» »

Dokumenty związane z korespondencją biznesową. Korespondencja biznesowa – podstawy, rodzaje, cechy, zasady korespondencji biznesowej

Integralną częścią pracy wielu organizacji jest korespondencja biznesowa, która ma wiele zasad i cech. Nie tylko sekretarki, ale także inni pracownicy powinni mieć możliwość pisania listów do kontaktów z partnerami i innymi pracownikami.

Koncepcja korespondencji biznesowej

Termin ten odnosi się do wymiany informacji handlowych i biznesowych. Jest pewna etykieta korespondencja biznesowa, który jest nawet nauczany na specjalnych kursach. Pismo powinno być skomponowane zgodnie z zasadami, ponieważ stworzy i utrzyma reputację firmy, a także stworzy poważny stosunek do organizacji. Z technicznego punktu widzenia list biznesowy jest narzędziem mającym na celu usprawnienie komunikacji pomiędzy różnymi firmami lub oddziałami.

Rodzaje korespondencji biznesowej

Istnieje kilka rodzajów dokumentów, a każdy z nich zawiera własne zasady rejestracji i składania. Podstawy korespondencji biznesowej wykorzystywane są również przy komunikacji za pośrednictwem poczty e-mail. Eksperci identyfikują następujące rodzaje listów biznesowych: podziękowania, prośby, żądania, przeprosiny, odmowy, gratulacje i kondolencje. Ponadto istnieją listy handlowe, które zawierają roszczenia, odmowy, przypomnienia, gwarancje i tak dalej.

Jak poprawnie prowadzić korespondencję biznesową?

Podczas projektowania listu ważne jest, aby zwracać uwagę na wszystkie szczegóły. Opisując zasady korespondencji biznesowej warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:

  1. Jeśli piszesz list, w którym musisz odpowiedzieć na pewne pytania zadane przez autora, to wypadałoby zacytować każde z nich z osobna. Aby to zrobić, użyj numeracji i podziel tekst na akapity.
  2. Tworząc list, musisz krótko skomentować wszystkie załączone przez Ciebie lub rozmówcę dokumenty. Jest to ważne, aby odbiorca od razu zrozumiał istotę listu.
  3. Szef musi podpisać pismo i przyłożyć pieczęć.

Zasady korespondencji biznesowej

Błędy przy pisaniu listów biznesowych są niedopuszczalne, dlatego ważne jest, aby znać podstawowe zasady ich tworzenia:

  1. Nie używaj słów, których znaczenie jest nieznane, ani nie sprawdzaj ich interpretacji za pomocą słownika.
  2. Prowadzenie korespondencji handlowej wyklucza stosowanie specyficznej terminologii, gdyż niektóre słowa mogą nie być znane adresatowi. Jeśli używane są podobne terminy, wyjaśnijmy je.
  3. Wyraź swoje myśli w krótkich zdaniach, aby główny punkt nie został utracony.
  4. Jeśli nie znasz dokładnie rosyjskiego, lepiej najpierw wpisać tekst w edytorze lub w dokumencie na komputerze, aby sprawdzić pisownię.
  5. Korespondencja biznesowa nie dopuszcza używania słów potocznych, wyrażeń literackich i tak dalej. Przed wysłaniem listu sprawdź go pod kątem błędów i literówek. Lepiej sprawdzić za jakiś czas.

Rozpoczęcie listu w korespondencji biznesowej

Po pierwsze, w strukturze pisma znajduje się „nagłówek”, który zawiera stanowisko i pełną nazwę adresata. Cechą korespondencji biznesowej jest standardowy adres „Kochanie”, który w większości przypadków znajduje się na środku arkusza. Jeśli dana osoba jest nieznana, przed nazwiskiem pisze słowo „pan”. Pierwszy akapit (preambuła) zawiera cel i powód listu. Po przeczytaniu adresat musi zrozumieć główne znaczenie odwołania.

Żądanie w korespondencji biznesowej

Jednym z najpopularniejszych rodzajów korespondencji biznesowej jest list intencyjny. Może to być taktowna prośba lub wezwanie dyplomatyczne w bieżącej sprawie. Umiejętności pisania biznesowego są ważne przy sporządzaniu wniosków, ponieważ powinny skłaniać adresata do podjęcia działań, których potrzebuje autor. Istnieją pewne zasady komponowania listu:

  1. Do adresata należy zwracać się osobiście, z zachowaniem podstaw etykieta biznesowa.
  2. Aby wyjaśnić adresatowi powód odwołania, możesz dać mu komplement, zwrócić uwagę na biznesowe lub osobiste cechy i zalety.
  3. Podaj uzasadnienie żądania i zainteresuj adresata jego realizacją. Problem należy opisać tak zwięźle i jasno, jak to tylko możliwe.
  4. Po złożeniu wniosku należy go zmodyfikować i powtórzyć, koncentrując się na potencjalnych korzyściach.

Jak przypominać o sobie w korespondencji biznesowej?

List przypominający jest używany, gdy musisz przypomnieć o wypełnieniu obowiązków, przestrzeganiu prawa, zbliżaniu się ważnego wydarzenia itp. W większości przypadków przed nim używane jest słowne przypomnienie. W rezultacie list jest swego rodzaju dowodem podjętych działań. Przypomnienia biznesowe e-mail obejmują:

  1. Informacje o nadawcy i adresacie. Następnie podawany jest powód przypomnienia.
  2. Zawarto odniesienia do przepisów ustawowych i wykonawczych, które są istotne dla wycofywanego problemu.
  3. Komunikacja biznesowa powinna być jasna, ale nie groźna. Nie będzie zbyteczne przypominanie, że problem można rozwiązać pokojowo.
  4. List nie ma standardów, więc można go napisać w dowolnej formie.

Jak prawidłowo przepraszać w korespondencji biznesowej?

Jedną z najtrudniejszych rzeczy do napisania jest list z przeprosinami, który pozwala jednocześnie przeprosić i uratować twarz firmy. Ponadto ma na celu przywrócenie zniszczonych relacji. Korespondencja handlowa wskazuje na następujące cechy przeprosin:

  1. Struktura listu zawiera wskazanie odbiorcy, tematu przesyłki oraz odwołania.
  2. Nie musisz określać wykonawcy, ponieważ wszystko będzie podpisane przez zarząd.
  3. Zwroty-przeprosiny w korespondencji biznesowej nie powinny być jednoznaczne, a temat listu powinien być neutralny lub całkowicie nieobecny.
  4. Efekt do osiągnięcia to szczere przeprosiny i informacja o tym, co się stało, czyli wskazanie przyczyny nieprzyjemnej sytuacji.

Biznesowe zasady dotyczące poczty e-mail

Wszystkie wymienione wcześniej zasady obowiązują również w przypadku korespondencji elektronicznej, ale nadal istnieje szereg funkcji:

  1. E-mail służbowy powinien być używany wyłącznie do korespondencji urzędowej, ponieważ wszystkie listy są przechowywane na serwerze i inna osoba może je czytać.
  2. Korespondencja biznesowa włączona e-mail oznacza użycie czcionki czytelnej dla człowieka i najlepiej wybrać Arial lub Nowe czasy Rzymski. Wielkość liter powinna być średnia. W tekście nie powinno być znaków Caps Lock, wykrzykników ani znaków specjalnych. Niektóre wyrażenia mogą być pisane kursywą lub pogrubieniem, ale używaj tego tylko wtedy, gdy jest to naprawdę potrzebne.
  3. Dla lepszej czytelności używaj podtytułów, ale pamiętaj, że ich liczba nie powinna być duża, więc maksymalnie - 3-4 sztuki. Jeden akapit nie powinien być dłuższy niż cztery wiersze.
  4. Zasady etyki biznesowej poczty e-mail nie pozwalają na pozostawienie pola tematu pustego. Wpisz tutaj istotę listu, która powinna być konkretna, pouczająca i zwięzła.
  5. Na koniec pamiętaj o pozostawieniu podpisu i danych kontaktowych, a to nie powinno zająć więcej niż sześć linijek. Użyj następującej struktury: „Pozdrawiam”, imię i nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu e-mail i adres strony internetowej.
  6. W korespondencji biznesowej wskazane jest wykorzystanie szablonu firmowego w swoim styl korporacyjny... Dzięki temu będzie można wyróżnić się wśród innych, a jednocześnie przestrzegać zasad korespondencji biznesowej. Ważne jest, aby nie zapominać, że list można odczytać nie tylko na ekranie komputera, ale także na telefonie, dlatego szablon musi być zoptymalizowany pod kątem rozdzielczości różnych ekranów.

Książki do korespondencji biznesowej

Aby lepiej zrozumieć wszystkie zawiłości rysowania list biznesowy, możesz przeczytać przydatną literaturę. Następujące prace są uważane za dobre:

  1. « Sztuka pisania biznesowego. Prawa, sztuczki, narzędzia„S. Karepina. Autor wyjaśnia czym jest biznesowy styl korespondencji, jak prawidłowo wyjść różne rodzaje listy i raporty.
  2. « Biznesowa korespondencja e-mail. Pięć zasad sukcesu”. Autorka opisuje formy korespondencji biznesowej i oferuje narzędzia, które pomagają usprawnić komunikację. Możesz znaleźć tutaj przydatne porady i sztuczki.

Rodzaje korespondencji biznesowej i ich nazwy (list, telegram, teleks, faks (fax), wiadomość telefoniczna) są określane przez metody przekazywania informacji handlowych, które dzielą się na dwa główne typy - komunikacja pocztowa i komunikacja elektroniczna.

Korespondencję wyróżnia wiele gatunków: od pism i telegramów organów państwowych o charakterze normatywnym, po apele obywatelskie i standardowe wnioski. Treścią korespondencji mogą być prośby, zawiadomienia, umowy, roszczenia, umowy, wezwania, żądania, wyjaśnienia, potwierdzenia, prośby, rekomendacje, gwarancje itp.

Podczas prowadzenia korespondencji należy przestrzegać następujących wymagań:

Pisma są sporządzane na specjalnych papierach firmowych - papierach firmowych i podpisywane przez kierownika organizacji lub jego zastępców w ramach ich kompetencji;

Listy powinny być skomponowane kompetentnie, dokładnie, bez szorstkich plam, poprawek;

Niezależnie od treści pismo powinno być napisane spokojnym, powściągliwym, oficjalnym językiem biznesowym, posiadać wystarczającą argumentację, dokładność, kompletność i jasność cech, zwięzłość i spójność prezentacji;

Wymianę informacji drogą korespondencyjną należy stosować tylko wtedy, gdy wymiana opinii w inny sposób jest utrudniona lub niemożliwa (rozmowy telefoniczne, spotkanie osobiste itp.).

List urzędowy to jeden z najważniejszych kanałów komunikacji przedsiębiorstwa, organizacji, instytucji ze światem zewnętrznym. Negocjacje przedkontraktowe są prowadzone listownie, wyjaśniane są relacje między przedsiębiorstwami, zgłaszane są roszczenia. Litery towarzyszą wartościom materialnym w drodze itp.

Pomimo dostępności nowoczesnych form komunikacji: telefonu, telegrafu, faksu, komunikacji modemowej itp., wolumen korespondencji nawet w małym przedsiębiorstwie jest dość duży. Jednak zakres sytuacji menedżerskich, z których powstają listy biznesowe, nie jest nieograniczony i pozwala na stosunkowo czytelną klasyfikację. Ogromna liczba pism z tego samego rodzaju sytuacjami menedżerskimi, które wymagają ich sporządzenia, powoduje pilną potrzebę ujednolicenia pisma biznesowego. Niestety analiza współczesnej korespondencji biznesowej wskazuje na brak umiejętności pisania listów u wielu menedżerów. Tymczasem niewłaściwa konstrukcja litery utrudnia pracę z nią. Eksperci są zgodni, że list biznesowy nie powinien przekraczać jednej strony. Autorzy Simple Letters, wydanej w Stanach Zjednoczonych w latach 70. pod kierownictwem Kancelarii Białego Domu, uważają, że marnowanie słów prowadzi do marnowania dolarów. Nie można nie liczyć się z tym, że dokumenty biznesowe wcale nie są materiałem do „czytania”, ale informacją, która powinna skłonić do określonych działań.

  1. Rodzaje i odmiany biznes listy

    Streszczenie >>

    ... biznes litery 6 1.1 Projekt biznes litery 6 1.2 Wymagania dotyczące tekstu biznes litery 9 Rozdział 2 Rodzaje i odmiany biznes litery 14 2,1 Klasyfikacja biznes...itp. Najpopularniejszy pogląd biznes korespondencja - biznes listy (usługowe). ...

  2. Biznes korespondencja z partnerami zagranicznymi

    Streszczenie >> Przemysł, produkcja

    ... ……………………………………………………………………....3 Biznes litery i ich Klasyfikacja…………………………………...4 Rodzaje niedochodowy biznes litery ……………………………… ... 5 Rodzaje handlowy biznes listy ... biznes korespondencja z partnerami zagranicznymi. jeden. Biznes litery i ich Klasyfikacja Biznes ...

  3. Biznes korespondencja (4)

    Streszczenie >> Przemysł, produkcja

    Specjalnie do tego zaprojektowany Tego rodzaju dokumenty na formularzach, po których następuje ... for korespondencja... Dlatego klasyfikuj biznes litery są do zbudowania Klasyfikacja...; poczta informacyjna. Wybrany rodzaje litery są podzielone na kategorie według ...

  4. Korespondencja handlowa zajmuje poczesne miejsce w dokumentalnym szeregu instytucji. Jako łącze z organizacje zewnętrzne, ona jest jedną z niezbędne elementy prowadzenie jakichkolwiek działalność przedsiębiorcza... Korespondencja zajmuje około 80% dokumentów przychodzących i wychodzących.

    Rodzaje korespondencji handlowej i ich nazwy (list, telegram, teleks, faks, wiadomość telefoniczna) określają sposoby przekazywania informacji gospodarczych, które dzielą się na dwa główne rodzaje: komunikacja pocztowa i komunikacja elektroniczna.

    Korespondencję wyróżnia wiele gatunków: od pism i telegramów organów państwowych o charakterze normatywnym po apele obywatelskie i standardowe wnioski. Treścią korespondencji mogą być prośby, zawiadomienia, porozumienia, roszczenia, porozumienia, wezwania, żądania, wyjaśnienia, potwierdzenia, prośby, rekomendacje, gwarancje itp.

    Podczas prowadzenia korespondencji należy przestrzegać następujących wymagań:

    • listy są sporządzane na specjalnych papierach firmowych - papierach firmowych i podpisywane przez kierownika organizacji lub jego zastępców w ramach ich kompetencji;
    • litery powinny być skomponowane kompetentnie, dokładnie, bez szorstkich plam, poprawek;
    • Niezależnie od treści pismo powinno być napisane spokojnym, powściągliwym, oficjalnym językiem biznesowym, posiadać wystarczającą argumentację, dokładność, kompletność i jasność cech, zwięzłość i spójność prezentacji;
    • zawierać obiektywne informacje o przedstawionych wydarzeniach i faktach oraz, w razie potrzeby, zawierać materiały wyjaśniające i uzupełniające.

    Wymianę informacji drogą korespondencyjną należy stosować tylko wtedy, gdy wymiana opinii w inny sposób jest utrudniona lub niemożliwa (rozmowy telefoniczne, spotkanie osobiste itp.).

    Pismo handlowe jako dokument o charakterze informacyjnym i referencyjnym, z odpowiednią rejestracją, nabiera mocy prawnej z chwilą sporządzenia szczegółów i podpisania dokumentu przez urzędnika.

    Do dokumenty elektroniczne(Artykuł 5 ustawy federalnej „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”):

    • dokument otrzymany z automatycznego systemu informacyjnego nabiera mocy prawnej po podpisaniu go przez urzędnika w sposób ustanowiony przez prawo RF;
    • moc prawną dokumentu przechowywanego, przetwarzanego i przekazywanego za pomocą zautomatyzowanych systemów teleinformatycznych można potwierdzić elektronicznym podpisem cyfrowym;
    • moc prawna elektroniki podpis cyfrowy rozpoznawany, jeśli jest dostępny w zautomatyzowanym System informacyjny oprogramowanie i sprzęt, które zapewniają identyfikację podpisu oraz podlegają ustalonemu reżimowi ich użytkowania.

    Szczegóły listu biznesowego obejmują:

    • godło narodowe Federacja Rosyjska;
    • herb podmiotu Federacji Rosyjskiej;
    • logo organizacji lub znak towarowy(znakiem usługowym);
    • Nazwa firmy;
    • dane referencyjne o organizacji;
    • data dokumentu;
    • numer rejestracyjny dokumentu;
    • odniesienie do numeru rejestracyjnego i daty dokumentu;
    • Miejsce docelowe;
    • nagłówek do tekstu;
    • tekst dokumentu;
    • znak dostępności aplikacji;
    • podpis;
    • nadruk nadruku;
    • znak o artyście;
    • znak na wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie.

    Pisma sporządzane są w dwóch egzemplarzach – pierwszy jest przygotowywany na formularzu (czysta kartka papieru) i wysyłany do adresata, a drugi trafia do sprawy.

    Korespondencję handlową reprezentują listy o różnym przeznaczeniu. Ze względu na swoją różnorodność, ten rodzaj dokumentów jest najbardziej swobodny i najmniej wystandaryzowany w ramach następujących jednolitych wymagań, czyli pisma muszą zawierać - przejrzystość, prostota prezentacji, kompletność informacji, pełen szacunku ton prezentacji (wymogi etykiety biznesowej), alfabetyzacja.

    Oficjalna korespondencja biznesowa w zakresie tematycznym dzieli się na biznesową (list biznesowy) i handlową ( list handlowy). Korespondencja, za pomocą której formalizują działalność gospodarczą, prawną, handlową i inne formy działalności, nazywana jest korespondencją biznesową. Pisma sporządzane w trakcie zawierania i wykonywania transakcji handlowych w sprawach sprzedaży i dostaw mające moc prawną odnoszą się do korespondencji handlowej (np. wezwanie, wezwanie (oferta), pozew i odpowiedzi na nie) . Pod względem funkcjonalnym listy można podzielić na te wymagające i niewymagające odpowiedzi.

    * Pisma stwierdzające fakt dokonany nie wymagają odpowiedzi.

    Na podstawie adresata pisma dzieli się na zwykłe i okólniki (wysyłane z jednej organizacji na kilka adresów, z reguły do ​​instancji podległych).

    Ze względu na specyfikę kompozycji listy dzielą się na jednoaspektowe (poświęcone rozwiązaniu jednego zagadnienia) i wieloaspektowe, uwzględniające kilka zagadnień.

    * Zwykle składają się z rozdziałów, podrozdziałów, akapitów, podpunktów. Zawierać prośbę, przeprosiny, gwarancję.
    ** Odnosi się do korespondencji etykiety.

    List serwisowy (biznesowy)- uogólnioną nazwę dokumentów o różnej treści, nadawaną w związku ze specjalnym sposobem przekazywania tekstu - wysyłanie pocztą.

    List sporządzany jest na specjalnym formularzu A4 lub A5 w zależności od wielkości tekstu listu. Obowiązkowe dane pisma to: nazwa organizacji – autor, dane pocztowe organizacji – autor, data, numer dokumentu, odesłanie do daty i numeru dokumentu przychodzącego, adresat, tytuł tekstu, podpis, oznaczenie o wykonawcy, w listach motywacyjnych - zaznacz obecność załączników.

    Z wielu powodów wskazane jest sporządzenie tekstu pisma biznesowego zgodnie z planem. W przypadku braku doświadczenia i nadmiaru negatywnych emocji (na przykład w sytuacjach konfliktowych) pomoże to poprawnie postawić pytanie.

    Jedną z metod tworzenia planu wiadomości jest praca w następującej kolejności:

    1. zebranie bazy danych z materiału faktograficznego – dokumentów, ilustracji, wskaźników statystycznych i innych na temat przekazu;
    2. formułowanie wniosków na podstawie bazy danych;
    3. wykorzystanie ustaleń jako planu do zredagowania tekstu.

    Tekst listu powinien być logiczny, spójny, przekonujący i poprawny w formie. Fakty i wydarzenia należy przedstawiać obiektywnie, zwięźle, jasno. Tekst listu nie powinien pozwalać na różne interpretacje.

    Stosowanie standardowe teksty i szablonowe teksty pomagają uprościć korespondencję biznesową.

    W zależności od rodzaju listu i jego treści tekst listu może być prosty lub złożony. Proste litery składają się z jednej lub dwóch części: wstępu i zakończenia. Listy złożone kompozycyjnie zawierają wstęp, część główną (dowód) i zakończenie.

    Wstęp podaje uzasadnienie pytania, powód pytania lub jego Krótka historia... Jeżeli jako powód do napisania listu posłużył jakiś dokument, podaje się do niego link.

    W części głównej (dowód) stwierdza się istotę zagadnienia, przedstawia się dowód lub zaprzeczenie. Główna część musi być przekonująca, aby nie było wątpliwości co do poprawności i słuszności proponowanych rozwiązań.

    Podsumowując, sformułowany jest główny cel listu.

    W zależności od przeznaczenia listu, na czym chce się skupić jego autor, stosuje się inne schematy konstrukcyjne, w których może brakować jednego z elementów lub może być inna kolejność ich ułożenia.

    Tekst listu jest podany w pierwszej osobie liczby mnogiej (proszę wysłać).

    Aby uprościć operacje przetwarzania pism i przyspieszyć ich wykonanie, nie zaleca się rozpatrywania dwóch lub więcej różnych zagadnień w jednym piśmie, pismo powinno być jednotematyczne. Pismo nie powinno przekraczać dwóch stron; w wyjątkowych przypadkach dopuszczalne są litery do pięciu stron tekstu maszynowego.

    List sporządzony na formacie A4 musi mieć nagłówek do tekstu, zbudowany według schematu „O czym?”, np.:
    „O naruszeniu zobowiązań umownych”
    „W sprawie udzielania pomocy naukowo-technicznej”

    Jeżeli pismo jest odpowiedzią, to w formie pisma wskazuje się numer i datę pisma, na które udzielana jest odpowiedź.

    Jeżeli pismo jest adresowane na więcej niż cztery adresy, to wykonawca sporządza listę mailingową.

    Pisma są zatwierdzane przez kierownika wydziału, który pismo przygotował, w razie potrzeby - przez kierowników zainteresowanych jednostki strukturalne, a także zastępcę szefa organizacji - kuratora odpowiedniego kierunku, jeśli pismo jest podpisane przez szefa organizacji. Listy są podpisane na drugim egzemplarzu, który pozostaje w archiwum organizacji do przechowywania.

    Pisma podpisują szef organizacji, jego zastępcy w zakresie ich kompetencji, a także kierownicy samodzielnych wydziałów strukturalnych, jeżeli otrzymali to uprawnienie.

    Korespondencja handlowa zajmuje poczesne miejsce w dokumentalnym szeregu instytucji. Jako łącznik z organizacjami zewnętrznymi jest jednym z istotnych elementów każdej działalności przedsiębiorczej. Korespondencja zajmuje około 80% dokumentów przychodzących i wychodzących.

    Rodzaje korespondencji handlowej i ich nazwy (list, telegram, teleks, faks, wiadomość telefoniczna) określają sposoby przekazywania informacji gospodarczych, które dzielą się na dwa główne rodzaje: komunikacja pocztowa i komunikacja elektroniczna.

    Korespondencję wyróżnia wiele gatunków: od pism i telegramów organów państwowych o charakterze normatywnym po apele obywatelskie i standardowe wnioski. Treścią korespondencji mogą być prośby, zawiadomienia, porozumienia, roszczenia, porozumienia, wezwania, żądania, wyjaśnienia, potwierdzenia, prośby, rekomendacje, gwarancje itp.

    Podczas prowadzenia korespondencji należy przestrzegać następujących wymagań:

    • - pisma są sporządzane na specjalnych papierach firmowych - papierach firmowych i podpisywane przez kierownika organizacji lub jego zastępców w ramach ich kompetencji;
    • - litery powinny być skomponowane kompetentnie, dokładnie, bez szorstkich plam, poprawek;
    • - Niezależnie od treści pismo powinno być napisane spokojnym, spójnym, oficjalnym językiem biznesowym, posiadać wystarczającą argumentację, dokładność, kompletność i jasność cech, zwięzłość i spójność prezentacji;
    • - zawierać obiektywne informacje o przedstawionych wydarzeniach i faktach oraz, w razie potrzeby, zawierać materiały wyjaśniające i uzupełniające.

    Wymianę informacji drogą korespondencyjną należy stosować tylko wtedy, gdy wymiana opinii w inny sposób jest utrudniona lub niemożliwa (rozmowy telefoniczne, spotkanie osobiste itp.).

    Pismo handlowe jako dokument o charakterze informacyjnym i referencyjnym, z odpowiednią rejestracją, nabiera mocy prawnej z chwilą sporządzenia szczegółów i podpisania dokumentu przez urzędnika.

    Szczegóły listu biznesowego obejmują: Godło państwowe Federacji Rosyjskiej; herb podmiotu Federacji Rosyjskiej; logo organizacji lub znak towarowy (znak usługowy); Nazwa firmy; dane referencyjne o organizacji; data dokumentu; numer rejestracyjny dokumentu; odniesienie do numeru rejestracyjnego i daty dokumentu; Miejsce docelowe; nagłówek do tekstu; tekst dokumentu; znak dostępności aplikacji; podpis; nadruk nadruku; znak o artyście; znak na wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie.

    Pisma sporządzane są w dwóch egzemplarzach – pierwszy jest przygotowywany na formularzu (czysta kartka papieru) i wysyłany do adresata, a drugi trafia do sprawy.

    Korespondencję handlową reprezentują listy o różnym przeznaczeniu. Ze względu na swoją różnorodność, ten rodzaj dokumentów jest najbardziej swobodny i najmniej wystandaryzowany w ramach następujących jednolitych wymagań, czyli pisma muszą zawierać - przejrzystość, prostota prezentacji, kompletność informacji, pełen szacunku ton prezentacji (wymogi etykiety biznesowej), alfabetyzacja.

    Korespondencja urzędowa biznesowa podzielona jest tematycznie na biznesową (list biznesowy) i handlową (list handlowy). Korespondencja, za pomocą której formalizują działalność gospodarczą, prawną, handlową i inne formy działalności, nazywana jest korespondencją biznesową. Pisma sporządzane w trakcie zawierania i wykonywania transakcji handlowych w sprawach sprzedaży i dostaw mające moc prawną odnoszą się do korespondencji handlowej (np. wezwanie, wezwanie (oferta), pozew i odpowiedzi na nie) . Pod względem funkcjonalnym listy można podzielić na te wymagające i niewymagające odpowiedzi.

    W wyniku przestudiowania tego rozdziału student musi:

    wiedzieć

    • - cel i cel dokumentów wykorzystywanych w zarządzaniu organizacjami;
    • - główne rodzaje wiadomości składających się na korespondencję biznesową;
    • - znaczenie terminów „przepływ pracy” i „praca biurowa”;
    • - rodzaje dokumentów wykorzystywanych w procesie zarządzania organizacją;
    • - rodzaje dokumentów wykorzystywanych w wewnętrznej i zewnętrznej korespondencji urzędowej;
    • - cel ujednolicenia dokumentów;
    • - cechy oficjalnego biznesowego stylu prezentowania informacji;
    • - rodzaje listów biznesowych;
    • - logika budowania listu biznesowego i wymagania dotyczące jego projektowania;
    • - cechy stylu elektronicznego listu biznesowego;

    być w stanie

    - tworzyć tekst zgodnie ze strukturą listu biznesowego;

    własny

    – umiejętności wykorzystania w korespondencji biznesowej oficjalny biznes styl prezentacji informacji.

    Dokument jako główna forma komunikacji pisemnej w procesie zarządzania

    Część zasadnicza komunikaty biznesowe przeprowadzone w formie pisemnej. Wynika to z dużej ilości informacji krążących w procesie zarządzania organizacjami. Do adopcji decyzje zarządcze w wielu przypadkach konieczne jest poprawianie faktów, gromadzenie informacji, a następnie ich analiza i zrozumienie.

    Ponadto informacje muszą zostać przekazane do przetworzenia różnym urzędnikom i działom organizacji. Aby wykonać wszystkie te czynności, najodpowiedniejszą formą jest pisemna prezentacja informacji, która w zarządzaniu organizacjami ma postać dokumentu.

    Dokument to komunikat informacyjny przedstawiony w określonej formie, sporządzony według określonych zasad i poświadczony zgodnie z ustaloną procedurą. Ustawa federalna „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” zawiera następującą definicję pojęcia „dokumentu”:

    Dokument- są to informacje zapisane na materialnym nośniku wraz ze szczegółami pozwalającymi na ich identyfikację.

    Ta sama definicja jest podana w stanowym standardzie terminów i definicji „Praca biurowa i archiwizacja”.

    łacińskie słowo dokument pochodzi z doceo - Uczę lub zawiadamiam iw sensie świadectwo, dowód. W Rosji termin dokument zostało przetłumaczone przez Piotra Wielkiego właśnie jako „pisemne świadectwo”. Przez cały XVIII wiek w definicji pojęcia „dokument” podkreślano przede wszystkim jego cel prawny. Tymczasem sam termin był przez długi czas prawie nieużywany. Zamiast tego w praktyce urzędniczej zwykle używano innych terminów: akt, sprawa, papier. Z z czasem nagromadzenie wiedzy o dokumentach prowadzono w XIX wieku. podkreślenie, poza prawnym, również zarządczym aspektem dokumentu.

    Dokumenty pozwalają na zapisywanie informacji, nadają im oficjalny charakter i służą jako podstawa do podejmowania decyzji zarządczych. Ponadto dokumenty można uznać za główną formę komunikatów biznesowych w realizacji komunikacji pisemnej. Tym samym dokumenty w organizacji pełnią funkcje informacyjne i komunikacyjne.

    Czynność związana z przygotowaniem i wykonaniem dokumentów nazywa się dokumentacja zarządcza(Praca w biurze).

    W zarządzaniu najczęściej wykorzystuje się dokumenty tekstowe w formie papierowej lub elektronicznej. Należy zwrócić uwagę, że możliwe są inne formy dokumentów – zdjęcia, nagranie dźwiękowe, nagranie wideo. Nie są one jednak środkiem komunikacji pisemnej i nie są używane bardzo często w zarządzaniu, dlatego nie będziemy omawiać tego typu dokumentów w tym rozdziale.

    Dokumenty realizujące funkcję komunikacyjną, przez adresata można podzielić na zewnętrzny oraz wewnętrzny.

    Zewnętrzna korespondencja biznesowa prowadzone pomiędzy różne organizacje jak również między osobami i organizacjami. Komunikaty wymieniane między podmiotami komunikacji mają charakter oficjalne pisma.

    Korespondencja wewnętrzna biznesowa prowadzone między urzędnikami i departamentami organizacji. Taka korespondencja jest zwykle nazywana serwis.

    W działaniach związanych z zarządzaniem organizacją występuje szeroka gama dokumenty tekstowe... Różnią się one celem i przeznaczeniem, treścią, częstotliwością tworzenia, a wspólną cechą jest to, że zawierają informacje zarządcze.

    Za pomocą cel i cel dokumenty można podzielić w następujący sposób:

    • organizacyjno-prawny - ustalenie statusu organizacji, struktury, personel, dyspozycji, obowiązków i odpowiedzialności działów, pracowników itp. Np. statut organizacji, regulamin podziału, Opis pracy;
    • Administracyjny - prowadzenie bieżącej koordynacji i regulacji procesu zarządzania. Na przykład rozkazy, rozkazy menedżerów;
    • zaplanowany - zawierające listę, kolejność, terminy działań planowanych do realizacji. Na przykład różnego rodzaju plany, programy;
    • informacje i referencje - przeznaczone do użytku w bieżącej pracy. Na przykład normy rządowe, warunki techniczne, instrukcje organizacji macierzystych, wytyczne ministerstwa i departamenty, klasyfikatory;
    • informacyjne i analityczne - wynikające z przetwarzania wewnętrznych informacji pierwotnych o produkcji, sprzedaży, dostępności materiałów lub towarów w magazynie. Niezbędne do bieżącej pracy i podejmowania decyzji. Na przykład recenzje analityczne, streszczenia, zaświadczenia, akty, memoranda;
    • raportowanie - zawierające informacje o wynikach działań przez określony czas. Pozwalają na porównanie uzyskanych wyników ze wskaźnikami, nakreślonymi planami i programami, a także dostarczają informacji do wyższych organizacji i ustawowy organy rządowe: organy statystyczne, podatkowe;
    • dokumenty personalne - w tym informacje o pracownikach organizacji, mające na celu uregulowanie ich działalności zgodnie z prawem pracy. Na przykład, umowy o pracę, karty imienne pracowników, zeszyty pracy itd.

    Za pomocą zawartość dokumenty mogą być warunkowo podzielone na techniczne, technologiczne, finansowe, handlowe itp. Przy takim podziale zwraca się uwagę na znaczenie i zakres dokumentu. Na przykład dokumenty „techniczne” obejmują specyfikacje techniczne, certyfikaty sprzętu, standardy usług naprawczych. Do technologicznego - mapy technologiczne, tempo produkcji produktów z surowca. Typowym dokumentem finansowym jest bilans, rachunek zysków i strat, deklaracja podatkowa.

    Okresowość tworzenie dokumentów determinowane jest ich formą i przeznaczeniem. Dokumenty organizacyjno-prawne przyjmowane są „do odwołania”, tj. do momentu, w którym zajdzie konieczność dokonania zmian lub całkowitego anulowania ich skutków. Dokumenty administracyjne są tworzone, ale w razie potrzeby. Dokumenty planowane, a zwłaszcza księgowe, wręcz przeciwnie, mają ściśle ustaloną częstotliwość tworzenia i przedkładania odpowiednim organom.

    Tworzenie i wykorzystywanie różnego rodzaju dokumentów tekstowych jest niezbędną częścią pracy zarządczej. Wykonują cała linia przydatne funkcje.

    Korzystanie z dokumentów umożliwia organizacjom:

    • - prowadzić swoje działania w sposób uporządkowany, sprawny i odpowiedzialny;
    • - dostarczać informacji w sposób spójny i obiektywny;
    • - zapewnić wsparcie informacyjne przy podejmowaniu decyzji zarządczych;
    • - prowadzić spójną, ciągłą i produktywną działalność biznesową oraz działania zarządcze;
    • - do zachowania ciągłości działania w przypadku zdarzenia sytuacje awaryjne;
    • - przestrzegać wymagań otoczenia regulacyjnego, w tym w zakresie działań archiwizacyjnych, audytorskich i nadzorczych;
    • - zagwarantowanie ochrony i wsparcia w sprawach prawnych, w tym ryzyka związanego z obecnością lub brakiem dokumentów dowodowych zawierających informacje o działalności organizacji;
    • - chronić interesy organizacji i prawa pracowników, a także wszystkich zainteresowanych stron;
    • - zapewniać i dokumentować prace badawczo-rozwojowe, działalność innowacyjna a także badania historyczne;
    • - zapewnienie tożsamości biznesowej, osobistej i kulturowej;
    • - zachowanie pamięci korporacyjnej, indywidualnej i społecznej.

    Niektóre dokumenty są tworzone w celu przekazania informacji pewnym urzędnicy i podziały, aby wywierać na nie wpływ kierowniczy. Do takich dokumentów należą rozkazy, instrukcje, służba i memoranda, zalecenia metodyczne, pisma informacyjne, listy ofertowe itp. Inne dokumenty są tworzone w celu ewidencjonowania faktów. Na przykład raporty, akty.

    Cały zestaw dokumentów krążących w organizacji reprezentuje jej obieg.

    Obieg dokumentów- system do tworzenia, interpretacji, przesyłania, odbierania i archiwizacji dokumentów, a także kontroli nad ich wykonywaniem oraz ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

    Obieg pracy jest realizowany w celu zapewnienia zarządzania informacją o stanie rzeczy w organizacji w celu podejmowania świadomych decyzji zarządczych i monitorowania ich realizacji. Praca z dokumentami nazywana jest „pracą biurową”.

    Przede wszystkim zrozummy sam termin pracy biurowej. Norma terminów i definicji z zakresu pracy biurowej i archiwizacji (GOST R 51141-98) interpretuje ten termin jako „gałąź działalności, która wyczerpuje dokumentację i organizację pracy z dokumentami”, tj. cały proces od momentu powstania dokumentu do jego zniszczenia lub przekazania do archiwum w celu przechowania.

    Równolegle z kadencją prac biurowych, od lat 60-tych. termin jest używany film dokumentalny zapewnienie zarządzania. Pojawienie się tego terminu wiąże się z wprowadzeniem do zarządzania systemów komputerowych, ich organizacji, oprogramowania i wsparcie informacyjne... W celu przybliżenia terminologii stosowanej w programach komputerowych i literaturze z zakresu pracy biurowej, termin wsparcie dokumentacyjne zarządzania, co w istocie jest równoznaczne z terminem praca biurowa.

    Szerszy termin używany dzisiaj to wsparcie informacyjne i dokumentacyjne zarządzania - obejmuje oprócz tradycyjnej pracy z dokumentami i serwis informacyjny, tworzenie, utrzymanie i praca z bazami danych.

    Tak więc pod dokumentacyjnym wsparciem zarządzania mamy na myśli wszystkie te same etapy pracy z dokumentami od stworzenia-odbioru do zniszczenia lub przeniesienia do archiwum.

    Zarządzanie dokumentacją jest regulowane przez ramy regulacyjne i metodologiczne, które są zbiorem przepisów, aktów prawnych regulacyjnych i dokumentów metodycznych regulujących tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie i wykorzystywanie dokumentów, a także funkcjonowanie usługi wsparcia dokumentów organizacji.

    Podstawy regulacyjne i metodyczne pracy biurowej makijaż:

    • akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej w zakresie informacji i dokumentacji;
    • odpowiednie dekrety i zarządzenia Prezydenta i Rządu Federacji Rosyjskiej;
    • akty prawne organy federalne organy i podmioty Federacji Rosyjskiej regulujące kwestie obsługi dokumentacji;
    • akty prawne o charakterze normatywnym i instruktażowym, dokumenty metodyczne dotyczące pracy biurowej przedsiębiorstw i instytucji;
    • państwowe standardy dokumentacji (GOST);
    • ujednolicone systemy dokumentacji (SDS);
    • ogólnorosyjskie klasyfikatory informacji technicznych, ekonomicznych i społecznych itp.

    W celu usprawnienia pracy z dokumentami z zakresu zarządzania jest szeroko stosowany zjednoczenie. Ogólnie termin unifikacja oznacza doprowadzenie do ujednolicenia (łac. unus - jeden, twarz - robię, tj. Stowarzyszenie). Ma na celu stworzenie przyjaznego dla użytkownika, usprawnionego systemu dokumentacji zarządzania. Faktem jest, że gospodarka działa duża ilość przedsiębiorstwa, organizacje, instytucje. Aby nawiązać komunikację między nimi, konieczne jest niejako zredukowanie całej możliwej różnorodności dokumentów do pewnych standardowych form. Warunkiem wstępnym standaryzacji jest występowanie powtarzających się rodzajów pracy i sytuacji w działaniach różnych organizacji. Na przykład wszystkie organizacje okresowo sporządzają statystyki i sprawozdania księgowe i przedłożyć go odpowiednim władzom; wszystkie organizacje zatrudniają i zatrudniają pracowników; zawierać umowy z kontrahentami itp.

    Powtarzalność sytuacji i czynności kierowniczych prowadzi do konieczności okresowego opracowywania i wykonywania dokumentów tego samego rodzaju, co umożliwia ujednolicenie ich tekstów, tj. akceptować jednolite formy dokumentów dla wszystkich organizacji, zasady ich rejestracji i zatwierdzania. Ujednolicenie tekstów dokumentów zarządczych pozwala przyspieszyć podejmowanie decyzji zarządczych oraz uprościć i usprawnić proces przygotowania i przetwarzania dokumentów.

    Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Zarządzania Aktami i Spraw Archiwalnych Federalnej Służby Archiwalnej Rosji opracował państwowy standard „Ujednolicony system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej” (USORD).

    Prawie wszystkie służby biurowo-pracownicze pracują z większością dokumentów przewidzianych przez USORD, niezależnie od kierunku działania organizacji i jej formy organizacyjno-prawnej. Tak więc, zgodnie z Ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacja zarządcza klasy 020000, USORD zawiera następującą dokumentację:

    • stworzyć organizację, przedsiębiorstwo;
    • reorganizacja organizacji, przedsiębiorstwa;
    • likwidacja organizacji, przedsiębiorstwa;
    • prywatyzacja państwa i organizacje miejskie, przedsiębiorstwa;
    • działalność administracyjna organizacji, przedsiębiorstwa;
    • organizacyjne i normatywne regulowanie działalności organizacji, przedsiębiorstwa;
    • operacyjna i informacyjna regulacja działalności organizacji, przedsiębiorstwa.

    USORD zawiera stanowy standard, album ujednolicone formy dokumenty i instrukcje ich wypełniania i używania.

    Innym dokumentem regulującym pracę biurową w organizacjach jest GOST R 6.30-2003, który zawiera podstawowe zasady pracy papierkowej, wymagania dotyczące treści informacji w formularzu, procedurę adresowania, uzgadniania, podpisywania i zatwierdzania dokumentów. Norma określa zasady formalizowania pism urzędowych, niektóre wymagania dotyczące tekstu tych dokumentów. Po raz pierwszy standard ma charakter doradczy, ze względu na nowoczesne prawodawstwo. Oprócz ujednoliconych formularzy i ujednoliconych systemów dokumentacji, Gosstandart of Russia (obecnie Rosstandart) in inny czas zatwierdził kilka standardy państwowe, obowiązkowy do użycia podczas pracy z dokumentami (patrz Załącznik 1).

    Do głównych gradacja ujednolicenie tekstów obejmuje:

    • ujednolicenie struktury tekstu, tj. wybór kolejności ułożenia elementów semantycznych tekstu, najbardziej odpowiedniej do celu dokumentu;
    • ujednolicenie językowych środków wyrażania treści w tekście dokumentu;
    • opracowanie tekstów ujednoliconych w postaci tekstu spójnego, szablonu, kwestionariusza, tabeli.

    Formę prezentacji informacji w postaci spójnego tekstu lub szablonu wybiera się, jeśli najważniejsze w dokumencie są informacje o działaniach pracowników (działów, organizacji w ogóle) lub ich związku z czymś, tj. jeśli konieczne jest podanie jakichkolwiek postanowień, decyzji, faktów, zdarzeń.

    Spójny tekst - jest to tekst, którego treść jest niezmiennie powtarzana w wielu dokumentach. Takie teksty są stosunkowo rzadkie w zarządzaniu.

    Na przykład tekst listu: „Informujemy, że w sprawie dostaw produktów naszej produkcji należy skontaktować się z UMTS swojego resortu”.

    Szablon - forma prezentacji tekstu ujednoliconego, zawierającego stałe informacje oraz przestrzenie mające na celu wypełnienie ich zmienną informacją charakteryzującą konkretną sytuację.

    Kwestionariusz i tabela - jest wynikiem pewnej formalizacji, podczas której tekst pozbawiony jest zwykłej spójności gramatycznej, a treść tekstu przekazywana jest za pomocą uproszczonych konstrukcji, liczb lub innych znaków. Forma prezentacji ujednoliconego tekstu dokumentu w postaci kwestionariusza lub tabeli jest wybierana, jeśli główne informacje dotyczą obiektu i jego cech.

    Główny wymagania podczas tworzenia dokumentu są:

    • stosowanie formalnego stylu biznesowego;
    • zgodność z wymaganiami GOST, USD i innych dokumentów regulacyjnych;
    • trafność przedstawionych informacji. Składa się z następujących pojęć: targetowanie, ograniczenie tematyczne, rzetelność, obiektywność, argumentacja, trafność, wykluczenie powtórzeń, zwięzłość i rzetelność jednocześnie;
    • wymagania dotyczące przestrzegania zasad gramatycznych używanego języka i cech stylistycznych przemówienie biznesowe(terminologia, użycie skrótów, formuły językowe; przypadki rzeczowników i przymiotników; formy czasowników; typy i konstrukcja zdań, formy adresu, użycie liczebników, cechy składniowe itp.).

    Należy również przestrzegać wymagań dotyczących przygotowania dokumentów tworzących korespondencję biznesową. Wymagania dotyczące rejestracji dotyczą składu i rejestracji szczegółów dokumentów.

    • prawo federalne z dnia 27 lipca 2006 r. nr 149-FZ „W sprawie informacji, technologia informacyjna oraz w sprawie ochrony informacji”.
    • T. W. Kuzniecow Organizacja pracy biurowej wymaga wiedzy fachowej // Praca biurowa. 2010. Nr 2. S. 12–18.