Dom » Poslovni tipovi » Elektronska registracija naloga. Kako izdati i voditi registar naloga za osoblje? Kako izdati i kako voditi registar naloga

Elektronska registracija naloga. Kako izdati i voditi registar naloga za osoblje? Kako izdati i kako voditi registar naloga

Mnogi poslovni čelnici se pitaju da li je potrebno voditi registar narudžbi kadrova.

Dragi čitaoci! Članak govori o tipičnim rješenjima pravna pitanja ali svaki slučaj je individualan. Ako želiš znati kako reši tačno svoj problem- kontaktirajte konsultanta:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u nedelji.

Brzo je i IS FREE!

Razmotrite šta o tome kaže rusko zakonodavstvo, relevantno za 2020. godinu. Doing kadrovska dokumenta važan je dio aktivnosti svake kompanije.

Uostalom, na ovaj način možete snimiti bilo koji događaj u radnom vijeku zaposlenih. Kompanije akumuliraju mnogo dokumenata koji se sastavljaju svaki dan.

Njih se mora kontaktirati kada se obavlja inspekcija, ili je potrebno zaposleniku dostaviti određene potvrde.

Da biste organizirali i optimizirali dokumente, trebate koristiti posebne časopise.

Šta treba da znate

Sve narudžbe i druga dokumenta treba evidentirati u odgovarajućem dnevniku i knjizi.

Jedan od tih dokumenata je registar naredbi za kadrove. Kakav je to koncept, kakav je sadržaj časopisa i pravila registracije?

Recimo odmah da nema jasnih pravila kojih se trebate pridržavati ako odlučite pokrenuti dnevnik registracije.

Osnovni pojmovi

U časopisu se evidentiraju svi nalozi koji su izdati u preduzeću, a odnose se na različite radnje u odnosu na osoblje.

Zabilježite radni put zaposlenih. A ako se ukaže potreba, možete brzo pronaći određenu narudžbu.

Takav časopis se koristi u postupcima pred sudskim organom. To je prateći dokument, dokaz.

Registracija se naziva i evidentiranje računovodstvenih podataka o dokumentaciji za regulisane projekte.

Registracija može dati dokumentima pravnu snagu. Dok se dokument ne registruje, dodjeljuje mu se broj, ne smatra se izdatim, što znači da zapravo ne postoji.

Svrha dokumenta

Ovu vrstu registra koriste kadrovske službe za vođenje evidencije dokumentacije (naredbi o kadru), kojom se utvrđuje broj službenih, službenih i radnih funkcija podređenih.

Takav dnevnik je potrebno voditi iz sljedećih razloga:

Neke kompanije imaju pravilo da registruju dokumente i samo na taj način će postupiti. Za legalizaciju odgovarajućeg dokumenta neophodna je registracija u dnevnik naloga.

Zakonodavni okvir

Zakonodavni dokumenti ne govore ništa o redosledu redosleda numeracije. Dakle, možete pratiti uputstva koja su odobrena.

Vođenje evidencije se vrši u skladu sa sljedećim dokumentima:

Kako voditi registar naloga za osoblje

Gotovo svi nalozi za osoblje su personalizirani. Vrste naloga za osoblje:

Prilikom prijema radnika u kompaniju.
O raskidu ugovora sa zaposlenim.
Oh za drugi posao.
O kombinaciji pozicija.
O slanju zaposlenog na .
Oh, itd.

Ti nalozi, u skladu sa kojima se na funkciju postavlja prvi čovek kompanije, su nalozi za osnovnu delatnost, a ne za kadrove.

Posebni nalozi se pripremaju u skladu sa jedinstvenom formom primarne računovodstvene dokumentacije za kadrovsku evidenciju.

Ako se koristi slovna oznaka „a“, tada se naredba izdaje u odnosu na više osoba.

Ko popunjava formular

Dnevnik se popunjava od trenutka kada preduzeće počne da posluje, pa do isteka listova. Stoga je preporučljivo koristiti debelu bilježnicu kako je ne biste morali često mijenjati.

Pošto je registarski dnevnik jedan od glavnih dokumenata koji se prenose u arhivu, kompanija mora imati zaposlenog koji će biti odgovoran za njegovo održavanje.

Takvo lice se postavlja naredbom. Ali dešava se da je odgovarajuća obaveza propisana u kadrovskim specijalistima.

Dokument vode sledeća lica:

kadrovski službenik;
privatni menadzer;
sekretar
službenici;
vođa.

Ko će tačno voditi časopis zavisiće od veličine firme i kakva je njena organizaciona struktura.

Procedura kompilacije

Obavezno uzmite u obzir sljedeće zahtjeve prilikom registracije časopisa. Koristite čvrsti omot, posebno kada podnosite dugoročne narudžbe.

Na kraju krajeva, trebali biste voditi računa o tome da se dnevnik čuva dugo vremena. Naslov i indeks su ispisani na koricama.

Sve stranice su numerisane (koristi se kontinuirana metoda - serijski brojevi se upisuju). Zatim prošiveno prema zahtjevima normativni dokumenti. Stavili su fil.

Časopis je prošiven koncem, a na prednjim stranama vezani su u čvor. Na konac je zalijepljen letak sa podacima o datumu završetka dokumenta, broj naloga o njegovom završetku.

Pečat treba postaviti tako da dio bude na samom spremniku, a dio na čvorovima konca.

Zadnja stranica bi trebala sadržavati sljedeće informacije:

broj stranica;
potpis šefa kompanije ili šefa kadrovske službe;
pečat.

Na taj način možete zaštititi dokument od ispravki. Prije registracije naloga u dnevnik, zaposlenik kadrovske službe mora provjeriti da li je dokument legitiman.

Provjereno:

postoji li link do dokumenta na osnovu kojeg je izdata naredba ( ugovori o radu, pravni akti itd.);
da li postoji datum, naziv, broj, da li je registrovano mjesto pripreme naloga;
postoji li naslov i tekst, potpis;
postoji li oznaka koja potvrđuje odobrenje narudžbe kod ovlaštenog stručnjaka kompanije.

Kako zakonska regulativa ne utvrđuje jedinstven oblik časopisa, svako preduzeće razvija svoj uzorak.

Obično sadrži:

naslovna stranica;
odjeljak koji navodi zaposlenike koji su odgovorni za održavanje dokumenta;
odjeljak u kojem se vrši registracija naloga za osoblje.

Na naslovnoj strani pišu:

Naziv kompanije;
naziv dokumenta;
datum početka evidencije;
datum kada punjenje prestaje.

Drugi dio sadrži:

Puno ime, radna mjesta zaposlenih koji su odgovorni za vođenje dnevnika;
podatke o dokumentaciji, koja je osnov za imenovanje radnika;
potpis svake takve osobe;
podatke o periodu u kojem lice vodi evidenciju.

Glavni dio sadrži sljedeće informacije:

registarski broj naloga;
datum, broj naloga koji je odobren;
vrsta komande;
Puno ime, broj osoblja zaposlenog;
dokumenta koja su poslužila kao osnova za izdavanje naloga.

Takav časopis je važan pravni dokument. Dakle, vrijedi ga pravilno urediti. Svaki unos mora biti potpun.

Podaci se ne mogu skraćivati ako bi to dovelo do problematične interpretacije. Greške i ispravke nisu dozvoljene, korektivna sredstva se ne mogu koristiti za uređivanje unosa.

Ako postoji greška, ona se precrtava punim linijama. Ispravni podaci su ispisani pored.

Pravila vođenja dnevnika propisuje uprava posebnim pravilnikom za osnovnu djelatnost, koji treba sačiniti u slobodnim oblicima i odrediti:

ko će biti odgovorna osoba;
ko će zameniti odgovorna lica u slučaju njihovog odsustva;
koji period održavanja i gdje će dokument biti pohranjen.

Vrijedno je razmotriti sljedeće karakteristike evidentiranja:

Svaka narudžba vrijedi	Registrirajte se na dan objave
Registrirajte bilo koju narudžbu	Menadžer protiv zaposlenika
Ako narudžba nije registrovana	Neće imati pravno dejstvo.
Dnevnik se obično vodi za tekuću godinu	Kao prvo sljedeće godine numerisanje počinje ispočetka
Sve narudžbe imaju jedinstvene kodove	Stoga ih neće biti teško pronaći ako je potrebno.
Časopis se može voditi u papirnom ili elektronskom formatu.	Dnevnik registracije naloga za osoblje u u elektronskom formatu uključuje uspostavljanje zaštite (lozinke)

Vrijedi razmotriti takve nijanse:

Podaci o zaposlenima	Šta je odgovorno za evidentiranje može biti napisano na koricama dokumenta, na svakom ili posljednjem listu
Svaki list mora biti zaštićen od izvlačenja i pričvršćivanja.	Stoga je magazin prošiven
Ime mora biti kompletno,	I naziv pozicije, specijalnosti i zanimanja - prema
Brisanje, ispravljanje, brisanje nisu dozvoljeni (kao što je objašnjeno gore)	Ako je potrebno ispraviti napisano, upis se precrtava kako bi se mogao pročitati. Novi unos se pravi u istoj koloni. Ako postoji stavka „Napomena“, u njoj se upisuje ispravka. Ako ne postoji takva stavka, onda možete napraviti oznaku ispod, na isti način kao što je to učinjeno u radne knjižice(unos takav i takav u koloni takav i takav je nevažeći). Zatim se zapisuju nove informacije
Registracijski dnevnik - interni dokument	Ne smije se dijeliti nikome osim Odjelu za ljudske resurse. Transfer je moguć samo ako postoji pismeni nalog nadležnih
Šef odjela ili drugi službenik kompanije	Časopis može čitati samo u prisustvu lica odgovornih za njegovo vođenje
Dnevnik se redovno dostavlja načelniku odjeljenja na provjeru	Da li su odluke donete blagovremeno i korektno, a da li je mogao pripremiti izveštaj, izveštaj, analizirati kadrovski rad
U kompaniji se razvija procedura indeksacije	—

Sample Fill

Ako uporedimo časopise koji se vode u različitim kompanijama, videćemo značajne razlike. Neke kompanije uklanjaju određene stavke, dok druge dodaju brojna dodatna polja.

Video: kakvi bi trebali biti dnevnici i kako ih flešovati

Uprava ima priliku ne samo da samostalno izradi dokument, uzimajući u obzir njihove potrebe, već i da kupi gotov časopis.

Koliki je rok trajanja

Rokovi zadržavanja narudžbi uvelike variraju:

Kompanija može voditi odvojene dnevnike za dugoročne i kratkoročne narudžbe. Ako je preduzeće veliko, preporučljivo je podijeliti ga u nekoliko grupa (časopis je zaseban za svaku grupu).

Period čuvanja evidencije o registraciji određuje se u skladu sa Osnovnim pravilima za rad sa arhivskom dokumentacijom.

Nalozi se grupišu i formiraju u zasebne slučajeve. Kada završe sa vođenjem dnevnika, on se prenosi u arhivu. Tamo će se čuvati 5 ili 75 godina.

Dnevnik registracije naloga za osoblje- Ovo je dnevnik u kojem se evidentiraju svi izdati nalozi za osoblje organizacije.

Registar naloga za kadrove mora biti vezan, numerisan i pričvršćen i.

Kadrovski službenik koji vodi registar naredbi za osoblje mora popuniti kolone u skladu sa tekstovima naloga za osoblje.

Trenutno legalno odobren unificirani oblik ne postoji registar naloga za osoblje, tako da organizacija ima pravo da ga samostalno razvija u bilo kom obliku.

Rok trajanja Dnevnik registracije administrativnih dokumenata o osoblju utvrđeno čl. 258 b Liste tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u obavljanju djelatnosti vladine agencije, tijela lokalna uprava i organizacije, sa naznakom perioda skladištenja (odobreno od strane Ministarstva kulture Ruska Federacija 25. avgusta 2010.) i jeste 75 godina i 5 godina.

Na osnovu različitih perioda čuvanja dnevnika, može se preporučiti dva dnevnika za evidentiranje naloga za osoblje u organizaciji.

U jednom časopisu sa rokom trajanja od 75 godina

o selidbi;
o kombinaciji;
, usavršavanje, dodjela zvanja (činova);
o promjeni prezimena;
o ohrabrivanju, nagrađivanju;
, bonusi, razna plaćanja;
sve vrste odmora zaposlenih sa teškim, štetnim i opasnim uslovima rad;
na roditeljskom odsustvu;
o praznicima bez plaće ( plate);
dežurstva prema profilu osnovne djelatnosti;
na službenim putovanjima za zaposlene sa teškim, štetnim i opasnim uslovima rada.

U drugom časopisu sa rokom trajanja od 5 godina biće evidentirani personalni nalozi, kao što su:

o disciplinarna akcija;
o odsustvu u vezi sa obukom;
o dužnosti;
na kratkoročnim domaćim i stranim poslovnim putovanjima.

Možda više frakcijska podjela registracije grupa personalnih naredbi i uputstava. U ovom slučaju izdvajaju se odvojene grupe i održavaju se odvojeni registarski nizovi (različiti časopisi).

Uslovi za uspostavljanje i popunjavanje registra naloga za kadrove

Napomenimo neke zahtjeve koje morate znati kada vodite registar narudžbi za osoblje. Na prednjoj strani dnevnika naznačeni su datum početka i završetka njegovog vođenja, indeks ovog časopisa prema nomenklaturi predmeta (ako postoji).

Prednja strana registra naloga za kadrove

Podaci o službeniku odgovornom za vođenje dnevnika mogu se dati na naslovnoj strani časopisa (prednja ili poleđina), na svakoj ili posljednjoj stranici časopisa:

Osoba odgovorna za sječu:

__________________________ __________________________
pozicija prezime, ime, patronim

Stranice časopisa moraju biti zaštićene od povlačenja i priloga, za ovo:

listovi dnevnika su numerisani, vezani, zapečaćeni pečatom (vosak, mastika), a časopis ovjerava šef kadrovske službe ili zamjenik rukovodioca kadrovske organizacije ili sam rukovodilac organizacije;

Listovi časopisa su numerisani redom i vezani, na čvor za vezivanje listova na posljednjoj stranici stavlja se naljepnica sa otiskom pečata kadrovske službe ili organizacije. Istovremeno se na posljednjoj stranici pravi potvrdni natpis:

U ovom časopisu numerisano, vezano

i zapečaćeno sa _______ listova

Šef ljudskih resursa

______________________ _____________________

"___" ______________20___

Prezime, ime, patronim u časopisima treba navesti u potpunosti, a naziv pozicije, specijalnosti, profesije - u skladu sa tabelom osoblja.

Brisanje, ispravke ili brisanje prethodno unesenih unosa pomoću korektivnih sredstava nisu dozvoljeni.

Ako je ipak potrebno izvršiti ispravke, onda se pogrešno uneseni ili netačni unosi precrtavaju jednim redom kako bi prethodno napisani tekst bio jasno čitljiv. Novi unos se pravi u istoj koloni. Ako dnevnik ima kolonu “Napomena”, u njega se unosi sljedeći unos:

Ispravljeno u koloni ____

__________________ ______________________
(potpis) (prepis potpisa)

"___" ______________ 20___

Ako u dnevniku nema rubrike „Napomena“, tada se pogrešno uneseni podaci ne precrtavaju, a ispod njih se stavlja ista oznaka kao u radnoj knjižici („upis br. ___ u koloni br. ___ je nevažeći“) i prikazane su nove informacije.

Časopis je interni dokument i ne može se prenositi zaposlenima drugih odjela osim kadrovske službe bez odgovarajuće naredbe šefa kadrovske službe.

Upoznavanje šefova odjeljenja ili dr zvaničnici organizacije sa dnevnikom treba voditi u prisustvu osobe odgovorne za njegovo vođenje.

Dnevnici sa određenom pravilnošću utvrđenom u kadrovskoj službi dostavljaju se načelniku odjeljenja radi provjere blagovremenosti i ispravnosti donesenih odluka, izrade izvještaja, izvještaja, analiza. kadrovski rad.

U postupku vođenja dnevnika vodi ga lice odgovorno za njegovo vođenje. Kada se časopis završi, na prednjoj korici se pravi odgovarajući unos.

Pošto trenutno ne postoji zakonski odobren jedinstveni obrazac registra naloga za kadrove, daćemo približna formačasopis. Ako je potrebno, možete dodati dodatne kolone ili izbrisati nepotrebne.

Broj narudžbe– digitalna i/ili slovna oznaka (indeksacija) dodijeljena dokumentu prilikom njegove registracije.

Pravila za indeksiranje personalnih naloga razvija sama organizacija. U radnoj praksi kadrovske usluge alfanumeričko indeksiranje je dobilo najveću distribuciju.

Uz velike količine dokumenata, naloge za osoblje koje se odnose na različita pitanja rada sa kadrovima treba grupisati posebno, koristeći različito indeksiranje. Na primjer: slovo “k” (osoblje) ili l/s (po osoblju) dodaje se serijskim brojevima naloga o kretanju osoblja (zapošljavanje, premještanje na drugi posao, otpuštanje), za naloge o službenim putovanjima radnika - “km”, o davanju godišnjih odmora - “o”, o ohrabrenju – “p”, o disciplinskim kaznama – “c” itd.

Datum izdavanja naloga je broj kada ga je potpisao rukovodilac ili ovlašćeno lice. Datum se upisuje u kolonu 3 (vidi Dodatak).

U koloni 4 Vrsta naloga vodi se zapisnik o kom pitanju rada sa osobljem je izdat nalog (zapošljavanje, otpuštanje, premještanje, o sljedećem odmoru itd.).

Kolone 5, 6, 7, 8 sadrže podatke o zaposlenom u odnosu na koga se izdaje nalog.

Sažetak narudžbe ili njegov naslov, koji se ispisuje na početku teksta naloga, upisuje se u časopis u kolonu 10 (vidi Prilog).

U koloni 10 Baza naznačen je inicijativni dokument koji je poslužio kao osnova za izdavanje naloga.

Održavanje kadrovske evidencije, prije svega, podrazumijeva veliku odgovornost. Uz to, prikupljanje, analiza i evidentiranje dokumenata narudžbenog karaktera zahtijeva povećanu koncentraciju i striktno poštovanje zakona. Časopisi koji se odnose na kadrovski rad su, u suštini, temelj cjelokupnog upravljanja kadrovskom evidencijom.

Dragi čitaoci! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki slučaj je individualan. Ako želiš znati kako reši tačno svoj problem- kontaktirajte konsultanta:

Brzo je i IS FREE!

U tom smislu, određeni časopisi mogu biti predmet sistemskih provjera različitih regulatornih tijela. osim toga, ispravan dizajn kadrovske dokumentacije, direktno utiče na njen pravni značaj, a takođe se lično tiče svakog zaposlenog u organizaciji. Možemo reći da dok dokument nije propisno registrovan, on zapravo ne postoji.

Zakonodavna riječ

obično, kadrovski radnici sastavljaju nekoliko različitih časopisa u kojima registruju naloge različite vrste. Na primjer, jedan dnevnik može sadržavati naloge isključivo za osoblje. Drugi dnevnik može prikazati naloge aktivnosti preduzeća. Postoji i praksa da se časopisi registruju samo za godišnji odmor ili otpuštanja.

Općeprihvaćeni oblik dnevnika registracije naloga sadrži sve ključne kolone u kadrovskoj praksi. Kao rezervne kolone mogu postojati prazne rubrike, koje će po potrebi popunjavati odgovorna lica prema vlastitom nahođenju

Ne postoji jedinstven obrazac registra naloga koji bi bio odobren zakonom.

S tim u vezi, u daljem tekstu u tekstu će biti prikazan uzorak dnevnika registracije naloga za zapošljavanje. Osim toga, organizacije se mogu razvijati vlastiti projekat formulari za časopise.

U zavisnosti od situacije, poslodavci, pored opšteprihvaćenih kolona, imaju pravo da dodaju i dodatne kolone. Na primjer, „F.I.O. ili položaj zaposlenog za koji se izdaje nalog”, „od koga je nalog overen”, „razlog naloga”, „kadrovski broj zaposlenog”, „izvršilac naloga”, „gde je naredba se prenosi”, „pozicija i puno ime osoba koja je izvršila relevantan unos.

Regulatorna politika

Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558 odobrena je Lista dokumenata koji se formiraju u toku aktivnosti preduzeća. Jedan od ključne točke ovog normativnog akta je utvrđivanje uslova njihovog skladištenja. Dakle, u vezi sa evidencijama registracije koje su povezane sa administrativnom dokumentacijom za osoblje, predviđena su dva različita roka, na 5 i 75 godina.

Redoslijed numerisanja naloga nije propisan zakonom ili Listom. Dok, prema Model Instruction o kancelarijskom radu, koji je odobren naredbom Federalnog arhiva od 27. novembra 2000. godine broj 68, nalozi se numerišu redom, ali u okviru kalendarske godine. Dodatno, uputstvo ukazuje na potrebu za posebnim numerisanjem naloga za glavnu delatnost, kao i naloga za radno osoblje.

Da li je potrebno voditi?

Kao što je ranije pomenuto, naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558, odobren je period za čuvanje evidencija registracije koje su povezane sa administrativnom dokumentacijom.

Iz toga slijedi da je vođenje registarskih dnevnika obavezno.

Šta kažete na elektronski obrazac?

U zakonodavstvu ne postoje odredbe o obaveznom vođenju časopisa na papiru, uključujući posebnim uslovima njegov dizajn. Posebni uslovi su numerisanje, overa pečatom, šivanje časopisa.

Iz tog razloga je dozvoljeno vođenje dnevnika u elektronskom obliku.

Osim toga, ako se, prema proceduri, brojevi naloga dodjeljuju automatski prilikom njihovog formiranja u programu 1C, tada održavanje takvog časopisa u papirnatom obliku nije potrebno.

Vrste dnevnika registracije naloga sa uzorcima

Danas se u različitim odjelima ljudskih resursa koriste sljedeće oblike evidencije registracije:

Na prijemu, transferu, obračunu osoblja.
O odmorima.
O putovanjima osoblja.
O unapređenju i izricanju disciplinskih sankcija.

Primjer registra radnih naloga:

Metodologija vođenja

Glavne faze u organizaciji kancelarijskog rada su:

Organizacija toka posla, odnosno optimalno kretanje pripremljene dokumentacije unutar preduzeća.
Dokumentacija privrednih i administrativnih aktivnosti.
Osiguravanje očuvanja dokumentacije.

Standardna procedura za papirologiju uključuje učešće velikog broja zaposlenih u preduzeću. Kancelarijski rad i njegova organizacija je u nadležnosti službe kancelarijskog rada. Osim toga, ovo ime je uslovno, a ovisno o veličini poduzeća ili funkcijama koje su mu dodijeljene, može biti ili opšte odeljenje kao i kancelariju.

U malim organizacijama, ova funkcija je obično dodijeljena sekretaru. Na početna faza potrebno je uspostaviti jedinstvena pravila za rad sa dokumentacijom. Da biste riješili ovaj problem, odlično rješenje bi bilo da ih popravite u uputama. Ne treba zaboraviti da savremeni činovnički rad u velikoj meri određuje samo preduzeće, dok su propisi više savetodavne prirode.

Stoga je za formiranje kancelarijskog rada potrebno izraditi dva osnovna dokumenta:

Poslovna uputstva. U navedenom lokalnom aktu treba da budu prikazana sva interna organizaciona pravila za rad i rukovanje dokumentacijom. U slučaju da preduzeće još nije formiralo vlastita pravila za obavljanje činovničkih poslova ili se izrada uputstava u ovoj fazi čini neprikladnom, tada možete privremeno koristiti odgovarajuće odredbe.
Nomenklatura predmeta. Navedena sistematizovana lista dokumenata odražava njihovo računovodstvo po uslovima skladištenja, a koristi se u svrhu naknadnog prenosa u arhivu ili za uništavanje.

Pogledajte video kako napisati upute za rad u uredu:

Treba napomenuti da se svi nalozi vezani za osoblje evidentiraju u dnevniku. Naslovna stranica časopisa se koristi za ispisivanje punog naslova dokumenta. Treba napomenuti da je ime napisano velikim slovima. Nakon toga slijedi naziv kompanije.

IN velike organizacije poželjno je da broj časopisa bude srazmjeran broju relevantnih službi ili odjela.

Na naslovnoj strani je takođe naznačen datum stvarnog izvršenja dokumenta. Dnevnik se numeriše i prošiva, nakon čega se zapečaćuje potpisom direktora i pečatom preduzeća. Idealno, ako je dnevnik registracije zapečaćen numerisanim pečatom. Ali u ovom slučaju, njegov broj mora biti upisan u dnevnik, inače je nemoguće smatrati časopis zapečaćenim bez toga.

Odgovorne osobe

U odnosu na osnovnu djelatnost preduzeća, naloge u ime direktora pripremaju rukovodioci odjeljenja odjeljenja. Ako postoji pitanje rješavanja složenog problema, tada šef može stvoriti posebnu komisiju, koja će se sastojati od različitih stručnjaka. Ali, kako zadaci nisu samo osnovni, već i operativni, nalozi moraju biti klasifikovani.

Možete predložiti ovu opciju:

Upute za glavnu djelatnost. Takvi nalozi se izdaju u okviru realizacije organizacionih zadataka.
Administrativni nalozi.

Narudžbe u gore navedenim smjerovima podliježu posebnoj registraciji. Drugim riječima, ovu dokumentaciju je potrebno posebno pohraniti. Ovo zbog činjenice da je period čuvanja dokumentacije koja se odnosi na administrativne poslove 5 godina. Dok se dokumenti o glavnoj djelatnosti moraju trajno čuvati. Registracijski dnevnik spada u kategoriju dokumenata namijenjenih isključivo za internu upotrebu.

Postupak upoznavanja sa registracionim dnevnikom odvija se isključivo u prisustvu lica odgovornog za njegovu registraciju. Pored toga, dnevnike treba redovno dostavljati šefu odjeljenja. Ovo je neophodno za provjeru donesenih odluka, kao i za ocjenu kadrovskog rada odjela.

U toku perioda registracije, registarski dnevnik vodi lice koje je odgovorno za njegovo vođenje. Ako se časopis završi, na naslovnoj strani se pravi bilješka.

Obavezna polja

Kao što je ranije spomenuto, ne postoji statutarni oblik evidencije registracije, koji omogućava organizaciji da ga samostalno razvija. Stoga je dozvoljeno koristiti grafikone koje preporučuju stručnjaci.

posebno:

br. p/p (broj evidencije),
datum narudžbe;
broj narudžbe;
vrsta naloga, njegov kratak sadržaj;
PUNO IME. zaposlenik
Broj osoblja;
osnova za izdavanje naloga.

Dodatne kolone uključuju:

koji je potpisao naredbu
ko je izvršilac naloga;
gdje je nalog poslat;
potvrda o prijemu (potpis, datum);
napomenu o smjeru do predmeta;
pozicija, puno ime lice koje vrši unos (koje registruje nalog);
Bilješka.

Dešava se da kolona "Napomena" u časopisu nije data. U tom slučaju potrebno je napraviti oznaku sličnu onoj koja je prikazana u radnoj knjižici („upis br. ___ u koloni br. ___ je nevažeći“), a zatim navesti nove podatke.

Primjer popunjavanja

Razmotrite uzorak za popunjavanje glavnog odjeljka časopisa koristeći primjer naloga za osoblje:

br. p / str	Datum narudžbe	Broj narudžbe	Vrsta naloga	PUNO IME. zaposlenik	Tab. soba	Baza
			Regrutacija	Polozova Tatjana Viktorovna		Ugovor o radu br.14 od 13.07.2014
	16.07.2014	118-hp	Otpuštanje	Kuzin Andrej Sergejevič		Dodati. sporazum br. 2 od 12.07.2014. godine na ugovor o radu broj 11 od 10.03.2012.
	18.07.2014	119-hp	Prebacivanje na drugi posao	Sorokina Marija Aleksandrovna		Aplikacija, dodaj. sporazum br. 2 od 12.07.2014. godine na ugovor o radu broj 11 od 10.03.2012.

Rok trajanja

Treba podsjetiti da je naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. godine broj 558 određen period čuvanja evidencije registracije, koji iznosi 75 godina.

Ovaj tip časopisa obično prikazuje sljedeće narudžbe:

o zapošljavanju;
o prevođenju;
na dužnosti;
o platama;
o kombinovanju zanimanja;
o otpuštanju radnika;
o naprednoj obuci;
o stimulaciji osoblja;
o svim vrstama odmora;
o promeni imena zaposlenog;
o dugim putovanjima.

Drugi dnevnik, koji ima period čuvanja od 5 godina, obično prikazuje sljedeće narudžbe:

o disciplinskim sankcijama;
o godišnjim i studijskim odmorima;
na dužnosti;
o kratkim putovanjima.

Bolesna osoba na službenom putu može računati na odštetu. Pročitajte o

Koji je vremenski okvir za povrat PDV-a iz budžeta? Sve informacije

Tekst komercijalnu ponudu za isporuku robe mora biti osmišljen do najsitnijih detalja. Primjer se može naći u ovome

Retroaktivni nalozi: metode registracije

Zbog činjenice da je upisni list prošiven i numerisan, nakon čega ga potpisuje direktor, zapečaćuje pečatom preduzeća, isključeno je unošenje naloga retroaktivno u takav dnevnik. Ali, kako praksa pokazuje, postoje razne situacije, za čije su rješavanje često zainteresirane obje strane, odnosno poslodavac i zaposlenik preduzeća. Po tom osnovu ponekad dolazi do prisilnog kršenja postupka registracije.

Razmotrimo nekoliko mogućih opcija.

Ako nema dalje registracije naloga u preduzeću, tada se nalog može izvršiti retroaktivno.
Ako preduzeće ima dalju registraciju, onda to možete učiniti dopis na ime menadžera sa obrazloženjem razloga i registrovati nalog sa aktuelnim brojem. Druga opcija je dobra jer u slučaju provjere objašnjenjeće opravdati trenutnu situaciju pred regulatornim tijelima. Stoga, ako je potrebno izvršiti nalog u „prošlom periodu“, u praksi se koristi izdavanje naloga pod razlomkom (11/1-P) ili bilo kojim drugim indeksom.

Slovo abecede indeksa reda nema pravni značaj. Ali, njegova upotreba pojednostavljuje rad kadrovskog službenika. Osim toga, u slučaju da regulatorni organi mogu zahtijevati naloge koje izdaje preduzeće, poželjno je da se datumi izdavanja naloga poklapaju sa stvarnim događajima. Ovakav pristup će izbjeći povećano interesovanje inspektora.

Što se tiče vještačkog ispravljanja grešaka, jedino što se ovdje može preporučiti je zamjena samo onih dokumenata koji se ne preklapaju sa drugim nalozima, posebno onih koji se ne mogu zamijeniti.

Hronologija događaja, prije svega, potrebna je samom poslodavcu. Na primjer, u slučaju da se dogodi nesreća sa zaposlenim koji se nalazi van teritorije preduzeća. U takvim okolnostima, "Uzastopna direktiva" sa potpisom zaposlenog u kojem se navodi da je upoznat sa naredbom je osnovni način za rješavanje problema. U slučaju uviđaja nesreće, nema bolje preventivne mjere, posebno kada su u pitanju opasne aktivnosti.

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u nedelji.

Svi nalozi za glavne vrste aktivnosti moraju biti evidentirani u odgovarajućem redoslijedu. Zapis odražava naslov, datum sastavljanja dokumenta i druge važne podatke. Uzorak unosa, primjeri popunjavanja dnevnika - sve to možete pronaći u članku.

Svaki nalog je pravni akt internog delovanja, koji obično izdaje čelnik kompanije, njen odvojena podjela, grana. Nalozi su klasifikovani prema različitim kriterijumima, uključujući oblast koju regulišu. Na primjer, mogu se odnositi na osoblje, materijalna sredstva preduzeća. Istovremeno, postoji velika grupa naredbi koje regulišu složena, složena pitanja koja se odnose na čitavo preduzeće u celini. Zovu se nalozi za glavnu djelatnost. Postoji nekoliko vrsta takvih dokumenata:

O imenovanju direktora.
O formiranju divizije kompanije.
O uvođenju razvijene kadrovske tablice.
O uvođenju sistema prenosa zarada bezgotovinskim plaćanjem.
O uputama za popunjavanje platnog lista.
O uspostavljanju propisa o radu.
O smanjenju 1 ili više zaposlenih.
O mjerama zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu.
O osnivanju kolektiva odgovornost radnici.

Postoje i druge vrste koje su također vezane za osnovnu djelatnost – podliježu evidentiranju u evidenciji registracije. Štaviše, ne treba ga zbuniti različite vrste dokumenata. Na primjer, ako akt o odobrenju stupi na snagu ključni zaposlenikčija je pozicija navedena u povelji (to može biti ne samo direktor, već i Glavni računovođa, šef službe obezbjeđenja), takav nalog treba upisati u dnevnik za osnovnu djelatnost, a ne za osoblje.

Još jedan važna tačka– dokumenti koji se odnose na osnovnu djelatnost i administrativno-ekonomska pitanja se evidentiraju posebno, jer se potonji čuvaju 5 godina. Što se tiče prve grupe akata, treba ih trajno čuvati ( najmanje 75 godina). U isto vrijeme se vodi i dnevnik.

Uzorak unosa u dnevnik: upute za popunjavanje

Popravljanje zapisnika o izradi naloga je obavezno, jer u tom slučaju dokument konačno stupa na snagu. Dakle, evidencija mu daje pravnu snagu kao interni regulatorni akt koji je obavezan za primenu u okviru celog preduzeća ili njegovog posebnog pododeljenja. Osim toga, zahvaljujući uređenom sistemu fiksiranja, pretraga je znatno pojednostavljena. potreban dokument među hiljadama listova poput njega.

Naslovna strana

Na naslovnoj strani odgovorno lice piše:

naziv kompanije, njen organizacioni oblik. Dozvoljene su opšte prihvaćene skraćenice - LLC, PJSC i drugi, na primjer: Dolce Vita LLC.
Datum unosa dokumenta. Možda se ne poklapa sa početkom kalendarske godine, što je normalno.
Datum kada je dokument završen (posljednja završena stranica). Nakon toga, časopis se prenosi u arhivu na dugotrajno čuvanje (najmanje 75 godina).
Odgovoran za održavanje - pozicija, prezime, inicijali.
U koloni "rok trajanja" navedite "trajno".

Evidencija narudžbi

Možete sami postaviti proceduru za generisanje zapisa, jer ne postoje strogi zakonski zahtjevi za obrazac. Obično se svi zapisi evidentiraju u obliku tabele; navedite sljedeće informacije:

Broj dokumenta - numeracija ide po redosledu, od početka do kraja godine. Dokumenti, podaci o kojima se bilježe u različitim časopisima, imaju različitu numeraciju - postoji određeni redoslijed u dokumentima o glavnoj djelatnosti, o osoblju itd.
Nakon toga slijedi datum objavljivanja dokumenta - od ovog dana obično stupa na snagu.
Zatim se daje naziv naslova (tačno kao u narudžbi). Ovdje možete napisati i sažetak.
Označite broj listova i aplikacija kroz kosu crtu "/".
U rubrici "odgovorni" upisuju se imena i inicijali zaposlenih koji su odgovorni za izvršenje izdatog naloga.
U koloni "upoznati" - imena i inicijali zaposlenih koji se pismeno (pod potpisom) moraju upoznati sa tekstom dokumenta.

Po želji možete umetnuti i rubriku “Napomene” u koju se po potrebi upisuju kratki komentari na izdate naloge.

Nakon što je dnevnik završen, potrebno je formalizirati završetak njegovog vođenja. Da biste to učinili, prvo morate zavezati sve stranice i pričvrstiti ih užetom. Zatim propisuju broj listova (ne stranica), stavljaju datum i potpis sa prepisom (prezime, inicijali). Ove upise vrši odgovorno lice koje je vodilo dnevnik tokom celog njegovog trajanja (ili lice koje zamenjuje ovog radnika).

Načini vođenja i odgovorni

Dnevnik se može održavati na dva načina:

Tradicionalno pisan rukom. Koriste se plave ili crne olovke koje ne ostavljaju mrlje i pruge. Svi unosi se vrše pažljivo, ispravke su moguće samo u izuzetnim slučajevima. Također je potrebno osigurati da dokument nema pocijepane stranice, dodatne umetke (umjesto prethodnih) itd.
U elektronskom obliku: u ovom slučaju samo zaposlenik koji ima pravo na elektronski potpis može vršiti unose u dnevnik i ispravljati ih.

Za popunjavanje dokumenta mogu biti odgovorni sljedeći zaposlenici:

sekretar;
sekretar-referent;
ostali zaposleni po nalogu direktora.

Po pravilu, određeni način vođenja, kao i odgovorno lice, odobrava poseban lokal pravni akt prihvatilo preduzeće.

Kako izgleda dnevnik registracije?

Forma ovog dokumenta je mala knjiga od 64 stranice sa koricama od zlatnog kartona (format 210*288 mm). Predviđene su rupe za vezivanje stranica, a zatim predaja dokumenta u arhiv.

Ako časopis nije originalno fleširan, morate to učiniti sami.

Dnevnik registracije naloga vam omogućava da sistematizirate tok posla u organizaciji, što olakšava prolazak GIT provjera. Naučite kako ga dizajnirati, preuzmite uzorke časopisa

Pročitajte ovaj članak:

Pravila evidentiranja naloga

Djelatnost bilo koje organizacije uključuje formiranje velikog broja dokumenata, uključujući naredbe, koje se moraju čuvati 5 ili 75 godina. Zbog toga bi trebalo da postoje dva registra naloga, čije je vođenje moguće i u elektronskom obliku. U drugom slučaju potrebno je obezbijediti backup podatke tako da dokumenti ne budu izgubljeni kao rezultat kvara.

Nije bitno kako su nalozi registrovani u organizaciji (u elektronskom ili papirnom obliku), potrebno je pridržavati se opšta pravila dizajn časopisa. U budućnosti će to pomoći da se izbjegnu nepotrebna pitanja tokom provjera, da se brzo pronađu potrebni zapisi ili dokumenti.

Knjiga narudžbi: uzorak dizajna

na naslovnoj strani odražavaju puni naziv dokumenta, kao i datum njegovog izvršenja;
ispod navedite naziv kompanije ili strukturna jedinica organizacije;
magazin je numerisan, prošiven, pričvršćen lični potpisi rukovodioci preduzeća, staviti pečat, ako se koristi;
u cilju zaštite od falsifikovanja, registarski dnevnik je zapečaćen.

Postoji pet obaveznih dnevnika registracije, ostali su dobrovoljni. Ali čak i ako ne želite "širiti dodatnu papirologiju", nemojte žuriti da ih se odreknete - pročitajte članak u časopisu "Priručnik kadrovskog službenika". U njemu su stručnjaci analizirali pet situacija u kojima takvi časopisi pomažu kadrovskom službeniku da dokaže svoj slučaj na sudu i spasi se velike novčane kazne.

Dnevnik narudžbi sadrži nekoliko kolona:

druga kolona se koristi za evidentiranje ličnih podataka (pozicije odgovorna osoba, PUNO IME.);
treći je za brojeve naloga. Omogućena je i oznaka slovnih kodova: “LS” (osoblje), “OD” (glavna djelatnost), “O” (odmori);
u četvrtoj koloni knjige registracije naloga prikazuju se datumi pripreme dokumenata;
u petom navesti podatke radnika za koje je izdat nalog, kao i njegovo radno mjesto;
u šestom sažetku;
u sedmom - potpis odgovornog lica.

Registar kadrovskih naloga može se popunjavati i drugačijim redosledom, jer to zavisi isključivo od obrasca knjige koja se koristi.

Dokument se može izraditi samostalno, organizacija također ima pravo prijave tipski uzorak. Glavna stvar je da sadrži obavezne i pomoćne kolone.

U nekim slučajevima u dokumentu ne postoji poseban red "Napomene". Ako je upis netačan, obilježiti, kao u radnim knjižicama zaposlenih. Na primjer: "Unos pod br. je nevažeći." Istovremeno, ispravan unos je naznačen ispod, slika je postavljena. Ako organizacija koristi pečate, ispravke također ovjeravaju.

Registar naloga za osoblje mora biti popunjen jasno i bez mrlja. Strogo je zabranjeno šrafirati unose, precrtavati slova, pokušavati ukloniti informacije pomoću korektivnih sredstava. Stranice koje nisu numerisane nisu dozvoljene. Knjiga naloga za kadrove je popunjena samo čvrstim tekstom.

Kako kreirati registar narudžbi

Organizacije, a posebno komercijalne firme, mogu koristiti bilo koji oblik registra narudžbi, ali postupak vođenja knjige treba urediti posebnim lokalnim propisima. Definira se direktno CEO preduzeća ili drugog ovlašćenog lica.

Dokument mora sadržavati:

PUNO IME. , pozicije zaposlenih odgovornih za pripremu, čuvanje dokumenta;
zaposleni na koje se prebacuje obaveza vođenja dnevnika ako je glavni odgovorni za to privremeno odsutan;
utvrđeni rokovi čuvanja knjige registracije naloga;
mjesto skladištenja kompletnih dokumenata.

Obično je sekretarica angažovana na održavanju registra naloga, ako je organizacija mala. U velikim firmama, ova odgovornost može biti dodijeljena pojedinom zaposleniku. Istovremeno, odgovornost za sigurnost dokumenta treba da se ogleda u lokalnom aktu, ugovoru o radu ili opis posla jer knjiga može biti oštećena ili izgubljena. Neke firme drže nekoliko časopisa odjednom - u redovnom i elektronskom obliku.

Unatoč činjenici da je knjiga naloga za osoblje neobavezan dokument, stručnjaci preporučuju da se čuva za svaku organizaciju. To je zbog činjenice da tokom provjera kompanija ima samo tri dana da pripremi neophodan paket dokumenata koji će provjeriti Inspektorat rada ili porez. U tom slučaju, dnevnik registracije narudžbe će vam omogućiti da brzo pronađete potrebne papire. Osim toga, olakšava rad mnogim stručnjacima kompanije, jer vam omogućava da sistematizirate tok posla.

Ako organizacija ne želi samostalno izraditi dnevnik registracije narudžbi, uzorak dokumenta može se preuzeti ili kupiti u specijaliziranoj trgovini. U prvom slučaju, knjiga mora biti ne samo odštampana, već i numerisana, zapečaćena, a zatim pristupiti njenom dizajnu i održavanju. Istovremeno, stručnjak odgovoran za vođenje registra naloga za osoblje, čiji uzorak nije uspostavljen na zakonodavnom nivou, dužan je pridržavati se općih pravila za popunjavanje dokumenta.

Priloženi fajlovi

Obrazac Dnevnika registracije naloga za kadrove.doc
Primjer registracije naloga za raskid ugovor o radu sa zaposlenim po dogovoru stranaka.doc
Primjer registracije naloga poslodavca za premještanje zaposlenog na drugog stalni posao traženje upućivanja na obavezno ljekarski pregled, na njegov pismeni zahtjev.doc
Primer prijave naloga za premeštaj zaposlenog na drugo stalno radno mesto za koje nije potreban uput za obavezni lekarski pregled, na njegov pismeni zahtev.doc
Primer prijave naloga za premeštaj zaposlenog na drugo stalno radno mesto za koje je potreban obavezan prethodni lekarski pregled, na njegov usmeni zahtev.doc
Primer prijave naloga za premeštaj zaposlenog na drugo stalno radno mesto za koje nije potreban uput za obavezni lekarski pregled, na njegov usmeni zahtev.doc
Primjer registracije narudžbe za privremeni transfer zaposlenog na drugi posao koji zahtijeva obavezni ljekarski pregled, na njegov pismeni zahtjev.doc
Primer prijave naloga za privremeno premeštaj zaposlenog na drugo radno mesto za koje nije potreban uput za obavezni lekarski pregled, na njegov pismeni zahtev.doc
Primjer prijave naloga za privremeni premještaj radnika na drugo radno mjesto za koje je potreban obavezni prethodni ljekarski pregled, na njegov usmeni zahtjev.doc
Primjer prijave naloga za privremeni premeštaj zaposlenog na drugo radno mjesto za koje nije potreban uput za obavezni ljekarski pregled, na njegov usmeni zahtjev.doc
Primjer evidentiranja naloga za ohrabrivanje radnika u nematerijalnom obliku.doc
Primjer registracije naloga za ohrabrivanje zaposlenog u gotovini, ako bonus nije predviđen sistemom nagrađivanja.doc
Primjer registracije naloga za materijalne poticaje za zaposlenog u nenovčanom obliku.doc
Primjer registracije naloga za podsticanje zaposlenog u nematerijalnom i novčanom obliku ako bonus nije predviđen sistemom nagrađivanja.doc
Primjer registracije naloga za stimulaciju zaposlenog u nematerijalnom i materijalnom nenovčanom obliku.doc
Primjer registracije naloga za prijevremeni raskid ugovora o radu kod čelnika organizacije (otpuštanje) prije isteka zakonski otkazni rok zbog nemogućnosti nastavka rada.doc
Primjer registracije naloga za prijevremeni otkaz na inicijativu zaposlenika ugovora o radu na određeno vrijeme (klauzula 3, dio 1, član 77 Zakona o radu Ruske Federacije) (opcija 1) .doc
Primjer registracije naloga za prijevremeni raskid ugovora o radu kod rukovodioca organizacije (otpuštanje) .doc
Dnevnik naloga o upućivanju radnika.docx
Časopis za personal.docx