Napišite pismo na vzorcu pisemske glave. Pošiljanje dokumentov ali materialnih vrednosti

Za oblikovanje odhodne korespondence obstajajo posebne zahteve. To je posledica dejstva, da je informativne in referenčne narave. Pri izdaji službenega pisma je vredno upoštevati zahteve GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za papirologijo« in uporabite obrazce organizacije. Za podrobnosti se je treba osredotočiti na GOST R 6.30-2003 (od 01.07.2018 se bo treba osredotočiti na GOST R 7.0.97-2016). To vam bo omogočilo, da ohranite jasno strukturo dokumenta in shranite zahtevani slog. poslovna komunikacija, kot tudi pravilno postavite podrobnosti poslovnega pisma.

Pomembno je omeniti, da je GOST R 6.30-2003 (kot tudi GOST R 7.0.97-2016) svetovalni in organizacije lahko same razvijejo pisemske glave za poslovno korespondenco. Obvezna skladnost določen GOST je samo za zveznih organov izvršilna oblast.

Naslov dokumenta je lahko nameščen tako vzdolžno kot tudi kotno (podrobnosti o pisemski glavi, telefonskih številkah in naslovih organizacij so običajno tukaj). Vzorčno pismo s kotno razporeditvijo podrobnosti je najpogostejša možnost v sodobnem pisarniškem delu.

Vzorec pisemske glave s podrobnostmi v kotu

Na vrhu dokumenta so:

• datum;
• soba;
• sklic na registrsko številko in datum dokumenta (če je korespondenca odgovor);
• naslov besedila, naveden v enem stavku.

Naslov uradnega pisma se nahaja pod registrsko številko. Vsebuje pritožbo na naslovnika. POLNO IME. in položaj naslovnika naj bo v zgornjem desnem kotu dokumenta. Apel prejemniku je napisan v središču.

Od koga in komu

Podatki o podjetju pošiljatelja so najpogosteje navedeni na pismu podjetja. Prav tako je treba pravilno navesti prejemnika korespondence, z drugimi besedami, podatke o naslovniku:

• Ime podjetja;
• ime strukturna enota kam se pošilja odhodna pošta;
• položaj prejemnika;
• priimek in začetnice prejemnika;
• poštni naslov organizacije.

Vzorec pisma na pismu podjetja

Pomembno je omeniti, da če je treba pismo z enako vsebino poslati več prejemnikom, je treba najprej navesti naslov glavnega prejemnika in šele nato ostalega.

Na primer:

Yolki-Palki LLC

Pravni oddelek

Moskva, Zelenaya ulica, 5

KOPIRATI

do izvršnega direktorja

Green Branch LLC

Simakov V.A.

St. Petersburg,

Frunze ulica, 3

datum in številka

Ko je izhodni dokument podpisan, je na njem odtisnjen datum. Datum je lahko v formatu 17. 05. 2018 ali 17. 5. 2019. V primeru, ko je datum v dokumentu večkrat naveden, je priporočljivo ohraniti enoten slog pisanja.

Registrska številka se dodeli v skladu z registracijskim sistemom za izhodno dokumentacijo, ki je sprejeta v organizaciji, in šele po podpisu dokumenta. Registrsko številko sestavlja zaporedna številka dokumenta, ki se lahko dopolni z indeksom zadev ali črkami.

Pomembno je omeniti, da registracija odhodnega dokumenta olajša tako vam kot prejemniku obdelavo pošte.

Pri odgovoru na prejeto uradno korespondenco je potrebno izpolniti zahtevano »povezavo do registrske številke in datuma zahteve«. V tem primeru sta datum in številka prejetega pisma navedena v odgovornem pismu. To bo zagotovilo hitrejšo obdelavo korespondence v podjetju prejemniku.

Kdo podpiše

Uradno korespondenco v glavnem podpisujejo vodje, v primeru njegove odsotnosti na delovnem mestu pa njegovi namestniki ali drugi uradniki, ki v času njegove odsotnosti opravljajo funkcijo vodje.

Pomembno je omeniti, da se sodobna poslovna korespondenca ne pošilja le po pošti, temveč tudi po telegrafu, faksu in e-pošti.

Ali moram poimenovati umetnika?

Kljub temu, da vsako poslovno sporočilo podpiše vodja podjetja ali od njega pooblaščeni uradniki, samo korespondenco izvaja navaden navaden uslužbenec, torej izvajalec. Njegovo ime in kontaktni podatki so navedeni v tem delu.

Informacije o umetniku se vedno nahajajo na samem dnu, v zadnjih vrsticah. Napiše se polno ime, patronim in priimek zaposlenega, z novo vrstico njegova kontaktna telefonska številka in še nižje - elektronski naslov. Pisavo pustimo enako.

Ali je žigosano

Pisma običajno niso žigosane, če pa je odhodna korespondenca uradne narave, je izdana na pismu organizacije in je namenjena vstopanju v pravna (pravna) razmerja z nekom ali drugo organizacijo in je odgovorna za vsa stališča, določena v pismo, bo uprava morda želela dodati dodatne rekvizite v obliki pečata.

Pri pisanju pisma so pogosto glavne težave njegov začetek in konec. V slednjem primeru vam bo članek pomagal. No, o tem, kako začeti pismo, bomo govorili v tem članku.

Kako začeti pisati pismo

Uradna in poslovna pisma

Če sledite priznani terminologiji, so poslovna pisma razvrščena kot uradna. Uradna korespondenca poleg poslovne zajema tudi diplomatsko in administrativno. Res je, najpogosteje jih ljudje, ki se nanašajo na upravna pisma, imenujejo uradni, čeprav je "uradno pismo" seveda bolj splošen izraz.

Začetek uradnega pisma

Tukaj bomo govorili o več vrstah upravnih pisem.

1. Pismo peticije (tudi pismo pritožbe). Tukaj so primerni izrazi, kot so: "Prosim vas, da ste pozorni na ...", "Opozorim vas ..." itd. In to morate napisati takoj po pritožbi.
2. Pritožbeno pismo. Na začetku takšnih pisem so običajno uporabljeni stavki, kot so: "Želim vas obvestiti, da ...", "Moram vas opozoriti na naslednje ...".
3. Odgovorno pismo. Napisano kot odgovor na prošnjo ali predlog. Običajno ga začnete s takimi stavki, kot so na primer: "Hvala za vaše pismo ...", "V odgovor na vaše pismo od ...", "Glede na vašo zahtevo (naša pogodba itd.) . ..”.

Upoštevati je treba, da je treba določene izraze izbrati v skladu z izbranim tonom in vsebino pisma. Torej, če je to zahteva, bo stavek "opozoril vas na ..." videti neprimeren, a "prosim vas, da ste pozorni na ..." bo prišel prav. Sklicevanje na katero koli uradno, običajno je, da se zaimek »Vi« piše z veliko začetnico. In še en majhen namig: za začetek črke uporabite samo eno besedno zvezo (v enakem slogu kot zgoraj), nato pa takoj pojdite na bistvo črke.

Začetek poslovnega pisma

Slog poslovne komunikacije lahko imenujemo napol uradni, to pomeni, da so tukaj dovoljene nekatere "svoboščine". Torej lahko v poslovnem pismu, preden se premaknete na glavno temo, vljudno vprašate, kako je s partnerjem. Če je to prva črka, jo je seveda treba napisati strožje. Poslovna pisma lahko razdelimo tudi na več vrst.

1. Poizvedba. V takem pismu je naslovnik obveščen o želji po sklenitvi pogodbe ali posla in se navedejo podrobnosti sodelovanja. Takšno pismo lahko začnete z naslednjimi stavki: "Nudimo vam sodelovanje na področju ..." "Rad bi razjasnil nekatere podrobnosti našega zadnjega dogovora" itd.
2. Odgovorno pismo. To je pismo, v katerem posredujete informacije, ki jih je zahteval vaš partner. Tukaj so primerni naslednji stavki: »V odgovor na vaše pismo z dne ... (datum je naveden) vas obveščamo, da ...« ali malo manj formalno: »Pošiljam podatke, o katerih ste me vprašali ... ”.
3. Informacijska pošta. Ta pisma so napisana, ko morate posredovati kakršne koli informacije, ki bi lahko bile zanimive za vaše partnerje. To je lahko na primer sporočilo o razstavi, ki bo v bližnji prihodnosti, ali sporočilo, da je prispelo blago, ki ga zanima kupca. Za začetek takšnega pisma so zelo primerni stavki: "Pohitim, da vas obvestim, da ...", "Želimo vas povabiti ..." itd.

Začetek pisma v angleščini

Pri komunikaciji z angleško govorečimi sogovorniki, če je napisano odgovorno pismo, najprej je običajno, da se naslovniku zahvalite za njegovo pismo s frazo: "Hvala za vaše pismo / e-pošto ..." ("Hvala za vaše pismo ..."). Če je ton komunikacije dovolj suh, lahko uporabite frazo: "V odgovor (odgovor) na vaše pismo ..." ("V odgovor na vaše pismo ...").

Ko začnete komunikacijo, napišite po pritožbi: "Z veseljem vas obvestim ..." ("Z veseljem vas obveščam ...") ali "Želim vam svetovati, da ..." ("Želim vas obvestiti da ...").

Začetek pisma ljubljeni osebi

Če pišete odgovorno pismo, potem po pritožbi najprej odgovorite na vprašanja, ki jih je vaša ljubljena oseba postavila v svojem pismu: vedno čakamo na odgovor ljubljenih na tista vprašanja, ki nas zadevajo. Če poznate težave, ki motijo ​​vašo sorodno dušo, potem morate pismo začeti z vprašanji o njih, nato pa pisati o sebi.

Preko poslovno korespondenco ne gre le za koordinacijo poslovnih dejavnosti, temveč tudi za zbiranje potrebnih informacij za to organizacijo, ki bodo povpraševana med različnimi revizijami poročanja. Zato so med nalogami upravnih uslužbencev najprej pravilno vodenje poslovnih evidenc, za kar se razvijajo različna interna navodila in obrazci. Prednost standardnega obrazca je dejstvo, da ga oseba izpolni avtomatsko in s tem prihrani svoj čas in čas podjetja.

Poslovna korespondenca mora vsebovati:

Zanesljive in popolne informacije;
- povzetek zaradi pomanjkanja pripovedi;
- nevtralen ton nagovora, vendar na prijazen način;
- logična veriga in ne čustvena ocena predstavljenih dejstev.

Kako napisati poslovno pismo?

Najpomembneje je, da se odločite, katera vrsta poslovnega pisma je primerna za to situacijo. Obstaja več vrst tega:

Opomnik;
- potrdilo;
- zavrnitev;
- oddajno pismo;
- vabilo;
- garancija;
- informacije;
- pismo z obvestilom in odredbo.

Takšna poslovna pisma praviloma zahtevajo odgovor, ki v svoji vsebini vsebuje prošnjo, ponudbo, pritožbo, prošnjo ali zahtevo.

Pravila za pisanje poslovnega pisma.

Ton poslovnega pisma nosi zelo pomembno čustveno obremenitev, saj se prikrito nespoštovanje še vedno pokaže z brezhibnimi komunikacijskimi metodami. Še posebej previdni morate biti pri pisanju poslovnega pisma, ki vsebuje zavrnitev. V tem primeru zavrnitve ne navedite na samem začetku pisma. V prvem delu sporočila navedite prepričljive argumente v prid svojega stališča, za to lahko uporabite formule, kot je npr.

- “Žal ne moremo ugoditi vaši zahtevi”;
- »Globoko nam je žal, vendar vaše želje ni mogoče izpolniti« itd.

V primeru zavrnitve se je treba spomniti, da je naša naloga zavrniti, ne pa izgubiti stranko, partnerja itd.

Torej, osnovna pravila za pisanje poslovnega pisma:

Za pravilno asimilacijo bistva pisma je treba v besedilu večkrat ponoviti zahtevo, naslovljeno na naslovnika;
- v dopisu o zavrnitvi je pomembno navesti razloge, zakaj tej zahtevi ni mogoče ugoditi;
- zavrnitev ponudbe je formula za zavrnitev.

Jezik poslovnega dopisovanja.

Pomembno je, da bralec poslovne korespondence zajame le njeno bistvo, ne pa tudi jezika, v katerem je napisana. V tem stanju je obvladovanje pravil pisanja poslovnega pisma, ki se razvija z dolgoletnimi izkušnjami.

Ne pozabite, da v poslovnem pismu:

Je treba zaužiti preproste besede hkrati, ne da bi vsebinsko osiromašili;
- pogosteje uporabljajte glagole kot pridevnike - tako bo besedilo črke dinamično;
- ostati blizu pomena pritožbe, ne da bi se spuščali v podrobnosti in sklepanje;
- ne uporabljajte dolgih stavkov, saj razpršijo bralčevo pozornost;
- prehod med besednimi zvezami mora biti logičen in neopazen;
- uporabljajte čim manj zaimkov.

Poslovno pismo odlikujeta pismenost in slog.

Sestavljanje poslovne korespondence.

Ko pišete poslovno pismo, ne pozabite, da mora zgornji del (1/4 lista A4) ostati prost za pisemsko glavo. Prav tako sta v zgornjem kotu pisma navedena odhodna številka in datum, ki sta zabeležena v posebnem dnevniku odhodne pošte.

V spodnjem levem kotu so navedeni položaj, priimek in podpis vodje, na samem koncu lista pa je za dodatne informacije naveden priimek izvršitelja poslovnega pisma z njegovo telefonsko številko.

Tako je poslovno pismo sestavljeno iz treh delov: bistva zahteve, njene utemeljitve in spremljevalnih informacij.

Pri odgovoru na pismo naj se prvi del vsebine nanaša na zadnje pismo naslovnika. Če obstaja tuja korespondenca, je za boljšo jasnost pismu treba priložiti knjižico, povezava do katere bo navedena v tem pismu. Zelo pomembno je, da takšno pismo končate s hvaležnostjo za sodelovanje in frazo "S spoštovanjem (ime) ..."

Danes skoraj vsi aktivno uporabljajo internet. Toda poslovna korespondenca ni prenehala biti pomembna in pomembna. Preprosto se je preneslo na druge medije. Kako sestaviti in oblikovati poslovno pismo, bo povedala publikacija.

Kaj lahko vsebuje poslovno sporočilo?

Poslovna korespondenca je najprej priložnost za izmenjavo mnenj ali predlogov z zaposlenimi in poslovnimi partnerji. Pismo lahko vsebuje zahteve, zahtevke in druge misli za odpravo nesporazumov med podjetji. Na splošno je poslovna korespondenca neke vrste uradna korespondenca.

Razlike od drugih črk

Glavne razlike je mogoče povzeti na naslednji način.

• Predstavitveni slog.
• Prisotnost podrejenosti.
• Besednjak brez močnega izražanja čustev.
• Praviloma pismo ne traja več kot eno stran.
• Pisava v celotnem besedilu je enaka (ne majhna in ne velika).
• Običajno je sestavljen na uradnem pismu organizacije.

Vrste poslovnih pisem

Pisma, na katera je treba odgovoriti:

• Povpraševanje.
• Peticija.
• Zahteva.
• stavek.
• Pritožba.

Pisma, ki ne zahtevajo odgovora:

• Informativno.
• Obveščanje.
• Spremljevalni.
• Garancija.
• Opozorilo.
• Opomnik.

Komercialna pisma. Običajno so potrebni v času trajanja pogodbe ali za sklenitev sporazuma:

• Prošnja.
• Odgovor na zahtevo.
• Opomnik.
• Zahtevaj.
• Ponudba. To je ponudba za sklenitev pogodbe ali sklenitev posla.
• Opozorilo na potrebo po izpolnjevanju obveznosti, prekinitev pogodb itd.

Nekomercialna pisma:

• vabilo.
• Informacije o nečem.
• Izraz hvaležnosti.
• Priporočila.
• Prošnja.
• Navodila.
• Prenosno pismo.
• Izraz sožalja.
• Čestitke ob vsaki priložnosti.
• Garancijski list.
• Potrdilo o prejemu blaga, opravljanju storitev itd.

Razvrstitev poslovnih pisem po strukturi:

• Sestavljeno po strogem vzorcu.
• Napisano v prosti obliki.

Vrste, odvisno od naslovnika:

• Normalno. Poslano enemu naslovniku.
• Kolektivno. Poslano eni osebi, vendar od več oseb.
• Okrožna. Poslano več prejemnikom.

Oblika pisma je naslednja:

• Poslano v navadnih poštnih ovojnicah.
• Predano osebno.
• poslano kot faks.
• Ciljana z E-naslov.

Kot vidite, je poslovno sporočilo mogoče uokviriti na različne načine in z različnimi nameni. Vendar je treba omeniti, da ga je treba v nekaterih primerih iz etičnih razlogov napisati ročno in ne vtipkati na računalnik. To velja za čestitke in sožalje.

Deli pisma

Dobro poslovno pismo je vedno razdeljeno na več delov. To je uvodni, glavni in končni. In med seboj so logično povezani.

Uvodni del praviloma vsebuje podatke o okoliščinah, ki so privedle do pisanja pisma. Glavno besedilo je sama vsebina, bistvo sporočila. V zaključnem delu povzemajo rezultate, ki lahko izražajo zavrnitev, privolitev, zahtevo ipd.

Načela pisanja

Vsako poslovno sporočilo naj bo tako napisano.

1. Nepristransko.
2. Naslovljeno (torej namenjeno določeni osebi).
3. Trdil.
4. Zanesljivo.
5. Najbolj popolna.
6. Vse informacije v besedilu morajo biti aktualne v času pisanja.

Stilske značilnosti

Pravila za pisanje poslovnega pisma navajajo, da se je treba držati strogega sloga. Uporabljati je treba le tista govorna sredstva, ki so značilna za uradne dokumente. To pomeni, da bi bilo primerno uradni poslovni slog. Jezik mora imeti naslednje lastnosti.

• Uradnost.
• Točnost posredovanih informacij.
• Objektivnost.
• Strukturirano.
• Informativno, a jedrnato.

Bistvo zadeve je treba navesti v preprostih kratkih stavkih, s poudarkom na glagolih. Besedila ni treba preobremenjevati s pridevniki, uporabljati malo znane in visoko specializirane izraze, ki jih naslovnik morda ne razume. To bo povzročilo le negativnost in zavrnitev. Bolje je poskusiti razložiti s preprostimi, razumljivimi besedami, več dejstev in posebnosti. Poslovni slog ne dovoljuje prisotnosti neinformativnih in "vodnih" besedil.

Končnega dela ne smemo povzeti z nepotrebnimi in dolgimi obrati govora. Prav tako nelogični in nedosledni predlogi ne bodo delovali. Zato je najbolje izključiti prislovne in deležniške besedne zveze. Vsak odstavek naj vsebuje samo eno specifično misel. Po končanem besedilu je bolje, da ga večkrat preverite glede napak, tako da pismo preberete na glas.

Zahteve za obrazec

V skladu s pravili poslovnega pisma je bolje, da ga napišete na pisemski glavi podjetja. Ima naslednje glavne zahteve.

• Na sredini obrazca morate vstaviti grb Ruske federacije, če je podjetje v državni lasti.
• Pismo je treba postaviti na list formata A4.
• Na levi pustite polje prazno (vsaj 3 centimetre). To je potrebno, ker bodo gradiva čez nekaj časa vložena skupaj z ostalimi dokumenti.
• Najbolj optimalna pisava je standardna "Times New Roman", velikost 12 in razmik med vrsticami 1,5-2. Najbolje se razume ob branju.
• V glavi pisma morate navesti ime organizacije, njeno dejansko in pravni naslov, telefon in e-pošta.

Oblikovne značilnosti

Če je oblikovanje poslovnega pisma trajalo več strani, potem morate oštevilčiti, začenši z drugo. Za to je priporočljivo uporabiti arabske številke. Pik poleg številk ni treba postavljati.

Pismo je treba razdeliti na odstavke in po potrebi na podnaslove. Besedilo ne sme izgledati kot neprekinjen tok, saj bo slabo zaznano. Odstavki bodo pokazali, kje se končajo in začnejo druge misli.

Pomembno je omeniti, da so tipkarske napake, izbrisi in kakršni koli popravki nesprejemljivi za poslovno korespondenco. Pričali bodo o nepismenosti in lahkomiselnosti nasprotnika.

Rabljeni detajli

Pismo običajno vsebuje naslednje podatke.

1. Polno ime podjetja, ne samo okrajšava.
2. Telefonska številka, številka faksa, bančni račun in e-pošta.
3. Naslovnik. Poleg tega je treba ime podjetja uporabiti v dativu. Če morate navesti priimek in položaj, je priporočljivo uporabiti dativ. Če ima prejemnik naziv ali akademsko stopnjo, je treba to navesti pred imenom osebe.

Pomembno je omeniti, da mora biti vsak atribut napisan z veliko začetnico in v novi vrstici.

Reference v poslovnem pismu

Uradna komunikacija mora biti vedno v nevtralnem tonu. Pritožbe na naslovnika morajo imeti enak obrazec. Stavki, kot je "Dober dan", bi bili neprimerni. Če se želite pozdraviti, je bolje uporabiti uradni "Pozdravljeni". Toda najbolj kompetentna možnost se šteje za pritožbo po imenu in patronimiku. In ni pomembno, kako dolgo traja seznanitev z naslovnikom. V pismu ne morete uporabiti kratke oblike imena (na primer Petya, Anya itd.).

Za ohranjanje medosebne razdalje, izkazovanje spoštovanja do osebe, starejše ali višje na položaju, vam bo pomagal poziv na "ti". Vendar je treba omeniti, da je v nekaterih podjetjih, nasprotno, običajno, da se pri komunikaciji, tudi v pismu, uporablja "vi".

Omeniti velja, da naslova "Spoštovani" ni mogoče uporabiti brez naknadne navedbe imena te osebe. Prav tako se je treba izogibati okrajšavam "gospod", "gospa". Če morate nagovoriti skupino ljudi, je dovoljeno ne navajati imen. Nato lahko na kratko napišete: "Spoštovani!" V skladu s pravili morate po nagovarjanju po imenu vedno postaviti klicaj. Na primer, podoben stavek v poslovnem pismu bi izgledal takole: "Dragi Aleksander Sergejevič!"

V zadnjem delu lahko uporabite različne možnosti. "OD Najboljše želje«,» S spoštovanjem «,» Z upanjem na sodelovanje «in tako naprej. Tukaj morajo biti pritožbe uradne, a prijazne.

Izdelava zaključnega dela

Zelo pomembno je tudi, da pravilno zaključiš pismo. V zadnjem delu morate povzeti prej povedano. Vendar ne raztezajte sklepov za 10 stavkov. Ne smemo pozabiti, da sta v poslovnem slogu cenjena jedrnatost in kratkost. Bolje je, da se omejite na preproste fraze. Na primer, podanih bo več konstrukcij, ki so primerne v zaključnem delu poslovne korespondence. Poslovna pisma naj bodo izpolnjena čim bolj pravilno in vljudno.

• Hvala za vašo pomoč ali pozornost. "Dovolite mi, da se vam zahvalim za ..." "Hvala vam!"
• Zagotovitev naslovnika v nečem. "Z vami bi radi sodelovali."
• Izraz upanja za prihodnost. "Upamo, da se čim prej slišimo."
• Zahteva za nekaj. "Hvaležni bi bili, če sporočite rezultate."
• Opravičujemo se za morebitne nevšečnosti. "Opravičujemo se za zamudo pri plačilu."

Kako se posloviti od naslovnika

Kljub temu, da je dopisovanje poslovno, se lahko v poslovnem pismu poslovite na različne načine. Če želite to narediti, uporabite tako imenovane zaključne fraze.

Naslednje možnosti so primeri:

1. S spoštovanjem.
2. S spoštovanjem.
3. Z lepimi pozdravi.
4. Želim vam uspeh pri vašem delu.
5. Upamo na nadaljnje sodelovanje.
6. Veseli smo bili, da smo bili v pomoč.

Morda so druge možnosti. Tukaj je izbira končne fraze zgolj stvar okusa.

Podpisovanje

Na samem dnu lista mora pošiljatelj podpisati. Vendar je izjemno pomembno, da to storite pravilno, da ima dokument uradni videz.

Navesti je treba položaj, začetnice, priimek, nasproti pa podpisati. Dodatno lahko navedete kontaktne podatke (osebni e-poštni naslov ali telefonsko številko). To bo prejemniku pokazalo pripravljenost za komunikacijo in sodelovanje.

Lastnosti napak

Pomembno je tudi vedeti, kako napisati poslovno pismo, če morate nekaj zavrniti. Konec koncev, tudi prikrita negativna ali zavrnitev ne bo ostala neopažena in bo povzročila neprijetne posledice. Po tem ne bo mogoče računati na pozitiven ali vsaj nevtralen odnos do sebe. Ko pišete pismo, vam ni treba podlegati čustvom. Bolje se je držati v mejah, tudi če je naslovnik zelo nadležen. Zavrnitvena pisma je treba vedno večkrat prebrati, pri čemer bodite posebno pozorni na ton sporočila.

Sporočilo se ne sme začeti s kategoričnim "ne", ne glede na to, v kateri obliki je izraženo. V nasprotnem primeru bo prejemnik dobil vtis, da je nezanimiv in ni pomemben. Prvič, bolje je podati neizmišljene prepričljive razlage. Ko so na kratko navedeni razlogi za zavrnitev, lahko gladko preidete na navedbo dejstva. Hkrati je v skladu z bontonom poslovnega pisma priporočljivo uporabiti naslednjo vrsto besedila.

• Žal vaše zahteve ne moremo izpolniti.
• Iskreno se opravičujemo, vendar moramo vašo ponudbo zavrniti.
• Zelo nam je žal, vendar ne moremo ugoditi vaši zahtevi iz naslednjih razlogov.

V idealnem primeru bi morali na začetku pisma na kratko navesti zahtevo naslovnika. Tako bo razumel, da so se z njegovim predlogom res seznanili, in zagotovo ga bo cenil.

Značilnosti sestavljanja elektronske pošte

Danes ljudi vse bolj zanima, kako je napisano poslovno pismo, če ga je treba poslati po elektronski pošti. Za takšno korespondenco veljajo vsa prej omenjena pravila. Vendar imajo elektronska poslovna sporočila svoje značilnosti.

• Prijava mora biti trdna in ustrezna. Na primer, zaichonok-masha@mail.ru je slaba možnost, a director-petrov@gmail.com je dobra.

• Polje »Subject« je vedno pomembno izpolniti. Tako bo jasno, o čem bo sporočilo. Če je pismo namenjeno neznancu, bi moral biti naslov zanimiv. Vendar je pomembno, da ne pretiravate. Teme, kot so »Edinstvena ponudba pravkar«, »Nujno«, bodo povzročile samo zavrnitev. Naslov naj bo sestavljen iz 3-5 besed, ki vanj vnesejo bistvo sporočila.

• Če se dopisovanje vodi z neznancem, mu morate najprej povedati, kako ste izvedeli zanj in kaj podjetje počne. Brez takega uvoda se lahko sporočilo šteje za neželeno in takoj izbrisano.

• Pomembne točke v besedilu so najbolje poudarjene s krepkim tiskom. V tem primeru je nesprejemljiva uporaba različnih barv.

• V poslovni e-pošti ne smete uporabljati velikih črk. Tudi podnaslovi in ​​naslov teme ne smejo biti polne velike tiskane črke. Enako velja za podvojena ločila.

• Bolje je, da besedilo razdelite na odstavke in med njimi pustite prazno vrstico.

• Čim krajše je sporočilo, tem hitreje se bodo nanj odzvali.

• Podpis je obvezen. Običajno je sestavljen iz več vrstic v e-pošti, vključuje ime in položaj pošiljatelja, ime podjetja, telefonsko številko in naslov spletne strani.

• Pismu lahko priložite besedilne datoteke in slike. To je zelo priročno, saj dodatna gradiva, komentarji, pojasnila in podrobni opisi odvrnejo pozornost od bistva. Zato je bolje, da jih ne postavite v besedilo pisma, temveč v priložene datoteke.

• Če poslovna korespondenca poteka že dlje časa in je vzpostavljen topel zaupljiv odnos, so čustveni simboli dovoljeni v e-pošti. Pomagali bodo malo "oživiti" in razbremeniti komunikacijo. Vendar jih ne bi smeli zlorabiti, v papirnatih pismih pa so na splošno nesprejemljivi.

Navodila za pisanje pisma

Pisanje poslovnega pisma lahko razdelimo na več stopenj.

1. Najprej morate določiti naslovnika. Če želite to narediti, morate v zgornjem desnem kotu obrazca napisati začetnice, priimek in položaj prejemnika. Če je naslovnik organizacija, je treba navesti njen pravni naslov.

2. Pritožba na prejemnika. Postaviti ga je treba nižje na sredino obrazca. Katere fraze je mogoče uporabiti, je bilo že rečeno. Ponavadi pritožba izgleda takole: "Dragi Igor Petrovič!"

3. Izjava o namenu. Spodaj, v novi vrstici, morate napisati glavne misli, celotno bistvo in navesti razloge za pritožbo. Če govorimo o nekaterih težavah, potem je vredno ponuditi možnosti za njihovo rešitev. Če je to predlog za sodelovanje, potem morate pojasniti, kako se bo to zgodilo. Če pismo odraža pritožbo, je vredno zahtevati posebne ukrepe. Z eno besedo, prejemnik iz besedila mora razumeti, kaj točno želi od njega.

4. Zaključni del. In končno, iz nove vrstice morate vstaviti zadnjo frazo in podpis.

Zahvalno pismo

Ta vzorec prikazuje, kako lahko izgleda zahvalno pismo. Vendar pa je v tem primeru ena pomanjkljivost. Namesto vrstice »Vodnemu podjetju« bi lahko vstavili pozdravni stavek in imena tistih, ki jim je bilo pismo namenjeno.

Poizvedba

To je vzorec poslovnega pisma z zahtevo. V njem ni nobenih pomanjkljivosti. Upoštevana so bila vsa pravila priprave uradno pismo. Iz besedila postane jasno, kateri problem se je pojavil in kaj je treba storiti, da ga rešimo. Sporočilo vsebuje tudi vse kontaktne podatke, pozdravno sporočilo, zaključno besedno zvezo in podpis.

Tako je publikacija pokazala, kako pisati pisma, namenjena poslovnim partnerjem. To je treba narediti pravilno in kompetentno, da ne izgubite obraza. Navsezadnje je od tega odvisna prihodnost podjetja. Prav tako je pomembno, da se na poslovno sporočilo odzovete pravočasno. To je mogoče storiti v treh do sedmih dneh od prejema pisma.

Navodilo

Začnite svoje pismo tako, da navedete, komu pišete. Oblikujte sporočilo kot običajno poslovno korespondenco. V zgornjem desnem delu dokumenta napišite v treh vrsticah delovno mesto, naziv podjetja in priimek vodje, na primer:

CEO
OOO IntersvyazCom
Ivanov I.I.

Navedite, kdo je naslovnik pisma. To storite po zamiku iz prejšnjega razdelka sporočila tudi na desni strani. Svoj položaj in priimek morate navesti z začetnicami, na primer:

Od vodje prodaje
Esenina E.E.

Zamaknite nekaj vrstic iz prejšnjega razdelka, poravnajte kurzor na sredini strani, označite naravo sporočila. Lahko napišeš " Beležka"," Informacijsko pismo "ali" Pojasnilo ", je vse odvisno od razloga, zakaj se obrnete na vodjo organizacije. Za naslovom ne postavljajte pike. Če je pismo povezano s katero koli zahtevo, se lahko preprosto spoštljivo obrnete na direktorja po imenu in patronimu.

Začnite pismo z besedami, ki pojasnjujejo razlog za pisanje, na primer »v nadaljevanju naših pogajanj«, »v skladu z vašo zahtevo« ali »na podlagi vaših predlogov«.

Če je vaše pismo povezano z zahtevo za nakup opreme, napredovanjem zaposlenega ali možnostjo službenega potovanja, je bolje začeti pismo s frazo »Prosimo, upoštevajte priložnost ...«.

Navedite situacijo, razložite, sestavite tabele ali grafikone, če to zahteva narava pisma. Poravnavo telesa dokumenta je treba nastaviti na širino strani. Vsaka vrstica se mora začeti z alinejem.

Podpišite pismo, ne pozabite uporabiti standarda "s spoštovanjem", preden navedete priimek, za njim morate postaviti vejico.

Ne pozabite navesti datuma pisanja pisma in podpisati natisnjeni dokument.

Če ima vaša organizacija interno e-poštno komunikacijo, začnite svoje pismo s pritožbo in navedite vse informacije v prosti obliki.

Viri:

• prošnjo direktorju

Servisna pisma predstavljajo do 80 odstotkov skupaj dokumenti, ki so pripravljeni v organizaciji ali podjetju. Z njihovo pomočjo poteka komunikacija med institucijami in posamezniki. Nosijo se uradna pisma informativnega značaja, so lahko izdelane tudi v obliki zahteve ali zahteve.

Navodilo

Odločite se za namen pisma. Potreben je le, če vprašanja, ki mu je namenjena, ni mogoče rešiti osebno ali osebno, in tudi če naj služi kot uradni dokument, ki potrjuje samo dejstvo njegovega pošiljanja. Vnaprej premislite in se prepričajte, da ste izbrali naslovnika in da bo v njegovi pristojnosti odgovoriti, če vam pismo- povpraševanje.

V enem naj bo postavljeno samo eno vprašanje. Več vprašanj je dovoljeno postaviti le, če so med seboj povezana. Prejemnik mora takoj razumeti bistvo vašega pisma, zato ga je treba navesti že v prvih stavkih. V njih sporočite ne le bistvo vprašanja, temveč tudi dejanja, ki jih pričakujete kot odgovor. V uvodu se lahko sklicujete na predpisi, po katerih se vodite pri sestavljanju pisma in ki služijo kot podlaga za zahtevo ali posredovanje informacij.

Glavni del pisma bi moral spodbujati dejanja, prepričati ali pojasniti. Besedilo mora biti jasno, jedrnato, jedrnato in logično. V njem navedena dejstva morajo biti preverjena in objektivna, digitalni podatki morajo biti čim bolj točni. Pismo napišite v poslovnem, nevtralnem tonu. Besedilo je lahko napisano v prvi osebi ednine ali množine ali v tretji osebi ednine.

Izogibajte se kategoričnim izrazim v besedilu pisma. Za to uporabite uvodne besede in konstrukcije: če je mogoče, očitno, kot sledi iz, kot je znano.

Podjetnik zahteva, da začnete pismo z "Spoštovani" in napišete ime in patronim naslovnika. Če jih ni, mora biti na koncu pisma pred vašim podpisom stavek "S spoštovanjem,". To spoštovanje lahko poudarite tudi v besedilu pisma z uporabo prislovnih stavkov, kot so: "po skrbnem preučevanju vaših komentarjev ...", "pazljivo pretehtanju vaših predlogov ...".

Uradno pismo mora biti napisano na pismu organizacije, ki navaja njeno polno ime in kontaktne številke.

Pri izvajanju gospodarska dejavnost nekateri vodje organizacij so prisiljeni uporabljati službena potovanja. Iz 166. člena delovni zakonik RF sledi, da je uslužbenec napoten na ukaz vodje organizacije. A kaj, ko gre direktor sam na službeno nalogo, saj se izkaže, da se sam pošlje na službeno nalogo.

Navodilo

Najprej poglejte v listino podjetja, ki ima pravico izdajati upravne dokumente. Če je tam zapisano, da ima pravico do objave le vodja (ki je tudi direktor), potem mora sestaviti dokumente za službeno potovanje. Če ste pravico do podpisa prenesli na namestnika, potne listine podpiše ta oseba.

Izdajte delovno nalogo za pošiljanje na službeno potovanje, ima enotna oblikašt. T-10a. Tukaj navedite cilj službenega potovanja, čas začetka in konca (glede na vozovnice), namen potovanja. Podpišite dokument. Ob koncu službenega potovanja izpolnite poročilo na dnu obrazca.

Izdajte nalog za pošiljanje zaposlenega na službeno pot (obrazec št. T-9). Če listina predvideva prenos pravice do podpisa na drugo osebo, mora ta sestaviti upravni dokument. Tukaj vnesite podatke o službenem potovanju: cilj in obdobje službenega potovanja, namen in razlog (razporeditev dolžnosti). Dokument podpišite ali ga dajte v podpis namestniku.

Izdajte naročilo za vašo začasno zamenjavo. Če obstaja namestnik, ga določite za vodjo; če takega položaja v državi ni, imenuje drugo osebo. V upravnem dokumentu zapišite obdobje zamenjave in razlog (službeno potovanje), navedite številna pooblastila.

Izdati pooblastilo namestnika za opravljanje poslov. Na primer zastopanje interesov podjetja pri davčnem organu. Poskrbite za podpis finančnih dokumentov. Če želite to narediti, se lahko obrnete na svojo banko in ponovno naredite podpisno kartico.

Sestavite potno potrdilo (obrazec št. T-10). Prosimo, vnesite svoje polno ime direktorja organizacije, njegovo kadrovsko številko. Spodaj vnesite namen potovanja in čas odsotnosti z delovnega mesta. Podpišite dokument.

Viri:

• kako urediti potovanje