ev » Şartlar » Baş sekreterin görevlerine neler dahil değildir. Baş sekreterin iş tanımı

Baş sekreterin görevlerine neler dahil değildir. Baş sekreterin iş tanımı

İş tanımı - sekreterin faaliyetlerini düzenleyen, haklarını, kuruluştaki konumunu, işin niteliğini tanımlayan ana örgütsel ve yasal belge. Sekreter, çalışanlarla olan ilişkilerinde bu belgeye güvenir.

Her kurumda bir sekreter bulunur. Ancak, daha önce de belirtildiği gibi, sekreterlik pozisyonunun birçok derecesi vardır. Küçük bir organizasyonda (veya firmada) bir sekreter referanslı (sekreter) olacaktır. Daha fazlası büyük organizasyonlar sekreterler, her yapısal birimde başkan ve yardımcılarıyla birlikte olabilir. Üniversite sekreterleri, bilimsel konseylerin bilimsel sekreterleri vb. Her sekreter, her zaman, kuruluşun faaliyetlerinin kapsamına ve özelliklerine, başkanın gereksinimlerine ve sekretere olan güvenine dayanarak, kendi görev ve hak koşullarını, çeşitli yaratıcı, mantıksal ve teknik çalışma kombinasyonlarını geliştirir. Aynı zamanda, tüm sekreterlerin gerçekleştirdiği belgesel ve belgesel olmayan hizmetler için tipik bir dizi yönetim işlemi vardır.

Belirli bir sekreterin yapması gereken görevler, haklar ve çalışma türleri, mesleki bilgi ve becerileri için gereklilikler, iş tanımında belirlenir.

Açık bir sekreterlik pozisyonu için bir görev tanımı varsa, başvuru sahibi kendisinden ne istendiğini hemen öğrenir ve yeteneklerini gereksinimlerle ilişkilendirir.

Bir çalışma sekreterinin henüz bir iş tanımı yoksa, görevlerin kapsamını ana hatlarıyla belirtmek ve her türlü iş için “çengel” olmamak, hakları sağlamak, ilişkiler kurmak, diğer çalışanlarla değiştirilebilirlik için hazırlanmalıdır. olmaması veya geçici aşırı yüklenme nedeniyle.

İş tanımı uzun vadeli bir belgedir ve yerine yeni bir iş tanımı gelene kadar uygulanır. Bu nedenle, derlenmesi büyük sorumlulukla alınmalıdır. İş tanımında ne yazıyorsa o sorulacak. İçinde ne haklar verilmiş, sahip oldukların.

İş tanımı oluşturmaya başlarken öncelikle yeni "Yönetici, Uzman ve Diğer Çalışanların Pozisyonları için Yeterlilik Rehberi"ni kullanmalısınız. Çalışma Enstitüsü tarafından geliştirilmiş ve Çalışma Bakanlığı'nın bir kararnamesi ile onaylanmıştır. sosyal Gelişim Rusya Federasyonu 21 Ağustos 1998 (No. 37). El kitabı normatif bir belgedir ve yeni yeterlilik özelliklerinin işletmelerde, kurum ve kuruluşlarda kullanılması tavsiye edildiği hemen vurgulanmalıdır. çeşitli endüstriler mülkiyet ve örgütsel ve yasal biçimlerden bağımsız olarak ekonomi.

El kitabının amacı oldukça açık bir şekilde formüle edilmiştir: "Bu Yeterlilik El Kitabı liderlik pozisyonları, uzmanlar ve diğer çalışanlar (teknik sanatçılar) rasyonel bir işbölümü sağlamak, işlevleri, yetkileri ve sorumlulukları sınırlamak için etkili bir mekanizma oluşturmak, net düzenleme yapmak için tasarlanmıştır. emek faaliyeti işçiler modern koşullar piyasa ilişkilerinin geliştirilmesi".

Dizinde, önceki "Tarifelerin toplanması ve yeterlilik özellikleri sektör genelindeki çalışanların pozisyonları için "çok önemli bir değişiklik var - tek bir ücret kategorisine göre ücret kategorileri göstermiyor. tarife ölçeği, "Genel Hükümler" bölümünde ise " Yeterlilik kategorileri uzmanların ücretlendirilmesi konusunda işletme, kurum, kuruluş başkanı tarafından belirlenir. Bu, çalışanın resmi görevlerin yerine getirilmesinde bağımsızlık derecesini, karar verme sorumluluğunu, işe karşı tutumunu, işin verimliliğini ve kalitesini, ayrıca mesleki bilgi, deneyimi dikkate alır. pratik faaliyetler uzmanlıktaki hizmet süresine göre belirlenir, vb."

Bu nedenle, sekreterin maaşı öncelikle bilgisine, becerilerine, iş kalitesine, sorumluluğuna bağlıdır. Bu, yöneticinin çalışanın çalışmasını belirli sonuçlar üzerinde değerlendirmesini sağlayan önemli bir değişikliktir.

Nitelik özelliklerinden bölümleri tam olarak kullanabilirsiniz: " İş sorumlulukları ve "bilmem gerek".

Organizasyon (firma) küçükse ve sekreter (sekreter-referans) tek başına tüm organizasyon ve dokümantasyon hizmetlerini yürütüyorsa, yani. aslında ofisin işlevlerini yerine getirir, ancak daha az ölçüde ofis başkanının nitelik özelliklerini kullanabilirsiniz. Görevleri aşağıdaki gibidir:

Gelen ve giden yazışmaların zamanında işlenmesini, varış noktasına teslimini sağlar.

Belgelerin yürütülmesi ve doğru yürütülmesi için son tarihleri kontrol eder.

Yönetim emirleri ve emirleri de dahil olmak üzere mevcut ofis işinin belgelerinin uygun yapısal birimine kayıt, muhasebe, depolama ve transfer çalışmalarını organize eder.

Vakaların oluşumu ve depozitoları ile ilgili çalışmaları düzenler.

Bir işletme, kurum, kuruluşta kayıt tutma talimatları geliştirir ve bunların uygulanmasını düzenler.

Çalışanlara gerekli eğitim ve referans materyallerinin yanı sıra envanter, ekipman, mekanizasyon araçları ve yönetimsel işlerin otomasyonunu sağlamak için önlemler alır.

Departmanlarda ofis çalışmalarının organizasyonu için metodolojik rehberlik sağlar, vakaların arşive doğru oluşumu, depolanması ve zamanında teslimi, belgelerin yürütülmesi için son tarihlere uygunluk sertifikalarının hazırlanması üzerinde kontrol sağlar.

Ofis belgelerinin basılmasını ve çoğaltılmasını sağlar.

Yönetim tarafından düzenlenen toplantıların hazırlanmasına katılır ve sürdürülmesini organize eder.

Seyahat belgelerinin yürütülmesini, bir iş gezisine gelen çalışanların kuruluşa kaydını düzenler.

Bilmesi gerekir;

■ kararlar, emirler, emirler, diğer yönergeler ve düzenlemeler büro işlerinin organizasyonu ile ilgili yüksek makamlar;

■ Devlet sistemi dokümantasyon yönetimi desteği;

■ birleşik bir kurumsal ve idari dokümantasyon sistemi için standartlar;

■ işletmenin, kurumun, organizasyonun yapısı;

■ ofis işlerinin organizasyonu;

■ iş akışı şemaları;

■ vakaların isimlendirilmesine ilişkin prosedür, kalıcı ve geçici depolama vakalarının envanteri, yerleşik raporlama;

■ vakaları arşive göndermek için şartlar ve prosedür;

■ belgelerin yürütülmesi üzerinde kontrolü organize etmek için sistemler;

■ ofis ekipmanı ve diğerleri teknik araçlar yönetimsel çalışma;

■ ekonominin temelleri, üretim organizasyonu, emek ve yönetim;

■ çalışma mevzuatı;

■ dahili çalışma düzenlemeleri;

■ işçi koruma kuralları ve düzenlemeleri8. .

Yeni, baş sekreterin nitelik özelliğidir. Düşünelim.

İş sorumlulukları.

♦ İşletme başkanının idari ve idari faaliyetlerinin organizasyonel ve teknik desteği ile ilgili çalışmalar yapar.

♦ Gelen yazışmaları başkan tarafından değerlendirilmek üzere kabul eder, alınan karara uygun olarak iş sürecinde veya cevapların hazırlanmasında kullanılmak üzere yapısal bölümlere veya belirli uygulayıcılara aktarır.

♦ Büro işleri yürütür, kararların hazırlanmasında ve benimsenmesinde bilgi toplamak, işlemek ve sunmak için tasarlanmış bilgisayar teknolojisini kullanarak çeşitli işlemler gerçekleştirir.

♦ İşletme başkanının imzası için belgeleri ve kişisel beyanları kabul eder.

♦ Yöneticinin çalışması için gerekli belge ve malzemeleri hazırlar.

♦ Zamanında inceleme ve teslimi sağlar yapısal bölümler ve yürütme için alınan belgelerin belirli uygulayıcıları.

♦ Yöneticiye imzaya sunulan hazırlanan taslak belgelerin doğruluğunu kontrol eder, yüksek kalitede düzenlenmesini sağlar.

♦ Yönetici ile telefon görüşmeleri düzenler, yokluğunda alınan bilgileri kaydeder ve içeriğini dikkatine sunar, alıcı ve interkom cihazları (telefaks, teleks vb.) aracılığıyla bilgi iletir ve alır, ayrıca telefon mesajlarını derhal iletir. dikkat bilgileri iletişim kanalları aracılığıyla alındı.

♦ Başkan adına mektupları, istekleri, diğer belgeleri düzenler, mektup yazarlarına cevaplar hazırlar.

♦ Başkan tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantının yeri ve zamanı hakkında katılımcıların bilgilendirilmesi, gündem, kayıtları) ile ilgili çalışmaları yapar, toplantı ve toplantı tutanaklarını tutar ve düzenler.

♦ İşletme çalışanları tarafından verilen emir ve emirlerin yerine getirilmesi ve ayrıca kontrol altına alınan işletme başkanının talimat ve talimatlarının uygulanması için son tarihlere uyulması üzerinde kontrol sağlar. Bir kontrol ve kayıt dosyası tutar.

♦ Sağlar iş yeri gerekli örgütsel teknoloji araçlarıyla, kırtasiye malzemeleriyle, etkili çalışmasına elverişli koşullar yaratır.

♦ Başkanın talimatıyla işi için gerekli olan ofis malzemelerini yazdırır veya banka verilerine güncel bilgileri girer.

♦ Ziyaretçilerin karşılanmasını organize eder, çalışanların istek ve önerilerinin ivedilikle değerlendirilmesine katkıda bulunur.

♦ Onaylanmış terminolojiye göre vakalar oluşturur, güvenliğini sağlar ve belirlenen süreler içerisinde arşive teslim eder.

♦ Belgeleri kişisel bir fotokopi makinesine kopyalar.

Bilmeli:

♦ işletmenin faaliyetleri ve kayıt tutma ile ilgili kararlar, emirler, emirler ve diğer rehberlik materyalleri ve normatif belgeler;

♦ işletmenin ve bölümlerinin yapısı ve yönetimi;

♦ ofis işlerinin organizasyonu;

♦ belgelerin kayıt ve işleme yöntemleri;

♦ arşivleme;

♦ daktilo yazısı;

♦ interkom kullanımına ilişkin kurallar;

♦ etik ve estetiğin temelleri;

♦ kurallar iş iletişimi;

♦ iş organizasyonu ve yönetiminin temelleri;

♦ bilgisayar teknolojisinin işleyişine ilişkin kurallar;

♦ idare hukuku ve çalışma mevzuatının temelleri;

♦ İş güvenliğine ilişkin kurallar ve normlar9.

Yukarıdaki nitelik özelliklerinden de anlaşılacağı gibi, hem bilgi ve beceriler hem de yaptığı iş yelpazesi için baş sekretere oldukça yüksek gereksinimler getirilmektedir. Bu, bilgisayar teknolojisinde akıcılık, başkan adına belgelerin bağımsız olarak hazırlanması, alınan taslak belgelerin düzenlenmesi, yürütmenin izlenmesi vb. Birçok yaratıcı çalışma türünü içeren bu gereksinimler ve görev tanımı, yüksek mesleki eğitim ihtiyacını önceden belirler, ancak orta öğretime de izin verilir. profesyonel eğitim iş tecrübesi ile.

Sekreter-daktilo ve sekreter-stenografın yeterlilik özellikleri, Yeterlilik El Kitabı, aynı şekilde, yalnızca sekreter-daktilo tarafından daktiloyla yazılmış çalışmanın ve sekreter-stenograf tarafından steno eklenerek sunulur. Bu nedenle iş tanımı geliştirirken bu yeterlilik özelliklerinden birinin kullanılması yeterlidir.

Örneğin, daktilo sekreterinin iş sorumlulukları şu şekilde verilmiştir:

> İşletme başkanının veya departmanlarının çalışmalarını sağlamak ve hizmet etmek için teknik işlevleri yerine getirir.

> Yönetici için gerekli bilgileri departmanlardan veya icracılardan alır, talimatı üzerine çalışanları arar.

> Yönetici ile telefon görüşmeleri düzenler, telefon mesajlarını alır ve iletir, yokluğunda alınan mesajları kaydeder ve içeriklerini yöneticinin dikkatine sunar.

> Başkan tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantı veya toplantının zamanı, yeri, gündemi hakkında katılımcılara bildirilmesi, kayıtları) ile ilgili çalışmaları yapar, tutanak tutar ve düzenler.

> Yöneticinin işyerine kırtasiye malzemeleri, organizasyonel ekipman sağlar, yöneticinin daha verimli çalışmasına elverişli koşullar yaratır.

> Alıcı ve interkom cihazları (teleks, faks, telefaks, vb.) hakkında bilgi gönderir ve alır.

> Yöneticinin talimatıyla çeşitli materyaller yazdırır.

> Ofis işlerini yürütür, müdüre gönderilen yazışmaları kabul eder, işletmede kabul edilen prosedüre göre sistematik hale getirir ve kafa tarafından değerlendirildikten sonra iş sürecinde kullanılmak veya bir yanıt hazırlamak üzere bölümlere veya belirli sanatçılara aktarır.

> Kontrol altına alınan şefin talimatlarının uygulanması için termin sürelerini takip eder.

> Başkan tarafından imzalanacak belgeleri kabul eder.

> Ziyaretçilerin karşılanmasını organize eder, çalışanlardan gelen istek ve önerilerin hızlı bir şekilde değerlendirilmesine katkıda bulunur.

> Onaylanmış terminolojiye göre vakalar oluşturur, güvenliklerini sağlar ve son tarihler arşive gönderir.

> Belgeleri kopyalama ekipmanında çoğaltmak için hazırlar ve ayrıca belgeleri kişisel bir fotokopi makinesine kopyalar.

Bilmeli:

♦ Yönetmelikler, talimatlar, diğer yönergeler ve normlar

kayıt tutma konusunda motive edici belgeler;

♦ işletmenin ve bölümlerinin yapısı ve yönetimi; : daktilo yazısı;

♦ yazım ve noktalama kuralları;

♦ çeşitli belgeleri yazdırırken malzeme düzenleme sırası;

♦ yazım kuralları iş mektupları kullanarak standart formlar;

♦ Daktilolar, diktafonlar, teypler için çalışma kuralları

♦ interkom kullanımına ilişkin kurallar;

♦ birleşik kurumsal ve idari dokümantasyon sistemi standartları;

♦ emek örgütlenmesinin temelleri;

♦ iş mevzuatının temelleri;

♦ dahili çalışma düzenlemeleri;

♦ işçi koruma kuralları ve normları10.

verilen iş tanımları Belirli bir iş tanımının bölümlerini yazarken bilgi gereksinimleri ve hiçbir şeyi kaçırmamaya yardımcı olacak sekreterin işlevlerini yeterli ayrıntıda açıklayın.

İş tanımı, birleşik bir forma ve yerleşik bir metin yapısına sahip belgelere atıfta bulunur:

■ Genel Hükümler

■ Fonksiyonlar

■ Sorumluluklar

■ Sorumluluk

İş tanımındaki genel hükümler aşağıdaki bilgileri içerir: pozisyon, astlık ve kimin yönettiği hakkında genel bilgiler, eğitim gereksinimleri (yüksek veya orta) ve pratik deneyim (uzmanlık deneyimi), atama ve işten çıkarma prosedürü, yokluğunda değiştirme.

Günümüzde genellikle, yabancı dil bilen, bilgisayarda çalışan ve belirli bir iş tecrübesine sahip, yüksek veya orta uzmanlık eğitimi almış sekreter yardımcıları ve sekreterlere ihtiyaç duyulmaktadır.

Bu gereksinimler, kural olarak, büyük firmaların sekreter yardımcısının (sekreter) iş tanımına kaydedilir. Sekreterler genellikle kafaya rapor verirler. Büyük kuruluşlarda, sekreterlerin ikili tabiiyeti vardır - doğrudan amir ve DOW hizmetinin başkanına. Başkanın emriyle atanır ve görevden alınırlar.

İş tanımının bu bölümünün son paragrafı, sekreterin çalışmalarında rehberlik ettiği ana yasal, düzenleyici, metodolojik, örgütsel, idari belgelerin göstergelerini içerir. Genelleştirilmiş bir biçimde, bu eylemler yukarıdaki nitelik özelliklerinde * belirtilmiştir. Bölümün bu paragrafı, Rusya Federasyonu Anayasası, İş Kanunu, Federal yasalar, hükümet kararnamelerini, belgelerin işleme prosedürünü belirleyen GOST'leri, standart talimatları ve kuralları, zaman standartlarını belirtin. Paragraf, amir ve organizasyonunun (firmanın) organizasyonel ve idari belgelerinin bir göstergesi ile sona erer: tüzük, yapısal bölümlere ilişkin düzenlemeler, emirler ve talimatlar, ofis işleri için talimatlar, bu iş tanımı.

Bir sonraki bölüm "İşlevler" dir. Ana faaliyet alanlarını belirtir ve "Sorumluluklar" bölümünde bu işlevlerin yerine getirilmesini sağlayan belirli çalışma türlerini zaten listeler. Genellikle bu bölümler tek bir bölümde birleştirilir - "İşlevler ve iş sorumlulukları" (veya "Ana görevler ve sorumluluklar"). Bu bölüm mümkün olduğunca ayrıntılı yazılmalıdır. Bu bölüm derlenirken, iş sorumluluklarını yeterince ayrıntılı olarak listelediğinden, ifadelerin çoğu yeterlilik özelliklerinden alınabilir. Bölüm, sadece ne değil, aynı zamanda sekreterin kuruluşta kabul edilen belgelerle çalışma teknolojisine göre belirli işlemleri nasıl yaptığını da ne kadar gösterirse, iş tanımı o kadar değerli olacaktır. Değiştirilebilirlik burada da belirtilmiştir.

"Haklar" bölümü sekreter için çok önemlidir. Yetkisiyle ilgili sorunları bağımsız olarak çözme yetkilerini kutsallaştırdı. Sağ burada yazılmıştır:

Belgelerin bir önizlemesine sahip olun ve hangilerinin kafayı atlayarak sanatçılara aktarılabileceğini belirleyin;

> resepsiyonun organizasyonu ve ziyaretçinin resepsiyonunun önceliklendirilmesi;

Telefon görüşmelerini "filtreleme" yapın;

> başın emirlerinin yerine getirilmesi ve belgelerin yerine getirilmesi için son tarihler üzerinde kontrol;

> imza için yöneticiye göndermeden ve göndermeden önce belgelerin doğru şekilde yürütülmesini kontrol etmek;

Bilgiye erişim var;

> yöneticiden bilgi ve belge isteme;

> kuruluşunuzu temsil edin, vb.

"Sorumluluk" bölümü genel olarak, "Çalışan, yasal düzenlemeler ve bu talimatla sağlanan görevlerin yerine getirilmemesinden ve hakların kullanılmamasından sorumludur" şeklinde yazılabilir veya noktalara dayanılarak daha ayrıntılı olarak açıklanabilir. görevlerinden. Örneğin, sorumluluk: imza için başlığa sunulan belgelerin yanlış yürütülmesi, GOST R 6.30-97 gerekliliklerine uymamaları; kalıcı saklama süresine sahip belgelerin arşive vb. zamansız teslimi için.

Sorumluluk idari, disiplin, maddi ve hatta cezai olabilir. Bu bölüm üzerinde çalışırken, sorumluluğun kesinlikle yasalara uygun olarak kurulduğu unutulmamalıdır. Yani, Sanat uyarınca. İdari Suçlar Kanunu'nun 15'i "Memurlar, idari sorumluluğa tabidir. idari suçlar yönetim düzeninin korunması alanında yerleşik kurallara uyulmaması ile ilişkili, devlet ve toplum düzeni... ve uygulanması resmi görevlerinin bir parçası olan diğer kurallar. "İhlaller için iş disiplini disiplin cezaları uygulanır (İş Kanunu'nun 135. maddesi). Kuruluşa verilen zararlardan sorumlu olması durumunda, Sanat uyarınca. 121 Çalışanın taşıdığı İş Kanunu yükümlülük, yani maliyetini geri ödüyor.

"İlişkiler" (pozisyona göre ilişkiler) bölümü de bir sekreterin çalışmalarını organize etmek için çok önemlidir. Genellikle, sekreterin işindeki tüm çalışanlarla veya yapısal bölümlerle bilgi ve belgeleri toplamak, işlemek ve aktarmak için etkileşime girdiği genellikle kaydedilir. Ancak bu bölüm, özellikle hangi departmanlarla veya çalışanlarla etkileşime girdiğini, hangi konularda ve hangi belgeleri, onlardan ne zaman ve hangi biçimde aldığını belirtirse, sekreterin çalışması çok daha kolaydır. Örneğin, yönetime sunulmak üzere muhasebe departmanından şirketin mali durumu hakkında haftalık raporlar. Bu bölümün, sekreterin kimden aldığını, kiminle koordine ettiğini, hangi zaman diliminde belgeleri kime aktardığını açıkça belirten bir tablo biçiminde sunulması tavsiye edilir.

İÇİNDE Son zamanlarda birçok iş tanımında "İşin Değerlendirilmesi" bölümü yer aldı. Ana kriterler, işin zamanında olması ve kalitesidir.

İş tanımını örneğin işyeri organizasyonu, çalışma saatleri vb. diğer bölümlerle tamamlayabilirsiniz.

Talimat genellikle revizyon prosedürü hakkında bir paragrafla sona erer. "Yenisi ile değiştirilinceye kadar" veya "Sekreterin görevlerinde değişiklik olması durumunda talimat revizyona tabidir" şeklinde yazılabilir. Önceden yüklenmiş olarak belirtilebilir değiştirme süresiörneğin her 5 yılda bir. Ancak, iş tanımını revize etme koşullarını daha ayrıntılı olarak listelemek daha iyidir: organizasyonun yapısını değiştirmek, personel tablosunu değiştirmek ve sorumlulukları yeniden dağıtmak, yeni teknolojiler işin doğasını değiştiren vb.

İş tanımının genel form türüne göre hazırlandığını, başkan tarafından onaylandığını ve çalışana verildiğini hatırlayın.

onay damgası

CJSC İşletme Okulu

"Intel Sentezi"

İŞ TANIMI

[Sekreter ben

Metin yapısı

■ Genel

■ Fonksiyonlar

Ш Sorumluluklar

■ Sorumluluk

■ İlişkiler (konuma göre bağlantılar)

Pozisyon imza transkript imzası

imza kod çözme imza talimatlarını okudum

ONAYLAMAK:

[İş ismi]

_______________________________

[Şirketin adı]

_______________________________

_______________________/[AD SOYAD.]/

"______" _______________ 20___

İŞ TANIMI

Baş Sekreter

1. Genel Hükümler

1.1. Bu görev tanımı, [genitif durumda kuruluşun adı] (bundan sonra Şirket olarak anılacaktır) başkanının sekreterinin yetkilerini, işlevlerini ve iş görevlerini, haklarını ve sorumluluklarını tanımlar ve düzenler.

1.2. Başkanın sekreteri, teknik uygulayıcılar kategorisine aittir, Şirket başkanının emriyle mevcut iş mevzuatı tarafından belirlenen prosedüre uygun olarak pozisyona atanır ve pozisyondan çıkarılır.

1.3. Başkanın sekreteri, doğrudan Şirketin [ilgili durumda doğrudan başkanının pozisyonunun adı]'na rapor verir.

1.4. İş deneyimi veya orta mesleki eğitim ve uzmanlık alanında en az 2 yıllık iş deneyimi için gerekli şartları sunmadan daha yüksek bir mesleki eğitime sahip bir kişi, baş sekreterlik görevine atanır.

1.5. Yöneticinin sekreteri şunları bilmelidir:

işletmenin faaliyetleri ve kayıt tutma ile ilgili kararlar, emirler, emirler ve diğer rehberlik materyalleri ve düzenleyici belgeler;
işletmenin ve bölümlerinin yapısı ve yönetimi;
ofis işlerinin organizasyonu;
belgelerin kayıt ve işleme yöntemleri;
arşiv işi;
daktilo yazısı;
alıcı ve interkom cihazlarının kullanımına ilişkin kurallar;
birleşik kurumsal ve idari dokümantasyon sisteminin standartları;
standart formları kullanarak iş mektupları yazdırma kuralları;
etik ve estetiğin temelleri;
iş iletişimi kuralları;
emek organizasyonu ve yönetiminin temelleri;
bilgisayar teknolojisinin çalışması için kurallar;
idare hukuku ve iş mevzuatının temelleri;
iç çalışma düzenlemeleri;
işçi koruma kuralları ve düzenlemeleri.

1.6. Faaliyetlerinde, başkanın sekreteri aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:

düzenlemeler Ve öğretim materyalleri gerçekleştirilen iş konularında;
iç çalışma düzenlemeleri;
Şirket başkanının ve amirinin emir ve emirleri;
bu iş tanımı;
işgücü koruma, endüstriyel sanitasyon ve yangından korunma kuralları.

1.7. Başkanın sekreterinin geçici olarak yokluğunda, görevleri [vekil pozisyonunun adı] olarak atanır.

2. Fonksiyonel sorumluluklar

Başkanın sekreteri aşağıdaki görevleri yerine getirir:

2.1. İşletme başkanının idari ve idari faaliyetlerinin organizasyonel ve teknik desteği ile ilgili çalışmaları yürütür.

2.2. Başkan tarafından değerlendirilmek üzere gelen yazışmaları kabul eder, alınan karara göre çalışma sürecinde veya cevapların hazırlanmasında kullanılmak üzere yapısal bölümlere veya belirli sanatçılara aktarır.

2.3. Ofis işlerini yürütür, hazırlık ve karar verme sürecinde bilgi toplamak, işlemek ve sunmak için tasarlanmış bilgisayar teknolojisini kullanarak çeşitli işlemler gerçekleştirir.

2.4. İşletme başkanının imzası için belgeleri ve kişisel beyanları kabul eder.

2.5. Başın çalışması için gerekli belge ve malzemeleri hazırlar.

2.6. Yürütme için alınan belgelerin yapısal birimler ve belirli uygulayıcılar tarafından zamanında değerlendirilmesini ve sunulmasını izler, imza için başkanlığa sunulan taslak belgelerin hazırlanmasının doğruluğunu kontrol eder ve yüksek kalitede düzenlenmesini sağlar.

2.7. Başkanın telefon görüşmelerinin yürütülmesini organize eder, yokluğunda alınan bilgileri kaydeder ve içeriğini dikkatine sunar, alıcı ve interkom cihazları (telefaks, teleks vb.) İle telefon mesajlarının yanı sıra bilgi iletir ve alır. bilgi iletişim kanalları aracılığıyla zamanında kendisine ulaştırılır.

2.8. Başkan adına mektuplar, istekler, diğer belgeler hazırlar, mektup yazarlarına cevaplar hazırlar.

2.9. Başkan tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantının zaman ve yeri, gündem, kayıtlarının katılımcılara bildirilmesi) ile ilgili çalışmaları yapar, toplantı ve toplantı tutanaklarını tutar ve düzenler.

2.10. İşletmenin çalışanları tarafından verilen emir ve emirlerin yerine getirilmesinin yanı sıra kontrol altına alınan işletme başkanının talimatlarının ve talimatlarının uygulanması için son tarihlere uyulmasını kontrol eder.

2.11. Bir kontrol ve kayıt dosyası tutar.

2.12. Başkanın işyerine gerekli organizasyon teknolojisi, kırtasiye araçları sağlar, etkili çalışmasına elverişli koşullar yaratır.

2.13. Başkanın yönlendirmesi ile işi için gerekli olan ofis malzemelerini yazdırır veya güncel bilgileri veri bankasına girer.

2.14. Ziyaretçilerin kabulünü organize eder, çalışanların istek ve önerilerinin hızlı bir şekilde değerlendirilmesine katkıda bulunur.

2.15. Onaylanan terminolojiye göre vakalar oluşturur, güvenliğini sağlar ve zamanında arşive sunar.

2.16. Belgeleri kişisel bir fotokopi makinesine kopyalar.

Resmi gereklilik durumunda, baş sekreter, federal çalışma mevzuatı hükümlerinde öngörülen şekilde resmi görevlerinin fazla mesai yapmasına dahil olabilir.

3. Haklar

Başkanın sekreteri şu haklara sahiptir:

3.1. Şirket yönetiminin görevlerinin yerine getirilmesinde yardımcı olmasını istemek.

3.2. Becerilerinizi geliştirin.

3.3. Şirket yönetiminin faaliyetleriyle ilgili taslak kararları hakkında bilgi edinin.

3.4. Faaliyetlerine ilişkin konularla ilgili teklifleri, doğrudan amirleri tarafından değerlendirilmek üzere sunarlar.

3.5. Şirket çalışanlarından faaliyetlerinin uygulanması için gerekli bilgileri almak.

4. Sorumluluk ve performans değerlendirmesi

4.1. Başkanın sekreteri idari, disiplin ve malzeme (ve bireysel vakalar Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından öngörülen - ve cezai) sorumluluk:

4.1.1. Acil amirin resmi talimatlarının yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi.

4.1.2. Emek işlevlerinin ve verilen görevlerin yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi.

4.1.3. Verilen resmi yetkilerin yasa dışı kullanımı ve kişisel amaçlar için kullanılması.

4.1.4. Kendisine emanet edilen işin durumu hakkında yanlış bilgi.

4.1.5. Teşebbüsün ve çalışanlarının faaliyetlerini tehdit eden güvenlik düzenlemeleri, yangın ve diğer kuralların tespit edilen ihlallerini bastırmak için önlemler almamak.

4.1.6. İş disiplininin uygulanmaması.

4.1.7. Faaliyetleri sırasında işlenen suçlar - Rusya Federasyonu'nun mevcut idari, cezai ve medeni mevzuatı ile belirlenen sınırlar içinde.

4.1.8. İcra sırasında eylem veya eylemsizlik nedeniyle şirkete veya üçüncü kişilere maddi zarar ve/veya kayıplara neden olmak resmi görevler.

4.2. Başkanın sekreterinin çalışmalarının değerlendirilmesi yapılır:

4.2.1. Doğrudan süpervizör - düzenli olarak, çalışan tarafından emek işlevlerinin günlük uygulaması sırasında.

4.2.2. Belgelendirme Komisyonu işletmeler - periyodik olarak, ancak değerlendirme dönemi için belgelenmiş çalışma sonuçlarına dayanarak en az iki yılda bir.

4.3. Başkanın sekreterinin çalışmasını değerlendirmek için ana kriter, bu talimatla sağlanan görevlerin yerine getirilmesinin kalitesi, eksiksizliği ve zamanında olmasıdır.

5. Çalışma koşulları

5.1. Başkanın sekreterinin çalışma şekli, Şirket tarafından oluşturulan iç çalışma düzenlemelerine göre belirlenir.

5.2. Üretim ihtiyacı ile bağlantılı olarak, baş sekreteri seyahat etmekle yükümlüdür. iş seyahatleri(yerel değerler dahil).

6. İmza hakkı

6.1. Faaliyetleri sağlamak için, başkan sekreterine, işlevsel görevlerinin bir parçası olan konularda bilgi ve referans belgeleri imzalama hakkı verilir.

Talimatla tanışın ___________ / ____________ / "___" _______ 20__

Her işletme, normlara uygun olarak hazırlanmış yerel yönetmeliklere göre faaliyetlerini yürütür. Mevcut mevzuat. Ve her şirket ayrı bir organizma olduğu için uyumlu bir şekilde çalışması gerekir.

Biri önemli evraklarİşletmenin uzmanlarının faaliyetlerinin dayandığı iş tanımıdır. Bu, belirli bir yöndeki bir çalışanın uzmanlık alanındaki işlevsel görevlerini açıklayan bir belgedir. Çalışanları sadece görevlerini değil, aynı zamanda haklarını, yetkilerini ve işlevlerini de iyice tanımak gerekir.

İş tanımı, tutulan pozisyona ve gerçekleştirilen iş fonksiyonuna bağlı olarak her çalışanın hak ve yükümlülüklerini belirten yerel bir belgedir.
Bu belge, personel departmanı uzmanları tarafından avukatlarla birlikte geliştirilmiştir. Talimat, yetkisi varsa, işveren veya işe alınan yönetici tarafından onaylanır.

İşveren, imzalamadan önce başvuru sahibini iş tanımına alıştırmakla yükümlüdür. iş sözleşmesi. Bu yapılmazsa, çalışanı sürece dahil edin. disiplin sorumluluğu görevlerini yerine getirmediği için işveren yapamaz.

Belge, işin özelliklerine bağlı olarak sekreterin görevlerini ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Bu görevler ne kadar ayrıntılı olursa, işçi ile işveren arasındaki mahkeme öncesi ve adli uyuşmazlıkların çözümü o kadar kolay olacaktır.

Neden bir iş tanımına ihtiyacınız var?

Derlerken bu belge, sorumluluk sahibi kişi mevcut federal, bölgesel ve yerel seviyelerin normlarına dayanmalıdır. Belgelerin doğru yönetiminden sorumlu kişi olarak işletme başkanı bu uygunluğu kontrol etmelidir. Ayrıca, personel şefi ayrıca talimatın yürürlükteki mevzuata uygunluğunun da farkında olmalıdır.

Bir grup aynı pozisyon için veya belirli bir bireysel pozisyon için derlenir. Çalışan, imza karşılığı belgeye aşina olmalıdır. Bir işe başvururken bunu yapmanız gerekir. Doğru bir şekilde derlenmediği takdirde, iş bölümü ve çalışanın gerçekleştirdiği işlevler konusunda çalışan ve yönetici arasında mutlaka anlaşmazlık ve çatışma durumları olacaktır.

İş tanımlarının doğru bir şekilde hazırlanması ile yönetim, Özel hedefler ve aşağıdaki görevleri çözün:

iş sorumluluklarını benzer pozisyonlardaki çalışanlar arasında uygun şekilde paylaştırın. En faydalı sonucu elde etmek için eylemlerini açıkça koordine etmek gerekir;
takımdaki psikolojik iklimin iyileştirilmesi, durumun iyileştirilmesi. Çatışma olasılığının yüzdesini en aza indirmek gerekir;
aynı seviyedeki uzmanların hak ve yükümlülüklerini açıkça tanımlayın, yetkileri hakkında ayrıntılı bilgi verin, her birinin sorumluluğunu açıkça tanımlayın. Gerekirse, bir uzmana görevlerini ihmal etme sorumluluğu şeklinde uygulanabilecek disiplin yaptırımlarına ayrı ayrı odaklanılabilir;
birkaç pozisyonu birleştirmek zorunda kalan çalışanların psikolojik ve resmi olarak boşaltılmasını sağlamak. Bunları sadece boşaltmak yetmez, bu yükün doğru ve eşit bir şekilde dağıtılması gerekir;
psikolojik ve mali teşvikler ve motivasyon sistemi kurmak;
Yöneticiler arasında sorumlulukların uygun dağılımı.

İş tanımının yardımıyla, işletmenin yönetimi, yönetim aparatı ve personel arasındaki etkileşimin tüm yönlerini uygular. Ancak mümkün olan maksimum sonucu elde etmek her zaman mümkün değildir. Bu nedenle iş tanımlarının derlenmesinden sorumlu olacak bir kişinin doğru seçilmesi ve atanması gerekmektedir.

Şirketin büyüklüğüne ve çalışan sayısına bağlı olarak, bir grup özdeş pozisyon için standart bir talimat hazırlanır. Gerekirse, belirli bir pozisyon için ayarlamalar yapabilirsiniz. Şirket küçükse, sadece 25-50 kişiden oluşuyorsa, belge her pozisyon için ayrı ayrı düzenlenir. Sorumlusu, İnsan Kaynakları Departmanı üyesidir.

Bir sekreterin iş tanımını derlemek için temel kurallar

gelişmiş yok birleşik biçim iş tanımı. Bu nedenle, her işletmenin bir belgenin nasıl hazırlanacağını seçme hakkı vardır.

Belgeyi derlerken, sorumlu memur, belirli bir işletmenin faaliyetlerinin özelliklerini dikkate almanın gerekli olduğunu hatırlamalıdır. Farklı yönlerdeki firmalarda sekreterler çeşitli işlev ve görevleri yerine getirebilirler. Taslak hazırlanırken bu dikkate alınmalıdır.

Genel kabul görmüş bir kalıba güvenebilirsiniz. Her iş tanımı aşağıdakileri içermelidir:

Gerekirse sekreterin görev tanımına ek bölümler eklenebilir:

"çalışma şartları". Burada sekreterin çalışma şeklini belirlemek için iç düzenlemelere atıfta bulunabilirsiniz. İş gezilerinde yöneticiye eşlik etmek gerekirse bu nüans buraya da yansıyabilir;
"imza hakkı". Sekreter, yetkisi dahilindeki belgeleri imzalayabilir.

Personel departmanının sorumlu çalışanı tarafından hazırlanan iş tanımı, baş ile koordinasyon prosedüründen geçmelidir. personel servisi. Ek olarak, sekreterin kendisi imzaya karşı aşina olmalıdır.

Sekreter için iş tanımı hazırlamak

Belge tek bir kopya halinde düzenlenir. Sekreter dikkatlice okuyup inceledikten sonra kendisi tarafından imzalanır. İşletmenin devlete göre birkaç sekreteri varsa, sekreterin “ekli” olduğu kafa pozisyonuna bağlı olarak, her biri için ayrı ayrı uygun değişiklikleri yaparak birkaç kopya yazdırabilirsiniz.

Sekreterin kişisel kullanım için ek bir kopyaya ihtiyacı varsa, kendisi tarafından imzalanmış olan iş tanımının bir kopyasını alabilir. Yasak değil!

Bir belgeyi düzgün bir şekilde oluşturmak için bazı kurallara uymalısınız. Özellikle sağ üst köşede bir “başlık” tasarlanmalıdır. Bu, tüm işletmenin başkanı tarafından talimatların onaylandığı yerdir. Burada birkaç satırı doldurmanız gerekiyor:

"Onaylıyorum" kelimesi olmalı;
ardından liderin konumu gelir. Örneğin, "genel müdür" veya "müdür";
Başın tam adı;
liderin imzası.

Ardından, sayfanın ortasında belgenin adını belirtmelisiniz. Bu sekreterin görev tanımıdır. Ancak bundan sonra tüm ana noktalar kaydedilir.

Sekreterin talimatının içermesi gereken kısımlar yukarıda belirtilmiştir. Yürütülen görevlerin tüzüğüne göre belirlenirler. Örneğin, bölüm başkanı sekreterinin işlevsel görevleri, asistanın tüm işletme başkanına olan görevlerinden biraz daha "dar" olabilir.

Talimat düzenlendikten sonra, sekreterlikten sorumlu çalışan ile kararlaştırılmalıdır. Bu, ilgili yapısal birimin başkanı olabilir. Devlette böyle bir kişi yoksa, personel servisi başkanı veya görevleri bu tür koordinasyonu içeren diğer çalışanlarla.

Onay işareti belgenin sonuna yerleştirilir. Birkaç satırı doldurmanız gerekiyor:

"kabul edildi" kelimesini belirttiğinizden emin olun;
kişinin pozisyon sorumluluğu;
kısaltılmış bir versiyonda şirketin adı;
Bu çalışanın adı;
onay için takvim tarihi;
talimatı onaylayan kişinin imzası.

Bundan sonra, inceleme için belgeyi sekreterin kendisine vermeniz gerekir. Ayrıca birkaç satırı doldurmanız gerekir:

“Talimatlara aşinayım” ibaresinin belirtilmesi zorunludur;
sekreterin pozisyonunda belirtildiği gibi personel;
kısaltılmış bir versiyonda şirketin adı;
Bu çalışanın adı;
pasaport detayları. Gerekirse, sekreterin kişisel verilerinin belirtildiği pasaport sayfasının bir kopyasını alabilirsiniz. Belirtilen verilerin teyidi olarak talimatlara bir kopya ekleyin;
onay için takvim tarihi;
çalışanın iş tanımını gerçekten okuduğunu doğrulayan imzası.

Belgeyi dikkatlice okumadan "taşımayın". Dikkatli alıştırma, görevlerini sadakatle yerine getireceğinin ve diğer çalışanlar için çalışmayacağının garantisidir. Sekreter görevinden geri çekilirse fonksiyonel görevler veya bunlara uymazsa, sorumlu tutulacaktır.

Aksine, iddia edilen bir ifa etmemesinden sorumlu tutulursa, her zaman talimata başvurabilir ve atamayla ilgili yönetimin emrine itiraz edebilir. disiplin eylemi. İş müfettişliğine şikayette bulunurken veya mahkemede dava açarken de yardımcı olacaktır. Bu nedenle, dikkatli olmanız gerekir!

sekreterin görevleri

Her kurumun bir sekretere ihtiyacı vardır. Bu nedenle, böyle bir çalışanın görev tanımı her şirket için faydalıdır. Sekreter, hem işletmenin başkanı hem de yapısal birimin başkanı olabilir. Bu sekreterin görevidir.

Sekreterin görevleri şunlardır:

kafa için alınan yazışmaların kabulü ve sınıflandırılması;
bir bölümün veya yapısal birimin faaliyetleri çerçevesinde ofis işleri yapmak;
Başkanın imzası için çalışanlardan kişisel beyanların kabulü;
patronun çalışması için gerekli olan belge ve malzemelerin hazırlanması;
bilgisayar, fotokopi makinesi ve diğer ofis ekipmanlarıyla çalışmak;
bir kontrol ve kayıt dosyasının tutulması;
patronun çalışması için gerekli olan belgeleri yazdırmak;
çeşitli toplantıların, oturumların ve diğer toplantıların hazırlanmasına yönelik çalışmaların yapılması;
bu tür toplantılar için gerekli belgelerin hazırlanması ve yazdırılması;
ziyaretçilerin resepsiyonunu organize etmek;
gelen ve giden belgelerin kaydını tutmak;
telefonda kibar iletişim;
departman veya yapısal birimin faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olan diğer görevler.

Baş sekreterin iş tanımı

Yöneticinin sekreterinin de bir iş tanımı vardır. İcra Sekreterinin sorumlulukları şunları içerir:

Başkanın faaliyetleri için teknik destek organizasyonu konusunda çalışmalar yapmak;
kafa adına gelen tüm yazışmaları kabul etmek ve sıralamak;
böyle bir ihtiyaç varsa, tüm yazışmaları yapısal bölümlere göre ayırın ve bu yazışmaların ilgili yapısal bölümlere iletilmesini organize edin;
kafanın telefon görüşmelerinin organizasyonu;
başın yokluğunda gelen bilgilerin alınması ve kaydedilmesi;
ofis ekipmanlarıyla çalışmak;
toplantı, toplantı ve toplantıların organizasyonu;
toplantılar için gerekli materyallerin hazırlanması ve basımı;
başın bireysel talimatlarının yürütülmesi.

İndirmek

Bir sekreterin örnek iş tanımını .doc formatında indirebilirsiniz.

Sekreter herhangi bir organizasyonun ihtiyacı vardır ve bu nedenle sekreterin iş tanımı her şirket için yararlıdır. Bir sekreterin sadece aramaları cevaplamak ve tatlı gülümsemelerle sınırlı olmayan görevlerini net bir şekilde tanımlamak önemlidir. Genel müdür, daire başkanı, şube müdürü vb. sekreteri için size örnek bir iş tanımı sunuyoruz.

Sekreter görev tanımı

ONAYLAMAK
CEO
Soyadı I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Genel Hükümler

1.1. Sekreter, teknik sanatçılar kategorisine aittir.
1.2. Sekreter, pozisyona atanır ve şirketin genel müdürünün emriyle görevden alınır.
1.3. Sekreter doğrudan rapor verir CEO'ya/ şirketin yapısal bölümünün başkanı.
1.4. Sekreterin bulunmadığı zamanlarda hak ve görevleri başka birine devredilir. resmi, kuruluş sırasına göre duyurulur.
1.5. Sekreterlik görevine aşağıdaki gereksinimleri karşılayan bir kişi atanır: eğitim - yüksek, eksik yüksek veya orta uzmanlık, altı aydan itibaren benzer iş deneyimi, ofis ekipmanı bilgisi (faks, fotokopi, tarayıcı, yazıcı), programlar Microsoft Office(Kelime, Excel).
1.6. Sekreter, faaliyetlerinde aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:
- Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri;
- Şirketin Tüzüğü, İç Çalışma Yönetmeliği, şirketin diğer düzenleyici işlemleri;
- yönetimin emir ve direktifleri;
- bu iş tanımı.

2. Sekreterin görevleri

Sekreter aşağıdaki görevleri yerine getirir:
2.1. Başkanın idari ve idari faaliyetlerinin organizasyonel ve teknik desteği ile ilgili çalışmaları yürütür.
2.2. Başkan tarafından değerlendirilmek üzere gelen yazışmaları kabul eder, alınan karara göre yapısal bölümlere veya iş sürecinde veya cevapların hazırlanmasında kullanılmak üzere belirli bir yükleniciye aktarır.
2.3. Başkanın imzası için belgeleri ve kişisel ifadeleri kabul eder.
2.4. Yanıtlar telefon çağrıları, resmi bilgileri yakalar ve başa iletir, kafanın telefon görüşmelerini organize eder.
2.5. Başkan adına mektuplar, istekler ve diğer belgeleri hazırlar.
2.6. Başkan tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantının zaman ve yeri, gündem, kayıtlarının katılımcılara bildirilmesi) ile ilgili çalışmaları yapar, toplantı ve toplantı tutanaklarını tutar ve düzenler.
2.7. İşletme çalışanları tarafından verilen emir ve talimatların yerine getirilmesinin yanı sıra kontrol altına alınan müdürün talimatlarının ve talimatlarının uygulanması için son tarihlere uyulmasını kontrol eder.
2.8. Başın işyerine gerekli organizasyon teknolojisi, kırtasiye araçları sağlar, başın etkin çalışmasına elverişli koşullar yaratır.
2.9. Ziyaretçilerin kabulünü organize eder, çalışanların istek ve önerilerinin hızlı bir şekilde değerlendirilmesine katkıda bulunur.
2.10. Onaylanan terminolojiye göre vakalar oluşturur, güvenliğini sağlar ve zamanında arşive sunar.
2.11. Başın iş gezilerini organize eder: uçak ve demiryolu biletleri sipariş eder, otel rezervasyonu yapar.
2.12. Acil amirinin bireysel resmi görevlerini yerine getirir.

3. Sekreter hakları

Sekreter şu haklara sahiptir:
3.1. Atanan görevleri çözmek için gerekli olduğu ölçüde, gizli bilgiler de dahil olmak üzere bilgi alın.
3.2. Yönetime, çalışmalarını ve şirketin çalışmalarını iyileştirmek için önerilerde bulunun.
3.3. Görevini yerine getirmesi için gerekli bilgi ve belgeleri işletmenin bölümlerinden ve diğer uzmanlardan şahsen veya başkan adına talep etmek.
3.4. Yönetimin, resmi görevlerin yerine getirilmesi ve şirketin faaliyetlerinden kaynaklanan tüm belgelerin güvenliği için normal koşullar yaratmasını istemek.
3.5. Yetkinliğiniz dahilinde kararlar alın.

4. Sekreterin sorumluluğu

Sekreter sorumludur:
4.1. Görevlerini yerine getirmeme ve / veya zamansız, ihmalkar bir şekilde yerine getirmeleri.
4.2. Ticari sırların ve gizli bilgilerin korunmasına yönelik mevcut talimat, emir ve emirlere uyulmaması için.
4.3. İç iş yönetmeliği, iş disiplini, güvenlik ve yangın güvenliği kurallarının ihlali için.

Yönetici sekreterinin görevleri çok çeşitlidir: patronun çalışma gününü planlamak, ofisin işlerini organize etmek, patronun talimatları üzerine müşteriler ve ortaklarla müzakere etmek, araştırma yapmak ve sağlamak. Araç müdür ve diğer çalışanlar ve hizmetler için, hem ofis sınırları içinde hem de resmi olmayan bir ortamda toplantılar düzenlemek, dokümantasyon ve diğer birçok iş konularını düzenlemek. Ayrıca patron asistanını emanet edebilir ve kişisel sorunlarörneğin, tatiller için sadece şirketin işbirliği yaptığı kuruluşlara değil, akrabalarına da tebrikler (hediyeler, çiçekler) göndermek. Yöneticinin çalışma günü genellikle düzensiz olduğundan, sekreter genellikle işe geç kalmak zorundadır.

Patronun vazgeçilmez yardımcısı olmak için sekreterin böyle bir şeye sahip olması gerekir. kişisel nitelikleri, çalışmaya hazır olma, çalışkanlık, doğruluk, sorumluluk, incelik, alçakgönüllülük, ılımlı inisiyatif, ezberleme ve sonuç çıkarma yeteneği olarak. Daktilo (dakikada 200 vuruş), ofis işleri, steno, iyi bilgisayar bilgisi olmadan bu pozisyonu tutmak imkansızdır. Tüm bu beceriler, önceki çalışma sürecinde veya kurslarda kitaplardan ve öğreticilerden (birçoğu vardır) bağımsız olarak kazanılır. Mesleki becerilerden, müzakere yeteneği, okuryazarlık ve sözlü ve yazılı konuşmaya iyi hakimiyet de gereklidir, çünkü baş sekreterin emirleri, davranışları düzeltmesi gerekir. İş yazışmaları vb.

Görevlere esas olarak bir sekreter katibinin işi hakimse, o zaman daha yüksek bir dil eğitimi gereklidir, ancak bir asistana ihtiyaç duyulursa, o zaman tercih edilir. Yüksek öğretimşirketin uzmanlık alanında.

Psikolojik uyumluluk, karakterlerin benzerliği ve sekreterin arka planda kalma yeteneği çok önemli bir rol oynar. Bir asistanın pozisyonundan oldukça memnun olanlar, sağ el, bu mesleğe girerler. Bazen lider, diğerlerinden daha sık sıcak bir elin altına düştüğü için sekreterine haksızlık eder.

Bununla birlikte, iyi bir patron ve akıllı, deneyimli bir sekreter, iyi yağlanmış bir mekanizma olarak işlev görür. Bunun birçok örneği var, özellikle bilim adamlarının veya yazarların sekreterleri. Birçok ünlü insanlar sekreter olarak başladı.

Bir diğer hassas konu da göz ardı edilemez: patronla sekreteri arasındaki çalışmayan ilişki. Belirsiz bir duruma girmemek için, potansiyel bir patrona hemen daha yakından bakmalı ve bir röportaja giderken, kendinizi vurgulayacak şekilde giyinmelisiniz. iş nitelikleri dış meziyetlerden ziyade. Bu pozisyonu alamazsanız, patronun sekreterden tamamen farklı bir şeye ihtiyacı vardı ve sorunlardan başarıyla kaçındınız.

Bir iş bulmak için sorumluluklarınızı ayrıntılı olarak tartışmanız gerekir ve daha da iyisi - bir iş tanımı isteyin. Çoğu zaman, çoğu insan ve yaşam konusunda yetersiz bilgili genç kızlar olan sekreterlerin saflığı, hoş olmayan sonuçların nedenlerinden biri haline gelir. Hediyeleri kabul etmek ve teşvik etmek, kur yapmaya yanıt vermek, eğlenceli konuşmaları ve belirsiz şakaları sürdürmek, açıklayıcı veya kışkırtıcı kıyafetler giymek, bir kız genellikle bilinçsizce onun müsait olduğu izlenimini yaratır. Bu nedenle, resmi konumlarından yararlanmak isteyenlerin suçlarını küçümsemeden, yine de onları hatalı adımlara karşı uyarmakta fayda var.

Sekreter lidere en yakın olmasına rağmen, kariyer gelişimi sınırlıdır. Tabii ki, her kuralın istisnaları vardır, ancak özellikle kendinizi kandırmamalısınız.

Gereksinimler kümesine bağlı olarak, bilginin kullanımı yabancı Diller, iş deneyimi ve işlevsel görevler, maaş da değişir: 200 ila 800 c.u. e. Boş pozisyonlar varsa aklınızda bulundurun” kişisel asistan“Maaş 1000 USD'den fazla. Yani, yüksek bir olasılıkla bunun ağ pazarlaması olduğu varsayılabilir.

Ana işlevler şunları içerir:

işletme başkanının idari ve idari faaliyetlerinin organizasyonel ve teknik desteğine ilişkin çalışmaların uygulanması;

kayıt tutma;

Ziyaretçi karşılama organizasyonu Zinoviev NB Dokümantasyon: öğretim yardımı. - S.75..

Başkanın sekreteri, faaliyeti sırasında:

işletme başkanının idari ve idari faaliyetlerinin organizasyonel ve teknik desteği üzerine çalışmalar yapmak;

kafa tarafından değerlendirilmek üzere alınan yazışmaları kabul etmek, iş sürecinde veya cevapların hazırlanmasında kullanılmak üzere yapısal bölümlere veya belirli sanatçılara verilen karara göre aktarın;

hazırlık ve karar verme sürecinde bilgi toplamak, işlemek ve sunmak için tasarlanmış bilgisayar teknolojisini kullanarak ofis işleri yapmak, çeşitli işlemleri gerçekleştirmek;

işletme başkanının imzası için belgeleri ve kişisel beyanları kabul etmek;

başın çalışması için gerekli belgeleri ve malzemeleri hazırlamak;

Yürütme için alınan belgelerin yapısal bölümler ve belirli uygulayıcılar tarafından zamanında değerlendirilmesini ve sunulmasını izlemek, imza için başa sunulan hazırlanan taslak belgelerin yürütülmesinin doğruluğunu kontrol etmek, yüksek kalitede düzenlemelerini sağlamak;

Başkanın telefon konuşmalarını organize etmek, yokluğunda alınan bilgileri kaydetmek ve içeriğini dikkatine sunmak, alıcı ve interkom cihazları (telefaks, teleks vb.) ve ayrıca telefon mesajları aracılığıyla bilgi iletmek ve almak, dikkatine sunmak iletişim kanalları aracılığıyla zamanında alınan bilgiler;

başkan adına mektuplar, istekler, diğer belgeler hazırlamak, mektup yazarlarına cevaplar hazırlamak;

Başkan tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantının zaman ve yeri, gündem, kayıtlarının katılımcılara bildirilmesi), toplantı ve toplantı tutanaklarının tutulması ve düzenlenmesi konusunda çalışmalar yapmak;

işletme çalışanları tarafından verilen emir ve talimatların yerine getirilmesi ve ayrıca kontrol altına alınan işletme başkanının talimat ve talimatlarının uygulanması için son tarihlere uyulması üzerinde kontrol uygulamak;

bir kontrol ve kayıt dosyası tutmak;

kafanın işyerine gerekli örgütsel teknoloji, kırtasiye araçları sağlamak, etkili çalışmasına elverişli koşullar yaratmak;

işi için gerekli ofis malzemelerini müdürün talimatıyla yazdırın veya güncel bilgileri veri bankasına girin;

ziyaretçilerin kabulünü organize etmek, çalışanların istek ve önerilerinin hızlı bir şekilde değerlendirilmesine katkıda bulunmak;

Onaylanmış terminolojiye göre vakalar oluşturmak, güvenliklerini sağlamak ve belirlenen zaman sınırları içinde arşive göndermek;

belgeleri kişisel bir fotokopi makinesine kopyalama Tipik talimat baş sekreter. İş tanımları bankası.=http//www/kadrovik.ru/.