doma » Postopki dovoljenj » Projekt izboljšave. Projekt za izboljšanje kakovosti

Projekt izboljšave. Projekt za izboljšanje kakovosti

Sistemski pristop Vodenje projektov postaja vse bolj priljubljeno iz preprostega razloga, ker se ob njegovi uporabi znatno poveča verjetnost uspešnega zaključka vsakega posameznega projekta, ki ga izvaja organizacija, in vseh projektov organizacije kot celote. Vsak projekt je uspešno izveden, konkretni rezultati pa so doseženi v skladu s sprejetim terminskim načrtom in v okviru predvidenega proračuna. Z izvedbo posameznega projekta se objektivno poveča sposobnost organizacije za uspešno izvajanje dejavnosti in njena splošna vrednost.

Med glavnimi razlogi za uspešno uporabo načel novega pristopa k vodenju projektov so naslednji:

organizacija izbere za izvedbo le tiste projekte, ki najbolj ustrezajo razvojni strategiji organizacije;
vse obveznosti sprejemamo le za realno izvedljive namene: tehnične, proračunske in koledarske;
odgovornost za vodenje projektnih portfeljev, programov in projektov je skrbno razporejena in dosledno izvajana;
vsak projekt je načrtovan, izveden in nadzorovan (vodjen) tako, da so izpolnjene vse obveznosti iz njega;
ekipe za vodenje projekta naj delujejo sodelovalno in v skladu z zavezanostjo ciljem, načrtom in urnikom projekta

V tej študiji je bil določen razpon stroškov vodenja projekta, ki se je gibal od 0,13 do 15 % stroškov projekta. Največja postavka odhodkov je bila plača ali druge vrste nadomestil, izplačanih osebju. Pomembni stroški so bili tudi stroški licenciranja projektnega vodenja in pripadajoče programske opreme, svetovanja in usposabljanja za vodenje projektov. Vendar nobena raven stroškov in dobička ne more pokazati obsega koristi in koristi, ki jih organizacije prejmejo od uporabe novih pristopov k vodenju projektov. Te koristi ne vplivajo neposredno na donosnost naložbe, vendar jih je mogoče objektivno oceniti in izmeriti.

Trenutno so se menedžerji številnih podjetij naučili učinkovito uporabljati v svoji praksi različne načine določanja vrednosti določenih metod upravljanja in celotne vrednosti sistema vodenja organizacije. Eden izmed njih je pristop uravnoteženega kazalnika.

Multivariantne študije ocenjevanja vpliva metod vodenja projektov v organizaciji na raven njene dodane vrednosti kažejo, da nove metode projektnega vodenja bistveno povečajo poslovni in organizacijski potencial podjetja. Do tega zaključka je pred kratkim prišla raziskovalna skupina enega vodilnih svetovalnih podjetij na področju projektnega vodenja PM Solutions, ki ima več kot sto vrhunskih menedžerjev z bogatimi praktičnimi izkušnjami na področju projektnega vodenja. Glede na to skupino je več kot 94 % anketirancev izjavilo, da »uporaba praks projektnega vodenja dodaja vrednost njihovim organizacijam. To se kaže v znatnem izboljšanju finančne uspešnosti, večjem zadovoljstvu strank, organizacijskih zmogljivostih in usposabljanju osebja ter izboljšanem vodenju projektov/procesov.«

Priporočena metoda za izboljšanje pri vodenju projektov

prepoznavanje simptomov slabega vodenja projektov;
povezovanje ugotovljenih simptomov z možnimi vzroki za neučinkovito vodenje projektov s, prvič, preučevanjem literature o projektnem vodenju, drugič, izvedbo revizije tekočih projektov in, tretjič, analizo zaključenih projektov;
prepoznavanje priložnosti za izboljšanje pri vodenju projektov in razvrščanje teh priložnosti;
razvoj programa izboljšav ali posebne skupine projektov za odpravo in odpravo možnih vzrokov za neučinkovito upravljanje;
izvajanje programa izboljšav, vrednotenje rezultatov in iskanje dodatnih področij za izboljšave.

Študija skupine PM Solutions je pokazala, da se »večina podjetij v svoji strategiji zanaša predvsem na sistem usklajenih pobud za izboljšanje vodenja projektov in ne na eno ali dve ločeni pobudi. Takšne organizacijske ureditve vključujejo: ustanovitev posebnega organa za vodenje projektnega sistema organizacije - projektne pisarne; razvoj metodoloških načel projektnega vodenja, potrebne programske opreme; integracija projektnega vodenja v glavne procese podjetja; usposabljanje osebja o metodah in sredstvih projektnega vodenja; razporeditev razvojnega programa (strokovna rast) za osebje, vključeno v izvedbo projekta. Več kot 70 % anketiranih organizacij je v zadnjih treh letih svojega delovanja naredilo več kot tri izboljšave projektnega vodenja.«

Prepoznavanje priložnosti in potreb po izboljšanju projektnega vodenja.

Potrebo organizacije po izboljšanju uspešnosti in izboljšanju sposobnosti upravljanja projektov je mogoče ugotoviti z iskrenim odgovorom na številna temeljna vprašanja o vsaki posamezni organizaciji.

Ali v vaši organizaciji obstajajo projekti?
Ali vsak projekt podpira sprejeto korporativno strategijo vaše organizacije?
Kako dobro so bila tveganja, povezana z vsakim projektom, identificirana in obvladovana?
Ali so ti projekti zaključeni ali se zaključujejo v skladu s prvotnim (razumno popravljenim) terminskim planom, proračunom, pogodbenimi cenami in drugimi parametri, določenimi z ustrezno pogodbo ali drugimi pooblaščenimi dokumenti?
Ali so bili načrtovani dobički za komercialne projekte doseženi? So bile plačane globe in odškodnine?
Ali je trenutna vodstvena struktura in sistem načrtovanja, poveljevanja in nadzora vaše organizacije primerna za učinkovito upravljanje večjih projektov, več projektov ali drugih projektov, potrebnih za doseganje strategije rasti in razvoja organizacije ali drugih dolgoročnih ciljev kratkoročno ali dolgoročno ?

Če so odgovori na ta vprašanja pritrdilni, lahko sposobnost organizacije za vodenje projektov ocenimo kot izjemno visoko. Če ne, vaša organizacija potrebuje različne izboljšave pri vodenju projektov. Možna področja dejavnosti, kjer so potrebne spremembe, so lahko:

znanje in strokovne sposobnosti ljudi;
dodelitev in porazdelitev odgovornosti;
politiko vodenja projektov, procese, postopke, sisteme, orodja in metode vodenja projektov ali vsa področja hkrati.

Simptomi in možni razlogi neučinkovito vodenje projekta.

Ni dovolj simptomov Visoka kvaliteta izvedba projekta lahko vključuje:

nespoštovanje rokov - zamude pri izvedbi del, prekoračitve stroškov in kazni po pogodbah; nizka stopnja uspešnosti na osebo/ha – visoka fluktuacija osebja, zaposlenega v projektu, previsoka stopnja psihološkega stresa, nezadostna motivacija in neugodna psihološka klima v organizaciji;
nezadostna finančna disciplina - dejanski stroški presegajo načrtovani proračun;
nizka kakovost vodenja - pretirana vpetost najvišjih menedžerjev v podrobnosti izvedbe projekta;
nizka kakovost upravljanja virov - prepogosto preklapljanje z ene vrste dela na drugo (večopravilnost), podvajanje prizadevanj, neučinkovita uporaba strokovnjakov iz funkcionalnih oddelkov.

Prepoznavanje in odpravljanje vzrokov za te tipične pomanjkljivosti pri projektni uspešnosti običajno zahtevajo zelo močna prizadevanja vodje projektov.

Uporaba formaliziranega postopka pregleda sistema vodenja projektov.

Center odličnosti za vodenje projektov AT&T je razvil in uvedel formaliziran postopek pregleda vodenja projektov, da bi razvil "učinkovite metode za prevajanje koncepta vodenja projektov v praktično delo za ... vrednotenje in prepoznavanje ciljev za izboljšanje učinkovitosti." Poročila o takih formaliziranih revizijskih postopkih so objavili svetovalci za upravljanje kot rezultat njihovega praktičnega dela. Analiza obstoječih sistemov vodenja projektov jim je omogočila tudi izpostaviti slabosti obstoječe prakse upravljanja, katerih prepoznavanje je temeljnega pomena pri določanju potrebnih ukrepov za izboljšanje uspešnosti.

Možna prizadevanja za izboljšanje upravljanja.

Da bi dosegli bistvene izboljšave na tako zapletenem področju, kot je projektno vodenje, je treba izvesti spremembe na vseh področjih dejavnosti – človeški viri, organizacijske strukture, procesi, sistemi, postopki – in vse te spremembe morajo biti med seboj natančno povezane. Nekaj tipičnih projektov in nalog za izboljšanje uspešnosti na vsakem od teh področij je navedenih spodaj. Za posebne situacije bodo seveda potrebna dodatna prizadevanja.

Strateško upravljanje portfelja.

Izvajati projekte za izboljšanje učinkovitosti na področju:

razvoj in izvajanje ustreznega procesa upravljanja portfelja za organizacijo;
formalizacija postopkov za izbor novih projektov in medsebojno razvrščanje vseh projektov vsakega od portfeljev;
aktivna uporaba metod obvladovanja tveganj in negotovosti pri izvajanju programov in projektov.

Razvoj sistema vodenja in usposabljanje osebja.

Vložite potrebna prizadevanja za razvoj sistema vodenja usposabljanja osebja, da:

izboljšanje razumevanja in sprejemanja na vseh ravneh organizacije osnovnih idej in načel projektnega vodenja ter praktičnih ukrepov za njihovo izvajanje;
razvijanje veščin osebja pri načrtovanju, vodenju in nadzoru ter drugih veščin, potrebnih z vidika vodje projektov in strokovnjakov za podporo projektom;
razvoj vodstvenih lastnosti vodij programov in projektov;
ustvarjanje potrebnega razumevanja s strani osebja politike na področju projektnega vodenja, kot tudi sodobne metode, sistemi in orodja za vodenje projektov;
izboljšati razumevanje osnovnih načel in praks timskega dela.

Vzpostaviti politiko in razviti potrebne postopke na področju:

merila za izbor (imenovanja) projektnih vodij po vrsti in velikosti projektov;
razvoj in strokovna rast kadrov, vključenih v projektno vodenje;
vrednotenje doseženosti in nagrajevanja vodij projektov in drugih oseb, ki sodelujejo pri izvajanju projektov.

Imenovanje in porazdelitev odgovornosti.

Izvedite naslednje projekte za izboljšanje vodenja projektov za vašo organizacijo:

Vzpostaviti projektno/programsko pisarno (projektno pisarno) na dovolj visoki ravni pri vodenju organizacije, katere osebje bo odgovorno za izvajanje in stalno izboljševanje procese vodenja projektov, kot tudi za ustvarjanje in izboljšanje metod in orodij za vodenje projektov;
vzpostaviti urad operativnega načrtovanja, vodenja in nadzora za podporo pri reševanju tipičnih problemov, ki nastanejo pri vodenju manjših projektov;
dodeliti odgovornost za izvedbo vsakega portfelja projektov, vsakega programa in vsakega projekta na vseh ravneh organizacije in zagotoviti, da vsak odgovorni izvajalec jasno razume in sprejema svoj del odgovornosti;
izboljšati razumevanje vseh udeležencev projekta osnovnih načel in praks timskega dela;
oblikovati ustrezno politiko na področju določanja statusa in funkcij višjih menedžerjev, vodje portfelja projektov, sponzorjev projektov, programskih in projektnih vodstev ter statusa funkcionalnih vodij in vodje projektov;
ustvariti matriko porazdelitve odgovornosti, ki temelji na diagramih strukture razčlenitve projekta/delo, da se razjasni odnos med vsemi vodji projekta in udeleženci.
Navedite opis vseh položajev in specifikacije ključne funkcije vodenje projektov za vse vrste projektov;
formalizirati projektno-funkcionalno matriko porazdelitve odgovornosti in sprejeti potrebne ukrepe za zagotovitev, da se dejanske naloge in nadzor uspešnosti izvajajo v skladu s to matriko.

Integrirani sistemi, orodja, metode in postopki.

Začeti projekte izboljšav. Cilj:

identificirati in kategorizirati projekte, ki jih izvaja organizacija, in dokumentirati integrirani sistem vodenja življenski krog projekt (AHCM) za vsako kategorijo;
izboljšati AHML za vsako kategorijo projektov (glej spodaj);
vzpostaviti potrebne postopke za zagotovitev potrebne usklajenosti načrtov in aktivnosti vseh vrst dela/funkcij (trženje, tehnična podpora, nakupi, proizvodnja itd.) med:

– sprejemanje projektnih predlogov ali sprejemanje sprememb obstoječih pogodb;
- izvedba projekta;

uvesti nove ali revidirati obstoječe postopke, potrebne za:

– zagotoviti, da se za vse nove projekte sprejmejo realne zaveze;
- razviti in uvesti okvirne omejitve glede stroškov in rokov za izvedbo natečajnih predlogov projektov;
– pooblastiti delo na projektih v okviru podpornih organizacij in nadzorovati porabo projektnih sredstev;
– pravočasno kontrolo računovodskih poročil o stroških in stroških projekta; spremlja in nadzira porabo sredstev za plačila izvajalcem;
– načrtovati projekte z uporabo strukturnih shem razčlenitve projektov/del in metod mrežnega načrtovanja;
- predvideti potrebno število zaposlenih v projektu in potrebo po drugih virih;
– ustvariti informacijsko strukturo za podporo projektom;
– obvladovati (nastane med izvajanjem projektov) spremembe stroškov, koledarskih načrtov, kot tudi v značilnostih končnega izdelka;
– redno analizirati projekte in ponovno ovrednotiti stroške projektov za vse vrste del;

izvajati integrirano informacijski sistem vodenje projektov na podlagi uporabe interneta in drugih komunikacijskih sredstev;
ustvariti ločen urad za vodenje največjih programov in projektov ter razviti postopke, potrebne za vzdrževanje njenega delovanja.

Glede na konkretno situacijo mora odgovorni vodja (vodja projekta) izbrati potrebne naloge za izboljšanje vodenja projekta, vzpostaviti odnose med njimi, določiti prioriteto za vsako od teh nalog in ob upoštevanju razpoložljivih virov razviti celovito program izboljšav.

Metoda pilotnega projekta.

Narava projektno vodenih situacij ponuja edinstveno priložnost za razvoj in preizkušanje posameznih skupin sprememb (izboljšave vodenja projekta) na podlagi enega samega, skrbno izbranega projekta, še preden se sprejme popolna zaveza za izboljšanje. Pilotni projekt za izboljšanje učinkovitosti ni le specifičen mehanizem za uvajanje in preizkušanje novih pristopov in metod vodenja projektov, temveč tudi odličen pilotni model za učenje in uporabo sistemov upravljanja s kadri in usposabljanja.

Pri sklicevanju na metodo pilotnega projekta je treba posebno pozornost nameniti izbiri projekta (programa), ki bo uporabljen v tej vlogi. Takšen projekt bi moral:

imajo ne predolg življenjski cikel;
biti tipičen za organizacijo;
ne vsebujejo tako nerešljivih težav (na primer obveznosti z nemogočimi roki), da koristi in prednosti, pridobljene z boljšim upravljanjem, ne morejo rešiti dneva.

Vedno obstaja tveganje, da bo pilotni projekt deležen večje pozornosti vodstva in drugih zainteresiranih strani. Posledično bo tak projekt lahko tako uspešen, da bo vpliv preučevanih sprememb v vodstvu preprosto nemogoče izmeriti.V situaciji, ko so vsa sredstva vložena pretežno v en projekt, bodo drugi projekti v neenakopravnem položaju in vsi primerjalne ocene učinkovitosti upravljanja bodo postale nesmiselne. Poleg tega obstaja celo vrstico spremembe, ki jih načeloma ni mogoče izvesti le na enem od projektov.

Če je cilj doseči največjo korist, bi morale takšne spremembe vplivati na vse aktivno obstoječe projekte organizacije. Na primer, razvoj in izvajanje procesa upravljanja projektnega portfelja očitno zahteva vključitev celotne skupine projektov v eksperiment. Uvedba računalniškega sistema za načrtovanje, vodenje in nadzor paketa projektov je še en primer, ko raziskovalec ne more v celoti delati le z enim projektom.

Uporaba resničnega in izobraževalni projekti pri razvoju sistemov vodenja in usposabljanja.

Ohno in R. Archibald podajata podroben opis, kako oblikovati in usposobiti ekipe za vodenje projektov v procesu izvajanja resničnih projektov. Ta pristop je najbolj učinkovit pri obvladovanju načel projektnega vodenja in izboljšanju obstoječih praks vodenja. Usposabljanje za vodenje projektov na podlagi resničnih primerov se pogosto uporablja na univerzah.

Izboljšanje sistema upravljanja življenjskega cikla projekta

Za razširitev koncepta celovitega vodenja, ki temelji na kakovosti (TQM) na področje projektnega vodenja organizacije, je priporočljivo uporabiti pristop, ki se izogne nerazličnim, nesistemskim izboljšavam in ponuja:

dokumentirati integriran proces vodenja projektov,

– dokumentirati in opisati HCM za vsako kategorijo projektov organizacije;
– opredeliti faze življenjskih ciklov za vsako kategorijo projektov;
– prepoznati meje med različnimi fazami življenjskega cikla;
- opisati in identificirati procese znotraj posamezne faze projekta ter opredeliti vmesne in končne rezultate/rezultate za vsako fazo;
– identificirati in se medsebojno dogovoriti o postopkih analize tveganja, načrtovanja, upravljanja in nadzora za vsako fazo ter o dokumentih in potrdilih, ki ustrezajo tem procesom;

prenoviti integriran proces vodenja projektov, uporabiti ustrezne tehnike reinženiringa za HSC vsake kategorije, da:

- prepoznavanje "ozkih grl", "belih pik" in slabosti sistema;
– povezovanje, kjer je mogoče, nezaželenih rezultatov projekta z njihovimi možnimi vzroki, povezanimi z AHLS;
– predelava AHCM, začenši z najbolj očitnimi ozkimi grli, vrzeli in pomanjkljivostmi;

izvajati izboljšave, pridobiti potrebna soglasja in izvesti ustrezne teste ali analize za utemeljitev ustreznosti in izvedljivosti predlagane revizije AHLS, načrtovati, odobriti in izvesti projekt izboljšav za izvedbo revidiranega AHLS;
ponavljajte vse potrebne korake, dokler ne zgradite optimalnega SMLC.

Izboljšanje procesa življenjskega cikla novih izdelkov

R. Cooper in drugi opisujejo uporaben pristop izboljšati proces razvoja novih izdelkov na podlagi svojih obsežnih praktičnih izkušenj v številnih panogah:

Veliko podjetij počne notranja revizija samo da bi ugotovili, da njihov proces razvoja izdelka ne deluje. Projekti so predolgi; glavne vrste dela in nalog niso dokončane; odločitve pojdi/ubij (vse ali nič) so problematične. Posledično začnejo revidirati proces z uporabo metod Stage/Gate.

Številne primerjalne študije zmag in porazov kažejo na naslednji seznam priporočenih ciljev uspešno izvajanje proces razvoja novega izdelka:

Cilj 1: Kakovost izvedbe…
Cilj 2. Jasnejša osredotočenost, boljša prioriteta projektov…
Cilj 3: Jasna tržna usmerjenost …
Cilj 4: Dober pred-razvoj in jasna zgodnja karakterizacija izdelka…
Cilj 5: Resnično večnamenski skupinski pristop ...
Cilj 6: dobava izdelkov z konkurenčne prednosti– – diferenciacija izdelkov, edinstvene prednosti, vrednost za stranke…
Cilj 7: Kratki hitri koraki in fleksibilnost procesa…

Uporaba teorije ozkih grl za izboljšanje SMLC

V zadnjih nekaj letih je teorija ozkih grl in njena uporaba pri vodenju projektov, metoda kritične poti, vzbudila veliko navdušenja med strokovnjaki in svetovalci za vodenje projektov.

Na splošno je teorija odraz zdrave pameti v pristopu k razumevanju splošnih sistemov: »Vsak sistem ima specifične problemske točke (»ozka grla«), ki omejujejo izhod sistema. V svojem delu "Kaj je teorija ozkih grl in kako jo uporabiti?" E. Goldtratt trdi, da: »...preden začnemo izboljševati kateri koli del sistema, moramo jasno opredeliti globalne cilje sistema in merilne metode, ki bodo pomagale oceniti vpliv katerega koli podsistema ali katere koli lokalne odločitve znotraj sistema na ta globalni cilj."

Glavni cilj katerega koli AHCM je prehod od začetne faze koncepta sistema do popolnega zaključka projekta in čim hitrejšega zaključka, z največjimi prihranki pri virih (ljudje, denar, materiali in oprema). L. Leach poda podroben opis teorije ozkih grl, sredstev in metod njene uporabe skupaj s konceptom TQM za izboljšanje sistemov vodenja projektov. Opisuje tudi, kako lahko teorija ozkih grl in metoda kritične poti pri načrtovanju, nadzoru in upravljanju projekta izboljšata kakovost izvedbe projekta v smislu časa in stroškov.

Premagovanje ovir za izboljšave pri vodenju projektov

Uporaba prakse upravljanje sistema projekti in potrebna formalizacija funkcij vodenja projektov običajno zahtevajo pomembne spremembe v stališčih, stališčih in razumevanju odgovornosti, metod in odnosov poročanja na vseh ravneh organizacije. Takšne spremembe lahko vplivajo tudi na višjo vodstveno organizacijo in organizacije, ki so zastopane v projektnih skupinah.

Dejavniki, ki delujejo v okviru projekta, kot so raven organizacijske kulture vključenih organizacij, panoga, geografske in nacionalne značilnosti, ustvarjajo vztrajne ovire ali ovire za spremembe. Za premagovanje teh ovir so potrebna zelo resna prizadevanja. Če pa jih ne premagamo, lahko takšne ovire znatno zmanjšajo učinkovitost ukrepov za izboljšanje vodenja projektov.

Za uspešno izvedbo zahtevanih sprememb priporočamo naslednjo petfazno strategijo, ki pomaga premagati ali ublažiti te ovire:

poskusite prepoznati in jasno razumeti morebitne ovire, ki se lahko pojavijo na poti predlaganih sprememb;
ustvariti ozračje, v katerem je potreba po spremembi jasno prepoznana, najti in uporabiti motivacijo, ki pomaga premagovati ovire;
opraviti potrebno razlagalno delo in z uporabo znanja in izkušenj, pridobljenih v dveh prejšnjih fazah, usposobiti vse ljudi, ki so vključeni v projekt;
razviti "projekte sprememb" za uvedbo novih pristopov k vodenju projektov in uporabiti to prakso za načrtovanje in izvajanje teh "projektov";
spremeniti in razviti te pristope ter način njihove uporabe za premagovanje obstoječih in preprečevanje morebitnih kulturnih in drugih ovir.

Identifikacija ovir.

Za uspešno premagovanje odpora do sprememb mora vsaka organizacija najprej identificirati in dati prednost ključnim spremembam, katerih cilj je ustvariti učinkovit sistem vodenja projektov. Nato je treba opredeliti ovire za vsako od teh sprememb, da se lahko razvijejo in izvajajo strategije za njihovo premagovanje. Glavne ovire vključujejo naslednje:

neskladnost direktiv dveh šefov – funkcionalne in oblikovne;
razlika med cilji projekta in enote;
kombinacija timskega dela in individualnih nagrad.

Poleg ovir, povezanih s »čisto umetnostjo« projektnega vodenja, ne smemo pozabiti na medkulturne ovire, povezane s številnimi nesporazumi na nacionalni, etnični, zgodovinski in drugi podlagi. Pojavijo se na najbolj nepričakovanih mestih - projektih skupnega vlaganja (če so različni korporativne kulture), projekti, porazdeljeni po različnih panogah, in seveda v večnacionalnih projektih, kjer ljudje na splošno govorijo različne jezike.

Vodenje projektov je upravljanje sprememb. Izboljšanje sposobnosti organizacije za upravljanje projektov zahteva pomembne spremembe. Sama implementacija izboljšav pri vodenju projektov zahteva uporabo dobrih menedžerskih praks in je treba razmišljati le dolgoročno, s ciljem radikalnega povečanja vrednosti organizacije. Ni univerzalne rešitve, ki bi lahko rešila vse življenjske situacije in naenkrat premagala vse ovire.

Koncept vodenja v vsakem posameznem primeru je treba oblikovati v strogem skladu s situacijo in ob upoštevanju "industrijsko-kulturnih" značilnosti vseh ekip, ki sodelujejo pri vodenju projektov. Zgoraj opisana petfazna strategija lahko olajša uspeh pri premagovanju teh ovir za učinkovito upravljanje.

Uredništvo se zahvaljuje vodstvu ruskega združenja za upravljanje projektov (SOVNET) za pomoč pri pridobitvi dovoljenja za prevod in objavo tega članka.

Russell D. Archibald

Ta članek je skrajšana različica prevoda 3. poglavja "Izboljšanje projektnega vodenja v organizaciji" tretje izdaje monografije Russella D. Archibalda "Managing High-Technology Programs and Projects" (Managing High-Technology Programs and Projects. - Novo York: John Wiley & Sons, 2003). Glavne ideje tega poglavja je avtor predstavil v svojem poročilu na 17. svetovnem kongresu o upravljanju projektov, ki je potekal od 4. do 6. junija 2003 v Moskvi.

Koristi in stroški sistemskega vodenja projektov

Sistematičen formaliziran pristop k vodenju projektov ima številne prednosti pred drugimi pristopi, ki temeljijo na načelih funkcionalnega vodenja, to je, ko vodje, odgovorni za posamezne funkcije vodenja, neformalno usklajujejo delo na določenem projektu s kolegi iz drugih funkcionalnih oddelkov. Hkrati se vsak od vodij pri svojem delu praviloma drži pravil in postopkov, ki so jih razvili za svojo funkcionalno usmerjeno enoto. Sistemski pristop k vodenju projektov postaja vse bolj priljubljen iz preprostega razloga, ker se z njegovo uporabo znatno poveča verjetnost uspešnega zaključka vsakega posameznega projekta, ki ga izvaja organizacija, in vseh projektov organizacije kot celote. Vsak projekt je uspešno izveden, konkretni rezultati pa so doseženi v skladu s sprejetim terminskim načrtom in v okviru predvidenega proračuna. Z izvedbo posameznega projekta se objektivno poveča sposobnost organizacije za uspešno izvajanje dejavnosti in njena splošna vrednost.

Med glavnimi razlogi za uspešno uporabo načel novega pristopa k vodenju projektov so naslednji:

• organizacija izbere za izvedbo samo tiste projekte, ki najbolj ustrezajo razvojni strategiji organizacije;

• vse obveznosti sprejemamo le za realno izvedljive namene: tehnične, proračunske in koledarske;

• odgovornost za upravljanje portfeljev projektov, programov in projektov je skrbno dodeljena in strogo uveljavljena;

• vsak projekt je načrtovan, izveden in nadzorovan (voden) tako, da so izpolnjene vse obveznosti iz njega;

• Ekipe za vodenje projekta naj delajo sodelovalno in v skladu z zavezami glede ciljev, načrtov in urnikov projekta.

Glede na stroške vodenja projektov se bo njihova vrednost razlikovala glede na vrsto, velikost in število projektov ter stopnjo razvoja sistema vodenja projektov v dani organizaciji. W. Ibbs in J.-H. Kwok [I] po analizi dejavnosti 20 podjetij poroča, da je "80 % podjetij izjavilo, da porabijo manj kot 10 % skupnih stroškov projekta za dela in storitve na področju projektnega vodenja." V tej študiji je bil določen razpon stroškov vodenja projekta, ki se je gibal od 0,13 do 15 % stroškov projekta. Največja postavka odhodkov so bile plače ali druge vrste nadomestil zaposlenim. Pomembni stroški so bili tudi stroški licenciranja projektnega vodenja in pripadajoče programske opreme, svetovanja in usposabljanja za vodenje projektov. Vendar nobena raven stroškov in dobička ne more pokazati obsega koristi in koristi, ki jih organizacije prejmejo od uporabe novih pristopov k vodenju projektov. Te koristi ne vplivajo neposredno na ROI 1, vendar jih je mogoče objektivno oceniti in izmeriti. Trenutno so se menedžerji številnih podjetij naučili učinkovito uporabljati v svoji praksi različne načine določanja vrednosti določenih metod upravljanja in celotne vrednosti sistema vodenja organizacije. Eden izmed njih je pristop uravnoteženega kazalnika. Multivariantne študije ocenjevanja vpliva metod vodenja projektov v organizaciji na raven njene dodane vrednosti kažejo, da nove metode projektnega vodenja bistveno povečajo poslovni in organizacijski potencial podjetja. Do tega zaključka je nedavno prišla raziskovalna skupina enega vodilnih svetovalnih podjetij na področju projektnega vodenja rm rešitve, v svojih vrstah šteje več kot sto višjih menedžerjev z bogatimi praktičnimi izkušnjami na področju projektnega vodenja. Glede na to skupino je več kot 94 % anketirancev izjavilo, da »uporaba praks projektnega vodenja dodaja vrednost njihovim organizacijam. To se kaže v znatnem izboljšanju finančne uspešnosti, večjem zadovoljstvu strank, organizacijskih zmogljivostih in usposabljanju osebja ter izboljšanem vodenju projektov/procesov.«

1) prepoznavanje simptomov neučinkovitega vodenja projekta;

2) povezovanje ugotovljenih simptomov z možnimi vzroki za neučinkovito vodenje projektov, tako da, prvič, preučimo literaturo o vodenju projektov, drugič, izvedemo revizijo tekočih projektov in tretjič, analiziramo zaključene projekte;

3) prepoznavanje priložnosti za izboljšanje pri vodenju projektov in razvrščanje teh priložnosti;

4) razvoj programa izboljšav ali posebne skupine projektov za odpravo in odpravo možnih vzrokov za neučinkovito upravljanje;

5) izvajanje programa izboljšav, vrednotenje rezultatov in iskanje dodatnih področij izboljšav.

Raziskave, ki jih je izvedla skupina podjetij rm rešitve, pokazala, da se »večina podjetij v svoji strategiji zanaša predvsem na sistem usklajenih pobud na področju izboljšanja vodenja projektov in ne na eno ali dve ločeni pobudi. Takšni organizacijski ukrepi vključujejo: ustanovitev posebnega organa za vodenje projektnega sistema organizacije - projektne pisarne; razvoj metodoloških načel projektnega vodenja, potrebne programske opreme; integracija projektnega vodenja v glavne procese podjetja; usposabljanje osebja o metodah in sredstvih projektnega vodenja; razporeditev razvojnega programa (strokovna rast) za osebje, vključeno v izvedbo projekta. Več kot 70 % anketiranih organizacij je v zadnjih treh letih svojega delovanja naredilo več kot tri izboljšave pri vodenju projektov.

Prepoznavanje priložnosti in potreb po izboljšanju projektnega vodenja. Potrebo organizacije po izboljšanju uspešnosti in izboljšanju sposobnosti upravljanja projektov je mogoče ugotoviti z iskrenim odgovorom na številna temeljna vprašanja o vsaki posamezni organizaciji.

• Ali v vaši organizaciji obstajajo projekti?

• Ali vsak projekt podpira korporativno strategijo vaše organizacije?

• Kako dobro so bila tveganja, povezana z vsakim projektom, identificirana in obvladovana?

• Ali so bili ti projekti zaključeni ali se zaključujejo v skladu s prvotnim (razumno popravljenim) terminskim planom, proračunom, pogodbenimi cenami in drugimi parametri, določenimi z ustrezno pogodbo ali drugimi pooblaščenimi dokumenti?

• Ali so bili načrtovani dobički za komercialne projekte doseženi? So bile plačane globe in odškodnine?

• Ali je trenutna vodstvena struktura in sistem načrtovanja, poveljevanja in nadzora vaše organizacije ustrezna za učinkovito vodenje večjih projektov, več projektov ali drugih projektov, potrebnih za doseganje strategije rasti in razvoja organizacije ali drugih dolgoročnih ciljev v kratkoročnem ali dolgoročnem obdobju termin?

• znanje in strokovne sposobnosti ljudi;

• dodelitev in porazdelitev odgovornosti;

• politika na področju projektnega vodenja,

procese, postopke, sisteme, orodja in metode projektnega vodenja ali vsa področja hkrati.

Simptomi in možni vzroki za slabo vodenje projekta. Nekateri simptomi nizke kakovosti izvedbe projekta vključujejo:

neizpolnjevanje rokov zamude pri delu, prekoračitve stroškov in pogodbene kazni;

nizka raven uspešnosti osebja

visoka fluktuacija osebja zaposleni v projektu, previsoka stopnja psihološkega stresa, nezadostna motivacija in neugodna psihološka klima v organizaciji;

nezadostna finančna disciplina - dejanski stroški presegajo načrtovani proračun;

nizka kakovost upravljanja - pretirana vpetost najvišjih menedžerjev v podrobnosti izvedbe projekta;

slaba kakovost upravljanja z viri - prepogosto preklapljanje z ene vrste dela na drugo (večopravilnost), podvajanje prizadevanj, neučinkovita uporaba strokovnjakov iz funkcionalnih oddelkov.

Prepoznavanje in odpravljanje vzrokov za te tipične pomanjkljivosti pri projektni uspešnosti običajno zahtevajo zelo močna prizadevanja vodje projektov.

Uporaba formaliziranega postopka pregleda sistema vodenja projektov. Center odličnosti za vodenje projektov AT&T je razvil in uvedel formaliziran postopek pregleda vodenja projektov, da bi razvil "učinkovite metode za prevajanje koncepta vodenja projektov v praktično delo za ... vrednotenje in identifikacijo ciljev za izboljšanje učinkovitosti" [3]. Poročila o takih formaliziranih revizijskih postopkih so objavili svetovalci za upravljanje kot rezultat njihovega praktičnega dela. Analiza obstoječih sistemov vodenja projektov jim je omogočila tudi izpostaviti slabosti obstoječih praks vodenja, katerih prepoznavanje je temeljnega pomena pri določanju potrebnih ukrepov za izboljšanje uspešnosti.

Možna prizadevanja za izboljšanje upravljanja. Da bi dosegli bistvene izboljšave na tako kompleksnem področju, kot je projektno vodenje, je treba izvesti spremembe na vseh področjih delovanja – človeški viri, organizacijske strukture, procesi, sistemi, postopki – in vse te spremembe morajo biti med seboj natančno povezane. Nekaj tipičnih projektov in nalog za izboljšanje uspešnosti na vsakem od teh področij je navedenih spodaj. Za posebne situacije bodo seveda potrebna dodatna prizadevanja.

Strateško upravljanje portfelja.

Izvajati projekte za izboljšanje učinkovitosti na področju:

• razvoj in izvajanje ustreznega procesa upravljanja portfelja za organizacijo;

• formalizacija postopkov za izbor novih projektov in medsebojno razvrščanje vseh projektov vsakega od portfeljev;

• aktivna uporaba metod obvladovanja tveganj in negotovosti pri izvajanju

programe in projekte.

Razvoj sistema vodenja in usposabljanje osebja. Vložite potrebna prizadevanja za razvoj sistema vodenja in usposabljanja osebja, da:

• izboljšanje razumevanja in sprejemanja na vseh ravneh organizacije osnovnih idej in načel projektnega vodenja ter praktičnih ukrepov za njihovo izvajanje;

• razvijanje veščin osebja pri načrtovanju, vodenju in nadzoru ter drugih veščin, potrebnih z vidika vodje projektov in strokovnjakov za podporo projektom;

• razvoj vodstvenih lastnosti vodij programov in projektov;

• oblikovanje potrebnega razumevanja kadrovske politike na področju projektnega vodenja ter sodobnih metod, sistemov in orodij za vodenje projektov;

• boljše razumevanje osnovnih načel

in prakse timskega dela.

Vzpostaviti politiko in razviti potrebne postopke na področju:

• merila za izbor (imenovanja) projektnih vodij po vrsti in velikosti projektov;

razvoj in strokovna rast kadrov, vključenih v projektno vodenje;

• vrednotenje doseženosti in nagrajevanja vodij projektov in drugih oseb, ki sodelujejo pri izvajanju projektov.

Imenovanje in porazdelitev odgovornosti. Izvedite naslednje projekte za izboljšanje vodenja projektov za vašo organizacijo:

Vzpostaviti pisarno za vodenje projektov/programov (projektno pisarno) na dovolj visoki ravni vodstva organizacije, katere osebje bo odgovorno za izvajanje in nenehno izboljševanje procesov vodenja projektov ter za vzpostavitev in izboljšanje metod vodenja projektov in orodja;

Vzpostaviti urad za operativno načrtovanje, vodenje in nadzor za podporo pri reševanju tipičnih problemov, ki nastanejo pri vodenju manjših projektov;

Dodelite odgovornost za izvedbo vsakega portfelja projektov, vsakega programa in vsakega projekta na vseh ravneh organizacije in poskrbite, da vsaka odgovorna oseba jasno razume in sprejme svoj del odgovornosti;

Izboljšati razumevanje vseh udeležencev projekta osnovnih načel in praks timskega dela;

Vzpostaviti ustrezno politiko za opredelitev statusa in funkcij višjih menedžerjev, vodij projektnega portfelja, sponzorjev projektov, programskih in projektnih vodij ter statusa funkcionalnih vodij in projektnih vodij;

Ustvarite matriko odgovornosti, ki temelji na strukturah razčlenitve projektov/delov, da pojasnite odnos med vsemi vodji projekta in udeleženci. Zagotovite opis vseh položajev in specifikacijo ključnih funkcij vodenja projektov za vse vrste projektov;

Formalizirajte matriko za dodelitev odgovornosti za projekt in sprejmete potrebne ukrepe za zagotovitev, da se dejanske dodelitve in nadzor uspešnosti izvajajo v skladu s to matriko.

Integrirani sistemi, orodja, metode in postopki. Začeti projekte izboljšav. Cilj:

Identificirati in opredeliti kategorije projektov, ki jih izvaja organizacija, in dokumentirati integrirani sistem upravljanja življenjskega cikla projekta (IPMS) za vsako kategorijo;

Izboljšati AHML za vsako kategorijo projektov (glej spodaj);

Vzpostaviti potrebne postopke za zagotovitev potrebne koordinacije načrtov in aktivnosti vseh vrst dela/funkcij (trženje, tehnična podpora, nabava, proizvodnja itd.) med:

a) sprejemanje projektnih predlogov ali sprejemanje sprememb obstoječih pogodb;

b) izvedba projekta;

Uvesti nove ali revidirati obstoječe postopke, potrebne za:

a) zagotoviti, da se za vse nove projekte sprejmejo realne zaveze;

b) razviti in uvesti okvirne omejitve glede stroškov in rokov za izvedbo konkurenčnih predlogov projektov;

d) pravočasno nadzorovati računovodska poročila o stroških in stroških projekta; spremlja in nadzira porabo sredstev za plačila izvajalcem;

e) načrtovati projekte z uporabo strukturnih shem razčlenitve projektov/del in metod mrežnega načrtovanja;

e) predvideti potrebno število osebja, vključenega v projekt, in potrebo po drugih virih;

g) ustvariti informacijsko strukturo za podporo projektom;

h) obvladuje (nastane med izvajanjem projektov) spremembe stroškov, urnikov in lastnosti končnega izdelka;

i) redno analizira projekte in ponovno ovrednoti stroške projektov za vse vrste del;

Izvajati integriran informacijski sistem za vodenje projektov, ki temelji na uporabi interneta in drugih komunikacijskih sredstev;

Vzpostaviti ločen urad za vodenje največjih programov in projektov ter razviti postopke, potrebne za vzdrževanje njegovih dejavnosti.

Metoda pilotnega projekta. Narava projektno vodenih situacij ponuja edinstveno priložnost za razvoj in preizkušanje posameznih skupin sprememb (izboljšave vodenja projekta) na podlagi enega samega, skrbno izbranega projekta, še preden se sprejme popolna zaveza za izboljšanje. Pilotni projekt za izboljšanje učinkovitosti ni le specifičen mehanizem za uvajanje in preizkušanje novih pristopov in metod vodenja projektov, temveč tudi odličen pilotni model za učenje in uporabo sistemov upravljanja s kadri in usposabljanja.

Pri sklicevanju na metodo pilotnega projekta je treba posebno pozornost nameniti izbiri projekta (programa), ki bo uporabljen v tej vlogi. Takšen projekt bi moral:

Imeti ne predolg življenjski cikel;

biti predstavnik organizacije;

Vedno obstaja tveganje, da bo pilotni projekt deležen večje pozornosti vodstva in drugih zainteresiranih strani. Posledično je lahko tak projekt tako uspešen, da bo vpliv sprememb vodstva, ki se preiskujejo, preprosto nemogoče izmeriti.

V situaciji, ko so vsa sredstva vložena pretežno v en projekt, bodo drugi projekti v neenakopravnem položaju in vse primerjalne ocene učinkovitosti vodenja bodo izgubile pomen. Poleg tega obstajajo številne spremembe, ki jih načeloma ni mogoče izvesti le na enem od projektov.

Uporaba realnih in izobraževalnih projektov pri razvoju sistemov vodenja in usposabljanja. In ter D. Ono in R. Archibald podajata podroben opis, kako oblikovati in usposobiti ekipe za vodenje projektov v procesu izvajanja resničnih projektov. Ta pristop je najbolj učinkovit pri obvladovanju načel projektnega vodenja in izboljšanju obstoječih praks vodenja. Usposabljanje za vodenje projektov na podlagi resničnih primerov se pogosto uporablja na univerzah.

Izboljšanje sistema upravljanja življenjskega cikla projekta

dokumentirati integriran proces vodenja projektov,

1) dokumentirati in opisati AHLS za vsako kategorijo projektov organizacije;

2) določi faze življenjskih ciklov za vsako kategorijo projektov;

3) določiti meje med različnimi fazami življenjskega cikla;

4) opisati in identificirati procese znotraj posamezne faze projekta ter opredeliti vmesne in končne rezultate/rezultate za vsako fazo;

5) identificirati in se medsebojno dogovoriti o postopkih analize tveganja, načrtovanja, upravljanja in nadzora za vsako fazo ter dokumente in potrdila, ki ustrezajo tem procesom;

prenoviti integriran proces vodenja projektov,

6) uporabiti ustrezne metode reinženiringa za HSC vsake kategorije, da:

a) prepoznavanje "ozkih grl", "belih pik" in slabosti sistema;

6) povezovanje, kjer je mogoče, nezaželenih rezultatov projekta z njihovimi možnimi vzroki, povezanimi z AHLS;

c) izboljšanje SMLC, začenši z najbolj očitnimi ozkimi grli, vrzeli in pomanjkljivostmi;

narediti izboljšave,

7) pridobi potrebna soglasja in opravi ustrezne teste ali analize za dokaz ustreznosti in izvedljivosti predlagane revizije AHML;

8) načrtuje, potrjuje in izvaja projekt izboljšav za izvedbo prenovljenega AHML;

9) ponovite vse potrebne korake, dokler ne zgradite optimalnega SMLC.

Izboljšanje procesa življenjskega cikla novih izdelkov

R. Cooper in drugi opisujejo uporaben pristop k izboljšanju procesa razvoja novih izdelkov na podlagi svojih obsežnih praktičnih izkušenj v številnih panogah:

»Mnoga podjetja izvajajo notranje revizije samo zato, da ugotovijo, da njihov proces razvoja novih izdelkov ne deluje. Projekti so predolgi; glavne vrste dela in nalog niso dokončane; odločitve pojdi/ubij (vse ali nič) so problematične. Posledično začnejo obnavljati proces z uporabo metod Stage/Gate™ 2.

Številne primerjalne študije zmag/izgub kažejo na naslednji seznam ciljev, priporočenih za uspešno izvajanje procesa razvoja novega izdelka:

Tarča 1 : izdelava...

2. cilj: jasnejša osredotočenost, boljša prioriteta projektov...

3. cilj: jasna tržna naravnanost...

4. cilj: visokokakovosten predrazvoj in jasna zgodnja opredelitev lastnosti izdelka...

Tarča 5: Resnično večnamenski skupinski pristop ...

6. cilj: zagotavljanje izdelkov s konkurenčnimi prednostmi - diferenciacija izdelkov, edinstvene prednosti, vrednost za stranke ...

7. cilj: kratki hitri koraki in fleksibilnost procesa...«.

Uporaba teorije ozkih grl za izboljšanje SMLC

V zadnjih nekaj letih je teorija ozkih grl in njena uporaba pri vodenju projektov, metoda kritične poti, vzbudila veliko navdušenja med strokovnjaki in svetovalci za vodenje projektov.

Na splošno je teorija odraz zdrave pameti v pristopu k razumevanju splošnih sistemov: »Vsak sistem ima specifične problemske točke (»ozka grla«), ki omejujejo izhod sistema. V svojem prispevku "Kaj je teorija ozkih grl in kako jo uporabiti?" E. Goldtratt pravi, da: »...preden začnemo izboljševati kateri koli del sistema, moramo jasno opredeliti globalne cilje sistema in metode merjenja, ki bodo pomagali oceniti vpliv katerega koli podsistema ali katere koli lokalne odločitve znotraj sistema na ta globalni cilj«.

Globalni cilj katerega koli HCM je prehod od začetne faze koncepta sistema do popolnega dokončanja projekta in čim hitrejšega zaključka, z največjimi prihranki pri virih (ljudje, denar, materiali in oprema). L. Leach poda podroben opis teorije ozkih grl, sredstev in metod njene uporabe skupaj s konceptom TQM za izboljšanje sistemov vodenja projektov. Opisuje tudi, kako lahko teorija ozkih grl in metoda kritične poti pri načrtovanju, nadzoru in upravljanju projekta izboljšata kakovost izvedbe projekta v smislu časa in stroškov.

Premagovanje ovir za izboljšave pri vodenju projektov

Uporaba sistemskih praks vodenja projektov in potrebna formalizacija funkcij projektnega vodenja običajno zahtevata pomembne spremembe v stališčih, stališčih in razumevanju odgovornosti, metod in odnosov poročanja na vseh ravneh organizacije. Takšne spremembe lahko vplivajo tudi na višjo vodstveno organizacijo in organizacije, ki so zastopane v projektnih skupinah.

Za uspešno izvedbo zahtevanih sprememb priporočamo naslednjo petfazno strategijo, ki pomaga premagati ali ublažiti te ovire:

1) poskušati identificirati in jasno razumeti morebitne ovire, ki se lahko pojavijo na poti predlaganih sprememb;

2) ustvariti ozračje, v katerem je potreba po spremembi jasno prepoznana, poiskati in uporabiti motivacijo, ki pomaga premagovati ovire;

3) izvede potrebno pojasnjevalno delo in z uporabo znanja in izkušenj, pridobljenih v dveh prejšnjih fazah, usposobi vse ljudi, ki so vključeni v projekt;

4) razviti "projekte sprememb" za uvedbo novih pristopov k vodenju projektov in uporabiti to prakso za načrtovanje in izvajanje teh "projektov";

5) spreminjati in razvijati te pristope in načine njihove uporabe za premagovanje obstoječih in preprečevanje morebitnih kulturnih in drugih ovir.

Identifikacija ovir. Za uspešno premagovanje odpora spremembam mora vsaka organizacija v prvi vrsti prepoznati in dati prednost ključne spremembe za ustvarjanje učinkovitega sistema vodenja projektov. Nato je treba opredeliti ovire za vsako od teh sprememb, da se lahko razvijejo in izvajajo strategije za njihovo premagovanje. Glavne ovire vključujejo naslednje:

• neskladnost direktiv dveh vodstev – funkcionalne in oblikovne;

• razlika med cilji projekta in enote;

• kombinacija timskega dela in individualnega nagrajevanja.

Poleg ovir, povezanih s področjem »čiste umetnosti« – projektnega vodenja – ne gre pozabiti na medkulturne ovire, povezane s številnimi nesporazumi na nacionalni, etnični, zgodovinski in drugi podlagi. Pojavljajo se na najbolj nepričakovanih mestih – projektih skupnih podjetij (ko se v istem podjetju trčijo različne korporativne kulture), projektih, ki so razporejeni med različnimi panogami, in seveda v večnacionalnih projektih, kjer ljudje na splošno govorijo različne jezike.

Koncept upravljanja v vsakem posameznem primeru mora biti oblikovan v strogem skladu s situacijo in ob upoštevanju »industrijskih in kulturnih« značilnosti vseh ekip, ki sodelujejo pri vodenju projektov. Zgoraj opisana petfazna strategija lahko olajša uspeh pri premagovanju teh ovir za učinkovito upravljanje.

Uredništvo se zahvaljuje vodstvu ruskega združenja za upravljanje projektov (SOVNET) za pomoč pri pridobitvi dovoljenja za prevod in objavo tega članka,

Na podlagi poročila Russell D. Archibald, Izboljšanje zmogljivosti upravljanja projektov, 2003, ki ga je pripravil O. V. Puchkov

1 ROI (Donosnost naložbe) - dobiček na enoto sredstev. Opomba. ur.

2 Ta pristop k vodenju projektov za ustvarjanje novih izdelkov vključuje razvoj strogega nadzornega sistema za prehod vsake od faz (faze) projekta na posebnih kontrolnih točkah (vrata). Oseba (gatekeeper), ki sprejme odločitev (go/kill) o smotrnosti nadaljevanja dela na projektu, ima možnost zavrniti dvomljive projekte v zgodnjih fazah njihove izvedbe in osredotočiti sredstva na najuspešnejše projekte. - pribl. ur.

SEZNAM UPORABLJENE LITERAture

William Ibbs S., Kwak Young-Hoon. Prednosti projektnega vodenja: finančne in organizacijske

Nagrade t0 korporacij. Newton Square, PA: Inštitut za upravljanje projektov, 1997.

Kent Crawford J., Pennypacker James S. Vrednost projektnega vodenja: Dokaz končno, Proceedings of

seminarji in simpozij PMI 2001, Nashville, TN, 1.-10. november 2001. Newton Square, PA: Projekt

Inštitut za upravljanje.

Schneidmuller James J., Balaban Judy. Neprecenljivo orodje: preizkušen postopek pregleda vodenja projektov.

Proceedings of the Project Management Annual Seminar & Symposium, Nashville, TN, nov. 1-10, 2001.

Newtown Square, PA: Inštitut za upravljanje projektov.

Daniel P. Ono, Archibald Russel D. 29. poglavje. Upravljanje infrastrukture ekipe: načrtovanje projektne skupine

in zagon projekta. Vodenje projektov za poslovne strokovnjake. New York: John Wiley & Sons, Inc.

2001. Str. 528-549.

Archibald Russel D. Poglavje 11. Načrtovanje projektne skupine in zagon projekta. 2003. Str. 280-299.

Cooper Robert G., Edgett Scott J., Kleinschmidt Eiko J. Upravljanje portfelja za nove izdelke, 2. izd.,

2001. Cambridge, MA: Založba Perseus.

Goldratt E.M. Kaj je to, kar se imenuje teorija omejitev, in kako jo je treba izvajati?

Croton na Hudsonu. - NY: ASQC Quality Press, 1997.

Leach Lawrence P. Vodenje projektov kritične verige. Norwood, MA, ZDA: Artech House, Inc., 2000.

Razmere v skoraj vsakem mestu so danes težke: ceste so slabe, gradnja je kaotična, ni razumevanja, kaj je treba storiti, in kaj, nasprotno, prepovedati. Tudi v primeru dokumentiranega glavnega načrta se mesto morda ne razvija tako, kot bi se lahko. Predstavljamo vam ideje za razvoj katerega koli mesta.

Odločili smo se, da naredimo seznam ideje, ki bodo koristne za vsako mesto– in upošteval najboljše izkušnje iz izvedenih projektov – v Rusiji, Evropi in ZDA. Vse ideje smo razdelili v tri kategorije težavnosti: lahke, srednje in težke. Vsak od njih zahteva več časa/sredstev/stroškov za izvedbo.

Ni pa tako težko: edina stvar, ki jo morate v vsakem primeru imeti, sta jasno voljo in želja po delu. Prepričani smo, da lahko uresničitev vsaj ene ideje s tega seznama spremeni življenje mesta.

Hitro in poceni

Brezplačna digitalna knjižnica

Kdaj ste nazadnje šli v knjižnico in vzeli papirnato knjigo? To je to. Sovjetski tip knjižničarstva postaja preteklost in niti šolarji in študenti, kategorije prebivalstva, ki bi knjižnice redno uporabljale, nimajo želje iti tja.

V digitalni dobi, ko ima vsak dom vsaj en pripomoček, je neumno tega potenciala ne izkoristiti. Za začetek v sodelovanju s podjetji, kot kažejo izkušnje MTS v velikih mestih Ukrajine. In takrat bo mogoče razmišljati o nečem sodobnejšem.

Storitev izposoje koles

Če se vrnemo k temi kolesarjenja, ga je nemogoče popularizirati, ne da bi ljudje poskusili. Postopoma, a zagotovo se na ozemlju držav nekdanje ZSSR pojavljajo točke, kjer si lahko izposodite kolo za uro, dve ali cel dan.

Odstranite zunanje oglaševanje iz zgodovinskega mestnega jedra

Sprehodite se po osrednjih ulicah in trgih svojega mesta, poglejte okoli in navzgor – koliko lahko vidite? Ali lahko vidite samo mesto? Ne, tega se ne vidi, saj se čudovite fasade skrivajo za bednim reklamnim panojem, ki v Zadnje čase postalo je toliko, da se možgani preprosto ne ozirajo na to.

Zagovorniki panojev (in običajno mestne oblasti in oglaševalske agencije) bo rekel: "Kako, to je nemogoče, mesto bo izgubilo dohodek!". V odgovor jim bomo pokazali trenutno izkušnjo Moskve, ki dokazuje, da se snemanje panojev ne splača le, ampak tudi koristno. Od zdaj naprej se preostala mesta na panojih prodajajo na podlagi dražbe in so mestnemu proračunu že prinesla 70 milijard rubljev.

Določite smernice za označevanje trgovin

20 različnih pisav, 30 različnih barv - in ko se lepa ulica spremeni v povprečen Šanghaj. Dopustnost in kaos v lokalni samoupravi na eni strani ter popolni slab okus med lastniki trgovin na drugi strani sta povzročila videz fasad, posejanih s tablami.

Da se to ne bi zgodilo, je dovolj, da naredite le dve stvari: na zakonodajni ravni sprejmete pravila in zahteve glede videza teh znakov ter postopoma razstavite stare in strašljive z novimi. Mislite, da je težko? Še enkrat, ne. Letos je Moskva sprejela kodeks za oblikovanje ulic, ki ga je razvil Studio Art Lebedev.

Kazalne luči

Javni brezplačen wi-fi

Ko turist prispe v Tbilisi, se mu ponudi, da se poveže z brezplačnim wi-fi omrežjem, ki se imenuje " Tbilisi te ljubi". Kaj menite, kako velike so možnosti, da bo človeku všeč in se bo želel spet vrniti sem? Tako je – velik. Zato brezplačen Wi-Fi na osrednjih ulicah in trgih mesta ni tako brezupna ideja.

Enoten spletni center za pritožbe državljanov

interaktivne skulpture

Pogled na spomenike je zanimiv, sploh če so stari več sto let. Zdaj pa lahko izdelujemo interaktivne skulpture, ki se premikajo, preoblikujejo in pritegnejo pozornost na tisoče ljudi. Na primer, kot skulptura zaljubljencev v Batumiju, ki se vsakih 15 minut »zbliža« in »razhaja«.

Zelene površine in gredice

Ustvarjanje parka je drag užitek, kot je sajenje dreves. Hiter in poceni način zasaditve zelenja na ulici je gojenje vegetacije v posebnih sodih/lončkih/ledicah. Izgleda nič manj kul, zahteva malo vzdrževanja in ni tako drag, kot se zdi.

javnih stranišč

Malokdo rad govori o tem, a ko te »pokliče« naravna potreba, se izkaže, da so naša mesta temu povsem neprilagojena. Običajno je med javnimi stranišči v središču 1-2 točki sovjetskega tipa in tipa.

Deska z urnikom

Čakanje na javni prevoz je kot ugibanje na usedlini kave: nikoli ne veš, kdaj bo avtobus prišel, v katero smer bo šel in ali bo sploh prišel. Vendar bo ideja delovala le s celovitim izboljšanjem celotnega prometa v mestu.

Socialni vsebniki

V nasprotju s smetnjaki je po mestu smotrno vzpostaviti več točk za zbiranje rabljenih oblačil: navsezadnje se pogosto pri generalnem čiščenju odločimo, da se znebimo na desetine stvari, ki bi lahko še vedno koristile ljudem s slabo socialno stanje.

poslikane stene

Pomemben del stanovanjskega fonda naših mest je bil zgrajen sovjetski čas, zdaj pa so naše hiše sive, grde in včasih celo srhljive. Situacijo je enostavno popraviti: dajte stene hiš, ki jih bodo poslikali umetniki, in potem bo mračno območje dobilo novo svetlo življenje.

Provocirajte ustvarjalnost

Umetnost ne nastane sama od sebe, kot ostalo kulturno življenje v mestu. Spodbujati ga je treba, dati zagon za razvoj in kar je najpomembneje, ne posegati.

Stena "Preden umrem"

Vse se je začelo s Kitajko Candy Chang, ki je v svojem mestu postavila črni zid s šablonskimi napisi "Preden umrem, želim ...". Mimoidoče so prosili, naj dodajo svoje sanje in želje, ki jih želijo izpolniti v življenju.

Ideja je postala tako priljubljena, da se je hitro razširila po vsem svetu: zdaj je takšne stene mogoče najti na festivalih, na mestnih ulicah in praznikih. Zakaj ne bi izvedeli, o čem sanjajo prebivalci naših mest?

Navigacija za avtobuse

Prometni sistem mora biti izvedljiv ne le za prebivalce mesta, ampak tudi za njegove goste. Ko neznani avtobus zavije za vogalom z nejasno številko in seznamom malo znanih ulic, ki jih je vtipkal Capslock, to ne bo veliko pomagalo pri odločitvi, ali se peljete z njim ali ne.

interaktivni muzeji

Čas dolgočasnih razstav in razmišljanja o vrčih je minil: svet aktivno uporablja nove tehnologije za privabljanje obiskovalcev v muzeje. Ustvarite zanimiv video, nastavite projektor, postavite platna, povabite obiskovalce k sodelovanju, se pridružite razstavi – vendar jih ne silite v pasivne gledalce – za to nihče ne želi plačati denarja. To velja tudi za vse "slavne in starodavne" gradove v Rusiji, ki so bolj podobni kupu kamna.

Ljudje si izmenjujejo

Če pogledate trezno, potem na splošno ne vemo skoraj nič o tistih, s katerimi živimo v isti državi. Toda vsi imamo skupne težave. Zakaj ne bi poskušali razbliniti stereotipov, izmenjati izkušnje, težave in skupaj razviti načine za njihovo reševanje? Kratkoročne izmenjave ljudi za izboljšanje mest bi bile odličen primer sodelovanja.

Ureditev puščav

Vsako mesto ima nenaseljene parcele, ki že leta privabljajo potepuške pse, ljudi, smeti in pravzaprav niso nič uporabne. Zakaj jih ne bi spremenili v nekaj bolj civiliziranega? Puščave, tudi tiste, ki so že v lasti, je mogoče uporabiti s plemenitimi nameni.

Povprečno trajanje in stroški

Izdelava kolesarskih stez in kolesarskih parkirišč

Za začetek, vsaj v zgodovinskem središču, v prihodnje pa v vseh prostorih. Ja, zavedamo se, da še vedno nimamo povsod niti cest za avtomobile, da o kolesih ne govorimo. Prehod na kolesa je vseevropski trend V zadnjih letih O: Je okolju prijazen, poceni in zdrav.

Brez ustrezne infrastrukture nihče ne bo potegnil kolesa iz skladišča zaradi strahu, da bi ga povozil avto ali kolo, ki bi se zataknilo v odprt kanalizacijski jašek.

In mimogrede, za tiste, ki pravijo, da so kolesarske steze nedonosna in neuporabna dejavnost, obstaja železen argument: dokazano je, da povečujejo donosnost obratov in vrednost hiš, ki se nahajajo v bližini.

Ustvarite logotip in blagovno znamko mesta

Seveda bi bilo ob popolni odsotnosti strategije razvoja mesta in razbitih cest neumno ukvarjati se z razvojem blagovne znamke. Toda prej ali slej bodo vsi razumeli, da so prav takšni vizuali jezik komunikacije med urbanim okoljem in njegovimi gosti.

Kako se mesto umešča, je odvisno od njegove prihodnosti v geosocialnem prostoru. Medtem lahko preučujemo negativne izkušnje – npr. slog obrazca Dnepropetrovsk, za katerega so plačali 300 tisoč grivn in ki, milo rečeno, ni zelo impresiven.

Mestni navigacijski sistem

Ne glede na to, kako kul je vaše mesto, se človeku, ki se vanj prvič poda, precej težko prvič orientira. Še posebej, če so to mesta srednjeveškega tipa (utesnjeno, zapleteno središče in velika okolica). Če želite, da se gostje vašega mesta ne izgubijo, si ogledate vse znamenitosti in ste zadovoljni, ustvarite navigacijski sistem. Dobra izkušnja sta Lvov in Kijev, kjer so bile nameščene številne table za turiste z opredelitvijo ključnih mest na zemljevidu mesta in kako do njih priti.

Omejitev uporabe MAF-jev

Male arhitekturne forme ali, kot jih tudi imenujejo, MAF-ji so katastrofa moderna Rusija. Če so v 90. letih vsi trgovali iz enodnevnih šotorov, zdaj za to uporabljajo plastične ali lesene kioske, videz ki se ne prilegajo dobro arhitekturni ansambli okoliških ulic. Da bi preprečili, da bi se mesto spet spremenilo v Šanghaj, je vredno omejiti uporabo MAF-jev - za začetek vsaj vzpostavite kul dizajn zanje in dovoljena mesta.

Organizirajte ulične tržnice

Ne glede na to, kako vam je žal za babice, je narobe trgovati z zelenjavo, sadjem in mlečnimi izdelki iz zemlje. Zakon mora biti enak za vse – spontani trgi ne smejo povzročiti nesanitarnih razmer in nereda na pločnikih.

Nočni leti javnega prevoza

V velikih mestih ta problem ni tako nujen, vendar je v mestih z do 500 tisoč prebivalci pozno zvečer ali celo ponoči precej težko najti avtobus, ki vas bo odpeljal domov.

Če je to vprašanje res pomembno za vaše mesto, potem je morda vredno začeti nočne lete? Kateri bo na primer vozil enkrat na uro na določeni poti?

Popis vsega premoženja in zemljišč

Zdi se, da v enem ruskem mestu ne vedo natančno, kaj, kje in v čigavi lastnini je. Zemljišča so večkrat odtujena, državno premoženje je neopazno odpisano, hiše državni pomen pripadati nekomu neznanemu.

Le prisotnost preglednega katastrskega sistema, ki si ga lahko ogleda vsak, in popis vsega, kar je v mestu, vam bosta omogočila, da vidite, s kakšnimi viri ima mesto.

energijsko varčna razsvetljava

Tudi banalne varčne žarnice v Rusiji še niso postale razširjene, tako da lahko govorimo o njihovi popolni zmagi. Nasprotno, v Evropi so bile zakonsko prepovedane žarnice z žarilno nitko, ki ne le škodujejo okolju, ampak tudi neučinkovito porabljajo energijo.

Razvrščanje odpadkov

Trenutno je od 2% do 3% ozemlja Rusije odlagališča odpadkov. Da se smeti ne kopičijo, temveč reciklirajo, jih morate najprej razvrstiti. In zaželeno je, da ljudje to storijo sami. Prve znake napredka je mogoče opaziti na ulicah nekaterih mest: v Lvivu v zadnjih nekaj letih aktivno izvajajo postopek za ločeno zbiranje odpadkov v bližini hiš.

Varna igrišča

V več desetih mestih v Rusiji še vedno deluje staro železo v sovjetskem slogu, ki se imenuje otroški vrtiljak, otroci pa vsako leto trpijo zaradi okvar. Takšna mesta za nujne primere je treba zapreti in zgraditi nova. Naj se to zgodi v sodelovanju z znanimi blagovnimi znamkami in podjetji – takšen PR je boljši od človeških žrtev.

Brezplačna športna igrišča

Če ne želite, da se mladi zvečer igrajo v alkoholizmu in druženju s "semeni", organizirajte dodatno možnost za prosti čas. Vsaka spalnica mora imeti brezplačna javna športna igrišča, kamor lahko pride vsak. Vsi nimajo denarja ali želje, da bi hodili v telovadnico, in takšne pobude bi bile odličen način za spodbujanje in razvoj zdravega načina življenja.

odlagališča odpadkov

Dlje ko človek potrebuje, da najde odlagališče, manjša je verjetnost, da bodo smeti prišli do cilja in ne mimo njega. Na mestih, kjer je gneča, so odlagališča življenjskega pomena – tudi najbolj vestni občani ne bodo imeli potrpljenja, da ne bi česa vrgli pod najbližje drevo. In še nekaj: zaželeno je, da teh odlagališč ne postavite v bližino trgovin, Artemy Lebedev vam bo pojasnil, zakaj.

hitrostne ovire

Preprosto, a izjemno učinkovita metoda zaščititi pešce na prometnih ulicah. Če ni potrebe ali možnosti organizirati semaforiziranega nadzora prometa, potem hitrostne ovire zelo učinkovito ustavijo voznike, ki radi vozijo, zlasti v bližini izobraževalnih in javnih ustanov.

Sprejetje glavnega načrta mesta

Nobene reforme niso možne brez nečesa osnovnega – načrta, navodil, pravil, ki bodo urejala vse. Takšno navodilo za vsako mesto bi moralo biti glavni načrt.

Ne ponarejen list popravkov v začasno korist lokalnih oligarhov, ampak pravi akcijski načrt za prihodnja leta. Od njega bomo morali graditi na vseh nadaljnjih reformah.

CCTV kamere

Kako preprečiti kriminal? Vsaj opozorilo. Nadzorne kamere ne bodo pomagale le odpraviti morebitnih kaznivih dejanj, ampak tudi zaščititi problematične soseske: le malo ljudi želi delati slabe stvari pod pištolami kamer. Ali celo njihove lutke: zanimivo bi bilo eksperimentirati s takšnimi lutkami in vsem zagotoviti, da so to prave kamere in pravi videonadzor. Ljudje bodo verjeli in rezultat bo enak 🙂

Program ozelenitve mesta

Zasaditi 100.500 grmov ambrozije ne pomeni ozeleniti mesta, ampak mu škodovati. Program s pristojnim urejanjem okolice, ustvarjanjem parkov, vzdrževanjem obstoječih zasaditev bi moral biti sestavni del glavni načrt. Če se ne želite spremeniti v brezdušno in zastarelo mesto, poskrbite za zelenje.

Novi javni prostori

Mesto je predvsem javni prostor, kraji, kjer se križajo dogodki, usode in življenja. Najprej se boste odpravili na trg, kvadrat ali drug osamljen kotiček in ne drugega nakupovalni center. Zato je treba paziti, da takšni kraji obstajajo in se razvijajo. To ni tako težko - majhen kotiček javnega prostora je mogoče narediti z lastnimi prizadevanji. [Lions Experience]

Dolgo in drago

Prenesite stare tovarne in prostore v co-working in ustvarjalne centre

V vsakem mestu, kjer koli že je, je več sovjetskih zgradb z razbitimi okni, ki že leta mirujejo.

Običajno so to ostanki starih podjetij ali institucij, ki niso preživeli propada nekdaj velike države. Zakaj torej teh zgradb ne bi uporabili za dober namen?

Veliko mladih ima dovolj idej, kaj početi s svojim življenjem. A preprosto nimajo dovolj prostora za uresničitev teh idej: startupi, umetniki, oblikovalci in drugi ustvarjalni in mladi preprosto nimajo denarja za plačilo dragih najemnin in najem pisarn.

Za uspeh tega projekta sta potrebni dve komponenti: volja mestne oblasti, ki ji ni žal nekaj podariti, in investitor, ki bo stavbo spravil v normalno stanje.

Leto ali dve in ko bo grozno in zapuščeno ozemlje postalo nov mestni magnet, kamor bodo segali mladi in ustvarjalna inteligenca.

Ločeni prometni pasovi za javni prevoz

Razumeti morate ključno idejo: mesto je za ljudi, ne za avtomobile. Zato desetinam potnikov v avtobusih in drugem kopenskem javnem prevozu ni treba čakati v prometnih zastojih tako dolgo kot lastnikom džipov.

Da je to prava pot, dokazuje izkušnja Enriqueja Peñalose, župana Bogote, ki je v samo treh letih mesto iz divjine spremenil v civilizacijo.

Turistično informacijski centri

Za tiste, ki ne bodo imeli dovolj mestnih zemljevidov z znamenitostmi, se splača poiskati posebne turistične informacijske centre, ki jih najdete pri velika začetnica"in" v zelenem krogu. Pobuda za ustanovitev takšnih centrov, ki mimogrede že delujejo v številnih ruskih mestih, bi morala priti od lokalnih oblasti.

V takem centru lahko turist dobi brezplačen zemljevid mesta, se seznani z možnostmi naselitve, kupi vozovnice za javni prevoz, naroči izlete in podobno.

Komunikacija v živo z usposobljenimi strokovnjaki (po možnosti tudi tistimi, ki govorijo angleško) je veliko bolj prijetna kot kaotično spraševanje mimoidočih, kako najti postajo.

Sončne plošče na strehah

Narediti energetsko neodvisna postajališča javnega prevoza, ki ljudi ponoči ne bi prestrašila s temo, ampak bi bila, nasprotno, osvetljena - s to nalogo se lahko spopadejo sončne celice, ki jih je mogoče postaviti na streho postajališča.

Rušenje nadvozov v korist mestnega prometa

Problema prometnih zamaškov ne rešujemo z gradnjo novih avtocest in nadvozov: to je kot gorivo za avtomobile, več cest - več prometnih zastojev. V Parizu so to na srečo razumeli in se odločili, da bodo v korist tramvaja porušili navoze.

Rekonstrukcija ulic za izboljšanje varnosti

Kako izgleda idealna ulica? To ni samo kos asfalta, po katerem se lahko pelje avto, je tudi kolesarska steza, pločnik, oddelki, kanalizacija, markacije, varnostni otoki za pešce, dostopnost za invalide.

Popolnost sestavljajo malenkosti: izkušnja Orlanda in izkušnja Pariza.

Odprava toplotnih izgub

Nekoč je nekdo pomislil, da bi pozimi nataknil termovizije in si ogledal naše ulice. Rezultat je bil neverjeten: velika količina toplote, ki je namenjena ogrevanju hiš, se preprosto izgubi ob cesti, segreje asfalt in zrak. Ena od nalog modernizacije komunalne storitve je odprava takih izgub.

Podzemno parkirišče

Namesto da bi tako nujna in draga zemljišča namenili za parkirišča, je bolje uporabiti podzemni prostor.

Na površini je treba urediti le prijavo in odjavo avtomobilov, prostor nad parkiriščem pa je mogoče izkoristiti veliko bolj učinkovito. Če ne želite, da so vaše ulice obremenjene z avtomobili, zgradite parkirišča. In jih skrij pod zemljo.

Odstranitev poslovnih centrov v ločenih prostorih

Vseevropski trend je umik velikih poslovnih centrov iz zgodovinsko središče. To vam omogoča raztovarjanje prometnih vozlišč in koncentracijo poslovnih dejavnosti mesta na določenem mestu. Eden najbolj presenetljivih primerov takšnega procesa je okrožje Des Fans v Parizu.

Rekonstrukcija vodovodnih sistemov

Zdi se, da ne živimo v puščavi, a z vodo nam je izjemno težko. Vsa mesta se ne morejo pohvaliti s 2-urno oskrbo z vodo, to pa je odvisno predvsem od vztrajnosti lokalnih uprav in komunalov. Izdelava 2-urne oskrbe z vodo in postavitev filtracije odplak je običajna naloga, vendar je še vedno pomembna za ukrajinska mesta.

Obnova fasad

Če ne želite, da bi hiše v središču mesta padle na glave mimoidočih, turisti pa imajo še kaj za fotografirati, morate poskrbeti za ohranitev zgodovinskih fasad. Žalostna situacija: kavarna v prvem nadstropju je našla finance in željo, da bi obnovila svoj kos fasade, ostale stavbe pa se bodo kmalu porušile.

Treba je začrtati meje zgodovinskega središča, potovati vsako fasado in jih obnoviti na podlagi ločenega financiranja (50 % - oblasti, 50 % - lastnik).

Popolnoma peščene ulice

Kakšna drznost, da bi prepovedali vstop avtomobilom in ulico spremenili v povsem pešce? Izkazalo se je, da ima to svoje prednosti - ne gre le za še en javni prostor, ampak tudi za specifično korist za vse, kar se nahaja na tej ulici. Ulice za pešce naredijo mesto bolj privlačno.

Ali imaš lastne ideje ki bi lahko dopolnil to gradivo? Imate kaj za ugovarjati / dodati / kritizirati? Veseli bomo vaših mnenj v komentarjih. In še bolje - sklicevanje na praktičen - resničen, ne virtualen - način reševanja problemov. To objavo lahko obravnavate kot teoretični začetek, s katerega bomo začeli govoriti o koristnih stvareh, ki lahko spremenijo življenje naših mest.

Sistematičen formaliziran pristop k vodenju projektov ima številne prednosti pred drugimi pristopi, ki temeljijo na načelih funkcionalnega vodenja, to je, ko vodje, odgovorni za posamezne funkcije vodenja, neformalno usklajujejo delo na določenem projektu s kolegi iz drugih funkcionalnih oddelkov. Hkrati se vsak od vodij pri svojem delu praviloma drži pravil in postopkov, ki so jih razvili za svojo funkcionalno usmerjeno enoto. Sistematični pristop k vodenju projektov postaja vse bolj priljubljen iz preprostega razloga, da z njegovo uporabo verjetnost uspešnega zaključka vsakega posameznega projekta, ki ga izvaja organizacija, in vseh projektov organizacije kot celote, znatno poveča Gorfinkel V. ja. Ekonomika podjetja: Učbenik za univerze - M.: UNITY-DANA, 2003, str. 139.. Vsak projekt se uspešno izvaja, konkretni rezultati pa so doseženi v skladu s sprejetim terminskim načrtom in v okviru predvidenega proračuna. Z izvedbo posameznega projekta se objektivno poveča sposobnost organizacije za uspešno izvajanje dejavnosti in njena splošna vrednost.

Med glavnimi razlogi za uspešno uporabo načel novega pristopa k vodenju projektov so naslednji:

1) organizacija izbere za izvedbo samo tiste projekte, ki najbolj ustrezajo razvojni strategiji organizacije;

2) vse obveznosti so sprejete le za realno izvedljive namene: tehnične, proračunske in koledarske;

3) odgovornost za upravljanje projektnih portfeljev, programov in projektov je skrbno razporejena in dosledno izvajana;

4) je vsak projekt načrtovan, izveden in nadzorovan (vodjen) tako, da so izpolnjene vse obveznosti iz njega;

5) ekipe za vodenje projekta naj delujejo sodelovalno in v skladu z zavezanostjo ciljem, načrtom in časovnim razporedom projekta.

Glede na stroške vodenja projektov se bo njihova vrednost razlikovala glede na vrsto, velikost in število projektov ter stopnjo razvoja sistema vodenja projektov v dani organizaciji.

1) prepoznavanje simptomov neučinkovitega vodenja projekta;

3) prepoznavanje priložnosti za izboljšanje pri vodenju projektov in razvrščanje teh priložnosti;

4) razvoj programa izboljšav ali posebne skupine projektov za odpravo in odpravo možnih vzrokov za neučinkovito upravljanje;

5) izvajanje programa izboljšav, vrednotenje rezultatov in iskanje dodatnih področij izboljšav.

Možna področja dejavnosti, kjer so potrebne spremembe, so lahko:

Znanje in strokovne sposobnosti ljudi;

Imenovanje in porazdelitev odgovornosti;

Politika vodenja projektov, procesi, postopki, sistemi, orodja in metode vodenja projektov ali vsa področja hkrati.

Simptomi in možni vzroki za slabo vodenje projekta. Nekateri simptomi nizke kakovosti izvedbe projekta vključujejo:

Neupoštevanje rokov - zamude pri izvedbi del, prekoračitve stroškov in kazni po pogodbah;

Nizka stopnja uspešnosti osebja

Visoka fluktuacija osebja, zaposlenega v projektu, previsoka stopnja psihološkega stresa, nezadostna motivacija in neugodna psihološka klima v organizaciji;

Pomanjkanje finančne discipline – dejanski stroški presegajo načrtovani proračun;

Slaba kakovost vodenja – pretirana vpetost najvišjih menedžerjev v podrobnosti izvedbe projekta;

Slaba kakovost upravljanja virov - prepogosto preklapljanje z ene vrste dela na drugo, podvajanje prizadevanj, neučinkovita uporaba strokovnjakov iz funkcionalnih enot.

Prepoznavanje in odpravljanje vzrokov za te tipične pomanjkljivosti pri projektni uspešnosti običajno zahtevajo zelo močna prizadevanja vodje projektov.

Možna prizadevanja za izboljšanje upravljanja. Da bi dosegli bistvene izboljšave na tako kompleksnem področju, kot je projektno vodenje, je treba izvesti spremembe na vseh področjih delovanja – človeški viri, organizacijske strukture, procesi, sistemi, postopki – in vse te spremembe morajo biti med seboj natančno povezane. Nekaj tipičnih projektov in nalog za izboljšanje uspešnosti na vsakem od teh področij je navedenih spodaj.

Izvajanje projektov za izboljšanje aktivnosti na področju:

Razvoj in implementacija ustreznega procesa za upravljanje projektnega portfelja organizacije;

Formalizacija postopkov za izbor novih projektov in medsebojno razvrščanje vseh projektov vsakega od portfeljev;

Aktivna uporaba metod obvladovanja tveganj in negotovosti pri izvajanju programov in projektov.

Razvoj sistema vodenja in usposabljanje osebja. Potrebno si prizadevati za razvoj sistema vodenja in usposabljanja kadrov, da bi:

1. izboljšanje razumevanja in sprejemanja na vseh ravneh organizacije osnovnih idej in načel projektnega vodenja ter praktičnih ukrepov za njihovo izvajanje;

2. razvijanje kadrovskih veščin pri načrtovanju, vodenju in nadzoru ter drugih veščin, potrebnih z vidika vodje projektov in strokovnjakov za podporo projektom;

3. razvoj vodstvenih lastnosti vodij programov in projektov;

4. ustvarjanje potrebnega razumevanja kadrovske politike na področju projektnega vodenja ter sodobnih metod, sistemov in orodij za vodenje projektov;

5. izboljšati razumevanje osnovnih načel

in prakse timskega dela.

Razvoj potrebnih postopkov na področju:

Kriteriji za izbor (imenovanja) projektnih vodij po vrsti in velikosti projektov;

Razvoj in strokovna rast kadrov, vključenih v projektno vodenje;

Vrednotenje doseženosti in nagrajevanja vodje projektov in drugih oseb, ki sodelujejo pri izvajanju projektov.

Dodelitev in razporeditev odgovornosti za izboljšanje vodenja projektov:

1) vzpostavitev na dovolj visoki ravni vodenja organizacije pisarne za vodenje projektov, osebja, ki bo odgovorno za izvajanje in nenehno izboljševanje procesov vodenja projektov, pa tudi za oblikovanje in izboljšanje metod vodenja projektov in orodja;

2) ustanovitev urada za operativno načrtovanje, vodenje in nadzor za podporo pri reševanju tipičnih problemov, ki nastanejo pri vodenju manjših projektov;

3) porazdelitev odgovornosti za izvedbo posameznega projekta na vseh ravneh organizacije in prepričanje, da vsak odgovorni izvajalec jasno razume in sprejema svoj del odgovornosti;

4) izboljšanje razumevanja osnovnih načel in praks timskega dela s strani vseh udeležencev projekta;

5) določeno politiko na področju določanja statusa in funkcij najvišjih menedžerjev, vodij projektnega portfelja, sponzorjev projektov, programskih in projektnih vodij ter statusa funkcionalnih vodij in vodij projektov;

6) izdelava matrike porazdelitve odgovornosti na podlagi strukturnih diagramov razčlenitve projektov/del, da se razjasni odnos vseh vodij in udeležencev projekta. Izvedba opisa vseh položajev in specifikacij ključnih funkcij vodenja projektov za vse vrste projektov Bukhalkov MI Načrtovanje znotraj podjetja: Proc. Dodatek za univerze. M.: Infa-M, 2000, str. 147..

Pilotni projekt za izboljšanje učinkovitosti ni le specifičen mehanizem za uvajanje in preizkušanje novih pristopov in metod vodenja projektov, temveč tudi odličen pilotni model za učenje in uporabo sistemov upravljanja s kadri in usposabljanja.

Pri sklicevanju na metodo pilotnega projekta je treba posebno pozornost nameniti izbiri projekta, ki bo uporabljen v tej vlogi. Takšen projekt bi moral:

Imeti ne predolg življenjski cikel;

biti predstavnik organizacije;

Če je cilj doseči največjo korist, bi morale takšne spremembe vplivati na vse aktivno obstoječe projekte organizacije.

Na podlagi preučenega gradiva in za bolj informirano predstavitev so glavni predlogi za izboljšanje učinkovitosti projektnega vodenja v podjetju in njihovi pričakovani rezultati (učinek) predstavljeni v tabeli 4.

Tabela 4 - Glavni predlogi za izboljšanje učinkovitosti vodenja projektov v podjetju in njihovi pričakovani rezultati (učinek)

Dogodek	Rezultat (učinek)
1. Izdelava dokumenta "Obseg projekta, njegovi cilji in pristop", ki določa glavne predpostavke, predpostavke in opredelitev, kakšne rezultate je treba doseči.	1. Odsotnost protislovij med naročnikom in izvajalcem pri pravilnem razumevanju ciljev projekta in končnega rezultata projekta.
2. Izdelava matrike porazdelitve kadrovske odgovornosti, ki temelji na strukturi projekta.	2. Izboljšanje izvajanja discipline, tudi v smislu spoštovanja rokov in kakovosti dela.
3. Ustanovitev posebne komisije, katere pristojnosti vključujejo redne preglede kakovosti projekta v vsaki fazi življenjskega cikla projekta.	3. Omogoča, da v zgodnji fazi prepoznate pomanjkljivosti projekta in hitro popravite situacijo.
4. Vzpostavitev pisarne v podjetju za operativno načrtovanje, vodenje projektov in nadzor.	4. Zagotavljanje podpore pri reševanju tipičnih problemov, ki se pojavijo pri vodenju projekta.
5. Uporaba sistematičnega formaliziranega pristopa k vodenju projektov, kjer vodje, odgovorni za posamezne funkcije vodenja, neformalno usklajujejo delo na tem projektu s kolegi iz drugih funkcionalnih enot. Hkrati se vsak od vodij pri svojem delu drži pravil in postopkov, ki so jih razvili za svojo enoto.	5. Omogoča znatno povečanje verjetnosti uspešnega zaključka vsakega posameznega projekta, ki ga izvaja organizacija, in vseh projektov organizacije kot celote.

V tej tabeli so navedena glavna priporočena dejanja. Pri izvajanju teh predlogov za izboljšanje učinkovitosti projektnega vodenja lahko podjetje računa na uspešne dejavnosti na področju projektnega vodenja.

Z osredotočanjem prizadevanj na te dejavnosti v prvi vrsti ima organizacija več možnosti za uspeh.

Za uspešno in pri izvajanju pobud za izboljšanje procesa lahko vodja projekta izvede deset ključnih dejanj:

Izbira prave smeri za izboljšanje.
Začnite projekt s postavljanjem ciljev, opredelitvijo vizije, ciljev in obsega.
Uporaba okvirjev (okvirjev) procesa.
Uporaba fleksibilnih metod.
Zbiranje idej in predlogov zaposlenih in vodij.
Ustvarjanje zemljevida procesa "kot je" in "kot bi moral biti".
Primerjalna analiza procesa "kot je"
Izgradnja upravljanja znanja znotraj procesa.
Razumevanje, kdaj je mogoče rešiti težavo brez IT podpore.
Pridobivanje podpore organizacije.

V naslednjih razdelkih si bomo podrobneje ogledali vseh deset dejavnosti.

Izbira prave smeri za izboljšanje.

Čeprav bo projekt izboljšav verjetno imel koristi za vsak del podjetja, bodo nekateri procesi še vedno imeli več koristi kot drugi. Vendar je še posebej pomembno, da ima prvo izbrano področje potencial, da ustvari pomembne koristi. veliko uspešni projekti Prizadevanja za izboljšanje procesa so propadla le zato, ker donosnost naložbe ni bila tako velika, kot so prvotno mislili.

Izbira velikega, težkega območja za prvi projekt ni dobra ideja, saj močno poveča tveganje za neuspeh. Obstaja velika verjetnost, da bo vaši ekipi zmanjkalo energije in denarja, preden bo projekt končan. Zato je zelo pomembno, da se »preden začnete teči, naučite hoditi«.

Previdna izbira vašega prvega projekta izboljšanja procesa vam bo omogočila, da hitro spoznate prednosti. Posledično pozitiven učinek bo ustvaril zagon za nadaljnje projekte izboljšanja procesov.

Nekaj nasvetov:

Izberite viden poslovni proces s potencialom za hitre in velike koristi.
Ne izberite poslovnega procesa, ki trpi zaradi "političnih" vprašanj.
Ne izberite postopka, ki je prevelik ali zapleten
Izberite postopek, katerega lastnik je res kompetenten in ga zanimajo rezultati izboljšav.

Začnite projekt s postavljanjem ciljev, opredelitvijo vizije, ciljev in obsega.

Na proces izboljšav je treba gledati kot na projekt in ne kot vsakodnevno dejavnost. Organizacije, ki so na proces izboljševanja gledale kot na nekaj, kar obremenjuje zaposlene pri njihovih vsakodnevnih dejavnostih, se niso uspele izboljšati in običajno nikoli ne dosežejo vrednih rezultatov.

Če začnete z dobro napisanimi, dobro opredeljenimi cilji, vizijo in obsegi projekta, zagotovite, da projektna skupina in zainteresirane strani enako razumejo rezultate. Proces izboljšave je treba opredeliti kot projekt z naslednjimi atributi:

formulacijo problema
jasni, merljivi cilji, kot je "zmanjšanje pritožb potrošnikov za 10 odstotkov" ali "skrajšanje časa obdelave za 2 dni";
jasno opredeljen obseg;
jasen načrt, kdo je za kaj odgovoren in v kakšnem časovnem okviru;
pravilno razporejena sredstva (ljudje in denar).

Uporaba okvirjev (okvirjev) procesa

Danes se globalna podjetja soočajo s spremembami brez primere. Tehnologija je zabrisala meje med poslovnimi segmenti, kar je ambicioznim podjetjem omogočilo vstop v nove panoge s ponudbo, ki spreminja igro. V svetu finančne nestabilnosti, transnacionalne družbe trgi v razvoju imajo dovolj moči, izkušenj in pokritosti tržnega deleža, kar predstavlja veliko grožnjo obstoječim akterjem.

napredek pri upravljanju poslovnih procesov (BPM), programsko opremo, orodja, pristopi in modeli izvedbe procesov zagotavljajo podjetjem večjo prilagodljivost, da ostanejo konkurenčna tudi v spreminjajočem se okolju. Te spremembe so omogočile organizacijam, da postanejo bolj agilne in izboljšajo ključne poslovne procese v skladu s spreminjajočimi se pogoji z uporabo standardne industrije in funkcionalnosti Najboljše prakse.

Podpira analizo procesov, načrtovanje in modeliranje aktivnosti za pobude za izboljšanje procesov, okvire in referenčne modele. Če začnete z okvirom procesa ali referenčnim modelom, lahko znatno pospešite dejavnosti, ki zagotavljajo strokovne analize temelji na trdni podlagi. Okvir pomaga organizaciji na treh ključnih področjih: primerjalno analizo, upravljanje vsebine in definiranje poslovnih procesov. Vrednost uporabe procesnega ogrodja izvira iz časa, prihranjenega za ekipo za načrtovanje procesov, da razvije lastne modele procesov in se o njih dogovori z vsemi deležniki.

Obstaja več modelov procesov, vključno z okvirji, ki so jih razvili Accenture, APQC, SAP, Supply Chain Council, Forum za upravljanje telekomunikacij in Skupina Value Chain Group. APQC-jev okvir za klasifikacijo procesov (okvir za klasifikacijo procesov), razvit leta 1992, je posebej uporabno poslovno orodje, ki se uporablja v različne industrije Po vsem svetu. Ti okviri se običajno omenjajo v poslovnih knjigah, vključeni so tudi v številne svetovalne metodologije za izboljšanje procesov in reinženiring ter so bili prevedeni v številne jezike, vključno z japonščino, kitajščino, španščino, poljščino in portugalščino.

Benchmarking in meritveni procesi brez uporabe procesnih okvirov ali referenčnega modela so ponavadi predragi. Uporaba okvira procesa ali referenčnega modela kot skupnega jezika zmanjša napor, potreben za primerjavo dejavnosti. V notranjosti organizacije potrebujejo dosleden način opisovanja uspešnosti na način, ki ga je mogoče meriti dosledno in večkrat. Navzven se organizacije normalizirajo notranji procesi glede na okvir oziroma referenčni model ter glede na cilje standardizirati definicije v okviru, da omogočimo primerjavo procesov znotraj organizacije.

Dejavnosti upravljanja vsebine temeljijo na skupni taksonomiji. Uporaba procesnega okvira ali referenčnega modela kot osnove za sistematiko upravljanja vsebine bo pomagala pristojnim menedžerjem, da hitro dosežejo soglasje med različnimi deležniki, tudi če se struktura referenčnega modela ne ujema povsem z obstoječimi modeli procesov podjetja. Okvir procesa ali referenčni model deluje kot vmesnik med načinom organizacije vsebine in načinom opravljanja dela. Poslovni analitiki in ekipe za izboljšanje procesov bi morale prevzeti odgovornost za uporabo procesnega okvira že od samega začetka.

Uporaba fleksibilnih metod.

Najboljši način za upravljanje projekta izboljšanja procesa je uporaba agilnih razvojnih metod. Projekt razdelite na majhne ponovitve z določenim trajanjem (dva do štiri tedne). V vsaki ponovitvi je treba doseči oprijemljive rezultate. Delo, opravljeno v vsaki iteraciji, je treba dati prednost, projektna skupina pa naj svoja prizadevanja najprej osredotoči na naloge visoke prioritete. Na koncu vsake ponovitve je treba opraviti pregled opravljenega dela, da bi v naslednji ponovitvi naredili zaključke in uvedli izboljšave.

Zbiranje idej in predlogov zaposlenih in vodij.

Vodje projektov izboljšav pogosto združijo določeno število menedžerjev, da pregledajo proces. Svetovalec na tabli predstavi različne zemljevide procesov in upa, da se bo občinstvo čudežno razvilo nov proces. V praksi preprosto ne deluje. Honorarji vodij imajo svoje mesto, vendar jih je pogosto najbolje uporabiti na začetku projekta izboljšave procesov za ustvarjanje poslovnih procesov. najvišji nivo in odražajo obseg projekta. Uporabne so tudi pozneje v projektu za izboljšanje obstoječih modelov procesov ter za identifikacijo in dogovor o izboljšavah. Za dosego ciljev bodo verjetno potrebne druge metode, kot so intervjuji, opazovanja, simulacije, simulacije in testiranje.

Slaba ideja je, da projekti za izboljšanje procesov zbirajo ideje in predloge samo na podlagi znanja vodij. Vodje igrajo pomembno vlogo pri projektih izboljšanja poslovnih procesov, vendar tisti, ki opravljajo delo, so tisti, ki dejansko opravljajo poslovni proces dan za dnem in poznajo njegove težave in rešitve. Pogosto imajo dobre ideje izboljšati obstoječe procese. S tem, ko jih poslušate, jih ohranjate angažirane in olajšate izvajanje sprememb. Vodje pogosto razumejo poslovni proces, ki ne odraža trenutnega stanja (včasih se sklicujejo na prejšnje praktične izkušnje pred mnogimi leti).

Člani projektne skupine za izboljšanje procesov bi morali opazovati delavce pri njihovih vsakodnevnih dejavnostih. Če se zanašate na informacije, ki vam jih zaposleni preprosto povedo o svojih dejavnostih, tvegate, da boste izgubili velik del procesa. Ni nenavadno, da ljudje govorijo samo o »idealni sliki dneva«, ko gre vse dobro. Največje izboljšave, pogosto povezane z odpravo ali zmanjšanjem napak in odpravo rešitev. Ko je pripravljen podroben model obstoječega procesa, ga je treba pregledati tudi z delavci, da bi ugotovili možne učinkovitosti in izboljšave. Delavci imajo pogosto odlične ideje za izboljšanje procesa in pomembno je pridobiti njihov prispevek.

Z redkimi izjemami današnji menedžerji večino svojega časa porabijo za odzivanje na probleme in kritične situacije. Takšno upravljanje se pogosto imenuje krizno upravljanje. Projekti za izboljšanje procesov morajo vložiti veliko truda v sodelovanje z menedžerji, da bi ugotovili, katere informacije potrebujejo menedžerji za upravljanje procesa. S temi informacijami bi morala skupina za izboljšave pomagati vodjem pri izhodu iz načina kriznega upravljanja, da se lahko osredotočijo na učinkovito upravljanje operacije.

Projektna skupina za izboljšave se mora prepričati, da ima popolno razumevanje, kako proces deluje, in vse informacije, ki jih potrebujejo za upravljanje in spremljanje procesa. Ekipe lahko nato določijo najboljšo metodo za zagotavljanje pravočasnih informacij vodjem, kar jim omogoča, da preidejo od reaktivnega k proaktivnemu vodenju in na koncu do inteligentni nadzor. Te spremembe bodo znatno povečale zrelost vodstva, organizaciji pa zagotovile dolgotrajno in neprekinjeno trajnostna rast izvedba.

Ustvarjanje zemljevidov procesov "kot je" in "kot bi moralo biti".

Številni poslovni procesi so danes v obžalovalnem stanju. Procesi so razdeljeni na ločene funkcionalne enote in trpijo zaradi večkratnih prenosov dela znotraj organizacije. Prenosi so vir dela brez dodane vrednosti, ki povzroča zamude, napake in neprilagodljivost. Rezultati primopredaje so naslednji:

ljudje, ki so vključeni v proces, ne da bi ga razumeli od začetka do konca;
procesi ali podprocesi ostanejo nevidni, neizmerjeni in neupravljani;
pomanjkanje odgovornosti in odgovornosti za upravljanje končnega rezultata,
različni oddelki ali oddelki se sumničavo gledajo.

Ustvarjanje zemljevidov procesov je metoda, ki vam omogoča, da temeljito preučite in razumete poslovni proces. Zemljevidi procesov se uporabljajo za predstavo o trenutnem stanju (»tako, kot je«) in za dokumentiranje idealnega stanja (»kot bi moralo biti«). Dejavnosti, identificirane v kartiranje procesov, razkrivajo razmerja med viri, blagom in storitvami, proizvedenimi in dobavljenimi strankam. Zemljevid procesov mora zagotavljati podrobno sliko poslovnega procesa, kar vodi do pomembnih izboljšav. Zemljevidi procesov so ključno orodje za analizo uspešnosti in za razumevanje odnosov s strankami in dobavitelji.

Primerjalna analiza procesa "kot je"

Organizacije uporabljajo primerjalno analizo, da ocenijo svojo uspešnost v primerjavi z drugimi organizacijami. Primerjave so lahko s podobnimi organizacijami v podobnih ali podobnih panogah ali z organizacijami svetovnega razreda v drugih panogah ali velikostih. Primerjalna analiza zagotavlja informacije za prepoznavanje priložnosti za izboljšave, razumevanje, kaj je treba nujno spremeniti, pa tudi mehanizme za iskanje novih načinov za izboljšanje poslovnih procesov.

Za znižanje stroškov, povečanje prihodkov, povečanje hitrosti dostave in povečanje zadovoljstva strank morajo podjetja uporabiti primerjalne podatke za svoje procese. Primerjava mora biti tesno povezana z vrednostno ponudbo organizacije, temeljnimi vrednotami, strategijo, cilji, taktiko in dejavnostmi. Primerjalna analiza lahko pomaga organizaciji doseči operativno odličnost.

Izgradnja upravljanja znanja znotraj procesa.

Upravljanje znanja zagotavlja učinkovitejši proces izboljšanja. Raziskave APQC kažejo, da morajo organizacije, da bi izkoristile največjo korist od upravljanja znanja, ne le izvajati orodja in pristope za izmenjavo znanja, ampak tudi izvajati vsakodnevno delo svojih zaposlenih. Osebje bi moralo gledati na odkrivanje in izmenjavo znanja kot na del svojega delovnega procesa in ne kot na samostojno dodatno dejavnost. Se pravi, da je upravljanje znanja učinkovito, mora biti vključeno v poslovne procese.

Osredotočenost na upravljanje znanja je naslednji logičen korak za organizacijo in združuje ves intelektualni kapital in temeljni spomin organizacije. Upravljanje znanja vam omogoča, da najdete informacije, ki jih potrebujete pravi ljudje ob pravem času. Podjetja tekmujejo na podlagi kapitala znanja. Poznavanje poslovne strategije, delovanja in procesov v kombinaciji z veščinami in izkušnjami zaposlenih, ki temeljijo na znanju, omogoča organizacijam, da učinkoviteje služijo strankam in so konkurenčne. Vsi projekti izboljšanja procesov bi morali vključevati razvoj sposobnosti upravljanja znanja.

Razumevanje, kdaj je mogoče rešiti težavo brez IT podpore

Številni menedžerji in ekipe za izboljšanje procesov še vedno verjamejo, da je nakup najnovejših in najdražjih IT sistemov čarobna krogla, ki rešuje vse težave. Vendar je treba opozoriti, da so dobro zasnovani poslovni procesi, podprti s preprosto in poceni avtomatizacijo, ponavadi veliko bolj učinkoviti kot neučinkoviti poslovni procesi, ki jih podpirajo veliki, dragi sistemi podjetja.

Pomembno je razumeti, da je veliko procesov mogoče uspešno izboljšati brez IT. Na primer, če ste pozorni na spodaj navedene točke, lahko bistveno spremenite učinkovitost procesa brez velikih vlaganj v IT orodja.

Zmanjšanje števila prenosov med ljudmi in enotami.
Preprečevanje izgube.
Odpravite dejavnosti, ki ne dajejo vrednosti.
Uporaba cenejših virov za izvajanje dejavnosti.
Raziščite vzroke napak (na primer zagotovite obrazce, ki jih stranke lažje izpolnijo, kar naj bi zmanjšalo število napačno izpolnjenih obrazcev).
Oblikovanje postopkov, ki zagotavljajo enotno izvedbo procesa s strani vseh zaposlenih.

Seveda lahko orodja IT pomagajo pri kateri koli od teh dejavnosti, vendar ne bodo prinesla nobenih rezultatov, dokler organizacija ne reši osnovnih težav. Orodja IT bi morala dopolnjevati in podpirati izboljšave organizacije, vendar ne bi smela biti v središču izboljšav.

Pridobivanje podpore organizacije.

Brez podpore iz celotne organizacije so projekti za izboljšanje procesov skoraj vedno obsojeni na neuspeh. Preprosto imenovan nov način delo redko deluje in pogosto vodi do odpora zaposlenih. Ta odpor projektni skupini zelo oteži implementacijo novega procesa in običajno povzroči, da se zaposleni samo pretvarjajo, da se je vse spremenilo, vendar nadaljujejo z delom na enak način kot prej.

Ustrezna organizacijska vključenost je eden najpomembnejših ključev za uspešno izboljšanje procesa. Če naredite naslednje, boste močno povečali vaše možnosti za uspeh:

Vprašajte zaposlene za njihova mnenja in ideje za izboljšave.
Zaposlenim razložite, zakaj je treba stvari spremeniti (razložite tako, da jim pokažete primerjalne podatke).
Bodite odprti in iskreni z vprašanji in pomisleki.
Obveščajte zaposlene ves čas projekta.
Vključite zaposlene v projektno ekipo za izboljšanje procesov.

Zaključek

Teh deset ključev za izboljšanje procesov je odvisnih od komunikacije, razumevanja in informiranega odločanja. Mehanizmi in orodja, kot sta APQC's Process Classification Framework in Enfocus Requirements Suite™, pomagajo organizacijam doseči te cilje, vendar ne morejo nadomestiti človeškega dela za spremembo procesov in navsezadnje organizacijske kulture. Ta članek predstavlja deset glavnih dejavnosti, ki vam bodo pomagale doseči izboljšanje procesa. cilji.

Gradivo pripravil Andrej Garin
na podlagi gradiva tujih publikacij
http://www.site/

Projekt izboljšave. Projekt za izboljšanje kakovosti

Priporočena metoda za izboljšanje pri vodenju projektov

Izboljšanje sistema upravljanja življenjskega cikla projekta

Izboljšanje procesa življenjskega cikla novih izdelkov

Uporaba teorije ozkih grl za izboljšanje SMLC

Premagovanje ovir za izboljšave pri vodenju projektov

Hitro in poceni

Brezplačna digitalna knjižnica

Storitev izposoje koles

Odstranite zunanje oglaševanje iz zgodovinskega mestnega jedra

Določite smernice za označevanje trgovin

Kazalne luči

Javni brezplačen wi-fi

Enoten spletni center za pritožbe državljanov

interaktivne skulpture

Zelene površine in gredice

javnih stranišč

Deska z urnikom

Socialni vsebniki

poslikane stene

Provocirajte ustvarjalnost

Stena "Preden umrem"

Navigacija za avtobuse

interaktivni muzeji

Ureditev puščav

Povprečno trajanje in stroški

Izdelava kolesarskih stez in kolesarskih parkirišč

Ustvarite logotip in blagovno znamko mesta

Mestni navigacijski sistem

Omejitev uporabe MAF-jev

Organizirajte ulične tržnice

Nočni leti javnega prevoza

Popis vsega premoženja in zemljišč

energijsko varčna razsvetljava

Razvrščanje odpadkov

Varna igrišča

Brezplačna športna igrišča

odlagališča odpadkov

hitrostne ovire

Sprejetje glavnega načrta mesta

CCTV kamere

Program ozelenitve mesta

Novi javni prostori

Dolgo in drago

Ločeni prometni pasovi za javni prevoz

Turistično informacijski centri

Sončne plošče na strehah

Rušenje nadvozov v korist mestnega prometa

Rekonstrukcija ulic za izboljšanje varnosti

Odprava toplotnih izgub

Podzemno parkirišče

Odstranitev poslovnih centrov v ločenih prostorih

Rekonstrukcija vodovodnih sistemov

Obnova fasad

Popolnoma peščene ulice

Priljubljeno