Pa ipak, ljudski um je uzalud pokušavao da je shvati više od 2000 godina, dok je, s druge strane, uspio, barem približno, u analizi mnogo smislenijih i složenijih oblika. Žašto je to? Zato što je razvijeno tijelo lakše proučavati nego tjelesnu ćeliju. Štaviše, prilikom analize ekonomske forme Nemojte koristiti mikroskop ili hemikalije. Oba mora biti zamijenjena snagom apstrakcije.

Karl Marx. Kapital. Tom 1. Predgovor prvom izdanju.

O poslovnim procesima se mnogo govori i to najčešće u vezi sa automatizacijom poslovanja. Koristim i ovaj termin, uključujući u svojim člancima o CRM sistemima, ERP-u, radu sa BPMN notacijama, IDEF0 i drugim alatima koji mogu biti potrebni u radu poslovnog konsultanta i implementaciji sistema automatizacije. Istovremeno, nisam našao razumljivu i detaljnu definiciju pojma „poslovni proces“ u Runetu.

Mnogi autori ga koriste "podrazumevano" kao izraz "intuitivno" bez dekodiranja, ili generalno unose dodatnu zabunu koristeći alternativnu terminologiju, na primjer, pišu "poslovni entitet" umjesto poslovnog procesa itd.

U ovom članku odlučio sam govoriti o tome što je poslovni proces, ispričati o povijesti nastanka ovog koncepta i gdje se može i treba primijeniti. Planiram i sljedeći članak posvetiti temi poslovnih procesa, u kojem ću vam reći kako pravilno koristiti poslovne procese.

Definicija poslovnog procesa

Dakle, koja je razlika između poslovnog procesa i funkcije, ili čak samo redovnog procesa? Koja je razlika između ovih pojmova? došao sam do sljedećeg zaključka:

Poslovni proces je logičan slijed radnji jedne osobe (ili više ljudi) u timu. Svrha opisa poslovnog procesa je analiza i regulisanje pojedinih radnji u timu.

Zašto stavljam poseban akcenat na ljude i tim:

1. Poslovni proces se uvijek odvija uz učešće osobe. Ako se poduzmu mjere automatski sistem ili program, to više nije posao, već tehnološki proces ili specifikacija. I tada na snagu stupaju malo drugačiji standardi, metode opisa i karakteristike implementacije.
2. Poslovni proces uvijek uključuje nekoliko ljudi, eksplicitno ili implicitno. Čak i ako osoba radi sama (na primjer, pisac), i dalje ima kupce (izdavačke agencije) i potrošače (čitaoce). Takođe, prodavac ne radi u "vakumu" - ima dobavljače i kupce proizvoda, a svi ti ljudi su takođe na ovaj ili onaj način uključeni u poslovni proces.

Zašto pišem o kolektivu, a ne o komercijalna struktura ili kompanije? Zato što se koncept poslovnog procesa može koristiti, između ostalog, za neprofitna organizacija. To može biti dobrotvorna organizacija, hitna pomoć koja posjećuje pacijenta ili čak organiziranje večere bez ikakve prodaje ili zarade. Istovremeno, moguće je opisati i poslovni proces, jer imamo ljude koji vrše neke radnje da bi dobili određeni rezultat.

Opis poslovnog procesa

Također je važno definirati opis poslovnog procesa:

Opis poslovnog procesa je opis redosleda radnji zaposlenih prilikom izvođenja određenih radnji u grafičkom i tekstualnom obliku u cilju regulisanja radnji u timu, analize i optimizacije njihovog redosleda.

I ovdje je potrebno shvatiti da poslovni proces bez opisa ne postoji. Tek u procesu opisivanja pojavljuje se poslovni proces, tj. nemoguće je ostvariti jedno bez drugog.
Istovremeno, sve radnje koje se opisuju u poslovnom procesu moraju biti logične, njihov redoslijed mora dovesti do određenog prethodno postavljenog cilja.

Opis poslovnih procesa je kreativan rad. Čak i ako opišete „šta jeste“, neke nepreciznosti su i dalje dozvoljene, uglovi su „izglađeni“, neke radnje su izostavljene radi lakše percepcije. A ako se opisuje „ono što bi trebalo da bude“, onda se na osnovu postojećeg stvara nešto novo. U isto vrijeme, poslovni analitičar je i dalje ograničen strogim ograničenjima - pravilima, sintaksom, logičkim ograničenjima.

Osobno uspoređujem stvaranje novog poslovnog procesa sa balansiranjem na tankoj niti harmoničnog spoja kreativnosti, umjetnosti i stroge matematike.

Istovremeno, morate shvatiti da nijedan poslovni proces ne može biti savršen i 100% odgovarati stvarnosti. Uvijek ima mjesta za neka pojednostavljenja i pretpostavke, negdje u primjeni i najstrožih propisa ljudski faktor pravi svoja prilagođavanja.

Osim toga, kao što znate, u svakom novom entitetu uvijek postoji mogućnost daljeg poboljšanja. I kreiranje poslovnih procesa takođe potvrđuje ovu filozofsku tezu. Koliko god se trudili da savršeno opišete poslovni proces, još uvijek postoji nešto u njemu što se također može poboljšati bilo sada ili u budućnosti.

I ovdje je vrlo važno, s jedne strane, da se sami zaustavite na vrijeme, jer će ažurirane poslovne procese implementirati stvarni ljudi koji su navikli raditi „na starinski način“, a treba voditi računa o njihovoj inerciji. razmišljanja i stepena učenja. Također, automatizacija, koja se obično uključuje u modernizaciju poslovnih procesa, zahtijeva određena ulaganja. I ovdje je potrebno krenuti od toga stvarne prilike kupac.

Poslovni konsultant mora sve to i sam jasno razumjeti, znati gdje je i na kojem nivou pretpostavki pojednostavio opis poslovnog procesa, a gdje je odlučio da neke odluke odloži za budućnost iz objektivnih razloga (finansije, ljudski faktor). I morate biti u stanju da sve ovo jednostavno i jasno objasnite šefu preduzeća.

Glavna razlika između poslovnog procesa i tehnološkog procesa je u tome što je rezultat tehnološkog procesa jedan sasvim definitivan rezultat. Na primjer, ako govorimo o proizvodnji, onda bi proizvodnja trebala biti proizvodi s određenim parametrima.

Naravno, čak iu tehnološkom procesu postoji mogućnost sklapanja braka, ali ne jedne od prirodnih opcija, već posljedica kršenja tehnološki proces. U poslovnom procesu „izlazni“ rezultat može da se razlikuje u zavisnosti od ispunjenosti određenih uslova u „telu“ poslovnog procesa, koji je obavljen bez kršenja i kvarova.

Radi jasnoće, opis tehnološkog procesa može izgledati ovako:

1. Uzimamo radni komad A;
2. Povezujemo ga sa radnim komadom B;
3. Obrađujemo pod parametrima C;
4. Dobijamo detalje.

Sve je nedvosmisleno i nisu predviđene uslovne "viljuške".

U poslovnom procesu sljedeća situacija se smatra sasvim normalnom:

1. Dobijamo ulazne podatke A:
   • Ako podaci odgovaraju uslovu B, idite na redosled radnji C;
   • Ako podaci odgovaraju uvjetu D, izvršite radnje E.
2. Rezultat se prosljeđuje na izlaz.

One. Već u algoritmu procesa predviđeni su mogući uslovi i različite radnje u zavisnosti od početnih ili međupodataka.

Istorija pojma

Više puta sam pročitao informaciju da se IDEF0 notacija poslovnog procesa pojavila skoro sredinom 19. vijeka. O periodu Drugog svetskog rata pišu realističniji autori. Ali i oni su u krivu.

Na primjer, kada sam pisao članak o IDEF0, neki čitaoci su kao primjere notiranja navodili primjere nekih uputstava ministarstava i resora tokom Prvog svjetskog rata ili čak ranije, a dijagrami i vizualni prikazi vojnih operacija su se govorili kao grafički prikaz. Ali sve ovo nije opis poslovnog procesa. Sve navedeno može se nazvati metodama, vizualnom demonstracijom, uputama, ali se ne može nazvati notacijama.

Notacije su moderan koncept, štaviše, notacije su nešto što je uhodano, standardizovano, tj. skup naredbi i notacija koje koriste mnogi ljudi, a ne samo jedna ili dvije organizacije. Možete smisliti svoj poseban jezik da opišete poslovne procese ili, na primjer, programiranje. Ali sve dok se ne “uhodi” u masovnu upotrebu, kontradikcije, dvosmislena tumačenja i drugi nedostaci se ne identifikuju i otklone, dok ne postane ustaljeni i poznati standard ljudima, ne može se nazvati notacijom. Kasnije planiram pisati više o notacijama. Vratimo se sada na pitanje nastanka pojma „poslovni proces“.

Zapravo, opis poslovnih procesa i BPMN notacija pojavili su se 70-ih godina XX vijeka, kada su informacioni sistemi počeli da se koriste svuda. I sam termin i oznake izvorno su bili potrebni upravo za razvoj informacionih sistema.

Činjenica je da se nakon početka upotrebe informacionih sistema višestruko povećala složenost organizacije rada ljudi u organizacijama. Osim toga, mašine ne razumiju apstrakciju, zahtijevaju strogi algoritam i određeni redoslijed unosa i obrade informacija. Ako je prije početka automatizacije, kada su se informacije prenosile direktno od osobe do osobe, problem međusobnog razumijevanja bio na nivou ljudskih komunikacija, sada postoji potreba da se to striktno reguliše.

Kao rezultat toga, bilo je neophodno kreirati opise poslova ne samo ljudi u organizaciji, već i njihove interakcije sa informacionim sistemima. I ovdje nije bilo dovoljno tekstualnih zapisa (uputa), gdje su svi opisi bili u slobodnom tekstualnom obliku, ispostavili su se nebitnim i nezgodnim. Postojala je potreba za standardizacijom, zapravo, da bi se stvorio poseban komandni jezik i nedvosmislen slijed radnji. Štaviše, za razliku od mašinskih jezika, ove notacije su trebale postati podjednako zgodne za prevođenje u mašinski kod i za ljudsku percepciju.

Prve metodološki razvijene notacije poslovnih procesa (a ja ću govoriti o metodološki razvijenim notacijama, na primjer IDEF3 ***) pojavile su se u američkoj vojsci. Razlog je očigledan – i tada je vojska u Sjedinjenim Državama koristila automatizaciju pomoću daljinskih veza, tj. isti sistem koji je kasnije postao internet. A sa ovim nivoom primjene informacionih sistema, potreba za notacijama poslovnih procesa bila je posebno relevantna.

*** Na temu metodološki razrađenih notacija želim reći i nekoliko riječi. Zašto sam naveo IDEF3 kao primjer: još nisam vidio metodološki razvijeniji sistem za opisivanje poslovnih procesa. Čak se i BPMN 2.0 još uvijek razvija i usavršava. A ako pročitate engleski opis IDEF3 (još nisam vidio prijevod na ruski), također ćete moći cijeniti dubinu njegovog razvoja.

Vrlo brzo, metodologija i notacije su stekle ogromnu popularnost u poslovnom okruženju.
Notacije su omogućile dobijanje alata za opisivanje interakcije ljudi i digitalnih informacionih sistema.

Uz njihovu pomoć bilo je moguće optimizirati poslovanje, tj. dobiti bolje performanse po istoj cijeni.

Prilika za optimizaciju bila je od posebnog interesa za poslovanje. Kao što znate, da biste nešto poboljšali, morate jasno razumjeti šta imate i šta želite od ovoga promijeniti. A grafički zapisi jasno su pokazali obje situacije – polaznu tačku i željeni rezultat, kao i najproblematičnija područja. Na osnovu ovih podataka pokazalo se da je mnogo lakše odabrati optimalni put rješenja i simulirati najbolju opciju nadogradnje nego bez tako praktičnih alata.

Tada su se pojavili koncepti poslovnih procesa i notacija poslovnih procesa, dva neraskidivo povezana koncepta.

Vrlo je važno shvatiti da ne postoji, na primjer, poseban „poslovni proces prodaje“. Postoji proces prodaje koji će postati poslovni proces ako se opiše pomoću notacije. One. bez opisa u zapisu poslovnog procesa, bavite se prodajom, to niko ne spori. Ali dok ne postoji definitivan, nepokolebljiv i nedvosmislen opis, vaša prodaja je fenomen, na neki način, spontan. A oni će postati poslovni proces tek nakon što budu opisani u okviru notacije i implementacije ovog opisa u praksi.

Prodaja je najjednostavniji i najočitiji primjer. Svako od nas u ulozi kupca, a mnogi od nas u ulozi prodavca, upoznati su sa ovim procesom. A svi znamo da čak i ista osoba u različitim situacijama (za različite robe, različiti kupci, po različitom vremenu i općenito, ovisno o raspoloženju) prodavat će se nešto drugačije. Ali ako opišete i jasno regulišete određeni poslovni proces, onda bez obzira na koju nogu prodavac ujutro ustao, proces prodaje će na određeni način biti standardizovan, ograničen na određene granice i, kao rezultat, stabilniji.

Zašto modelirati (opisati) poslovne procese

Kao što sam napisao više puta, radim uglavnom sa malim i srednjim preduzećima, gde pružam širok spektar usluga – od identifikovanja problema i „uskih grla“ u radu kompanije do implementacije rešenja koja sam predložio na nivou softverskih proizvoda i sistemi automatizacije.

Modeliranje poslovnih procesa pomaže u rješavanju dva problema odjednom:

• Poslovna studija. Grafički prikaz u obliku dijagrama, tj. Modeliranje poslovnih procesa omogućava vam da brzo shvatite karakteristike kompanije i identifikujete moguća uska grla.
• Pružanje vidljivosti. Kao što znate, "jedna slika vrijedi hiljadu riječi". Stoga, šematski prikaz rada kompanije pomaže menadžeru i vlasniku preduzeća da mnogo brže shvate suštinu problema i procijene predložena rješenja. U radu poslovnog savjetnika (inače, kao i specijaliste za implementaciju softverskih proizvoda) vrlo je važno da klijent razumije sve prednosti rješenja. Povratne informacije nisu ništa manje važne - menadžer na dijagramu će moći uočiti neke nedostatke čak iu fazi rasprave o projektu, a implementacija će proći bez dodatnih poteškoća i unošenja izmjena u projekat "u pokretu".

I kombinacija proučavanja istorije nastanka pojma sa mojim lično iskustvo daje sljedeću definiciju:

Poslovni procesi su potrebni da predstave složene informacije u lako razumljivom obliku za proučavanje i donošenje odluka.

Zamislite obicna kompanija, koji se sastoji od različitih odjela: računovodstva, osoblja, odjela prodaje, magacina, isporuke, proizvodnje itd. Iznad svega ovoga je jedna osoba - šef poslovanja. On fizički ne može razumjeti sve vrste poslovnih procesa na stručnom nivou. Zbog toga angažuju različite stručnjake. Ali on treba da sa svim tim efikasno upravlja, au određenim slučajevima i da se modernizuje.

Ovdje dolaze poslovni procesi. Gde određene vrste ljudske aktivnosti unutar kompanije opisane su grafičkim oznakama i predstavljene na način koji pomaže menadžmentu da shvati kako se tačno obavlja posao u svakoj od faza i šta se ovdje može poboljšati. Istovremeno, čelnik kompanije ne mora imati visoko kvalifikovanog stručnjaka određenog profila.

Naravno, na ovom nivou se ne može bez gubitka informacija. Nemoguće je grafičkim zapisom opisati sve nijanse i detalje rada svakog zaposlenika. Ali ovi gubici informacija su beznačajni za razumijevanje procesa općenito i donošenje odluke.

Kako opisati poslovne procese

Da biste dobili opis stvarno operativnih poslovnih procesa, dovoljno je samo pažljivo proučiti redoslijed radnji svakog zaposlenika. One. potrebno je dobiti informacije o ulaznim podacima za pokretanje određenog procesa, odlaznim - tj. rezultat radnji zaposlenika, kao i korak po korak popraviti radnje koje su bile potrebne.

Nakon što se prikupe sve informacije, potrebno ih je prevesti u grafičku notaciju. Ovdje je vrijedno razumjeti da se grafički zapisi smatraju "dobrom formom" kada se sastavljaju opisi poslovnih procesa. Za sebe, možete sastaviti notaciju kako želite, tekstualne opcije za opise također postoje i koriste ih, na primjer, neki programeri softvera. Ali ako pišete zapise koje će drugi ljudi čitati, bilo da se radi o programeru softvera ili direktoru kompanije, odaberite grafiku.

Razlog za ovu odluku je jednostavan: informacije se bolje percipiraju u grafičkom obliku. Ako osobi ponudite “zid teksta”, trebat će mu puno vremena i truda da shvati o čemu uopće pričate. A pokriti cijeli zadatak u ovom slučaju je gotovo nemoguće. Grafički dijagrami su druga stvar - ovdje možete proučavati poslovne procese na različitim nivoima detalja, a svako može brzo "baciti pogled na opći pogled" grafičkog dijagrama.

1. Prikupljamo učesnike u procesu (zaposlene);
2. Prikupljamo dolazne informacije potrebne i dovoljne za početak procesa;
3. Prikupljamo polovne sisteme. To može biti računovodstveni sistem, CRM, e-pošta, Excel tabele itd. Sve što se stvarno koristi u radu mora biti evidentirano.
4. Definiramo očekivani rezultat – šta će se dogoditi na kraju procesa.
5. Prikupljamo slijed radnji koje osoba izvodi.
6. Izolujemo uslove. U zavisnosti od različitih ulaznih podataka i međurezultata, akcije mogu biti različite.
7. Sve prikupljene informacije opisujemo u grafičkom obliku u prikladnoj notaciji (IDEF3, BPMN 2.0, itd.).

Pravila opisa poslovnih procesa

Gore sam mnogo rekao o kreativnost, o mogućnostima uključivanja uslova i opcija za radnje u opis poslovnih procesa. Kao rezultat toga, može se činiti da se svaki opis radnji osobe „na poslu“ može smatrati opisom poslovnog procesa. Zapravo, postoje strogi okviri i pravila koja određuju da li se lista radnji može nazvati opisom poslovnog procesa (u grafičkom ili tekstualnom obliku) ili ne:

• Kompletnost. Poslovni proces mora jasno odgovoriti na pitanje sa kojim se suočava. Ako je riječ o procesu prodaje određenog proizvoda ili usluge, onda poslovni proces mora u potpunosti opisati radnje koje su neophodne da se dobije navedeni rezultat, a kulminira upravo takvim rezultatom (uz određene pretpostavke, koje sam gore naveo).
• Konciznost. Poslovni proces mora kombinovati dovoljnost, tj. opišite sve potrebne korake i radnje, a da budete što je moguće sažetiji radi lakše percepcije. Lično sam za sebe smislio “pravilo od 15 minuta” – ako u tom periodu mogu da objasnim predstavljeni poslovni proces menadžmentu kompanije, onda se može pokazati i kupcu. Ispada brže - odlično, potrebno je više vremena i riječi - treba razmisliti o tome šta se može smanjiti i pojednostaviti.
  Jednom sam lično video grafički opis poslovnog procesa, napravljen na listu dužine 2 metra (i odgovarajuće širine). Čak je i samo razmotriti i shvatiti kuda koja strelica vodi izuzetno je teško. A kako to objasniti kupcu, ja lično ne mogu zamisliti.
  Zapamtite da osoba percipira vizualno definiranu količinu informacija, ograničenu, između ostalog, određenom veličinom lista ili ekrana (to je zbog posebnosti vida), kao i brojem elemenata (mogućnosti mozga su također ograničeno). Kupac će razumjeti jednostavan i koncizan poslovni proces jednostavnim "pokrivanjem" šeme jednim pogledom. Složeni i prezasićeni detaljima, moraćete da učite više od jednog sata samo da biste razumeli šta je tamo prikazano. Najvjerovatnije, šef kompanije, koji nije stručnjak za rad pojedinih odjela, a također je ograničen u količini slobodnog vremena, jednostavno neće proučavati tako složenu strukturu i neće razumjeti suštinu čak ni naj isplative ponude.
• Upotreba općeprihvaćenih notacija. Nemojte izmišljati vlastitu notaciju i pravila. Koristite notacije koje se koriste u cijelom svijetu. Vidio sam u knjigama nekih domaćih autora pokušaje kreiranja vlastite notacije. I, da budem iskren, nikada nisam shvatio zašto otežavaju život sebi i svojim čitaocima. Ovdje, kao i kod jezika - možete smisliti svoj poseban jezik, ali ga niko osim vas neće razumjeti. A ako se pokaže da je sličan postojećim, može se pojaviti i zabuna. Ili ćete se smatrati nepismenim, jer ne koristite interpunkciju, deklinirane riječi itd. prema pravilima poznatih jezika. Tako je i sa notacijama - postoje već uhodane, poznat ljudima i, što je takođe važno, intuitivne notacije. Zbog toga su postali popularni jer su u procesu stvaranja i poboljšanja stalno testirani na jednostavnost, jednoznačnost i praktičnost. Ako koristite gotove notacije, bit ćete shvaćeni, percipirani kao stručnjak, a sama pravila notacije će vas spasiti od logičkih grešaka. Ja lično preporučujem IDEF3 i BPMN 2.0.
• Svi učesnici u poslovnom procesu moraju biti uzeti u obzir i direktno naznačeni. I to se mora učiniti bez korištenja fusnota s numeracijom, komentara u objektima Swimm linija (posebne fusnote) itd. Obožavatelji često "griješe" s tim da kreiraju vlastite dizajne umjesto da koriste gotove notacije. Negde im imena ne odgovaraju, negde misle da će dugo ime u telu poslovnog procesa biti nezgodno. Kao rezultat toga, ili morate u fusnotama tražiti o kome se tačno radi, ili kreatori takvih poslovnih procesa jednostavno zaborave da naznače nekog od učesnika.
• User-friendly opis. Najvažnije je da vaš potrošač, onaj koji će čitati ovu oznaku, mora brzo i, idealno, čak i bez vaših objašnjenja, shvatiti opis poslovnog procesa.

Sve ostalo zavisi samo od vas i potrošača opisa poslovnog procesa. Ako stvarno volite korištenje različitih boja (za strelice ili predmete), mislim da je ovo sasvim prihvatljivo. Također možete kreirati zapise ne samo u alatima koje sam predložio, već u bilo kojem okruženju koje vam odgovara. Ako notacija slijedi gore navedena pravila i razumljiva je vašem potrošaču, stvorili ste upravo ono što vam je potrebno. A ovo je zaista opis poslovnog procesa, profesionalan i optimalan za rad.

Uobičajeni mitovi i zablude

Nemojte "izmišljati točak"! Nema potrebe da izmišljate sopstvene note.

Često, umjesto proučavanja karakteristika postojećih notacija, ljudi crtaju grafove slobodnog oblika u različitim grafičkim programima.

Ne preporučujem ovo da radite. Prvo, kada koristite gotove alate, ne morate izmišljati vlastite oznake i standarde. O svemu se odavno misli. Istovremeno, standardne notacije su zaista intuitivne, čitaju se nedvosmisleno i poznate su mnogim ljudima. Drugo, gotovi sistemi (IDEF3, BPMN 2.0, itd.) imaju dobro razvijenu metodologiju i stroga ograničenja. Mogu se percipirati kao programski jezik i okruženje za rad sa ovim jezikom. Ovdje jednostavno nećete moći napraviti mnogo grešaka, standardi sintakse i samo okruženje će vas spasiti od toga (ograničenja u uređivaču, automatske provjere).

Nemojte brkati opise poslovnih procesa kompanije i poslovnih procesa IT sistema.

U mnogima automatizovani sistemi, na primjer, 1C ili Zoho CRM, postoje vlastiti entiteti koji se nazivaju "poslovni procesi". Ali ti entiteti nemaju nikakve veze s poslovnim procesima opisanim u ovom članku. Smatrajte ih "homonimima", tj. čini se da termini zvuče isto, ali u našem slučaju to je opis rada kompanije, au IT sistemima naziv grupe funkcija i izvještaja.

Česta greška: Poslovni proces nužno donosi vrijednost (profit).

Čak sam od poznatih govornika čuo da bi poslovni procesi trebali biti profitabilni. Štaviše, vidio sam čak i “analizu grešaka” prilikom kreiranja poslovnog procesa, u kojem se dosta pažnje poklanja činjenici da 70% akcija nema nikakvu vrijednost.

Zapravo, poslovni procesi su različiti. Rezultat nekih će zaista biti ostvarivanje profita, na primjer, direktna prodaja. U drugim slučajevima teško je govoriti o sticanju vrijednosti i, općenito, o vrednovanju radnji sa ove tačke gledišta. Na primjer, kako možete procijeniti vrijednost poslovnog procesa otpreme robe ili generiranja i slanja poreznih prijava?

Smatram da poslovni proces ne mora nužno donijeti nikakvu vrijednost, ako ga shvatimo kao direktnu dobit kompanije. Uvođenje procesno orijentisanog pristupa i implementacija poslovnih procesa fokusirani su više na nešto drugo – na očuvanje vrijednosti, tj. dobijanje više performansi po istoj ceni.

Da li je moguće stvoriti idealan poslovni proces – kada treba stati?

br. Poslovni proces treba da bude jednostavan, razumljiv, zgodan, čitljiv. Ali nikada neće biti savršeno.

Kad sam počinjao da radim, meni se samoj uvijek činilo da ne radim na nečemu, negdje je moglo bolje. I često su me klijenti tražili da detaljno i detaljnije opišem ovaj ili onaj proces. I smatrao sam to svojim nedostatkom.

Zapravo, na osnovu svega navedenog, modeliranje poslovnih procesa je neka vrsta pretpostavke, kreativnog procesa. S druge strane, jedno vrijeme nisam znao ni šta da odgovorim na zahtjeve da se više opiše „ovo“ i „tamo“. Ali s vremenom sam shvatio da poslovno modeliranje nije samo kreativnost, već neka vrsta dijalektičkog procesa. I samo kreiranje poslovnog procesa uvijek će nositi svoju negaciju. Ovdje zaista vrijedi pristupiti pitanju sa filozofske tačke gledišta. A kada kreiramo poslovni proces, moramo imati na umu da ne možemo pokriti sve odjednom, pa će stoga uvijek biti nesavršen. Ali u isto vrijeme, mi već polažemo u to šta ćemo unaprijediti u budućnosti. Ovome vrijedi pristupiti jednostavno kao činjenici.

Vaš poslovni proces mora riješiti zadatak, odgovoriti na pitanje koje se razmatra u okviru projekta. Sve ostalo je stvar buduće moguće saradnje. Upravo na taj način vrijedi objasniti kupcima zašto neke procese ne detaljizirate ili nacrtate neki drugi poslovni proces vezan za ovaj o kojem se raspravlja.

Dodijelite takozvani vertikalni i horizontalni opis poslovnih procesa.

Uz vertikalni opis prikazane su samo aktivnosti i njihov hijerarhijski red u stablu poslovnog procesa. U ovom slučaju postoje samo vertikalne veze između roditeljskih i podređenih poslova.

Horizontalni opis poslovnog procesa takođe pokazuje kako su ovi radovi međusobno povezani, kojim redosledom se izvode, koje informacije i materijalni tokovi krećući se između njih. U ovom slučaju, horizontalne veze se pojavljuju u modelu poslovnog procesa između razni radovi, koji čine proces (slika 1.2).

Slika 1.2 "Horizontalni i vertikalni opis poslovnih procesa"

Specijalisti u organizacioni dizajn koristiti drugačiju terminologiju pri opisivanju poslovnih procesa. Na primjer, vertikalni opis poslovnih procesa neki nazivaju funkcionalnim opisom aktivnosti, a horizontalni opis naziva se opis procesa ili jednostavno opis poslovnih procesa.

Načini opisivanja poslovnih procesa.

Pogledajmo glavne pristupe horizontalnom opisu poslovnih procesa. Trenutno postoje tri glavna načina opisa (slika 1.3).

Prvi način nije ništa drugo do tekstualni sekvencijalni opis poslovnog procesa. Primjer tekstualnog opisa fragmenta poslovnog procesa je sljedeći tekst: "Odjel prodaje sastavlja kupoprodajni ugovor i dogovara ga s pravnom službom."

Mnogi ruske kompanije su razvili i koriste regulatorne dokumente u svojim aktivnostima, od kojih su neki procesni propisi i nisu ništa drugo do tekstualni opis poslovnih procesa.

Za potrebe analize i optimizacije poslovanja preduzeća ova metoda nije prikladna. Činjenica je da je opis poslovnog procesa nemoguće sistematski razmatrati i analizirati u tekstualnom obliku. Tekstualne informacije ljudski mozak percipira sekvencijalno. Na primjer, kada osoba pročita propis i dođe do njegovog kraja, gotovo uvijek zaboravi na ono što je bilo na početku dokumenta. Drugi nedostatak tekstualnog predstavljanja poslovnog procesa je vezan za činjenicu da je ljudski um uređen tako da može efikasno da radi samo sa slikama. Kada percipira i analizira tekstualne informacije, ljudski mozak ih razlaže na brojne slike, što zahtijeva dodatno vrijeme i mentalni napor. Stoga, kada se koristi tekstualni opis poslovnih procesa, učinak i kvalitet odluka za optimizaciju aktivnosti ostavlja mnogo željenog, što je posebno izraženo kada odluku donosi grupa ljudi.

U to vrijeme, stručnjaci informacione tehnologije razvili strukturiraniji pristup opisivanju poslovnih procesa. Predložili su da se poslovni proces razbije na ćelije strukturirane tabele, u kojoj svaka kolona i red imaju određenu vrijednost. Ova tabela je lakša za čitanje, iz nje je lakše shvatiti ko je za šta odgovoran, kojim redosledom se posao obavlja u poslovnom procesu, a samim tim i poslovni proces je lakše analizirati. Tabelarni oblik opisa poslovnih procesa je efikasniji od tekstualnog oblika i trenutno ga aktivno koriste stručnjaci za informacione tehnologije za opisivanje poslovnih procesa primijenjenih na zadatke automatizacije.

V U poslednje vreme Grafički pristupi se intenzivno razvijaju i koriste u opisivanju poslovnih procesa. Prepoznato je da su grafičke metode najefikasnije u rješavanju problema vezanih za opis, analizu i optimizaciju aktivnosti kompanije.

Pokazalo se da je grafika dobra jer grafičke informacije koje se nalaze u vidnom polju osobe istovremeno percipira njegov mozak. Druga prednost se odnosi na činjenicu da je menadžer osoba sa desnim razmišljanjem i razmišlja u obliku slika. On razlaže sve tekstualne informacije u slike. U slučaju kada mu se informacije prezentiraju u obliku grafičkih slika, njegova sposobnost analize i donošenja odluka značajno se povećava. U knjizi će se uglavnom razmatrati grafički pristupi opisivanju procesa, jer su se dobro dokazali i mogu se efikasno koristiti za optimizaciju aktivnosti organizacije.

Slika 1.3 "Metode opisivanja poslovnih procesa"

Opis okruženja poslovnog procesa.

Prvi korak u opisivanju poslovnog procesa je opis njegovog okruženja, koji je skup ulaza i izlaza poslovnog procesa, koji označava dobavljače i kupce. Dobavljači procesa i kupci mogu biti interni ili eksterni. Interni dobavljači i kupci su odjeli i zaposlenici kompanije sa kojima je razmatrani poslovni proces u interakciji.

Pogledajmo sljedeći primjer. U poslovnom procesu „Traženje, izbor i prijem zaposlenog u kadrove kompanije“, prijava za izbor radnika iz profilne divizije, koja je u ovom slučaju interni dobavljač procesa, označena je kao an input. Kao rezultat procesa razmatran je angažovani radnik koji se šalje u ovo profilno odeljenje, au ovom slučaju profilno odeljenje je i interni klijent poslovnog procesa.

Opisivanjem ulaza, izlaza, dobavljača i kupaca, horizontalni opis poslovnog procesa omogućava vam da jasnije opišete poslovni proces i njegove granice. Ovo je jedna od njegovih prednosti u odnosu na vertikalni opis.

Pogledajmo sljedeći primjer. U jednom preduzeću je urađen vertikalni opis aktivnosti u okviru kojeg je formulisana lista procesa i aktivnosti koje se implementiraju u kompaniji. Među ovim poslovnim procesima, postojao je i proces pod nazivom „Komisioniranje“. Novozaposleni koji su dolazili u kompaniju dugo nisu mogli da shvate o kakvom se poslovnom procesu radi. Zanimljiva je činjenica da su zaposleni koji su radili nekoliko godina u ovoj organizaciji zbunjeno i različito objasnili njenu strukturu.

Za vertikalni opis aktivnosti ovo se smatra sasvim prirodnom situacijom, jer nije moguće jasno definirati poslovni proces samo jednim imenom. Kada je ova organizacija primenila horizontalni opis, u okviru kojeg je opisano okruženje ovog procesa, pokazalo se sledeće. Ulaz poslovnog procesa Puštanje u rad bio je zahtjev za set narudžbi, koji je dolazio od internog dobavljača procesa - odjela prodaje. Izlaz ovog procesa je prikupljena narudžba, čiji je interni kupac bio odjel za otpremu, koji je zatim isporučio narudžbu vanjskom kupcu. Sada možete pretpostaviti da je ovaj poslovni proces „Komisija“ povezan sa skupom narudžbi za kupca koje su se odvijale u skladištu. Samo opis ulaza i izlaza omogućava vam da precizno i ​​konkretno opišete granice poslovnog procesa, a često je gotovo nemoguće bez horizontalnog opisa poslovnih procesa u teškim situacijama.

Slika 1.4 "Dijagram okruženja poslovnog procesa"

Klasifikacija ulaza i izlaza poslovnog procesa.

Kada se opisuje okruženje poslovnog procesa, potrebno je njegove ulaze i izlaze podijeliti na dva tipa: primarne i sekundarne. Ova podjela rezultira na primarne i sekundarne ulaze, kao i na primarne i sekundarne izlaze.

Ovo je učinjeno kako se ne bi narušio princip Pareto 20 sa 80. Činjenica je da kada se opiše okruženje poslovnog procesa, broj različitih ulaza i izlaza se ispostavlja veoma velikim, zbog čega se opisano okruženje pretvara biti izuzetno velik i zasićen. To zahtijeva puno vremena i truda, dok će informacije od malog značaja za analizu i donošenje odluka u velikoj mjeri ometati, što u budućnosti može dovesti do neuspjeha projekta optimizacije aktivnosti kompanije. Kako bi se odvojilo bitno od nebitnog, koristi se podjela ulaza i izlaza poslovnog procesa na primarne i sekundarne. Da biste to učinili, da biste izvršili takvu podjelu, trebate koristiti sljedeće definicije date u tabeli 1.1 i primjerima.

Tabela 1.1 - "Karakteristike primarnih i sekundarnih ulaza i izlaza poslovnog procesa"

	Definicija i karakteristike
primarni izlaz	Glavni rezultat za koji postoji poslovni proces. Određuje se svrhom, svrhom poslovnog procesa.
sekundarni izlaz	Nusproizvod poslovnog procesa koji mogu potraživati ​​sekundarni kupci. To nije glavna svrha poslovnog procesa.
Primarni unos	Tok objekata koji inicira "start" poslovnog procesa - narudžba kupca, plan nabavke itd.
Sekundarni ulaz	Tokovi objekata koji obezbeđuju normalan tok poslovnog procesa – standardi, pravila, mehanizmi izvođenja radnji, oprema itd.

Primarni input je ulaz koji inicira početak poslovnog procesa. U primjeru poslovnog procesa Puštanje u rad, zahtjev za skup narudžbi je primarni ulaz. U ovom procesu, prilikom preuzimanja narudžbe, slagači koji biraju narudžbu koriste kontejnere, koji su također ulaz, ali je to sekundarni ulaz, ne pokreće poslovni proces.

Kada opisujete poslovni proces, morate se fokusirati na opis primarnih inputa i pokazati ih. Možete zaboraviti na sekundarne ulaze. Oni će biti automatski opisani u daljem detaljiziranju procesa, jer na nižem nivou postoje operacije za koje su ovi ulazi primarni.

Isto važi i za izlaze. Primarni izlaz je izlaz za koji proces postoji. U primjeru poslovnog procesa Puštanje u rad, primarni izlaz je prikupljeni nalog. U ovom poslovnom procesu bilo je i drugih rezultata. Ako bi se skladišna ćelija u kojoj se nalazila određena robna jedinica ispostavila da je prazna, onda je sastavljač o tome obavijestio skladišne ​​radnike, čiji je zadatak bio poslovni proces „Hranjenje ćelija“. Ova informacija je također izlaz, ali taj izlaz nije primarni za poslovni proces Puštanja u pogon, zbog kojeg proces ne postoji. Stoga je sekundarno.

Ovaj primarni-sekundarni alat treba koristiti kako bi se pojednostavio, ubrzao i poboljšao kvalitet rada na opisivanju i optimizaciji aktivnosti kompanije. Pravilo za njegovu upotrebu je sljedeće. Kada se opisuje okruženje poslovnog procesa, naglasak treba staviti na opis njegovih primarnih ulaza i izlaza. Sekundarni ulazi i izlazi moraju biti opisani na detaljnijem nivou kada postoje podprocesi za koje ovi ulazi i izlazi postaju primarni.

Opis poslovnih procesa najvišeg nivoa.

Klasičan pristup opisu poslovnih procesa.

Nakon opisa okruženja poslovnog procesa, sljedeći korak je opisivanje njegove interne strukture. Uz vertikalni opis prikazan je rad iz kojeg se sastoji poslovni proces. Faza horizontalnog opisa opisuje interakcije između poslova, uključujući tokove materijala i informacija.

Trenutno postoji nekoliko desetina pristupa ili standarda za opisivanje poslovnih procesa – ARIS, IDEF0 itd. Istovremeno, ljudi koji žele da ovladaju vještinama opisivanja i optimizacije poslovnih procesa često se suočavaju sa teškim zadatkom razumijevanja sve te raznolikosti i izrade konačna odluka o tome koji standard koristiti u ovoj situaciji.

Naizgled složen opis poslovnih procesa je prenapuhan. Klasična tehnologija za opisivanje poslovnih procesa, koja je razvijena u zoru rađanja tehnologija upravljanja procesima, prilično je jednostavna i sastoji se od samo dva standarda za opisivanje poslovnih procesa – DFD i WFD. Većina ostalih modernih standarda, uprkos različitim nazivima, predstavljaju male varijacije i dodatke dvama klasičnim pristupima DFD i WFD.

Prema klasičnom pristupu, DFD standard, koji je skraćenica za dijagram toka podataka, je dijagram toka podataka koji se koristi za opisivanje poslovnih procesa najvišeg nivoa. Zauzvrat, WFD standard je skraćenica za Dijagram toka rada i dijagram je toka posla koji se koristi za opisivanje poslovnih procesa. niži nivo. Dijagram toka posla ima drugo ime - dijagram algoritma.

Pogledajmo ova dva standarda koji čine klasičnu metodologiju za opisivanje poslovnih procesa.

Dijagram toka podataka - DFD

Standardni opis poslovnog procesa DFD - Diagram toka podataka preveden je kao dijagram toka podataka i koristi se za opisivanje procesa najvišeg nivoa.

Dijagram toka podataka prikazuje aktivnosti koje su dio opisanog poslovnog procesa, a također prikazuje ulaze i izlaze svake od aktivnosti. Ovi ulazi i izlazi su informacije ili materijalni tokovi. U ovom slučaju, izlazi jednog posla mogu biti inputi za druge.

Ulazi i izlazi koji su prikazani u opisu okruženja poslovnog procesa su eksterni. Eksterni ulazi na DFD dijagramu dolaze izvan provajdera procesa, a eksterni izlazi idu van klijenta procesa. Prilikom izrade DFD dijagrama poslovnog procesa, potrebno ih je prenijeti iz dijagrama procesnog okruženja u DFD dijagram. Za konačni opis poslovnog procesa, ostaje da se opiše samo interni tokovi informacija i materijala. Svaki od njih je izlaz jednog od radova i istovremeno je ulaz za drugi (slika 1.5).

Slika 1.5 "Dijagram toka podataka - DFD"

Kada gradite DFD dijagram poslovnog procesa, morate imati na umu da ovaj dijagram prikazuje tokove materijala i tokovi informacija i ni na koji način ne govori o vremenskom slijedu radova. U većini slučajeva, vremenski slijed rada poklapa se sa smjerom toka u poslovnom procesu. U opštem slučaju, to nije tačno, jer mogu postojati slučajevi slični primeru prikazanom na Sl. 1.6.

Slika 1.6 „Primjer nepodudaranja vremenske sekvence

radovi i pravac kretanja dokumenta"

U ovom primjeru, drugi posao je započeo prije prvog posla, ali se dokument pomiče s prvog posla na drugi. Zato je standard DFD pogodan za opisivanje poslovnih procesa ili makroprocesa najvišeg nivoa, u čijem opisu je, u opštem slučaju, nemoguće navesti vremenski slijed rada, jer se svi poslovi obavljaju istovremeno ili tamo postoji nekoliko opcija za različite sekvence, koje, osim toga, mogu ovisiti o različitim točkama vida. Pogledajmo primjer poslovnog procesa prikazanog na Sl. 1.7.

Slika 1.7 "Primjer poslovnog procesa najvišeg nivoa"

Ako kompanija koristi radnu šemu<на склад>, onda se na pitanje šta se dešava pre kupovine proizvoda ili njegove prodaje mogu dati dva različita odgovora, zavisno od dva razne situacije. Ako je određeni proizvod na zalihama, tada je njegova kupovina na vrijeme važnija od prodaje. Ako, kada klijent kontaktira, nema proizvoda na lageru i klijent je spreman da sačeka dok se kupovina ne obavi, tada proces prodaje počinje na vreme ranije od kupovine, a završava se kasnije. Stoga je pri opisivanju ovog poslovnog procesa i sličnih procesa preporučljivo koristiti DFD standard, koji se ne fokusira na vremenski slijed rada.

Prilikom izrade DFD dijagrama poslovnog procesa potrebno je prikazati i odjele i pozicije uključene i odgovorne za izvođenje poslova koji su dio procesa. Preporučuje se da se svakom djelu dodijeli broj ili identifikator, kao i da se koriste dva pravila pri formulisanju naziva djela.

Pravilo 1. Naslovi djela moraju biti formulisani prema sljedećoj formuli.

Naziv posla = Radnja + Objekt na kojem se radnja izvodi

Na primjer, ako je ovaj rad povezan s akcijom prodaje proizvoda, onda ga treba pozvati<Продажа продукции>, a još je bolje navesti o kakvom se proizvodu radi. U ovom slučaju<Продажа>je akcija i<продукция>- predmet na kojem se vrši radnja prodaje.

Pravilo 2. Prilikom formulisanja naslova rada treba nastojati da koristite kratku i jezgrovitu formulaciju, što će povećati efikasnost daljeg rada na optimizaciji poslovnog procesa. Idealna opcija je slučaj kada je naslov rada formuliran pomoću 2-3 riječi. U krajnjem slučaju, trebali biste nastojati da ne koristite više od 50 znakova u naslovu. U teškim slučajevima preporučuje se i za svaki kratko ime raditi da je natjeram Detaljan opis staviti u pojmovnik.

Prilikom formulisanja naziva materijala i tokova informacija, treba koristiti slična pravila. U ovom slučaju, drugo pravilo se koristi bez promjena, a prvo pravilo je formulirano sljedećom formulom:

Naziv niti = Objekt koji predstavlja nit + Status objekta

Na primjer, ako govorimo o proizvodima koji su isporučeni klijentu, onda ovaj tok treba formulirati na sljedeći način -<Продукция, отгруженная>ili<Продукция, отгруженная клиенту>. U ovom slučaju<Продукция>je objekt koji predstavlja tok, i<отгруженная клиенту>- status objekta.

Izgradnja mreže poslovnih procesa.

U projektu za opisivanje i optimizaciju aktivnosti organizacije, preporučljivo je razviti DFD šemu na najvišem nivou - nivou kompanije u cjelini. Prilikom identifikacije poslovnih procesa razvija se stablo poslovnih procesa u kojem su procesi razvrstani na osnovne, potporne i upravljačke. Osnovni cilj ove klasifikacije je olakšati rad na identifikaciji procesa, smanjiti vjerovatnoću propuštanja važnih procesa, kao i vizuelno predstavljanje odabranih poslovnih procesa, podijeljenih u male grupe.

Još jedan vizuelni prikaz poslovnih procesa kompanije je procesna mreža, koja predstavlja DFD dijagram zasnovan na poslovnim procesima koji čine stablo.

Prilikom izgradnje okruženja poslovnog procesa opisani su ulazi i izlazi. Ulaz i izlaz svakog poslovnog procesa su, respektivno, izlaz i ulaz za drugi poslovni proces ili eksterni entitet sa kojim organizacija komunicira. Interakcije između poslovnih procesa koji čine stablo prikazane su pomoću mreže procesa (slika 1.8).

Slika 1.8 "Razvoj mreže poslovnih procesa"

Hijerarhijski odnosi i klasifikacija poslovnih procesa na mreži procesa nisu prikazani kako se ne bi zatrpao model. Za razliku od stabla poslovnih procesa, procesna mreža pruža potpuniji sistemski pogled na aktivnosti organizacije, jer vam omogućava da prikažete ne samo elemente organizacije, već i interakcije između njih. Osim toga, procesna mreža osigurava da se razvijeni model aktivnosti organizacije provjerava na integritet, ispravnost identifikacije poslovnih procesa i opisivanja njihovog okruženja. Ako se izlaz jednog od poslovnih procesa, na primjer, dokumenta, ne koristi nigdje drugdje, odnosno nije ulaz za drugi poslovni proces ili eksterni entitet, onda to znači sljedeće. Prvo, opisani izlaz poslovnog procesa je ili pogrešan ili suvišan. U suprotnom, morate pronaći poslovni proces za koji je ovaj izlaz ulaz i precizirati dijagram okruženja ovog poslovnog procesa.

U praksi, procesna mreža se često naziva mreža ili dijagram interakcije poslovnog procesa. Razlika između procesne mreže i klasične DFD šeme je u tome što je na mreži potrebno prikazati eksterne entitete sa kojima su u interakciji poslovni procesi kompanije - kupci, dobavljači, banke itd. Na sl. 1.9 je primjer mreže poslovnih procesa za proizvodnu kompaniju.

Slika 1.9 “Primjer mreže poslovnih procesa”

Opis poslovnih procesa nižeg nivoa.

Dekompozicija poslovnog procesa.

Prilikom izrade DFD dijagrama poslovnog procesa potrebno je koristiti pravilo “7” prema kojem je potrebno odabrati takav nivo apstrakcije i detaljnosti u kojem će se dijagram poslovnog procesa sastojati od prosječno sedam radi. Upotreba većeg detalja, a samim tim i broja radova dovešće do snažnog kompliciranja šeme i smanjiti mogućnost provođenja kvalitativne analize poslovnog procesa. To je, pak, zbog činjenice da osoba može efikasno upravljati ne više od sedam različitih objekata. Upotreba malih detalja i manjeg broja radova u dijagramu poslovnog procesa dovešće do toga da će radovi biti dovoljno uvećani za to, a to će smanjiti i mogućnost njihove kvalitativne analize i optimizacije.

Ako je za postizanje ciljeva optimizacije poslovnog procesa potrebna njegova veća detaljnost, onda se to mora učiniti dekompozicijom rada komponenti procesa. Da bi se to postiglo, svaki ili dio posla procesa se smatra podprocesom i opisuje kao poseban dijagram poslovnog procesa drugog nivoa (slika 1.10).

At klasični pristup opis poslovnih procesa za razvijenu šemu drugog nivoa može se koristiti i DFD i WFD format opisa, u zavisnosti od nivoa i globalnog obima posla. Ako je djelo globalno i ne može se predstaviti kao vremenski niz manjih djela, onda se za njegov opis koristi DFD standard. Inače, preporučljivo je opisati rad pomoću WFD modela.

Ako je potrebno, rad na dijagramu procesa drugog nivoa može se dekomponovati na dijagrame poslovnog procesa trećeg nivoa itd. Dekompoziciju poslovnog procesa treba nastaviti sve dok se ne ostvare ciljevi njegovog opisa. U ovom slučaju, zgodno je koristiti koncepte ugniježđenog procesa ili podprocesa. Na sl. 1.9 dijagram toka rada 3 je ugniježđeni proces ili podproces procesa najvišeg nivoa. Slično, tokovi posla 3.1 i 3.4 su ugniježđeni procesi ili podprocesi drugog nivoa procesa.

Kao rezultat, opis poslovnog procesa je hijerarhijski uređen skup DFD i WFD šema, u kojima se šeme najvišeg nivoa odnose na šeme nižeg nivoa. Pri tome, DFD šeme koje se koriste na višim nivoima se dekomponuju ili se nazivaju DFD i WFD šemama. WFD šeme koje se koriste na nižim nivoima su dekomponirane ili se odnose samo na WFD šeme

Izgradnja dijagrama toka rada - WFD

Kada se opisuju poslovni procesi nižeg nivoa, koriste se malo drugačiji dijagrami procesa, koji se nazivaju WFD - Work Flow Diagram, što se prevodi kao dijagram toka posla. Na ovom dijagramu se pojavljuju dodatni objekti uz pomoć kojih se opisuje proces: logički operatori, događaji početka i kraja procesa, kao i elementi koji pokazuju vremenska kašnjenja (slika 1.11).

Uz pomoć logičkih operatora, koji se nazivaju i blokovi odlučivanja, oni pokazuju alternative koje se javljaju u procesu, pokazuje u kojim slučajevima se proces odvija prema jednoj tehnologiji, a u kojim prema drugoj. Na primjer, korištenjem ovih elemenata može se opisati situacija u kojoj se ugovor čija je vrijednost manja od određenog iznosa dogovara jedna grupa zaposlenih, a ugovor sa višom vrijednošću dogovara složenijom tehnologijom, tj. u čijem lancu učestvuje više zaposlenih.

Događaji početka i završetka procesa označavaju kada proces počinje i završava. Za strogo formalizovane poslovne procese, kao što je budžetiranje, na primer, vreme može delovati kao događaj.

U slučajevima kada se opis poslovnog procesa sprovodi u cilju njegove dalje vremenske optimizacije, koriste se elementi vremenskog kašnjenja koji pokazuju mesta na kojima postoji vremenski razmak između sekvencijalno izvedenih radova. U ovom slučaju, sljedeći rad počinje tek neko vrijeme nakon završetka prethodnog.

U klasičnom WFD pristupu, dokumenti nisu prikazani u ovom dijagramu, jer se ovi dijagrami koriste za opisivanje procesa nižeg nivoa koji sadrže detaljan rad, i po čijem nazivu je jasno šta je ulaz, a šta izlaz.

Slika 1.11 "Dijagram toka rada - WFD"

Posebnost WFD - dijagrama je da strelice između operacija poslovnog procesa ne označavaju tokove objekata (informacija i materijala), već tokove ili vremensku sekvencu rada.

Dakle, uz pomoć dvije klasične šeme DFD i WFD moguće je detaljno opisati sve poslovne procese kompanije.

Dijagram poslovnog procesa odražava njegovu suštinu i mehanizam rada. Stvoriti kolo, samo po sebi, nije teško. Dovoljno je razumjeti na koja pitanja shema treba odgovoriti i pridržavati se algoritma kreiranja. Ako jedva čekate da počnete kreirati modele ili ne znate odakle da počnete, ovaj članak je za vas.

Želim da vas podsjetim da prije nego što počnete da opisujete poslovne procese, morate to učiniti. kompanije su platforma sa koje treba početi.

Algoritam koji ovdje predstavljam bit će koristan onima koji će tek opisati poslovne procese. Za one koje sam obučavao, članak će biti odlično ponavljanje onoga što je prošlo))))

Dijagram poslovnog procesa - uputstva za nestrpljive

1 - Definirajte granice procesa

Svaki poslovni proces počinje i završava se događajem. Prva stvar koju treba učiniti je označiti početak i kraj događaja.

2 - Nacrtajte glavne blokove procesa

Rasporedite glavne blokove (podprocese, operacije) redosledom kojim se izvode.

Nemojte komplicirati shemu u ovoj fazi. Prikažite blokove kao da proces radi savršeno.

3 - Dodajte viljuške i druge događaje

A sada je vrijeme da malo iskomplikujemo stvari. Dodajte glavne opcije razvoja procesa i glavne međudogađaje. Dopunite dijagram operacijama koje nedostaju.

4 - Odredite uloge učesnika u procesu

U poslovnim procesima ne postoje pozicije ili određeni zaposlenici. Umjesto toga, koristi se koncept uloge. Jedan zaposleni može obavljati više uloga. Jednu ulogu može obavljati više zaposlenih. Pozicija se sastoji od skupa uloga.

Dodajte operacije koje nedostaju po potrebi.

5 - Postavite dokumente na dijagram

Dokument nije nužno službeni papir sa sedam potpisa. Sa stanovišta upravljanja poslovnim procesima, dokument je informacija na bilo kom nosaču informacija. E-mail, izvještaj, prezentacija, SMS - sve su to dokumenti.

Ponekad je potrebno prikazati međuproizvode. To su praznine, poluproizvodi ili jednostavno važni dijelovi posla koji prelaze iz jednog procesa u drugi. Dodajte ih u ovoj fazi. Neophodno.

6 - Dodajte rabljene programe i baze podataka

Proces bi trebao odražavati koje programe i baze podataka koristi.

7 - Rasporedite alate i materijale

Ako se u procesu koriste alati i/ili materijali, to bi također trebalo biti prikazano. Glavne tačke se mogu identifikovati na dijagramu poslovnog procesa. Detaljan opis najbolje je dati u komentarima i posebnim dijelovima opisa. Odlična opcija je sastavljanje dijagrama koji je posebno fokusiran na upotrebu alata i materijala. U takvoj šemi naglasak nije na toku posla, već na tome kako, u kojoj količini i koji materijali se koriste u poslovnom procesu.

8 - Definirajte indikatore učinka u poslovnom procesu

Postavite na dijagram poslovnog procesa indikatore učinka koji se na ovaj ili onaj način uzimaju u obzir u sistemu.

9 - Povežite primljenu šemu sa drugim procesima

Svaki poslovni proces je samo dio većeg sistema. Svi procesi su međusobno povezani. U suštini, veza je nešto što proces razmjenjuje sa drugim procesima. Imajte na umu da morate navesti pprocese s kojima je trenutni proces povezan i šta razmjenjuju.

10 - Provjerite rezultirajući model poslovnog procesa

U principu, shema je spremna. Dijagram poslovnog procesa treba da odgovori na sljedeća pitanja:

• Gdje počinje i gdje završava poslovni proces?
• Koje procese uključuje? Šta se razmjenjuje?
• Koje se operacije izvode? kojim redom?
• Ko obavlja aktivnosti u procesu?
• Koji se dokumenti koriste i pojavljuju u procesu? U kojim operacijama se koriste/pojavljuju ovi dokumenti?
• Koji se alati, materijali, softver i baze podataka koriste u procesu iu kojim operacijama?
• Koji se pokazatelji uspješnosti i gdje tačno evidentiraju u poslovnom procesu?

Dobro pripremljena šema treba da bude laka za razumevanje i dovoljno informativna.
Dijagram poslovnog procesa trebao bi biti razumljiv “čovjeku na ulici”.
Dijagram poslovnog procesa, u fazi opisa, treba da odražava kako se proces izvodi u stvarnom životu.

Ovaj algoritam će vam omogućiti da jednostavno i brzo opišete potrebne poslovne procese. Zatim ću detaljno govoriti o opisu poslovnih procesa. Ostati u kontaktu.

Kao što je u industriji nemoguće stvoriti proizvod bez crteža, tako je nemoguće dizajnirati proces bez opisa. Opis je „crtež“ procesa, kreiranjem kojeg dobijate priliku da ga promijenite u željenom smjeru, a samim tim i upravljate njime. Za pisanje opisa poslovnog procesa, prije svega, potrebno je definirati njegove elemente. Ovo su:

Funkcije (operacije, akcije);

Događaji (neke metode koriste termin "stanja");

Resursi, među kojima se posebno izdvajaju dvije grupe: o izvođači - uloge, zaposleni, pozicije, odjeli o informacionih resursa— dokumenti, dosijei, arhivi i drugi nosioci informacija;

Proizvodi i usluge

Funkcija je složen pojam koji se najčešće koristi kada se označavaju granice odgovornosti zaposlenih. Pošto je funkcija skup akcija, to nam omogućava da proces razmatramo kao poseban slučaj funkcije. S druge strane, proces može uključivati ​​aktivnosti koje su funkcije. U ovoj metodologiji, ovi koncepti se razmatraju zajedno. i ponekad se koriste naizmjenično. Na primjer, proces rada s klijentom je niz radnji, a funkcija rada s klijentom, dodijeljena odjelu prodaje, je skup odgovornosti. U ovom slučaju, ovi koncepti se poklapaju.

Funkcija (formalna definicija) je predmetno orijentisan zadatak ili radnja koja se izvodi na objektu, usled čega se ostvaruje jedan ili više ciljeva kompanije.

Postoje tri opcije za strukturiranje funkcija u preduzeću

Po objektu - objektno orijentisan;

Po procesu - procesno orijentisan;

Po operacijama - Operativno orijentisano

Objektno orijentirani pristup je da su sve funkcije koje djeluju na isti objekt istaknute, na primjer, "red" (vidi sliku 4). Sa pristupom orijentiranim na proces, sve funkcije uključene u proces su istaknute, na primjer, "obrada narudžbi" (vidi sliku 5). Sa strukturom funkcije orijentirane na operaciju, pažnja je usmjerena na tip operacije, na primjer, "podešavanje".

1.2.2. Događaji

Koncept "događaja" je već dat u opisu vanjskih granica procesa. To znači stjecanje određenog statusa od strane objekta koji je povezan s poslovnim procesom. Osim definiranja granica procesa, događaji se također koriste u samom procesu za označavanje grana (opcija). Na primjer, prilikom obavljanja funkcije "Provjera dostupnosti robe na zalihama" mogu se pojaviti dva rezultata: "Roba je na zalihama" ili "Roba nije na zalihama". U ovom slučaju, to će biti događaji koji pokazuju smjer toka procesa. Ako je „Artikal na lageru“, može uslijediti isporuka. Ako „Artikal nije na zalihama“, tada se kupac) obavještava o nemogućnosti ispunjenja narudžbe i zahtjevom da se ista pomjeri na drugi period.

U složenim informacionim sistemima češće se koristi koncept „država“. Stanje i događaj su uvijek povezani s nekim objektom. U slučaju događaja "Artikal je na lageru", određeni predmet (proizvod) je u stanju dostupnosti. U budućnosti, opis stanja objekata pomaže u sastavljanju zahtjeva za informacioni sistem.

1.2.3. Resursi

Resursi su predmeti rada koji se troše u procesu i sredstva rada koja se koriste u tom procesu.

Sirovine, komponente i sl. mogu djelovati kao predmeti rada u procesu, a mašine, alati i oprema mogu djelovati kao sredstva rada. Resursi takođe uključuju rad, informacije, znanje itd. U ovoj metodologiji radni i informacioni resursi (zbog njihovih posebnih svojstava) će se posebno razmatrati.

1.2.4. Performers

Izvođači (učesnici procesa) su zaposleni koji obavljaju određene dužnosti (radnje) u procesu, uključujući i eksterne (koji nisu uključeni u osoblje kompanije, na primjer, konsultanti, revizori itd.). Postoje sljedeće vrste učesnika u procesu:

Organizacione veze - strukturne jedinice— odjeljenja, itd.;

Pozicije - razne pozicije iz osoblje kompanije, na primjer: menadžer prodaje, logističar, menadžer robe, šef radionice br. 1;

Zaposlenici - ličnosti, zaposleni u kompaniji (puno ime), na primjer, Ivanov Ivan Ivanovič;

Uloge su odvojene grupe dužnosti koje zaposlenik može obavljati u procesu, a ima određena prava. Uloge se u određenom slučaju mogu poklapati sa pozicijom - i po funkcionalnosti i po nazivu. Na primjer: Ch. računovođa, sistem administrator.

Organizacione veze se mogu koristiti u najopštijem opisu poslovnih procesa čitavog preduzeća ili za opisivanje funkcionalnosti organizacije.

Upotreba uloga je skoro ista kao i pozicija. Razlika je u tome što jedna pozicija može imati više uloga. Na primjer, u maloj organizaciji CFO može obavljati i funkcije finansijera i Ch. računovođa. Ili programer može biti i sistem administrator. U ovim slučajevima se ukazuje da pozicija podrazumijeva nekoliko uloga u organizaciji, a u procesima se koriste oznake uloga. Osim toga, prilikom implementacije informacionih sistema, svako ko radi sa sistemom dobija određenu ulogu koju karakterišu prava pristupa:

Administrator

Korisnik

Finansijski direktor (u ovom slučaju ne pozicija, već uloga u sistemu koja određuje prava na pristup informacijama i prava na korištenje izvještaja i drugih alata).

Potreba za korištenjem određenih učesnika, na primjer, uloga, određena je ciljevima opisa poslovnog procesa, a preko njih - potrebnim nivoom detalja. Uloge su neophodne za opisivanje postupaka zaposlenih na nivou rada sa informacioni sistem, te odjelima na nivou analize raspodjele funkcija u organizaciji. Prilikom opisivanja poslovnih procesa, organizacije uglavnom koriste pozicije. Samo u krajnjoj nuždi se koriste zaposleni (tj. puno ime i prezime), jer to pokazuje zavisnost izvršenja poslovnog procesa od ličnosti izvođača.

Zaposleni različito učestvuju u procesu. Mogu se razlikovati sljedeće vrste učešća u procesu.

Izvodi (izvršni) - direktno su uključeni u izvođenje radnje, a ako ima više izvođača, onda se podrazumijeva da su oni međusobno zamjenjivi i svako može samostalno izvršiti radnju.

Odobrava rezultat - obično liderske pozicije.

Doprinosi (doprinosi) - direktno učestvuje u izvođenju, ali, za razliku od izvedbe (izvršni), podrazumeva se obavezno učešće svih izvođača. U nedostatku jednog od njih, funkcija se ne izvršava, jer izvršioci nisu međusobno zamjenjivi. Na primjer, za premještanje frižidera potrebna su dva pokretača: oba obavljaju istu funkciju, ali jedan ne može obavljati ovu funkciju bez drugog.

Odgovoran za IT podršku - na primjer, sistem administrator.

Savjetuje da je ovakav vid komunikacije prisutan uz učešće vanjskih konsultanata.

Svaka vrsta učešća mora biti ispravno prikazana u procesu sa odgovarajućom oznakom ili opisana u napomenama uz dijagrame.

1.2.5. Informativni resursi

Informacioni resursi predstavljaju ukupnost svih podataka dostupnih u preduzeću. Informacije su ključna komponenta za upravljanje poslovnim procesima. Kada se opisuje proces, definiraju se informacije koje proces koristi i koje se izdaju kao rezultat. Tu su i pozadinske informacije.

Informacije se mogu klasifikovati prema sledećim kriterijumima: mesto porekla, faza obrade, način prikaza, stabilnost, kontrolna funkcija. Razne klasifikacije informacije su potrebne u analizi tokova informacija. Na primjer, određivanje mjesta porijekla informacija je osnova za organizaciju bezpapirnog toka rada sa unosom informacija u mjesta njihovog nastanka. A da bi se odredila mjesta nastanka, potrebno je podijeliti informacije na eksterne i interne kako bi se uzeo u obzir protok eksternih informacija i obezbijedilo njihovo uvođenje u sistem.

Procesi obično koriste oznake različitih dokumenata i datoteka. Prilikom opisivanja procesa u svrhu automatizacije, potrebno je uzeti u obzir nosilac informacija i detaljna dokumenta do nivoa polja. Polja se koriste kao mjesto za unos podataka u program koji se može mijenjati. Na primjer, "Narudžba" je Tekstualni dokument A koje sadrži polje Ime klijenta, dužine do 128 znakova.

Uz veći opis, biće dovoljno da se ograničimo na dokument „Narudžba“. U tom slučaju će se izvršiti funkcija "Unos naloga" bez navođenja koji se podaci unose u sistem. Istovremeno, većina alata za opis poslovnih procesa omogućava vam da dodatno precizirate ovaj opis ako je potrebno.

1.2.6. Proizvodi i usluge

Proizvodi i usluge su rezultat koji nastaje tokom izvođenja procesa i zadovoljavaju zahtjeve klijenata procesa. To ne mora biti proizvod kompanije. Za interni proces, rezultat može biti dokument koji se dostavlja nadređenima. Na primjer, rezultat procesa planiranja prodaje je "Plan prodaje" kompanije u fizičkom i novčanom smislu. Ovom planu menadžment kompanije i proizvodna služba, koji su klijenti procesa, nameću određene zahtjeve u vidu formata pružanja, rokova i sl.

1.2.7. potoci

Predstavljajući u nizu homogene elemente procesa, dobijamo tokove.

Funkcionalni tok - opisuje redoslijed obavljenog posla i može se okarakterizirati po cijeni i trajanju.

Tok informacija – prikazuje kretanje objekata kao što su papirnati dokumenti, fajlovi, zapisi baze podataka itd.

Organizacioni tok - niz izvršilaca procesa po redosledu obavljenog posla.

Tok resursa – otkriva kretanje svih resursa u procesu. U literaturi postoji i ulazno/izlazni tok, koji prikazuje resurse korištene i utrošene u procesu, kao i proizvedene proizvode/usluge.

Tokovi su potrebni za analizu pojedinačnih aspekata poslovnog procesa. Na primjer, za analizu radnog opterećenja zaposlenika, bolje je koristiti tok organizacije nego proces u cjelini.

1.2.8. Nivoi opisa procesa (dekompozicija)

Razgradnja- tehnika koja vam omogućava da predstavite složeni sistem u obliku nekoliko jednostavnijih međusobno povezanih, ugniježđenih sistema. Ovaj oblik prezentacije vam omogućava da analizirate proces bez preopterećenja prezentacije elementima koji su nepotrebni za rješavanje trenutnog zadatka. Dubina dekompozicije je određena ciljevima modeliranja i na taj način postavlja nivo detalja opisa procesa. Po analogiji sa planiranjem, moguće je izvršiti modeliranje i opis poslovni procesi odozgo prema dolje i odozdo prema gore.

U slučaju top-down modeliranja, svi sistemski procesi se opisuju počevši od najvišeg nivoa, odnosno cjelokupno preduzeće se prvo posmatra kao skup međusobno povezanih funkcija, a zatim se pojedinačne funkcije otkrivaju u obliku međusobno povezanih poslovnih procesa.

Prilikom modeliranja “odozdo prema gore” odabire se jedan proces (npr. “Obrada narudžbe”), zatim se opisuje i dalje optimizira za postavljene ciljeve. Često se u ovom slučaju ne javlja opis sistema preduzeća kao celine, već se opisuje samo deo sistema koji je u interakciji sa opisanim procesom. U budućnosti se takav rad može nastaviti uključivanjem drugih procesa u posao poslovnog inženjeringa.

Svaka od tehnika modeliranja ima pravo na postojanje, kao i svoje prednosti i nedostatke.

Opis sistema poslovnih procesa preduzeća "od vrha do dna" zahteva dosta resursa. U takvom radu se, po pravilu, ruše ustaljeni stereotipi, a često je rezultate teško implementirati bez veće promjene postojećeg sistema. Neophodna je detaljna, preliminarna studija sistema "misija - strategija - ciljevi" kompanije.

Sa pristupom odozdo prema gore, lakše je izgraditi tim i napraviti poboljšanja u kratkom vremenu, ali ta poboljšanja će biti lokalna. Za takav rad dovoljno je razraditi ciljeve inženjerskog projekta. Odluke u korist ovog pristupa donose se na osnovu nižih troškova i mogućnosti testiranja efikasnosti. nova tehnologija bez većeg rizika za kompaniju u celini. U budućnosti, obučeni tim zaposlenih može se koristiti za širenje iskustva projekta na ostatak kompanije. Ova metodologija opisuje upravo takav pristup poslovnom inženjeringu.

Šta je modeliranje poslovnih procesa na više nivoa? Funkcija (pojedinačna radnja) procesa može biti poseban proces i prikazana je na nižem nivou kao poseban proces koji se sastoji od nekoliko operacija.

Dakle, povećanjem detalja opisa poslovnih procesa, moguće je formirati strukturno "ugniježđenje" poslovnih procesa. Takva struktura je procesni model preduzeća i treba da sadrži opis poslovnih procesa, definišući njihove odnose.

Nivo detaljnosti opisa određenog poslovnog procesa diktira potreba da se osigura kvalitetno razumijevanje poslovnog procesa. Ako bilo koji korak procesa na datom nivou detalja ostane nejasan, detaljnost opisa se povećava. Ako je ovaj nivo detalja dovoljan za nedvosmisleno razumevanje poslovnog procesa (koji određuje pogodnost i efikasnost rada sa njim), onda nema potrebe za povećanjem nivoa detalja (radi uštede resursa).

Postojeća praksa izgradnje sistema upravljanja uključuje nekoliko pristupa organizaciji upravljačkih sistema. Najpoznatiji od njih su sistemi izgrađeni na upravljanju funkcijama i upravljanju poslovnim procesima organizacije.

Poslovni proces- niz radnji (podprocesa) koji imaju za cilj postizanje datog rezultata koji je vrijedan za organizaciju.

Poslovni proces

Sistemi upravljanja izgrađeni na principima upravljanja funkcijama su hijerarhijska piramidalna struktura odjela grupiranih prema funkcijama koje se obavljaju. Funkcionalna jedinica se može shvatiti kao grupa stručnjaka u datoj funkcionalnoj oblasti. U organizacijama izgrađenim na ovom principu upravljanje se vrši na administrativno-komandnim principima. Drugi pristup izgradnji sistema upravljanja je upravljanje radnim tokovima ili procesima koji čine aktivnosti preduzeća. Procesna jedinica obuhvata koordinatora – vlasnika procesa i izvođače iz različitih funkcionalnih oblasti, grupisane po principu jedinstva rezultata poslovnog procesa. Takvi sistemi se često nazivaju "horizontalnim", što pod "vertikalnim" upravljanjem znači hijerarhiju funkcionalnih jedinica i menadžera u standardnom sistemu upravljanja izgrađenom na funkcionalnom principu.

Koncept poslovnog procesa je u osnovi procesnog pristupa analizi i sintezi aktivnosti organizacije. Procesni pristup omogućava vam da posmatrate aktivnosti organizacije kao povezani sistem poslovnih procesa, od kojih se svaki odvija u sprezi sa drugim poslovnim procesima ili spoljašnje okruženje. Trenutno je primjena procesnog pristupa preduslov izgraditi sistem upravljanja kvalitetom u skladu sa zahtjevima standarda 9001. Praksa pokazuje da je sistem upravljanja izgrađen na principima upravljanja procesima efikasniji i efektivniji od jednake skale. funkcionalni sistem. Međutim, razvoj i implementacija ovakvog sistema je složen proces.

Ključni koncepti procesnog pristupa su:

Rezultat poslovnog procesa- nešto zbog čega se obavlja poslovni proces, tj. aktivnost se uvijek razmatra zajedno sa svrhom ove aktivnosti - dobijanjem na izlazu nekog rezultata koji zadovoljava navedene zahtjeve. Rezultati poslovnog procesa se često nazivaju izlazima poslovnog procesa.

Vlasnik poslovnog procesa — izvršni, odgovoran za primanje rezultata procesa i ovlaštenje za raspolaganje resursima potrebnim za završetak procesa. Često se moraju posmatrati čisto formalni rezultati implementacije procesnog pristupa - Vlasnik poslovnog procesa se imenuje gotovo proizvoljno, ne daju mu se stvarna ovlašćenja, na primer, da raspolaže kadrovima neophodnim za implementaciju procesa. U ovom slučaju ne treba govoriti o bilo kakvoj odgovornosti Vlasnika poslovnog procesa za postizanje rezultata, a ugrožen je i sam prijem potrebnog rezultata.

Izvođači poslovnih procesa- tim stručnjaka iz različitih funkcionalnih oblasti (cross-functional team) koji obavljaju aktivnosti procesa. Izvršioci procesa su više fokusirani na rezultat nego izvršioci pojedinačnih funkcija u funkcionalnom pristupu, budući da je osnova motivacione šeme u upravljanju procesima raspodela bonusa među članovima tima tek kada se dobije konačni rezultat. Funkcionalnim pristupom izvođači su motivirani samo za obavljanje funkcija i nisu zainteresirani za postizanje konačnog rezultata.

Unosi poslovnog procesa- resursi (materijalni, informacioni) neophodni za izvođenje i dobijanje rezultata procesa, koji se troše ili pretvaraju u toku izvođenja procesa.

Glavno pitanje sa kojim se suočava razvijač modela je princip identifikacije poslovnih procesa. Na osnovu definicije, princip selekcije procesa je jedan - ovo je rezultat. Prilikom isticanja poslovnih procesa potrebno je osigurati da na jednom nivou modela postoje jednostepeni rezultati aktivnosti, a samim tim i procesa.

Poslovni proces

Poslovni proces (poslovni proces)- postavljeni slijed radnji koji zahtijeva određeni ulaz, postiže određeni izlaz i koristi specifične resurse, koji služi za implementaciju posla ili usluge za klijenta. U engleskoj književnosti poslovni proces je predstavljen kao skup jedne ili više povezanih operacija ili procedura koje zajedno provode neki cilj proizvodne aktivnosti obično se odvija unutar unaprijed određene organizacijske strukture koja odražava odnose između učesnika.

Šta su poslovni procesi preduzeća

Opšti pogled na poslovni proces.

Koncept poslovnog procesa

Koncept je postao široko rasprostranjen u vezi sa prelaskom na procesno orijentisanu organizaciju i procesno orijentisano upravljanje preduzećem. Tipični poslovni procesi za kompanije su ispunjavanje narudžbi, razvoj proizvoda, upravljanje kompanijom, isporuka proizvoda. U praksi svako preduzeće ima poslovne procese tipične za svoju oblast i međusobno povezane, usmerene na stvaranje i ostvarivanje vrednosti proizvoda i usluga. Obavezno pogledajte članak Kako izgraditi poslovni proces u kompaniji - uputstva u 4 koraka“da shvati kako se poslovni procesi kreiraju u praksi. Kompleks će postati jasan i razumljiv.

Prema standardu ENISO 9001:2000, proces je skup međusobno povezanih sredstava i aktivnosti koje pretvaraju ulaz u rezultat. Procesi uzrokuju promjene na odgovarajućem objektu.

Kompanije imaju procese razne vrste, koji mogu zavisiti jedno od drugog i istovremeno se razlikovati na mnogo načina.

Ove opcije su:

• Vrsta aktivnosti: proizvodni procesi ili usluge. rezultat proizvodni proces je materijalni proizvod (npr. alatne mašine), pružanje usluga – nematerijalno (npr. informacije).
• Vrsta izvršenja: operativni, tj. tekući procesi kao što su obrada, proračun, ili dispozitivni procesi kao što su planiranje, kontrola.
• Stvaranje vrijednosti: direktni, promjena objekta (mount), ili indirektni procesi stvaranja vrijednosti, pripremni ili prateći procesi (provjera, transport).
• Složenost: makroprocesi ili mikroprocesi. Makroprocesi opisuju opšte procese u preduzećima (proizvodnja automobila). Mikroprocesi - njihovi sastavni dijelovi (proizvodnja tijela).
• Komercijalni uspjeh: ključni, upravljački i prateći procesi. Ključni procesi su specifični za kompaniju i od posebne su važnosti za postizanje zajednička svrha kompanije.

Poslovni procesi su često kombinacija ključna, menadžerska i podržavajući procesa (vidi dijagram 2).

Ključni procesi(stvaranje vrijednosti) kombinuju zadatke i rad kako bi zadovoljili specifične zahtjeve kupaca koristeći ključne proizvodne kompetencije. Oni su strateški važni, a istovremeno i specifični (jedinstveni, jer ih je, na primjer, zbog korištenja vlasničkog znanja teško kopirati). To uključuje:

• obrada i ispunjenje naloga;
• razvoj, dizajn i dizajn proizvoda;
• proizvodnja i montaža itd.

Procesi upravljanja sadrže zadatke i aktivnosti usmjerene na dugoročni razvoj kompanije i postizanje ciljeva kompanije.

To uključuje:

• strateški razvoj kompanije;
• dugoročno i srednjoročno planiranje u kompaniji;
• razvoj osoblja;
• planiranje investicija;
• motivacija osoblja itd.

Prateći procesi sadrže potrebne zadatke i rad za podršku ključnih procesa, ali ne dovode do direktne vrijednosti za klijenta, na primjer:

• obrada podataka;
• Održavanje;
• logistika;
• administrativni procesi itd.

Dijagram prikazuje glavnu tipologiju poslovnih procesa u preduzeću, kao i njihov odnos.

Šema 2. Odnos poslovnih procesa preduzeća

Formiranje i strukturiranje uključuje razmatranje ne samo tipologije, već i uzimanje u obzir nivoa procesa (vidi dijagram).

Dijagram 3: Nivoi poslovnih procesa.

Nivoi procesa	Primjeri
Nivo 1 procesi Lanac preduzeća	Organizacija eksternih procesa, na primjer, lanac industrijske saradnje. Primjer: logistički proces lanca opskrbe za poduzeća proizvodne mreže
Nivo 2 procesi Kompanija	Organizacija obrade narudžbi u preduzeću. Primjer: Proces kupovine u preduzeću
Procesi nivoa 3 Strukturna podjela	Organizacija reda u strukturnoj jedinici: Primjer: izrada naloga u odjelu nabavke
Procesi 4. nivoa Radni sistem	Organizacija obrade narudžbi u posebnom radnom sistemu: Primjer: dogovaranje roka isporuke narudžbe od strane zaposlenika N.

Za opisivanje procesa sa kvalitativno-kvantitativne, prostorno-organizacijske i tehničko-tehnološke tačke gledišta, koriste se karakteristike (parametri) koje su specificirane standardom ENISO 9001:2000. Parametri procesa - podaci koji ukazuju na efikasnost i efektivnost, kao što su troškovi, vreme isporuke, kvalitet, tačnost.

Povezani pojmovi:

Poslovni proces je periodično ponavljana, kontrolisana aktivnost, čiji je rezultat neki resurs (informacioni ili materijalni) koji ima vrednost za određenog potrošača (klijenta). Klijent može biti interni ili eksterni.

Poslovni procesi kompanije su kombinovani u strukturu. Ovo je hijerarhijski model koji odražava veze između procesa i odjela (uključujući i ulaze/izlaze). Ako povučemo analogiju s automobilom, onda je struktura procesa opšta šema glavne komponente i sistem vozila (ogibljenje, karoserija, motor, sistem hlađenja, itd.). Poslovni proces je detaljan dijagram svaki čvor, sa prikazom svakog dijela i opisom rada dijelova i njihove međusobne interakcije.

U ovom dijelu želim vam reći kako prikazati dijagrame određenog čvora i dijelova. Na primjer, uzmimo poslovne procese online trgovine.

Koristićemo notaciju eEPC (prošireni lanac procesa vođen događajima). Uz njegovu pomoć, opisani su tokovi posla - niz radnji za dovršetak poslovnog procesa, uzimajući u obzir ovisnosti informacija i korištene resurse.

eEPC notacija pomaže da se tok posla prikaže u dijagramima toka. Oni direktno opisuju rad/funkcije, veze između njih, elemente logike toka posla, kretanje resursa i informacija, korištene resurse, izvođače itd.

Prednosti notacije za izradu strukture poslovnih procesa:
— relativna jednostavnost za razumijevanje i primjenu;
- postoji nekoliko strogih pravila u notaciji i može se proširiti ako je potrebno;
- za njegovu upotrebu nije potreban poseban softver (iako on postoji i čini upotrebu ove notacije efikasnijom);
- tokovi rada pomoću ove notacije mogu se opisati bez obzira u kojoj se fazi nalazi projekat implementacije sistema upravljanja poslovnim procesima u preduzeću (njegova implementacija se možda uopšte ne planira).

Bitni elementi

Glavni elementi ove notacije su dva koncepta: “Funkcija” i “Događaj”. Prikazuju se na sljedeći način:

Slika 1. Glavni elementi eEPC notacije

Razlika između funkcija i događaja:

1.Funkcija - neka kontinuirana radnja koja ima neki rezultat.

2. Događaj je činjenica ostvarenja nečega, obično ima minimalno vremensko trajanje. U ovom slučaju, događaj uvijek inicira izvršenje funkcije, a funkcija (osim proizvodnje rezultata) završava događajem. Najčešće - činjenica proizvodnje upravo ovog rezultata. A ako još nije kraj niti, onda posljednji događaj pokreće izvršavanje sljedeće funkcije i tako dalje.

Primjer. Korisnik internet trgovine ostavio je zahtjev na stranici, a zaposlenik trgovine ga je primio.

Nakon toga je provjerio stanje željenog artikla u magacinu i dobio izvod stanja. Zatim je telefonom pozvao klijenta, dobio potrebne informacije za pojašnjenje i unio ih u dnevnik isporuke.
u ovom primjeru:

“Primljena je prijava od klijenta” - događaj;
"Provjera stanja proizvoda" - funkcija;
"Izvod o stanju primljene robe" - događaj;
"Pozovi klijenta" - funkcija;
"Informacija primljena od klijenta" - događaj;
"Kreiraj unos u dnevnik zahtjeva" - funkcija;
"Unos u dnevnik kreiranih aplikacija" - događaj.

Na dijagramu to izgleda ovako:

Slika 2. Fragment procesa obrade aplikacije kupaca u online prodavnici

Napominjem da svaka funkcija mora biti pokrenuta događajem i završiti događajem.

Obično su nizovi događaja i funkcija raspoređeni odozgo prema dolje, rjeđe s lijeva na desno. Povezani su linijama sa strelicama za navođenje.

Pored dva glavna elementa u eEPC notaciji, koriste se i drugi. Razmotrimo ih detaljnije.

Dodatni elementi

Sljedeći elementi se mogu dodati notaciji:

Slika 3. Dodatni elementi eEPC notacije

Listu korištenih elemenata možete proširiti kako želite. Ali nemojte se previše zanositi, jer će to otežati čitanje dijagrama toka.

Slika 4. Varijante elemenata koji se mogu koristiti za proširenje eEPC notacije

Zabilježiti u nekom regulatornom dokumentu ovu proširenu listu i proceduru njenog korištenja. To se može učiniti u korporativnim pravilima za izgradnju dijagrama poslovnih procesa ili u korporativni položaj o modeliranju procesa.

Obratite pažnju na element "Informacije". Ovaj element je potreban za prikazivanje normativnih i regulatornih dokumenata, kao i za prikaz posrednih ili privremenih informacija. Međuinformacije je najbolje svesti na minimum, jer ih je teško uzeti u obzir i kontrolisati. Ako je ova informacija važna - na primjer, usmeni nalog uprave ili želje klijenta - s njim možete učiniti sljedeće:

Ako je moguće, prenesite takvu razmjenu informacija u dokumentirani elektronski oblik.

Ukoliko ne postoji mogućnost, ali je informacija i dalje važna, preporučujem uvođenje dokumentarnog umnožavanja informacija sa potvrdom o slanju od primarnog izvora (menadžera) i prijemu od strane podređenih.

Primjer. Mnogi su se susreli sa situacijom da vođa daje usmenu naredbu, koja se potom i izvršava. Nakon toga može se ispostaviti da je prvobitni vođa imao na umu nešto sasvim drugo. Kao rezultat toga, ispostavlja se: naredba je izvršena pogrešno, izvođač je izgubio vrijeme da ga provede itd.

U idealnom slučaju, važne narudžbe bi trebale stizati pisanje, a izvođač mora potvrditi njihov prijem.

Uvod u poslovne procese. Dio 2

Ali iz raznih razloga to nije uvijek moguće. Evo šta možete učiniti u takvoj situaciji:

Uvesti dodatnu kadrovsku poziciju za pomoćnika menadžera, instalirati poseban softver za kontrolu izvršenja naloga itd. Tada će svi nalozi poprimiti dokumentarni oblik, imati sve bitne atribute: rokove, resurse, odgovorna lica, saradnici.

Ako je firma mala i nije moguće „nagovoriti“ šefa elektronske berze, možete pokušati da dio posla prebacite na izvođače. Nakon što dobije narudžbu, on sam kreira email sa potrebnim informacijama, zatim ih šalje menadžeru sa zahtjevom da potvrdi instrukciju. Možete razviti predložak za takvo pismo ili koristiti zadatke u MS Outlook-u umjesto e-pošte, kreirati posebnu Excel tabelu, dijeliti dokumente putem interneta itd.

Isto važi i za informacije koje dolaze od klijenta. Nakon što ste od njega dobili usmenu želju, kreirajte elektronski dokument (unos elektronski dokument) i, ako je moguće, dobiti potvrdu od kupca, npr. putem e-pošte.

Bez toga je teško kontrolisati proces i upravljati njime ako je potrebno.

Nastavlja se.

Alexander Sagalovich, www.probusiness.by

Realna recenzija Centra za optimizaciju poslovanja

Vladimir Karusel

Realna recenzija Centra za optimizaciju poslovanja:
Želim zaštititi ljude od još jedne prevare na internetu!
Pozdravljam vas dragi prijatelji na ovom jedinom poštenom sajtu sa slobodom govora!
Za nesposobnost pisanja PRAVA recenzija o ovoj organizaciji, prisiljen to učiniti ovdje. Zaista se nadam da će ovo pomoći i da se neće izbrisati! Nećete ga naći na internetu negativne povratne informacije ili čak prosečan. Jednostavno se ne objavljuju. Pokušao sam to da uradim na nekoliko popularnih sajtova, kao što je "Dodaj" na www.stop-list.ru; o "Socijalnoj mreži radne međusobne pomoći" na antijob.net; "Courier Finance" na www.courier.com.ru, uvjeravajući stanovništvo u njihovo poštenje i nepotkupljivost - nije objavljen niti jedan komentar o Centru za optimizaciju poslovanja, štaviše, razgovarao sam sa njihovom administracijom - niko neće ukloniti FALSE iz svojim stranicama i nastavljaju prikrivati ​​kriminalce objavljivanjem naručenih članaka o "Centru za optimizaciju poslovanja".

Našao sam dvije kritike nakon što su me bacili, ali kada odem na stranicu gdje su postavljene, piše da su obrisane.
Bila je hitna potreba za kupovinom firme - razišli su se sa partnerima, trebalo bi više od mjesec dana registracija + otvaranje računa, pa gotova firma. Pročitao sam stotine pozitivnih recenzija, i to u kupovini gotova kompanija Nisam našao ništa protivzakonito - glavno je da se kasnije ponovo registruje i to je to. Općenito, nakon nekoliko telefonskih poziva i čitanja stotina dobrih recenzija o ovome advokatska firma na gore navedenim sajtovima - prebacio im je veliki iznos i novac je nestao. Banka mi je dala potvrdu o transferu Novac, ali računovodstvo Centra za optimizaciju poslovanja odbija njihov prijem na račun, menadžeri su prekinuli vezu.

Poglavlje 4 Opis poslovnih procesa organizacije

Na zahtjev za razgovor sa računovođom "pošaljite" da pišete pisma. Svi moji brojevi telefona su na crnoj listi i ne mogu da se javim. Konsultovao sam se sa advokatom - sve informacije na njihovoj web stranici su marketinški trik i nije ih moguće privući za "tekst". Ne petljajte sa Centrom za optimizaciju poslovanja!!! Previše prevara na internetu! I što je najvažnije, nema načina da se borimo protiv njih! Našao sam ljude koje su i oni bacili, ne vjeruju u pravdu i naš pravni sistem i odbijaju da se bore. Budi pazljiv! Kupite bilo koju uslugu nakon zaključenja ugovora i ličnog sastanka! Ne budi naivan! "Probudi me za 100 godina i reći ću ti da u ovoj zemlji i dalje piju i kradu" - poznati ruski pisac.

Autorsko pravo: Vladimir Karusel, 2015
Potvrda o objavljivanju br. 115112704421

Lista čitalaca / Verzija za štampanje / Postavite najavu / Prijavite zloupotrebu

Recenzije

Napišite recenziju

100% prevaranti. Imao sam potrebu da koristim usluge ovih lopova (tada to nisam znao). Pročitao sam mnogo dobrih recenzija o "Centru za optimizaciju poslovanja" na njihovoj web stranici lph.ru. Upravo sam primijetio da većina stranica sa dobrim recenzijama sadrži …..lph.ru. Uglavnom, kupio sam ovu prevaru i prebacio veliki iznos i SVE ... ... novac nije otišao nigdje. Banka mi je izdala potvrdu o prijemu sredstava na njihov račun, ali računovodstvo "Centra za optimizaciju poslovanja" odbija prijem, menadžeri kažu - pišu. Odgovaraju na moja pisma - račun nam je blokiran, novac se ne vidi. Čekamo…. Čekam više od mjesec dana. Razvod!!! Izbjegnite marketinške trikove prevaranta - lph.ru. !!!

Dmitry Sokolov 42 12/07/2015 15:10 • Navodni prekršaj

Dodajte primjedbe

Napišite recenziju Napišite privatnu poruku Ostala djela autora Vladimira Karusela

Opis poslovnih procesa kao metoda upravljanja u organizaciji

Yandex traži iskusnog stručnjaka koji će analizirati i poboljšati poslovne procese u komercijalnom odjelu.

Glavne odgovornosti:

• opis postojećeg interni procesi, predlaganje i koordinacija opcija za njihovu optimizaciju;
• učešće u izradi i implementaciji standarda rada u odjeljenju i naknadna kontrola njihovog poštovanja;
• aktivna interakcija sa kolegama iz srodnih odjela, uključujući izradu interne i eksterne dokumentacije;
• razvoj i podrška formama povratne informacije za upite internih i eksternih klijenata;
• razvoj i optimizacija jedinstvenih kriterijuma po kojima se ocenjuje kvalitet rada zaposlenih.

Zahtjevi:

• dvije godine iskustva na sličnoj poziciji;
• odlično znanje tehnička sredstva vizualizacija (MS Visio - potrebno);
• vještine upravljanja performansama procesa;
• Iskustvo u vođenju međufunkcionalnih projekata;
• poznavanje ERP sistema i procesa upravljanja;
• iskustvo u dirigovanju interne revizije(bila bi prednost).

Odgovarate nam ako:

• samostalan na poslu;
• uporni u postizanju ciljeva i sposobni da rade sa otporom;
• imaju odlične komunikacijske i prezentacijske vještine;
• posjeduju analitičko i sistemsko razmišljanje (sposobnost da se problem podijeli na njegove glavne elemente, kritički procijeni informacije, pronađe rješenja);
• može vidjeti strukturu unutra složeni sistemi, kao i vizualizirati ga na jednostavan i koncizan način;
• nastoje stvoriti i održavati standarde.

Lična informacija:

Savjetovao više od 70 kompanija iz oblasti redovnog menadžmenta: od 10 do 9.000 ljudi (uključujući: holdinge, lance trgovina, fabrike, uslužne kompanije, građevinare, državne službenike, web agencije, online prodavnice). Učenik Aleksandra Fridmana.

Jedan od koautora knjige Društvene tehnologije Tallinn School of Managers. Iskustvo uspješne upotrebe u poslu, menadžmentu i privatnom životu": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

generalni direktor

“Tri puta vode do znanja: put refleksije je najplemenitiji put, put oponašanja je najlakši put, a put iskustva je najgorči put.”

Konfucije

kome: vlasnici, top menadžeri, rukovodioci

Upravljanje procesom kroz propise vodi do upravljanja „rukom kroz nogu“.

Više puta sam govorio o prednostima propisa koji rješavaju tako važne zadatke za vlasnike i menadžere preduzeća kao što su:

• minimiziranje grešaka od strane zaposlenih;
• standardizacija kvaliteta rada;
• eliminacija lične zavisnosti;
• mogućnost da svaki zaposleni obavlja svoj posao na najefikasniji način.

I rijetko sam sreo vođu koji ne smatra da su propisi korisni. Čini se da je propis lijek za sve bolesti! Ali... Pokušaji da se “vlada samo po propisima” često propadaju.

Zašto? Sada ću pokušati da objasnim. Pravila- ovo je opis bilo kojeg dijela toka posla (sekvenca radnji) koji se odvija u kompaniji: ili cijeli proces, ili nekoliko procesa, ili dio procesa.

Proces(sinonim za „poslovni proces“) je niz radnji za rješavanje tipičnog zadatka (nestandardni zadaci se odnose na projekte).

Efikasno direktno upravljajte procesima i da biste ih formalizirali, nacrtajte dijagrame

Procesi se dijele na jednostavne i složene. Kompozitni- sadrže nekoliko jednostavnih procesa. Ima ih još procesi od kraja do kraja. Procesi se nazivaju različite faze koji prolaze kroz nekoliko odjela kompanije. U tome obično leži njihova složenost.

Ako je moguće upravljati zaposlenima u okviru propisa, onda je upravljanje procesima kroz propise isto što i pokušaj kontrole ruke kroz nogu. Dok je mnogo efikasnije direktno kontrolisati ruku.

U upravljanju procesima, njihov grafički i šematski prikaz (na primjer, u BPMN notaciji) direktno pomaže. Prije nego što pređem na proučavanje materijala, predlažem da shvatimo zašto propisi nisu dovoljni za upravljanje procesima.

Zašto propisi nisu dovoljni

• Nisu svi procesi linearni. Mnogi imaju više uslova „ako…onda…“. Teško je brzo razumjeti i razumjeti „peškir“ teksta uredbe kako su koraci procesa povezani. Na primjer, propisi za odabir zaposlenih su prepuni sličnih viljuški u gotovo svakoj fazi. U zavisnosti od pozicije kandidata, intervju se može održati na daljinu ili lično, sa ili bez učešća njegovog neposrednog rukovodioca.
• Ako proces ide kroz više karika, javlja se problem „ko je odgovoran za konačni rezultat“. U slučaju kvarova i zastoja, zaposleni okrivljuju jedni druge a po okolnostima, postoji obostrana odgovornost.
• Zaposleni se ne mogu slagati o tome ko šta radi.
• Zbog slabe vidljivosti (i dalje ista gigantska količina teksta propisa), izuzetno je teško optimizirati i razviti proces.
• Značajno gubljenje vremena zaposlenihčitati, proučavati i razumjeti širu sliku i sve odnose. Propisi rijetko opisuju cijeli proces. Često proces koji prolazi kroz nekoliko odjela ima različite propise.

Uvod u upravljanje procesima: koji je najbolji način da se opiše proces?

Upravljanje procesima- cela nauka. Ali ja ću namjerno pojednostaviti mnoge stvari tako da bude jasno kako to funkcionira. Ukratko, suština teorije upravljanja procesima je da se sve aktivnosti kompanije mogu razložiti na procese (neočekivano, zar ne?)

Da bismo razumjeli kako proces funkcionira, potrebno je nacrtati dijagram koji će prikazati sve odnose između aktera (odjele, zaposlenike, uloge koje se obavljaju) i faze procesa. Iz dijagrama bi trebalo biti jasno koju fazu procesa treba izvršiti koje odjeljenje, od koga treba primiti ulazne podatke da bi se faza završila i kome će se prenijeti rezultat.

Nisu sve šeme podjednako korisne. Po mom mišljenju, postoje važni zahtjevi za dijagram procesa (a samim tim i za sistem notacije koji se koristi, koji se naziva notacija):

• Nedvosmisleno tumačenje šeme od strane učesnika u procesu.
• Prisutnost dovoljne količine video materijala za obuku o ovoj notaciji (notaciji).
• Izgledi za notaciju: da li se brzo razvija, koliko se koristi, hoće li se koristiti u budućnosti ili već "umire"

Sve ove kriterijume, po mom mišljenju, zadovoljava BPMN notacija (verzija 2.0). Za crtanje dijagrama preporučujem korištenje besplatnog programa Bizagi Modeler.

I još jednom o pojednostavljenju. Počevši da crtate dijagrame, ne morate se pridržavati standardnih 100%, to će samo zakomplicirati implementaciju. U početnim fazama, glavna stvar je da su šeme razumljive učesnicima i da ih oni nedvosmisleno tumače. Još imate vremena da uskladite šeme sa standardom.

Ukupno dijagrami procesa rješavaju sljedeće zadatke:

• Transparentnost. I izvođači i menadžer razumiju odnos između faza procesa, kao i područje odgovornosti čijeg se zaposlenika/odjela nalaze ove faze.
• Sposobnost optimizacije procesa identifikacijom najkritičnijih i/ili najmanje efikasnih koraka.

Ne zaboravite postaviti ciljeve optimizacije i izračunati za koliko će se promijeniti utrošeni resursi nova verzija proces!

Ključna karakteristika upravljanja procesima je osoba odgovorna za cijeli proces

Jedna od najznačajnijih glavobolja svakog vlasnika i top menadžera je situacija međusobne odgovornosti, kada niko nije kriv za incident, a zaposleni i odjeli krive jedni druge. Koliko je zatvorena međusobna garancija?

Postoji izlaz. Kada vidite da imate proces od kraja do kraja (na primjer, ispunjenje narudžbe kupca), razmislite ko može biti odgovoran za proces, a ko za zasebnu kopiju procesa.

Odgovoran za ceo proces(ponekad se naziva i “vlasnik procesa”) - ovo je menadžer (ili zaposleni) koji je odgovoran za usavršavanje i razvoj poslovnog procesa; rješavanje globalnih novonastalih sudara i analiza kvarova; pomoć i obuka za one koji su odgovorni za kopiranje procesa.

Kopija procesa je jedna od implementacija poslovnog procesa u praksi. Na primjer, postoji end-to-end poslovni proces „izrada kuhinje po mjeri za klijenta“. Procesne kopije su posebne narudžbe. U ovom slučaju, direktor maloprodaje, a za konkretan primjerak - voditelj salona koji nadgleda konkretan posao.

Ako menadžer naiđe na problem sa svojim primjerkom procesa (narudžbe) i ne može ga riješiti, onda se obraća direktoru maloprodaje.

Jedna osoba bi trebala biti odgovorna za razvoj procesa i izradu svih njegovih kopija.

Dakle, postoji osoba koja odgovoran je za ceo proces(uključujući i rad odgovornih za kopije), ali postoje ljudi odgovorni za izradu kopija. U okviru upravljanja procesima, oni koji su odgovorni za kopije procesa su podređeni „vlasniku procesa“, a učesnici u procesu su zauzvrat podređeni odgovornima.

Kako bi „vlasnik procesa“ i oni koji su odgovorni za njegove kopije riješili probleme koji se pojave, pobrinite se da ih osnažite (na primjer, zatražite informacije o statusu narudžbe od povezanih odjela: dostavna služba, montažeri; donosite odluke kada se pojave problemi). nastaju).

Algoritam za opisivanje i razvoj poslovnog procesa pomoću šema i propisa

Vrijeme je da pređemo na praksu. Mislim da ste već zapalili ideju da nacrtate dijagrame ključnih procesa. Kako to učiniti bit će riječi u nastavku.

Faza 1. Nacrtajte i dogovorite dijagram procesa

1. Nacrtajte dijagram procesa sa menadžerom razvoja procesa i stručnjacima odgovornim za izvršavanje specifičnih instanci procesa. Istaknite najkritičnije tačke u procesu. Svaki proces i svaka faza u dijagramu ima "ulaz" i "izlaz". Prilikom pisanja pravilnika, razmislite šta će biti uloženo, a šta će biti rezultat rada.
2. Koordinirajte šemu sa svim učesnicima u procesu ili šefovima odjela učesnika.

Primjer #1. Šema procesa “Izbor zaposlenih” u BPMN notaciji

Primjer #2. Dio šeme “Izbor zaposlenih” u BPMN notaciji

Faza 2. Napisati pravilnik za izvođenje koraka procesa

Za svaku fazu procesa prikazanog na dijagramu potrebno je kreirati poseban propis ili pododjeljak globalne instrukcije. U propisima je potrebno detaljno opisati sve nijanse: kojim redoslijedom će se raditi; od kojih malih koraka se sastoji; koji su zahtjevi za kvalitetu rezultata; na kojoj tehnologiji raditi.

Primjer opisa u regulaciji jedne od faza dijagrama procesa

Korak 3: Pokrenite kontrolu procesa

Postavljaju se pitanja: kako sagledati trenutnu fazu procesa, probleme koji se javljaju i da li je ona uopšte uspešno završena, ili je zauvek zapela u nekoj od faza? Ili je možda završeno, ali polovina faza je završena sa odstupanjima i greškama, a neke od njih su potpuno preskočene?

Postoje glomazni (i korisni za velike kompanije) softverska rješenja, u kojem možete ne samo crtati dijagrame, već i pokrenuti procese za izvršenje. Ali dalje početna faza Radije bih preporučio da se suzdrže od globalnih implementacija. Naučite zaposlene da počnu raditi s procesima. Počnite sa kontrolnim listama u Google tabeli.

U budućnosti se prebacite na poslovne procese u Bitrix24 ili 1C. Moguće je da će oni biti i više nego dovoljni za vašu kompaniju.

Korak 4: Razvijte i optimizirajte proces za povećanje efikasnosti i kvaliteta

Kao što sam već spomenuo, njegov „vlasnik“ bi trebao biti odgovoran za razvoj procesa (napominjem da to nije iz kategorije „želim/ne želim“, već počasna dužnost zaposlenika).

Sva prilagođavanja logike (veze) procesa, dodavanje ili brisanje faza - prvo izvršite na dijagramu. Nakon što se planirane izmjene dogovore sa ključnim učesnicima u procesu, biće moguće finalizirati propise, kontrolne liste i izvršiti izmjene u konfigurisanim poslovnim procesima.

Ovdje je važno voditi spisak šema za koje su konfigurisani automatizovani poslovni procesi, napravljene kontrolne liste i postoje propisi (možda je za to korisna posebna tabela ili posebna oblast na početku uredbe). Ovo će pomoći "vlasniku procesa" sinhronizovati promjene na svim nivoima, kao i da ih izvodite bez suvišnih radnji.

Na primjer, u nedostatku automatiziranih poslovnih procesa, mali dodaci detalja za faze mogu se odmah unijeti u propise. Osim ako, naravno, ovi dodaci ne utiču na veze i faze u dijagramu.

Takođe je važno informisati o svim promjenama u procesu ne samo njegove direktne učesnike, već i sve zainteresovane strane. Komunikacija o promjenama je drugačija po tome što će ljudi vidjeti samo promjene i neće morati ponovo proučavati cijelu regulativu kako bi pronašli dodatke.

Zaključak, ili Zašto "sve odjednom" je put do groblja projekata

Možete puno pričati o procesima, dovoljno za cijelu knjigu. Ali… groblja mrtvih projekata puna su pokušaja implementacije „sve odjednom“ na najskupljim i/ili multifunkcionalnim softvera. V najbolji slucaj zaposleni nisu koristili uvedene tehnologije ili su se sistemi pokazali toliko glomazni da je bilo nemoguće raditi s njima. U najgorem slučaju, teškoće u implementaciji nisu dozvolile da se posao završi do kraja.

I još jedan važna tačka. Ako vaši podređeni ne ispunjavaju dogovore, onda vam ni propisi ni crtanje procesnih dijagrama neće pomoći. Jedini način djelovanja je stvaranje "tvrde" zone u vidu poštivanja sporazuma i njeno dalje širenje. Ovo će pomoći.

Čitaoci ovog članka također čitaju

Vrijeme "H": Kada je uvođenje redovnog menadžmenta u vašu kompaniju neizbježno, a odgađanje početka samo će donijeti dodatne gubitke

Web stranica proizvođača robe i opreme: 10 tipičnih grešaka koje onemogućavaju potragu za novim trgovcima i veletrgovcima