1. Koncepti dhe karakteristikat e komunikimeve.

2. Përmirësimi i komunikimeve organizative.

3. Koncepti i informacionit, kuptimi i tij në procesin e menaxhimit.

Koncepti dhe karakteristikat e komunikimit

Menaxhimi është një proces që siguron që njerëzit të kryejnë veprime të caktuara, dhe baza e këtij procesi është komunikimi.

Problemi i komunikimit efektiv është një nga çështjet kryesore në aktivitetet e menaxherëve, pasi me ndihmën e tyre shkëmbehen mesazhe, shprehen në simbole të ndryshme dhe kanë një ngarkesë të caktuar semantike.

Komunikimetështë shkëmbimi i informacionit, mbi bazën e të cilit menaxheri merr të dhënat e nevojshme për marrjen e vendimeve dhe ua komunikon ato punonjësve të organizatës.

Komunikim efektiv(d.m.th., ai që çon në llojin e dëshiruar të sjelljes së synuar) ka 4 faza:

1. Sigurimi i vëmendjes së adresuesit(sigurimi i gatishmërisë së adresuesit për të marrë informacion). Procesi i komunikimit mund të ndërpritet që në fazën e parë nëse dërguesi nuk mund të kapërcejë konkurrencën e mesazheve, që kuptohet si ndikimi i njëkohshëm i disa burimeve të informacionit tek adresuesi.

2. Sigurimi i të kuptuarit të thelbit të mesazhit... Shumë komunikime dështojnë në këtë fazë, kështu që menaxheri, duke përdorur kanalet e reagimit, duhet të sigurohet që vartësit të kuptojnë thelbin e mesazhit.

3. Njohja. Kjo fazë parashikon sigurimin e gatishmërisë së adresuesit për t'u bindur (për të bërë atë që kërkohet prej tij në lidhje me njoftimin e marrë).

4. Veprimi. Ky është hapi i fundit në komunikim efektiv. Ai parashikon përmbushjen e veprimeve të caktuara nga adresuesi në bazë të kërkesave të raportuara. Shumica mënyrë efektive zbatimi i kësaj faze është të bindë vartësit për lidhjen midis qëllimeve të organizatës dhe nevojave të punonjësve.

Komunikimiështë një proces i shkëmbimit të informacionit, duke përfshirë subjektet e komunikimit (dërguesi dhe marrësi), një metodë komunikimi dhe një objekt komunikimi (informacioni i transmetuar).

Nevojat për komunikim të organizatës varet nga:

Karakteristikat e mjedisit të jashtëm të organizatës (dinamizmi, kompleksiteti, pasiguria)

Detyrat e zgjidhura nga organizata (për shembull, nëse detyra është lëshimi i një produkti të ri cilësor, kapja e tregjeve të reja të shitjeve, modernizimi i prodhimit, diversifikimi i aktiviteteve, atëherë nevoja për komunikim rritet në mënyrë dramatike);

Karakteristikat kryesore të organizatës - shkalla, struktura, fusha e veprimtarisë, natyra e produkteve (shërbimeve), shkalla e diversifikimit, pozicioni në industri, etj.

Mjetet e komunikimit përfshijnë mjetet teknike të komunikimit (telefon, telefaks, teleks, postë, e-mail) dhe shënimet e zyrës, raporte, referencë dhe materiale reklamuese.

Klasifikimi i komunikimeve kryhet në varësi të:

Mjetet e komunikimit;

Qëllimet dhe detyrat e zgjidhura në procesin e komunikimit;

Lëndët e komunikimit (të jashtëm dhe të brendshëm).

♦ komunikimet ndërmjet organizatës dhe mjedisit të saj të jashtëm (komunikim i jashtëm)

♦ komunikimet ndërmjet niveleve dhe divizioneve të organizatës (komunikim i brendshëm). Këto përfshijnë komunikimet në rritje, ndërmjet departamenteve të ndryshme, head-pidpegliy, komunikimet ndërmjet drejtuesit dhe grupit të punës, komunikimet joformale.

Komunikimet e jashtmeështë shkëmbimi i informacionit ndërmjet organizatës dhe mjedisit të saj të jashtëm. Çdo organizatë nuk ekziston në izolim, por në ndërveprim me mjedisin e saj të jashtëm. Natyra dhe metodat e komunikimit të saj varen se cilët faktorë të këtij mjedisi (konsumatorët, konkurrentët, rregullatorët e qeverisë, etj.) kanë ndikimin më të madh në punën e organizatës dhe rezultatet e saj (Figura 17.1).

Oriz. 17.1. Subjektet e komunikimeve të jashtme të organizatës

Komunikimet e brendshme janë shkëmbime informacioni ndërmjet elementeve të një organizate. Brenda organizatës, shkëmbimet e informacionit ndodhin ndërmjet niveleve të menaxhimit (komunikimet vertikale) dhe ndërmjet departamenteve (komunikimet horizontale) (Figura 17.2). Komunikimi ndërmjet niveleve në organizata përfshijnë:

komunikimi ndërmjet departamenteve të ndryshme(departamentet) - organizatat kanë nevojë për komunikime horizontale. Meqenëse një organizatë është një sistem elementësh të ndërlidhur, menaxhmenti duhet të sigurojë që elementët specifikë të punojnë së bashku për ta çuar organizatën në drejtimin e duhur. Shërbime shtesë nga komunikimet horizontale janë në formimin e marrëdhënieve të barabarta - një komponent i rëndësishëm i kënaqësisë së punonjësve në organizatë;

menaxher komunikimi - vartës- komponenti më i dukshëm i komunikimit në një organizatë. Disa nga llojet e shumta të komunikimit ndërmjet një menaxheri dhe një vartësi përfshijnë manifestimin e detyrave, prioriteteve dhe rezultateve të pritura; sigurimin e përfshirjes në zgjidhjen e problemeve të departamentit; diskutimi i problemeve të efikasitetit të punës; arritjen e njohjes dhe shpërblimit për qëllimin e motivimit;

komunikimi ndërmjet drejtuesit dhe grupit të punës- të lejojë udhëheqësin të përmirësojë efikasitetin e veprimeve të grupit. Meqenëse të gjithë anëtarët e grupit marrin pjesë në shkëmbimin e informacionit, të gjithë kanë mundësinë të flasin për detyrat dhe prioritetet e reja të departamentit, se si duhet të punojnë së bashku.

Oriz. 17.2. Subjektet e komunikimeve të brendshme të organizatës

Komunikimet e brendshme ndahen në dy lloje të komunikimeve: formale dhe joformale .

Komunikimi formal të parashikuara nga struktura organizative. Komunikimi formal kuptohet si shkëmbim informacioni ndërmjet elementeve të organizatës. Ato ndahen në vertikale, horizontale dhe diagonale.

TE komunikimet vertikale komunikimet nga lart poshtë dhe nga poshtë lart i përkasin, domethënë, informacioni transmetohet nga lart nga menaxhmenti te vartësit. Kështu, punonjësit e organizatës informohen për qëllime të reja strategjike dhe taktike, detyra specifike për një periudhë të caktuar, ndryshime në rregulla, udhëzime.

Nëse një organizatë përbëhet nga disa njësi që duhet të koordinojnë veprimet e tyre, atëherë kjo i bën ata të kenë nevojë të shkëmbejnë informacione me njëri-tjetrin. Kështu, ekziston nevoja për komunikime horizontale. Këto komunikime kryhen ndërmjet personave në të njëjtin nivel të hierarkisë. Ky shkëmbim informacioni siguron koordinimin e aktiviteteve (për shembull, ndërmjet VP-ve të Marketingut, Financave, Operacioneve).

Komunikimet diagonale kryhet ndërmjet personave në nivele të ndryshme hierarkitë (për shembull, midis njësive të linjës dhe të selisë, kur shërbimet e selisë kontrollojnë ekzekutimin e funksioneve të caktuara). Komunikime të tilla janë gjithashtu tipike për komunikimet midis njësive të linjës, nëse njëra prej tyre është kryesore në një funksion të caktuar.

Komunikimi ndahet në dy klasa të gjera: me gojë dhe me shkrim.

Komunikim me goje kryhen gjatë një bisede ballë për ballë, diskutime në grup, biseda telefonike etj., në të cilat gjuha e folur përdoret për të përcjellë kuptimin. Avantazhi kryesor i komunikimit verbal është se ai siguron reagime të menjëhershme dhe shkëmbim të ndërsjellë në formën e pyetjeve verbale ose marrëveshjeve verbale, shprehjeve të fytyrës dhe gjesteve. Komunikimet gojore (të gjitha që duhet të bëjë dërguesi është të flasë) janë biseda telefonike, fjalime publike, takime, etj. Aspekti pozitiv i komunikimeve të tilla është kursimi i kohës, sigurimi i mirëkuptimit më të thellë të ndërsjellë.

Komunikimet me shkrim- këto janë shënime, letra, raporte, shënime, etj. Me ndihmën e tyre, ju mund të zgjidhni shumë probleme që lidhen me komunikimet gojore.

Një nga disavantazhet më të mëdha të komunikimit me shkrim është se vonon reagimet dhe komunikimin. Kur një menaxher i dërgon letra një tjetri, atëherë kjo letër duhet të shkruhet ose diktohet, printohet, dërgohet, hapet dhe lexohet. Nëse informacioni në letër nuk është i qartë, atëherë mund të kaloni disa ditë për ta zbuluar. Sigurisht, komunikimi me shkrim ka edhe disa përparësi. Ata janë mjaft të besueshëm: ata vazhdimisht regjistrojnë marrëdhënie të ndërsjella. Dërguesi mund të përdorë kohën për të mbledhur dhe përpunuar informacion.

Procesi i komunikimitështë shkëmbimi i informacionit ndërmjet dy ose më shumë personave.

Funksionet kryesore të procesit të komunikimit konsistojnë në arritjen e një bashkësie shoqërore duke ruajtur individualitetin e secilit prej elementeve të tij.

Qëllimi kryesor i procesit të komunikimit- të sigurohet që informacioni i shkëmbyer është i kuptuar, d.m.th. mesazhe. Megjithatë, vetë fakti i shkëmbimit të informacionit nuk garanton efektivitetin e komunikimit midis njerëzve që morën pjesë në shkëmbim.

Procesi i komunikimit paraqet procesin e lëvizjes së informacionit në zinxhirin "dërgues - kanal - marrës".

Në procesin e shkëmbimit të informacionit, mund të veçohen tetë elemente bazë :

1. Dërguesi- një transmetues që gjeneron ide ose mbledh informacion dhe e komunikon atë. Mund të jetë një individ ose një grup njerëzish që punojnë së bashku.

Gjatë shkëmbimit të informacionit, dërguesi dhe marrësi kalojnë nëpër disa faza të ndërlidhura: lindja e një ideje, kodimi dhe përzgjedhja e kanalit, transmetimi, dekodimi. Shkëmbimi i informacionit fillon me formulimin e një ideje ose zgjedhjen e informacionit.

2. Kodimiështë procesi i shndërrimit të ideve në simbole, imazhe, vizatime, forma, tinguj, të folur, etj. Dmth, para se të transmetojë një ide, dërguesi duhet ta kodojë atë duke përdorur simbole, duke përdorur fjalë, intonacion, gjeste (gjuhë trupore) për këtë dhe jepni ide për një “paketim” të mirë. Ky kodim e kthen një ide në një mesazh.

3. Mesazhështë një koleksion simbolesh, vetë informacioni, i koduar me simbole dhe i transmetuar marrësit. Është për këtë që kryhet akti i komunikimit. Shumë mesazhe përcillen në formën e simboleve gjuhësore. Megjithatë, simbolet mund të jenë edhe joverbale, për shembull, imazhe grafike, gjeste, shprehje të fytyrës dhe lëvizje të tjera të trupit.

4. Kanalet e transmetimit - mjeti me të cilin sinjali dërgohet nga dërguesi te marrësi. Divanet ndahen në fonde masmedia dhe divane ndërpersonale. Dërguesi duhet të zgjedhë kanalin: transmetimin e të folurit dhe materialet e shkruara, mjete elektronike komunikimi, Email, video kaseta dhe videokonferenca.

5. Dekodimi- procesi me të cilin marrësi i një mesazhi përkthen karakteret e marra në informacion specifik dhe interpreton kuptimin e tij.

6. Marrësi- audienca e synuar ose personi të cilit i është caktuar informacioni dhe i cili e interpreton atë.

7. Feedback- agregati i reagimit të kufizuesit ndaj mesazhit pas njohjes me përmbajtjen e tij. Mund të vërehen tre lloje kryesore të rezultateve të komunikimit: ndryshime në njohuritë e marrësit, ndryshime në qëndrimet e marrësit, ndryshime në sjelljen e marrësit të mesazhit.

Nga këndvështrimi i menaxherit, komunikimi duhet të konsiderohet efektiv nëse marrësi ka treguar se e kupton idenë duke kryer veprimet që priste dërguesi.

8. Feedback- pjesa e përgjigjes së marrësit që i shkon dërguesit. Karakterizon shkallën e të kuptuarit ose të keqkuptimit të informacionit. Reagimet mund të jenë verbale ose jo verbale (buzëqeshje, tundje me kokë, shtrëngim duarsh, gjest negativ, etj.).

Dihet mirë se rëndësia e informacionit dhe e komunikimit në të gjitha sferat e veprimtarisë njerëzore fazën aktualeështë vazhdimisht në rritje, e cila shoqërohet me ndryshime në natyrën socio-ekonomike, shfaqjen e përparimeve më të fundit në teknologji dhe teknologji, rezultatet e kërkimit shkencor.

Të gjithë kanë nevojë për informacion: strukturat e menaxhimit, kolektivët e ndërmarrjeve, organizatat publike etj. Është e pamundur të mbështetesh vetëm në intuitën, në jetën dhe përvojën tënde praktike. Shtë e nevojshme të merrni dhe zotëroni të gjithë informacionin në rritje që ndihmon në zgjidhjen e çështjeve në zhvillim.

Kjo punë ka të bëjë me informacionin dhe komunikimin - diçka në të cilën të gjithë angazhohen në baza ditore, por pak e bëjnë atë në një mënyrë mjaft të qëndrueshme. Është pothuajse e pamundur të mbivlerësohet rëndësia e komunikimit në menaxhim. Pothuajse çdo gjë që bëjnë udhëheqësit për ta bërë më të lehtë për një organizatë të arrijë qëllimet e saj kërkon komunikim efektiv. Nëse njerëzit nuk mund të shkëmbejnë informacione, është e qartë se ata nuk do të jenë në gjendje të punojnë së bashku, të formulojnë qëllime dhe t'i arrijnë ato. Megjithatë, siç rezulton, komunikimi është një proces kompleks i hapave të ndërvarur. Secili prej këtyre hapave është i nevojshëm për t'i bërë mendimet tona të kuptueshme për një person tjetër. Çdo hap është një pikë në të cilën, nëse jemi të pakujdesshëm dhe nuk mendojmë për atë që po bëjmë, kuptimi mund të humbasë.

Informacion -është vetëm një manifestim i jashtëm i komunikimit, rezultati i tij. Informacioni luan një rol qendror në ekzistencën komunikuese të një personi dhe vepron si një mjet komunikimi.

Telefoni, makina e shkrimit dhe telegrafi nuk kanë ndryshuar për qindra vjet. Mekanizimi i institucioneve filloi në gjysmën e dytë të shekullit XIX. Megjithatë, në atë kohë, stilolapsi dhe letra mbetën mjetet kryesore të punës nëpunës. Me fillimin e shekullit të 20-të, një sërë pajisjesh të mekanizuara zunë vendin e tyre të fortë në institucione: kodi i telegrafit Morse, telefoni i Bell-it, regjistruesi i zërit dhe makina e shkrimit e Edison-it.

50 vitet e para të shekullit të kaluar i dhanë botës një makinë shkrimi, një telefon me pagesë, një aparat telegrafi, një makinë shkrimi elektrike, një fotokopjues, një makinë shtese, një kalkulator, një magnetofon, një makinë shtypi me përmasa të vogla, pajisje për përpunim. informacione mbi letrat me grushta dhe shumë më tepër.

Të gjitha këto shpikje kanë zgjeruar komunikimin ndërmjet institucioneve, si dhe kanë rritur numrin e jakave të bardha që punojnë në zyra.

Nga mesi i viteve '60, për të lehtësuar punën rutinë si përpunimi i të dhënave të listës së pagave, lëshimi i çeqeve, marrja e inventarit dhe kontrolli i pagesave të faturave, shumica kompanitë e mëdha filluan të përdoren kompjuterët. Filluan të shfaqen terminale në distancë, të cilat përfshinin një tastierë ose një makinë shkrimi.

Nga fundi i viteve '60 dhe fillimi i viteve '70, kishte në treg shumë kopjues të lirë, mini-kompjuterë, ndërprerës elektronikë dhe makineri të përpunimit të tekstit, dhe nga fundi i viteve '70, u shfaq mikrokompjuteri.

Gjatë viteve 1980, rritja e teknologjisë së informacionit nënkuptonte që gjithnjë e më pak zyra vazhduan të funksiononin pa kompjuterë personalë (PC), faksimile (makineri faks), makina të sofistikuara fotokopjuese (kopjuese), e-mail dhe sisteme të specializuara telefonike.

Në thelb, zyra nuk ka ndryshuar.

Një antropolog që viziton një zyrë moderne do të shihte përafërsisht të njëjtën pamje si 50 vjet më parë. Ai do të vinte re se njerëzit janë të zënë:

Duke lexuar;

Shkruani diçka në letër;

Renditja dhe renditja e postës;

Komunikoni me njëri-tjetrin - personalisht ose me telefon;

Lloji;

Llogaritjet kryhen në kalkulatorë;

Diktojnë;

Ata depozitojnë dokumente, nxjerrin dosje nga kabinete metalike masive.

Megjithatë, me ardhjen e kompjuterëve në shkolla në vitet 1970, shumica e njerëzve e shohin tastierën si një nga mjetet e zyrës që përdoret nga sekretarët, daktilografistët dhe punonjësit administrativë.

Në ditët e sotme, si gratë ashtu edhe burrat përdorin kompjuterë, makina shkrimi dhe redaktorë tekstesh. Një kompjuter në zyrë ose në shtëpi është po aq normal sot sa telefoni ishte tridhjetë vjet më parë. Shumë kompjuterë janë pajisje të fuqishme të mbushura me softuer për inxhinierët, shkencëtarët dhe menaxherët e kompanive. Çdo kompani ose organizatë ka nevojë për kompjuterë për llogaritjet, përpunimin e të dhënave, planifikimin dhe komunikimin e brendshëm.

Në ditët e para të kompjuterëve, shumica ishin krijuar për një qëllim. Tani ato janë shumëfunksionale. Përveç përpunimit të informacionit tekstual, duke përdorur një kompjuter, mund të studioni situatën në bursë, të porositni bileta ajrore. Terminali i ndërmjetësve zëvendësoi telegrafin, redaktori i tekstit- një makinë shkrimi.

Evolucioni i makinës së shkrimit ka zgjatur për më shumë se njëqind vjet. Evolucioni i kompjuterit personal zgjati më pak se një dekadë.

paraindustriale

Industriale

Informative

Tani jetojmë në epokën e informacionit. Epokat para-industriale dhe industriale vareshin tërësisht nga cilësia e punës së punonjësve, pa përdorimin e metodave të planifikimit të sistemit ose teknologjisë komplekse. Në zyrën e periudhës industriale, njerëzit i shërbenin një sistemi të rreptë prodhimi dhe makinerive të tij. Në këtë epokë informacioni, puna në zyrë kombinon sistemet dhe pajisjet për të përmbushur nevojat e punonjësve dhe klientëve të tyre.

Informacioni ka një rëndësi të madhe për menaxhimin e brendshëm të firmës dhe kontaktet e saj të jashtme, dhe veçanërisht për vendimmarrjen, është një burim i kufizuar dhe i kushtueshëm i aktivitetit prodhues të firmës.

Marrëdhënia e informacionit me qëllimet dhe vendimet është paraqitur në tabelë. një.

Tabela 1

Marrëdhënia midis natyrës së informacionit dhe plotësisë së zgjidhjes

Në sistemet me një ndarje të punës, individët nuk kanë të njëjtin informacion dhe për këtë arsye duhet të shkëmbejnë ose të komunikojnë. Një proces i idealizuar informacioni mund të përfaqësohet nga diagrami në Fig. një

Oriz. 1. Diagrami i procesit të informacionit

Detyra kryesore është përmirësimi i ndërgjegjësimit të vendimmarrësve. Niveli i ndërgjegjësimit është raporti i nivelit aktual të informacionit me atë të kërkuar. Nevoja për informacion është ndryshimi midis të dyjave. Kriteret ndihmëse për dhënien e informacionit janë:

Sasia e informacionit (plotësia);

Rëndësia e saj;

Saktësia;

Besueshmëria;

Kuptueshmëria (për shembull, pa gabime semantike);

Rëndësia;

Fleksibilitet;

Efikasiteti ekonomik i procesit të informacionit (raporti i fitimit nga informacioni dhe kostot për të);

Kontabiliteti për sigurinë e informacionit.

Teknologjitë e informacionit janë mjaft të ndryshme. Kur zgjidhni ato, duhet të keni parasysh:

Kur, sa shpesh, sa kohë zhvillohet komunikimi;

Kush kontakton me kë;

Si lidhen pjesëmarrësit ("yll", "rrethi", "rrota", "zinxhir", "zgjedhës");

Cila është tema dhe si kryhet.

Klasifikimi teknologjitë e informacionitështë paraqitur në Fig. 2.

Nga gjithë bollëku i sistemeve të informacionit kompjuterik, konsiderohen më tej dy lloje:

Sistemet e informacionit të menaxhimit (MIS - sistemi i informacionit të menaxhimit),

Sistemet e mbështetjes së vendimeve (DSS).

Në MIS, të dhënat mblidhen, përpunohen dhe i paraqiten menaxherit në atë mënyrë që të sigurohet menaxhimin operacional... Komponentët kryesorë të MIS janë baza e të dhënave, sistemi kompjuterik dhe forma në të cilën shpërndahen të dhënat.

Fig. 2. Klasifikimi i teknologjisë së informacionit

Shembuj të informacionit të gjeneruar në bazat e të dhënave janë çmimet, prodhimi, shpejtësia, numri i porosive, disponueshmëria e burimeve dhe flukset e punës. Është thelbësore për MIS që bazat e të dhënave të përmbajnë sasinë dhe llojin e duhur të informacionit të saktë me cilësi të lartë. Ky informacion duhet të organizohet me kujdes.

Kompjuteri në MIS përpunon të dhëna dhe gjeneron informacion për departamentet e ndryshme të firmës. Është baza për formimin e modeleve vendimet e menaxhmentit dhe vetë vendimet. Ndërtimi i modelit mbetet një proces krijues.

DSS ndryshon nga MIS në atë që menaxheri është zakonisht një komponent i brendshëm i DSS, jo i jashtëm si në MIS. Me fjalë të tjera, menaxheri ndërvepron me sistemin e informacionit kompjuterik në mënyrë që të marrë zgjidhje në një proces përsëritës. Rrjedhimisht, DSS shpesh integron modelet ekonomike dhe matematikore si elementet kryesore të sistemit me të cilin ndërvepron vendimmarrësi (Tabela 2).

Në diagramin në Fig. Figura 3 tregon rrjedhat e informacionit të ndërveprimit midis menaxherit dhe sistemit kompjuterik DSS, i cili zakonisht quhet "po sikur ....?" Kompjuteri gjeneron rezultate në modelin ekonomiko-matematikor dhe menaxheri e pyet: "Çfarë ndodh nëse diçka ndryshon në model?" (për shembull, qëllimet, kostot, struktura e tyre, etj.). Menaxheri gjithashtu mund të simulojë zgjidhjet e mundshme dhe të vlerësojë rezultatet e mundshme.

Dallimet midis MIS dhe DSS

MIS	DSS
Theksi është në strukturimin e detyrave me procedura standarde të paracaktuara, rregullat për zgjidhjen e tyre dhe rrjedhat e informacionit	Fokusi është te zgjidhjet Struktura kompjuterike dhe ndihma analitike janë të rëndësishme, por gjykimi i menaxherit është më i rëndësishëm
Shpërblimi është në kosto të reduktuara, kohën e nevojshme, personelin e mirëmbajtjes, etj.	Shpërblimi qëndron në zgjerimin e gamës dhe kompjuterizimin e proceseve të vendimmarrjes në mënyrë që të ndihmojë menaxherin të rrisë efikasitetin e tij.
Ndikimi në vendimmarrjen e menaxherit është indirekt, pasi ofrohet akses në të dhënat e nevojshme	Ndikimi i menaxherit konsiston në krijimin e mjeteve të nevojshme nën kontrollin e tij të drejtpërdrejtë, gjë që nuk është një përpjekje për të automatizuar procesin e vendimmarrjes, për të paracaktuar qëllimet dhe për të bërë presion mbi vendimin.

Një aspekt shtesë i DSS është ndërveprimi ndërmjet pjesëve përbërëse të tij. Për shembull, vendimet e inventarit ndikojnë jo vetëm në prodhimin, por edhe në marketing, shpërndarjen e produktit dhe kostot. Rrjedhat e informacionit mbështesin zhvillimin e një zgjidhjeje "bashkëpunuese".

Vendimet e menaxherit nuk nënkuptojnë fundin e operacioneve të DSS. Ato dhe implikimet e tyre të komenteve ofrojnë të dhëna shtesë në bazën e të dhënave. Kështu, DSS ideal është një sistem dinamik me përditësime të vazhdueshme të të dhënave.

Zhvillimi i sistemeve të tilla janë sisteme ekspertësh. Këto janë programe kompjuterike që përfshijnë bazat e njohurive për probleme të veçanta dhe mekanizma të ndërveprimit midis elementeve të këtyre bazave - në fakt, DSS inteligjente.

Krahasimi i sistemeve DSS dhe ekspertëve është dhënë në tabelë. 3.

Krahasimi i DSS dhe Sistemit Ekspert

Karakteristike	DSS	Sistemi ekspert
Golat	Ndihmoni vendimmarrësin	Këshilla për luajtjen
Kush merr vendimet	Vendimmarrësi dhe/ose sistemi	Sistemi
Orientimi bazë	Marrja e vendimeve	Dorëzimi i ekspertizës dhe këshillave
Drejtimi kryesor i intervistimit	Marrësi i vendimit duke intervistuar makinën	Makina interviston vendimmarrësin
Natyra e dispozitës	Individ, grup, organizata	Individuale ose grupore
Teknikat e menaxhimit të të dhënave	Numerike	simbolike (kryesisht)
Karakteristikat e zonave problematike	Gjithëpërfshirës, ​​i gjerë	I ngushtë
Llojet e problemeve të hetuara	E veçantë, unike	Të përsëritura
Përmbajtja e bazës së të dhënave	Njohuri aktuale	Procedurat dhe provat
Aftësia për të nxjerrë përfundime rreth shkaqeve	Mungon	Ka kufizime
Aftësia për të shpjeguar	I kufizuar	ekziston

Baza e njohurive përfshin një sasi të madhe njohurish në lidhje me problemet e ruajtura në sistem. Studiuesit zbulojnë se përdorimi i këtij grupi njohurish është më efektiv sesa përdorimi i procedurave të veçanta të vendimmarrjes. Sistemet e ekspertëve janë konsulentë në vendimmarrje, pasi ato përmbajnë fakte, njohuri dhe rregulla që ndërveprojnë në fushën e problemit.

Një shembull i strukturës së përgjithshme të një sistemi klasifikimi ekspertësh të bazuar në rregulla është paraqitur në Fig. 4.

Oriz. 4. Struktura e informacionit në sistemin e klasifikimit të ekspertëve

Përfitimet e funksionimit me njohuri reale dhe aftësinë e sistemeve eksperte çojnë më tej në krijimin dhe përdorimin e sistemeve të inteligjencës artificiale.

Pika qendrore e inteligjencës artificiale është përdorimi i heuristikës (ose rregullave të numërimit) në vend të algoritmeve të përpunimit të informacionit. Heuristika përfshin udhëzime, argumente të besueshme ose rregulla të forcës brutale për marrjen e vendimeve, dhe kështu pasqyron sjelljen njerëzore më saktë se algoritmet.

Një tjetër karakteristikë e rëndësishme e sistemeve të AI është se ato trajtojnë simbole si dhe numra.

Sistemet e ekspertëve me inteligjencë artificiale përdoren në planifikimin, menaxhimin e prodhimit, mirëmbajtjen e pajisjeve, d.m.th., në zona ku zgjidhjet e kontrollit nuk mund të bazohen plotësisht në algoritme.

Komunikimi kuptohet si shkëmbim informacioni ndërmjet dy ose më shumë personave. Liderët shpenzojnë 50 deri në 90% të kohës së tyre në komunikim. Kjo duket e pabesueshme, por bëhet e kuptueshme kur mendon se lideri e bën këtë për të përmbushur rolet e tij në marrëdhëniet ndërpersonale, shkëmbimin e informacionit dhe proceset e vendimmarrjes, për të mos përmendur funksionet menaxheriale të planifikimit, organizimit, motivimit dhe kontrollit. Pikërisht sepse shkëmbimi i informacionit ndërtohet në të gjitha llojet kryesore aktivitetet e menaxhimit, ne e quajmë komunikim një proces lidhës.

Ndërsa pranohet gjerësisht se komunikimi është kritik për suksesin e organizatave, sondazhet kanë treguar se 73% e amerikanëve, 63% e britanikëve dhe 85% e drejtuesve japonezë e shohin komunikimin si pengesën kryesore për efektivitetin e organizatave të tyre. Këto sondazhe tregojnë se komunikimi joefektiv është një nga fushat kryesore të problemeve.

Lideri duhet të kuptojë sasi të mëdha informacioni, ndër të cilat ka informacion që nuk ndikon në procesin e menaxhimit. Shkëmbimi i informacionit që ndikon në procesin e menaxhimit quhet komunikim efektiv. Një menaxher efektiv është ai që është në gjendje të zgjedhë shpejt ato efektive nga rrjedha e përgjithshme e komunikimeve, d.m.th. të dobishme për procesin e menaxhimit.

Le të fillojmë me një analizë të procesit të komunikimit në organizata.

Ata komunikojnë me klientët aktualë dhe potencialë përmes reklamave dhe programeve të tjera promovuese. Në fushën e marrëdhënieve me publikun, prioritet i jepet krijimit të një imazhi të caktuar, të një “imazhi” të organizatës në nivel lokal, kombëtar apo. nivel ndërkombëtar... Organizatat duhet të binden rregullore qeveritare dhe plotësoni raporte të gjata me shkrim në lidhje me këtë. Në raportet e saj vjetore, çdo kompani jep informacion mbi financat dhe marketingun, si dhe informacione për vendndodhjen e saj, mundësitë e karrierës, përfitimet, etj. Këta janë vetëm disa shembuj të shumëllojshmërisë së mënyrave të reagimit të një organizate ndaj ngjarjeve dhe faktorëve mjedisorë. Diskutimet, takimet, bisedat telefonike, memorandumet, videokasetat, raportet, etj., që qarkullojnë brenda organizatës janë shpesh një reagim ndaj mundësive ose problemeve të paraqitura nga mjedisi i jashtëm.

Informacioni lëviz brenda organizatës nga niveli në nivel brenda kornizës së komunikimeve vertikale. Mund të transmetohet në rrjedhën e poshtme, d.m.th. nga nivelet më të larta në ato më të ulëta. Në këtë mënyrë, nivelet vartëse të menaxhimit informohen për detyrat aktuale, ndryshimet në prioritete, detyrat specifike, procedurat e rekomanduara, etj. Përveç komunikimit në rrjedhën e poshtme, organizata ka nevojë për komunikim në rrjedhën e sipërme. Kalimi i informacionit nga nivelet më të ulëta në nivelet më të larta mund të ketë një ndikim të rëndësishëm në performancën.

Koordinimi i detyrave dhe aktiviteteve ndërmjet pjesëve të shumta të organizatës kërkon shkëmbimin e informacionit ndërmjet tyre. Prandaj, flukset e informacionit vendosen midis ndarjeve horizontalisht. Kështu koordinohen aktivitetet e grupeve të punës për kontrollin e kostove, shpërndarjen e burimeve, metodat e reja të prodhimit dhe shitjet e produkteve. Drejtuesit e departamenteve të ndryshme mbajnë njëri-tjetrin të informuar për ecurinë e zbatimit Teknologji e re... Përveç koordinimit të veprimeve, komunikimet horizontale kontribuojnë në vendosjen e marrëdhënieve të barabarta ndërmjet departamenteve, gjë që ndikon pozitivisht në punën e të gjithë organizatës.

Ndoshta komponenti më i dukshëm i komunikimit në një organizatë është marrëdhënia midis një menaxheri dhe një vartësi. Hulumtimet kanë treguar se 2/3 e këtij aktiviteti kryhen ndërmjet menaxherëve dhe menaxherëve.

Disa nga llojet e shumta të komunikimit ndërmjet një menaxheri dhe një vartësi përfshijnë qartësimin e detyrave, prioriteteve dhe rezultateve të pritura; sigurimin e përfshirjes në zgjidhjen e problemeve të departamentit; me një diskutim të problemeve të efikasitetit të punës; arritjen e njohjes dhe shpërblimit për qëllimin e motivimit; përmirësimi dhe zhvillimi i aftësive të vartësve; me mbledhjen e informacionit për një problem të afërt ose të jetës reale; njoftimi i një vartësi për një ndryshim të ardhshëm; dhe marrjen e informacionit rreth ideve, përmirësimeve dhe sugjerimeve.

Duke qenë se vartësit janë të bashkuar në grupe pune, komunikimi i menaxherit me ta është një komponent i rëndësishëm për arritjen e efektivitetit të menaxhimit. Pjesëmarrja në shkëmbimin e informacionit të çdo anëtari grupi i punës ju lejon të zhvilloni një marrëdhënie më korrekte midis grupit dhe udhëheqësit, dhe udhëheqësit - të përfshini në mënyrë më aktive vartësit në punët e organizatës.

Organizatat përbëhen nga komponentë formale dhe joformale. Kanali i komunikimit joformal mund të quhet një kanal për përhapjen e thashethemeve. Thashethemet “lundrojnë rreth makinave shitëse me ujë të ftohtë, përgjatë korridoreve, në mensa dhe në çdo vend tjetër ku njerëzit mblidhen në grupe”. Për shkak se thashethemet udhëtojnë shumë më shpejt se kanalet formale të komunikimit, drejtuesit përdorin të parën për rrjedhjet e planifikuara dhe shpërndajnë informacione të caktuara ose informacione "vetëm mes nesh". Informacioni i transmetuar përmes kanaleve të mesazheve joformale, d.m.th. thashethemet priren të jenë të sakta dhe jo të shtrembëruara. Sipas hulumtimit të Davis, 80-99% e thashethemeve janë të sakta në lidhje me informacionin e qëndrueshëm për vetë kompaninë. Megjithatë, ai beson se niveli i saktësisë nuk mund të jetë aq i lartë kur bëhet fjalë për informacione personale ose shumë të ngarkuara emocionalisht. Madje, pavarësisht saktësisë, “gjithçka është në favor të ndikimit të thashethemeve, qofshin ato pozitive apo negative”.

Informacioni tipik i transmetuar përmes kanaleve të thashethemeve:

Reduktimi i ardhshëm i punëtorëve të prodhimit;

Masat e reja për indikacione për ardhje me vonesë;

Ndryshimet në strukturën e organizatës;

Lëvizjet dhe promovimet e ardhshme;

Një deklaratë e detajuar e mosmarrëveshjes mes dy liderëve në takimin e fundit;

Kush takon me kë pas punës.

Ditët e profesioneve të tilla si daktilografist, nëpunës përgjegjës për regjistrimin e informacionit, llogaritjen e pagave, lëshimin e faturave janë të numëruara. Ndryshimet prekin disa fusha:

Puna e një sekretari, detyra e vetme e të cilit ishte përpunimi i tekstit (d.m.th., duhej të ishte në gjendje të merrte stenografë, të "lexonte" tekstin në një magnetofon dhe pastaj ta transkriptonte duke e shkruar në një makinë shkrimi ose kompjuter) .

Tre komponentët (shkronografia, puna klerikale, daktilografi) që zinin një sekretar me kohë të plotë një shekull më parë po zhduken shpejt. Autori shkruan tekstin e tij dhe aftësia për të ruajtur në mënyrë elektronike dokumentet i bëri këto tre aftësi të panevojshme.

Administratorët, puna e vetme e të cilëve ishte regjistrimi i informacionit në buletinet e letrës, janë zhdukur. Makinat morën përsipër punën mekanike në të gjitha aspektet e jetës së zyrës.

Struktura e kompanive është thjeshtuar disi. Pozitat e menaxherëve të informacionit janë zhdukur plotësisht. Edhe pse vetëm pak vite më parë, kur Drejtori Ekzekutiv duke dashur të dinte shifrat e fundit të eksportit ose importit, ose të dhënat për numrin e të diplomuarve universitarë të punësuar nga kompania, ai/ajo duhej të kontaktonte me menaxherin e informacionit, zyra e të cilit ndodhej disa kate më poshtë. Tani, thjesht shtypni disa taste për të shfaqur të dhënat më të fundit në ekran.

Megjithatë, nëse një menaxher kërkon të shfrytëzojë sa më shumë kohën e tij në punë, ai ende ka nevojë për një asistent. Përkundër faktit se koha e shpenzuar nga menaxheri në shumë detyra rutinë është reduktuar ose caktuar për njerëzit e tjerë, puna monotone që nuk kërkon kualifikime të larta dhe aftësi të veçanta menaxheriale mbetet ende. Për rrjedhojë, shkrimi ose hartimi i dokumenteve të gjata mund t'i besohet sekretarit, si dhe shpërndarja e mëpasshme e këtyre dokumenteve.

Teknologjia e re u lejon sekretarëve dhe punonjësve administrativë të marrin përsipër disa nga përgjegjësitë e menaxherëve. Sekretari ose administratori bëhet një ndërlidhës edhe më i rëndësishëm midis menaxherit dhe pjesëve të tjera të sistemit - kjo tashmë po ndodh kudo në sistemet manuale të organizatave. Si kompjuteri dhe software një sekretar ose administrator, siç ndodh shpesh në zyrat moderne, gradualisht po bëhet i pari që zotëron kompleksitetin dhe veçoritë e sistemeve të reja më shpejt se menaxherët.

Ndërsa gjithnjë e më shumë punonjës administrativë mësojnë teknologji të reja dhe vazhdimisht në përmirësim, roli i tyre po ndryshon. Me zgjerimin e njohurive për sistemet kompjuterike, hapen horizonte të reja për administratorët.

Nga administratorët kërkohet të kenë njohuri për paketat grafike kompjuterike, programet e kontabilitetit, aftësi në instalimin e programeve të reja, përditësimin e bazave të të dhënave.

Dizajni kompjuterik i materialit prezantues, kombinimi i grafikës me tekstin në ekran, përgjegjësia për ekzekutimin e programeve për menaxherët, monitorimi dhe kërkimi i informacionit në një bazë të dhënash - të gjitha këto detyra ndryshojnë rolin e një administratori ose sekretari në zyrë.

Disa organizatat e mëdha për nga kompleksiteti, punën e sekretarit e vendosin në të njëjtin nivel me punën e një drejtuesi të mesëm. Teknologjia moderne po zëvendëson një numër të madh të detyrave tradicionale të një sekretari ose administratori.

Me ndihmën e pajisjeve moderne, është shumë më e lehtë për menaxherët të mbajnë një ditar (në të cilin shënohen takimet e biznesit dhe planifikohen ngjarje), të komunikojnë me punonjësit e kompanisë (falë postës elektronike), të hartojnë memorandume, letra dhe raporte.

Pse, atëherë, nevojitet fare një sekretare - a është vërtet vetëm për t'iu përgjigjur telefonatave?

Për shumicën prej nesh, zyra do të jetë në vendin që ne zgjedhim vetë. Një menaxher modern ka aftësinë të punojë kudo, duke e bërë zyrën e tij të lëvizshme. Stacione pune portative, kompjuterë, "laptopë" - e gjithë kjo i ka bërë sistemet e informacionit të zyrës më të aksesueshme, më të lira dhe më të shpejta për të punuar pothuajse nga kudo.

Stacionet e punës kompjuterike portative kanë kapërcyer kufizimin e lëvizshmërisë. Tani nuk ka nevojë të mblidhen të gjithë punonjësit në një vend në të njëjtën kohë. Një zyrë mund të jetë kudo - në shtëpi (duke punuar me telekomandë), në një klient, në një hotel, në një tren, madje edhe në një aeroplan - kudo që të jetë punonjësi.

Mjetet elektronike të komunikimit përmes të cilave punonjësit e kompanisë mund të kontaktojnë me zyrën qendrore zgjerojnë lëvizshmërinë e hapësirës së zyrës, duke i lejuar njerëzit të jenë pothuajse kudo, duke mbledhur, ruajtur dhe transmetuar informacionin e kërkuar.

Mjetet më të reja të komunikimit elektronik-optik bënë të mundur kombinimin e tekstit dhe imazheve dhe zhvillimin e takimeve dhe konferencave të biznesit.

Telekonferenca nënkupton kursim në kohë dhe para të shpenzuara për udhëtime pune ose për mirëmbajtjen e ndërtesave dhe ambienteve të shtrenjta. Prandaj, efikasiteti i konferencave dhe takimeve, të cilat ende mbahen tradicionalisht, është rritur shumë.

Ne të gjithë dimë të përdorim një telefon dhe e dimë që tani nuk ka nevojë të shkojmë në një zyrë tjetër për të shkruar ose diktuar një letër, për të lexuar korrespondencën ose për të gjetur diçka në një dosje. Puna nuk shoqërohet më me rrjedhën e letrave që kalojnë nëpër një lloj tabele, ajo shoqërohet vetëm me një punonjës specifik. Prandaj, ai mund ta organizojë kohën e tij në mënyrën që i përshtatet, duke përcaktuar se kur dhe ku të bëjë këtë apo atë punë.

Të gjithë këta faktorë shpjegojnë nevojën e një sekretari apo administratori në selinë e kompanisë që do të "mbante rrethimin" - Nëse në vitet '60 një menaxher ose sekretar mund të komunikonte me telefon me të gjitha zyrat e zyrës, që në vitet '90 do të pretendonte. se menaxheri nuk mund të jetë me kilometra larg zyrës dhe të vazhdojë të udhëheqë punën e organizatës?

Përdorimi i teknologjive moderne synon futjen e metodave të punës "pa letër". Besohet gjerësisht se menaxherët kalojnë shumicën e kohës në takime biznesi dhe telefonata.

Me zhvillimin Teknologji moderne dhe zbatimi i tij në zyrë, ne jo vetëm ruajmë informacionin në formë elektronike ose dixhitale, por ruajmë edhe kopje në letër. Kështu, sasia e informacionit të ruajtur dyfishohet, një dollap metalik me dosje masive në të njëjtin vend! Epoka e punës pa letra është ende përpara. Vazhdon rezistenca e njerëzve ndaj adoptimit të një mjedisi 100 për qind elektronik të zyrës. Në të vërtetë, ruajtja e të gjithë informacionit në hard disk nuk ju çliron nga letrat hyrëse. Teknologjia nuk ka arritur ende nivelin që ne do të donim. Ne besojmë se e dimë atë që duam, por teknologjia ende nuk i ka përmbushur plotësisht nevojat tona.

Teknologjia e informacionit na lejon të arrijmë qëllimet e mëposhtme:

1. Për të reduktuar kohën për marrjen e informacionit (d.m.th., për të minimizuar vonesat në marrjen e informacionit për shkak të mosdisponueshmërisë së tij të mundshme, për shkak të postës, për shkak të dërgimit të informacionit në adresën e gabuar, ose thjesht për shkak të një dite pushimi në kompani).

2. Eliminoni punën e panevojshme dhe të përsëritur (detyrat e panevojshme si rishtypja dhe renditja e lodhshme dhe kërkimi i dokumenteve).

Optimizoni përdorimin e burimeve njerëzore (për detyra që kërkojnë arsyetim, iniciativë, vlerësim).

Pra, nga kjo punë mund të nxirren përfundimet e mëposhtme.

Rëndësia e informacionit dhe komunikimit në fazën aktuale është vazhdimisht në rritje. Koha dhe përparimi teknologjik diktojnë rregullat e veta, me të cilat duhet të pajtoheni. Zhvillimet shkencore dhe teknike, ndryshimet e vazhdueshme në mjedisin politik dhe ekonomik i detyrojnë menaxherët të aplikojnë gjithnjë e më shumë teknika të reja dhe të përmirësuara në punën e tyre në lidhje me informacionin dhe komunikimin.

Çdo ditë përballemi me flukset e informacionit dhe proceset e komunikimit, dhe meqenëse jo shumë e bëjnë këtë në mënyrë të koordinuar, siç u përmend më herët, rëndësia e studimit të këtij problemi po rritet dita-ditës.

Njohuritë dhe aftësia për të përdorur në mënyrë korrekte të gjitha teknikat e komunikimit e ndihmojnë shumë menaxherin që t'i afrohet zgjidhjes së detyrës kryesore të menaxhimit - marrja e një fitimi.

Ju gjithashtu mund të nxirrni përfundimet e mëposhtme:

1. Zbatimi i komunikimeve është një proces lidhës i nevojshëm për çdo veprim të rëndësishëm të menaxhimit.

2. Komunikimi është shkëmbimi i informacionit ndërmjet njerëzve.

3. Ndërmjet organizatës dhe mjedisit të saj, ndërmjet niveleve më të larta dhe më të ulëta, ndërmjet departamenteve të organizatës, është i nevojshëm shkëmbimi i informacionit. Liderët komunikojnë drejtpërdrejt me vartësit, qofshin individë apo grupe. Ka edhe thashetheme - si një sistem informal informal.

4. Elementet kryesore të procesit të komunikimit janë dërguesi, mesazhi, kanali dhe marrësi.

5. Hapat e procesit - zhvillimi i idesë, kodimi dhe përzgjedhja e kanaleve, transmetimi dhe deshifrimi.

6. Feedback, dmth reagimi i marrësit, duke treguar nëse informacioni i përcjellë kuptohet apo jo, ndihmon për të kapërcyer zhurmën.

7. Zhurma në sistemin e informacionit është ajo që shtrembëron kuptimin për shkak të dallimeve gjuhësore, dallimeve në perceptim dhe ndërveprimeve fizike.

8. Dallimet në perceptim janë një pengesë e zakonshme për shkëmbimin e informacionit, pasi njerëzit reagojnë vetëm ndaj asaj që perceptojnë. Nëse ata kanë sisteme të ndryshme vlerash dhe preferencash, ata kanë më shumë gjasa të perceptojnë dhe interpretojnë informacionin në mënyra të ndryshme.

9. Mospërputhjet semantike, d.m.th. mospërputhja midis mënyrave të përdorimit të fjalëve dhe kuptimeve të tyre është një pengesë e zakonshme në shkëmbimin e informacionit duke përdorur fjalët si simbole.

10. Shenjat joverbale mund të ndërhyjnë në komunikim nëse bien ndesh me kuptimin e fjalëve.

Reagimet e dobëta dhe pamundësia për të dëgjuar ndërhyjnë në komunikimin efektiv.

Lideri mund të përmirësojë efektivitetin e shkëmbimeve ndërpersonale duke sqaruar idetë se si t'i komunikojë ato, duke marrë parasysh dallimet e mundshme - semantikën dhe perceptimin - duke futur kuptimin e gjuhës së qëndrimit, gjestit dhe intonacionit, duke inkurajuar reagimet.

Filtrimi i lajmeve të këqija nga vartësit, mbingarkimi i rrjetit të informacionit dhe struktura e dobët organizative janë barriera të zakonshme për komunikimin në organizata.

Komunikimi në një organizatë mund të përmirësohet duke krijuar sisteme reagimi, duke rregulluar flukset e informacionit, duke ndërmarrë veprime menaxheriale që nxisin formimin e degëve në rrjedhën e sipërme dhe të poshtme të shkëmbimit të informacionit, duke vendosur sisteme të mbledhjes së propozimeve, duke shtypur materiale informative për përdorim brenda organizatës dhe duke zbatuar arritjet e teknologjisë moderne të informacionit.

Teknologjia e informacionit ka anët pozitive dhe negative. Në funksion të kësaj, në dekadat e ardhshme, puna e një menaxheri mund të bëhet më e thjeshtë dhe më e ndërlikuar.

Për t'u bërë një "fytyrë" shembullore e kompanisë, duhet të përmirësoni sjelljen tuaj në proceset e komunikimit dhe aftësinë për të analizuar informacionin, të përdorni metodat më të pranueshme të komunikimit. Njihni të gjitha pikat e forta dhe të dobëta të secilës teknikë të përdorur në proceset e komunikimit.

1. Antanovsky T.R., Baldin L.V. dhe baza të tjera të sipërmarrjes. Fjalor referencë. M., 2002

2. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Menaxhimi: personi, strategjia, organizimi, procesi. M., 2005

3. Glukhov V.V. Bazat e menaxhimit. M., 2000.

4. J. D. Daniels, Lee H. Radeb "Biznesi Ndërkombëtar". M., "Delo LTD", 2000

5. Douglas Coulter "Dallimet kulturore dhe menaxhimi" // Problemet e teorisë dhe praktikës së menaxhimit 1999 №3

6. Mescon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Bazat e menaxhimit: Per. nga anglishtja-M .: "Delo", 2002. - 165-193 f.

7. Naribaev K.N., Dzhumambaev S. Menaxhimi: Tutorial... – Almati. 1999

8. Pocheptsov G. Marrëdhëniet me publikun, ose si të menaxhohet me sukses opinioni publik. M., 2003.

9. Psikologji praktike për menaxherët. M .: Informo - ed. shtëpia "Filin", 2006

10. Rozanova V.A. Psikologjia e menaxhimit. - M .: Shkolla e Biznesit CJSC "Intel-Sintez", 2004

11. Philip Kotler “Bazat e marketingut”. M., "Libri i biznesit", 2003

12. Yakovleva ON Menaxhimi në fushën sociale - sistemet ekonomike... Tutorial. GAU, 2005

Glukhov V.V. Bazat e menaxhimit. M., 2000. f. 6

Psikologji praktike për menaxherët. M .: Informo - ed. shtëpia “Filin”, 2006 f.124

Antanovsky T.R., Baldin L.V. dhe baza të tjera të sipërmarrjes. Fjalor referencë. M., 2002, f. 243

Antanovsky T.R., Baldin L.V. dhe baza të tjera të sipërmarrjes. Fjalor referencë. M., 2002, f. 204

Philip Kotler "Bazat e marketingut". M., "Libri i biznesit", 2003, f. 301

Yakovleva O.N. Menaxhimi në sistemet socio-ekonomike. Tutorial. GAU, 2005, faqe 74

Philip Kotler "Bazat e marketingut". M., “Libri i biznesit”, 2003, f.398

Mescon M.H., Albert M., Hedouri F. Bazat e Menaxhimit: Trans. nga anglishtja-M .: “Delo”, 2002, 168 f.

Mescon M.H., Albert M., Hedouri F. Bazat e Menaxhimit: Trans. nga anglishtja-M .: "Delo", 2002,172 f.

Mescon M.H., Albert M., Hedouri F. Bazat e Menaxhimit: Trans. nga anglishtja-M .: “Delo”, 2002,175 faqe

Rozanova V.A. Psikologjia e menaxhimit. - M .: CJSC Business School "Intel-Sintez", 2004, f. 38

Menaxhimi i Komunikimeve të Projektit

Sigurimi i informacionit për pjesëmarrësit dhe proceset e projektit përfshin kanalet e komunikimit, grumbullimin e të dhënave, shkëmbimin dhe përditësimin e të dhënave, mirëmbajtjen e bazave të të dhënave, shpërndarjen e informacionit tek konsumatorët. Menaxhimi i informacionit siguron sigurimin, vlerësimin, përpunimin, monitorimin, analizën e informacionit, rrjedhat e informacionit gjatë cikli i jetes projekti.

Komunikimi dhe informacioni i lidhur është një lloj themeli për koordinimin e veprimeve të pjesëmarrësve të projektit.

Nën informacion kuptojnë të dhënat e mbledhura, të përpunuara dhe të shpërndara. Për të qenë i dobishëm për vendimmarrje, informacioni duhet të jepet në kohën e duhur, siç synohet dhe në një formë të përshtatshme. Kjo zgjidhet duke përdorur teknologjitë moderne të informacionit brenda sistemit të menaxhimit të projektit.

Menaxhimi i komunikimit të projektit (menaxhimi i ndërveprimit, lidhjet e informacionit) është një funksion menaxhimi që synon të sigurojë mbledhjen, gjenerimin, shpërndarjen dhe ruajtjen në kohë të informacionit të nevojshëm të projektit.

Menaxhimi i komunikimeve projekti përfshin proceset:

Planifikimi i komunikimit(Planifikimi i Komunikimeve) - përcakton nevojat për informacion dhe komunikim të ekipit të projektit (kujt, kur dhe çfarë informacioni i nevojitet).

Shpërndarja e informacionit(Shpërndarja e informacionit) - ofrimi në kohë i informacionit të nevojshëm për pjesëmarrësit e projektit.

Raportimi i performancës(Raportimi i Performancës) - mbledhja dhe shpërndarja e informacionit për ecurinë e projektit.

Përfundimi administrativ(Mbyllja Administrative) - përgatitja, grumbullimi dhe shpërndarja e informacionit dhe e materialeve për përfundimin formal të një faze ose projekti.

Konsumatorët kryesorë të informacionit të projektit janë:

Menaxher i Projektit - të analizojë mospërputhjet midis treguesve aktualë të performancës dhe atyre të planifikuar dhe të marrë vendime për projektin.

Klienti - për ndërgjegjësimin për ecurinë e punës projektuese.

Furnizuesit- kur ka nevojë për materiale, pajisje etj., të nevojshme për kryerjen e punës.

Dizajnerët - nëse është e nevojshme, bëni ndryshime në dokumentacionin e projektimit.

Realizues të drejtpërdrejtë të punës.

Përmbajtja e menaxhimit të komunikimit të projektit. Menaxhimi i komunikimit të projektit ofron mbështetje për sistemin e komunikimit (ndërveprimet) midis pjesëmarrësve të projektit, transferimin e informacionit të menaxhimit dhe raportimit që synon të sigurojë arritjen e objektivave të projektit. Çdo pjesëmarrës i projektit duhet të përgatitet për ndërveprim brenda projektit në përputhje me përgjegjësitë e tij funksionale.

Menaxhimi i komunikimit përfshin proceset e mëposhtme.

Planifikimi i një sistemi komunikimi - përcaktimi i nevojave për informacion të pjesëmarrësve të projektit (përcaktimi i përbërjes së informacionit, termave dhe metodave të shpërndarjes së tij).

Mbledhja dhe shpërndarja e informacionit - proceset e mbledhjes së rregullt dhe shpërndarjes në kohë të informacionit të nevojshëm për pjesëmarrësit e projektit.

Përgatitja e raporteve për ecurinë e projektit - përpunimi i rezultateve aktuale të gjendjes së punës së projektit, krahasimi i tyre me treguesit e planifikuar, analizimi i tendencave, parashikimi.

Dokumentimi i ecurisë së punës - grumbullimi, përpunimi dhe organizimi i ruajtjes së dokumentacionit të projektit.

Le të shqyrtojmë më në detaje proceset e listuara.

Planifikimi i sistemit të komunikimit. Plani i komunikimit është pjesë përbërëse e planit të projektit. Ai përfshin:

një plan grumbullimi informacioni që përcakton burimet e informacionit dhe metodat e marrjes së tij;

plani i shpërndarjes së informacionit, i cili përcakton konsumatorët e informacionit dhe metodat e shpërndarjes së tij;

një përshkrim të detajuar të çdo dokumenti që do të merret ose transmetohet, duke përfshirë formatin, përmbajtjen, nivelin e detajeve dhe përkufizimet e përdorura;

një plan për vënien në punë të llojeve të caktuara të komunikimeve;

metodat e përditësimit dhe përmirësimit të planit të komunikimit.

Plani i komunikimit është i zyrtarizuar dhe i detajuar në varësi të nevojave të projektit.

Mbledhja dhe shpërndarja e informacionit. Në kuadër të projektit ka nevojë për zbatim tipe te ndryshme komunikimet:

• e brendshme (brenda ekipit të projektit) dhe e jashtme (me menaxhmentin e kompanisë, klientin, organizatat e jashtme etj.);
• formale (raporte, pyetje, takime) dhe joformale (përkujtime, diskutime);
• me shkrim dhe me gojë;
• vertikale dhe horizontale.

Raportimi mbi ecurinë e projektit. Proceset e mbledhjes dhe përpunimit të të dhënave për rezultatet aktuale dhe shfaqja e informacionit për statusin e punës në raporte ofrojnë bazën për koordinimin e punës, planifikimin operacional dhe menaxhimin. Raportimi i progresit përfshin:

• informacion për gjendjen aktuale të projektit në tërësi dhe në kontekstin e treguesve individualë;
• informacion rreth devijimeve nga planet bazë;
• parashikimi i gjendjes së ardhshme të projektit.

Sistemet për mbledhjen dhe shpërndarjen e informacionit duhet të plotësojnë nevojat e llojeve të ndryshme të komunikimit. Për këto qëllime, mund të përdoren metoda të automatizuara dhe jo të automatizuara të mbledhjes, përpunimit dhe transmetimit të informacionit.

Metodat jo të automatizuara përfshijnë mbledhjen dhe transmetimin e të dhënave në letër, mbajtjen e takimeve.

Metodat e automatizuara përfshijnë përdorimin e teknologjisë kompjuterike dhe mjete moderne komunikimet për të përmirësuar efikasitetin e ndërveprimit: e-mail, menaxhimin e dokumenteve dhe sistemet e arkivimit të të dhënave.

Dokumentimi i ecurisë së punës. Rezultatet kryesore të ndërmjetme të progresit të punës duhet të dokumentohen zyrtarisht. Dokumentimi i rezultateve të progresit përfshin:

• mbledhjen dhe verifikimin e të dhënave përfundimtare;
• analiza dhe përfundime për shkallën e arritjes së rezultateve të projektit dhe efektivitetin e punës së kryer;
• arkivimi i rezultateve për përdorim të mëtejshëm.

Sistemet kompjuterike për mirëmbajtjen e arkivave elektronike bëjnë të mundur automatizimin e proceseve të ruajtjes dhe indeksimit të tekstit dhe dokumenteve grafike dhe lehtësojnë shumë aksesin në informacionin arkivor.

Dërgoni punën tuaj të mirë në bazën e njohurive është e thjeshtë. Përdorni formularin e mëposhtëm

Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.

Postuar në http://www.allbest.ru/

Universiteti Teknik Shtetëror Ulyanovsk

Instituti i Teknologjisë dhe Menaxhimit të Aviacionit

Departamenti i Ekonomisë, Menaxhimit dhe Informatikës

PUNA KURSI

Teknologjitë e informacionit dhe komunikimit në menaxhimin e organizatës

Specialiteti: 08050765 "Menaxhimi i Organizatave"

Tema: "Teoria e Menaxhimit"

Ulyanovsk 2010

Tabela e përmbajtjes

• Prezantimi
• 1. Menaxhimi i organizatës
• 2.2 Stilet e komunikimit
• 3. Proceset organizative
• 3.1 Procesi i komunikimit
• 3.2 Rrjetet e komunikimit
• 3.3 Ndërhyrja në komunikim
• konkluzioni

Prezantimi

Çdo organizatë ka një natyrë artificiale, të krijuar nga njeriu. Përveç kësaj, ajo gjithmonë përpiqet të ndërlikojë strukturën dhe teknologjinë e saj. Këto dy rrethana e bëjnë të pamundur kontrollin dhe koordinimin efektiv të veprimeve të anëtarëve të organizatës në nivel joformal ose në nivel të vetëqeverisjes. Çdo organizatë pak a shumë e zhvilluar duhet të ketë në strukturën e saj një organ të veçantë, aktiviteti kryesor i të cilit është kryerja e një grupi të caktuar funksionesh që synojnë t'u sigurojnë pjesëmarrësve të organizatës qëllime, duke koordinuar përpjekjet e tyre. Ky lloj aktiviteti quhet menaxhim.

Për të mbijetuar, organizata duhet të ruajë stabilitetin në lidhje me presionin e shpërbërjes mbi të nga mjedisi i jashtëm. Për këtë, organizata zhvillon dhe ruan strukturën dhe kulturën e saj. Megjithatë, nuk mjafton vetëm zgjidhja e problemeve strukturore. Një grup statusesh (pozitash) dhe rolesh përbën një strukturë formale organizative. Megjithatë, ata nuk përcaktojnë potencialin jetësor të organizatës, por njerëzit që zënë këto pozicione ose kryejnë këto role. Punonjësit e organizatës tregojnë individualitetin e tyre në shkallë të ndryshme në procesin e kryerjes së punës. Si rezultat, jo vetëm që shfaqen stile të ndryshme për të bërë të njëjtën punë, por shfaqen edhe modele të ndryshme të marrëdhënieve midis njerëzve në organizatë. Me kalimin e kohës, modele të tilla bëhen "tipike", prej tyre rriten traditat që përcaktojnë natyrën dhe drejtimin e mënyrës se si njerëzit ndërveprojnë në organizatë.

Traditat e këtij lloji nuk mund të identifikohen dhe shqyrtohen vetëm nga këndvështrimi i marrëdhënieve formale organizative që janë të ankoruara në strukturën e organizatës. Prandaj, për të kuptuar karakterin marrëdhëniet joformale, traditat, kulturat që rrethojnë strukturën e organizatës, është gjithashtu e nevojshme të studiohet dinamika e sistemit, d.m.th. proceset që ndodhin në ndërveprimin e njerëzve. Kuptimi i strukturës dhe proceseve ndihmon liderin të sigurojë arritjen e qëllimeve të organizatës, të përcaktojë rolin dhe vendin e çdo personi individual në organizatë në drejtim të përmbushjes së qëllimeve të tij individuale.

Organizata menaxhohet përmes njerëzve. Një nga mjetet më të rëndësishme të menaxhimit në duart e një menaxheri është informacioni që ai disponon. Duke përdorur dhe transmetuar këtë informacion, si dhe duke marrë reagime, ai organizon, udhëheq dhe motivon vartësit. Shumë varet nga aftësia e tij për të transmetuar informacion në atë mënyrë që të arrihet perceptimi më adekuat i këtij informacioni nga ata të cilëve u synohet.

Procesi i transferimit të informacionit dhe mjetet për këtë transferim quhen komunikim. Në të njëjtën kohë, komunikimi kuptohet si lidhja midis objekteve, si dhe vetë procesi i ndërveprimit në një organizatë dhe midis organizatave. Komunikimi luan një rol të madh në menaxhim, është mjeti më i rëndësishëm për të arritur qëllimet e organizatës.

Zhvillimi i teknologjive të reja të komunikimit ndikon drejtpërdrejt dhe tërthorazi proceset ekonomike... Ekspertët parashikojnë një ndryshim të rëndësishëm në tregun e punës dhe globalizimi, përshpejtimi dhe decentralizimi përcaktohen si tregues të fazës së re të ekonomisë së tregut.

Teknologjitë e informacionit dhe komunikimit, për shkak të potencialit të tyre të madh për rritje dhe zhvillim, njihen në mbarë botën si hallka formuese dhe qendrore e ekonomisë së re botërore. Në Shtetet e Bashkuara, koncepti i një ekonomie të re tashmë po luan një rol të rëndësishëm në formësimin e politikës buxhetore dhe financiare të shtetit. Vëmendja në rritje ndaj fushave të informacionit dhe komunikimit në mbarë botën është për shkak të rritjes së përgjithshme të rolit të industrive të informacionit në sistemin ekonomik global.

1. Menaxhimi i organizatës

Menaxhimi është funksion i një organi specifik të organizatës, i cili siguron drejtimin e veprimtarive të të gjithë elementëve të organizatës, pa përjashtim, mban brenda kufijve të pranueshëm devijimin e pjesëve individuale dhe të organizatës në tërësi nga qëllimet e përcaktuara. Për shembull, një departament në agjenci qeveritare ka rregulla dhe rregullore që rregullojnë orarin e punës së punonjësve, sasinë dhe cilësinë e punës së tyre, marrëdhëniet me departamentet e tjera etj. Drejtimi i departamentit, duke kryer funksionin e menaxhimit, monitoron zbatimin e këtyre normave dhe rregullave, duke zbatuar metodat e shpërblimit ose ndëshkimit.

Funksionimi i organizatave moderne përballet me shumë probleme, disa prej të cilave janë tipike dhe mund të zgjidhen relativisht lehtë nga specialistë që përdorin teknologji konvencionale për zhvillimin dhe zbatimin e zgjidhjeve. Për të zgjidhur problemet atipike, kërkohen teknologji të veçanta - zhvillimi i zgjidhjeve dhe, së fundi, zgjidhja e disa problemeve mund të mos jetë në fuqinë e menaxherëve dhe specialistëve. Një grup problemesh të tilla e karakterizon organizatën si një nga objektet më të vështira për studim dhe njohje. Me interes të veçantë është sistemi i menaxhimit të organizatës. Studimi dhe përmirësimi i tij është një detyrë e vazhdueshme e liderit.

Sistemi i kontrollit (CS) - një grup i të gjithë elementëve, nënsistemeve dhe komunikimeve ndërmjet tyre, si dhe proceseve që sigurojnë funksionimin e specifikuar (të qëllimshëm) të organizatës.

Për sistemin e menaxhimit të organizatave është e nevojshme:

- të zhvillojë misionin e organizatave;

- të shpërndajë funksionet e prodhimit dhe menaxhimit;

- të shpërndajë detyrat ndërmjet punonjësve;

- të vendosë rendin e ndërveprimit të punonjësve dhe sekuencën e funksioneve të kryera prej tyre;

- për të përvetësuar ose përmirësuar teknologjinë e prodhimit;

- të krijojë një sistem stimujsh, furnizimesh dhe shitjesh;

- për të organizuar prodhimin.

Zbatimi i aktiviteteve të listuara kërkon krijimin e një sistemi menaxhimi, i cili duhet të koordinohet me sistemin e prodhimit të organizatës (Fig. 1).

rrjeti i menaxhimit të informacionit të komunikimit

Oriz.1 . Sistemimenaxhimiorganizatave

CS përbëhet nga katër nënsisteme: metodologjia, procesi, struktura dhe teknikat e menaxhimit (Fig. 2).

Oriz.2 . Strukturaelementetsistemevemenaxhimiorganizimi

Metodologjia e menaxhimit përfshin qëllimet dhe objektivat, ligjet dhe parimet, funksionet, mjetet dhe metodat, shkollat ​​e menaxhimit.

Procesi i menaxhimit është një pjesë e aktiviteteve të menaxhimit, duke përfshirë formimin e një sistemi komunikimi, zhvillimin dhe zbatimin e vendimeve të menaxhimit, krijimin e një sistemi mbështetës të informacionit të menaxhimit.

Struktura e menaxhimit - një grup marrëdhëniesh të qëndrueshme midis objekteve dhe subjekteve të menaxhimit të organizatës, të zbatuara në veçanti format organizative... Struktura e menaxhimit përfshin strukturat funksionale, diagramet e marrëdhënieve organizative, strukturat organizative dhe një sistem trajnimi ose trajnimi të avancuar të personelit.

Teknika dhe teknologjia e kontrollit përfshijnë teknologjinë kompjuterike dhe organizative, mobiljet e zyrës, rrjetet e komunikimit, sistemin e menaxhimit të dokumenteve.

Metodologjia dhe procesi i menaxhimit karakterizojnë veprimtarinë e menaxhimit si një proces, dhe strukturën dhe teknikën e menaxhimit - si një fenomen. Të gjithë elementët e përfshirë në SU duhet gjithashtu të organizohen profesionalisht për funksionimin efektiv të kompanisë në tërësi.

Elementet kryesore që përbëjnë sistemin e menaxhimit të kompanisë janë: qëllimi, procesi i menaxhimit, metoda, komunikimi, detyra, ligji, parimi, marrëdhëniet organizative, funksioni, teknologjia, zgjidhja, karakteristikat e mbështetjes së informacionit, sistemi i menaxhimit të dokumenteve, struktura organizative.

Qëllimi është imazhi ideal i asaj që është e dëshiruar, e mundshme, e nevojshme dhe historikisht e pranueshme për kompaninë.

Procesi i menaxhimit është një sekuencë e fazave të formimit dhe zbatimit të ndikimit për të arritur një qëllim.

Metoda është një mënyrë për të ndikuar një person dhe një ekip. Përzgjidhet në bazë të prioriteteve të nevojave dhe interesave të një personi ose një ekipi.

Komunikimi është procesi i ndërveprimit ose reagimit në sistemin "person - person", "person - kompjuter" përmes transferimit të informacionit.

Një detyrë është një problem specifik që lind nga një qëllim që kërkon një zgjidhje.

Ligji është një marrëdhënie e nevojshme dhe e qëndrueshme midis dukurive. Ka ligje të natyrës, zhvillimit shoqëror dhe institucionet publike(shtetet). Ligjet nuk kanë alternativa.

Parimi - pozicioni themelor i çdo teorie, mësimdhënieje, botëkuptimi. Parimet kanë alternativa.

Marrëdhëniet organizative - lloje të ndryshme të ndikimeve mbi një person, duke përfshirë administrative, funksionale, patronazh.

Një funksion është një punë, shërbim ose detyrim që i është besuar një personi.

Teknologji - një grup metodash dhe procesesh për kryerjen e funksioneve të specifikuara.

Një vendim është rezultat i aktivitetit mendor të një personi, që çon në një përfundim ose veprime.Karakteristikat e mbështetjes së informacionit janë parametrat e vëllimit, vlerës, besueshmërisë, pasurisë dhe hapjes së informacionit.

Strukturat funksionale - skemat e ndërveprimit të funksioneve të nevojshme për funksionimin e suksesshëm të kompanisë. Sistemi i menaxhimit të dokumenteve - procedura e miratuar në organizatë për lëvizjen e dokumenteve hyrëse, dalëse dhe të brendshme.

Struktura organizative- skema e ndërveprimit të pozicioneve, funksioneve dhe vartësisë. Ndërlidhja e elementeve të sistemit të kontrollit është paraqitur në mënyrë skematike në Fig. 3.

Oriz.3 . Ndërlidhjaelementetsistemevemenaxhimi

Qëllimet e kompanisë ndahen në një grup detyrash specifike, të cilat i bashkon fusha e veprimtarisë: detyra ekonomike, teknike, sociale, mjedisore etj.

Për të zgjidhur problemet, ato formojnë një grup funksionesh ose operacionesh që duhet të kryhen. Pra, për të zgjidhur problemet ekonomike, është e nevojshme të kryhen funksionet e mëposhtme: kontabiliteti, puna dhe pagë, marketing etj.

Një numër detyrash të ndryshme mund të kërkojnë të njëjtin funksionalitet. Prandaj, i gjithë grupi i funksioneve analizohet, grupohet dhe më pas hartohet struktura funksionale e kompanisë. Në varësi të kushteve të funksionimit të kompanisë, procesi i kryerjes së funksioneve mund të jetë ciklik dhe një herë, i vazhdueshëm dhe diskret, sekuencial dhe paralel.

Skema e zgjedhur e procesit përcakton përparësinë e një ose një tjetër marrëdhënie organizative. Në bazë të diagramit funksional, procesit dhe marrëdhënieve organizative, përcaktoni përbërjen e personelit për nga numri dhe kualifikimet. Këto të dhëna janë të mjaftueshme për të ndërtuar një strukturë organizative menaxheriale (lineare-funksionale, hierarkike, matricore, etj.).

Duke ditur listën e të gjitha pozicioneve, funksioneve të kryera dhe vartësisë, është e mundur të llogaritet pajisjet teknike të vendit të punës së personelit. Pas kësaj, në përputhje me autoritetin e deleguar, punonjësit mund të zhvillojnë, bien dakord, pranojnë, miratojnë dhe zbatojnë vendimet. Gjithashtu, praktikisht të gjithë elementët i nënshtrohen ligjeve dhe rregullave (parimeve) të veprimtarisë profesionale. Që nga ai moment kompania konsiderohet se ka nisur punën.

2. Komunikimi në sistemin e kontrollit

2.1 Komunikimi - koncepti, llojet

Komunikimi (lat. Communicatio), fjalë për fjalë do të thotë "i përbashkët" ose "i ndarë nga të gjithë". Në aspektin praktik, është procesi i shkëmbimit të ideve dhe informacionit midis dy ose më shumë njerëzve, duke çuar në mirëkuptim të ndërsjellë.

Qëllimet e komunikimit:

· Sigurimi i shkëmbimit efektiv të informacionit ndërmjet subjekteve dhe objekteve të menaxhimit.

· Përmirësimi i marrëdhënieve ndërpersonale në procesin e shkëmbimit të informacionit.

· Krijimi i kanaleve të informacionit për shkëmbimin e informacionit ndërmjet punonjësve dhe grupeve individuale dhe koordinimi i detyrave dhe veprimeve të tyre.

· Rregullimi dhe racionalizimi i flukseve të informacionit.

Komunikimet ndahen në llojet e mëposhtme:

Komunikimi ndërpersonal ose organizativ i bazuar në komunikim verbal;

· Komunikimi i bazuar në shkëmbimin me shkrim të informacionit.

Komunikimet ndërpersonale, nga ana tjetër, ndahen në:

· Formale ose formale. Këto komunikime përcaktohen nga politika, rregullat, përshkrimet e punës së një organizate të caktuar dhe kryhen përmes kanaleve formale;

· Komunikimet joformale që nuk ndjekin rregullat e përgjithshme të një organizate të caktuar; ato kryhen në përputhje me sistemin e vendosur të marrëdhënieve personale midis punonjësve të organizatës.

Informacioni tipik i komunikuar përmes kanaleve informale të komunikimit: pushimet e ardhshme nga puna të punëtorëve të prodhimit, dënime të reja për vonesë, ndryshime në strukturën e organizatës, transferime dhe promovime të ardhshme, një deklaratë e detajuar e mosmarrëveshjes midis dy drejtuesve në takimin e fundit të shitjeve, i cili është në takim. kush pas pune etj .d.

Ndër komunikimet formale organizative, dallohen:

· Vertikale, kur informacioni kalon nga një nivel i hierarkisë në tjetrin;

· Horizontale ndërmjet departamenteve të ndryshme, e krijuar për të koordinuar aktivitetet e departamenteve të ndryshme.

Komunikimet vertikale, nga ana tjetër, ndahen në:

· Rritje, kur informacioni transmetohet nga poshtë lart (nga nivelet më të ulëta në më të lartat). Ky lloj komunikimi përmban informacione të nevojshme për menaxherët për të vlerësuar fushën e veprimtarisë për të cilën ata janë përgjegjës;

· Zbritëse, e kryer nga lart poshtë. Ky lloj komunikimi lidhet drejtpërdrejt me menaxhimin dhe kontrollin e punonjësve.

Komunikimi ndërpersonal ndahet gjithashtu në:

verbale (verbale) dhe joverbale.

Verbale , ato. gjuhësore, mjetet e të folurit janë bazë. Aftësia për të shprehur në mënyrë koncize, të qartë dhe të qartë idetë kryesore është cilësia më e rëndësishme profesionale e një menaxheri dhe një specialisti marketingu.

Si joverbale ( jogjuhësore) përdoren mjete, gjeste, ndryshime në pozicionin e trupit të folësit, veçanërisht të tij. pamjen, si dhe mjedisi që shoqëron performancën e tij (për shembull, shoqërimi muzikor, vokal, prania e një numri njerëzish të famshëm, autoritativ, etj.).

Informacioni i dërguar nga dërguesi pa përdorur fjalë si sistem kodimi formon mesazhin joverbal që qëndron në themel të komunikimit joverbal. V Kohët e fundit kjo fushë e komunikimit ndërpersonal po tërheq gjithnjë e më shumë vëmendjen e shkencëtarëve dhe specialistëve. Fakti është se efekti i shumicës së mesazheve është krijuar informacione jo verbale: 37% në tonin e zërit dhe 55% në shprehjen e fytyrës. Kjo është veçanërisht e dukshme në rastet kur pjesa verbale e mesazhit të dërguesit është kontradiktore.

Format verbale dhe joverbale të komunikimit nuk janë gjithmonë dhe jo domosdoshmërisht reciprokisht ekskluzive. Si rregull, interpretimi i mesazhit nga marrësi bazohet jo vetëm në fjalë, por edhe në elementë të tillë si gjesti dhe shprehjet e fytyrës që shoqërojnë fjalët e palës transmetuese.

Detyrat e komunikimit zgjidhen gjatë proceseve të komunikimit, d.m.th. proceset e shkëmbimit të informacionit.

2.2 Stilet e komunikimit

Stili i komunikimit është mënyra në të cilën një individ preferon të ndërtojë ndërveprime komunikimi me të tjerët. Ka shumë stile të ndryshme të përdorura nga njerëzit në komunikimin ndërpersonal. si dhe shumë qasje për përcaktimin e këtyre stileve. Njohja e stileve ndihmon në përcaktimin se si të silleni dhe çfarë të prisni nga sjellja e lidhur me një stil të caktuar.

Matja e komunikimit ndërpersonal mund të bazohet në dy variabla si p.sh hapja v komunikimet dhe përshtatshmërisë e kundërta lidhjet. Dimensioni i parë përfshin shkallën e hapjes ose zbulimit të vetvetes në komunikim me të tjerët për të marrë një përgjigje prej tyre, veçanërisht reagimin e tyre, duke treguar se si ata na perceptojnë ne dhe veprimet tona. Dimensioni i dytë mat shkallën në të cilën njerëzit ndajnë mendimet dhe ndjenjat e tyre për ta me të tjerët. Duke ndërtuar një matricë mbi këtë bazë, ku dimensioni i parë do të shtyhet vertikalisht dhe i dyti horizontalisht, mund të dallohen pesë stile të komunikimit ndërpersonal (Fig. 4).

Stili i komunikimit të individëve në kuadrantin e parë mund të përkufizohet si hapje veten time. Ky stil karakterizohet nga një shkallë e lartë e hapjes ndaj të tjerëve, por një nivel i ulët reagimesh nga individi që përdor këtë stil. Vetë-zbulimi në këtë rast matet në intervalin nga mesatarja në maksimum. Individi shkon tek kjo, duke përqendruar kështu vëmendjen tek vetja për të shkaktuar reagimin e të tjerëve ndaj sjelljes së tij. Fatkeqësisht, ky stil vuan nga fakti se reagimi i të tjerëve shpesh mbetet pa një përgjigje ose reagim adekuat nga ana e individit që e quan atë. Duke marrë parasysh reagimet e të tjerëve ndaj sjelljes së tyre, individi që përdor këtë stil mund të shfaqë emocione të shfrenuara që bëjnë pak për të krijuar marrëdhënie efektive midis palëve që komunikojnë.

Fig. 4. Stilet e komunikimit

Stili i komunikimit të një individi në kuadrantin e dytë përcaktohet si realizojnëation veten time dhe karakterizohet nga hapja maksimale dhe reagimi maksimal. Idealisht, ky stil është i dëshirueshëm, por faktorët e situatës (politika organizative, ndryshimi në status, etj.) mund ta shtyjnë një individ që zotëron këtë stil ta braktisë atë.

Stili i komunikimit në kuadrantin e tretë karakterizohet nga mbylljeanga v veten time, ato. në të njëjtën kohë një nivel i ulët hapjeje dhe një nivel i ulët reagimesh. Individi në këtë rast, si të thuash, izolohet duke mos lejuar që të tjerët ta njohin. Ky stil përdoret shpesh nga "introvertët" - njerëz me prirje për ta kthyer mendjen më shumë nga brenda. Ekstremi në shfaqjen e këtij stili shoqërohet me fshehjen e ideve, mendimeve, prirjeve dhe ndjenjave të tyre për të tjerët.

Stili i komunikimit në kuadrantin e katërt shoqërohet me mbrojtjes veten time dhe, siç shihet nga matrica, karakterizohet nga një nivel i ulët hapjeje, por një nivel i lartë reagimi. Përdoret gjerësisht për të njohur të tjerët ose për t'i vlerësuar më saktë ata. Në mënyrë tipike, individët që përdorin këtë stil nuk janë të hapur ndaj të tjerëve, por duan të diskutojnë të tjerët. Ata duan të dëgjojnë për veten e tyre, por nuk u pëlqen të diskutojnë cilësitë e tyre, veçanërisht ato të këqijat, me të tjerët.

Në mes të matricës janë individë që "shesin" veten nëse të tjerët bëjnë të njëjtën gjë. Ky stil quhet " tregtisë per veten time" dhe karakterizohet nga hapja e moderuar dhe reagimet e shkëmbyera në procesin e komunikimit ndërpersonal.

Do të ishte e gabuar të mendohej se ndonjë prej këtyre stileve të komunikimit është më i dëshirueshëm. Megjithatë, praktika e komunikimit efektiv tregon se stili në të cilin individi realizon veten është më i dëshirueshëm dhe i përdorur në më shumë situata. Zotërimi i këtij stili është një pasuri e vërtetë. Në lidhje me përdorimin e stileve të tjera, është e rëndësishme të kuptohen problemet e reagimeve efektive, aftësia për të "zbuluar veten dhe aftësia për të dëgjuar të tjerët.

3. Proceset organizative

3.1 Procesi i komunikimit

Një proces komunikimi është procesi i shkëmbimit të informacionit midis dy ose më shumë njerëzve. Qëllimi i tij është të sigurojë transmetimin dhe kuptimin e informacionit të shkëmbyer. Nëse nuk arrihet mirëkuptimi i ndërsjellë, atëherë komunikimi nuk ka ndodhur, nga ku rrjedh se të dyja palët luajnë një rol aktiv në të.

Ekzistojnë katër elementë bazë të procesit të komunikimit:

1. Dërgues - një person që gjeneron një ide ose mbledh informacion dhe e komunikon atë;

2. Mesazhi - vetë informacioni;

3. Mjetet kanalizuese të transmetimit të informacionit (transmetim gojor, takime, biseda telefonike, transmetim me shkrim, memorandume, raporte, e-mail, rrjete kompjuterike);

4. Marrësi (adresuesi) - personi të cilit i dedikohet informacioni dhe i cili e interpreton atë.

Procesi i komunikimit të shkëmbimit të informacionit përfshin faza të ndërlidhura:

1. Gjenerimi i një ideje ose përzgjedhje informacioni;

2. Zgjedhja e kanalit të transmetimit të informacionit;

3. Transferimi i mesazhit;

4. Interpretimi i mesazhit.

Për shembull, CEO firmat tregtare vendosi të diskutojë me drejtuesit e dyqaneve në një takim çështjen e gjendjes dhe përmirësimin e cilësisë së shërbimeve tregtare për popullatën. Në këtë rast, CEO është dërguesi që ka marrë idenë; informacion mbi statusin dhe përmirësimin e cilësisë së tregtisë - mesazheve; një takim është një kanal informacioni; marrësit janë menaxherët e dyqaneve të cilët interpretojnë mesazhin dhe përdorin të njëjtin takim për të dhënë komente për CEO.

Pjesëmarrësit në proceset e komunikimit janë: burim informacioni; informacioni i transmetuar; mjetet e transmetimit të informacionit; konsumatori i informacionit.

Si burim informacioni Përfaqësohen objektet e sipërpërmendura të mjedisit të brendshëm dhe të jashtëm të organizatës: drejtuesit dhe vartësit, njësitë funksionale të kësaj organizate, burimet e burimeve, konsumatorët, partnerët, subjektet e tjera të tregut, infrastruktura e menaxhimit, organet. të kontrolluara nga qeveria, publiku, media.

Informacioni i transmetuar karakterizohet nga përmbajtja, vëllimi, si dhe forma e kodimit:

Për sa i përket përmbajtjes, informacioni mund të jetë kuptimplotë, i pakuptimtë, i pakuptimtë. Shkalla e përmbajtjes së informacionit vlerësohet ekskluzivisht nga konsumatori sipas sasisë dhe cilësisë së informacionit të dobishëm për arritjen e qëllimeve të organizatës;

vëllimi informacioni përcaktohet në njësi në varësi të mjeteve të transmetimit të tij. Pra, mund të jenë faqe për informacion teksti, kohë leximi - për një raport, bajt - për një kompjuter

formulari kodues informacioni varet nga mënyra e transmetimit të tij dhe mund të jetë në formë të folurit gojor ose tekst të shtypur në një gjuhë të caktuar, sinjal elektronik etj.

Mjetet e transmetimit informacioni mund të jetë në letër (i shtypur), zanor, elektronik (telefon, faks, TV, radio, kompjuter).

Si konsumatorë të informacionit ka organe dhe objekte kontrolli, si dhe burime të tjera informacioni të përmendura më sipër.

Procesi i komunikimit kryhet në disa faza: prodhimi i informacionit, kodimi i informacionit, transferimi i informacionit, konsumi i informacionit.

Prodhimi i informacionit është marrja, përmbledhja e informacionit, vlerësimi i tyre, përzgjedhja e të nevojshmeve ndërmjet tyre, renditja e duhur.

Kodimi i informacionit konsiston në dhënien e formës së kërkuar për transmetim (fjalë, letër, elektronike), nëse është e nevojshme - në klasifikimin e informacionit.

Transferimi i informacionit lidhur me zgjedhjen dhe përdorimin e një kanali komunikimi. Në këtë rast, duhet të merren parasysh gjerësia e brezit të kanalit, besueshmëria e tij, korrespondenca e informacionit të transmetuar, shpejtësia dhe kostoja.

Konsumi i informacionit parashikon vendosjen e tij në formën e kërkuar, sjelljen e tij në një formë të përshtatshme për përdorim, zbatimin e zbatimit të informacionit përmes zhvillimit të vendimeve të menaxhimit.

Formimi i proceseve të komunikimit, si dhe zgjedhja e mjeteve dhe kanaleve të komunikimit kryhen në ndërmarrje pas hartimit të strukturës së saj organizative në përputhje me fushën e zgjedhur të veprimtarisë, të miratuar. programi i prodhimit dhe strukturën e menaxhimit. Zgjidhjet e komunikimit që përmbajnë rregullimin e procedurave të komunikimit duhet të vendosen për çdo nivel hierarkik të menaxhimit dhe t'i komunikohen një zyrtari specifik.

3.2 Rrjetet e komunikimit

Rrjeti i komunikimit - kjo është një lidhje e individëve që marrin pjesë në procesin e komunikimit në një mënyrë të caktuar me ndihmën e flukseve të informacionit (Fig. 5). Në këtë rast nuk merren parasysh individët si të tillë, por komunikimi marrëdhënie ndërmjet individëve. Një rrjet komunikimi përfshin rryma mesazhesh ose sinjalesh ndërmjet dy ose më shumë individëve. Rrjeti i komunikimit fokusohet në modelet e këtyre flukseve të zhvilluara në organizatë, në vend të faktit nëse mesazhi është përcjellë apo kuptimi. Megjithatë, rrjeti i komunikimit mund të ndikojë në ngushtimin ose zgjerimin e hendekut midis vlerës së dërguar dhe marrë.

Fig. 5. Rrjeti i komunikimit ndërpersonal i udhëheqësit të ekipit në organizatë

Rrjeti i krijuar nga lideri përbëhet nga lidhje vertikale, horizontale dhe diagonale. Vertikale lidhjet ndërtohen përgjatë vijës së udhëheqjes nga shefi te vartësit. Horizontale lidhjet kryhet ndërmjet individëve ose pjesëve të organizatës në nivele të barabarta: ndërmjet deputetëve, ndërmjet drejtuesve të departamenteve, ndërmjet vartësve. . Lidhjet diagonale - këto janë lidhje me shefat e tjerë dhe me vartësit e tjerë. Rrjeti i këtyre lidhjeve krijon strukturën reale të organizatës. Detyra e strukturës formale organizative është që të çojë rrjedhat e komunikimit në drejtimin e duhur. Madhësia e divizioneve në organizatë kufizon mundësitë për zhvillimin e rrjetit të komunikimit. Nëse madhësia e grupit rritet në progresion aritmetik, atëherë numri i marrëdhënieve të mundshme të komunikimit rritet në mënyrë eksponenciale. Prandaj, rrjeti i komunikimit në një grup prej 12 personash është më i larmishëm dhe kompleks sesa në një grup prej tresh. Në varësi të mënyrës se si janë ndërtuar rrjetet e komunikimit, aktivitetet e grupit mund të jenë pak a shumë efektive.

Ekzistojnë modele të mirëpërcaktuara të rrjeteve të komunikimit për grupe me madhësi të njëjtë ose të ndryshme (Fig. 6). Në rrjetet "rreth", anëtarët e grupit mund të komunikojnë vetëm me ata që ndodhen pranë tyre. Në rrjetet e tipit "rrota", përfaqësohet një hierarki formale, e centralizuar e pushtetit, në të cilën vartësit komunikojnë me njëri-tjetrin përmes shefit të tyre. Baza objektive e një situate të tillë është se një person i cili është b qendra e "rrotës" ka më shumë lidhje komunikimi se anëtarët e tjerë të grupit. Ai merr më shumë mesazhe, ka më shumë gjasa të njihet nga anëtarët e tjerë të grupit si udhëheqës, ka më shumë ndikim social tek anëtarët e tjerë të grupit, zakonisht ka më shumë përgjegjësi për përcjelljen e informacionit, më shumë nga ai sesa nga të tjerët, zgjidhja përfundimtare për problemi pritet.

Fig. 6. Shembuj të rrjeteve të komunikimit në grup

Një pamje e ngjashme vërehet në rrjetet e tipit "Y". Këto rrjete quhen rrjete të centralizuara dhe mund të jenë efektive nëse zgjidhen probleme të thjeshta. Një lloj tjetër i hierarkisë së pushtetit përfaqësohet nga rrjetet e tipit "zinxhir", në të cilat shfaqen lidhje horizontale - një element i decentralizimit. Rrjetet në të gjithë kanalin përfaqësojnë grupe plotësisht të decentralizuara. Kjo zakonisht kërkohet kur të gjithë duhet të përfshihen në zgjidhjen e problemeve komplekse. Kjo qasje quhet edhe komunikim i hapur.

Kuptimi i llojeve të rrjeteve të komunikimit është veçanërisht i rëndësishëm për të kuptuar marrëdhënien e fuqisë dhe kontrollit në një organizatë. Mbajtja ose centralizimi i informacionit dihet se ruan marrëdhëniet e pushtetit.

Natyra e ndërvarësisë së punës dhe njerëzve në një grup ose organizatë do të përcaktojë llojin e rrjetit të komunikimit që është më efektiv. Ndërvarësia e thjeshtë lejon përdorimin e rrjeteve të centralizuara. Ndërvarësitë komplekse kërkojnë një qasje "ekipore" për ndërtimin e rrjeteve të komunikimit. Megjithatë, një rrjet kompleks mund të mos zgjidhë një problem të thjeshtë.

Kur organizoni rrjete komunikimi në një ndërmarrje, është e nevojshme të merren parasysh specifikat e llojeve dhe kanaleve të ndryshme të komunikimit në secilën fazë të procesit të komunikimit.

3.3 Ndërhyrja në komunikim

Një karakteristikë shumë e rëndësishme e çdo forme komunikimi është ndjeshmëria e tij ndaj të gjitha llojeve të ndërhyrjeve. Ndërhyrja i referohet pengesave, barrierave që lindin gjatë formimit, transmetimit dhe marrjes së informacionit dhe prishin komunikimin.

Barrierat kryesore të komunikimit janë ndërhyrjet që lidhen me përmbajtjen e mesazhit, formën e mesazhit, mjetet e komunikimit, organizimin e mesazhit.

Ndërhyrje në lidhje me përmbajtjen e mesazhit:

1. Verbale gjuhësore ( lidhur me të folurit, fjalët). Këto janë, para së gjithash, pengesa semantike të shkaktuara nga keqkuptimi i kuptimit të fjalëve (për shembull, për shkak të përkthimit të dobët), trajnimi i pamjaftueshëm profesional (keqkuptimi i termave të veçantë), shqiptimi i dobët, etj.

2. Joverbale gjuhësore ( lidhur me gjuhën e shenjave, lëvizjet e trupit, shprehjet e fytyrës). Këto janë pengesa që dalin gjatë negociatave, kur palë të ndryshme u japin kuptime të ndryshme të njëjtave gjeste (për shembull, tundja e kokës në bullgarët nuk do të thotë marrëveshje, si tek ne, por mohim).

3. Ndërhyrje logjike . Këtu bëhet barriera sistem të ndryshëm prova të pranuara nga palët, vizion i ndryshëm për të njëjtat rrethana, parime dhe qëndrime të ndryshme. Pra, logjika e të pasurit është e ndryshme nga logjika e të varfërve, logjika e guximtarit - nga logjika e të maturit, logjika e blerësit - nga logjika e shitësit, etj.

4. Ndërhyrja e perceptimit . Një pengesë mund të jetë mjedisi në të cilin perceptohet informacioni (për shembull, një atmosferë jo miqësore), një paragjykim ndaj informacionit të marrë, mungesë besimi, kontradikta me mesazhet e mëparshme, një papërgatitje për perceptim (për shembull, për shkak të neglizhencës së nevojshme punë përgatitore).

Ndërhyrja e lidhur me përmbajtjen mund të zbutet kryesisht nga:

përgatitje e kujdesshme për formimin, transmetimin dhe marrjen e informacionit;

tërheqja e specialistëve për të krijuar një mesazh dhe për ta marrë atë;

trajnimin e personelit të organizatës në proceset e komunikimit;

krijimi i një mjedisi të favorshëm për komunikim.

Ndërhyrja e lidhur me formën:

1. Kompleksiteti i formës . Këtu, ndërhyrja ndodh për shkak të vështirësisë së të kuptuarit të mesazhit (për shembull, me abuzimin e termave të veçantë, bollëkun e të dhënave dixhitale, etj.).

2. Forma e pamësuar. Ndërhyrja ndodh, për shembull, kur urdhri jepet në një mënyrë jokonvencionale (për shembull, në një formulim të pazakontë).

3. Mospërputhja e formës me përmbajtjen e informacionit . Për shembull, një telefonatë shqetësimi duhet të dërgohet si një mesazh i shkurtër dhe informacioni financiar duhet të jetë gjithëpërfshirës.

4. Ndërmjetësimi i pajustifikuar në transferimin dhe interpretimin e informacionit. Ndërhyrja ndodh për shkak të shtrembërimeve të pashmangshme në çdo fazë të transmetimit dhe marrjes së mesazhit (efekti i "telefonit të prishur").

Ndërhyrja e lidhur me formën mund të kapërcehet duke:

duke e bërë mesazhin në formë të kuptueshme dhe të aksesueshme;

pajtueshmërinë me rregullat e vendosura dhe të dakorduara për paraqitjen e informacionit;

sigurimi i përputhjes së formularit të mesazhit me përmbajtjen e tij;

përjashtimi i rasteve të ndërmjetme të pajustifikuara gjatë transmetimit dhe marrjes së informacionit.

Ndërhyrje në komunikim:

1. Efikasitet i ulët i transferimit të informacionit . Për shembull, kodimi i informacionit të kërkuar nga ky mjet, duke shkaktuar një vonesë në transmetimin e tij.

2. Kapaciteti i vogël i objektit . Kjo shkakton mbingarkesa të informacionit, për shembull, kur organizatës i mungojnë pajisjet e nevojshme të zyrës për përpunimin dhe transmetimin e një mesazhi.

3. Mospërputhja e mediumit me natyrën e informacionit të transmetuar. Për shembull, mungesa e pajisjeve video na detyron të kufizohemi vetëm në pajisjet audio, aftësitë e të cilave janë dukshëm më të ulëta.

4. Imuniteti i dobët ndaj zhurmës dhe cilësia e ulët e objekteve të komunikimit. Kjo çon në ndërprerje të procesit të komunikimit dhe ul në mënyrë dramatike cilësinë e tij.

Ndërhyrjet që lidhen me mjetet e komunikimit mund të reduktohen ndjeshëm duke ndarë fonde shtesë për pajisjen e komunikimeve me teknologji moderne.

Ndërhyrja e lidhur me organizimin e mesazhit:

1. Reagime të këqija ose mungesës së tij. Kjo rrit shanset e shtrembërimit të informacionit, privon organizatën nga aftësia për të kontrolluar procesin e menaxhimit.

2. Vonesa e informacionit . Kjo ul në mënyrë dramatike vlerën e informacionit dhe efikasitetin e përdorimit të tij.

3. Zgjedhja e pasuksesshme e partnerëve në procesin e komunikimit. Kjo rrit mundësinë e shtrembërimit të mesazheve, dhe në disa raste mund të çojë në një prishje të komunikimit.

4. Koha dhe vendosja e dobët e komunikimit. Kjo zvogëlon vlerën e mesazhit dhe efektivitetin e zbatimit të tij.

Ndërhyrja e lidhur me organizimin e mesazhit mund të reduktohet ndjeshëm duke:

vendosja e detyrueshme e reagimeve të vazhdueshme dhe të qëndrueshme;

sigurimi i afatit kohor të transferimit të informacionit;

përzgjedhje e kujdesshme e pjesëmarrësve në procesin e komunikimit;

koha e menduar dhe vendosja e komunikimit.

3.4 Efektiviteti i proceseve të komunikimit

Efektiviteti i proceseve të komunikimit varet nga shumë faktorë.

1. Është e nevojshme të përcaktohet nevoja për informacion. Kjo duhet të sigurojë që punonjësit të kuptojnë se si do të përdoret informacioni dhe që kërkesat për informacion të drejtohen saktë. Ekzistojnë dy mënyra kryesore për të gjetur informacion:

aktive kur një grup i caktuar të dhënash kërkohet drejtpërdrejt ose indirekt, për shembull me ndihmën e një bibliotekari. Kjo qasje quhet "tërheqje " - "tërheqje";

pasiv, kur një punonjës njofton departamentin ose organizatën e tij në tërësi, çfarë informacioni i nevojitet ( " shtytje " - "shtyrja jashtë").

2. Personeli duhet të jetë i vetëdijshëm për disponueshmërinë e informacionit, d.m.th. duhet të ketë tregues, katalogë, drejtori telefonike, navigatorë, etj., si dhe aftësinë për të kontaktuar profesionistët për të marrë informacion në lidhje me njohuritë e grumbulluara në organizatë.

3. Sigurimi i aksesit në informacion. Për të marrë informacion duke përdorur metodat "tërheq" dhe "shtytje", është e nevojshme t'i sigurohet përdoruesit mjetet më të përshtatshme dhe të ruhet një ekuilibër midis këtyre metodave.

4. Sistemi i komunikimeve në organizatë duhet të karakterizohet nga plotësia dhe plotësia, që do të thotë se aksesi ofrohet si në informacionin e kontrolluar nga qendra ashtu edhe në informacionin e krijuar individualisht.

për të siguruar menaxhimin e flukseve të informacionit në organizatë, d.m.th. të kuptojë qartë nevojat për informacion të të gjitha niveleve të menaxhimit dhe të organizojë flukset e informacionit në përputhje me këto nevoja;

përdorni disa kanale komunikimi paralelisht kur transmetoni mesazhe (për shembull, të folurit e shkruar dhe të folur);

të tregojë vëmendje të vazhdueshme ndaj proceseve të shkëmbimit të informacionit (takime me vartësit, diskutimi i ndryshimeve të ardhshme, raporte mbi rezultatet e kontrollit);

organizimi i sistemeve të reagimit (anketimi i punonjësve, një sistem për mbledhjen e propozimeve nga punonjësit, rotacioni i personelit);

praktikoni lëshimin e buletineve;

të ofrojë trajnime të avancuara për punonjësit e menaxhimit;

përdorin teknologji moderne të informacionit (video konferenca, etj.).

Për komunikim të suksesshëm, menaxherët duhet t'u përmbahen rregullave të mëposhtme:

1. Përpara komunikimit, përcaktoni qartë idetë që do të përcillen në mesazhe. Është e nevojshme të merren parasysh qëllimet dhe qëndrimet e atyre të cilëve u dërgohet mesazhi dhe atyre të cilëve u përket.

2. Analizoni qëllimin e vërtetë të çdo komunikimi. Duhet të identifikohet qëllimi më i rëndësishëm dhe më pas duhet përshtatur gjuha, intonacioni dhe qasja në përgjithësi në mënyrë që të gjitha të kontribuojnë në arritjen e qëllimit. Nuk duhet arritur shumë me një komunikim.

3. Analizoni të gjithë mjedisin fizik dhe njerëzor në çdo komunikim. Me rëndësi të madhe janë: koha e komunikimit, komunikimi personal apo formë tjetër, klima sociale në organizatë, në departament etj. Komunikimi duhet të përshtatet vazhdimisht me ndryshimin e kushteve mjedisore.

4. Gjatë planifikimit të komunikimit, është e nevojshme të konsultoheni me punonjësit e tjerë; shpesh është e rëndësishme të kërkohet përfshirja e punonjësve të tjerë. Kjo mund të shtojë besueshmëri dhe objektivitet në mesazh. Shpesh, ata që ndihmuan në planifikimin e komunikimit do ta mbështesin atë në mënyrë aktive.

5. Duhet t'i kushtoni vëmendje intonacionit dhe përmbajtjes kryesore të mesazhit. Kjo ndikon në pozicionin e njerëzve të cilëve u dërgohet mesazhi.

6. Kapni mundësitë kur paraqiten, përfshini diçka të dobishme dhe të vlefshme për marrësin në mesazh. Vartësit kanë më shumë gjasa t'u përgjigjen mesazheve të tilla.

7. Është e nevojshme të vendoset komunikimi jo vetëm për sot, por edhe për të ardhmen. Ndërsa komunikimi ka të bëjë kryesisht me detyrat imediate, ai duhet të organizohet rreth përvojave të kaluara dhe të përafrohet me interesat dhe qëllimet afatgjata të organizatës.

konkluzioni

Është pothuajse e pamundur të mbivlerësohet rëndësia e komunikimit në menaxhim. Pothuajse çdo gjë që bëjnë udhëheqësit për ta bërë më të lehtë për një organizatë të arrijë qëllimet e saj kërkon komunikim efektiv. Nëse njerëzit nuk mund të shkëmbejnë informacion, ata nuk do të jenë në gjendje të punojnë së bashku, të formulojnë qëllime dhe t'i arrijnë ato. Megjithatë, komunikimi është një proces kompleks me hapa të ndërvarur. Secili prej këtyre hapave është shumë i nevojshëm për t'i bërë mendimet tona të kuptueshme për një person tjetër. Çdo hap është një pikë në të cilën nëse jemi të pakujdesshëm dhe nuk mendojmë për atë që po bëjmë, kuptimi mund të humbasë.

Sipas hulumtimeve, menaxherët shpenzojnë 50 deri në 90% të kohës së tyre në komunikim. Kjo duket e pabesueshme, por bëhet e kuptueshme kur mendon se lideri e bën këtë për të përmbushur rolet e tij në marrëdhëniet ndërpersonale, shkëmbimin e informacionit dhe proceset e vendimmarrjes, për të mos përmendur funksionet menaxheriale të planifikimit, organizimit, motivimit dhe kontrollit. Pikërisht për shkak se shkëmbimi i informacionit është i përfshirë në të gjitha llojet kryesore të aktiviteteve të menaxhimit, ne e quajmë komunikim një proces lidhës.

Meqenëse udhëheqësi ka tre role dhe katër funksione kryesore për të formuluar qëllimet e organizatës dhe për t'i arritur ato, cilësia e komunikimit mund të ndikojë drejtpërdrejt në shkallën në të cilën janë arritur qëllimet.

Kjo do të thotë se komunikimi efektiv është thelbësor për suksesin e individëve dhe organizatave.

Komunikimi joefektiv është një nga fushat kryesore të shfaqjes së problemeve. Duke kuptuar thellësisht komunikimin në nivelin e individit dhe organizatës, njeriu duhet të përpiqet të reduktojë incidencën e komunikimeve joefektive dhe të bëhet menaxherë më të mirë dhe më efektivë. Liderët efektivë janë ata që janë efektivë në komunikim. Ata përfaqësojnë thelbin e Procesit të Komunikimit, kanë një aftësi të zhvilluar mirë të komunikimit me gojë dhe me shkrim dhe kuptojnë se si mjedisi ndikon në shkëmbimin e informacionit.

Struktura komunikuese, për aq sa është e zhvilluar, rrit fleksibilitetin dhe aftësitë vetërregulluese të organizatës. Është mjeti kryesor për trajnimin dhe përmirësimin e menaxherëve të mesëm. Zhvillimi i strukturave të komunikimit në organizata stimulohet nga progresi teknik dhe përdorimi i teknologjive të avancuara.

Lista e burimeve të përdorura

1. Abchuk V.A. Menaxhimi: Teksti mësimor. - SPb .: Shtëpia botuese "Soyuz", 2002. - 463 f.

2. Bolshakov A.S. Menaxhimi: Teksti mësimor. - SPb .: "Shtëpia botuese" Peter "", 2000. - 160 f.

3. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Menaxhimi: Teksti mësimor. - botimi i 3-të. - M .: Gardariki, 2003 .-- 528 s

4. Gerchikova I.N. Menaxhimi: Teksti mësimor. - Botimi i 3-të, Rev. dhe shtoni. - M .: Bankat dhe bursat, UNITI, 1997 .-- 501 f.

5. Krylov A.N. Menaxhimi i komunikimit. Teoria dhe praktika: - M .: Shtëpia botuese e Institutit Kombëtar të Biznesit, 2002. - 228 f.

Dërgoni punën tuaj të mirë në bazën e njohurive është e thjeshtë. Përdorni formularin e mëposhtëm

Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.

Postuar ne http://www.allbest.ru/

Postuar ne http://www.allbest.ru/

Prezantimi

Komunikimi është një nga problemet kryesore në shoqërinë moderne. Në organizata, ky problem kthehet në mungesë të të kuptuarit se komunikimi nuk është thjesht një shkëmbim informacioni, por një proces dinamik ndërpersonal i shkëmbimit të sjelljes. Nga të gjitha proceset organizative, komunikimet, ndoshta, zënë një vend qendror, kryesor, pasi ato janë në zemër të jetës së organizatës. Vendimmarrja shpesh përkufizohet si zgjedhje midis dy ose më shumë alternativave. Megjithatë, në realitet ky është procesi i mbledhjes dhe përpunimit të informacionit, zhvillimi i alternativave dhe zgjedhja e njërës prej tyre dhe më e rëndësishmja është zbatimi i vendimit. Pa këtë të fundit, ky proces nuk ka fare kuptim. Ndërveprimi i menaxhmentit kryhet në organizatë në nivele të ndryshme, dhe në secilën prej tyre ka konflikte. Konfliktet shihen sot si burim i zhvillimit individual dhe organizativ, pasi gjatë zgjidhjes së konfliktit lind një situatë e re. Paradoksi është se prania e një konflikti përdoret për të gjykuar pjekurinë e një individi, një grupi dhe një organizate. Konflikti është fara jetike nga e cila rritet suksesi.

Qëllimi i punës së kursit është të përcaktojë vendin e informacionit dhe komunikimit në menaxhimin e organizatës.

Detyrat e punës janë të zbulojnë saktësisht se si informacioni kontribuon në funksionimin normal të kompanisë, çfarë roli luan në menaxhim, si të punohet në mënyrë efektive për një menaxher me ndihmën e komunikimit.

Objekti i punës së kursit është informacioni i përfshirë në procesin e menaxhimit dhe komunikimit.

1. Konceptet e përgjithshme të informacionit dhe shkëmbimit të informacionit

1.1 Koncepti i informacionit

Informacioni kuptohet si informacion për botën që na rrethon, i cili është në formën e simboleve, të dyja të arritshme, të kuptueshme për një person dhe që kërkojnë analizë, kuptim dhe dekodim.

Informacioni është një reflektim në vetëdijen e një personi të botës përreth, i fiksuar në një farë mënyre dhe për këtë arsye zotëron vetinë e riprodhueshmërisë, i përdorur si një mjet komunikimi midis njerëzve, njohjes dhe vetëdijes për botën, akumulimit dhe ruajtjes së njohurive.

Në aktivitetet e menaxhimit, informacioni është një koleksion informacioni për gjendjen e nënsistemeve kontrolluese dhe të kontrolluara, si dhe mjedisi... Sidoqoftë, në praktikën e menaxhimit të një organizate, informacioni kuptohet në një mënyrë të thjeshtuar, si:

· Një grup informacioni për gjendjen e kontrollit, sistemet e kontrolluara dhe mjedisin e jashtëm të funksionimit të tyre;

· Informacion i ri për gjendjen e këtyre objekteve të kontrollit;

· Informacion që ul nivelin e pasigurisë dhe rrezikut në lidhje me të ardhmen etj.

Në kushtet moderne të menaxhimit dhe menaxhimit të një organizate, mbështetja e informacionit është bërë një fushë e rëndësishme, e cila konsiston në mbledhjen dhe përpunimin e informacionit të nevojshëm për marrjen e vendimeve të informuara të menaxhimit.

Organizatat ruajnë dhe përpunojnë sasi të mëdha të dhënash që mund të shndërrohen në informacione të dobishme. Efektiviteti i përdorimit të tij varet nga aftësia e organizatës për të mbledhur të dhëna parësore, duke u ofruar menaxherëve informacionin që u nevojitet. Figura 1 tregon procesin e konvertimit të të dhënave parësore në informacione të menaxhimit me anë të një sistemi informacioni (IS).

Figura 1 - Shndërrimi i të dhënave në informacion me anë të IS

1.2 Vetitë e informacionit

Cilësia e informacionit përcaktohet në përputhje me katër kritere kryesore:

1) Besueshmëria (saktësia). Nëse oraret e trenave ndryshojnë me të paktën 10%, shumica e pasagjerëve do ta perceptojnë orarin e vjetër si jashtëzakonisht jo të besueshëm. Nëse punonjësit gjejnë gabime në informacionin e përmbajtur në dokument, ata do të mos besojnë të gjitha të dhënat e marra me ndihmën e tij.

2) Kohëzgjatja. Vetëm informacioni i marrë në kohën e duhur ka vlerë. Menaxheri përgjegjës për ekzekutimin e buxhetit ka nevojë për informacion operacional në lidhje me nivelin e kostove, gjë që i lejon atij t'i përgjigjet në mënyrë adekuate ndryshimeve të padëshiruara.

3) Vëllimi i kërkuar. Shumë menaxherë vuajnë nga një tepricë e informacionit sepse nuk janë në gjendje të shikojnë dhe përdorin sasi të mëdha të tij. Ndoshta kjo do të thotë se është për të ardhur keq të zgjedhësh një format për konvertimin e të dhënave në informacione të menaxhimit.

4) Rëndësia. Shumë varet nga detyrat dhe përgjegjësitë e një punonjësi të caktuar. Menaxheri përgjegjës për prodhimin ka nevojë për informacion mbi vëllimet e prodhimit, normat e ndërprerjes së pajisjeve; menaxheri i lartë ka nevojë për të dhëna më të përgjithësuara.

Për të vlerësuar kriterin e rëndësisë, referojuni Tabelës 1, e cila tregon ndryshimet në nevojat për informacion të menaxherëve të lartë dhe drejtuesve të departamenteve përgjegjës për punën e përditshme të organizatës (Gorry dhe Skott-Morton, 1971) :

Tabela 1 - Dallimet në nevojat për informacion të menaxherëve të lartë dhe drejtuesve të departamenteve

Menaxherët e lartë	Shefat e departamenteve
Të dhëna të përgjithësuara	Informacion shumë i specializuar
Analiza e tendencave, planet për të ardhmen	Të dhëna statistikore
Informacion i brendshëm dhe i jashtëm	Kryesisht të dhëna të brendshme
Informacion kryesisht me cilësi të lartë	Kryesisht informacion sasior
Nevojat ndryshojnë në varësi të nevojës për vendime specifike	Të dhënat ditore

1.3 Shkëmbimi i informacionit

Në aktivitetet e firmave të mëdha, transferimi i informacionit është një faktor kryesor i domosdoshëm në funksionimin normal të firmës. Në të njëjtën kohë, sigurimi i efikasitetit dhe besueshmërisë së informacionit është i një rëndësie të veçantë. Për shumë firma, një sistem informacioni i brendshëm i informacionit zgjidh problemet e organizatës procesi teknologjik dhe është i natyrës prodhuese.

Me anë të informacionit kryhen faza të përsëritura ciklike të procesit të kontrollit - marrja, përpunimi i informacionit për gjendjen.

objekt i kontrolluar dhe transferimi i komandave të kontrollit tek ai. Për rrjedhojë, me ndihmën e informacionit realizohet lidhja ndërmjet subjektit dhe objektit dhe ndërmjet pjesëve kontrolluese dhe të kontrolluara të sistemit të kontrollit të përgjithshëm.

gjatë aktivitete të përbashkëta njerëzit shkëmbejnë pikëpamje, ide, pikëpamje, sugjerime, njohuri, qëndrime të ndryshme. E gjithë kjo mund të konsiderohet si informacion, dhe vetë procesi i komunikimit mund të përfaqësohet si një proces i shkëmbimit të informacionit. Pikërisht për shkak se shkëmbimi i informacionit është i përfshirë në të gjitha llojet kryesore të aktiviteteve të menaxhimit, ne e quajmë komunikim një proces lidhës. Dhe një nga mjetet më të rëndësishme të menaxhimit në duart e një menaxheri është informacioni në dispozicion të tij. Duke përdorur dhe transmetuar këtë informacion, si dhe duke marrë reagime, ai organizon, udhëheq dhe motivon vartësit. Prandaj, shumë varet nga aftësia e tij për të transmetuar informacione në atë mënyrë që të arrihet perceptimi më adekuat i këtij informacioni nga ata të cilëve u synohet.

Komunikimi është shkëmbimi i informacionit, në bazë të të cilit menaxheri merr informacionin e nevojshëm për marrjen e vendimeve efektive dhe ua komunikon vendimet e marra punonjësve të organizatës. Nëse komunikimi është i dobët, vendimet mund të jenë të gabuara, njerëzit mund të keqkuptojnë se çfarë kërkon menaxhimi prej tyre, ose, së fundi, marrëdhëniet ndërpersonale mund të vuajnë nga kjo. Komunikimi efektiv shpesh përcakton cilësinë e vendimeve dhe mënyrën se si ato do të zbatohen në të vërtetë.

Është pothuajse e pamundur të mbivlerësohet rëndësia e komunikimit në menaxhim. Pothuajse çdo gjë që bëjnë udhëheqësit për ta bërë më të lehtë për një organizatë të arrijë qëllimet e saj kërkon komunikim efektiv. Nëse njerëzit nuk mund të shkëmbejnë informacion, ata nuk do të jenë në gjendje të punojnë së bashku, të formulojnë qëllime dhe t'i arrijnë ato. Megjithatë, komunikimi është një proces kompleks me hapa të ndërvarur. Secili prej këtyre hapave është shumë i nevojshëm për t'i bërë mendimet tona të kuptueshme për një person tjetër. Çdo hap është një pikë në të cilën, nëse jemi të pakujdesshëm dhe nuk mendojmë për atë që po bëjmë, kuptimi mund të humbasë.

Sipas hulumtimeve, menaxherët shpenzojnë 50 deri në 90% të kohës së tyre në komunikim. Kjo duket e pabesueshme, por bëhet e kuptueshme kur mendon se lideri e bën këtë për të përmbushur rolet e tij në marrëdhëniet ndërpersonale, shkëmbimin e informacionit dhe proceset e vendimmarrjes, për të mos përmendur funksionet menaxheriale të planifikimit, organizimit, motivimit dhe kontrollit.

Pikërisht për shkak se shkëmbimi i informacionit është i përfshirë në të gjitha llojet kryesore të aktiviteteve të menaxhimit, ne e quajmë komunikim një proces lidhës. Meqenëse lideri ka tre role dhe katër funksione kryesore për të formuluar qëllimet e organizatës dhe për t'i arritur ato, cilësia e komunikimit mund të ndikojë drejtpërdrejt në shkallën e arritjes së qëllimeve.

Kjo do të thotë se komunikimi efektiv është thelbësor për suksesin e individëve dhe organizatave. Komunikimi joefektiv është një nga fushat kryesore të shfaqjes së problemeve. Duke kuptuar thellësisht komunikimin në nivelin e individit dhe organizatës, ne duhet të mësojmë të reduktojmë incidencën e komunikimit joefektiv dhe të bëhemi menaxherë më të mirë dhe më efektivë. Liderët efektivë janë ata që janë efektivë në komunikim. Ata përfaqësojnë thelbin e procesit të komunikimit, kanë një aftësi të zhvilluar mirë të komunikimit me gojë dhe me shkrim dhe kuptojnë se si mjedisi ndikon në shkëmbimin e informacionit.

Komunikimi kryhet duke transferuar ide, fakte, opinione, ndjesi ose perceptime, ndjenja dhe marrëdhënie nga një person te tjetri gojarisht ose në çdo formë tjetër, në mënyrë që të marrë përgjigjen e dëshiruar si përgjigje.

Kur shqyrtohet procesi i komunikimit, është e nevojshme të merret parasysh se në kontekstin e komunikimit njerëzor, është e rëndësishme jo vetëm se si transmetohet informacioni, por edhe si formohet, specifikohet dhe zhvillohet. Komunikimi dhe informacioni janë gjëra të ndryshme, por të lidhura. Komunikimi përfshin si atë që përcillet dhe mënyrën se si ajo "çfarë" transmetohet.

Që të realizohet komunikimi, kërkohen të paktën dy persona. Prandaj, secili prej pjesëmarrësve duhet të ketë të gjitha ose disa nga aftësitë: të shohë, të dëgjojë, të prekë, të perceptojë erën dhe shijen.

Komunikimi efektiv kërkon aftësi dhe aftësi të caktuara nga secila prej palëve. Komunikimi duhet të konsiderohet jo vetëm si dërgim dhe marrje informacioni, pasi kemi të bëjmë me marrëdhëniet e dy individëve, secili prej të cilëve është subjekt aktiv - informimi i tyre reciprok përfshin krijimin e aktiviteteve të përbashkëta. Prandaj, në procesin e komunikimit ndodh jo vetëm lëvizja e informacionit, por edhe një shkëmbim aktiv i tij.

Në një shkëmbim specifik njerëzor të informacionit, rëndësia e informacionit luan një rol të veçantë për secilin pjesëmarrës në komunikim, pasi njerëzit nuk shkëmbejnë vetëm fjalë, por në të njëjtën kohë përpiqen të zhvillojnë një kuptim të përbashkët. Dhe kjo është e mundur me kusht që informacioni të jetë jo vetëm i pranuar, por edhe i kuptueshëm dhe i kuptueshëm.

2. Semiotika dhe seksionet e saj

menaxhimin e menaxhimit të komunikimit

Semiotika është një shkencë që studion mënyrat e transmetimit të informacionit, vetitë e shenjave dhe sistemet e shenjave në shoqërinë njerëzore (kryesisht gjuhët natyrore dhe artificiale, si dhe disa fenomene kulturore, sisteme mitesh, ritualesh), natyrën (komunikimin në mbretërinë e kafshëve) ose në vetë njeriun (perceptimi vizual dhe dëgjimor, etj.). Me fjalë të tjera, semiotika është një teori e shenjave dhe sistemeve të shenjave.

Ekzistojnë tre seksione të semiotikës:

§ sintaksore (ose sintaksë, nga greqishtja. sintaksë- ndërtimi, rendi) - studion modelet e ndërtimit të sistemeve të shenjave pavarësisht nga interpretimi i tyre, domethënë raporti i shenjave me njëra-tjetrën;

§ semantika (nga greqishtja. semantikos- çfarë do të thotë) - studion marrëdhëniet midis një shenje dhe kuptimit të saj;

§ pragmatika (nga greqishtja. pragmatos- veprim) - studion marrëdhëniet e shenjave me dërguesit, marrësit e tyre dhe kontekstin e veprimtarisë së shenjave.

Në shkencën moderne, ekzistojnë disa fusha të kërkimit semiotik.

Drejtimi i parë është semiotika biologjike, ose biosemiotikë.

Ky drejtim merret me studimin e sistemeve sinjalizuese (komunikimi) të kafshëve, duke përfshirë kafshët e ulëta dhe insektet, domethënë studion sisteme të bazuara në shenja natyrore, ose shenja që janë disi të rëndësishme për ekzistencën e vetë organizmit, domethënë biologjikisht. thelbësor (biologjikisht i rëndësishëm).

Drejtimi i dytë është etnosemiotika, e cila studion "nivelin e nënkuptuar" të kulturës njerëzore. Edhe kur diçka krejt e prekshme, p.sh. një këngë dasme folklorike ose një komplot, shfaqet si objekt më vete vëzhgimi për etnosemiotikën, këndvështrimi i semiotikës për këtë temë ndryshon nga këndvështrimi; shkencat e folklorit: semiotika e studion atë si pjesë e sistemeve të tilla të shenjave të një shoqërie të caktuar, kuptimi dhe roli i të cilave nuk njihet nga vetë anëtarët e shoqërisë.

Etnosemiotika është një shkencë e re dhe me zhvillim të shpejtë; ende nuk ka teori përgjithësisht të pranuara përgjithësisht në të. Jashtë vendit, veçanërisht në Shtetet e Bashkuara, një numër i madh kërkimesh specifike individuale kryhen brenda kuadrit të etnografisë (të quajtura atje "antropologji kulturore dhe sociale").

Le të ndalemi fillimisht në kërkimet private të kryera në antropologjinë kulturore dhe sociale, duke marrë si shembull tipik studimin e qëndrimeve njerëzore që mund të jenë pjesë e sistemeve të shenjave. Në kuadrin e antropologjisë kulturore dhe sociale, studimi i qëndrimeve mund të kryhet nga këndvështrime të ndryshme.

Nga njëra anë, qëndrimet mund të studiohen nga pikëpamja e fiziologjisë së trupit të njeriut (në të njëjtën mënyrë, mund të studiohet e qara, e qeshura, funksionet fiziologjike, etj.), kjo është e ashtuquajtura pikë etologjike e pamje. Përshkrimi i pozave është i rëndësishëm për psikologjinë inxhinierike, e cila konsiston në studimin e një personi në kontakt me një makinë: reagimet dhe sjellja njerëzore, vendosja e një personi përpara një makinerie ose makine, dizajni i dorezave, paneleve të kontrollit, etj. .; njohja e qëndrimeve tipike për një kombësi të caktuar është e rëndësishme kur planifikoni apartamente, mobilje, etj.; për psikiatrinë: vëzhgimi psikiatrik i qëndrimeve, nga ana tjetër, mund të hedhë dritë mbi sjelljen fizike të një personi të shëndetshëm.

Nga ana tjetër, qëndrimet mund të studiohen si pozicione të trupit të njeriut tipike për një kulturë të caktuar. Ky është një këndvështrim etnologjik. Numri i përgjithshëm i pozicioneve të ndryshme të qëndrueshme që trupi i njeriut është në gjendje të pranojë është rreth 1000. Por prej tyre, për shkak të traditës kulturore të çdo fisi dhe populli, disa janë të ndaluara (tabu), ndërsa të tjerat janë të fiksuara. Prandaj, studimi i posturave duhet të jetë domosdoshmërisht krahasues, "ndërkulturor". Për të përcaktuar nëse një qëndrim i caktuar është i rëndësishëm, për shembull, qëndrimi i qëndrimit ulur në një vakt, domethënë nëse ka rëndësi etnologjike, është e nevojshme të krahasohen pozicionet e qëndrimit ulur në një vakt në kultura të ndryshme, për shembull, indianët e Amerikës së Veriut dhe Aborigjenët e Zelandës së Re. Nëse qëndrimet rezultojnë të jenë vazhdimisht të ndryshme, atëherë ato janë një fakt kulturor.

Pas kësaj, mund të përpilohet një katalog i pozave etnologjike (Figura 2). Pas izolimit të njësive më të vogla, elementare të sjelljes hapësinore njerëzore - pozave dhe përpilimit të katalogëve - fillon një studim i thellë kulturor dhe etnografik i tyre, i cili mund të kryhet në vijat e mëposhtme:

a) marrëdhënia e pozave me sistemet e tjera simbolike dhe jo simbolike të kulturës: veshjet, shtrirja e banesave, etj .;

b) tradita kulturore dhe historike - qëndrueshmëria e disa qëndrimeve gjatë periudhave të gjata të ekzistencës së popujve.

Qëndrime të tilla tradicionalisht transmetohen dhe vazhdojnë për periudha të gjata kohore. Supozohet se ato mund të shërbejnë, si forma të gjuhës dhe objekte të kulturës materiale, për të vendosur lëvizjet dhe kontaktet më të lashta të fiseve. Kështu, qëndrimi në rreshtin e tretë nga lart, kolona e katërt nga e majta, karakteristike për popullsinë e ishujve Samoan në Oqeanin Paqësor, me sa duket tregon kontakte indirekte me Indinë, ku lidhet me zakonet fetare.

Figura 2 - Pjesë e katalogut të pozave që janë domethënëse nga pikëpamja etnologjike (sipas G. Hughes)

Drejtimi i tretë - linguosemiotikë- fokusohet në studimin e gjuhës natyrore me stilistikën e saj.

Gjuha natyrore e tingullit të njerëzve është më e plota dhe më e përsosura nga të gjitha sistemet e komunikimit që ekzistojnë në të person i famshëm Bota. Sisteme dhe gjuhë të tjera artificiale, të krijuara nga njeriu (për shembull, shkrimi, sinjalizimi me flamuj, kodi Morse, Braille për të verbërit, gjuhë artificiale si Esperanto ose Volapuk, gjuhë informacioni-logjike, etj.) përfshijnë vetëm disa nga vetitë e një gjuhe natyrore. Këto sisteme mund të përmirësojnë ndjeshëm gjuhën dhe ta tejkalojnë atë në një ose disa aspekte, por në të njëjtën kohë të jenë inferiore ndaj saj në të tjerat, ashtu si telefoni, televizioni, radioja (në përgjithësi, çdo mjet, çdo instrument) përmirësojnë disa veçori. organet individuale person.

Linguosemiotika eksploron sisteme të tjera të lidhura me shenjat, të cilat:

§ funksionojnë paralelisht me gjuhën (për shembull, gjestet dhe shprehjet e fytyrës që shoqërojnë fjalimin);

§ kompensoni gjuhën (për shembull, intonacioni shprehës, stilistik; shkronjat tipografike);

§ modifikoni funksionet dhe karakterin e tij simbolik (për shembull, të folurit artistik).

V vitet e fundit Në lidhje me zhvillimin e shpejtë të modelimit të gjuhës natyrore dhe shfaqjen e llojeve të ndryshme të gjuhëve artificiale (informacion, informacion-logjik, si programimi, etj.), Objekti i linguosemiotikës është zgjeruar gjithashtu.

Drejtimi i katërt - semiotika abstrakte- studion vetëm vetitë dhe marrëdhëniet më të përgjithshme që karakterizojnë sistemet e shenjave, pavarësisht nga mishërimi i tyre material (R. Carnap jashtë vendit; V.B. Biryukov, D.P. Gorsky, A.A. Zinoviev, V.V. Martynov, etj., BRSS). Në kuadër të këtij drejtimi po krijohet teoria më abstrakte, logjiko-matematikore e sistemeve të shenjave.

Lënda e semiotikës së përgjithshme është krahasimi, radhitja dhe përgjithësimi i rezultateve të semiotikës së veçantë; shqyrtimi se si manifestohen marrëdhëniet gjuhësore abstrakte në sisteme të ndryshme të shenjave; formulimi i ligjeve të përgjithshme semiotike që dalin në këtë rast; zgjidhja e çështjeve epistemologjike etj.

3. Matja e informacionit. Entropia

3.1 Roli i informacionit në menaxhim

Thelbi dhe roli i informacionit në menaxhim tregohet më së miri nga lidhja midis konceptit të informacionit dhe konceptit të entropisë. Dikur N. Wiener shprehte dualitet entropi - informacion si më poshtë: “Ashtu si sasia e informacionit në një sistem është një masë e organizimit të sistemit, në të njëjtën mënyrë entropia është një masë e çorganizimit të sistemit; njëri është i barabartë me tjetrin, i marrë me shenjën e kundërt." Menaxhimi i sistemit varet nga informacioni i disponueshëm. Nga të gjithë shumëllojshmërinë e përkufizimeve të informacionit, më themelorja është ajo që supozohet nga teoria e informacionit dhe lidhet me sasinë e informacionit:

Informacioni është heqja e pasigurisë. Në këtë rast, pasiguria zvogëlohet nga sasia e informacionit që është marrë në procesin e zgjedhjes ose marrjes së një vendimi nga numri i alternativave në dispozicion;

Megjithatë, në menaxhim, informacioni është gjithashtu një mjet komunikimi (informacioni transmetohet në formën e një mesazhi që përmban informacion në variablat që ndryshojnë).

Informacioni kundërvepron me tendencat e sistemit për çorganizim dhe rritje të entropisë, dhe sasia e informacionit në sistem është një masë e organizimit të sistemit (Figura 3.1.).

Duhet bërë një dallim midis koncepteve të tilla si të dhënat dhe informacioni. Të dhënat - informacioni parësor (sinjalet) për ndryshimet në variabla (shkalla e grumbullimit është e ulët);

Informacioni i ndërmjetëm i marrë si rezultat i grumbullimit dhe grumbullimit të të dhënave parësore, duke informuar për dinamikën e ndryshimeve;

Informacioni përfundimtar (shkalla e lartë e grumbullimit dhe grumbullimit), e përdorur drejtpërdrejt në procesin e vendimmarrjes.

3.2 Masat sasiore të informacionit

Masat strukturore përdoren për të matur vetëm informacione diskrete. Masat strukturore të përdorura bazohen në elemente informacioni (kuanta), të cilat kuptohen si pjesë të pandashme të informacionit.

Masat strukturore ndahen në masa gjeometrike, kombinuese dhe shtuese të informacionit.

Masa gjeometrike përcakton sasinë e informacionit si vlerën e gjatësisë, sipërfaqes ose vëllimit të modelit gjeometrik të mesazhit, në lidhje me numrin e kuanteve që ai përmban. Potenciali, domethënë sasia maksimale e mundshme e informacionit në dimensionet e dhëna strukturore përcaktohet me metodën gjeometrike. Ky numër quhet kapaciteti informativ.

Sasia e informacionit në përdorim masë kombinuese llogaritet si numri i kombinimeve që mund të bëhen nga zërat e informacionit. Kjo masë mat diversitetin e mundshëm strukturor komplekset e informacionit... Masa kombinuese këshillohet të përdoret kur kërkohet të vlerësohen mundësitë e transferimit të informacioneve të ndryshme duke përdorur elementë alfanumerik.

Para se të flasim për masën shtesë të informacionit, ne prezantojmë konceptet e thellësisë h dhe gjatësisë l të një fjale.

Thellësia h fjalët emërtojnë numrin e elementeve (shkronjave) të ndryshme që përmban alfabeti i miratuar.

Gjatësia l fjalë quhet numri i karaktereve të nevojshme dhe të mjaftueshme për të përfaqësuar një grup të caktuar fjalësh me elemente të një alfabeti të caktuar.

Thellësia e fjalës korrespondon me rrënjën, dhe gjatësia e fjalës korrespondon me gjatësinë e sistemit të numrave ose sistemit të kodimit.

Numri i përgjithshëm i fjalëve që mund të përfaqësohen me kode me gjatësi l dhe thellësi h përcaktohet nga shprehja

Kjo do të thotë se kapaciteti i informacionit q me këtë metodë vlerësimi varet në mënyrë eksponenciale nga gjatësia e fjalës l. Prandaj, zbatimi i kësaj mase në praktikë është një shqetësim i madh.

Për të bërë të mundur shtimin e sasisë së informacionit kur shtoni fjalë dhe proporcionalitetin e sasisë së informacionit me gjatësinë e një fjale, Hartley prezantoi një masë logaritmike shtesë të informacionit.

I = log 2 h l = l log 2 h.

Njësia e matjes së informacionit kur aplikohet një masë shtesë është pak, d.m.th., sasia e informacionit që përmban një fjalë me thellësi h = 2 dhe gjatësi l= 1. Nëse informacioni vjen nga burime të ndryshme, atëherë kur vlerësohet sasia e informacionit me një masë shtesë, është e vërtetë

ku I (A1, A2, ..., An) është sasia totale e informacionit nga burimet A1, A2, ..., An;

I (Ai), i = 1 (1) n - sasia e informacionit nga burimi Ai, e matur me një masë shtesë.

Përcaktimi i sasisë së informacionit duke përdorur masa statistikore kërkon një qasje probabiliste. Me këtë qasje, informacioni konsiderohet si një mesazh për rezultatin e ngjarjeve të rastësishme, zbatimin e variablave dhe funksioneve të rastit, dhe sasia e informacionit varet nga probabilitetet a priori të këtyre ngjarjeve, sasive, funksioneve. Masat statistikore dhe strukturore të informacionit nuk lejojnë vlerësimin e përmbajtjes së informacionit, pasi ato nuk marrin parasysh kuptimin e mesazhit dhe vlerën e tij për adresuesin. Masat semantike ofrojnë një mundësi për të shmangur këtë disavantazh.

3.3 Sasia e informacionit si masë e organizimit të sistemit

Sasia e informacionit përdoret për të shprehur shkallën e organizimit të sistemit bazuar në matjen e shkallës së pasigurisë (formula 3.1.):

К = -log2 p i, (3.1.),

ku p i është probabiliteti i zgjedhjes së alternativës së i-të;

Një ilustrim i kësaj formule është paraqitur më poshtë në Figurën 3.2. Koncepti i sasisë së informacionit interpretohet më poshtë në lidhje me reduktimin e pasigurisë kur zgjidhni midis 8 alternativave. Në të njëjtën kohë, pasiguria u ul me 3 bit ose nga sasia e informacionit që u mor si rezultat i zgjedhjes nga 8 alternativa.

K = -log2 pi = -log 2 18 = 3 bit.

ku K është sasia e informacionit;

p i - probabiliteti i zgjedhjes së alternativës së i-të;

Figura 4 - Tre shenja të përzgjedhjes dhe reduktimi i pasigurisë me tre bit kur zgjidhni nga tetë opsionet.

4. Rrjetet e komunikimit të organizatës

Organizata menaxhohet përmes njerëzve. Një nga mjetet më të rëndësishme të menaxhimit për një menaxher është drejtimi i tyre sinjale ose mesazhe vartësve të tyre për sjelljen e tyre të nevojshme për të arritur qëllimet organizative. Duke përdorur këtë dhe duke marrë reagime nga vartësit, menaxheri organizon, motivon dhe udhëheq vartësit. Shumë varet nga aftësia e menaxherit për të transmetuar dhe marrë në mënyrë efektive sinjale dhe mesazhe të tilla në mënyrë që ato të perceptohen në mënyrën më adekuate nga ata të cilëve u synohen. Shumë menaxherë e kuptojnë rëndësinë e këtij problemi dhe i kushtojnë vëmendje të madhe.

Në procesin e komunikimit, sinjalet ose mesazhet për sjelljen transmetohen nga një subjekt në tjetrin dhe anasjelltas. Subjektet mund të jenë individë, grupe dhe organizata në tërësi.

Në rastin e parë, komunikimi është ndërpersonale karakter. Ai kryhet duke transferuar ide, fakte, opinione, sugjerime, ndjesi ose perceptime, ndjenja dhe marrëdhënie nga një person në tjetrin në verbale formë (me gojë ose me shkrim), si dhe në joverbale(posturat, gjestet, toni i zërit, koha e transmetimit, etj.) për të marrë përgjigjen e dëshiruar.

Në rastin e dytë dhe të tretë, po flasim organizative komunikimi, d.m.th. si, nga kush dhe kur dërgohen sinjalet në kontekstin e grupeve dhe organizimeve (takime, prezantime, udhëzime dhe procedura, dokumente biznesi, urdhra dhe udhëzime, plane, etj.) dhe si merren reagimet (vëzhgime, raporte, vlerësime, etj. .) etj.). Lidhjet e komunikimit që ekzistojnë në organizatë pasqyrojnë strukturën e saj aktuale, dhe detyra e menaxhmentit të lartë në këtë rast është t'i sjellë të dyja në përputhje.

Mospërputhja midis strukturës së miratuar dhe procesit ekzistues të komunikimit në organizatë redukton ndjeshëm efektivitetin e aktiviteteve të saj.

Duhet theksuar se komunikimi dhe informacion - këto janë të ndryshme (dy koncepte që shpesh ngatërrohen), por koncepte të ndërlidhura. Informacioni është një pjesë e natyrshme dhe kuptimplotë e një sinjali ose mesazhi të dërguar ose marrë, i cili bën të mundur që t'i jepet një rëndësi e caktuar. E thënë thjesht, informacioni është një interpretim i brendshëm i ngjarjeve të jashtme. Për shembull, një ulërimë frike është një interpretim i informacionit që mund të matet edhe në decibel.

Komunikimi gjithashtu përfshin çfarë transmetohet dhe më pas si kjo "çfarë" po transmetohet. Që komunikimi të zhvillohet në një version ndërpersonal, kërkohen të paktën dy persona.

Komunikimi shtron kërkesa për secilin prej pjesëmarrësve në ndërveprimin e menaxhmentit. Pra, secili prej pjesëmarrësve duhet të ketë të gjitha ose disa nga aftësitë: të shohë, të dëgjojë, të prekë, të perceptojë erën, të shijojë etj. Komunikimi efektiv kërkon aftësi dhe aftësi të caktuara nga secila prej palëve, si dhe praninë e një shkalle të caktuar të mirëkuptimit të ndërsjellë.

Termi "komunikim" vjen nga latinishtja "communis" që do të thotë "i përbashkët": transmetuesi i sinjaleve ose mesazheve përpiqet të krijojë një "bashkësi" me marrësin.

Prandaj, komunikimi mund të përkufizohet si transferim jo vetëm i informacionit, por kuptimit ose kuptimit përmes simboleve. Komunikimi efektiv ndërpersonal është kritik për suksesin e menaxhimit për një sërë arsyesh. Së pari, vendimi i shumë njerëzve detyrat e menaxhimit bazohet në ndërveprimin e drejtpërdrejtë të njerëzve (shefi me vartësin, vartësit me njëri-tjetrin) në kuadër të ngjarjeve të ndryshme.

Së dyti, komunikimi ndërpersonal është padyshim mënyra më e mirë për të diskutuar dhe zgjidhur çështje të karakterizuara nga pasiguri dhe paqartësi.

Një rrjet komunikimi është një lidhje e individëve që marrin pjesë në procesin e komunikimit në një mënyrë të caktuar duke përdorur rrjedhat e informacionit (Figura 5). Në këtë rast nuk merren parasysh individët si të tillë, por marrëdhëniet e komunikimit ndërmjet individëve. Një rrjet komunikimi përfshin rryma mesazhesh ose sinjalesh ndërmjet dy ose më shumë individëve. Rrjeti i komunikimit fokusohet në modelet e këtyre flukseve të zhvilluara në organizatë, në vend të faktit nëse mesazhi është përcjellë apo kuptimi. Megjithatë, rrjeti i komunikimit mund të ndikojë në ngushtimin ose zgjerimin e hendekut midis vlerës së dërguar dhe marrë.

Rrjeti i krijuar nga lideri përbëhet nga lidhje vertikale, horizontale dhe diagonale. Lidhje vertikale ndërtohen përgjatë vijës së udhëheqjes nga shefi te vartësit. Horizontale lidhjet kryhen ndërmjet individëve ose pjesëve të organizimit të niveleve të barabarta: ndërmjet deputetëve, ndërmjet drejtuesve të departamenteve, ndërmjet vartësve. Lidhjet diagonale- këto janë lidhje me shefat e tjerë dhe me vartësit e tjerë. Rrjeti i këtyre lidhjeve krijon strukturën reale të organizatës. Detyra e strukturës formale organizative është që të çojë rrjedhat e komunikimit në drejtimin e duhur. Madhësia e divizioneve në organizatë kufizon mundësitë për zhvillimin e rrjetit të komunikimit. Nëse madhësia e grupit rritet në progresion aritmetik, atëherë numri i marrëdhënieve të mundshme të komunikimit rritet në mënyrë eksponenciale. Prandaj, rrjeti i komunikimit në një grup prej 12 personash është më i larmishëm dhe kompleks sesa në një grup prej tresh.

Në varësi të mënyrës se si janë ndërtuar rrjetet e komunikimit, aktivitetet e grupit mund të jenë pak a shumë efektive.

RRJETI I KOMUNIKIMIT TË JASHTËM

Figura 5 - Rrjeti i komunikimit ndërpersonal i udhëheqësit të ekipit në organizatë

Ekzistojnë modele të mirëpërcaktuara të rrjeteve të komunikimit për grupe me madhësi të njëjtë ose të ndryshme (Figura 6). Në rrjetet e "rrethit", anëtarët e grupit mund të komunikojnë vetëm me ata që ndodhen pranë tyre. Në rrjetet e tipit "rrota", përfaqësohet një hierarki formale, e centralizuar e pushtetit, në të cilën vartësit komunikojnë me njëri-tjetrin përmes shefit të tyre. Baza objektive e kësaj situate është se personi në qendër të "rrotës" ka më shumë lidhje komunikimi se anëtarët e tjerë të grupit. Ai merr më shumë mesazhe, ka më shumë gjasa të njihet nga anëtarët e tjerë të grupit si udhëheqës, ka më shumë ndikim social tek anëtarët e tjerë të grupit, zakonisht ka më shumë përgjegjësi për përcjelljen e informacionit, më shumë nga ai sesa nga të tjerët, zgjidhja përfundimtare për problemi pritet.

Një pamje e ngjashme vërehet në rrjetet e tipit "Y". Këto rrjete quhen rrjete të centralizuara dhe mund të jenë efektive nëse zgjidhen probleme të thjeshta. Një lloj tjetër i hierarkisë së pushtetit përfaqësohet nga rrjetet e tipit "zinxhir", në të cilat shfaqen lidhjet horizontale - një element i decentralizimit. Rrjetet në të gjithë kanalin përfaqësojnë grupe plotësisht të decentralizuara. Kjo zakonisht kërkohet kur të gjithë duhet të përfshihen në zgjidhjen e problemeve komplekse. Kjo qasje quhet edhe komunikim i hapur.

Kuptimi i llojeve të rrjeteve të komunikimit është veçanërisht i rëndësishëm për të kuptuar marrëdhënien e fuqisë dhe kontrollit në një organizatë. Mbajtja ose centralizimi i informacionit dihet se ruan marrëdhëniet e pushtetit. Natyra e ndërvarësisë së punës dhe njerëzve në një grup ose organizatë do të përcaktojë llojin e rrjetit të komunikimit që është më efektiv. Ndërvarësia e thjeshtë lejon përdorimin e rrjeteve të centralizuara. Ndërvarësitë komplekse kërkojnë një qasje "ekipore" për ndërtimin e rrjeteve të komunikimit. Megjithatë, një rrjet kompleks mund të mos zgjidhë një problem të thjeshtë.

Figura 6 - Shembuj të rrjeteve të komunikimit në grupe

5. Teknologjia e menaxhimit si proces informacioni

Teknologjia i referohet çdo mjeti të konvertimit të lëndëve të para për të prodhuar rezultatet e dëshiruara. Meqenëse lënda dhe, në përputhje me rrethanat, materiali burimor i punës menaxheriale është informacioni, teknologjia e menaxhimit, për shembull, mund të përkufizohet si një grup metodash për përpunimin e informacionit menaxherial me qëllim të zhvillimit, marrjes dhe zbatimit të vendimeve menaxheriale.

Teknologjia e kontrollit pasqyron përmbajtjen e kontrollit, karakterizohet nga proceset e lëvizjes dhe përpunimit të informacionit dhe përcaktohet nga përbërja dhe procedura për kryerjen e punës menaxheriale, gjatë së cilës ky informacion konvertohet dhe ndikon në objektin e kontrolluar. Prandaj ndjek qëllimi kryesor i teknologjisë së menaxhimit - krijimi i një skeme racionale të ndërveprimit midis njësive strukturore dhe interpretuesve individualë në procesin e menaxhimit.

Teknologjia e menaxhimit përkufizohet si një sistem operacionesh dhe procedurash të kryera nga menaxherët, specialistët dhe interpretuesit teknikë në një sekuencë të caktuar duke përdorur metodat dhe mjetet e nevojshme teknike.

Qëllimi i teknologjisë së kontrollit është të optimizojë procesi i menaxhimit, duke e racionalizuar atë duke eliminuar aktivitete dhe operacione të tilla që nuk janë të nevojshme për të arritur rezultatin.

Funksioni kryesor i teknologjisë së menaxhimit është të sigurojë marrëdhënien shkencore dhe funksionale të proceseve të menaxhimit me teknologjitë specifike të menaxhimit që kontribuojnë në zbatimin e funksioneve të menaxhimit. Në këtë drejtim, është e rëndësishme të formohet mendimi i një lloji të ri menaxherësh, orientimi i tij drejt aktiviteteve proaktive analitike dhe novatore.

Zhvillimi i teknologjisë së kontrollit përfshin përcaktimin e numrit, sekuencës dhe natyrës së operacioneve që përbëjnë procesin e kontrollit, zhvillimin ose përzgjedhjen e metodave, teknikave dhe mjeteve teknike të përshtatshme për çdo operacion, identifikimin e kushteve optimale për procesin e transferimit. objekti i sistemit nga gjendja fillestare në atë të dëshiruar.

Funksionimi efikas i organit drejtues kërkon ndarjen e procesit të menaxhimit në operacione, dhe organizimi efektiv i menaxhimit kërkon kombinimin e duhur të operacioneve. Çdo operacion duhet të lidhet me operacionet e mëparshme në këtë cikël të procesit të kontrollit. Ekzekutimi i operacionit duhet të lidhet me ekzekutimin e operacioneve të tjera. Koncepti " teknologjia e kontrollit»Është e lidhur ngushtë me procesin e operacioneve algoritmike brenda kuadrit të funksioneve të caktuara të sistemit të kontrollit.

Roli i algoritmit (procedurës) i procesit të kontrollit është një përshkrim që përcakton përmbajtjen dhe sekuencën e veprimeve në çdo informacion ose proces organizativ. Algoritmi i tij përfaqëson rregullat për zbatimin sekuencial të operacioneve të caktuara, të lidhura me njëri-tjetrin, në të cilat mund të zbërthehet ky proces dhe të cilat duhet të zbatohen për të arritur qëllimin e dëshiruar. Procedura mund të përkufizohet si një sistem udhëzimesh të zbatuara në mënyrë sekuenciale për ekzekutimin e operacioneve në një rend të caktuar, duke çuar në zgjidhjen e problemeve të menaxhimit.

Skematikisht, teknologjia e kontrollit mund të përfaqësohet në formën e ndërveprimit informativ dhe organizativ të tre cikleve ose proceseve kryesore, brenda të cilave kryhen operacione dhe procedura të ndryshme.

1. Procesi i informacionit: kërkimi, grumbullimi, transmetimi, përpunimi dhe ruajtja e llojeve të ndryshme të informacionit. Këtu janë të punësuar kryesisht artistë krijues dhe specialistë.

2. Të menduarit logjik, ose procesi i zhvillimit dhe marrjes së vendimeve të menaxhimit: kërkimi, përpunimi, llogaritjet, parashikimet, vendimmarrja. Ajo punëson kryesisht specialistë dhe drejtues të organizatës.

3. Procesi organizativ ose ndikimi organizativ në objektin e menaxhimit për zbatimin e vendimeve të menaxhmentit: përzgjedhja dhe vendosja e personelit, sjellja e detyrave te kryerësit, planifikimi operacional, organizimi i punës, koordinimi, kontrolli mbi ekzekutimin etj.

Pikat thelbësore në teknologjinë e menaxhimit janë kërkimi dhe përshkrimi mënyra racionale zbatimin e proceseve të menaxhimit duke përdorur operacionet dhe procedurat e duhura. Sidoqoftë, është shumë e vështirë të përshkruash algoritmet për funksionimin e sistemeve të kontrollit dhe të përcaktosh të gjithë grupin e metodave për kryerjen dhe renditjen e transformimeve të informacionit dhe ndërveprimeve organizative që përbëjnë procesin e menaxhimit, dhe nuk është e mundur të formulohen në mënyrë të paqartë.

Aktualisht, ekzistojnë disa qasje për formimin e teknologjisë së menaxhimit. Meqenëse teknologjia e menaxhimit përcaktohet nga përbërja e punës së menaxhimit, atëherë, në përputhje me rrethanat, ndërtimi i saj mund të kryhet në varësi të cilës qasje për të kuptuar menaxhimin merret si bazë, ose cili stil i menaxhimit karakterizohet nga aktivitetet e drejtuesve të kompanisë .

Më e zhvilluara dhe më e thjeshta është qasja funksionale tradicionale, klasike, e cila bazohet në të kuptuarit e menaxhimit si një proces për kryerjen e funksioneve të caktuara. Këtu, teknologjia e menaxhimit mund të përkufizohet si rregullimi i procedurave dhe metodave racionale të punës me informacionin në procesin e zbatimit të funksioneve të menaxhimit. Thelbi i qasjes funksionale është që në çdo nivel hierarkik të sistemeve të menaxhimit, ndahen zona relativisht të izoluara të punës ose funksioneve të menaxhimit, për secilën prej të cilave ndërtohet një grup i caktuar procedurash. Në të ardhmen, nënfunksionet dhe blloqet përkatëse të procedurave theksohen, të cilat detajohen deri në nivelin e funksionimit; përcaktohen llojet e dokumenteve, mjetet e nevojshme teknike etj.

Kjo qasje për teknologjizimin e proceseve të menaxhimit është e zbatueshme për ndërmarrjet që operojnë në mënyrë të qëndrueshme në një mjedis paksa në ndryshim. Pra, një organizatë mund të ketë një teknologji planifikimi, një teknologji kontrolli ose (duke marrë parasysh funksionet e veçanta të menaxhimit) një teknologji për menaxhimin e zhvillimit të një produkti të ri, një teknologjie. hulumtim marketingu etj.

Më e përshtatshme në një mjedis të jashtëm në ndryshim është një qasje situative, thelbi i së cilës është të vërtetojë një algoritëm për zgjedhjen e një procedure bazuar në marrjen parasysh të shenjave të një situate ose problemi të veçantë. Me qasjen e situatës, teknologjia e menaxhimit përkufizohet si një sekuencë veprimesh për zgjedhjen e procedurave të përshtatshme dhe zbatimin e transformimeve të informacionit dhe ndikimeve organizative të përfshira në to. Skema e teknologjisë së menaxhimit përfshin:

· Diagnostifikimi i problemit dhe përcaktimi i mënyrave për zgjidhjen e tij;

· Identifikimi i faktorëve që ndikojnë në vendim;

· Zhvillimi dhe vlerësimi i alternativave;

· Zhvillimi i taktikave për zbatimin e rrugëve të planifikuara të zhvillimit.

Dhe, së fundi, qasja ndaj menaxhimit nga pikëpamja e vendimmarrjes na lejon të konsiderojmë teknologjinë e menaxhimit si një sekuencë të caktuar veprimesh të përdorura në përcaktimin e qëllimeve të ndërmarrjes dhe zhvillimin e mekanizmave për arritjen e tyre. Në këtë rast, dallohen dy faza:

1. zhvillimi i qëllimeve dhe strategjive për zhvillimin e ndërmarrjes;

2. formimi i teknologjisë për marrjen dhe zbatimin e vendimeve të menaxhimit.

Efektiviteti i teknologjisë së menaxhimit është rezultati përfundimtar, i cili shprehet jo vetëm në kursimin e kohës dhe kostove, por edhe në sigurimin e qëndrueshmërisë dhe mbijetesës së organizatës në një mjedis të jashtëm në ndryshim.

Kriteret për efektivitetin e teknologjisë së kontrollit përfshijnë:

· Thjeshtësia (teknologjia e kontrollit nuk duhet të jetë tepër e ndërlikuar, të përmbajë faza ose operacione të ndërmjetme);

· Fleksibilitet (përshtatja ndaj kushteve në ndryshim);

· Besueshmëria (prania e një kufiri të caktuar sigurie, një mekanizëm dyfishues);

· Efikasiteti (teknologjia mund të jetë efektive, por jo ekonomike);

· Lehtësia e përdorimit (një teknologji e zhvilluar mirë do të jetë e padobishme nëse është e papërshtatshme për njerëzit që duhet të punojnë).

Teknologjia e kontrollit sot zë një vend të veçantë në teknologjinë e kontrollit.

Teknologjia e menaxhimit është një grup burimesh materiale (pajisje zyre, pajisje komunikimi, kompjuterë, etj.) që zvogëlojnë kompleksitetin e punës së menaxhimit, kohën e zbatimit të tyre dhe gjithashtu rrisin cilësinë e vendimeve.

Aftësitë mendore të një individi kanë një kufi; përdorimi i kujtesës operative dhe afatgjatë të kompjuterëve bën të mundur zgjerimin e aftësive intelektuale të specialistëve për zgjidhjen e problemeve menaxheriale. Zhvillimi i mjeteve të automatizimit kontribuon në thellimin karakter informativ puna e menaxhimit dhe teknologjitë e sistemeve të kompjuterizuara po bëhen sot një pjesë integrale e teknologjisë së menaxhimit.

Ekzistojnë pengesa për komunikim që mund të ndahen në dy grupe: ato që ekzistojnë në nivel individual dhe ato që "rriten" në nivel organizativ.

Burimet e barrierave të komunikimit janë si individët ashtu edhe organizatat në tërësi (Tabela 2).

Barrierat individuale, së pari, mund të shoqërohen me ndryshime në emocione dhe lloje të perceptimit. Për shembull, nëse një person tenton t'i ndajë njerëzit në grupe (klasa), do të jetë e vështirë të ndryshojë mendje. Nëse një person përcakton në mënyrë të ngurtë pozicionin e tij edhe para fillimit të diskutimit, shanset për të arritur sukses në komunikim zvogëlohen ndjeshëm. Për më tepër, njerëzit me prejardhje ose nivele të ndryshme njohurish priren të interpretojnë të njëjtin informacion ndryshe.

Së dyti, problemi mund të qëndrojë në zgjedhjen e gabuar të kanalit ose mjetit të komunikimit. Për shembull, kur një mesazh ka një konotacion emocional, këshillohet që ta përcillni personalisht, kur takoheni dhe jo me një letër. Mesazhet e shkruara janë më të mira për mesazhe rutinë, por ato nuk japin reagime mjaftueshëm të shpejta. Përveç kësaj, mesazhet e shkruara janë të papërshtatshme për t'u përdorur për transmetimin e sinjaleve të shumëfishta informacioni.

Së treti, vështirësitë e komunikimit shpesh shoqërohen me dallime semantike.

Semantikaështë kuptimi i fjalëve dhe konteksti në të cilin ato përdoren. Fjala "efikasitet" për një menaxher fabrike mund të nënkuptojë arritjen e vëllimeve të larta të prodhimit dhe për një specialist të burimeve njerëzore mund të nënkuptojë kënaqësinë e punonjësve. Shumë fjalë shumë të zakonshme në anglisht kanë mesatarisht 28 kuptime të ndryshme. Rrjedhimisht, komunikimi i suksesshëm kërkon përzgjedhje të kujdesshme të fjalëve për të pasqyruar me saktësi mendimet tuaja.

Së katërti, marrësi mund ta keqkuptojë dërguesin nëse ai thotë një gjë, por mesazhet joverbale tregojnë diçka krejtësisht të ndryshme. Nëse shprehja e fytyrës së një personi nuk përputhet me fjalët e tij, do të ketë "zhurmë" dhe pasiguri në komunikim. Intonacioni, gjestet, veprimet - e gjithë kjo nuk duhet të kundërshtojë atë që flitet me zë të lartë.

Tabela 2 - Barrierat e komunikimit dhe mënyrat për t'i kapërcyer ato

	Si t'i kapërceni ato
Individual
Barrierat midis njerëzve	Perceptimi aktiv
Kanalet dhe mjetet e transmetimit të informacionit	Zgjedhja e një kanali të përshtatshëm
Semantika	Njohja e pikëpamjeve të bashkëbiseduesit
Mospërputhja e sinjaleve të informacionit	Menaxhimi i kontaktit publik
Organizative
Dallimet në status dhe nivel të pushtetit	Një atmosferë besimi
Nevojat dhe objektivat e departamentit	Zhvillimi dhe përdorimi i kanaleve formale
Mospërputhja e rrjetit të komunikimit me detyrat e punës	Ndryshimi i strukturës së organizatës dhe grupit
Deficiti i kanaleve formale	Inkurajimi i përdorimit të kanaleve të shumta, formale dhe joformale

Barrierat organizative lidhen me faktorët e qenësishëm të organizatës në tërësi. Para së gjithash, ky është problemi i statusit dhe niveleve të ndryshme të autoritetit. Për shembull, nëse do të ishit një punonjës i vijës së parë, a do t'i raportonit një problem menaxherit nëse kontakti juaj krijon një përshtypje negative te menaxheri i punës suaj? Nga ana tjetër, menaxherët e pajisur me pushtet shpesh i perceptojnë punonjësit e zakonshëm si të paaftë për mendimet dhe veprimet joserioze të individëve.

Ndryshimet në qëllimet dhe nevojat e departamenteve kanë një ndikim të rëndësishëm në komunikim. Secili prej tyre ka problemet e veta. Për departamenti i prodhimit Gjëja kryesore janë treguesit e performancës, punonjësit e saj janë mjaft larg interesave të punonjësve të marketingut.

Problemi i tretë është se flukset e komunikimit mund të mos jenë të përshtatshme për detyrën e ekipit ose të gjithë organizatës. Nëse një strukturë e centralizuar komunikimi përdoret për të kryer detyra jo standarde, shkëmbimi i informacionit midis punonjësve do të jetë qartësisht i pamjaftueshëm. Një organizatë, departament ose ekip është më efektiv vetëm kur sasia e komunikimit ndërmjet punonjësve korrespondon me detyrën në fjalë.

Mungesa e kanaleve formale në organizatë ka një ndikim negativ në efektivitetin e komunikimit. Kompania duhet të ketë gjithmonë komunikime në rritje, në rënie dhe horizontale të përshtatshme për situatën aktuale. forma të ndryshme: sondazhet e punonjësve, politikat e dyerve të hapura, buletinet, memorandumet, ekipet speciale, madje edhe ngritja e pozicioneve të veçanta “ndërlidhëse”. Mungesa e kanaleve formale nënkupton mungesën e komunikimit në organizatë si të tillë.

Për të kapërcyer barrierat e komunikimit, menaxhmenti duhet të krijojë një strukturë organizative që do të stimulojë komunikim pozitiv dhe efektiv, i cili kërkon aftësi individuale dhe veprim organizativ.

Aftësia më e rëndësishme individuale është të dëgjuarit. Të dëgjosh në mënyrë aktive do të thotë të bësh pyetje, të tregosh interes dhe herë pas here të riformulosh atë që personi tjetër ka për të thënë për t'u siguruar që i kuptoni saktë. Të dëgjosh në mënyrë aktive do të thotë të japësh reagime për dërguesin e mesazhit.

Së dyti, ju duhet të zgjidhni kanalet e duhura për të dërguar mesazhet tuaja. Një mesazh kompleks kërkon përdorimin e një kanali të gjerë komunikues (telefon, bisedë personale), mesazhet rutinë dhe të dhënat mund të transmetohen në formën e shënimeve, letrave ose postës elektronike.

Së treti, si dërguesi ashtu edhe marrësi duhet të përpiqen të kuptojnë këndvështrimin e palës tjetër. Gjatë marrjes së informacionit, menaxherët duhet të tregojnë vëmendje të veçantë, e cila do t'i lejojë ata të kuptojnë se bashkëbiseduesi ka ndonjë paragjykim, të sqarojë atë që është keqkuptuar, të korrigjojë mesazhin e tyre. Kur vlerësojmë saktë pikëpamjet e bashkëbiseduesve, interpretojmë më saktë kuptimin semantik të fjalëve, ndjesive të transmetuara dhe në përgjithësi i trajtojmë ato në mënyrë më objektive.

Dhe, së fundi, menaxhimi i drejtpërdrejtë. Menaxheri duhet të largohet periodikisht nga zyra e tij dhe të kontrollojë në mënyrë të pavarur gjendjen e kanaleve të komunikimit në kompani. Kur një menaxher sheh gjithçka me sytë e tij, takohet me njerëz, ai merr një pamje shumë më të plotë të organizatës, merr mundësinë për të përcjellë drejtpërdrejt ide dhe vlera të rëndësishme te punonjësit.

Një atmosferë besimi dhe çiltërsie në organizatë i inkurajon punonjësit të komunikojnë me ndershmëri me njëri-tjetrin, kur punonjësit pa frikë i përcjellin lajmet e mira dhe të këqija në krye. Për të krijuar një atmosferë të tillë, janë të nevojshme kushtet për zhvillimin e cilësive ndërpersonale të punëtorëve.

Së dyti, menaxherëve u kërkohet të zhvillojnë dhe përdorin kanale formale komunikimi, në të gjitha drejtimet. Scandinavian Design përdor dy gazeta të ndryshme për të kontaktuar punonjësit. Në fabrikën Packard Electric të General Motors, punonjësit kanë akses në të gjitha informacionet në lidhje me kompaninë: informacionin financiar, planet e ardhshme, vlerësimet e cilësisë, treguesit e performancës. Banka e Amerikës përdor programe të dedikuara për angazhimin e punonjësve për ide dhe reagime. Mund të aplikohen edhe metoda të tjera: postë direkte, tabela mesazhesh, sondazhe.

Së treti, menaxherët duhet të inkurajojnë përdorimin e njëkohshëm të kanaleve të shumta të komunikimit, formale dhe joformale. Kanale të tilla të shumta përfshijnë direktiva të shkruara, diskutime ballë për ballë, dalje dhe hardhi. Për shembull, e njëjta fabrikë GM boton një gazetë mujore, menaxherët takohen rregullisht me ekipet e punës dhe një ekran elektronik në kafene përdoret për të transmetuar lajme. Dërgimi i mesazheve përmes kanaleve të shumta në të njëjtën kohë rrit shanset që ato të merren dhe të kuptohen saktë.

Së katërti, struktura e organizatës duhet të jetë në përputhje me nevojat e komunikimit. Për shembull, Casino / Holiday Inn (Las Vegas) ka një ekip të dedikuar komunikimi (si pjesë e strukturës organizative). Ai përfshin përfaqësues nga çdo departament. Ekipi merret me problemet më urgjente të kompanisë, i krijuar për të ndihmuar menaxherët të vlerësojnë problemet jo vetëm brenda interesave të departamenteve të tyre. Ekipi përfshin të gjithë ata që janë në gjendje të ndihmojnë në zgjidhjen e problemeve. Nëse ka mungesë të kanaleve horizontale të komunikimit në një organizatë, mund të krijohen ekipe të ngjashme në të, mund të futen grupe të tjera të "përgjigjes së shpejtë", pozicionet e menaxherëve-integruesve, strukturat e matricës. Struktura organizative, ndër të tjera, duhet të pasqyrojë nevojat për informacion. Nëse një departament ose një ekip kryen detyra komplekse jo standarde, është i nevojshëm decentralizimi i strukturave, gjë që lejon intensifikimin e diskutimeve dhe përfshirjen e punonjësve në procesin e menaxhimit.

konkluzioni

Në këtë punim terminor kemi shqyrtuar konceptet e informacionit dhe kuptimin e komunikimit për performancë efektive menaxher i organizatës. Menaxhimi i njerëzve është i pamundur pa njohuri dhe aftësi të veçanta; në këtë mënyrë mund të ndeshen barriera të ndryshme, të cilat i theksuam në paragrafin 5 të veprës.

Udhëheqësit e talentuar kanë një interes në mbajtjen e kontakteve me punonjësit dhe klientët dhe në formimin e drejtimit të kompanive të tyre. Dhe kontakte të tilla duhet të kryhen vazhdimisht, që do të thotë se menaxherët duhet të kenë të zhvilluara aftësi ndërpersonale. Ata që nuk e njohin menaxhimin priren të habiten se sa shumë energji japin menaxherët e suksesshëm në komunikim.

Unë besoj se informacioni është thelbësor për menaxhimin e një organizate. Informacioni që vjen nga jashtë dhe qarkullon brenda kompanisë, drejtuesi dhe menaxherët kryesorë grumbullojnë, analizojnë dhe, si rezultat, formojnë strategjinë e duhur të punës. “Kushdo që zotëron informacion, zotëron botën”, tha Winston Churchill.

Ne e kemi përcaktuar komunikimin si një proces në të cilin dy ose më shumë njerëz shkëmbejnë dhe ndërgjegjësohen për informacionin që marrin, qëllimi i të cilit është të motivojë ose të ndikojë në një sjellje të caktuar.

Performanca efektive menaxheriale presupozon një dallim të qartë midis koncepteve të ndarjes dhe shpalljes. Një menaxher që nuk dëgjon askënd është si një shitës i makinave të përdorura që thotë: "Unë po shes diçka - ata nuk duan të blejnë". Komunikimi i menaxhimit është një rrugë e dyanshme që kërkon dëgjim dhe forma të tjera reagimi. Njohuritë e marra nga menaxherët nga komunikimi personal me punonjësit formojnë kuptimin e tyre për jetën e kompanisë. Unë besoj se me këtë njohuri, menaxherët në procesin e komunikimit janë në gjendje të ndikojnë në mendjet e vartësve, si dhe të punojnë në mënyrë efektive me klientët.

Prandaj, është shumë e rëndësishme të ruhet një frymë korporative "të shëndetshme" në organizatë përmes takimeve të rregullta, trajnimeve, ngjarjeve të përbashkëta të punonjësve të departamenteve të ndryshme. Në fund të fundit, vetëm puna e mirëkoordinuar e të gjitha pjesëve të një tërësie mund të çojë në funksionimin e suksesshëm të një organizate.

Lista e literaturës së përdorur

1 Boddy D., Payton R. Fundamentals of Management / Ed. Yu.N. Kapturevsky. - SPb .: Peter, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. Menaxhimi. - M .: Gardarika, 2001 .-- 528 f.

Dokumente të ngjashme

Thelbi i komunikimit dhe përcaktimi i kuptimit të tij në procesin e aktiviteteve menaxheriale. Llojet e komunikimit dhe fazat kryesore të zbatimit të tij, fazat e kontradiktave. Mënyrat e ndërlidhjes së komunikimit dhe informacionit në menaxhimin e personelit.

abstrakt i shtuar më 28.05.2010


Koncepti, elementet, përmbajtja, klasifikimi, llojet dhe format e komunikimit. Informacioni si elementi kryesor i sistemeve të komunikimit. Përshkrimi i fazave kryesore të procesit të komunikimit. Analiza e teknologjisë së informacionit dhe komunikimit në menaxhim.

punim afatshkurtër, shtuar 06/01/2010


Specifikimi i konceptit të komunikimit: përkufizimi, koncepti, modelet. Larmia dhe veçoritë funksionale të komunikimit në menaxhim. Specifikat e rrjedhës së proceseve të komunikimit formal dhe joformal në organizatë. Ndërveprimi i individëve në organizatë.

tezë, shtuar 16.06.2017


Menaxheri, vendi dhe roli i tij në menaxhimin e organizatës. Karakteristikat e përgjithshme të LLC "PYaAT-3", veçoritë e cilësive personale të menaxherit në menaxhim. Disavantazhet kryesore të një menaxheri flegmatik. Komponentët kryesorë në strukturën e veprimtarisë individuale.

punim afatshkurtër shtuar më 11/08/2013


Komponenti komunikues i komunikimit. Formimi i kulturës së biznesit në vendet perëndimore dhe në Rusi. Karakteristikat e komunikimit ndërpersonal verbal dhe joverbal. Efektiviteti i proceseve të komunikimit në menaxhim, urdhrat e komunikimit të suksesshëm.

abstrakt, shtuar më 21.01.2011


Thelbi, problemet dhe roli i komunikimit. Karakteristikat e procesit të komunikimit në organizatë. Rekomandime për përmirësimin e komunikimit në Bashkirenergo OJSC. Ndërveprimi ndërmjet elementeve struktura e menaxhimit... Komunikimi verbal dhe joverbal.

punim afatshkurtër, shtuar 11/05/2014


Studimi i konceptit dhe karakteristikave të komunikimit si proces. Konsiderimi i parimeve, fazave dhe përmbajtjes së procesit të komunikimit në menaxhimin e personelit. Shqyrtimi i mënyrave për të përmirësuar efikasitetin e komunikimit në procesin e menaxhimit të burimeve njerëzore.

punim afatshkurtër shtuar më 24.05.2015


Përkufizimi i konceptit të informacionit si kushti kryesor për konkurrencën e organizatës. Llojet kryesore të informacionit të menaxhimit, burimet e tij dhe fazat e shkëmbimit të të dhënave. Përdorimi i sistemeve kompjuterike lokale për të punuar me të dhënat dhe metodat e mbrojtjes së tyre.

abstrakt, shtuar më 19.02.2012


Shenjat e klasifikimit të informacionit. Komunikimi është procesi i transferimit të informacionit nga një burim te një marrës me qëllim që të ndryshojë njohuritë e tij për qëndrimet ose sjelljen. Barrierat e komunikimit ndërpersonal (mikro-barrierat). Mënyrat për të përmirësuar sistemin e komunikimit.

prezantimi u shtua 03/12/2014


Koncepti i komunikimit, roli i tyre në menaxhim. Përmbajtja e procesit të komunikimit, fazat e tij. Karakteristikat e familjes së marketingut Volga LLC. Hulumtimi i procesit të komunikimit në menaxhimin e organizatës. Rekomandime për komunikim brenda organizatës.