» »

Vprašanja, vključena na dnevni red. Organizacijski vidik organiziranja sestankov v podjetju

Ena od svetih nalog tajnika je priprava sestankov, sestankov in sestankov, ki jih sprožijo voditelji različnih ravni. O tovrstnih dogodkih v večini primerov vodi tudi zapisnik. V tem članku vam bomo povedali, kako narediti te procese učinkovitejše.

Da bi začeli govoriti o protokolu, se moramo najprej posvetiti pripravi sestankov. Pred takšnim dogodkom je pomembno razmisliti o dnevnem redu, določiti sestavo udeležencev, prebrati poročila vseh govorcev in druga gradiva. Vse to bo zahtevalo dodatne napore, a posledično bo vodenje protokola veliko lažje.

KAKO PRIHRANITI ČAS?

Glede na različne študije lahko od 10 do 50 % delovnega časa vodje organizacije in drugih zaposlenih porabijo za sestanke. Da bi prihranili čas, morajo pobudniki, gostitelji in udeleženci srečanja upoštevati naslednja pravila:

Na sestanku razpravljajte le o vprašanjih, ki jih ni mogoče rešiti v delovnem redu.

Omejite število udeležencev sestanka. Premosorazmerna je s trajanjem dogodka. Če je srečanje s 5 osebami dolgo 1 uro, potem z 10 ali več udeleženci, bo verjetno trajalo 2 uri ali več.

Vnaprej pripravite informativno gradivo za sestanek. Izračune, analitična poročila, tabele, grafikone, povzetke, foto in video materiale, predstavitve, vzorce izdelkov, strokovna mnenja morajo zagotoviti specializirani strokovnjaki. Toda sekretar seje je dolžan preveriti pripravljenost gradiva. Zato je treba dan ali dva pred dogodkom:

a) s pomočjo odgovornih oseb, ki bodo izvajale predstavitve, sestavi seznam vseh informativnih materialov;

b) prejemati od odgovornih oseb materiale, izdelane v v elektronski obliki(npr. predstavitve, pojasnila itd.);

c) prejemati natisnjene povzetke in besedila poročil odgovornih oseb.

Za vsako zadevo določite enega odgovornega delavca, tudi če mora naročilo izvesti skupina ljudi.

Ne izgubljajte časa z razkrivanjem krivcev. Ne pozabite, da je glavna naloga vsakega srečanja razprava o dnevnem redu in sprejemanje odločitev o njem.

DNEVNI RED

To je seznam vprašanj, ki naj bi bila obravnavana na seji. Določi jih predsedujoči seje. Lahko pa je v ta proces vključen tudi tajnik.

Pri določanju dnevnega reda upoštevajte naslednja navodila:

  • Preširoke teme sestanka razdelite na več podtem. Odgovorne osebe lahko po potrebi vodijo pripravljalne sestanke za vsako podtemo.

Na primer, pred sestankom, načrtovanim za konec meseca na temo »O izvajanju načrtovanih kazalnikov s strani glavnih proizvodnih delavnic«, naj bi potekala vrsta manjših sestankov v trgovinah: »O izvajanju načrta s strani livarna”, “O izvajanju načrta s strani tovarne”, “O izvajanju načrta s strani strojnice”, “O izvajanju načrta s strani montažne delavnice.” Ali pa naj bi pred srečanjem na temo »O implementaciji sistema ERP v podjetju« potekalo več sestankov: »O težavah implementacije sistema ERP v proizvodnji«, »O zagotavljanju komunikacije med sistemom ERP in 1C v računovodstvu «, »O tehnični podpori sistema ERP in prenosu podatkov« itd.

  • Na dnevni red postavite vprašanja enakega pomena, ki jih združuje skupna tema. Na primer, zagotavljanje prevoza, vrstni red dostave v skladišče, pošiljanje in izvoz končnih izdelkov z ozemlja podjetja.

Na dnevni red bi lahko uvrstili tudi širši nabor medsebojno povezanih vprašanj. Na primer, lahko vključujejo:

Pridobitev nove proizvodne linije;

Tehnološka priprava proizvodnje;

Izdelava sprememb projektne in tehnološke dokumentacije v zvezi z nabavo nove opreme;

Posodobitev proizvodnih objektov in razvoj strojnih vezi;

Logistična podpora proizvodnje.

Hkrati pa o rekonstrukciji tovarniškega vhoda oziroma organizaciji elektronskega plačevanja vstopnic v tovarniški menzi očitno ni vredno razpravljati na tem sestanku.

Jasno je, da tajnik ne more vedno vplivati ​​na vsebino dnevnega reda. Sestanek zbere vodja, ki tudi oriše nabor vprašanj. In če bo upravnik na dnevni red enega sestanka uvrstil nakup nove proizvodne linije za proizvodnjo ulitkov in organizacijo spomladanskega subbotnika za čiščenje ozemlja, ga morda ne bo mogoče prepričati. Z naše strani pa lahko ponudimo, da razpravo o organizaciji subotnika prenesemo na drugo srečanje, na primer tako, da jo združimo s temo poslikave fasade stavbe ali prireditev ob rojstnem dnevu organizacije.

  • Na dnevnem redu sestavite le tista vprašanja, ki so v pristojnosti in pristojnosti udeležencev sestanka. Na primer, neuporabno bi bilo razpravljati o vprašanjih oskrbe, če ni vodje dobave.
  • Omejite število tem in točk dnevnega reda. Naj bo toliko, kolikor je mogoče učinkovito razpravljati in razrešiti v dodeljenem časovnem obdobju. Na primer, za 1 uro sestanka lahko razpravljate o 1 do 5 vprašanjih, odvisno od obsega obravnavanih tem in kakovosti priprave sestanka.
  • V dnevni red vključi poročilo o nalogah in nalogah, danih na zadnji seji, če srečanja združuje skupna tema in sestava udeležencev. Bodite pripravljeni na to, da jo lahko predsednik s svojim pooblastilom uvede tudi, če takšne točke ni na dnevnem redu. Zato je bolje, da vnaprej natisnete seznam navodil - predsednik bi ga moral imeti, Odgovorna oseba in tajnica.

UDELEŽENCI SREČANJA

Splošne zahteve za udeležence dogodka:

Pristojnost in interes za vprašanja na dnevnem redu;

Dovolj visok položaj za sprejemanje odločitev in dajanje navodil podrejenim po rezultatih sestanka.

Seznam udeležencev v času dogodka se lahko spremeni. Če so na dnevnem redu teme, ki zadevajo vse udeležence sestanka, in vprašanja, ki veljajo le za nekatere od njih, potem je treba najprej razpravljati o splošnih vprašanjih. Na koncu tega dela sestanka so zaposleni, ki niso vključeni v nadaljnjo razpravo, lahko izpuščeni.

Kako obvestiti vse

Obvestite vse udeležence srečanja o datumu, času, kraju njenega poteka, temi dogodka.

Sestanek lahko prijavite z telefonski klic, sms sporočila, E-naslov(z obvestilom o dostavi in ​​branju), osebni obvod.

Če enega od udeležencev ni na delovnem mestu iz različnih razlogov ( letni dopust, začasna invalidnost, službeno potovanje ipd.), je treba ugotoviti razlog za odsotnost in delavca, ki nadomešča odsotnega po načrtu nadomeščanja, opozoriti, da mora biti prisoten na sestanku.

Koristno bo tudi, da koledarju na vašem računalniku dodate opis orodja, na primer "opozorite namestnika, da mora biti prisoten na sestanku za načrtovanje."

Podatke o tem, kdo in kdaj je bil opozorjen na sestanek, lahko vnesemo v tabelo (primer 1).

PRIMER 1

Obveščanje udeležencev sestanka

Sestanek bo dne 24.6.2017 ob 11.00 uri v pisarni direktorja nabav.

Tema: Sklenitev pogodb z dobavitelji za drugo polovico 2017.

Razpored sedežev za udeležence srečanja

Za sestanek pripravite razpored sedežev, če bo:

Visoki uradniki (mesta, regije, ozemlja, republike, federacije);

Lastniki transnacionalne družbe in posesti itd.;

Predstavniki partnerskih organizacij.

Tajniku, če je mogoče, dodelijo sedež za ločeno mizo poleg mize predsednika (primer 2).

Primer 2

Shema sedenja

Imenske kartice

Na mize nasproti ustreznih mest je potrebno postaviti kartice z imeni s položajem in (ali) polnim imenom. vsakega udeleženca. Najenostavnejša možnost je list papirja, zložen v "hišo" (slika 1)

riž. eno. Kartica z imenom udeleženca sestanka

Značke

V posebej kritičnih primerih je treba pripraviti značke (naprsne znake), ki naj kažejo:

POLNO IME. udeleženci;

njihove položaje;

Ime organizacije, ki jo zastopa vsak udeleženec;

Kraj, kjer se nahaja določena organizacija.

Značka lahko vključuje tudi:

logotip organizacije, ki jo udeleženec zastopa;

Logo (emblem) dogodka (sestankov, konferenc ipd.).

Značke lahko uporabite z vrvico ali perilo. Prodajajo se v trgovinah s pisarniškim materialom in pisarniškim materialom.

Sami lahko razvijete vložke z besedilom, nato jih natisnete na tiskalnik, jih razrežete s škarjami in vstavite v priponke (slika 2).

riž. 2. Vložek za značke, ki ste ga oblikovali sami

Če je za pripravo dodeljenih dovolj sredstev, lahko vložne kartice naročite pri organizaciji, ki ponuja storitve tiskanja. In za običajna interna srečanja značke sploh niso potrebne.

TRAJANJE SESTANKA

Na različne vrste sestanki imajo različno količino časa. Na primer, jutranji sestanek lahko traja približno pol ure, medtem ko lahko medregionalno srečanje o določeni temi traja cel dan.

Trajanje srečanja je treba načrtovati vnaprej. Vsi udeleženci morajo poznati čas začetka in konca dogodka. To vam bo pomagalo pri hitrem in učinkovitem delu, da ne boste ostali pozno.

zlomi

Če trajanje srečanja presega astronomsko uro (60 minut), si je treba vsako akademsko uro vzeti odmor (45 minut).

Na posebej daljših prireditvah so lahko predvidene pavze, med katerimi udeležencem ponudijo prigrizke (sendviči, sadje, sladkarije) in pijače (čaj, kava, sokovi, mineralna voda itd.).

Ko je nivo srečanja nizek, v bližini sejne sobe pa so hladilnik, aparat za kavo in posoda za enkratno uporabo za obiskovalce pisarne, si bodo udeleženci sestanka lahko natočili kavo, čaj ali vodo.

Steklenice z vodo in kozarci lahko vnaprej postavite na mize, za katerimi sedijo udeleženci srečanja - takrat se bodo lahko odžejali ne le med odmorom, ampak kadarkoli. Bolje je, da hrane ne postavite na mize. Nerodno bo, če bo kateri od udeležencev spustil sendvič na poslovne papirje ali polil kavo.

Bolje je, da mizo s prigrizki in pijačo postavite v ločen prostor. To običajno opravi tajnik, vendar le, če ne vodi zapisnika. Kadar tajnica med sestankom ne more zapustiti sobe, mora odmor urediti drug član osebja, ki mu je dodeljen odmor. Ali pa tajnica pred sestankom vse pripravi za odmore za kavo. Na razširjenih sestankih so pomočniki običajno nepogrešljivi.

Časovni okvir

Trajanje dogodka je treba urediti. Predsedujoči seje spremlja spoštovanje tega pravila.

Ko načrtujete sestanek, ne pozabite upoštevati časa, ki je potreben, da vsak govornik govori in razpravlja o vsaki zadevi.

Pri predsedniku preverite urnik za vsak govor.

Po potrebi načrtujte odmore.

Seštejte vsa časovna obdobja na kalkulatorju in dodajte prejetemu znesku

Predsedujočega je treba sporočiti, koliko časa lahko traja seja. Če se s to številko strinja, je treba s pravilnikom seznaniti vse udeležence, v nasprotnem primeru pa bodo morali opraviti prilagoditve in poročati predsedniku.

Po dogovoru se dnevni red s časovnimi omejitvami pošlje vsem udeležencem sestanka (primer 3).

PRIMER 3

Dnevni red s časovnimi omejitvami

ZAPISNIK SESTANKA: 5 OSNOVNIH KORAKOV

Protokol dokumentirano kot dejavnosti stalne kolegijalnih organov(komisije, odbori, sveti ipd.) in začasni kolegijski organi - razna srečanja, srečanja, seminarji in konference.

Obstajajo naslednje vrste protokolov:

. Kratek protokol- dokument, v katerem je določeno polno ime. in stališča udeležencev sestanka, njegova tema, glavna vprašanja, povzetek poročila, sprejete odločitve, seznam nalog za vsako odgovorno osebo. Takšen protokol se praviloma vodi na operativnih sestankih.

. Popoln protokol, poleg vsega naštetega, vključuje podrobne zapise vseh govorov, mnenj, amandmajev in drugih odtenkov razprave. Ta dokument vam omogoča, da obnovite podrobno sliko sestanka.

Obliko vodenja zapisnika izbere predsednik seje ali vodja podjetja.

Besedila govorov in druga gradiva, ki so pripravljena za srečanje, so sestavljena v obliki prijav. Nanje je treba navesti v besedilu protokola.

Za pravilno in popolnost evidentiranja poteka sestanka je odgovorna tajnica. Te odgovornosti ne gre podcenjevati, saj je protokol edini dokument, ki odraža vse govore, razprave, pripombe in odločitve, ki jih je treba uresničiti. Med srečanjem njegovi udeleženci morda nečesa ne slišijo, morda nimajo časa, da bi to zapisali. To bo enostavno obnoviti s sklicevanjem na protokol.

1. korak: pripravite delovno mesto

Da bi si olajšali zapisovanje pred začetkom sestanka:

. Izberite svoj sedež v dvorani kjer bo dogodek potekal. Vsem sodelujočim mora biti viden v obraz, jasno se slišijo govori predsednika, govorcev in »opombe občinstva« (glej tabelo sedežev v primeru 2).

. Na mizo postavite seznam udeležencev srečanja s polnimi imeni. in položaje ter sedežno shemo. Pred začetkom sestanka bi bilo koristno natančno preučiti, kdo kje sedi, in nato po potrebi pogledati v diagram.

. Založite se s pisarniškimi materiali. S seboj vzemite 2-3 svinčnika, 2 svinčnika, 2 radirke.

. Preverite, ali pisarniška oprema in druge naprave delujejo: ura, diktafon, video kamera (če je na voljo). Ne pozabite na napajalni kabel in rezervne baterije ali akumulatorje.

Pred sestankom osvežite glavne točke vseh poročil.

2. korak: določite napredek sestanka

Poleg gradiva, pripravljenega za sejo (besedila poročil, govorov, referenc, osnutkov sklepov, dnevnega reda, seznamov udeležencev ipd.), se protokol sestavlja na podlagi zvočnega posnetka, video posnetka, stenogramov ali osnutkov ročno napisanih zapiskov. ki se hranijo med sestankom.

Kako hraniti osnutke zapiskov?

1. Pripravite liste za osnutek protokola- njihovo število je odvisno od obsega dnevnega reda. Na prvi list napišite datum srečanja, njegovo temo, številko protokola, seznam udeležencev, dnevni red (primer 4).

PRIMER 4

Osnutek zapisnika seje. List številka 1


Vprašanja za razpravo napišite na ločene prazne liste, tako da pustite dovolj prostora za opombe:

List številka 2: "O stanju del pri sklepanju pogodb za dobavo barvnih in črnih kovin." Prohorovo poročilo P.D.;

List številka 3

List številka 4: "O transportni dobavi zalog." Poročilo Medvedjeva V. Yu.;

List številka 5: ... (dopolniti med sejo);

List številka 6: "O stanju obračunov po sklenjenih in izvedenih pogodbah za nabavo surovin in materiala." Poročilo Fomina K.D.;

List številka 7: ... (dopolniti med sejo);

List številka 8: "O sklenitvi pogodb z Amethyst LLC o dobavi jekla in zlitin OAO ESPZ". Teleginovi predlogi I.I.;

List številka 9: … (dopolnjeno med sejo).

2. Preverite, ali so prisotni vsi udeleženci sestanka. Odsotne v osnutku protokola s svinčnikom prečrtajte - lahko zamujajo. Razloge za neudeležbo in zamudo poiščite po sestanku.

Čas prihoda zamujenih določite neposredno v besedilu protokola v oklepaju:

V tem primeru bo natančno znano, kdo od prisotnih in kaj natančno je med srečanjem zamudil.

3. Izpolnite postavko "SLIŠANO". Na prvem listu osnutka in na listih z ustreznimi naslovi poročil dosledno zapišite polno ime. in položaji govorcev, teme govorov in njihov povzetek. Popraviti morate samo osnovne podatke: datumi, številke, dejstva. Nato preverite opombe s priloženimi besedili govorov (povzetki). Če ugotovite neskladja, jih prijavite vodji seje.

4. Vnesite postavko "SPEECHED"(če je potrebno). Ta odstavek se izpolni, ko potek govora govorcev prekinejo komentarji, vprašanja in ugovori drugih udeležencev. v polnem protokolu vsako tako pripombo je treba nemudoma zabeležiti, še posebej, če jo spremlja stavek: »Prosimo, vpišite v zapisnik«. Na primer:

Dejstvo je, da lahko vsaka izjava spremeni potek sestanka, zato bo morda treba izpostaviti trenutek, ko in v zvezi s tem, kaj se je to zgodilo.

V kratkem protokolu

Če si želite ogledati fotografije, objavljene na spletnem mestu, v povečani velikosti, morate klikniti njihove pomanjšane kopije.
Če se želite seznaniti s podrobno vsebino pododdelkov spletnega mesta, morate klikniti postavko glavnega menija, ki vas zanima.


29. julija 2017 je predsednik Ruske federacije podpisal nov zvezni zakon "O ravnanju državljanov vrtnarstva in vrtnarstva za lastne potrebe in o spremembah nekaterih zakonodajnih aktov". Ruska federacija".
Brezplačna povezava do nov zakon za prenos (format docx datoteko): FZ-217 z dne 29. julija 2017
Datum začetka veljavnosti zakona je 01. 01. 2019. Od istega dne preneha veljati FZ-66 z dne 15. 4. 98.
Razprava o zakonu je odprta tukaj:
(za pripombe, predloge, spremembe je potrebna registracija).

FZ-217 z dne 29. julija 2017 - Nenehno dopolnjevalne, spremenjene pripombe na nov zvezni zakon ob upoštevanju uveljavljene prakse.

DNEVNI RED SKUPŠČINE

NESKLADNOST Z ZAKONOM št. 66-FZ Z DNE 15.4.98
O ORGANIZACIJI IN IZVODNJU SKUPŠČINE V SNT
KOT PODLOGA ZA OBJAVITEV SVOJE ODLOČITVE

Članek, na katerega ste seznanili, dopolnjujejo norme civilnega zakonika iz 1. dela poglavja 9.1 "Sklepi sestankov", vključenih v kodeks zvezni zakonšt. 100 z dne 7. maja 2013. Zaradi takšnega dodatka k civilnemu zakoniku in normam, ki so že na voljo v 66-FZ z dne 15. 4. 2098, so danes člani hortikulturno društvo imajo popoln in izčrpen nabor orodij za prepoznavanje skupščina zakonit in zavezujoč, da svojo odločitev izvrši po eni strani ter ugotovi, da je odločitev, sprejeta v nasprotju z zakonom, nična.

Stran 7. DNEVNI RED SKUPŠČINE

Čeprav je to vprašanje pomembno za SNT, v zakonu št. 66-FZ skoraj ni zajeto. Vendar pa tudi minimum, ki je v zakonu, daje vrtnarjem pravico in razlog za preklic sklepa skupščine na sodišču, tudi pod pogojem, da je bila seja pristojna in je bil sklepčnost, ki ustreza številu članov SNT. .

Pojdi k bistvu. Po čl. 21, odstavek 2, odstavek 6 "" "v obvestilu o posesti skupščinačlani takega združenja (sestanka pooblaščenih oseb) morajo nujno navesti vsebino vprašanj, ki so predložena v obravnavo. "S tem je norma zakona zaključena. Na prvi pogled tukaj ni kaj upoštevati. Ampak, to je le sprva. pogled.

Predstavljajmo si resnično situacijo, ki se je zgodila SNT "Pishchevik" 4. oktober 2009 Nato je sodišče obravnavalo vprašanje razveljavitve izredne skupščine članov SNT. Eden od razlogov za takšno odločitev sodišča je bil prav dnevni red. Da vas ne bi mučil s ponovnim branjem sodne odločbe o razglasitvi skupščine za nezakonito, bom na kratko razložil bistvo tega, kar je ustvarila skupina pobudnikov - opozicijskih, pri čemer izpustim tista vprašanja, o katerih se razpravlja na drugih straneh spletnega mesta. . In moramo se pokloniti iniciativni skupini - uspeli so kršiti vse norme zakona št. 66-FZ z dne 15.4.98 glede organizacije, izvajanja in izvajanja odločitve skupščina, hkrati pa upošteva norme drugih zakonov Ruske federacije. To je samo klasika za SNT: preberite odločitev sodišča in ne delajte tega, kar je opozicija naredila v Piščeviku. In potem se vam bo vse izšlo.

Torej. Dnevni red seje je bil objavljen na vidnih mestih v družbi, vendar je bil rok kršen. To naj bi se zgodilo 2 tedna pred srečanjem. Poudariti je treba, da je objava odvečen element pri obveščanju vrtnarjev. Že na seji je bil nenadoma spremenjen dnevni red. Dodana je bila še izvolitev predsednika SNT. In med sodnimi obravnavami se je pojavil še tretji dnevni red, ki ga še nihče ni videl. In to naj bi potrdila in predlagala revizijska komisija. Seveda nihče od pobudnikov ni naslovil pisnih predlogov na upravni odbor. Spodaj so vam na voljo izvlečki iz sodne odločbe, da bi razumeli vlogo in mesto norme zakona, ki ga zdaj obravnavamo.

Po protokolu št. 1 skupščine članov SNT "Pishchevik" je bil dnevni red izvolitev predsednika upravnega odbora SNT "Pishchevik", izvolitev članov revizijske komisije, imenovanje revizijske komisije. , obveznost nekdanji predsednik Upravni odbor SNT "Pishchevik" B.S.V. prenesti dokumentacijo o finančno-gospodarski dejavnosti družbe in pečat na novoizvoljenega predsednika uprave RVA, potrditev pravilnika o revizijski komisiji, potrditev tarif za električno energijo, višino članarine, plačo predsednika. in računovodja-blagajnik, obravnava vlogo družbenika G. N. o izključenosti iz družbe, razno ...

KAKO IZREDITI SKUPŠČIN LASTNIKOV STANOVANJSKE STANOVANJE

(navodila po korakih)

Odločitve sprejemajo lastniki prostorov večstanovanjske hiše na skupščini. Skupščina delničarjev je upravni organ večstanovanjske stavbe (1. del 44. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Pobudnik skupščine je lahko vsak lastnik (2. del 45. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije). Kot kaže praksa, za uspešno skupščine, je zaželeno, da se v hiši pojavi iniciativna skupina izmed lastnikov.

Korak 1. Ustanovitev iniciativne skupine lastniki in sestanek iniciativne skupine

Določimo, kdo prevzame pobudo za sklic izredne skupščine (v skladu z 2. delom 45. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije so vse skupščine, razen obvezne letne skupščine, izredne).

Zbiramo ekipo somišljenikov – iniciativno skupino. Vanjo lahko vstopijo samo lastniki prostorov v tej hiši.

Pripravljamo sestanek iniciativne skupine. Določili smo predlagani dnevni red. Določite datum, uro in kraj skupščine. Prvič ga je treba opraviti osebno (v stanovanjskem zakoniku Ruske federacije se to imenuje "s skupno prisotnostjo lastnikov prostorov").

Končni dokument bi moral biti zapisnik seje iniciativne skupine, ki izraža namero za sklic skupščine lastnikov prostorov, njeno obliko, kraj in čas, seznam vprašanj, o katerih se obravnava, in druga vprašanja.

Pomembno si je zapomniti: skupščina lastnikov prostorov ni upravičena do odločanja o vprašanjih, ki niso vključena v dnevni red te seje, pa tudi do spremembe dnevnega reda te seje (2. del 46. člena Stanovanj). Kodeks Ruske federacije). Zato je treba čim bolj natančno oblikovati dnevni red, ki ga predlaga skupščina v obravnavo.

2. korak Pridobitev registra lastnikov prostorov

Register vključuje lastnike prostorov določene stanovanjske stavbe z navedbo površine prostorov, ki jih zasedajo. Za te informacije se člani iniciativne skupine lahko obrnejo na vodstveno organizacijo.

I. FAZA: Skupščina lastnikov osebno

Opomnik: Prvič mora biti skupščina osebno (»s skupno prisotnostjo lastnikov prostorov«).

3. korak. Obvestilo o skupščini

Obvestila izdajamo glede na število lastnikov prostorov.

d) dnevni red seje;

Pomembno je vedeti, da je pobudnik sestanka dolžan lastnike prostorov obvestiti o sestanku najkasneje 10 dni pred datumom njegovega poteka. V navedenem roku je treba vsakemu lastniku prostorov poslati obvestilo o skupščini. V skladu s 4. delom čl. 45 Stanovanjskega zakonika Ruske federacije je to mogoče storiti na tri načine:

Priporočljivo je, da lastnikom hkrati z obvestilom pošljete informativno pismo s pojasnili o vsebini prihodnjega glasovanja. Poleg tega je to informativno pismo poleg pošiljanja obvestil mogoče postaviti na mesto, ki je dostopno vsem lastnikom stanovanj (na primer oglasna deska).

4. korak Osebno organiziranje skupščine in formaliziranje njenih rezultatov

Na dan seje se člani iniciativne skupine srečajo z ostalimi lastniki prostorov na dogovorjenem mestu in ob dogovorjeni uri.

Lastnik prostorov lahko glasuje na skupščini delničarjev tako osebno kot prek svojega predstavnika (1. del 48. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije). Pooblastilo za glasovanje mora vsebovati podatke o zastopanem lastniku prostorov in njegovem zastopniku (ime ali naziv, prebivališče ali lokacija, podatki o potnem listu) in mora biti sestavljeno v skladu z zahtevami 4. in 5. člena čl. . 185 Civilni zakonik Ruska federacija ali notarsko overjeno (del 2 člena 48 Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Vsi potrebni podatki so vpisani v vpisne liste.

Zelo pomembno je, da si to zapomnimo skupščina je pristojna (je sklepčna), če so se na njej udeležili lastniki prostorov ali njihovi zastopniki, ki imajo več kot 50 % glasov skupnega števila glasov (3. del 45. člena Stanovanjskega zakonika). Ruske federacije).

Če ni sklepčnosti...

Če skupščina ni bila sklepčna, sestavimo ustrezen zapisnik. Ker ni bilo sprejetih odločitev in ni bilo mogoče izvoliti predsednika in tajnika seje, zapisnik podpišejo pobudnik/pobudniki seje.

V prihodnosti se lahko sklepi skupščine z enakim dnevnim redom sprejemajo z glasovanjem v odsotnosti (1. del 47. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije) - preidemo na

FAZA II .

Če je sklepčnost...

Opozarjamo vas, da dnevnega reda ni mogoče spreminjati, skrajšati ali dopolnjevati.(2. del 46. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Najprej izberemo predsednika skupščine, sekretarja za vodenje zapisnika, provizija za štetje za seštevanje rezultatov glasovanja (najprej določimo številko, nato - osebje). To so, lahko bi rekli, obvezna postopkovna vprašanja. Nato sledi razprava in glasovanje o preostalih točkah dnevnega reda.

5. korak Poročanje rezultatov skupščine osebno

S sklepi skupščine kot tudi z izidom glasovanja lastnike prostorov seznanja lastnik, na pobudo katerega je bila takšna skupščina sklicana. Rok - najpozneje deset dni od dneva sprejetja teh sklepov (3. del 46. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Sestanek se mora odločiti, v kakšni obliki bo to opravljeno in kje: prostor mora biti dostopen vsem lastnikom prostorov. Najenostavnejša oblika je kopija zapisnika sestanka lastnikov prostorov. Toda lastniki se lahko odločijo, da bo to ločen dokument - obvestilo (sporočilo) in odločitve sestanka in rezultati glasovanja.

6. korak Shranjevanje dokumentov

II. FAZA: Skupščina lastnikov v obliki glasovanja v odsotnosti

Če osebni zbor lastnikov prostorov ni bil sklepčen, se lahko sklepi skupščine lastnikov prostorov z enakim dnevnim redom sprejemajo z glasovanjem v odsotnosti. Pomeni selitev na kraj ali naslov, naveden v obvestilu o skupščini, ki je sestavljeno v pisanje odločitve lastnikov o vprašanjih, danih na glasovanje (del 1, člen 47 Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Ker je bilo nekaj dela že opravljeno v prvi fazi, je algoritem ukrepov za izvedbo seje lastnikov v obliki glasovanja v odsotnosti nekoliko drugačen.

Korak 5. Izvedba sestanka iniciativne skupine

Isti dnevni red se da v obravnavo lastnikom, vendar se spremeni oblika skupščine lastnikov prostorov. Skladno s tem se delno spremeni dnevni red seje same iniciativne skupine. Določiti moramo:

- časovni razpored njegove izvedbe.

Ker bi v prvi fazi že moral biti pridobljen lastniški register, bo naslednji korak

6. korak. Obvestilo o izvedbi skupščine in dostavi obrazcev sklepov

Glede na število lastnikov prostorov izdajamo obvestila o skupščini v obliki glasovanja v odsotnosti.

V 5. delu čl. 45 Stanovanjskega zakonika Ruske federacije navaja, da je treba v takem obvestilu navesti:

a) podatke o osebi (osebah), ki je sprožila sestanek;

b) oblika seje (osebni sestanek ali glasovanje v odsotnosti);

c) datum, uro, kraj seje ali, v primeru, da se ta skupščina izvaja v obliki glasovanja v odsotnosti, rok za sprejemanje odločitev lastnikov o vprašanjih, danih na glasovanje, kraj ali naslov, kjer naj bi te odločitve biti predloženi;

d) dnevni red seje;

e) postopek seznanitve z informacijami in (ali) gradivi, ki bodo predstavljeni na tem sestanku, kraj oziroma naslov, kjer jih je mogoče najti.

Zelo pomembno si je zapomniti! Dnevni red skupščine v obliki glasovanja v odsotnosti mora biti nujno popolnoma enak kot pri neuspeli osebni seji.

Pobudnik seje je dolžan lastnike prostorov obvestiti o seji najkasneje 10 dni pred dnevom njene izvedbe. V navedenem roku je treba vsakemu lastniku prostorov poslati obvestilo o skupščini. V skladu s 4. delom čl. 45 Stanovanjskega zakonika Ruske federacije je to mogoče storiti na tri načine:

1) pošlji s priporočeno pošto(razen če je v sklepu skupščine lastnikov določen drug način pisnega pošiljanja tega sporočila). Ta metoda je najbolj učinkovita, zlasti v hišah z velikim številom stanovanj;

2) izročiti proti podpisu vsakemu lastniku prostora;

3) prostor v prostorih te hiše, določen s sklepom skupščine lastnikov in dostopen vsem lastnikom prostorov.

Hkrati pošiljamo lastnikom prostorov obrazce sklepov o vprašanjih, o katerih se glasuje.

Glasovanje o dnevnem redu skupščine lastnikov prostorov, ki poteka v obliki glasovanja v odsotnosti, se izvaja samo s pisnimi odločitvami lastnikov o vprašanjih, danih na glasovanje (5. del 48. Ruska federacija).

V odločitvi lastnika o vprašanjih, danih na glasovanje, je treba navesti:

2) podatke o dokumentu, ki potrjuje lastništvo osebe, ki sodeluje pri glasovanju, do prostorov v ustreznem stanovanjska stavba;

3) odločitve o vsaki točki dnevnega reda, izražene z besedami "za", "proti" ali "vzdržani" (3. del 48. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Priporočljivo je, da lastnikom hkrati pošljete informativno pismo s pojasnili dnevnega reda.

Korak 7. Sprejem odločitev lastnikov prostorov

Odločitve se sprejemajo pred datumom na kraju oziroma naslovu, navedenem v obvestilu o skupščini.

Za lastnike prostorov v tej hiši se štejejo tisti, ki so se udeležili skupščine, ki je potekala v obliki glasovanja v odsotnosti, katerih odločitve so bile prejete pred rokom za sprejem (2. del 47. člena Stanovanjskega zakonika). Ruske federacije).

8. korakRegistracija rezultatov glasovanja lastnikov v odsotnosti

Prejete glasovnice štetna komisija obdela in po preteku navedenega roka izračuna rezultate glasovanja.

O skupščina je pristojna (je sklepčna), če so se na njej udeležili lastniki prostorov ali njihovi zastopniki, ki imajo več kot 50 % glasov skupnega števila glasov (3. del 45. člena Stanovanjskega zakonika). Ruske federacije).

Število glasov, ki jih ima vsak lastnik prostorov v večstanovanjski hiši na skupščini delničarjev, je sorazmerno z njegovim deležem v skupnem lastništvu skupnega premoženja v tej hiši (6. del 48. člena Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Kadar se glasovanje izvaja s pisnimi odločitvami lastnikov o vprašanjih, danih na glasovanje, se glasovi štejejo za vprašanja, o katerih lastnik, ki sodeluje pri glasovanju, pusti samo eno od možnih možnosti glasovanja. Izdano s kršitvijo to zahtevo navedeni sklepi se razglasijo za neveljavne in se glasovi o vprašanjih, ki jih vsebujejo, ne štejejo. Če odločitev lastnika o vprašanjih, danih na glasovanje, vsebuje več vprašanj, danih na glasovanje, neizpolnjevanje te zahteve v zvezi z enim ali več vprašanji ne pomeni priznanja omenjene odločbe kot celote (del 6 člena 48 Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Končni sklep skupščine lastnikov je sestavljen v obrazcu protokol s priloženimi glasovnicami.

9. korak Obvestilo o rezultatih skupščine v obliki glasovanja v odsotnosti

Na sklepe skupščine in na izide glasovanja lastnike prostorov seznanja lastnik, na pobudo katerega je bila takšna skupščina sklicana, z ustreznim obvestilom o tem v prostorih l. ta hiša, določena s sklepom skupščine in dostopna vsem lastnikom prostorov. To je treba storiti najkasneje v desetih dneh od dneva sprejetja teh sklepov (3. del 46. člena ZK).

10. korak Shranjevanje dokumentov

Zapisniki skupščin lastnikov prostorov v večstanovanjski hiši in odločitve teh lastnikov o vprašanjih, o katerih se glasuje, se hranijo na kraju ali na naslovu, določenem s sklepom te skupščine (46. člen 46. Ruska federacija).

Sklepi skupščine lastnikov.

V pristojnosti skupščine lastnikov prostorov v večstanovanjski stavbi so:

1) sprejemanje odločitev o rekonstrukciji stanovanjske hiše (vključno z njeno razširitvijo ali nadgradnjo), gradnji gospodarskih poslopij in drugih zgradb, objektov, objektov, večjih popravilih skupnega premoženja v stanovanjski hiši, o uporabi sklada remont;

1.1) sprejemanje odločitev o izbiri načina oblikovanja sklada za kapitalska popravila, višina prispevka za kapitalska popravila v smislu preseganja njegove velikosti nad ugotovljenim minimalnim prispevkom za kapitalska popravila, minimalni znesek sklada za kapitalska popravila v smislu preseže njegovo velikost nad določeno minimalno velikostjo sklada za kapitalska popravila (če zakon subjekta Ruske federacije določa minimalna velikost sklad za remont), izbiro osebe, pooblaščene za odpiranje posebnega računa in opravljanje poslov v gotovini ki se nahajajo na posebnem računu;

1.2) odločanje o prejemu s strani društva lastnikov stanovanj ali stanovanjsko gradbene zadruge, stanovanjska zadruga ali drugo specializirano potrošniška zadruga, vodenje organizacije in pri neposrednem upravljanju večstanovanjske stavbe s strani lastnikov prostorov v tej hiši s strani osebe, pooblaščene s sklepom skupščine teh lastnikov, posojila ali posojila za remont skupnega premoženja v večstanovanjski stavbi, o določitvi o bistvenih pogojih posojilne pogodbe ali posojilne pogodbe, o pridobitvi garancije, poroštva po tem kreditu ali posojilu s strani teh oseb in o pogojih za pridobitev navedenega jamstva, garancije, kot tudi o vračilu na stroške sklada za kapitalska popravila. kredita ali posojila, uporabljenega za plačilo stroškov kapitalskih popravil skupnega premoženja v stanovanjski hiši, in za plačilo obresti za koriščenje tega kredita ali posojila plačilo na račun Sklada za kapitalsko popravilo stroškov pridobitve omenjena jamstva, jamstva;

2) sprejemanje odločitev o mejah uporabe zemljišča, na katerem se nahaja stanovanjska stavba, vključno z uvedbo omejitev njene uporabe;

3) sprejemanje odločitev o uporabi skupnega premoženja lastnikov prostorov v večstanovanjski hiši s strani drugih oseb, vključno s sklepanjem pogodb za namestitev in obratovanje oglaševalske struktureče naj bi se za njihovo namestitev in delovanje uporabljalo skupno premoženje lastnikov prostorov v večstanovanjski stavbi;

3.1) odločanje o določitvi oseb, ki so v imenu lastnikov prostorov v večstanovanjski stavbi pooblaščene za sklepanje pogodb o uporabi skupnega premoženja lastnikov prostorov v večstanovanjski stavbi (vključno s pogodbami o vgradnji in obratovanju oglaševalske strukture) pod pogoji, določenimi s sklepom skupščine;

3.2) odločanje o uporabi sistema ali drugega informacijski sistemi pri skupščini lastnikov prostorov v stanovanjski hiši v obliki glasovanja v odsotnosti;

3.3) odločanje o določitvi oseb, ki so v imenu lastnikov prostorov v večstanovanjski hiši pooblaščene za uporabo sistema ali drugih informacijskih sistemov pri skupščini lastnikov prostorov v večstanovanjski hiši v obliki odsotnosti. glasovanje (v nadaljnjem besedilu - upravnik skupščine);

3.4) odločanje o postopku sprejemanja sporočil upravnika skupščine o skupščini lastnikov prostorov v večstanovanjski hiši, sklepov lastnikov prostorov v večstanovanjski hiši o vprašanjih, o katerih se glasuje, kot je tudi o trajanju glasovanja o dnevnem redu skupščine lastnikov prostorov v večstanovanjski hiši v obliki glasovanja v odsotnosti po sistemu;

4) izbira načina upravljanja stanovanjske stavbe;

4.1) odločanje o tekoče popravilo skupna lastnina v stanovanjski hiši;

5) druga vprašanja iz tega zakonika v pristojnosti skupščine lastnikov prostorov v večstanovanjski stavbi. (člen 44 Stanovanjskega zakonika Ruske federacije).

Sestanki so pomembno orodje za sporočanje informacij in sprejemanje odločitev, vendar vzamejo tudi veliko časa, ki bi ga lahko porabili za produktivno delo.

Kot eden od oseb, ki skrbijo za organizacijo sestankov, se vam morda zdi, da je pisanje dnevnega reda izguba časa, tako kot sam sestanek, vendar se v tem primeru motite.

Učinkovit dnevni red sestanka bo poskrbel, da bo sestanek popoln in jedrnat, pomagal pravilno razporediti vsa vprašanja za razpravo in vključiti vse. pravih ljudi. Zato dobro premišljena agenda preprečuje nepotrebno razburjenje in zmedo ter vsem prihrani čas.

Tukaj je nekaj nasvetov za pisanje dnevnega reda za sestanek.

  • Dnevni red pripravite vsaj teden dni pred sejo. Dajte zaposlenim čas za pripravo na sestanek in prilagodite svoj delovni urnik. v dobrem smislu za izboljšanje dela urada je določiti datum stalnih sestankov. Torej določite datum za stalne seje in vedeli boste, za kateri datum morate napisati dnevni red.
  • Določite vprašanja, o katerih se bo razpravljalo na sestanku. Z opredelitvijo vprašanj je mogoče prilagoditi dolžino srečanja in se udeleženci vnaprej pripraviti. Če želite okrepiti idejo o kratkem sestanku, poudarite ključne točke. Najavite, ali bo sestanek trajal eno uro, nekaj ur ves dan ali več dni. Nasvet za kratek sestanek je, da vsa vprašanja postavite na eno stran. Odložite točke, ki se ne ujemajo z drugo številko.
  • Določite kraj in čas srečanja ter glavne udeležence sestanka. Ob napovedi predlaganega sestanka bodo ti osnovni podatki preprečili veliko večino vprašanj. Poleg tega se bodo ljudje, ki poznajo čas sestanka, manj prepirali o tej temi. Načrtujte sestanek ob času, ki je primeren za večino udeležencev. Nastavljeni čas bo udeležencem omogočil tudi, da vnaprej načrtujejo dan, ko bodo srečanja potekala. Na koncu dodajte opomnike za bistvene podrobnosti, kot je izklop Mobilni telefoni, rok poročila in elektronski naslov pooblaščene osebe, na katero morate pisati v primeru nezmožnosti udeležbe na sestanku.
  • Za učinkovito izvedbo sestanka uporabite navodilo OARR. OARR pomeni »Cilji, dnevni red, vloge in odgovornosti«. Te smernice bodo opredelile namen vsakega posameznega sestanka, vprašanja, o katerih se bo razpravljalo, in zahteve za udeležbo.
  • Odpravite vprašanja, ki jih je mogoče rešiti na druge načine. Sestanki so zelo učinkoviti za sprejemanje skupinskih odločitev, saj omogočajo transakcije pravi način in skupne razprave. Vendar pa so sestanki lahko zamudni, zmanjšajo produktivnost in celo poslabšajo vzdušje v pisarni, kar prinaša občutek neaktivnosti. Omejite sestanek na tista dovolj pomembna in nujna vprašanja, ki res potrebujejo takšno razpravo, za preostale teme pa poiščite druge načine za odkrivanje in razpravo. Je lahko uporabljen elektronskih sredstev, kot je e-pošta ali takojšnje sporočanje, ali pa se o vsem pogovorite v pogovoru ena na ena.
  • Določite zaupanja vredno osebo, ki bo preverila dnevni red. Podatki morajo biti preprosti in razumljivi, v besedilu ne sme biti slovničnih napak.
  • Natisnite dnevni red. Objavite dnevni red na oglasni deski v svoji pisarni, da ga lahko vsi preberejo. To dejanje lahko tudi okrepite s pošiljanjem E-naslov enak dnevni red udeležencem seje.

Dobro napisan dnevni red odgovarja na pet osnovnih vprašanj o sestanku. Na prva štiri vprašanja je dokaj enostavno odgovoriti, na peto pa je lahko težko. Tukaj so vprašanja.

1. Katera skupina je vključena v srečanje? Kako je ime sodelujoče skupine ali ekipe? To točko je treba pojasniti na samem začetku dnevnega reda, na primer:

  • sestanek vodstvenega osebja;
  • montaža proizvodnega oddelka;
  • odbor za organizacijo korporativnega praznovanja novega leta.

Ime skupine pojasnjuje, kdo se mora in kdo ne sme udeležiti srečanja. S tem pristopom strokovnjaki, ki bi morali priti, a se niso pojavili, ne bodo mogli reči: "Nisem vedel, da moram biti tam," in udeleženci, ki ne morejo pomagati na sestanku, ne bodo mogli odvračajo druge.

2. Kdaj bo srečanje? - Datum in čas. Kdaj bo sestanek, ob kateri uri se bo začel in kdaj naj bi se končal? Če ta točka manjka, se udeleženci ne bodo pojavili pravočasno, sestanek bo odložen in urnik dela bo moten.

3. Kakšen je namen in smisel srečanja? Zakaj se dobivamo? Kakšen je splošni pomen srečanja in kaj moramo doseči? Srečanje ima lahko več ciljev, če pa ga ni, potem srečanje izgubi vsak pomen.

4. Katere teme bi morali upoštevati? Katere teme, vprašanja ali vprašanja obravnava srečanje? Uvrstite jih na dnevni red po vrstnem redu, v katerem bodo obravnavani. Poleg tem na dnevni red vključite uvod in povzetek, ki vam bosta pomagala začeti sestanek in ga zaključiti s povzetkom.

5. Kateri postopki bodo uporabljeni za obravnavanje posamezne teme? Postopek opisuje, kako bo skupina obravnavala vsako težavo od začetka do konca, in ima dva elementa:

  • korake, ki jih je treba sprejeti pri obravnavanju vsake teme ali vprašanja;
  • zaposlenih, ki bodo na vsaki stopnji vključeni v reševanje teh vprašanj.

Za ponazoritev procesa razprave si oglejte primer. Recimo, da vaša ekipa dela na težavi s storitvijo za stranke. Del današnjega srečanja je namenjen iskanju rešitve tega problema. Ta del dnevnega reda bi lahko izgledal takole.

Težava s storitvijo za stranke

Ponovni pregled problema

  1. Kratek pregled opravljenega dela- Predstavitev vodje ekipe.
  2. Drugi komentarji- skupinska razprava.

Razvoj rešitve

  1. Tehnika možganskega nevihta- Udeleženci srečanja izmenično predlagajo ideje za rešitev problema.

Začetna razprava o idejah

  1. pojasnilo. Udeleženci imenujejo ideje, ki jih je treba pojasniti, skupina jih razpravlja.
  2. Konsolidacija. Skupina razpravlja, ali je mogoče različne ideje združiti in združiti.
  3. Presejanje. Skupina išče, ali je mogoče nekatere ideje izločiti.
  4. Kategorizacija. Skupina razpravlja, ali obstaja skupna tema za nekatere ideje, in če je tako, jih razvrsti v kategorije.

Vrednotenje idej

  1. Skupina po vrsti razpravlja o prednostih vsake ideje.
  2. Skupina se skupaj odloči, katere ideje je mogoče in bi bilo treba uresničiti z največjo koristjo.

Gibanje k reševanju problemov

  1. Določanje naslednjih korakov in dejanj – udeleženci srečanja govorijo po vrsti.
  2. Odobritev naslednjih korakov in dejanj, skupinska razprava in doseganje soglasja.

Kot lahko vidite, skupina v procesu reševanja problemov prejme odgovore na vprašanja »Kaj? Kako? in kdo?" To je: "Na čem delamo, kako bomo delali in kdo bo sodeloval na vsaki stopnji." Jasen akcijski načrt pomaga udeležencem, da se osredotočijo na pomembno temo, in omogoča vsem zainteresiranim stranem, da izrazijo svoje mnenje.

Morda boste želeli narediti pet imenovanih točk dnevnega reda še bolj strukturirane. Če menite, da morate povečati disciplino in aktivnost udeležencev, lahko uporabite orodja s spodnjega seznama.

Posebna tema. Včasih so sestanki lahko posvečeni določenim temam. V tem primeru navedite to temo takoj za imenom skupine udeležencev.

Lokacija srečanja. Ko ima ekipa sestanke na različnih lokacijah ves čas, je treba natančno sporočiti, kje se bo srečanje odvijalo.

Imena udeležencev. Imena udeležencev je treba vključiti, če je sestanek razmeroma mlada ekipa, večfunkcionalna ekipa ali pa bo srečanje vključevalo zunanjega svetovalca ali predstavnika vodstva.

Čas, namenjen posamezni temi. Časovna omejitev za vsako vprašanje pomaga ekipi, da ne izgubi osredotočenosti in da je ne motijo ​​​​prazno razmišljanje. To ne pomeni, da je treba produktivno razpravo prekiniti samo zato, ker zmanjkuje časa. Uporabite časovni razpored za pregledovalne sestanke ekipe. Upravljanje s časom vam bo omogočilo, da se izognete situaciji, ko je dnevni red preobremenjen z vprašanji za razpravo, za dobro polovico katerih ni časa.

Čas za odmore. Vsako srečanje, ki traja več kot dve uri, mora vključevati tudi odmor, sicer se bodo udeleženci nenehno motili in občasno bežali iz sobe "na prekinitev".

Želeni rezultati. Ta del dnevnega reda opisuje, katere odločitve je treba sprejeti med sejo in kakšne druge rezultate je treba doseči.

Priprava udeležencev. Praksa kaže, da je zelo koristno člane ekipe opomniti, kaj točno se morajo pripraviti za produktivno udeležbo na sestanku oziroma kaj bi morali narediti do zdaj od zadnjega sestanka.

Točko "Ocena srečanja" lahko vpišete, če je ekipa mlada in se šele privaja delovna disciplina. Ocenjevanje bo pomagalo povečati odgovornost posameznika in skupine. Na koncu sestanka lahko vaša ekipa oceni njeno učinkovitost po točkah. Ocenjeni parametri lahko vključujejo skladnost s predpisi, kakovost in raven sodelovanja vseh, kakovost fasilitacije, osredotočenost na temo sestanka itd.