Trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri. Călătoria de afaceri și caracteristicile sale

O călătorie de afaceri nu este o călătorie inactivă, ci o călătorie cauzată de nevoile de afaceri sau de servicii. Prin urmare, angajații trebuie să înțeleagă obiectivele stabilite pentru ei și să îndeplinească cu succes toate sarcinile. În plus, rambursarea cheltuielilor de transport și cazare necesită întocmirea de rapoarte. Fiecare persoană ale cărei responsabilități de muncă includ călătorii de afaceri ar trebui să le poată compune.

Ce înseamnă călătoria de afaceri?

Angajatorul dă sarcina de a trimite angajatul să finalizeze misiunea într-un alt loc decât locul de muncă pentru o anumită perioadă de timp, iar angajatul este trimis să îndeplinească misiunea - aceasta este o descriere exactă a unei călătorii de afaceri. Adică, o astfel de călătorie de afaceri implică faptul că angajatul, într-o anumită perioadă, va îndeplini o sarcină foarte specifică în afara locului său de muncă. În acest caz, locul de muncă este considerat a fi subdiviziunea (filiala, biroul) în care angajatul firmei își îndeplinește zilnic sarcinile de serviciu.

Dacă sarcinile unui angajat sunt îndeplinite pe drum, atunci acestea nu sunt considerate o călătorie de afaceri. Și, de asemenea, o călătorie la locul de muncă nu este o călătorie de afaceri. pe bază de rotație. Dar trimiterea unui angajat pentru a-și îndeplini atribuțiile la o sucursală a companiei sau o divizie din alt oraș va fi o călătorie de afaceri. Și pentru angajații care lucrează de la distanță în afara locului de muncă al angajatorului (Scrisoarea Ministerului Muncii din Rusia din 09.06.2017 nr. 14-2 / ​​​​OOG-4733), precum și pentru lucrătorii la domiciliu care își fac munca acasă, o excursie la sediul central este o călătorie de afaceri.

Munca la distanță se efectuează într-o altă locație decât organizația angajatorului. DAR temă pentru acasă efectuate în cadrul relaţiile de muncă la domiciliu, adică ca pentru cele efectuate de la distanță, la locul de muncăși sediul central nu sunt la fel.

Consultant Plus

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0

Trimiterea unui angajat la studii din întreprindere este, de asemenea, o călătorie de afaceri.

Este important ca angajatorul să ordone în scris să trimită angajatul într-o călătorie de afaceri. Pentru aceasta, de obicei se emite o comandă sau o comandă. La fel de important este ca relația dintre angajat și companie să fie oficializată, adică angajatul a fost tocmai angajat, și nu a lucrat în baza, de exemplu, a unui contract de muncă. Cât timp va rămâne angajatul într-o călătorie de afaceri și ce va face exact acolo, depinde de conținutul misiunii pentru călătorie.

Călătorie de afaceri diferă de o călătorie de afaceri în scopuri. O călătorie de afaceri presupune ca angajatul să rezolve probleme de muncă într-un alt loc decât locul permanent de muncă. De exemplu, trebuie să încheiați un acord cu o organizație care se află într-un alt oraș. Sau un angajat este trimis să execute lucrări de reparații la echipamentele clientului sau servicii de consultanță de la o companie terță. Și dacă un angajat este trimis într-o sucursală a organizației pentru a-și îndeplini atributii oficiale Aceasta este, de asemenea, o călătorie de afaceri.

O călătorie de afaceri prevede, de asemenea, îndeplinirea sarcinilor oficiale de către un angajat în procesul de călătorie. De exemplu, escortarea mărfurilor pe parcurs, efectuarea unui zbor cu un autobuz sunt călătorii de afaceri.

Pentru un șofer cu normă întreagă, o călătorie în alt oraș va fi considerată o călătorie de afaceri, iar pentru un pasager - o călătorie de afaceri

Ce garantează legea muncii?

Trimitând un coleg într-o călătorie de afaceri, compania garantează că își va păstra funcția și salariul. În timpul călătoriei de afaceri, angajatul este plătit castigurile medii.

Un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri va fi plătit pentru deplasarea la destinație, i se vor rambursa taxele de cazare și i se vor rambursa toate cheltuielile pentru locuirea departe de casă (diurne), precum și alte cheltuieli autorizate de conducere (servicii de comunicare). , de exemplu). Pe toata perioada deplasarii de afaceri si timpului de deplasare (si intarzieri fortate), salariatul retine salariul mediu conform programului stabilit la locul permanent de munca. Se lucrează în weekend și sărbătoriîn timpul unei călătorii de afaceri se plătește conform legii.

Pe cine vom trimite într-o călătorie de afaceri

Când faceți o călătorie de afaceri, ar trebui să verificați însăși posibilitatea de a trimite un anume oficial. Într-adevăr, nu poți trimite femei însărcinate și persoane sub 18 ani, chiar dacă angajații sunt de acord cu acest lucru. Adevărat, această restricție nu se aplică persoanelor cu profesii creative și sportivilor (chiar dacă au sub 18 ani).

• femei cu copii sub 3 ani,
• femei cu interdicții medicale de călătorie,
• părinții care cresc singuri un copil sub 5 ani,
• muncitori straini,
• persoanele cu dizabilități cu restricții medicale de călătorie.

Este posibil să anulați o călătorie?

Acei angajați care pot fi detașați cu acordul lor pot refuza cu ușurință să călătorească prin redactarea unui memoriu (sub orice formă adresată șefului). Toți ceilalți angajați pot fi direcționați fără a fi interesați de dorința lor.

Dacă există o nevoie de producție, orice angajat fără consimțământ poate fi trimis într-o călătorie de afaceri. Pe de altă parte, compania poate avea un regulament intern privind călătoriile de afaceri, în care este necesar să se descrie clar situațiile când și în ce circumstanțe un angajat poate refuza să călătorească.

Unii angajați pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri doar cu ei consimțământ scris, restul sunt obligați să respecte ordinul relevant al conducerii

Cum se calculează timpul de călătorie

Durata călătoriei de afaceri este determinată de sarcinile stabilite de conducere, neexistând recomandări pentru determinarea momentului călătoriei de afaceri. Este necesară determinarea acestuia pentru a calcula suma emisă specialistului detașat. O călătorie de afaceri, apropo, poate dura o zi.

Timpul de călătorie contează pentru timpul total, dar există câteva subtilități în calcularea duratei totale. Ora de plecare este ora de plecare a transportului, iar ora de sosire este ora de sosire a transportului la destinatie. Adică dacă trenul pleacă pe 31 ianuarie la ora 23:35, atunci toată ziua de 31 ianuarie este inclusă în călătoria de afaceri.

Zborul de la aeroport pleacă pe 31 ianuarie la ora 0:10, aeroportul este situat în afara limitelor orașului. Călătoria va începe pe 30 ianuarie, deși data de pe bilet este 31 ianuarie, deoarece angajatul mai trebuie să ajungă la aeroport.

Cum să rezervați o călătorie de afaceri

Deci, atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie mai întâi să vă asigurați că acesta poate fi trimis acolo: verificăm restricțiile și interdicțiile, dacă este necesar, obținem consimțământul pentru călătoria de afaceri. În continuare, calculăm durata călătoriei, nu există recomandări clare aici, dar șefii au bunul simț, și îl folosim.

Următorul pas este emiterea unui ordin de expediat într-o călătorie de afaceri, apoi sarcina care urmează să fie îndeplinită de călătorul de afaceri, precum și un certificat de călătorie de afaceri. La sfârșitul călătoriei, angajatul trebuie să depună un raport.

Este de remarcat faptul că certificatul de călătorie, misiunea și raportul privind rezultatele în 2018 au fost anulate (Decretul Guvernului nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri” a fost corectat de legislatori încă din 2014, iar modificările au intrat în vigoare în ianuarie 2015). Cu toate acestea, utilizarea acestor documente nu este interzisă.

Instrucțiunea angajatorului de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri

Documentele de reglementare nu limitează angajatorul în redactarea comenzii sale scrise, prin urmare, ordinul poate fi scris în formă liberă. Este important ca textul ordinului să precizeze clar:

• numele angajatorului,
• numele de familie și patronimul celui detașat,
• scopul, locul, momentul călătoriei.

Ordinul este semnat de șeful organizației sau de o persoană autorizată să trimită în călătorii de afaceri.În cazul în care un angajat este trimis cu transportul personal sau în alt mod specific, acest lucru ar trebui să se reflecte în comandă. După semnarea și emiterea comenzii, persoana detașată trebuie să fie familiarizată cu aceasta contra primire.

Ordinul de trimitere într-o călătorie de afaceri este semnat de persoana autorizată pentru a trimite în călătorii de afaceri

Se emite o misiune de serviciu, dacă este necesar. Sarcina prescrie exact ce trebuie făcut (pentru a studia mașina, a instrui personalul) și conținutul raportului. De asemenea, angajatul se familiarizează cu sarcina sub semnătură.

Misiunea specifică cine este trimis, unde sunt trimise, pentru cât timp și în ce scop

Emiterea de fonduri

Salariatul care pleacă este compensat pentru călătoria la destinație, cazare și cazare pe toată perioada.

Cheltuielile de trai în timpul unei călătorii de afaceri sunt numite diurne. Valoarea acestora depinde de durata călătoriei și de cheltuielile efective. Codul fiscal al Federației Ruse stabilește alocația zilnică maximă pentru călătoriile de afaceri în Rusia la 700 de ruble, în străinătate - 2500 de ruble. Diurna poate fi calculată de un contabil sau de un angajat detașat. Devizul este semnat Contabil șefși managerul, după care salariatului i se plătește un avans.

Cheltuielile pentru o călătorie la locul călătoriei de afaceri, pentru deplasarea între localități, dacă acesta este scopul călătoriei, pentru eliberarea documentelor de călătorie se plătesc. Și cheltuielile cu locuința se plătesc și dacă nu este oferită gratuit. Plata pentru locuință este compensată și în cazul unei întârzieri forțate pe drum.

Dacă călătoria de afaceri este de o zi, atunci nu este necesară locuința și nu sunt alocați bani pentru aceasta, dar dacă ar trebui să stați pentru motive întemeiate, atunci aceste costuri sunt compensate.

Sunt posibile și alte cheltuieli, de exemplu, pentru serviciile de comunicații, obținerea unui pașaport străin și a vizei. Cheltuielile sunt documentate - bilete, chitanțe pentru plată.

Contabilizarea timpului de lucru al unui călător de afaceri

Timpul de lucru al salariatului este luat în considerare în fișa de pontaj din formularul T-13: orele lucrate în zilele călătoriei de afaceri nu sunt aplicate, dar se marchează codul K. Formularul se completează pe baza comanda în călătoria de afaceri a angajatului.

Foaia de pontaj reflectă costurile cu forța de muncă ale lucrătorilor detașați

Raport în avans ca sfârșitul unei călătorii de afaceri

După revenire (în următoarele trei zile), angajatul depune un raport de cheltuieli în avans la departamentul de contabilitate. Formularul AO-1 poate fi utilizat, cu excepția cazului în care este institutie publica. La raport sunt atașate:

• bilete de călătorie;
• chitanțe de plată a serviciilor de închiriere de locuințe;
• cecuri de casierie și multe altele.

Dacă gazda nu a oferit locuință și angajatul însuși a decis această problemă, atunci un contract de închiriere și chitanțele pentru primirea plății pentru cazare pot fi, de asemenea, atașate ca dovadă a costurilor.

Video: nuanțele contabilității cheltuielilor de călătorie

Restituirea fondurilor neutilizate către casierie sau compensarea pentru cheltuieli excesive

Potrivit raportului de avans, va deveni clar dacă angajatul trebuie să plătească neplătitul sub formă de avans și suma cheltuită, sau angajatul trebuie să returneze avansul necheltuit. Dacă suma emisă nu este cheltuită în totalitate, atunci într-un anumit timp angajatul returnează banii. Dacă la o lună de la încheierea acestei perioade suma nu este returnată, atunci managerul are dreptul să o deducă din salariul salariatului.

Exemple de documente de călătorie

Detașarea salariaților este însoțită de executarea unei liste întregi de documente, de la ordinul de expediere, care, de altfel, se păstrează 75 de ani, până la raportul de avans. Vom arăta exemple de completare a unora dintre cele mai importante documente.

Jurnalul de călătorie vă permite să organizați informații despre toate călătoriile. Nu există un formular standard pentru acesta, de exemplu, puteți utiliza documentul, a cărui formă este prezentată mai jos.

Jurnalul înregistrează numele angajaților, data călătoriei, organizația și orașul de destinație

Dacă o organizație își trimite în mod regulat angajații să îndeplinească sarcini de muncă în alte locuri de muncă, atunci este logic să creați un program de călătorie.

Planul de călătorie este completat cu călătorii frecvente de afaceri, vă permite să urmăriți scopul călătoriilor de afaceri

În întreprinderile cu deplasări de afaceri frecvente, este relevantă elaborarea unei prevederi privind călătoriile de afaceri. Este logic să prescrieți toate nuanțele trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, precum și să indicați în ce circumstanțe puteți refuza o călătorie, ce cheltuieli suplimentare sunt compensate și sub ce formă ar trebui întocmit raportul.

Video: aranjamente de călătorie

Caracteristici de înregistrare a anumitor tipuri de călătorii de afaceri

Dacă trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în afara Rusiei, atunci acesta trebuie să plătească diurnă, să acopere costurile asociate cu eliberarea unui pașaport străin și obținerea unei vize. Dacă călătoria este o călătorie de o zi, atunci taxa de cazare este compensată într-o sumă limitată.

O călătorie de afaceri în regiunile din nordul îndepărtat nu este diferită de o călătorie de afaceri în interiorul țării. Salariatul are dreptul la aceleași garanții, se aplică aceeași procedură de calculare a termenilor unei călătorii de afaceri și de plată a diurnei.

Călătoria de afaceri a unui angajat cu normă parțială se efectuează în ordinea descrisă mai sus. În a doua organizație, absența de la locul de muncă se documentează prin concediu pe cheltuiala proprie.

Călătorie de afaceri cu transport privat

Deplasarea la locul deplasarii de afaceri cu transportul personal trebuie autorizata in scris de catre conducerea organizatiei. Acest moment este de obicei fixat în ordine. Întrucât călătoria s-a făcut cu transport personal, pentru a compensa costurile cu combustibilul și lubrifianții și reparațiile după întoarcere, este necesară depunerea unui memoriu la serviciul de contabilitate. În acesta, angajatul indică perioada de ședere la destinație, aici sunt atașate o fișă de călătorie sau de traseu, facturi, chitanțe, chitanțe de numerar și alte documente care confirmă traseul.

Dacă a fost luat concediu medical într-o călătorie de afaceri

Dacă în timpul călătoriei de afaceri a fost emis concediu medical, apoi în timpul bolii se plătesc indemnizații de invaliditate, se compensează costurile de locuință (dacă angajatul nu a fost în tratament intern), precum și indemnizațiile zilnice.

Călătoria poate fi prelungită sau anulată?

O călătorie de afaceri poate fi prelungită; pentru aceasta, se emite un ordin de prelungire care indică data de încheiere a călătoriei de afaceri. Acesta este trimis angajatului la locul călătoriei de afaceri pentru revizuire. Cu ordinul de prelungire a călătoriei de afaceri a angajatului trebuie să fie familiarizat sub semnătură, acest lucru se poate face după întoarcerea acestuia. La prelungirea perioadei trebuie avut în vedere faptul că este posibilă creșterea timpului petrecut într-o călătorie de afaceri pentru anumite categorii de angajați doar cu acordul scris al acestora. Aceștia sunt aceiași lucrători care pot fi trimiși cu permisiunea lor scrisă.

Călătoria poate fi anulată inaintea timpului, aceasta este emisă și sub formă de ordin.

O călătorie de afaceri poate dura o zi sau câteva luni. Durata acestuia poate fi mărită sau, dimpotrivă, redusă. În absența unui angajat, acesta își păstrează funcția și salariul. Dacă în timpul unei călătorii de afaceri o persoană ia concediu medical, atunci în această perioadă i se plătesc prestații de invaliditate și sunt compensate pentru toate cheltuielile.

Ordinea de înregistrare a călătoriilor de afaceri s-a schimbat. Și s-a întâmplat în două etape. În primul rând, Guvernul a emis Decretul nr. 1595 din 29 decembrie 2014, prin care s-a anulat certificatele de călătorie, misiunile oficiale și rapoartele de călătorie. Trebuie menționat că acest lucru a fost făcut în conformitate cu paragraful 10 al secțiunii IV din măsurile din foaia de parcurs „Îmbunătățirea administrării fiscale” (aprobată prin Ordinul Guvernului Federației Ruse din 10 februarie 2014 nr. 162-r). Următoarea Hotărâre a Guvernului - din 29 iulie 2015 Nr. 771 a anulat registrele salariaților detașați și a clarificat lista documentelor care confirmă termenii călătoriei de afaceri. Cum să aranjezi o călătorie de afaceri ținând cont de modificări? Pot continua să folosesc formele obișnuite de documente? Și cum să contabilizezi cheltuielile de călătorie în lumina noilor reguli? Răspunsurile la aceste întrebări sunt în materialul nostru.

Regulile de emitere a călătoriilor de afaceri s-au schimbat în etape. Primul document care a adus schimbări cardinale a fost Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 nr. 1595 (denumit în continuare Decretul nr. 1595). El a modificat Regulamentul privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri” și Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2005 nr. 812, care reglementează procedura pentru plata diurnei angajatilor din sectorul public.

Decretul nr. 1595 a schimbat semnificativ procedura de eliberare a documentelor de călătorie. Principala inovație, care economisește milioane de ore de muncă în toată țara, este eliminarea utilizării obligatorii a certificatelor de călătorie. Comandă nouă se aplică de la 8 ianuarie 2015.

Următorul document a intrat în vigoare la 8 august 2015. Acesta este Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2015 nr. 771
(în continuare - Rezoluția nr. 771), care definește lista documentelor care confirmă perioada șederii salariatului într-o călătorie de afaceri. În plus, de la aceeași dată s-a anulat obligația de a ține evidența angajaților care pleacă în călătorii de afaceri și rămân din aceștia.

La sfârșitul lunii ianuarie, am susținut o conferință pe internet, în cadrul căreia experții 1C au răspuns la întrebările vizitatorilor site-ului despre noile reguli pentru călătoriile de afaceri. Materialul conține cel mai mult FAQ, stabilit în timpul unei conferințe pe internet pe . În plus, acest subiect a fost tratat în detaliu pe 19 februarie în 1C: Prelegeri. Puteți urmări înregistrarea video a prelegerii pe site-ul IS 1C: ITS. Înregistrarea video constă din mai multe părți:

• E.N. Kalinin. Reflectarea cheltuielilor de călătorie în „1C: Contabilitate 8” (rev. 3.0) în scopurile contabilității și contabilității fiscale
• G.V. Malyshkin. Înregistrarea și calculul salariului angajatului pe perioada de ședere într-o călătorie de afaceri în „1C: Salariul și managementul personalului 8” (rev. 3.0)

Ce documente sunt necesare pentru înregistrarea corectă a călătoriilor de afaceri?

Din 8 ianuarie 2015, nu mai sunt necesare un certificat de călătorie de afaceri, o misiune de muncă și un raport privind munca efectuată în timpul unei călătorii de afaceri. Ca și înainte, este necesar să se emită o decizie (comandă, ordin) a șefului de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.

În plus, din 8 august 2015, Decretul nr. 771 a desființat obligația de a ține evidența angajaților care pleacă în călătorii de afaceri și sosesc la organizația la care sunt detașați.

Pe lângă cele vechi și familiare, există documente noi. Așadar, din 8 ianuarie, puteți folosi un memoriu cu documente justificative pentru a indica durata unei călătorii de afaceri, care se face cu transportul personal. Și din 8 august, acest document poate fi aplicat și în cazurile în care un angajat a călătorit cu mașina de serviciu sau a condus prin împuternicire.

Cum se emite un ordin (decizie, ordin)?

Forma comenzii de trimis într-o călătorie de afaceri poate fi fie unificată Nr. T-9 (Nr. T-9a), fie dezvoltată independent de organizație. În cazul utilizării formularului nr. T-9 se pune problema completării câmpului Fondarea _________.

Dacă organizația continuă să folosească un document, cum ar fi o misiune de serviciu, în teren Fondarea _________ puteți specifica numărul și data atribuirii postului.

Dacă misiunea de muncă nu este emisă, atunci în ordine puteți specifica un alt document pe baza căruia angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri (de exemplu, o notă de la supervizorul imediat despre trimiterea într-o călătorie de afaceri etc.)

Camp Fondarea _________ poate fi lăsat necompletat dacă angajatorul nu eliberează alte documente.

Pot să folosesc în continuare permisul de călătorie?

În legătură cu modificările aduse din 08.01.2015 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 13.10.2014 nr. 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”, angajatorii nu mai trebuie să întocmească documente precum o călătorie. certificat, o misiune de muncă și un raport cu privire la munca depusă într-o călătorie de afaceri. Totuși, legea nu stabilește o interdicție de utilizare a acestor documente. Astfel, angajatorii au fost scutiți de la executarea obligatorie a acestor documente, dar nu și-au pierdut dreptul de a le folosi.

Articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse vă permite să confirmați cheltuielile cu documente întocmite în conformitate cu legea Federația Rusă, sau documente întocmite în conformitate cu uzanțele cifrei de afaceri și (sau) documente care confirmă indirect cheltuielile efectuate. Acestea includ, printre altele, o comandă de călătorie de afaceri, documente de călătorie etc.

Posibilitatea utilizării unui certificat de călătorie poate fi prevăzută atât în ​​reglementările locale de personal ale organizației (de exemplu, în Regulamentul privind călătoriile de afaceri), cât și în politica contabilă a organizației. În acest caz, forma unui certificat de călătorie, dacă este necesar, poate fi schimbată sau completată.

Cum se confirmă data efectivă a călătoriei?

Pentru a plăti diurna, un angajat trebuie să stabilească durata călătoriei sale de afaceri. Alineatul 7 din Regulamentul privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri (modificat prin Rezoluția nr. 1595) indică două modalități de a determina momentul efectiv al unei călătorii de afaceri:

• pe baza documentelor de călătorie;
• bazat notificare dacă călătoria a fost efectuată în mod personal, transport oficial sau mașină folosită de proxy.

Prin urmare, în cazul folosirii unui autoturism, angajatul indică datele în memoriu, pe care îl întocmește la întoarcerea la muncă. Datele indicate în memoriu trebuie confirmate cu ajutorul foilor de călătorie sau de traseu, chitanțelor de numerar, facturi, chitanțe și alte documente care confirmă că angajatul a călătorit pe acest traseu. Rețineți că faptul de a folosi mașina trebuie fixat în decizia șefului. Acest lucru este menționat și în paragraful 7 din Rezoluția nr. 749.

Cum se determină durata unei călătorii de afaceri dacă angajatul a călătorit cu o călătorie sau a folosit serviciile unei organizații terțe? Aceste situații nu sunt menționate în paragraful 7 al Decretului nr. 749, însă în practică sunt posibile. Nu există reguli clare aici, dar putem da recomandările noastre.

Ca și până acum, în 2015, baza pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri este ordinul corespunzător al șefului organizației, care indică datele de început și de sfârșit ale călătoriei de afaceri, inclusiv timpul petrecut de angajat pe drum.

Acest document poate fi folosit ca confirmare a duratei călătoriei împreună cu alte documente, în funcție de situația specifică.

Servicii companie de transport. Act privind prestarea de servicii (un alt document în conformitate cu contractul), un memoriu cu documente justificative.

Transport de trecere. Notă de service cu documente justificative.

exemplu de notă Director al Rassvet LLC Vasilyeva T.N. Din director comercial Serebryakova A.I. NOTIFICARE despre datele de călătorie Eu, Serebryakov Andrey Ivanovich, am fost în conformitate cu ordinul directorului din 16 ianuarie 2015 nr. 11 într-o călătorie de afaceri în Voronezh între 19 ianuarie și 22 ianuarie 2015 în organizația Zakat LLC și Noon LLC. Am călătorit la Voronezh cu o mașină Ford Focus privată, g/n С047НВ. Anexez următoarele documente pentru a dovedi călătoria mea: 1. Bon fiscal de la o benzinărie de pe autostrada M2 „Crimeea” în zona satului Lapotkovo din 19.01.2014 Nr. 000185456 ora 13.15; 2. Chitanță de numerar de la benzinăria din Voronej din 19 ianuarie 2015 Nr. 00357864 ora 16.42; 3. Chitanță de numerar de la benzinăria din Voronej din 22 ianuarie 2015 Nr. 01238524, ora 09.15; 4. Chitanță de numerar de la benzinăria de pe autostrada M2 „Crimeea” în zona satului Lapotkovo din 22 ianuarie 2015 Nr. 000197512 ora 12.48; A locuit în perioada 19 ianuarie - 22 ianuarie 2015 la hotelul Voronezh LLC, contul de hotel al Astreya LLC din 19.01.2014 Nr. 000115 este atașat raportului de avans.

Cum se completează un raport în avans?

Formularul de raport prealabil a fost aprobat prin Rezoluția nr. 55 din 1 august 2001 a Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse.Procedura de completare este cuprinsă în Ghidul de aplicare și completare a formularelor, care sunt aprobate de același rezoluţie. De la 1 ianuarie 2013, forma unificată a raportului de avans nu este necesară. Prin urmare, îl puteți schimba după cum doriți.

În conformitate cu paragraful 7 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749, datele efective ale călătoriei de afaceri sunt confirmate de biletele de călătorie, iar în lipsa acestora (călătoria se face cu mașina) - prin un memoriu cu atașarea documentelor care confirmă durata călătoriei de afaceri (bile de parcurs, chitanțe, cecuri etc.).

Prin urmare, în raportul de avans, pentru a confirma cheltuiala diurnei, vă puteți referi la bilete (Fig. 1) sau la o notă (Fig. 2) depusă de angajat, care indică datele călătoriei de afaceri.

Conform observațiilor mele, angajații sunt adesea mai puțin conștienți de reguli decât angajatorii. Acest lucru dă naștere la conflicte și lucrătorii sunt cei care arată palid în aceste conflicte.

Deși se întâmplă și invers. Recent, un angajator m-a informat cu mândrie că în organizația sa, angajații călătoresc în afaceri pe cheltuiala lor. A trebuit să explic ce amenință.

Primul si cel mai important. Muncitor trebuie sa mergeți într-o călătorie de afaceri la instrucțiunile angajatorului (doar unele categorii de angajați pot refuza să călătorească - mai multe despre asta mai jos). Angajator trebuie sa finanțează această călătorie.

Acum mai mult.

Îți voi spune imediat ce documente trebuie să păstrezi pe birou dacă o călătorie de afaceri este un lucru obișnuit în munca ta.

Codul muncii este documentul principal. Dedicat călătoriilor de afaceri Capitolul 24 (Articolele 166-169), Articolele 259, 268.

„Regulamentul privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749. Acest document descrie toate aspectele legate de călătoriile de afaceri reglementate de legislație: cine călătorește, pentru cât timp, pe cheltuiala cui, cum să plece într-o călătorie de afaceri în străinătate etc.

Instrucțiunea Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și a Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 7 aprilie 1988 nr. 62 „Cu privire la călătoriile de afaceri în cadrul URSS”. Nu trebuie să fii surprins, acest document nu a fost anulat, ceea ce înseamnă că este valabil - totuși, doar în acele părți care nu contravin Codului Muncii și Regulamentului de la paragraful anterior.

Scrisoare federală serviciul fiscal RF Nr MN-22-3 / 890 „Cu privire la proba cu înscrisuri cheltuieli de calatorie(certificat de calatorie)- cum să raportezi cheltuielile efectuate în timpul unei călătorii de afaceri.

Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 01.07.2010 Nr. 03-03-07 / 23, care explică modul de raportare la contabilitate dacă ați cumpărat un bilet electronic.

Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 18 august 2010 Nr. 03-03-06 / 1-556 vorbește despre cum să contabilizezi cazarea la hotel.

Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 07.07.2010 Nr. 03-04-06 / 6-140 contabilitatea va fi mai interesantă, întrucât se vorbește despre impozitarea diurnelor la o călătorie de afaceri în străinătate.

Se reamintește angajaților departamentelor de personal și secretarilor Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 11 septembrie 2009 nr. 739n „Cu privire la aprobarea procedurii și formularelor de contabilitate pentru angajații care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere și sosesc la organizația la care se află. detașat”, care vă spune cum să țineți jurnale speciale.

În plus, condițiile pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri pot fi programate chiar în organizație, de exemplu, în „Regulamente privind călătoriile de afaceri” sau în contractul colectiv. Ei bine, dacă aveți astfel de documente - condițiile din ele sunt descrise exact nu mai rău decât oferă legile generale.

Ce este o călătorie de afaceri?

Deschidem articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse și citim: „O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului. loc de munca permanent. Deplasările de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter de călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.

Adică, o călătorie de afaceri este trimiterea unui angajat de la o organizație la alta pentru a îndeplini o anumită sarcină. În același timp, „cealaltă organizație” poate fi subdiviziune separată(filiala, oficiul raional) al firmei în care lucrează salariatul. Nu neapărat locul unde este trimis angajatul este situat în alt oraș, poate fi un birou într-o clădire învecinată. Principalul lucru este că o persoană va finaliza sarcina în afara locului de muncă permanentă - adică locul care este definit .

Dar, să zicem, un dirijor sau o stewardesă, care se deplasează prin țară, nu sunt călătorie de afaceri. Un șofer expeditor care livrează mărfuri în oraș, regiune sau întreaga țară.

Pe cine nu poate trimite angajatorul într-o călătorie de afaceri?

În primul rând, o femeie însărcinată - este strict interzis să le trimiți în orice călătorie de afaceri (articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În al doilea rând, lucrătorii sub 18 ani. Dar există o nuanță: „excepția fac lucrătorii creativi... și alte persoane implicate în crearea și (sau) executarea (expoziția) de lucrări...” (pentru detalii, a se vedea articolul 268 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În al treilea rând, un lucrător cu dizabilități, dacă acest lucru este în contradicție program individual reabilitarea persoanelor cu handicap (pentru mai multe detalii, vezi Legea federală nr. 181-FZ din 24 noiembrie 1995 „On protectie sociala persoanele cu handicap din Federația Rusă).

În al patrulea rând, un candidat înregistrat (în conformitate cu lege federala din 12 iunie 2002 nr. 67-FZ „Cu privire la garanțiile de bază ale drepturilor electorale și dreptul de a participa la un referendum al cetățenilor Federației Ruse”).

În al cincilea rând, angajații cu care angajatorul are un contract de student, cu excepția cazului în care călătoria este legată de ucenicie (articolul 203 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Femeile cu copii sub 3 ani, mamele și tații care cresc un copil sub 5 ani fără soț, tutorele și tutorele minorilor, părinții copiilor cu dizabilități, angajații care îngrijesc un membru al familiei bolnav pot fi trimiși doar în călătorii de afaceri cu acordul lor scris iar dacă nu este interzis de indicatii medicale(Articolele 259 și 264 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Consimțământul scris pentru călătoria de afaceri a acestor categorii de lucrători este cel mai bine înregistrat pe comandă. Cu propria sa mână, de preferință pe partea din față a comenzii pentru a-l trimite într-o călătorie de afaceri, angajatul scrie:

Sunt de acord să plec într-o călătorie de afaceri la Moscova în perioada 12-15 octombrie 2011. Sunt conștient de dreptul de a refuza să fiu trimis într-o călătorie de afaceri.

Și semne. Această acțiune simplă va asigura angajatorul împotriva posibile probleme la verificare.

Datele călătoriilor de afaceri

Clauza 4 din Regulament definește clar: ziua plecării într-o călătorie de afaceri este data plecării vehicul de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri. Ziua returului - data sosirii transportului.

De exemplu:

Alt exemplu:avionul decolează, să zicem, pe 1 septembrie la ora 00:15, apoi 1 septembrie va fi considerat ziua în care începe călătoria de afaceri. DAR: cel mai probabil, angajatul va veni la aeroport cu două ore înainte de plecare pentru a face check-in, iar tu mai trebuie să ajungi la aeroport. 31 august poate fi considerată ziua în care începe călătoria de afaceri dacă angajatul furnizează un bilet de călătorie (de exemplu, pentru un tren electric), pe care îl folosea pentru a ajunge la aeroport, indicând data și ora.

Așadar, păstrați toate biletele, cecurile și chitanțele pe care le primiți în timpul unei călătorii de afaceri pentru a face un raport competent în avans și, eventual, a rambursa o parte din propriile cheltuieli.

Legea definește clar: ziua plecării într-o călătorie de afaceri este data plecării vehiculului de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri. Ziua returului - data sosirii transportului.

De exemplu:dacă avionul pleacă pe 5 noiembrie la ora 23:55 și sosește pe 10 noiembrie la ora 00:10, atunci angajatul a fost într-o călătorie de afaceri din 5 noiembrie până în 10 noiembrie. Și chiar dacă pe 5 noiembrie el, așa cum era de așteptat, a lucrat de la 9 la 18 ore, această zi va fi inclusă în buletinul de calificare ca zi de călătorie. Dacă să mergi la muncă pe 10 noiembrie se stabilește prin acord cu angajatorul. Formal, angajatul se află încă într-o călătorie de afaceri.

17 comentarii

Svetlana spune:

Alexander Vetrov spune:

Anatoly spune:

tatyana spune:

Andrei spune:

Olga spune:

Interesele și conexiunile companiei se pot extinde pe un teritoriu semnificativ care depășește granițele orașului sau regiunii. In vederea desfasurarii activitatilor, conducerea societatii isi poate trimite angajatii in deplasari de afaceri. Pentru a finanța și rezolva alte probleme organizatorice, este necesară întocmirea corectă a documentelor pentru o călătorie de afaceri.



O călătorie de afaceri face parte din îndeplinirea de către angajat a sarcinilor sale de muncă, prevăzute de fișa postului.

Prin urmare, administrația nu trebuie să ceară acordul înainte de a trimite un angajat într-o călătorie.

Cu toate acestea, anumite categorii de lucrători sunt prevăzute cu anumite garanții prin normele de drept.

Potrivit acestora, pentru a trimite un astfel de angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie mai întâi să îi solicitați acordul în scris:

• Angajații cu copii mici sub trei ani. Aceasta include și părinții singuri care au un copil sub trei ani.
• Angajații companiei cu un copil cu handicap.
• Angajații companiei, recunoscuți ca părinți singuri, dacă copiii lor nu au încă cinci ani.
• Angajații întreprinderii care îngrijesc rudele bolnave și în vârstă.
• Angajații care au un grup de dizabilități, dacă programul de restabilire a sănătății este încălcat în timpul unei călătorii de afaceri

Important! Obținerea consimțământului pentru aceste categorii nu este suficientă, este necesar să se informeze astfel de lucrători că au dreptul să refuze deplasarea. Prin urmare, se recomandă să combinați consimțământul și notificarea dintr-o dată într-un singur document.

De asemenea, prevederile regulamentelor stabilesc mai multe categorii de salariati ale caror deplasari de afaceri sunt interzise:

• Angajat pe post.
• Angajații care nu au împlinit vârsta majoratului. Dar dacă acest muncitor lucrează pentru profesii creative sau un atlet, nu sunt supuși acestei interdicții.
• În cazul în care angajatul este implicat și lucrează în organizație pe baza unui contract studentesc.

O situație discutabilă apare cu angajații atunci când sunt trimiși într-o călătorie de afaceri, când s-au stabilit combinație internă. Nu există nicio interdicție directă de a le trimite într-o călătorie de afaceri.

Cu toate acestea, apar întrebări cu privire la modul de înregistrare a absenței unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri în a doua profesie în companie.

Schimbări în 2019

Nu au existat inovații în aranjamentele călătoriilor de afaceri anul acesta.

Direcția într-o călătorie de afaceri se întocmește pe baza unui ordin emis de șeful companiei, care este considerat documentul principal pentru o călătorie de afaceri.

Se eliberează un certificat de călătorie de afaceri, o misiune de muncă și un raport de călătorie de afaceri dacă actele interne ale companiei prevăd acest lucru.

La întoarcerea din călătorie, angajatul trebuie să prezinte un raport în avans care să reflecte toate cheltuielile efectuate pe baza întrebărilor justificative.

Este important ca din 01 iulie 2019 să fie acceptate în contabilitate documentele care confirmă plățile în numerar folosind doar cecuri de casierie marcate la casă online.

De la începutul lunii iulie, este imposibil să se accepte bonuri de vânzare, chitanțe și alte forme de raportare, pe care anterior călătorii de afaceri le puteau folosi pentru a confirma cheltuirea fondurilor.

Această regulă se aplică și biletelor de transport public. Un angajat poate atașa un bilet, dar va avea nevoie și de un cec de la casieria online.

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat în 2019

Pasul 1. Emiterea unei comenzi de la șef pentru a o trimite într-o călătorie de afaceri

Necesitatea unei călătorii de afaceri este adusă directorului companiei cu ajutorul unui memoriu. După ce a studiat informațiile prezentate în document, managerul decide să trimită angajatul într-o călătorie de afaceri.

Pentru aceasta serviciul de personal pregătește o comandă pentru o călătorie de afaceri, care este apoi semnată de șeful companiei.

Poate fi folosit forme unificate T-9 și T-9a, prevăzute doar pentru astfel de cazuri. Sau o comandă poate fi emisă în formă gratuită pe antet inclusiv toate detaliile necesare.

Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu transportul personal, atunci acest moment trebuie reflectat în comanda de călătorie de afaceri.

Atenţie! Baza pentru emiterea unui ordin este o notă. Dacă se emite o atribuire de servicii, atunci aceasta poate fi, de asemenea, indicată ca bază.

Dupa semnarea si inregistrarea comenzii, continutul acestuia trebuie adus la cunostinta angajatului impotriva semnarii.

Citeste si:

Impozitarea diurnelor din 2015

Pasul 2. Emiterea de fonduri unui angajat pentru a finanța o călătorie de afaceri

Regulile actuale stabilesc obligația angajatorului de a plăti angajatului toate cheltuielile pentru următoarea călătorie de afaceri (diurnă, tarif, cheltuieli de trai etc.).

Prin urmare, pe baza unui ordin de a trimite un angajat sau al lui superior imediat calcula suma Bani, care trebuie plătit salariatului înainte de plecarea acestuia.

Calculul preliminar al cheltuielilor de călătorie este, de asemenea, cel mai bine făcut sub forma unui memoriu. Ca aprobare a acestei sume, seful isi aplica viza.

Emiterea banilor se poate face fie numerar de la casierie, fie prin virarea acestora in contul curent (cardul) al angajatului.

Atenţie! Dacă călătoria este în străinătate, ar trebui eliberați bani pentru cheltuirea fondurilor pe teritoriul Rusiei în ruble, pe teritoriul unui stat străin - în valută străină.

Pasul 3. Eliberarea unui certificat de călătorie (dacă prevederea prevede)

Dacă intern reguli organizația prevede eliberarea certificatelor de călătorie, apoi pe baza unui ordin emis muncitor de personal trebuie să scrie acest document angajatului trimis într-o călătorie de afaceri.

În acest formular, ștampilele sunt aplicate la sosirea și plecarea angajatului.

Organizația poate prevedea obligația de a ține un registru al lucrătorilor detașați.

Acesta reflectă datele personale ale angajatului, numele orașului și numele întreprinderii unde este trimisă această persoană, zilele de plecare și de sosire a angajatului într-o călătorie de afaceri.

În prezent, acest document nu este obligatoriu pentru înregistrare, poate fi folosit de companii pentru managementul intern al documentelor.

Pasul 4. Întocmirea unui raport în avans

Imediat ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să prezinte un raport în avans în termen de trei zile. Pentru acest document forma stabilită AO-1.

Împreună cu acest document, angajatul poate întocmi un raport de călătorie de afaceri dacă această obligație este consacrată în normele întreprinderii.

Este necesar să se atașeze raportului de avans toate documentele de călătorie de afaceri pe care le are un angajat al companiei.

Ei pot fi:

• Documente care confirmă cheltuielile de trai ale angajatului - documente ale hotelului în care a stat angajatul, un contract de închiriere a unei locuințe etc.
• Documente care confirmă deplasarea angajatului la locul călătoriei de afaceri și retur.
• Documente care confirmă costul transportului - taxiuri, metrou, troleibuze, și autobuze, trenuri etc.
• Notă cu verificări pentru confirmarea costurilor cu combustibilul la utilizarea transportului angajatului.
• Un memoriu pentru cheltuieli pentru care angajatul nu poate furniza documente justificative.
• Alte documente justificative, de exemplu, chitanțe pentru servicii de comunicații etc.

Pasul 5. Returnați sumele neutilizate la casierie (dacă există)

Dacă, după întoarcerea dintr-o călătorie, salariatul are sume neutilizate, atunci trebuie să le returneze în termen de 3 zile de la data depunerii raportului de avans. Casiera fixează livrarea fondurilor prin emiterea unui ordin de numerar.

Prin lege, administrația are dreptul de a recupera aceste fonduri de la salariat dacă acesta refuză să ramburseze voluntar datoria, numai în termen de 1 lună de la încheierea perioadei de returnare voluntară. Dacă acest lucru nu se face, atunci va fi posibil să primiți fonduri doar prin instanță.

Atenţie! Un angajat poate fi de acord cu reținerea voluntară prin completarea unei cereri. Și pe baza acestui document se întocmește un ordin. Dar în acest fel este permisă reținerea a nu mai mult de 20% din câștigurile acumulate pentru perioada respectivă.

Pasul 6: Compensați depășirea costurilor (dacă este necesar)

Când un angajat este trimis într-o călătorie, cheltuielile lui sunt planificate. Cu toate acestea, pot apărea întotdeauna circumstanțe neprevăzute, iar îndeplinirea obligațiilor va necesita mai multe fonduri decât au fost emise.

După întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul întocmește un proces-verbal, la care anexează toate documentele. Dacă cheltuielile în exces au fost justificate, atunci depășirea fondurilor este acoperită prin emiterea de numerar de la casierie sau prin transfer pe card.

Pentru a lua o decizie corectă, este necesar să se determine conformitatea cheltuielilor cu următoarele criterii:

• Cheltuielile au fost făcute din motive urgente;
• Toate cheltuielile au documente justificative care sunt intocmite corect;
• Raportul anticipat este corect.

Sumele excesive trebuie plătite salariatului în termen de 3 zile de la data depunerii raportului.

Atenţie! Dacă acest lucru nu se face, atunci angajatul are dreptul de a se adresa autorităților de reglementare și va trebui să plătească nu numai datoria în sine, ci și dobânda pentru utilizarea banilor altora.

Dacă compania nu poate acoperi imediat toată datoria, atunci trebuie să întocmiți un program de rambursare care este semnat de ambele părți ale relației.

Notă: ce documente sunt necesare pentru o călătorie de afaceri

Toate documentele pot fi împărțite în cele principale, care trebuie întocmite necondiționat pentru fiecare călătorie, și altele, care se întocmesc după bunul plac. Se întocmesc documente suplimentare dacă utilizarea lor este consacrată în actele interne ale organizației.