Pa vendar ga je človeški um že več kot 2000 let zaman poskušal dojeti, po drugi strani pa mu je vsaj približno uspelo analizirati veliko bolj smiselne in kompleksne oblike. zakaj je tako? Ker je razvito telo lažje preučiti kot celico telesa. Poleg tega pri analizi ekonomske oblike Ne uporabljajte mikroskopa ali kemikalij. Oboje mora nadomestiti moč abstrakcije.

Karl Marx. Kapital. Zvezek 1. Predgovor k prvi izdaji.

O poslovnih procesih se veliko govori in pogosto predvsem v povezavi z avtomatizacijo poslovanja. Ta izraz uporabljam tudi v svojih člankih o CRM sistemih, ERP, delu z zapisi BPMN, IDEF0 in drugih orodjih, ki bodo morda potrebna pri delu poslovnega svetovalca in implementaciji sistemov za avtomatizacijo. Hkrati v Runetu nisem našel razumljive in podrobne definicije pojma "poslovni proces".

Mnogi avtorji ga uporabljajo »privzeto« kot izraz »intuitivno« brez dekodiranja ali pa na splošno vnašajo dodatno zmedo z uporabo alternativne terminologije, na primer namesto poslovnega procesa napišejo »poslovni subjekt« itd.

V tem članku sem se odločil govoriti o tem, kaj je poslovni proces, povedati o zgodovini nastanka tega koncepta in kje ga je mogoče in je treba uporabiti. Naslednji članek nameravam posvetiti tudi temi poslovnih procesov, v katerem vam bom povedal, kako pravilno uporabljati poslovne procese.

Opredelitev poslovnega procesa

Kakšna je torej razlika med poslovnim procesom in funkcijo ali celo samo običajnim procesom? Kakšna je razlika med temi izrazi? Prišel sem do naslednjega zaključka:

Poslovni proces je logično zaporedje dejanj osebe (ali več ljudi) v skupini. Namen opisa poslovnega procesa je analiza in ureditev določenih dejanj v timu.

Zakaj dajem poseben poudarek ljudem in ekipi:

1. Poslovni proces vedno poteka s sodelovanjem osebe. Če se izvedejo ukrepi avtomatski sistem ali program, ni več posel, ampak tehnološki proces ali specifikacija. Nato začnejo veljati nekoliko drugačni standardi, metode opisa in izvedbene značilnosti.
2. Poslovni proces vedno vključuje več ljudi, eksplicitno ali implicitno. Tudi če človek dela sam (na primer pisatelj), ima še vedno stranke (založniške agencije) in potrošnike (bralce). Tudi prodajalec ne deluje v »vakumu« – ima dobavitelje in kupce izdelkov, vsi ti ljudje pa so tudi tako ali drugače vključeni v poslovni proces.

Zakaj pišem o kolektivu in ne o komercialna struktura ali podjetja? Ker je pojem poslovnega procesa mogoče uporabiti med drugim za neprofitna organizacija. Lahko je dobrodelna organizacija, reševalno vozilo obišče pacienta ali celo prireja večerjo brez kakršne koli prodaje ali dobička. Hkrati je mogoče opisati tudi poslovni proces, saj imamo ljudi, ki izvajajo nekatera dejanja za dosego določenega rezultata.

Opis poslovnega procesa

Pomembno je tudi opredeliti opis poslovnega procesa:

Opis poslovnega procesa je opis zaporedja dejanj zaposlenih pri izvajanju določenih dejanj v grafični in besedilni obliki z namenom, da se uravnavajo dejanja v timu, analizirajo in optimizirajo njihovo zaporedje.

In tukaj je treba razumeti, da poslovni proces brez opisa ne obstaja. Šele v procesu opisovanja se pojavi poslovni proces, t.j. eno brez drugega je nemogoče uresničiti.
Hkrati morajo biti vsa dejanja, ki so opisana v poslovnem procesu, logična, njihovo zaporedje mora voditi do določenega predhodno zastavljenega cilja.

Opis poslovnih procesov je ustvarjalno delo. Tudi če opišete "kar je", so nekatere netočnosti še vedno dovoljene, vogali so "zglajeni", nekatera dejanja so izpuščena zaradi lažjega zaznavanja. In če je opisano "kar bi moralo biti", potem se na podlagi obstoječega ustvari nekaj novega. Hkrati je poslovni analitik še vedno omejen s strogimi omejitvami – pravili, sintakso, logičnimi omejitvami.

Osebno ustvarjanje novega poslovnega procesa primerjam z uravnoteženjem na tanki niti harmonične kombinacije kreativnosti, umetnosti in stroge matematike.

Hkrati morate razumeti, da noben poslovni proces ne more biti popoln in 100% ustreza realnosti. Vedno je prostor za neke poenostavitve in predpostavke, nekje pri izvajanju tudi najstrožjih predpisov se človeški faktor prilagaja sam.

Poleg tega, kot veste, v vsakem novem subjektu vedno obstaja možnost nadaljnje izboljšave. In ustvarjanje poslovnih procesov tudi potrjuje to filozofsko tezo. Ne glede na to, kako se trudite, da bi poslovni proces dovršeno opisali, je v njem še nekaj, kar je mogoče izboljšati bodisi zdaj bodisi v prihodnosti.

In tukaj je po eni strani zelo pomembno, da se pravočasno ustavite sami, saj bodo posodobljene poslovne procese izvajali resnični ljudje, ki so navajeni delati "na stari način", pri čemer morate upoštevati njihovo vztrajnost razmišljanja in stopnje učenja. Tudi avtomatizacija, ki je običajno vključena v posodobitev poslovnih procesov, zahteva določena vlaganja. In tukaj je treba nadaljevati resnične priložnosti stranko.

Poslovni svetovalec mora vse to jasno razumeti sam, vedeti, kje in na kakšni ravni predpostavk je poenostavil opis poslovnega procesa in kje se je odločil, da nekatere odločitve iz objektivnih razlogov (finance, človeški dejavnik) preloži za prihodnost. In vse to morate biti sposobni preprosto in jasno razložiti vodji podjetja.

Glavna razlika med poslovnim procesom in tehnološkim procesom je v tem, da je rezultat tehnološkega procesa en povsem določen rezultat. Na primer, če govorimo o proizvodnji, bi morala biti proizvodnja izdelki z določenimi parametri.

Seveda tudi v tehnološkem procesu obstaja možnost sklenitve zakonske zveze, vendar ne ena od naravnih možnosti, ampak posledice kršitve tehnološki proces. V poslovnem procesu se lahko »izhodni« rezultat razlikuje glede na izpolnjevanje določenih pogojev v »telesu« poslovnega procesa, ki je potekal brez kršitev in okvar.

Zaradi jasnosti lahko opis tehnološkega procesa izgleda takole:

1. Vzamemo obdelovanec A;
2. Povezujemo ga z obdelovancem B;
3. Obdelujemo pod parametri C;
4. Dobimo podrobnosti.

Vse je nedvoumno in ni na voljo nobenih pogojnih "vilic".

V poslovnem procesu velja, da je naslednja situacija povsem normalna:

1. Dobimo vhodne podatke A:
   • Če se podatki ujemajo s pogojem B, pojdite na zaporedje dejanj C;
   • Če se podatki ujemajo s pogojem D, izvedite dejanja E.
2. Rezultat se prenese na izhod.

tiste. že v algoritmu procesa so podani možni pogoji in različna dejanja, odvisno od začetnih ali vmesnih podatkov.

Zgodovina izraza

Več kot enkrat sem prebral informacijo, da se je zapis poslovnih procesov IDEF0 pojavil skoraj sredi 19. stoletja. O obdobju druge svetovne vojne pišejo bolj realistični avtorji. A tudi oni se motijo.

Na primer, ko sem pisal članek o IDEF0, so nekateri bralci kot primere zapisov navajali primere nekaterih navodil ministrstev in resorjev med prvo svetovno vojno ali še prej, diagrame in vizualne prikaze vojaških operacij pa so obravnavali kot grafični prikaz. A vse to ni opis poslovnega procesa. Vse našteto lahko imenujemo metode, vizualna demonstracija, navodila, ne moremo pa jih imenovati zapisi.

Notacije so sodoben koncept, poleg tega so zapisi nekaj, kar je uveljavljeno, standardizirano, t.j. niz ukazov in zapisov, ki jih uporablja veliko ljudi, ne le ena ali dve organizaciji. Izmislite si lahko svoj poseben jezik za opis poslovnih procesov ali na primer programiranja. Toda dokler ne pride v množično uporabo, se protislovja, dvoumne interpretacije in druge pomanjkljivosti ne prepoznajo in odpravijo, dokler ne postane za ljudi uveljavljen in poznan standard, ga ne moremo imenovati zapis. Več o zapisih nameravam napisati kasneje. Zdaj se vrnimo k vprašanju nastanka pojma "poslovni proces".

Dejansko se je opis poslovnih procesov in zapis BPMN pojavil v 70. letih XX stoletja, ko so se informacijski sistemi začeli uporabljati povsod. Tako sam izraz kot zapisi so bili prvotno potrebni prav za razvoj informacijskih sistemov.

Dejstvo je, da se je po začetku uporabe informacijskih sistemov kompleksnost organiziranja dela ljudi v organizacijah večkrat povečala. Poleg tega stroji ne razumejo abstrakcije, zahtevajo strog algoritem in določen vrstni red vnosa in obdelave informacij. Če je bil pred začetkom avtomatizacije, ko so se informacije prenašale neposredno od osebe do osebe, problem medsebojnega razumevanja na ravni človeških komunikacij, ga je zdaj treba strogo urediti.

Posledično je bilo treba oblikovati opise delovnih mest ne le ljudi v organizaciji, temveč tudi njihove interakcije z informacijskimi sistemi. In tukaj ni bilo dovolj besedilnih zapisov (navodil), kjer so bili vsi opisi v prosti besedilni obliki, so se izkazali za nepomembne in neprijetne. Dejansko je bila potrebna standardizacija, da bi ustvarili poseben ukazni jezik in nedvoumno zaporedje dejanj. Poleg tega bi morali za razliko od strojnih jezikov ti zapisi postati enako priročni za prevajanje v strojno kodo in za človeško zaznavanje.

Prvi metodološko razviti zapisi poslovnih procesov (in govoril bom o metodološko razvitih zapisih, na primer IDEF3 ***) so se pojavili v ameriški vojski. Razlog je očiten – že takrat je vojska v ZDA uporabljala avtomatizacijo z uporabo oddaljenih povezav, t.j. isti sistem, ki je kasneje postal internet. In pri tej ravni uporabe informacijskih sistemov je bila potreba po notacijah poslovnih procesov še posebej pomembna.

*** Na temo metodološko izdelanih zapisov želim povedati tudi nekaj besed. Zakaj sem kot primer navedel IDEF3: bolj metodološko razvitega sistema za opis poslovnih procesov še nisem videl. Tudi BPMN 2.0 se še vedno razvija in izpopolnjuje. In če boste prebrali angleški opis IDEF3 (še nisem videl prevoda v ruščino), boste lahko tudi cenili globino njegovega razvoja.

Zelo hitro so metodologija in zapisi pridobili izjemno popularnost v poslovnem okolju.
Notacije so omogočile pridobitev orodja za opis interakcije ljudi in digitalnih informacijskih sistemov.

Z njihovo pomočjo je bilo mogoče optimizirati poslovanje, t.j. dobite boljšo učinkovitost ob enaki ceni.

Priložnost za optimizacijo je bila za podjetje še posebej zanimiva. Kot veste, da bi nekaj izboljšali, morate jasno razumeti, kaj imate in kaj želite od tega spremeniti. In grafični zapisi so jasno pokazali obe situaciji - izhodišče in želeni rezultat ter najbolj problematična področja. Na podlagi teh podatkov se je izkazalo, da je veliko lažje izbrati optimalno pot rešitve in simulirati najboljšo možnost posodobitve kot brez tako priročnih orodij.

Takrat sta se pojavila koncepta poslovnih procesov in zapisov poslovnih procesov, dva neločljivo povezana koncepta.

Zelo pomembno je razumeti, da na primer ni ločenega "prodajnega poslovnega procesa". Obstaja prodajni proces, ki bo postal poslovni proces, če bo opisan z zapisom. tiste. brez opisa v zapisu poslovnega procesa se ukvarjate s prodajo, temu nihče ne oporeka. A čeprav ni določenega neomajnega in nedvoumnega opisa, je vaša prodaja fenomen, na nek način spontan. Poslovni proces bodo postali šele, ko bodo opisani v okviru zapisa in implementacije tega opisa v praksi.

Prodaja je najenostavnejši in najbolj očiten primer. Vsak od nas v vlogi kupca in mnogi v vlogi prodajalca poznamo ta proces. In vsi vemo, da tudi ista oseba v različnih situacijah (za različno blago, različni kupci, ob različnem vremenu in na splošno, odvisno od razpoloženja) se bodo prodajali nekoliko drugače. Toda če opišete in jasno uredite določen poslovni proces, potem bo ne glede na to, na katero nogo je prodajalec zjutraj vstal, prodajni proces na določen način standardiziran, omejen na določene meje in posledično bolj stabilen.

Zakaj modelirati (opisati) poslovne procese

Kot sem že večkrat napisal, sodelujem predvsem z malimi in srednjimi podjetji, kjer opravljam širok nabor storitev – od prepoznavanja težav in »ozkih grl« v delu podjetja do implementacije rešitev, ki sem jih predlagal na nivoju. programskih izdelkov in sistemi avtomatizacije.

Modeliranje poslovnih procesov pomaga rešiti dve težavi hkrati:

• Poslovna študija. Grafična predstavitev v obliki diagramov, t.j. Modeliranje poslovnih procesov omogoča hitro razumevanje značilnosti podjetja in prepoznavanje možnih ozkih grl.
• Zagotavljanje vidljivosti. Kot veste, "ena slika je vredna tisoč besed". Zato shematski prikaz dela podjetja pomaga vodji in lastniku podjetja veliko hitreje razumeti bistvo problema in oceniti predlagane rešitve. Pri delu poslovnega svetovalca (mimogrede, pa tudi specialista za implementacijo programskih izdelkov) je zelo pomembno, da naročnik razume vse prednosti rešitve. Povratne informacije niso nič manj pomembne - vodja na diagramu bo lahko opazil nekatere pomanjkljivosti že v fazi razprave o projektu, izvedba pa bo potekala brez dodatnih težav in sprememb projekta "na poti".

In kombinacija preučevanja zgodovine nastanka izraza z mojim Osebna izkušnja daje naslednjo definicijo:

Poslovni procesi morajo predstaviti kompleksne informacije v razumljivi obliki za študij in odločanje.

Predstavljajte si navadno podjetje, ki ga sestavljajo različni oddelki: računovodstvo, kadrovski, prodajni oddelek, skladišče, dostava, proizvodnja itd. Predvsem pa je ena oseba – vodja podjetja. Vseh vrst poslovnih procesov na strokovni ravni fizično ne razume. Zato najemajo različne strokovnjake. Toda vse to mora učinkovito upravljati in v določenih primerih - posodobiti.

Tu nastopijo poslovni procesi. Pri čemer določene vrstečloveške dejavnosti v podjetju so opisane z grafičnimi zapisi in predstavljene na način, ki vodstvu pomaga razumeti, kako natančno poteka delo na vsaki od stopenj in kaj je tukaj mogoče izboljšati. Hkrati vodji podjetja ni treba imeti visoko usposobljenega strokovnjaka določenega profila.

Seveda na tej ravni ne gre brez izgube informacij. Nemogoče je z grafičnimi zapisi opisati vse nianse in podrobnosti dela vsakega zaposlenega. Toda te izgube informacij se izkažejo za nepomembne za razumevanje procesov na splošno in sprejemanje odločitev.

Kako opisati poslovne procese

Da bi dobili opis dejansko delujočih poslovnih procesov, je dovolj le natančno preučiti zaporedje dejanj vsakega zaposlenega. tiste. za zagon določenega procesa je potrebno pridobiti informacije o vhodnih podatkih, odhodnih – t.j. rezultat dejanj zaposlenega, pa tudi korak za korakom določite potrebna dejanja.

Ko so vsi podatki zbrani, jih je treba prevesti v grafični zapis. Tukaj je vredno razumeti, da so grafični zapisi tisti, ki se pri sestavljanju opisov poslovnih procesov štejejo za "dobro formo". Sami lahko sestavite zapis, kot želite, obstajajo tudi besedilne možnosti za opise, ki jih na primer uporabljajo nekateri razvijalci programske opreme. Če pa pišete zapis, ki ga bodo prebrali drugi ljudje, ne glede na to, ali gre za razvijalca programske opreme ali vodjo podjetja, izberite grafiko.

Razlog za to odločitev je preprost: informacije so bolje zaznane v grafični obliki. Če človeku ponudite »zid besedila«, mu bo vzelo veliko časa in truda, da ugotovi, o čem sploh govorite. In pokriti celotno nalogo v tem primeru je skoraj nemogoče. Grafični diagrami so druga stvar - tukaj lahko preučujete poslovne procese na različnih ravneh podrobnosti in vsak si lahko hitro "ogleda splošni pogled" grafičnega diagrama.

1. Zbiramo udeležence v procesu (zaposlene);
2. Zbiramo dohodne informacije, potrebne in zadostne za začetek postopka;
3. Zbiramo rabljene sisteme. Lahko je računovodski sistem, CRM, e-pošta, Excelove preglednice itd. Vse, kar se dejansko uporablja pri delu, mora biti zabeleženo.
4. Določimo pričakovani rezultat – kaj se bo zgodilo na koncu procesa.
5. Zberemo zaporedje dejanj, ki jih oseba izvaja.
6. Pogoje izoliramo. Glede na različne vhodne podatke in vmesne rezultate so lahko dejanja različna.
7. Vse zbrane informacije opišemo v grafični obliki s priročnim zapisom (IDEF3, BPMN 2.0 itd.).

Pravila opisa poslovnih procesov

Zgoraj sem veliko povedal o ustvarjalnost, o možnostih vključitve pogojev in možnosti delovanja v opis poslovnih procesov. Posledično se lahko zdi, da se lahko vsak opis dejanj osebe "pri delu" šteje za opis poslovnega procesa. Pravzaprav obstajajo strogi okviri in pravila, ki določajo, ali se seznam dejanj lahko imenuje opis poslovnega procesa (v grafični ali besedilni obliki) ali ne:

• Popolnost. Poslovni proces mora jasno odgovoriti na vprašanje, s katerim se sooča. Če govorimo o procesu prodaje določenega izdelka ali storitve, potem mora poslovni proces v celoti opisati dejanja, ki so potrebna za doseganje navedenega rezultata, ki se konča s prav takim rezultatom (z določenimi predpostavkami, ki sem jih omenil zgoraj).
• Jedrnatost. Poslovni proces mora združevati zadostnost, t.j. opišite vse potrebne korake in dejanja, pri čemer bodite čim bolj jedrnati za lažje zaznavanje. Osebno sem si izmislil »pravilo 15 minut« - če v tem časovnem obdobju lahko vodstvu podjetja razložim predstavljeni poslovni proces, ga je mogoče pokazati stranki. Izkazalo se je hitreje - super, zahteva več časa in besed - razmišljati morate o tem, kaj je mogoče zmanjšati in poenostaviti.
  Nekoč sem osebno videl grafični opis poslovnega procesa, narejen na listu dolžine 2 metra (in ustrezne širine). Tudi samo razmisliti in razumeti, kam vodi katera puščica, je izjemno težko. In kako to razložiti stranki, si osebno ne predstavljam.
  Ne pozabite, da oseba zazna vizualno določeno količino informacij, ki je med drugim omejena z določeno velikostjo lista ali zaslona (to je posledica posebnosti vida), pa tudi s številom elementov (zmožnosti možganov so tudi omejeno). Stranka bo razumela preprost in jedrnat poslovni proces tako, da preprosto "pokrije" shemo s pogledom. Kompleksno in prenasičeno s podrobnostmi se boste morali učiti več kot eno uro, da boste razumeli, kaj je tam prikazano. Najverjetneje vodja podjetja, ki ni strokovnjak za delo posameznih oddelkov in je tudi omejen v količini prostega časa, preprosto ne bo preučeval tako zapletene strukture in ne bo razumel bistva niti najbolj donosne ponudbe.
• Uporaba splošno sprejetih zapisov. Ne izmišljajte si lastnih zapisov in pravil. Uporabite zapise, ki se uporabljajo po vsem svetu. V knjigah nekaterih domačih avtorjev sem videl poskuse ustvarjanja lastnega zapisa. In, če sem iskren, nikoli nisem razumel, zakaj otežujejo življenje sebi in svojim bralcem. Tukaj, tako kot pri jeziku - lahko si izmislite svoj poseben jezik, vendar ga nihče razen vas ne bo razumel. In če se izkaže, da je podoben obstoječim, se lahko pojavi tudi zmeda. Ali pa vas bodo šteli za nepismenega, ker po pravilih znanih jezikov ne uporabljate ločil, sklonskih besed itd. Tako je tudi z notami - obstajajo že uveljavljeni, ljudem znano in, kar je prav tako pomembno, intuitivne zapise. Zato so postali priljubljeni, saj so jih v procesu ustvarjanja in izboljšav nenehno preizkušali na preprostost, nedvoumnost in priročnost. Če uporabljate že pripravljene zapise, vas bodo razumeli, dojemali kot strokovnjaka, sama notna pravila pa vas bodo rešila pred logičnimi napakami. Osebno priporočam IDEF3 in BPMN 2.0.
• Vse udeležence v poslovnem procesu je treba upoštevati in neposredno navesti. In to je treba storiti brez uporabe opomb s številčenjem, komentarjev v objektih Swimm line (posebne opombe) itd. Oboževalci s tem pogosto »pregrešijo«, da ustvarijo lastne modele, namesto da bi uporabljali že pripravljene zapise. Nekje njihova imena ne ustrezajo, nekje menijo, da bo dolgo ime v telesu poslovnega procesa neprijetno. Posledično morate bodisi v opombah iskati, o kom točno govorijo, ali pa ustvarjalci takšnih poslovnih procesov preprosto pozabijo navesti enega od udeležencev.
• Uporabniku prijazen opis. Najpomembneje je, da mora vaš potrošnik, ki bo prebral ta zapis, hitro in v idealnem primeru tudi brez vaših pojasnil razumeti opis poslovnega procesa.

Vse ostalo je odvisno samo od vas in potrošnika opisa poslovnega procesa. Če vam je zelo všeč uporaba različnih barv (za puščice ali predmete), se mi zdi to povsem sprejemljivo. Zapise lahko ustvarite tudi ne samo v orodjih, ki sem jih predlagal, temveč v katerem koli okolju, ki vam ustreza. Če zapis sledi zgoraj navedenim pravilom in je vašemu potrošniku razumljiv, ste ustvarili točno to, kar potrebujete. In to je res opis poslovnega procesa, profesionalen in optimalen za delo.

Pogosti miti in napačne predstave

Ne "ponovno izumljajte kolesa"! Ni vam treba izumljati lastnih zapisov.

Pogosto ljudje namesto preučevanja značilnosti obstoječih zapisov rišejo grafe proste oblike v različnih grafičnih programih.

Tega ne priporočam. Prvič, pri uporabi že pripravljenih orodij vam ni treba izumljati lastnih označb in standardov. Na vse je že dolgo mišljeno. Hkrati so standardni zapisi res intuitivni, se berejo nedvoumno in so znani mnogim ljudem. Drugič, že pripravljeni sistemi (IDEF3, BPMN 2.0 itd.) imajo dobro razvito metodologijo in stroge omejitve. Lahko jih dojemamo kot programski jezik in okolje za delo s tem jezikom. Tukaj preprosto ne boste mogli narediti veliko napak, standardi sintakse in samo okolje vas bo rešilo pred tem (omejitve v urejevalniku, samodejna preverjanja).

Ne zamenjujte opisov poslovnih procesov podjetja in poslovnih procesov informacijskih sistemov.

V veliko avtomatizirani sistemi, na primer 1C ali Zoho CRM, obstajajo lastni subjekti, imenovani "poslovni procesi". Toda ti subjekti nimajo nobene zveze s poslovnimi procesi, opisanimi v tem članku. Upoštevajte jih "homonime", tj. zdi se, da izrazi zvenijo enako, a v našem primeru gre za opis dela podjetja, v IT sistemih pa za ime skupine funkcij in poročil.

Pogosta napaka: Poslovni proces nujno prinaša vrednost (dobiček).

Od znanih govorcev sem celo slišal, da bi morali biti poslovni procesi dobičkonosni. Poleg tega sem videl celo »analizo napak« pri ustvarjanju poslovnega procesa, pri katerem se veliko pozornosti posveča dejstvu, da 70 % dejanj nima nobene vrednosti.

Dejansko so poslovni procesi različni. Rezultat nekaterih bo res dobiček, na primer neposredna prodaja. V drugih primerih je s tega vidika težko govoriti o pridobivanju vrednosti in na splošno o vrednotenju dejanj. Kako lahko na primer ocenite vrednost poslovnega procesa pošiljanja blaga ali ustvarjanja in pošiljanja davčnih obračunov?

Menim, da poslovni proces ne prinaša nujno nikakršne vrednosti, če ga razumemo kot neposreden dobiček za podjetje. Uvedba procesno usmerjenega pristopa in izvajanje poslovnih procesov sta usmerjena bolj v nekaj drugega – v ohranjanje vrednosti, t.j. pridobiti več zmogljivosti za isto ceno.

Ali je mogoče ustvariti idealen poslovni proces – kdaj se morate ustaviti?

št. Poslovni proces mora biti preprost, razumljiv, priročen, berljiv. Ampak nikoli ne bo popoln.

Ko sem začel delati, se mi je sam vedno zdelo, da nečesa ne delam, nekje bi se dalo narediti bolje. In pogosto so me stranke prosile, da podrobneje in podrobneje opišem ta ali oni proces. In to sem imel tudi za svojo pomanjkljivost.

Pravzaprav je na podlagi vsega naštetega modeliranje poslovnih procesov nekakšna predpostavka, ustvarjalni proces. Po drugi strani pa včasih sploh nisem vedel, kaj naj odgovorim na prošnje, naj opišem več »to« in »tam«. Toda sčasoma sem spoznal, da poslovno modeliranje ni le ustvarjalnost, ampak nekakšen dialektični proces. In samo ustvarjanje poslovnega procesa bo vedno nosilo svojo negacijo. Tukaj je res vredno pristopiti k vprašanju s filozofskega vidika. In pri ustvarjanju poslovnega procesa se moramo spomniti, da ne moremo zajeti vsega naenkrat, zato bo vedno nepopoln. A hkrati vanj že polagamo, kaj bomo v prihodnosti še izboljšali. K temu je vredno pristopiti preprosto kot k dejstvu.

Vaš poslovni proces mora rešiti nalogo, odgovoriti na vprašanje, ki se obravnava v okviru projekta. Vse ostalo je stvar prihodnjega možnega sodelovanja. Prav tako je vredno strankam razložiti, zakaj nekaterih procesov ne podrobno opišete ali narišete kakšnega drugega poslovnega procesa, povezanega z obravnavanim.

Dodelite tako imenovani vertikalni in horizontalni opis poslovnih procesov.

Z navpičnim opisom so prikazane le dejavnosti in njihov hierarhični vrstni red v drevesu poslovnih procesov. V tem primeru obstajajo samo navpične povezave med starševskimi in podrejenimi opravili.

Horizontalni opis poslovnega procesa kaže tudi, kako so ta dela med seboj povezana, v kakšnem zaporedju se izvajajo, katere informacije in materialni tokovi gibljejo med njimi. V tem primeru se v modelu poslovnega procesa pojavijo horizontalne povezave med različna dela, ki sestavljajo proces (slika 1.2).

Slika 1.2 "Horizontalni in vertikalni opis poslovnih procesov"

Specialisti v organizacijsko zasnovo uporabljajte drugačno terminologijo pri opisovanju poslovnih procesov. Na primer, vertikalni opis poslovnih procesov nekateri imenujejo funkcionalni opis dejavnosti, horizontalni opis pa opis procesa ali preprosto opis poslovnih procesov.

Načini za opis poslovnih procesov.

Poglejmo si glavne pristope k horizontalnemu opisu poslovnih procesov. Trenutno obstajajo trije glavni načini opisovanja (slika 1.3).

Prvi način ni nič drugega kot besedilni zaporedni opis poslovnega procesa. Primer besedilnega opisa fragmenta poslovnega procesa je naslednje besedilo: "Oddelek prodaje sestavi prodajno pogodbo in jo dogovori s pravno službo."

veliko ruska podjetja so v svojih dejavnostih razvili in uporabljajo regulativne dokumente, med katerimi so nekateri procesni predpisi in niso nič drugega kot besedilni opis poslovnih procesov.

Za namene analize in optimizacije dejavnosti podjetja ta metoda ni primerna. Dejstvo je, da je nemogoče sistematično obravnavati in analizirati opis poslovnega procesa v besedilni obliki. Besedilne informacije človeški možgani zaznavajo zaporedno. Na primer, ko človek prebere predpis in doseže njegov konec, skoraj vedno pozabi na to, kar je bilo na začetku dokumenta. Druga pomanjkljivost besedilne predstavitve poslovnega procesa je povezana z dejstvom, da je človeški um urejen tako, da lahko učinkovito deluje le s slikami. Pri zaznavanju in analizi besedilnih informacij človeški možgani le-te razgradijo na številne slike, kar zahteva dodaten čas in miselni napor. Zato ob uporabi besedilnega opisa poslovnih procesov učinkovitost in kakovost odločitev za optimizacijo dejavnosti puščata veliko želenega, kar je še posebej izrazito, ko odločitev sprejema skupina ljudi.

Takrat so strokovnjaki Informacijska tehnologija razvili bolj strukturiran pristop k opisovanju poslovnih procesov. Predlagali so, da bi poslovni proces razdelili na celice strukturirane tabele, v kateri imata vsak stolpec in vrstica določeno vrednost. To tabelo je lažje brati, iz nje je lažje razumeti, kdo je za kaj odgovoren, v kakšnem zaporedju se delo opravlja v poslovnem procesu, zato je poslovni proces lažje analizirati. Tabelarna oblika opisa poslovnih procesov je učinkovitejša od besedilne oblike in jo trenutno aktivno uporabljajo strokovnjaki za informacijsko tehnologijo za opis poslovnih procesov, ki se uporabljajo za naloge avtomatizacije.

IN Zadnje čase Pri opisovanju poslovnih procesov se intenzivno razvijajo in uporabljajo grafični pristopi. Priznano je, da so grafične metode najbolj učinkovite pri reševanju problemov, povezanih z opisom, analizo in optimizacijo dejavnosti podjetja.

Izkazalo se je, da je grafika dobra, ker grafične informacije, ki se nahajajo v vidnem polju osebe, hkrati zaznajo njegovi možgani. Druga prednost je povezana z dejstvom, da je vodja oseba z desnim možganskim razmišljanjem in razmišlja v obliki podob. Vse besedilne informacije razgradi na slike. V primeru, ko so mu informacije predstavljene v obliki grafičnih slik, se njegova sposobnost analiziranja in odločanja bistveno poveča. V knjigi bodo obravnavani predvsem grafični pristopi k opisovanju procesov, saj so se dobro izkazali in jih je mogoče učinkovito uporabiti za optimizacijo dejavnosti organizacije.

Slika 1.3 "Metode opisa poslovnih procesov"

Opis okolja poslovnega procesa.

Prvi korak pri opisu poslovnega procesa je opis njegovega okolja, ki je niz vhodov in izhodov poslovnega procesa, ki navajajo dobavitelje in kupce. Ponudniki in stranke procesov so lahko notranji ali zunanji. Notranji dobavitelji in kupci so oddelki in zaposleni v podjetju, s katerimi obravnavani poslovni proces sodeluje.

Poglejmo si naslednji primer. V poslovnem procesu »Iskanje, izbor in sprejem zaposlenega v kader podjetja« je bila prijava za izbor zaposlenega, ki prihaja iz profilne divizije, ki je v tem primeru notranji dobavitelj procesa, označena kot vhod. Kot rezultat procesa je bil upoštevan najeti sodelavec, ki je poslan v ta profilni oddelek, v tem primeru pa je profilni oddelek tudi interni naročnik poslovnega procesa.

Z opisom vhodov, izhodov, dobaviteljev in strank vam horizontalni opis poslovnega procesa omogoča bolj jasen opis poslovnega procesa in njegovih meja. To je ena od njegovih prednosti pred navpičnim opisom.

Poglejmo si naslednji primer. V enem podjetju je bil izveden vertikalni opis dejavnosti, v okviru katerega je bil oblikovan seznam procesov in aktivnosti, ki se izvajajo v podjetju. Med temi poslovnimi procesi je bil proces, imenovan »Zagon«. Novi zaposleni, ki so prihajali v podjetje, dolgo niso mogli razumeti, za kakšen poslovni proces gre. Zanimivo dejstvo je, da so zaposleni, ki so v tej organizaciji delali več let, zmedeno in različno razlagali njeno strukturo.

Za vertikalni opis dejavnosti to velja za povsem naravno situacijo, saj poslovnega procesa ni mogoče jasno opredeliti z enim imenom. Ko je ta organizacija uporabila horizontalni opis, znotraj katerega je bilo opisano okolje tega procesa, se je izkazalo naslednje. Vhod poslovnega procesa Zagon je bil rekvizit za sklop naročil, ki je prišel od notranjega dobavitelja procesa - prodajne službe. Izhod tega procesa je zbrano naročilo, katerega notranja stranka je bil oddelek za pošiljanje, ki je nato naročilo dostavil zunanji stranki. Zdaj lahko ugibate, da je ta poslovni proces »Zagon« povezan z nizom naročil za stranko, ki so potekala v skladišču. Samo opis vhodov in izhodov vam omogoča natančno in specifično opisovanje meja poslovnega procesa, pogosto pa je skoraj nemogoče brez horizontalnega opisa poslovnih procesov v težkih situacijah.

Slika 1.4 "Diagram okolja poslovnega procesa"

Klasifikacija vhodov in izhodov poslovnega procesa.

Pri opisu okolja poslovnega procesa je treba njegove vhode in izhode razdeliti na dve vrsti: primarne in sekundarne. Rezultat te delitve so primarne in sekundarne vložke ter primarne in sekundarne izhode.

To se naredi zato, da ne bi kršili načela Pareto 20 z 80. Dejstvo je, da se ob opisu okolja poslovnega procesa število različnih vhodov in izhodov izkaže za zelo veliko, zaradi česar se opisano okolje obrne. izredno velik in nasičen. To zahteva veliko časa in truda, medtem ko bodo informacije, ki so malo pomembne za analizo in odločanje, močno motile, kar lahko v prihodnosti privede do neuspeha projekta pri optimizaciji dejavnosti podjetja. Za ločitev bistvenega od nebistvenega se uporablja delitev vhodov in izhodov poslovnega procesa na primarne in sekundarne. Če želite to narediti, morate za izvedbo takšne delitve uporabiti naslednje definicije, navedene v tabeli 1.1 in primerih.

Tabela 1.1 - "Značilnosti primarnih in sekundarnih vhodov in izhodov poslovnega procesa"

	Opredelitev in značilnosti
primarni izhod	Glavni rezultat, za katerega obstaja poslovni proces. Določa ga namen, namen poslovnega procesa.
sekundarni izhod	Stranski produkt poslovnega procesa, ki ga lahko zahtevajo sekundarni kupci. To ni glavni namen poslovnega procesa.
Primarni vnos	Tok predmetov, ki sproži "začetek" poslovnega procesa - naročilo stranke, načrt nabave itd.
Sekundarni vhod	Tokovi objektov, ki zagotavljajo normalen potek poslovnega procesa – standardi, pravila, mehanizmi za izvajanje dejanj, oprema itd.

Primarni vhod je vhod, ki sproži začetek poslovnega procesa. V primeru poslovnega procesa zagona je glavni vhodni vhod zahtevek za nabor naročil. V tem procesu pri komisioniranju naročila pisatelji, ki naročilo prevzamejo, uporabljajo zabojnike, ki so tudi vhod, vendar je to sekundarni vhod, ne sproži poslovnega procesa.

Ko opisujete poslovni proces, se morate osredotočiti na opis primarnih vložkov in jih prikazati. Lahko pozabite na sekundarne vhode. Samodejno bodo opisani pri nadaljnji detajliranju procesa, saj so na nižji ravni operacije, za katere so ti vložki primarni.

Enako velja za izhode. Primarni izhod je rezultat, za katerega obstaja proces. V primeru poslovnega procesa zagona je primarni rezultat zbrano naročilo. V tem poslovnem procesu so bili tudi drugi rezultati. Če bi se izkazalo, da je skladiščna celica, ki vsebuje določeno blago, prazna, je sestavnik o tem obvestil skladiščne delavce, katerih naloge so vključevale poslovni proces "Nahranjevalne celice". Ta informacija je tudi izhod, vendar ta izhod ni primarni za poslovni proces Zagona, zaradi katerega proces ne obstaja. Zato je sekundarno.

To osnovno-sekundarno orodje je treba uporabiti za poenostavitev, pospešitev in izboljšanje kakovosti dela pri opisovanju in optimizaciji dejavnosti podjetja. Pravilo za njegovo uporabo je naslednje. Pri opisovanju okolja poslovnih procesov je treba poudariti opis njegovih primarnih vhodov in izhodov. Sekundarne vložke in izhode je treba podrobneje opisati, kadar obstajajo podprocesi, za katere ti vhodi in izhodi postanejo primarni.

Opis vrhunskih poslovnih procesov.

Klasičen pristop k opisu poslovnih procesov.

Po opisu okolja poslovnega procesa je naslednji korak opis njegove notranje strukture. Z vertikalnim opisom je bilo prikazano delo, iz katerega sestoji poslovni proces. Stopnja horizontalnega opisa opisuje interakcije med delovnimi mesti, vključno s tokovi materiala in informacij.

Trenutno obstaja več deset pristopov oziroma standardov za opis poslovnih procesov – ARIS, IDEF0 itd. Hkrati se ljudje, ki želijo obvladati veščine opisovanja in optimizacije poslovnih procesov, pogosto soočajo s težko nalogo razumeti vso to raznolikost in izdelati končna odločitev o tem, kateri standard uporabiti v tej situaciji.

Na videz zapleten opis poslovnih procesov je prenapihnjen. Klasična tehnologija za opis poslovnih procesov, ki je bila razvita ob zori rojstva tehnologij vodenja procesov, je precej preprosta in je sestavljena le iz dveh standardov za opis poslovnih procesov – DFD in WFD. Večina drugih sodobnih standardov kljub različnim imenom predstavlja majhne različice in dodatke k dvema klasičnima pristopoma DFD in WFD.

Po klasičnem pristopu je standard DFD, ki pomeni Diagram pretoka podatkov, diagram pretoka podatkov, ki se uporablja za opis poslovnih procesov na najvišji ravni. Standard WFD pa pomeni diagram delovnega toka in je diagram poteka dela, ki se uporablja za opis poslovnih procesov. nižji nivo. Diagram poteka dela ima drugo ime - diagram algoritma.

Poglejmo ta dva standarda, ki sestavljata klasično metodologijo za opis poslovnih procesov.

Diagram podatkovnega toka - DFD

Standardni opis poslovnega procesa DFD - Diagram pretoka podatkov je preveden kot diagram pretoka podatkov in se uporablja za opis procesov najvišje ravni.

Diagram toka podatkov prikazuje dejavnosti, ki so del opisanega poslovnega procesa, prikazuje pa tudi vhode in izhode vsake od aktivnosti. Ti vhodi in izhodi so informacije ali materialni tokovi. V tem primeru so lahko izhodi enega opravila vhodi za druge.

Vhodi in izhodi, ki so bili prikazani v opisu okolja poslovnega procesa, so zunanji. Zunanji vhodi na diagramu DFD prihajajo od zunaj ponudnika procesa, zunanji izhodi pa gredo zunaj odjemalca procesa. Pri izdelavi diagrama DFD poslovnega procesa jih je treba prenesti iz diagrama procesnega okolja v diagram DFD. Za končni opis poslovnega procesa ostane le opis notranjih informacij in materialnih tokov. Vsak od njih je rezultat enega od del in je hkrati vhod drugega (slika 1.5).

Slika 1.5 "Diagram toka podatkov - DFD"

Ko gradite DFD diagram poslovnega procesa, se morate spomniti, da ta diagram prikazuje tokove materiala in informacijski tokovi in nikakor ne govori o časovnem zaporedju del. V večini primerov časovno zaporedje dela sovpada s smerjo toka v poslovnem procesu. V splošnem primeru to ne drži, saj lahko obstajajo primeri, podobni primeru, prikazanemu na sl. 1.6.

Slika 1.6 “Primer neusklajenosti časovnega zaporedja

dela in smer gibanja dokumenta "

V tem primeru se je drugo opravilo začelo pred prvim opravilom, vendar se dokument premakne iz prvega opravila v drugo. Zato je standard DFD primeren za opis najvišjih poslovnih procesov ali makroprocesov, pri opisu katerih v splošnem primeru ni mogoče navesti časovnega zaporedja dela, saj se vsa dela izvajajo hkrati ali tam obstaja več možnosti za različna zaporedja, ki so poleg tega lahko odvisna od vida različnih točk. Poglejmo si primer poslovnega procesa, prikazanega na sl. 1.7.

Slika 1.7 "Primer poslovnega procesa na najvišji ravni"

Če podjetje uporablja delovno shemo<на склад>, potem lahko na vprašanje, kaj se zgodi pred nakupom izdelkov ali njegovo prodajo, damo dva različna odgovora, odvisno od dveh različne situacije. Če je določen izdelek na zalogi, je njegov pravočasni nakup pomembnejši od prodaje. Če ob stiku naročnika v skladišču ni izdelkov in je stranka pripravljena počakati na opravljen nakup, se postopek prodaje začne pravočasno pred nakupom in konča pozneje. Zato je pri opisovanju tega poslovnega procesa in podobnih procesov priporočljivo uporabiti standard DFD, ki se ne osredotoča na časovno zaporedje dela.

Pri izdelavi DFD diagrama poslovnega procesa je treba prikazati tudi oddelke in delovna mesta, ki so vključena in odgovorna za izvedbo del, ki so del procesa. Priporočljivo je, da vsakemu delu dodelite številko ali identifikator, pri oblikovanju imena dela pa uporabite tudi dve pravili.

Pravilo 1. Naslovi dela morajo biti oblikovani po naslednji formuli.

Naziv delovnega mesta = Dejanje + Predmet, na katerem se dejanje izvaja

Na primer, če je to delo povezano z dejanjem prodaje izdelkov, ga je treba poklicati<Продажа продукции>, še bolje pa je navesti, za kakšen izdelek gre. V tem primeru<Продажа>je dejanje in<продукция>- predmet, na katerem se izvaja prodajno dejanje.

Pravilo 2. Pri oblikovanju naslova dela poskušajte uporabiti kratko in jedrnato besedilo, ki bo povečalo učinkovitost nadaljnjega dela na optimizaciji poslovnega procesa. Idealna možnost je primer, ko je naslov dela oblikovan z 2-3 besedami. V skrajnem primeru si prizadevajte, da v naslovu uporabite največ 50 znakov. V težkih primerih se priporoča tudi za vsakega kratek naslov delati, da bi jo natančen opis vnesti v slovarček.

Pri oblikovanju imen materialnih in informacijskih tokov je treba uporabiti tudi podobna pravila. V tem primeru se drugo pravilo uporablja brez sprememb, prvo pravilo pa je oblikovano z naslednjo formulo:

Ime niti = Objekt, ki predstavlja nit + Status predmeta

Na primer, če govorimo o izdelkih, ki so bili poslani stranki, je treba ta tok oblikovati na naslednji način -<Продукция, отгруженная>oz<Продукция, отгруженная клиенту>. V tem primeru<Продукция>je objekt, ki predstavlja tok, in<отгруженная клиенту>- stanje objekta.

Izgradnja mreže poslovnih procesov.

Pri projektu za opis in optimizacijo dejavnosti organizacije je priporočljivo razviti DFD shemo na najvišji ravni – na ravni podjetja kot celote. Pri identifikaciji poslovnih procesov se razvije drevo poslovnih procesov, v katerem so procesi razvrščeni na osnovne, podporne in upravljavske. Glavni cilj te klasifikacije je olajšati delo pri identifikaciji procesov, zmanjšati verjetnost zamude pomembnih procesov, kot tudi vizualno predstavitev izbranih poslovnih procesov, razdeljenih v majhne skupine.

Druga vizualna predstavitev poslovnih procesov podjetja je procesna mreža, ki predstavlja diagram DFD, ki temelji na poslovnih procesih, ki sestavljajo drevo.

Pri gradnji okolja poslovnih procesov so bili opisani vhodi in izhodi. Vhod in izhod vsakega poslovnega procesa sta izhod in vhod za drug poslovni proces ali zunanji subjekt, s katerim organizacija sodeluje. Interakcije med poslovnimi procesi, ki sestavljajo drevo, so prikazane z uporabo mreže procesov (slika 1.8).

Slika 1.8 "Razvoj omrežja poslovnih procesov"

Hierarhični odnosi in klasifikacija poslovnih procesov v procesnem omrežju niso prikazani, da ne bi zamašili modela. Za razliko od drevesa poslovnih procesov, procesno omrežje zagotavlja celovitejši sistemski pogled na dejavnosti organizacije, saj omogoča prikaz ne le elementov organizacije, temveč tudi interakcije med njimi. Poleg tega procesna mreža zagotavlja, da se razvit model delovanja organizacije preverja na integriteto, pravilnost identifikacije poslovnih procesov in opisovanja njihovega okolja. Če izhod enega od poslovnih procesov, na primer dokumenta, ni uporabljen nikjer drugje, torej ni vhod za drug poslovni proces ali zunanjo entiteto, potem to pomeni naslednje. Prvič, opisani rezultat poslovnega procesa je bodisi napačen ali odveč. V nasprotnem primeru morate poiskati poslovni proces, za katerega je ta izhod vhod, in izboljšati diagram okolja tega poslovnega procesa.

V praksi se procesno omrežje pogosto imenuje diagram interakcije omrežja ali poslovnega procesa. Razlika med procesnim omrežjem in klasično shemo DFD je v tem, da je treba na omrežju prikazati zunanje subjekte, s katerimi so v interakciji poslovni procesi podjetja – stranke, dobavitelji, banke itd. Na sl. 1.9 je primer mreže poslovnih procesov za proizvodno podjetje.

Slika 1.9 "Primer omrežja poslovnih procesov"

Opis poslovnih procesov nižjega nivoja.

Dekompozicija poslovnih procesov.

Pri izdelavi DFD diagrama poslovnega procesa je treba uporabiti pravilo "7", po katerem je treba izbrati takšno raven abstrakcije in podrobnosti, v kateri bo diagram poslovnega procesa sestavljen iz povprečno sedmih deluje. Uporaba večjih podrobnosti in s tem tudi števila del bo povzročila močno zapletanje sheme in zmanjšala možnost izvedbe kvalitativne analize poslovnega procesa. To pa je posledica dejstva, da lahko oseba učinkovito upravlja z največ sedmimi različnimi predmeti. Uporaba majhnih detajlov in manj del v diagramu poslovnih procesov bo privedla do tega, da bodo dela za to dovolj povečana, s tem pa se zmanjša tudi možnost njihove kvalitativne analize in optimizacije.

Če je za doseganje ciljev optimizacije poslovnega procesa potrebna njegova večja podrobnost, potem je treba to narediti z razgradnjo dela komponent procesa. Za to se vsako ali nekaj dela procesa obravnava kot podproces in opisuje kot ločen diagram poslovnega procesa druge stopnje (slika 1.10).

Pri klasični pristop opis poslovnih procesov za razvito shemo druge stopnje se lahko uporablja tako DFD kot WFD format opisa, odvisno od nivoja in globalnega obsega dela. Če je delo globalno in ga ni mogoče predstaviti kot časovno zaporedje manjših del, se za njegovo opisovanje uporablja standard DFD. Sicer je priporočljivo delo opisati z modelom WFD.

Po potrebi lahko delo na diagramu procesov druge stopnje razstavimo na diagrame poslovnih procesov tretje stopnje itd. Dekompozicija poslovnega procesa naj se nadaljuje, dokler niso doseženi cilji njegovega opisa. V tem primeru je priročno uporabiti koncepte ugnezdenega procesa ali podprocesa. Na sl. 1.9 diagram poteka dela 3 je ugnezdeni proces ali podproces procesa najvišje ravni. Podobno sta delovna toka 3.1 in 3.4 ugnezdena procesa ali podprocesa procesa druge stopnje.

Posledično je opis poslovnega procesa hierarhično urejen niz shem DFD in WFD, v katerih se sheme najvišje ravni nanašajo na sheme nižje ravni. Pri tem se sheme DFD, uporabljene na višjih ravneh, razgradijo ali imenujejo sheme DFD in WFD. Sheme WFD, ki se uporabljajo na nižjih ravneh, so razčlenjene ali se nanašajo samo na sheme WFD

Izdelava diagrama poteka dela - WFD

Pri opisovanju poslovnih procesov nižje ravni se uporabljajo nekoliko drugačni diagrami procesov, imenovani WFD – Work Flow Diagram, kar se prevaja kot diagram poteka dela. Na tem diagramu se pojavijo dodatni objekti, s pomočjo katerih je opisan proces: logični operaterji, dogodki začetka in konca procesa ter elementi, ki prikazujejo časovne zakasnitve (slika 1.11).

S pomočjo logičnih operaterjev, ki jih imenujemo tudi odločilni bloki, prikazujejo alternative, ki se pojavljajo v procesu, pokaže v katerih primerih proces poteka po eni tehnologiji, v katerih po drugi. S temi elementi lahko na primer opišemo situacijo, ko se za pogodbo z vrednostjo, manjšo od določenega zneska, dogovori ena skupina zaposlenih, pogodbo z višjo vrednostjo pa s kompleksnejšo tehnologijo, v v verigi, v kateri sodeluje več zaposlenih.

Dogodki začetka in konca procesa kažejo, kdaj se proces začne in konča. Za strogo formalizirane poslovne procese, kot je na primer načrtovanje proračuna, lahko čas deluje kot dogodki.

V primerih, ko se opis poslovnega procesa izvaja z namenom njegove nadaljnje časovne optimizacije, se uporabljajo elementi časovnega zamika, ki prikazujejo kraje, kjer je časovni razmik med zaporedno izvedenimi deli. V tem primeru se naslednje delo začne šele nekaj časa po zaključku prejšnjega.

V klasičnem pristopu WFD dokumenti v tem diagramu niso prikazani, saj se ti diagrami uporabljajo za opis procesov nižje ravni, ki vsebujejo podrobno delo in po imenu katerih je jasno, kaj je vhod in kaj izhod.

Slika 1.11 "Diagram poteka dela - WFD"

Posebnost WFD - diagramov je, da puščice med operacijami poslovnega procesa ne označujejo tokov objektov (informacij in gradiva), temveč tokove oziroma časovno zaporedje dela.

Tako je s pomočjo dveh klasičnih shem DFD in WFD mogoče podrobno opisati vse poslovne procese podjetja.

Diagram poslovnega procesa odraža njegovo bistvo in mehanizem dela. Ustvariti vezje samo po sebi ni zelo težko. Dovolj je razumeti, na katera vprašanja bi morala shema odgovoriti in se držati algoritma ustvarjanja. Če komaj čakate, da začnete ustvarjati modele ali ne veste, kje začeti, je ta članek za vas.

Rad bi vas spomnil, da morate, preden začnete opisovati poslovne procese. podjetja je platforma za začetek.

Algoritem, ki ga predstavljam tukaj, bo koristen za tiste, ki bodo šele opisovali poslovne procese. Za tiste, ki sem jih učil jaz, bo članek odlična ponovitev opravljenega))))

Diagram poslovnih procesov - navodila za nestrpne

1 - Določite meje procesa

Vsak poslovni proces se začne in konča z dogodkom. Prva stvar je označiti začetni in končni dogodek.

2 - Narišite glavne bloke procesa

Glavne bloke (podprocese, operacije) razporedite po vrstnem redu, v katerem se izvajajo.

Na tej stopnji ne zapletajte sheme. Prikažite bloke, kot da proces teče brezhibno.

3 - Dodajte vilice in druge dogodke

In zdaj je čas, da malo zakompliciramo. Dodajte glavne možnosti razvoja procesa in glavne vmesne dogodke. Dopolni diagram z manjkajočimi operacijami.

4 - Določite vloge udeležencev v procesu

V poslovnih procesih ni delovnih mest ali posebnih zaposlenih. Namesto tega se uporablja koncept vloge. En zaposleni lahko opravlja več vlog. Eno vlogo lahko opravlja veliko zaposlenih. Položaj je sestavljen iz niza vlog.

Po potrebi dodajte manjkajoče operacije.

5 - Postavite dokumente na diagram

Dokument ni nujno uradni papir s sedmimi podpisi. Z vidika vodenja poslovnih procesov je dokument informacija na katerem koli nosilcu informacij. E-pošta, poročilo, predstavitev, SMS - vse to so dokumenti.

Včasih je treba prikazati vmesne izdelke. To so surovci, polizdelki ali preprosto pomembni deli dela, ki prehajajo iz enega procesnega bloka v drugega. Dodajte jih na tej stopnji. Po nujnosti.

6 - Dodajte rabljene programe in baze podatkov

Postopek mora odražati, katere programe in baze podatkov uporablja.

7 - Razporedite orodja in materiale

Če se v procesu uporabljajo orodja in/ali materiali, naj bo to tudi prikazano. Glavne točke je mogoče prepoznati na diagramu poslovnega procesa. Podroben opis je najbolje dati v komentarjih in posebnih razdelkih opisa. Odlična možnost je sestaviti diagram, ki je posebej osredotočen na uporabo orodij in materialov. Pri takšni shemi ni poudarek na poteku dela, temveč na tem, kako, v kakšni količini in kateri materiali se uporabljajo v poslovnem procesu.

8 - Določite kazalnike uspešnosti v poslovnem procesu

Na diagramu poslovnega procesa postavite kazalnike uspešnosti, ki se tako ali drugače upoštevajo v sistemu.

9 - Prejeto shemo povežite z drugimi procesi

Vsak poslovni proces je le del večjega sistema. Vsi procesi so med seboj povezani. V bistvu je povezava nekaj, kar proces izmenjuje z drugimi procesi. Upoštevajte, da morate navesti pprocese, s katerimi je trenutni proces povezan in kaj izmenjujejo.

10 - Preverite nastali model poslovnega procesa

Načeloma je shema pripravljena. Diagram poslovnega procesa mora odgovoriti na naslednja vprašanja:

• Kje se začne in konča poslovni proces?
• Katere procese vključuje? Kaj se menja?
• Katere operacije se izvajajo? V kakšnem vrstnem redu?
• Kdo izvaja dejavnosti v procesu?
• Kateri dokumenti se uporabljajo in se pojavljajo v postopku? V katerih operacijah se ti dokumenti uporabljajo/pojavijo?
• Katera orodja, materiali, programska oprema in baze podatkov se uporabljajo v procesu in v katerih operacijah?
• Kateri kazalniki uspešnosti in kje natančno so zabeleženi v poslovnem procesu?

Dobro pripravljena shema mora biti lahko razumljiva in dovolj informativna.
Diagram poslovnega procesa bi moral biti razumljiv "človeku na ulici".
Diagram poslovnega procesa mora v fazi opisa odražati, kako se proces izvaja v resničnem življenju.

Ta algoritem vam bo omogočil, da preprosto in hitro opišete potrebne poslovne procese. Nato bom podrobno govoril o opisu poslovnih procesov. Ostati v stiku.

Tako kot je v industriji nemogoče ustvariti izdelek brez risbe, tako je nemogoče načrtovati proces brez opisa. Opis je »risba« procesa, z ustvarjanjem katerega dobite možnost, da ga spremenite v želeno smer in s tem upravljate. Za pisanje opisa poslovnega procesa je treba najprej opredeliti njegove elemente. To so:

Funkcije (operacije, akcije);

Dogodki (nekatere metode uporabljajo izraz "stanja");

Viri, med katerimi se ločeno razlikujeta dve skupini: o izvajalci - vloge, zaposleni, položaji, oddelki o informacijski viri— dokumenti, spisi, arhivi in ​​drugi nosilci informacij;

Izdelki in storitve

Funkcija je kompleksen pojem, ki se najpogosteje uporablja pri označevanju meja odgovornosti zaposlenih. Ker je funkcija niz dejanj, nam to omogoča, da obravnavamo proces kot poseben primer funkcije. Po drugi strani pa lahko proces vključuje dejavnosti, ki so funkcije. V tej metodologiji se ti koncepti obravnavajo skupaj. in se včasih uporabljajo zamenljivo. Na primer, proces dela s stranko je zaporedje dejanj, funkcija dela s stranko, dodeljena prodajnemu oddelku, pa je niz odgovornosti. V tem primeru se ti koncepti ujemajo.

Funkcija (formalna definicija) je predmetno usmerjena naloga ali dejanje, ki se izvaja na objektu, s katerim se doseže eden ali več ciljev podjetja.

Obstajajo tri možnosti za strukturiranje funkcij v podjetju

Po objektu - objektno usmerjeno;

Po procesu - procesno usmerjeno;

Po operacijah - Operativno usmerjeno

Objektno usmerjen pristop je, da so vse funkcije, ki delujejo na isti objekt, označene, na primer "red" (glej sliko 4). S procesno usmerjenim pristopom so poudarjene vse funkcije, ki so vključene v proces, na primer »obdelava naročil« (glej sliko 5). Pri operacijsko usmerjeni funkcijski strukturi je pozornost usmerjena na vrsto operacije, na primer "prilagoditev".

1.2.2. Razvoj

Koncept "dogodka" je bil že podan v opisu zunanjih meja procesa. Pomeni pridobitev določenega statusa s strani objekta, ki je povezan s poslovnim procesom. Poleg definiranja meja procesa se dogodki uporabljajo tudi v samem procesu za označevanje vej (možnosti). Na primer, pri izvajanju funkcije "Preverjanje razpoložljivosti blaga na zalogi" sta lahko dva rezultata: "Blago je na zalogi" ali "Blaga ni na zalogi". V tem primeru bodo to dogodki, ki kažejo smer poteka procesa. Če je "Artikel na zalogi", lahko sledi odprema. Če "Artikel ni na zalogi", je kupec obveščen o nezmožnosti izpolnitve naročila in zahteva prestavitev na drugo obdobje.

V kompleksnih informacijskih sistemih se pogosteje uporablja koncept "stanje". Stanje in dogodek sta vedno povezana z nekim predmetom. V primeru dogodka "Artikel je na zalogi" je določen predmet (izdelek) v stanju razpoložljivosti. V prihodnosti bo opis stanj objektov pomagal sestaviti zahteve za informacijski sistem.

1.2.3. Viri

Viri so predmeti dela, porabljeni v procesu, in delovna sredstva, uporabljena v procesu.

Kot predmeti dela v procesu lahko delujejo surovine, materiali, sestavni deli itd., kot delovna sredstva pa lahko delujejo stroji, orodja in oprema. Viri vključujejo tudi delo, informacije, znanje itd. V tej metodologiji bodo delovni in informacijski viri (zaradi njihovih posebnih lastnosti) obravnavani ločeno.

1.2.4. Izvajalci

Izvajalci (udeleženci procesa) so zaposleni, ki opravljajo določene naloge (dejanja) v procesu, vključno z zunanjimi (niso vključeni v osebje podjetja, na primer svetovalci, revizorji itd.). Obstajajo naslednje vrste udeležencev procesa:

Organizacijske povezave - strukturne enote— oddelki itd.;

Položaji - različni položaji od kadrovanje podjetja, na primer: vodja prodaje, logistik, vodja blaga, vodja delavnice št. 1;

Zaposleni - osebnosti, zaposleni v podjetju (polno ime), na primer Ivanov Ivan Ivanovič;

Vloge so ločene skupine dolžnosti, ki jih lahko zaposleni opravlja v procesu, hkrati pa ima določene pravice. Vloge lahko v posameznem primeru sovpadajo s položajem – tako po funkcionalnosti kot po nazivu. Na primer: Ch. računovodja, sistemski skrbnik.

Organizacijske povezave se lahko uporabljajo pri najbolj splošnem opisu poslovnih procesov celotnega podjetja ali za opis funkcionalnosti organizacije.

Uporaba vlog je skoraj enaka kot položaji. Razlika je v tem, da lahko en položaj opravlja več vlog. Na primer v majhni organizaciji finančni direktor lahko opravlja funkcije tako financerja kot Ch. računovodja. Lahko pa je programer tudi sistemski skrbnik. V teh primerih je navedeno, da položaj pomeni več vlog v organizaciji, v procesih pa se uporabljajo oznake vlog. Poleg tega pri izvajanju informacijskih sistemov vsak, ki dela s sistemom, prejme določeno vlogo, za katero so značilne pravice dostopa:

skrbnik

Uporabnik

Finančni direktor (v tem primeru ne položaj, temveč vloga v sistemu, ki določa pravice do dostopa do informacij in pravice do uporabe poročil in drugih orodij).

Potreba po uporabi določenih udeležencev, na primer vlog, je določena s cilji opisa poslovnega procesa in prek njih - z zahtevano stopnjo podrobnosti. Vloge so potrebne za opis ravnanja zaposlenih na ravni dela z informacijski sistem, in oddelki na ravni analize porazdelitve funkcij po organizaciji. Pri opisovanju poslovnih procesov organizacije uporabljajo predvsem položaje. Uporabljajo se le v skrajnem primeru zaposleni (t.i. polno ime), saj to kaže na odvisnost izvedbe poslovnega procesa od osebnosti izvajalca.

Zaposleni v procesu sodelujejo različno. Ločimo naslednje vrste sodelovanja v procesu.

Izvaja (izvršni) - neposredno sodeluje pri izvedbi dejanja, in če je izvajalcev več, se razume, da so zamenljivi in ​​da lahko vsak izvede dejanje sam.

Potrjuje rezultat - običajno vodstveni položaji.

Prispeva k (prispeva) - neposredno sodeluje pri izvedbi, vendar se za razliko od izvedbe (izvršni) predpostavlja obvezno sodelovanje vseh izvajalcev. Če enega od njih ni, se funkcija ne izvaja, saj izvajalci niso zamenljivi. Na primer, za premikanje hladilnika sta potrebna dva premikalnika: oba opravljata isto funkcijo, vendar eden ne more opravljati te funkcije brez drugega.

Odgovoren za IT podporo – na primer sistemski skrbnik.

Svetuje, da je tovrstna komunikacija prisotna ob sodelovanju zunanjih svetovalcev.

Vsaka vrsta sodelovanja mora biti v procesu pravilno prikazana z ustrezno oznako ali opisana v opombah k diagramom.

1.2.5. Informacijski viri

Informacijski viri predstavljajo celoto vseh podatkov, ki so na voljo v podjetju. Informacije so ključna komponenta za upravljanje poslovnih procesov. Pri opisu procesa so opredeljene informacije, ki jih proces uporablja in izdane kot rezultat. Obstajajo tudi osnovne informacije.

Informacije lahko razvrstimo po naslednjih kriterijih: kraj izvora, stopnja obdelave, način prikaza, stabilnost, nadzorna funkcija. Različne klasifikacije informacije so potrebne pri analizi informacijskih tokov. Na primer, določanje krajev izvora informacij je osnova za organizacijo brezpapirnega poteka dela z vnosom informacij v kraje njihovega nastanka. In za določitev krajev pojavljanja je treba informacije razdeliti na zunanje in notranje, da se upošteva pretok zunanjih informacij in zagotovi njihov vnos v sistem.

Procesi običajno uporabljajo oznake različnih dokumentov in datotek. Pri opisu procesov za namene avtomatizacije je treba upoštevati nosilec informacij in podrobne dokumente do ravni polj. Polja se uporabljajo kot mesto za vnos podatkov v program, ki se lahko spreminja. Na primer, "Naročilo" je Besedilni dokument A, ki vsebuje polje Ime stranke, dolgo do 128 znakov.

Z bolj razširjenim opisom bo dovolj, da se omejimo na dokument »Naročilo«. V tem primeru bo funkcija "Vnos naročila" izvedena brez navedbe, kateri podatki se vnesejo v sistem. Hkrati vam večina orodij za opis poslovnih procesov omogoča, da ta opis po potrebi dodatno izpopolnite.

1.2.6. Izdelki in storitve

Izdelki in storitve so rezultat, ki nastane med izvajanjem procesa in izpolnjujejo zahteve strank procesa. Ni nujno, da je izdelek podjetja. Za interni proces je lahko rezultat dokument, ki se posreduje nadrejenim. Rezultat procesa načrtovanja prodaje je na primer »prodajni načrt« podjetja v fizičnem in denarnem smislu. Vodstvo podjetja in proizvodna služba, ki sta naročnika procesa, k temu načrtu postavljata določene zahteve v obliki formata za zagotavljanje, pogojev itd.

1.2.7. tokovi

Če zaporedoma predstavimo homogene elemente procesa, dobimo tokove.

Funkcionalni tok - opisuje zaporedje opravljenega dela in ga je mogoče označiti s stroški in trajanjem.

Pretok informacij – prikazuje gibanje predmetov, kot so papirni dokumenti, datoteke, zapisi baze podatkov itd.

Organizacijski tok - zaporedje izvajalcev procesa po vrstnem redu opravljenega dela.

Pretok virov – razkriva gibanje vseh virov v procesu. V literaturi je tudi vhodni/izhodni tok, ki prikazuje vire, ki jih proces uporablja in porabi, pa tudi proizvedene izdelke/storitve.

Tokovi so potrebni za analizo posameznih vidikov poslovnega procesa. Za analizo delovne obremenitve zaposlenih je na primer bolje uporabiti organizacijski tok kot proces kot celoto.

1.2.8. Stopnje opisa procesa (razgradnja)

Razgradnja- tehnika, ki vam omogoča, da kompleksen sistem predstavite v obliki več enostavnejših med seboj povezanih, ugnezdenih sistemov. Ta oblika predstavitve vam omogoča analizo procesa brez preobremenitve predstavitve z elementi, ki niso potrebni za reševanje trenutnega problema. Globina dekompozicije je določena s cilji modeliranja in tako določa nivo podrobnosti opisa procesa. Po analogiji z načrtovanjem je mogoče izvesti modeliranje in opis poslovnih procesov od zgoraj navzdol in od spodaj navzgor.

V primeru modeliranja od zgoraj navzdol so vsi sistemski procesi opisani začenši z najvišje ravni, torej celotno podjetje se najprej obravnava kot skupek med seboj povezanih funkcij, nato pa se posamezne funkcije razkrijejo v obliki medsebojno povezanih poslovnih procesov.

Pri modeliranju »od spodaj navzgor« se izbere en proces (na primer »Obdelava naročil«), nato se opiše in optimizira za zastavljene cilje. Pogosto v tem primeru ne pride do opisa sistema podjetja kot celote, ampak je opisan le del sistema, ki je v interakciji z opisanim procesom. Takšno delo lahko v prihodnje nadaljujemo z vključevanjem drugih procesov v delo poslovnega inženiringa.

Vsaka od tehnik modeliranja ima pravico do obstoja, pa tudi svoje prednosti in slabosti.

Opis sistema poslovnih procesov podjetja "od zgoraj navzdol" zahteva veliko sredstev. Pri takšnem delu se praviloma rušijo ustaljeni stereotipi, pogosto pa je rezultate težko uveljaviti brez večje spremembe obstoječega sistema. Potrebna je podrobna, predhodna študija sistema "poslanstvo - strategija - cilji" podjetja.

S pristopom od spodaj navzgor je lažje zgraditi ekipo in narediti izboljšave v kratkem času, vendar bodo te izboljšave lokalne. Za takšno delo je dovolj izdelati cilje inženirskega projekta. Odločitve v korist tega pristopa se sprejemajo na podlagi nižjih stroškov in možnosti testiranja učinkovitosti. nova tehnologija brez velikega tveganja za podjetje kot celoto. V prihodnosti bo lahko usposobljena ekipa zaposlenih uporabljena za širjenje izkušenj s projektom na preostanek podjetja. Ta metodologija opisuje prav tak pristop k poslovnemu inženiringu.

Kaj je večnivojsko modeliranje poslovnih procesov? Funkcija (enotno dejanje) procesa je lahko ločen proces in je razkrita na spodnji ravni kot ločen proces, sestavljen iz več operacij.

Tako je s povečanjem podrobnosti opisa poslovnih procesov mogoče oblikovati strukturno »gnezdenje« poslovnih procesov. Takšna struktura je procesni model podjetja in mora vsebovati opis poslovnih procesov, ki določa njihove odnose.

Raven podrobnosti opisa posameznega poslovnega procesa narekuje potreba po zagotavljanju kakovosti razumevanja poslovnega procesa. Če kateri koli korak postopka na dani ravni podrobnosti ostane nejasen, se podrobnost opisa poveča. Če ta raven podrobnosti zadostuje za nedvoumno razumevanje poslovnega procesa (ki določa priročnost in učinkovitost dela z njim), potem ni treba povečati stopnje podrobnosti (da bi prihranili vire).

Obstoječa praksa gradnje nadzornih sistemov vključuje več pristopov k organizaciji nadzornih sistemov. Najbolj znani med njimi so sistemi, zgrajeni na upravljanju funkcij in upravljanju poslovnih procesov organizacije.

Poslovni proces- zaporedje dejanj (podprocesov), katerih cilj je pridobiti dani rezultat, ki je dragocen za organizacijo.

Poslovni proces

Sistemi upravljanja, zgrajeni na principih upravljanja funkcij, so hierarhična piramidna struktura oddelkov, razvrščenih glede na opravljene funkcije. Funkcionalno enoto lahko razumemo kot skupino strokovnjakov na določenem funkcionalnem področju. V organizacijah, ki so zgrajene po tem načelu, se upravljanje izvaja po administrativno-popovednih načelih. Drug pristop k sistemom za upravljanje zgradb je upravljanje delovnih tokov ali procesov, ki sestavljajo dejavnosti podjetja. Procesna enota vključuje koordinatorja – lastnika procesa in izvajalce z različnih funkcionalnih področij, združenih po načelu enotnosti rezultata poslovnega procesa. Takšni sistemi se pogosto imenujejo "horizontalni", kar pomeni "vertikalno" upravljanje hierarhijo funkcionalnih enot in upravljavcev v standardnem sistemu upravljanja, zgrajenem na funkcionalnem principu.

Koncept poslovnega procesa je osnova procesnega pristopa k analizi in sintezi dejavnosti organizacije. Procesni pristop omogoča obravnavanje dejavnosti organizacije kot povezanega sistema poslovnih procesov, od katerih vsak poteka v povezavi z drugimi poslovnimi procesi oz. zunanje okolje. Trenutno se uporablja procesni pristop predpogoj zgraditi sistem vodenja kakovosti v skladu z zahtevami standarda 9001. Praksa kaže, da je sistem vodenja, ki temelji na načelih vodenja procesov, učinkovitejši in učinkovitejši od enakovrednega obsega. funkcionalni sistem. Vendar je razvoj in implementacija takšnega sistema zapleten proces.

Ključni koncepti procesnega pristopa so:

Rezultat poslovnega procesa- nekaj, za kar se izvaja poslovni proces, t.j. dejavnost se vedno obravnava skupaj z namenom te dejavnosti – pridobivanje na izhodu nekega rezultata, ki izpolnjuje določene zahteve. Izhodi poslovnega procesa se pogosto imenujejo izhodi poslovnega procesa.

Lastnik poslovnega procesa — izvršni, odgovoren za prejemanje rezultatov postopka in pooblastilo za razpolaganje s sredstvi, potrebnimi za dokončanje postopka. Pogosto je treba opazovati zgolj formalne rezultate izvajanja procesnega pristopa - Lastnik poslovnega procesa je imenovan skoraj arbitrarno, nima dejanskih pooblastil, na primer za razpolaganje s kadri, potrebnimi za izvajanje procesa. V tem primeru ni treba govoriti o kakršni koli odgovornosti Lastnika poslovnega procesa za pridobitev rezultata, ogrožen pa je tudi sam prejem potrebnega rezultata.

Izvajalci poslovnih procesov- ekipa strokovnjakov z različnih funkcionalnih področij (cross-functional team), ki izvajajo aktivnosti procesa. Izvajalci procesa so pri funkcionalnem pristopu bolj osredotočeni na rezultat kot izvajalci posameznih funkcij, saj je osnova motivacijske sheme pri vodenju procesov razdelitev bonusov med člane ekipe šele, ko je dosežen končni rezultat. S funkcionalnim pristopom so izvajalci motivirani samo za opravljanje funkcij in jih ne zanima končni rezultat.

Vhodi v poslovni proces- viri (material, informacijski), potrebni za izvedbo in pridobitev rezultata procesa, ki se porabijo ali pretvorijo med izvajanjem procesa.

Glavno vprašanje, s katerim se sooča razvijalec modela, je načelo identifikacije poslovnih procesov. Na podlagi definicije je načelo izbire procesov eno - to je rezultat. Pri izpostavljanju poslovnih procesov je treba zagotoviti, da so na eni ravni modela enonivojski rezultati dejavnosti in posledično procesi.

Poslovni proces

Poslovni proces (Poslovni proces)- nastavljeno zaporedje dejanj, ki zahteva določen vložek, doseže določen rezultat in uporablja specifične vire, ki služi za izvedbo dela ali storitve za naročnika. V angleški literaturi poslovni proces je predstavljen kot niz ene ali več povezanih operacij ali postopkov, ki skupaj uresničujejo nek cilj proizvodne dejavnosti običajno poteka znotraj vnaprej določene organizacijske strukture, ki odraža odnose med udeleženci.

Kaj so poslovni procesi podjetja

Splošni pogled na poslovni proces.

Koncept poslovnega procesa

Koncept je postal razširjen v povezavi s prehodom na procesno usmerjeno organizacijo in procesno usmerjeno upravljanje podjetja. Tipični poslovni procesi za podjetja so izpolnjevanje naročil, razvoj izdelkov, vodenje podjetja, dostava izdelkov. V praksi ima vsako podjetje poslovne procese, značilne za svoje področje in med seboj povezane, namenjene ustvarjanju in uresničevanju vrednosti izdelkov in storitev. Vsekakor si oglejte članek Kako zgraditi poslovni proces v podjetju - navodila v 4 korakih»Razumeti, kako se poslovni procesi ustvarjajo v praksi. Kompleks bo postal jasen in razumljiv.

Po standardu ENISO 9001:2000 je proces niz med seboj povezanih sredstev in dejavnosti, ki pretvorijo vložek v rezultat. Procesi povzročijo spremembe ustreznega predmeta.

Podjetja imajo procese različne vrste, ki so lahko odvisni drug od drugega in se hkrati v marsičem razlikujejo.

Te možnosti so:

• Vrsta dejavnosti: proizvodni procesi ali storitve. rezultat proces produkcije je oprijemljiv proizvod (npr. strojna orodja), opravljanje storitev - nematerialni (npr. informacije).
• Vrsta izvedbe: operativni, t.j. tekoči procesi, kot so obdelava, izračun, ali dispozitivni procesi, kot so načrtovanje, nadzor.
• Ustvarjanje vrednosti: neposredni, spreminjajoči se objekt (mount) ali posredni procesi ustvarjanja vrednosti, pripravljalni ali podporni procesi (preverjanje, transport).
• Kompleksnost: makroprocesi ali mikroprocesi. Makroprocesi opisujejo splošne procese v podjetjih (proizvodnja avtomobilov). Mikroprocesi - njihovi sestavni deli (proizvodnja telesa).
• Komercialni uspeh: ključni, vodstveni in podporni procesi. Ključni procesi so specifični za podjetje in jih je še posebej pomembno doseči skupni namen podjetja.

Poslovni procesi so pogosto kombinacija ključna, vodstvena in podpiranje procesi (glej diagram 2).

Ključni procesi(ustvarjanje vrednosti) združujejo naloge in delo za izpolnjevanje specifičnih zahtev strank z uporabo ključnih proizvodnih kompetenc. So strateško pomembne in hkrati specifične (edinstvene, ker jih je na primer zaradi uporabe lastniškega znanja težko kopirati). Tej vključujejo:

• obdelava in izpolnjevanje naročil;
• razvoj, oblikovanje in oblikovanje izdelkov;
• izdelava in montaža itd.

Procesi upravljanja vsebujejo naloge in aktivnosti, ki so usmerjene v dolgoročni razvoj podjetja in doseganje ciljev podjetja.

Tej vključujejo:

• strateški razvoj podjetja;
• dolgoročno in srednjeročno načrtovanje v podjetju;
• razvoj osebja;
• načrtovanje naložb;
• motivacija osebja itd.

Podporni procesi vsebujejo potrebne naloge in delo za podporo ključnih procesov, vendar ne vodijo do takojšnje vrednosti za stranko, na primer:

• obdelava podatkov;
• Vzdrževanje;
• logistika;
• administrativni procesi itd.

Diagram prikazuje glavno tipologijo poslovnih procesov v podjetju in njihov odnos.

Shema 2. Razmerje poslovnih procesov podjetja

Oblikovanje in strukturiranje vključuje upoštevanje ne le tipologije, temveč tudi raven procesa (glej diagram).

Diagram 3: Ravni poslovnih procesov.

Ravni procesa	Primeri
Procesi 1. stopnje Podjetniška veriga	Organizacija zunanjih procesov, na primer veriga industrijskega sodelovanja. Primer: logistični proces dobavne verige za podjetja proizvodne mreže
Procesi 2. stopnje Podjetje	Organizacija obdelave naročil v podjetju. Primer: Nabavni proces v podjetju
Procesi 3. stopnje Strukturna razdelitev	Organizacija naročila v strukturni enoti: Primer: razvoj naročila v nabavnem oddelku
Procesi 4. stopnje Delovni sistem	Organizacija obdelave naročil v ločenem delovnem sistemu: Primer: dogovor o roku dostave naročila s strani zaposlenega N.

Za opis procesa s kvalitativno-kvantitativnega, prostorsko-organizacijskega in tehnično-tehnološkega vidika se uporabljajo značilnosti (parametri), ki jih določa standard ENISO 9001:2000. Parametri procesa – podatki, ki kažejo učinkovitost in uspešnost, kot so stroški, čas izvedbe, kakovost, natančnost.

Povezani izrazi:

Poslovni proces je periodično ponavljajoča se nadzorovana dejavnost, katere rezultat je nek vir (informacijski ali material), ki ima vrednost za določenega potrošnika (stranka). Stranka je lahko notranja ali zunanja.

Poslovni procesi podjetja so združeni v strukturo. To je hierarhični model, ki odraža povezave med procesi in oddelki (tudi prek vhodov/izhodov). Če potegnemo analogijo z avtomobilom, potem je struktura procesov splošna shema glavne komponente in sistem vozila (vzmetenje, karoserija, motor, hladilni sistem itd.). Poslovni proces je podroben diagram vsako vozlišče, s prikazom vsakega dela in opisom delovanja delov in njihove medsebojne interakcije.

V tem delu vam želim povedati, kako prikazati diagrame določenega vozlišča in delov. Za primer vzemimo poslovne procese spletne trgovine.

Uporabili bomo zapis eEPC (extended Event-Driven Process Chain). Z njegovo pomočjo so opisani delovni tokovi - zaporedje dejanj za dokončanje poslovnega procesa, ob upoštevanju odvisnosti informacij in uporabljenih virov.

Zapis eEPC pomaga prikazati poteke dela v diagramih poteka. Neposredno opisujejo delo/funkcije, povezave med njimi, elemente logike delovnega toka, gibanje virov in informacij, uporabljene vire, izvajalce itd.

Prednosti notacije za oblikovanje strukture poslovnih procesov:
— relativna preprostost za razumevanje in uporabo;
- v zapisu je malo strogih pravil in ga je mogoče po potrebi razširiti;
- njegova uporaba ne zahteva posebne programske opreme (čeprav ta obstaja in omogoča učinkovitejšo uporabo tega zapisa);
- potek dela s tem zapisom je mogoče opisati ne glede na to, v kateri fazi je projekt implementacije sistema vodenja poslovnih procesov v podjetju (njegova izvedba morda sploh ni načrtovana).

Bistveni elementi

Glavna elementa tega zapisa sta dva koncepta: "funkcija" in "dogodek". Prikazane so na naslednji način:

Slika 1. Glavni elementi zapisa eEPC

Razlika med funkcijami in dogodki:

1.Funkcija - neko nadaljevanje dejanja, ki ima nek rezultat.

2. Dogodek je dejstvo, da se nekaj doseže, običajno ima minimalno trajanje v času. V tem primeru dogodek vedno sproži izvajanje funkcije, funkcija (razen produkcije rezultata) pa se konča z dogodkom. Najpogosteje - dejstvo proizvodnje tega pravega rezultata. In če še ni konec niti, potem zadnji dogodek sproži izvedbo naslednje funkcije itd.

Primer. Uporabnik spletne trgovine je na spletnem mestu pustil zahtevo, zaposleni v trgovini pa jo je prejel.

Po tem je preveril stanje želenega artikla v skladišču in prejel izpisek stanja. Nato je stranko poklical po telefonu, prejel potrebne pojasnilne informacije in jih vnesel v dnevnik dostave.
V tem primeru:

"Prijava je bila prejeta od stranke" - dogodek;
"Preverite bilance izdelkov" - funkcija;
"Izpisek o stanju prejetega blaga" - dogodek;
"Pokliči stranko" - funkcija;
"Informacije, prejete od naročnika" - dogodek;
"Ustvari vnos v dnevnik zahtev" - funkcija;
"Vnos v dnevnik ustvarjenih aplikacij" - dogodek.

Na diagramu je videti takole:

Slika 2. Fragment postopka obdelave prijave strank v spletni trgovini

Opažam, da mora biti vsaka funkcija sprožena z dogodkom in končana z dogodkom.

Običajno so zaporedja dogodkov in funkcij razporejena od zgoraj navzdol, redkeje od leve proti desni. Povezani so s črtami z vodilnimi puščicami.

Poleg dveh glavnih elementov v zapisu eEPC se uporabljajo drugi. Poglejmo jih podrobneje.

Dodatni elementi

Zapisu je mogoče dodati naslednje elemente:

Slika 3. Dodatni elementi zapisa eEPC

Seznam uporabljenih elementov lahko razširite po želji. Vendar ne bodite preveč zaneseni, saj bo to otežilo branje diagrama poteka.

Slika 4. Različice elementov, ki jih je mogoče uporabiti za razširitev zapisa eEPC

Ta razširjeni seznam in postopek njegove uporabe zabeležite v nekem regulativnem dokumentu. To je mogoče storiti v korporativnih pravilih za gradnjo diagramov poslovnih procesov ali v položaj podjetja o modeliranju procesov.

Bodite pozorni na element "Informacije". Ta element je potreben za prikaz normativnih in regulativnih dokumentov ter za prikaz vmesnih ali začasnih informacij. Vmesne informacije je najbolje omejiti na minimum, saj jih je težko upoštevati in nadzorovati. Če so te informacije pomembne - na primer ustno naročilo vodstva ali želje stranke - lahko z njimi storite naslednje:

Če je mogoče, prenesite takšno izmenjavo informacij v dokumentirano elektronsko obliko.

Če možnosti ni, vendar so informacije še vedno pomembne, priporočam uvedbo dokumentarnega podvajanja informacij s potrditvijo njihovega pošiljanja od primarnega vira (vodje) in prejema s strani podrejenih.

Primer. Mnogi so naleteli na situacijo, ko vodja da ustni ukaz, ki se nato izvede. Po tem se lahko izkaže, da je prvotni vodja imel v mislih nekaj povsem drugega. Posledično se izkaže: naročilo je bilo izvedeno napačno, izvajalec je izgubil čas za njegovo izvedbo itd.

V idealnem primeru bi morala prispeti pomembna naročila pisanje, izvajalec pa mora potrditi njihov prejem.

Uvod v poslovne procese. 2. del

Toda iz različnih razlogov to ni vedno mogoče. Tukaj je, kaj lahko storite v takšni situaciji:

Uvesti dodatno kadrovsko mesto za pomočnika vodje, namestiti posebno programsko opremo za nadzor izvajanja naročil itd. Nato bodo vsa naročila dobila dokumentirano obliko, imela bodo vse pomembne atribute: roke, vire, odgovorne osebe, sodelavci.

Če je podjetje majhno in vodje elektronske borze ni mogoče "prepričati", lahko poskusite del dela prenesti na izvajalce. Po prejemu naročila sam ustvarja E-naslov s potrebnimi informacijami, nato jih pošlje upravitelju z zahtevo za potrditev navodil. Lahko razvijete predlogo za takšno pismo ali namesto e-pošte uporabite opravila v MS Outlooku, ustvarite posebno Excelovo preglednico, delite dokumente prek interneta itd.

Enako velja za informacije, ki prihajajo od stranke. Ko od njega prejmete ustno željo, ustvarite elektronski dokument (vstop v elektronski dokument) in po možnosti pridobite potrditev od stranke, npr. po e-pošti.

Brez tega je težko nadzorovati proces in ga po potrebi upravljati.

Se nadaljuje.

Alexander Sagalovich, www.probusiness.by

Resnični pregled centra za optimizacijo poslovanja

Vladimir Karusel

Resnični pregled centra za optimizacijo poslovanja:
Želim zaščititi ljudi pred še eno prevaro na internetu!
Pozdravljam vas, dragi prijatelji, na tej edini pošteni strani s svobodo govora!
Zaradi nezmožnosti pisanja PRAVI pregled o tej organizaciji, prisiljen to storiti tukaj. Resnično upam, da bo to pomagalo in da ne bo izbrisano! Na internetu ga ne boste našli negativne povratne informacije ali celo povprečno. Enostavno se ne objavijo. To sem poskušal narediti na več priljubljenih spletnih mestih, kot je "Dodaj" na www.stop-list.ru; o »Socialni mreži delovne medsebojne pomoči« na antijob.net; "Courier Finance" na www.courier.com.ru, ki prebivalstvu zagotavlja njihovo poštenost in nepodkupljivost - o Centru za optimizacijo poslovanja ni bil objavljen niti en komentar, poleg tega sem govoril z njihovo upravo - nihče ne bo odstranil FALSE iz svoje strani in še naprej prikrivajo kriminalce z objavo naročenih člankov o "Centru za optimizacijo poslovanja".

Dve recenziji sem našel potem, ko so me vrgli, a ko grem na stran, kjer sta bili objavljeni, piše, da sta bili izbrisani.
Nujno je bilo treba pridobiti podjetje - razšli so se s partnerji, registracija + odprtje računa bi trajala več kot mesec dni, nato pa že pripravljeno podjetje. Prebral sem na stotine pozitivnih ocen in pri nakupu pripravljeno podjetje Nisem našel ničesar nezakonitega - glavna stvar je, da ga pozneje ponovno registrirate in to je to. Na splošno po več telefonskih klicih in branju na stotine dobrih ocen o tem odvetniška pisarna na zgornjih straneh - jim je nakazal velik znesek in denar je izginil. Banka mi je dala potrdilo o prenosu denar, a računovodstvo Centra za optimizacijo poslovanja zavrne njihov prejem na račun, vodje odložijo slušalko.

Poglavje 4 Opis poslovnih procesov organizacije

Na zahtevo za pogovor z računovodjo "pošlji" pisati pisma. Vse moje telefonske številke so na črnem seznamu in ne morem priti do njih. Posvetoval sem se z odvetnikom – vse informacije na njihovi spletni strani so marketinški trik in jih za »besedilo« ni mogoče pritegniti. Ne zavajajte se s Centrom za optimizacijo poslovanja!!! Preveč prevar na internetu! In kar je najpomembneje, z njimi se ni mogoče boriti! Našel sem ljudi, ki so jih tudi vrgli, ne verjamejo v pravičnost in naš pravni sistem in se nočejo boriti. Bodi previden! Kupite kakršne koli storitve po sklenitvi pogodbe in osebnem sestanku! Ne bodi naiven! "Zbudi me čez 100 let in povedal ti bom, da v tej državi še vedno pijejo in kradejo" - slavni ruski pisatelj.

Avtorske pravice: Vladimir Karusel, 2015
Potrdilo o objavi št. 115112704421

Seznam bralcev / Različica za tiskanje / Objavite obvestilo / Prijavite zlorabo

Ocene

Napiši povzetek

100% prevaranti. Imel sem potrebo po uporabi storitev teh prevarantov (takrat tega nisem vedel). Prebral sem veliko dobrih ocen o "Centru za poslovno optimizacijo" na njihovem spletnem mestu lph.ru. Pravkar sem opazil, da večina spletnih mest z dobrimi ocenami vsebuje …..lph.ru. Na splošno sem kupil to prevaro in prenesel velik znesek in VSE ... ... denar ni šel nikamor. Banka mi je izdala potrdilo o prejemu sredstev na njihov račun, vendar računovodstvo "Centra za optimizacijo poslovanja" prejem zavrača, menedžerji pravijo - pišejo. Odgovarjajo na moja pisma - naš račun je blokiran, vaš denar ni viden. Čakamo…. Čakam že več kot en mesec. Ločitev!!! Izogibajte se marketinškim trikom prevarantov - lph.ru. !!!

Dmitrij Sokolov 42 7. 12. 2015 15:10 • Domnevna kršitev

Dodajte opombe

Napišite recenzijo Napišite zasebno sporočilo Druga dela avtorja Vladimir Karusel

Opis poslovnih procesov kot metode upravljanja v organizaciji

Yandex išče izkušenega strokovnjaka, ki bo analiziral in izboljšal poslovne procese v komercialnem oddelku.

Glavne odgovornosti:

• opis obstoječih notranji procesi, predlaganje in usklajevanje možnosti za njihovo optimizacijo;
• sodelovanje pri razvoju in izvajanju standardov dela v oddelku ter kasnejši nadzor nad njihovim spoštovanjem;
• aktivna interakcija s kolegi iz sorodnih oddelkov, vključno z razvojem interne in zunanje dokumentacije;
• razvoj in podpora obrazcem povratne informacije za povpraševanje notranjih in zunanjih strank;
• razvoj in optimizacija enotnih meril, po katerih se ocenjuje kakovost dela zaposlenih.

Zahteve:

• dve leti izkušenj na podobnem delovnem mestu;
• odlično znanje tehnična sredstva vizualizacija (MS Visio - potrebno);
• veščine upravljanja uspešnosti procesov;
• Izkušnje pri vodenju medfunkcijskih projektov;
• poznavanje ERP sistemov in procesov upravljanja;
• izkušnje z dirigiranjem notranja revizija(bi bila prednost).

Primerni ste za nas, če:

• neodvisen pri delu;
• vztrajen pri doseganju ciljev in sposoben delati z odporom;
• imajo odlične komunikacijske in predstavitvene sposobnosti;
• imajo analitično in sistemsko razmišljanje (sposobnost razdeliti problem na glavne elemente, kritično vrednotiti informacije, poiskati rešitve);
• lahko vidite strukturo v zapleteni sistemi, kot tudi vizualizirati na preprost in jedrnat način;
• prizadevati si za ustvarjanje in vzdrževanje standardov.

Osebne informacije:

Svetoval več kot 70 podjetjem na področju rednega upravljanja: od 10 do 9.000 ljudi (vključno: holdingi, verige trgovin, tovarne, storitvena podjetja, gradbeniki, javni uslužbenci, spletne agencije, spletne trgovine). Študent Aleksandra Friedmana.

Eden od soavtorjev knjige Socialne tehnologije Tallinn School of Managers. Izkušnje uspešne uporabe v poslu, vodenju in zasebnem življenju": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

direktor

"Tri poti vodijo do znanja: pot razmisleka je najplemenitejša pot, pot posnemanja je najlažja pot in pot izkušenj je najbolj grenka pot."

Konfucij

komu: lastniki, top managerji, vodje

Upravljanje procesov prek predpisov vodi do upravljanja z "roko skozi nogo".

Večkrat sem govoril o prednostih predpisov, ki rešujejo tako pomembne naloge za lastnike in menedžerje podjetij, kot so:

• zmanjševanje napak s strani zaposlenih;
• standardizacija kakovosti dela;
• odprava osebne odvisnosti;
• možnost za vsakega zaposlenega, da svoje delo opravi na najučinkovitejši način.

In redko sem srečal voditelja, ki se mu predpisi niso zdeli koristni. Zdi se, da je uredba zdravilo za vse tegobe! Ampak ... Poskusi, da bi "vladali le po predpisih" pogosto propadejo.

zakaj? Zdaj bom poskušal razložiti. Predpisi- to je opis katerega koli dela delovnega toka (zaporedja dejanj), ki poteka v podjetju: bodisi celoten proces, več procesov ali del procesa.

proces(sinonim za »poslovni proces«) je zaporedje dejanj za reševanje tipične naloge (nestandardne naloge se nanašajo na projekte).

Učinkovito neposredno upravljajte procese in za njihovo formalizacijo narišite diagrame

Postopke delimo na enostavne in sestavljene. sestavljeni- vsebujejo več preprostih postopkov. Še vedno obstajajo procesi od konca do konca. Procesi se imenujejo različne faze ki potekajo skozi več oddelkov podjetja. Običajno je v tem njihova kompleksnost.

Če je mogoče upravljati zaposlene v okviru predpisov, je vodenje procesov s predpisi enako, kot da bi poskušali nadzorovati roko skozi nogo. Medtem ko je veliko bolj učinkovito neposredno nadzorovati roko.

Pri vodenju procesov je neposredno v pomoč njihov grafični in shematski prikaz (na primer v zapisu BPMN). Preden nadaljujem s študijem materiala, predlagam, da razumem, zakaj predpisi niso dovolj za upravljanje procesov.

Zakaj predpisi niso dovolj

• Vsi procesi niso linearni. Mnogi imajo več pogojev "če ... potem ...". Težko je hitro razumeti in razumeti "brisačo" besedila uredbe kako so procesni koraki povezani. Na primer, predpisi za izbor zaposlenih so polni podobnih vilic na skoraj vsaki stopnji. Glede na položaj prosilca lahko razgovor poteka na daljavo ali osebno, z ali brez sodelovanja njegovega neposrednega nadrejenega.
• Če gre proces skozi več povezav, se pojavi problem "kdo je odgovoren za končni rezultat". V primeru okvar in zastojev zaposleni krivijo drug drugega in glede na okoliščine obstaja vzajemna odgovornost.
• Zaposleni se ne morejo razumeti o tem, kdo kaj počne.
• Zaradi slabe vidljivosti (še vedno enaka velikanska količina besedila uredbe) je izjemno težko optimizirati in razviti proces.
• Pomembna izguba časa zaposlenih brati, študirati in razumeti veliko sliko in vse odnose. Predpisi redko opisujejo celoten postopek. Pogosto ima postopek, ki poteka skozi več oddelkov, različne predpise.

Uvod v upravljanje procesov: kakšen je najboljši način za opis procesa?

Upravljanje procesov- cela znanost. Bom pa marsikaj namenoma poenostavil, da bo jasno, kako deluje. Skratka, bistvo teorije vodenja procesov je v tem, da lahko vse dejavnosti podjetja razdelimo na procese (nepričakovano, kajne?)

Da bi razumeli, kako proces poteka, je treba narisati diagram, ki bo prikazal vse odnose med akterji (oddelki, zaposleni, opravljene vloge) in faze procesa. Iz diagrama mora biti razvidno, katero stopnjo postopka naj izvaja kateri oddelek, od koga naj prejme vhodne podatke za dokončanje faze in komu bo rezultat prenesen.

Niso vse sheme enako uporabne. Po mojem mnenju obstajajo pomembne zahteve za diagram procesa (in s tem tudi za uporabljeni sistem zapisov, ki se imenuje notacija):

• Nedvoumna interpretacija sheme s strani udeležencev v procesu.
• Prisotnost zadostne količine vadbenega video materiala o tem zapisu (notaciji).
• Možnosti za notacijo: ali se hitro razvija, koliko se uporablja, ali se bo uporabljalo v prihodnosti ali že "umira"

Vsem tem kriterijem po mojem mnenju ustreza zapis BPMN (različica 2.0). Za risanje diagramov priporočam uporabo brezplačnega programa Bizagi Modeler.

In še enkrat o poenostavitvi. Če začnete risati diagrame, vam ni treba upoštevati standardnih 100%, to bo samo zapletlo izvedbo. V začetnih fazah je glavna stvar, da so sheme udeležencem razumljive in jih nedvoumno razlagajo. Še vedno imate čas, da sheme uskladite s standardom.

Skupaj diagrami procesov rešujejo naslednje naloge:

• Preglednost. Tako izvajalci kot vodja razumejo razmerje med fazami procesa, pa tudi področje odgovornosti katerega zaposlenega/oddelka se te faze nahajajo.
• Sposobnost optimizacije procesa z identifikacijo najbolj kritičnih in/ali najmanj učinkovitih korakov.

Ne pozabite določiti ciljev optimizacije in izračunati, za koliko se bodo spremenila porabljena sredstva nova različica proces!

Ključna značilnost vodenja procesov je oseba, ki je odgovorna za celoten proces

Eden najpomembnejših preglavic vsakega lastnika in najvišjega menedžerja je situacija vzajemne odgovornosti, ko za incident ni nihče kriv, zaposleni in oddelki pa krivijo drug drugega. Kako zaprto je medsebojno jamstvo?

Obstaja izhod. Ko vidite, da imate postopek od konca do konca (na primer izpolnitev naročila stranke), pomislite, kdo je lahko odgovoren za proces in kdo za ločeno kopijo postopka.

Odgovoren za celoten proces(včasih imenovan "lastnik procesa") - to je vodja (ali zaposleni), ki je odgovoren za izpopolnjevanje in razvoj poslovnega procesa; reševanje globalnih nastajajočih trkov in analiza napak; pomoč in usposabljanje odgovornih za kopiranje postopka.

Kopija procesa je ena od implementacij poslovnega procesa v praksi. Na primer, obstaja poslovni proces od konca do konca "izdelava kuhinje po meri za stranko". Procesne kopije so posebna naročila. V tem primeru direktor prodaja na drobno, za določeno kopijo pa - vodja salona, ​​ki nadzoruje določen posel.

Če vodja naleti na težavo s svojo kopijo postopka (naročila) in je ne more rešiti, se obrne na direktorja maloprodaje.

Ena oseba bi morala biti odgovorna za razvoj postopka in izdelavo vseh njegovih kopij.

Torej obstaja oseba, ki je odgovoren za celoten proces(vključno z delom odgovornih za kopije), vendar obstajajo ljudje, ki so odgovorni za izdelavo kopij. V okviru vodenja procesa so odgovorni za kopije procesa podrejeni »lastniku procesa«, udeleženci v procesu pa so podrejeni odgovornim.

Da bi lahko "lastnik procesa" in odgovorni za njegove kopije rešili nastale težave, poskrbite, da jih pooblastite (na primer zahtevajte informacije o statusu naročila od povezanih oddelkov: dostavna služba, montažerji; sprejemajte odločitve, ko pride do težav nastanejo).

Algoritem za opis in razvoj poslovnega procesa z uporabo shem in predpisov

Čas je, da nadaljujemo s prakso. Mislim, da ste že goreli z idejo, da narišete diagrame ključnih procesov. Kako to storiti, bomo razpravljali v nadaljevanju.

1. faza. Narišite in se dogovorite o diagramu procesa

1. Narišite diagram procesa z vodjo razvoja procesa in strokovnjaki, ki so odgovorni za izvajanje določenih primerov procesa. Označite najbolj kritične točke v procesu. Vsak proces in vsaka faza v diagramu ima "vhod" in "izhod". Pri pisanju pravilnika razmislite, kaj bo vložek in kaj bo rezultat dela.
2. Usklajevanje sheme z vsemi udeleženci v procesu ali vodji oddelkov udeležencev.

Primer #1. Shema postopka "Izbira zaposlenih" v zapisu BPMN

Primer #2. Del sheme »Izbor zaposlenih« v zapisu BPMN

Faza 2. Napišite predpis za izvedbo procesnih korakov

Za vsako stopnjo procesa, prikazanega na diagramu, je treba izdelati ločeno uredbo ali pododdelek globalnega navodila. V predpisih je treba podrobno opisati vse nianse: v kakšnem zaporedju bo delo opravljeno; iz kakšnih majhnih korakov je sestavljena; kakšne so zahteve za kakovost rezultata; na kateri tehnologiji delati.

Primer opisa v regulaciji ene od stopenj procesnega diagrama

3. korak: Zaženite nadzor procesa

Pojavljajo se vprašanja: kako videti trenutno fazo procesa, težave, ki se pojavljajo, in ali je bila ta sploh uspešno zaključena ali pa je za vedno obtičala v nekaterih fazah? Ali pa je bilo morda končano, vendar je bila polovica faz zaključena z odstopanji in napakami, nekatere pa so bile v celoti preskočene?

Obstajajo okorni (in uporabni za velika podjetja) programske rešitve, v katerem ne morete samo risati diagramov, ampak tudi zagnati procese za izvedbo. Ampak naprej začetna faza Raje priporočam, da se vzdržite globalnih implementacij. Naučite zaposlene, da začnejo delati s procesi. Začnite s kontrolnimi seznami v Google Preglednici.

V prihodnosti preklopite na poslovne procese v Bitrix24 ali 1C. Možno je, da bodo za vaše podjetje več kot dovolj.

4. korak: Razvijte in optimizirajte proces za povečanje učinkovitosti in kakovosti

Kot sem že omenil, bi moral biti njegov "lastnik" odgovoren za razvoj procesa (opomam, da to ni iz kategorije "hočem / nočem", ampak častna dolžnost zaposlenega).

Vse prilagoditve logike (povezave) procesa, dodajanje ali brisanje stopenj - izvedite najprej na diagramu. Po dogovoru o načrtovanih spremembah s ključnimi udeleženci v procesu bo možno dodelati predpise, kontrolne liste in spremeniti konfigurirane poslovne procese.

Tukaj je pomembno voditi seznam shem, za katere so konfigurirani avtomatizirani poslovni procesi, izdelani kontrolni seznami in obstajajo predpisi (morda je za to uporabna ločena tabela ali posebno področje na začetku uredbe). To bo pomagalo "lastniku procesa" sinhronizirati spremembe na vseh ravneh, pa tudi izvajati jih brez odvečnih dejanj.

Na primer, če ni avtomatiziranih poslovnih procesov, je mogoče majhne dodatke podrobnosti za faze takoj vnesti v predpise. Razen seveda, če ti dodatki ne vplivajo na povezave in stopnje v diagramu.

Prav tako je pomembno, da o vseh spremembah v procesu obveščamo ne le njegove neposredne udeležence, temveč tudi vse zainteresirane strani. Komuniciranje o spremembah je drugačno po tem, da bodo ljudje videli samo spremembe in jim ne bo treba ponovno preučiti celotne uredbe, da bi našli dodatke.

Zaključek, ali Zakaj "vse naenkrat" je pot do pokopališča projektov

O procesih lahko veliko govorite, dovolj za celo knjigo. Toda ... pokopališča mrtvih projektov so polna poskusov implementacije "vsega naenkrat" na najdražjih in/ali večnamenskih programsko opremo. IN najboljši primer zaposleni niso uporabljali uvedenih tehnologij ali pa so se sistemi izkazali za tako okorne, da z njimi ni bilo mogoče delati. V najslabšem primeru težave pri izvajanju niso omogočile dokončanja dela do konca.

In še ena pomembna točka. Če vaši podrejeni ne izpolnjujejo dogovorov, vam ne bodo pomagali niti predpisi niti risanje procesnih diagramov. Edini način ukrepanja je ustvariti "trdo" cono v obliki skladnosti s sporazumi in jo še dodatno razširiti. To bo pomagalo.

Bralci tega članka so tudi brali

Čas "H": Ko je uvedba rednega upravljanja v vašem podjetju neizogibna in bo odlašanje začetka prineslo le dodatne izgube

Spletna stran proizvajalca blaga in opreme: 10 tipičnih napak, ki preprečujejo iskanje novih trgovcev in trgovcev na debelo