Probleme incluse pe ordinea de zi. Aspectul organizatoric al desfășurării întâlnirilor la întreprindere

Una dintre îndatoririle sacre ale unui secretar este pregătirea întâlnirilor, întâlnirilor și întâlnirilor care sunt inițiate de lideri de diferite niveluri. În cele mai multe cazuri, secretarul ține și procesele verbale ale unor astfel de evenimente. În acest articol, vă vom spune cum să eficientizați aceste procese.

Pentru a începe să vorbim despre protocol, în primul rând, trebuie să ne oprim asupra pregătirii întâlnirilor. Înainte de un astfel de eveniment, este important să ne gândim la ordinea de zi, să determinați componența participanților, să citiți rapoartele tuturor vorbitorilor și ale altor materiale. Toate acestea vor necesita eforturi suplimentare, dar ca urmare, păstrarea protocolului va fi mult mai ușoară.

CUM SĂ ECONOMISI TIMP?

Potrivit diverselor studii, între 10 și 50% din timpul de lucru al șefului organizației și al altor angajați poate fi cheltuit pe întâlniri. Pentru a economisi timp, inițiatorii întâlnirii, gazdele și participanții ar trebui să țină cont de următoarele reguli:

Discutați la ședință numai problemele care nu pot fi rezolvate în stare de funcționare.

Limitați numărul de participanți la întâlnire. Este direct proporțională cu durata evenimentului. Dacă o întâlnire cu 5 persoane durează 1 oră, atunci cu 10 sau mai mulți participanți, este probabil să dureze 2 ore sau mai mult.

Pregătiți în avans materiale informative pentru întâlnire. Calculele, rapoartele analitice, tabele, graficele, rezumatele, materialele foto și video, prezentările, mostrele de produse, opiniile experților trebuie să fie furnizate de specialiști de specialitate. Dar secretarul ședinței este obligat să verifice pregătirea materialelor. Prin urmare, cu o zi sau două înainte de eveniment ar trebui:

a) cu ajutorul persoanelor responsabile care vor face prezentări, întocmește o listă a tuturor materialelor informative;

b) să primească de la persoanele responsabile materiale realizate în în format electronic(de exemplu, prezentări, note explicative etc.);

c) primesc rezumate tipărite și texte ale rapoartelor de la persoanele responsabile.

Pentru fiecare problemă, numiți un angajat responsabil, chiar și atunci când un grup de persoane trebuie să execute comanda.

Nu pierde timpul expunând vinovații. Amintiți-vă că sarcina principală a fiecărei întâlniri este de a discuta ordinea de zi și de a lua decizii cu privire la aceasta.

AGENDĂ

Aceasta este o listă de probleme care sunt planificate să fie discutate la întâlnire. Acestea sunt stabilite de către președintele ședinței. Cu toate acestea, secretarul poate fi implicat și în acest proces.

Utilizați următoarele instrucțiuni atunci când stabiliți agenda:

• Împărțiți subiectele întâlnirii care sunt prea ample în mai multe subteme. Persoanele responsabile pot organiza întâlniri pregătitoare pentru fiecare subtemă, dacă este necesar.

De exemplu, o întâlnire programată pentru sfârșitul lunii pe tema „Cu privire la implementarea indicatorilor planificați de către principalele magazine de producție” ar trebui să fie precedată de o serie de mici întâlniri în magazine: „Cu privire la implementarea planului de către turnătorie”, „Cu privire la punerea în aplicare a planului de către atelierul de mașini”, „Cu privire la punerea în aplicare a planului de către atelierul de mașini”, „Cu privire la punerea în aplicare a planului de către atelierul de asamblare”. Sau o întâlnire pe tema „Despre implementarea unui sistem ERP într-o întreprindere” ar trebui precedată de mai multe întâlniri: „Despre problemele implementării unui sistem ERP în producție”, „Cu privire la asigurarea comunicării între sistemul ERP și 1C în contabilitate. ”, „Cu privire la suportul tehnic al sistemului ERP și transferul de date”, etc.

• Pune pe agendă probleme de egală importanță, unite printr-o temă comună. De exemplu, asigurarea transportului, comanda de livrare la depozit, expedierea și exportul produselor finite de pe teritoriul întreprinderii.

O gamă mai largă de probleme interdependente ar putea fi, de asemenea, plasată pe ordinea de zi. De exemplu, acestea pot include:

Achiziționarea unei noi linii de producție;

Pregătirea tehnologică a producției;

Efectuarea de modificări în proiectarea și documentația tehnologică în legătură cu achiziția de noi echipamente;

Modernizarea clădirilor de producție și dezvoltarea de legături de mașini;

Suport logistic al productiei.

În același timp, reconstrucția intrării în fabrică sau organizarea plăților electronice pentru permisele în cantina fabricii nu merită în mod clar să fie discutată la această întâlnire.

Este clar că secretarul nu poate influența întotdeauna conținutul agendei. Întâlnirea este reunită de lider, care conturează și gama de probleme. Și dacă managerul include pe ordinea de zi a unei întâlniri achiziționarea unei noi linii de producție pentru producția de piese turnate și organizarea unui subbotnik de primăvară pentru a curăța teritoriul, atunci este posibil să nu fie posibil să-l convingă. Dar, din partea noastră, ne putem oferi să aducem discuția despre organizarea subbotnikului la o altă întâlnire, de exemplu, combinând-o cu problema pictării fațadei clădirii sau organizarea de sărbători cu ocazia zilei de naștere a organizației.

• Faceți ordinea de zi numai a acelor probleme care sunt de competența și aria de responsabilitate a participanților la întâlnire. De exemplu, ar fi inutil să discutăm problemele de aprovizionare în absența șefului de aprovizionare.
• Limitați numărul de subiecte și puncte de pe ordinea de zi. Acestea ar trebui să fie cât mai multe pot fi discutate și rezolvate în mod eficient în perioada de timp alocată. De exemplu, timp de 1 oră a ședinței, puteți discuta de la 1 la 5 probleme, în funcție de amploarea subiectelor discutate și de calitatea pregătirii ședinței.
• Includeți pe ordinea de zi un raport privind sarcinile și sarcinile date la ultima întâlnire, dacă întâlnirile sunt unite printr-o temă comună și o componență a participanților. Fiți pregătiți pentru faptul că, chiar dacă un astfel de punct nu este pe ordinea de zi, președintele poate, cu autoritatea sa, să îl introducă. Prin urmare, este mai bine să tipăriți lista de instrucțiuni în avans - președintele ar trebui să o aibă, persoana responsabila si secretara.

ÎNTÂLNIREA PARTICIPANȚILOR

Cerințe generale pentru participanții la eveniment:

Competență și interes pentru problemele de pe ordinea de zi;

O poziție suficient de înaltă pentru a lua decizii și a oferi instrucțiuni subordonaților în urma rezultatelor întâlnirii.

Lista participanților în timpul evenimentului se poate modifica. Dacă pe ordinea de zi există subiecte care îi afectează pe toți participanții la întâlnire și probleme care se aplică doar unora dintre ei, atunci problemele generale trebuie discutate mai întâi. La sfârșitul acestei părți a întâlnirii, angajații care nu sunt implicați în discuții ulterioare pot fi eliberați.

Cum să anunți pe toată lumea

Informați toți participanții la întâlnire despre data, ora, locul desfășurării acestuia, subiectul evenimentului.

Puteți raporta o întâlnire folosind apel telefonic, mesaje sms, e-mail(cu livrare și notificare citită), bypass personal.

Dacă unul dintre participanți nu se află la locul de muncă din diverse motive ( vacanta anuala, invaliditate temporară, călătorie de afaceri etc.), este necesar să se afle motivul absenței și să se reamintească salariatului care înlocuiește persoana absentă conform schemei de înlocuire că acesta trebuie să fie prezent la ședință.

De asemenea, va fi util să adăugați un sfat explicativ în calendarul de pe computer, cum ar fi „amintiți-i deputatului că trebuie să fie prezent la întâlnirea de planificare”.

Informațiile despre cine și când a fost avertizat despre întâlnire pot fi introduse într-un tabel (Exemplul 1).

EXEMPLUL 1

Notificarea participanților la întâlnire

Intalnirea va avea loc in data de 24.06.2017 la ora 11:00 in biroul Directorului Achizitii.

Tema: Încheierea contractelor cu furnizorii pentru a doua jumătate a anului 2017.

Aranjarea locurilor pentru participanții la întâlnire

Asigurați-vă că pregătiți un plan de locuri pentru întâlnire dacă va exista:

Înalți funcționari (orașe, regiuni, teritorii, republici, federații);

Proprietarii Corporatii transnationaleși exploatații etc.;

Reprezentanți ai organizațiilor partenere.

Secretarului, dacă este posibil, i se oferă un loc la o masă separată lângă masa președintelui (Exemplul 2).

Exemplul 2

Schema de locuri

Cărți de nume

Pe tabelele vizavi de locurile corespunzătoare, este necesar să plasați carduri cu numele cu poziția și (sau) numele complet. fiecare participant. Cea mai simplă opțiune este o foaie de hârtie pliată într-o „casă” (Fig. 1)

Orez. unu. Cartea de vizită a participanților la întâlnire

Ecusoane

În cazuri deosebit de critice, este necesar să se pregătească insigne (plapării), care ar trebui să indice:

NUMELE COMPLET. participanți;

pozițiile lor;

Numele organizației pe care o reprezintă fiecare participant;

Localitatea în care se află organizația specificată.

Insigna poate include, de asemenea:

Logo-ul organizației pe care o reprezintă participantul;

Sigla (emblema) evenimentului (întâlniri, conferințe etc.).

Puteți folosi insigne cu un sfoară sau un ac de haine. Ele sunt vândute în magazine de papetărie și articole de birou.

Puteți dezvolta inserții cu text pe cont propriu, apoi le puteți imprima pe o imprimantă, le puteți tăia cu foarfecele și le puteți pune în insigne (Fig. 2).

Orez. 2. Inserție de insignă concepută de tine

Dacă sunt alocate suficiente fonduri pentru pregătire, cardurile de inserare pot fi comandate de la o organizație care oferă servicii de imprimare. Iar pentru întâlnirile interne obișnuite, insignele nu sunt deloc necesare.

DURATA ȘEDUNII

Pe tipuri diferiteîntâlnirile au durate diferite. De exemplu, o întâlnire de dimineață poate dura aproximativ o jumătate de oră, în timp ce o întâlnire interregională pe o anumită problemă ar putea dura întreaga zi.

Durata întâlnirii ar trebui să fie planificată în avans. Toți participanții trebuie să cunoască ora de începere și de sfârșit a evenimentului. Acest lucru vă va ajuta să lucrați rapid și eficient, pentru a nu rămâne treaz până târziu.

pauze

Dacă durata întâlnirii depășește o oră astronomică (60 de minute), atunci este necesar să se facă pauze la fiecare oră academică (45 de minute).

La evenimente deosebit de lungi, pot fi oferite pauze, în timpul cărora participanților li se oferă gustări (sandvișuri, fructe, dulciuri) și băuturi (ceai, cafea, sucuri, apă minerală etc.).

Atunci când nivelul întâlnirii este scăzut și există un frigider, un aparat de cafea și vesela de unică folosință pentru vizitatorii biroului în apropierea sălii de întâlnire, participanții la întâlnire vor putea să-și toarne cafea, ceai sau apă.

Sticlele cu apă și pahare pot fi așezate în prealabil pe mesele la care stau participanții la întâlnire - atunci își vor putea potoli setea nu numai în pauză, ci în orice moment. Este mai bine să nu puneți mâncare pe mese. Va fi jenant dacă unul dintre participanți scăpa un sandviș pe hârtii de afaceri sau vărsă cafea.

Este mai bine să puneți masa cu gustări și băuturi într-o cameră separată. Acest lucru se face de obicei de către secretar, dar numai dacă nu ține procese verbale. Atunci când secretarul nu poate părăsi sala în timpul unei întâlniri, un alt membru al personalului desemnat să ia pauză ar trebui să organizeze pauza. Sau, alternativ, secretara pregătește totul pentru pauzele de cafea înainte de întâlnire. La întâlnirile prelungite, asistenții sunt de obicei indispensabili.

Interval de timp

Durata evenimentului ar trebui reglementată. Președintele ședinței monitorizează respectarea acestei reguli.

Atunci când programați întâlnirea, asigurați-vă că țineți cont de timpul necesar fiecărui vorbitor pentru a vorbi și a discuta fiecare problemă.

Verificați cu președintele orarul fiecărui discurs.

Programează pauze dacă este necesar.

Adunați toate perioadele de timp de pe calculator și adăugați la suma primită

Cât timp poate dura ședința trebuie comunicat președintelui. Dacă este de acord cu această cifră, regulamentul ar trebui adus la cunoștința tuturor participanților, dacă nu, aceștia vor trebui să facă ajustări și să raporteze președintelui.

După acord, agenda cu restricții de timp este trimisă tuturor participanților la întâlnire (Exemplul 3).

EXEMPLUL 3

Agenda cu constrângeri de timp

PROCES-VERBAL ȘEDINȚILOR: 5 PASI DE BAZĂ

Protocol documentate ca activități de permanentă organe colegiale(comisii, comitete, consilii etc.), precum și organe colegiale temporare - diverse întâlniri, întâlniri, seminarii și conferințe.

Există următoarele tipuri de protocoale:

. Protocol scurt- un document în care este fixat numele complet. și pozițiile participanților la întâlnire, tema sa, principalele probleme, rezumat rapoarte, decizii luate, o listă de sarcini pentru fiecare persoană responsabilă. Un astfel de protocol, de regulă, este păstrat la întâlnirile operaționale.

. Protocol complet, pe lângă toate cele de mai sus, include înregistrări detaliate ale tuturor discursurilor, opiniilor, amendamentelor și altor nuanțe ale discuției. Acest document vă permite să restaurați o imagine detaliată a întâlnirii.

Forma de ținere a procesului-verbal este aleasă de către președintele de ședință sau șeful întreprinderii.

Textele discursurilor și alte materiale care sunt pregătite pentru ședință sunt întocmite sub formă de cereri. Acestea trebuie să fie menționate în textul protocolului.

Secretarul este responsabil de cât de corect și complet este înregistrat cursul întâlnirii. Această responsabilitate nu poate fi subestimată, întrucât protocolul este singurul document care reflectă toate discursurile, discuțiile, comentariile și deciziile care trebuie puse în aplicare. În timpul întâlnirii, participanții ei s-ar putea să nu audă ceva, s-ar putea să nu aibă timp să-l noteze. Acest lucru va fi ușor de restabilit prin referire la protocol.

Pasul 1: pregătiți locul de muncă

Pentru a face mai ușor să luați minute înainte de începerea întâlnirii:

. Alege-ți locul în hol unde va avea loc evenimentul. Ar trebui să fie vizibil pentru toți participanții pe față, discursurile președintelui, ale vorbitorilor și „remarcile audienței” sunt clar audibile (a se vedea tabelul de locuri din Exemplul 2).

. Pune pe masă o listă de participanți la întâlnire cu nume complete. și poziții, precum și o diagramă de locuri. Înainte de începerea întâlnirii, ar fi util să studiați cu atenție cine stă unde, apoi să priviți diagrama după cum este necesar.

. Aprovizionați cu papetărie. Luați cu dvs. 2-3 pixuri, 2 creioane, 2 radiere.

. Verificați dacă echipamentele de birou și alte aparate funcționează: ceas, reportofon, cameră video (dacă este disponibil). Nu uitați de cablul de alimentare și de bateriile sau acumulatorii de rezervă.

Înainte de întâlnire, analizați punctele principale ale tuturor rapoartelor.

Pasul 2: stabiliți progresul întâlnirii

Pe lângă materialele pregătite pentru întâlnire (texte ale rapoartelor, discursuri, referințe, proiecte de hotărâri, ordinea de zi, liste de participanți etc.), protocolul este întocmit pe baza înregistrării sunetului, înregistrării video, stenogramelor sau proiectelor de note scrise de mână. care sunt păstrate în timpul întâlnirii.

Cum să păstrezi notele de schiță?

1. Pregătiți foile pentru proiectul de protocol- numărul acestora depinde de scopul agendei. Pe prima foaie, scrieți data întâlnirii, subiectul acesteia, numărul de protocol, lista participanților, ordinea de zi (Exemplul 4).

EXEMPLUL 4

Proiect de proces-verbal al ședinței. Foaia numărul 1

Scrieți întrebările pentru discuție pe foi goale separate, lăsând suficient spațiu pentru note:

Foaia numărul 2: „Cu privire la stadiul lucrărilor la încheierea contractelor de furnizare a metalelor neferoase și feroase”. raportul lui Prohorov P.D.;

Foaia numărul 3

Foaia numărul 4: „Cu privire la furnizarea de bunuri pentru transport”. Raportul lui Medvedev V.Yu.;

Foaia numărul 5: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia numărul 6: „Cu privire la starea decontărilor în temeiul contractelor încheiate și executate de achiziție de materii prime și materiale”. Reportaj Fomina K.D.;

Foaia numărul 7: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia numărul 8: „Cu privire la încheierea de acorduri cu Amethyst LLC privind furnizarea de oțel și aliaje către OAO ESPZ”. Propunerile Telegin I.I.;

Foaia numărul 9: … (se completează în timpul ședinței).

2. Verificați dacă toți participanții la întâlnire sunt prezenți. Trimiteți cu un creion pe cei care lipsesc în proiectul de protocol - pot întârzia. Aflați motivele absenței și întârzierii după întâlnire.

Ora de sosire a celor care întârzie, fixați direct în textul protocolului între paranteze:

În acest caz, se va ști exact care dintre cei prezenți și ce anume a ratat în timpul întâlnirii.

3. Completați elementul „AUDIT”. Pe prima filă a proiectului și pe foile cu titlurile corespunzătoare ale rapoartelor, înregistrați consecvent numele complet. și pozițiile vorbitorilor, subiectele discursurilor și rezumatul acestora. Trebuie să remediați doar informațiile de bază: date, cifre, fapte. Ulterior, verificați notele cu textele de discurs furnizate (rezumate). Dacă găsiți discrepanțe, raportați-le președintelui de ședință.

4. Introduceți elementul „VORBAT”(daca este necesar). Acest paragraf este completat atunci când cursul discursului vorbitorilor este întrerupt de comentariile, întrebările și obiecțiile celorlalți participanți. în protocol complet fiecare astfel de observație trebuie consemnată imediat, mai ales dacă este însoțită de fraza: „Vă rugăm să o introduceți în procesul-verbal”. De exemplu:

Cert este că orice declarație poate schimba cursul întâlnirii, iar ulterior poate fi necesar să evidențiem momentul în care și în legătură cu ceea ce s-a întâmplat.

Într-un scurt protocol

Pentru a vizualiza fotografiile postate pe site la dimensiune mărită, trebuie să faceți clic pe copiile lor reduse.
Pentru a vă familiariza cu conținutul detaliat al subsecțiunilor site-ului, trebuie să faceți clic pe elementul din meniul principal care vă interesează.

La 29 iulie 2017, președintele Federației Ruse a semnat o nouă lege federală „Cu privire la conduita cetățenilor în grădinărit și horticultură pentru propriile nevoi și cu privire la modificările anumitor acte legislative. Federația Rusă".
Link gratuit către lege noua pentru descărcare (format fișier docx): FZ-217 din 29 iulie 2017
Data intrarii in vigoare a legii este 01.01.2019.De la aceeasi data, FZ-66 din 15.04.98 devine invalid.
Discuția despre lege este deschisă aici:
(înregistrarea este necesară pentru a face comentarii, sugestii, modificări).

FZ-217 din 29 iulie 2017 - Comentarii completate, modificate în mod constant cu privire la noua lege federală, ținând cont de practica stabilită.

AGENDA ADUNĂRII GENERALE

NERESPECTAREA LEGII NR.66-FZ DATA DE 15.04.98
PRIVIND ORGANIZAREA ȘI ȚINEREA Adunării Generale ÎN SNT
CA UN TEREN PENTRU A-ȘI ANUNȚA DECIZIA

Articolul adus la cunoștință este completat de normele Codului civil cuprinse în Partea 1 Capitolul 9.1 „Hotărâri ale ședințelor”, cuprinse în cod. lege federala Nr.100 din 7 mai 2013. Ca urmare a unei astfel de completari la Codul civil si a normelor deja disponibile in 66-FZ din 15.04.98, astazi membrii asociatie horticola au un set complet și cuprinzător de instrumente pentru recunoaștere intalnire generala legitim și obligat să-și ducă la îndeplinire decizia, pe de o parte, și să concluzioneze că hotărârea luată cu încălcarea legii este nulă de drept.

Pagina 7. ORDINA DE Jurnalism A ADUNĂRII GENERALE

Deși această problemă este importantă pentru SNT, în Legea nr.66-FZ aproape că nu este acoperită. Totuși, chiar și minimul care este în Lege oferă grădinarilor dreptul și motivul de a anula hotărârea adunării generale în instanță, inclusiv, cu condiția ca ședința să fie competentă, și să existe un cvorum corespunzător numărului de membri ai SNT. .

Treci la subiect. Potrivit art. 21, alin.2, alin.6 "" "din avizul de detinere intalnire generala membrii unei astfel de asociații (ședința persoanelor împuternicite) trebuie neapărat să indice conținutul problemelor supuse discuției. „Aceasta încheie norma Legii. La prima vedere, nu este nimic de luat în considerare aici. Dar, aceasta este doar la prima vedere. privire.

Să ne imaginăm o situație reală care s-a întâmplat în SNT „Pishchevik” 4 octombrie 2009 Atunci instanţa a luat în considerare problema invalidării adunării generale extraordinare a membrilor SNT. Unul dintre motivele pentru a lua o astfel de decizie de către instanță a fost tocmai ordinea de zi. Pentru a nu vă chinui prin recitirea hotărârii judecătorești privind declararea nelegală a adunării generale, voi explica pe scurt esența a ceea ce a fost creat de un grup de inițiatori - opoziționali, omițând acele probleme care sunt discutate pe alte pagini ale site-ului. . Și trebuie să aducem un omagiu grupului de inițiativă - au reușit să încalce toate normele Legii nr. 66-FZ din 15.04.98 privind organizarea, implementarea și implementarea deciziei. intalnire generala, luând în același timp normele altor legi ale Federației Ruse. Este doar un clasic pentru SNT: citiți decizia instanței și nu faceți ce a făcut opoziția la Pishchevik. Și atunci totul se va rezolva pentru tine.

Asa de. Agenda ședinței a fost postat în locuri proeminente din societate, dar termenul a fost încălcat. Acest lucru trebuia să se întâmple cu 2 săptămâni înainte de întâlnire. De menționat că anunțul este un element redundant în sesizarea grădinarilor. Deja la întâlnire, ordinea de zi a fost schimbată brusc. La acesta s-a adăugat alegerea președintelui SNT. Și în timpul ședințelor de judecată a apărut o a treia ordine de zi, pe care nimeni nu o mai văzuse. Și ar fi fost aprobat și propus de Comisia de Audit. Desigur, niciunul dintre inițiatori nu a adresat propuneri scrise consiliului de administrație. Mai jos vă sunt oferite fragmente din hotărârea judecătorească pentru a înțelege rolul și locul normei Legii pe care o avem în vedere acum.

Conform protocolului nr. 1 al adunării generale a membrilor SNT „Pishchevik”, ordinea de zi a fost alegerea președintelui consiliului SNT „Pishchevik”, alegerea membrilor comisiei de audit, numirea unui audit. , obligația fost președinte Consiliul de administrație al SNT „Pishchevik” B.S.V. transfera documentația privind activitățile financiare și economice ale societății și sigiliul către noul președinte al consiliului de administrație RVA, aprobarea regulamentului comisiei de audit, aprobarea tarifelor la energie electrică, cuantumul cotizațiilor, salariul președintelui; si contabilul-casier, luarea in considerare a cererii membrului societatii G. N. despre excluderea din societate, diverse...

CUM SE ȚINE O ADUNARE GENERALĂ A PROPRIETARILOR UNUI CLĂDIR

(instrucțiuni pas cu pas)

Deciziile sunt luate de proprietarii spațiilor unui bloc de locuințe în cadrul unei adunări generale. Adunarea generală este organul de conducere al unui bloc de apartamente (partea 1 a articolului 44 din Codul locuinței al Federației Ruse).

Orice proprietar poate fi inițiatorul adunării generale (partea 2 a articolului 45 din Codul locuinței al Federației Ruse). După cum arată practica, pentru de succes adunarea generală, este de dorit ca în casă să apară un grup de inițiativă din rândul proprietarilor.

Pasul 1. Crearea unui grup de inițiativă proprietarii și desfășurarea unei reuniuni a grupului de inițiativă

Determinăm cine ia inițiativa de a convoca o adunare generală extraordinară (conform părții 2 a articolului 45 din Codul locuinței al Federației Ruse, toate adunările generale, cu excepția adunării anuale obligatorii, sunt extraordinare).

Adunăm o echipă de oameni cu gânduri similare - un grup de inițiativă. Doar proprietarii spațiilor din această casă pot intra în ea.

Ținem o ședință a grupului de inițiativă. Stabilim agenda propusă. Stabiliți data, ora și locul adunării generale. Pentru prima dată, trebuie să fie ținut personal (în Codul Locuinței al Federației Ruse, acest lucru se numește „prin prezența comună a proprietarilor spațiilor”).

Documentul final ar trebui să fie proces-verbal al reuniunii grupului de inițiativă, care exprimă intenția de a convoca o adunare generală a proprietarilor incintei, forma, locul și ora acesteia, o listă cu probleme de discutat, precum și alte aspecte.

Este important de reținut: adunarea generală a proprietarilor spațiilor nu are dreptul de a lua decizii cu privire la problemele care nu sunt incluse pe ordinea de zi a acestei adunări, precum și de a modifica ordinea de zi a acestei adunări (partea a 2-a a articolului 46 din Legea Locuinței). Codul Federației Ruse). Prin urmare, este necesară formularea cât mai exactă a ordinii de zi propusă spre examinare de către adunarea generală.

Pasul 2 Obținerea unui registru al proprietarilor de spații

Registrul include proprietarii spațiilor unui anumit bloc de apartamente, indicând suprafața spațiilor ocupate de aceștia. Pentru aceste informații, membrii grupului de inițiativă pot contacta organizația de gestionare.

ETAPA I: Adunarea generală a proprietarilor în persoană

Aducere aminte: Pentru prima dată, adunarea generală trebuie să se țină personal („prin prezența comună a proprietarilor spațiilor”).

Pasul 3. Convocarea adunării generale

Emitem notificări în funcție de numărul de proprietari de spații.

d) ordinea de zi a ședinței;

Este important de reținut că inițiatorul adunării este obligat să informeze proprietarii sediului despre întâlnire cu cel puțin 10 zile înainte de data desfășurării acesteia. În perioada specificată, un anunț de desfășurare a unei adunări generale trebuie să fie trimis fiecărui proprietar al sediului. Potrivit părții 4 a art. 45 din Codul locuinței al Federației Ruse, acest lucru se poate face în trei moduri:

Este indicat să trimiteți o scrisoare de informare proprietarilor concomitent cu sesizarea cu explicații asupra fondului votului viitor. În plus, această scrisoare de informare, pe lângă trimiterea de notificări, poate fi plasată într-un loc accesibil tuturor proprietarilor de locuințe (de exemplu, un buletin board).

Pasul 4 Ținerea personală a adunării generale și formalizarea rezultatelor acesteia

În ziua ședinței, membrii grupului de inițiativă se întâlnesc cu ceilalți proprietari ai localului la locul și la ora convenite.

Proprietarul localului poate vota la adunarea generală atât personal, cât și prin reprezentantul său (partea 1 a articolului 48 din Codul locuinței al Federației Ruse). Procura de vot trebuie să conțină informații despre proprietarul reprezentat al localului și reprezentantul acestuia (nume sau titlu, locul de reședință sau locație, datele pașaportului) și trebuie întocmită în conformitate cu cerințele clauzelor 4 și 5 ale art. . 185 Cod Civil Federația Rusă sau legalizat (partea 2 a articolului 48 din Codul locuinței al Federației Ruse).

Toate datele necesare sunt introduse în fișele de înregistrare.

Este foarte important să ne amintim că adunarea generală este competentă (are cvorum) dacă la ea au participat proprietarii spațiilor sau reprezentanții acestora, care dețin mai mult de 50% din voturile din totalul voturilor (partea a 3-a a articolului 45 din Codul locuinței). al Federației Ruse).

Daca nu este cvorum...

Dacă adunarea generală nu a avut cvorumul necesar, întocmim procesul-verbal corespunzător. Întrucât nu s-au luat decizii și nu a fost posibilă alegerea președintelui și secretarului ședinței, procesul-verbal se semnează de către inițiatorul/inițiatorii ședinței.

În viitor, deciziile adunării generale cu aceeași ordine de zi pot fi adoptate prin votul absent (partea 1 a articolului 47 din Codul locuinței al Federației Ruse) - trecem la

ETAPA II .

Daca este cvorum...

Vă reamintim că agenda nu poate fi modificată, scurtată sau completată.(partea 2 a articolului 46 din Codul locuinței al Federației Ruse).

În primul rând, alegem președintele adunării generale, secretarul pentru ținerea procesului-verbal, comision de numărare pentru însumarea rezultatelor votării (mai întâi determinăm numărul, apoi - personal). Acestea sunt, s-ar putea spune, întrebări procedurale obligatorii. Apoi au loc discuții și vot asupra celorlalte puncte de pe ordinea de zi.

Pasul 5 Raportarea personală a rezultatelor adunării generale

Hotărârile luate de adunarea generală, precum și rezultatele votării, sunt aduse la cunoștința proprietarilor localului de către proprietar, la inițiativa căruia a fost convocată o astfel de adunare. Termen - nu mai târziu de zece zile de la data adoptării acestor decizii (partea 3 a articolului 46 din Codul locuinței al Federației Ruse).

Întâlnirea trebuie să decidă sub ce formă se va face acest lucru și unde: locul trebuie să fie accesibil tuturor proprietarilor de incintă. Cea mai simplă formă este o copie a procesului-verbal al ședinței proprietarilor spațiilor. Dar proprietarii pot decide că va fi un document separat - o notificare (mesaj) și deciziile ședinței și rezultatele votului.

Pasul 6 Depozitarea documentelor

ETAPA II: Adunarea generală a proprietarilor sub formă de vot în absent

În cazul în care adunarea personală a proprietarilor de local nu a avut cvorumul necesar, atunci hotărârile adunării generale a proprietarilor de local cu aceeași ordine de zi pot fi adoptate prin vot în absent. Presupune transferul la locul sau adresa indicata in avizul de adunare generala, intocmit in scris deciziile proprietarilor cu privire la problemele supuse la vot (Partea 1, articolul 47 din Codul locuinței al Federației Ruse).

Deoarece s-au lucrat deja în prima etapă, algoritmul acțiunilor pentru organizarea unei reuniuni a proprietarilor sub formă de vot în absență este oarecum diferit.

Pasul 5. Organizarea unei întâlniri a grupului de inițiativă

Aceeași ordine de zi este supusă examinării de către proprietari, dar se modifică forma adunării generale a proprietarilor spațiilor. În consecință, ordinea de zi a ședinței grupului de inițiativă în sine este parțial schimbată. Trebuie să definim:

- momentul implementării acestuia.

Deoarece în prima etapă ar trebui să fie deja obținut registrul proprietarilor, următorul pas va fi

Pasul 6. Notificarea ținerii adunării generale și livrarea formularelor de decizie

In functie de numarul de proprietari ai spatiului, emitem convocari de adunare generala sub forma votului absent.

În partea 5 a art. 45 din Codul locuinței al Federației Ruse prevede că este necesar să se indice într-o astfel de notificare:

a) informații despre persoana (persoanele) care a inițiat întâlnirea;

b) forma adunării (ședință personală sau vot în absență);

c) data, ora, locul ședinței sau, în cazul ținerii acestei ședințe sub formă de vot în absent, termenul limită de acceptare a deciziilor proprietarilor cu privire la problemele supuse votului, locul sau adresa la care aceste decizii ar trebui. fi depus;

d) ordinea de zi a ședinței;

e) procedura de cunoaștere a informațiilor și (sau) materialelor care vor fi prezentate la această ședință, locul sau adresa unde pot fi găsite.

Este foarte important de reținut! Ordinea de zi a adunării generale sub formă de vot în absență trebuie să fie în mod necesar exact aceeași cu cea a adunării eșuate în persoană.

Inițiatorul adunării este obligat să informeze proprietarii sediului despre întâlnire cu cel mult 10 zile înainte de data desfășurării acesteia. În perioada specificată, un anunț de desfășurare a unei adunări generale trebuie să fie trimis fiecărui proprietar al sediului. Potrivit părții 4 a art. 45 din Codul locuinței al Federației Ruse, acest lucru se poate face în trei moduri:

1) trimite prin scrisoare recomandată(cu excepția cazului în care decizia adunării generale a proprietarilor prevede o altă modalitate de transmitere a acestui mesaj în scris). Această metodă este cea mai eficientă, mai ales în casele cu un număr mare de apartamente;

2) preda împotriva semnăturii fiecărui proprietar al localului;

3) loc în incinta acestei case, stabilit prin hotărârea adunării generale a proprietarilor și accesibil tuturor proprietarilor incintei.

Totodată, transmitem proprietarilor sediului formulare de decizie asupra problemelor supuse la vot.

Votarea pe ordinea de zi a adunării generale a proprietarilor de spații, desfășurată sub formă de vot în absent, se efectuează numai prin hotărâri scrise ale proprietarilor asupra problemelor supuse la vot (partea a 5-a a articolului 48 din Codul locuinței). Federația Rusă).

În decizia proprietarului asupra problemelor supuse la vot trebuie să se precizeze următoarele:

2) informații despre documentul care confirmă proprietatea persoanei care participă la vot la sediul din bloc;

3) decizii cu privire la fiecare punct de pe ordinea de zi, exprimate în cuvintele „pentru”, „împotrivă” sau „abținut” (partea 3 a articolului 48 din Codul locuinței al Federației Ruse).

Este indicat să trimiteți simultan proprietarilor o scrisoare de informare cu clarificări pe ordinea de zi.

Pasul 7. Acceptarea deciziilor de către proprietarii spațiilor

Hotărârile se iau înainte de data la locul sau adresa indicată în convocarea adunării generale.

Cei care au luat parte la adunarea generală, desfășurată sub forma votului absent, sunt considerați proprietari ai spațiilor din această casă, ale căror hotărâri au fost primite înainte de termenul limită de acceptare a acestora (partea a 2-a a articolului 47 din Codul locuinței). al Federației Ruse).

Pasul 8Înregistrarea rezultatelor votului absent al proprietarilor

Comisia de numărare prelucrează buletinele de vot primite și, după expirarea perioadei specificate, calculează rezultatele votului.

O adunarea generală este competentă (are cvorum) dacă la ea au participat proprietarii spațiilor sau reprezentanții acestora, care dețin mai mult de 50% din voturile din totalul voturilor (partea a 3-a a articolului 45 din Codul locuinței). al Federației Ruse).

Numărul de voturi pe care fiecare proprietar de spații dintr-un bloc de apartamente le are la adunarea generală este proporțional cu cota sa în proprietatea comună a proprietății comune din această casă (partea 6 a articolului 48 din Codul locuinței al Federației Ruse).

Atunci când votul se efectuează prin hotărâri scrise ale proprietarilor asupra problemelor supuse votului, voturile se numără pentru chestiunile la care proprietarul participant la vot rămâne doar una dintre posibilele opțiuni de vot. Eliberat cu încălcare această cerință deciziile menționate sunt declarate nule și nu se numără voturile asupra problemelor cuprinse în ele. Dacă decizia proprietarului asupra problemelor supuse la vot conține mai multe aspecte supuse la vot, nerespectarea acestei cerințe în legătură cu una sau mai multe aspecte nu atrage recunoașterea deciziei menționate ca invalidă în ansamblu (partea 6 al articolului 48 din Codul locuinței al Federației Ruse).

Hotărârea finală a adunării generale a proprietarilor se întocmește în formular protocol cu ​​toate buletinele de vot atașate.

Pasul 9 Notificarea rezultatelor adunării generale sub formă de vot în absent

Hotărârile adoptate de adunarea generală, precum și rezultatele votării, sunt aduse la cunoștința proprietarilor sediului de către proprietarul, la inițiativa căruia a fost convocată o astfel de adunare, prin afișarea unui anunț corespunzător despre aceasta în sediul această casă, determinată prin hotărârea adunării generale și accesibilă tuturor proprietarilor de local. Acest lucru trebuie făcut în cel mult zece zile de la data adoptării acestor decizii (partea 3 a articolului 46 din LC).

Pasul 10 Depozitarea documentelor

Procesele-verbale ale adunărilor generale ale proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe și deciziile acestor proprietari cu privire la problemele supuse la vot se păstrează la locul sau la adresa stabilită prin hotărârea acestei adunări (clauza 4, articolul 46 din Codul locuinței). Federația Rusă).

Hotărârile adunării generale a proprietarilor.

Competența adunării generale a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe include:

1) luarea deciziilor privind reconstrucția unui bloc de locuințe (inclusiv cu extinderea sau suprastructura acestuia), construcția de anexe și alte clădiri, structuri, structuri, reparații majore ale proprietății comune într-un bloc de locuințe, cu privire la utilizarea fondului revizuire;

1.1) luarea deciziilor privind alegerea modului de constituire a fondului de reparații capitale, cuantumul contribuției pentru reparații capitale în ceea ce privește depășirea mărimii acesteia peste contribuția minimă stabilită pentru reparații capitale, cuantumul minim al fondului de reparații capitale în termeni depășirea dimensiunii acesteia peste dimensiunea minimă stabilită a fondului de reparații capitale (în cazul în care legea subiectului Federației Ruse stabilește dimensiune minimă fond de revizie), alegând o persoană autorizată să deschidă un cont special și să efectueze tranzacții cu în numerar situat pe un cont special;

1.2) luarea deciziilor la primire de către o asociație de proprietari sau o cooperativă de construcții de locuințe, cooperativa de locuinte sau altă cooperativă de consumatori specializată, conducerea organizatieiși în administrarea directă a unui bloc de locuințe de către proprietarii spațiilor din această casă de către o persoană împuternicită prin hotărârea adunării generale a acestor proprietari, un împrumut sau un împrumut pentru repararea proprietății comune dintr-un bloc de locuințe, la determinarea condițiile esențiale ale unui contract de împrumut sau contract de împrumut, cu privire la obținerea de către aceste persoane a unei garanții, garanții în cadrul acestui credit sau împrumut și asupra condițiilor de obținere a respectivei garanții, garanții, precum și asupra rambursării pe cheltuiala fondului de reparații capitale. a creditului sau împrumutului utilizat pentru achitarea costurilor reparațiilor capitale ale proprietății comune dintr-o clădire de apartamente, iar la plata dobânzii pentru utilizarea acestui credit sau împrumut, plata pe cheltuiala Fondului de reparații capitale a costurilor de obținere garanțiile menționate, garanțiile;

2) luarea deciziilor privind limitele de utilizare a terenului pe care se află blocul de locuințe, inclusiv introducerea de restricții privind utilizarea acestuia;

3) luarea deciziilor privind utilizarea proprietății comune a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe de către alte persoane, inclusiv încheierea de contracte de instalare și exploatare structuri de publicitate dacă pentru instalarea și funcționarea lor se presupune că se utilizează proprietatea comună a proprietarilor de spații dintr-un bloc de apartamente;

3.1) luarea deciziilor privind determinarea persoanelor care, în numele proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe, sunt autorizate să încheie acorduri privind utilizarea proprietății comune a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe (inclusiv contracte de instalare și exploatare). a structurilor de publicitate) în termenele determinate prin hotărârea adunării generale;

3.2) luarea deciziilor cu privire la utilizarea sistemului sau a altora sisteme de informare atunci când ține o adunare generală a proprietarilor de spații dintr-un bloc de apartamente sub forma votului absent;

3.3) luarea deciziilor privind determinarea persoanelor care, în numele proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe, sunt autorizate să utilizeze sistemul sau alte sisteme informatice la desfășurarea adunării generale a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe sub formă de absent. votul (denumit în continuare administratorul adunării generale);

3.4) luarea unei hotărâri cu privire la procedura de primire de către administratorul adunării generale a mesajelor privind desfășurarea adunărilor generale ale proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe, decizii ale proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe asupra problemelor supuse la vot, precum precum și asupra duratei votării pe ordinea de zi a adunării generale a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe sub forma votului absent folosind sistemul;

4) alegerea modului de administrare a unui bloc de locuințe;

4.1) luarea deciziilor cu privire la reparatie curenta proprietate comună într-un bloc de locuințe;

5) alte aspecte care se referă prin prezentul Cod la competența adunării generale a proprietarilor de spații dintr-un bloc de locuințe. (Articolul 44 din Codul Locuinței al Federației Ruse).

Întâlnirile sunt un instrument important pentru comunicarea informațiilor și luarea deciziilor, dar ocupă și mult timp care ar putea fi petrecut în muncă productivă.

Ca unul dintre responsabilii cu organizarea întâlnirilor, ați putea crede că scrierea agendei este o pierdere de timp, la fel ca și întâlnirea în sine, dar în acest caz, vă înșelați.

O agendă eficientă a întâlnirii va face întâlnirea completă și concisă, va ajuta la distribuirea corectă a tuturor problemelor pentru discuție și va implica pe toată lumea. oamenii potriviți. Prin urmare, o agendă bine gândită previne agitația și confuzia inutile, economisind timp tuturor.

Iată câteva sfaturi pentru a scrie o agendă pentru o întâlnire.

• Pregătiți ordinea de zi cu cel puțin o săptămână înainte de întâlnire. Oferiți-le angajaților timp să se pregătească pentru întâlnire și să își ajusteze programul de lucru. O modalitate bună de a îmbunătăți performanța biroului este să programați întâlniri regulate. Așa că stabilește o dată pentru întâlnirile permanente și vei ști la ce dată trebuie să scrii ordinea de zi.
• Stabiliți problemele care vor fi discutate în cadrul ședinței. Prin definirea întrebărilor, durata întâlnirii poate fi ajustată și participanții se pot pregăti din timp. Pentru a consolida ideea unei întâlniri scurte, subliniați punctele cheie. Anunțați dacă întâlnirea va dura o oră, câteva ore toată ziua sau câteva zile. Un sfat pentru a menține întâlnirea scurtă este să încadrezi toate întrebările pe o singură pagină. Lăsați deoparte punctele care nu se potrivesc unui alt număr.
• Stabiliți locul și ora întâlnirii, precum și participanții principali la întâlnire. Când se anunță întâlnirea propusă, aceste informații de bază vor preveni marea majoritate a întrebărilor. În plus, oamenii, cunoscând ora întâlnirii, se vor certa mai puțin pe această temă. Programați întâlnirea la o oră convenabilă pentru majoritatea participanților. Ora stabilită va permite participanților să planifice din timp ziua în care vor avea loc întâlnirile. În cele din urmă, adăugați mementouri pentru detalii esențiale, cum ar fi oprirea telefoane mobile, limita de timp a raportului și adresa de e-mail a persoanei împuternicite căreia trebuie să îi scrieți în caz de imposibilitate de a participa la ședință.
• Pentru a conduce o întâlnire eficientă, utilizați instrucțiunea OARR. OARR înseamnă „Obiective, Agenda, Roluri și Responsabilități”. Aceste orientări vor defini scopul fiecărei întâlniri individuale, problemele care vor fi discutate și cerințele de participare.
• Eliminați întrebările care pot fi rezolvate în alte moduri. Întâlnirile sunt foarte eficiente pentru luarea deciziilor de grup, deoarece permit tranzacții modul realși discuții comune. Cu toate acestea, întâlnirile pot consuma mult timp, pot reduce productivitatea și chiar pot înrăutăți atmosfera din birou, aducând un sentiment de inactivitate. Limitați întâlnirea la acele probleme suficient de importante și urgente care necesită cu adevărat o astfel de discuție, iar pentru subiectele rămase, găsiți alte modalități de a afla și de a discuta. Poate fi utilizat mijloace electronice, cum ar fi e-mailul sau mesageria instantanee, sau puteți discuta totul într-o conversație unu-la-unu.
• Desemnați o persoană de încredere care va verifica agenda. Informațiile ar trebui să fie simple și ușor de înțeles, să nu existe erori gramaticale în text.
• Imprimați agenda. Postați ordinea de zi pe panoul de buletin din biroul dvs. pentru ca toată lumea să o citească. De asemenea, puteți consolida această acțiune trimițând aceeași ordine de zi prin e-mail participanților la întâlnire.

O agendă bine scrisă răspunde la cele cinci întrebări de bază despre o întâlnire. Primele patru întrebări sunt destul de ușor de răspuns, dar a cincea întrebare poate fi dificilă. Iată întrebările.

1. Ce grup este implicat în întâlnire? Care este numele grupului sau echipei participante? Acest punct ar trebui explicat chiar la începutul ordinii de zi, de exemplu:

• întâlnirea personalului executiv superior;
• montajul departamentului de productie;
• comitetul pentru organizarea sărbătorii corporative a Anului Nou.

Numele grupului explică cine ar trebui și cine nu ar trebui să participe la întâlnire. Cu această abordare, specialiștii care trebuiau să vină, dar nu s-au prezentat nu vor putea spune: „Nu știam că trebuie să fiu acolo”, iar participanții care nu pot ajuta la întâlnire nu vor putea spune distrage atenția celorlalți.

2. Când va avea loc întâlnirea? - Data si ora. Când va avea loc întâlnirea, la ce oră va începe și când ar trebui să se încheie? Dacă acest articol lipsește, participanții nu se vor prezenta la timp, întâlnirea va fi amânată și programul de lucru va fi întrerupt.

3. Care este scopul și sensul întâlnirii? De ce ne întâlnim? Care este sensul general al întâlnirii și ce ar trebui să realizăm? O întâlnire poate avea mai multe scopuri, dar dacă nu există niciunul, atunci întâlnirea își pierde orice sens.

4. Ce subiecte ar trebui să luăm în considerare? Ce subiecte, întrebări sau probleme abordează întâlnirea? Listați-le pe ordinea de zi în ordinea în care vor fi luate în considerare. Pe lângă subiecte, includeți o introducere și un rezumat pe ordinea de zi pentru a vă ajuta să începeți întâlnirea și să o încheiați cu un debrief.

5. Ce procese vor fi aplicate pentru a aborda fiecare subiect? Procesul descrie modul în care grupul va aborda fiecare problemă de la început până la sfârșit și are două elemente:

• pași de urmat atunci când se ocupă de fiecare subiect sau problemă;
• angajații care vor fi implicați în rezolvarea acestor probleme în fiecare etapă.

Pentru a ilustra procesul de discuție, luați în considerare un exemplu. Să presupunem că echipa ta lucrează la o problemă de serviciu pentru clienți. O parte a întâlnirii de astăzi este dedicată găsirii unei soluții la această problemă. Această parte a agendei ar putea arăta așa.

Problemă cu serviciul clienți

Revizuirea problemei

1. Scurtă prezentare generală a muncii efectuate- Prezentarea liderului echipei.
2. Alte comentarii- discuție în grup.

Dezvoltarea soluției

1. Tehnica de brainstorming- Participanții la întâlnire sugerează pe rând idei pentru rezolvarea problemei.

Discuția inițială a ideilor

1. clarificare. Participanții numesc idei care necesită clarificări, grupul le discută.
2. Consolidare. Grupul discută dacă diferitele idei pot fi combinate și combinate.
3. Screening. Grupul caută să vadă dacă unele dintre idei pot fi eliminate.
4. Categorizare. Grupul discută dacă există o temă comună pentru unele dintre idei și, dacă da, le grupează pe categorii.

Evaluarea ideilor

1. Grupul discută pe rând meritele fiecărei idei.
2. Grupul decide împreună care idei pot și ar trebui puse în practică cu beneficii maxime.

Mișcare către rezolvarea problemelor

1. Stabilirea următorilor pași și acțiuni - participanții la întâlnire vorbesc pe rând.
2. Aprobarea următorilor pași și acțiuni, discuții de grup și ajungerea la consens.

După cum puteți vedea, în procesul de rezolvare a problemelor, grupul primește răspunsuri la întrebările „Ce? Cum? si cine?" Adică „La ce lucrăm, cum vom lucra și cine va fi implicat în fiecare etapă”. Un plan de acțiune clar ajută participanții să-și concentreze atenția asupra unui subiect semnificativ și permite tuturor părților interesate să își spună cuvântul.

Poate doriți să faceți și mai structurate cele cinci puncte de pe ordinea de zi. Dacă simțiți că trebuie să creșteți disciplina și activitatea participanților, puteți utiliza instrumentele din lista următoare.

Temă specială. Uneori, întâlnirile pot fi dedicate unor subiecte specifice. În acest caz, indicați acest subiect imediat după numele grupului de participanți.

Locația întâlnirii. Atunci când o echipă ține întâlniri în diferite locații tot timpul, este necesar să se comunice exact unde va avea loc întâlnirea.

Numele participanților. Numele participanților ar trebui să fie incluse dacă întâlnirea este o echipă relativ tânără, o echipă interfuncțională sau întâlnirea va include un consultant extern sau un reprezentant al managementului.

Timpul alocat fiecărui subiect. Limita de timp pentru fiecare întrebare ajută echipa să nu piardă concentrarea și să nu fie distrasă de un raționament inactiv. Asta nu înseamnă că o discuție productivă ar trebui întreruptă doar pentru că timpul se scurge. Utilizați programarea timpului pentru întâlnirile de evaluare a echipei. Gestionarea timpului vă va permite să evitați o situație în care agenda este supraîncărcată cu probleme de discuție, pentru o bună jumătate din care nu există timp.

Timp de pauze. Fiecare întâlnire care durează mai mult de două ore trebuie să includă o pauză, altfel participanții vor fi distrași în mod constant și vor ieși periodic din cameră „pentru o pauză de fum”.

Rezultatele dorite. Această parte a agendei descrie ce decizii trebuie luate în timpul întâlnirii și ce alte rezultate se obțin.

Pregătirea participanților. Practica arată că este foarte util să le reamintești membrilor echipei exact ce trebuie să se pregătească pentru participarea productivă la întâlnire sau ce ar fi trebuit să facă până acum de la ultima întâlnire.

Elementul „Evaluarea întâlnirii” poate fi introdus dacă echipa este tânără și abia începe să se obișnuiască disciplina muncii. Evaluarea va contribui la creșterea responsabilității individuale și de grup. La sfârșitul întâlnirii, echipa dumneavoastră își poate evalua eficiența punct cu punct. Parametrii evaluați pot include respectarea reglementărilor, calitatea și nivelul participării tuturor, calitatea facilitării, concentrarea pe tema întâlnirii și așa mai departe.