Dokumentet që lidhen me korrespondencën e biznesit. Korrespondenca e biznesit - bazat, llojet, veçoritë, rregullat për kryerjen e korrespondencës afariste

Një pjesë integrale e punës së shumë organizatave është korrespondenca e biznesit, e cila ka shumë rregulla dhe veçori. Jo vetëm sekretarët, por edhe punonjësit e tjerë duhet të jenë në gjendje të shkruajnë letra për kontakt me partnerët dhe punonjësit e tjerë.

Koncepti i korrespondencës së biznesit

Ky term i referohet shkëmbimit të informacionit tregtar dhe afarist. Ekziston një etiketë e caktuar korrespondencë biznesi që mësohet edhe në kurse të veçanta. Letra duhet të hartohet sipas rregullave, pasi ajo do të krijojë dhe ruajë reputacionin e kompanisë, dhe gjithashtu do të formojë një qëndrim serioz ndaj organizatës. Nga pikëpamja teknike, një letër biznesi është një mjet që synon përmirësimin e komunikimit midis kompanive ose departamenteve të ndryshme.

Llojet e korrespondencës së biznesit

Ekzistojnë disa lloje dokumentesh, dhe secila prej tyre përmban rregullat e veta për regjistrim dhe dorëzim. Bazat e korrespondencës së biznesit përdoren gjithashtu kur komunikoni përmes postës elektronike. Specialistët dallojnë lloje të tilla letrash biznesi: falënderime, kërkesa, kërkesa, falje, mohime, urime dhe ngushëllime. Përveç kësaj, ka letra tregtare, të cilat përfshijnë pretendime, refuzime, përkujtues, garanci etj.

Si të kryeni korrespondencë biznesi?

Kur shkruani një letër, është e rëndësishme t'i kushtoni vëmendje të gjitha detajeve. Kur përshkruani rregullat e korrespondencës së biznesit, duhet t'i kushtoni vëmendje aspekteve të mëposhtme:

1. Nëse po shkruani një letër në të cilën duhet t'u përgjigjeni pyetjeve të caktuara të bëra nga autori, atëherë do të ishte e përshtatshme të citoni secilën prej tyre veç e veç. Për ta bërë këtë, përdorni numërimin dhe ndani tekstin në paragrafë.
2. Kur hartoni një letër, duhet të komentoni shkurtimisht të gjitha dokumentet e bashkangjitura ose nga ju ose nga bashkëbiseduesi. Kjo është e rëndësishme në mënyrë që marrësi të kuptojë menjëherë thelbin e letrës.
3. Letra duhet të nënshkruhet nga kreu dhe kërkohet një vulë.

Rregullat e korrespondencës së biznesit

Gabimet në shkrimin e letrave të biznesit janë të papranueshme, prandaj është e rëndësishme të njihni rregullat themelore për shkrimin e tyre:

1. Mos përdorni fjalë kuptimi i të cilave është i panjohur, ose kontrolloni interpretimin e tyre duke përdorur një fjalor.
2. Kryerja e korrespondencës së biznesit përjashton përdorimin e terminologjisë specifike, pasi disa fjalë mund të jenë të panjohura për adresuesin. Nëse përdoren terma të tillë, atëherë ju lutemi shpjegoni ato.
3. Shprehni mendimet tuaja me fjali të shkurtra në mënyrë që thelbi kryesor të mos humbasë.
4. Nëse nuk e dini plotësisht gjuhën ruse, atëherë është më mirë që fillimisht të shkruani tekstin në një redaktues ose në një dokument në një kompjuter për të kontrolluar drejtshkrimin.
5. Korrespondenca e biznesit nuk lejon përdorimin e fjalëve bisedore, kthesat letrare etj. Përpara se ta dërgoni letrën, kontrollojeni për gabime dhe gabime shtypi. Është më mirë të kontrolloni përsëri pas një kohe.

Fillimi i një letre në korrespondencën e biznesit

Së pari, në strukturën e letrës ekziston një "titull", i cili përmban pozicionin dhe emrin e plotë të adresuesit. Karakteristikat e korrespondencës së biznesit përfshijnë apelin standard "I dashur", i cili në shumicën e rasteve shkruhet në qendër të fletës. Nëse një person është i panjohur, atëherë fjala "zot" shkruhet para mbiemrit. Paragrafi i parë (preambula) përfshin qëllimin dhe arsyen e letrës. Pas leximit të tij, adresuesi duhet të kuptojë kuptimin kryesor të ankesës.

Kërkesë në korrespondencë biznesi

Një nga llojet më të njohura të korrespondencës së biznesit është një letër kërkese. Kjo mund të jetë një kërkesë me takt ose një kërkesë diplomatike për një çështje aktuale. Aftësitë e shkrimit të biznesit janë të rëndësishme për hartimin e kërkesave, pasi ato duhet të inkurajojnë adresuesin të ndërmarrë veprimet e nevojshme për autorin. Ekzistojnë disa rregulla për të shkruar një letër:

1. Marrësit duhet t'i drejtohen personalisht, duke respektuar bazat etiketa e biznesit.
2. Për t'i shpjeguar adresuesit arsyen e apelit, mund t'i jepni një kompliment, shënoni cilësitë dhe meritat e biznesit ose personale.
3. Argumentoni kërkesën dhe interesoni adresuesin në zbatimin e saj. Problemi duhet të përshkruhet sa më shkurt dhe qartë.
4. Pasi të jetë bërë kërkesa, ajo duhet të modifikohet dhe të përsëritet përsëri, duke theksuar përfitimet e mundshme.

Si ta kujtoni veten në korrespondencën e biznesit?

Një letër kujtuese përdoret kur duhet t'ju kujtohet përmbushja e detyrimeve, respektimi i ligjit, afrimi i një ngjarjeje të rëndësishme etj. Në shumicën e rasteve, para tij përdoret një kujtesë verbale. Si rrjedhojë, letra shërben si një lloj prove e veprimit të ndërmarrë. Kujtesa në korrespondencën e biznesit përfshin:

1. Informacion rreth dërguesit dhe adresuesit. Pas kësaj, thuhet arsyeja e përkujtimit.
2. Referencat i bëhen ligjeve dhe rregulloreve që kanë të bëjnë me çështjen që rikujtohet.
3. Frazat e korrespondencës së biznesit duhet të jenë të qarta, por jo kërcënuese. Nuk do të ishte e tepërt të kujtojmë se problemi mund të zgjidhet në mënyrë paqësore.
4. Letra nuk ka standarde, kështu që mund të shkruhet në formë të lirë.

Si të kërkoni falje në korrespondencën e biznesit?

Një nga më të vështirat për t'u shkruar është një letër faljeje, falë së cilës ju duhet të kërkoni falje dhe të ruani fytyrën e kompanisë në të njëjtën kohë. Për më tepër, ai synon të rivendosë marrëdhëniet e dëmtuara. Korrespondenca e biznesit tregon karakteristika të tilla të një faljeje:

1. Struktura e letrës përfshin treguesin e marrësit, subjektin e largimit dhe ankimin.
2. Nuk mund të specifikoni artistin, pasi menaxhmenti do të nënshkruajë gjithçka.
3. Frazat e faljes në korrespondencën e biznesit nuk duhet të jenë të qarta dhe tema e letrës duhet të jetë neutrale ose të mungojë fare.
4. Efekti që duhet të arrihet është një falje e sinqertë dhe ndërgjegjësimi për atë që ndodhi, domethënë një tregues i shkakut të një situate të pakëndshme.

Rregullat e emailit të biznesit

Të gjitha rregullat e përmendura më herët janë gjithashtu të rëndësishme për korrespondencën elektronike, por ka ende një numër karakteristikash këtu:

1. Një e-mail pune duhet të përdoret ekskluzivisht për korrespondencë zyrtare, pasi të gjitha letrat ruhen në server dhe një person tjetër mund t'i lexojë ato.
2. korrespondencë biznesi e-mail nënkupton përdorimin e një fonti të lexueshëm dhe është mirë të zgjidhni Arial ose Times New romake. Madhësia e shkronjave duhet të jetë mesatare. Nuk duhet të ketë Caps Lock, pikëçuditëse ose karaktere të veçanta në tekst. Shkrimet e pjerrëta ose të theksuara janë të pranueshme për fraza të caktuara, por përdorni këtë vetëm kur është absolutisht e nevojshme.
3. Për lexueshmëri më të mirë, përdorni nëntitujt, por mbani në mend se numri i tyre nuk duhet të jetë i madh, kështu që maksimumi është 3-4 copë. Një paragraf nuk duhet të jetë më i gjatë se katër rreshta.
4. Etika e korrespondencës me email të biznesit nuk lejon që fusha e temës të lihet bosh. Shkruani thelbin e letrës këtu, e cila duhet të jetë specifike, informuese dhe koncize.
5. Në fund, sigurohuni që të lini një nënshkrim dhe informacion kontakti, dhe kjo nuk duhet të marrë më shumë se gjashtë rreshta. Përdorni strukturën e mëposhtme: "Sinqerisht", mbiemrin dhe mbiemrin, emrin e kompanisë, numrin e telefonit të postës elektronike dhe adresën e faqes në internet.
6. Në korrespondencën e biznesit, është e përshtatshme të përdorni një shabllon të korporatës në tuaj stil korporativ. Falë kësaj, do të jetë e mundur të dalloheni ndër të tjera dhe në të njëjtën kohë të respektoni rregullat e korrespondencës së biznesit. Është e rëndësishme të mos harroni se letra mund të lexohet jo vetëm në ekranin e kompjuterit, por edhe në telefon, kështu që shablloni duhet të optimizohet për rezolucionin e ekraneve të ndryshëm.

Libra për shkrimin e biznesit

Për të kuptuar më mirë të gjitha ndërlikimet e përpilimit Letër Biznesi, mund të lexoni literaturë të dobishme. Punimet e mëposhtme konsiderohen të mira:

1. « Arti i shkrimit të biznesit. Ligjet, truket, mjetet» S. Karepina. Autori shpjegon se cili është stili i biznesit të korrespondencës, si të largoheni tipe te ndryshme letra dhe raporte.
2. « Korrespondencë me e-mail biznesi. Pesë rregulla për sukses". Autori përshkruan format e korrespondencës së biznesit dhe ofron mjete për ta bërë komunikimin më efektiv. Këtu mund të gjeni këshilla të dobishme dhe truket.

Llojet e korrespondencës së biznesit dhe emrat e tyre (letër, telegram, teleks, mesazh faks (faks), mesazh telefonik) përcaktohen nga metodat e transferimit të informacionit të biznesit, të cilat ndahen në dy lloje kryesore - komunikim postar dhe komunikim elektronik.

Korrespondenca dallohet nga një shumëllojshmëri e gjerë llojesh: nga letrat dhe telegramet e organeve shtetërore që kanë karakter normativ deri te ankesat e qytetarëve dhe aplikimet standarde. Përmbajtja e korrespondencës mund të jetë kërkesa, njoftime, marrëveshje, pretendime, marrëveshje, përkujtime, kërkesa, sqarime, konfirmime, kërkesa, rekomandime, garanci etj.

Gjatë kryerjes së korrespondencës, duhet të respektohen kërkesat e mëposhtme:

Letrat hartohen në formularë të posaçëm - letra me letra dhe nënshkruhen nga drejtuesi i organizatës ose zëvendësit e tij në kuadër të kompetencës që u është dhënë;

Shkronjat duhet të kompozohen me kompetencë, saktësi, pa njolla bruto, korrigjime;

Pavarësisht nga përmbajtja, letra duhet të paraqitet në një gjuhë të qetë, të përmbajtur, zyrtare të biznesit, të ketë argumentim të mjaftueshëm, saktësi, plotësi dhe qartësi të karakteristikave, shkurtësi dhe konsistencë të paraqitjes;

Shkëmbimi i informacionit përmes korrespondencës duhet të përdoret vetëm kur është e vështirë ose e pamundur për një mënyrë tjetër të shkëmbimit të pikëpamjeve (biseda telefonike, takime personale, etj.).

Letra zyrtare është një nga kanalet më të rëndësishme të komunikimit të një sipërmarrjeje, organizate, institucioni me botën e jashtme. Përmes letrave zhvillohen negociatat parakontraktore, sqarohen marrëdhëniet ndërmjet ndërmarrjeve, deklarohen pretendimet. Letrat shoqërojnë vlerat materiale gjatë rrugës, etj.

Pavarësisht disponueshmërisë së formave moderne të komunikimit: telefon, telegraf, faks, komunikim modem, etj., vëllimi i korrespondencës edhe në një ndërmarrje të vogël është shumë i madh. Megjithatë, diapazoni i situatave menaxheriale që krijojnë letra biznesi nuk është aspak i pakufizuar dhe i jep vetes një klasifikim relativisht të qartë. Një numër i madh letrash, me të njëjtin lloj situatash menaxhimi që kërkojnë përpilimin e tyre, shkakton një nevojë urgjente për të unifikuar një letër biznesi. Fatkeqësisht, analiza e korrespondencës moderne të biznesit tregon se shumë punonjësve menaxherialë u mungojnë aftësitë për të shkruar letra. Ndërkohë, dizajni i gabuar i shkronjës e vështirëson punën me të. Ekspertët janë unanim që një letër biznesi nuk duhet të marrë më shumë se një faqe. Autorët e koleksionit Simple Letters, botuar në Shtetet e Bashkuara në vitet 1970 nën drejtimin e Zyrës së Shtëpisë së Bardhë, besojnë se shpërdorimi me fjalë çon në humbje në dollarë. Është e pamundur të mos merret parasysh fakti që dokumentet e biznesit nuk janë aspak materiale për “lexim”, por informacione që duhet të inkurajojnë veprime të caktuara.

1. Llojet dhe varieteteve biznesi letra

   Abstrakt >>

   ... biznesi Letrat 6 1.1 Dizajn biznesi shkronjat 6 1.2 Kërkesat për tekstin biznesi Letrat 9 Kapitulli 2 Llojet dhe varieteteve biznesi letra 14 2.1 Klasifikimi biznesi... etj. Më e zakonshme pamje biznesi korrespondencë - biznesi letra (zyrtare). ...

2. Biznesi korrespondencë me partnerë të huaj

   Abstrakt >> Industria, prodhimi

   ... ……………………………………………………………………....3 Biznesi letrat dhe të tyre klasifikimi…………………………………...4 Llojet jo komerciale biznesi shkronjat…………………………………5 Llojet komerciale biznesi letra... biznesi korrespondencë me partnerë të huaj. një. Biznesi letrat dhe të tyre klasifikimi Biznesi ...

3. Biznesi korrespondencë (4)

   Abstrakt >> Industria, prodhimi

   projektuar posaçërisht për këtë lloj formularët e dokumenteve të ndjekura nga... për korrespondencë. Prandaj klasifikoni biznesi shkronja do të thotë të ndërtosh klasifikimi... ; postë informacioni. Të ndara llojet Letrat klasifikohen sipas...

4. Korrespondenca e biznesit zë një vend të rëndësishëm në grupin dokumentar të institucioneve. Si lidhje me organizatat e jashtme ajo është një nga elementet e nevojshme ndonjë veprimtari sipërmarrëse. Korrespondenca zë rreth 80% të dokumentacionit hyrës dhe dalës.

   Llojet e korrespondencës së biznesit dhe emrat e tyre (letër, telegram, teleks, faks, mesazh telefonik) përcaktohen nga metodat e transferimit të informacionit të biznesit, të cilat ndahen në dy lloje kryesore: komunikimi postar dhe komunikimi elektronik.

   Korrespondenca dallohet nga një shumëllojshmëri e gjerë llojesh: nga letrat dhe telegramet e organeve shtetërore që kanë karakter normativ deri te ankesat e qytetarëve dhe aplikimet standarde. Përmbajtja e korrespondencës mund të jetë kërkesa, njoftime, marrëveshje, pretendime, marrëveshje, përkujtime, kërkesa, sqarime, konfirmime, kërkesa, rekomandime, garanci etj.

   Korrespondenca duhet të jetë në përputhje me kërkesat e mëposhtme:

   • letrat hartohen në formularë të posaçëm - letra me letra dhe nënshkruhen nga drejtuesi i organizatës ose zëvendësit e tij brenda kompetencës që u është dhënë;
   • shkronjat duhet të kompozohen me kompetencë, saktësi, pa njolla bruto, korrigjime;
   • pavarësisht nga përmbajtja, letra duhet të paraqitet në një gjuhë të qetë, të përmbajtur, zyrtare të biznesit, të ketë argumentim të mjaftueshëm, saktësi, plotësi dhe qartësi të karakteristikave, shkurtësi dhe konsistencë të paraqitjes;
   • të përmbajë informacion objektiv për ngjarjet dhe faktet e paraqitura dhe, nëse është e nevojshme, të ketë materiale shpjeguese dhe plotësuese.

   Shkëmbimi i informacionit përmes korrespodencës duhet të përdoret vetëm kur është e vështirë ose e pamundur shkëmbimi i pikëpamjeve në një mënyrë tjetër (biseda telefonike, takime personale, etj.).

   Letra e biznesit, si një dokument me karakter informativ dhe referues, me ekzekutimin e duhur, merr fuqi juridike që në momentin e hartimit të detajeve dhe nënshkrimit të dokumentit nga një zyrtar.

   Për dokumente elektronike(Neni 5 i Ligjit Federal "Për Informacionin, Informatizimin dhe Mbrojtjen e Informacionit"):

   • një dokument i marrë nga një sistem i automatizuar informacioni merr fuqi ligjore pasi nënshkruhet nga një zyrtar në këtë mënyrë të përcaktuara me ligj RF;
   • fuqia ligjore e një dokumenti të ruajtur, përpunuar dhe transmetuar duke përdorur sisteme të automatizuara të informacionit dhe telekomunikacionit mund të konfirmohet me një nënshkrim elektronik dixhital;
   • fuqia juridike e elektronike nënshkrim dixhital njihet nëse disponohet në të automatizuar sistemi i informacionit softuerët dhe mjetet harduerike që sigurojnë identifikimin e nënshkrimit dhe që i nënshtrohen mënyrës së përcaktuar të përdorimit të tyre.

   Detajet e letrës së biznesit përfshijnë:

   • Stema kombëtare Federata Ruse;
   • emblema e subjektit të Federatës Ruse;
   • emblema e organizatës ose markë tregtare(shenja e shërbimit);
   • emri i kompanisë;
   • të dhëna referuese për organizatën;
   • data e dokumentit;
   • numri i regjistrimit të dokumentit;
   • referencë për numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit;
   • destinacion;
   • titulli i tekstit;
   • teksti i dokumentit;
   • një shenjë për praninë e aplikacionit;
   • nënshkrimi;
   • printim i shtypur;
   • shënim për interpretuesin;
   • një shenjë në ekzekutimin e dokumentit dhe drejtimin e tij në rast.

   Letrat përpilohen në dy kopje - e para përgatitet në një formular (fletë e bardhë) dhe i dërgohet adresuesit, dhe e dyta dërgohet në çështje.

   Korrespondenca e biznesit përfaqësohet me letra për qëllime të ndryshme. Për shkak të diversitetit të tij, ky lloj dokumenti është më i lirë dhe më pak i standardizuar brenda kërkesave uniforme të mëposhtme, domethënë shkronjat duhet të jenë të pranishme - qartësia, thjeshtësia e prezantimit, plotësia e informacionit, toni respektues i prezantimit (kërkesat e etikës së biznesit ), shkrim-lexim.

   Korrespondenca zyrtare e biznesit ndahet në biznes (letër biznesi) dhe komercial ( letër komerciale). Korrespondenca, me ndihmën e së cilës hartojnë forma të veprimtarisë ekonomike, juridike, tregtare dhe të tjera, quhet korrespondencë biznesi. Letrat e hartuara gjatë përfundimit dhe ekzekutimit të transaksioneve tregtare, për çështjet e shitjes dhe furnizimit, të cilat kanë fuqi ligjore, i referohen korrespondencës tregtare (për shembull, një letër-kërkesë, një letër kujtesë (ofertë), një letër pretendimi dhe përgjigje atyre). Në baza funksionale, letrat mund të ndahen në ato që kërkojnë dhe nuk kërkojnë përgjigje.

   * Letrat që deklarojnë një fakt të kryer nuk kërkojnë përgjigje.

   Në bazë të adresuesit, letrat ndahen në të zakonshme dhe rrethore (dërgohen nga një organizatë në disa adresa, si rregull, autoritetet vartëse).

   Sipas veçorive të kompozicionit, shkronjat ndahen në njëaspektore (që i kushtohet zgjidhjes së një çështjeje) dhe shumëaspektore, duke marrë parasysh disa çështje.

   *Ato zakonisht përbëhen nga seksione, nënseksione, paragrafë, nënparagrafë. Përmbani një kërkesë, një falje, një garanci.
   ** I referohet korrespondencës së mirësjelljes.

   Letër shërbimi (biznesi).- një emër i përgjithësuar për dokumente me përmbajtje të ndryshme, i ndarë në lidhje me një metodë të veçantë të transmetimit të tekstit - me postë.

   Letra është hartuar në një formë të veçantë të formatit A4 ose A5, në varësi të madhësisë së tekstit të letrës. Detajet e detyrueshme të letrës janë: emri i organizatës - autori, të dhënat postare të organizatës - autori, data, numri i dokumentit, një lidhje me datën dhe numrin e dokumentit në hyrje, adresuesin, titullin Tek teksti, nënshkrimi, shënimi për interpretuesin, me letra motivuese - një shënim për praninë e bashkëngjitjeve.

   Për një sërë arsyesh, këshillohet të hartoni tekstin e një letre biznesi sipas një plani. Në mungesë të përvojës dhe një tepricë të emocioneve negative (për shembull, në situata konflikti), kjo do të ndihmojë në shprehjen e saktë të pyetjes.

   Një nga metodat e hartimit të një plani mesazhi është të punohet në sekuencën e mëposhtme:

   1. mbledhja e një baze të dhënash të materialit faktik - dokumente, ilustrime, statistikorë dhe tregues të tjerë për temën e mesazhit;
   2. formulimi i konkluzioneve bazuar në bazën e të dhënave;
   3. duke përdorur përfundimet si plan për hartimin e tekstit.

   Teksti i letrës duhet të jetë logjik, konsistent, bindës dhe i saktë në formë. Faktet dhe ngjarjet duhet të shprehen në mënyrë objektive, të përmbledhur, të qartë. Teksti i letrës nuk duhet të lejojë interpretime të ndryshme.

   Përdorimi tekste tipike dhe tekstet e shablloneve ndihmojnë për të thjeshtuar korrespondencën e biznesit.

   Në varësi të llojit të letrës dhe përmbajtjes së saj, teksti i letrës mund të jetë i thjeshtë ose kompleks. Letrat e thjeshta përbëhen nga një ose dy pjesë: një hyrje dhe një përfundim. Shkronjat që janë komplekse për nga përbërja përmbajnë një hyrje, pjesën kryesore (provën) dhe një përfundim.

   Hyrja jep arsyetimin për pyetjen, arsyen e pyetjes ose të saj Histori e shkurtër. Nëse ndonjë dokument ka shërbyer si arsye për përpilimin e letrës, jepet një lidhje me të.

   Pjesa kryesore (provat) përcakton thelbin e çështjes, jep prova ose përgënjeshtrim. Pjesa kryesore duhet të jetë bindëse në mënyrë që të mos ketë dyshime për korrektësinë dhe vlefshmërinë e zgjidhjeve të propozuara.

   Si përfundim, formulohet qëllimi kryesor i letrës.

   Në varësi të qëllimit të letrës, në atë që autori i saj dëshiron të fokusohet, përdoren skema të tjera ndërtimi, në të cilat mund të mungojë një nga elementët ose rendi i renditjes së tyre mund të jetë i ndryshëm.

   Teksti i letrës shkruhet në vetën e parë shumës (ju lutem, dërgoni).

   Për të thjeshtuar përpunimin e letrave dhe për të përshpejtuar ekzekutimin e tyre, nuk rekomandohet të merren parasysh dy ose më shumë çështje të ndryshme në një shkronjë, letra duhet të jetë një subjekt në përmbajtje. Vëllimi i letrës nuk duhet të kalojë dy faqe; në raste të jashtëzakonshme, lejohen shkronja deri në pesë faqe të tekstit të daktilografuar.

   Një letër, e hartuar në një formular A4, duhet të ketë një titull në tekst, të ndërtuar sipas skemës "Për çfarë?", për shembull:
   "Për shkeljen e detyrimeve kontraktuale"
   "Për dhënien e asistencës shkencore dhe teknike"

   Nëse letra është përgjigje, atëherë numri dhe data e letrës së cilës i është dhënë përgjigjja tregohen në kokë.

   Nëse letra i drejtohet më shumë se katër adresave, atëherë interpretuesi përpilon një listë postimesh.

   Letrat miratohen nga drejtuesi i departamentit që ka përgatitur letrën, nëse është e nevojshme - nga drejtuesit e palëve të interesuara. ndarjet strukturore, si dhe nënkryetari i organizatës - kuratori i drejtimit përkatës, nëse shkresa nënshkruhet nga titullari i organizatës. Në kopjen e dytë, letrat janë të nënshkruar, e cila mbetet në arkivin e organizatës për ruajtje.

   Shkresat nënshkruhen nga titullari i organizatës, zëvendësit e tij në kompetencën që i është dhënë, si dhe drejtuesit e njësive strukturore të pavarura, nëse u është dhënë kjo e drejtë.

   Korrespondenca e biznesit zë një vend të rëndësishëm në grupin dokumentar të institucioneve. Duke qenë një lidhje me organizata të jashtme, është një nga elementët thelbësorë të çdo aktiviteti biznesi. Korrespondenca zë rreth 80% të dokumentacionit hyrës dhe dalës.

   Llojet e korrespondencës së biznesit dhe emrat e tyre (letër, telegram, teleks, faks, mesazh telefonik) përcaktohen nga metodat e transferimit të informacionit të biznesit, të cilat ndahen në dy lloje kryesore: komunikimi postar dhe komunikimi elektronik.

   Korrespondenca dallohet nga një shumëllojshmëri e gjerë llojesh: nga letrat dhe telegramet e organeve shtetërore që kanë një natyrë normative deri te ankesat e qytetarëve dhe aplikimet standarde. Përmbajtja e korrespondencës mund të jetë kërkesa, njoftime, marrëveshje, pretendime, marrëveshje, përkujtime, kërkesa, sqarime, konfirmime, kërkesa, rekomandime, garanci etj.

   Korrespondenca duhet të jetë në përputhje me kërkesat e mëposhtme:

   • - letrat hartohen në formularë të veçantë - letra me letra dhe nënshkruhen nga drejtuesi i organizatës ose zëvendësit e tij në kuadër të kompetencës që u është dhënë;
   • - Shkronjat duhet të jenë të kompozuara me kompetencë, saktësi, pa njolla bruto, korrigjime;
   • - pavarësisht nga përmbajtja, letra duhet të paraqitet në një gjuhë të qetë, të përmbajtur, zyrtare të biznesit, të ketë argumentim të mjaftueshëm, saktësi, plotësi dhe qartësi të karakteristikave, shkurtësi dhe konsistencë të paraqitjes;
   • - të përmbajë informacion objektiv për ngjarjet dhe faktet e deklaruara, nëse është e nevojshme, të ketë materiale shpjeguese dhe plotësuese.

   Shkëmbimi i informacionit përmes korrespodencës duhet të përdoret vetëm kur është e vështirë ose e pamundur shkëmbimi i pikëpamjeve në një mënyrë tjetër (biseda telefonike, takime personale, etj.).

   Letra e biznesit, si një dokument me karakter informativ dhe referues, me ekzekutimin e duhur, merr fuqi juridike që në momentin e hartimit të detajeve dhe nënshkrimit të dokumentit nga një zyrtar.

   Detajet e një letre biznesi përfshijnë: Stema e Shtetit të Federatës Ruse; emblema e subjektit të Federatës Ruse; logoja e kompanisë ose marka tregtare (marka e shërbimit); emri i kompanisë; të dhëna referuese për organizatën; data e dokumentit; numri i regjistrimit të dokumentit; referencë për numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit; destinacion; titulli i tekstit; teksti i dokumentit; një shenjë për praninë e aplikacionit; nënshkrimi; printim i shtypur; shënim për interpretuesin; një shenjë në ekzekutimin e dokumentit dhe drejtimin e tij në rast.

   Letrat përpilohen në dy kopje - e para përgatitet në një formular (fletë e bardhë) dhe i dërgohet adresuesit, dhe e dyta dërgohet në çështje.

   Korrespondenca e biznesit përfaqësohet me letra për qëllime të ndryshme. Për shkak të diversitetit të tij, ky lloj dokumenti është më i lirë dhe më pak i standardizuar brenda kërkesave uniforme të mëposhtme, domethënë shkronjat duhet të jenë të pranishme - qartësia, thjeshtësia e prezantimit, plotësia e informacionit, toni respektues i prezantimit (kërkesat e etikës së biznesit ), shkrim-lexim.

   Korrespondenca zyrtare e biznesit ndahet në biznes (letër biznesi) dhe komerciale (letër tregtare) sipas lëndës. Korrespondenca, me ndihmën e së cilës hartojnë forma të veprimtarisë ekonomike, juridike, tregtare dhe të tjera, quhet korrespondencë biznesi. Letrat e hartuara gjatë përfundimit dhe ekzekutimit të transaksioneve tregtare, për çështjet e shitjes dhe furnizimit, të cilat kanë fuqi ligjore, i referohen korrespondencës tregtare (për shembull, një letër-kërkesë, një letër kujtesë (ofertë), një letër pretendimi dhe përgjigje atyre). Në baza funksionale, letrat mund të ndahen në ato që kërkojnë dhe nuk kërkojnë përgjigje.

   Si rezultat i studimit të këtij kapitulli, studenti duhet:

   e di

   • - qëllimi dhe qëllimi i dokumenteve të përdorura në menaxhimin e organizatave;
   • - llojet kryesore të mesazheve që përbëjnë korrespondencën e biznesit;
   • - kuptimi i termave "rrjedhje e dokumenteve" dhe "punë nëpunës";
   • - llojet e dokumenteve të përdorura në procesin e menaxhimit të organizatës;
   • - llojet e dokumenteve të përdorura në korrespondencën zyrtare të brendshme dhe të jashtme;
   • - qëllimi i unifikimit të dokumenteve;
   • - tiparet e stilit zyrtar të biznesit të paraqitjes së informacionit;
   • - llojet e letrave të biznesit;
   • - logjika e ndërtimit të një letre biznesi dhe kërkesat për hartimin e saj;
   • - tiparet e stilit të një letre elektronike biznesi;

   te jesh i afte te

   - të krijojë tekst në përputhje me strukturën e një letre biznesi;

   vet

   – aftësitë e shkrimit të biznesit biznes zyrtar stili i paraqitjes së informacionit.

   Dokumenti si forma kryesore e komunikimit me shkrim në procesin e menaxhimit

   pjesë të konsiderueshme komunikimet e biznesit kryhet me shkrim. Kjo është për shkak të vëllimit të madh të informacionit që qarkullon në procesin e menaxhimit të organizatave. Për pranim vendimet e menaxhmentit në shumë raste, është e nevojshme të regjistrohen faktet, të grumbullohen informacione dhe më pas të analizohen dhe të kuptohen ato.

   Për më tepër, informacioni duhet të transferohet për përpunim tek zyrtarët dhe departamentet e ndryshme të organizatës. Për të kryer të gjitha këto veprime, forma më e përshtatshme është prezantimi me shkrim i informacionit, i cili në menaxhimin e organizatave është në formën e një dokumenti.

   Një dokument është një mesazh informues i paraqitur në një formë të caktuar, i hartuar sipas rregullave specifike dhe i vërtetuar në mënyrën e përcaktuar. Ligji Federal "Për Informacionin, Informatizimin dhe Mbrojtjen e Informacionit" jep përkufizimin e mëposhtëm të konceptit të "dokumentit":

   Dokumenti- ky është informacion i regjistruar në një bartës materiali me detaje që lejojnë identifikimin e tij.

   I njëjti përkufizim jepet në standardin shtetëror për termat dhe përkufizimet “Punim zyre dhe arkivim”.

   fjalë latine dokumentum erdhi nga doceo - Mësoj ose informoj dhe në kuptim do të thoshte dëshmi, provë. Në Rusi, termi dokumentështë përkthyer nga Pjetri i Madh pikërisht si "provë e shkruar". Gjatë gjithë shekullit XVIII, në përkufizimin e konceptit të "dokumentit" spikati kryesisht qëllimi i tij ligjor. Ndërkohë, vetë ky term pothuajse nuk përdorej për një kohë të gjatë. Në vend të kësaj, terma të tjerë u përdorën zakonisht në praktikën e biznesit: akt, vepër, letër. NGA me kalimin e kohës, akumulimi i njohurive rreth dokumenteve çoi në shekullin e 19-të. për të nxjerrë në pah, përveç atij juridik, edhe aspektin menaxherial të dokumentit.

   Dokumentet ju lejojnë të ruani informacionin, t'i jepni një karakter zyrtar dhe të shërbejnë si bazë për marrjen e vendimeve të menaxhimit. Për më tepër, dokumentet mund të konsiderohen si forma kryesore e mesazheve të biznesit në zbatimin e komunikimeve me shkrim. Kështu, dokumentet në organizatë kryejnë funksione informacioni dhe komunikimi.

   Veprimtaria e përpilimit dhe e përpunimit të dokumenteve quhet menaxhimin e dokumentacionit(pune zyre).

   Në menaxhim, më së shpeshti përdoren dokumente tekstuale që kanë formë letre ose elektronike. Duhet të theksohet se ekzistojnë forma të tjera të mundshme të dokumenteve - fotografi, regjistrime zanore, regjistrime video. Megjithatë, ato nuk janë një mjet komunikimi me shkrim dhe nuk përdoren shumë shpesh në menaxhim, prandaj ne nuk do t'i shqyrtojmë këto lloj dokumentesh në këtë kapitull.

   Dokumentet që zbatojnë funksionin komunikues, nga adresuesi mund të ndahen në e jashtme Dhe e brendshme.

   Korrespondencë e jashtme e biznesit ndërmjet organizata të ndryshme dhe ndërmjet individëve dhe organizatave. Mesazhet e shkëmbyera nga subjektet e komunikimit janë të natyrës letra zyrtare.

   Korrespondencë e brendshme e biznesit kryhet ndërmjet zyrtarëve dhe departamenteve të organizatës. Një korrespondencë e tillë quhet zyrë.

   Në aktivitetet e menaxhimit të një organizate, një numër i madh i ndryshme dokumente tekstuale. Ato ndryshojnë në qëllimin dhe qëllimin e tyre, përmbajtjen, shpeshtësinë e krijimit dhe e përbashkëta e tyre është se ato përmbajnë informacione menaxheriale.

   Nga qëllimi dhe qëllimi Dokumentet mund të ndahen si më poshtë:

   • organizative dhe ligjore - vendosja e statusit të organizatës, strukturës, personelin, karakteri, detyrat dhe përgjegjësitë e departamenteve, punonjësve etj. Për shembull, Karta e organizatës, Rregulloret mbi ndarjen, Përshkrimi i punës;
   • administrative – kryerja e koordinimit dhe rregullimit aktual të procesit të menaxhimit. Për shembull, urdhrat, urdhrat e drejtuesve;
   • planifikuar - që përmban një listë, sekuencë, kohë të aktiviteteve të planifikuara për zbatim. Për shembull, lloje të ndryshme planesh, programesh;
   • informacion dhe referencë - të destinuara për përdorim në punën aktuale. Për shembull, standardet e qeverisë specifikimet, udhëzime nga organizatat më të larta, udhëzime ministritë dhe departamentet, klasifikuesit;
   • informative dhe analitike - që rezulton nga përpunimi i informacionit të brendshëm parësor për prodhimin, shitjen, disponueshmërinë e materialeve ose mallrave në magazinë. E nevojshme për punën aktuale dhe vendimmarrjen. Për shembull, rishikimet analitike, përmbledhjet, certifikatat, aktet, memorandumet;
   • raportimi - përmban informacione për rezultatet e aktiviteteve për një periudhë të caktuar kohore. Ato lejojnë krahasimin e rezultateve të marra me treguesit, planet dhe programet e planifikuara, si dhe paraqitjen e informacionit tek organizatat më të larta dhe statutore organet qeveritare: organet statistikore, tatimore;
   • dokumentet e personelit - duke përfshirë informacione për punonjësit e organizatës, të krijuar për të rregulluar aktivitetet e tyre në përputhje me legjislacionin e punës. Për shembull, kontratat e punës, kartat personale të punonjësve, librat e punës dhe etj.

   Nga përmbajtjen dokumentet me kusht mund të ndahen në teknike, teknologjike, financiare, tregtare etj. Me këtë ndarje, vëmendja tërhiqet në kuptimin dhe qëllimin e dokumentit. Për shembull, dokumentet "teknike" përfshijnë kushtet teknike, pasaportat e pajisjeve, standardet e shërbimit të riparimit. në teknologji - hartat teknologjike, normat për prodhimin e produkteve nga lëndët e para. Një dokument tipik financiar është një bilanc, pasqyra e të ardhurave, deklarata tatimore.

   Periodiciteti krijimi i dokumenteve përcaktohet nga forma dhe qëllimi i tyre. Dokumentet organizative dhe ligjore pranohen "deri në anulim", d.m.th. deri në momentin kur bëhet e nevojshme të bëhen ndryshime, ose t'i anuloni ato fare. Dokumentet administrative krijohen por sipas nevojës. Dokumentet e planifikuara dhe veçanërisht ato raportuese, përkundrazi, kanë një frekuencë të caktuar të rreptë të krijimit dhe dorëzimit tek autoritetet përkatëse.

   Krijimi dhe përdorimi i llojeve të ndryshme të dokumenteve tekstuale është një pjesë e domosdoshme e punës menaxheriale. Ata performojnë linjë e tërë veçori të dobishme.

   Përdorimi i dokumenteve u lejon organizatave të:

   • – të kryejnë aktivitetet e tyre në mënyrë të rregullt, efikase dhe të përgjegjshme;
   • – të japë informacion në mënyrë konsistente dhe objektive;
   • - të sigurojë mbështetje informacioni gjatë marrjes së vendimeve menaxheriale;
   • – për të bërë biznes të qëndrueshëm, të vazhdueshëm dhe produktiv dhe veprimtari menaxheriale;
   • - të sigurojë vazhdimësinë e biznesit në rast të emergjencave;
   • – të jetë në përputhje me kërkesat e mjedisit rregullator, përfshirë në fushën e veprimtarive arkivore, audituese dhe mbikëqyrëse;
   • – të garantojë mbrojtje dhe mbështetje në çështjet gjyqësore, duke përfshirë rreziqet që lidhen me praninë ose mungesën e provave dokumentare që përmbajnë informacion për aktivitetet e organizatës;
   • – të mbrojë interesat e organizatës dhe të drejtat e punonjësve, si dhe të të gjithë palëve të interesuara;
   • - të sigurojë dhe dokumentojë punën kërkimore dhe zhvillimore, veprimtari novatore si dhe kërkimet historike;
   • – të sigurojë identitetin e biznesit, personal dhe kulturor;
   • – ruajtja e kujtesës korporative, individuale dhe sociale.

   Disa nga dokumentet janë krijuar për të përcjellë informacion tek disa zyrtarët dhe departamentet, për të ushtruar ndikim menaxherial mbi to. Dokumentet e tilla përfshijnë urdhra, udhëzime, memorandume dhe memorandume, rekomandime metodologjike, letra informative, letra oferte, etj. Dokumentet e tjera krijohen për të regjistruar faktet. Për shembull, raporte, akte.

   I gjithë grupi i dokumenteve që qarkullojnë në organizatë është rrjedha e punës së saj.

   Rrjedha e dokumentit- një sistem për krijimin, interpretimin, transmetimin, marrjen dhe arkivimin e dokumenteve, si dhe monitorimin e ekzekutimit të tyre dhe mbrojtjen nga aksesi i paautorizuar.

   Rrjedha e dokumenteve kryhet për të siguruar menaxhimin e informacionit në lidhje me gjendjen e punëve në organizatë për marrjen e vendimeve të informuara të menaxhimit dhe monitorimin e zbatimit të tyre. Puna me dokumente quhet "paperwork".

   Para së gjithash, le të kuptojmë vetë termin punë në zyrë. Standardi për termat dhe përkufizimet në fushën e punës në zyrë dhe arkivimit (GOST R 51141-98) e interpreton këtë term si "një degë veprimtarie që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente", d.m.th. i gjithë procesi që nga momenti i krijimit të një dokumenti deri në shkatërrimin e tij ose transferimin në një arkiv për ruajtje.

   Paralelisht me termin shkresa, që nga vitet 1960. përdoret termi dokumentacionin sigurimin e menaxhimit. Shfaqja e këtij termi shoqërohet me futjen e sistemeve kompjuterike në menaxhim, organizativ të tyre, softuer dhe mbështetje informacioni. Për të përafruar terminologjinë e përdorur në programet kompjuterike dhe literaturën e zyrës, termi dokumentacionin e menaxhimit, që në thelb është sinonim i termit shkresa.

   Termi më i gjerë i përdorur sot është mbështetje informacioni dhe dokumentacioni të menaxhmentit - përfshin, përveç punës tradicionale me dokumente dhe shërbim informacioni, krijimin, mirëmbajtjen dhe punën me bazat e të dhënave.

   Kështu, nën mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit, nënkuptojmë të gjitha fazat e njëjta të punës me dokumentet nga krijimi dhe marrja në shkatërrim ose arkivim.

   Mbajtja e evidencës rregullohet nga kuadri rregullator dhe metodologjik, i cili është një grup ligjesh, aktesh ligjore rregullatore dhe dokumente metodologjike që rregullojnë krijimin, përpunimin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve, si dhe funksionimin e shërbimit mbështetës të dokumentacionit të organizatës.

   Baza normative dhe metodologjike e punës në zyrë janë:

   • aktet legjislative të Federatës Ruse në fushën e informacionit dhe dokumentacionit;
   • dekretet dhe urdhrat përkatës të Presidentit dhe Qeverisë së Federatës Ruse;
   • aktet juridike organet federale autoritetet dhe subjektet e Federatës Ruse që rregullojnë çështjet e mbështetjes së dokumentacionit;
   • aktet ligjore të natyrës rregullatore dhe udhëzuese, dokumentet metodologjike për punën në zyrë të ndërmarrjeve dhe institucioneve;
   • standardet shtetërore për dokumentacion (GOST);
   • sistemet e unifikuara të dokumentacionit (UDS);
   • Klasifikuesit gjithë-rusë të informacionit teknik, ekonomik dhe social, etj.

   Për të thjeshtuar punën me dokumente në fushën e menaxhimit, përdoret gjerësisht unifikimin. Në përgjithësi, termi unifikimi do të thotë sjellje në uniformitet (lat. unus - nje, facio - Po, d.m.th. Bashkimi). Ai synon të krijojë një sistem dokumentacioni menaxhimi të thjeshtë dhe të përshtatshëm për përdoruesit. Çështja është se ekonomia sasi e madhe ndërmarrjet, organizatat, institucionet. Për të vendosur komunikim midis tyre, është e nevojshme që disi të reduktohet e gjithë shumëllojshmëria e mundshme e dokumenteve në forma të caktuara standarde. Një parakusht për standardizimin është që të ekzistojnë lloje të përsëritura të punës dhe situatave në aktivitetet e organizatave të ndryshme. Për shembull, të gjitha organizatat hartojnë periodikisht statistikat dhe pasqyrat financiare dhe t'ia dorëzojë atë autoriteteve përkatëse; të gjitha organizatat pranojnë dhe punësojnë punonjës; lidhë marrëveshje me kontraktorët etj.

   Përsëritja e situatave dhe veprimeve të menaxhimit çon në nevojën e përpilimit dhe ekzekutimit periodik të të njëjtit lloj dokumentesh, gjë që bën të mundur unifikimin e teksteve të tyre, d.m.th. të miratojë forma uniforme të dokumenteve për të gjitha organizatat, rregullat për ekzekutimin dhe miratimin e tyre. Unifikimi i teksteve të dokumenteve të menaxhimit ju lejon të përshpejtoni miratimin e vendimeve të menaxhimit dhe të thjeshtoni dhe thjeshtoni procesin e përgatitjes dhe përpunimit të dokumenteve.

   Instituti Kërkimor Gjith-Rus i Dokumentacionit dhe Arkivimit i Shërbimit Arkivor Federal të Rusisë ka zhvilluar standardin shtetëror "Sistemi i Unifikuar i Dokumentacionit Organizativ dhe Administrativ" (USORD).

   Me shumicën e dokumenteve të parashikuara nga USORD, funksionojnë pothuajse të gjitha shërbimet nëpunës, pavarësisht nga drejtimi i organizatës dhe forma e saj organizative dhe ligjore. Po, në përputhje me Klasifikues gjithë-rus Dokumentacioni i menaxhimit për klasën 020000, USORD përfshin dokumentacionin e mëposhtëm:

   • për të krijuar një organizatë, ndërmarrje;
   • riorganizimi i një organizate, ndërmarrjeje;
   • likuidimi i një organizate, ndërmarrjeje;
   • privatizimi i shtetit dhe organizatat komunale, ndërmarrjet;
   • veprimtaria administrative e organizatës, ndërmarrjes;
   • rregullimi organizativ dhe rregullator i veprimtarive të një organizate, ndërmarrjeje;
   • rregullimi operacional dhe informativ i organizatës, ndërmarrjes.

   USORD përfshin standardin shtetëror, albumin forma të unifikuara dokumentet dhe udhëzimet për plotësimin dhe aplikimin e tyre.

   Një dokument tjetër që rregullon punën e zyrës në organizata është GOST R 6.30–2003, i cili përmban rregullat bazë për dokumentet, kërkesat për përmbajtjen e informacionit të formularit, procedurën për adresimin, miratimin, nënshkrimin dhe miratimin e dokumenteve. Standardi përcakton rregullat për formalizimin e letrave zyrtare, disa kërkesa për tekstin e këtyre dokumenteve. Për herë të parë, standardi ka natyrë këshilluese, gjë që i detyrohet legjislacionit modern. Përveç formularëve të unifikuar dhe sistemeve të unifikuara të dokumentacionit, Gosstandart i Rusisë (tani Rosstandart) në kohë të ndryshme miratoi një numër standardet shtetërore, i detyrueshëm për përdorim në punën me dokumente (shih Shtojcën 1).

   Tek kryesore fazat Tekstet e unifikimit përfshijnë sa vijon:

   • unifikimi i strukturës së tekstit, d.m.th. zgjedhja e sekuencës së renditjes së përbërësve semantikë të tekstit, më e përshtatshme për qëllimin e dokumentit;
   • unifikimi i mjeteve gjuhësore të shprehjes së përmbajtjes në tekstin e dokumentit;
   • zhvillimi i teksteve të unifikuara në formën e një teksti koherent, stencil, pyetësor, tabelë.

   Forma e paraqitjes së informacionit në formën e një teksti koherent ose klishe zgjidhet nëse gjëja kryesore në dokument është informacioni për veprimet e punonjësve (divizionet, organizatat në tërësi) ose qëndrimet e tyre ndaj diçkaje, d.m.th. nëse është e nevojshme të deklarohen ndonjë dispozitë, vendim, fakt, ngjarje.

   Teksti i lidhur - është një tekst, përmbajtja e të cilit përsëritet pa ndryshim në një sërë dokumentesh. Tekste të tilla janë relativisht të rralla në aktivitetet e menaxhimit.

   Për shembull, teksti i letrës: “Ju informojmë se për furnizimin e produkteve të prodhimit tonë duhet të kontaktoni UMTS-në e ministrisë suaj”.

   Shablloni - një formë e paraqitjes së një teksti të unifikuar që përmban informacione të vazhdueshme dhe boshllëqe të krijuara për t'i mbushur ato me informacione të ndryshueshme që karakterizojnë një situatë të veçantë.

   Pyetësori dhe tabela - ky është rezultat i një formalizimi të caktuar, gjatë të cilit tekstit i hiqet koherenca e zakonshme gramatikore dhe përmbajtja e tekstit përcillet me ndërtime të thjeshtuara, numra ose shenja të tjera. Forma e paraqitjes së tekstit të unifikuar të dokumentit në formën e një pyetësori ose tabele zgjidhet nëse kryesore është informacioni për objektin dhe veçoritë e tij.

   Kryesor Kërkesat kur krijoni një dokument janë:

   • përdorimi i stilit zyrtar të biznesit;
   • pajtueshmëria me kërkesat e GOST, USD, dokumente të tjera rregullatore;
   • rëndësinë e informacionit të dhënë. Ai përbëhet nga konceptet e mëposhtme: synimi, kufizimi tematik, besueshmëria, objektiviteti, arsyetimi, saktësia, eliminimi i përsëritjeve, konciziteti dhe tërësia në të njëjtën kohë;
   • kërkesat për respektimin e rregullave gramatikore të gjuhës së përdorur dhe veçorive stilistike fjalim biznesi(terminologjia, përdorimi i shkurtesave, formulat gjuhësore; rastet e emrave dhe mbiemrave; format e foljeve; llojet dhe ndërtimi i fjalive, format e adresës, përdorimi i numrave, veçoritë sintaksore etj.).

   Ju gjithashtu duhet të respektoni kërkesat për ekzekutimin e dokumenteve që formojnë korrespondencën e biznesit. Kërkesat për regjistrim kanë të bëjnë me përbërjen dhe ekzekutimin e detajeve të dokumenteve.

   • ligji federal datë 27 korrik 2006 Nr. 149-FZ "Për informacion, teknologjia e informacionit dhe për mbrojtjen e informacionit.
   • Kuznetsova T.V. Organizimi i punës në zyrë kërkon njohuri profesionale // Punime letrash. 2010. Nr. 2. F. 12–18.