Dom » Instrukcje » Co to jest osobisty asystent wykonawczy? Asystent kierownika: obowiązki i wymagania.

Co to jest osobisty asystent wykonawczy? Asystent kierownika: obowiązki i wymagania.

Asystent osobisty (asystent) - na żądanie menedżerów duże firmy, które mają już rozwiniętą kadrę personelu administracyjnego (recepcja, sekretariat).

Do jego funkcji należy obsługa administracyjna szefa, począwszy od negocjacji, a skończywszy na rezerwacji voucherów, biletów lotniczych dla szefa i jego rodziny. Również prowadzenie rozmów telefonicznych, sporządzanie planu dnia dla kierownika i monitorowanie jego realizacji, organizowanie spotkań, prowadzenie korespondencji, przygotowywanie materiałów do prezentacji, organizowanie podróży służbowych, wykonywanie innych poleceń dyrektora.

Kiedy mówimy o idealnym osobistym asystencie, mamy na myśli zestaw nieodłącznych umiejętności, zasad i nawyków. Jedną z tych umiejętności jest umiejętność planowania własnej pracy oraz pracy menedżera. Dobry asystent wykonawczy to niezastąpiona osoba, która pełni najszerszy zakres funkcji, od sekretarki po zastępcę kierownika, powiernika, a czasem drugą osobę w firmie. Dlatego wysoko cenione są osoby o wysokich umiejętnościach i osobistym zaangażowaniu, które wykonują tę pracę.

Często sekretarze, kierownicy biur i szefowie działów bliscy szefowi stają się asystentami kierownika. Bardzo często asystent menedżera łączy swoje obowiązki z pełnieniem innych funkcji – np. tłumacza czy prawnika.

Prawie niemożliwe jest pełne sformułowanie obowiązków zawodowych asystenta osobistego. Powinien być w stanie odczytać myśli lidera, już na wezwanie, aby określić zły nastrój szefa, i nie zwracać uwagi na niezadowolenie w jego przemówieniu, kiedy po prostu zdarli z ciebie zło. Najważniejsze wymagania, jakie menedżerowie stawiają osobistemu asystentowi, to wysokie ludzkie cechy przyszłej „prawej ręki”. Menedżer wolałby raczej osobę o mniej skromnych osiągnięciach, ale „nadającą z nim te same fale”, niż twardego specjalistę, ale z szorstkości na pierwszym spotkaniu.

Szef musi być absolutnie pewny swojego asystenta, ponieważ wie o nim wszystko, ma znaczną ilość ekskluzywnych informacji, które można wykorzystać na szkodę firmy i szefa. Partnerzy i klienci mogą korzystać z osobistego asystenta do oceny spraw firmy.

Rola zastępcy kierownika w każdej organizacji jest ogromna, ponieważ od jego wysokiej jakości pracy zależy produktywność czasu pracy najwyższych urzędników firmy. Ich pomocy potrzebują zarówno top managerowie małych firm, jak i prezesi największych holdingów. Profesjonalizm asystenta w idealnym przypadku powinien pozwolić pracodawcy przerzucić na niego znaczną część jego własnych obowiązków, które nie wymagają osobistego udziału.

Plusy i minusyw pracy asystenta kierownika

Główną zaletą w pracy asystenta menedżera jest możliwość zdobycia bezcennego doświadczenia menedżerskiego oraz perspektywa nieograniczonego doskonalenia własnych cech i talentów. Współpracując u boku mądrego i odnoszącego sukcesy lidera, możesz codziennie uczyć się logiki i zasad wyznaczania i rozwiązywania strategicznych i taktycznych zadań biznesowych, podejmowania optymalnych decyzji, prowadzenia negocjacji biznesowych, rozwiązywania konfliktów, komunikowania się z osobami o różnym poziomie społecznym, finansowym i wiekowym. W przyszłości zdobyta wiedza i umiejętności pomogą wspiąć się po szczeblach kariery, a nawet założyć własny biznes.

Wśród wad są:

napięty grafik pracy – reżim jest, jak mówią, 24/7/365, bo często dzień pracy asystenta trwa dłużej niż kierownika;
niektórzy menedżerowie mają silnie negatywny stosunek do chęci swojego asystenta do przeniesienia się na inne stanowisko, a czasami asystenci osobiści stają się „zakładnikami swojego zawodu”;
ograniczenia wiekowe: z reguły pracodawcy uznają kandydatów na to stanowisko za co najmniej 25 lat, a kariera zastępcy kierownika trwa średnio do 35-40 lat.

Tworząc personel pracowników, szef dowolnej organizacji musi koniecznie poinformować pracownika o jego oficjalnych obowiązkach. Podczas pisania instrukcji kierownik musi zachować kolejność rozmieszczenia jej sekcji, określoną strukturę B Zazwyczaj charakterystyka zawodu jest opisana, wskazana oficjalna pozycja pracownik w strukturze, wymagania, jego prawa i obowiązki. Asystent kierownika, podobnie jak reszta pracowników organizacji, jest zobowiązany do działania i przestrzegania wszystkich wymagań określonego dokumentu.

Instrukcja jest napisana przez kierownika zgodnie z ustalonymi standardami, nie może naruszać Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Musi to być koniecznie uzgodnione z odpowiednimi służbami (prawnik, kierownik działu personalnego), zaznajomiony z kandydatem na stanowisko, podpisany przez obie strony. Jednocześnie niektórzy prawnicy nie uważają obecności takiego dokumentu za obowiązkową do sformalizowania oficjalnych stosunków.

Celowość opisu stanowiska

Główny cel:

pomoc liderowi w jego codziennych czynnościach;
maksymalna informacja o obowiązkach, funkcjach, wymaganiach dla pracowników;
w przypadku postępowania sądowego łatwiej będzie wykazać niezgodność z zajmowanym stanowiskiem;
nieobecność w umowie dokładna informacja o cechach funkcji i bezpośrednich obowiązkach pracownika;
umożliwia kandydatowi na stanowisko usprawiedliwioną odmowę z powodu niespełnienia wymagań na stanowisko;
pozwala na rozgraniczenie obowiązków między pracownikami organizacji;
pozwala ocenić wydajność każdego pracownika;

Obecność instrukcji jest również przydatna dla samego asystenta. Wyraźnie zna swoje prawa i obowiązki. Nie jest zobowiązany do wykonywania funkcji, które nie są określone w instrukcji.

Podstawy regulacyjne i prawne sporządzania opisów stanowisk pracy

Wygląda to w zasadzie tak:

aktualne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;

Ustawodawstwo pozwala na powierzenie pracownikowi dowolnych funkcji, jeśli ma zaufanie, posiada wystarczającą wiedzę, doświadczenie, kwalifikacje do rozwiązywania takich problemów. Należy pamiętać, że pełnomocnictwo musi zostać sformalizowane przez kierownika zamówienia.

Opis pracy;

Opis stanowiska jest sporządzany z uwzględnieniem specyfiki stanowiska, ustala zakres uprawnień. Powinien odzwierciedlać rzeczywistą pracę wykonywaną przez zastępcę kierownika.

dokumenty wewnętrzne:
statut organizacji, rozkazy kierownictwa, zasady ładu i postępowania wewnętrznego.

Asystent musi szybko poruszać się w ramach regulacyjnych regulujących jego działalność i pracę podległych mu urzędników. Musi studiować ustawodawstwo federalne, regionalne, przepisy prawne organizacje.

Główne części opisu stanowiska

Struktura jest przedstawiona w rządowych podręcznikach dotyczących kwalifikacji pracowników. Zawiera wszystkie podstawowe wymagania stawiane asystentowi menedżera oraz wskazuje jego miejsce w strukturze organizacji.

Główne elementy instrukcji:

jej przepisy ogólne. Określone są warunki rejestracji w państwie, procedura zwolnienia, podporządkowanie w organizacji, zasady zastępowania asystenta pod jego nieobecność. Wskazuje się poziom kwalifikacji, wykształcenia, umiejętności, doświadczenia;
wymagania i jego umiejętności;
odpowiedzialność zawodowa. Główne funkcje asystenta są wyraźnie wskazane;
uprawnienie. Ten paragraf określa stopień kompetencji, prawa asystenta;
odpowiedzialność. Określony jest ogólny poziom szczególnej odpowiedzialności za błędy i naruszenia popełnione w pracy, wskazana jest ich lista (na wniosek kierownika);
komunikacja według pozycji. Sekcja definiuje krąg interakcji usługi z innymi członkami zespołu. Wskazuje się, z kim iw jakich sprawach wymagana jest współpraca.

Przyjrzyjmy się bliżej każdej sekcji.

Postanowienia ogólne

Kluczowe punkty:

asystent – specjalista, który pomaga mu w sprawach technicznych i dokumentacyjnych;
powołanie i zwolnienie z niego odbywa się na polecenie szefa organizacji;
w trakcie pracy asystent wykonuje rozkazy i rozkazy tylko szefa;
na okres jego nieobecności zapewniony jest odpowiedni zastępca, wskazane jest stanowisko jego zastępcy, wydaje się nakaz zastąpienia organizacji;
asystent musi mieć profil wyższa edukacja... Doświadczenie zawodowe - co najmniej dwa lata. Być może będziesz musiał podnieść swoje kwalifikacje podczas zatrudniania.

Wymagania

Rola asystenta kierownika może obejmować bardzo różne funkcje.

Osobą zajmującą to stanowisko w praktyce może być:

w rzeczywistości jego zastępca i raport bezpośrednio do lidera i tylko do niego. Często ma podwładnych innych pracowników;
osobisty asystent. Wykonuje pracę sekretarki i przebywa w poczekalni, jest też specjalistą. Jednocześnie poddaje się nie tylko głowie, ale i głowie. obsługa personelu dotyczące funkcji sekretariatu.

Taki asystent ma znacznie mniej praw i uprawnień niż specjalista, który odpowiada w swoich funkcjach zastępcy szefa. Może mieć wykształcenie średnie, doświadczenie zawodowe w tej specjalności może nawet nie być wymagane.

Niewłaściwe jest określanie tych pozycji. Jedna dotyczy realizacji głównie funkcji pomocniczych, a zastępca kierownika pełni funkcje organizacyjne i administracyjne.

Podstawowe wymagania dla asystenta pełniącego funkcje organizacyjno-administracyjne:

spełniać wymagania umowa o pracę, Opis pracy;
znać zasady etykiety korporacyjnej i komunikacja biznesowa;
dokładnie znać przepływ pracy, prowadzenie dokumentacji sprawozdawczej oraz strukturę organizacji;
kompetentnie prowadzić negocjacje biznesowe;
być w stanie sporządzić ważne dokumenty;
informować menedżera w zakresie składania ważnych raportów;
pracować na komputerze, wykorzystywać sprzęt biurowy (skaner i drukarka) do wykonywania swoich bezpośrednich obowiązków;
wiedza jest pożądana języki obce(na poziomie komunikacji);
być w stanie sporządzić standardowe umowy.

Kierownik przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę znaczenie stanowiska swojego asystenta, może uzupełnić określoną listę, biorąc pod uwagę specyfikę organizacji i jej pracę.

Obowiązki zastępcy kierownika

Asystent ma wiele obowiązków, pracując bezpośrednio z przełożonym.

Główne obowiązki są następujące:

ściśle przestrzegać wszystkich rozkazów, rozkazów kierownictwa;
zaplanuj codzienną rutynę lidera na następny dzień. Opracowuj, koordynuj czas wizyt, przyjęć. Terminowo dostarczaj kierownikowi harmonogram;
towarzyszyć kierownikowi na przyjęciach, na wycieczkach;
przyjmować gości, tworzyć listy wizyt w kierownictwie, odpowiadać na rozmowy telefoniczne i przedkładają różne zaświadczenia zgodnie z ich uprawnieniami;
zapewnienie działań kierownika, rozwiązywanie problemów natury technicznej (organizowanie negocjacji, spotkań, zamawianie biletów, rezerwacja hoteli);
przygotować spotkania, spotkania, spotkania szefa, powiadomić wszystkich uczestników o programie i czasie spotkania;
prowadzić protokoły z przebiegu i wyników spotkań, spotkań, negocjacji, dokumentować ich wyniki;
koordynować pracę działów, działów organizacji, zgodnie z instrukcjami i poleceniami kierownika;
zwrócić uwagę menedżerów jednostki strukturalne nakazy zarządcze, kontrolować terminy ich realizacji;
prowadzić odbiór, rejestrację dokumentów i wniosków złożonych do podpisu kierownika, przekazywać je kierownikowi;
przygotowujemy pisma, prośby, inne dokumenty w imieniu kierownika;
zapewnić zachowanie pełnomocnictw wystawionych przez kierownika;
samodzielnie komunikować się z pracownikami działów i innych organizacji, rozwiązywać szereg pojawiających się problemów, które można rozwiązać bez lidera;
otrzymać niezbędne informacje – zebrać wymaganą dokumentację na żądanie kierownika;
przygotować pomoce wizualne, dokumentację niezbędną do spotkań;
organizować pracę biurową, zarządzać, kontrolować działania pracowników biurowych;
odbierać, rejestrować i przedstawiać kierownikowi korespondencję wysłaną do kierownika;
komunikować się z gośćmi. Spotkaj się z klientami organizacji, personelem, prowadź ewidencję i zorganizuj osobiste przyjęcie gości do managera. Odpowiedz także na ich pytania, które potrafi samodzielnie rozwiązać.

Warunki odniesienia

Główne uprawnienia i uprawnienia asystenta:

rejestrują się, podpisują dokumenty w granicach swoich kompetencji;
uzyskać dostęp do zamkniętego dla ogólny dostęp informacje na zasadzie niezbędnej wiedzy;
studiować dokumenty dotyczące ich działalność zawodowa;
znać strukturę, zarządzanie wszystkimi działami organizacji;
- komponować pisma, prośby, inne dokumenty, przygotowywać odpowiedzi na zapytania (w imieniu kierownika);
prośba przedstawicieli dywizji strukturalnych Wymagane dokumenty, materiałów, otrzymywania informacji w zakresie niezbędnym do wykonywania ich bezpośrednich obowiązków;
zapoznać się z podjętymi decyzjami, rozkazami i rozkazami szefa;
uczestniczyć w spotkaniach, spotkaniach liderów organizacji;
złożyć wniosek do kierownika o zgodę na przekazanie ważnych dokumentów jednostkom strukturalnym;
wysyłać sugestie dotyczące usprawnienia Twojej pracy i działalności firmy;
organizacja miejsca pracy menedżera, tworzenie warunków do skutecznej i efektywnej pracy.

Biorąc pod uwagę specyfikę pracy samej organizacji i specyfikę pracy asystenta, proponowana lista uprawnień, uprawnień może zostać zmieniona, znacznie rozszerzona lub odwrotnie, zmniejszona.

Zwykle finał klauzula - postanowienia o miarach odpowiedzialności, które są przedstawiane pracownikowi.

Obszar odpowiedzialności asystenta

Kary za naruszenie umowy, opisu stanowiska, regulaminów wewnętrznych, przepisów prawa powinny być zgodne tylko z obowiązującymi przepisami. Zwykle stopień odpowiedzialności reguluje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Zastępca kierownika jest odpowiedzialny za:

niewłaściwa wydajność obowiązki służbowe, odmowa wykonania;
naruszenie terminów wykonania wymaganej pracy;
naruszenie rozkazów, decyzji, decyzji szefa;
działania wykraczające poza ich kompetencje;
nieprzyjazne, niegrzeczne traktowanie partnerów organizacji, gości, pracowników, nieprzestrzeganie komunikacji biznesowej i etykiety;
szkody materialne organizacji, jej kontrahentów, pracowników;
dostarczanie niedokładnych informacji pracownikom;
niewystarczająca kontrola nad działalnością podległych pracowników;
ujawnienie danych osobowych, informacji poufnych, do których dostęp jest ograniczony.

Istnieją kary za:

niewykonanie obowiązków służbowych w całości lub niewystarczająco w dobrej wierze (zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej);
wykroczenia (zgodnie z ustawodawstwem: administracyjnym, cywilnym, karnym);
wyrządzone szkody materialne (zgodnie z robocizną i Kodeksy cywilne RF).

Przewidziana kara może mieć postać pozbawienia nagrody materialnej, a nawet zwolnienia. Na końcu tekstu dokumentu musi znajdować się wiza pracowników, którzy ją zatwierdzają oraz podpis zastępcy kierownika.

Szef organizacji opracowuje instrukcje, zgadza się: prawnik, szef działu personalnego, ochrona pracy. Po dokonaniu poprawek, uzupełnień, kierownik zatwierdza. Proszę podać jego stanowisko, nazwisko (z dekodowaniem), datę zatwierdzenia i podpis.

Jego podpis potwierdza akceptację zmian po poprawkach i legalność tego dokumentu.

Wniosek

Stanowisko - asystent kierownika to bardzo wieloaspektowe, odpowiedzialne, szczególne stanowisko. Raportuje bezpośrednio tylko liderowi i musi nienagannie postępować zgodnie ze wszystkimi jego instrukcjami - najważniejszą rzeczą w jego pracy. Ma zwiększoną odpowiedzialność za nieuczciwe podejście do pracy. W takim przypadku mogą wystąpić konsekwencje ze szkodą dla samego pracodawcy.

Asystent musi charakteryzować się szczególnymi cechami osobistymi: zaangażowaniem w wykonywaniu swoich funkcji, sumiennością, umiejętnościami komunikacyjnymi, wymaganiem od siebie, umiejętnością komunikowania się z dużą liczbą osób. Musi mieć pewną wrodzoną charyzmę i charyzmę.

Przeanalizowaliśmy szczegółowo elementy instrukcji, zakresy zadań, funkcje i wymagania. Można je dodawać i udoskonalać w zależności od specyfiki i wielkości organizacji. Najważniejsze, aby instrukcja została sporządzona przez kierownika, uzgodniona z odpowiednimi służbami. Kandydat na to stanowisko musi być z nim zaznajomiony pod własnoręcznym podpisem i pożądane jest, aby dostał go w swoje ręce.

Asystent biznesowy jest potrzebny każdemu liderowi, który zarządzając duża firma może powierzyć wykonywanie wielu swoich obowiązków. Powinna to być osoba z niezbędną wiedzą, umiejętnościami, kompetencjami, której we wszystkim należy ufać. Asystent to „prawa ręka” lidera, z konieczności mądry, pracowity, kompetentny, niezawodny asystent, który w przypadku braku lidera może go w dużej mierze zastąpić. Nie za nic podręcznik kwalifikacji przypisuje to specjalistom – menedżerom.

Odpowiedzialność zawodowa asystent (asystent) dyrektor generalny - to przede wszystkim pomoc pierwszej osobie w firmie. Opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego może obejmować określone wymagania (na przykład znajomość dwóch języków obcych) i zakresy odpowiedzialności. W każdym razie przykładowy opis stanowiska asystenta (asystenta) CEO pomoże ci w sporządzeniu dokumentu personalnego.

Opis stanowiska zastępcy dyrektora generalnego
(Opis stanowiska asystenta dyrektora generalnego)

ZATWIERDZONY
Główny menadżer
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Asystent (asystent) dyrektora generalnego należy do kategorii zawodowej.
1.2. Asystent (asystent) prezesa jest powoływany i odwoływany zarządzeniem prezesa spółki.
1.3. Asystent (asystent) prezesa podlega bezpośrednio prezesowi firmy.
1.4. Pod nieobecność asystenta (asystenta) dyrektora generalnego jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnik, który jest ogłaszany w zamówieniu dla organizacji.
1.5. Na stanowisko asystenta (asystenta) dyrektora generalnego zostaje powołana osoba, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie – wyższe lub niepełne wykształcenie wyższe, doświadczenie w podobnej pracy od roku, znajomość sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka ), programy Microsoft Office(Word, Excel), praca biurowa.
1.6. Asystent (asystent) dyrektora generalnego kieruje się w swoich działaniach:
- akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej;
- Statut Spółki, Wewnętrzny Regulamin Pracy, inne przepisy prawne firmy;
- rozkazy i rozkazy kierownictwa;
- ten opis stanowiska.

2. Obowiązki asystenta (asystenta) dyrektora generalnego

Asystent (asystent) dyrektora generalnego wykonuje następujące obowiązki służbowe:
2.1. Planuje dzień pracy prezesa (spotkania, rozmowy telefoniczne, przyjęcia, itp.).
2.2. Zapewnia obsługę techniczną działań Dyrektora Generalnego (zamawianie transportu, biletów; organizowanie spotkań, negocjacji; itp.)
2.3. Towarzyszy CEO na spotkaniach, wycieczkach itp.
2.4. Bierze udział w negocjacjach, spotkaniach biznesowych, przyjęciach okolicznościowych; prowadzi protokoły i inne dokumenty formalizujące przebieg i wynik spotkań, negocjacji.
2.5. W imieniu Dyrektora Generalnego koordynuje poszczególne sprawy z pracownikami pionów strukturalnych, przekazuje im instrukcje i polecenia kierownika; kontroluje wykonanie dyspozycji i zleceń.
2.6. Gromadzi materiały i informacje wymagane przez Prezesa, przygotowuje materiały analityczne, informacyjne, referencyjne i inne oraz przekazuje je kierownikowi.
2.7. Utrzymuje pracę biurową, przyjmuje korespondencję otrzymaną do rozpatrzenia przez Dyrektora Generalnego, przyjmuje dokumenty i wnioski osobiste do podpisu Dyrektora Generalnego, prowadzi ich ewidencję i rejestr, przekazuje kierownikowi.
2.8. Umawia się na spotkanie z kierownikiem, organizuje przyjmowanie gości.
2.9. W imieniu Dyrektora Generalnego przygotowuje pisma, zapytania i inne dokumenty.
2.10. Prowadzi prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez Dyrektora Generalnego (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu wydarzenia, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.
2.11. Wykonuje niektóre oficjalne zadania Dyrektora Generalnego.

3. Uprawnienia asystenta (asystenta) dyrektora generalnego

Asystent (asystent) dyrektora generalnego ma prawo do:
3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w ilości niezbędnej do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Przedstawiaj kierownictwu propozycje usprawnienia ich pracy i pracy firmy.
3.3. Żądać informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych osobiście lub w imieniu kierownika od oddziałów przedsiębiorstwa i innych specjalistów.
3.4. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków do wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów powstałych w wyniku działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4. Odpowiedzialność asystenta (asystenta) dyrektora generalnego

Asystent (asystent) dyrektora generalnego odpowiada za:
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbale wypełnianie swoich obowiązków.
4.2. Za nieprzestrzeganie aktualnych instrukcji, nakazów i nakazów zachowania tajemnic handlowych i informacji poufnych.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscyplina pracy, przepisy bezpieczeństwa i przeciwpożarowe.

Opis stanowiska to dokument, który określa zadania wykonywane przez pracownika, określa jego obowiązki służbowe oraz granice jego
Chociaż opracowanie opisów stanowisk dla każdego zawodu lub stanowiska w Federacja Rosyjska nieuregulowane przepisami prawa pracy, w zdecydowanej większości organizacji zatrudniających (zarówno państwowych, jak i prywatnych) dokument ten jest wymagany.

Opis stanowiska asystenta kierownika zawiera jak najwięcej informacji

Celowość sporządzenia opisu stanowiska pracy tłumaczy się tym, że w przypadku rozprawy, bez niej trudno będzie udowodnić niezastosowanie się pracownika do własnych (a ich wyczerpujący wykaz znajduje się w instrukcji), ponieważ umowa o pracę z pracownikiem zgodnie z częścią 2 artykułu 57 Kodeks pracy RF zawiera tylko stanowisko i jego ogólną funkcję pracy.

Opis stanowiska pracy umożliwia pracodawcy:

Uzasadnić odmowę kandydata na stanowisko z powodu niespełnienia ustalonych w nim wymagań
Wyraźnie rozgraniczyć obowiązki między poszczególnymi pracownikami
Oceń wydajność zarówno w trakcie, jak i po rozprawie
Uzasadnij nieadekwatność pracownika do zajmowanego stanowiska (z uwzględnieniem wyników certyfikacji).

Obecność opisu stanowiska jest również przydatna dla samego pracownika, ponieważ wyznacza granice jego obowiązków i odpowiedzialności oraz wykonywania funkcji, które nie są przewidziane ani umową o pracę, ani odpowiedzialność zawodowa nikt nie powinien.

Sekcje rozwoju i instrukcji

Podczas sporządzania instrukcji zwykle korzystają z przepisów GOST R 6.30-2003 oraz książeczki kwalifikacji stanowisk kierowników, specjalistów i innych pracowników (zatwierdzone przez Ministerstwo Pracy Rosji w 1998 r.). Instrukcja w formie szkicu jest zatwierdzana przez deweloperów, uzgadniana z przedstawicielstwem pracowników (jeśli istnieje) i zatwierdzana przez kierownika.

Dyspozycja wchodzi w życie od określonej daty, a pracownik musi być z nią zapoznany za podpisem. Wskazane jest wręczenie pracownikowi kopii tego dokumentu (również z podpisem). Zgodnie z ustaloną praktyką instrukcja zawiera standardowe podrozdziały:

Postanowienia ogólne
Odpowiedzialność zawodowa
Odpowiedzialność

Należy pamiętać, że instrukcja nie jest przygotowywana dla żadnego pracownika, ale dla konkretnego stanowiska/zawodu. Dlatego też biorąc pod uwagę specyfikę konkretnego stanowiska, instrukcja ustala zakres obowiązków, jakie pracownik będzie wykonywał na tym konkretnym stanowisku.

Cechy opisu stanowiska asystenta kierownika

Asystent kierownika - stanowisko odpowiedzialne

Asystent kierownika to szczególne stanowisko. Zadaniem zastępcy kierownika jest organizowanie pracy kierownika, zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym.

Planowanie spotkań i wydarzeń, planowanie dnia roboczego, tygodnia, dłuższego okresu, organizacja wycieczek i imprez, monitoring realizacji kluczowe dokumenty- to tylko niewielka część obowiązków wykwalifikowanego asystenta kierownika.

Błędem jest określanie stanowisk i odpowiednio obowiązków wykonywanych przez sekretarza, asystenta, kierownika biura i zastępcę kierownika. Jeżeli pierwsze stanowiska wiążą się z większą liczbą funkcji wsparcia, to od asystenta kierownika wymagane są funkcje organizacyjne i administracyjne. To nie przypadek, że podręcznik kwalifikacji klasyfikuje to stanowisko jako kierownika.

W związku z tym wymagania stawiane pracownikowi zatrudnionemu na stanowisko zastępcy kierownika są stawiane co do przywództwa: od poziomu wykształcenia po kwalifikacje i doświadczenie z dotychczasowej pracy. Bardzo ważne są również cechy osobiste.

Ponieważ ani umowa o pracę, ani inne dokumenty nie zawierają szczegółowego opisu kompetencji zastępcy kierownika, należy je jak najdokładniej odzwierciedlić w opisie stanowiska. Cechy instrukcji na stanowisko „Asystent głowy”:

Szczegółowa definicja SIWZ
Sporządzanie instrukcji przez analogię do instrukcji kierownika (z wyłączeniem oczywiście funkcji bezpośredniego zarządzania i podejmowania indywidualnych decyzji)
Uwzględnienie poufnego charakteru niektórych obowiązków
Zwiększona odpowiedzialność za złą wiarę (z uwzględnieniem możliwych konsekwencji wyrządzenia szkody pracodawcy)
Dodatkowo możliwość wykonywania funkcji delegowanych przez kierownika.

Ogólne wymagania dotyczące asystenta menedżera

Często na stanowisko asystenta kierownika nakładane są specjalne wymagania.

Sekcja „Postanowienia ogólne” może zawierać, oprócz wyszczególnienia wymagań dotyczących doświadczenia i wykształcenia, również niezbędne umiejętności, podporządkowanie i procedurę zastępstwa. Najczęściej ustalane są następujące warunki:

Wyższa edukacja
Doświadczenie (zwykle co najmniej 1 rok, a czasem więcej)
Znajomość języków obcych.
Umiejętności komunikacji biznesowej, pisania i etykiety
Posiadanie sprzętu biurowego
Odporność na stres

Ponadto pracownik na tym stanowisku musi znać lokalne akty przedsiębiorstwa, dogadać się z pracownikami i kierownictwem. Jeśli chodzi o języki obce, to warto wymagać od znajomości tylko w tych przypadkach, w których asystent będzie posługiwał się nimi praktycznie w trakcie wykonywania swoich obowiązków.

Osoba zajmująca stanowisko zastępcy kierownika musi mieć możliwość wykorzystywania i przechowywania informacji poufnych.

Obowiązki i prawa

Zazwyczaj obowiązki asystenta kierownika obejmują:

Realizacja bezpośrednich zadań kierownictwa
Planowanie i koordynacja czasu pracy managera
Kontrola i organizacja negocjacji (zarówno telefonicznych jak i ustnych)
Opracowanie i redakcja
Kontrola poufności i bezpieczeństwa dokumentacji

Funkcje takie jak kopiowanie, konserwacja bazy informacyjne dane, inne prace techniczne i pomocnicze są zwykle wykonywane przez sekretarza (sekretarza-asystenta). Do udana praca zastępca kierownika posiada dość szerokie uprawnienia:

Reprezentuj interesy organizacji podczas spotkań i rozmów telefonicznych
Poproś pracowników o wszelkie niezbędne informacje, dokumenty w celu realizacji poleceń kierownika
W ramach uprawnień delegowanych prowadzić korespondencję i negocjacje, zatwierdzać dokumenty w celu rozwiązania bieżących spraw.

Oczywiście każda organizacja, uwzględniając charakter swojej działalności, uzupełnia i modyfikuje listę uprawnień przyznanych pracownikowi.

Granice odpowiedzialności

Opis stanowiska asystenta kierownika pozwala uniknąć przyszłych sporów

Przy ustalaniu odpowiedzialności należy pamiętać o normach prawnych:

Za niewypełnienie obowiązków służbowych - zgodnie z Kodeksem Pracy
Za - w granicach prawa administracyjnego, cywilnego i karnego
Za - zgodnie z normami Kodeksu Pracy i Kodeksu Cywilnego.

Po opracowaniu opisu stanowiska zastępcy kierownika z uwzględnieniem norm obecne prawodawstwo i specyfiki działalności danej organizacji, można nie tylko wybrać najbardziej odpowiedni pracownik o tak odpowiedzialne stanowisko, ale także o uniknięcie ewentualnych sporów sądowych w przyszłości.

Opinia biegłego prawnika:

Art. 81 ust. 3 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej zawiera podstawę do rozwiązania umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy. Wiąże się to z przydatnością zawodową pracownika. Podstawa ta musi być potwierdzona wynikami atestu. Podczas opracowywania opisu stanowiska dla asystenta kierownika konieczne jest szczegółowe napisanie w nim wszystkiego. wymagane kompetencje do specjalisty.

Warunki pracy człowieka i jego efektywność mogą zależeć od stopnia szczegółowości i konkretyzacji. Ostatecznie lider potrzebuje prawdziwego sumiennego asystenta. Powinniśmy również zwrócić uwagę naszych Czytelników na to, że kierownik może mieć kilku asystentów. Mogą być wyspecjalizowani w: problemy techniczne, finansowe itp.

Istnieje rodzaj menedżerów, którzy nie mają zastępców w kadrze. Wszystko robi sam, a kilku asystentów po prostu mu w tym pomaga. Wszystkie decyzje podejmuje sam. Aby sporządzić wysokiej jakości opis stanowiska dla zastępcy kierownika, konieczne jest zaangażowanie w ten proces samego kierownika. W przeciwnym razie będzie to tylko kartka papieru.

Film nauczy Cię, jak nabrać pewności siebie i przejść rozmowę kwalifikacyjną: