แบบบันทึกการใช้ชั่วโมงทำงาน กฎสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลาแบบง่าย

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 91) กำหนดภาระหน้าที่ของนายจ้างในการเก็บบันทึกเวลาทำงานของลูกจ้าง สำหรับสิ่งนี้มี รูปแบบรวมใบบันทึกเวลาสำหรับปี 2019 (TURV) ซึ่งได้รับอนุมัติจากพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐลงวันที่ 01/05/2004 ฉบับที่ 1 ไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มเหล่านี้ ดังนั้นนายจ้างจึงสามารถพัฒนาตนเองได้ แบบฟอร์มหมายเลข T-13 ใช้บ่อยที่สุดเนื่องจากใช้สำหรับ การประมวลผลอัตโนมัติข้อมูลประจำตัว ด้านล่างนี้คือแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาสำหรับปี 2019

คำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 52n ลงวันที่ 30 มีนาคม 2558 อนุมัติแบบฟอร์ม OKUD 0504421 สำหรับการใช้งานโดยหน่วยงาน อำนาจรัฐ(หน่วยงานของรัฐ) องค์กรปกครองตนเองในท้องถิ่น หน่วยงานของรัฐ กองทุนนอกงบประมาณ, สถาบันของรัฐ (เทศบาล) ลำดับเดียวกันกำหนดขั้นตอนสำหรับความสมบูรณ์และการสมัคร เราเสนอให้คุณเลือกรายการที่เหมาะสมและดาวน์โหลดใบบันทึกเวลา (แบบง่าย)

แบบฟอร์ม T-12

แบบฟอร์ม T-13

แบบฟอร์ม OKUD 0504421

วิธีบันทึกชั่วโมงทำงาน

ตลอดระยะเวลา วันแรงงานโดยไม่คำนึงถึงโหมดที่ตั้งไว้ เวลางานสามารถสะท้อนให้เห็นในตารางการบัญชีได้สองวิธี:

• วิธีการลงทะเบียนเข้างานอย่างต่อเนื่องและขาดงาน
• โดยบันทึกเฉพาะส่วนเบี่ยงเบน (ขาด, ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา, ฯลฯ )

หากระยะเวลาของวันทำงาน (กะ) ไม่เปลี่ยนแปลง สามารถบันทึกได้เฉพาะส่วนเบี่ยงเบน เนื่องจากเงื่อนไขของสัญญาจ้างหรือข้อบังคับด้านแรงงานภายในจะกำหนดจำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละวันของการทำงาน

ในกรณีที่จำนวนชั่วโมงทำงานในวันที่แตกต่างกัน (กะ) อาจแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อการบัญชีรวมของชั่วโมงทำงาน ควรใช้วิธีการลงทะเบียนแบบต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยให้ระบุความเป็นไปได้หลังจากสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี ทำงานล่วงเวลารวมทั้งปรับการมีส่วนร่วมเพิ่มเติมของพนักงานให้ทำงานภายในบรรทัดฐานที่กำหนดไว้สำหรับชั่วโมงทำงานประเภทนี้

หมายเหตุในใบบันทึกเวลาเกี่ยวกับสาเหตุของการขาดงาน, งานนอกเวลาหรือตามความคิดริเริ่มของลูกจ้างหรือนายจ้าง, ลดชั่วโมงการทำงาน ฯลฯ , คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับเวลาว่าง, คำแถลงการจ้างงานนอกเวลา, ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรพนักงานในกรณี จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายเป็นต้น)

วิธีกรอกปฏิทิน (ชีท) ชั่วโมงทำงานปี 2019

เมื่อรวบรวมจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากคำแนะนำในการสมัครและกรอกแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีสำหรับแรงงานและการชำระเงินซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 05.01.2004 ฉบับที่ 1 (ซึ่งต่อไปในที่นี้จะเรียกว่าคำสั่งสอน) ในกรณีนี้จะใช้ ดังนั้น เมื่อสะท้อนถึงจำนวนชั่วโมงทำงาน รหัสตัวอักษร (Y) หรือตัวเลข (01) จะติดอยู่ตรงข้ามกับนามสกุลของพนักงาน และระยะเวลาทำงานจะแสดงอยู่ในบรรทัดล่าง หากงานตามกำหนดเวลาตกในเวลากลางคืนก็เป็นไปได้ที่จะเสริมแบบฟอร์มด้วยคอลัมน์เพื่อระบุรายละเอียดที่จำเป็น

ตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์ม OKUD 0504421

ใครกรอกใบบันทึกเวลาให้เรียบร้อย

ใบบันทึกเวลาซึ่งเป็นแบบฟอร์มเปล่าที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ด้านบนนั้นกรอกโดยผู้มีอำนาจ หาก TURV สำหรับแต่ละแผนกขององค์กรดำเนินการแยกกัน แนะนำให้ทำการแต่งตั้ง คนที่มีความรับผิดชอบออกคำสั่งระบุตำแหน่ง นามสกุล ชื่อจริง นามสกุลของพนักงานที่รับผิดชอบในการรวบรวมใบบันทึกเวลาสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้างและบุคคลที่เข้ามาแทนที่เขาในระหว่างที่เขาไม่อยู่

ตัวอย่างคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ในบัตรรายงานประจำปี 2562

พวกเขาจะสะท้อนให้เห็นตามซึ่งคำนึงถึงวันหยุดที่กำหนดไว้ทั้งหมดและการโอนตามพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาล วันหยุดสำหรับ หมวดหมู่ต่างๆพนักงานแตกต่างกันไปตามตารางการทำงานของพวกเขา รหัสบัญชีวันหยุดในเอกสารอาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรจ่ายเงินอย่างไรสำหรับวันนี้ และสิ่งที่พวกเขาได้รับ

วันหยุดตามตารางของพนักงานระบุด้วยรหัสตัวอักษร (B) หรือตัวเลข (26) ไม่ส่งผลกระทบ ค่าซ่อมแรงงาน.

หากตามความคิดริเริ่มของบริษัท พนักงานได้รับวันหยุดเพิ่มเติม และบริษัทลดอัตราการทำงานต่อเดือน พนักงานจะได้รับเงินเดือนเต็มจำนวน และบริษัทจะไม่จ่ายวันเหล่านี้ สำหรับวันดังกล่าว บัตรรายงานจะมีรหัสที่เป็นตัวอักษร (B) หรือตัวเลข (26)

อีกกรณีหนึ่งในการสร้างวันหยุดเพิ่มเติมโดยบริษัทคือเมื่อพนักงานหยุดงาน และบริษัทจ่ายวันเหล่านี้ตามค่าเฉลี่ย ปรากฎว่าสำหรับวันทำงาน พนักงานจะได้รับเงินเดือน และสำหรับวันหยุดจ่ายเพิ่มเติม - เงินเดือนโดยเฉลี่ย สำหรับกรณีดังกล่าว บัตรรายงานจะมีรหัสที่เป็นตัวอักษร (OB) หรือรหัสดิจิทัล (27)

ระยะเวลาเก็บรักษาแผ่นบันทึกเวลา

ตารางการบัญชีดังกล่าวเป็นเอกสารเกี่ยวกับการจัดจ้างแรงงานซึ่งข้อ 22.1 ของกฎหมายว่าด้วยหอจดหมายเหตุ กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บพิเศษ กล่าวคือ:

• ห้าปีนับจากสิ้นปีที่ร่างขึ้นหากใบบันทึกเวลาคำนึงถึงงานที่ทำโดยคนงานที่ทำงานในสภาพการทำงานปกติเท่านั้น
• 50 ปี นับแต่วันที่รวบรวม TDT หากคำนึงถึงงานของพนักงานที่ทำงานอันตรายหรืองานอันตราย

การบัญชีและภาษี

จากข้อมูลในตาราง ฝ่ายบัญชีจะคำนวณค่าจ้างและสวัสดิการต่างๆ ข้อมูลนี้ยังส่งผลต่อการชำระภาษี ลองดูที่ความเสี่ยงหลัก

เมื่อผ่านการตรวจสอบภาษี รวมถึงภาษีเงินได้ บริษัทต้องให้ข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับจำนวนวันและชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคน เพื่อยืนยันความถูกต้องของเงินคงค้าง หากพบการละเมิด จำนวนภาษีเงินได้ที่ระบุในรายงานจะถูกรับรู้ว่าไม่ถูกต้อง ซึ่งจะนำมาซึ่งบทลงโทษ

จากรายได้ของพนักงาน องค์กรในฐานะตัวแทนภาษีต้องค้นหาว่าบุคคลนี้เป็นผู้เสียภาษีอากรของสหพันธรัฐรัสเซียหรือไม่ เพื่อใช้อัตราภาษีที่ถูกต้องในการคำนวณ เป็นบัตรรายงานที่สามารถยืนยันตำแหน่งที่แท้จริงของพนักงานในประเทศได้ นายจ้างที่ส่งพนักงานเดินทางไปทำงานที่เบลารุสหรือคาซัคสถานควรคำนึงถึงคุณลักษณะนี้เป็นพิเศษเพราะเมื่อข้ามพรมแดนเหล่านี้จะไม่ทำเครื่องหมายในหนังสือเดินทางของพลเมือง ในกรณีที่มีข้อพิพาท บริษัทจะสามารถพิสูจน์ได้ว่าใช้อัตราที่ถูกต้อง หัก ณ ที่จ่าย และภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาค้างชำระเต็มจำนวน

การกรอกใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้องรับประกันความสามารถของ FSS ในการนับค่าใช้จ่ายในการลาป่วย เนื่องจากจะไม่สามารถยืนยันจำนวนวันที่ทำงานอย่างเป็นทางการได้ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการคำนวณจำนวนเงินเหล่านี้

ใบบันทึกเวลาถูกออกแบบมาเพื่อป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานขององค์กรทำงานจริง ฉันต้องบอกว่าแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาไม่ได้บังคับอย่างเข้มงวด - โดยหลักการแล้ว มันสามารถกำหนดได้เอง นั่นคือแต่ละองค์กรมีอิสระที่จะใช้ใบบันทึกเวลาของตนเองหากมีความจำเป็นดังกล่าว อย่างไรก็ตาม แบบฟอร์มนี้ได้รับการพัฒนาและแนะนำให้ใช้โดยคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและเป็นที่ต้องการ

ไฟล์

ใครกรอกใบบันทึกเวลาให้เรียบร้อย

กรอกแบบฟอร์มโดยพนักงานของแผนกบุคคลหรือโดยหัวหน้า หน่วยโครงสร้างหรือผู้จับเวลาที่ได้รับการว่าจ้างเป็นพิเศษสำหรับงานนี้ จากข้อมูลที่ป้อนเข้าไป ผู้เชี่ยวชาญของแผนกบัญชีจะได้รับเงินเดือนและเงินอื่น ๆ ให้กับพนักงานขององค์กร อันที่จริง ใบบันทึกเวลาเป็นหนึ่งในเอกสารทางบัญชีที่สำคัญที่สุด และหากบริษัทขนาดเล็กสามารถทำได้โดยปราศจากมัน องค์กรขนาดใหญ่จะต้องเก็บบันทึกเวลาดังกล่าวไว้

ขึ้นอยู่กับระบบที่องค์กรนำไปใช้ บันทึกบุคลากร, ใบบันทึกเวลาสามารถสร้างขึ้นอย่างใดอย่างหนึ่งสำหรับพนักงานทั้งหมดขององค์กร หรือแยกเก็บไว้ในแต่ละหน่วย

ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารปกติ กล่าวคือ ต้องรวบรวมสำเนาใหม่ทุกเดือน ดังนั้นหมายเลขประจำเครื่องของใบบันทึกเวลาจะเทียบเท่ากับหมายเลขประจำเครื่องของเดือนที่สร้างขึ้น ช่วงเวลาของแผ่นเวลาครอบคลุมทุกวันของเดือน

คุณสามารถกรอกใบบันทึกเวลาได้ทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์และเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม หลังจากป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ก็ยังคงต้องพิมพ์ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

แบบฟอร์ม T-13 คุณสมบัติแบบฟอร์ม

มาเริ่มกันที่แบบฟอร์ม T-13 ซึ่งตอนนี้ใช้บ่อยกว่ามากในการเก็บใบบันทึกเวลา

แบบฟอร์มรวม T-13 หรือใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่รู้จักกันดีในหมู่พนักงานของแผนกบุคคล นี่ไม่ใช่วิธีเดียว แต่เป็นวิธีมาตรฐานมากที่สุดในการพิจารณาชั่วโมงทำงาน หากคุณกำลังเก็บบันทึกด้วยตนเอง ควรใช้แบบฟอร์ม T-12

ใบบันทึกเวลาเป็นเครื่องมือที่คุ้นเคยสำหรับการติดตามการเข้างานของพนักงาน แบบฟอร์ม T-13 ให้คุณบันทึกรายละเอียดสาเหตุของการขาดเรียน รวมถึงการลาของนักเรียนในช่วงเซสชั่น การฝึกอบรมขั้นสูง และการลาทุพพลภาพหลายประเภท ระยะเวลาที่กรอกเอกสารอาจน้อยกว่า 31 วัน

T-13 ที่เสร็จสมบูรณ์เป็นพื้นฐานสำหรับการจ่ายเงินเดือน

รูปแบบการกรอกใบบันทึกเวลาใน T-13

ต่างจากตารางทั่วไปของเนื้อหาที่คล้ายกัน T-13 มีข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร รวมถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและ OKPO หมายเลขเอกสารติดอยู่ตามข้อกำหนดภายในสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลา

ชื่อของแผนกจะระบุไว้ที่ด้านบนด้วย ต้องจำไว้ว่าหัวหน้าแผนกนี้ (แม้ว่าการกรอกใบบันทึกเวลาจะไม่ใช่หน้าที่ของเขาหรือเธอ) ควรลงนามในแบบฟอร์มที่กรอกแล้ว

ลำดับของพนักงานถูกกำหนดโดยการตัดสินใจของผู้รับผิดชอบ การเรียงลำดับที่พบบ่อยที่สุดคือการเรียงตามตัวอักษร ดังในตัวอย่างของเรา แต่การจัดเรียงแบบต่างๆ ตามจำนวนบุคลากรอาจเป็นไปได้ (คอลัมน์ 3)

ในคอลัมน์ 4 เราใส่เครื่องหมายตามวัน:

ฉัน- (ลักษณะที่ปรากฏ) วันทำการ
วี- วันหยุด
จาก- วันหยุด,
RP- ออกงานในวันหยุด (หยุดงาน)
ถึง- เดินทางเพื่อธุรกิจ,
พีซี- การฝึกอบรม,
ที่ — ลาเรียนด้วยการโทรจากสถาบันการศึกษา
บี- ลาป่วยด้วยการลาป่วย
ตู่- ลาป่วยโดยไม่ได้รับค่าจ้างโดยไม่มีการลาป่วย

ใต้เครื่องหมายฉันใส่จำนวนชั่วโมงทำงานในวันนั้น ในคอลัมน์ 5 เราสรุปจำนวน I ในบรรทัดและจำนวนชั่วโมง เราได้ 4 ค่าสำหรับ 2 ส่วนของเดือน ในคอลัมน์ 6 เราสรุปค่าและรับตัวเลขสุดท้ายของงานสำหรับเดือน

จำนวนชั่วโมงสำหรับ V, OT, K, B และกรณีอื่นๆ ไม่ได้ระบุไว้ในคอลัมน์ที่สี่ การทำเช่นนี้มีคอลัมน์ 10-13

การบัญชีสำหรับการลาป่วย ลาพักร้อน หรือขาดงานด้วยเหตุผลอื่น

รหัสการกำหนดอาจแตกต่างกัน (เช่น ตัวเลข) ตามกฎหมายไม่ได้กำหนดรูปแบบการกรอกเฉพาะ

สัญกรณ์ X แสดงว่าเราไม่ได้คำนึงถึงวันนี้: เพื่อความสะดวก เดือนแบ่งออกเป็นสองบรรทัดที่มีค่าไม่เท่ากัน สำหรับเดือนที่มี 30 วัน (เช่น พฤศจิกายน คอลัมน์จะมีลักษณะดังนี้ (เพื่อความสะดวก ตัวเลขที่ "ไม่มี" ที่ 31 จะถูกเน้นด้วยสีแดง):

T-13 ประจำเดือนพฤศจิกายน

โดยการเปรียบเทียบ T-13 จะถูกกรอกสำหรับการเยี่ยมชมในเดือนกุมภาพันธ์

คอลัมน์ 7-9 ระบุรหัสการชำระเงิน จำนวนวัน และประเภทการเรียกเก็บเงิน ในตัวอย่างของเรา รหัสคือ:

• 2000 - วันทำงานทั่วไป
• 2300 - ลาป่วย (ค่าทุพพลภาพ),
• 2012 - วันหยุด.

โซลูชั่นทางเลือก

องค์กรบางแห่งอนุมัติใบบันทึกเวลาเวอร์ชันที่เรียบง่ายขึ้นเล็กน้อยโดยไม่ต้องให้รายละเอียดเหตุผลของการละเลย ในคอลัมน์ 4 มีการระบุรหัสเพียง 2 รหัสเท่านั้น:

• ฉัน- วันทำงาน,
• ชม- วันว่างงาน

วิธีนี้อาจไม่สะดวกเพราะไม่ได้บันทึกการลาป่วย

กรณีพิเศษ

1. จะกรอก T-13 สำหรับพนักงานที่เข้าร่วมการประชุมและกิจกรรมฝึกอบรมอื่น ๆ ได้อย่างไร?

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งขององค์กร วันเหล่านี้สามารถนับเป็นวันทำการ (I) หรือสามารถนับเป็นการฝึกอบรมขั้นสูง (PC) ได้ อัตราการจ่ายอาจแตกต่างกันไป

2. รหัสฉันสามารถมีค่ามากกว่า 8 ชั่วโมงได้หรือไม่?

ใช่. บางที หากมีคำสั่งพิเศษสำหรับขยายเวลาทำงาน ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาสามารถทำเครื่องหมายด้วยการกำหนด C

3. Timesheets T-12 และ T-13 แตกต่างกันอย่างไร

ประการแรกคือแบบฟอร์มการเข้างานด้วยตนเอง ที่สอง - ทางอิเล็กทรอนิกส์. แผนกบัญชีหลายแห่งในปัจจุบันได้เปลี่ยนไปใช้ T-13 เนื่องจากสามารถรวบรวมโดยอัตโนมัติโดยใช้โปรแกรมพิเศษ

แบบฟอร์ม T-12

ก่อนอื่น เช่นเดียวกับในเอกสารบันทึกบุคลากรอื่น ๆ คุณต้องป้อนรายละเอียดขององค์กรในใบบันทึกเวลาก่อน: ชื่อเต็มพร้อมรหัส OKPO (ต้องนำมาจากเอกสารการลงทะเบียน) สถานะองค์กรและทางกฎหมาย (IP , LLC, CJSC, OJSC) รวมถึงหน่วยโครงสร้าง (แผนก) ซึ่งเก็บรักษาใบบันทึกเวลานี้ไว้ (ถ้าจำเป็น)

จากนั้นคุณต้องป้อนหมายเลขเอกสารสำหรับเวิร์กโฟลว์ภายในในคอลัมน์ที่เหมาะสมและระบุ ระยะเวลาการรายงานซึ่งคำนึงถึงตารางเวลานี้

รหัสตัวเลขและตัวอักษรในใบบันทึกเวลา

ตารางเวลาส่วนนี้ประกอบด้วยรหัสตัวเลขและตัวอักษรที่ใช้ในการกรอกข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับพนักงาน รวมถึงการถอดรหัสของพนักงาน พวกเขาจะต้องป้อนในส่วนหลักของใบบันทึกเวลาเพื่อให้สะท้อนถึงระยะเวลาที่พนักงานคนหนึ่งหรือคนอื่นในที่ทำงานใช้ไปจริงอย่างสั้นและชัดเจนตลอดจนเหตุผลที่ทำให้เขาขาดงาน หากผู้เชี่ยวชาญของแผนกบุคคลจำเป็นต้องป้อนรหัสเพิ่มเติมในรูปแบบของใบบันทึกเวลา พวกเขาสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระและป้อนในตารางนี้

การบัญชีเวลาทำงานใน T-12

ส่วนนี้ในบัตรรายงานเป็นส่วนหลัก - อยู่ในนั้นเพื่อเก็บบันทึกชั่วโมงทำงาน ก่อนอื่นคุณต้องป้อนหมายเลขประจำเครื่องของพนักงานในคอลัมน์แรกของส่วนนี้ จากนั้นในคอลัมน์ที่สองคือชื่อเต็มของเขา (ควรเป็นชื่อเต็มและนามสกุลเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและข้อผิดพลาด) ในคอลัมน์ที่สาม คุณต้องใส่หมายเลขบุคลากรของพนักงานที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการจ้างงาน (เป็นรายบุคคลและไม่ซ้ำกัน)

สำหรับพนักงานแต่ละคนในบัตรรายงาน มีการจัดสรรสองบรรทัด - ประกอบด้วยข้อมูลที่เข้ารหัสเกี่ยวกับการมีหรือไม่มีในที่ทำงานในแต่ละวันตามปฏิทินของเดือน นอกจากนี้ จำเป็นต้องระบุเหตุผลที่ไม่มาที่ .ด้วย ที่ทำงานหากมีการติดตั้ง

ในบรรทัดบนสุดตรงข้ามชื่อพนักงาน เหตุผลจะถูกระบุ และในบรรทัดล่าง - จำนวนชั่วโมงที่ทำงานจริง และถ้าพนักงานไม่ปรากฏในที่ทำงาน เซลล์ด้านล่างสามารถเว้นว่างไว้ได้

ขั้นตอนต่อไปคือการคำนวณจำนวนชั่วโมงและวันที่ทำงานจริงสำหรับช่วงเวลาสองสัปดาห์ และในตอนท้ายของตาราง - ผลลัพธ์ของการคำนวณสำหรับเดือนนั้น

ในเวลาเดียวกัน คุณควรตรวจสอบอย่างรอบคอบว่าจำนวนวันตามปฏิทินในหนึ่งเดือนตรงกับปริมาณงาน วันหยุดสุดสัปดาห์ และวันหยุดที่ระบุไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน

ควรกล่าวว่าบางครั้งผู้รับผิดชอบในการกรอกใบบันทึกเวลาจะป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวันที่พนักงานไม่อยู่ในที่ทำงานเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกนี้อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดด้านบุคลากรและการบัญชี จึงไม่แนะนำให้ใช้

วันที่และลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

หลังจากกรอกใบบันทึกเวลาแล้ว พนักงานที่รับผิดชอบจะต้องระบุตำแหน่งของเขา รวมทั้งใส่ลายเซ็นลงในเซลล์ที่เหมาะสมพร้อมใบรับรองผลการเรียนที่บังคับ หัวหน้าหน่วยโครงสร้างหรือผู้อำนวยการขององค์กรต้องอนุมัติใบบันทึกเวลาด้วย - ระบุตำแหน่งและลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียนด้วย สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องใส่คือวันที่ที่กรอกใบบันทึกเวลา

แบบฟอร์มใดบ้างที่ได้รับการอนุมัติให้เก็บบันทึกชั่วโมงการทำงาน วิธีการกรอกใบบันทึกเวลาอย่างง่าย? ในบทความนี้เราจะพูดถึงวิธีการกรอกแบบฟอร์มเอกสารให้ถูกต้อง บนเว็บไซต์ของเรา คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาอย่างง่ายได้

ใบบันทึกเวลาในแผ่นเดียว

แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาบนกระดาษ a4 excel ในแบบฟอร์มหมายเลข T-13 เริ่มต้นด้วยข้อมูลเกี่ยวกับนายจ้าง:

1. ชื่อ บริษัท
2. รหัส OKPO
3. ชื่อหน่วยงาน (ถ้ามี)

เมื่อคุณทำไม่ได้หากไม่มีแบบฟอร์ม T-13

ใบบันทึกเวลา แบบฟอร์มให้ดาวน์โหลดบนกระดาษ A4 หนึ่งแผ่น ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้บนเว็บไซต์นี้ ประกอบด้วยรายชื่อพนักงานทั้งหมดของแต่ละองค์กรหรือแต่ละแผนก ต้องระบุชื่อผู้เชี่ยวชาญแต่ละรายให้ครบถ้วน เมื่อกรอกเอกสารในบรรทัดบนที่ 1 และ 3 ด้วยรหัสตัวเลขหรือตัวอักษร สาเหตุของการขาดงาน / ลักษณะที่ปรากฏจะถูกป้อน บรรทัดที่ 2 และหมายเลข 4 ระบุจำนวนชั่วโมงทำงานและเวลาว่างทั้งหมด

ใบบันทึกเวลาแบบง่าย

รูปแบบของใบบันทึกเวลาที่ลดความซับซ้อนใน Word และ excel ในแบบฟอร์ม T-12 จะถูกเก็บไว้ในสำเนาเดียว มี 2 ​​ตัวเลือกสำหรับการกรอกเอกสารนี้:

1. แบบฟอร์มระบุลักษณะที่ปรากฏและผ่านของพนักงาน
2. ในเอกสารจะมีการป้อนค่าเบี่ยงเบนเท่านั้น กล่าวคือ เวลาหยุดทำงานและการละเว้นงาน

ไม่ว่าในกรณีใด excel แบบง่ายจะมีข้อมูล 2 ประเภท:

1. รหัสตัวเลขหรือตัวอักษรที่ระบุว่าพนักงานอยู่ที่ที่ทำงานหรือไม่
2. จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ผู้เชี่ยวชาญใช้ในที่ทำงาน

แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาแบบง่ายที่กรอกสมบูรณ์ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีในหน้านี้จะถูกโอนไปยังแผนกบัญชี

สเปรดชีตใช้ทำอะไร

การบัญชีสำหรับชั่วโมงทำงานไม่ใช่ความตั้งใจของนายจ้าง แต่เป็นหน้าที่ที่กำหนดไว้ในกฎหมายแรงงาน การบัญชีเป็นสิ่งจำเป็นไม่เพียงเท่านั้น นิติบุคคลแต่ยัง ผู้ประกอบการรายบุคคล. เพื่อจุดประสงค์นี้ คณะกรรมการสถิติแห่งรัฐได้พัฒนารูปแบบ 2 แบบคือ ฉบับที่ T-12 และฉบับที่ T-13

แบบฟอร์มใบบันทึกเวลาทำงานได้รับการอนุมัติโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 5 มกราคม 2547 เอกสารนี้ช่วย:

1. บันทึกเวลาที่พนักงานทำงานในองค์กร
2. ติดตามวิธีการทำ ตารางงาน
3. รับหลักฐานอย่างเป็นทางการว่าพนักงานแต่ละคนทำงานให้กับบริษัทนานแค่ไหนสำหรับการรายงานเงินเดือนและสถิติ

คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มคำสะอาดบนเว็บไซต์ของเรา ซึ่งช่วยให้นักบัญชียืนยันความถูกต้องของการสะสมจำนวนหนึ่งได้ เอกสารนี้มีความสำคัญมากสำหรับพนักงานของแผนกบุคคลเพราะช่วยให้คุณทราบวันที่พนักงานไม่อยู่และอยู่ในที่ทำงานเพื่อกำหนดบทลงโทษ

ใบบันทึกเวลา ซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีใน excel ด้านล่าง ถูกเกณฑ์โดยกฎหมายแรงงานสำหรับเอกสารที่พนักงานที่ถูกไล่ออกได้รับเมื่อมีการร้องขอ

ดูวิดีโอ

กิจกรรมผู้ประกอบการเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์จำนวนมากที่ได้รับมอบหมายจากกฎหมาย ด้านหนึ่งกฎเหล่านี้เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์กับตัวแทน เจ้าหน้าที่รัฐบาลในทางกลับกันกับพนักงาน ในการประเมินงานของพนักงานอย่างเป็นกลาง กฎหมายกำหนดให้หน่วยงานธุรกิจต้องเก็บรักษาใบบันทึกเวลา (แบบฟอร์มแบบง่ายแสดงไว้ด้านล่าง) ด้วยเหตุนี้จึงมีการพัฒนารูปแบบพิเศษ การบรรจุขึ้นอยู่กับคำสั่งบางอย่าง

แผ่นเวลา

แผ่นเวลา - ข้อกำหนด รหัสแรงงานอาร์เอฟ ใช้กับองค์กรธุรกิจทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการรายบุคคลหรือองค์กร ในบริษัท ฝ่ายบุคคลหรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษมีหน้าที่รักษาใบบันทึกเวลาของพนักงาน ผู้ประกอบการแต่ละรายมีสิทธิ์ดำเนินการด้วยตนเอง นอกจากนี้ ในทางปฏิบัติ พวกเขาจ้างคนงานแยกต่างหาก - ผู้จับเวลา การขาดเอกสารนี้เป็นเหตุผลในการกำหนดโทษทางปกครองที่หัวหน้าหรือเจ้าหน้าที่

แบบฟอร์มเป็นข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานของพนักงาน มันสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับวันทำงานของพนักงานแต่ละคน การขาดงานในวันที่กำหนด และสาเหตุของการขาดงาน เอกสารสามารถรักษาได้สองวิธี:

• เติมรายวัน;
• การป้อนข้อมูลหากจำเป็น ตัวอย่างเช่น หากพนักงานไม่มาทำงานหรือมาสาย

การจัดทำใบบันทึกเวลามีความสำคัญในทางปฏิบัติ ข้อมูลที่สะท้อนอยู่ในนั้นถูกนำมาพิจารณาในกรณีต่อไปนี้:

• ความเที่ยงธรรมของการคำนวณเมื่อมีการสะสม ค่าจ้าง;
• มีส่วนช่วยในการปฏิบัติตามวินัยแรงงาน
• กำหนดบรรทัดฐานของชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์
• ช่วยในการกำหนดปริมาณการทำงานล่วงเวลา
• ทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้กิจกรรมทางธุรกิจในวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์

ดังนั้นนักบัญชีจึงใช้ใบบันทึกเวลาเพื่อพิจารณาความชอบธรรมของค่าจ้างค้างจ่าย ฝ่ายบุคคลได้รับโอกาสในการติดตามตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของพนักงาน และหากจำเป็น ให้ปรับบทลงโทษหรือในทางกลับกัน โบนัส

นอกจากนี้ ในระหว่างการตรวจสอบโดยพนักงานตรวจแรงงาน สิ่งแรกที่ต้องศึกษาคือรูปแบบของใบลงเวลา แบบง่ายหรือแบบทั่วไป

เกี่ยวกับรูปแบบของใบบันทึกเวลา ไม่มี กฎที่เข้มงวด. แต่ละบริษัทมีสิทธิที่จะใช้รูปแบบของตนเองในรูปแบบใดก็ได้ ในส่วนของรัฐมีเพียงข้อเสนอแนะ - แบบฟอร์มที่พัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ง่ายต่อการพกพา

องค์กรงบประมาณใช้แบบฟอร์มที่ออกแบบมาเป็นพิเศษหมายเลข 0504421 ประเภทของแบบฟอร์มที่มีไว้สำหรับคนอื่นๆ แบ่งออกเป็นสองประเภท: T-12 และ T-13

T-12 มีประโยชน์มากกว่าสำหรับการบัญชี เนื่องจากมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจ่ายเงินเดือน T-13 ใช้สำหรับการบัญชีเวลาทำงานตามเงื่อนไขอัตโนมัติ ในองค์กรดังกล่าว พนักงานจะถูกระบุโดยแสดงบัตรผ่านหรือโดยแนะนำการ์ดพิเศษที่ทางเข้า

สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มย่อของใบบันทึกเวลาใน Excel ได้ที่เว็บไซต์ของเรา (ท้ายบทความ) และใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการผลิต

เนื่องจากความจริงที่ว่า T-13 ใช้สำหรับ ระบบอัตโนมัติขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์ม T-12 อยู่ภายใต้การศึกษา

ขั้นตอนการบัญชีสำหรับใบบันทึกเวลาในทางปฏิบัติ

ข้อมูลถูกป้อนในรูปแบบที่ค่อนข้างเข้ารหัส - โดยใช้ตัวอักษรย่อ รายการทั้งหมดและความหมายของตัวย่อจะแสดงในรูปแบบมาตรฐาน

การกรอกส่วนหัวของใบบันทึกเวลาและสามคอลัมน์แรกหมายถึงการแนะนำข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัท / ผู้ประกอบการรายบุคคล
• แผนก;
• ข้อมูลพนักงาน
• จำนวนพนักงานของพนักงาน
• หมายเลขเอกสารในโฟลว์เอกสารภายใน
• ระยะเวลาการรายงาน
• การกำหนดและรหัส

วันหยุดสุดสัปดาห์ วันลาป่วย การขาดงานโดยไม่มีเหตุผลที่ถูกต้องและการขาดงานจะแสดงในย่อหน้าที่ 4,5,6 และ 7 สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าแต่ละเครื่องหมายในบัตรรายงานต้องมีเอกสารยืนยันความถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากพนักงานไม่ได้ไปทำงานเนื่องจากเจ็บป่วย วันที่กำหนดไว้จะต้องใช้ ลาป่วย. หากมีการบันทึกว่าพนักงานทำงานล่วงเวลาในบางวันควรแนบคำสั่งจากฝ่ายบริหารมากับเครื่องหมายนี้

สัญลักษณ์ในแผ่นเวลา

เพื่อความสะดวกและชัดเจนของข้อมูล ให้กรอกแบบฟอร์มโดยไม่ต้องกรอก คำอธิบายโดยละเอียดแต่สัญกรณ์และรหัสสั้นๆ สัญลักษณ์ของใบบันทึกเวลาจะถูกถอดรหัสดังนี้:

• ระยะเวลาของกะวัน - "ฉัน", รหัสกำหนด - 01;
• กะกลางคืนจะสะท้อนให้เห็นในรูปของตัวอักษร "H" และใต้ตัวเลข 02;
• กิจกรรมแรงงานของพนักงานในวันหยุดหรือวันหยุดถูกบันทึกภายใต้หมายเลข 03 และทำเครื่องหมาย "RP"
• ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนงานที่พนักงานทำในช่วงนอกเวลางานจะถูกทำเครื่องหมายด้วยตัวอักษร "C" และกำหนดรหัส 04
• หากมีการฝึกฝนตารางการทำงานกะที่องค์กรแล้วจะถูกป้อนโดยการกำหนด "VM" ภายใต้หมายเลข 05;
• การเดินทางเพื่อธุรกิจถูกทำเครื่องหมายภายใต้หมายเลข 06 และมีตัวอักษร "K";
• ในกรณีที่พนักงานถูกส่งไปฝึกอบรมเพื่อปรับปรุงคุณสมบัติของเขาและในขณะเดียวกันก็ออกจากงานจะมีเครื่องหมาย "PK" อยู่ในแบบฟอร์มและหมายเลข 07
• หากย่อหน้าก่อนหน้านี้เกี่ยวข้องกับการเดินทางไปยังเมืองอื่น ให้เขียนว่า “PM” ที่หมายเลข 08
• เมื่อถึงวันหยุดพักร้อน พนักงานแต่ละคนจะมีเครื่องหมาย “OT” ที่มีเลข 09 นำหน้านามสกุล
• ถ้าพนักงานสมควรได้รับ ลาเพิ่มเติมจากนั้น - "OD" - 10;
• หากพนักงานปฏิบัติตามหน้าที่ของรัฐจะต้องทำเครื่องหมายด้วยตัวอักษร "G"
• การกำหนดตัวอักษรในใบบันทึกเวลาใช้ตัวอักษร "B" เพื่อบันทึกการขาดงานของพนักงานเนื่องจากการตั้งครรภ์
• เวลาหลังคลอดและก่อนเริ่มงาน - "OR";
• การถอดรหัส "OJ" ในบัตรรายงานหมายถึงการดูแลเด็กที่มีอายุต่ำกว่า 3 ปี
• ถ้าพนักงานข้ามเวลาทำงาน - "P";
• ถอดรหัส "NN" ในบัตรรายงาน - ขาดงานโดยไม่ได้ให้รายละเอียดเหตุผล การกำหนดจะถูกวางไว้จนกว่าสาเหตุจะชี้แจงหลังจาก - รหัสเหตุผล;
• หากพนักงานได้ตกลงก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการไม่ปรากฏตัวกับผู้บริหารแล้วจะมีการใส่ป้าย "A"
• ลาที่ได้รับเกี่ยวกับการศึกษา - "OU";
• จำนวนชั่วโมงทำงานจริง - "F"

เพื่อทำความคุ้นเคยกับการกำหนดเวอร์ชันเต็ม เราแนะนำให้ดาวน์โหลดแบบฟอร์มง่าย ๆ ของใบบันทึกเวลาบนแหล่งข้อมูลของเราและใช้เพื่อวัตถุประสงค์ของคุณเอง

นอกจากนี้ยังมี แนวทางทางเลือกเพื่อกรอกแบบฟอร์ม รูปแบบที่เรียบง่ายของใบบันทึกเวลาช่วยให้คุณสามารถเก็บบันทึกโดยไม่ต้องให้รายละเอียด ในกรณีเช่นนี้ สามารถระบุรหัสได้เพียงสองรหัสหน้านามสกุลของพนักงาน: ค่าปกติของวันทำการและวันที่ผ่าน ไม่แสดงการลาป่วยที่นี่ ในทางปฏิบัติ นักบัญชีไม่สนับสนุนวิธีนี้ เนื่องจากการขาดข้อมูลอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน

ความแตกต่างระหว่างแบบฟอร์มการทำงานสำหรับเดือน: T-12 และ T-13

ความแปรปรวนของการจัดการเอกสารทำให้เกิดคำถามขึ้นก่อน เจ้าหน้าที่. ตัวอย่างเช่น ใบบันทึกเวลากรอกอย่างไร?

อันดับแรก ควรชี้แจงอีกครั้งว่า T-12 สะท้อนถึงการเข้างานของพนักงาน และกรอกด้วยตนเอง T-13 ดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ ในทางปฏิบัติ T-13 เป็นที่นิยมกว่าเนื่องจาก เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การคำนวณง่ายขึ้น

โปรดทราบว่าวิธีการกรอกแบบฟอร์มไม่ได้หมายความถึงกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด แต่ข้อมูลพื้นฐานควรสะท้อนให้เห็นในลักษณะที่ผู้เชี่ยวชาญสามารถเข้าใจได้ การพิจารณาแนวทางที่ถูกต้องคือการกรอกแบบฟอร์มทุกวัน โดยการตรวจสอบพนักงานแต่ละคนในรายการ ไม่ใช่โดยการแก้ไขส่วนเบี่ยงเบน - ทำเครื่องหมายว่าละเว้นและไม่แสดงตัว นี่จะเป็นข้อมูลที่มีวัตถุประสงค์มากที่สุด

เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาแล้ว ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่รับผิดชอบจะแสดงไว้ด้านล่าง เอกสารได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าหรือหัวหน้าหน่วยโครงสร้างและเฉพาะวันที่กรอกแบบฟอร์มเท่านั้น

กฎหมายแรงงานกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บบันทึกชั่วโมงทำงานของลูกจ้าง องค์กรโดยไม่คำนึงถึงสถานะทางกฎหมายและผู้ประกอบการแต่ละรายควรคำนึงถึงชั่วโมงทำงานด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งนี้ คณะกรรมการสถิติแห่งรัฐได้พัฒนาและอนุมัติรูปแบบของ Timesheet N T-12 และ N T-13

นี่คือคำแนะนำในการกรอกซึ่งจะช่วยให้สะท้อนข้อมูลอย่างถูกต้องและใช้ใบบันทึกเวลาอย่างมีเหตุผล

ทำไมถึงต้องมีใบลงเวลา

ใบบันทึกเวลาซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 01/05/2004 ฉบับที่ 1 ช่วยฝ่ายบริการบุคลากรและบัญชีขององค์กร:

• คำนึงถึงเวลาทำงานหรือไม่ทำงาน พนักงาน;
• ตรวจสอบการปฏิบัติตามตารางเวลาการทำงาน (เข้า, ไม่มา, มาสาย);
• มีข้อมูลอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนในการคำนวณเงินเดือนหรือจัดทำรายงานสถิติ

เขาจะช่วยนักบัญชียืนยันความถูกต้องของการรับค่าจ้างและค่าชดเชยให้กับพนักงานแต่ละคน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล - เพื่อติดตามผลิตภัณฑ์และหากจำเป็นให้ปรับโทษที่กำหนดให้กับพนักงาน

ใบบันทึกเวลา หมายถึง แบบของเอกสารที่ออกให้แก่ลูกจ้างเมื่อเลิกจ้างพร้อมกับ สมุดงานตามคำขอของเขา (มาตรา 84.1 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ควรสังเกตว่ารูปแบบรวมของไทม์ชีท N T-12 และ N T-13 ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2013 นั้นไม่บังคับสำหรับการใช้งาน อย่างไรก็ตาม นายจ้างจะต้องเก็บบันทึก (ส่วนที่ 4 ของมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) องค์กรและผู้ประกอบการแต่ละรายสามารถใช้วิธีอื่นในการควบคุมเวลาที่พนักงานใช้ในที่ทำงาน แต่ในความเป็นจริง รูปแบบของแบบฟอร์มที่พัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐนั้นค่อนข้างสะดวกและยังคงใช้ได้ทุกที่

ใครเป็นคนเก็บใบบันทึกเวลาไว้ในองค์กร

ตามแนวทางการสมัครและกรอกแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลัก:

• ใบบันทึกเวลาสำหรับปี 2019 รวบรวมและดูแลโดยผู้มีอำนาจ;
• เอกสารลงนามโดยหัวหน้าแผนกและพนักงาน บริการบุคลากร;
• หลังจากนั้นจะโอนไปยังแผนกบัญชี

อย่างที่เราเห็น กฎไม่ได้กำหนดตำแหน่งพนักงานที่ดูแลใบบันทึกเวลา ฝ่ายบริหารมีสิทธิแต่งตั้งใครก็ได้เพื่อทำหน้าที่นี้ ในการทำเช่นนี้จะมีการออกคำสั่งระบุตำแหน่งและชื่อของผู้รับผิดชอบ หากไม่ได้ออกคำสั่งแต่งตั้งพนักงานดังกล่าว ภาระผูกพันในการจัดเก็บบันทึกควรสะกดเป็น สัญญาจ้าง. มิเช่นนั้น การกำหนดให้พนักงานเก็บบันทึกถือเป็นการผิดกฎหมาย วี องค์กรขนาดใหญ่แต่ละแผนกมีพนักงานที่ได้รับมอบหมาย เขากรอกแบบฟอร์มภายในหนึ่งเดือนมอบให้หัวหน้าแผนกเพื่อลงนามซึ่งในทางกลับกันหลังจากตรวจสอบข้อมูลแล้วส่งแบบฟอร์มไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล พนักงานของแผนกบุคคลจะตรวจสอบข้อมูล กรอกเอกสารที่จำเป็นสำหรับงานของเขา ลงนามในใบบันทึกเวลาและโอนไปยังนักบัญชี

ใน บริษัท ขนาดเล็กไม่มีการสังเกตห่วงโซ่ที่ยาว - ใบบันทึกเวลาจะถูกเก็บไว้โดยพนักงานบุคคลแล้วจึงโอนไปยังแผนกบัญชีทันที

อะไรคือความแตกต่างระหว่างแบบฟอร์ม N T-12 และ N T-13 ของ Timesheet

แบบฟอร์มที่อนุมัติทั้งสองรูปแบบแตกต่างกันในหัวข้อ โดยรูปแบบหนึ่ง (T-13) ใช้ในสถาบันและบริษัทที่มีการติดตั้งประตูหมุนพิเศษ - ระบบอัตโนมัติควบคุมการเข้างานของพนักงาน และแบบฟอร์ม T-12 ถือเป็นสากลและประกอบด้วยส่วนที่ 2 เพิ่มเติมซึ่งสามารถสะท้อนถึงการตั้งถิ่นฐานกับพนักงานสำหรับค่าจ้าง แต่ถ้าบริษัทเก็บบัญชีกับบุคลากรเป็น แยกมุมมองการบัญชี ส่วนที่ 2 ยังคงว่างเปล่า

กรอกใบบันทึกเวลา

มีสองวิธีในการกรอกสเปรดชีต:

• การเติมอย่างต่อเนื่อง - ทุกวันมีการสังเกตการปรากฏตัวและการขาดงานทั้งหมด
• เติมโดยการเบี่ยงเบน - เฉพาะความล่าช้าการขาดงานเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น เราให้คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม T-13 โดยใช้วิธีการกรอกแบบต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 1 - ชื่อองค์กรและหน่วยโครงสร้าง

ที่ด้านบน ให้ป้อนชื่อบริษัท (ชื่อเต็มของ IP) และชื่อหน่วยโครงสร้าง อาจเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิตเป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2 - รหัส OKPO

โอเคโพ - ลักษณนามรัสเซียทั้งหมดองค์กรและองค์กร ที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของ Rosstat ประกอบด้วย:

• 8 หลักสำหรับนิติบุคคล
• 10 หลักสำหรับ IP

ขั้นตอนที่ 3 - หมายเลขเอกสารและวันที่รวบรวม

• กำหนดเลขที่เอกสารตามลำดับ
• วันที่รวบรวมมักจะเป็นวันสุดท้ายของเดือนที่รายงาน

ขั้นตอนที่ 4 - ระยะเวลาการรายงาน

ใบบันทึกเวลาถูกส่งมอบเป็นเวลาหนึ่งเดือน - ระยะเวลาตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือนสิงหาคมในกรณีของเรา

ขั้นตอนที่ 5 - ข้อมูลพนักงาน

มีการกรอกบรรทัดแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคนของแผนก

• เลขลำดับในตาราง
• นามสกุลและตำแหน่งของลูกจ้าง

• มีการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานแต่ละคนและใช้ในเอกสารการบัญชีภายในทั้งหมด พนักงานจะเก็บไว้ตลอดเวลาที่ทำงานในองค์กรและจะไม่ถูกโอนไปยังบุคคลอื่นอีกหลายปีหลังจากการเลิกจ้าง

ขั้นตอนที่ 6 - รายละเอียดการเข้าร่วมและชั่วโมง

สัญลักษณ์ย่อใช้เพื่อกรอกข้อมูลเกี่ยวกับการเข้างานและการขาดงานของพนักงาน คุณจะพบรายชื่อที่ท้ายบทความในย่อหน้าแยกต่างหาก ในตัวอย่างของเรา สำหรับคนงาน Petrov A.A. 4 ตัวย่อที่ใช้:

• ฉัน - ผลิตภัณฑ์ (ในกรณีของผลิตภัณฑ์ จำนวนชั่วโมงทำงานจะถูกบันทึกไว้ในเซลล์ด้านล่าง);
• ในวันหยุดสุดสัปดาห์
• K - การเดินทางเพื่อธุรกิจ;
• OT - วันหยุด

ขั้นตอนที่ 7 - จำนวนวันและชั่วโมงทั้งหมดสำหรับเดือน

• ในคอลัมน์ที่ 5 ระบุจำนวนวันและชั่วโมงทำงานทุกๆ ครึ่งเดือน

• ในคอลัมน์ที่ 6 - จำนวนวันและชั่วโมงทั้งหมดของเดือน

ขั้นตอนที่ 8 - ข้อมูลเงินเดือน

รหัสประเภทการชำระเงินกำหนดประเภทการชำระเงินด้วยเงินสดเฉพาะ โดยเข้ารหัสเป็นตัวเลข ดูรายการรหัสทั้งหมดที่ท้ายบทความ ตัวอย่างใช้:

• 2000 - เงินเดือน (ค่าจ้าง);
• 2555 - วันหยุด

• บัญชีที่สอดคล้องกัน - บัญชีที่ตัดค่าใช้จ่ายสำหรับประเภทค่าตอบแทนที่ระบุ ในกรณีของเรา บัญชีสำหรับการตัดค่าจ้าง ค่าเดินทาง และค่าลาพักร้อนจะเหมือนกัน

• คอลัมน์ที่ 9 ระบุจำนวนวันหรือชั่วโมงทำงานของค่าจ้างแต่ละประเภท ในกรณีของเรา วันที่เข้าร่วมและการเดินทางเพื่อธุรกิจจะถูกป้อนในเซลล์ด้านบน และวันที่พักร้อนอยู่ในเซลล์ด้านล่าง

หากค่าตอบแทนประเภทใดประเภทหนึ่ง (เงินเดือน) ใช้ได้กับพนักงานทุกคนในระหว่างเดือน ให้ระบุประเภทรหัสการชำระเงินและหมายเลขบัญชีไว้ด้านบน คอลัมน์ 7 และ 8 ให้เว้นว่างไว้ ระบุเฉพาะวันทำงานหรือชั่วโมงทำงานในคอลัมน์ 9 . แบบนี้:

ขั้นตอนที่ 9 - รายละเอียดเหตุผลและเวลาที่จะไม่แสดงตัว

คอลัมน์ 10-12 มีรหัสสำหรับเหตุผลที่ขาดเรียนและจำนวนชั่วโมงที่ขาดเรียน ในตัวอย่างของเรา พนักงานขาดงานเป็นเวลา 13 วัน:

• 3 วัน - เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ฉันลาพักร้อน 10 วัน

ขั้นตอนที่ 10 - ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

ใบบันทึกเวลามีการลงนามเมื่อสิ้นเดือน:

• เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการบำรุงรักษา
• หัวหน้าแผนก;
• พนักงานบุคลากร

วิธีทำเครื่องหมายวันหยุดในใบบันทึกเวลา

ก่อนที่จะทำเครื่องหมายวันหยุดพักผ่อนในใบบันทึกเวลา สิ่งสำคัญคือต้องทราบประเด็นต่อไปนี้:

• วันหยุดพักผ่อนประเภทใด
• ระยะเวลาวันหยุด - จากวันที่ถึงวันที่พนักงานพัก
• วิธีใดในการกรอกใบบันทึกเวลา - บันทึกค่าคงที่หรือค่าเบี่ยงเบนเท่านั้น

การลาประเภทต่างๆ ระบุไว้ในบัตรรายงานโดยใช้ตัวย่อดังต่อไปนี้

	วันหยุดจ่ายอีก
	จ่ายเพิ่ม
	ธุรการ (โดยไม่ต้องออมเงินเดือน)
	อบรมแบบออมเงินเดือน
	การฝึกปฏิบัติงาน (วันที่สั้นลง)
	อบรมแบบไม่ต้องออมเงินเดือน
	สำหรับการตั้งครรภ์และการคลอดบุตร
	การดูแลเด็กอายุไม่เกิน 3 ปี
	โดยไม่บันทึก RFP ในกรณีที่กฎหมายกำหนด
	เพิ่มเติมโดยไม่บันทึก RFP

เมื่อใช้ทั้งสองวิธีในการกรอกใบบันทึกเวลา สัญลักษณ์วันหยุดติดอยู่ในแต่ละวันที่พนักงานไม่อยู่ เป็นเพียงว่าเมื่อใช้วิธีการต่อเนื่อง วันที่เหลือจะเต็มไปด้วยผลิตภัณฑ์ (รหัสเงื่อนไข “I”) และเมื่อใช้วิธีการบัญชีสำหรับการเบี่ยงเบน วันเหล่านั้นยังคงว่างเปล่า

การกำหนดและรหัสอื่นๆ ในตาราง

เราให้การกำหนดตัวอักษรที่ใช้ในใบบันทึกเวลาในรูปแบบของตาราง

สถานะในที่ทำงาน:

ขาดงาน:

	ทุพพลภาพชั่วคราว (ลาป่วย) พร้อมจ่ายผลประโยชน์
	การไร้ความสามารถชั่วคราวในการทำงานโดยไม่ได้รับผลประโยชน์
	ลดชั่วโมงการทำงานในกรณีที่กฎหมายกำหนด
	บังคับให้ขาดงานระหว่างการระงับอย่างผิดกฎหมาย (ไล่ออก)
	ความล้มเหลวที่จะปรากฏตัวในการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐ (สาธารณะ)
	ขาดเรียนโดยไม่ต้อง เหตุผลที่ดี
	งานพาร์ทไทม์
	วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ วันหยุดทำการ
	วันหยุดจ่ายเพิ่ม
	วันหยุดที่ค้างชำระเพิ่มเติม
	โจมตี
	เหตุผลที่ขาดเรียนไม่ได้อธิบาย
	การหยุดทำงานเนื่องจากความผิดของนายจ้าง
	เวลาหยุดทำงานด้วยเหตุผลที่อยู่เหนือการควบคุมของใครๆ
	การหยุดทำงานเนื่องจากพนักงาน
	พักงาน (จ่ายเงิน)
	ระงับโดยไม่ต้องจ่าย
	ระงับการทำงานล่าช้าใน RFP

เราให้เท่านั้น รหัสดิจิทัลหลักของประเภทของค่าตอบแทน (รายการทั้งหมด- ตามคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซียเมื่อวันที่ 13 ตุลาคม 2549 N SAE-3-04 /):

แม่แบบใบบันทึกเวลาที่เสร็จสมบูรณ์