Genel Müdür Yardımcısının görevleri nelerdir? Baş yardımcısının görev tanımı Genel müdür yardımcısı ne iş yapar

asistan CEO- her değerli liderin ihtiyaç duyduğu yüz. Bir şirketi yönetirken, işin yarısını uygun bilgi, beceri ve ilgili yeterliliğe sahip bir kişiye emanet etmek önemlidir. Bu nedenle faaliyet yönünün ilk ve en önemli vektörü, genel müdür yardımcısının iş sorumluluklarıdır.

talimat onayı

Herhangi bir iş tanımının temeli, Rusya'nın çalışma mevzuatıdır ve genel müdür yardımcısı olarak böyle bir pozisyon istisna değildi. Yöneticinin “sağ eline” atanan görevler, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun yanı sıra ek düzenleyici yasal düzenlemelere uygun olarak hazırlanmalıdır.

Hazırlanan talimat, kuruluşun başkanı veya başkanı tarafından onaylanır. İmzası, kabul edilen belgenin yasallığı ve tüm hükümleriyle anlaşma anlamına gelir. Ayrıca, yönetici, gerekçeli bir ret ve önemli eksikliklerin bir göstergesi ile değişiklik yapma, görevleri tamamlama veya bir imza imzalamama hakkına sahiptir.

Genel hükümler: asistanı ne yönlendirir?

Genel Müdür Yardımcısı'nın şirket faaliyetlerinde oynadığı rolü abartmak mümkün değildir. Bu kişi kategorisi için iş tanımı mutlaka şunları içermelidir: Genel Hükümler, çalışanın faaliyetlerini düzenleyen yasal çerçevenin yanı sıra işinin doğasını belirleyen materyaller hakkında bilgi sahibi olabileceği yer.

Genel müdür yardımcısı, kuruluş yöneticisinin talimat ve kararlarının teknik uygulayıcısıdır. İlgili memurun talimatıyla kabul ve görevden uzaklaştırıldı. Kural olarak, kendisine aşağıdaki gereksinimler uygulanır:

• Yüksek öğretim;
• iş deneyiminin varlığı veya yokluğu (terimi baş tarafından belirlenir);
• uzmanlık alanında iş deneyimi için gereklilikler.

Kendinizi bu pozisyonda denemek istiyorsanız, patrona doğrudan ve katı bir şekilde boyun eğmenin, genel müdür yardımcısının bağlı olduğu ana çalışma kuralı olduğu gerçeğine hazırlıklı olun. İş tanımı ayrıca işyerinde bir asistanın bulunmadığı durumlardan da bahseder. Bu sırada görevleri, sorumlu olan başkan yardımcısı tarafından yerine getirilir. tam sorumluluk performansları için.

Yasal düzenleme

Genel Müdür Yardımcısının görevleri aşağıdaki yasal düzenlemelere dayanmaktadır:

1. Genel olarak faaliyetlerini düzenleyen veya benzer bir faaliyet türünü düzenleyen belgeler.
2. Belirli bir faaliyet alanını düzene sokmak için oluşturulan yönergeler ve diğer materyaller.
3. Şirketin/kuruluşun/işletmenin tüzüğü.
4. Çalışma programı.
5. Verilen emirler ve direktifler acil süpervizör kuruluşlar.
6. patron tarafından tanımlanan iş tanımı.

Genel müdür yardımcısı, genel olarak faaliyetlerini düzenleyen yasal çerçevenin yanı sıra yardımcıya bağlı yetkililerin çalışmalarını hızlı, açık ve doğru bir şekilde yönlendirmelidir. Sadece federal ve bölgesel mevzuatı değil, aynı zamanda yerel düzenlemeleri de incelemenin gerekli olduğunu belirtmek önemlidir.

Neyi bilmen gerekiyor?

Şirket başkanının "sağ elinin" konumu, mevcut tüm departmanların yanı sıra organizasyonun yapısı ve yönetimi hakkında sağlam bir bilgi gerektirir. İşle ilgili önemli bir beceri, uygun bir belgeyi - bir sipariş, sipariş, çözüm vb. - doğru bir şekilde hazırlama yeteneğidir. Yani ofis işinin temelleri olmadan genel müdür yardımcısı, iş görevlerini tam olarak yerine getiremeyecektir.

Bir pozisyona başvuran kişilerin etik temellerine sahip olması, kuralları bilmesi gerekir. iş iletişimi ve genel kuralları bilmek iş kanunu ve idare hukuku. Evet ve elektronik bilgisayarlarla çalışma becerisi olmadan da vazgeçilmezdir.

Yardımcı işlevler

İş tanımının bir sonraki temel bölümü, Genel İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısının yerine getirmesi gereken işlevlerin bir listesidir:

• Şirket başkanının idari ve idari faaliyetleri için teknik desteğin doğru ve net organizasyonu.
• Büro çalışmalarını sürdürmek ve düzenlemek, diğer çalışanların faaliyetlerini izlemek, bu alandaki çalışanlara belirsiz konuları açıklamak.
• Şirketin iş akışını kolaylaştırmayı amaçlayan faaliyetlere geliştirme veya katılım.
• Ziyaretçilerin kabulü.

İş Tanımı Örneği

Genel müdür yardımcısının özellikleri hem sunulan iş sorumluluklarından hem de performans düzeyinden oluşur ve aşağıdaki gibidir:

• Şirket başkanına hitaben gelen yazışmaların kabulü, başkanın kararına uygun olarak devredilmesi ve kullanılması.
• İşlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesi Federal yasalar, bilgisayar teknolojisinin etkin kullanımının yanı sıra; bilgi toplama ve işleme çalışmalarında temel becerilerin uygulanması.
• Belge ve başvuruların kabulü, imza için kuruluş başkanına gönderilmesi.
• Başın çalışması için belgelerin hazırlanması.
• Telefon görüşmelerinin organizasyonu. Ayrıca bu pozisyonu elinde bulunduran kişi, müzakereler sonucunda aldığı bilgileri gerekli biçimde açığa vurarak çalışanlara getirmekle yükümlüdür.
• Mektupların, taleplerin ve diğer belge türlerinin hazırlanması, taleplere baş adına yanıtların hazırlanması.
• Toplantıların, toplantıların hazırlanması, tutanakların tutulması ve daha sonra uygun biçimde yürütülmesi için faaliyetlerin organizasyonu.
• Şirket çalışanlarının çalışmalarının denetimi.
• Başkanın işyerinin gereksinimlere göre organizasyonu, ofis malzemelerinin sağlanması, başarılı ve verimli çalışma için koşulların yaratılması.
• Ofis ve çalışma materyallerini yazdırın.

Bu iş sorumlulukları listesinin kapsamlı olmadığını belirtmek önemlidir. Başkan, kendi takdirine bağlı olarak, yapılan değişiklikler Rusya Federasyonu mevzuatına aykırı değilse, her bir maddeyi değiştirebilir.

Genel Müdür Yardımcısı Hakları

V Genel görünüm Genel Müdür Yardımcısının hakları aşağıdaki listede sunulmuştur:

• asistanın faaliyetlerine ilişkin başkanın taslak kararlarını tanıma hakkı;
• Başkan tarafından yapılan ve uygulamaya ilişkin önerileri değerlendirme hakkı iş etkinliği asistan;
• başarılı bir şekilde uygulanması için gerekli olan bilgi edinme hakkı emek faaliyeti daha öte;
• iş tanımının yerine getirilmesine katkıda bulunan yönetim eylemlerinden talep etme hakkı.

Hukuki Sorumluluk Yardımcısı

Kural olarak, herhangi bir iş tanımının son paragrafı, çalışana yüklenen sorumluluk tedbirlerine ilişkin hükümlerdir. Böylece, aşağıdaki eylem türleri için sorumluluk sağlanır:

• Uygunsuz performans veya resmi görevleri yerine getirmeyi reddetme.
• Cezai, idari, çalışma, medeni mevzuat ihlalleri.
• Kuruluşun malına zarar vermek.

Bir kişiye hem kolluk kuvvetlerinin katılımıyla hem de bunların katılımı olmadan yasal sorumluluk uygulanabilir. Kural olarak, neden olunan zararın niteliği ve kapsamı, sorumluluk ölçüsünün belirlenmesinde önemli bir rol oynar. Çalışan kuruluşun şeyine zarar verdiyse, kurtarma disiplin sorumluluğunun bir parçası olarak gerçekleşir. Zarar kişilerarası nitelikteyse, soruşturma makamlarının katılımı kaçınılmazdır.

talimat onayı

Asistan Gen. direktör sadece başın imzasıyla değil, aynı zamanda doğrudan görevlerini yerine getirmeye başlayan kişinin imzasıyla da onaylanır. bu Yasal düzenleme yereldir, bu nedenle yalnızca belirli bir kuruluşun bölgesi için geçerlidir. İş tanımı federal veya bölgesel mevzuatla tutarsızlıklar içeriyorsa, çalışanın yasa dışı olarak onaylanan pozisyonu yerine getirmeyi reddetme hakkı vardır.

İş tanımı, belirli bir pozisyonda bulunan bir kişinin yapması gereken görevlerin ve işin kapsamını belirtir. İş tanımına göre Tüm Rus sınıflandırıcı yönetim belgeleri veya OKUD, OK 011-93 (30 Aralık 1993 tarih ve 299 sayılı Devlet Standardı Kararnamesi ile onaylanmıştır) kuruluşun faaliyetlerinin organizasyonel ve düzenleyici düzenlemesine ilişkin belgeler olarak sınıflandırılır. Bu tür belgeler grubu, iş tanımıyla birlikte, özellikle iç çalışma düzenlemelerini, yapısal birim yönetmeliğini ve personel tablosunu içerir.

İş tanımı gerekli mi?

Rusya Federasyonu İş Kanunu, işverenlerin iş tanımları hazırlamasını zorunlu kılmaz. Gerçekten de, bir çalışanla yapılan bir iş sözleşmesinde, emek işlevi her zaman açıklanmalıdır (pozisyona göre çalışma personel, meslek, uzmanlık, nitelikleri veya kendisine emanet edilen belirli bir iş türünü gösteren) (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 57. Maddesi). Bu nedenle iş tanımlarının eksikliğinden işvereni sorumlu tutmak mümkün değildir.

Aynı zamanda, genellikle çalışanın emek fonksiyonunun belirtildiği belge olan iş tanımıdır. Talimat, üretim, emek ve yönetim organizasyonunun özelliklerini, çalışanın haklarını ve sorumluluğunu dikkate alarak çalışanın iş sorumluluklarının bir listesini içerir (30 Kasım 2009 tarih ve 3520-6-1 Rostrud Mektubu) . Ayrıca, iş tanımı genellikle sadece çalışanın çalışma fonksiyonunu ifşa etmekle kalmaz, aynı zamanda kalite gereksinimleri, tutulan pozisyon veya yapılan iş için sunulanlar (24 Kasım 2008 tarih ve 6234-TZ sayılı Rostrud Mektubu).

İş tanımlarının varlığı, çalışan ile işveren arasındaki emek işlevinin içeriği, çalışanın hak ve yükümlülükleri ve onun için gereklilikler arasındaki etkileşim sürecini basitleştirir. Yani, hem mevcut çalışanlarla hem de yeni işe alınan çalışanlarla ve belirli bir pozisyon için başvuranlarla ilişkilerde sıklıkla ortaya çıkan tüm bu sorunlar.

Rostrud, iş tanımının hem işverenin hem de çalışanın çıkarları için gerekli olduğuna inanmaktadır. Sonuçta, bir iş tanımının varlığı yardımcı olacaktır (08/09/2007 tarih ve 3042-6-0 sayılı Rostrud Mektubu):

• dönem boyunca çalışanın performansını objektif olarak değerlendirmek Deneme süresi;
• haklı olarak işe almayı reddetmek (sonuçta, talimatlar şunları içerebilir: Ek gereksinimler ile bağlantılı iş nitelikleriçalışan);
• emek işlevlerini çalışanlar arasında dağıtmak;
• bir çalışanı geçici olarak başka bir işe devretmek;
• çalışanın emek işlevinin performansının vicdanlılığını ve eksiksizliğini değerlendirin.

Bu nedenle organizasyonda görev tanımlarının hazırlanması uygundur.

Bu talimat bir ek olabilir iş sözleşmesi veya bağımsız bir belge olarak onaylanmalıdır.

Bir iş tanımı nasıl derlenir?

İş tanımı genellikle esas alınarak hazırlanır. yeterlilik özellikleri yeterlilik dizinlerinde yer alan (örneğin, 21 Ağustos 1998 tarih ve 37 sayılı Çalışma Bakanlığı Kararnamesi ile onaylanan yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların pozisyonlarının Yeterlilik dizininde).

İşçilerin mesleklerine göre işe alınan çalışanlar için, çalışma işlevlerinin belirlenmesi için birleşik tarife ve nitelik referans defterleri ve ilgili sektörlerdeki işçilerin meslekleri kullanılmaktadır. Bu tür referans kitaplarına dayalı olarak geliştirilen talimatlara genellikle üretim talimatları denir. Bununla birlikte, bir kuruluştaki dahili belgeleri birleştirmek ve basitleştirmek için, çalışan mesleklere yönelik talimatlara genellikle iş tanımları da denir.

İş tanımı dahili bir organizasyonel ve idari belge olduğundan, işveren, onu işe alırken (iş sözleşmesini imzalamadan önce) işçiyi imza karşılığı tanımakla yükümlüdür (

Yönetici asistanı seçkin idari personeldir. Büyük bir işletmenin yöneticisinin, tüm organizasyonu yöneten sorumlu ve güvenilir bir asistana ihtiyacı vardır. bilgi çalışması. Böylece lider, irrasyonel olarak zaman kaybetmeyi, telaşlanmayı ve küçük meselelerle uğraşmayı bırakır. Asistan, yöneticinin sırdaşı olduğu için şirkette özel bir statü kazanır.

Görevlerinizi verimli bir şekilde yerine getirebilmeniz için temel bilgi ve becerilere sahip olmanız yeterli değildir, belirli insani niteliklere sahip olmanız gerekir. Dakik, yardımsever, kendine hakim, düşünceli, kurumsal çıkarlara bağlı olmalısınız. Aynı zamanda, patronun koşullarına ve karakterine uyum sağlayabilmek için bağımlı bir konumda olmaya hazırlanmalıdır.

Her şeyden önce, hem liderin kendisine hem de başkalarına saygı duyabilmeniz gerekir. Basit projeleri denetleme sorumluluğu size emanet edileceğinden, yönetme ve emir verme becerisine hakim olmanız gerekecek. İş tüm sorumlulukla alınmalı ve bundan korkmamalıdır. İnisiyatifinizi kullanın ve haklı olduğunuzu düşünüyorsanız patronunuza fikrinizi söylemekten çekinmeyin.

İyi bir yönetici asistanının ana sorumlulukları şunlardır: dokümantasyon ve organizasyonel çalışma ile çalışmak. Bilgi ve dokümantasyon hizmetleri şunları içerir:
1. İmza, düzenleme ve sonuçlandırma için patrona verilen hazırlanan taslak belgelerin kabulü ve doğrulanması.
2. Şirketin adresine gelen yazışmaların alınması ve ilgili yapısal bölümlere ve belirli çalışanlara aktarılması. Yanıtların hazırlanması ve gönderilmesi.
3. Yönetici tarafından istenen mektup, istek, rapor, rapor ve diğer belgeleri düzenlemek.
4. Arşiv kayıtlarının tutulması ve dosyaların güvenli bir şekilde saklanması.
5. İşletme çalışanlarının çalışmalarını kontrol etmek, son teslim tarihlerini izlemek.
6. Bir kayıt dosyasının bakımı.

Belgesiz hizmet diğer sorumluluklardan oluşur:
1. Çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla mesaj alma ve yayınlama.
2. Gelen telefon aramalarını kontrol etmek, şirketin "yüzü" olan müşterilerle yapılan bir konuşmada, aramanın önemi hakkında hızlı kararlar vermek.
3. Masasını düzenleyerek liderin çalışmasını sağlamak.
4. Toplantıların ve patronun diğer işlerinin rasyonel planlaması.
5. Şuraların, toplantıların, toplantıların hazırlanması (katılımcıların ve belgelerin toplanması). Bu toplantıların tutanaklarını tutmak.
6. Şirket sunumlarının organizasyonu.
7. Başın kişisel isteklerinin ve talimatlarının yerine getirilmesi.

Bu sorumlulukların kapsamı işletmenin, yönetimin ölçeğine bağlıdır. Büyük bir şirketin yöneticisinin, görevleri daha dar, ancak daha az olmayan birkaç asistanı vardır.

Yönetici asistanı, yönetim becerilerini öğrenmek için harika bir fırsattır. Bu pozisyon kariyerinizdeki bir sonraki adım olabilir.

Bir müdür yardımcısının iş tanımı, iş ilişkilerini kolaylaştırmak için oluşturulur. belge gösterir fonksiyonel sorumluluklar, sorumluluk, çalışan hakları.

Müdür Yardımcısı pozisyonu farklı organizasyonlar farklı çağrılabilir: yönetmenin kişisel asistanı, baş asistanı, sekreter.

Yönetici asistanı için örnek iş tanımı

BENCE. Genel Hükümler

1. Başkan yardımcısı pozisyona atanır ve kuruluş başkanının emriyle görevden alınır.

2. Başkan yardımcısı doğrudan şirketin başkanına rapor verir.

3. Müdür yardımcısının yokluğunda hakları ve fonksiyonel görevleri başka birine devredilir. resmi, kuruluş için siparişte bildirildiği gibi.

4. Müdür yardımcısı pozisyonuna yüksek öğrenim görmüş ve bir yıl benzer iş tecrübesine sahip bir kişi atanır.

5. Müdür yardımcısı, faaliyetlerinde aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:

• Rusya Federasyonu mevzuatı;
• Şirketin iç çalışma düzenlemeleri, Tüzük ve diğer düzenleyici işlemleri;
• yönetimin emir ve direktifleri;
• bu iş tanımı.

6. Müdür yardımcısı şunları bilmelidir:

• kuruluştaki belgeleri işlemek için belirlenmiş prosedür;
• iş iletişimi ve görgü kuralları;
• raporlama belgelerini koruma prosedürü;
• ofis ekipmanlarının kullanım kuralları, iletişim araçları;
• işin temelleri Metin düzeltici, elektronik tablolar;
• ofis çalışmasının temelleri;
• şirketin organizasyon yapısı;
• sözleşmelerin yapılması ve yürütülmesi için prosedür.

II. Müdür Yardımcısının Görev Sorumlulukları

Müdür Yardımcısı aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:

1. Başkanın çalışma gününü planlamak: toplantı, ziyaret, çağrı, resepsiyon ve diğer eylemlerin takviminin geliştirilmesi ve koordinasyonu.

2. Toplantılarda, resepsiyonlarda, gezilerde başın kişisel refakati.

3. Başkanın çalışması için teknik destek: bilet siparişi, ulaşım; müzakerelerin, toplantıların organizasyonu.

4. Toplantı, toplantı, müzakerelerin ilerlemesini ve sonuçlarını tespit eden tutanak ve diğer belgeleri tutmak.

5. Çalışanları bilgilendirmek yapısal bölümler talimatların organizasyonu, yönetim talimatları ve bunların yürütülmesinin kontrolü.

6. Yönetime bilgi toplanması, analitik, bilgilendirici, referans ve diğer raporların hazırlanması ve sağlanması.

7. Kayıt tutma, kafaya gönderilen yazışmaları alma.

8. Ziyaretçilerin başkanla kişisel randevu için kaydı, resepsiyonlarının organizasyonu.

9. Başkanın imzası, tescili, muhasebesi ve başkanına devredilmesi için belge ve başvuruların kabulü.

10. Yönetim adına mektup, istek ve diğer belgeleri düzenlemek.

11. Toplantıların, toplantıların, başkan tarafından yapılan toplantıların hazırlanması. Gerekli materyallerin toplanması, katılımcıların ne zaman, nerede tutuldukları, gündem hakkında bilgilendirilmesi.

12. Başkanın resmi talimatlarının yerine getirilmesi.

III. Haklar

Müdür Yardımcısı aşağıdaki haklara sahiptir:

1. Görevleri tamamlamak için gerekli miktarda bilgi alın.

2. Yönetime işlerini geliştirmek ve şirketin faaliyetlerini rasyonelleştirmek için öneriler gönderin.

3. Görevlerini yerine getirmek için gerekli belgeleri almak için kuruluşun bölümlerine (başkan adına veya kişisel inisiyatifle) istek gönderin.

4. Kurumun yönetiminden, resmi görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli koşulları yaratmasını istemek.

5. Yetkileri dahilinde bağımsız kararlar alır.

6. Bir iş ihtiyacı olması durumunda gizli bilgilere erişin.

IV. Bir sorumluluk

Müdür Yardımcısı şunlardan sorumludur:

1. Kuruluşun çalışanlarına yanlış bilgi vermek.

2. Resmi görevlerini uygunsuz bir şekilde yerine getirme.

3. Kuruluşa, devlete, karşı taraflarına, çalışanlarına maddi zarar vermek.

4. Görevlerin uygulanması için son tarihlerin ihlali.

5. Kuruluşun yönetim belgelerinin, kararlarının, yönetmeliklerinin hükümlerinin ihlali.

6. Ticari sırların, kişisel verilerin, gizli bilgilerin açıklanması.

7. Yetkinliğini aşan eylemler.

8. İhlal iş disiplini, güvenlik yönetmelikleri, iç çalışma yönetmelikleri, yangından korunma.

9. Kuralların ihlali iş etiği, iş ortaklarına, ziyaretçilere, kuruluş çalışanlarına kaba muamele.

Bir şirketin CEO'sunun birçok sorumluluğu vardır. Organizasyon büyüdükçe, bu sorumluluklar yelpazesi genişler. Yöneticinin doğrudan şirketin gelişimine yönelik sorunları çözmek yerine zaman harcaması gereken çok sayıda "çalkantı" var. Bu, uzmanın verimliliğini azaltır. Yüksek nitelik gerektirmeyen görevlerden bazıları genel müdür yardımcısına devredilebilir.

CEO Yardımcısı Pozisyonu: Temel Özellikler

Genel müdür yardımcılığı pozisyonuna belirli özellikler kazandırmak zordur. Gerçek şu ki, bu uzmanın görev tanımı CEO'nun ihtiyaçlarına göre belirlenir. Bir çalışanın faaliyeti bir yöne odaklanabilir. Asistanların pratikte çalıştığı pozisyonları düşünün:

• katip. Bu uzman, belgelerle çalışmaktan sorumludur. Sorumluluk alanında çağrılar, çeşitli günlük görevler vardır.
• Kişisel asistan. CEO'nun çalışma gününü, iş toplantılarını ve konferansları organize etme konusunda uzmanlaşmıştır. Uzman ayrıca iş gezilerinde yöneticiye eşlik eder.
• Genel Müdür Yardımcısı.Çalışanın sınırlı bir dizi konuda karar verme hakkı vardır.

Kural olarak, aslında, asistan birkaç uzmanın işlevlerini birleştirir. V büyük şirketler CEO'nun iki yardımcısı olabilir. Örneğin, biri düzenler çalışma zamanı yönetici, diğeri ise kağıt işleriyle uğraşıyor.

Asistan, liderler kategorisine aittir. Doğrudan CEO'ya rapor verir. Genellikle bir çalışana uygulanan gereksinimler:

• İlgili alanda yüksek öğrenim (örneğin, hukuk).
• Üç yıllık iş deneyimi.

Kural olarak, diğer çalışanlar genel müdür yardımcısına tabidir. Geniş yetkilere sahiptir: emir verme hakkından çeşitli departmanların çalışmalarını kontrol etmeye kadar.

ÖNEMLİ! Bir asistanın atanması hiç de aşırıya kaçma değildir. Bu önlem, yöneticinin yüksek profesyonellik ve yaratıcılık gerektiren sorunları çözmeye odaklanmasını sağlar. “Kilise” bir yardımcıya devredilir. Bu, hem CEO'nun hem de şirketin kendisinin verimliliğini önemli ölçüde artırır.

Yasal düzenleme

Genel Müdür Yardımcısının faaliyetleri aşağıdaki yönetmeliklerle düzenlenir:

• metodik tavsiyeler.
• kiralama
• İş sözleşmesi.
• Liderin emirleri.
• İş talimatı.

Genel Müdür Yardımcısının sorumlulukları nelerdir?

Bir CEO yardımcısının görevleri şirketin büyüklüğüne göre değişir. Küçük şirketlerde çalışanlar, kuryelerin, yöneticilerin çalışmalarını ve ofisin yaşam desteğini kontrol eder. Büyük kuruluşlarda, CEO'nun genellikle iki yardımcısı vardır. Bir kişisel asistan, yöneticinin çalışma gününü organize eder, ikincisi ise diğer tüm konularla ilgilenir. Bir uzmanın görev listesi önemli ölçüde değişebilir. Her durumda, sorumluluklar iş tanımında belirtilmelidir. Örnek bir liste düşünün:

• Telefonla da dahil olmak üzere müzakerelerin organizasyonu.
• yazışmaların alınması.
• Toplantı ve toplantıların organizasyonu: ilgili materyallerin hazırlanması, yönetmeliklere uygunluğun kontrolü, tutanakların kaydedilmesi, stenografi.
• Genel Müdürün talimatlarının yerine getirilmesi üzerinde kontrol.
• Başkana imza için kağıtların sağlanması.
• Genel Müdürün ziyaretçileri karşılaması.
• İş gezilerinin organizasyonu (örneğin, oda rezervasyonu, bilet siparişi).
• CEO'nun etkinliğini sağlamak.
• Gün için bir plan yapmak.
• CEO'nun bilgi desteği.
• Toplantılara ve iş toplantılarına katılım.
• İş toplantılarının organizasyonu.
• Sunumların organizasyonu.
• Masraf raporlarının hazırlanması.
• Kişisel siparişlerin yerine getirilmesi.
• Veritabanlarının oluşturulması, bir bilgisayar kullanılarak sanal sunumlar.

Asistan, CEO'ya en yakın kişidir. Genellikle çalışma günü standartlaştırılmamıştır. Çalışan çok çeşitli görevleri çözer, bu nedenle uygun kişisel niteliklere sahip olmalıdır.

Çalışan Hakları

Genel Müdür Yardımcısı aşağıdaki haklara sahiptir:

• Asistanın faaliyetleri ile ilgili liderin projeleri ve kararları hakkında bilgi.
• Gerekli bilgileri edinme hakkı.
• Resmi yetkiler dahilinde karar verme hakkı.

Genel müdür yardımcısına büyük yetkiler verilebilir. Örneğin, bir çalışanın belgeleri imzalama hakkı olabilir.

Asistan Sorumluluğu

Asistana verilen sorumluluk, görev tanımında belirtilmelidir. Çalışan aşağıdakilerden sorumludur:

• İş talimatlarına uyulmaması.
• Rusya Federasyonu yasalarını ihlal eden eylemler.
• Hasara sebep olan.

Asistan bir suistimal etmişse, sorumluluk yüklenmeden önce soruşturma yapılır. Suçluluk derecesini belirlemek gerekir. Soruşturmaya katılmak kilit çalışanlarşirketler. Sonuç olarak, bir belge düzenlenir. Suçun derecesine göre işçiye ceza verilebilir. Asistan da kovulabilir.

Asistandan hangi kişisel nitelikler aranır?

Üzerinde kişisel asistan en geniş görev yelpazesiyle görevlendirilmiştir. Bazı uzmanlar tek yönde çalışır, ancak bu asistan için geçerli değildir. Çoklu görev, çok yönlülük gerektirir. Bir CEO yardımcısının sahip olması gereken kişisel nitelikleri göz önünde bulundurun:

• Proaktif, proaktif.
• Öngörme yeteneği Daha fazla gelişme durumlar.
• Komplikasyonların önlenmesi.
• çok yönlülük
• Hızla değişen bir ortama uyum sağlamak.
• Bir veya daha fazla yabancı dilde akıcılık.
• Bilgi akışlarıyla çalışabilme.
• Gizliliği koruma yeteneği.
• Yetenek sistem Analizi durumlar.
• Aynı anda birden fazla çözüm sunabilme.
• Orta ve ileri düzeyde bilgisayar yeterliliği.
• Zaman yönetiminin temelleri hakkında bilgi.
• Birkaç çalışanın faaliyetlerini koordine etme yeteneği.
• Diplomasi.
• İletişim becerileri ve çatışmaları çözme yeteneği.
• Büyük miktarda bilgi içeren operasyonel çalışma.
• Güzel anı.
• Öncelik verme yeteneği.

Asistan, yetkin, strese dayanıklı olmalıdır. İlgili uzmanlıkların bilgisi arzu edilir (örneğin, hukuk biliminin temelleri bilgisi).

Bir CEO ne zaman kişisel bir asistana ihtiyaç duyar?

CEO'nun geniş bir sorumluluk listesi varsa, bir asistan işe alınır. Yönetici eldeki görevlerle başa çıksa bile, "çalkalığın" çoğu işi yavaşlatabilir. Bir asistanın işe alındığı günlük işlerle çalışmaktır. Kural olarak, bu çalışanlar büyük şirketlere davet edilir. Küçük kuruluşların CEO'ları tüm işleri kendi başlarına halledebilir.