Ի՞նչ է գործադիրի անձնական օգնականը: Մենեջերի օգնական. պարտականություններ և պահանջներ.

Անձնական օգնական (օգնական) - ղեկավարների պահանջարկը խոշոր ընկերություններ, որոնք արդեն ունեն վարչական անձնակազմի զարգացած կազմ (ընդունարան, քարտուղարություն)։

Նրա գործառույթները ներառում են ղեկավարի ադմինիստրատիվ աջակցություն՝ բանակցություններից մինչև տուրերի ամրագրում, ղեկավարի և նրա ընտանիքի համար ավիատոմսեր: Նաև հեռախոսազրույցներ վարելը, մենեջերի օրվա պլանի կազմումը և դրա կատարման մոնիտորինգը, հանդիպումների կազմակերպումը, նամակագրության վարումը, շնորհանդեսների համար նյութերի պատրաստումը, գործուղումների կազմակերպումը և տնօրենի այլ հանձնարարականների կատարումը:

Երբ մենք խոսում ենք կատարյալ անձնական օգնականի մասին, նկատի ունենք բնածին հմտությունների, սկզբունքների և սովորությունների մի շարք: Այս հմտություններից մեկը ձեր աշխատանքը և ղեկավարի աշխատանքը պլանավորելու կարողությունն է: Գործադիրի լավ օգնականը անփոխարինելի մարդ է, ով կատարում է գործառույթների ամենալայն շրջանակը՝ քարտուղարից մինչև ղեկավարի տեղակալ, վստահելի և երբեմն ընկերության երկրորդ անձ: Ուստի բարձր են գնահատում այս գործը կատարող բարձր որակավորում ունեցող և անձնական նվիրվածությամբ մարդիկ։

Հաճախ քարտուղարները, գրասենյակի մենեջերները, ստորաբաժանումների ղեկավարին մոտ կանգնած ստորաբաժանումների ղեկավարները, ովքեր գերազանցել են իրենց անմիջական պարտականությունները, դառնում են ղեկավարի օգնականներ: Շատ հաճախ մենեջերի օգնականը համատեղում է իր պարտականությունները այլ գործառույթների կատարման հետ՝ օրինակ՝ թարգմանչի կամ իրավաբանի:

Գրեթե անհնար է ձևակերպել անձնական օգնականի ամբողջական աշխատանքային պարտականությունները։ Նա պետք է կարողանա կարդալ առաջնորդի մտքերը՝ արդեն իսկ ղեկավարի վատ տրամադրությունը որոշելու կոչով, և ուշադրություն չդարձնի նրա հասցեին դժգոհությանը, երբ չարությունը պարզապես պոկվել է ձեր վրա: Ամենակարևոր պահանջները, որոնք առաջնորդները ներկայացնում են անձնական օգնականին, ապագա «աջ ձեռքի» մարդկային բարձր որակներն են։ Առաջնորդն ավելի հավանական է, որ նախապատվությունը տա ավելի քիչ համեստ փորձ ունեցող, բայց նրա հետ «նույն ալիքի երկարության վրա» մարդուն, քան սառը մասնագետին, բայց առաջին հանդիպման ժամանակ կոպտությամբ:

Բոսը պետք է բացարձակապես վստահ լինի իր օգնականի վրա, քանի որ նա ամեն ինչ գիտի իր մասին, ունի զգալի քանակությամբ բացառիկ տեղեկատվություն, որը կարող է օգտագործվել ի վնաս ընկերության և ղեկավարի։ Անձնական օգնականի խոսքով՝ գործընկերներն ու հաճախորդները կարող են դատել ընկերության գործերը։

Ցանկացած կազմակերպությունում մենեջերի օգնականի դերը հսկայական է, քանի որ հենց նրա բարձրակարգ աշխատանքից է կախված ընկերության առաջին դեմքերի աշխատաժամանակի արդյունավետությունը։ Նրանց օգնության կարիքն ունեն և՛ փոքր ընկերությունների թոփ-մենեջերները, և՛ խոշորագույն հոլդինգների գործադիր տնօրենները: Իդեալում, օգնականի պրոֆեսիոնալիզմը պետք է գործատուին թույլ տա իրեն փոխանցել իր պարտականությունների զգալի մասը, որոնք չեն պահանջում անձնական մասնակցություն:

Առավելություններն ու թերություններըմենեջերի օգնականի աշխատանքում

Մենեջերի օգնականի աշխատանքում գլխավոր առավելությունը կառավարչական անգնահատելի փորձ ձեռք բերելու հնարավորությունն է և սեփական որակների ու տաղանդների անսահմանափակ կատարելագործման հեռանկարը։ Աշխատելով խելացի և հաջողակ ղեկավարի հետ կողք կողքի՝ դուք կարող եք ամեն օր սովորել ռազմավարական և մարտավարական բիզնես խնդիրների առաջադրման և լուծման, օպտիմալ որոշումներ կայացնելու, բիզնես բանակցություններ վարելու, կոնֆլիկտների լուծման, տարբեր սոցիալական, ֆինանսական և տարիքի մարդկանց հետ շփվելու տրամաբանությունն ու սկզբունքները։ մակարդակները։ Հետագայում ձեռք բերված գիտելիքներն ու հմտությունները կօգնեն ձեզ բարձրանալ կարիերայի սանդուղքով կամ նույնիսկ բացել ձեր սեփական բիզնեսը։

Մինուսների շարքում կարելի է առանձնացնել:

• ծանր աշխատանքային գրաֆիկ - ռեժիմ, ինչպես ասում են, 24/7/365, քանի որ հաճախ օգնականի աշխատանքային օրն ավելի երկար է տևում, քան մենեջերինը.
• որոշ մենեջերներ կտրուկ բացասական են վերաբերվում իրենց օգնականի` այլ պաշտոն տեղափոխվելու ցանկությանը, իսկ երբեմն անձնական օգնականները դառնում են «իրենց մասնագիտության պատանդը».
• Տարիքային սահմանափակումներ. որպես կանոն, գործատուները այս պաշտոնի համար դիմորդներին համարում են առնվազն 25 տարեկան, իսկ մենեջերի օգնականի կարիերան տևում է միջինը 35-40 տարի:

Աշխատակազմը ձևավորելիս ցանկացած կազմակերպության ղեկավար պարտավոր է վարձու աշխատողին տեղեկացնել իր ծառայողական պարտականությունների մասին։ Հրահանգներ գրելիս ղեկավարը պետք է պահպանի իր բաժինների կարգը, կոնկրետ կառուցվածքը: b Սովորաբար նկարագրում է մասնագիտության բնութագրերը, նշում է. պաշտոնական դիրքորոշումկառույցում աշխատողը, պահանջները, նրա իրավունքներն ու պարտականությունները. Կառավարչի օգնականը, ինչպես կազմակերպության մնացած աշխատակիցները, պարտավոր է գործել և կատարել սույն փաստաթղթի բոլոր պահանջները:

Ձեռնարկը գրված է ղեկավարի կողմից սահմանված ստանդարտների համաձայն, չպետք է խախտի Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգիրքը: Այն պետք է անպայմանորեն համաձայնեցված լինի համապատասխան ծառայությունների հետ (փաստաբան, կադրերի բաժնի պետ), ծանոթ լինի պաշտոնի համար դիմողին, ստորագրված երկու կողմերի կողմից: Միաժամանակ, որոշ իրավաբաններ նման փաստաթղթի առկայությունը պարտադիր չեն համարում ծառայողական հարաբերությունները ֆորմալացնելու համար։

Աշխատանքի նկարագրության օգտակարությունը

Գլխավոր նպատակ:

• աջակցություն ղեկավարին իր ամենօրյա գործունեության մեջ.
• առավելագույն տեղեկատվություն աշխատողների պարտականությունների, գործառույթների, պահանջների մասին.
• դատավարության դեպքում ավելի հեշտ կլինի ապացուցել զբաղեցրած պաշտոնին չհամապատասխանելը.
• բացակայություն պայմանագրում մանրամասն տեղեկություններաշխատողի գործառույթների և անմիջական պարտականությունների առանձնահատկությունների մասին.
• պաշտոնի համար դիմողին թույլ է տալիս հիմնավորված մերժում տալ պաշտոնին ներկայացվող պահանջներին չհամապատասխանելու պատճառով.
• թույլ է տալիս սահմանազատել կազմակերպության աշխատակիցների միջև պարտականությունները.
• թույլ է տալիս գնահատել յուրաքանչյուր աշխատակցի աշխատանքը.

Հրահանգների առկայությունը օգտակար է հենց օգնականին: Նա հստակ գիտի իր իրավունքներն ու պարտականությունները։ Չի պահանջվում կատարել գործառույթներ, որոնք նշված չեն հրահանգներում:

Աշխատանքի նկարագրությունների պատրաստման նորմատիվ-իրավական դաշտ

Այն հիմնականում նման է հետևյալին.

• Ռուսաստանի Դաշնության գործող օրենսդրությունը.

Օրենսդրությունը թույլ է տալիս աշխատողին տրամադրել ցանկացած գործառույթ, եթե նրան վստահում են, նա ունի բավարար գիտելիքներ, փորձ, որակավորում՝ նման հարցերը լուծելու համար։ Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ լիազորությունը պետք է տրվի նրա հրամանի ղեկավարի կողմից:

• աշխատանքի նկարագրությունը;

Աշխատանքի նկարագրությունը կազմվում է՝ հաշվի առնելով պաշտոնի առանձնահատկությունները, սահմանում է տեխնիկական առաջադրանքը: Այն պետք է արտացոլի կառավարչի օգնականի իրական աշխատանքը:

• ներքին փաստաթղթեր.
• կազմակերպության կանոնադրությունը, ղեկավարության ցուցումները, ներքին կանոնակարգերը և վարքագիծը:

Օգնականը պետք է արագ կողմնորոշվի իր գործունեությունը և իրեն ենթակա պաշտոնյաների աշխատանքը կարգավորող իրավական դաշտում: Նա պետք է ուսումնասիրի դաշնային, տարածաշրջանային օրենսդրությունը, կանոնակարգերըկազմակերպություններ։

Աշխատանքի նկարագրության հիմնական մասերը

Կառուցվածքը ներկայացված է աշխատողների որակավորման պետական ​​ձեռնարկներում։ Այն պարունակում է օգնական մենեջերի բոլոր հիմնական պահանջները և նշում է նրա տեղը կազմակերպության կառուցվածքում:

Հրահանգների հիմնական բաղադրիչները.

• դրա ընդհանուր դրույթները։ Սահմանվում են նահանգում ընդգրկվելու պայմանները, աշխատանքից ազատվելու, կազմակերպությունում ենթակայության կարգը, օգնականին նրա բացակայության դեպքում փոխարինելու կարգը: Նշված է որակավորման մակարդակը, կրթությունը, հմտությունները, փորձը;
• պահանջներ և հմտություններ;
• աշխատանքային պարտականությունները. Հստակ նշված են օգնականի հիմնական գործառույթները.
• լիազորություններ. Այս պարբերությունը սահմանում է իրավասության աստիճանը, օգնականի իրավունքները.
• պատասխանատվություն։ Աշխատանքում թույլ տրված սխալների և խախտումների համար սահմանված է հատուկ պատասխանատվության ընդհանուր մակարդակ, նշվում է դրանց ցանկը (ղեկավարի ցանկությամբ).
• աշխատանքային կապեր. Բաժինը սահմանում է թիմի այլ անդամների հետ պաշտոնական փոխգործակցության շրջանակը: Նշվում է, թե կոնկրետ ում հետ և կոնկրետ ինչ հարցերի շուրջ է համագործակցություն պահանջվում։

Եկեք ավելի սերտ նայենք յուրաքանչյուր հատվածին:

Ընդհանուր դրույթներ

Հիմնական դրույթներ.

• օգնական - մասնագետ, ով օգնում է նրան տեխնիկական և փաստաթղթային հարցերում.
• պաշտոնի նշանակումը և դրանից ազատելը կատարվում է կազմակերպության ղեկավարի հրամանով.
• աշխատանքի ընթացքում օգնականը կատարում է միայն ղեկավարի հրամաններն ու հրահանգները.
• նրա բացակայության ընթացքում տրամադրվում է համարժեք փոխարինում, նշվում է նրան փոխարինողի պաշտոնը, տրվում է կազմակերպության փոխարինման հրաման.
• օգնականը պետք է ունենա պրոֆիլ բարձրագույն կրթություն. Աշխատանքային փորձ պրոֆիլում` առնվազն երկու տարի: Աշխատանքի համար դիմելիս կարող է անհրաժեշտ լինել բարձրացնել ձեր որակավորումը:

Պահանջներ

Գործադիր օգնականի դերը կարող է ներառել շատ տարբեր գործառույթներ:

Գործնականում այս պաշտոնը զբաղեցնող անձը կարող է լինել.

• իրականում նրա տեղակալը և ուղղակիորեն զեկուցել ղեկավարին և միայն նրան։ Նա հաճախ ունի այլ աշխատակիցների ենթականեր.
• անձնական օգնական. Կատարում է քարտուղարի աշխատանք և գտնվում է ընդունարանում, պատկանում է նաև մասնագետներին։ Միաժամանակ նա զեկուցում է ոչ միայն ղեկավարին, այլեւ ղեկավարին։ անձնակազմի սպասարկումքարտուղարության գործառույթների վերաբերյալ։

Նման օգնականը շատ ավելի քիչ իրավունքներ և լիազորություններ ունի, քան իր գործառույթներով ղեկավարի տեղակալին համապատասխանող մասնագետը։ Նա կարող է միջնակարգ կրթություն ունենալ, մասնագիտության փորձը նույնիսկ չպահանջվի։

Այս դիրքերը բացահայտելը ճիշտ չէ։ Մեկը ենթադրում է հիմնականում օժանդակ գործառույթների կատարում, իսկ ղեկավարի օգնականը կատարում է կազմակերպչական և վարչական գործառույթներ։

Կազմակերպչական և վարչական գործառույթներով օգնականի հիմնական պահանջները.

• կատարել պահանջները աշխատանքային պայմանագիր, աշխատանքի նկարագրությունը;
• իմանալ կորպորատիվ վարվելակարգի կանոնները և բիզնես հաղորդակցություն;
• մանրակրկիտ իմանալ աշխատանքի ընթացքը, հաշվետվական փաստաթղթերի պահպանումը և կազմակերպության կառուցվածքը.
• գրագետ վարվել գործնական հանդիպում;
• կարողանալ կազմել կարևոր փաստաթղթեր.
• տեղեկացնել ղեկավարին կարևոր հաշվետվությունների ներկայացման ոլորտում.
• աշխատել համակարգչի վրա, օգտագործել գրասենյակային սարքավորումներ (սկաներ և տպիչ) իրենց անմիջական պարտականությունները կատարելու համար.
• ցանկալի գիտելիք օտար լեզուներ(հաղորդակցության մակարդակով);
• կարողանալ մշակել ստանդարտ համաձայնագրեր.

Ձեռնարկության ղեկավարը, հաշվի առնելով իր օգնականի պաշտոնի կարևորությունը, կարող է լրացնել նշված ցանկը՝ հաշվի առնելով կազմակերպության և նրա աշխատանքի առանձնահատկությունները:

Մենեջերի օգնականի պարտականությունները

Օգնականը շատ պարտականություններ ունի՝ անմիջականորեն աշխատելով մենեջերի հետ։

Հիմնական պարտականություններն են.

• խստորեն պահպանել բոլոր հրամանները, ղեկավարության հրամանները.
• պլանավորել մենեջերի առօրյան հաջորդ օրվա համար: Մշակել, համակարգել այցելությունների, ընդունելությունների ժամանակը. ժամանակին ժամանակին ներկայացնել կառավարչին.
• ղեկավարին ուղեկցել ընդունելությունների ժամանակ, ճամփորդությունների ժամանակ.
• այցելուներ ընդունելու, ղեկավարության այցելությունների ցուցակներ ստեղծելու, արձագանքելու համար հեռախոսազանգև ներկայացնում են տարբեր վկայականներ՝ ըստ իրենց լիազորությունների.
• ապահովել մենեջերի գործունեությունը, լուծել տեխնիկական խնդիրները (կազմակերպել բանակցություններ, հանդիպումներ, ամրագրել տոմսեր, ամրագրել հյուրանոցներ).
• նախապատրաստել ղեկավարի հանդիպումները, հանդիպումները, հանդիպումները, բոլոր մասնակիցներին տեղեկացնել հանդիպման օրակարգի և ժամանակի մասին.
• վարել հանդիպումների, հանդիպումների, բանակցությունների ընթացքի և արդյունքների արձանագրություններ, փաստաթղթավորել դրանց արդյունքները.
• համակարգում է կազմակերպության ստորաբաժանումների, ստորաբաժանումների աշխատանքը՝ համաձայն ղեկավարի ցուցումների և հրամանների.
• բերել ղեկավարների ուշադրությանը կառուցվածքային ստորաբաժանումներղեկավարության հրամանները, վերահսկել դրանց կատարման ժամկետները.
• ընդունել, գրանցել պետի ստորագրությանը ներկայացված փաստաթղթերը և դիմումները, փոխանցել ղեկավարին.
• ղեկավարի անունից պատրաստել նամակներ, հարցումներ, այլ փաստաթղթեր.
• ապահովել, որ հաշվի առնվեն ղեկավարի կողմից տրված լիազորությունները.
• ինքնուրույն շփվել գերատեսչությունների և այլ կազմակերպությունների աշխատակիցների հետ, լուծել մի շարք առաջացող խնդիրներ, որոնք հնարավոր է լուծել առանց ղեկավարի.
• ստանալ անհրաժեշտ տեղեկատվություն - հավաքել անհրաժեշտ փաստաթղթերը ղեկավարի խնդրանքով.
• պատրաստել տեսողական նյութեր, հանդիպումների համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր.
• կազմակերպել գրասենյակային աշխատանքը, ղեկավարել, վերահսկել գործավարների գործունեությունը.
• ստանալ, գրանցել և ղեկավարին ներկայացնել ղեկավարին ուղարկված նամակագրությունը.
• շփվել այցելուների հետ. Հանդիպեք կազմակերպության հաճախորդներին, անձնակազմին, պահեք գրառումներ և կազմակերպեք այցելուների անձնական ընդունելություն ղեկավարի մոտ: Նաև պատասխանեք նրանց հարցերին, որոնք նա կարող է ինքնուրույն լուծել։

տեխնիկական առաջադրանքը

Օգնականի հիմնական լիազորություններն ու իրավունքները.

• գրանցել, ստորագրել փաստաթղթեր իրենց իրավասության սահմաններում.
• մուտք գործել փակ հանրային մուտքանհրաժեշտության դեպքում տեղեկատվություն;
• հետ կապված ուսումնական փաստաթղթեր մասնագիտական ​​գործունեություն;
• իմանալ կազմակերպության բոլոր ստորաբաժանումների կառուցվածքը, ղեկավարությունը.
• - կազմել նամակներ, հարցումներ, այլ փաստաթղթեր, պատրաստել հարցումների պատասխաններ (ղեկավարի անունից).
• հարցրեք կառուցվածքային ստորաբաժանումների ներկայացուցիչներին Պահանջվող փաստաթղթերնյութեր, տեղեկատվություն ստանալ իրենց անմիջական պարտականությունների կատարման համար անհրաժեշտ չափով.
• ծանոթանալ ղեկավարի որոշումներին, հրամաններին և կարգադրություններին.
• մասնակցել կազմակերպության ղեկավարների հանդիպումներին, հանդիպումներին.
• ղեկավարին խնդրանք ներկայացնել կառուցվածքային ստորաբաժանումներին կարևոր փաստաթղթեր տրամադրելու թույլտվության համար.
• ուղարկել առաջարկներ իրենց աշխատանքը և ընկերության գործունեությունը բարելավելու համար.
• ղեկավարի աշխատավայրի կազմակերպում, հաջող և արդյունավետ աշխատանքի համար պայմանների ստեղծում.

Հաշվի առնելով բուն կազմակերպության աշխատանքի առանձնահատկությունները և օգնականի աշխատանքի առանձնահատկությունները՝ լիազորությունների և իրավունքների առաջարկվող ցանկը կարող է փոփոխվել, զգալիորեն ընդլայնվել կամ, ընդհակառակը, կրճատվել։

Սովորաբար վերջնական կետ-դրույթներաշխատողի նկատմամբ կիրառվող պատասխանատվության միջոցների մասին.

Օգնականի պատասխանատվություն

Պայմանագրի, աշխատանքի նկարագրության, ներքին կանոնակարգի, օրենքների խախտման համար տույժերը պետք է լինեն միայն գործող օրենսդրությանը համապատասխան: Սովորաբար, պատասխանատվության աստիճանը կարգավորվում է Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքով:

Մենեջերի օգնականը պատասխանատու է.

• ոչ պատշաճ կատարում պաշտոնական պարտականությունները, կատարման ձախողում;
• պահանջվող աշխատանքների կատարման ժամկետների խախտում.
• ղեկավարի հրամանների, որոշումների, որոշումների խախտում.
• գործողություններ, որոնք իրենց իրավասության մեջ չեն.
• ոչ բարեկամական, կոպիտ վերաբերմունք կազմակերպության գործընկերների, այցելուների, աշխատակիցների նկատմամբ, գործնական հաղորդակցության և վարվելակարգի չպահպանում.
• նյութական վնաս կազմակերպությանը, նրա կապալառուներին, աշխատակիցներին.
• աշխատողներին կեղծ տեղեկություններ տրամադրելը.
• ենթակա աշխատողների գործունեության նկատմամբ անբավարար վերահսկողություն.
• անձնական տվյալների բացահայտում, սահմանափակ հասանելիություն ունեցող գաղտնի տեղեկատվություն:

Կան տույժեր հետևյալի համար.

• Պաշտոնական պարտականությունները բարեխղճորեն լիարժեք կամ անբավարար չկատարելը (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի համաձայն).
• իրավախախտումներ (օրենսդրության համաձայն՝ վարչական, քաղաքացիական, քրեական);
• պատճառված նյութական վնասը (ըստ Աշխատանքի և Քաղաքացիական օրենսգրքերՌԴ):

Նշանակված պատիժը կարող է լինել նյութական վարձատրությունից զրկելու, անգամ աշխատանքից ազատելու տեսքով։ Փաստաթղթի տեքստի վերջում պետք է լինեն այն աշխատողների վիզաները, ովքեր համաձայն են դրա շուրջ և կառավարչի օգնականի ստորագրությունը:

Կազմակերպության ղեկավարը մշակում է հրահանգներ, որոնք համակարգում են՝ իրավաբան, անձնակազմի բաժնի պետ, աշխատանքի պաշտպանություն: Փոփոխություններ, լրացումներ կատարելուց հետո ղեկավարը հաստատում է. Նշվում է նրա պաշտոնը, ազգանունը (վերծանմամբ), հաստատման ամսաթիվը և ստորագրությունը։

Նրա ստորագրությունը հաստատում է համաձայնությունը փոփոխություններ կատարելիս փոփոխություններին և սույն փաստաթղթի օրինականությանը։

Եզրակացություն

Պաշտոնը՝ ղեկավարի օգնականը, շատ բազմակողմանի, պատասխանատու, առանձնահատուկ պաշտոն է։ Նա ուղղակիորեն զեկուցում է միայն առաջնորդին և պետք է անթերի հետևի նրա բոլոր հրահանգներին՝ գլխավորն իր աշխատանքում: Նա մեծ պատասխանատվություն ունի աշխատանքի նկատմամբ անազնիվ վերաբերմունքի համար: Այս դեպքում հնարավոր են հետևանքներ՝ վնասելով հենց գործատուին։

Օգնականը պետք է ունենա հատուկ անհատական ​​որակներ՝ պարտավորվածություն իր գործառույթների կատարման մեջ, բարեխիղճ, մարդամոտ, պահանջկոտ լինի իր նկատմամբ, կարողանա շփվել մեծ թվով մարդկանց հետ։ Նա պետք է ունենա որոշակի բնածին խարիզմա և հմայքը։

Մենք մանրամասնորեն ուսումնասիրեցինք հրահանգի բաղադրիչները, տեխնիկական առաջադրանքները, գործառույթներն ու պահանջները: Դրանք կարող են ավելացվել և կատարելագործվել՝ կախված կազմակերպության առանձնահատկություններից և չափերից: Գլխավորն այն է, որ հանձնարարականը կազմի պետը՝ համաձայնեցված համապատասխան ծառայությունների հետ։ Այս պաշտոնի համար դիմորդը պետք է ծանոթ լինի դրան անձնական ստորագրությամբ և ցանկալի է ձեռքի տակ ունենալ:

Բիզնեսի օգնականն անհրաժեշտ է յուրաքանչյուր մենեջերի, ով կառավարելիս մեծ ընկերություն, նա կարող է վստահել իր բազմաթիվ պարտականությունների կատարումը։ Սա պետք է լինի անհրաժեշտ գիտելիքներ, հմտություններ, կոմպետենտություն ունեցող մարդ, որին պետք է վստահել ամեն ինչում։ Օգնականը ղեկավարի «աջ ձեռքն» է, անպայման խելացի, աշխատասեր, գրագետ, վստահելի օգնականը, որը ղեկավարի բացակայության դեպքում մեծապես կարող է փոխարինել նրան։ ոչ իզուր որակավորման ուղեցույցդա վերաբերում է մասնագետներին՝ առաջնորդներին։

Աշխատանքային պարտականություններ օգնական (օգնական) գործադիր տնօրեն - Սա, առաջին հերթին, օգնություն է ընկերության առաջին դեմքին։ Գլխավոր տնօրենի օգնականի (օգնականի) աշխատանքի նկարագրությունը կարող է ներառել հատուկ պահանջներ (օրինակ՝ երկու օտար լեզուների իմացություն) և պարտականություններ։ Ամեն դեպքում, գլխավոր տնօրենի օգնականի (օգնականի) աշխատանքի նկարագրության նմուշը կօգնի ձեզ կադրային փաստաթուղթ կազմելու հարցում:

Գլխավոր տնօրենի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը
(Գլխավոր տնօրենի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը)

ՀԱՍՏԱՏԵԼ
գործադիր տնօրեն
Ազգանունը Ի.Օ. ________________
«________»____________ ____ Գ.

1. Ընդհանուր դրույթներ

1.1. Գլխավոր տնօրենի օգնականը (օգնականը) պատկանում է մասնագետների կատեգորիային։
1.2. Գլխավոր տնօրենի օգնականը (օգնականը) նշանակվում և պաշտոնից ազատվում է ընկերության գլխավոր տնօրենի հրամանով:
1.3. Գլխավոր տնօրենի օգնականը (օգնականը) ուղղակիորեն զեկուցում է ընկերության գլխավոր տնօրենին:
1.4. Գլխավոր տնօրենի օգնականի (օգնականի) բացակայության ընթացքում նրա իրավունքներն ու պարտականությունները փոխանցվում են մեկ այլ անձի. պաշտոնական, որը հայտարարված է կազմակերպության համար նախատեսված կարգով։
1.5. Գլխավոր տնօրենի օգնականի (օգնականի) պաշտոնում նշանակվում է այն անձը, ով համապատասխանում է հետևյալ պահանջներին. , ծրագրեր Microsoft Office(Word, Excel), գրասենյակային աշխատանք։
1.6. Գլխավոր տնօրենի օգնականը (օգնականը) իր գործունեության մեջ առաջնորդվում է.
- Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրական ակտեր.
- Ընկերության կանոնադրություն, աշխատանքային ներքին կանոնակարգ, այլ կանոնակարգերըընկերություններ;
- ղեկավարության հրամաններ և ցուցումներ.
- աշխատանքի այս նկարագրությունը:

2. Գլխավոր տնօրենի օգնականի (օգնականի) աշխատանքային պարտականությունները

Գլխավոր տնօրենի օգնականը (օգնականը) իրականացնում է հետևյալ պարտականությունները.
2.1. Պլանավորում է գործադիր տնօրենի աշխատանքային օրը (հանդիպումներ, զանգեր, ընդունելություններ և այլն):
2.2. Տրամադրում է տեխնիկական աջակցություն Գլխավոր տնօրենի գործունեությանը (տրանսպորտի պատվիրում, տոմսեր, հանդիպումների կազմակերպում, բանակցություններ և այլն)
2.3. Ուղեկցում է գործադիր տնօրենին հանդիպումների, ճամփորդությունների և այլնի ժամանակ:
2.4. Մասնակցում է բանակցությունների, գործնական հանդիպումների, հատուկ ընդունելությունների; վարում է արձանագրություններ և այլ փաստաթղթեր, որոնք փաստում են հանդիպումների և բանակցությունների ընթացքն ու արդյունքները:
2.5. Գլխավոր տնօրենի անունից որոշակի հարցեր համակարգում է կառուցվածքային ստորաբաժանումների աշխատակիցների հետ, նրանց բերում ղեկավարի ցուցումները և հրամանները. վերահսկում է հրահանգների և հրամանների կատարումը.
2.6. Հավաքում է Գլխավոր տնօրենի պահանջած նյութերն ու տեղեկությունները, պատրաստում վերլուծական, տեղեկատվական, տեղեկատու և այլ նյութեր և ներկայացնում ղեկավարին.
2.7. Իրականացնում է գրասենյակային աշխատանք, ստանում է Գլխավոր տնօրենի քննարկմանը ներկայացված նամակագրությունը, ընդունում է փաստաթղթեր և անձնական հայտարարություններ Գլխավոր տնօրենի ստորագրության համար, վարում է հաշվառում և գրանցում և դրանք փոխանցում ղեկավարին:
2.8. Պահում է տեսակցություն ղեկավարի հետ, կազմակերպում է այցելուների ընդունելություն։
2.9. Գլխավոր տնօրենի անունից կազմում է նամակներ, հարցումներ և այլ փաստաթղթեր։
2.10. Աշխատանքներ է իրականացնում գլխավոր տնօրենի կողմից անցկացվող ժողովների և ժողովների նախապատրաստման ուղղությամբ (հավաքում է անհրաժեշտ նյութերը, մասնակիցներին ծանուցում ժողովի ժամանակի և վայրի, օրակարգի, դրանց գրանցման մասին), վարում և կազմում է նիստերի և ժողովների արձանագրություններ.
2.11. Կատարում է Գլխավոր տնօրենի անհատական ​​ծառայողական հանձնարարությունները.

3. Գլխավոր տնօրենի օգնականի (օգնականի) իրավունքները

Գլխավոր տնօրենի օգնականը (օգնականը) իրավունք ունի.
3.1. Ստացեք տեղեկատվություն, ներառյալ գաղտնի տեղեկատվություն, այնքանով, որքանով անհրաժեշտ է հանձնարարված խնդիրները լուծելու համար:
3.2. Տրամադրել ղեկավարությանը առաջարկություններ իրենց և ընկերության աշխատանքը բարելավելու համար:
3.3. Ձեռնարկության ստորաբաժանումներից և այլ մասնագետներից անձամբ կամ ղեկավարի անունից պահանջել իր պարտականությունների կատարման համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն և փաստաթղթեր:
3.4. Պահանջել ղեկավարությունից ստեղծել նորմալ պայմաններ ծառայողական պարտականությունների կատարման և ընկերության գործունեության արդյունքում բխող բոլոր փաստաթղթերի անվտանգության համար:
3.5. Որոշումներ կայացրեք ձեր իրավասության շրջանակներում:

4. Գլխավոր տնօրենի օգնականի (օգնականի) պատասխանատվությունը

Գլխավոր տնօրենի օգնականը (օգնականը) պատասխանատու է.
4.1. Իրենց պարտականությունները չկատարելու և (կամ) ոչ ժամանակին, անփույթ կատարման համար:
4.2. Առևտրային գաղտնիքների և գաղտնի տեղեկատվության պահպանման ընթացիկ հրահանգներին, հրամաններին և կարգադրություններին չկատարելու համար:
4.3. Աշխատանքի ներքին կանոնակարգը խախտելու համար. աշխատանքային կարգապահություն, անվտանգության կանոնակարգեր և հրդեհային անվտանգություն:

Աշխատանքի նկարագրությունը փաստաթուղթ է, որը սահմանում է աշխատողի կատարած խնդիրները, սահմանում է նրա աշխատանքային պարտականությունները և սահմանները:
Թեև յուրաքանչյուր մասնագիտության կամ պաշտոնի համար աշխատանքի նկարագրության մշակումը Ռուսաստանի ԴաշնությունՉկարգավորված աշխատանքային օրենսդրությամբ, գործատուների ճնշող մեծամասնության մեջ (և պետական, և մասնավոր), այս փաստաթուղթն անպայմանորեն հասանելի է:

Մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը պարունակում է առավելագույն տեղեկատվություն

Աշխատանքի նկարագրության պատրաստման նպատակահարմարությունը բացատրվում է նրանով, որ դատավարության դեպքում առանց դրա դժվար կլինի ապացուցել աշխատողի կողմից իր չկատարումը (և դրանց սպառիչ ցուցակը սահմանված է հրահանգային փաստաթղթում), քանի որ զբաղվածությունը. պայմանագիր աշխատողի հետ՝ 57-րդ հոդվածի 2-րդ մասի համաձայն Աշխատանքային օրենսգիրքՌԴ-ն պարունակում է միայն պաշտոնը և նրա ընդհանուր աշխատանքային գործառույթը։

Աշխատանքի նկարագրությունը թույլ է տալիս գործատուին.

1. Հիմնավորել աշխատանք փնտրողի հրաժարումը դրանում սահմանված պահանջներին չհամապատասխանելու պատճառով
2. Հստակ գծեք առանձին աշխատողների միջև պարտականությունները
3. Գնահատեք կատարումը ինչպես դատավարության ընթացքում, այնպես էլ դրանից հետո
4. հիմնավորել աշխատողի անհամապատասխանությունը զբաղեցրած պաշտոնին (հաշվի առնելով ատեստավորման արդյունքները).

Աշխատանքի նկարագրության առկայությունը նույնպես օգտակար է հենց աշխատողի համար, քանի որ այն սահմանում է նրա պարտականությունների և պարտականությունների սահմանները և կատարում գործառույթներ, որոնք նախատեսված չեն ոչ աշխատանքային պայմանագրով, ոչ էլ. պաշտոնական պարտականություններըոչ ոք չպետք է.

Մշակման և հրահանգների բաժիններ

Հրահանգներ կազմելիս նրանք սովորաբար օգտագործում են ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003-ի դրույթները և մենեջերների, մասնագետների և այլ աշխատողների պաշտոնների որակավորման գրացուցակը (հաստատված է Ռուսաստանի աշխատանքի նախարարության կողմից 1998 թվականին): Նախագծի ձևով հրահանգը հաստատվում է մշակողների կողմից, համաձայնեցվում է աշխատողների ներկայացուցչական մարմնի հետ (եթե այդպիսիք կան) և հաստատվում ղեկավարի կողմից:

Հանձնարարականն ուժի մեջ է մտնում որոշակի ամսաթվից, և աշխատողը պետք է դրան ծանոթ լինի ստորագրության դիմաց: Ցանկալի է աշխատողին տալ այս փաստաթղթի պատճենը (նաև ստորագրության դեմ): Ըստ հաստատված պրակտիկայի, հրահանգները ներառում են բնորոշ ենթաբաժիններ.

1. Ընդհանուր դրույթներ
2. Աշխատանքային պարտականություններ
3. Պատասխանատվություն

Կարևոր է հիշել, որ հրահանգը կազմված է ոչ թե որևէ աշխատողի, այլ կոնկրետ պաշտոնի / մասնագիտության համար: Հետևաբար, հաշվի առնելով որոշակի պաշտոնի առանձնահատկությունները, հրահանգը սահմանում է այն պարտականությունների շրջանակը, որը աշխատողը կկատարի տվյալ պաշտոնում:

Մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրության առանձնահատկությունները

Գործադիրի օգնական - Պատասխանատու պաշտոն

Մենեջերի օգնականը հատուկ պաշտոն է: Մենեջերի օգնականի աշխատանքային գործառույթն է կառուցել իր մենեջերի աշխատանքը, ինչպես տեխնիկական, այնպես էլ կազմակերպչական:

Հանդիպումների և միջոցառումների պլանավորում, աշխատանքային օրվա, մեկ շաբաթվա, ավելի երկար ժամանակահատվածի պլանավորում, ուղևորությունների և միջոցառումների կազմակերպում, կատարման մոնիտորինգ կարևոր փաստաթղթեր- սրանք միայն որակյալ օգնական մենեջերի պարտականությունների մի փոքր մասն են:

Սխալ է նույնականացնել քարտուղարի, օգնականի, գրասենյակի ղեկավարի և օգնականի պաշտոնները և, համապատասխանաբար, պարտականությունները։ Եթե ​​առաջին պաշտոնները ենթադրում են ավելի շատ օժանդակ գործառույթներ, ապա ղեկավարի օգնականից պահանջվում են կազմակերպչական և վարչական գործառույթներ։ Պատահական չէ, որ որակավորման գրացուցակը այս պաշտոնը վերաբերում է ղեկավարների կատեգորիային:

Ըստ այդմ, մենեջերի օգնականի պաշտոնում ընդունված աշխատակցի համար սահմանված պահանջները ներկայացվում են կառավարման համար՝ սկսած կրթական մակարդակից մինչև նախորդ աշխատանքի որակավորում և փորձ: Անձնական որակները նույնպես շատ կարևոր են։

Քանի որ ոչ աշխատանքային պայմանագիրը, ոչ այլ փաստաթղթերը չեն պարունակում ղեկավարի օգնականի իրավասությունների մանրամասն հայտարարություն, դրանք պետք է հնարավորինս ճշգրիտ արտացոլվեն աշխատանքի նկարագրության մեջ: «Գլխի օգնական» պաշտոնի հրահանգի առանձնահատկությունները.

• Մանրամասն տեխնիկական առաջադրանք
• Հրահանգների կազմումը ղեկավարի ցուցումների անալոգիայով (իհարկե, բացառելով անմիջական կառավարման գործառույթը և միանձնյա որոշումներ կայացնելը)
• Որոշակի պարտականությունների գաղտնի բնույթի հաշվառում
• Անբարեխիղճ պատասխանատվության բարձրացում (հաշվի առնելով գործատուին վնաս պատճառելու հնարավոր հետևանքները)
• Ղեկավարի կողմից պատվիրակված գործառույթներ լրացուցիչ կատարելու ունակություն.

Ընդհանուր պահանջներ մենեջերի օգնականին

Հաճախ մենեջերի օգնականի պաշտոնին հատուկ պահանջներ են ներկայացվում

«Ընդհանուր դրույթներ» բաժինը, ի լրումն փորձի և կրթության պահանջները թվարկելու, կարող է ներառել նաև անհրաժեշտ հմտություններ, ենթակայության և փոխարինման կարգ: Ամենատարածված պայմաններն են.

1. Բարձրագույն կրթություն
2. Փորձ (սովորաբար առնվազն 1 տարի, երբեմն ավելի շատ)
3. Օտար լեզուների իմացություն.
4. Գործարար հաղորդակցման, գրելու և վարվելակարգի հմտություններ
5. Գրասենյակային սարքավորումների սեփականություն
6. Սթրեսի հանդուրժողականություն

Բացի այդ, այս պաշտոնում աշխատողը պետք է իմանա ձեռնարկության տեղական ակտերը, լավ շփվի աշխատակիցների և ղեկավարության հետ: Ինչ վերաբերում է օտար լեզուներին, ապա արժե գիտելիքներից պահանջել միայն այն դեպքերում, երբ օգնականը գործնականում կօգտագործի դրանք իր պարտականությունների կատարման ընթացքում։

Կառավարչի օգնականը պետք է կարողանա օգտագործել և պահպանել գաղտնի տեղեկատվությունը:

Պարտականություններ և իրավունքներ

Որպես կանոն, մենեջերի օգնականի պարտականությունները ներառում են.

• Կառավարման անմիջական առաջադրանքների կատարում
• Կառավարչի աշխատանքային ժամանակի պլանավորում և համակարգում
• Բանակցությունների վերահսկում և կազմակերպում (ինչպես հեռախոսով, այնպես էլ բանավոր)
• Կազմում և խմբագրում
• Փաստաթղթերի գաղտնիության և անվտանգության վերահսկում

Գործառույթներ, ինչպիսիք են պատճենումը, պահպանումը տեղեկատվական բազաներըտվյալները, այլ տեխնիկական և օժանդակ աշխատանքներ սովորաբար կատարում է քարտուղարը (քարտուղար-ռեֆերենտ): Համար հաջողված աշխատանքՄենեջերի օգնականն օժտված է բավականին լայն իրավունքներով.

1. Ներկայացնել կազմակերպության շահերը հանդիպումներում և հեռախոսազրույցներում
2. Աշխատակիցներից պահանջել ցանկացած անհրաժեշտ տեղեկատվություն, փաստաթղթեր՝ ղեկավարի հանձնարարականները կատարելու համար
3. Նամակագրություն և բանակցություններ վարելու պատվիրակված լիազորությունների շրջանակներում հաստատել փաստաթղթեր՝ ընթացիկ խնդիրները լուծելու համար:

Իհարկե, յուրաքանչյուր կազմակերպություն, հաշվի առնելով իր գործունեության բնույթը, լրացնում կամ փոփոխում է աշխատողին տրված իրավունքների ցանկը։

Պատասխանատվության սահմանները

Գործադիրի օգնական Աշխատանքի նկարագրությունը Ապագայում խուսափում է դատավարությունից

Պատասխանատվություն սահմանելիս անհրաժեշտ է հիշել օրենքի նորմերը.

• Պաշտոնական պարտականությունները չկատարելու համար՝ աշխատանքային օրենսգրքի համաձայն
• Համար - վարչական, քաղաքացիական և քրեական օրենսդրության սահմաններում
• Համար - Աշխատանքային և Քաղաքացիական օրենսգրքերի նորմերին համապատասխան:

Կառավարչի օգնականի աշխատանքի նկարագրության մշակումը՝ հաշվի առնելով նորմերը գործող օրենսդրությունըև կոնկրետ կազմակերպության գործունեության առանձնահատկությունները, դուք կարող եք ոչ միայն ընտրել առավելագույնը հարմար աշխատողնման պատասխանատու պաշտոնի, այլեւ հետագայում հնարավոր դատական ​​գործընթացներից խուսափելու համար։

Իրավաբանական փորձագետի կարծիքը.

Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 81-րդ հոդվածի 3-րդ կետը հիմք է տալիս գործատուի նախաձեռնությամբ աշխատանքային պայմանագիրը լուծելու համար: Դա կապված է աշխատողի մասնագիտական ​​համապատասխանության հետ։ Այս հիմքը պետք է հաստատվի հավաստագրման արդյունքներով: Մենեջերի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը կազմելիս անհրաժեշտ է մանրամասնորեն շարադրել ամեն ինչ որակավորման պահանջներըմասնագետին։

Անձի աշխատանքային պայմանները և նրա արդյունավետությունը կարող են կախված լինել մանրամասնության աստիճանից և հստակեցումից: Ի վերջո, առաջնորդին պետք է իրական բարեխիղճ օգնական: Պետք է նաև մեր ընթերցողների ուշադրությունը հրավիրել այն փաստի վրա, որ մենեջերը կարող է ունենալ մի քանի օգնական։ Նրանք կարող են մասնագիտանալ տեխնիկական հարցեր, ֆինանսական և այլն։

Լիդերների մի տեսակ կա, որ աշխատակազմում պատգամավորներ չունեն. Նա ամեն ինչ ինքն է անում, և մի քանի օգնականներ պարզապես օգնում են նրան այս հարցում։ Նա բոլոր որոշումները միայնակ է կայացնում։ Մենեջերի օգնականի համար բարձրորակ աշխատանքի նկարագրություն կազմելու համար անհրաժեշտ է գործընթացում ներգրավել հենց ղեկավարին: Հակառակ դեպքում դա ընդամենը թղթի կտոր կլինի։

Տեսանյութը կսովորեցնի ձեզ, թե ինչպես դառնալ ինքնավստահ և անցնել աշխատանքային հարցազրույց.