Գործարար նամակագրության հետ կապված փաստաթղթեր. Գործարար նամակագրություն - գործարար նամակագրություն վարելու հիմունքներ, տեսակներ, առանձնահատկություններ, կանոններ

Բազմաթիվ կազմակերպությունների աշխատանքի անբաժանելի մասն է բիզնես նամակագրությունը, որն ունի բազմաթիվ կանոններ և առանձնահատկություններ։ Ոչ միայն քարտուղարները, այլ նաև մյուս աշխատակիցները պետք է կարողանան նամակներ գրել գործընկերների և այլ աշխատակիցների հետ շփման համար:

Գործարար նամակագրության հայեցակարգը

Այս տերմինը վերաբերում է առևտրային և բիզնես տեղեկատվության փոխանակմանը: Կա որոշակի էթիկետ գործարար նամակագրությունորը նույնիսկ դասավանդվում է հատուկ դասընթացներում։ Նամակը պետք է կազմվի ըստ կանոնների, քանի որ այն կստեղծի և կպահպանի ընկերության համբավը, ինչպես նաև կձևավորի լուրջ վերաբերմունք կազմակերպության նկատմամբ։ Տեխնիկական տեսանկյունից բիզնես նամակը գործիք է, որն ուղղված է տարբեր ընկերությունների կամ գերատեսչությունների միջև հաղորդակցության բարելավմանը:

Գործարար նամակագրության տեսակները

Կան փաստաթղթերի մի քանի տեսակներ, և դրանցից յուրաքանչյուրը պարունակում է գրանցման և ներկայացման իր կանոնները: Գործարար նամակագրության հիմունքները կիրառվում են նաև էլեկտրոնային փոստով հաղորդակցվելիս: Մասնագետներն առանձնացնում են գործնական նամակների հետևյալ տեսակները՝ շնորհակալություն, խնդրանք, պահանջ, ներողություն, հերքում, շնորհավորանք և ցավակցություն։ Բացի այդ, կան կոմերցիոն նամակներ, որոնք ներառում են պահանջներ, մերժումներ, հիշեցումներ, երաշխիքներ և այլն։

Ինչպե՞ս վարել գործարար նամակագրություն:

Նամակ գրելիս կարևոր է ուշադրություն դարձնել բոլոր մանրամասներին։ Գործարար նամակագրության կանոնները նկարագրելիս պետք է ուշադրություն դարձնել հետևյալ ասպեկտներին.

1. Եթե ​​նամակ եք գրում, որում պետք է պատասխանեք հեղինակի կողմից տրված որոշ հարցերի, ապա տեղին կլինի դրանցից յուրաքանչյուրը առանձին մեջբերել։ Դա անելու համար օգտագործեք համարակալում և տեքստը բաժանեք պարբերությունների:
2. Նամակ կազմելիս անհրաժեշտ է համառոտ մեկնաբանել բոլոր փաստաթղթերը, որոնք կցված են կամ ձեր կամ զրուցակցի կողմից: Սա կարևոր է, որպեսզի ստացողը անմիջապես հասկանա նամակի էությունը:
3. Նամակը պետք է ստորագրված լինի ղեկավարի կողմից և անհրաժեշտ է կնիք:

Գործարար նամակագրության կանոններ

Գործնական նամակներ գրելու սխալներն անընդունելի են, ուստի կարևոր է իմանալ դրանք գրելու հիմնական կանոնները.

1. Մի օգտագործեք բառեր, որոնց իմաստն անհայտ է, կամ ստուգեք դրանց մեկնաբանությունը բառարանի միջոցով:
2. Գործարար նամակագրության վարումը բացառում է հատուկ տերմինաբանության օգտագործումը, քանի որ որոշ բառեր կարող են անհայտ լինել հասցեատիրոջը: Եթե ​​օգտագործվում են նման տերմիններ, ապա խնդրում եմ բացատրել դրանք:
3. Կարճ նախադասություններով արտահայտիր մտքերդ, որպեսզի հիմնական էությունը չկորչի։
4. Եթե ​​ռուսերենը մանրակրկիտ չգիտեք, ապա ավելի լավ է նախ տեքստը մուտքագրել խմբագրիչում կամ համակարգչի փաստաթղթում՝ ուղղագրությունը ստուգելու համար:
5. Գործնական նամակագրությունը թույլ չի տալիս օգտագործել խոսակցական բառեր, գրական շրջադարձեր և այլն։ Նամակն ուղարկելուց առաջ ստուգեք այն սխալների և տառասխալների համար: Ավելի լավ է որոշ ժամանակ անց նորից ստուգել։

Գործնական նամակագրության մեջ նամակ սկսելը

Նախ՝ նամակի կառուցվածքում կա «վերնագիր», որը պարունակում է հասցեատիրոջ պաշտոնը և լրիվ անվանումը։ Գործարար նամակագրության առանձնահատկությունները ներառում են «Սիրելի» ստանդարտ կոչը, որը շատ դեպքերում գրված է թերթի կենտրոնում: Եթե ​​մարդն անծանոթ է, ապա ազգանունից առաջ գրվում է «պարոն» բառը։ Առաջին պարբերությունը (նախաբանը) ներառում է նամակի նպատակն ու պատճառը: Այն կարդալուց հետո հասցեատերը պետք է հասկանա բողոքարկման հիմնական իմաստը։

Հարցում գործարար նամակագրության մեջ

Գործարար նամակագրության ամենատարածված տեսակներից մեկը խնդրանքն է: Սա կարող է լինել նրբանկատ խնդրանք կամ դիվանագիտական ​​պահանջ ընթացիկ հարցի վերաբերյալ: Բիզնես գրելու հմտությունները կարևոր են հարցումներ կազմելու համար, քանի որ դրանք պետք է խրախուսեն հասցեատիրոջը կատարել հեղինակի համար անհրաժեշտ գործողությունները: Նամակ գրելու որոշակի կանոններ կան.

1. Հասցեատիրոջը պետք է դիմել անձամբ՝ պահպանելով հիմունքները բիզնեսի վարվելակարգ.
2. Բողոքարկման պատճառը հասցեատիրոջը բացատրելու համար կարող եք նրան հաճոյախոսություն տալ, նշել գործնական կամ անձնական որակներն ու արժանիքները:
3. Փաստարկեք հարցումը և շահագրգռեք հասցեատիրոջը դրա կատարման մեջ: Խնդիրը պետք է նկարագրվի հնարավորինս հակիրճ և հստակ:
4. Հարցումը կատարելուց հետո այն պետք է փոփոխվի և նորից կրկնվի՝ ընդգծելով հնարավոր օգուտները:

Ինչպե՞ս հիշեցնել ձեզ գործնական նամակագրության մեջ:

Հիշեցման նամակն օգտագործվում է, երբ ձեզ անհրաժեշտ է հիշեցնել պարտավորությունների կատարման, օրենքի պահանջների պահպանման, կարևոր իրադարձության մոտենալու և այլնի մասին։ Շատ դեպքերում դրանից առաջ օգտագործվում է բանավոր հիշեցում: Արդյունքում նամակը ծառայում է որպես կատարված գործողության յուրօրինակ ապացույց։ Գործարար նամակագրության մեջ հիշեցումը ներառում է.

1. Տեղեկություններ ուղարկողի և հասցեատիրոջ մասին: Դրանից հետո նշվում է հիշեցման պատճառը.
2. Հղումներ են արվում հիշվող խնդրին առնչվող օրենքներին և կանոնակարգերին:
3. Գործարար նամակագրության արտահայտությունները պետք է լինեն պարզ, բայց ոչ սպառնալից: Ավելորդ չի լինի հիշել, որ խնդիրը կարելի է լուծել խաղաղ ճանապարհով։
4. Նամակը չունի ստանդարտներ, ուստի այն կարող է գրվել ազատ ձևով:

Ինչպե՞ս ներողություն խնդրել գործնական նամակագրության մեջ:

Գրելու ամենադժվարներից մեկը ներողության նամակն է, որի շնորհիվ պետք է միաժամանակ ներողություն խնդրել և պահպանել ընկերության դեմքը: Բացի այդ, այն ուղղված է վնասված հարաբերությունների վերականգնմանը։ Գործարար նամակագրությունը ցույց է տալիս ներողություն խնդրելու հետևյալ հատկանիշները.

1. Նամակի կառուցվածքը ներառում է ստացողի նշումը, մեկնման առարկան և բողոքարկումը:
2. Դուք չեք կարող նշել արտիստին, քանի որ ղեկավարությունն ամեն ինչ կստորագրի։
3. Գործնական նամակագրության մեջ ներողություն խնդրելու արտահայտությունները չպետք է բացահայտ լինեն, իսկ նամակի թեման պետք է չեզոք լինի կամ ընդհանրապես բացակայի:
4. Ձեռք բերվող ազդեցությունը անկեղծ ներողություն է և կատարվածի գիտակցում, այսինքն՝ տհաճ իրավիճակի պատճառի ցուցում:

Բիզնես էլփոստի կանոններ

Նախկինում նշված բոլոր կանոնները նույնպես տեղին են էլեկտրոնային նամակագրության համար, բայց այստեղ դեռ կան մի շարք առանձնահատկություններ.

1. Աշխատանքային էլ. փոստը պետք է օգտագործվի բացառապես պաշտոնական նամակագրության համար, քանի որ բոլոր տառերը պահվում են սերվերում, և մեկ այլ անձ կարող է կարդալ դրանք:
2. գործարար նամակագրություն էլենթադրում է ընթեռնելի տառատեսակի օգտագործում, և ավելի լավ է ընտրել Arial կամ Times NewՌոման. Նամակի չափը պետք է լինի միջին: Տեքստում չպետք է լինեն Caps Lock, բացականչական նշաններ կամ հատուկ նիշեր: Որոշ արտահայտությունների համար ընդունելի են շեղ կամ թավ տառերը, բայց դա օգտագործեք միայն խիստ անհրաժեշտության դեպքում:
3. Ավելի լավ ընթեռնելիության համար օգտագործեք ենթավերնագրերը, սակայն նկատի ունեցեք, որ դրանց թիվը չպետք է մեծ լինի, ուստի առավելագույնը 3-4 հատ է։ Մեկ պարբերությունը չպետք է լինի չորս տողից երկար:
4. Գործարար էլեկտրոնային նամակագրության էթիկան թույլ չի տալիս թեմայի դաշտը դատարկ թողնել: Այստեղ գրեք նամակի էությունը, որը պետք է լինի կոնկրետ, տեղեկատվական և հակիրճ:
5. Վերջում անպայման թողեք ստորագրություն և կոնտակտային տվյալներ, և դա չպետք է տևի վեց տողից ավելի: Օգտագործեք հետևյալ կառուցվածքը՝ «Հարգանքներով», ազգանուն և անուն, ընկերության անվանում, էլեկտրոնային փոստի հեռախոսահամար և կայքի հասցեն:
6. Գործարար նամակագրության մեջ նպատակահարմար է օգտագործել կորպորատիվ ձևանմուշ ձեր մեջ կորպորատիվ ոճ. Դրա շնորհիվ հնարավոր կլինի առանձնանալ այլոց շարքում և միևնույն ժամանակ պահպանել գործարար նամակագրության կանոնները։ Կարևոր է չմոռանալ, որ նամակը կարելի է կարդալ ոչ միայն համակարգչի էկրանին, այլ նաև հեռախոսով, ուստի ձևանմուշը պետք է օպտիմիզացված լինի տարբեր էկրանների լուծման համար։

Բիզնես գրելու գրքեր

Կազմելու բոլոր բարդությունները ավելի լավ հասկանալու համար գործնական նամակ, կարող եք կարդալ օգտակար գրականություն։ Լավ են համարվում հետևյալ աշխատանքները.

1. « Բիզնես գրելու արվեստ. Օրենքներ, հնարքներ, գործիքներ» Ս.Կարեպինա. Հեղինակը բացատրում է, թե ինչ բիզնես ոճ է նամակագրությունը, ինչպես հեռանալ տարբեր տեսակներնամակներ և հաշվետվություններ:
2. « Գործարար էլեկտրոնային նամակագրություն. Հաջողության հինգ կանոն«. Հեղինակը նկարագրում է գործարար նամակագրության ձևերը և առաջարկում գործիքներ, որոնք կօգնեն ավելի արդյունավետ դարձնել հաղորդակցությունը: Այստեղ դուք կարող եք գտնել օգտակար խորհուրդներև հնարքներ.

Գործարար նամակագրության տեսակները և դրանց անվանումները (նամակ, հեռագիր, հեռագիր, ֆաքս հաղորդագրություն (ֆաքս), հեռախոսային հաղորդագրություն) որոշվում են բիզնես տեղեկատվության փոխանցման եղանակներով, որոնք բաժանվում են երկու հիմնական տեսակի՝ փոստային կապ և էլեկտրոնային հաղորդակցություն:

Նամակագրությունն առանձնանում է տեսակների լայն տեսականիով՝ պետական ​​մարմինների նամակներից և հեռագրերից, որոնք ունեն նորմատիվ բնույթ, մինչև քաղաքացիների դիմումները և ստանդարտ դիմումները: Նամակագրության բովանդակությունը կարող է լինել հարցումներ, ծանուցումներ, համաձայնագրեր, պահանջներ, համաձայնագրեր, հիշեցումներ, պահանջներ, պարզաբանումներ, հաստատումներ, հարցումներ, առաջարկություններ, երաշխիքներ և այլն:

Նամակագրություն վարելիս պետք է պահպանվեն հետևյալ պահանջները.

Նամակները կազմվում են հատուկ ձևաթղթերի վրա և ստորագրվում են կազմակերպության ղեկավարի կամ նրա տեղակալների կողմից՝ իրենց վերապահված իրավասության շրջանակներում.

Նամակները պետք է կազմված լինեն գրագետ, ճշգրիտ, առանց կոպիտ բծերի, ուղղումների.

Անկախ բովանդակությունից՝ նամակը պետք է ներկայացվի հանգիստ, զուսպ, պաշտոնական գործնական լեզվով, ունենա բավարար փաստարկներ, ճշգրտություն, բնութագրերի ամբողջականություն և հստակություն, ներկայացման հակիրճ և հետևողականություն.

Նամակագրության միջոցով տեղեկատվության փոխանակումը պետք է օգտագործվի միայն այն դեպքում, երբ դժվար է կամ անհնար է կարծիքների փոխանակման այլ եղանակ (հեռախոսազրույց, անձնական հանդիպում և այլն):

Պաշտոնական նամակը ձեռնարկության, կազմակերպության, հիմնարկի արտաքին աշխարհի հետ հաղորդակցության կարևոր ուղիներից մեկն է։ Նամակների միջոցով տարվում են նախապայմանագրային բանակցություններ, պարզվում են ձեռնարկությունների հարաբերությունները, հայտարարվում են պահանջներ։ Նամակները ճանապարհին ուղեկցում են նյութական արժեքներին և այլն:

Չնայած կապի ժամանակակից ձևերի առկայությանը` հեռախոս, հեռագիր, ֆաքս, մոդեմ կապ և այլն, նամակագրության ծավալը նույնիսկ փոքր ձեռնարկությունում շատ մեծ է: Այնուամենայնիվ, բիզնես նամակներ առաջացնող կառավարչական իրավիճակների շրջանակը հեռու է անսահմանափակ լինելուց և իրեն տալիս է համեմատաբար հստակ դասակարգում: Հսկայական թվով նամակներ, նույն տեսակի կառավարման իրավիճակներով, որոնք պահանջում են դրանց կազմումը, առաջացնում է բիզնես նամակի միավորման հրատապ անհրաժեշտություն: Ցավոք, ժամանակակից գործարար նամակագրության վերլուծությունը ցույց է տալիս, որ շատ ղեկավար աշխատակիցներ չունեն նամակներ գրելու հմտություններ: Մինչդեռ նամակի ոչ ճիշտ ձևավորումը դժվարացնում է նրա հետ աշխատանքը։ Փորձագետները միակարծիք են, որ գործնական նամակը պետք է տևի ոչ ավելի, քան մեկ էջ: 1970-ականներին ԱՄՆ-ում Սպիտակ տան գրասենյակի ղեկավարությամբ հրատարակված «Պարզ նամակներ» ժողովածուի հեղինակները կարծում են, որ բառերով վատնելը հանգեցնում է դոլարի վատնման։ Հնարավոր չէ հաշվի չառնել այն փաստը, որ բիզնես փաստաթղթերն ամենևին էլ «ընթերցելու» նյութ չեն, այլ տեղեկատվություն, որը պետք է խրախուսի որոշակի գործողություններ։

1. Տեսակներև սորտեր բիզնեսնամակներ

   Վերացական >>

   ... բիզնեսՆամակներ 6 1.1 Դիզայն բիզնեսնամակներ 6 1.2 Տեքստին ներկայացվող պահանջներ բիզնեսՆամակներ 9 Գլուխ 2 Տեսակներև սորտեր բիզնեսնամակներ 14 2.1 Դասակարգում բիզնես... և այլն: Առավել տարածված դիտել բիզնես նամակագրություն - բիզնես(պաշտոնական) նամակներ. ...

2. Բիզնես նամակագրությունօտարերկրյա գործընկերների հետ

   Վերացական >> Արդյունաբերություն, արտադրություն

   ... ……………………………………………………………………....3 Բիզնեսնամակները և դրանց դասակարգում…………………………………...4 Տեսակներոչ առևտրային բիզնեստառեր ……………………………………… 5 Տեսակներկոմերցիոն բիզնեսնամակներ... բիզնես նամակագրությունօտարերկրյա գործընկերների հետ։ մեկ. Բիզնեսնամակները և դրանց դասակարգում Բիզնես ...

3. Բիզնես նամակագրություն (4)

   Վերացական >> Արդյունաբերություն, արտադրություն

   հատուկ ստեղծված դրա համար բարիփաստաթղթերի ձևերը, որին հաջորդում են... համար նամակագրություն. Հետևաբար դասակարգել բիզնեստառերը նշանակում է կառուցել դասակարգում... ; տեղեկատվական փոստ: Առանձին տեսակներըՆամակները դասակարգվում են ըստ...

4. Գործարար նամակագրությունը զգալի տեղ է գրավում հաստատությունների վավերագրական շարքում։ Որպես կապ արտաքին կազմակերպություններնա մեկն է անհրաժեշտ տարրերցանկացած ձեռնարկատիրական գործունեություն. Նամակագրությունը զբաղեցնում է մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մոտ 80%-ը:

   Գործարար նամակագրության տեսակները և դրանց անվանումները (նամակ, հեռագիր, հեռագիր, ֆաքս, հեռախոսային հաղորդագրություն) որոշվում են բիզնես տեղեկատվության փոխանցման եղանակներով, որոնք բաժանվում են երկու հիմնական տեսակի՝ փոստային կապ և էլեկտրոնային հաղորդակցություն:

   Նամակագրությունն առանձնանում է տեսակների լայն տեսականիով՝ պետական ​​մարմինների նամակներից և հեռագրերից, որոնք ունեն նորմատիվ բնույթ, մինչև քաղաքացիների դիմումները և ստանդարտ դիմումները: Նամակագրության բովանդակությունը կարող է լինել հարցումներ, ծանուցումներ, համաձայնագրեր, պահանջներ, համաձայնագրեր, հիշեցումներ, պահանջներ, պարզաբանումներ, հաստատումներ, հարցումներ, առաջարկություններ, երաշխիքներ և այլն:

   Նամակագրությունը պետք է համապատասխանի հետևյալ պահանջներին.

   • նամակները կազմվում են հատուկ ձևաթղթերի վրա և ստորագրվում են կազմակերպության ղեկավարի կամ նրա տեղակալների կողմից՝ իրենց վերապահված իրավասության սահմաններում.
   • տառերը պետք է կազմված լինեն գրագետ, ճշգրիտ, առանց կոպիտ բծերի, ուղղումների.
   • Անկախ բովանդակությունից՝ նամակը պետք է ներկայացվի հանգիստ, զուսպ, պաշտոնական գործնական լեզվով, ունենա բավարար փաստարկներ, ճշգրտություն, բնութագրերի ամբողջականություն և հստակություն, ներկայացման հակիրճ և հետևողականություն.
   • պարունակել օբյեկտիվ տեղեկատվություն ներկայացված իրադարձությունների և փաստերի մասին, անհրաժեշտության դեպքում ունենալ բացատրական և լրացուցիչ նյութեր.

   Նամակագրության միջոցով տեղեկատվության փոխանակումը պետք է օգտագործվի միայն այն դեպքում, երբ դժվար է կամ անհնար է այլ ձևով կարծիքներ փոխանակելը (հեռախոսազրույց, անձնական հանդիպում և այլն):

   Գործնական նամակը, որպես տեղեկատվական և տեղեկատու բնույթի փաստաթուղթ, համապատասխան կատարմամբ, օրինական ուժ է ստանում մանրամասները կազմելու և փաստաթուղթը պաշտոնատար անձի կողմից ստորագրվելու պահից։

   Համար էլեկտրոնային փաստաթղթեր(«Տեղեկատվության, տեղեկատվականացման և տեղեկատվության պաշտպանության մասին» դաշնային օրենքի 5-րդ հոդված).

   • Ավտոմատացված տեղեկատվական համակարգից ստացված փաստաթուղթն իրավական ուժ է ստանում պաշտոնատար անձի կողմից այդ կարգով ստորագրվելուց հետո օրենքով սահմանվածՌԴ;
   • Տեղեկատվական և հեռահաղորդակցության ավտոմատացված համակարգերի միջոցով պահվող, մշակված և փոխանցված փաստաթղթի իրավական ուժը կարող է հաստատվել էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ.
   • էլեկտրոնային օրինական ուժը թվային ստորագրությունճանաչված, եթե առկա է ավտոմատացված տեղեկատվական համակարգծրագրային և ապարատային գործիքներ, որոնք ապահովում են ստորագրության նույնականացումը և ենթակա են դրանց օգտագործման սահմանված եղանակի:

   Բիզնես նամակի մանրամասները ներառում են.

   • Ազգային զինանշան Ռուսաստանի Դաշնություն;
   • Ռուսաստանի Դաշնության սուբյեկտի զինանշան;
   • կազմակերպության զինանշանը կամ ապրանքանիշ(ծառայության նշան);
   • ընկերության անվանումը;
   • տեղեկատու տվյալներ կազմակերպության մասին;
   • փաստաթղթի ամսաթիվը;
   • փաստաթղթի գրանցման համարը;
   • հղում փաստաթղթի գրանցման համարին և ամսաթվին.
   • նպատակակետ;
   • տեքստի վերնագիր;
   • փաստաթղթի տեքստ;
   • դիմումի առկայության նշում;
   • ստորագրություն;
   • տպագիր տպագիր;
   • նշում կատարողի մասին;
   • նշան փաստաթղթի կատարման և գործի մեջ դրա ուղղության վրա.

   Նամակները կազմվում են երկու օրինակից. առաջինը պատրաստվում է ձևաթղթի վրա (դատարկ թղթի վրա) և ուղարկվում հասցեատիրոջը, իսկ երկրորդը` գործին:

   Գործարար նամակագրությունը ներկայացված է տարբեր նպատակների համար նախատեսված նամակներով: Իր բազմազանության պատճառով այս տեսակի փաստաթուղթը ամենաազատն է և ամենաքիչ ստանդարտացվածը հետևյալ միասնական պահանջների շրջանակներում, այսինքն՝ տառերը պետք է ներկա լինեն՝ պարզություն, ներկայացման պարզություն, տեղեկատվության ամբողջականություն, ներկայացման հարգալից երանգ (գործարար վարվելակարգի պահանջներ. ), գրագիտություն.

   Պաշտոնական բիզնես նամակագրությունը բաժանվում է բիզնեսի (գործնական նամակ) և առևտրային ( կոմերցիոն նամակ): Նամակագրությունը, որի օգնությամբ նրանք կազմում են տնտեսական, իրավական, առևտրային և այլ գործունեության ձևեր, կոչվում է գործարար նամակագրություն։ Առևտրային գործարքների կնքման և կատարման ժամանակ առևտրի և մատակարարման հարցերով կազմված նամակները, որոնք իրավական ուժ ունեն, վերաբերում են առևտրային նամակագրությանը (օրինակ՝ հարցում, հիշեցում (առաջարկ), հայցադիմում և պատասխաններ. նրանց). Ֆունկցիոնալ հիմունքներով նամակները կարելի է բաժանել նամակների, որոնք պահանջում են և չեն պահանջում պատասխան:

   * Կատարված փաստը նշող նամակները պատասխան չեն պահանջում:

   Հասցեատիրոջ հիման վրա նամակները բաժանվում են սովորական և շրջանաձևի (ուղարկվում են մեկ կազմակերպությունից մի քանի հասցեներ, որպես կանոն, ենթակա մարմիններ):

   Ըստ հորինվածքի առանձնահատկությունների՝ տառերը բաժանվում են միակողմանի (նվիրված մեկ հարցի լուծմանը) և բազմակողմ՝ նկատի ունենալով մի քանի հարցեր։

   *Դրանք սովորաբար բաղկացած են բաժիններից, ենթաբաժիններից, պարբերություններից, ենթակետերից: Պարունակեք խնդրանք, ներողություն, երաշխիք:
   ** Անդրադառնում է էթիկետի նամակագրությանը:

   Ծառայության (գործարար) նամակ- տարբեր բովանդակության փաստաթղթերի ընդհանրացված անվանում, որը հատկացվում է տեքստի փոխանցման հատուկ մեթոդի հետ կապված՝ փոստով:

   Նամակը կազմվում է A4 կամ A5 ձևաչափի հատուկ ձևաթղթի վրա՝ կախված նամակի տեքստի չափից: Նամակի պարտադիր տվյալներն են՝ կազմակերպության անվանումը՝ հեղինակ, կազմակերպության փոստային տվյալները՝ հեղինակ, ամսաթիվ, փաստաթղթի համար, հղում մուտքային փաստաթղթի ամսաթվին և համարին, հասցեատերին, վերնագիրը։ տեքստին, ստորագրությունը, կատարողի մասին նշումը, ուղեկցող տառերով՝ նշում հավելվածների առկայության մասին:

   Մի շարք պատճառներով նպատակահարմար է բիզնես նամակի տեքստը կազմել պլանի համաձայն: Փորձի բացակայության և բացասական հույզերի ավելցուկի դեպքում (օրինակ, կոնֆլիկտային իրավիճակներում) դա կօգնի ճիշտ ձևակերպել հարցը:

   Հաղորդագրությունների պլան կազմելու մեթոդներից մեկը հետևյալ հաջորդականությամբ աշխատելն է.

   1. տվյալների բազայի հավաքագրում փաստացի նյութերից՝ փաստաթղթեր, նկարազարդումներ, վիճակագրական և այլ ցուցանիշներ հաղորդագրության թեմայով.
   2. տվյալների բազայի հիման վրա եզրակացությունների ձևակերպում;
   3. օգտագործելով եզրակացությունները որպես տեքստը կազմելու պլան:

   Նամակի տեքստը պետք է լինի տրամաբանական, հետևողական, համոզիչ և ձևով ճիշտ: Փաստերն ու իրադարձությունները պետք է արտահայտվեն օբյեկտիվ, հակիրճ, հստակ։ Նամակի տեքստը չպետք է թույլ տա տարբեր մեկնաբանություններ։

   Օգտագործումը բնորոշ տեքստերիսկ տրաֆարետային տեքստերն օգնում են պարզեցնել գործարար նամակագրությունը:

   Կախված նամակի տեսակից և բովանդակությունից՝ նամակի տեքստը կարող է լինել պարզ կամ բարդ։ Պարզ տառերը բաղկացած են մեկ կամ երկու մասից՝ ներածություն և եզրակացություն։ Կազմով բարդ տառերը պարունակում են ներածություն, հիմնական մաս (ապացույց) և եզրակացություն։

   Ներածությունը տալիս է հարցի հիմնավորումը, հարցի պատճառը կամ դրա պատճառը Պատմվածք. Եթե ​​նամակը կազմելու համար հիմք է ծառայել որևէ փաստաթուղթ, ապա տրվում է դրա հղումը։

   Հիմնական մասը (ապացույցները) շարադրում է հարցի էությունը, տալիս է ապացույց կամ հերքում: Հիմնական մասը պետք է լինի համոզիչ, որպեսզի կասկածներ չառաջանան առաջարկվող լուծումների ճիշտության և հիմնավորվածության վերաբերյալ։

   Ամփոփելով՝ ձևակերպվում է նամակի հիմնական նպատակը.

   Կախված նամակի նպատակից, նրանից, թե ինչի վրա է ցանկանում կենտրոնանալ դրա հեղինակը, օգտագործվում են այլ շինարարական սխեմաներ, որոնցում տարրերից մեկը կարող է բացակայել կամ դրանց դասավորության կարգը տարբեր լինել։

   Նամակի տեքստը գրված է հոգնակի առաջին դեմքով (խնդրում եմ ուղարկել):

   Նամակների մշակումը պարզեցնելու և դրանց կատարումն արագացնելու համար խորհուրդ չի տրվում մեկ տառում դիտարկել երկու կամ ավելի տարբեր հարցեր, նամակը պետք է լինի բովանդակությամբ մեկ առարկա: Նամակի ծավալը չպետք է գերազանցի երկու էջը. Բացառիկ դեպքերում թույլատրվում է մեքենագրված տեքստի մինչև հինգ էջ տառեր:

   A4 ձևաթղթի վրա գրված նամակը պետք է ունենա տեքստի վերնագիր՝ կառուցված «Ինչի՞ մասին» սխեմայի համաձայն, օրինակ.
   «Պայմանագրային պարտավորությունները խախտելու մասին».
   «Գիտական ​​և տեխնիկական աջակցության տրամադրման մասին».

   Եթե ​​նամակը պատասխան է, ապա նամակի համարը և ամսաթիվը նշվում են նամակի վրա, որին տրված է պատասխանը:

   Եթե ​​նամակն ուղղված է չորսից ավելի հասցեների, ապա կատարողը կազմում է փոստային ցուցակ:

   Նամակները հաստատվում են նամակը պատրաստած ստորաբաժանման ղեկավարի կողմից, անհրաժեշտության դեպքում՝ շահագրգիռ կողմերի ղեկավարների կողմից: կառուցվածքային ստորաբաժանումներ, ինչպես նաև կազմակերպության ղեկավարի տեղակալը՝ համապատասխան ուղղության կուրատորը, եթե գրությունը ստորագրված է կազմակերպության ղեկավարի կողմից։ Նամակները վավերացված են երկրորդ օրինակի վրա, որը պահպանվում է կազմակերպության արխիվում:

   Նամակները ստորագրում են կազմակերպության ղեկավարը, իրեն վերապահված իրավասության շրջանակներում նրա տեղակալները, ինչպես նաև անկախ կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարները, եթե նրանց տրվել է այդ իրավունքը:

   Գործարար նամակագրությունը զգալի տեղ է գրավում հաստատությունների վավերագրական շարքում։ Լինելով կապ արտաքին կազմակերպությունների հետ՝ այն ցանկացած բիզնես գործունեության անհրաժեշտ տարրերից է։ Նամակագրությունը զբաղեցնում է մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մոտ 80%-ը:

   Գործարար նամակագրության տեսակները և դրանց անվանումները (նամակ, հեռագիր, հեռագիր, ֆաքս, հեռախոսային հաղորդագրություն) որոշվում են բիզնես տեղեկատվության փոխանցման եղանակներով, որոնք բաժանվում են երկու հիմնական տեսակի՝ փոստային կապ և էլեկտրոնային հաղորդակցություն:

   Նամակագրությունն առանձնանում է տեսակների լայն տեսականիով՝ պետական ​​մարմինների նամակներից և հեռագրերից, որոնք ունեն նորմատիվ բնույթ, մինչև քաղաքացիների դիմումները և ստանդարտ դիմումները: Նամակագրության բովանդակությունը կարող է լինել հարցումներ, ծանուցումներ, համաձայնագրեր, պահանջներ, համաձայնագրեր, հիշեցումներ, պահանջներ, պարզաբանումներ, հաստատումներ, հարցումներ, առաջարկություններ, երաշխիքներ և այլն:

   Նամակագրությունը պետք է համապատասխանի հետևյալ պահանջներին.

   • - նամակները կազմվում են հատուկ ձևաթղթերի վրա և ստորագրվում են կազմակերպության ղեկավարի կամ նրա տեղակալների կողմից՝ իրենց վերապահված իրավասության շրջանակներում.
   • - Նամակները պետք է կազմված լինեն գրագետ, ճշգրիտ, առանց կոպիտ բծերի, ուղղումների.
   • - անկախ բովանդակությունից, նամակը պետք է ներկայացվի հանգիստ, զուսպ, պաշտոնական գործնական լեզվով, ունենա բավարար փաստարկներ, ճշգրտություն, բնութագրերի ամբողջականություն և հստակություն, ներկայացման հակիրճ և հետևողականություն.
   • - պարունակել օբյեկտիվ տեղեկատվություն նշված իրադարձությունների և փաստերի մասին, անհրաժեշտության դեպքում ունենալ բացատրական և լրացուցիչ նյութեր.

   Նամակագրության միջոցով տեղեկատվության փոխանակումը պետք է օգտագործվի միայն այն դեպքում, երբ դժվար է կամ անհնար է այլ ձևով կարծիքներ փոխանակելը (հեռախոսազրույց, անձնական հանդիպում և այլն):

   Գործնական նամակը, որպես տեղեկատվական և տեղեկատու բնույթի փաստաթուղթ, համապատասխան կատարմամբ, օրինական ուժ է ստանում մանրամասները կազմելու և փաստաթուղթը պաշտոնատար անձի կողմից ստորագրվելու պահից։

   Գործնական նամակի մանրամասները ներառում են՝ Ռուսաստանի Դաշնության պետական ​​զինանշանը. Ռուսաստանի Դաշնության սուբյեկտի զինանշան; ընկերության լոգոն կամ ապրանքային նշան (սպասարկման նշան); ընկերության անվանումը; տեղեկատու տվյալներ կազմակերպության մասին; փաստաթղթի ամսաթիվը; փաստաթղթի գրանցման համարը; հղում փաստաթղթի գրանցման համարին և ամսաթվին. նպատակակետ; տեքստի վերնագիր; փաստաթղթի տեքստ; դիմումի առկայության նշում; ստորագրություն; տպագիր տպագիր; նշում կատարողի մասին; նշան փաստաթղթի կատարման և գործի մեջ դրա ուղղության վրա.

   Նամակները կազմվում են երկու օրինակից. առաջինը պատրաստվում է ձևաթղթի վրա (դատարկ թղթի վրա) և ուղարկվում հասցեատիրոջը, իսկ երկրորդը` գործին:

   Գործարար նամակագրությունը ներկայացված է տարբեր նպատակների համար նախատեսված նամակներով: Իր բազմազանության պատճառով այս տեսակի փաստաթուղթը ամենաազատն է և ամենաքիչ ստանդարտացվածը հետևյալ միասնական պահանջների շրջանակներում, այսինքն՝ տառերը պետք է ներկա լինեն՝ պարզություն, ներկայացման պարզություն, տեղեկատվության ամբողջականություն, ներկայացման հարգալից երանգ (գործարար վարվելակարգի պահանջներ. ), գրագիտություն.

   Պաշտոնական բիզնես նամակագրությունը ըստ առարկայի բաժանվում է բիզնեսի (գործնական նամակ) և առևտրային (առևտրային նամակ): Նամակագրությունը, որի օգնությամբ նրանք կազմում են տնտեսական, իրավական, առևտրային և այլ գործունեության ձևեր, կոչվում է գործարար նամակագրություն։ Առևտրային գործարքների կնքման և կատարման ժամանակ առևտրի և մատակարարման հարցերով կազմված նամակները, որոնք իրավական ուժ ունեն, վերաբերում են առևտրային նամակագրությանը (օրինակ՝ հարցում, հիշեցում (առաջարկ), հայցադիմում և պատասխաններ. նրանց). Ֆունկցիոնալ հիմունքներով նամակները կարելի է բաժանել նամակների, որոնք պահանջում են և չեն պահանջում պատասխան:

   Այս գլխի ուսումնասիրության արդյունքում ուսանողը պետք է.

   իմանալ

   • - կազմակերպությունների կառավարման մեջ օգտագործվող փաստաթղթերի նպատակը և նպատակը.
   • - հաղորդագրությունների հիմնական տեսակները, որոնք կազմում են բիզնես նամակագրությունը.
   • - «փաստաթղթային հոսք» և «գործավարություն» տերմինների նշանակությունը.
   • - կազմակերպության կառավարման գործընթացում օգտագործվող փաստաթղթերի տեսակները.
   • - ներքին և արտաքին պաշտոնական նամակագրության մեջ օգտագործվող փաստաթղթերի տեսակները.
   • - փաստաթղթերի միավորման նպատակը.
   • - տեղեկատվության ներկայացման պաշտոնական բիզնես ոճի առանձնահատկությունները.
   • - բիզնես նամակների տեսակները;
   • - բիզնես նամակ կառուցելու տրամաբանությունը և դրա նախագծման պահանջները.
   • - էլեկտրոնային բիզնես նամակի ոճի առանձնահատկությունները.

   ունակ լինել

   - ստեղծել բիզնես նամակի կառուցվածքին համապատասխան տեքստ.

   սեփական

   – բիզնես գրելու հմտություններ պաշտոնական բիզնեստեղեկատվության ներկայացման ոճը.

   Փաստաթուղթը որպես գրավոր հաղորդակցության հիմնական ձև կառավարման գործընթացում

   զգալի մասը բիզնես հաղորդակցություններիրականացվում է գրավոր. Դա պայմանավորված է կազմակերպությունների կառավարման գործընթացում շրջանառվող տեղեկատվության մեծ ծավալներով։ Ընդունման համար կառավարման որոշումներշատ դեպքերում անհրաժեշտ է փաստեր արձանագրել, տեղեկատվություն կուտակել, ապա վերլուծել ու ընկալել այն։

   Բացի այդ, տեղեկատվությունը մշակման համար պետք է փոխանցվի կազմակերպության տարբեր պաշտոնյաներին և ստորաբաժանումներին: Այս բոլոր գործողությունները կատարելու համար ամենահարմար ձևը տեղեկատվության գրավոր ներկայացումն է, որը կազմակերպությունների ղեկավարության մեջ փաստաթղթի տեսքով է:

   Փաստաթուղթը որոշակի ձևով ներկայացված տեղեկատվական հաղորդագրություն է՝ կազմված հատուկ կանոններով և վավերացված սահմանված կարգով: «Տեղեկատվության, տեղեկատվականացման և տեղեկատվության պաշտպանության մասին» դաշնային օրենքը տալիս է «փաստաթուղթ» հասկացության հետևյալ սահմանումը.

   Փաստաթուղթ- սա նյութի կրիչի վրա գրանցված տեղեկատվություն է, որը թույլ է տալիս բացահայտել այն:

   Նույն սահմանումը տրված է պետական ​​ստանդարտում «Գրասենյակային աշխատանք և արխիվացում» տերմինների և սահմանումների համար:

   լատինական բառ փաստաթուղթ եկել է doceo - Սովորեցնում եմ կամ տեղեկացնում և իմաստով նշանակում է ապացույց, ապացույց։ Ռուսաստանում տերմինը փաստաթուղթՊետրոս Առաջինը թարգմանել է հենց որպես «գրավոր ապացույց»։ Ամբողջ XVIII դարում «փաստաթուղթ» հասկացության սահմանման մեջ առաջին հերթին աչքի է ընկել նրա իրավական նպատակը։ Մինչդեռ այս տերմինն ինքնին երկար ժամանակ գրեթե չէր օգտագործվում։ Փոխարենը, բիզնես պրակտիկայում սովորաբար օգտագործվում էին այլ տերմիններ. ակտ, գործ, թուղթ. ԻՑ ժամանակի ընթացքում փաստաթղթերի մասին գիտելիքների կուտակումը հանգեցրեց 19-րդ դ. ընդգծել, բացի իրավականից, նաև փաստաթղթի կառավարչական կողմը։

   Փաստաթղթերը թույլ են տալիս պահպանել տեղեկատվությունը, տալ դրան պաշտոնական բնույթ և հիմք ծառայել կառավարման որոշումներ կայացնելու համար: Բացի այդ, փաստաթղթերը կարելի է համարել որպես բիզնես հաղորդագրությունների հիմնական ձև գրավոր հաղորդակցության իրականացման գործում: Այսպիսով, կազմակերպությունում փաստաթղթերը կատարում են տեղեկատվական և հաղորդակցման գործառույթներ:

   Փաստաթղթերի կազմման և մշակման գործունեությունը կոչվում է փաստաթղթերի կառավարում(Գրասենյակային աշխատանք).

   Կառավարման մեջ առավել հաճախ օգտագործվում են տեքստային փաստաթղթեր, որոնք ունեն թղթային կամ էլեկտրոնային ձև: Հարկ է նշել, որ կան փաստաթղթերի այլ հնարավոր ձևեր՝ լուսանկարներ, ձայնագրություններ, տեսանկարահանումներ։ Այնուամենայնիվ, դրանք գրավոր հաղորդակցման միջոց չեն և շատ հաճախ չեն օգտագործվում կառավարման մեջ, և, հետևաբար, մենք այս գլխում չենք դիտարկի այս տեսակի փաստաթղթերը:

   Փաստաթղթեր, որոնք իրականացնում են հաղորդակցման գործառույթը, հասցեատիրոջ կողմից կարելի է բաժանել արտաքին Եվ ներքին.

   Արտաքին գործարար նամակագրություն միջեւ տարբեր կազմակերպություններև անհատների և կազմակերպությունների միջև: Հաղորդակցման սուբյեկտների կողմից փոխանակվող հաղորդագրությունները բնույթ են կրում պաշտոնական նամակներ.

   Ներքին գործարար նամակագրություն անցկացվում է կազմակերպության պաշտոնյաների և ստորաբաժանումների միջև: Նման նամակագրությունը կոչվում է գրասենյակ.

   Կազմակերպության կառավարման գործունեության մեջ մեծ թվով տարբեր տեքստային փաստաթղթեր. Նրանք տարբերվում են իրենց նպատակներով և նպատակներով, բովանդակությամբ, ստեղծման հաճախականությամբ, և նրանց ընդհանուրն այն է, որ դրանք պարունակում են կառավարման տեղեկատվություն:

   Ըստ նպատակը և նպատակը Փաստաթղթերը կարելի է բաժանել հետևյալ կերպ.

   • կազմակերպչական և իրավական - կազմակերպության, կառուցվածքի կարգավիճակի սահմանում, կադրային համալրում, ստորաբաժանումների, աշխատակիցների բնավորությունը, պարտականություններն ու պարտականությունները և այլն։ Օրինակ՝ կազմակերպության կանոնադրությունը, բաժանման կանոնակարգը, աշխատանքի նկարագրությունը;
   • վարչական – իրականացնել կառավարման գործընթացի ընթացիկ համակարգում և կարգավորում. Օրինակ, հրամաններ, առաջնորդների հրամաններ;
   • պլանավորված - պարունակող ցանկը, հաջորդականությունը, իրականացման համար նախատեսված գործողությունների ժամկետները. Օրինակ՝ տարբեր տեսակի պլաններ, ծրագրեր;
   • տեղեկատվություն և հղում - նախատեսված է ընթացիկ աշխատանքում օգտագործելու համար: Օրինակ՝ պետական ​​չափանիշները բնութագրերըցուցումներ բարձրագույն կազմակերպություններից, ուղեցույցներնախարարություններ և գերատեսչություններ, դասակարգիչներ;
   • տեղեկատվական և վերլուծական - արտադրության, վաճառքի, պահեստում առկա նյութերի կամ ապրանքների վերաբերյալ ներքին առաջնային տեղեկատվության մշակման արդյունքում: Անհրաժեշտ է ընթացիկ աշխատանքի և որոշումներ կայացնելու համար: Օրինակ՝ վերլուծական ակնարկներ, ամփոփագրեր, վկայականներ, ակտեր, հուշագրեր;
   • հաշվետվություն - որոշակի ժամանակահատվածում գործունեության արդյունքների մասին տեղեկատվություն պարունակող. Դրանք թույլ են տալիս համեմատել ստացված արդյունքները ցուցանիշների, պլանավորված պլանների և ծրագրերի հետ, ինչպես նաև տեղեկատվություն ներկայացնել բարձրագույն կազմակերպություններին և կանոնադրական պետական ​​մարմիններըվիճակագրական, հարկային մարմիններ;
   • անձնակազմի փաստաթղթեր - ներառելով տեղեկություններ կազմակերպության աշխատողների մասին, որոնք նախատեսված են աշխատանքային օրենսդրությանը համապատասխան նրանց գործունեությունը կարգավորելու համար. Օրինակ, աշխատանքային պայմանագրերաշխատողների անձնական քարտեր, աշխատանքային գրքերև այլն:

   Ըստ բովանդակությունը փաստաթղթերը պայմանականորեն կարելի է բաժանել տեխնիկական, տեխնոլոգիական, ֆինանսական, առևտրային և այլն: Այս բաժանմամբ ուշադրություն է հրավիրվում փաստաթղթի իմաստի և շրջանակի վրա: Օրինակ, «տեխնիկական» փաստաթղթերը ներառում են տեխնիկական պայմաններ, սարքավորումների անձնագրեր, վերանորոգման ծառայության ստանդարտներ: Տեխնոլոգիական - տեխնոլոգիական քարտեզներ, հումքից արտադրանքի ելքի նորմեր. Տիպիկ ֆինանսական փաստաթուղթը հաշվեկշիռն է, եկամուտների հաշվետվությունը, հարկային հայտարարագիրը:

   Պարբերականություն փաստաթղթերի ստեղծումը որոշվում է դրանց ձևով և նպատակներով: Կազմակերպչական և իրավական փաստաթղթերն ընդունվում են «մինչև չեղարկումը», այսինքն. մինչև այն պահը, երբ անհրաժեշտություն է առաջանում կատարել փոփոխություններ կամ ընդհանրապես չեղարկել դրանք։ Ստեղծվում են վարչական փաստաթղթեր, բայց ըստ անհրաժեշտության։ Պլանավորված և, հատկապես, հաշվետվական փաստաթղթերը, ընդհակառակը, ունեն ստեղծման և համապատասխան մարմիններին ներկայացնելու խիստ սահմանված հաճախականություն:

   Տարբեր տեսակի տեքստային փաստաթղթերի ստեղծումն ու օգտագործումը կառավարման աշխատանքի անհրաժեշտ մասն է: Նրանք կատարում են ամբողջ գիծըօգտակար հատկություններ:

   Փաստաթղթերի օգտագործումը կազմակերպություններին թույլ է տալիս.

   • – իրականացնել իրենց գործունեությունը կանոնակարգված, արդյունավետ և պատասխանատու կերպով.
   • - տեղեկատվություն տրամադրել հետևողականորեն և օբյեկտիվորեն.
   • - ապահովել տեղեկատվական աջակցությունկառավարման որոշումներ կայացնելիս;
   • – իրականացնել հետևողական, շարունակական և արդյունավետ բիզնես և կառավարչական գործունեություն;
   • - դեպքում ապահովել բիզնեսի շարունակականությունը արտակարգ իրավիճակներ;
   • – համապատասխանել կարգավորող միջավայրի պահանջներին, այդ թվում՝ արխիվային, աուդիտի և վերահսկողական գործունեության ոլորտում.
   • - երաշխավորել պաշտպանությունը և աջակցությունը դատական ​​գործերում, ներառյալ կազմակերպության գործունեության մասին տեղեկատվություն պարունակող փաստաթղթային ապացույցների առկայության կամ բացակայության հետ կապված ռիսկերը.
   • - պաշտպանել կազմակերպության շահերը և աշխատողների, ինչպես նաև բոլոր շահագրգիռ կողմերի իրավունքները.
   • - ապահովել և փաստաթղթավորել հետազոտական ​​և մշակման աշխատանքները, նորարարական գործունեությունինչպես նաև պատմական հետազոտություններ;
   • – ապահովել բիզնեսի, անձնական և մշակութային ինքնությունը.
   • - պահպանել կորպորատիվ, անհատական ​​և սոցիալական հիշողությունը:

   Փաստաթղթերի մի մասը ստեղծվել է որոշակի մարդկանց տեղեկատվություն փոխանցելու համար պաշտոնյաներըև գերատեսչություններին, նրանց վրա կառավարչական ազդեցություն գործադրելու համար: Նման փաստաթղթերը ներառում են հրամաններ, հրահանգներ, հուշագրեր և հուշագրեր, մեթոդական առաջարկություններ, տեղեկատվական նամակներ, առաջարկությունների նամակներ և այլն: Փաստերը գրանցելու համար ստեղծվում են այլ փաստաթղթեր: Օրինակ՝ հաշվետվություններ, ակտեր։

   Կազմակերպությունում շրջանառվող փաստաթղթերի ամբողջ փաթեթը նրա աշխատանքային հոսքն է:

   Փաստաթղթերի հոսք- փաստաթղթեր ստեղծելու, մեկնաբանելու, փոխանցելու, ստանալու և արխիվացնելու, ինչպես նաև դրանց կատարման մոնիտորինգի և չարտոնված մուտքից պաշտպանելու համակարգ:

   Փաստաթղթերի հոսքն իրականացվում է կազմակերպությունում իրերի վիճակի մասին տեղեկատվության կառավարումն ապահովելու համար՝ տեղեկացված կառավարման որոշումներ կայացնելու և դրանց կատարմանը վերահսկելու համար: Փաստաթղթերի հետ աշխատելը կոչվում է «թղթային աշխատանք»:

   Նախ, եկեք հասկանանք ինքնին գրասենյակային աշխատանք: Գրասենյակային աշխատանքի և արխիվացման ոլորտում տերմինների և սահմանումների ստանդարտը (ԳՕՍՏ Ռ 51141-98) այս տերմինը մեկնաբանում է որպես «գործունեության ճյուղ, որն ապահովում է փաստաթղթերի փաստաթղթավորում և աշխատանքի կազմակերպում», այսինքն. ամբողջ գործընթացը՝ փաստաթղթի ստեղծման պահից մինչև դրա ոչնչացումը կամ պահման համար արխիվ տեղափոխելը:

   Տերմինային թղթաբանությանը զուգահեռ 1960-ական թթ. տերմինն օգտագործվում է փաստաթղթեր կառավարման ապահովում. Այս տերմինի առաջացումը կապված է կառավարման մեջ համակարգչային համակարգերի ներդրման, դրանց կազմակերպչական, ծրագրային և տեղեկատվական աջակցություն. Համակարգչային ծրագրերում և գրասենյակային գրականության մեջ օգտագործվող տերմինաբանությանը մոտավորելու համար տերմինը կառավարման փաստաթղթեր, որը, ըստ էության, թղթաբանություն եզրույթի հոմանիշն է։

   Այսօր օգտագործվող ավելի լայն տերմինն է կառավարման տեղեկատվական և փաստաթղթային աջակցություն. ներառում է, բացի փաստաթղթերի հետ ավանդական աշխատանքից և տեղեկատվական ծառայություն, տվյալների բազաների ստեղծում, պահպանում և աշխատանք:

   Այսպիսով, կառավարման փաստաթղթային աջակցության ներքո մենք նկատի ունենք փաստաթղթերի հետ աշխատելու բոլոր նույն փուլերը՝ սկսած ստեղծումից և ստացումից մինչև ոչնչացում կամ արխիվացում:

   Գրառումների վարումը կարգավորվում է կարգավորող և մեթոդական դաշտով, որը օրենքների, կարգավորող իրավական ակտերի և մեթոդական փաստաթղթերի մի շարք է, որոնք կարգավորում են փաստաթղթերի ստեղծումը, մշակումը, պահպանումը և օգտագործումը, ինչպես նաև կազմակերպության փաստաթղթային աջակցության ծառայության գործունեությունը:

   Գրասենյակային աշխատանքի նորմատիվային և մեթոդական բազան են՝

   • Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրական ակտեր տեղեկատվության և փաստաթղթերի ոլորտում.
   • Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահի և Կառավարության համապատասխան հրամանագրեր և կարգադրություններ.
   • իրավական ակտեր դաշնային մարմիններՌուսաստանի Դաշնության իշխանություններն ու սուբյեկտները, որոնք կարգավորում են փաստաթղթերի աջակցության հարցերը.
   • կարգավորող և հրահանգչական բնույթի իրավական ակտեր, ձեռնարկությունների և հիմնարկների գրասենյակային աշխատանքի վերաբերյալ մեթոդական փաստաթղթեր.
   • փաստաթղթերի պետական ​​ստանդարտներ (ԳՕՍՏ);
   • միասնական փաստաթղթային համակարգեր (UDS);
   • Տեխնիկական, տնտեսական և սոցիալական տեղեկատվության համառուսական դասակարգիչներ և այլն:

   Կառավարման ոլորտում փաստաթղթերի հետ աշխատանքը հեշտացնելու համար այն լայնորեն կիրառվում է միավորում։ Ընդհանուր առմամբ, միավորում տերմինը նշանակում է միատեսակություն (լատ. unus - մեկ, ֆասիո - Ես անում եմ, այսինքն. միություն): Այն նպատակ ունի ստեղծել օգտագործողի համար հարմար, պարզեցված կառավարման փաստաթղթերի համակարգ: Բանն այն է, որ տնտ մեծ գումարձեռնարկություններ, կազմակերպություններ, հիմնարկներ. Նրանց միջև հաղորդակցություն հաստատելու համար անհրաժեշտ է ինչ-որ կերպ նվազեցնել փաստաթղթերի բոլոր հնարավոր բազմազանությունը որոշակի ստանդարտ ձևերի: Ստանդարտացման նախապայմանն այն է, որ տարբեր կազմակերպությունների գործունեության մեջ կան աշխատանքի և իրավիճակների կրկնվող տեսակներ: Օրինակ, բոլոր կազմակերպությունները պարբերաբար կազմում են վիճակագրական և ֆինանսական հաշվետվություններըև այն ներկայացնել համապատասխան մարմիններին. բոլոր կազմակերպություններն ընդունում և աշխատանքի են ընդունում աշխատողներին. պայմանագրեր կնքել կապալառուների հետ և այլն:

   Կառավարման իրավիճակների և գործողությունների կրկնությունը հանգեցնում է նույն տեսակի փաստաթղթերի պարբերական կազմման և կատարման անհրաժեշտությանը, ինչը հնարավորություն է տալիս միավորել դրանց տեքստերը, այսինքն. ընդունել բոլոր կազմակերպությունների համար փաստաթղթերի միասնական ձևեր, դրանց կատարման և հաստատման կանոններ. Կառավարման փաստաթղթերի տեքստերի միավորումը թույլ է տալիս արագացնել կառավարման որոշումների ընդունումը և պարզեցնել և պարզեցնել փաստաթղթերի պատրաստման և մշակման գործընթացը:

   Ռուսաստանի Դաշնային արխիվային ծառայության փաստաթղթավորման և արխիվացման համառուսաստանյան գիտահետազոտական ​​ինստիտուտը մշակել է «Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ» պետական ​​ստանդարտը (USORD):

   USORD-ի կողմից նախատեսված փաստաթղթերի մեծ մասի հետ աշխատում են գրեթե բոլոր գործավար ծառայությունները՝ անկախ կազմակերպության ուղղությունից և դրա կազմակերպչական և իրավական ձևից: Այո, համաձայն Համառուսական դասակարգիչ 020000 դասի կառավարման փաստաթղթերը, USORD-ը ներառում է հետևյալ փաստաթղթերը.

   • ստեղծել կազմակերպություն, ձեռնարկություն;
   • կազմակերպության, ձեռնարկության վերակազմակերպում;
   • կազմակերպության, ձեռնարկության լուծարում;
   • պետական ​​սեփականաշնորհումը եւ քաղաքային կազմակերպություններ, ձեռնարկություններ;
   • կազմակերպության, ձեռնարկության վարչական գործունեությունը.
   • կազմակերպության, ձեռնարկության գործունեության կազմակերպչական և կարգավորող կարգավորում.
   • կազմակերպության, ձեռնարկության գործառնական և տեղեկատվական կարգավորումը.

   USORD-ը ներառում է պետական ​​ստանդարտ, ալբոմ միասնական ձևերփաստաթղթերը և դրանց լրացման և կիրառման ցուցումները:

   Կազմակերպություններում գրասենյակային աշխատանքը կարգավորող մեկ այլ փաստաթուղթ ԳՕՍՏ Ռ 6.30–2003-ն է, որը պարունակում է փաստաթղթերի հիմնական կանոնները, ձևի տեղեկատվության բովանդակության պահանջները, փաստաթղթերի հասցեագրման, համաձայնեցման, ստորագրման և հաստատման կարգը: Ստանդարտը սահմանում է պաշտոնական նամակների ձևակերպման կանոնները, այդ փաստաթղթերի տեքստի որոշ պահանջներ: Առաջին անգամ ստանդարտը խորհրդատվական բնույթ ունի, ինչը պայմանավորված է ժամանակակից օրենսդրությամբ: Ի հավելումն միասնական ձևերի և փաստաթղթային միասնական համակարգերի, Ռուսաստանի Գոսստանարտը (այժմ՝ Ռոսստանարտ) տարբեր ժամանակհաստատեց մի թիվ պետական ​​ստանդարտները, պարտադիր է փաստաթղթերի հետ աշխատելու համար (տես Հավելված 1):

   Դեպի հիմնական փուլերըՄիավորման տեքստերը ներառում են հետևյալը.

   • տեքստի կառուցվածքի միավորում, այսինքն. տեքստի իմաստային բաղադրիչների դասավորության հաջորդականության ընտրություն, որն առավել համապատասխան է փաստաթղթի նպատակին.
   • փաստաթղթի տեքստում բովանդակությունն արտահայտելու լեզվական միջոցների միավորում.
   • միասնական տեքստերի մշակում համահունչ տեքստի, տրաֆարետի, հարցաշարի, աղյուսակի տեսքով:

   Համատեղ տեքստի կամ տրաֆարետի տեսքով տեղեկատվության ներկայացման ձևն ընտրվում է, եթե փաստաթղթում հիմնականը տեղեկատվություն է աշխատողների (բաժիններ, կազմակերպություններ, որպես ամբողջություն) գործողությունների կամ ինչ-որ բանի նկատմամբ նրանց վերաբերմունքի մասին, այսինքն. եթե անհրաժեշտ է նշել որևէ դրույթ, որոշում, փաստ, իրադարձություն.

   Կապված տեքստ - դա տեքստ է, որի բովանդակությունը մշտապես կրկնվում է մի շարք փաստաթղթերում: Նման տեքստերը համեմատաբար հազվադեպ են կառավարման գործունեության մեջ:

   Օրինակ՝ նամակի տեքստը՝ «Հայտնում ենք, որ մեր արտադրության արտադրանքի մատակարարման հետ կապված պետք է դիմել ձեր նախարարության UMTS»։

   տրաֆարետ - մշտական ​​տեղեկատվություն և բացեր պարունակող միասնական տեքստի ներկայացման ձև, որը նախատեսված է դրանք որոշակի իրավիճակ բնութագրող փոփոխական տեղեկություններով լրացնելու համար:

   Հարցաթերթիկ և աղյուսակ - սա որոշակի ֆորմալացման արդյունք է, որի ժամանակ տեքստը զրկվում է սովորական քերականական համահունչությունից, իսկ տեքստի բովանդակությունը փոխանցվում է պարզեցված կառուցվածքներով, թվերով կամ այլ նշաններով։ Փաստաթղթի միասնական տեքստի ներկայացման ձևը հարցաթերթիկի կամ աղյուսակի տեսքով ընտրվում է, եթե հիմնականը տեղեկատվություն է օբյեկտի և դրա առանձնահատկությունների մասին:

   Հիմնական պահանջները փաստաթուղթ ստեղծելիս հետևյալն են.

   • պաշտոնական բիզնես ոճի օգտագործում;
   • ԳՕՍՏ-ի, ԱՄՆ դոլարի, այլ կարգավորող փաստաթղթերի պահանջներին համապատասխանություն.
   • տրամադրված տեղեկատվության համապատասխանությունը. Այն բաղկացած է հետևյալ հասկացություններից՝ թիրախավորում, թեմատիկ սահմանափակում, հուսալիություն, օբյեկտիվություն, հիմնավորում, ճշգրտություն, կրկնությունների վերացում, համառոտություն և միաժամանակ մանրակրկիտություն;
   • օգտագործվող լեզվի քերականական կանոններին և ոճական առանձնահատկություններին համապատասխանելու պահանջները գործնական ելույթ(տերմինաբանություն, հապավումների օգտագործում, լեզվական բանաձևեր, գոյականների և ածականների դեպքեր, բայերի ձևեր, նախադասությունների տեսակներն ու կառուցվածքը, հասցեի ձևերը, թվերի օգտագործումը, շարահյուսական հատկանիշները և այլն):

   Դուք նաև պետք է համապատասխանեք գործարար նամակագրություն կազմող փաստաթղթերի կատարման պահանջներին: Գրանցման պահանջները վերաբերում են փաստաթղթերի մանրամասների կազմին և կատարմանը:

   • դաշնային օրենքըհուլիսի 27-ի թիվ 149-FZ «Տեղեկատվության մասին, 2006 թ. ինֆորմացիոն տեխնոլոգիաև տեղեկատվության պաշտպանության վերաբերյալ։
   • Կուզնեցովա Տ.Վ.Գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպումը պահանջում է մասնագիտական ​​գիտելիքներ // Թղթային աշխատանք. 2010. No 2. P. 12–18.