Blerja e punës është se si të kontrolloni ryshfetet. Një furnizues i mirë është çelësi i suksesit të çdo ndërmarrje.

Për shumë CEO, kundërpërgjigjet vijnë në kërkimin periodik të punonjësve që abuzojnë me pozicionin e tyre. Megjithatë, kryerja e veprimeve një herë është e paefektshme: pasi kanë pritur stuhinë, ryshfetmarrësit fillojnë të arrijnë. Prandaj, praktikuesit rekomandojnë ndërtimin e një sistemi në të cilin vetë mundësia e marrjes së ryshfetit do të përjashtohej. Ky artikull flet për metodat për identifikimin e shkelësve, si dhe për shenjat indirekte që ju lejojnë të njihni ata që marrin ryshfet.

Përvoja e praktikantëve

Ekzistojnë tre mënyra kryesore për të testuar punonjësit e dyshuar

Maxim Gorbachev trajner-konsulent shitjesh, Moskë; kandidat i shkencave psikologjike
Dmitry Tkachenko Trajner shitjesh, Moskë

referencë

Maksim Gorbaçov- avokat; ka punuar në industritë "kthim-intenzive" të shpërndarjes së produkteve farmaceutike dhe furnizimeve të vajrave teknike.
Dmitry Tkachenko menaxhoi departamentet e shitjeve në një zonë të tillë shitjesh "të rikthyer-intensive" si furnizimi i veshjeve të punës ndërmarrjet industriale. Bashkëorganizimi i trajnimeve mbi shitje aktive dhe lufta kundër ryshfetit, realizimi i projekteve këshilluese për krijimin dhe zhvillimin e departamenteve të shitjeve. Midis klientëve janë Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Rusia, ndërmarrjet e Holding New Commonwealth, shtëpia botuese Olma-Press. Autorë të bestsellerit "Shantazhi: Teknika speciale e tërheqjes së klientit" (M.: Vershina, 2008).

Sigurisht, do t'ju duhet të ndani fonde shtesë për të luftuar ryshfetet. Dhe është shumë e mundur që kostot e bëra nga ndërmarrja të tejkalojnë dëmin e mundshëm nga ryshfetet. Prandaj, para se të filloni luftën kundër ryshfetit, llogaritni kostot e fushatës së planifikuar. Për të përafruar humbjen nga blerjet me mbiçmim, krahasoni vëllimin total të blerjeve për një periudhë të caktuar me atë se sa janë tejkaluar, sipas kontrolleve spot, çmimet mesatare të tregut. Bazuar në këtë vlerësim, si dhe në objektivat tuaja, situatën e tregut dhe specifikat e procedurave të prokurimit në kompaninë tuaj, përcaktoni buxhetin për masat për të luftuar ryshfetet.

Në mënyrë tipike, ryshfetet në ndërmarrje identifikohen në një nga mënyrat e mëposhtme.

1. Kontrollimi i përputhshmërisë së standardit të jetesës së punonjësit me pagën e tij. Nëse, për shembull, një punonjës merr 1000 njësi konvencionale në muaj, por në të njëjtën kohë ndërron makinat e importuara çdo gjashtë muaj, ia vlen të merret parasysh se nga i merr paratë. Për shembull, në një kompani tregtare, një blerës bëri kujdesin e duhur pasi lau duart para drekës, ndërsa qëndronte pranë shefit të sigurimit. Të dy zbuluan se kishin të njëjtën orë. Në të njëjtën kohë, shefi i sigurisë mori një orë nga kompania si dhuratë për përvjetorin (dhe kushtoi 1900 dollarë), dhe blerësit iu dhurua një orë nga gruaja e tij studente për ditëlindjen e tij. Si rezultat, menaxheri u kontrollua për dy muaj të tërë. Furnizuesit e informonin rregullisht se disa njerëz po telefononin, bënin pyetje dhe përpiqeshin të blinin mallra me para në emër të tij. Sigurisht që kontrolle të tilla ngadalësojnë procesin e prokurimit, por drejtuesit kanë frikë të bëjnë shkelje. Pas një kohe, të gjithë mësohen me faktin se menaxhimi i madh burimet financiare lidhur me kontrollet periodike të sigurisë.

Nëse shoqëria nuk ka shërbim sigurie, funksionet e saj duhet të merren nga Drejtori i Përgjithshëm. Duhet të ndiqni jo vetëm rritjen e mirëqenies së punonjësve (blerja e një makine të re, blerja e rrobave dhe aksesorëve të shtrenjtë), por edhe nuancat e sjelljes së tyre.

2. Test blerjet. Kontrolle të tilla të punonjësve të kujtojnë disi teknologjinë "blerës misterioz". Le të marrim një shembull. Shërbimi i sigurisë i një kompanie doli me një legjendë për furnizuesin për të kontrolluar furnitorët e tyre. Përpiluar listat e çmimeve për produktet, publikoi një faqe interneti të thjeshtë në internet. Pastaj kontrollori, nën maskën e një punonjësi të firmës furnizuese, iu drejtua departamentit të blerjeve dhe ofroi një rikthim. Një nga menaxherët, pas disa bisedave, ra dakord. Ai u shkarkua me një skandal të madh. Pas kësaj, stafi blerës u informua se menaxhmenti synonte të përdorte këtë metodë në të ardhmen. Ngjarjet që pasuan janë domethënëse. Brenda dy muajsh, më shumë se gjysma e furnitorëve u larguan nga puna vullnetin e vet, dhe punonjësit që erdhën në vend të tyre e rritën mesataren me 7% vetëm duke ulur çmimet e blerjes.

Por kjo metodë është e zbatueshme vetëm për një ryshfet marrës mendjemadh, i cili ka humbur çdo kujdes dhe kërkon një rikthim nga çdo furnizues. Ndërkohë, ka blerës që marrin ryshfete vetëm nga partnerë të besuar. Është e vështirë të kapësh shkelës të tillë duke përdorur blerje testuese, pasi ata bashkëpunojnë me furnitorë të rinj pa ryshfet dhe, vetëm kur punojnë së bashku, fillojnë të flasin për ryshfet.

3. Testimi i detektorit të gënjeshtrës. Kjo është mënyra më e mirë për të kontrolluar punonjësit afatgjatë. Nëse kjo metodë sapo ka filluar të përdoret në ndërmarrje, ne rekomandojmë testimin e të gjithë menaxherëve të blerjeve çdo tre deri në katër muaj. Për shembull, kur aplikoni për një punë në shqetësimin Kalina, kandidatët për pozicionin e një furnizuesi paralajmërohen se do t'i nënshtrohen periodikisht një testi poligrafik. Pyetjet janë standarde: a keni dhënë përfitime për ndonjë furnizues, a keni marrë shpërblim. Besueshmëria e këtyre kontrolleve është shumë e lartë.

Në shumicën e rasteve, një punonjës që konstatohet se po jep shantazh pushohet nga puna. Nëse do të njoftoni vartësit për arsyen e shkarkimit të kolegut të tyre apo jo, varet nga ju. Ne, megjithatë, besojmë se është më e dobishme të njoftojmë: në këtë mënyrë ju do t'u tregoni punonjësve se sa e rrezikshme është t'i bëni vetes rritje të tilla pagash. Përveç kësaj, për të parandaluar rikthimet, mund të:

• t'i transferojë furnitorëve vetëm funksionin e mbledhjes së informacionit në lidhje me propozimet e furnitorëve dhe të marrë vendimin përfundimtar në mënyrë të pavarur (ose të prezantojë një procedurë kolegjiale për marrjen e vendimeve të tilla);
• përdorin të dhënat nga monitorimi i çmimeve të kryera nga departamenti i marketingut për të kontrolluar informacionin që vjen nga blerësit;
• për të shpërblyer furnizuesit për kursimet në blerjet ose përfitimin e marrë nga grupi i mallrave duke marrë parasysh çmimet e hyrjes dhe marzhet;
• negocioni personalisht me furnitorët kryesorë të kompanisë suaj;
• formalizimi i procedurave të prokurimit dhe tërheqja e furnitorëve përmes tenderëve.

Po flet Menaxher i përgjithshëm

Kirill Kuznetsov Drejtori i Përgjithshëm i Tenders.ru, Moskë

referencë

"Tenders.ru"
Fusha e veprimtarisë: organizimi dhe auditimi i aktiviteteve të prokurimit të kompanive, autoriteteve shtetërore dhe komunale.
Forma e organizimit: LTD.
Vendndodhja: Moska.
Numri i stafit: 15.
Klientët kryesorë: siguria jo-departamentale e Ministrisë së Financave të Rusisë, Institucioni Federal Shtetëror "Sinjali i Kombinuar" i Agjencisë Federale për Rezervat Shtetërore, korporata shtetërore "Rosatom", kompanitë "Alcor Bio", "Eldorado".
Kohëzgjatja si Drejtor i Përgjithshëm: që nga viti 2006.
Pjesëmarrja e CEO në biznes: bashkëpronar (aksion - 50%).

Pagesat simbolike për "shërbime" të vogla shpesh kthehen në ryshfete të mëdha me kalimin e kohës (ne do ta quajmë lopatë lopatë, dhe nuk do të flasim për një lloj "shpërblimesh" ose "shpërblime të klientit"). Kompania në të cilën punon ryshfetmarrësi bëhet seriozisht e cenueshme. Po grumbullohen prova komprometuese që mund ta detyrojnë këtë punonjës të kryejë shkeljet më të rënda. Dëmi i drejtpërdrejtë është gjithashtu i dukshëm: kompania nuk merr produktet më të mira me çmime të fryra. Prandaj, menaxherët që janë mësuar të jenë të butë me ryshfetmarrësit, po e vënë biznesin e tyre në rrezik serioz.

Unë jam skeptik për përdorimin e detektorëve të gënjeshtrës dhe provokimin e ryshfetit; Kompania jonë nuk i përdor këto metoda. Per mendimin tim me shume metodë efektive, i cili gjithashtu shmang publicitetin e panevojshëm, është kur shërbimi i sigurisë analizon standardin e jetesës së punonjësve të dyshuar dhe të afërmve të tyre (në fund të fundit, shpesh ryshfet jepen jo me para dhe jo vetë punonjësit, por përfaqësuesve të tij). Kështu, për shembull, ne identifikuam një dhunues - ai vetë jetoi relativisht modest, por shpenzoi para të mëdha për mirëmbajtjen e zonjës së tij. Për më tepër, një auditim i aktiviteteve të tyre ndihmon në identifikimin e punonjësve të paskrupullt (ose të paaftë) - është e nevojshme të lidhen rezultatet e punës së të dyshuarve me mesataren e tregut.

Megjithatë, nuk mjafton të identifikohen ryshfetmarrësit – në parim, është e nevojshme të minimizohet mundësia e situatave që provokojnë ryshfet. Për ta bërë këtë, në veçanti, duhet të formuloni qartë rregullat për zgjedhjen e palëve me të cilat bashkëpunoni. Këto rregulla duhet të eliminojnë rrezikun që një punonjës i kompanisë të pranojë të marrë shpërblim nga jashtë. Përveç kësaj, është e nevojshme të ndërtohet një sistem kontrolli, trajnimi, inkurajimi dhe, natyrisht, ndëshkimi i personelit.

Përvoja praktike

Si të parandaloni që punonjësit të marrin ryshfete

Vladimir Filonov Ekspert i Departamentit të Kontrollit dhe Auditimit të Grupit Magnezit, Moskë

referencë

"Magnezit"
Fusha e veprimtarisë: prodhimi dhe shitja e produkteve zjarrduruese (cikli i plotë nga nxjerrja e lëndëve të para deri te shërbimet inxhinierike dhe të mirëmbajtjes).
Forma e organizimit: KOMPANIA; grup kompanish.
Territori: zyra qendrore - në Moskë; zyrat përfaqësuese - në Gjermani, Kazakistan, Kinë, Poloni, Sllovaki dhe Ukrainë.

Kush në organizatë mund të marrë ryshfete? Sigurisht, shumica do të përgjigjen se janë punonjës të departamentit të blerjeve. Sidoqoftë, në realitet, punonjësit e shërbimeve të tjera të ndërmarrjes gjithashtu kanë mundësinë të marrin ryshfete (shih. tabela). Për shembull, departamenti teknologjitë e informacionit duke iu referuar shpejtësi të ulët transmetimi i të dhënave nëpërmjet internetit mund t'ju bindë të kontraktoni me një ofrues tjetër që ofron shërbime të ngjashme, megjithëse me një çmim të lartë.

Çdo organizatë ka mënyrat e veta për t'u marrë me ryshfetet. Për shembull, një nga më të mëdhenjtë Prodhuesit rusë Qymyri lëshoi ​​një herë një kalendar tavoline, në të cilin kishte një apel për të gjithë punonjësit me kërkesën për të raportuar lloje të ndryshme vjedhjesh me telefonat, faksin dhe e-mailin e treguar. Disa kompani testojnë një punonjës të dyshuar me një detektor gënjeshtre. Sidomos shpesh kjo metodë përdoret në rusisht dyqane zinxhir elektronikë. Nëse një punonjës refuzon të testohet, menaxhmenti e konsideron këtë një konfirmim indirekt të një ryshfeti. Nuk është e lehtë të pushosh nga puna një punonjës që refuzon të bëjë testin e detektorit të gënjeshtrës, por është krejt e mundur t'i krijohen kushte të padurueshme pune, në mënyrë që ai vetë të shkruajë një letër dorëheqjeje.

Le të shohim mënyra të tjera se si mund të zbuloni dhe parandaloni ryshfetet.

Kërkesë për propozime nga furnitorë të shumtë. Furnizimi nje asortiment i madh artikujt e inventarit (inventar dhe materiale), qoftë ujë për zyrë apo kompjuterë, askush kompani e famshme duhet të lajmërojë oficerin e shërbimit Auditimi i brendshëm(në kompanitë e vogla, ky funksion mund të kryhet nga një person - gjëja kryesore është që ai t'ju raportojë). Është e rëndësishme të krahasohen çmimet e treguara me çmimet e tregut përpara se të paguani faturën e furnitorit. Në praktikën time ka ndodhur më shumë se një herë që më kanë sjellë një faturë ose kontratë për një shumë të madhe për të rënë dakord dhe, duke krahasuar çmimet me çmimet mesatare të tregut, kam konstatuar një mbivlerësim të konsiderueshëm. Më pas lindi pyetja nëse punonjësi po ndiqte përfitime personale apo thjesht kishte neglizhuar detyrat e tij, duke zgjedhur ofertën e parë të disponueshme, megjithëse të shtrenjtë. Nuk është e tepërt të shpjegohet kjo pyetje në raste të tilla.

Kërkesa për listën e çmimeve të furnizuesit. Ndonjëherë furnizuesi shpjegon çmimet e larta në faturën e furnitorit me pozicionin monopolist të kësaj kompanie në treg (për shembull, me faktin se është i vetmi tregtar në rajon). Kontrolloje. Nëse dyshoni se një punonjës po merr një ryshfet nga një furnizues i caktuar, lëreni kontrolluesin të kontaktojë këtë kompani dhe, duke u paraqitur si punonjës i një kompanie që nuk ekziston, pyesni atë. propozim tregtar për produktet e blera. Ju lutemi telefononi nga celular, pasi numri i qytetit të kompanisë suaj mund të pasqyrohet në identifikuesin e furnizuesit. Për të mos ngjallur dyshime, duhet të kërkoni çmime për një shumëllojshmëri dhe sasi mallrash paksa të ndryshme nga ato të porositura nga furnizuesi juaj. Zgjidhni disa artikuj që kanë pjesën më të madhe në shumën totale të llogarisë tuaj. Nëse një firmë joekzistente faturohet për një produkt që kushton më pak se fatura e departamentit të blerjeve, do të keni një bisedë serioze me furnizuesin.

Miratimi i blerjes. Në një kompani, blerja e mallrave dhe materialeve ndodh si më poshtë. Një punonjës i departamentit të blerjeve sjell një faturë për pagesën e produkteve nga furnitorët në departamentin e auditimit të brendshëm. Kontrolluesi zbulon në programin e kontabilitetit se cila është madhësia e bilancit të këtyre mallrave, dhe gjithashtu studion ofertat e çmimeve të furnitorëve të tjerë të mundshëm. I telefonon vetë dhe nëse ofertat janë më të ulëta, kërkon faturë. Në fund të kontrolluesit drejtor financiar Ai që vendos për pagesën merr letrat e mëposhtme: një faturë nga departamenti i blerjeve, një certifikatë e vëllimit të gjendjeve të inventarit në magazinë, oferta çmimesh nga furnitorët e mundshëm dhe fatura prej tyre. Bazuar në të gjitha këto, ZKF merr një nga vendimet e mëposhtme:

• miraton faturën e dorëzuar nga departamenti i blerjeve;
• rekomandon që furnitorët të kërkojnë një faturë për një sasi më të vogël të mallrave dhe materialeve për shkak të bilanceve të konsiderueshme të disponueshme në magazinë;
• refuzon të paguajë faturën e departamentit të blerjeve, duke e shpjeguar vendimin e tij me faktin se fatura e dorëzuar nga kontrolluesi përmban një shumë më të ulët (shih Si pësoi humbje banka për faktin se nuk kontrollonte blerjet).

Si pësoi humbje banka për faktin se nuk kontrollonte blerjet

Punonjësit e kompanive që shpërndajnë bazat elektronike të të dhënave ligjore marrin një përqindje të shitjeve. Një menaxher përgjegjës për përditësimin e bazave të të dhënave kishte një bankë midis klientëve të saj që tashmë përdorte disa sisteme të ngjashme në punën e saj. Në çdo takim me një punonjës banke që merr vendime për këtë çështje, menaxheri foli për meritat e bazave të tij elektronike të të dhënave, por bindja nuk funksionoi. Duke kuptuar se nuk do të mund të shiste mallin, ai i ofroi punonjësit të bankës të gjithë përqindjen e kostos së sistemeve të blera nga institucioni. Sapo menaxheri ishte kthyer në zyrë, një punonjës i bankës kishte kontaktuar tashmë departamentin e shitjeve dhe kishte porositur disa baza për një shumë të madhe. Furnizuesit ofruan një zbritje për një vëllim të tillë blerjeje. Megjithatë, punonjësi i bankës luajti inat, duke thënë se institucioni i tij është shumë solid dhe nuk ka nevojë për zbritje. Nëse banka kishte kontroll mbi blerjet dhe studionte ofertat e tregut, mbiçmimi (të paktën nga madhësia e zbritjes) mund të identifikohej. Në mungesë të kontrollit, institucioni ka pësuar humbje në blerjen e bazave, pëson humbje në përditësimin e vazhdueshëm të tyre; Për më tepër, është e mundur që banka nuk ka pasur fare nevojë t'i blejë këto sisteme. Numri i stafit: mbi 25,000.
Klientët kryesorë: kompani nga 20 vende, duke përfshirë Gazprom, Lukoil, Hekurudhat Ruse, Rosneft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung.

Nëse aktivitetet e kompanisë janë të rregulluara qartë, gjasat për ryshfet nga punonjësit janë afër zeros. Këtu janë disa rregulla themelore të një sistemi të tillë. Për të zgjedhur një furnizues dhe për të lidhur një kontratë, ju duhet:

• Me kompetencë konkurs të organizuar, hapja e procedurave të prokurimit. Nëse nuk ka asnjë mënyrë për të organizuar konkurrencë, duhet të përdoren metodat e kontrollit të çmimeve.
• Shqyrtimi kolegjial ​​dhe kompetent i propozimeve nga një grup specialistësh të profileve të ndryshme. Grupi, përveç blerësve, duhet të përfshijë përfaqësues të klientit (inxhinierë), specialistë që ofrojnë siguria ekonomike kompanitë, financierët, avokatët. Nëse është e nevojshme, ekspertët mund të përfshihen për të vlerësuar propozimet dhe për të zhvilluar rekomandime për zgjedhjen e një furnizuesi.
• Krahasimi i karakteristikave objektive të propozimeve me kritere të paracaktuara. Për lehtësinë e krahasimit, fjalitë duhet të reduktohen në një bazë të vetme.
• Krijimi i mundësive të barabarta për të gjitha kompanitë. Pra, çdo furnizues mund të aplikojë për bashkëpunim me kompaninë tonë, ai vetëm duhet të kalojë procedurën e regjistrimit online dhe të dorëzojë dokumente të caktuara. Në të njëjtën kohë, sistemi është ndërtuar në atë mënyrë që asnjë nga punonjësit tanë nuk mund të përjashtojë në mënyrë të pavarur një furnizues nga lista e pjesëmarrësve në procedurat e prokurimit. Nëse rezulton se një nga punonjësit e furnitorit po vepron në mënyrë të pandershme, atëherë mund ta përjashtojmë këtë kompani nga lista e partnerëve. Nëse furnizuesi has në pengesa nga blerësi ynë, ai ka mundësinë t'i drejtohet menaxhmentit të kompanisë me këtë problem, duke anashkaluar menaxherin. Furnizuesi dhe blerësi mund të lidhin një marrëveshje kundër korrupsionit duke rënë dakord të përmbahen nga çdo ryshfet i punonjësve të njëri-tjetrit, duke përfshirë pagesën e parave, dhënien e dhuratave, etj. Marrëveshja parashikon caktimin nga furnizuesi dhe blerësi i personave të autorizuar të cilët do të zgjidhë çështjet përkatëse ndërmjet palëve.

Ndërtimi i një sistemi të tillë prokurimi nuk është një detyrë e lehtë. Kërkon vullnetin e menaxhmentit të ndërmarrjes, materiale dhe kohë të rëndësishme s x kostot. Sidoqoftë, rezultati ia vlen: në vend që të shtypni simptomat e sëmundjes, si rezultat do të merrni një rikuperim rrënjësor të biznesit.

Shantazhet - kur janë problem dhe kur janë normë? Si i parandalojnë kompanitë raste të tilla dhe sa efektive është?

Kush është problemi dhe kujt është burimi i të ardhurave

Shantazhet janë një problem për pronarët dhe menaxherët organizatat tregtare. Marrja e një ryshfeti nga furnizuesi çon në faktin se blerja e mallrave ose lëndëve të para nuk është në kushtet më të favorshme për kompaninë blerëse, gjë që çon në një rritje të kostos dhe, në fund të fundit, në një ulje të përfitimit të biznesi.

Shantazhet e bëjnë jetën të vështirë për menaxhimin e kompanive furnizuese që paguajnë "shpërblime personale" për blerësit. Disa furnitorë e gjejnë veten në një situatë ku ata duhet t'u paguajnë ryshfete punonjësve në të gjitha nivelet e organizatës së klientit (nga furnizuesi deri te drejtor komercial). Për më tepër, disa nga këto ryshfete përfundojnë në xhepat e vetë shitësve të tyre (në fund të fundit, është e vështirë të verifikohet se sa para i ka "denoncuar" shitësi blerësit). Si rezultat, vazhdimi i bashkëpunimit me "organizatën ryshfetmarrëse" pushon së qeni ekonomikisht fitimprurës - të gjitha fitimet hahen nga ryshfetet.

Shantazhet janë normë për strukturat shtetërore dhe për monopolet natyrore, ku për një numër zyrtarësh dhe personeli është e rëndësishme pyetja se çfarë tjetër mund të përdoret për të "prerë" paratë e buxhetit, pavarësisht tenderëve dhe sistemeve. tregtimin elektronik. Shembuj të gjallë të kësaj janë skandalet e fundit korruptive që përfshijnë blerjen e barnave të subvencionuara nga MHIF dhe blerjen e pajisjeve kompjuterike nga Fondi i Pensionit.

Shantazhet, natyrisht, nuk kufizohen vetëm në sektorin publik. Vërejtjet e mëposhtme mund të citohen si shembuj të përhapjes së ryshfetit në sferën tregtare (në tregje të ndryshme).

Shantazhet në tregun e IT.“Shantazhet janë shumë të zakonshme në fushën e ‘integrimit të sistemeve’. Në disa raste, ryshfetet janë një nga mënyrat kryesore për të promovuar kompanitë në këtë segment, pasi konkurrenca këtu është shumë e ngushtë dhe shërbimet që u ofrohen klientëve janë pothuajse të njëjta dhe ekuivalente, dhe për rrjedhojë, pa "rekrutuar" një person në klient. Kompania e interesit, ecni përpara, rriteni dhe fitoni kompanitë integruese është pothuajse e pamundur. Rikthimi është mesatarisht 10% për harduerin dhe 25% për softuerin

Shantazhe në tregun e shtypshkronjës. Zona e rikthimit u ngushtua pak. Për porositë e vogla, marzhi është bërë i vogël dhe "kthimi" nuk është ekonomikisht i realizueshëm. Shumë kompani që bëjnë porosi shumë të mëdha nëpër shtypshkronja kanë vendosur kontroll të rreptë mbi punonjësit e tyre me ndihmën e shërbimeve të sigurisë - deri në përgjimin e telefonave të punës. Por në tregun e porosive të mesme është ende një hapësirë ​​e vërtetë.

Disa kompani tregtare i kanë lejuar blerësit e tyre të marrin zyrtarisht komisione nga furnitorët. Si konfirmim i kësaj praktike do të citojmë të dhënat e një sondazhi të menaxherëve të 120 shoqërive tregtare. Në pyetjen "A kanë blerësit tuaj mundësinë të marrin zyrtarisht shpërblime nga furnitorët?" 7% janë përgjigjur pozitivisht (të dhënat nga www.zakup.ru). Kjo do të thotë, ryshfeti i transferohet blerësit plotësisht ligjërisht - nën maskën e një komisioni sipas një marrëveshje agjencie. Në këtë rast, disa shitës me pakicë vendosin një kusht për furnizuesin: ju do të "paguani" një përqindje të caktuar (e cila varion nga 1% në 3%) tek punonjësi i departamentit të blerjeve, i cili do të punojë me ju në çdo dërgesë. Është edhe më e lehtë për furnizuesin, nuk keni nevojë të transferoni para në fshehtësi, mund të bëni një pagesë sipas kontabilitetit. Menaxhmenti i blerësit kontrollon madhësinë e rikthimit, nuk e lejon atë të "gërmojë" dhe të premtojë interesin e tij mbi çmimin e furnizuesit. Vërtetë, lind pyetja se kush e menaxhon blerësin në këtë situatë: menaxhimi i tij apo furnizuesi. Meqenëse shitësi do t'i thotë kërkesës për të ofruar një zbritje shtesë: "Pse keni nevojë për një zbritje? Në fund të fundit, nga blerja me zbritje, në fund do të merrni më pak. ”

Çfarë rreziku paraqet praktika e ryshfetit në organizatë për sferën e menaxhimit të personelit të kompanisë? Mundësia për të marrë ose për të "prerë" një rikthim çon në "korrupsion" të punonjësve të kompanisë. Në fund të fundit, furnitorët dhe shitësit shpesh marrin në këtë mënyrë sa më shumë, dhe ndonjëherë disa herë më shumë, sesa paga e tyre. Si rezultat, ato kontrollohen nga ai që jep ryshfete. Përveç kësaj, vlera e zhvillimit dhe trajnimit humbet. stafi i shitjeve, në fund të fundit, pse duhet të ketë trajnime për punën me klientët, nëse “shitja është vetëm një ofertë kthimi”. Kjo çon në faktin se shitësit humbasin kualifikimet e tyre dhe, si rezultat, thjesht nuk mund të punojnë kur kompania refuzon të përdorë skemat e ryshfetit.

Shushurimë në mjedra.

Zakonisht, nëse një punonjës kapet në një kthim mbrapa, atëherë ai pushohet nga puna pasi në njësi është bërë një "shëshpërimë" parandaluese. Në një sërë rastesh, shërbimi i sigurisë ose "banditë" të ftuar kërkojnë me ngulm kthimin e të fituarve në mënyrë të paligjshme nga puna e tepërt.

Disa organizata (edhe pse ka vetëm pak prej tyre) madje iniciojnë çështje penale kundër vjedhjes së punonjësve. Shumica dërrmuese e çështjeve (nga numri i pakët ende i identifikuar dhe i mbërritur në gjykatë) për faktin e "kthimit" rrënohen në gjykatë. Fakti është se pengesa kryesore në zbatimin e Artit. 204 i Kodit Penal të Federatës Ruse ("Myshfeti tregtar") është se, ashtu si në rastin e ryshfetit, korpus delicti është i vështirë për t'u provuar.

Një shembull nga praktika.

Në një kompani tregtare, ata vendosën të mos kufizoheshin në largimin nga puna të një blerësi të kapur në një rikthim. Ndaj tij është ngritur një çështje penale dhe përgjegjësi i shitjeve është vënë në përgjegjësi. Çështja, natyrisht, nuk arriti në gjykatë, por ngjarjet e mëvonshme u bënë tregues. Brenda dy muajsh, më shumë se gjysma e blerësve dhanë dorëheqjen me vullnetin e tyre të lirë. Punësimet e reja rritën vlerën mesatare me shtatë për qind duke ulur vetëm çmimin e blerjes.

Rikthimi i perëndimit të diellit

Sipas sondazhit të drejtuesve të tregtimit të përmendur më lart, të gjithë luftojnë ryshfetet, por jo të gjithë e fitojnë këtë luftë.

Ekzistojnë tre grupe metodash për trajtimin e ryshfetit:

1. Metodat rregullatore synojnë krijimin në organizatë të një sistemi rregullash të brendshme të formalizuara që përshkruajnë procedurën e prokurimit. Ky grup përfshin:
1) ndarja e funksioneve të kërkimit të furnizuesve dhe marrja e një vendimi për blerje;
2) monitorimi i çmimeve të tregut;
3) buxhetimi i prokurimit;
4) mbajtjen e tenderëve.

2. Përdorimi i një sistemi elektronik tregtimi në fushën e prokurimit përjashton mundësinë e marrëveshjes së fshehtë ndërmjet përfaqësuesve të blerësit dhe shitësit, duke eliminuar mundësinë e kontakteve personale ndërmjet pjesëmarrësve në transaksion. Strukturat shtetërore tashmë po kalojnë në një skemë të tillë prokurimi nëpërmjet internetit.

3. Metodat psikologjike ju lejon të ndikoni në vetë shkakun e shkeljeve - dëshirën e personelit për fitim të paligjshëm. Meqenëse disa nga këto metoda janë më së shpeshti në kompetencën e HR, ne do t'i shqyrtojmë ato në më shumë detaje. Ky grup përfshin:

• kontrollimi i punonjësve të grupit të rrezikut në një poligraf ("detektor gënjeshtre") gjatë punësimit ose gjatë punës. Si masë parandaluese kundër ryshfetit, ne rekomandojmë kryerjen e kontrolleve të kontrollit të të gjithë kandidatëve për departamentin e furnizimit pas punësimit, si dhe një herë në gjashtë muaj. inspektimet e planifikuara. Nëse praktika e testeve poligrafike futet vetëm në ndërmarrje, atëherë rekomandohet të kryhen kontrolle totale të të gjithë blerësve me një interval prej 3-4 muajsh.
• krijimi i një kodi që përfshin rregullat e etikës së korporatës. Vetë prania kodi i korporatës kompania nuk e dekurajon stafin që të përpiqet për përfitime të paligjshme. Etika e korporatës kundërvepron "kthimin" vetëm nëse organizata ka një të fortë Kulturë korporative, e cila imponon një tabu për "shantazhet" dhe manifestimet e tjera të "mirënjohjes nga jashtë". Në mënyrë që kodi të mos mbetet një formalitet, është e nevojshme të kontrollohet zbatimi i këtyre rregullave. Është gjithashtu e nevojshme të largohemi nga standardet e dyfishta, kur “u japim ryshfete klientëve”, por “është e ndaluar të merren ryshfete nga furnitorët”. Praktika ka treguar se për kompanitë e vogla kodi nuk është i rëndësishëm dhe në kompanitë e mëdha duhet bërë shumë punë për ta zbatuar atë;
• duke kryer provokime-kontroll të punonjësve të tyre. Metoda rrjedh nga teknologjia Mystery Shopping për kontrollin e cilësisë së shërbimit. Krijohet një legjendë e kompanisë furnizuese (deri në një faqe interneti të thjeshtë në internet), formohen çmimet e produkteve dhe nën maskën e një përfaqësuesi të furnizuesit, kontrollori kontakton departamentin e blerjeve dhe ofron një rikthim. Nëse blerësi bie dakord, ata pushohen nga puna, duke ngritur një skandal të madh të brendshëm. Pas kësaj, punonjësit njoftohen se menaxhmenti synon të përdorë këtë metodë të verifikimit sekret në të ardhmen;
• bonuse për furnitorët nga kursimet në blerje. Për ta bërë këtë, është e nevojshme që departamenti i marketingut të monitorojë rregullisht çmimet në treg, dhe prodhimi (tregtarët) të kontrollojë cilësinë e produkteve të furnizuara. Përndryshe, blerësi do të blejë aktive jolikuide për dy kopekë dhe do të marrë primin e tij.

Nëse flasim për efektivitetin e këtyre metodave, atëherë gjithçka nuk është aspak e paqartë. Për shembull, sipas statistikave ekzistuese, përdorimi i një sistemi të ofertave elektronike mund të ulë çmimet e blerjes me një mesatare prej 10%. Shembuj të tjerë tregojnë se veprimet e njëhershme "anti-rikthim" ndihmojnë vetëm pjesërisht. Blerësit, pasi kanë pritur stuhinë, fillojnë të kompensojnë "fitimet e humbura". Kërkon efekt afatgjatë qasje sistemore për të luftuar ryshfetet. Suksesi në këtë detyrë të vështirë mund të sjellë vetëm Një qasje komplekse për ndërtimin e një sistemi prokurimi dhe kontrolli, si dhe një përdorim të balancuar të të gjitha kundërmasave.

Burimi http://otkatov.net.ru/struggle/methods/6/

“Përshëndetje, lexues i Ditarit të Marketerit. Le të flasim për një temë të ndezur në pothuajse çdo biznes me pakicë, dhe jo vetëm në biznesin me pakicë. Le të flasim për ryshfetet në furnizim. Nuk është sekret që problemet e kompanive që lidhen me ryshfetet u shfaqën shumë kohë më parë, dhe ka shumë të ngjarë që ato nuk kanë gjasa të zhduken. A është e nevojshme ta luftoni atë? Dhe më e rëndësishmja, si të zhduket një rikthim në furnizimin e kompanisë? Kjo është ajo që ky artikull ka të bëjë.”

Në mënyrë që kompanitë të mbijetojnë dhe të zhvillohen në moderne kushtet e tregut ata duhet të rrisin vazhdimisht fitimet e tyre. Është e kuptueshme, por ... Si të arrihet kjo? Një mënyrë është ulja e kostos së blerjes së mallrave. Megjithatë, këtu kompania përplaset me një mur në formën e një oficeri prokurimi, i cili në përgjithësi nuk është i interesuar të zhvillojë biznesin e kompanisë, por është i interesuar të rrisë pasurinë personale. Per cfare? Një opsion është një ryshfet.

Shtrohet pyetja, çfarë lidhje ka marketingu me ryshfetet në departamentin e furnizimit? Dhe më së shumti që asnjëra nuk është e drejtpërdrejtë. Detyra e marketingut është të sigurojë kënaqësinë e kërkesave dhe nevojave të blerësit, dhe jo të motiveve personale të furnizuesit.

Asortimenti në dyqan duhet të planifikohet në bazë të preferencave të blerësit dhe të paktën logjikës. Stoqet e mbetjeve duhet gjithashtu të jenë të përshtatshme për mundësitë e shitjeve dhe furnizimit, por jo për dëshirat e furnitorëve. Dhe së fundi, ulja e kostove të ndërmarrjes dhe rritja e fitimeve të saj - a nuk është ky qëllimi përfundimtar i marketingut?

Unë personalisht nuk më pëlqejnë menaxherët e blerjeve, madje i dua ata. Me shumë kam marrëdhënie shumë të mira, madje edhe miqësore me disa, por siç tha Bodrov në filmin Brother-2: "E gjithë pushteti është në të vërtetë".

Në Rusi, ryshfetet dhe ryshfetet në departamentet e furnizimit janë, në pjesën më të madhe, normë. Sipas statistikave, dhe nuk mund të mos e besoni, më shumë se 70% e furnitorëve u prezantojnë menaxherëve të departamentit të furnizimit nga 1 deri në 15% të vlerës së mallrave të dërguar në formën e një bonusi personal ose ryshfeti.

Përveç kësaj, furnitorët zyrtarisht paguajnë kompanitë për të promovuar produktin e tyre në raftet e dyqaneve. E megjithatë, bazuar në statistika, në mesin e furnitorëve, nga 10 në 50% i përkasin kategorisë së "transportuesve" dhe kjo varet nga kontrollin e brendshëm në vetë kompaninë.

Natyrisht, të gjitha kostot shtesë, përfshirë kthimin e rrymës për furnizuesin, përfshihen në koston e mallrave (të gjithë duan të marrin një fitim). Dhe si rezultat, duke marrë parasysh marzhin e vetë shitësit me pakicë, në dalje, çmimi përfundimtar për blerësin është 10-20% më i lartë.

Aspektet negative të një rikthimi në furnizimin me pakicë

• Furnizuesi pëson humbje dhe rrit çmimin, në lidhje me të cilin vëllimet e shitjeve zvogëlohen.
• Shitja me pakicë shkakton kosto shtesë për shkak të çmimit dhe kushteve të dorëzimit.
• Blerësi - ose shpenzon shumë ose nuk shpenzon fare, por në të njëjtën kohë mbetet pa blerje.
• Dhe edhe një furnizues që ka marrë një përfitim të dyfishtë (njëri në formën e rryshfetit, tjetri në formën e rrogës) detyrohet të shkelë ligjin, të ngacmojë nervat e tij dhe të punojë nën dhimbjen e pushimit nga puna nëse zbulohet sekreti.

Rikthim në furnizim. Sa dhe për çfarë?

Prezantimi i një produkti të ri në asortiment. Në këtë rast, shuma e bonusit për furnizuesin mund të arrijë deri në 5% të shumës së dorëzimit. Për rrjetin, kjo kërcënon të mbiçmojë dhe të zërë hapësirë ​​me pakicë, mallra të pa verifikuara.

Blerja e pajisjeve komerciale për pajisje rrjeti i shitjes me pakicë. Gjithashtu në këtë kategori mund t'i atribuohet blerja e amvisërive dhe artikujve për të siguruar punën e zyrës. Shuma e kthimit mund të arrijë 20% të shumës së dorëzimit. Për çdo kompani, këto janë kosto të fryra që mund të mos paguajnë vetë.

Porositja e mallrave të tepërta ose që prishen. Jo vetëm kaq, shitja me pakicë (kryesisht ushqimore) përballon koston e fshirjes së mallrave të skaduara, të cilat nuk mund t'i kthehen gjithmonë furnizuesit. Është gjithashtu rritja e kostove të magazinimit të mallrave të tepërta në magazinë dhe ngarkesa e punës së magazinës, të cilat mund të çojnë në kosto edhe më të larta për rritjen e sipërfaqes së magazinës (për shembull, blerja e një të reje) ose mungesa. të magazinimit mall i nxehtë. Shuma e rikthimit të menaxherit të departamentit të furnizimit mund të arrijë 10% të vlerës së porosisë.

Shfaqja e mallrave në vende të favorshme. Ndonjëherë paraqitja e një produkti në vendin më të mirë kati tregtar nuk lidhet me kriteret e tregtimit apo me rritjen e fitimit, por me iniciativën e furnitorit. Në këtë rast, rrjeti humbet paratë që mund të ishin marrë nga furnizuesi për vendosjen e favorshme të mallrave (pagesa për raftin e arit, mjaft zyrtare artikull marketingu të ardhurat e çdo shitësi me pakicë, është thjesht se furnitorët nuk e dinë gjithmonë për to dhe veprojnë përmes furnitorëve). Rikthimi në këtë rast mund të jetë deri në 10-15% të kostos së shitjeve mujore ose tremujore të mallrave. Nga rruga, nëse shkoni në rrugën zyrtare, mund të jetë shumë më lirë.

Si të identifikohen ryshfetet në departamentin e furnizimit?

Detyra e identifikimit të marrjes së një ryshfeti nga menaxheri i departamentit të furnizimit është shumë e vështirë, por mjaft e zgjidhshme. Kjo duhet të bëhet nga departamenti i sigurisë ose menaxhmenti i kompanisë. Më poshtë janë tiparet kryesore të punës në sistemin e rikthimit për furnitorët. Të gjitha ato janë indirekte, por kombinimi i tyre do të na lejojë të nxjerrim përfundimet e duhura.

Së pari, mos u besoni thashethemeve. Zilia njerëzore është një gjë shumë e fortë dhe e pathyeshme. Nuk po them se çdo thashethem duhet besuar, por megjithatë ia vlen t'i kontrolloni ato dhe të bëni një monitorim më të afërt.

Së dyti, ia vlen t'i kushtohet vëmendje standardit të jetesës së furnizuesit. Nuk ka gjasa që një punonjës me një pagë prej 30,000 - 40,000 rubla në muaj të mund të përballojë të mirëmbajë një makinë prestigjioze të huaj që është e shtrenjtë për t'u mirëmbajtur ose një apartament në një ndërtesë elitare në qendër të qytetit. Sigurisht që këto fonde janë marrë me ryshfete nuk është fakt, por ia vlen t'i kushtohet vëmendje.

Së treti, shpesh, negociatat e rryshfetit zhvillohen gjithmonë jashtë mureve të kompanisë. Vlen të shikohet menaxheri i departamentit të furnizimit, i cili shkon te klienti për negociata.

Së katërti, është e nevojshme të monitorohen çmimet, dhe në mënyrë të përhershme. Nëse një konkurrent ka një çmim më të lirë, atëherë duhet të kuptoni qartë se për çfarë po paguani tepër. Natyrisht, ka shumë arsye objektive këtu, për shembull, një vëllim më i vogël i dorëzimit ose shërbimi shtesë (dorëzimi i vetë furnizuesit), etj., Por është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje kësaj.

Një nga opsionet është të kontrolloni menaxherët e departamentit të furnizimit në një poligraf. Natyrisht, këto janë kosto shtesë dhe kërkohet pëlqimi i punonjësit, por si rezultat, kostot mund të rikuperohen shumëfish. Dhe është e dëshirueshme që menaxhmenti i kompanisë, kur përdor këtë metodë, të japë një shembull personal.

Së gjashti, shenjat indirekte të ekzistencës së një rikthimi përfshijnë përparësinë e pagesës së faturave nga e njëjta kompani. ato. menaxheri i departamentit të furnizimit ka një "të preferuar" mes furnitorëve, interesat e të cilëve kanë filluar të lobohen brenda kompanisë.

Si të merreni me ryshfetet në departamentin e furnizimit?

Kur, në bazë të shenjave indirekte, është e mundur të identifikohet interesi i furnitorit për një kompani të caktuar, por nuk ka prova të qarta, duhet të merren masa. Çfarë mund të bëhet në këtë rast:

1. Transferoni kompaninë furnizuese te një menaxher tjetër, zvogëloni vëllimin e blerjeve (nëse është e mundur, pa ulur shitjet), vononi pagesat në fatura. Një furnizues i cili paguhet një ryshfet ka një sërë marrëveshjesh dhe duhet të fitojë paratë e tij. Në këtë rast, ata do të ndërmarrin hapa të caktuar për të përmirësuar situatën - këtu gjithçka do të bëhet e qartë.
2. T'u komunikoni qartë të gjithë furnitorëve se cilat kompani ka mundësi formale për paraqitjen e mallrave në pikën e shitjes me pakicë. Është e dëshirueshme që ky komunikim të mos kryhet nga menaxheri i departamentit të furnizimit.
3. Rinovimi i kontratës për furnizimin e mallrave me futjen e një klauzole për gjoba të rënda për furnizuesin në rast se vendoset një rikthim. Dhe një pushim i plotë, çdo marrëdhënie. Në rastin e "zhvatjes" së një rikthimi nga departamenti i furnizimit, jepni të dhëna menaxhmentit të kompanisë, d.m.th. thjesht dorëzoni furnizuesin. Furnizuesi nuk është i interesuar të humbasë klientët e tij (në formën e një dyqani) dhe në rast të zgjedhjes midis një individi dhe një kanali të përhershëm shpërndarjeje për produktet e tij, vendimi do të merret pa hezitim. E vetmja gjë që kjo mund të mos funksionojë në rastin e lidhjeve familjare midis furnizuesit dhe menaxherit të departamentit të furnizimit.
4. Rritja e pjesës së bonusit pagat menaxher furnizimi. Nëse menaxheri ka një motivim material shumë të fortë për të udhëhequr lojë pa hile, dhe një frikë e fortë për të humbur një punë për të marrë një ryshfet - atëherë jam më se i sigurt se do të ketë më pak ryshfete. Por kjo kërkon monitorim të vazhdueshëm të aktiviteteve të furnizuesit.
5. Monitorim i vazhdueshëm i çmimeve me pakicë. Nëse gjithçka është e drejtë dhe çmimet për shitësin me pakicë janë më të larta për shkak të disa kritereve, atëherë detyra e menaxherit të departamentit të furnizimit është të identifikojë këto kritere dhe të marrë masa për të ulur çmimin e blerjes.

Në çdo rast, nuk ia vlen të shkosh shumë larg në luftën kundër rryshfetit të furnizimit. Shtrëngimi i tepërt i vidhave mund të çojë në një ndërprerje të marrëdhënieve me një furnizues të mirë ose në humbjen e një furnizuesi shumë të mirë. Çfarë mund të bëjmë me mentalitetin tonë dhe jemi gati ta marrim me kënaqësi dhe mos harroni të inkurajoni - përndryshe nuk do të mbijetoni në Rusi.)

Me këtë notë optimiste, ndoshta do të përfundoj. Shkruani në komente ose email mendimet tuaja për këtë çështje, si dhe pajtohuni në përditësimet e blogut.

Ndoshta ky artikull nuk është më për profesionistët e fushës së Prokurimit, por në përgjithësi për Prokurimet dhe çështjet që janë me interes për të gjithë, por nuk është zakon të flitet hapur për to.

Unë e kam ngritur temën e ryshfetit disa herë kohët e fundit në diskutime me drejtues të korporatave ose të sigurisë së vendit. Natyrisht, në radhë të parë është pozicioni: “Nuk e kemi këtë dhe nëse e zbulojmë, do t'ju pushojmë nga puna”. Dhe pozicioni i dytë: “Qëllimi i shërbimit të sigurisë është zbulimi dhe hetimi i rasteve të tilla”. Por miq, pyetja kryesore dhe primare - a nuk ju duket e çuditshme që të gjithë flasin për faktin e "kthimit" si për të punuar me një fakt tashmë të realizuar? Pse angazhohemi në zbulimin ose hetimin kur duhet PARANDALIMI? Dhe meqë ra fjala, mendoj se në vend që të shkruhet "Aftësia për të negociuar" në kërkesat bazë për punonjësit e departamenteve të prokurimit, do të ishte më mirë të tregohej "Aftësia për të ndërtuar dhe ndjekur një proces transparent dhe të kuptueshëm për prokurimin e mallrave ose shërbimeve. .”

Kryesisht, një shantazh i referohet një forme nxitjeje për një punonjës të kompanisë së klientit nga furnitori për të lidhur një kontratë fitimprurëse, për të vazhduar bashkëpunimin ose për të marrë kushte më të mira. Furnizuesit formojnë tarifa të tilla besnikërie përmes çmimeve të fryra dhe shumë rrallë nga një pjesë e fitimeve të tyre. Natyrisht, koncepti i "shantazhit" nuk përfshin dhurata dhe argumente të vogla të lezetshme për festa ose raste të veçanta. Ka një numër të madh metodash që mund të zbatohen në lidhje me prokurimin ose nën kontrollin e tyre për të parandaluar ose minimizuar në mënyrë drastike jo vetëm rrymat, por edhe mendimet paraprake të punonjësve se në përgjithësi është e mundur të zbatohet një skemë e tillë pa duke lënë gjurmë. Mos harroni, si me SOX: qëllimi nuk është të ndëshkoni dhe të punoni me një fakt të kryer. Qëllimi është që ta bëjmë të pamundur këtë sot ose nesër. Le ta pranojmë: Blerjet dhe ryshfetet në Rusi janë si dy krahë. Dëgjoj disa herë në muaj fraza që duke qenë se jam i lidhur me blerjet, do të thotë që jetoj me ryshfete. Sigurisht, është e pamundur të ndryshohet vetë qëndrimi ndaj prokurimit në një periudhë të shkurtër kohore.

Unë dua të ndaj disa praktika vepruese që mund t'i zbatoni dhe menaxhoni për ta mbajtur kompaninë tuaj në një nivel të ulët rreziku nga mashtrimi i punonjësve dhe furnizuesve.

Procedurat! Sado e çuditshme që tingëllon, duhet të filloni me to. Janë pikërisht proceset e përshkruara qartë të ndërveprimit ndërmjet departamenteve të ndryshme në procesin e prokurimit të mallrave ose shërbimeve që do t'ju lejojnë të keni një qëndrim të standardizuar në të gjithë zinxhirin e Prokurimit. Kontrolloni se sa e qartë është kompania juaj tani në procedurat e kryerjes së tenderëve, në procedurën e pagesës së furnitorëve, në procedurën e mbylljes dhe zgjatjes së kontratave ose, për shembull, në procedurën e pagesës së faturave pa kontratë. Nga rruga, nga përvojë personale: sa më shumë faqe në procedurën e prokurimit, aq më pak efikase është ajo. Qëllimi nuk është të merret një përshkrim i secilit hap - qëllimi është të arrihet standardizimi, transparenca dhe hapja e proceseve të ndërveprimit të përbashkët. Ju lutemi vini re se procedura nuk duhet domosdoshmërisht të ndalojë dhe kontrollojë gjithçka. Kryeni një vlerësim të rrezikut dhe vendosni një ekuilibër midis "transparencës burokratike" për kontratat e mëdha dhe një procesi më të lirë dhe më të shpejtë për blerjet më të vogla.

Sistemi i ruajtjes së të dhënave/dokumenteve arkivore– “çdo hap” duhet të regjistrohet. Në çdo fazë të punës, punonjësit e interesuar duhet të kenë akses në të dhënat e arkivuara të të gjitha proceseve që çuan në një ngjarje të veçantë në marrëdhëniet me furnizuesin. Për një tender, kjo duhet të jetë një kartë rezultatesh ose letra konfirmimi të ruajtura nga ofertuesit, kuotimet e marra nga furnitorët ose letrat e diskutimit të ofertave. Bazuar në rezultatet e takimeve ballë për ballë ose bisedave telefonike, duhet të shkruhen përmbledhje të shkurtra. Një informacion i tillë duhet të ruhet në një vend të veçantë me sisteme për të monitoruar integritetin dhe integritetin e tij.

Rregulli i 4 syve. Megjithëse kjo metodë nuk mund të përshtatet në një paragraf të vogël, parimi duhet të jetë i tillë që në çdo fazë të ndërveprimit me furnizuesin (përzgjedhja, marrëveshja e kushteve, nënshkrimi i kontratës, pagesa, etj.) duhet të ketë kontroll të të paktën dy të ndryshëm. departamentet për të minimizuar gjasat e marrëveshjeve të fshehta. Për shembull, Blerja nuk mund të ketë furnitorët e vet dhe një biznes nuk mund të zgjedhë një furnizues të ri pa miratimin e Blerjes. Ose pagesa ndaj furnizuesit duhet të miratohet jo vetëm nga punonjësit e klientit, por edhe të verifikohet shtesë nga financat.

Pas pagesës– furnitorët me të cilët janë lidhur marrëveshjet e parapagimit duhet të bien menjëherë në zonën e rrezikut dhe kontrollit shtesë, si nga ana e prokurimit, ashtu edhe nga ana e biznesit, sepse rrit gjasat e aktiviteteve mashtruese sipas kushteve të mallrave ose shërbimeve të padorëzuara. Nuk jam i sigurt se ky artikull duhet të veçohet fare, sepse. çdo profesionist i prokurimit duhet të paguajë paraprakisht në një format ekskluziviteti. Kushtet standarde të pagesës për furnitorët janë aktualisht brenda 15-30 ditëve nga data e nënshkrimit të aktit. Aktorët e mëdhenj të tregut mund të diktojnë kushte edhe më të gjata. Duke iu rikthyer pikës së procedurave: asgjë nuk ju pengon të përshkruani në procedurë që në përgjithësi të gjithë furnizuesit duhet të transferohen në post-pagesë, dhe çdo përjashtim duhet të miratohet në nivelin më të lartë dhe të monitorohet vazhdimisht?

Punonjësit e departamentit të blerjeve duhet të shkojnë me pushime dhe të promovohen në kompani. Sado e çuditshme të tingëllojë, një person që nuk shkon me pushime mund të bjerë në dyshim. Një punonjës që është i angazhuar në rutinën e përditshme dhe që nuk shpreh dëshirën për t'u rritur mund të jetë dyshues. Për të reduktuar këtë rrezik, është e nevojshme të miratohet një rregull që punonjësve të departamentit të blerjeve u kërkohet të bëjnë një pushim 2-javor një herë në vit pa mundësi. akses në distancë te sistemet e brendshme. Gjithashtu, të paktën një herë në vit, diskutoni me punonjësit planet e tyre të karrierës. Sepse Blerja në shumicën e rasteve funksionon me shumë projekte të ndryshme dhe klientë të brendshëm, është mjaft e qartë se plani i zhvillimit do të mbulojë si rritjen brenda departamentit ashtu edhe zhvillimin e matricës midis klientëve të brendshëm.

Auditimi për prokurim pa marrëveshje paraprake për planin dhe kohën. Tendenca aktuale është drejt standardizimit dhe planifikimit paraprak të auditimeve. Megjithatë, nëse kompania juaj kryen auditime të vazhdueshme të departamenteve të brendshme, diskutoni rregullin kur punoni me klientët e brendshëm do të marrë parasysh edhe proceset e ndërveprimit të departamentit me furnitorët, ku Blerja do të jetë pjesë e këtij procesi. Në këtë rast, departamenti i Blerjeve është gjithmonë nën kontroll, si nga ana e planit të përgjithshëm, ashtu edhe nga ana e një marrëdhënieje ndërfunksionale.

Identifikimi dhe verifikimi i Furnizuesve. Verifikimi i furnitorëve është i nevojshëm, si përpara nënshkrimit të kontratës, ashtu edhe në mënyrë selektive. Me verifikim nuk nënkuptoj një vlerësim të aftësisë së furnitorit për të përmbushur marrëdhëniet kontraktuale, por një verifikim të stabilitetit financiar, gjendjes aktuale të raportimit, pronarëve, përfituesve dhe kufizimeve të mundshme. Aktualisht, ka një numër të madh zgjidhjesh në treg që do të tregojnë pamjen e plotë të partnerit tuaj të ardhshëm me numrin TIN. Është shumë e rëndësishme që procesi i verifikimit të përfshijë ruajtjen e integritetit të informacionit të marrë për të dhënat arkivore. Ky kontroll nuk duhet t'i transferohet Shërbimit të Sigurisë. Mjafton të bëhet testi dhe të përcaktohet person përgjegjës. Për shitësit me kosto të lartë ose shitësit që ofrojnë shërbime agjencie, mund të shtoni një proces për të kryer rishikime selektive të ndryshimeve tremujore. Për kontratat ku planifikohet të përdoren nënkontraktorë, një verifikim i tillë duhet të zbatohet edhe për ta, me ruajtjen e detyrueshme të të dhënave me Klientin. Nga përvoja ime, dua të shtoj disa pika që i kushtoj gjithmonë vëmendje: numrit të punonjësve në furnizuesin dhe bankës në të cilën është hapur llogaria. Me shumë mundësi, nuk do të turpërohem nëse furnizuesi jep detaje me një llogari të hapur në një bankë që është në TOP-100. Por nëse furnizuesi nuk është specifik rajonal dhe llogaria hapet në ndonjë bankë të panjohur nga njëqindja e dytë ose e tretë, kjo do të jetë një shenjë për ndjekje shtesë.

Oferta për çmime dhe negociata vetëm përmes sistemeve elektronike. Unë e kam prekur vazhdimisht këtë temë në shënimet e mëparshme, duke u ndalur në faktin se hyrja sistemet elektronike negociatat (ankandet ose platformat tregtare) — hap i rëndësishëm jo vetëm për të marrë çmimin më të mirë por edhe për të parandaluar marrëveshjet e fshehta.

Tenderi duhet të ketë mundësinë e pjesëmarrjes së barabartë. Furnizuesit duhet të përshkruajnë procedurën dhe procedurat e sakta përpara se të tenderojnë. Shumë shpesh procesi i tenderimit përshkruhet në detaje në procedurat e brendshme të kompanive për punonjësit, por përshkruhet shumë dobët në pjesën që është jashtë kompanisë. Furnizuesit duhet të kuptojnë jo vetëm kornizën kohore, por edhe kushtet bazë të tenderit, si dhe kriteret e përzgjedhjes. Furnizuesit duhet të jenë të sigurt që të gjitha informacionet që u vijnë është ekuivalente për të gjithë ofertuesit. Në tenderët e mëdhenj duhen dhënë furnitorë që nuk kanë fituar informacion i pergjithshem për arsyet e këtij vendimi. Rezultatet e punës në këtë drejtim do të jenë rritja e besimit në mungesë të manipulimeve të mundshme nga klientët e brendshëm dhe departamentet e blerjeve në fazën e përzgjedhjes së furnizuesit.

Çdo marrëveshje duhet të ketë një përshkrim të detajuar të natyrës së blerjes.. Një rregull i thjeshtë: sa më i detajuar të jetë përshkrimi i blerjes, aq më e vështirë është të fshihet. Marrëveshja e furnizuesit duhet të ketë një specifikim të detajuar dhe ndarje të kostos për secilën pjesë të projektit. Zbatimi i këtij rregulli do të bëjë të mundur edhe krahasimin shërbimet bazë furnitorë të ndryshëm. Për shembull, logjistika, mbështetja, pjesa e IT, etj.

Analiza e kostos mujore dhe plani i tenderit. Nëse shikoni modelin standard të operimit të kompanisë, planet e shitjeve zakonisht diskutohen pothuajse çdo ditë me detaje të vogla dhe shpenzimet zakonisht vijnë në formatin "goditje të mëdha". Një analizë më e detajuar e shpenzimeve në lidhje me numrin e furnitorëve, numrin e faturave të paguara, analizën e raportit specifik të numrit të furnitorëve, të cilët përbëjnë më shumë se 70% të të gjitha shpenzimeve, do t'ju ofrojë një kuptim të qartë. të asaj që po ndodh. Duhet pasur parasysh se si me shitjet. Kjo metodë funksionon në mënyrë efektive në kushtet e raportimit të vazhdueshëm, sepse çdo zonë e mundshme rreziku është menjëherë e dukshme. Në përputhje me këtë analizë, është e nevojshme të bihet dakord dhe të miratohet një plan për zhvillimin e tenderëve dhe rishikimin e kushteve të punës me furnitorët për periudhat e ardhshme. Përndryshe, kam hasur shpesh në një situatë kur një kompani çdo vit bën tenderë të shkëlqyer dhe të suksesshëm për furnizime zyre dhe blerje letre, por, në mënyrë figurative, nuk vëren një ofrues të shërbimit të sigurisë, kostot e të cilit ndryshojnë dhjetëfish.

Dëgjo reagime nga furnizuesi. Vitin e kaluar fola me një nga bashkëpronarët për temën e parandalimit të ryshfetit të mundshëm. kompani e madhe në Rusi. Krahas zbatimit të disa metodave që përshkruhen në këtë shënim, sugjerova që të gjitha dokumentet (aktet, faturat, kontratat) që u transferohen furnitorëve të vulosen shtesë me mbishkrimin: “I nderuar partner, nëse dini ndonjë rast të mashtrim ose tepricë autoriteti, të cilat mund të ndikojnë në ndërveprimin e kompanive tona, ju lutemi raportoni. Në mënyrë anonime…”. Përfshini gjithashtu një numër telefoni ose adresë të veçantë Email. Nëse jeni të sigurt se të gjithë furnizuesit tuaj janë lojtarë kryesorë të tregut, atëherë, me shumë mundësi, mashtrimi nuk mund të jetë i kudondodhur brenda kompani e madhe. Është një gjë kur shitësit diskutojnë mashtrime të mundshme. Dhe është një çështje krejtësisht tjetër kur e gjitha përpunohet nga punonjës që nuk pajtohen me këtë qasje. Dokumentet e mbylljes kalojnë përmes një numri të madh punonjësish të zakonshëm dhe prania e një sistemi të tillë inkurajon të shmanget edhe një aluzion i ryshfetit. Ndërsa shkruaja këtë shënim, thirra kompaninë për të cilën po shkruaj dhe pyeta për rezultatet. Ata ishin shumë të suksesshëm: një vit më vonë, u mor një raport, si rezultat i të cilit u krye një hetim dhe u morën veprime administrative, si nga ana e klientit, ashtu edhe nga furnizuesi. Në një farë mase, ky hetim ka kontribuar edhe në rritjen e nivelit të partneritetit me furnizuesin dhe transferimin e vëllimit shtesë të porosisë. Janë pranuar edhe tri komente dhe kërkesa për radhën e punës. Nuk jam i sigurt se është e nevojshme të merren masa të tilla drastike në të gjitha rastet, por planifikoni dhe mbani takime vjetore me furnizuesit kryesorë në nivelin e menaxhimit të kompanisë - ky është një minimum i nevojshëm.

Sipas mendimit tim, metodat e përshkruara mund të parandalojnë në mënyrë efektive rrezikun e mashtrimit në prokurimin e kompanisë. Pas rileximit të listës, kuptova se zbatimi i tyre korrekt nuk kërkon ndonjë investim të madh, që zakonisht ndodh në hetimin e fakteve tashmë të realizuara. Nëse Blerja ndihmon për të kursyer dhe optimizuar, atëherë drejtuesit duhet të ndihmojnë Blerjen të ndihet i sigurt kur shfaqet tema e ryshfetit.

P.S. Mendova për një kohë të gjatë në cilën pjesë të artikullit të fus një metodë tjetër kontrolli, por në fund arrita në përfundimin se kjo nuk është më një metodë, por një deklaratë, shkelja e së cilës mund të konsiderohet edhe si një sinjal. E kam fjalën për publicitet. Në çfarë mase punonjësit tuaj janë pjesëmarrës aktivë në konferenca, forume, fjalime profesionale? Në fund të fundit, profesionistët e prokurimit janë çdo ditë në ballë të kompanisë në marrëdhëniet e tyre me palët e treta. Në të njëjtën kohë, ekziston një rrezik i lartë i tundimit për të shkelur procedurën. Autoriteti dhe reputacioni duhet të jenë në radhë të parë për këdo që është gati të mashtrojë. Diskutoni më shpesh këtë temë me punonjësit.

Ne do të jetojmë, do të zgjedhim furnitorët më të mirë. 🙂