në shtëpi » Kushtet » Çfarë nuk përfshihet në detyrat e sekretarit të titullarit. Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit

Çfarë nuk përfshihet në detyrat e sekretarit të titullarit. Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit

Përshkrimi i punës - dokumenti kryesor organizativ dhe ligjor që rregullon veprimtarinë e sekretarit, përcakton të drejtat e tij, pozicionin në organizatë, natyrën e punës. Sekretari mbështetet në këtë dokument në marrëdhëniet e tij me punonjësit.

Në çdo institucion ka një sekretar. Por, siç u përmend tashmë, posti i sekretarit ka shumë gradime. Në një organizatë (ose firmë) të vogël do të ketë një sekretar-referent (sekretar). Në më shumë organizatat e mëdha Sekretarët mund të jenë me titullarin dhe zëvendësit e tij, në çdo njësi strukturore. Ka sekretarë kolegjesh, sekretarë shkencorë të këshillave shkencorë etj. Secili sekretar gjithmonë, bazuar në qëllimin dhe specifikat e veprimtarisë së organizatës, kërkesat e drejtuesit dhe besimin e tij tek sekretari, zhvillon kushtet e veta të detyrave dhe të drejtave, kombinime të ndryshme të llojeve krijuese, logjike dhe teknike të punës. Në të njëjtën kohë, ekziston një grup tipik i operacioneve të menaxhimit për shërbimet dokumentare dhe jodokumentare që kryejnë të gjithë sekretarët.

Detyrat, të drejtat dhe llojet e punës që duhet të kryejë një sekretar i caktuar, kërkesat për njohuritë dhe aftësitë e tij profesionale janë të fiksuara në përshkrimin e punës së tij.

Nëse ka një përshkrim pune për një pozicion të lirë sekretarie, aplikanti zbulon menjëherë se çfarë kërkohet prej tij dhe lidh aftësitë e tij me kërkesat.

Nëse një sekretar pune nuk ka ende një përshkrim pune, ai duhet të hartohet në mënyrë që të përcaktojë qëllimin e detyrave dhe të mos jetë "në grep" për të gjitha llojet e punës, për të siguruar të drejtat, krijimin e marrëdhënieve, këmbyeshmërinë me punonjësit e tjerë. në rast mungese ose për shkak të mbingarkesës së përkohshme.

Përshkrimi i punës është një dokument afatgjatë dhe zbatohet derisa të zëvendësohet nga një përshkrim i ri i punës. Prandaj, përpilimi i tij duhet marrë me shumë përgjegjësi. Ajo që shkruhet në përshkrimin e punës është ajo që do të kërkohet. Çfarë të drejtash jepen në të, ato që keni.

Kur filloni të hartoni një përshkrim të punës, para së gjithash duhet të përdorni "Drejtorinë e Kualifikimit për pozicionet e menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë". Është zhvilluar nga Instituti i Punës dhe miratuar me dekret të Ministrisë së Punës dhe zhvillim social Federata Ruse 21 gusht 1998 (nr. 37). Manuali është një dokument normativ dhe duhet theksuar menjëherë se karakteristikat e reja të kualifikimit rekomandohen për përdorim në ndërmarrje, institucione dhe organizata. industri të ndryshme ekonomisë, pavarësisht nga forma pronësore dhe organizative e juridike.

Qëllimi i manualit është formuluar mjaft qartë: “Ky Manual i Kualifikimit pozicionet drejtuese, specialistë dhe punonjës të tjerë (performues teknikë) është krijuar për të siguruar një ndarje racionale të punës, për të krijuar një mekanizëm efektiv për përcaktimin e funksioneve, kompetencave dhe përgjegjësive, rregullim të qartë veprimtaria e punës punëtorët në kushte moderne zhvillimi i marrëdhënieve të tregut”.

Në drejtori, ndryshe nga "Mbledhja e tarifave dhe karakteristikat e kualifikimit për pozicionet e punonjësve në mbarë industrinë "ka një ndryshim shumë të rëndësishëm - ai nuk tregon kategoritë e pagave sipas një të vetme shkallë tarifore, dhe në rubrikën "Dispozitat e Përgjithshme" shkruhet se " Kategoritë e kualifikimit për shpërblimin e specialistëve përcaktohen nga titullari i ndërmarrjes, institucionit, organizatës. Kjo merr parasysh shkallën e pavarësisë së punonjësit në kryerjen e detyrave zyrtare, përgjegjësinë e tij për vendimet, qëndrimin ndaj punës, efikasitetin dhe cilësinë e punës, si dhe njohuritë profesionale, përvojën. aktivitete praktike të përcaktuar nga kohëzgjatja e shërbimit në specialitet etj.”.

Kështu, paga e një sekretari varet kryesisht nga njohuritë, aftësitë, cilësia e punës, përgjegjësia e tij. Ky është një ndryshim i rëndësishëm që lejon menaxherin të vlerësojë punën e punonjësit në rezultate specifike.

Nga karakteristikat e kualifikimit, ju mund të përdorni plotësisht seksionet: " Përgjegjësitë e Punës dhe "Unë duhet të di".

Nëse organizata (firma) është e vogël dhe sekretari (sekretari-referent) i vetëm kryen të gjitha shërbimet organizative dhe dokumentare, d.m.th. në fakt kryen funksionet e zyrës, por në një masë më të vogël mund të përdorësh karakteristikat e kualifikimit të drejtuesit të zyrës. Detyrat e tij janë si më poshtë:

Siguron përpunimin në kohë të korrespondencës hyrëse dhe dalëse, dërgimin e saj në destinacion.

Kontrollon afatet e ekzekutimit të dokumenteve dhe ekzekutimin korrekt të tyre.

Organizon punën për regjistrimin, kontabilitetin, ruajtjen dhe transferimin në njësinë përkatëse strukturore të dokumenteve të punës aktuale të zyrës, duke përfshirë urdhrat dhe urdhrat e menaxhimit.

Organizon punën për formimin e lëndëve dhe depozitimin e tyre.

Zhvillon udhëzime për mbajtjen e evidencës në një ndërmarrje, institucion, organizatë dhe organizon zbatimin e tyre.

Merr masa për t'i pajisur punonjësit me materialet e nevojshme udhëzuese dhe referuese, si dhe inventarin, pajisjet, mjetet e mekanizimit dhe automatizimit të punës menaxheriale.

Ofron udhëzime metodologjike për organizimin e punës së zyrës në departamente, kontroll mbi formimin korrekt, ruajtjen dhe dorëzimin në kohë të lëndëve në arkiv, përgatitjen e certifikatave për respektimin e afateve për ekzekutimin e dokumenteve.

Ofron printim dhe riprodhim të dokumenteve të zyrës.

Merr pjesë në përgatitjen e takimeve të thirrura nga menaxhmenti dhe organizon mirëmbajtjen e tyre.

Organizon ekzekutimin e dokumenteve të udhëtimit, regjistrimin e punonjësve që vijnë në një udhëtim pune në organizatë.

Ai duhet të dijë;

■ rezolutat, urdhrat, urdhrat, udhëzimet e tjera dhe rregulloret autoritetet më të larta lidhur me organizimin e punës në zyrë;

■ sistemi shtetëror mbështetje për menaxhimin e dokumentacionit;

■ standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;

■ strukturën e ndërmarrjes, institucionit, organizatës;

■ organizimi i punës në zyrë;

■ skemat e rrjedhës së punës;

■ procedurën për përpilimin e nomenklaturës së lëndëve, inventarin e lëndëve të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme, raportimin e vendosur;

■ kushtet dhe procedura për dërgimin e lëndëve në arkiv;

■ sistemet për organizimin e kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve;

■ pajisje zyre dhe të tjera mjete teknike punë menaxheriale;

■ bazat e ekonomisë, organizimit të prodhimit, punës dhe menaxhimit;

■ legjislacioni i punës;

■ rregulloret e brendshme të punës;

■ rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës8. .

E re është karakteristika kualifikuese e sekretarit të kreut. Le ta konsiderojmë atë.

Përgjegjësitë e punës.

♦ Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të titullarit të ndërmarrjes.

♦ Pranon korrespondencën e ardhur për t'u shqyrtuar nga titullari, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në divizione strukturore ose interpretues të veçantë për t'u përdorur në procesin e punës ose përgatitjes së përgjigjeve.

♦ Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacion në përgatitjen dhe miratimin e vendimeve.

♦ Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e drejtuesit të ndërmarrjes.

♦ Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e menaxherit.

♦ Siguron shqyrtim dhe dorëzim në kohë ndarjet strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të pranuara për ekzekutim.

♦ Kontrollon korrektësinë e draft-dokumenteve të përgatitura që i dorëzohen menaxherit për nënshkrim, siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.

♦ Organizon biseda telefonike me menaxherin, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe i sjell në vëmendje përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione nëpërmjet aparateve marrëse dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, i sjell menjëherë në informacioni i vëmendjes së tij të marrë përmes kanaleve të komunikimit.

♦ Në emër të titullarit, harton letra, kërkesa, dokumente të tjera, përgatit përgjigje për autorët e letrave.

♦ Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.

♦ Kryen kontroll mbi ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe urdhrave të lëshuar, si dhe mbi respektimin e afateve për zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të ndërmarrjes, të marra nën kontroll. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.

♦ Siguron vendin e punës kreu me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, kancelari, krijon kushte të favorshme për punën e tij efektive.

♦ Printon, me urdhër të drejtorit, materialet e zyrës të nevojshme për punën e tij ose fut informacion aktual në të dhënat e bankës.

♦ Organizon pritjen e vizitorëve, kontribuon në shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.

♦ Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në arkiv brenda afateve të përcaktuara.

♦ Kopjon dokumente në një aparat fotografik personal.

Duhet ditur:

♦ vendime, urdhra, urdhra dhe materiale të tjera udhëzuese dhe dokumente normative në lidhje me aktivitetet e ndërmarrjes dhe mbajtjen e shënimeve;

♦ struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe i divizioneve të saj;

♦ organizim i punës në zyrë;

♦ mënyrat e regjistrimit dhe të përpunimit të dokumenteve;

♦ arkivim;

♦ daktilograf;

♦ rregulla për përdorimin e interfonit;

♦ themelet e etikës dhe estetikës;

♦ rregulla komunikimi i biznesit;

♦ bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës;

♦ rregulla për funksionimin e teknologjisë kompjuterike;

♦ bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;

♦ rregullat dhe normat e mbrojtjes së punës9.

Siç shihet nga karakteristikat e mësipërme të kualifikimit, sekretarit të drejtuesit i vendosen kërkesa mjaft të larta si për njohuritë dhe aftësitë, ashtu edhe për gamën e punës së kryer prej tij. Kjo supozon rrjedhshmëri në teknologjinë kompjuterike, përgatitje të pavarur të dokumenteve në emër të titullarit, redaktim të draft dokumenteve të marra, monitorim të ekzekutimit, etj. Këto kërkesa dhe terma të referencës, që përfshijnë shumë lloje kreative të punës, paracaktojnë nevojën për arsim të lartë profesional, por lejohet edhe arsimi i mesëm. arsimin profesional me eksperience pune.

Karakteristikat e kualifikimit të sekretarit-daktilografist dhe sekretarit-stenografes, të dhëna në Manuali i Kualifikimit, paraqiten në të njëjtën mënyrë, vetëm me shtimin e punës me daktilografi nga sekretari-daktilografist dhe stenografinë nga sekretari-stenograf. Prandaj, kur hartoni një përshkrim pune, mjafton të përdorni një nga këto karakteristika kualifikimi.

Për shembull, përgjegjësitë e punës së një sekretari-daktilografisti jepen si më poshtë:

> Kryen funksione teknike për sigurimin dhe shërbimin e punës së drejtuesit të ndërmarrjes ose departamenteve të saj.

> Merr informacionin e nevojshëm për menaxherin nga departamentet ose interpretuesit, thërret punonjësit me udhëzimet e tij.

> Organizon biseda telefonike me menaxherin, merr dhe transmeton mesazhe telefonike, regjistron mesazhet e marra në mungesë të tij dhe sjell përmbajtjen e tyre në vëmendjen e menaxherit.

> Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendin, axhendën e mbledhjes ose mbledhjes, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbal.

> Siguron vendin e punës së menaxherit me kancelari, pajisje organizative, krijon kushte të favorshme për punë më efikase të menaxherit.

> Transmeton dhe merr informacion mbi pajisjet marrëse dhe interkom (teleks, faks, telefaks, etj.).

> Printon materiale të ndryshme me drejtimin e menaxherit.

> Kryen punë në zyrë, pranon korrespondencën drejtuar drejtuesit, e sistemon atë në përputhje me procedurën e miratuar në ndërmarrje dhe e transferon atë pas shqyrtimit nga drejtuesi në departamente ose interpretues specifikë për përdorim në procesin e punës së tyre ose përgatitjen e një përgjigjeje.

> Ndjek afatet për zbatimin e udhëzimeve të titullarit, të marra nën kontroll.

> Pranon dokumentet për t'u nënshkruar nga titullari.

> Organizon pritjen e vizitorëve, kontribuon në shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve nga punonjësit.

> Formon kuti në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe afatet dorëzon në arkiv.

> Përgatit dokumente për replikim në pajisjet dublikate, si dhe kopjon dokumentet në një fotokopje personale.

Duhet ditur:

♦ rregullore, udhëzime, udhëzime dhe norma të tjera

dokumente motivuese për mbajtjen e të dhënave;

♦ struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe i divizioneve të saj; : daktilografi;

♦ rregulla drejtshkrimore dhe pikësimi;

♦ renditja e renditjes së materialit gjatë shtypjes së dokumenteve të ndryshme;

♦ rregulla të shtypjes letra biznesi duke përdorur forma standarde;

♦ Rregulla funksionimi për makinat e shkrimit, diktafonët, magnetofonat

♦ rregulla për përdorimin e interfonit;

♦ standardet e sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;

♦ bazat e organizimit të punës;

♦ bazat e legjislacionit të punës;

♦ rregulloret e brendshme të punës;

♦ rregullat dhe normat e mbrojtjes së punës10.

E dhënë përshkrimet e punës përshkruani me detaje të mjaftueshme funksionet e sekretarit, njohuritë e të cilit kërkojnë dhe do të ndihmojnë të mos humbasë asgjë kur shkruani seksione të një përshkrimi specifik pune.

Përshkrimi i punës i referohet dokumenteve që kanë një formë të unifikuar dhe një strukturë teksti të vendosur:

■ Dispozitat e përgjithshme

■ Funksionet

■ Përgjegjësitë

■ Përgjegjësia

Dispozitat e përgjithshme në përshkrimin e punës përmbajnë grupin e mëposhtëm të informacionit: informacion të përgjithësuar për pozicionin, vartësinë dhe kush menaxhon, kërkesat për arsim (të lartë ose të mesëm) dhe përvojë praktike (përvojë në specialitet), procedurën e emërimit dhe shkarkimit, zëvendësimi gjatë mungesës.

Sot më së shpeshti kërkohen ndihmësekretarë dhe sekretarë me arsim të lartë ose të mesëm të specializuar, të cilët njohin një gjuhë të huaj, punojnë në kompjuter dhe kanë një përvojë të caktuar pune.

Këto kërkesa, si rregull, regjistrohen në përshkrimin e punës së ndihmës sekretarit (sekretarit) të firmave të mëdha. Sekretarët zakonisht i raportojnë kreut. Në organizatat e mëdha, sekretarët kanë vartësi të dyfishtë - te mbikëqyrësi i menjëhershëm dhe shefi i shërbimit DOW. Ata emërohen dhe shkarkohen me urdhër të kreut.

Paragrafi i fundit i këtij seksioni të përshkrimit të punës përmban tregues të dokumenteve kryesore legjislative, rregullatore, rregullatore, organizative, administrative nga të cilat sekretari udhëhiqet në punën e tij. Në një formë të përgjithësuar, këto akte tregohen në karakteristikat e mësipërme të kualifikimit *. Ky paragraf i seksionit duhet të fillojë me Kushtetutën e Federatës Ruse, Kodin e Punës, ligjet federale, specifikoni dekretet e qeverisë, GOST-të që përcaktojnë procedurën e përpunimit të dokumenteve, udhëzimet dhe rregullat standarde, standardet kohore. Paragrafi përfundon me një tregues të dokumenteve organizative dhe administrative të eprorit dhe organizatës (firmës) së tij: statutin, rregulloret për ndarjet strukturore, urdhrat dhe udhëzimet, udhëzimet për punën në zyrë, këtë përshkrim të punës.

Seksioni tjetër është "Funksionet". Ai tregon fushat kryesore të veprimtarisë, dhe në seksionin "Përgjegjësitë" ata tashmë renditin lloje specifike të punës që sigurojnë kryerjen e këtyre funksioneve. Shpesh këto seksione kombinohen në një - "Funksionet dhe përgjegjësitë e punës" (ose "Detyrat dhe përgjegjësitë kryesore"). Ky seksion duhet të shkruhet sa më shumë të jetë e mundur. Gjatë përpilimit të këtij seksioni, shumë nga formulimet mund të merren nga karakteristikat e kualifikimit, pasi ato renditin përgjegjësitë e punës në detaje të mjaftueshme. Sa më shumë seksioni tregon jo vetëm se çfarë, por edhe se si sekretari kryen operacione të caktuara në përputhje me teknologjinë e punës me dokumentet e miratuara në organizatë, aq më i vlefshëm do të jetë përshkrimi i punës. Këmbyeshmëria tregohet gjithashtu këtu.

Seksioni "Të drejtat" është shumë i rëndësishëm për sekretarin. Ai sanksiononte kompetencat e tij për të zgjidhur në mënyrë të pavarur çështjet që lidhen me kompetencën e tij. E drejta është shkruar këtu:

Bëni një pamje paraprake të dokumenteve dhe përcaktoni se cilat prej tyre mund t'u transferohen interpretuesve, duke anashkaluar kokën;

> organizimi i pritjes dhe prioritizimi i pritjes së vizitorit;

Bëni "filtrim" të telefonatave;

> kontrollin mbi ekzekutimin e urdhrave të titullarit dhe afatet e ekzekutimit të dokumenteve;

> kontrollin e ekzekutimit të saktë të dokumenteve përpara dorëzimit të tyre për nënshkrim te menaxheri dhe dërgimit të tyre;

Keni akses në informacion;

> duke kërkuar informacion dhe dokumente për menaxherin;

> përfaqësoni organizatën tuaj, etj.

Seksioni "Përgjegjësia" mund të shkruhet në përgjithësi, si "Punonjësi përgjigjet për mospërmbushjen e detyrave dhe mospërdorimin e të drejtave të parashikuara nga aktet ligjore dhe ky udhëzim", ose të përshkruhet më në detaje, bazuar në pikat. të detyrave. Për shembull, përgjegjësia: për ekzekutimin e gabuar të dokumenteve të paraqitura për nënshkrim tek kreu, mospërputhja e tyre me kërkesat e GOST R 6.30-97; për dërgimin e parakohshëm të dokumenteve të një periudhe të përhershme ruajtjeje në arkiv, etj.

Përgjegjësia mund të jetë administrative, disiplinore, materiale madje edhe penale. Kur punoni në këtë seksion, duhet të mbahet mend se përgjegjësia përcaktohet në përputhje të plotë me ligjin. Pra, në përputhje me Art. 15 të Kodit të Kundërvajtjeve Administrative “Nëpunësit janë subjekt i përgjegjësisë administrative për kundërvajtjet administrative lidhur me mosrespektimin e rregullave të vendosura në fushën e mbrojtjes së rendit të menaxhimit, shtetëror dhe rendit publik... dhe rregulla të tjera, zbatimi i të cilave është pjesë e detyrave të tyre zyrtare.“Për shkelje disiplinës së punës zbatohen sanksionet disiplinore (neni 135 i Kodit të Punës). Në rast të përgjegjësisë për dëmin e shkaktuar organizatës, në përputhje me Art. 121 Kodi i Punës mban punonjësi përgjegjësi, d.m.th. rimburson koston.

Seksioni "Marrëdhëniet" (marrëdhëniet sipas pozicionit) është gjithashtu shumë i rëndësishëm për organizimin e punës së një sekretari. Zakonisht, përgjithësisht regjistrohet në të se sekretari në punën e tij ndërvepron me të gjithë punonjësit ose divizionet strukturore për të mbledhur, përpunuar dhe transferuar informacione dhe dokumente. Por është shumë më e lehtë për sekretarin të punojë nëse ky seksion tregon në mënyrë specifike me cilat departamente ose punonjës ndërvepron, për çfarë çështjesh dhe çfarë dokumentesh, kur dhe në çfarë forme merr prej tyre. Për shembull, raportet javore mbi pozicionin financiar të kompanisë nga departamenti i kontabilitetit për t'i paraqitur menaxhmentit. Këshillohet që ky seksion të paraqitet në formë tabele, ku tregohet qartë se nga kush merr sekretari, me kë koordinon, kujt i transferon dokumentet, në çfarë afati kohor.

NË Kohët e fundit në shumë përshkrime të punës, u shfaq një seksion "Vlerësimi i punës". Kriteret kryesore janë kohëzgjatja e punës dhe cilësia e saj.

Ju mund ta plotësoni përshkrimin e punës me seksione të tjera, për shembull, organizimi i vendit të punës, orari i punës, etj.

Udhëzimi zakonisht përfundon me një paragraf mbi procedurën e rishikimit të tij. Mund të shkruhet si: “Deri në zëvendësim me një të ri” ose “Udhëzimi është objekt rishikimi në rast ndryshimi të funksioneve të sekretarit”. Mund të specifikohet para-instaluar periudha e zëvendësimit p.sh një herë në 5 vjet. Por është më mirë të renditni kushtet për rishikimin e përshkrimit të punës në mënyrë më të detajuar: ndryshimi i strukturës së organizatës, ndryshimi i tabelës së personelit dhe rishpërndarja e përgjegjësive, prezantimi teknologjive të reja që ndryshojnë natyrën e punës etj.

Kujtojmë që përshkrimi i punës përpilohet sipas llojit të formularit të përgjithshëm, i miratuar nga titullari dhe i lëshohet punonjësit.

Vula e miratimit

Shkolla e Biznesit CJSC

"Intel Sinteza"

PËRSHKRIMI I PUNËS

[Sekretari I

Struktura e tekstit

■ Të përgjithshme

■ Funksionet

Ш Përgjegjësitë

■ Përgjegjësia

■ Marrëdhëniet (lidhjet sipas pozicionit)

Nënshkrimi i transkriptit të nënshkrimit të pozicionit

Kam lexuar udhëzimet për dekodimin e nënshkrimit të nënshkrimit

MIRATOJE:

[Titulli i punës]

_______________________________

[Emri i kompanisë]

_______________________________

_______________________/[EMRI I PLOTË.]/

"______" _______________ 20___

PËRSHKRIMI I PUNËS

Kryesekretari

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Ky përshkrim i punës përcakton dhe rregullon kompetencat, detyrat funksionale dhe të punës, të drejtat dhe përgjegjësitë e sekretarit të drejtuesit të [Emri i organizatës në rastin gjinor] (në tekstin e mëtejmë: Kompania).

1.2. Sekretari i drejtuesit i përket kategorisë së ekzekutuesve teknikë, emërohet në detyrë dhe shkarkohet nga detyra në përputhje me procedurën e përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës me urdhër të drejtuesit të Kompanisë.

1.3. Sekretari i drejtuesit raporton drejtpërdrejt te [emri i pozicionit të drejtuesit të drejtpërdrejtë në rastin dativ] të Kompanisë.

1.4. Në detyrën e sekretarit të titullarit emërohet personi që ka arsim të lartë profesional pa paraqitur kërkesa për përvojë pune ose arsim të mesëm profesional dhe përvojë pune në specialitet për të paktën 2 vjet.

1.5. Sekretari i menaxherit duhet të dijë:

rezolutat, urdhrat, urdhrat dhe materialet e tjera udhëzuese dhe dokumentet rregullatore në lidhje me aktivitetet e ndërmarrjes dhe mbajtjen e shënimeve;
strukturën dhe drejtimin e ndërmarrjes dhe divizioneve të saj;
organizimi i punës në zyrë;
metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve;
biznes arkivor;
makinë shkrimi;
rregullat për përdorimin e pajisjeve marrëse dhe intercom;
standardet e sistemit të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
rregullat për shtypjen e letrave të biznesit duke përdorur forma standarde;
bazat e etikës dhe estetikës;
rregullat e komunikimit të biznesit;
bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës;
rregullat për funksionimin e teknologjisë kompjuterike;
bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;
rregulloret e brendshme të punës;
rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës.

1.6. Në aktivitetet e tij, sekretari i kreut udhëhiqet nga:

rregulloret Dhe materialet mësimore për çështjet e punës së kryer;
rregulloret e brendshme të punës;
urdhrat dhe urdhrat e drejtuesit të Shoqërisë dhe mbikëqyrësit të menjëhershëm;
këtë përshkrim të punës;
rregullat për mbrojtjen e punës, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri.

1.7. Gjatë mungesës së përkohshme të sekretarit të titullarit, detyrat e tij caktohen në [emrin e pozitës së zëvendësit].

2. Përgjegjësitë funksionale

Sekretari i titullarit kryen këto detyra:

2.1. Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të titullarit të ndërmarrjes.

2.2. Pranon korrespondencën hyrëse për shqyrtim nga drejtuesi, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në njësitë strukturore ose interpretues specifikë për përdorim në procesin e punës ose përgatitjes së përgjigjeve.

2.3. Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacionin në përgatitje dhe vendimmarrje.

2.4. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e drejtuesit të ndërmarrjes.

2.5. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e drejtuesit.

2.6. Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim, kontrollon korrektësinë e përgatitjes së projekt-dokumenteve të dorëzuara te titullari për nënshkrim dhe siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.

2.7. Organizon zhvillimin e bisedave telefonike të titullarit, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe sjell në vëmendje përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione nëpërmjet aparateve marrëse dhe intercom (telefax, teleks etj.), si dhe mesazhe telefonike, sjell. informacion në vëmendjen e tij në kohën e duhur të marrë nëpërmjet kanaleve të komunikimit.

2.8. Në emër të titullarit, harton letra, kërkesa, dokumente të tjera, përgatit përgjigje për autorët e letrave.

2.9. Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.

2.10. Kryen kontroll mbi ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe urdhrave të lëshuar, si dhe respektimin e afateve për zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të ndërmarrjes të marra nën kontroll.

2.11. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.

2.12. Siguron vendin e punës së drejtuesit me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, shkrimi, krijon kushte të favorshme për punën e tij efektive.

2.13. Printon, sipas drejtimit të drejtorit, materialet e zyrës të nevojshme për punën e tij, ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave.

2.14. Organizon pritjen e vizitorëve, kontribuon në shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.

2.15. Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në kohë në arkiv.

2.16. Kopjon dokumentet në një fotokopjues personal.

Në rast nevoje zyrtare, sekretari i drejtuesit mund të përfshihet në kryerjen e detyrave të tij zyrtare jashtë orarit, në mënyrën e përcaktuar me dispozitat e legjislacionit federal të punës.

3. Të drejtat

Sekretari i drejtuesit ka të drejtë:

3.1. Kërkojnë nga menaxhmenti i kompanisë që të ndihmojë në kryerjen e detyrave të tyre.

3.2. Përmirësoni aftësitë tuaja.

3.3. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të Kompanisë në lidhje me aktivitetet e saj.

3.4. Paraqesin propozime për çështjet e aktiviteteve të tyre për shqyrtim nga mbikëqyrësi i tyre i menjëhershëm.

3.5. Merrni nga punonjësit e Kompanisë informacionin e nevojshëm për zbatimin e aktiviteteve të saj.

4. Vlerësimi i përgjegjësisë dhe performancës

4.1. Sekretari i drejtuesit mban përgjegjësi administrative, disiplinore dhe materiale (dhe në rastet individuale parashikuar nga legjislacioni i Federatës Ruse - dhe përgjegjësia penale) për:

4.1.1. Mospërmbushja ose përmbushja e pahijshme e udhëzimeve zyrtare të mbikëqyrësit të menjëhershëm.

4.1.2. Moskryerja ose kryerja jo e duhur e funksioneve të tyre të punës dhe detyrave të caktuara.

4.1.3. Përdorimi i paligjshëm i kompetencave zyrtare të dhëna, si dhe përdorimi i tyre për qëllime personale.

4.1.4. Informacion i pasaktë për statusin e punës që i është besuar.

4.1.5. Mosmarrja e masave për të shtypur shkeljet e identifikuara të rregulloreve të sigurisë, zjarrit dhe rregullave të tjera që përbëjnë një kërcënim për aktivitetet e ndërmarrjes dhe punonjësve të saj.

4.1.6. Moszbatimi i disiplinës së punës.

4.1.7. Veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.

4.1.8. Shkaktimi i dëmeve materiale dhe/ose humbjeve ndaj shoqërisë ose palëve të treta në lidhje me veprimin ose mosveprimin gjatë ekzekutimit detyrat zyrtare.

4.2. Vlerësimi i punës së sekretarit të titullarit bëhet:

4.2.1. Mbikëqyrës i drejtpërdrejtë - rregullisht, gjatë zbatimit të përditshëm nga punonjësi i funksioneve të tij të punës.

4.2.2. Komisioni i Certifikimit ndërmarrjet - në mënyrë periodike, por të paktën një herë në dy vjet, bazuar në rezultatet e dokumentuara të punës për periudhën e vlerësimit.

4.3. Kriteri kryesor për vlerësimin e punës së sekretarit të titullarit është cilësia, plotësia dhe afati kohor i kryerjes së detyrave të parashikuara nga ky udhëzim.

5. Kushtet e punës

5.1. Mënyra e punës së sekretarit të drejtuesit përcaktohet në përputhje me rregulloret e brendshme të punës të përcaktuara nga Kompania.

5.2. Në lidhje me nevojën e prodhimit, sekretari i titullarit është i detyruar të udhëtojë në udhëtime pune(duke përfshirë vlerat lokale).

6. E drejta për të nënshkruar

6.1. Për të siguruar veprimtari, sekretarit të titullarit i jepet e drejta të nënshkruajë informacione dhe dokumente referimi për çështje që janë pjesë e detyrave të tij funksionale.

Njohur me udhëzimin ___________ / ____________ / "___" _______ 20__

Çdo ndërmarrje i zhvillon aktivitetet e saj në bazë të rregulloreve vendore, të cilat hartohen në përputhje me normat legjislacionin aktual. Dhe duke qenë se çdo kompani është një organizëm më vete, ajo duhet të funksionojë në mënyrë harmonike.

Nje nga dokumente të rëndësishme, mbi të cilin bazohen veprimtaritë e specialistëve të ndërmarrjes, është përshkrimi i punës. Ky është një dokument që përshkruan detyrat funksionale të një punonjësi të një drejtimi ose një specialiteti tjetër. Është e nevojshme që punonjësit të njihen plotësisht jo vetëm me detyrat e tyre, por edhe me të drejtat, kompetencat dhe funksionet e tyre.

Përshkrimi i punës është një dokument vendor që specifikon të drejtat dhe detyrimet e çdo punonjësi, në varësi të pozicionit të mbajtur dhe funksionit të punës që kryen.
Ky dokument është zhvilluar nga specialistë të departamentit të personelit së bashku me avokatët. Udhëzimi miratohet nga punëdhënësi ose drejtuesi i punësuar, nëse ai ka një autoritet të tillë.

Punëdhënësi është i detyruar të njohë aplikantin me përshkrimin e punës përpara nënshkrimit kontrata e punës. Nëse kjo nuk është bërë, atëherë përfshini punonjësin përgjegjësi disiplinore për moskryerjen e detyrave të tyre, punëdhënësi nuk do të jetë në gjendje.

Dokumenti duhet të përshkruajë me detaje detyrat e sekretarit, në varësi të specifikave të punës. Sa më të detajuara të jenë këto detyra, aq më e lehtë do të jetë zgjidhja e konflikteve paraprake dhe gjyqësore midis punëmarrësit dhe punëdhënësit.

Pse keni nevojë për një përshkrim pune

Gjatë përpilimit këtë dokument, person përgjegjës duhet të bazohet në normat e nivelit aktual federal, rajonal dhe lokal. Kreu i ndërmarrjes, si personi përgjegjës për menaxhimin korrekt të dokumenteve, duhet të kontrollojë këtë përputhshmëri. Përveç kësaj, shefi i personelit duhet të jetë gjithashtu i vetëdijshëm për përputhjen e udhëzimit me legjislacionin aktual.

Ai përpilohet ose për një grup pozicionesh identike, ose për një pozicion specifik individual. Punonjësi duhet të njihet me dokumentin kundrejt nënshkrimit. Ju duhet ta bëni këtë kur aplikoni për një punë. Nëse nuk është përpiluar saktë, atëherë punonjësi dhe menaxheri sigurisht që do të kenë mosmarrëveshje dhe situata konflikti në lidhje me ndarjen e punës dhe funksionet që kryen punonjësi.

Me hartimin e saktë të përshkrimeve të punës, menaxhmenti duhet të ndjekë synime specifike dhe zgjidhni detyrat e mëposhtme:

ndani siç duhet përgjegjësitë e punës midis punonjësve të pozicioneve të ngjashme. Është e nevojshme të koordinohen qartë veprimet e tyre për të arritur rezultatin më të dobishëm;
përmirësimi i klimës psikologjike në ekip, përmirësimi i situatës. Është e nevojshme të minimizohet përqindja e gjasave të konflikteve;
të përcaktojë qartë të drejtat dhe detyrimet e specialistëve të të njëjtit nivel, të japë specifika për kompetencat e tyre, të përcaktojë qartë përgjegjësinë e secilit. Nëse është e nevojshme, mund të fokusohet veçmas në sanksionet disiplinore që mund të zbatohen ndaj një specialisti në formën e përgjegjësisë për neglizhencën e detyrave të dikujt;
për të kryer shkarkime psikologjike dhe zyrtare të punonjësve që detyrohen të kombinojnë disa pozicione. Nuk mjafton vetëm shkarkimi i tyre, kjo ngarkesë duhet të shpërndahet në mënyrë korrekte dhe të barabartë;
të krijojë një sistem stimujsh dhe motivimi psikologjik dhe financiar;
shpërndarja e duhur e përgjegjësive ndërmjet menaxherëve.

Me ndihmën e përshkrimit të punës, menaxhmenti i ndërmarrjes zbaton të gjitha aspektet e ndërveprimit ndërmjet aparatit drejtues dhe personelit. Por nuk është gjithmonë e mundur të arrihet rezultati maksimal i mundshëm. Prandaj, është e nevojshme të zgjidhet dhe të caktohet saktë një person që do të jetë përgjegjës për përpilimin e përshkrimeve të punës.

Në varësi të madhësisë së kompanisë dhe numrit të punonjësve, hartohet një udhëzim standard për një grup pozicionesh identike. Nëse është e nevojshme, mund të bëni rregullime për një pozicion specifik. Nëse kompania është e vogël, ka vetëm 25-50 persona, atëherë dokumenti hartohet për secilin pozicion veç e veç. Përgjegjës është një anëtar i Departamentit të Burimeve Njerëzore.

Rregullat bazë për përpilimin e përshkrimit të punës së një sekretari

Nuk ka asnjë të zhvilluar formë e unifikuar Përshkrimi i punës. Prandaj, çdo ndërmarrje ka të drejtë të zgjedhë se si të hartojë një dokument.

Gjatë përpilimit të dokumentit, zyrtari përgjegjës duhet të kujtojë se është e nevojshme të merren parasysh specifikat e aktiviteteve të një ndërmarrje të caktuar. Në firmat e drejtimeve të ndryshme, sekretarët mund të kryejnë funksione dhe detyra të ndryshme. Kjo duhet të merret parasysh gjatë hartimit.

Ju mund të mbështeteni në një model të pranuar përgjithësisht. Çdo përshkrim i punës duhet të përfshijë sa vijon:

Nëse është e nevojshme, seksione shtesë mund të shtohen në përshkrimin e punës së sekretarit:

"Kushtet e punës". Këtu mund t'i referoheni rregulloreve të brendshme për të përcaktuar mënyrën e funksionimit të sekretarit. Nëse ka nevojë për të shoqëruar menaxherin në udhëtime pune, kjo nuancë mund të pasqyrohet edhe këtu;
"e drejta për të nënshkruar". Sekretari mund të nënshkruajë dokumente në kuadër të kompetencave të tij.

Përshkrimi i punës, i hartuar nga punonjësi përgjegjës i departamentit të personelit, duhet të kalojë në procedurën e bashkërendimit me drejtuesin. shërbimi i personelit. Përveç kësaj, vetë sekretari duhet të njihet me të kundër nënshkrimit.

Hartimi i një përshkrimi të punës për një sekretare

Dokumenti përpilohet në një kopje të vetme. Ajo nënshkruhet nga vetë sekretari pasi e lexon dhe studion me kujdes. Nëse ndërmarrja ka disa sekretarë nga shteti, atëherë mund të printoni disa kopje, duke bërë ndryshimet e duhura për secilin veç e veç, në varësi të pozicionit të drejtuesit në të cilin sekretari është "i lidhur".

Nëse vetë sekretari ka nevojë për një kopje shtesë për përdorim personal, ai mund të bëjë një kopje të përshkrimit të punës të nënshkruar tashmë prej tij. Nuk është e ndaluar!

Për të hartuar siç duhet një dokument, duhet të ndiqni disa rregulla. Në veçanti, një "kokë" duhet të projektohet në këndin e sipërm të djathtë. Ky është vendi për miratimin e udhëzimeve nga drejtuesi i të gjithë ndërmarrjes. Këtu ju duhet të plotësoni disa rreshta:

duhet të jetë fjala "Unë miratoj";
pasuar nga pozicioni i liderit. Për shembull, "menaxher i përgjithshëm" ose "drejtor";
Emri i plotë i kokës;
nënshkrimi i liderit.

Pastaj në mes të fletës, duhet të specifikoni emrin e dokumentit. Ky është përshkrimi i punës së sekretarit. Vetëm pas kësaj regjistrohen të gjitha pikat kryesore.

Seksionet nga të cilat duhet të përbëhet udhëzimi i sekretarit janë përmendur më sipër. Ato përshkruhen në përputhje me rregulloret e detyrave të kryera. Për shembull, detyrat funksionale të sekretarit të drejtuesit të departamentit mund të jenë disi "më të ngushta" sesa detyrat e ndihmësit të drejtuesit të të gjithë ndërmarrjes.

Pas hartimit të udhëzimit, ai duhet të bihet dakord me punonjësin që është përgjegjës për sekretariatin. Ky mund të jetë drejtuesi i njësisë strukturore përkatëse. Nëse nuk ka një person të tillë në shtet, atëherë me drejtuesin e shërbimit të personelit ose punonjës tjetër, detyrat e të cilit përfshijnë një koordinim të tillë.

Shenja e miratimit vendoset në fund të dokumentit. Ju duhet të plotësoni disa rreshta:

sigurohuni që të tregoni fjalën "dakord";
përgjegjësia e pozicionit të personit;
emri i kompanisë në një version të shkurtuar;
Emri i këtij punonjësi;
data kalendarike për miratim;
nënshkrimi i personit që miratoi udhëzimin.

Pas kësaj, duhet t'ia jepni dokumentin për shqyrtim vetë sekretarit. Ju gjithashtu duhet të plotësoni disa rreshta:

është e detyrueshme të tregohet shprehja "Jam njohur me udhëzimet";
pozicioni i sekretarit siç përcaktohet në personelin;
emri i kompanisë në një version të shkurtuar;
Emri i këtij punonjësi;
detajet e pasaportës. Nëse është e nevojshme, mund të bëni një kopje të faqes së pasaportës ku tregohen të dhënat personale të sekretarit. Bashkangjitni një kopje me udhëzimet si konfirmim të të dhënave të specifikuara;
data kalendarike për miratim;
nënshkrimi i punonjësit, i cili konfirmon se ai e ka lexuar vërtet përshkrimin e punës së tij.

Mos e “lëvizni” dokumentin pa e lexuar me kujdes. Njohja e kujdesshme është një garanci që ai do të përmbushë me besnikëri detyrat e tij dhe nuk do të bëjë punë për punonjësit e tjerë. Nëse sekretari tërhiqet nga e tija detyrat funksionale ose nuk do t'i zbatojë ato, ai do të mbajë përgjegjësi.

Përkundrazi, nëse ai mbahet përgjegjës për një mospërmbushje të pretenduar, ai gjithmonë mund t'u referohet udhëzimeve dhe të kundërshtojë urdhrin e menaxhmentit për emërimin. masa disiplinore. Do të ndihmojë gjithashtu kur paraqisni një ankesë në inspektoratin e punës ose kur bëni një padi në gjykatë. Prandaj, duhet të keni kujdes!

Detyrat e punës së sekretarit

Çdo organizatë ka nevojë për një sekretar. Prandaj, përshkrimi i punës së një punonjësi të tillë është i dobishëm për çdo kompani. Sekretari mund të jetë edhe drejtuesi i ndërmarrjes edhe drejtuesi i njësisë strukturore. Ky është funksioni i sekretarit.

Detyrat e sekretarit përfshijnë:

pranimi dhe renditja e korrespondencës së marrë për kreun;
kryerja e punës në zyrë në kuadër të veprimtarive të një departamenti ose njësie strukturore;
pranimi i deklaratave personale nga punonjësit për nënshkrimin e drejtuesit;
përgatitja e dokumenteve dhe materialeve që i nevojiten shefit për të punuar;
punë me kompjuter, fotokopjues dhe pajisje të tjera zyre;
mbajtja e dosjes së kontrollit dhe regjistrimit;
printimi i dokumenteve që janë të nevojshme për të punuar shefi;
kryerja e punës për përgatitjen e takimeve të ndryshme, seancave dhe takimeve të tjera;
përgatitjen dhe shtypjen e dokumenteve të nevojshme për takime të tilla;
organizimi i pritjes së vizitorëve;
mbajtja e regjistrit të dokumenteve hyrëse dhe dalëse;
komunikim i sjellshëm në telefon;
detyra të tjera që varen nga specifikat e veprimtarive të departamentit ose njësisë strukturore.

Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit

Sekretari i menaxherit ka gjithashtu një përshkrim të punës. Përgjegjësitë e Sekretarit Ekzekutiv përfshijnë:

të kryejë punë për organizimin e mbështetjes teknike për aktivitetet e drejtuesit;
pranoni dhe renditni të gjithë korrespondencën që vjen në emër të kreut;
nëse ekziston një nevojë e tillë, atëherë renditni të gjithë korrespondencën sipas divizioneve strukturore dhe organizoni dërgimin e kësaj korrespondence në divizionet strukturore përkatëse;
organizimi i bisedave telefonike të drejtuesit;
pranimi dhe regjistrimi i informacionit të ardhur gjatë mungesës së drejtuesit;
punë me pajisje zyre;
organizimi i takimeve, takimeve dhe takimeve;
përgatitja dhe shtypja e materialeve të nevojshme për takime;
ekzekutimi i udhëzimeve individuale të kreut.

Shkarko

Ju mund të shkarkoni një shembull përshkrimi të punës së një sekretari në formatin .doc

Sekretariçdo organizatë ka nevojë, dhe për këtë arsye, përshkrimi i punës së një sekretari është i dobishëm për çdo kompani. Është e rëndësishme të përcaktohen qartë përgjegjësitë e punës së sekretarit, të cilat nuk kufizohen vetëm në marrjen e telefonatave dhe buzëqeshjen e ëmbël. Ne ju ofrojmë një shembull përshkrimi të punës për sekretarin e titullarit - drejtori i përgjithshëm, drejtuesi i departamentit, drejtori i degës, etj.

Përshkrimi i punës së sekretarit

MIRATOJE
CEO
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
1.2. Sekretari emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Sekretari raporton drejtpërdrejt te CEO/ drejtues i sektorit strukturor të shoqërisë.
1.4. Gjatë mungesës së sekretarit, të drejtat dhe detyrat e tij i kalojnë një tjetri zyrtare, i cili shpallet në urdhrin për organizatën.
1.5. Në postin e sekretarit emërohet një person që plotëson këto kushte: arsimi - i lartë, i paplotë i lartë ose i mesëm i specializuar, përvojë pune të ngjashme prej gjashtë muajsh, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner, printer), programe. Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Sekretari në veprimtarinë e tij udhëhiqet nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
- statutin e shoqërisë, Rregulloren e Brendshme të Punës, akte të tjera rregullative të shoqërisë;
- urdhrat dhe direktivat e menaxhmentit;
- ky përshkrim i punës.

2. Detyrat e sekretarit

Sekretari kryen këto detyra:
2.1. Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të titullarit.
2.2. Pranon korrespondencën hyrëse për shqyrtim nga drejtuesi, e transferon atë në përputhje me vendimin e marrë në njësitë strukturore ose një kontraktor specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjes së përgjigjeve.
2.3. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e titullarit.
2.4. Përgjigjet për telefonata, kap dhe transmeton informacionin zyrtar tek kreu, organizon bisedat telefonike të kreut.
2.5. Në emër të kreut, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.
2.6. Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.
2.7. Kryen kontroll mbi ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të lëshuara, si dhe respektimin e afateve për zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të marra nën kontroll.
2.8. Siguron vendin e punës së kreut me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, shkrimi, krijon kushte të favorshme për punën efektive të kreut.
2.9. Organizon pritjen e vizitorëve, kontribuon në shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve.
2.10. Formon lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në kohë në arkiv.
2.11. Organizon udhëtime biznesi të kreut: porosit bileta ajrore dhe hekurudhore, rezervon hotele.
2.12. Kryen detyra individuale zyrtare të mbikëqyrësit të tij të drejtpërdrejtë.

3. Të drejtat e sekretarit

Sekretari ka të drejtë:
3.1. Merrni informacion, duke përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.
3.2. Ofroni menaxhmentit sugjerime për përmirësimin e punës së tyre dhe të punës së kompanisë.
3.3. Kërkoni personalisht ose në emër të drejtuesit nga njësitë e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij.
3.4. Kërkojnë nga menaxhmenti të krijojë kushte normale për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve që rrjedhin nga aktivitetet e kompanisë.
3.5. Merrni vendime brenda kompetencave tuaja.

4. Përgjegjësia e sekretarit

Sekretari është përgjegjës:
4.1. Për moskryerje dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave të tyre.
4.2. Për mospërputhje me udhëzimet aktuale, urdhrat dhe urdhrat për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacioneve konfidenciale.
4.3. Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullave të sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.

Detyrat e sekretarit të menaxherit janë shumë të ndryshme: planifikimi i ditës së punës së shefit, organizimi i punës së zyrës, negocimi me klientët dhe partnerët sipas udhëzimeve të shefit, kërkimi dhe sigurimi Automjeti për drejtuesin dhe punonjësit dhe shërbimet e tjera, organizimin e takimeve, si në territorin e zyrës, ashtu edhe në mjedise jozyrtare, mirëmbajtjen e dokumentacionit dhe shumë çështje të tjera biznesi. Për më tepër, shefi mund t'i besojë ndihmësit të tij dhe problemet personale, për shembull, për të dërguar urime (dhurata, lule) për festat jo vetëm për organizatat me të cilat kompania bashkëpunon, por edhe për të afërmit. Meqenëse dita e punës e menaxherit është zakonisht e parregullt, sekretaria shpesh duhet të qëndrojë deri vonë në punë.

Për t'u bërë një ndihmës i domosdoshëm i shefit, sekretari duhet ta ketë të tillë cilësitë personale, si gatishmëri për punë, zell, saktësi, përgjegjësi, delikatesë, modesti, iniciativë e moderuar, aftësi për të mësuar përmendësh dhe për të nxjerrë përfundime. Është e pamundur të mbash këtë pozicion pa pasur aftësi të shtypjes (200 rrahje në minutë), punë në zyrë, stenografi, njohje të mirë të kompjuterit. Të gjitha këto aftësi fitohen në mënyrë të pavarur nga librat dhe mësimet (ka shumë prej tyre), në procesin e punës së mëparshme ose në kurse. Nga aftësitë profesionale, aftësia për të negociuar, shkrim-leximi dhe zotërimi i mirë i të folurit me gojë dhe me shkrim janë gjithashtu të nevojshme, sepse sekretari i drejtuesit duhet të rregullojë urdhrat, sjelljen. korrespondencë biznesi etj.

Nëse detyrat dominohen kryesisht nga puna e sekretarit, atëherë kërkohet arsim i lartë gjuhësor, por nëse nevojitet asistent, preferohet arsimin e lartë në fushën e specializimit të kompanisë.

Një rol shumë të rëndësishëm luan përputhshmëria psikologjike, ngjashmëria e personazheve, si dhe aftësia e sekretarit për të qëndruar në plan të dytë. Ata që janë mjaft të kënaqur me pozicionin e një asistenti, dora e djathtë, shkojnë në këtë profesion. Ndonjëherë, udhëheqësi është i padrejtë me sekretaren e tij, pasi ai më shpesh se të tjerët bie nën një dorë të nxehtë.

Megjithatë, një shef i mirë dhe një sekretar i zgjuar dhe me përvojë funksionojnë si një mekanizëm i lyer mirë. Ka shumë shembuj për këtë, sidomos sekretarët e shkencëtarëve apo shkrimtarëve. Shumë njerëz të famshëm filloi si sekretare.

Një çështje tjetër delikate nuk mund të anashkalohet: marrëdhënia jopune e shefit dhe sekretares së tij. Për të mos u futur në një situatë të paqartë, duhet menjëherë të shikoni nga afër një shef të mundshëm dhe, duke shkuar në një intervistë, të visheni në atë mënyrë që të theksoni cilësitë e biznesit në vend të meritave të jashtme. Nëse nuk e merrni këtë pozicion, atëherë shefit i duhej diçka krejtësisht ndryshe nga sekretari dhe ju i shmangët me sukses problemet.

Për të gjetur një punë, ju duhet të diskutoni përgjegjësitë tuaja në detaje, dhe akoma më mirë - kërkoni një përshkrim të punës. Shpeshherë naiviteti i sekretareve, shumica e të cilave janë vajza të reja që nuk njohin mirë njerëzit dhe jetën, bëhet një nga shkaqet e pasojave të pakëndshme. Duke pranuar dhe inkurajuar dhurata, duke iu përgjigjur miqësisë, duke mbajtur biseda lozonjare dhe shaka të paqarta, duke u veshur me veshje zbuluese ose provokuese, një vajzë shpesh në mënyrë të pandërgjegjshme krijon përshtypjen e disponueshmërisë së saj. Prandaj, pa e nënvlerësuar fajin e atyre që duan të përfitojnë nga pozicioni i tyre zyrtar, ia vlen t'i paralajmëroni ata kundër hapave të gabuar.

Edhe pse sekretari është më afër liderit, rritja e tij në karrierë është e kufizuar. Sigurisht, ka përjashtime nga çdo rregull, por ju nuk duhet të mashtroni veten veçanërisht.

Në varësi të grupit të kërkesave, përdorimi i njohurive gjuhë të huaja, përvojë pune dhe detyra funksionale, paga varion gjithashtu: nga 200 deri në 800 c.u. e. Mbani parasysh nëse ka vende të lira pune” ndihmes personal“Paga është më shumë se 1000 USD. Kjo do të thotë, me një shkallë të lartë probabiliteti mund të supozohet se ky është marketing në rrjet.

Funksionet kryesore përfshijnë:

zbatimi i punës për mbështetjen organizative dhe teknike të aktiviteteve administrative dhe administrative të drejtuesit të ndërmarrjes;

mbajtja e të dhënave;

organizimi i pritjes së vizitorëve Zinoviev NB Dokumentacioni: mjete mësimore. - P.75..

Sekretari i titullarit gjatë veprimtarisë së tij duhet:

të kryejë punë për mbështetjen organizative dhe teknike të veprimtarive administrative dhe administrative të drejtuesit të ndërmarrjes;

pranoni korrespondencën e marrë për shqyrtim nga drejtuesi, transferoni atë në përputhje me vendimin e marrë në njësitë strukturore ose interpretues specifikë për përdorim në procesin e punës ose përgatitjes së përgjigjeve;

të kryejë punë në zyrë, të kryejë operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacionin në përgatitje dhe vendimmarrje;

pranoni dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e drejtuesit të ndërmarrjes;

përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e drejtuesit;

monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim, kontrollon korrektësinë e ekzekutimit të draft dokumenteve të përgatitura të dorëzuara te titullari për nënshkrim, siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë;

të organizojë biseda telefonike të drejtuesit, të regjistrojë informacionin e marrë në mungesë dhe t'i sjellë në vëmendje përmbajtjen e tij, të transmetojë dhe të marrë informacion me anë të pajisjeve marrëse dhe interkom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, të sjellë në vëmendjen e tij. informacioni i marrë në kohën e duhur përmes kanaleve të komunikimit;

në emër të titullarit, harton letra, kërkesa, dokumente të tjera, përgatit përgjigje për autorët e letrave;

të kryejë punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga titullari (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbaleve të mbledhjeve dhe takimeve;

të ushtrojë kontroll mbi ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të nxjerra, si dhe respektimin e afateve për zbatimin e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të ndërmarrjes të marra nën kontroll;

të mbajë një dosje kontrolli dhe regjistrimi;

siguroni vendin e punës së drejtuesit me mjetet e nevojshme të teknologjisë organizative, shkrimi, krijoni kushte të favorshme për punën e tij efektive;

të printojë, në drejtimin e drejtuesit, materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose të fusë informacionin aktual në bankën e të dhënave;

organizoni pritjen e vizitorëve, kontribuoni në shqyrtimin e shpejtë të kërkesave dhe propozimeve të punonjësve;

formojnë lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, garantojnë sigurinë e tyre dhe i dorëzojnë në arkiv brenda afateve të përcaktuara kohore;

kopjoni dokumentet në një fotokopjues personal Udhëzim tipik kryesekretari. Banka e përshkrimeve të punës.=http//www/kadrovik.ru/.