เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หมายถึงอะไร เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร? สำเนาบังคับเป็นประเภทของเอกสารข้อมูล

ปัจจุบันการชำระหนี้โดยใช้บัตรธนาคารของบริษัทแพร่หลายไปทั่วโลก สิ่งนี้อำนวยความสะดวกด้วยความเก่งกาจ การใช้บัตรองค์กรสะดวกสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจของตัวแทนขององค์กรภายในประเทศหรือต่างประเทศเมื่อชำระค่าตัวแทนและ ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเมื่อรับเงินสดจากตู้เอทีเอ็มและจุดรับเงินสด

การใช้บัตรองค์กรโดยองค์กร

ในการรับบัตรองค์กร องค์กรต้องทำข้อตกลงกับธนาคารผู้ออกบัตรในการออกและบำรุงรักษา ในขณะเดียวกันองค์กรก็เปิดบัญชีบัตรพิเศษในธนาคาร

ตามคำแนะนำสำหรับการประยุกต์ใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีของกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจขององค์กรซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 31.10.2000 N 94n เพื่อสรุปข้อมูลเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานและการเคลื่อนไหว เงินในสกุลเงินของสหพันธรัฐรัสเซียในบัญชีปัจจุบัน บัญชีพิเศษ และบัญชีพิเศษอื่น ๆ มีบัญชี 55 "บัญชีพิเศษในธนาคาร"
บัตรธนาคารเป็นเครื่องมือที่ผู้ถือทำธุรกรรมบน บัญชีธนาคาร, เปิดบนพื้นฐานของข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับธนาคาร (ข้อ 1.5, 1.8, 1.12 ของระเบียบ N 266-P) ดังนั้นการดำเนินการโดยใช้องค์กร บัตรเครดิตธนาคารในบัญชีใน สถาบันสินเชื่อสะท้อนให้เห็นในบัญชีย่อยแยกต่างหากที่เปิดไปยังบัญชี 55

ในผังบัญชีในโปรแกรม 1C Accounting 8.3 บัญชีย่อย 55.04 "บัญชีพิเศษอื่นๆ" จะเปิดขึ้น การวิเคราะห์ดำเนินการในบัญชีในบริบทของบัญชีธนาคารที่เปิดสำหรับบัตร และ (หากระบุโดยพารามิเตอร์ทางบัญชี) ตามรายการกระแสเงินสด

พิจารณาการดำเนินการหลักเกี่ยวกับบัตรองค์กร: รายการบัญชีใดที่เกิดขึ้นในกรณีนี้และการดำเนินการเหล่านี้สะท้อนให้เห็นในการบัญชี 1C อย่างไร

การเติมบัตรองค์กร

การโอนเงินโดยองค์กรไปยังบัญชีที่ออกบัตรองค์กรของพนักงานนั้นสะท้อนให้เห็นโดยรายการ:
เดบิต 55.04 เครดิต 51

ในโปรแกรม 1C Enterprise Accounting การดำเนินการนี้แสดงโดยใช้เอกสาร "การตัดยอดจากบัญชีปัจจุบัน" (ส่วน "ธนาคารและโต๊ะเงินสด", "ใบแจ้งยอดจากธนาคาร", ปุ่ม "ตัดจำหน่าย"):

ในรูปแบบของเอกสารใหม่ "การตัดบัญชีจากบัญชีปัจจุบัน" เราระบุประเภทของการดำเนินการ - "โอนไปยังบัญชีอื่นขององค์กร" เนื่องจากบัญชีของผู้รับเราเลือกบัญชีที่เปิดไปยังบัตรองค์กรจากไดเรกทอรี " บัญชีธนาคาร". เลือกบัญชี 55.04 เป็นบัญชีเดบิต

หลังจากการลงรายการบัญชี เอกสารจะสร้างการผ่านรายการ:

ถอนเงินจากบัตรองค์กรที่ตู้เอทีเอ็ม

เมื่อทำการถอนเงินจากบัตรองค์กร พนักงานจะนำมันออกจากรายงานจริง ๆ และต่อมาเขาจำเป็นต้องรายงานการใช้งานต่อองค์กร

สมมติว่าพนักงานถอนเงินจากบัตรองค์กรที่ตู้ ATM และชำระเงินในร้านค้าเมื่อซื้อสินค้าและวัสดุ

การดำเนินการถอนเงินจากตู้เอทีเอ็มจะแสดงอยู่ในบัญชี 1C พร้อมเอกสาร "ตัดบัญชีจากบัญชีปัจจุบัน" ในกรณีนี้จำเป็นต้องระบุประเภทการดำเนินงาน - "โอนไปยังผู้รับผิดชอบ" บัญชีบัญชี - 55.04 เลือกบัญชีที่ผูกบัตรองค์กรเป็นบัญชีธนาคารและระบุพนักงาน - ผู้ถือบัตรเป็น บุคคลที่รับผิดชอบ

เมื่อดำเนินการจะมีการโพสต์ขึ้น เดบิต 71.01 เครดิต 55.04

ค่าคอมมิชชั่นธนาคารเมื่อถอนเงินสดจากบัตรองค์กร

เมื่อถอนเงินสด ธนาคารจะหักค่าคอมมิชชั่น การดำเนินการนี้สะท้อนให้เห็นในการบัญชี 1C ด้วยเอกสาร "การตัดบัญชีจากบัญชีปัจจุบัน" ตามประเภทการดำเนินการ ให้เลือก "การตัดจำหน่ายอื่นๆ" บัญชีบัญชี - 55.04 บัญชีธนาคาร - บัญชีที่แนบบัตรองค์กร

ในกลุ่มรายละเอียดเราระบุบัญชีเดบิต - บัญชีที่เรียกเก็บค่าคอมมิชชั่นของธนาคาร - 91.02 รวมถึงการวิเคราะห์ - จากไดเรกทอรี "รายได้และค่าใช้จ่ายอื่น" เราเลือกรายการที่เป็นค่าใช้จ่ายในการบริการธนาคาร ที่เกี่ยวข้อง.

เมื่อดำเนินการเดินสายจะเกิดขึ้น: เดบิต 91.02 เครดิต 55.04

การยืนยันค่าใช้จ่ายในบัตรองค์กร

หลังจากออกค่าใช้จ่ายแล้ว ผู้รับผิดชอบ - ผู้ถือบัตรมีหน้าที่รายงาน ในโปรแกรมบัญชี 1C สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในเอกสาร "รายงานล่วงหน้า" (ฉันได้บอกคุณโดยละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการกรอกเอกสารนี้แล้ว)

เมื่อกรอกเอกสารในแท็บ "ขั้นสูง" เอกสาร "ตัดบัญชีจากบัญชีปัจจุบัน" จะถูกเลือกซึ่งสะท้อนถึงการตัดจ่ายจากบัตรองค์กร:

บนแท็บ "สินค้า" ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและวัสดุที่ซื้อ บัญชีสินค้าคงคลังของสินค้าและวัสดุและภาษีมูลค่าเพิ่ม:

เมื่อผ่านรายการ เอกสารจะสร้างธุรกรรม:

ดังนั้นในโปรแกรม 1C การบัญชี Enterprise 8สะท้อน ธุรกรรมพื้นฐานกับบัตรองค์กร

– ยาแผนปัจจุบันการบัญชี ซึ่งช่วยให้คุณลงทะเบียนธุรกรรมต่างๆ ได้ เช่น การรับเงินในบัญชีธนาคารหรือการหักจากบัญชี

ก่อนอื่น คุณต้องกรอกรายละเอียดของบัญชีปัจจุบัน (หรือหลายบัญชี) ขององค์กรของเรา ในการดำเนินการนี้ ให้ใช้แท็บ "บัญชีธนาคาร" ในรูปแบบของข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร:

บัญชีการชำระเงินของคู่สัญญาที่จะโอนเงินให้กับเราและผู้ที่เราจะโอนจะต้องกรอกด้วย พวกเขาสามารถกรอกในสมุดอ้างอิง "" หรือโดยตรงในเอกสารธนาคารของโปรแกรม

ตามกฎแล้วการชำระบัญชีของธนาคารสมัยใหม่จะดำเนินการผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตโดยใช้โปรแกรมเช่น "Bank-Client" ในขณะเดียวกัน ใบแจ้งยอดจากธนาคารสำเร็จรูปจะถูกโหลดลงในฐานข้อมูล 1C ใน 1C คุณจะต้องกรอกคำสั่งชำระเงินเท่านั้น อย่างไรก็ตาม โปรแกรมนี้ให้คุณสร้างเอกสารธนาคารได้ด้วยตนเอง

ลองพิจารณาว่าใน "1C: การบัญชี" การตัดบัญชีและรับเงินผ่านธนาคารเป็นอย่างไร

การตัดเงินจากบัญชีปัจจุบันใน 1C 8.3

1. ปกติกรอกเอกสารก่อนครับ" คำสั่งจ่ายเงิน". ไม่ได้ทำรายการทางบัญชี แต่ทำหน้าที่ส่งข้อมูลไปยังธนาคารที่ต้องทำการโอนจากบัญชีกระแสรายวันของธนาคารของเราไปยังบัญชีของผู้รับ หากต้องการดูหรือสร้างคำสั่งชำระเงิน คุณต้องไปที่ส่วนเมนู "ธนาคารและโต๊ะเงินสด" (ธนาคาร - คำสั่งชำระเงิน)

รูปภาพแสดงว่าเอกสารมีฟิลด์ "ประเภทการดำเนินการ" รายละเอียดและการผ่านรายการของเอกสารนั้นขึ้นอยู่กับทางเลือกของค่าในนั้น โดยค่าเริ่มต้น ประเภท "การชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์" จะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติ หากจำเป็น คุณสามารถเลือกวิธีอื่นได้

คำสั่งจ่ายเงินต้องระบุข้อมูลเช่นผู้รับ (คู่สัญญา) และบัญชีของเขา ประเภทและลำดับการชำระเงิน จำนวนเงินและวัตถุประสงค์ของการชำระเงิน หากคุณมีหลายองค์กรหรือหลายบัญชีปัจจุบัน คุณควรเลือกองค์กรและบัญชีขององค์กร สำหรับประเภทของธุรกรรมที่สะท้อนถึงการชำระบัญชีกับคู่สัญญา ให้ระบุสัญญาและอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม

โปรดทราบว่าประเภทของสัญญาต้องสอดคล้องกับประเภทของธุรกรรม:

• สำหรับ "การชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์" คุณต้องทำสัญญา "กับซัพพลายเออร์";
• สำหรับ "ส่งคืนผู้ซื้อ" - "กับผู้ซื้อ"

ช่อง "รหัสการชำระเงิน" ใช้เพื่อระบุ UIN หากจำเป็น หากโปรแกรมได้รับการกำหนดค่าสำหรับการบัญชีในคำสั่งการชำระเงิน (เช่นเดียวกับในเอกสาร "การเงิน" ทั้งหมด) จะมีฟิลด์ "บทความ DDS" ซึ่งควรกรอกด้วย

รับบทเรียนวิดีโอ 267 1C ฟรี:

ในเอกสาร รายละเอียดขององค์กรและคู่สัญญาจะแสดงเป็นลิงก์ คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดได้โดยคลิกที่ลิงก์เหล่านี้ นอกจากนี้ การใช้ปุ่ม "การตั้งค่า" คุณสามารถกำหนดค่าการแสดงชื่อและ KPP ของคู่สัญญาและองค์กร วัตถุประสงค์ของการชำระเงิน เดือน จำนวนเงิน

มีแฟล็ก "ชำระเงินแล้ว" ที่ด้านล่างของเอกสาร ไม่แนะนำให้ตั้งค่าด้วยตนเอง ธงนี้ถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติเมื่อลงทะเบียนการชำระเงินในโปรแกรม มีการลงรายการบัญชีและบันทึกใบสั่งชำระเงินในสมุดรายวัน "การชำระเงิน" ที่ยังไม่ได้ชำระสามารถระบุได้โดยไม่มีเครื่องหมายในการชำระเงิน:

หลังจากกรอกแล้ว ใบสั่งชำระเงินจะถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเป็นสำเนาไปยังธนาคาร ใน 1C การแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์กับธนาคารโดยตรงจากโปรแกรมเป็นไปได้ แต่ต้องมีการกำหนดค่าเบื้องต้นซึ่งดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญ

1. หลังจากชำระเงินตามคำสั่งซื้อผ่านธนาคารแล้ว เอกสาร “ ตัดจำหน่ายจากบัญชีปัจจุบัน". เมื่อดำเนินการ เอกสารนี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจากโหลดข้อมูลจากธนาคาร มิฉะนั้น คุณต้องป้อนด้วยตนเอง วิธีที่สะดวกที่สุดในการทำเช่นนี้มาจากคำสั่งการชำระเงินที่เราต้องการแสดงการชำระเงิน: คุณต้องเปิด "คำสั่งการชำระเงิน" และคลิกที่ลิงค์ "ป้อนเอกสารสำหรับการหักจากบัญชีปัจจุบัน" ในนั้น

จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เอกสารใหม่"การตัดยอดจากบัญชีปัจจุบัน" เสร็จสมบูรณ์ตามคำสั่งชำระเงินของเรา อย่างไรก็ตาม รายละเอียดทั้งหมดสามารถเปลี่ยนแปลงได้

บัญชีทางบัญชีถูกกรอกโดยค่าเริ่มต้น - นี่คือบัญชีของเงินที่ถืออยู่ในบัญชีการชำระเงินขององค์กร

บัญชีสำหรับการชำระบัญชีกับคู่สัญญาและบัญชีสำหรับเงินทดรองจะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติตามประเภทของธุรกรรม ในระหว่างการผ่านรายการเอกสาร โปรแกรมจะตัดสินเองว่าการชำระเงินนี้เป็นเงินล่วงหน้าหรือไม่ (โดยการวิเคราะห์การคำนวณภายใต้สัญญา) และจะทำการผ่านรายการตามความเหมาะสม

แอตทริบิวต์ "การชำระหนี้" กำหนดอัลกอริทึมสำหรับการวิเคราะห์การชำระเงินกับคู่สัญญา หากแทนที่จะเป็น "อัตโนมัติ" คุณเลือก "ตามเอกสาร" คุณจะต้องเลือกเอกสารการชำระเงิน

เมื่อผ่านรายการบัญชี บัญชีจะถูกผ่านรายการเพื่อตัดเงินจากบัญชีปัจจุบันตามประเภทของธุรกรรมเอกสารและการตั้งค่า

หลังจากทำ "การตัดยอดจากบัญชีปัจจุบัน" แฟล็ก "ชำระแล้ว" จะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติในคำสั่งการชำระเงินเดิมและลิงก์ไปยังเอกสารการตัดจำหน่ายจะปรากฏขึ้น:

เครื่องหมายการชำระเงินยังปรากฏในสมุดรายวันใบสั่งชำระเงิน

เอกสารการหักเงินจากบัญชีปัจจุบันที่ป้อนจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันซึ่งมีอยู่ในส่วน "ธนาคารและโต๊ะเงินสด" (ใบแจ้งยอดจากธนาคาร - ใบแจ้งยอดธนาคาร)

โปรแกรมอนุญาตให้คุณป้อน "ตัดบัญชีจากบัญชีธนาคาร" และลงในสมุดรายวันของใบแจ้งยอดธนาคารโดยตรงโดยใช้ปุ่ม "- ตัดจำหน่าย" โดยไม่ต้องลงทะเบียนคำสั่งชำระเงินเบื้องต้น

การรับเงินเข้าบัญชีกระแสรายวัน

ในการลงทะเบียนการดำเนินการนี้ใน 1C 8.3 จะใช้เอกสาร "ใบเสร็จรับเงินไปยังบัญชีปัจจุบัน" ตามกฎแล้วจะโหลดลงในโปรแกรมสำเร็จรูปเมื่อทำการแลกเปลี่ยนกับธนาคาร รายการด้วยตนเองของเอกสารมีอยู่ในสมุดรายวันเดียวกัน "ใบแจ้งยอดธนาคาร" โดยปุ่ม "+ ใบเสร็จรับเงิน"

เช่นเดียวกับเอกสารการตัดจำหน่าย "ใบเสร็จรับเงินไปยังบัญชีปัจจุบัน" มีฟิลด์ "ประเภทการดำเนินการ" ซึ่งการกรอกจะเป็นตัวกำหนดรายละเอียดและพารามิเตอร์ของเอกสาร ข้อมูลที่เหลือก็คล้ายกับเอกสารการตัดจ่ายเช่นกัน: บัญชีบัญชี คู่สัญญา (ในกรณีนี้คือผู้จ่าย) จำนวนเงินและวัตถุประสงค์ในการชำระเงิน และยังขึ้นอยู่กับประเภทของการดำเนินการและการตั้งค่าเอกสาร สัญญา , อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม, บัญชีการคำนวณ,. หากเอกสารแสดงการชำระเงินจากผู้ซื้อในใบแจ้งหนี้ที่ออกก่อนหน้านี้ คุณสามารถเลือกได้ในฟิลด์ "ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน"

การสร้าง แหล่งข้อมูลอะไรก็ได้ที่เริ่มต้นด้วยการสร้างข้อมูล เอกสาร. เอกสารข้อมูลในทางกลับกันสามารถรวมอยู่ในฐานข้อมูลใด ๆ

การสนับสนุนด้านกฎระเบียบ

ตามบทบัญญัติของกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 149 ข้อมูลเอกสารจะถูกบันทึกไว้บนสื่อวัสดุของข้อมูล เพื่อระบุข้อมูลหรือแหล่งที่มา ใช้รายละเอียดบางอย่าง

คำว่า "เอกสาร" มีรากภาษาละติน ที่แปลว่า "พิสูจน์" วี พจนานุกรมศัพท์ทฤษฎีและการปฏิบัติตั้งแต่ปี 2507 คำว่า "เอกสาร" ถูกกำหนดให้เป็นวัตถุวัตถุที่มีข้อมูลในรูปแบบคงที่

พื้นฐานทางทฤษฎี

ในเอกสารใด ๆ มี 3 องค์ประกอบ: เนื้อหาของข้อมูล, รูปแบบของการนำเสนอของพวกเขาและผู้ให้บริการของข้อมูลที่เป็นเอกสาร.

การศึกษาวิธีการแก้ไขข้อมูลและคุณสมบัติของผู้ให้บริการดำเนินการภายใต้กรอบของระเบียบวินัยเช่นการจัดการบันทึก ทิศทางทางวิทยาศาสตร์นี้สำรวจกระบวนการเก็บถาวร งานในสำนักงาน การไหลของเอกสาร ในเวลาเดียวกันความสนใจหลักคือการควบคุมรูปแบบของเอกสารแบบดั้งเดิมโดยแก้ไขรายละเอียด

คุณสมบัติของการบันทึกข้อมูล

เอกสารข้อมูลคือข้อมูลซึ่งมีอยู่ในสื่อวัสดุบางชนิด โดยมีรายละเอียดที่สามารถระบุข้อมูลได้ ปัจจุบันมีหลายวิธีในการรักษาความปลอดภัยข้อมูล พวกเขาจะแบ่งออกเป็นหลายชั้นตามอัตภาพ

เอกสารที่เป็นกระดาษคือสื่อนำข้อมูลที่มีให้รับรู้โดยไม่ต้องใช้วิธีการทางเทคนิคเพิ่มเติม วิธีการจัดทำเอกสารนี้ถือเป็นวิธีธรรมดาที่สุด

วี เมื่อเร็ว ๆ นี้อย่างไรก็ตามสื่อแพร่หลายมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งสามารถรับข้อมูลได้โดยใช้วิธีการทางเทคนิคเท่านั้น สิ่งเหล่านี้อาจเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วิดีโอ การบันทึกเสียง (ไฟล์) ข้อมูลที่เข้ารหัส ฯลฯ

บัตรประจำตัว

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการทำงานกับข้อมูลคือการมีข้อกำหนดตามที่ระบุ เอกสารข้อมูล

คำจำกัดความของแหล่งข้อมูลมีความจำเป็นเพื่อให้ตรงกับเนื้อหาต้นฉบับของสื่อกับเนื้อหาของเอกสารที่ผู้ใช้ได้รับ หากจำเป็น ในกระบวนการศึกษาข้อมูล ความจริงของข้อมูลประจำตัว ความบังเอิญของข้อมูลจะถูกสร้างขึ้น

ระเบียบข้อบังคับ

ระบบกฎหมายของเอกสารข้อมูลรัฐบาลกำหนดขั้นตอนการแก้ไขข้อมูลโดยโครงสร้างผู้บริหารของรัฐบาลกลาง กฎการหมุนเวียนเอกสาร งานในสำนักงาน ซึ่งได้รับอนุมัติจากหน่วยงานของรัฐอื่น หน่วยงานปกครองตนเองในอาณาเขตภายในความสามารถของตน ไม่ควรขัดแย้งกับบทบัญญัติของพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาล

โครงสร้างของรัฐที่ใช้กฎระเบียบเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธี เอกสารข้อมูลคือหน่วยงานของรัฐบาลกลางสำหรับกฎระเบียบทางเทคนิคและมาตรวิทยา ก่อนหน้านี้ Gosstandart ทำหน้าที่เหล่านี้ ในระหว่างการปฏิรูป ได้เปลี่ยนเป็นหน่วยงาน

คำถามเกี่ยวกับมาตรฐานของเอกสารถูกควบคุมโดยบทบัญญัติของกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 184 "ในระเบียบทางเทคนิค" ความเป็นผู้นำข้ามภาคส่วนในองค์กรอยู่ภายใต้ขอบเขตของ Federal Archival Agency การจัดการอุตสาหกรรม เอกสารสนับสนุนดำเนินการโดยกระทรวงที่เกี่ยวข้องโดยคำนึงถึงคำแนะนำของสำนักหอจดหมายเหตุ

ข้อมูลประจำตัว

มีหลายวิธีในการจัดเก็บ เอกสารข้อมูล คำนิยามตัวเลือกเฉพาะขึ้นอยู่กับข้อมูลเฉพาะของอุตสาหกรรมที่ใช้ข้อมูล

สามารถนำเสนอข้อมูลใน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลเฉพาะ ในสถานการณ์เช่นนี้ การระบุตัวตนมีลักษณะเฉพาะบางประการ ประกอบด้วยข้อเท็จจริงที่ว่าความถูกต้องของข้อมูลจะต้องได้รับการยืนยันจากเจ้าของฐานข้อมูลหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ

มีวิธีอื่นในการยืนยันความน่าเชื่อถือ เอกสารข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้สามารถโดยเฉพาะได้รับการรับรอง ลงนามแบบดิจิทัล... ยืนยันเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์หรืออะนาล็อกของภาพวาดที่เขียนด้วยลายมือให้เทียบเท่ากับกระดาษ สามารถกำหนดข้อยกเว้นใน กฎหมายของรัฐบาลกลางหรือระเบียบอื่นๆ

แหล่งข้อมูล

ถือเป็นวัตถุแห่งความสัมพันธ์ระหว่างนิติบุคคล พลเมือง และรัฐ ที่มีอยู่ให้การปกป้องข้อมูล

มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ บทบัญญัติทางกฎหมายแก้ไข:

• กฎสำหรับการจัดทำเอกสารข้อมูล
• ความเป็นเจ้าของเอกสารและอาร์เรย์ รวมถึงระบบข้อมูล
• หมวดหมู่ของข้อมูลตามระดับการเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้น
• ขั้นตอนการสร้างความมั่นใจในการปกป้องข้อมูล

แหล่งข้อมูลถูกสร้างขึ้นโดยหน่วยงานของรัฐทุกระดับ หน่วยงานธุรกิจ สมาคมสาธารณะ, สถาบัน, บุคคล. แต่ละวิชาสร้างทรัพยากรอย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อวัตถุประสงค์และการใช้งานของตนเอง เอกสารข้อมูล นี้อาจมีการผลิต การจัดการ การศึกษา วัตถุประสงค์ทางวิทยาศาสตร์

แหล่งข้อมูลมีความแตกต่างกันอย่างมากในแง่ของปริมาณ บางเล่มแสดงด้วยหนังสืออ้างอิงหลายเล่ม บางเล่มแสดงด้วยคอลเล็กชันห้องสมุดขนาดใหญ่ นอกจากนี้ยังมีการจัดประเภทตามวิธีการขององค์กรและขั้นตอนการให้ข้อมูล

แหล่งข้อมูลของรัฐ

RF ภูมิภาคและเทศบาลเป็นเจ้าของทรัพยากรที่ใช้ในทรัพยากรดังกล่าว เอกสารข้อมูล เหล่านี้ข้อมูลถูกสะสมสร้างได้มาส่วนใหญ่เป็นค่าใช้จ่ายของกองทุนงบประมาณ

แหล่งข้อมูลของรัฐได้รับการจัดการโดยหน่วยงานของรัฐและโครงสร้างของการปกครองตนเองในอาณาเขตภายในกรอบอำนาจของตน

รัฐมีสิทธิใช้ไถ่ถอน เอกสารข้อมูล นี้โอกาสจะเกิดขึ้นในกรณีที่ข้อมูลที่เป็นของหน่วยงานอื่น (นิติบุคคลหรือพลเมือง) ถูกจัดประเภทเป็นความลับของรัฐ เช่นเดียวกับในกรณีอื่น ๆ ที่กฎหมายกำหนด

สำเนาบังคับเป็นประเภทของเอกสารข้อมูล

บังคับคือสำเนาของเอกสารจำลองที่ผู้ผลิตจะโอนไปยังองค์กรที่เหมาะสม ในกรณีนี้ เอกสารถือเป็นสื่อที่มีข้อมูล สามารถนำเสนอในรูปแบบของข้อความ แผ่นเสียง ภาพประกอบ หรือรวมกันได้ สำเนาคือเอกสารตัวอย่างที่เหมือนกับต้นฉบับ

สำหรับความหลากหลายนี้ เอกสารข้อมูลระบอบกฎหมายแก้ไขในกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 77 พระราชบัญญัติกฎเกณฑ์กำหนด นโยบายสาธารณะในการสร้างสำเนาเงินฝากตามกฎหมายเพื่อใช้เป็นฐานทรัพยากรในการได้มาซึ่งกองทุนห้องสมุดแห่งชาติและการพัฒนาระบบบรรณานุกรม กฎหมายกำหนดกฎเกณฑ์เพื่อความปลอดภัยของผู้ให้ข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการใช้งานสาธารณะ

ผู้รับ

สำเนาบังคับจะแจกจ่ายให้กับนิติบุคคลที่มีสิทธิ์ในการจัดเก็บ รับ ให้ข้อมูลเพื่อใช้งานโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายหรือมีค่าธรรมเนียม ผู้รับคือ:

• ห้องหนังสือ รัฐ วิทยาศาสตร์และเทคนิค และ RAS แห่งชาติ สาขาไซบีเรียของ RAS ฟาร์อีสเทิร์น ห้องสมุดวิทยาศาสตร์... สถาบันเหล่านี้ได้รับสิ่งตีพิมพ์
• ห้องสมุดรัสเซียสำหรับคนตาบอด สถาบันนี้ได้รับสิ่งพิมพ์สำหรับผู้ที่มีปัญหาด้านการมองเห็น
• สถาบันทรัพย์สินทางอุตสาหกรรมแห่งชาติ ผู้มีอำนาจนี้ได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับสิทธิบัตร
• ห้องสมุดรัฐสภา. จะได้รับเอกสารราชการ
• กองทุนรัฐบาลกลางเพื่อมาตรฐานของรัฐ ลักษณนามรัสเซียทั้งหมดข้อมูลทางเทคนิคและเศรษฐกิจและกฎเกณฑ์ข้อเสนอแนะและมาตรฐานระดับภูมิภาค / สากลสำหรับการสร้างมาตรฐานต่างประเทศ

นี่ไม่ใช่รายชื่อผู้รับทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีสถาบันพิเศษที่รับวิดีโอ ข้อมูลเสียง โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ศูนย์วิทยาศาสตร์และเทคนิคได้ถูกสร้างขึ้นในสหพันธรัฐรัสเซีย พวกเขาได้รับข้อมูลในพื้นที่ที่ตรงกับข้อกำหนดของพวกเขา

องค์กรเหล่านี้ทั้งหมดเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับเงินฝากทางกฎหมายฟรีที่พวกเขาได้รับเป็นประจำ สถาบันรวบรวมเอกสารของห้องสมุดแห่งชาติ

การส่งมอบวัสดุการกระจายแบบรวมศูนย์การแจ้งเตือนผู้บริโภคทันเวลา จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายและระเบียบข้อบังคับขององค์กรนั้นๆ การละเมิดคำแนะนำที่กำหนดไว้โดยผู้สร้างเอกสารถือเป็นความรับผิดชอบด้านการบริหาร

เอกสารเรียกว่าการรวบรวมโครงสร้างข้อมูลที่มีไว้สำหรับการรับรู้ของมนุษย์ ซึ่งสามารถเป็นวัตถุสำคัญของการแลกเปลี่ยนระหว่างผู้ใช้และ / หรือระบบสารสนเทศ

อิเล็กทรอนิกส์เอกสารเป็นเอกสารที่บันทึกบนสื่อของเครื่องจักรและมีข้อมูลที่ระบุ ซึ่งรับรองความถูกต้องโดยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

การปรากฏตัวของคำว่า " เอกสารอิเล็กทรอนิกส์»เกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเข้มข้นในองค์กรและองค์กร และการก่อตัวของข้อมูลต่าง ๆ บนสื่อคอมพิวเตอร์: วิทยาศาสตร์และเทคนิค การผลิต การจัดการ ฯลฯ

เนื่องจากความไม่รู้ของเอกสารข้อบังคับที่กำหนดสถานะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คำนี้มักใช้ในการสร้างสำเนารายงาน จดหมาย คำสั่งจ่ายเงิน ใบเสร็จรับเงิน และประเภทอื่นๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลข้อความตลอดจนฐานข้อมูลบนสื่อเครื่อง

ตามกฎหมายของสาธารณรัฐเบลารุสลงวันที่ 10 มกราคม 2543 ฉบับที่ 357-Z "ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือข้อมูลที่บันทึกไว้ในสื่อคอมพิวเตอร์และเป็นไปตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยกฎหมายนี้

สื่อเครื่อง - ดิสก์แม่เหล็ก เทปแม่เหล็ก ดิสก์เลเซอร์ และสื่อวัสดุอื่น ๆ ที่ใช้ในการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

สร้าง ประมวลผล ส่ง และจัดเก็บโดยใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

มีโครงสร้าง จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมาย RB ลงวันที่ 01/10/2000 เลขที่ 357-З "ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" และมีรายละเอียดที่อนุญาตให้ระบุได้

นำเสนอในรูปแบบที่มนุษย์เข้าใจได้

โครงสร้างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยสองส่วนสำคัญ - ทั่วไปและ พิเศษ.

ทั่วไปส่วนหนึ่งของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยข้อมูลที่ประกอบเป็นเนื้อหาของเอกสาร ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเป็นของส่วนทั่วไป

พิเศษส่วนหนึ่งของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์อย่างน้อยหนึ่งลายเซ็น

ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์(EDS) - ชุดของสัญลักษณ์ที่สร้างขึ้นโดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์และเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

EDS ถูกใช้โดยบุคคลและนิติบุคคลในลักษณะอะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือเพื่อให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับเท่ากับกำลังทางกฎหมายของเอกสารกระดาษที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจด้วยมือของเขาเองและปิดผนึก

หมายถึงลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ - ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รับรองการสร้างและการตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์และมีใบรับรองความสอดคล้องหรือใบรับรองการรับรู้ใบรับรองที่ออกในระบบการรับรองแห่งชาติของสาธารณรัฐเบลารุส

ในการสร้าง EDS จะใช้วิธีการป้องกันข้อมูลเข้ารหัส (CIP) โดยใช้อัลกอริธึมที่เรียกว่าอสมมาตร ซึ่งใช้คีย์สาธารณะและคีย์ส่วนตัวของผู้ใช้แต่ละราย

คีย์ลายเซ็นส่วนตัว- ชุดอักขระที่เป็นของบุคคลเฉพาะและใช้ในการพัฒนาลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

กุญแจสาธารณะสำหรับการตรวจสอบลายเซ็น- ชุดอักขระที่มีให้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด และใช้ในการตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

คีย์การ์ดยืนยันลายเซ็นสาธารณะ- เอกสารกระดาษที่มีค่าของกุญแจสาธารณะสำหรับการตรวจสอบลายเซ็นและยืนยันว่าเป็นของของบุคคลหรือนิติบุคคลใดๆ

คีย์ส่วนตัวของผู้ใช้ถูกเก็บไว้ในสื่อกลางของเครื่องในที่ที่บุคคลอื่นไม่สามารถเข้าถึงได้ กุญแจสาธารณะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการแลกเปลี่ยนข้อมูล

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้ได้ในทุกพื้นที่ของกิจกรรมที่ใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นสำหรับการสร้าง การประมวลผล การจัดเก็บ การส่ง และการรับข้อมูล ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การทำธุรกรรมสามารถทำได้ (สามารถทำสัญญาได้) สามารถทำการชำระหนี้ การติดต่อและการส่งเอกสารและข้อมูลอื่น ๆ สามารถทำได้

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถส่งได้โดยใช้วิธีการสื่อสารใดๆ รวมถึงระบบข้อมูลและเครือข่าย หากไม่ขัดต่อกฎหมายของสาธารณรัฐเบลารุสและสนธิสัญญาระหว่างประเทศของสาธารณรัฐเบลารุส

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มี รูปแบบการนำเสนอภายในและภายนอก.

รูปแบบของการแสดงตนภายในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือการบันทึกข้อมูลที่ประกอบเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนสื่อเครื่อง

แบบฟอร์มการนำเสนอภายนอกของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ การทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนหน้าจอแสดงผล บนกระดาษหรือวัตถุอื่นๆ ที่สามารถแยกออกจากตัวพาเครื่องได้ ในรูปแบบที่มองเห็นได้ (ไม่มีอุปกรณ์ทางเทคนิคเพิ่มเติม) และอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจได้ สำหรับการรับรู้ของมนุษย์

กฎหมายของสาธารณรัฐเบลารุส "ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" กำหนดแนวคิดพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับการบังคับใช้กฎหมายของต้นฉบับและสำเนาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับมีอยู่ในสื่อของเครื่องเท่านั้น สำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่บันทึกไว้ในสื่อของเครื่องและเหมือนกันทุกฉบับเป็นต้นฉบับและมีผลบังคับทางกฎหมายเหมือนกัน

ในกรณีที่บุคคลหนึ่งสร้างเอกสารกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเนื้อหาเหมือนกัน ทั้งเอกสารได้รับการยอมรับ เอกสารอิสระ... ในกรณีนี้ เอกสารที่เป็นกระดาษไม่ใช่สำเนาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จัดทำขึ้นโดยการรับรองตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด รูปแบบของการนำเสนอเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนกระดาษภายนอก สำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนกระดาษต้องมีข้อความระบุว่าเป็นสำเนาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลประจำตัวของแบบฟอร์มการส่งภายนอกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนกระดาษสามารถทำได้:

โดยทนายความหรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิดำเนินการรับรองเอกสาร

ผู้ประกอบการรายบุคคลหรือนิติบุคคลที่มีสิทธิดำเนินกิจกรรมดังกล่าวตามกฎหมายของสาธารณรัฐเบลารุส

การทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนวัตถุที่เป็นวัตถุนอกเหนือจากกระดาษ แยกจากตัวพาเครื่องได้ หรือสำเนาบนกระดาษที่ไม่ได้รับการรับรองอย่างถูกต้อง สำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีผลผูกพันตามกฎหมาย.

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนสื่อเครื่องจะเท่ากับเอกสารบนกระดาษและมี เหมือนกับเขา กำลังทางกฎหมาย.

หากกฎหมายของสาธารณรัฐเบลารุสกำหนดให้ดำเนินการเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรหรือส่งเป็นลายลักษณ์อักษรหรือ การเขียนจากนั้นถือว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้

ต้นฉบับของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และสำเนาบนกระดาษมี พลังทางกฎหมายที่เท่าเทียมกัน.

ประเด็นหลักในการให้สถานะทางกฎหมายแก่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนการคุ้มครองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกควบคุมโดยกฎหมายและเอกสารกำกับดูแลของสาธารณรัฐเบลารุสต่อไปนี้:

กฎหมายของสาธารณรัฐเบลารุส 10.01.2000 ฉบับที่ 357-З "ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งกำหนดสถานะทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ ข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการตลอดจนสิทธิภาระผูกพันและ ความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมในความสัมพันธ์ทางกฎหมายที่เกิดขึ้นในด้านการไหลเวียนของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

STB 1221-2000 ซึ่งกำหนดข้อกำหนดที่เหมือนกันสำหรับขั้นตอนการสร้าง การหมุนเวียนในการปฏิบัติงาน และการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นทางการ โดยไม่คำนึงถึงวิธีการแลกเปลี่ยน การประมวลผลข้อมูล และขอบเขตการใช้งาน

STB RB 1176.1-99 “เทคโนโลยีสารสนเทศ การป้องกันข้อมูล. ขั้นตอนการแฮช ";

STB RB 1176.2-99 “เทคโนโลยีสารสนเทศ การป้องกันข้อมูล. ขั้นตอนการพัฒนาและตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ";