Բիզնես գործընթացների հարյուր նկարագրություն և օպտիմալացում: Բիզնես գործընթացների օպտիմիզացում մեկ-երկու-երեքի համար՝ կրթական ծրագիր մենեջերների համար

Ձեռնարկության արդյունավետության բարձրացման ուղիներից մեկը բիզնես գործընթացների օպտիմալացումն է: Արդյունավետությունը արդյունքի և ծախսած ջանքերի հարաբերակցությունն է: Բիզնես գործընթացների օպտիմալացումն իր հերթին միջոցառումների մի շարք է, որն ուղղված է դրանց արդյունավետության բարձրացմանը: Չնայած օպտիմալացման մեթոդների բազմազանությանը, միշտ չէ, որ հնարավոր է հասնել ցանկալի արդյունքի:

Արդյո՞ք ընկերությունը բիզնես գործընթացների օպտիմալացման կարիք ունի

Ցանկացած կազմակերպությունում կա որոշակի քանակությամբ բիզնես գործընթացներ, որոնք իրականացվում են նրա աշխատակիցների կողմից: Դրանք ներառում են գնումներ և վաճառք, կառավարման և արտադրական գործընթացներ, գրասենյակային աշխատանք և այլն: Եթե ​​ընկերությունն արդեն ավտոմատացնում է գոյություն ունեցող գործընթացները, դա օգնում է նրանց ավելի արդյունավետ դառնալ: Երբ ընկերությունը ներդրել է որակի կառավարման համակարգ ISO 9001 ստանդարտի համաձայն, սա բարձր բիզնես մշակույթի ցուցանիշ է: Այն կրում է կազմակերպությանը որպես մեծ թվով գործընթացների մոտեցում և ենթադրում է, որ դրանում առկա բոլոր բիզնես գործընթացները բացահայտված և նկարագրված են:

Առանձին ընկերություններ ունեն ավտոմատացման մասնագետներ, որոնք մասնակցում են գործընթացների նույնականացման, բնութագրման և օպտիմալացման: Որոշակի ժամանակ անց ցանկացած կատարյալ կառուցված գործընթաց պետք է վերակազմավորվի: Պետք է հաշվի առնել աշխատանքային պայմանների փոփոխությունները, թարմ աշխատատեղերն ու նոր գործընթացները, ցանկացած օրինաչափություն։ Առանց օպտիմալացման, կարող են առաջանալ կոնֆլիկտներ, որոնք թույլ չեն տալիս ձեռնարկության որոշ մասերի նորմալ գործել, ինչը կազդի վաստակած գումարի վրա:

Որպեսզի պարզեք, թե արդյոք ընկերությանը պետք է օպտիմալացնել բիզնես գործընթացները, դուք պետք է ծանոթանաք ընթացիկ բիզնես գործընթացներում առկա խնդիրների դասակարգմանը.

1. կրկնօրինակում պաշտոնական պարտականությունները. Ոչ միայն կազմակերպության աշխատակիցների, այլև ձեռնարկության ստորաբաժանումների գործառույթները հատվում կամ կրկնվում են՝ ստեղծելով քաոս, անհիմն մրցակցություն և ավելորդ աշխատանքի համար ավելորդ ֆինանսական ծախսեր։
2. Մենեջերներն ունեն կառավարման ոլորտում փորձ, սակայն չունեն տարրական տնտեսական գիտելիքներ, ինչպես նաև իրավասություններ մարքեթինգի և կառավարման ոլորտում։
3. Չի մշակվել աշխատողների համակարգված մասնագիտական ​​զարգացման համակարգը։ Սովորաբար անձնակազմը չի ցանկանում որևէ բան հորինել բիզնես գործընթացները օպտիմալացնելու համար։
4. Երբեմն սեփականատերերը և ղեկավարությունը հիշում են, որ պետք է ավելի արդյունավետ աշխատեն, և ընկերությունը սկսում է շտապ ներդնել ՏՏ համակարգ ֆինանսների, վաճառքի, աշխատակիցների կառավարման համար (ցուցակը անվերջ է): Բայց այն ներդրվում է կա՛մ ընթացիկ բիզնես գործընթացներից լիովին մեկուսացված՝ այն հարմարեցնելով «լավագույն պրակտիկայի» (և կազմակերպությանն էլ ավելի փոս մղելով), կա՛մ անմիտ կրկնօրինակելով, որի արդյունքում ծնվում է անօգուտ համակարգ, որի վրա միլիոնավոր մարդիկ են. ռուբլով և աշխատաժամանակի մեծ քանակով, և գործնականում ոչ մի տնտեսական ազդեցություն չկա:

Ի՞նչ փոփոխություններ է բերում բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը.

• Նվազեցնում է գործառնական և ժամանակի ծախսերը:
• Բարձրացնում է հաճախորդների սպասարկման որակը:
• Բարձրացնում է ընկերության կառավարելիությունը:
• Թույլ է տալիս հասնել նպատակներին:

Սա իր հերթին դրական է ազդում ծառայությունների կամ ապրանքների արժեքի նվազեցման, ինչպես նաև հաճախորդների համար ընկերության գրավչության բարձրացման վրա: Բացի այդ, ձեռնարկությունը կդառնա ավելի շարժունակ իր որոշումներում, ինչը բարձրացնում է կազմակերպության կայունությունն ու մրցունակությունը:

Պետք է գիտակցել, որ յուրաքանչյուր ընկերությունում բոլոր բիզնես գործընթացները փոխկապակցված են։ Արդյունքում, բիզնես գործընթացների օպտիմալացման տեխնոլոգիան կարող է ազդել կազմակերպությունում այլ բիզնես գործընթացների հոսքի վրա: Ավելի լավ է սկսել ոչ առանձնապես նշանակալի գործընթացից, որը մեծ ֆինանսական ու ժամանակային ծախսեր չի պահանջի։ Այնուհետեւ աստիճանաբար օպտիմիզացրեք այլ գործընթացները: Եթե ​​դուք միանգամից փորձեք օպտիմալացնել ամեն ինչ, ապա դա կարող է հանգեցնել սարսափելի հետևանքների և ապագայում բացասական վերաբերմունքի բոլոր գործընթացների ճշգրտումների նկատմամբ:

Այս դեպքում խորհուրդ է տրվում առաջին հերթին ռացիոնալացնել փաստաթղթերը: Անհերքելի փաստ է, որ ընկերության ներսում փաստաթղթերի աշխատանքի օպտիմալացումը զգալիորեն բարելավում է գործընթացների որակը։ Բացի այդ, երբ դուք սովորեք բռնել աշխատանքային գործընթացի հնարավոր բարելավումները, դուք կկարողանաք ձեր փորձը փոխանցել կազմակերպության այլ ոլորտներին:

Ինչպես օպտիմիզացնել ձեր բիզնեսը կրկնակի ավելի շատ վաճառքի համար՝ 4 պատրաստի գաղափար

2019 թվականին յուրահատուկ կորպորատիվ մշակույթ ունեցող ընկերությունները կկարողանան շուկան շահել մրցակիցներից։ Business Director ամսագիրը պարզել է, թե անձնակազմին մոտիվացնելու և կառավարելու չորս եղանակներ ձեր ընկերությունը կհանգեցնեն շուկայի առաջատարների:

Որտեղի՞ց պետք է սկսել ընկերության բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը։

Գրեթե բոլոր կազմակերպությունները (միակ բացառությունը պետական ​​կորպորացիաներն են) պետք է օպտիմալացնեն բիզնես գործընթացները, քանի որ կատարելության սահման չկա, և հաշվի առնելով այն փաստը, որ շուկան բավականին անկայուն երևույթ է, որը գտնվում է մշտական ​​դինամիկայի մեջ, որտեղ կանոնները ձևավորվում են բացառապես մասնակից կողմերի կողմից, անհրաժեշտ է արագ արձագանքել փոփոխություններին։ Շարունակական ձգտման և զարգացման մեջ գտնվող ընկերությունը պետք է իր կառուցվածքում ունենա ստորաբաժանում, որը զբաղված է բիզնես գործընթացների օպտիմալացմամբ։ Ավելի հաջողակ կլինի այն ընկերությունը, որը չի ափսոսում ֆինանսական ռեսուրսներ ծախսելու համար ժամանակակից տեխնոլոգիաների ներդրման համար, քանի որ հասկանում է, որ ապագան իրենց ետևում է։

Ինչպե՞ս ընտրել ամենակարևոր բիզնես գործընթացները օպտիմալացման համար: Դա անելու համար անհրաժեշտ է ընտրել առաջնահերթության չափանիշները: Նման չափանիշների ցանկն արդեն կազմված է և ակտիվորեն կիրառվում է գործնականում.

Չափանիշ 1.Բիզնես գործընթացի կարևորությունը.

Տրամաբանական է, որ բիզնես գործընթացները օպտիմալացնելու համար անհրաժեշտ է ընտրել հիմնական գործընթացները, քանի որ դրանց կատարելագործումը թույլ կտա հասնել ամենաարդյունավետ արդյունքների։ Ո՞րն է գործընթացի կարևորությունը: Ընկերության համար այս չափանիշը որոշվում է այս բիզնես գործընթացի ներդրման մասնաբաժնով կազմակերպության հիմնական նպատակներին հասնելու գործում: Այնուամենայնիվ, եթե այս բիզնես գործընթացն ամենակարևորն է, բայց միևնույն ժամանակ արդյունավետ, ապա ինչպես էլ այն օպտիմալացնեք, ավելի լավ չի լինի։ Որոշ իրավիճակներում հնարավոր է օպտիմալացնել առանցքային բիզնես գործընթաց, բայց ինչո՞ւ դա անել, ինչո՞ւ վատնել աշխատակիցների ֆինանսական ռեսուրսներն ու ժամանակը, եթե դա արդեն արդյունավետ է: Այս բիզնես գործընթացները բացահայտելու համար օգտագործվում է խնդրահարույց չափանիշ.

Չափանիշ 2.Խնդրահարույց բիզնես գործընթաց.

Պետք է պարզել, թե կոնկրետ ինչ նկատի ունենք ու հասկանալ «խնդիր» բառով։ Այս տերմինով մենք հասկանում ենք ստանդարտ մեկնաբանությունը, այսինքն՝ խնդիրը բիզնես գործընթացների ցանկալի և իրական վիճակի տարբերությունն է։ Այսպիսով, կարևորության և խնդրահարույցության չափանիշները բնութագրում են, թե ինչ արդյունք ենք ստանալու բիզնես գործընթացի օպտիմալացումից հետո։

Չափանիշ 3.Բիզնես գործընթացների փոփոխություններ իրականացնելու ունակություն:

Պետք է ընտրել այն բիզնես գործընթացները, որոնցում օպտիմալացումը կլինի ամենահեշտը։ Այս իրավիճակում մենք հաշվի ենք առնում ծախսերի ասպեկտը՝ որքան ֆինանսական ռեսուրսներԴուք ստիպված կլինեք ծախսել բիզնես գործընթացների օպտիմալացման վրա, որքան աշխատանքային ռեսուրսներ, անձնական ժամանակ և այլն կպահանջվեն: Այստեղ դուք պետք է հաշվի առնեք այն բացասական գործոնները ընդհանուր ընկերության համար, որոնք կարող են հայտնվել բիզնես գործընթացի օպտիմալացման ժամանակ:

Պարզելով բիզնես գործընթացների օպտիմալացման կարևորության, խնդրահարույցության և իրականության չափանիշների աստիճանը/գնահատումը, մենք կկարողանանք ընտրել դրանցից ամենաարդյունավետը։ Տրամաբանական է, որ ընկերության հիմնական բիզնես գործընթացները կդառնան ամենաառաջնայինը, քանի որ դրանք, որպես կանոն, ամենաթանկն ու խնդրահարույցն են։

Փորձագիտական ​​կարծիք

Անհնար է օպտիմիզացնել բոլոր բիզնես գործընթացները

Սերգեյ Պանկին,

Եկատերինբուրգի «Center Orgprom» ընկերության մարզիչ-խորհրդատու

Անհնար է օպտիմիզացնել բիզնես գործընթացները և կորուստները հասցնել զրոյի՝ սա ուտոպիա է։ Բայց դուք պետք է կարգավորեք գործընթացները, եթե դրանք հանգեցնում են հաճախորդի համար արժեքի մեծ կորստի: Չի կարելի համակերպվել խանութներում տիրող անկարգությունների, թերարտադրության, սպառողների խնդիրների, պատվերների հերթի հետ։

Ինտենսիվ աշխատանքի շնորհիվ շատ գործընթացներ կարող են զգալիորեն օպտիմիզացվել բավականին կարճ ժամանակում։ Որպես կանոն, նման բարելավումները հարձակողական բեկումների արդյունք են: Օրինակ, Եկատերինբուրգի ավտոբաղադրամասեր արտադրող ձեռնարկությունում այս մեթոդը հնարավորություն տվեց 1447 անգամ կրճատել մի մասի արտադրության ժամանակը։ Սա, իհարկե, հնարավորություն չտվեց նույն չափով արագացնել ամբողջ արտադրանքի արտադրությունը. Այնուամենայնիվ, պարզվել է, որ կազմակերպության ավանդույթը` մշակող սարքավորումները ըստ գործառնական հարաբերության հանգեցրել է ժամանակի զգալի կորուստների: Վերլուծությունների արդյունքում վերանայվել է արտադրական գործընթացը։ Այժմ մեքենաների գտնվելու վայրը որոշվում է գործողությունների հաջորդականությամբ: Սա զգալիորեն նվազեցրեց տեխնոլոգիական ցիկլի տեւողությունը:

Եվ ահա ևս մեկ օրինակ. Բավականին պարզ գործընթացում՝ ներկերի փաթեթավորում, հնարավոր եղավ բարձրացնել աշխատանքի արտադրողականությունը 50%-ով (նախկինում գիծը սպասարկում էր չորս աշխատող, այժմ՝ երկու)։ Այս արդյունքը ձեռք է բերվել օպերատորների գործողությունների մանրամասն հաշվարկի օգնությամբ։ Կազմված գործընթացի քարտեզը բացահայտել է կորուստների պահերը։ Պարզվեց, որ շատ ժամանակ է ծախսվում փաթեթավորման պատրաստման, տեղաշարժի, անհարկի շարժումների վրա։ Կորուստներ են առաջացնում նաև օպերատորների գործողությունների անհամապատասխանությունը, ինչի պատճառով նրանք ստիպված են լինում սպասել միմյանց։ Օպտիմալացումը տևեց չորս օր: Կորուստները վերացնելու համար մենք պետք է այլ կերպ դասավորեինք սարքավորումները, գծանշումներ կիրառեինք, աշխատանքային տարածքի լուսավորությունը մեծացնեինք, ռիթմիկ երաժշտական ​​ուղեկցություն սարքեինք և այլն։

Ավելի բարդ գործընթացների օպտիմիզացումը պահանջում է ոչ միայն խնդիրների քարտեզագրում և բացահայտում, այլ նաև փորձարկումներ, որոնց համար արտադրությունը պետք է որոշ ժամանակով դադարեցվի: Թեստավորումը սովորաբար տևում է մեկից երկու օր:

• Փաստաթղթերի հոսք կազմակերպությունում. երբ ամեն ինչ իր տեղում է

Փորձագիտական ​​կարծիք

Բիզնես գործընթացի օպտիմալությունը գնահատելու երեք պարամետր

Միխայիլ Գորդեև,

Տեխնոլոգիաների տնօրեն, Euromanagement, Մոսկվա

Որոշակի բիզնես գործընթացի համապատասխանության աստիճանը հասկանալու համար կարող եք օգտագործել հետևյալ չափանիշները.

1. Վերջնական արտադրանքի որակի մակարդակը.Նրանք հետաքննում են հաճախորդների պաշտոնական պահանջների չափը, ընկերության ղեկավարների դժգոհությունը և կատարող կողմի պահանջները։

2. Յուրաքանչյուր աշխատակցի աշխատանքի ընթացքը կոնկրետ գործողություն կատարելիս. Գործընթացը լավ է աշխատում, եթե.

• Աշխատակիցը կատարում է գործողությունների նվազագույն ցանկ (երեքից հինգը) հատուկ համաձայնեցված կատարման ժամանակացույցով և չափազանց պարզ բովանդակությամբ: Եթե ​​որևէ գործողություն բացառություն է կանոնից, ապա ավելի լավ է գրել դրա կոնկրետ նկարագրությունը.
• Գործողությունների կատարման միջև ժամանակային ընդմիջումը տարբերվում է ոչ ավելի, քան 2-3 անգամ: Եթե ​​գործողության ավարտը տևում է 10 րոպեից մինչև 2 ժամ, ապա այս գործողությունը պետք է գրանցվի որպես կանոնից բացառություն.
• գործողության կատարման համար նախատեսված ժամկետը գերազանցում է փաստացի աշխատանքային ժամոչ ավելի, քան մեկ աշխատանքային օր:

3. Բիզնես գործընթացների համակարգի պարզությունն ու սակարկելիությունը:Գնահատման համար օգտագործվում են հետևյալ ցուցանիշները.

• այսպես կոչված «մուտքային» և «ելքային» գործընթացների քանակը։ Որքան քիչ լինեն դրանք, այնքան լավ ընկերության համար.
• մեկ գործընթաց ավարտելու համար գործողությունների քանակը, իդեալականը `յոթից տասնմեկ;
• հնարավոր բացառությունների քանակը, քանի որ դրանցից յուրաքանչյուրը վտանգ է ներկայացնում գործընթացների կառավարման համար.
• ներգրավված աշխատողների թիվը, կազմակերպության ստորաբաժանումները.

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման հիմնական սկզբունքները

Սկզբունք 1.Բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը պետք է հիմք ունենա.

Այս սկզբունքի իմաստն այն է, որ բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը սկսելուց առաջ անհրաժեշտ է հատուկ մեկուսացնել ընկերության յուրաքանչյուր բիզնես գործընթաց։ Քաոսի բարելավումն իրականացնելը ենթակա է միայն բարձր ուժերին: Պարզապես մահկանացուը նախ պետք է հասկանա, թե ինչպես են ընթանում բիզնես գործընթացները, այսինքն՝ դիտարկի դրանք «ինչպես կա» դիագրամի ձևաչափով: Եթե ​​հնարավոր չէ նկարագրել այն բիզնես գործընթացները, որոնք այսօր տեղի են ունենում ընկերությունում, ապա պարզապես օպտիմալացնելու բան չի լինի։

սկզբունք 2.Բիզնես գործընթացները օպտիմալացնելիս «ձուկը պոչից են մաքրում»։

Այս սկզբունքը կայանում է նրանում, որ անհրաժեշտ է գնահատել օպտիմալությունը ըստ սխեմայի՝ կոնկրետից ընդհանուր՝ գտնելով անհատական ​​սխալներ, թերություններ, դրանք միավորելով խմբերի և արագ վերացնելով դրանք:

Սկզբունք 3.Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման լուծումները միանշանակ չեն:

Այսինքն՝ մեծ է հավանականությունը, որ մի ցուցանիշի ոչ օպտիմալության վերացումը կհանգեցնի մեկ այլ գործընթացի արդյունավետության նվազմանը։ Ընդ որում, դա միայն հասկանալը բավարար չէ, անհրաժեշտ է նաև կարողություն ունենալ նման հետևանքներ գտնելու, դրական կողմերը գնահատելու և թերությունները բացահայտելու, այնուհետև պատճառաբանված ընտրություն կատարել։

Սկզբունք 4.Ընկերության մասնագետները չեն սիրում օպտիմալ բիզնես գործընթացներ։

Բիզնես գործընթացների կատարյալ օպտիմալացման անխուսափելի հետևանքը կլինի կատարող կողմի շահագործման ավելացումը, դրա հետ կապված ձեռնարկության աշխատակիցների դիմադրությունը կլինի։ Դա կարող է լինել և՛ բացահայտ, և՛ անգիտակից:

Ինչպես օպտիմալացնել ծախսերը

«Commercial Director» ամսագրի խմբագիրները պատմում են, թե որոնք են արտադրության ծախսերի օպտիմալացման ուղիները, որոնք լավագույնս օգտագործվում են։ Իմացեք դրանց մասին հոդվածից՝ հղումով ↓

Ինչն է որոշում կազմակերպության բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը

Գործոնները, որոնք ազդում են բիզնես գործընթացների արդյունավետության և դրանց արագաշարժության վրա, կարող են բոլորովին տարբեր լինել: Պարամետրերի ամբողջ խմբերը օգտակար են հասկանալու համար, որոնց մեծ մասը սովորաբար վերահսկվում է բիզնեսի կողմից՝ աջակցությամբ ծրագրային ապահովում. Այնուամենայնիվ, որոշ գործոններ կարելի է կառավարել և վերահսկել գործողությունների հուսալի չափման և մեկնաբանման միջոցով: Դրանք ներառում են.

• Բիզնես նախագծի էկոհամակարգ.

Բիզնես նախագծի էկոհամակարգը կազմակերպությունների ցանց է, ներառյալ գործընկերներ, մատակարարներ, հաճախորդներ, պետական ​​մարմիններ, դիստրիբյուտորներ, որոնք ապրանքներ են մատակարարում կամ ծառայություններ են մատուցում ինչպես մրցակցության, այնպես էլ գործընկերության գործընթացի միջոցով, որտեղ յուրաքանչյուր կողմ ներգրավված է որոշակի չափով: Էկոհամակարգը ներառում է քաղաքականություններ, կանոնակարգեր, օրենսդրություն, որոնք կարգավորում են մատակարարների և հաճախորդների միջև հարաբերությունները:

• Բիզնեսի համատեքստ.

Բիզնեսի համատեքստը բիզնես նախագծի դիրքն է իր էկոհամակարգում. համատեքստ, որում ավարտվել է կամ դեռ տեղի է ունենում նշանակալի բիզնես իրադարձություն, իրադարձություն, որը երաշխավորում է ֆոնի ստեղծում և պայմանների պահպանում: Այս պայմաններն օգտագործվում են բիզնես քաղաքականության և բիզնես կանոնների գնահատման ժամանակ՝ որպես բիզնես գործընթացների ուղղիչ գործողություններ ձեռնարկելու հիմք: Սա գործոնների և 8 համակարգերի համակցություն է՝ գործընթաց, տեղեկատվություն, իրադարձություն, կանոններ, բովանդակություն, վերլուծություն, համագործակցություն և մոնիտորինգ, որոնց վրա ազդում է բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը։ Այս առումով ճշգրտումներ կարող են կատարվել խելամտորեն և բիզնես նախագծի ճանապարհին` նորամուծություններին հարմարվելու և նպատակներին հասնելու համար հետևողական և կանխատեսելի կերպով, նույնիսկ այն իրավիճակներում, երբ հանգամանքների պայմանները լիովին կանխատեսելի չեն:

• Բիզնեսի տարբերակներ և փոփոխություններ.

Կան մեծ թվով ճշգրտումներ, որոնք համակարգված կերպով տեղի են ունենում բիզնեսի համատեքստում կամ իրականացվում են անկանխատեսելիորեն: Այնուամենայնիվ, դրանցից միայն որոշներն են իսկապես կարևոր բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համար:

• Բիզնես վիճակ.

Բիզնես վիճակը բիզնես գործընթացների հիմնարար վերափոխումների արդյունք է, որոնք ազդում են նորարարությունների արդյունավետության, շարժունության և արտադրողականության պարամետրերի և կառուցվածքի վրա: Պետական ​​փոփոխությունները ցույց են տալիս, որ բիզնեսի արդյունքները կարող են տարբերվել, քանի որ կա անցում մեկ գործող վիճակից մյուսը:

• Բիզնեսի արդյունքներ.

Տեսլականը և բիզնեսի ցանկալի արդյունքների ձևավորումը երաշխավորում են նախաձեռնությունների և աշխատանքային գործընթացի թափանցիկությունը։ Սա յուրաքանչյուր կողմին հնարավորություն է տալիս լիարժեքորեն մասնակցել և համագործակցել դրված և քննարկված նպատակներին: Բիզնես նախագծի չափելի արդյունքը կենտրոնական ուշադրություն է դարձնում նախագծերին, այլ ոչ թե աշխատանքային հոսքի պայմաններին:

• Բիզնես նպատակներ.

Բիզնես նպատակը բիզնես նախագծի ձգտումներն են: Այն պարունակում է տեղեկատվություն այն մասին, թե ինչպես են առաջնորդները ցանկանում տեսնել բիզնեսը: Սա կարելի է քննարկել ամենաբարձր մակարդակով՝ սկսած ընկերության կառուցվածքից և նրա ռազմավարությունից, կամ կատարելագործվել ավելի ցածր մակարդակում՝ կիրառելի և չափելի նպատակներ: Որպես կանոն, նպատակները դրվում են այնպես, որ դրանց հասնելու ճշգրիտ ամսաթիվ լինի։

• Հիմնական կատարողական ցուցանիշները.

KPI-ն կատարողականի ցուցանիշ է, այլ կերպ ասած՝ բիզնես նախագծի նպատակներին հասնելու չափանիշ: Օրինակ, KPI-ի համար «Ավելացնել միջին եկամուտը մեկ հաճախորդին 10%-ով», բիզնեսի նպատակը կարող է լինել «Բարձրացնել միջին եկամուտը մեկ հաճախորդի համար»:

• Բիզնեսի քաղաքականություն և կանոններ.

Բիզնեսի քաղաքականությունը հայտարարություններ կամ հայտարարություններ են, որոնք պարունակում են տեղեկատվություն սահմանված նպատակներին հասնելու սկզբունքների մասին: Օրինակ՝ «նախապես ամրագրված հյուրանոցային համարի ֆինանսական միջոցները հետ չեն վերադարձվում»։ Բիզնեսի կանոնները դեկլարատիվ բնույթ ունեն՝ այդպիսով սահմանափակելով բիզնես նախագծի մի շարք ասպեկտներ: Նրանք նկարագրում են, թե ինչպես կվարվի բիզնես նախագիծը որոշակի հանգամանքներում:

• Բիզնես լուծումներ.

Բիզնես որոշումները հաստատում և ամրացնում են այն որոշումները, որոնք ընկերությունը կայացնում է բիզնես գործընթացի շրջանակներում:

• Բիզնես սենսորներ.

KPI բիզնես սենսորները և մոնիտորինգի և հետևելու մեխանիզմները մոդուլավորում և կառավարում են բիզնեսի փոփոխությունները, ինչպես որ KPI-ները վերահսկում են իրադարձություններն ու երևույթները բիզնեսի համատեքստում:

• Բիզնես միջոցառումներ.

Բիզնես իրադարձությունները իրադարձություններ են, որոնք ներկայացնում են բիզնես գործընթացների կարևոր փոփոխություն: Դրանք սովորաբար ոչ միտումնավոր են, ոչ հատուկ և չեն ընդգրկվում համակարգված բիզնես-աշխատանքային հաջորդականությունների խմբում:

• Բիզնեսի մոնիտորինգ.

Կատարման մոնիտորինգ՝ հիմնված մի շարք հիմնական ցուցանիշների վրա: Այն ներառում է բիզնես իրադարձությունների դիտում և շեմերի համեմատություն՝ օգտագործելով տարրական ալգորիթմներ և հաշվետվության ձևեր:

• Բիզնեսի զարգացման գործիքներ. դեպք, որը մեծացրել է ապրանքանիշի հավատարմությունը

Ինչ մակարդակներում է ձեռնարկության բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը

Բոլոր բիզնես գործընթացներն ունեն տարբեր մակարդակների ազդեցություն կազմակերպության վերջնական գծի վրա: Նրանք կոչվում են ընկերության եկամուտների և շահույթի վարորդներ։ Օրինակ, վարչական և կառավարչական բիզնես գործընթացները պատասխանատու են ղեկավարության իրավասու որոշումների և գործողությունների համար, հավաքում են տվյալներ ձեռնարկության աշխատանքային գործընթացի վերաբերյալ, որոնք ներգրավված են հիմնական բիզնես գործընթացներում: Այս առումով ֆինանսական ծախսերի նվազմամբ հնարավոր է հասնել արդյունավետության տարբեր մակարդակների։ Որին կհասնի ձեր ընկերությունն ուղղակիորեն կախված է նպատակից (փող խնայել կամ ռազմավարության մեջ կարևոր արդյունքների հասնել), ինչպես նաև նրանից, թե ինչպես են օպտիմիզացվում բիզնես գործընթացները.

• Առաջին մակարդակ.

Այս փուլում դուք գործ ունեք ֆինանսական ծախսեր, որոնք ստեղծվում են ձեռնարկության յուրաքանչյուր ստորաբաժանման/բաժանմունքում: Դրական կողմն այն է, որ սա նյութական ծախսերը կրճատելու ամենաարագ ճանապարհն է. Նման որոշումը չի ազդի կազմակերպության այլ ստորաբաժանումների շահերի վրա, հետևաբար, լրացուցիչ հաստատումներ չեն պահանջվի: Բացասականն այն է, որ գլոբալ խնայողություններ այս փուլում չեն նկատվում. որպես կանոն, այն կազմում է մինչև 10%, իդեալականը՝ մինչև 20%: Մի մոռացեք նաև, որ ընկերության կառուցվածքային ստորաբաժանման կողմից կատարված ծախսերի մի մասը բխում է այլ գերատեսչությունների կարիքներից՝ դրանց աշխատանքի արդյունքում: Օրինակ, մի բաժինը պատվիրում է վերլուծական գործունեության մասին տեղեկատվություն հաշվետվությունների և հաշվարկների տեսքով մյուսին: Այս իրավիճակում բոլոր ծախսերը կրելու է կատարող բաժինը։

• Երկրորդ մակարդակ.

Ծախսերի այս տեսակի կրճատման հասնելու համար անհրաժեշտ է բարձրանալ երկրորդ փուլ, որը ներառում է «հաճախորդների» և «կատարողների» համատեղ աշխատանքային հոսքը բիզնես գործընթացների օպտիմալացման ընթացքում: Հնարավոր չէ, որ միայն մեկ կուսակցություն գործի։ Ծախսերի խնայողությունները կարելի է հասնել միայն այն դեպքում, երբ բոլոր նրանք, ովքեր ներգրավված են բիզնես գործընթացների օպտիմալացման մեջ, քննարկեն, թե ինչպես են ցանկանում փոխել բիզնես գործընթացները և ինչպես են նրանք աշխատելու միասին: Այս մակարդակում դուք կարող եք հասնել ավելի քան 20% խնայողությունների և օպտիմալացնել բիզնես գործընթացները, որոնք ապահովում են տարբեր գործառույթներ, բայց ունեն նույն հետաքրքրությունը վերջնական արդյունքի հասնելու համար:

• Երրորդ մակարդակ.

Այս փուլը համարվում է ամենաարդյունավետը՝ կարելի է հասնել 30% խնայողության։ Այս փուլում որոշակի դժվարություններ են առաջանում. ծախսերի հետ աշխատանքը հիմնված է կազմակերպության բիզնես գործընթացների ողջ համակարգի ըմբռնման վրա. բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը վերաբերում է մեծ թվով գործունեության:

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման կիրառական մեթոդներ

Եկեք համառոտ քննարկենք ամենատարածված մեթոդները, որոնք օգտագործվում են բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համար.

Մեթոդ 1SWOT վերլուծություն(բիզնես գործընթացի թույլ և ուժեղ կողմերի ուսումնասիրություն):

SWOT վերլուծությունը ռազմավարությունների պլանավորման մեթոդ է, որն օգտագործվում է գնահատելու այն գործոնները և երևույթները, որոնք ազդում են բիզնես նախագծի կամ ընկերության վրա: Բոլոր գոյություն ունեցող պարամետրերը կարելի է բաժանել չորս խմբի՝ ուժեղ (ուժեղ), թույլ (թույլ կողմ), հնարավորություններ (հնարավորություններ) և սպառնալիքներ (սպառնալիքներ):

Այս մեթոդի հիմնական սկզբունքը ամենախոցելի վայրերի որոնումն ու վերացումն է և տեսական սպառնալիքների ու ռիսկերի նվազեցումը։

Մեթոդ 2Պատճառի և հետևանքի մեթոդ(Իշիկավայի պատճառի և հետևանքների դիագրամ):

Իշիկավայի դիագրամ - այսպես կոչված: Ձկան ոսկորների դիագրամ կամ պատճառահետևանքային դիագրամ և արմատական ​​պատճառների վերլուծություն:

Արտադրական գործընթացների որակի մակարդակը չափելու, գնահատելու, վերահսկելու և բարելավելու 7 ամենահայտնի գործիքներից մեկը.

• կառավարման քարտ;
• Պարետոյի աղյուսակը;
• բարային գրաֆիկ;
• հսկիչ թերթիկ;
• Իշիկավայի դիագրամ;
• շերտավորում (շերտավորում);
• ցրման դիագրամ.

Օգտագործելով այս մեթոդը, դուք կարող եք գտնել պարամետրերի միջև հիմնական հարաբերությունները և հնարավորինս ճշգրիտ ուսումնասիրել պահանջվող բիզնես գործընթացը: Դիագրամը օգնում է բացահայտել այն հիմնական գործոնները, որոնք առավել էական ազդեցություն ունեն ուսումնասիրվող խնդրի զարգացման վրա:

Մեթոդ 3Հենանիշավորում.

Benchmarking-ը նույն կամ հարակից ոլորտում մրցակցային գործընկերների և մրցակիցների առավելությունների վերլուծության և առավելությունների գնահատման մեթոդ է՝ ամենաարդյունավետ գործոնները բացահայտելու նպատակով: Սա ինչ-որ չափով կարելի է անվանել արդյունաբերական լրտեսություն, սակայն կա մի էական տարբերություն՝ այս մեթոդն իրականացվում է մակերեսային դիտարկումների միջոցով։

Մեթոդ 4Բիզնես գործընթացների վերլուծություն և օպտիմալացում ցուցիչների հիման վրա (KPI).

Մեթոդ հիմնական վերլուծությունարդյունավետությունը։ Սա բիզնես գործընթացի համար վերջնական նպատակներ դնելու սկզբունքն է, որի հասնելու դեպքում նպատակը կա՛մ ավելանում է, կա՛մ, եթե դրան հնարավոր չի եղել մոտենալ, վերլուծվում են դրա իրականացման մեթոդները:

Մեթոդ 5Մտքերի փոթորիկ.

Brainstorming-ը մեթոդ է, որի էությունը առաջադրանքների ակտիվ քննարկումն է, դրանց լուծման բոլոր հնարավոր տարբերակները հնչում են, և դրա հիման վրա ընտրվում է ամենաարդյունավետը։

Պարզել, ինչպես կազմակերպել ուղեղային գրոհի նիստ, «Commercial Director» ամսագրի հոդվածից։

Մեթոդ 6Methods Lean, «6 Sigma».

Արտադրության բարելավումը հայտնաբերելու մեթոդ՝ արտադրական գործընթացում սխալների քանակը նվազեցնելու միջոցով:

Մեթոդ 7Գործընթացի մասնատման հաշվարկ և փոփոխություն:

Բիզնես գործընթացի բաղադրիչները նվազեցնելու կամ մեծացնելու մեթոդ:

Մեթոդ 8Գործընթացի բիզնես տրամաբանության վերլուծություն.

• անարդյունավետ ընթացակարգերի վերացում;
• բիզնես գործընթացների իրականացման համար պատասխանատվության բաշխում և որոշումներ կայացնելու լիազորությունների պատվիրակում.
• զուգահեռ աշխատատեղերի միացում;
• աղբյուրի վրա տեղեկատվության ամրագրումը և դրա մշակումը իրական աշխատանքում ներառելը:

Մեթոդ 9Ֆունկցիոնալ ծախսերի վերլուծության մեթոդ (FSA-analysis):

Վերլուծության սկզբունքն է հասնել օբյեկտի առավելագույն ֆունկցիոնալությանը նվազագույն ծախսերով և՛ վաճառողի, և՛ գնորդի համար:

Մեթոդ 10BP-ի մոդելավորման (դինամիկ) մոդելավորման մեթոդ.

Տեխնիկա, որը հնարավորություն է տալիս դինամիկ համակարգչային մոդելի շրջանակներում ներկայացնել մարդկանց գործողությունները և ուսումնասիրվող վերաճարտարագիտության գործընթացներում օգտագործվող տեխնոլոգիաների կիրառումը: Մոդելավորումը ներառում է չորս հիմնական փուլերի իրականացում.

• մոդելային շենք;
• դրա մեկնարկը;
• ստացված կատարողականի ցուցանիշների վերլուծություն;
• այլընտրանքային սցենարների գնահատում.

Շատ արդյունավետ մեթոդ, պայմանով, որ մոդելի կառուցման համար անհրաժեշտ բոլոր քանակությունները լինեն արդիական և ճշգրիտ:

Մեթոդ 11Բիզնես գործընթացի բարդության և տևողության հաշվարկ և վերլուծություն:

Մեթոդաբանությունը ստեղծվել է ձեռնարկությունում աշխատողների օպտիմալ թվաքանակը և նրանց վրա ծանրաբեռնվածությունը հաշվարկելու համար:

Մեթոդ 12Պատասխանատվության բաշխման մատրիցայի վերլուծություն:

Տեսողական ֆունկցիոնալ աղյուսակ կազմելու մեթոդ, որը խստորեն բաշխում է ձեռնարկությունը ըստ կազմակերպչական ստորաբաժանումների, հղումների և այլն: Այսինքն՝ դրված են խնդիրներ կառուցվածքային ստորաբաժանումներ.

• Արտադրության մեջ կորուստների հաշվառում, դրանց վերացման պատճառները և ուղիները

Բիզնես գործընթացների օպտիմիզացում քայլ առ քայլ

Փուլ 1.Ընկերության բիզնես գործընթացների նկարագրությունը.

Միշտ հետևեք հիմնական կանոնին. բիզնես գործընթացների օպտիմալացման ընթացակարգ սկսելիս պարզեք, թե ինչ և ինչպես է գործում ձեր կազմակերպությունում և միայն դրանից հետո սկսեք աշխատել: Առաջին հայացքից խորհուրդը պարզ է թվում, բայց քիչ ընկերություններ են այն գործնականում իրականացնում: Որպես կանոն, ամեն ինչ լրիվ այլ կերպ է լինում՝ նախ օպտիմալացնում են բիզնես գործընթացները, հետո մտածում, թե ինչ են արել։ Ինչու է դա տեղի ունենում: Ձեռնարկության աշխատանքի ընթացքը հասկանալու համար լավագույնն է այն ուսումնասիրել արժեշղթայի միջոցով. կան ընկերություններ, որոնք ռեսուրսներ կամ ապրանքներ են մատակարարում ձեր կազմակերպությանը կամ կատարում են լրացուցիչ գործառույթ, որն անհրաժեշտ է ձեր հաճախորդին: Հասկանալ, թե որ փուլում, ինչպես նաև ինչպես է իրականացվում վերջնական արտադրանքի ավելացված արժեքի ձևավորումը՝ սկսած մատակարար ընկերություններից ռեսուրս և հումք ստանալու փուլից։ Սա տարրական, բայց շատ արդյունավետ մեթոդ է։ Կիրառելով այն, դուք կարող եք անմիջապես հաշվարկել հիմնական «մուտքի» կետերը ընկերություն և հիմնական «ելքի» կետերը: Նման ուսումնասիրությունը կազմակերպությանը կօգնի օպտիմալացնել բիզնես գործընթացները։ Դու կարող ես:

• ուսումնասիրել ձեռնարկության աշխատանքային հոսքը որպես ամբողջություն.
• առանձին աշխատանքային գործընթացներ, որոնք կարիք ունեն առաջնային ավտոմատացման՝ օգտագործելով ՏՏ տեխնոլոգիաները.
• բացատրեք անձնակազմին, թե ինչ է անում ձեր կազմակերպությունը և ինչպես է յուրաքանչյուր աշխատակից նպաստում դրան.
• որոշել, թե ինչպես կարող է բարելավվել վերջնական արտադրանքի/ծառայության որակը: Բիզնես գործընթացների տեսանելիությունը հնարավորություն կտա տեսնելու խոչընդոտները և կատարելագործվել զուտ շահույթըընկերություններ։

Հետազոտություններ կատարելիս հիշեք, որ բացի հիմնական բիզնես գործընթացներից, որոնք պատասխանատու են ապրանքների ստեղծման համար, որոնց համար հաճախորդները վճարում են նյութական ռեսուրսներ, կան նաև օժանդակողներ: Նրանք ֆինանսավորման կարիք չունեն, այլ կազմում են ենթակառուցվածքը կազմակերպությունում և իրականացնում ձեռնարկության հիմնական բիզնես գործընթացների շարունակական գործունեությունը։ Կան նաև զարգացման բիզնես գործընթացներ, որոնք պատասխանատու են ապագայում ընկերությանը շահույթ բերելու համար. ուսումնասիրում են ապրանքների շուկաները, կատարում բիզնես գործընթացների օպտիմալացում, տեխնիկական արդիականացում և այլն։

Փուլ 2.Պատասխանատու անձանց նշանակում.

Բիզնես գործընթացները օպտիմալացնելու համար յուրաքանչյուր փուլի և օպտիմալացման գործընթացի համար նշանակեք պատասխանատու մասնագետ (մենեջեր), ինչպես նաև պատասխանատու աշխատակիցներ: Ղեկավարը պետք է լինի ոչ միայն պարտադիր անձ, այլեւ ղեկավարի իրեն ենթակա այլ աշխատակիցների աշխատանքային գործընթացը։ Նման ղեկավարների հիմնական խնդիրն է մշտապես աշխատել արդյունավետության բարձրացման վրա։ Այս առումով նրանց աշխատանքային պարտականությունները պետք է հնարավորինս հստակ լինեն: Բնականաբար, անհնար է յուրաքանչյուր գործընթաց ֆորմալացնել, բայց եթե կանոնակարգով նախատեսված են կառավարման որոշ գործառույթներ, ապա ղեկավարը կարիք չի ունենա անընդհատ խոսելու, թե ինչ պարտականություններ ունի և ի վերջո ինչ արդյունքի պետք է հասնի։

Կազմակերպության բիզնես գործընթացների կառավարումը «վերևից ներքև» ամենահեշտն է կարգավորել.

• կազմակերպել կառավարչական կոչման բիզնես գործընթացների կարգավորումը. ձևավորել ընկերության և նրա կառուցվածքային ստորաբաժանումների KPI-ն, որոշել պատասխանատվության ոլորտները: Նման պատվեր կպահանջվի տնօրենների համար, դա կօգնի նրանց ավելի արդյունավետ կառավարել ձեռնարկությունը՝ հնարավորինս կենտրոնանալով կազմակերպության զարգացման ռազմավարության վրա.
• նույն կերպ բացատրեք և գրեք բիզնես գործընթացները ցածրաստիճան անձնակազմի համար: Այս իրավիճակում անհրաժեշտ է նկարագրել յուրաքանչյուր մասնագետի աշխատանքային հոսքը իր ստորաբաժանման ներսում այն ​​բիզնես գործընթացների սահմաններում, որոնց մասնակցում է աշխատողը.
• կազմակերպել գործընթացի կառավարման ընթացակարգի կարգավորումը. Այստեղ անհրաժեշտ է մասնագետներից հետադարձ կապի մեխանիզմ ձևավորել «ներքևից վեր»՝ արագ տեղեկատվություն փոխանակելու, նոր տեղեկությունները հաշվի առնելու, կազմակերպության ընթացիկ պլանների և KPI-ների ճշգրտման վերաբերյալ որոշումներ կայացնելու համար՝ դրանով իսկ աջակցելով ընկերության արդիականացմանը: զարգացման ընդհանուր ռազմավարության սահմաններում։ Պետք է ուշադրություն դարձնել այն հանգամանքին, որ յուրաքանչյուր փոփոխություն նախ պետք է ուսումնասիրվի որոշակի բիզնես գործընթացների համար պատասխանատու աշխատակիցների կողմից, և դրանցից միայն ամենագլխավորները ներկայացվեն ղեկավարի քննարկմանը.
• ձևավորել իրավական փաստաթղթերի համակարգ, որը կմիավորի ֆունկցիոնալ և գործընթացի կառավարումը մեկ ամբողջության մեջ: Ամենայն հավանականությամբ, դրանք կլինեն վարչության աշխատանքային ընթացքի և ընկերության աշխատակիցների աշխատանքային գործառույթների մասին դրույթները։

Կանոնակարգի հիմնական կանոնը ձեռնարկության աշխատանքի ընթացքում դրա պարտադիր իրականացումն է։ Դուք կարող եք մշակել աշխատանքի ամենաարդյունավետ նկարագրությունը, բայց ի՞նչ օգուտ դրանից, եթե այն փոշի է հավաքում պարապ դարակների վրա:

Փուլ 3.Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման իրականացում.

Ընկերության բոլոր աշխատանքային գործընթացները նկարագրելուց և դրանց կատարման համար պատասխանատու աշխատակիցները նշանակվելուց հետո գալիս է խցանումների դեմ պայքարի պահը։ Ցանկացած կազմակերպությունում նման խնդրահարույց տարածքների թիվը կարող է լինել մի քանի տասնյակ, այս առումով ստորև մենք նկարագրելու ենք նման իրավիճակի համար գործողությունների հաջորդականությունը.

• գնահատել ընկերության բոլոր բիզնես գործընթացները և բացառել աշխատողների աշխատանքային պարտականությունների կրկնությունը.
• հաշվարկել յուրաքանչյուր բիզնես գործընթացի համար անհրաժեշտ ժամանակը, համեմատել այն այս ոլորտի միջին արժեքների հետ և հարմարեցնել այն իրական ցուցանիշներին.
• կազմակերպել ձեր արտադրության ռեսուրսների շահագործման վերլուծություն.
• հետաքննել արժեքների և տեղեկատվության տեղաշարժը ձեր ընկերությունում և վերացնել այն ոլորտները, որտեղ կորուստներ եք հայտնաբերել.
• վերլուծել ռեսուրսների շահագործման արդյունավետությունը յուրաքանչյուր աշխատանքային հոսքում:

Փուլ 4.Ընկերության հիմնական բիզնես գործընթացների ավտոմատացում:

Այս փուլին անհրաժեշտ է անցնել միայն այն դեպքում, երբ ավարտվեն կարգավորման և բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համակարգի ստեղծման փուլերը։ Լրիվ քաոսի պայմաններում անհնար է ավտոմատացում իրականացնել, այս առումով, եթե կարծում եք, որ ՏՏ համակարգի ներդրումը կօգնի հաղթահարել կազմակերպության բիզնես գործընթացների բարդ իրավիճակը, ապա սա շատ թյուր կարծիք է։ Դուք միայն հսկայական ֆինանսական միջոցներ և անձնական ժամանակ կծախսեք։

Փուլ 5.Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման արդյունքների գնահատում.

Եկեք խոսենք որոշ արդյունքների մասին, որոնք պետք է ձեռք բերվեն բիզնես գործընթացների օպտիմալացման արդյունքում.

• Ձեր ընկերությունում ներդրված բիզնես մոդելի պաշտոնականացում, կրկնօրինակ աշխատանքային պարտականությունների և ձեռնարկության կառուցվածքների վերացում.
• Հետևել մասնագետների աշխատանքի կատարմանը, ինչը նրանց դրդում է ավելի պատասխանատու կերպով կատարել իրենց աշխատանքային գործառույթները.
• նվազեցնելով սխալների քանակը և նվազեցնելով արտադրական գործընթացում մարդկային գործոնի մակարդակը.
• KPI համակարգի ներդրում, որը դրդում է աշխատակիցներին հասնել որոշակի արդյունքների և հնարավորինս թափանցիկ է դարձնում բոնուսային համակարգը.
• Բիզնես գործընթացների կարգավորումը ձևավորում է ընկերության բիզնես գործընթացների վերաբերյալ գիտելիքների բազա, այդպիսով աշխատանքային գործընթացին արագ միանում են նոր անձնակազմ.
• ձեռնարկության արտադրական գործընթացի խախտումների նվազագույնի հասցնել ռեսուրսների կամ անձնակազմի բացակայության պատճառով.
• Ընկերության շրջանառության մեջ չօգտագործվող հիմնական ֆինանսական միջոցների հայտնաբերում և լուծարում.
• նվազեցնելով ապրանքների անհարկի գնումները.

Փորձագիտական ​​կարծիք

Ինչ գործընթացներ պետք է ավտոմատացված լինեն

Անատոլի Զուբեյրով,

Millsystems-ի գործադիր տնօրեն, Մոսկվա

Ավտոմատացման գործընթացն առաջին հերթին պետք է ազդի կազմակերպության այն բիզնես գործընթացների վրա, որոնք ամենաթանկն են աշխատանքային ռեսուրսների առումով: Եթե ​​խոսենք լուրջ արտադրությունների մասին, ապա պետք է կարգի բերվի ընկերության ներսում փաստաթղթաշրջանառությունը, որը կապված է ձեռնարկության ստորաբաժանումների միջև առաքումների և հաշվարկների հետ։

Եթե ​​դիտարկենք միջին չափի ընկերությունները, ապա ավտոմատացման գործընթացը պետք է կիրառվի հաճախորդների և մատակարարների նկատմամբ՝ նրանց տրամաբանական փոխազդեցության համար: Առաջին հերթին պետք է մտածել բիզնես գործընթացների ավտոմատացման մասին առևտրային կազմակերպություններմի քանի տասնյակ պաշտոններով և մեծ թվով կոնտրագենտներով։ Փոքր ընկերությունները պետք է մտածեն ՏՏ-ն հնարավորինս պարզ պահելու և ընկերության արտադրական գործընթացը նույնքան արդյունավետ պահելու մասին, որքան մինչև ավտոմատացման սկիզբը:

Պահեստի լոգիստիկայի, ապրանքների առաքման և վաճառքի արդյունավետ ավտոմատացումը հանգեցնում է ֆինանսական ծախսերի կրճատման, ինչպես նաև խուսափում է.

• լրացուցիչ անձնակազմի համար նյութական ծախսեր.
• Կազմակերպության սեփականություն հանդիսացող ավտոմոբիլային տրանսպորտի անգրագետ օգտագործումը և պահեստավորման օբյեկտների ավելցուկը.
• ընկերության պատկանող տրանսպորտային միջոցների անարդյունավետ շահագործում և պահեստներում ավելցուկային տարածք.
• կարճ պահպանման ժամկետ ունեցող ապրանքների կորուստ.
• տրանսպորտային ընկերությունների ծառայությունների համար գերավճարներ.

Ի՞նչ ծրագրաշար պետք է ընտրել: Առաջին հերթին այն պետք է թույլ տա բիզնես գործընթացների ավտոմատացում բոլոր մակարդակներում։ Անհրաժեշտ է, որ ավտոմատացման ցանկացած փուլում բոլոր գործընթացները իրատեսորեն իրականացվեն հնարավորինս սեղմ ժամկետներում։ Կարևոր է նաև, որ ծրագրաշարը հասկանալի լինի ձեր ընկերության բոլոր մասնագետների համար:

• Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում. պատրաստում և իրականացում

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման ընդհանուր սխալներ

Սխալ 1.Սխալ հանձնարարություն.

Հիմնական կանոնը խնդրի կոնկրետ և ճիշտ ձևակերպումն է. ինչ է պետք անել ընկերության օպտիմալացման համար, ինչ ժամկետում, ինչպես նաև ինչ արդյունք պետք է ստանալ: Անմիջական բարելավումը դժվար թե գա բիզնես գործընթացների բնութագրումից (եթե նկարագրությունը չի բացահայտում հստակ շփոթություն կամ բաժինների կրկնվող գործառույթներ): Ընկերության աշխատանքը օպտիմալացնելու համար անհրաժեշտ է որոշել, թե ինչ արդյունքի պետք է ուղղված լինի ձեռնարկության զարգացումը։

Օրինակ, անիմաստ է բնութագրել հաշվապահական հաշվառման բաժնի գործընթացները, եթե ձեր կազմակերպությունը եկամուտ չունի: Աշխատանքի ցածր եկամտաբերության պատճառը պետք է փնտրել արտադրանքի վաճառքի համար պատասխանատու ստորաբաժանումում։ Այս խնդրահարույց գերատեսչության գործունեության բարելավմամբ կբարելավվի նաև մյուսների աշխատանքը, այդ թվում՝ հաշվապահական հաշվառումը։ Հետևաբար, բիզնես գործընթացների նկարագրությունը ձեռնարկության կառավարման օպտիմալացման լայնածավալ արշավի փուլ է:

Սխալ 2.Անհամաչափ առաջադրանքներ և ջանքեր:

Գործնականում կան գործընթացների նկարագրություններ, որոնք կապված չեն կազմակերպության հիմնական նպատակի հետ (օրինակ՝ ղեկավարի փոխգործակցությունը քարտուղարի հետ՝ պատգամավորին հասնելու համար): Հասկանալի է, որ նման գործընթացի բնութագրումը որևէ իմաստ չունի ընկերության աշխատանքի օպտիմալացման համար, սխալ է բովանդակային և ծախսային առումով։

Սխալ 3.Նկարագրության միջոցների սխալ ընտրություն.

Բիզնես գործընթացները բնութագրելու համար դրանք օպտիմալացնելու համար օգտագործվում են տարբեր հզորությունների ծրագրեր: Դրանց արժեքը տատանվում է 100-100000 ԱՄՆ դոլարի սահմաններում։ Ակնհայտ է, որ ձեռք բերված ծրագրի կարողությունները պետք է փոխկապակցված լինեն ընկերության մասշտաբների հետ: Այսպիսով, փոքր ընկերության կողմից հզոր ծրագրի ձեռքբերումն արդարացված չէ։ Գործիքը ընտրվում է՝ ելնելով ընկերության ֆինանսական հնարավորություններից և այն խնդիրներից, որոնք ենթադրաբար պետք է լուծվեն՝ օպտիմալացնելով կազմակերպության բիզնես գործընթացները։ Փորձի հիման վրա համեմատաբար պարզ լուծումները, ինչպիսիք են BPWin 2-ը, կարող են օգնել հասնել ձեր նպատակներին նույնիսկ խոշոր ձեռնարկություններում: Ամեն դեպքում, ծրագրաշարը միայն օժանդակ տարր է։ Որոշիչ դեր է խաղում ընկերության օպտիմալացման գործընթացի կազմակերպման որակը։

Փորձագիտական ​​կարծիք

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը պետք է կանոնավոր լինի

Ալլա Բեդնենկո,

Կադրերի բաժնի տնօրեն, Ekonika-obuv, Մոսկվա

Կազմակերպության ինտենսիվ զարգացման պայմաններում նրա ղեկավարը ստիպված է կանոնավոր կերպով օպտիմալացնել ընկերության գործունեությունը։ Այսպես մենք որոշեցինք գործել մեր ընկերությունում։ Ձեռնարկությունների օպտիմալացման նախագծի պատվիրատուն «Econika-obuv» ընկերության գլխավոր տնօրենն էր, դրա համադրողը` «Econika» կորպորացիայի փոխնախագահը: Ծրագրի ղեկավար է նշանակվել HR տնօրենը:

1. Նպատակներ.Մեր բիզնես գործընթացների օպտիմալացման նախագծի նպատակներն էին ռազմավարական նպատակներկազմակերպում և նախապատրաստում բիզնեսի կառավարման ինտեգրված ավտոմատացված համակարգի կիրառմանը:

2. Ծրագրի փուլերը.Ընկերության օպտիմալացման նախագիծն իրականացնելու համար ձեռնարկվել են հետևյալ քայլերը.

• բիզնես գործընթացների գոյություն ունեցող մոդելի ձևավորում.
• բիզնես գործընթացների ցանկալի մոդելի ստեղծում (կազմակերպության հիմնական ստորաբաժանումների արդյունավետության հիմնական պարամետրերի ամրագրմամբ);
• Կորպորատիվ տեղեկատվական համակարգի մշակման և ներդրման համար առաջարկվող ճշգրտումների պլանավորում և լիազորությունների հաստատում.
• ավտոմատացման գաղափարների ստեղծում աշխատանքային գործընթացներըընկերություններ;
• կազմակերպության բիզնես գործընթացների, որպես այդպիսին, օպտիմալացում, այսինքն՝ դրանց կատարելագործում։

3. Ծրագրի արդյունքների գնահատման չափանիշներ.Ի սկզբանե սահմանվել են հետևյալները.

• ժամանակի, անձնակազմի, նյութական և ֆինանսական ծախսերի նվազագույնի հասցնել (չափված տոկոսներով);
• ղեկավարների հաշվետվությունների որակի և ժամանակին բարձրացում (%-ով);
• ընկերության աշխատանքի արդյունքների վրա արտաքին ազդեցության նվազեցում (%-ով);
• ձեռնարկության բաժանմունքներից յուրաքանչյուրի հաճախորդների շահերի վրա կենտրոնացվածության աճ (մինչև 10 միավորից 8-9-ի մակարդակը) վաճառքից եկամուտների պլանը կատարելու և կազմակերպության գործունեությունը օպտիմալացնելու համար.
• բիզնեսի կատարողականի բարելավում.

4. Թիմ.Ընկերության բիզնես գործընթացների օպտիմալացման նախագիծը ղեկավարվել է յոթ հոգուց բաղկացած կառավարման թիմի կողմից: Այն բաղկացած էր մարքեթինգի տնօրենից, ընկերության գլխավոր տնօրենի օգնականից, բաժնի պետից տեղեկատվական տեխնոլոգիաներև հավաքագրման բաժնի վարիչ։

Ղեկավար խումբը մշակեց տեխնիկական առաջադրանքները, սահմանեց ընկերության բիզնես գործընթացների օպտիմալացման նախագծի պահանջները, պայմանագրեր կնքեց արտաքին մասնագետների հետ և ստեղծեց դրական պայմաններ նրանց գործունեության համար, համաձայնեցրեց աշխատանքային գրաֆիկը և ձևավորեց ծրագրի արդյունավետության պարամետրերը: Թիմերի հանդիպումներն անցկացվում էին շաբաթական:

Որպես մեկ այլ մաս աշխատանքային խումբՕպտիմալացման վրա աշխատել են կազմակերպության 10 թոփ մենեջերներ։ Նրան տրվեցին հետևյալ առաջադրանքները.

• օպտիմիզացման նախագծի իրականացման հմտությունների ձեռքբերում.
• Օպտիմալացման համար փաստաթղթերի և տեղեկատվության ընտրություն և վերլուծություն.
• հետևողական տեսակետի ձևավորում;
• փոփոխությունների հաստատումն ու իրականացումը։

Աշխատակիցների փոքր խմբերը հանդիպում էին շաբաթը երկու կամ երեք անգամ՝ քննարկելու տարբեր գործընթացներում հնարավոր փոփոխությունները: Այսպիսով, հնարավոր եղավ ամբողջ անձնակազմին ներգրավել առաջարկվող վերափոխումների քննարկմանը։

5. Ծրագրի իրականացում.Ընկերության աշխատանքի օպտիմալացմանն ուղղված ծրագրի իրականացումն արդեն ութ ամիս է։ Այս փուլում տեղի է ունենում վերափոխումների իրականացում։ Ենթադրում ենք, որ օպտիմալացման խնդրի իրականացման ժամկետը մոտ երկու տարի է։ Երբ ընդունվի հոլդինգի տեղեկատվական համակարգի կառուցվածքը, կսկսվեն աշխատանքները ամբողջ կորպորացիայի տեղեկատվական համակարգի օպտիմալացման տեխնիկական առաջադրանքի ձևավորման ուղղությամբ:

6. Արդյունքներ.Այսօրվա համար գլխավոր ձեռքբերում ենք համարում բիզնես գործընթացի ցանկալի մոդելի ձևավորումը, ընկերության ղեկավար անձնակազմի համակարգված դիրքորոշումը։ Բացի այդ, մենք հստակ պատկերացում ենք ստացել բիզնեսի նպատակների արդյունավետ իրականացման համար անհրաժեշտ կազմակերպչական կառուցվածքի տեսակի մասին: Իրականացվել է ֆինանսների օպտիմալացում, հավաքագրումների, մատակարարումների, լոգիստիկայի ձևավորման ընթացքը։

Ընկերության աշխատանքի օպտիմալացման փորձը ցույց է տալիս նրա արժանի կազմակերպվածությունը։ Այնուամենայնիվ, արդյունքը կարող էր ավելի լավ լինել, եթե ձեռնարկության կողմից մշտական ​​աշխատանքի ընդունվեր բիզնեսի վերլուծության ոլորտի մասնագետ. Ֆիրմայի ներքին գործընթացների վերաբերյալ նրա մասնագիտական ​​տեսակետը կհարստացներ հրավիրված խորհրդատուների կարծիքները: Իդեալում, իր աշխատանքային ժամանակի մեծ մասը՝ մոտ 80%-ը, գործադիր տնօրենը պետք է հատկացնի այս նախաձեռնությանը: Մեր կազմակերպության համար այս խնդիրն անհնարին դարձավ, քանի որ մենք զբաղվում ենք նաև անձնակազմի կառավարման խնդիրներով (ներկայումս աշխատողների թիվը մոտ 800 մարդ է)։

Բիզնես գործընթացների օպտիմիզացում. ԹՈՓ 5 գրքեր որտեղից կարող եք գաղափարներ ստանալ

1. Վլադիմիր Ռեպին «Բիզնես գործընթացներ. Մոդելավորում, իրականացում, կառավարում»:

Որոշե՞լ եք բարելավել ձեր բիզնես գործընթացները և պատրաստվում եք գործընթացային մոտեցում իրականացնել ընկերության ղեկավարության նկատմամբ: Ձեզ անհրաժեշտ են գործնական խորհուրդներ կազմակերպության բիզնես գործընթացների ձևավորման և դասակարգման համար: Ապա դուք պետք է ձեռք բերեք պրոֆեսիոնալ պրակտիկանտ Վլադիմիր Ռեպինի նոր գիրքը:

Ձեր ձեռքերում կլինի ոչ թե հեշտ ընթերցանություն, այլ մշակում և խորհրդածություն պահանջող հրապարակում։ Այն պարունակում է տասնյակ թվեր, աղյուսակներ, հոսքային գծապատկերներ և փաստաթղթերի ձևանմուշներ, որոնք հնարավոր չէ գտնել այլ բաց աղբյուրներում:

Վլադիմիրը խոսում է առկա հնարավորությունների տեսլականի մասին և առաջարկություններ է տալիս ընկերությունում բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համակարգ ստեղծելու վերաբերյալ՝ հիմնվելով Ռուսաստանում բազմաթիվ խորհրդատվական նախագծերի իրական փորձի վրա։

2. Գոլդրատի սահմանափակումների տեսություն «Համակարգային մոտեցում շարունակական բարելավմանը»:

Այս հեղինակի գրքերը շատ տարածված են, քանի որ նա տալիս է բազմաթիվ խնդիրներ լուծելու առաջարկություններ՝ հակասություններ ապրանքների ժամանակի և դրանց որակի, գնի և ֆինանսական ծախսերի միջև և այլն: Մոտ անցյալում Գոլդրատի հիմնական պատճառաբանության մեթոդները նկարագրվել են թերի և հատվածաբար, և այս գիրքը համարվում է առաջին համակարգված և մասնագիտական ​​ուղեցույցը:

3. Ջոն Ջեսթոն, Յոհան Նելիս Բիզնես գործընթացների կառավարում: Ծրագրի հաջող իրականացման գործնական ուղեցույց»:

Այս հրապարակումը նկարագրում է բիզնես գործընթացների կառավարման հիմնական սկզբունքները, դրանց դրական հատկանիշները և օգուտները, որոնք դրանք կբերեն ընկերությանը, ինչպես նաև նման կառավարման օրինակներ: Այն վերաբերում է BPM-ի ընդհանուր համակարգին, գործիքներին և մեթոդներին:

Ուղեցույցը կարող է օգտագործվել որպես տեղեկանք գործընթացների կառավարման նախագծեր իրականացնող ընկերությունների համար, քանի որ դրանում նկարագրված նյութը խոսում է գործնական գործիքների մասին, բացատրում և օգնում է բիզնես նախագծերի արդյունավետ իրականացմանը:

4. Էլիյաու Գոլդրատ «Նպատակ. Շարունակական բարելավման գործընթացը.

Մարդը, ով խնդիր է տեսնում իր բիզնես նախագծի կառավարման մեջ, պարտավոր է ստեղծել պատճառահետևանքային հարաբերություններ գործընթացների և արդյունքների միջև, ինչպես նաև հասկանալ ընկերության աշխատանքային հոսքի առավելագույն արդյունավետության հասնելու հիմնական սկզբունքները:

5. Mary and Tom Poppendyck Lean Software. From Ideal to Profit.

Սա այն ուղեցույցն է, որը կարող է պահանջվել ցանկացած իրավիճակում, երբ անհրաժեշտ է ձևավորել ամենաարդյունավետ գործընթացները: Գիրքը պահանջվում է կարդալ թոփ մենեջերների, մենեջերների, ընկերության ծրագրավորողների համար, ովքեր անմիջականորեն կապված են ծրագրային ապահովման հետ:

Տեղեկություններ փորձագետների մասին

Սերգեյ Պանկին,Եկատերինբուրգի Center Orgprom ընկերության մարզիչ-խորհրդատու: Հիմնադրման տարեթիվ՝ 2001. Մասնագիտացում՝ արտադրության արդյունավետության և արդյունաբերական ձեռնարկությունների մրցունակության բարձրացում:

Միխայիլ Գորդեև, Euromanagement-ի տեխնոլոգիաների գծով տնօրեն, Մոսկվա: Euromanagement-ն ունի զգալի փորձ խորհրդատվական ծառայությունների շուկայում և տիրապետում է բոլոր անհրաժեշտ տեխնոլոգիաներին՝ հաճախորդ ձեռնարկությունների բարդ խնդիրները լուծելու համար: Կազմակերպությունը գործընկերներին տրամադրում է բիզնես վարելու ամենաարդյունավետ գործիքները՝ իր գործունեությունն իրականացնելով 7 ոլորտներում՝ կադրերի խորհրդատվություն, կառավարման խորհրդատվություն, ֆինանսական խորհրդատվություն, ՏՏ խորհրդատվություն, բիզնեսի ավտոմատացում, կադրերի հավաքագրում, բիզնեսի ուսուցում։

Անատոլի Զուբեյրով, Millsystems-ի գլխավոր տնօրեն, Մոսկվա: Millsystems-ը Sellora Management System տեղեկատվական համակարգի պաշտոնական դիստրիբյուտորն է: Sellora Management System-ը ERP կառավարման համակարգ է, որը բավարարում է ցանկացած բիզնեսի կարիքները և հարմար է ցանկացած ձեռնարկության համար: Բացի այդ, համակարգը հիանալի օպտիմիզացված է ռուսական շուկայի իրողությունների համար, այսինքն. հաշվի է առնում կենցաղային գրասենյակային աշխատանքի բոլոր ազգային առանձնահատկությունները:

Ալլա Բեդնենկո , Մարդկային ռեսուրսների տնօրեն, Econika-Obuv, Մոսկվա: Նորաձևության կոշիկի ռուսական շուկայում առաջատար կազմակերպություններից մեկը, օպերատոր մանրածախ ցանցՌուսաստանում. Էկոնիկա ֆիրմային կոշիկի հարյուրից ավելի խանութներ բաց են ողջ Ռուսաստանում, ինչպես նաև Ուկրաինայում և Ղազախստանում։

Արտաքին միջավայրի փոփոխություններին համարժեք արձագանքելու և մրցունակ մնալու համար ընկերությունը պետք է պարբերաբար վերանայի իր բիզնես գործընթացները: Ընդ որում, դրանք պետք է կենտրոնացած լինեն ոչ միայն գործառնական խնդիրների լուծման, այլեւ ռազմավարական նպատակների իրականացման վրա։ Հիմնվելով իրենց փորձի վրա՝ հեղինակներն առաջարկում են օպտիմալացման ալգորիթմ, որը կարող է օգտագործվել տարբեր ոլորտների ձեռնարկությունների կողմից:

Ձեռնարկության համար բիզնես գործընթացների օպտիմալացմանն ուղղված առաջին քայլերը պետք է լինեն ծրագրի համար պատասխանատու աշխատանքային խմբի ձևավորումը և աշխատանքային հստակ պլանի պատրաստումը: Առաջարկվում է օպտիմիզացնել բիզնես գործընթացները փուլերով՝ համաձայն հետևյալ պլանի.

• ընկերության բիզնես գործընթացների ախտորոշում;
• բիզնես գործընթացների նկարագրություն;
• հղման կետերի ընտրություն;
• բիզնես գործընթացների բարելավում;
• փոփոխություն կառավարման.

Անձնական փորձ
Դմիտրի Դրոնով Comstar United Telesystems-ի մարքեթինգի տնօրեն (Մոսկվա)

Մեր ընկերության համար, որն այժմ իրականացնում է երեք ընկերությունների՝ Comstar-ի, MTU-Inform-ի և Telmos-ի բիզնեսի գործառնական համախմբումը, հատկապես սուր են հոլդինգում բիզնես գործընթացների օպտիմալացման հարցերը։ Սկզբում մենք ձգտում էինք բացառել մրցակցությունը երբեմնի անկախ ձեռնարկությունների միջև, նվազեցնել ծախսերը և հասնել սիներգիստական ​​էֆեկտի: Իրականում, երեք ընկերությունների վերակառուցումը հանգեցրեց նրանցից յուրաքանչյուրի բիզնես գործընթացների վերլուծությանը, առանձին ֆունկցիոնալ ոլորտների ուժեղ կողմերը համադրելուն և նոր կամ գոյություն ունեցող բիզնես գործընթացները միասնական չափանիշների մշակմանը: Ցանկացած ընկերությունում բիզնես գործընթացների օպտիմալացումն իրականացվում է համաձայն. իրականացվում է առկա բիզնես գործընթացների աուդիտ, գործընթացներ, «խցանների» որոնում, որոնք իրականում բարեփոխումների ոլորտն են, իրականացմանը շղթայի տարբեր օղակների մասնակցության անհրաժեշտություն: Այս գործընթացը ուսումնասիրվում է, նկարագրվում և մանրամասնվում են նոր բիզնես գործընթացները։ Այժմ մեր ընկերությունը գտնվում է փոփոխությունների իրականացման փուլում։

Ալեքսանդր Էլիսեև, փոխտնօրեն գծով կազմակերպչական ձևավորում«Ուլյանովսկի ավտոմոբիլային գործարան» ԲԲԸ
Նախապատրաստական ​​փուլում անհրաժեշտ է ձևավորել օպտիմալացման գծով նախագծային աշխատանքային խումբ, որի կազմը որոշվում է՝ ելնելով ծրագրի նպատակներից։ Որպես կանոն, այն ներառում է ընկերության կառուցվածքային ստորաբաժանումների ներկայացուցիչներ: Անհրաժեշտ է նաև աշխատակազմին տեղեկացնել ծրագրի նպատակների մասին և իրականացնել առաջիկա աշխատանքների մանրամասն պլանավորում: Առաջին փուլի ավարտին տրվում է ընկերության բիզնես գործընթացների օպտիմալացման ծրագրի իրականացման մեկնարկի հրաման, որին կցվում է ծրագրի քարտ, որտեղ նշվում են հիմնական փուլերը, ժամկետները, ծրագրի վերջնական արդյունքը. բեմ, պատասխանատու անձինքև պահանջվող ռեսուրսները: Մեր ընկերությունում ծրագրի պլանը ներառում էր հետևյալ աշխատանքները.

• աշխատանքային խմբի ձևավորում և ծրագրի նպատակների սահմանում;
• աշխատանքային խմբի վերապատրաստում գործընթացի նկարագրության մեթոդաբանության վերաբերյալ.
• հիմնական բիզնես գործընթացների տարրալուծում;
• ծրագրային ապահովման արտադրանքի ընտրություն՝ բիզնես գործընթացի մոդելի կառուցման և մոդելային համաձայնագրի մշակման համար.
• բիզնես գործընթացների մոդելի կառուցում «ինչպես կա» սկզբունքով.
• բիզնես գործընթացների փոփոխման առաջարկների մշակում;
• «Ինչպես կլինի» մոդելի կառուցում և հաստատում.
• գործընթացի կանոնակարգերի մշակում;
• փոփոխությունների իրականացման միջոցառումների ծրագրի կազմումն ու հաստատումը.

Քանի որ արտադրական գործընթացները պետք է համապատասխանեն տեխնոլոգիայի և անվտանգության պահանջներին, փորձը ցույց է տալիս, որ առաջին հերթին պետք է օպտիմալացնել կառավարման և կառավարման բիզնես գործընթացները:

Ընկերության բիզնես գործընթացների ախտորոշում

Նույնիսկ միջին ընկերությունում բիզնես գործընթացների թիվը կարող է հասնել մի քանի հազարի։ Հետևաբար, ախտորոշման հիմնական նպատակը օպտիմալացման կարիք ունեցող բիզնես գործընթացների բացահայտումն է: Պետք է հասկանալ, որ երկրորդական գործընթացներում հիմնարար փոփոխությունները լուրջ դրական արդյունքներ չեն տալիս, և հիմնական գործընթացների աննշան բարելավումները կարող են շոշափելի ազդեցություն ունենալ, ինչպիսիք են ծախսերի կրճատումը և աշխատանքային ժամեր. Հետևաբար, ախտորոշելիս անհրաժեշտ է բացահայտել այն գործընթացները, որոնք էականորեն ազդում են ընկերության գործունեության հիմնական ցուցանիշների վրա:

Որպես գործընթացի նշանակությունը բնութագրող օժանդակ գործոններ կարող են օգտագործվել հետևյալը.

• գործընթացի արդյունքում ձեռք բերված ապրանքը կամ ծառայությունը մեծ մասնաբաժին ունի ընկերության ինքնարժեքի կառուցվածքում.
• գործընթացը շատ հաճախ կրկնվում է օրվա ընթացքում (ամիս, տարի);
• գործընթացի բնութագրերի արժեքը (ժամանակ, ծախսեր, ռեսուրսներ և այլն), երբ այն կրկնվում է, զգալիորեն տարբերվում է նախորդներից:

Փորձագիտական ​​դատողությունները կարող են օգտագործվել նաև հիմնական գործընթացների ընտրության համար: Փորձագիտական ​​խումբը, որպես կանոն, ներառում է ձեռնարկության ստորաբաժանումների ղեկավարներ։

Գործող բիզնես գործընթացների նկարագրությունը

Այս փուլի նպատակն է նկարագրել օպտիմալացման համար ընտրված գործընթացները «ինչպես կա» սկզբունքով և պայմաններ ստեղծել ընկերության բոլոր ղեկավարների կողմից դրանց միանշանակ ըմբռնման համար: Բիզնես գործընթացները հասկանալի դիագրամների տեսքով ներկայացնելու համար օգտագործվում են լայնորեն կիրառվող մեթոդոլոգիաներ, ինչպիսիք են ARIS կամ IDEF:

Անձնական փորձ
Ալեքսանդր Էլիսեև
Գործընթացները «ինչպես կա» նկարագրելու նպատակահարմարությունը որոշվում է՝ ելնելով ընկերության չափից: Սա առավել նպատակահարմար է խոշոր ընկերությունների համար, որոնց գործընթացները ներառում են մի քանի խոշոր բաժիններ, և բիզնես գործընթացների մանրամասն վերլուծության հնարավորություն չկա (դժվար է համապարփակ ներկայացնել բիզնես գործընթացների ամբողջությունը)՝ առանց դրանց նկարագրությանը դիմելու: Փոքր ընկերությունները կարող են բաց թողնել այս քայլը: Յուրաքանչյուր ընկերություն պետք է ինքնուրույն որոշի ծախսված ջանքերի, ռեսուրսների և դրանից ակնկալվող վերադարձի օպտիմալ հարաբերակցությունը: Այստեղ դժվար թե հնարավոր լինի համընդհանուր լուծում գտնել, ամենամեծ դժվարությունը նկարագրված բիզնես գործընթացների համաձայնեցումն է գերատեսչությունների ղեկավարների հետ՝ կոնսենսուս չկա, և անհրաժեշտ է գտնել լուծում, որը կհամապատասխանի բոլորին։ Դմիտրի Կորովին, OAO Կրասնի Օկտյաբր փայտամշակման գործարանի (Տյումեն) կազմակերպչական զարգացման գծով գլխավոր տնօրենի օգնական
Պատահում է, որ գործընթացը նույնիսկ վերակառուցման կարիք չունի։ Բավական է նկարագրել «ինչպես կա», ցույց տալ մասնակիցներին, և հարցերն ինքնին կվերանան: Բացի այդ, մոդելի նկարագրության վրա աշխատելիս «ինչպես կա», օպտիմալացման վերաբերյալ որոշումները շատ ավելի արագ են հայտնաբերվում:

Բիզնես գործընթացները նկարագրելիս պետք է առաջնորդվել պարզ կանոններով.
Գործընթացների նկարագրությունը պետք է իրականացվի «վերևից ներքև»., այսինքն՝ նախ նկարագրվում են ընկերության վերին մակարդակում տեղի ունեցող գործընթացները, որից հետո դրանք մանրամասնվում են։ Օրինակ՝ «Ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստում» գործընթացը բաժանված է ենթագործընթացների՝ «Փակում», «Տեղեկատվության մշակում» և «Ճշգրտում», որոնք իրենց հերթին կարող են բաժանվել նույնիսկ ավելի փոքր գործընթացների:

Անձնական փորձ
Ռոման Կոտունով, PG «Richel» (Չելյաբինսկ) կառավարման ընկերության տնօրեն
Մենք սկսում ենք նկարագրել գործընթացները «ինչպես կա» սկզբունքով ամենաբարձր մակարդակից: Սրանք մոտ հինգ կամ վեց ընդլայնված գործընթացներ են, ինչպիսիք են ռազմավարական կառավարումը, պատվերի կատարումը և նոր ապրանքների մշակումը: Այս փուլում շատ կարևոր է հստակորեն սահմանել բիզնես գործընթացների սահմանները, քանի որ դրանց սեփականատերերի միջև պատասխանատվության բաշխումը հետագայում կախված կլինի դրանից:

Անհրաժեշտ է օգտագործել ընկերությունում արդեն առկա գործընթացների նկարագրությունները:Որպես կանոն, նույնիսկ փոքր ընկերություններում, օպտիմալացման մեկնարկի պահին, արդեն կա գործընթացների մասնակի և մասնատված նկարագրություն։ Դա կարող է լինել աշխատանքի նկարագրություններ, կանոնակարգեր, կանոնակարգեր: Դրանց օգտագործումը ժամանակ կխնայի գործընթացների նկարագրության վրա։
Պետք է օգտագործվեն այլ ընկերություններում առկա գործընթացների նկարագրությունները:Բիզնես գործընթացները նկարագրելիս պետք է առաջնորդվել առաջատար խորհրդատվական ընկերությունների, նմանատիպ աշխատանք կատարած մրցակից ձեռնարկությունների փորձով։ Միշտ շատ ավելի հեշտ է արդեն կազմված գործընթացի նկարագրությունը հարմարեցնել կոնկրետ աշխատանքային պայմաններին, քան այն գրել զրոյից: Ճիշտ է, քիչ հավանական է, որ ձեռնարկությունը կարողանա մուտք ունենալ նման տեղեկատվության առանց խորհրդատուների ներգրավման:
Յուրաքանչյուր գործընթացի համար դուք պետք է նշանակեք դրա կատարման համար պատասխանատու անձի (գործընթացի սեփականատեր):Այս մենեջերը ոչ միայն պետք է պատասխանատու լինի գործընթացի համար, այլ նաև ունենա այն կառավարելու իրավասությունը: Հնարավոր չէ օպտիմալացնել այն գործընթացները, որոնց համար ոչ ոք պատասխանատու չէ։

Հենակետերի ընտրություն

Աշխատանքի առաջընթացը վերահսկելու համար, նույնիսկ օպտիմալացումից առաջ, պետք է բացահայտվեն և չափվեն գործընթացի ամենակարևոր բնութագրերը (հղման կետերը): Սովորաբար, այնպիսի բնութագրիչներ, ինչպիսիք են գործընթացի որակը, դրա իրականացման արագությունը, համարվում են հղման կետեր: Օրինակ, «Ֆինանսավորման ներգրավում» գործընթացի համար հղման կետեր կարող են լինել տոկոսադրույքները, որոնցով ձեռնարկությունը ներգրավում է վարկային ռեսուրսներ, ինչպես նաև վարկի դիմումի ներկայացման պահից մինչև դրամական միջոցների ստացման պահը: Այնուհետև, փոխելով այս բնութագրերը, հնարավոր կլինի դատել օպտիմալացման արդյունավետության մասին:Ցավոք, գործընթացի բնութագրերի մեծ մասը ֆորմալիզացված չէ (օրինակ՝ անձնակազմի կառավարման որակը), հետևաբար, որպես կանոն, մեթոդը. դրանք որոշելու համար օգտագործվում են փորձագիտական ​​գնահատականներ:

Անձնական փորձ
Դմիտրի Կորովին
Գործընթացի օպտիմալության չափանիշների սխալ ընտրությունը կարող է հանգեցնել ամեն ինչ նորից սկսելու անհրաժեշտության: Երբ գործընթացի հետ կապված խնդիրներն ակնհայտ են (այն կամ մասնատված է, կամ դրա մի մասը բացակայում է), դժվար չէ որոշել, թե ինչն է պետք օպտիմալացնել։ Եթե ​​դժվար է բացահայտել գործընթացի անարդյունավետության պատճառները, ապա ավելի լավ է անցնել այլ գործընթացի։ Երբ հնարավոր չէ հստակ ասել՝ գործընթացն արդյունավետ է, թե ոչ, ապա ամենայն հավանականությամբ այն օպտիմալացման ենթակա չէ։

Բիզնես գործընթացների բարելավում

Բիզնես գործընթացների բարելավմանն ուղղված աշխատանքների մի շարք ներառում է նկարագրված գործընթացների համապարփակ վերլուծություն, տրամաբանական սխալների հայտնաբերում և օպտիմալացման միջոցառումների իրականացում:

Տրամաբանական սխալների հայտնաբերում
Չնայած այն հանգամանքին, որ ընկերության բոլոր գործընթացները եզակի են, կարելի է առանձնացնել շատ ընկերություններին բնորոշ առավել բնորոշ սխալները։ Նման թերությունների վերացումը մեծապես կբարելավի գործընթացների արդյունավետությունը։
Ոչ մի տեղ չօգտագործվող տեղեկատվության ստեղծում: Հաճախ բոլոր փաստաթղթերը ինքնաբերաբար պատճենվում են, հետո ներկայացվում, սակայն դրանցից ստացված տեղեկատվությունը չի օգտագործվում: Դուք պետք է որոշեք, թե արդյոք այս տեղեկատվությունը իսկապես անհրաժեշտ է: Եթե ​​այո, ապա բիզնես գործընթացի կանոնակարգում պետք է հստակեցվի, թե կոնկրետ որտեղ: Եթե ​​ոչ, ապա դուք պետք է փոխեք գործընթացը այնպես, որ բացառեք կատարումը լրացուցիչ աշխատանք. Նման սխալի օրինակ է առևտրային ընկերություններից մեկում տիրող իրավիճակը, երբ որոշակի ապրանքատեսականու համար տարեկան սերտիֆիկատ պատրաստելը վեց հոգանոց բաժանմունքի համար տեւել է ութ աշխատանքային օր։
Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման արդյունքում պարզվեց, որ այս տեղեկատվությունը ոչ մեկին պետք չէ, և սերտիֆիկատ պատրաստելու անհրաժեշտությունը վերացել է։
Գործընթացն ավարտելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվության բացակայություն:Տեղեկատվությունը պետք է կամ պետք է օգտագործվի գործընթացում, բայց չի ստեղծվում կամ փոխանցվում այլ գործընթացներից: Նախ անհրաժեշտ է բացահայտել գործընթացը՝ այս տեղեկատվության աղբյուրը: Հոլդինգային ընկերություններում կառավարող ընկերության ֆինանսական բաժնի աշխատակիցների համար մեծ ժամանակ է ծախսվում դուստր ձեռնարկության հետ կապ հաստատելու և լրացուցիչ տվյալներ պահանջելու վրա: Սրանից կարելի է խուսափել, եթե այդ տեղեկատվության տրամադրման պահանջն ամրագրված է համապատասխան կանոնակարգով:
Գործընթացի վերաբերյալ տեղեկատվության ստացման կանոնակարգերի բացակայություն:Օրինակ, ընկերությունն ունի «Հաճախորդների հարցումների և պահանջների վերլուծություն» գործընթաց: Այնուամենայնիվ, հաճախորդներից ստացված տեղեկատվության մի մասը գնում է վաճառքի մենեջերներին, որոնց հետ նրանք ուղղակիորեն աշխատում են: Եթե ​​վաճառքի բաժնի աշխատանքը կարգավորող փաստաթղթերը չեն նախատեսում մենեջերների պարտավորությունը՝ փոխանցել այդ տվյալները պահանջների բաժին, ապա տեղեկատվության մի մասը պարզապես կկորչի։ Նման իրավիճակներից կարելի է խուսափել՝ ստեղծելով հստակ, չափազանց հասկանալի կանոնակարգեր, ինչպես նաև տեղեկատվական աղբյուրների մանրակրկիտ նկարագրություն:
Օգտագործեք փաստաթղթերի գործընթացում, որոնք չունեն ծագման կոնկրետ աղբյուր:Վառ օրինակ են դեբիտորական պարտքերի կառուցվածքի և դինամիկայի վերաբերյալ հաշվետվությունները, որոնք հաճախ պատրաստում են ընկերության հաշվապահական, ֆինանսական և առևտրային բաժինները: Միևնույն ժամանակ, զեկույցների տվյալները ապշեցուցիչ տարբեր են. Նման տեղեկատվության օգտագործողը պետք է մեծ ժամանակ ծախսի սխալներ փնտրելու կամ դեբիտորական պարտքերի հաշվառման սկզբունքներում անհամապատասխանությունները լուծելու համար: Այս խնդիրը կարելի է լուծել՝ սահմանելով ամբողջական ցանկըտեղեկատվության բոլոր օգտագործողներին, հաշվետվության միասնական ձևի ստեղծում և կիրառական հաշվապահական սկզբունքների խիստ կարգավորում:
Գործընթացի կարգավորման բացակայություն.Գործընթացների կանոնակարգերի ստեղծումը հիմնական խնդիրներից է, որը պետք է լուծվի գործընթացների նկարագրման և օպտիմալացման ընթացքում: Կանոնակարգերի բացակայությունը և դրանցում արտացոլված փոփոխությունները կհանգեցնեն նրան, որ գործընթացներում ճշգրտումներ չեն արվելու և աշխատանքն ապարդյուն է արվելու։ Այո, խոշոր ընկերությունում մանրածախգործընթացները նկարագրելուց և օպտիմալացնելուց հետո անհրաժեշտ կարգավորումները չստեղծվեցին։ Արդյունքում, ծրագրի ավարտից հետո աշխատակիցները շարունակեցին աշխատել այնպես, ինչպես սովոր էին: Եթե ​​անձնակազմի մեջ կան կանոնակարգեր և համապատասխան բացատրական աշխատանքներ, ապա նման դեպքերը բացառվում են։
Ինտերֆեյսի սխալ:Մուտքային և ելքային տեղեկատվական հոսքերը ներկայացված են տարբեր ձևաչափերով: Օրինակ, ընկերության հիմնական բյուջեի ծախսերի և եկամուտների հոդվածների կառուցվածքը և մանրամասնության մակարդակը չեն համապատասխանում հաշվապահական հաշվառման հոդվածների կառուցվածքին: Այս իրավիճակում բոլոր ընթացիկ աշխատանքների 20%-ը ծախսվում է տվյալների պատրաստման վրա, իսկ մոտ 80%-ը՝ դրանք ընդունելի ձևի վերածելու վրա: Այս իրավիճակը կարելի է շտկել գործընթացների մանրամասն նկարագրությամբ և տվյալների փոխանցման ներքին ստանդարտների ներդրմամբ:
Վերացնելով բնորոշ սխալները, պետք է ուղղակիորեն անցնել գործընթացի օպտիմալացմանը:

Օպտիմալացման միջոցառումներ

Գործընթացի տարբերակների մշակում:Դուք կարող եք գործընթացը դարձնել ավելի ճկուն, եթե այն ունի կատարման մի քանի տարբերակ՝ կախված իրավիճակից: Գործընթացի համար պետք է լինի առնվազն երկու տարբերակ՝ բարդ և պարզ: Օրինակ՝ «Կանխիկի կառավարում» գործընթացը կարող է լինել պարզ (փոքր գումարներ ծախսելիս՝ հաստատումների նվազագույն քանակը) և բարդ (երբ նշանակալի ծախսեր՝ բազմափուլ հաստատում):

Թողարկման գինը
Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման աշխատանքների արժեքը մեծապես կախված է ընկերության չափից և աշխատանքի բարդությունից: Կարելի է տալ միայն մոտավոր տվյալներ։ Օրինակ, օպտիմիզացնելով հաճախորդների սպասարկման գործընթացը մեծ Ռուսական բանկխորհրդատուների ներգրավմամբ կարժենա մոտ 100 հազար ԱՄՆ դոլար և կտևի մոտ վեց ամիս։ առեւտրային ընկերությունըԱպրանքային հոսքերի կառավարման գործընթացների օպտիմալացումը կարժենա մոտ 30 հազար դոլար։ Միացյալ Նահանգներում և կանցկացվի երեքից չորս ամիս հետո: Եթե ​​ընկերությունն ունի գործընթացների օպտիմալացման ոլորտում իր մասնագետները, ապա նման աշխատանքի արժեքը երկու-երեք անգամ ցածր կլինի, քան երրորդ կողմի խորհրդատուների ներգրավմամբ:

Հորիզոնական և ուղղահայաց սեղմում:Գործընթացի բարելավումը ներառում է նեղ պատրաստված մասնագետների փոխարինումը մարդկանցով, որոնք ունակ են կատարել պատասխանատվության լայն շրջանակ: Հորիզոնական սեղմման գործընթացի օրինակ է փոխակերպումը մեծ բանկում: Յուրաքանչյուր հաճախորդ պետք է շփվեր բանկի մի քանի աշխատակիցների հետ, որոնք մասնագիտանում էին տարբեր ուղղություններովգործունեությանը։ Հաճախորդների սպասարկման որակը վատ էր: Որոշվեց ստեղծել հաշվի մենեջերի պաշտոն, որի պարտականությունները ներառում էին հաճախորդների բոլոր հարցերի լուծումը։ Արդյունքում կրճատվել է անձնակազմի թիվը, ավելացել է սպասարկման արագությունը, պակասել է սխալների թիվը։ Բնականաբար, նման իրավիճակում զգալիորեն ավելանում են կադրերի կոմպետենտությանը ներկայացվող պահանջները։ Անհրաժեշտ է իրականացնել ընկերության աշխատակիցների պարբերական վերապատրաստում (վերապատրաստում):
Եթե ​​գործընթացի մասնակցին տրվում է նաև ինքնուրույն որոշակի որոշումներ կայացնելու իրավունք, և համակարգման մակարդակների թիվը կրճատվում է, ապա գործընթացը ուղղահայաց սեղմվում է:
Վերահսկիչ գործողությունների քանակի կրճատում.Գործնականում հաճախ պարզվում է, որ ստուգումների և գործընթացների վերահսկման ծախսերը գերազանցում են հնարավոր կորուստների արժեքը, որոնք կարող էին առաջանալ դրանց բացակայության դեպքում: Ձեռնարկություններից մեկում գործընթացների նկարագրությունից հետո պարզվել է, որ գործընթացի կատարման ժամանակի մինչև 95%-ը ծախսվում է հսկողության և հաշվետվական փաստաթղթերի պատրաստման վրա և միայն 5%-ը՝ պահանջվող արդյունքը ստանալու համար: Ստուգումների քանակի կրճատումից հետո գործընթացների տեւողությունը կրկնակի կրճատվեց։

Փոփոխություն կառավարման

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման ընթացքում հիմնական խնդիրը, որպես կանոն, ընկերության աշխատակիցների կողմից փոփոխությունների դիմադրությունն է: Հետևաբար, աշխատողների, հատկապես անմիջական կատարողների ներգրավվածությունը գործընթացի հաջող օպտիմալացման հիմնարար պայման է:
Բիզնես գործընթացների բարելավման համար նպաստավոր միջավայրի ստեղծման վրա ազդող առանցքային գործոնը անձնակազմի շրջանում փոփոխություններից վախի բացակայությունն է: Ուստի նպատակահարմար է ներդնել մոտիվացիոն համակարգեր, որոնք հիմնականում պարունակում են ոչ թե պատժի, այլ բոնուսների և խրախուսման տարրեր: Համաձայն Ռոմանա Կոտունովա, բիզնես գործընթացների օպտիմալացումն իրականացվում է ոչ միայն ժամանակի և գումարի կորուստը նվազեցնելու, այլև անձնակազմի աշխատանքը պարզեցնելու համար։ Այս գաղափարը պետք է փոխանցվի ընկերության աշխատակիցներին, և նորաստեղծ գործընթացների ներդրման հետ կապված խնդիրներ չեն լինի։

Օպտիմալացումից հետո

Եզրափակելով, մենք նշում ենք, որ գործընթացի բարելավումը պետք է դիտարկել որպես շարունակական կառավարման համակարգ, այլ ոչ թե որպես անհամաչափ գործողությունների շարք: Միևնույն ժամանակ, գործընթացի բարելավման յուրաքանչյուր նախագիծ պետք է ունենա հստակ պլան, որը պարունակում է կոնկրետ գործողություններ, ցանկալի արդյունքներ, մասնակիցների պարտականությունների հստակ նկարագրություն, ինչպես նաև ծախս-օգուտ վերլուծություն: Աշխատանքի վերջում կարևոր է. իրականացվող գործընթացները պլանավորել, կազմակերպել և պարբերաբար աուդիտ իրականացնել։ Անհրաժեշտ է վերահսկել աշխատողների կողմից ընդունված փոփոխությունների ճիշտ կատարումը և իրականացրած գործողությունները համեմատել մշակված և ընդունված կանոնակարգերի հետ։

Անձնական փորձ
Ռոման Կոտունով
Գործընթացների մոնիտորինգի խնդիրն ամենակարեւորներից է։ Հաճախ օպտիմալացումից հետո բիզնես գործընթացները մոռացվում են, և կրկնվում է այն իրավիճակը, որում անհրաժեշտ էր վերանայել առկա աշխատանքային կարգը։ Մենք տարեկան վերագնահատում ենք ընկերությունում իրականացվող գործընթացների արդյունավետությունը, ինչպես նաև խնդիրներ առաջանալու դեպքում։ Օրինակ, հաճախորդների սպասարկման կենտրոնը կամ մարքեթինգի բաժինը վերահսկում է հաճախորդների բողոքները, և նույն գործընթացների վերաբերյալ բողոքների որոշակի քանակն ազդանշան է մեզ, որ մենք պետք է բարելավենք գործընթացը:

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացումից հետո դուք կարող եք ավելի արդյունավետ օգտագործել բարդ տեղեկատվական համակարգեր, որոնք խստորեն կկարգավորեն ընկերության գործընթացները և կկանխեն օգտատերերի խախտումները։ ինչպես նաև աուդիտներ անցկացնել:

«Անհրաժեշտ է հստակ սահմանել պատասխանատվությունը բիզնես գործընթացների իրականացման համար»

Հարցազրույց «ԵվրոՔիմ» ՓԲԸ հանքային և քիմիական ընկերության տնտեսագիտության և ֆինանսների գծով տնօրենի հետ (Մոսկվա) Արթուր Մարգարյան

– Ինչու՞ ձեր ընկերությանն անհրաժեշտ էր օպտիմալացնել բիզնես գործընթացները:
– Կարող եմ առանձնացնել երկու հիմնական պատճառ, որոնք բնորոշ են ոչ միայն մեր ընկերությանը, այլև ռուսական ձեռնարկությունների մեծ մասին։ Առաջինը ընկերությունների համախմբումն է և կենտրոնացված կառավարման համակարգով հոլդինգների ձևավորումը։ Նման ձեռնարկությունների համար նկարագրված և արդյունավետ բիզնես գործընթացների բացակայությունը նշանակում է վերահսկողության կորուստ և մրցունակության կտրուկ նվազում, ինչպես նաև ծախսերի ավելացում և, որպես հետևանք, շահույթի նվազում: Երկրորդ պատճառն այն է, որ շատ ընկերություններ իրենց ձևավորման ժամանակ կենտրոնացած էին արագ շահույթի և կարճաժամկետ հեռանկարների վրա։ Գործընթացները կառուցվել են կոնկրետ գործարքի համար, մինչդեռ ընկերության ռազմավարական շահերը հաշվի չեն առնվել։ Արդյունքում, բիզնես գործընթացները յուրաքանչյուր նոր գործարքի հետ դառնում էին ավելի բարդ և շփոթեցնող:
Մենք հատկապես սուր զգացինք բիզնես գործընթացների նկարագրման և օպտիմալացման անհրաժեշտությունը, երբ սկսեցինք ներդնել տեղեկատվական համակարգը: Պարզվեց, որ նույնիսկ գերատեսչությունների ղեկավարները միշտ չէ, որ հստակ հասկանում են, թե ինչով են զբաղված իրենց աշխատակիցները և ինչի համար են պատասխանատու իրենց աշխատակիցները։
– Որո՞նք են բիզնես գործընթացների ամենատարածված սխալները, որոնք դուք հանդիպում եք:
-Առավել նկատելի սխալներից է գործողությունների ամբողջական կամ մասնակի կրկնօրինակումը ինչպես ամբողջ գերատեսչությունների, այնպես էլ առանձին աշխատակիցների կողմից։ Սա ենթադրում է ռեսուրսների անհիմն ծախսում։ Օրինակ, ընկերությունը պատրաստել է հսկայական թվով հաշվետվություններ դեբիտորական պարտքերի դինամիկայի վերաբերյալ: Նույն տվյալները ներկայացրել են հաշվապահական, ֆինանսական և առևտրային բաժինները։ Միևնույն ժամանակ, զեկույցներում թվերը հաճախ տարբերվում էին, իսկ հավաստի տեղեկատվության նույնականացումը շատ ժամանակ էր պահանջում:
Այնուամենայնիվ, ամենալուրջ խնդիրը, որը պահանջում է առաջնահերթ լուծում բիզնես գործընթացների օպտիմալացման ժամանակ, որոշակի գործընթացի իրականացման համար պատասխանատվության հստակ ուրվագծման բացակայությունն է: Օրինակ, տարածված է այն կարծիքը, որ հաշվապահական հաշվառման բաժինը պատասխանատու է առաջնային փաստաթղթերի պատրաստման համար: Փաստորեն, հաշվապահը միայն ստուգում է դրանց պատրաստման ճիշտությունը։ Այս տեսակի սխալ պատկերացումները հանգեցնում են կոնֆլիկտի և անարդյունավետ աշխատանքի:
Որոշ ընկերություններում ես հանդիպել եմ մի իրավիճակի, երբ ոչ թե մարդ է ընտրվում գործընթացի համար, այլ գործընթաց է ընտրվում անձի համար։ Սա նշանակում է, որ ընկերությունն ունի լիազորությունների բաշխման անհատականացված համակարգ՝ ստեղծված ընտանեկան կապերի, անցյալի որոշ արժանիքների և այլնի հետ կապված։ Այս մոտեցումը լիովին սխալ է և չի կարող դրական արդյունքների բերել։
– Ինչպե՞ս արձագանքեցին ընկերության աշխատակիցները բիզնես գործընթացների շարունակական օպտիմալացմանը։– Բիզնես գործընթացների նկարագրման և օպտիմալացման ընթացակարգն ընդունվեց առանց ոգևորության: Բայց դա անհրաժեշտ է ընկերության արդյունավետ գործունեության համար, և մենք բացատրական աշխատանք ենք տանում աշխատակիցների միջև։ Բացի այդ, նրանք միայն կշահեն այն փաստից, որ հստակ կիմանան իրենց պարտականությունները և կանեն միայն այն աշխատանքը, որն իսկապես անհրաժեշտ է։
– Բիզնես գործընթացների օպտիմալացումից հետո շարունակու՞մ եք աշխատել դրանց հետագա կատարելագործման ուղղությամբ։
– Հիմնական գործընթացները նկարագրելուց և օպտիմիզացնելուց հետո ցանկություն է առաջանում անմիջապես լրացուցիչ փոփոխություններ կատարել: Սակայն այս փուլում բոլոր ճշգրտումները, որպես կանոն, շոշափելի արդյունքներ չեն տալիս։ Ուստի խորհուրդ կտամ որոշ ժամանակ չփոխել ստեղծված համակարգը, այլ սպասել։ Մենք մեզ համար որոշել ենք, որ այդ ժամկետը չի գերազանցի մեկ տարին։ Հակառակ դեպքում, վտանգ կա, որ աշխատողները ամեն շաբաթ կփոխեն աշխատանքի նկարագրությունները, ինչը լրացուցիչ շփոթություն կառաջացնի և ի վերջո կհանգեցնի աշխատանքի արտադրողականության կտրուկ անկման:

Ջուլիա Լյոլինա

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացում

Ժամանակակից կառավարման պրակտիկայում լայնորեն կիրառվում է գործընթացային մոտեցումը։ Այս հոդվածը ներկայացնում է հեղինակի գործնական փորձը բիզնես գործընթացների հետազոտման և օպտիմալացման հարցում

Կան մի քանի տեսակի միջոցառումներ, որոնցից յուրաքանչյուրը կարող է պատճառ հանդիսանալ բիզնես գործընթացների բարելավման (բարելավման) ծրագրի մեկնարկի համար: Դրանք ներառում են ինչպես օբյեկտիվորեն անարդյունավետ գործողություններ, այնպես էլ նպատակային արդյունքների հասնելու հետ կապված խնդիրներ, ինչպես նաև շրջակա միջավայրի փոփոխություններ (շուկայում նոր տեխնոլոգիաների առաջացում, մրցակիցներ և այլն):

հետ ցանկացած կազմակերպությունում հիերարխիկ կառուցվածքըմենեջերները, որպես կանոն, ունեն բարձր մակարդակի (հայեցակարգային կամ ռազմավարական) գիտելիքներ իրեն ենթակա բոլոր գործառույթների մասին, իսկ աշխատակիցները գիտեն բացառապես բարձր մասնագիտացված գործառույթի մասին, որը նրանք կատարում են ամեն օր (աշխատանքի որոշակի ոլորտի գործառնական գործունեություն): Առաջնորդի և ենթակայի միջև այս «բացը» նորմալ է, բայց իր մեջ պարունակում է ռիսկ, որ ոչ ոք չունի բոլոր գործընթացների ամբողջական պատկերը՝ բոլոր նրբություններով և առանձնահատկություններով:

Հաճախ խնդիրներ են առաջանում աշխատանքի խաչմերուկում կամ տարբեր գերատեսչությունների միջև տեղեկատվության փոխանցման կամ նույնիսկ նույն բաժնի աշխատակիցների միջև:

Արդյունքում, կազմակերպության առջեւ խնդիր է դրվում օպտիմալացնել աշխատանքը և գործընթացները՝ որոշակի աշխատանքների կատարման համար ծախսերը կամ կորուստները (ֆինանսական, նյութական, ժամանակավոր, աշխատանքային) նվազեցնելու համար:

Օպտիմալացման խնդրի արդյունավետ լուծումը « գործընթացի մոտեցում»Եվ «Թիմային խնդիրների լուծման 8D մեթոդներ».

Համառոտ տեղեկատվություն

Գործընթացային մոտեցման մասին

Գործընթացային մոտեցումը համարվում է կազմակերպությունում ներգրավված գործընթացների և հատկապես դրանց փոխհարաբերությունների համակարգված նույնականացում և կառավարում:

Գործընթացը ցանկացած գործունեություն կամ գործունեության ամբողջություն է, որն օգտագործում է ռեսուրսները՝ մուտքերը ելքերի վերածելու համար:

Ձեռնարկության գործընթացի մոդելը բաղկացած է բիզնես գործընթացների մի շարքից, որոնց մասնակիցներն են ձեռնարկության կառուցվածքային ստորաբաժանումները և կազմակերպչական կառուցվածքի պաշտոնյաները:

Գործընթացին միտված կազմակերպությունները փորձում են վերացնել խոչընդոտներն ու ձգձգումները, որոնք առաջանում են կազմակերպության երկու տարբեր ստորաբաժանումների հանգույցում՝ մեկ բիզնես գործընթաց իրականացնելիս:

Բիզնես գործընթաց հասկացվում է որպես տարբեր գործողությունների մի շարք, որոնք միասին ստեղծում են արդյունք, որն արժեքավոր է հենց կազմակերպության, սպառողի, հաճախորդի կամ հաճախորդի համար:

Առանձին բիզնես գործընթացի և բիզնես գործընթացների խմբի կառավարման հիմքը կատարողականի ցուցանիշներն են, որոնցից են.

• բիզնես գործընթացի ծախսերը
• բիզնես գործընթացի իրականացման ժամանակի հաշվարկ,
• բիզնես գործընթացների որակի ցուցանիշներ.

Գործընթացի մոտեցման ավելի խորը հասկանալու համար անհրաժեշտ է կիրառել Դեմինգ-Շյուհարթ ցիկլը «Պլանավորել - Կատարել - Ստուգել - Գործել» ( PDCA): Դա «պլանավորել - անել - ստուգել - գործել» է։ Այս ցիկլի օգտագործումը թույլ է տալիս գործնականում կիրառել շարունակական բարելավումգործընթացներ, որոնք ուղղված են կազմակերպության արդյունավետության բարձրացմանը:

Գործընթացային մոտեցման սկզբունքները ամրագրված են սերիայի որակի համակարգի հավաստագրման միջազգային ստանդարտում. ISO 9000հաճախորդների գոհունակությունը բարձրացնելու նպատակով որակի կառավարման համակարգի պահանջները կատարելով:

Ըստ ISO 9000-ի՝ գործընթացների կառավարման համակարգը գնահատելիս անհրաժեշտ է.

1. բացահայտել և սահմանել գործընթացը.
2. բաշխել պատասխանատվությունը;
3. իրականացնել և պահպանել ընթացակարգերը (գործընթացի վերահսկում);
4. գնահատել գործընթացի արդյունավետությունը պահանջվող արդյունքների հասնելու համար

Որակի հասնելու հաջորդ քայլը յուրաքանչյուր հատուկ գործընթացում ռեսուրսների օգտագործման օպտիմալացումն է: Սա նշանակում է խիստ վերահսկողություն յուրաքանչյուր տեսակի ռեսուրսի օգտագործման նկատմամբ և հնարավորությունների որոնում՝ ապրանքների արտադրության կամ ծառայությունների մատուցման ծախսերը նվազեցնելու համար:

Համառոտ տեղեկատվություն

8D մեթոդաբանությունը (8 կարգապահություն) գործընթացներում տեղական խնդիրների լուծման տեխնիկա է:
8D մեթոդը հայտնի է նաև որպես՝ Global 8D, Ford 8D կամ TOPS 8D:
8D մեթոդը մշակվել է Ford-ի կողմից և բաղկացած է խնդրի լուծման 8 հաջորդական քայլերից, որոնց պատճառները ամբողջությամբ կամ մասամբ անհայտ են։ 8D մեթոդաբանությունը օգտագործում է թիմային, գործընթացի, խնդրի և վերլուծական մոտեցումներ:

8D մեթոդի յուրաքանչյուր քայլ (փուլ) իր անվանման մեջ ունի D տառը, որը նշանակում է կարգապահություն (Կարգապահություն):

D0 - Խնդրի սահմանում և պլանի մշակում:
D1 - Թիմի կառուցում.
D2 - Խնդրի նկարագրություն:
D3 - խնդրի զսպում:
Դ4 - Խնդրի վերլուծություն:
D5 - Ուղղիչ գործողությունների մշակում.
D6 - ուղղիչ գործողությունների իրականացում և վավերացում:
Դ7 - կանխարգելիչ գործողությունների մշակում.
D8 - 8D մինի նախագծի փակում:

8D մեթոդը պրոբլեմների լուծման մեթոդաբանություն է՝ ապրանքը կամ գործընթացը բարելավելու համար: Այն կառուցվածքայինորեն կազմված է 8 առարկաներից՝ ընդգծելով խմբի սիներգիան։ 8D տեխնիկան թիմային աշխատանք է: Ենթադրվում է, որ խումբը որպես ամբողջություն ավելի արդյունավետ է, քան իր առանձին անդամների որակական գումարը:

Որտեղի՞ց սկսել:

Դիտարկում և ամրագրում

Գործընթացի ուսումնասիրությունը դրա օպտիմալացման (բարելավման) նպատակով պետք է դիտարկել որպես նախագիծ։ Ծրագրի սկզբում անհրաժեշտ է սահմանել նպատակներ, նշանակել ծրագրի մենեջեր և վերլուծաբան, սահմանել ֆոկուս խումբ (սովորաբար ներառում է ոլորտների/ստորաբաժանումների ղեկավարներ, փորձագետներ), սահմանել ծրագրի սահմանները (ինչ գործընթացները պետք է ուսումնասիրվեն), մշակել հանդիպումների և գործողությունների պլան.

Պրոցեսորն ուսումնասիրելու համար ավելի լավ է վերլուծաբանի դերի համար նշանակել անկախ փորձագետ, ում համար ուսումնասիրության թեման նոր կլինի, այսինքն. անհրաժեշտ է «կողմնակի տեսք», նոր փորձ (օրական որոշակի գործողություններ կատարող աշխատողը հարմարվում է դրանց և հաճախ չի նկատում «խնդրահարույց ոլորտները»): Վերլուծաբանը կարող է լինել ինչպես կազմակերպության աշխատակից, այնպես էլ հրավիրված (խորհրդատվական) ընկերությունից։

Դիտարկենք մի իրավիճակ, երբ խնդիրն է օպտիմալացնել և նվազեցնել ծախսերը/կորուստները՝ առանց տեսչական մարմինների համար նախատեսված պաշտոնական փաստաթղթեր մշակելու անհրաժեշտության (օրինակ՝ ISO պահանջներին համապատասխան), այլ արագ և ողջամիտ բարելավումներ կամ ծախսերի կրճատում կազմակերպել:

Հարցումը սկսվում է առկա փաստաթղթերի (կանոնակարգեր, հրահանգներ, նորմատիվ փաստաթղթեր և այլն) ուսումնասիրությամբ և տեղեկատվության հավաքագրմամբ: Տեղեկատվության հավաքագրումը կարող է կազմակերպվել հարցաթերթիկների, հանդիպումների տեսքով, բայց ամենաարդյունավետը գործընթացում ներգրավված բոլոր աշխատակիցների աշխատավայրում վերլուծաբանի անձնական ներկայությունն է՝ նրանց գործողություններն ուսումնասիրելու համար:

Դիտարկում- հետազոտության մեթոդ, որը բաղկացած է ուսումնասիրվող օբյեկտի վարքագծի նպատակային և կազմակերպված ընկալումից և գրանցումից.

Զրույց առաջնորդի հետ
Ուղղության ղեկավարը նկարագրում է իր ենթակա ստորաբաժանումների «մեծ պատկերը»՝ արտաքին և ներքին հաղորդակցություններ, կազմակերպչական կառուցվածք (ֆունկցիոնալության բաշխում), նպատակներ և խնդիրներ, գործողությունների հաջորդականության ամբողջական շղթա (առանց մանրամասների), հաշվետվություն, վիճակագրություն:

Աշխատավայրում կատարողների գործողությունների ուսումնասիրություն
Յուրաքանչյուր աշխատանքային տարածքում աշխատողը մանրամասն պատմում և ցույց է տալիս իր գործողությունների հաջորդականությունը, փաստաթղթերի ձևերը, որոնք նա օգտագործում է իր աշխատանքում և ձևաթղթերում (մուտքեր-ելքեր), որտեղ և ինչպես է փոխանցում տեղեկատվություն / փաստաթղթեր, ում հետ է շփվում, ինչ: ծրագրակազմը, որը նա օգտագործում է, աշխատանքի հաջորդականությունը ինտերֆեյսներում օգտագործվող համակարգերում: Այս փուլում չափումներ են կատարվում գործողության վրա ծախսված ժամանակի վերաբերյալ. շահագործման ընթացքում հայտնաբերվում են խնդիրները. եւ քննարկվել են նաեւ խնդիրների լուծման հնարավոր ուղիները։

Ֆոկուս խմբային քննարկումներ
Քննարկումները հետազոտության կարևոր մասն են: Ֆոկուս խմբերի փորձագետները պետք է ակտիվ մասնակցություն ունենան, ներկայացնեն իրենց առաջարկները (նույնիսկ ամենաանիրատեսականն ու բարդը՝ ցանկացած): Գործնականում 5 Whys մեթոդը արդյունավետ գործիք է։

Ստացված տեղեկատվությունը պետք է ձայնագրվի ցանկացած հարմար եղանակով` գրառումներ A4 թերթիկների / նոթատետրում, նոութբուք, ձայնագրիչ, ցանկացած հարմար միջոց, որը թույլ է տալիս վերարտադրել տեղեկատվությունը:

Այս փուլում վերլուծաբանի խնդիրն է լսել, դիտել, ձայնագրել.

Մեթոդ «5 ինչու»:

Մեթոդ «5 ինչու»: հորինել է Սակիչի Տոյոհարան և օգտագործել Toyota-ն իրենց արտադրության մեթոդոլոգիաների էվոլյուցիայի ընթացքում: Ներկայումս խնդրի բուն պատճառը որոշելու տեխնիկան հինգ անգամ «Ինչու» հարցադրմամբ օգտագործվում է նիհար արտադրություն, կայզեն, 6 սիգմա և այլն հասկացություններում:

Մեթոդը չի առաջարկում կոշտ և արագ կանոններ և սահմանափակումներ այն հարցում, թե ինչ հարցեր տալ և/կամ որքան ժամանակ շարունակել հարց տալ՝ լրացուցիչ պատճառներ գտնելու համար: Այսպիսով, նույնիսկ եթե մեթոդը պահպանվի, արդյունքը կախված է ներգրավված մարդկանց գիտելիքներից և համառությունից:

Քանի որ առաջադրված հարցին պատասխանելիս կարող են առաջանալ մի քանի տարբերակներ, «5 ինչու» մեթոդը չի բացառում պատճառների «ծառ» կառուցելը։ Հետևաբար, մոտեցումը նման է պատճառահետևանքային դիագրամների և Իշիկավայի դիագրամների («Ձկան ոսկոր») մեթոդին: Միանգամայն հնարավոր է, որ վերլուծության գործընթացում որոշ պատճառներ ընդհանուր լինեն միանգամից մի քանի ճյուղերի համար։

Վերջնական վերլուծություն Հինգ ինչու: որին հաջորդում է «Ինչպես» հարցի մեկ պատասխանը ստացված ծառի կամ դիագրամի հայտնաբերված արմատական ​​պատճառներից յուրաքանչյուրի համար: Ստացված պատասխանները պետք է հանգեցնեն լուծումների իրականացմանը։

Ինչպե՞ս դասավորել ստացված տեղեկատվությունը և այն դարձնել կառուցվածքային:

Գործընթացների պատկերացում և նկարագրություն

Կազմակերպությունում գոյություն ունեցող բիզնես գործընթացները սահմանելիս նպատակահարմար է սկսել գործընթացների նկարագրությունը վերին մակարդակից: Ավելին, յուրաքանչյուր վերին մակարդակի գործընթացի համար կատարվում է դրա տարրալուծումը (ավելի մանրամասն նկարագրություն): Գործընթացի տարրալուծման մակարդակների քանակը որոշվում է ծրագրի նպատակներով և չպետք է չափազանց մեծ լինի (6-8 մակարդակից ոչ ավելի):

Բիզնես գործընթացների նկարագրության վերին մակարդակը համապատասխանում է այն գործընթացներին, որոնք ղեկավարում են թոփ-մենեջերները, երկրորդ մակարդակը, որպես կանոն, դիտարկվում է խոշոր ֆունկցիոնալ միավորների մակարդակում, այնուհետև դիտարկվում են աշխատավայրում կատարվող գործառույթները:

Ֆունկցիոնալ հիերարխիայի օղակների ներսում առկա են տեղեկատվության հոսքեր՝ ուղղված վերևից ներքև (կառավարչական որոշումներ) և ներքևից վերև (հաշվետվություններ):

Հարցման ընթացքում ստացված տեղեկատվության վիզուալիզացիան գործընթացի գործողությունների հաջորդականությունը ցուցադրելու վերլուծաբանի ստեղծագործ մոտեցման արդյունքն է:

Մոդելավորման մեթոդոլոգիաների մեջ ամենատարածվածը և, կարևորը, Ռուսաստանի Պետական ​​Ստանդարտով հաստատվածը, ընտանիքի ստանդարտներն են. IDEF.

IDEF0 հայեցակարգ

(սեղմեք բաժինը բացելու համար)

IDEF0-ը հիմնված է SADT (Structured Analysis & Design Technique / Development Technology) մոտեցման վրա և օգտագործվում է ստեղծելու համար ֆունկցիոնալ մոդելհամակարգ կամ գործընթաց, որը ցուցադրում է դրա կառուցվածքը, գործառույթները, ինչպես նաև այդ գործառույթներով փոխարկված տեղեկատվության և նյութական հոսքերը:

IDEF0 հայեցակարգը հիմնված է հետևյալ կետերի վրա.

Մոդել.Դա արհեստական ​​օբյեկտ է, համակարգի պատկեր։ Մոդելը մշակվել է գոյություն ունեցող համակարգի վերակառուցման կամ նորը ստեղծելու համար: Մոդելը նկարագրում է, թե ինչ է տեղի ունենում համակարգում, ինչ է այն փոխակերպում, ինչ միջոցներ է օգտագործում իր գործառույթները կատարելու համար, ինչ է արտադրում համակարգը արդյունքում և ինչպես է այն վերահսկվում:

Բլոկի մոդելավորում.Ուսումնասիրվող համակարգը ներկայացված է որպես փոխկապակցված, փոխադարձ կախված բլոկների մի շարք, որոնք ցուցադրում են համակարգում տեղի ունեցող գործընթացները: Համակարգի յուրաքանչյուր գործառույթ կապված է IDEF0 դիագրամի վրա ուղղանկյունով ցուցադրվող բլոկի հետ: Բլոկ մտնող և դուրս եկող սլաքները նկարագրում են այն միջերեսները, որոնց միջոցով այս բլոկը փոխազդում է այլ բլոկների հետ և արտաքին միջավայր. Այս դեպքում մուտքային սլաքները նկարագրում են այն պայմանները, որոնք պետք է կատարվեն միաժամանակ, որպեսզի այս բլոկը կատարի իր գործառույթը:

Հակիրճություն և ճշգրտություն. IDEF0 գրաֆիկական լեզուն թույլ է տալիս հակիրճ, ճշգրիտ և միանշանակ նկարագրել համակարգի բոլոր տարրերը և նրանց միջև փոխհարաբերությունները, ինչպես նաև բացահայտել սխալ, ավելորդ կամ կրկնվող հարաբերությունները:

Տեղեկատվության փոխանցում. IDEF0-ում տեղեկատվության փոխանցման միջոցները ներառում են.

1. Հեշտ է կարդալ և հասկանալ դիագրամները:
2. Բնական լեզվով պիտակներ և ուղեկցող տեքստ, որոնք հստակեցնում են գծապատկերի տարրերի իմաստը, ինչպես նաև բառարան:
3. Հաջորդական տարրալուծում. Բլոկները կարելի է բաժանել բաղադրիչ մասերի և ներկայացնել ավելի մանրամասն դիագրամների տեսքով: Դուք կարող եք սկսել տարրալուծման հաջորդ մակարդակը միայն «ծնող մակարդակի» մոդելի վերջնական ավարտից հետո:
4. Դիագրամների և բլոկների ծառի դիագրամներ, որոնք թույլ են տալիս կարդալ դիագրամը՝ հաջորդաբար բացահայտելով մանրամասների մակարդակները:

Կոշտություն և ֆորմալիզմ.Մոդելի մշակման և փոփոխման բոլոր փուլերում պետք է խստորեն պահպանվեն գրաֆիկական մոդելավորման լեզվի շարահյուսական և իմաստային կանոնները։ Բոլոր արդյունքները պետք է ուշադիր փաստաթղթավորվեն:

Կրկնվող մոդելավորում. IDEF0-ում մոդելի մշակումը քայլ առ քայլ ընթացակարգ է: Յուրաքանչյուր քայլում մոդելը քննարկվում է ուսումնասիրվող ոլորտի վերլուծաբանների և փորձագետների կողմից, այնուհետև ուղղվում է, որից հետո ցիկլը կրկնվում է:

«Կազմակերպության» տարանջատումը գործառույթներից.Մոդելը չպետք է կապված լինի ընկերության կազմակերպչական կառուցվածքի հետ։ Ընդհակառակը, կազմակերպչական կառուցվածքը պետք է լինի մոդելի կիրառման արդյունք, որը թույլ կտա նախ գնահատել մոդելի համապատասխանությունը, երկրորդ՝ առաջարկել այդ կառուցվածքի բարելավման լուծումներ։

Դիզայն IDEF (Meta Software) կամ BP-Win (CA) կարող է օգտագործվել որպես IDEF0 ստանդարտին աջակցող ծրագրակազմ:

Գրաֆիկական դիագրամը IDEF0 մոդելի հիմնական բաղադրիչն է, որը պարունակում է բլոկներ, սլաքներ, բլոկների և սլաքների միացումներ և դրանց հետ կապված հարաբերությունները: Բլոկները ներկայացնում են մոդելավորված օբյեկտի հիմնական գործառույթները: Այս գործառույթները կարելի է բաժանել (քայքայվել) իրենց բաղադրիչ մասերի և ներկայացնել ավելի մանրամասն դիագրամների տեսքով. տարրալուծման գործընթացը շարունակվում է այնքան ժամանակ, մինչև օբյեկտը նկարագրվի մանրամասնության մակարդակով, որն անհրաժեշտ է որոշակի նախագծի նպատակներին հասնելու համար: Վերին մակարդակի դիագրամը տրամադրում է մոդելավորման օբյեկտի ամենաընդհանուր կամ վերացական նկարագրությունը: Այս դիագրամին հաջորդում են մի շարք մանկական դիագրամներ, որոնք տալիս են օբյեկտի ավելի մանրամասն պատկերացում (տես IDEF0 Ֆունկցիոնալ մոդելավորման մեթոդաբանությունը):

ԱՐԻՍ- մեթոդաբանություն և համանուն ծրագրային ապահովում IDS թափանցիկ. ARIS eEPC նշումը IDEF3 նշումի ընդլայնումն է:

eEPC նշումով բիզնես գործընթացն իրենից ներկայացնում է հաջորդականորեն կատարված աշխատանքի (ընթացակարգերի, գործառույթների) հոսք՝ դասավորված ըստ դրանց կատարման: Թելերը կարող են ցուցադրվել գործընթացների միջև նյութական ռեսուրսներև տեղեկատվություն։ Ապրանք/ծառայություն և ՏՏ համակարգի օբյեկտներն օգտագործվում են գործընթացն իրականացնելու համար անհրաժեշտ ենթակառուցվածքը նկարագրելու համար:

Համաձայն ARIS մեթոդաբանության՝ յուրաքանչյուր գործընթաց կարելի է դիտարկել հինգ ասպեկտներով.

• Կազմակերպչական ասպեկտ- գործընթացում ներգրավված կազմակերպչական ստորաբաժանումների, նրանց հարաբերությունների և համապատասխան կառույցների ամբողջություն է.
• Տեղեկատվական ասպեկտ- ցուցադրում է գործընթացում ներգրավված տվյալների և տեղեկատվության կազմը.
• Վերահսկիչ ասպեկտ- նկարագրում է տարբեր տեսակի գործընթացների մոդելների փոխհարաբերությունները.
• Ֆունկցիոնալ ասպեկտ- պարունակում է գործառույթների, առանձին ենթաֆունկցիաների նկարագրություններ և դրանց փոխհարաբերությունները միմյանց և հիմնական գործառույթների հետ:
• Ապրանքի կողմը- որոշում է գործընթացի արտադրանքի և ռեսուրսների կազմը, ինչպես նաև դրանց փոխհարաբերությունները միմյանց և այլ մոդելների տարրերի հետ:

ARIS մեթոդաբանությունը թույլ է տալիս նկարագրել կազմակերպության գործունեությունը տարբեր տեսանկյուններից, մինչդեռ արդյունքում ստացված մոդելները որոշակիորեն փոխկապակցված են:

ARIS-ում կազմակերպությունը դիտարկվում է չորս տեսանկյունից.

• կազմակերպչական կառուցվածքը,
• ֆունկցիոնալ կառուցվածքը,
• տվյալների կառուցվածքները,
• Գործընթացի կառուցվածքներ.

Ավելին, այս տեսակետներից յուրաքանչյուրը բաժանված է ևս երեք ենթամակարդակների՝ պահանջների նկարագրություն, հստակեցման նկարագրություն, իրականացման նկարագրություն: Բիզնես գործընթացները նկարագրելու համար առաջարկվում է օգտագործել մոտ 80 տեսակի մոդելներ, որոնցից յուրաքանչյուրը պատկանում է այս կամ այն ​​ասպեկտին։

Ընթացիկ գործընթացների նկարագրությունը

ՈՐՊԵՍ ԿԱ Մոդել («Ինչպես կա»)

Մոդել ԻՆՉՊԵՍ ՈՐ ԿԱ(«ինչպես կա») - կազմակերպության ներկայիս վիճակի մոդել:

Այս մոդելը թույլ է տալիս համակարգել ընթացիկ գործընթացները, ինչպես նաև օգտագործվող տեղեկատվական օբյեկտները: Դրա հիման վրա բացահայտվում են բիզնես գործընթացների կազմակերպման և փոխազդեցության խոչընդոտները, որոշվում է առկա կառուցվածքում որոշակի փոփոխությունների անհրաժեշտությունը:

Նման մոդելը հաճախ կոչվում է ֆունկցիոնալ մոդել և իրականացվում է տարբեր գրաֆիկական նշումների և պատյանների գործիքների միջոցով: AS IS մոդելի կառուցման փուլում կարևոր է կառուցել իրականությանը հնարավորինս մոտ մոդել՝ հիմնված իրական գործընթացների հոսքերի վրա, այլ ոչ թե դրանց իդեալականացված ներկայացման վրա:

Տեղեկատվական համակարգերի և գործընթացների կառավարման նախագծումը ենթադրում է AS IS մոդելի կառուցում և հետագա անցում TO BE մոդելին, որը «ճիշտ», բարելավված գործընթացների ավտոմատացման բանալին է:

Իմ պրակտիկայում, AS IS մոդելը նկարագրելու փուլում, ես օգտագործում եմ ARIS eEPC նշումը` պրոցեդուրաների (գործառույթների) հաջորդականությունը ցուցադրելու համար հոսքի գծապատկերի տեսքով (կարող եք ներբեռնել ARIS Express-ի անվճար տարբերակը): Այս մոտեցումը ամենապարզն է և ամենաարդյունավետը, քանի որ մասնակիցներին թույլ է տալիս արագ հասկանալ ամբողջ գործընթացի կառուցվածքը:

Օբյեկտների միջև փոխհարաբերությունները որոշակի նշանակություն ունեն և արտացոլում են գործընթացի շրջանակներում գործառույթների կատարման հաջորդականությունը: Ստորև բերված նկարը ցույց է տալիս eEPC-ի ամենապարզ մոդելները, որոնք նկարագրում են բիզնես գործընթացի հատվածները:

Իրադարձություն 1-ը և 1-ին գործառույթը միացնող սլաքը «ակտիվացնում» կամ սկսում է 1-ին ֆունկցիայի կատարումը: 1-ին գործառույթը «ստեղծում է» Իրադարձություն 2-ը, որին հաջորդում է տրամաբանական ԵՎ նիշը, որը «սկսում է» 2-րդ և 3-րդ գործառույթների կատարումը:

eEPC նշումը կառուցված է որոշակի իմաստային նկարագրության կանոնների վրա.

1. յուրաքանչյուր գործառույթ պետք է սկսվի իրադարձությամբ և պետք է ավարտվի իրադարձությամբ.
2. Յուրաքանչյուր ֆունկցիա չի կարող մուտքագրել մեկից ավելի սլաք, որը «սկսում է» ֆունկցիայի կատարումը, և մեկից ավելի սլաք չի կարող դուրս գալ՝ նկարագրելով ֆունկցիայի ավարտը:

Ֆունկցիան (գործառնություն) նկարագրելիս խորհուրդ եմ տալիս նշել մուտքային տվյալները/փաստաթղթերը, որոնց հիման վրա կատարվում է այս գործողությունը. Գործողության արդյունքում ստացված ելքային տվյալներ/փաստաթղթեր. դրա իրականացման գործընթացում օգտագործվող տեղեկատվական համակարգի անվանումը. գործողության կատարողի ստորաբաժանման/դերի անվանումը. և նշեք դրա իրականացման ընթացքում հայտնաբերված ռիսկը կամ կորուստը:

Բիզնես գործընթացը պետք է բնութագրվի ոմանց կողմից ցուցանիշներըայնպես, որ գործընթացը հնարավոր լինի չափել և գնահատել դրա արդյունավետությունը:

Արդյունավետության ցուցանիշները կարելի է բաժանել 5 հիմնական խմբերի.

• որակ;
• կատարման ժամանակ;
• թիվ;
• ծախսեր;
• օգտագործման հեշտությունը.

Աշխատանքային ցիկլի տևողության ցուցանիշը շատ կարևոր է ոչ միայն ներքին ծախսերի, այլև հաճախորդի համար դրա նշանակության տեսանկյունից։

Ցանկացած գործընթաց կարելի է բաժանել երկու բաղադրիչի` մեկը, որն արժեք է ավելացնում ապրանքին, և մեկը, որը չի բարձրացնում դրա սպառողական արժեքը: Գործընթացի ավելացված արժեքի բաղադրիչի բարձրացման չափանիշը կարող է հիմք հանդիսանալ բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համար: Ավելին, այս չափանիշը կարող է ընտրվել որպես ցանկացած բիզնես գործընթացի պարզեցման որոշիչ սկզբունք։

Երբ ապրանքը (ծառայությունը) անցնում է կազմակերպության բիզնես գործընթացների շղթայով, դրա արժեքին երկու բան է պատահում.

1. Արտադրության գործընթացում արտադրանքը կլանում է աշխատանքի, նյութերի, էներգիայի և դրա վրա ծախսվող այլ հարակից ծախսերը: Այնուամենայնիվ, ապրանքների ավելացված արժեքը ուղղակիորեն կախված չէ այդ ծախսերից:
2. Ապրանքի արժեքը մեծանում է` ավելացնելով այնպիսի որակներ, ինչպիսիք են ֆունկցիոնալությունը, էսթետիկան, կորպորատիվ բրենդինգը և նմանատիպ ասպեկտները, որոնք կարևոր են հաճախորդի համար: Ի վերջո, դա հնարավորություն կտա այն վաճառել ավելի բարձր գնով, քան ապրանքի վրա ծախսված ընդհանուր ծախսերը, այսինքն. շահույթ ստանալ.

Ֆինանսական գնահատման տեսանկյունից դա շատ կարեւոր կլինի գործընթացի արժեքի ցուցանիշներ,դրանք. այս գործընթացի մեկ փուլի իրականացման ծախսերը, ինչպես նաև դրա իրականացման համար օգտագործվող ակտիվները:

Գնահատումբիզնես գործընթացի չափումները պետք է կատարվեն հաճախորդի տեսանկյունից. Սովորաբար, ընկերությունները դիտարկում են իրենց բիզնես գործընթացները չորս տարբեր կատեգորիաներով.

• ապրանքների և ծառայությունների զարգացում;
• պահանջարկի առաջացում;
• պահանջարկի բավարարում;
• պլանավորում և ձեռնարկության կառավարում:

Այս չափումները կօգնեն ձեզ գտնել չափանիշներ՝ հաջողության հասնելու ամենակարևոր գործընթացի ուղենիշները չափելու համար:

«Խցանների» (կորուստների) հայտնաբերում.

Գործընթացի օպտիմալացում

Գործընթացի խցանումները- գործառնություններ և հաղորդակցություններ, որոնք նվազեցնում են գործընթացի արդյունավետությունը՝ ավելացնելով դրա բարդությունն ու արժեքը: Խցանումները սովորաբար կրկնակի գործողություններ/աշխատանքներ են, նորմայից դուրս ժամանակային ուշացումներ, տեղեկատվական հանգույցներ, առանձին տարրերի գերբեռնվածություն, նյութական/ժամանակ և այլ կորուստներ: Նման խոչընդոտները բացահայտելու և վերացնելու համար իրականացվում է բիզնես գործընթացների օպտիմալացում։

Գործընթացի օպտիմալացման 14 քայլեր Է.Դեմինգի կողմից

(սեղմեք ցուցակը բացելու համար)

Է.Դեմինգի կառավարման սկզբունքներին համապատասխան՝ յուրաքանչյուր գործընթաց օպտիմալացնելու համար անհրաժեշտ է կատարել 14 քայլ հաջորդականությամբ.

1. Նկարագրեք գործընթացի շրջանակը: Սրա համար:
   • Թվարկեք բոլոր իրադարձությունները, որոնք սկսում են գործընթացը:
   • Նշեք գործընթացի ավարտման բոլոր կետերը և այս գործընթացի արդյունքները այլ գործընթացներում
   • Առանձնացրեք գործընթացի հիմնական քայլերը, առաջադրանքները և գործողությունները, որոնք պատկանում են այս գործընթացին:
   • Թվարկեք բոլոր առաջադրանքները և գործողությունները, որոնք կասկածի տակ են առնում, թե արդյոք դրանք պատկանում են այս գործընթացին, որպեսզի պարզեք, թե որոնք պետք է պահպանվեն և որոնք պետք է բացառվեն:
   • Թվարկեք գործընթացի բոլոր մուտքերն ու ելքերը, ներառյալ գործընթացում օգտագործվող բոլոր ռեսուրսները:
2. Ստեղծեք գործընթացի մոդել իր ներկայիս վիճակում (ինչպես կա):
3. Բացահայտեք գործընթացի որակի ցուցանիշները: Այս փուլում շատ կարևոր է ձեռք բերել գործոնների համապարփակ ցանկ, որոնք կօգնեն գնահատել գործընթացի արդյունավետությունը: Դա անելու համար կարող եք օգտագործել որակի 6 ասպեկտները՝ ցուցանիշները բաժանելով հետևյալ խմբերի.
   • Ընդունելիություն և համապատասխանություն.Ցուցանիշների այս խումբը ապրանքը գնահատում է սպառողի տեսանկյունից։
   • Ժամանակին. Այս խումբը ներառում է ժամանակի ցուցանիշները, ներառյալ ապրանքի կամ ծառայության վերջնական օգտագործողին տրամադրման ամսաթիվը, մշակման ժամանակը և այլն:
   • Ճշգրտություն և ամբողջականություն. Այս երկու չափանիշները լրացնում են միմյանց։ Օրինակ, թերի փաստաթղթերը կարող են համարվել ոչ ճշգրիտ:
   • Հաճախորդի հետ փոխգործակցության որակը. Արտադրանքի մշակողը պետք է հաշվի առնի հաճախորդի բոլոր պահանջները և անընդհատ կապ հաստատի հաճախորդի հետ:
   • Գործընթացի արդյունավետությունը. Սրանք ցուցանիշներ են, որոնք բնութագրում են ծախսերի արժեքը, վերամշակումը, վատնումն ու ժամանակի և ռեսուրսների այլ կորուստները:
   • Բիզնեսի արդյունավետություն. Այս ցուցանիշները վերաբերում են գործընթացի արդյունքին, դրա իրականացման ռազմավարությանը, օրինակ՝ արտադրանքի շահութաբերությանը։
4. Գրանցեք արդյունքները, որոնք բնութագրում են գործընթացի որակի ներկա վիճակը: Հիմնական դժվարությունները, որոնք կհանդիպեն այս փուլում, կարող են լինել՝ չափման մեթոդների, գրանցման կանոնների և տեղեկատվության հավաքագրման մարդկային ռեսուրսների բացակայությունը։
5. Նկարագրեք գործընթացի որակի վերաբերյալ սպառողի կարծիքը բնութագրող տվյալները: Տվյալների ցանկը ստացվում է սպառողների հարցման հիման վրա, որը կարող է իրականացվել ցանկացած ձևով՝ հեռախոսային հարցումներ, հարցազրույցներ, ֆոկուս խմբեր։ Դրանով կարևոր է պարզել, թե արդյոք առաջարկվող ապրանքները կամ ծառայություններն այն են, ինչ սպառողը իսկապես ցանկանում է, արդյոք կա որևէ այլ բան, որը կցանկանար սպառողը, և արդյոք կա որևէ բան, որը չպետք է անի արտադրանքը մշակողը: Հաջորդը, դուք պետք է կապ հաստատեք ապրանքի կամ ծառայության վերաբերյալ սպառողների կարծիքների հարցման արդյունքների և այն որակի ցուցանիշների հետ, որոնք որոշվել են 3-րդ քայլում:
6. Նկարագրեք տվյալները, որոնք թույլ են տալիս համեմատել նմանատիպ գործընթացների հոսքը ձեր և այլ կազմակերպություններում: Գործընթացը պետք է գնահատել առկա մրցակցության տեսանկյունից։ Դա անելու համար դուք պետք է հասկանաք, թե ինչպես են այլ ընկերություններ իրականացնում նմանատիպ գործընթացներ: Գնահատման ենթակա ցուցանիշները կարող են վերցվել մրցակցի հրապարակած տվյալներից հանրային մամուլում: Հենանիշավորման նպատակն է աջակցել որոշումների կայացմանը 10…12 քայլերում:
7. Մշակել ստանդարտներ յուրաքանչյուր ցուցիչի համար, որը ստացվել է 3-րդ քայլի արդյունքում: Երեք սահմանային կետեր կարող են սահմանվել որպես այդպիսի չափորոշիչներ յուրաքանչյուր ցուցիչի համար. առաջին կետը բնութագրում է որակի ամենացածր մակարդակը, որը դեռ ընդունելի է սպառողի համար, երկրորդը` համապատասխանության կետը, որը սահմանում է: ցուցիչի միջին արժեքը շուկայի տվյալ տարածքում գործող մի շարք ընկերությունների համար (կամ այն ​​ցուցիչի արժեքը, որի դեպքում սպառողները դադարում են բողոքել ապրանքից կամ ծառայությունից), իսկ երրորդ կետը «առաջատարի մակարդակն է», որը որոշվում է ամենաուժեղ մրցակիցների գործընթացների կատարման որակով (կամ այն ​​ցուցանիշի արժեքով, որով ձեռք է բերվում սպառողների ամբողջական հավատարմությունը):
8. Բացահայտել խնդիրները, որոնք առաջանում են այս գործընթացի իրականացման ընթացքում: Դրանք ներառում են ձեր կազմակերպությունում գործընթացի որակի ցանկացած թերություն, ռեսուրսների օգտագործման ցածր արդյունավետություն: Խնդիրների ցանկը պետք է ներառի նաև չիրացված գործընթացի հնարավորությունները, օրինակ՝ ցանկացած շահութաբեր ապրանք կամ ծառայություն, որը պահանջարկ ունի ձեր շուկայական տարածքում, բայց որը ձեր ընկերությունը չունի:
9. Գործընթացի իրականացման ընթացքում առաջացած խնդիրների վերլուծության արդյունքների հիման վրա մշակել հաշվետվություն: Բոլոր խնդիրները պետք է դասակարգվեն և դասակարգվեն՝ ըստ իրենց առաջնահերթության և կարևորության: Զեկույցը կարող է լինել տեքստային, աղյուսակային կամ գրաֆիկական տեսքով, օրինակ՝ Իշիկավայի պատճառահետևանքային դիագրամի տեսքով։ Վերջինը նախընտրելի է, քանի որ դիագրամները թույլ են տալիս մշակել բազմաչափ լուծումներ և առաջնահերթություն տալ դրանց:
10. Առաջարկեք հնարավոր լուծումների ցանկը: Օգտագործելով նախորդ քայլի արդյունքները, այժմ ժամանակն է սկսել մտքերի փոթորիկ գաղափարներ, որոնք կարող են օգտագործվել գործընթացը բարելավելու համար: Կախված խնդրի ծանրությունից՝ այս խնդիրը լուծելու երեք եղանակ կարող է լինել.
    • կայացնել արագ, միջանկյալ որոշում, որը չի ազդում գործընթացի հիմնական հիմնական բնութագրերի վրա՝ գործընթացի բովանդակության աննշան փոփոխություններով.
    • մեծ չափով բարելավել ընթացիկ գործընթացը, բայց նախկին գաղափարախոսության շրջանակներում.
    • կրկնել գործընթացը:
11. Ցուցադրել գործընթացի ապագա վիճակի տեսլականը: Այս փուլում պետք է բացահայտվեն ընկերության կողմից արտադրվող ապրանքների և ծառայությունների հնարավոր փոփոխությունները և նշվի բարելավման աստիճանը, որը ակնկալվում է: Այս քայլի արդյունքը պետք է լինի մոդել «ինչպես պետք է լինի» կամ «լինել»:
12. Պատրաստեք նախաձեռնությունների ցանկ, որոնք անհրաժեշտ են գործընթացի ցանկալի վիճակին հասնելու համար: Այս փուլում անհրաժեշտ է ցույց տալ, թե ինչ գործողություններ պետք է իրականացվեն՝ գործընթացը «ինչպես կա» վիճակից «լինելու» վիճակ տեղափոխելու համար։ Յուրաքանչյուր նախաձեռնություն պետք է բնութագրվի այսպես. «Գործընթացի փոփոխություն», «Միջոցների և մեթոդների փոփոխություն», «Կազմակերպական փոփոխություն» կամ փոփոխությունների համակցություն: Նախաձեռնությունների ցանկը պետք է դասավորվի երկու չափանիշով. նախ՝ ըստ որակի, այսինքն. Սպառողների համար կարևորության առումով, իսկ հետո արդյունքների հասնելու համար պահանջվող ժամանակի առումով ցուցակի վերևում պետք է լինեն այնպիսի գործողությունները, որոնք կարող են ավելի արագ իրականացվել:
13. Իրականացնել նախաձեռնությունների նախնական վերլուծություն՝ դրանց ծախսարդյունավետության տեսանկյունից: Պետք է գնահատվեն նախաձեռնություններից յուրաքանչյուրի արժեքը և նախաձեռնության արդյունքում ապրանքի կամ ծառայության որակի բարելավման աստիճանը: Դա կարող է արվել մի քանի եղանակով, օրինակ՝ գնահատելու նոր զուտ շահույթը (NP), որը ձեռնարկությունը կստանա բիզնես գործընթացը փոխելուց հետո, կամ գնահատելու նոր ROI (Return On Investment - վերադարձ ներդրումների վրա): Պետք է նկատի ունենալ, որ շահույթի գնահատումը պետք է իրականացվի ոչ թե մեկ բիզնես գործընթացի, այլ ամբողջ ընկերության գործունեության համար, որպեսզի բացառվեն նախաձեռնությունները, երբ որոշ գործընթացների օպտիմալացումը տեղի է ունենում այլ բիզնես գործընթացների բացասական փոփոխությունների պատճառով: Ծախսերը գնահատելուց հետո նախաձեռնությունների ցանկը կրկին պետք է տեսակավորվի՝ այս անգամ ըստ «ծախսերի արդյունավետության» չափանիշի։
14. Պատրաստել հաշվետվություն ընդհանուր նախագծի վերաբերյալ, որը պարունակում է առաջարկություններ՝ գործընթացի օպտիմալացման համար: Պատրաստված հաշվետվության հիման վրա գործընթացում կատարվում են համապատասխան փոփոխություններ, կամ գործընթացը ստեղծվում է նորովի։

Գործընթացի օպտիմալացման 7 պարզ տեխնիկա.

Ընդունարան թիվ 1: IFR-ի (իդեալական վերջնական արդյունքի) հեռացում գործընթացից
Ձևավորել IFR, որը հնարավոր կլինի ձեռք բերել ոչ միայն գործընթացի իրականացման միջոցով, այլև առկա բոլոր միջոցներով

Ընդունարան թիվ 2: Գործընթացից վերացրեք ավելորդ քայլերը
Անհրաժեշտ է դիտարկել գործընթացի յուրաքանչյուր քայլի նպատակը, հարցնել, թե արդյոք որևէ քայլ կարելի է բացառել կամ համատեղել.

• Կա՞ն միմյանց կրկնօրինակող փուլեր, հնարավո՞ր է դրանցից մեկը հեռացնել։
• Արդյո՞ք գործընթացի բոլոր փուլերն անհրաժեշտ են գործընթացի հիմնական նպատակին հասնելու համար, կա՞ն այնպիսիք, որոնցից կարելի է հրաժարվել:

Ընդունարան թիվ 3: Գործընթացի կատարման քայլերի հաջորդականության փոփոխություն

• Գործընթացի քայլերից որո՞նք են առավել կարևոր գործընթացի հաջող ավարտի համար:
• Կարո՞ղ են այս քայլերը մոտեցնել գործընթացի սկզբին:

Ընդունարան թիվ 4: Գործողությունների մասնատում
Որքան կատարյալ լինեն բիզնես գործընթացները, այնքան քիչ պահանջներ են դրանք դնում աշխատողների որակավորման վրա։ Գործընթացները և գործողությունները մասնատված են, ինչը հանգեցնում է գործընթացի պարզեցմանը որպես ամբողջություն:

• Գործընթացի ո՞ր գործողություններն են պահանջում կատարողի ամենամեծ հմտությունը:
• Կարո՞ղ են այդ գործողությունները բաժանել ավելի պարզ գործողությունների, որպեսզի կատարողի նկատմամբ պահանջները կրճատվեն:

Ընդունարան թիվ 5: Գործողությունների դուրս բերումը հիմնական գործընթացից
Հաճախ գործառնություններով հագեցած բարդ գործընթացներում նույն կատարողը կատարում է բոլոր գործողությունները, ինչը զգալիորեն հետաձգում է գործընթացը, ինչպես նաև զգալիորեն նվազեցնում է դրա որակը:

• Այս գործընթացի ո՞ր քայլերն են ամենաէներգետիկ ինտենսիվությունը:
• Կարո՞ղ են այդ գործողությունները վստահել այլ կատարողների՝ առանց գործընթացի վրա ազդելու: Ավելին, կարևոր է հասկանալ, որ գործառնությունները կարող է վստահել ոչ միայն իրենց ընկերության աշխատակիցը, այլև աութսորսինգ անել:

Ընդունարան թիվ 6: Գործողությունների համատեղում ժամանակի և (կամ) տարածության մեջ

• Եթե ​​այս գործընթացում այն ​​գործողությունները, որոնք ավելի նպատակահարմար կլիներ միավորել ժամանակի և (կամ) տարածության մեջ.

Ընդունարան թիվ 7: Ավտոմատացում

Կորուստները (խնդիրները) գնահատելու համար կարելի է դիմել FMEA մեթոդ:

• կազմել յուրաքանչյուր ձախողման հնարավոր հետևանքների (S) ցուցակը (խնդիրներ/կորուստներ).
• ստանալ փորձագիտական ​​գնահատական ​​յուրաքանչյուր հետևանքի վերաբերյալ՝ ըստ դրա ծանրության, սովորաբար 10 բալանոց սանդղակով (10-ը ամենածանր հետևանքն է).
• գնահատել հետևանքի (O) հավանականությունը 10 բալանոց սանդղակով.
• գնահատել ձախողման հայտնաբերման հավանականությունը և դրա հետևանքները (D) 10 բալանոց սանդղակով.
• յուրաքանչյուր հետևանքի համար հաշվարկել ռիսկի առաջնահերթության գործակիցը - R (Ռիսկերի առաջնահերթության համարը - RPN), որտեղ RPN = S x O x D;
• ընտրեք ձախողումներ (խնդիրներ/կորուստներ) աշխատելու համար.
• միջոցներ ձեռնարկել վերացնելու կամ նվազեցնելու բարձր ռիսկային ցուցիչով խափանումները (խնդիրները/կորուստները).
• հաշվարկել ռիսկի նոր ցուցանիշ՝ հաշվի առնելով մշակված միջոցառումները։

Վերլուծության արդյունքները մուտքագրված են աղյուսակում: Ակնկալվող արդյունքը գործընթացներում հնարավոր թերությունների կամ ձախողումների հավանականության վերացումն է կամ նվազեցումը:

Բոլոր հայտնաբերված և ուսումնասիրված խափանումները դասակարգվում են ըստ կրիտիկականության աստիճանի, հայտնաբերման և վերացման հեշտության, առաջացման հաճախականության: Հիմնական խնդիրն է բացահայտել խնդիրները, նախքան դրանք առաջանալը և սկսելը ազդել հաճախորդների վրա:

Որքան բարձր է RPN-ն, այնքան ավելի վտանգավոր է խախտումը և ավելի կործանարար դրա հետևանքները: Առաջին հերթին անհրաժեշտ է վերացնել կամ նվազեցնել ռիսկը նրանց մոտ, ովքեր ավելի բարձր արժեք ունեն։

FMEA(ի հապավումը Խափանման ռեժիմի և հետևանքների վերլուծություն, ձախողման ռեժիմների և հետևանքների վերլուծություն) - վերլուծության անցկացման և ամենակարևոր քայլերը բացահայտելու մեթոդաբանություն արտադրական գործընթացներըարտադրանքի որակի կառավարման նպատակով։

Համաձայն ԱՄՆ ռազմական ստանդարտի՝ MIL-STD-1629 «Խափանման ռեժիմի, էֆեկտների և կրիտիկականության վերլուծության իրականացման ընթացակարգեր», FMEA-ն ընթացակարգ է, որը վերլուծում է համակարգի բոլոր հնարավոր սխալները և որոշում արդյունքները կամ ազդեցությունները համակարգի վրա՝ բոլոր սխալները դասակարգելու համար։ համակարգի գործունեության համար դրանց կարևորության առումով:

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համար որոշումների կայացման ամենահայտնի մեթոդներն են ուղեղային գրոհի տեխնոլոգիաները, անվանական խմբի մեթոդը և չափանիշը:

Մտքերի փոթորիկնոր գաղափարների կոլեկտիվ արտադրության մեթոդ է՝ մշակված դեռ անցյալ դարի երեսունականներին։ Մեթոդի էությունը կայանում է նրանում, որ առանձնացնել գաղափարների առաջ քաշման գործընթացը դրանց քննադատական ​​գնահատման և ընտրության գործընթացից: Նման խմբի մասնակիցների օպտիմալ թիվը 5 ... 10 հոգի է: Խումբը պետք է ունենա վարող՝ անձ, ով ղեկավարում է խմբային քննարկման գործընթացը: Նա և՛ գաղափարների գեներատոր է, և՛ վերլուծող։ Ուղեղային գրոհի գործընթացը ներառում է աշխատանքի որոշակի կանոններ. առանց քննադատության; մթնոլորտ, որը հարմար է հարձակման բոլոր մասնակիցների համար: Այս միջոցառման նպատակը հնարավորինս շատ գաղափարներ հավաքելն է, նույնիսկ անիրատեսական թվացող: Բոլոր գաղափարները պետք է անհապաղ ընկալվեն: Երկրորդ փուլի՝ առաջ քաշված գաղափարների վերլուծության համար, սովորաբար ներգրավվում են մասնագետներ, ովքեր չեն մասնակցել գաղափարների գեներացմանը։ Արդյունքում կազմվում է վերջնական ցուցակ, որում մնում են միայն այն որոշումները, որոնց աջակցում է մասնակիցների մեծամասնությունը։

Անվանական խմբերի մեթոդ, ընդհակառակը, սահմանափակում է խմբի անդամների շփումը։ Յուրաքանչյուր մասնակցի տրամադրվում է գործընթացի ամբողջական նկարագրությունը և որոշում կայացնելու բոլոր տվյալները: Խմբի յուրաքանչյուր անդամ, առանց գործընկերների հետ քննարկելու, իր գաղափարները դնում է թղթի վրա։ Այնուհետև խմբի բոլոր անդամները հերթով ներկայացնում են իրենց գաղափարները ամբողջ խմբին, խստորեն մեկ գաղափար: Այստեղ նույնպես քննարկում չի թույլատրվում։ Եվ միայն գաղափարների ներկայացման ավարտից հետո է լինում խմբային քննարկում, գնահատում և գաղափարների ընտրություն։

Հենանիշավորում- սա մրցակիցների պրակտիկայում լավագույնների մշտական ​​ուսումնասիրություն է: Հենանիշավորման հայեցակարգը ծագել է 50-ականների վերջին, երբ ճապոնացի փորձագետներն այցելել են ԱՄՆ-ի և Արևմտյան Եվրոպայի առաջատար ընկերություններ՝ ուսումնասիրելու և այնուհետև օգտագործելու իրենց փորձը: Օպտիմալացված գործընթացի ցանկալի վիճակին հասնելու համար անհրաժեշտ նախաձեռնությունների ցանկը պատրաստելիս մեթոդը մրցակցային հետախուզությունկարող է կարևոր դեր խաղալ։ Երբեմն այս մեթոդը կոչվում է նաև օգտագործման մեթոդ: լավագույն փորձը(լավագույն պրակտիկան).

Թեև յուրաքանչյուր բիզնես գործընթաց օպտիմալացնելու համար միշտ օգտագործվում է անհատական ​​մոտեցում, այնուամենայնիվ, կարելի է թվարկել բիզնես գործընթացների վերաճարտարագիտության հիմնական սկզբունքները, որոնք շատ դեպքերում հանգեցրել են դրական արդյունքների.

• հորիզոնական գործընթացի սեղմում, երբ մի քանի ենթապրոցեսներ միավորվում են մեկի մեջ.
• գործընթացի ուղղահայաց սեղմում (աշխատողներին տալով ավելի մեծ լիազորություններ և մեծացնելով նրանցից յուրաքանչյուրի դերը);
• գործընթացի կատարման մեկ այլ տարբերակի ընտրություն.
• գործընթացը աշխարհագրորեն տեղափոխելով ավելին համապատասխան վայր;
• ստուգումների և հսկողության գործողությունների քանակի կրճատում.
• Հաստատումների քանակի կրճատում - մեկ մենեջերի կամ ավտոմատացված համակարգի կողմից տրամադրվում է շփման մեկ կետ:

Հայտնաբերված խնդիրների և դրանց պատճառների միջև պատճառահետևանքային կապերը որոշելու համար կարելի է օգտագործել Իշիկավայի դիագրամ(Դիագրամ «ձկան ոսկոր», Eng. Ձկան ոսկորների դիագրամ,հայտնի է նաև որպես «արմատային պատճառի վերլուծություն» դիագրամ):

Դիագրամն օգնում է որոշել այն հիմնական գործոնները, որոնք ամենաէական ազդեցությունն ունեն դիտարկվող խնդրի զարգացման վրա, ինչպես նաև կանխել կամ վերացնել այդ գործոնների ազդեցությունը:

Խնդիրը նշված է հիմնական սլաքով: Խնդիրը սրող գործոնները արտացոլվում են դեպի հիմնական աջ թեքված սլաքներով, իսկ խնդիրը չեզոքացնողները թեքված են դեպի ձախ: Վերլուծության մակարդակը խորացնելիս, դրանց վրա ազդող երկրորդ կարգի գործոնների սլաքները կարող են ավելացվել գործոնների սլաքներին և այլն: Ստորև բերված նկարը ցույց է տալիս նման օրինակ ոսկորների երկու մակարդակով. 1-ին մակարդակը նշված է կարմիրով - հիմնական ( արմատ). ա, բ, գ, դ և կապույտ 2-րդ մակարդակ - արդյունքների վրա ուսումնասիրված ազդեցության խորը (մանրամասն) պատճառները (գործոնները) (2-րդ մակարդակի գործոններից են նրանք, որոնք ուժեղացնում են 1-ինի ազդեցությունը): մակարդակ - e, f, g, h, i, l, m, o, p, իսկ այն թուլացնողները՝ k, n): Հիմնական բանը երեքից վեց հիմնական կատեգորիաներ ունենալն է, որոնք ծածկում են բոլոր հնարավոր ազդեցությունները:

Օպտիմալացված գործընթացի նկարագրությունը

ԼԻՆԵԼ Մոդել

TO BE մոդելը ստեղծվել է AS IS մոդելի հիման վրա՝ վերացնելով հայտնաբերված թերությունները. գործող կազմակերպությունբիզնես գործընթացները, ինչպես նաև դրանց կատարելագործումն ու օպտիմալացումը։ Սա ձեռք է բերվում ՀԾ IS վերլուծության միջոցով հայտնաբերված խոչընդոտների շտկման միջոցով:

TO BE մոդելի վիզուալիզացիայի մեթոդները նույնն են, ինչ AS IS մոդելի համար:

Մոդելավորման մեջ տարածված սխալը իդեալականացված մոդելի ստեղծումն է: Օրինակ է մոդելավորումը, որը հիմնված է մենեջերի գիտելիքների վրա, այլ ոչ թե կոնկրետ աշխատանք կատարողի: Ղեկավարը ծանոթ է, թե ինչպես պետք է աշխատանքը կատարվի ձեռնարկների և աշխատանքի նկարագրությունների համաձայն, և հաճախ չգիտի, թե իրականում ինչպես են ենթակաները կատարում սովորական աշխատանքը: Արդյունքը զարդարված, խեղաթյուրված մոդել է, որը պարունակում է կեղծ տեղեկատվություն և որը չի կարող օգտագործվել հետագա վերլուծության համար: Այս մոդելը կոչվում է SHOULD BE (ինչպես պետք է լինի):

Երբեմն ներկայիս ՈՐՊԵՍ ԿԱ մոդելը և ապագա ԼԻՆԵԼԸ շատ են տարբերվում, և սկզբնական վիճակից անցումը վերջնականին դառնում է ակնհայտ: Այս դեպքում անհրաժեշտ է երրորդ մոդել, որը նկարագրում է սկզբնական վիճակից վերջնական վիճակի անցումը, քանի որ նման անցումը նաև բիզնես գործընթաց է:

Օպտիմալացման միջոցառումների պլանավորում և իրականացում

TO BE մոդելի իրականացում

Կորուստները («խցաններ») հայտնաբերելուց հետո, շեղումները և դրանց հետևանքները գնահատելուց, դրանց վերացմանն ուղղված միջոցառումներ մշակելուց հետո անհրաժեշտ է որոշել փոփոխությունների առաջնահերթ ոլորտները և սահմանել իրականացման առաջնահերթությունները:

Նախևառաջ անհրաժեշտ է բացահայտել այն գործողությունները, որոնք ազդում են ապրանքի/ծառայության որակի վրա և կարևոր են արտաքին սպառողների (հաճախորդների) համար, այնուհետև որոշել միջոցառումներ, որոնք լուծում են կազմակերպության ներսում գործառնությունների կատարման ժամանակավոր կորուստները (և նախ նշել, թե ինչ է իրականացվում է ավելի արագ):

Առաջնահերթությունները որոշելու համար օգտակար է բացահայտել հաճախորդների կարծիքը (ինչ են նրանք ցանկանում ստանալ) և ինչպես են կազմակերպվում մրցակիցների գործընթացները, այսինքն. ուսումնասիրել արտաքին միջավայրը, բացահայտել հաճախորդների ցանկությունները, որոնք չեն իրականացվում ՀԾԿ մոդելի ուսումնասիրված գործընթացներում:

TOBE-ի իրականացման սկզբնական նպատակն է մշակել ուղղիչ գործողությունների ծրագիր ամենաբարձր RNP-ներով և սահմանված առաջնահերթություններին համապատասխան տարրերի և գործողությունների համար:

Իրականացման պլանը պարունակում է մշակված առաջարկությունների իրականացման հաջորդականություն՝ վերացնելու «խցանները»՝ նշելով իրականացման համար պատասխանատու ժամկետները, կատարողները:

Ես խորհուրդ եմ տալիս, որ TO BE մոդելի իրականացման պլանը կազմվի՝ օգտագործելով MS Project (Project Expert-ի անվճար տարբերակը) կամ «90-օրյա պլանի» տեսքով, որն օգտագործվում է «A3 մտածողության» մեթոդաբանության մեջ՝ արագ որոշումներ կայացնելու համար, կամ կարճ: - Scrum և Agile մեթոդաբանության ժամկետային ներդրում:

• համապատասխանություն (սպառողների տեսակետից);
• ժամանակին;
• ճշգրտություն և ամբողջականություն;
• հաճախորդի հետ փոխգործակցության որակը;
• ծախսերի արժեքը, ժամանակի կորուստը (գործառնությունների կատարման ծախսերը);

Պլանավորում նախագծումայն հարմար է մշակել ռեսուրսների բեռնվածությանը հետևելու և հաջորդական և զուգահեռ աշխատանքի ժամանակի և մեկնարկի ամսաթվերի ավտոմատ հաշվարկման համար:

Պլանավորեք 90 օրայն հարմար է օգտագործել արագ բարելավումների համար, որոնց իրականացումը նախատեսված է 90 օր ցիկլի համար։ Պլանը ցույց է տալիս գործողությունները, կատարողներին, իրականացման ժամկետները, արդյունքները և կարգավիճակը (ընթացքում կամ դեռ չսկսված) պլանի իրականացման իրական իրավիճակի արագ պատկերացման համար:

Կազմակերպության բիզնես գործընթացների օպտիմիզացումը հաջորդական գործողությունների կատարելագործումն է, որոնք ուղղված են ձեռնարկության համար սահմանված նպատակներին հասնելուն՝ ընտրելով դրանց իրականացման լավագույն տարբերակը: Սա անխուսափելի գործընթաց է ժամանակակից ընկերության արդյունավետ գործունեության համար։

Բիզնես գործընթացը գործողությունների մի շարք է, որը հանգեցնում է որոշակի արդյունքի: Յուրաքանչյուր գործընթաց ունի որոշակի նպատակ, հիմնական գործողությունների իր հաջորդականությունը և կանխատեսելի արդյունքը: Այս գործընթացների քանակը և նպատակը, որոնք տեղի են ունենում տարբեր ձեռնարկություններում, տարբեր են և ուղղակիորեն կախված են բիզնեսի տեսակից, ֆիրմայի չափից, սեփականատերերի և ղեկավարության անձնական որակներից: Այս ամենը պետք է հաշվի առնել, որպեսզի բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը արդյունավետ դառնա։

Ստեղծելու համար արդյունավետ բիզնեսԿարևոր է շուկայավարման ռազմավարությունը համապատասխանեցնել դրա իրականացման մեթոդաբանության իրականացմանը: Սակայն պատահում է նաև, որ կա համարժեք ռազմավարություն, մշակվել են դրա իրականացման միջոցառումներ, բայց արդյունք չկա՝ հնարավոր չէ հասնել պլանավորված ցուցանիշների։ Երևի սրանք վերահսկման համակարգի ստորին, ընթացակարգային մակարդակի խնդիրներ են։ Փորձենք առնչվել այնպիսի երևույթի հետ, ինչպիսին է բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը, դրա նկարագրությունը և մոդելավորումը:

Մինչև զարգացման որոշակի մակարդակի ձեռնարկությունը կարող է անել առանց օպտիմալացման: Այնուամենայնիվ, կան մի շարք գործոններ, որոնք ազդանշան են տալիս՝ «ժամանակն է անցնել բիզնես գործընթացներին», և, անկասկած, դրանք մոտեցնում են այս պահը.

• անձնակազմի ավելացում;
• աճում է կառավարման մակարդակների թիվը.
• բաժինների թիվը աճում է.
• բաժանումները աշխարհագրորեն ցրված են.
• չկա կամ զարգացած չէ միասնական տեղեկատվական համակարգ։

Այսպիսով, մի օր դուք հայտնաբերում եք, որ ընկերությունում.

• որոշումներն ընդունվում են շատ դանդաղ;
• որոշումներն ընդունվում են շատ դանդաղ և վատ;
• Ստացվում է, որ պարբերաբար գործունեության որոշակի կողմեր ​​մնում են առանց վերահսկողության.
• նկատել անձնակազմի մեջ հոգեբանական լարվածության աճ՝ կապված չկարգավորված իրավունքների, պարտականությունների և պարտականությունների հետ.
• տարրական աշխատանքային գործողությունները պահանջում են շատ ժամանակ, ջանք, համակարգում, հուշագրերև հեռախոսազանգեր։

Այս ախտանիշների առկայությունը լուրջ պատճառ է վերակազմավորման համար, անհրաժեշտ է օպտիմալացնել բիզնես գործընթացները։ Հարկ է նշել, որ ներս առանձին դեպքերնպատակահարմար է իրականացնել այս աշխատանքը՝ չսպասելով նման նախադրյալների առաջացմանը (կառավարման կառուցվածքի էական փոփոխությամբ, նոր տեղեկատվական համակարգի կիրառմամբ և այլն):

Ենթադրվում է, որ բիզնես գործընթացների համար այս գործիքի ընտրությունը շատ կարևոր է և գրեթե որոշիչ: Այնուամենայնիվ, նկարագրության ծրագիրը կարևոր է միայն այն դեպքում, եթե մշակումն իրականացվի որոշակի տեղեկատվական համակարգում (IS) դրանց հետագա ներդրման համար: Ժամանակակից IS-ների մեծ մասն ունի բիզնես գործընթացների զարգացման սեփական գործիքներ, ուստի դրանց նկարագրության համար ծրագրային ապահովման քննարկումն անիմաստ է:

Նկատի ունեցեք, որ բիզնես գործընթացները անհրաժեշտ են ոչ թե մշակողների, այլ մասնակիցների համար, և ծրագրի նկարագրության գործիք ընտրելու ամենակարևոր չափանիշը դրա հասանելիությունն է բոլոր մասնակիցների համար համակարգման, օպտիմալացման, կատարման և արդիականացման փուլում:

Բիզնես գործընթացների մոդելներ «ԻՆՉՊԵՍ ԿԱ» և «ԼԻՆԵԼ»

Ստանդարտ մոդելավորման սխեմաները առաջին փուլում ապահովում են ներկայիս «Ինչպես ԿԱ» («ինչպես կա») նկարագրությունը, որին հաջորդում է օպտիմալացումը «ԼԻՆԵԼ» («ինչպես այն պետք է լինի»): Որոշ հաճախորդներ չեն հասկանում առաջին փուլի նկարագրության օգտակարությունը: Նրանց համար բավական է, որ կատարողներն արդեն բերել են նոր, ճիշտ բիզնես գործընթացներ, և ՀԾԿՀ մոդելն ընկալվում է որպես գնահատականը բարձրացնելու փորձ։

Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ նման իրականացման տեխնիկան, որը հիմնված չէ գոյություն ունեցող բիզնես գործընթացների վրա, կոչվում է վերաճարտարագիտություն, որը միայն հեռու նմանություն ունի «բիզնես գործընթացների օպտիմալացման» հայեցակարգին: «ԻՆՉՊԵՍ ԿԱ» նկարագրությունը հնարավորություն է տալիս բացահայտել մի շարք առկա հակասություններ և կատարել գործընթացների առաջնային օպտիմալացում։ Այն պետք է քննարկվի բոլոր մասնակիցների կողմից և համաձայնեցվի «ստորագրության տակ»։

Օպտիմալացման գործընթաց

Դուք կարող եք ինչ-որ բան օպտիմալացնել որոշակի չափանիշների համաձայն: Բիզնես գործընթացների համար այդպիսի չափանիշներն են՝ արժեքը, տևողությունը, գործարքների քանակը և այլն: Այս չափանիշները գործընթացների հետ կապված «արտաքին» են, որոնք բխում են կառավարման ավելի ընդհանուր օղակից: Փորձենք պարզել այն:

Օրինակ, այնպիսի բիզնես գործընթացի օպտիմալացում, ինչպիսին է հաճախորդների սպասարկումը խանութում: Ի՞նչ ընտրել որպես օպտիմալացման չափանիշ՝ գին, թե որակ: Եթե ​​սա միջին խավի համար զեղչերով խանութ է, ապա ընտրում ենք առաջին չափանիշը, եթե էլիտար բուտիկ է, ապա երկրորդը։ Ստացվում է, որ ընտրելով օպտիմալացման չափանիշ՝ մենք որոշում ենք ռազմավարությունը և դիրքավորում խանութը։

Ահա թե ինչպես օպտիմալացման չափանիշի օգնությամբ կառավարման համակարգերի մակարդակը սկսում է ենթարկվել ավելի բարձրին՝ ռազմավարությանը։

Իրականացում

Իրականացման ընթացակարգը բիզնես գործընթացների հետ աշխատելու ամենադժվար փուլն է։ Այն շատ ավելի հաջողակ է, եթե այն աջակցում է ձեռնարկության տեղեկատվական համակարգին: Այնուամենայնիվ, նման հնարավորությունները միշտ չէ, որ առկա են կամ ամբողջությամբ չեն լինում։ Բիզնես գործընթացների արդիականացումն ու պահպանումը պահանջում են.

• անձնակազմին տեղեկացնելը, որ աշխատանքը պետք է իրականացվի ձեռնարկությունում ստեղծված բիզնես գործընթացների հիման վրա.
• Անձնակազմի կողմից ստեղծված բիզնես գործընթացներին համապատասխանության նկատմամբ վերահսկողության իրականացում.
• բիզնես գործընթացների օգտագործման արդյունավետության և արդյունավետության պարբերական վերլուծություն.
• բիզնես գործընթացների օպտիմալացում՝ հիմնված դրանց արդյունավետության և արդյունավետության շարունակական տվյալների վերլուծության վրա:

Փոփոխություն

Ժամանակի ընթացքում ցանկացած պարզեցված բիզնես գործընթաց պետք է ճշգրտվի կամ փոխարինվի: Մի կողմից բիզնես գործընթացները պետք է համապատասխանեն իրականությանը, մյուս կողմից՝ չխանգարեն ձեռնարկության բնականոն զարգացմանը։ Ուստի դրանք ժամանակին փոփոխության կարիք ունեն։ Նոր հրատարակությունը կհամաձայնեցվի բոլոր մասնակիցների հետ և կներկայացվի բոլոր հետաքրքրված անձանց:

Այս դեպքում բիզնես գործընթացների համակարգերը դառնում են իրական գործիքներ, որոնք բարձրացնում են բիզնես վարելու արդյունավետությունը ընթացակարգային մակարդակում։

Կազմակերպության բիզնես գործընթացների տեսակները

• հիմնականը հաճախորդի կարիքների բավարարումն է և ձեռնարկության կողմից շահույթ ստանալը.
• օժանդակ - անհրաժեշտ է նորմալ շահագործումձեռնարկություն, հաճախորդի համար արժեք չունի.
• կառավարչական - իրականացնում է ձեռնարկության, նրա ստորաբաժանումների և ղեկավարության նպատակների և խնդիրների սահմանումը:

Բիզնես գործընթացների, նպատակների և խնդիրների օպտիմալացում.

• բարելավել ձեռնարկության կառավարելիությունը;
• բարձրացնել արտադրանքի որակը;
• բարելավել մատուցվող ծառայությունների որակը;
• նվազեցնել ձեռնարկության կախվածությունը մարդկային գործոնից.
• իրականացնել կատարողականի մոնիտորինգի համակարգ;
• նվազեցնել ծախսերը;
• իրավասությունների և պարտականությունների ռացիոնալ բաշխում բաժինների միջև.
• բացառել գործառույթների կրկնօրինակումը բաժիններում.
• նվազեցնել արտադրական ցիկլի տևողությունը.
• իրականացնել որակի կառավարման ծրագիր;
• վերացնել ներքին հակասությունները;
• կարգավորել ձեռնարկության գործունեությունը.
• կրկնօրինակել բիզնեսը/ստեղծել արտոնությունների ցանց;
• ավտոմատացնել ձեռնարկության գործունեությունը.
• բավարարել սպառողի պահանջները.
• բավարարել պետության պահանջները.
• համապատասխանեն միջազգային չափանիշներին;
• նվազեցնել նպատակներին հասնելու ժամանակը.
• հաստատել փոխգործակցություն հիմնական ստորաբաժանումների և օժանդակ ծառայությունների միջև.
• բարելավել հաճախորդների գոհունակությունը;
• բարելավել ֆինանսական ցուցանիշները ռեսուրսների իրավասու բաշխման միջոցով.
• հնարավորություն ստանալ մասշտաբային բիզնեսը;
• կրճատել բյուջեի ծախսային մասը.
• ավելի ճշգրիտ պլանավորել
• բարձրացնել ձեռնարկության կառավարելիությունը.
• վերացնել գերատեսչական գործառույթների կրկնօրինակումը.
• գտնել նոր ռեսուրսներ բիզնեսի զարգացման համար.

Օպտիմալացման ազդեցությունը.

• նպատակներին հասնելու ժամանակի կրճատում;
• հիմնական ստորաբաժանումների և օժանդակ ծառայությունների միջև փոխգործակցության հաստատում.
• հաճախորդների բավարարվածության բարձրացում;
• ֆինանսական կատարողականի բարելավում ռեսուրսների իրավասու բաշխման շնորհիվ.
• բիզնեսը մեծացնելու ունակություն;
• բյուջեի ծախսային մասի կրճատում.
• ավելի ճշգրիտ պլանավորում;
• ձեռնարկության կառավարելիության բարձրացում;
• գերատեսչությունների գործառույթների կրկնօրինակման վերացում.
• բիզնեսի զարգացման համար նոր ռեսուրսների ի հայտ գալը.

Բիզնես գործընթացներ և տեղեկատվական համակարգ

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման մեթոդներ

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացում (Business Process Optimization) - ձեռնարկության բիզնես գործընթացների բարելավման (վերակազմակերպման) միջոցառումների անմիջական մշակում և իրականացում:

Դրանց փաստացի վիճակի ուսումնասիրությունը թույլ է տալիս ձևակերպել բարելավման (վերակազմակերպման) նպատակներ։ Օրինակ, շուկայական մասնաբաժին ձեռք բերելը, առաջատար ժամանակի կրճատումը, կրճատումը գույքագրումներև այլն:

A ընկերությունը արտադրում է սպորտային և ժամանցի ապրանքներ: Հիմնվելով շուկայի ներկա իրավիճակի ուսումնասիրության վրա՝ ընկերությունը ձևակերպել է հետևյալ նպատակները.

· Արժեքի նվազեցում մինչև 25 եվրո մեկ ապրանքի համար:

· Ապրանքի արտադրություն և առաքում` ըստ հաճախորդի պատվերի, խանութում պատվիրելու օրվանից 5 օրվա ընթացքում:

· Արտադրության նոմենկլատուրայի պահպանում 1300 հատ քանակով.

Ընկերության ղեկավարությունն ընդունել է հետազոտության և գործընթացների բարելավման առաջարկը և հետազոտության արդյունքում սահմանել համապատասխան նպատակներ։ Պլանավորված արդյունքներին հասնելու համար անհրաժեշտ էր ոչ միայն հիմնովին բարելավել պատվերի հոսքը, այլև փոփոխություններ կատարել արտադրանքի մշակման, տեղադրման տարածքում աշխատանքի կազմակերպման, աշխատողների գործառույթների փոփոխության և վաճառքի կազմակերպման մեջ:

Օպտիմալացումն ուղղված է սահմանված նպատակներին հասնելուն և պարունակում է միջոցներ, որոնք վերացնում են հայտնաբերված խնդիրները: Դրանք կարող են ներառել՝ փոխված տեխնոլոգիաների ինտերֆեյսի խնդիրները, փոփոխված օպերացիոն համակարգերը, կառավարման չափազանց շատ մակարդակները, անգործությունը, վատնված հզորությունը, աշխատանքային առաջադրանքների կրկնօրինակումը, տեղեկատվության փոխանցման սխալները, տեղեկատվության կորուստը, փաստաթղթերի սխալները և այլն:

Օպտիմալացման միջոցառումներ մշակելիս պետք է հաշվի առնել ազդեցության պարամետրերը՝ նյութատեխնիկական, տնտեսական, ժամանակային, տարածական, անձնական։

Տրամաբանական են գործընթացի քայլերի քանակը, տեխնոլոգիական իրագործելիությունը, իրադարձությունների հաջորդականությունը, կազմակերպչական փոխազդեցությունը։

Տնտեսական - ցածր ծախսեր, հզորությունների բարձր օգտագործում, պաշարների ցածր մակարդակ, տնտեսական գործընթացի խորություն, ճկունություն, արժեքի ստեղծման բարձր տեսակարար կշիռ:

Ժամանակավոր - կարճ պատվերի ժամկետներ, ցածր ոչ արտադրողական ժամանակ, փոփոխման ցածր ժամանակ, արտադրության ժամանակի ճկունություն:

Տարածական - անհրաժեշտ աշխատատեղերի տեղակայման հնարավորություն, աշխատանքային համակարգերի պարզեցման հնարավորություն, նվազագույն տրանսպորտային երթուղիներ, աշխատանքային համակարգերի կարգը փոխելու հնարավորություն:

Անձնական - աշխատանքի ծավալը և կադրերի անհրաժեշտությունը, անհրաժեշտ որակավորումների ապահովումը, խորացված ուսուցումը, անձնակազմի ճկուն աշխատանքային ժամերը:

Սկզբից մենք պետք է ինքներս հասկանանք, թե ինչ նպատակ ենք մենք հետապնդում՝ նպատակ ունենալով օպտիմալացնել կամ վերակառուցել որոշակի բիզնես գործընթաց:

Այսինքն՝ նախ պետք է կոնկրետ խնդիր դնել, այլապես օպտիմալացումը ոչ մի էֆեկտ չի բերի։

Եկեք համառոտ դիտարկենք բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համար օգտագործվող հիմնական մեթոդները.

1. SWOT վերլուծություն (բիզնես գործընթացի թույլ և ուժեղ կողմերի վերլուծություն)

SWOT վերլուծությունը ռազմավարական պլանավորման մեթոդ է, որն օգտագործվում է գնահատելու այն երևույթների գործոնները, որոնք ազդում են նախագծի կամ ձեռնարկության վրա: Բոլոր գործոնները բաժանված են չորս կատեգորիաների՝ ուժեղ (ուժեղ), թույլ (թույլ կողմեր), հնարավորություններ (հնարավորություններ) և սպառնալիքներ (սպառնալիքներ):

Մեթոդի սկզբունքն է գտնել և վերացնել/ուժեղացնել ամենաթույլ կողմերը և նվազագույնի հասցնել հնարավոր ռիսկերն ու սպառնալիքները։

2. Պատճառի և հետևանքի մեթոդ (Ishikawa Diagram - Cause and Effect Diagram)

Ishikawa դիագրամ - այսպես կոչված. Ձկան ոսկորի դիագրամ կամ պատճառի և հետևանքների դիագրամ, ինչպես նաև արմատական ​​պատճառի վերլուծության դիագրամ:

Արտադրական գործընթացների որակի չափման, գնահատման, վերահսկման և բարելավման յոթ հիմնական գործիքներից մեկը, որը ներառված է «որակի վերահսկման յոթ գործիքներում».

Վերահսկիչ քարտ;

Պարետոյի աղյուսակը;

Ձողային գրաֆիկ;

ստուգաթերթ;

Իշիկավայի դիագրամ;

Շերտավորում (շերտավորում);

Ցրման դիագրամ.

Նման դիագրամը թույլ է տալիս բացահայտել հիմնական հարաբերությունները տարբեր գործոնների միջև՝ ուսումնասիրվող գործընթացն ավելի ճշգրիտ հասկանալու համար: Դիագրամն օգնում է որոշել այն հիմնական գործոնները, որոնք ամենաէական ազդեցությունն ունեն դիտարկվող խնդրի զարգացման վրա, ինչպես նաև կանխել կամ վերացնել այդ գործոնների ազդեցությունը:

3. Հենանիշավորում

Գերազանցության վերլուծության և գնահատման մեթոդ մրցակցային առավելություննույն տեսակի կամ հարակից ոլորտի գործընկերներ և մրցակիցներ, որպեսզի ուսումնասիրեն և օգտագործեն այն ամենը, ինչն առավել արդյունավետ է: Մի փոքր նման է արդյունաբերական լրտեսությանը, սակայն տարբերությունն այն է, որ այս մեթոդն իրականացվում է մակերեսային դիտարկումների միջոցով։

4. Բիզնես գործընթացների վերլուծություն և օպտիմալացում՝ հիմնված ցուցանիշների վրա (KPI)

Հիմնական կատարողականի վերլուծության մեթոդ: Նախագծի համար վերջնական նպատակներ դնելու սկզբունքը, որի հասնելու դեպքում բարձրացվում է «սանդուղքը», կամ եթե նպատակներին հնարավոր չէ հասնել, վերանայվում են հասնելու միջոցները կամ բուն նպատակները։

5. Մտքերի փոթորիկ

Մեթոդը, որով քննարկվում է խնդրի լուծումը և առաջադրվում են բոլոր հնարավոր մեթոդները, դրա հիման վրա ընտրվում է ամենաարդյունավետը։ քննարկման մասնակիցներ

6. Methods Lean, «6 Sigma»

Արտադրողականության աճի բացահայտման մեթոդ՝ արտադրական գործընթացում թերությունները նվազեցնելու միջոցով

7. Գործընթացի մասնատման հաշվարկ և փոփոխություն

Բիզնես գործընթացի բաղադրիչների կրճատման կամ ավելացման մեթոդը

8. Գործընթացի բիզնես տրամաբանության վերլուծություն բիզնես գործընթացների իրականացման համար պատասխանատվության բաշխման անարդյունավետ ընթացակարգերի վերացման և որոշումների կայացման լիազորությունների պատվիրակում, որը կապում է աղբյուրի մոտ տեղեկատվության ամրագրման զուգահեռ աշխատանքը և ընդգրկում է տեղեկատվության մշակումը իրական աշխատանքում:

9. Ֆունկցիոնալ ծախսերի վերլուծության մեթոդ (FSA-analysis)

Վերլուծության սկզբունքն է նվազագույն գնով հասնել օբյեկտի առավելագույն ֆունկցիոնալությանը, ինչպես վաճառողի, այնպես էլ գնորդի համար:

10. BP-ի մոդելավորման (դինամիկ) մոդելավորման մեթոդ

Տեխնիկա, որը հնարավորություն է տալիս դինամիկ համակարգչային մոդելի շրջանակներում ներկայացնել մարդկանց գործողությունները և ուսումնասիրվող վերաճարտարագիտության գործընթացներում օգտագործվող տեխնոլոգիաների կիրառումը: Մոդելավորումը ներառում է չորս հիմնական փուլերի իրականացում.

1) մոդելի կառուցում,

2) մոդելի վարում,

3) ստացված կատարողականի ցուցանիշների վերլուծություն.

4) այլընտրանքային սցենարների գնահատում.

Շատ արդյունավետ մեթոդ, պայմանով, որ մոդելի կառուցման համար անհրաժեշտ բոլոր քանակությունները արդիական և ճշգրիտ են:

11. Բիզնես գործընթացի աշխատանքի ինտենսիվության և տևողության հաշվարկ և վերլուծություն

Մեթոդաբանությունը ստեղծվել է ձեռնարկությունում աշխատողների օպտիմալ թվաքանակը, նրանց վրա ծանրաբեռնվածությունը հաշվարկելու համար։

12. Պատասխանատվության բաշխման մատրիցայի վերլուծություն

Տեսողական ֆունկցիոնալ աղյուսակ կազմելու տեխնիկա, որը խստորեն բաշխում է կազմակերպությունը կառուցվածքային ստորաբաժանումների, հղումների և այլնի: Այսինքն՝ կառուցվածքային ստորաբաժանումներին հանձնարարված են առաջադրանքներ

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման օպտիմալ լուծման համար դուք կարող եք կիրառել բոլոր մեթոդներն ամբողջությամբ կամ առանձին՝ կախված առաջադրանքներից և վերլուծվող տեղեկատվության քանակից։

Ներկայումս, երբ մի կողմից շուկա են դուրս գալիս ուժեղ մրցակիցներ՝ լավ կայացած աշխատանքային սխեմաներով, իսկ մյուս կողմից՝ մեր ձեռնարկություններն ընդլայնում են իրենց գործունեությունը, կարևոր է ժամանակին և առանց ցավի վերակառուցել նրանց աշխատանքային սխեման։

Օրինակ, եթե ձեռնարկությունը կարճ ժամանակում (ոչ ավելի, քան երեք ամիս) պետք է բարելավի իր աշխատանքը. կրճատի ծախսերը, դեբիտորական պարտքերը, կրճատի արտադրական ցիկլը, նվազեցնի կառավարչական սխալների թիվը կամ հրատապ միջոցներ ձեռնարկի ճգնաժամը հաղթահարելու համար, այն կարող է օգտագործել բիզնես գործընթացների օպտիմալացման էքսպրես մեթոդ:

Սա մի կողմից բավականին պարզ մեթոդ է, բայց, մյուս կողմից, շատ աշխատատար և էներգատար (անկախ նրանից՝ առևտրային ձեռնարկություն է, թե արդյունաբերական-առևտրային)։

Էքսպրես մեթոդի կիրառմամբ բիզնես գործընթացների օպտիմալացման փուլերը.

Առաջին հերթին անհրաժեշտ է կազմել ձեռնարկությունում առկա բոլոր բիզնես գործընթացների ցանկը և մշակել ձեռնարկության ֆունկցիոնալ դիագրամ: Այնուհետև մշակվում է ընդլայնված դիագրամ, որն արտացոլում է ձեռնարկությունում տեղի ունեցող բոլոր հիմնական բիզնես գործընթացները և դրանց միջև փոխհարաբերությունները, այնուհետև յուրաքանչյուր բիզնես գործընթացի մանրամասն դիագրամներ:

2. ABC վերլուծության իրականացում.

Սխեման մշակվելուց հետո կատարվում է ABC վերլուծություն, որը թույլ է տալիս առանձնացնել մի փոքր թվով առավել նշանակալից բիզնես գործընթացներ, որոնց պետք է տրվի հիմնական ուշադրությունը: Դա անելու համար բոլոր բիզնես գործընթացները բաժանված են երեք խմբի՝ «A», «B» և «C»:

«Ա» խումբը ներառում է գործընթացներ, որոնք պահանջում են ամենամեծ ծախսերը: Որպես կանոն, սա ձեռնարկությունում տեղի ունեցող բոլոր գործընթացների 5-10%-ն է, որոնք կազմում են բոլոր ծախսերի 75-80%-ը:

«B» խումբը ներառում է բիզնես գործընթացների մոտավորապես 20%-ը, որոնք ներառում են ծախսերի մոտավորապես 10-20%-ը։ Եվ, վերջապես, «C» խումբը կազմված է գործընթացների մնացած 60-75%-ից՝ «խժռելով» ձեռնարկության ծախսերի միայն 5-10%-ը։

Գոյություն ունի պարամետրերի ստանդարտ փաթեթ, որոնք պետք է մշտապես վերլուծվեն՝ անկախ ձեռնարկության տեսակից: Սա:

* տեղեկատվական հոսքերի հուսալիություն;

* Գործարար որոշման ընդունման և վավերականության սխեման.

* ձեռնարկության գործող բիզնես գործընթացների արդյունավետությունը.

* Կառավարման համապատասխանությունը առաջադրանքներին.

* անձնակազմի մոտիվացիայի համակարգի համապատասխանությունը.

* տեխնոլոգիական գործընթացի արդիականությունը.

* ժամանակի ծախսերի համապատասխանությունը.

ABC վերլուծության անցկացման հիմքը գործառնական տվյալներն են, որոնք ստացվել են բոլոր աշխատակիցների հարցման միջոցով խնդիրների և առաջարկությունների վերաբերյալ, ինչպես նաև աշխատանքային ժամանակի ժամանակացույցը բիզնես գործընթացի յուրաքանչյուր օղակի համար:

Հիմնական ուշադրությունը դարձվում է միջկառուցվածքային օղակներում առաջացող խնդիրներին։

3. Իրացվելի ակտիվների վիճակի վերլուծություն

ABC վերլուծության հետ միաժամանակ սովորաբար իրականացվում է առավել իրացվելի ակտիվների վիճակի վերլուծություն: Ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, կարճ ժամանակում (մինչև երեք ամիս) հաշվապահական հաշվառման և լիկվիդային ակտիվների օգտագործման նկատմամբ վերահսկողության «կարգավորումը» տալիս է ամենամեծ ազդեցությունը։

Նման ակտիվների հաշվառման կարևորությունը պայմանավորված է մի քանի գործոններով: Նախ, հենց այդ ակտիվներն են ամենաշատ նյութական հետաքրքրությունը անազնիվ աշխատողների համար: Երկրորդ, սկսած պատշաճ կազմակերպումԻրացվելի ակտիվների օգտագործման նկատմամբ վերահսկողությունը կախված է դրանք կառավարելու կարողությունից: Եթե ​​ղեկավարության կողմից ստացված տեղեկատվությունը չի արտացոլում իրացվելի ակտիվների իրական վիճակը, դա կարող է հանգեցնել ձեռնարկության ճգնաժամի մինչև սնանկացման, հատկապես ավելի կոշտ մրցակցության պայմաններում:

Իրացվելի ակտիվների հաշվառման վերլուծությունը պետք է սկսվի բանկային և կանխիկ գործարքների ստուգմամբ: Առանձնահատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել մատակարարների և գնորդների հետ հաշվարկների կարգավիճակին և գույքագրման կառավարմանը:

4. Բիզնես գործընթացների օպտիմալացում

Վերլուծությունից հետո կարող եք սկսել բիզնես գործընթացների օպտիմալացում, այսինքն՝ անմիջապես կատարելագործման փուլ: Ձեռնարկության աշխատանքի բարելավմանն ուղղված ցանկացած գործողություն պետք է սկսվի «Ա» խմբի գործընթացների օպտիմալացմամբ: Պետք է ընդգծել, որ էքսպրես մեթոդի կիրառման ժամանակ ընտրվում են միայն այն գործընթացները, որոնք կարող են բարելավվել երեք ամսում։ Հարկ է նշել, որ բարելավման փուլն ուղղակիորեն ընկերությունում փոփոխություններն են։ Բայց փոփոխությունների նկատմամբ դիմադրությունը, ինչպես ես և դու հասկանում ենք, միշտ մեծ է աշխատակիցների շրջանում:

Հետևաբար, յուրաքանչյուր փոփոխություն պետք է քննարկվի որոշակի բիզնես գործընթացում ներգրավված աշխատակիցների կողմից: Եվ պետք է կայացվի միայն այնպիսի որոշում, որը կհամապատասխանի բիզնես գործընթացի յուրաքանչյուր օղակի ներկայացուցիչներին: Այնուհետև երկու-երեք օրվա ընթացքում լուծումը փորձարկվում և ուղղվում է։ Դրանից հետո միայն անցնում ենք հաջորդ բիզնես գործընթացի զարգացմանը։

5. Ստեղծվում է ամենօրյա հաշվետվության համակարգ, որն արտացոլում է տեղեկատվությունը բոլոր տեսակի ռեսուրսների (այդ թվում՝ աշխատաժամանակի) ծախսերի վերաբերյալ: Խստացված վերահսկողություն է սահմանվում ամենաթանկ և սակավ ռեսուրսների նկատմամբ:

Մշակվում են հաշվետվության ձևեր, որոնք նույնպես փորձարկվում են սովորական հիմունքներով, այնուհետև համաձայնեցվում են այն ստորաբաժանումների ղեկավարների հետ, որտեղ կօգտագործվեն այդ ձևերը, և հաստատվում են ձեռնարկության ղեկավարության կողմից: Կառավարման ամենօրյա հաշվետվությունների ներդրման և աշխատանքային հոսքի պարզեցման շնորհիվ ընկերությունն անմիջապես ստանում է մի շարք առավելություններ.

* Ձեռնարկության ղեկավարությունը ցանկացած պահի կարող է որոշել ցանկացած դրամական և նյութական ռեսուրսների ծախսման ուղղությունը և ժամանակը: Նույնիսկ եթե այդ ռեսուրսները դեռ չարաշահվում են, ստեղծվում է տեղեկատվական բազա, որից հետագայում կարող են մշակվել մեթոդներ՝ ավելի լավ կառավարելու ռեսուրսները:

* Ռեսուրսների վերաբերյալ հարցումների մշակման հստակ ընթացակարգի ներդրման շնորհիվ ծախսերը կրճատվում են: Քանի որ ցանկացած ռեսուրս ծախսելը պահանջում է բազմաթիվ տարբեր փաստաթղթերի լրացում և թույլտվություններ ստանալ, աշխատակիցը դադարում է ռեսուրսների գնումներ կատարել «ամեն դեպքում»: Այսպիսով, հարցումները կատարվում են միայն ռեսուրսների համար, որոնք իսկապես անհրաժեշտ են:

* Արտադրողականությունը մեծանում է, քանի որ մարդիկ միշտ ավելի շատ են աշխատում, եթե ամեն օր զեկուցում են իրենց աշխատանքի մասին:

* Կատարված աշխատանքի վերաբերյալ աշխատողների (հիմնականում ամենաբարձր վարձատրվողների) ամենօրյա հաշվետվությունների վերլուծության հիման վրա բացահայտվում են կարևոր առաջադրանքներ, որոնց համար նրանք բավարար ժամանակ չունեն, և առաջադրանքներ, որոնք կարող են պատվիրակվել ավելի ցածր վարձատրվող աշխատողներին: Աշխատակիցների միջև առաջադրանքների օպտիմալ վերաբաշխումը թույլ է տալիս ձեռնարկության ղեկավարությանը հասնել անձնակազմի ավելի արդյունավետ աշխատանքի ՝ առանց աշխատավարձի արժեքի բարձրացման:

* Տեղեկությունների կուտակման հետ մեկտեղ ծախսերը մանրամասն վերլուծվում են, և դրա հիման վրա միջոցներ են մշակվում դրանք նվազեցնելու համար: Նման միջոցառումներից մեկը կարող է լինել գնումների պլանավորման ավելի ռացիոնալ համակարգի ներդրումը, որը կնվազեցնի պահեստում հումքի քանակը, կնվազեցնի դրանց տեղափոխման և պահպանման ծախսերը։

Այսպիսով, ծախսերի հաշվառումից անցում է կատարվում ծախսերի կառավարմանը:

6. Ընկերության փաստաթղթային հոսքը շտկվում է.

Բոլոր ընդունված և աշխատանքային որոշումներն ընդունվում են փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ճշգրտումներով՝ «Կազմակերպչական կառուցվածքի կանոնակարգ», աշխատանքի նկարագրության համակարգ, «Աշխատավարձի կանոնակարգ», «Ներքին կանոնակարգեր»:

7. Արդյունք

Եռամսյա ժամկետի վերջում բիզնես գործընթացների օպտիմալացման էքսպրես մեթոդի կիրառման արդյունքը կարող է լինել ծախսերի 5-15%-ով կրճատում, արտադրության ցիկլի կրճատում և ձեռնարկության հաշվարկների վիճակի բարելավում:

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման փուլից հետո մշակվում է անձնակազմի արդյունավետ կառավարման համակարգ, ներդրվում է անձնակազմի գնահատման և ատեստավորման համակարգ, որը ներառում է.

* Գնահատման գործընթացի փուլերը՝ արդյունքների պատրաստում, իրականացում, պահպանում և մոնիտորինգ, վերլուծություն և օգտագործում;

* Կարգավորող աջակցություն գնահատման գործընթացին. ճիշտ դիզայնաշխատանքի նկարագրություններ, աշխատանքային պայմանագրեր, աշխատանքային ստանդարտներ և այլն;

* Գնահատման գործընթացը և ընթացակարգերի համակարգը, գործընթացի փաստաթղթավորումը.

* Ղեկավարների վերապատրաստում անձնակազմի գնահատման տեխնոլոգիայի հիմունքների վերաբերյալ.

* Կադրերի գնահատման արդյունքների վերլուծություն և օգտագործում անձնակազմի վերաբերյալ որոշումներ կայացնելու համար.

* Գնահատման գործընթացի արդյունքների հիման վրա ընկերության անձնակազմի ղեկավարության գործունեության պլանավորում.

Մենք եկել ենք բիզնես գործընթացների վերաճարտարագիտության (BPR) հայեցակարգին, այսինքն. ստեղծելով բոլորովին նոր և ավելի արդյունավետ բիզնես գործընթացներ՝ առանց հաշվի առնելու նախկինում եղածը: RBP-ն օգտագործում է մեծ թվով գործիքներ և մեթոդներ սովորական կառուցվածքում: Նախորդ համարում նկարագրվեց դրանցից մեկը՝ ձեռնարկության բիզնես գործընթացների օպտիմալացման էքսպրես մեթոդ: Եկեք ավելի մանրամասն քննարկենք ձեռնարկությունում այս մեթոդի ներդրման փուլերից յուրաքանչյուրը:

Գործընթացները աշխատանքային հոսքեր են և ունեն իրենց սահմանները, այլ կերպ ասած՝ սկիզբ և վերջ: Օրինակ՝ բիզնես գործընթացներն են՝ գույքագրման կառավարում, DC կառավարում, շուկայավարման կառավարում, HR կառավարում։ Պաշարների կառավարման ենթագործընթացներն են՝ մատակարարման պլանավորում, պատվիրատուից գույքագրման պատվերների ընդունում, պաշարների վաճառք, պաշարների պահպանում, պաշարների դուրսգրում և այլն:

Ընթացակարգեր - ձեռնարկ, փաստաթղթավորված ընթացակարգային ընթացակարգ, որտեղ պետք է սահմանվի գործողությունների հաջորդականությունը: Օրինակ, վերադարձների նկատմամբ վերահսկողությունն արդեն հստակ սահմանված ընթացակարգ է (ում կողմից, ինչպես և երբ այն պետք է իրականացվի): Ընթացակարգերը արտացոլված են ընթացակարգային քարտերում:

Խստորեն ասած, ֆունկցիոնալ կառուցվածքում հնարավոր է նաև վերամշակել ցանկացած մանրուք և նույնիսկ նշանակել «գործընթացների սեփականատերեր»՝ գործող գերատեսչությունների ղեկավարների հետ միասին։ Այս մեխանիզմը գործելու համար անհրաժեշտ է պահպանել հրամանատարության միասնության սկզբունքը և «Կազմակերպչական կառուցվածքի կանոնակարգում», ինչպես նաև ընկերության այլ հիմնարար փաստաթղթերում հստակ նկարագրել պատասխանատվության ոլորտները, լիազորությունները և ընթացակարգերը: փոխազդեցություն բաժնի յուրաքանչյուր ղեկավարի, գործընթացի սեփականատիրոջ և պատասխանատվության մատրիցայի յուրաքանչյուր համատեղի համար:

Այդ դեպքում կառույցի արդյունավետությունը չի ընկնի այնքան ցածր, որքան դա տեղի է ունենում ֆիրմաների մեծ մասում:

Այսպիսով, մեր գործողությունների հաջորդականությունը ձեզ հետ.

1. Բիզնես գործընթացներում հիմնական խնդիրների բացահայտում.

2. ABC- վերլուծության իրականացում. Պատասխանատվության ոլորտների բաշխում.

4. Ամենօրյա հաշվետվության համակարգի ստեղծում.

5. Աշխատանքի ընթացքի ուղղում.

6. Արդյունք.

մեկը): Ձեռնարկությունում առկա բոլոր տեղեկությունները ենթարկվում են ախտորոշման.

* Նյութական կամ բացահայտ տեղեկատվությունն այն տվյալներն ու գիտելիքներն են, որոնք կարելի է գտնել կազմակերպության փաստաթղթերում՝ հաղորդագրությունների, հրահանգների, պայմանագրերի, կանոնակարգերի, նամակների, հոդվածների, տեղեկատու գրքերի, արտոնագրերի, գծագրերի, տեսա և աուդիո ձայնագրությունների, ծրագրային ապահովման և այլնի տեսքով:

* Անձնական կամ թաքնված տեղեկատվությունը անձնական գիտելիք է, որն անքակտելիորեն կապված է անհատական ​​փորձի հետ: Դրանք կարող են փոխանցվել անմիջական շփման միջոցով («աչք ընդ աչք»), հարցաթերթիկների օգնությամբ: Ենթադրվում է, որ հենց թաքնված գործնական գիտելիքներն են ձեռնարկությունում առկա խնդիրների բացահայտման բանալին: Այս տեղեկությունը հետաքրքիր է նաև նրանով, որ անուղղակիորեն բացահայտում է ընկերության զարգացմանը նպաստելու աշխատակիցների պատրաստակամության աստիճանը։ Հետևաբար, հարցումը պարզ և հարմար գործիք է ձեռնարկության հիմնական խնդիրների ախտորոշման համար:

Յուրաքանչյուր աշխատակցի տրվում է հարցաթերթիկ, որտեղ խնդրվում է նկարագրել աշխատողի կատարած պարտականությունները (օրական, շաբաթական, ամսական, տարեկան), այն խնդիրները, որոնք աշխատողը բախվում է աշխատանքի ընթացքում և, իհարկե, կոնկրետ առաջարկներ, որոնք նա կցանկանա: ձեռնարկությունում իրականացնել։ Պարտականությունների ամբողջ շրջանակը սովորաբար հանձնարարվում է թոփ մենեջերներին ( Կոմերցիոն տնօրեն, Գլխավոր հաշվապահՊարտականությունների ամսական շրջանակ՝ գծային մենեջեր (հաշվապահ-համակարգող, վերահսկիչներ, պահեստի կառավարիչ), ամենօրյա և շաբաթական՝ սովորական աշխատողներ ( վաճառքի ներկայացուցիչներ, բեռնափոխադրողներ, օպերատորներ)։ Նշեմ, որ ընկերությունում միշտ աշխատում են աշխատողներ, ովքեր մտածում են ոչ միայն իրենց, այլև ընկերության մասին։ Նման աշխատակիցները սովորաբար բավականին կոնկրետ են իրենց պարտականությունները նկարագրելու, հստակորեն բացահայտելու իրենց առջև ծառացած խնդիրները, ինչպես նաև առաջարկում են կոնկրետ լուծումներ՝ վերացնելու այդ խնդիրները: Ես անձամբ նման աշխատակիցներին համարում եմ ձեռնարկության ոսկե ֆոնդ, որին պետք է առավելագույն ուշադրություն դարձնել ընկերության ղեկավարությանը։

Հիմնական խնդիրները բացահայտվում են հարցաթերթիկների վերլուծության միջոցով: Հիմնական խնդիրը (Ա կատեգորիա) հենց այն խնդիրն է, որը «թափանցում» է տարբեր գերատեսչությունների աշխատակիցների միջով։

Օրինակ, օպերատորը (հաշվապահական հաշվառման բաժինը) գրում է. «մեծ թվով վերադարձներ, վաճառքի ներկայացուցիչները վատ են ընդունում դիմումները»; պահեստապետ (պահեստ, հաշվապահություն). «կրճատել վերադարձի քանակը, վաճառքի գործակալները չգիտեն ինչպես աշխատել հաճախորդների հետ»; բեռնափոխադրող. «Ես ամաչում եմ հաճախորդների առջև, ամեն անգամ, երբ լսում ես, որ մեզ մոտ խառնաշփոթ է, մենք միշտ բերում ենք այլ մարդկանց պատվերներ, մենք պետք է անհապաղ կրճատենք վերադարձը»; Վաճառքի ներկայացուցիչ (առևտրային բաժին). «նրանք զրկված են վերադարձի հավելավճարներից, թեև ոչ մենք, բայց պահեստապետը թույլ է տալիս «դիմել», իսկ օպերատորը հիմնականում սխալ է լրացնում հաշիվ-ապրանքագրերը»:

Այսպիսով, մեր կողմից որպես «վերադարձ» բնորոշվող խնդիրը դեմքի վրա է, որն առանձնացնում ենք որպես ինքնուրույն և դրան հատուկ ուշադրություն է դարձվում։ Մեր անձնական փորձը հուշում է, որ պետք չէ միանգամից ուշադրություն դարձնել ամեն ինչի վրա։ Բավական է սկզբում բացահայտել ոչ ավելի, քան 3-4 հիմնական խնդիր, որոնք հետո լուծվում են: Ոչինչ, եթե դուք դեռ թողեք մնացած խնդիրները «շնչեն»: Համարձակվում եմ նշել, որ դրանցից մի քանիսը կվերանան ինքնուրույն՝ առանցքայինները մշակելուց հետո։

Այնուհետև բացահայտվում են այն մասնակիցները, ովքեր ներգրավված են այս խնդրի մեջ: «Վերադարձի» խնդիրը՝ վաճառքի ներկայացուցիչ, օպերատոր, բեռնափոխադրող, պահեստապետ։ Նրանց աշխատաժամանակի (ներկառուցված տեղեկատվության) ժամանակի հաշվարկն իրականացվում է ըստ բնորոշ բաժնի և նրանց կողմից լրացված փաստաթղթերի վերլուծության (բացահայտ տեղեկատվության):

Առևտրային ներկայացուցիչ (TP): Պատասխանատու է հավելավճարի վերադարձի համար: Հայտերի նմուշը (բացահայտ տեղեկատվություն), որը լրացնում են վաճառքի ներկայացուցիչները, ցույց է տալիս, որ դրանք լրացվում են ուշադիր, բայց հանձնվում են, երբ TP-ն հասնում է գրասենյակ (19:00-ից հետո): Սակայն վերապատրաստվողները խանութների անվանումները շփոթում են, դիմումներում բազմաթիվ ուղղումներ կան։

Օպերատորի համար հիմնական ծանրաբեռնվածությունը տեղի է ունենում ժամը 16:00-ից և շարունակվում է մինչև երեկոյան 21-20:00-ն, մինչև լրացվի դիմումների ողջ ծավալը։ Թեև նա պետք է աշխատավայրում լինի 8-00-ին։ Դեմքի ֆիզիկական ծանրաբեռնվածություն. Ստեղծված փաստաթղթերի (բացահայտ տեղեկատվության) վերլուծությունը ցույց է տվել, որ օպերատորի կողմից փաստաթղթերի փաթեթի ստանդարտը չի պահպանվում, թեև օպերատորի հավաքածուի արագությունը բարձր է՝ 230 znmin: Պատճառն այն է, որ 1C ծրագիրը հարմարեցված չէ ձեռնարկության կարիքներին, և անհրաժեշտ փաստաթղթեր ստեղծելու համար լրացուցիչ ժամանակ է պահանջվում։

Մինչև ժամը 19-00-ն առաջացած փաստաթղթերում սխալներ չկան, օպերատորն արագ է աշխատում, արտաքին աղմուկը նրան չի շեղում, իսկ 19-00-ից հետո սխալների թիվն ավելանում է, օպերատորը մոլորվում է, շեղվում արտաքին աղմուկից, մասնագետը. չի կարող կենտրոնանալ. 20-30-ից հետո, երբ բոլոր կողմնակի անձինք ցրվում են, օպերատորը նորից սկսում է արդյունավետ աշխատել, բայց հավաքման արագությունը նվազում է 2,5 անգամ: Այսպիսով, օպերատորի սխալների թիվը ընկնում է 19-00-ից մինչև 20-30: Նա հավելավճար ունի, երբ պլանը կատարվի։ Առանց վերադարձի համար հավելավճար չկա:

Փոխադրող. Լավ է աշխատում հաճախորդի հետ: Ուշադիր. Լավ գիտի ապրանքը։ Երթուղին օպտիմալ է. Լավ գիտի երթուղին և հաճախորդներին: Նա շատ է անհանգստանում, երբ հաճախորդը հրաժարվում է ապրանքից, բայց ոչ մեկին չի ասում այդ մասին՝ զգալով դա իր մեջ։ Առկա չէ առաքման ժամանակ: Առանց վերադարձի համար հավելավճար չկա:

պահեստապետ. Փաստաթղթերով (պարզ տեղեկություններ) աշխատում է անուշադիր: Ապրանքների գտնվելու վայրը և բուն ապրանքները վատ հայտնի են: Մի դիրքի փոխարեն (օրինակ՝ 130 տենգեի վրա) դնում է մեկ ուրիշը (360 տենգեի վրա)՝ բացարձակապես չհասկանալով դրանց տարբերությունը։ Գուցե պատվիրված 59 հատի փոխարեն։ դրեց 69 հատ. Պատվերի հավաքումն իրականացվում է միայն նրա և բեռնողի կողմից։ Նա բացարձակապես չի հետաքրքրում, թե ինչ է նա առաքել: Պատասխանատվությունչի կրում. Նա աշխատավարձի բարձրացում է ստանում, երբ ընկերությունը կատարում է պլանը։ Առանց վերադարձի համար հավելավճար չկա:

2). ABC - վերլուծության իրականացում. Պատասխանատվության ոլորտների բաշխում. Հիմնական խնդիրը բնորոշվում է որպես «վերադարձի վերահսկում»:

Առաջարկվողի վերլուծություն

իրադարձություններ:

ԲԱՅՑ): Վերահսկիչ է նշանակվել «վերադարձի հսկողության» ընթացակարգի «վարպետ»։ Նա առաջին հերթին պատասխանատու է վերադարձի համար, ինչպես հենց նրան է վերապահված հետաքննության և վերադարձի պատճառները մեղավոր կողմի սահմանմամբ բացահայտելու լիազորություն։ Ինչու՞ վերահսկող: Քանի որ նրա ներկայացմամբ վաճառքի ներկայացուցիչներ են, ովքեր պատասխանատու են հաճախորդների հետ հաղորդակցության որակի համար։ Հաճախորդի հետ աշխատելու ցանկացած ձախողում (մեր դեպքում՝ վերադարձի հաճախականությունը), որոնց վրա ուշադրություն են դարձնում աշխատակիցները, արտացոլվում են առաջին հերթին հաղորդակցության, ընկերության իմիջի վրա։

Բ). «Առանց փոխհատուցման» նպաստի միջոցով ներդրվել է պատասխանատվության մատրիցա, որը հնարավորություն է տալիս հստակ ուրվագծել աշխատակիցների միջև պատասխանատվության ոլորտները և որոշել այն պահը, երբ ծագում է յուրաքանչյուր աշխատողի պատասխանատվության փաստը: Այսպիսով, հեշտ է բացահայտել մեղավոր կողմին և պատժել։ Հոգեբանական տեսանկյունից հստակ սահմանված պատասխանատվության մատրիցը թույլ չի տալիս աշխատողին իր մեղքը բարդել ուրիշների վրա՝ վերականգնելով ընկերությունում արդարության և անաչառության սկզբունքը։ Այս ընթացակարգի «թափանցիկությունը» թույլ չի տա որոշ աշխատողների (մեր օրինակում՝ պահեստապետին) ձեռքերը ծալած նստել և աշխատավարձ ստանալ լավ մարդ լինելու համար, բայց ոչ աշխատող։

IN): Յուրաքանչյուր աշխատակցի ծանրաբեռնվածությունը օպտիմիզացվել է (մեր օրինակում օպերատորը բեռնաթափում է երեկոյան, բայց մյուս կողմից՝ մինչև ժամը 17-00-ը դիմումներ ներկայացնելը մոբիլիզացնում է TP-ն՝ ստիպելով նրանց ավելի լավ աշխատել ինքնակազմակերպման ռեժիմում՝ չկորցնելու համար։ հատորներ):

3. Բիզնես գործընթացների վերաճարտարագիտություն (օպտիմալացում):

Որևէ բան փոխել չցանկացող աշխատակիցների դիմադրության չհանդիպելու համար դրանց քննարկմանը ներկայացվում է առաջարկվող միջոցառումների փաթեթ։ Տնօրենը հավաքում է գործընթացի բոլոր մասերի ներկայացուցիչներին, բացահայտում խնդիրը և աշխատակիցների հետ միասին նախանշում դրա լուծման ուղիները։ Բայց մինչ առաջարկվող մեխանիզմների ներդրումը, անհրաժեշտ է փորձարկել առաջարկվող միջոցառումների փաթեթը։ Մեկ շաբաթվա ընթացքում ընդունված որոշումը մշակվում է իրական ժամանակում, ուղղվում, և միայն դրանից հետո որոշում է կայացվում փոփոխություններ մտցնելու մասին, և միայն դրանից հետո կարելի է սկսել իրականացնել գործընթացի նկարագրությունը:

Այսպիսով, բիզնես գործընթացների վերաճարտարագիտությունը թույլ է տալիս, մի ​​կողմից, ստանալ օպտիմալացման էֆեկտ՝ առանց ձեռնարկությունում գործող բիզնես մոդելի արմատական ​​խախտման, իսկ մյուս կողմից՝ իրականում բարելավել գոյություն ունեցող բիզնես մոդելը: