Çfarë do të thotë një dokument elektronik. Çfarë është një dokument elektronik? Kopje e detyrueshme si një lloj informacioni i dokumentuar

Aktualisht, vendbanimet që përdorin karta bankare të korporatave janë të përhapura. Kjo lehtësohet nga shkathtësia e tyre. Përdorimi i kartave të korporatës është i përshtatshëm për udhëtime pune të përfaqësuesve të organizatës brenda ose jashtë vendit, kur paguani për përfaqësues dhe shpenzimet e biznesit, kur merrni para nga ATM-të dhe pikat e marrjes së parave të gatshme.

Përdorimi i kartave të korporatave nga organizatat.

Për të marrë një kartë korporative, një organizatë lidh një marrëveshje me bankën emetuese për lëshimin dhe mirëmbajtjen e saj. Në të njëjtën kohë, organizata hap një llogari të veçantë karte në bankë.

Sipas Udhëzimeve për Zbatimin e Planit të Llogarive për Kontabilitetin e Veprimtarive Financiare dhe Ekonomike të Organizatave, miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 31.10.2000 N 94n, për të përmbledhur informacionin mbi disponueshmërinë dhe lëvizjen Paratë në monedhën e Federatës Ruse për llogari rrjedhëse, speciale dhe llogari të tjera speciale ekziston llogaria 55 "Llogari të veçanta në banka".
Një kartë bankare është në thelb një mjet përmes të cilit mbajtësi kryen transaksione Llogari bankare, hapur në bazë të marrëveshjes përkatëse me bankën (klauzola 1.5, 1.8, 1.12 e Rregullores N 266-P). Prandaj, operacionet duke përdorur korporata kartë bankare në llogari në institucioni kreditor pasqyruar në një nënllogari të veçantë të hapur në llogarinë 55.

Në skemën e llogarive në programin 1C Accounting 8.3, hapet nënllogaria 55.04 "Llogari të tjera speciale". Analitika kryhet në llogari në kontekstin e llogarive bankare të hapura për kartat, dhe (nëse sigurohet nga parametrat e kontabilitetit) nga zërat e fluksit të parasë.

Le të shqyrtojmë operacionet kryesore në kartat e korporatës: cilat shënime kontabël formohen në këtë rast dhe si pasqyrohen këto operacione në Kontabilitetin 1C.

Rimbushja e një karte të korporatës.

Transferimi i fondeve nga organizata në llogarinë në të cilën lëshohet karta e korporatës së punonjësit pasqyrohet nga hyrja:
Debi 55.04, Kredi 51.

Në programin e Kontabilitetit të Ndërmarrjeve 1C, ky operacion pasqyrohet duke përdorur dokumentin "Fshi nga llogaria rrjedhëse" (seksioni "Banka dhe arka", "Pasqyrat bankare", butoni "Fshirja"):

Në formën e një dokumenti të ri "Fshirja nga llogaria rrjedhëse" ne tregojmë llojin e operacionit - "Transferimi në një llogari tjetër të organizatës", si llogaria e marrësit zgjedhim llogarinë e hapur në kartën e korporatës nga drejtoria " Llogari bankare". Zgjidhni llogarinë 55.04 si llogari debiti.

Pas postimit, dokumenti do të formojë një postim:

Tërheqja e parave nga një kartë korporate në një ATM.

Kur tërhiqni para nga një kartë korporative, punonjësi në të vërtetë i nxjerr ato nga raporti, dhe më pas ai është i detyruar të raportojë për përdorimin e tyre në organizatë.

Supozoni se një punonjës ka tërhequr para nga një kartë korporate në një ATM dhe ka paguar me të në një dyqan kur blen mallra dhe materiale.

Operacioni i tërheqjes së parave nga një ATM pasqyrohet në Kontabilitetin 1C me dokumentin "Fshi nga llogaria rrjedhëse". Në këtë rast, është e nevojshme të tregoni llojin e operacionit - "Transferimi te një person përgjegjës", llogaria e kontabilitetit - 55.04, zgjidhni llogarinë me të cilën është lidhur karta e korporatës si llogari bankare dhe tregoni punonjësin - mbajtësin e kartës si një person përgjegjës.

Gjatë kryerjes, do të krijohet një postim Debi 71.01, Kredi 55.04.

Komisioni bankar kur tërheq para nga një kartë korporative.

Gjatë tërheqjes së parave të gatshme, banka mban një komision. Ky operacion pasqyrohet gjithashtu në Kontabilitetin 1C nga dokumenti "Fshirja nga llogaria rrjedhëse". Si lloj operacioni, zgjidhni "Shkarkime të tjera", llogaria e kontabilitetit - 55.04, llogaria bankare - llogaria në të cilën është bashkangjitur karta e korporatës.

Në grupin e detajeve, ne tregojmë llogarinë e debitit - llogarinë në të cilën ngarkohet komisioni i bankës - 91.02, si dhe analitika - nga drejtoria "Të ardhura dhe shpenzime të tjera" zgjedhim artikullin në të cilin janë shpenzimet për shërbimet bankare. të lidhura.

Gjatë kryerjes, instalimet elektrike do të formohen: Debi 91.02, Kredi 55.04.

Konfirmimi i shpenzimeve në një kartë korporate.

Pas kryerjes së një shpenzimi, personi përgjegjës - mbajtësi i kartelës është i detyruar të raportojë. Në programin e Kontabilitetit 1C, kjo pasqyrohet në dokumentin "Raporti paraprak" (ju thashë në detaje për procedurën e plotësimit të këtij dokumenti).

Kur plotësoni dokumentin në skedën "Përparime", zgjidhet dokumenti "Fshirja nga llogaria rrjedhëse", i cili pasqyron fshirjen nga karta e korporatës:

Në skedën "Mallrat" plotësohet informacioni për mallrat dhe materialet e blera, llogaria e inventarit të mallrave dhe materialeve dhe TVSH-ja:

Kur postoni, dokumenti do të gjenerojë transaksione:

Kështu në program Ndërmarrja e Kontabilitetit 1C 8 pasqyrohet transaksionet bazë me kartat e korporatës.

– ilaç modern kontabiliteti, i cili ju lejon të regjistroni një sërë transaksionesh, duke përfshirë të tilla si marrja e parave në një llogari bankare ose debitimi prej saj.

Para së gjithash, duhet të plotësoni detajet e llogarisë rrjedhëse (ose disa llogarive) të organizatës sonë. Për ta bërë këtë, përdorni skedën "Llogaritë bankare" në formën e informacionit rreth organizatës:

Duhet të plotësohen edhe llogaritë e shlyerjes së palëve që do të na transferojnë para dhe tek të cilët do të transferojmë. Ato mund të plotësohen në librin e referencës "" ose drejtpërdrejt në dokumentet bankare të programit.

Si rregull, shlyerjet moderne bankare kryhen përmes një lidhjeje interneti duke përdorur programe të tilla si "Bank-Klient". Në të njëjtën kohë, pasqyrat bankare të gatshme ngarkohen në bazën e të dhënave 1C. Në 1C, ju duhet vetëm të plotësoni urdhërpagesat. Sidoqoftë, programi ju lejon të krijoni dokumente bankare me dorë.

Le të shqyrtojmë se si duket në "1C: Kontabiliteti" heqja dhe marrja e parave përmes bankës.

Fshirja e fondeve nga llogaria rrjedhëse në 1C 8.3

1. Zakonisht, dokumenti plotësohet së pari " Urdhër pagese". Ai nuk bën regjistrime kontabël, por shërben për të transmetuar në bankë informacionin që duhet të bëhet një transferim nga llogaria jonë rrjedhëse bankare në llogarinë e marrësit. Për të parë ose krijuar një urdhërpagesë, duhet të shkoni te seksioni i menusë "Banka dhe arka" (Banka - Urdhër pagese).

Imazhi tregon se dokumenti ka një fushë "Lloji i funksionimit". Detajet dhe postimi i vetë dokumentit varen nga zgjedhja e vlerës në të. Si parazgjedhje, lloji "Pagesa te furnizuesi" vendoset automatikisht, nëse është e nevojshme, mund të zgjidhni një tjetër.

Urdhërpagesa duhet të tregojë të dhëna të tilla si marrësi (kundërpala) dhe llogaria e tij, lloji dhe urdhri i pagesës, shuma dhe qëllimi i pagesës. Nëse keni disa organizata ose disa llogari rrjedhëse, duhet të zgjidhni organizatën dhe llogarinë e saj. Për llojet e transaksioneve që pasqyrojnë shlyerjet me palët, tregoni kontratën dhe normën e TVSH-së.

Ju lutemi vini re se lloji i kontratës duhet të korrespondojë me llojin e transaksionit:

• për "Pagesë tek furnizuesi" ju duhet një kontratë "Me furnizuesin";
• për "Kthimi te blerësi" - "Me blerësin".

Fusha "ID-ja e pagesës" përdoret për të treguar UIN-in, nëse është e nevojshme. Nëse programi është konfiguruar për kontabilitet nga, atëherë në urdhërpagesë (si në të gjitha dokumentet "monetare") do të ketë një fushë "Artikulli DDS", i cili gjithashtu duhet të plotësohet.

Merrni mësime video 267 1C falas:

Në dokument, detajet e organizatës dhe palës tjetër shfaqen si lidhje; duke klikuar në këto lidhje, mund të modifikoni detajet. Përveç kësaj, duke përdorur butonin "Cilësimet", mund të konfiguroni shfaqjen e emrit dhe KPP të palës dhe organizatës, qëllimin e pagesës, muajin, shumën.

Në fund të dokumentit është një flamur "Paguar". Nuk rekomandohet ta vendosni manualisht, ky flamur vendoset automatikisht kur regjistroni një pagesë në program. Urdhërpagesa postohet dhe ruhet në ditar. Një "pagesë" e papaguar mund të identifikohet nga mungesa e një shenje në pagesë:

Pas plotësimit, urdhërpagesa dërgohet në bankë në mënyrë elektronike ose në kopje fizike. Në 1C, shkëmbimi elektronik me bankën direkt nga programi është i mundur, por kjo kërkon konfigurim paraprak, i cili kryhet nga një specialist.

1. Pasi pagesa e porosisë ka kaluar në bankë, dokumenti “ Fshirja nga llogaria rrjedhëse". Kur ekzekutohet, ky dokument krijohet automatikisht pas ngarkimit të të dhënave nga banka. Përndryshe, duhet ta futni manualisht. Mënyra më e përshtatshme për ta bërë këtë është nga urdhërpagesa për të cilën duam të pasqyrojmë pagesën: duhet të hapni një "urdhër pagese" dhe të klikoni në lidhjen "Fut një dokument për debitim nga llogaria rrjedhëse" në të.

Do të krijohet automatikisht dokument i ri“Fshirja nga llogaria rrjedhëse”, e plotësuar e plotë në bazë të urdhërpagesës tonë. Megjithatë, të gjitha detajet janë të disponueshme për ndryshim.

Llogaria e kontabilitetit plotësohet si parazgjedhje - kjo është llogaria e kontabilitetit të fondeve të mbajtura në llogaritë e shlyerjes së organizatës.

Llogaria për shlyerjet me palën tjetër dhe llogaria e paradhënieve vendosen automatikisht në bazë të llojit të transaksionit. Gjatë afishimit të dokumentit, vetë programi do të vendosë nëse kjo pagesë është paradhënie (duke analizuar llogaritjet sipas kontratës) dhe do të bëjë postimin e duhur.

Atributi "Shlyerja e borxhit" përcakton algoritmin për analizimin e shlyerjeve me palën tjetër. Nëse në vend të "Automatic" zgjidhni "By document", do t'ju duhet të zgjidhni një dokument shlyerjeje.

Kur postoni, kontabiliteti postohet për të hequr fondet nga llogaria rrjedhëse sipas llojit të transaksionit të dokumentit dhe cilësimeve.

Pasi të jetë bërë "Fshirja nga llogaria rrjedhëse", flamuri "Paguaj" vendoset automatikisht në urdhërpagesën origjinale dhe shfaqet një lidhje me dokumentin e fshirjes:

Një shenjë pagese shfaqet gjithashtu në ditarin e urdhërpagesës.

Dokumenti i futur i debitimit nga llogaria rrjedhëse ruhet në ditar, i cili është i disponueshëm përmes seksionit "Banka dhe arka" (Bankë - Pasqyra bankare).

Programi ju lejon të vendosni "Fshirja nga llogaria bankare" dhe drejtpërdrejt në ditarin e pasqyrave bankare duke përdorur butonin "- Fshirja" pa regjistrim paraprak të një urdhërpagese.

Pranimi i fondeve në llogarinë rrjedhëse

Për të regjistruar këtë operacion në 1C 8.3, përdoret dokumenti "Pranim në llogarinë rrjedhëse". Si rregull, ai ngarkohet në program i gatshëm gjatë shkëmbimit me bankën. Futja manuale e dokumentit është e disponueshme nga e njëjta revistë "Pasqyra bankare" me butonin "+ Faturë".

Ashtu si dokumenti i fshirjes, "Faturimi në llogarinë rrjedhëse" ka një fushë "Lloji i operacionit", plotësimi i së cilës përcakton detajet dhe parametrat e dokumentit. Pjesa tjetër e të dhënave është gjithashtu e ngjashme me dokumentin e fshirjes: llogaria e kontabilitetit, pala tjetër (në këtë rast, ai është paguesi), shuma dhe qëllimi i pagesës, dhe gjithashtu, në varësi të llojit të funksionimit të dokumentit dhe cilësimeve, kontratës. , Norma e TVSH-së, llogaritë llogaritëse,. Nëse dokumenti pasqyron pagesën nga blerësi në një faturë të lëshuar më parë, atëherë ai mund të zgjidhet në fushën "Faturë për pagesë".

Krijim burim informacioniçfarëdo lloji fillon me formësimin e informacionit dokument. Informacioni i dokumentuar, nga ana tjetër, mund të përfshihet në çdo bazë informacioni.

Mbështetje rregullatore

Sipas dispozitave të Ligjit Federal Nr. 149, regjistrohet informacioni i dokumentuar mbi bartësin material të informacionit. Për të identifikuar të dhënat ose burimin e tyre, përdoren detaje të caktuara.

Fjala "dokument" ka rrënjë latine. Përkthyer do të thotë "provë". V fjalor terminologjik teoria dhe praktika nga viti 1964, fjala "dokument" përkufizohet si një objekt material që përmban informacion në formë fikse.

Baza teorike

Në çdo dokument ka 3 elementë: përmbajtja e informacionit, format e paraqitjes së tyre dhe bartësi i informacionit të dokumentuar.

Studimi i metodave për fiksimin e të dhënave dhe veçorive të transportuesve të tyre kryhet në kuadrin e një disipline të tillë si menaxhimi i të dhënave. Ky drejtim shkencor eksploron proceset e arkivimit, punës në zyrë, rrjedhës së dokumenteve. Në të njëjtën kohë, vëmendja kryesore i kushtohet rregullimit të formës së dokumenteve tradicionale, rregullimit të detajeve të tyre.

Karakteristikat e regjistrimit të informacionit

Informacioni i dokumentuar është informacion, të përfshira në një lloj mediumi material, nga detajet e të cilit mund të identifikohet informacioni. Aktualisht, ka shumë mënyra për të siguruar informacionin. Ato ndahen në mënyrë konvencionale në disa klasa.

Dokumentet në letër janë bartës të informacionit të disponueshëm për perceptim pa përdorimin e mjeteve teknike shtesë. Kjo metodë e dokumentimit konsiderohet më e zakonshme.

V Kohët e fundit Megjithatë, gjithnjë e më shumë janë të përhapura mediat, informacionet nga të cilat mund të merren vetëm me ndihmën e mjeteve teknike. Këto mund të jenë dokumente elektronike, video, regjistrime audio (skedarë), informacione të koduara, etj.

Identifikimi

Një parakusht për të punuar me të dhënat është prania e kushteve me të cilat identifikohet informacion të dokumentuar.

Përcaktimi i burimit të të dhënave është i nevojshëm për të përputhur përmbajtjen origjinale të mediumit me përmbajtjen e dokumentit të marrë nga përdoruesi. Nëse është e nevojshme, në procesin e studimit të informacionit, vërtetohet fakti i identitetit, rastësia e të dhënave.

Rregullorja rregullatore

Regjimi ligjor i informacionit të dokumentuar, procedura për fiksimin e informacionit nga strukturat ekzekutive federale përcaktohet nga Qeveria. Rregullat e qarkullimit të dokumenteve, të punës në zyrë, të miratuara nga organet e tjera shtetërore, organet e vetëqeverisjes territoriale në kompetencën e tyre, nuk duhet të jenë në kundërshtim me dispozitat e dekreteve të qeverisë.

Struktura shtetërore që zbaton rregullimin normativ dhe metodologjik informacioni i dokumentuar është Agjencia Federale për Rregullimin Teknik dhe Metrologjinë. Më parë, këto funksione kryheshin nga Gosstandart. Në vazhdën e reformave, ajo u shndërrua në Agjenci.

Çështjet në lidhje me standardizimin e dokumenteve rregullohen nga dispozitat e Ligjit Federal Nr. 184 "Për rregullimin teknik". Udhëheqja ndërsektoriale në organizata bie nën kompetencën e Agjencisë Federale të Arkivave. Menaxhimi i industrisë mbështetje dokumentacioni kryhet nga ministritë përkatëse, duke marrë parasysh rekomandimet e Agjencisë së Arkivave.

Specifikat e identifikimit

Ka disa mënyra për të ruajtur informacion të dokumentuar. Përkufizimi opsioni specifik varet nga specifikat e industrisë në të cilën përdoret informacioni.

Të dhënat mund të paraqiten në formë elektronike dhe ruhen në baza të të dhënave të specializuara. Në një situatë të tillë, identifikimi ka disa veçori. Ato konsistojnë në faktin se saktësia e informacionit duhet të konfirmohet nga pronari i bazës së të dhënave ose një zyrtar i autorizuar.

Ka mënyra të tjera për të konfirmuar besueshmërinë. informacion të dokumentuar. Ky informacion mund të certifikohet në veçanti nënshkruar në mënyrë dixhitale... Dokumenti elektronik i konfirmuar nënshkrim elektronik ose një analog i një pikture të shkruar me dorë, njihet si ekuivalent me një pikturë letre. Mund të vendosen përjashtime ligjet federale apo rregullore të tjera.

Burimet informative

Ato konsiderohen objekte të marrëdhënieve ndërmjet personave juridikë, qytetarëve dhe shtetit. Ai ekzistues ofron mbrojtje të të dhënave.

Rregullimi rregullator kryhet dispozitat ligjore fiksimi:

• Rregullat për dokumentimin e informacionit.
• Pronësia e dokumenteve dhe grupeve të tyre, duke përfshirë sistemet e informacionit.
• Kategoria e të dhënave sipas nivelit të aksesit në to.
• Procedura për sigurimin e mbrojtjes së informacionit.

Burimet e informacionit krijohen nga agjenci qeveritare të çdo niveli, subjekte biznesi, shoqatat publike, institucione, individë. Çdo lëndë formon një ose një burim tjetër për qëllimet dhe përdorimet e veta informacion të dokumentuar. Kjo mund të ketë qëllime prodhimi, menaxheriale, arsimore, shkencore.

Burimet e informacionit ndryshojnë ndjeshëm nga njëri-tjetri për sa i përket vëllimit. Disa përfaqësohen nga disa libra referencë, të tjerët - nga koleksione të mëdha bibliotekash. Përveç kësaj, ekziston një klasifikim sipas metodës së organizimit dhe procedurës së dhënies së të dhënave.

Burimet shtetërore të informacionit

RF, rajonet dhe komunat janë pronarë të burimeve të përdorura në burime të tilla informacion të dokumentuar. Këto informacioni grumbullohet, krijohet, merret kryesisht në kurriz të fondeve buxhetore.

Burimet shtetërore të informacionit menaxhohen nga organet shtetërore dhe strukturat e vetëqeverisjes territoriale në kuadër të kompetencave të tyre.

Shteti ka të drejtën e përdorimit, shpengimit informacion të dokumentuar. Kjo mundësia realizohet në rastet kur informacionet që i përkasin subjekteve të tjera (personave juridikë ose shtetasve) klasifikohen si sekret shtetëror, si dhe në raste të tjera të parashikuara me ligj.

Kopje e detyrueshme si një lloj informacioni i dokumentuar

E detyrueshme është një kopje e një dokumenti të përsëritur që do të transferohet nga prodhuesi në organizatën përkatëse. Në këtë rast, një dokument njihet si një mjet material që përmban informacion. Mund të paraqitet në formë teksti, fonogrami, ilustrimi ose kombinimi i tyre. Një kopje është një dokument mostër identik me origjinalin.

Për këtë shumëllojshmëri regjimi juridik i informacionit të dokumentuar fiksuar në Ligjin Federal Nr. 77. Akti normativ përcakton Politika publike për krijimin e kopjeve të depozituara të ligjshme si bazë burimore për blerjen e fondit kombëtar të bibliotekës dhe zhvillimin e sistemit bibliografik. Ligji parashikon rregullat për garantimin e sigurisë së bartësve të informacionit, veçanërisht për përdorimin e tyre publik.

Marrësit

Kopjet e detyrueshme shpërndahen midis personave juridikë që kanë të drejtë të ruajnë, marrin, japin informacion për përdorim pa pagesë ose me tarifë. Marrësit janë:

• Dhoma e Librit, RAS Shtetërore, Shkencore dhe Teknike dhe Kombëtare, Dega Siberiane e RAS, Lindja e Largët Biblioteka shkencore... Këto institucione marrin botime.
• Biblioteka Ruse për të Verbërit. Ky institucion pranon publikime për personat me probleme me shikimin.
• Instituti Federal i Pronësisë Industriale. Ky autoritet merr dokumentet elektronike të patentës.
• Biblioteka Parlamentare. Merr dokumente zyrtare.
• Fondi Federal për Standardet Shtetërore, klasifikuesi gjithë-rus të dhënat teknike dhe ekonomike dhe rregullat rajonale/ndërkombëtare, rekomandimet dhe standardet për standardizimin e vendeve të huaja.

Kjo nuk është e gjithë lista e marrësve. Ekzistojnë gjithashtu institucione të veçanta që marrin informacione video, audio, programe kompjuterike, etj. Për ruajtjen e dokumenteve në formë elektronike, në Federatën Ruse janë krijuar qendra shkencore dhe teknike. Ata marrin informacion në fusha që përputhen me specifikimet e tyre.

Të gjitha këto organizata publikojnë rregullisht informacione për depozitën ligjore falas që kanë marrë. Institucionet formojnë koleksionin e bibliotekës kombëtare të dokumenteve.

Dorëzimi i materialeve, shpërndarja e centralizuar e tyre, njoftimi i konsumatorëve bëhet në kohë, të përcaktuara me ligj dhe rregulloret e organizatave përkatëse. Shkelja e udhëzimeve të përcaktuara nga krijuesit e dokumenteve kërkon përgjegjësi administrative.

Dokumenti quhet një koleksion i strukturuar informacioni i destinuar për perceptimin njerëzor, i cili mund të jetë një objekt integral i shkëmbimit midis përdoruesve dhe / ose sistemeve të informacionit.

Elektronikedokumentështë një dokument i regjistruar në një medium makine dhe që përmban informacione të identifikuara, vërtetësia e të cilit vërtetohet me një nënshkrim dixhital elektronik.

Shfaqja e termit " dokument elektronik»Ka lidhje me përdorimin intensiv të teknologjive të informacionit në ndërmarrje dhe organizata dhe formimin e informacioneve të ndryshme në media kompjuterike: shkencore dhe teknike, prodhimit, menaxhimit, etj.

Për shkak të mosnjohjes së dokumenteve rregullatore që përcaktojnë statusin e një dokumenti elektronik, ky term përdoret shpesh kur krijohen kopje elektronike të raporteve, letrave, urdhërpagesave, faturave dhe llojeve të tjera. informacion teksti, si dhe bazat e të dhënave për mediat e makinerive.

Sipas ligjit të Republikës së Bjellorusisë të datës 10.01.2000 Nr. 357-Z "Për Dokumentin Elektronik", një dokument elektronik është informacioni i regjistruar në një mjet makinerie dhe plotëson kërkesat e përcaktuara nga ky ligj.

Medium i makinës - një disk magnetik, shirit magnetik, disk lazer dhe mjete të tjera materiale që përdoren për regjistrimin dhe ruajtjen e informacionit duke përdorur kompjuterë elektronikë.

Kërkesat themelore për një dokument elektronik

Një dokument elektronik duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:

krijuar, përpunuar, transmetuar dhe ruajtur duke përdorur softuer dhe harduer;

kanë një strukturë, të përcaktuara me ligj RB datë 01/10/2000 Nr. 357-З "Për një dokument elektronik" dhe përmban detaje që lejojnë identifikimin e tij;

të paraqitet në një formë të kuptueshme për perceptimin njerëzor.

Struktura e një dokumenti elektronik

Një dokument elektronik përbëhet nga dy pjesë përbërëse - të përgjithshme dhe e veçantë.

Gjeneral një pjesë e një dokumenti elektronik përbëhet nga informacioni që përbën përmbajtjen e dokumentit. Informacioni për adresuesin i përket pjesës së përgjithshme.

E veçanta një pjesë e një dokumenti elektronik përbëhet nga një ose më shumë nënshkrime dixhitale elektronike.

Nënshkrimi elektronik dixhital(EDS) - një grup simbolesh të krijuara me anë të nënshkrimit elektronik dixhital dhe që është pjesë përbërëse e një dokumenti elektronik.

EDS përdoret nga individë dhe persona juridikë si një analog i një nënshkrimi të shkruar me dorë për t'i dhënë një dokumenti elektronik një fuqi ligjore të barabartë me forcën juridike të një dokumenti letre të nënshkruar nga një person i autorizuar me dorën e tij dhe të vulosur.

Mjetet e nënshkrimit elektronik dixhital - softuer dhe pajisje që sigurojnë gjenerimin dhe verifikimin e një nënshkrimi elektronik dixhital dhe kanë një certifikatë konformiteti ose një certifikatë njohjeje të një certifikate të lëshuar në Sistemin Kombëtar të Certifikimit të Republikës së Bjellorusisë.

Për të gjeneruar një EDS, përdoren mjetet e mbrojtjes së informacionit kriptografik (CIP), duke përdorur të ashtuquajturat algoritme asimetrike, në të cilat përdoren çelësat publikë dhe privatë të çdo përdoruesi.

Çelësi privat i nënshkrimit- një grup personazhesh që i përkasin një personi specifik dhe të përdorur në zhvillimin e një nënshkrimi elektronik dixhital.

Çelësi publik i verifikimit të nënshkrimit- një grup karakteresh të disponueshme për të gjitha palët e interesuara dhe të përdorura gjatë verifikimit të një nënshkrimi elektronik dixhital.

Karta e çelësit publik të verifikimit të nënshkrimit- një dokument letre që përmban vlerën e çelësit publik të verifikimit të nënshkrimit dhe që konfirmon përkatësinë e tij ndaj çdo personi fizik ose juridik.

Çelësi personal i përdoruesit ruhet në një mjet makinerie në një vend të paarritshëm për personat e tjerë, çelës publik u transmetohet të gjithë pjesëmarrësve në shkëmbimin e informacionit.

Një dokument elektronik mund të përdoret në të gjitha fushat e veprimtarisë ku përdoren softuer dhe harduer që janë të nevojshëm për krijimin, përpunimin, ruajtjen, transmetimin dhe marrjen e informacionit. Me ndihmën e dokumenteve elektronike mund të bëhen transaksione (mund të lidhen kontrata), mund të bëhen shlyerjet, mund të kryhet korrespondenca dhe transmetimi i dokumenteve dhe informacioneve të tjera.

Dokumentet elektronike mund të dërgohen duke përdorur çdo mjet komunikimi, duke përfshirë sistemet dhe rrjetet e informacionit, nëse kjo nuk bie ndesh me legjislacionin e Republikës së Bjellorusisë dhe traktatet ndërkombëtare të Republikës së Bjellorusisë.

Dokumenti elektronik ka format e paraqitjes së brendshme dhe të jashtme.

Forma e përfaqësimit të brendshëm një dokument elektronik është një regjistrim i informacionit që përbën një dokument elektronik në një medium makine.

Formulari i paraqitjes së jashtme një dokument elektronik është riprodhimi i një dokumenti elektronik në një ekran ekrani, në një letër ose objekt tjetër material që mund të ndahet nga një transportues makinerie, në një formë të aksesueshme për shikim vizual (pa pajisje teknike shtesë) dhe në një formë të kuptueshme për perceptimi njerëzor.

Ligji i Republikës së Bjellorusisë "Për dokumentin elektronik" përcakton konceptet bazë që lidhen me fuqinë juridike të origjinalit dhe një kopje të një dokumenti elektronik.

Dokument origjinal elektronik ekziston vetëm në median e makinës. Të gjitha kopjet e një dokumenti elektronik të regjistruar në një mjet makinerie dhe identike me njëra-tjetrën janë origjinale dhe kanë të njëjtën fuqi ligjore.

Në rastin kur një person krijon një dokument letre dhe një dokument elektronik që janë identike në përmbajtje, të dy dokumentet njihen dokumente të pavarura... Në këtë rast, dokumenti në letër nuk është kopje e dokumentit elektronik.

Kopjet e dokumentit elektronik krijohen duke vërtetuar, sipas procedurës së përcaktuar me ligj, formularin e paraqitjes së jashtme të një dokumenti elektronik në letër. Kopjet e një dokumenti elektronik në letër duhet të përmbajnë një tregues se ato janë kopje të dokumentit elektronik përkatës.

Identiteti i formularit të paraqitjes së jashtme një dokument elektronik në letër mund të kryhet:

nga një noter ose një person tjetër që ka të drejtë të kryejë veprime noteriale;

një sipërmarrës individual ose person juridik që, në përputhje me legjislacionin e Republikës së Bjellorusisë, ka të drejtë të kryejë aktivitete të tilla.

Riprodhimi i një dokumenti elektronik në një objekt material të ndryshëm nga letra, i ndashëm nga një transportues makinerie, ose kopje e tij në letër, jo e certifikuar siç duhet, kopjet e një dokumenti elektronik nuk janë ligjërisht të detyrueshme.

Një dokument elektronik në një mjet makinerie barazohet me një dokument në letër dhe ka e njëjta me të fuqi juridike.

Nëse legjislacioni i Republikës së Bjellorusisë kërkon që dokumenti të ekzekutohet me shkrim ose të dorëzohet me shkrim ose të shkruarit, atëherë dokumenti elektronik konsiderohet se i plotëson këto kërkesa.

Origjinalet e dokumenteve elektronike dhe kopjet e tyre në letër kanë fuqi të barabartë juridike.

Çështjet kryesore të dhënies së statusit ligjor për dokumentet elektronike, si dhe mbrojtjen e dokumenteve elektronike rregullohen nga aktet e mëposhtme legjislative dhe dokumentet rregullatore të Republikës së Bjellorusisë:

Ligji i Republikës së Bjellorusisë i datës 10.01.2000 Nr. 357-З "Për Dokumentet Elektronike", i cili përcakton statusin ligjor të një dokumenti elektronik si një dokument zyrtar, kërkesat për ekzekutimin e tij, si dhe të drejtat, detyrimet dhe përgjegjësitë e pjesëmarrësve në marrëdhëniet juridike që lindin në fushën e qarkullimit të dokumenteve elektronike;

STB 1221-2000, i cili përcakton kërkesa uniforme për procedurën e krijimit, qarkullimit operacional dhe ruajtjes arkivore të dokumenteve elektronike zyrtare, pavarësisht nga mënyrat e shkëmbimit, përpunimi i informacionit dhe fusha e aplikimit;

STB RB 1176.1-99 “Teknologjia e informacionit. Mbrojtja e të dhënave. Procedura e hashimit ";

STB RB 1176.2-99 “Teknologjia e informacionit. Mbrojtja e të dhënave. Procedurat për Zhvillimin dhe Verifikimin e Nënshkrimeve Dixhitale Elektronike ";