Glavne funkcije erp modula. Funkcije ERP sistema

U ovom članku ćemo govoriti o tome šta se podrazumeva pod pojmom ERP sistem, kada se ovaj softver pojavio na tržištu i za šta je nastao, a pokušaćemo i da predvidimo u kom pravcu će se razvijati sistemi ove klase.

Također ćemo pokušati odgovoriti na glavna pitanja koja se nameću od onih koji odluče da shvate zašto je ovaj softver toliko tražen u modernim preduzećima:

• Koji softver se može klasifikovati kao ERP?
• Zašto kompanije širom svijeta troše značajna sredstva za svoje poslovanje na implementaciju ERP sistema?
• Kako su ovi sistemi uređeni?

Istorijat koncepta ERP-a

Prije nego što započnemo razgovor o ERP sistemima, vrijedi se sjetiti odakle dolazi ovaj koncept. ERP termin ili planiranje resursa preduzeća je razvoj koncepta MRP-a (MPR-II), koji je korišćen za označavanje klase sistema razvijenih još 60-ih godina prošlog veka i namenjenih za organizaciju proizvodnih procesa (pre svega, planiranje materijala „MRP“, a kasnije i resursi općenito "MRP-II") i računovodstvo proizvodnje. One. Sam koncept MRP-a (-II) bio je i još uvijek je vezan za informacione sisteme dizajnirane za automatizaciju proizvodnih aktivnosti.

Tokom 1990-ih, Gartner grupa i niz drugih kompanija nastojale su da primene pristupe planiranju implementirane u MRP sisteme na druga područja poslovanja, proširujući mogućnosti MRP-a u smislu planiranja aktivnosti i upravljanja procesima preduzeća.

Iz ovih radova nastao je termin "ERP", koji je prvi koristila Gartner grupa i koji je imao za cilj da označi novu klasu sistema.

ERP sistemi su od samog početka pozicionirani na tržištu kao sistemi koji pored rešavanja zadataka planiranja resursa rešavaju i organizaciju podataka i optimizaciju procesa vezanih za funkcionisanje back office-a, kao što su upravljanje zalihama, prodaja, cena. , računovodstvo, itd. d.

Slika 1. Sastav ERP sistema

Pored pojma ERP, aktivno se koriste definicije „Enterprise Management System“, „Integrated Enterprise Management System“ i zapravo sve one opisuju ERP sisteme.

Arhitektura savremenih ERP sistema

Iako je svaka kompanija na neki način jedinstvena, sve se suočavaju sa zajedničkim izazovom: da bi ostale konkurentne u današnjem poslovnom okruženju, kompanije trebaju pouzdane i efikasan način skladištenje i pristup heterogenim informacijama. Ovaj problem je riješen modernim ERP sistemom.

Tipičan ERP sistem je skup modula (ili čak pojedinačnih aplikacija), od kojih svaki upravlja određenim procesom: nabavka, prodaja, proizvodnja, računovodstvo i poresko računovodstvo, HR procesi, korisnička podrška, CRM, logistika skladišta, itd. Istovremeno, sistem pokriva glavne procese svih aktivnosti preduzeća.

Kao rezultat toga, ERP sistem je sveobuhvatan sistem za upravljanje informacijama za upravljanje informacijama unutar organizacije koji rešava čitav niz zadataka upravljačkog, regulisanog i drugih vrsta računovodstva, za razliku od specijalizovanog softvera dizajniranog za automatizaciju određenog poslovnog procesa ili aktivnosti. .

Slika 2. Spisak zadataka koje rješava 1C: ERP sistem Upravljanje preduzećem

Kao rezultat implementacije ERP sistema u kompaniji, vlasnici preduzeća i menadžeri mogu pojednostaviti i automatizovati dugotrajne back-office zadatke, pomoći zaposlenima da postanu produktivniji, i što je najvažnije, dobiti operativni (često u realnom vremenu) rez. u svim oblastima djelovanja uz mogućnost paralelne analize i planiranja razvoja.

Klasifikacija ERP sistema

Pošto smo shvatili šta se obično podrazumeva pod pojmom "ERP sistem", pokušaćemo da klasifikujemo ove sisteme po tipu. Odmah se mora reći da je klasifikacija prilično proizvoljna, jer postoji dosta znakova po kojima se takav softver može klasificirati: funkcionalnost, pozicioniranje, veličina organizacija kojima je rješenje namijenjeno i još mnogo toga. Pokušali smo da pojednostavimo klasifikaciju što je više moguće tako što smo ERP rješenja podijelili u sljedeće grupe:

1. Složeni informacioni sistemi. Ova grupa uključuje univerzalne ERP sisteme. Mogu se prilagoditi procesima širokog spektra kompanija - od velikih industrija do finansijskih institucija. Takva rješenja imaju širok raspon postavki i naprednih mehanizama integracije kako bi ostala što raznovrsnija i zadovoljila zahtjeve različitih poslovnih sektora. Na ovom tržištu posluju najveći igrači, a tržište takvih sistema zauzima najveći udio u odnosu na tržišta drugih tipova sistema (o kojima ćemo govoriti u nastavku). Primjeri: Oracle, SAP, Netsuite, 1C.
2. Industrijski informacioni sistemi. Ovi ERP sistemi su fokusirani na određenu industriju, ponekad čak i na uski smer unutar industrije (na primer, ERP sistemi dizajnirani da automatizuju kompanije koje prodaju avionske i železničke karte). Često takve proizvode izdaju startupi ili kompanije koje, budući da nisu u mogućnosti da razviju proizvod koji se takmiči s velikim igračima na uspostavljenim tržištima, pokušavaju pronaći svoju malu nišu i zauzeti vodeću poziciju u njoj. Mnoge velike kompanije, ulazeći na ovo tržište, počinju sa specifičnim industrijama, postepeno razvijajući rešenje ka maksimalnoj svestranosti. Primjeri: Microsoft Dynamics AX, Brightpearl, Epicor Retail, 1C.
3. ERP za mala preduzeća. Formalno, ovakvi sistemi se ne mogu svrstati u ERP, međutim, male kompanije imaju dovoljno funkcionalnosti takvih sistema da zadovolje sve svoje potrebe uz niže troškove kako samog programa tako i implementacije i naknadnog vlasništva. Često su takvi ERP sistemi modularni, a funkcionalnost je smanjena u odnosu na skuplje proizvode.
4. Dakle, umjesto instaliranja sveobuhvatnog informacionog sistema, kompanija implementira mali proizvod koji opslužuje jedan ili dva ključna poslovna procesa, ali ne pokriva druge oblasti preduzeća. Primjer: PeopleSoft (sistem koji implementira funkcije računovodstva, upravljanja osobljem i CRM), 1C:UNF.
5. ERP sistemi otvorenog koda. ERP sistemi otvorenog koda zauzimaju ovog trenutka mali dio ukupnog ERP tržišta. Ali takva rješenja često podržavaju kompanije koje imaju timove programera i analitičara koji rade na usavršavanju i integraciji sistema sa svojim lokalnim informacionim resursima. Primjer: Odo.

Prednosti savremenih ERP sistema

Tržište ERP sistema raste iz godine u godinu, kako u vrijednosti tako iu broju radnih stanica. O tome svjedoče brojne tržišne studije. Zašto sve više preduzeća, od giganata do malih kompanija, nastoji da implementira moderne ERP sisteme?

Glavne prednosti koje pruža ERP sistem implementiran u preduzeću:

• Dublje razumijevanje procesa koji se odvijaju u kompaniji i smanjenje vremena odgovora na promjene. Zahvaljujući konsolidaciji svih ključnih informacija u jedinstven sistem, postaje moguće pravovremeno primati izvještaje menadžmenta o svim aspektima aktivnosti preduzeća u realnom vremenu;
• Kao rezultat toga, privatna (ali vrlo važna) prednost konsolidacije operacija i podataka u jednom sistemu je da se osigura uporedivost podataka, eliminiše dupliciranje i formira zajednička vizija tekućih procesa za sve učesnike;
• Moderni ERP sistemi sadrže ugrađene alate za predviđanje koji se mogu koristiti za donošenje informiranih odluka o sljedećim koracima u razvoju poslovanja;
• Smanjenje troškova kroz uvođenje objedinjenih end-to-end poslovnih procesa, automatizaciju radno intenzivnih zadataka, eliminaciju suvišnih procesa, kao i pojednostavljenje procedura obuke i prilagođavanja za nove korisnike;
• Zahvaljujući jedinstvenom IT okruženju, ERP sistem vam omogućava da povećate sigurnost skladištenja podataka, pojednostavite zadatke ograničavanja pristupa, a samim tim i povećate nivo sigurnosti informacija.

Nedostaci ERP sistema

Da bismo upotpunili sliku, nakon što smo naveli prednosti, trebali bismo se zadržati na nedostacima prelaska na moderne ERP sisteme:

• Visoki troškovi implementacije i vlasništva. Do sada je tradicionalna šema implementacije ERP sistema podrazumijevala velike početne troškove implementacije. Štaviše, novac se mora potrošiti čak i prije nego što sistem proradi, a posao će dobiti svoje pogodnosti.
• Visoki rizici implementacije. Postoji veliki broj poteškoća u implementaciji, uključujući i teško naslijeđe u vidu posebnosti rada starog softvera koje se moraju uzeti u obzir tokom tranzicije, te otpor osoblja promjenama, te nedostatak kvalifikovanog osoblja unutar preduzeće sposobno da organizuje proces tranzicije i dalju podršku, i još mnogo toga. Do sada su projekti implementacije ERP sistema u preduzećima ostali jedni od najrizičnijih za poslovanje.
• Nedovoljna univerzalnost ERP rješenja. Uprkos činjenici da se vodeći proizvođači trude da svoja rješenja učine što fleksibilnijim i primjerenim svim poslovnim zahtjevima, jasno je da je praksa daleko od teorije. Na tržištu jednostavno ne postoji potpuno prikladno rješenje, pa se često proizvod prilagođava određenoj organizaciji, što značajno povećava cijenu projekta.

ERP sistemi se stalno razvijaju, a vodeći proizvođači pokušavaju da uzmu u obzir postojeće nedostatke u novim verzijama softvera i izjednače ih što je više moguće.

Kako odrediti da li je vašem preduzeću potreban ERP

Svaka kompanija je jedinstvena na svoj način, iako se suočava drugačije vrijeme sa problemima zajedničkim za sve takve organizacije. U nastavku ćemo pokušati pomoći u određivanju da li je vrijeme da vaša kompanija razmisli o ulaganju u ERP sistem.

Ako se većina dole navedenih tačaka odnosi na vaše poslovanje, onda je vjerovatno vrijeme da ozbiljno razmislite o implementaciji ERP sistema u vaše poslovanje:

• Članovi vašeg tima troše previše vremena na zadatke koji se mogu pojednostaviti ili automatizirati;
• Nemate online pristup podacima potrebnim za donošenje odluke ovdje i sada;
• Imate mnogo različitih integracija sa eksternim sistemima;
• Vaše preduzeće koristi veliki broj nepovezanih softverskih proizvoda i alata;
• Nemate pouzdane podatke o stanju robe i materijala u skladištima ili gotovina na blagajni;
• Vi lično provodite dosta vremena tražeći informacije, pokušavajući da povećate produktivnost i efikasnost zaposlenih, a odjeli su teški za interakciju i nerado dijele informacije jedni s drugima;
• Nemate pun pristup informacijama kada napustite kancelariju;
• Nedostaju vam alati za praćenje implementacije donesenih odluka.

Da biste bili sigurni da će se investicija u novi ERP sistem isplatiti, potrebno je da detaljno opišete specifične probleme koji postoje u vašoj organizaciji i prije donošenja odluka shvatite kako tačno ERP sistem može pomoći u rješavanju ovih problema.

Moderno međunarodno tržište za ERP sisteme je ogromno i nastavlja da raste. Do danas su na njemu zastupljene hiljade dobavljača softvera, čiji tačan broj niko ne zna - neki igrači napuštaju tržište, ali se stalno pojavljuju novi.

Uglavnom na tržištu su industrijska rješenja razvijen za potrebe specifičnih industrija: određene oblasti proizvodnje, logistike, maloprodaja i drugi. Međutim, u vodstvu međunarodnom tržištu postoje kompanije koje nude najsveobuhvatnija rješenja.

Osnovan 1972. godine, SAP je sada otvorio podružnice širom svijeta i organizirao interakciju sa brojnim vanjskim timovima uključenim u razvoj dodataka za softverske proizvode kompanije.

SAP je na tržištu zastupljen sa dva glavna proizvoda:

1. SAP Business All-in-One. Ovo ERP rješenje, izgrađeno na najnovijoj platformi SAP HANA do danas, pozicionirano je kao sveobuhvatno rješenje koje pokriva 25 poslovnih sektora, uključujući, naravno, proizvodnju i prodaju, i dizajnirano za velike kompanije. Uključuje poslovnu inteligenciju (BI) i proizvod za predviđanje.
2. SAP Business One. Pušten je na tržište kako bi ojačao poziciju SAP-a u segmentu rješenja za male/srednje organizacije. Rješenje je bazirano na istoj platformi kao SAP All-in-One, ali manje funkcionalno i svestrano.

Microsoft je zauzeo drugo mjesto 2017. sa Microsoft Dynamics AX. Unatoč manjoj svestranosti u odnosu na SAP proizvode, rješenje je pogodno za kompanije koje se bave trgovinom i uslugama, zahvaljujući čemu kompanija iz godine u godinu povećava svoj tržišni udio i aktivno razvija svoj proizvod.

Treće mjesto podijelili su Oracle i Infor, a slijede (sa velikom razlikom) drugorazredne kompanije: Epicor, Sage, NetSuite i druge.

Studija Panorama također navodi da je SAP zauzeo prvo mjesto po periodu povrata ulaganja u ERP. U pogledu brzine implementacije prednjače Oracle proizvodi, a u pogledu troškova implementacije, NetSuite sistemi su prednjačili, koštajući korisnike u proseku 2,8% prihoda.

Posebno su istaknute prednosti Inforovih sistema, kao što su širok spektar mobilnih opcija za udaljene kancelarije i zaposlene, pouzdani i intuitivni alati za analizu poslovnih podataka, optimalno vreme i troškovi implementacije, kao i povraćaj ulaganja.

Vodeću poziciju na ruskom tržištu sa udjelom od nešto manjim od 50% zauzima SAP, zatim 1C sa udjelom od oko 32% i ostali igrači sa značajnom maržom: Oracle, Galaktika i drugi.

Međutim, pored procjene tržišnog udjela u dolarima, može se pogledati i broj automatiziranih poslova na ruskom tržištu. Što se tiče broja implementacija i radnih stanica, više od 80% tržišta zauzima 1C, koji je zapravo monopolista u pogledu ERP sistema za mala i srednja preduzeća.

Budućnost ERP sistema

Od 90-ih godina prošlog vijeka tržište ERP sistema se aktivno razvija, jer je broj organizacija koje implementiraju ERP sisteme za optimizaciju ključnih poslovnih procesa i poboljšanje vidljivosti podataka lavine rastao.

Istovremeno, rasli su i troškovi implementacije ERP sistema, i to ne toliko o ceni hardvera ili softvera, koliko o troškovima implementacije i razvoja sistema na tržištu koje se sve širi i procesima koji se menjaju. Kao rezultat toga, "tradicionalni" sistemi, zbog svoje visoke cijene, postali su jednostavno nedostupni malim i srednjim preduzećima.

Situacija se promijenila pojavom "oblačnih" tehnologija i razvojem SaaS (Softver kao usluga). Svi lideri na tržištu već sada nude mogućnost da počnu koristiti svoje ključne proizvode putem pretplate.

Glavne prednosti ovog pristupa su:

• Skalabilnost - možete kupiti dodatne funkcije kako vaše poslovanje raste bez potrebe za implementacijom novog sistema;
• SaaS rješenja, zbog svoje specifičnosti, omogućavaju pristup ERP sistemu putem Interneta bilo gdje i bilo kada;
• Niski kapitalni troškovi - nema potrebe za kupovinom opreme, pratećeg softvera, nema velikih jednokratnih plaćanja za implementaciju sistema;
• Sistem je bez održavanja - dobavljač preuzima zadatke ažuriranja sistema, vrši otklanjanje kvarova i na taj način smanjuje zastoje.

Značajan nedostatak SaaS-a je nemogućnost finalizacije rješenja prema zahtjevima određenog preduzeća i niz drugih ograničenja, pa se neka velika preduzeća odlučuju za "hibridni" ERP sistemi, koji nude mogućnost kombinovanja tradicionalnog vlasništva nad sistemom i šema pretplate. Sa ovom šemom, dio podsistema se nalazi u oblaku (i pristup im se nudi putem pretplate), a dio na serverima korisnika.

Može se predvidjeti da će se ovo tržište samo razvijati, štoviše, na tržištu su počeli masovno da se pojavljuju sistemi koji se distribuiraju samo preko SaaS-a i nemaju “tradicionalnu” opciju implementacije na mjestu kompanije kupca.

Još jedan jasan trend je široko uvođenje mobilni pristup sistemima. Implementirani pristup na različite načine, neki ERP sistemi podržavaju integraciju sa sopstvenim mobilne aplikacije razvijen za iOS i Android, neki nude pristup putem web pretraživača. Međutim, takav pristup danas je uvijek kompromis između ograničenja koja nameću mobilni interfejsi, sigurnosnih zahtjeva i funkcionalnosti koju očekuje klijent.

Možete biti sigurni da u budućim prilikama daljinski pristup podaci će se proširiti i na tržištu će se pojaviti novi proizvodi za daljinski rad, kako od tržišnih lidera tako i od novopridošlih.

Drugi pravac razvoja, pod kojim su čak smislili i novi termin "ERP 2.0" je implementacija društvene interakcije u sistemu. „Društveni“ ERP sistem vam omogućava da efikasno koristite društvene mreže, usko su u interakciji sa Facebook-om i Twitter-om, implementira nove kanale komunikacije, pomaže u povećanju lojalnosti kupaca i, kao rezultat, povećanju konverzije prilikom prodaje robe i usluga.

Rezultati

Sa sigurnošću se može reći da danas postoji brzi razvoj i promjene na tržištu ERP sistema. Zahvaljujući razvoju cloud tehnologija, ERP sistemi su postali

dostupni su kompanijama bilo koje veličine, a sada čak i mali biznis pretplatom može početi koristiti "teški" ERP sistem, čija bi implementacija u kompaniji na tradicionalniji način bila nemoguća.

Kao rezultat širokog uvođenja novih tehnologija, savremeni korisnik nameće sve strože zahtjeve prema mogućnostima ERP sistema u smislu rada na daljinu. Stoga u bliskoj budućnosti možemo očekivati ​​da se na tržištu pojave proizvodi koji se neće razlikovati po funkcionalnosti i sigurnosti, bez obzira radi li korisnik na daljinu ili iz ureda.

Sve ove promjene koriste krajnjem korisniku ERP sistema i sigurno će dovesti do još većeg povećanja tržišnog udjela koji zauzimaju EPR sistemi, čineći ih poznatim alatima za kompanije bilo koje industrije i veličine.

Napomena: ERP sistemi i upravljanje poslovnim prilikama. Sastav ERP sistema. Glavne razlike između MRP i ERP sistema. Karakteristike izbora i implementacije ERP sistema. Glavni problemi implementacije i upotrebe ERP sistema.

9. Informacioni sistemi za planiranje resursa i upravljanje preduzećem: ERP sistemi

9.1. ERP i upravljanje poslovnim mogućnostima

Početkom 90-ih. analitička kompanija Gartner Group predstavila je novi koncept. Sistemi MRP II klase integrisani sa modulom finansijsko planiranje(Planiranje finansijskih zahtjeva - FRP) se nazivaju sistemi planiranja resursa preduzeća (Enterprise Resource Planning - ERP). Ponekad se susreće i termin "planiranje resursa za cijelo preduzeće".

ERP sistemi se zasnivaju na principu kreiranja jedinstvenog skladišta podataka (repozitorija) koji sadrži sve korporativne poslovne informacije: planske, finansijske, proizvodne, kadrovske podatke itd. Prisustvo jedinstvenog korporativnog repozitorija eliminiše potrebu za prenosom podataka sa jednog sistema na drugi (na primjer, od proizvodnog sistema do finansijskog ili kadrovskog). Takav sistem takođe omogućava istovremeni pristup informacijama bilo kog broja zaposlenih u preduzeću sa odgovarajućim ovlašćenjima. Cilj ERP sistema nije samo poboljšanje upravljanja proizvodnim aktivnostima preduzeća, već i smanjenje troškova i napora da se podrže njegovi interni tokovi informacija.

Postoji mnogo definicija ERP sistema. Jedan od najčešćih je sljedeći:

ERP-sistem je skup integrisanih aplikacija koje vam omogućavaju da kreirate integrisano informaciono okruženje (IIS) za automatizaciju planiranja, računovodstva, kontrole i analize svih glavnih poslovnih operacija preduzeća. ERP-sistemi su osnova IIS-a preduzeća.

Kao što je prvobitno definiralo Američko društvo za upravljanje industrijskim i zalihama (APICS): "ERP je metoda za efikasno planiranje i kontrolu svih resursa potrebnih za primanje, izradu, isporuku i obračun narudžbi kupaca u proizvodnoj, distributivnoj ili uslužnoj kompaniji ."

IN najnovije izdanje APICS: "ERP je pristup za organizovanje, definisanje i standardizaciju poslovnih procesa potrebnih organizaciji kako bi organizacija mogla da koristi interno znanje da traži eksternu prednost."

Po pravilu, ERP-sistemi su izgrađeni na modularnoj osnovi, i u jednoj ili drugoj meri pokrivaju sve ključne procese kompanije (slika 9.1). Softverski alat koji se koristi u ERP sistemima omogućava izvođenje planiranje proizvodnje, modelirati tok narudžbi i procijeniti mogućnost njihove implementacije u službama i odjeljenjima preduzeća, povezujući to sa prodajom.

Godine 1990. predložena je sljedeća IP formula zasnovana na planiranju resursa preduzeća: , gdje se planiraju ne samo materijali i vrijeme rada centara, već i finansijskih sredstava FRP, DRP - upravljanje resursima distribucije.

Rice. 9.1.

Glavne funkcije ERP sistema:

• održavanje dizajnerskih i tehnoloških specifikacija koje određuju sastav proizvedenih proizvoda, kao i materijalna sredstva i operacije potrebne za njegovu proizvodnju;
• formiranje planova prodaje i proizvodnje;
• planiranje potreba za materijalima i komponentama, rokova i obima isporuka za ispunjenje plana proizvodnje;
• upravljanje zalihama i nabavke: održavanje ugovora, sprovođenje centralizovanih nabavki, osiguranje računovodstva i optimizacija magacinskih i radioničkih zaliha;
• planiranje proizvodnih kapaciteta od proširenog planiranja do upotrebe pojedinačnih mašina i opreme;
• operativno finansijsko upravljanje, uključujući izradu nacrta finansijski plan i praćenje njegove implementacije, finansijsko i upravljačko računovodstvo;
• upravljanje projektom, uključujući planiranje faza i resursa potrebnih za njihovu implementaciju.

Kasnije su ERP sistemi počeli da uključuju dodatni modul APS (Advanced Planning and Scheduling) - tehniku ​​planiranja koja koristi metode matematičke optimizacije u kompajliranju. kalendarski planovi, budući da za rješavanje čak i naizgled jednostavnih problema diskretnog planiranja za distribuiranu distribucijsku mrežu, obični algoritmi postaju neoperativni zbog velike dimenzionalnosti podataka koji se obrađuju.

U kasnim 90-im. U 20. veku je takođe razvijena metodologija „Customer Synchronized Resource Planning (CSRP)“ koja pokriva interakciju preduzeća sa kupcima: izdavanje radnog naloga, projektni zadatak, korisničku podršku, planiranje resursa u zavisnosti od obima i sastava. narudžbi kupaca. Ako su MRP/MRPII/ERP standardi fokusirani na upravljanje zalihama i kapacitetom, planiranje, proizvodnju i prodaju proizvoda, onda CSRP standard uključuje puni ciklus životnog ciklusa proizvoda - od njegovog dizajna uzimajući u obzir zahtjeve kupaca do garancije i uslugu nakon prodaje.

Ovaj novi tip CIS-a u nekim izvorima počeo je da se naziva ERP II sistem, čija je osnova upravljanje interakcijom kompanije sa spoljašnje okruženje. Gdje je moguće, interni i povjerljivi procesi postaju eksterni i otvoreni. Pretjerana tajnost korporativnih informacija, koja je zakomplikovala aktivnost, nestaje. Nju zamjenjuje jasno uređena politika u oblasti informacione sigurnosti i sigurnosti samih informacionih sistema.

Kombinacija ERP sistema sa OLAP tehnologijama, balansirane kartice (Balanced Score Card) i funkcionalnog sistema upravljanja troškovima dovela je do pojave i razvoja BPM (Business Performance Management) sistema - upravljanja poslovnim performansama, koji vam omogućavaju da povežete operativne rezultati preduzeća sa efektivnošću misije kompanije [Yu. Amiridi, Intersoft Lab, http://www.iso.ru/cgi-bin/main]. Koje zadatke rješavaju BPM sistemi i koje mjesto zauzimaju među ostalim softverskim proizvodima za automatizaciju poslovnih procesa?

Za odgovor na ovo pitanje koristićemo materijale izvještaja „Uspješno iskustvo u upravljanju poslovnim performansama: poslovne i tehničke strategije“ („Best Practices in Business Performance Management: Business and Technical Strategies“) Međunarodnog instituta za skladištenje podataka (DWI) 2004. Ovaj izvještaj pozicionira BPM sisteme analizom opšta šema razvoj softvera za automatizaciju poslovnih procesa u proteklih dvadeset godina (slika 9.2).

Rice. 9.2.

Prvo su se pojavili sistemi za automatizaciju internih (back-office) procesa, prvenstveno proizvodnje (upravljanje zalihama i automatizacija upravljanja proizvodnom linijom) i računovodstva. Zatim su došli na red procesi međusobnog povezivanja sa eksternim okruženjem (front office procesi): nabavke, prodaja, usluge, marketing. Krajem dvadesetog veka organizacije su prešle na automatizaciju međufunkcionalnih procesa koji utiču na rad nekoliko odeljenja, implementirajući tehnologije za upravljanje odnosima sa kupcima (Customer Relationship Management - CRM), i tehnologije upravljanja lancem snabdevanja (Supply Chain Management - SCM). . I, konačno, vrh piramide, koji je nedavno automatiziran, je korporativno upravljanje. Za rješavanje ovog problema u svijetu alocirati posebna klasa softver - BPM sistemi.

Kretanje nagore na nivoima piramide odražava postepeni prelazak sa automatizacije operativnih poslovnih procesa na automatizaciju strategija poslovnog upravljanja. Procesi na višim nivoima piramide kontrolišu procese na nižim nivoima. Dakle, BPM sistemi su dizajnirani da automatizuju strateško planiranje poslovnog razvoja i, u isto vreme, da podrže taktičko (ili operativno) upravljanje poslovnim procesima na različitim nivoima. Zadatak BPM-sistema je da pomogne u realizaciji strateških poslovnih ciljeva u realnim uslovima. Da bi to učinili, moraju pružiti korisniku prave informacije u pravo vrijeme kako bi poboljšali efikasnost operativnog upravljanja.

Funkcionalna arhitektura klasičnog BPM sistema sastoji se od tri sastavni dijelovi. Prvi dio je skladište podataka. Ovo je osnova BPM sistema. Konsoliduje operativne informacije iz različitih automatizovanih modula centrale i filijala organizacije, iz podružnica i partnerske kompanije. Druga komponenta je skup alata za podršku tehnologijama upravljanja preduzećem: finansijsko planiranje, upravljačko računovodstvo, predviđanje, upravljanje proizvodnim i pomoćnim procesima, itd. Treća komponenta BPM-a su OLAP analitički alati za operativni rad sa poslovnim podacima koji se akumuliraju u skladište.

Stoga se BPM sistemi ne mogu nazvati nečim fundamentalno novim. Kombiniraju poznate tehnologije upravljanja i softverska rješenja koja su se ranije koristila lokalno i rješavala probleme pojedinih odjela i korisnika. Koje su onda prednosti i novine BPM pristupa? Ali činjenica je da je BPM sistem dizajniran da podrži puni ciklus upravljanja kompanijom.

To znači da su BPM alati međusobno povezani i osiguravaju izvršenje četiri glavne faze upravljanja poslovnim učinkom:

Razvoj strategije. Svrha prve faze je identifikovanje poslovnih ciljeva ( ključni indikatori efikasnost) i planiranje kvantitativnih vrijednosti njihovih metrika (Key Performance Indicators - KPI). Strateško planiranje se oslanja na jednu od BPM metodologija poznatih kao Balanced Scorecard (BSC).

Taktičko planiranje. U drugoj fazi izrađuju se taktički planovi za postizanje postavljenih strateških ciljeva. KPI postaju mjerila za razvoj taktičkih (operativnih) planova. Glavni alat za operativno planiranje je budžetiranje različitih aspekata preduzeća.

Praćenje i kontrola izvršenja. Treći korak u ciklusu korporativno upravljanje- praćenje i kontrolu izvršenja budžetskih i proizvodnih planova. Stvarne vrijednosti za menadžment i finansijsko računovodstvo izračunato na osnovu primarnih podataka prikupljenih u skladištu. Za poređenje planiranih i ostvarenih budžetskih indikatora i KPI-ja koriste se alati analize „plan-činjenica“ zasnovani na tehnologiji višedimenzionalne analize podataka OLAP.

Analiza i regulacija. U završnoj fazi, strateški planovi se prilagođavaju u skladu sa stvarnim uslovima poslovanja preduzeća. Za planiranje promjena koriste se alati za predviđanje i modeliranje različitih scenarija razvoja situacije. Kao rezultat toga, ciklus korporativnog upravljanja - između odabrane strategije i njene praktične implementacije - zatvara se.

ERP sistemi su fokusirani na automatizaciju procesa upravljanja, održavanje poslovnih procesa i smanjenje operativnih troškova, ali nisu u mogućnosti da obezbede sveobuhvatan, lak i brz pristup potrebnim informacijama za upravljanje. Osim toga, pokazalo se da u ERP sistemu nisu dostupne sve informacije koje su potrebne i top menadžmentu i menadžerima i stručnjacima u ovoj oblasti. Ova situacija je pogoršana činjenicom da kompanije često koriste ne jedan, već nekoliko ERP sistema naslijeđenih kao rezultat spajanja i akvizicija.

Nasuprot tome, BPM sistemi pružaju holistički, procesno orijentisan pristup donošenju odluka. upravljačke odluke, čiji je cilj poboljšanje sposobnosti kompanije da realno procijeni svoje trenutno stanje i upravlja efektivnošću svojih aktivnosti na svim nivoima, okupljanjem vlasnika procesa, menadžera, osoblja i eksternih partnera u zajedničkom integriranom upravljačkom okruženju.

Imajte na umu da se u tom smislu pojam „BPM-sistem“ može koristiti u dva značenja: kao koncept upravljanja (tj. određeni pristup donošenju upravljačkih odluka i njihova praktična implementacija) i kao informacioni sistem (skup softverskih alata koji podržavanje BPM ideologije i osiguravanje njene praktične implementacije). To, međutim, ne znači da BPM sistem "poništava" ili "zamjenjuje" ERP. Slika 9.3 prikazuje moguću interakciju između ERP i BPM sistema.

Iz gornjeg dijagrama se vidi da važnu ulogu u transformaciji podataka iz ERP-a u BPM sistem imaju tzv. Data Maps moduli – alati za objedinjavanje podataka primljenih iz različitih izvora i njihovo usklađivanje sa unificirani imenici(proces konverzije podataka). Ova sredstva se takođe koriste za povratne informacije, na primjer, za prenošenje rezultata strateškog ili operativnog planiranja u ERP sistem, za naknadno formiranje detaljnijih planova.

Također napominjemo da ne samo ERP podsistemi, već i transakcioni sistemi drugih sistema djeluju kao izvori finansijskih i nefinansijskih podataka za BPM sistem:

• upravljanje odnosima s klijentima (Customer Relationship Management - CRM);
• upravljanje lancem snabdevanja (Supply Chain Management - SCM);
• upravljanje imovinom (Upravljanje imovinom - AM);
• upravljanje kadrovima (Upravljanje ljudskim resursima - HRM);
• drugi izvori - baze podataka, tabele itd.

Dakle, sa rešenjem stvara se integralna infrastruktura koja podržava dosledno strateško i taktičko upravljanje preduzećem zasnovano na jednom modelu podataka. Ovo je fundamentalna razlika integrisani pristup baziran na sistemima automatizacije korporativnog upravljanja iz izolovanog rešenja pojedinca menadžerskih zadataka.

9.2. Sastav ERP sistema

ERP sistemi su dizajnirani da upravljaju svim finansijskim i ekonomskim aktivnostima preduzeća. Koriste se za ažurno davanje informacija menadžmentu preduzeća za donošenje menadžerskih odluka, kao i za stvaranje infrastrukture za elektronsku razmenu podataka između preduzeća i dobavljača i potrošača. ERP sistem vam omogućava da koristite jedan integrisani program umesto nekoliko različitih. Jedan sistem može upravljati obradom, logistikom, distribucijom, zalihama, otpremom, fakturisanjem i računovodstvom.

Sistem kontrole pristupa informacijama implementiran u ERP sistemima je dizajniran (u kombinaciji sa drugim mjerama sigurnosti informacija u preduzeću) da se suprotstavi kako vanjskim prijetnjama (na primjer, industrijska špijunaža) tako i internim (na primjer, krađa podataka). Implementirani u sprezi sa kontrolom kvaliteta i sistemima podrške odnosima s klijentima, ERP sistemi su usmjereni na maksimalno zadovoljenje potreba kompanija za alatima za upravljanje poslovanjem.

Glavni funkcionalni blokovi kucanog ERP sistema su prikazani u nastavku.

Upravljanje potražnjom. Blok je dizajniran da predvidi buduću potražnju za proizvodima, odredi obim narudžbi koje se mogu ponuditi klijentu u određenom trenutku, utvrdi potražnju distributera, potražnju unutar preduzeća itd.

Planiranje prodaje i proizvodnje. Rezultat djelovanja bloka je izrada plana za proizvodnju glavnih vrsta proizvoda.

Napredno planiranje kapaciteta. Koristi se za specifikaciju planova proizvodnje i određivanje stepena njihove izvodljivosti.

Glavni proizvodni plan (proizvodni plan). Proizvodi se određuju u konačnim jedinicama (proizvodima) sa rokovima proizvodnje i količinom.

Planiranje materijalnih potreba. Utvrđuju se vrste materijalnih sredstava (montažni sklopovi, gotovi elementi, otkupljeni proizvodi, sirovine, poluproizvodi i dr.) i konkretan rok njihove isporuke za ispunjenje plana.

Specifikacija proizvoda. Određuje sastav konačnog proizvoda, materijalne resurse potrebne za njegovu proizvodnju itd. U stvari, specifikacija je veza između glavnog plana proizvodnje i plana materijalnih potreba.

Planiranje zahtjeva za kapacitetom. U ovoj fazi planiranja proizvodni kapaciteti se određuju detaljnije nego na prethodnim nivoima.

Routing/radni centri. Uz pomoć ovog bloka određuju se i proizvodni kapaciteti različitih nivoa i pravci po kojima se proizvodi proizvode.

Provjera i prilagođavanje planova radionica za kapacitete.

Upravljanje nabavkom, zalihama, prodajom.

Finansijsko upravljanje (održavanje Glavne knjige, obračuni sa dužnicima i poveriocima, računovodstvo osnovnih sredstava, upravljanje gotovinom, planiranje finansijske aktivnosti i sl.).

Upravljanje troškovima (obračunavanje svih troškova preduzeća i obračun troškova gotovih proizvoda ili usluge).

Upravljanje projektom/programom.

Menadžment osoblja.

Osim toga, za ERP sisteme gotovo je obavezna mogućnost elektronske razmjene podataka sa drugim aplikacijama, kao i modeliranje niza situacija vezanih prvenstveno za planiranje i predviđanje.

U skladu sa savremenim zahtevima, ERP sistem bi, pored jezgra koje implementira MRPII standard (ili njegov ekvivalent za kontinuiranu proizvodnju), trebalo da sadrži i sledeće module:

• upravljanje lancem snabdevanja (Distribution Resource Planning - DRP);
• napredno planiranje i planiranje proizvodnje (Advanced Planning and Scheduling - APS);
• upravljanje odnosima s kupcima (Customer Relation Management - CRM, ranije nazvan modul za automatizaciju prodaje - Sales Force Automation);
• e-trgovina (Electronic Commerce - EU);
• upravljanje podacima o proizvodima (Product Data Management - PDM);
• Dodaci poslovne inteligencije, uključujući rješenja zasnovana na OLAP (on-line analitička obrada) i DSS (sistemi za podršku odlučivanju) tehnologijama;
• samostalni modul odgovoran za konfiguraciju sistema (Standalone Configuration Engine - SCE);
• konačno (detaljno) planiranje resursa FRP (Finite Resource Planning).

Rice. 9.6.

Ako praktički nema problema s nabavkom malog, u pravilu, "upakiranog" sistema, onda je sa srednjim i, štoviše, s velikim sistemima, sve mnogo složenije.

Tabela 9.1. Odnos procjena troškova implementacije

	Lokalni sistemi	Mali integrisani sistemi	Srednje integrisani sistemi	Veliki integrisani sistemi
Implementacija	Jednostavna verzija u kutiji	Korak po korak ili verzija u kutiji. Više od 4 mjeseca	Samo korak po korak. Više od 6-9 mjeseci	Korak po korak, kompleksno. Više od 9-12 mjeseci.
Funkcionalna kompletnost	Računovodstveni sistemi (po smjerovima)	Sveobuhvatno računovodstvo i finansijsko upravljanje	Integrirano upravljanje: računovodstvo, menadžment, proizvodnja
Odnos troškova licenca/implementacija/oprema	1/0,5/2	1/1/1	1/2/1	1/1-5/1
Procijenjeni trošak	5-50 hiljada dolara.	50-300 hiljada dolara.	200-500 hiljada dolara.	500 hiljada - više od milion dolara.

Veliki informacioni ERP sistem ne može se tako lako kupiti, isporučiti, uključiti i koristiti. Preduzeće mora biti temeljno pripremljeno za implementaciju ovakvog sistema. Uvođenje ERP sistema nalik je složenoj hirurškoj operaciji - i tu i tamo ga morate rezati "u hodu", a tu i tamo mnogo toga zavisi od pažljive pripreme, od veštine profesionalaca, a nešto i od luck!

Izbor konkretnog ERP sistema za implementaciju je složen i višekriterijumski proces iz sledećih glavnih razloga:

• visoka cijena kupljenog proizvoda (do nekoliko miliona dolara);
• širok izbor predloženih ERP sistema;
• trajanje perioda obuke za stručnjake za proizvod koji se uvodi;
• ciklus pretprodaje (od nekoliko mjeseci do nekoliko godina);
• sam ciklus implementacije (ciklus implementacije ERP sistema, čak i na jednom proizvodnom mestu preduzeća, može trajati i do nekoliko godina).

Kada birate ERP sistem, morate shvatiti da automatizacija radi automatizacije nema smisla. Trebalo bi da bude jasno da najbolji ERP sistem na svetu neće moći da reši sve probleme preduzeća.

Svaki ERP sistem je, prije svega, alat za poboljšanje efikasnosti i kvaliteta upravljanja preduzećem, praveći pravi strateški i taktičke odluke zasnovano automatizovana obrada ažurne i pouzdane informacije. Istovremeno, ERP sistem nije samo alat za poslovanje, već i tehnologija za njegovo obavljanje.

Menadžment preduzeća treba prvenstveno da bude zainteresovan za izbor pravog ERP sistema. Projekat implementacije ERP sistema menadžment kompanije treba da smatra strateškom investicijom.

Naravno, svako preduzeće bi radije implementiralo dokazan, pouzdan i pristupačan ERP sistem za njega. Pitanje je koji sistem ima smisla uvesti - zapadni ili domaći? I ovdje je nemoguće dati nedvosmislen odgovor.

Trenutno ruski sistemi pokazuju dobru dinamiku razvoja, međutim, zapadni sistemi su i dalje bogatiji u funkcionalnosti. Odlika zapadnih sistema je i to što su se razvijali (i usavršavali) nekoliko decenija u skladu sa globalnim principima efikasnog poslovanja (bez utaje poreza, dvojnog knjigovodstva i sl.). Odnosno, takozvani "ispravan" ("civilizirani") poslovni model je mnogo bolje implementiran u zapadnim sistemima. Ova prednost je ujedno i njihov nedostatak (u odnosu na ruske uslove), budući da su zapadni ERP sistemi manje prilagođeni za rad sa složenim, neintegralnim i nelogičnim poslovnim modelima koji su trenutno održiviji u Rusiji. Nedostatak zapadnih sistema je i njihova visoka cijena, iako neki ruski softverski sistemi već sustižu zapadne ERP sisteme po cijeni.

Ako preduzeće odluči da implementira ruski softver za upravljanje preduzećima, onda se u ovom slučaju ne može reći koliko je sistem "dobar" ili "loš" - u svakom slučaju treba uzeti u obzir određeni softverski proizvod i specifične uslove za nabavku i implementaciju.

Glavna stvar pri odabiru ERP sistema je odrediti koje će nove koristi preduzeće dobiti njegovom implementacijom. Neophodno je detaljno razumeti šta ERP sistem može da pruži preduzeću, koje ciljeve će omogućiti da se ostvari i kakav uticaj može imati na profitabilnost preduzeća i cenu njegovih proizvoda. Pri tome se uvijek mora voditi računa da troškovi isporuke, implementacije i održavanja ERP sistema ne mogu biti skuplji od cijene cjelokupnog poslovanja preduzeća!

Prije svega, menadžment preduzeća mora razumjeti zašto je preduzeću potreban ERP sistem. Čak i prije implementacije, svaki sistem mora imati jasne i mjerljive ciljeve postavljene u takozvanom „SMART-sistemu“: ciljevi moraju biti specifični (Specific), mjerljivi (Measurable), dogovoreni (Adjusted), relevantni (Relevantni) i imati određeno vrijeme izvršenja (Time of Execution). Poželjno je da se odgovor na ovo pitanje formalizuje i vizuelno predstavi u slikama i dijagramima (iznos ušteda, veći promet robe, skraćeno vreme za rad sa dobavljačima i kupcima itd.). Glavne zahtjeve za ERP sistem mora formulirati i odobriti menadžment preduzeća:

• kakvi ciljevi ekonomska aktivnost a zadaci poslovanja u cjelini realizovaće se stečenim i implementiranim sistemom;
• koja funkcionalna područja i vrste proizvodnje treba da pokriva;
• koje procese treba automatizovati;
• koje izvještaje pripremiti;
• koje softverske i hardverske platforme koristiti.

Veoma je važno jasno definisati trenutne i buduće potrebe preduzeća ili organizacije. Potrebno je dobro razumjeti šta pokreće poslovanje, koji faktori su ključni za uspjeh, a šta je neophodno za razvoj kompanije. Zahtjeve treba formalizirati u obliku posebnog dokumenta (Vision Scope), koji definiše i daje prioritet svim željenim karakteristikama ERP sistema.

Jednako je važno pravilno proceniti postojeću tehnološku infrastrukturu preduzeća. Ako će, da bi implementiralo ERP sistem, preduzeće prvo morati da potroši značajna sredstva (uporedivo sa troškovima sistema koji se implementira) za nadogradnju svojih lokalnih ili globalnih mreža, onda ova opcija možda neće biti isplativa. Generalno, implementirani ERP sistem treba da odgovara postojećem finansijskom i tehnološkom nivou preduzeća.

Takođe treba shvatiti da se najveći efekat postiže integrisanom implementacijom ERP sistema. Besmisleno je trošiti ogromne količine novca na sistem koji neće biti u potpunosti iskorišćen ili sistem koji će morati stalno da se nadograđuje.

Ekstremno važna tačka je i pravi izbor programer (ili programer-implementar, kao što je to često slučaj u Rusiji) ERP sistema, koji ne samo da treba da isporuči svoj softver kompaniji klijentu, već da postane njen dugoročni partner, pružajući podršku i dalji razvoj sistemi.

Kompanija klijent mora biti sigurna u to visoka kvaliteta i blagovremenost budućih nadogradnji instaliranog ERP sistema (kada se pojave nove verzije), u rješavanju svih problema vezanih za njegovu fleksibilnost i skalabilnost. Ako implementaciju ERP sistema sprovodi konsultantska kompanija, onda je podjednako važno razumeti odnos između nje i programera ERP sistema. U svakom slučaju, veoma je korisno organizovati tender između dobavljača ERP sistema. Organizacija tendera će značajno smanjiti početnu cijenu isporuke i bolje razumjeti mogućnosti - kako predloženih sistema, tako i njihovih programera.

Ne kupuje se samo skup programa sa dokumentacijom (od kojih je većina kreirana na bazi standardnih alata i bazirana je na zajedničkim platformama) – rad i iskustvo etabliranog tima kompanije za razvoj ERP sistema koja različite vrste odgovornost (od pravne do moralne) za kvalitet i efikasnost instaliranog i održavanog softvera i tehnoloških sistema.

Implementaciju ERP sistema treba da sprovodi firma koja implementira (ili, u nekim slučajevima, razvojna kompanija) u bliskom kontaktu sa IT odeljenjem i relevantnim zainteresovanim odeljenjima preduzeća. Nakon implementacije ERP sistema određene vrste Poslovi nadogradnje sistema mogu se povjeriti eksternim konsultantima razvojne firme (konsultantske firme), a ukupna podrška se može prepustiti IT odjelu.

U nekim slučajevima, preduzeća se oslanjaju na sisteme koje su razvila njihova vlastita IT odjeljenja. Praksa pokazuje da fokusiranje na "samopisne" sisteme omogućava da dobijete IS koji je najprikladniji za poslovanje kompanije, ali na kraju čini kompaniju zavisnom od sopstvenih programera.

Rijetko je da tako samorazvijeni softverski proizvod ostane održiv dugo vremena. Obično ne postoji odgovarajuća potpuna i ažurna dokumentacija o njemu. Ne može se reći da je stručno testirana u fazama razvoja i puštanja u rad i da je pouzdano praćena (primjer za to je, na primjer, konditorska fabrika Krupskaya u Sankt Peterburgu, koja je morala na brzinu da pređe sa naslijeđenih sistema na Parus softverski proizvod zbog odlaska njegovih vodećih programera). Veliko preduzeće može sebi priuštiti ulaganje u razvoj vlastitog (za svoje specifične potrebe) CIS-a samo ako su ispunjeni sljedeći osnovni uslovi:

• na tržištu ne postoji gotov softverski proizvod koji bi zadovoljio preduzeće u pogledu funkcionalnosti, troškova i uslova održavanja;
• preduzeće ima moćno IT odeljenje sa iskusnim analitičarima, menadžerima projekata i programerima;
• postoji potpuna i kompetentna izjava o problemu;
• postoji tehnička mogućnost simulacije rada kreiranog softvera tokom probnog rada;
• postoji mogućnost stvarnog održavanja kreiranog sistema samostalno;
• mogućnost repliciranja razvijenog softvera za zavisna (industrijska) preduzeća.

Osnovni principi za odabir ERP sistema

Prilikom odabira ERP sistema posebnu pažnju treba obratiti na sljedeće glavne tačke.

Imidž razvojne kompanije, vrijeme njenog rada na tržištu, reputacija samog sistema i ukupan iznos uspješne implementacije. Međutim, solidnost kompanije nije glavni faktor izbora. Mnogi novopridošli na tržište (koji nemaju godišnji promet od milion i hiljada kupaca) nude zanimljiva rješenja zasnovana na modernim tehnologijama i po vrlo razumnoj cijeni. Veliki broj implementacija takođe može biti zasluga marketinga, a ne stvarnog kvaliteta sistema. Postoji barem nekoliko slučajeva kada su preduzeća nekoliko puta mijenjala svoje ERP sisteme, koji imaju poznate brendove na ruskom tržištu (i zapadni i ruski). Glavni razlog za zamjenu ovih sistema bio je nedostatak funkcionalnosti sistema, mala brzina, mala skalabilnost, loš kvalitet podrške kada je sisteme trebalo poboljšati itd.

Broj uspješnih implementacija u Rusiji. Prije svega, mislimo na složene implementacije. Takođe je važno znati da li postoje implementacije u povezanim industrijskim preduzećima i da li je potrebna pomoć eksternih konsultanata. Također je potrebno vidjeti kako sustav zaista funkcionira barem na jednoj ili dvije lokacije i razgovarati sa IT menadžerima i njegovim običnim korisnicima (nikakvi marketinški materijali, pa čak ni članci u specijalizovanim publikacijama neće pomoći da se stekne manje-više potpuna slika o stvarne prilike sistemi - u nekim slučajevima su čak i štetni, jer reklamne publikacije mogu stvoriti neadekvatnu predstavu o ERP sistemu od nepripremljenog menadžera!).

Međutim, uvijek treba imati na umu da je svaki (čak i izuzetno funkcionalno bogat) ERP sistem prilagođen potrebama određenog preduzeća (a jednostavno ne postoje preduzeća bliznakinje čak ni unutar iste industrije). U ovom slučaju, važno je razumjeti da li je kompanija-programer u stanju da "dovrši" isporučeni sistem za funkcionalnost koju zahtijeva preduzeće kupca u razumnom roku. Treba imati na umu da u nekim slučajevima troškovi finalizacije sistema i njegovog naknadnog održavanja mogu premašiti osnovnu cijenu.

Fleksibilnost i otvorenost. Ovo je jedan od kritični faktori odabir ERP sistema. U skladu sa svjetskim iskustvima, period potpuno funkcionalne implementacije ERP sistema obično traje najmanje 3 godine, a u potpunosti bi trebao raditi najmanje 10 godina. Tokom ovog vremena preduzeće se značajno promenilo (njegovi proizvodi, organizaciona struktura, sistem upravljanja, poslovni procesi, uloge i ovlašćenja). zvaničnici i sl.).

Informaciono-analitički sistem, koji je osnova upravljanja preduzećem, mora da se menja zajedno sa proizvodnjom. Trebalo bi da vam omogući da lako menjate automatizovane radne stanice (AWS) i menije, generišete izveštaje i sertifikate, pravite proizvoljne odabire informacija u zgodnoj prezentaciji, menjate tehnologiju podrške poslovnim procesima i šablone obrazaca za izveštavanje pomoću parametarskih podešavanja. Sistem bi trebalo da se lako konfiguriše i integriše u IIS preduzeća sa drugim softverom (na primer, sa korporativnim softverom za obračun plaća ili upravljanjem osobljem, softverom za upravljanje dokumentima, CAD/CAM/CAE sistemima, PDM sistemima, itd.). Važna tačka u ovom slučaju je da sva potrebna poboljšanja sistema treba da izvrši kompanija za razvoj, koja je zakonski odgovorna preduzeću za kvalitet svog rada.

Terminologija. Prilikom analize zapadnog sistema potrebno je pažljivo analizirati njegovu terminologiju i kvalitet rusifikacije. Dokumentacija treba da bude potpuna i razumljiva, a terminologija treba da bude poznata. Zauzvrat, prateća dokumentacija za ruski sistem takođe treba da bude potpuna i razumljiva.

Kvaliteta lokalizacije zapadnog sistema. Ruska ekonomija ima svoje specifičnosti (pravne, računovodstvene, poreske, itd.). U projektovanju i tehnološkoj pripremi proizvodnje u Rusiji univerzalno su prihvaćeni standardi ESKD, ESTD i ESPD (Jedinstveni sistem projektne, tehnološke i programske dokumentacije). U zapadnim preduzećima usvojena je predmetno zatvorena organizacija proizvodnje, dok je u Rusiji češća tehnološka specijalizacija. Na Zapadu to nije struktura upravljanja radnjom, ali u Rusiji je to struktura trgovine. Sistem takođe treba da uzme u obzir takve ruske realnosti kao što su kreditni lanci, plaćanje unapred, plaćanje u nenovčanom obliku, mogućnost vanbilansne („sive“) gotovine itd.

Ruska kompanija koja se bavi lokalizacijom i implementacijom zapadnog sistema (ili razvojem i implementacijom ruski sistem) . Iskustvo i kvalifikacije zaposlenih, njihovo pravo poznavanje proizvodnje, pristupi implementaciji, broj uspješno realizovanih projekata, stvarna podrška promjenama rusko zakonodavstvo u implementiranom i održavanom sistemu.

Geografska blizina kompanije-programera ili kompanije-implementara. Lakše je i praktičnije komunicirati sa kompanijom čiji se zaposleni mogu brzo (u roku od nekoliko sati) pojaviti u preduzeću u kojem funkcioniše sistem koji su implementirali. Geografska blizina je takođe važna ako sistem treba da se finalizuje, budući da kompanija za razvoj obično uvek uključuje u cenu finalizacije putne troškove(ne treba zaboraviti na produženje trajanja i neugodnosti projekta revizije ako je programer dovoljno udaljen).

Prihvatljivost cijene sistema. Treba imati na umu da će se cijeli ciklus instalacije ERP sistema (kupovina, implementacija, održavanje, razvoj) morati potrošiti nekoliko puta više nego za kupovinu samog softvera (sa koeficijentom 3,0-10,0). Istovremeno, što je implementirani ERP sistem složeniji i skuplji, to će koeficijent biti veći.

Mogućnost modularne nabavke sistema. Radi uštede, trebalo bi da postoji mogućnost kupovine i implementacije ERP sistema modul po modul i samo za potreban broj poslova. Kupovina kompletnog seta sistemskih modula odjednom nije najbolji način, budući da će svi moduli biti implementirani tek za nekoliko godina, a za to vrijeme neki od njih mogu već zastarjeti (kao i sam sistem).

Tabela 9.2. Primjer izgradnje matrice "Kriterijumi za izbor IP-a"

Kriterijumi	kritičnost	Po nivou detalja	Prema složenosti procjene	Po važnosti za potencijalne korisnike	Konačna težina
otvorenost	0,8	0,1	0,2	0,8	1,9
Funkcionalnost	0,6	0,3	0,4	1	2,3
Set alata	0,6	0,2	0,4	0,4	1,6
Dokumentacija	0,6	0,3	0,4	1	2,3
Pouzdanost	0,9	0,4	0,3	0,8	2,4
Jednostavnost upotrebe	0,3	0,2	0,4	0,8	1,6
Baza klijenata	0,8	0,5	0,5	0,3	2,1
Uspješne implementacije	0,9	0,5	0,2	0,3	1,9
Tehnička podrška	0,7	0,3	0,3	0,9	2,1
Cijena	0,4	0,5	0,5	0,2	1,6

Prilikom odlučivanja o izboru određenog sistema, preporučljivo je samostalno ili uz pomoć konsultantske kuće izgraditi matricu kriterijuma za izbor IS. Primjer konstruiranja matrice „Kriterijumi odabira IP-a“ dat je u tabeli 9.2.

Osnovni tehnički zahtjevi za ERP sistem

ERP sistem koji odaberete mora ispunjavati sljedeće opšte tehnički zahtjevi(barem za većinu njih):

1. Mogućnost integracije sa velikim brojem softverskih proizvoda (sa minimalnim nivoom integracije - na nivou komandne linije otvorenog koda ili podrška za OLE Automation standard).
2. Osiguranje sa razne metode kontrola i diferencijacija pristupa informacionih resursa. Prisutnost u ERP sistemu softverske i hardverske zaštite informacija sertifikovane od strane FAPSI (šifrovanje podataka koje podržava elektronsku digitalni potpis i autentifikaciju korisnika na osnovu toga). Efikasnost softverskih alata za zaštitu takođe se može značajno povećati upotrebom hardverskih i biometrijskih alata (hardverski ključevi, tokeni, pametne kartice, uređaji za prepoznavanje otiska prsta, mrežnjače, glas, lice, digitalizovani potpis, itd.) U poslednje vreme na ruskom tržištu.
3. Skalabilnost za rad sa različitim brojem klijenata i mogućnost razvoja sistema.
4. Modularni princip izgradnje sistema od operativno nezavisnih funkcionalnih blokova sa proširenjem zbog otvorenih standarda (API, COM, itd.).
5. Poželjno je koristiti troslojnu arhitekturu:<сервер базы данных, сервер приложений, клиент>. Klijent može biti "debeo", "tanak" ili "super tanak".
6. Sistem mora biti u stanju da migrira sa platforme na platformu. Mora postojati verzije za MS Windows, Novell NetWare i UNIX (i njegove klonove).
7. Skup DBMS koje podržava odabrani ERP sistem mora nužno uključivati ​​softver uobičajen u Rusiji (na primjer, DB2, Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix, itd.).
8. Podrška za distribuirane tehnologije obrade informacija, Internet/Intranet tehnologije sa mogućnošću rada kroz "tanki klijent". Ovo tehničko rješenje omogućava korištenje standardnih skladišta podataka (biblioteke dokumenata, baze podataka) iz lokalnih, korporativnih i globalnih mreža bez značajnih troškova za dodatnu administraciju i održavanje integriteta, pouzdanosti i sigurnosti skladištenja podataka.
9. Podrška tehnologijama višeslojnog elektronskog arhiviranja informacija na različitim medijima (diskovni nizovi, CD-ROM, CD-RW, magneto-optički diskovi i biblioteke, biblioteke traka itd.).
10. Prisutnost analitičkih mogućnosti i ugrađenih alata (koji vam omogućavaju da samostalno povećate funkcionalnost instaliranog ERP sistema).
11. Zadovoljavajuće operativne karakteristike (lakoća administracije, obuka, ergonomija radnih mesta, interfejs na ruskom jeziku, itd.).

Evaluacija efektivnosti implementacije

Efikasnost implementacije korporativnog informacionog sistema treba ocjenjivati ​​po povratu ulaganja (return on the cost of investments). U ovom slučaju, u opštem slučaju, uzimaju se u obzir sljedeći pokazatelji.

Rice. 9.7.

Ukupni troškovi vlasništva (Total Cost of Ownership - TCO), uključujući softver, hardver, troškove eksternog održavanja i operativne troškove, održavanje i plate stručnjaka i osoblja. Na sl. 9.7 prikazano uzorna struktura ukupni trošak vlasništva.

Meta Group je sprovela posebnu studiju o troškovima vlasništva nad ERP sistemom (TCO), koji je uključivao hardver i softver, kao i troškove usluga i troškova osoblja. Konačna vrijednost uključivala je trošak instaliranja sistema i dvogodišnji period implementacije tokom kojeg se sistem održava, ažurira ili nadograđuje i optimizira. Među 63 kompanije koje su učestvovale u istraživanju (predstavljale su različite industrije i pripadale su malim i srednjim i veliki posao), prosječna vrijednost TCO je iznosio 1,5 miliona dolara (sa rasponom od 400 hiljada do 3 miliona dolara). Postoje i procjene stranih analitičara da je odnos isplativosti implementacije MRP/ERP sistema u rasponu od 0,25-2,0.

Vrijeme implementacije (Time to Implement - TTI), pored kojeg je potrebno uzeti u obzir i vrijeme potrebno za otplatu implementacije ( ukupno vrijeme pod nazivom Time to Benefit - TTB).

Povrat ulaganja (ROI). Prema studiji Meta Groupa, prosječan ROI nakon implementacije ERP sistema iznosio je 1,6 miliona dolara godišnje. At Rusko tržište svoje specifičnosti izračunavanja povrata ulaganja, međutim, postoji niz slučajeva kada su se sredstva utrošena na nabavku i implementaciju softvera za upravljanje preduzećima prilično brzo isplatila. Jedan od takvih primjera je implementacija Everest sistema finansijskog i upravljačkog računovodstva (koji je razvila kompanija BIT iz Sankt Peterburga) u OAO Vodokanal, Sankt Peterburg. Nakon uvođenja oko 100 Everest radnih mjesta u 15 ekspozitura Vodokanala, smanjenjem najmanje polovice radnih mjesta, investicija se isplatila za godinu dana (u smislu najmanje uštede u plaćama).

Ukupni trošak preduzeća za implementaciju ERP sistema (Net Present Value - NPV), koji uključuje troškove softvera i hardvera, usluga, plata, troškove nakon implementacije i povrat ulaganja.

Karakteristike implementacije ERP sistema

U svojoj osnovi, implementacija ERP sistema nije samo instalacija nabavljenog softverskog paketa, to je i kompleks radno intenzivnih mjera kako za reinženjering poslovnih procesa preduzeća i usavršavanje implementiranog softvera, tako i za obuku zaposlenih. preduzeća za rad sa sistemom.

Potrebno je zamisliti približnu cijenu implementacije. Ponekad je bolje odmah kupiti skup i funkcionalan sistem nego kupiti nekoliko jeftinih softverskih paketa, čija cijena prilagođavanja i integracije može premašiti cijenu skupljeg sistema.

Također ne biste trebali štedjeti na uslugama implementacijskih firmi, jer će samostalna implementacija zahtijevati mnogo više vremena i truda. U ovom slučaju, tim za implementaciju mora nužno ispuniti dolje navedene uslove.

• Pripremiti kontrolne i testne slučajeve implementiranog softvera na osnovu podataka koje dostavlja klijent. U ovom slučaju možete razumjeti koliko vam u potpunosti funkcionalnost koja je već dostupna u sistemu omogućava automatizaciju glavnih poslovnih procesa preduzeća i približnu količinu potrebnog softverskog usavršavanja.
• Navedite detaljan opis projekta implementacije (cijena, sadržaj i vremenski raspored faza, detaljan opis očekivanih rezultata).
• Osposobiti stručnjake preduzeća za rad sa implementiranim sistemom već u fazi implementacije.
• Učestvuje u pripremi prvog nakon uvođenja bilansa stanja preduzeća i potrebnih izveštajnih obrazaca.

Veoma važna tačka u pripremi implementacionog sporazuma je jasna formulacija njegovih uslova, posebno u odnosu na ono što sistem koji se implementira treba da radi. Osim ako ugovor ne predviđa, na primjer, da kompanija za implementaciju migrira podatke sa naslijeđenih sistema na instalirani ERP sistem kao dio ukupni troškovi ugovora, onda je netačno od nje dodatno zahtijevati da ovaj obimni i rutinski posao obavlja besplatno. Potrebno je kompetentno i u potpunosti izraditi projektni zadatak za projekat implementacije ERP sistema.

Zaposleni u preduzeću moraju nužno učestvovati u projektu implementacije (u svim njegovim fazama) kako bi stekli iskustvo za naknadno održavanje sistema. Istovremeno, nivo kvalifikacija i sposobnosti uključenih zaposlenih direktno će uticati na uspjeh cjelokupnog projekta implementacije. Što je ozbiljniji stav menadžmenta prema izboru osoblja za implementacionu grupu, to će preduzeće dobiti veći povrat od implementacije. Stručnjaci za preduzeća uključeni u grupu za implementaciju moraju biti obučeni (čiji trošak za zapadne ERP sisteme može doseći stotine hiljada dolara).

Prilikom organizovanja projekta implementacije potrebno je jasno razdvojiti konsultantsku podršku implementaciji ERP sistema i direktnu implementaciju ERP sistema. Konsultantska podrška implementacije se odnosi na obuku i konsultacije zaposlenih u preduzeću o različitim pitanjima (postavljanje modula, karakteristike njihovog korišćenja za rešavanje konkretnih problema u fazi ispitivanja i implementacije, itd.).

Konsultantsku podršku provode stručnjaci-realizatori. Zauzvrat, direktnu implementaciju (formiranje baze regulatornih i referentnih informacija, modeliranje procesa aktivnosti, provođenje probnog rada ERP sistema i puštanje u komercijalni rad) treba da sprovode zaposleni u preduzeću koji su uključeni u grupu za implementaciju.

U procesu implementacije, preduzeće mora dobiti ne samo konfigurisan i funkcionalan ERP sistem, već i svoje stručno osposobljene zaposlenike koji su u stanju da ga samostalno prate (važna tačka su i dodatni materijalni i moralni podsticaji za zaposlene preduzeća koji učestvuju u projekat implementacije).

Uvođenje ERP sistema je uvek praćeno određenim prilagođavanjem (optimizacijom) kako organizacione strukture preduzeća, tako i procesa njegovih aktivnosti. Istovremeno, glavnim kriterijumom potrebe za promenama treba smatrati njihovu svrsishodnost u smislu obezbeđivanja efikasnosti procesa upravljanja preduzećem u celini.

Ovaj problem je glavni i ukazuje da će svaka napredna tehnologija biti korisna samo ako se pravilno implementira i koristi. U mnogim preduzećima koja su potrošila ogromne količine novca na nabavku i implementaciju ERP sistema, njihovo pokretanje je dovelo samo do negativnih rezultata. Treba reći da prema procjenama stranih analitičara, do 40% projekata implementacije ERP sistema propadne. Nakon duge, bolne i skupe implementacije, mnoga preduzeća su na kraju došla do zaključka da se gotovo isti rezultati mogu postići i bez instaliranja ERP sistema (na primjer, zbog uobičajene optimizacije poslovnih procesa baziranih na postojećem hardveru i softveru).

Izveštaj Boston Consulting Group (BCG) istraživao je problem zadovoljstva preduzeća rezultatima implementacije ERP sistema. Studija je intervjuisala 100 IT menadžera koji su bili odgovorni za implementaciju ERP sistema u preduzećima u proteklih 5 godina. Prema analitičarima BCG-a, ERP sistemi su od vitalnog značaja za preduzeća, međutim, uspeh implementacije zavisi od toga da li su bili u stanju da se što bliže prilagode poslovnim procesima preduzeća ili, obrnuto, da rekonstruišu poslovne procese tako da odgovaraju standardnoj funkcionalnosti preduzeća. ERP sistem.

Rezultati istraživanja pokazuju da je tek svaka treća kompanija zadovoljna rezultatima implementacije ERP sistema kada se procjenjuju po kriterijima cijene, isplativosti, realnog finansijskog uticaja i ostvarenja ciljeva. Prema BCG-u, oko 50% korisnika ERP sistema ocjenjuje svoje finansijske, proizvodne i kadrovske aplikacije da ne ispunjavaju svoje ciljeve (samo oko 30% ocjenjuje implementaciju ERP sistema uspješnom).

Sasvim indikativni su i drugi rezultati BCG studije. Relativno je malo uspješnih implementacija. Takođe nema ubedljivih dokaza o koristima za preduzeće od uvođenja ERP sistema. Dok 60% menadžera smatra da su njihovi napori na implementaciji ovakvih sistema donijeli značajne koristi, 52% vjeruje da su postigli svoje poslovne ciljeve, a samo 37% navodi primjetan pozitivan finansijski efekat nakon implementacije ERP sistema.

Anketa je također otkrila porast nezadovoljstva kupaca programerima ERP sistema. 15% smatra da se ERP programeri ne fokusiraju na poslovne ciljeve, 33% vjeruje da ERP programeri samo doprinose nepotrebnim troškovima za svoje kupce, a 12% je jednostavno raskinulo ugovor sa svojim prvim ERP dobavljačem. Osim toga, mnogi ispitanici smatraju da su troškovi implementacije ERP sistema previsoki. Svaki peti koji je implementirao ERP sistem u svoje preduzeće smatra da bi to mogao učiniti i po nižoj cijeni (takođe vjeruju da je više od polovine troškova bilo nepotrebno). Svi intervjuisani menadžeri smatraju da su jeftiniji ERP sistemi najbolji.

Rice. 9.9.

Kako je iskustvo pokazalo, prosječna cijena projekata za implementaciju ERP sistema koji su dobili pozitivnu ocjenu iznosi 7-10 miliona dolara, a prosječna cijena projekta sa negativnom ocjenom je do 90 miliona.

Prema istraživanju Gartner grupe, u mnogim slučajevima uspješno implementirani sistem ne ostvaruje u potpunosti svoje funkcije zbog nezadovoljavajućeg korištenja i održavanja. Postoji mnogo razloga za to: nedovoljna pripremljenost preduzeća, slabo obučeno osoblje, nedostatak bezbednosne politike, zastarela mreža i električna oprema itd. (Slika 9.9).

Kvalitet izvođenja projekta implementacije ERP sistema također ne zadovoljava uvijek kupca. U 58% onih koji su pozitivno ocijenili rezultate implementacije ERP sistema, realizatori projekta su ih završili na vrijeme i u okviru budžeta. Slična slika je tipična za 33% ispitanika sa negativnim stavom prema rezultatima implementacije ERP sistema.

Postoje i podaci Standish grupe da je samo u 16% slučajeva potpuno funkcionalna implementacija ERP sistema završena na vrijeme iu okviru planiranog budžeta. U skoro 30% slučajeva implementacija se prekida prije roka, u drugim slučajevima su prekoračeni rokovi/budžet projekta ili je funkcionalnost predviđena projektom ograničena. U vezi sa svim gore navedenim, dobavljači ERP sistema radije govore o svom iskustvu "produktivnih" nego "uspješnih" implementacija.

Poteškoće u efikasnoj integraciji ERP sistema sa aplikacijama trećih strana

Prije svega, radi se o primjeni elektronskog poslovanja (e-Business). Ako su prethodno kreirani ERP sistemi bili dizajnirani da integrišu veliki deo internih poslovnih procesa preduzeća (na primer, upravljanje skladištima, obrada narudžbi ili plaćanje), sada sve veći broj korisnika želi da integriše svoj interni sistem (Back-Office). ) sa eksterni sistem(Front-End), kroz koji se ostvaruje interakcija sa kupcima i partnerima.

Glavni razlog nezadovoljstva menadžera je nemogućnost ERP sistema da uspešno komuniciraju sa aplikacijama za e-trgovinu. Koliko je teško povezati ERP sisteme sa aplikacijama za e-trgovinu, svedoče i rezultati AMR istraživanja.

Od 800 anketiranih kompanija, samo 15% dozvoljava svojim klijentima i partnerima da provjere status narudžbe direktno na web stranici, a samo 5% do 10% dozvoljava im da završe transakcije. Prema različitim procjenama, trenutno nema toliko elektronskih prodavnica koje su u potpunosti integrisane sa back-end sistemima. U nekim online prodavnicama narudžba primljena putem interneta ipak prvo ide zaposleniku koji je ručno unosi u ERP sistem.

Ograničene analitičke mogućnosti ERP sistema i nedovoljna podrška za procese donošenja odluka

ERP sistemi su dobri u primanju i skladištenju podataka, ali kada je u pitanju analiza i obrada informacija, mogućnosti ERP sistema su veoma ograničene. Šema podataka koja se koristi za upravljanje resursima preduzeća je veoma složena. Svi korporativni podaci su "unutar" ERP sistema, ali ostaju "skriveni" i prilično ih je teško izdvojiti za analizu. Osim toga, ERP-sistemi nisu u potpunosti integrisani sa drugim aplikacijama i eksternim izvorima informacija, odakle dolaze podaci za analitičku obradu.

Na primjer, PacifiCorp (dio ScottishPower grupe od 8.000 zaposlenih), koji opskrbljuje električnom energijom 1,4 miliona potrošača (domaćih, komercijalnih i industrijskih) u 6 zapadnih američkih država, implementirao je ERP sistem SAP R/3. Nakon što je PacifiCorp integrirao svoje naslijeđene sisteme u SAP R/3 okruženje, postalo je jasno da su kritične poslovne informacije potrebne za analizu statusa zaliha, osoblja, finansija, kupaca itd. postale teško dostupne. Zapravo, nakon uvođenja R /3, mogućnost brzog pristupa bila je ozbiljno skeptična u vezi sa ovim informacijama. PacifiCorp je morao dodatno implementirati PowerConnect za SAP R/3 softver i Informatica PowerCenter softver kako bi pristupio ovim informacijama i integrirao ih s informacijama pohranjenim u sistemu korisničke službe.

Ako se trenutni trendovi u razvoju ruskog tržišta korporativnog softvera nastave u narednim godinama, moguće je sa velikim stepenom vjerovatnoće predvidjeti nagli porast konkurencije između zapadnih i ruskih ERP sistema, posebno onih namijenjenih srednjim i velikim preduzećima. .

ERP sistem je skup integrisanih aplikacija koje stvaraju uslove za automatizaciju poslovnih procesa preduzeća za računovodstvo, kontrolu, planiranje i analizu podataka. Rad proizvoda zasniva se na principu formiranja zajedničkog mjesta za pohranjivanje važnih korporativnih informacija u svrhu njihovog naknadnog prijenosa i obrade. Svi sektori kompanije imaju pristup takvim podacima: finansijski, proizvodni, kadrovski, planski i drugi.

Zahvaljujući centralizovanom prikupljanju informacija u svim fazama rada preduzeća, moguće je značajno optimizovati proizvodne resurse. Instaliranje ERP sistema opravdano je prisustvom korisnih funkcija:

• mogućnost formiranja planova proizvodnje i prodaje;
• optimizacija količine zaliha u skladištu i obračun obima nabavke;
• određivanje parametara po količini sirovine, uzimajući u obzir vreme potrebno za ispunjavanje plana proizvodnje;
• podrška tehnološkim procesima stvaranja proizvoda;
• distribucija proizvodnih kapaciteta za male i velike projekte;
• organizacija upravljanja i finansijskog računovodstva.

Princip izgradnje ERP sistema

Struktura ERP sistema je zasnovana na modularnom principu, koji vam omogućava da pokrijete sve značajne poslove i procesi upravljanja u preduzeću. Svaka pododjeljka je odgovorna za prikupljanje podataka u svom području i nakon toga se uključuje u zajedničku bazu podataka.

Struktura ERP sistema sastoji se od nekoliko nivoa. Na prvom od njih su osnovni elementi, na drugom - pomoćni (ili prošireni). Prema ovoj klasifikaciji, najpogodnije je predstaviti princip rada proizvoda.

Osnovni element uključuje modul upravljanja proizvodnjom:

• izrada plana korišćenja kapaciteta;
• određivanje potrebne količine sirovina i materijala;
• upravljanje zalihama u skladištu i proces nabavke.

Extended Elements je kolekcija sljedećih upravljačkih modula:

• snabdijevanje - predviđanje potražnje za proizvodima, logistika u skladištu, proizvodnji iu procesu prodaje, vođenje liste kontrastranaka;
• proizvodni ciklus - održavanje procesa od trenutka projektovanja do odlaganja;
• kadrovsko - nivo planiranja plate, sastavljanje rasporeda rada, utvrđivanje kadrovskog sastava i razrada motivacije zaposlenih;
• komunikacija sa izvođačima - marketing, upravljanje prodajom i druge CRM funkcije;
• prodaja - distribucija kanala distribucije, narudžbi, cijena i transporta;
• finansije - formiranje glavne knjige, distribucija podataka o računima obračuna sa dužnicima i povjeriocima, računovodstvo i izvještavanje.

Struktura, broj i naziv modula mogu varirati u zavisnosti od proizvođača sistema. Na zahtjev klijenta, proizvod se može implementirati samo djelomično.

Šema ERP-sistema zasniva se na kretanju dokumenata po navedenim modulima. U početku izvorni dokumenti pada na obradu kao sirove podatke u zajedničkoj bazi podataka. Nakon uzastopnog savladavanja svih faze proizvodnje konvertuju se u sledeći oblik:

• analitički izvještaji;
• dijagrami i dijagrami;
• računovodstvo finansijski izvještaji;
• prognoze i planovi za narednu godinu.

Pozitivne promjene i računati na rast profita zahvaljujući otklanjanju grešaka i automatizaciji svih radnih procesa moguće je uočiti tek nakon kvalitetne instalacije sistema, obuke osoblja i postepenog uvođenja proizvoda u proizvodne aktivnosti. Implementaciju ovih neophodnih radnji će provoditi iskusni ASAP Consulting tim.

Grupa kriterijuma "potrebe organizacije" može uključivati:

• Usklađenost sa poslovnim procesima organizacije. ERP sistem bi trebao biti u mogućnosti da se prilagodi procesima organizacije. Ovaj kriterijum određuje fleksibilnost sistema u slučaju promena u aktivnostima kompanije.
• Skalabilnost. ERP sistem bi trebao omogućiti repliciranje rješenja za nekoliko odjela ili nekoliko vrsta aktivnosti kompanije. Takođe, trebalo bi da bude u stanju da se prilagodi obimu organizacije.
• Usklađenost sa strategijom organizacije. Rad ERP sistema se odvija u dužem vremenskom periodu. Dakle, trebalo bi da pomogne implementaciji strateških planova kompanije. Izbor sistema mora se izvršiti uzimajući u obzir izglede za razvoj.
• Dostupnost industrijskih rješenja. Procesi organizacije zavise od industrije i tržišta na kojem posluje. Prilikom odabira sistema, ovi faktori se moraju uzeti u obzir.

Grupa kriterija "primijenjene tehnologije" može uključivati:

• Arhitektura softvera. U zavisnosti od potreba i mogućnosti organizacije, potrebno je izabrati odgovarajuću softversku arhitekturu ERP sistema, kao što su „servis u oblaku“, arhitektura „klijent-server“ ili „objektno orijentisana“ arhitektura.
• Tehnička arhitektura. Ovaj kriterij odabira povezan je s prethodnim. Izbor tehničke arhitekture može zahtijevati od organizacije ažuriranje komunikacionih kanala, hardvera i računarske opreme.
• Tehnologija implementacije ERP sistema. Ovaj kriterijum zavisi od provajdera usluge. U pravilu, veliki proizvođači ERP sistema nude korištenje tehnologije implementacije za svoj softverski proizvod. SAP, ORACLE, Microsoft itd. imaju takve tehnologije.

Grupa kriterija "funkcionalnost" može uključivati:

• Sastav modula. Izbor modula ERP sistema mora se vršiti u zavisnosti od trenutnih i budućih potreba organizacije. Sistem bi trebao biti u mogućnosti proširiti funkcionalnost.
• Integracija. Prilikom odabira sistema potrebno je uzeti u obzir mogućnost integracije sa postojećim sistemima upravljanja u međusobno povezanim područjima.
• vidljivost. Bitan element funkcionalnosti ERP sistema je jednostavnost interfejsa i udobnost korisnika. Prilikom odabira potrebno je voditi računa o mogućnosti prilagođavanja interfejsa potrebama korisnika.
• Usklađenost sa propisima. ERP sistem utiče na mnoge oblasti preduzeća koje su regulisane zakonom. Stoga će važan kriterij odabira biti sposobnost sistema da se prilagodi zahtjevima lokalnog zakonodavstva.

Grupa kriterijuma "podrška" može uključivati:

• ciklus podrške. Prilikom odabira ERP sistema potrebno je odrediti koliko dugo će dobavljač podržavati sistem. Da li je moguće prebaciti se na nova verzija ERP sistem, da li je moguće doraditi sistem prema potrebama organizacije.
• Dostupnost usluge podrške. U toku rada korisnici ERP sistema će uvijek imati pitanja i poteškoća. Za efikasan rad sistema važno je da dobavljač može garantovati podršku korisnika sistema.
• Iskustvo implementacije. Ovaj kriterijum se odnosi na performanse provajdera ERP sistema. Potrebno je obratiti pažnju na broj uspješnih implementacija ERP sistema od strane određenog dobavljača.

Grupa kriterijuma "trošak vlasništva" može uključivati:

• Cijena softvera. Za rad ERP sistema organizacije potrebno je kupiti licence za njegovo korištenje. Prilikom odabira potrebno je uzeti u obzir način obračuna cijene ovih licenci (na primjer, po grupi korisnika ili po radno mjesto itd.).
• Trošak hardvera. Ovisno o korištenoj arhitekturi, cijena hardvera može značajno varirati. Organizacija će možda morati da kupi serverski hardver, ažurira flotu računarskih objekata.
• Trošak usluge. Ovaj kriterijum je takođe značajan u ceni nabavke ERP sistema.
• Troškovi nadogradnje i ažuriranja. Za neke dobavljače ERP sistema, trošak nadogradnje i nadogradnje može biti jednak ili veći od cijene originalne kupovine.

Implementacija ERP sistema

Implementacija ERP sistema je obično dugotrajan i složen proces. Svaki veliki proizvođač ERP sistema razvio je vlastite tehnologije i metode implementacije. Ove tehnike se donekle razlikuju jedna od druge, ali je opći postupak u osnovi isti. Pored toga, redosled implementacije ERP sistema može varirati u zavisnosti od softverske i hardverske arhitekture ERP sistema. Ove tehnike treba uzeti u obzir pri odabiru pružaoca usluga.

Organizacija koja se odlučila za implementaciju ERP sistema mora sa svoje strane poduzeti niz radnji za uspješnu implementaciju projekta implementacije.

Ove radnje uključuju:

1. Priprema za implementaciju. U fazi pripreme organizacije potrebno je odrediti glavne ciljeve zbog kojih će se implementirati ERP sistem. Ovo će vam omogućiti da jasno razumete rezultate i očekivanja od implementacije ERP sistema. Budući da je implementacija ERP sistema prilično skup projekat, potrebno je procijeniti procijenjeni budžet koji organizacija može izdvojiti za implementaciju. Takođe, u ovoj fazi se određuje osoba odgovorna za projekat, identifikuju se ključni stručnjaci (članovi projektnog tima iz organizacije), određuje se redosled njihove interakcije.

2. Poslovna analiza. Ove aktivnosti su među najkritičnijim u cijelom projektu. Po pravilu, ERP sistem treba da radi deceniju ili više. Stoga je potrebno odrediti razvojne perspektive kako same organizacije tako i tržišta na duži period.

U ovoj fazi, organizacija treba da proceni:

• izgledi za razvoj tržišta i kompanije za nekoliko godina;
• sastav i mogućnost razvoja poslovnih procesa organizacije;
• potrebe za automatizacijom.

3. Odabir ERP sistema. Izbor sistema treba da se zasniva na trenutnim i budućim poslovnim potrebama. Prilikom evaluacije razne opcije, potrebno je voditi se gore navedenim kriterijumima (kriterijumi za odabir ERP sistema). Da biste odabrali sistem koji najviše odgovara potrebama poslovanja, preporučljivo je odabrati najmanje 3 opcije za sisteme različitih proizvođača.

4. Izbor dobavljača. Po pravilu, na tržištu postoji mnogo dobavljača istog ERP sistema. To su dobavljači ili sistemski integratori. Nude niz usluga za tehničku implementaciju ERP sistema. Prilikom odabira dobavljača ERP sistema potrebno je obratiti pažnju na njegovu specijalizaciju. Postoje tri vrste specijalizacije dobavljača.

Svaki tip dobavljača ima svoje prednosti i nedostatke:

• horizontalna specijalizacija. Ove kompanije imaju veliki broj kupaca koji rade u različitim industrijama. Po pravilu, takvi provajderi imaju razvijene usluge podrške. Međutim, njihov pristup implementaciji je „tipičan“ za sve kupce.
• vertikalna specijalizacija. Ovi dobavljači su specijalizovani za rad sa kupcima iz ograničenog broja industrija (od jedne do tri). To im omogućava da kreiraju rješenja posebno prilagođena specifičnostima industrije. Pristup implementaciji ovakvih kompanija je „skrojen“ za određenu industriju.
• specijalizacija orijentisana na kupca. Ovi dobavljači obično implementiraju ERP sistem koji odgovara potrebama kupaca. Prilikom implementacije uzimaju kao osnovu osnovnu funkcionalnost ERP sistema i modificiraju ga kako bi odgovarao uslovima poslovanja kupca. Ova opcija ima značajan nedostatak povezan s ažuriranjem sistema i stabilnošću njegovog rada.

5. Upravljanje projektima. Odgovorni za implementaciju ERP sistema i stručnjaci organizacije moraju upravljati projektom unutar kompanije. Moraju održavati plan projekta, kontrolirati vrijeme, budžet, obim posla, usklađenost sa ciljevima implementacije. Drugi važan zadatak upravljanja projektom je koordinacija interakcije zaposlenih u organizaciji sa predstavnicima dobavljača (implementacioni tim od dobavljača).

6. Testiranje. Čak i sa najviše najbolja organizacija implementacije, postoji rizik od grešaka u radu sistema. Stoga je prilikom puštanja u rad funkcionalnosti ERP sistema potrebno obezbijediti obavezno testiranje rada procesa, odjeljenja i modula ERP sistema. Najbolji način testiranja je pokretanje paralelnog rada u starom sistemu i u implementiranom ERP sistemu. Time ćete se riješiti glavnih grešaka.

7. Obuka i edukacija. Obuka zaposlenih je preduslov rad ERP sistema. U zavisnosti od složenosti sistema, može potrajati nekoliko sedmica. Prije početka obuke potrebno je da se uvjerite da je ERP sistem testiran. Jedna loša opcija je kada pružalac usluge kombinuje testiranje i edukaciju korisnika. U ovoj opciji zaposleni u organizaciji (budući korisnici sistema) djeluju kao testeri sistema.

8. Puštanje u rad. Puštanje u rad je važan momenat u procesu implementacije ERP sistema. Postoje dvije opcije za puštanje sistema u rad: pokretanje sistema odjednom u cijeloj organizaciji i fazno uvođenje. Druga opcija je poželjnija, jer. omogućava vam da postepeno prelazite na nove uslove rada. U slučaju grešaka ili problema u radu, to će biti pogođeno samo dijelom poslovanja (pojedinačni procesi ili odjeli), a ne cijela organizacija.

Glavne greške pri implementaciji ERP sistema

Implementacija ERP sistema jedan je od najsloženijih, dugotrajnijih i skupih zadataka unapređenja poslovanja. U toku implementacije uvijek se javljaju problemi i greške, u jednoj ili drugoj mjeri utičući na tajming, troškove i efektivnost projekta.

Glavne greške projekta implementacije ERP sistema su:

• loše planiranje. Za uspješnu implementaciju projekta, implementacija ERP sistema mora biti pažljivo planirana. Loše planiranje često dovodi do gubitka prioriteta, zabune sa automatizacijom procesa, lošeg razumijevanja trenutnog i budućeg stanja procesa.
• nedovoljna procjena dobavljača ERP sistema. Organizacije ne rješavaju pitanje odabira dobavljača ERP sistema. Kao rezultat toga, izbor je napravljen u korist dobavljača koji su ponudili najnižu cijenu. Često dobavljač smanjuje cijenu kako bi dobio barem jednog klijenta i za njega razradio implementaciju novog sistema. Kao rezultat toga, nakon završetka projekta može se ispostaviti da je funkcionalnost ERP sistema ozbiljno ograničena ili da sistem radi sa greškama.
• nerazumijevanje potreba. Počevši sa implementacijom ERP sistema, mnoge organizacije ne razumeju koje funkcije i module su im potrebne, koje potrebe organizacije mogu da se automatizuju kroz ERP sistem. To dovodi do toga da se uvodi mnogo nepotrebnih i neiskorištenih funkcija i modula, ili obrnuto, potrebne funkcije se primjenjuju u ograničenom obimu.
• nedovoljno razumijevanje troškova vremena i resursa. Organizacije obično potcjenjuju vrijeme i resurse potrebne za implementaciju ERP sistema. To dovodi do velikih očekivanja od sistema. Zaposleni u organizaciji počinju vjerovati da će ERP sistem za kratko vrijeme početi u potpunosti raditi i da neće zahtijevati mnogo truda za rad.
• nedostatak kvalifikovanog osoblja u implementacionom timu.Česta greška projekata implementacije ERP sistema je uključivanje jednostavnih izvođača u projektni tim. Projektni tim od strane organizacije treba da uključuje visoko kvalifikovane stručnjake ( ključno osoblje) za svaku oblast aktivnosti organizacije: finansije, menadžment, nabavka, proizvodnja, skladište itd.
• nedostatak prioriteta. Organizacije ne postavljaju prioritete za postizanje ciljeva prije pokretanja projekta. To dovodi do činjenice da tokom implementacije ERP sistema morate rješavati mnoge zadatke, neprestano se prebacujući između njih. Kao rezultat, vrijeme implementacije se povećava, pojavljuju se dodatne greške i problemi.
• zaposleni nisu obučeni. Nedovoljna ili potpuna obučenost zaposlenih čest je razlog neuspješne implementacije ERP sistema. Zaposleni ne razumiju kako se radi u sistemu i to uzrokuje odbijanje. Sistem neće biti tražen, njegova funkcionalnost će se koristiti u ograničenoj mjeri.
• potcjenjivanje tačnosti podataka. U srcu ERP sistema je obrada podataka. Dakle, tačnost i efikasnost sistema zavisiće od pouzdanosti i tačnosti podataka koji se unose u ERP sistem. Da bi se smanjile greške, potrebno je inicijalno u sistem unijeti pouzdane i tačne podatke. Zaposleni koji rade sa sistemom moraju pažljivo provjeriti podatke prije nego što ih unesu u sistem.
• korištenjem zastarjelih aplikacija. Drugi problem koji dovodi do niske efikasnosti implementacije ERP sistema je nastavak korištenja naslijeđenih aplikacija. Posao je dupliran u ERP sistemu i starim aplikacijama. Organizacije ih i dalje koriste jer platili za njihovu podršku i obnovu licenci. To dovodi do toga da prelazak na rad u ERP sistemu kasni.
• ne postoji efikasno testiranje sistema.Često, dobavljači ERP sistema nude testiranje na ograničenom broju korisnika. Takvo testiranje neće moći otkriti sve nedostatke i neće omogućiti simuliranje stvarnog opterećenja korisnika.
• nedostatak strategije održavanja i modernizacije. Ako kompanija ne razvije strategiju za održavanje i nadogradnju svog ERP sistema, onda će on brzo zastarjeti. Tehnički (hardverski) dio ERP sistema zahtijeva modernizaciju, jer vremenom, količina podataka raste i potrebna je nova računarska snaga. Softverski dio se mora stalno nadograđivati ​​u skladu sa promjenjivim zahtjevima zakonodavstva i tržišta.

Navedeni problemi implementacije su najčešći i najčešće se susreću. Pored ovih, uvijek postoje problemi specifični za svako konkretno preduzeće ili organizaciju. „Efikasan način da se izbjegnu ili minimiziraju gubici od ovakvih grešaka je pažljivo pripremiti i planirati svaku fazu projekta implementacije ERP sistema.

U prijevodu s engleskog, Enterprise Resource Planning (ERP) znači "upravljanje resursima preduzeća". ERP sistem je dizajniran za planiranje resursa kompanije potrebnih u proizvodnji, nabavci i prodaji.

Princip rada ERP sistema zasniva se na kreiranju, popunjavanju i korišćenju jedinstvene baze podataka, koja uključuje informacije neophodne za sve službe preduzeća: računovodstvo, odeljenje snabdevanja, osoblje itd.

Funkcionalnost ERP sistema se razlikuje, međutim, postoje funkcije koje su zajedničke za sve softverske proizvode:

1. Izrada planova proizvodnje, prodaje.
2. Održavanje tehnoloških specifikacija koje predviđaju operacije i resurse potrebne za proizvodnju određenog proizvoda.
3. Utvrđivanje i planiranje potreba za proizvodnjom komponenti i materijala, troškova i rokova za realizaciju plana.
4. Upravljanje nabavkom i zalihama.
5. Upravljanje proizvodnim resursima na različitim nivoima: od preduzeća ili posebne radionice do određene mašine.
6. Finansijsko upravljanje preduzećem, menadžment, računovodstvo i poresko računovodstvo.
7. Upravljanje projektima.

U poređenju sa drugima softverska rješenja ERP sistem ima niz prednosti:

• Stvaranje jedinstvenog informacionog okruženja koje uvelike olakšava i optimizuje rad odeljenja i menadžmenta.
• Mogućnost raspodjele prava pristupa između zaposlenika bilo kojeg odjela, od šefa do mlađeg menadžera odjela prodaje.
• Dostupnost širokog spektra rješenja za organizacije različitih tipova i veličina.
• Sposobnost upravljanja više divizija, preduzeća, koncerna, korporacija.
• Kompatibilan sa raznim softverskih proizvoda i platforme, visoka pouzdanost, fleksibilnost, skalabilnost.
• Sposobnost integracije sa sistemima i aplikacijama koje se već koriste u preduzeću, posebno sa sistemima za automatizaciju dizajna, kontrolu procesa, prodaju, radni tok.

Zajedno sa drugim sistemima koji automatizuju proizvodnju, ERP uvelike pojednostavljuje proces upravljanja preduzećem, alokacije resursa i planiranja prodaje.

Kada vam je potreban ERP sistem?

U prvim fazama postojanja kompanije nema posebnih potreba za automatizacijom: svi dokumenti se razvijaju pomoću konvencionalnih uredskih programa, a da bi dobio ove ili one informacije, menadžer samo treba nazvati zaposlenika. Postepeno raste broj dokumenata, broj zaposlenih, obim poslovanja, a javlja se potreba za stvaranjem skladišta i sistematizacijom podataka.

U preduzeću koje posluje bez ERP-a, svi dokumenti se često pohranjuju nasumično, što uvelike otežava upravljanje. Postoje i slučajevi kada su neki sistemi još instalirani, ali rade isključivo za određeni odjel.

Računovodstveni, kadrovski, nabavni i drugi odjeli imaju svoje baze podataka, među kojima je otežano odvijanje posla. To direktno utiče na efikasnost rada: da bi saznao ove ili one informacije u kadrovskoj službi, računovođa mora podnijeti zahtjev e-poštom ili nazvati kadrovskog službenika.

U takvim uslovima nemoguće je postići efektivno upravljanje, optimizaciju resursa čitavog preduzeća i, konačno, povećanje produktivnosti različitih odeljenja.

ERP sistem - optimalan izbor za preduzeća bilo kog obima, grupe preduzeća, firme sa geografski raspoređenim filijalama.
ERP sistem:

• Značajno ubrzava protok dokumenata između odjeljenja
• omogućava zaposleniku sa određenim pravima da dobije trenutni pristup informacijama
• omogućava efikasno upravljanje radom udaljenih filijala i zaposlenih.

Takođe, često se kao alternative nude različiti računovodstveni programi, kreirani isključivo za formiranje finansijskog i poreskog izvještavanja.

Razlikovanje ERP-a od drugih sistema je prilično jednostavno. ERP sistem:

• integriše baze podataka i zadatke SVIH odeljenja preduzeća: od računovodstva i korisničkog servisa do proizvodnje i logistike;
• može pomoći u obavljanju bilo kojeg zadatka preduzeća;
• omogućava stvaranje jedinstvenog informacionog okruženja.

Glavni zadatak ERP sistema je da optimizuje upravljanje SVIM resursima preduzeća, bez obzira u kom obliku su predstavljeni. Ovo jedan sistem, koji uključuje rješenja za računovodstvo, inženjering, odjel nabave, kadrove, skladište itd.

Tako različiti ERP-ovi

Trenutno postoje dva glavna koncepta ERP sistema. To su ERP i ERP II.

Prvi se podrazumijeva kao softver koji vam omogućava da organizirate rad poduzeća bilo koje vrste i pokriva sve proizvodne procese.

ERP II je specijalizovani sistem upravljanja koji uzima u obzir ključne karakteristike preduzeća. Razvija se uzimajući u obzir zadatke koje treba riješiti preduzeće određene veličine, vrste djelatnosti, oblika.

Postoji ogroman broj spremnih razvoj softvera specijalizovana za male firme proizvodna preduzeća kompanije koje posluju u sektoru usluga, trgovinske organizacije itd. Postoje ERP sistemi dizajnirani za jedno standardno preduzeće, kompaniju sa geografski udaljenim filijalama, pa čak i multinacionalnu kompaniju.

ERP sistemi mogu imati drugačija struktura. Konkretno, cloud ERP je nedavno stekao najveću popularnost - praktičniji, skalabilniji i lakši za korištenje za srednja i mala preduzeća.

Kako izbjeći nepotrebne troškove za ERP sistem uz online program Class365

Implementacija potpuno funkcionalnog ERP sistema u malim i srednjim preduzećima možda neće biti isplativa, kako zbog visokih troškova, tako i zbog dugog perioda implementacije.

Pomoću online programa Class365 možete automatizirati procese male kompanije i izbjeći visoke troškove. Online usluga vam omogućava da automatizujete rad skladišta, poslovnice, odnosi s kupcima. U programu ćete također moći upravljati svim finansijskim tokovima. Ovo rješenje je optimalno za veleprodajna i maloprodajna preduzeća, kompanije koje se bave pružanjem usluga, koje se bave online prodajom.

Online rješenje je korisno za menadžera, jer ne mora dodatno obučavati osoblje. Program je, uprkos širokoj funkcionalnosti, iznenađujuće jednostavan i zaposleni ga mogu sami savladati za ne više od 15 minuta. Osim toga, kompanija ne mora stisnuti ograničen budžet za kupovinu standardne licencirane aplikacije.