Pune zyre dhe zyre

Urdhri dhe porosia: procedura e lëshimit në ndërmarrje

Ekaterina Kameneva
12 nëntor 2008 4:13 pasdite

Procedura për lëshimin e urdhrave dhe urdhrave përbëhet nga faza të veçanta, të cilat kryhen në një sekuencë të caktuar. Do të ishte e gabuar të filloni artikullin me një shqyrtim të drejtpërdrejtë të këtyre fazave. Së pari ju duhet të përcaktoni qëllimin kryesor të rendit dhe rendit, për të identifikuar ngjashmëritë dhe dallimet që ekzistojnë midis këtyre llojeve të dokumenteve.

Rendi dhe rendi: cilat janë ngjashmëritë dhe ndryshimet

Duhet theksuar menjëherë se urdhri dhe urdhri i referohen dokumenteve administrative të nxjerra në kushtet e një vendimmarrjeje të vetme. Në kushte të tilla, pushteti për të gjitha çështjet e menaxhimit në ndërmarrje në tërësi i takon kreut të saj, dhe për çështjet e menaxhimit brenda njësisë strukturore - drejtuesit të nivelit të duhur.

Urdhrat dhe vendimet e përfshira në tekstin e një urdhri ose urdhri mund t'i drejtohen:

• përmirësim Struktura organizative ndërmarrjet;
• zgjedhja e mjeteve dhe metodave për zbatimin e aktiviteteve kryesore (ose prodhuese) të ndërmarrjes;
• sigurimin e ndërmarrjes me burime financiare, të punës, materiale, informacione dhe burime të tjera;
• miratimin e dokumenteve organizative dhe ndryshimet e tyre etj.

Në të njëjtën kohë, duhet theksuar se udhëzimet dhe vendimet e përfshira në urdhra ose udhëzime janë të detyrueshme për të gjithë ose për disa punonjës të ndërmarrjes.

Dhe tani do të përpiqemi të identifikojmë ndryshimet midis llojeve të dokumenteve që po shqyrtojmë.

Rendit - ky është një akt ligjor i nxjerrë nga drejtuesi i ndërmarrjes (njësia e saj strukturore), duke vepruar në bazë të unitetit të komandës për të zgjidhur detyrat kryesore dhe operacionale me të cilat përballet ndërmarrja.

1. Fillimi i lëshimit të një urdhri ose urdhri.
2. Mbledhja dhe analiza e informacionit për përgatitjen e një draft dokumenti.
3. Përgatitja e një projekt-urdhri ose urdhri.
4. Koordinimi i draft dokumentit.
5. Përsosja e projekturdhrit ose urdhrit sipas komenteve të miratuesve.
6. Nënshkrimi i një urdhri ose urdhri.
7. Regjistrimi i një porosie ose porosie.
8. Sjellja e porosisë ose porosisë tek interpretuesit.

Fazat e mësipërme kryhen në mënyrë sekuenciale, nga faza e parë deri në të tetën, përveç kësaj, faza e pestë mund të mungojë fare nëse nuk ka komente për draft dokumentin në fazën e miratimit.

Le të shqyrtojmë secilën fazë veç e veç.

Fillimi i lëshimit të një urdhri ose urdhri

Projekturdhrat dhe udhëzimet mund të përgatiten në rastet e mëposhtme:

• në bazë të planifikuar (në përputhje me një plan ose program të zhvilluar më parë);
• në emër të menaxhmentit të ndërmarrjes;
• me iniciativën e drejtuesve ndarjet strukturore ose - ndërmarrjet e varësisë, si dhe specialistë individualë.

Arsyetimi për nevojën e lëshimit të një urdhri ose urdhri mund të përcaktohet në një memorandum, një vërtetim të përmbajtjes analitike ose informative, një propozim, një përfundim, një akt, një shkresë zyrtare. Këto dokumente veprojnë si vendim inicues.

P. 3.11. GOST R 6.30-2003. Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Data e dokumentit është hartuar me numra arabë në sekuencën: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe muaji vizatohen në dy çifte. Numrat arabë, e ndarë me një pikë; viti - katër numra arabë.

Lejohet formatimi i datës në mënyrë verbale-numerike, për shembull 05 qershor 2003, si dhe formatimi i datës në sekuencën: viti, muaji, dita e muajit, për shembull: 05.06.2003.

Shembulli 1

LLC "Novostroyregion-A" merr një letër-mesazh nga zhvilluesi i softuerit OJSC "Teknologjitë e shekullit 21" në lidhje me lëshimin e një versioni të ri të softuerit të kontabilitetit të depove "Depo +", si dhe një CD-ROM me një përditësim modul dhe udhëzime për përditësimin. Pasi mori këtë letër, kreu i Novostroyregion-A LLC nxjerr një rezolutë në të cilën udhëzon menaxherin e magazinës A.V. Stepanov. analizoni mundësitë e reja të sistemit të automatizimit kontabiliteti i magazinës dhe raportoni për nevojën për të migruar në një version të ri të programit. Stepanov A.V. përgatit një memorandum drejtuar Drejtorit të Përgjithshëm, në të cilin raporton se kalimi në një version të ri të sistemit do të lejojë organizimin më efikas të punës për kontabilitetin e mallrave dhe rritjen e efikasitetit të punës së stafit. Pas shqyrtimit të këtij raporti, CEO krijon një rezolutë të re në të cilën ai udhëzon të përgatisë një projekt-urdhri për vënien në punë të një versioni të ri të sistemit të automatizimit të kontabilitetit të magazinës. Kjo do të thotë, në këtë situatë, letra e SHA Technologies të shekullit të 21-të dhe memorandumi i menaxherit të magazinës Stepanov A.V. u bënë dokumentet fillestare për lëshimin e urdhrit. Bazuar në këto dokumente, drejtuesi i ndërmarrjes dha udhëzime për përgatitjen e një projekt-urdhri.

Mbledhja dhe analiza e informacionit për përgatitjen e një projekt-urdhri ose urdhri

Kjo fazë përfshin, para së gjithash, mbledhjen dhe analizën e informacionit objektiv, të mjaftueshëm dhe në kohë të nevojshëm për zhvillimin vendimi i menaxhmentit, e cila më pas do të pasqyrohet në urdhrin ose udhëzimin e lëshuar.

Burimet e informacionit mund të jenë:

• aktet legjislative dhe dokumentet normative;
• dokumentacioni aktual i organizatës;
• dokumente të marra nga organizata të tjera;
• dokumente arkivore;
• botime në revista periodike;
• materiale shkencore etj.

Rezultati i mbledhjes dhe analizës së informacionit është zhvillimi i një vendimi menaxherial. Vlen të kushtohet vëmendje për faktin se në procesin e analizimit të informacionit, zakonisht përpunohet opsione të ndryshme vendimet dhe pas vlerësimit gjithëpërfshirës të tyre zgjidhet një, më i pranueshmja.

Vazhdimi i Shembullit 1

Përgatitja e një projekt-urdhri ose urdhri

Duke folur për përgatitjen e projektit, duhet të theksohet se një specialist (ose zhvillues) përgatit një projekt, jo një dokument. Projekti nuk ka fuqi ligjore dhe që projektdokumenti administrativ të bëhet urdhër apo udhëzim duhet të kalojë në procedurën e miratimit dhe nënshkrimit. Përveç kësaj, pas nënshkrimit, kërkohet regjistrimi i dokumentit.

Një projekturdh ose urdhër përgatitet nga një specialist ose specialistë të njësive strukturore. Nëse projektdokumenti prek interesat e departamenteve të ndryshme, atëherë me vendim të menaxhmentit të ndërmarrjes, duhet të krijohet një komision i përkohshëm ose të caktohet një grup punëtorësh për përgatitjen e projektit.

Projekt-urdhrat dhe udhëzimet janë hartuar në përputhje me kërkesat e GOST R 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumente" (në tekstin e mëtejmë - GOST R 6.30-2003).

Kështu që, draft-urdhrat dhe udhëzimet shtypen në letra me letra Formati A4, d.m.th. 210 × 297 mm. Zakonisht, për porositë dhe porositë zhvillohen forma të veçanta. Sipas GOST R 6.30-2003, ato quhen "forma të llojeve specifike të dokumenteve". Forma të tilla (përveç shkronjave), në varësi të dokumentet përbërëse organizatat përfshijnë sa vijon:

• Stema kombëtare Federata Ruse(ose stema e një entiteti përbërës të Federatës Ruse, ose emblema e një organizate, ose markë tregtare(shenja e shërbimit);
• emri i kompanisë;
• emri i llojit të dokumentit;
• vendi i përpilimit ose publikimit të dokumentit;
• si dhe shenjat kufizuese për detaje:

Data e dokumentit;

Numri i regjistrimit të dokumentit.

Madhësia e kufijve të formave meriton vëmendje të veçantë. Pra, në përputhje me GOST R 6.30-2003, formulari duhet të ketë fusha të paktën:

• 20 mm - majtas;
• 10 mm - djathtas;
• 20 mm - sipër;
• 20 mm - më e ulët.

Margjina e majtë përdoret për të lidhur dokumentin në një rast. Nga kjo mund të konkludojmë se kur zhvillohen formularët e dokumenteve për periudha të gjata (mbi 10 vjet) dhe periudha të përhershme të ruajtjes (të cilat përfshijnë porosi dhe udhëzime), është më mirë të vendosni kufirin e majtë në intervalin 30-35 mm, dhe jo 20 mm. .

Tabela 1. Detajet e detyrueshme të porosisë dhe udhëzimit

	Emri i rekuizitës	Momenti i regjistrimit props
Botim dokumenti
	emri i kompanisë
	emri i llojit të dokumentit	nuk ka nevojë të plotësoni, paraqiteni në formular
	vendi i përpilimit ose i publikimit të një dokumenti	nuk ka nevojë të plotësoni, paraqiteni në formular
	data e dokumentit
	numri i regjistrimit të dokumentit	lëshuar pas nënshkrimit në momentin e regjistrimit të dokumentit
	duke shkuar te teksti
	teksti i dokumentit	hartuar gjatë përgatitjes së draft dokumentit
	miratimi i dokumentit për vizë (mund të jetë gjithashtu, nëse është e nevojshme, një miratim me vulë të dokumentit)	hartohen plotësisht gjatë miratimit të projekt-dokumentit
	nënshkrimi i plotë	lëshuar në momentin e nënshkrimit të dokumentit
	Në varësi të dokumenteve përbërës, mund të jetë i pranishëm Stema Shtetërore e Federatës Ruse (ose stema e subjektit të Federatës Ruse, ose emblema e organizatës ose një markë tregtare)	nuk ka nevojë të plotësoni, paraqiteni në formular
Deklaratë për kontroll dhe ekzekutim
	shenjë e kontrollit	lëshohet kur një dokument paraqitet për kontroll
Largimi nga kontrolli dhe dërgimi i dokumentit në rast
	një shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në çështje	lëshohet me heqjen nga kontrolli dhe dërgimin e dokumentit në rast

Tani le të kalojmë në shqyrtimin e veçorive të projektimit të urdhrave dhe porosive. Le të fillojmë me rregullat e përbërjes së tekstit. Ai gjithmone shprehur në vetën e parë njëjës dhe përbëhet nga dy pjesë:

• duke deklaruar (ose preambulë) dhe
• menaxheriale.

NË pjesë konstatuese jepet arsyetimi për veprimet e parapara. Nëse baza për lëshimin e një urdhri ose urdhri ishte një akt ligjor legjislativ ose rregullator i një organizate më të lartë ose një dokument i lëshuar më parë nga kjo organizatë, emri, data dhe numri i tij tregohen në pjesën konstatuese. Në këtë rast, mund të përdoren formulime të tilla si "Bazuar në", "Në ekzekutim", "Në përputhje me". Nëse një urdhër ose urdhër lëshohet në bazë të iniciativës, pjesa e deklaruar formulon qëllimet dhe objektivat e veprimeve të përcaktuara, përcakton faktet ose ngjarjet që kanë shkaktuar lëshimin e urdhrit ose urdhrit.

Pjesa përcaktuese zakonisht fillon me fjalët "në rregull", "në lidhje" etj.

Ka raste kur pjesa konstatuese mund të mungojë për faktin se veprimet e parapara nuk kanë nevojë për sqarim apo arsyetim.

Pjesa konstatuese në urdhra ndahet nga pjesa administrative me fjalën “UDHËROJ:” dhe në urdhra me fjalën “OFROJ:” ose “DETYROJ:”. Këto fjalë shtypen në një rresht të ri nga fusha me shkronja të mëdha.

Pjesa administrative duhet të përmbajë një listë të veprimeve të përcaktuara, duke treguar kryerësin e secilit veprim dhe afatet e zbatimit.

Shpesh ka një ndarje të pjesës administrative në paragrafë për faktin se supozohet se ka disa ekzekutues për udhëzime të ndryshme me afatet e tyre.

Fragmenti i dokumentit

Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion: Udhëzimet për zbatimin e GOST R 6.30-2003. Në rast se veprimi përfshin një interpretues specifik, paragrafi përkatës i dokumentit duhet të fillojë me një tregues të pozitës dhe mbiemrit të interpretuesit (inicialet në tekst vendosen pas mbiemrit) në rasën dhanore. Organizatat ose nënndarjet strukturore mund të tregohen si ekzekutues. Informacioni për veprimin menaxherial përcillet nga një folje në një formë të pacaktuar dhe një shtesë me përcaktimin e objektit të veprimit. Për shembull: 1. Shef i Departamentit të Operacioneve Ndërkombëtare A.D. Kotov përgatit një draft "Udhëzime për organizimin e punës në ...". 2. Shef i Departamentit Ligjor S.G. Melnikov t'i sigurojë Departamentit të Operacioneve Ndërkombëtare aktet e nevojshme rregullatore ligjore dhe dokumentet metodologjike. Një tregues i datës së caktuar jepet në një rresht të veçantë dhe hartohet si data e përfundimit të ekzekutimit. Për shembull: 3. Afati i fundit për dorëzim është 15.07.2003. Në paragrafin e fundit të pjesës administrative tregohen personat konkretë të cilëve u është besuar kontrolli i ekzekutimit të dokumentit administrativ. Për shembull: Kontrolli mbi ekzekutimin e urdhrit do t'i besohet Zëvendës Kryetarit të Bordit të Bankës Sidorov K.M.

Fragmenti i dokumentit

Udhëzim standard për punën në zyrë në organet ekzekutive federale, miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536. Nëse urdhri ndryshon ose anulon ndonjë nga dispozitat e tij, atëherë një nga paragrafët e pjesës administrative të tekstit duhet të përmbajë një referencë për dokumentin e anuluar (paragrafin e dokumentit) duke treguar datën, numrin dhe titullin e tij. Teksti i paragrafit duhet të fillojë me fjalët "Njoh - i pavlefshëm ...". Urdhri nuk duhet të përfshijë artikullin "Urdhër për të vënë në vëmendje të ...". Nënndarjet (zyrtarët) të cilëve u vihet urdhri, renditen në indeksin e shpërndarjes, të cilin kontraktori përgatit së bashku me projekturdhrin.

Teksti i çdo dokumenti organizativ dhe administrativ të hartuar në letër A4 duhet të printohet përmes ndarjes një rresht e gjysmë.

Një urdhër ose udhëzim mund të ketë aplikime të ndryshme: rregullore, rregullore, lista, lista, grafikë, tabela, dokumente mostra, etj. kushti "Shenja e pranisë së aplikacionit" nuk lëshohet kurrë në urdhra dhe udhëzime për faktin se lidhja e aplikimit jepet drejtpërdrejt në tekstin e dokumentit administrativ.

Nëse aplikacioni është i natyrës referuese ose analitike (diagrami, tabela, lista, etj.), atëherë teksti i urdhrit ose udhëzimit përmban një referencë "sipas Shtojcës 2" ose "(Shtojca 2)". Në të njëjtën kohë, fjala "Shtojcë" është shkruar në faqen e parë të aplikacionit në këndin e sipërm djathtas, më poshtë është një lidhje me porosinë ose udhëzimin. Nëse ka shumë aplikacione, ato numërohen.

Shembulli 2

kokë duhet të hartohet pa dështuar në të gjitha draft-urdhrat dhe udhëzimet dhe të përfshijë përmbledhje dokument.

Ai duhet t'i përgjigjet pyetjes "për çfarë (për kë)?", për shembull, "Për miratimin e udhëzimeve për punën në zyrë", "Për certifikimin e punonjësve të CJSC Svyazinvestcom", "Për zbatimin e konceptit të përmirësimit mbështetje dokumentacioni menaxhimi”.

Në të njëjtën kohë, titulli duhet të zërë jo më shumë se pesë rreshta me një gjatësi totale deri në 150 karaktere, të printohet nga diferenca (d.m.th. pa dhëmbëzimin e paragrafit) përmes një hapësire të vetme rreshti pa thonjëza dhe jo të nënvizuar, të fillojë me shkronja të mëdha. shkronja dhe mbarojnë pa përdorur pikë.

Ne nuk do të ndalemi në çështjet e regjistrimit të detajeve të detyrueshme të formularit të një urdhri ose udhëzimi, pasi kjo përshkruhet në detaje në artikullin e E.M. Kameneva "Zhvillimi i formave të dokumenteve organizative dhe administrative", botuar në revistat nr.8' dhe nr.9'2005.

Kur përgatitet projekt-urdhri ose urdhri, fillon faza tjetër - miratimi i projekt-dokumentit administrativ. Është e lidhur pazgjidhshmërisht me një fazë tjetër - finalizimin e draftit sipas komenteve të miratuesve. zyrtarët. Prandaj, ne do t'i shqyrtojmë të dyja këto faza njëkohësisht.

Koordinimi i një projekt-urdhri ose urdhri dhe finalizimi i draftit sipas komenteve të zyrtarëve koordinues

Koordinimi i draft dokumentit nënkupton:

Sigurimi i përgatitjes cilësore të projekt-dokumenteve dhe bashkërendimi i tyre me palët e interesuara u besohet drejtuesve të departamenteve që paraqesin projektin.

Fragmenti i dokumentit

Klauzola 2.7.1.2. Udhëzim model për punën e zyrës në organet ekzekutive federale, miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536.

Fragmenti i dokumentit

Klauzola 2.7.1.2. Udhëzime standarde për punën e zyrës në organet ekzekutive federale, të miratuara me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536. Projekturdhrat (udhëzimet) dhe anekset e tyre miratohen nga zbatuesi dhe drejtuesi i departamentit që ka paraqitur projektin, drejtuesit e departamenteve për të cilat projekti parashikon detyra dhe udhëzime, si dhe drejtuesi i institucionit arsimor parashkollor. dhe shërbimin ligjor (nënshkruan draftet e akteve rregullatore ligjore). Kundërshtimet ndaj projekturdhrit (udhëzimit) që lindin pas miratimit parashtrohen në certifikatën që i bashkëlidhet draftit. Nëse gjatë procesit të miratimit në draft-urdhrin bëhen ndryshime të natyrës themelore, atëherë ai i nënshtrohet ribotimit dhe rimiratimit. Projekturdhrat (urdhrat) që i dorëzohen për nënshkrim titullarit, miratohen nga zëvendëskryetarët në përputhje me shpërndarjen e detyrave.

Ndërmarrja duhet të zhvillojë një listë të llojeve dhe nënllojeve të dokumenteve që tregojnë personat, vizat e të cilëve kërkohen pas miratimit, d.m.th. duke treguar koordinimin kryesor, ose fletën kohore të formularëve të dokumentit.

Fazat e përgatitjes së një draft dokumenti, miratimi dhe përsosja e tij sipas komenteve të miratuesve mund të kryhen në të ashtuquajturën mënyrë "tradicionale" ose me ndihmën e një sistemi automatizimi - punë në zyrë dhe menaxhimi elektronik i dokumenteve.

Me mënyrën “tradicionale”. një projekt-dokument administrativ përgatitet në një boshllëk dhe paraqitet për miratim në formë letre.

Në këtë rast, vizat e zyrtarëve vendosen në fund të pjesës së pasme të faqes së fundit të draft dokumentit. Një specialist që përgatit një projekt-urdhër ose urdhër mund të bëjë bazën për vendosjen e mëtejshme të vizave duke treguar në anën e pasme të faqes së fundit të draft dokumentit pozicionet dhe emrat e koordinatorëve. "Viza e miratimit të dokumentit" duhet të hartohet në përputhje me GOST R 6.30-2003.

Fragmenti i dokumentit

Pika 3.24. GOST R 6.30-2003. Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion. Miratimi i dokumentit zyrtarizohet me një vizë miratimi të dokumentit (në tekstin e mëtejmë viza), e cila përfshin nënshkrimin dhe pozicionin e miratuesit të dokumentit, dekodimin e nënshkrimit (iniciale, mbiemër) dhe datën e nënshkrimit. Për shembull: Nënshkrimi personal A.S. Orlov datën e Nëse dokumenti ka komente, viza lëshohet si më poshtë: Komentet e bashkangjitura Shef i Departamentit Ligjor Nënshkrimi personal i A.S. Orlov datën e Komentet janë deklaruar në një fletë të veçantë, të nënshkruar dhe bashkangjitur dokumentit.

Sipas gjykimit të organizatës, lejohet miratimi fletë pas fletë i projekt-dokumentit ose mundësia e lëshimit të vizave të dokumentit në një fletë të veçantë miratimi. Në të njëjtën kohë, forma e fletës së miratimit nuk rregullohet as nga GOST, as akte ligjore, dhe në përputhje me këtë, organizata të ndryshme Fleta e miratimit mund të marrë forma të ndryshme.

Kur dorëzoni për miratim një draft dokument administrativ në letër, është i mundur vetëm një lloj i rrugës së projektit: sekuenciale. Kjo do të thotë se në të njëjtën kohë, vetëm njëri nga zyrtarët koordinues mund të ketë një draft dokument. Në praktikë, ka shpesh raste kur një draft dokument duhet të koordinohet nga menaxherë të të njëjtit nivel dhe radha në të cilën miratohen nuk ka rëndësi. Prandaj, një rrugë sekuenciale e miratimit të dokumentit nuk është gjithmonë zgjidhja më e mirë.

Për më tepër, metoda "tradicionale" e koordinimit "ha" shumë kohë pune për punonjësit e ndërmarrjes. Në fund të fundit, një draft dokument i bazuar në letër duhet t'i atribuohet në mënyrë të pavarur zyrtarëve koordinues ose të transferohet përmes shërbimit të menaxhimit të dokumenteve (në tekstin e mëtejmë shërbimi DOW). Në rastin e fundit, miratimi i dokumentit zgjatet për një kohë të gjatë, pasi projekti fillimisht duhet t'i atribuohet shërbimit DOW, atëherë është e nevojshme që sekretari ose menaxheri i zyrës nga shërbimi DOW. njësia e dëshiruar mori dhe ia dorëzoi projektin për miratim drejtuesit të tij, dhe pas miratimit e ktheu projektin në shërbim të institucionit arsimor parashkollor... Kjo procedurë duhet të vazhdojë derisa projekti të miratohet nga të gjithë zyrtarët e nevojshëm. Si rezultat, në ndërmarrjet e mesme dhe të mëdha, miratimi i një draft dokumenti mund të zgjasë disa ditë.

Koordinimi i draft dokumenteve duke përdorur sisteme dhe menaxhim elektronik të dokumenteve ka shumë përparësi ndaj metodës "tradicionale". Me këtë qasje, zhvilluesi i draft dokumentit krijon një projekt në sistem, tregon llojin e rrugës së lëvizjes së draft dokumentit gjatë miratimit dhe aktivizon procedurën e miratimit.

Rrugët e mëposhtme të negociatave janë të mundshme:

• sekuenciale: kur projekti shkon për herë të parë te miratuesi i parë; pasi ai kryen koordinimin, projekti kalon automatikisht te koordinatori i dytë etj.;
• paralelisht: kur projekti merret njëkohësisht nga të gjithë miratuesit dhe bien dakord për draft dokumentin në çdo sekuencë;
• paralel-sekuencial (ose i përzier): kur draft dokumenti vjen së pari për një grup zyrtarësh që mund të kryejnë koordinimin në çdo sekuencë; dhe vetëm pasi të gjithë zyrtarët e grupit të parë të kenë rënë dakord, projekti i dërgohet grupit tjetër të zyrtarëve.

Nëse marrim parasysh koordinimin e draft-urdhrave dhe urdhrave, mund të vërehet se më optimale do të ishte një rrugë paralele-sekuenciale. Në këtë rast, ju mund të organizoni koordinimin përgjatë zinxhirit të mëposhtëm:

• 1 grup miratuesish - zbatuesi (ose zhvilluesi) i draft dokumentit;
• 2 grup koordinatorësh - kreu i interpretuesit;
• 3 grup koordinatorësh - drejtuesi (ose punonjësi i institucionit arsimor parashkollor), i cili kontrollon draft dokumentin administrativ për ekzekutimin e saktë;
• 4 grup koordinatorësh - drejtues departamentesh për të cilët projekti parashikon detyra dhe udhëzime, si dhe drejtues të shërbimit ligjor;
• 5 grup koordinatorësh - zëvendës (ose zëvendës) të drejtuesit të ndërmarrjes.

Negocimi duke përdorur sisteme të automatizuara ka më shumë linjë e tërë avantazhet ndaj përputhjes "tradicionale". Le të përmendim ato kryesore:

1. 1. Zhvilluesi nuk ka nevojë të shpenzojë kohë për dorëzimin e projektit te zyrtarët koordinues, pasi kjo bëhet nga sistemi në përputhje me itinerarin e specifikuar.
2. 2. Zhvilluesi mund të specifikojë kohën gjatë së cilës zyrtari është i detyruar të bjerë dakord për draft dokumentin.
3. 3. Zhvilluesi i projekt-dokumentit në çdo kohë mund të shohë se si po koordinohet dokumenti, cili nga zyrtarët e ka bërë marrëveshjen dhe cilën vizë e ka lëshuar.
4. 4. Zyrtarët koordinues do të mësojnë menjëherë për marrjen e një draft dokumenti për miratim falë një sistemi të posaçëm njoftimi.
5. 5. Draft dokumenti miratohet sa më shpejt që të jetë e mundur.
6. 6. Projektdokumenti nuk mund të humbasë gjatë procesit të miratimit.
7. 7. Sistemi mund të ruajë të gjitha versionet e projektit, vizat dhe shënimet e miratimit.

Pavarësisht nga avantazhet e mësipërme, mjaft domethënëse të miratimit "elektronik", aktualisht përdoret në një numër të vogël ndërmarrjesh. Dhe arsyeja për këtë është si vijon: është e mundur të automatizohet puna me draft dokumentet, përfshirë fazën e miratimit, vetëm nëse të gjithë menaxherët bëhen përdorues aktivë të sistemeve dhe menaxhimit elektronik të dokumenteve, sepse ata janë zyrtarët kryesorë koordinues. Fatkeqësisht, praktika sot tregon se në shumicën e organizatave dhe ndërmarrjeve, përdoruesit kryesorë të sistemeve të automatizimit janë sekretarët dhe ata që janë përgjegjës për punën në zyrë, kompetenca e të cilëve nuk përfshin koordinimin e draft dokumenteve.

Tani merrni parasysh se çfarë ndodh nëse një nga miratuesit nuk pajtohet me përmbajtjen e draft dokumentit.

Në rast të lëshimit nga një ose më shumë miratues vërejtje themelore, duke ndryshuar thelbin e dokumentit, drafti duhet të ribotohet (d.m.th., duhet të krijohet një version të ri projekt-dokumenti) dhe rimarrëveshja.

Nëse gjatë koordinimit janë bërë komentet editoriale, që nuk ndryshojnë përmbajtjen e projektit, atëherë edhe projekti i nënshtrohet ribotimit, por ri-miratimi në këtë rast nuk kërkohet.

Nënshkrimi i një urdhri ose urdhri

Projektdokumenti i miratuar i paraqitet menaxherit për nënshkrim.

Nëse vizat e miratimit janë lëshuar jo në anën e pasme të fletës së fundit të projektit, por në një fletë të veçantë miratimi, atëherë në këtë rast është gjithashtu e nevojshme t'i transferoni menaxherit fletën e miratimit të dokumentit të projektit.

Nënshkrimi i menaxherit e kthen draft dokumentin në një dokument të plotë, pas së cilës duhet të regjistrohet.

Regjistrimi i një porosie ose udhëzimi

Regjistrimi i dokumentitështë një rekord kredencialesh për një dokument nga formën e përshkruar, fiksimi i faktit të krijimit, dërgimit ose marrjes së tij.

Në rastin tonë, regjistrimi do të regjistrojë faktin e krijimit të një dokumenti. Duhet të theksohet se regjistrimi është gjithashtu i nevojshëm për kontabilizimin e mëtejshëm të dokumenteve dhe organizimin e punës së referencës.

Regjistrimi mund të bëhet në një nga tre mënyrat:

• regjistrim dokumenti në revistë letre(formulari i regjistrimit në ditar);
• një hyrje në një kartë regjistrimi dhe kontrolli në letër - (formulari i kartës së regjistrimit);
• futja e informacionit në lidhje me dokumentin në sistemin e automatizimit të zyrës dhe menaxhimit elektronik të dokumenteve - (formulari i automatizuar i regjistrimit).

Duhet të theksohet se aktualisht është i përshtatshëm regjistrimi i automatizuar i dokumenteve, pasi ka shumë përparësi në krahasim me format e regjistrimit të ditarit dhe kartës. Për të përmendur disa nga këto përfitime:

• kërkimi i shpejtë i dokumenteve sipas çdo kushti ose kushti;
• gjenerimi automatik i raporteve, përmbledhjeve, kryerja e punës referuese dhe analitike në dokumente;
• kontroll automatik për ekzekutimin e udhëzimeve (dokumenteve);
• mundësia e regjistrimit të njëkohshëm të dokumenteve në disa vende pune dhe të tjera.

Për më tepër, regjistrimi i automatizuar i dokumenteve është i mundur pa futjen e softuerit të specializuar në ndërmarrje.

Në shumicën e kompanive të vogla, ajo kryhet duke përdorur MS Excel duke plotësuar një tabelë të zakonshme.

Gjatë regjistrimit, dokumenti caktohet numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit. Data e urdhrit dhe urdhrit duhet të jetë data e nënshkrimit, prandaj mund të konkludojmë se porositë dhe porositë duhet të regjistrohen në ditën e nënshkrimit.

Regjistrimi i dokumenteve kryhet brenda grupeve, në varësi të emrit të llojit të dokumentit. Gjithashtu, urdhrat (si dhe urdhrat) për veprimtarinë kryesore, për personelin dhe për çështje administrative dhe ekonomike regjistrohen veçmas. Kjo do të thotë që nënllojet e mësipërme të urdhrave dhe urdhrave nuk do të kenë një numërim të përbashkët, por të veçantë.

Tani ne paraqesim kërkesat për regjistrimin e numrit të regjistrimit dhe datës së dokumentit, të parashikuara në GOST R 6.30-2003.

Fragmenti i dokumentit

Fragmenti i dokumentit

Zakonisht, është metoda dixhitale që përdoret për lëshimin e datës së porosisë dhe porosisë, për shembull, 02/05/2007.

Sjellja e një urdhri ose udhëzimi për ekzekutuesit

Sjellja e dokumentit administrativ tek përmbaruesit është replikimi i dokumentit, shpërndarja e tij (sa më shpejt) ose transferimi tek ekzekutorët.

Me organizimin "tradicional" të punës së zyrës, më së shpeshti bëhen kopje të porosive dhe udhëzimeve, më rrallë bëhen ekstrakte, të cilat më pas u dërgohen interpretuesve ose punonjësve të organizatës në përputhje me indeksin e shpërndarjes (ai gjithashtu përpilohet dhe nënshkruhet nga interpretuesi).

Nëse përdoret një sistem i automatizimit të zyrës dhe menaxhimit elektronik të dokumenteve kur punoni me dokumente, atëherë në shumicën e rasteve (kur një punonjës nuk ka nevojë të njihet me një dokument kundër nënshkrimit, i cili është i rëndësishëm, për shembull, kur harton disa dokumente administrative për personelin), dokumenti i regjistruar u dërgohet punonjësve që përdorin sistemet. Kjo qasje i lejon marrësit të marrin dokumentin sa më shpejt të jetë e mundur, si dhe të kursejnë burime materiale dhe kohore që shpenzohen me qasjen "tradicionale" për kopjimin e dokumenteve dhe transferimin e kopjeve.

Duhet theksuar se shumica e dokumenteve administrative janë vënë nën kontroll shërbimi i institucionit arsimor parashkollor. Megjithatë, kontrolli i ekzekutimit është një temë më vete e madhe, të cilës i kushtuam vëmendje të mjaftueshme vitin e kaluar. , .

Tema vazhdon në artikullin e V.P. Kozyreva "Zhvillimi i draft dokumenteve administrative: ndërveprimi midis ekzekutuesit përgjegjës dhe specialistit të punës së zyrës."

Kur një specialist me përvojë ndan përvojën e tij, është gjithmonë interesante. Dhe veçanërisht kur bëhet fjalë për vendosjen e ndërveprimit konstruktiv me kolegët nga departamentet e tjera. Do të mësoni se si të përgatisni një draft dokument administrativ në përputhje me rregullat e punës në zyrë dhe të gjitha hollësitë e gjuhës ruse. GOST R 6.30-2003 rregullon vetëm kërkesat më themelore për ekzekutimin e dokumenteve administrative. Autori tregon se si ato u finalizuan (zgjeruan) dhe u zbatuan në një kompani telekomunikacioni ndërrajonal. Shembuj specifikë të formulimit për situata të ndryshme dhe prania e mostrave të dizajnit e bëjnë artikullin shumë të përshtatshëm për të aplikim praktik në punën tuaj. Artikulli u botua në numrin e korrikut të revistës

13 Numrat rendorë caktohen gjatë vitit kalendarik, d.m.th. ne fillim vitin tjeter numrat serialë do të fillojnë përsëri me një.

14 Shihni artikullin e O.V. Ryskova "Kontrolli mbi ekzekutimin e udhëzimeve: kërkesat e rregulloreve organet federale pushteti ekzekutiv” në faqen 24 të revistës nr.1’ 2006.

15 Shihni artikujt e E.M. Kameneva për mënyrat e kontrollit të ekzekutimit të udhëzimeve në faqen 72 të revistës nr. 9 '2006 dhe në faqen 76 të revistës nr. 10 '2006.

AGJENCIA FEDERALE e KOMUNIKIMIT

Arsimor i Shtetit Federal organizatë e financuar nga shteti arsimin e lartë profesional

"Shën Petersburg Universiteti Shtetëror telekomunikimin e tyre. prof. -Bruevich"

POROSI

"___" 2013 Nr. ___________

Shën Petersburg

Për përmirësimin e rendit të qarkullimit të dokumenteve

Për të përmirësuar rendin e rrjedhës së punës së Universitetit dhe për të forcuar disiplinën ekzekutive në mënyrë që të:

2. Miraton listën e zyrtarëve përgjegjës për menaxhimin e brendshëm të dokumenteve elektronike sipas departamenteve (CFD) të Universitetit, si dhe adresat e postës elektronike të përdorura nga departamentet për marrjen (dërgimin) e informacionit në kuadër të menaxhimit të dokumenteve të brendshme, në përputhje me Shtojcën Nr. 2 për këtë urdhër.

3. Të miratojë në përputhje me shtojcën nr. 3 të këtij urdhri:

një listë të zyrtarëve të Universitetit përgjegjës për menaxhimin e jashtëm të dokumenteve elektronike në fushat e veprimtarisë, si dhe adresat e postës elektronike të përdorura nga Universiteti për të marrë (dërguar) informacione për qëllime të menaxhimit të dokumenteve të jashtme;

një listë e zyrtarëve të Universitetit përgjegjës për kohën e përgatitjes dhe cilësisë dokumente elektronike në fushat e veprimtarisë drejtuar përdoruesve të jashtëm.

4. Miraton afatin e përpunimit të një dokumenti elektronik nga njësitë pritëse jo më shumë se 1 ditë pune nga data e shpërndarjes së tij.

5. Brenda datës 1 mars 2013, Prorektori për Informatizimin do të sigurojë:

vendosja në faqen e internetit të Universitetit të një shablloni elektronik për një listë postare për administrative dhe dokumentet normative Universiteti në letër;

listat e adresave të postës elektronike të miratuara me këtë urdhër për të përmirësuar menaxhimin e dokumenteve elektronike;

lëshimi i çelësave të aksesit në kutitë postare të krijuara rishtazi për zyrtarët përgjegjës për menaxhimin e dokumenteve elektronike;

6. Përgjegjësi i departamentit administrativ dhe personel duhet të sigurojë që listat e zyrtarëve përgjegjës për menaxhimin e dokumenteve elektronike të përditësohen të paktën një herë në muaj.

7. Zëvendësrektorët, drejtuesit e njësive strukturore, duke filluar nga data 1 mars 2013, sigurojnë respektimin e procedurës së shpërndarjes dhe përpunimit të dokumenteve në përputhje me këtë urdhër.

8. Unë rezervoj kontrollin mbi ekzekutimin e urdhrit.

Rektor profesor

Projekt-urdhri paraqet:

Prorektori për Ekonomi dhe Zhvillim

PAKONI:

Prorektori për Informatizimin

Prorektori për Sigurinë

Shef i Departamentit Administrativ dhe Personel

Në një urdhër të veçantë për vënien në punë të sistemit në provë, duhet të tregohet:

• Kushtet e funksionimit provë;
• Lista e departamenteve (vendeve të punës);
• Kushtet e pajisjes së tyre me softuer dhe harduer;
• Përgjegjës për kryerjen e operacionit provues në njësi.

I njëjti urdhër mund të përmbajë një tregues të miratimit të rregulloreve të përkohshme (rregullave, procedurave) për të punuar me EDMS. Pas operacionit pilot, është e nevojshme të përgatitet një listë propozimesh ose rekomandimesh për kalimin në EDMS, të cilat, si rregull, nëse propozimet janë përgatitur nga punonjësit e organizatës së klientit, hartohen në formën e një të brendshme dokument shërbimi. Ky dokument përmban informacion në lidhje me problemet që u shfaqën gjatë funksionimit provë, si dhe propozime për akordimin e sistemit.

Mbështetje rregullatore për zbatimin e EDMS

Efektiviteti i prezantimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, natyrisht, është për shkak të kostos së tij dhe vëllimit të dokumenteve të përpunuara, si dhe specifikave të aktiviteteve të kompanisë.

E rëndësishme

Llogaritjet tregojnë se, në përgjithësi, futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve shpërblehet në një ose dy vjet.

Fazat e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve Herët a vonë, çdo menaxher arrin të kuptojë nevojën për të automatizuar sistemin e menaxhimit të dokumenteve në një ndërmarrje, qëllimi i së cilës është të optimizojë aktivitetet e tij të prodhimit dhe organizimit.

Urdhri shembull për miratimin e rrjedhës së dokumentit

Pasi të jetë zgjedhur produkti softuer dhe kontraktori i punës, është e nevojshme të krijohet një dokument administrativ që do të përcaktojë:

• Udhëheqësi i ekipit të zbatimit në emër të klientit;
• Përbërja grupi i punës;
• Detyrat për përgatitjen e një orari pune, duke përfshirë specialistë të tjerë të përfshirë në zbatimin e EDMS (përgatitja e pajisjeve teknike, informacionit dhe softuerit, etj.).

Një shembull i një urdhri për krijimin e një grupi pune Në të ardhmen, do të jetë e nevojshme të lëshohet një urdhër për miratimin e orarit të punës për zbatimin e EDMS.

Në bazë të këtij plani kryhen të gjitha fazat vijuese të zbatimit.

Një shembull i një urdhri për miratimin e planit 3. Miratimi i listës së përdoruesve dhe përcaktimi i një administratori të sistemit.

Zbatimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve

Anketa para projektit, përzgjedhja e një produkti softuerik.
Dokumenti administrativ (si rregull, ky është një urdhër) i lëshuar nga menaxhmenti në fazën e parë të zbatimit përmban një justifikim për nevojën për të zbatuar një EDMS, dhe teksti tregon person përgjegjës, ose disa persona të cilët duhet:

• Përcaktoni me çfarë forcash do të zbatohet sistemi (vet ose me përfshirjen e kontraktorit të punës);
• Përcaktoni kontraktorin e përgjithshëm të punës;
• Përcaktoni qëllimin e përafërt të zbatimit dhe buxhetin e planifikuar.

Rezultati i punës në rendin e mësipërm është më së shpeshti një propozim tregtar i përpunuar nga të dyja palët.
2. Krijimi i grupit të punës dhe miratimi i orarit të punës.

• kontrollin e rrugës dhe përpunimit të çdo dokumenti, duke përfshirë respektimin e afateve për ekzekutimin dhe koordinimin e tyre;
• përmirësimi i disiplinës së performancës dhe minimizimi i rrezikut të humbjes së dokumenteve dhe aksesit të paautorizuar në informacionin konfidencial;
• aftësia për të kërkuar shpejt çdo dokument ose paketë dokumentesh në përputhje me kërkesat e krijuara nga interpretuesit;
• zvogëlimi i kohës së kalimit të sinjaleve të kontrollit si vertikalisht ashtu edhe horizontalisht;
• rritjen e produktivitetit të punonjësve dhe efikasitetin e të gjithë organizatës në tërësi.

Detyrat e listuara përcaktojnë gjithashtu avantazhet e futjes së një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, veçanërisht në ato ndërmarrje ku fluksi vjetor i dokumenteve llogaritet në mijëra njësi kontabël, dhe arkivi është në dhjetëra mijëra.

Përgjegjës për formimin dhe nënshkrimin e dokumenteve elektronike për të emëruar [pozicioni, F.

DHE RRETH.]. 7. Sillni urdhrin në të gjitha divizionet strukturore të organizatës.

8. Unë caktoj kontrollin mbi ekzekutimin e urdhrit tek [pozicioni, F.

DHE RRETH.]. [pozicioni, nënshkrimi, inicialet, mbiemri] Personat e mëposhtëm janë të njohur me rendin: [pozicioni, nënshkrimi, inicialet, mbiemri] Versioni aktual i dokumentit që ju intereson është i disponueshëm vetëm në versionin komercial të sistemit GARANT.

Ju mund ta blini dokumentin për 54 rubla ose ta merrni akses të plotë në sistemin GARANT pa pagesë për 3 ditë.

Bleni një dokument Merrni akses në sistemin GARANT Nëse jeni përdorues i versionit të internetit të sistemit GARANT, mund ta hapni këtë dokument menjëherë ose ta kërkoni atë duke linjë telefonike në sistem.

5 mars 2018 Regjistrimi i hyrjes © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018.

Urdhër për futjen e mostrës ED

• Blini sistemin GARANT
• Merrni akses në demonstrim
• Zbuloni koston
• banka informacioni
• Merr një komplet

Urdhër për zbatimin e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve [data, muaji, viti] N [vlera] Për të [plotësuar të kërkuarit] porosis: 1.

Duke filluar nga [dita, muaji, viti], të zbatohet sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të [emri] në [emri i personit juridik].

Pozicioni, emri i plotë] sipas [ditës, muajit, vitit] për të zhvilluar dhe miratuar procedurën për menaxhimin e dokumenteve elektronike.

Kujdes

Përgjegjës për mirëmbajtjen e menaxhimit elektronik të dokumenteve emërohet [pozicioni, F.

DHE RRETH.]. 4. [Pozicioni, emri i plotë] organizoni një arkiv elektronik të dokumenteve të pranuara dhe të dërguara. pesë.

Pozicioni, emri i plotë] për t'i shtuar politikës kontabël të [emri i personit juridik] rregullat për krijimin, marrjen dhe ruajtjen e dokumenteve elektronike.

Ekipi duhet të identifikojë nevojat e menaxhimit të drejtuesve të lartë, si dhe nevojat e përdoruesve të performuesve të linjës së parë.

Kjo do të ndihmojë në formimin e kërkesave themelore për sistemin dhe deklarimin e tyre në formën e një detyre teknike. Në fazën e dytë, duke marrë parasysh kërkesat e zhvilluara, zgjedhja e sistemi elektronik rrjedha e dokumenteve, e cila do të jetë optimale si nga funksionaliteti ashtu edhe nga kostoja. Nëse detyrat e zgjidhura nga sistemi i menaxhimit të dokumenteve të kompanisë janë mjaft specifike, sistemi elektronik mund të zhvillohet me çelësa në dorë, dhe më pas janë anëtarët e grupit të punës ata që do të komunikojnë më nga afër me zhvilluesit, duke formuluar detyra specifike për ta. Në fazën e tretë të zbatimit të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve do të instalohet dhe nëse është e nevojshme do të përditësohet flota e mjeteve teknike, do të përmirësohen pajisjet e vjetruara dhe do të blihen pajisje të reja.

Sot, menaxhimi elektronik i dokumenteve depërton me guxim në jetën tonë, sot pothuajse të gjitha kompanitë përdorin dokumente elektronike, përdorin email, deklaratat elektronike, aq më tepër që për taksimin e TVSH-së deklaratat e detyrueshme janë të përcaktuara me ligj. Dikush vazhdoi dhe përdor sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve në jetën e përditshme dhe përktheu të gjitha raportimet dhe dokumentet burimore në formë elektronike.

Koncepti i menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe avantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Menaxhimi elektronik i dokumenteve është një mënyrë për të punuar me dokumente. Karakteristikat e menaxhimit elektronik të dokumenteve janë se dokumentet elektronike të nënshkruara me një nënshkrim elektronik dixhital. Një dokument i tillë, i nënshkruar me një EDS, është i barabartë në vlerë me një dokument në letër.

Menaxhimi i dokumenteve elektronike ka të mirat dhe të këqijat e veta.

tabela
Të mirat dhe të këqijat e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Avantazhet e menaxhimit elektronik të dokumenteve

Disavantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Aftësia për të gjetur shpejt dokumente; Disponueshmëria e një strukture të centralizuar të menaxhimit të dokumenteve; Ruajtja e sistemuar e dokumenteve në arkivin elektronik; Thjeshtësia në regjistrimin dhe koordinimin e dokumenteve; Mundësia për të nënshkruar dhe dërguar dokumente përmes kanaleve të komunikimit elektronik, gjë që kursen kohë; Mundësia e hartimit të dokumenteve të ngjashme; Kryerja e një auditimi elektronik

Nevoja për të blerë elektronike nënshkrimi dixhital; Pamundësia e përdorimit nëse pala tjetër nuk përdor menaxhimin elektronik të dokumenteve; Kostot shtesë për menaxhimin e dokumenteve elektronike; Mungesa e formateve të unifikuara të rrjedhës së dokumenteve; Mosbesimi i disa përdoruesve ndaj dokumenteve elektronike

Në të njëjtën kohë, menaxhimi elektronik i dokumenteve po zhvillohet gjithnjë e më shumë. Dhe ka parakushte për këtë.

Së pari, menaxhimi elektronik i dokumenteve parashikohet në legjislacionin tatimor. Për shembull, kur raportoni për primet e sigurimit ose tatimin mbi të ardhurat personale, ai duhet të dorëzohet në format elektronik nëse numri i kompanisë është më shumë se 25 persona. Raportimi elektronik duhet të dorëzohet në mënyrë elektronike. Gjithashtu, shpjegimet, nëse deklaratat dorëzohen në mënyrë elektronike, në vitin 2017 do të duhet të jepen edhe në formë të dokumentit elektronik.

Së dyti, menaxhimi elektronik i dokumenteve pranohet në kontabilitet. Sipas ligjit nr. 402-FZ "Për Kontabilitetin", dokumenti kryesor i kontabilitetit përpilohet në letër dhe (ose) në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar. nënshkrim elektronik.
Së treti, në vitin 2017, menaxhimi elektronik i dokumenteve do të zhvillohet më tej në procedurat ligjore. Kështu, shumë janë mësuar me faktin që vendimet e gjykatave publikohen në mënyrë elektronike në internet. Sipas nenit 4 të Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, një deklaratë e kërkesës, deklaratës, ankesës, paraqitjes dhe dokumenteve të tjera mund të paraqitet në gjykatë në letër ose në formë elektronike, duke përfshirë në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik në mënyrën të përcaktuara me ligj Federata Ruse, duke plotësuar një formular të postuar në faqen zyrtare të gjykatës në rrjetin e informacionit dhe telekomunikacionit në internet. Dispozita të ngjashme vendosen edhe në pjesën e procesit civil.

e katërta, teknologjinë elektronike hyri fuqishëm në jetën tonë për sa i përket përdorimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në dokumentacionin e tenderit, duke kryer ankande elektronike. Sipas artikullit ligji federal datë 05.04.2013 Nr.44-FZ (i ndryshuar më 03.07.2016) “Për sistemin e kontratave në fushën e prokurimit të mallrave, punimeve, shërbimeve për të siguruar publikun dhe nevojat komunale» në ankand në formë elektronike (ankand elektronik) nënkupton një ankand, në të cilin informacioni për blerjen i komunikohet nga klienti një numri të pakufizuar personash duke e vendosur atë në një të vetme sistemi i informacionit njoftimet e një ankandi të tillë dhe dokumentacioni në lidhje me të, pjesëmarrësit e prokurimit u nënshtrohen kërkesave uniforme dhe Kërkesa shtesë, mbajtja e një ankandi të tillë parashikohet më platformë elektronike operatori i saj.

Arsyeja e pestë lidhet me faktin se sot shumë kompani operojnë në rajone të ndryshme, me qytete të ndryshme, pra për organizimin biznes efikasështë e nevojshme të përshpejtohet rrjedha e dokumenteve dhe të thjeshtohet marrëdhënia ndërmjet palëve. Në këtë drejtim, në mënyrë intuitive, shumë kompani prezantojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Si të prezantoni menaxhimin elektronik të dokumenteve?

Hapi i parë është të ndërmarrësh vendim në parim për prezantimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve. Një vendim i tillë nxirret me urdhër të ndërmarrjes. Disa kompani zhvillojnë akte të veçanta lokale që rregullojnë rrjedhën e dokumenteve dhe koordinimin e dokumenteve brenda kompanisë, karakteristika të tilla përfshijnë koordinimin e dokumenteve midis departamenteve, kontrollin, nënshkrimin nga menaxhmenti dhe ruajtjen e dokumenteve arkivore.

Në fazën e dytë, duhet të zgjidhni se cilën nënshkrim do të përdorë kompania gjatë përpunimit të dokumenteve.

Një nënshkrim i thjeshtë elektronik është një nënshkrim elektronik që, nëpërmjet përdorimit të kodeve, fjalëkalimeve ose mjeteve të tjera, konfirmon faktin e formimit të një nënshkrimi elektronik nga një person i caktuar.

Nënshkrimi elektronik i pakualifikuarështë një nënshkrim elektronik që:

1. të marra si rezultat i transformimit kriptografik të informacionit duke përdorur një çelës elektronik të nënshkrimit;
2. ju lejon të identifikoni personin që ka nënshkruar dokumentin elektronik;
3. ju lejon të zbuloni faktin e ndryshimeve në një dokument elektronik pas momentit të nënshkrimit të tij;
4. krijuar duke përdorur mjetet e nënshkrimit elektronik.

Nënshkrimi elektronik i kualifikuarështë një nënshkrim elektronik që plotëson të gjitha tiparet e një nënshkrimi elektronik të pakualifikuar dhe karakteristikat e mëposhtme shtesë:

1. çelësi i verifikimit të nënshkrimit elektronik është i specifikuar në certifikatën e kualifikuar;
2. për të krijuar dhe verifikuar një nënshkrim elektronik, përdoren mjete të nënshkrimit elektronik që kanë konfirmimin e përputhshmërisë me kërkesat (neni 5 Ligji Federal i 6 Prill 2011 Nr. Për qëllime sigurie, është nënshkrimi i kualifikuar i zgjeruar.

Hapi i tretë do të jetë zgjedhja e një qendre të veçantë certifikimi. për të zgjedhur një kompani të specializuar në menaxhimin e dokumenteve elektronike, është e rëndësishme të vlerësoni komoditetin e punës me një kompani të caktuar. Është e rëndësishme të përcaktohet kostoja e shërbimeve të ofruara, mundësia e funksioneve shtesë, si dhe shërbimet për menaxhimin e dokumenteve elektronike, është gjithashtu e rëndësishme të përcaktohet se çfarë përgjegjësie mban kompania e qendrës së certifikimit në rast të dështimeve teknike dhe problemeve në menaxhimin e dokumenteve .

Në fazën e katërt, është e nevojshme të sigurohen dokumente për lidhjen e kontratës.

Faza e pestë është lidhja e një marrëveshjeje me një qendër certifikimi. Sipas nenit 2 të Ligjit Federal të 6 Prillit 2011 Nr. 63-FZ (i ndryshuar më 30 dhjetor 2015) "Për nënshkrimin elektronik", një qendër certifikimi - entitet, sipërmarrës individual ose agjenci qeveritare ose një organ të qeverisjes vendore që kryen funksionet e krijimit dhe lëshimit të certifikatave të çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik, si dhe funksione të tjera.

Faza e gjashtë është futja e menaxhimit të dokumenteve elektronike në kompani, organizimi i një shkëmbimi specifik të dokumenteve elektronike. Faturat hartohen në formë elektronike me marrëveshje të ndërsjellë të palëve në transaksion dhe nëse kanë mjete dhe aftësi teknike të përputhshme për marrjen dhe përpunimin e këtyre faturave në përputhje me formatin e miratuar.

Çfarë duhet të përmbajë marrëveshja me qendrën e certifikimit?

Kur lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi, është e nevojshme t'i kushtoni vëmendje statusi juridik qendra e certifikimit. Akreditimi i një qendre certifikimi kryhet me kushtin, në veçanti, që të plotësojë kërkesat për disponueshmërinë e sigurisë financiare për përgjegjësinë për humbjet e shkaktuara palëve të treta si rezultat i besimit të tyre në informacionin e specifikuar në certifikatën elektronike. çelësi i verifikimit të nënshkrimit të lëshuar nga një qendër e tillë certifikimi, ose informacioni i përfshirë në regjistrin e certifikatave, i cili mban një qendër të tillë certifikimi, në shumën prej të paktën 1.5 milion rubla.

Kur lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi, është e rëndësishme t'i kushtoni vëmendje temës së marrëveshjes. Sipas nenit 432 të Kodit Civil të Federatës Ruse, këto janë kushtet që janë të detyrueshme për kontratat e këtij lloji. Kontrata konsiderohet e lidhur nëse palët, në formën e kërkuar në rastet përkatëse, kanë arritur një marrëveshje për të gjitha kushtet thelbësore të kontratës. Kjo do të thotë, është e rëndësishme të përshkruhet lënda e kontratës sa më qartë që të jetë e mundur.

Objekti i marrëveshjes rrjedh nga ligji “Për nënshkrimin elektronik”.

Qendra e verifikimit:

1. krijon certifikata të çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik dhe lëshon certifikata të tilla;
2. përcakton periudhat e vlefshmërisë së certifikatave të çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik;
3. revokon certifikatat e çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik të lëshuar nga ky autoritet certifikues;
4. lëshon, me kërkesë të aplikantit, mjetet e nënshkrimit elektronik;
5. mban një regjistër të certifikatave të lëshuara dhe të anuluara nga kjo qendër certifikimi për verifikimin e nënshkrimeve elektronike;
6. përcakton procedurën për mbajtjen e regjistrit të certifikatave;
7. krijon, me kërkesë të aplikantëve, çelësat për nënshkrimet elektronike dhe çelësat për verifikimin e nënshkrimeve elektronike;
8. kontrollon uniken e çelësave për verifikimin e nënshkrimeve elektronike në regjistrin e certifikatave;
9. kontrollon nënshkrimet elektronike me kërkesë të pjesëmarrësve në ndërveprimin elektronik;
10. kryen veprimtari të tjera që lidhen me përdorimin e nënshkrimit elektronik.

Përgjegjësia e qendrës së certifikimit vjen në rastet e mëposhtme:

1. mospërmbushja ose përmbushja e pahijshme e detyrimeve që rrjedhin nga kontrata për ofrimin e shërbimeve nga qendra e certifikimit;
2. moskryerja ose kryerja e pahijshme e detyrave (klauzola 3 e nenit 13 të Ligjit Federal të 04/06/2011 Nr. 63-FZ (i ndryshuar më 30/12/2015) "Për Nënshkrimin Elektronik").

Si kushte shtesë një marrëveshje me një qendër certifikimi mund të parashikojë sigurim.

Si të organizoni menaxhimin elektronik të dokumenteve brenda kompanisë?

Brenda kompanisë, menaxhimi elektronik i dokumenteve duhet të organizohet si me orë. Në fund të fundit, është e rëndësishme që menaxhimi elektronik i dokumenteve të përfshijë skanimin e dokumenteve, nënshkrimin me një nënshkrim elektronik dixhital. Dhe kjo do të thotë që nevojitet një specialist i cili është përgjegjës për kopjet elektronike të skanuara, dhe një speciale software, i cili ju lejon të nënshkruani dokumente.

Përpilimi, ekzekutimi dhe miratimi i draft dokumenteve elektronike kryhet sipas Rregulla të përgjithshme punë zyre e krijuar në lidhje me dokumente të ngjashme në letër. Një dokument elektronik duhet të ketë të gjitha detajet e vendosura për një dokument të ngjashëm në letër, me përjashtim të një vule, pasi një vulë nuk është një atribut i detyrueshëm. Brenda kompanisë mund të përdoren metoda të konfirmimit të veprimeve me dokumente elektronike, në të cilat nuk përdoret një nënshkrim elektronik dixhital. Për shembull, pa një nënshkrim elektronik dixhital, dokumentet mund të vihen nën kontroll.

Nëse dëshironi të organizoni rrjedhën e dokumenteve me palët tuaja, atëherë duhet të përfshini dispozitat përkatëse në kontratën me palën tjetër.

Dokumentet gjenerohen dhe nënshkruhen në mënyrë elektronike. Mjetet e nënshkrimit elektronik dixhital të përdorur duhet të jenë të certifikuara në përputhje me procedurën e përcaktuar.

Mënyra më e lehtë është të organizoni menaxhimin elektronik të dokumenteve me autoritetet, për shembull, me shërbimin tatimor. për këtë, është gjithashtu e nevojshme të merrni një nënshkrim elektronik dhe të lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi. Më shpesh, tatimpaguesit dorëzojnë deklarata, shpjegime dhe fatura pranë organit tatimor. si " reagime» dokumentet gjenerohen nga autoritetet tatimore në përputhje me Urdhrin e Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 15 Prill 2015 Nr. ММВ-7-2 /149@ "Për miratimin e procedurës për dërgimin e dokumenteve të përdorura nga autoritetet tatimore në ushtrimin e kompetencave të tyre në marrëdhëniet e rregulluara me legjislacionin për taksat dhe tarifat, në formë elektronike nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit dhe për shfuqizimin e disa dispozitave të urdhrit të Federatës Federale. shërbimi tatimor datë 17.02.2011 Nr.MMВ-7-2 /169@”.

Këto dokumente përfshijnë:

1. kërkesat për sqarim;
2. njoftimet e kompanive të huaja të kontrolluara;
3. njoftimet për thirrjen e tatimpaguesit (paguesi i tarifës, agjenti tatimor);
4. njoftim tatimor;
5. vendimet për pezullimin e operacioneve në llogaritë e një tatimpaguesi (tarifapaguesi, agjenti tatimor) në një bankë dhe transfertat e parave të tij elektronike;
6. vendimet për anulimin e pezullimit të operacioneve në llogaritë e tatimpaguesit (taksëpaguesi, agjent tatimor) në bankë dhe transfertat e parave të tij elektronike;
7. vendimi për të kryer një kontroll tatimor në vend;
8. dokumente të tjera.

Kështu, nëse flasim për dokumente elektronike brenda ndërmarrjes, atëherë qarkullimi i tyre do të rregullohet me akte të brendshme vendore, nëse flasim për marrëdhëniet me palët, atëherë marrëdhëniet e tilla rregullohen nga palët, dhe nëse rrjedha e dokumenteve është e organizuar me autoritetet, atëherë autoritetet do të veprojnë në përputhje me procedurën për rrjedhën elektronike të dokumenteve, të miratuar për një kompani të caktuar.

Si të organizoni ruajtjen e dokumenteve elektronike?

Kryesor akt normativ Rregullat që rregullojnë ruajtjen e dokumenteve elektronike janë Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve të fondit arkivor të Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në organe. pushteti shtetëror, qeveritë vendore dhe organizatat (miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse, datë 31 mars 2015 Nr. 526, më poshtë referuar si Rregulla). Për herë të parë, ky dokument përcakton rregullat për ruajtjen e dokumenteve elektronike.

Si duhet të ruhen dokumentet?

Së pari, është e nevojshme të përgatitet një nomenklaturë e punëve të një organizate të caktuar. Nomenklatura e lëndëve do të ndryshojë në varësi të kompanisë, fushës së veprimtarisë.

Nomenklatura e lëndëve përdoret për të grupuar dokumentet e ekzekutuara në raste, për të sistemuar dhe regjistruar rastet, për të përcaktuar kushtet e ruajtjes së tyre dhe për të kërkuar dokumente. Nomenklatura e lëndëve është bazë për përpilimin e inventarëve të rasteve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet), si dhe për regjistrimin e rasteve të magazinimit të përkohshëm (deri në 10 vjet përfshirë).

Së dyti, është e nevojshme të formohen rastet. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të kryhet një ekzaminim i vlerës së dokumenteve që do të ruhen në formë elektronike. Kujtojmë se ka termat normativë ruajtjen e dokumenteve individuale. Për shembull, dokumentet e kontabilitetit mbahen për 5 vjet, dhe dokumentet tatimore për 4 vjet.

Së treti, është e nevojshme të vihet një shenjë që të dhënat ruhen në formë elektronike në nomenklaturën e rasteve. Për shembull, “Fletët e kohës. Dokumentet Elektronike.

Së katërti, ju duhet të arkivoni dokumentet.

Përpara se të vendosni një skedar elektronik për ruajtje, ai duhet:
- shkarkoj nga sistemi elektronik (nëse dokumenti është krijuar në ndonjë produkt softuer të veçantë);
- mbrojtur nga ndryshimet e mundshme, duke ruajtur në një format të përshtatshëm;
- shkruani në një medium ruajtjeje.

Formati i pranuar përgjithësisht për ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve elektronike është PDF/A. Duhet të dallohet nga PDF-ja e zakonshme, me çdo përditësim të të cilit shfaqen mundësi të reja për të punuar me skedarë. PDF/A është menduar për diçka tjetër: është një format për ruajtjen arkivore afatgjatë të dokumenteve elektronike.

Hapi i pestëështë të shkruani përshkrime. Inventari përfshin të gjitha dosjet elektronike që janë krijuar në lidhje me dokumentet elektronike. Sidoqoftë, në vend të numrit të fletëve, i cili tregohet gjatë formimit të rasteve në letër, tregohet vëllimi i dokumenteve elektronike.

Formati i përshkrimit mund të duket si ky:

Emri i pozicionit të kokës njësi strukturore
	Nënshkrimi	Deshifrimi
Data e nënshkrimit
PAKONI Titulli i punës shefi i shërbimit të DOE
	Nënshkrimi	Deshifrimi
Data e nënshkrimit
Menaxher i arkivit (personi përgjegjës i arkivit)
	Nënshkrimi	Deshifrimi
Data e nënshkrimit

Në përgjithësi, është shumë më i përshtatshëm për të ruajtur dokumentet në formë elektronike, sepse nuk ka nevojë të kërkoni nëpër një dhomë të tërë dokumentesh letre kur kërkoni dokumente. Është gjithashtu më e lehtë të sigurohen dokumente në formë elektronike me kërkesë të tatimit, Fondi i pensionit dhe inspektorë të tjerë.

Në disa raste është e nevojshme të shkatërrohen dokumentet. Për shembull, ruhet mjaftueshëm shënimet e zyrës periudha e ruajtjes ka skaduar dhe duhet të shkatërrohet. Në këtë rast, bëhet një ekzaminim i vlerës së dokumenteve. Një ekzaminim i tillë mund të kryhet nga një komision i posaçëm. Bazuar në rezultatet e ekzaminimit, lëshohet një akt për ndarjen e dokumenteve për shkatërrim. Forma e një akti të tillë zhvillohet nga kompania në mënyrë të pavarur. Dhe në bazë të aktit, disqet ose media të tjera ruajtëse thjesht shkatërrohen.

Si përfundim, duhet theksuar se, natyrisht, e ardhmja i përket dokumenteve elektronike. Megjithatë, është e rëndësishme që të organizohet siç duhet menaxhimi i dokumenteve elektronike. Shumë kompani përballen me problemet e organizimit jo të duhur të menaxhimit të dokumenteve, kur vetëm një dokument është i lidhur me sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve. vendin e punës në një departament apo edhe në një departament, kur shumica e dokumenteve mbahen ende në letër. Prandaj, të gjitha çështjet në lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike duhet të zgjidhen "në bankë" në fazën e zbatimit të sistemit.

ZYRA E SHËRBIMIT FEDERAL MBIKQYRJES

NË MBROJTJEN E KONSUMATORIT DHE MIRËQENJEN E NJERIUT

NË REPUBLIKËN E KALMYKIA

FBUZ "QENDRA E HIGJENËS DHE EPIDEMIOLOGJISË NË REPUBLIKËN E KALMIKISË"

POROSI

datë 23 dhjetor 2011
Nr 208-p/298-pr
Elista

Mbi menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Në zbatim të urdhrit të Shërbimit Federal për Mbikëqyrjen e Mbrojtjes së të Drejtave të Konsumatorit dhe Mirëqenies së Njeriut, datë 22.12.2011 Nr. 923 “Për procedurën e shkëmbimit të dokumenteve të krijuara në formë elektronike”

porosis:

1. Shefat e departamenteve dhe departamenteve territoriale (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B. Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dzhevakov E.O., Ubushiev A. .B., Kharinov,T. Mjeku kryesor i FBUZ "Qendra për Higjienën dhe Epidemiologjinë në Republikën e Kalmykia" (Darbakova TA, Mikhalyaeva LB) te mjekët kryesorë të degëve të FBUZ (Boichenko EL, Lidzheev AA-S., Nasunova NN, Mankirov MA, Mankirov, MA, Mankirov NN, Mankirov, Mjeku Kryesor i FBUZ). NA, Ubushaeva GS, Tserenov Sh .B.) pranon për ekzekutim urdhrin e Shërbimit Federal për Mbikëqyrjen e Mbrojtjes së të Drejtave të Konsumatorit dhe Mirëqenies së Njeriut, datë 22 dhjetor 2011 nr. 923 “Për procedurën e shkëmbimit të dokumenteve të krijuara në formë elektronike. “.

2. Rrjedha e dokumenteve ndërmjet Zyrës së Rospotrebnadzor në Republikën e Kalmykia, FBUZ "Qendra për Higjienën dhe Epidemiologjinë në Republikën e Kalmykia" dhe zyrës qendrore të Shërbimit Federal për Mbikëqyrjen e Mbrojtjes së të Drejtave të Konsumatorit dhe Mirëqenies së Njeriut, që do të kryhet. ekskluzivisht në formën e dokumenteve elektronike të nënshkruara me nënshkrimin elektronik të një personi të autorizuar, përveç dokumenteve të përcaktuara në listë (Shtojca 1).

3. Anuloni dërgimin e dokumenteve në letër.

4. Dokumentet e listuara në listë (Shtojca 1) duhet të dorëzohen në Rospotrebnadzor vetëm në letër.

5. Përgatitja dhe miratimi (miratimi) i dokumenteve organizative dhe administrative në departamentet dhe departamentet territoriale të Zyrës së Rospotrebnadzor në Republikën e Kalmykia, FBUZ "Qendra për Higjienën dhe Epidemiologjinë në Republikën e Kalmykia" duhet të kryhet në formën e dokumente elektronike.

6. Të vendosë kontrollin mbi ekzekutimin e këtij urdhri mbi Zëvendës Shefin e Departamentit për Mbikëqyrjen e Mbrojtjes së të Drejtave të Konsumatorit dhe Mirëqenies së Njeriut në Republikën e Kalmykia D.N. Sandzhiev

Shefi Yashkulov K.B.

Kryemjeku FBUZ "TsGiE" në Republikën e Kazakistanit Dzhambinov S.D.

Shtojca 1 e urdhrit

datë "___" _______ 2011 Nr ____

Lëvizni

dokumentet e dorëzuara në Shërbimi Federal mbi mbikëqyrjen në fushën e mbrojtjes së të drejtave të konsumatorit dhe mirëqenies njerëzore në letër

1. Projektvendime për padëshirueshmërinë e qëndrimit (qëndrimit) të një shtetasi të huaj dhe (ose) një personi pa shtetësi në territorin e Federatës Ruse.
2. Planet për veprimtaritë financiare dhe ekonomike të institucioneve të varësisë.
3. Vlerësimet buxhetore dhe vlerësimet e të ardhurave dhe shpenzimeve të organeve territoriale dhe institucioneve shtetërore.
4. Marrëveshjet për procedurën dhe kushtet për dhënien e subvencioneve për siguri financiare përmbushja e detyrës shtetërore për dispozitën Sherbime Publike(kryerja e punës).
5. Aktet e inspektimit të veprimtarive financiare dhe ekonomike të organeve territoriale dhe institucioneve të varësisë.
6. vjetore pasqyrat financiare.
7. Dokumente të stampuara chipboard.
8. Aktet për fshirjen e aktiveve fikse (në formën e miratuar me Dekretin e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 21 janar 2003 nr. 7).
9. Aktet për fshirjen e automjeteve (në formën e OS-4a, miratuar me Dekretin e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 21 janar 2003 nr. 7).
10. Aktet e pranimit dhe kalimit të pasurive të paluajtshme (formulari OS-1a).
11. Programet e aktivitetit të FSUE.
12. Dokumentet për urdhrin e mbrojtjes së shtetit.
13. Vendimet për ankesat kundër aktvendimeve në rastet e kundërvajtjet administrative.
14. Dokumentet për ekzekutimin e një vendimi gjyqësor privat.