Dom » Warunki » Co nie wchodzi w zakres obowiązków sekretarza kierownika. Opis stanowiska sekretarza kierownika

Co nie wchodzi w zakres obowiązków sekretarza kierownika. Opis stanowiska sekretarza kierownika

Opis stanowiska – główny dokument organizacyjno-prawny regulujący działalność sekretarza, określający jego uprawnienia, stanowisko w organizacji, charakter pracy. Sekretarz powołuje się na ten dokument w swoich relacjach z pracownikami.

W każdej instytucji jest sekretarz. Ale, jak już wspomniano, stanowisko sekretarza ma wiele stopni. W małej organizacji (lub firmie) będzie jeden sekretarz-referent (sekretarz). Więcej duże organizacje sekretarze mogą być z kierownikiem i jego zastępcami w każdej jednostce strukturalnej. Są sekretarze uczelni, sekretarze naukowi rad naukowych i tak dalej. Każdy sekretarz zawsze, w oparciu o zakres i specyfikę działalności organizacji, wymagania kierownika i zaufanie do sekretarza, opracowuje własne regulaminy obowiązków i uprawnień, różne kombinacje twórczych, logicznych i technicznych rodzajów pracy. Jednocześnie istnieje typowy zestaw czynności zarządczych dla usług dokumentalnych i nie dokumentalnych, które wykonują wszystkie sekretarki.

Obowiązki, prawa i rodzaje pracy, które musi wykonywać dany sekretarz, wymagania dotyczące jego wiedzy i umiejętności zawodowych są określone w jego opisie stanowiska.

Jeśli istnieje opis stanowiska na wolne stanowisko sekretarskie, kandydat natychmiast dowiaduje się, czego się od niego wymaga i koreluje swoje możliwości z wymaganiami.

Jeśli sekretarz pracy nie ma jeszcze opisu stanowiska, musi być sporządzony w celu nakreślenia zakresu obowiązków, a nie „zawieszania się” przy wszystkich rodzajach pracy, zapewnienia praw, nawiązania relacji, wymienności z innymi pracownikami w przypadku nieobecności lub z powodu chwilowego przeciążenia.

Opis stanowiska jest dokumentem długoterminowym i jest stosowany do czasu zastąpienia go nowym opisem stanowiska. Dlatego jego kompilacja powinna być podjęta z dużą odpowiedzialnością. To, co jest napisane w opisie stanowiska, jest tym, o co zostaniesz zapytany. Jakie prawa są w nim dane, te, które masz.

Przystępując do sporządzania opisu stanowiska należy przede wszystkim skorzystać z nowego „Katalogu kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników”. Został opracowany przez Instytut Pracy i zatwierdzony dekretem Ministerstwa Pracy i rozwój społeczny Federacja Rosyjska 21 sierpnia 1998 (nr 37). Podręcznik jest dokumentem normatywnym i należy od razu podkreślić, że nowe cechy kwalifikacji są rekomendowane do stosowania w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach. różne branże gospodarki, niezależnie od formy własności i formy organizacyjno-prawnej.

Cel podręcznika jest sformułowany dość jasno: „Ten podręcznik kwalifikacji stanowiska kierownicze, specjalistów i innych pracowników (wykonawców technicznych) ma na celu zapewnienie racjonalnego podziału pracy, stworzenie skutecznego mechanizmu delimitacji funkcji, uprawnień i odpowiedzialności, klarowną regulację aktywność zawodowa pracownicy w nowoczesne warunki rozwój relacji rynkowych”.

W katalogu, w przeciwieństwie do poprzedniego „Zbiór taryf i cechy kwalifikacji dla stanowisk ogólnobranżowych pracowników „jest jedna bardzo istotna zmiana – nie wskazuje kategorii płac według jednej” skala taryfowa, a w sekcji „Postanowienia ogólne” jest napisane, że „ Kategorie kwalifikacji o wynagrodzeniach specjalistów ustala kierownik przedsiębiorstwa, instytucji, organizacji. Uwzględnia to stopień samodzielności pracownika w wykonywaniu obowiązków służbowych, jego odpowiedzialność za decyzje, stosunek do pracy, wydajność i jakość pracy, a także wiedzę zawodową, doświadczenie. zajęcia praktyczne określony przez staż pracy w specjalności itp."

Zatem wynagrodzenie sekretarza zależy przede wszystkim od jego wiedzy, umiejętności, jakości pracy, odpowiedzialności. Jest to istotna zmiana, która pozwala menedżerowi ocenić pracę pracownika pod kątem konkretnych wyników.

Z cech kwalifikacji możesz w pełni wykorzystać sekcje: „ Odpowiedzialność zawodowa i „Muszę wiedzieć”.

Jeśli organizacja (firma) jest mała, a sekretarz (sekretarz-referent) samodzielnie wykonuje wszystkie usługi organizacyjne i dokumentacyjne, tj. faktycznie pełni funkcje urzędu, ale w mniejszym stopniu można skorzystać z cech kwalifikacyjnych kierownika urzędu. Jego obowiązki są następujące:

Zapewnia terminowe przetwarzanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, jej dostarczenie do miejsca przeznaczenia.

Kontroluje terminy wykonania dokumentów i ich prawidłowe wykonanie.

Organizuje prace związane z rejestracją, księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do odpowiedniej jednostki strukturalnej dokumentów bieżącej pracy biurowej, w tym rozkazów i zarządzeń zarządczych.

Organizuje prace nad tworzeniem spraw i ich deponowaniem.

Opracowuje instrukcje prowadzenia ewidencji w przedsiębiorstwie, instytucji, organizacji oraz organizuje ich realizację.

Podejmuje działania w celu zapewnienia pracownikom niezbędnych materiałów instruktażowych i referencyjnych, a także inwentaryzacji, wyposażenia, środków mechanizacji i automatyzacji pracy kierowniczej.

Udziela wskazówek metodycznych w zakresie organizacji pracy biurowej w działach, kontroli prawidłowego tworzenia, przechowywania i terminowego dostarczania spraw do archiwum, sporządzania zaświadczeń o przestrzeganiu terminów realizacji dokumentów.

Zapewnia druk i reprodukcję dokumentów biurowych.

Uczestniczy w przygotowaniu posiedzeń zwoływanych przez zarząd oraz organizuje ich utrzymanie.

Organizuje wykonywanie dokumentów podróży, rejestrację pracowników przyjeżdżających w podróż służbową do organizacji.

Musi wiedzieć;

■ postanowienia, nakazy, nakazy, inne wytyczne i przepisy prawne wyższe władze związane z organizacją pracy biurowej;

■ system państwowy wsparcie w zarządzaniu dokumentacją;

■ standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej;

■ struktura przedsiębiorstwa, instytucji, organizacji;

■ organizacja pracy biurowej;

■ schematy przepływu pracy;

■ tryb sporządzania nomenklatury spraw, inwentarze spraw stałego i czasowego przechowywania, ustalone sprawozdawcze;

■ warunki i tryb przekazywania spraw do archiwum;

■ systemy organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów;

■ sprzęt biurowy i inne środki techniczne praca kierownicza;

■ podstawy ekonomii, organizacji produkcji, pracy i zarządzania;

■ prawo pracy;

■ wewnętrzne przepisy pracy;

■ zasady i przepisy dotyczące ochrony pracy8. .

Nowością jest kwalifikacja charakterystyczna dla sekretarza szefa. Rozważmy to.

Odpowiedzialność zawodowa.

♦ Prowadzi prace związane z obsługą organizacyjno-techniczną czynności administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa.

♦ Przyjmuje korespondencję przychodzącą do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją pionom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi.

♦ Prowadzi prace biurowe, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do zbierania, przetwarzania i prezentowania informacji w przygotowaniu i podejmowaniu decyzji.

♦ Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika przedsiębiorstwa.

♦ Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy kierownika.

♦ Zapewnia terminowe przeglądanie i składanie podziały strukturalne oraz konkretni wykonawcy dokumentów otrzymanych do egzekucji.

♦ Sprawdza poprawność przygotowanych projektów dokumentów przedłożonych kierownikowi do podpisu, zapewnia ich wysokiej jakości edycję.

♦ Organizuje rozmowy telefoniczne z przełożonym, rejestruje otrzymane informacje pod jego nieobecność i zwraca mu uwagę na ich treść, przekazuje i odbiera informacje za pośrednictwem urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks, itp.), a także wiadomości telefoniczne, niezwłocznie przyprowadza do jego uwaga informacje otrzymane za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych.

♦ W imieniu kierownika sporządza pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.

♦ Wykonuje prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu posiedzeń, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.

♦ Przeprowadza kontrolę wykonywania przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i poleceń, a także przestrzegania terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika przedsiębiorstwa objętych kontrolą. Prowadzi plik kontrolny i rejestracyjny.

♦ Zapewnia Miejsce pracy kierownik dysponujący niezbędnymi środkami organizacyjnymi techniczno-papierniczymi stwarza warunki sprzyjające jego efektywnej pracy.

♦ Drukuje na zlecenie kierownika materiały biurowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do danych bankowych.

♦ Organizuje przyjmowanie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.

♦ Formuje sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnia ich bezpieczeństwo i przekazuje je do archiwum w ustalonych terminach.

♦ Kopiuje dokumenty na kopiarce osobistej.

Musisz wiedzieć:

♦ uchwały, rozkazy, rozkazy i inne materiały zawierające wytyczne i dokumenty normatywne odnoszące się do działalności przedsiębiorstwa i prowadzenia dokumentacji;

♦ struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem i jego oddziałami;

♦ organizacja pracy biurowej;

♦ metody rejestracji i przetwarzania dokumentów;

♦ archiwizacja;

♦ maszynopis;

♦ zasady korzystania z domofonów;

♦ podstawy etyki i estetyki;

♦ zasady komunikacja biznesowa;

♦ podstawy organizacji i zarządzania pracą;

♦ zasady działania techniki komputerowej;

♦ podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy;

♦ zasady i normy ochrony pracy9.

Jak widać z powyższych cech kwalifikacji, sekretarzowi kierownika stawiane są dość wysokie wymagania zarówno w zakresie wiedzy i umiejętności, jak i zakresu wykonywanej przez niego pracy. Zakłada to biegłą znajomość technologii komputerowej, samodzielne przygotowywanie dokumentów w imieniu kierownika, redagowanie otrzymanych projektów dokumentów, monitorowanie realizacji itp. Te wymagania i zakres zadań, które obejmują wiele kreatywnych rodzajów pracy, przesądzają o potrzebie wyższego wykształcenia zawodowego, ale dopuszcza się również wykształcenie średnie. profesjonalna edukacja z doświadczeniem zawodowym.

Charakterystyka kwalifikacyjna sekretarki-maszynistki i sekretarki-stenografa, podana w Podręcznik kwalifikacji, przedstawiane są w ten sam sposób, tylko z dodaniem pracy maszynopisu przez sekretarkę-maszynistki i stenografii przez sekretarkę-stenografa. Dlatego przy opracowywaniu opisu stanowiska wystarczy posłużyć się jedną z tych cech kwalifikacji.

Na przykład obowiązki związane z pracą sekretarki-maszynistki są podane w następujący sposób:

> Pełni funkcje techniczne w celu zapewnienia i obsługi pracy kierownika przedsiębiorstwa lub jego działów.

> Otrzymuje informacje potrzebne kierownikowi od działów lub wykonawców, wzywa pracowników na jego polecenie.

> Organizuje rozmowy telefoniczne z przełożonym, odbiera i przesyła wiadomości telefoniczne, rejestruje otrzymane wiadomości pod jego nieobecność i zwraca uwagę przełożonego na ich treść.

> Prowadzi prace nad przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie, miejscu, programie spotkania lub spotkania, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły.

> Zaopatruje miejsce pracy menedżera w materiały biurowe, sprzęt organizacyjny, stwarza warunki sprzyjające bardziej efektywnej pracy menedżera.

> Przesyła i odbiera informacje o urządzeniach odbiorczych i interkomowych (teleks, faks, telefaks itp.).

> Drukuje różne materiały na polecenie kierownika.

> Prowadzi prace biurowe, przyjmuje korespondencję kierowaną do kierownika, systematyzuje ją zgodnie z przyjętą w przedsiębiorstwie procedurą i przekazuje po rozpatrzeniu przez kierownika działom lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie ich pracy lub przygotowania odpowiedzi.

> Przestrzega terminów wykonania poleceń kierownika, ujętych pod kontrolą.

> Akceptuje dokumenty do podpisu kierownika.

> Organizuje przyjmowanie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i sugestii pracowników.

> Formuje walizki zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnia ich bezpieczeństwo oraz terminy przesyła do archiwum.

> Przygotowuje dokumenty do powielania na sprzęcie do powielania, a także kopiuje dokumenty na osobistej kserokopiarce.

Musisz wiedzieć:

♦ regulaminy, instrukcje, inne wytyczne i normy

motywowanie dokumentów dotyczących prowadzenia ewidencji;

♦ struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem i jego oddziałami; : maszynopis;

♦ zasady pisowni i interpunkcji;

♦ kolejność ułożenia materiałów przy drukowaniu różnych dokumentów;

♦ zasady pisania listy biznesowe za pomocą standardowe formularze;

♦ zasady działania maszyn do pisania, dyktafonów, magnetofonów

♦ zasady korzystania z domofonów;

♦ standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej;

♦ podstawy organizacji pracy;

♦ podstawy prawa pracy;

♦ wewnętrzne przepisy pracy;

♦ zasady i normy ochrony pracy10.

Dany opisy stanowisk pracy opisz wystarczająco szczegółowo funkcje sekretarki, której wiedza wymaga i pomoże nie przegapić niczego podczas pisania fragmentów konkretnego opisu stanowiska.

Opis stanowiska odnosi się do dokumentów, które mają ujednoliconą formę i ustaloną strukturę tekstu:

■ Postanowienia ogólne

■ Funkcje

■ Obowiązki

■ Odpowiedzialność

Postanowienia ogólne w opisie stanowiska zawierają następujący zestaw informacji: uogólnione informacje o stanowisku, podległości i tym, kto zarządza, wymagania dotyczące wykształcenia (wyższego lub średniego) i doświadczenia praktycznego (doświadczenie zawodowe w specjalności), tryb powoływania i zwalniania, wymiana podczas nieobecności.

Obecnie najczęściej potrzebni są asystenci i sekretarki z wyższym lub średnim wykształceniem specjalistycznym, znający język obcy, pracujący na komputerze i posiadający określone doświadczenie zawodowe.

Wymagania te z reguły są zapisywane w opisie stanowiska asystenta sekretarza (sekretarza) dużych firm. Sekretarze zwykle zgłaszają się do szefa. W dużych organizacjach sekretarze podlegają podwójnemu podporządkowaniu – bezpośredniemu przełożonemu i szefowi służby DOW. Są powoływani i odwoływani na polecenie kierownika.

Ostatni akapit tej części opisu stanowiska zawiera wskazania głównych dokumentów legislacyjnych, regulacyjnych, metodologicznych, organizacyjnych i administracyjnych, którymi kieruje się sekretarz w swojej pracy. W formie uogólnionej akty te są wskazane w powyższych cechach kwalifikacyjnych *. Ten paragraf musi zaczynać się od Konstytucji Federacji Rosyjskiej, Kodeksu pracy, prawa federalne, określić dekrety rządowe, GOST, które określają procedurę przetwarzania dokumentów, standardowe instrukcje i zasady, standardy czasu. Paragraf kończy się wskazaniem dokumentów organizacyjno-administracyjnych przełożonego i jego organizacji (firmy): statut, regulaminy podziałów strukturalnych, rozkazy i instrukcje, instrukcje pracy biurowej, ten opis stanowiska.

Następna sekcja to „Funkcje”. Wskazuje główne obszary działalności, a w sekcji „Obowiązki” wymienia już konkretne rodzaje prac, które zapewniają wykonywanie tych funkcji. Często te sekcje są połączone w jedną – „Funkcje i obowiązki służbowe” (lub „Główne zadania i obowiązki”). Ta sekcja powinna być napisana jak najbardziej szczegółowo. Podczas opracowywania tej sekcji wiele sformułowań można zaczerpnąć z cech kwalifikacji, ponieważ zawierają one wystarczająco szczegółowe informacje na temat obowiązków zawodowych. Im bardziej sekcja wskazuje nie tylko co, ale także jak sekretarz wykonuje określone operacje zgodnie z przyjętą w organizacji technologią pracy z dokumentami, tym cenniejszy będzie opis stanowiska. Wymienność jest również wskazana.

Sekcja „Prawa” jest bardzo ważna dla sekretarza. Uznał jego uprawnienia do samodzielnego rozwiązywania problemów związanych z jego kompetencjami. Prawo jest napisane tutaj:

Miej podgląd dokumentów i ustal, które z nich można przekazać wykonawcom z pominięciem głowy;

> organizacja przyjmowania i ustalanie priorytetów przyjmowania gościa;

Wykonuj „filtrowanie” połączeń telefonicznych;

> kontrola realizacji poleceń kierownika i terminów wykonania dokumentów;

> kontrola poprawności wykonania dokumentów przed przekazaniem ich do podpisu kierownikowi i wysłaniem;

mieć dostęp do informacji;

> żądanie informacji i dokumentów dla kierownika;

> reprezentować swoją organizację itp.

Rozdział „Odpowiedzialność” można zapisać ogólnie, np. „Pracownik jest odpowiedzialny za niewypełnienie obowiązków i nieskorzystanie z praw przewidzianych w aktach prawnych i niniejszej instrukcji”, lub opisać bardziej szczegółowo, na podstawie punktów obowiązków. Na przykład odpowiedzialność: za nieprawidłowe wykonanie dokumentów przedłożonych do podpisu kierownikowi, ich niezgodność z wymaganiami GOST R 6.30-97; za nieterminowe dostarczenie do archiwum dokumentów o stałym okresie przechowywania itp.

Odpowiedzialność może mieć charakter administracyjny, dyscyplinarny, materialny, a nawet karny. Pracując nad tym działem należy pamiętać, że odpowiedzialność ustalana jest ściśle zgodnie z prawem. Tak więc zgodnie z art. 15 Kodeksu wykroczeń administracyjnych „Funkcjonariusze podlegają odpowiedzialności administracyjnej za wykroczenia administracyjne związane z nieprzestrzeganiem ustalonych zasad w zakresie ochrony porządku zarządczego, państwowego i porządek publiczny…i inne zasady, których egzekwowanie należy do ich obowiązków służbowych dyscyplina pracy stosowane są sankcje dyscyplinarne (art. 135 kp). W przypadku odpowiedzialności za szkody wyrządzone organizacji, zgodnie z art. 121 Kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność, tj. zwraca koszty.

Sekcja „Relacje” (relacje według stanowiska) jest również bardzo ważna dla organizacji pracy sekretarza. Zwykle zapisuje się w nim, że sekretarz w swojej pracy współdziała ze wszystkimi pracownikami lub działami strukturalnymi w celu zbierania, przetwarzania i przekazywania informacji i dokumentów. Ale sekretarzowi jest znacznie łatwiej pracować, jeśli ta sekcja wyraźnie wskazuje, z jakimi działami lub pracownikami współpracuje, w jakich sprawach i jakie dokumenty, kiedy i w jakiej formie otrzymuje od nich. Na przykład cotygodniowe raporty o sytuacji finansowej firmy z działu księgowości do przedstawienia kierownictwu. Wskazane jest przedstawienie tego rozdziału w formie tabelarycznej, która wyraźnie wskazuje od kogo sekretarz otrzymuje, z kim koordynuje, komu przekazuje dokumenty, w jakich ramach czasowych.

W Ostatnio w wielu opisach stanowisk pojawił się rozdział „Ocena pracy”. Głównymi kryteriami są terminowość prac i ich jakość.

Możesz uzupełnić opis stanowiska o inne sekcje, na przykład organizacja miejsca pracy, godziny pracy itp.

Instrukcja zwykle kończy się akapitem dotyczącym procedury jej rewizji. Może być napisany tak: „Do wymiany na nową” lub „Instrukcja podlega rewizji w przypadku zmiany funkcji sekretarza”. Można określić jako wstępnie zainstalowany okres wymiany np. raz na 5 lat. Lepiej jednak bardziej szczegółowo wymienić warunki rewizji opisu stanowiska: zmiana struktury organizacji, zmiana tabeli kadrowej i redystrybucja obowiązków, wprowadzenie nowe technologie zmieniające charakter pracy itp.

Przypomnijmy, że opis stanowiska jest sporządzony zgodnie z rodzajem ogólnej formy, zatwierdzonym przez kierownika i wydanym pracownikowi.

Pieczęć zatwierdzenia

CJSC Szkoła Biznesu

„Synteza Intela”

OPIS PRACY

[Sekretarz I

Struktura tekstu

■ Ogólne

■ Funkcje

Ш Obowiązki

■ Odpowiedzialność

■ Relacje (powiązania według stanowiska)

Pozycja podpisu podpis transkrypcji

Przeczytałem instrukcję sygnatury dekodowania sygnatury

ZATWIERDZIĆ:

[Stanowisko]

_______________________________

[Nazwa firmy]

_______________________________

_______________________/[PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO.]/

„______” _______________ 20___

OPIS PRACY

Główny sekretarz

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy opis stanowiska określa i reguluje uprawnienia, obowiązki funkcjonalne i służbowe, prawa i obowiązki sekretarza szefa [Nazwa organizacji w dopełniaczu] (zwanej dalej Firmą).

1.2. Sekretarz kierownika należy do kategorii wykonawców technicznych, jest powoływany na stanowisko i odwoływany z tego stanowiska w trybie określonym przez obowiązujące prawo pracy zarządzeniem kierownika Spółki.

1.3. Sekretarz kierownika podlega bezpośrednio [nazwa stanowiska kierownika bezpośredniego w przypadku celownika] Spółki.

1.4. Na stanowisko sekretarza kierownika powołuje się osobę, która posiada wyższe wykształcenie zawodowe, nie przedstawiając wymagań dotyczących stażu pracy lub średniego wykształcenia zawodowego i stażu pracy w specjalności co najmniej 2 lata.

1.5. Sekretarz kierownika musi wiedzieć:

rezolucje, rozkazy, rozkazy i inne materiały z wytycznymi i dokumenty regulacyjne dotyczące działalności przedsiębiorstwa i prowadzenia dokumentacji;
struktura i zarządzanie przedsiębiorstwem i jego oddziałami;
organizacja pracy biurowej;
metody rejestracji i przetwarzania dokumentów;
działalność archiwalna;
maszynopis;
zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i domofonowych;
standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej;
zasady drukowania listów biznesowych przy użyciu standardowych formularzy;
podstawy etyki i estetyki;
zasady komunikacji biznesowej;
podstawy organizacji i zarządzania pracą;
zasady działania technologii komputerowej;
podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy;
wewnętrzne przepisy pracy;
zasady i przepisy dotyczące ochrony pracy.

1.6. W swoich działaniach sekretarz szefa kieruje się:

przepisy prawne I materiały dydaktyczne w sprawach wykonywanej pracy;
wewnętrzne przepisy pracy;
polecenia i instrukcje kierownika Spółki i bezpośredniego przełożonego;
ten opis stanowiska;
przepisy dotyczące ochrony pracy, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.

1.7. Podczas czasowej nieobecności sekretarza kierownika jego obowiązki powierza [nazwa stanowiska zastępcy].

2. Obowiązki funkcjonalne

Sekretarz kierownika wykonuje następujące obowiązki:

2.1. Prowadzi prace związane z obsługą organizacyjną i techniczną działań administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa.

2.2. Przyjmuje korespondencję przychodzącą do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją do wydziałów strukturalnych lub konkretnych wykonawców do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi.

2.3. Prowadzi prace biurowe, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do zbierania, przetwarzania i prezentowania informacji w przygotowaniu i podejmowaniu decyzji.

2.4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika przedsiębiorstwa.

2.5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy kierownika.

2.6. Monitoruje terminowe rozpatrzenie i przekazanie przez jednostki strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza poprawność przygotowania projektów dokumentów przedłożonych kierownikowi do podpisu oraz zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną.

2.7. Organizuje prowadzenie rozmów telefonicznych kierownika, rejestruje otrzymane informacje pod jego nieobecność i zwraca mu uwagę na ich treść, przekazuje i odbiera informacje za pośrednictwem urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks, itp.), a także wiadomości telefoniczne, przynosi informacje do jego uwagi w odpowiednim czasie otrzymane za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych.

2.8. W imieniu kierownika opracowuje pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.

2.9. Wykonuje prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu posiedzeń, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.

2.10. Przeprowadza kontrolę wykonywania przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i poleceń, a także przestrzegania terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika kontrolowanego przedsiębiorstwa.

2.11. Prowadzi plik kontrolny i rejestracyjny.

2.12. Zaopatruje stanowisko pracy kierownika w niezbędne środki organizacyjne techniki, materiały biurowe, stwarza warunki sprzyjające jego efektywnej pracy.

2.13. Drukuje na zlecenie kierownika materiały biurowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.

2.14. Organizuje przyjmowanie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.

2.15. Formuje sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnia ich bezpieczeństwo i terminowo przekazuje do archiwum.

2.16. Kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

W razie konieczności urzędowej sekretarz kierownika może brać udział w wykonywaniu swoich obowiązków służbowych w godzinach nadliczbowych, w sposób określony przepisami federalnego prawa pracy.

3. Prawa

Sekretarz szefa ma prawo:

3.1. Wymagają od kierownictwa Spółki pomocy w wykonywaniu ich obowiązków.

3.2. Doskonalić swoje umiejętności.

3.3. Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa Spółki dotyczących jej działalności.

3.4. Przedstawiać propozycje w kwestiach ich działalności do rozpatrzenia przez bezpośredniego przełożonego.

3.5. Otrzymuj od pracowników Spółki informacje niezbędne do realizacji jej działalności.

4. Odpowiedzialność i ocena wyników

4.1. Sekretarz kierownika ponosi koszty administracyjne, dyscyplinarne i materialne (i in indywidualne przypadki przewidziana przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej - i karna) odpowiedzialność za:

4.1.1. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie oficjalnych poleceń bezpośredniego przełożonego.

4.1.2. Niewykonanie lub nienależyte wykonywanie swoich funkcji pracowniczych i przydzielonych zadań.

4.1.3. Bezprawne korzystanie z udzielonych uprawnień służbowych, a także wykorzystywanie ich do celów osobistych.

4.1.4. Nieprawdziwe informacje o statusie powierzonej mu pracy.

4.1.5. Niepodejmowanie działań w celu stłumienia stwierdzonych naruszeń przepisów bezpieczeństwa, przeciwpożarowych i innych, które stanowią zagrożenie dla działalności przedsiębiorstwa i jego pracowników.

4.1.6. Brak egzekwowania dyscypliny pracy.

4.1.7. Przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności – w granicach określonych przez obowiązujące prawo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

4.1.8. Spowodowanie szkód materialnych i/lub strat na rzecz firmy lub osób trzecich związanych z działaniem lub zaniechaniem w trakcie realizacji obowiązki służbowe.

4.2. Przeprowadzana jest ocena pracy sekretarza kierownika:

4.2.1. Bezpośredni przełożony - regularnie, w toku codziennej realizacji przez pracownika jego funkcji pracowniczych.

4.2.2. Komisja Certyfikacyjna przedsiębiorstw - okresowo, nie rzadziej niż raz na dwa lata, na podstawie udokumentowanych wyników prac za okres oceny.

4.3. Głównym kryterium oceny pracy sekretarza kierownika jest jakość, kompletność i terminowość wykonywania przez niego zadań przewidzianych niniejszą instrukcją.

5. Warunki pracy

5.1. Tryb pracy sekretarza kierownika określa wewnętrzny regulamin pracy ustalony przez Spółkę.

5.2. W związku z potrzebą produkcyjną sekretarz kierownika jest zobowiązany do wyjazdu na delegacje(w tym wartości lokalne).

6. Prawo do podpisania

6.1. W celu zapewnienia działalności sekretarz kierownika otrzymuje prawo do podpisywania informacji i dokumentów referencyjnych w sprawach wchodzących w zakres jego obowiązków służbowych.

Zapoznał się z instrukcją ___________ / ____________ / "___" _______ 20__

Każde przedsiębiorstwo prowadzi swoją działalność w oparciu o przepisy lokalne, sporządzone zgodnie z normami obecne prawodawstwo. A ponieważ każda firma jest odrębnym organizmem, musi działać harmonijnie.

Jeden z ważne dokumenty, na którym opiera się działalność specjalistów przedsiębiorstwa, jest opis stanowiska. Jest to dokument określający obowiązki funkcjonalne pracownika jednego lub drugiego kierunku, specjalizacji. Niezbędne jest dokładne zapoznanie pracowników nie tylko z ich obowiązkami, ale także z ich prawami, uprawnieniami i funkcjami.

Opis stanowiska jest lokalnym dokumentem, który określa prawa i obowiązki każdego pracownika, w zależności od zajmowanego stanowiska i pełnionej funkcji pracy.
Dokument ten opracowują specjaliści działu personalnego wraz z prawnikami. Dyspozycja jest zatwierdzana przez pracodawcę lub zatrudnionego kierownika, jeżeli posiada takie uprawnienia.

Pracodawca ma obowiązek zapoznać kandydata z opisem stanowiska przed podpisaniem umowa o pracę. Jeśli tego nie zrobisz, zaangażuj pracownika w odpowiedzialność dyscyplinarna za niewykonanie swoich obowiązków pracodawca nie będzie mógł.

Dokument musi szczegółowo opisywać obowiązki sekretarza, w zależności od specyfiki pracy. Im bardziej szczegółowe są te obowiązki, tym łatwiej będzie rozwiązać konflikty przedprocesowe i sądowe między pracownikiem a pracodawcą.

Dlaczego potrzebujesz opisu stanowiska

Podczas kompilacji ten dokument, odpowiedzialna osoba powinna opierać się na normach obowiązujących na szczeblu federalnym, regionalnym i lokalnym. Kierownik przedsiębiorstwa, jako osoba odpowiedzialna za prawidłowe zarządzanie dokumentami, musi sprawdzić tę zgodność. Oprócz, szef personelu musi być również świadomy zgodności instrukcji z obowiązującymi przepisami.

Jest kompilowany albo dla grupy identycznych stanowisk, albo dla określonej indywidualnej pozycji. Pracownik musi zapoznać się z dokumentem do podpisu. Musisz to zrobić przy ubieganiu się o pracę. Jeśli nie zostanie poprawnie skompilowany, to pracownik i kierownik z pewnością będą mieli spory i sytuacje konfliktowe dotyczące podziału pracy i funkcji pełnionych przez pracownika.

Przy prawidłowym sporządzeniu opisów stanowisk kierownictwo powinno dążyć: specjalne cele i rozwiąż następujące zadania:

właściwie podzielić obowiązki zawodowe między pracowników na podobnych stanowiskach. Konieczna jest wyraźna koordynacja ich działań, aby osiągnąć najbardziej użyteczny wynik;
poprawa klimatu psychicznego w zespole, poprawa sytuacji. Konieczne jest zminimalizowanie procentu prawdopodobieństwa konfliktów;
jasno nakreśl prawa i obowiązki specjalistów tego samego szczebla, sprecyzuj ich uprawnienia, jasno określ odpowiedzialność każdego z nich. W razie potrzeby możesz osobno skoncentrować się na sankcjach dyscyplinarnych, które można nałożyć na specjalistę w postaci odpowiedzialności za zaniedbanie swoich obowiązków;
przeprowadzanie rozładunku psychologicznego i urzędowego pracowników, którzy są zmuszeni łączyć kilka stanowisk. Nie wystarczy je rozładować, ten ładunek musi być prawidłowo i równomiernie rozłożony;
stworzyć system zachęt i motywacji psychologicznych i finansowych;
odpowiedni podział obowiązków wśród menedżerów.

Za pomocą opisu stanowiska kierownictwo przedsiębiorstwa realizuje wszystkie aspekty interakcji między aparatem zarządzania a personelem. Ale nie zawsze jest możliwe osiągnięcie maksymalnego możliwego wyniku. Dlatego konieczne jest prawidłowe dobranie i wyznaczenie osoby, która będzie odpowiedzialna za opracowywanie opisów stanowisk.

W zależności od wielkości firmy i liczby pracowników sporządzana jest instrukcja standardowa dla grupy identycznych stanowisk. W razie potrzeby możesz dokonać korekty dla określonej pozycji. Jeśli firma jest mała, liczy tylko 25-50 osób, to dokument sporządzany jest dla każdego stanowiska osobno. Odpowiedzialny jest członkiem Działu Personalnego.

Podstawowe zasady sporządzania opisu stanowiska sekretarki

Nie ma rozwiniętej ujednolicona forma Opis pracy. Dlatego każde przedsiębiorstwo ma prawo wybrać sposób sporządzenia dokumentu.

Podczas opracowywania dokumentu odpowiedzialny urzędnik musi pamiętać, że konieczne jest uwzględnienie specyfiki działalności konkretnego przedsiębiorstwa. W firmach o różnych kierunkach sekretarze mogą pełnić różne funkcje i obowiązki. Należy to wziąć pod uwagę przy opracowywaniu.

Możesz polegać na ogólnie przyjętym wzorcu. Każdy opis stanowiska powinien zawierać:

W razie potrzeby do opisu stanowiska sekretarza można dodać dodatkowe sekcje:

"warunki pracy". Tutaj możesz odwołać się do regulaminu wewnętrznego w celu ustalenia trybu działania sekretariatu. Jeśli istnieje potrzeba towarzyszenia menedżerowi w podróżach służbowych, ten niuans może również znaleźć odzwierciedlenie w tym miejscu;
„prawo do podpisania”. Sekretarz może podpisywać dokumenty w zakresie swoich uprawnień.

Opis stanowiska, sporządzony przez odpowiedzialnego pracownika działu personalnego, musi przejść procedurę uzgodnienia z kierownikiem obsługa personelu. Ponadto sam sekretarz musi się z nim zapoznać przed podpisem.

Przygotowanie opisu stanowiska dla sekretarki

Dokument sporządzony jest w jednym egzemplarzu. Podpisywany jest przez samego sekretarza po uważnym przeczytaniu i przestudiowaniu. Jeśli przedsiębiorstwo ma kilku sekretarzy według stanu, możesz wydrukować kilka kopii, dokonując odpowiednich zmian dla każdego z osobna, w zależności od stanowiska szefa, do którego sekretarz jest „przywiązany”.

Jeśli sekretarz sam potrzebuje dodatkowej kopii do użytku osobistego, może sporządzić kopię już podpisanego przez siebie opisu stanowiska. To nie jest zabronione!

Aby poprawnie skomponować dokument, musisz przestrzegać pewnych zasad. W szczególności należy zaprojektować „nagłówek” w prawym górnym rogu. Jest to miejsce akceptacji instrukcji przez kierownika całego przedsiębiorstwa. Tutaj musisz wypełnić kilka wierszy:

musi być słowem „akceptuję”;
a następnie pozycja lidera. Na przykład „dyrektor generalny” lub „dyrektor”;
Imię i nazwisko szefa;
podpis lidera.

Następnie na środku arkusza musisz podać nazwę dokumentu. To jest opis stanowiska sekretarza. Dopiero po tym wszystkie główne punkty są rejestrowane.

Części, z których powinna składać się instrukcja sekretarza, zostały wymienione powyżej. Są one przepisywane zgodnie z regulaminem wykonywanych obowiązków. Na przykład obowiązki funkcjonalne sekretarza kierownika działu mogą być nieco „węższe” niż obowiązki asystenta szefa całego przedsiębiorstwa.

Po sporządzeniu instrukcji należy ją uzgodnić z pracownikiem odpowiedzialnym za sekretariat. Może to być kierownik odpowiedniej jednostki strukturalnej. Jeśli takiej osoby w państwie nie ma, to z szefem służby personalnej lub innym pracownikiem, do którego obowiązków należy taka koordynacja.

Znak homologacji umieszcza się na końcu dokumentu. Musisz wypełnić kilka wierszy:

pamiętaj, aby wskazać słowo „zgoda”;
odpowiedzialność za stanowisko osoby;
nazwa firmy w wersji skróconej;
imię i nazwisko tego pracownika;
data kalendarzowa zatwierdzenia;
podpis osoby zatwierdzającej dyspozycję.

Następnie musisz przekazać dokument do wglądu samemu sekretarzowi. Musisz również wypełnić kilka wierszy:

obowiązkowe jest wpisanie wyrażenia „Znam instrukcję”;
stanowisko sekretarza określone w personel;
nazwa firmy w wersji skróconej;
imię i nazwisko tego pracownika;
szczegóły paszportu. W razie potrzeby możesz wykonać kopię strony paszportu, na której wskazane są dane osobowe sekretarza. Dołącz kopię do instrukcji jako potwierdzenie podanych danych;
data kalendarzowa zatwierdzenia;
podpis pracownika, który potwierdza, że naprawdę przeczytał swój opis stanowiska.

Nie „przenoś” dokumentu bez uważnego jego przeczytania. Dokładne zapoznanie się jest gwarancją, że będzie wiernie wypełniał swoje obowiązki i nie wykonał pracy dla innych pracowników. Jeśli sekretarz odstąpi od swojego obowiązki funkcjonalne lub nie zastosuje się do nich, zostanie pociągnięty do odpowiedzialności.

Wręcz przeciwnie, jeśli zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za rzekome niewykonanie, zawsze może odwołać się do polecenia i zakwestionować zarządzenie zarządu w sprawie powołania postępowanie dyscyplinarne. Pomoże również przy składaniu skargi do inspekcji pracy lub w postępowaniu przed sądem. Dlatego musisz być ostrożny!

Obowiązki sekretarza

Każda organizacja potrzebuje sekretarza. Dlatego opis stanowiska takiego pracownika jest przydatny w każdej firmie. Sekretarzem może być zarówno kierownik przedsiębiorstwa, jak i kierownik jednostki strukturalnej. To jest funkcja sekretarza.

Do obowiązków sekretarza należy:

przyjmowanie i sortowanie korespondencji otrzymanej dla kierownika;
prowadzenie prac biurowych w ramach działalności działu lub komórki strukturalnej;
przyjmowanie osobistych oświadczeń od pracowników do podpisu kierownika;
przygotowanie dokumentów i materiałów niezbędnych do pracy szefa;
pracować z komputerem, kopiarką i innym sprzętem biurowym;
prowadzenie akt kontrolnych i rejestrowych;
drukowanie dokumentów niezbędnych do pracy szefa;
wykonywanie prac nad przygotowaniem różnych spotkań, spotkań i innych spotkań;
przygotowywanie i drukowanie dokumentów niezbędnych do takich spotkań;
organizowanie przyjmowania gości;
prowadzenie rejestru dokumentów przychodzących i wychodzących;
uprzejma komunikacja przez telefon;
inne obowiązki, które zależą od specyfiki działalności działu lub komórki strukturalnej.

Opis stanowiska sekretarza kierownika

Sekretarka kierownika ma również opis stanowiska. Obowiązki Sekretarza Wykonawczego obejmują:

prowadzić prace nad organizacją wsparcia technicznego dla działań szefa;
przyjmuj i sortuj wszelką korespondencję, która przychodzi w imieniu szefa;
jeśli jest taka potrzeba, to posortuj całą korespondencję według działów strukturalnych i zorganizuj doręczenie tej korespondencji do odpowiednich działów strukturalnych;
organizacja rozmów telefonicznych szefa;
odbiór i rejestracja napływających informacji podczas nieobecności kierownika;
praca ze sprzętem biurowym;
organizacja spotkań, spotkań i spotkań;
przygotowanie i druk niezbędnych materiałów na spotkania;
wykonanie indywidualnych instrukcji szefa.

Pobierać

Możesz pobrać przykładowy opis stanowiska sekretarki w formacie .doc

Sekretarz każda organizacja potrzebuje, dlatego opis stanowiska sekretarza jest przydatny w każdej firmie. Ważne jest, aby jasno określić obowiązki służbowe sekretarki, które nie ograniczają się do odbierania telefonów i słodkich uśmiechów. Oferujemy Państwu przykładowy opis stanowiska dla sekretarza kierownika - dyrektora generalnego, kierownika działu, dyrektora oddziału itp.

Opis stanowiska sekretarza

ZATWIERDZIĆ
CEO
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Sekretarz należy do kategorii wykonawców technicznych.
1.2. Sekretarz jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem dyrektora generalnego spółki.
1.3. Sekretarka raportuje bezpośrednio do CEO/ kierownik działu strukturalnego firmy.
1.4. Podczas nieobecności sekretarza jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnik, który jest ogłaszany w zamówieniu dla organizacji.
1.5. Na stanowisko sekretarza powoływana jest osoba, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie - wyższe, niepełne wyższe lub średnie specjalistyczne, doświadczenie w podobnej pracy od sześciu miesięcy, znajomość sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka), programy Biuro Microsoft(Słowo, Excel).
1.6. Sekretarz w swoich działaniach kieruje się:
- akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej;
- statut spółki, wewnętrzny regulamin pracy, inne akty prawne spółki;
- rozkazy i dyrektywy kierownictwa;
- ten opis stanowiska.

2. Obowiązki sekretarza

Sekretarz wykonuje następujące obowiązki:
2.1. Prowadzi prace związane z obsługą organizacyjno-techniczną czynności administracyjno-administracyjnych kierownika.
2.2. Przyjmuje korespondencję przychodzącą do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją wydziałom konstrukcyjnym lub konkretnemu wykonawcy do wykorzystania w procesie prac lub przygotowania odpowiedzi.
2.3. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika.
2.4. Odpowiedzi do rozmowy telefoniczne, wychwytuje i przekazuje szefowi oficjalne informacje, organizuje rozmowy telefoniczne szefa.
2.5. W imieniu kierownika sporządza pisma, prośby i inne dokumenty.
2.6. Wykonuje prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu posiedzeń, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.
2.7. Przeprowadza kontrolę wykonania przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzegania terminów wykonania poleceń i poleceń kontrolowanego kierownika.
2.8. Zapewnia stanowisku pracy kierownika niezbędne środki techniki organizacyjnej, materiały biurowe, stwarza warunki sprzyjające efektywnej pracy kierownika.
2.9. Organizuje przyjmowanie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.
2.10. Formuje sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnia ich bezpieczeństwo i terminowo przekazuje do archiwum.
2.11. Organizuje wyjazdy służbowe szefa: zamawia bilety lotnicze i kolejowe, rezerwuje hotele.
2.12. Wykonuje indywidualne czynności urzędowe swojego bezpośredniego przełożonego.

3. Prawa sekretarza

Sekretarz ma prawo:
3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Przekaż kierownictwu sugestie dotyczące usprawnienia ich pracy i pracy firmy.
3.3. Żądać osobiście lub w imieniu kierownika oddziałów przedsiębiorstwa i innych specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania jego obowiązków.
3.4. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków do wykonywania obowiązków służbowych oraz bezpieczeństwa wszystkich dokumentów wynikających z działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4. Odpowiedzialność sekretarza

Sekretarz jest odpowiedzialny:
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbałe wykonanie swoich obowiązków.
4.2. Za nieprzestrzeganie aktualnych instrukcji, nakazów i nakazów zachowania tajemnic handlowych i informacji poufnych.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i zasad przeciwpożarowych.

Obowiązki sekretarki kierownika są bardzo zróżnicowane: planowanie dnia pracy szefa, organizowanie pracy biura, negocjowanie z klientami i partnerami na polecenie szefa, wyszukiwanie i dostarczanie Pojazd dla kierownika i pozostałych pracowników i służb, umawianie spotkań, zarówno na terenie biura, jak i poza nim, prowadzenie dokumentacji i wiele innych spraw biznesowych. Ponadto szef może powierzyć swojemu asystentowi i problemy osobiste, na przykład, aby wysłać gratulacje (prezenty, kwiaty) z okazji świąt nie tylko organizacjom, z którymi współpracuje firma, ale także bliskim. Ponieważ dzień pracy kierownika jest zwykle nieregularny, sekretarka często musi nie spać do późna w pracy.

Aby stać się niezastąpionym asystentem szefa, sekretarka musi mieć takie cechy osobiste jako gotowość do pracy, pracowitość, dokładność, odpowiedzialność, delikatność, skromność, umiarkowaną inicjatywę, umiejętność zapamiętywania i wyciągania wniosków. Nie da się utrzymać tej pozycji bez umiejętności pisania na klawiaturze (200 uderzeń na minutę), pracy biurowej, stenografii, dobrej znajomości komputera. Wszystkie te umiejętności zdobywa się niezależnie z książek i tutoriali (jest ich bardzo dużo), w trakcie wcześniejszej pracy lub na kursach. Z umiejętności zawodowych niezbędna jest również umiejętność negocjacji, umiejętność czytania i pisania oraz dobra znajomość mowy ustnej i pisemnej, ponieważ sekretarz szefa musi ustalać rozkazy, prowadzić korespondencja biznesowa itp.

Jeśli w obowiązkach dominuje głównie praca sekretarza-urzędnika, wymagane jest wyższe wykształcenie językowe, ale jeśli potrzebny jest asystent, to preferuje się wyższa edukacja w obszarze specjalizacji firmy.

Bardzo ważną rolę odgrywa zgodność psychologiczna, podobieństwo charakterów, a także umiejętność pozostawania w ukryciu przez sekretarkę. Ci, którzy są całkiem zadowoleni ze stanowiska asystenta prawej ręki, idą do tego zawodu. Czasami lider jest niesprawiedliwy wobec swojej sekretarki, ponieważ częściej niż inni wpada w gorącą rękę.

Jednak dobry szef i sprytna, doświadczona sekretarka działają jako jeden dobrze naoliwiony mechanizm. Jest na to wiele przykładów, zwłaszcza sekretarze naukowców lub pisarzy. Wiele sławni ludzie zaczynała jako sekretarka.

Nie można zignorować kolejnej delikatnej kwestii: niepracującej relacji między szefem a jego sekretarką. Aby nie wpaść w niejednoznaczną sytuację, należy od razu przyjrzeć się bliżej potencjalnemu szefowi i idąc na rozmowę kwalifikacyjną ubrać się w taki sposób, aby podkreślić swoją cechy biznesowe zamiast zewnętrznych zalet. Jeśli nie zdobędziesz tego stanowiska, to szef potrzebował czegoś zupełnie innego niż sekretarka i udało ci się uniknąć problemów.

Zdobywając pracę, musisz szczegółowo omówić swoje obowiązki, a jeszcze lepiej – poprosić o opis stanowiska. Często naiwność sekretarek, z których większość to młode dziewczyny, słabo obeznane z ludźmi i życiem, staje się jedną z przyczyn przykrych konsekwencji. Przyjmowanie i zachęcanie prezentów, odpowiadanie na zaloty, prowadzenie żartobliwych rozmów i niejednoznacznych żartów, ubieranie się w odkrywcze lub prowokacyjne stroje, często nieświadomie stwarza wrażenie swojej dyspozycyjności. Dlatego nie umniejszając winy tych, którzy lubią wykorzystywać swoje oficjalne stanowisko, nadal warto ich ostrzec przed błędnymi krokami.

Chociaż sekretarka jest najbliżej lidera, jego kariera jest ograniczona. Oczywiście od każdej reguły są wyjątki, ale nie należy się szczególnie łudzić.

W zależności od zestawu wymagań, wykorzystanie wiedzy języki obce, staż pracy i obowiązki służbowe, wynagrodzenie również jest zróżnicowane: od 200 do 800 j.u. e. Należy pamiętać, że w przypadku wakatów” osobisty asystent„Wynagrodzenie to ponad 1000 USD. Czyli z dużym prawdopodobieństwem można założyć, że jest to marketing sieciowy.

Główne funkcje to:

realizacja prac w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego czynności administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa;

ewidencjonowanie;

organizacja przyjmowania zwiedzających Zinowjew NB Dokumentacja: pomoc dydaktyczna. - P.75..

Sekretarz kierownika powinien w trakcie swojej działalności:

prowadzić prace nad organizacyjną i techniczną obsługą działań administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa;

przyjąć otrzymaną do rozpatrzenia przez kierownika korespondencję, przekazać ją zgodnie z podjętą decyzją do wydziałów strukturalnych lub konkretnych wykonawców do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi;

prowadzić prace biurowe, wykonywać różne operacje przy użyciu technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentowania informacji w przygotowaniu i podejmowaniu decyzji;

przyjmować dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika przedsiębiorstwa;

przygotować dokumenty i materiały niezbędne do pracy kierownika;

monitorować terminowe rozpatrzenie i składanie przez wydziały strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdzać poprawność wykonania przygotowanych projektów dokumentów przedłożonych kierownikowi do podpisu, zapewniać ich wysoką jakość redakcyjną;

organizować rozmowy telefoniczne kierownika, rejestrować informacje otrzymane pod jego nieobecność i zwracać jego uwagę na ich treść, przesyłać i odbierać informacje za pomocą urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks itp.), a także wiadomości telefoniczne, zwracać jego uwagę w odpowiednim czasie informacje otrzymane za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych;

w imieniu kierownika sporządza pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism;

prowadzenie prac nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu posiedzeń, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzenie i sporządzanie protokołów posiedzeń i posiedzeń;

sprawowanie kontroli nad wykonywaniem przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i poleceń oraz przestrzeganie terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika kontrolowanego przedsiębiorstwa;

prowadzić dokumentację kontrolną i rejestracyjną;

zapewnić miejscu pracy kierownika niezbędne środki organizacyjnej technologii, materiały biurowe, stworzyć warunki sprzyjające jego efektywnej pracy;

wydrukować na zlecenie kierownika materiały urzędowe niezbędne do jego pracy lub wprowadzić aktualne informacje do banku danych;

organizować przyjmowanie gości, przyczyniać się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników;

formować sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnić ich bezpieczeństwo i przekazać je do archiwum w ustalonych terminach;

kopiować dokumenty na kserokopiarce Typowa instrukcja główny sekretarz. Bank opisów stanowisk.=http//www/kadrovik.ru/.