1. Pojam i karakteristike komunikacija.

2. Poboljšanje organizacijskih komunikacija.

3. Pojam informacije, njen značaj u procesu upravljanja.

Pojam i karakteristike komunikacija

Menadžment je proces koji osigurava da ljudi izvršavaju određene radnje, a osnova ovog procesa je komunikacija.

Problem efektivne komunikacije jedan je od ključnih u aktivnostima menadžera, jer se koriste za razmjenu poruka izraženih različitim simbolima i imaju određeno semantičko opterećenje.

Komunikacije- radi se o razmjeni informacija na osnovu koje menadžer prima podatke potrebne za donošenje odluka i dostavlja ih zaposlenima u organizaciji.

Efikasna komunikacija(odnosno onaj koji vodi do željenog tipa ponašanja adresata) ima 4 faze:

1. Osigurati pažnju adresata(obezbeđivanje spremnosti primaoca da primi informaciju). Proces komunikacije može biti prekinut već u prvoj fazi, ako pošiljalac ne može da prevaziđe konkurenciju poruka, što se podrazumeva kao istovremeni uticaj više izvora informacija na primaoca.

2. Osigurati razumijevanje suštine poruke. Mnoge komunikacije u ovoj fazi ne uspijevaju, tako da menadžer, koristeći kanale povratnih informacija, mora osigurati da podređeni razumiju suštinu poruke.

3. Prepoznavanje. Ova faza podrazumeva obezbeđivanje spremnosti primaoca da posluša (da uradi ono što se od njega traži u vezi sa primljenim obaveštenjem).

4. Akcija. Ovo je posljednja faza efikasne komunikacije. Predviđeno je izvršavanje od strane primaoca određenih radnji na osnovu prijavljenih zahtjeva. Većina efikasan način implementacija ove faze je uvjerenje podređenih u postojanje veze između ciljeva organizacije i potreba zaposlenih.

Komunikacija- ovo je proces razmjene informacija, uključujući subjekte komunikacije (pošiljaoca i primaoca), način komunikacije i objekt komunikacije (prenošene informacije).

Komunikacijske potrebe organizacije zavisi od:

Karakteristike vanjskog okruženja organizacije (njegov dinamizam, složenost, neizvjesnost)

Zadaci koje rješava organizacija (na primjer, ako je zadatak izbaciti kvalitativno novi proizvod, osvojiti nova prodajna tržišta, modernizirati proizvodnju, diverzificirati aktivnosti, tada se potreba za komunikacijama dramatično povećava);

Glavne karakteristike organizacije - obim, struktura, obim, priroda proizvoda (usluga), stepen diverzifikacije, položaj u industriji itd.

Komunikacijski mediji obuhvataju tehnička sredstva komunikacije (telefon, telefaks, teleks, pošta, e-mail), kao i kancelarijske bilješke, izvještaji, referentni i promotivni materijali.

Klasifikacija komunikacija provodi u zavisnosti od:

sredstva komunikacije;

Ciljevi i zadaci koje treba riješiti u procesu komunikacija;

Subjekti komunikacije (eksterne i interne).

♦ komunikacija između organizacije i njenog vanjskog okruženja (eksterne komunikacije)

♦ komunikacija između nivoa i odjela organizacije (interne komunikacije). To uključuje komunikaciju naviše, između različitih odjela, vođu-pidpeglia, komunikaciju između lidera i radne grupe, neformalnu komunikaciju.

Eksterne komunikacije je razmjena informacija između organizacije i njenog vanjskog okruženja. Nijedna organizacija ne postoji izolovano, već u interakciji sa svojim spoljašnjim okruženjem. Priroda i metode njene komunikacije zavise od toga koji faktori ovog okruženja (potrošači, konkurenti, državni regulatori, itd.) imaju najveći uticaj na rad organizacije i njene rezultate (slika 17.1).

Rice. 17.1. Subjekti eksternih komunikacija organizacije

Interne komunikacije su razmjena informacija između elemenata organizacije. Unutar organizacije dolazi do razmjene informacija između nivoa menadžmenta (vertikalne komunikacije) i između odjela (horizontalne komunikacije) (slika 17.2). Komunikacija između nivoa u organizacijama uključuju:

komunikacija između različitih odjela(odjeli) - organizacijama je potrebna horizontalna komunikacija. Pošto je organizacija sistem međusobno povezanih elemenata, menadžment mora osigurati da posebni elementi rade zajedno kako bi pokrenuli organizaciju u pravom smjeru. Dodatne usluge od horizontalnih komunikacija su u formiranju ravnopravnih odnosa – važna komponenta zadovoljstva zaposlenih u organizaciji;

menadžer komunikacija - podređeni je najočiglednija komponenta komunikacije u organizaciji. Neki od brojnih vrsta razmjene informacija između vođe i podređenog odnose se na ispoljavanje zadataka, prioriteta i očekivanih rezultata; obezbjeđivanje uključenosti u rješavanje zadataka odjeljenja; raspravljanje o pitanjima performansi; postizanje priznanja i nagrada u svrhu motivacije;

komunikacija između vođe i radne grupe- omogućavaju vođi da poveća efikasnost akcija grupe. Budući da svi članovi grupe učestvuju u razmjeni informacija, svi imaju priliku da razgovaraju o novim zadacima i prioritetima odjela, o tome kako treba da rade zajedno.

Rice. 17.2. Subjekti internih komunikacija organizacije

Interne komunikacije se dijele na dvije vrste komunikacija: formalno i neformalno .

Formalne komunikacije koje obezbeđuje organizaciona struktura. Pod formalnim komunikacijama podrazumijeva se razmjena informacija koja se vrši između elemenata organizacije. Dijele se na vertikalne, horizontalne i dijagonalne.

TO vertikalne komunikacije pripadaju komunikaciji od vrha do dna i odozdo prema gore, odnosno informacije se prenose od vrha do dna od rukovodstva do podređenih. Tako se zaposleni u organizaciji informišu o novim strateškim i taktičkim ciljevima, konkretnim zadacima za određeni period, promjenama pravila, uputstava.

Ako se organizacija sastoji od nekoliko odjela koji trebaju koordinirati svoje djelovanje, to ih čini da moraju međusobno razmjenjivati ​​informacije. Dakle, postoji potreba za horizontalnim komunikacijama. Ova komunikacija se odvija između osoba na istom nivou hijerarhije. Ova razmjena informacija osigurava koordinaciju aktivnosti (na primjer, između potpredsjednika marketinga, finansija, proizvodnje).

Dijagonalne komunikacije izvršeno između osoba koje su raznim nivoima hijerarhije (na primjer, između linijskih i štabnih jedinica, kada službe sjedišta upravljaju implementacijom određenih funkcija). Takve komunikacije su karakteristične i za komunikaciju između linearnih podjela, ako je jedan od njih glavni u određenoj funkciji.

Komunikacija je podijeljena u dvije velike klase: usmenu i pismenu.

Usmena komunikacija odvijaju se tokom razgovora licem u lice, grupnih diskusija, telefonskih razgovora itd., u kojima se govorni jezik koristi za prenošenje značenja. Glavna prednost verbalne komunikacije je da one pružaju trenutnu povratnu informaciju i reciprocitet u obliku verbalnih pitanja ili verbalnih ugovora, izraza lica i gestova. Usmena komunikacija (sve što pošiljalac treba da uradi je da razgovara) su telefonski razgovori, javni govor, sastanci, itd. Pozitivan aspekt takve komunikacije je ušteda vremena, pružanje dubljeg međusobnog razumevanja.

Pisana komunikacija- to su bilješke, pisma, izvještaji, zapisi itd. Uz njihovu pomoć mogu se riješiti mnogi problemi vezani za usmenu komunikaciju.

Jedan od najvećih nedostataka pisanih komunikacija je to što odgađaju povratne informacije i reciprocitet. Kada jedan menadžer šalje pisma drugom, ovo pismo mora biti napisano ili izdiktirano, odštampano, poslano, otvoreno i pročitano. Ako su informacije u pismu nerazumljive, možete potrošiti nekoliko dana da ih saznate. Naravno, pismena komunikacija ima i neke prednosti. Prilično su pouzdani: stalno registruju međusobne odnose. Pošiljalac može iskoristiti vrijeme za prikupljanje i obradu informacija.

Proces komunikacije je razmjena informacija između dvije ili više osoba.

Osnovne funkcije komunikacijskog procesa sastoji se u postizanju društvene zajednice uz zadržavanje individualnosti svakog njenog elementa.

Glavni cilj komunikacijskog procesa- obezbjeđivanje razumijevanja informacija koje su predmet razmjene, tj. poruke. Međutim, sama činjenica razmjene informacija ne garantuje djelotvornost komunikacije između ljudi koji su učestvovali u razmjeni.

Komunikacijski proces predstavlja proces kretanja informacija u lancu "pošiljalac - kanal - primalac".

Tokom razmjene informacija, osam osnovnih elemenata :

1. Pošiljalac- predajnik koji generiše ideje ili prikuplja informacije i prenosi ih. To može biti pojedinac ili grupa ljudi koji rade zajedno.

Prilikom razmjene informacija pošiljalac i primalac prolaze kroz nekoliko međusobno povezanih faza: rađanje ideje, kodiranje i odabir kanala, prijenos, dekodiranje. Razmjena informacija počinje formuliranjem ideje ili odabirom informacija.

2. Kodiranje- ovo je proces pretvaranja ideja u simbole, slike, crteže, oblike, zvukove, govor, itd. To jest, prije nego što prenese ideju, pošiljalac je mora kodirati koristeći simbole koristeći riječi, intonacije, geste (govor tijela) za to i pružiti dobre ideje za "pakovanje". Ovo kodiranje pretvara ideju u poruku.

3. Poruka- ovo je skup znakova, stvarne informacije kodirane uz pomoć znakova i prenijete primaocu. U tu svrhu se vrši čin komunikacije. Mnoge poruke se prenose u obliku jezičkih znakova. Međutim, simboli mogu biti i neverbalni, kao što su grafičke slike, gestovi, izrazi lica i drugi tjelesni pokreti.

4. Kanali za prijenos - način na koji se signal šalje od pošiljaoca do primaoca. Sofe se dijele na sredstva masovni medij i interpersonalne sofe. Pošiljalac mora izabrati kanal: prenos govora i pisani materijal, elektronskim sredstvima komunikacije, Email, video kasete i video konferencije.

5. Dekodiranje Proces kojim primalac poruke prevodi primljene znakove u određene informacije i tumači njihovo značenje.

6. Primalac- ciljnu publiku ili osobu kojoj je informacija dodijeljena i kako se ona tumači.

7. Povratne informacije- ukupnost reakcije graničnika poruke nakon upoznavanja sa njenim sadržajem. Mogu se uočiti tri glavna tipa komunikacijskih rezultata: promjene u znanju primaoca, promjene u stavovima primaoca, promjene u ponašanju primaoca poruke.

Sa stanovišta menadžera, komunikaciju treba smatrati efikasnom ako je primalac pokazao razumevanje ideje preduzimanjem radnji koje očekuje pošiljalac.

8. Povratne informacije- dio odgovora primaoca koji se šalje pošiljaocu. Karakterizira stepen razumijevanja ili pogrešnog razumijevanja informacija. Povratne informacije mogu biti verbalne i neverbalne (osmijeh, klimanje glavom, stisak ruke, negativan gest, itd.).

Poznato je da je značaj informacija i komunikacije u svim sferama ljudskog djelovanja na sadašnjoj fazi je u stalnom porastu, što je povezano sa promenama u socio-ekonomskoj prirodi, pojavom najnovijih dostignuća u oblasti inženjerstva i tehnologije, rezultatima naučnih istraživanja.

Svima su potrebne informacije: upravljačke strukture, timovi preduzeća, javne organizacije itd. Nemoguće je osloniti se samo na intuiciju, na svoje životno i praktično iskustvo. Neophodno je primati i savladavati sve šire informacije koje pomažu u rješavanju novih problema.

Ovaj rad se bavi informiranjem i komunikacijom – nečim u čemu svi svakodnevno sudjeluju, ali samo rijetki to rade na dovoljno dosljedan način. Gotovo je nemoguće precijeniti važnost komunikacija u menadžmentu. Gotovo sve što lideri rade kako bi pomogli organizaciji da postigne svoje ciljeve zahtijeva efikasnu komunikaciju. Ako ljudi ne mogu dijeliti informacije, jasno je da neće moći raditi zajedno, formulirati ciljeve i postići ih. Međutim, kako će kasnije postati jasno, komunikacija je složen proces koji se sastoji od međusobno zavisnih koraka. Svaki od ovih koraka je neophodan kako bi naše misli bile razumljive drugoj osobi. Svaki korak je tačka u kojoj, ako smo nepažljivi i ne razmišljamo o tome šta radimo, smisao može biti izgubljen.

Informacije - to je samo vanjska manifestacija komunikacije, njen rezultat. Informacija ima centralnu ulogu u ljudskom komunikacijskom postojanju i djeluje kao sredstvo komunikacije.

Telefon, pisaća mašina i telegraf nisu se mijenjali stotinama godina. Mehanizacija ustanova počela je u drugoj polovini 19. vijeka. Međutim, u to vrijeme olovka i papir ostali su glavni alati činovničkog rada. Dolaskom 20. veka, brojni mehanizovani uređaji zauzeli su svoje čvrsto mesto u institucijama: Morzeov telegrafski kod, Belov telefon, diktafon i Edisonova pisaća mašina.

Prvih 50 godina prošlog veka dalo je svetu pisaću mašinu, govornicu, telegrafsku mašinu, električnu pisaću mašinu, fotokopir aparat, mašinu za sabiranje, kalkulator, kasetofon, malu štampariju, opremu za obradu informacije o bušenim karticama i još mnogo toga.

Svi ovi izumi su povećali komunikaciju između institucija i povećali broj "bijelih okovratnika" koji rade u kancelarijama.

Do sredine 1960-ih, kako bi se olakšao rutinski rad kao što je obrada podataka o platnom spisku, izdavanje čekova, uzimanje inventara i kontrola računa, većina velike kompanije počeli su da se koriste kompjuteri. Počeli su se pojavljivati ​​daljinski terminali, čiji je sastavni dio bila tastatura ili teletip.

Do kasnih 1960-ih i ranih 1970-ih, na tržištu se pojavilo mnoštvo jeftinih fotokopirnih uređaja, miniračunara, elektronskih prekidača i procesora teksta, a do kasnih 1970-ih pojavio se mikroračunar.

Tokom 1980-ih, uspon informacione tehnologije značio je da je sve manje kancelarija nastavilo da radi bez personalnih računara (PC), faks mašina (faksova), sofisticiranih mašina za fotokopiranje (kopir aparata), e-pošte i specijalizovanih telefonskih sistema.

U principu, kancelarija se nije promijenila.

Antropolog koji posjeti modernu kancelariju vidio bi otprilike istu sliku kao prije 50 godina. Skrenuo bi pažnju na činjenicu da su ljudi zauzeti:

Čitanjem;

Napišite nešto na papiru;

Parsirati i sortirati poštu;

međusobno komunicirati - lično ili telefonom;

Print;

Izvršite proračune na kalkulatorima;

Diktirajte;

Oni arhiviraju dokumente, vade fascikle iz masivnih metalnih ormara.

Međutim, sa pojavom kompjutera u školama 70-ih godina, većina ljudi na tastaturu gleda kao na jedno od oruđa kancelarijskog rada, koje koriste ne samo sekretarice, daktilografi i administrativni radnici.

Danas računare, pisaće mašine i procesore teksta koriste i žene i muškarci. Sada je kompjuter u kancelariji ili kod kuće normalan kao telefon prije trideset godina. Mnogi računari su moćni uređaji punjeni programima za inženjere, naučnike i menadžere kompanija. Svakom preduzeću ili organizaciji potrebni su računari za proračune, obradu podataka, planiranje, internu komunikaciju.

U ranim danima kompjutera, većina njih je bila dizajnirana za jednu svrhu. Sada su multifunkcionalni. Osim obrade tekstualnih informacija, pomoću kompjutera možete proučavati situaciju na berzi, rezervirati avionske karte. Terminal brokera zamenio je telegraf, uređivač teksta- pisaću mašinu.

Evolucija pisaće mašine trajala je više od sto godina. Evolucija personalnog računara trajala je manje od jedne decenije.

predindustrijski

Industrial

Informativno

Sada živimo u informatičkom dobu. Predindustrijska i industrijska era u potpunosti su zavisile od kvaliteta rada zaposlenih, bez upotrebe metoda sistematskog planiranja ili složene tehnologije. U uredu industrijskog doba ljudi su služili strogom proizvodnom sistemu i njegovim mašinama. U današnjem informatičkom dobu, kancelarijski rad kombinuje sisteme i opremu kako bi zadovoljio potrebe zaposlenih i njihovih kupaca.

Informacije su od velikog značaja za interno upravljanje firmom i njene eksterne kontakte, a posebno za donošenje odluka, one su ograničen i skup resurs za proizvodnu delatnost firme.

Odnos informacija sa ciljevima i odlukama prikazan je u tabeli. jedan .

Tabela 1

Odnos između prirode informacije i kompletnosti rješenja

U sistemima sa podjelom rada pojedinci nemaju iste informacije i stoga je njihova razmjena ili komunikacija neophodna. Idealizirani informacijski proces može se predstaviti dijagramom na sl. jedan

Rice. 1. Šema informacionog procesa

Centralni zadatak je poboljšati svijest donosilaca odluka. Stepen svijesti je omjer stvarnog nivoa informacija i potrebnog. Potreba za informacijama je razlika između to dvoje. Pomoćni kriterijumi za davanje informacija su:

Količina informacija (potpunost);

Njegova važnost;

Preciznost;

Pouzdanost;

Jasnoća (npr. odsustvo semantičkih grešaka);

Relevantnost;

Fleksibilnost;

Ekonomska efikasnost informacionog procesa (odnos dobiti od informacija i troškova iste);

Računovodstvo sigurnosti informacija.

Informaciona tehnologija je prilično raznolika. Prilikom njihovog odabira treba uzeti u obzir:

Kada, koliko često, koliko dugo se uspostavlja veza;

Ko koga kontaktira;

Kako su učesnici povezani ("zvijezda", "krug", "točak", "lanac", "selektor");

Šta je predmet i kako se izvodi.

Klasifikacija informacione tehnologije prikazano na sl. 2.

Od čitavog obilja kompjuterskih informacionih sistema, dalje se razmatraju dva tipa:

Upravljački informacioni sistemi (MIS - upravljački informacioni sistem),

Sistemi za podršku odlučivanju (DSS - sistem za podršku odlučivanju).

U MIS-u se podaci prikupljaju, obrađuju i prezentuju menadžeru na način koji osigurava operativni menadžment. Glavne komponente MIS-a su baza podataka, kompjuterski sistem i oblik u kojem se podaci distribuiraju.

Fig.2. Klasifikacija informacionih tehnologija

Primjeri informacija koje se generiraju u bazama podataka su cijene, izlaz, brzina, broj narudžbi, dostupnost resursa i tokovi rada. Za MIS je bitno da baze podataka sadrže pravu količinu i pravu vrstu ispravnih, visokokvalitetnih informacija. Ove informacije moraju biti pažljivo organizovane.

Računar u MIS-u obrađuje podatke i generiše informacije za različite odjele firme. To je osnova za formiranje modela upravljačke odluke i same odluke. Izgradnja modela ostaje kreativan proces.

DSS se razlikuje od MIS-a po tome što je menadžer obično interna komponenta DSS-a, a ne eksterna komponenta kao u MIS-u. Drugim rečima, menadžer je u interakciji sa kompjuterskim informacionim sistemom na način da donosi odluke u iterativnom procesu. Shodno tome, DSS često integriše ekonomske i matematičke modele kao primarne elemente sistema sa kojima je donosilac odluka u interakciji (Tabela 2).

Na dijagramu na sl. 3 prikazuje tokove informacija interakcije između menadžera i DSS računarskog sistema, koji se obično nazivaju analizom „šta ako....?“. Kompjuter generiše rezultate na ekonomsko-matematičkom modelu, a menadžer ga pita: "Šta se dešava ako se nešto promeni u modelu?" (na primjer, ciljevi, troškovi, njihova struktura, itd.). Menadžer također može modelirati moguća rješenja i procijeniti potencijalne rezultate.

Razlike između MIS-a i DSS-a

MIS	DSS
Akcenat je stavljen na strukturiranje zadataka sa unapred definisanim standardnim procedurama, pravilima za njihovo rešavanje i tokovima informacija.	Naglasak je na rješenjima Kompjuterska struktura i analitička pomoć su važni, ali su procene menadžera važnije.
Prednost leži u smanjenju troškova, potrebnog vremena, broja osoblja za održavanje itd.	Korist je u proširenju dometa i mogućnosti kompjuterizacije procesa odlučivanja kako bi se menadžeru pomoglo da poveća svoju efikasnost.
Uticaj na donošenje odluka menadžera je indirektan, jer omogućava pristup potrebnim podacima	Utjecaj na menadžera je stvaranje potrebnih alata pod njegovom direktnom kontrolom, što nije pokušaj automatizacije procesa odlučivanja, predodređivanja ciljeva i pritiska na donošenje odluke.

Dodatni aspekt DSS-a je interakcija između njegovih sastavnih delova. Na primjer, odluke o zalihama ne utiču samo na proizvodnju, već i na marketing, distribuciju i troškove. Tokovi informacija osiguravaju razvoj "kooperativnog" rješenja.

Odluke direktora ne znače kraj rada DSS. Oni i njihove posljedice u vidu povratnih informacija daju dodatne podatke u bazi podataka. Dakle, idealan DSS je dinamički sistem sa kontinuiranim ažuriranjem podataka.

Razvoj takvih sistema su ekspertni sistemi. To su kompjuterski programi koji uključuju baze znanja o određenim problemima i mehanizme za interakciju elemenata tih baza – zapravo inteligentni DSS.

Poređenje DSS i ekspertnih sistema dato je u tabeli. 3.

Poređenje DSS i Ekspertnog sistema

Karakteristično	DSS	Ekspertni sistem
Ciljevi	Pomozite donosiocu odluka	Play Tips
Ko donosi odluke	donosioca odluka i/ili sistema	Sistem
Primarna orijentacija	Donošenje odluka	Prezentacija stručnosti i savjeta
Glavni pravac intervjua	Donosilac odluke intervjuiše automobil	Mašina intervjuiše donosioca odluke
Priroda odredbe	Pojedinac, grupa, organizacije	Pojedinačno ili grupno
Metode upravljanja podacima	Numerički	Simbolično (uglavnom)
Karakteristike problematičnih područja	složena, široka	Usko
Vrste problema koji se proučavaju	Posebno, jedinstveno	ponavljajući
Sadržaj baze podataka	Factual Knowledge	Procedure i dokazi
Sposobnost izvođenja zaključaka o uzrocima	Nedostaje	Postoje ograničenja
Sposobnost objašnjenja	Ograničeno	Postoji

Baza znanja uključuje veliku količinu znanja o problemima pohranjenim u sistemu. Istraživači smatraju da je korištenje ovog korpusa znanja efikasnije od korištenja posebnih procedura odlučivanja. Ekspertski sistemi su konsultanti za donošenje odluka jer sadrže činjenice, znanja i pravila koja su u interakciji u problematičnoj oblasti.

Primer opšte strukture sistema ekspertske klasifikacije zasnovanog na pravilima prikazan je na sl. 4.

Rice. 4. Struktura informacija u sistemu klasifikacije stručnjaka

Prednosti rada sa stvarnim znanjem i sposobnosti ekspertskih sistema dalje dovode do stvaranja i upotrebe sistema sa veštačkom inteligencijom.

Centralna tačka veštačke inteligencije je upotreba više heuristika (ili pravila nabrajanja) nego algoritama za obradu informacija. Heuristika uključuje instrukcije, uvjerljive argumente ili pravila nabrajanja za donošenje odluka i na taj način odražava ljudsko ponašanje preciznije od algoritama.

Još jedna važna karakteristika sistema veštačke inteligencije je da oni rade na simbolima kao i na brojevima.

Ekspertski sistemi sa veštačkom inteligencijom koriste se u planiranju, upravljanju proizvodnjom, održavanju opreme, odnosno u oblastima u kojima se upravljačke odluke ne mogu u potpunosti zasnivati ​​na algoritmima.

Komunikacija se odnosi na razmjenu informacija između dvije ili više osoba. Menadžeri troše 50 do 90% svog vremena na komunikaciju. Ovo izgleda nevjerovatno, ali postaje jasno kada se uzme u obzir da menadžer to čini kako bi ispunio svoje uloge u međuljudskim odnosima, razmjeni informacija i procesima donošenja odluka, a da ne spominjemo menadžerske funkcije planiranja, organiziranja, motiviranja i kontrole. Upravo zato što je razmjena informacija ugrađena u sve glavne vrste aktivnosti upravljanja, komunikaciju nazivamo procesom povezivanja.

Iako je općepriznato da je komunikacija ključna za uspjeh organizacija, istraživanja su pokazala da 73% američkih, 63% britanskih i 85% japanskih rukovodilaca smatra komunikaciju glavnom preprekom djelotvornosti njihovih organizacija. Ova istraživanja pokazuju da je neefikasna komunikacija jedno od glavnih područja zabrinutosti.

Menadžer mora razumjeti velike količine informacija, među kojima ima informacija koje ne utiču na proces upravljanja. Razmjena informacija koja utiče na proces upravljanja naziva se efektivna komunikacija. Efikasan menadžer je onaj koji je u stanju da brzo izabere efektivne iz opšteg toka komunikacija, tj. korisno za proces upravljanja.

Počnimo s analizom komunikacijskog procesa u organizacijama.

Sa sadašnjim i potencijalnim kupcima komuniciraju putem reklamnih i drugih promotivnih programa. U oblasti odnosa s javnošću prioritet se daje stvaranju određenog imidža, „imidža“ organizacije na lokalnom, nacionalnom ili međunarodnom nivou. Organizacije moraju poslušati državna regulativa i da završi dugačke pisane izvještaje u vezi s tim. U svojim godišnjim izvještajima, svaka kompanija daje informacije o finansijama i marketingu, kao i informacije o svojoj lokaciji, mogućnostima za karijeru, beneficijama itd. Ovo je samo nekoliko primjera različitih načina na koje organizacija može odgovoriti na događaje i faktore u svom vanjskom okruženju. Diskusije, sastanci, telefonski razgovori, beleške, video kasete, izveštaji itd. koji kruže unutar organizacije često su odgovor na prilike ili probleme koje stvara spoljašnje okruženje.

Informacije se kreću unutar organizacije od nivoa do nivoa unutar vertikalnih komunikacija. Može se prenositi nizvodno, tj. sa viših nivoa na niže. Tako se podređeni nivoi rukovodstva informišu o tekućim zadacima, promjenama prioriteta, konkretnim zadacima, preporučenim procedurama itd. Pored razmjene na niže, organizaciji je potrebna komunikacija naviše. Prenos informacija sa nižih nivoa na više nivoe može imati značajan uticaj na performanse.

Koordinacija zadataka i aktivnosti između više organizacionih jedinica zahtijeva razmjenu informacija između njih. Stoga se tokovi informacija uspostavljaju između odjeljenja horizontalno. Tako se koordiniraju aktivnosti radnih grupa na kontroli troškova, raspodjeli resursa, novim metodama proizvodnje i marketingu proizvoda. Šefovi različitih odjela međusobno se obavještavaju o napretku implementacije nova tehnologija. Osim koordiniranja djelovanja, horizontalne komunikacije doprinose uspostavljanju ravnopravnih odnosa između odjela, što se pozitivno odražava na rad cijele organizacije.

Možda najočitija komponenta komunikacije u organizaciji je odnos između vođe i podređenog. Istraživanja su pokazala da se 2/3 ove aktivnosti odvija između menadžera i rukovođenja.

Neki od brojnih vrsta razmjene informacija između vođe i podređenog odnose se na pojašnjenje zadataka, prioriteta i očekivanih rezultata; obezbjeđivanje uključenosti u rješavanje zadataka odjeljenja; raspravljanje o pitanjima performansi; postizanje priznanja i nagrada u svrhu motivacije; unapređenje i razvoj sposobnosti podređenih; sa prikupljanjem informacija o nastanku ili problemu iz stvarnog života; obavještavanje podređenog o nadolazećoj promjeni; kao i primanje informacija o idejama, poboljšanjima i prijedlozima.

Budući da su podređeni ujedinjeni u radne grupe, komunikacija menadžera sa njima je važna komponenta za postizanje efektivnosti menadžmenta. Učešće u razmjeni informacija svakog člana radna grupa omogućava vam da razvijete ispravniji odnos između grupe i vođe, a lidera - da aktivnije uključite podređene u poslove organizacije.

Organizacije se sastoje od formalnih i neformalnih komponenti. Kanal neformalnih komunikacija može se nazvati kanalom za širenje glasina. Glasine „lebde oko mašina za rashlađenu vodu, u hodnicima, u menzama i na bilo kojem drugom mjestu gdje se ljudi okupljaju u grupama“. Budući da se informacije prenose mnogo brže kanalima glasina nego formalnim kanalima komunikacije, rukovodioci koriste prve za planirano curenje i širenje određenih informacija ili informacija „samo između nas“. Informacije koje se prenose neformalnim kanalima komunikacije, tj. glasine su često tačne, a ne iskrivljene. Prema Davisovom istraživanju, 80-99% glasina su tačne u smislu konzistentnih informacija o samoj kompaniji. On, međutim, smatra da nivo tačnosti ne može biti tako visok kada su u pitanju lične ili emocionalno nabijene informacije. Nadalje, bez obzira na točnost, “sve ukazuje na moć glasina, bilo da je njihov utjecaj pozitivan ili negativan”.

Tipične informacije koje se prenose kanalima glasina:

Predstojeće smanjenje proizvodnih radnika;

Nove mjere za zakašnjele obavijesti;

Promjene u strukturi organizacije;

Predstojeći potezi i promocije;

Detaljan prikaz spora između dva lidera na posljednjem sastanku;

Ko se sa kim zabavlja posle posla.

Dani profesija kao što su daktilograf, službenik zadužen za evidentiranje informacija, obračun plata, izdavanje računa su odbrojani. Promjene utiču na nekoliko oblasti:

Posao sekretarice, čiji je jedini zadatak bila obrada teksta (tj. trebalo je biti u stanju uzeti stenografiju, "pročitati" tekst na traci, a zatim ga dešifrirati zapisujući na pisaćoj mašini ili kompjuteru).

Tri komponente (stenografija, vođenje evidencije, kucanje) koje su ispunjavale stalno zaposlenu sekretaricu prije jednog stoljeća brzo nestaju. Autor kuca sopstveni tekst, a mogućnost elektronskog skladištenja dokumenata učinila je ove tri veštine nepotrebnim.

Administrativni radnici, čiji je jedini posao bio unos podataka u papirne izvještaje, praktično su nestali. Mašine su preuzele mehanički rad u svakom aspektu kancelarijskog života.

Struktura kompanija je donekle pojednostavljena. Pozicije informacionih menadžera su potpuno nestale. Iako prije samo nekoliko godina, kada Izvršni direktorželeći da sazna najnovije cifre o izvozu ili uvozu, ili o broju fakultetski obrazovanih zaposlenih u kompaniji, morao je kontaktirati menadžera za informacije, čija se kancelarija nalazi nekoliko spratova ispod. Sada je dovoljno pritisnuti nekoliko tipki za prikaz najnovijih podataka.

Međutim, ako menadžer želi što produktivnije iskoristiti svoje radno vrijeme, ipak mu je potreban pomoćnik. Unatoč činjenici da je vrijeme koje menadžer provodi na mnogim rutinskim poslovima smanjeno ili delegirano na druge ljude, i dalje ostaje monoton posao koji ne zahtijeva visoke kvalifikacije i posebne menadžerske vještine. Stoga se pisanje ili sastavljanje dugačkih dokumenata može povjeriti sekretaru, kao i naknadna distribucija takvih dokumenata.

Nova tehnologija omogućava sekretaricama i administrativnim radnicima da preuzmu neke od odgovornosti menadžera. Sekretar ili administrator postaje još važnija veza između menadžera i drugih dijelova sistema – to je već sveprisutno u ručnim sistemima organizacija. Sa unapređenjem računara i softvera sekretar ili administrator, kao što je često slučaj u modernim kancelarijama, postepeno postaju prvi koji brže savladavaju složenost i karakteristike novih sistema od menadžera.

Kako sve više administrativnih radnika prihvaća nove tehnologije koje se stalno poboljšavaju, njihova uloga se mijenja. Sa proširenjem znanja o kompjuterskim sistemima za administratore otvaraju se novi horizonti rada.

Administrativni radnici moraju posjedovati poznavanje kompjuterskih grafičkih paketa, računovodstvenih programa, vještine instaliranja novih programa i ažuriranja baza podataka.

Kompjuterski dizajn prezentacijskog materijala, kombinacija grafike i teksta na ekranu, odgovornost za izvršavanje programa za menadžere, kontrola i traženje informacija u bazi podataka – svi ovi zadaci mijenjaju ulogu administratora ili sekretara u kancelariji.

Neki velike organizacije po složenosti stavljaju posao sekretarice u isti nivo sa radom srednjeg menadžera. Moderna tehnologija zamjenjuje ogromnu količinu tradicionalnih tajničkih ili administrativnih dužnosti.

Uz pomoć savremene opreme menadžerima je mnogo lakše voditi dnevnik (u kojem se bilježe poslovni sastanci i planiraju događaji), komuniciraju sa zaposlenima u kompaniji (zahvaljujući e-mailu), sastavljaju dopise, pisma i izvještaje.

Zašto vam je onda uopšte potrebna sekretarica - da li je to zaista samo za odgovaranje na telefonske pozive?

Za većinu nas kancelarija će završiti na lokaciji koju sami odaberemo. Savremeni menadžer ima mogućnost da radi bilo gde, čineći svoju kancelariju mobilnom. Prijenosne radne stanice, računari, "laptopovi" - sve je to učinilo kancelarijske informacione sisteme pristupačnijim, jeftinijim i efikasnijim za rad sa skoro bilo kog mesta.

Prenosne računarske radne stanice prevazišle su ograničenje mobilnosti. Sada nema potrebe da se svi zaposleni okupljaju na jednom mjestu u isto vrijeme. Kancelarija može biti bilo gde - kod kuće (rad na daljinu), kod klijenta, u hotelu, u vozu, pa čak i u avionu - gde god da se zaposleni nalazi.

Elektronski komunikacijski alati, preko kojih zaposleni u kompaniji mogu kontaktirati sjedište, povećavaju mobilnost poslovnog prostora, omogućavajući ljudima da budu locirani gotovo bilo gdje, prikupljajući, pohranjujući i prenoseći informacije koje su im potrebne.

Najnovija sredstva elektronsko-optičke komunikacije omogućila su kombinovanje teksta i slike i održavanje poslovnih sastanaka i konferencija.

Telekonferencija znači uštedu vremena i novca potrošenog na poslovna putovanja ili održavanje skupih zgrada i objekata. Stoga je efikasnost konferencija i sastanaka, koji se i dalje tradicionalno održavaju, znatno povećana.

Svi znamo kako se koristi telefon i znamo da sada nema potrebe da idemo u drugu kancelariju da pišemo ili diktiramo pismo, čitamo prepisku ili pronađemo nešto u fascikli. Posao više nije povezan sa protokom papira koji prolazi kroz neki sto, već je povezan samo sa određenim zaposlenim. Stoga, može organizirati svoje vrijeme na način koji mu odgovara, određujući kada i gdje će raditi ovaj ili onaj posao.

Svi ovi faktori objašnjavaju potrebu za sekretarom ili administratorom u glavnoj kancelariji kompanije koji bi „držao opsadu“ – Da je 60-ih menadžer ili sekretar mogao komunicirati preko interfona sa svim kancelarijama kancelarije, ko bi 90-ih tvrdite da se menadžer ne može locirati kilometrima od kancelarije i nastaviti da upravlja radom organizacije?

Upotreba savremenih tehnologija usmjerena je na uvođenje „bez papira“ metoda rada. Uobičajena je zabluda da menadžeri provode većinu svog radnog vremena na poslovnim sastancima i telefonskim razgovorima.

Sa razvojem moderna tehnologija i njegovu implementaciju u rad ureda, ne samo da pohranjujemo informacije u elektronskom ili digitalnom obliku, već čuvamo i papirne kopije. Tako je količina pohranjenih informacija udvostručena, metalni ormarić sa masivnim fasciklama je na istom mjestu! Era rada „bez papira“ tek dolazi. Otpor ljudi prema usvajanju 100% elektronskog uredskog okruženja se nastavlja. Zaista, pohranjivanje svih informacija na tvrdi disk vas ne štedi od dolazne papirologije. Tehnologija još nije dostigla nivo koji bismo želeli. Mislimo da znamo šta želimo, ali tehnologija još nije u stanju da u potpunosti zadovolji naše potrebe.

Informacijska tehnologija nam omogućava postizanje sljedećih ciljeva:

1. Smanjite vrijeme potrebno za primanje informacija (odnosno minimizirajte kašnjenja u prijemu informacija zbog njihove moguće nedostupnosti, zbog pošte, zbog slanja informacija na pogrešnu adresu ili jednostavno zbog odmora u kompaniji).

2. Uklonite suvišan i ponavljajući posao (nepotrebni zadaci kao što su prekucavanje i zamorno sortiranje i traženje dokumenata).

Optimizirajte korištenje ljudskih resursa (za zadatke koji zahtijevaju obrazloženje, inicijativu, evaluaciju).

Stoga se iz ovog rada mogu izvući sljedeći zaključci.

Važnost informacija i komunikacije u sadašnjoj fazi stalno raste. Vrijeme i tehnološki napredak diktiraju svoja pravila, koja se moraju prihvatiti. Naučno-tehnološki razvoj, stalne promjene u političkom i ekonomskom okruženju tjeraju menadžere da primjenjuju sve nove i naprednije tehnike u svom radu vezanom za informacije i komunikacije.

Svakodnevno se susrećemo sa tokovima informacija i komunikacijskim procesima, a kako samo rijetki to rade na koordiniran način, kao što je ranije spomenuto, iz dana u dan raste aktuelnost proučavanja ovog problema.

Znanje i sposobnost pravilnog korištenja svih komunikacijskih tehnika u velikoj mjeri pomaže menadžeru da se približi rješavanju glavnog zadatka menadžmenta – ostvarivanju profita.

Također možete izvući sljedeće zaključke:

1. Implementacija komunikacija je proces povezivanja neophodan za bilo koju važnu upravljačku akciju.

2. Komunikacija je razmjena informacija između ljudi.

3. Između organizacije i njenog okruženja, između viših i nižih nivoa koji se nalaze, između podjela organizacije, neophodna je razmjena informacija. Menadžeri komuniciraju direktno sa podređenima, bilo pojedincima ili grupama. Postoje i glasine - kao neformalni informacioni sistem.

4. Glavni elementi komunikacijskog procesa su pošiljalac, poruka, kanal i primalac.

5. Koraci procesa - razvoj ideje, kodiranje i odabir kanala, prijenos i dekodiranje.

6. Povratna informacija, tj. reakcija primaoca, koja pokazuje da li je prenesena informacija razumljiva ili ne, pomaže da se savlada šum.

7. Buka u informacionom sistemu je ona koja iskrivljuje značenje zbog razlika u jeziku, razlikama u percepciji i fizičkim interakcijama.

8. Razlike u percepciji su uobičajena prepreka razmjeni informacija jer ljudi reaguju samo na ono što percipiraju. Ako imaju različite sisteme vrijednosti i preferencije, vjerojatnije je da će drugačije percipirati i interpretirati informacije.

9. Semantička neslaganja, tj. neusklađenost između načina na koje se riječi koriste i njihovog značenja uobičajena je prepreka u razmjeni informacija koristeći riječi kao simbole.

10. Neverbalni znakovi mogu otežati komunikaciju ako su u suprotnosti sa značenjem riječi.

Loše povratne informacije i loše slušanje ometaju efikasnu komunikaciju.

Vođa može povećati efikasnost međuljudskih razmjena razjašnjavajući ideje kako ih prenijeti, uzimajući u obzir moguće razlike - semantiku i percepciju - uvodeći značenje jezika položaja, gestova i intonacija, podstičući formiranje povratnih informacija.

Uobičajene prepreke komunikaciji u organizacijama su filtriranje loših vijesti od strane kolega, preopterećenost informacijske mreže i loša organizacijska struktura.

Komunikacija unutar organizacije može se poboljšati uspostavljanjem sistema povratnih informacija, upravljanjem tokovima informacija, preduzimanjem upravljačkih radnji za promoviranje komunikacije uzvodno i nizvodno, primjenom sistema za prikupljanje prijedloga, štampanjem informativnog materijala za korištenje unutar organizacije i primjenom napretka moderne informacione tehnologije.

Informacijska tehnologija ima i pozitivne i negativne strane. S obzirom na to, u narednim decenijama posao menadžera može postati jednostavniji ili komplikovaniji.

Da biste postali uzorno "lice" kompanije, potrebno je unaprijediti svoje ponašanje u komunikacijskim procesima i sposobnost analiziranja informacija, korištenje najprikladnijih metoda komunikacije. Znati sve prednosti i slabosti svake tehnike koja se koristi u komunikacijskim procesima.

1. Antanovskiy T.R., Baldin L.V. itd. Osnove preduzetništva. Dictionary reference. M., 2002

2. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Menadžment: osoba, strategija, organizacija, proces. M., 2005

3. Glukhov V.V. Osnove menadžmenta. M., 2000.

4. JD Daniels, Lee H. Radeba International Business. M., "Case LTD", 2000

5. Douglas Coulter “Kulturne razlike i menadžment”// Problemi teorije i prakse menadžmenta 1999. br. 3

6. Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Osnove menadžmenta: Per. sa engleskog-M.: “Delo”, 2002. - str. 165-193.

7. Naribaev K.N., Dzhumambaev S. Menadžment: Tutorial. –Almati. 1999

8. Pocheptsov G. Odnosi s javnošću, ili kako uspješno upravljati javnim mnijenjem. M., 2003.

9. Praktična psihologija za menadžere. M.: Inform.- ur. kuća "Filin", 2006

10. Rozanova V.A. Psihologija menadžmenta. - M .: Poslovna škola CJSC "Intel-Sintez", 2004

11. Philip Kotler "Osnove marketinga". M., "Poslovna knjiga", 2003

12. Yakovleva O.N. Menadžment u društvenim - ekonomskih sistema. Tutorial. GAU, 2005

Glukhov V.V. Osnove menadžmenta. M., 2000. str.6

Praktična psihologija za menadžere. M.: Inform.- ur. kuća "Filin", 2006. str.124

Antanovsky T.R., Baldin L.V. itd. Osnove preduzetništva. Dictionary reference. M., 2002, strana 243

Antanovsky T.R., Baldin L.V. itd. Osnove preduzetništva. Dictionary reference. M., 2002, strana 204

Philip Kotler Osnove marketinga. M., "Poslovna knjiga", 2003, str.301

Yakovleva O.N. Menadžment u društveno-ekonomskim sistemima. Tutorial. GAU, 2005, strana 74

Philip Kotler Osnove marketinga. M., "Poslovna knjiga", 2003, str.398

Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Osnove menadžmenta: Per. sa engleskog-M.: “Delo”, 2002, 168 str.

Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Osnove menadžmenta: Per. sa engleskog-M.: “Delo”, 2002, 172 str.

Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Osnove menadžmenta: Per. sa engleskog-M.: "Slučaj", 2002, 175 str

Rozanova V.A. Psihologija menadžmenta. - M.: Poslovna škola CJSC "Intel-Sintez", 2004, str.38

Upravljanje informacijama i komunikacijama projekta (Project Communications Management)

Pružanje informacija učesnicima i projektnim procesima uključuje kanale komunikacije, akumulaciju podataka, razmjenu i ažuriranje podataka, održavanje baze podataka, distribuciju informacija potrošačima. Upravljanje informacijama osigurava obezbjeđivanje, evaluaciju, obradu, praćenje, analizu informacija, tokovi informacija tokom životni ciklus projekat.

Komunikacija i srodne informacije svojevrsni su temelj za koordinaciju djelovanja učesnika u projektu.

Ispod informacije razumiju prikupljene, obrađene i distribuirane podatke. Da bi bile korisne za donošenje odluka, informacije moraju biti dostavljene na vrijeme, kako je predviđeno iu prikladnom obliku. Ovo se rješava korištenjem savremenih informacionih tehnologija u sistemu upravljanja projektima.

Upravljanje projektnim komunikacijama (upravljanje interakcijama, informativne veze) - funkcija upravljanja koja ima za cilj da osigura pravovremeno prikupljanje, generisanje, distribuciju i skladištenje potrebnih informacija o projektu.

Upravljanje komunikacijama Projekat uključuje sljedeće procese:

Planiranje komunikacije(Planiranje komunikacija) - određuje informacijske i komunikacijske potrebe projektnog tima (kome, kada i koje informacije su potrebne).

Distribucija informacija(Distribucija informacija) - pravovremeno pružanje potrebnih informacija učesnicima projekta.

Izvještavanje o učinku(Izvještavanje o učinku) - prikupljanje i širenje informacija o napretku projekta.

Administrativni završetak(Administrativno zatvaranje) - priprema, prikupljanje i distribucija informacija i materijala za službeni završetak faze ili projekta.

Glavni potrošači informacija o projektu su:

Menadžer projekta - analizirati neslaganja između stvarnih pokazatelja učinka i planiranih i donijeti odluke o projektu.

Kupac - biti svjestan napretka projekta.

Dobavljači- ako postoji potreba za materijalom, opremom i sl. neophodnim za obavljanje poslova.

Dizajneri - po potrebi izvršiti izmjene projektne dokumentacije.

Direktni izvršioci radova.

Sadržaj upravljanja projektnim komunikacijama. Upravljanje projektnim komunikacijama pruža podršku komunikacijskom sistemu (interakcija) između učesnika u projektu, prijenosu upravljačkih i izvještajnih informacija u cilju osiguranja postizanja ciljeva projekta. Svaki učesnik projekta mora biti pripremljen za interakciju unutar projekta u skladu sa svojim funkcionalnim odgovornostima.

Upravljanje komunikacijama uključuje sljedeće procese.

Planiranje komunikacijskog sistema - utvrđivanje informacionih potreba učesnika u projektu (određivanje sastava informacija, vremena i načina njihovog dostavljanja).

Prikupljanje i diseminacija informacija – procesi redovnog prikupljanja i blagovremenog dostavljanja potrebnih informacija učesnicima projekta.

Priprema izvještaja o napretku projekta - obrada stvarnih rezultata statusa projekta, upoređivanje sa planiranim indikatorima, analiza trendova, predviđanje.

Dokumentovanje toka radova - prikupljanje, obrada i organizacija čuvanja projektne dokumentacije.

Pogledajmo bliže ove procese.

Planiranje komunikacijskog sistema. Komunikacijski plan je sastavni dio plana projekta. To uključuje:

plan prikupljanja informacija koji definiše izvore informacija i metode za njihovo dobijanje;

plan distribucije informacija, kojim se definišu potrošači informacija i načini njihovog dostavljanja;

detaljan opis svakog dokumenta koji se prima ili prenosi, uključujući format, sadržaj, nivo detalja i korištene definicije;

plan puštanja u rad određenih vrsta komunikacija;

metode za ažuriranje i poboljšanje komunikacijskog plana.

Komunikacijski plan je formaliziran i detaljan ovisno o potrebama projekta.

Prikupljanje i širenje informacija. U okviru projekta postoji potreba za implementacijom razne vrste komunikacije:

• interni (unutar projektnog tima) i eksterni (sa menadžmentom kompanije, klijentima, eksterne organizacije itd.);
• formalni (izvještaji, zahtjevi, sastanci) i neformalni (podsjetnici, rasprave);
• pismeno i usmeno;
• vertikalno i horizontalno.

Izvještavanje o napretku projekta. Procesi prikupljanja i obrade podataka o stvarnim rezultatima i prikazivanja informacija o stanju rada u izvještajima predstavljaju osnovu za koordinaciju rada, operativno planiranje i upravljanje. Izvještavanje o napretku uključuje:

• informacije o trenutnom stanju projekta u cjelini iu kontekstu pojedinačnih indikatora;
• informacije o odstupanjima od osnovnih planova;
• predviđanje budućeg stanja projekta.

Sistemi za prikupljanje i distribuciju informacija treba da zadovolje potrebe različitih vrsta komunikacija. U ove svrhe mogu se koristiti automatizovane i neautomatizovane metode prikupljanja, obrade i prenošenja informacija.

Ručne metode uključuju prikupljanje i prijenos podataka na papiru, održavanje sastanaka.

Automatizirane metode uključuju korištenje kompjuterske tehnologije i savremenim sredstvima komunikacije za poboljšanje efikasnosti interakcije: e-pošta, sistemi za upravljanje dokumentima i arhiviranje podataka.

Dokumentovanje napretka radova. Glavni međurezultati napretka rada treba da budu formalno dokumentovani. Dokumentacija o rezultatima napretka uključuje:

• prikupljanje i verifikacija konačnih podataka;
• analiza i zaključci o stepenu ostvarenosti rezultata projekta i efektivnosti obavljenog posla;
• arhiviranje rezultata za buduću upotrebu.

Kompjuterski sistemi za vođenje elektronske arhive omogućavaju automatizaciju procesa skladištenja i indeksiranja tekstualnih i grafičkih dokumenata, te uvelike olakšavaju pristup arhivskim informacijama.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Hostirano na http://www.allbest.ru/

Državni tehnički univerzitet Uljanovsk

Institut za vazduhoplovnu tehnologiju i menadžment

Departman za ekonomiju, menadžment i informatiku

NASTAVNI RAD

Informacijske i komunikacijske tehnologije u upravljanju organizacijom

Specijalnost: 08050765 "Menadžment organizacije"

Predmet: "Teorija menadžmenta"

Uljanovsk 2010

Sadržaj

• Uvod
• 1. Upravljanje organizacijom
• 2.2 Stilovi komunikacije
• 3. Organizacioni procesi
• 3.1 Komunikacijski proces
• 3.2 Komunikacijske mreže
• 3.3 Komunikacijske smetnje
• Zaključak

Uvod

Svaka organizacija ima vještačku prirodu koju je stvorio čovjek. Osim toga, uvijek nastoji zakomplikovati svoju strukturu i tehnologiju. Ove dvije okolnosti onemogućavaju efikasnu kontrolu i koordinaciju djelovanja članova organizacije na neformalnom nivou ili na nivou samouprave. Svaka manje ili više razvijena organizacija u svojoj strukturi treba da ima posebno telo, čija je glavna delatnost obavljanje određenog skupa funkcija koje imaju za cilj da učesnicima u organizaciji obezbede ciljeve, koordiniraju njihove napore. Ova vrsta aktivnosti se naziva menadžment.

Da bi opstala, organizacija mora ostati otporna na dezintegracijski pritisak na nju iz vanjskog okruženja. Da bi to postigla, organizacija razvija i održava svoju strukturu i kulturu. Međutim, samo rješavanje strukturalnih problema nije dovoljno. Skup statusa (položaja) i uloga čini formalnu organizacionu strukturu. Međutim, oni ne određuju vitalni potencijal organizacije, već ljudi koji zauzimaju te pozicije ili obavljaju te uloge. Zaposleni u organizaciji u različitom stepenu pokazuju svoju individualnost u procesu obavljanja posla. Kao rezultat toga, ne samo da postoje različiti stilovi obavljanja istog posla, već postoje i različiti obrasci odnosa između ljudi u organizaciji. S vremenom, ovi obrasci "tipiziraju" i prerastaju u tradicije koje definiraju prirodu i smjer interakcije ljudi u organizaciji.

Tradicije ove vrste ne mogu se identifikovati i razmatrati samo sa stanovišta formalnih organizacionih odnosa fiksiranih u strukturi organizacije. Dakle, da bi se razumeo lik neformalnim odnosima, tradicije, kulture koje okružuju strukturu organizacije, potrebno je i proučavanje dinamike sistema, tj. procesi koji se javljaju u interakciji ljudi. Razumijevanje strukture i procesa pomaže menadžeru da osigura postizanje ciljeva organizacije, da odredi ulogu i mjesto svakog pojedinca u organizaciji u smislu ostvarivanja njegovih individualnih ciljeva.

Upravljanje u organizaciji se vrši preko ljudi. Jedan od najvažnijih alata upravljanja u rukama menadžera su informacije kojima raspolaže. Koristeći i prenoseći ove informacije, kao i primajući povratnu informaciju, organizuje, usmjerava i motivira podređene. Mnogo toga ovisi o njegovoj sposobnosti da prenese informaciju na način da se postigne što adekvatnija percepcija tih informacija od strane onih kojima je namijenjena.

Proces prijenosa informacija i sredstva za taj prijenos nazivaju se komunikacija. Istovremeno, komunikacija se shvata kao veza između objekata, kao i proces interakcije u organizaciji i između organizacija. Komunikacija igra ogromnu ulogu u menadžmentu, najvažnije je sredstvo za postizanje ciljeva organizacije.

Razvoj novih komunikacionih tehnologija direktno i indirektno utiče ekonomskim procesima. Stručnjaci predviđaju značajnu promjenu na tržištu rada, a globalizacija, ubrzanje i decentralizacija definiraju se kao pokazatelji nove faze tržišne ekonomije.

Informacione i komunikacione tehnologije, zbog velikog potencijala za rast i razvoj, prepoznate su u cijelom svijetu kao formirajuća i središnja karika nove svjetske ekonomije. U Sjedinjenim Državama koncept nove ekonomije već igra značajnu ulogu u oblikovanju budžeta i finansijske politike države. Sve veća pažnja informacionim i komunikacionim oblastima širom sveta posledica je opšteg povećanja uloge informacionih industrija u globalnom ekonomskom sistemu.

1. Upravljanje organizacijom

Menadžment je funkcija određenog tijela organizacije, koja obezbjeđuje usmjeravanje aktivnosti svih elemenata organizacije bez izuzetka, održava u prihvatljivim granicama odstupanja pojedinih dijelova i organizacije u cjelini od postavljenih ciljeva. Na primjer, odjel u javna ustanova ima norme i pravila kojima se reguliše radno vreme zaposlenih, kvantitet i kvalitet njihovog rada, odnosi sa drugim službama itd. Rukovodstvo odjela, obavljajući funkciju upravljanja, kontroliše primjenu ovih normi i pravila primjenom metoda nagrade ili kazne.

Funkcionisanje modernih organizacija susreće se s brojnim problemima, od kojih su neki tipični i mogu ih relativno lako riješiti stručnjaci koristeći konvencionalne tehnologije za razvoj i implementaciju rješenja. Za rješavanje nestandardnih problema potrebne su posebne tehnologije - razvoj rješenja i, konačno, rješenje nekih problema može biti izvan moći i menadžera i stručnjaka. Skup takvih problema karakteriše organizaciju kao jedan od najtežih objekata za proučavanje i znanje. Od posebnog interesa je sistem upravljanja organizacijom. Njegovo proučavanje i usavršavanje stalni je zadatak lidera.

Sistem upravljanja (CS) - skup svih elemenata, podsistema i komunikacija između njih, kao i procesa koji obezbeđuju određeno (svrsishodno) funkcionisanje organizacije.

Za sistem upravljanja organizacijama potrebno je:

- razvijati misiju organizacija;

- distribuira funkcije proizvodnje i upravljanja;

- raspoređuje poslove među zaposlenima;

- utvrđuje redosled interakcije između zaposlenih i redosled funkcija koje obavljaju;

- nabavka ili nadogradnja tehnologije proizvodnje;

- uspostaviti sistem podsticaja, ponude i marketinga;

- organizovati proizvodnju.

Implementacija ovih aktivnosti zahtijeva stvaranje SU, koji mora biti u skladu sa proizvodnim sistemom organizacije (Sl. 1).

mreža za upravljanje komunikacijskim informacijama

Rice.1 . Sistemmenadžmentorganizacije

SU se sastoji od četiri podsistema: metodologije, procesa, strukture i tehnika upravljanja (slika 2).

Rice.2 . Strukturaelementisistemimenadžmentorganizacija

Metodologija upravljanja uključuje ciljeve i zadatke, zakone i principe, funkcije, sredstva i metode, škole upravljanja.

Proces upravljanja je dio aktivnosti upravljanja, uključujući formiranje komunikacijskog sistema, razvoj i implementaciju upravljačkih odluka, kreiranje sistema podrške informacijama za upravljanje.

Upravljačka struktura je skup stabilnih odnosa između objekata i subjekata upravljanja organizacijom, implementiranih u specifičnosti organizacione forme. Upravljačka struktura uključuje funkcionalne strukture, šeme organizacionih odnosa, organizacione strukture i sistem obuke ili usavršavanja osoblja.

Upravljačka oprema i tehnologija obuhvataju kompjutersku i organizacionu opremu, kancelarijski nameštaj, komunikacione mreže, sistem za upravljanje dokumentima.

Metodologija i proces upravljanja karakterišu upravljačku aktivnost kao proces, a strukturu i tehniku ​​upravljanja kao fenomen. Svi elementi uključeni u MS takođe moraju biti profesionalno organizovani za efikasan rad kompanije kao celine.

Glavni elementi koji čine sistem upravljanja preduzećem su: cilj, proces upravljanja, metod, komunikacije, zadatak, zakon, princip, organizacioni odnosi, funkcija, tehnologija, rešenje, karakteristike informacione podrške, sistem upravljanja dokumentima, organizaciona struktura.

Cilj je idealna slika onoga što je poželjno, moguće, neophodno i istorijski prihvatljivo za kompaniju.

Proces upravljanja - niz faza formiranja i implementacije uticaja za postizanje cilja.

Metoda - način uticaja na osobu i tim. Odabire se na osnovu prioriteta potreba i interesa osobe ili tima.

Komunikacije - proces interakcije ili suprotstavljanja u sistemu "čovek - čovek", "čovek - računar" putem prenosa informacija.

Zadatak je specifičan problem koji proizlazi iz cilja koji treba riješiti.

Pravo je neophodan i stabilan odnos među pojavama. Postoje zakoni prirode, društvenog razvoja i javne institucije(države). Zakoni nemaju alternativu.

Princip - osnovni stav svake teorije, doktrine, pogleda na svet. Principi imaju alternative.

Organizacioni odnosi - razne vrste uticaja na osobu, uključujući administrativne, funkcionalne, patronatske.

Funkcija je posao, usluga ili dužnost povjerena osobi.

Tehnologija - skup metoda i procesa za obavljanje određenih funkcija.

Odluka - rezultat mentalne aktivnosti osobe koja vodi do zaključka ili radnji Karakteristike informacijske podrške - parametri obima, vrijednosti, pouzdanosti, bogatstva i otvorenosti informacija.

Funkcionalne strukture - šeme interakcije funkcija neophodnih za uspješno poslovanje kompanije. Sistem upravljanja dokumentima - procedura za kretanje ulaznih, odlaznih i internih dokumenata usvojenih u organizaciji.

Organizacijske strukture- shema interakcije pozicija, funkcija i subordinacije. Odnos između elemenata sistema upravljanja šematski je prikazan na sl.3.

Rice.3 . Vezaelementisistemimenadžment

Ciljevi kompanije su podeljeni u grupu specifičnih zadataka, koji su objedinjeni prema oblasti delatnosti: ekonomski, tehnički, socijalni, ekološki poslovi itd.

Za rješavanje problema formira se skup funkcija ili operacija koje se moraju izvršiti. Dakle, za rješavanje ekonomskih problema potrebno je obavljati sljedeće funkcije: računovodstvo, rad i nadnica, marketing itd.

Brojni različiti zadaci mogu zahtijevati istu funkcionalnost. Stoga se cijeli skup funkcija analizira, grupiše i zatim sastavlja funkcionalna struktura kompanije. U zavisnosti od uslova poslovanja preduzeća, procesi obavljanja funkcija mogu biti ciklični i jednokratni, kontinuirani i diskretni, sekvencijalni i paralelni.

Odabrana šema procesa određuje prioritet određenih organizacionih odnosa. Na osnovu funkcionalnog dijagrama, procesnih i organizacionih odnosa, sastav osoblja se utvrđuje brojem i kvalifikacijama. Ovi podaci su dovoljni za izgradnju organizacijske upravljačke strukture (linearno-funkcionalne, hijerarhijske, matrične, itd.).

Poznavajući listu svih pozicija, funkcija i podređenosti, moguće je izračunati tehničku opremljenost kadrovskog radnog mjesta. Nakon toga, u skladu sa delegiranim ovlaštenjima, zaposleni mogu razvijati, dogovarati, usvajati, odobravati i provoditi odluke. Osim toga, zakoni i pravila (principi) profesionalne djelatnosti primjenjuju se na gotovo sve elemente. Od tog trenutka smatra se da je preduzeće počelo sa radom.

2. Komunikacije u sistemu upravljanja

2.1 Komunikacije - koncept, vrste

Komunikacija (latinski communicatio), doslovno znači "zajednički" ili "dijeli svi". U praktičnom smislu, to je proces razmjene ideja i informacija između dvoje ili više ljudi, koji vodi do međusobnog razumijevanja.

Ciljevi komunikacije:

· Osiguranje efikasne razmjene informacija između subjekata i objekata upravljanja.

· Poboljšanje međuljudskih odnosa u procesu razmjene informacija.

· Stvaranje informativnih kanala za razmjenu informacija između pojedinih zaposlenika i grupa i koordinaciju njihovih zadataka i djelovanja.

· Regulacija i racionalizacija tokova informacija.

Komunikacije se dijele na sljedeće vrste:

interpersonalne ili organizacione komunikacije zasnovane na usmena komunikacija;

komunikacija zasnovana na pisanoj razmjeni informacija.

Interpersonalne komunikacije se, pak, dijele na:

formalno ili službeno. Ova komunikacija je određena politikama, pravilima, opisima poslova određene organizacije i odvija se kroz formalne kanale;

neformalna komunikacija koja ne prati opšta pravila određene organizacije; sprovode se prema utvrđenom sistemu ličnih odnosa između zaposlenih u organizaciji.

Tipične informacije koje se prenose neformalnim kanalima komunikacije: predstojeća otpuštanja proizvodnih radnika, nove kazne za kašnjenje, promjena organizacijske strukture, predstojeća preseljenja i unapređenja, detaljna rasprava dva menadžera na posljednjem prodajnom sastanku, ko se s kim viđa nakon posla, itd. .d.

Među formalnim organizacionim komunikacijama su:

vertikalno, kada se informacije kreću sa jednog nivoa hijerarhije na drugi;

· horizontalno između različitih odjela, namijenjeno koordinaciji aktivnosti različitih odjela.

Vertikalne komunikacije se, pak, dijele na:

uzlazno, kada se informacija prenosi odozdo prema gore (sa nižih nivoa na više). Ova vrsta komunikacije sadrži informacije potrebne menadžerima za procjenu područja djelovanja za koje su odgovorni;

silazno, izvedeno od vrha do dna. Ova vrsta komunikacije direktno je povezana sa upravljanjem i kontrolom zaposlenih.

Interpersonalne komunikacije se također dijele na:

verbalni (verbalni) i neverbalni.

verbalno , one. jezik, govorna sredstva su glavna. Sposobnost da se ukratko, jasno i razumljivo iznesu glavne misli najvažniji je profesionalni kvalitet menadžera i marketinškog stručnjaka.

Kao neverbalno ( nejezička) sredstva, gestovi se koriste, promjene položaja tijela govornika, osobine njegovog izgled, kao i okruženje koje prati njegov nastup (npr. muzička, vokalna pratnja, prisustvo poznatih, autoritativnih ljudi u blizini, itd.).

Informacije koje pošiljalac šalje bez upotrebe riječi kao sistema kodiranja formiraju neverbalnu poruku koja je u osnovi neverbalne komunikacije. IN U poslednje vreme ovo područje međuljudske komunikacije sve više privlači pažnju naučnika i stručnjaka. Činjenica je da se stvara efekat većine poruka neverbalne informacije: 37% - ton glasa i 55% - izraz lica. Ovo je posebno vidljivo u slučajevima kada je verbalni dio poruke pošiljaoca kontradiktoran.

Verbalni i neverbalni oblici komunikacije nisu uvijek i nužno međusobno isključivi. U pravilu se primaočeva interpretacija poruke zasniva ne samo na riječima, već i na elementima poput gestikulacije i izraza lica koji prate riječi pošiljatelja.

Komunikacijski zadaci rješavaju se u toku komunikacijskih procesa, tj. procesi razmjene informacija.

2.2 Stilovi komunikacije

Komunikacijski stil je način na koji pojedinac preferira da gradi komunikacijske interakcije s drugima. Postoji mnogo različitih stilova koje ljudi koriste u međuljudskoj komunikaciji. kao i mnogi pristupi definisanju ovih stilova. Poznavanje stilova pomaže da se odredi kako se ponašati i šta očekivati ​​od ponašanja povezanog sa određenim stilom.

Kao osnovu za mjerenje interpersonalne komunikacije mogu se uzeti dvije varijable, kao npr otvorenost in komunikacije I adekvatnost obrnuto veze. Prva dimenzija uključuje stepen u kojem se neko otvara ili otkriva u komunikaciji s drugima kako bi dobio odgovor od njih, posebno njihov odgovor, koji pokazuje kako oni percipiraju nas i naše postupke. Druga dimenzija pokazuje u kojoj mjeri ljudi dijele svoje misli i osjećaje o njima s drugima. Izgradivši matricu na ovoj osnovi, gdje će prva dimenzija biti položena vertikalno, a druga dimenzija horizontalno, možemo razlikovati pet stilova interpersonalne komunikacije (Sl. 4).

Komunikacijski stil pojedinaca u prvom kvadrantu može se definirati kao otvaranje sebe. Ovaj stil karakteriše visok stepen otvorenosti prema drugima, ali nizak nivo povratnih informacija od pojedinca koji koristi ovaj stil. Samootkrivanje se u ovom slučaju mjeri u rasponu od prosjeka do maksimuma. Pojedinac ide na to, koncentrišući pažnju na sebe kako bi izazvao reakciju drugih na svoje ponašanje. Nažalost, ovaj stil pati od činjenice da reakcija drugih često ostane bez adekvatnog odgovora ili povratne informacije od osobe koja ga poziva. Uzimajući k srcu reakcije drugih na njihovo ponašanje, pojedinac koji koristi ovaj stil može pokazati neobuzdane emocije koje malo doprinose uspostavljanju efektivnih odnosa između strana u komunikaciji.

Fig.4. Stilovi komunikacije

Komunikacijski stil pojedinca u drugom kvadrantu definira se kao realizovatialicija sebe i karakteriše ga i maksimalna otvorenost i maksimalna povratna informacija. U idealnim uslovima ovaj stil je poželjan, ali situacioni faktori (politika organizacije, razlike u statusu, itd.) mogu navesti pojedinca koji poseduje ovaj stil da ga napusti.

Komunikacijski stil u trećem kvadrantu karakterizira lockaliniem in sebe one. i nizak nivo otvorenosti i nizak nivo povratnih informacija. Pojedinac se u ovom slučaju, takoreći, izoluje, sprečavajući druge da ga poznaju. Ovaj stil često koriste "introverti" - ljudi sa tendencijom da svoje misli više okrenu unutra. Ekstremnost u ispoljavanju ovog stila povezana je sa skrivanjem nečijih ideja, mišljenja, raspoloženja i osećanja prema drugima.

Komunikacijski stil u četvrtom kvadrantu je povezan sa zaštita sebe i, kao što se može vidjeti iz matrice, karakteriše je nizak nivo otvorenosti, ali visok nivo povratnih informacija. Široko se koristi kako bi bolje upoznali druge ili ih ispravnije ocijenili. Obično pojedinci koji koriste ovaj stil nisu previše otvoreni prema drugima, ali vole razgovarati o drugima. Vole da čuju o sebi, ali ne vole da razgovaraju o svojim kvalitetima, posebno lošim, sa drugima.

U sredini matrice su pojedinci koji se "prodaju" ako drugi učine isto. Ovaj stil se zove trgovina iza sebe" a karakteriše ga umjerena otvorenost i povratne informacije koje se razmjenjuju u procesu interpersonalne komunikacije.

Bilo bi pogrešno misliti da je bilo koji od ovih stilova komunikacije najpoželjniji. Međutim, praksa efikasne komunikacije pokazuje da je stil u kojem se pojedinac realizuje poželjniji i korišćen u više situacija. Posjedovanje ovog stila je prava prednost. S obzirom na upotrebu drugih stilova, važno je razumjeti pitanja efektivne povratne informacije, samootkrivanja i sposobnosti slušanja drugih.

3. Organizacioni procesi

3.1 Komunikacijski proces

Komunikacijski proces je proces razmjene informacija između dvoje ili više ljudi. Njegova svrha je osigurati prijenos i razumijevanje informacija koje se razmjenjuju. Ako se međusobno razumijevanje ne postigne, onda nije došlo do komunikacije, što podrazumijeva da obje strane imaju aktivnu ulogu u tome.

Postoje četiri osnovna elementa komunikacijskog procesa:

1. Pošiljalac - osoba koja generiše ideju ili prikuplja informacije i prenosi ih;

2. Poruka - direktna informacija;

3. Kanalska sredstva za prenošenje informacija (usmeni prenos, sastanci, telefonski razgovori, pisani prenos, dopisi, izvještaji, e-mail, računarske mreže);

4. Primalac (adresant) - osoba kojoj je informacija namijenjena i koja je tumači.

Komunikacijski proces razmjene informacija uključuje međusobno povezane korake:

1. Poreklo ideje ili izbor informacija;

2. Izbor kanala za prenos informacija;

3. Prijenos poruke;

4. Interpretacija poruke.

Na primjer, izvršni direktor trgovačke firme odlučio da na sastanku sa direktorima prodavnica razgovara o stanju i poboljšanju kvaliteta trgovinskih usluga stanovništvu. U ovom slučaju, izvršni direktor je pošiljalac koji je imao ideju; informacije o stanju i poboljšanju kvaliteta trgovine - poruke; sastanak je kanal informisanja; primaoci su menadžeri prodavnica koji tumače poruku i na istom sastanku daju povratnu informaciju generalnom direktoru.

Učesnici komunikacijskih procesa su: izvor informacija; prenesene informacije; sredstva za prijenos informacija; potrošač informacija.

Kao izvori informacija gore navedeni objekti unutrašnjeg i eksternog okruženja organizacije deluju: nadređeni i podređeni, funkcionalni delovi ove organizacije, izvori resursa, potrošači, partneri, drugi tržišni subjekti, upravljačke infrastrukture, organi pod kontrolom vlade, javnost, mediji.

Informacija prenijeta karakteriše sadržaj, obim, kao i oblik kodiranja:

prema sadržaju, informacija može biti informativna, malog sadržaja, bez sadržaja. Stepen sadržajnog sadržaja informacija ocjenjuje isključivo potrošač u smislu količine i kvaliteta informacija koje one sadrže korisne za postizanje ciljeva organizacije;

volumen informacija je definisana u jedinicama u zavisnosti od načina njenog prenosa. Dakle, to mogu biti stranice za tekstualne informacije, vrijeme čitanja - za izvještaj, bajtovi - za računar

forma za kodiranje informacija zavisi od načina njenog prenošenja i može biti u obliku usmeni govor ili štampani tekst na određenom jeziku, elektronski signal itd.

Prijenos medija informacije mogu biti papirne (štampane), glasovne, elektronske (telefon, faks, TV, radio, kompjuter).

Kao potrošači informacija akta organa i objekata upravljanja, kao i drugih gore navedenih izvora informacija.

Komunikacijski proces se odvija u nekoliko faza: proizvodnja informacija, kodiranje informacija, prijenos informacija, potrošnja informacija.

Proizvodnja informacija je pribavljanje, prikupljanje informacija, njihovo vrednovanje, odabir među njima potrebnog, odgovarajuće poređanje.

Kodiranje informacija sastoji se u davanju forme potrebnog za prenos (glasovni, papirni, elektronski), po potrebi - u tajnosti podataka.

Transfer informacija vezano za izbor i korištenje kanala komunikacije. Ovo treba uzeti u obzir propusnost kanala, njegovu pouzdanost, usklađenost s prenošenim informacijama, brzinu, cijenu.

Potrošnja informacija omogućava njihovo dovođenje u potrebnu formu, dovođenje u oblik pogodan za upotrebu i implementaciju informacija kroz razvoj upravljačkih odluka.

Formiranje komunikacionih procesa, kao i izbor sredstava i kanala komunikacije, sprovode se u preduzeću nakon projektovanja njegove organizacione strukture u skladu sa izabranim poljem delovanja, usvojenim proizvodni program i upravljačku strukturu. Komunikacione odluke koje sadrže pravila komunikacijskih procedura treba da budu uspostavljene za svaki hijerarhijski nivo upravljanja i saopštene određenom službeniku.

3.2 Komunikacijske mreže

Komunikaciona mreža - radi se o povezivanju pojedinaca koji na određeni način učestvuju u komunikacijskom procesu uz pomoć tokova informacija (Sl. 5). U ovom slučaju se ne razmatraju pojedinci kao takvi, već komunikacija odnosi između pojedinaca. Komunikacijska mreža uključuje protok poruka ili signala između dvije ili više osoba. Komunikacijska mreža se fokusira na organizacione obrasce ovih tokova, a ne na to da li je značenje ili značenje poruke preneseno. Međutim, komunikaciona mreža može imati efekat sužavanja ili širenja jaza između poslane i primljene vrednosti.

Sl.5. Interpersonalna komunikacijska mreža vođe tima u organizaciji

Mreža koju kreira menadžer sastoji se od vertikalnih, horizontalnih i dijagonalnih veza. vertikalno veze grade se duž linije rukovođenja od šefa do podređenih. Horizontalno veze vrši se između jednakih nivoa pojedinaca ili delova organizacije: između zamenika, između šefova odeljenja, između podređenih . Dijagonalne veze - to su veze sa drugim nadređenima i sa drugim podređenim. Mreža ovih veza stvara stvarnu strukturu organizacije. Zadatak formalne organizacijske strukture je da komunikacijskim tokovima da pravi smjer. Veličina odjela u organizaciji ograničava mogućnosti razvoja komunikacijske mreže. Ako se veličina grupe eksponencijalno povećava, tada se broj mogućih komunikacijskih odnosa povećava eksponencijalno. Stoga je komunikaciona mreža u grupi od 12 raznovrsnija i složenija nego u grupi od tri. U zavisnosti od toga kako su izgrađene komunikacione mreže, aktivnosti grupe mogu biti manje ili više efikasne.

Postoje dobro uspostavljeni obrasci komunikacionih mreža za grupe iste ili različite veličine (slika 6). U mrežama krugova članovi grupe mogu komunicirati samo sa onima koji se nalaze pored njih. Mreže kotača predstavljaju formalnu, centraliziranu hijerarhiju moći u kojoj podređeni komuniciraju jedni s drugima preko svog šefa. Objektivna osnova takve situacije je da osoba koja je b centar "točka", ima više komunikacijskih veza od ostalih članova grupe. Prima više poruka, češće ga drugi članovi grupe prepoznaju kao vođu, ima više društvenog uticaja na druge članove grupe, obično ima više odgovornosti za prenošenje informacija, od njega se više od drugih očekuje da konačno reši problem.

Fig.6. Uzorci komunikacionih mreža u grupama

Slična slika je uočena u mrežama tipa "Y". Takve mreže se nazivaju centralizovane i mogu biti efikasne ako se riješe jednostavni problemi. Drugi tip hijerarhije moći predstavljaju mreže tipa "lanac", u kojima se pojavljuju horizontalne veze - element decentralizacije. "Omnichannel" mreže predstavljaju potpuno decentralizirane grupe. To je obično potrebno kada je potrebno uključiti sve u rješavanje složenih problema. Ovaj pristup se još naziva i otvorena komunikacija.

Poznavanje tipova komunikacijskih mreža posebno je važno za razumijevanje odnosa moći i kontrole u organizaciji. Poznato je da skrivanje ili centralizacija informacija podržava odnose moći.

Priroda međuzavisnosti poslova i ljudi u grupi ili organizaciji odredit će vrstu efikasnije komunikacijske mreže. Jednostavna međuzavisnost omogućava korištenje centraliziranih mreža. Kompleksna međuzavisnost zahtijeva "timski" pristup izgradnji komunikacijskih mreža. Međutim, složena mreža možda neće riješiti jednostavan problem.

Prilikom organizovanja komunikacionih mreža u preduzeću potrebno je voditi računa o specifičnostima različitih vrsta i kanala komunikacije u svakoj fazi komunikacijskog procesa.

3.3 Komunikacijske smetnje

Vrlo važna karakteristika svakog oblika komunikacije je njegova osjetljivost na sve vrste smetnji. Pod smetnjom se podrazumijevaju prepreke, barijere koje nastaju prilikom formiranja, prijenosa i prijema informacija i remete komunikaciju.

Glavne komunikacijske barijere su smetnje koje se odnose na sadržaj poruke, formu poruke, sredstva komunikacije, organizaciju poruke.

Smetnje u vezi sa sadržajem poruke:

1. Verbalni jezik ( povezan sa govorom, rečima). Prije svega, to su semantičke interferencije uzrokovane nerazumijevanjem značenja riječi (na primjer, zbog lošeg prijevoda), nedovoljnom stručnom osposobljenošću (nerazumijevanje posebnih pojmova), lošim izgovorom itd.

2. Neverbalni jezik ( povezana s govorom tijela, pokretima tijela, izrazima lica). To su prepreke koje nastaju tokom pregovora, kada različite strane pridaju različita značenja istim gestovima (npr. klimanje glavom kod Bugara ne znači slaganje, kao kod nas, već poricanje).

3. Logičke smetnje . Ovdje je barijera drugačiji sistem dokazi koje su strane prihvatile, različite vizije istih okolnosti, različita načela i stavovi. Tako se logika bogatih razlikuje od logike siromašnih, logika hrabrih razlikuje se od logike opreznog, logika kupca se razlikuje od logike prodavca itd.

4. Perceptivne smetnje . Okruženje u kojem se informacija percipira (npr. neprijateljska atmosfera), pristrasan odnos prema primljenim informacijama, nedostatak povjerenja, kontradiktornosti sa prethodnim porukama i nedostatak spremnosti za percepciju (npr. zbog zanemarivanja neophodnih pripremnih radova) može postati prepreka.

Smetnje koje se odnose na sadržaj poruke mogu se u velikoj mjeri neutralizirati:

pažljiva priprema za formiranje, prenos i prijem informacija;

učešće u kreiranju poruke i njenom prijemu stručnjaka;

obuka osoblja organizacije u komunikacijskim procesima;

stvaranje ambijenta pogodnog za komunikacijske aktivnosti.

Smetnje vezane za formu poruke:

1. Složenost forme . Ovdje do smetnji dolazi zbog poteškoća u razumijevanju poruke (na primjer, kada se zloupotrebljavaju posebni pojmovi, obilje digitalnih podataka, itd.).

2. Neobična forma. Interferencija se pojavljuje, na primjer, kada je naredba data na nekonvencionalan način (na primjer, u neobičnom tekstu).

3. Neusklađenost forme sa sadržajem informacije . Na primjer, poziv u pomoć treba da se prenese u kratkoj poruci, a finansijske informacije trebaju biti sveobuhvatne.

4. Neopravdano posredovanje u prenosu i tumačenju informacija. Do smetnji dolazi usled neizbežnog izobličenja u svakoj fazi prenosa i prijema poruke (efekat "oštećenog telefona").

Prepreke povezane s formom poruke mogu se prevladati:

čineći poruku razumljivom i pristupačnom;

poštovanje utvrđenih i dogovorenih pravila za pružanje informacija;

obezbjeđivanje usklađenosti forme poruke sa njenim sadržajem;

isključivanje neopravdanih međuinstanci u prenosu i prijemu informacija.

Smetnje povezane sa sredstvima komunikacije:

1. Niska efikasnost prenosa informacija . Na primjer, kodiranje informacija koje je potrebno na ovaj način, uzrokuje kašnjenje u njihovom prijenosu.

2. Niska propusnost znači . Ovo uzrokuje preopterećenje informacijama, na primjer, kada organizacija nema potrebnu uredsku opremu za obradu i prijenos poruke.

3. Neusklađenost sredstava sa prirodom prenesene informacije. Na primjer, nedostatak video opreme tjera nas da se ograničimo na audio opremu, čije su mogućnosti znatno manje.

4. Slaba otpornost na buku i nizak kvalitet komunikacionih sredstava. To dovodi do poremećaja komunikacijskog procesa i drastično umanjuje njegov kvalitet.

Smetnje povezane sa sredstvima komunikacije mogu se značajno smanjiti izdvajanjem dodatnih sredstava za opremanje komunikacija modernom tehnologijom.

Smetnje povezano s organizacijom poruke:

1. Loše povratne informacije ili njegovog odsustva. Ovo povećava šanse za izobličenje informacija, lišava organizaciju mogućnosti kontrole procesa upravljanja.

2. Kašnjenje informacija . Ovo dramatično smanjuje vrijednost informacija i efikasnost njihove upotrebe.

3. Neuspješan odabir partnera u procesu komunikacije. To povećava mogućnost izobličenja poruka, au nekim slučajevima može dovesti do prekida komunikacije.

4. Nesretan izbor vremena i okruženja za komunikaciju. To smanjuje vrijednost poruke i efikasnost njene implementacije.

Smetnje povezane s organizacijom poruke mogu se značajno smanjiti:

obavezno uspostavljanje stalne i stabilne povratne informacije;

osiguranje blagovremenog prijenosa informacija;

pažljiv odabir učesnika u procesu komunikacije;

promišljen izbor vremena i komunikacijskog okruženja.

3.4 Efektivni komunikacijski procesi

Efikasnost komunikacijskih procesa zavisi od mnogo faktora.

1. Potrebno je utvrditi potrebu za informacijama. Istovremeno, potrebno je osigurati da zaposleni razumiju kako će se informacije koristiti, te u kojem smjeru se traže informacije. Postoje dva glavna pristupa pronalaženju informacija:

aktivan, kada se određeni skup podataka pretražuje direktno ili indirektno, na primjer uz pomoć bibliotekara. Ovaj pristup na jeziku nosilaca informacionih tehnologija naziva se „pull“. " - "povlačenje";

pasivno, kada zaposleni obavijesti svoju jedinicu ili organizaciju u cjelini koje su mu informacije potrebne ( " gurnuti " - "izbacivanje").

2. Osoblje mora biti svjesno dostupnosti informacija, tj. treba da postoje indeksi, imenici, telefonski imenici, navigatori itd., kao i mogućnost kontaktiranja profesionalaca radi dobijanja informacija o znanju akumuliranom u organizaciji.

3. Omogućavanje pristupa informacijama. Za dobivanje informacija korištenjem metoda "povuci" i "push", potrebno je korisniku pružiti najpogodnija sredstva i održavati ravnotežu između ovih metoda.

4. Komunikacioni sistem u organizaciji treba da se odlikuje kompletnošću i potpunošću, što znači da je omogućen pristup i centralno upravljanim i individualno kreiranim informacijama.

osigurati upravljanje tokovima informacija u organizaciji, tj. jasno predstavlja informacione potrebe svih nivoa upravljanja i organizuje tokove informacija u skladu sa tim potrebama;

koristiti nekoliko komunikacijskih kanala paralelno prilikom prenošenja poruka (na primjer, pismeni i usmeni govor);

pokazati stalnu pažnju na procese razmjene informacija (sastanci sa podređenima, razgovor o predstojećim promjenama, izvještaji o rezultatima kontrole);

organizovati sisteme povratnih informacija (anketa zaposlenih, sistem prikupljanja predloga od zaposlenih, rotacija osoblja);

praksa izdavanja biltena;

obezbijediti naprednu obuku za zaposlene u menadžmentu;

koriste moderne informacione tehnologije (video konferencije i sl.).

Za uspješnu komunikaciju, menadžeri bi se trebali voditi sljedećim pravilima:

1. Prije komunikacije, jasno definirajte ideje koje se ulažu u poruke. Potrebno je uzeti u obzir ciljeve i stavove onih kojima je poruka upućena, i onih na koje se odnosi.

2. Analizirajte pravu svrhu svake komunikacije. Treba identifikovati najvažniji cilj, a zatim prilagoditi jezik, ton i pristup tako da svi doprinose ostvarenju cilja. Ne biste trebali postići previše jednom komunikacijom.

3. Analizirajte cjelokupno fizičko i ljudsko okruženje u bilo kojoj komunikaciji. Od velikog značaja su: tajming komunikacije, lični ili drugi vid komunikacije, društvena klima u organizaciji, u jedinici itd. Komunikacija se mora stalno prilagođavati promjenjivim uvjetima okoline.

4. Prilikom planiranja komunikacije potrebno je konsultovati se sa ostalim zaposlenima; često je važno tražiti učešće drugih zaposlenih. Ovo može dati dodatnu uvjerljivost i objektivnost poruci. Često će je oni koji su pomogli u planiranju komunikacije aktivno podržati.

5. Trebali biste obratiti veliku pažnju na intonaciju i glavni sadržaj poruke. To utiče na poziciju ljudi kojima je poruka upućena.

6. Iskoristite prilike, kada se ukažu, da u poruku uključite nešto korisno i vrijedno za primaoca. Podređeni spremnije odgovaraju na takve poruke.

7. Neophodno je uspostaviti komunikaciju ne samo za danas, već i za budućnost. Iako je komunikacija prvenstveno usmjerena na rješavanje neposrednih problema, treba je organizirati uzimajući u obzir dosadašnje iskustvo i odgovarati dugoročnim interesima i ciljevima organizacije.

Zaključak

Gotovo je nemoguće precijeniti važnost komunikacija u menadžmentu. Gotovo sve što lideri rade kako bi pomogli organizaciji da postigne svoje ciljeve zahtijeva efikasnu komunikaciju. Ako ljudi ne mogu dijeliti informacije, neće moći raditi zajedno, postavljati ciljeve i postići ih. Međutim, komunikacija je složen proces koji se sastoji od međusobno zavisnih koraka. Svaki od ovih koraka je vrlo neophodan kako bi naše misli bile razumljive drugoj osobi. Svaki korak je tačka u kojoj, ako smo nepažljivi i ne razmišljamo o tome šta radimo, smisao može biti izgubljen.

Prema istraživanju, menadžeri troše 50 do 90% svog vremena na komunikaciju. Ovo izgleda nevjerovatno, ali postaje jasno kada se uzme u obzir da menadžer to čini kako bi ispunio svoje uloge u međuljudskim odnosima, razmjeni informacija i procesima donošenja odluka, a da ne spominjemo menadžerske funkcije planiranja, organiziranja, motiviranja i kontrole. Upravo zato što je razmjena informacija ugrađena u sve glavne vrste upravljačkih aktivnosti, komunikaciju nazivamo procesom povezivanja.

Budući da menadžer obavlja tri svoje uloge i obavlja četiri glavne funkcije kako bi formulisao i ostvario ciljeve organizacije, kvalitet komunikacije može direktno uticati na stepen realizacije ciljeva.

To znači da je efikasna komunikacija neophodna za uspjeh pojedinaca i organizacija.

Loša komunikacija je jedno od glavnih područja zabrinutosti. Duboko razmišljajući o komunikaciji na nivou pojedinca i organizacije, moramo težiti smanjenju učestalosti neefikasne komunikacije i postati bolji, efikasniji menadžeri. Efikasni lideri su oni koji su efikasni u komunikaciji. Oni predstavljaju suštinu komunikacijskog procesa, imaju dobro razvijene usmene i pismene komunikacijske vještine i razumiju kako okruženje utiče na razmjenu informacija.

Komunikativna struktura, u mjeri u kojoj je razvijena, povećava fleksibilnost i samoregulatorne sposobnosti organizacije. To je glavno sredstvo za obuku i usavršavanje srednjih menadžera. Razvoj komunikacijskih struktura u organizacijama stimulisan je tehnološkim napretkom i upotrebom naprednih tehnologija.

Spisak korištenih izvora

1. Abchuk V.A. Menadžment: Udžbenik. - Sankt Peterburg: Izdavačka kuća Sojuz, 2002. - 463 str.

2. Bolshakov A.S. Menadžment: Udžbenik. - Sankt Peterburg: "Peter Publishing House", 2000. - 160 str.

3. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Menadžment: Udžbenik. - 3. izd. - M.: Gardariki, 2003. - 528 str.

4. Gerchikova I.N. Menadžment: Udžbenik. - 3. izd., revidirano. i dodatne - M.: Banke i berze, UNITI, 1997. - 501 str.

5. Krylov A.N. Upravljanje komunikacijama. Teorija i praksa: - M.: Izdavačka kuća Nacionalnog instituta za biznis, 2002. - 228 str.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Uvod

U savremenom društvu jedan od ključnih problema je komunikacija. U organizacijama se ovaj problem pretvara u nedostatak razumijevanja da komunikacija nije samo razmjena informacija, već dinamičan interpersonalni proces razmjene ponašanja. Od svih organizacionih procesa, komunikacija, možda, zauzima centralno, ključno mjesto, budući da su u osnovi života organizacije. Donošenje odluka se često definira kao izbor između dvije ili više alternativa. Međutim, u stvarnosti, to je proces prikupljanja i obrade informacija, razvijanja alternativa i odabira jedne od njih, a što je najvažnije, to je implementacija odluke. Bez ovog drugog, ovaj proces uopšte nema smisla. Upravljačka interakcija se odvija u organizaciji na različitim nivoima, a konflikti se dešavaju na svakom od njih. Konflikti se danas smatraju izvorom individualnog i organizacijskog razvoja, budući da se u toku rješavanja sukoba rađa nova situacija. Paradoks leži u činjenici da se prisustvo konflikta koristi za ocjenjivanje zrelosti pojedinca, grupe i organizacije. Konflikt je vitalno sjeme iz kojeg izrasta uspjeh.

Svrha nastavnog rada je da se utvrdi mjesto informacija i komunikacija u upravljanju organizacijom.

Zadaci rada su da se utvrdi kako tačno informacije doprinose normalnom funkcionisanju kompanije, kakvu ulogu imaju u menadžmentu, kako menadžer može efikasno da radi uz pomoć komunikacije.

Predmet rada su informacije uključene u proces upravljanja i komunikacije.

1. Opći koncepti informacija i razmjene informacija

1.1 Koncept informacije

Pod informacijom se podrazumijeva informacija o okolnom svijetu, koja ima oblik simbola, pristupačnih, razumljivih čovjeku i zahtijevaju analizu, razumijevanje, dekodiranje.

Informacija je odraz okolnog svijeta u svijesti osobe, na neki način fiksiran i stoga posjeduje svojstvo reproduktivnosti, koristi se kao sredstvo komunikacije među ljudima, spoznaje i svijesti o svijetu, akumulacije i očuvanja znanja.

U aktivnostima upravljanja, informacija je skup informacija o stanju kontrolnog i upravljanog podsistema, kao i okruženje. Međutim, u praksi upravljanja organizacijom informacije se shvataju na pojednostavljen način, kao:

· Skup informacija o stanju upravljanja, upravljanih sistema i spoljašnjeg okruženja njihovog funkcionisanja;

· Nove informacije o stanju ovih kontrolnih objekata;

· Informacije koje smanjuju nivo neizvjesnosti i rizika u pogledu budućnosti itd.

U savremenim uslovima upravljanja i upravljanja organizacijom, informatička podrška je postala važna oblast, koja se sastoji u prikupljanju i obradi informacija neophodnih za donošenje informiranih upravljačkih odluka.

Organizacije pohranjuju i obrađuju ogromne količine podataka koji se mogu pretvoriti u korisne informacije. Efikasnost njegovog korišćenja zavisi od sposobnosti organizacije da prikupi primarne podatke koji menadžerima pružaju informacije koje su im potrebne. Slika 1 prikazuje proces pretvaranja primarnih podataka u upravljačke informacije putem informacionog sistema (IS).

Slika 1 - Pretvaranje podataka u informacije putem IS-a

1.2 Svojstva informacija

Kvalitet informacija određuje se prema četiri glavna kriterija:

1) Pouzdanost (tačnost). Ako se raspored vozova promijeni čak i za 10%, većina putnika će stari red vožnje doživjeti kao krajnje nepouzdan. Ukoliko zaposleni pronađu greške u informacijama sadržanim u dokumentu, bit će nepovjerljivi prema svim podacima koji su uz njega primljeni.

2) Pravovremenost. Samo blagovremeno primljene informacije imaju vrijednost. Rukovodiocu zaduženom za izvršenje budžeta potrebne su ažurne informacije o visini troškova, što mu omogućava da adekvatno odgovori na neželjene promjene.

3) Potreban volumen. Mnogi menadžeri pate od preopterećenja informacijama jer nisu u mogućnosti da ih pregledaju i koriste velike količine. Možda to znači da je nesreća odabrati format za pretvaranje podataka u upravljačke informacije.

4) Značaj. Mnogo ovisi o zadacima i odgovornostima određenog zaposlenika. Menadžer odgovoran za proizvodnju treba informacije o obima proizvodnje, indikatorima zastoja opreme; višem menadžeru su potrebni generalizovaniji podaci.

Da bismo procenili kriterijum značajnosti, prelazimo na tabelu 1, koja pokazuje razlike u potrebama za informacijama viših menadžera i šefova odeljenja odgovornih za tekući rad organizacije (Gorry i Skott-Morton, 1971):

Tabela 1 – Razlike u potrebama za informacijama viših menadžera i šefova odjela

Top menadžeri	Šefovi odjela
Generalizovani podaci	Visoko specijalizovane informacije
Analiza trendova, planovi za budućnost	Statistički podaci
Interne i eksterne informacije	Pretežno interni podaci
Pretežno kvalitativne informacije	Uglavnom kvantitativne informacije
Potrebe variraju ovisno o potrebi za konkretnim odlukama	Dnevni podaci

1.3 Razmjena informacija

U aktivnostima velikih firmi, prenos informacija je neizostavan najvažniji faktor u normalnom funkcionisanju firme. Istovremeno, osiguranje efikasnosti i pouzdanosti informacija je od posebnog značaja. Za mnoge firme, informacioni sistem unutar firme rešava probleme organizacije tehnološki proces i industrijska je.

Pomoću informacija provode se ciklički ponavljajuće faze procesa upravljanja - dobijanje, obrada informacija o stanju

upravljani objekt i prenošenje kontrolnih komandi na njega. Posljedično, uz pomoć informacija ostvaruje se veza između subjekta i objekta i između upravljačkog i kontrolisanog dijela cjelokupnog sistema upravljanja.

Tokom zajedničke aktivnosti ljudi razmjenjuju razne ideje, ideje, stavove, sugestije, znanja, stavove. Sve se to može smatrati informacijama, a sam proces komunikacije može se predstaviti kao proces razmjene informacija. Upravo zato što je razmjena informacija ugrađena u sve glavne vrste upravljačkih aktivnosti, komunikaciju nazivamo procesom povezivanja. A jedan od najvažnijih alata upravljanja u rukama menadžera su informacije kojima raspolaže. Koristeći i prenoseći ove informacije, kao i primajući povratnu informaciju, organizuje, usmjerava i motivira podređene. Dakle, mnogo ovisi o njegovoj sposobnosti da prenese informaciju na način da najadekvatniju percepciju te informacije postižu oni kojima je namijenjena.

Komunikacija je razmjena informacija, na osnovu koje menadžer dobija informacije potrebne za donošenje efektivnih odluka, a donesene odluke donosi zaposlenima u organizaciji. Ako je komunikacija loša, odluke mogu biti pogrešne, ljudi mogu pogrešno razumjeti šta menadžment želi da urade ili, konačno, mogu patiti međuljudski odnosi. Učinkovitost komunikacije često određuje kvalitet odluka i način na koji se one stvarno provode.

Gotovo je nemoguće precijeniti važnost komunikacija u menadžmentu. Gotovo sve što lideri rade kako bi pomogli organizaciji da postigne svoje ciljeve zahtijeva efikasnu komunikaciju. Ako ljudi ne mogu dijeliti informacije, neće moći raditi zajedno, postavljati ciljeve i postići ih. Međutim, komunikacija je složen proces koji se sastoji od međusobno zavisnih koraka. Svaki od ovih koraka je vrlo neophodan kako bi naše misli bile razumljive drugoj osobi. Svaki korak je tačka u kojoj ako smo nepažljivi i ne razmišljamo o tome šta radimo, smisao može biti izgubljen.

Prema istraživanju, menadžeri troše 50 do 90% svog vremena na komunikaciju. Ovo izgleda nevjerovatno, ali postaje jasno kada se uzme u obzir da menadžer to čini kako bi ispunio svoje uloge u međuljudskim odnosima, razmjeni informacija i procesima donošenja odluka, a da ne spominjemo menadžerske funkcije planiranja, organiziranja, motiviranja i kontrole.

Upravo zato što je razmjena informacija ugrađena u sve glavne vrste upravljačkih aktivnosti, komunikaciju nazivamo procesom povezivanja. Budući da menadžer obavlja tri svoje uloge i obavlja četiri glavne funkcije kako bi formulisao i ostvario ciljeve organizacije, kvalitet komunikacije može direktno uticati na stepen realizacije ciljeva.

To znači da je efikasna komunikacija neophodna za uspjeh pojedinaca i organizacija. Loša komunikacija je jedno od glavnih područja zabrinutosti. Duboko razmišljajući o komunikaciji na individualnom i organizacionom nivou, moramo naučiti smanjiti učestalost neefikasne komunikacije i postati bolji, učinkovitiji menadžeri. Efikasni lideri su oni koji su efikasni u komunikaciji. Oni predstavljaju suštinu komunikacijskog procesa, imaju dobro razvijene usmene i pismene komunikacijske vještine i razumiju kako okruženje utiče na razmjenu informacija.

Komunikacija se odvija prenošenjem ideja, činjenica, mišljenja, senzacija ili percepcija, osjećaja i stavova sa jedne osobe na drugu, verbalno ili u nekom drugom obliku, kako bi se dobila željena reakcija kao odgovor.

Prilikom razmatranja komunikacijskog procesa potrebno je uzeti u obzir da je u uslovima ljudske komunikacije važno ne samo kako se informacije prenose, već i kako se formiraju, oplemenjuju i razvijaju. Komunikacija i informacije su različite, ali povezane stvari. Komunikacija uključuje i ono što se saopštava i način na koji se to "šta" saopštava.

Za ostvarivanje komunikacije potrebne su najmanje dvije osobe. Dakle, svaki od učesnika mora imati sve ili neke od sposobnosti: da vidi, čuje, dodiruje, njuši i okusi.

Efikasna komunikacija zahtijeva određene vještine i sposobnosti svake od strana. Komunikaciju treba posmatrati ne samo kao slanje i primanje informacija, jer se radi o odnosu dva pojedinca, od kojih je svaki aktivan subjekt – njihovo međusobno informisanje podrazumeva uspostavljanje zajedničkih aktivnosti. Stoga se u komunikacijskom procesu odvija ne samo kretanje informacija, već i njihova aktivna razmjena.

U specifično ljudskoj razmjeni informacija, važnost informacija igra posebnu ulogu za svakog učesnika u komunikaciji, jer ljudi ne razmjenjuju samo riječi, već nastoje razviti zajedničko značenje. A to je moguće pod uslovom da se informacija ne samo prihvati, već i razume i shvati.

2. Semiotika i njeni dijelovi

upravljanje komunikacijskim menadžmentom

Semiotika je nauka koja proučava načine prenošenja informacija, svojstva znakova i znakovnih sistema u ljudskom društvu (uglavnom prirodni i veštački jezici, kao i neke kulturne pojave, sisteme mitova, rituala), prirodu (komunikaciju u životinjskom svetu). ) ili u samom čovjeku (vizualna i slušna percepcija itd.). Drugim riječima, semiotika je teorija znakova i znakovnih sistema.

Postoje tri grane semiotike:

§ sintaksa (ili sintaksa, od grčkog. sintakse- konstrukcija, red) - proučava obrasce građenja znakovnih sistema, bez obzira na njihovu interpretaciju, odnosno međusobni odnos znakova;

§ semantika (od grč. semanticos- ono što znači) - proučava odnos između znaka i njegovog značenja;

§ pragmatika (od grč. pragmatos- akcija) - proučava odnos znakova sa njihovim pošiljaocima, primaocima i kontekstom znakovne aktivnosti.

U modernoj nauci postoji nekoliko oblasti semiotičkih istraživanja.

Prvi pravac - biološka semiotika, ili biosemiotika.

Ovaj smjer se bavi proučavanjem signalnih (komunikacijskih) sistema životinja, uključujući niže životinje i insekte, odnosno proučava sisteme zasnovane na prirodnim znakovima, odnosno znakovima koji su na neki način važni za postojanje samog organizma, tj. biološki značajan (biološki relevantan).

Drugi pravac je etnosemiotika, koja proučava "implicitni nivo" ljudske kulture. Čak i kada nešto sasvim opipljivo, na primjer, folklorna svadbena pjesma ili čarol, djeluje kao poseban predmet promatranja za etnosemiotiku, gledište semiotike na ovu temu se razlikuje od gledišta; nauke o folkloru: semiotika ga proučava kao dio takvih znakovnih sistema datog društva, čije značenje i ulogu ne prepoznaju ni sami članovi društva.

Etnosemiotika je mlada nauka koja se brzo razvija i još nema opštepriznate generalizirajuće teorije. U inostranstvu, posebno u SAD-u, provodi se veliki broj pojedinačnih specifičnih studija u okviru etnografije (tamo nazvane "kulturna i socijalna antropologija").

Hajde da se prvo zadržimo na privatnim istraživanjima sprovedenim u kulturnoj i socijalnoj antropologiji, uzimajući kao tipičan primer proučavanje ljudskih položaja koji mogu biti deo znakovnih sistema. U okviru kulturne i socijalne antropologije, proučavanje držanja može se provoditi iz različitih uglova.

S jedne strane, položaji se mogu proučavati sa stanovišta fiziologije ljudskog tijela (na isti način se mogu proučavati plač, smeh, fiziološke funkcije itd.), to je tzv. etološka tačka gledišta. . Opis položaja je važan za inženjersku psihologiju, koja se sastoji od proučavanja osobe u kontaktu sa mašinom: reakcija i ponašanja osobe, postavljanja osobe ispred mašine ili mašine, dizajna ručki, kontrolne table itd.; poznavanje tipičnih držanja za datu nacionalnost je važno pri planiranju stanova, namještaja itd.; za psihijatriju: psihijatrijsko posmatranje položaja, zauzvrat, može rasvijetliti fizičko ponašanje zdrave osobe.

S druge strane, položaji se mogu proučavati kao položaji ljudskog tijela tipični za datu kulturu. Ovo je etnološka tačka gledišta. Ukupan broj različitih stabilnih položaja koje ljudsko tijelo može zauzeti je oko 1000. Ali od njih, zbog kulturne tradicije svakog plemena i naroda, neki su zabranjeni (tabuirani), dok su drugi fiksni. Stoga, proučavanje položaja mora nužno biti komparativno, „interkulturalno“. Da bi se utvrdilo da li je određeno držanje, kao što je sedeći položaj tokom jela, značajno, odnosno ima li etnološki značaj, potrebno je uporediti položaje sedenja tokom jela u različitim kulturama, na primer kod severnoameričkih Indijanaca i Novog Zelanda. Aboridžini. Ako se položaji ispostavi da su stabilno različiti, onda su to činjenica kulture.

Nakon toga se može sastaviti katalog etnoloških držanja (slika 2). Nakon identifikacije najmanjih, elementarnih jedinica prostornog ponašanja osobe – držanja i sastavljanja kataloga – počinje njihovo dubinsko kulturno-etnografsko proučavanje, koje se može provesti na sljedeći način:

a) odnos držanja sa drugim znakovnim i neznakovnim sistemima kulture: odeća, raspored stambenog prostora itd.;

b) kulturno-istorijska tradicija - stabilnost pojedinih držanja tokom dugih perioda postojanja naroda.

Ovakvi položaji se prenose tradicijom i traju dugo vremena. Pretpostavlja se da mogu poslužiti, poput oblika jezika i predmeta materijalne kulture, za uspostavljanje najstarijih kretanja i kontakata plemena. Dakle, držanje u trećem redu odozgo, četvrtom stupcu slijeva, karakteristično za stanovništvo samoanskih ostrva u Tihom okeanu, očito ukazuje na indirektne kontakte s Indijom, gdje se vezuje za vjerske običaje.

Slika 2 - Dio kataloga držanja značajnih s etnološkog stanovišta (prema G. Hughesu)

Treći pravac - lingvoosemiotika- fokusira se na proučavanje prirodnog jezika sa njegovim stilom.

Prirodni zvučni jezik ljudi je najpotpuniji i najsavršeniji od svih komunikacijskih sistema koji postoje poznato čoveku svijet. Drugi, umjetni, umjetni sistemi i jezici (na primjer, pisanje, signalizacija zastavicama, Morzeova azbuka, Brajevo pismo za slijepe, umjetni jezici poput esperanta ili volapuk, informaciono-logički jezici, itd.) utjelovljuju samo neke. svojstava prirodnog jezika. Ovi sistemi mogu u velikoj meri unaprediti jezik i nadmašiti ga u jednom ili više aspekata, ali istovremeno biti inferiorni u odnosu na druge, kao što telefon, televizija, radio (općenito, bilo koji alat, bilo koji instrument) poboljšavaju određena svojstva. pojedinačna tijela osoba.

Lingvoosemiotika istražuje druge povezane znakovne sisteme koji:

§ funkcionišu paralelno sa jezikom (na primjer, gestovi i izrazi lica koji prate govor);

§ kompenzirati jezik (na primjer, ekspresivne, stilske intonacije; tipografski fontovi);

§ modificirati njegove funkcije i karakter znakova (na primjer, umjetnički govor).

IN poslednjih godina U vezi sa brzim razvojem modeliranja prirodnog jezika i pojavom raznih vrsta umjetnih jezika (informacijskih, informacijsko-logičkih, poput programiranja itd.), proširio se i predmet lingvističke semiotike.

Četvrti pravac apstraktna semiotika- proučava samo najopštije osobine i odnose koji karakterišu znakovne sisteme, bez obzira na njihovo materijalno oličenje (R. Carnap u inostranstvu; V.B. Biryukov, D.P. Gorsky, A.A. Zinovjev, V.V. Martynov i dr., SSSR). U okviru ovog pravca stvara se najapstraktnija, logičko-matematička teorija znakovnih sistema.

Predmet opšte semiotike je poređenje, upoređivanje i generalizacija rezultata određene semiotike; razmatranje načina na koji se apstraktni jezički odnosi manifestuju u različitim znakovnim sistemima; formulisanje opštih semiotičkih zakona koji nastaju u ovom procesu; rješavanje epistemoloških pitanja itd.

3. Informacije o mjerenju. Entropija

3.1 Uloga informacija u upravljanju

Suštinu i ulogu informacija u upravljanju najbolje pokazuje veza između pojma informacije i koncepta entropije. Svojevremeno je N. Wiener izrazio dvojnost entropija - informacija kako slijedi: „Kao što je količina informacija u sistemu mjera organizacije sistema, na isti način entropija je mjera neorganiziranosti sistema; jedno je jednako drugom, uzeto sa suprotnim predznakom. Upravljanje u sistemu zavisi od dostupnih informacija. Od svih raznovrsnih definicija informacija, najosnovnija je ona koja je postavljena u teoriji informacija i povezana je s količinom informacija:

Informacija je uklanjanje neizvjesnosti. U ovom slučaju, nesigurnost se smanjuje za količinu informacija koje su dobijene u procesu izbora ili donošenja odluke iz raspoloživog broja alternativa;

Međutim, u menadžmentu je informacija i sredstvo komunikacije (informacija se prenosi u obliku poruke koja sadrži informacije u promjeni varijabli).

Informacije suzbijaju tendenciju sistema da se dezorganizuje i povećava entropiju, a količina informacija u sistemu je mjera organizacije sistema (slika 3.1.).

Potrebno je razlikovati pojmove kao što su podaci i informacija. Podaci – primarne informacije (signali) o promjenama varijabli (stepen agregacije je nizak);

Međuinformacije dobijene kao rezultat akumulacije i agregacije primarnih podataka, informišući o dinamici promjena;

Konačne informacije (visok stepen akumulacije i agregacije) direktno se koriste u procesu donošenja odluka.

3.2 Kvantitativne mjere informacija

Strukturne mjere se koriste za mjerenje samo diskretnih informacija. Osnovu korišćenih strukturnih mera čine informacioni elementi (kvanta), koji se shvataju kao nedeljivi delovi informacije.

Strukturne mjere se dijele na geometrijske, kombinatorne i aditivne mjere informacija.

geometrijska mjera definira količinu informacija kao vrijednost dužine, površine ili volumena geometrijskog modela poruke, u odnosu na broj kvanta sadržanih u njoj. Geometrijska metoda određuje potencijal, odnosno maksimalnu moguću količinu informacija u datim strukturnim dimenzijama. Ova količina se zove informacioni kapacitet.

Količina informacija prilikom korištenja kombinatorna mjera izračunava se kao broj kombinacija koje se mogu napraviti od informacijskih elemenata. Ova mjera mjeri potencijalnu strukturnu raznolikost informacioni kompleksi. Preporučljivo je koristiti kombinatornu mjeru kada je potrebno procijeniti mogućnosti prenošenja različitih informacija pomoću alfanumeričkih elemenata.

Prije nego što govorimo o aditivnoj mjeri informacije, uvodimo koncepte dubine h i dužine l riječi.

Dubina h riječi imenuju broj različitih elemenata (znakova) sadržanih u prihvaćenom alfabetu.

Dužina l riječi su broj znakova koji je potreban i dovoljan za predstavljanje datog skupa riječi elementima date abecede.

Dubina riječi odgovara bazi, a dužina riječi odgovara dubini bita brojevnog sistema ili kodiranja.

Ukupan broj riječi koji se mogu predstaviti kodovima dužine l i dubine h je dat sa

To znači da informacioni kapacitet q kod ove metode procjene eksponencijalno zavisi od dužine riječi l. Stoga je primjena ove mjere u praksi velika neugodnost.

Kako bi osigurao mogućnost dodavanja količine informacija pri sabiranju riječi i proporcionalnost količine informacija dužini riječi, Hartley je uveo aditivnu logaritamsku mjeru informacija

I = log 2h l = l log 2h.

Jedinica informacije kada se primjenjuje aditivna mjera je bit, odnosno količina informacija sadržana u riječi dubine h = 2 i dužine l= 1. Ako informacije dolaze iz različitih izvora, onda kada procjenjujemo količinu informacija aditivnom mjerom, imamo

gdje je I(A1, A2, ..., An) ukupna količina informacija iz izvora A1, A2, ..., An;

I(Ai), i = 1(1)n - količina informacija iz izvora Ai, mjerena aditivnom mjerom.

Određivanje količine informacija korištenjem statističkih mjera zahtijeva probabilistički pristup. Ovakvim pristupom, informacija se smatra porukom o ishodu slučajnih događaja, implementaciji slučajnih varijabli i funkcija, a količina informacija zavisi od apriornih vjerovatnoća ovih događaja, količina, funkcija. Statistička i strukturna mjerenja informacija ne dozvoljavaju procjenu sadržaja informacije, jer ne uzimaju u obzir značenje poruke i njenu vrijednost za primaoca. Semantičke mjere omogućavaju izbjegavanje ovog nedostatka.

3.3 Količina informacija kao mjera organizacije sistema

Količina informacija se koristi za izražavanje stepena organizacije sistema na osnovu merenja stepena nesigurnosti (formula 3.1.):

K= -log2 p i , (3.1.),

gdje je p i vjerovatnoća izbora i-te alternative;

Ova formula je ilustrovana na slici 3.2 ispod. Koncept količine informacija se tumači u nastavku u vezi sa smanjenjem neizvjesnosti pri izboru između 8 alternativa. Istovremeno, nesigurnost je smanjena za 3 bita ili za količinu informacija koje su dobijene kao rezultat izbora između 8 alternativa.

K= -log2 pi = -log 2 18 = 3 bita.

gdje je K količina informacija;

p i - vjerovatnoća izbora i-te alternative;

Slika 4 - Tri ciklusa selekcije i smanjenje nesigurnosti za tri bita pri izboru od osam opcija.

4. Komunikacijske mreže organizacije

Organizacijom se upravlja preko ljudi. Jedan od najvažnijih upravljačkih alata za menadžera je da ih usmjerava signale ili poruke svojim podređenima o njihovom ponašanju neophodnom za postizanje organizacionih ciljeva. Koristeći to i primajući povratne informacije od podređenih, menadžer organizira, motiviše i vodi podređene. Mnogo toga zavisi od sposobnosti menadžera da efikasno prenosi i prima takve signale i poruke tako da ih oni kojima su namenjene najadekvatnije percipiraju. Mnogi menadžeri shvataju važnost ovog problema i posvećuju mu veliku pažnju.

U procesu komunikacije, signali ili poruke o ponašanju se prenose sa jednog subjekta na drugi i obrnuto. Pojedinci, grupe i organizacije u cjelini mogu djelovati kao subjekti.

U prvom slučaju komunikacija je interpersonalni karakter. Izvodi se prenošenjem ideja, činjenica, mišljenja, nagovještaja, senzacija ili percepcija, osjećaja i stavova s ​​jedne osobe na drugu u verbalno(usmeno ili pismeno) i u neverbalno(poze, gestovi, ton glasa, vrijeme prijenosa, itd.) formiraju kako bi dobili željeni odgovor.

U drugom i trećem slučaju jeste organizaciono komunikacije, tj. o tome kako, od koga i kada se signali šalju u kontekstu grupa i organizacija (sastanci, prezentacije, uputstva i procedure, poslovni dokumenti, nalozi i uputstva, planovi, itd.) i kako se organiziraju povratne informacije (zapažanja, izvještaji, evaluacije i itd.). Komunikacione veze koje postoje u organizaciji odražavaju njenu stvarnu strukturu, a zadatak najvišeg menadžmenta u ovom slučaju je da dovede i jedno i drugo u usklađenost.

Nesklad između odobrene strukture i komunikacijskog procesa koji postoji u organizaciji značajno umanjuje efektivnost njenih aktivnosti.

Treba napomenuti da komunikacija informacije -- to su različiti (dva koncepta koja se vrlo često brkaju), ali povezani koncepti. Informacija je prirodan i smislen dio poslanog ili primljenog signala ili poruke, što im omogućava da im se prida određeni značaj. Jednostavno rečeno, informacija je interna interpretacija vanjskih događaja. Na primjer, krik straha je interpretacija informacije koja se čak može mjeriti u decibelima.

Komunikacija također uključuje šta se prenosi, i kako ovo "šta" se prenosi. Da bi se komunikacija odvijala u interpersonalnoj varijanti neophodno je najmanje prisustvo dvoje ljudi.

Komunikacija postavlja zahtjeve svakom od učesnika u menadžerskoj interakciji. Dakle, svaki od učesnika mora imati sve ili neke od sposobnosti: da vidi, čuje, dodiruje, mirisa, okusa itd. Efikasna komunikacija zahtijeva da svaka od strana posjeduje određene vještine i sposobnosti, kao i određeni stepen međusobnog razumijevanja.

Izraz "komunikacija" dolazi od latinskog "communis", što znači "općenito": pošiljalac signala ili poruka pokušava uspostaviti "zajednicu" sa primaocem.

Odavde se komunikacija može definirati kao prijenos ne samo informacija, već značenja ili značenja putem simbola. Efikasna međuljudska komunikacija je vrlo važna za uspjeh u menadžmentu iz više razloga. Prvo, rješenje mnogih menadžerskih zadataka zasniva se na direktnoj interakciji ljudi (šef sa podređenim, podređeni jedni s drugima) u okviru različitih događaja.

Drugo, međuljudska komunikacija je možda najbolji način za diskusiju i rješavanje pitanja koja karakteriziraju nesigurnost i dvosmislenost.

Komunikaciona mreža je veza pojedinaca koji na određeni način učestvuju u komunikacijskom procesu uz pomoć tokova informacija (slika 5). U ovom slučaju se ne razmatraju pojedinci kao takvi, već komunikacijski odnosi između pojedinaca. Komunikacijska mreža uključuje protok poruka ili signala između dvije ili više osoba. Komunikacijska mreža se fokusira na organizacione obrasce ovih tokova, a ne na to da li je značenje ili značenje poruke preneseno. Međutim, komunikaciona mreža može imati efekat sužavanja ili širenja jaza između poslane i primljene vrednosti.

Mreža koju kreira menadžer sastoji se od vertikalnih, horizontalnih i dijagonalnih veza. Vertikalne veze grade se duž linije rukovođenja od šefa do podređenih. Horizontalno veze vrše se između jednakih nivoa pojedinaca ili delova organizacije: između zamenika, između šefova odeljenja, između podređenih. Dijagonalne veze To su veze sa drugim nadređenima i sa drugim podređenim. Mreža ovih veza stvara stvarnu strukturu organizacije. Zadatak formalne organizacijske strukture je da komunikacijskim tokovima da pravi smjer. Veličina odjela u organizaciji ograničava mogućnosti razvoja komunikacijske mreže. Ako se veličina grupe eksponencijalno povećava, tada se broj mogućih komunikacijskih odnosa povećava eksponencijalno. Stoga je komunikaciona mreža u grupi od 12 raznovrsnija i složenija nego u grupi od tri.

U zavisnosti od toga kako su izgrađene komunikacione mreže, aktivnosti grupe mogu biti manje ili više efikasne.

EKSTERNA KOMUNIKACIJSKA MREŽA

Slika 5 – Interpersonalna komunikaciona mreža vođe tima u organizaciji

Postoje dobro uspostavljeni obrasci komunikacionih mreža za grupe iste ili različite veličine (slika 6). U mrežama krugova članovi grupe mogu komunicirati samo sa onima koji se nalaze pored njih. U mrežama kotača postoji formalna, centralizirana hijerarhija moći u kojoj podređeni komuniciraju jedni s drugima preko svog šefa. Objektivna osnova takve situacije je da osoba u centru "točka" ima više komunikacijskih veza od ostalih članova grupe. Prima više poruka, češće ga drugi članovi grupe prepoznaju kao vođu, ima više društvenog uticaja na druge članove grupe, obično ima više odgovornosti za prenošenje informacija, od njega se više od drugih očekuje da konačno reši problem.

Slična slika je uočena u mrežama tipa "Y". Takve mreže se nazivaju centralizovane i mogu biti efikasne ako se riješe jednostavni problemi. Drugi tip hijerarhije moći predstavljaju "lančane" mreže, u kojima se pojavljuju horizontalne veze - element decentralizacije. "Omnichannel" mreže predstavljaju potpuno decentralizirane grupe. To je obično potrebno kada je potrebno uključiti sve u rješavanje složenih problema. Ovaj pristup se još naziva i otvorena komunikacija.

Poznavanje tipova komunikacijskih mreža posebno je važno za razumijevanje odnosa moći i kontrole u organizaciji. Poznato je da skrivanje ili centralizacija informacija podržava odnose moći. Priroda međuzavisnosti poslova i ljudi u grupi ili organizaciji odredit će vrstu efikasnije komunikacijske mreže. Jednostavna međuzavisnost omogućava korištenje centraliziranih mreža. Kompleksna međuzavisnost zahtijeva "timski" pristup izgradnji komunikacijskih mreža. Međutim, složena mreža možda neće riješiti jednostavan problem.

Slika 6 – Uzorci komunikacionih mreža u grupama

5. Tehnologija upravljanja kao informacioni proces

Tehnologija je bilo koji način transformacije sirovina za postizanje željenih rezultata. Budući da je informacija predmet i, shodno tome, izvorni materijal menadžerskog rada, tehnologija upravljanja se, na primjer, može definirati kao skup metoda za obradu menadžerskih informacija u cilju razvoja, usvajanja i implementacije menadžerskih odluka.

Tehnologija upravljanja odražava sadržaj upravljanja, karakterišu je procesi kretanja i obrade informacija i određena je sastavom i postupkom obavljanja upravljačkih poslova, tokom kojih se te informacije transformišu i utiču na objekat upravljanja. To podrazumijeva glavnu svrhu tehnologije upravljanja - uspostavljanje racionalne šeme za interakciju strukturnih jedinica i pojedinačnih izvođača u procesu upravljanja.

Tehnologija upravljanja se definiše kao sistem operacija i postupaka koje obavljaju rukovodioci, stručnjaci i tehnički izvršioci u određenom redosledu koristeći metode i tehnička sredstva neophodna za to.

Cilj tehnologije upravljanja je optimizacija proces upravljanja, racionalizirajući ga isključujući one aktivnosti i operacije koje nisu neophodne za postizanje rezultata.

Osnovna funkcija tehnologije upravljanja je da obezbijedi naučni i funkcionalni odnos procesa upravljanja sa specifičnim tehnologijama upravljanja koje doprinose implementaciji upravljačkih funkcija. S tim u vezi, važno je formirati razmišljanje novog tipa menadžera, usmjeravajući ih na proaktivne analitičke i inovativne aktivnosti.

Razvoj tehnologije upravljanja podrazumeva određivanje broja, redosleda i prirode operacija koje čine proces upravljanja, razvoj ili odabir odgovarajućih metoda, tehnika i tehničkih sredstava za svaku operaciju, identifikaciju optimalnih uslova za proces prenosa objekta sistema iz početno stanje u željeno.

Precizno funkcionisanje organa upravljanja zahtijeva podelu procesa upravljanja na operacije, a efektivna organizacija upravljanja zahtijeva pravilnu kombinaciju operacija. Svaka operacija mora biti povezana s prethodnim operacijama ovog ciklusa kontrolnog procesa. Izvršenje operacije mora biti povezano sa izvršavanjem drugih operacija. Koncept " kontrolna tehnologija» usko je vezan za proces algoritamizacije operacija u okviru određenih funkcija sistema upravljanja.

Uloga algoritma (procedure) procesa upravljanja je recept koji određuje sadržaj i redosled akcija u bilo kom informacionom ili organizacionom procesu. Njegov algoritam su pravila za sekvencijalnu implementaciju određenih, međusobno povezanih operacija, na koje se ovaj proces može razložiti, a koje se moraju implementirati da bi se postigao željeni cilj. Procedura se može definisati kao sistem sekvencijalno implementiranih instrukcija o izvršavanju operacija određenim redosledom, koje vode ka rešavanju menadžerskih problema.

Šematski se tehnologija upravljanja može predstaviti kao informacijska i organizaciona interakcija tri glavna ciklusa ili procesa u okviru kojih se izvode različite operacije i procedure.

1. Informacijski proces: pretraživanje, prikupljanje, prijenos, obrada i skladištenje različitih vrsta informacija. Ovdje su zaposleni uglavnom kreativni izvođači i stručnjaci.

2. Logičko-razmišljanje, odnosno proces razvoja i donošenja menadžerskih odluka: istraživanje, obrada, proračuni, prognoze, donošenje odluka. Zapošljava uglavnom stručnjake i rukovodioce organizacije.

3. Organizacioni proces ili organizacioni uticaj na objekat upravljanja za sprovođenje upravljačkih odluka: izbor i raspoređivanje kadrova, dovođenje zadataka do izvršilaca, operativno planiranje, organizacija rada, koordinacija, kontrola izvršenja itd.

Bitne tačke u tehnologiji upravljanja su istraživanje i opis racionalne načine implementacija procesa upravljanja korištenjem odgovarajućih operacija i procedura. Ipak, veoma je teško opisati algoritme za funkcionisanje sistema upravljanja i odrediti čitav skup metoda za izvođenje i naručivanje transformacija informacija i organizacionih interakcija koje čine proces upravljanja, a nije moguće ni jednoznačno formulisati.

Trenutno postoji nekoliko pristupa formiranju tehnologije upravljanja. Budući da je tehnologija upravljanja određena sastavom upravljačkog posla, onda se, shodno tome, i njena konstrukcija može vršiti u zavisnosti od toga koji pristup razumijevanju menadžmenta se uzima kao osnova, odnosno koji stil upravljanja karakteriše aktivnosti rukovodilaca kompanije.

Najrazvijeniji i najjednostavniji je tradicionalni, klasični funkcionalni pristup, koji se zasniva na shvatanju menadžmenta kao procesa za obavljanje određenih funkcija. Ovdje se tehnologija upravljanja može definirati kao reguliranje racionalnih procedura i načina rada sa informacijama u procesu implementacije upravljačkih funkcija. Suština funkcionalnog pristupa leži u činjenici da se na svakom hijerarhijskom nivou sistema menadžmenta dodeljuju relativno odvojene oblasti upravljačkog rada ili funkcije, za koje se izgrađuje poseban skup procedura. U budućnosti se dodjeljuju podfunkcije i odgovarajući blokovi procedura, detaljnije do nivoa operacije; određuju se vrste dokumenata, potrebna tehnička sredstva i dr.

Ovaj pristup tehnologizaciji procesa upravljanja je primenljiv za preduzeća koja stabilno posluju u okruženju koje se malo menja. Dakle, organizacija može imati tehnologiju planiranja, kontrolnu tehnologiju ili (uzimajući u obzir posebne funkcije upravljanja) tehnologiju za upravljanje razvojem novog proizvoda, tehnologiju marketinško istraživanje itd.

Najprikladniji u promjenjivom okruženju je situacijski pristup, čija je suština potkrijepiti algoritam za izbor postupka na osnovu znakova određene situacije ili problema. Uz situacioni pristup, tehnologija upravljanja se definiše kao niz akcija za odabir odgovarajućih procedura i izvođenje transformacija informacija i organizacionih uticaja koji su u njih uključeni. Šema tehnologije upravljanja uključuje:

dijagnosticiranje problema i određivanje načina za njegovo rješavanje;

Identifikacija faktora koji utiču na odluku;

razvoj i evaluacija alternativa;

· razvoj taktike za realizaciju planiranih razvojnih puteva.

I, konačno, pristup menadžmentu sa stanovišta donošenja odluka omogućava nam da tehnologiju upravljanja posmatramo kao određeni niz akcija koje se koriste u postavljanju ciljeva preduzeća i razvoju mehanizama za njihovo postizanje. U tome postoje dvije faze:

1. razvoj ciljeva i strategija razvoja preduzeća;

2. formiranje tehnologije za donošenje i implementaciju upravljačkih odluka.

Efikasnost tehnologije menadžmenta je krajnji rezultat, koji se izražava ne samo u uštedi vremena i troškova, već i u osiguravanju stabilnosti i opstanka organizacije u promjenjivom vanjskom okruženju.

Kriterijumi za efektivnost tehnologije upravljanja uključuju:

Jednostavnost (tehnologija upravljanja ne bi trebala biti pretjerano komplikovana, sadržavati međukorake ili operacije);

fleksibilnost (prilagođavanje promenljivim uslovima);

Pouzdanost (prisustvo određene granice sigurnosti, rezervni mehanizam);

Profitabilnost (tehnologija može biti efikasna, ali ne i ekonomična);

Lakoća upotrebe (dobro osmišljena tehnologija će biti beskorisna ako je nezgodna za ljude koji moraju da rade).

Posebno mjesto u tehnologiji upravljanja danas zauzima upravljačka tehnologija.

Tehnologija upravljanja je skup materijalnih resursa (kancelarijska oprema, komunikaciona oprema, računarska oprema, itd.) koji omogućavaju smanjenje složenosti upravljačkog posla, vremenskog rasporeda njihove implementacije, kao i poboljšanje kvaliteta donetih odluka.

Mentalne sposobnosti pojedinca imaju ograničenje, upotreba operativne i dugoročne memorije računara omogućava proširenje intelektualnih sposobnosti stručnjaka za rješavanje menadžerskih problema. Razvoj alata za automatizaciju doprinosi produbljivanju informativnog karaktera menadžerski rad, a kompjuterizovane sistemske tehnologije danas postaju sastavni deo tehnologije upravljanja.

Postoje prepreke u načinu komunikacije koje se mogu podijeliti u dvije grupe: one koje postoje na individualnom nivou i one koje „rastu“ na nivou organizacije.

Izvori komunikacijskih barijera su i pojedinci i organizacije u cjelini (Tabela 2).

Individualne barijere, prije svega, mogu se povezati s razlikama u emocijama i tipovima percepcije. Na primjer, ako osoba ima tendenciju da dijeli ljude u grupe (klase), njegovo mišljenje će biti teško promijeniti. Ako osoba rigidno definira svoj stav i prije početka rasprave, šanse za postizanje uspjeha u komunikaciji se naglo smanjuju. Štaviše, ljudi različitog porijekla ili nivoa znanja imaju tendenciju da različito tumače iste informacije.

Drugo, problem može biti u pogrešnom izboru kanala ili sredstava komunikacije. Na primjer, kada poruka ima emocionalnu konotaciju, preporučljivo je prenijeti je lično, na sastanku, a ne u pismu. Pisane poruke su bolje za rutinsku komunikaciju, ali ne daju dovoljno brze povratne informacije. Osim toga, neprikladno je koristiti pisane poruke za prijenos višestrukih informativnih signala.

Treće, poteškoće u komunikaciji često su povezane sa semantičkim razlikama.

Semantika je značenje riječi i kontekst u kojem se koriste. Riječ "efikasnost" za direktora fabrike može značiti postizanje velikih obima proizvodnje, a za stručnjaka za ljudske resurse zadovoljstvo zaposlenih. Mnoge savršeno uobičajene engleske riječi imaju u prosjeku 28 različitih značenja. Stoga uspješna komunikacija uključuje pažljiv odabir riječi koje su dizajnirane da precizno odražavaju vaše misli.

Četvrto, primalac može pogrešno shvatiti pošiljaoca ako kaže jednu stvar, ali neverbalne poruke ukazuju na nešto sasvim drugo. Ako izraz lica osobe ne odgovara njegovim riječima, u komunikaciji će biti “buke” i nesigurnosti. Intonacije, geste, radnje - sve to ne bi trebalo biti u suprotnosti s onim što se kaže naglas.

Tabela 2 – Komunikacijske barijere i načini za njihovo prevazilaženje

	Kako ih savladati
Pojedinac
barijere između ljudi	aktivna percepcija
Kanali i sredstva prijenosa informacija	Odabir adekvatnog kanala
Semantika	Poznavanje perspektive sagovornika
Nepodudaranje informacijskog signala	Upravljanje zasnovano na izletima
Organizacijski
Razlike u statusu i nivou moći	Atmosfera poverenja
Potrebe i ciljevi odjela	Razvoj i korištenje formalnih kanala
Neusklađenost komunikacione mreže sa radnim zadacima	Promjena organizacije i strukture grupe
Nedostatak formalnih kanala	Podsticanje upotrebe višestrukih, kako formalnih tako i neformalnih kanala

Organizacione barijere se odnose na faktore koji su inherentni organizaciji kao celini. Prije svega, to je problem različitog statusa i nivoa vlasti. Na primjer, da ste zaposleni na prvoj liniji, da li biste prijavili problem menadžeru ako vaša pritužba daje menadžeru negativan utisak o vašem radu? S druge strane, menadžeri obdareni moći često percipiraju obične zaposlene kao nesposobne za neozbiljne misli i postupke pojedinaca.

Razlike u ciljevima i potrebama odjela imaju značajan utjecaj na komunikaciju. Svako od njih ima svoje probleme. Za odeljenje proizvodnje glavna stvar su pokazatelji učinka, njeni zaposleni su prilično daleko od interesa zaposlenih u marketinškim službama.

Treći problem je što tokovi komunikacije možda ne odgovaraju zadatku tima ili cijele organizacije. Ako se pri obavljanju nestandardnih zadataka koristi centralizirana komunikacijska struktura, očito je da će razmjena informacija između zaposlenih biti nedovoljna. Organizacija, odjel ili tim su što efikasniji samo kada obim komunikacije između zaposlenih odgovara zadatku.

Nedostatak formalnih kanala u organizaciji negativno utiče na efikasnost komunikacije. Kompanija uvijek treba da ima uzlaznu, silaznu i horizontalnu komunikaciju adekvatnu trenutnoj situaciji. razne forme: ankete zaposlenih, politike otvorenih vrata, bilteni, dopisi, ad hoc timovi, čak i uspostavljanje specijalnih "premosnih" pozicija. Odsustvo formalnih kanala znači da nema komunikacije u organizaciji kao takvoj.

Da bi se prevladale komunikacijske barijere, menadžment mora stvoriti organizacionu strukturu koja će podsticati pozitivnu, učinkovitu komunikaciju, za koju su potrebne i individualne vještine i organizacijsko djelovanje.

Najvažnija individualna vještina je sposobnost slušanja. Aktivno slušati znači postavljati pitanja, pokazivati ​​interesovanje i s vremena na vrijeme parafrazirati ono što je druga osoba rekla kako biste bili sigurni da ste to ispravno razumjeli. Aktivno slušanje znači pružanje povratne informacije pošiljaocu poruke.

Drugo, potrebno je odabrati odgovarajuće kanale za prijenos vlastitih poruka. Kompleksna poruka zahtijeva korištenje prostranog komunikacijskog kanala (telefon, lični razgovor), rutinske poruke i podaci mogu se prenositi u obliku bilješki, pisama ili e-maila.

Treće, i pošiljalac i primalac moraju pokušati da shvate gledište druge strane. Prilikom primanja informacija, menadžeri moraju posvetiti posebnu pažnju, koja će im omogućiti da prepoznaju da li sagovornik ima predrasude, razjasne šta je pogrešno shvaćeno i ispravi vlastitu poruku. Kada ispravno procijenimo stavove sagovornika, preciznije tumačimo semantičko značenje prenesenih riječi, senzacija i općenito ih objektivnije tretiramo.

I, konačno, upravljanje zasnovano na izlasku pred narod. Menadžer mora povremeno napuštati svoju kancelariju i samostalno provjeravati status komunikacijskih kanala u kompaniji. Kada menadžer sve vidi svojim očima, upoznaje ljude, dobija mnogo potpuniju sliku organizacije, dobija priliku da zaposlenima direktno prenese važne ideje i vrijednosti.

Atmosfera povjerenja i otvorenosti u organizaciji podstiče zaposlenike na iskrenu međusobnu komunikaciju, kada zaposleni neustrašivo saopštavaju i dobre i loše vijesti vrhu. Za stvaranje takve atmosfere neophodni su uslovi za razvoj međuljudskih kvaliteta zaposlenih.

Drugo, menadžeri moraju razviti i koristiti formalne kanale komunikacije, u svim pravcima. U Scandinavian Design-u se koriste dva različita biltena za kontaktiranje zaposlenih. U fabrici Packard Electric, u vlasništvu General Motorsa, zaposleni imaju pristup svim informacijama o kompaniji: finansijskim informacijama, budućim planovima, procjenama kvaliteta, pokazateljima učinka. Bank of America ima programe za podsticanje zaposlenih da daju ideje i daju povratne informacije. Mogu se koristiti i druge metode: direktna pošta, oglasne ploče, ankete.

Treće, menadžeri treba da podstiču istovremenu upotrebu više kanala komunikacije, formalnih i neformalnih. Ovi višestruki kanali uključuju pisane direktive, razgovore licem u lice, "izlaske" i "lozu". Na primjer, u istoj fabrici GM-a izdaju se mjesečno novine, menadžeri imaju redovne sastanke sa radnim timovima, a elektronski displej u kafeteriji koristi se za emitovanje vijesti. Slanje poruka kroz više kanala u isto vrijeme povećava šanse da budu primljene i ispravno shvaćene.

Četvrto, struktura organizacije mora odgovarati potrebama komunikacije. Na primjer, Casino/Holiday Inn (Las Vegas) ima namjenski tim za komunikaciju (kao dio organizacijske strukture). Sastoji se od predstavnika svakog odjela. Tim se bavi najhitnijim problemima kompanije, osmišljen da pomogne menadžerima da procijene probleme ne samo u interesu svojih odjela. Za rješavanje problema tim uključuje sve koji su u mogućnosti da pomognu. Ako postoji nedostatak horizontalnih kanala komunikacije u organizaciji, u njoj se mogu stvoriti slični timovi, uvesti druge grupe za „brzo reagiranje“, pozicije menadžera integratora i matrične strukture. Organizaciona struktura, između ostalog, treba da odražava potrebe za informacijama. Ako odjel ili tim obavlja složene nestandardne poslove, neophodna je decentralizacija struktura, što omogućava intenziviranje diskusija i uključivanje zaposlenih u proces upravljanja.

Zaključak

U ovom seminarski rad ispitali smo koncepte informacija i važnost komunikacija za efikasan rad menadžer organizacije. Bez znanja i posebnih vještina nemoguće je upravljati ljudima; na ovaj način se mogu naići na razne barijere, koje smo istakli u 5. paragrafu rada.

Talentovani lideri zainteresovani su za održavanje kontakta sa zaposlenima i kupcima i za oblikovanje pravca svojih kompanija. I takvi kontakti se moraju održavati kontinuirano, što znači da lideri moraju imati razvijene interpersonalne vještine. Oni koji nisu upoznati sa menadžmentom obično su zapanjeni količinom energije koju uspješni menadžeri ulažu u komunikaciju.

Vjerujem da su informacije centralne za upravljanje organizacijom. Informacije koje dolaze spolja i kruže unutar kompanije, direktor i vodeći menadžeri akumuliraju, analiziraju i kao rezultat formiraju ispravnu strategiju rada. “Ko posjeduje informacije, posjeduje svijet”, rekao je Winston Churchill.

Komunikaciju smo definirali kao proces u kojem dvoje ili više ljudi razmjenjuju i razumiju primljene informacije, čija je svrha motivirati ili utjecati na određeno ponašanje.

Efikasna aktivnost menadžera pretpostavlja jasnu razliku između pojmova razdvajanja i proglašenja. Menadžer koji nikoga ne sluša je kao prodavac polovnih automobila koji kaže: "Ja prodajem, oni ne žele da kupuju." Upravljačke komunikacije su dvosmjerna ulica koja zahtijeva slušanje i druge oblike povratnih informacija. Znanja stečena od strane menadžera iz lične komunikacije sa zaposlenima formiraju njihovo razumijevanje života kompanije. Vjerujem da su ovim znanjem menadžeri u procesu komunikacije u mogućnosti da utiču na umove podređenih, kao i da efikasno rade sa kupcima.

Stoga je veoma važno održavati „zdrav“ korporativni duh u organizaciji kroz redovne sastanke, obuke i zajedničke događaje za zaposlene iz različitih odjela. Uostalom, samo koordiniran rad svih dijelova jedne cjeline može dovesti do uspješnog funkcionisanja organizacije.

Spisak korišćene literature

1 Boddy D., Payton R. Osnove menadžmenta / Ed. Yu.N. Kapturevsky. - Sankt Peterburg: Petar, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. Menadžment. - M.: Gardarika, 2001. - 528 str.

Slični dokumenti

Suština komunikacije i definisanje njenog značaja u procesu menadžerske aktivnosti menadžera. Vrste komunikacije i njene glavne faze implementacije, faze kontradikcija. Načini međuodnosa komunikacije i informacija u upravljanju kadrovima.

sažetak, dodan 28.05.2010


Pojam, elementi, sadržaj, klasifikacija, vrste i oblici komunikacije. Informacije kao glavni element komunikacionih sistema. Opis glavnih faza komunikacijskog procesa. Analiza informacionih tehnologija i komunikacija u menadžmentu.

seminarski rad, dodan 01.06.2010


Specifičnost koncepta komunikacije: definicija, koncept, modeli. Raznovrsnost i funkcionalne karakteristike komunikacije u menadžmentu. Specifičnosti toka formalnih i neformalnih komunikacijskih procesa u organizaciji. Interakcija pojedinaca u organizaciji.

teze, dodato 16.06.2017


Menadžer, njegovo mjesto i uloga u upravljanju organizacijom. Opšte karakteristike DOO "PYAT-3", karakteristike ličnih kvaliteta menadžera u menadžmentu. Glavni nedostaci flegmatičnog menadžera. Glavne komponente u strukturi individualne aktivnosti.

seminarski rad, dodan 08.11.2013


Komunikativna komponenta komunikacije. Formiranje poslovne kulture u zapadnim zemljama iu Rusiji. Osobine verbalne i neverbalne interpersonalne komunikacije. Učinkovitost komunikacijskih procesa u menadžmentu, zapovijedi uspješne komunikacije.

sažetak, dodan 21.01.2011


Suština, problemi i uloga komunikacije. Osobine komunikacijskog procesa u organizaciji. Preporuke za poboljšanje komunikacije u OAO "Bashkirenergo". Interakcija između elemenata struktura menadžmenta. Verbalna i neverbalna komunikacija.

seminarski rad, dodan 05.11.2014


Proučavanje pojma i karakteristika komunikacije kao procesa. Razmatranje principa, faza i sadržaja komunikacijskog procesa u upravljanju kadrovima. Razmatranje načina za poboljšanje efektivnosti komunikacija u procesu upravljanja ljudskim resursima.

seminarski rad, dodan 24.05.2015


Definicija pojma informacija kao glavnog uslova za konkurentnost organizacije. Glavne vrste upravljačkih informacija, njihovi izvori i faze razmjene podataka. Korišćenje lokalnih računarskih sistema za rad sa podacima i metode za njihovu zaštitu.

sažetak, dodan 19.02.2012


Znakovi klasifikacije informacija. Komunikacija kao proces prenošenja informacija od izvora do primaoca kako bi se promijenilo njegovo znanje o stavovima ili ponašanju. Interpersonalne komunikacijske barijere (mikrobarijere). Načini poboljšanja komunikacijskog sistema.

prezentacija, dodano 03.12.2014


Pojam komunikacija, njihova uloga u upravljanju. Sadržaj komunikacijskog procesa, njegove faze. Karakteristike DOO "Volga marketinška porodica". Proučavanje komunikacijskog procesa u menadžmentu organizacije. Preporuke za komunikaciju unutar organizacije.