Scrieți o scrisoare pe un exemplu de antet. Expedierea documentelor sau valorilor materiale

Pentru proiectarea corespondenței de ieșire sunt impuse cerințe speciale. Acest lucru se datorează faptului că are scop informativ și de referință. Când pregătiți o scrisoare de serviciu, merită luate în considerare cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente ”și aplicați formularele organizației. Pentru detalii, trebuie să fiți ghidat de GOST R 6.30-2003 (de la 01.07.2018 va trebui să fiți ghidat de GOST R 7.0.97-2016). Acest lucru vă va permite să mențineți o structură clară a documentului și să mențineți stilul necesar. comunicare de afaceri, precum și aranjarea corectă a detaliilor scrisorii de afaceri.

Este important de remarcat faptul că GOST R 6.30-2003 (precum și GOST R 7.0.97-2016) este o recomandare, iar organizațiile își pot dezvolta propriile antete pentru corespondența de afaceri. Respectarea obligatorie a GOST specificat este doar pentru organisme federale putere executiva.

Antetul documentului poate fi amplasat atât longitudinal, cât și are o aranjare unghiulară (detaliile antetului, numerele de telefon și adresele organizațiilor se află de obicei aici). Un exemplu de scrisoare cu un aranjament de colț de cerințe este cea mai comună opțiune în munca de birou modernă.

Exemplu de antet cu detalii de colț

În partea de sus a documentului sunt indicate:

• Data;
• cameră;
• referire la numărul de înregistrare și data documentului (dacă corespondența este un răspuns);
• titlul textului, prezentat într-o singură frază.

Antetul scrisorii de serviciu se află sub numărul de înregistrare. Conține un apel către destinatar. NUMELE COMPLET. iar poșta destinatarului să fie situată în colțul din dreapta sus al documentului. Adresa destinatarului este scrisă în centru.

De la cine și către cine

Detaliile companiei expeditorului sunt cel mai adesea indicate pe antetul companiei. De asemenea, este necesar să se indice corect destinatarul corespondenței, cu alte cuvinte, detaliile destinatarului:

• Numele companiei;
• Nume unitate structurală unde se îndreaptă corespondența de ieșire;
• pozitia destinatarului;
• numele de familie și inițialele destinatarului;
• adresa poștală a organizației.

Exemplu de scrisoare pe antetul companiei

Este important de reținut că, dacă o scrisoare cu același conținut trebuie trimisă mai multor destinatari, atunci în primul rând este necesar să se indice adresa destinatarului principal și abia apoi restul.

De exemplu:

SRL „Elki-Palki”

Departamentul legal

Moscova, strada Zelenaya, 5

COPIE

către CEO

SRL „Rungi verzi”

Simakov V.A.

Saint Petersburg,

Strada Frunze, 3

Data și numărul

După ce documentul de ieșire a fost semnat, acesta este datat. Data poate fi în formatul 17.05.2018 sau 17 mai 2019. În cazul în care data este indicată în document de mai multe ori, se recomandă menținerea unui stil de scriere uniform.

Atribuirea unui număr de înregistrare are loc în conformitate cu sistemul de înregistrare a documentației de ieșire, care este acceptat în organizație, și numai după semnarea documentului. Numărul de înregistrare constă din numărul de ordine al documentului, care poate fi completat cu indexul cazului sau litere.

Este important să rețineți că înregistrarea unui document de ieșire facilitează procesarea corespondenței atât pentru dvs., cât și pentru destinatar.

Atunci când răspundeți la corespondența oficială primită, este necesar să se elibereze „linkul către numărul de înregistrare și data solicitării”. În acest caz, data și numărul articolului primit sunt indicate în scrisoarea de răspuns. Acest lucru va asigura o procesare mai rapidă a corespondenței în compania destinatară.

Cine semnează

Corespondența oficială este semnată în principal de manageri, iar dacă acesta lipsește de la locul de muncă, de adjuncții săi sau de alți funcționari care acționează în calitate de manager în timpul absenței sale.

Este important de menționat că corespondența modernă de afaceri este trimisă nu numai prin poștă, ci și prin telegraf, fax și e-mail.

Trebuie să indice artistul

În ciuda faptului că fiecare mesaj de afaceri este semnat de șeful companiei sau de funcționarii săi autorizați, corespondența în sine este efectuată de un angajat obișnuit, adică interpretul. Numele și datele lui de contact sunt pe care le indicăm în această parte.

Informațiile despre artist se află întotdeauna în partea de jos, în ultimele rânduri. Numele complet, patronimul și prenumele angajatului sunt scrise, pe o linie nouă numărul său de telefon de contact și chiar mai jos - adresa de e-mail. Lăsați fontul același.

Este ștampila

De obicei, sigiliile nu sunt puse pe scrisori, dar dacă corespondența trimisă este de natură oficială, este emisă pe antetul organizației și are ca scop să intre în relații legale (legale) cu cineva sau o altă organizație și să fie responsabilă pentru toate pozițiile menționate în scrisoare, conducerea poate dori să adauge recuzită suplimentară sub formă de sigiliu.

Când scrieți o scrisoare, principalele dificultăți sunt adesea cauzate de începutul și sfârșitul acesteia. În acest din urmă caz, articolul vă va ajuta. Ei bine, vom vorbi despre cum să începeți o scrisoare în acest articol.

Cum să începi să scrii o scrisoare

Scrisori oficiale și de afaceri

Dacă urmați terminologia acceptată, atunci scrisorile de afaceri sunt clasificate drept oficiale. Pe lângă corespondența de afaceri, corespondența oficială include și pe cea diplomatică și administrativă. Adevărat, de cele mai multe ori oamenii, referindu-se la scrisori administrative, le numesc oficiale, deși „scrisoare oficială” este, desigur, un termen mai general.

Începutul unei scrisori oficiale

Aici vom vorbi despre mai multe tipuri de scrisori administrative.

1. Scrisoare de petiție (și scrisoare de plângere). Aici sunt potrivite expresii precum: „Vă rog să fiți atenți la...”, „Vă aduc la cunoștință...”, etc. Mai mult, trebuie să scrieți acest lucru imediat după contestație.
2. Scrisoare de recurs. La începutul unor astfel de litere, astfel de fraze sunt de obicei folosite ca: „Vreau să vă informez că...”, „Trebuie să vă atrag atenția asupra următoarelor...”.
3. Scrisoare de răspuns. Scris ca răspuns la o cerere sau o ofertă. Se obișnuiește să se înceapă cu expresii precum, de exemplu: „Vă mulțumim pentru scrisoarea dvs....”, „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră de la...”, „Conform cererii dumneavoastră (acordul nostru etc.) . ..".

Trebuie avut în vedere faptul că anumite expresii trebuie selectate în conformitate cu tonul și conținutul scrisorii alese. Deci, dacă aceasta este o cerere, atunci expresia „vă aduc la cunoștință...” va părea nepotrivită, dar „vă rog să fiți atenți la...” va fi utilă. Referindu-se la oricare oficial, se obișnuiește să se scrie pronumele „tu” cu majusculă. Și încă un mic sfat: folosiți o singură frază pentru a începe litera (în același stil ca mai sus), apoi treceți imediat la esența literei.

Începeți o scrisoare de afaceri

Stilul de comunicare de afaceri poate fi numit semi-oficial, adică unele „libertăți” sunt permise aici. Așadar, într-o scrisoare de afaceri, înainte de a trece la subiectul principal, poți întreba politicos ce mai face partenerul tău. Dacă aceasta este prima scrisoare, atunci, desigur, ar trebui scrisă mai strict. Scrisorile de afaceri pot fi, de asemenea, împărțite în mai multe tipuri.

1. O ancheta. Într-o astfel de scrisoare, destinatarul este informat cu privire la dorința de a încheia un acord sau tranzacție și sunt specificate și detaliile cooperării. Puteți începe o astfel de scrisoare cu următoarele fraze: „Vă oferim cooperare în domeniu...” „Aș dori să clarific câteva detalii despre ultima noastră afacere” etc.
2. Scrisoare de răspuns. Aceasta este o scrisoare în care furnizați informațiile solicitate de partenerul dvs. Aici sunt potrivite următoarele fraze: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră din... (este indicată data) vă informăm că...” sau puțin mai puțin oficial: „Vă trimit datele despre care m-ați întrebat.. .”.
3. Mail informativ. Aceste scrisori sunt scrise atunci când trebuie să furnizați orice informație care ar putea interesa partenerii dumneavoastră. Acesta poate fi, de exemplu, un mesaj despre o expoziție care va avea loc în viitorul apropiat sau un mesaj că au sosit bunuri de interes pentru client. Pentru începutul unei astfel de scrisori sunt destul de potrivite fraze: „Mă grăbesc să vă informez că...”, „Vrem să vă invităm...”, etc.

Începeți să scrieți în engleză

Când comunicați cu interlocutori vorbitori de limba engleză, dacă este scris scrisoare de răspuns, la început se obișnuiește să-i mulțumești destinatarului pentru scrisoarea sa cu sintagma: „Mulțumesc pentru scrisoarea ta / e-mail...” („Mulțumesc pentru scrisoarea ta...”). Dacă tonul comunicării este suficient de sec, poți folosi expresia: „În răspuns (răspuns) la scrisoarea ta...” („În răspuns la scrisoarea ta...”).

Când începeți o conversație, scrieți după contestație: „Am plăcerea de a vă informa...” („Îmi face plăcere să vă informez...”) sau „Doresc să vă sfătuiesc că...” („Eu vreau să vă informez că...")...

Începeți o scrisoare către persoana iubită sau iubită

Dacă scrieți o scrisoare de răspuns, atunci după ce ați contactat ar trebui să răspundeți mai întâi la întrebările pe care persoana iubită le-a pus în scrisoarea sa: așteptăm întotdeauna un răspuns de la cei dragi la acele întrebări care ne îngrijorează. Dacă știi despre problemele care-ți deranjează sufletul pereche, atunci ar trebui să începi scrisoarea cu întrebări despre ele și apoi să scrii despre tine.

Prin intermediul Corespondență de afaceri nu există doar coordonarea activităților de afaceri, ci și colectarea informațiilor necesare acestei organizații, care vor fi solicitate în timpul diferitelor audituri de raportare. Prin urmare, în primul rând, sarcinile angajaților administrativi includ întreținerea corectă a documentelor de afaceri, pentru care sunt elaborate diverse instrucțiuni și formulare interne. Avantajul formularului standard este faptul că o persoană îl completează automat, economisind astfel timp și timpul companiei.

Corespondența comercială trebuie să conțină:

Informații de încredere și complete;
- rezumat din lipsa narațiunii;
- ton neutru al adresei, dar într-o manieră binevoitoare;
- un lanț logic, și nu o evaluare emoțională a faptelor enunțate.

Cum se scrie o scrisoare de afaceri?

Cel mai important lucru este să decideți ce tip de scrisoare de afaceri este potrivit pentru o anumită situație. Există mai multe tipuri:

Aducere aminte;
- confirmarea;
- refuz;
- scrisoare de transmitere;
- invitație;
- garantie;
- informativ;
- o scrisoare cu o notificare și o comandă.

De regulă, astfel de scrisori de afaceri necesită un răspuns, care în conținutul lor conține o cerere, ofertă, recurs, cerere sau cerere.

Reguli pentru scrierea unei scrisori de afaceri.

O încărcătură emoțională foarte importantă este suportată de tonul unei scrisori de afaceri, deoarece lipsa de respect acoperită se va manifesta în continuare prin recepții impecabile de mesaje. Ar trebui să scrieți cu mare atenție o scrisoare de afaceri care conține un refuz. În acest caz, nu trebuie să declarați refuzul chiar la începutul scrisorii. În prima parte a mesajului, ar trebui să oferiți argumente convingătoare în favoarea punctului dvs. de vedere, pentru aceasta puteți utiliza formule precum

- „Din păcate, nu vă putem satisface cererea”;
- „Ne pare profund rău, dar nu este posibil să vă satisfaceți dorința”, etc.

În caz de refuz, este important să ne amintim că sarcina noastră este să refuzăm, dar nu să pierdem clientul, însoțitorul etc.

Deci, regulile de bază pentru scrierea unei scrisori de afaceri:

Pentru asimilarea corectă a esenței scrisorii este necesară repetarea cererii adresate destinatarului de mai multe ori în text;
- în scrisoarea de refuz este important să se indice motivele pentru care această cerere nu poate fi satisfăcută;
- respingerea unei oferte este o formulă de respingere.

Limba corespondenței de afaceri.

Este important ca cititorul de corespondență de afaceri să înțeleagă doar esența acesteia, și nu în ce limbă este scrisă. În această condiție se află stăpânirea regulilor de scriere a unei scrisori de afaceri, care se dezvoltă pe parcursul multor ani de experiență.

Trebuie amintit că într-o scrisoare de afaceri:

Trebuie consumat cuvinte simpleîn același timp, nesărăcirea conținutului;
- folosiți verbele mai des decât adjectivele - acest lucru va face textul literei dinamic;
- rămâneți mai aproape de sensul adresei, fără a intra în detalii și raționamente;
- nu folosi propozitii lungi, deoarece acestea distrag atentia cititorului;
- trecerea între fraze să fie logică și imperceptibilă;
- folosiți cât mai puține pronume.

O scrisoare de afaceri se remarcă prin alfabetizare și stil.

Înregistrarea corespondenței de afaceri.

Când scrieți o scrisoare de afaceri, amintiți-vă că partea de sus (1/4 coală A4) ar trebui să rămână liberă pentru antet. De asemenea, în colțul de sus al scrisorii sunt indicate numărul și data de ieșire, care sunt înregistrate într-un jurnal special de corespondență.

În colțul din stânga jos sunt indicate funcția, prenumele și semnătura managerului, iar la finalul foii este indicat numele de familie al executorului scrisorii de afaceri cu numărul său de telefon pentru informații suplimentare.

Astfel, o scrisoare de afaceri este formată din trei părți: esența cererii, justificarea acesteia și informațiile justificative.

Când răspundeți la o scrisoare, trebuie să vă referiți la ultima scrisoare a acestui destinatar din prima parte a conținutului. Dacă există corespondență străină, atunci pentru o mai bună claritate este necesar să atașați o broșură la scrisoare, un link către care va fi indicat în această scrisoare. Este foarte important să închei această scrisoare cu recunoștință pentru cooperare și cu expresia „Cu stimă al tău (numele)...”

Astăzi, aproape toată lumea folosește în mod activ internetul. Dar corespondența de afaceri nu a încetat să fie relevantă și importantă. Pur și simplu a fost transferat pe alte medii. Publicația vă va spune cum să compuneți și să aranjați corect o scrisoare de afaceri.

Ce poate conține un mesaj de afaceri?

În primul rând, corespondența de afaceri oferă o oportunitate de a face schimb de opinii sau sugestii cu angajații și partenerii de afaceri. Scrisoarea poate conține cereri, pretenții și alte gânduri pentru a elimina neînțelegerile dintre companii. În general, corespondența de afaceri este o formă de corespondență oficială.

Diferențele față de alte e-mailuri

Principalele diferențe pot fi rezumate după cum urmează.

• Stilistica prezentării.
• Lanțul de comandă al serviciului.
• Vocabular fără expresie puternică a emoțiilor.
• De regulă, scrisoarea nu are mai mult de o pagină.
• Fontul este același pe tot textul (nici mic, nici mare).
• Întocmită de obicei pe antetul oficial al organizației.

Tipuri de scrisori de afaceri

Scrisori la care se răspunde:

• Anchetă.
• Petiţie.
• Cerinţă.
• Propoziție.
• Recurs.

Scrisori la care nu trebuie să răspundeți:

• Informațional.
• Înștiințare.
• Însoțitor.
• garanție.
• Avertizare.
• Aducere aminte.

Scrisori comerciale. Acestea sunt de obicei necesare pe perioada contractului sau pentru încheierea unui acord:

• Cerere.
• Răspunsul la cerere.
• Aducere aminte.
• Revendicare.
• Oferi. Aceasta este o ofertă de a încheia un contract sau de a face o afacere.
• Avertizare despre necesitatea îndeplinirii obligațiilor, despre rezilierea acordurilor etc.

Scrisori necomerciale:

• Invitație.
• Informarea despre ceva.
• Exprimarea recunoştinţei.
• Recomandări.
• Cerere.
• Instrucțiuni.
• Scrisoare de transmitere.
• Exprimarea condoleanțelor.
• Felicitări cu orice ocazie.
• Scrisoare de garantie.
• Confirmarea primirii mărfurilor, prestării de servicii și așa mai departe.

Clasificarea scrisorilor de afaceri după structură:

• Compilat după un model strict.
• Liber de la.

Tipuri în funcție de destinatar:

• Obisnuitul. Trimis unui singur destinatar.
• Colectiv. Trimis unei singure persoane, dar de la mai multe persoane.
• Circular. Trimis către mai multe destinații.

După forma scrisorii, există următoarele:

• Trimis în plicuri obișnuite.
• Prezentat personal.
• Trimis ca fax.
• Regizat de către e-mail.

După cum puteți vedea, un mesaj de afaceri poate fi formatat în moduri diferite și cu intenții diferite. Dar este de remarcat faptul că, în unele cazuri, din motive etice, trebuie să fie scris de mână mai degrabă decât tastat pe computer. Acest lucru este valabil pentru felicitări și condoleanțe.

Părți ale scrisorii

O scrisoare de afaceri bună este întotdeauna împărțită în mai multe părți. Acesta este introductiv, principal și final. În plus, sunt conectate între ele în mod logic.

De regulă, partea introductivă conține informații despre circumstanțele care au dus la scrierea scrisorii. Textul principal este direct conținutul în sine, esența mesajului. În partea finală, ele rezumă rezultatele care pot exprima refuz, consimțământ, cerere și așa mai departe.

Principii de scriere

Orice comunicare de afaceri trebuie scrisă după cum urmează.

1. Imparţial.
2. Direcționat (adică destinat unei anumite persoane).
3. Argumentat.
4. Într-adevăr.
5. Cat mai mult posibil.
6. Toate informațiile din text trebuie să fie actuale la momentul scrierii.

Caracteristici ale stilisticii

Regulile de proiectare a scrisorilor de afaceri prevăd că trebuie să respectați un stil strict. Este necesar să se folosească numai acele mijloace de vorbire care sunt caracteristice documentelor de birou. Adică va fi potrivit stil de afaceri formal... Limba ar trebui să difere în următoarele caracteristici.

• Formalitate.
• Prezentarea corectă a informațiilor.
• Obiectivitate.
• Structurare.
• Substanțial, dar concis.

Esența problemei ar trebui prezentată în propoziții scurte simple, cu accent pe verbe. Nu este nevoie să supraîncărcați textul cu adjective, să folosiți termeni puțin cunoscuți și foarte specializați pe care destinatarul poate să nu îi înțeleagă. Acest lucru va provoca doar negativitate și respingere. Este mai bine să încerci să explici în cuvinte simple, ușor de înțeles, mai multe fapte și detalii. Stilul de afaceri nu permite prezența unor texte neinformative și „apoase”.

Partea finală nu trebuie rezumată cu rânduri inutile și lungi de vorbire. De asemenea, propunerile ilogice și inconsistente nu vor funcționa. Prin urmare, este mai bine să excludeți frazele adverbiale și participiale. În fiecare paragraf ar trebui să se reflecte un singur gând specific. După completarea textului, este mai bine să îl verificați de mai multe ori pentru erori citind scrisoarea cu voce tare.

Cerințe pentru formular

Conform regulilor unei scrisori de afaceri, este mai bine să o emiteți pe antetul companiei. I se propun următoarele cerințe de bază.

• În mijlocul formularului, trebuie să introduceți Emblema Federației Ruse dacă întreprinderea este deținută de stat.
• Așezați scrisoarea pe o coală A4.
• În stânga, lăsați câmpul necompletat (cel puțin 3 centimetri). Acest lucru este necesar deoarece după ceva timp materialele vor fi atașate la restul documentelor.
• Cel mai optim font este considerat a fi standardul Times New Roman, dimensiunea 12 și cu spațiere între rânduri de 1,5-2. Este cel mai bine perceput când citești.
• În antetul scrisorii, trebuie să indicați numele organizației, actualul și adresa legala, telefon și e-mail.

Caracteristici de design

Dacă a fost nevoie de mai multe pagini pentru a completa o scrisoare de afaceri, atunci trebuie să o numerotați începând cu a doua. Pentru aceasta se recomandă utilizarea cifre arabe... Nu trebuie să puneți puncte lângă numere.

Scrisoarea trebuie împărțită în paragrafe și, dacă este necesar, în subtitluri. Textul nu trebuie să apară ca un flux continuu, deoarece va fi dificil de citit. Paragrafele vă vor arăta unde se termină și unde încep alte gânduri.

Este important să rețineți că greșelile de scriere, ștersăturile și orice corecții sunt inacceptabile pentru corespondența comercială. Vor depune mărturie despre analfabetismul și frivolitatea adversarului.

Rechizite folosite

Scrisoarea conține de obicei următoarele informații.

1. Numele complet al companiei, nu doar o abreviere.
2. Telefon, fax, cont bancar și număr de e-mail.
3. Destinatar. Mai mult, numele companiei ar trebui folosit în cazul dativ. Dacă trebuie să indicați numele de familie și poziția, atunci este recomandat să utilizați cazul dativ. Dacă destinatarul are un titlu sau o diplomă academică, atunci acest lucru trebuie indicat înaintea numelui persoanei.

Este important de reținut că fiecare proprietate trebuie scrisă cu majusculă și pe un rând nou.

Apeluri cu scrisoarea de afaceri

Comunicările oficiale ar trebui să fie întotdeauna pe un ton neutru. Contestațiile adresate destinatarului trebuie să aibă aceeași formă. Expresii precum „Bună ziua” vor fi nepotrivite. Dacă doriți să vă salutați, este mai bine să folosiți „Bună ziua” formal. Dar opțiunea cea mai competentă este considerată a fi adresată prin nume și patronim. Și nu contează cât de mult durează să cunoști destinatarul. Nu puteți folosi forma scurtă a numelui din scrisoare (de exemplu, Petya, Anya și așa mai departe).

Menținerea distanței interpersonale, arătarea respectului față de o persoană mai în vârstă sau mai înaltă în poziție va ajuta să te întorci la „tu”. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că în unele companii, dimpotrivă, se obișnuiește să se folosească „tu” atunci când comunici chiar și într-o scrisoare.

Este de remarcat faptul că adresa „Stimate domnule” nu poate fi folosită fără indicarea ulterioară a numelui acestei persoane. De asemenea, trebuie să evitați abrevierile „Mr.”, „Mrs.” Dacă trebuie să vă referiți la un grup de persoane, atunci este permis să nu indicați nume. Apoi puteți scrie pe scurt: „Stimați Domni!” Conform regulilor, trebuie să puneți întotdeauna un semn de exclamare după ce vă adresați pe nume. De exemplu, o expresie similară dintr-o scrisoare de afaceri va arăta astfel. — Dragă Alexandru Sergheevici!

În partea finală, puteți folosi diferite opțiuni... "CU Cele mai bune gânduri"," Cu stimă, "" Cu speranță pentru cooperare "și așa mai departe. Mesajele de aici ar trebui să fie formale, dar prietenoase.

Proiectarea piesei finale

Completarea corectă a scrisorii este, de asemenea, foarte importantă. În partea finală, trebuie să rezumați ceea ce s-a spus mai devreme. Cu toate acestea, nu ar trebui să vă extindeți concluziile în 10 propoziții. Trebuie amintit că concizia și concizia sunt apreciate într-un stil de afaceri. Mai bine să te limitezi la fraze simple. De exemplu, vor exista mai multe construcții care sunt adecvate în partea finală a corespondenței de afaceri. Scrisorile de afaceri trebuie completate cât mai corect și politicos posibil.

• Mulțumesc pentru ajutor sau atenție. „Permiteți-mi să-mi exprim recunoștința pentru...”. "Mulțumesc!"
• Asigurarea destinatarului a ceva. „Am fi bucuroși să cooperăm cu dumneavoastră.”
• Exprimând speranțe pentru viitor. „Sperăm să primim un răspuns de la dumneavoastră cât mai curând posibil.”
• O cerere pentru ceva. „Am fi recunoscători dacă ați putea raporta rezultatele.”
• Ne cerem scuze pentru orice inconvenient cauzat. „Ne cerem scuze pentru întârzierea plății”.

Cum să-ți ia rămas bun de la destinatar

În ciuda faptului că corespondența este de afaceri, vă puteți lua rămas bun într-o scrisoare de afaceri în diferite moduri. Pentru a face acest lucru, utilizați așa-numitele fraze de închidere.

Exemplele includ următoarele opțiuni:

1. Cu stimă.
2. Cu sinceritate.
3. Cele mai bune gânduri.
4. Îți doresc succes în munca ta.
5. Sperăm să ne continuăm cooperarea.
6. Ne-am bucurat să oferim un serviciu.

Pot exista și alte opțiuni. Aici, alegerea frazei finale este doar o chestiune de gust.

Aplicarea unei semnături

În partea de jos a foii, expeditorul trebuie să semneze. Dar este extrem de important să o faci corect, astfel încât documentul să aibă un aspect oficial.

Este necesar să indicați poziția, inițialele, numele de familie și să puneți o semnătură vizavi. În plus, puteți specifica informații de contact (adresă de e-mail personală sau număr de telefon). Acest lucru va demonstra destinatarului dorința de a comunica și de a colabora.

Caracteristicile refuzului

De asemenea, este important să știi cum să scrii o scrisoare de afaceri dacă trebuie să refuzi ceva. La urma urmei, chiar și un negativ voalat sau un refuz nu va trece neobservat și va atrage consecințe neplăcute. După aceasta, nu se va mai putea conta pe o atitudine pozitivă sau cel puțin neutră față de sine. Când compui o scrisoare, nu trebuie să cedezi emoțiilor. Este mai bine să te ții în limite, chiar dacă destinatarul este foarte enervant. Scrisorile de refuz trebuie recitite întotdeauna de mai multe ori, acordând o atenție deosebită tonului mesajului.

Mesajul nu trebuie să înceapă cu un „nu” categoric, sub orice formă ar fi exprimat. În caz contrar, destinatarul va avea impresia că nu este interesant și nu contează. Este mai bine să prezentați mai întâi explicații persuasive nesolicitate. Când motivele refuzului sunt enumerate pe scurt, puteți trece fără probleme la declararea faptului. În același timp, conform etichetei unei scrisori de afaceri, se recomandă utilizarea următorului tip de formulare.

• Din păcate, nu putem să vă îndeplinim solicitarea.
• Ne pare sincer rău, dar suntem forțați să refuzăm oferta dvs.
• Ne pare profund rău, dar nu putem răspunde solicitării dvs. din următoarele motive.

În mod ideal, la începutul scrisorii, ar trebui să precizați pe scurt cererea destinatarului. Așa că va înțelege că propunerea lui a fost cu adevărat citită și cu siguranță o va aprecia.

Caracteristici ale compunerii unui e-mail

Astăzi, oamenii sunt din ce în ce mai interesați de cum să scrie o scrisoare de afaceri dacă trebuie trimisă prin e-mail. Pentru o astfel de corespondență, se aplică aceleași reguli ca cele menționate mai devreme. Cu toate acestea, comunicațiile electronice de afaceri au propriile lor caracteristici.

• Autentificarea trebuie să fie solidă și adecvată. De exemplu, zaichonok-masha@mail.ru este o opțiune proastă, iar director-petrov@gmail.com este una bună.

• Este întotdeauna important să completați câmpul de subiect. Acesta va clarifica despre ce va fi mesajul. Dacă scrisoarea este destinată unui străin, atunci titlul ar trebui să fie interesant. Dar este important să nu exagerați. Subiecte precum „Ofertă unică tocmai acum”, „Urgent” vor cauza doar respingere. Titlul ar trebui să fie alcătuit din 3-5 cuvinte, cuprinzând în ele esența mesajului.

• Dacă corespondența este cu un străin, atunci mai întâi trebuie să-i spuneți cum au aflat despre el și ce face compania. Fără o astfel de introducere, mesajul poate fi considerat spam și șters imediat.

• Este mai bine să evidențiați punctele importante din text cu caractere aldine. În acest caz, este inacceptabil să folosiți culori diferite.

• Majusculele nu pot fi folosite în e-mailurile de afaceri. Nici măcar subtitlurile și titlurile subiectelor nu ar trebui să fie răsturnate complet. Același lucru este valabil și pentru semnele de punctuație duplicate.

• Este mai bine să împărțiți textul în paragrafe, lăsând o linie goală între ele.

• Cu cât mesajul este mai scurt, cu atât se va răspunde mai repede.

• Este necesar să puneți o semnătură. În e-mailuri, acesta constă de obicei din mai multe rânduri, include numele și poziția expeditorului, numele companiei, numărul de telefon și adresa site-ului web.

• Puteți atașa fișiere text și imagini la scrisoare. Acest lucru este foarte convenabil, deoarece materialele suplimentare, comentariile, explicațiile și descrierile detaliate distrag atenția de la subiect. Prin urmare, este mai bine să le plasați nu în corpul scrisorii, ci în fișierele atașate.

• Dacă corespondența de afaceri durează de mult timp și s-a stabilit o relație caldă, de încredere, atunci utilizarea emoticoanelor este permisă într-un e-mail. Ele vor ajuta la „animarea” și la dezamorsarea puțin comunicarea. Dar nu ar trebui să fie abuzați, iar în scrisorile de hârtie sunt în general inacceptabile.

Instrucțiuni pentru scrierea unei scrisori

Alcătuirea unei scrisori de afaceri poate fi împărțită în mai multe etape.

1. Mai întâi trebuie să specificați destinatarul. Pentru a face acest lucru, în colțul din dreapta sus al formularului, trebuie să scrieți inițialele, numele și funcția destinatarului. Dacă destinatarul este o organizație, atunci trebuie indicată adresa legală a acesteia.

2. Contactarea destinatarului. Ar trebui să fie plasat mai jos în mijlocul formei. Am discutat deja ce fraze poți folosi. De obicei, adresa arată astfel: „Dragă Igor Petrovici!”

3. Declarație de scop. Mai jos, pe un rând nou, trebuie să scrieți gândurile principale, întreaga esență, menționând motivele contestației. Dacă vorbim despre unele probleme, atunci merită să oferim opțiuni de rezolvare. Dacă aceasta este o ofertă de cooperare, atunci trebuie să explicați cum va avea loc. Dacă scrisoarea conține o plângere, atunci merită să solicitați măsuri specifice. Într-un cuvânt, destinatarul textului trebuie să înțeleagă exact ce se dorește de la el.

4. Partea finală. Și, în sfârșit, pe o nouă linie, trebuie să inserați fraza finală și semnătura.

Scrisoare de mulțumire

Acest exemplu demonstrează cum poate arăta o scrisoare de mulțumire. Cu toate acestea, acest exemplu are un dezavantaj. În loc de rândul „Către compania „Flagman”, s-ar putea introduce o expresie de salut și numele celor cărora le-a fost destinată scrisoarea.

O ancheta

Aceasta este un exemplu de scrisoare de cerere de afaceri. Nu există defecte în el. Au fost respectate toate regulile de redactare scrisoare oficială... Din text reiese clar ce problemă a apărut și ce trebuie făcut pentru a o rezolva. Mesajul conține, de asemenea, toate informațiile de contact, un mesaj de bun venit, o frază finală și o semnătură.

Deci, publicația a demonstrat cum să scrieți scrisori destinate partenerilor de afaceri. Acest lucru ar trebui făcut corect și competent, pentru a nu lovi fața în murdărie. La urma urmei, viitorul companiei depinde de asta. De asemenea, este important să răspundeți la timp la un mesaj de afaceri. Acest lucru se poate face în termen de trei până la șapte zile de la data primirii scrisorii.

Instrucțiuni

Începeți scrisoarea subliniind cui îi scrieți. Decorați mesajul așa cum este de obicei Corespondență de afaceri... În partea dreaptă sus a documentului, scrieți în trei rânduri titlul, numele companiei și numele managerului, de exemplu:

Către CEO
SRL „IntersvyazKom”
Ivanov I.I.

Indicați cine este destinatarul scrisorii. Faceți acest lucru după ce ați indentat din secțiunea anterioară a mesajului și în partea dreaptă. Trebuie să vă marcați poziția și numele de familie cu inițiale, de exemplu:

De la șeful departamentului de vânzări
Yesenina E.E.

Îndepărtați câteva rânduri de la secțiunea anterioară, aliniați cursorul în mijlocul paginii, indicați natura mesajului. Poti sa scrii " Notificare"," Scrisoare de informare "sau" Notă explicativă ", totul depinde de motivul pentru care contactați șeful organizației. Nu este nevoie să puneți un punct după titlu. Dacă scrisoarea are legătură cu vreo solicitare, puteți pur și simplu să contactați directorul după nume și patronim, într-o manieră respectuoasă.

Începeți scrisoarea cu cuvinte care explică motivul pentru care o scrieți, de exemplu, „în cursul negocierilor noastre”, „în conformitate cu solicitarea dumneavoastră” sau „pe baza sugestiilor dumneavoastră”.

Dacă scrisoarea dvs. este legată de o solicitare de a cumpăra echipament, de a îmbunătăți un angajat sau de a oferi o oportunitate de a face o călătorie de afaceri, este mai bine să începeți scrisoarea cu expresia „Vă rugăm să luați în considerare oportunitatea...”.

Prezentați situația, faceți explicații, întocmește tabele sau grafice, dacă natura scrisorii o cere. Alinierea corpului principal al documentului ar trebui să fie setată la lățimea paginii. Fiecare linie trebuie să înceapă cu o indentare.

Semnează scrisoarea, asigură-te că folosești standardul „cu respect” înainte de a indica numele de familie, după ea trebuie să pui o virgulă.

Nu uitați să includeți data scrierii scrisorii și să semnați documentul tipărit.

Dacă organizația dvs. are comunicare internă prin e-mail, începeți scrisoarea cu un mesaj și furnizați toate informațiile în formă gratuită.

Surse:

• scrisoare de cerere către director

Scrisorile de serviciu reprezintă 80% din totalul documente care sunt în curs de pregătire într-o organizație sau o întreprindere. Cu ajutorul lor, comunicarea are loc între instituții și indivizi. Scrisorile de serviciu sunt purtate caracter informativ, pot fi scrise și sub forma unei cereri sau a unei cerințe.

Instrucțiuni

Decideți cu privire la scopul scrisorii. Este necesar doar dacă problema căreia îi este dedicat nu poate fi rezolvată de sau în timpul unei întâlniri personale și, de asemenea, dacă trebuie să servească drept document oficial care să confirme însuși faptul plecării sale. Gândiți-vă dinainte și asigurați-vă că ați ales destinatarul și că va fi de competența lui să răspundă dacă dvs. scrisoare- Anchetă.

Ar trebui să puneți o singură întrebare. Mai multe întrebări pot fi formulate numai dacă sunt interdependente. Destinatarul ar trebui să înțeleagă imediat esența scrisorii dvs., așa că trebuie menționat chiar în primele fraze. În ele, spuneți nu numai esența întrebării, ci și acțiunile pe care vă așteptați să le primiți ca răspuns. În partea introductivă, vă puteți referi la reguli după care vă ghidați atunci când compuneți scrisoarea și care servesc drept bază pentru solicitarea sau furnizarea de informații.

Corpul principal al scrisorii ar trebui să acționeze, să convingă sau să clarifice. Textul său trebuie să fie clar, concis, concis și logic. Faptele enunțate în acesta trebuie să fie verificate și obiective, date digitale - cât mai exacte. Scrieți scrisoarea în sine pe un ton neutru, asemănător afacerii. Textul poate fi scris la persoana întâi la singular sau plural, sau la persoana a treia la singular.

Evitați expresiile categorice din textul scrisorii. Folosiți cuvinte introductive și construcții pentru aceasta: dacă este posibil, aparent, după cum urmează din, așa cum se știe.

Afacerea necesită să înceapă scrisoarea cu „Dragă” și să scrieți numele și patronimul destinatarului. Dacă nu sunt acolo, atunci la sfârșitul scrisorii, înainte de semnătura dvs., trebuie să existe o expresie „Cu drag,”. Puteți sublinia acest respect în textul scrisorii, folosind astfel de adverbe precum: „studiindu-vă cu atenție comentariile...”, „luând în considerare cu atenție propunerile dumneavoastră...”.

O scrisoare de serviciu trebuie să fie scrisă pe antetul organizației, unde sunt indicate numele complet și numerele de contact.

La implementare activitate economică unii șefi de organizații sunt nevoiți să folosească călătoriile de afaceri. De la articolul 166 Codul Muncii RF rezultă că angajatul este trimis la ordinul șefului organizației. Dar dacă directorul însuși călătorește într-o misiune oficială, pentru că se dovedește că se îndreaptă pe o misiune oficială.

Instrucțiuni

În primul rând, uită-te în statutul societății care are dreptul de a emite acte administrative. Dacă acolo scrie că numai șeful (care este și director) deține dreptul de a publica, atunci acesta trebuie să întocmească documentele pentru călătoria de afaceri. Dacă ați delegat autoritatea de a semna unui deputat, această persoană semnează documentele de călătorie.

Emite o atribuire de servicii pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri, are formă unificată Nr. Т-10а. Aici, indicați destinația călătoriei de afaceri, ora începerii și sfârșitului acesteia (conform biletelor), scopul călătoriei de afaceri. Semnează documentul. După finalizarea călătoriei de afaceri, completați raportul din partea de jos a formularului.

Emiteți un ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9). În cazul în care carta prevede delegarea dreptului de semnătură către o altă persoană, aceasta trebuie să întocmească un act administrativ. Completați aici informațiile despre călătoria de afaceri: destinația și perioada călătoriei de afaceri, scopul și motivul (alocarea locului de muncă). Semnați documentul sau dați-l unui deputat pentru semnare.

Emiteți o comandă pentru înlocuirea dvs. temporară. Dacă există un deputat, numiți-l să acționeze ca lider; dacă nu există o astfel de funcție în personal, numiți o altă persoană. În documentul administrativ, notați perioada de înlocuire și motivul (călătorie de afaceri), specificați un număr de puteri.

Emite o împuternicire a deputatului pentru dreptul de a conduce afaceri. De exemplu, pentru a reprezenta interesele companiei în cadrul organului fiscal. Ai grija de semnarea documentelor financiare. Pentru a face acest lucru, puteți contacta banca care vă deservește și puteți reface cardul de semnătură.

Întocmește un certificat de călătorie (formular numărul T-10). Specificați numele complet directorul organizației, numărul său de personal. Notați mai jos scopul călătoriei și perioada de timp departe de locul de muncă. Rescrie documentul.

Surse:

• cum să aranjezi o călătorie de afaceri