Dokumenti v zvezi s poslovno korespondenco. Poslovna korespondenca - osnove, vrste, značilnosti, pravila poslovne korespondence

Sestavni del dela številnih organizacij je poslovna korespondenca, ki ima veliko pravil in značilnosti. Ne samo tajnice, tudi drugi zaposleni bi morali imeti možnost pisati pisma za stik s partnerji in drugimi zaposlenimi.

Koncept poslovne korespondence

Ta izraz se nanaša na izmenjavo komercialnih in poslovnih informacij. Obstaja določen bonton poslovno korespondenco, ki ga poučujejo celo na posebnih tečajih. Pismo naj bo sestavljeno v skladu s pravili, saj bo ustvarilo in ohranilo ugled podjetja ter oblikovalo resen odnos do organizacije. S tehničnega vidika je poslovno pismo orodje, katerega cilj je izboljšati komunikacijo med različnimi podjetji ali oddelki.

Vrste poslovne korespondence

Obstaja več vrst dokumentov in vsaka od njih vsebuje svoja pravila za registracijo in vložitev. Osnove poslovne korespondence se uporabljajo tudi pri komunikaciji preko elektronske pošte. Strokovnjaki prepoznajo naslednje vrste poslovnih pisem: zahvale, prošnje, zahteve, opravičila, zavrnitve, čestitke in sožalje. Poleg tega obstajajo komercialna pisma, ki vključujejo zahtevke, zavrnitve, opomnike, garancije itd.

Kako pravilno voditi poslovno korespondenco?

Pomembno je, da ste pri oblikovanju pisma pozorni na vse podrobnosti. Pri opisu pravil poslovne korespondence je vredno biti pozoren na naslednje vidike:

1. Če pišete pismo, v katerem morate odgovoriti na določena vprašanja avtorja, potem bi bilo primerno navesti vsako od njih posebej. Če želite to narediti, uporabite oštevilčenje in razdelite besedilo na odstavke.
2. Ko sestavljate pismo, morate na kratko komentirati vse dokumente, ki ste jih priložili vi ali sogovornik. To je pomembno, da prejemnik takoj razume bistvo pisma.
3. Vodja mora pismo podpisati in dati pečat.

Pravila poslovne korespondence

Napake pri sestavljanju poslovnih pisem so nesprejemljive, zato je pomembno poznati osnovna pravila za njihovo sestavljanje:

1. Ne uporabljajte besed, katerih pomen ni znan, ali preverite njihovo razlago s slovarjem.
2. Vodenje poslovne korespondence izključuje uporabo posebne terminologije, saj nekatere besede naslovniku morda niso znane. Če se uporabljajo podobni izrazi, jih razložimo.
3. Izrazite svoje misli v kratkih stavkih, da ne izgubite bistva.
4. Če ne poznate ruščine temeljito, je bolje, da najprej vnesete besedilo v urejevalnik ali v dokument na računalniku, da preverite črkovanje.
5. Poslovna korespondenca ne dovoljuje uporabe pogovornih besed, literarnih izrazov ipd. Preden pošljete pismo, ga preverite glede napak in tipkarskih napak. Bolje je, da čez nekaj časa ponovno preverite.

Začetek pisma v poslovnem dopisovanju

Prvič, v strukturi pisma je "glava", ki vsebuje položaj in polno ime naslovnika. Značilnosti poslovne korespondence vključujejo standardni naslov "Spoštovani", ki je v večini primerov napisan na sredini lista. Če je oseba neznana, potem pred priimkom napišejo besedo "lord". Prvi odstavek (preambula) vsebuje namen in razlog za pismo. Ko ga prebere, mora naslovnik razumeti glavni pomen pritožbe.

Zahteva v poslovni korespondenci

Ena izmed najbolj priljubljenih vrst poslovne korespondence je pismo prošnje. To je lahko taktna zahteva ali diplomatska zahteva o aktualnem vprašanju. Veščine poslovnega pisanja so pomembne za pripravo prošenj, saj bi morale naslovnika spodbuditi k dejanju, ki ga avtor potrebuje. Obstajajo določena pravila za sestavljanje pisma:

1. Naslovnika je treba nagovoriti osebno, pri čemer upoštevajte osnove poslovni bonton.
2. Če želite naslovniku razložiti razlog za pritožbo, mu lahko daste kompliment, opozorite na poslovne ali osebne lastnosti in zasluge.
3. Navedite razloge za zahtevo in zainteresirajte naslovnika za njeno izvedbo. Problem je treba opisati čim bolj jedrnato in jasno.
4. Ko je zahteva vložena, jo je treba spremeniti in ponoviti ter se osredotočiti na morebitne koristi.

Kako se spomniti nase v poslovnem dopisovanju?

Opominsko pismo se uporablja, ko morate opozoriti na izpolnjevanje obveznosti, skladnost z zakonodajo, pristop do pomembnega dogodka itd. V večini primerov se pred njim uporablja ustni opomnik. Posledično pismo služi kot nekakšen dokaz o izvedenih dejanjih. Opomniki poslovne e-pošte vključujejo:

1. Podatki o pošiljatelju in naslovniku. Nato se navede razlog za opomin.
2. Sklicujejo se na zakone in predpise, ki so pomembni za zadevo, na katero se opozarja.
3. Poslovna komunikacija mora biti jasna, vendar ne grozeča. Ne bo odveč spomniti, da je težavo mogoče rešiti mirno.
4. Pismo nima standardov, zato ga je mogoče napisati v prosti obliki.

Kakšen je pravilen način opravičila v poslovnem dopisovanju?

Ena najtežjih stvari za pisanje je opravičilo, ki vam omogoča, da se opravičite in hkrati rešite obraz podjetja. Poleg tega je namenjen obnovi poškodovanih odnosov. Poslovna korespondenca kaže na naslednje značilnosti opravičila:

1. Struktura pisma vključuje navedbo prejemnika, predmeta predmeta in pritožbe.
2. Izvajalca vam ni treba navesti, saj bo vse podpisalo vodstvo.
3. Fraze-opravičila v poslovnem dopisovanju ne smejo biti eksplicitne, zadeva pisma pa mora biti nevtralna ali v celoti odsotna.
4. Učinek, ki ga je treba doseči, je iskreno opravičilo in informacija o tem, kaj se je zgodilo, torej navedba vzroka neprijetne situacije.

Politika poslovne e-pošte

Vsa prej omenjena pravila veljajo tudi za elektronsko korespondenco, vendar še vedno obstajajo številne funkcije:

1. Delovno e-pošto je treba uporabljati izključno za uradno korespondenco, saj so vsa pisma shranjena na strežniku in jih lahko prebere druga oseba.
2. Poslovna korespondenca naprej E-naslov pomeni uporabo človeku berljive pisave in je najbolje izbrati Arial oz Times New Roman. Velikost črk naj bo srednja. V besedilu ne sme biti velikih črk, klicajev ali posebnih znakov. Nekatere fraze so lahko napisane ležeče ali krepko, vendar jih uporabite le, kadar je to res potrebno.
3. Za boljšo berljivost uporabite podnaslove, vendar ne pozabite, da njihovo število ne sme biti veliko, torej največ - 3-4 kosi. En odstavek ne sme biti daljši od štirih vrstic.
4. Etika poslovne e-pošte ne dovoljuje, da polje z zadevo ostane prazno. Tukaj napišite bistvo pisma, ki naj bo specifično, informativno in jedrnato.
5. Na koncu obvezno pustite podpis in kontaktne podatke, to pa ne sme trajati več kot šest vrstic. Uporabite to strukturo: "Lep pozdrav", ime in priimek, ime podjetja, e-poštna telefonska številka in naslov spletne strani.
6. V poslovnem dopisovanju je primerno uporabiti korporativno predlogo v vašem korporativni slog... Zahvaljujoč temu bo mogoče izstopati med drugimi in hkrati upoštevati pravila poslovne korespondence. Pomembno je, da ne pozabite, da je črko mogoče brati ne samo na zaslonu računalnika, ampak tudi na telefonu, zato je treba predlogo optimizirati za ločljivost različnih zaslonov.

Poslovne korespondenčne knjige

Da bi bolje razumeli vse zapletenosti sestavljanja poslovno pismo, lahko preberete koristno literaturo. Za dobra se štejejo naslednja dela:

1. « Umetnost poslovnega pisanja. Zakoni, triki, orodja"S. Karepina. Avtor pojasnjuje, kaj je poslovni slog dopisovanja, kako pravilno oditi različni tipi pisma in poročila.
2. « Poslovna e-pošta. Pet pravil uspeha". Avtor opisuje oblike poslovne korespondence in ponuja orodja za učinkovitejšo komunikacijo. Najdete ga tukaj koristni nasveti in triki.

Vrste poslovne korespondence in njihova imena (pismo, telegram, teleks, faks (faks), telefonsko sporočilo) določajo načini prenosa poslovnih informacij, ki jih delimo na dve glavni vrsti - poštno in elektronsko komunikacijo.

Korespondenca se razlikuje po najrazličnejših vrstah: od pisem in telegramov državnih organov, ki imajo normativni značaj, do pritožb državljanov in standardnih vlog. Vsebina korespondence so lahko zahteve, obvestila, dogovori, zahtevki, dogovori, opomini, zahteve, pojasnila, potrditve, prošnje, priporočila, jamstva itd.

Pri vodenju korespondence je treba upoštevati naslednje zahteve:

Pisma so sestavljena na posebnih pisemskih glavah - pisemskih glavah in jih podpiše vodja organizacije ali njegovi namestniki v okviru svojih pristojnosti;

Črke morajo biti sestavljene kompetentno, natančno, brez grobih madežev, popravkov;

Ne glede na vsebino mora biti pismo napisano v umirjenem, zadržanem, uradno poslovnem jeziku, imeti zadostno argumentacijo, natančnost, popolnost in jasnost značilnosti, kratkost in doslednost predstavitve;

Izmenjava informacij s korespondenco se uporablja le, kadar je težko ali nemogoče izmenjati mnenja na drug način (telefonski pogovori, osebni sestanek itd.).

Uradno pismo je eden najpomembnejših komunikacijskih kanalov podjetja, organizacije, ustanove z zunanjim svetom. Predpogodbena pogajanja potekajo prek pisem, razjasnijo se odnosi med podjetji, navedejo se reklamacije. Pisma spremljajo materialne vrednosti na poti itd.

Kljub razpoložljivosti sodobnih oblik komunikacije: telefona, telegrafa, faksa, modemske komunikacije itd., je obseg korespondence tudi v majhnem podjetju precej velik. Vendar pa obseg vodstvenih situacij, ki povzročajo poslovna pisma, še zdaleč ni neomejen in ga je mogoče relativno jasno razvrstiti. Ogromno število pisem z enakimi vodstvenimi situacijami, ki zahtevajo njihovo sestavo, povzroča nujno potrebo po poenotenju poslovnega pisma. Žal analiza sodobne poslovne korespondence kaže na pomanjkanje veščin pisanja pisem pri mnogih menedžerjih. Medtem pa nepravilna zasnova črke otežuje delo z njo. Strokovnjaki se strinjajo, da poslovno pismo ne sme biti daljše od strani. Avtorji knjige Simple Letters, ki so jo v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja izdali v Združenih državah pod vodstvom urada Bele hiše, verjamejo, da zapravljanje besed vodi v zapravljanje dolarjev. Ne moremo mimo dejstva, da poslovni dokumenti sploh niso material za "branje", ampak informacije, ki bi morale spodbuditi neka dejanja.

1. Vrste in sorte poselčrke

   Povzetek >>

   ... poselčrke 6 1.1 Oblikovanje poselčrke 6 1.2 Zahteve za besedilo poselčrke 9 2. poglavje Vrste in sorte poselčrke 14 2.1 Razvrstitev posel... itd. Najpogostejši pogled posel dopisovanje - posel(storitvena) pisma. ...

2. Posel dopisovanje s tujimi partnerji

   Povzetek >> Industrija, proizvodnja

   ... ……………………………………………………………………....3 Poselčrke in njihove razvrstitev…………………………………...4 Vrste neprofitna poselčrke ………………………………………… ... 5 Vrste komercialno poselčrke ... posel dopisovanje s tujimi partnerji. eno. Poselčrke in njihove razvrstitev Posel ...

3. Posel dopisovanje (4)

   Povzetek >> Industrija, proizvodnja

   Posebej zasnovan za to vrste dokumenti na obrazcih, ki jim sledi ... za dopisovanje... Zato razvrstite poselčrke je graditi razvrstitev...; informativna pošta. Izbrano vrstečrke so razvrščene po ...

4. Poslovna korespondenca zavzema pomembno mesto v dokumentarni paleti institucij. Kot povezava z zunanjih organizacij, ona je ena izmed potrebnih elementov vodenje katerega koli podjetniške dejavnosti... Korespondenca zavzema približno 80 % vhodnih in odhodnih dokumentov.

   Vrste poslovne korespondence in njihova imena (pismo, telegram, teleks, faks, telefonsko sporočilo) določajo načini prenosa poslovnih informacij, ki jih delimo na dve glavni vrsti: poštno in elektronsko komunikacijo.

   Korespondenca se razlikuje po najrazličnejših vrstah: od pisem in telegramov državnih organov normativnega značaja do pritožb državljanov in standardnih vlog. Vsebina korespondence so lahko zahteve, obvestila, dogovori, zahtevki, dogovori, opomini, zahteve, pojasnila, potrditve, prošnje, priporočila, jamstva itd.

   Pri vodenju korespondence je treba upoštevati naslednje zahteve:

   • pisma so sestavljena na posebnih pisemskih glavah - pisemskih glavah in jih podpiše vodja organizacije ali njegovi namestniki v okviru svojih pristojnosti;
   • črke morajo biti sestavljene kompetentno, natančno, brez grobih madežev, popravkov;
   • Ne glede na vsebino mora biti pismo napisano v umirjenem, zadržanem, uradno poslovnem jeziku, imeti zadostno argumentacijo, natančnost, popolnost in jasnost značilnosti, kratkost in doslednost predstavitve;
   • vsebovati objektivne informacije o predstavljenih dogodkih in dejstvih ter po potrebi imeti razlagalno in dopolnilno gradivo.

   Izmenjava informacij s korespondenco se uporablja le, kadar je težko ali nemogoče izmenjati mnenja na drug način (telefonski pogovori, osebni sestanek itd.).

   Poslovno pismo kot dokument informativne in referenčne narave z ustrezno registracijo pridobi pravno veljavo od trenutka, ko se sestavijo podatki in dokument podpiše uradna oseba.

   Za elektronski dokumenti(Člen 5 Zveznega zakona "O informacijah, informatizaciji in zaščiti informacij"):

   • dokument, prejet iz avtomatiziranega informacijskega sistema, pridobi pravno veljavo, ko ga na ta način podpiše uradna oseba določene z zakonom RF;
   • pravno veljavnost dokumenta, shranjenega, obdelanega in posredovanega z uporabo avtomatiziranih informacijskih in telekomunikacijskih sistemov, je mogoče potrditi z elektronskim digitalnim podpisom;
   • pravno veljavo elektronskega digitalni podpis prepoznana, če je na voljo v avtomatiziranem informacijski sistem programske in strojne opreme, ki zagotavljajo identifikacijo podpisov, in ob upoštevanju uveljavljenega režima njihove uporabe.

   Podrobnosti poslovnega pisma vključujejo:

   • Državni grb Ruska federacija;
   • grb subjekta Ruske federacije;
   • logotip organizacije oz blagovna znamka(servisna oznaka);
   • ime podjetja;
   • referenčni podatki o organizaciji;
   • datum dokumenta;
   • registrska številka dokumenta;
   • sklic na registrsko številko in datum dokumenta;
   • destinacija;
   • naslov k besedilu;
   • besedilo dokumenta;
   • oznaka razpoložljivosti aplikacije;
   • podpis;
   • tisk odtis;
   • oznaka o umetniku;
   • oznaka o izvedbi listine in njeno usmeritev v zadevi.

   Pisma se sestavijo v dveh izvodih - prvo se pripravi na obrazcu (prazen list papirja) in pošlje naslovniku, drugo pa v zadevo.

   Poslovno korespondenco predstavljajo pisma različnih namenov. Zaradi svoje raznolikosti je ta vrsta dokumentov najbolj svobodna in najmanj standardizirana v okviru naslednjih enotnih zahtev, to pomeni, da morajo pisma vsebovati - jasnost, preprostost predstavitve, popolnost informacij, spoštljiv ton predstavitve (zahteve poslovnega bontona), pismenost.

   Uradna poslovna korespondenca je tematsko razdeljena na poslovno (poslovno pismo) in komercialno ( komercialno pismo). Korespondenca, s pomočjo katere formalizirajo gospodarske, pravne, komercialne in druge oblike dejavnosti, se imenuje poslovna korespondenca. Pisma, sestavljena pri sklepanju in izvajanju komercialnih poslov o zadevah prodaje in dobave, ki imajo pravno veljavo, se nanašajo na poslovno korespondenco (na primer pismo z zahtevo, opomin (ponudba), tožbeno pismo in odgovori nanje) . Po funkcionalni osnovi lahko pisma razdelimo na tista, ki zahtevajo in ne zahtevajo odgovora.

   * Na pisma o dovršenem dejanju ni treba odgovoriti.

   Na podlagi naslovnika so pisma razdeljena na navadna in krožna (poslana iz ene organizacije na več naslovov, praviloma na podrejene primerke).

   Glede na posebnosti sestave so pisma razdeljena na enostranska (namenjena reševanju enega vprašanja) in večaspektna, ob upoštevanju več vprašanj.

   * Običajno so sestavljeni iz razdelkov, pododdelkov, odstavkov, pododstavkov. Vsebujejo zahtevo, opravičilo, garancijo.
   ** Nanaša se na dopisovanje o bontonu.

   Servisno (poslovno) pismo- posplošeno ime dokumentov različne vsebine, dodeljenih v zvezi s posebnim načinom prenosa besedila - pošiljanje po pošti.

   Pismo je sestavljeno na posebnem obrazcu A4 ali A5, odvisno od velikosti besedila pisma. Obvezni podatki dopisa so: ime organizacije - avtor, poštni podatki organizacije - avtor, datum, številka dokumenta, sklic na datum in številko prispelega dokumenta, naslovnik, naslov besedila, podpis, oznaka o izvajalcu, v spremnih pismih - označite prisotnost prilog.

   Iz več razlogov je priporočljivo sestaviti besedilo poslovnega pisma po načrtu. V odsotnosti izkušenj in presežka negativnih čustev (na primer v konfliktnih situacijah) bo to pomagalo pravilno predstaviti vprašanje.

   Eden od načinov sestavljanja načrta sporočil je delo v naslednjem zaporedju:

   1. zbiranje baze podatkov iz dejanskega gradiva - dokumentov, ilustracij, statističnih in drugih kazalnikov na temo sporočila;
   2. oblikovanje sklepov na podlagi baze podatkov;
   3. uporabi ugotovitve kot načrt za pripravo besedila.

   Besedilo pisma mora biti logično, dosledno, prepričljivo in pravilno po obliki. Dejstva in dogodki morajo biti predstavljeni objektivno, jedrnato, jasno. Besedilo pisma ne sme dopuščati različnih interpretacij.

   Uporaba standardna besedila in šablonskih besedil pomaga poenostaviti poslovno korespondenco.

   Glede na vrsto pisma in njegovo vsebino je besedilo pisma lahko preprosto ali zapleteno. Enostavna pisma so sestavljena iz enega ali dveh delov: uvoda in zaključka. Sestavno zapletena pisma vsebujejo uvod, glavni del (dokaz) in zaključek.

   Uvod daje utemeljitev vprašanja, razlog za vprašanje ali njegovo Kratka zgodba... Če je kateri dokument služil kot razlog za sestavo pisma, je podana povezava do njega.

   V glavnem delu (dokazu) je navedeno bistvo vprašanja, podani so dokazi ali izpodbijanje. Glavni del mora biti prepričljiv, da ni dvoma o pravilnosti in veljavnosti predlaganih rešitev.

   Na koncu je formuliran glavni namen pisma.

   Glede na namen pisma, na kaj se želi njegov avtor osredotočiti, se uporabljajo druge konstrukcijske sheme, pri katerih je lahko eden od elementov odsoten ali pa je vrstni red njihove razporeditve drugačen.

   Besedilo pisma je navedeno v prvi osebi množine (prosim, pošljite).

   Za poenostavitev postopkov obdelave pisem in pospešitev njihove izvedbe ni priporočljivo obravnavati dveh ali več različnih vprašanj v enem pismu, pismo mora biti vsebinsko enopredmetno. Dolžina pisma ne sme presegati dveh strani; v izjemnih primerih so dovoljene črke do petih strani natipkanega besedila.

   Pismo, sestavljeno na formatu A4, mora imeti naslov besedila, zgrajen v skladu s shemo "O čem?", na primer:
   "O kršitvi pogodbenih obveznosti"
   "O zagotavljanju znanstvene in tehnične pomoči"

   Če je pismo odgovor, sta v obliki pisma navedena številka in datum pisma, na katerega je bil dan odgovor.

   Če je pismo naslovljeno na več kot štiri naslove, izvajalec sestavi poštni seznam.

   Pisma potrdi vodja oddelka, ki je pismo pripravil, po potrebi - vodje zainteresiranih strukturne enote, pa tudi namestnik vodje organizacije - kustos ustrezne smeri, če pismo podpiše vodja organizacije. Pisma so podpisana na drugem izvodu, ki ostane v arhivu organizacije za hrambo.

   Pisma podpisujejo vodja organizacije, njegovi namestniki v okviru svojih pristojnosti, pa tudi vodje samostojnih strukturnih oddelkov, če jim je ta pravica priznana.

   Poslovna korespondenca zavzema pomembno mesto v dokumentarni paleti institucij. Kot povezava z zunanjimi organizacijami je eden od bistvenih elementov vsake podjetniške dejavnosti. Korespondenca zavzema približno 80 % vhodnih in odhodnih dokumentov.

   Vrste poslovne korespondence in njihova imena (pismo, telegram, teleks, faks, telefonsko sporočilo) določajo načini prenosa poslovnih informacij, ki jih delimo na dve glavni vrsti: poštno in elektronsko komunikacijo.

   Korespondenca se razlikuje po najrazličnejših vrstah: od pisem in telegramov državnih organov normativnega značaja do pritožb državljanov in standardnih vlog. Vsebina korespondence so lahko zahteve, obvestila, dogovori, zahtevki, dogovori, opomini, zahteve, pojasnila, potrditve, prošnje, priporočila, jamstva itd.

   Pri vodenju korespondence je treba upoštevati naslednje zahteve:

   • - pisma so sestavljena na posebnih pisemskih glavah - pisemskih glavah in jih podpiše vodja organizacije ali njegovi namestniki v okviru svojih pristojnosti;
   • - črke morajo biti sestavljene kompetentno, natančno, brez grobih madežev, popravkov;
   • - Ne glede na vsebino mora biti pismo napisano v umirjenem, doslednem, uradno poslovnem jeziku, imeti zadostno argumentacijo, natančnost, popolnost in jasnost značilnosti, kratkost in doslednost predstavitve;
   • - vsebovati objektivne informacije o predstavljenih dogodkih in dejstvih ter po potrebi imeti pojasnjevalna in dopolnilna gradiva.

   Izmenjava informacij s korespondenco se uporablja le, kadar je težko ali nemogoče izmenjati mnenja na drug način (telefonski pogovori, osebni sestanek itd.).

   Poslovno pismo kot dokument informativne in referenčne narave z ustrezno registracijo pridobi pravno veljavo od trenutka, ko se sestavijo podatki in dokument podpiše uradna oseba.

   Podrobnosti poslovnega pisma vključujejo: državni grb Ruske federacije; grb subjekta Ruske federacije; logotip organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka); ime podjetja; referenčni podatki o organizaciji; datum dokumenta; registrska številka dokumenta; sklic na registrsko številko in datum dokumenta; destinacija; naslov k besedilu; besedilo dokumenta; oznaka razpoložljivosti aplikacije; podpis; tisk odtis; oznaka o umetniku; oznaka o izvedbi listine in njeno usmeritev v zadevi.

   Pisma se sestavijo v dveh izvodih - prvo se pripravi na obrazcu (prazen list papirja) in pošlje naslovniku, drugo pa v zadevo.

   Poslovno korespondenco predstavljajo pisma različnih namenov. Zaradi svoje raznolikosti je ta vrsta dokumentov najbolj svobodna in najmanj standardizirana v okviru naslednjih enotnih zahtev, to pomeni, da morajo pisma vsebovati - jasnost, preprostost predstavitve, popolnost informacij, spoštljiv ton predstavitve (zahteve poslovnega bontona), pismenost.

   Uradno poslovno korespondenco po tematski osnovi delimo na poslovno (poslovno pismo) in komercialno (poslovno pismo). Korespondenca, s pomočjo katere formalizirajo gospodarske, pravne, komercialne in druge oblike dejavnosti, se imenuje poslovna korespondenca. Pisma, sestavljena pri sklepanju in izvajanju komercialnih poslov o zadevah prodaje in dobave, ki imajo pravno veljavo, se nanašajo na poslovno korespondenco (na primer pismo z zahtevo, opomin (ponudba), tožbeno pismo in odgovori nanje) . Po funkcionalni osnovi lahko pisma razdelimo na tista, ki zahtevajo in ne zahtevajo odgovora.

   Kot rezultat preučevanja tega poglavja mora študent:

   vedeti

   • - namen in namen dokumentov, ki se uporabljajo pri vodenju organizacij;
   • - glavne vrste sporočil, ki sestavljajo poslovno korespondenco;
   • - pomen izrazov "potek dela" in "pisarniško delo";
   • - vrste dokumentov, ki se uporabljajo v procesu vodenja organizacije;
   • - vrste dokumentov, ki se uporabljajo pri notranji in zunanji uradni korespondenci;
   • - namen poenotenja dokumentov;
   • - značilnosti uradnega poslovnega sloga podajanja informacij;
   • - vrste poslovnih pisem;
   • - logika sestavljanja poslovnega pisma in zahteve za njegovo oblikovanje;
   • - značilnosti sloga elektronskega poslovnega pisma;

   biti sposoben

   - oblikovati besedilo v skladu s strukturo poslovnega pisma;

   lastno

   – veščine uporabe v poslovnem dopisovanju uradni posel slog podajanja informacij.

   Dokument kot glavna oblika pisne komunikacije v procesu vodenja

   Bistveni del poslovne komunikacije izvedena pisno. To je posledica velike količine informacij, ki krožijo v procesu vodenja organizacij. Za posvojitev odločitve upravljanja v mnogih primerih je treba ugotoviti dejstva, zbrati informacije ter jih nato analizirati in razumeti.

   Poleg tega je treba informacije posredovati za obdelavo različnim uradnikom in oddelkom organizacije. Za izvedbo vseh teh dejanj je najprimernejša oblika pisna predstavitev informacij, ki je pri vodenju organizacij v obliki dokumenta.

   Dokument je informativno sporočilo, predstavljeno v določeni obliki, sestavljeno po posebnih pravilih in potrjeno po ustaljenem postopku. Zvezni zakon "o informacijah, informatizaciji in zaščiti informacij" vsebuje naslednjo definicijo pojma "dokument":

   dokument- to so podatki, zabeleženi na materialnem nosilcu s podrobnostmi, ki omogočajo njihovo identifikacijo.

   Enaka opredelitev je navedena v državnem standardu za izraze in definicije "Pisarno delo in arhiviranje".

   latinska beseda dokumentum je prišel iz doceo - Poučujem ali obveščam in v pomenu pomenim pričevanje, dokaz. V Rusiji izraz dokument je Peter Veliki prevedel ravno kot "pisno pričevanje". Skozi 18. stoletje je bil v opredelitvi pojma »dokument« izpostavljen predvsem njegov pravni namen. Medtem se sam izraz dolgo časa komaj uporablja. Namesto tega so se v pisarniški praksi običajno uporabljali drugi izrazi: akt, zadeva, papir. Z sčasoma je kopičenje znanja o dokumentih vodilo v XIX stoletju. izpostaviti poleg pravnega tudi vodstveni vidik dokumenta.

   Dokumenti vam omogočajo shranjevanje informacij, jim dajejo uradni značaj in služijo kot osnova za sprejemanje vodstvenih odločitev. Poleg tega lahko dokumente obravnavamo kot glavno obliko poslovnih sporočil pri izvajanju pisnih komunikacij. Tako dokumenti v organizaciji opravljajo informacijske in komunikacijske funkcije.

   Dejavnost za pripravo in izvedbo dokumentov se imenuje poslovodna dokumentacija(pisarniško delo).

   Pri upravljanju se najpogosteje uporabljajo besedilni dokumenti v papirni ali elektronski obliki. Opozoriti je treba, da obstajajo tudi druge možne oblike dokumentov – fotografije, zvočni posnetki, video posnetki. Vendar pa niso sredstvo pisne komunikacije in se pri upravljanju ne uporabljajo prav pogosto, zato v tem poglavju ne bomo obravnavali tovrstnih dokumentov.

   Dokumenti, ki izvajajo komunikacijsko funkcijo, po naslovniku lahko razdelimo na zunanji in notranji.

   Zunanja poslovna korespondenca izvedeno med različne organizacije pa tudi med posamezniki in organizacijami. Sporočila, ki si jih izmenjujejo subjekti komunikacije, so narave uradna pisma.

   Interna poslovna korespondenca poteka med uradniki in oddelki organizacije. Takšna korespondenca se običajno imenuje storitev.

   V dejavnostih vodenja organizacije najrazličnejših besedilni dokumenti... Razlikujejo se po namenu in namenu, vsebini, pogostosti ustvarjanja, skupno pa jim je, da vsebujejo informacije o upravljanju.

   Avtor namen in namen dokumente lahko razdelimo na naslednji način:

   • organizacijski in pravni - ugotavljanje statusa organizacije, strukture, kadrovanje, razporeditev, dolžnosti in odgovornosti oddelkov, delavcev itd. Na primer statut organizacije, pravilnik o oddelku, opis dela;
   • upravnih - izvajanje tekoče koordinacije in urejanja procesa vodenja. Na primer naročila, naročila vodij;
   • načrtovano - ki vsebuje seznam, zaporedje, časovni razpored aktivnosti, načrtovanih za izvedbo. Na primer, različne vrste načrtov, programov;
   • informacije in reference - namenjeno uporabi pri tekočem delu. Na primer vladni standardi, tehnični pogoji, navodila matičnih organizacij, smernice ministrstva in oddelki, klasifikatorji;
   • informacijsko in analitično - ki izhajajo iz obdelave internih primarnih informacij o proizvodnji, prodaji, razpoložljivosti materiala ali blaga v skladišču. Potreben za tekoče delo in odločanje. Na primer, analitični pregledi, povzetki, potrdila, akti, memorandumi;
   • poročanje - ki vsebuje podatke o rezultatih dejavnosti za določeno časovno obdobje. Omogočajo vam primerjavo dobljenih rezultatov s kazalniki, začrtanimi načrti in programi ter zagotavljanje informacij višjim organizacijam in zakonsko določeno vladnih organov: statistični, davčni organi;
   • kadrovski dokumenti - vključno z informacijami o zaposlenih v organizaciji, namenjenih urejanju njihovih dejavnosti v skladu z delovno zakonodajo. na primer, pogodbe o zaposlitvi, osebne izkaznice zaposlenih, delovne knjige in itd.

   Avtor vsebino dokumente lahko pogojno razdelimo na tehnične, tehnološke, finančne, komercialne itd. S to delitvijo je pozornost usmerjena na pomen in obseg dokumenta. Na primer, "tehnični" dokumenti vključujejo tehnične specifikacije, certifikate opreme, standarde servisnih storitev. Na tehnološko - tehnološke karte, stopnja proizvodnje izdelkov iz surovine. Tipičen finančni dokument je bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, davčna napoved.

   Periodičnost oblikovanje dokumentov je odvisno od njihove oblike in namena. Organizacijsko-pravni dokumenti se sprejemajo "do preklica", t.j. do trenutka, ko je treba spremeniti ali v celoti preklicati njihov učinek. Upravni dokumenti se izdelajo, vendar po potrebi. Nasprotno, načrtovani in zlasti računovodski dokumenti imajo strogo določeno pogostost ustvarjanja in predložitve ustreznim organom.

   Ustvarjanje in uporaba različnih vrst besedilnih dokumentov je nujen del vodstvenega dela. Nastopajo celo vrstico uporabne funkcije.

   Uporaba dokumentov omogoča organizacijam, da:

   • - da svoje dejavnosti izvajajo urejeno, učinkovito in odgovorno;
   • - zagotavljati informacije dosledno in objektivno;
   • - priskrbeti informacijsko podporo pri sprejemanju vodstvenih odločitev;
   • - opravljati dosledno, neprekinjeno in produktivno poslovanje in dejavnosti upravljanja;
   • - za izvajanje neprekinjenega poslovanja v dogodku nujne primere;
   • - izpolnjevati zahteve regulativnega okolja, tudi na področju arhivske, revizijske in nadzorne dejavnosti;
   • - zagotoviti zaščito in podporo v sodnih primerih, vključno s tveganji, povezanimi s prisotnostjo ali odsotnostjo dokumentarnih dokazov, ki vsebujejo informacije o dejavnostih organizacije;
   • - varovati interese organizacije in pravice zaposlenih ter vseh zainteresiranih strani;
   • - zagotavljati in dokumentirati raziskovalno-razvojno delo, inovacijska dejavnost pa tudi zgodovinske raziskave;
   • - zagotavljanje poslovne, osebne in kulturne identitete;
   • - ohranjati korporativni, individualni in družbeni spomin.

   Nekateri dokumenti so ustvarjeni za posredovanje informacij določenim uradniki in oddelkov, da bi nanje izvajali vodstveni vpliv. Takšni dokumenti vključujejo ukaze, navodila, storitve in memorandume, metodološka priporočila, informativna pisma, pisma s predlogi itd. Za evidentiranje dejstev se oblikujejo drugi dokumenti. Na primer poročila, akti.

   Celoten sklop dokumentov, ki krožijo v organizaciji, predstavlja njen potek dela.

   Pretok dokumentov- sistem za ustvarjanje, tolmačenje, pošiljanje, sprejemanje in arhiviranje dokumentov ter nadzor nad njihovo izvedbo in zaščito pred nepooblaščenim dostopom.

   Potek dela se izvaja z namenom zagotavljanja upravljanja informacij o stanju v organizaciji za sprejemanje informiranih vodstvenih odločitev in spremljanje njihovega izvajanja. Delo z dokumenti se imenuje "pisarniško delo".

   Najprej razumemo sam izraz pisarniško delo. Standard za izraze in definicije na področju pisarniškega dela in arhiviranja (GOST R 51141–98) razlaga ta izraz kot "vejo dejavnosti, ki izčrpava dokumentacijo in organizacijo dela z dokumenti", t.j. celoten postopek od trenutka nastanka dokumenta do njegovega uničenja ali prenosa v arhiv za shranjevanje.

   Vzporedno z izrazom pisarniško delo je od 60. let 20. stoletja dalje. izraz se uporablja dokumentarec zagotovilo upravljanja. Pojav tega izraza je povezan z uvajanjem računalniških sistemov v upravljanje, njihovo organizacijsko, programsko in informacijsko podporo... Za približevanje terminologije, ki se uporablja v računalniških programih in literaturi s področja pisarniškega dela, izraz dokumentacijsko podporo vodenja, ki je v bistvu sinonim za izraz pisarniško delo.

   Širši izraz, ki se danes uporablja, je informacijsko-dokumentacijsko podporo vodstvu - vključuje poleg tradicionalnega dela z dokumenti in informacijska služba, ustvarjanje, vzdrževanje in delo z bazami podatkov.

   Tako pod dokumentarno podporo upravljanja mislimo na vse enake faze dela z dokumenti od nastanka-prejema do uničenja ali prenosa v arhiv.

   Vodenje evidence ureja regulativni in metodološki okvir, ki je skupek zakonov, podzakonskih aktov in metodoloških dokumentov, ki urejajo oblikovanje, obdelavo, hrambo in uporabo dokumentov ter delovanje službe za dokumentno podporo organizacije.

   Regulatorna in metodološka osnova pisarniškega dela pobotati se:

   • zakonodajni akti Ruske federacije na področju informacij in dokumentacije;
   • ustrezni odloki in ukazi predsednika in vlade Ruske federacije;
   • pravni akti zveznih organov organi in sestavni subjekti Ruske federacije, ki urejajo vprašanja dokumentacijske podpore;
   • pravni akti normativne in poučne narave, metodološki dokumenti o pisarniškem delu podjetij in institucij;
   • državni standardi za dokumentacijo (GOST);
   • enotni dokumentacijski sistemi (SDS);
   • vseruski klasifikatorji tehničnih, ekonomskih in družbenih informacij itd.

   Za racionalizacijo dela z dokumenti na področju upravljanja se pogosto uporablja poenotenje. Na splošno izraz poenotenje pomeni doseganje enotnosti (lat. unus - ena, facio - Ja, tj. združenje). Njegov cilj je ustvariti uporabniku prijazen in poenostavljen sistem dokumentacije za upravljanje. Dejstvo je, da gospodarstvo deluje velika količina podjetja, organizacije, ustanove. Za vzpostavitev komunikacije med njimi je treba vso možno raznovrstnost dokumentov nekako reducirati na določene standardne obrazce. Predpogoj za standardizacijo je, da se v dejavnosti različnih organizacij pojavljajo ponavljajoče se vrste dela in situacije. Na primer, vse organizacije redno pripravljajo statistične in računovodske izkaze in ga predloži ustreznim organom; vse organizacije zaposlujejo in zaposlujejo zaposlene; sklepati pogodbe z nasprotnimi strankami itd.

   Ponavljanje vodstvenih situacij in dejanj vodi do potrebe po rednem sestavljanju in izvajanju dokumentov iste vrste, kar omogoča poenotenje njihovih besedil, t.j. sprejeti enotne obrazce dokumentov za vse organizacije, pravila za njihovo registracijo in odobritev. Poenotenje besedil poslovodnih dokumentov vam omogoča, da pospešite sprejemanje poslovodnih odločitev ter poenostavite in racionalizirate postopek priprave in obdelave dokumentov.

   Vseruski znanstvenoraziskovalni inštitut za upravljanje dokumentov in arhivskih zadev Zvezne arhivske službe Rusije je razvil državni standard "Enotni sistem organizacijske in administrativne dokumentacije" (USORD).

   Skoraj vse pisarniške službe delujejo z večino dokumentov, ki jih predvideva USORD, ne glede na smer dejavnosti organizacije ter njeno organizacijsko in pravno obliko. Torej, v skladu z Vse ruski klasifikator razred dokumentacije za upravljanje 020000, USORD vključuje naslednjo dokumentacijo:

   • ustvariti organizacijo, podjetje;
   • reorganizacija organizacije, podjetja;
   • likvidacija organizacije, podjetja;
   • privatizacija države in občinske organizacije, podjetja;
   • administrativne dejavnosti organizacije, podjetja;
   • organizacijska in normativna ureditev dejavnosti organizacije, podjetja;
   • operativna in informacijska ureditev dejavnosti organizacije, podjetja.

   USORD vključuje državni standard, album enotne oblike dokumente in navodila za njihovo polnjenje in uporabo.

   Drug dokument, ki ureja pisarniško delo v organizacijah, je GOST R 6.30–2003, ki vsebuje osnovna pravila za dokumentacijo, zahteve za vsebino informacij v obrazcu, postopek obravnave, dogovora, podpisovanja in odobritve dokumentov. Standard opredeljuje pravila za formalizacijo uradnih pisem, nekatere zahteve za besedilo teh dokumentov. Prvič je standard zaradi sodobne zakonodaje svetovalne narave. Poleg enotnih obrazcev in enotnih dokumentacijskih sistemov je Gosstandart Rusije (zdaj Rosstandart) v drugačen čas odobril številne državni standardi, obvezno za uporabo pri delu z dokumenti (glej Dodatek 1).

   Do glavnega obdobja poenotenje besedil vključuje naslednje:

   • poenotenje strukture besedila, t.j. izbira zaporedja razporeditve pomenskih sestavin besedila, ki je najprimernejše namenu dokumenta;
   • poenotenje jezikovnih sredstev izražanja vsebine v besedilu dokumenta;
   • razvoj enotnih besedil v obliki koherentnega besedila, šablone, vprašalnika, tabele.

   Oblika predstavitve informacij v obliki skladnega besedila ali šablone je izbrana, če je glavna stvar v dokumentu informacija o dejanjih zaposlenih (oddelkov, organizacij na splošno) ali njihovem odnosu do nečesa, t.j. če je treba navesti kakšne določbe, odločitve, dejstva, dogodke.

   Koherentno besedilo - je besedilo, katerega vsebina se vedno znova ponavlja v številnih dokumentih. Takšna besedila so v upravljanju razmeroma redka.

   Na primer besedilo pisma: "Obveščamo vas, da se v zvezi z dobavo izdelkov naše proizvodnje obrnete na UMTS vašega ministrstva."

   Šablona - oblika predstavitve enotnega besedila, ki vsebuje stalne informacije in prostore, ki jih zapolnijo s spremenljivimi informacijami, ki označujejo določeno situacijo.

   Vprašalnik in tabela - je rezultat določene formalizacije, pri kateri je besedilu odvzeta njegova običajna slovnična skladnost, vsebina besedila pa je posredovana s poenostavljenimi konstrukcijami, številkami ali drugimi znaki. Oblika predstavitve enotnega besedila dokumenta v obliki vprašalnika ali tabele je izbrana, če so glavne informacije o predmetu in njegovih značilnostih.

   Glavni zahteve pri ustvarjanju dokumenta so:

   • uporaba formalnega poslovnega sloga;
   • skladnost z zahtevami GOST, USD in drugih regulativnih dokumentov;
   • ustreznost predstavljenih informacij. Sestavljen je iz naslednjih konceptov: ciljno usmerjenost, tematska omejenost, zanesljivost, objektivnost, argumentiranost, natančnost, izključitev ponovitev, jedrnatost in temeljitost hkrati;
   • zahteve za skladnost s slovničnimi pravili uporabljenega jezika in slogovnimi značilnostmi poslovni govor(terminologija, uporaba okrajšav, jezikovnih formul; samostalniški primeri in pridevniki; oblike glagolov; vrste in gradnja stavkov, oblike naslavljanja, uporaba številk, skladenjske značilnosti ipd.).

   Upoštevati morate tudi zahteve za pripravo dokumentov, ki tvorijo poslovno korespondenco. Zahteve za registracijo se nanašajo na sestavo in registracijo podrobnosti dokumentov.

   • zvezni zakon z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ "O informacijah, Informacijska tehnologija in o varstvu informacij«.
   • T. V. Kuznecova Organizacija pisarniškega dela zahteva strokovno znanje // Pisarniško delo. 2010. št. 2. str. 12–18.