เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อทางธุรกิจ การติดต่อทางธุรกิจ - พื้นฐาน, ประเภท, คุณสมบัติ, กฎของการติดต่อทางธุรกิจ

ส่วนสำคัญของงานของหลายองค์กรคือการติดต่อทางธุรกิจซึ่งมีกฎเกณฑ์และลักษณะเฉพาะมากมาย ไม่เพียงแต่เลขานุการเท่านั้น แต่พนักงานคนอื่นๆ ควรจะสามารถเขียนจดหมายเพื่อติดต่อกับหุ้นส่วนและพนักงานคนอื่นๆ ได้

แนวคิดการโต้ตอบทางธุรกิจ

คำนี้หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางการค้าและธุรกิจ มีมารยาทบางอย่าง จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจซึ่งสอนแม้ในหลักสูตรพิเศษ จดหมายควรเรียบเรียงตามกฎ เนื่องจากจะสร้างและรักษาชื่อเสียงของบริษัท และยังสร้างทัศนคติที่จริงจังต่อองค์กรอีกด้วย จากมุมมองทางเทคนิค จดหมายธุรกิจเป็นเครื่องมือที่มุ่งปรับปรุงการสื่อสารระหว่างบริษัทหรือแผนกต่างๆ

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจ

เอกสารมีหลายประเภทและแต่ละประเภทมีกฎเกณฑ์ในการลงทะเบียนและการยื่นเอกสารของตนเอง พื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจยังใช้เมื่อสื่อสารผ่านอีเมล ผู้เชี่ยวชาญระบุประเภทของจดหมายธุรกิจต่อไปนี้: ขอบคุณ, คำขอ, เรียกร้อง, ขอโทษ, หักล้าง, ขอแสดงความยินดีและความเสียใจ นอกจากนี้ยังมีจดหมายทางการค้า ซึ่งรวมถึงการเรียกร้อง การปฏิเสธ การเตือน การค้ำประกัน และอื่นๆ

วิธีการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจอย่างถูกต้อง?

สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับรายละเอียดทั้งหมดเมื่อออกแบบจดหมายของคุณ เมื่ออธิบายกฎของการติดต่อทางธุรกิจควรคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้:

1. หากคุณกำลังเขียนจดหมายที่คุณจำเป็นต้องตอบคำถามบางข้อที่ผู้เขียนถาม คุณควรยกคำพูดแต่ละข้อแยกกัน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้การนับและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า
2. เมื่อเขียนจดหมาย คุณต้องแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ ในเอกสารทั้งหมดที่คุณหรือคู่สนทนาแนบมาด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้รับที่จะเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายทันที
3. หัวหน้าต้องลงนามในจดหมายและต้องประทับตรา

กฎการติดต่อทางธุรกิจ

ข้อผิดพลาดในการเขียนจดหมายธุรกิจเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทราบกฎพื้นฐานสำหรับการเขียนจดหมายเหล่านี้:

1. อย่าใช้คำที่ไม่ทราบความหมาย หรือตรวจสอบการตีความโดยใช้พจนานุกรม
2. การดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจไม่รวมการใช้คำศัพท์เฉพาะ เนื่องจากผู้รับอาจไม่รู้จักคำบางคำ หากมีการใช้คำที่คล้ายกัน เรามาอธิบายกัน
3. แสดงความคิดของคุณในประโยคสั้นๆ เพื่อไม่ให้ประเด็นหลักหายไป
4. หากคุณไม่รู้จักภาษารัสเซียอย่างละเอียด ให้พิมพ์ข้อความในโปรแกรมแก้ไขหรือในเอกสารบนคอมพิวเตอร์ก่อนเพื่อตรวจสอบการสะกดคำก่อน
5. การติดต่อทางธุรกิจไม่อนุญาตให้ใช้คำภาษาพูด สำนวนทางวรรณกรรม และอื่นๆ ก่อนส่งจดหมาย ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดและการพิมพ์ผิด ค่อยเช็คใหม่ดีกว่า

การเริ่มจดหมายในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

ประการแรกในโครงสร้างของจดหมายจะมี "ส่วนหัว" ซึ่งมีตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้รับ คุณสมบัติของการติดต่อทางธุรกิจรวมถึงที่อยู่มาตรฐาน "เรียน" ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะเขียนไว้ที่กึ่งกลางของแผ่นงาน หากบุคคลนั้นไม่คุ้นเคย ให้เขียนคำว่า "ลอร์ด" หน้านามสกุล ย่อหน้าแรก (คำนำ) รวมถึงวัตถุประสงค์และเหตุผลของจดหมาย หลังจากอ่านแล้ว ผู้รับจะต้องเข้าใจความหมายหลักของคำอุทธรณ์

คำขอในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจประเภทหนึ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือจดหมายขอ อาจเป็นคำขอที่มีไหวพริบหรือความต้องการทางการทูตในประเด็นปัจจุบัน ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจมีความสำคัญต่อการร่างคำขอ เนื่องจากควรแจ้งให้ผู้รับดำเนินการตามที่ผู้เขียนต้องการ มีกฎเกณฑ์บางประการในการเขียนจดหมาย:

1. ผู้รับควรได้รับการกล่าวถึงเป็นการส่วนตัวโดยคำนึงถึงพื้นฐาน มารยาททางธุรกิจ.
2. เพื่ออธิบายให้ผู้รับทราบ เหตุผลในการอุทธรณ์ คุณสามารถชมเชย จดคุณสมบัติทางธุรกิจหรือส่วนตัวและข้อดีได้
3. ให้เหตุผลสำหรับการร้องขอและความสนใจของผู้รับในการดำเนินการ ควรอธิบายปัญหาให้กระชับและชัดเจนที่สุด
4. เมื่อทำการร้องขอแล้วควรแก้ไขและทำซ้ำโดยเน้นที่ผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น

วิธีการเตือนตัวเองในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ?

จดหมายเตือนความจำจะใช้เมื่อคุณต้องการเตือนเกี่ยวกับการปฏิบัติตามภาระผูกพัน การปฏิบัติตามกฎหมาย วิธีการของเหตุการณ์สำคัญ และอื่นๆ ในกรณีส่วนใหญ่ จะมีการเตือนด้วยวาจาต่อหน้าเขา เป็นผลให้จดหมายทำหน้าที่เป็นหลักฐานบางอย่างของการดำเนินการ การแจ้งเตือนอีเมลธุรกิจรวมถึง:

1. ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ เหตุผลในการเตือนจะระบุไว้แล้ว
2. มีการอ้างอิงถึงกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่กำลังเรียกคืน
3. การสื่อสารทางธุรกิจควรมีความชัดเจน แต่ไม่คุกคาม มันจะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะเตือนว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้อย่างสันติ
4. จดหมายไม่มีมาตรฐาน จึงสามารถเขียนในรูปแบบอิสระได้

วิธีที่ถูกต้องในการขอโทษในการติดต่อทางธุรกิจคืออะไร?

หนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดในการเขียนคือจดหมายขอโทษ ซึ่งช่วยให้คุณขอโทษและปกป้องใบหน้าของบริษัทได้ในเวลาเดียวกัน นอกจากนี้ยังมีจุดมุ่งหมายเพื่อฟื้นฟูความสัมพันธ์ที่เสียหาย การติดต่อทางธุรกิจบ่งบอกถึงคุณลักษณะต่อไปนี้ของการขอโทษ:

1. โครงสร้างของจดหมายประกอบด้วยการบ่งชี้ผู้รับ เรื่องของรายการ และการอุทธรณ์
2. คุณไม่จำเป็นต้องระบุผู้ดำเนินการ เนื่องจากทุกอย่างจะลงนามโดยฝ่ายบริหาร
3. วลี-คำขอโทษในการติดต่อทางธุรกิจไม่ควรมีความชัดเจน และหัวเรื่องของจดหมายควรเป็นกลางหรือไม่มีอยู่เลย
4. ผลที่จะได้รับคือการขอโทษอย่างจริงใจและข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นนั่นคือการบ่งชี้สาเหตุของสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์

นโยบายอีเมลธุรกิจ

กฎทั้งหมดที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ยังใช้ได้กับการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ยังมีคุณสมบัติหลายประการที่นี่:

1. อีเมลที่ทำงานควรใช้สำหรับการติดต่ออย่างเป็นทางการเท่านั้น เนื่องจากจดหมายทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์และบุคคลอื่นสามารถอ่านได้
2. การติดต่อทางธุรกิจบน อีเมลหมายถึงการใช้แบบอักษรที่มนุษย์อ่านได้ และเป็นการดีที่สุดที่จะเลือก Arial หรือ Times Newโรมัน. ขนาดของตัวอักษรควรเป็นขนาดกลาง ไม่ควรมี Caps Lock เครื่องหมายตกใจ หรืออักขระพิเศษในข้อความ บางวลีสามารถเป็นตัวเอียงหรือตัวหนาได้ แต่ใช้เฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น
3. เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ให้ใช้หัวเรื่องย่อย แต่จำไว้ว่าจำนวนไม่ควรมาก ดังนั้น สูงสุด - 3-4 ชิ้น หนึ่งย่อหน้าไม่ควรยาวเกินสี่บรรทัด
4. จรรยาบรรณของอีเมลธุรกิจไม่อนุญาตให้เว้นช่องเรื่องว่างไว้ เขียนสาระสำคัญของจดหมายที่นี่ ซึ่งควรมีความเฉพาะเจาะจง ให้ข้อมูล และกระชับ
5. ในตอนท้าย อย่าลืมทิ้งลายเซ็นและข้อมูลติดต่อไว้ และไม่ควรเกินหกบรรทัด ใช้โครงสร้างนี้: "ขอแสดงความนับถือ" ชื่อและนามสกุล ชื่อบริษัท หมายเลขโทรศัพท์อีเมล และที่อยู่เว็บไซต์
6. ในการโต้ตอบทางธุรกิจ ควรใช้เทมเพลตองค์กรใน สไตล์องค์กร... ด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปได้ที่จะโดดเด่นท่ามกลางคนอื่น ๆ และในเวลาเดียวกันก็ปฏิบัติตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องไม่ลืมว่าตัวอักษรสามารถอ่านได้ไม่เฉพาะบนหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังอ่านบนโทรศัพท์ด้วย ดังนั้นเทมเพลตจะต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับความละเอียดของหน้าจอต่างๆ

หนังสือโต้ตอบทางธุรกิจ

เพื่อให้เข้าใจความซับซ้อนทั้งหมดของการวาดภาพได้ดีขึ้น จดหมายธุรกิจคุณสามารถอ่านวรรณกรรมที่มีประโยชน์ งานต่อไปนี้ถือว่าดี:

1. « ศิลปะการเขียนเชิงธุรกิจ. กฎ กลอุบาย เครื่องมือ“ส. คาเรปิน่า. ผู้เขียนอธิบายว่ารูปแบบธุรกิจของการติดต่อคืออะไรวิธีการออกอย่างถูกต้อง ประเภทต่างๆจดหมายและรายงาน
2. « จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ กฎห้าข้อแห่งความสำเร็จ". ผู้เขียนอธิบายรูปแบบการติดต่อทางธุรกิจและเสนอเครื่องมือเพื่อช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถพบได้ที่นี่ เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์และลูกเล่น

ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย, โทรเลข, โทรสาร, โทรสาร (แฟกซ์), ข้อความทางโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการถ่ายโอนข้อมูลทางธุรกิจซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก - การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายโต้ตอบมีความโดดเด่นด้วยความหลากหลายของสายพันธุ์: จากจดหมายและโทรเลขของหน่วยงานของรัฐที่มีลักษณะเชิงบรรทัดฐานไปจนถึงการอุทธรณ์ของประชาชนและการใช้งานมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

จดหมายถูกวาดขึ้นบนหัวจดหมายพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ภายใต้กรอบความสามารถ

จดหมายควรเรียบเรียงอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง ปราศจากรอยหยาบ การแก้ไข;

โดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา จดหมายควรระบุด้วยภาษาธุรกิจที่สงบ รัดกุม เป็นทางการ มีการโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วนและชัดเจนของคุณลักษณะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ

การแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยวิธีการโต้ตอบควรใช้เฉพาะเมื่อการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในรูปแบบอื่นเป็นเรื่องยากหรือเป็นไปไม่ได้ (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

จดหมายอย่างเป็นทางการเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุดขององค์กร องค์กร สถาบันกับโลกภายนอก การเจรจาก่อนทำสัญญาจะดำเนินการผ่านจดหมายชี้แจงความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรและระบุการเรียกร้อง ตัวอักษรมาพร้อมกับค่าวัสดุระหว่างทาง ฯลฯ

แม้จะมีรูปแบบการสื่อสารที่ทันสมัย: โทรศัพท์, โทรเลข, แฟกซ์, การสื่อสารด้วยโมเด็ม ฯลฯ ปริมาณการติดต่อทางจดหมายแม้ในองค์กรขนาดเล็กก็ค่อนข้างใหญ่ อย่างไรก็ตาม ช่วงของสถานการณ์การจัดการที่ก่อให้เกิดจดหมายธุรกิจนั้นยังห่างไกลจากความจำกัดและจัดหมวดหมู่ได้ค่อนข้างชัดเจน จดหมายจำนวนมากที่มีสถานการณ์การจัดการประเภทเดียวกันที่ต้องร่างขึ้น ทำให้เกิดความจำเป็นเร่งด่วนในการรวมจดหมายธุรกิจเข้าด้วยกัน น่าเสียดายที่การวิเคราะห์การติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่แสดงให้เห็นว่าผู้จัดการหลายคนขาดทักษะในการเขียนจดหมาย ในขณะเดียวกัน การออกแบบตัวอักษรที่ไม่ถูกต้องทำให้ใช้งานได้ยาก ผู้เชี่ยวชาญเห็นพ้องกันว่าจดหมายธุรกิจไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า ผู้เขียน Simple Letters ซึ่งตีพิมพ์ในสหรัฐอเมริกาในปี 1970 ภายใต้การดูแลของทำเนียบขาว เชื่อว่าการใช้คำเปล่าจะทำให้เสียเงินเปล่า เราไม่สามารถแต่คำนึงถึงความจริงที่ว่าเอกสารทางธุรกิจไม่ได้มีสาระสำคัญสำหรับ "การอ่าน" เลย แต่เป็นข้อมูลที่ควรก่อให้เกิดการกระทำบางอย่าง

1. ชนิดและพันธุ์ต่างๆ ธุรกิจตัวอักษร

   บทคัดย่อ >>

   ... ธุรกิจตัวอักษร 6 1.1 การออกแบบ ธุรกิจตัวอักษร 6 1.2 ข้อกำหนดสำหรับข้อความ ธุรกิจตัวอักษร 9 บทที่ 2 ชนิดและพันธุ์ต่างๆ ธุรกิจตัวอักษร 14 2.1 การจำแนกประเภท ธุรกิจ... ฯลฯ ที่พบมากที่สุด ดู ธุรกิจ จดหมาย - ธุรกิจ(บริการ) จดหมาย ...

2. ธุรกิจ จดหมายกับหุ้นส่วนต่างชาติ

   บทคัดย่อ >> อุตสาหกรรม การผลิต

   ... ……………………………………………………………………....3 ธุรกิจจดหมายและของพวกเขา การจำแนกประเภท…………………………………...4 ชนิดไม่แสวงหาผลกำไร ธุรกิจตัวอักษร ……………………………… ... 5 ชนิดทางการค้า ธุรกิจตัวอักษร ... ธุรกิจ จดหมายกับพันธมิตรต่างประเทศ หนึ่ง. ธุรกิจจดหมายและของพวกเขา การจำแนกประเภท ธุรกิจ ...

3. ธุรกิจ จดหมาย (4)

   บทคัดย่อ >> อุตสาหกรรม การผลิต

   ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับสิ่งนี้ ของชนิดเอกสารในแบบฟอร์มตามด้วย ... สำหรับ จดหมาย... ดังนั้นจัดประเภท ธุรกิจจดหมายคือการสร้าง การจำแนกประเภท...; จดหมายข้อมูล เลือกแล้ว ชนิดตัวอักษรถูกจัดประเภทโดย ...

4. การติดต่อทางธุรกิจตรงบริเวณสถานที่สำคัญในอาร์เรย์เอกสารของสถาบัน เป็นลิงค์กับ ภายนอกองค์กร, เธอคือหนึ่งใน องค์ประกอบที่จำเป็นดำเนินการใด ๆ กิจกรรมผู้ประกอบการ... การโต้ตอบใช้พื้นที่ประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก

   ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย โทรเลข โทรสาร แฟกซ์ ข้อความทางโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการถ่ายโอนข้อมูลทางธุรกิจ ซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

   จดหมายโต้ตอบมีความโดดเด่นด้วยความหลากหลายของสายพันธุ์: จากจดหมายและโทรเลขของหน่วยงานของรัฐที่มีลักษณะเชิงบรรทัดฐานไปจนถึงการอุทธรณ์ของประชาชนและการใช้งานมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

   เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

   • จดหมายถูกวาดขึ้นบนหัวจดหมายพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ภายในกรอบความสามารถ
   • จดหมายควรเรียบเรียงอย่างถูกต้อง ถูกต้อง ปราศจากรอยหยาบ การแก้ไข;
   • โดยไม่คำนึงถึงเนื้อหา จดหมายควรระบุด้วยภาษาธุรกิจที่สงบ สม่ำเสมอ และเป็นทางการ มีการโต้แย้งที่เพียงพอ ความถูกต้อง ความครบถ้วนสมบูรณ์ และความชัดเจนของคุณลักษณะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ
   • มีข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่นำเสนอ และหากจำเป็น จะต้องมีเอกสารอธิบายและข้อมูลเพิ่มเติม

   การแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยวิธีการโต้ตอบควรใช้เฉพาะเมื่อการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในรูปแบบอื่นเป็นเรื่องยากหรือเป็นไปไม่ได้ (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

   จดหมายธุรกิจที่เป็นเอกสารที่มีลักษณะให้ข้อมูลและอ้างอิงพร้อมการจดทะเบียนที่เหมาะสม จะได้รับผลบังคับทางกฎหมายจากช่วงเวลาที่รายละเอียดถูกร่างขึ้นและเอกสารดังกล่าวได้รับการลงนามโดยเจ้าหน้าที่

   สำหรับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์(มาตรา 5 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับข้อมูล ข้อมูล และการปกป้องข้อมูล"):

   • เอกสารที่ได้รับจากระบบข้อมูลอัตโนมัติได้มาซึ่งอำนาจทางกฎหมายหลังจากลงนามโดยเจ้าหน้าที่ในลักษณะ จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายอาร์เอฟ;
   • อำนาจทางกฎหมายของเอกสารที่จัดเก็บ ประมวลผล และส่งโดยใช้ข้อมูลอัตโนมัติและระบบโทรคมนาคมสามารถยืนยันได้ด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์
   • อำนาจทางกฎหมายของอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัลรับรู้หากมีในระบบอัตโนมัติ ระบบข้อมูลซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รับรองการระบุลายเซ็น และอยู่ภายใต้ระบบการใช้งานที่กำหนดไว้

   รายละเอียดของจดหมายธุรกิจประกอบด้วย:

   • ตราสัญลักษณ์ประจำชาติ สหพันธรัฐรัสเซีย;
   • แขนเสื้อของเรื่องของสหพันธรัฐรัสเซีย;
   • โลโก้ขององค์กรหรือ เครื่องหมายการค้า(เครื่องหมายบริการ);
   • ชื่อบริษัท;
   • ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร
   • วันที่ของเอกสาร
   • หมายเลขทะเบียนของเอกสาร
   • อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร
   • ปลายทาง;
   • มุ่งหน้าไปยังข้อความ;
   • ข้อความของเอกสาร
   • เครื่องหมายความพร้อมใช้งานของแอปพลิเคชัน
   • ลายเซ็น;
   • สำนักพิมพ์;
   • ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับศิลปิน
   • เครื่องหมายบนการดำเนินการของเอกสารและทิศทางในกรณี

   จดหมายถูกวาดซ้ำกัน - ฉบับแรกจัดทำขึ้นในแบบฟอร์ม (กระดาษเปล่า) และส่งไปยังผู้รับและฉบับที่สองจะถูกส่งไปยังกรณี

   จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจจะแสดงด้วยจดหมายเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เนื่องจากความหลากหลาย เอกสารประเภทนี้จึงเป็นอิสระมากที่สุดและได้มาตรฐานน้อยที่สุดภายในข้อกำหนดที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน กล่าวคือ จดหมายต้องมี - ความชัดเจน ความเรียบง่ายในการนำเสนอ ความครบถ้วนของข้อมูล น้ำเสียงในการนำเสนอด้วยความเคารพ (ข้อกำหนดของมารยาททางธุรกิจ) การรู้หนังสือ

   การติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการตามหัวข้อแบ่งออกเป็นธุรกิจ (จดหมายธุรกิจ) และเชิงพาณิชย์ ( จดหมายพาณิชย์). การติดต่อด้วยความช่วยเหลือที่พวกเขาทำเป็นกิจกรรมทางเศรษฐกิจกฎหมายการค้าและรูปแบบอื่น ๆ เรียกว่าการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายที่ร่างขึ้นในระหว่างการสรุปและการดำเนินการของธุรกรรมเชิงพาณิชย์เกี่ยวกับปัญหาการขายและการจัดหาที่มีผลบังคับตามกฎหมายหมายถึงจดหมายโต้ตอบทางการค้า (เช่น จดหมายร้องขอ จดหมายเตือนความจำ (ข้อเสนอ) จดหมายเรียกร้องและการตอบกลับ) . บนพื้นฐานการทำงาน ตัวอักษรสามารถแบ่งออกเป็นที่ต้องการและไม่ต้องการคำตอบ

   * จดหมายที่ระบุถึงเหตุจำเป็นไม่ต้องตอบกลับ

   บนพื้นฐานของผู้รับจดหมายจะถูกแบ่งออกเป็นแบบธรรมดาและแบบวงกลม (ส่งจากองค์กรหนึ่งไปยังที่อยู่หลายแห่งตามกฎแล้วคือกรณีย่อย)

   ตามลักษณะเฉพาะขององค์ประกอบ ตัวอักษรจะถูกแบ่งออกเป็นด้านเดียว (อุทิศให้กับการแก้ปัญหาหนึ่งประเด็น) และหลายแง่มุม โดยพิจารณาจากหลายประเด็น

   * มักจะประกอบด้วยส่วน, ส่วนย่อย, ย่อหน้า, ย่อหน้าย่อย. มีทั้งคำร้อง คำขอโทษ คำค้ำประกัน
   ** หมายถึง การโต้ตอบตามมารยาท

   จดหมายบริการ (ธุรกิจ)- ชื่อทั่วไปของเอกสารที่มีเนื้อหาต่างกันซึ่งได้รับการจัดสรรโดยวิธีพิเศษในการถ่ายโอนข้อความ - ส่งทางไปรษณีย์

   จดหมายถูกวาดขึ้นในรูปแบบพิเศษขนาด A4 หรือ A5 ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อความตัวอักษร รายละเอียดบังคับของจดหมายคือ: ชื่อขององค์กร - ผู้เขียน, รายละเอียดทางไปรษณีย์ขององค์กร - ผู้เขียน, วันที่, หมายเลขเอกสาร, อ้างอิงถึงวันที่และจำนวนของเอกสารที่เข้ามา, ผู้รับ, ชื่อเรื่องของข้อความ, ลายเซ็น, เครื่องหมาย เกี่ยวกับนักแสดงในจดหมายปะหน้า - ทำเครื่องหมายเมื่อมีไฟล์แนบ

   ด้วยเหตุผลหลายประการ ขอแนะนำให้ร่างข้อความของจดหมายธุรกิจตามแผน ในกรณีที่ไม่มีประสบการณ์และอารมณ์เชิงลบมากเกินไป (เช่น ในสถานการณ์ขัดแย้ง) จะช่วยให้นำเสนอคำถามได้อย่างถูกต้อง

   วิธีหนึ่งในการจัดทำแผนข้อความคือการทำงานตามลำดับต่อไปนี้:

   1. การรวบรวมฐานข้อมูลจากข้อเท็จจริง - เอกสาร ภาพประกอบ สถิติและตัวชี้วัดอื่น ๆ ในหัวข้อของข้อความ
   2. การกำหนดข้อสรุปตามฐานข้อมูล
   3. โดยใช้ผลการวิจัยเป็นพิมพ์เขียวในการร่างข้อความ

   ข้อความในจดหมายควรมีเหตุผล สอดคล้อง น่าเชื่อ และถูกต้องในรูปแบบ ข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ควรนำเสนออย่างเป็นรูปธรรม รวบรัด ชัดเจน ข้อความในจดหมายไม่ควรให้การตีความที่แตกต่างกัน

   การใช้งาน ข้อความมาตรฐานและข้อความลายฉลุช่วยให้การโต้ตอบทางธุรกิจง่ายขึ้น

   ข้อความในจดหมายอาจเป็นแบบง่ายหรือซับซ้อนก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายและเนื้อหา ตัวอักษรธรรมดาประกอบด้วยหนึ่งหรือสองส่วน: บทนำและบทสรุป ตัวอักษรที่ซับซ้อนประกอบด้วยคำนำ ส่วนหลัก (หลักฐาน) และบทสรุป

   บทนำให้เหตุผลของคำถาม สาเหตุของคำถาม หรือ เรื่องสั้น... หากมีเอกสารใดที่ใช้เป็นเหตุผลในการจัดทำจดหมายจะมีการให้ลิงค์ไป

   ในส่วนหลัก (หลักฐาน) มีการระบุสาระสำคัญของปัญหา มีการจัดเตรียมหลักฐานหรือการพิสูจน์ ส่วนหลักต้องน่าเชื่อถือเพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องและความถูกต้องของโซลูชันที่เสนอ

   โดยสรุปวัตถุประสงค์หลักของจดหมายคือการกำหนด

   มีการใช้รูปแบบการก่อสร้างอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายซึ่งองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งอาจขาดหายไปหรือลำดับของการจัดอาจแตกต่างกัน

   ข้อความของจดหมายระบุไว้ในรูปพหูพจน์คนแรก (โปรดส่ง)

   เพื่อให้การดำเนินการของการประมวลผลจดหมายง่ายขึ้นและเพิ่มความเร็วในการดำเนินการ เราไม่แนะนำให้พิจารณาประเด็นที่แตกต่างกันสองประเด็นขึ้นไปในจดหมายฉบับเดียว จดหมายควรเป็นหัวข้อเดียวในเนื้อหา ความยาวของจดหมายไม่ควรเกินสองหน้า ในกรณีพิเศษ อนุญาตให้ใช้ตัวอักษรที่มีข้อความพิมพ์ดีดไม่เกินห้าหน้า

   จดหมายที่วาดขึ้นในรูปแบบ A4 ต้องมีส่วนหัวของข้อความ ซึ่งสร้างตามโครงการ "เกี่ยวกับอะไร" เช่น
   "ในการละเมิดภาระผูกพันตามสัญญา"
   "ในการจัดหาความช่วยเหลือทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค"

   หากจดหมายเป็นการตอบกลับ หมายเลขและวันที่ของจดหมายที่ตอบกลับจะถูกระบุในรูปแบบของจดหมาย

   หากจดหมายนั้นส่งถึงที่อยู่มากกว่าสี่แห่ง ผู้รับเหมาจะรวบรวมรายชื่อส่งเมล

   จดหมายรับรองโดยหัวหน้าแผนกที่เตรียมจดหมายหากจำเป็น - โดยหัวหน้าผู้สนใจ หน่วยโครงสร้างเช่นเดียวกับรองหัวหน้าองค์กร - ภัณฑารักษ์ของทิศทางที่เกี่ยวข้องหากจดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จดหมายมีการลงนามในสำเนาที่สองซึ่งยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญขององค์กรเพื่อการจัดเก็บ

   จดหมายลงนามโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ภายในขอบเขตความสามารถ เช่นเดียวกับหัวหน้าหน่วยงานโครงสร้างอิสระ หากได้รับสิทธิ์นี้

   การติดต่อทางธุรกิจตรงบริเวณสถานที่สำคัญในอาร์เรย์เอกสารของสถาบัน ในฐานะผู้ประสานงานกับองค์กรภายนอก มันเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของกิจกรรมการเป็นผู้ประกอบการ การโต้ตอบใช้พื้นที่ประมาณ 80% ของเอกสารขาเข้าและขาออก

   ประเภทของการติดต่อทางธุรกิจและชื่อ (จดหมาย โทรเลข โทรสาร แฟกซ์ ข้อความทางโทรศัพท์) ถูกกำหนดโดยวิธีการถ่ายโอนข้อมูลทางธุรกิจ ซึ่งแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: การสื่อสารทางไปรษณีย์และการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

   จดหมายโต้ตอบมีความโดดเด่นด้วยความหลากหลายของสายพันธุ์: จากจดหมายและโทรเลขของหน่วยงานของรัฐที่มีลักษณะเชิงบรรทัดฐานไปจนถึงการอุทธรณ์ของประชาชนและการใช้งานมาตรฐาน เนื้อหาของการติดต่ออาจเป็นคำขอ การแจ้งเตือน ข้อตกลง การเรียกร้อง ข้อตกลง การแจ้งเตือน ความต้องการ การชี้แจง การยืนยัน คำขอ คำแนะนำ การรับประกัน ฯลฯ

   เมื่อดำเนินการโต้ตอบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

   • - จดหมายถูกวาดขึ้นบนหัวจดหมายพิเศษ - หัวจดหมายและลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ภายใต้กรอบความสามารถ
   • - ตัวอักษรควรเรียบเรียงอย่างถูกต้อง แม่นยำ ไม่มีรอยหยาบ การแก้ไข
   • - ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นอย่างไร จดหมายควรระบุด้วยภาษาธุรกิจที่สงบ สม่ำเสมอ และเป็นทางการ มีการโต้แย้งที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วน และความชัดเจนของลักษณะเฉพาะ ความกระชับ และความสม่ำเสมอในการนำเสนอ
   • - มีข้อมูลที่เป็นกลางเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่นำเสนอ และหากจำเป็น จะต้องมีเอกสารอธิบายและประกอบ

   การแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยวิธีการโต้ตอบควรใช้เฉพาะเมื่อการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในรูปแบบอื่นเป็นเรื่องยากหรือเป็นไปไม่ได้ (การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมส่วนตัว ฯลฯ)

   จดหมายธุรกิจที่เป็นเอกสารที่มีลักษณะให้ข้อมูลและอ้างอิงพร้อมการจดทะเบียนที่เหมาะสม จะได้รับผลบังคับทางกฎหมายจากช่วงเวลาที่รายละเอียดถูกร่างขึ้นและเอกสารดังกล่าวได้รับการลงนามโดยเจ้าหน้าที่

   รายละเอียดของจดหมายธุรกิจประกอบด้วย: ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย; แขนเสื้อของเรื่องของสหพันธรัฐรัสเซีย; โลโก้องค์กรหรือเครื่องหมายการค้า (เครื่องหมายบริการ); ชื่อบริษัท; ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร วันที่ของเอกสาร หมายเลขทะเบียนของเอกสาร อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร ปลายทาง; มุ่งหน้าไปยังข้อความ; ข้อความของเอกสาร เครื่องหมายความพร้อมใช้งานของแอปพลิเคชัน ลายเซ็น; สำนักพิมพ์; ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับศิลปิน เครื่องหมายบนการดำเนินการของเอกสารและทิศทางในกรณี

   จดหมายถูกวาดขึ้นในสองชุด - ชุดแรกจัดทำขึ้นในแบบฟอร์ม (กระดาษเปล่า) และส่งไปยังผู้รับและฉบับที่สองจะถูกส่งไปยังกรณี

   จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจจะแสดงด้วยจดหมายเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เนื่องจากความหลากหลาย เอกสารประเภทนี้จึงเป็นอิสระมากที่สุดและได้มาตรฐานน้อยที่สุดภายในข้อกำหนดที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน กล่าวคือ จดหมายต้องมี - ความชัดเจน ความเรียบง่ายในการนำเสนอ ความครบถ้วนของข้อมูล น้ำเสียงในการนำเสนอด้วยความเคารพ (ข้อกำหนดของมารยาททางธุรกิจ) การรู้หนังสือ

   การติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการตามหัวข้อแบ่งออกเป็นธุรกิจ (จดหมายธุรกิจ) และเชิงพาณิชย์ (จดหมายพาณิชย์) การติดต่อด้วยความช่วยเหลือที่พวกเขาทำเป็นกิจกรรมทางเศรษฐกิจกฎหมายการค้าและรูปแบบอื่น ๆ เรียกว่าการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายที่ร่างขึ้นในระหว่างการสรุปและการดำเนินการของธุรกรรมเชิงพาณิชย์เกี่ยวกับปัญหาการขายและการจัดหาที่มีผลบังคับตามกฎหมายหมายถึงจดหมายโต้ตอบทางการค้า (เช่น จดหมายร้องขอ จดหมายเตือนความจำ (ข้อเสนอ) จดหมายเรียกร้องและการตอบกลับ) . บนพื้นฐานการทำงาน ตัวอักษรสามารถแบ่งออกเป็นที่ต้องการและไม่ต้องการคำตอบ

   จากการศึกษาบทนี้ นักเรียนจะต้อง:

   ทราบ

   • - วัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของเอกสารที่ใช้ในการจัดการองค์กร
   • - ข้อความประเภทหลักที่ประกอบเป็นการติดต่อทางธุรกิจ
   • - ความหมายของคำว่า "เวิร์กโฟลว์" และ "งานในสำนักงาน"
   • - ประเภทของเอกสารที่ใช้ในกระบวนการจัดการองค์กร
   • - ประเภทของเอกสารที่ใช้ในการติดต่อราชการภายในและภายนอก
   • - วัตถุประสงค์ของการรวมเอกสาร
   • - คุณสมบัติของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการในการนำเสนอข้อมูล
   • - ประเภทของจดหมายธุรกิจ
   • - ตรรกะของการสร้างจดหมายธุรกิจและข้อกำหนดสำหรับการออกแบบ
   • - คุณสมบัติของรูปแบบของจดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

   สามารถ

   - สร้างข้อความตามโครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

   เป็นเจ้าของ

   – ทักษะการใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ ธุรกิจอย่างเป็นทางการรูปแบบการนำเสนอข้อมูล

   เอกสารเป็นรูปแบบหลักของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในกระบวนการจัดการ

   ส่วนสำคัญ การสื่อสารทางธุรกิจดำเนินการเป็นลายลักษณ์อักษร เนื่องจากมีการหมุนเวียนข้อมูลจำนวนมากในกระบวนการจัดการองค์กร เพื่อการอุปถัมภ์ การตัดสินใจของผู้บริหารในหลายกรณี จำเป็นต้องแก้ไขข้อเท็จจริง รวบรวมข้อมูล จากนั้นวิเคราะห์และทำความเข้าใจ

   นอกจากนี้ต้องถ่ายโอนข้อมูลเพื่อดำเนินการกับเจ้าหน้าที่และแผนกต่างๆขององค์กร ในการดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้ รูปแบบที่เหมาะสมที่สุดคือการนำเสนอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในการจัดการขององค์กรจะอยู่ในรูปแบบของเอกสาร

   เอกสารเป็นข้อความแสดงข้อมูลที่นำเสนอในรูปแบบเฉพาะซึ่งจัดทำขึ้นตามกฎเกณฑ์เฉพาะและได้รับการรับรองตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ กฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับข้อมูล การให้ข้อมูล และการปกป้องข้อมูล" มีคำจำกัดความของแนวคิดของ "เอกสาร" ดังต่อไปนี้:

   เอกสาร- นี่คือข้อมูลที่บันทึกไว้ในผู้ให้บริการวัสดุที่มีรายละเอียดที่สามารถระบุได้

   คำจำกัดความเดียวกันนี้กำหนดไว้ในมาตรฐานของรัฐสำหรับข้อกำหนดและคำจำกัดความ "งานในสำนักงานและการเก็บถาวร"

   คำภาษาละติน documentum มาจาก doceo - ฉันสอนหรือแจ้งและในความหมายหมายถึงประจักษ์พยานหลักฐาน ในรัสเซียคำว่า เอกสารได้รับการแปลโดยปีเตอร์มหาราชอย่างแม่นยำว่าเป็น "คำให้การที่เป็นลายลักษณ์อักษร" ตลอดศตวรรษที่ 18 ในคำจำกัดความของแนวคิดของ "เอกสาร" วัตถุประสงค์ทางกฎหมายของมันถูกเน้นเหนือสิ่งอื่นใด ในขณะเดียวกัน คำนี้แทบจะไม่ได้ใช้มาเป็นเวลานาน มักใช้คำศัพท์อื่นในการปฏิบัติงานของเสมียนแทน: การกระทำกรณีกระดาษ กับ เมื่อเวลาผ่านไปการสะสมความรู้เกี่ยวกับเอกสารที่นำไปสู่ศตวรรษที่ XIX เพื่อเน้นที่นอกเหนือไปจากด้านกฎหมายยังรวมถึงด้านการจัดการของเอกสาร

   เอกสารช่วยให้คุณบันทึกข้อมูล กำหนดลักษณะอย่างเป็นทางการ และใช้เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร นอกจากนี้ เอกสารถือได้ว่าเป็นรูปแบบหลักของข้อความทางธุรกิจในการดำเนินการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นเอกสารในองค์กรจึงทำหน้าที่ด้านข้อมูลและการสื่อสาร

   กิจกรรมเตรียมและดำเนินการเอกสารเรียกว่า เอกสารการจัดการ(งานสำนักงาน).

   ในการจัดการเอกสารข้อความในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์มักใช้บ่อยที่สุด ควรสังเกตว่ามีเอกสารรูปแบบอื่นๆ ที่เป็นไปได้ เช่น ภาพถ่าย การบันทึกเสียง การบันทึกวิดีโอ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่วิธีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและไม่ได้ใช้บ่อยนักในการจัดการ ดังนั้นเราจะไม่พิจารณาเอกสารประเภทนี้ในบทนี้

   เอกสารที่ใช้ฟังก์ชั่นการสื่อสาร โดยผู้รับ สามารถแบ่งออกเป็น ภายนอก และ ภายใน.

   จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจภายนอก ดำเนินการระหว่าง องค์กรต่างๆตลอดจนระหว่างบุคคลและองค์กร ข้อความที่แลกเปลี่ยนกันระหว่างหัวเรื่องการสื่อสารเป็นธรรมชาติ จดหมายราชการ.

   การติดต่อทางธุรกิจภายใน ดำเนินการระหว่างเจ้าหน้าที่และหน่วยงานขององค์กร การติดต่อดังกล่าวมักจะเรียกว่า บริการ.

   ในกิจกรรมการจัดการองค์กรที่หลากหลาย เอกสารข้อความ... พวกเขาแตกต่างกันในวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ เนื้อหา ความถี่ของการสร้าง และพวกเขามีเหมือนกันที่มีข้อมูลการจัดการ

   โดย วัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ เอกสารแบ่งได้ดังนี้

   • องค์กรและกฎหมาย - การกำหนดสถานภาพขององค์กร โครงสร้าง พนักงาน, จำหน่าย, หน้าที่และความรับผิดชอบของหน่วยงาน, คนงาน, ฯลฯ. ตัวอย่างเช่น กฎบัตรขององค์กร ระเบียบว่าด้วยแผนก รายละเอียดงาน;
   • ธุรการ - ดำเนินการประสานงานและระเบียบข้อบังคับของกระบวนการจัดการในปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น คำสั่ง คำสั่งของผู้จัดการ
   • วางแผน - ประกอบด้วยรายการ ลำดับ ระยะเวลาของกิจกรรมที่วางแผนไว้สำหรับการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น แผนงานต่างๆ โปรแกรม;
   • ข้อมูลและการอ้างอิง - มีไว้สำหรับใช้ในงานปัจจุบัน เช่น มาตรฐานของรัฐบาล เงื่อนไขทางเทคนิค, คำแนะนำขององค์กรผู้ปกครอง แนวทางกระทรวงและหน่วยงาน ลักษณนาม;
   • ข้อมูลและการวิเคราะห์ - เป็นผลมาจากการประมวลผลข้อมูลเบื้องต้นภายในเกี่ยวกับการผลิต การขาย ความพร้อมของวัสดุหรือสินค้าในคลังสินค้า ที่จำเป็นสำหรับการทำงานในปัจจุบันและการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น บทวิจารณ์เชิงวิเคราะห์, บทสรุป, ใบรับรอง, การกระทำ, บันทึก;
   • การรายงาน - มีข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรมในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ช่วยให้คุณเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้กับตัวชี้วัด แผนงานและโปรแกรมที่ร่างไว้ ตลอดจนให้ข้อมูลแก่องค์กรระดับสูงและ กฎหมาย หน่วยงานราชการ: สถิติ, หน่วยงานด้านภาษี;
   • เอกสารบุคลากร - รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขององค์กรที่ออกแบบมาเพื่อควบคุมกิจกรรมของพวกเขาตามกฎหมายแรงงาน ตัวอย่างเช่น สัญญาจ้าง, บัตรประจำตัวพนักงาน, หนังสือทำงานและอื่น ๆ.

   โดย เนื้อหา เอกสารสามารถแบ่งตามเงื่อนไขเป็นทางเทคนิค เทคโนโลยี การเงิน การค้า ฯลฯ ในส่วนนี้ จะเน้นไปที่ความหมายและขอบเขตของเอกสาร ตัวอย่างเช่น เอกสาร "ทางเทคนิค" ประกอบด้วยข้อกำหนดทางเทคนิค ใบรับรองอุปกรณ์ มาตรฐานการบริการซ่อม สู่เทคโนโลยี - แผนที่เทคโนโลยี, อัตราผลผลิตของผลิตภัณฑ์จากวัตถุดิบ เอกสารทางการเงินทั่วไปคือ งบดุล งบกำไรขาดทุน การคืนภาษี

   เป็นระยะ การสร้างเอกสารถูกกำหนดโดยรูปแบบและวัตถุประสงค์ ยอมรับเอกสารองค์กรและกฎหมาย "ที่รอดำเนินการยกเลิก" เช่น จนถึงเวลาที่จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกผลทั้งหมด เอกสารการบริหารจะถูกสร้างขึ้น แต่ตามความจำเป็น ในทางกลับกัน เอกสารทางบัญชีตามแผนและโดยเฉพาะอย่างยิ่งมีความถี่ในการสร้างและยื่นต่อหน่วยงานที่เหมาะสมอย่างเข้มงวด

   การสร้างและการใช้เอกสารข้อความประเภทต่างๆ เป็นส่วนสำคัญของงานการจัดการ พวกเขาแสดง ทั้งสายฟังก์ชั่นที่เป็นประโยชน์

   การใช้เอกสารช่วยให้องค์กรสามารถ:

   • - ดำเนินกิจกรรมอย่างเป็นระเบียบ มีประสิทธิภาพ และรับผิดชอบ
   • - ให้ข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและเป็นกลาง
   • - เพื่อให้ ข้อมูลสนับสนุนเมื่อทำการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร
   • - เพื่อดำเนินธุรกิจที่สม่ำเสมอ ต่อเนื่องและมีประสิทธิผลและ กิจกรรมการจัดการ;
   • - เพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจในการจัดงาน เหตุฉุกเฉิน;
   • - ปฏิบัติตามข้อกำหนดของสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบ รวมถึงในด้านกิจกรรมการเก็บถาวร การตรวจสอบ และการกำกับดูแล
   • - เพื่อรับประกันการคุ้มครองและการสนับสนุนในคดีความ รวมถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการมีอยู่หรือไม่มีหลักฐานเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร
   • - ปกป้องผลประโยชน์ขององค์กรและสิทธิของพนักงานตลอดจนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
   • - จัดหาและจัดทำเอกสารงานวิจัยและพัฒนา กิจกรรมนวัตกรรมเช่นเดียวกับการวิจัยทางประวัติศาสตร์
   • - เพื่อประกันเอกลักษณ์ทางธุรกิจ ส่วนบุคคล และวัฒนธรรม
   • - เพื่อรักษาความทรงจำขององค์กรบุคคลและสังคม

   เอกสารบางส่วนจัดทำขึ้นเพื่อถ่ายทอดข้อมูลให้กับบางบุคคล เจ้าหน้าที่และหน่วยงานต่างๆ เพื่อสร้างอิทธิพลในการบริหาร เอกสารดังกล่าวรวมถึงคำสั่ง คำแนะนำ บริการและบันทึก คำแนะนำระเบียบวิธี จดหมายข้อมูล จดหมายข้อเสนอ ฯลฯ เอกสารอื่น ๆ ถูกสร้างขึ้นเพื่อบันทึกข้อเท็จจริง ตัวอย่างเช่น รายงานการกระทำ

   เอกสารทั้งชุดที่หมุนเวียนในองค์กรแสดงถึงเวิร์กโฟลว์

   การไหลของเอกสาร- ระบบสำหรับสร้าง ตีความ ส่ง รับ และเก็บถาวรเอกสาร ตลอดจนควบคุมการดำเนินการและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

   เวิร์กโฟลว์ดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของกิจการในองค์กรสำหรับการตัดสินใจในการจัดการอย่างมีข้อมูลและติดตามการนำไปใช้ การทำงานกับเอกสารเรียกว่า "งานสำนักงาน"

   ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจกับการทำงานในสำนักงานระยะหนึ่งกันก่อน มาตรฐานสำหรับข้อกำหนดและคำจำกัดความในด้านการทำงานในสำนักงานและการเก็บถาวร (GOST R 51141–98) ตีความคำนี้เป็น "สาขาของกิจกรรมที่ทำให้เอกสารและการจัดระเบียบงานกับเอกสารหมดลง" เช่น กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่สร้างเอกสารไปจนถึงการทำลายหรือถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บ

   ควบคู่ไปกับคำว่างานในสำนักงานตั้งแต่ช่วงทศวรรษที่ 1960 คำที่ใช้ สารคดี การประกันการจัดการ. ลักษณะที่ปรากฏของคำนี้เกี่ยวข้องกับการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการ องค์กร ซอฟต์แวร์และ ข้อมูลสนับสนุน... เพื่อประมาณคำศัพท์ที่ใช้ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์และวรรณคดีในสาขางานสำนักงาน คำว่า เอกสารสนับสนุนการจัดการ ซึ่งในสาระสำคัญมีความหมายเหมือนกันกับคำว่างานในสำนักงาน

   คำที่กว้างขึ้นที่ใช้ในวันนี้คือ ข้อมูลและเอกสารสนับสนุนการจัดการ - รวมถึงงานดั้งเดิมพร้อมเอกสารและ บริการข้อมูล, การสร้าง การบำรุงรักษา และการทำงานกับฐานข้อมูล

   ดังนั้น ภายใต้การสนับสนุนด้านเอกสารของผู้บริหาร เราหมายถึงขั้นตอนการทำงานเดียวกันกับเอกสารทั้งหมด ตั้งแต่การสร้าง-ใบเสร็จรับเงิน ไปจนถึงการทำลายหรือโอนไปยังที่เก็บถาวร

   การจัดการบันทึกถูกควบคุมโดยกรอบการกำกับดูแลและระเบียบวิธี ซึ่งเป็นชุดของกฎหมาย กฎหมายข้อบังคับ และเอกสารระเบียบวิธีที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง การประมวลผล การจัดเก็บและการใช้เอกสาร ตลอดจนการทำงานของบริการสนับสนุนเอกสารขององค์กร

   ฐานการกำกับดูแลและระเบียบวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน แต่งหน้า:

   • นิติบัญญัติของสหพันธรัฐรัสเซียในด้านข้อมูลและเอกสาร;
   • คำสั่งและคำสั่งที่เกี่ยวข้องของประธานาธิบดีและรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย
   • นิติกรรม หน่วยงานของรัฐบาลกลางเจ้าหน้าที่และหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย, ควบคุมปัญหาของการสนับสนุนเอกสาร;
   • การกระทำทางกฎหมายที่มีลักษณะเป็นบรรทัดฐานและให้คำแนะนำเอกสารระเบียบวิธีเกี่ยวกับงานสำนักงานขององค์กรและสถาบัน
   • มาตรฐานของรัฐสำหรับเอกสาร (GOST);
   • ระบบเอกสารรวม (SDS);
   • ตัวแยกประเภทข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคมของรัสเซียทั้งหมด ฯลฯ

   เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานกับเอกสารในด้านการจัดการ มีการใช้กันอย่างแพร่หลาย ความสามัคคี โดยทั่วไป คำว่า การรวมเป็นหนึ่ง หมายถึง การทำให้เป็นหนึ่งเดียวกัน (lat. unus - หนึ่ง, facio - ฉันทำเช่น สมาคม) มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างระบบเอกสารการจัดการที่ใช้งานง่ายและคล่องตัว ความจริงก็คือเศรษฐกิจดำเนินการ จำนวนมากสถานประกอบการ องค์กร สถาบัน เพื่อสร้างการสื่อสารระหว่างกัน จำเป็นต้องลดจำนวนเอกสารที่เป็นไปได้ทั้งหมดลงในรูปแบบมาตรฐานบางรูปแบบ ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการสร้างมาตรฐานคือมีงานและสถานการณ์ที่ซ้ำซากจำเจในกิจกรรมขององค์กรต่างๆ ตัวอย่างเช่น ทุกองค์กรจัดทำสถิติเป็นระยะและ งบการบัญชีและส่งไปยังหน่วยงานที่เหมาะสม ทุกองค์กรกำลังจ้างและจ้างพนักงาน ทำสัญญากับคู่สัญญา ฯลฯ

   การทำซ้ำของสถานการณ์การจัดการและการดำเนินการนำไปสู่ความจำเป็นในการรวบรวมและดำเนินการเอกสารประเภทเดียวกันเป็นระยะซึ่งทำให้สามารถรวมข้อความของพวกเขาได้เช่น ยอมรับรูปแบบเอกสารของทุกองค์กร กฎเกณฑ์สำหรับการลงทะเบียนและการอนุมัติ การรวมข้อความของเอกสารการจัดการช่วยให้คุณสามารถใช้การตัดสินใจด้านการจัดการได้เร็วขึ้น และทำให้กระบวนการจัดเตรียมและประมวลผลเอกสารง่ายขึ้นและเพิ่มความคล่องตัว

   สถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์ All-Russian แห่งการจัดการบันทึกและงานเอกสารของ Federal Archival Service ของรัสเซียได้พัฒนามาตรฐานของรัฐ "Unified System of Organizational and Administrative Documentation" (USORD)

   บริการงานสำนักงานเกือบทั้งหมดทำงานกับเอกสารส่วนใหญ่ที่ USORD ให้มา โดยไม่คำนึงถึงทิศทางของกิจกรรมขององค์กรและรูปแบบองค์กรและกฎหมาย ดังนั้น ตาม ลักษณนามรัสเซียทั้งหมดคลาสเอกสารการจัดการ 020000 USORD รวมถึงเอกสารต่อไปนี้:

   • เพื่อสร้างองค์กร องค์กร
   • การปรับโครงสร้างองค์กร วิสาหกิจ;
   • การชำระบัญชีขององค์กร วิสาหกิจ;
   • การแปรรูปรัฐและ องค์กรเทศบาล, รัฐวิสาหกิจ;
   • กิจกรรมการบริหารขององค์กร องค์กร
   • ระเบียบองค์กรและกฎเกณฑ์ของกิจกรรมขององค์กร องค์กร
   • กฎระเบียบการดำเนินงานและข้อมูลของกิจกรรมขององค์กรองค์กร

   USORD รวมถึงมาตรฐานของรัฐ อัลบั้ม รูปแบบรวมเอกสารและคำแนะนำในการกรอกและใช้งาน

   เอกสารอื่นที่ควบคุมงานสำนักงานในองค์กรคือ GOST R 6.30-2003 ซึ่งมีกฎพื้นฐานสำหรับเอกสาร ข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาของข้อมูลในแบบฟอร์ม ขั้นตอนในการจัดการ ตกลง ลงนาม และอนุมัติเอกสาร มาตรฐานกำหนดกฎสำหรับการทำจดหมายอย่างเป็นทางการ ข้อกำหนดบางประการสำหรับข้อความของเอกสารเหล่านี้ เป็นครั้งแรกที่มาตรฐานนี้เป็นการให้คำปรึกษาเนื่องจากกฎหมายสมัยใหม่ นอกเหนือจากแบบฟอร์มรวมและระบบเอกสารแบบรวมแล้ว Gosstandart ของรัสเซีย (ปัจจุบันคือ Rosstandart) ใน ต่างเวลาอนุมัติจำนวน มาตรฐานของรัฐบังคับสำหรับการใช้งานกับเอกสาร (ดูภาคผนวก 1)

   สู่หลัก ขั้นตอนการรวมข้อความรวมถึงต่อไปนี้:

   • การรวมโครงสร้างข้อความเช่น การเลือกลำดับของการจัดเรียงองค์ประกอบทางความหมายของข้อความที่เหมาะสมที่สุดกับวัตถุประสงค์ของเอกสาร
   • การรวมกันของวิธีการทางภาษาในการแสดงเนื้อหาในข้อความของเอกสาร
   • การพัฒนาข้อความแบบครบวงจรในรูปแบบของข้อความที่สอดคล้องกัน, ลายฉลุ, แบบสอบถาม, ตาราง

   รูปแบบการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของข้อความที่สอดคล้องกันหรือลายฉลุถูกเลือกหากสิ่งสำคัญในเอกสารคือข้อมูลเกี่ยวกับการกระทำของพนักงาน (แผนกองค์กรโดยทั่วไป) หรือความสัมพันธ์กับบางสิ่งบางอย่างเช่น หากจำเป็นต้องระบุข้อกำหนด การตัดสินใจ ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ใดๆ

   ข้อความที่สอดคล้องกัน - เป็นข้อความที่มีเนื้อหาซ้ำกันในเอกสารจำนวนหนึ่ง ตำราดังกล่าวค่อนข้างหายากในการจัดการ

   ตัวอย่างเช่น ข้อความในจดหมาย: "เราแจ้งให้คุณทราบว่าเกี่ยวกับการจัดหาผลิตภัณฑ์จากการผลิตของเรา คุณควรติดต่อ UMTS ของกระทรวงของคุณ"

   ลายฉลุ - รูปแบบของการนำเสนอข้อความที่เป็นหนึ่งเดียวซึ่งมีข้อมูลคงที่และช่องว่างที่ตั้งใจจะเติมด้วยข้อมูลตัวแปรที่แสดงลักษณะสถานการณ์เฉพาะ

   แบบสอบถามและตาราง - มันเป็นผลมาจากการทำให้เป็นทางการบางอย่างในระหว่างที่ข้อความขาดการเชื่อมโยงทางไวยากรณ์ตามปกติและเนื้อหาของข้อความถูกถ่ายทอดโดยโครงสร้างที่เรียบง่ายตัวเลขหรือสัญญาณอื่น ๆ เลือกรูปแบบการนำเสนอข้อความรวมของเอกสารในรูปแบบของแบบสอบถามหรือตารางหากข้อมูลหลักเกี่ยวกับวัตถุและคุณสมบัติของวัตถุ

   หลัก ความต้องการ เมื่อสร้างเอกสารคือ:

   • การใช้รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ
   • การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GOST, USD และเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ
   • ความเกี่ยวข้องของข้อมูลที่นำเสนอ ประกอบด้วยแนวคิดต่อไปนี้: การกำหนดเป้าหมาย ข้อจำกัดเฉพาะเรื่อง ความน่าเชื่อถือ ความเที่ยงธรรม การโต้แย้ง ความถูกต้อง การยกเว้นการซ้ำซ้อน ความกระชับ และความละเอียดถี่ถ้วนในเวลาเดียวกัน
   • ข้อกำหนดสำหรับการปฏิบัติตามกฎไวยากรณ์ของภาษาที่ใช้และลักษณะโวหาร คำพูดทางธุรกิจ(คำศัพท์ การใช้คำย่อ สูตรภาษาศาสตร์ กรณีของคำนามและคำคุณศัพท์ รูปแบบของกริยา ประเภทและการสร้างประโยค รูปแบบที่อยู่ การใช้ตัวเลข ลักษณะประโยค เป็นต้น)

   คุณควรปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการจัดเตรียมเอกสารที่เป็นจดหมายทางธุรกิจ ข้อกำหนดสำหรับการลงทะเบียนเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบและการลงทะเบียนรายละเอียดของเอกสาร

   • กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ "เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศและในการปกป้องข้อมูล ".
   • T.V. Kuznetsovaการจัดระเบียบงานสำนักงานต้องใช้ความรู้ทางวิชาชีพ // งานสำนักงาน 2553 ลำดับที่ 2 หน้า 12–18