Zakup pracy polega na sprawdzaniu łapówek. Dobry dostawca to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa.

Dla wielu prezesów walka z łapówkami sprowadza się do okresowego poszukiwania pracowników, którzy nadużywają swojej pozycji. Jednak przeprowadzanie jednorazowych działań jest nieskuteczne: przeczekując burzę, łapówkarze zaczynają nadrabiać zaległości. Dlatego praktycy zalecają zbudowanie systemu, w którym sama możliwość uzyskania łapówek byłaby wykluczona. W tym artykule omówiono metody identyfikacji naruszycieli, a także znaki pośrednie, które pozwalają rozpoznać tych, którzy otrzymują łapówki.

Doświadczenie praktyków

Istnieją trzy główne sposoby testowania podejrzanych pracowników

Maxim Gorbaczow Trener-Konsultant ds. Sprzedaży, Moskwa; kandydat nauk psychologicznych
Dmitrij Tkaczenko Trener Sprzedaży, Moskwa

sprawdzenie

Maksym Gorbaczow- prawnik; pracował w "intensywnym rollbacku" branżach dystrybucji farmaceutyków i dostaw olejów technicznych.
Dmitrij Tkaczenko zarządzał działami sprzedaży w tak „intensywnym” obszarze sprzedaży jak dostawa odzieży roboczej przedsiębiorstwa przemysłowe. Współorganizuj szkolenia na aktywna sprzedaż i walki z łapówkami, prowadzić projekty doradcze w zakresie tworzenia i rozwoju działów sprzedaży. Wśród klientów są Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Rosja, przedsiębiorstwa holdingu Nowa Wspólnota, wydawnictwo Olma-Press. Autorzy bestsellera „Kickback: Specjalna technika przyciągania klienta” (M.: Vershina, 2008).

Oczywiście będziesz musiał przeznaczyć dodatkowe środki na walkę z łapówkami. I jest całkiem możliwe, że koszty poniesione przez przedsiębiorstwo przekroczą możliwe szkody spowodowane łapówkami. Dlatego przed rozpoczęciem walki z przekupstwem oblicz koszty planowanej kampanii. Aby zbliżyć się do straty spowodowanej zawyżonymi cenami, porównaj łączny wolumen zakupów w pewnym okresie z tym, o ile, według wyrywkowych kontroli, przekroczono średnie ceny rynkowe. Na podstawie tej oceny, a także swoich celów, sytuacji rynkowej i specyfiki postępowań zakupowych w Twojej firmie, ustal budżet na środki zwalczania łapówek.

Zazwyczaj łapówki w przedsiębiorstwach identyfikuje się na jeden z następujących sposobów.

1. Sprawdzenie zgodności standardu życia pracownika z jego wynagrodzeniem. Jeśli np. pracownik otrzymuje 1000 konwencjonalnych jednostek miesięcznie, ale jednocześnie co pół roku wymienia importowane samochody, warto zastanowić się, skąd bierze pieniądze. Na przykład w jednej firmie handlowej kupujący dochował należytej staranności po umyciu rąk przed obiadem, stojąc obok szefa ochrony. Obaj stwierdzili, że mają ten sam zegarek. W tym samym czasie szef ochrony otrzymał od firmy zegarek w prezencie na rocznicę (i kosztował 1900 dolarów), a kupującemu zegarek od żony studentki na urodziny. W rezultacie kierownik był sprawdzany przez całe dwa miesiące. Dostawcy regularnie informowali go, że niektórzy dzwonili, zadawali pytania i próbowali w jego imieniu kupić towar za gotówkę. Oczywiście takie kontrole spowalniają proces zakupowy, ale menedżerowie boją się popełniać naruszenia. Po pewnym czasie wszyscy przyzwyczajają się do tego, że zarządzanie dużymi zasoby finansowe związane z okresowymi kontrolami bezpieczeństwa.

Jeżeli firma nie posiada służby ochrony, jej funkcje musi przejąć Dyrektor Generalny. Należy śledzić nie tylko wzrost samopoczucia pracowników (zakup nowego samochodu, zakup drogich ubrań i akcesoriów), ale także niuanse ich zachowań.

2. Zakupy testowe. Takie kontrole pracowników przypominają nieco technologię „tajemniczego klienta”. Weźmy przykład. Służba bezpieczeństwa jednej firmy wymyśliła legendę o dostawcy, aby sprawdzić swoich dostawców. Skompilowane cenniki produktów, opublikowanie prostej strony internetowej w Internecie. Następnie kontroler pod przykrywką pracownika firmy dostawcy zwrócił się do działu zakupów i zaproponował wycofanie. Jeden z kierowników po kilku rozmowach zgodził się. Został zwolniony z wielkim skandalem. Następnie personel zakupowy został poinformowany, że kierownictwo zamierza zastosować tę metodę w przyszłości. Wydarzenia, które nastąpiły później, są znaczące. W ciągu dwóch miesięcy ponad połowa dostawców zrezygnowała z pracy własna wola, a pracownicy, którzy weszli na ich miejsce, zwiększyli średnią marżę o 7% tylko poprzez obniżenie cen zakupu.

Ale ta metoda ma zastosowanie tylko do zarozumiałego łapówkarza, który stracił wszelką ostrożność i żąda wycofania od dowolnego dostawcy. Tymczasem są nabywcy, którzy otrzymują prowizje tylko od zaufanych partnerów. Takich gwałcicieli trudno jest złapać za pomocą zakupów testowych, ponieważ współpracują z nowymi dostawcami bez łapówek i dopiero wtedy, gdy współpracują, zaczynają mówić o łapówkach.

3. Testowanie wykrywaczem kłamstw. To najlepszy sposób na sprawdzenie wieloletnich pracowników. Jeśli ta metoda dopiero zaczyna być stosowana w przedsiębiorstwie, zalecamy testowanie wszystkich menedżerów ds. zakupów co trzy do czterech miesięcy. Przykładowo, starając się o pracę w Koncernie Kalina, kandydaci na stanowisko dostawcy są ostrzegani, że będą okresowo przechodzić badanie wariografem. Pytania są standardowe: czy dostarczyłeś korzyści jakiemukolwiek dostawcy, czy otrzymałeś wynagrodzenie. Wiarygodność tych kontroli jest bardzo wysoka.

W większości przypadków pracownik, u którego stwierdzono łapanie, zostaje zwolniony. To, czy powiadomić podwładnych o przyczynie zwolnienia ich współpracownika, czy też nie, zależy od Ciebie. Uważamy jednak, że bardziej przydatne jest powiadomienie: w ten sposób zademonstrujesz pracownikom, jak ryzykowne jest dawanie sobie takich podwyżek. Ponadto, aby zapobiec cofaniu, możesz:

• przekazać dostawcom jedynie funkcję zbierania informacji o propozycjach dostawców i samodzielnie podejmować ostateczną decyzję (lub wprowadzić kolegialną procedurę podejmowania takich decyzji);
• wykorzystywać dane z monitoringu cen prowadzonego przez dział marketingu do kontrolowania informacji pochodzących od kupujących;
• nagradzać dostawców za oszczędności na zakupach lub zyskowność otrzymywaną od grupa towarowa biorąc pod uwagę ceny wejścia i marże;
• osobiście negocjuj z kluczowymi dostawcami Twojej firmy;
• formalizować procedury zamówień i przyciągać dostawców poprzez przetargi.

On mówi CEO

Kirill Kuznetsov Dyrektor Generalny Tennders.ru, Moskwa

sprawdzenie

„Przetargi.ru”
Pole aktywności: organizacja i audyt działań zakupowych firm, władz państwowych i gminnych.
Forma organizacji: OOO.
Lokalizacja: Moskwa.
Liczba pracowników: 15.
Główni klienci: bezpieczeństwo pozaresortowe Ministerstwa Finansów Rosji, Federalna Instytucja Państwowa „Połącz „Sygnał” Federalnej Agencji Rezerw Państwowych, państwowa korporacja „Rosatom”, firmy „Alcor Bio”, „Eldorado”.
Czas pracy na stanowisku dyrektora generalnego: od 2006.
Udział CEO w biznesie: współwłaściciel (udział - 50%).

Symboliczne płatności za małe „usługi” często z czasem zamieniają się w duże łapówki (nazwiemy rzeczy po imieniu i nie będziemy mówić o jakimś rodzaju „łapówki” lub „nagrody dla klienta”). Firma, w której pracuje łapówkarz, staje się poważnie zagrożona. Gromadzi się kompromitujące dowody, które mogą zmusić tego pracownika do popełnienia najpoważniejszych naruszeń. Bezpośrednie szkody są również oczywiste: firma otrzymuje nie najlepsze produkty po zawyżonych cenach. Dlatego menedżerowie, którzy są przyzwyczajeni do wyrozumiałości wobec łapówkarzy, narażają swój biznes na poważne niebezpieczeństwo.

sceptycznie podchodzę do stosowania wykrywaczy kłamstw i prowokowania łapówek; Nasza firma nie stosuje tych metod. Moim zdaniem więcej skuteczna metoda, co również pozwala uniknąć niepotrzebnego rozgłosu, ma miejsce wtedy, gdy służby bezpieczeństwa analizują poziom życia podejrzanych pracowników i ich bliskich (wszak często łapówki wręczane są nie w pieniądzach i nie samemu pracownikowi, ale jego pełnomocnikom). Na przykład zidentyfikowaliśmy jednego gwałciciela - on sam żył stosunkowo skromnie, ale wydał duże pieniądze na utrzymanie swojej kochanki. Ponadto audyt ich działań pomaga zidentyfikować pracowników pozbawionych skrupułów (lub niekompetentnych) – konieczne jest skorelowanie wyników pracy podejrzanych ze średnią rynkową.

Nie wystarczy jednak identyfikacja łapówkarzy – w zasadzie konieczne jest zminimalizowanie możliwości wystąpienia sytuacji prowokujących łapówki. W tym celu w szczególności musisz jasno sformułować zasady wyboru kontrahentów, z którymi współpracujesz. Zasady te powinny eliminować ryzyko, że pracownik firmy zgodzi się na otrzymywanie wynagrodzenia z zewnątrz. Ponadto konieczne jest zbudowanie systemu kontroli, szkolenia, zachęty i oczywiście karania personelu.

Ćwicz doświadczenie

Jak zapobiegać otrzymywaniu łapówek przez pracowników

Władimir Filonow Ekspert Departamentu Kontroli i Audytu Grupy Magnezit, Moskwa

sprawdzenie

„magnezyt”
Pole aktywności: produkcja i sprzedaż wyrobów ogniotrwałych (pełny cykl od wydobycia surowców po usługi inżynieryjne i serwisowe).
Forma organizacji: SPÓŁKA; grupa firm.
Terytorium: siedziba główna - w Moskwie; przedstawicielstwa - w Niemczech, Kazachstanie, Chinach, Polsce, Słowacji i Ukrainie.

Kto w organizacji może przyjmować łapówki? Oczywiście większość odpowie, że są pracownikami działu zakupów. Jednak w rzeczywistości pracownicy innych usług dla przedsiębiorstw również mają możliwość otrzymania łapówek (zob. stół). Na przykład dział Technologie informacyjne odwołujący się do niska prędkość transmisja danych przez Internet może skłonić Cię do zawarcia umowy z innym dostawcą oferującym podobną usługę, aczkolwiek za zawyżoną cenę.

Każda organizacja ma własne sposoby radzenia sobie z łapówkami. Na przykład jeden z dużych Rosyjscy producenci Coal wydał kiedyś kalendarz biurkowy, w którym znalazł się apel do wszystkich pracowników z prośbą o zgłaszanie różnego rodzaju kradzieży przez wskazane telefony, fax i e-mail. Niektóre firmy testują podejrzanego pracownika wykrywaczem kłamstw. Szczególnie często ta metoda jest używana w języku rosyjskim sieci sklepów elektronika. Jeśli pracownik odmówi poddania się badaniu, kierownictwo uważa to za pośrednie potwierdzenie łapówki. Nie jest łatwo zwolnić pracownika, który odmawia poddania się testowi na wykrywaczu kłamstw, ale całkiem możliwe jest stworzenie mu nieznośnych warunków pracy, aby sam napisał rezygnację.

Przyjrzyjmy się innym sposobom wykrywania i zapobiegania odrzutom.

Zapytanie ofertowe od wielu dostawców. Dostarczać duży asortyment pozycje inwentaryzacyjne (inwentarz i materiały), czy to woda do biura czy komputery, nikt słynna firma powinien zaalarmować funkcjonariusza służby Audyt wewnętrzny(w małych firmach tę funkcję może pełnić jedna osoba - najważniejsze jest to, że się do Ciebie zgłasza). Ważne jest, aby przed opłaceniem faktury dostawcy porównać wskazane ceny z cenami rynkowymi. W mojej praktyce niejednokrotnie zdarzyło się, że przynieśli mi fakturę lub umowę na dużą sumę do uzgodnienia i porównując ceny ze średnimi cenami rynkowymi, stwierdziłem, że jest to znaczne zawyżenie. Wtedy pojawiło się pytanie, czy pracownik dąży do osiągnięcia osobistego zysku, czy po prostu zaniedbuje swoje obowiązki, wybierając pierwszą dostępną, choć drogą, ofertę. W takich przypadkach wyjaśnianie tego pytania nie jest zbyteczne.

Zapytanie o cennik dostawcy. Czasami dostawca tłumaczy wysokie ceny na fakturze dostawcy monopolistyczną pozycją tej firmy na rynku (na przykład faktem, że jest jedynym dealerem w regionie). Sprawdź to. Jeśli podejrzewasz, że pracownik otrzymuje prowizję od pewnego dostawcy, poproś administratora o skontaktowanie się z tą firmą i udając pracownika nieistniejącej firmy, poproś go oferta za zakupione produkty. Zadzwoń z telefon komórkowy, ponieważ numer miasta Twojej firmy może znaleźć odzwierciedlenie w identyfikatorze dostawcy. Aby nie wzbudzać podejrzeń, należy domagać się cen na nieco inny asortyment i ilość towarów niż te, które zamawiał Twój dostawca. Wybierz kilka pozycji, które mają największy udział w całkowitej kwocie Twojego konta. Jeśli nieistniejąca firma zostanie obciążona niższą ceną za produkty w porównaniu z rachunkiem działu zakupów, przeprowadzisz poważną rozmowę z dostawcą.

Zgoda na zakup. W jednej firmie nabycie towarów i materiałów odbywa się w następujący sposób. Pracownik działu zakupów przynosi do działu audytu wewnętrznego fakturę za zapłatę za produkty od dostawców. Kontroler dowiaduje się w programie księgowym, jaka jest wielkość salda tych towarów, a także bada oferty cenowe innych potencjalnych dostawców. Sam do nich dzwoni i jeśli oferty są niższe, prosi o fakturę. Na końcu kontrolera dyrektor finansowy Osoba decydująca się na płatność otrzymuje następujące dokumenty: fakturę z działu zakupów, zaświadczenie o stanach magazynowych stanów magazynowych, oferty cenowe od potencjalnych dostawców oraz faktury od nich. Na tej podstawie dyrektor finansowy podejmuje jedną z następujących decyzji:

• zatwierdza fakturę złożoną przez dział zakupów;
• zaleca dostawcom zażądanie faktury za mniejszą ilość towarów i materiałów ze względu na znaczne salda dostępne w magazynie;
• odmawia zapłaty faktury działu zakupów, tłumacząc swoją decyzję tym, że faktura przedłożona przez kontrolera zawiera niższą kwotę (patrz Jak bank poniósł straty przez to, że nie kontrolował zakupów).

Jak bank poniósł straty przez to, że nie kontrolował zakupów

Pracownicy firm dystrybuujących elektroniczne legalne bazy danych otrzymują procent od sprzedaży. Jeden menedżer odpowiedzialny za aktualizację baz danych miał wśród swoich klientów bank, który korzystał już w swojej pracy z kilku podobnych systemów. Na każdym spotkaniu z pracownikiem banku, który podejmuje decyzje w tej sprawie, menedżer mówił o zaletach swoich elektronicznych baz danych, ale perswazja nie działała. Zdając sobie sprawę, że nie będzie w stanie sprzedać towaru, zaoferował pracownikowi banku cały swój procent kosztów zakupionych przez instytucję systemów. Gdy tylko kierownik wrócił do biura, pracownik banku skontaktował się już z działem sprzedaży i zamówił kilka baz za dużą kwotę. Dostawcy zaoferowali rabat za taką wielkość zakupów. Pracownik banku zrobił jednak pretensje, twierdząc, że jego instytucja jest bardzo solidna i nie potrzebuje zniżek. Gdyby bank miał kontrolę nad zakupami i studiował oferty rynkowe, można było zidentyfikować zawyżenie ceny (przynajmniej o wielkość rabatu). W przypadku braku kontroli instytucja ponosi straty w nabywaniu baz, ponosi straty w ich ciągłej aktualizacji; co więcej, niewykluczone, że bank w ogóle nie musiał kupować tych systemów. Liczba pracowników: ponad 25 tys.
Główni klienci: firmy z 20 krajów, m.in. Gazprom, Łukoil, Koleje Rosyjskie, Rosneft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung.

Jeśli działalność firmy jest wyraźnie uregulowana, prawdopodobieństwo łapówek przez pracowników jest bliskie zeru. Oto kilka podstawowych zasad takiego systemu. Aby wybrać dostawcę i zawrzeć umowę, potrzebujesz:

• Umiejętnie zorganizowany konkurs, otwartość postępowań o udzielenie zamówienia. Jeśli nie ma sposobu na zorganizowanie konkurencji, należy zastosować metody kontroli cen.
• Kolegialne i kompetentne rozpatrywanie wniosków przez grono specjalistów o różnych profilach. W skład grupy oprócz kupców powinni wchodzić przedstawiciele klienta (inżynierowie), specjaliści świadczący bezpieczeństwo ekonomiczne firmy, finansiści, prawnicy. W razie potrzeby eksperci mogą zostać zaangażowani w ocenę propozycji i opracowanie zaleceń dotyczących wyboru dostawcy.
• Porównanie obiektywnych cech propozycji z wcześniej ustalonymi kryteriami. Dla ułatwienia porównania zdania muszą być zredukowane do jednej podstawy.
• Tworzenie równych szans dla wszystkich firm. Tak więc każdy dostawca może ubiegać się o współpracę z naszą firmą, wystarczy przejść przez procedurę rejestracji online i złożyć określone dokumenty. Jednocześnie system jest zbudowany w taki sposób, aby żaden z naszych pracowników nie mógł samodzielnie wykluczyć dostawcy z listy uczestników postępowań zakupowych. Jeśli okaże się, że jeden z pracowników dostawcy postępuje nieuczciwie, wówczas możemy wykluczyć tę firmę z listy partnerów. Jeśli dostawca napotka przeszkody ze strony naszego nabywcy, ma możliwość zwrócenia się z tym problemem do kierownictwa firmy, omijając kierownika. Dostawca i nabywca mogą zawrzeć umowę antykorupcyjną, wyrażając zgodę na powstrzymanie się od wszelkich przekupstw pracowników drugiej strony, w tym poprzez płacenie pieniędzy, wręczanie prezentów itp. Umowa przewiduje wyznaczenie przez dostawcę i nabywcę osób upoważnionych, które rozwiąże istotne kwestie między stronami.

Zbudowanie takiego systemu zamówień nie jest łatwym zadaniem. Wymaga woli kierownictwa przedsiębiorstwa, znacznego materiału i czasu s x koszty. Jednak wynik jest tego wart: zamiast tłumić objawy choroby, w rezultacie uzyskasz radykalne uzdrowienie firmy.

Odbicia - kiedy stanowią problem, a kiedy są normą? Jak firmy zapobiegają takim przypadkom i jak jest to skuteczne?

Dla kogo problem, a dla kogo źródło dochodu

Odbicia są problemem dla właścicieli i menedżerów organizacje komercyjne. Uzyskanie prowizji przez dostawcę powoduje, że zakup towarów lub surowców nie jest najkorzystniejszy dla firmy kupującej, co prowadzi do wzrostu kosztów i ostatecznie do spadku rentowności biznesu.

Prowizje utrudniają życie kierownictwu firm dostawców, które wypłacają „osobiste premie” nabywcom. Niektórzy dostawcy znajdują się w sytuacji, w której muszą płacić prowizje pracownikom na wszystkich poziomach organizacji klienta (od dostawcy do dyrektor handlowy). Co więcej, niektóre z tych łapówek trafiają do kieszeni własnych sprzedawców (w końcu trudno jest zweryfikować, ile pieniędzy sprzedawca „dostarczył” kupującemu). W rezultacie kontynuacja współpracy z „organizacją przekupstwa” przestaje być opłacalna ekonomicznie – wszystkie zyski są pochłaniane przez łapówki.

Odbicia są normą dla struktury państwowe oraz dla monopoli naturalnych, gdzie dla wielu urzędników i pracowników pytanie, co jeszcze można wykorzystać do „odcięcia” pieniędzy budżetowych, jest istotne, pomimo przetargów i systemów handel elektroniczny. Żywym tego przykładem są niedawne afery korupcyjne związane z zakupem dotowanych leków z MHIF oraz zakupem sprzętu komputerowego z Funduszu Emerytalnego.

Oczywiście łapówki nie ograniczają się do sektora publicznego. Poniższe uwagi można przytoczyć jako przykłady rozpowszechnienia łapówek w sferze komercyjnej (na różnych rynkach).

Łapki na rynku IT.„Odrzuty są bardzo powszechne w dziedzinie »integracji systemów«. W niektórych przypadkach łapówki są jednym z głównych sposobów promocji firm z tego segmentu, ponieważ konkurencja jest tu bardzo ciasna, a usługi świadczone klientom są prawie takie same i równoważne, a więc bez „rekrutacji” osoby w kliencie interesującą firmę, iść naprzód, rozwijać się i zarabiać firmy integratorskie jest prawie niemożliwe. Średnie wycofywanie zmian wynosi 10% dla sprzętu i 25% dla oprogramowania

Odbicia na rynku poligraficznym. Strefa wycofywania się nieco zawęziła. Przy małych zamówieniach marża stała się niewielka, a „wycofanie” nie jest ekonomicznie wykonalne. Wiele firm, które składają bardzo duże zamówienia w drukarniach, ustanowiło ścisłą kontrolę nad swoimi pracownikami za pomocą służb bezpieczeństwa - aż do podsłuchu telefonów służbowych. Ale na rynku średnich zamówień wciąż jest realna przestrzeń.

Niektóre firmy handlowe pozwoliły swoim kupującym oficjalnie otrzymywać prowizje od dostawców. Na potwierdzenie tej praktyki przytoczymy dane z ankiety przeprowadzonej wśród menedżerów 120 spółek handlowych. Na pytanie „Czy Twoi nabywcy mają możliwość oficjalnego otrzymywania bonusów od dostawców?” 7% odpowiedziało twierdząco (dane z www.zakup.ru). Oznacza to, że łapówka jest przekazywana kupującemu całkowicie legalnie - pod przykrywką prowizji na podstawie umowy agencyjnej. W takim przypadku niektórzy sprzedawcy stawiają dostawcy warunek: „zapłacisz” określony procent (który waha się od 1% do 3%) pracownikowi działu zakupów, który będzie z Tobą pracował przy każdej dostawie. Dla dostawcy jest to jeszcze łatwiejsze, nie musisz potajemnie przelewać pieniędzy, możesz dokonać płatności zgodnie z księgowością. Kierownictwo nabywcy kontroluje wielkość wycofania, nie pozwala mu „zagrzebać się” i zastawić swojego interesu przekraczającego cenę dostawcy. To prawda, że ​​pojawia się pytanie, kto w tej sytuacji zarządza kupującym: jego kierownictwo czy dostawca. Ponieważ sprzedawca powie na wymóg udzielenia dodatkowego rabatu: „Dlaczego potrzebujesz rabatu? W końcu od zakupu ze zniżką w końcu otrzymasz mniej ”.

Jakie zagrożenie dla sfery zarządzania personelem przedsiębiorstwa stanowi praktyka łapówek w organizacji? Możliwość otrzymania lub „wycięcia” wycofania prowadzi do „korupcji” pracowników firmy. Przecież dostawcy i sprzedawcy często otrzymują w ten sposób tyle, a czasem kilka razy więcej, niż ich własna pensja. W rezultacie są kontrolowane przez tego, który daje łapówki. Ponadto traci się wartość rozwoju i szkolenia. personel sprzedaży, w końcu po co miałyby być szkolenia z pracy z klientami, skoro „sprzedaż to tylko wycofanie oferty”. Prowadzi to do tego, że sprzedawcy tracą swoje kwalifikacje iw efekcie po prostu nie mogą pracować, gdy firma odmawia stosowania programów łapówek.

Szelest w malinach.

Zwykle, jeśli pracownik zostanie złapany na wycofywaniu się, zostaje zwolniony po prewencyjnym „szeleście” w jednostce. W wielu przypadkach służby bezpieczeństwa lub zaproszeni „bandyci” natarczywie domagają się zwrotu nielegalnie zdobytych przez przepracowanie.

Niektóre organizacje (choć jest ich tylko kilka) wszczynają nawet sprawy karne przeciwko kradzieży pracowników. Zdecydowana większość spraw (z mizernej jeszcze liczby zidentyfikowanych i wniesionych do sądu) dotyczących faktu „wycofywania” rozsypuje się w sądzie. Faktem jest, że główny szkopuł w stosowaniu art. 204 Kodeksu Karnego Federacji Rosyjskiej („Przekupstwo handlowe”) jest to, że podobnie jak w przypadku łapówki, corpus delicti jest trudny do udowodnienia.

Przykład z praktyki.

W jednej firmie handlowej postanowili nie ograniczać się do zwolnienia kupującego złapanego na wycofywaniu się. Wszczęto przeciwko niemu sprawę karną, a kierownik sprzedaży został pociągnięty do odpowiedzialności. Sprawa oczywiście nie trafiła do sądu, ale kolejne wydarzenia stały się orientacyjne. W ciągu dwóch miesięcy ponad połowa kupujących zrezygnowała z własnej woli. Nowi pracownicy zwiększyli średnią marżę o siedem procent, obniżając samą cenę zakupu.

Cofanie zachodu słońca

Według ankiety przeprowadzonej wśród dyrektorów handlowych, o której mowa powyżej, wszyscy walczą z łapówkami, ale nie wszyscy wygrywają tę walkę.

Istnieją trzy grupy metod radzenia sobie z łapówkami:

1. Metody regulacyjne mają na celu stworzenie systemu sformalizowanych zasad wewnętrznych w organizacji opisujących postępowanie zakupowe. Ta grupa obejmuje:
1) rozdzielenie funkcji poszukiwania dostawców i podejmowania decyzji o zakupie;
2) monitorowanie cen na rynku;
3) budżetowanie zamówień;
4) organizowanie przetargów.

2. Stosowanie elektronicznego systemu obrotu w zakresie zamówień wyklucza możliwość zmowy między przedstawicielami kupującego i sprzedającego, eliminując możliwość osobistych kontaktów między uczestnikami transakcji. Struktury państwowe przechodzą obecnie na taki system zamówień przez Internet.

3. Metody psychologiczne pozwalają wpływać na samą przyczynę naruszeń - chęć personelu do nielegalnego zysku. Ponieważ niektóre z tych metod znajdują się najczęściej w zakresie HR, omówimy je bardziej szczegółowo. Ta grupa obejmuje:

• sprawdzanie pracowników z grupy ryzyka na wariografie („wykrywacz kłamstw”) podczas zatrudniania lub podczas pracy. Jako środek zapobiegawczy przed łapówkami, zalecamy przeprowadzanie kontroli wszystkich kandydatów do działu zaopatrzenia po zatrudnieniu, a także raz na sześć miesięcy zaplanowane inspekcje. Jeżeli praktyka testów wariograficznych jest wprowadzana tylko w przedsiębiorstwie, zaleca się przeprowadzenie całkowitych kontroli wszystkich kupujących w odstępie 3-4 miesięcy.
• stworzenie kodeksu zawierającego zasady etyki korporacyjnej. Sama obecność kod korporacyjny firma nie zniechęca pracowników do dążenia do nielegalnego zysku. Etyka korporacyjna przeciwdziała „wycofaniu” tylko wtedy, gdy organizacja ma silną Kultura korporacyjna, który nakłada tabu na „łapówki” i inne przejawy „wdzięczności z zewnątrz”. Aby kod nie pozostał formalnością, konieczna jest kontrola realizacji tych zasad. Trzeba też odejść od podwójnych standardów, kiedy „dajmy łapówki klientom”, ale „nie wolno brać łapówek od dostawców”. Praktyka pokazała, że ​​dla małych firm kodeks jest nieistotny, aw dużych firmach potrzeba dużo pracy, aby go wdrożyć;
• przeprowadzanie prowokacji-kontroli swoich pracowników. Metoda wywodzi się z technologii Mystery Shopping do sprawdzania jakości obsługi. Tworzy się legenda firmy dostawcy (aż do prostej strony internetowej w Internecie), kształtują się ceny produktów i pod przykrywką przedstawiciela dostawcy kontroler kontaktuje się z działem zakupów i proponuje wycofanie. Jeśli kupujący wyrazi zgodę, zostają zwolnieni, wywołując wielki wewnętrzny skandal. Następnie pracownicy są powiadamiani, że kierownictwo zamierza w przyszłości korzystać z tej metody tajnej weryfikacji;
• premie dla dostawców z oszczędności na zakupach. W tym celu konieczne jest, aby dział marketingu regularnie monitorował ceny na rynku, a produkcja (merchandisers) kontrolowała jakość dostarczanych produktów. W przeciwnym razie kupujący kupi niepłynne aktywa za dwie kopiejki i otrzyma premię.

Jeśli mówimy o skuteczności tych metod, to wszystko nie jest jednoznaczne. Na przykład, zgodnie z istniejącymi statystykami, korzystanie z elektronicznego systemu licytacji może obniżyć ceny zakupu średnio o 10%. Inne przykłady pokazują, że jednorazowe działania „antyodbicia” pomagają tylko częściowo. Kupujący, przeczekując burzę, zaczynają odrabiać „utracone zyski”. Wymaga efektu długoterminowego podejście systemowe do zwalczania łapówek. Sukces w tym trudnym zadaniu może tylko przynieść Kompleksowe podejście do budowy systemu zaopatrzenia i kontroli, a także zrównoważonego wykorzystania wszystkich środków zaradczych.

Źródło http://otkatov.net.ru/struggle/methods/6/

„Pozdrowienia, Czytelniku Dziennika Marketera. Porozmawiajmy o palącym temacie w prawie każdym handlu detalicznym, nie tylko w handlu detalicznym. Porozmawiajmy o łapówkach w dostawach. Nie jest tajemnicą, że problemy firm związane z łapówkami pojawiły się dawno temu i najprawdopodobniej nie znikną. Czy trzeba z tym walczyć? A co najważniejsze, jak wyeliminować wycofywanie się z podaży firmy? O tym jest ten artykuł”.

Aby firmy mogły przetrwać i rozwijać się w nowoczesny sposób warunki rynkowe muszą stale zwiększać swoje zyski. To zrozumiałe, ale… Jak to osiągnąć? Jednym ze sposobów jest obniżenie kosztów zakupu towarów. Jednak w tym miejscu firma natrafia na mur w postaci urzędnika ds. zakupów, który na ogół nie jest zainteresowany rozwojem biznesu firmy, ale jest zainteresowany zwiększaniem osobistego majątku. Po co? Jedną z opcji jest łapówka.

Powstaje pytanie, co ma wspólnego marketing z łapówkami w dziale zaopatrzenia? A najbardziej, że żadne z nich nie jest bezpośrednie. Zadaniem marketingu jest zapewnienie zaspokojenia próśb i potrzeb kupującego, a nie osobistych pobudek dostawcy.

Asortyment w sklepie należy zaplanować w oparciu o preferencje kupującego i przynajmniej logikę. Zapasy pozostałości również powinny być adekwatne do możliwości sprzedaży i dostaw, ale nie do życzeń dostawców. I wreszcie obniżenie kosztów przedsiębiorstwa i zwiększenie jego zysków – czy nie jest to ostateczny cel marketingu?

Osobiście nie lubię menedżerów ds. zakupów, wręcz ich kocham. Z wieloma mam bardzo dobre stosunki, z niektórymi nawet przyjacielskie, ale jak powiedział Bodrov w filmie Brother-2: „Cała moc jest w prawdzie”.

W Rosji łapówki i łapówki w działach zaopatrzenia są w większości normą. Według statystyk i trudno w to uwierzyć, ponad 70% dostawców przekazuje kierownikom działu zaopatrzenia od 1 do 15% wartości wysłanego towaru w formie osobistej premii lub łapówki.

Ponadto dostawcy oficjalnie płacą firmom za promowanie ich produktów na półkach sklepowych. A przecież według statystyk wśród dostawców od 10 do 50% należy do kategorii „przewoźników” i zależy to od kontrola wewnętrzna w samej firmie.

Oczywiście wszystkie dodatkowe koszty, łącznie z prowizją dla dostawcy, są wliczone w koszt towaru (każdy chce zyskać). W rezultacie, biorąc pod uwagę marżę samego sprzedawcy, przy wyjściu ostateczna cena dla kupującego jest o 10-20% wyższa.

Negatywne aspekty wycofania się z podaży detalicznej

• Dostawca ponosi straty i zawyża cenę, w związku z czym zmniejsza się wielkość sprzedaży.
• Detal ponosi dodatkowe koszty ze względu na cenę i warunki dostawy.
• Kupujący - albo wydaje za dużo, albo wcale nie wydaje, ale jednocześnie pozostaje bez zakupu.
• I nawet dostawca, który otrzymał podwójną korzyść (jeden w formie łapówki, drugi w postaci pensji) jest zmuszony łamać prawo, drażnić nerwy i pracować pod groźbą zwolnienia w przypadku ujawnienia tajemnicy .

Wycofanie dostaw. Ile i za co?

Wprowadzenie do asortymentu nowego produktu. W takim przypadku kwota bonusu dla dostawcy może sięgać nawet 5% kwoty dostawy. Dla sieci grozi to zawyżoną ceną i okupacją przestrzeń handlowa, towary niezweryfikowane.

Zakup komercyjnego sprzętu do wyposażenia sieć detaliczna. Również w tej kategorii można zaliczyć zakup artykułów gospodarstwa domowego i artykułów piśmiennych zapewniających pracę biura. Kwota wycofania może osiągnąć 20% kwoty dostawy. Dla każdej firmy są to zawyżone koszty, które mogą się same nie zwrócić.

Zamawianie nadwyżek lub towarów łatwo psujących się. Mało tego, handel detaliczny (głównie spożywczy) ponosi koszty spisania przeterminowanych towarów, których nie zawsze można zwrócić dostawcy. To także zwiększone koszty przechowywania nadwyżek towaru w magazynie i nakładu pracy magazynu, co może prowadzić do jeszcze wyższych kosztów zwiększania powierzchni magazynu (np. zakupu nowego) lub braku magazynowania gorący towar. Kwota wycofania kierownika działu zaopatrzenia może osiągnąć 10% wartości zamówienia.

Wystawianie towarów w dogodnych miejscach. Czasami pojawienie się produktu w najlepszym miejscu parkiet nie jest związany z kryteriami merchandisingu lub wzrostem zysku, ale z inicjatywą dostawcy. W tym przypadku sieć traci pieniądze, które można było otrzymać od dostawcy za korzystne ulokowanie towaru (opłata za złotą półkę, dość oficjalna artykuł marketingowy dochód każdego sprzedawcy, po prostu dostawcy nie zawsze o tym wiedzą i działają za pośrednictwem dostawców). Wycofanie w tym przypadku może wynosić do 10-15% kosztów miesięcznej lub kwartalnej sprzedaży towarów. Nawiasem mówiąc, jeśli pójdziesz oficjalną drogą, może być znacznie taniej.

Jak rozpoznać łapówki w dziale zaopatrzenia?

Zadanie identyfikacji odbioru łapówki przez kierownika działu zaopatrzenia jest bardzo trudne, ale całkiem możliwe do rozwiązania. Powinien to zrobić dział bezpieczeństwa lub kierownictwo firmy. Poniżej przedstawiamy główne cechy pracy nad systemem rollback dla dostawców. Wszystkie są pośrednie, ale ich połączenie pozwoli nam wyciągnąć właściwe wnioski.

Po pierwsze, nie ufaj plotkom. Zazdrość ludzka jest bardzo silna i niezniszczalna. Nie twierdzę, że w każdą plotkę trzeba wierzyć, ale i tak warto je sprawdzić i przyjrzeć się bliżej.

Po drugie warto zwrócić uwagę na poziom życia dostawcy. Jest mało prawdopodobne, aby pracownik z pensją 30 000 - 40 000 rubli miesięcznie mógł sobie pozwolić na utrzymanie prestiżowego zagranicznego samochodu, który jest drogi w utrzymaniu lub mieszkania w elitarnym budynku w centrum miasta. Nie jest oczywiście faktem, że środki te zostały pozyskane poprzez łapówki, ale warto zwrócić na to uwagę.

Po trzecie, często negocjacje dotyczące łapówek są zawsze prowadzone poza murami firmy. Warto obserwować kierownika działu zaopatrzenia, który udaje się do klienta na negocjacje.

Po czwarte, konieczne jest monitorowanie cen i to na stałe. Jeśli konkurent ma niższą cenę, musisz jasno zrozumieć, za co przepłacasz. Oczywiście przyczyn obiektywnych jest tu wiele, na przykład mniejszy wolumen dostawy lub usługa dodatkowa (dostawa własna dostawcy) itp., ale trzeba na to zwrócić uwagę.

Jedną z możliwości jest sprawdzenie na wariografie kierowników działu zaopatrzenia. Oczywiście są to koszty dodatkowe i wymagana jest zgoda pracownika, ale w efekcie koszty te mogą się zwracać wielokrotnie. Pożądane jest, aby kierownictwo firmy, stosując tę ​​metodę, dawało osobisty przykład.

Po szóste, pośrednie oznaki istnienia wycofania obejmują pierwszeństwo opłacania rachunków od tej samej firmy. Tych. kierownik działu zaopatrzenia ma „faworyta” wśród dostawców, których interesy zaczynają być lobbowane wewnątrz firmy.

Jak radzić sobie z łapówkami w dziale zaopatrzenia?

Gdy na podstawie znaków pośrednich można zidentyfikować zainteresowanie dostawcy konkretną firmą, ale nie ma jednoznacznych dowodów, należy podjąć środki. Co można zrobić w tym przypadku:

1. Przenieś firmę dostawcy do innego menedżera, zmniejsz wolumen zakupów (jeśli to możliwe, bez zmniejszania sprzedaży), opóźnij płatności za faktury. Dostawca, który otrzymuje prowizję, ma wiele umów i musi zarabiać. W takim przypadku podejmą pewne kroki, aby poprawić sytuację - tutaj wszystko stanie się jasne.
2. Jasno komunikować wszystkim dostawcom jakie firma ma formalne możliwości prezentacji towarów w punkcie sprzedaży detalicznej. Wskazane jest, aby ten komunikat był realizowany nie przez kierownika działu zaopatrzenia.
3. Odnów umowę na dostawę towarów z wprowadzeniem klauzuli o dotkliwych karach dla dostawcy w przypadku stwierdzenia wycofania. I całkowite zerwanie, każdy związek. W przypadku „wyłudzenia” wycofania przez dział zaopatrzenia przekaż dane kierownictwu firmy, tj. po prostu przekaż dostawcę. Dostawca nie jest zainteresowany utratą klientów (w postaci sklepu) iw przypadku wyboru między indywidualnym a stałym kanałem dystrybucji jego produktów, decyzja zostanie podjęta bez wahania. Jedyne, co to może nie zadziałać w przypadku powiązań rodzinnych między dostawcą a kierownikiem działu zaopatrzenia.
4. Zwiększ część bonusową wynagrodzenie kierownik zaopatrzenia. Jeśli menedżer ma bardzo silną materialną motywację do przewodzenia uczciwa gra, i silny strach przed utratą pracy za otrzymanie łapówki – jestem bardziej niż pewien, że łapówek będzie mniej. Wymaga to jednak stałego monitorowania działań dostawcy.
5. Stały monitoring cen detalicznych. Jeśli wszystko jest uczciwe, a ceny dla detalisty są wyższe ze względu na pewne kryteria, to zadaniem kierownika działu zaopatrzenia jest zidentyfikowanie tych kryteriów i podjęcie działań w celu obniżenia ceny zakupu.

W każdym razie nie warto posuwać się zbyt daleko w walce z łapówkami w dostawach. Zbyt mocne dokręcanie śrub może doprowadzić do zerwania relacji z dobrym dostawcą lub utraty bardzo dobrego dostawcy. Co możemy zrobić z naszą mentalnością i jesteśmy gotowi przyjąć to z przyjemnością i nie zapomnij zachęcić - inaczej nie przeżyjesz w Rosji.)

Na tym optymistycznym tonie być może zakończę. Napisz w komentarzach lub wyślij e-mailem swoje przemyślenia na ten temat, a także subskrybuj aktualizacje bloga.

Prawdopodobnie ten artykuł nie jest już dla profesjonalistów z dziedziny Zakupów, ale ogólnie o Zakupach i kwestiach, które są interesujące dla wszystkich, ale nie jest w zwyczaju mówić o nich otwarcie.

Ostatnio kilka razy poruszałem temat łapówek w dyskusjach z dyrektorami korporacji lub dyrektorami ds. bezpieczeństwa wewnętrznego. Oczywiście na pierwszym miejscu jest pozycja: „Nie mamy tego, a jeśli się dowiemy, zwolnimy cię”. I druga pozycja: „Służba bezpieczeństwa istnieje po to, aby identyfikować i badać takie przypadki”. Ale, przyjaciele, główne i podstawowe pytanie - czy nie wydaje się wam dziwne, że wszyscy mówią o fakcie „wycofywania”, jak o pracy z faktem już dokonanym? Dlaczego angażujemy się w wykrywanie lub dochodzenie, kiedy powinniśmy? ZAPOBIEGANIE? A tak przy okazji uważam, że zamiast pisać „Umiejętność negocjacji” w podstawowych wymaganiach dla pracowników działów zakupów, lepiej byłoby wskazać „Umiejętność budowania i prowadzenia przejrzystego i zrozumiałego procesu zakupu towarów lub usług ”.

Przeważnie prowizja dotyczy jakiejś formy zachęty dla pracownika firmy klienta przez dostawcę w celu zawarcia korzystnej umowy, kontynuacji współpracy lub uzyskania lepszych warunków. Dostawcy kształtują takie opłaty lojalnościowe poprzez zawyżone ceny i bardzo rzadko z części swoich zysków. Oczywiście pojęcie „odrzutu” nie obejmuje uroczych prezentów i żetonów na święta lub specjalne okazje. Istnieje wiele metod, które można wdrożyć w połączeniu z Zakupami lub pod ich kontrolą, aby zapobiec lub drastycznie zminimalizować nie tylko same łapówki, ale nawet wstępne przemyślenia pracowników, że generalnie możliwe jest wdrożenie takiego schematu bez pozostawiając ślad. Pamiętaj, podobnie jak w przypadku SOX: celem nie jest karanie i praca z faktem dokonanym. Celem jest uniemożliwienie tego dziś lub jutro. Spójrzmy prawdzie w oczy: zakupy i łapówki w Rosji są jak dwa skrzydła. Kilka razy w miesiącu słyszę zwroty, że skoro jestem związany z zakupami, to znaczy, że żyję z łapówek. Oczywiście nie da się w krótkim czasie zmienić samego nastawienia do Zakupów.

Chcę podzielić się kilkoma praktycznymi praktykami, które możesz wdrożyć i którymi możesz zarządzać, aby utrzymać swoją firmę na niskim poziomie ryzyka związanego z oszustwami pracowników i dostawców.

Procedury! Choć brzmi to dziwnie, musisz zacząć od nich. To właśnie jasno opisane procesy interakcji pomiędzy różnymi działami w procesie zakupu towarów lub usług pozwolą na zachowanie ustandaryzowanej postawy w całym łańcuchu zakupów. Sprawdź, jak przejrzysta jest teraz Twoja firma w procedurach przeprowadzania przetargów, procedury płatności dla dostawców, procedury zawierania i przedłużania umów, czy np. procedury płatności faktur bez umowy. Przy okazji, by osobiste doświadczenie: im więcej stron w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tym mniej jest ono efektywne. Celem nie jest uzyskanie opisu każdego kroku - celem jest uzyskanie standaryzacji, przejrzystości i otwartości wspólnych procesów interakcji. Należy pamiętać, że procedura niekoniecznie musi zabraniać i kontrolować wszystkiego. Przeprowadź ocenę ryzyka i znajdź równowagę między „biurokratyczną przejrzystością” w przypadku dużych kontraktów a luźniejszym, szybszym procesem w przypadku mniejszych zakupów.

Archiwalne zapisy/system przechowywania dokumentów– „każdy krok” powinien być rejestrowany. Na każdym etapie pracy zainteresowani pracownicy powinni mieć dostęp do zarchiwizowanych danych wszystkich procesów, które doprowadziły do ​​konkretnego zdarzenia w relacji z dostawcą. W przypadku przetargu musi to być karta wyników lub przechowywane listy potwierdzające od oferentów, oferty otrzymane od dostawców lub listy dyskusyjne dotyczące ofert. Na podstawie wyników bezpośrednich spotkań lub rozmów telefonicznych należy sporządzić krótkie podsumowania. Takie informacje powinny być przechowywane w oddzielnej lokalizacji z systemami monitorowania ich integralności i integralności.

4 oczy rządzą!. Chociaż ta metoda nie może zmieścić się w jednym małym akapicie, zasada powinna być taka, że ​​na każdym etapie interakcji z dostawcą (wybór, uzgodnienie warunków, podpisanie umowy, płatność itp.) powinna być kontrola co najmniej dwóch różnych działów, aby zminimalizować prawdopodobieństwo zmowy. Na przykład dział zakupów nie może mieć własnych dostawców, a firma nie może wybrać nowego dostawcy bez zgody działu zakupów. Albo płatność do dostawcy musi być uzgodniona nie tylko przez pracowników klienta, ale także dodatkowo zweryfikowana przez finanse.

Zaliczka– dostawcy, z którymi zawierane są umowy przedpłaty powinni natychmiast wpaść w strefę ryzyka i dodatkowej kontroli, zarówno od strony Zakupów, jak i od strony biznesowej, ponieważ zwiększa prawdopodobieństwo nieuczciwych działań na warunkach niedostarczonych towarów lub usług. Nie jestem pewien, czy ten element powinien być w ogóle wyróżniany, ponieważ. każdy specjalista ds. zamówień musi zapłacić z góry w formacie wyłączności. Standardowe terminy płatności dla dostawców to obecnie 15-30 dni od daty podpisania ustawy. Wielcy gracze rynkowi mogą dyktować nawet dłuższe terminy. Wracając do punktu o procedurach: nic nie stoi na przeszkodzie, aby w procedurze zalecić, że w zasadzie wszyscy dostawcy powinni zostać przeniesieni na odroczoną płatność, a każdy wyjątek powinien być uzgadniany na najwyższym poziomie i stale monitorowany?

Pracownicy działu zakupów muszą wyjechać na wakacje i awansować w firmie. Choć może to zabrzmieć dziwnie, osoba, która nie jedzie na wakacje, może być podejrzana. Pracownik, który jest zaangażowany w codzienną rutynę i nie wyraża chęci rozwoju, może być podejrzliwy. Aby zmniejszyć to ryzyko, należy przyjąć zasadę, że pracownicy Działu Zakupów raz w roku zobowiązani są do skorzystania z 2 tygodniowego urlopu bez możliwości zdalny dostęp do systemów wewnętrznych. Ponadto przynajmniej raz w roku omawiaj z pracownikami ich plany zawodowe. Dlatego Zakupy w większości przypadków działają z wieloma różnymi projektami i klientami wewnętrznymi, jasne jest, że plan rozwoju będzie obejmował zarówno wzrost w ramach działu, jak i rozwój macierzy wśród klientów wewnętrznych.

Audyt Zakupów bez wcześniejszego uzgodnienia planu i czasu. Obecny trend zmierza w kierunku standaryzacji i wstępnego planowania audytów. Jeśli jednak Twoja firma prowadzi bieżące audyty działów wewnętrznych, przedyskutuj zasadę, że podczas pracy z klientami wewnętrznymi uwzględnimy również procesy interakcji działu z dostawcami, gdzie Zakupy będą częścią tego procesu. W tym przypadku dział zakupów jest zawsze pod kontrolą, zarówno od strony planu ogólnego, jak i od strony relacji międzyfunkcyjnej.

Identyfikacja i weryfikacja Dostawców. Konieczna jest weryfikacja dostawców zarówno przed podpisaniem umowy, jak iw trybie selektywnym. Przez weryfikację nie mam na myśli oceny zdolności dostawcy do wywiązywania się ze stosunków umownych, ale weryfikację stabilności finansowej, aktualnego stanu sprawozdawczości, właścicieli, beneficjentów i ewentualnych ograniczeń. Obecnie na rynku istnieje wiele rozwiązań, które po numerze TIN pokażą pełny obraz Twojego przyszłego partnera. Bardzo ważne jest, aby proces weryfikacji obejmował zachowanie integralności otrzymanych informacji dla zapisów archiwalnych. Ten czek nie musi być przekazywany do Służby Bezpieczeństwa. Wystarczy, że badanie zostanie przeprowadzone i jest określone odpowiedzialna osoba. W przypadku dostawców o wysokich kosztach lub dostawców świadczących usługi agencyjne można dodać proces przeprowadzania selektywnych kwartalnych przeglądów zmian. W przypadku umów, w których planowane jest skorzystanie z podwykonawców, taka weryfikacja powinna dotyczyć również ich, z obowiązkowym przechowywaniem danych u Klienta. Z własnego doświadczenia dodam kilka punktów, na które zawsze zwracam uwagę: liczbę pracowników dostawcy oraz bank, w którym konto jest otwarte. Najprawdopodobniej nie będę się wstydził, jeśli dostawca podał dane dotyczące rachunku otwartego w banku, który znajduje się w TOP-100. Ale jeśli dostawca nie jest specyficzny dla regionu, a konto zostanie otwarte w jakimś nieznanym banku z drugiej lub trzeciej setki, będzie to znak do dodatkowych działań następczych.

Oferty cenowe i negocjacje wyłącznie za pośrednictwem systemów elektronicznych. Wielokrotnie poruszałem ten temat w poprzednich notatkach, skupiając się na fakcie, że wprowadzenie systemy elektroniczne negocjacje (aukcje lub platformy handlowe) — ważny krok nie tylko do zdobycia najlepsza cena ale także aby zapobiec zmowie.

Oferta musi mieć możliwość równego udziału. Dostawcy muszą określić dokładną procedurę i procedury przed złożeniem oferty. Bardzo często proces przetargowy jest szczegółowo opisany w wewnętrznych procedurach firm dla pracowników, ale bardzo słabo opisany w części, która jest poza firmą. Dostawcy muszą rozumieć nie tylko ramy czasowe, ale także podstawowe warunki przetargu, a także kryteria wyboru. Dostawcy muszą mieć pewność, że wszystkie informacje, które do nich docierają, są równoważne dla wszystkich oferentów. W dużych przetargach należy podać dostawców, którzy nie wygrali informacje ogólne o powodach tej decyzji. Efektem prac w tym kierunku będzie zwiększenie pewności o brak ewentualnych manipulacji ze strony klientów wewnętrznych i działów zakupów na etapie wyboru dostawcy.

Każda umowa musi zawierać szczegółowy opis charakteru zakupu.. Prosta zasada: im bardziej szczegółowy opis zakupu, tym trudniej go ukryć. Umowa z dostawcą musi zawierać szczegółową specyfikację i podział kosztów dla każdej części projektu. Zastosowanie tej zasady umożliwi również porównywanie podstawowe usługi różnych dostawców. Na przykład logistyka, wsparcie, część IT itp.

Miesięczna analiza kosztów i plan przetargowy. Jeśli spojrzeć na standardowy model operacyjny firmy, plany sprzedaży są zwykle omawiane niemal codziennie w najdrobniejszych szczegółach, a wydatki zwykle przybierają formę „dużych kresek”. Bardziej szczegółowa analiza wydatków pod kątem liczby dostawców, liczby zapłaconych faktur, analiza określonego wskaźnika liczby dostawców, którzy stanowią ponad 70% wszystkich wydatków, dadzą Ci jasne zrozumienie tego, co się dzieje. Należy wziąć pod uwagę, że podobnie jak w przypadku sprzedaży. Metoda ta sprawdza się skutecznie w warunkach ciągłego raportowania, ponieważ każdy potencjalny obszar ryzyka jest natychmiast widoczny. Zgodnie z tą analizą konieczne jest uzgodnienie i zatwierdzenie planu przeprowadzenia przetargów oraz rewizji warunków pracy z dostawcami na przyszłe okresy. Inaczej często spotykałem się z sytuacją, w której firma corocznie robi doskonałe i udane przetargi na materiały biurowe i zakup papieru, ale w przenośni nie zauważa dostawcy usług ochrony, którego koszty różnią się dziesięciokrotnie.

Słyszeć opinia od dostawcy. W zeszłym roku rozmawiałem z jednym ze współwłaścicieli na temat zapobiegania możliwym łapówkom. duża firma w Rosji. Oprócz zaimplementowania niektórych metod opisanych w tej nocie zasugerowałem, aby wszystkie dokumenty (ustawy, faktury, umowy), które są przekazywane dostawcom, były dodatkowo ostemplowane napisem: „Drogi partnerze, jeśli znasz jakikolwiek przypadek oszustwa lub nadużycia władzy, które mogą wpływać na interakcje naszych firm, prosimy zgłaszać. Anonimowo…”. Dołącz również specjalny numer telefonu lub adres E-mail. Jeśli masz pewność, że wszyscy twoi dostawcy są głównymi graczami na rynku, najprawdopodobniej oszustwo nie może być wszechobecne wewnątrz duża firma. To jedno, kiedy sprzedawcy omawiają możliwe oszustwa. A to zupełnie inna sprawa, gdy wszystko jest przetwarzane przez pracowników, którzy nie zgadzają się z takim podejściem. Zamykanie dokumentów przechodzi przez dużą liczbę zwykłych pracowników, a obecność takiego systemu zachęca do unikania choćby cienia łapówek. Pisząc tę ​​notatkę zadzwoniłam do firmy, o której piszę i zapytałam o wyniki. Udało się to bardzo dobrze: rok później wpłynęło jedno zgłoszenie, w wyniku którego przeprowadzono dochodzenie i podjęto działania administracyjne, zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy. W pewnym stopniu to śledztwo przyczyniło się nawet do wzrostu poziomu partnerstwa z dostawcą i przeniesienia dodatkowej wielkości zamówienia. Otrzymano również trzy uwagi i prośby dotyczące kolejności prac. Nie jestem pewien, czy we wszystkich przypadkach konieczne jest podjęcie tak drastycznych środków, ale planuj i organizuj coroczne spotkania z główni dostawcy na poziomie zarządzania firmą – to niezbędne minimum.

Moim zdaniem opisane metody mogą skutecznie zapobiegać ryzyku nadużyć w zakupach firmy. Po ponownym przeczytaniu wykazu zdałem sobie sprawę, że ich prawidłowa realizacja nie wymaga żadnych ogromnych inwestycji, które zwykle pojawiają się w badaniu faktów już dokonanych. Jeśli Zakupy pomagają oszczędzać i optymalizować, liderzy powinni pomóc Zakupom czuć się bezpiecznie, gdy pojawia się temat łapówek.

PS Długo zastanawiałem się, w której części artykułu wstawić inną metodę kontroli, ale w końcu doszedłem do wniosku, że nie jest to już nawet metoda, ale stwierdzenie, którego naruszenie również można uznać za sygnał. Mówię o reklamie. W jakim stopniu Twoi pracownicy są aktywnymi uczestnikami profesjonalnych konferencji, forów, wystąpień? W końcu profesjonaliści ds. zakupów są na co dzień w czołówce firmy w swoich relacjach z osobami trzecimi. Jednocześnie istnieje duże ryzyko pokusy naruszenia procedury. Autorytet i reputacja powinny być na pierwszym miejscu dla każdego, kto jest gotowy oszukiwać. Częściej omawiaj ten temat z pracownikami.

Będziemy żyć, wybierzemy najlepszych dostawców. 🙂.