federatës Ruse dhe akte dhe rregullore të tjera legjislative me rëndësi federale, rajonale dhe lokale.

perspektivat

Asistentët ekzekutivë me përvojë dhe të talentuar sigurisht që kanë perspektiva serioze. Puna e tyre vlerësohet shumë, sepse janë ata që, para së gjithash, marrin mundësinë të ngjiten shpejt në shkallët e korporatës dhe të arrijnë rezultate të larta në ndërtimin e një karriere.

Perspektivat e gjera hapen, para së gjithash, për ata që janë në gjendje të studiojnë dhe sistemojnë informacione të gjera në një periudhë të shkurtër kohore, të zgjedhin taktikat e sjelljes dhe të ofrojnë gjithçka të nevojshme për negociata të rëndësishme strategjike. Specialistët që kanë treguar rezultate pozitive në punën e tyre kanë mundësi të shumta për të avancuar karrierën e tyre dhe për të marrë një pozicion prestigjioz.

Çfarë lloj asistenti ekzekutiv ju nevojitet? 10 lloje sekretaresh dhe asistentesh

Kompetencat dhe përgjegjësitë e një asistent menaxheri ndryshojnë në varësi të aktivitetit të synuar dhe strategjisë së menaxhimit të kompanisë.

Asistent biznesi

Kush ka nevojë për të: menaxhimi i ndërmarrjeve që kryejnë menaxhim të gjerë të dokumenteve.

Raportuar tek: Mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë.

Një asistent biznesi është një specialist që është përgjegjës për shumë procese: përgatitjen dhe organizimin e negociatave dhe dokumentacionit për to, zhvillimin e orarit të punës së drejtorit. Rezultati i negociatave, takimeve dhe ngjarjeve të tjera të ngjashme varet nga shkalla e organizimit, besnikërisë dhe diplomacisë së tij. Nga kjo rezulton se asistenti i menaxherit është një vend vakant i larmishëm që kërkon njohuri, aftësi, erudicion dhe kompetencë të caktuar.

Asistenti i biznesit jo vetëm që kryen funksionet teknike që i janë caktuar, por gjithashtu përcakton strukturën e detyrave aktuale në vend dhe i kryen ato. Për më tepër, ky specialist, në mungesë ose në emër të titullarit, kryen një pjesë të punës së drejtorit, rezultatet e të cilave titullari i përdor në punën e tij. Prandaj, asistenti ka nevojë për njohuri dhe praktikë të caktuar në profilin e kompanisë.

Praktika është e tillë që burrat më shpesh sesa gratë punojnë si ndihmës të kreut. Kur zgjedh një person për këtë pozicion, drejtuesi rrjedh nga niveli i formimit të specialistit, përvoja e tij në këtë pozicion, niveli i njohurive të gjuhëve të huaja, sepse. asistenti personal i kreut duhet të jetë i gatshëm të takojë delegacionin e huaj. Gjithashtu të rëndësishme janë aftësitë si aftësitë organizative, aftësia për të sjellë në mënyrë korrekte dhe racionale negociatat e biznesit dhe gatishmërinë për të marrë vendime efektive bazuar në një analizë të situatës aktuale.

Ndër aplikantët për një pozicion të tillë, si rregull, janë specialistë 30-40 vjeç me arsim të lartë të specializuar dhe përvojë. punë e suksesshme në këtë industri. Përveç cilësive të tjera të biznesit të një asistenti të mundshëm, në radhë të parë është aftësia për t'iu përgjigjur në mënyrë adekuate kritikave, aftësia për të mos i hapur ndjenjat ambicioze, pasi rezultatet e punës së tij në fakt do të përdoren nga një person tjetër. Kështu, puna e një asistenti ekzekutiv nuk është e përshtatshme për aplikantët me ambicie të larta personale.

Ndihmes personal

Kush ka nevojë për të: drejtues të kompanive të mëdha.

Kujt i raporton: vetëm mbikëqyrësit të tij të menjëhershëm.

Pozicioni i asistentit personal të drejtuesit është i rëndësishëm për një ndërmarrje të madhe, ku tashmë është formuar mjaftueshëm një staf i plotë punonjësish administrativë. Në këtë rast bëhet fjalë për sekretariatin dhe kategoritë e tjera specialistësh që janë “dora e djathtë” e drejtorit. Përgjegjësitë e tyre përfshijnë sigurimin e nevojave administrative të drejtorëve në prenotimin e biletave për udhëtime në vendin e udhëtimeve të biznesit, rezervimin e dhomave të hotelit dhe kryerjen e punëve për familjen e kryefamiljarit. Vlen të përmendet se puna e një ndihmës menaxheri shkon përtej zyrës.

Asistenti në fakt e liron shefin nga zbatimi i procedurave organizative të natyrës administrative, duke ofruar kështu mundësinë për të menaxhuar në mënyrë racionale ndërmarrjen dhe për ta përdorur atë me efikasitet maksimal. burimet e veta. Për të përmbushur të gjitha kushtet e mësipërme, punonjësi duhet të ketë përvojën e nevojshme të punës në pozicion ndihmes personal drejtues ose sekretar-referent nga 3 vjeç, dhe në moshën 25–35 vjeç për të marrë arsim të lartë të specializuar.

Udhëheqja e shitjeve: 17 Rregulla Universale

Ndihmes personal

Kujt i duhen: drejtuesit e kompanive të mëdha perëndimore.

Kujt i raporton: ekskluzivisht kreut.

Për të kryer detyra të natyrës personale, të cilat janë mjaft të zakonshme në praktikën e një menaxheri, në personelin përfshijnë një pozicion të tillë si një asistent personal. Në mënyrë tipike, një punë e tillë shoqërohet me ekzekutimin e disa detyrave për anëtarët e familjes dhe njerëzit e afërt të kokës. Një punonjës i tillë shpesh është i zënë me organizimin e ngjarjeve familjare, festave, organizimin e aktiviteteve të kohës së lirë për fëmijët e drejtorit, etj.

Mosha mesatare e asistentit personal është 26 - 35 vjeç, arsim i profilit të lartë, aftësi maksimale organizative, përmbajtje dhe shoqërueshmëri.

Sekretari

Kush ka nevojë: bizneset e mëdha, të mesme dhe të vogla.

Kujt i raporton: ekipi drejtues.

Pozicioni i sekretarit është i nevojshëm pothuajse në çdo ndërmarrje, pavarësisht nga forma ligjore. Detyrat e këtij punonjësi përfshijnë marrjen dhe regjistrimin e korrespondencës në hyrje, përgjigjen telefonata dhe kalimi në kohë i komunikimit me shefin, kontrolli i qarkullimit të dokumenteve, sigurimi funksionimin normal në zyrë, duke krijuar dhe ruajtur një mikroklimë pozitive në zonën e pritjes së menaxhmentit.

Më shpesh, vajzat e moshës 22-30 vjeç me arsim të lartë, të mesëm special (më rrallë të përgjithshëm), të cilat flasin rrjedhshëm në aftësitë e një përdoruesi të sigurt të kompjuterit, i cili është në gjendje të printojë shpejt dokumente dhe të përpunojë një sasi të madhe informacioni hyrës. shpesh të ftuar në një pozicion të tillë. Jo vendin e fundit i caktuar për cilësi të tilla personale si përgjegjësia, shoqërueshmëria, zelli dhe etiketa e biznesit.

Ndihmës Sekretari

Kush ka nevojë për të: drejtues kompanish me një staf prej jo më shumë se 25 punonjësish.

Ndihmëssekretari është i njëjti ndihmës i titullarit, përgjegjës për sigurimin e punës normale të specialistëve të zyrës. Ky punonjës shkruan postën dalëse, përshëndet mysafirët dhe shërben pije, u përgjigjet pyetjeve të të ftuarve dhe ofron një mjedis të këndshëm e mikpritës.

Arsimi i lartë është i mirëpritur, aftësia për të përdorur shpejt pajisjet e zyrës dhe për të printuar, përpunuar shpejt korrespondencën hyrëse. Aplikantët me përvojë praktike shumë më e lehtë për të gjetur një punë. Si rregull, në çdo ndërmarrje, një sekretar ekzekutiv dhe përgjegjës me një pamje të rregullt dhe sjellje te mira.

Recepsionist

Kush ka nevojë: një kompani me më shumë se 60 punonjës, me një fluks të madh vizitorësh.

Kujt i raporton: drejtorit të zyrës, asistentit të shefit ose vetë drejtuesit.

Detyra e një ndihmës menaxheri nuk kufizohet në punën me korrespondencën dhe përgjigjen e thirrjeve në hyrje. Për kompanitë e mëdha që ndërveprojnë me partnerë të shumtë biznesi, është shumë e rëndësishme që ato të takohen nga një sekretare miqësore me pamje të mirë, me një buzëqeshje të këndshme dhe me sjelljet e duhura. Pra, sekretari në recepsion është përgjegjës për pritjen e të ftuarve, për të shërbyer pije dhe ëmbëlsira, për të punuar me korrierët për sa i përket marrjes së porosive dhe dërgimit të korrespondencës. Duke qenë se recepsionistët janë ndër të parët që vijnë në kontakt me vizitorët në bazë të detyrave të tyre, ata duhet të jenë miqësorë, të dobishëm dhe të përqendruar, para së gjithash, në takimin dhe shoqërimin e klientëve.

Ndihmës Sekretari

Kush ka nevojë për të: kompanitë e klasës së mesme.

Kujt i raporton: kreut.

Ky pozicion zakonisht konsiderohet "i ndërmjetëm", pasi funksionet e tij të qenësishme janë karakteristike si për asistentin personal të kreut ashtu edhe për sekretarin. Në veçanti, ndihmëssekretari është i pranishëm në negociatat e autoriteteve me partnerët dhe drejtuesit e departamenteve të kompanisë, mban procesverbale të takimeve dhe negociatave dhe siguron mbështetje dokumentare për mbledhjet e drejtuesit. Duhet të theksohet se funksionet e ndihmës sekretarit po ndryshojnë gradualisht, dhe përshkrimi i punës së ndihmës menaxherit përfshin kryerjen e funksioneve të ndryshme të lidhura.

Administratori

Kush ka nevojë për të: kompani të specializuara në ofrimin e shërbimeve.

Kush i raporton: drejtuesit të kompanisë, menaxherit ose drejtorit administrativ.

Duhet theksuar se detyrat zyrtare asistent menaxheri janë të ngjashme me detyrat e sekretarit, asistentit personal dhe ndihmës sekretarit. Pas shqyrtimit më të afërt, funksionet e administratorit janë disi të ndryshme nga ato.

Pozicioni i administratorit vendoset në shoqëritë e specializuara në ofrimin e shërbimeve. Në veçanti, administratori është i angazhuar në takimin e mysafirëve, organizimin e takimeve dhe negociatave të biznesit dhe monitoron orarin e vizitave (pritjes). Detyra kryesore e administratorit është të sigurojë komoditet dhe rehati maksimale për vizitorët ndërsa ata janë në zyrën e kompanisë. Nuk është për t'u habitur që, më shpesh, vajzat dhe djemtë me pamje të mirë, të cilët njohin rregullat e biznesit dhe mirësjelljen e korporatës, janë rezistent ndaj stresit dhe janë në gjendje të kryejnë disa funksione në të njëjtën kohë, më së shpeshti ftohen në pozicionin e administratori.

Menaxher zyre

Kujt i duhet: kompanitë e mesme me më shumë se 25 punonjës.

Kujt i raporton: titullari, drejtori administrativ.

Detyrat e këtij specialisti përfshijnë zgjidhjen e problemeve të mbështetjes teknike për punonjësit që punojnë në zyrë. Për kontabilitetin korrekt të të gjitha transaksioneve, drejtuesi i zyrës mban dokumentacionin e nevojshëm kontabël. Duhet të theksohet se menaxherët e zyrave të Evropës Perëndimore kryejnë funksione të përcaktuara qartë. Ndryshe nga ata, specialistët rusë të këtij profili shpesh kryejnë punën e një sekretari.

Mosha optimale e aplikantëve për pozicionin e menaxherëve të zyrës është 23 - 35 vjeç. Për t'u kualifikuar në këtë pozicion, një specialist duhet të ketë aftësi të larta komunikimi, të jetë rezistent ndaj stresit dhe të ketë një pamje të këndshme. Përvoja si ndihmës menaxher do të jetë prioritet.

nëpunës

Kush ka nevojë: organizatat qeveritare, si dhe kompanitë në të cilat rrjedha e dokumentit tregohet qartë në përputhje me GOST-të.

Kujt i raporton: drejtorit administrativ, drejtuesi i zyrës ose drejtuesi.

NË ndërmarrjet shtetërore dhe kompanitë me një formë të përzier pronësie, lista e stafit përfshin pozicionin e nëpunësit, si, në të vërtetë, pozita të tjera të rregulluara rreptësisht. Ky punonjës monitoron rrjedhën e dokumenteve, analizon dhe sistemon letrat, urdhrat e drejtuesit, dokumentacionin arkivor dhe dokumentet e tjera të ndërmarrjes.

Ndër kërkesat për aplikantin për këtë pozicion, duhet të tregohet: vëmendja, ekzekutimi i shpejtë i udhëzimeve, njohja e rregullave për plotësimin e dokumenteve, shkrim-leximi. Nëpunësi quhet shpesh “shefi i zyrës”, megjithatë, kjo nuk e ndryshon thelbin dhe përmbajtjen e kësaj pune.

Një asistent është tashmë një person i afërt!

Yuri Vodilov,

CEO i Sibribprom, Tyumen

Prej tetë vitesh punoj me një asistent personal dhe duhet të them se ky person më ndihmon në çështjet organizative dhe administrative. Në momentin e lidhjes së kontratës së punës, kjo vajzë ishte punësuar si sekretare. Në procesin e punës ajo tregoi aftësi të mira organizative dhe komunikuese dhe me kalimin e kohës u miratua si asistente personale.

Si vendosa të miratoja këtë kandidat të veçantë? Para së gjithash, duhet të shënoj një përgjigje adekuate ndaj vërejtjeve të menaxherit, aftësi të larta organizative, aftësi për të shprehur saktë dhe në mënyrë të arsyeshme pozicionin e dikujt. Përveç asaj që u tha, unë një shkallë të lartë vetëorganizim dhe disiplinë, aftësi të shkëlqyera profesionale dhe pajtueshmëri etikën e korporatës.

Duke pranuar vizitorë në kompani, një asistent personal kontribuon në formimin imazh pozitiv drejtoritë. Përgjegjësitë e tij përfshijnë përgatitjen e dokumentacionit të nevojshëm, caktimin e takimeve të menaxherit me partnerët dhe vizitorët, organizimin e takimeve të biznesit dhe takimeve personale. Asistenti, natyrisht, krijon një klimë harmonike psikologjike, e cila është shumë e rëndësishme gjatë kontakteve të zgjatura personale.

Përgjegjësitë e një ndihmës menaxheri: çfarë duhet të bëjë ai?

Vlen të përmendet se asistenti kombinon me sukses funksionet e profileve të ndryshme: nga sekretaria e thjeshtë deri tek ato më të përgjegjshme dhe më të rëndësishme, zëvendësuese.

Cilat funksione pune i caktohen zakonisht një asistenti, cili është qëllimi i punës së tij?

Menaxhimi i kohes:

Zhvillimi dhe koordinimi i orarit të punës së drejtorit - të negociojë datat e vizitave, takimeve, takimeve, monitoron orarin dhe kushtet për këto ngjarje;
Regjistroni dhe njoftoni me kohë menaxherin për orarin e takimeve, udhëtimeve dhe afateve të tjera të ardhshme. Nëse rezymeja e një asistenti ekzekutiv vëren se aplikanti ka përvojë në këtë punë, kjo do të luajë një rol vendimtar në zgjedhjen e një punonjësi.

Organizimi dhe ofrimi i ngjarjeve të punës:

Përgatitja dhe organizimi i takimeve, negociatave të rëndësishme, mbajtja e procesverbaleve të takimeve të kreut dhe njoftimi i pjesëmarrësve në mbledhje dhe takime, përgatitja dokumentet e kërkuara si rezultat i këtyre takimeve;
Përgatitja e certifikatave të udhëtimit, sigurimi i biletave të transportit të udhëtimit, akomodimi i mysafirëve në hotel etj.

Menaxhimi i të dhënave:

Marrja, renditja dhe përcjellja e postës në hyrje. Grupimi sipas urgjencës, niveli i rëndësisë (rëndësisë), dërgimi i letrave te menaxheri për shqyrtim dhe miratim.
Puna me dokumente - hartimi profesional korrespondencë biznesi dhe dokumentacion tjetër, përpunimin e aplikacioneve në përputhje me kërkesat etiketa e biznesit dhe rrjedhën e punës, redaktimi i letrave të hartuara nga kreu.

Mbajtja e kontakteve të biznesit:

Përgjigjuni me takt dhe edukatë thirrjeve në hyrje, merrni informacione se kur dhe si ta lidhni pajtimtarin me menaxherin. Rëndësia e procedurës qëndron në faktin se në çdo rast vendimi për këshillueshmërinë e lidhjes duhet të merret në mënyrë të pavarur.
Të mbrojë sa më shumë drejtorin nga humbja e panevojshme e kohës, kontaktet e kota, duke ruajtur imazhin e kompanisë dhe menaxherit të drejtpërdrejtë.

Puna e menaxherit të zyrës:

Sigurohuni që vendi i punës i menaxherit të plotësojë kërkesat standarde të racionalizimit, komoditetit dhe funksionalitetit maksimal.
Mbani kontakte me partnerët, mund të zgjidhni shpejt çështjet e mbështetjes teknike dhe detyra të tjera urgjente.

Puna e zëvendësit:

Gjeni shpejt dhe saktë informacione të dobishme për menaxherin, trajtoni adresat dhe kontaktet e partnerëve dhe klientëve të mundshëm në kohën e duhur;
Përfaqësoni drejtuesin ose interesat e kompanisë në takime përfaqësuese, ngjarje biznesi, të jeni në gjendje të gjeni përgjigje për pyetjet e parashtruara, të shprehni qartë qëndrimet e drejtuesit.

Asistenti personal i menaxherit duhet të plotësojë nevojat e mbikëqyrësit të menjëhershëm dhe statusin e kompanisë. Në kompanitë e vogla (nëse është e nevojshme, edhe në të mëdha), një ndihmës menaxher mund të ndajë funksionet e punës me punonjësit e tjerë, dhe anasjelltas, të kombinojë punën e një asistenti me funksione të tjera sipas Kontratës kryesore.

Përvoja Pratik

Regis Lomm,

Shefi i Zyrës së Përfaqësimit të Pfizer në Rusi, Moskë

Një specialist që punon në kompani si asistent personal është i angazhuar në punën e mëposhtme:

zhvillon dhe koordinon orarin e punës për ditën dhe javën;
menaxhon punën lidhur me organizimin e udhëtimeve, takimeve dhe prezantimeve të biznesit;
përgjegjës për njoftimin në kohë të menaxherit për kontaktet e ardhshme me partnerët dhe vizitorët, etj.

Natyrisht, një specialist i tillë duhet të ketë një grup optimal të aftësive të komunikimit: etikën e korporatës, përshtatshmërinë e lartë në kushtet që ndryshojnë me shpejtësi, saktësinë dhe përpikmërinë, vëmendjen dhe vullnetin e mirë. Ndihmësi më i mirë është ai që kupton dhe kupton se çfarë tjetër duhet bërë për të përmirësuar kushtet e punës së drejtorit.

Udhëzimet moderne nuk mbulojnë plotësisht përgjegjësitë e punës së një ndihmës menaxheri, por një sekretar me përvojë e ka një ide të mirë për thelbin e kësaj pune. Sa më sinqerisht të kujdeset një punonjës për kompaninë, aq më e suksesshme do të jetë karriera e tij, pavarësisht pozicionit. Një asistent personal i menaxherit, i cili tregon shqetësim të shëndetshëm dhe në kohë për kushtet e punës së udhëheqjes, do të shënohet gjithmonë me meritë, sepse është shumë e rëndësishme për menaxherin që pranë tij të jetë gjithmonë një person që ndan plotësisht interesat e tij. dhe pozicionin, pavarësisht se në cilin vend apo rajon ndodheshin.

Një specialist që më ndihmon në punën time dhe punësohet si asistent ofron kushte komode për kryerjen e veprimtarive të rëndësishme administrative dhe organizative. Më lejoni të shtoj se këto kushte janë të rëndësishme jo vetëm për mua personalisht, por edhe për partnerët, gjë që në fund prek interesat e të gjithë kompanisë.

Për më tepër, më jep kënaqësi të kuptoj se pranë meje punon një person adekuat, i vetëorganizuar dhe i përgjegjshëm në kontakt të vazhdueshëm, i aftë të vlerësojë me maturi situatën dhe të marrë shpejt vendime të dobishme. Për më tepër, i besoj sekretarit tim në një nivel intuitiv, duke kuptuar se ai ndan plotësisht interesat e kompanisë dhe interesat e mia me mua.

Asistent ekzekutiv ideal:

Zotëron në mënyrë të përsosur aftësitë e specialistëve të lidhur. Komunikon me sukses me njerëzit dhe frymëzon besim tek vizitorët;
Organizon në mënyrë racionale dhe efektive procesin e negociatave të biznesit;
Duke qenë i zhvilluar intelektualisht, ai është në gjendje të mbajë një bisedë për tema të përgjithshme, duke përfaqësuar, megjithatë, interesat e udhëheqjes së tij;
Ka sjellje të mira, shije të shkëlqyer dhe është i përkushtuar ndaj liderit;
I sjellshëm dhe korrekt;
Ai flet rrjedhshëm ligjet e logjikës, është i vetëdijshëm për natyrën dhe pozicionin e liderit, është në gjendje të përfaqësojë interesat e tij para kompanive të tjera pa paragjykuar interesat e shefit. Pozicioni i asistent menaxherit nënkupton pozitë të pakompromis dhe parimore në sektorë të ndryshëm, si në politikë ashtu edhe në ekonomi;
Përcakton dhe përcakton në mënyrë të pavarur kufijtë e përgjegjësisë dhe kompetencës së tij, nuk e zhvendos punën e tij tek dikush tjetër dhe në të njëjtën kohë, imagjinon qartë kufijtë e transferimit të detyrave nga një specialist i punësuar në tjetrin.
Ai ka një reagim të shpejtë, aftësi për të menaxhuar shpejt punonjësit e kompanisë dhe për të kuptuar saktë: a ia vlen të shqetësojë shefin për këtë çështje.

Duke pasur parasysh sa më sipër, është e lehtë të përcaktohet se cilat kërkesa karakteristike zbatohen për aplikantin për këtë pozicion. Në çdo rast, ky specialist duhet të ketë një nivel të mjaftueshëm arsimor dhe përvojë praktike për të siguruar reputacionin e tij pozitiv. Lista e saktë e kërkesave varet nga specifikat e punës punonjës.

Në veçanti, nëse asistenti do të angazhohet kryesisht në kryerjen e funksioneve të një referenti, atëherë lista e kërkesave do të përfshijë pikat e mëposhtme:

arsimi i mesëm;
pak përvojë në këtë pozicion;
Aftësitë e përdorimit të kompjuterit dhe pajisjeve të zyrës.

Një asistent fillestar i kreut të një kompanie mund të fillojë karrierën e tij me karakteristikat e treguara.

Sidoqoftë, nëse asistenti kombinon punën e një sekretari me punën e një menaxheri, është e lehtë të supozohet se kërkesat për një specialist të tillë do të zgjerohen disi. Nisur nga niveli i detyrave në këtë rast, aplikanti për pozicionin e asistent menaxherit duhet të ketë një nivel më të lartë kualifikimi.

Një grup tipik aftësish duhet të përfshijë pikat e mëposhtme:

njohja e gjuhëve të huaja (gjuhët më të kërkuara: anglisht, frëngjisht, gjermanisht, kinezisht);
Njohuri të sigurta të një pakete të njohur të programeve kompjuterike;
cilësitë personale të një punonjësi: korrektësia, përgjegjësia, mirësjellja, efikasiteti;
mosha deri në 35 vjeç (shumë kompani ftojnë specialistë të moshuar të punojnë, duke marrë parasysh përvojën praktike ekzistuese).

Ndërsa drejtuesit e lartë kanë më shumë gjasa të merren parasysh, asistentët ekzekutivë me më pak vjetërsi që demonstrojnë aftësi organizative shembullore dhe një zotërim të shkëlqyer të etikës së korporatës gjithashtu kanë një shans të drejtë për sukses.

Kjo shpjegohet me faktin se menaxheri preferon të trajnojë në mënyrë të pavarur ndihmësin e tij "nga e para", në mënyrë që punonjësi të zhvillojë menjëherë një stereotip të caktuar të sjelljes. Përveç kësaj, teknologjive moderne zotërohen më mirë nga specialistë të rinj që nuk janë të ngarkuar me njohuri të vjetruara. Shpesh përshkrimi i punës së një ndihmësi menaxheri tregon drejtpërdrejt punën me lloje të reja software, dhe përzgjedhja e kandidatëve bëhet sipas rregullave të caktuara.

Menaxher i shitjeve: Si të bëheni një menaxher i shkëlqyeshëm

Sa duhet të jetë paga e një ndihmësmenaxheri

Paga e asistentëve personalë

rrethi federal	Niveli i përafërt i pagës (në rubla)
Lindja e Largët Vladivostok Khabarovsk	6500-21 000 9000-21 000 6500
Vollga Kazan, Tatarstan Nizhny Novgorod Orenburgu	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Veriperëndimore Vologda Pskov	7000-11 700 7000 11 700
siberiane Barnaul, Territori i Altait Irkutsk Novosibirsk	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Ural Ekaterinburg Chelyabinsk	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Qendrore Voronezh Tula	17 200-19 500 17 200 19 500
Jugore Rostov-on-Don Stavropol	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Kurse Asistent Ekzekutiv: Çfarë Mësojnë

1. Profili profesional dhe psikologjik i asistentit personal (asistentit) të titullarit

Një listë e kërkesave për kualifikime, niveli i formimit profesional, si dhe kërkesat për cilësitë personale të një ndihmës menaxheri.
Rëndësia, detyrat, kompetencat e një ndihmësmenaxheri.
Bazat e etikës së korporatës dhe ndërveprimit të biznesit të ndihmës menaxherit.

2. Dokumentimi i aktiviteteve të menaxherit dhe të organizatës në tërësi

Sistemi i unifikuar i menaxhimit të dokumenteve, bazat e punës në zyrë.
Parimet e klasifikimit të dokumenteve. Llojet e dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Dokumentet model.
Format e dokumenteve, kërkesat për plotësimin e tyre. Detaje themelore dhe shtesë.
Rregullat për formimin e dokumentacionit kontraktor. Regjistrimi i punëve administrative dhe organizative.

3. Organizimi i rrjedhës së dokumenteve

Puna me dokumente. Llojet e rrjedhave të dokumenteve.
Parimet e menaxhimit të dokumenteve. Dokumentet e brendshme, hyrëse, dalëse. Regjistrimi i dokumenteve me kontroll të mëvonshëm mbi ekzekutimin e udhëzimeve të drejtuesit.
Bazat Struktura organizative. Formimi i rasteve duke marrë parasysh nomenklaturën kryesore.
Koncepti i ekzaminimit të vlerës së dokumentit. Një ndihmës menaxher pa trajnim të veçantë, nëse është e nevojshme, mund të fitojë aftësitë dhe njohuritë e nevojshme në kurse të veçanta për organizimin e qarkullimit të dokumenteve.

4. ndërveprimin e biznesit dhe komunikim efektiv me menaxhmentin

Sfidat dhe Mundësitë mbështetje informacioni puna e regjisorit. Mjete organizative dhe teknike për prezantime.
Planifikimi dhe caktimi i ditës së punës së drejtorit.
Llojet e reja të softuerit dhe harduerit që ofrojnë funksionimin efikas lider.
Bazat e komunikimit ndërpersonal midis udhëheqësit dhe ndihmësit. Paga e një ndihmës menaxheri varet drejtpërdrejt nga aftësia e asistentit për të krijuar kushte të rehatshme për të siguruar ndërveprim pozitiv.

5. Organizimi i ngjarjeve speciale dhe afariste (takime, negociata, konferenca)

Përgatitja e sallës së konferencave dhe dokumentacioni i nevojshëm për eventet.
Mbani dokumentacion gjatë ngjarjeve.
Organizimi i pritjeve, kafes dhe ëmbëlsirave të tjera për pjesëmarrësit në konferencë.
Përgatitja e një programi kulturor, blerja e aksesorëve të dhuratave.

6. Menaxhoni stresin dhe gjendjen tuaj.

Zhvillimi i rezistencës ndaj stresit, mbajtja e një gjendje të rehatshme.
Aftësia për t'iu përshtatur kushteve në ndryshim, aftësia për të parandaluar situata stresuese, formimi i një klime pozitive psikologjike.
Aftësia për t'u përqëndruar në momente pozitive, për t'u çlodhur dhe për t'u rikuperuar në fund të ditës së punës.
Mbajtja e Prezantueshme pamjen, duke ruajtur një formë estetike, duke respektuar një regjim racional të punës dhe pushimit.

7. Menaxhimi i kohës

Identifikimi i fushave prioritare në punë dhe në jetën personale.
Zotërimi i njohurive për bioritmet e brendshme, ciklet e rrjedhave të energjisë.
Aftësia për të shpërndarë qëllimet sipas roleve.
Përcaktimi i fushës së ndikimit dhe drejtimi i shqetësimeve.

8. Zgjidhja e situatave komplekse dhe konfliktuale

Algoritmi për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve dhe mosmarrëveshjeve.
Dëgjim empatik.

9. Organizimi i udhëtimeve të punës së drejtorit

Përgatitja e dokumenteve për udhëtimet e kreut.
Porositni paraprakisht dokumente udhëtimi dhe hotele.
Përgatitja e një udhëtimi të kreut jashtë vendit.
Takimi dhe pranimi i partnerëve të huaj. Udhëzimi i asistentit të drejtuesit të disa kompanive parashikon komunikim me të huajt dhe njohje të gjuhëve të huaja.

10. Imazhi i një asistenti personal modern (asistent personal)

Mbështetje për kodin personal të veshjes.

11. Aftësi praktike për intervistimin dhe shkrimin e një CV.

Aftësia për të negociuar në nivelin e menaxherëve të parë, pronarëve të biznesit.
Aftësia për të paraqitur saktë veten dhe kompaninë, aftësia për të mbajtur një ekuilibër të arsyeshëm në procesin e bisedës, kultivimi i sjelljeve estetikisht tërheqëse.

Organizimi i ndërtimit të ekipit: ide për ngjarjet e ndërtimit të ekipit

Unë kam nevojë për një vetë-ndihmës

Julia Konelskaya,

Drejtori i Përgjithshëm i Grupit të Kompanive Galaktika, Moskë

Burimet e jashtme dhe të brendshme u përdorën si bazë klienti gjatë zgjedhjes së një asistent menaxheri. Njoftimi “Kërkohet Asistent Ekzekutiv” është vendosur në mediat lokale për të tërhequr vëmendjen e aplikantëve me përvojë në kompanitë e mëdha apo departamenteve administrative. Shërbimi i personelit ishte i angazhuar në punën për përzgjedhjen parësore të kandidatëve.

Para së gjithash, specialistët përcaktuan se sa mirë aplikantët plotësuan kërkesat tona, identifikuan mundësitë e mundshme. Gjatë intervistës, kandidatët zgjidhën rastet e testimit dhe morën parasysh situata specifike. Pas testimit, ne morëm informacionin fillestar për aftësitë dhe aftësitë e kandidatëve.

Më tej, aplikantët e përzgjedhur u testuan për respektimin e normave të etikës së korporatës të miratuara në ndërmarrje. Ne përcaktuam nëse specialisti ishte në gjendje të merrte përgjegjësinë dhe të zgjidhte situatën në favor të kompanisë. Personalisht, më bën më shumë përshtypje asistenti, i gatshëm për të marrë vendime të pavarura.

4 hapa për të gjetur asistentin ekzekutiv perfekt

Hapi 1. Vendosni se kush saktësisht ju nevojitet

Për të bërë zgjedhja e duhur, duhet të dini qartë: çfarë lloj specialisti nevojitet si ndihmës menaxher? Çfarë funksionesh pune do t'i ngarkohen, çfarë detyrash do t'i vendosë menaxheri? Kur zgjidhni një asistent, është e rëndësishme të merret parasysh përputhshmëria psikologjike, koincidenca e ritmeve biologjike dhe ritmi i punës. Dihet se cilësitë e biznesit i njëjti person mund të shfaqet në mënyra të ndryshme në kushte të ndryshme.

Një ndihmës menaxher pa përvojë mund të gjejë një punë në një kompani në rritje, me një menaxher që prezanton modele novatore në praktikën administrative dhe menaxheriale. Kur drejtori udhëton shpesh, asistenti duhet të jetë në gjendje të zgjidhë në mënyrë racionale dhe të shpejtë çështjet që lidhen me rezervimet e hoteleve, biletat dhe transfertat. Por nëse udhëtimet e biznesit nuk janë të shpeshta, nuk ka nevojë të trajnoni një specialist për të kryer punë përgatitore. Në të njëjtën kohë, një asistent ekzekutiv me përvojë ka shumë të ngjarë të kërkojë një punë që i siguron punësim të plotë dhe mundësi për t'u zhvilluar.

Hapi 2. Gjetja e kandidatit të duhur

Ka dy opsione:

departamenti i personelit është i angazhuar në kërkimin e një kandidati të përshtatshëm;
përzgjedhja kryhet me përpjekjet e departamentit të personelit.

Një përshkrim i detajuar i cilësive dhe aftësive të një asistenti të mundshëm duhet t'i dorëzohet shërbimit të rekrutimit. Sa më i detajuar të jetë përshkrimi i specialistit, aq më frytdhënëse do të jetë puna dhe aktivitetet e menaxherit. Procesi i para-përzgjedhjes do të eliminojë kandidatët e papërshtatshëm dhe do të jetë shumë më e lehtë për menaxherin të bëjë një zgjedhje midis kandidatëve të mbetur. Përveç kësaj, nëse një person nuk i plotëson kërkesat për disa parametra.

Kurset e asistent menaxherit ndihmojnë në identifikimin e prioriteteve të secilit aplikant, për të zbuluar mundësitë e mundshme. Të diplomuarit pa përvojë pune fillimisht mund të ushtrojnë profesionin e sekretarit, të fitojnë aftësitë dhe njohuritë e nevojshme dhe vetëm më pas të aplikojnë për pozicionin e asistentit të drejtuesit të kompanisë.

Ju lutemi vini re se është kundër ligjit të refuzosh aplikimet në bazë të moshës, gjinisë dhe kombësisë. Gjatë intervistës, nuk duhet të shprehen mospëlqimet personale; ka forma të tjera, më korrekte për refuzimin e shërbimeve të një aplikanti. Nëse një specialist me përvojë rezulton të jetë një aplikant, përvoja e punës si asistent i kreut sigurisht që do t'i tregojë një kandidati të tillë arsyen e refuzimit tuaj.

Hapi 3. Ne kontrollojmë kompetencën e kandidatëve

Nëse 10-15 aplikantë aplikojnë për pozicionin e asistent menaxherit, këshillohet që të udhëzohet shërbimi i personelit përcaktoni se sa sinqerisht e kanë plotësuar pyetësorin. Më pas, ftoni secilin prej kandidatëve të zgjidhë një situatë reale pune dhe të analizojë përgjigjet e tyre.

Një shembull i veçantë: ofroni kandidatit një detyrë të tillë. “Duhet të dërgoni postë. Veprimet tuaja?". Bazuar në opsionet e përgjigjeve, ju do të bëni me saktësi zgjedhjen tuaj.

Opsioni i parë. Unë do ta dërgoj zarfin me postë ose do të përdor një shërbim korrier, siç kërkohet nga përshkrimi i punës së ndihmësit të menaxherit.

Opsioni i dytë. Do të kontrolloj me menaxherin se sa urgjente është dorëzimi. Me këtë në mendje, unë do të vendos se si ta dërgoj korrespondencën: me postë, me korrier ose (nëse është dokumente të rëndësishme) dorëzuar personalisht. Duhet të niseni pasi të përcaktohet personi i kontaktit, adresa e saktë dhe orari i punës së marrësit. Fakti i dorëzimit mund të verifikohet me telefon, pas së cilës është e nevojshme t'i raportoni menaxherit për punën e kryer.

Hapi 4. Bërja e një zgjedhjeje

Bazuar në rezultatet e përzgjedhjes paraprake, disa aplikantë mbeten në fushën e shikimit të kokës. Kjo është një fazë e rëndësishme në të cilën duhet të vendosni pse kandidatët aplikuan në këtë kompani të veçantë? Pyesni aplikantët se cilat janë arsyet e tyre për të aplikuar dhe pse duan të punojnë në pozicionin e asistentit ekzekutiv? Mos u turpëroni nëse kjo pyetje është bërë disa herë. Nëse një punonjës nuk dëshiron ta ngarkojë veten edhe një herë me konfirmimin e qëllimeve të tij, vështirë se ia vlen t'i kushtohet vëmendje këtij personi. Një tjetër gjë është kur një kandidat flet me interes për një pozicion të ardhshëm, shpjegon vizionin e tij për situatën dhe ofron zgjidhje të reja, jo standarde. Sigurohuni që aplikanti të jetë emocionalisht i pajtueshëm me ju.

Në një intervistë afatshkurtër, është jashtëzakonisht e vështirë të përcaktohet niveli i përputhshmërisë. Dëgjoni intuitën tuaj: a ju pëlqen një person që tregon njohuri, përvojë, gatishmëri për të punuar? Nëse, në prani të të gjitha këtyre cilësive, nuk ka dëshirë për të vazhduar bisedën me të - kjo është një shenjë alarmante, nuk duhet të debatoni me veten. Çështja e përputhshmërisë psikologjike është edhe më e rëndësishme kur zgjidhet një asistent i drejtuesit të departamentit.

Në kushtet e konkurrencës në rritje, cilësia e menaxhimit dhe drejtimi i burimeve strategjike administrative dhe organizative kanë një rëndësi thelbësore. Suksesi i të gjithë kompanisë varet nga sa saktë dhe shpejt është zgjedhur strategjia e menaxhimit. Prandaj, aktivitetet e menaxherit duhet të pajisen me kushtet, mjetet dhe burimet më të rehatshme që lejojnë zgjidhjen efektive të çështjeve të rëndësishme strategjike pa ngarkesa formale ose organizative. Ndihmësi personal i drejtuesit është personi të cilit, në çdo mot, i besohet "busulla e anijes" që kontrollohet nga kapiteni.

Informacion rreth autorit dhe kompanisë

Yuri Vodilov, Drejtori i Përgjithshëm i Sibribprom, Tyumen. Sibrybprom LLC është një ndërmarrje e larmishme e specializuar në prodhimin e produkteve të peshkut. Ajo ka tre ndërmarrje ku rriten dhe rriten peshq të gjallë, tre fabrika të përpunimit të peshkut, një punishte për tymosje dhe tharje, ambiente magazinimi dhe një kantier detar.

Regis Lomm, kreu i zyrës përfaqësuese të Pfizer në Rusi, Moskë. Pfizer, i themeluar në 1849, zhvillon dhe prodhon produkte farmaceutike për fusha të ndryshme të mjekësisë (kardiologji, onkologji, urologji, psikiatri, okulistikë, endokrinologji, dermatovenerologji), duke përfshirë antibiotikë të gjeneratës së re. Pfizer ka mbi 150 vendndodhje në mbarë botën. Çdo vit, kompania investon shuma të konsiderueshme në kërkimin dhe zhvillimin e barnave të reja. Përfaqësimi rus kompania (Pfizer International LLC) funksionon që nga viti 1992.

Julia Konelskaya, Drejtor i Përgjithshëm i Grupit të Kompanive Galakta, Moskë. Grupi i kompanive "Galakta" - Prodhuesi rus Markat e vodkës "Poltina" dhe "Frost dhe Sun". Kompania është në 10 prodhuesit më të mirë të vodkës. Rrjeti i shpërndarjes së produkteve mbulon të gjitha rajonet e Federatës Ruse dhe përbëhet nga më shumë se 100 shpërndarës. Zyrat përfaqësuese rajonale të grupit janë krijuar në 24 rajone më të mëdha. Në vitin 2006, vëllimi i përgjithshëm i prodhimit të ndërmarrjeve të grupit arriti në 2,520 mijë dollarë amerikanë. Numri i personelit është 600 persona.

Ata shpesh flasin për vendin e tij në sistemin e menaxhimit, për rolin e tij në biznes modernështë shkruar shumë, sfera e ndikimit të saj po zgjerohet dhe funksionaliteti po bëhet më i ndërlikuar nga viti në vit. Vetëm statusi i tij mbetet i pandryshuar. Asistent - kush është ai? Cfare ben ai? Pse personaliteti i tij modest tërheq kaq shumë vëmendje ndaj vetes?

Nga historia e profesionit

Besohet se asistentët e parë u shfaqën në Romën e lashtë. Jurisprudenca romake, e cila zhvilloi formula për transaksionet juridike, duhej t'i vishte ato në formën tradicionale të shkruar. Gradualisht, puna mekanike në materialet ligjore bëhet jo vetëm më e pavarur, krijuese, por pothuajse ekskluzive. Përfaqësuesit e saj në epokën e republikës ishin shkruesit dhe noterët e jashtëzakonshëm - shkrues të përfshirë në vendosjen e materialit ligjor në formë dokumentare. Scribae ishin në shërbimin publik, përveçse et notarii - në shërbim të individëve privatë. Pozicioni i skribëve mund të mbahej vetëm nga qytetarët romakë të cilëve nuk u privohej nderi civil dhe personat të cilëve u ishte nënshtruar një derogim i të drejtave civile nuk kishin akses në këtë pozicion. Zgjedhja e tyre ishte e përjetshme dhe nuk u kufizua vetëm në afatin e shërbimit, por u shtri edhe tek pasardhësit. Scribae mund t'ia jepte vendin e tij një personi tjetër për një tarifë.

Nga skribët më të aftë, magjistratët zgjodhën ndihmësit e tyre, detyra e të cilëve ishte përgatitja e dokumenteve publike (tabulae publicae) dhe mbajtja e llogarive publike (rationes), si rezultat i së cilës quheshin scribae librarii. Asistentët zinin një nivel të lartë statusi. Një nga emrat që na kanë zbritur nga thellësia e shekujve është emri i ndihmësit të ngushtë të perandorit të lashtë romak Augustus - Maecenas, i cili kryente detyra diplomatike, politike dhe private. Patronazhi i tij i poetëve, artistëve dhe shkencëtarëve e bëri emrin "Maecenas" një emër të njohur.

Kush punësohet si asistent?

Një lider sot është, para së gjithash, një lider që dallohet nga inteligjenca, të menduarit fleksibël, aftësia për të analizuar dhe introspektuar, pjekuria emocionale, aftësitë organizative dhe performanca e mahnitshme. Natyrisht, një udhëheqës i tillë nuk mund të ekzistojë në një vakum. Ai ka nevojë për një lidhje, një përcjellës të ideve, detyrave të tij, një person që do të marrë mbi vete zgjidhjen e shumë problemeve, do ta çlirojë nga barra e rutinës. Sa më shpejt të zhvillohet biznesi, aq më e madhe është kompania dhe aq më i suksesshëm është lideri, që do të thotë se nevoja për një asistent serioz bëhet urgjente.

Kur zgjedh një asistent personal, një lider i suksesshëm deklaron kërkesat më të larta të mundshme jo vetëm për arsimin e tij, cilësitë profesionale, përvojën e punës, aftësitë praktike, por edhe për karakteristikat personale. Një asistent personal nuk është aq një pozicion sa një status i veçantë i një person i besuar që i nevojitet një lideri. Një asistent personal është një person profesionist, i përgjegjshëm, i cili është në gjendje të marrë përsipër përgjegjësi të mëdha për të siguruar aktivitetet e menaxherit, për ta çliruar atë nga humbja e kohës.

Është e vështirë të gjesh një asistent vërtet profesionist. Një rekrutues me përvojë i afrohet me përgjegjësi të plotë zgjedhjes së një asistenti personal të menaxherit: ai as nuk merr në konsideratë propozimet e aplikantëve që shpesh ndryshojnë punë, pa arsim, përvojë pune dhe rifillimet e hartuara me gabime gramatikore dhe stilistike nuk do t'i zgjojnë atij. interesi.

Ekziston një mendim se një person nga mosha 25 deri në 30 vjeç mund të jetë asistent. Shumë ekspertë janë shumë skeptikë për vendosjen e kufijve të tillë. Një punë që kërkon tension të lartë dhe përqendrim të lartë të vëmendjes shtron kërkesa të veçanta për profesionalizmin, stabilitetin psikologjik dhe aftësitë e komunikimit, të cilat fitohen vetëm nëpërmjet njohurive, përvojës dhe reputacionit. Kjo është arsyeja pse në Kohët e fundit Pozicioni i asistentit personal është pjekur ndjeshëm. Duke u ndalur në një sërë parametrash dhe karakteristikash objektive dhe subjektive, një person që ka arritur pjekurinë e plotë personale dhe profesionale mund të konsiderohet një asistent i besueshëm. Nga ky këndvështrim, ditëlindja e 30-të nuk është faza e fundit e karrierës së asistentit, por pikënisja e saj.

Kohët e fundit, ishin kryesisht seksi i drejtë që u bënë asistentë personalë. Sot, një asistent mashkull nuk është më një gjë e rrallë.- dallohet për qëllimshmëri, vendosmëri dhe përmbajtje emocionale, ka inteligjencë, aftësi për të menduar në mënyrë strategjike. Nga ana tjetër, asistentet femra janë më rezistente ndaj stresit, përshtaten më mirë, ndjejnë më mirë nuancat e marrëdhënieve për shkak të fleksibilitetit të tyre, gjejnë shpejt një rrugëdalje nga një situatë e vështirë, janë të vëmendshme ndaj detajeve dhe kanë aftësi për të dëgjuar dhe janë më të durueshme. gjatë kryerjes së punës rutinë. Prandaj, zgjedhja e një asistenti duhet të bazohet jo në gjininë e tij, por në profesionalizëm, një grup aftësish.

Kërkesat arsimore për një kandidat për pozicionin e një asistenti personal nuk janë shumë të rrepta: ata mund të jenë specialistë arsimin e lartë në çdo fushë, gjëja kryesore është prania e komponentëve të tjerë të nevojshëm për zbatimin e funksionalitetit për këtë pozicion. Më shpesh, shkencat humane kanë sukses në rolin e asistentëve - specialistëve në fushën e biznes turistik, marrëdhëniet me publikun dhe mbështetje dokumentacioni menaxhment, historianë, përkthyes, gazetarë, filologë. Asistenti mund të ketë një sfond teknik, ekonomik ose ligjor - specialistë të tillë shpesh kanë një mentalitet analitik, demonstrojnë aftësitë e tyre në përgatitjen e rishikimeve, raporteve ose mbikëqyrjen e projektit dhe kryejnë detyra me kompleksitet të shtuar. Dhe sigurisht, arsimi që korrespondon me profilin e kompanisë është gjithmonë i mirëpritur.

Në të njëjtën kohë, kërkesat për përvojën e punës dhe aftësitë profesionale të një asistenti janë shumë të larta. Ata që mendojnë se një asistent personal mjafton të ketë aftësi sekretarie - të njohë një gjuhë të huaj, të përdorë kompjuterin, të ketë përvojë në përpilim. letra biznesi dhe sigurimin e udhëtimeve të biznesit, rezervimin e biletave dhe organizimin e takimeve të biznesit. Përveç të gjitha sa më sipër, asistenti duhet:

● zotërojnë një mendësi analitike dhe aftësi për të të menduarit logjik;

● kanë kujtese e mire, keni një përgjigje të shpejtë;

● të jetë punëtor, i qëndrueshëm, rezistent ndaj stresit;

● të ketë një këndvështrim të gjerë, të folur kompetent;

● të jetë në gjendje të marrë përgjegjësi;

● kanë shije të mirë;

● Jini të përkushtuar ndaj interesave të korporatës dhe interesave personale të udhëheqësit tuaj.

Përgjegjësitë e asistentit

Përgjegjësitë kryesore të një ndihmës menaxheri përfshijnë:

● mbështetjen administrative të drejtuesit;

● planifikimi i ditës së punës së menaxherit, koordinimi dhe mbështetja organizative e takimeve dhe pritja e vizitorëve;

● informacion dhe mbështetje analitike për menaxherin: kërkimi dhe përpunimi i informacionit të nevojshëm; përgatitja e materialeve informative, analitike dhe prezantuese, raporte dhe fjalime, rishikime analitike, raporte etj.;

● kryerjen e korrespondencës afariste të drejtuesit;

● përgatitja e mbledhjeve, këshillave, takimeve të mbajtura nga kreu, zyrtarizimi i rezultateve të takimeve/negociimeve të biznesit;

● pjesëmarrje në negociata, takime biznesi, pritje; shoqërimi i kreut në takime, udhëtime etj.;

● organizimi dhe sigurimi i udhëtimeve dhe takimeve të biznesit (logjistika e rrugëve optimale, rezervimi i biletave, dhomave të hotelit, transferta; mbështetje për viza; regjistrimi i pjesëmarrjes në konferenca dhe seminare; organizimi i aktiviteteve të kohës së lirë);

● zbatimi i marrëdhënieve me përfaqësues të kompanive, ndërmarrjeve, organizatave, organeve pushteti shtetëror dhe menaxhmenti për të zgjidhur çështjet që nuk kërkojnë pjesëmarrjen e drejtpërdrejtë të drejtuesit; marrjen e dokumenteve dhe informacioneve nga autoritetet shtetërore dhe menaxhmenti në emër të titullarit;

● gojore dhe përkthimet me shkrim, mbështetje gjuhësore për negociatat dhe takimet e biznesit;

● organizimi i prezantimeve dhe eventeve protokollare, aktiviteteve përfaqësuese;

●përgatitja e raporteve të shpenzimeve;

● ekzekutimi i detyrave personale të kreut.

Kjo listë nuk është e plotë, në kompani specifike Detyrat e asistentit mund të ndryshojnë.

Rreth besimit

Çështja e besimit është vetë gurthemeli, baza e themeleve mbi të cilat është ndërtuar i gjithë sistemi i marrëdhënieve "asistent - udhëheqës". Për shumë drejtues, një asistent nuk është thjesht një person i besuar, një person i ekspozuar ndaj sekretit të dijes, por edhe pothuajse një anëtar i familjes. Shkalla e besimit ndonjëherë është aq e lartë saqë atij i besojnë informacione konfidenciale, numrat e llogarive bankare, kartat e pagesave dhe kodet pin, shuma të mëdha parash, kode kasaforta, vula kompanish dhe sekrete personale. Kjo është arsyeja pse shumë asistentë ofrojnë jo vetëm organizimin e aktiviteteve zyrtare të kreut, por edhe zgjidhin problemet e tij familjare dhe shtëpiake: ata blejnë dhurata për anëtarët e familjes, porosisin shporta me lule për të dashurit, zgjedhin stafin e shtëpisë, organizojnë pushimet e fëmijëve, etj. .

Është e rëndësishme të mbani mend se besimi i jepet një asistenti i cili:

● zotëron me shkathtësi aftësitë komunikimi i biznesit;

● di të dëgjojë dhe dëgjojë;

● vëzhgon vartësinë;

● ruan neutralitetin dhe konfidencialitetin;

● ruan një ekuilibër midis besimit dhe pajtueshmërisë, ka mendimin e tij, është i gatshëm të mbrojë pozicionin e tij, por e kupton mirë kur është e nevojshme dhe ku të tërhiqet.

Të mirat dhe të këqijat e profesionit

Le të fillojmë me atë që zakonisht përfundojnë me largimin modest "për më vonë" - me çështjen e pagave. Kërkesat shumë të larta për kandidatët për vendin vakant “asistent personal i kreut”, si dhe ofertat serioze të aplikantëve, kanë ngritur ndjeshëm shiritin e pritshmërive dhe ofertave për paga. Në Moskë, mesatarja e përafërt pagë asistent menaxher varion nga 40 në 60 mijë rubla, në rajone - nga 20 në 30 mijë. Përvoja, rekomandimet, njohuritë gjuhë të huaja lejojnë kandidatin të kualifikohet për shpërblim më të lartë.

Përvoja e përditshme menaxheriale, rritja e nivelit të përgjegjësisë, ndryshimi i natyrës së detyrave që do të zgjidhen i lejojnë asistentit të marrë njohuri të paçmueshme në këtë pozicion. Asistent - një pozicion që përfshin rritje konstante dhe vetë-realizimi, përmirësimi i cilësive, aftësive, talenteve personale; duke hapur perspektiva reale për veprimtari profesionale. Nisur nga të gjitha sa më sipër, një asistent profesionist në të ardhmen mund të aplikojë, minimalisht, për pozicionin e drejtuesit të sekretariatit, zyrës, menaxhimit të biznesit, por janë të mundshme edhe zhvillime të tjera - ekzekutive, administrative, drejtor menaxhues ose organizimin e tyre. biznesi.

Ana e kundërt e çdo profesioni është çmimi që paguajmë për zotërimin e aftësive profesionale. Dita e punës së një asistenti zgjat më shumë se dita e punës së menaxherit, kështu që shpesh fillon herët në mëngjes dhe përfundon vonë në mbrëmje. Për më tepër, një asistent personal duhet të jetë në dispozicion të shefit të tij pothuajse gjatë gjithë orës. Nëse menaxheri ka vetëm një asistent, ndonjëherë është edhe e vështirë të marrësh një ditë pushimi, shkoni me pushime - asistenti është i kufizuar rreptësisht nga kufijtë e pushimeve të menaxherit të tij.

Për më tepër, marrëdhëniet e krijuara, harmonia, lidhja personale me liderin shpesh luajnë kundër dëshirave dhe aspiratave për të ndryshuar diçka, e bëjnë asistentin peng të një specifiki. zyrtare dhe si rrjedhim profesionet.

Pozicioni i një asistenti duhet të konsiderohet si pikënisje, dhe karriera e tij dhe zhvillim personal varet nga qëllimshmëria, ndërgjegjësimi i qartë i aftësive, dëshirave dhe sasisë së përpjekjeve të bëra.

Emri në histori

Emrat e figurave që lanë gjurmë në historinë e politikës, kulturës, shkencës, diplomacisë botërore janë të njohur për të gjithë, por emrat e asistentëve të tyre, të cilët morën një punë të vështirë dhe ndonjëherë të pafalshme, duke kontribuar në lindjen e shumë arritjeve, historisë. jo gjithmonë ruhet për pasardhësit.

Pavel Ivanovich Yaguzhinsky ( 1683-1736) - ndihmës i Pjetrit I, burrë shteti dhe diplomat. Një burrë aktiv dhe energjik, që nga viti 1701 ai u bë shoqëruesi i vazhdueshëm i Pjetrit I në të gjitha fushatat dhe udhëtimet jashtë vendit, kudo që u gjend në vendin e tij dhe fitoi favorin e mbretit. NË vite të ndryshme shërbeu si Prokuror i Përgjithshëm i Senatit, Ministër Fuqiplotë në Sejmin polak në Grodno, Ministër i Kabinetit, ishte i dërguar në Vjenë, ambasador në Berlin. Pjetri I i besoi atij në mënyrë të përsëritur misione të rëndësishme diplomatike. Pavel Ivanovich zhvilloi negociata shumë të vështira me mbretërit e Danimarkës dhe Prusisë. Yaguzhinsky, si një car i besuar personal, mori pjesë në të gjitha kongreset evropiane pa përjashtim. Përfshirë sepse ai fliste anglisht, gjermanisht, spanjisht dhe frëngjisht, për të mos përmendur polonisht dhe lituanisht. Perandori nuk gaboi në zgjedhjen e prokurorit të përgjithshëm. Yaguzhinsky zbatoi me zell dhe shumë shpejt të gjitha udhëzimet e Pjetrit I. Ai kurrë nuk e zvarriti ekzekutimin, siç praktikonin shpesh fisnikët e tjerë dhe, pasi kishte marrë ndonjë detyrë, pas një ose dy ditësh ai i raportoi Pjetrit I për rezultatet.

Bashkëkohësit që shikuan Yaguzhinsky në shërbim janë unanim në vlerësimet e tyre: "Një burrë i shquar, me një fytyrë të çrregullt, por shprehës dhe i gjallë, me një sjellje të lirë, kapriçioz, krenar, ishte i zgjuar dhe shumë aktiv; ai bëri aq shumë në një ditë sa tjetra nuk mund të bënte në një javë.

Pyotr Petrovich Konovnitsyn(1764–1822) – asistent i Mikhail Kutuzov, gjeneral adjutant, kont. I pazakonshëm trim dhe i pamatur në punët ushtarake, Pyotr Petrovich në të njëjtën kohë ishte një punonjës i shkëlqyer i stafit, jashtëzakonisht i saktë, i zellshëm dhe i përpiktë.

Bashkëkohësit e vlerësuan atë si "një lloj të jashtëzakonshëm të natyrës ruse". Pas tërheqjes nga Moska, Kutuzov emëroi Konovnitsyn gjeneralin e detyrës së shtabit të ushtrisë ruse, mbi supet e të cilit shtrihej një barrë e madhe e punës organizative në ushtri: furnizimi me municion dhe ushqim, foragjere dhe ilaçe, uniforma dhe transport. Ky emërim nuk ishte i rastësishëm: Mikhail Illarionovich, me një konfuzion të përgjithshëm pas humbjes së Moskës, kishte nevojë për një person të ekuilibruar dhe të vendosur pranë tij. Përveç kësaj, Konovnitsyn i ndershëm, si të thuash, neutralizoi shefin e shtabit L. Bennigsen, i cili ishte intrigues kundër Kutuzov. Që nga ajo kohë, Pyotr Petrovich u bë folësi i parë në komandantin e përgjithshëm, e gjithë korrespodenca luftarake e Kutuzov me krerët e tij ushtarakë vartës kaloi përmes tij.

Në 1815-1819 Konovnitsyn shërbeu si ministër i luftës, që nga viti 1819 - anëtar i Këshillit Shtetëror, kreu i institucioneve arsimore ushtarake, drejtori kryesor i trupave të Page dhe të tjerë të kadetëve dhe liceut Tsarskoye Selo.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – asistent i Napoleon Bonapartit, një komandant dhe burrë shteti i shquar francez. Me emrin e tij lidhet një epokë e tërë: mbretëria, revolucioni, perandoria e Napoleonit, restaurimi, revolucioni i korrikut. Fati i lidhi këta njerëz për 14 vjet. Napoleoni e vlerësoi Talleyrand: "Ai është një njeri me intrigë, një njeri me imoralitet të madh, por me inteligjencë të madhe dhe, natyrisht, më i zoti nga të gjithë ministrat që kam pasur". Talleyrand u bë kalorës i të gjitha urdhrave francezë dhe pothuajse të gjithë atyre të huaj. Në vitin 1807, në kulmin e fuqisë së Napoleonit, Talleyrand pyeti veten se sa do të zgjaste triumfi i perandorit. Duke qenë një politikan i sofistikuar, Talleyrand mendoi se ishte koha për t'u larguar dhe u largua nga posti ministror. Diplomati me shumë përvojë nuk gaboi kur parashikoi rënien e Napoleonit. Talleyrand, pasi tregoi mrekulli të diplomacisë, i bindi aleatët që t'ia linin fronin jo trashëgimtarëve të Napoleonit, por familjes mbretërore - Burbonëve, dhe, duke e gjetur përsëri veten në favor, u bë Ministër i Punëve të Jashtme dhe kreu i qeverisë për hera e tretë.

Alexey AndreevichArakçeev(1769-1834) - ndihmës i tre mbretërve - Pali I, Aleksandri I, Nikolla I.

Ai shërbeu në garnizonin e Gatchina, u transferua në kontrollin e plotë të Tsarevich Pavel Petrovich, perandorit të ardhshëm Paul I. Në një nga këto rishikime, toger ekzekutiv Arakcheev vuri re perandorin e ardhshëm. Së shpejti Arakcheev u bë komandanti i pallatit, ai i trajtoi detyrat e tij me zell dhe zell - ai ishte në shërbim në çdo kohë të ditës. Nën Palin I, në moshën 28-vjeçare, Arakcheev u ngrit në gradën e komandantit të Shën Petersburgut dhe mori stemën e baronit, në të cilën, me lejen e perandorit, ai hyri në moton: "Pa lajka, i tradhtuar. " Nën Aleksandrin I, ai filloi të mbjellë gjerësisht vendbanime ushtarake, ideja e krijimit të të cilave kishte pushtuar prej kohësh mendimet e tij, që nga viti 1815 ai në të vërtetë përqendroi në duart e tij udhëheqjen e Këshillit të Shtetit, Komitetit të Ministrave dhe Perandorisë së Tij. Kancelaria e Vet Majesty, ishte folësi i vetëm i carit në shumicën e departamenteve. Që nga viti 1817, gjatë mbretërimit të Nikollës I, ai shërbeu si kryekomandant i vendbanimeve ushtarake. Arakcheev refuzoi të merrte pjesë në shtypjen e kryengritjes Decembrist, për të cilën u shkarkua nga Nikolla I

Friedrich Engels(1820–1895) – asistent i Karl Marksit, një nga themeluesit e komunizmit shkencor. Takimi me Marksin, i mbajtur në Paris në 1844, shënoi fillimin e një komuniteti krijues që vazhdoi deri në vdekjen e Marksit. Engels mori pjesë aktive në organizimin dhe aktivitetet e Lidhjes së Komunistëve, së bashku me Marksin shkroi programin e Unionit - Manifestin Komunist dhe botoi Gazetën e Rinit të Ri, në 1849 mori pjesë në një kryengritje të armatosur në Gjermaninë jugperëndimore. Pasi mori një trashëgimi nga babai i tij, Engels i dha ndihmë materiale të vazhdueshme Marksit. Së bashku me Marksin, ai drejtoi aktivitetet e Internacionales së Parë. Pas vdekjes së tij, ai filloi të botojë vëllime të Kapitalit, duke përpiluar tekstin përfundimtar nga draft-dorëshkrimet e Marksit.

Nikolas Roerich(1874-1947) - Artist, filozof, shkencëtar, shkrimtar, udhëtar, figurë publike, politikan rus. Ai pikturoi rreth 7000 piktura dhe krijoi pothuajse 30 vepra letrare, autor dhe iniciator i Traktatit Ndërkombëtar për Mbrojtjen e Institucioneve Artistike dhe Shkencore dhe Monumenteve Historike (Pakti Roerich), themelues lëvizje ndërkombëtare në mbrojtje të kulturës. Në moshën 24-vjeçare, ai u bë ndihmësdrejtor i muzeut në Shoqërinë Imperiale për Inkurajimin e Arteve dhe në të njëjtën kohë asistent redaktor i revistës së artit Art and Art Industry. Tre vjet më vonë, ai mori postin e sekretarit të Shoqatës Imperiale për Nxitjen e Arteve.

Evgeny Petrovich Petrov (Kataev)(1903-1942) - asistent i prozatorit rus Ilya Ilf, shkrimtar. Së bashku me I. Ilf shkroi romanet Dymbëdhjetë karriget dhe viçi i artë, të cilët ishin shumë të njohur. Në 1932-1937, Ilf dhe Petrov shkruan fejtone për gazetën Pravda, gjatë kësaj periudhe ata udhëtuan nëpër Shtetet e Bashkuara, gjë që rezultoi në librin e përbashkët "Amerika një histori".

Bashkëpunimi krijues i shkrimtarëve u ndërpre me vdekjen e Ilf në 1937. Petrov hyn në shërbim të gazetës Pravda, shkruan skenarë filmash.

Gjatë të Madhit Lufta Patriotike punon si korrespondent për gazetat Pravda, Krasnaya Zvezda dhe Byronë e Informacionit Sovjetik. I dha Urdhrin e Leninit.

Igor VasilievichKurçatov(1902-1960) - asistent i fizikanit Abram Fedorovich Ioffe, një fizikan i shquar, akademik i Akademisë së Shkencave të BRSS, udhëheqësi i parë dhe afatgjatë i programit bërthamor Sovjetik.

Kurchatov kombinoi organikisht talentet e një fizikani dhe një organizatori. Ishte ai që u zgjodh nga Akademiku A.F. Ioffe, i cili mori lejen për të organizuar një departament të fizikës bërthamore në institutin e tij dhe rekomandoi që Kurchatov të emërohej kreu i programit atomik - dhe kjo përcaktoi kryesisht suksesin e shpejtë të zhvillimit të armëve bërthamore. Në 1943, Igor Vasilyevich themeloi dhe drejtoi institutin, i cili më vonë u bë i njohur si Instituti i Energjisë Atomike të Akademisë së Shkencave të BRSS. Nën udhëheqjen e tij, u ndërtua ciklotroni i parë në Moskë, reaktori i parë atomik në Evropë, bomba e parë atomike sovjetike, bomba e parë termonukleare në botë, e para industriale në botë. Centrali bërthamor dhe objekti më i madh për kryerjen e hulumtimeve për zbatimin e reaksioneve termonukleare të kontrolluara. Elementi i 104-të i sistemit periodik të Mendelejevit është emëruar pas tij kurchatovium.

Yuri Mikhailovich Baturin(lindur 1949) - Ndihmës i Presidentit Federata Ruse, politikan rus, shkencëtar (avokat dhe shkencëtar politik), kozmonaut (kozmonauti i 382-të i botës dhe kozmonauti i 90-të i Rusisë), Heroi i Federatës Ruse, Sekretar i Unionit të Gazetarëve të Federatës Ruse.

Nga viti 1993 deri në 1994 punoi si asistent i Presidentit të Rusisë për çështje ligjore, në 1994-1996 - për çështjet e sigurisë kombëtare, në 1996-1998 - asistent i Presidentit të Rusisë. Në 1998, ai u emërua në postin e kozmonautit provë në Qendrën Shtetërore Ruse të Trajnimit të Kozmonautëve të Kërkimit dhe Testimit. Yu.A. Gagarin. Që nga viti 2000 - zëvendës komandant i korpusit të kozmonautëve për punë kërkimore dhe testuese. Kjo është hera e parë që një civil emërohet në një pozicion administrativ në një detashment ushtarak kozmonaut, që është detashmenti i CPC. Që nga viti 2008 - Anëtar i Këshillit Shkencor pranë Këshillit të Sigurimit të Federatës Ruse.

M.E. Tarasova,
shefi i shërbimit organizativ dhe administrativ
ZAO NK Rusneftekhim

Në CEO Kompania ka shumë përgjegjësi. Ndërsa organizata rritet, kjo gamë e përgjegjësive zgjerohet. Ka shumë "dube", mbi të cilat menaxheri duhet të kalojë kohë në vend që të zgjidhë problemet që synojnë drejtpërdrejt zhvillimin e kompanisë. Kjo zvogëlon efikasitetin e specialistit. Disa nga detyrat që nuk kërkojnë kualifikime të larta mund t'i delegohen asistentit të drejtorit të përgjithshëm.

Pozicioni i Ndihmës CEO: Karakteristikat kryesore

Është e vështirë t'i japësh disa karakteristika pozicionit të asistentit të drejtorit të përgjithshëm. Fakti është se termat e referencës së këtij specialisti përcaktohen në bazë të nevojave të CEO. Aktiviteti i një punonjësi mund të fokusohet në një aspekt. Merrni parasysh pozicionet në të cilat asistentët punojnë në praktikë:

Nëpunës. Ky specialist është përgjegjës për punën me dokumentacionin. Në fushën e tij të përgjegjësisë janë thirrjet, detyrat e ndryshme të përditshme.
Ndihmes personal. Specializohet në organizimin e ditës së punës të CEO, takime biznesi dhe konferenca. Specialisti shoqëron menaxherin edhe në udhëtime pune.
Zëvendës Drejtori i Përgjithshëm. Punonjësi ka të drejtë të marrë vendime për një gamë të kufizuar çështjesh.

Si rregull, në fakt, asistenti kombinon funksionet e disa specialistëve. Në kompanitë e mëdha, CEO mund të ketë dy asistentë. Për shembull, njëri organizon kohën e punës së menaxherit, dhe tjetri merret me shkresat.

Asistenti i përket kategorisë së drejtuesve. Ai raporton drejtpërdrejt te CEO. Kërkesat që zakonisht i vendosen një punonjësi:

Arsimi i lartë në fushën përkatëse (për shembull, juridik).
Përvojë pune prej tre vitesh.

Si rregull, punonjësit e tjerë janë në varësi të ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm. Ai ka kompetenca të gjera: nga e drejta për të nxjerrë urdhra për të kontrolluar punën e departamenteve të ndryshme.

E RËNDËSISHME! Emërimi i një asistenti nuk është aspak i tepërt. Kjo masë i lejon menaxherit të fokusohet në zgjidhjen e problemeve që kërkojnë profesionalizëm dhe kreativitet të lartë. "Kisha" i delegohet një asistenti. Kjo rrit ndjeshëm efikasitetin si të CEO ashtu edhe të vetë kompanisë.

Rregullimi ligjor

Veprimtaritë e Ndihmës Drejtorit të Përgjithshëm rregullohen me rregulloret e mëposhtme:

rekomandime metodike.
Karta.
Marrëveshja e punës.
Urdhrat e liderit.
Udhëzim për punë.

Cilat janë përgjegjësitë e një Ndihmës Drejtor të Përgjithshëm?

Detyrat e një ndihmësi CEO ndryshojnë në varësi të madhësisë së kompanisë. Në kompanitë e vogla, punonjësit kontrollojnë punën e korrierëve, menaxherëve dhe mbështetjen jetësore të zyrës. Në organizatat e mëdha, CEO zakonisht ka dy asistentë. Një asistent personal organizon ditën e punës së menaxherit, i dyti kujdeset për të gjitha çështjet e tjera. Lista e detyrave të një specialisti mund të ndryshojë ndjeshëm. Në çdo rast, përgjegjësitë duhet të shprehen në përshkrimin e punës. Konsideroni një listë mostër:

Organizimi i negociatave, përfshirë me telefon.
Pritja e korrespondencës.
Organizimi i takimeve dhe takimeve: përgatitja e materialeve përkatëse, kontrolli i respektimit të rregulloreve, regjistrimi i procesverbaleve, stenografi.
Kontroll mbi zbatimin e udhëzimeve të Drejtorit të Përgjithshëm.
Sigurimi i letrave për nënshkrim për kreun.
Pritja e vizitorëve të Drejtorit të Përgjithshëm.
Organizimi i udhëtimeve të biznesit (për shembull, rezervimi i dhomave, porositja e biletave).
Sigurimi i efektivitetit të CEO.
Hartimi i një plani për ditën.
Mbështetja informative e CEO.
Pjesëmarrja në takime dhe takime biznesi.
Organizimi i takimeve të biznesit.
Organizimi i prezantimeve.
Përgatitja e raporteve të shpenzimeve.
Plotësimi i porosive personale.
Krijimi i bazave të të dhënave, prezantime virtuale duke përdorur një PC.

Ndihmësi është personi më i afërt me CEO. Shpesh dita e tij e punës nuk është e standardizuar. Punonjësi zgjidh një sërë detyrash, ndaj duhet të ketë cilësitë e duhura personale.

Të drejtat e punonjësve

Asistenti i Drejtorit të Përgjithshëm ka të drejtat e mëposhtme:

Njohja me projektet dhe vendimet e drejtuesit në lidhje me aktivitetet e asistentit.
E drejta për të marrë informacionin e nevojshëm.
E drejta për të marrë vendime brenda kompetencave zyrtare.

Ndihmësi i drejtorit të përgjithshëm mund të pajiset me kompetenca të mëdha. Për shembull, një punonjës mund të ketë të drejtën të nënshkruajë dokumente.

Përgjegjësia e asistentit

Përgjegjësia që i është caktuar asistentit duhet të përcaktohet në përshkrimin e punës. Punonjësi është përgjegjës për sa vijon:

Mosrespektimi i udhëzimeve të punës.
Veprimet që shkelin ligjet e Federatës Ruse.
Duke shkaktuar dëme.

Nëse asistenti ka kryer një sjellje të pahijshme, kryhet një hetim përpara se t'i vendoset përgjegjësi. Është e nevojshme të përcaktohet shkalla e fajit. Pjesëmarrja në hetim punonjësit kryesorë kompanitë. Si rezultat, hartohet një dokument. Në varësi të shkallës së fajit, punonjësit mund t'i shqiptohet një dënim. Ndihmësi mund të shkarkohet gjithashtu.

Cilat cilësi personale kërkohen nga asistenti?

Një asistenti personal i caktohet gamën më të gjerë të detyrave. Disa specialistë punojnë në një drejtim, por kjo nuk vlen për asistentin. Kërkon multitasking, shkathtësi. Merrni parasysh cilësitë personale që kërkohet të zotërojë një ndihmës CEO:

Proaktive, proaktive.
Aftësia për të parashikuar zhvillimin e mëtejshëm situatave.
Parandalimi i komplikimeve.
Shkathtësi.
Përshtatja me një mjedis që ndryshon me shpejtësi.
Njohuri rrjedhshme në një ose më shumë gjuhë të huaja.
Aftësia për të punuar me rrjedhat e informacionit.
Aftësia për të ruajtur konfidencialitetin.
Aftësia analiza e sistemit situatave.
Aftësia për të ofruar zgjidhje të shumta në të njëjtën kohë.
Njohuri të PC në nivel të mesëm dhe të avancuar.
Njohuri të bazave të menaxhimit të kohës.
Aftësia për të koordinuar aktivitetet e disa punonjësve.
Diplomacia.
Aftësi komunikimi dhe aftësi për të zgjidhur konfliktet.
Puna operative me vëllime të mëdha informacioni.
Kujtim i mirë.
Aftësia për të dhënë përparësi.

Asistenti duhet të jetë kompetent, rezistent ndaj stresit. Njohja e specialiteteve të lidhura është e dëshirueshme (për shembull, njohuri për bazat e jurisprudencës).

Kur një CEO ka nevojë për një asistent personal?

Një asistent punësohet nëse CEO ka një listë të madhe përgjegjësish. Edhe nëse menaxheri përballet me detyrat në dorë, shumica e "dybesë" mund të ngadalësojë punën. Është për të punuar me punët e përditshme që punësohet një asistent. Si rregull, këta punonjës ftohen në kompani të mëdha. Drejtorët ekzekutivë të organizatave të vogla janë në gjendje të përballojnë të gjithë punën vetë.

Asistent personal i kreut - profesioni për momentin është mjaft i kërkuar. Kjo është kryesisht për shkak të zhvillimit Ekonomia e tregut sepse përballë konkurrencës së ashpër gjendjen financiareçdo firmë varet nga korrekte dhe në kohë vendimet e menaxhmentit. Suksesi i drejtorit varet kryesisht nga aftësitë, aftësitë e menaxhimit të biznesit dhe cilësitë personale.Asistent drejtori, detyrat e të cilit variojnë gjerësisht nga çështjet banale të zyrës deri te vendimet operacionale, do të bëhet një punonjës i domosdoshëm, "dora e djathtë" e shefit dhe më e rëndësishmja. , garantuesi i përmbushjes së detyrave të përcaktuara në orarin e caktuar .

Cilësitë personale të një asistenti

Kur zgjedh "dorën e djathtë", drejtori i kompanisë shpesh i kushton vëmendje jo arsimimit, por atyre personale. Me shumë mundësi, përparësi do t'i jepet një personi me më pak përvojë, por me një mendim të ngjashëm, sesa një specialist me rekomandime të shkëlqyera, por besime të ndryshme jetësore. Një ndihmës menaxher, detyrat e të cilit janë pothuajse të pamundura për t'u formuluar, duhet të ketë aftësinë për të lexuar mendjet dhe me një shikim të përcaktojë gjendjen shpirtërore të shefit. Kryeni të gjitha detyrat, pavarësisht nga specifikat - këto mund të jenë detyra të një natyre personale. Nëse gjithmonë e merrni gjithçka personalisht, atëherë kjo nuk është një punë për ju. Ndihmësi i menaxherit nuk duhet t'i kushtojë vëmendje pakënaqësisë dhe prishjeve të shefit. Një ndihmës duhet të jetë i përkushtuar dhe besnik ndaj eprorëve të tij. Puna e tij, përveç shpërblimit monetar, motivohet nga një qëllim i vetëm - rritja e mirëqenies dhe konkurrueshmërisë së kompanisë në tërësi. Ndihmësi i drejtuesit, detyrat e të cilit janë negocimi dhe lidhja e kontratave në mungesë të personit të parë të shoqërisë, është deri diku fytyra e kompanisë. Është nga ajo që konkurrentët gjykojnë gjendjen e punëve, dhe klientët dhe partnerët marrin vendime për bashkëpunimin.

Funksionet e punës

Pra, nëse keni ndërmend të bëheni asistent personal, duhet të njiheni me fushën e veprimtarisë dhe listën e detyrave që kryen çdo ditë një ndihmës menaxher. Detyrat e tij, siç u përmend tashmë, variojnë nga ekzekutivi në deputet.

caktimin dhe caktimin e punëve dhe takimeve të ardhshme të kreut;
kujtesë për takimet e planifikuara, udhëtimet e ardhshme, organizimin e ngjarjeve dhe drekat e biznesit;
kontrolli dhe planifikimi i udhëtimeve të biznesit: porositja e biletave, prenotimi i hoteleve, puna e një përkthyesi;
dokumentacionin dhe aspektet organizative për racionalizimin e vendit të punës.

Përgjegjësitë zëvendësuese përfshijnë:

kërkimi i informacionit të nevojshëm, zgjidhja e shpejtë e çështjeve në zhvillim, kontrolli mbi punën e njësive strukturore;
nëse është e nevojshme, duke përfaqësuar kompaninë dhe shefin në takimet e biznesit.

Në një kompani të caktuar, termat e referencës mund të ndryshojnë në varësi të specifikave të kompanisë dhe personale

perspektivat

Punonjësit shumë të kualifikuar që kryejnë këto funksione vlerësohen shumë. Më shpesh, asistentët personalë janë menaxherë zyrash, sekretarë, drejtues departamentesh që kanë fituar një reputacion të shkëlqyer gjatë shërbimit të tyre dhe i kanë tejkaluar detyrat e tyre. Disa punonjës e shohin pozicionin e një asistenti personal si një pikënisje për të ngjitur shkallët e karrierës. Në të ardhmen, përvoja dhe njohuritë për strukturën e kompanisë, aktivitetet e saj, specializimin, si dhe aftësitë negociuese hapin perspektiva të gjera. Punëtorët me përvojë dhe të dalluar mund të marrin pozicione më të larta, e cila është e tyre qëllimi i lartë dhe ëndrra kryesore.

Ata tregojnë një histori, thonë ata, në kohët e vjetra, një shef, para se t'i jepte një ditë pushim një punonjësi, i tha asaj të mbillte shtatë shkurre trëndafili nën dritare, të lante dyshemetë, të pastronte shtretërit, të bluante kafe për shtatë javë e shumë. më shumë. Kush e di, ndoshta ata gënjejnë. Është diçka e vjetër.

"Kompetenca është aftësia për të zbuluar dhe kënaqur shijet personale të eprorëve" (Laurence Peter).

Por në lidhje me shkurret e trëndafilave, njerëzit janë ende të ndarë në dy kategori: e para shkojnë me kujdes në kopsht dhe e dyta po përpiqen të kuptojnë se çfarë donte të thoshte me të vërtetë shefi.

Interpretimi i udhëzimeve të shefit është një art, por mund dhe duhet mësuar. Për çdo detyrë prodhimi duhet trajtuar me vetëdije. Dhe kjo vlen edhe për udhëzimet e shenjta të shefit: suksesin më të mirë ndonjëherë arrin ai që lexon mes rreshtave dhe interpreton drejt detyrat e autoriteteve.

E dobishme kur pyetja "Pse?" para të gjithave "Si?", "Kur?" dhe "Çfarë do të ndodhë me mua për këtë?", por nuk është e nevojshme (dhe ndonjëherë e dëmshme) t'ia bëni këtë pyetje të parë shefit drejtpërdrejt. Në mënyrë ideale, qëllimi është të mësoni se si të punoni përpara afatit, duke hedhur poshtë detyrat dukshëm të panevojshme, por në të njëjtën kohë duke mos dëmtuar veten dhe biznesin tuaj.

Unë mendoj vetë

Një herë u arratisa për të ngrënë drekë me Tanya. Ne studiuam së bashku, dhe më pas u ktheva në rrugën e gazetarisë, dhe ajo eci me besim në jetë si asistente e drejtorit të përgjithshëm të një agjencie të madhe udhëtimesh. Ata nuk kishin sjellë ende ushqim të nxehtë, por celulari i saj tashmë me këmbëngulje jepte një zë nga çantë e saj.

Tanya hapi ditarin me shpejtësi rrufeje dhe filloi të shkruante diçka, duke përsëritur herë pas here: "Po. Mirë. Unë do të bëj gjithçka ... Po! Absolutisht! Absolutisht!" Pasi shkroi dy faqe, ajo përfundoi bisedën dhe kërkoi një minutë tjetër për të rregulluar shënimet e saj.

Për 10 sekonda ajo lexoi me vëmendje, dhe më pas kaloi një të tretën e mirë të pikëve dhe shënoi gjysmën e atyre të mbetura me një plus. Isha i befasuar, por Tanya me shpejtësi e pikasi i-në.

Kur u pyet se si të bëhesh asistente ekzekutive, ajo u përgjigj se udhëhiqej nga një parim i thjeshtë: përpara se të filloni të përfundoni një detyrë, duhet të pyesni veten pse ju nevojitet. Përgjigja për të transferon automatikisht një numër udhëzimesh në listën e atyre opsionale.

Le të themi nëse shefi kërkon një analizë çmimi midis disa kompanive në rajon, atëherë ai me siguri do të rinovojë ambientet, por nuk është ende gati t'i tregojë asaj për këtë. Jo gati - dhe jo e nevojshme, mendoi ajo.

Dhe ajo gjithashtu ka një mik në një agjenci ndërtimi që do të gjejë zyrën më të mirë për të Cmimi me i mire, që do të thotë se analiza nuk kërkohet (gjëja kryesore është të formuloni saktë propozimin tuaj më vonë). Rezultati është minus disa orë punë të mundimshme.

Si të bëheni një asistent menaxher: një portret psikologjik

Asistent personal i kreut - profesioni për momentin është mjaft i kërkuar. Para së gjithash, kjo është për shkak të zhvillimit të një ekonomie tregu, pasi në kushtet e konkurrencës së ashpër, gjendja financiare e çdo kompanie varet nga vendimet e duhura dhe në kohë të menaxhimit.

Suksesi i drejtorit varet kryesisht nga aftësitë, aftësitë e biznesit dhe cilësitë personale të personit të besuar. Një asistent i menaxherit, detyrat e të cilit variojnë gjerësisht nga punët banale të zyrës deri te vendimet operacionale, do të bëhet një punonjës i domosdoshëm, "dora e djathtë" e shefit dhe më e rëndësishmja, garantuesi i përfundimit të detyrave në kohën e planifikuar.

Kur zgjedh "dorën e djathtë", drejtori i kompanisë shpesh i kushton vëmendje jo arsimimit, por cilësive personale njerëzore. Me shumë mundësi, përparësi do t'i jepet një personi me më pak përvojë, por me një mendim të ngjashëm, sesa një specialisti me rekomandime të shkëlqyera, por besime të ndryshme jetësore.

Një ndihmës menaxher, detyrat e të cilit janë pothuajse të pamundura për t'u formuluar, duhet të ketë aftësinë për të lexuar mendjet dhe me një shikim të përcaktojë gjendjen shpirtërore të shefit. Kryeni të gjitha detyrat, pavarësisht nga specifikat - këto mund të jenë detyra të një natyre personale. Nëse jeni një person sentimental dhe gjithmonë merrni gjithçka personalisht, atëherë kjo nuk është puna për ju.

Ndihmësi i menaxherit nuk duhet t'i kushtojë vëmendje pakënaqësisë dhe prishjeve të shefit. Një ndihmës duhet të jetë i përkushtuar dhe besnik ndaj eprorëve të tij. Puna e tij, përveç shpërblimit monetar, motivohet nga një qëllim i vetëm - rritja e mirëqenies dhe konkurrueshmërisë së kompanisë në tërësi.

Ndihmësi i drejtuesit, detyrat e të cilit janë negocimi dhe lidhja e kontratave në mungesë të personit të parë të shoqërisë, është deri diku fytyra e kompanisë. Është nga ajo që konkurrentët gjykojnë gjendjen e punëve, dhe klientët dhe partnerët marrin vendime për bashkëpunimin.

Materiale video në temën e artikullit

Çfarë duhet të dijë çdo udhëheqës:

Përgjegjësitë e Asistentit Personal:

Si shkon intervista: