Mostra e letrës së biznesit. Letra Biznesi Rreth Reduktimit të Qirasë
Letër kërkese- një nga opsionet më të zakonshme për korrespondencën e biznesit. Ndër sipërmarrësit, letra të tilla përdoren kur përfaqësuesit e një organizate i drejtohen një tjetri me një kërkesë për një shërbim. Mesazhe të tilla mund të përdoren në situata krejtësisht të ndryshme, për shembull, kur duhet të merrni informacione rreth produkteve, të shihni mostrat e produkteve, të takoni një udhëtar biznesi, të bini dakord për disa veprime, etj.
Rregullat për të shkruar një letër kërkese
Ne sjellim në vëmendjen tuaj për shkarkimin e një modeli të përgjithshëm për një dokument të tillë:
SKIDA
Letra e kërkesës, për arsye të dukshme, nuk ka një formë standarde, por, pavarësisht kësaj, ajo është një formë e një dokumenti zyrtar. Prandaj, gjatë përpilimit të tij, duhet t'u përmbahen disa normave të përcaktuara nga rregullat e punës në zyrë dhe etikës së biznesit. Para se të vazhdohet drejtpërdrejt me rregullat themelore për përpilimin e tij, duhet të theksohet se ai mund t'i drejtohet si një grupi njerëzish (për shembull, menaxherët, punonjësit e departamentit të kontabilitetit, avokatët, etj.) dhe një adresuesi specifik.
Si çdo dokument tjetër, edhe kjo letër duhet të përmbajë pjesa hyrëse, domethënë:
- informacion në lidhje me kompaninë dërguese që bën kërkesën dhe kompaninë së cilës i drejtohet;
- arsyeja e ankimit (“për shkak të vonesës”, “në lidhje me pranimin”, “në bazë të rezultateve” etj.);
- referenca për bazën (“bazuar në një marrëveshje gojore”, “bazuar në negociata”, “bazuar në një bisedë telefonike”, etj.);
- qëllimi i ankesës ("për të zgjidhur çështjen", "për të shmangur konfliktin", "për të eliminuar shkeljet", etj.).
I ndjekur nga Pjesa kryesore që lidhen drejtpërdrejt me kërkesën. Ai duhet të shprehet duke përdorur çdo formë derivatore të foljes "të pyes" ("ju kërkojmë", "bëjmë një kërkesë", etj.), dhe meqenëse një mesazh i tillë është, në çdo rast, një kërkesë për një lloj shërbimi, duhet të shkruhet në mënyrë të respektueshme. Është mirë nëse kërkesa paraprihet nga një kompliment ("njohja e mundësive tuaja të mëdha", "admirimi i talenteve tuaja organizative", etj.).
Nëse letra përmban disa kërkesa menjëherë, atëherë ato duhet të tregohen në paragrafë ose paragrafë të veçantë.
Rregullat e pashprehura të korrespondencës midis organizatave thonë se një përgjigje ndaj një kërkese me shumë faza mund të dërgohet gjithashtu në një mesazh, me komente të veçanta për secilin artikull. Duhet të theksohet se ky lloj korrespondence zvogëlon sasinë e rrjedhës së punës dhe, për rrjedhojë, zvogëlon kohën për leximin dhe përpunimin e letrave të tilla.
Nëse letra nënkupton marrjen e një përgjigje brenda një periudhe të caktuar, atëherë kjo duhet të tregohet sa më saktë që të jetë e mundur në tekstin e mesazhit.
Si rregull, sekretarët e organizatës dërgojnë dhe marrin letra (në kompani të mëdha, departamente të tëra përfshihen në këtë). Pasi i përpilojnë apo i lexojnë, ia kalojnë për shqyrtim drejtuesit të ndërmarrjes. Përjashtim bëjnë mesazhet e shënuara "konfidenciale" ose "personalisht në dorë" - letra të tilla i dërgohen drejtpërdrejt adresuesit.
Udhëzime për të shkruar një letër kërkese
Meqenëse ky mesazh është pjesë e korrespondencës së korporatës, fillimisht duhet të tregohet autori, përkatësisht: emri i kompanisë dërguese, adresa e saj aktuale dhe numri i telefonit për komunikim. Pastaj duhet të futni të dhëna për adresuesin: gjithashtu emrin e ndërmarrjes dhe marrësin specifik. Më tej në mes të rreshtit, mund të tregoni menjëherë se kjo është një letër kërkese (por kjo nuk është e nevojshme).
Pjesa tjetër e letrës ka të bëjë drejtpërdrejt me kërkesën. Më parë, është e dëshirueshme që të vërtetohet dhe vetëm atëherë të shprehet vetë thelbi i kërkesës. Në fund, letra duhet të nënshkruhet (është më mirë nëse kjo bëhet nga drejtuesi i kompanisë ose një person i autorizuar, i besuar), si dhe datën e krijimit të dokumentit.
Si të dërgoni një letër
Letra mund të dërgohet me e-mail ose faks - është e shpejtë dhe e përshtatshme, por dërgimi konservativ përmes Postës Ruse do t'ju lejojë të zyrtarizoni letrën në një mënyrë solide dhe tërheqëse. Për shembull, mund të bëni një kërkesë me shkrim me dorë me shkrim dore të bukur kaligrafike ose të printoni tekstin në letër të mirë dhe të shtrenjtë.
Vëmendja ndaj gjërave të tilla do t'i bëjë të qartë adresuesit se sa i respektueshëm është kundërshtari ndaj tij dhe do të theksojë edhe një herë rëndësinë e kërkesës. E vetmja gjë që duhet mbajtur mend është se letrat përmes postës së rregullt kërkojnë shumë kohë, kështu që mesazhi duhet të dërgohet paraprakisht në mënyrë që dokumenti t'i dorëzohet marrësit në kohë.
Pas dërgimit të një letre
Ky mesazh, si çdo dokument tjetër, duhet të regjistrohet në ditarin e dokumentacionit dalës. Në mënyrë të ngjashme, marrësi i letrës regjistron mbërritjen e korrespondencës. Në rast të keqkuptimeve që ndodhin në marrëdhëniet e biznesit, rregullimi i faktit të dërgimit dhe marrjes së letrave do të ndihmojë për të zgjidhur shpejt situatën.
Shembuj të hartimit të letrave të kërkesës me shpjegime
Pra, ne kuptuam se një letër kërkese është një letër që përmban një kërkesë për marrësin. Qëllimi i tekstit është të inkurajojë marrësin të kryejë një veprim që është i dobishëm për dërguesin. Letra duhet të përmbajë një kërkesë të formuluar, arsyetimin e saj. Është e dëshirueshme që kërkesa të formulohet në atë mënyrë që të arsyetohet pse duhet të jetë e dobishme që marrësi të përmbushë kërkesën. Dërguesi duhet të njohë jo vetëm rregullat për hartimin e tekstit, por të marrë parasysh edhe nuancat psikologjike. Më pas, merrni parasysh modele-shembuj të veçantë, në varësi të situatës.
Letër kërkesë për ndarjen e fondeve
Letra hartohet në rast se është e nevojshme të merret ndarja e fondeve nga shteti, sponsorët, individët.
Nga OJQ “Ndihmë për Pensionistët”
Deputet i Kuvendit Legjislativ
Ivanov I.I.
Përshëndetje Ivan Ivanovich. Jam përfaqësuese e organizatës jofitimprurëse “Ndihmë për pensionistët”. Ne jemi të angazhuar për të ndihmuar pensionistët beqarë: sjellim ushqim, ndihmë për pastrim dhe riparim.
Organizata jonë ekziston prej 5 vitesh. Më parë financimin e aktiviteteve e përballonim vetë, por për shkak të zgjerimit të OJQ-ve fondet filluan të jenë të pamjaftueshme. Ne kemi nevojë për para për të marrë me qira ambiente, për të paguar pagat për punonjësit dhe për të blerë pajisje.
Në mbledhjen e fundit të Qeverisë, presidenti përmendi gjendjen e rëndë të pensionistëve dhe theksoi se situata duhet të ndryshohet urgjentisht. Në këtë drejtim, ju kërkoj 200,000 rubla për nevojat e OJQ-së Ndihmë për Pensionistët.
Sinqerisht, Petrova A.A.
Shpjegim:
Teksti i mësipërm është shkruar sipas rregullave. Ajo ka:
- Emri i OJF-së dhe një shpjegim i aktiviteteve të saj.
- Kërkesa për para, shpjegimi i nevojës së tyre (duhen para për qira dhe paga).
- Përmendja e Presidentit. Është e nevojshme të justifikohen përfitimet e sponsorizimit për zyrtarin. Çfarë i intereson deputetit? Në rritjen e karrierës. Ndihma e organizatës do të ndihmojë në arritjen e këtij qëllimi.
Tregohet gjithashtu shuma specifike e fondeve që i nevojiten një organizate tregtare.
Letër kërkesë për furnizimin e mallrave
Letra zakonisht u dërgohet ortakëve të kompanisë. Në tekst, është e dëshirueshme të justifikohet përfitimi i ndërsjellë për të dyja kompanitë.
Shefi i AAA
Ivanov I.I.
Nga kreu i kompanisë BBB
Petrova B. B.
Përshëndetje Ivan Ivanovich. Ne dëshirojmë të porosisim një grup produktesh nga kompania juaj (specifikoni). Ne u interesuam për produktin tuaj në një ekspozitë rajonale.
Nëse jeni dakord, ju lutemi na tregoni kushtet e dorëzimit dhe kushtet e përshtatshme për ju. Ne garantojmë pagesën në kohë. Shpresojmë që ky të jetë fillimi i një bashkëpunimi të dobishëm reciprok.
Kontaktet tona: (specifikoni).
Sinqerisht, Boris Borisovich.
Letër kërkese për zbritje
Në mënyrë tipike, tekste të tilla u dërgohen furnitorëve të kompanisë. Për shembull, një organizatë organizon ekspozita. Ajo ka një furnizues - një shtypshkronjë që furnizon broshura, stenda, broshura dhe më shumë. Kostoja e shërbimeve është mjaft e lartë. Kriza erdhi dhe kompania u bë e vështirë të paguante mallrat e shtypshkronjës. Kjo mund të jetë një arsye për të kërkuar një zbritje.
Shefi i kompanisë "Vostok"
Ivanov I.I.
Nga kreu i kompanisë "West"
Petrova B. B.
Përshëndetje Ivan Ivanov. Organizata jonë u prek nga kriza financiare. Numri i kontratave të lidhura me ne është ulur me 20%. Fatkeqësisht, kriza nuk preku vetëm ne, por edhe klientët tanë. Njerëzit nuk mund të paguajnë për shërbimet tona në të njëjtën shumë si më parë. Prandaj, ne kemi ofruar një zbritje prej 25% në bileta.
Për shkak të situatës së vështirë financiare, kompania jonë ju kërkon 15% zbritje për gjashtë muajt e mbetur të bashkëpunimit sipas kontratës.
Ne kemi dërguar letra duke kërkuar zbritje për të gjithë furnitorët tanë. Nëse 20% e partnerëve tanë na ofrojnë kushte të favorshme, kompania jonë do të mbijetojë në kohë të vështira dhe nuk do të mbyllet. Tashmë na është dhënë një zbritje nga pronarët dhe kompania telefonike.
Sinqerisht, Boris Petrov.
Shpjegim:
Letra përmban pikat e mëposhtme të rëndësishme:
- Shpjegimi i nevojës për një zbritje.
- Tregimi i madhësisë së saktë të zbritjes, kushtet.
- Një tregues indirekt se nëse printeri nuk ofron zbritje, kompania do të zgjidhë kontratën.
Teksti duhet të shkruhet në atë mënyrë që letra të lexohet deri në fund dhe të pajtohet me kushtet e propozuara.
Letër që kërkon uljen e qirasë
Qiraja “ha” buxhetet e shumicës së organizatave. Reduktimi i tij i lejon kompanisë të qëndrojë në këmbë në periudha të vështira. Letra duhet t'i dërgohet pronarit.
Shefi i Plus
Ivanov P.P.
Nga kreu i kompanisë "Minus"
Petrova I. I.
Përshëndetje, Petr Petrovich. Kompania jonë u prek nga kriza financiare. Ka rënë fuqia blerëse e konsumatorëve, janë ulur të ardhurat e biznesit. Në këtë drejtim ju kërkojmë uljen e qirasë me 10%.
Gjatë gjithë kohës së bashkëpunimit tonë nuk kemi vonuar asnjëherë pagesat. Shpresojmë që ju të na bëni lëshime dhe ne do të ruajmë marrëdhëniet tona të biznesit. Garantojmë pagesën në kohë të qirasë, pavarësisht kushteve të vështira financiare.
Sinqerisht, Ivan Ivanovich.
Shpjegim:
Në shkresë është e rëndësishme të theksohet se më parë kompania ka përmbushur detyrimet e saj në tërësi. Pronari duhet të jetë i sigurt se qiradhënësi do të vazhdojë të bëjë pagesat. Marrësi duhet të kuptojë gjithashtu se nëse nuk pajtohet me kushtet e propozuara, qiramarrësi do të refuzojë shërbimet e tij.
Letër kërkesë për pagesën e borxhit
Borxhet shumë shpesh lindin në ndërveprimin midis kompanive. Nëse organizata është vendosur të vazhdojë bashkëpunimin me palën tjetër, e cila ka një borxh, dërgohet një letër kërkese.
Ivanov I.I.
Sidorova P.P.
I dashur Ivan Ivanovich, ju kërkojmë të shlyeni borxhin ndaj kompanisë sonë në shumën prej 200,000 rubla. Gjatë gjithë kësaj kohe, ne kemi vazhduar të bashkëpunojmë me ju, duke shpresuar që të vazhdojmë marrëdhëniet e biznesit. Megjithatë, tani jemi të detyruar të pezullojmë ofrimin e shërbimeve për shkak të mungesës së pagesave.
Shuma e borxhit tuaj është 200,000 rubla. Ju lutemi paguani deri më 1 Mars 2017. Nëse borxhi nuk shlyhet, do të detyrohemi ta zgjidhim çështjen në gjykatë.
Sinqerisht, Petr Petrovich.
Shpjegim:
Letra duhet të përfshijë pikat e mëposhtme:
- Shuma e saktë e borxhit.
- Data në të cilën duhet të paguhet borxhi.
- Veprimet që kompania do të ndërmarrë nëse pagesat nuk merren.
Teksti mund të përmend një bashkëpunim afatgjatë të suksesshëm me organizatën. Duhet të jetë një kërkesë, jo një kërkesë. Kërkesa bëhet sipas një modeli tjetër.
Letër kërkesë për pagesë të shtyrë tek furnizuesi
Organizata e furnizoi kompaninë me një seri produktesh, por nuk e paguante. Një borxh është krijuar, por debitori nuk ka fonde për të paguar. Në këtë rast, ka kuptim të shkruani një letër kërkese për vonesë.
Kreu i kompanisë "Ku janë paratë"
Sidorov P.P.
Nga kreu i kompanisë "Paraja është gati të jetë"
Ivanova I. I.
I dashur Petr Petrovich, ne nuk kemi paguar borxhin prej 200,000 rubla. Ne nuk i shmangemi borxhit, por tani nuk mund të kryejmë pagesat e plota për shkak të gjendjes së vështirë financiare.
Prej 2 vitesh kemi marrëdhënie të suksesshme biznesi me ju, nuk kemi humbur afatet e pagesave. Sot kërkojmë një pagesë me këste. Kompania jonë është e gatshme të paguajë borxhin në dy faza:
- Ne do të depozitojmë 100,000 rubla deri më 1 mars 2017.
- 100,000 rubla do të paguhen deri më 1 prill 2017.
Ne ju premtojmë pagesa në kohë. Faleminderit për mirëkuptim.
Sinqerisht, Ivan Ivanovich.
Letër që kërkon pagesë për një organizatë tjetër
Borxhi i kompanisë mund të paguhet nga një organizatë tjetër. Natyrisht, një person juridik nuk do të paguajë aksione ashtu. Zakonisht një letër kërkesë i dërgohet debitorit të shoqërisë ose një personi tjetër që ka detyrime ndaj shoqërisë.
Për kreun e kompanisë "Paraja është gati të jetë"
Ivanov I.I.
Nga kreu i kompanisë "Ku janë paratë"
Sidorova P.P.
I dashur Ivan Ivanovich, ju keni një borxh ndaj kompanisë sonë në shumën prej 300,000 rubla. Organizata jonë gjithashtu ka një borxh ndaj një kompanie tjetër në shumën prej 200,000 rubla. Ne ju kërkojmë të paguani borxhin tonë ndaj kreditorit në shumën prej 200,000 rubla. Në këmbim, ne do t'ju ofrojmë një plan me këste për gjendjen e borxhit që keni kërkuar më parë. Faleminderit për mirëkuptim.
Sinqerisht, Petr Petrovich.
Letër kërkesë për ndihmë në zgjidhjen e çështjes
Çdo kompani mund të përballet me probleme komplekse që nuk mund të trajtohen pa ndihmën e jashtme. Një letër kërkese për ndihmë mund të dërgohet nëse është e nevojshme, për shembull, duke mbajtur ngjarje. Aplikacioni u dërgohet organizatave tregtare, agjencive qeveritare.
Drejtori i AAA
Petrov B. B.
Nga një organizatë publike
"Ne japim të mira"
I dashur Boris Borisovich, unë jam përfaqësues i organizatës publike "Dhënia e mirë". Ne jemi të angazhuar në organizimin dhe mbajtjen e festave për fëmijët nga jetimorja.
Kërkojmë ndihmën tuaj në organizimin e furnizimeve ushqimore për festën. Sigurisht, në event do të përmendim ju dhe kompaninë tuaj. Në festë do të marrin pjesë përfaqësues të asamblesë legjislative, publiku.
Mund të na kontaktoni përmes telefonit XXX
Sinqerisht, Ivan Ivanovich.
Duke përmbledhur
Le të kombinojmë të gjitha rregullat për të shkruar një letër kërkese. Së pari ju duhet të prezantoni veten, të tregoni për aktivitetet tuaja. Por pjesa hyrëse nuk duhet të tërhiqet. Qëllimi ynë është të inkurajojmë marrësin të lexojë letrën. Nëse teksti është shumë i gjatë, marrësi nuk ka gjasa ta lexojë atë deri në fund. Pastaj duhet të filloni të paraqisni kërkesën tuaj. Kërkohet saktësi: tregimi i kushteve, shuma e fondeve. Është e rëndësishme të kuptohet se marrësi duhet të ndjejë përfitimin. Prandaj, letra duhet të tregojë pse do të ishte e dobishme që organizata të përmbushte kërkesën. Në fund, ju duhet të thoni lamtumirë me mirësjellje dhe pa u zbehur.
Letrat e kërkesës janë lloji më i zakonshëm i letrave të biznesit. Letrat e kërkesës përbëhen për të nisur veprime të caktuara të adresuesit, të nevojshme për autorin e letrës. Ne do t'ju tregojmë se si të shkruani një letër zyrtare kërkese. Shembujt dhe shembujt mund të gjenden në artikull.
Letra e Kërkesës: Shembuj dhe Shembuj
Si dhe pse të shkruani një letër kërkese
Letrat e kërkesës përbëhen për të nisur veprime të caktuara të adresuesit, të nevojshme për autorin e letrës. Në aktivitetet e menaxhimit, një numër i madh situatash lindin letra të tilla. Kjo mund të jetë një situatë relativisht e thjeshtë në të cilën nuk kërkohet të paraqisni informacione që janë komplekse për sa i përket ngjarjeve, të jepni ndonjë argument ose të bindni adresuesin. Në raste të tilla, është më mirë të filloni një letër-kërkese drejtpërdrejt me një deklaratë të vetë kërkesës.
Letër kërkese për një zyrtar: letër shembull
Shkarkoni letrën e mostrës
Megjithatë, jo të gjitha situatat në aktivitetet e menaxhimit janë kaq të thjeshta. Shumica e situatave kërkojnë arsyetim ose, me fjalë të tjera, shpjegim gjatë hartimit të letrave të kërkesës:
- në lidhje me çfarë;
- pse;
- cili është qëllimi i letrës.
Si rregull, justifikimi është i nevojshëm për të ndikuar tek adresuesi, për ta bindur atë të veprojë në një mënyrë shumë specifike, ashtu siç do të donte ose kishte nevojë autori i letrës. Nëse letra e kërkesës përmban një justifikim, atëherë më shpesh ajo i paraprin deklaratës së kërkesës, për shembull (shenja // tregon kufirin midis pjesëve të tekstit të letrës).
Letër kërkese me arsyetim: mostër
Shkarkoni letrën e mostrës
Rusishtja është një nga gjuhët me një renditje relativisht të lirë të fjalëve. Në cilindo nga tekstet e mësipërme, ne mund të ndërrojmë pjesë të fjalisë pa dëmtuar shumë kuptimin. Një letër shembull që kërkon ndihmë mund të duket kështu.
Frazat në të cilat fillimisht shprehet ideja kryesore e letrës, dhe më pas jepet argumentimi, kanë një ngjyrosje të veçantë stilistike: ato gjithmonë perceptohen si më shprehëse se frazat e ndërtuara mbi parimin "justifikim - përfundim". Sidoqoftë, çdo lloj shprehjeje është e huaj për stilin e biznesit; në të, preferenca u jepet pothuajse gjithmonë mjeteve gjuhësore stilistikisht neutrale. Prandaj, në mostrat e letrave të kërkesave të biznesit, frazat janë më të sakta në të cilat fillimisht jepet një shpjegim, jepet një justifikim dhe më pas tregohet thelbi i çështjes.
Struktura e letrës së kërkesës
Kur hartoni një letër kërkesë, përpiquni të siguroheni që arsyetimi dhe pjesa përfundimtare (kërkesa) të jenë gramatikisht një fjali. Edhe në rastet kur referenca në dokumente normative jepen në arsyetim, fakte, ngjarje, mos e ndani justifikimin në një fjali të veçantë , përndryshe, për të deklaruar kërkesën, do të duhet të përdorni fraza të tilla si: "Në lidhje me sa më sipër, ne kërkojmë ...", "Duke marrë parasysh sa më sipër, ne kërkojmë ...", "Në lidhje me të cilat ne kërkojmë . ..”, etj.. Këto ndërtime nuk mbartin informacion dhe e bëjnë tekstin më të ndërlikuar si për nga struktura, ashtu edhe për nga perceptimi. Letrat e kërkesës mund të hartohen në situata edhe më komplekse menaxheriale.
Skematikisht, kjo situatë mund të paraqitet si
Një letër kërkesë e shkruar në një situatë të tillë do të jetë më e lehtë për t'u kuptuar nëse përmbajtja paraqitet në një sekuencë që pasqyron logjikën e zhvillimit të vetë situatës. Në këtë rast, struktura e letrës mund të ndahet në tre pjesë:
- prezantimi (përshkrimi i ngjarjeve, fakteve që ndikojnë drejtpërdrejt ose mund të ndikojnë në situatën e menaxhimit);
- arsyetimi (shpjegimi i arsyeve pse është e nevojshme të kontaktoni adresuesin me një kërkesë);
- përfundimi (kërkesa), për shembull (pjesët komunikative-semantike të letrës ndahen me //)
Letra formale e kërkesës: Struktura e mostrësSipas informacioneve tona, në rafineritë e sheqerit Kursk dhe Belgorod, të cilat janë furnizuesit kryesorë të sheqerit në Moskë dhe rajonin e Moskës, punët e planifikuara të mirëmbajtjes duhet të kryhen gjatë muajve mars-prill të këtij viti, oraret për të cilat nuk janë rënë dakord. në. // Për shkak të faktit se prodhimi i sheqerit dhe furnizimi i tij për konsumatorët do të ulen ndjeshëm gjatë periudhës së mirëmbajtjes parandaluese, // ju kërkojmë të zhvilloni një takim pune me pjesëmarrjen e përfaqësuesve të qeverisë së Moskës për çështjen e sigurimit të furnizimeve me sheqer në rajoni i Moskës gjatë periudhës së mbylljes së pjesshme të këtyre impianteve. |
Pavarësisht nga struktura e tekstit, kërkesa në letër formulohet duke përdorur foljen "kërkoj". Në letrat e hartuara në letrën e organizatave, përdoret Forma e foljes së vetës së parë shumës:
Ju kërkojmë të jepni informacion për ..., Ju kërkojmë të jepni informacion për ..., Ne ju kërkojmë ..., Ju kërkojmë të kryeni ..., etj.
Në letrat e hartuara në letrat e zyrtarëve, përdoret Forma e foljes së vetës së parë njëjës:
Ju kërkoj të merrni parasysh çështjen e ..., ju kërkoj të jepni informacion për ..., etj.
Një letër mund të përmbajë disa kërkesa (mundësisht për një çështje). Në këtë rast, fillimisht formulohet kërkesa kryesore dhe më pas pjesa tjetër, ndërsa përdoren kthesat e mëposhtme të gjuhës:
Ne gjithashtu ju kërkojmë që (mendoni, siguroni, sillni ...), në të njëjtën kohë ju kërkojmë ... dhe të tjerëve.
Letra e kërkesës: mostër nëse ka disa kërkesa në letër menjëherë
Shkarkoni mostrën
Përdorni një shërbim të veçantë për të krijuar një shabllon të letrës së kërkesës: ndërtuesi i letrës së biznesit
Provoni shërbimin tani
Si çdo letër biznesi, hartohet një letër kërkese që tregon të gjitha detajet e saj dhe regjistrohet në regjistrin e dokumenteve dalëse. Për më tepër, letra e kërkesës duhet të përmbajë:
- numri dhe data e daljes (nëse kjo është një përgjigje ndaj një letre tjetër, atëherë numri dhe data e letrës hyrëse);
- emri i kompanisë marrëse;
- nëse është e nevojshme, vulën e organizatës.
Si dhe pse të shkruani një letër hetimi
Një letër kërkese është në fakt një lloj letre kërkese. Si rregull, kërkesat bëhen për të marrë çdo informacion të natyrës zyrtare ose dokumente. Në aktivitetin tregtar, një kërkesë është një apel nga një blerës për një shitës (importues në eksportues) me një kërkesë për të dhënë informacion të detajuar në lidhje me një produkt (shërbim) ose për të dërguar një ofertë për furnizimin e mallrave (ofrimi i shërbimeve të caktuara). Në përgjithësi, letrat e kërkesave ndjekin të njëjtat rregulla si letrat e kërkesës, për shembull:
Në aktivitetet tregtare, teksti i kërkesës, si rregull, tregon: emrin e mallrave (shërbimeve); kushtet në të cilat autori i letrës dëshiron t'i marrë ato; sasia dhe/ose cilësia; kushtet e dorëzimit të mallrave ose shërbimeve; çmimi dhe informacione të tjera. Kërkesa tregtare përdor shprehjet e mëposhtme:
Ju kërkojmë të informoni për mundësinë e furnizimit… Ju lutemi bëni një ofertë për furnizim… Ju lutemi jepni informacion të detajuar për… etj.
Për shembull:
Ju lutemi informoni për mundësinë e furnizimit me kondicionerë AS-200 në sasinë 150 copë. gjatë muajve shkurt - mars 2005, si dhe të informojë kushtet e pagesës dhe kushtet e dorëzimit.
Shkarkoni Letrat e Kërkesës Shembull:
Përgjigja e organizatës korrespondente ndaj një letre kërkese ose kërkese është një letër përgjigjeje, e cila mund të jetë një marrëveshje ose një refuzim. Në aktivitetet tregtare, përgjigja ndaj kërkesës lëshohet si një letër tregtare, e cila konfirmon marrjen e kërkesës, jep informacion për produktin me interes për blerësin. Përgjigja ndaj kërkesës mund të jetë edhe një ofertë (ofertë) komerciale. Letrat e kërkesës dhe letrat e kërkesës janë hartuar në përputhje me GOST R 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.
Gjatë përpilimit dhe përpunimit të kërkesave dhe kërkesave, përdoren detajet e mëposhtme:
- destinacion;
- titulli i tekstit (nëse teksti i letrës është më shumë se 4-5 rreshta);
- teksti;
- nënshkrimi;
- shenjë artisti.
Kur shkruani letra për kolegët, klientët dhe partnerët, shpesh lind pyetja se si të formuloni këtë apo atë mendim në një stil biznesi. Si të themi se nuk na pëlqen diçka - ose, anasjelltas, na pëlqen? Si mund të raportoj një problem apo mundësi? Si ta ftoni adresuesin për t'u takuar ose telefonuar? Si të përmendim sanksionet e mundshme?
Pikërisht për këtë rast kemi përpiluar një fjalor të vogël të transaksioneve të biznesit. Përdoreni atë dhe stili juaj do të jetë mjaft formal, dhe formulimi do të jetë i larmishëm.
|
Duke filluar me qëllimin tonë |
Fillojmë me interesin e adresuesit |
|||
|
"Çfarë erdhi" |
qarte |
"I racionalizuar" |
Problem |
Mundësi |
|
Po ju shkruaj me një kërkesë për... Ju informoj…. Ju sjell në vëmendje se… Unë kërkoj (ju) të ndani fonde ... Unë kërkoj (ju) të merrni parasysh ndarjen e fondeve (autorizoni ndarjen e fondeve, (udhëzoni ndarjen e fondeve) ... Në lidhje me shfaqjen e rrethanave të reja që ndikojnë në zbatimin e projektit, dua të pajtohem me ju për ndryshimet në orar (vlerësim) .... Ju lutem ndihmë… Kërkoj ndihmën tuaj në… Unë kujtoj (kujtoj) për ... Kërkoj të eliminohet pjesa e mbetur (borxhit) |
E ndjej nevojen te diskutoj me ju... Unë dua (dua) të pajtohem me ju .... Ju ftojmë të diskutoni dhe bini dakord për planet e ardhshme… Unë kërkoj (ju) të konsideroni mundësinë e ndihmës në zbatimin e projektit ... Unë ju jap (ju) informacion (informacion) për ... Ju informoj (ju) për... Më lejoni t'ju informoj për… Po ju kontaktoj ne lidhje me… |
Unë tërheq vëmendjen tuaj për situatën e vështirë me ... I detyruar të shpallë... Ju informojmë për… Ne ju informojmë (ju) për… I autorizuar për të raportuar... Unë e konsideroj të nevojshme t'ju tërheq vëmendjen (tërheq vëmendjen tuaj në ...) ... Ne ju drejtohemi në lidhje me vështirësitë ... Ne ofrojmë ndihmë në zgjidhjen e problemit ... Duke ditur për shqetësimin tuaj për problemin ..., ne jemi të gatshëm të ofrojmë një zgjidhje ... Siç e dini (ekziston një përshkrim i problemit) ... I udhëhequr nga interesat e ndërmarrjes, dëshiroj të tërheq vëmendjen tuaj për…. |
Po ju kontaktoj me nje oferte... Ju kërkoj të shqyrtoni një propozim që do të lejojë .... Ne ju ofrojmë një mundësi unike për të rritur shitjet tuaja… Ne jemi të kënaqur (kemi nderin) t'ju ofrojmë (për ju) ... Kemi kënaqësinë të njoftojmë mundësinë… Ne dëshirojmë të tërheqim vëmendjen tuaj... Ju informojmë për situatën jashtëzakonisht të favorshme me … dhe ju ftojmë të përfitoni nga kjo situatë për… |
|
|
Veprime specifike |
Unë propozoj që të miratohet data 12 tetor 2013 si data e planifikuar për përfundimin e ndërtimit dhe të bëhen rregullimet e nevojshme në listën e aktiviteteve ... Ju lutemi udhëzoni departamentin e financave të kompanisë që të ndajë ... dhe të bëjë pagesën e të gjitha faturave të marra më parë për ... Unë propozoj t'i besohet departamentit ABC përgatitjen e propozimeve për organizatën ... Kërkoj (kërkojmë) pëlqimin tuaj për .... (ndihma juaj në ..., udhëzimet tuaja ....) Bindshëm (fuqishëm, si përjashtim) pyes ... Ju kërkojmë të merrni masa (energjike, vendimtare, efektive) për…. Ne kërkojmë nga ... veprime të menjëhershme ... Ju kërkoj të eliminoni prapambetjen (borxhin) ... Ju lutemi dërgoni përfaqësuesin tuaj... |
|||
| konkluzioni |
Ju siguroj (ju sigurojmë) për efektivitetin e këtij propozimi dhe numërojmë (llogarisim...) Në pritje të vendimit tuaj… Ne presim vendimin tuaj në mënyrë që të përgatisim menjëherë dokumentet ... Shpresojmë për një shqyrtim të shpejtë (kënaqësi të plotë) të kërkesës (pretendimit) tonë ... Shpresojmë se çështja do të zgjidhet dhe nuk do të kemi nevojë të aplikojmë sanksione ... Shpresojmë që argumentet e mësipërme do t'ju bindin për ... dhe ne presim (presim) ... Ne po llogarisim në interesin tuaj (indiferencë, qëndrim aktiv për çështjen, gatishmëri për të eliminuar mangësitë...) dhe presim sugjerimet tuaja... Ne kemi besim se pjesëmarrja juaj do të përmirësojë ndjeshëm situatën me ... dhe do të arrijë ... Faleminderit për bashkëpunimin dhe presim bashkëpunim të mëtejshëm të frytshëm… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Do të jemi të lumtur t'ju shohim në mesin e klientëve tanë… |
|||
Formulimi shtesë
|
pershendetje |
Lamtumirë, formula e fundit e mirësjelljes |
|
I dashur Ivan Petrovich! I nderuar zoti Ministër! Te dashur miq! Të dashur kolegë (partnerë)! I dashur…! |
Me respekt (nderim të thellë, të pandryshueshëm, ekstrem)… Me mirënjohje (mirënjohje) dhe respekt ... Ju uroj suksese (gjithe te mirat)…. Në pritje të bashkëpunimit të frytshëm... |
|
Fraza hapëse - për përgjigjet ndaj kërkesave |
|
|
Faleminderit për interesimin tuaj në (keni treguar në ....) Në përgjigje të kërkesës që kemi marrë për… ju informojmë…. Ne konfirmojmë marrjen e porosisë tuaj nga ... (në ...) dhe informojmë .... Në përputhje me kërkesën tuaj (udhëzimet), ne informojmë (sigurojmë një përfundim) ... Në vazhdim të korrespondencës tonë rreth ... ne po ju dërgojmë një ofertë ... |
|
|
Mirënjohje |
|
|
Sinqerisht (në emër të ..., në emër të ...) faleminderit ... Ne dëshirojmë të shprehim mirënjohjen tonë... Me mirënjohje të sinqertë (faleminderit) ju njoftojmë… Faleminderit... Dëshirojmë të falenderojmë... |
|
Shkarkoni "fjalorin" tonë dhe përdorni formulime të gatshme!
|
Përmendja e sanksioneve |
|
Ne do të duhet të: aplikoni tek autoritetet gjyqësore (gjykata) të nisë procedurat ligjore refuzojnë bashkëpunimin e mëtejshëm rishikojë planet (kushtet) e bashkëpunimit ngre çështjen e gjobave (ndërprerja e bashkëpunimit dhe kërkimi i një furnizuesi të ri) shtrojnë çështjen e këshillueshmërisë së bashkëpunimit të mëtejshëm përdorin sanksione kontraktuale deklarojmë qëllimin tonë për të kërkuar (kërkuar) ... deklaroj mospajtim me faktet... Në rrjedhën e punës së biznesit, formati i letrës së kërkesës përdoret shumë shpesh kur bëhet e nevojshme të merret pëlqimi i palës së dytë ose një shërbimi i caktuar prej tij. Mostrat dhe shembujt e gatshëm për situata të ndryshme, si dhe rregullat për të shkruar letra të tilla, do t'i gjeni në këtë artikull. Tradita dhe rregullat për të shkruar një letër kërkese janë zhvilluar ekskluzivisht në menaxhimin praktik të dokumenteve - d.m.th. në nivel legjislativ, asnjë formular apo udhëzim nuk është miratuar. Sidoqoftë, në përgjithësi, struktura e mëposhtme duhet të ndiqet:
Kështu, ajo është hartuar sipas versionit standard për dokumente të tilla - formulari është dhënë më poshtë.
Mostra e përfunduar mund të përdoret si shembull i kësaj.
Meqenëse në këtë rast po flasim për faktin se një kompani po llogarit në ndonjë shërbim apo edhe një koncesion nga partneri i saj, sigurisht që shkrimi i një letre, dizajni i saj, madje edhe dërgimi i saj duhet të merret shumë seriozisht. Çdo detaj mund të lërë përshtypje, kështu që është më mirë të merren parasysh edhe nuancat që janë të parëndësishme në shikim të parë:
VarietetetNë varësi të situatës specifike, ekzistojnë lloje të ndryshme shkronjash. Shumica e kërkesave kanë të bëjnë me çështje financiare, si zbritje, ulje pagese për një shërbim apo shtyrje. Një pjesë më e vogël e letrave të kërkesës i kushtohet ndihmës në zgjidhjen e çdo çështjeje tjetër. Rastet më të zakonshme dhe shembujt e gatshëm të letrave diskutohen më poshtë. Rreth ndarjes së fondeveTë kërkosh para, qoftë edhe për qëllime bamirësie, është një kërkesë mjaft serioze. Prandaj, gjatë hartimit, është e rëndësishme të përshkruani situatën sa më konkretisht të jetë e mundur dhe, për më tepër, të tregoni qartë se për çfarë saktësisht kërkohen paratë dhe për çfarë arsye nuk mund të merren nga një burim tjetër. Kur përpiloni, mund të merrni një mostër të tillë si bazë.
Rreth dorëzimit të mallraveKëtu është e rëndësishme të tregoni interesin dhe dëshirën tuaj për të bashkëpunuar. Prandaj, duhet të gjeni fjalët e duhura në mënyrë që bashkëbiseduesi të jetë i mbushur me besim dhe të marrë një vendim të duhur. Si bazë, ju mund të merrni një mostër të tillë.
Rreth zbritjesAktualisht, ky është një lloj mjaft i zakonshëm, pasi kushtet ekonomike janë përkeqësuar në shumë mënyra. Siç tregon përvoja, bindja e palës tjetër për të ofruar një zbritje është veçanërisht e mirë në raste të tilla:
Rreth uljes së qirasëNë këtë rast, arsyetimi për kërkesën tuaj në letër do të jetë afërsisht i njëjtë me atë të diskutuar në shembullin e mëparshëm.
Në lidhje me pagesën e shtyrëNë këtë rast, është e rëndësishme të pranoni se vërtet nuk e keni bërë pagesën në kohë dhe të shpjegoni në detaje arsyen. Sigurisht, duhet të specifikoni me saktësi kushtet e shlyerjes së të gjithë shumës.
Ju lutemi paguani për një kompani tjetërKërkesa të tilla mund të lindin në rastet kur një shoqëri merr përsipër të përmbushë detyrimet financiare të një shoqërie tjetër në kushte të caktuara. Si shembull, mund të përdorni këtë shabllon.
|
