Pošiljanje zaposlenega na službeno pot. Poslovno potovanje in njegove značilnosti

Poslovno potovanje ni prosto potovanje, ampak potovanje, ki ga povzročijo proizvodne ali poslovne potrebe. Zato morajo zaposleni razumeti svoje cilje in uspešno opraviti vse naloge. Poleg tega je za povračilo potnih in nastanitvenih stroškov potrebna priprava poročil. Vsaka oseba, katere delovne obveznosti vključujejo službena potovanja, bi jih morala biti sposobna sestaviti.

Kaj pomeni poslovno potovanje?

Delodajalec da nalogo, da delavca za določen čas napoti na opravljanje naloge v drug kraj z delovnega mesta, delavca pa napoti, da opravi nalogo – to je natančen opis službenega potovanja. To pomeni, da takšno službeno potovanje pomeni, da bo delavec v določenem obdobju opravil neko zelo specifično nalogo zunaj svojega delovnega mesta. Hkrati se za delovno mesto šteje oddelek (podružnica, pisarna), kjer zaposleni v podjetju vsakodnevno opravlja svoje delovne naloge.

Če delavec opravlja naloge na cesti, se ne štejejo za službeno potovanje. In tudi potovanje na kraj dela ni poslovno potovanje na rotacijski osnovi... Toda pošiljanje zaposlenega, da izpolni svoje naloge v podružnici podjetja ali oddelku v drugem mestu, bo poslovno potovanje. Za zaposlene, ki delajo na daljavo izven delovnega mesta delodajalca (pismo Ministrstva za delo Rusije z dne 09. 6. 2017 št. 14-2 / ​​OOG-4733), pa tudi za domače, ki opravljajo svoje delo doma, izlet do vodje pisarna je službeno potovanje.

Delo na daljavo se opravlja v kraju, ki ni organizacija delodajalca. A Domača naloga izvaja znotraj delovna razmerja doma, torej kot pri izvajanju na daljavo, delovno mesto in sedež ni isti.

Svetovalec Plus

http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0

Poslovna pot je tudi pošiljanje zaposlenega na študij iz podjetja.

Pomembno je, da delodajalec pisno odredi pošiljanje delavca na službeno pot. Za to se običajno izda naročilo ali naročilo. Enako pomembno je, da je razmerje med delavcem in podjetjem formalizirano, se pravi, da je bil delavec zaposlen in ne delal na primer po pogodbi o delu. Koliko časa bo zaposleni na službenem potovanju in kaj točno bo tam počel, je odvisno od vsebine potne naloge.

Poslovno potovanje se od službenega potovanja razlikuje po svojih ciljih. Službeno potovanje pomeni, da delavec rešuje delovna vprašanja v kraju, ki ni stalno delovno mesto. Na primer, morate skleniti pogodbo z organizacijo, ki se nahaja v drugem mestu. Ali pa je delavec napoten, da popravi strankino opremo ali se posvetuje z zunanjim podjetjem. In če je uslužbenec poslan v podružnico organizacije, da izpolni svoje službene obveznosti- to je tudi službeno potovanje.

Po drugi strani službeno potovanje predvideva opravljanje uradnih dolžnosti s strani zaposlenega med potovanjem. Na primer, spremstvo tovora na poti, opravljanje leta z avtobusom so poslovna potovanja.

Za navadnega voznika se bo potovanje v drugo mesto štelo za službeno potovanje, za potnika pa za službeno potovanje

Kaj zagotavlja delovna zakonodaja

S pošiljanjem sodelavca na službeno pot podjetje jamči, da bo obdržal položaj in plačo. Med službenim potovanjem se delavec plača povprečni zaslužek.

Zaposlenemu, ki je napoteno na službeno potovanje, bo plačano potovanje do cilja, povrnjeni stroški za nastanitev in povrnjeni vsi stroški bivanja izven doma (dnevnica) ter drugi stroški, ki jih dovoli vodstvo (npr. komunikacijske storitve). V celotnem času službenega potovanja in potovanja (in prisilnih zamud) delavec obdrži povprečni zaslužek po urniku, določenem na stalnem delovnem mestu. Odhod v službo ob vikendih in prazniki plačano med službenim potovanjem v skladu z zakonom.

Koga bomo poslali na službeno pot

Ko se odpravljate na službeno potovanje, morate preveriti samo možnost pošiljanja določenega uradno... Nosečnic in oseb, mlajših od 18 let, ne morete pošiljati, tudi če se delavci s tem strinjajo. Res je, ta omejitev ne velja za ljudi ustvarjalnih poklicev in športnike (tudi če so mlajši od 18 let).

• ženske z otroki, mlajšimi od 3 let,
• ženske z zdravniškimi prepovedmi potovanja,
• starši, ki sami vzgajajo otroka, mlajšega od 5 let,
• tuji delavci,
• invalidi z zdravniškimi prepovedmi potovanja.

Ali je mogoče zavrniti službeno potovanje

Tisti zaposleni, ki jih je mogoče službeno napotiti z njihovim soglasjem, lahko enostavno zavrnejo potovanje tako, da sestavijo obvestilo (v kakršni koli obliki, naslovljeno na vodjo). Vse ostale zaposlene lahko vodite, ne da bi jih zanimale njihove želje.

Če obstaja proizvodna potreba, se lahko na službeno potovanje pošlje kateri koli zaposleni brez upoštevanja soglasja. Po drugi strani pa ima lahko družba interni pravilnik o službenih potovanjih, v katerem je treba jasno opisati, kdaj in v kakšnih okoliščinah lahko zaposleni zavrne službeno potovanje.

Nekatere zaposlene je mogoče poslati na službeno pot samo s svojimi pisno soglasje, ostali so dolžni upoštevati ustrezen ukaz uprave

Kako izračunati trajanje službenega potovanja

Trajanje potovanja je določeno z nalogami, ki jih zastavi vodstvo, priporočil za določitev termina izleta ni. Treba ga je določiti za izračun zneska, ki je bil dodeljen napotenemu specialistu. Mimogrede, poslovno potovanje lahko traja en dan.

Čas potovanja je vključen v skupni čas, vendar obstaja nekaj posebnosti pri izračunu skupnega trajanja.Čas odhoda je čas odhoda vozila, čas prihoda pa čas prihoda vozila na cilj. Se pravi, če vlak odpelje 31. januarja ob 23.35, potem je v obdobje službenega potovanja vključen cel dan 31. januarja.

Odhod leta z letališča 31. januarja ob 0:10, letališče se nahaja izven meja mesta. Službeno potovanje se bo začelo 30. januarja, čeprav je datum na vozovnici 31.01, saj mora zaposleni še priti na letališče.

Kako se dogovoriti za poslovno potovanje

Torej, ko pošljete zaposlenega na službeno potovanje, se morate najprej prepričati, da ga je mogoče poslati tja: preverimo omejitve in prepovedi, po potrebi dobimo soglasje za službeno potovanje. Nato izračunamo trajanje službenega potovanja, tukaj ni jasnih priporočil, vendar imajo šefi zdrav razum in ga uporabljamo.

Naslednji korak je sestava naloga za pošiljanje na službeno potovanje, nato naloga, ki jo mora opraviti potnik, ter potrdilo o službenem potovanju. Ob koncu potovanja mora zaposleni oddati poročilo.

Omeniti velja, da so bili potrdilo o službenem potovanju, razporeditev na delovno mesto in poročilo o rezultatih v letu 2018 razveljavljeni (odlok vlade št. 749 »O posebnostih napotitve delavcev na službena potovanja« je zakonodajalec spremenil že leta 2014, spremembe so začele veljati januarja 2015). Vendar pa uporaba teh dokumentov ni prepovedana.

Navodilo delodajalca za pošiljanje delavca na službeno pot

Normativni dokumenti delodajalca ne omejujejo pri besedilu njegovega pisnega naročila, zato se naročilo lahko napiše v prosti obliki. Pomembno je, da je v besedilu odredbe jasno navedeno:

• Ime delodajalca,
• priimek, ime in patronim popotnika,
• namen, kraj, pogoji službenega potovanja.

Odredbo podpiše vodja organizacije ali oseba, pooblaščena za pošiljanje na službena potovanja.Če je uslužbenec napoten na lastnem ali drugem posebnem prevozu, je treba to odražati v naročilu. Po podpisu in izdaji naročila mora biti potnik z njim seznanjen proti prejemu.

Odredbo za pošiljanje na službeno potovanje podpiše pooblaščena oseba za pošiljanje na službeno potovanje

Po potrebi se izda servisna naloga. Naloga določa, kaj točno je treba narediti (preučiti stroj, usposobiti osebje) in vsebino poročila. Delavec se pod podpisom seznani tudi z nalogo.

V nalogi je predpisano, kdo gre, kam gre, za koliko časa in s kakšnim namenom

Izdaja sredstev

Napoteni delavec prejme nadomestilo za pot do cilja, najem nastanitve in prenočišče za celotno obdobje.

Življenjski stroški med službenim potovanjem se imenujejo dnevnice. Njihova vrednost je odvisna od trajanja potovanja in dejanskih stroškov. Davčni zakonik Ruske federacije določa najvišjo dnevnico za službena potovanja v Rusiji 700 rubljev, v tujino - 2500 rubljev. Izračun dnevnic lahko opravi računovodja ali napoteni delavec. Predračun je podpisan Glavni računovodja in vodja, po katerem se delavcu izplača akontacija.

Stroški se plačajo za pot do kraja poslovanja, za selitev med naselji, če je to namen potovanja, za izdajo potnih listin. Prav tako se plačajo stroški stanovanja, če ni zagotovljeno brezplačno. Plačilo stanovanj se tudi nadomesti v primeru prisilnih zamud na poti.

Če je službeno potovanje enodnevno, potem stanovanje ni potrebno in denar za to ni dodeljen, če pa bi morali ostati na utemeljenih razlogov, potem se ti stroški nadomestijo.

Možni so tudi drugi stroški, na primer za komunikacijske storitve, pridobitev tujega potnega lista in vizuma. Stroški so potrjeni z dokumenti - vozovnicami, potrdili o plačilu.

Spremljanje delovnega časa potnika

Delovni čas delavca se evidentira v izkaznici po obrazcu T-13: opravljene ure na dneve službenega potovanja se ne žigosajo, ampak se označi oznaka K. Obrazec se izpolni na podlagi naročila. za napotitev delavca.

Časovnik odraža stroške dela napotenih delavcev

Predhodno poročilo kot konec službenega potovanja

Po vrnitvi (v naslednjih treh dneh) delavec odda računovodstvu predračun stroškov. Uporabite lahko obrazec AO-1, ​​razen če govorimo o vladna agencija... Priloženo poročilu:

• potovalne karte;
• Računi za storitve najema stanovanj;
• blagajniški čeki in tako naprej.

Če gostitelj ni zagotovil stanovanja in je delavec sam odločil o tem vprašanju, se lahko kot dokazilo o stroških priloži tudi najemna pogodba in potrdilo o plačilu nastanitve.

Video: nianse obračunavanja potnih stroškov

Vračilo neporabljenih sredstev na blagajno ali nadomestilo za prekoračitev

Iz avansnega poročila bo postalo jasno, ali je delavec dolžan plačati neplačani in porabljeni znesek, ali pa mora delavec vrniti neporabljeni akontacijo. Če izdani znesek ni v celoti porabljen, delavec v določenem času vrne denar. Če mesec dni po izteku tega obdobja znesek ne vrne, ima vodja pravico, da ga odbije od plače zaposlenega.

Primeri dokumentiranja službenega potovanja

Napotitev zaposlenih spremlja izdelava celotnega seznama dokumentov, od odredbe o smeri, ki se, mimogrede, hrani 75 let, do predhodnega poročila. Prikazali bomo primere izpolnjevanja nekaterih najpomembnejših dokumentov.

Dnevnik službenih potovanj vam omogoča organiziranje informacij o vseh potovanjih. Zanj ni standardnega obrazca, kot primer lahko uporabite dokument, katerega oblika je navedena spodaj.

V dnevnik so zapisana imena zaposlenih, datum potovanja, organizacija in ciljno mesto

Če organizacija svoje zaposlene redno pošilja za opravljanje delovnih nalog na druga delovna mesta, je smiselno oblikovati urnik službenih potovanj.

Načrt službenih potovanj je izpolnjen s pogostimi poslovnimi potovanji, omogoča spremljanje namena službenih potovanj

V podjetjih s pogostimi službenimi potovanji je pomembna priprava predpisov o službenih potovanjih. Smiselno je predpisati vse nianse pošiljanja zaposlenih na službena potovanja in tudi navesti, v kakšnih okoliščinah je mogoče zavrniti potovanje, kateri dodatni stroški se povrnejo in v kakšni obliki je treba pripraviti poročilo.

Video: prijava službenega potovanja

Značilnosti oblikovanja nekaterih vrst poslovnih potovanj

Če zaposlenega pošljete na službeno potovanje zunaj Rusije, potem mora plačati dnevnice, kriti stroške, povezane s pridobitvijo tujega potnega lista in pridobitvijo vizuma. Če je potovanje enodnevno, se plača omejen znesek za nastanitev.

Poslovno potovanje na skrajni sever se ne razlikuje od službenega potovanja znotraj države. Delavec ima pravico do enakih jamstev, velja enak postopek za izračun trajanja službenega potovanja in izplačila dnevnic.

Poslovno potovanje honorarnega zaposlenega se izvede po zgoraj opisanem vrstnem redu. V drugi organizaciji se odsotnost z delovnega mesta formalizira z dopustom na lastne stroške.

Poslovno potovanje z osebnim prevozom

Potovanje do kraja službenega potovanja z osebnim prevozom mora pisno odobriti vodstvo organizacije. Ta trenutek je običajno zabeležen v vrstnem redu. Ker je bilo potovanje opravljeno z osebnim prevozom, morate za nadomestilo stroškov goriva in maziv ter popravil po vrnitvi oddati obvestilo računovodskemu servisu. V njem zaposleni navede obdobje bivanja na namembnem mestu, tukaj so priloženi tovorni list ali navigacijski list, računi, potrdila, gotovinski prejemki in drugi dokumenti, ki potrjujejo pot.

Če ste na službenem potovanju vzeli bolniško

Če je bilo med službenim potovanjem izdano bolniški dopust, potem se v času bolezni izplačajo invalidnine, nadomestijo stroški stanovanja (če delavec ni bil v bolnišnici), pa tudi dnevnice.

Ali se lahko službeno potovanje podaljša ali odpove?

Službeno potovanje se lahko podaljša z izdajo odredbe o podaljšanju z navedbo datuma konca službenega potovanja. Pošlje se delavcu v kraju poslovanja v pregled. Z odredbo o podaljšanju službenega potovanja mora biti zaposleni seznanjen s podpisom, to je mogoče storiti po vrnitvi. Pri podaljšanju roka je treba upoštevati, da je za nekatere kategorije delavcev možno podaljšati čas na službenem potovanju le z njihovim pisnim soglasjem. To so isti delavci, ki jih je mogoče poslati z njihovim pisnim dovoljenjem.

Poslovno potovanje je mogoče odpovedati vnaprej, se tudi ta izda v obliki odredbe.

Poslovno potovanje lahko traja en dan ali več mesecev. Njegovo trajanje se lahko poveča ali, nasprotno, zmanjša. V času odsotnosti zaposlenega se zanj ohrani njegov položaj in plača. Če oseba med službenim potovanjem vzame bolniški dopust, se mu v tem obdobju izplačajo invalidnine in nadomestijo vsi stroški.

Spremenjen je postopek obdelave službenih potovanj. Poleg tega se je to zgodilo v dveh fazah. Najprej je Vlada izdala sklep št. 1595 z dne 29. decembra 2014, s katerim je razveljavila potna potrdila, službene naloge in potovalna poročila. Upoštevajte, da je bilo to storjeno v skladu z 10. odstavkom razdelka IV dejavnosti načrta "Izboljšanje davčne uprave" (potrjenega z Odredbo vlade Ruske federacije z dne 10. 2. 2014 št. 162-r). Z naslednjim sklepom Vlade z dne 29. julija 2015, št. 771, so bili razveljavljeni dnevniki napotenih delavcev in pojasnjen seznam dokumentov, ki potrjujejo datume službenega potovanja. Kako ob upoštevanju amandmajev urediti službeno potovanje? Ali lahko še naprej uporabljate običajne oblike dokumentov? In kako je mogoče obračunati potne stroške glede na nova pravila? Odgovori na ta vprašanja so v našem gradivu.

Pravila za obdelavo službenih potovanj so se spreminjala postopoma. Prvi dokument, ki je prinesel korenite spremembe, je Uredba vlade Ruske federacije z dne 29. decembra 2014 št. 1595 (v nadaljevanju - Resolucija št. 1595). Sprejel je spremembe Uredbe o posebnostih napotitve delavcev na službena potovanja, potrjene. Uredba Vlade Ruske federacije z dne 13.10.2008 št. 749 "O posebnostih pošiljanja delavcev na službena potovanja" in Uredba Vlade Ruske federacije z dne 26.12.2005 št. 812, ki ureja postopek plačila po nadomestila zaposlenim na proračunskem področju.

Sklep št. 1595 je bistveno spremenil postopek izdaje potnih listin. Glavna novost, ki prihrani milijone delovnih ur po državi, je odprava obvezne uporabe potovalnih potrdil. Novo naročilo velja od 8. januarja 2015.

Naslednji dokument je začel veljati 8. avgusta 2015. To je Odlok vlade Ruske federacije z dne 29. julija 2015 št. 771
(v nadaljnjem besedilu Sklep št. 771), ki opredeljuje seznam dokumentov, ki potrjujejo obdobje službenega potovanja zaposlenega. Poleg tega je od istega dne ukinjena obveznost vodenja evidence zaposlenih, ki odhajajo in ostanejo s službenih potovanj.

Konec januarja smo izvedli internetno konferenco, na kateri so strokovnjaki 1C odgovarjali na vprašanja obiskovalcev strani o novih pravilih za obdelavo službenih potovanj. Material vsebuje največ Pogosta vprašanja nastavljeno med internetno konferenco na. Poleg tega je bila ta tema podrobno obravnavana 19. februarja v 1C: Predavanja. Video posnetek predavanja si lahko ogledate na spletni strani IS 1C: ITS. Video posnetek je sestavljen iz več delov:

• E.N. Kalinin. Odraz potnih stroškov v "1C: Računovodstvo 8" (rev. 3.0) za namene računovodskega in davčnega računovodstva
• G.V. Malyshkina. Registracija in izračun plače zaposlenega za čas službenega potovanja v "1C: Plača in upravljanje osebja 8" (rev. 3.0)

Kateri dokumenti so potrebni za pravilno obdelavo službenih potovanj?

Od 8. januarja 2015 prenehajo biti obvezni potni list, službena naloga, poročilo o opravljenem delu na službenem potovanju. Še vedno je treba izdati sklep (odredbo, odredbo) vodje za pošiljanje zaposlenega na službeno pot.

Poleg tega je s sklepom št. 771 od 8. avgusta 2015 odpravljena obveznost vodenja računovodskih dnevnikov za zaposlene, ki odhajajo na službena potovanja in prihajajo v organizacijo, kamor so bili napoteni.

Poleg starih in znanih so tu tudi novi dokumenti. Tako lahko že 8. januarja uporabite beležko z dokazili, da navedete čas službenega potovanja, ki je bilo opravljeno z osebnim prevozom. Od 8. avgusta se ta dokument lahko uporablja tudi v primerih, ko se je zaposleni preselil v službenem avtomobilu ali potoval po pooblaščencu.

Kako izdati odredbo (odločbo, odredbo)?

Obrazec naročila za pošiljanje na službeno pot je lahko enoten št. T-9 (št. T-9a) ali pa ga samostojno razvije organizacija. V primeru uporabe obrazca št. T-9 se postavlja vprašanje izpolnjevanja polja fundacija _________.

Če organizacija še naprej uporablja dokument, kot je naloga storitve, na terenu fundacija _________ lahko določite številko in datum dodelitve storitve.

Če služba ni izdana, se lahko v nalogu navede drug dokument, na podlagi katerega je uslužbenec napoten na službeno pot (na primer dopis neposrednega nadrejenega o pošiljanju na službeno potovanje itd. )

Polje fundacija _________ lahko ostane prazno, če delodajalec ne sestavi drugih dokumentov.

Ali lahko še naprej uporabljam potovalno potrdilo?

V zvezi s spremembami od 01.08.2015 v Uredbi Vlade Ruske federacije z dne 13.10.2014 št. 749 "O posebnostih pošiljanja delavcev na službena potovanja" delodajalcem ni več treba izdajati takšnih dokumenti kot potni list, delovna naloga in poročilo o opravljenem delu na službenem potovanju ... Vendar zakon ne prepoveduje uporabe teh dokumentov. Tako so bili delodajalci izvzeti iz obvezne registracije teh dokumentov, vendar niso izgubili pravice do njihove uporabe.

Člen 252 Davčnega zakonika Ruske federacije vam omogoča potrditev stroškov z dokumenti, sestavljenimi v skladu z zakonodajo. Ruska federacija, ali dokumenti, sestavljeni v skladu z običaji poslovnega prometa, in (ali) dokumenti, ki posredno potrjujejo nastale stroške. Sem sodijo med drugim nalog za službeno potovanje, potne listine ipd.

Možnost uporabe potrdila o službenem potovanju je lahko predvidena tako v kadrovskih lokalnih predpisih organizacije (na primer v Pravilniku o službenih potovanjih) kot v računovodski politiki organizacije. V tem primeru se lahko obrazec potovalnega potrdila po potrebi spremeni ali dopolni.

Kako potrditi dejansko trajanje potovanja?

Za izplačilo dnevnice mora delavec določiti trajanje službenega potovanja. V 7. členu Pravilnika o posebnostih pošiljanja delavcev na službena potovanja (spremembe s sklepom št. 1595) sta določena dva načina za določitev dejanskega časa službenega potovanja:

• na podlagi potnih listin;
• temelji beležkače je bilo potovanje opravljeno z osebnim, službenim prevozom ali z avtomobilom, ki se uporablja po pooblastilu.

Zato delavec v primeru uporabe avtomobila navede datume v dopisu, ki ga sestavi ob vrnitvi na delo. Datume, ki so navedeni v dopisu, je treba potrditi s tovornimi listi ali potnimi listi, gotovinskimi prejemki, računi, potrdili in drugimi dokumenti, ki potrjujejo, da je delavec potoval po tej poti. Upoštevajte, da mora biti dejstvo uporabe avtomobila določeno v odločitvi vodje. To piše tudi v 7. odstavku Resolucije št. 749.

Kako določiti trajanje službenega potovanja, če je delavec avtostopal ali uporabljal storitve tretje organizacije? Te situacije niso navedene v 7. odstavku Resolucije št. 749, vendar so v praksi možne. Tukaj ni jasnih pravil, lahko pa damo svoja priporočila.

Kot doslej je tudi v letu 2015 podlaga za pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje ustrezen ukaz vodje organizacije, ki navaja datum začetka in konca službenega potovanja, vključno s časom, ki ga je zaposleni preživel na poti.

Ta dokument se lahko uporablja kot potrditev trajanja potovanja v povezavi z drugimi vrednostnimi papirji, odvisno od konkretne situacije.

Storitve transportnega podjetja. Potrdilo o opravljenih storitvah (drugi dokument v skladu s pogodbo), memorandum z dokazili.

Prevoz mimo. Dopis z dokazili.

primer službenega obvestila Direktor Rassvet LLC Vasiljeva T.N. Od komercialni direktor Serebryakova A.I. PISARNA OPOMBA o času službenega potovanja Jaz, Serebryakov Andrej Ivanovič, sem bil v skladu z odredbo direktorja z dne 16. januarja 2015 št. 11 na službenem potovanju v Voronežu od 19. do 22. januarja 2015 v organizaciji LLC "Zakat" in LLC "Polden". V Voronež sem prišel v osebnem avtomobilu Ford Focus, registrske tablice С047НВ. V potrditev potovanja prilagam naslednje dokumente: 1. Račun blagajne z bencinske črpalke na avtocesti M2 "Krim" v bližini vasi Lapotkovo z dne 19.01.2014 št. 000185456 ob 13:15; 2. Blagajniški račun z bencinske črpalke v Voronežu z dne 19.1.2015 št. 00357864 ob 16.42; 3. Blagajniški račun z bencinske črpalke v Voronežu z dne 22.1.2015 št. 01238524 ob 09.15; 4. Račun blagajne z bencinske črpalke na avtocesti M2 "Krim" v bližini vasi Lapotkovo z dne 22.01.2015 št. 000197512 ob 12.48; Živel je od 19. do 22. januarja 2015 v hotelu Voronezh LLC, hotelski račun Astrea LLC z dne 19. 01. 2014 št. 000115 je priložen predhodnemu poročilu.

Kako izpolnim poročilo o stroških?

Obrazec predhodnega poročila je bil odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 01.08.2001 št. 55. Postopek izpolnjevanja je v navodilih za prijavo in izpolnjevanje obrazcev, ki so odobreni. z istim odlokom. Od 1. januarja 2013 ni potreben obrazec enotnega predhodnega poročila. Zato ga lahko spremenite po lastni presoji.

V skladu s členom 7 Uredbe vlade Ruske federacije z dne 13.10.2008 št. 749 se dejanski datumi službenega potovanja potrdijo s potnimi vozovnicami, v njihovi odsotnosti (potovanje se opravi z avtomobilom) - a beležka s prilogo dokumentov, ki potrjujejo trajanje službenega potovanja (tovorni list, potrdila, potrdila, itd.).

Posledično se lahko v predhodnem poročilu za potrditev porabe dnevnic sklicujete na vozovnice (slika 1) ali beležko (slika 2), ki jo je predložil zaposleni, v kateri so navedeni datumi potovanja.

Po mojih izkušnjah se zaposleni pogosto manj zavedajo pravil kot delodajalci. To ustvarja konflikte in delavci so v teh konfliktih videti bledi.

Čeprav se zgodi ravno obratno. Pred kratkim me je delodajalec s ponosom obvestil, da zaposleni v njegovi organizaciji potujejo na lastne stroške. Moral sem pojasniti, kaj to grozi.

V prvi vrsti. Delavec mora pojdite na službeno pot po navodilih delodajalca (le nekatere kategorije delavcev lahko zavrnejo potovanje - več o tem spodaj). Delodajalec mora financirati to potovanje.

Zdaj bolj podrobno.

Takoj vam povem, katere dokumente morate imeti na mizi, če je službeno potovanje običajna stvar pri vašem delu.

Delovni zakonik je glavni dokument... Poslovna potovanja, namenjena 24. poglavje (166. - 169. člen), 259., 268. člen.

"Predpisi o posebnostih pošiljanja zaposlenih na službena potovanja", odobreni z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 13.10.2008 št. 749. Ta dokument opisuje vsa vprašanja v zvezi s službenimi potovanji, ki jih ureja zakonodaja: kdo potuje, za koliko časa, na čigave stroške, kako se odpraviti na službeno potovanje v tujino itd.

Navodilo Ministrstva za finance ZSSR, Državnega komiteja za delo ZSSR in Vsezveznega centralnega sveta sindikatov z dne 04.07.1988 št. 62 "O službenih potovanjih znotraj ZSSR." Ni treba biti presenečen, tega dokumenta ni nihče preklical, kar pomeni, da velja – vendar le v tistih delih, ki niso v nasprotju z delovnim zakonikom in pravilnikom iz prejšnjega odstavka.

Zvezno pismo davčna služba RF št. MN-22-3 / 890 "O listinskih dokazih potni stroški(potni list"- o tem, kako poročati o stroških, nastalih na službenem potovanju.

Dopis Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 01.07.2010 št. 03-03-07 / 23, ki pojasnjuje, kako prijaviti računovodstvo, če ste kupili e-vozovnico.

Dopis Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 18. 8. 2010 št. 03-03-06 / 1-556 govori o tem, kako obračunati bivanje v hotelu.

Dopis Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 07.07.2010 št. 03-04-06 / 6-140 bolj zanimivo bo za računovodstvo, saj govori o obdavčitvi dnevnic na službenem potovanju v tujini.

Opozarjamo na kadrovsko osebje in sekretarje Odredba Ministrstva za zdravje in socialni razvoj Ruske federacije z dne 09. 11. 2009 št. 739n "O odobritvi postopka in oblik registracije delavcev, ki odhajajo na službena potovanja iz organizacije pošiljateljice in prispejo v organizacijo, v katero poslani so", ki pojasnjuje, kako voditi posebne dnevnike.

Poleg tega je mogoče pogoje za pošiljanje zaposlenega na službeno potovanje določiti v sami organizaciji, na primer v »Pravilnik o službenih potovanjih« ali v kolektivni pogodbi. Dobro je, če imate takšne dokumente - pogoji v njih niso opisani nič slabši od tistih, ki jih ponujajo splošni zakoni.

Kaj je poslovno potovanje?

Odpremo člen 166 delovnega zakonika Ruske federacije in beremo: "Poslovno potovanje - potovanje zaposlenega po naročilu delodajalca za določen čas, da opravi poslovno nalogo, ki ni na mestu. stalno delo... Poslovna potovanja delavcev, katerih stalno delo se opravlja na cesti ali je potovalne narave, se ne priznavajo kot službena potovanja."

To pomeni, da se službeno potovanje šteje za usmerjanje zaposlenega iz ene organizacije v drugo, da opravi določeno nalogo. V tem primeru je lahko "druga organizacija". ločen oddelek(podružnica, okrajni urad) podjetja, v katerem delavec dela. Kraj, kamor je zaposleni napoten, ni nujno v drugem mestu, lahko je pisarna v bližnji stavbi. Glavna stvar je, da bo oseba opravila nalogo. izven kraja njihovega stalnega dela - to je mesto, ki je opredeljeno .

Ampak, recimo, vodnik ali stevardesa, ki se giblje po državi, niso poslovno potovanje. Špediter, ki dostavlja blago po mestu, regiji ali celo državi.

Koga delodajalec ne more poslati na službeno pot?

Prvič, nosečnica - strogo prepovedano jih je poslati na kakršno koli službeno potovanje (člen 259 delovnega zakonika Ruske federacije).

Drugič, delavci, mlajši od 18 let. Toda obstaja odtenek: "izjema so ustvarjalci ... in druge osebe, ki sodelujejo pri ustvarjanju in (ali) izvedbi (razstavljanju) del ..." (za več podrobnosti glej člen 268 delovnega zakonika Ruske federacije).

Tretjič, zaposleni invalid, če je to v nasprotju individualni program rehabilitacija invalida (za več podrobnosti glej Zvezni zakon z dne 24.11.1995 št. 181-FZ "O socialno varstvo invalidi v Ruski federaciji).

Četrtič, prijavljeni kandidat (v skladu z Zvezni zakon z dne 12. 6. 2002 št. 67-FZ "O temeljnih zagotovilih volilnih pravic in pravice do udeležbe na referendumu državljanov Ruske federacije").

Petič, zaposleni, s katerimi ima delodajalec sklenjeno vajeniško pogodbo, razen če je potovanje povezano z vajeništvom (člen 203 delovnega zakonika Ruske federacije).

Ženske z otroki, mlajšimi od 3 let, matere in očetje, ki vzgajajo otroka, mlajšega od 5 let brez zakonca, skrbniki in skrbniki mladoletnih otrok, starši invalidnih otrok, delavci, ki skrbijo za bolnega družinskega člana, se lahko pošiljajo samo na službena potovanja z njihovim pisnim soglasjem in če to ni prepovedano z medicinske indikacije(Člena 259 in 264 delovnega zakonika Ruske federacije).

Najbolje je, da se pisno soglasje za službeno potovanje teh kategorij delavcev zapiše na naročilo. Uslužbenec z lastno roko, po možnosti na sprednji strani naročila za pošiljanje na službeno potovanje, piše:

Strinjam se, da grem na poslovno potovanje v Moskvo od 12. do 15. oktobra 2011. Seznanjen sem s pravico do zavrnitve pošiljanja na službeno potovanje.

In znaki. To preprosto dejanje bo delodajalca zavarovalo pred možne težave pri preverjanju.

Pogoji službenega potovanja

4. člen Uredbe jasno opredeljuje: dan odhoda na službeno pot je datum odhoda vozilo iz kraja stalnega dela potnika. Dan vrnitve je datum prihoda prevoza.

Na primer:

Še en primer:letalo vzleti, recimo, 1. septembra ob 00:15, potem se bo 1. september štel za dan začetka službenega potovanja. VENDAR: najverjetneje bo zaposleni prišel na letališče dve uri pred odhodom, da bi se prijavil, vi pa morate še vedno priti na letališče. 31. avgust se lahko šteje za dan začetka službenega potovanja, če zaposleni zagotovi potno vozovnico (na primer za vlak), s katero je prišel na letališče, z navedbo datuma in ure.

Zato shranite vse vozovnice, račune in potrdila, ki jih prejmete na službenem potovanju, da sestavite kompetentno predhodno poročilo in po možnosti povrnete nekaj lastnih stroškov.

Zakon jasno določa: dan odhoda na službeno potovanje je datum odhoda vozila iz kraja stalnega dela potnika. Dan vrnitve je datum prihoda prevoza.

Na primer:če letalo odleti 5. novembra ob 23:55 in prispe 10. novembra ob 00:10, je bil uslužbenec na službeni poti od 5. do 10. novembra. In tudi če je 5. novembra, kot je bilo pričakovano, delal od 9 do 18 ur, bo ta dan vključen v izkaznico kot službeno potovanje. Ali gre 10. novembra v službo, se določi po dogovoru z delodajalcem. Zaposleni je tehnično še na službeni poti.

17 komentarjev

Svetlana pravi:

Alexander Vetrov pravi:

Anatolij pravi:

tatiana pravi:

Andrey pravi:

Olga pravi:

Interesi in povezave podjetja se lahko razprostirajo na pomembnem ozemlju, ki sega izven mesta ali regije. Za opravljanje dejavnosti lahko vodstvo družbe svoje zaposlene napotuje na službena potovanja. Za financiranje in reševanje drugih organizacijskih vprašanj je potrebno pravilno sestaviti dokumente za službeno potovanje.



Službeno potovanje je del delavčevega opravljanja njegovih delovnih nalog, ki jih določa opis delovnega mesta.

Zato upravi ni treba zahtevati soglasja za to, preden zaposlenega pošlje na potovanje.

Kljub temu pa za nekatere kategorije delavcev zakonodaja predvideva določena jamstva.

Po njihovem mnenju morate za pošiljanje takega zaposlenega na službeno pot najprej pisno zahtevati njegovo soglasje:

• Zaposleni z majhnimi otroki, mlajšimi od treh let. Sem spadajo tudi starši samohranilci, ki imajo otroka, mlajšega od treh let.
• Zaposleni v podjetju z otrokom invalidom.
• Zaposleni v podjetju, ki so priznani kot starši samohranilci, če so njihovi otroci mlajši od pet let.
• Zaposleni v podjetju, ki skrbijo za bolne in ostarele svojce.
• Zaposleni, ki jim je bila dodeljena invalidska skupina, če je na službenem potovanju kršen njihov zdravstveni program

Pomembno! Za te kategorije ni dovolj pridobiti soglasja, take delavce je treba obvestiti, da imajo pravico zavrniti potovanje. Zato je priporočljivo združiti soglasje in obvestilo hkrati v enem dokumentu.

Prav tako določbe podzakonskih aktov določajo več kategorij zaposlenih, katerih pošiljanje na službeno potovanje je prepovedano:

• Delavec je na položaju.
• Zaposleni, ki niso dopolnili polnoletnosti. Če pa ta zaposleni dela za ustvarjalnih poklicev ali športnika, ta prepoved zanje ne velja.
• Če je delavec vključen in dela v organizaciji na podlagi vajeniške pogodbe.

Kontroverzna situacija nastane pri zaposlenih, ko so poslani na službeno potovanje, ko so notranja kombinacija... Neposredne prepovedi pošiljanja na službeno potovanje ni.

Pojavljajo pa se vprašanja, kako formalizirati drugi poklic v podjetju za odsotnost zaposlenega, poslanega na službeno pot.

Spremembe v letu 2019

Pri oblikovanju službenega potovanja letos ni bilo novosti.

Napotnica na službeno potovanje se sestavi na podlagi odredbe, ki jo izda vodja podjetja, ki velja za glavni dokument za službeno potovanje.

Potrdilo o službenem potovanju, delovna naloga in poročilo o službenem potovanju se sestavijo, če to določajo interni akti družbe.

Ob vrnitvi s potovanja mora delavec predložiti vnaprejšnje poročilo, v katerem so navedeni vsi nastali stroški na podlagi spremljevalnih vprašanj.

Hkrati je pomembno, da se od 1. julija 2019 v računovodstvo sprejemajo dokumenti, ki potrjujejo gotovinsko poravnavo samo z blagajniškimi čeki, preluknjenimi na spletni blagajni.

Od začetka julija je nemogoče sprejemati potrdila o prodaji, prejemke in druge oblike sistema poročanja, s katerimi bi lahko prejšnji potniki potrdili porabo sredstev.

To pravilo velja tudi za prevozne vozovnice. Zaposleni lahko priloži vozovnico, potrebuje pa tudi spletni račun.

Kako se dogovoriti za službeno potovanje za zaposlenega v letu 2019

1. korak. Izvedba naročila vodje o smeri službenega potovanja

O potrebi po službenem potovanju se obvesti direktorja podjetja z dopisom. Po preučitvi informacij, predstavljenih v dokumentu, se vodja odloči, da bo zaposlenega poslal na službeno potovanje.

Za to kadrovska služba pripravi nalog za službeno potovanje, ki ga nato podpiše vodja podjetja.

Je lahko uporabljen enotne oblike T-9 in T-9a, predvidena prav za take primere. Ali pa se naročilo lahko sestavi v prosti obliki na pismo z glavo z vključitvijo vseh potrebnih podrobnosti.

Če gre zaposleni na službeno potovanje s svojim osebnim prevozom, se mora ta trenutek odražati v nalogu o službenem potovanju.

Pozor! Osnova za izdajo odredbe je memorandum. Če je izdan servisni nalog, se lahko navede tudi kot podlaga.

Po podpisu in registraciji naročila je treba z njegovo vsebino seznaniti delavca proti podpisu.

Preberite tudi:

Obdavčitev dnevnic od leta 2015

2. korak. Izdaja sredstev zaposlenemu za financiranje službenega potovanja

Sedanji pravilnik določa obveznost delodajalca, da delavcu plača vse stroške za prihajajočo službeno pot (dnevnice, vozovnica, življenjski stroški itd.).

Zato na podlagi odredbe za pošiljanje na službeno pot delavca oz neposredni nadrejeni izračunaj znesek denar, ki ga je treba izplačati delavcu pred njegovim odhodom.

Tudi predhodni izračun potnih stroškov je najbolje narediti v obliki beležke. Kot odobritev tega zneska, upravitelj pritrdi svoj vizum.

Dvig denarja se lahko izvede bodisi z gotovino na blagajni ali z nakazilom na tekoči račun (kartico) zaposlenega.

Pozor!Če je potovanje tuje, je treba denar izdati za porabo sredstev na ozemlju Rusije v rubljih, na ozemlju tuje države - v tuji valuti.

3. korak. Registracija potovalnega potrdila (če to določa uredba)

Če notranji predpisi organizacija predvideva izdajo potovalnih potrdil, nato pa mora kadrovski delavec na podlagi izdanega naloga izdati ta dokument delavcu, poslanemu na službeno pot.

Ta obrazec je žigosan ob prihodu in odhodu zaposlenega.

Organizacija lahko določi obveznost vodenja dnevnika napotenih delavcev.

Odraža osebne podatke zaposlenega, ime mesta in ime podjetja, kamor je ta oseba poslana, dneve odhoda in prihoda zaposlenega na službeno potovanje.

Trenutno je ta dokument neobvezen in ga lahko podjetja uporabljajo za interni dokumentni tok.

4. korak. Priprava predhodnega poročila

Takoj, ko se delavec vrne s službene poti, mora v treh dneh oddati predhodno poročilo. Za ta dokument je vzpostavljen obrazec AO-1.

Skupaj s tem dokumentom lahko zaposleni sestavi poročilo o službenem potovanju, če je ta obveznost zapisana v normativih podjetja.

Poročilu o stroških je treba priložiti vse potne dokumente, ki so na voljo uslužbencu podjetja.

Lahko so:

• Dokumenti, ki potrjujejo življenjske stroške zaposlenega - dokumenti hotela, v katerem je delavec bival, pogodba o najemu bivalnega prostora itd.
• Dokumenti, ki potrjujejo potovanje zaposlenega do kraja službenega potovanja in nazaj.
• Dokumenti, ki potrjujejo stroške prevoza - taksiji, metro, trolejbusi in avtobusi, vlaki itd.
• Dopis s potrdili za potrditev stroškov goriva pri uporabi prevoza zaposlenih.
• Memorandum za stroške, za katere zaposleni ne more predložiti dokazil.
• Drugi dokazni dokumenti, na primer čeki za komunikacijske storitve itd.

Korak 5. Neporabljene zneske vrnite blagajni (če obstajajo)

Če ima delavec po vrnitvi s potovanja še neporabljene zneske, jih mora vrniti v 3 dneh od dneva avansnega poročila. Blagajnik uredi dostavo sredstev z izdajo blagajniškega naloga.

Ta sredstva ima uprava po zakonu pravico izterjati od delavca, če noče prostovoljno odplačati dolga, le v roku 1 meseca od izteka roka za prostovoljni vračilo. Če to ne bo storjeno, bo sredstva mogoče prejemati le prek sodišča.

Pozor! Zaposleni se lahko strinja s prostovoljnim zadržanjem tako, da vloži vlogo. In na podlagi tega dokumenta se sestavi naročilo. Toda na ta način je dovoljeno zadržati največ 20% obračunanega zaslužka za obdobje.

6. korak. Izdajte nadomestilo za prekoračitev stroškov (če je potrebno)

Pri pošiljanju zaposlenega na potovanje se načrtujejo njegovi stroški. Vedno pa se lahko pojavijo nepredvidene okoliščine in za opravljanje nalog bo potrebno več sredstev, kot je bilo izdanih.

Po vrnitvi s potovanja delavec pripravi predhodno poročilo, ki mu priloži vse dokumente. Če je bila prekomerna poraba upravičena, se prekomerna poraba sredstev krije z izdajo gotovine na blagajni ali s prenosom na kartico.

Za pravilno odločitev je treba ugotoviti skladnost stroškov z naslednjimi merili:

• Stroški so nastali zaradi nujnih razlogov;
• Vsi stroški imajo dokazila, ki so pravilno sestavljena;
• Poročilo o stroških je pravilno.

Preveč porabljene zneske je treba delavcu izdati v 3 dneh od dneva predložitve poročila.

Pozor!Če se to ne naredi, ima delavec pravico, da se obrne na regulativne organe in bo moral plačati ne samo dolg, ampak tudi obresti za uporabo sredstev drugih ljudi.

Če podjetje ne more takoj pokriti celotnega dolga, je treba sestaviti načrt odplačevanja, ki ga podpišeta obe stranki v razmerju.

Opomba: kateri dokumenti so potrebni za poslovno potovanje

Vse dokumente lahko razdelimo na osnovne, ki jih je treba brezpogojno sestaviti za vsako potovanje, in dodatne, ki se sestavljajo po želji. Dodatni dokumenti se pripravijo, če je njihova uporaba zapisana v notranjih aktih organizacije.