Ish yozishmalari bilan bog'liq hujjatlar. Ish yozishmalari - ish yozishmalarining asoslari, turlari, xususiyatlari, qoidalari

Ko'pgina tashkilotlar ishining ajralmas qismi ko'plab qoidalar va xususiyatlarga ega bo'lgan ish yozishmalaridir. Nafaqat kotiblar, balki boshqa xodimlar ham sheriklar va boshqa xodimlar bilan aloqa qilish uchun xat yozish imkoniyatiga ega bo'lishlari kerak.

Ishbilarmonlik yozishmalari tushunchasi

Ushbu atama tijorat va biznes ma'lumotlarini almashishni anglatadi. Muayyan odob-axloq qoidalari mavjud ish yozishmalar, bu hatto maxsus kurslarda o'qitiladi. Xat qoidalarga muvofiq tuzilishi kerak, chunki u kompaniyaning obro'sini yaratadi va saqlaydi, shuningdek, tashkilotga jiddiy munosabatni shakllantiradi. Texnik nuqtai nazardan, ish xati turli kompaniyalar yoki bo'linmalar o'rtasidagi aloqani yaxshilashga qaratilgan vositadir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari

Hujjatlarning bir nechta turlari mavjud va ularning har biri ro'yxatga olish va topshirish uchun o'z qoidalarini o'z ichiga oladi. Ishbilarmonlik yozishmalarining asoslari elektron pochta orqali muloqot qilishda ham qo'llaniladi. Mutaxassislar ishbilarmonlik maktublarining quyidagi turlarini ajratib ko‘rsatishadi: minnatdorchilik, so‘rovlar, talablar, uzr so‘rash, rad etish, tabrik va hamdardlik. Bundan tashqari, da'volar, rad etishlar, eslatmalar, kafolatlar va boshqalarni o'z ichiga olgan tijorat xatlari mavjud.

Qanday qilib biznes yozishmalarini to'g'ri olib borish kerak?

Xatingizni loyihalashda barcha tafsilotlarga e'tibor berish muhimdir. Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalarini tavsiflashda quyidagi jihatlarga e'tibor qaratish lozim:

1. Agar siz muallif tomonidan berilgan ba'zi savollarga javob berishingiz kerak bo'lgan xat yozayotgan bo'lsangiz, ularning har birini alohida-alohida keltirish o'rinli bo'ladi. Buning uchun raqamlashdan foydalaning va matnni paragraflarga bo'ling.
2. Xat yozishda siz yoki suhbatdoshingiz tomonidan biriktirilgan barcha hujjatlarga qisqacha izoh berishingiz kerak. Bu qabul qiluvchining xatning mohiyatini darhol tushunishi uchun muhimdir.
3. Bosh maktubni imzolashi va muhr bosilishi kerak.

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari

Ish xatlarini yozishda xatolar qabul qilinishi mumkin emas, shuning uchun ularni yozishning asosiy qoidalarini bilish muhimdir:

1. Ma'nosi noma'lum so'zlarni ishlatmang yoki ularning talqinini lug'at yordamida tekshiring.
2. Ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish muayyan atamalardan foydalanishni istisno qiladi, chunki ba'zi so'zlar qabul qiluvchiga ma'lum bo'lmasligi mumkin. Agar shunga o'xshash atamalar ishlatilsa, keling, ularni tushuntirib beramiz.
3. Asosiy fikr yo'qolib qolmasligi uchun o'z fikrlaringizni qisqa jumlalar bilan ifodalang.
4. Agar siz rus tilini yaxshi bilmasangiz, imloni tekshirish uchun avval matnni muharrirda yoki kompyuterdagi hujjatga kiritgan ma'qul.
5. Ish yozishmalari so'zlashuv so'zlari, adabiy iboralar va boshqalarni ishlatishga yo'l qo'ymaydi. Xatni yuborishdan oldin uni xato va matn terish xatosi borligini tekshiring. Biroz vaqt o'tgach, qayta tekshirish yaxshiroqdir.

Ish yozishmalarida xat boshlash

Birinchidan, xatning tuzilishida manzilning lavozimi va to'liq ismini o'z ichiga olgan "sarlavha" mavjud. Ish yozishmalarining xususiyatlari orasida ko'p hollarda varaqning o'rtasida yozilgan "Aziz" standart manzili mavjud. Agar odam notanish bo'lsa, unda ular familiyadan oldin "lord" so'zini yozadilar. Birinchi xatboshi (preambula) xatning maqsadi va sababini o'z ichiga oladi. Uni o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi murojaatning asosiy ma'nosini tushunishi kerak.

Ish yozishmalarida so'rov

Ishbilarmonlik yozishmalarining eng mashhur turlaridan biri so'rov xatidir. Bu xushmuomalalik yoki dolzarb masala bo'yicha diplomatik talab bo'lishi mumkin. Biznes yozish ko'nikmalari so'rovlarni tuzishda muhim ahamiyatga ega, chunki ular qabul qiluvchini muallifga kerak bo'lgan harakatni bajarishga undashi kerak. Xat yozish uchun ma'lum qoidalar mavjud:

1. Qabul qiluvchiga asoslarga rioya qilgan holda shaxsan murojaat qilish kerak biznes odob-axloqi.
2. Qabul qiluvchiga murojaat qilish sababini tushuntirish uchun siz unga iltifot, ish yoki shaxsiy fazilatlar va fazilatlarni qayd etishingiz mumkin.
3. So'rovning sabablarini ko'rsating va uni amalga oshirishda qabul qiluvchini qiziqtiring. Muammoni iloji boricha qisqa va aniq tasvirlash kerak.
4. So'rov yuborilgandan so'ng, potentsial imtiyozlarga e'tibor qaratib, uni o'zgartirish va takrorlash kerak.

Ish yozishmalarida o'zingizni qanday eslatish kerak?

Eslatma xati majburiyatlarni bajarish, qonunga rioya qilish, muhim voqea yaqinlashish va hokazolar haqida eslatish kerak bo'lganda ishlatiladi. Aksariyat hollarda uning oldida og'zaki eslatma ishlatiladi. Natijada, xat qilingan harakatning qandaydir isboti bo'lib xizmat qiladi. Biznes elektron pochta eslatmalariga quyidagilar kiradi:

1. Yuboruvchi va qabul qiluvchi haqida ma'lumot. Keyin eslatmaning sababi aytiladi.
2. Chaqirilayotgan masalaga tegishli bo‘lgan qonunlar va me’yoriy hujjatlarga havolalar qilinadi.
3. Ishbilarmonlik aloqalari aniq bo'lishi kerak, ammo tahdid qilmasligi kerak. Muammoni tinch yo'l bilan hal qilish mumkinligini eslatish ortiqcha bo'lmaydi.
4. Xatda standartlar yo'q, shuning uchun uni erkin shaklda yozish mumkin.

Ish yozishmalarida kechirim so'rashning to'g'ri usuli qanday?

Yozish qiyin bo'lgan narsalardan biri bu uzr so'rash maktubi bo'lib, u bir vaqtning o'zida kechirim so'rash va kompaniyaning yuzini saqlab qolish imkonini beradi. Bundan tashqari, u buzilgan munosabatlarni tiklashga qaratilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari uzr so'rashning quyidagi xususiyatlarini ko'rsatadi:

1. Xatning tuzilishi qabul qiluvchining ko'rsatilishini, ob'ekt mavzusini va murojaatni o'z ichiga oladi.
2. Siz ijrochini ko'rsatishingiz shart emas, chunki hamma narsa rahbariyat tomonidan imzolanadi.
3. Ish yozishmalarida uzr so'rash iboralari aniq bo'lmasligi kerak va xatning mavzusi neytral yoki umuman yo'q bo'lishi kerak.
4. Erishilishi kerak bo'lgan ta'sir - samimiy kechirim so'rash va sodir bo'lgan voqea haqida ma'lumot, ya'ni noxush holatning sababini ko'rsatish.

Biznes elektron pochta siyosati

Yuqorida aytib o'tilgan barcha qoidalar elektron yozishmalar uchun ham amal qiladi, ammo bu erda hali ham bir qator xususiyatlar mavjud:

1. Ishchi elektron pochta faqat rasmiy yozishmalar uchun ishlatilishi kerak, chunki barcha xatlar serverda saqlanadi va ularni boshqa shaxs o'qishi mumkin.
2. Ish yozishmalari yoqilgan elektron pochta Inson o'qiy oladigan shriftdan foydalanishni nazarda tutadi va Arial yoki ni tanlash yaxshidir Times New Roman. Harflarning o'lchami o'rta bo'lishi kerak. Matnda Caps Lock, undov belgilari yoki maxsus belgilar bo'lmasligi kerak. Ba'zi iboralar kursiv yoki qalin bo'lishi mumkin, lekin faqat kerak bo'lganda foydalaning.
3. Yaxshiroq o'qilishi uchun kichik sarlavhalardan foydalaning, lekin ularning soni katta bo'lmasligi kerakligini yodda tuting, shuning uchun maksimal - 3-4 dona. Bir paragraf to'rt qatordan oshmasligi kerak.
4. Biznes elektron pochta etikasi mavzu maydonini bo'sh qoldirishga ruxsat bermaydi. Xatning mohiyatini bu erda yozing, u aniq, ma'lumotli va qisqa bo'lishi kerak.
5. Oxirida imzo va aloqa ma'lumotlarini qoldirganingizga ishonch hosil qiling va bu olti qatordan oshmasligi kerak. Ushbu tuzilmadan foydalaning: "Hurmat bilan", ism va familiya, kompaniya nomi, elektron pochta telefon raqami va veb-sayt manzili.
6. Ish yozishmalarida korporativ shablondan foydalanish maqsadga muvofiqdir korporativ uslub... Buning yordamida siz boshqalardan ajralib turishingiz va shu bilan birga ish yozishmalari qoidalariga rioya qilishingiz mumkin bo'ladi. Xatni nafaqat kompyuter ekranida, balki telefonda ham o'qish mumkinligini unutmaslik kerak, shuning uchun shablon turli ekranlarning o'lchamlari uchun optimallashtirilgan bo'lishi kerak.

Biznes yozishmalar kitoblar

Chizishning barcha nozikliklarini yaxshiroq tushunish uchun ish xati, foydali adabiyotlarni o'qishingiz mumkin. Quyidagi ishlar yaxshi deb hisoblanadi:

1. « Biznes yozish san'ati. Qonunlar, hiylalar, vositalar"S. Karepina. Muallif yozishmalarning biznes uslubi nima ekanligini, qanday qilib to'g'ri tark etishni tushuntiradi turli xil turlari xatlar va hisobotlar.
2. « Biznes elektron pochta yozishmalari. Muvaffaqiyatning beshta qoidasi". Muallif ishbilarmonlik yozishmalarining shakllarini tavsiflaydi va muloqotni yanada samarali qilishga yordam beradigan vositalarni taklif qiladi. Bu yerda topishingiz mumkin Foydali maslahatlar va fokuslar.

Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari va ularning nomlari (xat, telegramma, teleks, faksimil (faks), telefon xabari) biznes axborotini uzatish usullari bilan belgilanadi, ular ikki asosiy turga - pochta aloqasi va elektron aloqaga bo'linadi.

Xat yozish turlarining xilma-xilligi bilan ajralib turadi: davlat organlarining normativ xarakterga ega bo'lgan xatlari va telegrammalaridan tortib, fuqarolarning murojaatlari va namunaviy arizalarigacha. Murojaatlar, xabarnomalar, kelishuvlar, da'volar, kelishuvlar, eslatmalar, talablar, tushuntirishlar, tasdiqlashlar, so'rovlar, tavsiyalar, kafolatlar va boshqalar bo'lishi mumkin.

Xat yozishda quyidagi talablarga rioya qilish kerak:

Xatlar maxsus blankalarda - blankalarda tuziladi va tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosarlari tomonidan o'z vakolatlari doirasida imzolanadi;

Harflar malakali, aniq, qo'pol dog'larsiz, tuzatishlarsiz tuzilishi kerak;

Mazmuni qanday bo'lishidan qat'i nazar, xat xotirjam, vazmin, rasmiy ishbilarmonlik tilida bayon qilinishi, etarli dalillarga, aniqlik, xarakteristikaning to'liqligi va ravshanligiga, taqdimotning qisqaligi va izchilligiga ega bo'lishi kerak;

Xat yozish orqali ma'lumot almashish faqat boshqa yo'l bilan (telefon suhbatlari, shaxsiy uchrashuvlar va boshqalar) fikr almashish qiyin yoki imkonsiz bo'lgan hollarda qo'llanilishi kerak.

Rasmiy xat korxona, tashkilot, muassasaning tashqi dunyo bilan eng muhim aloqa kanallaridan biridir. Shartnomadan oldingi muzokaralar xatlar orqali olib boriladi, korxonalar o'rtasidagi munosabatlarga aniqlik kiritiladi, da'volar bildiriladi. Harflar yo'lda moddiy qadriyatlarga hamroh bo'ladi va hokazo.

Zamonaviy aloqa shakllari: telefon, telegraf, faks, modem aloqasi va boshqalar mavjudligiga qaramay, hatto kichik korxonada ham yozishmalar hajmi juda katta. Biroq, ish xatlarini keltirib chiqaradigan boshqaruv vaziyatlari doirasi cheksiz emas va nisbatan aniq tasnifga ega. Bir xil turdagi boshqaruv holatlariga ega bo'lgan juda ko'p sonli xatlar ularni tuzishni talab qiladi, bu biznes xatini birlashtirishning shoshilinch ehtiyojini keltirib chiqaradi. Afsuski, zamonaviy biznes yozishmalari tahlili ko'plab menejerlar uchun xat yozish ko'nikmalarining etishmasligini ko'rsatadi. Ayni paytda, xatning noto'g'ri dizayni u bilan ishlashni qiyinlashtiradi. Mutaxassislarning fikriga ko'ra, biznes maktubi bir sahifadan oshmasligi kerak. 1970-yillarda Oq uy kantsleri rahbarligida AQShda nashr etilgan Simple Letters kitobi mualliflari so‘zlarni behuda sarflash dollarlarni isrof qilishga olib keladi, deb hisoblashadi. Ish hujjatlari "o'qish" uchun umuman material emas, balki ma'lum harakatlarga turtki bo'lishi kerak bo'lgan ma'lumot ekanligini hisobga olmaslik mumkin emas.

1. Turlari va navlari biznes harflar

   Xulosa >>

   ... biznes harflar 6 1.1 Dizayn biznes harflar 6 1.2 Matnga qo'yiladigan talablar biznes harflar 9 2-bob Turlari va navlari biznes harflar 14 2.1 Tasniflash biznes... va hokazo. Eng keng tarqalgan ko'rinish biznes yozishmalar - biznes(xizmat) xatlari. ...

2. Biznes yozishmalar xorijiy hamkorlar bilan

   Annotatsiya >> Sanoat, ishlab chiqarish

   ... ……………………………………………………………………....3 Biznes harflar va ularning tasnifi…………………………………...4 Turlari notijorat biznes harflar ………………………………… 5 Turlari tijorat biznes harflar ... biznes yozishmalar xorijiy hamkorlar bilan. bitta. Biznes harflar va ularning tasnifi Biznes ...

3. Biznes yozishmalar (4)

   Annotatsiya >> Sanoat, ishlab chiqarish

   Buning uchun maxsus ishlab chiqilgan turdagi shakllari bo'yicha hujjatlar keyin ... uchun yozishmalar... Shuning uchun tasniflang biznes harflar qurishdir tasnifi...; ma'lumot pochtasi. Tanlangan turlari harflar toifalarga bo'linadi ...

4. Ishbilarmonlik yozishmalari muassasalarning hujjatli filmlarida muhim o'rin tutadi. bilan bog'lanish sifatida tashqi tashkilotlar, u biri zarur elementlar har qanday o'tkazish tadbirkorlik faoliyati... Kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning 80% ga yaqinini yozishmalar egallaydi.

   Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari va ularning nomlari (xat, telegramma, teleks, faks, telefon xabari) biznes ma’lumotlarini uzatish usullari bilan belgilanadi, ular ikki asosiy turga bo‘linadi: pochta aloqasi va elektron aloqa.

   Xat yozish turlarining xilma-xilligi bilan ajralib turadi: davlat organlarining normativ xarakterga ega bo'lgan xatlari va telegrammalaridan tortib, fuqarolarning murojaatlari va namunaviy arizalarigacha. Murojaatlar, xabarnomalar, kelishuvlar, da'volar, kelishuvlar, eslatmalar, talablar, tushuntirishlar, tasdiqlashlar, so'rovlar, tavsiyalar, kafolatlar va boshqalar bo'lishi mumkin.

   Xat yozishda quyidagi talablarga rioya qilish kerak:

   • xatlar maxsus blankalarda - blankalarda tuziladi va tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosarlari tomonidan o'z vakolatlari doirasida imzolanadi;
   • harflar malakali, aniq, qo'pol dog'larsiz, tuzatishlarsiz tuzilgan bo'lishi kerak;
   • Mazmuni qanday bo'lishidan qat'i nazar, xat xotirjam, vazmin, rasmiy ishbilarmonlik tilida bayon qilinishi, etarli dalillarga, aniqlik, xarakteristikaning to'liqligi va ravshanligiga, taqdimotning qisqaligi va izchilligiga ega bo'lishi kerak;
   • ko'rsatilgan voqea va faktlar to'g'risidagi ob'ektiv ma'lumotlarni o'z ichiga olgan, zarur hollarda tushuntirish va qo'shimcha materiallarga ega bo'lishi kerak.

   Xat yozish orqali ma'lumot almashish faqat boshqa yo'l bilan (telefon suhbatlari, shaxsiy uchrashuvlar va boshqalar) fikr almashish qiyin yoki imkonsiz bo'lgan hollarda qo'llanilishi kerak.

   Axborot-ma'lumotnoma xarakteridagi hujjat sifatida tegishli ro'yxatga olingan ish xati rekvizitlar tuzilgan va hujjat mansabdor shaxs tomonidan imzolangan paytdan boshlab yuridik kuchga ega bo'ladi.

   Uchun elektron hujjatlar("Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonunining 5-moddasi):

   • avtomatlashtirilgan axborot tizimidan olingan hujjat mansabdor shaxs tomonidan tartibda imzolangandan so‘ng yuridik kuchga ega bo‘ladi qonun bilan belgilanadi RF;
   • avtomatlashtirilgan axborot-telekommunikatsiya tizimlari yordamida saqlanadigan, qayta ishlanadigan va uzatiladigan hujjatning yuridik kuchi elektron raqamli imzo bilan tasdiqlanishi mumkin;
   • elektronning yuridik kuchi raqamli imzo avtomatlashtirilganda mavjud bo'lsa tan olinadi axborot tizimi imzo identifikatsiyasini ta'minlovchi dasturiy va texnik vositalar va ulardan foydalanishning belgilangan rejimiga rioya qilgan holda.

   Ish xatining tafsilotlari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

   • Davlat gerbi Rossiya Federatsiyasi;
   • rossiya Federatsiyasi sub'ektining gerbi;
   • tashkilot logotipi yoki savdo belgisi(xizmat belgisi);
   • kompaniya nomi;
   • tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari;
   • hujjatning sanasi;
   • hujjatning ro'yxatga olish raqami;
   • hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola;
   • maqsad;
   • matnga sarlavha;
   • hujjat matni;
   • ilova mavjudligi belgisi;
   • imzo;
   • bosma nashr;
   • rassom haqida belgi;
   • hujjatning bajarilishi to'g'risidagi belgi va ishdagi uning yo'nalishi.

   Xatlar ikki nusxada tuziladi - birinchisi blankada (bo'sh varaq) tayyorlanadi va adresatga yuboriladi, ikkinchisi esa ishga yuboriladi.

   Ishbilarmonlik yozishmalar turli maqsadlardagi xatlar bilan ifodalanadi. O'zining xilma-xilligi tufayli ushbu turdagi hujjatlar quyidagi yagona talablar doirasida eng erkin va eng kam standartlashtirilgan hisoblanadi, ya'ni harflar quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak - ravshanlik, taqdim etishning soddaligi, ma'lumotlarning to'liqligi, taqdimotning hurmatli ohangi (ishbilarmonlik odob-axloqi talablari), savodxonlik.

   Tematik asosda rasmiy ish yozishmalar biznes (biznes xati) va tijorat ( tijorat xati). Ularning yordami bilan iqtisodiy, huquqiy, tijorat va boshqa faoliyat shakllarini rasmiylashtiradigan yozishmalar ishbilarmonlik yozishmalar deb ataladi. Yuridik kuchga ega bo'lgan savdo-sotiq va ta'minot masalalari bo'yicha tijorat bitimlarini tuzish va bajarish paytida tuzilgan xatlar tijorat yozishmalariga tegishli (masalan, so'rov xati, eslatma xati (taklif), da'vo xati va ularga javoblar). . Funktsional asosda xatlarni javobni talab qiladigan va talab qilmaydiganlarga bo'lish mumkin.

   * Fait acompli ko'rsatilgan xatlar javobni talab qilmaydi.

   Adresatga ko'ra, xatlar oddiy va aylana bo'linadi (bir tashkilotdan bir nechta manzillarga yuboriladi, qoida tariqasida, quyi instantsiyalar).

   Kompozitsiyaning o'ziga xos xususiyatlariga ko'ra, harflar bir nechta masalalarni ko'rib chiqqan holda bir tomonlama (bir masalani hal qilishga bag'ishlangan) va ko'p tomonlama bo'linadi.

   * Ular odatda bo'limlar, kichik bo'limlar, paragraflar, kichik paragraflardan iborat. So'rov, kechirim so'rash, kafolatni o'z ichiga oladi.
   ** Etik yozishmalarni nazarda tutadi.

   Xizmat (ish) xati- matnni uzatishning maxsus usuli - pochta orqali jo'natish bilan bog'liq ravishda ajratilgan turli mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.

   Xat xat matnining hajmiga qarab maxsus A4 yoki A5 blankalarida tuziladi. Xatning majburiy rekvizitlari: tashkilot nomi - muallif, tashkilotning pochta rekvizitlari - muallif, sana, hujjat raqami, kiruvchi hujjatning sanasi va raqamiga havola, adresat, matn nomi, imzo, belgi. ijrochi haqida, muqovali harflarda - qo'shimchalar mavjudligini belgilang.

   Bir qator sabablarga ko'ra, ish xatining matnini rejaga muvofiq tuzish tavsiya etiladi. Tajriba bo'lmasa va salbiy his-tuyg'ular ko'p bo'lsa (masalan, ziddiyatli vaziyatlarda), bu savolni to'g'ri taqdim etishga yordam beradi.

   Xabar rejasini tuzish usullaridan biri quyidagi ketma-ketlikda ishlashdir:

   1. faktik materiallardan ma'lumotlar bazasini yig'ish - xabar mavzusi bo'yicha hujjatlar, illyustratsiyalar, statistik va boshqa ko'rsatkichlar;
   2. ma'lumotlar bazasi asosida xulosalarni shakllantirish;
   3. topilmalardan matnni loyihalash rejasi sifatida foydalanish.

   Xat matni mantiqiy, izchil, ishonchli va shakl jihatdan to'g'ri bo'lishi kerak. Fakt va hodisalar xolis, lo‘nda, aniq ko‘rsatilishi kerak. Xat matni turli talqinlarga yo'l qo'ymasligi kerak.

   Foydalanish standart matnlar va trafaret matnlari biznes yozishmalarini soddalashtirishga yordam beradi.

   Xatning turi va mazmuniga qarab, xat matni oddiy va murakkab bo'lishi mumkin. Oddiy harflar bir yoki ikki qismdan iborat: kirish va xulosa. Tarkibiy jihatdan murakkab harflar kirish, asosiy qism (isbot) va xulosani o'z ichiga oladi.

   Kirishda savolning mantiqiy asosi, savolning sababi yoki uning sababi ko'rsatilgan Qisqa hikoya... Agar biron bir hujjat xatni tuzish uchun sabab bo'lsa, unga havola beriladi.

   Asosiy qismda (isbot) masalaning mohiyati bayon qilinadi, dalil yoki raddiya keltiriladi. Asosiy qism ishonchli bo'lishi kerak, shunda taklif qilingan echimlarning to'g'riligi va asosliligiga shubha yo'q.

   Xulosa qilib aytganda, maktubning asosiy maqsadi shakllantirilgan.

   Xatning maqsadiga, uning muallifi nimaga e'tibor qaratmoqchi bo'lganiga qarab, elementlardan biri yo'q bo'lishi yoki ularni joylashtirish tartibi boshqacha bo'lishi mumkin bo'lgan boshqa qurilish sxemalari qo'llaniladi.

   Maktub matni birinchi shaxs ko'plikda aytiladi (iltimos, yuboring).

   Xatlarni qayta ishlash operatsiyalarini soddalashtirish va ularning bajarilishini tezlashtirish uchun bir harfda ikki yoki undan ortiq turli masalalarni ko'rib chiqish tavsiya etilmaydi, xat mazmuni bir mavzuli bo'lishi kerak. Xatning uzunligi ikki varaqdan oshmasligi kerak; istisno hollarda, mashinada yozilgan matnning besh sahifasigacha bo'lgan harflarga ruxsat beriladi.

   A4 formatida tuzilgan xatda "Nima haqida?" Sxema bo'yicha tuzilgan matn sarlavhasi bo'lishi kerak, masalan:
   "Shartnoma majburiyatlarini buzish to'g'risida"
   "Ilmiy-texnik yordam ko'rsatish to'g'risida"

   Agar xat javob bo'lsa, u holda xat shaklida javob berilgan xatning raqami va sanasi ko'rsatiladi.

   Agar xat to'rttadan ortiq manzilga yuborilgan bo'lsa, pudratchi pochta ro'yxatini tuzadi.

   Xatlar xatni tayyorlagan bo'lim boshlig'i tomonidan, agar kerak bo'lsa - manfaatdor shaxslarning rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi tuzilmaviy birliklar, shuningdek, tashkilot rahbarining o'rinbosari - tegishli yo'nalishning kuratori, agar xat tashkilot rahbari tomonidan imzolangan bo'lsa. Maktublar ikkinchi nusxada imzolanadi, u saqlash uchun tashkilot arxivida qoladi.

   Xatlar tashkilot rahbari, uning o‘rinbosarlari o‘z vakolatlari doirasida, shuningdek, agar ularga bunday huquq berilgan bo‘lsa, mustaqil tarkibiy bo‘linmalarning rahbarlari tomonidan imzolanadi.

   Ishbilarmonlik yozishmalari muassasalarning hujjatli filmlarida muhim o'rin tutadi. Tashqi tashkilotlar bilan aloqa sifatida u har qanday tadbirkorlik faoliyatining muhim elementlaridan biridir. Kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning 80% ga yaqinini yozishmalar egallaydi.

   Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari va ularning nomlari (xat, telegramma, teleks, faks, telefon xabari) biznes ma’lumotlarini uzatish usullari bilan belgilanadi, ular ikki asosiy turga bo‘linadi: pochta aloqasi va elektron aloqa.

   Xat yozish turlarining xilma-xilligi bilan ajralib turadi: davlat organlarining normativ xarakterga ega bo'lgan xatlari va telegrammalaridan tortib, fuqarolarning murojaatlari va namunaviy arizalarigacha. Murojaatlar, xabarnomalar, kelishuvlar, da'volar, kelishuvlar, eslatmalar, talablar, tushuntirishlar, tasdiqlashlar, so'rovlar, tavsiyalar, kafolatlar va boshqalar bo'lishi mumkin.

   Xat yozishda quyidagi talablarga rioya qilish kerak:

   • - xatlar maxsus blankalarda - blankalarda tuziladi va o'z vakolatlari doirasida tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosarlari tomonidan imzolanadi;
   • - harflar malakali, aniq, qo'pol dog'larsiz, tuzatishlarsiz tuzilgan bo'lishi kerak;
   • - mazmunidan qat'i nazar, xat sokin, izchil, rasmiy ish tilida bayon etilishi, etarli dalillarga, aniqlik, xarakteristikaning to'liqligi va ravshanligiga, taqdimotning qisqaligi va izchilligiga ega bo'lishi kerak;
   • - ko'rsatilgan voqea va faktlar to'g'risida ob'ektiv ma'lumotlarga ega bo'lishi, kerak bo'lganda tushuntirish va qo'shimcha materiallarga ega bo'lishi.

   Xat yozish orqali ma'lumot almashish faqat boshqa yo'l bilan (telefon suhbatlari, shaxsiy uchrashuvlar va boshqalar) fikr almashish qiyin yoki imkonsiz bo'lgan hollarda qo'llanilishi kerak.

   Axborot-ma'lumotnoma xarakteridagi hujjat sifatida tegishli ro'yxatga olingan ish xati rekvizitlar tuzilgan va hujjat mansabdor shaxs tomonidan imzolangan paytdan boshlab yuridik kuchga ega bo'ladi.

   Ish xatining tafsilotlari quyidagilarni o'z ichiga oladi: Rossiya Federatsiyasining davlat gerbi; rossiya Federatsiyasi sub'ektining gerbi; tashkilot logotipi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi); kompaniya nomi; tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari; hujjatning sanasi; hujjatning ro'yxatga olish raqami; hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola; maqsad; matnga sarlavha; hujjat matni; ilova mavjudligi belgisi; imzo; bosma nashr; rassom haqida belgi; hujjatning bajarilishi to'g'risidagi belgi va ishdagi uning yo'nalishi.

   Xatlar ikki nusxada tuziladi - birinchisi blankada (bo'sh varaq) tayyorlanadi va adresatga yuboriladi, ikkinchisi esa ishga yuboriladi.

   Ishbilarmonlik yozishmalar turli maqsadlardagi xatlar bilan ifodalanadi. O'zining xilma-xilligi tufayli ushbu turdagi hujjatlar quyidagi yagona talablar doirasida eng erkin va eng kam standartlashtirilgan hisoblanadi, ya'ni harflar quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak - ravshanlik, taqdim etishning soddaligi, ma'lumotlarning to'liqligi, taqdimotning hurmatli ohangi (ishbilarmonlik odob-axloqi talablari), savodxonlik.

   Tematik asosda rasmiy ish yozishmalar biznes (biznes xati) va tijorat (tijorat xati) ga bo'linadi. Ularning yordami bilan iqtisodiy, huquqiy, tijorat va boshqa faoliyat shakllarini rasmiylashtiradigan yozishmalar ishbilarmonlik yozishmalar deb ataladi. Yuridik kuchga ega bo'lgan savdo-sotiq va ta'minot masalalari bo'yicha tijorat bitimlarini tuzish va bajarish paytida tuzilgan xatlar tijorat yozishmalariga tegishli (masalan, so'rov xati, eslatma xati (taklif), da'vo xati va ularga javoblar). . Funktsional asosda xatlarni javobni talab qiladigan va talab qilmaydiganlarga bo'lish mumkin.

   Ushbu bobni o'rganish natijasida talaba:

   bilish

   • - tashkilotlarni boshqarishda foydalaniladigan hujjatlarning maqsadi va maqsadi;
   • - biznes yozishmalarini tashkil etuvchi xabarlarning asosiy turlari;
   • - "ish jarayoni" va "ofis ishi" atamalarining ma'nosi;
   • - tashkilotni boshqarish jarayonida foydalaniladigan hujjatlar turlari;
   • - ichki va tashqi rasmiy yozishmalarda foydalaniladigan hujjatlar turlari;
   • - hujjatlarni unifikatsiya qilishdan maqsad;
   • - axborotni taqdim etishning rasmiy ishbilarmonlik uslubining xususiyatlari;
   • - ish xatlarining turlari;
   • - ish xatini tuzish mantig'i va uni loyihalash talablari;
   • - elektron ish xati uslubining xususiyatlari;

   qila olish

   - ish xati tuzilishiga muvofiq matn yaratish;

   Shaxsiy

   – ish yozishmalarida foydalanish ko'nikmalari rasmiy biznes axborotni taqdim etish uslubi.

   Hujjat boshqaruv jarayonida yozma aloqaning asosiy shakli sifatida

   Muhim qismi biznes aloqalari yozma ravishda amalga oshiriladi. Bu tashkilotlarni boshqarish jarayonida aylanayotgan katta hajmdagi ma'lumotlar bilan bog'liq. Farzandlikka olish uchun boshqaruv qarorlari ko'p hollarda faktlarni tuzatish, ma'lumot to'plash va keyin tahlil qilish va tushunish kerak.

   Bundan tashqari, ma'lumotlar qayta ishlash uchun tashkilotning turli mansabdor shaxslari va bo'limlariga o'tkazilishi kerak. Ushbu harakatlarning barchasini amalga oshirish uchun tashkilot boshqaruvida hujjat shaklida bo'lgan ma'lumotlarning yozma taqdimoti eng mos keladi.

   Hujjat - bu ma'lum bir shaklda taqdim etilgan, muayyan qoidalarga muvofiq tuzilgan va belgilangan tartibda tasdiqlangan axborot xabaridir. "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonunida "hujjat" tushunchasining quyidagi ta'rifi mavjud:

   Hujjat- bu moddiy tashuvchida uni identifikatsiyalash imkonini beruvchi detallar bilan yozilgan ma'lumotlar.

   Xuddi shu ta’rif “Ish yuritish va arxiv ishi” atama va ta’riflar davlat standartida ham berilgan.

   Lotin so'zi hujjat dan kelgan doceo - Men o'rgataman yoki xabar qilaman va ma'noda guvohlik, dalil degan ma'noni anglatadi. Rossiyada bu atama hujjat Buyuk Pyotr tomonidan aniq "yozma guvohlik" sifatida tarjima qilingan. Butun 18-asr davomida “hujjat” tushunchasiga taʼrif berishda, avvalambor, uning huquqiy maqsadi taʼkidlangan. Ayni paytda, bu atamaning o'zi uzoq vaqt davomida deyarli qo'llanilmadi. Buning o'rniga, odatda ruhoniy amaliyotda boshqa atamalar ishlatilgan: akt, ish, qog'oz. BILAN vaqt o'tishi bilan hujjatlar haqidagi bilimlarning to'planishi XIX asrga olib keldi. Hujjatning huquqiy tomoni bilan bir qatorda boshqaruv jihatini ham ta'kidlash.

   Hujjatlar axborotni saqlash, unga rasmiy xususiyat berish va boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo'lib xizmat qilish imkonini beradi. Bundan tashqari, hujjatlarni yozma aloqalarni amalga oshirishda biznes xabarlarining asosiy shakli sifatida ko'rib chiqish mumkin. Shunday qilib, tashkilotdagi hujjatlar axborot va aloqa funktsiyalarini bajaradi.

   Hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish bo'yicha faoliyat deyiladi boshqaruv hujjatlari(ofis ishi).

   Boshqaruvda ko'pincha qog'oz yoki elektron shakldagi matnli hujjatlar qo'llaniladi. Shuni ta'kidlash kerakki, hujjatlarning boshqa mumkin bo'lgan shakllari - fotosuratlar, ovoz yozish, video yozuvlar mavjud. Biroq, ular yozma aloqa vositasi emas va boshqaruvda juda tez-tez ishlatilmaydi, shuning uchun biz ushbu bobda ushbu turdagi hujjatlarni ko'rib chiqmaymiz.

   Kommunikativ funktsiyani amalga oshiradigan hujjatlar, adresat tomonidan ga ajratish mumkin tashqi va ichki.

   Tashqi biznes yozishmalari orasida o'tkazildi turli tashkilotlar shuningdek, shaxslar va tashkilotlar o'rtasida. Muloqot sub'ektlari o'rtasida almashinadigan xabarlar o'ziga xosdir rasmiy xatlar.

   Ichki ish yozishmalar tashkilotning mansabdor shaxslari va bo'limlari o'rtasida o'tkaziladi. Bunday yozishmalar odatda chaqiriladi xizmat.

   Tashkilotni boshqarish faoliyatida turli xil matnli hujjatlar... Ular maqsadi va maqsadi, mazmuni, yaratilish chastotasi bilan farqlanadi va ularda boshqaruv ma'lumotlarini o'z ichiga olgan umumiylik bor.

   tomonidan maqsad va maqsad hujjatlarni quyidagilarga bo‘lish mumkin:

   • tashkiliy-huquqiy - tashkilotning maqomini, tuzilishini belgilash, kadrlar bilan ta'minlash, bo'limlarning, ishchilarning va boshqalarning dispozitsiyasi, vazifalari va majburiyatlari. Masalan, tashkilot ustavi, bo'linish to'g'risidagi Nizom, ish tavsifi;
   • ma'muriy - boshqaruv jarayonini joriy muvofiqlashtirish va tartibga solishni amalga oshirish. Masalan, rahbarlarning buyruqlari, buyruqlari;
   • rejalashtirilgan - amalga oshirish rejalashtirilgan tadbirlarning ro'yxati, ketma-ketligi, muddatlarini o'z ichiga oladi. Masalan, har xil turdagi rejalar, dasturlar;
   • ma'lumot va ma'lumotnoma - joriy ishda foydalanish uchun mo'ljallangan. Masalan, davlat standartlari, texnik shartlar, bosh tashkilotlarning ko'rsatmalari, ko'rsatmalar vazirliklar va idoralar, tasniflagichlar;
   • axborot va tahliliy - ishlab chiqarish, sotish, omborda materiallar yoki tovarlar mavjudligi to'g'risidagi ichki birlamchi ma'lumotlarni qayta ishlash natijasida. Joriy ish va qaror qabul qilish uchun zarur. Masalan, tahliliy sharhlar, xulosalar, sertifikatlar, aktlar, memorandumlar;
   • hisobot berish - muayyan vaqt davomidagi faoliyat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan. Ular olingan natijalarni ko'rsatkichlar, belgilangan rejalar va dasturlar bilan taqqoslash, shuningdek, yuqori tashkilotlarga ma'lumotlarni taqdim etish imkonini beradi. qonuniy davlat organlari: statistika, soliq organlari;
   • kadrlar hujjatlari - shu jumladan tashkilot xodimlari to'g'risidagi ma'lumotlar, ularning faoliyatini mehnat qonunchiligiga muvofiq tartibga solish uchun mo'ljallangan. Masalan, mehnat shartnomalari, xodimlarning shaxsiy kartalari, ish kitoblari va boshq.

   tomonidan mazmuni hujjatlarni shartli ravishda texnik, texnologik, moliyaviy, tijorat va boshqalarga bo'lish mumkin. Ushbu bo'linish bilan hujjatning ma'nosi va ko'lamiga e'tibor qaratiladi. Masalan, "texnik" hujjatlarga texnik shartlar, uskunalar sertifikatlari, ta'mirlash xizmati standartlari kiradi. Texnologik - texnologik xaritalar, xomashyodan mahsulot chiqarish tezligi. Oddiy moliyaviy hujjat buxgalteriya balansi, daromadlar to'g'risidagi hisobot, soliq deklaratsiyasi.

   Davriylik hujjatlarni yaratish ularning shakli va maqsadi bilan belgilanadi. Tashkiliy-huquqiy hujjatlar qabul qilinadi "kutishdagi bekor qilish", ya'ni. o'zgartirishlar kiritish yoki ularning ta'sirini butunlay bekor qilish zarurati tug'ilgunga qadar. Ma'muriy hujjatlar, lekin kerak bo'lganda tuziladi. Rejalashtirilgan va ayniqsa, buxgalteriya hujjatlari, aksincha, yaratish va tegishli organlarga taqdim etishning qat'iy belgilangan chastotasiga ega.

   Har xil turdagi matnli hujjatlarni yaratish va ulardan foydalanish boshqaruv ishining zaruriy qismidir. Ular ijro etishadi butun chiziq foydali funktsiyalar.

   Hujjatlardan foydalanish tashkilotlarga quyidagilarga imkon beradi:

   • - o'z faoliyatini tartibli, samarali va mas'uliyatli tarzda amalga oshirish;
   • - axborotni izchil va xolisona taqdim etish;
   • - ta'minlash uchun axborotni qo'llab-quvvatlash boshqaruv qarorlarini qabul qilishda;
   • - izchil, uzluksiz va samarali biznes qilish va boshqaruv faoliyati;
   • - tadbirda ish uzluksizligini amalga oshirish favqulodda vaziyatlar;
   • - me'yoriy-huquqiy muhit talablariga, shu jumladan arxiv ishi, audit va nazorat faoliyati sohasidagi talablarga rioya qilish;
   • - yuridik ishlarda, shu jumladan tashkilot faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatli dalillarning mavjudligi yoki yo'qligi bilan bog'liq xavflarni himoya qilish va qo'llab-quvvatlashni kafolatlash;
   • - tashkilot manfaatlarini va xodimlarning, shuningdek, barcha manfaatdor shaxslarning huquqlarini himoya qilish;
   • - tadqiqot va tajriba-konstruktorlik ishlarini taqdim etish va hujjatlashtirish; innovatsion faoliyat shuningdek, tarixiy tadqiqotlar;
   • - ishbilarmonlik, shaxsiy va madaniy o'ziga xoslikni ta'minlash;
   • - korporativ, individual va ijtimoiy xotirani saqlash.

   Hujjatlarning ba'zilari ma'lumotni ma'lum shaxslarga etkazish uchun yaratilgan mansabdor shaxslar va bo'linmalar, ularga boshqaruv ta'sirini o'tkazish. Bunday hujjatlarga buyruqlar, ko'rsatmalar, xizmat va memorandumlar, uslubiy tavsiyalar, ma'lumot xatlari, taklif xatlari va boshqalar kiradi. Boshqa hujjatlar faktlarni qayd etish uchun tuziladi. Masalan, hisobotlar, aktlar.

   Tashkilotda muomalada bo'lgan barcha hujjatlar to'plami uning ish jarayonini ifodalaydi.

   Hujjatlar oqimi- hujjatlarni yaratish, sharhlash, uzatish, qabul qilish va arxivlash, shuningdek, ularning bajarilishini nazorat qilish va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish tizimi.

   Ish jarayoni asosli boshqaruv qarorlarini qabul qilish va ularning bajarilishini nazorat qilish uchun tashkilotdagi ishlarning holati to'g'risidagi ma'lumotlarni boshqarishni ta'minlash uchun amalga oshiriladi. Hujjatlar bilan ishlash "ofis ishi" deb ataladi.

   Avvalo, keling, ofis ishi atamasini tushunaylik. Ish yuritish va arxiv ishi sohasidagi atamalar va ta'riflar standarti (GOST R 51141–98) ushbu atamani "hujjatlar va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishni tugatadigan faoliyat sohasi" deb izohlaydi, ya'ni. hujjat yaratilgan paytdan boshlab uni yo'q qilish yoki saqlash uchun arxivga topshirishgacha bo'lgan butun jarayon.

   1960-yillardan boshlab, muddatli ofis ishiga parallel ravishda. atamasi ishlatiladi hujjatli film boshqaruv kafolati. Ushbu atamaning paydo bo'lishi kompyuter tizimlarining boshqaruvga kiritilishi, ularning tashkiliy, dasturiy ta'minoti va axborotni qo'llab-quvvatlash... Kompyuter dasturlarida va ish yuritish sohasidagi adabiyotlarda qo'llaniladigan atamalarni, atamalarni taxminiy aniqlash boshqaruvni hujjatlashtirish, bu esa mohiyatan ofis ishi atamasi bilan sinonimdir.

   Bugungi kunda ishlatiladigan kengroq atama boshqaruvni axborot va hujjat ta'minoti - hujjatlar bilan an'anaviy ishlashdan tashqari va o'z ichiga oladi axborot xizmati, ma'lumotlar bazalarini yaratish, texnik xizmat ko'rsatish va ular bilan ishlash.

   Shunday qilib, menejmentning hujjatli ta'minoti ostida biz hujjatlar bilan ishlashning yaratilish-qabul qilishdan tortib yo'q qilish yoki arxivga topshirishgacha bo'lgan barcha bosqichlarini tushunamiz.

   Ish yuritish me'yoriy-uslubiy asos bilan tartibga solinadi, bu hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, saqlash va ulardan foydalanishni tartibga soluvchi qonunlar, me'yoriy-huquqiy hujjatlar va uslubiy hujjatlar majmui, shuningdek, tashkilotning hujjatlar bilan ta'minlash xizmati faoliyati.

   Ish yuritishning normativ-uslubiy bazasi pardoz:

   • rossiya Federatsiyasining axborot va hujjatlashtirish sohasidagi qonun hujjatlari;
   • rossiya Federatsiyasi Prezidenti va Hukumatining tegishli farmonlari va farmoyishlari;
   • huquqiy hujjatlar federal organlar hujjatlar bilan ta'minlash masalalarini tartibga soluvchi hokimiyat organlari va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlari;
   • korxona va muassasalarda ish yuritish bo‘yicha normativ-ma’rifiy-yo‘riqnoma xarakteridagi huquqiy hujjatlar, uslubiy hujjatlar;
   • hujjatlarning davlat standartlari (GOST);
   • yagona hujjat tizimlari (SDS);
   • texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning butun Rossiya tasniflagichlari va boshqalar.

   Boshqaruv sohasidagi hujjatlar bilan ishlashni soddalashtirish uchun u keng qo'llaniladi birlashtirish. Umuman olganda, birlashtirish atamasi bir xillikka olib kelishni anglatadi (lat. unus - bitta, facio - Men, ya'ni. uyushma). U foydalanuvchilarga qulay, soddalashtirilgan boshqaruv hujjatlari tizimini yaratishga qaratilgan. Gap shundaki, iqtisodiyot ishlaydi katta soni korxonalar, tashkilotlar, muassasalar. Ular o'rtasida aloqa o'rnatish uchun hujjatlarning barcha mumkin bo'lgan turlarini ma'lum standart shakllarga qisqartirish kerak. Standartlashtirishning zaruriy sharti shundaki, turli tashkilotlar faoliyatida takrorlanadigan ish turlari va holatlar mavjud. Masalan, barcha tashkilotlar vaqti-vaqti bilan statistik ma'lumotlarni tuzadilar va buxgalteriya hisobotlari va tegishli organlarga taqdim etish; barcha tashkilotlar xodimlarni yollash va yollash; kontragentlar bilan shartnomalar tuzish va hokazo.

   Boshqaruv holatlari va harakatlarining takrorlanishi bir xil turdagi hujjatlarni davriy ravishda tuzish va rasmiylashtirish zarurligiga olib keladi, bu ularning matnlarini birlashtirishga imkon beradi, ya'ni. barcha tashkilotlar uchun hujjatlarning yagona shakllarini, ularni ro'yxatdan o'tkazish va tasdiqlash qoidalarini qabul qilish. Boshqaruv hujjatlari matnlarini unifikatsiya qilish boshqaruv qarorlarini qabul qilishni tezlashtirish hamda hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlash jarayonini soddalashtirish va tartibga solish imkonini beradi.

   Rossiya Federal arxiv xizmatining Butunrossiya ish yuritish va arxiv ishlari ilmiy-tadqiqot instituti “Tashkiliy-maʼmuriy hujjatlarning yagona tizimi” (USORD) davlat standartini ishlab chiqdi.

   Deyarli barcha ish yuritish xizmatlari tashkilot faoliyatining yo'nalishi va tashkiliy-huquqiy shaklidan qat'i nazar, USORD tomonidan taqdim etilgan hujjatlarning aksariyati bilan ishlaydi. Shunday qilib, muvofiq Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari sinfi 020000, USORD quyidagi hujjatlarni o'z ichiga oladi:

   • tashkilot, korxona yaratish;
   • tashkilotni, korxonani qayta tashkil etish;
   • tashkilot, korxona tugatilishi;
   • davlatni xususiylashtirish va shahar tashkilotlari, korxonalar;
   • tashkilot, korxonaning ma'muriy faoliyati;
   • tashkilot, korxona faoliyatini tashkiliy va normativ jihatdan tartibga solish;
   • tashkilot, korxona faoliyatini operativ va axborot jihatdan tartibga solish.

   USORD davlat standartini, albomni o'z ichiga oladi birlashtirilgan shakllar hujjatlar va ularni to'ldirish va ishlatish bo'yicha ko'rsatmalar.

   Tashkilotlarda ish yuritishni tartibga soluvchi yana bir hujjat - bu GOST R 6.30–2003 bo'lib, unda hujjatlarni rasmiylashtirishning asosiy qoidalari, shakldagi ma'lumotlarning mazmuniga qo'yiladigan talablar, hujjatlarga murojaat qilish, kelishish, imzolash va tasdiqlash tartibi mavjud. Standart rasmiy xatlarni rasmiylashtirish qoidalarini, ushbu hujjatlar matniga qo'yiladigan ba'zi talablarni belgilaydi. Zamonaviy qonunchilik tufayli standart birinchi marta maslahat xarakteriga ega. Yagona shakllar va yagona hujjat tizimlariga qo'shimcha ravishda, Rossiya Davlat standarti (hozirgi Rosstandart) boshqa vaqt qator tasdiqladi davlat standartlari, hujjatlar bilan ishlashda foydalanish uchun majburiy (1-ilovaga qarang).

   Asosiyga bosqichlar Matnlarni birlashtirish quyidagilarni o'z ichiga oladi:

   • matn strukturasini birlashtirish, ya'ni. hujjatning maqsadiga eng mos keladigan matnning semantik tarkibiy qismlarini joylashtirish ketma-ketligini tanlash;
   • hujjat matnidagi mazmunni ifodalashning lingvistik vositalarini birlashtirish;
   • izchil matn, trafaret, anketa, jadval shaklida birlashtirilgan matnlarni ishlab chiqish.

   Ma'lumotni izchil matn yoki trafaret shaklida taqdim etish shakli, agar hujjatda asosiy narsa xodimlarning (umuman bo'limlar, tashkilotlar) harakatlari yoki ularning biror narsaga munosabati to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lsa, tanlanadi. har qanday qoidalar, qarorlar, faktlar, hodisalarni bayon qilish zarur bo'lsa.

   Muvofiq matn - u bir qator hujjatlarda mazmuni doimo takrorlanadigan matndir. Bunday matnlar boshqaruvda nisbatan kam uchraydi.

   Masalan, maktub matni: “Bizning ishlab chiqarish mahsulotlarini yetkazib berish bo‘yicha vazirlik UMTSga murojaat qilishingizni ma’lum qilamiz”.

   Stencil - doimiy ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yagona matnni taqdim etish shakli va ularni muayyan vaziyatni tavsiflovchi o'zgaruvchan ma'lumotlar bilan to'ldirishga mo'ljallangan bo'shliqlar.

   Anketa va jadval - bu ma'lum bir rasmiylashtirishning natijasi bo'lib, bunda matn odatdagi grammatik izchillikdan mahrum bo'lib, matn mazmuni soddalashtirilgan konstruktsiyalar, raqamlar yoki boshqa belgilar bilan uzatiladi. Hujjatning yagona matnini so'rovnoma yoki jadval ko'rinishida taqdim etish shakli, agar asosiy ma'lumot ob'ekt va uning xususiyatlari haqida bo'lsa, tanlanadi.

   Asosiy talablar Hujjat yaratishda quyidagilar mavjud:

   • rasmiy biznes uslubidan foydalanish;
   • GOST, AQSh dollari va boshqa me'yoriy hujjatlar talablariga muvofiqligi;
   • taqdim etilgan ma'lumotlarning dolzarbligi. U quyidagi tushunchalardan iborat: maqsadlilik, tematik cheklash, ishonchlilik, ob'ektivlik, dalillash, aniqlik, takroriylikni istisno qilish, bir vaqtning o'zida ixchamlik va puxtalik;
   • qo'llaniladigan tilning grammatik qoidalariga va stilistik xususiyatlariga rioya qilish talablari biznes nutqi(terminologiya, qisqartmalardan foydalanish, lingvistik formulalar; ot va sifatlarning holatlari; fe'l shakllari; gaplarning turlari va tuzilishi, murojaat shakllari, sonlarning qo'llanilishi, sintaktik xususiyatlar va boshqalar).

   Shuningdek, siz biznes yozishmalarini shakllantiradigan hujjatlarni tayyorlash talablariga rioya qilishingiz kerak. Ro'yxatga olish uchun talablar hujjatlarning rekvizitlarini tuzish va ro'yxatga olish bilan bog'liq.

   • federal qonun 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-son "Axborot to'g'risida" axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida ".
   • T. V. Kuznetsova Ofis ishini tashkil etish professional bilimlarni talab qiladi // Ofis ishi. 2010. No 2. 12–18-betlar.