në shtëpi » Mbështetja e qeverisë » Modelimi i zbatimit të optimizimit të trajnimit të proceseve të biznesit. Optimizimi i proceseve të biznesit të kompanisë

Modelimi i zbatimit të optimizimit të trajnimit të proceseve të biznesit. Optimizimi i proceseve të biznesit të kompanisë

Anton Timokhin

Menaxher Projekti i Drejtorise se Zhvillimit te OJF "ELSIB"

Në mjedisin modern të biznesit, për të përmirësuar efikasitetin operacional, gjithnjë e më shumë kompani vendosin të zbatojnë projekte për të përshkruar dhe optimizuar proceset e tyre të biznesit. Megjithatë, projekte të tilla, si çdo aktivitet tjetër përmirësimi, mund të çojnë në rezultate pozitive dhe negative. Prandaj, shpresoj se ky artikull do të ndihmojë menaxherët që kanë filluar të përmirësojnë performancën e kompanive të tyre se si të kapërcejnë grackat e gabimeve të mundshme në fazat e punës për përshkrimin, optimizimin dhe zbatimin e mëtejshëm të versioneve të reja të proceseve të biznesit.

Fillimi i kohes

E përsëris se rezultati i zbatimit të një projekti për të përshkruar, optimizuar dhe zbatuar versione të reja të proceseve të biznesit mund të jetë pozitiv dhe negativ, me humbje financiare për kompaninë në rast të organizimit jo të duhur të punës. Pse nisin projekte të tilla?

Ekzistojnë një sërë arsyesh kryesore për të cilat, si rezultat i diagnostikimit, drejtuesit e kompanisë vendosin të fillojnë punën për formalizimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit:

Kryerja e punëve të panevojshme (pa vlerë të shtuar), ndryshueshmëri e lartë e cikleve të punës;
Mungesa e standardizimit dhe unifikimit të proceseve të biznesit, struktura arbitrare e proceseve të biznesit, mungesa e dokumentacionit që rregullon zbatimin e tyre;
Arkitektura joefektive rrjedhat e informacionit(mbledhja, analiza, ruajtja e të dhënave), niveli i pamjaftueshëm i automatizimit;
Numri i tepërt i divizioneve dhe departamenteve, dyfishimi i funksioneve, ndërveprimi joefektiv ndërmjet tyre;
Mjegullimi i fushave të përgjegjësisë, mungesa e përgjegjësisë për procesin e biznesit dhe rezultatin e tij në tërësi;
Përqendrimi i të gjitha pushteteve në nivelin më të lartë të hierarkisë, mungesa e praktikës së delegimit të pushteteve;
Kostot e tepërta të punës për aktivitetet e kontrollit dhe raportimit, humbje e konsiderueshme e kohës për miratimet;
Sistemi i vlerësimit të punës nuk i motivon punonjësit të ulin kostot dhe të përmirësojnë cilësinë; treguesit motivues kontrollohen nga ai i motivuar.

Lista vazhdon.

Pasi të ketë marrë një sinjal bazuar në rezultatet e diagnostikimit se probleme të tilla ekzistojnë në kompani, menaxheri mund të konkludojë - "ne duhet të përshkruajmë dhe optimizojmë proceset tona, dhe kjo do të na ndihmojë të heqim qafe të gjitha problemet :)". Në të njëjtën kohë, një detyrë e qartë dhe kritere optimizimi nuk janë formuluar. Kjo qasje për të vendosur një detyrë për një projekt në vetvete ka disa fusha problematike që do të çojnë në mënyrë të pashmangshme pasoja negative, dhe probabiliteti për të marrë një rezultat pozitiv është minimal:

Besimi i verbër i drejtuesve të lartë të kompanisë se futja e një të re sistemi softuerik(ERP, CRM, MRP, etj.), I cili (sipas zhvilluesve të tij), pasi të prezantojë dhe përdorë praktikat më të mira të natyrshme në modelet e referencës, do të bëjë një mrekulli dhe vetë biznesi do të fillojë të ndryshojë në një drejtim pozitiv.. .;
Është një fakt i vërtetuar se përshkrimi i proceseve të biznesit konsiderohet nga shumë njerëz si një mjet universal për zgjidhjen e problemeve. Por në praktikë, kjo është larg nga rasti - përshkrimi mund të ndihmojë në eliminimin e zonave problematike, por jo në vetvete, por brenda kornizës qasje e integruar, një nga komponentët e të cilit mund të jetë vetëm formalizimi i proceseve të biznesit të kompanisë;
Mungesa e një problemi biznesi. Kompania është duke punuar, duke bërë një fitim. Po, në të njëjtën kohë ka disa vështirësi në komunikim, por asgjë më shumë se “momente pune”. Pse të ndryshohet praktika aktuale e kryerjes së punës, veçanërisht pasi përshkrimi i proceseve të biznesit do të kërkojë investime në softuer, trajnim të specialistëve, shpërqendrim të punonjësve nga procesi i punës? Një rënie në efikasitetin e kompanisë dhe një rritje në kosto janë të pashmangshme nëse projekti nuk përfshin një rritje të performancës së biznesit.

Disa fjalë për optimizimin

Përshkrimi i proceseve të biznesit në shumicën e rasteve perceptohet si "shërim për të gjitha sëmundjet", por pak menaxherë mendojnë se pse është e nevojshme të përshkruhen proceset ekzistuese të biznesit? Në fund të fundit, gama e problemeve që mund të zgjidhen me formalizimin e thjeshtë të proceseve është e kufizuar dhe në raste të tjera kërkohet optimizimi i proceseve të biznesit të kompanisë.
Si rregull, optimizimi trajtohet si një koncept abstrakt që nuk mbart asnjë ngarkesë tjetër përveç asaj emocionale: "tani do t'i zgjidhim të gjitha problemet", duke mos i kushtuar vëmendje kritereve të optimizimit - cili proces, sa duhet përmirësuar. dhe brenda çfarë kufijsh të pranueshëm.

Ndërsa zakonisht nuk ka vështirësi në identifikimin e fushave për përmirësim (për shembull, "është e nevojshme të reduktohet koha që duhet për të përfunduar procesin e miratimit të klientit"), atëherë ka probleme me përcaktimin dhe dixhitalizimin e treguesve të përmirësimit. Shumë kompani nuk përdorin sisteme të balancuara të kartave të rezultateve dhe bëhet e pamundur të përcaktohet "sa duhet përmirësuar", pasi treguesit që karakterizojnë funksionimin e një procesi të caktuar nuk janë të përcaktuar dhe llogaritur. Kështu, matja e përmirësimeve është shpesh subjektive, “nga ndjenja”.

Një pikë e veçantë është vendosja e kufijve të pranueshëm për ndryshime. Nuk është sekret që drejtuesi ose pronari i kompanisë në fazën e fillimit të punës për përmirësim vendos një sërë kufizimesh dhe ndalimesh, duke ulur me veprimet e tij optimizimin në nivelin e ndryshimeve kozmetike që nuk janë në gjendje të përmirësojnë rrënjësisht asgjë në situatën aktuale. .

Rreth mjeteve dhe metodologjive

Si rregull, vëmendje minimale i kushtohet çështjes së zgjedhjes së mjeteve dhe metodologjive gjatë fillimit të punës për formalizimin e proceseve të biznesit. Kuptohet se nuk ka shumë dallime se cilat sisteme të modelimit të biznesit dhe cilat metodologji të përdoren. Megjithatë, faktori përcaktues në zgjedhje software dhe metodologjia duhet të jenë qëllimet që planifikohen të arrihen gjatë zbatimit të projektit për të përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit.

Në varësi të qëllimeve të vendosura, fazës së zhvillimit të organizatës dhe gjendjes së sistemit të menaxhimit, mund të dallohen dy qasje për formimin e modelit të biznesit të kompanisë:

Shpërndarja dhe përshkrimi i një grupi të proceseve individuale të biznesit të një kompanie - ju lejon të identifikoni shpejt marrëdhëniet shkakësore dhe një sekuencë kohore për kryerjen e veprimeve, të zyrtarizoni proceset dhe procedurat me theks në identifikimin e pjesëmarrësve, interpretuesve, ngjarjeve fillestare dhe përfundimtare, sekuencën e veprimeve , lëvizja e flukseve të objektit;
Krijimi i një modeli të integruar të proceseve të biznesit - ju lejon të krijoni një model kompleks biznesi të qëndrueshëm të një kompanie me theks në krijimin e një përshkrimi të sistemit, duke theksuar dhe përshkruar objektet e menaxhimit.

Këto qasje nuk janë reciproke ekskluzive, përvoja tregon se situatat janë të mundshme kur është e nevojshme të zgjidhen problemet si të përshkrimit të sistemit në tërësi ashtu edhe të përshkrimit të proceseve individuale (lokale) të biznesit. Në këtë rast, duhet të kaloni nga e përgjithshme në të veçantë: së pari, krijoni një model të sistemit në tërësi dhe vetëm atëherë, duke e përdorur atë si bazë, formoni modele të proceseve individuale të biznesit.

Çështja e zgjedhjes së softuerit është zakonisht shumë e specializuar dhe shpesh i delegohet specialistëve të IT-së për vendime me përfshirje minimale të drejtuesit të kompanisë. Sidoqoftë, nuk duhet harruar se metodat dhe mjetet për përshkrimin e proceseve të biznesit janë të specializuara dhe nuk janë të përshtatshme për zgjidhjen e problemeve për të cilat nuk synohen. Një përpjekje për të përdorur sistemin e zgjedhur nga specialistët teknikë për të formuar një model kompleks të proceseve të biznesit, të krijuar për të përshkruar algoritme dhe ndërlidhje në nivel operacional, ka shumë të ngjarë të kërkojë shtesë. kostot financiare për të finalizuar sistemin, do ta bëjë detyrën të vështirë, të marrë kohë ose thjesht të pamundur.

Çfarë mund të merrni në fund

Në shumicën e rasteve, drejtuesi i një kompanie, duke inicuar një projekt për të përshkruar proceset e biznesit, nuk merr parasysh gjithçka që u përshkrua më lart, dhe vetë ideja e zbatimit të një projekti të tillë u prit prej tij nga diku jashtë.

Në këtë situatë, formulimi i detyrës për projektin zbret në "ne duhet të përshkruajmë proceset e biznesit të kompanisë sonë në një kohë të shkurtër". Nëse përpiqeni të përcaktoni këtë nevojë dhe bëni disa pyetje sqaruese, atëherë përgjigjja ka shumë të ngjarë të mos ketë lidhje logjike me detyrën në fjalë.

Hapi tjetër në kompani është krijimi i një njësie strukturore, stafi i së cilës përfshin analistë, ose merret një vendim për të tërhequr konsulentë të palëve të treta për zbatimin e projektit. Opsionet e mundshme zhvillim të mëtejshëm ngjarjet janë si më poshtë:

Kontraktuesi (analistët e kompanisë ose konsulentët e jashtëm), pa bërë pyetje të panevojshme, me mirëbesim fillojnë të kryejnë punën në projekt. Në të njëjtën kohë, meqenëse nuk kishte udhëzime të qarta se çfarë të përshkruani në fillim të punës, ose përshkruhen të gjitha proceset me radhë, ose ato që përcaktohen nga drejtuesi i kompanisë. Ditët kalojnë njëra pas tjetrës, projekti duket se po zbatohet me sukses, por rezultati i marrë nuk e justifikon investimin. Proceset e biznesit përshkruhen ashtu siç ndodh realisht në kompani, modelet që rezultojnë janë komplekse, konfuze dhe shpesh jo të përshtatshme për përdorim të mëtejshëm. Pavarësisht kësaj, kontraktori bën një përpjekje për të optimizuar proceset, por për shkak të përvojës së pamjaftueshme në kompani, duke përdorur mendimin e një rrethi të ngushtë njerëzish, duke mos marrë parasysh marrëdhëniet midis proceseve, në fakt, nuk përmirëson asgjë. Si rezultat, u shpenzua një sasi e konsiderueshme kohe dhe burimesh, problemet aktuale të biznesit nuk janë zgjidhur, dhe menaxheri ka një përvojë negative që nuk e lejon atë të kthehet në një punë të tillë në të ardhmen;
Kontraktori fillon të bëjë pyetje, duke sqaruar pse nevojitet një përshkrim i proceseve të biznesit, çfarë rezultati është planifikuar të arrihet, cilat kritere optimizimi janë vendosur. Në këtë fazë, mund të merret një negativ serioz nga menaxhmenti i kompanisë, sepse, së pari, thjesht nuk ka përgjigje, dhe së dyti, detyra e përshkrimit të proceseve është formale, nuk mbështetet nga një zinxhir logjik konkluzionesh dhe nëndetyrash. Zbulohen një sërë “veçantish” të biznesit që janë të pakëndshme për kreun e kompanisë dhe për të cilat ai “mbyllte sytë”:
- Papritur rezulton se përshkrimi i proceseve "siç është" është i pamundur, thjesht sepse ato nuk janë në kompani - aktivitetet kryhen bazuar në përvojën e punonjësve, vendimet merren sipas situatës, madje edhe proceset e rregullta nuk janë. kryhet siç parashikohet në rregullore, por si i përshtatshëm për interpretuesit;
- Biznesi është i ekspozuar ndaj rreziqeve të jashtme ose të brendshme, nuk ka tregues të synuar, sistemi i stimulimit nuk ndihmon në përmirësimin e cilësisë së produkteve/shërbimeve, kontabiliteti i kostos nuk është plotësisht ose mungon;
- Kur përshkruhen proceset, zbulohet nevoja për ndryshime të rëndësishme në modelin e biznesit.

Mos harroni se nëse proceset gjatë përshkrimit janë optimizuar, atëherë pas përfundimit të projektit për të përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit, nevojitet një projekt tjetër - futja e versioneve të reja të proceseve të biznesit në praktikën e personelit të kompanisë. Por ky projekt do të kërkojë shumë më tepër përpjekje për të ndryshuar themelet e krijuara ndër vite për të reja, të pazakonta, të zhvilluara pa pjesëmarrjen e shumicës së punonjësve.

Kështu, përshkrimi dhe optimizimi i proceseve të biznesit është një detyrë që kërkon, përveç përvojës dhe njohurive të analistëve, interes personal, gatishmëri për ndryshime, një kuptim të qartë të nevojës për një projekt, si dhe mënyra për të arritur grupin. objektivat nga ana e drejtuesit të kompanisë. Përndryshe, përballë problemeve dhe pyetjeve të përshkruara më sipër, kur do të jetë e nevojshme të bëhen ndryshime në biznesin ekzistues, projekti do të përfundojë përpara se të fillojë.

Praktikat më të mira

Detyrat e përshkrimit të proceseve të biznesit janë të rëndësishme sot për shumë kompani të mëdha ruse, pavarësisht nga industria. Në shumicën e rasteve, për zgjidhjen e tyre, formohen departamente analitike, të cilat krijojnë modele të biznesit operativ, duke pasqyruar veçoritë e funksionimit të proceseve të brendshme të biznesit.

Formimi i një modeli biznesi të plotë të një kompanie është një detyrë shumë intensive e punës që kërkon studim të kujdesshëm të fazave kryesore përpara fillimit të punës. Detyra e biznesit, orari i rrjetit, raportimi dhe rregullimi, thellësia dhe metodologjia e përshkrimit janë çështje themelore që duhet të zgjidhen para fillimit të punës, përndryshe rezultati nuk do të përmbushë pritshmëritë.

Ky seksion përmban rekomandime për përgatitjen dhe zbatimin e një projekti për të përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit. Ky seksion është përgatitur në bazë të përvojë personale autori i artikullit mbi rezultatet e zbatimit të projektit në ndërmarrjen e inxhinierisë elektrike, si dhe duke marrë parasysh praktikat më të mira të kompanive të tjera të aplikuara gjatë punës.

Supozimet: projekti u zbatua nga departamenti i brendshëm analitik i kompanisë, specialistët e departamentit kanë përvojë në zbatimin e projekteve në fushën e zhvillimit organizativ, në momentin e fillimit të punës, kompania ka një sistem të menaxhimit të cilësisë, Studio e Biznesit sistemi përdoret si një sistem modelimi i biznesit.

Faza e parë - fillimi i projektit

Për zbatimin e projektit, formohet një grup i menaxhimit të projektit, caktohet një kurator i projektit, lëshohet një urdhër për të filluar punën për përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit të kompanisë.

Rekomandohet të caktohet një zyrtar si kurator i projektit nga radhët e zëvendësdrejtorëve të përgjithshëm, drejtuesve të departamenteve që zbatojnë funksione që lidhen me zhvillimin e kompanisë. Kuratori duhet të jetë i pajisur me të gjitha kompetencat e nevojshme për të zgjidhur çështjet që lidhen me zbatimin e punës në projekt.

Grupi i menaxhimit të projektit përfshin analistë të cilët më vonë do të formojnë Qendrën e Kompetencës për proceset e biznesit të kompanisë. Nëse kompania ka zbatuar dhe operon një sistem të menaxhimit të cilësisë ose një sistem të integruar të menaxhimit, në grupin e menaxhimit të projektit duhet të përfshihen edhe specialistë nga njësia që zbaton këto funksione. Kjo do të lejojë përdorimin e bazës së njohurive të akumuluara mbi proceset dhe fushat problematike, integrimin e funksioneve për përshkrimin, optimizimin dhe auditimin e brendshëm të proceseve të biznesit. Gjithashtu, ekipet përfshijnë ekspertë teknikë në fusha të ndryshme të aktivitetit për të marrë mendimet e ekspertëve dhe zgjidhjen e shpejtë të çështjeve të diskutueshme që lidhen me funksionimin e proceseve individuale

Faza e dytë - detyra e biznesit

Në faza fillestare të punës për përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit, ekipi i menaxhimit të projektit duhet të kryejë diagnostifikimin organizativ. Qëllimi është të identifikohen mangësitë në punën e kompanisë, fushat problematike dhe arsyet e joefikasitetit të proceseve të biznesit; përmirësimin e cilësisë së planifikimit të projektit.

Diagnostifikimi mund të kryhet në mënyrë klasike (intervistë, sesion strategjik, analizë e treguesve të performancës) ose duke përdorur sistemin online BIZDIAGNOSTICS. Sistemi BIZDIAGNOSTICS është një mjet menaxhimi që ju lejon të kryeni shpejt dhe me kosto minimale burimesh një auditim të brendshëm të një kompanie dhe të merrni një kontroll të besueshëm dhe informacion objektiv mbi cilësinë e sistemit të menaxhimit të kompanisë, identifikoni fushat problematike dhe merrni rekomandime për eliminimin e tyre. Rezultatet e diagnostikimit organizativ janë baza për formulimin e një detyre biznesi për një projekt.

Një gabim tipik është përshkrimi i proceseve të biznesit për hir të vetë përshkrimit. Një qasje e tillë do të çojë në një reagim negativ nga biznesi, i cili nuk do të marrë rezultate të rëndësishme pas punës së analistëve, pasi modeli i zhvilluar i proceseve të biznesit në vetvete nuk është një rezultat domethënës. Kjo minon besimin e liderit dhe menaxhmentit të lartë të kompanisë në qasja e procesit në përgjithësi, dhe menaxhimin e procesit në veçanti, me vendime organizative të mëvonshme në drejtim të "optimizimit" të numrit të analistëve të brendshëm ose ndalimit të plotë të punës në këtë drejtim.

Për të eliminuar këtë situatë në fazën e organizimit të punës, është e nevojshme të përcaktohet konsumatori dhe të zyrtarizohen kërkesat e tij për modelin e zhvilluar të proceseve të biznesit. Është më mirë nëse ka disa konsumatorë të tillë. Për shembull:

Divizionet strukturore të kompanisë të interesuara për rregullimin dhe optimizimin e proceseve të tyre të biznesit;
Nënndarjet që zbatojnë funksionet e mbajtjes së funksionimit dhe zhvillimit të sistemeve të menaxhimit (sistemi i menaxhimit të cilësisë, sistemi i menaxhimit të integruar), pasi pa menaxhimin e procesit, funksionimi efektiv i sistemeve është i vështirë;
Departamentet e TI-së për të cilat modeli i procesit thjeshton përcaktimin e algoritmeve të punës dhe formalizimin e kërkesave për sistemet e informacionit që po zbatohen.

Kërkesat e konsumatorit gjithashtu bëjnë të mundur krijimin e një grupi dokumentesh që do të formohen në bazë të modelit të zhvilluar të biznesit të kompanisë. Kjo do t'ju lejojë të përcaktoni informacionin (për shembull, të dhënat e nevojshme për të kryer një analizë të kostos funksionale) që duhet të mblidhen si pjesë e projektit.

Formalizimi i kërkesave të konsumatorit në formën e një detyre teknike do të lejojë eliminimin e pjesës më të madhe të punës "të panevojshme" në projekt, zgjedhjen e një produkti softuer që i përshtatet më së miri detyrës në fjalë dhe gjithashtu marrjen e një rezultati domethënës për biznesin me më pak. kostot e kohës, financiare dhe të punës.

Bazuar në rezultatet e diagnostikimit organizativ dhe termave të referencës nga grupi i menaxhimit të projektit pas mbajtjes së një sesioni me drejtuesin dhe menaxhmentin e lartë të kompanisë, u formulua një detyrë biznesi për projektin - fushat funksionale për përmirësim, kriteret e optimizimit (çfarë dhe si për të përmirësuar) u zyrtarizuan, u zyrtarizuan kërkesat e konsumatorëve të modelit të zhvilluar të biznesit.proceset e kompanisë. Gjithashtu, detyra e biznesit duhet të përcaktojë qartë kufijtë e qartë për ndryshimet (cilat ndryshime të biznesit janë të pranueshme, të cilat janë të papranueshme). Pas miratimit të detyrës së biznesit, zhvillohet një plan rrjeti për zbatimin e projektit.

Faza e tretë - softueri

Tjetri hap i rëndësishëmështë zgjedhja e softuerit të kërkuar për zbatimin e suksesshëm sistemet e modelimit të projektit - biznesit.

Një sistem modelimi i biznesit është një produkt softuerësh për krijimin dhe analizimin e modelit të biznesit të një kompanie, dizajnimin e proceseve të reja të biznesit, zhvillimin dhe mbajtjen e përditësuar të një pakete dokumentesh rregullatore. Sistemi luan një rol të rëndësishëm në një projekt për përshkrimin e proceseve të biznesit, pasi ofron një fushë të vetme informacioni për duke punuar së bashku analistët, duke u ofruar atyre mjetet e nevojshme për përshkrimin, analizimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit.

Zgjedhja produkt software u krye sipas kritereve të mëposhtme:

Aftësia për të kryer një gamë të plotë punimesh në dizajn organizativ;
Sistemi i automatizuar për mbledhjen dhe analizimin e rezultateve të matjes së efektivitetit të proceseve të biznesit të kompanisë;
Gjenerimi automatik i një pakete dokumentesh rregullatore;
Përdorimi i shënimeve të njohura për modelimin e proceseve të biznesit, një ndërfaqe miqësore për përdoruesit që nuk kërkon trajnim të specializuar të përdoruesit;
Mbështetja e sistemit të menaxhimit të cilësisë;
Mundësia e personalizimit fleksibël të sistemit "për veten tuaj" (mundësia për të futur parametrat e përdoruesit dhe librat e referencës).

Pas analizimit të tregut të sistemeve të modelimit të biznesit, u vendos që të përdoret Sistemet e biznesit Studio që plotëson më së miri kriteret e përcaktuara.

Faza e katërt - metodologjia

Një projekt për të përshkruar proceset e biznesit në një kompani të madhe çon në zhvillimin e një numri të madh modelesh procesi. Nëse imagjinoni që të gjitha diagramet janë vizatuar në mënyra të ndryshme, atëherë rezultati i marrë nuk do të ketë ndonjë vlerë praktike për kompaninë. Kjo është arsyeja pse është e rëndësishme të përcaktohen rregulla të qarta për modelimin e proceseve të biznesit në një kompani. Për këtë, po zhvillohet një Marrëveshje për modelimin e proceseve të biznesit - një dokument që përcakton metodologjinë për përshkrimin e proceseve të biznesit, procedurën e ndërveprimit midis pjesëmarrësve në procesin e përshkrimit dhe optimizimit të proceseve të biznesit, si dhe mekanizmat për vënien në fuqi. paketën e gjeneruar të dokumentacionit rregullator, duke ruajtur gjendjen aktuale të modeleve të zhvilluara të procesit të biznesit.

Marrëveshja për modelimin e proceseve të biznesit përcakton shënimet e modelimit të përdorur, numrin e niveleve të dekompozimit (nivelet e ndarjes sekuenciale të procesit të biznesit në nënproceset përbërëse të tij për të marrë një pamje më të detajuar), marrëdhëniet e modeleve të procesit me njëri-tjetrin, paketat. të dokumentacionit të gjeneruar, vendos rregullat për punën me objektet dhe librat e referencës në modelimin e biznesit të sistemit, përcakton parametrat që duhet të plotësohen në sistem. Pas zbatimit të këtij dokumenti, grupi i menaxhimit të projektit është i detyruar të monitorojë përputhjen e tij me të gjithë punonjësit e kompanisë të përfshirë në projekt për të përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit. Kjo do të sigurojë unifikimin e modeleve të zhvilluara, minimizimin e kohës së shpenzuar për eliminimin e "gabimeve" që lindin, përfshirë kur punoni në sistemin e modelimit të biznesit, do të sigurojë një paketë dokumentesh rregullatore që plotësojnë më së miri kërkesat e konsumatorëve për përshkrimin e proceseve të biznesit.

Gjatë përcaktimit të niveleve të zbërthimit të proceseve të biznesit, vëmendje duhet t'i kushtohet kërkesave të konsumatorëve për përshkrimin e proceseve të biznesit, vlefshmërinë e tyre, nevojën dhe mjaftueshmërinë e detajeve në përshkrim. Shumë shpesh, modelet e procesit të biznesit zbërthehen në nivelin e veprimeve individuale të punonjësve ku është jopraktike. Kjo çon në një rritje të numrit të modeleve të zhvilluara, një rritje të ndjeshme të intensitetit të punës pa rritur vlerën e modeleve për zhvillimin e biznesit, pasi detajet e tepërta jo gjithmonë japin informacion për optimizimin e proceseve.

Praktika tregon se çdo nivel i ri i dekompozimit rrit vëllimin e modeleve me një renditje madhësie. Prandaj, nëse është e nevojshme të optimizoni proceset dhe të përcaktoni fushat e përgjegjësisë midis divizioneve strukturore të kompanisë, duhet të kufizoheni në detajimin në nivelin e divizioneve. Qasja në nivelin e veprimeve elementare zbatohet vetëm nëse modeli është zhvilluar me qëllim të automatizimit ose rregullimit të aktiviteteve të interpretuesve individualë.
Duke filluar një projekt, së bashku me përcaktimin e kërkesave të konsumatorëve të tij, është e nevojshme të përcaktohet se cilët elementë të mjedisit duhet të përshkruhen. Ndër fushat lëndore që do të zyrtarizohen, duhet të theksohen sa vijon:

Struktura organizative;
Sistemet e informacionit që mbështesin ekzekutimin e proceseve të biznesit;
Bartësit e informacionit të përdorur në procese.

Në disa raste, modeli i krijuar mund të plotësohet me tregues të performancës, kërkesa për sistemet e informacionit, etj. Kështu, modeli i biznesit, përveç përshkrimit aktual të proceseve, integron fusha të ndryshme lëndore, gjë që rrit ndjeshëm vlerën e tij praktike për analiza të mëtejshme. dhe optimizimi.

Faza e pestë - modeli i biznesit, grupet e punës

Skema e mëtejshme e projektit është paraqitur në detaje në Figurën 1.

Figura 1. Skema e fazës kryesore të projektit për të përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit

Pra, hapi tjetër është zhvillimi i një modeli të procesit të biznesit. niveli më i lartë... Kjo ju lejon të merrni një pamje të unifikuar të strukturës së biznesit tuaj. Formimi i modelit bëhet më së miri me një theks në krijimin e vlerës, duke përdorur parimet e përcaktimit dhe ndërtimit të zinxhirëve të vlerës. Zhvillimi i modelit kryhet në formatin e një sesioni strategjik ose një loje biznesi me pjesëmarrjen e drejtuesit dhe menaxhmentit të lartë të kompanisë. Për të zhvilluar një model të nivelit të lartë të procesit të biznesit, është më e përshtatshme të përdoret shënimi IDEF0.

Gjatë zhvillimit të një modeli, rekomandohet përdorimi i informacionit mbi strukturën e proceseve të biznesit të kompanive në një industri të ngjashme, modele referimi të industrisë. Modeli i përfunduar duhet të tregojë sistematikisht proceset e biznesit të nivelit të lartë të kompanisë, si dhe ndërlidhjet më të rëndësishme ndërmjet tyre, të nevojshme për të kuptuar funksionimin e biznesit.

Bazuar në modelin e aprovuar të biznesit, emërohen pronarët e proceseve të biznesit (me fokus në aktual Struktura organizative kompani), si dhe formimin e grupeve të punës për të përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit për secilin nga proceset e biznesit të nivelit të lartë. Për të rregulluar aktivitetet e pronarëve të proceseve të biznesit, për të përcaktuar kompetencat dhe për të përcaktuar përgjegjësinë, a Përshkrimi i punës pronari i procesit të biznesit. Qëllimi është të vendoset përgjegjësia për rezultatin e procesit, të përcaktohet detyrat e punës si dhe autoritetin për të kontrolluar burimet e nevojshme për të përfunduar procesin.

Në kuadër të projektit, pronarët e proceseve të biznesit janë përgjegjës për të siguruar kryerjen e punës në:

Përshkrimi dhe optimizimi i proceseve të tyre të biznesit;
Zhvillimi i propozimeve për optimizimin e proceseve të biznesit;
Analiza dhe miratimi i propozimeve për optimizimin e proceseve të biznesit, të formuara nga anëtarët e grupeve të punës.

Grupi i menaxhimit të projektit, së bashku me pronarët e proceseve të biznesit, po formojnë grupe pune për të përshkruar proceset e biznesit të nivelit të lartë. Grupet përfshijnë menaxherë dhe specialistë të divizioneve strukturore të kompanisë, të cilët, në bazë të përvojës së tyre në kompani ose përbërjes së përgjegjësive të tyre të punës, kanë një kuptim të mjaftueshëm të procesit të biznesit për t'u përshkruar dhe optimizuar. Grupet e punës udhëhiqen nga një drejtues grupi i punës... Ai emërohet nga radhët e drejtuesve të divizioneve strukturore të përfshira në zbatimin e procesit përkatës të biznesit. Madhësia e grupit të punës ndryshon në varësi të "madhësive" dhe kompleksitetit të procesit specifik të biznesit.

Në kuadër të projektit, anëtarëve të grupeve të punës u besohen përgjegjësitë për zhvillimin e një modeli të proceseve të biznesit, përgatitjen e propozimeve për optimizimin e proceseve të biznesit, përgatitjen dhe kryerjen e miratimit të paketës së hartuar të dokumenteve rregullatore. Për ekzekutimin efikas të punës në projekt Koha e punes anëtarët e grupit shpërndahen në raport 30/70 (projekt / detyra pune) me urdhër të drejtuesit të kompanisë.

Pas përfundimit të të gjitha masave përgatitore të mësipërme dhe instalimit të sistemit të modelimit të biznesit në stacionet e punës së përdoruesve, kryhet trajnimi për pjesëmarrësit e grupeve të punës dhe, nëse është e nevojshme, drejtuesit e mesëm dhe të lartë të kompanisë në metodat dhe parimet e duke përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit. Rekomandohet që trajnimi të ndahet në pjesë teorike (për të gjithë) dhe praktike (për anëtarët e grupeve të punës). Më shumë kohë duhet t'i kushtohet praktikës së përshkrimit të proceseve të biznesit dhe punës me një sistem modelimi të biznesit, praktikimit të aftësive të punës duke përdorur shembuj të thjeshtë dhe demonstrimit të gabimeve "klasike".

Trajnimi mund të kryhet si nga një organizatë e palës së tretë, ashtu edhe nga anëtarët e grupit të menaxhimit të projektit nëse ata kanë kompetencë dhe përvojë të mjaftueshme me sistemin e modelimit të biznesit të përdorur.

Faza e gjashtë - modelimi, optimizimi

Pas trajnimit, grupet e punës analizojnë aktivitetet e njësive strukturore, identifikojnë dhe strukturojnë proceset e biznesit që kryhen në to. Informacioni futet në pemën e procesit të sistemit të modelimit të biznesit me emrin e procesit, menaxherin përgjegjës për zbatimin e tij, pjesëmarrësit, fillimin / përfundimin e ngjarjeve dhe rezultatet.

Pas identifikimit të proceseve në formatin e një loje biznesi, proceset janë të ndërkoordinuara, të cilat përfaqësojnë nivelin e parë të zbërthimit të proceseve të nivelit të lartë të biznesit, nëse është e nevojshme, struktura që rezulton rafinohet.

Hapi tjetër është vendosja e marrëdhënieve midis nënproceseve të nivelit të parë të zbërthimit përmes hyrjeve dhe daljeve, duke mbushur modelin me flukset e informacionit dhe flukset e objektit. Kalimi në nivelin e dytë të dekompozimit, futja e informacionit në sistemin e modelimit të biznesit dhe koordinimi i strukturës së nënproceseve kryhet në të njëjtën mënyrë.

Për të eliminuar dyfishimin e informacionit në drejtoritë e sistemit, në këtë fazë caktohen persona përgjegjës në grupet për përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit. Ata futin të dhëna në drejtori bazuar në kërkesat e anëtarëve të grupit.
Gjithashtu, për të përmirësuar efikasitetin e punës së grupeve, për të strukturuar informacionin në bazën e të dhënave të sistemit, për të minimizuar kohën e kaluar në kërkimin e informacionit në sistem kur futni të dhëna në drejtoritë e grupit "Objektet e Aktivitetit", rekomandohet të krijoni një strukturë drejtorie (për shembull, siç përshkruhet në artikullin "Organizimi i punës me dokumente në platformën Business Studio").

Pas përfundimit të punës në nivelin e dytë të zbërthimit të modeleve të proceseve të biznesit të nivelit të lartë, kufijtë e nënproceseve dhe proceseve të biznesit të nivelit të lartë koordinohen sipas inputeve/outputeve, fillimit dhe rezultatit të procesi. Për të minimizuar kohën e kaluar për miratimin, rekomandohet që ai të zhvillohet në formatin e lojërave të biznesit, të ndërtuar mbi parimin e raporteve, në të cilat grupet e punës "modelojnë" procesin e tyre, e shprehin atë që nga momenti i fillimit deri në rezultati përfundimtar, dhe pjesa tjetër e pjesëmarrësve (pronarët e procesit, përfaqësuesit e projektit të grupit të menaxhimit, kuratori i projektit, ekspertët teknikë) bëjnë rregullimet e nevojshme. Nëse është e nevojshme, gjatë lojërave të biznesit, pjesëmarrësit në lojë zhvillojnë vendime të përbashkëta për çështje të diskutueshme që lindin gjatë përshkrimit të proceseve të biznesit. Si rregull, si rezultat i koordinimit, struktura e proceseve në modelin e biznesit të kompanisë rregullohet.

Versioni i parë që rezulton i modelit të biznesit të kompanisë i nënshtrohet dekompozimit të mëtejshëm - modele të nivelit të 3-të, të 4-të janë duke u zhvilluar. Koordinimi i këtyre modeleve kryhet në formatin e një loje biznesi me përfshirjen e pronarit të procesit, përfaqësuesve të grupit të menaxhimit të projektit, pronarëve të procesit-konsumatorëve të rezultateve të procesit të biznesit, ekspertëve teknikë. Gjatë miratimit, specifikohet lëvizja e flukseve të informacionit dhe flukseve të objekteve, specifikohen pozicionet e menaxherëve përgjegjës për zbatimin e proceseve, përbërja e pjesëmarrësve në nivelin e divizioneve strukturore dhe pozicionet e punonjësve.

Pas marrjes së versionit të dytë të modelit të biznesit, bëhet miratimi përfundimtar i tij, rezultati është versioni i tretë, kryesor i punës, i cili do të jetë baza e bazës së njohurive të korporatës mbi proceset e biznesit të kompanisë. Bazuar në këtë bazë njohurish, do të merren masa për optimizimin e mëtejshëm të proceseve të biznesit ose për zhvillimin e metodologjive dhe procedurave në nivelin e veprimeve elementare.

Është e rëndësishme që një biznes të marrë një rezultat të shpejtë nga një investim i investuar. Një projekt për të përshkruar dhe optimizuar proceset e biznesit nuk bën përjashtim, veçanërisht pasi ai synon të përmirësojë efikasitetin e kompanisë në tërësi. Për të treguar një rezultat domethënës brenda një harku kohor të pranueshëm, në fazën e përshkrimit të proceseve të biznesit, rekomandohet të formulohen propozime për optimizimin e proceseve të biznesit duke përdorur mjete për identifikimin dhe eliminimin e humbjeve, parimet dhe metodat për optimizimin e proceseve të biznesit. Propozimet për optimizimin e proceseve të biznesit shqyrtohen gjatë lojërave të biznesit me pjesëmarrjen e përfaqësuesve të grupit të menaxhimit të projektit, pronarëve të procesit dhe të gjithë palëve të interesuara dhe, nëse bien dakord, pasqyrohen në modelin e zhvilluar të biznesit.

Faza e shtatë - zbatimi

Pas marrëveshjes për versionin përfundimtar të modelit të procesit të biznesit të kompanisë, aktiviteti për përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit transferohet në një bazë të përhershme - siç u përmend më herët, grupi i menaxhimit të projektit bëhet Qendra e Kompetencës për proceset e biznesit të kompanisë, anëtarët e grupet e punës për përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit vazhdojnë të kombinojnë aktivitetet e saj aktuale në ndarjet strukturore kompanitë me modelimin, analizën dhe rregullimin e proceseve të tyre të biznesit.

Modelet e zhvilluara të proceseve të biznesit dhe dokumentacioni rregullator vihen në fuqi me urdhër të drejtuesit të kompanisë. Informacioni u komunikohet punonjësve në përputhje me rregullat e vendosura në kompani, si dhe duke përdorur një navigator HTML të postuar në burimin e rrjetit të korporatës.

Pajtueshmëria me kërkesat e rregulloreve dhe procedurave të vendosura kontrollohet gjatë auditimet e brendshme kryhet nga auditorë të brendshëm (nëse kompania ka një sistem menaxhimi) ose specialistë nga departamenti i brendshëm analitik. Procedura dhe kushtet për kryerjen e auditimeve përcaktohen nga dokumenti rregullator përkatës. Efektiviteti i kompanisë vlerësohet sipas rezultateve të diagnostikimit organizativ, si dhe sipas monitorimit të treguesve të efektivitetit të proceseve të biznesit.

Praktika tregon se në kohën e fillimit të punës për përshkrimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit, kompanitë tashmë kanë paketë e madhe dokumentacioni rregullator (veçanërisht tipik për kompanitë në të cilat funksionojnë sistemet e menaxhimit). Një pjesë e dokumenteve nga kjo paketë është shpesh e papërshtatshme për t'u transferuar në sistemin e modelimit të biznesit për formimin e ardhshëm në modalitetin automatik për shkak të kostos së madhe të kohës dhe punës. Për të sinkronizuar dokumentet ekzistuese me versionet e reja të proceseve të kompanisë në fazën e përshkrimit të proceseve, është e nevojshme t'i analizoni ato për rëndësinë. Pasi të jetë rënë dakord për versionin përfundimtar të modelit të biznesit, dokumentacioni ekzistues përditësohet plotësisht duke iu referuar versioneve të reja të proceseve të biznesit.

Në vend të një përfundimi

Duke përmbledhur sa më sipër, dëshiroj të vërej se, si në çdo rast kompleks, kur përmirësohen aktivitetet e kompanisë, është e rëndësishme të kuptohen me saktësi arsyet e fillimit të një projekti dhe të përdoren metodat dhe mjetet më të mira në projekt. Shpresojmë që ky artikull të heqë shumë pyetje që lindin midis menaxherëve dhe do ta bëjë më të lehtë vendosjen për fillimin e ndryshimeve. Jemi të sigurt se rezultati nuk do të vonojë shumë!

Në shumë mënyra, suksesi i çdo kompanie varet nga cilësia e punës së kryer nga secili punonjës i kompanisë. Sa më e madhe të jetë kompania, aq më e vështirë është për menaxherin të kontrollojë punën e ndërmarrjes dhe aq më shpesh ai përballet me produktivitet të pamjaftueshëm në vendin e punës. Sistemi i optimizimit të procesit të biznesit mund të japë forcë të re në punën e kompanisë, të zvogëlojë ngarkesën e punës për punonjësit dhe, si rezultat, të përmirësojë treguesit kryesorë. Por duhet të mbahet mend se procesi i optimizimit në një ndërmarrje duhet të nisë vetëm pasi të keni studiuar të gjitha nuancat dhe fazat e proceseve të biznesit.

Shumë punonjës besojnë se "optimizimi" dhe "zvogëlimi" në një ndërmarrje janë e njëjta gjë. Është nga ky besim që lind frika e specialistëve që studiojnë gjendjen aktuale të punëve në organizatë. Në fakt, optimizimi i procesit të biznesit është përmirësimi i veprimeve që synojnë arritjen e qëllimeve të kompanisë duke zgjedhur rrugën më të mirë të ekzekutimit. Opsioni më i mirë është ai që plotëson më shumë kërkesat e qëllimit të optimizimit, i cili mund të formulohet si më poshtë:

Reduktimi i kohës së shpenzuar në operacion;
Ulja e kostos së një produkti ose shërbimi;
Përmirësimi i cilësisë së produkteve finale dhe kënaqësia e klientëve;
Arritja e transparencës së proceseve të biznesit të kompanisë, ndarja e burimeve ose forcimi i kontrollit të aktiviteteve të saj;
Lirimi i burimeve për zhvillimin e kompanisë;
Përmirësimi i menaxhueshmërisë dhe planifikimit.

Përcaktimi i qëllimit të optimizimit të proceseve të biznesit varet nga strategjia e kompanisë dhe pozicionimi i saj në treg për mallra ose shërbime. Për shembull, supermarketet ushqimore në segmentin e ekonomisë mbështeten në çmimet dumping (promocione, zbritje, mallra të ulëta kategoria e çmimeve), dhe dyqane elitare - për freski, cilësi dhe ekskluzivitet.

Optimizimi i proceseve të biznesit të një organizate kërkon pjesëmarrjen e të gjithë punonjësve, përqendrimin e përpjekjeve dhe vëmendjes së tyre, prandaj është e kushtueshme dhe e mundimshme për ta kryer atë rregullisht. Por është e rëndësishme të mos humbisni momentin kur optimizimi do të sjellë aktivitetet e organizatës në një nivel të ri efikasiteti. Ekzistojnë disa shenja dhe simptoma që tregojnë se kompania është gati të ndryshojë proceset e vendosura:

Duhet shumë kohë për të marrë vendime dhe zbatimi i tyre vonohet;
Nuk ka kontroll mbi operacionet kryesore;
Puna kryhet në një nivel të pamjaftueshëm të cilësisë;
Mungesa e përcaktimit të qartë të fushave të përgjegjësisë në nivele të ndryshme;
Komunikimi ndërmjet departamenteve dështon rregullisht, gjë që përkthehet në keqinterpretim ose moskryerje të një pjese të punës;
Numri i departamenteve dhe punonjësve është rritur, por nuk ka rritje të rezultateve të punës.

Në shfaqjen e parë të simptomave të tilla, të paktën duhet të filloni të mendoni se si të kryeni një auditim dhe optimizimin e mëvonshëm të proceseve të biznesit. Gjithashtu, arsyeja mund të jetë ndryshime të rëndësishme në strukturën e organizatës ose futja e një sistemi modern informacioni. Kjo e fundit do të bëjë të mundur edhe automatizimin e disa punimeve, duke çliruar fuqinë punëtore(që më parë merrte pjesë në procese rutinë dhe operacione manuale) për rritjen e prodhimit ose zhvillimin e zonave të reja.

Por ka edhe situata ku optimizimi ka të ngjarë të mos sjellë përfitimin e pritur. Para së gjithash, bëhet fjalë për kompanitë e vogla, ku konkluzionet për efikasitetin e punës mund të bëhen pa punë të kushtueshme afatgjatë. Në situata të kundërta, kur numri i punonjësve tejkalon një nivel të caktuar (burime të ndryshme japin një pikënisje nga njëqind deri në dyqind njerëz), ka kuptim të hulumtoni dhe të optimizoni fushat individuale të veprimtarisë.

Është e nevojshme të fillohet duke emëruar një menaxher projekti, nga i cili suksesi i optimizimit do të varet 90%. Personi në krye të një pune kaq të madhe duhet të ketë jo vetëm statusin dhe burimet e duhura, por edhe karakterin e duhur. Më shpesh, ky rol luhet nga menaxher i përgjithshëm në kompanitë e vogla ose zëvendësit e tij në fushat e ndërmarrjeve të mëdha. Kur një autoritet i tillë u delegohet drejtuesve të departamenteve, shpesh ndodhin probleme të komunikimit dhe burokracisë.

Rëndësi të madhe ka edhe përbërja e grupit të punës të angazhuar në optimizimin e proceseve të biznesit. Situatat më efektive janë kur specialistët e kompanisë dhe konsulentët e jashtëm janë duke punuar në një projekt. Më shpesh, punonjësve të tyre u besohet studimi dhe përmirësimi i proceseve ekzistuese të biznesit, dhe specialistëve të palëve të treta, të cilët tashmë kanë metoda të gatshme për optimizimin e proceseve të biznesit, u besohet trajnimi në teknologjitë e optimizimit.

Vlen ta trajtoni zgjedhjen e një organizate të palës së tretë me përgjegjësi të madhe: kushtojini vëmendje përvojës dhe vlerësimeve pozitive të klientëve të mëparshëm, mos pranoni oferta speciale me cmime te uleta, mësoni sa më shumë për një partner të mundshëm, sepse po flasim për informacione strategjike biznesi që mund të bien në duar të gabuara.

Përveç auditimit të drejtpërdrejtë dhe optimizimit të proceseve të biznesit, një organizatë këshilluese mund të ndihmojë në rritjen e ndjeshme nivel profesional punonjësit. Përkundër faktit se ka shumë burime të mira informacioni në internet, përvoja e pasur e specialistëve do ta shpëtojë kompaninë tuaj nga gabimet e rënda të autodidakteve. Vetë-edukimi është i shkëlqyeshëm dhe i nevojshëm, por bashkëveprimi me profesionistët do t'ju lejojë të fitoni përvojë të re disa herë më shpejt. Duke pasur punonjës të trajnuar, mund të kurseni në punë të ngjashme në të ardhmen duke përdorur specialistët tuaj që kanë studiuar të gjitha metodat kryesore të optimizimit.

Në procesin e optimizimit, specialistët përdorin mjete të ndryshme:

Nje perjashtim. Është e nevojshme të eliminohen pengesat, mbeturinat e panevojshme, përsëritjet e panevojshme, të shkurtohen rrugët e transportit, nëse është e mundur;
Ndryshimi. Zbatimi i algoritmeve dhe vëllimeve të reja të punës, përmirësimi i teknologjive të përdorura në ndërmarrje;
Thjeshtimi. Reduktimi i kompleksitetit të porositjes dhe organizimit të punës;
Nxitimi. Automatizimi i fazave mekanike të punës, përdorimi i teknologjive moderne;
Standardizimi. Studimi dhe aplikimi i standardeve më të mira botërore të punës;
Sigurimi i ndërveprimit. Përmirësimi i komunikimit ndërmjet departamenteve, futja e një sistemi të unifikuar informacioni në ndërmarrje;
Duke shtuar. Përfshirja e nyjeve të nevojshme në proceset e reja të biznesit.

Mjetet e mësipërme do të ndihmojnë jo vetëm në përmirësimin e proceseve të biznesit të kompanisë, por edhe në përcaktimin e fushave të përgjegjësisë së çdo divizioni. Ju duhet ta dini këtë, pasi mungesa e një kuptimi të qartë të këtyre kufijve është hapi i parë drejt uljes së efektivitetit të kompanisë. Pas përgatitjes së stafit për projektin e optimizimit, mund të filloni hapat e parë.

Para se të filloni të mendoni opsionet optimale proceset e biznesit, është e nevojshme të kuptohet se çfarë ka çuar në mungesa e efektivitetit... Për ta bërë këtë, shumica e metodologjive të optimizimit përdorin aktivitete për të studiuar proceset ekzistuese në organizatë. Nëse e braktisni këtë fazë, do të jetë e pamundur të flitet për optimizim të plotë, pasi punonjësit jo vetëm që do të duhet të ndryshojnë algoritmin e zakonshëm të veprimeve, duke lënë diçka të dobishme, por thjesht të punojnë me një krejtësisht të re, megjithëse më efektive, e cila është më shumë si një revolucion sesa një optimizim ...

Një studim i plotë i proceseve ekzistuese të biznesit në ndërmarrje do të ndihmojë gjithashtu në klasifikimin e proceseve për optimizim. Në të vërtetë, në çdo organizatë ka procese kyçe, dhe ka ato ndihmëse. Para fillimit të një projekti, specialistë të kualifikuar i ndajnë të gjitha proceset në tre grupe:

bazë. Nevojitet për kënaqësinë dhe fitimin e klientit;
Ndihmës. Ato ekzistojnë për funksionimin e qëndrueshëm të ndërmarrjes, por nuk kanë vlerë të madhe për klientët;
Menaxhimi. Ato ju lejojnë të menaxhoni në mënyrë efektive, të vendosni qëllime dhe objektiva, të monitoroni ekzekutimin e urdhrave.

Gjatë ekzaminimit dhe klasifikimit të proceseve ekzistuese të biznesit, është e rëndësishme që punonjësit e kompanisë të jenë të përkushtuar ndaj bashkëpunimit. Siç është vërejtur tashmë, qëndrimi i personelit të kompanisë ndikon drejtpërdrejt në efikasitetin e optimizimit, kështu që ia vlen të kërkoni mbështetjen e punonjësve paraprakisht. Atyre u duhet shpjeguar se pas ndryshimeve, puna e tyre do të bëhet më e lehtë dhe do t'u hiqen disa përgjegjësi pune.

Pasi të ketë kaluar studimi i proceseve ekzistuese në kompani, do të vijojë analiza dhe optimizimi. Nëse bëni një të shkurtër udhëzues hap pas hapi këto procese, ai do të përfshijë pesë hapa kryesorë:

Numëroni treguesit kryesorë efikasiteti. Më shpesh, ky rol luhet nga paratë dhe koha e shpenzuar për prodhimin e produkteve ose ofrimin e shërbimeve. Përveç kësaj, është e rëndësishme t'i kushtohet vëmendje reagimeve të punonjësve. Nëse ata janë të kënaqur me këto kushte, procesi do të shkojë më me efikasitet;
Identifikimi i nyjeve të tepërta. Kjo kategori zakonisht përfshin veprime të ndërmjetme, pa të cilat është mjaft e mundur të bëhen pa ose të automatizohen ato. Për shembull, marrja e informacionit në lidhje me bilancet e stoqeve, numërimi i numrave të inventarit në një listë shtesë nga një magazinier ose marrja e një shtesë nënshkrim personal koka;
Modelimi i procesit ideal të biznesit. Duhet të marrë parasysh nevojat e ndërmarrjes dhe punonjësit, pajisjet në dispozicion dhe qëllimin përfundimtar të optimizimit;
Zbatimi i algoritmit të përditësuar. Është e rëndësishme të edukoni dhe edukoni punonjësit për dallimet. Është e nevojshme që stafi të kuptojë përfitimet që punonjësi dhe ndërmarrja do të marrin nga ndryshimet;
Analiza dhe fiksimi i rezultatit. Pas vëzhgimit të punës së punonjësve duke përdorur algoritmin e ri dhe gjurmimit dhe analizimit të treguesve, mund të nxirren përfundime për efektivitetin e optimizimit.

Shkalla dhe shpejtësia e optimizimit varen nga shumë faktorë - burimet e kompanisë, besnikëria e punonjësve, kohezioni i lidershipit dhe strategjia dhe qëllimi i duhur. Gjëja kryesore është të përpiqeni të shmangni gabimet serioze që mund të mohojnë të gjithë punën.

Gabime në optimizimin e proceseve të biznesit

Nëse janë bërë gabime të mëdha, atëherë asnjë sistem optimizimi nuk do të ndihmojë në rritjen e efikasitetit të punonjësve. Zbulohet përvoja e projekteve të ngjashme gabime tipike kur optimizoni:

Vendime impulsive. Çdo ndryshim në proceset që ndodhin në organizatë duhet të bazohet në studimin dhe analizën e situatës aktuale. Është e rëndësishme të luftohen shkaqet, jo të eliminohen pasojat;
Puna e specialistëve të paaftë. Për efekt maksimal në projekt, është e rëndësishme të përdoret teknologjive moderne dhe të marrë parasysh përvojën e kompanive të tjera. Nëse njerëzit që janë të hutuar rreth koncepteve dhe nuk përdorin mjetet më të mira janë përgjegjës për zhvillimin e planit të optimizimit, atëherë përvoja e projektit në shumicën dërrmuese të rasteve rezulton negative. V rasti më i mirë, do të marrë shumë kohë dhe burime të kompanisë;
Gabimi i mëparshëm shpesh çon në një tjetër - zgjedhjen e gabuar të mjeteve të optimizimit. Përkundër faktit se tregu për softuer të specializuar është mjaft i gjerë dhe kostoja e programeve mund të ndryshojë shumë, është e rëndësishme të mbani mend pse blihet softueri, çfarë funksionaliteti duhet të ketë, si mund të zhvillohet dhe mirëmbahet;
Fillimi i punës pa një studim të detajuar të punës së kompanisë. Dëshira e menaxherëve për të kursyer para shumë shpesh çon në këtë. Optimizimi i plotë nuk mund të kryhet pa studiuar proceset e biznesit;
Dëshira e menaxherëve nuk është të menaxhojnë, por të marrin pjesë në optimizim. Pa njohuri të teknologjisë, është jashtëzakonisht e vështirë të llogariten elementët, pa të cilët funksionimi i ndërmarrjes nuk do të vuajë. Udhëheqësit duhet të kuptojnë plotësisht se çfarë po ndodh, por jo me kokëfortësi të këmbëngulin në vizionin e tyre të situatës. Pjesëmarrja e tyre e drejtpërdrejtë është e nevojshme kur fillon optimizimi i menaxhimit të proceseve afariste të ndërmarrjes;
Vendosja ose interpretimi i gabuar i qëllimit. Është e rëndësishme në çdo moment optimizimi të mbani mend se për çfarë po bëhet puna specifike dhe cili do të jetë efekti i ndryshimeve. Është gjithashtu e rëndësishme që të gjitha ndryshimet të synojnë arritjen e qëllimit të zgjedhur të optimizimit. Për shembull, nëse kompania nuk ka të ardhura të mjaftueshme nga shitjet, atëherë është më e leverdishme të merret me procesin e shitjes së mallrave sesa me kontabilitetin;
Shpërndarja e gabuar e forcave të grupit të punës. Është e rëndësishme të kuptoni përparësinë e secilit operacion dhe, para së gjithash, të caktoni punonjësit në fusha të rëndësishme.

Duke respektuar parimet bazë të optimizimit të proceseve të biznesit dhe shmangien e gabimeve serioze, mund të arrini një rezultat shumë të mirë edhe vetë. Në projekte të tilla, është e rëndësishme të kuptohen plotësisht të gjitha nuancat e proceseve në ndryshim. Nëse udhëhiqeni nga ky parim dhe "kapni" saktë momentin për të nisur një projekt, atëherë efikasiteti i biznesit tuaj do të rritet ndjeshëm.

Departamenti i Arsimit i qytetit të Moskës

Institucion arsimor shtetëror

arsimi i lartë profesional i qytetit të Moskës

"Universiteti Pedagogjik i Qytetit të Moskës"

Fakulteti i Informatikës së Aplikuar

Departamenti i Informatikës së Aplikuar në Menaxhim

abstrakte

Tema: "Modelimi dhe optimizimi i proceseve te biznesit"

Kryhet:

nxënës i grupit O-D-M-06

Bocharova O.A.

Shefi i Departamentit

Informatika e Aplikuar në Menaxhim V.P. Oficerët

Hyrje 3

1. Koncepti i "procesit të biznesit" 5

2. Optimizimi i strukturës organizative 6

2.1 Përkufizimi i optimizimit 6

2.2 Qasjet për ndërtimin e një strukture organizative 8

2.3. Parimet themelore të optimizimit teknologjik 12

2.4. Kushtet dhe hapat e optimizimit 13

3. Modelimi i proceseve të biznesit 14

3.1 Thelbi dhe rëndësia e modelimit të procesit të biznesit 14

3.2 Metodologjia për modelimin e proceseve të biznesit 19

4. Metodologjitë për modelimin dhe optimizimin e proceseve të biznesit 21

4.1 Historia e zhvillimit të metodologjive për modelimin e proceseve të biznesit 21

4.2. Përshkrimi i metodologjive të modelimit të proceseve të biznesit 22

Përfundimi 26

Lista e literaturës së përdorur 27

Prezantimi

Dyqind vjet më parë, Adam Smith bëri një zbulim të jashtëzakonshëm: prodhimi industrial duhet të ndahet në operacionet më të thjeshta dhe më themelore. Ai tregoi se ndarja e punës nxit rritjen e produktivitetit pasi punëtorët e përqendruar në një detyrë bëhen zejtarë më të aftë dhe i bëjnë më mirë punët e tyre. Dhe gjatë shekujve 19 dhe 20, njerëzit organizuan, zhvilluan dhe menaxhuan kompani, të udhëhequr nga parimi i ndarjes së punës nga Adam Smith.

Sidoqoftë, në botën moderne, mjafton t'i hedhim një vështrim nga afër çdo kompanie - nga një tezgë në rrugë te një gjigant transnacional si Microsoft ose Coca-Cola. Do të zbulohet se aktivitetet e kompanive përbëhen nga një numër i madh i proceseve të përsëritura të biznesit, secila prej të cilave është një sekuencë veprimesh dhe vendimesh që synojnë arritjen e një qëllimi specifik. Pranimi i porosisë së një klienti, dorëzimi i mallrave te një klient, pagesa e pagave për punonjësit - të gjitha këto janë procese biznesi.

Është mjaft e qartë se efikasiteti i një kompanie përcaktohet kryesisht nga efikasiteti i zbatimit të proceseve të biznesit në këtë kompani. Në mesin e viteve 1980, kur mundësitë për rritje të gjerë të kompanive në vendet e zhvilluara ishin shteruar prej kohësh, specialistët e teknologjive të menaxhimit po kërkonin mundësi për radikale. përmirësimin e efikasitetit, rentabiliteti dhe vlera e biznesit e kthyen vëmendjen te problemi i efektivitetit të zbatimit të proceseve të biznesit. Dhe ata zbuluan se edhe në teknologjitë e avancuara, për sa i përket menaxhimit, kompanitë ekzistojnë mundësi për të përmirësuar efikasitetin e departamenteve individuale dhe të kompanisë në tërësi duke optimizuar proceset e biznesit në nivele të ndryshme të kompanisë.

Doli se edhe në kompanitë më të mira, shumë procese biznesi me rëndësi strategjike zbatohen në mënyrë kaq joefektive saqë koha dhe burimet e shpenzuara mund të reduktohen dhjetëfish pa cenuar cilësinë e detyrës së kryer nga ky proces biznesi. Hulumtimi i kryer në Kompanitë ruse dha rezultate të ngjashme.

Ky zbulim i dha shtysë zhvillimit të një disipline të re të menaxhimit të quajtur riinxhinierimi i proceseve të biznesit. Ishte riinxhinierimi ai që u bë një nga levat më të rëndësishme për ristrukturimin e suksesshëm të kompanive amerikane, duke i lejuar ato të kthehen me sukses lidershipi botëror në efikasitet dhe për të siguruar rritjen e paprecedentë të ekonomisë amerikane dhe të tregut të aksioneve.

Sipas Emst & Young, 100 bankat më të mëdha në Amerikën e Veriut shpenzuan rreth 3.9 miliardë dollarë në vitin 1999 vetëm për riinxhinierimin e divizioneve të tyre. Gjatë një viti e gjysmë të kaluar, qeveria amerikane ka iniciuar më shumë se 250 projekte riinxhinierimi dhe tregu i sotëm i mjeteve për të mbështetur riinxhinierimin e proceseve të biznesit vlerësohet në më shumë se 100 milion dollarë dhe po rritet me një normë prej rreth 60% në vit.

1. Koncepti i "procesit të biznesit"

Proceset e biznesit janë hierarki horizontale të aktiviteteve funksionale të brendshme dhe të ndërvarura, qëllimi përfundimtar i të cilave është lëshimi i një produkti ose përbërësve të tij individualë.

Ekzistojnë kategoritë e mëposhtme të proceseve të biznesit:

Proceset që mbështesin drejtpërdrejt lëshimin e produkteve;

Proceset e planifikimit dhe menaxhimit;

proceset e burimeve;

Proceset e konvertimit.

Procesi i biznesit karakterizohet nga:

Teknologjia ekzistuese për zbatimin e procesit të biznesit;

Struktura ekzistuese e sistemit të biznesit;

Me anë të automatizimit, pajisjeve, mekanizmave etj., duke siguruar zbatimin e procesit.

Treguesit kryesorë për vlerësimin e efektivitetit të proceseve të biznesit janë:

Sasia e produkteve të një cilësie të caktuar, e paguar për një periudhë të caktuar kohe;

Numri i konsumatorëve të produkteve;

Numri i operacioneve tipike që duhet të kryhen në prodhimin e produkteve për një periudhë të caktuar kohe;

Kostoja e kostove të prodhimit;

Kohëzgjatja e kryerjes së operacioneve tipike;

Investimi në prodhim.

2. Optimizimi i strukturës organizative

2.1 Përkufizimi i optimizimit

Kur ndryshojnë kushtet e funksionimit të organizatës, sistemi i proceseve të biznesit të adoptuar në të mund të bëhet joefektiv, gjë që kërkon një ndryshim të qëllimshëm në këtë sistem, ose optimizim të proceseve të biznesit.

Optimizimi është një rimendim themelor i proceseve të biznesit të një kompanie për të arritur përmirësime thelbësore në treguesit kryesorë përkatës të aktiviteteve të tyre: kosto, cilësi, shërbime dhe ritëm.

Veprimet që shoqërojnë optimizimin dhe çojnë në një rritje të efikasitetit të ndërmarrjes:

1. Disa procedura pune kombinohen në një. Procesi është i ngjeshur horizontalisht. Nëse nuk është e mundur të sillni të gjitha hapat e procesit në një punë, atëherë krijohet një ekip që është përgjegjës për këtë proces, i cili në mënyrë të pashmangshme çon në disa vonesa dhe gabime që lindin gjatë transferimit të punës midis anëtarëve të ekipit.

2. Ekzekutuesit marrin vendime të pavarura. Në këtë rast, ka një ngjeshje vertikale të proceseve. Fuqizimi i punonjësve dhe rritja e rolit të secilit prej tyre në punën e ndërmarrjes çon në një rritje të ndjeshme të efikasitetit të tyre.

3. Hapat në proces kryhen në një rend natyror, jo linear. Kjo lejon që proceset të paralelizohen kudo që të jetë e mundur.

4. Proceset kanë opsione të ndryshme për ekzekutim. Procesi duhet të ketë versione të ndryshme të ekzekutimit, në varësi të situatës specifike, dhe secili opsion duhet të jetë i thjeshtë dhe i kuptueshëm.

5. Puna kryhet në vendin ku është e përshtatshme. Në të njëjtën kohë, puna shpërndahet midis kufijve ndarës dhe eliminohet integrimi i panevojshëm.

6. Zvogëlohet numri i kontrolleve dhe veprimeve të kontrollit. Ata duhet të funksionojnë pa probleme, gjë që do të zvogëlojë kohën dhe koston e proceseve.

7. Numri i miratimeve minimizohet (duke reduktuar pikat e jashtme të kontaktit). Në të njëjtën kohë, kufijtë midis ndarjeve funksionale fshihen.

8. Një menaxher "i fuqizuar" ofron një pikë të vetme kontakti. Ky mekanizëm përdoret kur është e nevojshme për të siguruar pjesëmarrjen e klientit në një proces kompleks.

9. Mbizotëron një qasje e përzier e centralizuar/decentralizuar. Në të njëjtën kohë, divizionet e ndërmarrjes mund të funksionojnë plotësisht në mënyrë autonome në prani të një depoje të vetme të të dhënave të korporatës.

2.2 Qasjet për ndërtimin e një strukture organizative

2.2.1 Qasja Strukturore

Qasja strukturore bazohet në përdorimin e llojeve të ndryshme të strukturës organizative të ndërmarrjes, zakonisht hierarkike. Në këtë rast, organizimi dhe menaxhimi i aktiviteteve kryhet nga elementë strukturorë (zyre, departamente, departamente, punishte etj.), dhe ndërveprimi i tyre nëpërmjet zyrtarëve (drejtuesve të departamenteve, departamenteve dhe punishteve) dhe njësive strukturore të nivelit më të lartë.

Të metat:

Kur ndahen teknologjitë e ekzekutimit punë të veçantë në fragmente të veçanta, ato mund t'i atribuohen elementëve të ndryshëm të strukturës organizative;

Një përshkrim integral i teknologjive për kryerjen e punës është i vështirë, në thelb ekziston vetëm përshkrimi i tyre fragmentar (në nivelin e elementeve strukturore);

Mungesa e përgjegjësisë për rezultatin përfundimtar, interesimi për rezultatin përfundimtar, si dhe fokusimi tek përdoruesi përfundimtar;

Mungesa e rezultateve të ndërmjetme të aktiviteteve përgjegjëse për këto rezultate, konsumatorë të brendshëm të këtyre rezultateve;

Kostot e larta të transferimit të rezultateve ndërmjet departamenteve.

Kostot e larta të përgjithshme, kontabiliteti menaxherial shumë joefektiv;

Përpjekjet për të zbatuar korporata sistemet e informacionit kryesisht dështojnë.

2.2.2 Qasja funksionale

Rezultati i qasjes funksionale është dizajnimi optimal i strukturës organizative - përcaktimi i kufijve ndërmjet departamenteve sipas parimit të zonave funksionale. Grupi fillestar i funksioneve tipike është i detajuar dhe i lidhur me një ndërmarrje specifike, me shërbimet dhe departamentet e saj.

Qasja funksionale i përgjigjet pyetjes "Çfarë duhet bërë?"

Modeli funksional dhe strukturor bazohet në parimin universal të ndarjes së punës midis shërbimeve, departamenteve, punëtorive, ekipeve me caktimin e funksioneve të caktuara për to.

Disavantazhet e qasjes funksionale janë të njëjta me ato strukturore, por janë më pak të theksuara dhe sa më pak, aq më shumë vëmendje i kushtohet minimizimit të kalimit të kufijve të njësive strukturore në procesin e punës.

Çdo kompani, prodhim apo biznes është një ekip i organizuar punonjësish që kryejnë plotësisht të gjitha detyrat e caktuara. Detyra e menaxherit është të sigurojë procesi i prodhimit detyra që së bashku ndihmojnë për të arritur rezultatin kryesor - rritjen e fitimeve. Optimizimi i proceseve në organizimin e aktiviteteve të biznesit është një pjesë integrale e një projekti të suksesshëm në zhvillim. Ka disa mënyra për të përmirësuar zhvillimin e kompanisë.

Pse keni nevojë për optimizimin e biznesit

Kur vendosni se në cilën industri do të ndërtoni biznesin tuaj, është e pamundur të parashikoni paraprakisht të gjitha rreziqet, veçoritë dhe disavantazhet e tregut. Çdo treg është një dinamikë për të mirë ose për keq, kështu që ju duhet të jeni në gjendje të kryeni saktë dhe në kohë proceset e optimizimit për të riorganizuar konceptin ekzistues të biznesit.

Puna e optimizmit fillon me përcaktimin e detyrave. Për të kryer një punë efektive për të përmirësuar një projekt ekzistues, është e nevojshme që fillimisht të përcaktohet qëllimi: për çfarë është optimizimi, cili është roli i tij, në cilën fazë këshillohet të përmirësohet dhe cili është rezultati i të gjithë fushatës.

Me një punë të kënaqshme të ndërmarrjes, menaxheri kupton intuitivisht se është e mundur t'u shërbehet klientëve më shpejt, më mirë dhe të mbulojë një vëllim më të madh të bazës së klientëve potencialë. Për ta bërë këtë, ju duhet të kryeni një sërë punimesh që synojnë përmirësimin e punës së secilit punonjës, departament, qendër përgjegjësie. Optimizimi i biznesit është i nevojshëm në raste të tilla:

nëse është e nevojshme, rrit produktivitetin e ndërmarrjes;
për të rritur cilësinë e shërbimit;
në rast të konkurrencës së lartë në treg;
për të modernizuar proceset individuale të kompanisë, të cilat do të plotësojnë kërkesat e reja;
për të rritur rentabilitetin;
nëse është e nevojshme, zvogëloni vendet e punës, por rrisni produktivitetin e të gjithë biznesit;
kur zgjeroni një biznes;
në rast të uljes së produktivitetit;
për përmirësimin e planifikuar të biznesit në mënyrë që të ketë më shumë fitim.

Punimet e optimizimit të biznesit kryhen në çdo fazë të zhvillimit. Megjithatë, më shpesh sesa jo, veprime të tilla kanë një strukturë të qartë që ndihmon për të parë problemet aktuale dhe mënyrën e rregullimit të tyre.

4 Rregulla të detyrueshme për optimizim efektiv

Qëllimi i optimizimit të biznesit është përmirësimi i shitjeve, rritja e efikasitetit të punës dhe reduktimi i disavantazheve. Megjithatë, që një strukturë e tillë të funksionojë, është e nevojshme të kryhen një sërë procedurash që synojnë studimin dhe hartimin e një modeli biznesi në këtë fazë.

Menaxherët e lartë nuk duhet të bëjnë optimizimin e procesit në kompaninë e tyre. Ky është biznesi i strukturave profesionale që kanë marrë arsim, janë të aftë në teknologjitë e optimizimit dhe kanë përvojë në zbatimin e metodave të përmirësimit efektiv të biznesit.

Metodat e optimizimit të procesit janë paraqitur në një numër të madh sot. Ato ndryshojnë në kohëzgjatjen, parimin e zbatimit, efikasitetin. Sidoqoftë, në mënyrë që secila metodë e përdorur të jetë vërtet e dobishme për një biznes specifik, ia vlen të ndiqni 4 rregullat bazë të optimizimit.

Rregulli # 1 - Baza e Optimizimit

Në fakt, detyra kryesore e optimizimit është të grupojë të gjitha proceset e biznesit në atë mënyrë që, si rezultat, të funksionojë në mënyrë më produktive, më efikase dhe më cilësore. Prandaj, përpara se të bëni një përmirësim në një industri ose në biznes, në përgjithësi, është e nevojshme të veçoni dhe ndani proceset e biznesit, të hartoni një piktogram të kushtëzuar që i përgjigjet pyetjeve:

kohëzgjatja e biznesit;
efikasiteti dhe efektiviteti (në aspektin e fitimit);
numrin e departamenteve, njerëzit në secilin departament, numrin e menaxherëve dhe personelit të punës;
suksesi në treg gjatë ekzistencës së tij;
rreziqet e tregut;
veçoritë e të bërit biznes, specifikat e tij;
rrjedhën e proceseve.

Një strukturë kaq e qartë ju lejon të shihni gjithçka "nga jashtë" pika të rëndësishme dhe specifikat e një biznesi të caktuar, cilat janë "gabimet" e tij dhe cilat veprime kanë dhënë rezultate. E thënë thjesht, baza për optimizimin duhet të përbëhet nga një pasqyrë e detajuar e një biznesi specifik, qëllimet dhe detyrat e tij që janë vendosur, por nuk janë zbatuar.

Rregulli # 2 - "Pastroni peshkun nga bishti"

Ky rregull bën të mundur vlerësimin e optimalitetit nga "i veçantë në të përgjithshëm". Kjo do të thotë, ia vlen t'i kushtohet vëmendje disavantazheve të caktuara të produktivitetit, momenteve të tij të parealizueshme. Për shembull, ekziston një detyrë për të shitur 10 makina në një sallon të klasit luksoz. Deri më sot, zbatimi - 5 makina. Specialisti, kur analizon këtë situatë, merr parasysh pika të tilla si:

kohëzgjatja e biznesit;
numri i stafit;
specifikat e tregut;
konkurs;
politika e çmimeve të salloneve;
prania e pikave tërheqëse për blerësin;
cilësinë e mallrave që shiten.

Bazuar në të dhënat e marra, mund të hartoni një grafik që do të tregojë numrin e shitjeve dhe çfarë është bërë për këtë më herët. Specialisti vlerëson perspektivat, bën rekomandime që do të ndihmojnë në përmirësimin e shitjeve duke respektuar rregulla specifike. Kjo do të thotë, fillimisht vendoset një qëllim, vlerësohet një model optimizimi dhe kryhet zbatimi i tij. Ky esencë përkufizohet me termin "optimizim". Nëse këshillohet të aplikohet “nga e përgjithshmja tek e veçanta”, atëherë procesi do të quhet “riinxhinierim” ose një ndryshim kompleks, sistematik i të gjithë biznesit, duke filluar nga themelimi.

Rregulli # 3 - Fleksibiliteti i Optimizimit

Nëse biznesi ka funksionuar në mënyrë harmonike për disa vite, ekziston një stabilitet i caktuar që nuk përmirësohet me kalimin e kohës, por nuk përkeqësohet, atëherë këshillohet të kryhet një studim shtesë i ndërveprimit të të gjithëve. proceset e brendshme një sistem të mirëkoordinuar. Në disa raste, optimizimi është një ridrejtim i plotë i biznesit, i cili mund të ndikojë negativisht në disa struktura më parë fitimprurëse. Prandaj, fleksibiliteti në optimizim duhet të "zbusë" aspektet e mundshme negative që mund të shfaqen menjëherë dhe disa kohë pas ristrukturimit.

Rregulli # 4 - Faktorët njerëzorë

Kur kryeni optimizimin, duhet të jeni të përgatitur për faktin se jo të gjithë punonjësit do të jenë në gjendje të vlerësojnë ndonjë risi. Prandaj, shpesh ka një reduktim të vendeve të punës në ndërmarrjet me optimizim të procesit. Në çdo rast, ia vlen të kuptohet se optimizimi nuk vendos një qëllim për të zvogëluar vendet e punës, ai vendos një qëllim - të rishpërndajë momentet e punës në atë mënyrë që i gjithë biznesi të përfitojë vetëm. Në fakt, një koncept i tillë si një person "i panevojshëm" në zyrë zhduket, çdo punonjës bën punën e tij, kryen qartë detyrat, ndjek orarin.

Algoritmi për prezantimin e optimizimit mund të mos i pëlqejë çdo punonjësi. Sidomos për ata që nuk bëjnë punë produktive, që nuk synojnë qëllimin kryesor - të bëjnë një fitim. Një shembull i shpërndarjes së përgjegjësive të punës në një zyrë standarde, ku një departament prej 5 personash kryen detyrën e tërheqjes së klientëve, përmirësimit të produkteve të marketingut dhe një departament tjetër prej 10 personash është i përfshirë në dërgimin e produkteve te klienti. Në thelb, fitimi i një biznesi varet nga tërheqja e klientëve dhe sistemi i shpërndarjes mund të optimizohet.

Teknika për të ndihmuar në optimizimin e biznesit tuaj

Optimizimi hap pas hapi i proceseve të biznesit, koncepti i tyre dhe opsionet e organizimit varen nga qëllimet, specifikat e biznesit dhe rezultati i pritur. Metodat e para të optimizimit të proceseve të biznesit të kompanisë, të cilat parashikonin një analizë të plotë të tregut dhe opsionet për zgjerimin e projektit, përshkruhen në literaturën e M. Hammer dhe J. Champy.

Deri më tani, monografia "Riinxhinierimi i procesit të biznesit" konsiderohet si materiali më i mirë mësimor për ristrukturimin e biznesit. Megjithatë, me zhvillimin e tregut dhe biznesit, në përgjithësi, të reja, më shumë metodat moderne analiza dhe optimizimi i proceseve të biznesit.

Metoda e optimizimit inxhinierik

Inxhinieria është një kompleks i futjes së teknologjive të reja karakter informativ që ndihmojnë në modelimin e strukturës ekzistuese organizative të biznesit. Kur ofron shërbime inxhinierike me pagesë, një biznesmen merr konsultime të një natyre të ndryshme, të cilat do të ndihmojnë në të ardhmen për të siguruar procesin e prodhimit, përmirësimin e funksionimit të objekteve, mirëmbajtjen e objekteve ekonomike dhe shitjet e produkteve. Ka inxhinieri këshillimore, teknologjike dhe financiare.

Specialistët që ofrojnë shërbime inxhinierike kërkohet të kenë arsim të lartë inxhinierik dhe menaxherial. Konsultimet e kësaj natyre nënkuptojnë njohuri në fushën e inxhinierisë, dhe për këtë arsye është e pamundur të marrësh ndihmë konstruktive dhe të dobishme pa arsim special.

Metoda e riinxhinierimit

Riinxhinierimi është një refuzim i plotë i proceseve dhe metodave ekzistuese të biznesit. Kjo metodë e brendshme lejon tërheqjen e investimeve, futjen e teknologjive të reja, përmirësimin e mjeteve teknike dhe rritjen e përparimit teknologjik. Ata përdorin metoda të reduktimit të burimeve, personelit, thyerjes së "pikave të verbër", duke kombinuar punën e disa departamenteve në një. Rreziku - një mbyllje e mundshme e procesit të prodhimit, pasi disa pika kërkojnë një riformatim të plotë të procesit ekzistues.

Riinxhinierimi është alternativa më e mirë nëse biznesi ekzistues nuk sjell fitim real, bëhet fjalë ose për falimentim ose për përmirësim të biznesit ekzistues. Në fakt, duhet të jeni të përgatitur për faktin se prodhimi do të duhet të pezullohet për një kohë.

Metoda e përmirësimit të vazhdueshëm (CPI)

Sistemet e optimizimit të biznesit duhet të përmirësohen vazhdimisht, duke u përshtatur me nevojat e reja të biznesit në zhvillim. Metoda CPI ju lejon të planifikoni procesin në mënyrë të tillë që të përmirësoni të gjitha fazat e tij. Metodologjia e kontrollit të procesit është kuadri i planifikimit për një treg dinamik që është i vështirë të parashikohet. Kjo metodë ndryshon në atë që i gjithë procesi i optimizimit është i gjatë, dhe procesi i prodhimit nuk ndalet, por thjesht përmirësohet gradualisht.

Metoda e menaxhimit të cilësisë totale

Krijimi i një produkti të ri që plotëson nevojat e tregut modern. Në këtë rast, plani mund të zhvillohet paralelisht me projektin ekzistues, dhe me një qasje zëvendësuese për produktet e vjetra. Aktivitetet dhe veprimet e programit synojnë përmirësimin hap pas hapi të proceseve të punës, prodhimin e produkteve fillimisht në një periudhë të kufizuar kohore.

Optimizimi i një biznesi ose i proceseve të tij individuale është një moment i detyrueshëm në zhvillim. Sidoqoftë, kur zgjidhni një metodë specifike, ia vlen t'i kushtoni vëmendje jo vetëm kohëzgjatjes së zbatimit të saj, por edhe rezultatit përfundimtar. Në disa raste, optimizimi i gabuar dhe joprofesional çon në një ulje të fitimeve dhe produktivitetit të të gjithë biznesit.

A janë të nevojshme proceset e biznesit? Pse nevojiten proceset e biznesit? Proceset e biznesit në kompani, për çfarë shërben? Pyetje të ngjashme bëhen shpesh. Çështja nuk është nëse ato duhen apo jo. Ata janë në shoqëri dhe kështu kanë rrjedhur (janë të pranishëm) që nga momenti i themelimit të saj. Është më e rëndësishme t'i përgjigjemi pyetjes "pse?" Dhe gjithçka është shumë e thjeshtë:

Në mënyrë që menaxherët të menaxhojnë në mënyrë më efikase (më e lehtë, më e lirë, më e shpejtë).
Për të ulur kostot.
Për të përmirësuar komunikimin ndërmjet punonjësve dhe departamenteve.
Në mënyrë që kompania juaj të bëhet vërtet e orientuar drejt klientit, dhe jo vetëm me fjalë ose në formën e deklaratave në faqen e internetit ose në artikujt PR.
Në mënyrë që kompania të bëhet më fleksibël, në përputhje me rrethanat, duke reaguar shpejt ndaj ndryshimeve në treg.
Në mënyrë që të kaloni përpara konkurrentëve tuaj.

Mund të vazhdoni për një kohë të gjatë, duke iu përgjigjur pyetjes: "Pse?". Nëse argumentet e listuara nuk janë të rëndësishme për kompaninë tuaj, atëherë zbatimi i qasjes së procesit është i parakohshëm për momentin. Zhvillimi i proceseve të biznesit, organizatave kërkojnë një vendim kuptimplotë, pjesëmarrje dhe vendosmëri në arritjen e qëllimit të synuar nga ana e menaxhmentit të kompanisë.

SIMULIMI I PROCESEVE TË BIZNESIT

Modelimi dhe optimizimi kanë kuptim vetëm kur menaxhmenti i kompanisë kupton përfitimet e zbatimit dhe nuk ushqen iluzione se e gjithë kjo bëhet sipas parimit "sot për dje" dhe pa pagesë. Edhe nëse optimizimi i proceseve dhe zbatimi i proceseve të biznesit kryhet nga stafi i kompanisë, atëherë shpenzohet edhe koha për këtë, dhe paga paguhet. ato. nuk është më i lirë. A është më e lirë është një pyetje e madhe. Është e sigurt të thuhet se do të ketë shumë më tepër gabime dhe grabujë. Konsultimi i proceseve të biznesit do të minimizojë gabimet standarde.

Gjithashtu duhet kuptuar se ka të ndryshme. ato. është zakon të flitet për shënime (standardet e shfaqjes). Për shembull, një diagram rrjedhash ndërfunksionale e një procesi biznesi është ndoshta opsioni më i përdorur. Por vështirë se është më efikasi. Standardi eEPC për përshkrimin e proceseve të biznesit është më i përshtatshëm. Edhe pse ai nuk është i lirë nga disavantazhe të caktuara. BPMN është e lezetshme dhe në modë këto ditë, por rastësisht harrojnë t'ju tregojnë për shumë. Kërkimi i standardit ideal / korrekt / më i mirë për përshkrimin e proceseve të biznesit është një ide qëllimisht utopike. Zgjedhja e një standardi për përshkrimin e proceseve të biznesit që është optimale për një kompani nuk është detyra më e parëndësishme. Është gjithashtu e kotë të kërkosh për 12 procese kryesore të biznesit. Ose 13, 14, 15, etj. nuk toleron solucionet e pllakës së kazanit. Proceset tipike të biznesit mund të luajnë një shaka mizore me dashamirët e gjithçkaje "tipike", duke fluturuar në iluzionin se duke bërë kështu ata do të kursejnë shumë kohë dhe para. Me shumë mundësi, do të jetë pikërisht e kundërta.

Optimizimi i procesit nuk është një grup zgjidhjesh standarde. Kjo është çdo herë një kërkim individual për një zgjidhje të pranueshme (në ky moment kohë), duke përdorur parimet dhe metodat e optimizimit. Nuk ka kuptim të kërkosh një formulë universale për "lumturinë", ajo thjesht nuk ekziston.

TRAJNIM PËR PROCESET E BIZNESIT

Ku është vendi më i mirë për të filluar? Nuk është e pazakontë që një kompani të fillojë një lloj punë praktike lidhur me proceset e biznesit, dhe më pas, pasi kanë bërë një sërë gabimesh, ata kuptojnë se së pari do të ishte e vlefshme të kuptonin këtë temë dhe të shkonin në trajnim. Prandaj, proceset e biznesit janë. Optimizimi i procesit të biznesit -. Fazat e optimizimit të procesit të biznesit -. Modelimi i procesit të biznesit - workshop (coaching). Është më mirë që së pari të kuptoni se çfarë përfitimesh do t'i ofrojë kompanisë suaj qasja e procesit dhe si ta zbatoni atë, pasi të keni kaluar saktë fazat kryesore - vetëm atëherë filloni të veproni. Përndryshe, karroca do të jetë para kalit.

Ne jemi gati të ndihmojmë kompaninë tuaj të bëhet më e mira!

FAZAT E PROCESIT TË BIZNESIT

Për të konkurruar në mënyrë efektive dhe për të zënë një pozicion udhëheqës në tregun tuaj, duhet të dini qartë se cilat procese biznesi kryhen në kompani dhe të mësoni se si t'i përmirësoni vazhdimisht ato. Për ta bërë këtë, duhet të kryeni disa faza:

Zbatoni në parimin "siç është".
Ekzekutoni, i cili është krijuar për të gjetur pengesat. Një sërë metodash dhe karakteristikash organizative bëjnë të mundur analizimin e shpejtë të proceseve të biznesit dhe identifikimin e pikave të ardhshme për përmirësimin e punës.
Kur të jenë identifikuar pengesat, mund të vazhdoni, d.m.th. për të hartuar procese sipas parimit “siç duhet të jetë”. Në këtë fazë, një sërë parimesh dhe mund të zbatohen.
Një fazë po aq e vështirë e punës është futja e proceseve të reja të biznesit dhe përmirësimi i tyre pasues.

GABIMET E PROCESIT TË BIZNESIT

Sidoqoftë, siç tregon praktika jonë, shumë kompani bëjnë një sërë gabimesh të rënda që me vetëdije çojnë në humbje kohe, të humbur në mënyrë joefektive. burimet financiare dhe ulje të motivimit. Ekzistojnë gjithashtu gabime që lidhen me mungesën e të kuptuarit të arsyeve, thelbit, avantazheve të qasjes së procesit në përgjithësi dhe nevojës për të modeluar proceset e biznesit, në veçanti. Programi i seminarit tonë "Proceset e biznesit: Përshkrimi, analiza, optimizimi, zbatimi" është hartuar në atë mënyrë që të nxjerrë në pah gabimet e zakonshme dhe, në të njëjtën kohë, është një algoritëm për zbatimin e një projekti për transferimin e një kompanie në një proces- qasje e orientuar ndaj menaxhimit.

Pra, në seminarin tonë, merren parasysh të gjitha fazat kryesore:

Përgatitja për projektin;
Përshkrimi i proceseve të biznesit të kompanisë mbi bazën "siç është";
Analiza e procesit të biznesit;
Metodat për optimizimin e proceseve të biznesit sipas parimit "si duhet të jetë";
Zbatimi i proceseve të biznesit;
Mekanizmat organizativë për përmirësimin e vazhdueshëm të proceseve të biznesit të kompanisë.

MODELIMI PROCESET E BIZNESIT

Është një mjet që ju lejon të zgjidhni shumë probleme organizative (nga përmirësimet lokale në shkallën e përmirësimit të të gjithë organizatës) dhe aktualisht është qasja më efektive e menaxhimit. Mjafton të kujtojmë emrat e disa kompanive që mbrojnë këtë qasje: Toyota, Motorola, General Electric, IBM, Samsung dhe shumë të tjera... Duhet të kuptoni gjithashtu se kjo nuk është vetëm kompanitë e mëdha... Është çështje e mbijetesës afatgjatë të kompanisë në treg. Dhe nëse kompania juaj ka 30-50 punonjës, është koha të filloni të zotëroni menaxhimin e procesit.