Cila është përgjegjësia e një ndihmësdrejtori të përgjithshëm. Përshkrimi i punës për ndihmës menaxherin Ndihmës drejtori i përgjithshëm çfarë bën ai

Asistent drejtor i Përgjithshëm- një person për të cilin ka nevojë çdo udhëheqës i denjë. Kur menaxhoni një kompani, është e rëndësishme t'i besoni gjysmën e punës personit që ka njohuritë, aftësitë dhe kompetencën e duhur. Prandaj, vektori i parë dhe më thelbësor i drejtimit të veprimtarisë janë detyrat e punës së ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm.

Miratimi i deklaratës

Baza e çdo përshkrimi të punës është legjislacioni i punës i Rusisë, dhe një pozicion i tillë si asistent i drejtorit të përgjithshëm nuk ishte përjashtim. Përgjegjësitë që i caktohen "dorës së djathtë" të kokës duhet të hartohen në përputhje me Kodin e Punës të Federatës Ruse, si dhe akte ligjore rregullatore shtesë.

Udhëzimi i përpiluar miratohet nga drejtuesi ose drejtuesi i organizatës. Nënshkrimi i tij nënkupton ligjshmërinë e dokumentit të miratuar, si dhe marrëveshjen me të gjitha dispozitat e tij. Për më tepër, menaxheri ka të drejtë të bëjë ndryshime, të plotësojë detyrat ose të mos nënshkruajë fare një autograf me një refuzim të motivuar dhe një tregues të mangësive të rëndësishme.

Të përgjithshme: nga çfarë udhëhiqet asistenti?

Është e pamundur të mbivlerësohet roli që luan ndihmësi i menaxherit të përgjithshëm në aktivitetet e kompanisë. Përshkrimi i punës për një kategori të tillë personash duhet të përmbajë domosdoshmërisht dispozitat e përgjithshme ku punonjësi do të mund të njihet me kuadrin ligjor që rregullon veprimtarinë e tij, si dhe me materialet që përcaktojnë natyrën e punës së tij.

Ndihmësi i drejtorit të përgjithshëm është zbatuesi teknik i udhëzimeve dhe vendimeve të menaxherit të organizatës. Pranohet dhe shkarkohet nga detyra me urdhër të zyrtarit përkatës. Si rregull, kërkesat e mëposhtme i imponohen asaj:

• arsimin e lartë;
• prania ose mungesa e përvojës së punës (afati i saj përcaktohet nga titullari);
• kërkesat për përvojë pune në specialitet.

Nëse dëshironi të provoni veten në këtë pozicion, atëherë përgatituni për faktin se vartësia e drejtpërdrejtë dhe e rreptë ndaj shefit është rregulli kryesor i punës, të cilit i përmbahet çdo ndihmës drejtor i përgjithshëm. Përshkrimi i punës flet edhe për raste të mungesës së asistentit në vendin e punës. Në këtë kohë, detyrat e tij i kryen nënkryetari, i cili mban përgjegjësi të plotë për ekzekutimin e tyre.

Rregulloret ligjore

Funksionet e një Ndihmës CEO bazohen në rregulloret e mëposhtme:

1. Dokumentet që rregullojnë aktivitetet e saj në përgjithësi ose rregullojnë një lloj aktiviteti të ngjashëm.
2. Rekomandime metodologjike dhe materiale të tjera të krijuara për të përmirësuar një ose një fushë tjetër të veprimtarisë.
3. Karta e kompanisë / organizatës / ndërmarrjes.
4. Orari i punës.
5. Urdhra dhe urdhra të lëshuara eprori i menjëhershëm organizatave.
6. Shefi i vendosur Përshkrimi i punës.

Ndihmës drejtori i përgjithshëm duhet të drejtojë shpejt, qartë dhe saktë kuadrin rregullator që rregullon aktivitetet e tij në përgjithësi, si dhe punën e zyrtarëve në varësi të asistentit. Është e rëndësishme të theksohet se është e nevojshme të studiohen jo vetëm legjislacioni federal dhe rajonal, por edhe rregulloret lokale.

Çfarë duhet të dini?

Pozicioni i "dorës së djathtë" të drejtuesit të kompanisë kërkon një njohuri solide të strukturës dhe menaxhimit të organizatës, si dhe të gjitha divizionet ekzistuese. Një aftësi e rëndësishme në punë është aftësia për të hartuar saktë një dokument të duhur - një urdhër, urdhër, dekret, etj. Kjo do të thotë, pa bazat e punës në zyrë, ndihmësi i drejtorit të përgjithshëm nuk do të jetë në gjendje të përmbushë plotësisht detyrat e tij të punës.

Personat që aplikojnë për pozicionin duhet të kenë bazat e etikës, të zotërojnë rregullat komunikimi i biznesit si dhe njohin normat e përgjithshme kodi i punës dhe e drejta administrative. Dhe nuk mund të bëhet pa aftësitë e punës me kompjuterë elektronikë.

Funksionet e asistentit

Seksioni tjetër bazë i përshkrimit të punës është një listë e funksioneve që duhet të kryejë ndihmësi i drejtorit të përgjithshëm për çështje të përgjithshme:

• Organizimi korrekt dhe i saktë i mbështetjes teknike për veprimtaritë administrative dhe menaxheriale të drejtuesit të shoqërisë.
• Mbajtja dhe organizimi i punës në zyrë, monitorimi i aktiviteteve të punonjësve të tjerë, shpjegimi i punonjësve për çështje të pakuptueshme në këtë fushë.
• Zhvillimi ose pjesëmarrja në aktivitete që synojnë përmirësimin e rrjedhës së punës së kompanisë.
• Pritja e vizitorëve.

Shembull i përgjegjësive të punës

Karakteristikat e ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm përbëhen si nga përshkrimet e punës së paraqitur ashtu edhe nga niveli i performancës së tyre dhe duken kështu:

• Pranimi i korrespondencës së mbërritur në kompaninë drejtuar drejtuesit, transferimi dhe përdorimi i saj në përputhje me vendimin e drejtuesit.
• Mbajtja e shënimeve në përputhje me ligjet federale si dhe përdorimin efektiv të teknologjisë kompjuterike; aplikimi i aftësive bazë në punën e mbledhjes dhe përpunimit të informacionit.
• Pranimi i dokumenteve dhe aplikimeve, dërgimi i tyre për nënshkrim tek kreu i organizatës.
• Përgatitja e dokumenteve për punën e drejtuesit.
• Organizimi i bisedave telefonike. Gjithashtu, personi që mban këtë pozicion është i detyruar t'ua sjellë punonjësve informacionin e marrë si rezultat i negociatave, duke i ekspozuar në formën e kërkuar.
• Hartimi i letrave, kërkesave, si dhe llojeve të tjera të dokumenteve, përgatitja e përgjigjeve ndaj pyetjeve në emër të titullarit.
• Organizimi i aktiviteteve për përgatitjen e mbledhjeve, mbledhjeve, mbajtjen e procesverbaleve dhe regjistrimin e mëpasshëm të tyre në formën e duhur.
• Kontroll mbi punën e punonjësve të kompanisë.
• Organizimi i vendit të punës së menaxherit në përputhje me kërkesat, sigurimi i mjeteve të zyrës, krijimi i kushteve për punë të suksesshme dhe efektive.
• Shërbim printimi dhe materiale pune.

Është e rëndësishme të theksohet se lista e paraqitur e përgjegjësive të punës së punonjësit nuk është shteruese. Menaxheri, sipas gjykimit të tij, mund të ndryshojë çdo artikull, nëse ndryshimet e bëra nuk bien ndesh me legjislacionin e Federatës Ruse.

Të drejtat e ndihmës CEO

V pamje e përgjithshme të drejtat e një ndihmësdrejtori të përgjithshëm janë paraqitur në listën e mëposhtme:

• të drejtën për t'u njohur me projektvendimet e titullarit në lidhje me veprimtarinë e asistentit;
• e drejta për të shqyrtuar propozimet e bëra nga titullari dhe që lidhen me zbatimin performanca ne pune asistent;
• e drejta për informacion, e cila është e nevojshme për zbatimin e suksesshëm veprimtaria e punës me tutje;
• e drejta për të kërkuar veprime nga menaxhmenti për të lehtësuar ekzekutimin e përshkrimit të punës.

Përgjegjësia ligjore e asistentit

Si rregull, paragrafi i fundit i çdo përshkrimi të punës janë dispozitat për masat e përgjegjësisë që i paraqiten punonjësit. Pra, përgjegjësia sigurohet për llojet e mëposhtme të veprimeve:

• Kryerja e pahijshme ose refuzimi për të përmbushur detyrat zyrtare.
• Shkeljet e legjislacionit penal, administrativ, të punës, civil.
• Duke shkaktuar dëme në pronën e organizatës.

Përgjegjësia ligjore mund t'i vendoset një personi me ose pa pjesëmarrjen e agjencive të zbatimit të ligjit. Si rregull, natyra dhe shkalla e dëmit të shkaktuar luan një rol të rëndësishëm në përcaktimin e masës së përgjegjësisë. Nëse një punonjës ka dëmtuar një send të organizatës, atëherë rikuperimi bëhet brenda kornizës së përgjegjësisë disiplinore. Nëse dëmi është i natyrës ndërpersonale, nuk mund të bëhet pa pjesëmarrjen e autoriteteve hetuese.

Miratimi i deklaratës

Përshkrimi i punës së gjenit ndihmës. drejtori miratohet jo vetëm me nënshkrimin e titullarit, por edhe me nënshkrimin e personit që merr përsipër detyrën e tij të drejtpërdrejtë. Të akt juridikështë lokale, prandaj vlen vetëm për territorin e një organizate të caktuar. Nëse përshkrimi i punës përmban mospërputhje me legjislacionin federal ose rajonal, atëherë punonjësi ka të drejtë të refuzojë të përmbushë dispozitën e miratuar në mënyrë të paligjshme.

Përshkrimi i punës specifikon fushën e detyrave dhe punës që duhet të kryejë një person që mban një pozicion të caktuar. Përshkrimi i punës në përputhje me Klasifikues gjithë-rus dokumentacioni i menaxhimit, ose OKUD, OK 011-93 (miratuar me Rezolutën e Gosstandart datë 30.12.1993 Nr. 299) klasifikohet si dokumentacion për rregullimin organizativ dhe rregullator të veprimtarisë së organizatës. Grupi i dokumenteve të tilla, së bashku me përshkrimin e punës, përfshin, në veçanti, rregulloren e brendshme të punës, dispozitën për njësinë strukturore, tabelën e personelit.

A është i detyrueshëm përshkrimi i punës?

Kodi i Punës i Federatës Ruse nuk i detyron punëdhënësit të hartojnë përshkrimet e punës. Në të vërtetë, në një kontratë pune me një punonjës, funksioni i tij i punës duhet të zbulohet gjithmonë (puna sipas pozicionit në përputhje me tavolina e personelit, profesioni, specialiteti që tregon kualifikimet ose llojin specifik të punës që i është besuar) (neni 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Prandaj, është e pamundur të kërkohet llogari nga punëdhënësi për mungesën e përshkrimeve të punës.

Në të njëjtën kohë, është përshkrimi i punës që zakonisht është një dokument në të cilin specifikohet funksioni i punës së punonjësit. Udhëzimi përmban një listë të detyrave të punës së punonjësit, duke marrë parasysh specifikat e organizimit të prodhimit, punës dhe menaxhimit, të drejtat e punonjësit dhe përgjegjësinë e tij (Letra nga Rostrud, datë 30.11.2009 Nr. 3520-6-1) . Për më tepër, përshkrimi i punës zakonisht jo vetëm që zbulon funksionin e punës së punonjësit, por gjithashtu siguron kërkesat e kualifikimit, të cilat i paraqiten pozicionit të mbajtur ose punës së kryer (Letra e Rostrud datë 24.11.2008 Nr. 6234-TZ).

Prania e përshkrimeve të punës thjeshton procesin e ndërveprimit midis punonjësit dhe punëdhënësit për përmbajtjen e funksionit të punës, të drejtat dhe detyrimet e punonjësit dhe kërkesat për të. Kjo është, të gjitha ato pyetje që lindin shpesh në marrëdhëniet si me punonjësit ekzistues ashtu edhe me ata të sapopunësuar, si dhe me aplikantët për një pozicion të caktuar.

Rostrud beson se përshkrimi i punës është i nevojshëm në interes të punëdhënësit dhe punonjësit. Në fund të fundit, prania e një përshkrimi të punës do të ndihmojë (Letra e Rostrud, datë 09.08.2007 Nr. 3042-6-0):

• vlerësojnë objektivisht performancën e punonjësit gjatë periudhës Periudha provuese;
• në mënyrë të arsyeshme refuzoni të punësoni (në fund të fundit, udhëzimet mund të përmbajnë Kërkesa shtesë, i lidhur me cilësitë e biznesit punonjës);
• të shpërndajë funksionet e punës ndërmjet punonjësve;
• transferimi i përkohshëm i punonjësit në një punë tjetër;
• vlerësojnë ndërgjegjshmërinë dhe plotësinë e funksionit të punës së punonjësit.

Kjo është arsyeja pse përgatitja e përshkrimeve të punës në organizatë është e këshillueshme.

Një udhëzim i tillë mund t'i bashkëngjitet kontrata e punës ose të miratohet si dokument i pavarur.

Si është hartuar përshkrimi i punës

Përshkrimi i punës zakonisht bazohet në karakteristikat e kualifikimit, të cilat gjenden në librat e referencës së kualifikimit (p.sh. në librin referues të kualifikimit të pozicioneve të drejtuesve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë, miratuar me vendimin e Ministrisë së Punës, datë 21.08.1998 nr. 37).

Për punëtorët që punësohen në profesionet e punëtorëve, për të përcaktuar funksionin e tyre të punës, përdoren librat referues të tarifave dhe kualifikimeve uniforme të punës dhe profesioneve të punëtorëve në industritë përkatëse. Udhëzimet e zhvilluara në bazë të librave të tillë referencë quhen zakonisht udhëzime prodhimi. Megjithatë, për të unifikuar dhe thjeshtuar dokumentacionin e brendshëm në organizatë, udhëzimet për profesionet me jakë blu shpesh referohen edhe si përshkrime të punës.

Meqenëse përshkrimi i punës është një dokument i brendshëm organizativ dhe administrativ, punëdhënësi është i detyruar të njohë punonjësin me të kundër nënshkrimit kur e punëson atë (para nënshkrimit të një kontrate pune) (

Asistenti ekzekutiv është elita e stafit administrativ. Drejtori i një ndërmarrje të madhe ka nevojë për një asistent të përgjegjshëm dhe të besueshëm, i cili drejton të gjithë organizimin dhe punë informative... Kështu, lideri ndalon së humburi kohën në mënyrë të paarsyeshme, duke u shqetësuar dhe duke u preokupuar me çështje të vogla. Asistenti fiton një status të veçantë në shoqëri, sepse është i besuari i drejtorit.

Për të kryer detyrat tuaja në mënyrë efikase, nuk mjafton të zotëroni një grup njohurish dhe aftësish bazë, duhet të keni disa cilësi njerëzore. Ju duhet të jeni të përpiktë, miqësorë, të vetë-zotëruar, me takt, të përkushtuar ndaj interesave të korporatës. Në të njëjtën kohë, duhet të përgatiteni për të qenë në një pozicion vartës, për t'u përshtatur me rrethanat dhe karakterin e shefit.

Para së gjithash, ju duhet të jeni në gjendje të respektoni si vetë udhëheqësin ashtu edhe të tjerët. Do t'ju duhet të zotëroni aftësinë për të menaxhuar dhe dhënë urdhra, sepse do të ngarkoheni me përgjegjësinë e mbikëqyrjes së projekteve të thjeshta. Puna duhet të merret me përgjegjësi të plotë dhe të mos keni frikë prej saj. Zbatoni iniciativën tuaj dhe mos kini frikë t'i shprehni mendimin tuaj shefit tuaj nëse mendoni se keni të drejtë.

Përgjegjësitë kryesore të një asistenti të mirë menaxheri janë: shkresa dhe puna organizative. Shërbimet e informacionit dhe dokumentacionit përfshijnë rastet e mëposhtme:
1. Pranimi dhe verifikimi i draft dokumenteve të përgatitura që i jepen për nënshkrim shefit, redaktimi dhe rishikimi i tyre.
2. Pritja e korrespondencës, e cila mbërrin në adresën e shoqërisë dhe transferimi i saj në sektorët përkatës strukturorë dhe punonjës të veçantë. Përgatitja dhe dërgimi i përgjigjeve.
3. Hartimi i letrave, kërkesave, raporteve, raporteve dhe dokumentacionit tjetër të kërkuar nga titullari.
4. Mbajtja e të dhënave arkivore dhe ruajtja e sigurt e lëndëve.
5. Kontrolli i punës së punonjësve të shoqërisë, monitorimi i afateve.
6. Mbajtja e dosjes së kartës së regjistrimit.

Mirëmbajtja pa dokumente përbëhet nga përgjegjësi të tjera:
1. Marrja dhe transmetimi i mesazheve përmes kanaleve të ndryshme të komunikimit.
2. Kontrolli i telefonatave hyrëse, “fytyra” e kompanisë në bashkëbisedim me klientët, marrja e vendimeve të shpejta për rëndësinë e thirrjes.
3. Sigurimi i punës së kreut duke organizuar tryezën e tij.
4. Planifikimi racional i takimeve dhe i punëve të tjera të shefit.
5. Përgatitja e këshillave, seancave, mbledhjeve (mbledhja e pjesëmarrësve dhe dokumenteve). Mbajtja e procesverbaleve të këtyre takimeve.
6. Organizimi i prezantimeve të kompanisë.
7. Zbatimi i kërkesave dhe urdhrave personale të titullarit.

Shtrirja e këtyre përgjegjësive varet nga shkalla e ndërmarrjes, menaxhmentit. Drejtori i një kompanie të madhe ka disa asistentë, detyrat e të cilëve janë më të ngushta, por jo më pak.

Asistenti ekzekutiv është një mundësi e shkëlqyer për të zotëruar aftësitë e menaxhimit. Ky pozicion mund të jetë hapi tjetër në karrierën tuaj.

Përshkrimi i punës së ndihmës menaxherit është krijuar për të përmirësuar marrëdhëniet e punës. Dokumenti tregon përgjegjësitë funksionale, përgjegjësia, të drejtat e punonjësve.

Pozicioni i “ndihmës menaxherit” në organizata të ndryshme mund të quhet ndryshe: asistent personal drejtor, ndihmës menaxher, sekretar.

Shembull i një përshkrimi tipik të punës për asistentin e një menaxheri

І. Dispozitat e përgjithshme

1. Ndihmësi i drejtuesit emërohet në detyrë dhe shkarkohet me urdhër të drejtuesit të organizatës.

2. Ndihmësi i drejtuesit raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i shoqërisë.

3. Në mungesë të ndihmës drejtuesit, të drejtat dhe detyrat e tij funksionale i kalojnë një tjetri zyrtare, siç raportohet në urdhrin për organizatën.

4. Në detyrën e ndihmës menaxherit emërohet personi që ka arsim të lartë dhe përvojë pune të ngjashme prej një viti e më shumë.

5. Ndihmësi i menaxherit në veprimtarinë e tij udhëhiqet nga:

• legjislacioni i Federatës Ruse;
• Rregulloret e brendshme të punës, statutin dhe rregulloret e tjera të shoqërisë;
• urdhrat dhe urdhrat e menaxhmentit;
• këtë përshkrim të punës.

6. Ndihmës menaxheri duhet të dijë:

• procedura e vendosur për trajtimin e dokumenteve në organizatë;
• rregullat e komunikimit të biznesit dhe mirësjelljes;
• procedurën e mbajtjes së dokumentacionit raportues;
• rregullat për përdorimin e pajisjeve të zyrës, komunikimeve;
• bazat e punës në redaktori i tekstit, spreadsheets;
• bazat e punës në zyrë;
• struktura organizative dhe stafi i kompanisë;
• procedurën e lidhjes dhe ekzekutimit të kontratave.

II. Përgjegjësitë e punës së ndihmës menaxherit

Ndihmësi i menaxherit ka këto përgjegjësi funksionale:

1. Planifikimi i ditës së punës së menaxherit: zhvillimi dhe miratimi i një orari për takime, vizita, thirrje, pritje dhe veprime të tjera.

2. Shoqërimi personal i menaxherit në takime, pritje, udhëtime.

3. Mbështetje teknike për punën e drejtuesit: porositja e biletave, transporti; organizimi i negociatave, takimeve.

4. Mbajtja e procesverbaleve dhe dokumenteve të tjera që regjistrojnë ecurinë dhe rezultatin e takimeve, takimeve, negociatave.

5. Njoftimi i punonjësve njësitë strukturore organizimin e udhëzimeve, urdhrat e menaxhimit dhe kontrollin e zbatimit të tyre.

6. Mbledhja e informacionit, përgatitja dhe ofrimi i raporteve analitike, informative, referuese dhe të tjera për menaxhmentin.

7. Mbajtja e evidencës, marrja e korrespondencës dërguar titullarit.

8. Regjistrimi i vizitorëve për një pritje personale me drejtuesin, organizimi i pritjes së tyre.

9. Pranimi i dokumenteve dhe aplikimeve për nënshkrimin e titullarit, regjistrimi i tyre, kontabiliteti dhe kalimi te titullari.

10. Hartimi i letrave, kërkesave, dokumenteve të tjera në emër të menaxhmentit.

11. Përgatitja e seancave, mbledhjeve, mbledhjeve, të drejtuara nga titullari. Mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendin e mbajtjes së tyre, axhendën.

12. Përmbushja e detyrave të zyrës së titullarit.

ІІІ. Të drejtat

Ndihmësi i menaxherit ka të drejtë të:

1. Merrni informacion në sasinë e nevojshme për të përfunduar detyrat e caktuara.

2. Dërgoni sugjerime menaxhmentit për të përmirësuar punën e tyre dhe për të racionalizuar aktivitetet e kompanisë.

3. U dërgon kërkesa njësive organizative (në emër të titullarit ose me iniciativë personale) për marrjen e dokumenteve të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij zyrtare.

4. Kërkojnë nga drejtuesit e institucionit të krijojnë kushtet e nevojshme për kryerjen e detyrave të tij zyrtare.

5. Të marrin vendime të pavarura brenda kompetencës së tyre.

6. Keni akses në informacione konfidenciale kur lind një nevojë e biznesit.

IV. Një përgjegjësi

Ndihmësi i menaxherit është përgjegjës për:

1. Sigurimi i punonjësve të organizatës me informacione të pasakta.

2. Kryerja jo e duhur e detyrave të tyre.

3. Dëme materiale të organizatës, shtetit, palëve të saj, punonjësve.

4. Shkelje e afateve për kryerjen e detyrave.

5. Shkelje e dispozitave të dokumenteve drejtuese të organizatës, vendimeve, dekreteve.

6. Zbulimi i sekreteve tregtare, të dhënave personale, informacioneve konfidenciale.

7. Veprimet jashtë kompetencës së tij.

8. Shkelje disiplinës së punës, masat paraprake të sigurisë, rregulloret e brendshme të punës, mbrojtja nga zjarri.

9. Shkelje e normave etiketa e biznesit, trajtim i ashpër i partnerëve të biznesit, vizitorëve, punonjësve të organizatës.

Drejtori i Përgjithshëm i një kompanie ka shumë përgjegjësi. Ndërsa organizata zhvillohet, kjo gamë përgjegjësish zgjerohet. Ka shumë "xhiro" mbi të cilat lideri duhet të kalojë kohë në vend që të zgjidhë problemet që synojnë drejtpërdrejt zhvillimin e kompanisë. Kjo zvogëlon efikasitetin e specialistit. Një pjesë e detyrave që nuk kërkojnë kualifikime të larta mund t'i delegohen ndihmësdrejtorit të përgjithshëm.

Pozicioni i Ndihmës CEO: Karakteristikat kryesore

Është e vështirë të jepen karakteristika specifike për pozicionin e asistent CEO. Fakti është se termat e referencës së këtij specialisti përcaktohen në bazë të nevojave të CEO. Aktiviteti i një punonjësi mund të fokusohet në një aspekt. Merrni parasysh pozicionet në të cilat asistentët punojnë në praktikë:

• Nëpunës. Ky specialist është përgjegjës për të punuar me dokumentacionin. Në fushën e tij të përgjegjësisë janë thirrjet, detyrat e ndryshme të përditshme.
• Ndihmes personal. Specializohet në organizimin e ditëve të punës së CEO, takimeve të biznesit dhe konferencave. Specialisti shoqëron menaxherin edhe në udhëtime pune.
• Zëvendës CEO. Punonjësi ka të drejtë të marrë vendime për një gamë të kufizuar çështjesh.

Si rregull, në praktikë, asistenti kombinon funksionet e disa specialistëve. V kompanitë e mëdha CEO mund të ketë dy asistentë. Për shembull, një organizon Koha e punes kreu, dhe tjetri është i angazhuar në shkresa.

Asistenti i përket kategorisë së menaxherëve. Ai raporton drejtpërdrejt te CEO. Kërkesat që zakonisht i paraqiten një punonjësi:

• Arsimi i lartë në profilin përkatës (për shembull, juridik).
• Përvojë pune prej tre vitesh.

Si rregull, punonjësit e tjerë janë në varësi të ndihmës drejtorit të përgjithshëm. Ai ka kompetenca të gjera: nga e drejta për të nxjerrë urdhra për të kontrolluar punën e departamenteve të ndryshme.

E RËNDËSISHME! Caktimi i një ndihmësi nuk është aspak një gjë e tepërt. Kjo masë i lejon drejtuesit të fokusohet në zgjidhjen e problemeve që kërkojnë profesionalizëm dhe kreativitet të lartë. “Qarkullimi” i delegohet asistentit. Kjo rrit ndjeshëm efikasitetin si të CEO ashtu edhe të vetë kompanisë.

Rregulloret ligjore

Aktivitetet e ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm rregullohen me akte rregullatore:

• Rekomandime metodike.
• Kartën.
• Marrëveshja e punës.
• Me urdhër të kreut.
• Përshkrimi i punës.

Cilat janë përgjegjësitë e një Ndihmës CEO?

Përgjegjësitë e një ndihmësi CEO ndryshojnë sipas madhësisë së kompanisë. Në kompanitë e vogla, punonjësit janë të angazhuar në kontrollin e punës së korrierëve, menaxherëve dhe mbështetjen e jetës së zyrës. Në organizatat e mëdha, CEO zakonisht ka dy asistentë. Një asistent personal organizon ditën e punës së menaxherit, i dyti - merret me të gjitha çështjet e tjera. Lista e përgjegjësive të specialistëve mund të ndryshojë në mënyrë të konsiderueshme. Në çdo rast, përgjegjësitë duhet të shprehen në përshkrimin e punës. Konsideroni një listë të përafërt:

• Organizimi i negociatave, përfshirë me telefon.
• Pritja e korrespondencës.
• Organizimi i mbledhjeve dhe asambleve: përgatitja e materialeve përkatëse, kontrolli i respektimit të rregulloreve, ekzekutimi i procesverbaleve, stenografia.
• Kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave nga CEO.
• Sigurimi i letrave për nënshkrim për kreun.
• Pritja e vizitorëve të drejtorit të përgjithshëm.
• Organizimi i udhëtimeve të biznesit (për shembull, rezervimi i dhomave, porositja e biletave).
• Sigurimi i punës efikase të CEO.
• Hartimi i një plani për ditën e punës.
• Mbështetja informative e drejtorit të përgjithshëm.
• Pjesëmarrja në takime dhe takime biznesi.
• Organizimi i takimeve të biznesit.
• Organizimi i prezantimeve.
• Përgatitja e raporteve për shpenzimet.
• Ekzekutimi i porosive personale.
• Krijimi i bazave të të dhënave, prezantime virtuale duke përdorur një PC.

Një asistent është personi më i afërt me CEO. Shpesh dita e tij e punës nuk është e standardizuar. Një punonjës zgjidh një shumëllojshmëri të gjerë detyrash, kështu që ai duhet të ketë cilësitë e duhura personale.

Të drejtat e punonjësve

Ndihmësi i drejtorit të përgjithshëm është i pajisur me të drejtat e mëposhtme:

• Njohja me projektet dhe vendimet e drejtuesit në lidhje me aktivitetet e asistentit.
• E drejta për të marrë informacionin e kërkuar.
• E drejta për të marrë vendime në kuadër të kompetencave zyrtare.

Një ndihmës CEO mund të fuqizohet. Për shembull, një punonjës mund të ketë të drejtën të nënshkruajë dokumente.

Përgjegjësia i është caktuar asistentit

Përgjegjësia që i është caktuar asistentit duhet të përcaktohet në përshkrimin e punës. Punonjësi është përgjegjës në rastet e mëposhtme:

• Mosrespektimi i përshkrimeve të punës.
• Veprimet që shkelin ligjet e Federatës Ruse.
• Duke shkaktuar dëme.

Nëse ndihmësi ka kryer kundërvajtje, bëhet hetim para se t'i vendoset përgjegjësi. Është e nevojshme për të përcaktuar shkallën e fajit. Duke marrë pjesë në hetim punonjësit kryesorë kompanitë. Bazuar në rezultatet e tij, hartohet një dokument. Në varësi të shkallës së fajit, punonjësit mund t'i shqiptohet një dënim. Ndihmësi mund të shkarkohet gjithashtu.

Cilat cilësi personale kërkohen nga një asistent?

Në ndihmes personal caktuar gamën më të gjerë të detyrave. Disa specialistë punojnë në një drejtim, por kjo nuk vlen për asistentin. Kërkon multitasking, shkathtësi. Merrni parasysh cilësitë personale që kërkohet të zotërojë një ndihmës CEO:

• Proaktivitet, punë përpara kurbës.
• Aftësia për të parashikuar zhvillim të mëtejshëm situatave.
• Parandalimi i komplikimeve.
• Shkathtësi.
• Përshtatja në një mjedis që ndryshon me shpejtësi.
• Njohuri rrjedhshme në një ose më shumë gjuhë të huaja.
• Aftësi për të punuar me flukset e informacionit.
• Aftësia për të ruajtur konfidencialitetin.
• Aftësia analiza e sistemit situatave.
• Aftësia për të ofruar disa zgjidhje në të njëjtën kohë.
• Aftësi në PC në një nivel mesatar deri në të lartë.
• Njohuri mbi bazat e menaxhimit të kohës.
• Aftësia për të koordinuar aktivitetet e disa punonjësve.
• Diplomacia.
• Shoqërueshmëria, aftësia për të zgjidhur konfliktet.
• Puna operative me sasi të mëdha informacioni.
• Kujtim i mirë.
• Aftësia për të dhënë përparësi.

Asistenti duhet të jetë kompetent, rezistent ndaj stresit. Njohja e specialiteteve të lidhura është e dëshirueshme (për shembull, njohuri për bazat e jurisprudencës).

Kur një CEO ka nevojë për një asistent personal?

Një asistent punësohet nëse CEO ka një listë të gjatë përgjegjësish. Edhe nëse menaxheri është në lartësinë e detyrës në fjalë, pjesa më e madhe e qarkullimit mund të jetë një zvarritje e punës. Është për të punuar me punët e përditshme që punësohet një asistent. Si rregull, këta punonjës ftohen në kompani të mëdha. Drejtorët ekzekutivë të organizatave të vogla mund të përballojnë të gjithë punën vetë.