Biznes jarayonlarining yuzta tavsifi va optimallashtirish. Bir-ikki-uch uchun biznes jarayonlarini optimallashtirish: menejerlar uchun o'quv dasturi

Korxona samaradorligini oshirish usullaridan biri biznes jarayonlarini optimallashtirishdir. Samaradorlik - bu natijaning sarflangan kuchga nisbati. Biznes jarayonlarini optimallashtirish, o'z navbatida, ularning samaradorligini oshirishga qaratilgan chora-tadbirlar majmuidir. Optimallashtirish usullarining xilma-xilligiga qaramay, istalgan natijaga erishish har doim ham mumkin emas.

Kompaniyaga biznes jarayonlarini optimallashtirish kerakmi?

Har qanday tashkilotda uning xodimlari tomonidan amalga oshiriladigan ma'lum miqdordagi biznes jarayonlari mavjud. Bularga sotib olish va sotish, boshqaruv va ishlab chiqarish jarayonlari, ish yuritish va boshqalar kiradi. Agar kompaniya allaqachon mavjud jarayonlarni avtomatlashtirgan bo'lsa, bu ularning samaraliroq bo'lishiga yordam beradi. Agar kompaniya ISO 9001 standartiga muvofiq sifat menejmenti tizimini joriy qilgan bo'lsa, bu yuqori biznes madaniyatining ko'rsatkichidir. U tashkilotga juda ko'p sonli jarayonlar sifatida yondashadi va undagi barcha biznes jarayonlari aniqlangan va tavsiflanganligini anglatadi.

Muayyan kompaniyalarda jarayonlarni aniqlash, tavsiflash va optimallashtirishda ishtirok etadigan avtomatlashtirish bo'yicha mutaxassislar mavjud. Muayyan vaqtdan keyin har qanday mukammal qurilgan jarayonni qayta tashkil etish kerak. Mehnat sharoitidagi o'zgarishlar, yangi ish joylari va yangi jarayonlar, har qanday naqshlarni hisobga olish kerak. Optimallashtirishsiz korxonaning ayrim qismlarining normal ishlashiga imkon bermaydigan nizolar paydo bo'lishi mumkin, bu esa olingan pul miqdoriga ta'sir qiladi.

Kompaniya biznes jarayonlarini optimallashtirishi kerakligini bilish uchun siz joriy biznes jarayonlaridagi muammolarni tasniflash bilan tanishishingiz kerak:

1. takrorlash rasmiy vazifalar. Faqat tashkilot xodimlarining emas, balki korxona bo'limlarining funktsiyalari kesishadi yoki takrorlanadi, bu tartibsizlik, asossiz raqobat va keraksiz ish uchun keraksiz moliyaviy xarajatlarni keltirib chiqaradi.
2. Menejerlar menejment sohasida tajribaga ega, ammo boshlang'ich iqtisodiy bilimlarga, shuningdek marketing va menejment sohasidagi vakolatlarga ega emas.
3. Xodimlarning tizimli malakasini oshirish tizimi ishlab chiqilmagan. Odatda, xodimlar biznes jarayonlarini optimallashtirish uchun hech narsa ixtiro qilishni xohlamaydilar.
4. Ba'zida egalar va rahbariyat yanada samarali ishlashlari kerakligini eslashadi va kompaniya moliya, savdo, xodimlarni boshqarish uchun IT tizimini zudlik bilan joriy qilishni boshlaydi (ro'yxat cheksizdir). Ammo u hozirgi biznes jarayonlaridan to'liq ajratilgan holda, uni "eng yaxshi amaliyot" ga moslashtirganda (va tashkilotni yanada chuqurroq chuqurga tushiradi) yoki bema'nilik bilan nusxa ko'chirishda kiritiladi, buning natijasida millionlab odamlar paydo bo'ladigan foydasiz tizim tug'iladi. rublni va katta miqdordagi odam-soatni tashkil etadi va deyarli hech qanday iqtisodiy samara yo'q.

Biznes jarayonlarini optimallashtirish qanday o'zgarishlarga olib keladi:

• Operatsion va vaqt xarajatlarini kamaytiradi.
• Mijozlarga xizmat ko'rsatish sifatini oshiradi.
• Kompaniyaning boshqaruv qobiliyatini oshiradi.
• Maqsadlarga erishishga imkon beradi.

O‘z navbatida, bu xizmatlar yoki mahsulot tannarxini pasaytirish, shuningdek, kompaniyaning xaridorlar uchun jozibadorligini oshirishga ijobiy ta’sir ko‘rsatadi. Bundan tashqari, korxona o'z qarorlarida mobilroq bo'ladi, bu esa tashkilotning barqarorligi va raqobatbardoshligini oshiradi.

Shuni tushunish kerakki, har bir kompaniyada barcha biznes jarayonlari o'zaro bog'liqdir. Natijada, biznes jarayonlarini optimallashtirish texnologiyasi tashkilotdagi boshqa biznes jarayonlar oqimiga ta'sir qilishi mumkin. Katta moliyaviy va vaqt xarajatlarini talab qilmaydigan, ayniqsa ahamiyatli bo'lmagan jarayondan boshlash yaxshiroqdir. Keyin boshqa jarayonlarni asta-sekin optimallashtiring. Agar siz bir vaqtning o'zida hamma narsani optimallashtirishga harakat qilsangiz, bu dahshatli oqibatlarga olib kelishi mumkin va kelajakda jarayonning barcha tuzatishlariga salbiy munosabatda bo'lishi mumkin.

Bunday holda, birinchi navbatda, hujjatlarni ratsionalizatsiya qilish tavsiya etiladi. Kompaniya ichidagi hujjatlashtirish ishlarini optimallashtirish jarayonlar sifatini sezilarli darajada yaxshilashi inkor etilmaydigan haqiqatdir. Bundan tashqari, ish jarayonidagi potentsial yaxshilanishlarni qo'lga olishni o'rganganingizdan so'ng, tajribangizni tashkilotning boshqa sohalariga etkazishingiz mumkin.

Ikki marta ko'proq sotish uchun biznesingizni qanday optimallashtirish kerak: 4 ta tayyor g'oya

2019-yilda o‘ziga xos korporativ madaniyatga ega kompaniyalar raqobatchilardan bozorni yutib olishlari mumkin bo‘ladi. Business Director jurnali xodimlarni rag'batlantirish va boshqarishning qaysi to'rtta usuli sizning kompaniyangizni bozor yetakchilariga olib borishini aniqladi.

Kompaniyaning biznes jarayonlarini optimallashtirish qaerdan boshlanishi kerak?

Deyarli barcha tashkilotlar (davlat korporatsiyalari bundan mustasno) biznes jarayonlarini optimallashtirishlari kerak, chunki mukammallikka hech qanday cheklov yo'q va bozor doimiy dinamikada bo'lgan, qoidalar faqat ishtirokchi tomonlar tomonidan shakllantiriladigan ancha beqaror hodisa ekanligini hisobga olgan holda, o'zgarishlarga tezda javob berish zarurati tug'iladi. Doimiy intilish va rivojlanishda bo'lgan kompaniya, albatta, o'z tarkibida biznes jarayonlarini optimallashtirish bilan shug'ullanadigan bo'limga ega bo'lishi kerak. Zamonaviy texnologiyalarni joriy etishga moliyaviy resurslarni sarflaganidan afsuslanmagan kompaniya muvaffaqiyatga erishadi, chunki ularning ortida kelajak borligini tushunadi.

Optimallashtirish uchun eng muhim biznes jarayonlarini qanday tanlash mumkin? Buning uchun ustuvor mezonlarni tanlash kerak. Bunday mezonlar ro'yxati allaqachon tuzilgan va amalda faol foydalanilmoqda:

Mezon 1. Biznes jarayonining ahamiyati.

Biznes jarayonlarini optimallashtirish uchun asosiy jarayonlarni tanlash kerakligi mantiqan to'g'ri, chunki ularni takomillashtirish eng samarali natijalarga erishishga imkon beradi. Jarayonning ahamiyati nimada? Kompaniya uchun ushbu mezon ushbu biznes-jarayonning tashkilotning asosiy maqsadlariga erishishga qo'shgan hissasi bilan belgilanadi. Biroq, agar bu biznes jarayoni eng muhim, lekin ayni paytda samarali bo'lsa, unda siz uni qanday optimallashtirishingizdan qat'i nazar, u yaxshiroq bo'lmaydi. Ba'zi hollarda asosiy biznes jarayonini optimallashtirish mumkin, ammo nima uchun buni qilish kerak, agar u allaqachon samarali bo'lsa, nima uchun moliyaviy resurslar va xodimlarning vaqtini behuda sarflash kerak? Ushbu biznes jarayonlarini aniqlash uchun muammoli mezon qo'llaniladi.

2-mezon. Muammoli biznes jarayoni.

“Muammo” so‘zi bilan aynan nimani nazarda tutayotganimizni aniqlab olishimiz va tushunishimiz kerak. Ushbu atama bilan biz standart talqinni nazarda tutamiz, ya'ni muammo biznes-jarayonlarning kerakli va haqiqiy holati o'rtasidagi farqdir. Shunday qilib, muhimlik va muammolilik mezonlari biznes jarayonini optimallashtirishdan keyin qanday natijaga erishishimizni tavsiflaydi.

3-mezon. Biznes jarayonidagi o'zgarishlarni amalga oshirish qobiliyati.

Optimallashtirish eng oson bo'ladigan biznes jarayonlarini tanlash kerak. Bunday vaziyatda biz xarajat jihatini ko'rib chiqamiz: qancha moliyaviy resurslar biznes jarayonlarini optimallashtirishga sarflashingiz kerak bo'ladi, qancha mehnat resurslari, shaxsiy vaqt va hokazolar talab qilinadi.Bu erda biznes jarayonini optimallashtirishda paydo bo'lishi mumkin bo'lgan butun kompaniya uchun salbiy omillarni hisobga olishingiz kerak.

Biznes jarayonlarini optimallashtirishning ahamiyati, muammoliligi va realligi mezonlarining darajasini/bahosini aniqlab, biz ulardan eng samaralisini tanlashimiz mumkin. Kompaniyaning asosiy biznes-jarayonlari eng yuqori ustuvorlikka aylanishi mantiqan to'g'ri, chunki ular, qoida tariqasida, eng qimmat va muammoli hisoblanadi.

Ekspert fikri

Barcha biznes jarayonlarini optimallashtirish mumkin emas

Sergey Pankin,

"Center Orgprom" kompaniyasining trener-maslahatchisi, Ekaterinburg

Biznes jarayonlarini optimallashtirish va yo'qotishlarni nolga tushirish mumkin emas - bu utopiya. Ammo, agar ular mijoz uchun katta qiymat yo'qotishiga olib keladigan bo'lsa, jarayonlarni sozlashingiz kerak. Siz do'konlardagi tartibsizliklarga, kam ishlab chiqarishga, iste'molchi muammolariga, buyurtmalar navbatiga chiday olmaysiz.

Intensiv ish tufayli ko'plab jarayonlarni juda qisqa vaqt ichida sezilarli darajada optimallashtirish mumkin. Qoida tariqasida, bunday yaxshilanishlar hujumning yutuqlari natijasidir. Misol uchun, Yekaterinburgdagi avtokomponentlar ishlab chiqaradigan bitta korxonada bu usul detalni ishlab chiqarish vaqtini 1447 martaga qisqartirish imkonini berdi. Bu, albatta, butun mahsulot ishlab chiqarishni bir xil miqdorda tezlashtirishga imkon bermadi; biroq, tashkilotning qayta ishlash uskunalarini funktsional yaqinlik bo'yicha joylashtirish an'anasi vaqtni sezilarli darajada yo'qotishiga olib kelgani aniqlandi. Tahlil natijasida ishlab chiqarish jarayoni qayta ko'rib chiqildi. Endi mashinalarning joylashuvi operatsiyalar ketma-ketligi bilan belgilanadi. Bu texnologik tsiklning davomiyligini sezilarli darajada qisqartirdi.

Va yana bir misol. Juda oddiy jarayon - bo'yoq qadoqlash - mehnat unumdorligini 50% ga oshirish mumkin edi (ilgari liniyaga to'rtta ishchi xizmat ko'rsatgan, hozir - ikkita). Bu natijaga operatorlar harakatlarini batafsil hisoblash yordamida erishildi. Tuzilgan texnologik xaritada yo'qotish momentlari aniqlangan. Ma'lum bo'lishicha, qadoqlashni tayyorlash, siljitish, keraksiz harakatlar uchun ko'p vaqt sarflanadi. Yo'qotishlar operatorlarning harakatlaridagi nomuvofiqlik tufayli ham yuzaga keladi, buning natijasida ular bir-birlarini kutishga majbur bo'lishadi. Optimallashtirish to'rt kun davom etdi. Yo'qotishlarni bartaraf etish uchun biz jihozlarni boshqacha tartibga solishimiz, belgilarni qo'llashimiz, ish joyida yoritishni kuchaytirishimiz, ritmik musiqiy hamrohlikni o'rnatishimiz kerak edi.

Murakkabroq jarayonlarni optimallashtirish nafaqat muammolarni xaritalash va aniqlashni, balki tajribani ham talab qiladi, buning uchun ishlab chiqarish biroz to'xtatilishi kerak. Sinov odatda bir yoki ikki kun davom etadi.

• Tashkilotdagi hujjat aylanishi: hamma narsa o'z joyida bo'lganda

Ekspert fikri

Biznes jarayonining optimalligini baholashning uchta parametri

Mixail Gordeev,

Euromanagement texnologiya direktori, Moskva

Muayyan biznes jarayonining dolzarblik darajasini tushunish uchun siz quyidagi mezonlardan foydalanishingiz mumkin:

1. Yakuniy mahsulotning sifat darajasi. Ular mijozlarning rasmiy da'volari hajmini, kompaniya rahbarlarining noroziligini va ijrochi tomonning da'volarini o'rganadilar.

2. Muayyan operatsiyani bajarishda har bir xodimning ish jarayoni. Jarayon yaxshi ishlaydi, agar:

• xodim maxsus kelishilgan bajarilish jadvali va juda oddiy mazmuni bilan minimal harakatlar ro'yxatini (uchdan beshgacha) bajaradi. Agar biron bir operatsiya qoidadan istisno bo'lsa, unda uning aniq tavsifini yozish yaxshidir;
• harakatlarning bajarilishi orasidagi vaqt oralig'i 2-3 martadan ko'p bo'lmagan farq qiladi. Agar operatsiya 10 daqiqadan 2 soatgacha davom etsa, bu harakat qoidadan istisno sifatida ro'yxatga olinishi kerak;
• operatsiyani bajarish uchun mo'ljallangan muddat haqiqiydan oshib ketadi ish vaqti bir ish kunidan ortiq emas.

3. Biznes jarayonlari tizimining soddaligi va kelishilganligi. Baholash uchun quyidagi ko'rsatkichlar qo'llaniladi:

• "kirish" va "chiqish" deb ataladigan jarayonlar soni. Ular qancha kam bo'lsa, kompaniya uchun shunchalik yaxshi;
• bitta jarayonni bajarish uchun harakatlar soni, ideal holda - ettidan o'n birgacha;
• mumkin bo'lgan istisnolar soni, chunki ularning har biri jarayonlarni boshqarish uchun xavf tug'diradi;
• jalb qilingan xodimlar soni, tashkilot bo'limlari.

Biznes jarayonlarini optimallashtirishning asosiy tamoyillari

1-tamoyil. Biznes jarayonlarini optimallashtirish asosga ega bo'lishi kerak.

Ushbu tamoyilning ma'nosi shundaki, biznes jarayonlarini optimallashtirishni boshlashdan oldin kompaniyaning har bir biznes jarayonini alohida ajratib olish kerak. Xaosni yaxshilash faqat yuqori kuchlarga bo'ysunadi. Oddiy odam birinchi navbatda biznes jarayonlari qanday ketayotganini tushunishi kerak, ya'ni ularni "xuddi shunday" diagrammasi formatida ko'rib chiqing. Agar bugungi kunda kompaniyada sodir bo'layotgan biznes jarayonlarini tavsiflashning iloji bo'lmasa, unda optimallashtirish uchun hech narsa bo'lmaydi.

tamoyil 2. Biznes jarayonlarini optimallashtirishda "ular baliqni quyruqdan tozalashadi".

Bu tamoyil shundan iboratki, sxema bo'yicha optimallikni xususiydan umumiygacha baholash, individual xatolar, kamchiliklarni topish, ularni guruhlarga birlashtirish va tezda bartaraf etish zarur.

3-tamoyil. Biznes jarayonlarini optimallashtirish uchun echimlar noaniq.

Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, bir ko'rsatkichning optimal emasligini bartaraf etish boshqa jarayonning samaradorligini pasayishiga olib kelishi ehtimoli yuqori. Bundan tashqari, buni tushunishning o'zi etarli emas, shuningdek, bunday oqibatlarni topish, ijobiy tomonlarini baholash va kamchiliklarni aniqlash, keyin esa asosli tanlov qilish qobiliyatiga ega bo'lish kerak.

4-tamoyil. Kompaniya mutaxassislari optimal biznes jarayonlarini yoqtirmaydi.

Biznes jarayonlarini mukammal optimallashtirishning muqarrar oqibati ijro etuvchi tomonning ekspluatatsiyasining kuchayishi bo'ladi, bu bilan bog'liq holda korxona xodimlari tomonidan qarshilik paydo bo'ladi. Bu ham aniq, ham ongsiz bo'lishi mumkin.

Qanday qilib xarajatlarni optimallashtirish mumkin

"Tijorat direktori" jurnalining muharrirlari ishlab chiqarish xarajatlarini optimallashtirishning qanday usullarini aytib berishadi, ular eng yaxshi qo'llaniladi. Ular haqida ↓ havolasidagi maqoladan bilib oling

Tashkilotning biznes jarayonlarini optimallashtirishni nima belgilaydi

Biznes jarayonlarining samaradorligi va ularning tezkorligiga ta'sir qiluvchi omillar butunlay boshqacha bo'lishi mumkin. Parametrlarning butun guruhlari tushunish uchun foydalidir, ularning aksariyati odatda biznes tomonidan qo'llab-quvvatlanadi dasturiy ta'minot. Biroq, ba'zi omillarni ishonchli o'lchash va harakatlarning talqini bilan boshqarish va kuzatish mumkin. Bularga quyidagilar kiradi:

• Biznes loyihasining ekotizimlari.

Biznes-loyihaning ekotizimi - bu hamkorlar, etkazib beruvchilar, mijozlar, davlat idoralari, distribyutorlar, shu jumladan raqobat va sheriklik jarayoni orqali mahsulot etkazib beradigan yoki xizmatlar ko'rsatadigan, har bir tomon ma'lum darajada ishtirok etadigan tashkilotlar tarmog'idir. Ekotizim provayderlar va mijozlar o'rtasidagi munosabatlarni tartibga soluvchi siyosatlar, qoidalar va qonunlarni o'z ichiga oladi.

• Biznes konteksti.

Biznes konteksti - biznes loyihasining uning ekotizimidagi pozitsiyasi: biznes uchun muhim voqea tugagan yoki hali ham sodir bo'layotgan kontekst, fonni yaratish va sharoitlarni saqlashni kafolatlaydigan voqea. Ushbu shartlar biznes siyosati va biznes qoidalarini biznes jarayonlari uchun tuzatish choralarini ko'rish uchun asos sifatida baholashda qo'llaniladi. Bu omillar va 8 ta tizimning kombinatsiyasi: jarayon, axborot, hodisa, qoidalar, kontent, tahlil, hamkorlik va monitoring, ularga biznes jarayonlarini optimallashtirish ta'sir qiladi. Shu munosabat bilan, biznes-loyiha yo'lida innovatsiyalarga moslashish va o'z maqsadlariga izchil va oldindan aytib bo'ladigan tarzda, hatto vaziyatlarning shartlarini to'liq oldindan aytib bo'lmaydigan holatlarda ham tuzatishlar kiritilishi mumkin.

• Biznes imkoniyatlari va o'zgarishlar.

Biznes kontekstida tizimli ravishda sodir bo'ladigan yoki oldindan aytib bo'lmaydigan tarzda amalga oshiriladigan ko'plab tuzatishlar mavjud. Biroq, ulardan faqat ba'zilari biznes jarayonlarini optimallashtirish uchun haqiqatan ham muhimdir.

• Biznes holati.

Biznes holati innovatsiyalar samaradorligi, tezkorligi va unumdorligi parametrlari va tuzilishiga ta'sir qiluvchi biznes jarayonlarini tubdan o'zgartirish natijasidir. Holatdagi o'zgarishlar shuni ko'rsatadiki, biznes natijalari bir ish holatidan boshqasiga o'tishda farq qilishi mumkin.

• Biznes natijalari.

Istalgan biznes natijalarini ko'rish va shakllantirish tashabbuslar va ish jarayonining shaffofligini kafolatlaydi. Bu har bir partiyaga belgilangan va muhokama qilingan maqsadlarda to'liq ishtirok etish va hamkorlik qilish imkoniyatini beradi. Biznes-loyihaning o'lchanadigan natijasi ish jarayoni shartlariga emas, balki loyihalarga asosiy e'tibordir.

• Biznes maqsadlari.

Biznes maqsadi - bu biznes loyihasining intilishlari. Unda rahbarlar biznesni qanday ko'rishni xohlashlari haqida ma'lumotlar mavjud. Bu kompaniya tuzilmasi va uning strategiyasidan boshlab eng yuqori darajada muhokama qilinishi yoki quyi darajada aniqlanishi mumkin - harakat va o'lchanadigan maqsadlar. Qoida tariqasida, maqsadlar ularga erishishning aniq sanasi bo'lishi uchun belgilanadi.

• Asosiy ishlash ko'rsatkichlari.

KPI - bu samaradorlik ko'rsatkichi, boshqacha qilib aytganda, biznes loyihasining maqsadlariga erishish ko'rsatkichidir. Masalan, "Har bir mijozga o'rtacha daromadni 10% ga oshirish" KPI uchun biznes maqsadi "Bir mijozga o'rtacha daromadni oshirish" bo'lishi mumkin.

• Biznes siyosati va qoidalari.

Biznes siyosati - bu belgilangan maqsadlarga erishish tamoyillari haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan deklaratsiyalar yoki bayonotlar. Masalan, "oldindan bron qilingan mehmonxona xonasi uchun moliyaviy mablag'lar qaytarilmaydi". Biznes qoidalari deklarativ xarakterga ega, shuning uchun biznes loyihasining bir qator jihatlarini cheklaydi. Ular biznes loyihasining ba'zi bir sharoitlarda qanday harakat qilishini tasvirlaydi.

• Biznes yechimlari.

Biznes qarorlari kompaniyaning biznes jarayonida qabul qiladigan qarorlarini belgilaydi va mustahkamlaydi.

• Biznes sensorlar.

KPI biznes sensorlari va monitoring va kuzatish mexanizmlari, xuddi KPI biznes kontekstidagi voqealar va hodisalarni kuzatganidek, biznesdagi o'zgarishlarni modulyatsiya qiladi va boshqaradi.

• Biznes tadbirlari.

Biznes voqealari biznes jarayonlaridagi muhim o'zgarishlarni ifodalovchi voqealardir. Ular odatda qasddan bo'lmagan, maxsus bo'lmagan va tizimli ish jarayonlari ketma-ketligi guruhiga kiritilmagan.

• Biznes monitoringi.

Asosiy ko'rsatkichlar to'plamiga asoslangan ishlash monitoringi. U biznes voqealarini ko'rib chiqish va elementar algoritmlar va hisobot shakllaridan foydalangan holda chegaralar bilan taqqoslashni o'z ichiga oladi.

• Biznesni rivojlantirish vositalari: brendga sodiqlikni oshirgan holat

Korxonaning biznes jarayonlarini optimallashtirish qaysi darajalarda amalga oshiriladi

Barcha biznes-jarayonlar tashkilotning daromadiga turli darajadagi ta'sir ko'rsatadi. Ular kompaniya daromadi va foydasining haydovchilari deb ataladi. Masalan, ma'muriy va boshqaruv biznes jarayonlari rahbariyatning vakolatli qarorlari va xatti-harakatlarini qabul qilish, asosiy biznes jarayonlarida ishtirok etadigan korxonaning ish jarayoni to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plash uchun javobgardir. Shu munosabat bilan moliyaviy xarajatlarning kamayishi bilan turli darajadagi samaradorlikka erishish mumkin. Sizning kompaniyangiz qaysi biriga erishishi to'g'ridan-to'g'ri maqsadingizga (pulni tejash yoki strategiyada muhim natijalarga erishish), shuningdek biznes jarayonlari qanday optimallashtirilganiga bog'liq:

• Birinchi daraja.

Ushbu bosqichda siz bilan shug'ullanasiz moliyaviy xarajatlar, ular korxonaning har bir bo'linmasi/bo'limi doirasida ishlab chiqariladi. Ijobiy tomoni shundaki, bu moddiy xarajatlarni kamaytirishning eng tezkor usuli; bunday qaror tashkilotning boshqa bo'linmalarining manfaatlariga ta'sir qilmaydi, shuning uchun qo'shimcha tasdiqlash talab qilinmaydi. Salbiy nuqta shundaki, bu bosqichda global jamg'armalar kuzatilmaydi: qoida tariqasida, u 10% gacha, ideal holda 20% gacha. Shuni ham unutmangki, kompaniyaning tarkibiy bo'linmasi tomonidan amalga oshiriladigan xarajatlarning bir qismi boshqa bo'limlarning ish jarayoni natijasida ularning ehtiyojlaridan kelib chiqadi. Misol uchun, bir bo'lim boshqasiga hisobot va hisob-kitoblar ko'rinishidagi tahliliy faoliyat to'g'risidagi ma'lumotlarni buyurtma qiladi. Bunday holda, barcha xarajatlar ijrochi bo'lim tomonidan qoplanadi.

• Ikkinchi daraja.

Ushbu turdagi xarajatlarni kamaytirishga erishish uchun biznes jarayonlarini optimallashtirish jarayonida "mijozlar" va "ijrochilar" ning birgalikdagi ish oqimini o'z ichiga olgan ikkinchi bosqichga ko'tarilish kerak. Faqat bir tomonning harakat qilishi mumkin emas. Biznes jarayonlarini optimallashtirish bilan shug'ullanuvchilarning barchasi biznes-jarayonlarini qanday o'zgartirishni xohlashlarini va birgalikda qanday ishlashlarini muhokama qilgandagina xarajatlarni tejashga erishish mumkin. Ushbu darajada siz 20% dan ortiq tejashga erishishingiz va turli funktsiyalarni qo'llab-quvvatlaydigan biznes jarayonlarini optimallashtirishingiz mumkin, ammo yakuniy natijaga erishishda bir xil qiziqish uyg'otadi.

• Uchinchi daraja.

Ushbu bosqich eng samarali hisoblanadi - 30% tejashga erishish mumkin. Ushbu bosqichda ba'zi qiyinchiliklar paydo bo'ladi: xarajatlar bilan ishlash tashkilotning biznes jarayonlarining butun tizimini tushunishga asoslanadi; biznes-jarayonlarni optimallashtirish ko'plab tadbirlarni o'z ichiga oladi.

Biznes jarayonlarini optimallashtirishning qo'llaniladigan usullari

Keling, biznes jarayonlarini optimallashtirish uchun qo'llaniladigan eng mashhur usullarni qisqacha muhokama qilaylik:

1-usulSWOT tahlili(biznes jarayonining zaif va kuchli tomonlarini o'rganish).

SWOT tahlili - bu biznes loyihasi yoki kompaniyaga ta'sir qiluvchi omillar va hodisalarni baholash uchun foydalaniladigan strategiyalarni rejalashtirish usuli. Barcha mavjud parametrlarni to'rt guruhga bo'lish mumkin: kuchli (kuchli), zaif tomonlar (zaif tomonlar), imkoniyatlar (imkoniyatlar) va tahdidlar (tahdidlar).

Ushbu usulning asosiy printsipi eng zaif joylarni izlash va yo'q qilish, nazariy tahdid va xavflarni minimallashtirishdir.

2-usulSabab va natija usuli(Ishikavaning sabab va ta'sir diagrammasi).

Ishikawa diagrammasi - deb ataladi. Baliq suyagi diagrammasi yoki sabab va ta'sir diagrammasi va ildiz sabablari tahlili.

Ishlab chiqarish jarayonlarining sifat darajasini o'lchash, baholash, nazorat qilish va yaxshilash uchun 7 ta eng mashhur vositalardan biri:

• nazorat kartasi;
• Pareto diagrammasi;
• shtrixli grafik;
• nazorat varaqasi;
• Ishikava diagrammasi;
• tabaqalanish (tabaqalanish);
• tarqalish diagrammasi.

Ushbu usuldan foydalanib, siz parametrlar orasidagi asosiy munosabatlarni topishingiz va kerakli biznes jarayonini iloji boricha aniqroq o'rganishingiz mumkin. Diagramma o'rganilayotgan muammoning rivojlanishiga eng muhim ta'sir ko'rsatadigan asosiy omillarni aniqlashga yordam beradi.

3-usulBenchmarking.

Benchmarking - bu eng samarali omillarni aniqlash uchun bir xil yoki tegishli sohadagi raqobatdosh hamkorlar va raqobatchilarning afzalliklarini tahlil qilish va afzalliklarini baholash usuli. Qaysidir ma'noda buni sanoat josusligi deb atash mumkin, ammo sezilarli farq bor - bu usul yuzaki kuzatishlar yordamida amalga oshiriladi.

4-usulBiznes jarayonlarini tahlil qilish va optimallashtirish ko'rsatkichlar asosida (KPI).

Usul asosiy tahlil samaradorlik. Bu biznes-jarayon uchun yakuniy maqsadlarni belgilash printsipi bo'lib, unga erishish bilan maqsad ko'payadi yoki agar unga yaqinlashishning iloji bo'lmasa, uni amalga oshirish uchun ishlatiladigan usullar tahlil qilinadi.

5-usulAqliy hujum.

Aqliy hujum - bu usul bo'lib, uning mohiyati vazifalarni faol muhokama qilishdir, ularni hal qilishning barcha mumkin bo'lgan variantlari aytiladi va shu asosda eng samaralisi tanlanadi.

TOP, aqliy hujumni qanday tashkil qilish kerak, "Tijorat direktori" jurnalidagi maqoladan.

6-usulLean usullari, "6 Sigma".

Ishlab chiqarish jarayonidagi xatolar sonini kamaytirish orqali samaradorlikni oshirishni aniqlash usuli.

7-usulJarayonning parchalanishini hisoblash va o'zgartirish.

Biznes jarayonining tarkibiy qismlarini kamaytirish yoki oshirish usuli.

8-usulJarayonning biznes mantiqiy tahlili:

• samarasiz protseduralarni bartaraf etish;
• biznes jarayonlarini amalga oshirish uchun javobgarlikni taqsimlash va qarorlar qabul qilish vakolatlarini berish;
• parallel ishlarni ulash;
• ma'lumotni manbada aniqlash va uni haqiqiy ishda qayta ishlash.

9-usulFunktsional xarajatlarni tahlil qilish usuli (FSA-tahlil).

Tahlil qilish printsipi sotuvchi va xaridor uchun minimal xarajatlar bilan ob'ektning maksimal funksionalligiga erishishdir.

10-usulBPni simulyatsiya (dinamik) modellashtirish usuli.

Dinamik kompyuter modeli doirasida odamlarning harakatlarini va o'rganilayotgan reinjiniring jarayonlarida qo'llaniladigan texnologiyalarni qo'llashni aks ettirishga imkon beradigan texnika. Modellashtirish to'rtta asosiy bosqichni amalga oshirishni o'z ichiga oladi:

• namunaviy qurilish;
• uning ishga tushirilishi;
• olingan samaradorlik ko'rsatkichlarini tahlil qilish;
• muqobil stsenariylarni baholash.

Modelni yaratish uchun barcha kerakli miqdorlar dolzarb va aniq bo'lishi sharti bilan juda samarali usul.

11-usulBiznes jarayonining murakkabligi va davomiyligini hisoblash va tahlil qilish.

Metodika korxonadagi xodimlarning optimal sonini va ularga yukni hisoblash uchun yaratilgan.

12-usulMas'uliyatni taqsimlash matritsasi tahlili.

Korxonani tashkiliy bo'linmalar, havolalar va boshqalar bo'yicha qat'iy taqsimlaydigan vizual funktsional jadvalni tuzish usuli. Boshqacha aytganda, vazifalar qo'yiladi tarkibiy bo'linmalar.

• Ishlab chiqarishdagi yo'qotishlarni hisobga olish, sabablari va ularni bartaraf etish yo'llari

Biznes jarayonlarini bosqichma-bosqich optimallashtirish

1-bosqich.Kompaniyaning biznes jarayonlarining tavsifi.

Har doim asosiy qoidaga rioya qiling: biznes-jarayonlarni optimallashtirish protsedurasini boshlaganingizda, tashkilotingizda nima va qanday funktsiyalar mavjudligini bilib oling va shundan keyingina ishlay boshlaydi. Bir qarashda, maslahat oddiy ko'rinadi, ammo kamdan-kam kompaniyalar buni amalda qo'llaydi. Qoidaga ko'ra, hamma narsa butunlay boshqacha sodir bo'ladi: birinchi navbatda, ular biznes-jarayonlarni optimallashtiradilar, keyin esa nima qilganliklari haqida o'ylashadi. Nima uchun bu sodir bo'ladi? Korxonaning ish jarayonini tushunish uchun uni qiymat zanjiri orqali o'rganish yaxshidir: sizning tashkilotingizga resurslar yoki tovarlar etkazib beradigan yoki mijozingizga kerak bo'lgan qo'shimcha funktsiyani bajaradigan kompaniyalar mavjud. Yetkazib beruvchi firmalardan resurs va xom ashyo olish bosqichidan boshlab, yakuniy mahsulotning qo'shilgan qiymatini shakllantirish qaysi bosqichda va qanday amalga oshirilishini tushuning. Bu oddiy, ammo juda samarali usul. Uni qo'llash orqali siz kompaniyaga asosiy "kirish" nuqtalarini va asosiy "chiqish" nuqtalarini darhol hisoblashingiz mumkin. Bunday tadqiqot tashkilotga biznes jarayonlarini optimallashtirishda yordam beradi. Siz .. qila olasiz; siz ... mumkin:

• butun korxonaning ish jarayonini o'rganish;
• AT texnologiyalaridan foydalangan holda birlamchi avtomatlashtirishga muhtoj bo'lgan alohida ish jarayonlari;
• xodimlarga tashkilotingiz nima bilan shug‘ullanayotgani va har bir xodim bunga qanday hissa qo‘shishini tushuntirish;
• yakuniy mahsulot/xizmat sifatini qanday yaxshilash mumkinligini aniqlash. Biznes jarayonlarining ko'rinishi qiyinchiliklarni ko'rish va yaxshilash imkonini beradi sof foyda kompaniyalar.

Tadqiqot o'tkazayotganda, esda tutingki, mijozlar moddiy resurslarni to'laydigan tovarlarni yaratish uchun mas'ul bo'lgan asosiy biznes jarayonlariga qo'shimcha ravishda qo'llab-quvvatlovchilar ham mavjud. Ular moliyalashtirishga muhtoj emas, balki tashkilotda infratuzilmani shakllantiradi va korxonaning asosiy biznes jarayonlarining uzluksiz ishlashini amalga oshiradi. Kelajakda kompaniyaga foyda keltirishi uchun javobgar bo'lgan rivojlanish biznes jarayonlari ham mavjud: ular tovarlar bozorlarini o'rganadilar, biznes jarayonlarini optimallashtirishni, texnik modernizatsiyani va boshqalarni amalga oshiradilar.

2-bosqich.Mas'ul shaxslarni tayinlash.

Biznes jarayonlarini optimallashtirish uchun har bir bosqich va optimallashtirish jarayoni uchun mas'ul mutaxassis (menejer), shuningdek mas'ul xodimlarni tayinlang. Menejer nafaqat majburiy shaxs bo'lishi, balki unga bo'ysunadigan boshqa xodimlarning ish jarayonini ham boshqarishi kerak. Bunday menejerlarning asosiy vazifasi doimiy ravishda samaradorlikni oshirish ustida ishlashdir. Shu munosabat bilan ularning ish vazifalari imkon qadar aniq bo'lishi kerak. Tabiiyki, har bir jarayonni rasmiylashtirish mumkin emas, lekin agar reglamentda ba'zi boshqaruv funktsiyalari belgilab qo'yilgan bo'lsa, menejer o'z vazifalari nimadan iboratligi va oxir-oqibat qanday natijaga erishishi kerakligi haqida doimo gapirishga hojat qolmaydi.

Tashkilotning biznes-jarayonlarini boshqarishni "yuqoridan pastgacha" tartibga solish eng oson:

• boshqaruv darajasidagi biznes-jarayonlarni tartibga solishni tashkil etish: kompaniya va uning tarkibiy bo'linmalarining KPIni shakllantirish, javobgarlik sohalarini aniqlash. Bunday buyurtma direktorlar uchun talab qilinadi, bu ularga korxonani yanada samarali boshqarishga yordam beradi, iloji boricha tashkilotning rivojlanish strategiyasiga e'tibor beradi;
• xuddi shu tarzda, quyi darajadagi xodimlar uchun biznes jarayonlarini tushuntiring va yozing. Bunday holda, har bir mutaxassisning o'z bo'limidagi ish jarayonini xodim ishtirok etadigan biznes jarayonlari chegaralarida tavsiflash kerak;
• jarayonni boshqarish tartibini tartibga solishni tashkil etish. Bu erda tezkor ma'lumot almashish, yangi ma'lumotlarni hisobga olish, tashkilotning joriy rejalari va KPIni to'g'rilash bo'yicha qarorlar qabul qilish va shu bilan kompaniyani modernizatsiya qilishni qo'llab-quvvatlash uchun "pastdan yuqoriga" mutaxassislardan qayta aloqa mexanizmini shakllantirish kerak. umumiy rivojlanish strategiyasi chegaralarida. Shuni e'tiborga olish kerakki, har bir o'zgartirish avvalo ma'lum biznes jarayonlari uchun mas'ul bo'lgan xodimlar tomonidan tekshirilishi kerak va ulardan faqat eng muhimi menejerga muhokama qilish uchun taqdim etiladi;
• funktsional va jarayon boshqaruvini bir butunga birlashtirgan huquqiy hujjatlar tizimini shakllantirish. Ehtimol, bu bo'limning ish tartibi va kompaniya xodimlarining mehnat funktsiyalari to'g'risidagi qoidalar bo'ladi.

Tartibga solishning asosiy qoidasi uning korxonaning ish jarayoni davomida majburiy bajarilishi hisoblanadi. Siz eng samarali ish tavsifini ishlab chiqishingiz mumkin, ammo agar u tokchada chang to'playotgan bo'lsa, undan nima foyda?

3-bosqich.Biznes jarayonlarini optimallashtirishni amalga oshirish.

Kompaniyaning barcha ish jarayonlari tavsiflanganidan va ularning bajarilishi uchun mas'ul xodimlar tayinlangandan so'ng, muammolar bilan shug'ullanish vaqti keladi. Har qanday tashkilotda bunday muammoli joylar soni bir necha o'nlab bo'lishi mumkin, shu munosabat bilan biz quyida bunday vaziyat uchun harakatlar ketma-ketligini tasvirlaymiz:

• kompaniyaning barcha biznes-jarayonlarini baholash va xodimlarning mehnat majburiyatlarining takrorlanishini istisno qilish;
• har bir biznes jarayoni uchun zarur bo'lgan vaqt miqdorini hisoblab chiqing, uni ushbu soha uchun o'rtacha qiymatlar bilan taqqoslang va uni real ko'rsatkichlarga moslang;
• ishlab chiqarishingiz tomonidan resurslardan foydalanish tahlilini tashkil etish;
• kompaniyangizdagi qadriyatlar va ma'lumotlarning harakatini tekshirib ko'ring va yo'qotishlarni aniqlagan joylarni yo'q qiling;
• har bir ish jarayonida resurslardan foydalanish samaradorligini tahlil qilish.

4-bosqich.Kompaniyaning asosiy biznes jarayonlarini avtomatlashtirish.

Biznes jarayonlarini tartibga solish va optimallashtirish tizimini yaratish bosqichlari tugagandan keyingina ushbu bosqichga o'tish kerak. To'liq tartibsizlikda avtomatlashtirishni amalga oshirishning iloji yo'q, shu nuqtai nazardan, agar siz IT tizimini joriy etish tashkilotning biznes-jarayonlari bilan bog'liq qiyin vaziyatni engishga yordam beradi deb hisoblasangiz, bu juda noto'g'ri fikrdir. Siz faqat katta miqdordagi moliyaviy resurslar va shaxsiy vaqtingizni sarflaysiz.

5-bosqich.Biznes jarayonlarini optimallashtirish natijalarini baholash.

Keling, biznes jarayonlarini optimallashtirish natijasida olinishi kerak bo'lgan ba'zi natijalar haqida gapiraylik:

• kompaniyangizda amalga oshirilayotgan biznes modelini rasmiylashtirish, takroriy lavozim majburiyatlarini va korxona tuzilmalarini yo'q qilish;
• mutaxassislar tomonidan o'z mehnat funktsiyalarini yanada mas'uliyat bilan bajarishga undaydigan ishlarning bajarilishini kuzatish;
• ishlab chiqarish jarayonida xatolar sonini kamaytirish va inson omili darajasini pasaytirish;
• xodimlarni ma'lum natijalarga erishishga undaydigan va bonus tizimini iloji boricha shaffof qiladigan KPI tizimini joriy etish;
• biznes-jarayonlarni tartibga solish kompaniyaning biznes jarayonlari haqidagi bilimlar bazasini shakllantiradi, shu bilan yangi xodimlar ish jarayoniga tezda qo'shiladi;
• resurslarning etishmasligi yoki kadrlar etishmasligi tufayli korxonaning ishlab chiqarish jarayonidagi buzilishlarni minimallashtirish;
• korxona aylanmasida foydalanilmayotgan asosiy moliyaviy vositalarni topish va tugatish;
• mahsulotlarni keraksiz xaridlarni kamaytirish.

Ekspert fikri

Qanday jarayonlarni avtomatlashtirish kerak

Anatoliy Zubeyrov,

Bosh direktor, Millsystems, Moskva

Avtomatlashtirish jarayoni, birinchi navbatda, mehnat resurslari jihatidan eng qimmat bo'lgan tashkilotning biznes jarayonlariga ta'sir qilishi kerak. Agar jiddiy ishlab chiqarishlar haqida gapiradigan bo'lsak, u holda korxona bo'limlari o'rtasida etkazib berish va hisob-kitoblar bilan bog'liq bo'lgan kompaniya ichidagi hujjatlar aylanishini tartibga solish kerak.

Agar biz o'rta kompaniyalarni ko'rib chiqsak, avtomatlashtirish jarayoni mijozlar va etkazib beruvchilarga - ularning mantiqiy o'zaro ta'siriga nisbatan qo'llanilishi kerak. Avvalo, siz biznes jarayonlarini avtomatlashtirish haqida o'ylashingiz kerak savdo tashkilotlari bir necha o'nlab pozitsiyalar va ko'plab kontragentlar bilan. Kichik firmalar ITni iloji boricha soddalashtirish va kompaniyaning ishlab chiqarish jarayonini avtomatlashtirish boshlanishidan oldingidek samarali saqlash haqida o‘ylashlari kerak.

Ombor logistikasini, mahsulotlarni yetkazib berish va sotishni samarali avtomatlashtirish moliyaviy xarajatlarni kamaytirishga olib keladi, shuningdek:

• qo'shimcha xodimlar uchun moddiy xarajatlar;
• tashkilot mulki bo'lgan avtomobil transportidan savodsiz foydalanish va saqlash joylarining ko'pligi;
• kompaniyaga tegishli avtotransport vositalarining samarasiz ishlashi va omborlarda ortiqcha joy;
• qisqa saqlash muddati bo'lgan mahsulotlarni yo'qotish;
• transport kompaniyalari xizmatlari uchun ortiqcha to'lovlar.

Qaysi dasturiy ta'minotni tanlash kerak? Bu, birinchi navbatda, barcha darajadagi biznes jarayonlarini avtomatlashtirishga imkon berishi kerak. Avtomatlashtirishning istalgan bosqichidagi barcha jarayonlar eng qisqa vaqt ichida real tarzda amalga oshirilishi zarur. Dasturiy ta'minot kompaniyangizdagi barcha mutaxassislar uchun tushunarli bo'lishi ham muhimdir.

• Biznes jarayonlarini avtomatlashtirish: tayyorlash va amalga oshirish

Biznes jarayonlarini optimallashtirishda keng tarqalgan xatolar

Xato 1.Noto'g'ri topshiriq.

Asosiy qoida - muammoning aniq va to'g'ri bayoni: kompaniyani optimallashtirish uchun nima qilish kerak, qaysi vaqtda va qanday natijaga erishish kerak. Darhol yaxshilanish biznes-jarayonlarning tavsifidan kelib chiqishi dargumon (agar tavsifda aniq chalkashliklar yoki bo'limlarning takrorlanadigan funktsiyalari aniqlanmasa). Kompaniya ishini optimallashtirish uchun korxonaning rivojlanishi qanday natijaga yo'naltirilishi kerakligini hal qilish kerak.

Misol uchun, agar sizning tashkilotingizda daromad bo'lmasa, buxgalteriya bo'limining jarayonlarini tavsiflash mantiqiy emas. Ishning past rentabelligining sababini mahsulot sotish uchun mas'ul bo'linmada izlash kerak. Ushbu muammoli bo‘lim faoliyati takomillashgani bilan boshqalarning, jumladan, buxgalteriya hisobi ham yaxshilanadi. Shuning uchun biznes-jarayonlarning tavsifi kompaniya boshqaruvini optimallashtirish bo'yicha keng ko'lamli kampaniyaning bosqichidir.

Xato 2.Nomutanosib vazifalar va harakatlar.

Amalda, tashkilotning asosiy maqsadi bilan bog'liq bo'lmagan jarayonlarning tavsiflari mavjud (masalan, o'rinbosarga o'tish uchun rahbarning kotib bilan o'zaro munosabati). Ko'rinib turibdiki, bunday jarayonning tavsifi kompaniya ishini optimallashtirish uchun hech qanday ma'noga ega emas, mazmuni va xarajatlari nuqtai nazaridan noto'g'ri.

Xato 3.Ta'riflash vositalarini noto'g'ri tanlash.

Biznes jarayonlarini tavsiflash uchun ularni optimallashtirish uchun turli xil imkoniyatlarga ega dasturlar qo'llaniladi. Ularning narxi 100 dan 100 000 AQSh dollarigacha o'zgarib turadi. Shubhasiz, sotib olingan dasturning imkoniyatlari kompaniyaning miqyosi bilan bog'liq bo'lishi kerak. Shunday qilib, kichik kompaniya tomonidan kuchli dasturni sotib olish asossizdir. Asbob kompaniyaning moliyaviy imkoniyatlari va tashkilotning biznes jarayonlarini optimallashtirish orqali hal qilinishi kerak bo'lgan vazifalar asosida tanlanadi. Tajribaga asoslanib, BPWin 2 kabi nisbatan oddiy yechimlar hatto yirik korxonalarda ham maqsadlaringizga erishishga yordam beradi. Har holda, dasturiy ta'minot faqat yordamchi element hisoblanadi. Kompaniyani optimallashtirish jarayonini tashkil etish sifati hal qiluvchi rol o'ynaydi.

Ekspert fikri

Biznes jarayonlarini optimallashtirish muntazam bo'lishi kerak

Alla Bednenko,

HR direktori, Ekonika-obuv, Moskva

Tashkilotning jadal rivojlanishi sharoitida uning menejeri muntazam ravishda kompaniya faoliyatini optimallashtirishga majbur. Biz kompaniyamizda shunday harakat qilishga qaror qildik. Korxonani optimallashtirish loyihasining buyurtmachisi “Econika-obuv” kompaniyasi bosh direktori, uning kuratori – “Econika” korporatsiyasi vitse-prezidenti edi. HR direktori loyiha menejeri etib tayinlandi.

1. Maqsadlar. Biznes jarayonlarini optimallashtirish loyihamizning maqsadlari quyidagilardan iborat edi: takomillashtirishga muhtoj jarayonlarni aniqlash, ularni moslashtirish strategik maqsadlar korxonalarni boshqarishning yaxlit avtomatlashtirilgan tizimini qo‘llashni tashkil etish va tayyorlash.

2. Loyihaning bosqichlari. Kompaniyani optimallashtirish loyihasini amalga oshirish uchun quyidagi qadamlar qo'yildi:

• biznes jarayonlarining mavjud modelini shakllantirish;
• biznes jarayonlarining kerakli modelini yaratish (tashkilotning asosiy bo'linmalari samaradorligining asosiy parametrlarini belgilash bilan);
• taklif qilinayotgan tuzatishlarni rejalashtirish va korporativ axborot tizimini ishlab chiqish va joriy etish bo‘yicha texnik topshiriqlarni tasdiqlash;
• g'oyalarni avtomatlashtirish mehnat jarayonlari kompaniyalar;
• tashkilotning biznes jarayonlarini optimallashtirish, ya'ni ularni takomillashtirish.

3. Loyiha natijalarini baholash mezonlari. Dastlab quyidagilar aniqlangan:

• vaqt, xodimlar, moddiy va moliyaviy xarajatlarni minimallashtirish (% bilan o'lchanadi);
• menejerlar hisobotlarining sifati va o'z vaqtida taqdim etilishini oshirish (%);
• kompaniyaning ish natijalariga tashqi ta'sirni kamaytirish (%);
• savdo tushumlari rejasini bajarish va tashkilot faoliyatini optimallashtirish uchun korxonaning har bir bo'linmasi mijozlari manfaatlariga e'tiborni oshirish (10 balldan 8-9 ballgacha);
• biznes samaradorligini oshirish.

4. Jamoa. Kompaniyaning biznes jarayonlarini optimallashtirish loyihasini yetti kishidan iborat boshqaruv jamoasi boshqargan. Uning tarkibiga marketing bo'yicha direktor, kompaniya bosh direktorining yordamchisi, bo'lim boshlig'i kiradi axborot texnologiyalari va yig'ish bo'limi boshlig'i.

Boshqaruv guruhi texnik topshiriqlarni ishlab chiqdi, kompaniyaning biznes-jarayonlarini optimallashtirish loyihasiga qo‘yiladigan talablarni belgilab oldi, tashqi mutaxassislar bilan shartnomalar tuzdi va ularning faoliyati uchun ijobiy shart-sharoitlar yaratdi, ish jadvalini kelishib oldi va loyiha samaradorligi parametrlarini shakllantirdi. Jamoa yig'ilishlari har hafta o'tkazildi.

Boshqasining bir qismi sifatida ishchi guruhi Tashkilotning 10 nafar top-menejerlari optimallashtirish ustida ishladilar. Unga quyidagi vazifalar berildi:

• optimallashtirish loyihasini amalga oshirish uchun ko'nikmalarni egallash;
• optimallashtirish uchun hujjatlar va ma'lumotlarni tanlash va tahliliy ko'rib chiqish;
• izchil nuqtai nazarni shakllantirish;
• o'zgartirishlarni tasdiqlash va amalga oshirish.

Xodimlarning kichik guruhlari turli jarayonlardagi mumkin bo'lgan o'zgarishlarni muhokama qilish uchun haftada ikki yoki uch marta yig'ilishdi. Shunday qilib, taklif qilingan o'zgarishlar bo'yicha muhokamaga butun xodimlarni jalb qilish mumkin bo'ldi.

5. Loyihani amalga oshirish. Korxona ishini optimallashtirishga qaratilgan loyihani amalga oshirish sakkiz oydan beri davom etmoqda. Ushbu bosqichda transformatsiyalarni amalga oshirish amalga oshiriladi. Biz optimallashtirish muammosini amalga oshirish muddati taxminan ikki yilni tashkil qiladi deb taxmin qilamiz. Xolding axborot tizimining tuzilmasi qabul qilinganda, butun korporatsiya axborot tizimini optimallashtirish bo‘yicha texnik topshiriqni shakllantirish bo‘yicha ishlar boshlanadi.

6. Natijalar. Bugungi kun uchun biz kerakli biznes-jarayon modelini shakllantirish, kompaniya boshqaruv xodimlarining kelishilgan pozitsiyasini asosiy yutuq deb bilamiz. Bundan tashqari, biz biznes maqsadlarini samarali amalga oshirish uchun zarur bo'lgan tashkiliy tuzilma turi haqida aniq tushunchaga ega bo'ldik. Moliyani optimallashtirish, yig'imlar, ta'minot va moddiy-texnik ta'minotni shakllantirish jarayoni amalga oshirildi.

Kompaniya ishini optimallashtirish tajribasi uning munosib tashkil etilganligini ko'rsatadi. Biroq, agar korxona tomonidan biznesni tahlil qilish bo'yicha mutaxassis doimiy ish uchun yollangan bo'lsa, natija yanada yaxshi bo'lishi mumkin edi; firmaning ichki jarayonlariga uning professional nuqtai nazari taklif etilgan maslahatchilarning fikrlarini boyitgan bo'lardi. Ideal holda, bosh direktor o'z ish vaqtining ko'p qismini - taxminan 80% -ni ushbu tashabbusga bag'ishlashi kerak. Bizning tashkilotimiz uchun bu vazifa imkonsiz bo'lib chiqdi, chunki biz xodimlarni boshqarish masalalari bilan ham shug'ullanamiz (hozirda xodimlar soni 800 ga yaqin).

Biznes jarayonlarini optimallashtirish: TOP 5 ta kitob undan g'oyalar olishingiz mumkin

1. Vladimir Repin “Biznes jarayonlari. Modellashtirish, amalga oshirish, boshqarish”.

Siz o'zingizning biznes jarayonlaringizni yaxshilashga qaror qildingizmi va kompaniya boshqaruviga texnologik yondashuvni joriy qilmoqchimisiz? Sizga tashkilotning biznes jarayonlarini shakllantirish va tasniflash bo'yicha amaliy maslahat kerakmi? Keyin professional amaliyotchi Vladimir Repinning yangi kitobini sotib olishingiz kerak.

Sizning qo'lingizda oson o'qish emas, balki ishlab chiqish va mulohaza yuritishni talab qiladigan nashr bo'ladi. Unda boshqa ochiq manbalarda topib bo'lmaydigan o'nlab rasmlar, jadvallar, sxemalar va hujjatlar shablonlari mavjud.

Vladimir mavjud imkoniyatlarni ko'rish haqida gapiradi va Rossiyadagi ko'plab konsalting loyihalarining haqiqiy tajribasiga asoslanib, kompaniyada biznes jarayonlarini optimallashtirish tizimini yaratish bo'yicha tavsiyalar beradi.

2. Goldrattning “Uzluksiz takomillashtirishga tizimli yondashuv” cheklovlar nazariyasi.

Ushbu muallifning kitoblari juda mashhur, chunki u ko'plab muammolarni hal qilish bo'yicha tavsiyalar beradi: tovarlarni etkazib berish muddati va sifati o'rtasidagi qarama-qarshiliklar, narx va moliyaviy xarajatlar va boshqalar. Yaqin o'tmishda Goldrattning asosiy fikrlash usullari to'liq va parcha-parcha tasvirlangan va bu kitob birinchi tizimli va professional qo'llanma hisoblanadi.

3. Jon Jeston, Yoxan Nelis biznes jarayonlarini boshqarish. Loyihani muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun amaliy qo‘llanma”.

Ushbu nashrda biznes-jarayonlarni boshqarishning asosiy tamoyillari, ularning ijobiy tomonlari va kompaniyaga olib keladigan foydalari, shuningdek, bunday boshqaruv misollari tasvirlangan. U BPM ning umumiy tizimi, vositalari va usullari bilan shug'ullanadi.

Qo'llanma jarayonlarni boshqarish bo'yicha loyihalarni amalga oshiruvchi kompaniyalar uchun ma'lumotnoma sifatida ishlatilishi mumkin, chunki unda tasvirlangan material amaliy vositalar haqida gapiradi, tushuntiradi va biznes loyihalarini samarali amalga oshirishga yordam beradi.

4. Eliyaxu Goldratt “Gol. Doimiy takomillashtirish jarayoni.

O'z biznes loyihasini boshqarishda muammoni ko'rgan shaxs jarayonlar va natijalar o'rtasida sabab-oqibat munosabatlarini o'rnatishi, shuningdek kompaniyaning ish jarayonining maksimal samaradorligiga erishishning asosiy tamoyillarini tushunishi shart.

5. Meri va Tom Poppendikning dasturiy ta'minoti: g'oyadan foydagacha.

Bu eng samarali jarayonlarni shakllantirish zarur bo'lgan har qanday vaziyatda talab qilinishi mumkin bo'lgan ko'rsatma. Kitob dasturiy ta'minot bilan bevosita bog'liq bo'lgan kompaniyaning top-menejerlari, menejerlari, ishlab chiquvchilari uchun o'qishi kerak.

Mutaxassislar haqida ma'lumot

Sergey Pankin, Center Orgprom kompaniyasining trener-maslahatchisi, Yekaterinburg. Tashkil etilgan yili: 2001. Ixtisoslashuv - ishlab chiqarish samaradorligini va sanoat korxonalarining raqobatbardoshligini oshirish.

Mixail Gordeev, Euromanagement texnologiya direktori, Moskva. Euromanagement konsalting xizmatlari bozorida katta tajribaga ega va mijozlar korxonalarining murakkab muammolarini hal qilish uchun barcha zarur texnologiyalarga ega. Tashkilot hamkorlarga biznes yuritishning eng samarali vositalarini taqdim etib, oʻz faoliyatini 7 ta yoʻnalishda amalga oshiradi: kadrlar boʻyicha konsalting, boshqaruv boʻyicha konsalting, moliyaviy konsalting, IT-konsalting, biznesni avtomatlashtirish, kadrlarni tanlash, biznesni oʻqitish.

Anatoliy Zubeyrov, Millsystems bosh direktori, Moskva. Millsystems kompaniyasi Sellora Management System axborot tizimining rasmiy distribyutori hisoblanadi. Sellora Management System - bu har qanday biznes ehtiyojlariga javob beradigan va har qanday korxona uchun mos bo'lgan ERP boshqaruv tizimi. Bundan tashqari, tizim Rossiya bozorining haqiqatlari uchun mukammal darajada optimallashtirilgan, ya'ni. maishiy ish yuritishning barcha milliy xususiyatlarini hisobga oladi.

Alla Bednenko , Inson resurslari direktori, Econika-Obuv, Moskva. Rossiya moda poyabzal bozoridagi etakchi tashkilotlardan biri, operator chakana savdo tarmog'i Rossiyada. Yuzdan ortiq Ekonika markali poyabzal do'konlari butun Rossiyada, shuningdek, Ukraina va Qozog'istonda ochiq.

Tashqi muhitdagi o'zgarishlarga adekvat javob berish va raqobatbardoshlikni saqlab qolish uchun kompaniya o'z biznes jarayonlarini muntazam ravishda ko'rib chiqishi kerak. Shu bilan birga, ular nafaqat operatsion muammolarni hal qilishga, balki strategik maqsadlarga erishishga ham yo'naltirilgan bo'lishi kerak. Mualliflar o'z tajribalariga asoslanib, turli sohalardagi korxonalar tomonidan qo'llanilishi mumkin bo'lgan optimallashtirish algoritmini taklif qiladilar.

Korxona uchun biznes jarayonlarini optimallashtirish bo'yicha birinchi qadamlar loyiha uchun mas'ul ishchi guruhni shakllantirish va aniq ish rejasini tayyorlash bo'lishi kerak. Biznes jarayonlarini quyidagi rejaga muvofiq bosqichma-bosqich optimallashtirish tavsiya etiladi:

• kompaniyaning biznes jarayonlarini diagnostika qilish;
• biznes jarayonlarining tavsifi;
• mos yozuvlar nuqtalarini tanlash;
• biznes jarayonlarini takomillashtirish;
• o'zgarishlarni boshqarish.

Shaxsiy tajriba
Dmitriy Dronov, Comstar United Telesystems kompaniyasining marketing bo'yicha direktori (Moskva)

Hozirda uchta kompaniya - Comstar, MTU-Inform va Telmos biznesini operativ konsolidatsiyalash ishlarini olib borayotgan kompaniyamiz uchun xolding doirasidagi biznes jarayonlarini optimallashtirish masalalari ayniqsa dolzarbdir. Dastlab, biz bir vaqtlar mustaqil bo'lgan korxonalar o'rtasidagi raqobatni istisno qilishga, xarajatlarni kamaytirishga va sinergetik ta'sirga erishishga harakat qildik. Aslida, uchta kompaniyani qayta qurish ularning har birining biznes-jarayonlarini tahlil qilish, individual funktsional yo'nalishlarning kuchli tomonlarini birlashtirish va yangi biznes jarayonlarini ishlab chiqish yoki mavjud biznes jarayonlarini yagona standartlarga etkazishdan iborat.Har qanday kompaniyada biznes jarayonlarini optimallashtirish quyidagi sxema bo'yicha: mavjud biznes-jarayonlarning auditi amalga oshiriladi.jarayonlar, aslida islohot sohasi bo'lgan "darbog'lar" ni izlash, amalga oshirishda zanjirning turli bo'g'inlarini ishtirok etish zarurati. bu jarayon o'rganilmoqda, yangi biznes jarayonlari tasvirlangan va batafsil bayon etilgan. Hozir kompaniyamiz o'zgarishlarni amalga oshirish bosqichida.

Aleksandr Eliseev bo'yicha direktor o'rinbosari tashkiliy dizayn"Ulyanovsk avtomobil zavodi" OAJ
Tayyorgarlik bosqichida optimallashtirish bo'yicha loyiha ishchi guruhini shakllantirish kerak, uning tarkibi loyiha maqsadlaridan kelib chiqqan holda belgilanadi. Qoida tariqasida, uning tarkibiga kompaniyaning tarkibiy bo'linmalari vakillari kiradi. Shuningdek, xodimlarni loyihaning maqsadlari haqida xabardor qilish va kelgusi ishni batafsil rejalashtirishni amalga oshirish kerak. Birinchi bosqich oxirida kompaniyaning biznes jarayonlarini optimallashtirish loyihasini amalga oshirishni boshlash to'g'risida buyruq chiqariladi, unga loyiha kartasi ilova qilinadi, unda asosiy bosqichlar, muddatlar, loyiha bosqichining yakuniy natijasi ko'rsatilgan. mas'ul shaxslar va zarur resurslar. Kompaniyamizda loyiha rejasiga quyidagi ishlar kiritilgan:

• ishchi guruhni shakllantirish va loyiha maqsadlarini aniqlash;
• ishchi guruhni jarayonni tavsiflash metodologiyasiga o'rgatish;
• asosiy biznes jarayonlarini parchalash;
• biznes-jarayon modelini qurish uchun dasturiy mahsulotni tanlash va modellashtirish shartnomasini ishlab chiqish;
• biznes-jarayonlar modelini “mavjud bo'lganidek” tamoyili bo'yicha qurish;
• biznes jarayonlarini o'zgartirish bo'yicha takliflar ishlab chiqish;
• "qanday bo'ladi" modelini qurish va tasdiqlash;
• jarayon qoidalarini ishlab chiqish;
• o'zgartirishlarni amalga oshirish bo'yicha chora-tadbirlar dasturini tayyorlash va tasdiqlash.

Ishlab chiqarish jarayonlari texnologiya va xavfsizlik talablariga javob berishi kerakligi sababli, tajriba shuni ko'rsatadiki, birinchi navbatda boshqaruv va boshqaruvning biznes jarayonlarini optimallashtirish kerak.

Kompaniyaning biznes jarayonlarini diagnostika qilish

Hatto o'rta kompaniyada ham biznes jarayonlari soni bir necha mingga etishi mumkin. Shuning uchun diagnostikaning asosiy maqsadi optimallashtirishga muhtoj bo'lgan biznes jarayonlarini aniqlashdan iborat.Shuni tushunish kerakki, ikkilamchi jarayonlardagi tub o'zgarishlar jiddiy ijobiy natijalar bermaydi va asosiy jarayonlardagi kichik yaxshilanishlar sezilarli ta'sir ko'rsatishi mumkin, masalan, xarajatlarni kamaytirish va ish vaqti. Shuning uchun tashxis qo'yishda kompaniyaning asosiy ko'rsatkichlariga sezilarli ta'sir ko'rsatadigan jarayonlarni aniqlash kerak.

Jarayonning ahamiyatini tavsiflovchi yordamchi omillar sifatida quyidagilardan foydalanish mumkin:

• jarayon natijasida olingan mahsulot yoki xizmat kompaniya xarajatlari tarkibida katta ulushga ega bo‘lishi;
• jarayon kun davomida (oy, yil) juda tez-tez takrorlanadi;
• jarayonning takrorlangandagi xususiyatlarining qiymati (vaqt, xarajatlar, resurslar va boshqalar) avvalgilaridan sezilarli darajada farq qiladi.

Mutaxassislarning xulosalaridan asosiy jarayonlarni tanlashda ham foydalanish mumkin. Ekspert guruhiga, qoida tariqasida, korxona bo'limlari rahbarlari kiradi.

Mavjud biznes jarayonlarining tavsifi

Ushbu bosqichning maqsadi optimallashtirish uchun tanlangan jarayonlarni "xuddi shunday" asosida tavsiflash va ularni kompaniyaning barcha menejerlari tomonidan bir ma'noda tushunish uchun sharoit yaratishdir. Biznes jarayonlarini tushunarli diagrammalar shaklida ko'rsatish uchun ARIS yoki IDEF kabi keng qo'llaniladigan metodologiyalar qo'llaniladi.

Shaxsiy tajriba
Aleksandr Eliseev
Jarayonlarni "xuddi shunday" tavsiflashning maqsadga muvofiqligi kompaniyaning hajmiga qarab belgilanadi. Bu jarayonlari bir nechta yirik bo'limlarni o'z ichiga olgan yirik kompaniyalar uchun eng mos keladi va ularning tavsifiga murojaat qilmasdan biznes-jarayonlarni batafsil tahlil qilish imkoniyati yo'q (biznes-jarayonlarning butun majmuasini har tomonlama taqdim etish qiyin). Kichik kompaniyalar bu bosqichni o'tkazib yuborishi mumkin. Har bir kompaniya o'zi uchun sarflangan sa'y-harakatlarning optimal nisbati, resurslar va undan kutilayotgan daromadni mustaqil ravishda aniqlashi kerak. Bu erda universal yechim topish qiyin.Eng katta qiyinchilik - bu tavsiflangan biznes jarayonlarni bo'lim boshliqlari bilan muvofiqlashtirish: konsensus yo'q va hamma uchun mos keladigan yechim topish kerak. Dmitriy Korovin, "Krasniy Oktyabr" yog'ochni qayta ishlash zavodi OAO bosh direktorining tashkiliy rivojlanish bo'yicha yordamchisi (Tyumen)
Jarayonni qayta tiklashning hojati yo'q. "Xuddi shunday" ni ta'riflash kifoya, ishtirokchilarga ko'rsatish va savollar o'z-o'zidan yo'qoladi.Bundan tashqari, modelning tavsifi ustida ishlaganda "navbat" optimallashtirish bo'yicha qarorlar tezroq topiladi.

Biznes jarayonlarini tavsiflashda siz oddiy qoidalarga amal qilishingiz kerak.
Jarayonlarning tavsifi "yuqoridan pastgacha" amalga oshirilishi kerak., ya'ni kompaniyaning yuqori darajasida sodir bo'ladigan jarayonlar birinchi bo'lib tavsiflanadi, so'ngra ular batafsil bayon qilinadi. Masalan, “Moliyaviy hisobotlarni tayyorlash” jarayoni “Yopish”, “Axborotni qayta ishlash” va “Tuzatish” kichik jarayonlariga bo‘linadi, ular o‘z navbatida undan ham kichikroq jarayonlarga bo‘linishi mumkin.

Shaxsiy tajriba
Roman Kotunov, PG "Richel" boshqaruv kompaniyasi direktori (Chelyabinsk)
Biz yuqori darajadan boshlab jarayonlarni "xuddi shunday" asosida tasvirlashni boshlaymiz. Bu strategik boshqaruv, buyurtmalarni bajarish va yangi mahsulotlarni ishlab chiqish kabi besh-oltita kengaytirilgan jarayonlardir. Ushbu bosqichda biznes-jarayonlarning chegaralarini aniq belgilash juda muhim, chunki ularning egalari o'rtasida javobgarlikni taqsimlash kelajakda bunga bog'liq bo'ladi.

Kompaniyada allaqachon mavjud bo'lgan jarayon tavsiflaridan foydalanish kerak. Qoida tariqasida, hatto kichik kompaniyalarda ham, optimallashtirish boshlanganda, jarayonlarning qisman va parchalangan tavsifi allaqachon mavjud. Bu ish tavsiflari, qoidalar, qoidalar bo'lishi mumkin. Ulardan foydalanish jarayonlarni tavsiflash vaqtini tejaydi.
Boshqa kompaniyalardagi mavjud jarayon tavsiflaridan foydalanish kerak. Biznes-jarayonlarni tavsiflashda etakchi konsalting kompaniyalari, shunga o'xshash ishlarni amalga oshirgan raqobatdosh korxonalar tajribasiga amal qilish kerak. Oldindan tuzilgan jarayon tavsifini noldan yozishdan ko'ra, muayyan ish sharoitlariga moslashtirish har doim ham osonroqdir. To'g'ri, korxona bunday ma'lumotlarga maslahatchilarni jalb qilmasdan kirish imkoniyatiga ega bo'lishi dargumon.
Har bir jarayon uchun siz uning bajarilishi uchun mas'ul shaxsni (jarayon egasi) belgilashingiz kerak. Bu menejer nafaqat jarayon uchun javobgar bo'lishi, balki uni boshqarish vakolatiga ham ega bo'lishi kerak. Hech kim javobgar bo'lmagan jarayonlarni optimallashtirish mumkin emas.

Ankraj nuqtalarini tanlash

Ishning borishini nazorat qilish uchun, hatto optimallashtirishdan oldin, jarayonning eng muhim xususiyatlarini (mos yozuvlar nuqtalari) aniqlash va o'lchash kerak. Odatda, jarayonning sifati, uni amalga oshirish tezligi kabi xususiyatlar mos yozuvlar nuqtasi sifatida qabul qilinadi. Misol uchun, "Moliyalashtirishni jalb qilish" jarayoni uchun korxona kredit resurslarini jalb qiladigan foiz stavkalari, shuningdek, kredit olish uchun ariza topshirilgan paytdan boshlab pul mablag'lari olingan vaqtgacha bo'lgan vaqt mos yozuvlar nuqtasi bo'lishi mumkin. Keyin, bu xususiyatlarni o'zgartirib, optimallashtirishning samaradorligini baholash mumkin bo'ladi.Afsuski, jarayonning ko'pgina xususiyatlarini rasmiylashtirish mumkin emas (masalan, xodimlarni boshqarish sifati), shuning uchun, qoida tariqasida, usul. ularni aniqlash uchun ekspert baholaridan foydalaniladi.

Shaxsiy tajriba
Dmitriy Korovin
Jarayonning optimalligi mezonlarining noto'g'ri tanlanishi hamma narsani qaytadan boshlash zarurligiga olib kelishi mumkin. Jarayon bilan bog'liq muammolar aniq bo'lsa (u parchalangan yoki uning bir qismi yo'qolgan), nima optimallashtirish kerakligini aniqlash qiyin emas. Jarayonning samarasizligi sabablarini aniqlash qiyin bo'lsa, boshqa jarayonga o'tish yaxshiroqdir. Jarayon samarali yoki yo'qligini aniq aytish mumkin bo'lmaganda, u optimallashtirishga tobe bo'lmaydi.

Biznes jarayonlarini takomillashtirish

Biznes jarayonlarini takomillashtirish bo'yicha ishlar majmuasi tavsiflangan jarayonlarni har tomonlama tahlil qilish, mantiqiy xatolarni aniqlash va optimallashtirish choralarini amalga oshirishni o'z ichiga oladi.

Mantiqiy xatolarni aniqlash
Kompaniyaning barcha jarayonlari noyob bo'lishiga qaramay, ko'plab kompaniyalarga xos bo'lgan eng tipik xatolarni ajratib ko'rsatish mumkin. Bunday kamchiliklarni bartaraf etish jarayonlar samaradorligini sezilarli darajada oshiradi.
Hech qayerda ishlatilmaydigan axborotni yaratish. Ko'pincha, barcha hujjatlar avtomatik ravishda nusxalanadi, keyin topshiriladi, lekin ulardagi ma'lumotlar ishlatilmaydi. Ushbu ma'lumot haqiqatan ham kerakmi yoki yo'qligini hal qilishingiz kerak. Ha bo'lsa, biznes-jarayon reglamentida aniq qaerda ko'rsatilishi kerak. Agar yo'q bo'lsa, unda siz jarayonni bajarilishni istisno qiladigan tarzda o'zgartirishingiz kerak qo'shimcha ish. Savdo kompaniyalaridan birida ma'lum bir mahsulot assortimenti uchun yillik sertifikatni tayyorlash olti kishilik bo'lim uchun sakkiz ish kunini talab qilgan vaziyat bunday xatoga misol bo'ladi.
Biznes jarayonlarini optimallashtirish natijasida bu ma’lumotlar hech kimga kerak emasligi, sertifikat tayyorlash zarurati yo‘qolib qolgani ma’lum bo‘ldi.
Jarayonni yakunlash uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarning etishmasligi. Axborot jarayonda foydalaniladi yoki foydalaniladi, lekin yaratilmaydi yoki boshqa jarayonlardan uzatilmaydi. Avval siz jarayonni aniqlashingiz kerak - bu ma'lumot manbasi. Xolding kompaniyalarida boshqaruv kompaniyasining moliya bo'limi xodimlari uchun katta vaqt sho''ba korxona bilan bog'lanish va qo'shimcha ma'lumotlarni so'rashga sarflanadi. Agar ushbu ma'lumotni taqdim etish talabi tegishli nizomda mustahkamlangan bo'lsa, buning oldini olish mumkin.
Jarayon to'g'risida ma'lumot olish qoidalarining yo'qligi. Masalan, kompaniyada "Mijozlarning so'rovlari va da'volarini tahlil qilish" jarayoni mavjud. Biroq, mijozlardan olingan ma'lumotlarning bir qismi ular bevosita ishlaydigan savdo menejerlariga boradi. Agar savdo bo'limi ishini tartibga soluvchi hujjatlar menejerlarning ushbu ma'lumotlarni da'volar bo'limiga o'tkazish majburiyatini nazarda tutmasa, ma'lumotlarning bir qismi shunchaki yo'qoladi. Aniq, nihoyatda tushunarli me’yoriy-huquqiy hujjatlarni yaratish hamda axborot manbalarini to‘liq tavsiflash orqali bunday holatlarning oldini olish mumkin.
Muayyan manbaga ega bo'lmagan hujjatlar jarayonida foydalaning. Ko'pincha kompaniyaning buxgalteriya hisobi, moliya va tijorat bo'limlari tomonidan tayyorlanadigan debitorlik qarzlarining tuzilishi va dinamikasi to'g'risidagi hisobotlar yorqin misoldir. Shu bilan birga, hisobotlardagi ma'lumotlar hayratlanarli darajada farq qiladi. Bunday ma'lumotlardan foydalanuvchi xatolarni qidirish yoki debitorlik qarzlarini hisobga olish tamoyillaridagi nomuvofiqliklarni bartaraf etish uchun ko'p vaqt sarflashi kerak. Ushbu muammoni aniqlash orqali hal qilish mumkin to'liq ro'yxat barcha axborot foydalanuvchilari, hisobotning yagona shaklini yaratish va qo'llaniladigan buxgalteriya tamoyillarini qat'iy tartibga solish.
Jarayonni tartibga solishning yo'qligi. Jarayon qoidalarini yaratish jarayonlarni tavsiflash va optimallashtirish jarayonida hal qilinishi kerak bo'lgan asosiy vazifalardan biridir. Normativ-huquqiy hujjatlarning yo'qligi va ularda aks ettirilgan o'zgartirishlar jarayonlarga tuzatishlar kiritilmasligiga va ishlarning behuda ketishiga olib keladi. Ha, katta kompaniyada chakana savdo jarayonlarni tavsiflash va optimallashtirishdan so'ng, zarur qoidalar yaratilmagan. Natijada, loyiha tugallangach, xodimlar odatdagidek ishlashda davom etishdi. Xodimlar o'rtasida me'yoriy-huquqiy hujjatlar va tegishli tushuntirish ishlari mavjud bo'lsa, bunday holatlar bundan mustasno.
Interfeys xatosi. Kiruvchi va chiquvchi axborot oqimlari turli formatlarda taqdim etiladi. Masalan, korxonaning asosiy byudjetidagi xarajat va daromad moddalarining tuzilishi va batafsil tavsif darajasi buxgalteriya hisobi moddalari tarkibiga mos kelmaydi. Bunday holatda, barcha davom etayotgan ishlarning 20% ​​ma'lumotlarni tayyorlashga va taxminan 80% ularni maqbul shaklga aylantirishga sarflanadi. Ushbu holat jarayonlarning batafsil tavsifini taqdim etish va ichki ma'lumotlarni uzatish standartlarini joriy etish orqali tuzatilishi mumkin.
Odatdagi xatolarni bartaraf etgandan so'ng, to'g'ridan-to'g'ri jarayonni optimallashtirishga o'tish kerak.

Optimallashtirish choralari

Jarayon variantlarini ishlab chiqish. Vaziyatga qarab, bajarish uchun bir nechta variant mavjud bo'lsa, jarayonni yanada moslashuvchan qilishingiz mumkin. Jarayon uchun kamida ikkita variant bo'lishi kerak - murakkab va oddiy. Misol uchun, "Naqd pulni boshqarish" jarayoni oddiy (kichik mablag'larni sarflashda - tasdiqlashlarning minimal soni) va murakkab (muhim xarajatlar - ko'p bosqichli tasdiqlash) bo'lishi mumkin.

Chiqarilish narxi
Biznes jarayonlarini optimallashtirish bo'yicha ishlarning narxi ko'p jihatdan kompaniyaning hajmiga va ishning murakkabligiga bog'liq. Faqat taxminiy ma'lumotlarni berish mumkin. Masalan, katta hajmdagi mijozlarga xizmat ko'rsatish jarayonini optimallashtirish Rossiya banki maslahatchilarni jalb qilgan holda taxminan 100 ming AQSH dollarini tashkil etadi va taxminan olti oy davom etadi. savdo kompaniyasi tovar oqimini boshqarish jarayonlarini optimallashtirish taxminan 30 ming dollarga tushadi. Qo'shma Shtatlar va uch-to'rt oy ichida o'tkaziladi. Agar kompaniya jarayonlarni optimallashtirish sohasida o'z mutaxassislariga ega bo'lsa, unda bunday ishlarning narxi uchinchi tomon maslahatchilarni jalb qilishdan ikki-uch baravar past bo'ladi.

Gorizontal va vertikal siqish. Jarayonni takomillashtirish tor doirada o'qitilgan mutaxassislarni keng ko'lamli vazifalarni bajarishga qodir bo'lgan odamlar bilan almashtirishni o'z ichiga oladi. Gorizontal siqish jarayoniga misol sifatida yirik bankdagi transformatsiyani keltirish mumkin. Har bir mijoz ixtisoslashgan bir nechta bank xodimlari bilan bog'lanishi kerak edi turli yo'nalishlar tadbirlar. Mijozlarga xizmat ko'rsatish sifati yomon edi. Hisob menejeri lavozimini yaratish to'g'risida qaror qabul qilindi, uning vazifalari mijozlarning barcha masalalarini hal qilishni o'z ichiga oladi. Natijada xodimlar soni qisqardi, xizmat ko'rsatish tezligi oshdi va xatolar soni kamaydi. Tabiiyki, bunday vaziyatda xodimlarning malakasiga qo'yiladigan talablar sezilarli darajada oshadi. Kompaniya xodimlarini davriy ravishda o'qitish (qayta tayyorlash) zarur.
Agar jarayon ishtirokchisiga ham mustaqil ravishda muayyan qarorlar qabul qilish huquqi berilsa va muvofiqlashtirish darajalari soni kamaytirilsa, u holda jarayon vertikal ravishda siqiladi.
Nazorat operatsiyalari sonini kamaytirish. Amalda, ko'pincha tekshiruvlar va jarayonni nazorat qilish xarajatlari ular yo'qligida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan yo'qotishlar narxidan oshib ketishi aniq bo'ladi. Korxonalardan birida jarayonlar tavsifidan so'ng, jarayonni bajarish vaqtining 95 foizi nazorat va hisobot hujjatlarini tayyorlashga va faqat 5 foizi kerakli natijani olishga sarflanishi ma'lum bo'ldi. Tekshiruvlar sonini qisqartirgandan so'ng, jarayonlarning davomiyligi ikki barobarga qisqartirildi.

O'zgarishlarni boshqarish

Biznes jarayonlarini optimallashtirish jarayonida duch keladigan asosiy muammo, qoida tariqasida, kompaniya xodimlari tomonidan o'zgarishlarga qarshilik ko'rsatishdir. Shuning uchun xodimlarni, ayniqsa bevosita ijrochilarni jalb qilish jarayonni muvaffaqiyatli optimallashtirishning asosiy shartidir.
Biznes jarayonlarini takomillashtirish uchun qulay muhit yaratishga ta'sir qiluvchi asosiy omil - bu xodimlar o'rtasida o'zgarishlardan qo'rqishning yo'qligi. Shuning uchun jazolash emas, balki asosan bonuslar va rag'batlantirish elementlarini o'z ichiga olgan motivatsiya tizimlarini joriy etish maqsadga muvofiqdir. Ga binoan Romana Kotunova, biznes jarayonlarini optimallashtirish nafaqat vaqt va pul yo'qotishlarini kamaytirish, balki xodimlarning ishini soddalashtirish uchun ham amalga oshiriladi. Ushbu fikrni kompaniya xodimlariga etkazish kerak va yangi yaratilgan jarayonlarni joriy etishda hech qanday muammo bo'lmaydi.

Optimallashtirishdan keyin

Xulosa qilib shuni ta'kidlaymizki, jarayonni takomillashtirish bir-biriga bog'liq bo'lmagan tadbirlar qatori emas, balki uzluksiz boshqaruv tizimi sifatida ko'rib chiqilishi kerak. Shu bilan birga, jarayonni takomillashtirish bo'yicha har bir loyihada aniq tadbirlar, kerakli natijalar, ishtirokchilarning mas'uliyati aniq tavsifi, shuningdek, foyda-xarajat tahlili mavjud bo'lgan aniq reja bo'lishi kerak.Ish yakunida muhim ahamiyatga ega. amalga oshirilayotgan jarayonlarni rejalashtirish, tashkil etish va vaqti-vaqti bilan tekshirish. Qabul qilingan o'zgartirishlarning xodimlar tomonidan to'g'ri bajarilishini nazorat qilish va amalga oshirilgan amaldagi harakatlarni ishlab chiqilgan va qabul qilingan normativ hujjatlar bilan solishtirish kerak.

Shaxsiy tajriba
Roman Kotunov
Jarayonni monitoring qilish masalasi eng muhimlaridan biridir. Ko'pincha, optimallashtirishdan so'ng, biznes jarayonlari unutiladi va mavjud ish tartibini qayta ko'rib chiqish zarur bo'lgan vaziyat takrorlanadi. Biz har yili kompaniyada amalga oshirilayotgan jarayonlar samaradorligini, shuningdek, muammolar yuzaga kelganda qayta baholaymiz. Misol uchun, mijozlarga xizmat ko'rsatish markazi yoki marketing bo'limi mijozlarning shikoyatlarini nazorat qiladi va bir xil jarayonlar bo'yicha ma'lum miqdordagi shikoyatlar biz uchun jarayonni yaxshilashimiz kerakligi haqida signaldir.

Biznes jarayonlarini optimallashtirishdan so'ng siz kompaniya jarayonlarini qat'iy tartibga soluvchi va foydalanuvchilarning ularni buzishiga yo'l qo'ymaydigan murakkab axborot tizimlaridan samaraliroq foydalanishingiz mumkin.Odatda, optimallashtirilgan jarayonlarni saqlash jarayonlarni yanada takomillashtirish bo'yicha takliflar kiritadigan maxsus bo'limni yaratishni talab qiladi, chunki shuningdek, auditlarni o'tkazish.

"Biznes jarayonlarini amalga oshirish uchun javobgarlikni aniq belgilash kerak"

EuroChem Mineral-kimyo kompaniyasi YoAJ Iqtisodiyot va moliya direktori bilan suhbat (Moskva) Artur Markaryan

– Nima uchun kompaniyangiz biznes jarayonlarini optimallashtirishga muhtoj edi?
- Men nafaqat bizning kompaniyamiz, balki Rossiyaning aksariyat korxonalari uchun ham xos bo'lgan ikkita asosiy sababni ajratib ko'rsatishim mumkin. Birinchisi, kompaniyalarni birlashtirish va markazlashtirilgan boshqaruv tizimiga ega xoldinglarni shakllantirish. Bunday korxonalar uchun tavsiflangan va samarali biznes-jarayonlarning yo'qligi nazoratni yo'qotish va raqobatbardoshlikning keskin pasayishini, shuningdek, xarajatlarning ko'payishini va natijada foydaning kamayishini anglatadi. Ikkinchi sabab shundaki, ko'plab kompaniyalar o'z shakllanishida tez foyda va qisqa muddatli istiqbolga yo'naltirilgan. Jarayonlar aniq kelishuv uchun qurilgan, shu bilan birga kompaniyaning strategik manfaatlari hisobga olinmagan. Natijada, har bir yangi bitim bilan biznes jarayonlari yanada murakkab va chalkash bo'lib qoldi.
Biz, ayniqsa, axborot tizimini joriy etishni boshlaganimizda, biznes jarayonlarini tavsiflash va optimallashtirish zarurligini keskin his qildik. Ma’lum bo‘lishicha, hatto bo‘lim boshliqlari ham o‘z xodimlarining nima bilan shug‘ullanayotgani, xodimlari nimaga mas’ul ekanini har doim ham aniq tushunib yetmagan.
– Biznes jarayonidagi eng ko'p uchraydigan xatolar qanday?
- Eng ko'zga tashlanadigan xatolardan biri bu butun bo'limlar va alohida xodimlar tomonidan operatsiyalarning to'liq yoki qisman takrorlanishidir. Bu resurslarning asossiz sarflanishiga olib keladi. Masalan, kompaniya debitorlik qarzlari dinamikasi bo'yicha juda ko'p sonli hisobotlarni tayyorladi. Xuddi shu ma'lumotlar buxgalteriya, moliya va tijorat bo'limlari tomonidan taqdim etilgan. Shu bilan birga, hisobotlardagi raqamlar ko'pincha bir-biridan farq qilar edi va ishonchli ma'lumotni aniqlash juda ko'p vaqtni talab qildi.
Biroq, biznes-jarayonlarni optimallashtirishda ustuvor hal qilishni talab qiladigan eng jiddiy muammo - bu muayyan jarayonni amalga oshirish uchun javobgarlikning aniq chegaralanmaganligi. Masalan, buxgalteriya bo'limi birlamchi hujjatlarni tayyorlash uchun javobgardir, degan fikr keng tarqalgan. Aslida, buxgalter faqat ularni tayyorlashning to'g'riligini tekshiradi. Bunday noto'g'ri tushunchalar ziddiyatga va samarasiz ishlashga olib keladi.
Ba'zi kompaniyalarda men jarayon uchun odam emas, balki inson uchun jarayon tanlangan holatga duch keldim. Bu shuni anglatadiki, kompaniya vakolatlarni taqsimlashning shaxsiylashtirilgan tizimiga ega bo'lib, u oilaviy aloqalar, o'tmishdagi ba'zi xizmatlari va boshqalar bilan bog'liq. Bu yondashuv mutlaqo noto'g'ri va ijobiy natija keltira olmaydi.
– Kompaniya xodimlari biznes jarayonlarini optimallashtirishga qanday munosabatda bo'lishdi?– Biznes jarayonlarini tavsiflash va optimallashtirish tartibi ishtiyoqsiz qabul qilindi. Lekin bu korxonaning samarali faoliyat yuritishi uchun zarur va biz xodimlar o‘rtasida tushuntirish ishlarini olib boramiz. Bundan tashqari, ular o'z vazifalarini aniq bilishlari va faqat haqiqatan ham zarur bo'lgan ishni bajarishlari faqat foyda keltiradilar.
– Biznes jarayonlarini optimallashtirishdan so'ng, ularni yanada takomillashtirish ustida ishlashda davom etasizmi?
- Asosiy jarayonlar tavsiflangan va optimallashtirilgandan so'ng, darhol qo'shimcha o'zgarishlar kiritish istagi paydo bo'ladi. Biroq, ushbu bosqichda, barcha tuzatishlar, qoida tariqasida, aniq natijalarni bermaydi. Shuning uchun men sizga yaratilgan tizimni bir muncha vaqt o'zgartirmaslikni, balki kutishni maslahat beraman. O'zimiz uchun bu muddat bir yildan oshmasligini aniqladik. Aks holda, xodimlarning har hafta ish tavsiflarini o'zgartirishi xavfi mavjud va bu qo'shimcha chalkashliklarni keltirib chiqaradi va pirovardida mehnat unumdorligining keskin pasayishiga olib keladi.

Yuliya Lyolina

Biznes jarayonlarini optimallashtirish

Zamonaviy boshqaruv amaliyotida jarayonli yondashuv keng qo'llaniladi. Ushbu maqola muallifning biznes jarayonlarini tadqiq qilish va optimallashtirish bo'yicha amaliy tajribasini taqdim etadi

Tadbirlarning bir nechta turlari mavjud, ularning har biri biznes jarayonlarini takomillashtirish (takomillashtirish) dasturini ishga tushirish uchun sabab bo'lishi mumkin. Bularga ob'ektiv samarasiz harakatlar ham, mo'ljallangan natijalarga erishish bilan bog'liq muammolar ham, atrof-muhitdagi o'zgarishlar (bozorda yangi texnologiyalarning paydo bo'lishi, raqobatchilar va boshqalar) kiradi.

bilan har qanday tashkilotda ierarxik tuzilma Menejerlar, qoida tariqasida, o'ziga bo'ysunadigan barcha funktsiyalar to'g'risida yuqori darajadagi (kontseptual yoki strategik) bilimga ega va xodimlar har kuni bajaradigan faqat yuqori ixtisoslashgan funktsiyani (ma'lum bir ish sohasining operatsion faoliyati) biladilar. Rahbar va bo'ysunuvchi o'rtasidagi bunday "bo'shliq" normaldir, lekin hech kim barcha jarayonlarning barcha nuanslari va o'ziga xos xususiyatlari bilan to'liq tasavvurga ega emasligi xavfini o'z ichiga oladi.

Ko'pincha muammolar ish chorrahasida yoki turli bo'limlar o'rtasida yoki hatto bitta bo'lim ichidagi xodimlar o'rtasida ma'lumot uzatishda paydo bo'ladi.

Natijada, tashkilot oldida muayyan ishlarni bajarish uchun xarajatlar yoki yo'qotishlarni (moliyaviy, moddiy, vaqtinchalik, mehnat) kamaytirish uchun ish va jarayonlarni optimallashtirish vazifasi turibdi.

Optimallashtirish muammosining samarali yechimi bu " jarayon yondashuvi" va "Jamoadagi muammolarni hal qilishning 8D usullari".

Qisqacha ma'lumot

Jarayonga yondashuv haqida

Jarayonli yondashuv - bu tashkilotdagi jarayonlarni va ayniqsa, ularning munosabatlarini tizimli ravishda aniqlash va boshqarish.

Jarayon - bu kirishni natijaga aylantirish uchun resurslardan foydalanadigan har qanday faoliyat yoki harakatlar to'plami.

Korxonaning jarayon modeli korxonaning tashkiliy tuzilmasining tarkibiy bo'linmalari va mansabdor shaxslari ishtirokchilari bo'lgan biznes-jarayonlar majmuasidan iborat.

Jarayonga yo'naltirilgan tashkilotlar bitta biznes-jarayonni amalga oshirishda tashkilotning ikki xil bo'limining tutashgan joyida yuzaga keladigan to'siqlar va kechikishlarni bartaraf etishga harakat qiladilar.

Biznes-jarayon deganda birgalikda tashkilotning o'zi, iste'molchi, mijoz yoki mijoz uchun muhim bo'lgan natijani yaratadigan turli xil tadbirlar majmui tushuniladi.

Alohida biznes-jarayonni va biznes-jarayonlar guruhini boshqarish uchun asoslar samaradorlik ko'rsatkichlari bo'lib, ular orasida:

• biznes jarayoni xarajatlari
• biznes jarayonini amalga oshirish uchun vaqtni hisoblash,
• biznes jarayoni sifat ko'rsatkichlari.

Jarayonga yondashuvni chuqurroq tushunish uchun Deming-Shyuxart siklini qo'llash kerak "Rejalash - Bajarish - Tekshirish - Harakat qilish" ( PDCA). Bu "rejalashtirish - bajarish - tekshirish - harakat qilish". Ushbu tsikldan foydalanish sizni amaliyotda qo'llash imkonini beradi doimiy takomillashtirish tashkilot samaradorligini oshirishga qaratilgan jarayonlar.

Jarayonli yondashuv tamoyillari seriyaning sifat tizimini sertifikatlashning xalqaro standartida mustahkamlangan. ISO 9000 sifat menejmenti tizimining talablarini bajarish orqali mijozlar ehtiyojini qondirishni oshirish uchun.

ISO 9000 ga muvofiq, jarayonni boshqarish tizimini baholashda quyidagilar zarur:

1. jarayonni aniqlash va aniqlash;
2. javobgarlikni taqsimlash;
3. protseduralarni amalga oshirish va saqlash (jarayonlarni nazorat qilish);
4. zarur natijalarga erishishda jarayonning samaradorligini baholash

Sifatga erishishning keyingi bosqichi har bir ajratilgan jarayonda resurslardan foydalanishni optimallashtirishdir. Bu har bir resurs turidan foydalanish ustidan qat’iy nazorat o‘rnatish va mahsulot ishlab chiqarish yoki xizmatlar ko‘rsatish tannarxini pasaytirish imkoniyatlarini izlash demakdir.

Qisqacha ma'lumot

8D metodologiyasi (8 disiplin) - bu jarayonlardagi mahalliy muammolarni hal qilish usuli.
8D usuli ham shunday nomlanadi: Global 8D, Ford 8D yoki TOPS 8D.
8D usuli Ford tomonidan ishlab chiqilgan bo'lib, sabablari to'liq yoki qisman noma'lum bo'lgan muammoni hal qilish uchun ketma-ket 8 bosqichdan iborat. 8D metodologiyasi jamoaviy, jarayon, muammoli va analitik yondashuvlardan foydalanadi.

8D usulining har bir bosqichi (bosqichi) o'z nomida D harfiga ega bo'lib, u Discipline (Intizom) degan ma'noni anglatadi.

D0 - muammoni aniqlash va rejani ishlab chiqish.
D1 - Jamoa qurish.
D2 - muammoning tavsifi.
D3 - muammoni bartaraf etish.
D4 - muammoni tahlil qilish.
D5 - tuzatish harakatlarini ishlab chiqish.
D6 - tuzatish harakatlarini amalga oshirish va tasdiqlash.
D7 - profilaktika tadbirlarini ishlab chiqish.
D8 - 8D mini loyihasini yopish.

8D usuli - bu mahsulot yoki jarayonni yaxshilash uchun muammolarni hal qilish metodologiyasi. U tizimli ravishda 8 ta fandan iborat bo'lib, guruhning sinergiyasini ta'kidlaydi. 8D texnikasi jamoaviy ishdir. Umuman olganda, guruh alohida a'zolarining sifat yig'indisidan ko'ra samaraliroq deb taxmin qilinadi.

Qayerdan boshlash kerak?

Kuzatish va aniqlash

Jarayonni optimallashtirish (takomillashtirish) maqsadida o'rganish loyiha sifatida ko'rib chiqilishi kerak. Loyihaning boshida maqsadlarni belgilash, loyiha menejeri va tahlilchini tayinlash, fokus-guruhni belgilash (odatda sohalar / bo'limlar rahbarlari, ekspertlarni o'z ichiga oladi), loyiha chegaralarini belgilash (qaysi jarayonlarni o'rganish kerak), uchrashuvlar va tadbirlar rejasini ishlab chiqish.

Protsessorni o'rganish uchun tahlilchi roli uchun mustaqil ekspertni tayinlash yaxshiroqdir, u uchun o'rganish mavzusi yangi bo'ladi, ya'ni. "yon ko'rinish" kerak, yangi tajriba (muayyan operatsiyalarni har kuni bajaradigan xodim ularga moslashadi va ko'pincha "muammo joylari" ni sezmaydi). Tahlilchi ham tashkilot xodimi, ham taklif qilingan (konsalting) kompaniyasidan bo'lishi mumkin.

Vazifani tekshirish organlari uchun mo'ljallangan rasmiy hujjatlarni ishlab chiqish zaruratisiz (masalan, ISO talablariga muvofiq) optimallashtirish va xarajatlarni / yo'qotishlarni kamaytirish, lekin tez va oqilona yaxshilash yoki xarajatlarni kamaytirishni tashkil qilish bo'lgan vaziyatni ko'rib chiqing.

So'rov mavjud hujjatlarni (nizomlar, yo'riqnomalar, me'yoriy hujjatlar va boshqalar) o'rganish va ma'lumotlarni to'plash bilan boshlanadi. Axborot to'plash anketalar, uchrashuvlar shaklida tashkil etilishi mumkin, ammo eng samaralisi, ularning harakatlarini o'rganish uchun jarayonga jalb qilingan barcha xodimlarning ish joyida tahlilchining shaxsiy mavjudligi.

Kuzatuv- o'rganilayotgan ob'ektning xatti-harakatlarini maqsadli va tashkiliy idrok etish va qayd etishdan iborat tadqiqot usuli.

Rahbar bilan suhbat
Yo'nalish boshlig'i o'ziga bo'ysunuvchi bo'linmalarning "katta rasmini" tasvirlaydi: tashqi va ichki aloqalar, tashkiliy tuzilma (funktsionallikni taqsimlash), maqsad va vazifalar, harakatlar ketma-ketligining to'liq zanjiri (tafsilotlarsiz), hisobot, statistika.

Ijrochilarning ish joyidagi harakatlarini o'rganish
Har bir ish joyidagi xodim o'z harakatlarining ketma-ketligini, ishida foydalanadigan hujjatlar shakllarini va shakllarini (kirish-chiqishlar), ma'lumot / hujjatlarni qayerga va qanday o'tkazishi, kim bilan o'zaro aloqasi, nima ekanligini batafsil aytib beradi va ko'rsatadi. u foydalanadigan dasturiy ta'minot, foydalaniladigan tizimlar interfeyslarida ishlash ketma-ketligi. Ushbu bosqichda operatsiyaga sarflangan vaqtni o'lchash amalga oshiriladi; operatsiya vaqtida muammolar aniqlanadi; va muammolarni hal qilishning mumkin bo'lgan yo'llari ham muhokama qilinadi.

Fokus-guruh muhokamalari
Munozaralar tadqiqotning muhim qismidir. Fokus-guruh mutaxassislari faol ishtirok etishlari, o'z takliflarini ilgari surishi kerak (hatto eng noreal va murakkab - har qanday). Amalda, 5 Whys usuli samarali vositadir.

Qabul qilingan ma'lumot har qanday qulay vositalar bilan yozilishi kerak: A4 varaqlaridagi yozuvlar / bloknot, noutbuk, ovoz yozuvchisi, ma'lumotni takrorlash imkonini beruvchi har qanday qulay vositalar.

Ushbu bosqichda tahlilchining vazifasi tinglash, kuzatish, yozib olish.

Usul "5 nima uchun?"

Usul "5 nima uchun?" Sakichi Toyohara tomonidan ixtiro qilingan va Toyota tomonidan ishlab chiqarish uslublari evolyutsiyasi paytida ishlatilgan. Hozirgi vaqtda muammoning asl sababini besh marta "Nima uchun" so'rash orqali aniqlash texnikasi tejamkor ishlab chiqarish, kayzen, 6 sigma va boshqalar tushunchalarida qo'llaniladi.

Usul qanday savollarni berish va/yoki qo'shimcha sabablarni topish uchun qancha vaqt davomida savol berishni davom ettirish bo'yicha qat'iy va tezkor qoidalar va cheklovlarni taklif qilmaydi. Shunday qilib, usulga rioya qilingan taqdirda ham, natija jalb qilingan odamlarning bilimi va qat'iyatiga bog'liq.

Savolga javob berishda bir nechta variantlar paydo bo'lishi mumkinligi sababli, "5 nima uchun" usuli sabablar "daragi" ni qurishni istisno qilmaydi. Shuning uchun yondashuv sabab-oqibat diagrammalari va Ishikava diagrammalari ("Fishbone") usuliga o'xshaydi. Tahlil jarayonida ba'zi sabablar bir vaqtning o'zida bir nechta tarmoqlar uchun umumiy bo'lishi mumkin.

Yakuniy tahlil Beshta sabab keyin paydo bo'lgan daraxt yoki diagrammaning aniqlangan asosiy sabablarining har biri uchun "qanday" degan savolga bitta javob. Qabul qilingan javoblar yechimlarni amalga oshirishga olib kelishi kerak.

Qabul qilingan ma'lumotlarni qanday tartibga solish va uni tizimli qilish kerak?

Jarayonlarning vizualizatsiyasi va tavsifi

Tashkilotda mavjud biznes-jarayonlarni belgilashda jarayonlar tavsifini yuqori darajadan boshlash tavsiya etiladi. Bundan tashqari, har bir yuqori darajadagi jarayon uchun uning parchalanishi amalga oshiriladi (batafsilroq tavsif). Jarayonning parchalanish darajalari soni loyiha maqsadlari bilan belgilanadi va juda katta bo'lmasligi kerak (6-8 darajadan oshmasligi kerak).

Biznes jarayonlarini tavsiflashning yuqori darajasi yuqori menejerlar tomonidan boshqariladigan jarayonlarga mos keladi, ikkinchi daraja, qoida tariqasida, yirik funktsional birliklar darajasida ko'rib chiqiladi, keyin ish joyida bajariladigan funktsiyalar ko'rib chiqiladi.

Funktsional ierarxiya bo'g'inlari ichida yuqoridan pastga (boshqaruv qarorlari) va pastdan yuqoriga (hisobotlar) yo'naltirilgan ma'lumotlar oqimi mavjud.

So'rov davomida olingan ma'lumotlarning vizualizatsiyasi tahlilchining jarayon operatsiyalari ketma-ketligini ko'rsatishga ijodiy yondashuvi natijasidir.

Modellashtirish uslublari orasida eng keng tarqalgan va, eng muhimi, Rossiya Davlat standarti tomonidan tasdiqlangan oila standartlari. IDEF.

IDEF0 kontseptsiyasi

(bo'limni ochish uchun bosing)

IDEF0 SADT (Strukturalangan tahlil va dizayn texnikasi / ishlab chiqish texnologiyasi) yondashuviga asoslanadi va yaratish uchun ishlatiladi. funktsional model uning tuzilishini, funktsiyalarini, shuningdek, ushbu funktsiyalar tomonidan o'zgartirilgan axborot va moddiy oqimlarni aks ettiruvchi tizim yoki jarayon.

IDEF0 kontseptsiyasi quyidagi fikrlarga asoslanadi:

Model. Bu sun'iy ob'ekt, tizimning tasviri. Model mavjud tizimni qayta qurish yoki yangisini yaratish uchun ishlab chiqilgan. Model tizimda nima sodir bo'lishini, nimani o'zgartirishini, o'z funktsiyalarini bajarish uchun qanday vositalardan foydalanishini, natijada tizim nimani ishlab chiqarishini va qanday boshqarilishini tasvirlaydi.

Bloklarni modellashtirish. O'rganilayotgan tizim tizimda sodir bo'layotgan jarayonlarni aks ettiruvchi o'zaro bog'langan, o'zaro bog'liq bo'lgan bloklar to'plami sifatida ifodalanadi. Tizimning har bir funktsiyasi IDEF0 diagrammasida to'rtburchaklar bilan ko'rsatilgan blok bilan bog'langan. Blokka kiruvchi va chiquvchi strelkalar ushbu blokning boshqa bloklar bilan o'zaro ta'sir qiladigan interfeyslarni tavsiflaydi va tashqi muhit. Bunday holda, kiruvchi o'qlar ushbu blok o'z vazifasini bajarishi uchun bir vaqtning o'zida bajarilishi kerak bo'lgan shartlarni tavsiflaydi.

Qisqachalik va aniqlik. IDEF0 grafik tili tizimning barcha elementlarini va ular orasidagi munosabatlarni ixcham, toʻgʻri va aniq tasvirlash, shuningdek, xato, ortiqcha yoki takroriy munosabatlarni aniqlash imkonini beradi.

Ma'lumot uzatish. IDEF0 da ma'lumotlarni uzatish vositalariga quyidagilar kiradi:

1. Diagrammalarni o'qish va tushunish oson.
2. Tabiat tilidagi teglar va diagramma elementlarining ma'nosini aniqlaydigan qo'shilgan matn, shuningdek lug'at.
3. Ketma-ket parchalanish. Bloklarni tarkibiy qismlarga bo'lish va batafsilroq diagrammalar shaklida taqdim etish mumkin. Siz keyingi parchalanish darajasini faqat "ota-ona darajasi" modeli yakuniy tugagandan so'ng boshlashingiz mumkin.
4. Diagramma va bloklarning daraxt diagrammalari, diagrammani o'qishga imkon beradi, tafsilotlar darajasini ketma-ket ochib beradi.

Qattiqlik va rasmiyatchilik. Modelni ishlab chiqish va o'zgartirishning barcha bosqichlarida grafik modellashtirish tilining sintaktik va semantik qoidalariga qat'iy rioya qilish kerak. Barcha natijalar diqqat bilan hujjatlashtirilishi kerak.

Iterativ modellashtirish. IDEF0 da modelni ishlab chiqish bosqichma-bosqich amalga oshiriladi. Har bir bosqichda model tahlilchilar va o'rganilayotgan soha mutaxassislari tomonidan muhokama qilinadi, so'ngra tuzatiladi, shundan so'ng tsikl takrorlanadi.

"Tashkilot"ni funktsiyalardan ajratish. Model kompaniyaning tashkiliy tuzilmasi bilan bog'lanmasligi kerak. Aksincha, tashkiliy tuzilma modelni qo'llash natijasi bo'lishi kerak, bu birinchidan, modelning adekvatligini baholashga, ikkinchidan, ushbu tuzilmani takomillashtirish bo'yicha echimlarni taklif qilishga imkon beradi.

Dizayn IDEF (Meta Software) yoki BP-Win (CA) IDEF0 standartini qo'llab-quvvatlaydigan dasturiy ta'minot sifatida ishlatilishi mumkin.

Grafik diagramma IDEF0 modelining asosiy komponenti bo'lib, bloklar, o'qlar, blok va o'q ulanishlari va ular bilan bog'liq munosabatlarni o'z ichiga oladi. Bloklar modellashtirilgan ob'ektning asosiy funktsiyalarini ifodalaydi. Bu funktsiyalarni tarkibiy qismlarga ajratish (parchalash) va batafsilroq diagrammalar shaklida taqdim etilishi mumkin; parchalanish jarayoni ob'ekt ma'lum bir loyihaning maqsadlariga erishish uchun zarur bo'lgan tafsilotlar darajasida tasvirlanmaguncha davom etadi. Yuqori darajadagi diagramma modellashtirish ob'ektining eng umumiy yoki mavhum tavsifini beradi. Ushbu diagrammadan keyin ob'ektning batafsil ko'rinishini beruvchi bir qator bolalar diagrammalari mavjud (IDEF0 Funktsional Modellash Metodologiyasiga qarang).

ARIS- metodologiya va shu nomdagi dasturiy ta'minot IDS Sheer. ARIS eEPC notatsiyasi IDEF3 notatsiyasining kengaytmasi hisoblanadi.

eEPC notasidagi biznes-jarayon ketma-ket bajariladigan ishlar (protseduralar, funksiyalar) bajarilish tartibida tartibga solingan oqimidir. Mavzular jarayonlar o'rtasida ko'rsatilishi mumkin moddiy resurslar va ma'lumotlar. Mahsulot/xizmat va AT tizimi ob'ektlari jarayonni amalga oshirish uchun zarur bo'lgan infratuzilmani tavsiflash uchun ishlatiladi.

ARIS metodologiyasiga ko'ra, har bir jarayonni besh jihatdan ko'rib chiqish mumkin:

• Tashkiliy jihat- bu jarayonda ishtirok etuvchi tashkiliy bo‘linmalar, ularning o‘zaro munosabatlari va tegishli tuzilmalar yig‘indisidir;
• Axborot tomoni- jarayonga jalb qilingan ma'lumotlar va ma'lumotlarning tarkibini aks ettiradi;
• Nazorat tomoni- jarayon modellarining har xil turlari o'rtasidagi munosabatlarni tavsiflaydi;
• Funktsional jihat- funksiyalar, alohida kichik funksiyalar va ularning bir-biri va asosiy funktsiyalar bilan aloqalari tavsiflarini o'z ichiga oladi.
• Mahsulot tomoni- jarayonning mahsuloti va resurslari tarkibini, shuningdek, ularning bir-biri bilan va boshqa modellar elementlari bilan aloqasini belgilaydi.

ARIS metodologiyasi tashkilot faoliyatini turli nuqtai nazardan tavsiflash imkonini beradi, natijada olingan modellar ma'lum darajada o'zaro bog'liqdir.

ARISdagi tashkilot to'rtta nuqtai nazardan ko'rib chiqiladi:

• tashkiliy tuzilma,
• funktsional tuzilma,
• ma'lumotlar tuzilmalari,
• Jarayon tuzilmalari.

Bundan tashqari, ushbu nuqtai nazarlarning har biri yana uchta kichik darajaga bo'lingan: talablar tavsifi, spetsifikatsiya tavsifi, amalga oshirish tavsifi. Biznes jarayonlarini tavsiflash uchun har biri u yoki bu jihatga tegishli bo'lgan 80 ga yaqin modellardan foydalanish taklif etiladi.

Joriy jarayonlarning tavsifi

AS IS Model ("Xuddi shunday")

Model SHUNDAYKI("xuddi shunday") - tashkilotning hozirgi holatining modeli.

Ushbu model joriy jarayonlarni, shuningdek, foydalaniladigan axborot ob'ektlarini tizimlashtirish imkonini beradi. Shundan kelib chiqib, biznes-jarayonlarni tashkil etish va o'zaro ta'sirida to'siqlar aniqlanadi, mavjud tuzilmani muayyan o'zgartirishlar zarurligi aniqlanadi.

Bunday model ko'pincha funktsional model deb ataladi va turli grafik belgilar va holatlar vositalari yordamida amalga oshiriladi. AS IS modelini qurish bosqichida ularning ideallashtirilgan tasviriga emas, balki real jarayon oqimlariga asoslangan holda, imkon qadar haqiqatga yaqinroq model qurish muhimdir.

Axborot tizimlari va jarayonlarni boshqarishni loyihalash AS IS modelini qurishni va "to'g'ri", takomillashtirilgan jarayonlarni avtomatlashtirishning kaliti bo'lgan TO BE modeliga keyingi o'tishni nazarda tutadi.

Mening amaliyotimda, AS IS modelini tavsiflash bosqichida, men ARIS eEPC notatsiyasidan protseduralar (funktsiyalar) ketma-ketligini oqim diagrammasi shaklida ko'rsatish uchun foydalanaman (siz ARIS Expressning bepul versiyasini yuklab olishingiz mumkin). Bu yondashuv eng sodda va samarali, chunki ishtirokchilarga butun jarayonning tuzilishini tezda tushunish imkonini beradi.

Ob'ektlar o'rtasidagi munosabatlar ma'lum ma'noga ega bo'lib, jarayon doirasida funktsiyalarning bajarilishi ketma-ketligini aks ettiradi. Quyidagi rasmda biznes jarayonining qismlarini tavsiflovchi eng oddiy eEPC modellari ko'rsatilgan.

1-voqea va 1-funktsiyani bog'lovchi strelka 1-funktsiyani “faollashtiradi” yoki bajarilishini boshlaydi. 1-funktsiya 2-hodisani “yaratadi” va undan keyin 2 va 3-funktsiyalarning bajarilishini “boshlovchi” mantiqiy AND belgisi keladi.

eEPC yozuvi ma'lum semantik tavsif qoidalariga asoslanadi:

1. har bir funktsiya hodisa bilan boshlanishi va voqea bilan yakunlanishi kerak;
2. Har bir funktsiya funksiyaning bajarilishini "boshlovchi" bir nechta o'qni kirita olmaydi va funktsiyaning bajarilishini tavsiflovchi bittadan ortiq o'q chiqa olmaydi.

Funktsiyani (operatsiyani) tavsiflashda men ushbu operatsiyani bajarish asosida kiruvchi ma'lumotlarni/hujjatlarni ko'rsatishni tavsiya qilaman; operatsiya natijasida kelib chiqadigan ma'lumotlar/hujjatlar; uni amalga oshirish jarayonida foydalaniladigan axborot tizimining nomi; bo'linmaning nomi/operatsiya ijrochisining roli; va uni amalga oshirishda aniqlangan xavf yoki zararni ko'rsatish.

Biznes jarayoni ba'zi xususiyatlar bilan tavsiflanishi kerak ko'rsatkichlar jarayonni o'lchash va uning samaradorligini baholash uchun.

Ishlash ko'rsatkichlarini 5 ta asosiy guruhga bo'lish mumkin:

• sifat;
• bajarish vaqti;
• raqam;
• xarajatlar;
• foydalanish qulayligi.

Tsikl vaqti ko'rsatkichi nafaqat ichki xarajatlar nuqtai nazaridan, balki uning mijoz uchun ahamiyati nuqtai nazaridan ham juda muhimdir.

Har qanday jarayonlarni ikkita komponentga bo'lish mumkin - biri mahsulotga qo'shimcha qiymat qo'shadigan va ikkinchisi uning iste'mol qiymatini oshirmaydi. Jarayonning qo'shilgan qiymat komponentini oshirish mezoni biznes jarayonlarini optimallashtirish uchun asos sifatida ishlatilishi mumkin. Bundan tashqari, ushbu mezon har qanday biznes jarayonini soddalashtirish uchun belgilovchi printsip sifatida tanlanishi mumkin.

Mahsulot (xizmat) tashkilotning biznes-jarayonlari zanjiridan o'tganda, uning qiymatiga ikkita narsa ta'sir qiladi:

1. Ishlab chiqarish jarayonida mahsulot unga sarflangan mehnat, materiallar, energiya va boshqa tegishli xarajatlarni o'zlashtiradi. Biroq, mahsulotlarning qo'shilgan qiymati bevosita ushbu xarajatlarga bog'liq emas.
2. Mahsulotga mijoz uchun muhim bo'lgan funksionallik, estetika, korporativ brending va shunga o'xshash jihatlar kabi sifatlarni qo'shish orqali mahsulotning qiymati oshiriladi. Oxir oqibat, bu uni mahsulotga sarflangan umumiy xarajatlardan yuqori narxda sotish imkonini beradi, ya'ni. foyda olish.

Moliyaviy baholash nuqtai nazaridan, bu juda muhim bo'ladi jarayon xarajatlari ko'rsatkichlari, bular. ushbu jarayonning yagona tsiklini amalga oshirish xarajatlari, shuningdek uni amalga oshirish uchun foydalaniladigan aktivlar.

Taxmin qilishish jarayoni o'lchovlari mijozning nuqtai nazaridan olinishi kerak. Odatda, kompaniyalar o'zlarining biznes jarayonlarini to'rtta alohida toifada ko'rishadi:

• mahsulot va xizmatlarni ishlab chiqish;
• talabni shakllantirish;
• talabni qondirish;
• rejalashtirish va korxona boshqaruvi.

Ushbu ko'rsatkichlar muvaffaqiyat uchun jarayonning eng muhim bosqichlarini o'lchash mezonlarini topishga yordam beradi.

"To'siqlarni" aniqlash (yo'qotishlar)

Jarayonni optimallashtirish

Jarayondagi to'siqlar- jarayonning samaradorligini pasaytiradigan, uning murakkabligi va narxini oshiradigan operatsiyalar va kommunikatsiyalar. Darboğazlar odatda takroriy operatsiyalar/ishlar, me'yordan ortiq vaqt kechikishlari, ma'lumot aylanishlari, alohida elementlarning ortiqcha yuklanishi, material/vaqt va boshqa yo'qotishlardir. Bunday to'siqlarni aniqlash va bartaraf etish uchun biznes jarayonlarini optimallashtirish amalga oshiriladi.

E. Deming tomonidan jarayonni optimallashtirishning 14 bosqichi

(roʻyxatni ochish uchun bosing)

E.Demingning boshqaruv tamoyillariga muvofiq, har bir jarayonni optimallashtirish uchun 14 bosqichni ketma-ket bajarish kerak:

1. Jarayonning ko'lamini tavsiflang. Buning uchun:
   • Jarayonni boshlaydigan barcha voqealarni sanab o'ting.
   • Barcha jarayonni tugatish nuqtalari va bu jarayonning boshqa jarayonlarga natijalarini sanab o'ting
   • Jarayonning asosiy bosqichlarini, ushbu jarayonga tegishli bo'lgan vazifalarni va tadbirlarni ajratib ko'rsating.
   • Qaysi biri saqlanishi va qaysi biri chiqarib tashlanishi kerakligini bilish uchun ushbu jarayonga tegishli ekanligiga shubha tug'diradigan barcha vazifalar va faoliyatlarni sanab o'ting.
   • Jarayonning barcha kirish va chiqishlarini, shu jumladan jarayonda foydalanilgan barcha resurslarni sanab o'ting.
2. Joriy holatda (hozirgidek) jarayon modelini yarating.
3. Jarayonning sifat ko'rsatkichlarini aniqlang. Ushbu bosqichda jarayonning samaradorligini baholashga yordam beradigan omillarning to'liq ro'yxatini olish juda muhimdir. Buning uchun siz ko'rsatkichlarni quyidagi guruhlarga ajratgan holda sifatning 6 jihatidan foydalanishingiz mumkin:
   • Qabul qilish va muvofiqlik. Ushbu ko'rsatkichlar guruhi mahsulotga iste'molchi nuqtai nazaridan baho beradi.
   • Vaqtinchalik. Ushbu guruh vaqt ko'rsatkichlarini o'z ichiga oladi, shu jumladan mahsulot yoki xizmat oxirgi foydalanuvchiga taqdim etilgan sana, ishlab chiqish vaqti va boshqalar.
   • Aniqlik va to'liqlik. Bu ikki mezon bir-birini to'ldiradi. Masalan, to'liq bo'lmagan hujjatlar noto'g'ri deb hisoblanishi mumkin.
   • Mijoz bilan o'zaro munosabatlar sifati. Mahsulot ishlab chiqaruvchisi mijozning barcha talablarini hisobga olishi va doimiy ravishda mijoz bilan bog'lanishi kerak.
   • Jarayon samaradorligi. Bu xarajatlar, qayta ishlash, chiqindilar va vaqt va resurslarning boshqa yo'qotishlarini tavsiflovchi ko'rsatkichlar.
   • Biznes samaradorligi. Bu ko'rsatkichlar jarayonning natijasiga, uni amalga oshirish strategiyasiga, masalan, mahsulotning rentabelligiga taalluqlidir.
4. Jarayon sifatining hozirgi holatini tavsiflovchi natijalarni yozib oling. Ushbu bosqichda duch keladigan asosiy qiyinchiliklar quyidagilar bo'lishi mumkin: o'lchash usullari, ro'yxatga olish qoidalari va ma'lumot to'plash uchun inson resurslarining etishmasligi.
5. Jarayon sifati haqida iste'molchining fikrini tavsiflovchi ma'lumotlarni tavsiflang. Ma'lumotlar ro'yxati har qanday shaklda o'tkazilishi mumkin bo'lgan iste'molchi so'rovi asosida olinadi: telefon so'rovlari, intervyular, fokus-guruhlar. Bunda taklif etilayotgan mahsulot yoki xizmatlar iste’molchi haqiqatan ham xohlagan narsami yoki yo‘qmi, iste’molchi xohlagan boshqa narsa bormi yoki mahsulot ishlab chiqaruvchisi qilmasligi kerak bo‘lgan biror narsa bor-yo‘qligini aniqlash muhim. Keyinchalik, iste'molchilarning mahsulot yoki xizmat haqidagi fikrlarini o'rganish natijalari 3-bosqichda aniqlangan sifat ko'rsatkichlari o'rtasida bog'liqlikni o'rnatishingiz kerak.
6. Sizning va boshqa tashkilotlaringizdagi o'xshash jarayonlar oqimini solishtirish imkonini beruvchi ma'lumotlarni tavsiflang. Jarayonni mavjud raqobat nuqtai nazaridan baholash kerak. Buning uchun boshqa kompaniyalar shu kabi jarayonlarni qanday amalga oshirayotganini tushunishingiz kerak. Baholanadigan ko'rsatkichlar raqobatchi tomonidan ommaviy matbuotda e'lon qilingan ma'lumotlardan olinishi mumkin. Benchmarkingning maqsadi 10…12-bosqichlarda qaror qabul qilishni qo'llab-quvvatlashdir.
7. 3-bosqich natijasida olingan har bir ko'rsatkich bo'yicha standartlarni ishlab chiqish. Har bir ko'rsatkich bo'yicha bunday standartlar sifatida uchta chegara nuqtasi belgilanishi mumkin: birinchi nuqta iste'molchi uchun hali ham maqbul bo'lgan eng past sifat darajasini tavsiflovchi, ikkinchisi - muvofiqlik nuqtasini belgilaydi. Bozorning ma'lum bir sohasida ishlaydigan kompaniyalar to'plami uchun ko'rsatkichning o'rtacha qiymati (yoki iste'molchilar mahsulot yoki xizmat haqida shikoyat qilishni to'xtatadigan ko'rsatkichning qiymati) va uchinchi nuqta - "etakchi daraja", Bu eng kuchli raqobatchilarning jarayonlarining sifati (yoki to'liq iste'molchi sodiqligiga erishilgan ko'rsatkichning qiymati) bilan belgilanadi.
8. Ushbu jarayonni amalga oshirishda yuzaga keladigan muammolarni aniqlang. Bularga tashkilotingizdagi jarayon sifatidagi har qanday kamchiliklar, resurslardan foydalanish samaradorligining pastligi kiradi. Muammolar ro'yxati, shuningdek, amalga oshirilmagan jarayonlar imkoniyatlarini o'z ichiga olishi kerak, masalan, sizning bozor hududingizda talab qilinadigan, ammo kompaniyangizda mavjud bo'lmagan har qanday foydali mahsulot yoki xizmatlar.
9. Jarayonni amalga oshirish jarayonida yuzaga keladigan muammolarni tahlil qilish natijalari asosida hisobot ishlab chiqish. Barcha muammolarni ularning ustuvorligi va ahamiyati bo'yicha tasniflash va tartiblash kerak. Hisobot matnli, jadvalli yoki grafik shaklda bo'lishi mumkin, masalan, Ishikawa sabab-oqibat diagrammasi shaklida. Ikkinchisi afzalroqdir, chunki diagrammalar ko'p o'lchovli echimlarni ishlab chiqish va ularga ustuvorlik berish imkonini beradi.
10. Potentsial echimlar ro'yxatini taklif qiling. Oldingi bosqich natijalaridan foydalanib, endi jarayonni yaxshilash uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan fikrlarni miya hujumini boshlash vaqti keldi. Muammoning og'irligiga qarab, ushbu muammoni hal qilishning uchta usuli bo'lishi mumkin:
    • jarayon mazmunidagi kichik o'zgarishlar bilan jarayonning asosiy asosiy xususiyatlariga ta'sir qilmaydigan tezkor, oraliq qaror qabul qilish;
    • hozirgi jarayonni anchagina, lekin avvalgi mafkura doirasida takomillashtirish;
    • jarayonni qayta bajaring.
11. Jarayonning kelajakdagi holatini tasavvur qiling. Ushbu bosqichda kompaniya tomonidan ishlab chiqarilgan mahsulot va xizmatlardagi mumkin bo'lgan o'zgarishlar aniqlanishi va erishilishi kutilayotgan yaxshilanish darajasini qayd etish kerak. Ushbu bosqichning natijasi "bo'lishi kerak bo'lgan" yoki "bo'lishi kerak" modeli bo'lishi kerak.
12. Jarayonning istalgan holatiga erishish uchun zarur bo'lgan tashabbuslar ro'yxatini tayyorlang. Ushbu bosqichda jarayonni "hozirgidek" holatidan "bo'lish" holatiga o'tkazish uchun qanday tadbirlarni amalga oshirish kerakligini ko'rsatish kerak. Har bir tashabbus quyidagicha ta'riflanishi kerak: "Jarayonlarni o'zgartirish", "Metod va usullarni o'zgartirish", "Tashkiliy o'zgarish" yoki o'zgarishlar kombinatsiyasi. Tashabbuslar ro'yxati ikkita mezon bo'yicha tartiblanishi kerak: birinchi navbatda sifat bo'yicha, ya'ni. iste'molchilar uchun ahamiyati nuqtai nazaridan, keyin esa natijalarga erishish uchun kerak bo'ladigan vaqt nuqtai nazaridan, tezroq amalga oshirilishi mumkin bo'lgan faoliyatlar ro'yxatda birinchi o'rinda turishi kerak.
13. Tashabbuslarning iqtisodiy samaradorligi nuqtai nazaridan dastlabki tahlilini o'tkazish. Har bir tashabbusning narxi va tashabbus natijasida mahsulot yoki xizmat sifatining qanchalik yaxshilanganligi baholanishi kerak. Buni bir necha usullar bilan amalga oshirish mumkin, masalan, korxona biznes jarayonini o'zgartirgandan so'ng oladigan yangi sof foydani (NP) baholash yoki yangi ROI (Return On Investment - investitsiya daromadi) ni baholash. Shuni yodda tutish kerakki, foydani baholash bitta biznes-jarayon uchun emas, balki kompaniyaning butun faoliyati bo'yicha, boshqa biznes-jarayonlardagi salbiy o'zgarishlar tufayli ba'zi jarayonlarni optimallashtirish sodir bo'lganda tashabbuslarni istisno qilish uchun amalga oshirilishi kerak. Xarajatlarni baholagandan so'ng, tashabbuslar ro'yxati yana, bu safar "xarajat samaradorligi" mezoniga ko'ra saralanishi kerak.
14. Jarayonni optimallashtirish bo'yicha tavsiyalarni o'z ichiga olgan butun loyiha bo'yicha hisobot tayyorlang. Tayyorlangan hisobot asosida jarayonga tegishli o'zgartirishlar kiritiladi yoki jarayon yangidan yaratiladi.

Jarayonni optimallashtirishning 7 ta oddiy texnikasi:

Qabul raqami 1: IFRni (ideal yakuniy natija) jarayondan olib tashlash
Faqat jarayonni amalga oshirish orqali emas, balki barcha mavjud vositalar bilan ham erishish mumkin bo'lgan IFRni shakllantiring

Qabul raqami 2: Jarayondan keraksiz qadamlarni olib tashlang
Jarayonning har bir bosqichining maqsadini ko'rib chiqish, har qanday bosqichlarni chiqarib tashlash yoki birlashtirish mumkinmi, degan savolni berish kerak:

• Bir-birini takrorlaydigan bosqichlar bormi, ulardan birini olib tashlash mumkinmi?
• Jarayonning barcha bosqichlari jarayonning asosiy maqsadi uchun zarurmi, ulardan voz kechish mumkinmi?

Qabul raqami 3: Jarayonni bajarish bosqichlari ketma-ketligini o'zgartirish

• Jarayonning qaysi bosqichlari jarayonni muvaffaqiyatli yakunlash uchun eng muhim hisoblanadi?
• Ushbu bosqichlarni jarayonning boshlanishiga yaqinroq qilish mumkinmi?

Qabul raqami 4: Operatsiyalarning parchalanishi
Biznes jarayonlari qanchalik mukammal bo'lsa, ular xodimlarning malakasiga nisbatan kamroq talablar qo'yadi. Jarayonlar va operatsiyalar qismlarga bo'lingan, bu butun jarayonni soddalashtirishga olib keladi.

• Jarayondagi qanday operatsiyalar ijrochining eng katta mahoratini talab qiladi?
• Bu operatsiyalarni oddiyroq operatsiyalarga bo'lish mumkinmi, shuning uchun ijrochiga qo'yiladigan talablar kamayadi?

Qabul raqami 5: Operatsiyalarni asosiy jarayondan chiqarish
Ko'pincha operatsiyalar bilan to'yingan murakkab jarayonlarda bir xil ijrochi barcha operatsiyalarni bajaradi, bu jarayonni sezilarli darajada kechiktiradi, shuningdek uning sifatini sezilarli darajada pasaytiradi.

• Ushbu jarayonning qaysi bosqichlari eng ko'p energiya talab qiladi?
• Ushbu operatsiyalar jarayonga ta'sir qilmasdan boshqa ijrochilarga ishonib topshirilishi mumkinmi? Bundan tashqari, operatsiyalar nafaqat o'z kompaniyasining xodimiga, balki autsorsingga ham ishonib topshirilishi mumkinligini tushunish muhimdir.

Qabul raqami 6: Vaqt va (yoki) makonda operatsiyalarni birlashtirish

• Agar bu jarayonda operatsiyalarni vaqt va (yoki) makonda birlashtirish maqsadga muvofiqroq bo'ladimi?

Qabul raqami 7: Avtomatlashtirish

Yo'qotishlarni (muammolarni) baholash uchun murojaat qilish mumkin FMEA usuli:

• har bir nosozlik (muammolar/yo'qotishlar)ning mumkin bo'lgan oqibatlari (S) ro'yxatini tuzing;
• har bir oqibatning jiddiyligiga ko'ra, odatda 10 balli shkala bo'yicha ekspert bahosini olish (10 ta eng og'ir oqibatlar);
• oqibat (O) ehtimolini 10 balli tizimda baholash;
• nosozlik va uning oqibatlarini aniqlash ehtimolini (D) 10 balli tizimda baholash;
• har bir oqibat uchun xavf ustuvorlik koeffitsientini hisoblang - R (Risk Priority Number - RPN), bu erda RPN = S x O x D;
• ishlash uchun nosozliklarni (muammolar/yo'qotishlarni) tanlang;
• yuqori xavf ko'rsatkichiga ega bo'lgan nosozliklarni (muammolarni/yo'qotishlarni) bartaraf etish yoki kamaytirish choralarini ko'rish;
• ishlab chiqilgan chora-tadbirlarni hisobga olgan holda yangi xavf ko'rsatkichini hisoblash.

Tahlil natijalari jadvalga kiritilgan. Kutilayotgan natija jarayonlardagi mumkin bo'lgan nuqsonlar yoki nosozliklar ehtimolini yo'q qilish yoki kamaytirishdir.

Barcha aniqlangan va o'rganilgan nosozliklar kritiklik darajasi, aniqlash va yo'q qilish qulayligi, yuzaga kelish chastotasi bo'yicha tasniflanadi. Asosiy vazifa - muammolarni paydo bo'lishidan oldin aniqlash va mijozlarga ta'sir qilishni boshlash.

RPN qanchalik yuqori bo'lsa, buzilish qanchalik xavfli va uning oqibatlari shunchalik halokatli bo'ladi. Avvalo, yuqoriroq qiymatga ega bo'lganlarda xavfni yo'q qilish yoki kamaytirish kerak.

FMEA( qisqartmasi Muvaffaqiyatsizlik holati va ta'sir tahlili, nosozlik usullari va oqibatlarini tahlil qilish) - tahlil o'tkazish va eng muhim bosqichlarni aniqlash metodologiyasi ishlab chiqarish jarayonlari mahsulot sifatini boshqarish maqsadida.

AQShning MIL-STD-1629 harbiy standartiga ko'ra, "Muvaffaqiyatsizlik rejimini, ta'sirlarni va tanqidiylikni tahlil qilishni amalga oshirish tartib-qoidalari" FMEA barcha mumkin bo'lgan tizim xatolarini tahlil qiladigan va barcha xatolarni tasniflash uchun tizimga natijalar yoki ta'sirlarni aniqlaydigan protseduradir. tizimning ishlashi uchun ularning tanqidiyligiga nisbatan.

Biznes jarayonlarini optimallashtirish bo'yicha qaror qabul qilishning eng mashhur usullari bu aqliy hujum texnologiyalari, nominal guruh usuli va taqqoslashdir.

Aqliy hujum o'tgan asrning 30-yillarida ishlab chiqilgan yangi g'oyalarni jamoaviy ishlab chiqarish usuli. Usulning mohiyati g'oyalarni ilgari surish jarayonini ularni tanqidiy baholash va tanlash jarayonidan ajratishdan iborat. Bunday guruhdagi ishtirokchilarning optimal soni 5 ... 10 kishi. Guruhda fasilitator - guruh muhokamasi jarayoniga rahbarlik qiluvchi shaxs bo'lishi kerak. U ham g‘oyalar ishlab chiqaruvchisi, ham tahlilchi. Aqliy hujum jarayoni muayyan ish qoidalarini o'z ichiga oladi: hech qanday tanqid yo'q; hujumning barcha ishtirokchilari uchun qulay muhit. Ushbu tadbirning maqsadi - iloji boricha ko'proq g'oyalarni, hatto haqiqatga to'g'ri kelmaydigan g'oyalarni to'plash. Barcha fikrlar zudlik bilan qabul qilinishi kerak. Ikkinchi bosqichga - ilgari surilgan g'oyalarni tahlil qilish - odatda g'oyalarni shakllantirishda ishtirok etmagan mutaxassislar jalb qilinadi. Natijada, yakuniy ro'yxat tuziladi, unda faqat ko'pchilik ishtirokchilar tomonidan qo'llab-quvvatlangan qarorlar qoladi.

Nominal guruhlar usuli, aksincha, guruh a'zolarining muloqotini cheklaydi. Har bir ishtirokchiga jarayonning to'liq tavsifi va qaror qabul qilish uchun barcha ma'lumotlar taqdim etiladi. Guruhning har bir a'zosi hamkasblari bilan muhokama qilmasdan, o'z fikrlarini qog'ozga tushiradi. Keyin guruhning barcha a'zolari navbatma-navbat o'z g'oyalarini butun guruhga, qat'iy bir vaqtning o'zida bitta g'oyani taqdim etadilar. Bu erda muhokama qilish ham mumkin emas. Va faqat g'oyalar taqdimoti tugagandan so'ng, guruh muhokamasi, baholash va g'oyalarni tanlash amalga oshiriladi.

Benchmarking- bu raqobatchilarning amaliyotidagi eng yaxshilarini doimiy o'rganish. Benchmarking kontseptsiyasi 50-yillarning oxirlarida, yapon mutaxassislari AQSh va G'arbiy Yevropaning yetakchi kompaniyalariga tashrif buyurganlarida, ularning tajribasini o'rganish va keyinchalik ulardan foydalanish uchun paydo bo'lgan. Optimallashtirilayotgan jarayonning istalgan holatiga erishish uchun zarur bo'lgan tashabbuslar ro'yxatini tayyorlashda usul raqobatbardosh aql muhim rol o‘ynashi mumkin. Ba'zan bu usul foydalanish usuli deb ham ataladi. eng yaxshi amaliyotlar(eng yaxshi amaliyot).

Har bir biznes-jarayonni optimallashtirish uchun har doim individual yondashuv qo'llanilsa-da, shunga qaramay, ko'p hollarda ijobiy natijalarga olib kelgan biznes-jarayonlarni reinjiniringining asosiy tamoyillarini sanab o'tish mumkin:

• gorizontal jarayonni siqish, bir nechta kichik jarayonlar bittaga birlashtirilganda;
• jarayonni vertikal siqish (xodimlarga katta vakolatlar berish va ularning har birining rolini oshirish);
• jarayonni bajarishning boshqa versiyasini tanlash;
• jarayonni geografik jihatdan ko'proqqa o'tkazish tegishli joy;
• tekshirishlar va nazorat harakatlarining sonini kamaytirish;
• tasdiqlashlar sonining qisqarishi - bitta aloqa nuqtasi bitta menejer yoki avtomatlashtirilgan tizim tomonidan ta'minlanadi.

Aniqlangan muammolar va ularning sabablari o'rtasidagi sabab-oqibat munosabatlarini aniqlash uchun foydalanish mumkin Ishikawa diagrammasi("Baliq suyagi" diagrammasi, Eng. Baliq suyagi diagrammasi,"Ildiz sabablarini tahlil qilish" diagrammasi sifatida ham tanilgan).

Diagramma ko'rib chiqilayotgan muammoning rivojlanishiga eng muhim ta'sir ko'rsatadigan asosiy omillarni aniqlashga, shuningdek, ushbu omillarning ta'sirini oldini olishga yoki bartaraf etishga yordam beradi.

Muammo asosiy o'q bilan ko'rsatilgan. Muammoni kuchaytiradigan omillar asosiy o'ngga, muammoni bartaraf etadiganlar esa chapga egilgan strelkalar bilan aks ettiriladi. Tahlil darajasini chuqurlashtirganda, ularga ta'sir qiluvchi ikkinchi darajali omillarning strelkalari omillar strelkalari va boshqalarga qo'shilishi mumkin. Quyidagi rasmda ikki darajadagi suyaklar bilan bunday misol ko'rsatilgan: 1-daraja qizil rang bilan belgilangan - asosiy ( ildiz): a, b, c, d va ko'k 2-darajali - o'rganilayotgan natijaga ta'sir qilishning chuqur (tafsilotli) sabablari (omillari) (2-darajali omillar orasida 1-chi darajaning ta'sirini kuchaytiradiganlar ham bor). daraja - e, f, g, h , i, l, m, o, p va uni zaiflashtiradiganlar - k, n). Asosiysi, barcha mumkin bo'lgan ta'sirlarni qamrab oluvchi uchtadan oltita asosiy toifaga ega bo'lishdir.

Optimallashtirilgan jarayonning tavsifi

Model bo'lish

TO BE modeli AS IS modeli asosida aniqlangan kamchiliklarni bartaraf etgan holda yaratilgan. mavjud tashkilot biznes jarayonlari, shuningdek ularni takomillashtirish va optimallashtirish. Bunga AS IS tahlili orqali aniqlangan qiyinchiliklarni bartaraf etish orqali erishiladi.

TO BE modelining vizualizatsiya usullari AS IS modeli bilan bir xil.

Modellashtirishda keng tarqalgan xato ideallashtirilgan modelni yaratishdir. Misol tariqasida aniq bir ish bajaruvchining emas, balki menejerning bilimiga asoslangan modellashtirishdir. Menejer qo'llanmalar va ish tavsiflariga muvofiq ish qanday bajarilishi kerakligi bilan tanish va ko'pincha bo'ysunuvchilar odatdagi ishlarni qanday bajarishlarini bilmaydi. Natijada noto'g'ri ma'lumotni o'z ichiga olgan va keyingi tahlil qilish uchun ishlatib bo'lmaydigan bezatilgan, buzilgan model paydo bo'ladi. Ushbu model SHOULD BE (bo'lishi kerak) deb nomlanadi.

Ba'zida hozirgi AS IS modeli va kelajak TO BE juda farq qiladi va boshlang'ich holatdan yakuniy holatga o'tish aniq bo'lmaydi. Bunday holda, dastlabki holatdan yakuniy holatga o'tishni tavsiflovchi uchinchi model kerak, chunki bunday o'tish ham biznes jarayonidir.

Optimallashtirish tadbirlarini rejalashtirish va amalga oshirish

TO BE Modelini amalga oshirish

Yo'qotishlar ("tiqinlar") aniqlangandan so'ng, og'ishlar va ularning oqibatlarini baholash, ularni bartaraf etish choralarini ishlab chiqish, o'zgartirishlarning ustuvor yo'nalishlarini aniqlash va amalga oshirishning ustuvor yo'nalishlarini aniqlash kerak.

Avvalo, mahsulot / xizmat sifatiga ta'sir qiluvchi va tashqi iste'molchilar (mijozlar) uchun muhim bo'lgan faoliyatni aniqlash, so'ngra tashkilot ichidagi operatsiyalarni bajarishda vaqtinchalik yo'qotishlarni hal qiluvchi choralarni aniqlash kerak (va birinchi navbatda nima ekanligini ko'rsating. tezroq amalga oshiriladi).

Ustuvorliklarni aniqlash uchun mijozlarning fikrini (ular nimani olishni xohlaydi) va raqobatchilarning jarayonlari qanday tashkil etilganligini aniqlash foydalidir, ya'ni. tashqi muhitni o'rganish, AS IS modelining o'rganilayotgan jarayonlarida amalga oshirilmagan mijozlarning istaklarini aniqlash.

TO BEni amalga oshirishning dastlabki maqsadi eng yuqori RNPga ega va belgilangan ustuvorliklarga muvofiq elementlar va operatsiyalar uchun tuzatuvchi harakatlar rejasini ishlab chiqishdan iborat.

Amalga oshirish rejasi amalga oshirish uchun mas'ul bo'lgan muddatlarni, ijrochilarni ko'rsatgan holda "tiqinlar" ni bartaraf etish bo'yicha ishlab chiqilgan tavsiyalarni amalga oshirish ketma-ketligini o'z ichiga oladi.

TO BE modelini amalga oshirish rejasini MS Project (Project Expert-ning bepul versiyasi) yordamida yoki tezkor qarorlar qabul qilish uchun "A3 fikrlash" metodologiyasida qo'llaniladigan "90 kunlik reja" shaklida yoki qisqacha qilib tuzishni tavsiya qilaman. -Scrum va Agile metodologiyasini muddatli tatbiq qilish.

• yaroqlilik (iste'molchilar nuqtai nazaridan);
• o'z vaqtidalik;
• aniqlik va to'liqlik;
• mijoz bilan o'zaro munosabatlar sifati;
• xarajatlarning qiymati, vaqtni yo'qotish (operatsiyalarni bajarish uchun xarajatlar);

Loyihada reja resurslarning yuklanishini kuzatish va ketma-ket va parallel ishlarning vaqtini va boshlanish sanalarini avtomatik ravishda hisoblash uchun ishlab chiqish qulay.

90 kunni rejalashtiring tez yaxshilash uchun foydalanish qulay, uni amalga oshirish 90 kunlik tsiklga mo'ljallangan. Rejada harakatlar, bajaruvchilar, amalga oshirish muddatlari, natijalar va rejani amalga oshirish uchun real vaziyatni tez ko'rish uchun holat (bajarilayotgan yoki hali boshlanmagan) ko'rsatilgan.

Tashkilotning biznes jarayonlarini optimallashtirish - bu ularni amalga oshirishning eng yaxshi variantini tanlash orqali korxona oldiga qo'yilgan maqsadlarga erishishga qaratilgan ketma-ket harakatlarni takomillashtirish. Bu zamonaviy kompaniyaning samarali ishlashi uchun muqarrar jarayon.

Biznes jarayoni - bu ma'lum bir natijaga olib keladigan harakatlar majmuidir. Har bir jarayonning o'ziga xos maqsadi, o'ziga xos asosiy harakatlar ketma-ketligi va bashorat qilinadigan natijasi bor. Turli korxonalarda sodir bo'ladigan bu jarayonlarning soni va maqsadi har xil bo'lib, biznesning turiga, firma hajmiga, mulkdorlar va boshqaruvning shaxsiy fazilatlariga bevosita bog'liqdir. Bularning barchasi biznes jarayonlarini optimallashtirish samarali bo'lishi uchun hisobga olinishi kerak.

Yaratish uchun samarali biznes marketing strategiyasini uni amalga oshirish metodologiyasini amalga oshirish bilan moslashtirish muhimdir. Biroq, shunday bo'ladiki, adekvat strategiya mavjud, uni amalga oshirish bo'yicha chora-tadbirlar ishlab chiqilgan, ammo hech qanday natija yo'q: rejalashtirilgan ko'rsatkichlarga erishish mumkin emas. Ehtimol, bu boshqaruv tizimining quyi, protsessual darajasining muammolari. Keling, biznes jarayonlarini optimallashtirish, uning tavsifi va modellashtirish kabi hodisa bilan shug'ullanishga harakat qilaylik.

Rivojlanishning ma'lum darajasigacha bo'lgan korxona optimallashtirishsiz ham qila oladi. Biroq, bir qator omillar mavjud - "biznes jarayonlariga o'tish vaqti keldi" va shubhasiz, ular bu daqiqani yaqinlashtiradi:

• xodimlarni ko'paytirish;
• boshqaruv darajalari soni ortib bormoqda;
• bo'linmalar soni ortib bormoqda;
• bo'linmalar geografik jihatdan tarqoq;
• yagona axborot tizimi mavjud emas yoki ishlab chiqilmagan.

Shunday qilib, bir kun siz kompaniyada buni topasiz:

• qarorlar juda sekin qabul qilinadi;
• qarorlar juda sekin va yomon qabul qilinadi;
• ma'lum bo'lishicha, vaqti-vaqti bilan faoliyatning ayrim jihatlari nazoratsiz qolmoqda;
• tartibga solinmagan huquqlar, majburiyatlar va majburiyatlar bilan bog'liq bo'lgan xodimlar o'rtasida psixologik keskinlik kuchayganligini ko'rish;
• elementar ish operatsiyalari ko'p vaqt, kuch, muvofiqlashtirishni talab qiladi, eslatmalar va telefon qo'ng'iroqlari.

Ushbu alomatlarning mavjudligi qayta qurish uchun jiddiy sababdir, biznes jarayonlarini optimallashtirish kerak. Shuni ta'kidlash joizki, ichida individual holatlar ushbu ishni bunday shartlarning boshlanishini kutmasdan (boshqaruv tuzilmasini sezilarli darajada o'zgartirish, yangi axborot tizimidan foydalanish va boshqalar bilan) amalga oshirish tavsiya etiladi.

Ish jarayonlari uchun ushbu vositani tanlash juda muhim va deyarli hal qiluvchi ahamiyatga ega deb hisoblanadi. Biroq, tavsif dasturi, agar ishlab chiqish ularni ma'lum bir axborot tizimida (IS) keyinchalik amalga oshirish uchun amalga oshirilgan bo'lsa, muhimdir. Aksariyat zamonaviy ISlar o'zlarining biznes-jarayonlarini ishlab chiqish vositalariga ega, shuning uchun ularni tavsiflash uchun dasturiy ta'minotni muhokama qilish ma'nosizdir.

E'tibor bering, biznes-jarayonlar ishlab chiquvchilar uchun emas, balki ishtirokchilar uchun kerak va dasturni tavsiflash vositasini tanlashning eng muhim mezoni uning muvofiqlashtirish, optimallashtirish, bajarish va modernizatsiya bosqichidagi barcha ishtirokchilar uchun mavjudligidir.

Biznes-jarayon modellari "XUDDIGI" va "TO BE"

Modellashtirishning standart sxemalari birinchi bosqichda joriy "QO'YILGAN" tavsifini ("mavjud bo'lsa"), so'ngra "TO BO'LADI" ("bo'lishi kerak") ga optimallashtirishni o'z ichiga oladi. Ba'zi mijozlar birinchi bosqich tavsifining foydaliligini tushunishmaydi. Ular uchun ijrochilar allaqachon yangi, to'g'ri biznes-jarayonlarni olib kelishganligi kifoya qiladi va AS IS modeli smetani oshirishga urinish sifatida qabul qilinadi.

E'tibor bering, mavjud biznes-jarayonlarga asoslanmagan bunday amalga oshirish texnikasi "biznes jarayonlarini optimallashtirish" tushunchasiga juda o'xshash bo'lgan reinjiniring deb ataladi. "XUDDIGI" tavsifi bir qator mavjud qarama-qarshiliklarni aniqlash va jarayonlarni birlamchi optimallashtirish imkonini beradi. U barcha ishtirokchilar tomonidan muhokama qilinishi va "imzo ostida" kelishilishi kerak.

Optimallashtirish jarayoni

Siz ma'lum mezonlarga ko'ra biror narsani optimallashtirishingiz mumkin. Biznes-jarayonlar uchun bunday mezonlar xarajat, muddat, tranzaktsiyalar soni va boshqalardir. Bu mezonlar jarayonlarga nisbatan “tashqi” bo'lib, umumiy boshqaruv tsiklidan kelib chiqadi. Keling, buni tushunishga harakat qilaylik.

Masalan, do'konda mijozlarga xizmat ko'rsatish kabi biznes jarayonini optimallashtirish. Optimallashtirish mezoni sifatida nimani tanlash kerak - narx yoki sifat? Agar bu o'rta sinf uchun chegirmali do'kon bo'lsa, biz birinchi mezonni tanlaymiz, agar u elita butik bo'lsa, ikkinchisini. Ma'lum bo'lishicha, optimallashtirish mezonini tanlab, biz strategiyani aniqlaymiz va do'konni joylashtiramiz.

Shunday qilib, optimallashtirish mezoni yordamida boshqaruv tizimlarining darajasi yuqoriroq - strategiyaga bo'ysunishni boshlaydi.

Amalga oshirish

Amalga oshirish tartibi biznes jarayonlari bilan ishlashning eng qiyin bosqichidir. Agar u korxona axborot tizimi tomonidan qo'llab-quvvatlansa, u ancha muvaffaqiyatli bo'ladi. Biroq, bunday imkoniyatlar har doim ham mavjud emas yoki to'liq emas. Biznes-jarayonlarni joriy etish va yangilab turish quyidagilarni talab qiladi:

• korxonada yaratilgan biznes-jarayonlar asosida ish bajarilishi kerakligi haqida xodimlarni xabardor qilish;
• xodimlar tomonidan yaratilgan biznes-jarayonlarga rioya etilishi ustidan nazoratni amalga oshirish;
• biznes jarayonlaridan foydalanish samaradorligi va samaradorligini davriy tahlil qilish;
• ularning samaradorligi va samaradorligi to'g'risidagi doimiy ma'lumotlarni tahlil qilish asosida biznes jarayonlarini optimallashtirish.

Modifikatsiya

Vaqt o'tishi bilan har qanday soddalashtirilgan biznes jarayonlarini sozlash yoki almashtirish kerak bo'ladi. Bir tomondan, biznes jarayonlari haqiqatga mos kelishi kerak, ikkinchi tomondan, ular korxonaning normal rivojlanishiga to'sqinlik qilmasligi kerak. Shuning uchun ular o'z vaqtida o'zgartirishga muhtoj. Yangi nashr barcha ishtirokchilar bilan kelishiladi va barcha manfaatdor shaxslarga yetkaziladi.

Bunda biznes-jarayon tizimlari protsessual darajada biznes yuritish samaradorligini oshiradigan real vositalarga aylanadi.

Tashkilotning biznes jarayonlarining turlari

• asosiysi - mijozning ehtiyojlarini qondirish va korxona tomonidan foyda olish;
• yordamchi - uchun zarur normal ishlash mijoz uchun qiymati yo'q korxona;
• boshqaruv - korxona, uning bo'linmalari va boshqaruvi uchun maqsad va vazifalarni belgilashni amalga oshiradi.

Biznes jarayonlari, maqsad va vazifalarini optimallashtirish:

• korxonaning boshqaruv qobiliyatini yaxshilash;
• mahsulot sifatini oshirish;
• taqdim etilayotgan xizmatlar sifatini oshirish;
• korxonaning inson omiliga bog'liqligini kamaytirish;
• ish faoliyatini nazorat qilish tizimini joriy etish;
• xarajatlarni kamaytirish;
• bo'limlar o'rtasida vakolat va majburiyatlarni oqilona taqsimlash;
• bo'limlarda takrorlanadigan funktsiyalarni istisno qilish;
• ishlab chiqarish tsiklining davomiyligini qisqartirish;
• sifat menejmenti dasturini amalga oshirish;
• ichki qarama-qarshiliklarni bartaraf etish;
• korxona faoliyatini tartibga solish;
• biznesni ko'paytirish / franchayzing tarmog'ini yaratish;
• korxona faoliyatini avtomatlashtirish;
• iste'molchining talablariga javob berish;
• davlat talablariga javob berish;
• xalqaro standartlarga rioya qilish;
• maqsadlarga erishish uchun vaqtni qisqartirish;
• asosiy bo'linmalar va yordamchi xizmatlar o'rtasida o'zaro aloqani o'rnatish;
• mijozlar ehtiyojini qondirishni yaxshilash;
• resurslarni oqilona taqsimlash orqali moliyaviy natijalarni yaxshilash;
• biznesni kengaytirish imkoniyatini olish;
• byudjetning xarajatlar qismini qisqartirish;
• aniqroq rejalashtirish
• korxonaning boshqaruv qobiliyatini oshirish;
• idoraviy funktsiyalarning takrorlanishini bartaraf etish;
• biznesni rivojlantirish uchun yangi resurslarni topish.

Optimallashtirishning ta'siri:

• maqsadlarga erishish uchun vaqtni qisqartirish;
• asosiy bo'linmalar va yordamchi xizmatlar o'rtasida o'zaro hamkorlikni yo'lga qo'yish;
• mijozlar ehtiyojini qondirish;
• resurslarni to'g'ri taqsimlash hisobiga moliyaviy ko'rsatkichlarni yaxshilash;
• biznesni kengaytirish qobiliyati;
• byudjetning xarajatlar qismini qisqartirish;
• aniqroq rejalashtirish;
• korxonaning boshqaruv qobiliyatini oshirish;
• bo'limlar funktsiyalarining takrorlanishiga barham berish;
• biznesni rivojlantirish uchun yangi resurslarning paydo bo'lishi.

Biznes jarayonlari va axborot tizimi

Biznes jarayonlarini optimallashtirish usullari

Biznes jarayonlarini optimallashtirish (Business Process Optimization) - kompaniyaning biznes jarayonlarini takomillashtirish (qayta tashkil etish) bo'yicha chora-tadbirlarni bevosita ishlab chiqish va amalga oshirish.

Ularning haqiqiy holatini o'rganish bizga takomillashtirish (qayta tashkil etish) maqsadlarini shakllantirish imkonini beradi. Masalan, bozor ulushini qo'lga kiritish, etkazib berish vaqtini qisqartirish, qisqartirish inventarizatsiya va boshq.

A kompaniyasi sport va dam olish uchun mahsulotlar ishlab chiqaradi. Bozorning joriy holatini o'rganish asosida kompaniya quyidagi maqsadlarni belgilab oldi:

· Har bir mahsulot uchun 25 evrogacha tannarxni pasaytirish.

· Do'konda buyurtma berilgan kundan boshlab 5 kun ichida mijozning buyurtmasiga binoan mahsulotni ishlab chiqarish va yetkazib berish.

· 1300 dona ishlab chiqarish nomenklaturasini yuritish.

Kompaniya rahbariyati tadqiqot va jarayonlarni takomillashtirish bo'yicha taklifni qabul qildi va tadqiqot natijasida tegishli maqsadlarni qo'ydi. Rejalashtirilgan natijalarga erishish uchun nafaqat buyurtmalar oqimini tubdan yaxshilash, balki mahsulotni ishlab chiqishda o'zgarishlar qilish, o'rnatish sohasidagi ishlarni tashkil etish, ishchilarning funktsiyalarini o'zgartirish va sotishni tashkil qilish kerak edi.

Optimallashtirish belgilangan maqsadlarga erishishga qaratilgan va topilgan muammolarni bartaraf etadigan chora-tadbirlarni o'z ichiga oladi. Bularga quyidagilar kirishi mumkin: o'zgartirilgan texnologiyalarning interfeys muammolari, o'zgartirilgan operatsion tizimlar, boshqaruvning haddan tashqari ko'p darajalari, ishlamay qolish vaqti, sarflangan quvvatlar, ish vazifalarining takrorlanishi, ma'lumotlarni uzatishdagi xatolar, ma'lumotlarning yo'qolishi, hujjatlardagi xatolar va boshqalar.

Optimallashtirish choralarini ishlab chiqishda ta'sir parametrlarini hisobga olish kerak: logistika, iqtisodiy, vaqtinchalik, fazoviy, shaxsiy.

Mantiqiy bo'lganlar - jarayon bosqichlari soni, texnologik maqsadga muvofiqligi, voqealar ketma-ketligi, tashkiliy o'zaro ta'sir.

Iqtisodiy - past xarajatlar, yuqori quvvatlardan foydalanish, past inventarizatsiya darajasi, iqtisodiy jarayon chuqurligi, moslashuvchanlik, qiymat yaratishning yuqori ulushi.

Vaqtinchalik - qisqa muddatlar, kam ishlab chiqarishsiz vaqt, past almashtirish vaqti, moslashuvchan ishlab chiqarish vaqti.

Fazoviy - zarur ish o'rinlarini joylashtirish imkoniyati, ish tizimlarini tartibga solish imkoniyati, minimal transport yo'nalishlari, ish tizimlarining tartibini o'zgartirish imkoniyati.

Shaxsiy - ish hajmi va xodimlarga bo'lgan ehtiyoj, zarur malaka, malaka oshirish, xodimlar uchun moslashuvchan ish vaqti.

Avvalo, biz qanday maqsadni ko'zlayotganimizni, ma'lum bir biznes jarayonini optimallashtirish yoki reinjiniring qilishni o'zimiz uchun tushunishimiz kerak.

Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, avval siz aniq vazifani qo'yishingiz kerak, aks holda optimallashtirish hech qanday ta'sir ko'rsatmaydi.

Keling, biznes jarayonlarini optimallashtirishning asosiy usullarini qisqacha ko'rib chiqaylik:

1. SWOT tahlili (biznes jarayonining zaif va kuchli tomonlarini tahlil qilish)

SWOT tahlili - bu loyiha yoki korxonaga ta'sir etuvchi hodisalar omillarini baholash uchun foydalaniladigan strategik rejalashtirish usuli. Barcha omillar to'rt toifaga bo'linadi: kuchli (kuchli), zaif tomonlar (zaif tomonlar), imkoniyatlar (imkoniyatlar) va tahdidlar (tahdidlar).

Usulning printsipi - eng zaif tomonlarni topish va yo'q qilish / kuchaytirish, potentsial xavf va tahdidlarni minimallashtirish.

2. Sabab va ta’sir usuli (Ishikava diagrammasi – Sabab va ta’sir diagrammasi)

Ishikava diagrammasi - deb ataladigan. Baliq suyagi diagrammasi yoki sabab va ta'sir diagrammasi, shuningdek, ildiz sabablarini tahlil qilish diagrammasi.

Ishlab chiqarish jarayonlarining sifatini o'lchash, baholash, nazorat qilish va yaxshilash uchun ettita asosiy vositalardan biri "Sifatni nazorat qilishning ettita vositasi" ga kiritilgan:

Nazorat kartasi;

Pareto diagrammasi;

Shtrixli grafik;

Tekshirish ro'yxati;

Ishikava diagrammasi;

Tabakalanish (tabaqalanish);

Tarqalish diagrammasi.

Bunday diagramma o'rganilayotgan jarayonni aniqroq tushunish uchun turli omillar o'rtasidagi asosiy munosabatlarni aniqlash imkonini beradi. Diagramma ko'rib chiqilayotgan muammoning rivojlanishiga eng muhim ta'sir ko'rsatadigan asosiy omillarni aniqlashga, shuningdek, ushbu omillarning ta'sirini oldini olishga yoki bartaraf etishga yordam beradi.

3. Benchmarking

Ustunlikni tahlil qilish va baholash usuli raqobatdosh ustunlik eng samarali bo'lgan hamma narsani o'rganish va foydalanish uchun bir xil turdagi yoki tegishli sanoatning hamkorlari va raqobatchilari. Bir oz sanoat josusligi kabi, ammo farq shundaki, bu usul yuzaki kuzatishlar yordamida amalga oshiriladi.

4. Ko'rsatkichlar (KPI) asosida biznes jarayonlarini tahlil qilish va optimallashtirish.

Ish faoliyatini tahlil qilishning asosiy usuli. Loyihaning yakuniy maqsadlarini belgilash printsipi, unga erishish bilan "bar" ko'tariladi yoki agar maqsadlarga erishib bo'lmasa, erishish yo'llari yoki maqsadlarning o'zlari ko'rib chiqiladi.

5. Aqliy hujum

Muammoning yechimi muhokama qilinadigan va barcha mumkin bo'lgan usullar ilgari surilgan usul, shundan kelib chiqqan holda, eng samaralisi tanlanadi. munozara ishtirokchilari

6. Methods Lean, "6 Sigma"

Ishlab chiqarish jarayonidagi nuqsonlarni kamaytirish orqali hosildorlikni oshirishni aniqlash usuli

7. Jarayonning parchalanishini hisoblash va o'zgartirish

Biznes jarayonining tarkibiy qismlarini kamaytirish yoki oshirish usuli

8. Jarayonning biznes mantig'ini tahlil qilish samarasiz tartib-qoidalarni bartaraf etish, biznes-jarayonlarni bajarish uchun javobgarlikni taqsimlash va qarorlar qabul qilish vakolatlarini berish bilan parallel ishlarni bog'lovchi ma'lumotlarni manbada mahkamlash va axborotni real ishda qayta ishlash.

9. Funktsional xarajatlarni tahlil qilish usuli (FSA-tahlil)

Tahlil qilish tamoyili sotuvchi va xaridor uchun minimal xarajatlar bilan ob'ektning maksimal funksionalligiga erishishdir.

10. BPni simulyatsiya (dinamik) modellashtirish usuli

Dinamik kompyuter modeli doirasida odamlarning harakatlarini va o'rganilayotgan reinjiniring jarayonlarida qo'llaniladigan texnologiyalarni qo'llashni aks ettirishga imkon beradigan texnika. Modellashtirish to'rtta asosiy bosqichni amalga oshirishni o'z ichiga oladi:

1) model yaratish;

2) modelni ishga tushirish,

3) olingan samaradorlik ko'rsatkichlarini tahlil qilish;

4) muqobil stsenariylarni baholash.

Modelni yaratish uchun barcha kerakli miqdorlar dolzarb va aniq bo'lsa, juda samarali usul.

11. Ish jarayonining mehnat intensivligi va davomiyligini hisoblash va tahlil qilish

Metodika korxonada xodimlarning optimal sonini, ularga yukni hisoblash uchun yaratilgan.

12. Mas'uliyatni taqsimlash matritsasi tahlili

Tashkilotni tarkibiy bo'linmalarga, bo'g'inlarga va hokazolarga qat'iy taqsimlaydigan vizual funktsional jadvalni tuzish texnikasi. Boshqacha aytganda, tarkibiy bo'linmalarga vazifalar yuklanadi

Biznes-jarayonlarni optimallashtirish bo'yicha optimal echim uchun siz barcha usullarni vazifalar va tahlil qilinadigan ma'lumotlar miqdoriga qarab bir butun sifatida yoki alohida qo'llashingiz mumkin.

Ayni paytda, bir tomondan, ish sxemalari yaxshi yo‘lga qo‘yilgan kuchli raqobatchilar bozorga kirib kelayotgan bo‘lsa, ikkinchi tomondan, korxonalarimiz o‘z faoliyatini kengaytirayotgan bir paytda ularning ish sxemasini o‘z vaqtida va og‘riqsiz qaytadan qurish muhim ahamiyatga ega.

Masalan, agar korxona qisqa vaqt ichida (uch oydan ko'p bo'lmagan) o'z ishini yaxshilashi kerak bo'lsa: xarajatlarni, debitorlik qarzlarini kamaytirish, ishlab chiqarish tsiklini qisqartirish, boshqaruv xatolarini kamaytirish yoki inqirozdan chiqish uchun shoshilinch choralar ko'rish, u biznes jarayonlarini optimallashtirishning ekspress usulidan foydalanishi mumkin.

Bir tomondan, bu juda oddiy usul, lekin boshqa tomondan, u juda ko'p mehnat talab qiladi va energiya talab qiladi (u tijorat korxonasi yoki sanoat-tijorat bo'lishidan qat'i nazar).

Ekspress usul yordamida biznes jarayonlarini optimallashtirish bosqichlari:

Avvalo, korxonada mavjud bo'lgan barcha biznes jarayonlari ro'yxatini tuzish va korxonaning funktsional diagrammasini ishlab chiqish kerak. Keyin kattalashtirilgan diagramma ishlab chiqiladi, unda korxonada sodir bo'ladigan barcha asosiy biznes jarayonlari va ular o'rtasidagi munosabatlar, so'ngra har bir biznes jarayonining batafsil diagrammalari aks ettiriladi.

2. ABC tahlilini o'tkazish.

Sxema ishlab chiqilgandan so'ng, ABC tahlili o'tkaziladi, bu sizga asosiy e'tibor berilishi kerak bo'lgan eng muhim biznes jarayonlarining oz sonini ajratib ko'rsatish imkonini beradi. Buning uchun barcha biznes jarayonlari uchta guruhga bo'linadi - "A", "B" va "S".

"A" guruhi eng katta xarajatlarni talab qiladigan jarayonlarni o'z ichiga oladi. Qoidaga ko'ra, bu korxonada sodir bo'ladigan barcha jarayonlarning 5-10% ni tashkil qiladi, bu barcha xarajatlarning 75-80% ni tashkil qiladi.

"B" guruhi biznes jarayonlarining taxminan 20% ni o'z ichiga oladi, bu xarajatlarning taxminan 10-20% ni o'z ichiga oladi. Va nihoyat, "S" guruhi qolgan 60-75% jarayonlardan iborat bo'lib, korxona xarajatlarining atigi 5-10 foizini "eyishadi".

Korxona turidan qat'i nazar, doimiy ravishda tahlil qilinishi kerak bo'lgan standart parametrlar to'plami mavjud. Bu:

* axborot oqimlarining ishonchliligi;

* Tadbirkorlik qarorining qabul qilinishi va asosliligi sxemasi;

* korxonaning mavjud biznes jarayonlarining samaradorligi;

* boshqaruvning vazifalarga muvofiqligi;

* xodimlarni rag'batlantirish tizimining etarliligi;

* texnologik jarayonning zamonaviyligi;

* vaqt xarajatlarining etarliligi.

ABC tahlilini o'tkazish uchun asos barcha xodimlarning muammolar va takliflar bo'yicha so'rovi natijasida olingan operatsion ma'lumotlar, shuningdek biznes jarayonining har bir bo'g'ini bo'yicha ish vaqtining vaqtini ajratishdir.

Asosiy e'tibor tuzilmalararo aloqalarda yuzaga keladigan muammolarga qaratiladi.

3. Likvid aktivlar holatini tahlil qilish

ABC tahlili bilan bir vaqtda, odatda, eng likvid aktivlarning holatini tahlil qilish amalga oshiriladi. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, qisqa vaqt ichida (uch oygacha) buxgalteriya hisobida "narsalarni tartibga solish" va likvid aktivlardan foydalanishni nazorat qilish eng katta samara beradi.

Bunday aktivlarni hisobga olishning ahamiyati bir qancha omillarga bog'liq. Birinchidan, vijdonsiz xodimlar uchun eng katta moddiy manfaatdorlik aynan shu aktivlardir. Ikkinchidan, dan to'g'ri tashkil etish likvid aktivlardan foydalanish ustidan nazorat ularni boshqarish qobiliyatiga bog'liq. Agar rahbariyat tomonidan olingan ma'lumotlar likvid aktivlarning haqiqiy holatini aks ettirmasa, bu korxonaning bankrotlikgacha bo'lgan inqiroziga olib kelishi mumkin, ayniqsa qattiq raqobat sharoitida.

Likvid aktivlar hisobini tahlil qilish bank va kassa operatsiyalarini tekshirishdan boshlanishi kerak. Yetkazib beruvchilar va xaridorlar bilan hisob-kitoblar holatiga va inventarizatsiyani boshqarishga alohida e'tibor qaratish lozim.

4. Biznes jarayonlarini optimallashtirish

Tahlildan so'ng siz biznes jarayonlarini optimallashtirishni boshlashingiz mumkin, ya'ni to'g'ridan-to'g'ri takomillashtirish bosqichiga o'tishingiz mumkin. Korxona ishini yaxshilash bo'yicha har qanday harakatlar "A" guruhidagi jarayonlarni optimallashtirishdan boshlanishi kerak. Shuni ta'kidlash kerakki, ekspress usuldan foydalanganda faqat uch oy ichida yaxshilanishi mumkin bo'lgan jarayonlar tanlanadi. Shuni ta'kidlash kerakki, takomillashtirish bosqichi kompaniyadagi bevosita o'zgarishlardir. Ammo o'zgarishlarga qarshilik, siz va men tushunganimizdek, xodimlar orasida har doim katta.

Shuning uchun har bir o'zgarish ma'lum bir ish jarayoniga jalb qilingan xodimlar tomonidan muhokama qilinishi kerak. Va faqat biznes jarayonidagi har bir bo'g'inning vakillariga mos keladigan qaror qabul qilinishi kerak. Keyin, ikki-uch kun ichida, eritma sinovdan o'tkaziladi va tuzatiladi. Shundan keyingina biz keyingi biznes jarayonini rivojlantirishga o'tamiz.

5. Barcha turdagi resurslarning (shu jumladan ish vaqti) sarflanishi to'g'risidagi ma'lumotlarni aks ettiruvchi kundalik hisobot tizimi yaratilmoqda. Eng qimmat va kam resurslar ustidan nazorat kuchaytirildi.

Hisobot shakllari ishlab chiqiladi, ular ham muntazam ravishda sinovdan o'tkaziladi, so'ngra ushbu shakllar qo'llaniladigan bo'limlar rahbarlari bilan kelishiladi va korxona rahbariyati tomonidan tasdiqlanadi. Kundalik boshqaruv hisobotini joriy etish va ish jarayonini tartibga solish tufayli kompaniya darhol bir qator imtiyozlarga ega bo'ladi:

* Korxona rahbariyati istalgan vaqtda har qanday pul va moddiy resurslarni sarflash yo'nalishi va vaqtini belgilashi mumkin. Ushbu resurslar hali ham noto'g'ri foydalanilgan taqdirda ham, keyinchalik resurslarni yaxshiroq boshqarish uchun usullarni ishlab chiqish mumkin bo'lgan axborot bazasi qurilmoqda.

* Resurslar bo'yicha so'rovlarni ko'rib chiqishning aniq tartibini joriy etish tufayli xarajatlar kamayadi. Har qanday resursni sarflash juda ko'p turli xil hujjatlarni to'ldirishni va ruxsat olishni talab qilganligi sababli, xodim "har qanday holatda" resurslarni sotib olishni to'xtatadi. Shunday qilib, so'rovlar faqat haqiqatan ham zarur bo'lgan resurslar uchun amalga oshiriladi.

* Ish unumdorligi oshadi, chunki odamlar har kuni o'z ishlari haqida hisobot bersalar, doimo ko'proq ishlaydilar.

* Xodimlarning (birinchi navbatda, eng ko'p maosh oluvchi) bajarilgan ishlar to'g'risidagi kundalik hisobotlarini tahlil qilish asosida ular uchun etarli vaqt bo'lmagan muhim vazifalar va kam haq to'lanadigan xodimlarga topshirilishi mumkin bo'lgan vazifalar aniqlanadi. Vazifalarni xodimlar o'rtasida optimal tarzda qayta taqsimlash korxona rahbariyatiga ish haqi xarajatlarini oshirmasdan, xodimlarning yanada samarali ishlashiga erishishga imkon beradi.

* Axborotning to'planishi bilan xarajatlar batafsil tahlil qilinadi va shu asosda ularni kamaytirish choralari ishlab chiqiladi. Bunday chora-tadbirlardan biri xaridlarni rejalashtirishning yanada oqilona tizimini joriy etish bo'lishi mumkin, bu esa ombordagi xom ashyo miqdorini kamaytiradi, ularni tashish va saqlash xarajatlarini kamaytiradi.

Shunday qilib, xarajatlarni hisobga olishdan xarajatlarni boshqarishga o'tish mavjud.

6. Korxonaning hujjat aylanishi tuzatildi.

Barcha qabul qilingan va ishchi qarorlar hujjat aylanishi tizimiga o'zgartirishlar kiritish orqali amalga oshiriladi: "Tashkiliy tuzilma to'g'risidagi nizom", lavozim tavsiflari tizimi, "Ish haqi to'g'risidagi nizom", "Ichki tartib qoidalari".

7. Natija

Uch oylik davr oxirida biznes jarayonlarini optimallashtirishning ekspress usulidan foydalanish natijasi xarajatlarni 5-15% ga kamaytirish, ishlab chiqarish tsiklini qisqartirish va korxona hisob-kitoblari holatini yaxshilash bo'lishi mumkin.

Biznes jarayonlarini optimallashtirish bosqichidan so'ng xodimlarni samarali boshqarish tizimi ishlab chiqilmoqda, xodimlarni baholash va attestatsiyadan o'tkazish tizimi joriy etilmoqda, unga quyidagilar kiradi:

* Baholash jarayonining bosqichlari: tayyorlash, amalga oshirish, saqlash va monitoring qilish, natijalarni tahlil qilish va ulardan foydalanish;

* Baholash jarayonini tartibga soluvchi yordam: to'g'ri dizayn ish tavsiflari, mehnat shartnomalari, mehnat standartlari va boshqalar;

* Baholash jarayoni va protseduralar tizimi, jarayonni hujjatlashtirish;

* Menejerlarni xodimlarni baholash texnologiyasi asoslariga o'rgatish;

* Xodimlar bo'yicha qarorlar qabul qilish uchun xodimlarni baholash natijalarini tahlil qilish va ulardan foydalanish;

* Baholash jarayoni natijalariga ko'ra kompaniya xodimlarini boshqarish faoliyatini rejalashtirish.

Biz biznes jarayonlari reinjiniringi (BPR) kontseptsiyasiga keldik, ya'ni. oldingisidan qat'iy nazar, butunlay yangi va samaraliroq biznes jarayonlarini yaratish. RBP odatiy tuzilmada juda ko'p vositalar va usullardan foydalanadi. Oldingi sonda ulardan biri - korxonaning biznes jarayonlarini optimallashtirishning ekspress usuli tasvirlangan edi. Keling, ushbu usulni korxonada amalga oshirishning har bir bosqichini batafsil ko'rib chiqaylik.

Jarayonlar ish oqimlari bo'lib, ularning o'z chegaralari, boshqacha aytganda, boshlanishi va oxiri bor. Masalan, biznes jarayonlari quyidagilardir: inventarni boshqarish, DC boshqaruvi, marketingni boshqarish, HR boshqaruvi. Tovar-moddiy zaxiralarni boshqarishning quyi jarayonlari quyidagilardan iborat: etkazib berishni rejalashtirish, mijozdan inventar buyurtmalarini qabul qilish, tovar-moddiy zaxiralarni sotish, tovar-moddiy boyliklarni saqlash, tovar-moddiy boyliklarni hisobdan chiqarish va boshqalar.

Protseduralar - qo'llanma, hujjatlashtirilgan protsessual protsedura bo'lib, unda harakatlar ketma-ketligi belgilanishi kerak. Masalan, daromadlarni nazorat qilish allaqachon aniq belgilangan tartib (kim tomonidan, qanday va qachon amalga oshirilishi kerak). Jarayonlar protsedura kartalarida aks ettirilgan.

To‘g‘risini aytganda, funksional tuzilmada har qanday detalni qayta ishlab chiqish va hattoki mavjud bo‘lim boshliqlari bilan bir qatorda “jarayon egalarini” ham tayinlash mumkin. Ushbu mexanizmning ishlashi uchun buyruqlar birligi printsipini va "Tashkiliy tuzilma to'g'risidagi Nizom"da, shuningdek kompaniyaning boshqa asosiy hujjatlarida javobgarlik sohalari, vakolatlari va tartiblarini aniq tasvirlab berish kerak. har bir bo'lim boshlig'i, jarayon egasi va mas'uliyat matritsasining har bir bo'g'ini uchun o'zaro ta'sir.

Keyin tuzilmaning samaradorligi ko'pchilik firmalarda bo'lgani kabi past tushmaydi.

Shunday qilib, siz bilan bizning harakatlarimiz ketma-ketligi:

1. Biznes jarayonlaridagi asosiy muammolarni aniqlash.

2. ABC - tahlilni o'tkazish. Mas'uliyat sohalarini taqsimlash.

4. Kundalik hisobot tizimini yaratish.

5. Ish jarayonini tuzatish.

6. Natija.

biri). Korxonada mavjud bo'lgan barcha ma'lumotlar diagnostikadan o'tkaziladi:

* Moddiy yoki aniq ma'lumotlar - bu tashkilot hujjatlarida xabarlar, ko'rsatmalar, shartnomalar, Nizomlar, xatlar, maqolalar, ma'lumotnomalar, patentlar, chizmalar, video va audio yozuvlar, dasturiy ta'minot va boshqalar shaklida mavjud bo'lgan ma'lumotlar va bilimlar.

* Shaxsiy yoki yashirin ma'lumotlar shaxsiy tajriba bilan uzviy bog'liq bo'lgan shaxsiy bilimdir. Ular anketalar yordamida to'g'ridan-to'g'ri aloqa ("ko'zdan ko'z") orqali uzatilishi mumkin. Korxonadagi muammolarni aniqlashning kaliti bo'lgan yashirin amaliy bilimlar ekanligiga ishoniladi. Ushbu ma'lumot xodimlarning kompaniya rivojlanishiga hissa qo'shishga tayyorlik darajasini bilvosita ochib berishi bilan ham qiziq. Shuning uchun so'rov korxonaning asosiy muammolarini diagnostika qilish uchun oddiy va qulay vositadir.

Har bir xodimga xodim bajaradigan vazifalarni (kundalik, haftalik, oylik, yillik) tavsiflash, xodim ish jarayonida duch keladigan muammolar va, albatta, u xohlagan aniq takliflarni tavsiflash so'rovi bilan so'rovnoma beriladi. korxonada joriy etish. Vazifalarning butun doirasi odatda top-menejerlarga yuklanadi ( Tijorat direktori, Bosh hisobchi), oylik vazifalar doirasi - chiziqli menejerlar (buxgalter-koordinator, supervayzerlar, ombor mudiri), kundalik va haftalik - oddiy xodimlar ( savdo vakillari, ekspeditorlar, operatorlar). Shuni ta'kidlashni istardimki, kompaniyada nafaqat o'zlari, balki kompaniya haqida ham qayg'uradigan xodimlar doimo ishlaydi. Bunday xodimlar, odatda, o'z vazifalarini tavsiflash, duch keladigan muammolarni aniq belgilash, shuningdek, ushbu muammolarni bartaraf etish uchun aniq echimlarni taklif qilish qobiliyatiga ega. Shaxsan men bunday xodimlarni korxonaning oltin fondi deb bilaman, bunga kompaniya rahbariyati tomonidan maksimal darajada e’tibor qaratish lozim.

Anketalarni tahlil qilish orqali asosiy masalalar aniqlanadi. Asosiy muammo (A toifasi) aynan turli bo'limlarning xodimlari orqali "kirib ketadigan" muammodir.

Misol uchun, operator (buxgalteriya bo'limi) yozadi: "ko'p miqdordagi daromadlar, savdo vakillari arizalarni yomon qabul qiladilar"; omborchi (ombor, buxgalteriya): "qaytarilish sonini kamaytirish, savdo agentlari mijozlar bilan qanday ishlashni bilishmaydi"; ekspeditor: "Men mijozlar oldida uyalaman, har safar bizda tartibsizlik borligini eshitganingizda, biz har doim boshqa odamlarning buyurtmalarini olib kelamiz, biz darhol daromadni kamaytirishimiz kerak"; savdo vakili (tijorat bo'limi): "ular biz bo'lmasa ham, qaytarish uchun qo'shimcha to'lovlardan mahrum, ammo omborchi "murojaat qilish" ga ruxsat beradi va operator odatda schyot-fakturalarni noto'g'ri to'ldiradi."

Shunday qilib, biz “qaytish” deb ta’riflagan muammo yuzda bo‘lib, biz mustaqil muammo sifatida alohida ta’kidlaymiz va unga alohida e’tibor qaratilmoqda. Bizning shaxsiy tajribamiz shuni ko'rsatadiki, bir vaqtning o'zida hamma narsaga e'tibor bermaslik kerak. Dastlab 3-4 tadan ko'p bo'lmagan asosiy muammolarni aniqlash kifoya, keyin esa ular hal qilinadi. Agar siz hali ham qolgan muammolarni "nafas olishiga" yo'l qo'ysangiz yaxshi bo'ladi. Shuni ta'kidlashga jur'at etamanki, ularning ba'zilari asosiylarini ishlab chiqqandan keyin o'z-o'zidan yo'qoladi.

Keyinchalik, ushbu muammoga aloqador ishtirokchilar aniqlanadi. "Qaytish" muammosi: savdo vakili, operator, ekspeditor, omborchi. Ularning ish vaqtining xronometraji (noto'g'ri ma'lumot) xarakterli bo'lim va ular to'ldiradigan hujjatlarni tahlil qilish (aniq ma'lumot) bo'yicha amalga oshiriladi.

Savdo vakili (TP). Qo'shimcha to'lovlarni qaytarish uchun javobgar. Savdo vakillari to'ldiradigan arizalar namunasi (aniq ma'lumot) ular diqqat bilan to'ldirilganligini ko'rsatadi, lekin TP ofisga kelganda (soat 19:00 dan keyin) topshiriladi. Biroq, stajyorlar do'konlarning nomlarini chalkashtirib yuborishadi, ilovalarda ko'plab tuzatishlar mavjud.

Operator uchun asosiy ish yuki soat 16:00 dan boshlanadi va kechki soat 21-20:00 gacha, arizalarning butun hajmi tugaguncha davom etadi. Garchi u ish joyida soat 8-00 da bo'lishi kerak. Yuzdagi jismoniy ortiqcha yuk. Yaratilgan hujjatlar (aniq ma'lumotlar) tahlili shuni ko'rsatdiki, operator tomonidan hujjatlar to'plamining tezligi yuqori - 230 znmin bo'lishiga qaramasdan, operator tomonidan hujjatlar to'plami uchun standartga rioya qilinmagan. Sababi, 1C dasturi korxona ehtiyojlariga moslashtirilmagan va kerakli hujjatlarni shakllantirish uchun qo'shimcha vaqt talab etiladi.

19-00 ga qadar tuzilgan hujjatlarda xatolik bo'lmaydi, operator tez ishlaydi, uni tashqi shovqin chalg'itmaydi va 19-00 dan keyin xatolar soni ko'payadi, operator adashib qoladi, tashqi shovqinlardan chalg'itadi, mutaxassis diqqatni jamlay olmaydi. 20-30 dan so'ng, barcha begonalar tarqalgach, operator yana samarali ishlay boshlaydi, lekin terish tezligi 2,5 baravar kamayadi. Shunday qilib, operator xatolar soni 19-00 dan 20-30 gacha bo'lgan vaqtga to'g'ri keladi. Reja bajarilganda qo'shimcha haq oladi. Qaytarmaslik uchun qo'shimcha to'lov olinmaydi.

Ekspeditor. Mijoz bilan yaxshi ishlaydi. E'tiborli. Mahsulotni yaxshi biladi. Marshrut optimal hisoblanadi. Marshrutni va mijozlarni yaxshi biladi. Mijoz tovardan voz kechsa, u juda xavotirda, lekin bu haqda hech kimga aytmaydi, buni o'zida boshdan kechiradi. Yuk tashishda mavjud emas. Qaytarmaslik uchun qo'shimcha to'lov olinmaydi.

Do'kondor. Hujjatlar bilan (aniq ma'lumot) e'tiborsiz ishlaydi. Tovarlarning joylashuvi va tovarlarning o'zi kam ma'lum. Bir pozitsiya o'rniga (masalan, 130 tangada) boshqasini qo'yadi (360 tenge), ular orasidagi farqni mutlaqo tushunmaydi. Ehtimol, buyurtma qilingan 59 dona o'rniga. 69 dona qo'ying. Buyurtmani yig'ish faqat u va yuklovchi tomonidan amalga oshiriladi. U nima yuborganiga mutlaqo ahamiyat bermaydi. Mas'uliyat olib yurmaydi. Korxona rejani bajarsa, u ish haqini oshiradi. Qaytarmaslik uchun qo'shimcha to'lov olinmaydi.

2). ABC - tahlilni o'tkazish. Mas'uliyat sohalarini taqsimlash. Asosiy muammo "daromadlarni nazorat qilish" deb belgilangan.

Taklif etilganlarni tahlil qilish

voqealar:

A). Nazoratchi “qaytish nazorati” tartib-taomilining “ustasi” etib tayinlandi. U, birinchi navbatda, qaytib kelish uchun javobgardir aybdor shaxsning ta'rifi bilan qaytarish sabablarini tekshirish va aniqlash vakolati unga berilgan. Nega nazoratchi? Chunki uning taqdimnomasida mijozlar bilan aloqa sifati uchun mas'ul bo'lgan savdo vakillari bor. Xodimlar e'tibor beradigan mijoz bilan ishlashdagi har qanday nosozliklar (bizning holimizda, qaytish chastotasi), birinchi navbatda, aloqada, kompaniyaning imidjida aks etadi.

B). Xodimlar o'rtasidagi mas'uliyat sohalarini aniq belgilash va har bir xodimning javobgarlik fakti paydo bo'lgan vaqtni aniqlash imkonini beruvchi "To'lovni qaytarib bermaslik" nafaqasi orqali javobgarlik matritsasi joriy etildi. Shunday qilib, aybdorni aniqlash va jazolash oson. Psixologik nuqtai nazardan, aniq belgilangan mas'uliyat matritsasi xodimga o'z aybini boshqalarga yuklashga, kompaniyada adolat va xolislik tamoyilini tiklashga imkon bermaydi. Ushbu tartib-qoidaning "shaffofligi" ba'zi xodimlarga (bizning misolimizda, omborchiga) yaxshi odam bo'lgani uchun ish haqini o'tirishga imkon bermaydi, lekin xodim emas.

V). Har bir xodimning yuki optimallashtirildi (bizning misolimizda operator kechqurun yukni tushiradi, lekin boshqa tomondan, arizalarni 17-00 dan oldin topshirish TPni safarbar qiladi va yo'qotmaslik uchun ularni o'z-o'zini tashkil qilish rejimida yaxshiroq ishlashga majbur qiladi. jildlar).

3. Biznes jarayonlarini reinjiniring (optimallashtirish).

Hech narsani o'zgartirishni istamaydigan xodimlarning qarshiligiga duch kelmaslik uchun taklif qilingan chora-tadbirlar to'plami ularning muhokamasiga taqdim etiladi. Direktor jarayonning barcha qismlari vakillarini to'playdi, muammoni aniqlaydi va xodimlar bilan birgalikda uni hal qilish yo'llarini belgilaydi. Ammo taklif etilayotgan mexanizmlarni joriy etishdan oldin taklif qilingan chora-tadbirlar majmuasini sinab ko'rish kerak. Bir hafta ichida qabul qilingan qaror real vaqt rejimida ishlab chiqiladi, tuzatiladi va shundan keyingina o'zgartirishlar kiritish to'g'risida qaror qabul qilinadi va shundan keyingina jarayon tavsifini amalga oshirishni boshlash mumkin.

Shunday qilib, biznes-jarayonlarni reinjiniring qilish, bir tomondan, korxonada mavjud biznes-modelni tubdan buzmasdan optimallashtirish effektini olish imkonini beradi, ikkinchi tomondan, mavjud biznes modelini amalda takomillashtirish.