Պատվերների էլեկտրոնային գրանցում։ Ինչպե՞ս թողարկել և վարել անձնակազմի պատվերների գրանցամատյան: Ինչպես թողարկել և ինչպես վարել պատվերների գրանցամատյան

Բիզնեսի շատ ղեկավարներ հետաքրքրվում են, թե արդյոք անհրաժեշտ է անձնակազմի պատվերների գրանցամատյան վարել:

Հարգելի ընթերցողներ. Հոդվածում խոսվում է բնորոշ լուծումների մասին իրավական խնդիրներբայց յուրաքանչյուր դեպք անհատական ​​է: Եթե ​​ցանկանում եք իմանալ, թե ինչպես լուծիր հենց քո խնդիրը- կապվեք խորհրդատուի հետ.

ԴԻՄՈՒՄՆԵՐ ԵՎ ԶԱՆԳԵՐ ԸՆԴՈՒՆՎՈՒՄ ԵՆ 24/7 և շաբաթը 7 օր.

Դա արագ է և ԱՆՎՃԱՐ Է!

Նկատի ունեցեք, թե ինչ է ասում այս մասին Ռուսաստանի օրենսդրությունը, որը վերաբերում է 2020 թվականին։ Անում է անձնակազմի փաստաթղթերյուրաքանչյուր ընկերության գործունեության կարևոր մասն է:

Ի վերջո, այս կերպ դուք կարող եք գրանցել աշխատողների աշխատանքային կյանքում ցանկացած իրադարձություն: Ընկերությունները կուտակում են բազմաթիվ փաստաթղթեր, որոնք ամեն օր կազմվում են։

Նրանց հետ պետք է կապ հաստատել, երբ ստուգում է անցկացվում, կամ պետք է որոշակի վկայականներ ներկայացվեն աշխատողին:

Փաստաթղթերը կազմակերպելու և օպտիմալացնելու համար հարկավոր է օգտագործել հատուկ ամսագրեր:

Այն, ինչ դուք պետք է իմանաք

Բոլոր պատվերները և այլ փաստաթղթերը պետք է գրանցվեն համապատասխան ամսագրում և գրքում:

Այդ փաստաթղթերից է անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանը։ Ի՞նչ հասկացություն է սա, ինչպիսի՞ն է ամսագրի բովանդակությունը և գրանցման կանոնները:

Անմիջապես ասենք, որ չկան հստակ կանոններ, որոնց պետք է հետևեք, եթե որոշեք սկսել գրանցման մատյան:

Հիմնական տերմիններ

Ամսագիրը գրանցում է բոլոր պատվերները, որոնք տրվել են ընկերությունում և վերաբերում են անձնակազմի հետ կապված տարբեր գործողություններին:

Գրանցեք աշխատողների աշխատանքային ուղին: Եվ եթե անհրաժեշտություն առաջանա, կարող եք արագ գտնել կոնկրետ պատվեր։

Նման ամսագիրն օգտագործվում է դատական ​​մարմնի վարույթում: Դա հիմնավոր փաստաթուղթ է, ապացույց:

Գրանցումը կոչվում է նաև կարգավորվող նախագծերի փաստաթղթերի վերաբերյալ հաշվապահական տեղեկատվության գրանցում:

Գրանցումը փաստաթղթերին կարող է օրինական ուժ տալ: Քանի դեռ փաստաթուղթը գրանցված չէ, համար է նշանակվում, այն տրված չի համարվում, ինչը նշանակում է, որ այն իրականում գոյություն չունի։

Փաստաթղթի նպատակը

Այս տեսակի գրանցամատյանն օգտագործվում է անձնակազմի ծառայությունների կողմից փաստաթղթերի (կադրերի վերաբերյալ պատվերների) հաշվառման համար, որը սահմանում է ենթակաների մի շարք ծառայողական, ծառայողական և աշխատանքային գործառույթներ:

Նման մատյան պահելը անհրաժեշտ է հետևյալ պատճառներով.

Որոշ ընկերություններ փաստաթղթեր գրանցելու կանոն ունեն, և միայն այդպես կգործի։ Պատվերի մատյանում գրանցումն անհրաժեշտ է համապատասխան փաստաթուղթը օրինականացնելու համար:

Օրենսդրական դաշտը

Օրենսդրական փաստաթղթերում ոչինչ չի ասվում համարակալման կարգի մասին։ Այսպիսով, դուք կարող եք հետևել այն հրահանգներին, որոնք հաստատվել են:

Գրառումների վարումն իրականացվում է հետևյալ փաստաթղթերի համաձայն.

Ինչպե՞ս վարել անձնակազմի պատվերների գրանցամատյան

Անձնակազմի գրեթե բոլոր պատվերները անձնավորված են։ Անձնակազմի պատվերների տեսակները.

1. Աշխատակից ընկերություն ընդունելու մասին.
2. Աշխատողի հետ պայմանագիրը խզելու մասին.
3. Ախ մեկ այլ աշխատանքի համար:
4. Դիրքերի համակցության մասին.
5. Աշխատակցին ուղարկելու մասին։
6. Օ, և այլն:

Այն հրամանները, որոնց համաձայն այդ պաշտոնում նշանակվում է ընկերության առաջին դեմքը, հիմնական գործունեության, այլ ոչ թե անձնակազմի հրամաններ են։

Առանձին պատվերներ պատրաստվում են անձնակազմի հաշվառման առաջնային հաշվառման փաստաթղթերի միասնական ձևի համաձայն:

Եթե ​​օգտագործվում է «ա» տառի նշանակումը, ապա հրամանը տրվում է մի քանի անձանց նկատմամբ:

Ով լրացնում է ձևը

Ամսագիրը լրացվում է այն պահից, երբ ձեռնարկությունը սկսում է զբաղվել բիզնեսով, և մինչև այն օրը, երբ թերթերը վերջանում են: Ուստի նպատակահարմար է օգտագործել հաստ նոթատետր, որպեսզի հաճախակի փոխելու կարիք չունենաք։

Քանի որ գրանցման մատյանը հիմնական փաստաթղթերից մեկն է, որը փոխանցվում է արխիվ, ընկերությունը պետք է ունենա աշխատող, ով պատասխանատու կլինի դրա պահպանման համար:

Այդպիսի անձը նշանակվում է հրաման արձակելով։ Բայց պատահում է, որ համապատասխան պարտավորությունը սահմանվում է կադրային մասնագետների մոտ։

Փաստաթուղթը վարում են հետևյալ անձինք.

• անձնակազմի սպա;
• անձնակազմի ղեկավար;
• քարտուղար
• գործավարներ;
• առաջնորդ.

Թե կոնկրետ ով կպահի ամսագիրը, կախված կլինի ընկերության չափից և նրա կազմակերպչական կառուցվածքից:

Կազմման կարգը

Ամսագիր գրանցելիս անպայման հաշվի առեք հետևյալ պահանջները. Օգտագործեք կոշտ ծածկույթ, հատկապես երկարաժամկետ պատվերներ ներկայացնելիս:

Ի վերջո, դուք պետք է հոգ տանեք, որ գերանը երկար ժամանակ պահվի: Շապիկների վրա գրված է վերնագիրը և ցուցիչը։

Բոլոր էջերը համարակալված են (օգտագործվում է շարունակական մեթոդ. սերիական համարները դրվում են): Այնուհետև կարվել է ըստ պահանջների նորմատիվ փաստաթղթեր. Լցնում են միջուկ։

Ամսագիրը կարվում է թելերով, իսկ առջևի կողմերում դրանք կապում են հանգույցի մեջ։ Թելին սոսնձված է թերթիկ՝ փաստաթղթի ավարտի ամսաթվի վերաբերյալ տվյալներով, դրա ավարտի պատվերի համարը:

Կնիքը պետք է տեղադրվի այնպես, որ դրա մի մասը լինի հենց ամսագրի վրա, իսկ մի մասը՝ թելերի հանգույցների վրա։

Վերջին էջը պետք է պարունակի այսպիսի տեղեկատվություն.

• էջերի քանակը;
• ընկերության ղեկավարի կամ անձնակազմի բաժնի ղեկավարի ստորագրությունը.
• կնիք.

Այս կերպ Դուք կարող եք պաշտպանել փաստաթուղթը ուղղումներից: Նախքան ամսագրում պատվեր գրանցելը, անձնակազմի բաժնի աշխատակիցը պետք է ստուգի, թե արդյոք փաստաթուղթը օրինական է:

Ստուգվում:

• կա՞ հղում այն ​​փաստաթղթին, որի հիման վրա տրվել է հրամանը ( աշխատանքային պայմանագրեր, իրավական ակտեր և այլն);
• կա՞ ամսաթիվ, անվանում, համար, գրանցված է պատվերի պատրաստման վայրը.
• կա վերնագիր և տեքստ, ստորագրություն;
• կա՞ նշան, որը հաստատում է պատվերի հաստատումը ընկերության լիազորված մասնագետի հետ:

Քանի որ օրենսդրությունը չի սահմանում ամսագրի մեկ ձև, յուրաքանչյուր ձեռնարկություն մշակում է իր սեփական նմուշը:

Այն սովորաբար պարունակում է.

• վերնագիր;
• բաժին, որտեղ թվարկված են այն աշխատակիցները, ովքեր պատասխանատու են փաստաթղթի պահպանման համար.
• բաժինը, որտեղ իրականացվում է անձնակազմի պատվերների գրանցումը:

Վերնագրի էջում գրում են.

• Ընկերության Անվանումը;
• փաստաթղթի անվանումը;
• գրանցման մեկնարկի ամսաթիվը.
• ամսաթիվը, երբ լրացումը դադարում է.

Երկրորդ բաժինը պարունակում է.

• լրիվ անվանումը, աշխատողների պաշտոնները, ովքեր պատասխանատու են ամսագրի պահպանման համար.
• փաստաթղթերի վերաբերյալ տվյալներ, որոնք հիմք են հանդիսանում աշխատողների նշանակման համար.
• յուրաքանչյուր այդպիսի անձի ստորագրությունը.
• տվյալներ այն ժամանակահատվածի մասին, որի ընթացքում անձը հաշվառումներ է վարում.

Հիմնական բաժինը պարունակում է հետևյալ տեղեկությունները.

• պատվերի գրանցման համարը;
• ամսաթիվը, պատվերի համարը, որը հաստատվել է.
• հրամանի տեսակը;
• Աշխատողի լրիվ անվանումը, անձնակազմի համարը.
• փաստաթղթեր, որոնք հիմք են հանդիսացել հրամանի արձակման համար.

Նման ամսագիրը կարևոր իրավական փաստաթուղթ է: Այնպես որ, արժե այն ճիշտ դասավորել։ Յուրաքանչյուր մուտք պետք է լինի ամբողջական:

Տվյալները չեն կարող կրճատվել, եթե դա կհանգեցնի խնդրահարույց մեկնաբանության: Սխալներ և ուղղումներ չեն թույլատրվում, ուղղիչ միջոցներ չեն կարող օգտագործվել գրառումը խմբագրելու համար:

Եթե ​​կա սխալ, այն հատվում է հոծ գծերով։ Կողքին գրված է ճիշտ տվյալները։

Ամսագրի վարման կանոնները ղեկավարությունը սահմանում է հիմնական գործունեության առանձին կանոնակարգով, որը պետք է կազմվի անվճար ձևերով և սահմանի.

• ով է լինելու պատասխանատու անձը.
• ովքեր կփոխարինեն պատասխանատու անձանց բացակայության դեպքում.
• պահպանման ինչ ժամկետ և որտեղ կպահվի փաստաթուղթը:

Արժե հաշվի առնել անտառահատումների հետևյալ հատկանիշները.

Յուրաքանչյուր պատվեր արժե	Գրանցվեք հրապարակման օրը
Գրանցեք ցանկացած պատվեր	Կառավարիչն ընդդեմ աշխատակցի
Եթե ​​պատվերը գրանցված չէ	Դա իրավական ուժ չի ունենա։
Սովորաբար ամսագիրը պահվում է ընթացիկ տարվա համար	Առաջին հաջորդ տարիհամարակալումը սկսվում է նորից
Բոլոր պատվերներն ունեն եզակի կոդեր	Հետեւաբար, անհրաժեշտության դեպքում դրանք գտնելը դժվար չի լինի։
Ամսագիրը կարող է պահվել թղթային կամ էլեկտրոնային ձևաչափով:	Անձնակազմի պատվերների գրանցման ամսագիր էլեկտրոնային ձևաչափովներառում է պաշտպանության հաստատում (գաղտնաբառ)

Արժե հաշվի առնել նման նրբերանգները.

Աշխատակիցների մանրամասները	Այն, ինչ պատասխանատու է անտառահատումների համար, կարելի է գրել փաստաթղթի շապիկների վրա, յուրաքանչյուր կամ վերջին թերթի վրա
Յուրաքանչյուր թերթ պետք է պաշտպանված լինի դուրսբերումից և ամրացումից:	Հետեւաբար, ամսագիրը կարված է
Անունը պետք է լինի ամբողջական,	Իսկ պաշտոնի, մասնագիտությունների և մասնագիտությունների անվանումը՝ ըստ
Ջնջում, ուղղում, ջնջում չի թույլատրվում (ինչպես քննարկվել է վերևում)	Եթե ​​անհրաժեշտ է ուղղել գրվածը, մուտքը հատվում է, որպեսզի այն ընթերցվի։ Նույն սյունակում կատարվում է նոր գրառում։ Եթե ​​կա «Ծանոթագրություն» կետ, ապա դրանում գրվում է ուղղում: Եթե ​​նման կետ չկա, ապա կարող եք ներքևում նշել նույն ձևով, ինչպես դա արվում է աշխատանքային գրքեր(այսպիսի և նման գրառումը սյունակում անվավեր է): Հետո գրվում է նոր տեղեկությունը
Գրանցման մատյան - ներքին փաստաթուղթ	Այն չպետք է կիսվի որևէ մեկի հետ, բացի Մարդկային ռեսուրսների վարչությունից: Փոխանցումը հնարավոր է միայն իշխանությունների գրավոր հրամանի առկայության դեպքում
Ընկերության ստորաբաժանման ղեկավար կամ այլ պաշտոնյա	Կարող է կարդալ ամսագիրը միայն դրա պահպանման համար պատասխանատու անձանց ներկայությամբ
Ամսագիրը պարբերաբար ներկայացվում է բաժնի պետին, որպեսզի նա ստուգի	Արդյո՞ք որոշումները կայացվել են ժամանակին և ճիշտ, և կարող են նաև պատրաստել հաշվետվություն, հաշվետվություն, վերլուծել անձնակազմի աշխատանքը
Ընկերությունում մշակվում է ինդեքսավորման կարգը	—

Նմուշի լրացում

Եթե ​​համեմատենք ամսագրերը, որոնք պահվում են տարբեր ընկերություններում, ապա կտեսնենք էական տարբերություններ։ Որոշ ընկերություններ հեռացնում են որոշ տարրեր, իսկ մյուսները ավելացնում են մի շարք լրացուցիչ դաշտեր:

Տեսանյութ. ինչ պետք է լինի տեղեկամատյանները և ինչպես դրանք բռնկել

Ղեկավարությունը հնարավորություն ունի ոչ միայն ինքնուրույն մշակել փաստաթուղթ՝ հաշվի առնելով իրենց կարիքները, այլև գնել պատրաստի ամսագիր։

Ո՞րն է պահպանման ժամկետը

Պատվերների պահպանման ժամկետները մեծապես տարբերվում են.

Ընկերությունը կարող է պահել առանձին ամսագրեր երկարաժամկետ պատվերների և կարճաժամկետ պատվերների համար: Եթե ​​ձեռնարկությունը մեծ է, ապա նպատակահարմար է այն բաժանել մի քանի խմբերի (յուրաքանչյուր խումբ ունի առանձին ամսագիր):

Գրանցման գրանցամատյանի պահպանման ժամկետը սահմանվում է արխիվային փաստաթղթերի հետ աշխատելու հիմնական կանոններին համապատասխան:

Պատվերները խմբավորվում և ձևավորվում են առանձին դեպքերի: Երբ ավարտում են ամսագրի վարումը, այն տեղափոխվում է արխիվ։ Այնտեղ այն կպահվի 5 կամ 75 տարի։

Անձնակազմի պատվերների գրանցման ամսագիր- Սա ամսագիր է, որտեղ գրանցվում են կազմակերպության անձնակազմի համար տրված բոլոր հրամանները:

Անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանը պետք է լինի ժանյակավոր, համարակալված և ամրացված և.

Անձնակազմի աշխատակիցը, ով վարում է անձնակազմի պատվերների գրանցամատյան, սյունակները պետք է լրացնի անձնակազմի հրամանների տեքստերին համապատասխան:

Ներկայումս իրավաբանորեն հաստատված է միասնական ձևԱնձնակազմի պատվերների գրանցամատյան չկա, ուստի կազմակերպությունն իրավունք ունի այն ինքնուրույն մշակել ցանկացած ձևով:

Պահպանման ժամկետը Անձնակազմի վերաբերյալ վարչական փաստաթղթերի գրանցման ամսագիրստեղծվել է Արվեստ. Գործունեության ընթացքում ստեղծված տիպիկ կառավարչական արխիվային փաստաթղթերի ցանկի 258 բ պետական ​​մարմիններ, մարմիններ տեղական իշխանությունև կազմակերպությունները՝ նշելով պահպանման ժամկետները (հաստատված է մշակույթի նախարարության կողմից Ռուսաստանի Դաշնությունօգոստոսի 25, 2010), և է 75 տարեկան և 5 տարեկան.

Ելնելով ամսագրերի պահպանման տարբեր ժամանակահատվածներից՝ կարելի է առաջարկել կազմակերպությունում անձնակազմի պատվերների գրանցման երկու ամսագիր ունենալ:

Մեկ ամսագրում 75 տարի պահպանման ժամկետով

• շարժվելու մասին;
• համադրության մասին;
• , խորացված ուսուցում, կոչումների շնորհում (աստիճաններ);
• ազգանունը փոխելու մասին;
• խրախուսման, պարգևատրման մասին;
• , բոնուսներ, տարբեր վճարումներ;
• աշխատողների բոլոր տեսակի արձակուրդները ծանր, վնասակար և վտանգավոր պայմաններաշխատուժ;
• ծնողական արձակուրդում;
• առանց վարձատրության արձակուրդների մասին ( աշխատավարձերը);
• հերթապահություն՝ ըստ հիմնական գործունեության պրոֆիլի.
• ծանր, վնասակար և վտանգավոր աշխատանքային պայմաններով աշխատողների գործուղումների ժամանակ.

Մեկ այլ ամսագրում 5 տարի պահպանման ժամկետովԱնձնակազմի պատվերները կգրանցվեն, ինչպիսիք են.

• մասին կարգապահական գործողություն;
• վերապատրաստման հետ կապված արձակուրդի մասին.
• պարտքի մասին;
• կարճաժամկետ ներքին և արտասահմանյան գործուղումների ժամանակ.

Թերևս անձնակազմի հրամանների և հրահանգների խմբերի գրանցման ավելի կոտորակային բաժանում: Այս դեպքում առանձնացվում են առանձին խմբեր և պահպանվում են առանձին գրանցման զանգվածներ (տարբեր ամսագրեր):

Անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանի ստեղծման և լրացման պահանջները

Եկեք նշենք որոշ պահանջներ, որոնք դուք պետք է իմանաք անձնակազմի պատվերների գրանցամատյան վարելիս: Ամսագրի առջևի մասում նշվում են դրա պահպանման սկզբի և ավարտի ժամկետները, այս ամսագրի ինդեքսը՝ ըստ գործերի անվանացանկի (եթե այդպիսիք կան):

Անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանի ճակատային կողմը

Ամսագրի պահպանման համար պատասխանատու աշխատողի մասին տեղեկությունները կարող են տրվել ամսագրի շապիկին (առջևի կամ հետևի), ամսագրի յուրաքանչյուր կամ վերջին էջում.

Հատման համար պատասխանատու անձ.

__________________________ __________________________
պաշտոնի ազգանունը, անունը, հայրանունը

Ամսագրի էջերը պետք է պաշտպանված լինեն դուրսբերումից և հավելվածներից, դրա համար՝

Ամսագրի թերթիկները համարակալվում են, ժանյակավորվում, կնքվում են կնիքով (մոմ, մաստիկ), և ամսագիրը վավերացվում է անձնակազմի բաժնի պետի կամ անձնակազմի կառավարման կազմակերպության ղեկավարի տեղակալի կամ կազմակերպության ղեկավարի կողմից.

Ամսագրի թերթիկները համարակալված են հերթականությամբ և ժանյակավոր, թերթի ժանյակային հանգույցի վերջին էջում պատրաստված կպչուն պիտակ՝ անձնակազմի բաժնի կամ կազմակերպության կնիքի դրոշմով։ Միևնույն ժամանակ վերջին էջում կատարվում է հաստատման մակագրություն.

Այս ամսագրում համարակալված, ժանյակավոր

և կնքված _______ թերթերով

Մարդկային ռեսուրսների բաժնի պետ

______________________ _____________________

«___» ______________20___

Ամսագրերում ազգանունը, անունը, հայրանունը պետք է ամբողջությամբ նշել, իսկ պաշտոնի, մասնագիտության, մասնագիտության անվանումը` ըստ հաստիքացուցակի:

Չի թույլատրվում նախկինում կատարված գրառումների ջնջում, ուղղում կամ ջնջում ուղղիչ միջոցների միջոցով:

Եթե, այնուամենայնիվ, անհրաժեշտ է ուղղումներ կատարել, ապա սխալ արված կամ սխալ գրառումները խաչվում են մեկ տողով, որպեսզի նախկինում գրված տեքստը հստակ ընթեռնելի լինի։ Նույն սյունակում կատարվում է նոր գրառում։ Եթե ​​ամսագիրն ունի «Ծանոթագրություն» սյունակ, ապա դրանում կատարվում է հետևյալ գրառումը.

Ուղղված է ____ սյունակում

__________________ ______________________
(ստորագրություն) (ստորագրության վերծանում)

«___» ______________ 20___ թ.

Եթե ​​մատյանում չկա «Ծանոթագրություն» սյունակ, ապա սխալ մուտքագրված տեղեկատվությունը չի խաչվում, և դրանց տակ դրվում է նույն նշանը, ինչ աշխատանքային գրքում («Սյունակ թիվ ___ գրառումը անվավեր է»): և նշվում է նոր տեղեկություն։

Ամսագիրը ներքին փաստաթուղթ է և չի կարող փոխանցվել կադրերի բաժնից բացի այլ ստորաբաժանումների աշխատակիցներին՝ առանց կադրերի բաժնի պետի համապատասխան հրամանի:

Բաժանմունքների ղեկավարների կամ այլոց ծանոթացում պաշտոնյաներըամսագիր ունեցող կազմակերպությունները պետք է իրականացվեն դրա պահպանման համար պատասխանատու անձի ներկայությամբ:

Կադրերի բաժնում հաստատված որոշակի օրինաչափությամբ գրանցամատյանները ներկայացվում են վարչության պետին՝ կայացված որոշումների ժամանակին և ճիշտությունը ստուգելու, հաշվետվություններ, հաշվետվություններ, վերլուծություններ պատրաստելու համար։ կադրային աշխատանք.

Ամսագրի պահպանման գործընթացում այն ​​պահվում է դրա պահպանման համար պատասխանատու անձի կողմից: Երբ ամսագիրն ավարտվում է, դիմային շապիկին համապատասխան գրառում է կատարվում։

Քանի որ ներկայումս օրենսդրորեն հաստատված անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանի միասնական ձև չկա, մենք կտանք մոտավոր ձևամսագիր. Անհրաժեշտության դեպքում կարող եք ավելացնել լրացուցիչ սյունակներ կամ ջնջել ավելորդները:

Պատվերի ՀԱՄԱՐ– փաստաթղթին տրված թվային և (կամ) տառային նշում (ինդեքսավորում) դրա գրանցման ժամանակ:

Անձնակազմի պատվերների ինդեքսավորման կանոնները մշակվում են հենց կազմակերպության կողմից: Աշխատանքային պրակտիկայում անձնակազմի ծառայություններԱյբբենական ինդեքսավորումը ստացել է ամենամեծ բաշխումը:

Փաստաթղթերի մեծ ծավալի դեպքում անձնակազմի պատվերները, որոնք վերաբերում են անձնակազմի հետ աշխատելու տարբեր խնդիրներին, պետք է խմբավորվեն առանձին՝ օգտագործելով տարբեր ինդեքսավորում: Օրինակ՝ «կ» տառը (կադրեր) կամ լ/ս (անձնակազմի կողմից) ավելացվում է անձնակազմի տեղաշարժի (աշխատանքի ընդունման, այլ աշխատանքի տեղափոխման, աշխատանքից ազատման) հրամանների սերիական համարներին՝ աշխատողների գործուղումների պատվերների համար։ - «կմ», տոների տրամադրման մասին՝ «օ», խրախուսման մասին՝ «պ», կարգապահական տույժերի մասին՝ «գ» և այլն։

Պատվերի թողարկման ամսաթիվըայն համարն է, երբ այն ստորագրվել է ղեկավարի կամ լիազորված անձի կողմից: Ամսաթիվը մուտքագրվում է 3-րդ սյունակում (տես Հավելված):

4-րդ սյունակում Պատվերի տեսակըկազմվում է արձանագրություն, թե անձնակազմի հետ աշխատանքի որ հարցի վերաբերյալ է հրաման տրվել (աշխատանքի ընդունում, աշխատանքից ազատում, տեղափոխում, հաջորդ արձակուրդի մասին և այլն):

5-րդ, 6-րդ, 7-րդ, 8-րդ սյունակները պարունակում են տվյալներ այն աշխատողի մասին, ում նկատմամբ տրվել է հրամանը:

Պատվերի ամփոփումկամ դրա վերնագիրը, որը գրված է պատվերի տեքստի սկզբում, մուտքագրվում է ամսագրի 10-րդ սյունակում (տես Հավելված):

10-րդ սյունակում Հիմքնշվում է հրամանի արձակման համար հիմք հանդիսացած նախաձեռնող փաստաթուղթը։

Կադրային գրառումների պահպանումն առաջին հերթին ենթադրում է մեծ պատասխանատվություն։ Դրա հետ մեկտեղ պատվերի բնույթի փաստաթղթերի հավաքագրումը, վերլուծությունը և գրանցումը պահանջում է կենտրոնացվածության բարձրացում և օրենքի խստիվ պահպանում։ Անձնակազմի աշխատանքին առնչվող ամսագրերը, ըստ էության, անձնակազմի բոլոր գրառումների կառավարման հիմքն են:

Հարգելի ընթերցողներ. Հոդվածում խոսվում է իրավական խնդիրների լուծման բնորոշ ուղիների մասին, սակայն յուրաքանչյուր դեպք անհատական ​​է: Եթե ​​ցանկանում եք իմանալ, թե ինչպես լուծիր հենց քո խնդիրը- կապվեք խորհրդատուի հետ.

Դա արագ է և ԱՆՎՃԱՐ Է!

Այս առումով նշանակված ամսագրերը կարող են լինել համակարգային ստուգումների առարկա տարբեր կարգավորող մարմինների կողմից: Բացի այդ, ճիշտ դիզայնանձնակազմի փաստաթղթերը, ուղղակիորեն ազդում է դրա իրավական նշանակության վրա, ինչպես նաև անձամբ վերաբերում է կազմակերպության յուրաքանչյուր աշխատակցին: Կարելի է ասել, որ քանի դեռ փաստաթուղթը պատշաճ կերպով չի գրանցվել, այն իրականում գոյություն չունի։

Օրենսդրության խոսք

Սովորաբար, անձնակազմի աշխատողներկազմում են մի քանի տարբեր ամսագրեր, որտեղ նրանք գրանցում են պատվերներ տարբեր տեսակներ. Օրինակ, մեկ ամսագիր կարող է պարունակել պատվերներ բացառապես անձնակազմի համար: Մեկ այլ մատյան կարող է ցուցադրել ձեռնարկության գործունեության պատվերները: Գործում է նաև ամսագրեր գրանցելու պրակտիկա միայն արձակուրդների կամ կրճատումների համար։

Պատվերների գրանցման գրանցամատյանի ընդհանուր ընդունված ձևը պարունակում է անձնակազմի պրակտիկայում առկա բոլոր հիմնական սյունակները: Որպես պահուստային սյունակներ կարող են լինել դատարկ սյունակներ, որոնք անհրաժեշտության դեպքում լրացնելու են պատասխանատու անձինք՝ իրենց հայեցողությամբ։

Չկա պատվերների գրանցամատյանի միասնական ձև, որը կհաստատվեր օրենքով։

Այս կապակցությամբ ստորև տեքստում կցուցադրվի աշխատանքի ընդունման պատվերների գրանցման օրինակելի մատյան: Բացի այդ, կազմակերպությունները կարող են զարգանալ սեփական նախագիծամսագրի ձևերը.

Կախված իրավիճակից, գործատուները, բացի ընդհանուր ընդունված սյունակներից, իրավունք ունեն ավելացնել լրացուցիչ սյունակներ: Օրինակ՝ «F.I.O. կամ աշխատողի պաշտոնը, որի համար տրված է հրամանը», «ում կողմից հաստատված է հրամանը», «հրամանի պատճառը», «աշխատողի անձնակազմի համարը», «պատվերը կատարողը», «որտեղ. պատվերը փոխանցվում է», «պաշտոնը և լրիվ անվանումը համապատասխան գրառում կատարած անձը.

Կարգավորող քաղաքականություն

Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանի համաձայն հաստատվել է ձեռնարկության գործունեության ընթացքում ձևավորված փաստաթղթերի ցանկը։ Մեկը հիմնական դրույթներըսույն նորմատիվ ակտով դրանց պահպանման ժամկետների սահմանումն է։ Այսպիսով, գրանցման մատյանների հետ կապված, որոնք կապված են անձնակազմի վարչական փաստաթղթերի հետ, տրամադրվել են երկու տարբեր ժամկետներ՝ 5 և 75 տարի:

Օրենքով կամ Ցուցակով հրամանների համարակալման կարգը նախատեսված չէ։Մինչդեռ, ըստ Մոդելի հրահանգգրասենյակային աշխատանքի վերաբերյալ, որը հաստատվել է Դաշնային արխիվի 2000 թվականի նոյեմբերի 27-ի թիվ 68 հրամանով, պատվերները համարակալվում են հաջորդաբար, բայց օրացուցային տարվա ընթացքում։ Բացի այդ, հրահանգները ցույց են տալիս հիմնական գործունեության համար պատվերների առանձին համարակալման անհրաժեշտությունը, ինչպես նաև աշխատանքային անձնակազմի պատվերները:

Արդյո՞ք անհրաժեշտ է ղեկավարել:

Ինչպես նախկինում նշվեց, Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի 25.08.2010 թիվ 558 հրամանը հաստատեց գրանցման մատյանների պահպանման ժամկետը, որոնք կապված են վարչական փաստաթղթերի հետ:

Դրանից բխում է, որ գրանցման ամսագրերի վարումը պարտադիր է։

Ի՞նչ կասեք էլեկտրոնային ձևի մասին:

Օրենսդրության մեջ չկան դրույթներ թղթային մատյանների պարտադիր պահպանման մասին, այդ թվում հատուկ պայմաններդրա դիզայնը։ Հատուկ պայմանները նշանակում են համարակալում, կնիքով վավերացում, ամսագրերի կարում։

Այդ իսկ պատճառով թույլատրվում է գրանցամատյան պահել էլեկտրոնային ձևով:

Բացի այդ, եթե, ըստ ընթացակարգի, 1C ծրագրում դրանց ձևավորման ընթացքում պատվերի համարները նշանակվում են ավտոմատ կերպով, ապա այդպիսի ամսագիր թղթային ձևով պահելը անհրաժեշտ չէ:

Պատվերների գրանցման տեղեկամատյանների տեսակները նմուշներով

Այսօր մարդկային ռեսուրսների տարբեր ստորաբաժանումների կողմից օգտագործվում են գրանցման մատյանների հետևյալ ձևերը.

• Կադրերի ընդունման, տեղափոխման, հաշվարկի վերաբերյալ.
• Արձակուրդների մասին.
• Անձնակազմի ճանապարհորդության մասին.
• Կարգապահական տույժերի խթանման և կիրառման վերաբերյալ.

Աշխատանքային պատվերի գրանցման նմուշ.

Անցկացման մեթոդիկա

Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման հիմնական փուլերն են.

• Աշխատանքային հոսքի կազմակերպում, այսինքն՝ ձեռնարկության ներսում պատրաստված փաստաթղթերի օպտիմալ տեղաշարժ:
• Տնտեսական և վարչական գործունեության փաստաթղթեր.
• Փաստաթղթերի պահպանման ապահովում.

Փաստաթղթերի ստանդարտ ընթացակարգը ներառում է ձեռնարկության բազմաթիվ աշխատակիցների մասնակցությունը: Գրասենյակային աշխատանքը և դրա կազմակերպումը գտնվում է գրասենյակային աշխատանքի ծառայության պատասխանատվության ոլորտում: Բացի այդ, այս անունը պայմանական է, և կախված ձեռնարկության չափից կամ նրան վերապահված գործառույթներից, այն կարող է լինել կամ ընդհանուր բաժինինչպես նաև գրասենյակ:

Փոքր կազմակերպություններում այդ գործառույթը սովորաբար հանձնարարվում է քարտուղարին:Վրա սկզբնական փուլանհրաժեշտ է հաստատել փաստաթղթերի հետ աշխատելու միասնական կանոններ. Այս խնդիրը լուծելու համար հիանալի լուծում կլինի դրանք ուղղել հրահանգների մեջ: Պետք չէ մոռանալ, որ ժամանակակից գործավարությունը մեծապես որոշվում է հենց ձեռնարկության կողմից, մինչդեռ կանոնակարգերն ավելի շատ խորհրդատվական բնույթ ունեն:

Հետևաբար, գրասենյակային աշխատանքի ձևավորման համար անհրաժեշտ է մշակել երկու հիմնական փաստաթուղթ.

1. Բիզնես հրահանգներ.Նշված տեղական ակտում պետք է ցուցադրվեն փաստաթղթերի աշխատանքային և մշակման բոլոր ներքին կազմակերպչական կանոնները: Այն դեպքում, երբ ձեռնարկությունը դեռևս չի ձևավորել գործավարության իր կանոնները, կամ հրահանգների մշակումն այս փուլում անտեղի է թվում, ապա կարող եք ժամանակավորապես օգտագործել համապատասխան դրույթները:
2. Գործերի անվանացանկ.Փաստաթղթերի նշված համակարգված ցանկը արտացոլում է դրանց հաշվառումը ըստ պահպանման պայմանների և օգտագործվում է հետագայում արխիվ տեղափոխելու կամ ոչնչացնելու նպատակով:

Դիտեք տեսանյութը, թե ինչպես գրել հրահանգներ գրասենյակային աշխատանքի համար.

Հարկ է նշել, որ անձնակազմի հետ կապված բոլոր պատվերները գրանցվում են ամսագրում:Ամսագրի վերնագիրն օգտագործվում է փաստաթղթի ամբողջական վերնագիրը գրելու համար: Նշենք, որ անունը գրված է մեծատառով։ Դրան հաջորդում է ընկերության անվանումը.

AT խոշոր կազմակերպություններնախընտրելի է ամսագրերի թիվը համապատասխան ծառայությունների կամ բաժինների թվին համարժեք պահել:

Վերնագրի էջում նշվում է նաև փաստաթղթի փաստացի կատարման ամսաթիվը:Ամսագիրը համարակալվում և կարվում է, որից հետո կնքվում է տնօրենի ստորագրությամբ և ձեռնարկության կնիքով: Իդեալում, եթե գրանցման մատյանը կնքված է համարակալված կնիքով: Բայց այս դեպքում դրա համարը պետք է մուտքագրվի ամսագրում, այլապես առանց դրա հնարավոր չէ ամսագիրը կնքված համարել։

Պատասխանատու անձինք

Ձեռնարկության հիմնական գործունեության հետ կապված՝ տնօրենի անունից պատվերներ են կազմվում ստորաբաժանումների ստորաբաժանումների ղեկավարների կողմից: Եթե ​​բարդ խնդիր լուծելու հարց կա, ապա ղեկավարը կարող է ստեղծել հատուկ հանձնաժողով, որը բաղկացած կլինի դիվերսիֆիկացված մասնագետներից։ Բայց քանի որ առաջադրանքները ոչ միայն հիմնական են, այլև գործառնական, պատվերները պետք է դասակարգվեն:

Դուք կարող եք առաջարկել այս տարբերակը.

1. Հիմնական գործունեության ցուցումներ. Նման հրամանները տրվում են կազմակերպչական խնդիրների իրականացման շրջանակում:
2. Վարչական հրամաններ.

Վերոնշյալ ուղղություններով պատվերները ենթակա են առանձին գրանցման։Այլ կերպ ասած, անհրաժեշտ է առանձին պահել այս փաստաթղթերը: Դա պայմանավորված է նրանով, որ վարչական խնդիրների հետ կապված փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը 5 տարի է։ Մինչդեռ հիմնական գործունեության վերաբերյալ փաստաթղթերը պետք է մշտապես պահպանվեն։ Գրանցման մատյանը պատկանում է բացառապես ներքին օգտագործման համար նախատեսված փաստաթղթերի կատեգորիային:

Գրանցման մատյանին ծանոթանալու կարգը տեղի է ունենում բացառապես դրա գրանցման համար պատասխանատու անձի ներկայությամբ: Բացի այդ, գերատեսչության ղեկավարին պետք է պարբերաբար տրամադրվեն տեղեկամատյաններ: Սա անհրաժեշտ է կայացված որոշումները ստուգելու, ինչպես նաև բաժնի կադրային աշխատանքը գնահատելու համար։

Գրանցման ժամանակահատվածում գրանցման մատյանը վարում է այն անձը, ով պատասխանատու է դրա պահպանման համար:Եթե ​​ամսագիրն ավարտվում է, ապա դրա վերնագրի մասում նշում է կատարվում:

Պարտադիր դաշտերը

Ինչպես նշվեց ավելի վաղ, գրանցման գրանցամատյանի կանոնադրական ձև չկա, որը թույլ է տալիս կազմակերպությանը ինքնուրույն մշակել այն: Ուստի թույլատրվում է օգտագործել փորձագետների առաջարկած գրաֆիկները։

Մասնավորապես:

• Թիվ p / p (գրառման համարը),
• պատվերի ամսաթիվը;
• Պատվերի ՀԱՄԱՐ;
• պատվերի տեսակը, դրա համառոտ բովանդակությունը.
• ԼԻՐԱԿԱՆ ԱՆՈՒՆԸ. աշխատող
• Անձնակազմի համարը;
• հրաման տալու հիմքերը.

Լրացուցիչ սյունակները ներառում են.

• ով ստորագրել է հրամանը
• ով է հրամանը կատարողը.
• որտեղ է ուղարկվել պատվերը;
• անդորրագրի ստացում (ստորագրություն, ամսաթիվ);
• գրություն գործի ուղղության մասին.
• պաշտոնը, լրիվ անվանումը մուտքագրող անձը (պատվերը գրանցող).
• Նշում.

Պատահում է, որ ամսագրի «Ծանոթագրություն» սյունակը չի տրամադրվում:Այս դեպքում անհրաժեշտ է աշխատանքային գրքում ցուցադրվածի նման նշան դնել («___ թիվ ___ սյունակում թիվ ___ մուտքն անվավեր է»), այնուհետև նշեք նոր տվյալները:

Լրացրեք օրինակը

Դիտարկենք ամսագրի հիմնական բաժինը լրացնելու օրինակ՝ օգտագործելով անձնակազմի պատվերների օրինակը.

Թիվ p / p	Պատվերի ամսաթիվը	Պատվերի ՀԱՄԱՐ	Պատվերի տեսակը	ԼԻՐԱԿԱՆ ԱՆՈՒՆԸ. աշխատող	Ներդիր սենյակ	Հիմք
			Հավաքագրում	Պոլոզովա Տատյանա Վիկտորովնա		թիվ 14 աշխատանքային պայմանագիր 13.07.2014թ
	16.07.2014	118-ձիաուժ	Աշխատանքից ազատում	Կուզին Անդրեյ Սերգեևիչ		Ավելացնել. 12.07.2014 թիվ 2 պայմանագիրը 10.03.2012 թիվ 11 աշխատանքային պայմանագրին.
	18.07.2014	119-ձիաուժ	Տեղափոխում այլ աշխատանքի	Սորոկինա Մարիա Ալեքսանդրովնա		Դիմում, ավելացրեք: 12.07.2014 թիվ 2 պայմանագիրը 10.03.2012 թիվ 11 աշխատանքային պայմանագրին.

Պահպանման ժամկետը

Հիշեցնենք, որ Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի թիվ 558 հրամանի ուժով սահմանվում է գրանցման մատյանի պահպանման ժամկետը, որը կազմում է 75 տարի։

Այս տեսակի ամսագիրը սովորաբար ցուցադրում է հետևյալ պատվերները.

• աշխատանքի ընդունվելու մասին;
• թարգմանության մասին;
• հերթապահության;
• աշխատավարձի վրա;
• մասնագիտությունների համատեղման մասին;
• աշխատողին աշխատանքից ազատելու մասին.
• խորացված ուսուցման վրա;
• անձնակազմի խրախուսման մասին;
• բոլոր տեսակի տոների մասին;
• աշխատողի անունը փոխելու մասին.
• երկար ճանապարհորդությունների մասին.

Մեկ այլ գրանցամատյան, որն ունի 5 տարի պահպանման ժամկետ, սովորաբար ցուցադրում է հետևյալ պատվերները.

• կարգապահական տույժերի մասին;
• տարեկան և ուսումնական արձակուրդների մասին;
• հերթապահության;
• կարճ ճանապարհորդությունների մասին.

Գործուղման մեջ գտնվող հիվանդը կարող է հույս դնել փոխհատուցման վրա: Կարդացեք մասին

Ո՞րն է բյուջեից ԱԱՀ-ի վերադարձման ժամկետը: Ամբողջ տեղեկատվությունը

Տեքստ կոմերցիոն առաջարկապրանքների մատակարարման համար պետք է մտածել ամենափոքր մանրամասնության համար: Դրանում կարելի է օրինակ գտնել

Հետադարձ կարգեր. գրանցման մեթոդներ

Հաշվի առնելով այն հանգամանքը, որ գրանցման ամսագիրը կարվում և համարակալվում է, որից հետո այն ստորագրվում է տնօրենի կողմից, կնքվում ձեռնարկության կնիքով, նման ամսագրի մեջ հետադարձ կարգի ներմուծումը բացառվում է: Բայց, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, կան տարբեր իրավիճակներ, որի լուծմամբ հաճախ շահագրգռված են երկու կողմերը, այսինքն՝ ձեռնարկության գործատուն և աշխատողը։ Դրա հիման վրա երբեմն գրանցման կարգի հարկադիր խախտում է տեղի ունենում:

Դիտարկենք մի քանի հնարավոր տարբերակներ.

1. Եթե ​​ձեռնարկությունում պատվերների հետագա գրանցում չկա, ապա պատվերը կարող է կատարվել հետադարձ ուժով:
2. Եթե ​​ձեռնարկությունն ունի հետագա գրանցում, ապա կարող եք անել հուշագիրկառավարչի անունով՝ պատճառների բացատրությամբ և գրանցել պատվերը ընթացիկ համարով։ Երկրորդ տարբերակը լավ է, քանի որ ստուգման դեպքում բացատրական նշումկարգավորող մարմինների առաջ կարդարացնի ստեղծված իրավիճակը։ Ուստի, եթե անհրաժեշտ է պատվեր կատարել «անցած ժամանակաշրջանում», ապա գործնականում օգտվում են կոտորակի (11/1-P) կամ որևէ այլ ցուցանիշով պատվերի թողարկումից։

Պատվերի ցուցիչի այբուբենի տառը իրավական նշանակություն չունի։Բայց դրա օգտագործումը հեշտացնում է անձնակազմի սպայի աշխատանքը։ Բացի այդ, այն դեպքում, երբ կարգավորող մարմինները կարող են պահանջել ձեռնարկության կողմից տրված հրամաններ, ցանկալի է, որ պատվերների թողարկման ժամկետները համընկնեն իրական իրադարձությունների հետ: Նման մոտեցումը կխուսափի տեսուչների աճող հետաքրքրությունից։

Ինչ վերաբերում է սխալների արհեստական ​​ուղղմանը, ապա այստեղ միակ բանը, որ կարելի է առաջարկել, այն է, որ փոխարինվեն միայն այն փաստաթղթերը, որոնք չեն համընկնում այլ պատվերների հետ, հատկապես այն փաստաթղթերը, որոնք չեն կարող փոխարինվել:

Իրադարձությունների ժամանակագրությունը, առաջին հերթին, անհրաժեշտ է հենց գործատուին։ Օրինակ՝ ձեռնարկության տարածքից դուրս գտնվող աշխատողի հետ դժբախտ պատահարի դեպքում։ Նման հանգամանքներում «Հետևողական հրահանգը»՝ աշխատողի ստորագրությամբ, որտեղ նշվում է, որ նա ծանոթ է կարգադրությանը խնդիրների լուծման հիմնարար միջոց է: Վթարի հետաքննության դեպքում ավելի լավ կանխարգելիչ միջոց չկա, հատկապես, երբ խոսքը վերաբերում է վտանգավոր գործողություններին:

ԴԻՄՈՒՄՆԵՐ ԵՎ ԶԱՆԳԵՐ ԸՆԴՈՒՆՎՈՒՄ ԵՆ 24/7 և շաբաթը 7 օր.

Գործունեության հիմնական տեսակների բոլոր պատվերները պետք է գրանցվեն համապատասխան կարգով: Գրառումն արտացոլում է փաստաթղթի անվանումը, կազմման ամսաթիվը և այլ կարևոր տեղեկություններ: Նմուշի մուտքագրում, ամսագրի լրացման օրինակներ - այս ամենը կարելի է գտնել հոդվածում:

Ցանկացած հրաման ներքին գործողության իրավական ակտ է, որը սովորաբար թողարկվում է ընկերության ղեկավարի, նրա առանձին ստորաբաժանում, ճյուղ. Պատվերները դասակարգվում են ըստ տարբեր չափանիշների, ներառյալ այն տարածքը, որը նրանք կարգավորում են: Օրինակ, դրանք կարող են վերաբերել ձեռնարկության անձնակազմին, նյութական ակտիվներին: Միևնույն ժամանակ, կա պատվերների մեծ խումբ, որոնք կարգավորում են բարդ, բարդ հարցեր, որոնք վերաբերում են ամբողջ ընկերությանը որպես ամբողջություն: Դրանք կոչվում են պատվերներ հիմնական գործունեության համար: Նման փաստաթղթերի մի քանի տեսակներ կան.

1. Տնօրենի նշանակման մասին.
2. Ընկերության ստորաբաժանման ձևավորման մասին.
3. Մշակված անձնակազմի աղյուսակի ներդրման մասին.
4. Անկանխիկ վճարումների միջոցով աշխատավարձերի փոխանցման համակարգի ներդրման մասին.
5. Վճարման կտրոնը լրացնելու հրահանգների մասին.
6. Աշխատանքային կանոնակարգերի հաստատման մասին.
7. 1 և ավելի աշխատողների կրճատման մասին.
8. Առևտրային գաղտնիք հանդիսացող տեղեկատվության պաշտպանության միջոցների մասին։
9. կոլեկտիվի ստեղծման մասին պատասխանատվությունաշխատողներ.

Կան այլ տեսակներ, որոնք նույնպես կապված են հիմնական գործունեության հետ՝ դրանք ենթակա են գրանցման գրանցամատյանում: Ավելին, դա չպետք է շփոթել տարբեր տեսակներփաստաթղթեր. Օրինակ, եթե հաստատման ակտը ուժի մեջ է մտնում հիմնական աշխատողորի պաշտոնը նշված է կանոնադրությամբ (սա կարող է լինել ոչ միայն տնօրեն, այլ նաև Գլխավոր հաշվապահ, անվտանգության ծառայության պետ), նման հրամանը պետք է գրանցվի ամսագրում հիմնական գործունեության, այլ ոչ թե անձնակազմի համար։

Մեկ այլ կարևոր կետ– հիմնական գործունեությանն առնչվող փաստաթղթերը և վարչատնտեսական հարցերը գրանցվում են առանձին, քանի որ վերջիններս պահպանվում են 5 տարի ժամկետով։ Ինչ վերաբերում է ակտերի առաջին խմբին, ապա դրանք պետք է մշտապես պահպանվեն ( առնվազն 75 տարեկան): Միաժամանակ պահվում է նաև գերանը։

Հանդեսի օրինակ. լրացման հրահանգներ

Պատվերի ստեղծման արձանագրության ամրագրումը պարտադիր է, քանի որ այս դեպքում փաստաթուղթը վերջնականապես ուժի մեջ է մտնում։ Այսպիսով, գրառումը դրան իրավական ուժ է տալիս որպես ներքին կարգավորող ակտ, որը պարտադիր է ամբողջ ձեռնարկության կամ նրա հատուկ առանձին ստորաբաժանման շրջանակներում: Բացի այդ, պատվիրված ամրագրման համակարգի շնորհիվ որոնումը մեծապես պարզեցված է։ պահանջվող փաստաթուղթիր նման հազարավոր թղթերի մեջ։

Վերնագիր

Տիտղոսաթերթում պատասխանատուն գրում է.

1. ընկերության անվանումը, դրա կազմակերպչական ձև. Թույլատրվում են ընդհանուր ընդունված հապավումները՝ ՍՊԸ, ՓԲԸ և այլն, օրինակ՝ Դոլչե Վիտա ՍՊԸ։
2. Փաստաթղթի մուտքագրման ամսաթիվը: Դա կարող է չհամընկնել օրացուցային տարվա սկզբի հետ, ինչը նորմալ է։
3. Փաստաթղթի լրացման ամսաթիվը (լրացման վերջին էջը): Դրանից հետո ամսագիրը տեղափոխվում է արխիվ՝ երկարաժամկետ պահպանման համար (առնվազն 75 տարի):
4. Պահպանման պատասխանատու՝ պաշտոն, ազգանուն, սկզբնատառեր։
5. «Պահպանման ժամկետը» սյունակում նշել «մշտապես»:

Պատվերի գրառումներ

Դուք կարող եք ինքներդ սահմանել գրառում ստեղծելու կարգը, քանի որ ձևի համար խիստ իրավական պահանջներ չկան: Սովորաբար բոլոր գրառումները գրանցվում են աղյուսակային ձևով. նշեք հետևյալ տեղեկատվությունը.

1. Փաստաթղթի համարը - համարակալումն իրականացվում է ըստ հերթականության՝ տարվա սկզբից մինչև վերջ: Փաստաթղթերը, որոնց մասին տեղեկությունները գրանցված են տարբեր ամսագրերում, ունեն տարբեր համարակալում. փաստաթղթերում կա որոշակի կարգ՝ հիմնական գործունեության, անձնակազմի և այլնի վերաբերյալ:
2. Դրան հաջորդում է փաստաթղթի հրապարակման ամսաթիվը՝ այս օրվանից այն սովորաբար ուժի մեջ է մտնում։
3. Այնուհետև տրվում է վերնագրի անվանումը (հենց այնպես, ինչպես կարգում է): Այստեղ կարող եք նաև ամփոփագիր գրել։
4. Նշեք թերթերի և հավելվածների քանակը «/» կտրվածքով:
5. «Պատասխանատու» սյունակում գրվում են այն աշխատողների անունները և սկզբնատառերը, որոնք պատասխանատու են տրված հրամանի կատարման համար։
6. «Ծանոթանալ» սյունակում - այն աշխատողների անուններն ու սկզբնատառերը, ովքեր գրավոր (ստորագրության տակ) պետք է ծանոթանան փաստաթղթի տեքստին:

Ցանկության դեպքում կարող եք տեղադրել նաև «Ծանոթագրություններ» սյունակը, որտեղ անհրաժեշտության դեպքում գրվում են տրված հրամանների վերաբերյալ համառոտ մեկնաբանություններ։

Ամսագրի ավարտից հետո անհրաժեշտ է պաշտոնականացնել դրա պահպանման ավարտը: Դա անելու համար նախ պետք է ժանյակավորել բոլոր էջերը և ամրացնել դրանք լարով: Այնուհետև սահմանում են թերթերի քանակը (ոչ էջերը), նշում են ամսաթիվը և ստորագրությունը վերծանումով (ազգանուն, սկզբնատառեր): Այս գրառումները կատարվում են այն պատասխանատու անձի կողմից, ով պահել է ամսագիրը դրա ողջ ժամանակահատվածում (կամ այս աշխատողին փոխարինող անձը):

Վարման եղանակներ և պատասխանատու

Գրանցամատյանը կարող է պահպանվել երկու եղանակով.

1. Ավանդական ձեռագիր. Օգտագործվում են կապույտ կամ սև գրիչներ, որոնք բծեր և շերտեր չեն թողնում։ Բոլոր գրառումները կատարվում են ուշադիր, ուղղումներ հնարավոր են միայն բացառիկ դեպքերում։ Անհրաժեշտ է նաև ապահովել, որ փաստաթուղթը չունենա պատռված էջեր, լրացուցիչ ներդիրներ (նախկինների փոխարեն) և այլն։
2. Էլեկտրոնային ձևով. այս դեպքում միայն էլեկտրոնային ստորագրության իրավունք ունեցող աշխատողը կարող է գրառումներ կատարել ամսագրում և ուղղել դրանք:

Փաստաթուղթը լրացնելու համար պատասխանատու կարող են լինել հետևյալ աշխատակիցները.

• քարտուղար;
• քարտուղար-տեղեկատու;
• տնօրենի հանձնարարությամբ նշանակված այլ աշխատակիցներ:

Որպես կանոն, վարման կոնկրետ մեթոդը, ինչպես նաև պատասխանատու անձը հաստատվում է առանձին տեղական մարմնի կողմից իրավական ակտձեռնարկության կողմից ընդունված.

Ինչ տեսք ունի գրանցման մատյանը:

Այս փաստաթղթի ձևը 64 էջանոց փոքրիկ գիրք է՝ ոսկե ստվարաթղթից պատրաստված կազմով (ձևաչափ 210 * 288 մմ): Անցքեր են տրվում էջերը ժանյակավորելու համար, այնուհետև փաստաթուղթը հանձնվում է արխիվ:

Եթե ​​ամսագիրը ի սկզբանե չի բռնկվել, դուք պետք է դա անեք ինքներդ:

Պատվերների գրանցման մատյանը թույլ է տալիս համակարգել աշխատանքային հոսքը կազմակերպությունում, ինչը հեշտացնում է GIT ստուգումների անցումը: Իմացեք, թե ինչպես պետք է նախագծել այն, ներբեռնեք օրինակելի ամսագրեր

Կարդացեք այս հոդվածը.

Պատվերների գրանցման կանոններ

Ցանկացած կազմակերպության գործունեությունը ենթադրում է մեծ քանակությամբ փաստաթղթերի ձևավորում, այդ թվում՝ պատվերներ, որոնք պետք է պահպանվեն 5 կամ 75 տարի։ Այդ իսկ պատճառով պետք է լինի պատվերների երկու ռեգիստր, որոնց վարումը հնարավոր է նաև էլեկտրոնային տարբերակով։ Երկրորդ դեպքում անհրաժեշտ է ապահովել կրկնօրինակումտվյալներ, որպեսզի փաստաթղթերը չկորչեն ձախողման հետևանքով:

Կարևոր չէ, թե ինչպես են գրանցվում պատվերները կազմակերպությունում (էլեկտրոնային կամ թղթային ձևով), անհրաժեշտ է հավատարիմ մնալ ընդհանուր կանոններամսագրի ձևավորում: Ապագայում դա կօգնի խուսափել ստուգումների ժամանակ ավելորդ հարցերից, արագ գտնել անհրաժեշտ գրառումները կամ փաստաթղթերը։

Պատվերների գիրք՝ նմուշի դիզայն

• վերնագրի էջում արտացոլեք փաստաթղթի լրիվ անվանումը, ինչպես նաև դրա կատարման ամսաթիվը.
• ստորև նշեք ընկերության անվանումը կամ կառուցվածքային միավորկազմակերպություններ;
• ամսագիրը համարակալված է, կարված, ամրացված անձնական ստորագրություններձեռնարկության ղեկավարները, կնիք դնել, եթե այն օգտագործվում է.
• Կեղծիքներից պաշտպանվելու համար գրանցման մատյանը կնքվում է:

Կան հինգ պարտադիր գրանցման մատյաններ, մնացածը կամավոր են: Բայց նույնիսկ եթե դուք չեք ցանկանում «լրացուցիչ փաստաթղթեր տարածել», մի շտապեք հրաժարվել դրանցից, կարդացեք «Կադրերի սպայի ձեռնարկ» ամսագրի հոդվածը: Դրանում փորձագետները վերլուծել են հինգ իրավիճակ, երբ նման ամսագրերն օգնում են կադրային սպային ապացուցել իր գործը դատարանում և փրկել իրեն մեծ տուգանքից:

Պատվերների մատյանը պարունակում է մի քանի սյունակներ.

• երկրորդ սյունակը օգտագործվում է անձնական տվյալների գրանցման համար (դիրք պատասխանատու, ԼԻՎԱԾ ԱՆՈՒՆ.);
• երրորդը պատվերի համարների համար է: Տրվում է նաև տառային ծածկագրերի նշում՝ «LS» (կադրեր), «OD» (հիմնական գործունեություն), «O» (արձակուրդներ);
• Պատվերների գրանցման գրքի չորրորդ սյունակում արտացոլվում են փաստաթղթերի պատրաստման ժամկետները.
• հինգերորդում նշեք այն աշխատողի տվյալները, ում համար տրվել է հրամանը, ինչպես նաև նրա պաշտոնը.
• վեցերորդ ամփոփում;
• յոթերորդում՝ պատասխանատու անձի ստորագրությունը.

Անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանը կարող է լրացվել նաև այլ հերթականությամբ, քանի որ դա կախված է բացառապես օգտագործված գրքի ձևից:

Փաստաթուղթը կարող է մշակվել ինքնուրույն, կազմակերպությունը նույնպես իրավունք ունի դիմելու տեսակի նմուշ. Հիմնական բանը այն է, որ այն պարունակում է պարտադիր և օժանդակ սյունակներ:

Որոշ դեպքերում փաստաթղթում չկա առանձին տող «Ծանոթագրություններ»: Եթե ​​գրառումը սխալ է, նշեք, ինչպես աշխատողների աշխատանքային գրքույկներում: Օրինակ՝ «Թիվի տակ մուտքն անվավեր է»։ Միևնույն ժամանակ, ստորև նշված է ճիշտ մուտքը, դրվում է նկարը: Եթե ​​կազմակերպությունն օգտագործում է կնիքներ, ապա ուղղումները նույնպես վավերացված են նրանց կողմից։

Անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանը պետք է լրացվի հստակ և առանց բծերի։ Խստիվ արգելվում է մուտքագրել մուտքերը, տառերը խաչել, փորձել հեռացնել տեղեկատվությունը ուղղիչ միջոցների միջոցով: Այն էջերը, որոնք համարակալված չեն, չեն թույլատրվում: Անձնակազմի պատվերների գիրքը լրացվում է միայն ամուր տեքստով։

Ինչպես ստեղծել պատվերի գրանցամատյան

Կազմակերպությունները և հատկապես առևտրային ընկերությունները կարող են օգտվել պատվերների գրանցամատյանի ցանկացած ձևից, սակայն գրքի պահպանման կարգը պետք է ամրագրվի առանձին տեղական կանոնակարգերով: Այն ուղղակիորեն սահմանվում է գործադիր տնօրենընկերություն կամ այլ լիազորված անձ:

Ակտը պետք է ներառի.

• ԼԻՐԱԿԱՆ ԱՆՈՒՆԸ. , փաստաթղթի պատրաստման, պահպանման համար պատասխանատու աշխատողների պաշտոնները.
• աշխատողներ, որոնց վրա մատյան պահելու պարտականությունը տեղափոխվում է, եթե դրա հիմնական պատասխանատուները ժամանակավորապես բացակայում են.
• պատվերների գրանցման գրքի պահպանման սահմանված ժամկետները.
• լրիվ ավարտված փաստաթղթերի պահպանման վայրը.

Սովորաբար քարտուղարը զբաղվում է պատվերների գրանցամատյանով, եթե կազմակերպությունը փոքր է։ Խոշոր ընկերություններում այս պատասխանատվությունը կարող է վերագրվել առանձին աշխատողի: Միևնույն ժամանակ, փաստաթղթի անվտանգության համար պատասխանատվությունը պետք է արտացոլվի տեղական ակտում, աշխատանքային պայմանագրում կամ աշխատանքի նկարագրությունըքանի որ գիրքը կարող է վնասվել կամ կորել: Որոշ ընկերություններ պահում են միանգամից մի քանի ամսագրեր՝ սովորական և էլեկտրոնային տեսքով:

Չնայած այն հանգամանքին, որ անձնակազմի պատվերների գիրքը կամընտիր փաստաթուղթ է, փորձագետները խորհուրդ են տալիս այն պահել յուրաքանչյուր կազմակերպության համար: Դա պայմանավորված է նրանով, որ ստուգումների ժամանակ ընկերությունը ընդամենը երեք օր ունի պատրաստելու փաստաթղթերի անհրաժեշտ փաթեթը, որը կստուգի Աշխատանքի տեսչությունկամ հարկային. Այս դեպքում պատվերի գրանցման մատյանը թույլ կտա արագ գտնել անհրաժեշտ փաստաթղթեր. Բացի այդ, այն հեշտացնում է ընկերության շատ մասնագետների աշխատանքը, քանի որ թույլ է տալիս համակարգել աշխատանքի ընթացքը:

Եթե ​​կազմակերպությունը չի ցանկանում ինքնուրույն մշակել պատվերի գրանցման մատյան, ապա օրինակելի փաստաթուղթը կարելի է ներբեռնել կամ գնել մասնագիտացված խանութում: Առաջին դեպքում գիրքը պետք է ոչ միայն տպագրվի, այլեւ համարակալվի, կնքվի, ապա անցնի դրա նախագծմանն ու պահպանմանը։ Միևնույն ժամանակ, անձնակազմի պատվերների գրանցամատյանի վարման համար պատասխանատու մասնագետը, որի նմուշը հաստատված չէ օրենսդրական մակարդակով, պարտավոր է պահպանել փաստաթուղթը լրացնելու ընդհանուր կանոնները:

Կցված ֆայլեր

• Անձնակազմի պատվերների գրանցման ամսագրի ձևանմուշ.doc
• Դադարեցման հրամանի գրանցման օրինակ աշխատանքային պայմանագիրաշխատողի հետ՝ կողմերի համաձայնությամբ.doc
• Աշխատողին մեկ ուրիշին փոխանցելու գործատուի հրամանի գրանցման օրինակ մշտական ​​աշխատանքպարտադիր ուղղորդում պահանջող բժշկական զննում, նրա գրավոր խնդրանքով.doc
• Աշխատակցին այլ մշտական ​​աշխատանքի տեղափոխելու հրաման գրանցելու օրինակ, որը չի պահանջում պարտադիր բժշկական զննության ուղեգիր՝ նրա գրավոր խնդրանքով.doc
• Աշխատակցին այլ մշտական ​​աշխատանքի տեղափոխելու հրաման գրանցելու օրինակ, որը պահանջում է պարտադիր նախնական բժշկական զննում, նրա բանավոր խնդրանքով.doc
• Աշխատակցին այլ մշտական ​​աշխատանքի տեղափոխելու հրաման գրանցելու օրինակ, որը չի պահանջում պարտադիր բժշկական զննության ուղեգիր՝ նրա բանավոր խնդրանքով.doc
• Պատվերի գրանցման օրինակ ժամանակավոր փոխանցումաշխատողը պարտադիր բժշկական զննում պահանջող այլ աշխատանքի՝ իր գրավոր պահանջով.doc
• Աշխատողի գրավոր պահանջով պարտադիր բժշկական զննության ուղեգիր չպահանջող այլ աշխատանքի ժամանակավոր տեղափոխման հրամանի գրանցման օրինակ.doc.
• Աշխատողի բանավոր խնդրանքով պարտադիր նախնական բժշկական հետազոտություն պահանջող աշխատողի ժամանակավոր տեղափոխման հրամանի գրանցման օրինակ.doc
• Աշխատողի բանավոր պահանջով պարտադիր բժշկական զննության ուղեգիր չպահանջող այլ աշխատանքի ժամանակավոր տեղափոխման հրաման գրանցելու օրինակ.doc.
• Աշխատակցին խրախուսելու պատվերի գրանցման օրինակ ոչ նյութական ձևով.doc
• Աշխատակցին կանխիկ խրախուսելու պատվերի գրանցման օրինակ, եթե բոնուսը նախատեսված չէ վարձատրության համակարգով.doc.
• Աշխատողի նյութական խրախուսման պատվերի գրանցման օրինակ ոչ դրամական ձևով.doc
• Աշխատակցին խրախուսելու ոչ նյութական և դրամական ձևերով պատվեր գրանցելու օրինակ, եթե վարձատրության համակարգով բոնուսը նախատեսված չէ.doc
• Աշխատակցին խրախուսելու պատվերի գրանցման օրինակ ոչ նյութական և նյութական ոչ դրամական ձևերով.doc
• Կազմակերպության ղեկավարի հետ աշխատանքային պայմանագրի վաղաժամկետ դադարեցման (աշխատանքից ազատվելու) հրամանի գրանցման օրինակ՝ մինչև ժամկետի ավարտը. կանոնադրականԱշխատանքը շարունակելու անհնարինության պատճառով աշխատանքից ազատվելու ծանուցման ժամկետը.doc
• Ժամկետային աշխատանքային պայմանագրի աշխատողի նախաձեռնությամբ վաղաժամկետ դադարեցման հրաման գրանցելու օրինակ (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 77-րդ հոդվածի 1-ին մասի 3-րդ կետ) (տարբերակ 1) .doc.
• Կազմակերպության ղեկավարի հետ աշխատանքային պայմանագրի վաղաժամկետ դադարեցման (աշխատանքից ազատման) հրամանի գրանցման օրինակ .doc.
• Աշխատակիցների գործուղման պատվերների գրանցամատյան.docx
• Անձնակազմի ամսագիր.docx