Arkivat elektronike

Kërkesat tipike funksionale për sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve dhe sistemet e ruajtjes së dokumenteve elektronike në arkiva agjencive qeveritare

Alexey Mikryukov
01 gusht 2018 10:27

Alexey Mikryukov, analist i kompanisëDIRECTUM .

14 qershor 2018 në faqen zyrtare të Agjencisë Federale Arkivore (Rosarkhiv) në seksionin "Draft dokumente "Postuar"Hartimi i kërkesave standarde funksionale për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe sistemet për ruajtjen e dokumenteve elektronike në arkivat e organeve shtetërore »37 faqe.

Industria e ka pritur prej kohësh këtë dokument. Dhe siç thuhet në projekt, kërkesat janë zhvilluar për të formuar një të vetme kuadri rregullator për sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS) dhe sistemet elektronike të ruajtjes së dokumenteve (EDMS), si dhe për vlerësimin e EDMS dhe EDMS tashmë të përdorura. Dokumenti ndan qartë EDMS dhe EDMS, dhe kjo është një pikë e rëndësishme.

Përcaktimi i termit SHED është një nga ndryshimet themelore midis kërkesave të reja. Ka një theks të qartë në fazën e ruajtjes arkivore në ciklin jetësor të dokumentit. Më parë bëhej fjalë kryesisht për EDMS dhe çështjet e ruajtjes së dokumenteve elektronike (ED) mbetën në prapaskenë. Prandaj, dokumentet me jetëgjatësi të gjatë më parë ishin krijuar fillimisht në formë letre ose janë shtypur përpara se të transferoheshin në ruajtje.

Dokumenti trajton vetëm kërkesat funksionale, në ndryshim nga dokumentet e mëparshme normative ( Kërkesat për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve të autoriteteve federale (SED FOIV), miratuarMe urdhër të Ministrisë së Komunikimeve dhe Masmedias së Federatës Ruse nr. 221, datë 09.02.2011 ; Shiko gjithashtu ) ... Nuk konsiderohet sistematikisht kërkesa teknike, kërkesat për siguria e informacionit, besueshmëria, si dhe kërkesat për ndërfaqen e stacioneve të punës të automatizuara të përdoruesve të EDMS dhe SHED. Kërkesat nuk zbatohen për punën me dokumente që përmbajnë informacione që përbëjnë sekret shtetëror.

Duke analizuar dokumentin, është më interesante të merren parasysh kërkesat që lidhen me të organizimi i ruajtjes së dokumenteve... Kërkesat për krijimin ose hyrjen, regjistrimin, ekzekutimin dhe kontrollin kur punoni me dokumente nuk janë aq interesante, pasi këto janë detyrat kryesore të EDMS. Pothuajse iku organizatat e mëdha që nuk do t'i automatizonte këto detyra duke përdorur EDMS. Prandaj, kërkesat për EDMS janë interesante vetëm për vlerësimin e sistemeve ekzistuese dhe të përdorura në kohën e përditësimit ose ndryshimit, dhe kjo është një temë për një material të veçantë.

Kërkesat e përgjithshme funksionale

Le të fillojmë me "Kërkesat e përgjithshme funksionale për menaxhimin e dokumenteve në EDMS dhe SHED".

Ky seksion, për mendimin tim, pasqyron dy pika të rëndësishme:

Së pari« 2.3. Në EDMS dhe SHED, kërkesat për autenticiteti, vlefshmëria, integriteti dhe përshtatshmëria për përdorim dokumentet elektronike të përfshira në sistemet e specifikuara».

Për të siguruar pajtueshmërinë me këto kërkesa gjatë ruajtjes së dokumenteve, është e nevojshme që kur dokumentet transferohen për ruajtje në SHED ato janë autentike, të vlefshme, të plota dhe të përdorshme... Prandaj, përpara se dokumenti të transferohet në SED, "përgjegjësia" për përmbushjen e këtyre kërkesave i takon sistemit operacional (SED ose sistem tjetër informacioni).

Së dyti"2.4. Në EDMS dhe SHED, meta të dhënat e dokumenteve duhet të formohen dhe ruhen:

- krijuar kur një dokument përfshihet në sistem (EDMS ose SHED);

- gjeneruar pas përfshirjes së një dokumenti në EDMS ose SHED në kuadër të tij cikli i jetes në sistem;

- përdoret në ndërveprimin e EDMS dhe SHED me sisteme të tjera informacioni (përfshirë MEDO, SMEV, etj.)

- lidhur me transferimin për ruajtje të mëvonshme (nga EDMS- te DERDH, nga SHED- në arkivin shtetëror).

Të dhënat meta në lidhje me dokumentet e përfshira në EDMS ose EDMS duhet të shoqërohen me dokumentin të cilit i referohen."

Kjo do të thotë, meta të dhënat e lidhura me një dokument gjenerohen gjatë gjithë ciklit jetësor të dokumentit, duke përfshirë gjatë gjithë periudhës së ruajtjes së tij. Në të njëjtën kohë, nuk ka kërkesa të qarta për formatin ose metodën e ruajtjes së meta të dhënave.

Puna me dokumente arkivore

Përgatitja për transferimin e dokumenteve për ruajtje në SHED (klauzola 3.8 dhe 3.9).

"Funksionet e EDMS përfshijnë:

• Formimi dhe mirëmbajtja e nomenklaturës së lëndëve
• Caktimi i dokumenteve për rastet
• Formimi i listave të çështjeve, dokumenteve të njësive strukturore
• Ekzaminimi i vlerës së dokumenteve, përfshirë përzgjedhjen e dosjeve elektronike, dokumentet që do të transferohen në SHED dhe përzgjedhjen për asgjësimin e dokumenteve që nuk janë objekt i ruajtjes.

Gjithçka është e qartë me dokumentet e ruajtura në EDMS. Por organizatat kanë sisteme të tjera informacioni që mund të ruajnë dokumente, të tilla si ERP. Këto sisteme mund të mos “dinë” fare asgjë për nomenklaturën e lëndëve dhe normat e punës në zyrë. Prandaj, duhet të zhvillohen rregulla shtesë për ta, sipas të cilave dokumentet do të transferohen në ruajtje në SHED.

Dokumenti nuk thotë asgjë se si të shkarkoni dokumente nga sisteme të tjera, i njëjti ERP. Prandaj, nëse një organizatë dëshiron të ruajë dokumente nga ERP, atëherë do të jetë e nevojshme të dalë me disa rregulla sipas të cilave:

1) këto dokumente do të shkarkohen nga ERP - kjo është detyra aktuale e ERP;

2) këto dokumente do të vendosen në SHED - kjo është detyra e SHED, dhe ne kemi mjetet për këtë.

Pranimi i dokumenteve në SHED (klauzola 4.3)

“SHED duhet të sigurojë:

● Pranimi i dosjeve elektronike, dokumenteve dhe inventarëve të njësive strukturore me kontroll të plotësisë

● Kontrollo nënshkrimet elektronike dokumentet

● Verifikimi i riprodhueshmërisë së dokumenteve elektronike

● Formimi i mesazheve të përgjigjes për konfirmimin ose refuzimin e pranimit të dokumenteve ".

Tregohen kërkesat për riprodhueshmëri, por mënyra se si të zbatohet kjo nuk është e qartë.

Dokumenti përmban një tregues të qartë të formatit të kontejnerëve ED, i cili është " arkivi zip që përmban përmbajtje dhe meta të dhëna të një dokumenti elektronik, skedarë nënshkrimesh elektronike dhe një kopje të vizualizuar të një dokumenti elektronik tekstual në format PDF / A».

Kontabiliteti dhe klasifikimi i dokumenteve në SHED (klauzola 4.4)

Kërkesat për kontabilizimin e dokumenteve elektronike në SHED praktikisht nuk ndryshojnë nga kërkesat për kontabilitetin për dokumentet në letër. Në të njëjtën kohë, kërkesat për përbërjen e meta të dhënave të ED marrin parasysh vetëm specifikat e dokumenteve tipike për agjencitë qeveritare (letra, urdhra, etj.). Organizatat tregtare kanë shumë më tepër larmi dokumentesh: propozim tregtar, statuti i projektit, termat e referencës, procesverbali i komisionit të prokurimit etj. Në këtë kuptim, kërkesat vështirë se janë të zbatueshme për llojet e tjera të dokumenteve.

Ruajtja e dosjeve elektronike, dokumenteve në SHED (klauzola 4.5)

Ky bllok duket të jetë një nga kërkesat më të pazhvilluara në projekt. Ai rregullon kërkesat për sigurimin e aftësive SHED:

● Rezervo kopje dokumente elektronike;

● kryerja e kontrolleve për praninë dhe statusin e ED duke përdorur programe të veçanta kontrolli gjendje teknike dokumentet elektronike dhe fiksimi i rezultateve të kontrolleve në aktet përkatëse;

● konvertimin dhe/ose migrimin e dokumenteve elektronike në formate të reja;

Por në të njëjtën kohë, asgjë nuk thuhet për sigurimin e rëndësisë juridike të ED gjatë ruajtjes afatgjatë. Këto kërkesa jam unë.

Përdorimi i dosjeve elektronike të përfshira në SHED (klauzola 4.2 dhe 4.6).

Përdorimi i ED supozon:

● Dhënia e të drejtave të përhershme dhe të përkohshme të aksesit në dokumente

● Formimi i një fondi për përdorimin e çështjeve elektronike dhe organizimi i një sallë leximi elektronik në bazë të tij

● Kërkimi me shumë kritere

● Formimi i kopjeve arkivore, deklaratave të deklaratave

● Kontabiliteti për përdorimin e dosjeve elektronike.

Ende ka pyetje, para së gjithash, për sigurimin e dokumenteve elektronike me kërkesë të organizatave të ndryshme, pasi nuk ka kërkesa uniforme për sigurimin e dokumenteve elektronike jashtë dhe praktika nuk është formuar.

Ekzaminimi i vlerës dhe përzgjedhja për asgjësimin e dosjeve elektronike, dokumenteve me afat të skaduar të ruajtjes (klauzola 4.7 dhe 4.8).

Kërkesat e dhëna në draft gjithashtu praktikisht nuk ndryshojnë nga kërkesat kur punoni me dokumente letre. Dallimi i vetëm është në tiparet e shkatërrimit të dokumenteve elektronike (për shembull, fshirja e kopjeve rezervë dhe shkatërrimi i garantuar).

Kërkesat për transferimin e dokumenteve elektronike për ruajtje në shtet. arkivi përshkruhet zyrtarisht. Arsyeja ka shumë të ngjarë për shkak të mungesës së praktikave të provuara.

Përfundime të përgjithshme

Pas analizimit të projekt-kërkesave, lind një ndjenjë se ajo që thuhet në të "kap" gjendjen aktuale, konsolidon zhvillimet ekzistuese, por nuk u përgjigjet plotësisht pyetjeve ekzistuese dhe aq më pak përpiqet të parashikojë dhe të japë përgjigje për pyetjet e së ardhmes së afërt.

Dokumenti tregon se ka shumë kërkesa specifike për sistemin e ruajtjes afatgjatë të dokumenteve elektronike. Disa prej tyre janë mjaft të vështira dhe specifike. Ndërmarrjet kanë shumë sisteme që gjenerojnë dokumente që i nënshtrohen ruajtjes afatgjatë, ose ato që nënkuptojnë ruajtje afatgjatë: ERP, HR, ECM. CRM dhe të tjerët. Kështu, mund të konkludojmë se më e përshtatshme caktoni një sistem të veçantë ruajtjeje afatgjatë të integruara me sistemet burimore. Zbatimi i kërkesave në të gjitha sistemet e mësipërme është i gjatë dhe i kushtueshëm.

Nga ana tjetër, kërkesat tashmë kanë një bazë teknologjike që mundëson zbatimin e sistemeve të tilla. Sistemet e punës me dokumentet e disponueshme në treg mund dhe duhet të kontrollohen për pajtueshmëri me kërkesat e formuluara në kuadrin rregullator.

Zbatimi i kërkesave

Një shembull i një sistemi që demonstron gatishmëri dhe i plotëson plotësisht këto kërkesa është zgjidhja Long-Term Arkivi nga DIRECTUM.

Arkivi afatgjatë është një sistem gjithëpërfshirës për menaxhimin e arkivit letre dhe elektronik të një organizate. Zgjidhja u zhvillua në përputhje me rregullat e mbajtjes së të dhënave arkivore ruse. Kjo ju lejon të ruani në mënyrë qendrore dokumente të çdo lloji për një periudhë, të përcaktuara me ligj RF, duke garantuar fuqinë ligjore të dokumenteve gjatë gjithë periudhës së ruajtjes.

Zgjidhja mund të funksionojë me çdo sistem ECM, jo vetëm me zgjidhjet DIRECTUM, ajo integrohet me ERP dhe sisteme të tjera për shkak të mekanizmave të gatshëm.

Për më tepër, zgjidhja jo vetëm që mbyll tani detyrën e krijimit të një arkivi elektronik, por funksionon edhe për të ardhmen. Zgjidhja përfshin aftësinë për të punuar me mjete të përpunimit automatik të dokumenteve bazuar në inteligjencën artificiale për klasifikimin dhe ekzaminimin e vlerës së dokumenteve. Përveç kësaj, ata përdorin teknologjinë e tyre unike për të siguruar rëndësinë ligjore, e cila në të ardhmen mund të transferohet në teknologjitë e blockchain.

(4,78 - vlerësuar nga 9 persona)

Për shkak të përhapjes masive të teknologjive moderne të automatizuara për të punuar me dokumente në formë elektronike në vitin 2013, me urdhër të Agjencisë Federale të Arkivave, dy institucione kryesore shkencore në fushën e menaxhimit të të dhënave dhe çështjeve arkivore - Universiteti Shtetëror Rus për Shkenca Humane (RGGU) dhe Instituti i Kërkimeve Gjith-Ruse në fushën e menaxhimit dhe arkivimit të të dhënave (VNIIDAD) - kreu një sërë projektesh kërkimore për përgatitjen e rekomandimeve metodologjike në fushën e organizimit të punës me dokumente elektronike.

Disa nga këto projekte janë:

• “Kërkesat funksionale arkivore dhe dokumentare për sistemet e informacionit sigurimi i rrjedhës elektronike të dokumenteve në proces aktivitetet e brendshme Organet ekzekutive federale "(VNIIDAD).
• « Analiza krahasuese formatet e skedarëve të dokumenteve elektronike të ruajtjes së përhershme (afatgjatë) ”(RGGU).
• "Rekomandime për blerjen, kontabilitetin dhe organizimin e ruajtjes së dokumenteve arkivore elektronike në arkivat e organizatave" (VNIIDAD).
• "Rekomandime për blerjen, kontabilitetin dhe organizimin e ruajtjes së dokumenteve arkivore elektronike në arkivat shtetërore dhe komunale" (VNIIDAD).
• “Përpilimi i inventarëve arkivorë në formë elektronike dhe integrimi i tyre në infrastrukturën informative të arkivave shtetërore dhe bashkiake” (VNIIDAD).

Dokumenti më voluminoz është përgatitur nga VNIIDAD "Kërkesat funksionale të arkivës dhe menaxhimit të dokumenteve për sistemet e informacionit që sigurojnë rrjedhën elektronike të dokumenteve në procesin e veprimtarive të brendshme të organeve ekzekutive federale" (në tekstin e mëtejmë - Kërkesat). Është me interesin më të madh si për punonjësit e zyrës ashtu edhe për punonjësit e departamenteve të IT-së që zbatojnë ose konfigurojnë sistemet e menaxhimit elektronik të zyrës dhe menaxhimit të dokumenteve (EDMS), dhe në këtë artikull do ta shqyrtojmë atë.

Publikimi i këtij dokumenti është shumë i rëndësishëm: përkundër faktit se sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve janë përdorur për gati njëzet vjet, deri vonë, i vetmi dokument vendas që përcakton kërkesat themelore për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve (EDMS) ishte urdhri i Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive e Rusisë, datë 02.09.2011 Nr. 221 "Për miratimin e Kërkesave për sistemet e informacionit të menaxhimit elektronik të dokumenteve të organeve ekzekutive federale, duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën për të përpunuar informacion zyrtar të kufizuar shpërndarja përmes këtyre sistemeve." Ky dokument përmban vetëm shumë të shkurtër (6 faqe) dhe shumicën Kërkesat e përgjithshme në EDMS. Ndërsa EDMS përdorej ekskluzivisht si sisteme ndërinstitucionale, diversiteti dhe papajtueshmëria e tyre me njëri-tjetrin nuk përbënin një problem të rëndësishëm. Por me fillimin e kalimit në një hapësirë ​​të vetme informacioni, organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve ndërsektorale, nevoja për unifikimin e EDMS, sigurimin e përputhshmërisë së tyre me sistemet kombëtare të shkëmbimit të dokumenteve, ndërveprimit elektronik dhe ruajtjes arkivore del në pah. Pjesërisht për të zgjidhur çështjen e ndërveprimit Sistemet EDMS dërguar GOST R 53898-2010 "Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve. Ndërveprimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve. Kërkesat për komunikim elektronik ", por kërkesat arkivore dhe dokumentare për EDMS të zhvilluara nga VNIIDAD janë jashtëzakonisht të rëndësishme.

Kërkesat janë të destinuara për organet ekzekutive federale, por në përputhje me Art. 11 i Ligjit Federal të 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" zbatohet për organet e tjera shtetërore dhe organet e vetëqeverisjes lokale. Organizatat tregtare kanë të drejtë të organizojnë EDMS sipas gjykimit të tyre, por, duke pasur parasysh rolin e shtetit në vendin tonë, zakonisht të gjitha të mëdha dhe të mesme organizatat tregtare udhëhiqen nga rregullat e vendosura nga shteti për lehtësinë e ndërveprimit me organet shtetërore.

Rishikimi i dokumenteve rregullatore dhe metodologjike që vendosin kërkesat për organizimin e punës në zyrë dhe EDMS

Seksioni i parë i Kërkesave përmban një pasqyrë të dokumenteve rregullatore dhe metodologjike që përcaktojnë kërkesat për organizimin e punës në zyrë dhe EDMS. Në dy duzina faqe, dispozitat kryesore të dokumenteve kryesore në fushën e automatizimit të institucioneve arsimore parashkollore - standardet GOST R 15489-1-2007 "SIBID. Menaxhimi i dokumenteve. Dispozitat e përgjithshme", GOST R ISO 23081-1-2008" SIBID. Menaxhimi i dokumenteve. Proceset e menaxhimit të dokumenteve. Meta të dhënat për dokumentet ", standardet evropiane MoReq, MoReq2 dhe kërkesat për EDMS, të miratuara me urdhër të Ministrisë së Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Rusisë, datë 02.09.2011 Nr. 221" Për miratimin e kërkesave për sistemet e informacionit të dokumenteve elektronike menaxhimin e autoriteteve ekzekutive federale, duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën për përpunimin përmes këtyre sistemeve të informacionit të pronarit të shpërndarjes së kufizuar ". Dispozitat e Ligjit Federal të datës 27.07.2006 Nr. 149-FZ "Për Informacionin, Teknologjitë e Informacionit dhe Mbrojtjen e Informacionit", Rregullat e Punës së Zyrës në Organet Ekzekutive Federale, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 15.06. .2009 Nr. 477 (i ndryshuar më 07.09. 2011), Ligji Federal i 06.04.2011 Nr. 63-FZ "Për nënshkrimin elektronik", Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e datës 09.02.2012 Nr. 111 "Për nënshkrimin elektronik nënshkrimi i përdorur nga autoritetet ekzekutive dhe qeveritë vendore kur organizojnë ndërveprim elektronik me njëri-tjetrin, për procedurën e përdorimit të tij, si dhe për vendosjen e kërkesave për sigurimin e përputhshmërisë së nënshkrimeve elektronike "(së bashku me Rregullat për përdorimin e elektronikës të kualifikuar të përmirësuar nënshkrimet nga autoritetet ekzekutive dhe organet e qeverisjes vendore gjatë organizimit të ndërveprimit elektronik me njëri-tjetrin). Sidoqoftë, duhet të kihet parasysh se legjislacioni në fushën e punës me dokumente elektronike po ndryshon me shpejtësi, prandaj, duke përdorur këtë seksion, gjithmonë ia vlen të kontrolloni për ndryshime në aktet ligjore rregullatore, për shembull, e njëjta rregullore për MEDO është aktualisht në fuqi në edicionin 2011, duke përfshirë një rreth më të gjerë pjesëmarrësish ...

Praktika e përdorimit të EDMS në procesin e aktiviteteve të brendshme të autoriteteve ekzekutive federale

Seksioni i dytë i Kërkesave përmban informacion interesant rreth nivelit zbatimin e EDMS në organet ekzekutive federale, të marra në bazë të monitorimit të kryer nga VNIIDAD. Fakti që ka 57 produkte EDMS të nëntëmbëdhjetë llojeve për 74 organe ekzekutive federale (FOIV) tregon se sa i rëndësishëm është unifikimi sot në fushën e sistemeve elektronike të menaxhimit të zyrave.

Fazat e ciklit jetësor të dokumenteve në një institucion, përbërja e fushave të kartave të regjistrimit dhe kontrollit, një skemë për klasifikimin dhe organizimin e çështjeve, kërkesat për funksionet e aplikuara, mbështetje informacioni EDMS dhe përdorimi i nënshkrimeve elektronike në EDMS - do të mësoni për të gjitha këto nga artikulli i Cand. ist. Sci., ekspert i Rosarkhiv S.L. Kuznetsova në nr.7 2013 të revistës "Teknologjitë moderne të qarkullimit të dokumenteve dhe punës në zyrë"

Në përgjithësi, "Kërkesat funksionale të arkivës dhe menaxhimit të dokumenteve për sistemet e informacionit që ofrojnë menaxhim elektronik të dokumenteve në procesin e veprimtarive të brendshme të autoriteteve ekzekutive federale" të përgatitura nga VNIIDAD mund dhe duhet të përdoren jo vetëm në fazën e përzgjedhjes, zbatimit dhe konfigurimit fillestar. të EDMS, por edhe në analizën e EDMS tashmë funksionale për përcaktimin e përputhshmërisë së EDMS të përdorur në një organizatë të caktuar me kërkesat moderne.

Kërkesat për sistemet e informacionit të menaxhimit elektronik të dokumenteve të organeve ekzekutive federale, duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën për të përpunuar informacionin zyrtar me shpërndarje të kufizuar, u miratuan me urdhër të Ministrisë së Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Rusisë, datë 02.09.2011 Nr. 221, i regjistruar nga Ministria e Drejtësisë së Rusisë (nr. 22304 datë 15.11.2011) dhe botuar në " gazeta ruse"Datë 21 nëntor 2011, çështja federale nr. 5637. Këto kërkesa u përgatitën nga Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive e Federatës Ruse në zbatim të pikës 2 të Planit të Veprimit për kalimin e organeve ekzekutive federale në rrjedhën e dokumenteve pa letra kur organizimi i aktiviteteve të brendshme (miratuar me urdhër të Qeverisë së Federatës Ruse, datë 12 shkurt 2011 Nr. 176-r ).

Kështu, kërkesat e përgjithshme të shumëpritura të sistemit për EDMS kanë hyrë në fuqi që nga 2 dhjetori 2011. Por, çuditërisht, ato nuk shkaktuan një rritje të veçantë të interesit profesional as nga prodhuesit e pajisjeve përkatëse. produkte softuerike, as nga ana e shërbimeve të menaxhimit të zyrës. Është e qartë se faktorët që përcaktojnë kalimin real në rrjedhën e dokumenteve pa letra dhe aspektet specifike të ndikimit në tregun EDMS mbetën të pa llogaritur dhe të parregulluar plotësisht në Kërkesat.

Ne do të përpiqemi t'i shqyrtojmë Kërkesat në aspekte të ndryshme praktike: nga pikëpamja e menaxhimit të dokumenteve (puna në zyrë), nga pikëpamja e harmonizimit me Rregullat e punës së zyrës në organet ekzekutive federale, të miratuara nga Qeveria e Federatës Ruse. 15/06/2009 Nr. 499 (i ndryshuar më 07/09/2011).

Për përmbushjen e udhëzimeve të Qeverisë

Le të shohim se cili ishte thelbi i urdhrit të Qeverisë së Federatës Ruse, e cila miratoi Planin e Veprimit.

Pika 2 përmban emri i ngjarjes së planifikuar, jo titulli/titulli i dokumentit (kërkesat, specifikimet, etj.). Kështu, shprehja "duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën për të përpunuar informacionin e pronarit të shpërndarjes së kufizuar" duhet t'i atribuohet një prej qëllimeve kuptimplotë të zhvillimit të kërkesave të tilla, dhe jo titullit të dokumentit. Kjo është e rëndësishme sepse dokumenti i miratuar mund të emërtohet më konkretisht, për shembull, "Kërkesat teknike për sistemet e informacionit të menaxhimit elektronik të dokumenteve / EDMS", i cili do të pasqyronte qartë qëllimin e krijimit të tij dhe do të shmangte kontradiktat me Rregullat e Punës së Zyrës.

Më tej, veprimi i planifikuar sipas pikës 2 duhet të kryhet pa dështuar, duke marrë parasysh marrëdhënien me veprimet e tjera. Dhe pikat "kyçe", të cilat tregohen në qeverinë "me vullnet të fortë". vendimi i menaxhmentit janë si më poshtë:

Sipas Planit të Veprimit të Qeverisë, afati për zhvillimin e Kërkesave të reja ishte përcaktuar si Prill 2011, dhe sipas planit përkatës të veprimit të departamentit të Ministrisë së Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Federatës Ruse - si gusht 2011

Komuniteti profesional diskutoi një shkelje kaq të theksuar të afateve për ekzekutimin e një urdhri të qeverisë për përcaktimin e kërkesave për sistemet e informacionit të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Publikisht u shpjegua me procedurën e stërzgjatur të koordinimit të projektit me agjencitë bashkëekzekutuese.

Teknika e zakonshme për ekzekutimin e një detyre kolektive, në të cilën emërohen ekzekutuesi përgjegjës (i treguar i pari) dhe bashkëekzekutuesit, para së gjithash parashikon punë e përbashkët, krijimi i grupeve të punës nga specialistët më të mirë industritë, mbajtja e takimeve operacionale etj. veprimtari kolektive. Fatkeqësisht, përcaktimi dhe zhvillimi i përbashkët i kërkesave të sistemit për ERMS është zëvendësuar nga procedura e zakonshme e miratimit. Për më tepër, për miratim në periudhën nga prilli deri në korrik 2011, për shembull, në Rosarkhiv u dërguan tre versione / draft Kërkesa krejtësisht të ndryshme, në të cilat nuk kishte vazhdimësi të normave, unitetin e konceptit dhe metodologjisë dhe lidhjen e nevojshme sistematike me Veprimet e të gjitha organeve të tjera ekzekutive federale nuk u morën parasysh. autoritetet, në veçanti, për zbatimin e kërkesave uniforme të përcaktuara nga Rregullat e punës së zyrës në autoritetet ekzekutive federale.

Gjëja më e rëndësishme është se rezultatet e përpjekjeve të organeve federale për të përcaktuar përbërjen e dokumenteve, krijimi, ruajtja dhe përdorimi i të cilave duhet të kryhet ekskluzivisht në formë elektronike, nuk u morën parasysh, drejtimi i modernizimit të EDMS ekzistues nuk u mor parasysh për të mbështetur këtë teknologji të veçantë të qarkullimit të dokumenteve pa letër. Për shkak të shkeljes së kushteve për zhvillimin e Kërkesave, shumica e organeve federale nuk ishin në gjendje të përcaktonin drejtimet për përmirësimin e EDMS ekzistuese, për të planifikuar dhe kryer modernizimin e tyre, d.m.th. të përmbushë me kohë masat e përcaktuara në pikën 3 të Planit të Veprimit të Qeverisë.

Kështu, në kuadër të kontrollit të afatit të ekzekutimit, urdhri i Qeverisë mund të konsiderohet i përmbushur (me shtyrjen dhe zgjatjen e afatit të ekzekutimit), dhe në kuadër të kontrollit të ekzekutimit në thelb (dmth. kontrollit të menaxhimit), ai nuk mund të thuhet pa mëdyshje se Kërkesat kanë avancuar ndjeshëm (dhe do të jenë në gjendje të avancojnë) drejtuesit federalë gjatë rrugës tranzicioni real mbi rrjedhën e dokumenteve pa letra në procesin e organizimit të aktiviteteve të brendshme dhe ndërveprimit elektronik efektiv ndërinstitucional.

Problemet reale dhe perspektivat për zbatimin e EDMS: opinionet dhe pritjet e autoriteteve ekzekutive federale

Shumica e autoriteteve ekzekutive federale dhe organizatave të tyre vartëse janë të gatshme të prezantojnë një rrjedhë të plotë të dokumenteve pa letra, të përdorin në mënyrë aktive EDMS ekzistuese, të fillojnë modernizimin e tyre dhe të zbatojnë me sukses ndërveprimin elektronik ndërinstitucional duke përdorur sistemin MEDO.

VNIIDAD, me urdhër të Rosarkhiv, monitoron çdo vit rrjedhën e dokumenteve të organeve federale. Në vitin 2011, u morën rezultate shumë interesante, që tregojnë se, në fakt, kërkesat e praktikës për ERMS si një mjet dokumentacioni kanë tejkaluar prej kohësh grupin minimal të funksioneve ERMS, i cili diskutohet në pikën 1 të Kërkesave dhe në tekstin pasues të këtë dokument.

Së pari, në qeverinë federale SED tani ato janë projektuar, rafinuar dhe përdorur kryesisht si sisteme informacioni të shpërndara, stacionet e punës të të cilave janë instaluar në kompjuterët e pothuajse të gjithë punonjësve të zyrës qendrore, organeve territoriale, dhe jo vetëm punonjësve të zyrës. Në vitin 2011, informacioni për këtë u dha nga 44 organe federale nga 56 objekte monitoruese.

Së dyti, kur instaloni stacione pune të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve (MEDO), shërbimi i menaxhimit të zyrës kryen në mënyrë qendrore operacione për marrjen, dërgimin dhe transmetimin e dokumenteve dhe mesazheve elektronike brenda organizatës, gjë që përcaktohet nga Rregullat e Menaxhimit të Zyrës. Sipas të dhënave të marra në vitin 2011, punët në MEDO u caktohen drejtuesve të organeve federale dhe shërbimeve të zyrës në përmasa pothuajse të barabarta, d.m.th. rreth 2-3 vende pune - menaxhim, 2-3 - menaxhim biznesi ose zyre.

Pothuajse te gjitha shërbimet e zyrës për të gjitha objektet e vëzhgimit në vitin 2011 raportoi se kryejnë rolin e administratorit lëndor të EDMS:

• të përcaktojë drejtimet e përmirësimeve dhe modernizimit,
• zhvilloni sistemin e nevojshëm të librave të referencës dhe klasifikuesve dhe mbajeni atë të përditësuar, duke "ngarkuar" në pamjet, "dosjet" dhe "dosjet" përkatëse përkatëse. Baza e të dhënave forma standarde / shabllone elektronike,
• marrin vendime për dhënien e të drejtave të aksesit.

Ky rol i zyrës së zyrës në praktikën perëndimore quhet administrimin funksional të sistemit të informacionit dhe parashikon përgjegjësinë e menaxherit të dokumentit si "pronar" i burimit në fjalë. Në Kërkesat (klauzola 13 dhe seksioni III) nuk ka asnjë dallim midis të drejtave dhe roleve të personave të autorizuar për të kryer funksione administrative kur punojnë me EDMS, dhe funksioneve të administratorëve të sistemit. Të drejtat e aksesit duhet të menaxhohen nga drejtuesit përkatës të organizatës - pronarët burimet e informacionit dhe një shërbim të mbajtjes së të dhënave në lidhje me të ashtuquajturit "oficerë sigurie" (zakonisht një shërbim sigurie/sigurie informacioni). Dhe administratorët e sistemit (specialistët e shërbimit IT) hapin vetëm teknikisht / ofrojnë akseset e nevojshme në sistem në përputhje me vendimin e marrë tashmë. Kështu, pikat 13, 28 dhe 29 të Kërkesave duhet të rishikohen dhe qartësohen konceptet e "menaxhimit të të drejtave të aksesit dhe grupeve të përdoruesve", "administratori EDMS", etj.

Në procesin e monitorimit të rrjedhës së punës në autoritetin ekzekutiv federal në 2011, VNIIDAD mori të dhëna të përgjithësuara që tregojnë problemet e kalimit në rrjedhën e dokumenteve pa letra, perspektivat për zhvillimin e EDMS, të cilat u formuluan nga praktikuesit, përfaqësues të vetë autoriteteve ekzekutive federale :

• nuk ka tendencë për uljen e numrit të dokumenteve në letër, ka një rritje e konsiderueshme në vëllimin e rrjedhës së punës për shkak të kopjeve elektronike- imazhe elektronike të skanuara të dokumenteve që ekzistojnë tashmë në formë letre. Ka një lëvizje paralele të dokumenteve në letër dhe në formë elektronike;
• vazhdimi i përdorimit paralel të dokumenteve në letër dhe elektronike, d.m.th. dyfishimi i flukseve të dokumenteve derisa të krijohet një infrastrukturë që siguron plotësisht zbatimin e Ligjit Federal të 06.04.2011 Nr. 63-FZ "Për Nënshkrimet Elektronike" (pasi ky Ligj Federal në Kërkesat ofron vetëm një lidhje të drejtpërdrejtë, nënshkrimet në EDMS , përfshirë edhe shërbimin e menaxhimit të zyrës, mbetet një çështje e pazgjidhur);
• ndryshimi i detyruar i funksioneve të punës të përcaktuara me Rregulloren e Punës në Zyrë që nga viti kur prezantohet një EDMS, procesi i përpunimit të dokumenteve varet nga kufizimet e sistemit ose platformës "mëmë" (kështu e paraqesin problemin specialistët e shërbimit IT dhe kompanitë kontraktore). Në këtë drejtim, kërkohet trajnim i veçantë për punonjësit - menaxherët dhe përdoruesit e zakonshëm, zhvillimi i dokumenteve të reja rregullatore, futja e ndryshimeve në udhëzimet për punën në zyrë që nuk korrespondojnë me Rregullat e miratuara të punës në zyrë dhe rregulloret administrative të Federatës Federale. organ ekzekutiv;
• mungesa e një kuptimi të unifikuar të strukturës së EDMS (d.m.th. arkitektura e zhvilluar organizative dhe funksionale) dhe dispozitave mbi EDMS. Një përfaqësim i tillë mungon si për ata që formulojnë termat e referencës për zhvillimin e EDMS, ashtu edhe për kompanitë që prodhojnë produkte softuerësh (vini re se Kërkesat parashikojnë vetëm zhvillimin e një "skeme hierarkike / klasifikimi" dhe jo arkitektura e sistemit të EDMS);
• nevoja për vendosjen e kërkesave uniforme për sistemet e informacionit për të gjitha organet dhe organizatat shtetërore, e cila parashikohej në Planin e Veprimit të Qeverisë;
• nevoja për një sistem të unifikuar të menaxhimit të dokumenteve për autoritetet ekzekutive federale me organizatat e tyre vartëse, zbatimi i detyrueshëm i EDMS-së së shpërndarë dhe përdorimi i teknologjive të portaleve;
• nevoja për të përmirësuar ndërveprimin e EDMS dhe MEDO, d.m.th. ndërtimi i një hapësire të përbashkët informacioni për autoritetet ekzekutive federale ose, të paktën, sigurimi i lehtësisë së hyrjes së kontrolluar në të dy sistemet nga një stacion pune për një punonjës të autorizuar të shërbimit të menaxhimit të zyrës. Paraqitur në Kërkesat e pikës 5 për ndërveprimin e EDMS të organit ekzekutiv federal me sistemet SMEV dhe MEDO përmban referenca të përgjithshme për dokumentet e një niveli më të lartë, për dokumentet përkatëse rregullatore të Qeverisë së Federatës Ruse, të cilat nuk përmbajnë kërkesa specifike për zbatimin teknik të ndërveprimit, dhe në pamje e përgjithshme përmend regjistrimin shërbimet elektronike dhe një gjuhë për përshkrimin e mesazheve elektronike. Nëse ERMS duhet të ketë një portë ose përshtatës të përshtatshëm që ofrohet në treg nga kompanitë e TI-së për të siguruar ndërveprim elektronik, Kërkesat nuk vendosin;
• ka një problem akut të ruajtjes së dokumenteve elektronike në sistemin e informacionit në lidhje me krijimin dhe miratimin nga çdo departament të Listës së dokumenteve, krijimi, ruajtja dhe përdorimi i të cilave kryhet ekskluzivisht në formë elektronike. Nuk ka dokumente rregullatore për EDMS dhe formate standarde për ruajtjen e dokumenteve në EDMS (vini re se klauzola e shkurtër 12 e Kërkesave për shfaqjen e formateve të skedarëve në EDMS pa u ndarë në formate dokumentimi / krijimi dhe formatet e ruajtjes për dokumentet elektronike nuk ndihmon shumë për të zgjidhur problemin);
• Rregullat e punës së zyrës parashikojnë përdorimin e formularëve të hyrjes (shtojca është një listë e informacionit të detyrueshëm në lidhje me dokumentet), duke përfshirë shabllonet e dokumenteve elektronike që ofrojnë informacion në lidhje me një dokument në EDMS ose dokumentacion të drejtpërdrejtë, d.m.th. krijimi i një dokumenti në sistem sipas formularit të unifikuar të miratuar. Specialistët e shërbimeve të menaxhimit të zyrës së autoritetit ekzekutiv federal e kuptojnë në mënyrë të përsosur këtë fushë të punës dhe shpresonin të merrnin kërkesa të rregulluara që përmbajnë të paktën strukturën e një dokumenti elektronik në sistemin e informacionit ose një grup detajesh / atributesh, përbërësish dhe përbërësish të detyrueshëm të tij. meta të dhënat përkatëse, duke marrë parasysh sigurinë e informacionit dhe ndërveprimin me MEDO. Megjithatë, kërkesat e miratuara nuk përmbajnë ende dispozita të tilla sistematike.
  Në të njëjtën kohë, në procesin e monitorimit të rrjedhës së dokumenteve të kryer nga VNIIDAD në 2011, më shumë se 14% e organeve federale-objektet e vëzhgimit raportuan për disponueshmërinë e formularëve të dokumenteve të miratuara në 2010 dhe planet për zhvillimin e tyre të mëtejshëm. Dhe Ministria e Shëndetësisë dhe zhvillim social RF dha informacion se në lidhje me zhvillimin version i ri EDMS ai krijoi dhe përdori standardin 230 forma të unifikuara letra-përgjigje ankesave të qytetarëve, të cilat do të përdoren në formë elektronike, d.m.th. si shabllone elektronike për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve. Përdoren më shumë se 50 forma standarde të unifikuara për korrespondencë dhe për komunikime të brendshme Shërbimi Federal përmbaruesit, Shërbimi Federal i Migracionit dhe departamente të tjera.
  Zhvillimi i teknologjisë për futjen e dokumenteve në EDMS në bazë të formave standarde të unifikuara të tyre (shabllone elektronike) konfirmon kërkesat e praktikës, por në Kërkesat e miratuara, teknologjia e skanimit konsiderohet si përparësi kur futni dokumente në EDMS, gjë që rrit vëllimin e përgjithshëm të rrjedhës së punës për shkak të imazheve / kopjeve elektronike të marra.

A është ky një dokument rregullator ?!

Regjistrimi nga Ministria e Drejtësisë së Rusisë i urdhrit të Ministrisë së Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Federatës Ruse, datë 02.09.2011 Nr. 221 "Për miratimin e Kërkesave ..." u jep atyre statusin e një dokumenti rregullator të vlefshëm. Por teksti i urdhrit nuk përmban asnjë rregullore të detyrueshme shtetërore të krijuar për përdorim të përsëritur, udhëzime për përmbushjen e detyrueshme të Kërkesave, sigurimin e përgjegjësisë për udhëzimin metodologjik të aplikimit të tyre dhe përgjegjësinë për mospërputhje. Vetë Kërkesat janë një dokument teknologjik dhe një pjesë e tekstit nuk përmban norma dhe rregulla të veprimit të drejtpërdrejtë, por i referohet akteve ligjore rregullatore, përfshirë. niveli dhe standardet më të larta. Është deklaruar në atë mënyrë që, në thelb, Kërkesat mund t'i atribuohen akteve të natyrës rekomanduese. Siç e dini, akte të tilla normative, si dhe akte teknike, në përputhje me sqarimet e Ministrisë së Drejtësisë së Rusisë (urdhri i datës 04.05.2007 Nr. 88) nuk duhet t'i nënshtrohen regjistrimit shtetëror. Për më tepër, Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive e Federatës Ruse mund të miratojë rregullore aktet juridike vetëm për rregullim teknologjia e informacionit: për të vendosur kërkesa për rrjetet dhe mjetet e komunikimit, për formatin e të dhënave në sistemet e informacionit shtetëror, për sigurinë e informacionit të sistemeve të informacionit etj.

Megjithatë, urdhri i Ministrisë së Telekomunikacionit dhe Komunikimeve Masive nr. 221 dhe Kërkesat regjistrimi shtetëror kaloi, pavarësisht nga fakti se puna në zyrë dhe rrjedha e punës nuk janë në fushën e teknologjisë së informacionit (d.m.th. në fushën e menjëhershme të përgjegjësisë së Ministrisë së Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Rusisë). Situata mund të shpjegohet vetëm me faktin se, sipas planit për kalimin në rrjedhën e dokumenteve pa letra, të miratuar me Dekretin e Qeverisë së Federatës Ruse Nr. 176-r, rezultati përfundimtar i zbatimit të masave sipas pikës 2. vendosi publikimin e një urdhri, dhe Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive e Federatës Ruse u caktua si zbatuese përgjegjëse për këtë ngjarje, si dhe ato që kërkesat do të jenë të natyrës ndërdepartamentale.

Në tekstin e seksioneve tematike të Kërkesave, bëhen 10 referenca të drejtpërdrejta, duke përfshirë aktet ligjore normative ("... në përputhje me Dekretin ...", "... në përputhje me Ligjin Federal ... “), pavarësisht se aktet vendosin norma dhe rregulla të nivelit më të lartë. Këto standarde të nivelit të lartë thjesht duhej të specifikoheshin në Kërkesa, për t'i transferuar ato në nivelin e metodologjisë dhe teknologjisë në procesin e futjes dhe përdorimit të sistemeve të informacionit.

Në të njëjtën kohë, kur renditni proceset e institucionit arsimor parashkollor, të cilin EDMS duhet të sigurojë (klauzola 6), Rregullat e punës në zyrë nuk përmenden, emrat e "proceseve" nuk korrespondojnë me teknologjinë e punës në zyrë. dhe emrat profesional të operacioneve të zyrës.

Sipas tekstit, është bërë një lidhje me standardin bazë GOST R ISO 15489-1-2007 për menaxhimin e dokumenteve (klauzola 9), por vetëm 2 nga 4 të fiksuara prej tij janë konkretizuar dhe sqaruar në Kërkesat karakteristikat e përgjithshme dokumentet që krijohen, përdoren dhe ruhen në sistemin e informacionit (autenticiteti dhe integriteti i dokumentit).

Specifikimi evropian MoReq (Kërkesat e modelit për menaxhimin e të dhënave elektronike) nuk përmendet askund në tekstin e Kërkesave, qoftë edhe në formën e referencës. Por një nga konceptet bazë MoReq - "Skema e klasifikimit / skema hierarkike" e sistemit të informacionit rrjedh pikërisht nga ky burim.

Është për të ardhur keq që jo të gjitha standardet kombëtare të aplikueshme Federata Ruse për menaxhimin e dokumenteve në zhvillimin e Kërkesave janë marrë parasysh. Pra, klasifikimi i meta të dhënave, mbi bazën e të cilit është ndërtuar sistemi i identifikuesve dhe librave të referencës së EDMS, është krijuar nga GOST R ISO 23081-1-2008; struktura e dokumentit elektronik (në pikën 13 të Kërkesave) dhe mbështetja për versionin shpalosen në detaje në përkthimin zyrtar të standardit IEC 82045-1, të regjistruar nga Ndërmarrja Federale Federale Unitare "Standartinform", e cila përcakton parimet dhe metodat e menaxhimit të dokumenteve nga pikëpamja teknologjia e informacionit, inxhinieri elektrike. Dhe detyrimi për të rregulluar proceset e krijimit të dokumenteve gjatë zhvillimit të kërkesave për një sistem informacioni (gjë që praktikisht nuk bëhet në Kërkesat) është parashikuar në standardin GOST R ISO 22310-2009.

Theksimi i një seksioni të veçantë "Referencat normative" jo vetëm që do të lehtësonte perceptimin e të gjithë tekstit të mëpasshëm të Kërkesave, por do të tregonte gjithashtu se një normativ i vetëm dhe bazë metodologjike, i cili duhet të kombinojë veprimet e profesionistëve të zyrës dhe shërbimet e TI-së në rrugën drejt një fluksi të vërtetë pune pa letra.

Ky konsolidim do të lehtësohej nga ndarja e një seksioni të veçantë të Kërkesave që përmban aparatin konceptual. E nevojshme:

• harmonizojnë terminologjinë, prezantojnë dhe përcaktojnë konceptet "Props", "fusha / fushë", "metadata", a
• kur renditni rekuizitat / fushat specifike të një dokumenti elektronik, tregoni një nga karakteristikat e tyre - nëse kushti është identifikimi.

Në vend të kësaj, u prezantuan emra të rinj, pjesërisht bisedor të punës në zyrë, të cilat nuk parashikoheshin nga Rregullat e Punës në Zyrë. ("Sjellja e dokumentit te përdoruesi i EDMS" në vend të "dërgimit të dokumentit për ekzekutim ose ekzekutuesit", "fshirja e dokumenteve në arkiv" në vend të "organizimit të ruajtjes aktuale", "ruajtja e dokumenteve dhe garantimi i sigurisë së tyre" , "transferimi i rasteve në arkiv"), përdoret "paralel", por jo sinonim me konceptet klerikale të "teknikizmit" ( "Ndalimi i krijimit", "shfaqja e formateve të skedarëve", "për nxjerrjen e vlerave nga fushat e caktuara nga një zyrtar", "për t'i kërkuar përdoruesit EDMS të vendosë metadata të detyrueshme", "vendosja dhe heqja e një ndalimi për shkatërrimin e një seksioni i skemës së klasifikimit", "aftësia për të krijuar, modifikuar ose shkatërruar jetëgjatësinë "," caktimi i periudhës së ruajtjes "," numri i periudhave të ruajtjes ", etj.).

Struktura e tekstit të Kërkesave përpilohet sipas rregullave të parashikuara për aktet ligjore rregullatore të autoriteteve ekzekutive federale. Ekzistojnë vetëm tre seksione në Kërkesat:

1. Dispozitat e përgjithshme.
2. Përshkrimi i proceseve mbështetje dokumentacioni menaxhimi në EDMS FOIV.
3. Kërkesat për sigurinë e informacionit të autoritetit ekzekutiv federal EDMS, duke përfshirë përpunimin e informacionit zyrtar me shpërndarje të kufizuar.

Seksionet përcaktohen me numra romakë dhe numërimi i të gjitha pikave është bruto, Numrat arabë, d.m.th. sipas rendit të numrave dhe pa marrë parasysh përkatësinë e sendit në seksion. Ajo korrespondon.

Klauzolat e Kërkesave janë zhvilluar në shkallë të ndryshme detajesh, të cilat mund të konsiderohen të pranueshme. Por pjesa e dytë nuk pasqyron plotësisht kërkesat e përcaktuara nga Rregullat e Punës së Zyrës dhe nuk korrespondon me logjikën e tyre, kjo zvogëlon rëndësinë e Kërkesave si një dokument normativ. Për shembull, krijimi i dokumenteve në EDMS nuk rregullohet sistematikisht në Kërkesat (ekziston vetëm një klauzolë e shkurtër 11) dhe fraza që EDMS "duhet të lejojë ruajtjen e periudhave të ruajtjes me një kohëzgjatje prej të paktën 100 vjetësh" (klauzola 20 , paragrafi i fundit, nën. "E") ose "për të siguruar ruajtjen e të gjitha dokumenteve elektronike ... për një periudhë të paktën 5 vjet" (klauzola 3) do të mbetet vetëm një dëshirë e mirë.

Aplikacionet, identifikuesit dhe klasifikuesit, të cilët përmenden në terma të përgjithshëm në tekst, nuk janë të zyrtarizuara në Kërkesat.

Lënda e rregullimit

Në mungesë të një seksioni të veçantë terminologjik të Kërkesave, me interes është klauzola 1, e cila konsolidon përkufizimin e konceptit të EDMS dhe, pjesërisht, qëllimin e krijimit të këtij dokumenti:

SED FOIV - është një sistem i automatizimit të punës dhe rrjedhës së punës në zyrë, duke siguruar mundësinë e rrjedhës së brendshme të dokumenteve elektronike, dhe Kërkesat përcaktojnë grupin minimal të funksioneve që duhet të kryhen nga EDMS e autoritetit ekzekutiv federal në zbatimin e aktiviteteve të organi ekzekutiv federal, si dhe kushtet për menaxhimin e dokumenteve brenda EDMS të autoritetit ekzekutiv federal.

Ky përkufizim nuk plotëson kërkesat e Rregullave të Punës së Zyrës (të ndryshuar më 07/09/2011) dhe largohet nga standard kombëtar GOST R ISO 15489-1-2007 Koncepti modern (i ri dhe jo minimal) i menaxhimit të dokumenteve. EDMS, i cili mbështet zbatimin e rregullave të unifikuara të punës së zyrës në të gjitha autoritetet ekzekutive federale, duhet të konsiderohet si një sistem informacioni që siguron mbledhjen e dokumenteve (përfshirjen e dokumenteve në sistem), përpunimin e tyre, menaxhimin e dokumenteve dhe aksesin në ato. Përkufizimi i thelbit lëndor të EDMS të autoritetit ekzekutiv federal, duke iu afruar në kuptimin asaj që përcaktohet nga Rregullat e Punës së Zyrës, regjistrohet vetëm në pikën 4 të Kërkesave, dhe EDMS konsiderohet në këtë përkufizim si një sistem informacioni i krijuar për të menaxhuar të gjitha dokumentet e autoriteteve ekzekutive federale, duke përfshirë draft dokumentet(siç e dini, një draft, një projekt nuk konsiderohet fare në punë në zyrë në statusin e një dokumenti, prandaj ky sqarim është i tepërt).

Punonjësit e shërbimeve të menaxhimit të zyrës së autoriteteve ekzekutive federale dhe komuniteti profesional nuk e prisnin grupi minimal i funksioneve që duhen kryer nga EDMS FOIV(klauzola 1 e Kërkesave), por një i detajuar dhe rekrutimi modern kërkesat funksionale dhe teknike që do të lejonin autoritetet federale:

• për të kryer një kalim me faza në rrjedhën elektronike të dokumenteve me një largim gradual nga skanimi masiv i dokumenteve të dërguara dhe të brendshme, dhe më pas rrjedha e dokumenteve të dokumenteve hyrëse,
• të sigurojë një rrjedhë të vërtetë pune pa letra të atyre dokumenteve që autoritetet ekzekutive federale kanë përfshirë në listat përkatëse të dokumenteve elektronike,
• zgjidhni drejtimet për modernizimin efektiv të EDMS ekzistuese,
• të zbatojë saktë mekanizmin e nënshkrimit elektronik dhe
• për të zbatuar plotësisht masat e përcaktuara me urdhrin e Qeverisë së Federatës Ruse Nr. 176-r.

Në këtë drejtim, pika 2 e Kërkesave që ato zbatojnë për autoritetet ekzekutive federale që zbatojnë një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve ose vlerësojnë aftësitë e një EDMS ekzistues tingëllon jo bindëse. Analiza tregon se vetëm pika 3 e Kërkesave lejon të vlerësohet EDMS (kur zgjedh një sistem) sipas kritereve teknike, jofunksionale, dhe kriteret e përzgjedhjes funksionale janë vendosur prej kohësh në treg dhe merren parasysh nga kompanitë e IT. duke ofruar produkte softuerike dhe autoritetet federale që kryejnë blerjet përkatëse.

Duhet gjithashtu të theksohet se niveli i kërkesave për EDMS në praktikë është mjaft i lartë, pothuajse të gjitha autoritetet ekzekutive federale në 2011 kishin një ose një tjetër, përfshirë. EDMS industriale. Duke gjykuar nga pyetësorët e monitorimit, edhe ato organe federale që u përgjigjën se nuk kishin sistemin e tyre, në fakt përdorën punët EDMS të një ministrie më të lartë (sistemi i shpërndarë i industrisë) ose EDMS, "të trashëguara" nga autoritetet ekzekutive federale-paraardhës. të cilat u ristrukturuan gjatë fazave të reformës administrative vitet e fundit... Ndoshta, vetëm në Agjencinë Federale të Arkivave SED mungon vërtet.

Kështu, synimi i zhvillimit të Kërkesave ishte modernizimi në fushën e futjes së sistemeve të informacionit në punën e zyrës mbi bazën e normave, parametrave dhe kërkesave uniforme rregullatore, metodologjike dhe teknike, të cilat nënkuptoheshin në Planin e Veprimit të Qeverisë.

Kërkesa të përgjithshme jofunksionale për EDMS

Një klauzolë e dobishme e Kërkesave, duke "niveluar" kërkesat teknike dhe duke ndikuar mjaftueshëm në tregun EDMS, është klauzola 3, e cila parashikon kërkesat rekomanduese për performancën e EDMS, besueshmërinë e tij dhe për mbrojtjen e informacionit në EDMS.

Kërkesa është e pakushtëzuar shkallëzueshmëria e EDMS në pushtetin ekzekutiv federal, sepse në autoritetet federale të EDMS në Kohët e fundit projektuar si sisteme të shpërndara punë ekipore ku punojnë punonjës të zyrës qendrore, organeve territoriale, ndërmarrjeve në varësi etj.

Treguesit e performancës në këtë rast do të varen kryesisht nga faktorë që nuk lidhen me vetë EDMS - shkalla e ngarkesës së rrjetit, gjerësia e brezit, konfigurimi dhe ngarkimi i burimeve të serverit. Qasja në EDMS për jo më shumë se 3 sekonda., natyrisht, do të mirëpritet nga përdoruesit, por shërbimi nëpunës duhet të dijë se ky standard dhe standardi për aksesin në kartën e krijuar gjatë regjistrimit të një dokumenti (formulari "input", kartela e dokumentit elektronik) nuk është më shumë se 5 sekonda. , - mund të ndikojë në normat e prodhimit, në llogaritjet e numrit të punonjësve në zonën e regjistrimit / futjen e dokumenteve në sistem, në vlerësimin e efikasitetit të punës, etj. përvojë " Praktikat më të mira"Tregon se kërkesat teknike të specifikuara, si dhe kërkesat për kufizimin e kohës së ndërprerjes së sistemit dhe kufizimin e kohës për rivendosjen e një dokumenti nga një kopje rezervë, zakonisht përcaktohen në një Marrëveshje specifike të Nivelit të Shërbimit (SLA), e cila është lidhur nga "pronari". “të EDMS, dmth. Shërbimi i punës në zyrë, me një departament IT që kryen administrimin e sistemit, dhe vlerat specifike të standardeve/masave nga viti në vit priren të ulen, po optimizohen.

Njoftimi automatik i përdoruesit të EDMS FOIV për një dështim në sistem, sipas mendimit tonë, nuk duhet formuluar si një kërkesë teknike më vete, por mund të përmendet si opsion, një nga mundësitë në mekanizmin e përgjithshëm të njoftimeve dhe kujtimeve për përdoruesit e sistemit, të cilin EDMS e organit ekzekutiv federal, sigurisht, duhet të ketë.

Kërkesat e rekomanduara për minimizimin e rreziqeve të humbjes së dokumenteve elektronike (të paktën një kopje rezervë) dhe faktori i besueshmërisë EDMS (jo më pak se 0,98) ndoshta mund të konsiderohen të mjaftueshme sot, por për flukset e dokumenteve organet federale ekzistuese ekskluzivisht në formë elektronike, këto vlera të koeficientëve duhet të forcohen. Për më tepër, standardet teknike mund të formulohen për tregues të tjerë të funksionimit të EDMS, dhe secili tregues mund të vendosë normat e veta / kufijtë e tyre (koeficienti i humbjes dhe shkalla e gabimit me kufijtë "jo më shumë", "as më pak", përgjigja koha e qendrës së komunikimit në qendër, në organin territorial, etj.), dhe në bazë të standardeve teknike, është e mundur të llogariten vlerat e treguesve të besueshmërisë së EDMS jo në formë të përgjithshme, por sipas flukset reale të dokumenteve. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për modernizimin e EDMS të autoritetit ekzekutiv federal në fazën e projektimit, kur zhvillohen masa për të përmbushur kërkesat për besueshmëri, si dhe në fazën e monitorimit të treguesve dhe analizës së ngarkesës së sistemit. mosfunksionime teknike... Duhet të kihet parasysh se vlerat e treguesve të besueshmërisë së rrjetit të komunikimit gjithashtu vendosen dhe monitorohen posaçërisht. Dhe në përgjithësi, kompanitë e programeve kompjuterike mund të ofrojnë një numër shumë më të madh treguesish dhe karakteristikash të vlerësuara për zgjedhjen e një EDMS.

Kërkesa për vëllimi i bazës së të dhënave për ruajtjen e dokumenteve elektronike për një periudhë të paktën 5 vjetështë, më tepër, një kërkesë funksionale, "arkivore". Këtu duhet sqaruar se është e nevojshme edhe ruajtja e imazheve elektronike, d.m.th. kopjet e dokumenteve të marra si rezultat i skanimit, si dhe të marrin parasysh faktin që dokumentet me një periudhë ruajtjeje deri në 10 vjet përfshirëse nuk transferohen në arkivin e autoritetit ekzekutiv federal (klauzola 34 e Rregullave të Punës së Zyrës). Në të vërtetë, periudha pesëvjeçare e ruajtjes është kryesisht për dokumente me rëndësi operacionale, të cilat mund të krijohen, përdoren dhe ruhen në vetë EDMS ekskluzivisht në formë elektronike. Nga rruga, kjo dispozitë do të bëjë të mundur që të kërkohet, brenda kuadrit të arkitekturës organizative dhe funksionale të EDMS, krijimi i një depoje për ruajtjen operacionale / aktuale të vetë dokumenteve elektronike. Duhet të sigurohet një depo e veçantë për ato kopje elektronike të dokumenteve, projektet e të cilave janë krijuar, rënë dakord dhe finalizuar në EDMS, por sipas metodologjisë për zgjedhjen e mediumit (ISO 15489: 2001, GOST R ISO 15489-1-2007 ), origjinalet/origjinalet e tyre duhet të jenë të nënshkruara dhe të regjistruara (të identifikuara në sistem) në formë letre, sepse i nënshtrohen ruajtjes së përhershme ose afatgjatë. Në bazë të kësaj depoje, mund të organizohet një fond përdorimi për dërgimin e dokumenteve për ekzekutim, transmetimin e informacionit dhe dokumenteve për punonjësit e organizatës, përdorimin aktiv të tij në aktivitetet aktuale, dhe më pas - si i njëjti fond përdorimi tashmë i krijuar, mund të jetë përdoret në arkivin në të cilin janë transferuar origjinalet dokumentet në formë letre. Fatkeqësisht, metodologjia e standardeve për menaxhimin e dokumenteve nuk zbulohet as në klauzolat mjaft të gjata 19 dhe 20, kushtuar kërkesave funksionale për ERMS.

Kërkesat jofunksionale për sigurinë e informacionit EDMS

Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet kërkesës për sigurinë e EDMS, kur parashikon përpunimin e informacionit të shërbimit me shpërndarje të kufizuar - jo më të ulët se klasa 1 G (klauzola 3 e seksionit I).

Në mungesë të një lidhjeje përkatëse, mund të supozohet se këtë kërkesë bazuar në Dokumentin Udhëzues “Sistemet e automatizuara. Mbrojtje kundër aksesit të paautorizuar në informacion. Klasifikimi i sistemeve të automatizuara dhe kërkesat për mbrojtjen e informacionit ", miratuar nga Komisioni Shtetëror Teknik nën Presidentin e Federatës Ruse më 30 mars 1992 (në tekstin e mëtejmë dokumenti udhëzues).

Dokumenti udhëzues vendosi klasifikimin e sistemeve të automatizuara në të cilat përpunohet informacioni konfidencial, d.m.th. informacion i kufizuar ligjet federale... Karakteristikat përcaktuese të klasifikimit janë:

• disponueshmëria në sistem i automatizuar informacion në nivele të ndryshme konfidencialiteti;
• shpërndarja e kompetencave dhe nivelet e aksesit në informacionin konfidencial;
• mënyra individuale ose kolektive e përpunimit të informacionit në sistem, e cila mund të mbështetet nga të gjitha EDMS moderne.

Klasa e sigurisë 1 G supozon se ERMS duhet të theksohet qartë:

• nënsistemi i kontrollit të aksesit,
• një nënsistem për regjistrimin dhe kontabilizimin e përdoruesve, programeve, transaksioneve, duke përfshirë kontabilitetin për aksesin në skedarët e mbrojtur, transferimin e tyre përmes kanaleve të komunikimit,
• llogaritja e aksesit në vetë kanalet e komunikimit,
• kontabiliteti i pushteteve/të drejtave të aksesit,
• llogaritja e bartësve të informacionit për sa i përket "pastrimit të zonave të liruara të RAM" dhe disqeve të jashtme, d.m.th. kontabiliteti për shkatërrimin e dokumenteve (sipas ISO 15489: 2001).

ERMS duhet të ketë gjithashtu një nënsistem për garantimin e integritetit mjete softuerike dhe informacione të përpunuara, por prania e një nënsistemi kriptografik (kriptimi dhe përdorimi i mjeteve kriptografike të dëshmuara / të certifikuara) nuk parashikohet nga klasa e sistemit 1G. Në këtë drejtim, shpjegime më të qarta në seksionin III të Kërkesave kërkojnë çështjen e përdorimit të autoritetit ekzekutiv federal në EDMS nënshkrimi elektronik i përmirësuar.

Dëshiroj të vërej se Dokumenti Udhëzues parashikon regjistrimin dhe kontabilitetin e lëshimit të dokumenteve të printuara (grafike) dalëse... Kjo kërkesë është mjaft në përputhje me draftin aktual të Komisionit Ekonomik për Evropën 2010 Rekomandimet nr. 37 që një dokument dixhital i nënshkruar (d.m.th. elektronik) është një dokument dixhital që mund të paraqitet si provë dhe nëse një dokument dixhital do të printohet, ai duhet të përmbajë të dhëna shtesë, falë të cilave lexuesi mund të verifikojë vërtetësinë dhe integritetin e tij.... Për më tepër, ai shpjegon nevojat praktike të shërbimeve nëpunës, të cilat, kur zgjedhin ose zhvillojnë një EDMS, porosisin sportelet e formularëve, sportelet e printimit të dokumenteve një lloj të caktuar, duke përfshirë. me vulë "Për përdorim zyrtar". Fatkeqësisht, Seksioni III i Kërkesave nuk i trajton këto çështje, pavarësisht nga fakti se dispozitat e njohura janë paraqitur në paragrafët e gjatë dhe voluminoz 30-32.

Seksioni III i Kërkesave, që përmban kërkesa për ERMS në aspektin e sigurisë së informacionit, mund të konsiderohet mjaft i rëndësishëm, me përjashtim të përpiqet të vendosë në dokumentin teknik detyrat organizative dhe funksionale të degës ekzekutive federale... Për shembull, pika 26 e thotë këtë SED FOIV duhet të sigurojë akses në dokumente në përputhje me politikën e sigurisë, por për autoritetin ekzekutiv federal politikën e sigurisë ose politikat e menaxhimit të dokumenteve nuk janë krijuar si dokumente të detyrueshme organizative. Kompetencat e administratorit të EDMS të autoritetit ekzekutiv federal duhet të regjistrohen në rregulloret zyrtare zyrtare Autoritetet ekzekutive federale (klauzola 29), por kjo çështje zgjidhet në rregulloret administrative për organizimin e veprimtarive të brendshme të autoriteteve ekzekutive federale dhe nuk mund të jetë objekt rregullimi në këto Kërkesa të natyrës teknike.

Në përcaktimi i roleve të përdoruesve në sistem dhe përcaktimi i të drejtave të aksesitËshtë gjithashtu e nevojshme të merret parasysh Rregullorja për procedurën e trajtimit të informacionit zyrtar të shpërndarjes së kufizuar në organet ekzekutive federale (miratuar nga Qeveria e Federatës Ruse, datë 03.11.1994 Nr. 1233), në lidhje me të cilën një shenjë / pullë "Për përdorim zyrtar" është hartuar në dokumente. Lloji i fshehtësisë (kufizimi përkatës i aksesit dhe vula) duhet të përcaktohet nga pronarët e proceseve / funksioneve të menaxhimit, d.m.th. drejtuesit e organizatës ose divizioneve strukturore, por jo administratori i EDMS.

Recetat rregullatore bazë në fushën e institucioneve arsimore parashkollore

Përshkrimi i proceseve të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhmentit(DOE) në seksionin II të SED FOIV të Kërkesave është i përkushtuar. Por për zhvillimin dhe zbatimin e EDMS në këtë dokument, do të ishte më mirë të rregulloheshin kërkesat për EDMS, të cilat do të bënin të mundur zbatimin e teknologjisë së përshkruar tashmë në:

• legjislacioni federal për nënshkrimin elektronik,
• Rregullat e punës së zyrës së autoriteteve ekzekutive federale,
• udhëzime për punën e zyrës së organeve federale, të cilat zhvillohen (dhe bien dakord me Rosarchiv) në bazë të një dokumenti të vetëm metodologjik në nivel kombëtar - Udhëzime për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në organet ekzekutive federale.

Me një mjaftueshmëri të tillë të një baze të unifikuar rregullatore dhe metodologjike, është për t'u habitur që pika 6 e Kërkesave konsolidon edhe një herë proceset e mbështetjes së dokumentacionit në EDMS, të cilat përfshijnë:

• një grup veprimesh për të ruajtur një dokument ose informacion rreth tij në EDMS, duke përcaktuar vendin e dokumentit në EDMS dhe duke ju lejuar ta menaxhoni atë, d.m.th. në fakt, është formuluar lënda e përkufizimit të "inputit" të një dokumenti, i cili nuk korrespondon me standardin GOST R ISO 15489-1-2007, i cili përcakton një përshkrim më të plotë të metodave për përfshirjen e një dokumenti në EDMS (klauzola 9.3);
• sjellja e dokumentit te përdoruesi i EDMS FOIV(kjo duhet të nënkuptojë një mekanizëm të zhvilluar përkujtues dhe njoftimesh, ose thjesht një mekanizëm për vendosjen e rrugëve për dërgimin e një dokumenti për ekzekutim, për shqyrtim nga menaxhmenti i organizatës ose drejtpërdrejt në njësitë strukturore interpretues);
• miratimin e dokumentit(është e nevojshme të rregullohen kërkesat për organizimin e miratimit të brendshëm të dokumenteve në EDMS dhe miratimin e jashtëm, pasi të dyja këto forma miratimi parashikohen nga Rregullat e Punës së Zyrës);
• nënshkrimi i dokumentit(ndoshta, deri në përfundimin e krijimit të infrastrukturës, i cili siguron zbatimin e plotë të legjislacionit federal për nënshkrimin elektronik, nuk duhet të priten kërkesa specifike për nënshkrimin e dokumenteve në EDMS ose në MEDO ndërvepruese);
• rregullimi i regjistrimit të veprimeve(informacion kontrolli), i kryer në EDMS dhe përfshin si veprimet e përdoruesve ashtu edhe veprimet e administratorëve të EDMS (ky është një proces sistemi që nuk lidhet me operacionet e dokumentacionit të menaxhimit);
• transferimi i dokumenteve (dërgimi)(ky është një operacion tradicional dhe i rëndësishëm i punës në zyrë, por rregullimi i tij pa përcaktimin e kërkesave për funksionimin e pranimit të dokumenteve, duke përfshirë kanalet e telekomunikacionit dhe të tjera, duke përfshirë postën dhe korrierët, duket jo bindës. Përveç kësaj, pika 42. e Zyrës- Rregullat e punës përcaktojnë që marrja dhe dërgimi i dokumenteve kryhet nga shërbimi i punës së zyrës, pra këto operacione konsiderohen të ndërlidhura, përveç kësaj, është shërbimi i menaxhimit të zyrës që verifikon vërtetësinë e nënshkrimit elektronik të dokumentit të marrë (klauzola 41 ), dhe klauzola 23 gjithashtu parashikon transferimin e dokumenteve brenda autoriteteve ekzekutive federale, dmth (p.sh. rrugët e brendshme të lëvizjes. Por për disa arsye Kërkesat thonë vetëm për dërgimin e dokumenteve). Meqë ra fjala, pika 16 e Kërkesave përmend normën "origjinale", sipas së cilës EDMS duhet të sigurojë printimin e zarfeve dhe listën e postimeve të dokumenteve dalëse/dërguara, ndërsa EDMS duhet të sigurojë, para së gjithash, ndërveprimin elektronik, dhe nëse printon, atëherë jo zarfe dhe ngjitëse mbi to bazuar në listën e postimeve, dhe jo vetëm listën e postimeve, por edhe një inventar të korrespondencës së dërguar nga formë standarde themeluar nga Posta Ruse);
• ruajtja dhe kontabilizimi i dokumenteve në përputhje me udhëzimet për punën e zyrës në autoritetin ekzekutiv federal, si dhe kontrollin e disiplinës së performancës, përgatitjen e materialeve të referencës dhe shlyerjen e dokumenteve në arkiv(disa detyra janë formuluar në një nën-klauzolë si një detyrë shumëdimensionale, përveç kësaj, mbiemri nuk është term për punë në zyrë dhe arkivim).

Kështu, supozohet se EDMS, në përputhje me Kërkesat, nuk duhet dhe nuk do të jetë në gjendje të mbështesë plotësisht operacionet klerikale të përcaktuara nga Rregullat Klerike, të cilat thonë (klauzola 41) që dokumentet e autoriteteve ekzekutive federale krijohen, përpunohen dhe ruhen në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Janë Rregullat e Punës së Zyrës që përcaktojnë kërkesat themelore funksionale për EDMS - sistemet duhet të jenë vetëm një mjet/mjet për dokumentim, një "transport" që siguron drejtimin e rrjedhave të dokumenteve dhe, së fundi, një "ruajtje" që nuk siguron vetëm ruajtjen operacionale të dokumenteve dhe aparaturat e kontabilitetit dhe referencës për to, por dhe ruajtjen më të gjatë të dokumenteve elektronike (deri në 10 vjet përfshirë; klauzola 34 e rregullave të punës së Zyrës).

Çështjet e krijimit të dokumenteve, për mendimin tonë, duhet të merren parasysh që në fillim të Kërkesave, duke marrë parasysh të gjitha normat e Rregullave të Punës së Zyrës dhe shtojcën e tyre, dhe jo në një klauzolë të shkurtër 11, e cila nuk është specifikuar, por përmban vetëm një referencë të drejtpërdrejtë për Rregullat e Punës së Zyrës.

Klasifikimi i flukseve të dokumenteve(Klauzola 7 e Kërkesave) në thelb u krye në mënyrë korrekte dhe përputhet me Rregullat e Punës së Zyrës dhe praktikën e ndërveprimit elektronik ndër-departamental të autoriteteve ekzekutive federale duke përdorur sistemet SMEV dhe MEDO. Por, për fat të keq, zbatimi praktik individual portat dhe depozitat EDMS autoriteti ekzekutiv federal për marrjen dhe përpunimin e mesazheve dhe dokumenteve elektronike të marra nga e-mail, nuk është pasqyruar dhe zhvilluar në nën. 7 "d" Kërkesat.

Rregullimi i proceseve të përfshirjes së dokumenteve në EDMS të autoritetit ekzekutiv federal (klauzolat 6, 8, 10, 13) pasqyron kërkesat për menaxhimin e dokumenteve të përcaktuara nga GOST R ISO 15489-1-2007. Megjithatë, paragrafët 8 dhe 10 përmendin lista e dokumenteve për të cilat vendoset ndalimi për krijimin e një imazhi elektronik... Nevoja për zhvillimin ose miratimin e tij si pjesë e udhëzimeve për punën në zyrë të autoriteteve ekzekutive federale Rregullat e punës në zyrë nuk e parashikojnë. Sipas mendimit tonë, një më e qartë duhet të vendoset një ndalim për skanimin e dokumenteve kryesisht të brendshme, si rezultat i të cilave krijohen imazhe elektronike / kopje të dokumenteve të krijuara tashmë në formë letre.

Më qartë duhet formuluar dhe kërkesa për të krijuar dokumente në EDMS FOIV ekskluzivisht në formë elektronike në përputhje me listën e dokumenteve elektronike (të miratuar nga Rosarkhiv dhe të miratuara nga autoritetet ekzekutive federale), e cila nuk përmendet në Kërkesat, dhe autoritetet federale kanë shpenzuar burime të mjaftueshme për zhvillimin e listave të tilla.

GOST R ISO 15489-1-2007 vendos një më të plotë një listë e karakteristikave të dokumentit që krijohet, përdoret dhe ruhet në sistemin e informacionit sesa ato që duhet të sigurohen nga EDMS e organit ekzekutiv federal në përputhje me paragrafin 9 të Kërkesave. Së pari, duhet të instalohet kërkesat për strukturën e një dokumenti elektronik(rendimi i formateve të skedarëve në pikën 12 të Kërkesave nuk është i mjaftueshëm), dhe, së dyti, karakteristikat autenticiteti dokument, besueshmërinë, integriteti dhe përshtatshmërinë për përdorim janë të ndërlidhura dhe të ndërvarura, kështu që nuk duhet t'i bëni të detyrueshme vetëm dy, dhe të lini të tjerat.

Përveç kërkesave funksionale, Seksioni II përcakton dhe kërkesat aktuale teknike për EDMS(fiksimi i datës dhe orës së të gjitha transaksioneve, regjistrimi i sistemit dhe garantimi i sigurisë së protokolleve të sistemit gjatë periudhave të ruajtjes së vetë dokumenteve, kërkesat për vendosjen e një ndërfaqeje interaktive, mbështetje për versionimin e draft dokumenteve dhe të tjera), të cilat për pjesa më e madhe korrespondojnë standardet ndërkombëtare mbi menaxhimin e dokumenteve.

Ne do të komentojmë shkurtimisht paragrafët e fundit të Seksionit II të Kërkesave (klauzolat 19 dhe 20), sepse, sipas mendimit tonë, pa shpërndarjen e depove në arkitekturën organizative dhe funksionale të EDMS dhe pa rregullim të qartë të rregullave për krijimin dokumente, nuk ka kuptim të vendosni ndonjë kërkesë për ruajtjen e dokumenteve në sistem. Dhe kështu doli që një numër i mjaftueshëm formulimesh në këto pika rregullon veprimet e administratorit subjekt (funksional) të sistemit, d.m.th. shërbimet e zyrës, jo kërkesat e sistemit. Vetë EDMS nuk mund të "krijojë" një term, "të ndajë dokumente për shkatërrim" dhe t'i "shkatërrojë" ato, "të sigurojë një grup minimal opsionesh për veprime në terma të ruajtjes" me dokumente, "të kufizojë numrin e periudhave të ruajtjes", etj. Këto operacione do të kryhen nga subjekti administrator i sistemit (përgjegjës për arkivin), duke zhvilluar librat e duhur të referencës, klasifikuesit dhe vendosjen e një algoritmi për funksionimin e tyre. EDMS duhet të mbështesë, por nuk mund të kryejë automatikisht një ekzaminim të vlerës së dokumenteve, shkatërrimin e tyre.

Kërkesa për të krijuar dokumente që formalizojnë procedurën e transferimit të dokumenteve në arkiv (nën. 20 "d") nuk është formuluar plotësisht, pasi në formën e raporteve nga EDMS, është e nevojshme të merren më shumë formë e vendosur dhe inventarët e brendshëm të rasteve të ruajtjes së përhershme, afatgjatë dhe personelit.

Interesi është vetëm i tepërt, për mendimin tonë, kërkesa për pajtueshmërinë me skemën e klasifikimit të organit ekzekutiv federal EDMS(klauzola 19 e Kërkesave) nenet dhe nënseksionet e nomenklaturës së lëndëve, i cili për autoritetet ekzekutive federale po zhvillohet si një klasifikues i tipit strukturor (klauzola 29 e rregullave të punës së Zyrës). Kjo kërkesë përcakton varësinë e strukturës organizative dhe funksionale të EDMS nga Struktura organizative vetë organi federal, i cili ndryshon mjaft shpesh (në fund të fundit, reforma administrative vazhdon), dhe kjo varësi nuk është funksionale dhe optimale, pasi EDMS duhet të mbështesë, para së gjithash, proceset e punës me dokumente dhe ndërveprimin brenda autoritetit ekzekutiv federal, dhe jo strukturat specifike.

Përfundime të shkurtra

Kështu, rekomandimet e Kërkesave të Ministrisë së Telekomit dhe Komunikimeve Masive janë dokument rregullator, subjekt i një studimi dhe verifikimi të kujdesshëm për respektimin e kërkesave të Rregullave të Punës së Zyrës, të cilat janë të detyrueshme për autoritetet ekzekutive federale! Vetë Kërkesat nuk mund të mbështesin plotësisht normat dhe rregullat për kryerjen e punës në zyrë të përcaktuara nga Rregullat e punës në zyrë dhe udhëzimet e departamenteve për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale të zhvilluara në bazë të tyre.

Kërkesat janë një dokument interesant që ka një status rregullator, por në fakt nuk mund të zbatohet në formën e tij aktuale, pasi kërkon zhvillim, sqarim dhe konkretizim në kuadër të respektimit të plotë dhe real të Planit të Veprimit të miratuar me Dekretin e Qeverisë nr. 176-r.

Dhe një shënim më i rëndësishëm: Aktualisht, asnjë nga zgjidhjet e gatshme EDMS të ofruara në tregun vendas nuk mund të përmbushë kërkesat.

Fusnotat

Palos Shfaq

Një nga nënsistemet funksionale të sistemit të informacionit të korporatës është një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve (EDMS), zhvillimi i të cilit është të rrisë efikasitetin e menaxhimit të sistemeve ekonomike bazuar në automatizimin e menaxhimit të dokumenteve dhe proceseve të biznesit, të gjitha llojet e punës me dokumente. që sigurojnë dhe koordinojnë aktivitetet e përbashkëta të të gjithë pjesëmarrësve në procesin e menaxhimit.

Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve që po krijohen aktualisht duhet të plotësojnë kërkesat themelore të CIS.

Shkallëzueshmëria.Është e dëshirueshme që sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të mund të mbështesë si disa njësi ashtu edhe disa mijëra përdorues, dhe aftësia e sistemit për të rritur kapacitetin e tij përcaktohej vetëm nga kapaciteti i harduerit përkatës. Përmbushja e një kërkese të tillë mund të sigurohet duke mbështetur serverët e bazës së të dhënave industriale të prodhuar nga kompani si Sybase, Oracle, Informix, etj., të cilët ekzistojnë pothuajse në të gjitha platformat e mundshme softuerike dhe harduerike, duke ofruar kështu gamën më të gjerë të produktivitetit.

Shpërndarja. Problemet kryesore kur punoni me dokumente lindin në organizatat e shpërndara gjeografikisht, prandaj, arkitektura e sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve duhet të mbështesë ndërveprimin e vendeve të shpërndara. Për më tepër, faqet e shpërndara mund të kombinohen me një sërë kanalesh komunikimi për sa i përket shpejtësisë dhe cilësisë. Gjithashtu, arkitektura e sistemit duhet të mbështesë ndërveprimin me përdoruesit e largët. J

Modulariteti,Është mjaft e mundur që klienti mund të mos ketë nevojë të zbatojë menjëherë të gjithë komponentët e sistemit të rrjedhës së punës, dhe ndonjëherë diapazoni i detyrave të zgjidhura nga klienti është më i vogël se i gjithë gamën e detyrave të rrjedhës së punës. Atëherë është e qartë se sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve duhet të përbëhet nga module të veçanta të integruara me njëri-tjetrin.

Hapja. Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve nuk mund dhe nuk duhet të ekzistojë i izoluar nga sistemet e tjera, për shembull, kur është e nevojshme të integrohet sistemi me sisteme të tjera të aplikuara, në veçanti, një program kontabiliteti. Për këtë, sistemi i rrjedhës së punës duhet të mbështesë standardet e përgjithshme për përpunimin dhe transmetimin e të dhënave dhe të ketë ndërfaqe të hapura për përsosje dhe integrim të mundshëm me sisteme të tjera.

4. Mbrojtja e dokumenteve elektronike

Skema e përgjithshme e PS në ndërmarrje, e paraqitur në Fig. 8, pasqyron sistemin e masave organizative dhe teknike për mbrojtjen e shëndetit.

Masat organizative përcaktojnë:

funksionet e punës së personelit të përfshirë në përpunimin e të dhënave;

për operacionet kritike, kontrolli dhe ekzekutimi i operacionit duhet të kryhet nga dy punonjës me çelësa të ndryshëm;

duhet të sigurohen kushte për ruajtje të besueshme për bazën e të dhënave;

është e ndaluar transferimi i të dhënave në vende të tjera (firma, organizata) nëse nuk ofrohen kushte të mbrojtjes së besueshme atje;

duhet të hartohet një plan evakuimi për të ruajtur të dhënat në rast të forcës madhore.

Me rëndësi të madhe ka kontrolli ZD, i cili ndahet në dy lloje:

Rishikimi ose auditimi i jashtëm (i kryer nga një palë e tretë);

verifikimi i brendshëm (in-house) Teknologjia përfshin aktivitetet e mëposhtme të verifikimit:

dokumentacioni i sistemit;

dokumentacionin e projektimit (ndërtesa, ambiente, qendra kompjuterike);

dokumentacion projektues për softuer;

udhëzimi i dokumenteve të përdoruesve mbi softuerin dhe sistemet operative;

punësimi (qasja) dhe menaxhimi;

rishikimet e kodeve burimore;

emrat e skedarëve dhe dosjeve të të dhënave (drejtoritë);

të gjithë bartësit e të dhënave;

akses në terminal;

listat e përdoruesve dhe të drejtat e tyre;

protokollet e konsolës;

regjistrat e sistemit;

regjistrat e dështimeve të harduerit dhe softuerit;

Protokollet e përpunimit të të dhënave elektronike dhe ndryshimet në të dhënat personale, etj.

Si rezultat i veprimeve të kryera, krijohet një listë kontrolli, e cila mund të kryhet duke përdorur softuer të posaçëm ose të disponueshëm publikisht në dy lloje mediash: kopje në letër (letër) dhe formë elektronike.

Si masat e mbrojtjes teknike përdoren nënshkrime elektronike dhe zarfe elektronike.

Nënshkrimi elektronik është një sekuencë e veçantë karakteresh të shtuara në tekst për të vërtetuar vërtetësinë e tij. Përftohet përmes transformimeve komplekse matematikore nga vetë teksti dhe një numër i veçantë K, i quajtur çelësi juaj sekret. Natyrisht, çdo person i paautorizuar, duke ndryshuar tekstin, duhet të bëjë ndryshimet e duhura në nënshkrim. Sidoqoftë, duke ditur një nga përbërësit e tij - tekstin, ai nuk e njeh tjetrin - çelësin, dhe, për rrjedhojë, nuk mund të bëjë ndryshime të tilla. Kur verifikoni një nënshkrim, mbi të kryhen veprime, të kundërta me ato me të cilat është marrë, por në vend të çelësit sekret, në to përfshihet një numër tjetër - çelësi publik. Natyrisht, varet nga sekreti, por në mënyrë të tillë që të jetë e pamundur të merret çelësi sekret nga ai publik. Kështu, ju mund të dërgoni çelësin tuaj publik për të gjithë abonentët pa u shqetësuar për mbrojtjen e tij. Edhe nëse bie në duart e dikujt tjetër, informacioni juaj nuk do të ngatërrohet. Kjo metodë e gjenerimit dhe shpërndarjes së çelësave quhet parimi i shpërndarjes së çelësit publik.

I njëjti parim përdoret kur vulosni një letër brenda zarf elektronik ... Dy çelësa përdoren për vulosje: çelësi juaj privat dhe çelësi publik i pajtimtarit të cilit i drejtohet letra. Nga këta dy çelësa, gjenerohet një - një çelës i përbashkët. Përdoret gjithashtu për printim, por në këtë rast rezulton anasjelltas - nga e juaja çelës publik dhe çelësin privat të pajtimtarit tuaj (këto dy çifte janë krijuar në atë mënyrë që çelësat publikë të jenë të njëjtë).

Është i përshtatshëm, së pari, sepse nuk keni nevojë të takoheni personalisht me të gjithë pajtimtarët për të ndryshuar çelësat - thjesht duhet t'u dërgoni atyre çelësat me postë elektronike, dhe së dyti, sepse krijoni dhe dërgoni të gjithë të njëjtin çelës.

Masat paraprake që duhen marrë për transferimin e sigurt të dokumenteve përmes Internetit

Futja në nyjen qendrore të kompleksit harduer dhe softuer që kryen funksionet e një muri zjarri.

Filtrimi i paketave dhe vërtetimi i përdoruesit.

Sigurimi i komunikimit të brendshëm ndërmjet sajteve përmes një intraneti të korporatës që ka adresa IP lokale që nuk janë të regjistruara në internet dhe për këtë arsye të paarritshme nga bota e jashtme.

Rrethimi i aksesit në rrjetin e jashtëm me një server proxy që konverton adresat IP të brendshme në ato globale, kufizon trafikun hyrës dhe dalës dhe kryen regjistrimin e faqeve të jashtme të internetit të vizituara nga përdoruesit.

Përdorimi i protokolleve të ndryshme në serverët lokalë që përmbajnë baza të dhënash kritike dhe në serverët në ueb, duke e bërë të vështirë aksesin e paautorizuar në bazat e të dhënave. Kjo mund të zvogëlojë pak përfitimet e teknologjisë së Uebit.

Zbatimi i mekanizmave të kontrollit të aksesit në vetë sistemin e menaxhimit të dokumenteve (lista e kontrollit të aksesit, nivelet e aksesit, rolet, grupet e përdoruesve, enkriptimi, etj.).

Shtojca. Kërkesat për sistemet e informacionit të qarkullimit elektronik të dokumenteve të organeve ekzekutive federale, duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën për përpunimin përmes këtyre sistemeve të informacionit zyrtar me shpërndarje të kufizuar

Urdhri i Ministrisë së Komunikimeve dhe Mediave të Federatës Ruse
datë 02.09.2011 N 221
"Për miratimin e kërkesave për sistemet e informacionit të menaxhimit elektronik të dokumenteve të autoriteteve ekzekutive federale, duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën e përpunimit përmes këtyre sistemeve të informacionit zyrtar me shpërndarje të kufizuar"

Në përputhje me pikën 5.2.23 të Rregullores për Ministrinë e Komunikimeve dhe Mediave të Masa të Federatës Ruse, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 2 qershor 2008 N 418 (Legjislacioni i mbledhur i Federatës Ruse, 2008, N 23, Neni 2708, N 42, Neni 4825, N 46, Arti 5337, 2009, N 3, Neni 378, N 6, Neni 738, N 33, Neni 4088, 2010, N 13, Art . N 21, neni 2965), dhe paragrafin 2 të planit të veprimit për kalimin e organeve ekzekutive federale në rrjedhën e dokumenteve pa letra gjatë organizimit të aktiviteteve të brendshme, miratuar me urdhër të Qeverisë së Federatës Ruse të 12 shkurtit 2011 N 176-r (Legjislacioni i mbledhur i Federatës Ruse, 2011, N 8, Art. 1151), urdhëroj:

1. Të miratojë kërkesat e bashkangjitura për sistemet e informacionit të menaxhimit elektronik të dokumenteve të autoriteteve ekzekutive federale, duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën për përpunimin me anë të këtyre sistemeve të informacionit zyrtar me shpërndarje të kufizuar (në tekstin e mëtejmë "Kërkesat".

2. Departamenti i Politikave Shtetërore në fushën e krijimit dhe zhvillimit të qeverisjes elektronike (Lipov) publikon kërkesat në faqen zyrtare të Ministrisë së Komunikimeve dhe Masmedias të Federatës Ruse në rrjetin e informacionit dhe telekomunikacionit në Internet.

3. Dërgoni këtë urdhër për regjistrim shtetëror në Ministrinë e Drejtësisë së Federatës Ruse.

Regjistrimi N 22304

Janë vendosur kërkesat për sistemet e informacionit të menaxhimit elektronik të dokumenteve të autoriteteve ekzekutive federale.

Sistemi duhet të jetë i shkallëzueshëm.

Janë dhënë nivelet e performancës, besueshmërisë dhe mbrojtjes së tij. Pra, qasja në sistem duhet të zgjasë jo më shumë se 3 sekonda, koha e ndërprerjes në rast dështimesh dhe rindezje - 30 minuta. Mbrojtje kundër aksesit të paautorizuar në rastet e përpunimit të informacionit të shërbimit me shpërndarje të kufizuar - jo më të ulët se klasa 1G.

Sistemi është krijuar për të menaxhuar të gjitha dokumentet e organit, përfshirë projektet e tyre, përveç atyre që përmbajnë sekrete shtetërore. Ai ndërvepron, në veçanti, me sistemin ndër-departamental të menaxhimit të dokumenteve elektronike.

Procesi i futjes së një dokumenti në sistem përfshin regjistrimin e tij, skanimin dhe krijimin e një imazhi elektronik.

Nëse vendoset një ndalim për krijimin e një imazhi elektronik, dokumenti regjistrohet vetëm.

Sistemi duhet të mbështesë të paktën 4 formate skedarësh: pdf, rtf, doc, tiff.

Ai gjithashtu duhet të sigurojë verifikimin dhe sigurinë e nënshkrimeve elektronike, të regjistrojë informacionin në lidhje me dhënien e aksesit dhe operacione të tjera me dokumente dhe meta të dhëna si pjesë e informacionit të kontrollit.

Sistemi duhet të jetë në përputhje me GOST R 51275-2006 dhe rregullat për mbrojtjen teknike të informacionit konfidencial.

Nuk duhet të ketë një lidhje të drejtpërdrejtë (të pasigurt) me internetin.

Urdhri i Ministrisë së Komunikimeve dhe Masmedias të Federatës Ruse të 2 shtatorit 2011 N 221 "Për miratimin e Kërkesave për sistemet e informacionit të menaxhimit elektronik të dokumenteve të organeve ekzekutive federale, duke marrë parasysh, ndër të tjera, nevojën për përpunimi nëpërmjet këtyre sistemeve të informacionit zyrtar me shpërndarje të kufizuar"

Regjistrimi N 22304

Ky urdhër hyn në fuqi 10 ditë pas ditës së publikimit zyrtar.