Dom » Instrukcje » Opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego, obowiązki asystenta (asystenta) dyrektora generalnego, przykładowy opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego. Czym zajmuje się asystent kierownika?

Opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego, obowiązki asystenta (asystenta) dyrektora generalnego, przykładowy opis stanowiska asystenta (asystenta) dyrektora generalnego. Czym zajmuje się asystent kierownika?

Praca lidera jest bogata i intensywna, a dla pomyślnego funkcjonowania firmy dyrektor musi właściwie delegować swoją władzę między swoich podwładnych.

Nauczysz się:

Dlaczego menedżer potrzebuje osobistego asystenta?
Co powinien zrobić zastępca kierownika?
Jakie są wymagania stawiane osobie ubiegającej się o stanowisko Twojego asystenta.
Ile zapłacić asystentowi kierownika.
Jak znaleźć idealnego asystenta wykonawczego.

Oprócz wąskich specjalistów - księgowego, ekonomisty, technologa i innych podobnych stanowisk - wiele organizacji ustanowiło stanowisko zastępcy kierownika. Takie reklamy coraz częściej pojawiają się w działach współczesnych publikacji komercyjnych i nie jest to przypadek.

Będąc „prawą ręką” dyrektora firmy, asystent pełni funkcje różnych specjalistów: psychologa, organizatora, urzędnika. Jednocześnie działalność całej firmy zależy od wyników jego pracy: wyników ważnego biznesu, nastroju biznesowego szefa, sukcesu nowych projektów, stopnia koordynacji między specjalistami podziały strukturalne itp.

Asystent kierownika: cechy zawodu

Dobry asystent wykonawczy bez wątpienia przyda się w każdej organizacji, ponieważ bardzo często jest on właściwie drugą osobą w firmie. Aktywny, odpowiedzialny, erudycyjny i celowy specjalista, działający jako asystent szefa, jest w stanie wykonać wysokiej jakości i bezbłędną pracę o dowolnej złożoności: od rejestracji korespondencji przychodzącej po negocjowanie korzystnego kontraktu z partnerami. Z tego powodu pracownicy, którzy bezbłędnie i profesjonalnie wykonują funkcje pracownicze, są wysoko cenieni w każdym przedsiębiorstwie.

Praktyka organizowania pracy jest taka, że ugruntowani sekretarze, kierownicy działów strukturalnych czy kierownicy biur często stają się asystentami kierownika. Pomyślne połączenie funkcji prawnika, konsultanta z pracą asystenta szefa, utalentowanych i kompetentnych specjalistów daje wymierny efekt dla całej firmy.

Jeśli mówimy o Opis pracy tego specjalisty nie da się go dokładnie skompilować, ale teoretycznie oczywiście można spróbować. Ale jak wyznaczyć granicę, poza którą istnieje intuicyjne porozumienie między liderem a jego pomocnikiem i od której zależy powodzenie współpracy i wzajemnego zrozumienia? Oczywiście nie każda osoba jest obdarzona takimi cechami. Ignoruj załamania nerwowe szefa, bądź towarzyski, dyplomatyczny i, niezależnie od nastroju, zawsze prezentuj się reprezentacyjnie – tego każdy lider oczekuje od asystenta.

Równie ważna jest koincydencja „wewnętrznego zegara”, czyli tempo pracy. Jeśli szef odczuwa ciągły brak czasu, jego asystent musi być mobilny, sprawny i jednocześnie nie wykazywać oznak pośpiechu.

Osobisty asystent menedżera to przede wszystkim oddany pracownik swojej firmy, który w sposób naturalny i szczery reprezentuje jej interesy w każdej dziedzinie działalności: podczas sprawdzania alarmów bezpieczeństwa i rozwiązywania niechcianych sporów między specjalistami. Najlepszą zachętą dla niego jest nagroda moralna. Nie można powiedzieć, że wysokość zarobków jest mu obojętna, jednak nie pracuje za pieniądze.

Osobista relacja z liderem – osobna, bardzo ważny aspekt klimat psychologiczny. Co więcej, często spędzając czas w nieformalnym otoczeniu, zastępca kierownika dużo wie o rodzinie swojego szefa, o mocnych stronach i Słabościżycie zarówno samego lidera, jak i całej firmy. Doświadczony dyrektor zawsze będzie w stanie określić, na ile pracownik jest oddany zespołowi i czy jego asystent ceni interesy firmy.

Nie jest tajemnicą, że konkurencja doceni informacje o firmie, jej zaletach, rozwiązaniach, strategiach rozwoju i inne poufne informacje, które są dobrze znane zastępcy kierownika. Z tego, jak uczciwy jest ten pracownik, jak pewny siebie, dyplomatyczny i reprezentacyjny wygląda zastępca kierownika, potencjalni partnerzy firmy mogą wyciągnąć wnioski o stanie rzeczy w firmie, wewnętrznym klimacie psychologicznym, sukcesie i stabilności.

Jak pracować o 4 godziny mniej dziennie i robić wszystko: algorytm Gazpromu

Tracisz czas, gdy spędzasz godziny odpowiadając na nieistotne e-maile, chaotycznie wypełniając zaległe zadania, w wyniku czego nie masz czasu na nic.

Redakcja magazynu” Dyrektor handlowy" dowiedział się o skuteczne narzędzia co pomoże rozwiązać ten problem. Potrzebny będzie osobisty planer zadań i szczegółowe instrukcje.

Godziny pracy asystenta kierownika

Podobnie jak inni pracownicy, osobisty asystent kierownika pełni swoje funkcje w: czas pracy, określone w warunkach umowa o pracę. Z reguły jest to 8-godzinny dzień pracy z pięciodniowym tygodniem pracy.

Praktyka jest jednak taka, że faktycznie przepracowane godziny często wykraczają poza zobowiązania umowne, a najważniejsze funkcje są wykonywane w: godziny wolne od pracy. W działaniach asystenta, który wykonuje dodatkowe obowiązki na polecenie przełożonych.

Prawa i obowiązki zastępcy kierownika

Zajmując tak ważne i odpowiedzialne stanowisko, zastępca kierownika ma pewne prawa, które korelują z jego obowiązkami. W szczególności praca z dokumentacją źródłową implikuje prawo asystenta do zatwierdzania tych dokumentów. Jednocześnie, w celu pełnego przestudiowania materiałów sprawy, asystent może poprosić kierownika i specjalistów firmy o niezbędne dodatkowe informacje.

Ten pracownik jest uprawniony do: niezbędne warunki do pracy. Komfortowe warunki pracy, pozytywny klimat psychologiczny, odpowiedni poziom wyposażenia technicznego to wskaźniki, od których bezpośrednio zależy wynik pracy specjalisty. Od racjonalizacji proces pracy wiąże się z podziałem funkcji pracy, wiele operacji roboczych wiąże się z interakcją kilku specjalistów. W szczególności przetwarzanie korespondencji przychodzącej nie wyklucza interakcji sekretarza i zastępcy kierownika.

Warunki umowy o pracę przewidują wykaz obowiązków asystenta dyrektora, który jednak w praktyce może być znacznie rozszerzony, w zależności od okoliczności. W ramach zespołu menedżera asystent odpowiada za:

niewłaściwe wykonywanie funkcji pracy, instrukcji i bezpośrednich obowiązków przewidzianych w treści zatwierdzonych opisów stanowisk, które nie są sprzeczne z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej;
nielegalne działania przewidziane przez normy obowiązującego ustawodawstwa;
wyrządzenie szkody przedsiębiorstwu przewidziane w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, Kodeksie cywilnym Federacji Rosyjskiej oraz innych ustawach i rozporządzeniach o znaczeniu federalnym, regionalnym i lokalnym.

horyzont

Doświadczeni i utalentowani asystenci wykonawczy z pewnością mają poważne perspektywy. Ich praca jest wysoko ceniona, ponieważ to oni przede wszystkim mają możliwość szybkiego wspinania się po drabinie korporacyjnej i osiągania wysokich wyników w budowaniu kariery.

Szerokie perspektywy otwierają się przede wszystkim przed tymi, którzy potrafią w krótkim czasie przestudiować i usystematyzować obszerne informacje, wybrać taktykę postępowania i zapewnić wszystko, co niezbędne do strategicznie ważnych negocjacji. Specjaliści, którzy wykazali się pozytywnymi wynikami w swojej pracy, mają szerokie możliwości rozwoju kariery i otrzymania prestiżowego stanowiska.

Jakiego asystenta wykonawczego potrzebujesz? 10 rodzajów sekretarek i asystentek

Uprawnienia i obowiązki asystenta menedżera różnią się w zależności od docelowej działalności i strategii zarządzania firmy.

Asystentka Biznesowa

Kto tego potrzebuje: kierownictwo przedsiębiorstw prowadzących rozbudowane zarządzanie dokumentami.

Raportowany do: bezpośredniego przełożonego.

Asystent biznesowy to specjalista, który odpowiada za wiele procesów: przygotowywanie i organizowanie dla nich negocjacji i dokumentacji, opracowywanie harmonogramu pracy dyrektora. Wynik negocjacji, spotkań i innych podobnych wydarzeń zależy od stopnia jego organizacji, lojalności i dyplomacji. Z tego wynika, że asystent kierownika jest stanowiskiem zróżnicowanym, wymagającym pewnej wiedzy, umiejętności, erudycji i kompetencji.

Asystent biznesowy nie tylko wykonuje przypisane mu funkcje techniczne, ale także na miejscu ustala strukturę bieżących zadań i je wykonuje. Ponadto specjalista ten, pod nieobecność lub w imieniu kierownika, wykonuje część pracy dyrektora, której wyniki kierownik wykorzystuje w swojej pracy. Dlatego asystent potrzebuje pewnej wiedzy i praktyki w profilu firmy.

Praktyka jest taka, że mężczyźni częściej niż kobiety pracują jako pomocnicy głowy. Przy wyborze osoby na to stanowisko szef kieruje się bowiem poziomem wyszkolenia specjalisty, jego doświadczeniem na tym stanowisku, poziomem znajomości języków obcych, bo. osobisty asystent szefa musi być gotowy na spotkanie z delegacją zagraniczną. Istotne są również umiejętności takie jak zdolności organizacyjne, umiejętność prawidłowego i racjonalnego postępowania negocjacje biznesowe oraz chęć podejmowania skutecznych decyzji w oparciu o analizę aktualnej sytuacji.

Wśród kandydatów na takie stanowisko co do zasady są specjaliści w wieku 30-40 lat z wyższym wykształceniem specjalistycznym i doświadczeniem udana praca w tej branży. Oprócz innych biznesowych cech potencjalnego asystenta, na pierwszym miejscu jest umiejętność odpowiedniego reagowania na krytykę, umiejętność nie dawania upustu ambitnym odczuciom, ponieważ wyniki jego pracy będą faktycznie wykorzystywane przez inną osobę. Tak więc praca asystenta wykonawczego nie jest odpowiednia dla kandydatów o wysokich ambicjach osobistych.

Osobisty asystent

Kto tego potrzebuje: liderzy dużych firm.

Komu podlega: tylko swojemu bezpośredniemu przełożonemu.

Stanowisko osobistego asystenta szefa jest istotne dla dużego przedsiębiorstwa, w którym jest już wystarczająco uformowana pełna kadra pracowników administracyjnych. W tym przypadku jest to sekretariat i inne kategorie specjalistów, którzy są „prawą ręką” reżysera. Do ich obowiązków należy m.in. zaspokajanie potrzeb administracyjnych dyrektorów w zakresie rezerwacji biletów na przejazdy do miejsca podróży służbowych, rezerwacji pokoi hotelowych, załatwiania spraw dla rodziny głowy. Warto zauważyć, że praca zastępcy kierownika wykracza poza biuro.

Asystent faktycznie zwalnia szefa z realizacji procedur organizacyjnych o charakterze administracyjnym, dając tym samym możliwość racjonalnego zarządzania przedsiębiorstwem i wykorzystania go z maksymalną efektywnością. środki własne. W celu spełnienia wszystkich powyższych warunków pracownik musi posiadać niezbędne doświadczenie zawodowe na danym stanowisku osobisty asystent kierownik lub sekretarz-referent od 3 roku życia, aw wieku 25–35 lat do uzyskania wyższego wykształcenia specjalistycznego.

Przywództwo w sprzedaży: 17 uniwersalnych zasad

Osobisty asystent

Kto potrzebuje: liderzy dużych zachodnich firm.

Do kogo się zgłasza: wyłącznie do głowy.

Wykonywanie zadań o charakterze osobistym, które są dość powszechne w praktyce menedżera, w: personel zawierać stanowisko, takie jak osobisty asystent. Zazwyczaj taka praca wiąże się z wykonaniem niektórych zadań dla członków rodziny i bliskich osób głowy. Taki pracownik jest często zajęty organizowaniem imprez rodzinnych, wczasów, organizowaniem wypoczynku dla dzieci dyrektora itp.

Średni wiek osobistego asystenta to 26-35 lat, wyższe wykształcenie, maksymalne umiejętności organizacyjne, powściągliwość i towarzyskość.

Sekretarz

Kto tego potrzebuje: duże, średnie i małe firmy.

Komu podlega: kadra kierownicza.

Stanowisko sekretarza jest potrzebne niemal w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od formy prawnej. Do obowiązków tego pracownika należy przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej, odpowiadanie rozmowy telefoniczne i terminowe przełączenie komunikacji do szefa, kontrola obiegu dokumentów, zapewnienie normalna operacja w biurze, stworzenie i utrzymanie pozytywnego mikroklimatu w recepcji kierownictwa.

Najczęściej są to dziewczęta w wieku 22-30 lat z wyższym, średnim specjalnym (rzadziej ogólnym) wykształceniem, które biegle posługują się umiejętnościami pewnego użytkownika komputera, potrafiącego szybko drukować dokumenty i przetwarzać dużą ilość napływających informacji. często zapraszany na takie stanowisko. Nie ostatnie miejsce przypisane do takich cech osobistych, jak odpowiedzialność, towarzyskość, pracowitość i etykieta biznesowa.

Asystent Sekretarza

Kto tego potrzebuje: szefowie firm zatrudniających nie więcej niż 25 pracowników.

Asystent sekretarza jest tym samym asystentem kierownika, odpowiedzialnym za zapewnienie normalnej pracy specjalistów biurowych. Ten pracownik pisze pocztę wychodzącą, wita gości i podaje napoje, odpowiada na pytania gości i zapewnia przyjemną, przyjazną atmosferę.

Mile widziane wyższe wykształcenie, możliwość szybkiego korzystania ze sprzętu biurowego oraz szybkiego drukowania, przetwarzania przychodzącej korespondencji. Wnioskodawcy z praktyczne doświadczenie znacznie łatwiej znaleźć pracę. Z reguły w każdym przedsiębiorstwie sekretarz wykonawczy i odpowiedzialny o schludnym wyglądzie i dobre maniery.

Recepcjonista

Kto tego potrzebuje: firma zatrudniająca ponad 60 pracowników, z dużą liczbą odwiedzających.

Komu podlega: kierownikowi biura, asystentowi kierownika lub samemu kierownikowi.

Obowiązki asystenta kierownika nie ograniczają się do pracy z korespondencją i odbierania połączeń przychodzących. Dla dużych firm współpracujących z licznymi partnerami biznesowymi bardzo ważne jest, aby spotkała ich sympatyczna sekretarka o nienagannej prezencji, z miłym uśmiechem i dobrymi manierami. Tak więc sekretarka w recepcji jest odpowiedzialna za przyjmowanie gości, serwowanie napojów i deserów, współpracę z kurierami w zakresie przyjmowania zamówień i wysyłania korespondencji. Ponieważ recepcjonistki są jednymi z pierwszych, którzy mają kontakt z gośćmi z racji swoich obowiązków, muszą być życzliwi, pomocni i skupieni przede wszystkim na spotkaniu i towarzyszeniu klientom.

Asystent Sekretarza

Kto tego potrzebuje: firmy klasy średniej.

Do kogo się zgłasza: szef.

Ta pozycja jest zwykle uważana za „pośrednią”, ponieważ jej nieodłączne funkcje są charakterystyczne zarówno dla osobistego asystenta szefa, jak i sekretarza. W szczególności asystent sekretarza jest obecny przy negocjacjach władz z partnerami i kierownikami działów spółki, prowadzi protokoły posiedzeń i negocjacji oraz zapewnia obsługę dokumentacyjną posiedzeń szefa. Należy zauważyć, że funkcje asystenta sekretarza stopniowo się zmieniają, a opis stanowiska asystenta kierownika obejmuje wykonywanie różnych powiązanych funkcji.

Administrator

Kto tego potrzebuje: firmy specjalizujące się w świadczeniu usług.

Kto podlega: szefowi firmy, kierownikowi, czy dyrektorowi administracyjnemu.

Należy zauważyć że obowiązki służbowe asystent kierownika są podobne do obowiązków sekretarza, osobistego asystenta i asystenta sekretarza. Po bliższym przyjrzeniu się, funkcje administratora nieco się od nich różnią.

Stanowisko administratora ustalane jest w firmach specjalizujących się w świadczeniu usług. W szczególności administrator angażuje się w spotkania z gośćmi, organizację spotkań biznesowych i negocjacji oraz monitoruje harmonogram wizyt (przyjęć). Głównym zadaniem administratora jest zapewnienie maksymalnej wygody i komfortu gości przebywających w siedzibie firmy. Nic więc dziwnego, że najczęściej na stanowisko szefa zapraszane są dziewczęta i chłopcy o dobrej prezencji, którzy znają zasady biznesowej i firmowej etykiety, są odporni na stres i potrafią pełnić kilka funkcji jednocześnie. administrator.

Kierownik biura

Kto tego potrzebuje: firmy średniej wielkości zatrudniające powyżej 25 pracowników.

Komu podlega: szef, dyrektor administracyjny.

Do zadań tego specjalisty należy rozwiązywanie problemów wsparcia technicznego pracowników zatrudnionych w biurze. Dla prawidłowego księgowania wszystkich transakcji kierownik biura prowadzi niezbędną dokumentację księgową. Należy zauważyć, że kierownicy biur z Europy Zachodniej pełnią jasno określone funkcje. W przeciwieństwie do nich rosyjscy specjaliści o tym profilu często wykonują pracę sekretarza.

Optymalny wiek kandydatów na stanowisko kierownika biura to 23 - 35 lat. Aby zakwalifikować się na to stanowisko, specjalista musi posiadać wysokie umiejętności komunikacyjne, być odporny na stres i mieć przyjemny wygląd. Doświadczenie jako asystent kierownika będzie priorytetem.

urzędnik

Kto potrzebuje: organizacje rządowe, a także firmy, w których przepływ dokumentów jest wyraźnie wskazany zgodnie z GOST.

Komu podlega: dyrektorowi administracyjnemu, kierownikowi urzędu lub kierownikowi.

V przedsiębiorstwa państwowe W przypadku spółek o mieszanej formie własności lista pracowników obejmuje stanowisko urzędnika, podobnie jak inne ściśle regulowane stanowiska. Pracownik ten monitoruje obieg dokumentów, analizuje i systematyzuje pisma, rozkazy kierownika, dokumentację archiwalną i inne dokumenty przedsiębiorstwa.

Wśród wymagań stawianych kandydatowi na to stanowisko należy wskazać: uważność, szybkie wykonanie instrukcji, znajomość zasad wypełniania dokumentów, umiejętność czytania i pisania. Urzędnik często nazywany jest „szefem urzędu”, nie zmienia to jednak istoty i treści tej pracy.

Asystent jest już bliską osobą!

Jurij Wodiłow,

Dyrektor generalny Sibribprom, Tiumeń

Od ośmiu lat pracuję z osobistym asystentem i muszę powiedzieć, że ta osoba pomaga mi w sprawach organizacyjnych i administracyjnych. Podczas zawierania umowy o pracę ta dziewczyna została zatrudniona jako sekretarka. W trakcie pracy wykazała się dobrymi umiejętnościami organizacyjnymi i komunikacyjnymi, a z czasem została zaakceptowana jako osobista asystentka.

Jak zdecydowałem się zatwierdzić tego konkretnego kandydata? Przede wszystkim muszę zwrócić uwagę na adekwatną reakcję na uwagi przełożonego, wysokie umiejętności organizacyjne, umiejętność prawidłowego i rozsądnego określania swojego stanowiska. Oprócz tego, co zostało powiedziane, ja wysoki stopień samoorganizacja i dyscyplina, doskonałe umiejętności zawodowe i zgodność etyka korporacyjna.

Przyjmując gości do firmy, osobisty asystent przyczynia się do formacji pozytywny wizerunek dyrekcje. Do jego obowiązków należy przygotowanie niezbędnej dokumentacji, planowanie spotkań menedżera z partnerami i gośćmi, organizacja spotkań biznesowych i spotkań osobistych. Asystent oczywiście tworzy harmonijny klimat psychologiczny, co jest bardzo ważne podczas długotrwałego kontaktu osobistego.

Obowiązki asystenta kierownika: co powinien zrobić?

Warto zauważyć, że asystent z powodzeniem łączy funkcje o różnych profilach: od prostej sekretarki do bardziej odpowiedzialnego i ważnego zastępcy.

Jakie funkcje pracy przypisuje się zwykle asystentowi, jaki jest zakres jego pracy?

Zarządzanie czasem:

Opracowanie i koordynacja harmonogramu pracy dyrektora - negocjowanie terminów wizyt, spotkań, spotkań, monitorowanie harmonogramu i warunków tych wydarzeń;
Rejestruj i na czas powiadamiaj kierownika o harmonogramie nadchodzących spotkań, wyjazdów i innych terminów. Jeżeli CV asystenta wykonawczego wskazuje, że kandydat ma doświadczenie w tej pracy, będzie to odgrywać decydującą rolę w wyborze pracownika.

Organizacja i zapewnienie imprez roboczych:

Przygotowanie i organizacja posiedzeń, ważne negocjacje, protokołowanie posiedzeń kierownika i powiadamianie uczestników posiedzeń i posiedzeń, przygotowanie wymagane dokumenty w wyniku tych spotkań;
Sporządzanie zaświadczeń o podróży, udostępnianie biletów na przejazdy, zakwaterowanie gości w hotelu itp.

Zarządzanie rekordami:

Odbieranie, sortowanie i przekazywanie poczty przychodzącej. Grupowanie według pilności, poziomu istotności (ważności), dostarczanie pism do kierownika do przeglądu i zatwierdzenia.
Praca z dokumentami - profesjonalne redagowanie korespondencja biznesowa oraz inna dokumentacja, przetwarzanie wniosków zgodnie z wymaganiami etykieta biznesowa i workflow, redagowanie pism sporządzonych przez kierownika.

Utrzymywanie kontaktów biznesowych:

Taktownie i grzecznie odbieraj połączenia przychodzące, miej informacje o tym, kiedy i jak połączyć abonenta z menedżerem. Znaczenie procedury polega na tym, że w każdym przypadku decyzję o celowości połączenia należy podjąć niezależnie.
Jak najlepiej chronić dyrektora przed niepotrzebną stratą czasu, bezużytecznymi kontaktami, zachowując jednocześnie wizerunek firmy i bezpośredniego przełożonego.

Praca kierownika biura:

Zadbaj o to, aby stanowisko pracy kierownika spełniało standardowe wymagania racjonalizacji, komfortu i maksymalnej funkcjonalności.
Utrzymuj kontakt z partnerami, potrafisz szybko rozwiązywać problemy wsparcia technicznego i inne pilne zadania.

Praca zastępcy:

Szybko i dokładnie wyszukuj przydatne informacje dla menedżera, zajmuj się w odpowiednim czasie adresami i kontaktami potencjalnych partnerów i klientów;
Reprezentuj szefa lub interesy firmy na spotkaniach reprezentacyjnych, imprezach biznesowych, umieć znaleźć odpowiedzi na stawiane pytania, jasno wyrażaj stanowisko szefa.

Osobisty asystent menedżera musi odpowiadać potrzebom zarówno bezpośredniego przełożonego, jak i statusu firmy. W małych (w razie potrzeby, także w dużych) firmach asystent kierownika może dzielić funkcje pracy z innymi pracownikami i odwrotnie, łączyć pracę asystenta z innymi funkcjami w ramach Kontraktu głównego.

Doświadczenie Pratika

Regis Lomm,

Kierownik Przedstawicielstwa Pfizer w Rosji, Moskwa

Specjalista pracujący w firmie jako asystent osobisty wykonuje następujące prace:

opracowuje i koordynuje harmonogram biznesowy na dzień i na tydzień;
kieruje pracami związanymi z organizacją podróży służbowych, spotkań biznesowych i prezentacji;
odpowiedzialny za terminowe powiadamianie menedżera o zbliżających się kontaktach z partnerami i gośćmi itp.

Oczywiście taki specjalista powinien posiadać optymalny zestaw umiejętności komunikacyjnych: etykę korporacyjną, wysoką zdolność adaptacji w szybko zmieniających się warunkach, dokładność i punktualność, uważność i dobrą wolę. Najlepszym asystentem jest ten, który rozumie i zdaje sobie sprawę, co jeszcze należy zrobić, aby poprawić warunki pracy reżysera.

Nowoczesne instrukcje nie pokrywają w pełni obowiązków asystenta kierownika, ale doświadczona sekretarka dobrze zna istotę tej pracy. Im szczerze pracownik dba o firmę, tym większy sukces odniesie jego kariera, niezależnie od stanowiska. Osobisty asystent menedżera, który wykaże się zdrową i terminową troską o warunki pracy kierownictwa, zawsze będzie naznaczony zasługami, ponieważ dla menedżera bardzo ważne jest, aby obok niego zawsze była osoba, która w pełni podziela jego zainteresowania i pozycji, bez względu na to, w jakim kraju lub regionie się znajdują.

Specjalista, który pomaga mi w pracy i jest zatrudniony na stanowisku asystenta, zapewnia komfortowe warunki do wykonywania ważnych czynności administracyjnych i organizacyjnych. Dodam, że te warunki są ważne nie tylko dla mnie osobiście, ale także dla partnerów, co w efekcie wpływa na interesy całej firmy.

Co więcej, z przyjemnością rozumiem, że obok mnie w stałym kontakcie pracuje odpowiednia, samoorganizująca się i odpowiedzialna osoba, która potrafi trzeźwo ocenić sytuację i szybko podjąć pożyteczne decyzje. Ponadto ufam mojemu sekretarzowi na poziomie intuicyjnym, zdając sobie sprawę, że w pełni podziela on ze mną interesy firmy i moje własne.

Idealny asystent wykonawczy:

Doskonale posiada umiejętności powiązanych specjalistów. Skutecznie komunikuje się z ludźmi i wzbudza zaufanie wśród odwiedzających;
Racjonalnie i skutecznie organizuje proces negocjacji biznesowych;
Będąc rozwiniętym intelektualnie, jest w stanie prowadzić rozmowę na tematy ogólne, reprezentując jednak interesy swojego kierownictwa;
Ma dobre maniery, doskonały gust i jest oddany przywódcy;
Uprzejmy i poprawny;
Biegle posługuje się prawami logiki, doskonale zdaje sobie sprawę z charakteru i pozycji lidera, potrafi reprezentować swoje interesy przed innymi firmami bez uszczerbku dla interesów szefa. Stanowisko zastępcy menedżera wiąże się z bezkompromisową i pryncypialną pozycją w różnych sektorach, zarówno politycznym, jak i ekonomicznym;
Samodzielnie określa i określa granice swojej odpowiedzialności i kompetencji, nie przerzuca swojej pracy na nikogo innego, a jednocześnie wyraźnie wyobraża sobie granice przeniesienia obowiązków z jednego zatrudnionego specjalisty na drugiego.
Ma szybką reakcję, umiejętność szybkiego zarządzania pracownikami firmy i dokładnego zrozumienia: czy warto niepokoić szefa w tej kwestii.

W związku z powyższym łatwo jest określić, jakie charakterystyczne wymagania dotyczą osoby ubiegającej się o to stanowisko. W każdym razie specjalista ten musi mieć wystarczający poziom wykształcenia i doświadczenie praktyczne, aby zapewnić sobie pozytywną reputację. Dokładna lista wymagań zależy od specyfika pracy pracownik.

W szczególności, jeżeli asystent będzie zajmował się głównie pełnieniem funkcji referenta, to lista wymagań będzie zawierała następujące pozycje:

wykształcenie średnie;
niewielkie doświadczenie na tym stanowisku;
Umiejętności użytkowników komputerów i sprzętu biurowego.

Nowicjusz asystent szefa firmy może rozpocząć karierę ze wskazanymi cechami.

Jeśli jednak asystent połączy pracę sekretarki z pracą kierownika, łatwo założyć, że wymagania stawiane takiemu specjaliście nieco wzrosną. Biorąc pod uwagę poziom zadań w tym przypadku, kandydat na stanowisko zastępcy kierownika powinien posiadać wyższy poziom kwalifikacji.

Typowy zestaw umiejętności powinien zawierać następujące elementy:

znajomość języków obcych (najbardziej poszukiwane języki: angielski, francuski, niemiecki, chiński);
Pewna znajomość popularnego pakietu programów komputerowych;
cechy osobiste pracownika: poprawność, odpowiedzialność, uprzejmość, efektywność;
wiek do 35 lat (wiele firm zaprasza do pracy starszych specjalistów, biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenia praktyczne).

Podczas gdy menedżerowie wyższego szczebla są częściej brani pod uwagę, asystenci wykonawczy z mniejszym stażem, którzy wykazują wzorowe umiejętności organizacyjne i doskonałą znajomość etyki korporacyjnej, również mają spore szanse na sukces.

Wyjaśnia to fakt, że menedżer woli samodzielnie szkolić swojego asystenta „od zera”, aby pracownik natychmiast wykształcił pewien stereotyp zachowania. Ponadto, nowoczesne technologie są lepiej opanowane przez młodych specjalistów, którzy nie są obciążeni przestarzałą wiedzą. Często opis stanowiska asystenta kierownika bezpośrednio wskazuje na pracę z nowymi typami oprogramowanie, a selekcja kandydatów odbywa się według określonych zasad.

Menedżer sprzedaży: jak zostać świetnym menedżerem

Jaka powinna być pensja zastępcy kierownika

Wynagrodzenie asystentów osobistych

okręg federalny	Przybliżony poziom wynagrodzenia (w rublach)
Daleki Wschód Władywostok Chabarowsk	6500-21 000 9000-21 000 6500
Wołga Kazań, Tatarstan Niżny Nowogród Orenburg	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
północno-zachodnia Wołogda Psków	7000-11 700 7000 11 700
syberyjski Barnauł, terytorium Ałtaju Irkuck Nowosybirsk	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Ural Jekaterynburg Czelabińsk	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Centralny Woroneż Tula	17 200-19 500 17 200 19 500
Południowy Rostów nad Donem Stawropol	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Kursy dla asystentów wykonawczych: czego uczą

1. Profil zawodowy i psychologiczny osobistego asystenta (asystenta) kierownika

Lista wymagań dotyczących kwalifikacji, poziomu przygotowania zawodowego, a także wymagań dotyczących cech osobowości asystenta kierownika.
Znaczenie, obowiązki, kompetencje asystenta kierownika.
Podstawy etyki korporacyjnej i interakcji biznesowej asystenta kierownika.

2. Dokumentowanie działań menedżera i organizacji jako całości

Zunifikowany system zarządzania dokumentami, podstawy pracy biurowej.
Zasady klasyfikacji dokumentów. Odmiany dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Dokumenty wzorcowe.
Formy dokumentów, wymagania dotyczące ich wypełniania. Podstawowe i dodatkowe szczegóły.
Zasady tworzenia dokumentacji kontraktowej. Rejestracja spraw administracyjno-organizacyjnych.

3. Organizacja obiegu dokumentów

Praca z dokumentami. Rodzaje przepływów dokumentów.
Zasady zarządzania dokumentami. Dokumenty wewnętrzne, przychodzące, wychodzące. Rejestracja dokumentów z późniejszą kontrolą wykonania instrukcji kierownika.
Podstawy struktura organizacyjna. Formowanie spraw z uwzględnieniem głównej nomenklatury.
Pojęcie badania wartości dokumentu. Asystent kierownika bez specjalnego przeszkolenia, w razie potrzeby, może zdobyć niezbędne umiejętności i wiedzę na specjalnych kursach dotyczących organizacji obiegu dokumentów.

4. interakcja biznesowa i skuteczna komunikacja z kierownictwem

Wyzwania i możliwości wsparcie informacyjne praca reżysera. Środki organizacyjne i techniczne prezentacji.
Planowanie i planowanie dnia pracy dyrektora.
Nowe rodzaje oprogramowania i sprzętu, które zapewniają sprawne działanie lider.
Podstawy komunikacji interpersonalnej między liderem a asystentem. Wynagrodzenie asystenta kierownika zależy bezpośrednio od zdolności asystenta do stworzenia komfortowych warunków zapewniających pozytywną interakcję.

5. Organizacja imprez okolicznościowych i biznesowych (spotkania, negocjacje, konferencje)

Przygotowanie sali konferencyjnej oraz niezbędnej dokumentacji na imprezy.
Prowadź dokumentację podczas wydarzeń.
Organizacja przyjęć, kawy i innych poczęstunków dla uczestników konferencji.
Przygotowanie programu kulturalnego, zakup akcesoriów upominkowych.

6. Zarządzaj stresem i swoim stanem.

Rozwijanie odporności na stres, utrzymanie komfortowego stanu.
Umiejętność adaptacji do zmieniających się warunków, umiejętność zapobiegania sytuacjom stresowym, kształtowanie pozytywnego klimatu psychicznego.
Umiejętność skoncentrowania się na pozytywnych chwilach, odprężenia i regeneracji na koniec dnia pracy.
Utrzymywanie prezentacji wygląd zewnętrzny, zachowując estetyczną formę, przestrzegając racjonalnego reżimu pracy i odpoczynku.

7. Zarządzanie czasem

Identyfikacja obszarów priorytetowych w pracy i życiu osobistym.
Posiadanie wiedzy o biorytmach wewnętrznych, cyklach przepływów energii.
Umiejętność podziału celów na role.
Ustalenie zakresu oddziaływania i kierunku obaw.

8. Rozwiązywanie złożonych i konfliktowych sytuacji

Algorytm rozstrzygania sporów i sporów.
Empatyczne słuchanie.

9. Organizacja podróży służbowych dyrektora

Przygotowanie dokumentów na wyjazdy szefa.
Zamów dokumenty podróżne i hotele w przedsprzedaży.
Przygotowanie wyjazdu głowy za granicę.
Spotkanie i akceptacja partnerów zagranicznych. Szkolenie asystenta szefa niektórych firm przewiduje komunikację z obcokrajowcami i znajomość języków obcych.

10. Wizerunek nowoczesnego asystenta osobistego (osobisty asystent)

Wsparcie dla osobistego ubioru.

11. Praktyczne umiejętności prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej i pisania CV.

Umiejętność negocjacji na poziomie pierwszych menedżerów, właścicieli firm.
Umiejętność poprawnej prezentacji siebie i towarzystwa, umiejętność zachowania rozsądnej równowagi w rozmowie, kultywowanie atrakcyjnych estetycznie manier.

Organizacja imprez integracyjnych: pomysły na imprezy integracyjne

Potrzebuję samopomocy

Julia Konelskaja,

Dyrektor Generalny Grupy Firm Galaktika, Moskwa

Przy wyborze asystenta kierownika jako bazę klientów wykorzystano zarówno zasoby zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Ogłoszenie „Wymagany asystent wykonawczy” zostało zamieszczone w lokalnych mediach w celu przyciągnięcia uwagi kandydatów z doświadczeniem w duże firmy lub działów administracyjnych. W prace nad wstępną selekcją kandydatów zaangażowana była obsługa personalna.

Przede wszystkim specjaliści określili, jak dobrze kandydaci spełnili nasze wymagania, zidentyfikowali potencjalne możliwości. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydaci rozwiązywali przypadki testowe i rozważali konkretne sytuacje. Po testach otrzymaliśmy wstępne informacje o możliwościach i zdolnościach kandydatów.

Ponadto wybrani kandydaci zostali przebadani pod kątem zgodności z przyjętymi w przedsiębiorstwie normami etyki korporacyjnej. Ustaliliśmy, czy specjalista jest w stanie wziąć odpowiedzialność i rozwiązać sytuację na korzyść firmy. Osobiście jestem bardziej pod wrażeniem asystentki, gotowej do podejmowania samodzielnych decyzji.

4 kroki do znalezienia idealnego asystenta wykonawczego

Krok 1. Zdecyduj, kogo dokładnie potrzebujesz

Do zrobienia właściwy wybór, musisz jasno wiedzieć: jakiego rodzaju specjalista jest potrzebny jako zastępca kierownika? Jakie funkcje pracy zostaną mu przypisane, jakie zadania postawi mu kierownik? Przy wyborze asystenta należy wziąć pod uwagę zgodność psychologiczną, zbieżność rytmów biologicznych i tempo pracy. Wiadomo, że cechy biznesowe jedna i ta sama osoba może manifestować się na różne sposoby w różnych warunkach.

Asystent menedżera bez doświadczenia może znaleźć pracę w rozwijającej się firmie, u menedżera, który wprowadza innowacyjne modele w praktyce administracyjno-menedżerskiej. Gdy dyrektor często podróżuje, asystent musi umieć racjonalnie i szybko rozwiązywać kwestie związane z rezerwacjami hotelowymi, biletami i transferami. Ale jeśli podróże służbowe nie są częste, nie ma potrzeby szkolenia specjalisty do wykonywania prac przygotowawczych. W tym samym czasie asystent wykonawczy z doświadczeniem najprawdopodobniej będzie szukał pracy, która zapewni mu pełne zatrudnienie i możliwość rozwoju.

Krok 2. Znalezienie odpowiedniego kandydata

Istnieją dwie opcje:

dział personalny zajmuje się poszukiwaniem odpowiedniego kandydata;
selekcja odbywa się dzięki wysiłkom działu personalnego.

Szczegółowy opis cech i umiejętności potencjalnego asystenta będzie musiał zostać przesłany do służby rekrutacyjnej. Im bardziej szczegółowy opis specjalisty, tym bardziej owocna będzie praca i działania kierownika. Proces wstępnej selekcji wyeliminuje nieodpowiednich kandydatów, a menedżerowi znacznie łatwiej będzie dokonać wyboru spośród pozostałych kandydatów. Ponadto, jeśli dana osoba nie spełnia wymagań dotyczących kilku parametrów.

Kursy asystenta menedżera pomagają zidentyfikować priorytety każdego kandydata, aby ujawnić potencjalne możliwości. Absolwenci bez doświadczenia zawodowego mogą najpierw ćwiczyć sekretarki, zdobywać niezbędne umiejętności i wiedzę, a dopiero potem ubiegać się o stanowisko asystenta szefa firmy.

Należy pamiętać, że odrzucanie wniosków ze względu na wiek, płeć i narodowość jest niezgodne z prawem. Podczas rozmowy nie należy wyrażać osobistych niechęci, istnieją inne, bardziej poprawne formy odmowy usług wnioskodawcy. Jeśli kandydatem okaże się doświadczony specjalista, to doświadczenie w pracy jako asystent szefa z pewnością podpowie takiemu kandydatowi powód odmowy.

Krok 3. Sprawdzamy kompetencje kandydatów

Jeżeli na stanowisko zastępcy kierownika ubiega się 10-15 kandydatów, wskazane jest poinstruowanie obsługa personelu określić, jak uczciwie wypełnili ankietę. Następnie zaproś każdego z kandydatów do rozwiązania rzeczywistej sytuacji w pracy i przeanalizuj swoje odpowiedzi.

Konkretny przykład: zaproponuj kandydatowi takie zadanie. „Musisz wysłać pocztę. Twoje działania?". Na podstawie opcji odpowiedzi dokonasz trafnego wyboru.

Pierwsza opcja. Wyślę kopertę pocztą lub skorzystam z usługi kurierskiej zgodnie z opisem stanowiska asystenta kierownika.

Druga opcja. Sprawdzę z kierownikiem, jak pilna jest dostawa. Mając to na uwadze, zdecyduję jak wysłać korespondencję: pocztą, kurierem lub (jeśli jest) ważne dokumenty) dostarczone osobiście. Należy wyruszyć po ustaleniu osoby kontaktowej, dokładnego adresu i harmonogramu pracy odbiorcy. Fakt doręczenia można zweryfikować telefonicznie, po czym należy zgłosić kierownikowi wykonane prace.

Krok 4. Dokonywanie wyboru

Na podstawie wyników wstępnej selekcji kilku wnioskodawców pozostaje w polu widzenia głowy. To ważny etap, na którym należy zdecydować, dlaczego kandydaci aplikowali do tej konkretnej firmy? Zapytaj kandydatów, jakie są ich powody aplikowania i dlaczego chcą pracować na stanowisku asystenta wykonawczego? Nie wstydź się, jeśli to pytanie zostało zadane kilka razy. Jeśli pracownik nie chce ponownie obciążać się potwierdzeniem swoich intencji, nie warto zwracać na niego uwagi. Inna sprawa, że kandydat z zainteresowaniem wypowiada się na temat przyszłego stanowiska, wyjaśnia swoją wizję sytuacji i proponuje nowe, niestandardowe rozwiązania. Upewnij się, że kandydat jest z Tobą emocjonalnie zgodny.

W wywiadzie krótkoterminowym niezwykle trudno jest określić poziom zgodności. Wsłuchaj się w swoją intuicję: lubisz osoby, które wykazują się wiedzą, doświadczeniem, chęcią do pracy? Jeśli w obecności wszystkich tych cech nie ma ochoty kontynuować z nim rozmowy - jest to alarmujący znak, nie powinieneś się spierać ze sobą. Kwestia zgodności psychologicznej jest tym bardziej istotna, gdy wybierany jest asystent kierownika oddziału.

W warunkach narastającej konkurencji jakość zarządzania oraz kierunek strategicznych zasobów administracyjnych i organizacyjnych nabierają kardynalnego znaczenia. Sukces całej firmy zależy od tego, jak prawidłowo i szybko zostanie wybrana strategia zarządzania. Dlatego działania menedżera powinny mieć zapewnione jak najbardziej komfortowe warunki, środki i zasoby, które pozwolą skutecznie rozwiązywać ważne strategicznie kwestie bez obciążeń formalnych czy organizacyjnych. Osobistym asystentem lidera jest osoba, której przy każdej pogodzie powierza się kontrolowany przez kapitana „kompas statku”.

Informacje o autorze i firmie

Jurij Wodiłow, dyrektor generalny Sibribprom, Tiumeń. Sibrybprom LLC to zróżnicowane przedsiębiorstwo specjalizujące się w produkcji przetworów rybnych. Posiada trzy przedsiębiorstwa zajmujące się hodowlą i hodowlą żywych ryb, trzy przetwórnie ryb, wędzarnię i suszarnię, magazyny oraz stocznię.

Regis Lomm, szef przedstawicielstwa firmy Pfizer w Rosji, Moskwa. Firma Pfizer, założona w 1849 roku, opracowuje i wytwarza produkty farmaceutyczne dla różnych dziedzin medycyny (kardiologia, onkologia, urologia, psychiatria, okulistyka, endokrynologia, dermatowenerologia), w tym antybiotyki nowej generacji. Pfizer ma ponad 150 lokalizacji na całym świecie. Co roku firma inwestuje znaczne kwoty w badania i rozwój nowych leków. reprezentacja rosyjska firma (Pfizer International LLC) działa od 1992 roku.

Julia Konelskaja, Dyrektor Generalny Grupy Firm Galakta, Moskwa. Grupa firm "Galakta" - Rosyjski producent marki wódki „Poltina” i „Frost and Sun”. Firma znajduje się w pierwszej dziesiątce producentów wódek. Sieć dystrybucji produktów obejmuje wszystkie regiony Federacji Rosyjskiej i składa się z ponad 100 dystrybutorów. Regionalne przedstawicielstwa grupy powstały w 24 największych regionach. W 2006 r. łączna wielkość produkcji przedsiębiorstw grupy wyniosła 2520 tys. USD. Liczba personelu wynosi 600 osób.

Często rozmawiają o jego miejscu w systemie zarządzania, o jego roli w nowoczesny biznes napisano wiele, sfera jego oddziaływania się poszerza, a funkcjonalność z roku na rok staje się coraz bardziej skomplikowana. Tylko jego status pozostaje niezmieniony. Asystent - kim on jest? Co on robi? Dlaczego jego skromna osobowość zwraca na siebie tyle uwagi?

Z historii zawodu

Uważa się, że pierwsi asystenci pojawili się w starożytnym Rzymie. Orzecznictwo rzymskie, które wypracowało formuły obrotu prawnego, musiało je ubrać w tradycyjną formę pisemną. Stopniowo praca mechaniczna na legalnych materiałach staje się nie tylko bardziej samodzielna, twórcza, ale wręcz ekskluzywna. Jej przedstawicielami w epoce republiki byli scribae i exclusiveoreset notarii – skrybowie zajmujący się utrwalaniem materiału prawnego w formie dokumentalnej. Scribae byli w służbie publicznej, exclusiveores et notarii – w służbie osób prywatnych. Pozycję skrybów mogli zajmować wyłącznie obywatele rzymscy, którzy nie byli pozbawieni honoru cywilnego, a osoby poddane derogacji praw obywatelskich nie miały dostępu do tego stanowiska. Ich wybór był dożywotni i nie ograniczał się do kadencji, ale obejmował następców. Scribae mógł za opłatą oddać swoje miejsce innej osobie.

Spośród bardziej zdolnych skrybów magistrat wybierał swoich pomocników, których obowiązkiem było sporządzanie pism publicznych (tabulae publicae) i prowadzenie ksiąg publicznych (rationes), w wyniku czego nazywano ich scribae librarii. Asystenci zajmowali wysoko status społeczny. Jednym z imion, które spłynęły do nas z głębin wieków, jest imię bliskiego pomocnika starożytnego cesarza rzymskiego Augusta – Mecenasa, który wykonywał zadania dyplomatyczne, polityczne i prywatne. Jego patronat nad poetami, artystami i naukowcami sprawił, że nazwa „Mecenasa” stała się powszechnie znana.

Kto jest zatrudniony jako asystent?

Dzisiejszy lider to przede wszystkim lider, którego wyróżnia inteligencja, elastyczne myślenie, umiejętność analizy i introspekcji, dojrzałość emocjonalna, zdolności organizacyjne i niesamowita wydajność. Oczywiście taki lider nie może istnieć w próżni. Potrzebuje łącznika, przewodnika swoich pomysłów, zadań, osoby, która podejmie się rozwiązania wielu problemów, uwolni go od brzemienia rutyny. Im szybciej rozwija się biznes, tym większa firma i tym bardziej odnoszący sukcesy lider, co oznacza, że potrzeba poważnego asystenta staje się pilna.

Wybierając asystenta osobistego, odnoszący sukcesy lider deklaruje najwyższe możliwe wymagania nie tylko w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia zawodowego, umiejętności praktycznych, ale także cech osobistych.Asystent osobisty to nie tyle stanowisko, co specjalny status zaufana osoba, której potrzebuje lider. Asystent osobisty to profesjonalna, odpowiedzialna osoba, która jest w stanie wziąć na siebie ogromne obowiązki, aby zapewnić działania menedżera, uwolnić go od marnowania czasu.

Trudno znaleźć naprawdę profesjonalnego asystenta. Doświadczony rekruter z pełną odpowiedzialnością podchodzi do wyboru osobistego asystenta menedżera: nie bierze nawet pod uwagę propozycji kandydatów, którzy często zmieniają pracę, bez wykształcenia, doświadczenia zawodowego, a życiorysy sporządzone z błędami gramatycznymi i stylistycznymi nie wzbudzą jego zainteresowanie.

Istnieje opinia, że asystentem może być osoba w wieku od 25 do 30 lat. Wielu ekspertów bardzo sceptycznie podchodzi do ustanowienia takich granic. Praca, która wymaga dużego napięcia i dużej koncentracji uwagi, stawia szczególne wymagania w zakresie profesjonalizmu, stabilności psychicznej i umiejętności komunikacyjnych, które zdobywa się wyłącznie dzięki wiedzy, doświadczeniu i reputacji. Dlatego w Ostatnio Stanowisko asystenta osobistego znacznie dojrzało. Koncentrując się na całości obiektywnych i subiektywnych parametrów i cech, osobę, która osiągnęła pełną dojrzałość osobistą i zawodową, można uznać za niezawodnego asystenta. Z tego punktu widzenia 30. urodziny nie są ostatnim etapem kariery asystentki, a raczej jej początkiem.

Ostatnio to głównie płeć piękna została osobistymi asystentami. Dziś asystent płci męskiej nie jest już rzadkością.- wyróżnia się celowością, determinacją i powściągliwością emocjonalną, posiada inteligencję, umiejętność strategicznego myślenia. Z kolei asystentki są bardziej odporne na stres, lepiej się dostosowują, dzięki swojej elastyczności lepiej wyczuwają niuanse relacji, szybko znajdują wyjście z trudnej sytuacji, zwracają uwagę na szczegóły i umieją słuchać, są bardziej cierpliwe podczas wykonywania rutynowych prac. Dlatego wybór asystenta powinien opierać się nie na jego płci, ale na profesjonalizmie, zestawie umiejętności.

Wymagania edukacyjne wobec kandydata na stanowisko asystenta osobistego nie są zbyt surowe: może być specjalistą z: wyższa edukacja w każdym obszarze najważniejsza jest obecność innych komponentów niezbędnych do realizacji funkcjonalności dla tego stanowiska. Najczęściej nauki humanistyczne odnoszą sukcesy w roli asystentów – specjalistów w dziedzinie biznes turystyczny, public relations i obsługa dokumentacji kierownictwo, historycy, tłumacze, dziennikarze, filolodzy. Asystent może mieć wykształcenie techniczne, ekonomiczne lub prawne – tacy specjaliści często mają analityczny sposób myślenia, wykazują się umiejętnościami w zakresie sporządzania recenzji, raportów czy nadzorowania projektów oraz wykonują zadania o podwyższonej złożoności. I oczywiście zawsze mile widziane jest wykształcenie odpowiadające profilowi firmy.

Jednocześnie wymagania dotyczące doświadczenia zawodowego i umiejętności zawodowych asystenta są bardzo wysokie. Dla tych, którzy uważają, że wystarczy, aby asystentka posiadała umiejętności sekretarskie – znała język obcy, posługiwała się komputerem, miała doświadczenie w kompilacji listy biznesowe oraz organizowanie podróży służbowych, rezerwacja biletów i organizowanie spotkań biznesowych. Oprócz wszystkich powyższych asystent musi:

● posiadają analityczny sposób myślenia i umiejętność logiczne myślenie;

● mieć dobra pamięć, mieć szybką odpowiedź;

● być pracowity, wytrzymały, odporny na stres;

● mieć szerokie spojrzenie, kompetentną mowę;

● być w stanie wziąć odpowiedzialność;

● mieć dobry gust;

● Zaangażuj się w interesy korporacyjne i osobiste swojego lidera.

Obowiązki asystenta

Do głównych obowiązków asystenta kierownika należą:

● wsparcie administracyjne kierownika;

● planowanie dnia pracy kierownika, koordynacja i obsługa organizacyjna spotkań i przyjmowania gości;

● wsparcie informacyjne i analityczne dla menedżera: wyszukiwanie i przetwarzanie niezbędnych informacji; przygotowywanie materiałów informacyjnych, analitycznych i prezentacyjnych, raportów i wystąpień, recenzji analitycznych, raportów itp.;

● prowadzenie korespondencji biznesowej kierownika;

● przygotowywanie spotkań, narad, spotkań prowadzonych przez szefa, formalizowanie wyników spotkań/negocjacji biznesowych;

● udział w negocjacjach, spotkaniach biznesowych, przyjęciach; akompaniament szefa na spotkaniach, wycieczkach itp.;

● organizacja i obsługa podróży służbowych i spotkań (logistyka optymalnych tras, rezerwacja biletów, pokoi hotelowych, transfer; obsługa wizowa; rejestracja udziału w konferencjach i seminariach; organizacja wypoczynku);

● realizacja relacji z przedstawicielami firm, przedsiębiorstw, organizacji, organów władza państwowa i kierownictwo do rozwiązywania problemów, które nie wymagają bezpośredniego udziału kierownika; uzyskiwanie dokumentów i informacji od organów państwowych i kierownictwa w imieniu szefa;

● ustne i tłumaczenia pisemne, wsparcie językowe negocjacji i spotkań biznesowych;

● organizacja prezentacji i imprez protokolarnych, działań reprezentacyjnych;

●przygotowywanie raportów wydatków;

● wykonywanie zadań osobistych kierownika.

Ta lista nie jest kompletna, w konkretna firma Obowiązki asystenta mogą się różnić.

O zaufaniu

Kwestia zaufania jest kamieniem węgielnym, podstawą, na której zbudowany jest cały system relacji „asystent – lider”. Dla wielu liderów asystent to nie tylko powiernik, osoba wystawiona na tajemnicę wiedzy, ale także prawie członek rodziny. Stopień zaufania jest czasem tak wysoki, że powierza się mu poufne informacje, numery kont bankowych, karty płatnicze i kody PIN, duże sumy pieniędzy, kody bezpieczeństwa, pieczęcie firmowe i tajemnice osobiste. Dlatego wielu asystentów zapewnia nie tylko organizację oficjalnych działań szefa, ale także rozwiązuje jego problemy rodzinne i domowe: kupują prezenty dla członków rodziny, zamawiają kosze z kwiatami dla bliskich, wybierają personel domowy, organizują wakacje dla dzieci itp. .

Należy pamiętać, że zaufaniem obdarza się asystent, który:

● umiejętnie posiada umiejętności komunikacja biznesowa;

● umie słyszeć i słuchać;

● obserwuje podporządkowanie;

● zachowuje neutralność i poufność;

● zachowuje równowagę między pewnością siebie a uległością, ma własne zdanie, jest gotów bronić swojego stanowiska, ale dobrze rozumie, kiedy jest to konieczne i gdzie się wycofać.

Plusy i minusy zawodu

Zacznijmy od tego, co zwykle kończy się skromnym odejściem „na później” – od kwestii płac. Bardzo wysokie wymagania stawiane kandydatom na wakat „osobisty asystent szefa”, a także poważne oferty kandydatów znacznie podniosły poprzeczkę w zakresie oczekiwań płacowych i ofert. W Moskwie przybliżona średnia płaca zastępca kierownika waha się od 40 do 60 tysięcy rubli, w regionach od 20 do 30 tysięcy. Doświadczenie, rekomendacje, wiedza języki obce umożliwić kandydatowi zakwalifikowanie się do wyższego wynagrodzenia.

Codzienne doświadczenie menedżerskie, rosnący poziom odpowiedzialności, zmiana charakteru zadań do rozwiązania pozwalają asystentowi zdobywać bezcenną wiedzę na tym stanowisku. Asystent – stanowisko, które wymaga: stały wzrost i samorealizacja, poprawa cech osobistych, zdolności, talentów; otwierające realne perspektywy aktywności zawodowej. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe, profesjonalny asystent w przyszłości może ubiegać się co najmniej o stanowisko szefa sekretariatu, biura, zarządzania przedsiębiorstwem, ale możliwe są również inne zmiany - wykonawcze, administracyjne, dyrektora zarządzającego lub organizujące własne biznes.

Drugą stroną każdego zawodu jest cena, jaką płacimy za doskonalenie umiejętności zawodowych. Dzień pracy asystenta trwa dłużej niż dzień pracy kierownika, dlatego często zaczyna się wczesnym rankiem, a kończy późnym wieczorem. Ponadto osobisty asystent powinien być dostępny dla swojego szefa prawie przez całą dobę. Jeśli menedżer ma tylko jednego asystenta, czasami trudno jest nawet wziąć dzień wolny, wyjechać na urlop – asystent jest ściśle ograniczony limitami urlopowymi swojego menedżera.

Ponadto nawiązane relacje, harmonia, osobiste przywiązanie do lidera często grają wbrew pragnieniom i dążeniom do zmiany, czynią z asystenta zakładnika konkretnego urzędnik a co za tym idzie zawody.

Stanowisko asystenta należy traktować jako wyrzutnię, a jego karierę i rozwój osobisty zależy od celowości, jasnej świadomości własnych możliwości, pragnień i ilości włożonego wysiłku.

Imię w historii

Nazwiska postaci, które odcisnęły swoje piętno na historii światowej polityki, kultury, nauki, dyplomacji znane są wszystkim, ale nazwiska ich asystentów, którzy podjęli się ciężkiej, a czasem niewdzięcznej pracy, przyczyniając się do narodzin wielu osiągnięć, historii nie zawsze zachowuje dla potomności.

Paweł Iwanowicz Jagużyński ( 1683-1736) - asystent Piotra I, męża stanu i dyplomaty. Człowiek aktywny i energiczny, od 1701 r. stał się nieodłącznym towarzyszem Piotra I we wszystkich wyprawach i wyprawach zagranicznych, wszędzie znalazł się na swoim miejscu i zasłużył sobie na przychylność króla. V różne lata pełnił funkcję prokuratora generalnego Senatu, był ministrem pełnomocnym na Sejm RP w Grodnie, minister gabinetu, był posłem w Wiedniu, ambasadorem w Berlinie. Piotr I wielokrotnie powierzał mu ważne misje dyplomatyczne. Paweł Iwanowicz prowadził bardzo trudne negocjacje z królami Danii i Prus. Yaguzhinsky, jako osobisty zaufany car, brał udział we wszystkich kongresach europejskich bez wyjątku. W tym dlatego, że mówił po angielsku, niemiecku, hiszpańsku i francusku, nie mówiąc już o polskim i litewskim. Cesarz nie pomylił się w wyborze prokuratora generalnego. Yaguzhinsky gorliwie i bardzo szybko wykonał wszystkie instrukcje Piotra I. Nigdy nie ciągnął egzekucji, jak często ćwiczyli inni szlachcice, a otrzymawszy jakiekolwiek zadanie, po dniu lub dwóch zgłosił Piotrowi I wyniki.

Współcześni, którzy obserwowali Yaguzhinsky'ego w służbie, są jednomyślni w swoich ocenach: „Wybitny mężczyzna o nieregularnej twarzy, ale wyrazisty i żywy, o swobodnych manierach, kapryśny, dumny, był inteligentny i bardzo aktywny; w jeden dzień zrobił tyle, czego drugi nie mógł zrobić w ciągu tygodnia.

Piotr Pietrowicz Konownicyn(1764–1822) – asystent Michaiła Kutuzowa, adiutant generała hrabiego Niezwykle odważny i lekkomyślny w sprawach wojskowych Piotr Pietrowicz był jednocześnie znakomitym pracownikiem sztabowym, niezwykle dokładnym, sumiennym i punktualnym.

Współcześni oceniali go jako „niezwykły typ rosyjskiej natury”. Po odwrocie z Moskwy Kutuzow mianował Konownicyna generałem dyżurnym dowództwa armii rosyjskiej, na którego barkach spoczywał ogromny ciężar pracy organizacyjnej w wojsku: zaopatrzenie w amunicję i żywność, paszę i lekarstwa, umundurowanie i transport. Ta nominacja nie była przypadkowa: Michaił Illarionowicz, z ogólnym zamieszaniem po utracie Moskwy, potrzebował obok siebie zrównoważonej i stanowczej osoby. Ponadto uczciwy Konownicyn niejako zneutralizował intrygującego przeciwko Kutuzowowi szefa sztabu L. Bennigsena. Od tego czasu Piotr Pietrowicz został pierwszym mówcą naczelnego wodza, przez niego przeszła cała korespondencja bojowa Kutuzowa z podległymi mu dowódcami wojskowymi.

W latach 1815-1819 Konovnitsyn był ministrem wojny, od 1819 r. - członkiem Rady Państwa, szefem wojskowych placówek oświatowych, naczelnym dyrektorem Page i innych korpusów kadetów oraz liceum w Carskim Siole.

Charles Maurice Talleyrand-Périgord (1753–1838) – asystent Napoleona Bonaparte, wybitnego francuskiego dowódcy i męża stanu. Z jego imieniem związana jest cała epoka: królewskość, rewolucja, imperium Napoleona, restauracja, rewolucja lipcowa. Los związał tych ludzi na 14 lat. Napoleon docenił Talleyranda: „Jest człowiekiem intrygi, człowiekiem wielkiej niemoralności, ale wielkiej inteligencji i, oczywiście, najzdolniejszym ze wszystkich ministrów, jakich miałem”. Talleyrand został rycerzem wszystkich zakonów francuskich i prawie wszystkich zagranicznych. W 1807 roku, u szczytu potęgi Napoleona, Talleyrand zastanawiał się, jak długo potrwa triumf cesarza. Będąc wyrafinowanym politykiem, Talleyrand uznał, że nadszedł czas, aby odejść i opuścił stanowisko ministerialne. Doświadczony dyplomata nie pomylił się, przewidując upadek Napoleona. Talleyrand, poczyniwszy cuda dyplomacji, przekonał sojuszników do pozostawienia tronu nie spadkobiercom Napoleona, lecz rodzinie królewskiej - Burbonom i, ponownie znajdując sobie przychylność, został ministrem spraw zagranicznych i szefem rządu trzeci raz.

Aleksiej AndriejewiczArakcheev(1769-1834) - asystent trzech królów - Pawła I, Aleksandra I, Mikołaja I.

Służył w garnizonie Gatchina, przeniesiony pod pełną kontrolę carewicza Pawła Pietrowicza, przyszłego cesarza Pawła I. Na jednej z tych recenzji porucznik wykonawczy Arakcheev zauważył przyszłego cesarza. Wkrótce Arakcheev został komendantem pałacu, swoje obowiązki traktował pilnie i pilnie - był w służbie o każdej porze dnia. Za Pawła I, w wieku 28 lat, Arakcheev awansował do rangi komendanta Petersburga i otrzymał herb barona, w którym za zgodą cesarza wpisał motto: „Bez pochlebstwa, zdradzony. " Za Aleksandra I zaczął szeroko zakładać osady wojskowe, idea tworzenia, która od dawna zajmowała jego myśli, od 1815 roku faktycznie skoncentrował w swoich rękach kierownictwo Rady Państwa, Komitetu Ministrów i Jego Cesarskiej Kancelaria Własna Królewskiej Mości była jedynym mówcą do cara w większości departamentów. Od 1817 r., za panowania Mikołaja I, pełnił funkcję naczelnego komendanta osiedli wojskowych. Arakcheev odmówił udziału w stłumieniu powstania dekabrystów, za co został odwołany przez Mikołaja I

Fryderyka Engelsa(1820–1895) – asystent Karola Marksa, jednego z twórców komunizmu naukowego. Spotkanie z Marksem, które odbyło się w Paryżu w 1844 r., zapoczątkowało twórczą wspólnotę, która trwała aż do śmierci Marksa. Engels aktywnie uczestniczył w organizowaniu i działalności Związku Komunistów, razem z Marksem pisał program Związku - Manifest Komunistyczny i wydawał Nową Gazetę Reńską, w 1849 r. brał udział w powstaniu zbrojnym w południowo-zachodnich Niemczech. Otrzymawszy spadek po ojcu, Engels zapewniał Marksowi stałą pomoc materialną. Wraz z Marksem kierował działalnością Pierwszej Międzynarodówki. Po śmierci zabrał się do wydawania tomów Kapitału, kompilując ostateczny tekst ze szkiców rękopisów Marksa.

Mikołaja Roericha(1874-1947) - rosyjski artysta, filozof, naukowiec, pisarz, podróżnik, osoba publiczna, polityk. Namalował około 7000 obrazów i stworzył prawie 30 dzieł literackich, autor i inicjator Międzynarodowego Traktatu o Ochronie Instytucji Artystycznych i Naukowych oraz Zabytków (Paktu Roericha), założyciel ruch międzynarodowy w obronie kultury. W wieku 24 lat został zastępcą dyrektora muzeum w Cesarskim Towarzystwie Zachęty Sztuki i jednocześnie asystentem redaktora pisma artystycznego Art and Art Industry. Trzy lata później objął stanowisko sekretarza Cesarskiego Towarzystwa Zachęty Sztuk Pięknych.

Jewgienij Pietrowicz Pietrow (Kataev)(1903-1942) - asystent rosyjskiego prozaika Ilji Ilfa, pisarza. Wspólnie z I. Ilfem napisał powieści Dwanaście krzeseł i Złoty cielę, które cieszyły się dużą popularnością. W latach 1932-1937 Ilf i Pietrow pisali felietony dla gazety Prawda, w tym okresie podróżowali po Stanach Zjednoczonych, co zaowocowało wspólną książką One-Story America.

Twórczą współpracę pisarzy przerwała śmierć Ilfa w 1937 roku. Pietrow wchodzi do służby w gazecie „Prawda”, pisze scenariusze filmowe.

Podczas Wielkiego Wojna Ojczyźniana pracuje jako korespondent dzienników „Prawda”, „Krasnaja Zwiezda” i Sowieckiego Biura Informacji. Odznaczony Orderem Lenina.

Igor WasiliewiczKurczatow(1902-1960) - asystent fizyka Abrama Fiodorowicza Ioffe, wybitnego fizyka, akademika Akademii Nauk ZSRR, pierwszego i wieloletniego lidera sowieckiego programu jądrowego.

Kurczatow organicznie połączył talenty fizyka i organizatora. To on został wybrany przez akademika A.F. Ioffe, który uzyskał zgodę na zorganizowanie wydziału fizyki jądrowej w swoim instytucie i zalecił mianowanie Kurczatowa szefem programu atomowego - i to w dużej mierze zadecydowało o szybkim sukcesie rozwoju broni jądrowej. W 1943 r. Igor Wasiljewicz założył i kierował instytutem, który później stał się znany jako Instytut Energii Atomowej Akademii Nauk ZSRR. Pod jego kierownictwem zbudowano pierwszy cyklotron w Moskwie, pierwszy reaktor atomowy w Europie, pierwszą radziecką bombę atomową, pierwszą na świecie bombę termojądrową, pierwszą na świecie przemysłową elektrownia atomowa oraz największy obiekt do prowadzenia badań nad realizacją kontrolowanych reakcji termojądrowych. 104. element układu okresowego Mendelejewa nosi jego imię kurchatovium.

Jurij Michajłowicz Baturin(ur. 1949) – asystent prezydenta Federacja Rosyjska, rosyjski polityk, naukowiec (prawnik i politolog), kosmonauta (382. kosmonauta świata i 90. kosmonauta Rosji), Bohater Federacji Rosyjskiej, sekretarz Związku Dziennikarzy Federacji Rosyjskiej.

Od 1993 do 1994 pracował jako asystent Prezydenta Rosji do spraw prawnych, w latach 1994-1996 - do spraw bezpieczeństwa narodowego, w latach 1996-1998 - asystent Prezydenta Rosji. W 1998 roku został powołany na stanowisko kosmonauta testowego w Rosyjskim Państwowym Centrum Badawczo-Testowym Szkolenia Kosmonautów. Yu.A. Gagarina. Od 2000 r. zastępca dowódcy korpusu kosmonautów ds. prac badawczych i testowych. Po raz pierwszy cywil został mianowany na stanowisko administracyjne w wojskowym oddziale kosmonautów, którym jest oddział KPCh. Od 2008 członek Rady Naukowej przy Radzie Bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej.

JA. Tarasowa,
kierownik obsługi organizacyjno-administracyjnej
ZAO NK Rusneftekhim

Na CEO Firma ma wiele obowiązków. Wraz z rozwojem organizacji rozszerza się zakres odpowiedzialności. Istnieje wiele „odpływów”, na które menedżer musi spędzać czas zamiast rozwiązywać problemy ukierunkowane bezpośrednio na rozwój firmy. Zmniejsza to wydajność specjalisty. Część zadań niewymagających wysokich kwalifikacji można delegować na asystenta dyrektora generalnego.

Stanowisko asystenta dyrektora generalnego: kluczowe funkcje

Stanowisku asystenta dyrektora generalnego trudno jest nadać pewne cechy charakterystyczne. Faktem jest, że zakres uprawnień tego specjalisty ustalany jest na podstawie potrzeb CEO. Aktywność pracownika może być skoncentrowana na jednym aspekcie. Rozważ stanowiska, na których pracują asystenci w praktyce:

Urzędnik. Ten specjalista jest odpowiedzialny za pracę z dokumentacją. W jego obszarze odpowiedzialności są wezwania, różne codzienne zadania.
Osobisty asystent. Specjalizuje się w organizacji dnia pracy Prezesa Zarządu, spotkań biznesowych i konferencji. Specjalista towarzyszy menedżerowi również w podróżach służbowych.
Zastępca Dyrektora Generalnego. Pracownik ma prawo do podejmowania decyzji w ograniczonym zakresie spraw.

Z reguły asystent łączy w sobie funkcje kilku specjalistów. W dużych firmach prezes może mieć dwóch asystentów. Na przykład jeden organizuje czas pracy kierownika, a drugi zajmuje się papierkową robotą.

Asystent należy do kategorii liderów. Podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu. Wymagania, które zwykle stawiane są pracownikowi:

Wykształcenie wyższe w odpowiedniej dziedzinie (na przykład prawnicze).
Doświadczenie zawodowe od trzech lat.

Z reguły pozostali pracownicy podlegają asystentowi dyrektora generalnego. Posiada szerokie uprawnienia: od prawa do wydawania poleceń po kontrolę pracy różnych działów.

WAŻNY! Powołanie asystenta wcale nie jest przesadą. Środek ten pozwala menedżerowi skupić się na rozwiązywaniu problemów wymagających wysokiego profesjonalizmu i kreatywności. „Kościół” zostaje oddelegowany do asystenta. To znacznie zwiększa efektywność zarówno prezesa, jak i samej firmy.

Regulacje prawne

Działalność Zastępcy Dyrektora Generalnego regulują następujące przepisy:

zalecenia metodyczne.
Czarter.
Umowa o pracę.
Rozkazy lidera.
Instrukcja pracy.

Jakie są obowiązki asystenta dyrektora generalnego?

Obowiązki asystenta dyrektora generalnego różnią się w zależności od wielkości firmy. W małych firmach pracownicy kontrolują pracę kurierów, menedżerów i podtrzymywanie życia biura. W dużych organizacjach dyrektor generalny ma zwykle dwóch asystentów. Jeden osobisty asystent organizuje dzień pracy managera, drugi zajmuje się wszystkimi innymi sprawami. Lista obowiązków specjalisty może się znacznie różnić. W każdym przypadku obowiązki należy określić w opisie stanowiska. Rozważ przykładową listę:

Organizacja negocjacji, w tym telefonicznych.
Odbiór korespondencji.
Organizacja spotkań i spotkań: przygotowanie materiałów powiązanych, kontrola zgodności z przepisami, rejestracja protokołów, stenografia.
Kontrola wykonania poleceń Dyrektora Generalnego.
Dostarczenie dokumentów do podpisu szefowi.
Przyjęcie gości Dyrektora Generalnego.
Organizacja wyjazdów służbowych (np. rezerwacja pokoi, zamawianie biletów).
Zapewnienie skuteczności CEO.
Sporządzanie planu dnia.
Wsparcie informacyjne CEO.
Udział w spotkaniach i spotkaniach biznesowych.
Organizacja spotkań biznesowych.
Organizacja prezentacji.
Przygotowywanie raportów wydatków.
Realizacja zamówień osobistych.
Tworzenie baz danych, wirtualnych prezentacji za pomocą komputera PC.

Asystent jest osobą najbliższą prezesowi. Często jego dzień pracy nie jest ustandaryzowany. Pracownik rozwiązuje różnorodne zadania, więc musi mieć odpowiednie cechy osobiste.

Prawa pracownicze

Zastępcy Dyrektora Generalnego przysługują następujące uprawnienia:

Zapoznanie się z projektami i decyzjami lidera dotyczącymi działań asystenta.
Prawo do uzyskania niezbędnych informacji.
Prawo do podejmowania decyzji w ramach oficjalnych uprawnień.

Zastępca dyrektora generalnego może być obdarzony wielkimi uprawnieniami. Na przykład pracownik może mieć prawo do podpisywania dokumentów.

Odpowiedzialność asystenta

Odpowiedzialność przypisana asystentowi powinna być sprecyzowana w opisie stanowiska. Pracownik odpowiada za:

Nieprzestrzeganie instrukcji pracy.
Działania naruszające prawo Federacji Rosyjskiej.
Powodowania szkód.

Jeżeli asystent dopuścił się wykroczenia, przeprowadza się dochodzenie przed nałożeniem na niego odpowiedzialności. Konieczne jest ustalenie stopnia winy. Udział w dochodzeniu kluczowych pracowników firm. W rezultacie sporządzany jest dokument. W zależności od stopnia winy na pracownika może zostać nałożona kara. Asystenta można również zwolnić.

Jakie cechy osobiste są wymagane od asystenta?

Osobisty asystent ma przydzielony najszerszy zakres zadań. Niektórzy specjaliści pracują w jednym kierunku, ale nie dotyczy to asystenta. Wymaga wielozadaniowości, wszechstronności. Rozważ cechy osobiste, które musi posiadać asystent dyrektora generalnego:

Proaktywny, proaktywny.
Umiejętność przewidywania dalszy rozwój sytuacje.
Zapobieganie powikłaniom.
Wszechstronność.
Adaptacja do szybko zmieniającego się środowiska.
Biegła znajomość jednego lub kilku języków obcych.
Umiejętność pracy z przepływami informacji.
Możliwość zachowania poufności.
Umiejętność Analiza systemu sytuacje.
Możliwość zaoferowania wielu rozwiązań jednocześnie.
Biegłość w obsłudze komputera na poziomie średniozaawansowanym do zaawansowanego.
Znajomość podstaw zarządzania czasem.
Możliwość koordynowania działań kilku pracowników.
Dyplomacja.
Umiejętności komunikacyjne i umiejętność rozwiązywania konfliktów.
Praca operacyjna z dużą ilością informacji.
Dobra pamięć.
Umiejętność ustalania priorytetów.

Asystent musi być kompetentny, odporny na stres. Pożądana jest znajomość pokrewnych specjalności (np. znajomość podstaw prawoznawstwa).

Kiedy prezes potrzebuje osobistego asystenta?

Asystent jest zatrudniany, jeśli dyrektor generalny ma dużą listę obowiązków. Nawet jeśli kierownik poradzi sobie z zadaniami do wykonania, większość „odpływów” może spowolnić pracę. Do pracy z codziennymi sprawami zatrudnia się asystenta. Z reguły ci pracownicy są zapraszani do dużych firm. Prezesi małych organizacji są w stanie samodzielnie wykonać całą pracę.

Osobisty asystent szefa - zawód w tej chwili jest dość poszukiwany. Wynika to przede wszystkim z rozwoju gospodarka rynkowa bo w obliczu ostrej konkurencji kondycja finansowa każda firma zależy od prawidłowego i terminowego decyzje zarządcze. Sukces dyrektora w dużej mierze zależy od umiejętności, umiejętności zarządzania biznesem i cech osobistych.Zastępca dyrektora, którego obowiązki sięgają szeroko od banalnych spraw biurowych po decyzje operacyjne, stanie się niezastąpionym pracownikiem, „prawą ręką” szefa, a co najważniejsze gwarantem wykonania zadań w wyznaczonym terminie.

Osobiste cechy asystenta

Wybierając „prawą rękę”, dyrektor firmy często zwraca uwagę nie na edukację, ale na osobiste.Najprawdopodobniej preferowana będzie osoba z mniejszym doświadczeniem, ale o podobnej opinii, niż specjalista z doskonałymi rekomendacjami, ale różne przekonania życiowe. Asystent kierownika, którego obowiązki są prawie niemożliwe do sformułowania, musi mieć umiejętność czytania w myślach i na pierwszy rzut oka określać nastrój szefa. Wykonuj wszystkie zadania, niezależnie od specyfiki - mogą to być zadania o charakterze osobistym. Jeśli zawsze bierzesz wszystko do siebie, to nie jest to praca dla ciebie. Asystent kierownika nie powinien zwracać uwagi na niezadowolenie i awarie szefa. Asystent musi być oddany i lojalny wobec przełożonych. Jego praca, oprócz nagrody pieniężnej, jest motywowana jednym celem - zwiększeniem dobrobytu i konkurencyjności firmy jako całości. Asystent szefa, którego obowiązkiem jest negocjowanie i zawieranie umów pod nieobecność pierwszej osoby firmy, jest w pewnym stopniu twarzą firmy. To dzięki niej konkurenci oceniają stan rzeczy, a klienci i partnerzy podejmują decyzje o współpracy.

Funkcje pracy

Jeśli więc zamierzasz zostać asystentem osobistym, powinieneś zapoznać się z obszarem działania i listą zadań, które asystent kierownika wykonuje na co dzień. Jego obowiązki, jak już wspomniano, obejmują od wykonawczego do zastępcy.

planowanie i planowanie nadchodzących spraw i spotkań szefa;
przypomnienie o zaplanowanych spotkaniach, zbliżających się wycieczkach, organizacji imprez i lunchów biznesowych;
kontrola i planowanie podróży służbowych: zamawianie biletów, rezerwacja hoteli, praca tłumacza;
dokumentacja i aspekty organizacyjne dla racjonalizacji miejsca pracy.

Obowiązki zastępcze obejmują:

wyszukiwanie niezbędnych informacji, szybkie rozwiązywanie pojawiających się problemów, kontrola pracy jednostek strukturalnych;
w razie potrzeby reprezentowanie firmy i szefa na spotkaniach biznesowych.

W konkretnej firmie zakres zadań może się różnić w zależności od specyfiki firmy i personalnej

horyzont

Wysoko wykwalifikowani pracownicy pełniący te funkcje są wysoko cenieni. Najczęściej asystenci osobiści to kierownicy biur, sekretarki, szefowie działów, którzy w trakcie swojej służby wypracowali sobie doskonałą reputację i przerosli swoje obowiązki. Niektórzy pracownicy uważają stanowisko osobistego asystenta za punkt wyjścia do wspinania się po szczeblach kariery. W przyszłości doświadczenie i znajomość struktury firmy, jej działalności, specjalizacji, a także umiejętności negocjacyjne otwierają szerokie perspektywy. Doświadczeni i wybitni pracownicy mogą wziąć wyższe stanowiska, który jest ich wzniosły cel i głównym marzeniem.

Opowiadają historię, że w dawnych czasach, przed udzieleniem pracownikowi dnia wolnego, jeden szef kazał jej zasadzić siedem krzewów róż pod oknami, umyć podłogi, odchwaszczać łóżka, mielić kawę przez siedem tygodni i wiele więcej. Kto wie, może kłamią. To coś starego.

„Kompetencje to umiejętność odkrywania i zaspokajania osobistych gustów przełożonych” (Laurence Peter).

Ale jeśli chodzi o krzewy róż, ludzie nadal dzielą się na dwie kategorie: pierwsza posłusznie idzie do ogrodu, a druga próbuje dowiedzieć się, co naprawdę miał na myśli szef.

Interpretowanie poleceń szefa to sztuka, ale można i należy się tego nauczyć. Do każdego zadanie produkcyjne należy podchodzić świadomie. Dotyczy to również świętych dyrektyw szefa: najlepszy sukces czasami osiąga ten, kto czyta między wierszami i poprawnie interpretuje zadania władzy.

Przydatne, gdy pytanie „Dlaczego?” przede wszystkim „Jak?”, „Kiedy?” i „Co się ze mną stanie za to?”, ale nie jest konieczne (a czasem szkodliwe) zadawanie tego pierwszego pytania bezpośrednio szefowi. Idealnym celem jest nauczenie się, jak pracować przed terminem, odrzucając oczywiście niepotrzebne zadania, ale jednocześnie nie szkodząc sobie i swojej firmie.

zgaduję, że ja

Kiedyś uciekłem na lunch z Tanyą. Uczyliśmy się razem, a potem skręciłem na ścieżkę dziennikarstwa, a ona pewnie kroczyła przez życie jako asystentka dyrektora generalnego dużego biura podróży. Jeszcze nie przynieśli gorąca, a jej komórka już natarczywie dawała głos z jej torebki.

Tanya błyskawicznie otworzyła pamiętnik i zaczęła coś zapisywać, powtarzając od czasu do czasu: „Tak. Dobrze. Zrobię wszystko… Tak! Absolutnie! Absolutnie!” Po napisaniu dwóch stron zakończyła rozmowę i poprosiła o kolejną minutę na uporządkowanie notatek.

Przez 10 sekund czytała w skupieniu, po czym skreślała dobrą trzecią punktów, a połowę pozostałych zaznaczała plusem. Byłem zaskoczony, ale Tanya szybko postawiła kropkę nad „i”.

Zapytana, jak zostać asystentką wykonawczą, odpowiedziała, że kieruje się prostą zasadą: zanim zaczniesz wykonywać zadanie, powinieneś zadać sobie pytanie, po co ci to. Odpowiedź na nie automatycznie przenosi szereg instrukcji na listę opcjonalnych.

Na przykład, jeśli szef poprosi o wykonanie analizy cenowej wśród kilku firm w regionie, to prawdopodobnie zamierza wyremontować lokal, ale nie jest jeszcze gotowy, aby jej o tym powiedzieć. Nie jest gotowa - i nie jest konieczna, domyśliła się.

I ma też koleżankę z agencji budowlanej, która znajdzie dla niej najlepsze biuro najlepsza cena, co oznacza, że analiza nie jest wymagana (najważniejsze, aby później poprawnie sformułować swoją propozycję). Wynik to minus kilka godzin żmudnej pracy.

Jak zostać asystentem menedżera: portret psychologiczny

Osobisty asystent szefa - zawód w tej chwili jest dość poszukiwany. Przede wszystkim wynika to z rozwoju gospodarki rynkowej, gdyż w warunkach ostrej konkurencji kondycja finansowa każdej firmy zależy od właściwych i terminowych decyzji zarządczych.

Sukces reżysera w dużej mierze zależy od umiejętności, umiejętności biznesowych i cech osobistych osoby zaufanej. Asystent menedżera, którego obowiązki sięgają szeroko od banalnych spraw biurowych po decyzje operacyjne, stanie się niezastąpionym pracownikiem, „prawą ręką” szefa, a co najważniejsze gwarantem wykonania zadań w zaplanowanym terminie.

Wybierając „prawą rękę”, dyrektor firmy często zwraca uwagę nie na edukację, ale na osobiste cechy ludzkie. Najprawdopodobniej preferowana będzie osoba z mniejszym doświadczeniem, ale o podobnej opinii, niż specjalista z doskonałymi rekomendacjami, ale innymi przekonaniami życiowymi.

Asystent kierownika, którego obowiązki są prawie niemożliwe do sformułowania, musi mieć umiejętność czytania w myślach i na pierwszy rzut oka określać nastrój szefa. Wykonuj wszystkie zadania, niezależnie od specyfiki - mogą to być zadania o charakterze osobistym. Jeśli jesteś osobą sentymentalną i zawsze wszystko bierzesz do siebie, to nie jest to praca dla Ciebie.

Asystent kierownika nie powinien zwracać uwagi na niezadowolenie i awarie szefa. Asystent musi być oddany i lojalny wobec przełożonych. Jego praca, oprócz nagrody pieniężnej, jest motywowana jednym celem - zwiększeniem dobrobytu i konkurencyjności firmy jako całości.

Asystent szefa, którego obowiązkiem jest negocjowanie i zawieranie umów pod nieobecność pierwszej osoby firmy, jest w pewnym stopniu twarzą firmy. To dzięki niej konkurenci oceniają stan rzeczy, a klienci i partnerzy podejmują decyzje o współpracy.

Materiały wideo na temat artykułu

Co każdy lider powinien wiedzieć:

Obowiązki osobistego asystenta:

Jak przebiega rozmowa kwalifikacyjna: